¡Naveguemos juntos!

Esta guía cuenta con información

que te será útil para realizar los

procesos de gestión de tu equipo

y al mismo tiempo guiar,

comunicar y facilitar la

información a tus reportes

directos.

Recuerda: podrás navegar en

TalentUS desde tu computadora,

tablet y dispositivo móvil.

¿Cuáles son los roles que tiene TalentUS?

USUARIOS FINALES(Yo)

LÍDER(Mi equipo)

RRHHH(Mis grupos de clientes)

1. Ingresar a la plataforma.

2. Solicitar vacaciones y permisos.

3. Justificar ausencias.

4. Consultar y aplicar a vacantes.

¿Qué procesos se encuentran en cada rol?

USUARIOS FINALES(Yo)

1. Crear solicitud de apertura de vacantes.

2. Gestionar vacaciones, permisos y ausencias.

3. Gestionar bajas.

¿Qué procesos se encuentran en cada rol?

1. Gestionar estructura organizacional.

2. Gestionar grados, escalas y compensación.

3. Gestionar de Onboarding.

4. Gestionar de las contrataciones.

5. Asignar movimientos de personal.

6. Gestionar de candidatos y ofertas.

7. Gestionar de objetivos y desempeño.

8. Reportar los módulos (nativos).

¿Qué procesos se encuentran en cada rol?

YoProcesos para usuarios finales

¿Qué se espera de ti como colaborador?

En Copa Airlines, esperamos que seas embajador del

autoservicio utilizando la nueva herramienta y manteniendo tu información personal actualizada.

1. Lidera el cambio: acepta y abraza el cambio, da el ejemplo y sé embajador del autoservicio.

2. Gestiona el cambio: conoce la herramienta y ejecuta los proceso de forma correcta.

¿Qué encontrarás en está sección?

1. Ingreso a la plataforma.

2. Solicitud de vacaciones y permisos.

3. Justificación de ausencias.

4. Consulta y aplicación de vacantes.

Procesos de Usuarios Finales (YO):

¿Cómo ingresar a la plataforma?1Para ingresar a la plataforma sigue los siguientes pasos:

1. Accede al sistema.2. Inicia la sesión.3. Visualiza la pantalla inicial de tu perfil.4. Explora las funciones.

Veamos como realizar cada uno de estos pasos.

1. Accede al sistema: Ingresa a “Somos Copa” o utiliza el app “Yo Soy Copa”.

2. Inicia la sesión: Haz clic únicamente en “Conexión única de la empresa”, coloca tu usuario y contraseña de Copa.

Lee y acepta la Declaración de privacidad

** Si es la primera vez que ingresas a la herramienta se desplegará la declaración de privacidad.

Copa Airlines tiene como política proteger la privacidad de sus clientes cumpliendo con todas las legislaciones que regulan la protección de los datos.

1. .2. Inicia 3. Visualiza la pantalla inicial de tu perfil: descubre todos

los elementos que contiene el dashboard de tu perfil.

1. Directorio: para acceder a información pública de todos los colaboradores.

2. Vinculación: lista de tareas cuando eres contratado o termina tu relación de empleo.

3. Tiempo y ausencias: para solicitar permisos, licencias, y vacaciones.

4. Carrera y desempeño: para cargar objetivos y hacer la autoevaluación de desempeño.

5. Información personal: para actualizar tus datos personales y de contacto.

6. Vacantes: para aplicar a vacantes internas.

4. Explora las funciones que te ofrece la opción “Yo”.

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¿Cómo solicitar vacaciones y permisos?2En TalentUS, ausencias se refiera a: vacaciones, permisos, licencias de maternidad, ausencias justificas y injustificadasPara solicitar vacaciones y/o permios sigue los siguientes pasos:

1. Solicita la ausencia.2. Registra el tipo de ausencia (cada país tiene un catálogo ajustado a

su legislación):• Constancia médica• Licencia con sueldo y sin sueldo• Licencia por adopción• Licencia por paternidad• Misión oficial• Permisos no remunerados• Permisos remunerados• Permisos por duelo• Riesgo profesional• Vacaciones (ejecutivas y gerencial)

Veamos como realizar cada uno de estos pasos.

1. Solicita la ausencia: desde la pantalla principal “Yo”, haz clic en “Tiempo y Ausencias” y luego en “Agregar Ausencia”.

2. Registra el tipo de ausencia: selecciona el tipo de ausencia, agrega la fecha de inicio y finalización de la ausencia y haz clic en enviar. Algunos tipos de ausencia requieren especificar un motivo.

3. Verifica la aprobación de tu ausencia: Haz clic en la campanita ubicada en la esquina superior derecha e ingresa a tus notificaciones para verificar si la ausencia solicitada fue aprobada, requiere mas información o fue rechazada.

¿Cómo justificar tus ausencias?3Para justificar tus ausencias sigue los siguientes pasos:

1. Solicita la ausencia.2. Registra el tipo de ausencia:

Veamos como realizar cada uno de estos pasos.

