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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
DISEÑO DE UN SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO APLICADO AL COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
TRABAJO DE TITULACIÓN, MODALIDAD PROYECTO DE
INVESTIGACIÓN PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO
EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
AUTOR: GONZALO GABRIEL IGUASNIA CALDERÓN
TUTORA: LIC. RAÚL ARTURO FUENMAYOR MARÍN, M.Sc.
QUITO, D.M. OCTUBRE DE 2016
REFERENCIAS DEL AUTOR: Gonzalo Gabriel Iguasnia Calderón,
ggabo-ic@hotmail.com
REFERENCIAS DEL TUTOR: Lic. Raúl Arturo Fuenmayor Marín, MSc.,
raulfuemayor@yahoo.com
Iguasnia Calderón, Gonzalo Gabriel (2016). Diseño de un sistema de
procedimientos de control interno administrativo y financiero aplicado
al Comisariato Automotriz. Trabajo de Titulación, modalidad proyecto
de investigación para la obtención del Título de Ingeniero en
Contabilidad y Auditoría, Contador Público Autorizado. Carrera de
Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE. 193 p.
iii
DERECHOS DE AUTOR
Yo, Gonzalo Gabriel Iguasnia Calderón, con C.C. 0604247536 en calidad de autor del
trabajo de investigación: DISEÑO DE UN SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO APLICADO AL
COMISARIATO AUTOMOTRIZ. Autorizo a la Universidad Central del Ecuador a
hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o parte de los que contiene esta
obra, con fines estrictamente académicos o de investigación.
Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente
autorización, seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los
artículos 5, 6, 8, 19 y demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su
Reglamento.
Asimismo, autorizo a la Universidad Central del Ecuador para que realice la
digitalización y publicación de este trabajo de investigación en el repositorio virtual, de
conformidad a lo dispuesto en el Art. 144 de la ley Orgánica de Educación Superior.
En la ciudad de Quito, a los 31 días del mes de Octubre de 2016
Gonzalo Gabriel Iguasnia Calderón
C.C. 0604247536
ggabo-ic@hotmail.com
iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo Lic. Raúl Fuenmayor Marín, MSc., en calidad de tutor del trabajo de titulación,
DISEÑO DE UN SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO APLICADO AL COMISARIATO
AUTOMOTRIZ., elaborado por el estudiante Gonzalo Gabriel Iguasnia Calderón, de
la Carrera de Contabilidad y Auditoría, Facultad de Ciencias Administrativas de la
Universidad Central del Ecuador, APRUEBO, en consideración que el trabajo de
titulación reúne los requisitos y méritos necesarios en el campo metodológico y
epistemológico, para ser sometido al jurado examinador que se designe en virtud de
continuar con el proceso de titulación determinado por la Universidad Central del
Ecuador.
En la ciudad de Quito, a los 31 días del mes de Octubre de 2016
Lic. Raúl Fuenmayor Marín, MSc.
C.C. 060009052-6
v
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA
vi
DEDICATORIA
El presente trabajo se lo dedico:
A mi padres y hermanos por ser el primer vínculo en mi vida y quienes fueron mis
primeros maestros al guiarme en rectitud sin importar lo oscuro o claro sea el camino
de la vida y darme, su tiempo, sabiduría, paciencia y sacrificios de forma incondicional
para cumplir una etapa más en mi vida como como hijo y hermano. Con mucho amor y
gratitud a mi mama quien es y será causa y consecuencia de mis logros y sueños que
poco a poco lo iré consiguiendo y fortaleciendo a través de su amor incondicional.
Gonzalo Gabriel Iguasnia Calderón
vii
AGRADECIMIENTO
Mi más sincero agradecimiento:
A Dios por darme la vida y llenarlo de sabiduría y perseverancia para culminar mis
estudios universitarios.
De manera muy especial a mis padres quienes son el motor y motivación para que siga
cumpliendo mis objetivos personales y profesionales.
