UNIVERSIDAD TECNICA UNIVERSIDAD TECNICA DE AMBATODE AMBATO

FACULTAD DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

EMPLEO DE NTIC´S II

ING. LUZ PEREZ B.

Excel es un programa del tipo Hoja de

Cálculo que permite realizar operaciones

con números organizados en una

cuadrícula. Es útil para realizar desde

simples sumas hasta cálculos mas

complejos.

Existen dos formas básicas:

Desde el icono de Excel

del escritorio.

Desde el botón Inicio situado en la

esquina inferior izquierda de la

pantalla.

Para cerrar Excel 2007, se puede utilizar cualquiera de las

siguientes operaciones:

Hacer clic en el botón cerrar, este botón se encuentra

situado en la parte superior derecha de la ventana de

Excel.

También se puede pulsar la combinación de teclas

ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás la

ventana que tengas activa en ese momento.

Hacer clic sobre el menú Botón Office y elegir la

opción Salir.

La pantalla que se muestra a continuación puede no

coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador,

ya que cada usuario puede decidir qué elementos

quiere que se vean en cada momento, como veremos

más adelante.

La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que

se está trabajando en ese momento. Cuando

creamos un libro nuevo se le asigna el nombre

provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le

demos el nombre que queramos. En el extremo

de la derecha están los botones para

minimizar, restaurar y cerrar .

La barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las

operaciones más habituales de Excel como

Guardar , Deshacer o Rehacer .

Esta barra puede personalizarse para añadir

todos los botones que se desee. Para ello

hacer clic en la flecha desplegable de la

derecha y selecciona Personalizar Banda de

opciones de acceso rápido.

Se abrirá un cuadro de diálogo como el siguiente:

La Banda de opciones contiene todas las opciones del

programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar,

por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la

inserción de los diferentes elementos que se pueden crear

en Excel.

En algunos momentos algunas opciones no estarán

disponibles, las reconocerás porque tienen un color

atenuado.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo

de acceso por teclado. De esta forma

aparecerán pequeños recuadros junto a las

pestañas y opciones indicando la tecla (o

conjunto de teclas) que deberás pulsar para

acceder a esa opción sin la necesidad del

ratón.

Las opciones no disponibles en el momento actual

se muestran semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a

pulsar la tecla ALT.

Si se hace doble clic sobre cualquiera de las

pestañas, la barra se minimizará para ocupar

menos espacio.

De esta forma sólo muestra el nombre de las

pestañas y las opciones quedarán ocultas.

Libro de trabajo: es el archivo que creamos con

Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa

se almacenará formando el libro de trabajo.

Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX

para que el ordenador los reconozca como tal.

Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente

se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre

provisional de Libro1.

Cuidado que el nombre asignado sólo sirve

como referencia para identificar los trabajos

mientras no se hayan guardado, en ningún

caso significa que el archivo ya se encuentra

guardado.

Un libro de trabajo está formado por varias

hojas, en principio constará de 3 hojas aunque

el número de éstas puede variar

La hoja de cálculo es uno de los

distintos tipos de hojas que puede

contener un libro de trabajo.

Las hojas de cálculo están formadas

por columnas y filas.

Una columna es el conjunto de celdas

seleccionadas verticalmente. Cada columna se

nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA,

AB,........IV.

Cada fila se numera desde 1 hasta

1.048.576 y es la selección horizontal

de un conjunto de celdas de una hoja

de datos.

Celda:Celda: Es la intersección de una columna y una fila y se nombra con

el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el

número de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la

columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.

Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para

trabajar con ésta, dicha celda se denomina Celda activa y se

identifica porque aparece más remarcada que las demás.

De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la

celda activa y columna activa, columna de la celda activa.

Rango: Es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata

como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que

todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.

Cuando no está abierto ningún menú, las

teclas activas para poder desplazarse a

través de la hoja son:

Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se

conoce con seguridad la celda donde se desea ir es

escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de

texto a la izquierda de la barra de fórmulas:

También se pueden utilizar combinaciones de

teclas para realizar desplazamientos dentro

del libro de trabajo, como pueden ser:

En cada una de las celdas de la hoja, es posible

introducir textos, números o fórmulas. En todos los

casos, los pasos a seguir serán los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir

los datos y teclear los datos que desees introducir.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la

Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo

siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres

métodos que te explicamos a continuación:

INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda

activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y

además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es

decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la

derecha.

CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer

clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda

activa seguirá siendo la misma.

USAR PLANTILLAS

Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de cálculo. Puede incluir tanto datos como formatos.Para crear un libro de trabajo utilizando plantillas:Seleccionar el Botón Office.Elegir la opción Nuevo...Hacer clic sobre la categoría Plantillas instaladas en el cuadro de diálogo Nuevo Libro.

USAR PLANTILLAS

Aparecerán las plantillas instaladas, si no lo estuviesen habría que volver a instalar Excel2007 con las opciones de plantillas activadas.

Seleccionar el tipo de plantilla deseada, como Factura o Informe de Gastos.

Hacer clic sobre el botón Crear.Posiblemente nos avise de la habilitación de

macros junto con la plantilla, y al final aparecerá una copia de nuestro modelo elegido.

RELLENAR LA PLANTILLA.Al guardar nuestro modelo, nos aparecerá el cuadroGuardar como para tener siempre la plantilla original.

 CREAR PLANTILLASPara crear una plantilla, seguir los siguientes pasos:Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que serán comunes a todos los libros de

trabajo creados a partir de esta plantilla.Seleccionar el Botón Office.Elegir la opción Guardar como...Escribir el nombre de la plantilla en el recuadro Nombre

de archivo.En el recuadro Guardar como tipo, hacer clic sobre la

flecha de la derecha para que se abra la lista desplegable y elegir la opción Plantilla de Excel.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.Excel2007 cambia automáticamente a la carpeta de plantillas, para que la nueva plantilla esté siempre disponible al seleccionar la opción Nuevo del Botón Office. 

  En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES Es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

FÓRMULAS es decir, una secuencia formada

por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos.

Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc...

En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones.

La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Aplicando distintos formatos de número, es posible cambiar la apariencia de los números sin modificarlos.El formato de número no afecta al valor real de la celda que utiliza Microsoft Office Excel para realizar los cálculos. El valor real se muestra en la barra de fórmulas (barra de fórmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula o el valor constante almacenado en la celda activa.).

A continuación se muestra un resumen de los formatos de número que están disponibles en la ficha Inicio, en el grupo Número.

GeneralSe trata del formato de número

predeterminado que Excel aplica cuando se escribe un número. La mayor parte de los números a los que se aplica el formato con la opción General se muestran tal y como se escriben. No obstante, si la celda no es lo suficientemente ancha para mostrar todo el número, el formato General redondea los números con decimales. El formato General también utiliza la notación científica (exponencial) para los números grandes (12 o más dígitos).

NúmeroEste formato se utiliza para la presentación de números en general. Se puede especificar el número de posiciones decimales que se va a utilizar, el uso de un separador de miles y el modo en que se muestran los números negativos.

MonedaSe utiliza con los valores monetarios y muestra el símbolo de moneda predeterminado junto a los números. Se puede especificar el número de posiciones decimales que se va a utilizar, el uso de un separador de miles y el modo en que se muestran los números negativos.

ContabilidadEste formato también se utiliza para valores monetarios, pero alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna.

FechaMuestra los números de serie que representan fechas y horas como valores de fecha, según el tipo y la configuración regional (ubicación) especificados. Los formatos de fecha que comienzan con un asterisco (*) responden a cambios de la configuración regional de fecha y hora, que se especifican en el Panel de control de Windows. Los formatos sin asterisco no se ven afectados por la configuración del Panel de control.

HoraMuestra los números de serie que representan fechas y horas como valores de hora, según el tipo y la configuración regional (ubicación) especificados.

PorcentajeEste formato multiplica el valor de la celda por 100 y muestra el resultado con un símbolo de porcentaje. Se puede especificar el número de posiciones decimales que se desea utilizar.

FracciónMuestra un número como fracción, según el tipo de fracción que se especifique.

