Post on 10-Mar-2021
UNIVERSIDAD UTE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORÍA CPA
TESIS PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN FINANZAS Y
AUDITORIA, CPA.
TEMA:
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA CARTERA Y
EFECTIVO EN PUMACONSTRUCTORES
AUTORA:
ERIKA FERNANDA TORRES HERRERA
DIRECTOR:
ING. CARLOS MANCHENO VACA. MGTR
QUITO
ENERO 2020
II
FORMULARIO DE REGISTRO BIBLIOGRÁFICO
PROYECTO DE TITULACIÓN
DATOS DE LA OBRA
TITULO: PROPUESTA DE UN SISTEMA DE
CONTROL INTERNO PARA
CARTERA Y EFECTIVO EN
PUMACONSTRUCTORES
AUTOR O AUTORES: TORRES HERRERA ERIKA
FERNANDA
FECHA DE ENTREGA DEL PROYECTO
DE TITULACIÓN:
ENERO 2020
DIRECTOR DEL PROYECTO DE
TITULACIÓN:
MSC. CARLOS ALBERTO
MANCHENO VACA
PROGRAMA PREGRADO POSGRADO
TITULO POR EL QUE OPTA: INGENIERA EN FINANZAS Y
AUDITORIA CPA
RESUMEN: Mínimo 250 palabras Pumaconstructores es una empresa
dedicada a diseñar, construir y
comercializar bienes inmuebles como:
casas y departamentos en varios sectores de
DATOS DE CONTACTO
CÉDULA DE IDENTIDAD: 171884269-1
APELLIDO Y NOMBRES: TORRES HERRERA ERIKA
FERNANDA
DIRECCIÓN: GUANANDO S25-252 Y LA MANA
EMAIL: Fernanda_torresh@hotmail.com
TELÉFONO FIJO: 02-2845-622
TELÉFONO MOVIL: 0992522425
X
III
la ciudad de Quito con 14 años de
experiencia en el mercado inmobiliario
dando a sus clientes soluciones
habitacionales de acuerdo a la necesidad del
mercado.
Este análisis está centrado en los
departamentos de cartera y efectivo donde
se podrá determinar los problemas que
mantienen como: un inadecuado sistema de
control interno, inexistencia de manuales de
procesos, incumplimiento con las normas y
reglas internas de la empresa, también, se
detectara las falencias que existen como:
falta de responsabilidad, una inadecuada
segregación de funciones del personal así
como la falta de aplicación de pruebas de
control, deficiente seguridad en el área de
caja y tesorería, a través de la justificación
y los objetivos de la misma, aplicación
pruebas en los métodos de trabajo así como
a su personal y poder tener una mejor visión
del funcionamiento de los procesos,
El presente trabajo pretende proponer un
sistema de control interno para cartera y
efectivo en la empresa Pumaconstructores
IV
para la aplicación de métodos de control
interno que mejor se adecue a sus
necesidades en cada departamento
analizado el mismo que permitirá cumplir
con los objetivos de cada uno de los
departamentos que serán analizados
mediante la organización y la supervisión se
podrá entender cómo funciona cada
departamento, la normativa que rige y su
operacionalidad, así como la metodología
aplicada que permita tener una información
veraz y oportuna, a más de obtener los
resultados y determinar de qué manera el
control interno puede prevenir riegos
futuros dentro de la empresa, así como los
beneficios y los resultados finales que
permitirá a la administración de la empresa
poder tomar decisiones adecuadas y en el
caso de requerirlo las soluciones a futuros
problemas que serán manejados de la mejor
manera.
PALABRAS CLAVES: Control interno, cartera, efectivo
V
ABSTRACT:
Pumaconstructores is a company dedicated
to designing, building and marketing real
estate such as: houses and apartments in
various sectors of the city of Quito with 14
years of experience in the real estate market
giving its clients housing solutions
according to the market's need. This
analysis is focused on the portfolio and cash
departments, where problems that can affect
can be determined: an internal control
system, non-existence of process manuals,
non-compliance with the company's
internal rules and regulations, as well as will
detect the flaws that exist as: lack of
responsibility, inadequate segregation of
staff functions as well as lack of application
of control tests, poor security in the cash
and treasury area, through the justification
and the objectives thereof , application of
tests in the working methods as well as its
personnel and to have a better vision of the
functioning of the processes, The present
work intends to propose an internal control
system for portfolio and cash in the
Pumaconstructores company for the
application of internal control methods that
it is better that their needs are met in each
department analyzed, which meets the
objectives of each of the departments that
will be analyzed through the organization
and supervision will be able to understand
how each department works, the regulations
VI
that govern and its operationality, as well as
the methodology applied that allows to have
truthful and timely information, more than
obtaining the results and determining what
in a way that internal control can prevent
future risks within the company, as well as
the benefits and the final results that the
company administration may lose, be able
to make appropriate decisions and, if
required, solutions to future problems that
will be handled in the best possible way.
KEYWORDS Internal control, portfolio, cash
Se autoriza la publicación de este Proyecto de Titulación en el Repositorio Digital de la
Institución.
__________________________________________
Torres Herrera Erika Fernanda
171884269-1
VII
DECLARACIÓN Y AUTORIZACIÓN
Yo, Torres Herrera Erika Fernanda, CI 171884269-1 autor/a del proyecto titulado: Propuesta
de un sistema de control interno para cartera y efectivo en Pumaconstructores) previo a
la obtención del título de INGENIERA EN FINANZAS Y AUDITORIA CPA en la
Universidad UTE.
1. Declaro tener pleno conocimiento de la obligación que tienen las Instituciones de
Educación Superior, de conformidad con el Artículo 144 de la Ley Orgánica de
Educación Superior, de entregar a la SENESCYT en formato digital una copia del
referido trabajo de graduación para que sea integrado al Sistema Nacional de
información de la Educación Superior del Ecuador para su difusión pública respetando
los derechos de autor.
2. Autorizo a la BIBLIOTECA de la Universidad UTE a tener una copia del referido
trabajo de graduación con el propósito de generar un Repositorio que democratice la
información, respetando las políticas de propiedad intelectual vigentes.
Quito, 8 de enero del 2020
__________________________________________
Torres Herrera Erika Fernanda
171884269-1
VIII
Quito, 8 de enero del 2020
CARTA DE AUTORIZACIÓN
Yo, Franklin Giovanny Pumashunta Chimba con cédula de identidad N.- 171695932-3 en
calidad de Gerente General de la empresa Pumaconstructores autorizo a la Sra. Torres Herrera
Erika Fernanda, a realizar la investigación para la elaboración de su proyecto de titulación
“Propuesta de un sistema de control interno para cartera y efectivo en Pumaconstructores”,
basada en la información proporcionada por la Sociedad.
__________________________________________
Pumashunta Chimba Franklin Giovanny
171695932-3
IX
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de tutor de tesis de grado certifico que el presente trabajo que lleva por título
“Propuesta de un sistema de control interno para cartera y efectivo en Pumaconstructores”,
para aspirar al título de INGENIERA EN FINANZAS Y AUDITORIA CPA fue desarrollado
por Torres Herrera Erika Fernanda, bajo mi dirección y supervisión, en la Facultad de Ciencias
Administrativas de la carrera de Ingeniería en Finanzas y Auditoría CPA; y que dicho trabajo
cumple con las condiciones requeridas para ser sometidos a la presentación pública y
evaluación por parte del Jurado examinador que se designe.
X
DECLARACIÓN JURAMENTADA DEL AUTOR
Yo, Torres Herrera Erika Fernanda, portador(a) de la cédula de identidad Nº171884269-1,
declaro que el trabajo aquí descrito es de mi autoría, que no ha sido previamente presentado
para ningún grado o calificación profesional; y, que he consultado las referencias bibliográficas
que se incluyen en ese documento.
La Universidad UTE puede hacer uso de los derechos correspondientes a este trabajo, según lo
establecido por la Ley de Propiedad Intelectual, por su Reglamento y por la normativa
institucional vigente.
__________________________________________
Torres Herrera Erika Fernanda
171884269-1
XI
DEDICATORIA
El presente trabajo esta dedicado a mi familia, a mi esposo por haber sido mi apoyo
en mi vida y a lo largo de toda mi carrera universitaria, por darme el impulso para llegar
hasta aquí. A mi hija Shannon por amor, su apoyo, su ocurrencia, por ser una niña buena,
por su esfuerzo y dedicación. A mi hija Violette por su amor, sus abrazos, comprensión
preocupación por mí por entenderme. Los amo con todo mi corazón y doy gracias a Dios
por sus vidas y por haberme bendecido con una hermosa familia.
Fernanda
XII
AGRADECIMIENTOS
A Dios por ser la base fundamenta de mi vida y moral, por cada día en el que me permite
despertar con vida y continuar con mi familia bendiciéndome en todo tiempo, que me toma de
su mano y no me suelta, por ser mi señor y salvado, que me da fuerzas durante las experiencias
adquiridas a lo largo de mi vida; por un tiempo mediante el cual crecí como persona, gracias por
cada detalle y momento de sabiduría durante la realización de mi trabajo de investigación que
fue necesario para la culminación de mi proyecto.
A mi esposo Giovanny que cada día ilumina mi vida, por ser mi amigo y confidente, por
enseñarme y hacerme entender que cada cosa que pasa es por la voluntad de Dios, por su amor,
por escucharme, por su apoyo incondicional, dedicación, paciencia, y sus consejos he
alcanzado de mejor manera mis metas.
A Shannon y Violette por ser unas hijas inigualables por ser mi amigas y confidentes por
apoyarme incondicionalmente en los momentos más difíciles de mi vida, por compartir su amor
y sus locuras, y enseñarme que no importa la edad para hacer una travesura.
A mi suegro Don José por ser ejemplo de esfuerzo y dedicación, paciencia por enseñarme que
a pesar que las personas puedan hacerle decepciones siempre tiene la predisposición de ayuda
y de dar nuevas oportunidades y por su apoyo laboral,
A mi tutor de tesis Ing Carlos Mancheno que con su apoyo he podido culminar mi trabajo.
A todas las personas especiales que me acompañaron en esta etapa, aportando a mi formación
tanto profesional y como ser humano.
XIII
ÍNDICE DE CONTENIDO
FORMULARIO DE REGISTRO BIBLIOGRÁFICO PROYECTO DE TITULACIÓN ............. II
DECLARACIÓN Y AUTORIZACIÓN ............................................................................................ VII
CARTA DE AUTORIZACIÓN ........................................................................................................ VIII
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR ...................................................................................................... IX
DEDICATORIA ................................................................................................................................... XI
AGRADECIMIENTOS ...................................................................................................................... XII
ÍNDICE DE CONTENIDO ............................................................................................................... XIII
INDICE DE FIGURAS ...................................................................................................................... XIV
INDICE DE TABLAS ......................................................................................................................... XV
Resumen ................................................................................................................................................. 1
1.1 El problema de investigación ............................................................................................... 2
1.1.1 Problema a investigar ................................................................................................... 2
1.1.2 Objeto del estudio teórico ............................................................................................. 2
1.1.3 Objeto del estudio práctico ........................................................................................... 2
1.1.4 Planteamiento del problema ........................................................................................ 3
1.1.5 Formulación del problema ........................................................................................... 8
1.1.6 Sistematización del problema ...................................................................................... 8
1.1.7 Objetivo general ............................................................................................................ 8
1.1.8 Objetivos específicos ..................................................................................................... 8
1.2 Marco Referencial ............................................................................................................... 10
1.2.1 Marco teorico............................................................................................................... 10
1.2.2 Marco conceptual ........................................................................................................ 18
2 Metodología ................................................................................................................................. 20
2.1 Nivel de estudio ................................................................................................................... 20
2.2 Modalidad de investigación ................................................................................................ 20
2.2.1 Investigación de campo ............................................................................................... 20
2.2.2 Investigación Documental .......................................................................................... 21
2.3 Método ................................................................................................................................. 21
2.3.1 Inductivo deductivo..................................................................................................... 21
2.4 Población y muestra ............................................................................................................ 22
2.4.1 Población ...................................................................................................................... 22
2.4.2 Muestra ........................................................................................................................ 22
2.5 Instrumentos de investigación ............................................................................................ 22
2.5.1 Observación Directa ................................................................................................... 22
XIV
2.6 Procesamiento de datos ...................................................................................................... 23
2.7 Metodología especifica ........................................................................................................ 23
2.7.1 Componentes de control interno COSO 2013 .......................................................... 24
2.7.2 Ambiente de control .................................................................................................... 25
2.7.3 Evaluación de los riesgos ............................................................................................ 26
2.7.4 Actividades de control ................................................................................................ 27
2.7.5 Información y comunicación ...................................................................................... 27
2.7.6 Monitoreo ..................................................................................................................... 28
3 Resultados .................................................................................................................................... 29
3.1 Recolección y tratamiento de datos ................................................................................... 29
3.1.1 La encuesta .................................................................................................................. 29
La encuesta se realiza a todos los miembros del área administrativa ........................................... 29
3.1.2 Matriz DAFO............................................................................................................... 40
3.1.3 Matriz MEFI ............................................................................................................... 41
3.1.4 Análisis de la propuesta de control interno .............................................................. 43
3.1.5 Evaluación del control interno ................................................................................... 44
3.1.6 Análisis de riesgos ....................................................................................................... 48
OBJETIVO: Valorar los riesgos potenciales de acuerdo a la probabilidad de ocurrencia y el
impacto de los mismos. ................................................................................................................. 48
3.1.7 Matriz de Riesgo.......................................................................................................... 49
3.1.8 Matriz de riesgo ........................................................................................................... 50
3.2 PROPUESTA ...................................................................................................................... 51
3.2.1 Cartera ......................................................................................................................... 52
3.2.2 Efectivo ......................................................................................................................... 74
3.2.3 Cuentas bancarias ....................................................................................................... 88
3.2.4 Delegación de funciones del personal. ....................................................................... 96
4 Conclusiones y Recomendaciones ............................................................................................ 100
ANEXOS ............................................................................................................................................ 106
INDICE DE FIGURAS
Figura 1 Componente coso 2013 ......................................................................................................... 24
Figura 2 Distribución de las funciones dentro del área de cartera y tesorería ..................................... 29
Figura 3 Valores institucionales ........................................................................................................... 30
XV
Figura 4 Líneas de autoridad y responsabilidad dentro del área de cartera y tesorería ........................ 31
Figura 5 Pruebas de control al departamento de tesorería ................................................................... 32
Figura 6 Dinero lícito ........................................................................................................................... 33
Figura 7 Pruebas de control en el departamento de tesorería ............................................................... 34
Figura 8 Experiencia y conocimiento del personal de carera .............................................................. 35
Figura 9 Informes de estados de cuenta ............................................................................................... 36
Figura 10 Periodicidad de control de cobros a clientes ........................................................................ 37
Figura 11 Existe un proceso de recuperación de cartera. ..................................................................... 38
Figura 12 Existe una gestión de los recursos económicos de la empresa ............................................ 39
Figura 13 Flujograma de venta. ........................................................................................................... 64
Figura 14 Flujograma de recuperación de cartera al contado. ............................................................. 68
Figura 15 Flujograma de recuperación de cartera con crédito hipotecario .......................................... 70
Figura 16 Flujograma de gestión de cobro cartera vencida ................................................................. 72
Figura 17 Flujograma de procesos para arqueo de caja. ...................................................................... 87
Figura 18 Flujograma de conciliación Bancaria .................................................................................. 95
Figura 19 Flujograma de procesos asignación de personal .................................................................. 99
INDICE DE TABLAS
Tabla 1 Matriz DAFO y análisis estratégico ......................................................................................... 41
Tabla 2 Análisis de matriz MEFI .......................................................................................................... 42
Tabla 3 Análisis de la propuesta de control interno .............................................................................. 44
Tabla 4 Evaluación de control interno .................................................................................................. 47
Tabla 5 Valoración y mapeo de riesgos ................................................................................................ 48
Tabla 6 Actividades de Control ............................................................................................................ 50
Tabla 7 Análisis de capacidad de pago para compra de vivienda ......................................................... 58
Tabla 8 Solicitud compra de vivienda ................................................................................................... 60
Tabla 9 Plan de pagos. .......................................................................................................................... 61
Tabla 10 Registro de clientes ................................................................................................................ 65
Tabla 11 Formato de informe de ingresos mensuales ........................................................................... 66
Tabla 12 Reporte de saldo de cartera .................................................................................................... 73
Tabla 13 Recibo de pago caja chica ...................................................................................................... 79
Tabla 14 Formato de libro de caja chica ............................................................................................... 79
Tabla 15 Formato de comprobante de pago .......................................................................................... 80
XVI
Tabla 16 Formado de arqueo de caja chica .......................................................................................... 85
Tabla 17 Formato Resumen caja chica Reposición .............................................................................. 86
Tabla 18 Formato conciliación bancaria ............................................................................................... 94
1
Resumen
Pumaconstructores es una empresa dedicada a diseñar, construir y comercializar bienes
inmuebles como: casas y departamentos en varios sectores de la ciudad de Quito con 14 años
de experiencia en el mercado inmobiliario dando a sus clientes soluciones habitacionales de
acuerdo a la necesidad del mercado.
Este análisis está centrado en los departamentos de cartera y efectivo donde se podrá determinar
los problemas que mantienen como: un inadecuado sistema de control interno, inexistencia de
manuales de procesos, incumplimiento con las normas y reglas internas de la empresa, también,
se detectara las falencias que existen como: falta de responsabilidad, una inadecuada
segregación de funciones del personal así como la falta de aplicación de pruebas de control,
deficiente seguridad en el área de caja y tesorería, a través de la justificación y los objetivos
de la misma, aplicación pruebas en los métodos de trabajo así como a su personal y poder tener
una mejor visión del funcionamiento de los procesos,
El presente trabajo pretende proponer un sistema de control interno para cartera y efectivo en
la empresa Pumaconstructores para la aplicación de métodos de control interno que mejor se
adecue a sus necesidades en cada departamento analizado el mismo que permitirá cumplir con
los objetivos de cada uno de los departamentos que serán analizados mediante la organización
y la supervisión se podrá entender cómo funciona cada departamento, la normativa que rige y
su operacionalidad, así como la metodología aplicada que permita tener una información veraz
y oportuna, a más de obtener los resultados y determinar de qué manera el control interno puede
prevenir riegos futuros dentro de la empresa, así como los beneficios y los resultados finales
que permitirá a la administración de la empresa poder tomar decisiones adecuadas y en el caso
de requerirlo las soluciones a futuros problemas que serán manejados de la mejor manera.
2
CAPÍTULO I
1.1 El problema de investigación
1.1.1 Problema a investigar
¿Cómo puede afectar la falta de aplicación de control interno en los departamentos de cartera
y efectivo en la empresa Pumaconstructores?
1.1.2 Objeto del estudio teórico
Analizar las debilidades, procedimientos y responsabilidades que se mantiene en los
departamentos de cartera y efectivo de la empresa Pumaconstructores y si estos están aplicando
o no un control interno que permita una buena administración.
1.1.3 Objeto del estudio práctico
Verificar si el control interno que maneja los departamentos de cartera y efectivo de la empresa
Pumaconstructores es el adecuado de acuerdo a las necesidades que se presentan en el día, si
mantiene una aplicación permanente del mismo y a su vez proponer un sistema de control
interno para los departamentos de cartera y efectivo que permita conservar un control adecuado
y oportuno de todos los procesos y registros que se requieren para una correcta información,
además de su constante actualización para que el personal tenga un fácil acceso a los manuales
de aplicación de los procesos y el correcto funcionamiento de los mismos, ya que una empresa
de construcción debe mantener estos dos principales departamentos en un correcto
funcionamiento para que la empresa pueda tener un educado manejo de su liquidez que permita
realizar inversiones, generar una buena toma de decisiones sin dejar de lado el oportuno
cumplimiento de sus obligaciones ya sean de corto o largo plazo.