A mis hermanas por compartir su felicidad y ayuda en los momentos difíciles y
fructíferos en familia.
A la Universidad Central del Ecuador por abrirme sus puertas y brindarme sus
conocimientos de forma integral.
A quienes fueron mis profesores durante mi carrera universitaria por bríndame sus
conocimientos y experiencias que son de ayuda para mi crecimiento personal y
profesional, y de manera muy especial agradezco al Master Raúl Fuenmayor quien fue
mi guía y orientación para la culminación de este trabajo.
Al Comisariato Automotriz por brindarme la información necesaria para la realización
de este trabajo de investigación.
Finalmente a mis amigos y compañeros quienes compartí los momentos más felices de
mi vida como estudiante universitario.
Gonzalo Gabriel Iguasnia Calderón
viii
CONTENIDO
DERECHOS DE AUTOR ............................................................................................... iii
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ..............................iv
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA ............................................................................. v
DEDICATORIA ...............................................................................................................vi
AGRADECIMIENTO .................................................................................................... vii
CONTENIDO ................................................................................................................ viii
LISTA DE FIGURAS ................................................................................................... xiii
RESUMEN .....................................................................................................................xvi
ABSTRACT ................................................................................................................. xvii
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. 1
1. ASPECTOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN ....................................... 2
1.1 Antecedentes Generales .................................................................................... 2
Antecedentes de la Organización ...................................................................... 2 1.1.1
Base legal de la empresa ................................................................................... 2 1.1.2
1.2 Organismos de control ...................................................................................... 4
Servicio de Rentas Internas ............................................................................... 4 1.2.1
Ministerio de Trabajo ........................................................................................ 5 1.2.2
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social ........................................................ 6 1.2.3
1.3 Estructura y filosofía institucional .................................................................... 7
Objetivos de la Empresa ................................................................................... 7 1.3.1
Misión ............................................................................................................... 7 1.3.2
Visión ................................................................................................................ 7 1.3.3
Valores Corporativos ........................................................................................ 7 1.3.4
La empresa ........................................................................................................ 8 1.3.5
Reseña histórica ................................................................................................ 8 1.3.6
Organigrama Estructural ................................................................................. 10 1.3.7
Organigrama Funcional .................................................................................. 10 1.3.8
Gerente General. ............................................................................................. 10 1.3.9
1.3.9.1 Agente de ventas y cobranzas ........................................................................ 11
1.3.9.2 Jefe de Ventas ................................................................................................ 12
1.3.9.3 Bodeguero ...................................................................................................... 12
ix
1.3.9.4 Contador ......................................................................................................... 12
2. DIAGNOSTICO SITUACIONAL ...................................................................... 14
2.1 Ambiente Externo ........................................................................................... 14
Macroambiente ............................................................................................... 14 2.1.1
2.1.1.1 Factor Económico. ......................................................................................... 14
2.1.1.1.1 Producto interno bruto ................................................................................... 14
2.1.1.1.2 Inflación ......................................................................................................... 16
2.1.1.1.3 Tasas de Interés .............................................................................................. 17
2.1.1.2 Factor Político ................................................................................................ 20
2.1.1.3 Factor Social .................................................................................................. 21
2.1.1.3.1 Mercado Laboral ............................................................................................ 21
2.1.1.3.2 Pobreza ........................................................................................................... 22
2.1.1.4 Factor Tecnológico ........................................................................................ 23
2.1.1.4.1 Tecnologías de la información y de la comunicación (Tics) ......................... 24
2.1.1.4.2 Uso del internet .............................................................................................. 24