CientíficoMuestra un número en notación exponencial, reemplazando parte del número por E+n, donde E (exponente) multiplica el número anterior por 10 elevado a n. Por ejemplo, un formato Científico de 2 decimales muestra 12345678901 como 1,23E+10; 1,23 se multiplica por 10 elevado a la décima potencia.

TextoEste formato trata el contenido de una celda como texto y lo muestra tal como se escribe, incluso si se escriben números.

EspecialMuestra un número como código postal, número de teléfono o número de la seguridad social.

PersonalizadoPermite modificar una copia de un código de formato de número existente. Con esto se crea un formato personalizado que se agrega a la lista de códigos de formato de número. Se pueden agregar entre 200 y 250 formatos personalizados, según la versión de idioma de Excel que esté instalada.  

 Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No.Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la esquina superior izquierda. 

Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber más sobre el error.Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación: 

Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones.

Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.

Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.

Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo de la esquina de la celda.

Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.

 Que es una Función

Excel es una hoja de cálculo que nos permite poder realizar muchas operaciones de forma sencilla, mediante la identificación de las celdas mediante filas y columnas.

Una de las grandes herramientas que existen en Excel son las funciones. Estas funciones nos permiten realizar operaciones más complejas y de forma sencilla, tanto con valores numéricos o valores de texto.

Todas las funciones tienen en común, el nombre de la función la cual la identifica y una serie de argumentos, todos ellos separados por puntos y comas, todos ellos dentro de paréntesis. Veremos que puede haber alguna función que no tenga ningún tipo de argumento, pero siempre existirán los paréntesis después del nombre de la función.

Para poder trabajar con las funciones es importante conocerlas todas por separado ya que cada una de ellas nos ofrece un resultado diferente. Sabiendo lo que deseamos y conociendo las funciones es más fácil poder encontrar la combinación de funciones con las que podemos encontrar el resultado deseado.

Funciones que nos permiten trabajar con el texto que contienen las celdas.Es importante hacer notar que en el momento que utilizamos estas funciones, en los argumentos, tanto podemos utilizar texto directamente entre comillas o una referencia a una celda la cual contiene texto.

CONCATENAR

Une diferentes elementos de texto en uno sólo. Estos elementos pueden ser celdas o directamente texto utilizando comillas "". Esta función puede tener como máximo 30 argumentos.Estructura: CONCATENAR(Texto1;Texto2;...)

Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos el texto "Juan", en la celda A2 "Rodriguez" y queremos que en la celda A3 aparezca el nombre y apellidos en la misma celda deberíamos escribir la siguiente función: =CONCATENAR(A1;" ";A2)

Otra forma de obtener el mismo resultado que utilizando la función Concatenar sería utilizando & de la siguiente forma: =A1&" "&A2

IGUALRealiza la comprobación si dos valores son exactamente iguales. Esta función sólo nos devolverá Verdadero o Falso.Estructura: IGUAL(Texto1;Texto2)

Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto "Avión" y en la celda A2 "Avion". En la celda A3 podríamos realizar la comparación con la función Igual de la siguiente manera.

=IGUAL(A1;A2), como resultado el ordenador nos devolvería el valor Falso.

 MINUSCCon esta función obtendremos todo el contenido de un texto o

celda en minúsculas. Si se utiliza una celda en la que contiene texto esta no se transforma toda en minúsculas, si no que... en la celda donde pongamos la función obtendremos una copia de la primera celda pero toda en minúsculas.

Estructura: MINUSC(Texto)

Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: "Funciones de EXCEL". Si escribimos la función =MINUSC(A1) en la celda A2 el resultado que obtenemos sería: "funciones de excel". Volvemos a recordar que tenemos los dos textos tanto en la celda A1 como en la A2, ya que la A2 es una función que dependerá siempre del contenido que hay en la A1.

EXTRAENos devuelve una cantidad de caracteres

específicos a partir de una posición inicial de una cadena de texto.