3
1.1.4 Planteamiento del problema
1.1.4.1 Diagnóstico
El sector de la construcción en el Ecuador ha incrementado desde el 2018 y tuvo un
crecimiento interesante de manera significativa en Quito el mismo que formo un tendencia
económica través de las otorgaciones de hipotecas a tasas de interés más atractiva para los
compradores, (Properati, 2019)
Por otro lado, en el 2018 fue un año productivo para el sector de la construcción. El último
estudio de la Asociación de Promotores Inmobiliarios de Vivienda del Ecuador señala que en
ese año se registró un 20% más de reservas de nuevas casas con mayor demanda en las ciudades
de Guayaquil, Quito, Cuenca y Manta. (Revista ekos, 2018)
Tanto el Plan de vivienda social pública “Casa Para Todos” como el sector privado esperan
invertir para este año más de $3.000 millones de dólares en el área de la construcción. Dando
oportunidad a los promotores de vivienda obtener mayor estabilidad en la política económica,
creando nuevos proyectos de vivienda para cubrir la demanda que existe. (Radio Pública FM,
2019)
También, el Banco del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (Biess) emitirá productos
hipotecarios al 4.99% de interés con un moto de financiamiento del 95% del valor de la
vivienda, los mismos que estarán aplicando a proyectos de vivienda social y de interés público
a un plazo de 25 años además que la edad límite de los asegurados pasan de 75 a 77 años para
la aplicación de crédito y este pueda ser cancelado con cuotas más bajas, el primer producto va
hasta los $90.000 el segundo producto desde los $90.000 hasta los $130.000 y el tercero más
de $130.000 permitiendo así la colocación de 900 millones de dólares en créditos hipotecarios
en el 2019. (EL Comercio, 2019)
4
Con lo antes mencionado la empresa Pumaconstructores que se dedicada a la construcción y
comercialización de proyectos de vivienda en varios sectores de la ciudad de Quito, dirigida a
los niveles medios y medios altos, pretende cubrir las necesidades de sus cliente los mismos
que demandan una cantidad de vivienda considerable, además de que estos deben mantener
una buena calidad en acabados así como su distribución y comodidad que son partes esenciales
en la decisión de compra de sus clientes.
Además, que la empresa da al cliente una atención de primera verificando cuales son las
necesidades y con el asesoramiento en todos los aspectos de la negociación ya sea en la pre
venta con el asesoramiento requerido y promesa de compra venta, pasando por los tramites
hipotecarios que se los realiza en la mayoría de las ventas, siguiendo con la entrega del bien
para terminar con una post venta que permite tener la confianza y a su vez afirmar lazos de
negocios con sus clientes.
Es por ello que la empresa se ve en la necesidad de aplicar un correcto control interno sobre
todo en los departamentos de cartera y efectivo ya que estas son las áreas que mayor debilidad
que presenta dentro de la empresa, pudiendo poner en riesgo la operatividad y la eficiencia
dentro de estas áreas, pudiendo correr riesgos como:
Otorgación de créditos a clientes sin requisitos necesarios
No tomar en cuenta los vencimientos de los cobros a clientes
No tener un cronograma de cobros
No tener la información financiera actualizada y al día
fraude
Robos de información
Robo de activos
Robo de efectivo
5
Compra excesiva de materiales de construcción
Personal no capacitado
Una mala segregación de funciones
Sin embargo, se ha podido verificar que la empresa no mantiene un correcto manejo de su
control interno además que su aplicación es escasa, evidenciando que en estos departamentos
no existe una correcta segregación de funciones, así como el personal necesario y
experimentado para cubrir con las tareas requeridas.
Se puede evidenciar que el personal de la empresa cumple con varias funciones en diferentes
cargos, así como custodio de caja, tesorero, talento humano, asistente de contabilidad, el mismo
que no permite mantener una secuencia en el trabajo que se realiza, así como cumplirlo a
tiempo y la información que la administración requiere no está actualizada impidiendo que la
gerencia pueda tomar decisiones sobre inversiones o soluciones oportunas a cualquier
inconveniente que se presente.
Así mismo, el personal no cumple de forma eficiente y oportuna el registro de las transacciones
que se realizan a diario, poniendo en riesgo la operatividad de la empresa, así como conocer
los gastos generados en un periodo ya que la persona encargada no tiene la responsabilidad
necesaria que se requiere, así como el incumplimiento del horario de trabajo.
No se realiza las pruebas de control interno de las cuentas corrientes de la empresa de manera
periódica ya que no tener toda la información por cuanto el personal de compra no entrega los
respaldos en el momento que corresponde y el custodio de caja no tiene la precaución de
solicitar o hacer un seguimiento de los cheques entregados para la compra, el contador deja
acumular varios meses para realizar las pruebas correspondientes, esto impide que se mantenga
un control de las cuentas por pagar de manera apropiada tomando en cuenta que los
6
proveedores dan crédito de hasta 30 días con cheques posfechados o solo con factura para los
pagos de materiales necesarios para la construcción.
La caja chica permite cubrir pagos con valores mínimos de acuerdo a la necesidad inmediata
de la empresa en el cual no existe un control físico de caja chica, el custodio de caja chica no
realiza de manera apropiada y con respaldos el desembolso del efectivo, ya que este en la
mayoría de casos es utilizado para cubrir necesidades personales del custodio de caja, anticipos
del personal administrativo, y pocas veces para gastos propios de la empresa, también se
comprueba que la caja chica se repone en su gran mayoría cada dos o tres días del cien por
ciento del su valor y se genera un solo asiento contable por cada reposición.
El custodio de caja chica es la misma persona que autoriza la reposición cada vez que lo
requiere y cualquier persona del departamento administrativo tiene el libre acceso de la caja
chica creando gastos innecesarios, tampoco existe una persona encargada en hacer las pruebas
necesarias para saber si los fondos fueron utilizados de manera correcta, si existe respaldos, o
registros contables, o si existe alguna irregularidad en los fondos de caja chica.
Por otro lado, el departamento de cartera no tiene un cronograma de cobros, personal de cobro
o supervisor de cartera puesto que esto lo realizan los mismos vendedores y directamente con
los clientes, y la información que se emite a la gerencia lo realizan de manera verbal formando
incertidumbre del ingreso que se genera de manera mensual o periódica.
Otra de las causas se debe a que no existe un manual de procesos, capacitaciones o charlas a
los colaboradores de la empresa para los trabajos requeridos, haciendo que la inexperiencia
afecte el desempeño y cumplimiento del mismo, así como la falta de apoyo en momentos de
necesidad al cubrir estos puestos de trabajo creando malestar y retrasos en las actividades de
cada área.
7
1.1.4.2 Pronostico
Los problemas que aquejan a la empresa son considerables y generan riegos, de continuar así
la empresa sin la aplicación de un control interno adecuado no solo tendrá inestabilidad en su
operacionalidad si no que puede enfrentar un impacto financiero que afectara a los objetivos
de corto, largo plazo y a los planes que tienen, así mismo puede enfrentar problemas de fraude,
incumplimiento en sus obligaciones de corto plazo, perdida de activos, compras levadas de
materiales, gastos innecesarios, incumplimiento con las entidades de control entre otras, de
igual manera seguirá trabajando de forma empírica sin una planificación, solucionando
problemas que se presentan de manera espontánea y realizando inversiones inadecuadas que
afecten a la liquides de la empresa.
La falta de compromiso de la administración y de los socios de la empresa de no mantener un
adecuado control interno, además de no cumplir con sus responsabilidades de forma apropiada,
no permite que la empresa sea reconocida el mercado inmobiliario como se desea, así mismo
no podrá generar los proyectos de vivienda esperados en el año así como su comercialización
parte esencial para mantener su funcionamiento, igualmente no podrá salvaguardas los recursos
de la empresa o la optimización de los mismos.
1.1.4.3 Control del pronóstico
El control interno adecuado a las necesidades de una empresa permite el manejo de la misma
de manera eficiente y eficaz, es por ello que al aplicar las pruebas necesarias para detectar los
riesgos que se presentan se puede crear o mejorar el sistema de control interno que mantiene la
empresa para mitigar o reducir los riesgos en el áreas de cartera y efectivo, de igual manera se
podrá definir un sistema administrativo apropiado y por escrito que permita el correcto
funcionamiento de estos departamento con la segregación de funciones, asignación de
responsabilidades, cubrir las plazas de trabajo con personal capacitado con la experiencia
necesaria para el cumplimiento del trabajo en tiempos determinados.
8
También se podrá crear un sistema de control interno que cubra las necesidades de acuerdo al
tamaño y actividades de las áreas a ser analizadas permitiendo optimizar los recursos ya sean
estos materiales, personales para poder aumentar la productividad y alcanzar un optima gestión
financiera, más aún permitirá cumplir con los planes y objetivos planteados por la empresa,
podrá mantener un cronograma de inversiones muy bien planificado y estructurado que permita
tener un crecimiento económico y reconocimiento en mercado inmobiliario.
1.1.5 Formulación del problema
¿Cómo una propuesta de control interno puede ayudar a mejorar las funciones del departamento
de cartera y efectivo de Pumaconstructores?
1.1.6 Sistematización del problema
¿Existen manuales de procesos y de control interno dentro del área de cartera y tesorería?
¿Se realiza periódicamente las pruebas de control interno al departamento de cartera?
¿Existe un análisis de riesgos en los departamentos de cartera y efectivo?
¿Se encuentran segregadas las funciones dentro de los departamentos de cartera y tesorería y
estos están capacitados para el trabajo encomendado?
OBJETIVOS
1.1.7 Objetivo general
Proponer un sistema de control interno y recuperación de cartera y efectivo en
Pumaconstructores.
1.1.8 Objetivos específicos
Crear un manual de control interno y de procesos de recuperación de crédito
9
Analizar los procedimientos de control que evidencie el registro, así como
disponibilidad de efectivo en las cuentas bancarias.
Medir los riesgos que tienen los departamentos de cartera y efectivo a través de la matriz
de Riesgos, DAFO, MEFI,
Corroborar que las funciones del personal del área de tesorería y cartera estén bien
segregadas.
Justificación
Esta investigación se la realizara en la empresa Puma constructores ubicada en la ciudad de
Quito provincia de pichincha, cantón Quito, sector de santa Rita, en la calle Guanando s25-
252 y la Mana, puesto que uno de los problemas que aquejas a Pumaconstructores es que carece
de un buen sistema control interno en el área financiera en especial con la cartera y el efectivo,
siendo la parte más vulnerable de la empresa, ya que de este depende toda la información
económica la misma que debe estar bien sustentada y actualizada para mantener una buena
liquidez y generar un proceso productivo constante además de poder afrontar todas sus
obligaciones o deudas de corto plazo.
Esta investigación se la realiza por que se ha visto la necesidad que mantienen la empresa en
el tema del manejo del control interno en el departamento financiero en las áreas de cartera y
efectivo, los mismos que se deben aplicar de una manera eficaz y oportuna por profesionales
afines al trabajo, pero si estos no están debidamente implementados o su normativa no está
bien estructura es cuando genera inconvenientes no solo en este departamento sino a la empresa
en general.
Esta propuesta de un sistema de control interno se realiza analizando la información y
observando cual es la deficiencia en cartera y efectivo que mantiene el departamento financiero
y poder contribuir al mejoramiento del control interno con métodos y técnicas de investigación
para que se pueda aplicar al momentos de obtener la recuperación de su cartera o cuando se
10
genere el pago de sus obligaciones sean está a corto o largo plazo ya que la empresa ha
evidenciado varias falencias en esta área que está afectando a su rendimiento y liquidez.
Esta propuesta beneficiara a la empresa Pumaconstructores SCC que mantiene estos
inconvenientes ya que permitirá conservar y aplicar el control interno para optimizara la
aplicación de métodos y recursos dentro del departamento financiero, además que reducirá
costos para generar una mayor liquidez, se mitigara los riesgos que tiene actualmente y más
aún aumentar su utilidad, lograra llegar a los objetivos planteados, también perfeccionara y
aumentara los conocimiento adquiridos durante el periodo de la carreara para sí poder enfrentar
los retos que se presenten en algún tiempo determinado en la vida laboral.
El tema de esta propuesta es muy común en las empresas de construcción que generan ingresos
y salidas de efectivo y que no mantienen un eficiente control interno o el personal adecuado
para este trabajo, es por ello que se requiere de un análisis para el mejoramiento de este control
interno y su aplicación pudiendo efectivizar el manejo de la información, obtener
capacitaciones para el desempeño del talento humano y obtener mayores beneficios.
1.2 Marco Referencial
1.2.1 Marco teorico
1.2.1.1 El control interno
El control interno es un proceso llevado a cabo por el consejo de administración, la dirección
y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de
seguridad razonable relacionados con las operaciones, la información y el cumplimiento o de
las leyes y regulaciones aplicables, y comprende el plan de organización de una empresa, que
consta de un conjunto de métodos y medidas que son adoptadas dentro de una empresa o
entidad para salvaguardar sus recursos, el mismo que verificar la exactitud y veracidad de su
información financiera y administrativa para promover la eficiencia en las operaciones,
11
permitiendo que la Empresa pueda optimizar recursos sean estos humanos, económicos,
materiales entre otros, de manera que tenga un buen cumplimiento necesario y adecuado para
su correcto funcionamiento. (Iturriaga, 2016)
Esta definición permite entender ciertos conceptos fundamentales, como: que el control interno
está orientado al logro de objetivos a través de varias operaciones, que maneja información
principal para el cumplimiento de obligaciones mediante un proceso que consta de tareas y
actividades continuas para llegar al logro de los objetivos determinados por la empresa.
Así también el control interno es una herramienta importante que debe tener la empresa para
el buen funcionamiento en todas sus áreas en especial las de cartera y efectivo.
Y este debe ser realizado por personas capacitadas con experiencia en manejos de los procesos
de cada área de estudio y a su vez estas pueden capacitar al resto del personal a través de un
manual de control interno que debe contener políticas necesarias para el cumplimiento
oportuno del mismo, con herramientas y acciones que se aplican en cada nivel de la
organización en este caso el departamento de tesorería y cartera para proporcionar una
seguridad razonable a las autoridades que la requieren como la gerencia de la empresa para la
toma de decisiones.
El control interno debe ser adaptable a la estructura de la empresa conjuntamente con las
actividades que realiza, además de ser flexible para su aplicación en cada departamento ya que
de acuerdo a la necesidad que mantiene la empresa este puede ser aplicado en cada proceso.
Los objetivos del control interno promueve la obtención de la información financiera oportuna,
confiable, técnica y otro tipo de información no financiera para utilizarla como elemento útil
en la gestión y el control, procurando aplicar las medidas adecuadas para la protección uso y
conservación de los recursos financieros, materiales, técnicos y cualquier otro recurso de
propiedad de la empresa también promueve la eficiencia y eficacia organizacional de la
12
empresa, asegurando que todas las acciones institucionales en la empresa se desarrollen en un
marco de normas constitucionales, legales y reglamentarias para el logro de sus objetivos y su
misión. (Bacallao, 2019)
Por otro lado se puede evidenciar que el control interno tiene como prioridad que todas las
transacciones se cumplan, sin embargo es necesario que se cumplan todos los procesos para
poder identificar las debilidades en la configuración del control interno en la empresa ya que
esta puede presentar altos niveles de riesgos; es por eso que se debe observar si el control
interno que tiene la empresa en este momento presenta debilidades o si no es aplicado de
manera adecuada por el personal, ya que puede a la liquidez de la empresa, generando
resultados económicos negativos.
La aplicación incorrecta del control interno afecta directamente en la disminución de la
eficiencia y la eficacia de los procesos de una negociación o transacción al momento de
cancelar alguna obligación de corto o largo plazo causando que la empresa no pueda tener
ventajas con su flujo de caja y poder cumplir con las metas establecidas.
Por lo tanto, es necesario que se deba realizar un seguimiento del sistema de control interno
que mantiene la empresa en este momento, para que sea revisado y actualizado constantemente
manteniendo directrices que puedan valorar los riesgos, y poder tener una correcta aplicación
de los procedimientos en los departamentos analizados y pueda generar información confiable.
1.2.1.2 La Cartera
La cartera se refiere a todas las deudas que mantienen los clientes con la empresa y estas son
creadas a partir de las ventas a crédito, después de hacer un análisis del cliente en el cual indique
su nivel crediticio y capacidad de pago la empresa concede un tiempo oportuno que es
determinado por el departamento de cartera; período en el cual el cliente se compromete pagar
13
sus obligaciones es las fechas determinadas la totalidad del valor adeudado.(Transparents
Service, 2016)
Sobre todo, la empresa debe cumplir con el control adecuado de la cartera a través de la
conciliación de cartera que es una actividad que permite comparar los valores que se registra
en la contabilidad de la empresa en conjunto con los documentos emitidos por el área de ventas,
los mismos que deben coincidir tanto en valores como en la cantidad del producto vendido al
momento de aplicar este procedimiento.
Otro aspecto importante es conocer el tipo de cartera que maneja la empresa, así como la cartera
corriente que son los valores que se obtienen por pagos oportunos de los clientes y esto generan
liquides en la empresa, a través de la labor que realiza el área de cartera con un cronograma de
recuperación; sobre todo con los clientes para llegar a acuerdos que permitan mejorar la cobro
en los tiempos establecidos para que no exista una cartera por vencer o vencida.
También es necesario mantener una buena administración de cartera con un proceso de control
que se realiza a todas la cuentas por cobrar que tiene la empresa por medio de un seguimiento
continuo para que los clientes puedan realizar los pagos de manera eficaz, cumpliendo los
acuerdos establecidos al momento de la venta y no llegue a superar el tiempo determinado de
pago, ya que se puede convertir en una cartera vencida y aumentar el riesgo de no recuperación
y se deba dar por terminada la negociación.
Para poder tener una buena recuperación de cartera es necesario seguir una serie de
procedimientos que realiza el vendedor a través del asesoramiento en temas de crédito
hipotecario y del supervisor del área por medio del esfuerzo de una evaluación de cada una de
las cuentas que permite evitar el vencimiento de las cuentas por cobrar, estableciendo el plazo
en el que fue otorgado el crédito, los días en que debe ser recuperado cada cuota, para que los
14
clientes puedan realizar los pagos oportunamente y se pueda tener un flujo de caja adecuado y
disponible en el momento que se lo necesite para el cumplimiento de sus obligaciones.
1.2.1.3 Efectivo
El efectivo es el dinero que tiene una empresa y forma parte del activo circulante este permite
cumplir con las obligaciones a corto plazo y puede ser dinero en curso legal, cuenta corriente,
cuenta de ahorro o cheques y se registra su entrada o salida a través de la cuenta de caja, por
consiguiente el efectivo es uno de los factores más importantes de la empresa que permite el
desarrollo de la misma, además que permite cumplir con sus objetivos, es por ello que se debe
mantener una buena administración. (Guajardo, 2008, p. 302)
Para poder tener una buena administración del flujo de efectivo la gerencia de la empresa debe
manejar de manera eficiente el dinero en las inversiones que realiza y controlar todos los gastos
lo cual permite obtener la liquidez óptima
Una eficaz administración adecuado al control de los flujos de entrada como de salida del
dinero de una empresa, implica: que exista una sincronización entre el departamento de ventas,
cobranzas y tesorería puesto que es necesario realizar con eficiencia los coros de los créditos
otorgados a los clientes para poder tener fondos disponibles en el momento en que se necesite
realizar los pagos de obligaciones, y mantener una adecuada gestión del efectivo.
Debido a la importancia que el efectivo tiene dentro del ciclo de operaciones de la empresa y
al ser el principal elemento para los cobros y pagos, se debe tener especial cuidado en su manejo
para asegurar el éxito y crecimiento de la empresa.
Según Roca y Tobar (2016), detalla lo siguiente:
Los procedimientos de control más comunes son los siguientes:
Elaborar informes diarios de las entradas y las salidas de efectivo.
15
Consignar diariamente el efectivo recibido.
Establecer políticas bien definidas sobre los montos máximos que se pueden
cancelar en efectivo.
Evitar que la misma persona que recibe el dinero sea quien lo contabilice.
Hacer arqueos de caja permanente y sin previo aviso.