Microambiente ................................................................................................ 25 2.1.2
2.1.2.1 Clientes .......................................................................................................... 25
2.1.2.2 Proveedores .................................................................................................... 30
2.1.2.3 Competencia .................................................................................................. 34
2.2 Análisis Interno ............................................................................................... 38
2.3 Matriz FODA .................................................................................................. 49
Análisis Foda Del Comisariato Automotriz. ................................................... 49 2.3.1
Matriz de estrategias FODA ........................................................................... 50 2.3.2
3. MARCO TEÓRICO ............................................................................................ 52
3.1 Sistema de control interno COSO I ................................................................ 52
Sistemas .......................................................................................................... 52 3.1.1
3.1.1.1 Sistema Abierto .............................................................................................. 52
3.1.1.2 Sistema Cerrado ............................................................................................. 52
3.1.1.3 Elementos de los sistemas .............................................................................. 53
Ambiente de Control ....................................................................................... 54 3.1.2
Evaluación de riesgos ..................................................................................... 54 3.1.3
Actividades de control .................................................................................... 55 3.1.4
x
Información y comunicación. ......................................................................... 55 3.1.5
Monitoreo ........................................................................................................ 55 3.1.6
3.2 Administración y organización empresarial ................................................... 56
Concepto de Administración empresarial ....................................................... 56 3.2.1
Objetivos de la administración empresarial .................................................... 56 3.2.2
Organización Empresarial ............................................................................... 57 3.2.3
3.2.3.1 Conceptos según autores ................................................................................ 57
3.2.3.2 Objetivo de la organización empresarial ........................................................ 58
3.2.3.3 Importancia .................................................................................................... 58
3.2.3.4 Formas de organización empresarial.............................................................. 58
3.2.3.5 El organigrama de la empresa ........................................................................ 59
3.3 Administración ................................................................................................ 60
Conceptos de autores ...................................................................................... 60 3.3.1
Importancia de la administración .................................................................... 61 3.3.2
Funciones de la administración ....................................................................... 61 3.3.3
Proceso administrativo .................................................................................... 62 3.3.4
3.3.4.1 Planificación .................................................................................................. 62
3.3.4.2 Organización .................................................................................................. 63
3.3.4.3 Dirección ........................................................................................................ 63
3.3.4.4 Control ........................................................................................................... 64
Administración de la calidad........................................................................... 65 3.3.5
3.4 Administración Financiera .............................................................................. 66
Conceptos ........................................................................................................ 66 3.4.1
Funciones de la Administración Financiera .................................................... 66 3.4.2
Funciones del Administrador financiero ......................................................... 67 3.4.3
Componentes de la administración financiera ................................................ 67 3.4.4
3.5 CONTROL INTERNO ................................................................................... 68
Objetivos ......................................................................................................... 69 3.5.1
Elementos del Control Interno ........................................................................ 70 3.5.2
Limitaciones del Control Interno .................................................................... 70 3.5.3
Características del control interno................................................................... 70 3.5.4
Manuales de procedimientos dentro del control interno. ................................ 70 3.5.5
xi
3.5.5.1 Concepto de Procedimientos .......................................................................... 71
3.5.5.2 Objetivos de los procedimientos .................................................................... 71
3.5.5.3 Características de los procedimientos ............................................................ 71
3.5.5.4 El control interno administrativo ................................................................... 71
3.5.5.5 El control interno contable ............................................................................. 72