Estructura: EXTRAE(Texto; Posición inicial; Número de caracteres a extraer)

Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos el texto: "Funciones de Excel" y en la celda A2 queremos obtener la palabra "de" deberíamos escribir la función =EXTRAE(A1;11;2)

 

NOMPROPIOCon esta función obtendremos un texto en el que aparecerá en mayúsculas la primera letra de cada palabra que forma parte del texto.

Estructura: NOMPROPIO(Texto)

Ejemplo: Si escribimos la función =NOMPROPIO(A1) en la celda A2, y en la celda A1 el texto: "Funciones de excel" obtendremos como resultado "Funciones De Excel". 

REEMPLAZAR

Con esta función conseguiremos reemplazar parte de texto, indicando desde que posición y cuantos caracteres deseas reemplazar y el texto que deseas poner.

Estructura: REEMPLAZAR(Texto original; Posición inicial a partir de donde deseamos recortar; Número de caracteres a quitar; Nuevo texto a insertar)

Ejemplo: En la celda A1 escribe el texto "Funciones de Excel" y en la celda A2 la función:

=REEMPLAZAR(A1;11;2;"dentro de") esta función nos devolverá el texto: Funciones dentro de Excel. La función lo que realiza es eliminar del texto que hay en la celda A1 desde la posición 11, 2 caracteres y estos los sustituye por el texto "dentro de". Hay que observar que hemos eliminado 2 caracteres y hemos introducido 9 en su lugar.

REPETIRLo que conseguimos con esta función es

que se repitan una cantidad de veces un texto determinado.

Estructura: REPETIR(Texto; Número de veces a repetir)

Ejemplo: Si en la celda A1 escribimos esta función =REPETIR("la";3) obtendremos como resultado "lalala".

DERECHANos devuelve una cantidad de caracteres determinados empezando a contar desde la parte derecha de la cadena de texto.

Estructura: DERECHA(Texto; Número de caracteres a extraer)

Ejemplo: En la celda A1 escribimos el texto: "Funciones Excel". Si en la celda A2 escribimos la función =DERECHA(A1;5), obtendremos como resultado "Excel".

HALLARNos indica la posición que ocupa un texto dentro de una cadena de texto.

Estructura: HALLAR(Texto a buscar; Texto donde deseamos encontrar el texto; Posición inicial) Los dos primeros argumentos son obligatorios, en cambio la posición inicial no ya que si no la ponemos empezará a contar desde el número 1.

Ejemplo: Introduce en la celda A1 el texto "Funciones de Excel". Si deseásemos conocer que posición ocupa dentro de este texto la letra "d" deberíamos escribir en la celda A2 la siguiente función =HALLAR("de";A1), la función nos devolvería el resultado 11.

SUSTITUIRSustituye una cadena de texto dentro de otra, por una nueva cadena.

Estructura: SUSTITUIR(Texto original; Parte de texto a sustituir; Nuevo texto)

Ejemplo: Si en la celda A1 ponemos el texto "Funciones de Excel" y queremos que en la celda A2 aparezca "Funciones en Excel" deberemos escribir en la celda A2 la siguiente función: =SUSTITUIR(A1;"de";"en")

MAYUSCCon esta función obtendremos todo el contenido de un texto o celda en mayúsculas.

Estructura: MAYUSC(Texto)

Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: "Funciones de EXCEL". Si escribimos la función =MAYUSC(A1) en la celda A2 el resultado que obtenemos sería: "FUNCIONES DE EXCEL". 

ESPACIOS

Elimina los espacios en blanco que hay dentro de una cadena de texto, excepto los que son de separación de palabras.

Estructura: =ESPACIOS(Texto a quitar espacios)Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos escrito el texto: " Funciones de Excel ". Si quisiéramos que no aparecieran estos espacios en la celda A2 tendríamos que poner la función =ESPACIOS(A1) de tal forma que el resultado final será: "Funciones de Excel". 

Con estas funciones podremos trabajar con el texto y la hora obteniendo parte de esta información y trabajando con ella de forma muy concreta.

Para poder trabajar con estas funciones queremos recordar que para que en una celda aparezca la fecha de este momento podemos utilizar la combinación de teclas: Ctrl +; Si quiere que aparezca la hora utilizaremos la combinación de teclas: Ctrl + :

FECHANos convierte tres números en formato de DD/MM/AAAAEstructura: FECHA(Año; Mes; Día).