Establecer pólizas de manejo para las personas que manejan el dinero de la empresa.
Crear un fondo de caja chica para los pagos de poca cuantía.
Estos controles permitirán a la empresa tener mayor seguridad sobre el efectivo que maneja en
caja con mayores beneficios en cuanto a que se podrá contar con valores que permitan cubrir
necesidades inmediatas además de minimizar los riesgos que este tiene.
1.2.1.4 Flujo de efectivo
En un informe en el cual podemos evidenciar los ingresos, pagos, además de sus saldos que
permiten proyectar las necesidades en todo tiempo y de esta manera poder cumplir con los
objetivos que tiene la empresa a corto mediano y largo plazo, sin dejar de lado el control y
aplicación permanente de programas y pruebas que permita su manejo de manera
correcta.(Guamán Aguiar, Orrala Avelino, & Mendoza Cirino, 2018)
Por lo tanto, el control del flujo de efectivo es permite realizar el cálculo de entradas y salidas
de dinero que tiene la empresa y permite conocer la conducta del flujo de efectivo también
podemos saber si hay un sobrante de dinero el mismo que se podrá invertir en nuevos proyectos
y poder tener mayores utilidades o ganancias y si hay faltantes de dinero se podrá solicitar un
financiamiento a través de entidades bancarias que permita cumplir con las obligaciones.
Es por ello que es indispensable tener un control sobre el flujo de efectivo y poder tener
conocimiento sobre su estado de esta manera se tomar medidas sobre la actualización de las
16
políticas de cobro o pagos y además que ayudara a la toma de decisiones, y al correcto
funcionamiento de cada departamento.
Las Normas Internacionales de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades,
en su sección 7, indica lo siguiente:
El estado de flujos de efectivo proporciona información sobre los cambios en el efectivo y
equivalentes al efectivo de una entidad durante el periodo sobre el que se informa, mostrando
por separado los cambios según procedan de actividades de operación, actividades de inversión
y actividades de financiación. (Rodríguez, 2018)
Toda empresa debe saber de dónde viene el dinero que los clientes pagan por concepto de
reserva cuotas y cancelación de las ventas realizadas, también debe sabre en que se va a invertir
el dinero pudiendo ser la creación de inventario, pago de obligaciones que ocurre en la empresa
e incluye los cambios tienen las inversiones.
El estado de flujo de efectivo tiene como objetivo principal, proporcionar información acerca
del origen de los fondos y utilización de las entradas y salidas durante un periodo, para evaluar
la capacidad de una empresa a través de su liquidez la misma que permite tener un adecuado
nivel crediticio con las instituciones bancarias y cumplir con sus obligaciones financieras y de
corto plazo.
1.2.1.5 Personal adecuado
Es importante mantener un orden y control adecuado de todas las transacciones que intervienen
con el área de cartera y efectivo; también debe tener un fundamento lógico el mismo que puede
delimitar funciones y responsabilidades en todos las condiciones de la empresa, es por ello que
se debe Analizar si las personas que realizan el trabajo dentro de la empresa es el adecuado y
realizan su trabajo de una manera eficaz y efectiva a través del control en el cual refleje las
17
cualidades necesarias así como la experiencia y responsabilidad requerida para poder cumplir
con los requerimientos.
1.2.1.6 Normativa
Así mismo el presente trabajo que tiene el tema Propuesta de un sistema de control interno para
cartera y efectivo en la empresa Pumaconstructores se sustenta en la normativa siguiente:
El control interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el
personal de cada entidad que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos
institucionales y la protección de los recursos públicos
Elaboración de políticas de control: Contar con políticas de y medidas de control apropiadas y
suficientes que permitan detectar casos potencialmente relacionados con el lavado de activos
o el financiamiento de delitos en sus diferentes modalidades con sujeción a los lineamientos
que para efecto establezca el respectivo organismo de regulación al que se encuentra sujetos
los procesos de debida diligencia deben efectuarse respecto de los clientes y clientes
potenciales; empleados, mercado; corresponsales y proveedores. Así ismo se deberá registrar
información sobre los clientes de la compañía; la cual podrá ser requerida por la Unidad de
Análisis Financiero y Económico UAFE. (Quisnancela & Belén, 2018)
Reglamento de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios (Decreto No.
430) ART 17.- d) Cuando el giro del negocio sea la transferencia de bienes inmuebles, el
comprobante de venta se entregará en la fecha en que se perciba el ingreso o en la que se
celebre la escritura pública, lo que ocurra primer. e) En el caso de los contratos de acuerdo
con los cuales se realice la transferencia de bienes o la prestación de servicios por etapas,
avance de obras o trabajos y, en general, aquellos que adopten la forma de tracto sucesivo, el
comprobante de venta se entregará al cumplirse las condiciones para cada período, fase o
etapa; así también - deberán conservarse durante el plazo mínimo de 7 años, de acuerdo a lo
18
establecido en el Código Tributario respecto de los plazos de (Reglamento de Comprobantes
de Venta, Retención y Documentos Complementario, 2014)
Por otro lado, la empresa tiene la capacidad de satisfacer las necesidades de sus clientes
observando sus los gustos, preferencias, el ambiente en que se rodea su nivel socio económico,
y su conocimiento, para que la empresa ajuste su producto de acuerdo los requerimientos del
consumidor
1.2.2 Marco conceptual
1.2.2.1 Sistemas de control interno
Los sistemas de control interno incluyen los procesos de planeación, organización, políticas,
métodos y procedimientos que en forma coordinada adopta la dependencia o entidad con el
propósito de promover la eficiencia operacional, siendo un instrumento de gestión que se
emplea para proporcionar una seguridad razonable para que se cumplan los objetivos
establecidos por la empresa, comprendiendo un plan de organización, así como los métodos
debidamente clasificados y coordinados, además de las medidas adoptadas en una entidad que
proteja sus recursos, propenda a la exactitud y confiabilidad de la información.(Fincowsky,
2007)
1.2.2.2 Conciliación
La conciliación bancaria es una comparación que se hace entre los registros contables que lleva
una empresa de su cuenta corriente (o cuenta de bancos) y los ajustes que el propio banco
realiza sobre la misma cuenta. Se trata de un proceso que permite comparar los valores que
la empresa tiene registrados de una cuenta de ahorros o cuenta corriente con los valores que el
banco le suministra por medio del extracto bancario, que suele recibirse cada mes. (Lorenzana,
2014)
19
1.2.2.3 Arqueo de caja
Es una prueba que se realiza en el área de tesorería para controlar todas las transacciones que
se realiza en un tiempo determinado, este se lo puede realizar a la caja general que debe estar
sustentado con dinero en efectivo, cheques y a la caja chica que está sustentado en el
desembolso pequeños de dinero en efectivo y todos los documentos necesarios para que cuadre
la caja y confirmar el adecuado uso del dinero por parte de las personas encargadas.
1.2.2.4 Cartera
Es un conjunto de valores que son creados a partir de las ventas a crédito los mismos que
forman parte del patrimonio de una empresa y que se refiere a todo el valor que adeuda los
clientes de acuerdo a la negociación realizada al momento de la venta de un bien o servicio.
20
CAPÍTULO II
2 Metodología
2.1 Nivel de estudio
La investigación descriptiva “alcanza la descripción, registro, análisis e interpretación de la
naturaleza de lo que se está analizando en ese momento, y de la aplicación de procesos de los
fenómenos. El guía se hace sobre conclusiones emitidas o sobre grupo de personas, grupo o
cosas, y funciona en presente”.(Tamayo y Tamayo, 2009)
Es por eso que esta investigación se utilizara un nivel de estudio descriptivo puesto que en ella
se identifican, se muestran y describen contenidos teóricos oportunos al tema de investigación,
como información de los departamentos de cartera y efectivo que son objetos de estudio,
además de la normativa que las controla, así como análisis de cada proceso y operaciones que
se realizan ya sean estos administrativo u operativos en estas áreas
2.2 Modalidad de investigación
2.2.1 Investigación de campo
Es aquella que se aplica extrayendo datos e informaciones directamente de la realidad que se
puedan recoger de forma exacta de los efectos que cada proceso o variable provoca en cada
departamento a través del uso de técnicas de recolección como entrevistas o encuestas con el
fin de dar respuesta a alguna situación o problema planteado previamente por el departamento
que presenta la necesidad, la información que se obtenga serán de fuentes primarias que
permitan el logo de los objetivos y de fuentes secundarias que permiten obtener datos de datos
bibliográficas. (Stracuzzi & Pestana, 2012)
Se realiza entrevistas sobre los procesos de registros de información en el departamento de
tesorería y sobre métodos utilizados para el manejo de cartera a los integrantes de cada área,
21
que permita obtener información para ser analizada y esta se lleva a cabo en las instalaciones
de la empresa y pueden obtener una gran cantidad de percepciones sobre como el manejo de la
información puede afectar o influenciar en la liquidez de la empresa.
2.2.2 Investigación Documental
La investigación documental se refiere a la recopilación de información en distintas fuentes q
que investiga sobre un tema en documentos-escritos u orales se pueden encontrar estas en las
obras de historia; es por ello que en este trabajo se verifica la información que existe
actualmente sea en los manuales y políticas dentro de la empresa para determinar si estos se
ajustan a las necesidades de las mismas y poder actualizarlos o mejorarlos.
2.3 Método
2.3.1 Inductivo deductivo
En este trabajo de investigación se aplicara el método inductivo deductivo, inductivo
porque a través de este método se puede observar, estudiar y conocer todas las características
de la realidad de los hechos que mantiene la empresa para poder sacar conclusiones y poder
obtener una verdad y deductiva porque si la unificación de ideas que se analizan son verdaderas
se puede obtener una conclusión verídica mediante un proceso de aseveraciones generales y
así se poder llegar a las afirmaciones específicas ya que se determinaría que las hipótesis son
verdaderas.
Se puede aplicar utilizando la recolección de información que permite saber el estado en que
se encuentran las áreas o departamentos al momento de la investigación, además se podrá
formular hipótesis en las cuales nos perite saber si la información que tenemos puede ser
comprobada o rechazada, también, se podrá analizar los resultados obtenidos para su respectiva
22
interpretación la misma que podrá emitir las conclusiones de recomendaciones para la oportuna
toma de decisiones por parte de la gerencia.
2.4 Población y muestra
2.4.1 Población
Es el conjunto de elementos, personas o cosas con características comunes que son objetos de
análisis para tener una conclusión y que normalmente son inaccesibles ya que pueden ser finitos
o infinitos, variables y siempre tiene relación con el objeto de estudio. (López, 2004)
En esta investigación se constituye como población a todo el personal tanto de los
departamentos de cartera, departamento de tesorería así también el personal administrativo de
la empresa Pumaconstructores ubicada en la ciudad y cantón Quito, provincia de Pichincha
Sector Santa Rita. Donde se extraerá la información requerida para esta investigación.
2.4.2 Muestra
La muestra es escoger una parte de la población y que sus características emiten resultados más
exactos y garantiza su fiabilidad sin embargo cuando se tiene una población muy pequeña no
se toma una muestra ya que esta sería la población misma que será analizada, para no afectar a
los resultados.
2.5 Instrumentos de investigación
2.5.1 Observación Directa
En este trabajo de investigación se aplicará la observación directa ya que es un instrumento de
investigación que permite la recopilación de información del campo es decir, directamente de
los departamento producto del estudio, haciendo contacto directo con cada empleado y
aplicando preguntas para establecer de manera directa cuales son los métodos y procesos de
trabajos realizados por los colaboradores del departamento de cartera y efectivo en el momento
que ocurren de manera espontánea y natural, así también evaluar la información que es
23
recopilada de primera mano tomando en cuenta las incidencias que se crean y el impacto que
genera cada uno.
Además, se aplicará otro instrumento en esta investigación; se basa en un cuestionario ya que
es una herramienta que consiste en una serie de preguntas el mismo que debe estar bien
estructurado, que nos permita obtener información sobre el funcionamiento y aplicación del
control interno que maneja la empresa en el departamento de cartera y efectivo además de otras
indicaciones con el propósito de obtener información sobre el tema que se está investigando
como cuales son las falencias y qué proceso se están aplicando para poder tomar las decisiones
correctivas y mejorar cada área implicando la maximización de los procesos y recursos que
maneja la empresa.
2.6 Procesamiento de datos
Para el procesamiento de datos se utilizará el Excel ya que es una herramienta que permite el
manejo de la información de manera ágil y con gran confiabilidad en la exactitud de sus
cálculos, además que en él se puede crear tablas de registros de datos y trabajar en el análisis
de la información para poder tabularlos, también puede crear graficas necesarias para la
interpretación los resultados de nuestro análisis,
2.7 Metodología especifica
En la actualidad las empresas se ven en la necesidad de tener un control interno de calidad que
le permita mejorar y mantener una buena administración, al igual que poder controlar y manejar
de manera eficiente que, permitirá tener una constante actualización y evaluación de la gestión
de los riesgos que se presentan y cumpliendo con efectividad, eficiencia las operaciones de
cada uno de los departamentos que tienen la necesidad, para el logro de las metas establecidas
de manera óptima y segura atreves de la orientación del control interno.
24
El control interno: es un proceso llevado a cabo tanto como por la administración, como por el
resto del personal de una empresa, ésta diseñado para proporcionar una garantía razonable
sobre el logro de objetivos de los departamentos, así como la relación con las operaciones que
realiza, reporte y cumplimiento de cada uno de ellos. El control interno es de utilidad para las
áreas de cartera y efectivo teniendo como objetivos la prevención de riesgos a la que está
expuesta.
El objetivo del modelo coso es poder ayudar a las empresas a tener una base de normas y reglas
a través de un método que permita cubrir las necesidades de control de la empresa y este pueda
ser mejorado en el tiempo que la requiera.
2.7.1 Componentes de control interno COSO 2013
El método coso tiene 5 componentes, los cuales trabajan de la mano para tener una efectividad,
estos son:
Fuente: Recuperado a partir de www.auditool.org
Figura 1 Componente coso 2013
25
2.7.2 Ambiente de control
Se refiere al entorno donde se desarrollan las actividades de los departamentos que se
controlan; donde la administración y todo el personal de la empresa deben demostrar conductas
y actitudes sobre las actividades que cada uno realiza al momento de demostrar los resultados
requeridos por la empresa.
Con el ambiente de control se puede crear una cultura de responsabilidad en los departamentos,
tener conductas adecuadas con valores éticos e integridad, con la creación de normas y reglas
que son aplicadas a través del control interno permitiendo que todo el personal se comprometa
a cumplir todas estas actividades.
Así también la gerencia debe tener la capacidad de implementar, desarrollar, aplicar y apoyar
todas las acciones para obtener un ambiente de control adecuado, armonioso ya que este
estimula el control de las actividades que realiza el personal, ejecutando constantemente
actividades de monitoreo de esta manera se puede mitigar los riesgos que puedan presentarse
y poder cumplir con los objetivos planteados en los departamentos.
La gerencia es la responsable de socializar todas las medidas de control interno que serán
establecidas en las labores cotidianas, estas se deben presentar por escrito y de forma clara con
todas las normas y reglas de conducta, competencia, honestidad y seguridad que cada uno del
personal debe mantener dentro de la empresa de esta forma se creara un ambiente de confianza
ya que estos son partes esenciales del control interno.
Dentro del control interno deben prevalecer los valores éticos y la integridad, estos
corresponden a la cultura organizacional de la empresa los mismos que le permite prevalecer
en el tiempo puesto que se enfrentará a cambios constantes de personal y estos deben tener
claro cuál es su compromiso dentro de la entidad y tanto la gerencia como el personal deben
26
hacer cumplir el control interno para poder cuidar y optimizar los recursos de esta y a su vez
prevenir cualquier tipo de robo o fraude.
Así mismo la gerencia deberá poner en práctica las políticas, normas éticas y una planificación
adecuada para la administración del talento humano ya que este es una parte importante del
ambiente de control, además permitirá seleccionar al personal idóneo de acuerdo a su
competencia, capacidad y el grado de compromiso que podrá tener con la empresa para que las
actividades desarrolladas sean cumplidas con responsabilidad y eficacia por lo tanto la gerencia
deberá asegurar al personal su estabilidad laboral, así como su desarrollo personal, técnico y
fortalecimiento humano.
2.7.3 Evaluación de los riesgos
La evaluación de los riesgos analiza todas las debilidades que afectan al departamento para
poder controlar y mitigar los riesgos, es aconsejable que este análisis debe iniciarse desde cero
para tener una información actualizada y no debe basarse en estudios anteriores ya que los
procedimientos deben aplicarse de acuerdo a la necesidad que se presenta al momento del
estudio.
La administración del Riesgo comprende el conjunto de elementos de Control y sus
interrelaciones, para que la empresa evalúe e intervenga los eventos, tanto internos como
externos, que puedan afectar de manera positiva o negativa el logro de sus objetivos de los
departamentos; la administración del riesgo contribuye a que la entidad fortalezca su Sistema
de Control Interno y que se genere una cultura de Autocontrol y autoevaluación al interior de
la misma.(Fincowsky, 2007)
Es por ello que la gerencia junto con el personal debe administrar los riesgos a través de un
plan de mitigación de riesgos que contenga técnicas, estrategias, procedimientos efectivos que
permitan analizar y reducir los riesgos, describiendo todos los procesos del análisis así como
27
los reporte de resultados obtenidos que contenga la evaluación sean estos internos o externo
así como los cambios gubernamentales, económico, sociales o de regulación para prevenir
que estos afecten al logro de los objetivos que mantiene la empresa y así poder tomar las
decisiones adecuadas para obtener una respuesta inmediata al riesgo ya sea evitando,
reduciendo, compartiendo o aceptando el riesgo. (Ambrosone, 2017, p. 6)
2.7.4 Actividades de control
En las actividades de control nos indica que se debe manejar manuales, política, y
procedimientos ya sean preventivas o de detección que deben ser aplicados de manera
prudente; este puede ser ejecutado en cualquier etapa o siclo del negocio, así como en cualquier
departamento, con el objetivo de mitigar los riesgos, estos manuales debes ser socializados y
explicar a todo el personal de la empresa cual es la tarea de control que debe cumplir en todo
tiempo.
Las actividades de control son:
La administración desarrolla actividades que puedan ayudar a mitigar el riesgo, así
como el control en la tecnología que poya al logro de los objetivos.
Se crea políticas y procedimientos para las actividades de control.
2.7.5 Información y comunicación
En la información intervienen las personas y procesamientos de datos, ya que la empresa genera
toda la información necesaria para el cumplimiento del control interno, así como las
responsabilidades para alcanzar los objetivos esta información debe ser compartida e
intercambiada para poder controlar todas las operaciones que se desarrollan en toda la empresa
más aun en los departamentos de cartera y efectivo y así poder medir el desempeño de la
empresa.
28
Es por ello que esta información debe ser administrada por personas adecuadas que emitan la
información necesaria y actualizada, para que pueda ser aplicable en todo tiempo, sus datos
deben ser correcto e íntegros, de calidad que permita la toma de decisiones.
2.7.6 Monitoreo
El proceso de monitoreo establece controles de todas la operaciones y procesos del control
interno para saber si sus actividades son efectivas ya que estas son aplicadas por todo el
personal, de esta manera se analiza el entorno y los cambios repentinos que puede tener, así se
optimizará los recursos de los departamentos.
La gerencia es la encargada de realizar constantes evaluaciones para saber si cada proceso de
control interno está funcionando de manera correcta en cada área que lo necesite. Esta
valuación debe identificar las falencias y debilidades de manera oportuna para desarrollar
medidas correctivas.
29
CAPÍTULO III
3 Resultados
3.1 Recolección y tratamiento de datos
3.1.1 La encuesta
La encuesta se realiza a todos los miembros del área administrativa
1 ¿Se encuentra clara la distribución de las funciones dentro del área de cartera y tesorería?