3.6 Organigramas .................................................................................................. 73
Conceptos según autores ................................................................................. 73 3.6.1
Objetivos ......................................................................................................... 74 3.6.2
Ventajas ........................................................................................................... 74 3.6.3
Desventajas ..................................................................................................... 74 3.6.4
Elaboración de Organigramas ......................................................................... 74 3.6.5
Clasificación de los organigramas .................................................................. 75 3.6.6
3.7 Diagramas de flujo .......................................................................................... 76
4. DISEÑO DE UN SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO APLICADO AL
COMISARIATO AUTOMOTRIZ ...................................................................... 78
4.1 Organización estructural y funcional propuesto ............................................. 79
Organigrama estructural del Comisarito Automotriz ..................................... 79 4.1.1
Organigrama Funcional .................................................................................. 80 4.1.2
4.1.2.1 Gerente General ............................................................................................. 80
4.1.2.2 Jefe Comercial/Ventas ................................................................................... 81
4.1.2.3 Agente de ventas y cobranzas ........................................................................ 82
4.1.2.4 Vendedor ........................................................................................................ 82
4.1.2.5 Cajero ............................................................................................................. 83
4.1.2.6 Jefe administrativo financiero ........................................................................ 83
4.1.2.7 Bodeguero- Almacén y compras .................................................................... 84
4.1.2.8 Jefe de Talento Humano ................................................................................ 84
4.1.2.9 Contador ......................................................................................................... 85
4.2 Propuesta del diseño de procedimientos administrativos ............................... 86
Procedimientos para compras ......................................................................... 86 4.2.1
Procedimientos para control de inventarios .................................................... 91 4.2.2
Procedimientos para ventas ........................................................................... 101 4.2.3
xii
Procedimiento para Talento Humano. .......................................................... 114 4.2.4
4.3 Propuesta del diseño de procedimientos financieros .................................... 122
Procedimientos para caja .............................................................................. 122 4.3.1
Procedimientos para Caja Chica ................................................................... 128 4.3.2
Procedimientos para bancos .......................................................................... 135 4.3.3
Procedimientos para cuentas por cobrar ....................................................... 140 4.3.4
Procedimientos para pago a proveedores ...................................................... 144 4.3.5
Procedimientos para nómina ......................................................................... 149 4.3.6
Procedimientos para determinación y pago de impuestos ............................ 153 4.3.7
Formatos e instructivos propuestos ............................................................... 156 4.3.8
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................ 186
Conclusiones .................................................................................................................. 186
Recomendaciones .......................................................................................................... 187
BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................... 189
xiii
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Organigrama Estructural del Comisariato Automotriz ................................... 10
Figura 2 Producto Interno Bruto Sectorial por Años ...................................................... 15
Figura 3 Oferta y Utilización de Bienes y Servicios, 2014-2015 ................................... 15
Figura 4 Inflación Acumulada ........................................................................................ 16
Figura 5 Tasas de Interés del año 2015 .......................................................................... 17
Figura 6 Tasa de Interés Activa ...................................................................................... 18
Figura 7 Tasa de Interés Pasiva ...................................................................................... 19
Figura 8 Razones de la Crisis Económica 2015. ............................................................ 20
Figura 9 Evolución Trimestral de Economía Laboral .................................................... 21
Figura 10 Evolución Trimestral de Economía Laboral .................................................. 22
Figura 11 Evolución de la pobreza por Ciudad .............................................................. 23
Figura 12 Evolución de la Pobreza por Ciudades Principales ........................................ 23
Figura 13 Motivos de Uso de Internet por Área ............................................................. 24
Figura 14 ¿Qué atributos posee la empresa al momento de adquirir sus productos? ..... 26
Figura 15 Pregunta N°. 2 Clientes ................................................................................. 26
Figura 16 ¿Cómo calificaría usted la atención al cliente? .............................................. 27