1. Solicita la ausencia: desde la pantalla principal “Yo”, haz clic en “Tiempo y Ausencias” y luego en “Agregar Ausencia”.

2. Registra el tipo de ausencia: Selecciona el tipo de ausencia, agrega la fecha de inicio y finalización de la ausencia.

3. Adjunta documentos complementarios: Haz clic en “Anexos” y adjunta documentos, como incapacidad, nota del médico, licencias, etc. Luego haz clic en “Enviar”

¿Cómo consultar y aplicar a una vacante?4Para consultar y/o aplicar a una vacante sigue los siguientes pasos:

1. Busca la vacante (puesto).2. Elige la vacante (puesto).3. Solicita la vacante (puesto).4. Completa la solicitud de trabajo.5. Adjunta documentos complementarios.

Veamos como realizar cada uno de estos pasos.

1. Busca la vacante: a) En la pantalla principal, presiona “Yo“, posteriormente, haz clic en “Vacantes“.

1. Busca la vacante: b) Haz clic en la lupa para buscar los puestos actuales.

2. Elige la vacante: haz clic en la vacante (puesto) que deseas aplicar.

3. Solicita la vacante: lee los detalles de la vacante y luego haz clic en “Solicitar”.

* Haz clic en la estrella si deseas agregar este puesto a tus favoritos

4. Completa la solicitud de trabajo: Completa las preguntas del primer apartado “Preguntas de solicitud de trabajo”.

5. Adjunta documentos complementarios: Hoja de vida, certificación de cursos, etc.

6. Firma electrónicamente. Digita tu nombre exactamente cómo aparece en el sistema y haz clic en enviar. La pantalla mostrará un mensaje de constancia de envió.

Mi equipoProcesos para los líderes

¿Qué encontrarás en está sección?

1. Ingreso a la plataforma.

2. Creación de solicitud de apertura de una vacante.

3. Gestión de vacaciones, permisos y ausencias.

4. Gestión de bajas.

Procesos de Líderes (MI EQUIPO):

¿Cómo ingresar a la plataforma?1Para ingresar a la plataforma sigue los siguientes pasos:

1. Accede al sistema.2. Inicia la sesión.3. Visualiza la pantalla inicial de tu perfil.4. Explora las funciones.

Veamos como realizar cada uno de estos pasos.

1. Accede al sistema: ingresa a “Somos Copa” o utiliza el app “Yo Soy Copa”.

2. Inicia la sesión: haz clic únicamente en “Conexión única de la empresa”, coloca tu usuario y contraseña de Copa.

Lee y acepta la Declaración de privacidad

** Si es la primera vez que ingresas a la herramienta se desplegará la declaración de privacidad.

Copa Airlines tiene como política proteger la privacidad de sus clientes cumpliendo con todas las legislaciones que regulan la protección de los datos.

4. Explora las funciones: Explora las funciones que te ofrece la opción “Mi equipo”.

1. Mi equipo: permite la gestión de los procesos de los reportes directos de un líder (balance de ausencias, aprobar, rechazar solicitudes de ausencia, entre otros)

2. Vinculación: para gestionar la lista de tareas asignadas.

3. Contrataciones: para hacer solicitudes de puesto para cubrir posiciones vacantes.

4. Desempeño: para la gestión de evaluación de desempeño de los colaboradores a su cargo.

5. Modelos de personal: para crear y gestionar modelos.

6. Predicciones de personal: proporciona modelos predefinidos para simular el rendimiento de los trabajadores y la terminación voluntaria entre otros, con base en datos históricos.

¿Cómo crear una solicitud de apertura de una vacante?

2Para crear una solicitud de apertura de una vacante sigue los siguientes pasos:

1. Crea la solicitud.2. Elige el tipo de solicitud.3. Completa la información básica.4. Elige al reclutador.5. Elige la estructura de la solicitud.6. Elige los detalles de la solicitud.7. Finaliza la solicitud.

Veamos como realizar cada uno de estos pasos.

1. Crea tu solicitud: En la pantalla principal, presiona "Mi equipo“, posteriormente, haz clic en "Contrataciones” y luego en el botón "+ Agregar”.

2. Completa los campos del primer apartado “Cómo”: Elige el tipo de solicitud, ubicación principal y plantilla de

solicitud. ** Nota: Los contenidos señalados (A, B y C) serán explicados en las siguientes diapositivas

• Tipo de Solicitud: siempre es “Estándar”.

A – tipo de solicitud

• Usar: en este espacio se despliegan las siguientes opciones: plantilla,

posición, puesto, solicitud existente o solicitud en blanco.

• Si es una posición existente utiliza “plantilla” y si es una nueva posición

utiliza “solicitud en blanco”.

Tipo de selección despliega el tipo de reclutamiento que se debe realizar:

B – tipo de selección

• Ejecutivo: aplica para búsquedas

confidenciales de alta dirección.

• Estándar: aplica para todas las posiciones

de planilla ejecutiva y todas las

posiciones de planilla regular, con

excepción de los puestos de agente de

servicio a pasajeros, tripulantes de

cabina y pilotos.

• Gerencial: aplica para todas las

posiciones de planilla gerencial.