Elaborado por el autor
Figura 2 Distribución de las funciones dentro del área de cartera y tesorería
Interpretación se determina que en la distribución de funciones solo están asignadas al
momento de ingresar al trabajo, pero en el 60% de las personas de las dos áreas indican que el
propósito de no tener correctamente segregadas las funciones es que los empleados sean
multifuncional que cuando se requiera de sus servicios por cubrir alguna emergencia estas la
puedan realizar, sin embargo se observó que esto causa algunas inquietudes y desacuerdos ya
que por estas actividades no se puede realizar el trabajo asignado de manera eficiente y
adecuada.
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 4 40
NO 6 60
TOTAL 10 100
40%60%
Distribución de las funciones dentro del área de cartera y tesorería
SI
NO
30
2 ¿El área de cartera y tesorería conocen y mantiene los siguientes valores institucionales?
Como:
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
Trabajo en equipo 4 23,53
Disciplina 5 29,41
Puntualidad 2 11,76
Cumplimiento de obligaciones 6 35,29
TOTAL 17 100
Elaborado por el autor
Figura 3 Valores institucionales
Interpretación: los valores institucionales son parte importante de una empresa tanto para su
conservación como para su prestigio, sin embargo, la empresa mantiene unos estándares muy
bajos puesto que el personal en el tema de trabajo en equipo solo realiza actividades en el que
tiene tiempo de suplir alguna necesidad del departamento que lo requiera.
Por otra parte, el personal no mantiene una disciplina adecuada puesto que no cumplen con y
ciertas reglas de comportamiento necesarias que permitan el orden de trabajo para obtener
buenos resultados; de igual manera el tema de la puntualidad se ve bastante afectado por cuanto
se ha determinado horario de trabajo de ocho horas de 8:30 a 6:30 con un intervalo de dos horas
para el almuerzo el mismo que no se cumple por el personal de la empresa entrando tarde y
saliendo temprano o realizan de 2 a 3 horas trabajo en cada periodo.
24%
29%12%
35%
Valores institucionales
Trabajo en equipo
Disciplina
Puntualidad
Cumplimiento de obligaciones
31
Sin embargo, en el tema de cumplimiento de obligaciones el personal de la empresa cumple
con las tareas inicialmente asignadas, pero no totalmente con el trabajo extra que se asignara
de acuerdo a la necesidad.
3 ¿Están establecidas las líneas de autoridad y responsabilidad dentro del área de cartera y
tesorería?
Elaborado por el autor
Figura 4 Líneas de autoridad y responsabilidad dentro del área de cartera y tesorería
Interpretación Se puede observar que en el departamento de cartera solo los vendedores
tienen la responsabilidad de la administración y la recuperación de la misma, no se mantiene
un administrador o supervisor directamente en este departamento que permita hacer el
seguimiento necesario puesto que este trabajo lo realiza el gerente generar, de la misma forma
en el departamento de tesorería la responsabilidad y la autoridad solo recae en una persona
quien es la que realiza todo tipo de pago que cree convenientes de acuerdo a su criterio así
mismo no mantiene una adecuado control y administración del departamento.
4 ¿Se realiza periódicamente las pruebas de control al departamento de tesorería?
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 2 20
NO 8 80
TOTAL 10 100
20%
80%
Líneas de autoridad y
responsabilidad dentro del área de
cartera y tesorería
SI
NO
32
Elaborado por el autor
Figura 5 Pruebas de control al departamento de tesorería
Interpretación. - De acuerdo a lo observado de manera semanal se realiza pruebas de control
interno al departamento de tesorería las mismas que hacen referencia a que el contador revisa
los movimientos realizados en la semana y verifica si hay errores se los corrige.
Mientas que de manera mensual se realiza conciliaciones bancarias sin embargo estas
conciliaciones no se cumplen cada mes sino más bien por varias actividades que realiza el
contador el inicia con la conciliación cada 2 o 4 meses verificando la información de cada mes.
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
Diario 0 0
Semanal 2 20
Mensual 8 80
TOTAL 10 100
0%
20%
80%
Pruebas de control al departamento
de tesorería
Diario
Semanal
Mensual
33
5 ¿Se verifica que el ingreso del dinero por concepto de ventas sea lícito?
Elaborado por el autor
Figura 6 Dinero lícito
Interpretación. - al ser una empresa de construcción de viviendas, las ventas se realizan de
acuerdo a una precalificación bancaria en diferentes instituciones el mismo que permite
determinar que la una cantidad determinada de dinero que va a ingresar es licito, además que
se solicita que los abonos realizados como reserva o pagos anticipados al crédito se los realicen
por medio de transferencias bancarias ya que al ser dinero bancarizado permite establecer que
el dinero es licito.
Por otra parte, cuando el cliente hace un depósito en efectivo en la cuenta de la empresa no
podemos determinar que el dinero es licito ya que no se puede saber si el cliente retiro de su
cuenta bancaria o era dinero que lo tenía ahorrado en casa o la procedencia del mismo, es por
ello que al momento de la negociación se indica al cliente un porcentaje mínimo de reserva.
Ya que es en este punto que se suele presentar los depósitos en efectivo.
90%
10%
Dinero lícito
SI
NO
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 9 90
NO 1 10
TOTAL 10 100
34
6 ¿Qué pruebas de control se realiza en el departamento de tesorería?
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
Conciliaciones bancarias 5 38,46
Arqueos de caja 0 0,00
Verificación de registro de documentos 5 38,46
Control de cheques 3 23,08
TOTAL 13 100,00
Elaborado por el autor
Figura 7 Pruebas de control en el departamento de tesorería
Interpretación.- en el departamento de tesorería se aplican las pruebas de control como las
conciliaciones que requieren hacer de manera mensual sin embargo se la realiza cada 3 o 4
meses manteniendo el formato mensual; por otro lado la verificación de registros de
documentos solo lo realiza el contador al momento de hacer la declaración de impuestos y en
un mínimo porcentaje se hace seguimiento al control de los cheques emitidos esto cuando se
realiza la conciliación; esto indica que no hay las suficientes pruebas que puedan ayudar a
mejorar el manejo de información además de la administración del departamento de tesorería
así como controlar los recursos de la empresa pudiendo llegar a tener un déficit en su flujos de
efectivo el mismo que no podrá cubrir con sus obligaciones de corto y largo plazo, así como
jineteo de fondos en caja chica, entre otros.
39%
0%38%
23%
PRUEBAS DE CONTROL INTERNO
Conciliaciones bancarias
Arqueos de caja
Verificación de registro dedocumentos
Control de cheques
35
7 ¿El personal de cartera y tesorería tiene experiencia y conocimiento en?
Elaborado por el autor
Figura 8 Experiencia y conocimiento del personal de carera
Interpretación. - se puede determinar que los conocimientos del personal de esto
departamento son escasos, además que el personal no está capacitado. Existe una persona en el
departamento de tesorería, la misma que no cumple con el perfil que se requiere y por ende no
puede efectuar todo el trabajo encomendado, además que en ciertas ocasiones se debe solicitar
ayuda al personal de otras áreas para el cumplimiento de las actividades como pago a
proveedores, nomina, archivo o registros contables y a su vez estas personas adquieren algo de
conocimiento.
17%
33%25%
17%
8%
Experiencia y conocimiento del personal de carera
Recuperación de cartera
Registros contables
Pago de nomina
Pago a proveedores
administración de caja chica
Recuperación de cartera 2 17
Registros contables 4 33
Pago de nomina 3 25
Pago a proveedores 2 17
administración de caja chica 1 8
TOTAL 12 100,00
36
8 ¿Se realizan informes que indiquen el estado de la cartera?
Elaborado por el autor
Figura 9 Informes de estados de cuenta
Interpretación. - de acuerdo a la encuesta y lo observado se determina que se informa de
manera verbal al gerente de la empresa el estado en que se encuentra la cartera del cliente. Por
lo tanto, no se realizan por escrito los informes.
Al no mantener un informe por escrito no permite optimizar la obtención de la información de
manera oportuna del dinero que la empresa podría tener cada mes, siendo esto incierto afecta
a la toma de decisiones por parte de la gerencia en las nuevas inversiones.
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 1 10
NO 9 90
TOTAL 10 100
10%
90%
Informes de estados de cuenta
SI
NO
37
9 ¿Con que periodicidad se realiza el control de cobros a clientes?
Elaborado por el autor
Figura 10 Periodicidad de control de cobros a clientes
Interpretación. - se puede determinar que el control de cobros a los clientes se lo realiza una
vez al mes, debido a que al momento de las ventas se realiza un plan de pagos mensual en un
periodo que se determina de acuerdo al avance de la obra y las fechas de cobro se establece al
momento de la reserva del bien inmueble.
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
Diario 0 0
Semanal 0 0
Mensual 10 100
TOTAL 100 100
0%
0%
100%
Periodicidad de control de cobros a
clientes
Diario
Semanal
Mensual
38
10 ¿Existe un proceso de recuperación de cartera?
Elaborado por el autor
Figura 11 Existe un proceso de recuperación de cartera.
Interpretación. - de acuerdo a lo analizado si se realiza un proceso de recuperación de cartera
por parte de las vendedoras que son las personas que tienen contacto directo con el cliente y
son las encargadas de realizar el análisis crediticio del cliente para otorgar la forma de pago,
así como el trámite y seguimiento de los créditos hipotecarios con las instituciones bancarias
hasta la recuperación total de la cartera.
Cuando se presenta una cartera vencida se realiza un acuerdo con el cliente para la
recuperación. Por otro lado, hasta el momento no se ha presentado una cartera incobrable por
ende no se ha procedido a hacer algún tipo de trámite legal para este tipo las carteras vencidas
a este punto hace referencia el treinta por ciento de los encuestados
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 7 70
NO 3 30
TOTAL 10 100
70%
30%
Existe un proceso de recuperación
de cartera?
SI
NO
39
11 ¿Existe una gestión de los recursos económicos de la empresa?
Elaborado por el autor
Figura 12 Existe una gestión de los recursos económicos de la empresa
Interpretación. - se observa que la en la empresa si mantiene una buena gestión de los recursos
puesto que estos son invertidos ya sean en terrenos para futuros proyectos, se realizan
negociaciones con proveedores para poder obtener descuentos por comprar al por mayor al
igual tener los materiales en stock. Además de mantener pólizas de acumulación a corto plazo
con tasas de interés que mejor le conviene a la empresa.
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 9 90
NO 1 10
TOTAL 10 100
90%
10%
Existe una gestión de los recursos
económicos de la empresa?
SI
NO
40
3.1.2 Matriz DAFO
Esta matriz podrá medir y valorar toda las situaciones en que se encuentra la empresa
Pumaconstructores a través de las debilidades, amenazas, fortalezas, y oportunidades en la cual
se determinará el escenario en el que se desarrolla y su posición dentro de su entorno como el
mercado inmobiliario, así como su capacidad interna, que permitirá determinar estrategias para
hacer cabios oportunos para poder competir en el mercado inmobiliario además de poder tener
un mejor control en la toma de decisiones.
Matriz DAFO y análisis estratégico
MATRIZ DAFO
ANÁLISIS ESTRATÉGICO
ANÁLISIS INTERNO
FORTALEZAS DEBILIDADES
Capital de trabajo Propio Deficiente dirección
estratégica.
Productos y servicios en
continuo mejoramiento.
Falta de compromiso y
responsabilidad en el área
administrativa.
Personal de producción
capacitado para cada etapa
de construcción.
Deficiente control del efectivo
que maneja la empresa.
Personal profesional en el
área administrativa.
Falta de definición de
funciones del personal en los
departamentos de cartera y
efectivo. Experiencia en
comercialización de bienes
inmuebles. Inexistencia de manuales de
control interno.
ESTRATEGIAS
A
N
Á
L
I
S
I
S
.
E
X
T
E
R
OPORTUNIDADES ESTRATEGIA FO ESTRATEGIA FA
Los proyectos
habitacionales se encuentran
en lugares estratégicos de la
ciudad de Quito.
Asesoramiento
personalizado a los clientes
con temas en tramites
hipotecarios por parte de los
vendedores
Establecer la publicidad y
puntos estratégicos para
colocar vallas, señaléticas y
volanteo
Reducción de aranceles en
Europa
Determinar promociones en
accesorios de acabados.
Flexibilidad de políticas de
crédito en la banca Privada.
Hacer negocios adecuados
con los proveedores
Fijar descuentos por pagos
mayores al monto de forma de
pago.
Reducción de la tasa de
interés en el banco
ecuatoriano de seguridad
social.
Obtener acuerdos con las
entidades bancarias para
obtener los desembolsos a la
firma de la escritura.
Puntualizar descuentos
especiales por temporada de
utilidades y decimos
41
N
O
La CFN y su cambio en la
normativa del la de interés
subsidiado.
Detallar los beneficios del bien
que está en venta
Apertura de nuevos nichos
de Mercado (VIP) vivienda
de interés público, (VIS)
viviendas de interés Publico.
Crear alianzas estratégicas
con entidades bancarias para
calificación de proyectos, y
rápido acceso a pre
calificación de clientes.
Colocar los créditos en las
entidades que manejan tasas de
interés bajas como biess y
bancos con productos vip
AMENAZAS ESTRATEGIAS DO ESTRATEGIAS DA
Competencia con menor
tamaño y el mismo valor.
Definir puestos de trabajo en
las áreas de tesorería y
cartera
Realizar análisis de mercado
para poder competir en el
mercado inmobiliario.
Productos sustitutos como
departamentos con el mismo
valor.
Realizar capacitaciones
permanentes y actualización
de información a los
vendedores.
Realizar supervisiones
constantes en las áreas de
tesorería, cartera y ventas con
el propósito que se pueda
manejar de manera efectiva os
recursos de la empresa para
obtener mejores resultados
Reducción de personal en
las entidades públicas.
Ejecutar charlas
motivacionales a los
colaboradores de la empresa
para concientizar sus
responsabilidades y el
compromiso que
adquirieron.
Salida de capital por
remesas a Venezuela,
Colombia, Cuba.
Realizar un manual de
control interno para
Tesorería y cartera para
mejorar la gestión del
efectivo que mantiene la
empresa
Solicitar reportes semanales de
actividades realizadas para
verificar el cumplimiento de las
tareas asignadas.
Elaborado por el autor
Tabla 1 Matriz DAFO y análisis estratégico
3.1.3 Matriz MEFI
En este análisis se determina de mejor manera las fortalezas y las debilidades de la empresa
Pumaconstructores las mismas que permitirá realizar estrategias para que la empresa sea
competitiva dentro del mercado inmobiliario.
42
Análisis de matriz MEFI
FACTORES INTERNOS CLAVE
Importancia
de la
ponderación
Clasificación
evaluación valor
FORTALEZAS
Capital de trabajo Propio 0,2 4 0,8
Productos y servicios en continuo mejoramiento. 0,05 4 0,2
Personal de producción capacitado para cada etapa de
construcción. 0,05 3 0,15
Personal profesional en el área administrativa. 0,05 3 0,15
Experiencia en comercialización de bienes inmuebles. 0,15 4 0,6
Subtotal Fortalezas 1,9
DEBILIDADES
Deficiente dirección estratégica. 0,15 2 0,3
Falta de compromiso y responsabilidad en el área
administrativa. 0,05 1 0,05
Deficiente control del efectivo de maneja la empresa. 0,2 1 0,2
Falta de definición de funciones del personal en los
departamentos de cartera y efectivo. 0,05 2 0,1
Inexistencia de manuales de control interno. 0,05 1 0,05
Subtotal Debilidades 0,7
TOTAL 1 - 2,6
Elaborado por el autor
Tabla 2 Análisis de matriz MEFI
Para lo cual se toma en cuenta 3 factores que son muy importantes como
La ponderación que es el valor de importancia que tiene cada una de las fortalezas o
debilidades para alcanzar el éxito tomando en cuenta que el factor que más influye en
alcanzar el éxito tendrá más valor que la que menos influye dando un total de 1;
Así también la clasificación de evaluación se tomará los valores de 1 para mayor
debilidad y 2 para menor debilidad, 3 para menor fortaleza y 4 para mayores fortalezas,
El valor nos indica cómo se encuentra la empresa internamente a partir de la media que
es de 2.5.
43
En este caso el resultado de nuestro análisis es de 2.6 indicando que la empresa
Pumaconstructores es más fuerte en su factor interno puesto que tiene unas fortalezas que son
favorables con un valor de 1.9 en comparación con las debilidades con un resultado de 0.70.
3.1.4 Análisis de la propuesta de control interno
ANÁLISIS DEL ESTADO ACTUAL DE
LA EMPRESA PROUESTA DEL MANUAL
AMBIENTE DE CONTROL
La gerencia no ha desarrollado normas de
comportamiento y conducta que permita a los
empleados trabajar de manera óptima. En la propuesta del manual de control interno
se detalla las normas de valores y prácticas de
comportamiento para encaminar a los
empleados a una convivencia armoniosa. La gerencia ha expresado de manera verbal
los valores éticos de que deben mantener
dentro de la empresa.
Los empleados no tienen el compromiso
personal con el manejo y desarrollo de los
departamentos. Con el control interno se puede definir las
responsabilidades y las funciones que cada
personal detener de acuerdo al trabajo que
desempeña además que las normas se
mantendrán por escrito.
la gerencia no ha establecido adecuadamente
las funciones y responsabilidades en los
departamentos de tesorería y cartera
Las normas, reglamentos, funciones y
responsabilidades has sido expuestas a los
empleados de manera verbal al momento de
contratarlos.
EVALUACÓN DE LOS RIESGOS
La gerencia a identificado los riesgos de los
departamentos analizados sin embargo no se
ha realizad ningún análisis.
En este manual se ha realizado el análisis de
los riesgos mediante la matriz FODA, MEFI a
que a su vez se determina las estrategias a
utilizar para el cumplimiento de los objetivos
de los departamentos, además de la matriz de
riesgos que determina los puntos más
relevantes y como impacta a los
departamentos.
No se ha determinado con que ocurrencia se
da estos riesgos, así como verificar el impacto
que tienen dentro de los departamentos de
tesorería y cartera.
ACTIVIDADES DE CONTROL
Los departamentos analizados tienen un
manejo de procesos deficientes en los trabajos
realizados.
En el manual de control interno se detalla
procesos claros de los trabajos que se realizan
y se los socializara a los empleados.
No se mantiene un adecuado control o
supervisión de las actividades realizadas por
los empleados, así como la solicitud de
reportes de las mismas.
Una recomendación que se da este manual
acerca del control de actividades es que se
pueda asignar personal capacitado para
realizar el control interno a quien se pueda
dirigir todos los reportes de los trabajos
realizados.
44
No se encuentra un control adecuado de las
áreas de tesorería, así como el control de los
recursos económicos de caja.
Se realizó el análisis de riesgos en el cual se
determina la importancia de poder mantener
adecuadas instalaciones de caja, así como la
dotación de cajas de seguridad para el manejo
de efectivo que se mantiene en caja.
Los departamentos no tienen claro las líneas
de autoridad dentro del departamento.
Se detalla en el manual adecuados
lineamientos condiciones óptimos para el
logro de los objetivos de estos departamentos.
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
El personal de tesorería y cartera no
mantienen constante comunicación con la
gerencia del trabajo que realizan de manera
oportuna.
Se desarrolla un cronograma de actividades de
cada área en el cual la gerencia podrá tener
mayor información clara y oportuna para la
toma de decisiones, de manera escrita a través
de correos institucionales, así como
información por escrito.
SUPERVISIÓN
Los departamentos analizados tienen
limitados controles tanto en actividades de
trabajo como los recursos de la empresa.
Con el control interno se evaluará y
supervisará circunstancias, factores internos y
externos que afecten al correcto
funcionamiento de los departamentos para
poder tomar acciones correctivas y mantener
una información adecuada y oportuna para la
toma de decisiones.
Elaborado por el autor
Tabla 3 Análisis de la propuesta de control interno
En este análisis se puede evidenciar varios factores que afecta a la empresa Pumaconstructores
los mismo que se presentan de acuerdo a los componentes del coso y a su vez se puede verificar
las funciones correctivas que se puede utilizar con el manual de control interno.