Figura 17 ¿Cómo calificaría los productos ofertados a sus clientes? ............................. 27
Figura 18 ¿Cómo califica la durabilidad en los productos que ofrece la empresa? ....... 28
Figura 19 ¿El servicio de asesoría personalizada como lo considera? ........................... 28
Figura 20 ¿En qué grado de dificultad se da la apertura de créditos? ............................ 29
Figura 21 ¿El tiempo en la entrega de los productos es oportuno? ................................ 29
Figura 22 ¿Poseen un sistema de control de calidad que garantice la efectividad de
sus productos? ..................................................................................................... 30
Figura 23 ¿Disponen de herramientas tecnológicas que ayuden a la toma de
decisiones? .......................................................................................................... 31
Figura 24 ¿La organización cuenta con procedimientos escritos para el control de
pedidos? .............................................................................................................. 31
Figura 25 ¿La compañía cuenta con las existencias necesarias para cubrir la
demanda de los clientes? .................................................................................... 32
Figura 26 ¿Los clientes cancelan los pagos en las fechas establecidas? ........................ 32
xiv
Figura 27 ¿La empresa cuenta con períodos de gracia a los pagos vencidos a
crédito? ............................................................................................................... 33
Figura 28 ¿Cómo evaluaría el plazo de entrega de los productos a sus clientes? .......... 33
Figura 29 ¿Conoce otras empresas que ofrecen los mismos productos que la
nuestra? ............................................................................................................... 34
Figura 30 ¿Ha adquirido los productos de estas empresas las cuales conoce? ............... 35
Figura 31 ¿Seguiría comprando los productos de estas empresas en el futuro?............. 35
Figura 32 ¿Qué políticas de venta utiliza la competencia? ............................................ 36
Figura 33 ¿Qué plazos da la competencia en ventas a crédito? ...................................... 36
Figura 34 ¿Los precios de la competencia son mejores a la nuestra? ............................ 37
Figura 35 ¿Los plazos a crédito de la competencia son mejores a la nuestra? ............... 37
Figura 36 ¿A través de qué medios llego a conocer la competencia? ............................ 38
Figura 37 ¿Conoce la misión y visión de la compañía? ................................................. 39
Figura 38 ¿La estructura organizacional es adecuada para la ejecución de sus
operaciones? ....................................................................................................... 39
Figura 39 ¿Se cumple con los pagos a los proveedores en las fecha acordadas? ........... 40
Figura 40 ¿Se paga de forma oportuna a los empleados?............................................... 40
Figura 41 ¿Los objetivos de la compañía son medibles y cuantificables? ..................... 41
Figura 42 ¿Existen procedimientos administrativos escritos formalmente? .................. 41
Figura 43 ¿Existen procedimientos financieros escritos formalmente? ......................... 42
Figura 44 ¿Existen planes y programas que ayuden al desarrollo de las actividades
de la organización? ............................................................................................. 42
Figura 45 ¿Cuentan con políticas escritas en cada área que conforma la
organización? ...................................................................................................... 43
Figura 46 ¿La organización cuenta con un sistema informático contable propio? ........ 43
Figura 47 ¿La rotación de inventarios es alta? ............................................................... 44
Figura 48 ¿Se realizan tomas físicas de los inventarios constantemente? ...................... 44
Figura 49 ¿Se utiliza documentos internos que sustenten las entradas y salidas de
los productos? ..................................................................................................... 45
Figura 50 ¿Se controla y evalúa la cartera de clientes constantemente? ........................ 45
Figura 51 ¿El nivel de satisfacción en los clientes es alto? ............................................ 46
Figura 52 ¿La organización entrega a tiempo los productos a sus clientes? .................. 46
xv
Figura 53 ¿Existe un seguimiento de las quejas proporcionadas por los clientes? ........ 47
Figura 54 ¿El nivel de satisfacción de los empleados es alto? ....................................... 47
Figura 55 ¿Existe una delimitación de funciones y responsabilidad para cada
trabajador? .......................................................................................................... 48
Figura 56 ¿A Los empleados se los capacita constantemente? ...................................... 48
Figura 57 Tipos de sistemas organizacionales ............................................................... 53
Figura 58 Elementos de un sistema ................................................................................ 53
Figura 59 Símbolos Gráficos de los Diagramas de Flujo ............................................... 77
Figura 60 Organigrama Estructural Propuesto. .............................................................. 79
xvi
DISEÑO DE UN SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO APLICADO AL COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
RESUMEN
El presente trabajo de titulación se basa en el diseño de procedimientos administrativos
y financieros aplicados al Comisariato Automotriz con el fin de que se establezca un
control interno mediante políticas, funciones, actividades y así asegurar que se trabajen
bajo estos mismos parámetros; la implementación del control interno permitirá a la
compañía realizar una gestión efectiva y adecuada a los departamentos de talento
humano, compras, ventas y contabilidad con la finalidad de optimizar recursos y
aumentar su productividad.