Hay que tener en cuenta que si introducimos un valor que no es correcto lo convierte a uno que si lo es. Así por ejemplo si introducimos como mes el valor 13, en el momento de aceptar la función nos aparecerá un 1.

Ejemplo: Si en una celda introducimos la función: =FECHA(2004;4;25) aparecerá como resultado: 25/04/2004

 

DIANos devuelve el día de una fechaEstructura: DIA(Fecha)

Ejemplo: En la celda A1 introduce la fecha del sistema actual, recuerde que para ello solamente deberá utilizar la combinación de teclas Ctrl + ; para que el número del día de esta fecha aparezca en la celda A2 debe escribir la función: =DIA(A1)

MESNos devuelve el mes de una fecha Estructura: MES(Fecha)

Ejemplo: En la celda A1 introduce la fecha del sistema actual (Ctrl + ;) para que el número del mes de esta fecha aparezca en la celda A2 deberá escribir la función: =MES(A1)

AÑONos devuelve el año de una fechaEstructura: AÑO(Fecha)Ejemplo: En la celda A1 introduce la fecha del sistema actual (Ctrl + ;) para que el año de esta fecha aparezca en la celda A2 deberá escribir la función: =AÑO(A1) 

DIAS360Nos calcula la diferencia de días que hay entre dos fechas basándose en un año de 360 días, normalmente se utiliza para cálculos financieros.Estructura: DIAS360(Fecha inicial; Fecha final)Ejemplo: En la celda A1 introduce la fecha de hoy. En la celda A2 escribe la misma fecha pero pon un año menos. Si en la celda A3 escribimos la función =DIAS360(A2;A1), nos dará como resultado: 360.

HORANos devuelve la hora de una celda con la hora, minutos y segundosEstructura: HORA(Hora completa)

Ejemplo: En la celda A1 introducir la hora del sistema actual, recuerde que para ello solamente deberá utilizar la combinación de teclas Ctrl + : para que la hora aparezca en la celda A2 deberá escribir la función: =HORA(A1) 

MINUTONos devuelve los minutos de una celda con la hora, minutos y segundosEstructura: MINUTOS(Hora completa)Ejemplo: En la celda A1 introduce la hora del sistema actual. Para que en la celda A2 aparezcan los minutos deberemos escribir la función =MINUTO(A1)

SEGUNDONos devuelve los segundos de una celda con la hora, minutos y segundosEstructura: SEGUNDO(Hora completa)Ejemplo: En la celda A1 introduce la hora del sistema actual, recuerda la abreviación de teclas. Para que en la celda A2 aparezcan los segundos deberemos escribir la función=SEGUNDO(A1)

AHORAEsta función nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema. Las dos aparecen dentro de la misma celda. Cambiando el formato de la celda podremos hacer que aparezca una u otra según nos interese.Estructura: AHORA() es importante ver que dentro de esta función no existe ningún tipo de argumento.Ejemplo: En la celda A1 introduce la función =AHORA(), en el momento de pulsar Intro aparecerá la fecha y la hora del sistema.

AHORAEsta función nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema. Las dos aparecen dentro de la misma celda. Cambiando el formato de la celda podremos hacer que aparezca una u otra según nos interese.Estructura: AHORA() es importante ver que dentro de esta función no existe ningún tipo de argumento.Ejemplo: En la celda A1 introduce la función =AHORA(), en el momento de pulsar Intro aparecerá la fecha y la hora del sistema.

DIASEMNos devuelve un número del 1 al 7 que indica la posición del día de la semana.Estructura: DIASEM(Fecha; Rango de fechas) en el rango de fechas podremos introducir el valor 1 si se desea que el primer día de la semana sea domingo, un 2 si el primer día de la semana sea lunes,Ejemplo: escribe en la celda A1 la fecha: 1/1/2004. Si en la celda A2 introducimos la función =DIASEM(A1;2) aparecerá como resultado un 4. Si escribiéramos la función=DIASEM(A1;1) aparecería un 5.