• Piloto: aplica para todas las posiciones de

primer oficial y capitán.

• Servicio a Pasajeros y Tripulantes: aplica

para todas las posiciones de Agente de

Servicio a Pasajeros y Tripulantes de

Cabina.

• Ubicación principal: elige el país en donde está la posición que se debe reclutar.

• Plantilla de solicitud: escoge la vacante que desees crear.

C – ubicación principal y plantilla de solicitud

3. Actualiza la información básica: La información básica se completará de forma automática, sin embargo, puedes actualizar lo siguiente: título de solicitud, número de vacantes e idiomas. Para completar la información básica haz clic en “Continuar”.

4. Escoge al reclutador: Esta sección permite editar los nombres del “Equipo de Contratación”: gerente de contratación, reclutador y colaboradores (éstos últimos forman parte del panel evaluador).

** Nota: cuentas con más información en la siguiente diapositivas.

A pesar de que el líder tiene la opción de escoger al reclutador, el Gerente de Adquisición de Talento puede reasignar ese proceso a otro reclutador.

5. Selecciona la estructura de la solicitud: Completa el cuarto apartado “Estructura de la solicitud” Añade la organización, país, ubicación principal en la que estará el colaborador, otras ubicaciones de ser necesario, añade cual es la función de su puesto y haz clic en “Continuar”. ** Nota: cuentas con más información en la siguiente diapositivas.

La Organización es la Razón Social del país en donde se contratará la posición y se

debe elegir la Función de Puesto, la cual despliega las siguientes opciones: Alas, Ata,

Ejecutiva, Gerencial, Mecánico, Operativos, Piloto, Practicante, Servicio al Cliente y

Tripulante. Dependiendo de la función que escoja, se correrá un proceso de selección

de candidatos correspondiente a esa posición.

6. Elige los detalles de la solicitud: Elige el tipo de colaborador, si el contrato será fijo o temporal, tiempo completo o parcial y el nivel educativo del colaborador, haz clic en “Continuar”.

7. Finaliza la solicitud: Guarda y cierra la solicitud. El reclutador seleccionado completará el formulario de solicitud, publicará la vacante y hará la selección hasta conseguir al candidato.

¿Cómo gestionar vacaciones, permisos y ausencias?3

En TalentUS, ausencias se refiera a: vacaciones, permisos, licencias de maternidad, ausencias justificas e injustificadasPara gestionar vacaciones y/o permios sigue los siguientes pasos:

1. Visualiza las notificaciones.2. Revisa la acción necesaria.3. Aprueba o rechaza la solicitud.

Veamos como realizar cada uno de estos pasos.

1. Visualiza las notificaciones: en la pantalla principal, haz clic en la campanita que es nuestro ícono de notificaciones y revisa las acciones que debes tomar.

1. Inicia 2. Revisa la acción necesaria: Haz clic en la aprobación de

la solicitud y/o registro de ausencia.

3. Aprueba o rechaza la solicitud: elige “Aprobar” o “Rechazar” la solicitud de ausencia.

¿Cómo darle de baja a un colaborador?4Para darle de baja a un colaborador (cese) sigue los siguientes pasos:

1. Ingresa a mi equipo.2. Selecciona al colaborador.3. Elije cese.4. Completa la información.5. Introduce la información de cese.6. Asigna los subordinados.7. Escribe comentarios y agrega anexos.

Veamos como realizar cada uno de estos pasos.

1. .1. Ingresa a mi equipo: en la pantalla principal,presiona “Mi equipo”.

1. .2. Selecciona al colaborador: Haz clic en el botón “Mi equipo” ubicado en las aplicaciones y selecciona a la persona de tu equipo que deseas darle de baja.

1. .3. Elige cese: En la parte superior derecha haz clic en el botón “Acciones”, luego elige “Cese”.

.4. Completa la información del primer apartado “Cuando” y “Por qué”, posteriormente haz clic en “Continuar”.

*La fecha indica el primer día en que no tiene vínculo laboral

1. .5. Introduce la información: completa la información del segundo apartado “Introducir información de cese”, posteriormente haz clic en “Continuar”.

1. .6. Reasigna a los subordinados: completa el tercer apartado “Reasignación de subordinados” y haz clic en “Continuar”.

7. Escribe tus comentarios y agrega anexos: agrega tus comentarios y documentos correspondientes al cese en el cuarto apartado “Comentarios y anexos” y haz clic en el botón “Enviar.”

Mi grupo de clientes

Procesos para el equipo de RRHH

¿Qué se espera de ti como Recursos Humanos?

En Copa Airlines, esperamos que seas embajador de esta nueva herramienta y guíes a nuestros líderes y colaboradores a la era del autoservicio.

1. Lidera el cambio: acepta y abraza el cambio, da el ejemplo y sé embajador del autoservicio.

2. Comunica el cambio: comunica a tu equipo los cambios, facilita la información y guía a todo el equipo de Copa Airlines al autoservicio.

3. Gestiona el cambio: conoce la herramienta, ejecuta los proceso de forma correcta y contagia el autoservicio.