3.1.5 Evaluación del control interno
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
OBJETIVO: Identificar el nivel de riesgo de
control que tiene la empresa
Pumaconstructores
45
N° DESCRIPCION DE LA
NORMA
PT APLICA
CIÓN CT OBSERVACIONE
S 23 SI NO 16
1
¿Existe un manual de control
interno para cartera y efectivo?
x 0
verbalmente se
expone las normas
o procedimientos al
momento de iniciar
el trabajo
2
¿Las ventas se aprueban en
cuanto a límites de crédito,
condiciones, precios y se
encuentran debidamente
documentadas?
x 1 N/A
3 ¿La cobranza efectuada por los
vendedores se entrega
directamente en la caja?
x 1
Los pagos se
realizan con
transferencias
bancarias.
4
¿Los recibos de cobro son
firmados por el vendedor como
evidencia de que recibió dicha
cobranza?
x 1 N/A
5 ¿Los ingresos se depositan y
registran diariamente? x 1 N/A
6
¿Los comprobantes de depósito
emitidos por el banco y/o
comprobantes de transferencias
se anexan al registro de ingresos
correspondiente?
x 1 N/A
7
¿Las cuentas por cobrar a
clientes están debidamente
controladas y registradas en el
período correcto?
x 1 N/A
8 ¿Se encuentran protegidas las
áreas que ocupa la caja?
x 0 N/A
9 ¿Los saldos de efectivo en caja
chica están protegidos y son
verificados adecuadamente?
x 0
La caja chica esta
custodiada por una
sola persona, pero
está al alcance de
todos.
10
¿Los cobros recibidos están
controladas apropiadamente y
son registradas y depositadas
oportunamente?
x 0
Solo el vendedor
lleva los saldos y el
control de los
cobros
11 ¿Los pagos a través de cuentas
bancarias están debidamente x 1
46
controlados, autorizados y
registrados?
12 ¿Está afianzado el personal que
maneja los fondos? x 1
13
¿El cajero desempeña otras
funciones tales como las de
tesorería o de registro contable?
x 1
14
¿En los comprobantes de pago
se detalla se anotan los montos
con letras y números?
X 1
15
¿Los comprobantes de pago son
sellados y examinados por la
persona que firma?
x 1
16
¿Antes de pagar cualquier
comprobante se revisa el
cumplimiento de disposiciones
administrativas de la empresa y
fiscales?
X 1
17
¿Existen funcionarios y
empleados que autorizan pagos
por fondo fijo?
x 1
18
¿Están registradas todas las
cuentas bancarias que existen a
nombre de la compañía
x 1
19
¿El gerente autoriza los
anticipos a proveedores
contratistas, sueldos, cambio de
cheque de clientes y empleados,
etc.?
x 1
20 ¿Los empleados tienen
debidamente asignado las
funciones de trabajo?
x 0
Los empleados
realizan varias
funciones, no
necesariamente de
su cargo que fueron
contratados.
21
¿El personal se encuentra
afiliado al Instituto Ecuatoriano
de Seguridad Social?
X 1 Solo por el básico
22
¿Los horarios de trabajos están
publicados en la cartelera
informativa y son de
conocimiento de todos los
trabajadores?
x 0
No están publicados
y pocos empleados
lo cumplen.
23 ¿Los empleados mantienen el
compromiso y responsabilidad
en el área administrativa?
x 0
No son valores que
se vean reflejados
en los empleados
administrativos.
47
Elaborado por el autor
Tabla 4 Evaluación de control interno
Fuente: Apuntes tomados de la clase de Auditoria Financiera – Ing. Carlos Mancheno (2018)
Se realiza una evaluación del control interno para determinar el nivel de confianza y el nivel
de riesgo que mantiene la empresa en su estado actual, de acuerdo a la tabla de rangos si el
nivel de confianza es de 15% a 50% se considera bajo, de 51% a 75% se considera moderado
y del 76% al 95% alto, por otro lado, si el nivel de riesgo es de 5% a 24% se considera bajo del
25% al 49% es medio y del 50% al 85% se considera alto por la tanto se realiza la comparación:
NIVEL DE CONFIANZA
NIVEL DE RIESGO
Bajo Alto
Moderado Moderado
Alto Bajo
En conclusión, en este análisis se determina que el nivel de confianza es del 70% y el nivel de
riesgo del 30 % correspondiente a un nivel moderado. Sin embargo, la gerencia debe tener en
cuenta acciones correctivas para los riesgos que se presentan.
CALIFICACIÓN TOTAL = CT 16
PONDERACIÓN TOTAL = PT 23
NIVEL DE CONFIANZA: NC = CT/PT x 100 70%
NIVEL DE RIESGO DE CONTROL: RC = 100% - NC 30%
48
3.1.6 Análisis de riesgos
OBJETIVO: Valorar los riesgos potenciales de acuerdo a la probabilidad de ocurrencia y el impacto de los mismos. RIESGOS DESCRIPCIÓN DE LOS
RIESGOS
AGENTES
GENERADORES
CAUSAS EFECTOS PROBABILIDAD
DE
OCURRENCIA
IMPACTO CALIFICACIÓN VALORACIÓN
RI La empresa no cuenta
con un manual de
control interno para
efectivo y cartera.
La falta de control interno
conlleva a que la empresa se
vea expuesta a posibles
fraudes, jineteo de fondos,
perdida de efectivo
ineficiencia del trabajo.
Gerente /
Administrador
Se pretende saber que cada persona
que labora en el área administrativa es
de confianza.
1) Trabajo poco eficiente
2) Poco cuidado de los
activos e intereses de la
empresa
3
4
12
Grave
R2 No existe una adecuada
seguridad en la caja que
tiene la empresa
El área de caja tiene fácil
acceso de cualquier persona
del área administrativa.
Gerente
1) El custodio de caja chica no labora
las 8 horas de trabajo. 2) cualquier
empleado del área administrativa
puede hacer uso de la caja. 3) No
existe responsabilidad al momento de
manejar la caja.
1) Ineficiencia en el control
de información
2) escasos insumos para la
toma de decisión.
4
4
16
Inaceptable
R3 Inexistencia de un
control o registro de
saldo en caja chica
No se realizan arqueos de
caja chica, ni registros de
detallados de los gastos
generados en caja chica.
Gerente
1) El custodio de caja chica no realiza
ningún registro detallado en el
formato de caja chica. 2) el
custodio de caja chica espera a que no
haya efectivo para solicitar la
reposición de caja.
1) Desconocimiento de
saldos.
2) falta de efectivo para
cubrir obligaciones de corto
plazo
3
3
9
Grave
R4 Los cobros realizados
solo son controlados y
registrado por los
vendedores.
Se debe mantener un
supervisor de recuperación
de cartera
Gerente /
Administrador
1) Los vendedores son los encargados
de hacer la recuperación de cartera
2) Los vendedores realizan el registro
contable de los cobros realizados
3) Los vendedores manejan los saldos
pendientes de los clientes
1) Inexistencia de un reporte
de cobros o saldos de cartera
2
3
6
Tolerable
R5 los empleados del área
administrativa no tienen
completamente asignada
sus funciones.
Al no tener asignadas sus
funciones y
responsabilidades no se
puede obtener un trabajo de
calidad y compromiso
personal.
Gerente
1) Los empleados del área
administrativa realizan varios
trabajos.
2) Falta de personal capacitado
1) Trabajo incompleto
2) Falta de tiempo y
organización.
3) No se cumple con los
objetivos planificados.
2
2
4
Aceptable
R6 Los empleados del área
administrativa no
cumplen con el horario
de trabajo.
La empresa debería
mantener publicado en un
lugar visible y concurrido el
horario laboral
Gerente /
Administrador
1) Inexistencia de normas de
cumplimiento por escrito.
1) Constantes atrasos en los
dos periodos de trabajo
3
5
15
Inaceptable
R7 No se encuentran claras
las líneas de autoridad y
responsabilidad dentro
del área de cartera y
tesorería.
Es indispensable tener claras
las líneas de autoridad y
responsabilidad para mejorar
el trabajo y disminuir los
riesgos.
Gerente
Falta de planificación estratégica No se cumple con los
objetivos de cada
departamento.
3
2
6
Tolerable
Elaborado por el autor Tabla 5 Valoración y mapeo de riesgos
49
3.1.7 Matriz de Riesgo
Elaborado por el autor
Figura 13 Matriz de riesgo
Para el análisis de la matriz de riesgo se recolecta la información a través de un cuestionario
realizado a la gerencia y a la administración de acuerdo a las observaciones directas realizadas
en los departamentos de cartera y tesorería.
En este análisis se puede confirmar que los departamentos de cartera y tesorería no cuentan con
un eficiente y claro control interno o políticas y normas establecidas por escrito, también al
hacer este análisis se determina los riesgos a los que está expuesta la empresa y como la afecta.
Se muestran dos puntos de alto riesgo en cuanto a la seguridad y control de caja así como la
impuntualidad junto con el compromiso de los empleados que deben tener en estos
departamentos para lo cual en el manual se detalla puntos de acción para cada uno de los
riesgos.
5 15 (R6)
4 16 (R 2)
3 (R7) 6 (R 3) 9 (R1) 12
2 (R 4) 6
(R5)4
1
0
1 2 3 4 5
P
R
O
B
A
B
I
L
I
D
A
D
.
D
E
.
O
C
U
R
R
E
N
C
I
A
IMPACTO
MATRIZ DE RIESGO
50
3.1.8 Matriz de riesgo
ACTIVIDADES DE CONTROL
OBJETIVO: Valorar los riesgos potenciales de acuerdo a la probabilidad de ocurrencia y el impacto de los mismos.
RIESGOS DESCRIPCIÓN DE LOS RIESGOS AGENTES GENERADORES CAUSAS EFECTOS
ACTIVIDADES DE CONTROL
R1
La empresa no cuenta con un
manual de control interno para
efectivo y cartera.
La falta de control interno conlleva a que la
empresa se vea expuesta a posibles fraudes,
jineteo de fondos, perdida de efectivo
ineficiencia del trabajo, entre otros.
Gerente
Administrador
Se pretende saber que cada persona que
labora en el área administrativa es de
confianza.
1) Trabajo poco eficiente 2)
Poco cuidado de los activos e
intereses de la empresa
Elaborar un manual de control interno
para cartera y efectivo el mismo que
debe estar por escrito.
R2
No existe una adecuada seguridad
en la caja que tiene la empresa.
El área de caja tiene fácil acceso de cualquier
persona del área administrativa. Gerente
1) El custodio de caja chica no labora las 8
horas de trabajo.
2) cualquier empleado del área
administrativa puede hacer uso de la caja.
3) No existe responsabilidad al momento
de manejar la caja.
1) Ineficiencia en el control de
información 2)
Escasos insumos para la toma de
decisión.
Adecuar de manera segura el área de
caja y dotar de una caja de seguridad
para guardar los fondos de caja chica.
R3
Inexistencia de un control o
registro de saldo en caja chica
No se realizan arqueos de caja chica, ni
registros de detallados de los gastos generados
en caja chica.
Gerente
1) El custodio de caja chica no realiza
ningún registro detallado en el formato de
caja chica. 2) el custodio de caja chica
espera a que no haya efectivo para
solicitar la reposición de caja.
1) Desconocimiento de saldos.
2) falta de efectivo para cubrir
obligaciones de corto plazo
Elaborar un formato de registro de caja
chica y capacitación de utilización del
formato. Verificación del registro
contable
R4
Los cobros realizados solo son
controlados y registrado por los
vendedores.
No mantiene un supervisor de recuperación de
cartera. Gerente/Administrador
1) Los vendedores son los encargados de
hacer la recuperación de cartera
2) Los vendedores realizan el registro
contable de los cobros realizados
3) Los vendedores manejan los saldos
pendientes de los clientes
1) Inexistencia de un reporte de
cobros o saldos de cartera
Designar un supervisor de cartera que
cumpla con las necesidades del
departamento
R5
Los empleados del área
administrativa no tienen
completamente asignada sus
funciones.
Al no tener asignadas sus funciones y
responsabilidades no se puede obtener un
trabajo de calidad y compromiso personal.
Gerente
1) Los empleados del área administrativa
realizan varios trabajos.
2) Falta de personal capacitado
1) Trabajo incompleto 2)
Falta de tiempo y organización.
3) No se cumple con los objetivos
planificados.
Hacer un análisis de las capacidades del
personal del área administrativa y de las
tareas a realizar para asignar funciones
y responsabilidades.
R6
Los empleados del área
administrativa no cumplen con el
horario de trabajo.
la empresa debería mantener publicado en un
lugar visible y concurrido el horario laboral Gerente/Administrador
1) Inexistencia de normas de
cumplimiento por escrito.
1) Constantes atrasos en los dos
periodos de trabajo
Determinar políticas y normas que
permitan establecer el horario de trabajo
los mismos que deben estar socializados
y por escrito.
R7
No se encuentran claras las líneas
de autoridad y responsabilidad
dentro del área de cartera y
tesorería.
Es indispensable tener claras las líneas de
autoridad y responsabilidad para mejorar el
trabajo y disminuir los riesgos.
GERENTE Falta de planificación estratégica No se cumple con los objetivos de
cada departamento.
Realizar planes de acción adecuados
con lineamientos y procedimientos y
condiciones óptimas y ética para el
logro de los objetivos de estos
departamentos.
Elaborado por el autor Tabla 6 Actividades de Control
51
3.2 PROPUESTA
Propuesta de un sistema de control interno para cartera y efectivo en
Pumaconstructores.
El objetivo de esta propuesta tiene que ver con el mejoramiento de la administración de cada
uno de los departamentos analizados puesto que presenta grandes debilidades; además de
mantener manuales de control interno que le permita manjar de manera efectiva todos los
procesos que intervienen al momento de hacer un una operación, además de proteger los
recursos de la empresa de manera eficiente y eficaz a su vez poder mantener información
adecuada y oportuna de los flujos de efectivo para cumplir con las obligaciones que mantiene
la empresa sean estas de corto y largo plazo.
Además, este manual se aplicará en los departamentos de cartera y tesorería el mismo que podrá
cumplir con las disposiciones legales que mantiene la empresa y podrá ser flexible a cualquier
cambio que se requiera de acuerdo a la necesidad que se pueda presentar a futro.
Por otro lado, este manual ayudara a que el personal de la empresa pueda tener un mejor
conocimiento de los procesos que deben realizar en cada una de las principales operaciones
que se manejan en el departamento de cartera y tesorería siendo así una herramienta que se
pueda utilizar en el momento que se la requiere.
52
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA CARTERA Y EFECTIVO EN
PUMACONSTRUCTORES
3.2.1 Cartera
De acuerdo a la característica que tiene el giro del negocio este permite otorgar a sus clientes
un periodo de crédito de acuerdo a la confianza del análisis realizado previamente, en el cual
este podrá cancelar un porcentaje del valor del bien que está comprando, es por ello que el
cobro de este crédito es muy importante para poder mantener un correcto flujo de efectivo.
La cartera. - son todas las deudas que mantienen los clientes de la empresa a causa de una
venta de un bien inmueble que se otorgó a crédito.
3.2.1.1 Objetivo
Determinar de manera rápida y oportuna lineamientos de control de los cobros a los clientes
por concepto de ventas las mismas que son otorgadas en un plan de pagos de acuerdo a un
periodo de construcción. Este debe ser eficiente para poder manejar buenos flujos de efectivo
y poder seguir con la construcción de los bienes inmuebles que son el producto principal de la
empresa.
3.2.1.2 El plan de venta
Al ser una empresa dedicada a la construcción y comercialización de bienes inmuebles el
gerente conjuntamente con los departamentos de arquitectura marketing, entre otros deberá
establecer:
Un plan de ventas que permita planificar y ejecutar las ventas de los proyectos inmobiliarios
con los lineamientos, reglas, pautas, valores, formas de pago, para prevenir cualquier evento
53
futuro que pueda afectar la culminación de los mismos, esto de acuerdo al periodo de
construcción tiempos de entrega del inmueble.
Sin olvidar que este plan de ventas debe contener información importante como:
El motivo por el cual se hace el plan de ventas, es para poder vender los proyectos inmobiliarios
en un tiempo determinado y tener un manejo óptimo de los recursos de la empresa, así como
manejar los flujos de efectivo que permita la ejecución o construcción de viviendas con la
mejor calidad y distribución de acuerdo al reconocimiento en el mercado inmobiliario.
3.2.1.3 El objetivo que se quiere alcanzar con el plan de ventas.
Es Incrementar las ventas para poder cumplir con cierta cantidad de viviendas en el año y
poder llegar con soluciones habitacionales a varios sectores de la ciudad.
3.2.1.4 En qué momento se efectuaría el plan de ventas.
Los más óptimo es al inicio de cada proyecto habitacional o durante el periodo que se construye
y culmina las viviendas.
3.2.1.5 Qué estrategia se aplicaría
En el plan de ventas es necesario tener un reconocimiento en el mercado inmobiliario de Quito,
para que de esta manera se pueda llegar a más familias con proyectos habitacionales en
diferentes sectores de la ciudad.
3.2.1.6 Las acciones que se aplican.
Es necesario realizar campañas publicitarias donde se evidencia todos los proyectos
Ferias inmobiliarias
54
Promociones de extras que se obsequiara
Descuentos
Capacitación del equipo de ventas y contratación de vendedores auxiliares (corredores
de bienes raíces).
La información que se genera en el plan de ventas permitirá tener una organización de acción
rápida y efectiva a tomar en el proceso de las ventas, generando una toma de decisiones por
parte de los directivos correcta y oportuna pudiendo así llegar a los objetivos planteados de la
empresa.
3.2.1.7 La venta
El vendedor debe caracterizarse por su conocimiento no solo en las técnicas de venta sino en
el producto que se está vendiendo en este caso bienes inmuebles, así como todo lo que conlleva
a la elaboración del producto como: Tipo de construcción, valor metro cuadrado, tipos de
acabados, periodo de construcción, ubicación, beneficios, entre otros, también los productos
de la competencia, al igual que debe estar preparado para poder contestar las preguntas
siguientes:
¿Qué es? Indicar de que se trata su producto de venta (proyecto inmobiliario).
¿Para qué sirve? Detallar todas las características que tiene las viviendas (metros
cuadrados, tipo de construcción, acabados entre otros.
¿Qué significa para el cliente? Mencionar los beneficios que las viviendas, el
sector y seguridad ofrece al cliente.
55
De igual manera el vendedor debe tener en claro cuál es su reconocimiento de mercado, es
decir que debe identificar a los clientes potenciales a los cuales se pretende cubrir sus
necesidades con el producto que se les está vendiendo.
También el vendedor deberá enfocarse en el primer contacto con el cliente ya sea vía telefónica
o personal directo en la obra u oficina de ventas en el que demostrará la idea de la conversación,
su conocimiento del producto siendo muy profesional. Así también el vendedor deberá
reconocer las necesidades de los clientes, atreves de la conversación que mantiene al momento
de la entrevista, de esta manera se podrá saber qué es lo que desea comprar, más que el producto
los beneficio que este le ofrece.
Por consiguiente, el vendedor hará la presentación del producto, de una manera clara, pausada,
de forma externa a interna, presentando los beneficios que tiene, y los que el producto hará por
el así el cliente tomará el interés de comprar.
El vendedor realizará la proforma que contendrá:
Fecha en que se realiza la proforma
Datos informativos del cliente (nombre, numero de cedula, dirección del domicilio,
correo electrónico, actividad laboral, ingresos.)
Referencias generales de la vivienda.
Valor del inmueble
56
Descuento (en el caso de existir)
Valor final de cuerdo a loa pactado.
Fecha de entrega del inmueble
Forma de pago
Financiamiento
Detalle de promociones
Datos del vendedor
Información de cómo se enteró del proyecto
57
Elaborado por el autor
Figura 14 Formato de proforma
Se realizará un análisis interno de capacidad de pago de acuerdo a los ingresos reportados por
el cliente y los parámetros necesarios para la compra del bien inmueble siendo este el primer
filtro para determinar si es un cliente potencial.
58
Elaborado por el autor
Tabla 7 Análisis de capacidad de pago para compra de vivienda
Además se realizara una pre calificación bancaria para corroborar el valor del crédito que le
otorgara el banco al cliente para tener la seguridad que este pueda completar el pago de la
compra de la vivienda, No obstante el vendedor hará el cierre de venta, con los parámetros
establecidos por la gerencia como el 30% de entrada y el 70% con crédito hipotecario o
dependiendo la propuesta del cliente se flexibiliza la negociación, además de gestionar de
manera eficiente sus objeciones, ayudándolo con los trámites necesarios requeridos en la venta,
asesorándolo en todo momento en el proceso de la toma de decisión, llegando así a una venta
efectiva.
Se tomará la información personal y financiera del cliente a través de una solicitud de compra
de vivienda que es documento interno de la empresa; esta información será parte de la promesa
de compra venta.
RUBRO VALOR DETALLE
Ingresos brutos $1.750,00Ingresos familiares registrados por el cliente antes de
descuentos y aportaciones.
Ingreso neto(1) $1.567,13Se estima el descuento del por aporte iess e
impuesto a la renta
(-) Gastos Básicos $550,00
Gastos de alimentación transporte, salud, educación,
vestimenta, etc. Datos tomados de la información
que emite el cliente correspondiente al 35,9%
dependiendo de las cargas familiares.
(=) Ingresos netos (2) $1.017,13Corresponde a la diferencia entre ingreso neto 1
menos gastos básicos.
(-) Pagos al sistema financiero $498,00Valor por pagos de tarjetas de crédito, casas
comerciales, créditos personales, etc.
(=) Ingreso neto (3) $519,13 Total saldo de ingresos del cliente
(-) Valor del 50% $259,57
Valor correspondiente para gastos de imprevistos:
emergencias de salud, accidentes, etc.
(=) Cuota a comprometer $259,57
Valor de la cuota referencial a comprometer hasta el
50% del ingreso neto (3)
ANÁLISIS DE CAPACIDAD DE PAGO PARA COMPRA DE VIVIENDA
59
Una vez obtenida el pre calificación por escrito o vía correo electrónico por parte del banco
se procede a la elaboración de un plan de pagos, donde se detallará:
Fecha de elaboración
Denominación del proyecto, del inmueble y Área en m2,
Áreas adicionales (parqueaderos, jardín, patios, bodega etc.)
Valor del bien inmueble y Descuento (en caso de existir)
Datos de los clientes, (nombres completos y números de cedula)
Condición y forma de pago.
Financiamiento directo, (periodo de construcción de la vivienda) Detalle de crédito
institucional. (bancos, cooperativas, biess, mutualistas etc.) Fecha aproximada de
entrega del inmueble)
60
Elaborado por el autor
Tabla 8 Solicitud compra de vivienda
FECHA:
DENOMINACIÓN:
ÁREA
VALOR
DEATOS PERSONALES:
NOMRES: APELLIDOS :
NACIONALIDAD: ESTADO CIVIL: GENERO:
ECUATORIANA SOLTERA
EXTRANJERO CASADO MASCULINO
VIUDO FEMENINO
DIVORCIADO
UNION LIBRE
PROFESIÓN / ACTIVIDAD:
DIRECCIÓN DEL DOMICILIO:
CIUDAD : PROVINCIA
PROPIA ARENDADA VIVE CON FAMILIARES :
CELULAR:
RUC: RISE :
TIPO DE NEGOCIO : ACTIVIDAD PRINCIPAL:
CARGO ACTUAL: INGRESOS:
SEPARACIÓN DE BIENES:
NOMRES: APELLIDOS :
CÉDULA DE CIUDADANÍA
RUC: RISE :
TIPO DE NEGOCIO : ACTIVIDAD PRINCIPAL
CARGO ACTUAL: INGRESOS:
FIRMAS COMPRADOR: FIRMA CÓNYUGUE:
LUGAR Y FECHA DE NACIMIENTO:
LUGAR Y FECHA DE NACIMIENTO:
SOLICITUD DE COMPRA DE VIVIENDA
NOMBRE DEL PROYECTO:
TIPO DE INMUEBLES
TIEMPO DE TRABAJO :
TIPO DE VIVIENDA :
CORREO ELECTRONICO:
CÉDULA DE CIUDADANÍA :
TIEMPO DE TRABAJO :
NOMBRE DE LA EMPRESA O LUGAR DETRABAJO:
NOMBRE DE LA EMRESA O LUGAR DETRABAJO:
DATOS PERSONALES DEL CÓNYUGUE:
TELÉFONO CONVENCIONAL :
DATOS FAMILIARES
N° DE CARGAS FAMILIARES
61
Elaborado por el autor
Tabla 9 Plan de pagos.
P
N° PCen - P001 - EC01
Fecha: 14 Octubre 2019
PROYECTO:
TIPO DE INMUEBLE: C 3
Area m2:
PROMOCIÓN /DESCUENTO %: USD
ÁREAS ADICIONALES: Patio servicio (m2) Bodega (m2) 0,00 Estaciona. (m2) 18,00 Area L/S (m2) 0,00
Terraza (m2)
Nombres del cliente: C.I.
Conyuge: C.I.
ENTRADA %
FINA. DIRECTO %
PAGO EN FIRMA DE LA ESCRITURA
DIA MES
N° DE CUOTAS 1 GASTOS ADMINISTRATIVOS MENS. -$
DETALLE DIA MES AÑO VALOR DETALLE DIA MES AÑO VALOR
Q1 -$
Q2 -$ -$
Q3 -$ -$
Q4 -$ -$
Q5 -$ -$
Q6 -$ -$
Q7 -$ -$
Q8 -$ -$
Q9 -$ -$
Q10 -$ -$
% #¡DIV/0! VALOR:
CREDITO % 0,00% USD $ Fecha firma escrituras 20 Noviembre 2019 MUTU. PICHIN.
GTOS. LEG. USD $ Fecha aprox. Entrega 20 Diciembre 2019 PRODUBANCO
OTROS USD $ con desembolso BIESS X
TOTAL CRED. USD $ PACIFICO
Estimacion de pagos Credito Hipotecario: (El monto y plazo lo define el banco en base a su capacidad de pago y endeudamiento) OTRAS
PLAZO AÑOS 0 CUOTA MENSUAL -$ PRIMAS SEGURO
TASA DE INTERES 7,99% ING. REQUERIDOS -$ INGRESO REAL USD $
GASTOS ADICIONALES (Aproximados)
Gastos de escrituras: USD $ -$ Otros (Avaluos, gastos adicionales, etc.) USD $ -$
Gasto Financ. (Interes, garant. banca.). USD $ -$ Promesa de compra venta: USD $ -$
Condiciones especiales:
NOTA 1: Si el cliente no cumple con las cuotas pactadas en este documento se generará el cobro de intereses de mora.
NOTA 2: los documentos para el credito hipotecario deberan presentarse con 60 dias de anticipacin a su vencimiento.
NOTA 3: La tasa de interes y su respectivo reajuste pueden modif icarse por la institucion f inanciera en cualquier tiempo.
NOTA 4: los gastos legales pactados en estos documentos son aproximados, estos se liquidaran definitivamente una vez se cancele los rubros a las entidades municipales
y se inscriba la escritura en el Registro de la ropiedad.
NOTA 5: el clientre declara que el origen de los fondos entregados a la a constructora, no proviene de ninguna actividad relacionada con la producción, consumo,
comercializacion de sustancias psicotrópicas y estupefacientes.
NOTA 6: Los gastos administrativos no son reembolsables en el caso de desistimiento de la compra.
0 Asesora Inmobiliaria Departamento Comercial
C.I. 0 Fecha: 8 Octubre 2019 Fecha:
Departamento Legal Cartera
0 Fecha: Fecha:
C.I. 0
CASA DENOMINACIÓN DEL INMUEBLE:
DETALLE DEL INMUEBLE
PRECIO:
Alcarria - Conjunto Residencial
DATOS DEL CLIENTE
PRECIO FINAL:
FORMA DE PAGO
VALOR AÑO%DETALLE
CONDICION DE PAGO
-$
-$
RESERVA % #¡DIV/0!
PROMESA C/VTA % 0,00%
PLAN DE PAGOS
-$
FINANCIAMIENTO DIRECTO
FECHAS DE VENCIMIENTO FECHAS DE VENCIMIENTO
$ 0,00
CRÉDITO INSTITUCIÓN FINANCIERA
-$
-$
-$
62
Conjuntamente con la solicitud de vivienda pasara al departamento legal para la elaboración
de la promesa de compra venta la misma que se firmara en la notaria, en esta se detallara:
Nombres de los compradores,
Nombre de los vendedores,
Antecedentes del bien inmueble, (linderos y dimensiones)
Promesa de compra venta
Precio y forma de pago (valores cancelados con cheque, transferencia, depósitos)
Tiempo de entrega del inmueble,
Obligaciones de las partes
Gastos
Origen de los fondos
Multa,
Gravámenes
Cláusula de caso fortuito o de fuerza mayor.
Jurisdicción y competencia
63
El vendedor será el encargado de hacer la recuperación de la cartera de acuerdo a la forma de
pago pactada al momento de la venta ya que puede ser venta al contado o venta con crédito
hipotecario por cuanto en los dos casos existe un proceso y periodo de tiempo para la
realización de escrituras en el primer caso y gestión de crédito, así como de escritura e hipoteca
en el segundo caso respectivamente.
En todos los casos, una vez firmada la escritura definitiva de compra venta el vendedor se
encargara de hacer una pre entrega y revisar conjuntamente con el cliente verificando que la
vivienda se encuentre de acuerdo a lo pactado al momento de la negociación en cuanto a los
acabados y metrajes, la empresa tendrá un periodo de 15 días a partir de la pre entrega para
realizar los arreglos pertinentes en caso de existir, para luego realizar la entrega definitiva una
vez recibido el pago total del bien inmueble con las respectivas actas de entrega y anexo de
acabados.
Por último, el vendedor deberá demostrar al cliente su interés aun después de haber cerrado la
venta haciendo un seguimiento de post venta, gestionando las garantías que mantiene el
producto en un periodo de tres meses hasta que el cliente no tenga objeciones y pueda quedar
satisfecho con la compra que realizo puesto que al ser un bien inmueble es una adquisición a
largo plazo y en la mayoría de casos es una compra para toda la vida.
64
Elaborado por: Fernanda Torres
Figura 13 Flujograma de venta.
3.2.1.8 Recuperación de cartera
Al ser una constructora de bienes inmuebles se puede generar dos tipos de ventas al contado o
a crédito, en ambos casos existen la recuperación de cartera la misma que se debe hacer el
seguimiento respectivo.
El gerente deberá delegar un responsable para el control y seguimiento del proceso de
recuperación de cartera, este debe caracterizarse por su responsabilidad, compromiso,
honestidad y buena fe.
Es responsabilidad del encargado de cobranzas garantizar la recuperación de la cartera, a través
de estrategias que permitan mantener una planificación y organización de todas las actividades
Inicio La gerencia elabora un plan de ventas
Se dota de el material físico con información de los proyectos
inmobiliarios a los vendedores
No
EL MATERIAL ESTA COMPLETO
SiSe procede a la publicación y publicidad de los proyectos
habitacionales
El vendedor hace contacto con el cliente e
informa sobre los beneficios del proyecto
inmobiliario.
El cliente se muestra interesado en el bien
inmueble?
Concreta visita con el cliente para ver casa
modelo SiLe gusta la casa al cliente?SI
Se realiza la proforma y se determina la forma de
pago
La compra es al contado o a crédito
contado
Se hace la reserva
crédito
Se realiza un análisis crediticio y precalificación bancaria
NONO
El cliente cumple con la pre calificación?
SI
NO
Se firma promesa de compra venta
Se realiza un crédito hipotecario? SI Inicio de cédito
hipotecario
Entrega de documentos para tramites de escrituración
NO
seguimiento de crédito
Firma de la escritura
definitiva de compra venta
Firma de la escritura definitiva de compra
venta
Recuperación del saldo de pendiente de pago
desembolso
Entrega de la casa FIN
65
para la gestión de cartera, además de ser responsable en mantener el cumplimiento del
presupuesto de cobros y su medición permanente.
El responsable de cartera definirá las estrategias de cobro como: el proceso que se va a utilizar,
forma un equipo de trabajo, el buen manejo de los recursos asignados para medir el
cumplimiento y los resultados obtenidos en la gestión de cobros, también, organiza constantes
capacitaciones para los colaboradores de cartera y puedan manejar las objeciones que tiene el
cliente como el nivel socioeconómico, los problemas que tiene el cliente y generar confianza,
así como solucionar el inconveniente que pueda presentarse.
El responsable de cartera deberá cumplir con el procesamiento de la información del crédito,
es decir que se llevara un registro por cada uno de los clientes en el cual se tomara: nombre del
proyecto, detalle del bien inmueble, los datos personales, así como número de teléfono celular
y convencional, los valores pendientes de pago, fechas de cobro.
Elaborado por el autor Tabla 10 Registro de clientes
NOMBRE DEL CLIENTE:
CÉDULA:
TELÉFONOS:
NOMBRE DEL CÓNYUGUE :
CÉDULA:
TELÉFONOS:
DIRECCIÓN:
DETALLE VALOR FECHA CHEQUE/DEPÓSIT / TRANSFERENCIA
RESERVA 10%
CUOTA 1
CUOTA 2
CUOTA 3
CUOTA 4
CUOTA 5
TOTAL ENTRADA 30%
CREDITO HIPOTECARIO
TOTAL
FORMA DE PAGO
DETALLE DEL INMUEBLE
NOMBRE DEL PROYECTO:
TIPO DE INMUEBLE:
DENOMINACIÓN DE INMUEBLE:
ÁREA:
VALOR:
DATOS DEL CLIENTE
66
El vendedor deberá realizar un informe mensual sobre los ingresos de dinero que se genera
como cobros de abonos al valor total de la vivienda que el cliente cancela, esta información
servirá al responsable de cartera y a la gerencia para poder administrar su flujo de efectivo.
.
Elaborado por: Fernanda Torres
Tabla 11 Formato de informe de ingresos mensuales
Luego el responsable de cartera segmentará y analizará el tipo de cartera que mantiene la
empresa esta podría ser cartera por vencer, cartera vencida y cartera en mora, definiendo en
cada uno de ella cuantos clientes están en cada etapa para poder conservar una gestión de
cobranza oportuna. para la ejecución del cobro y administración de los recursos recaudados asi
como mantener herramientas que permitirán el contacto con el cliente con el objetivo de poder
recibir el pago en el menor tiempo posible de acuerdo a los siguientes pasos:
3.2.1.9 Recuperación de cartera al contado
El departamento legal en conjunto con la gerencia deberá proporcional al departamento de
ventas toda la documentación legal y actualizada del bien inmueble, así como de la empresa y
N° PROYECTO
DENOMINA
CIÓN CLIENTE
N°
CUOTA VALOR
FECHA DE
PAGO CAN/ P P
INFORME DE INGRESOS MENSUALES
TOTAL INGRESOS
MES : AÑO:
67
representante legal para poder iniciar con los trámites pertinentes para la recuperación de
cartera, de modo que de estos dependerá el inicio oportuno o retraso del mismo.
El vendedor negocia con el cliente en la venta al contado que de acuerdo a la política interna
de la empresa el cliente pagara con transferencia bancaria o cheque certificado a nombre de
Pumaconstructores el valor correspondiente al 75% del bien del inmueble, y se firmara una
promesa de compra venta, seguidamente el vendedor entregara toda la documentación
requerida para iniciar el trámite de escrituración,
Por consiguiente, el vendedor tendrá la obligación de hacer el seguimiento respectivo del
trámite de transferencia de dominio en el municipio y el cierre de la misma en la notaria; el
cliente pagará el saldo del valor de la casa correspondiente al 25% con transferencia bancaria
o cheque certificado a nombre de Pumaconstructores al momento de la firma de la escritura.
Para cerrar con el proceso de recuperación de cartera el vendedor emitirá un recibo de cobro al
cliente y deberá entregar todos los respaldos al departamento de contabilidad para poder
realizar los registros contables y cerrar este proceso con la emisión de la factura.
68
Flujograma de recuperación de cartera al contado.
Elaborado por el autor
Figura 14 Flujograma de recuperación de cartera al contado.
3.2.1.10 Recuperación de cartera con crédito hipotecario.
El crédito hipotecario es un instrumento por el cual el comprador podrá financiar la compra; el
vendedor deberá de realizar todo el proceso de recuperación de cartera por cuanto tiene el
contacto directo con el cliente y la información detallada de la aplicación del crédito hipotecario
en la institución financiera que realizo la pre calificación.
INICIO
El gerente delega un responsable para el
control y recuperación de la cartera
El responsable procesa la
información de la cartera por
cada cliente
El responsable de cartera solicita al
vendedor un informe mensual de
ingresos y datos del cliente
El responsable determina si es una
venta a crédito o al contado
crédito
contado
El departamento legal entrega al
vendedor toda la documentación
legal de bien inmueble
El vendedor solicita al cliente el
75% del valor de venta y firman
promesa de compra venta
El vendedor entrega la carpeta con
documentos legales e inicio del
tramite de escrituración
Firma de la escritura definitiva de
compra venta y cancelación del
25% del saldo pendiente
Recepción y confirmación del
deposito o transferencia
Registro contable de la recuperación
de saldo y liquidación de cartera
FIN
69
Para poder mantener una recuperación de cartera efectiva el vendedor deberá realizar el
asesoramiento y acompañamiento del trámite de crédito hipotecario al cliente de acuerdo a los
siguientes pasos:
Asesoramiento en el llenado del formulario de crédito hipotecario.
Revisión y confirmación de documentos del cliente a través de un check list.
Mantener actualizada y completa la documentación del bien que se está
vendiendo.
Entrega de documentación en la institución bancaria (solicitando un acuse de
recibido.)
Acompañamiento en avalúo del bien
Hacer contacto con estudio jurídico para su respectivo seguimiento.
Verificar los pagos de hojas de rentas y concejo provincial
Acompañamiento en firma de escritura en notaria.
Seguimiento en institución bancaria para desembolso.
Verificar en cuenta bancaria de la empresa valores desembolsados
correspondan a saldo pendiente de pago.
Se emite un recibo de cobro al cliente por el valor desembolsado.
70
Se realizará una liquidación de haberes que debe coincidir con los valores
pendientes de pago
Se entregará todos los respaldos al departamento de contabilidad para poder
realizar los registros contables y cerrar este proceso con la emisión de la
factura.
Flujograma de recuperación de cartera con crédito hipotecario
Elaborado por el autor
Figura 15 Flujograma de recuperación de cartera con crédito hipotecario
Pasos para gestionar el cobro de una cartera vencida
El vendedor entrega al responsable de cartera toda la documentación de respaldo en el cual
indique todos los movimientos de pago realizado por el cliente y este en conjunto con la
INICIOEl vendedor deberá de
realizar todo el proceso de recuperación de cartera
El vendedor realiza un pan
de pagos
Se analiza el tiempo
de recuperación de
cartera
Procede al
asesoramiento del
cliente
Asesoramiento con el llenado del formulario de crédito hipotecario
Asesoramiento con el llenado del formulario de
crédito hipotecario
Actualizar y completa la documentación del bien Inmueble.La información esta
completa y actualizada?
NOSI
Entrega de documentación en
la institución bancaria
(solicitando un acuse de
recibido.)
Acompañamiento en
avalúo del bien
Hacer contacto con estudio jurídico para su respectivo seguimiento
Verificar los pagos de
hojas de rentas y
concejo provincial
Acompañamiento en
firma de escritura en
notaria.
Seguimiento en institución
bancaria para desembolso.Verificar en cuenta bancaria de la empresa valores desembolsados
Se Emite un recibo de cobro al cliente por el valor
desembolsado
Se realizará una liquidación de
haberes
Entrega de todos los documentos de respaldos al
departamento de contabilidad
Informe al responsable de cartera Liquidación de la cartera FIN
Es enviado al responsable de cartera
71
gerencia y el asesor legal analizará de manera individual cada caso para poder gestionar las
estrategias para la recuperación de la cartera.
Verificación de documentación del cliente
Corroborar los valores vencidos
Verificar fechas de vencimiento
Analizar el motivo por el cual el cliente no puede cancelar
Revisar nuevas opciones de pago
Llegar a acuerdos entre las partes
Elaboración de financiamiento
Si no hay acuerdos se realiza la cancelación de la negociación (resciliación de promesa
de compraventa,
De acuerdo a la Promesa de compra venta devolución de valore por concepto de reserva
después de vender la casa a nuevo comprador.
72
Flujograma de gestión de cobro cartera vencida
Elaborado por el autor Figura 16 Flujograma de gestión de cobro cartera vencida
INICIO
El vendedor entrega al responsable de cartera toda la documentación de
respaldo de la venta
Verificación de documentación
del cliente Verificación de movimientos de
pago realizado por el cliente
Verificar fechas de vencimiento y
valores vencidos
Existen valores
vencidos?
SI
Analizar el motivo por el cual el cliente
no puede cancelar
Revisar nuevas opciones de
pago
Llegar a acuerdos entre las
partes Existe acuerdo entre las
partes?
SI
Elaboración de Refinanciamiento y
plan de pagos NO
Se realiza la cancelación de la negociación (resciliación de promesa de compraventa,
Venta de la casa a nuevo
cliente
Devolución del dinero
por concepto de valores
cncelados.
FIN
NO
73
3.2.1.11 Reporte de saldo de cartera
Elaborado por: Fernanda Torres
Tabla 12 Reporte de saldo de cartera
El responsable de cartera deberá emitir un reporte del estado actual de la cartera a la gerencia
cada 15 días la misma que debe tener toda la información requerida como el nombre del
proyecto, y el detalle del inmueble siendo esta parte esencial para poder tener el control de la
información del proyecto que se vendió.
También deben estar claras las fechas de venta, el tiempo de crédito y la fecha máxima de pago
esto permitirá a la administración poder manejar los flujos de efectivo que se genera por la
recuperación de los pagos de acuerdo a lo pactado al momento de la venta.
De igual manera los datos del cliente, el valor de venta del bien, los valores por conceptos de
reserva y los saldos pendientes de cobro esto permitirá manejar de manera óptima la
información para que esta pueda tomar acciones necesarias y logre hacer la recuperación en el
caso de la cartera vencida, así también la gerencia podrá tener conocimiento de los valores
recaudados y pendientes de cobro para poder tomar decisiones en cuanto inversiones o
culminación de proyectos de vivienda.
PROYECTO DETALLE
DEL BIEMVENDEDOR
FECHA DE
VENTA
DIAS DE
CRÉDITO
FECHA DE
VENCIMIENTONOMBRE DEL CLIENTE
VALOR DE
VENTA
VALOR DE
RESERVA
VALOR
PENDIENTE
DE PAGO
FECHA DE
PAGO ABONOS
SALDO
PENDIENTE DE
PAGO
ESTADO DÍAS DE
MORA
VALOR RECUPERADO A LA FECHA
REPORTE DE COBRO O SALDO DE CARTERA
VALOR TOTAL DE VENTA
CARTEA PENDIENTE
74
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA CERTERA Y EFECTIVO
PUMACONSTRUCTORES
3.2.2 Efectivo
El efectivo y su equivalente es parte del activo circulante de la empresa es decir es el dinero
que permite cubrir las obligaciones inmediatas o de corto plazo, estos pueden ser cheque,
dinero en curso legal y cuentas de ahorro o corrientes y estos son manejados a través de la
cuenta de caja y dependiendo del giro del negocio se podrá manejar una cierta cantidad de
dinero de acuerdo a la necesidad que se presente permitiendo a la empresa poder manejar
ingreso de dinero como intereses.(Guamán Aguiar et al., 2018)
Es por ello que se debe mantener una buena administración del efectivo ya que si hay buen
ingreso se puede reducir el riesgo de no poder pagas sus obligaciones; si no está bien
administrado el riesgo aumenta y en el caso de que haya mucho ingreso la empresa tendría una
pérdida de tos recursos o mantendría el dinero ocioso, es decir que no genera ningún beneficio.
3.2.2.1 Caja general
Es una parte importante de la empresa ya que en esta se registran las entradas de dinero
permitiendo al administrador poder saber cuánto dinero tiene la empresa en un tiempo
determinado, así como la elaboración de informes que permite tener un control adecuado de
los recursos para evitar el robo de activos.
Dependiendo del tamaño de la empresa se puede manejar una caja general en la cual se
mantiene una alta cantidad de fondo que mayormente son de ingresos y una caja chicha que
mantiene valores bajos y estos suelen ser fondos fijos de menor cantidad para que se pueda
controlar de manera eficiente.
Las actividades que se manejan con el efectivo de la empresa ya sean en caja general, caja
chica, bancos son muy delicadas es por ello que deben tratarse por separado.
75
En la caja general se registrará el ingreso del efectivo o su equivalente a través de cheques,
pólizas de acumulación, vales. Por políticas internas y seguridad de la empresa no se recibe
dinero en efectivo. Así también se abonará cuando se realice el depósito en el banco.
La gerencia es responsable de delegar un custodio de caja general, caja chica y bancos para su
correcto control.
Es responsabilidad del custodio de caja general controlar el ingreso de los fondos que mantiene
la empresa a través de los diferentes mecanismos de control, garantizando que estos sean
lícitos, también deberá mantener el manejo y el registro cronológico de los ingresos de manera
clara eficiente y actualizada,
La administración debe definir las actividades que realizara el custodio de caja general ya que
así se establece los responsables de cualquier situación de fraude que pueda presentarse,
además de evitar que haya cómplices entre compañeros de trabajo, por otro lado, el custodio
de caja no podrá realizar otro trabajo que no sea el establecido en el presupuesto que ahí se
detalla sus obligaciones y responsabilidades que le corresponde en el cargo que ocupa.
El gerente debe establecer un monto máximo de dinero en caja general que servirá para poder
mantener un cambio al momento de realizar las transacciones diarias, sin embargo, para la
empresa la caja generar servirá para el recaudo de los ingresos de fondos por concepto pago
por compra de bienes inmuebles, el mismo que se registra en la cuenta del anticipo del cliente
y este será comparado al final de la transacción con la emisión de la factura de venta.
Además, que los valores recaudados deben ser registrados en la cuenta de banco por que los
abonos son realizados a través de transferencias bancarias, depósitos, o el cobro con cheques
certificados en este caso todo lo recaudado será depositado en el banco.
76
El gerente deberá realizar inspecciones y controles en las operaciones de caja general sin
previo aviso para poder realizar las respectivas pruebas de control interno como los arqueos de
caja donde se podrá determinar:
los valores de compra o anticipos que cancelan los clientes y compararlos con el valor
de venta
Al final de las transacciones toda la información debe ser comparada con la factura de
venta. El miso que debe estar en completa armonía
Todas las transacciones generadas por concepto de venta o servicios prestados deben
estar bien sustentadas con sus respectivos recibos de cobro y factura emitidas.
El custodio de caja general deberá mantener un archivo de manera ordenada y cronológica de
toda la documentación de sustento de los ingresos y del control del efectivo. Que se genera
diariamente.
3.2.2.2 Caja Chica
La caja chica es un valor pequeño en efectivo que deber tener la empresa para cubrir gastos
corrientes o menores en el momento que lo necesite y no necesariamente se deba generar un
cheque y es asignada a una persona o colaborador de la empresa para su manejo y custodia.
La gerencia debe asignar a la persona idónea de acuerdo a sus capacidades y conocimientos
para el manejo y custodia de caja chica el mismo que debe ser capacitado en cuanto al manejo
de estos Fondos.
La empresa manejara la caja chica con fondo fijo el cual debe ser determinado por la gerencia
y no puede variar en el periodo en que se está trabajando, así mismo este debe ser repuesto de
77
acuerdo a como se va gastando siempre la misma cantidad, es decir no puede ser menor ni
mayor el monto al cual fue fijado al inicio de la operación; a menos que de acuerdo a la
necesidad que se presente el gerente tomara la decisión de aumentar o disminuir este valor
tomando en cuenta la mejor forma de administrar estos valores.
Los gastos que se generan en caja chica será para pagos inmediatos como: viáticos, pago de
fletes de material, compra de pequeñas herramientas, material en pequeñas cantidades,
suministros, pasajes, taxis, envío de correspondencia, artículos de limpieza, medicamentos
entre otros pagos que no necesiten generar un cheque y estos gastos tendrá un recibo de pago
provisional que sustenta el desembolso de dinero el mismo que será canjeado al momento de
recibir la factura de la compra correspondiente así mismo este comprobante de pago será
definitivo si no existe documento de respaldo de la compra.
El gerente debe asignar un monto de caja chica de $200 dólares americanos el mismo que puede
ser canjeado semanal o quincenal mente, de acuerdo a los gastos menores que se generen.
Para el manejo de caja chica se debe mantener un libro de registro de transacciones que no
necesita ser legalizado, pero si actualizado al momento de cada desembolso de dinero, también,
se registra los valores que deben ser iguales a los recibos de pago que servirá de constancia, ya
que se pueda realizar un monitoreo constante para la recuperación y recepción de las facturas
de respaldo de las compras por parte de la persona responsable del dinero.
Los fondos de caja chica deben cubrir netamente gastos menores que requiere la empresa, este
fondo no deberá cubrir gastos personales de los empleados, o realización de préstamos, así
como obligaciones que no sean autorizados por la gerencia.
78
3.2.2.3 Recibo de pago
El recibo de pago es un documento que no tiene valor tributario, pero sirve para poder justificar
de manera interna los valores que son cancelados con efectivo por concepto compras o pagos
de servicios, permitiendo así mantener un control de lo desembolsado para poder hacer la
recuperación de las facturas correspondientes a cada transacción.
El custodio de caja chica debe llenar el recibo de pago cada vez que realice un desembolso de
dinero, el mismo que debe tener la información siguiente.
Nnúmero secuencial de recibo, fecha en la que se emite el recibo, nombre de la persona que
hace el desembolso de dinero, el valor desembolsado en letras y números, nombre de la obra
para la cual se realiza el pago o la compra, detalle de lo que se compra o paga, nombre del
responsable de la compra o pago, firma y numero de cedula del beneficiario o persona
responsable del dinero desembolsado.
También en el espacio de uso interno que tiene información de los documentos de respaldo.
Nombre del proveedor
Número de la factura
Valor de la factura y Diferencia o saldo y código de la cuenta contable.
79
Elaborado por el autor
Tabla 13 Recibo de pago caja chica
Elaborado por el autor
Tabla 14 Formato de libro de caja chica
RECIBO N°
CIUDAD FECHA
RECIBO DE : VALOR $
OBRA:
DETALLE :
CODIGO:
PARA USO INTERNO:
FIRMA CEDULA:
PROVEEDOR :
RECIBO DE PAGO CAJA CHICA
RESPONSABLE DE COMPRA:
DIFERENCIA O SALDO
VALOR DE LA FACTURA
FACTURA N°
…...........................................
LA SUMA DE: (EN LETRAS)
01
FECHA DE
OPERACIÓN DETALLE
RESPONSA
BLE
N° DE
COMPROBA
NTE
ENTRADA O
REPOSICIÓN
DE FONDO
PAGOS SALDOS
LIBRO DE CAJA CHICA
80
Elaborado por el autor
Tabla 15 Formato de comprobante de pago
3.2.2.4 Arqueos de caja chica
Para poder mantener un control adecuado con los fondos de caja chica se realizará un arqueo
de caja, el cual es un análisis que verifica todas las transacciones por concepto de gastos
menores y comprobar que todos los valores se encuentren sustentados con facturas y
contabilizado, además, que todos los saldos físicos de caja estén de acuerdo con los saldos
contables.
El gerente asignará un supervisor de caja, el cual realizará los arqueos de caja de manera
sorpresiva, y continuas al menos tres veces al mes; el supervisor solicitará al custodio la
81
información la misma que será detallada en un formato de arqueo de caja que debe contener la
siguiente información:
Nombre de la empresa, fecha en la que se realiza el arqueo de caja, el número de caja que
corresponde, numero de arqueo, nombre del custodio, nombre de quien realiza el arqueo, hora
de inicio y finalización del arqueo, detalle de billetes y monedas en todas las denominaciones,
resumen de la caja chica, un cuadro de observaciones, firmas del custodio de caja y los
responsables del arqueo.
3.2.2.5 Pasos para hacer el arqueo de caja
En la primera parte que es netamente datos informativos se registra:
La fecha en la que se realiza el arqueo.
Los nombres del custodio de caja y el responsable de realizar el arqueo.
El número de arqueo correspondiente.
La hora de inicio del arqueo.
El saldo inicial con el que se repuso la caja chica en el periodo que se va a analizar.
En la segunda parte
El supervisor solicita al custodio de caja que haga el conteo de todos los fondos
existentes delante de él.
Se separa los billetes de las monedas y se las organiza por denominación.
Se registra los valores en los cuadros correspondientes a cada denominación.
Se hace la revisión de las facturas, recibos que justifiquen el movimiento o existencia
del dinero de dicha caja.
Una vez verificado su validez se suman los valores de cada documento.
En la tercera parte:
82
Se procede a hacer el resumen de caja chica
Se anota el total del efectivo físico que se contó anterior mente (total billetes y monedas)
en la casilla total efectivo.
Se anota los valores sumados de todas las facturas y los recibos en la casilla
correspondientes. (total en facturas y total en recibos).
Se anota el valor de la reposición de caja chica en la casilla (fondo de caja chica) valor
que se encuentra registrado en la primera parte de datos informativos.
Se suma los valores del total efectivo más el valor de total en facturas más el valor en
total recibos y se anota e la casilla (total en caja chica).
Se realiza la comparación de los valores: fondo de caja chica y total en caja chica.
Se determina si hay sobrante o faltante de acuerdo a la comparación antes mencionada.
Por último, se procede a escribe todas las observaciones de los hallazgos de este análisis
de manera clara y precisa en la casilla (observaciones).
En la cuarta parte:
Se registra la hora de finalización del arqueo de caja.
Se registra los nombres, números de cedula y las firmas de responsabilidad de las
personas que intervienen en el arqueo en conjunto con el contador o gerente.
Es importante que se anote todas las observaciones de los hallazgos encontrados mediante el
arqueo, esta información es necesaria para poder tomar medidas que permitan el correcto uso
de la caja o caja chica.
Hay que tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:
La persona encargada del arqueo de caja chica debe ser una persona honesta, integra,
responsable que no ceda a las coimas y sobre todo que haya demostrado confianza al
área administrativa.
83
El arqueo de caja chicha se lo realiza de manera sorpresiva.
Una vez iniciado el arquero de caja chica no será suspendido o postergado por ningún
motivo.
El custodio de caja chica no podrá tener contacto con ninguna persona que no tenga que
ver con el o los encargados de realizar el arqueo de caja.
El encargado de realizar el arqueo de caja por ningún motivo recibirá el los valores de
caja chica o documentos para contarlos.
El encargado El encargado de realizar el arqueo de caja se regirá netamente a anotar
todos los datos que indique el custodio de caja chica.
El encargado de realizar el arqueo de caja debe estar atento a todas las acciones del
custodio de caja chica.
3.2.2.6 Reembolso de caja chica.
Para la reposición del fondo de caja chica el custodio verificara que los gastos menores hayan
superado el 75% del valor total de la caja o lo que determine la gerencia, luego, deberá sustentar
este porcentaje utilizado con las respectivas facturas o recibos, estos se entregan al contador
adjunto a un cuadro resumen de gastos para que el contador verifique que este todo correcto
incluido las fechas de emisión las cuales deben estar dentro del periodo en que se realizó la
última reposición y la solicitud actual.
Para esto, el custodio hará un resumen de todas las transacciones realizadas con la siguiente
información:
Nombre del responsable de caja chica, fecha de elaboración del resumen, m+onto del fondo de
caja chica, fecha de las transacciones, número de recibo o facturas, concepto, valor, código de
cuentas contables de cada transacción
84
Justificando los movimientos con las facturas o recibos correspondientes los mismo que deben
tener las fechas oportunas al periodo en que fue la última reposición de caja hasta el momento
en que realiza el resumen de gastos indicando saldos que corresponde la actual reposición; el
contador será el responsable de analizar dicho resumen y confirmará que la información este
correctamente respaldada y aprobará el resumen de transacciones.
De no existir alguna novedad se procede realizar la solicitud para la reposición, caso contrario
la documentación será devuelta al custodio para que pueda ordenar la documentación y
justificar el gasto para volver a solicitar la reposición; si el custodio no tuviere los documentos
de respaldo de los gastos no justificados estos valores serán repuestos por el custodio de caja a
través de un descuento en rol de pagos, y si existe un sobrante de caja este se registrará
contablemente como otros ingresos.
Luego se solicitará la reposición con el respaldo del resumen aprobado a la gerencia y este
autoriza la reposición del fondo delegando a si a tesorería la emisión de un cheque a nombre
del custodio de caja chica culminando si con la reposición.
El supervisor de caja chica debe solicitar información del por qué existe faltante en caja chica
para poder tomar medidas correctivas, así como una explicación del porque existe sobrantes de
caja.
85
Elaborado por el autor
Tabla 16 Formado de arqueo de caja chica
EMPRESA: CAJA N°
FECHA: N° DE ARQUEO
CAJERO:
REALIZADO POR:
HORA DE INICIO HORA DE FINALIZACIÓN
SALDO INICIAL
DENOMINACIÓN CANTIDAD SUB TOTAL DENOMINACIÓN CANTIDAD SUB TOTAL
$100,00 $1,00
$50,00 $0,50
$20,00 $0,25
$10,00 $0,10
$5,00 $0,05
$1,00 $0,01
TOTAL EN RECIBOS:
CUSTODIO DE CAJA SUPERVISOR DE CAJA
NOMRE: NOMRE:
C: C:
CONTADOR
NOMRE:
C:
DIFERENCIA
OBSERVACIONES RESUMEN DE CAJA CHICA
TOTAL EFECTIVO:
TOTAL EN FACTURAS:
FONTO DE CAJA CHICA:
TOTAL EN CAJA CHICA:
TOTAL MONEDAS Y BILLETES
EFECTIVO
ARQUEO DE CAJA
PUMACONSTRUCTORES
TOTAL BILLETES TOTAL MONEDA
MONEDAS BILLETES
86
Elaborado por el autor
Tabla 17 Formato Resumen caja chica Reposición
MONTO
EMPRESA : GASTO
DIFERENCIA
FECHA : 75%
DOCUMENTO NÚMERO DESCRIPCION CODIGO VALOR
SUMA 0
APROBADO
PUMACONSTRUCTORES
RESUMEN DE CAJA CHICA
RESPONSIBLE:
RESPONSABLE
87
Flujograma de procesos para arqueo de caja
Elaborado por el autor
Figura 17 Flujograma de procesos para arqueo de caja.
INICIOEl gerente designa a la persona que
realizara el arqueo de caja chica
El supervisor de caja chica
determina el día y la hora
para el arqueo.
El supervisor hace
contacto con el
custodio de caja.
supervisor solicitara al
custodio la información
El custodio de caja tiene toda
la información correctamente?SI
Se inicia con
la conciliación
El supervisor registra
todos los datos
informativos.
Se procede al conteo de los
fondos en efectivo
existentes.
El supervisor anota
la información por
cada
denominación.
Se revisa los
documentos de
respaldo por cada
transacción
Una vez verificado su
validez se suman los
valores de cada documento.
Se separa los billetes de
las monedas y se las
organiza por
denominación.
Se procede a hacer el
resumen de caja chica Se realiza el resumen del
arqueo de caja chica.
Se suma los valores del
total efectivo mas el valor
de total en facturas mas el
valor en total recibos
Se realiza la
comparación de los
valores: fondo de
caja chica y total en
caja chica.
Se determina si hay
sobrante o faltante
Escribir todas las
observaciones de los hallazgos
de este análisis
Se registra la hora de
finalización del arqueo
Registrar los nombres, números de
cedula y las firmas de
responsabilidad
Se informa al contador y a la
gerencia las novedades o
hallazgos.
Existen inconsistencia en el
arqueo de caja chica
NO
FIN
SI Se toma medidas correctivas.
88
3.2.3 Cuentas bancarias
Por el giro del negocio que tiene Pumaconstructores, la empresa mantiene cuentas corrientes
por cuanto realiza considerables transacciones diarias, también para la seguridad, manejo y
control de los ingresos por concepto de ventas a través de transferencias bancarias, depósitos,
o pólizas de acumulación y egresos del dinero para realizar cancelaciones de todas las
obligaciones que tiene la empresa sean estos pagos a proveedores, nomina, impuestos, servicios
básicos, prestamos, afiliaciones al seguro social, trámites legales, municipales entre otros, de
esta manera no maneja dinero en efectivo para dichas obligaciones; es por ello que para poder
mantener el control y funcionamiento de las cuentas bancarias se debe tomar en cuenta varios
aspectos.
Las cuentas bancarias son apertura das a nombre de la empresa Pumaconstructores, en las
cuales siempre interviene como cuenta conjunta sin embargo se reflejan individualmente las
firmas del presidente y el gerente general que a su vez funge las funciones de representante
legal, además los fondos que se manejan en estas cuentas son netamente para el giro del
negocio, así previenen que los fondos sean utilizados en transacciones que no tengan que ver
con la empresa.
Lo óptimo es que la empresa maneja un número reducido de cuentas bancarias de acuerdo a la
necesidad que se presenta; la empresa mantiene tres cuentas bancarias, puesto que en cuestión
de ventas es necesario manejar cuentas en bancos que sean más conocidos por los clientes, ya
que la mayoría de los clientes tienen sus ahorros en pólizas a plazo fijo y al momento de realizar
la compra de una vivienda se puede hacer una transferencia de póliza a nombre de la empresa,
así también, si el cliente desea hacer transferencias bancarias el dinero se efectiviza de manera
inmediata por cuanto las cuentas son del mismo banco, permitiendo así que la transacción sea
más rápida y segura, por otro lado, la empresa destina una cuenta bancaria para la emisión de
89
cheque o pagos con transferencias por concepto de pagos de sus obligaciones para que haya
mayor control y no haya confusión en cuanto al registro; solo en casos necesarios o de
emergencia se realiza los pagos de otras cuentas.
El gerente asignará a la persona responsable de la emisión de los cheques y o transferencias, la
cual deberá generar los asientos contables correspondientes de acuerdo al documento que se va
a cancelar; pedirá la autorización a la gerencia para la cancelación del mismo y emitirá el
cheque para posterior mente ser revisado por el contador y ser firmado por el gerente o
presidente de la empresa.
La gerencia debe tomar medidas para el control de la emisión de transferencia y en especial
con los cheques para su correcto funcionamiento;
Estos cheques deben emitirse de manera cronológica y consecutiva.
No se debe emitir cheques al portador.
Se colocará sellos de seguridad con las palabras páguese al beneficiario, solo para
depositar, de acuerdo a la transacción realizada.
Los cheques en blanco son emitidos solo al personal autorizado en realizar compras sin
proforma los cuales se anexa el comprobante de pago y son emitidos de manera manual.
En los cheques que se dañan por alguna razón serán escritos o estampados con la
palabra anulado.
90
Mantener todas las seguridades físicas necesarias para el resguardo y custodia de
chequeras y claves de acceso a los bancos ya sean con cajas de seguridad o en cajones
con llave.
La empresa al realizar una cantidad considerable de pagos a través de la emisión de cheques y
transferencias bancarias, tiene la necesidad de asignar a la persona encargada de tesorería, la
misma que debe realizar un registro diario de pagos ya sean con cheque o transferencia esta
información se la puede descargar de la cuenta bancaria y anexar los datos como: nombre del
proveedor detalle del pago, número de factura, numero de cheque o transferencia, y valor
cancelado, nombre de la obra; esta información permite a la gerencia saber cuánto dinero
cancelo en el día y la disponibilidad de saldo que tiene en la cuenta.
El contador debe mantener un con control de las cuentas bancarias de la empresa para
evidenciar el correcto uso de cada movimiento bancario y que los fondos hayan sido
direccionado par el fin correspondiente.
Para ello el responsable de tesorería debe tener un registro actualizado de todas las
transacciones; al momento de emitir un cheque se realizará el asiento contable en el sistema
que maneja la empresa sea este por cancelación de facturas pendientes de pago o algún otro
concepto y se imprime junto con el cheque el comprobante de pago, luego, se procede al
registro en el talón de la chequera.
Si es el caso de emitir un cheque manual se adjunta un comprobante de pago donde se
registrara: fecha de emisión, responsable del cheque, nombre de la persona que emite el cheque,
nombre del proveedor, número de cheque, nombre del banco emisor, valor cancelado, numero
de factura, valor de la factura, numero de retención, valor de la retención, nombre de la obra a
91
la que corresponde el pago de la obligación, concepto o detalle de lo que se está cancelando,
firma y cedula del proveedor que cobra el cheque y por ultimo un cuadro donde se registra el
asiento contable cuando este sea entregado a contabilidad junto con los documentos de respaldo
de la transacción.
Para poder tener un buen control interno de las cuentas bancaria, se realiza varios
procedimientos para el manejo de la información la misma que debe estar actualizada
constantemente, esto servirá para que los procedimientos de control sean más efectivos y se
puedan ejecutar de la mejor manera y en los tiempos establecidos.
También debe realizar un control de cheques manera semanal en especial con los cheques que
son emitidos manualmente, recopilando todos los documentos de respaldo como: factura de
compra, documento de retención, y comprobante de pago, los mismos que debe tener la
información detallada de la transacción; además verificar que los valores registrados en el
comprobante de pago deben estar de acuerdo al valor del cheque cancelado.
Esta información es muy útil para el registro contable y poder tener una información que
permita saber da disponibilidad de saldos en el banco, además permitirá poder llevar un control
de las cuentas atreves de las conciliaciones bancarias.
El contador es la persona encargada de mantener el control de las cuentas corrientes de la
empresa a través de la conciliación bancaria, esta permite saber los saldos que se maneja en las
cuentas corrientes y en la contabilidad comparando todos los movimientos de la cuenta por
conceptos de emisión de cheques, transferencias, retiros de cajero automático, comisiones
bancarias, y depósitos, con los registros contables, los mismos que deben coincidir sus saldos,
92
Las conciliaciones bancaria son muy importantes ya que se puede determinar sí se ha producido
algún error en la emisión de los cheques, saber quién es el responsable de dichos errores y
tomar medidas correctivas, saber los saldos de las cuentas para determinar la disponibilidad de
dinero que tiene la empresa, si existen cheques pendientes de cobro, cheques que ya han sido
cobrados, cheque no contabilizados etc., y estas deben realizarse por lo menos una vez al mes,
en la primera semana del mes siguiente.
Para hacer la conciliación bancaria se seguirá los siguientes pasos:
Se abre un libro de Excel y se guardara con el nombre de conciliación bancaria y el mes
que corresponde
Se registra el nombre de la empresa
Nombre del banco
Tipo de cuenta (cuenta ahorro o corriente)
Número de la cuenta
Periodo de la conciliación
Se tomará en cuenta el saldo de la conciliación del mes anterior, o de ser el caso de
inicio de actividades de un periodo se toma en cuenta el último saldo de la cuenta
bancaria antes del inicio de las actividades.
Se realiza una comparación de los saldos de la cuenta corriente con el libro auxiliar de
bancos del sistema contable.
93
En la primera hoja de Excel se descargará el estado de cuenta bancario de acuerdo al
periodo mensual al que corresponda.
En la segunda hoja de Excel se descargará el libro mayor de bancos del sistema contable
que maneja la empresa del mismo periodo mensual.
En la tercera hoja se realiza la conciliación bancaria.
Se compara todos los valores de los bancos con los valores del libro mayor.
Una vez comparado se determina valores que no pueden estar constando en el estado
de cuenta bancario o en el libro mayor.
Se clasifica estos valore en: cheques girados y no cobrados, depósitos en tránsito,
cheques no contabilizados. Notas de débito.
Revisar cheques y las notas de débito y contabilizar.
En la cuenta de banco restar cheques en tránsito y sumar depósitos en transito
En el libro mayor restar notas de débito y sumar notas de crédito
Por último, verificar que los saldos de cuenta bancaria coincidan con los saldos del libro
mayor.
94
Elaborado por el autor
Tabla 18 Formato conciliación bancaria
NOVIEMBRE 2019
CUENTA CTE.
SALDO SEGÚN LIBROS $
CHEQUES GIRADOS NO COBRADOS
TOTAL CHEQUES GIRADOS NO COBRADOS 0,00
CHEQUES NO REGISTRADOS
TOTAL CHEQUES NO REGISTRADOS 0,00
DEPOSITOS NO REGISTRADOS
TOTAL DEPOSITOS NO REGISTRADOS 0,00
SALDO SEGÚN ESTADO DE CUENTA
2095007071
CONCILIACION BANCARIA
95
Elaborado por el autor
Figura 18 Flujograma de conciliación Bancaria
INICIO
El Contador verifica que la
se haya recopilado toda la
información
Se abre un libro
de Excel
Se registra datos
informativos como: nombre
de la empresa, nombre del
banco, tipo de cuenta,
periodo de conciliación.
Se tomará en cuenta el
saldo de la conciliación
del mes anterior
Se realiza una comparación de los
saldos de la cuenta corriente con el
libro auxiliar de bancos del sistema
contable
En la primera hoja de Excel se
descargará el estado de cuenta
bancario
En la segunda hoja de Excel
se descargará el libro mayor
En la tercera hoja se realiza
la conciliación bancaria.
Se compara todos los
valores de los bancos con
los valores del libro mayor
Ddetermina valores que no pueden estar constando
en el estado de cuenta bancario o en el libro mayor.
Hay documentos no
registrados?
SI
Se clasifica estos valore en: cheques girados y no
cobrados, depósitos en tránsito, cheques no
contabilizados. Notas de débito.Revisar cheques y las notas de
débito y contabilizar
En la cuenta de banco restar
cheques en transito y sumar
depósitos en transito
En el libro mayor restar notas de
debito y sumar notas de crédito
Por último, verificar que los
saldos de cuenta bancaria
coincidan con los saldos del
libro mayor
FIN
Se
contabiliza
todas las
transacciones
96
3.2.4 Delegación de funciones del personal.
Es muy importante que la empresa cuente con el personal capacitado para poder delegar
funciones ya que esta permite poder organizar y utilizar el tiempo adecuado en las tareas que
se deben realizar diariamente, también, cuando se delega una función a un empleado se le esta
asignando una responsabilidad, así como la capacidad de poder tomar decisiones, resolver
conflictos, cumplir con sus obligaciones sin la necesidad que su jefe inmediato este
supervisándolo en todo momento.
Otro punto muy importante al momento de delegar funciones a los empleados del área de
cartera y tesorería es que el personal administrativo podrá centrarse en las tareas que le
corresponde, dedicando más tiempo y eficacia en la toma de decisiones ya sean estos en la
solución de necesidades, adquisiciones para futuros proyectos, organización de los recursos
económicos, materiales y humanos, para poder alcanzar los objetivos que tiene la empresa.
La gerencia debe hacer un análisis para saber que tareas son más importantes que permita saber
si estas tienen información que el resto del personal no debe saber o que por su naturaleza solo
la pueda manejar el área administrativa y que tareas puede hacer un empleado considerando
que hay personas que cuentan con el conocimiento, compromiso y que pueden hacerlo
optimizando el tiempo que la gerencia tiene para poner más atención en lo que le compete.
Cuando se delega las funciones a un empleado se puede evidenciar que se tiene mejores
resultados, ya que se crea un compromiso personal entre el empleado y el empleador así
también, este a su vez se siente motivado por cuanto es libre de realizar todas las tareas de
acuerdo a su criterio, responsabilidad, su forma de trabajar dando resultados de mejor calidad
sin dejar de lado las políticas y reglas que tiene la empresa; también, permite el desarrollo
97
personal de los trabajadores así como mejorar la comunicación entre empleados dando como
resultado una mejor productividad.
Para poder delegar las funciones hay que tomar en cuenta que persona cuenta con las
capacidades que se requiere, habilidades y conocimiento para la tarea que se va a asignar, por
otro lado, se debe ser claro al momento de:
Explicar en qué consiste el trabajo que va a realizar; en el caso de cartera, que
procedimientos aplicaría para la recuperación de la cartera, como realizara el
seguimiento a los clientes y vendedores, que información requiere para el
cumplimiento de los procesos a aplicar etc. por otro lado, en el caso de tesorería como
se maneja los pagos a proveedores, cuáles son las condiciones de crédito que tiene los
proveedores como cancelar las obligaciones, en qué circunstancias se cancelarían las
obligaciones con cheques o transferencia entre otros.
Cuáles son sus responsabilidades; mantener la cartera de clientes actualizada, hacer la
re recuperación de cartera en el tiempo determinado para poder tener un buen flujo de
efectivo en la empresa, así también, en tesorería mantener canceladas todas las
obligaciones de corto o largo plazo permitiendo mantener un buen nivel crediticio a la
empresa.
Hasta qué punto puede el empleado puede tomar decisiones o exponer ideas para poder
solucionar posibles conflictos o resguardo de seguridad de los activos de la empresa
que permitan cumplir con los objetivos planteados y el cumplimiento de las funciones
asignadas.
98
Es importante que el empleado sepa quién es su jefe inmediato para que se pueda dirigir
a este en momentos de toma de decisiones, consultas, permisos, quejas o sugerencia.
El empleado debe saber cómo se medirá su desempeño a través de informes periódicos,
supervisión de su jefe inmediato o medición de logros alcanzados.
El plazo que tiene para el cumplimiento su trabajo en muy importante ya que el
empleado determinara que tiempo dedica a cada cosa que realiza y puede organizarse
de mejor manera.
Establecer el horario de trabajo comprendido de 8 horas diarias, de manera escrita y
socializarla con todo el personal ya sea con carteles informativos, así como
determinados en su contrato de trabajo o en su asignación de funciones ya que es la
parte más importante para el cumplimiento de objetivos de cada área.
Por último, socializar de manera verbal o escrita al resto del personal del área de cartera
y tesorería la asignación de trabajo de la persona escogida para evitar conflicto entre
empleados ya sean estos por jerarquía o antigüedad.
Una vez que se asigna la tarea esta debe ser formalizada por escrito ya sea en el contrato de
trabajo o con un nombramiento, también la gerencia debe hacer un seguimiento de manera
periódica, esta puede ser con reuniones en las cuales el empleado presentara un informe de lo
que se ha realizado y así poder medir su desempeño, si es el caso que el empleado a cumplido
con el trabajo de manera exitosa la gerencia reconocerá sus logros, y continuara laborando
como lo ha venido haciendo.
99
Si el empleado no ha cumplido con las tareas asignada la gerencia indagara en los motivos por
el cual el empleado no ha cumplido con las expectativas, se determinara si existe algún tipo de
problemas o situaciones que no estuvieron al alcance del empleado para ser solucionados, o si
sus conocimientos no fueron lo suficiente mente competentes para cumplir sus objetivos la
gerencia determinara si este podría seguir trabajando en la función asignada, en este caso se
procede a hacer una serie de capacitaciones para reforzar conocimientos y poder incentivar al
empleado para poder cumplir con las metas establecidas.
Elaborado por el autor
Figura 19 Flujograma de procesos asignación de personal
INICIO
La gerencia analiza las tareas que se
van a asignar
Analizar capacidades y
asigna al personal idóneo
Explicar en qué consiste el trabajo
que va a realizar de manera verbal y
escrito
Determinación responsabilidades
y autonomía del trabajo asignado
Notificar por escrito y
presentación de sus jefe
inmediato
Medir su desempeño a traves de informes
periódicos, supervisión de su jefe inmediato o
medición de logros alcanzados.
Establecer horario de trabajo
Socializar de manera verbal y escrita el
nuevo puesto de trabajo y la asignación con
el personal del área
Formalizar por escrito la asignación
FIN
100
CAPITTULO IV
4 Conclusiones y Recomendaciones
Conclusiones
Se aplicó una encuesta al personal administrativo en la que se obtiene información de
primera mano de cómo es el manejo del control interno que se está aplicando y si ha
cumplido con las necesidades que requieren los departamentos analizados, en cuanto a
proceso y culminación de trabajo, comportamiento del personal, cumplimiento de
políticas y normas internas de la empresa, en la cual se determino que en la empresa
existen bases de control de acuerdo a la experiencia adquirida por los colaboradores o
recomendaciones por parte del contador, que no se aplica de manera correcta y la
información requerida es incompleta ocasionando así, hacer doble trabajo.
En cuanto al efectivo se puede decir que tienen un deficiente control que no permite
conocer los saldos reales en las cuentas bancarias ya que las pruebas que se aplican son
escasas y no se las realiza de manera periódica, también el registro de la información
es tardío ya que no esta actualizada en el tiempo que se requiere por cuanto no se cuenta
con la cantidad suficiente de empleados para el trabajo que se realiza, además Al hacer
el análisis a través de la observación directa se pudo observar que las instalaciones
donde funciona la caja no se encuentran con las correspondientes medidas de seguridad
puesto que tiene bastante accesibilidad a cualquier persona del área administrativa
Se realizó un análisis de RIESGO, MEFI, DAFO a los departamentos de cartera y
efectivo, permitiendo medir el riesgo que tienen ya que se puede evidenciar el estado
en que se encuentra cada uno, mostrando varios puntos débiles que deben corregirse de
101
manera oportuna, por cuanto, los mecanismos de control interno y manejo de recursos
e información que utiliza cada departamento no son los adecuados.
En cuanto al personal se evidencia que mantienen mínimos los valores institucionales,
no cuentan con un alto compromiso laboral, no cumplen a cabalidad con las normas y
reglamentos internos de la empresa.
Recomendaciones
Implementar el sistema de control interno en las áreas de cartera y efectivo para obtener
mejores resultados en cuanto al manejo de procedimientos y desempeño de las
actividades puesto que de estos depende el manejo de su liquides estar al día con sus
obligaciones, poder tener una buena información para la toma de decisiones y que no
esté en riesgo las posibles negociaciones de futuros proyectos inmobiliarios.
La gerencia debe tomar medidas en cuanto a la aplicación de las pruebas de control que
se propone en este manual aplicando las recomendaciones de las pruebas a emplear en
cada una de las áreas tomando en cuenta la cantidad necesaria de colaboradores en cada
departamento, afianzando los conocimientos y experiencia en las actividades que
realizan cada uno de ello, para poder mantener un mejor control de la información,
también tomar en cuenta las recomendaciones en cuanto a seguridad descritas en el
manual al igual que hacer las adecuaciones necesarias para mantener la seguridad fisica
de la caja, así como la delegación de responsabilidad del custodio de caja para su
correcto uso además de hacer inspecciones rutinarias para controlar que los procesos
que se aplican sean los correctos y poder corregir posibles situaciones de riesgo.
102
Se recomienda que se elabore el análisis de riesgos y todo lo que en este conlleva para
poder medir los riesgos a los que se expone tanto los departamentos analizados, así
como la empresa por lo menos una vez al año ya que este permite determinar estrategias
y medidas correctivas para poder controlar o mitigar el riesgo.
Se propone verificar que reglas de convivencia han sido socializadas al personal y si se
está cumpliendo con el compromiso adquirido por cada uno de ellos; así también la
actualización de políticas internas para obtener los resultados esperados de cada uno
de los departamentos, además de crear un ambiente laboral armonioso y con
compromiso con el personal, aplicando pruebas de conocimiento, que permitan estar al
tanto de las habilidades y destrezas, así como la objetividad que mantienen para poder
asignar las funciones definitivas y establecer sus responsabilidades por escrito y
socializarlo con todo el personal, así también entregar a cada uno el reglamento interno
de la empresa, para el cumplimiento de las obligaciones que tienen en su puesto de
trabajo.
103
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ANEXOS
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