El manejo adecuado de los lineamientos y procedimientos visualizados permitirá dar
seguimiento al cumplimiento de funciones y así detectar de manera oportuna los errores
para mitigarlos.
Mediante el análisis y requerimiento del Comisariato Automotriz se elabora un sistema
de procedimientos administrativos y financieros en sus principales áreas: inventarios,
ventas, compras, contabilidad, cartera de clientes/proveedores y talento humano.
PALABRAS CLAVES: SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO / PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS / PROCEDIMIENTOS
FINANCIEROS/ POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS / POLÍTICAS FINANCIERAS
xvii
DESIGN OF A SYSTEM OF INTERNAL ADMINISTRATIVE AND
FINANCIAL CONTROL PROCEDURES APPLIED TO COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
ABSTRACT
The present titling work is based on the design of administrative and financial
procedures applied to the Comisariato Automotriz in order to establish internal control
through policies, functions, activities and thus ensure that they work under these same
parameters; the implementation of internal control will enable the company to
effectively and adequately manage human talent, procurement, sales and accounting
departments in order to optimize resources and increase productivity.
The proper management of the guidelines and procedures displayed will allow
monitoring of compliance of functions and thus detect in a timely manner the errors to
mitigate them.
Through the analysis and requirement of the Comisariato Automotriz, a system of
administrative and financial procedures is elaborated in its main areas: inventories,
sales, purchases, accounting, client / supplier portfolio and human talent.
KEYWORDS: INTERNAL CONTROL SYSTEM PROCEDURES /
ADMINISTRATIVE PROCEDURES / FINANCIAL PROCEDURES /
ADMINISTRATIVE POLICIES / FINANCIAL POLICIES
1
INTRODUCCIÓN
El diseño de procedimientos administrativos y financieros aplicados al Comisariato
Automotriz permitirá la optimización de recursos y aumento en la productividad
comercial mediante actividades establecidas de una forma adecuada y pertinente a cada
departamento con el fin de que su desenvolvimiento sea el óptimo acorde a los objetivos
organizacionales.
El diseño de procedimientos se fundamenta en el cumplimiento de políticas y
atribuciones que posee cada trabajador para que su desempeño laboral sea eficiente y
pertinente a las operaciones de la compañía.
El desarrollo del presente trabajo de investigación parte del conocimiento y entorno
general de la organización con el propósito de entender y conocer sobre la filosofía
organizacional hasta en la manera de cómo se organizan para poner en práctica sus
funciones diarias, este conocimiento y observación de la dinámica empresarial del
Comisarito Automotriz sirve como referencia para obtener datos con el fin de
determinar la situación actual de la organización y sirva como punto de partida a través
de un análisis interno y externo para para proponer una mejora en la compañía.
Mediante los resultados que arroje el análisis interno y externo de la compañía y un
apoyo de una base bibliográfica adecuada el presente trabajo propone desde un
organigrama estructural y funcional, seguido de las políticas y procedimientos
administrativos y financieros en las áreas críticas que comprenden: Inventarios, ventas,
cartera de clientes/proveedores y talento humano hasta la propuesta de diagramas de
flujo que permitirá visualizar e identificar de forma fácil las actividades en cada área.
Este sistema de procedimientos de controles administrativos y financieros va enfocado
al cumplimiento de los objetivos organizacionales del Comisariato Automotriz
2
1. ASPECTOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN
1.1 Antecedentes Generales
Antecedentes de la Organización 1.1.1
El Comisariato Automotriz es una comercializadora y distribuidora de repuestos y
accesorios que dan soporte al mercado automotriz desde 1998, otorgando beneficios a
sus clientes con asesoría personalizada y productos de calidad.
Comisariato Automotriz pone a disposición la distribución de repuestos originales y
genéricos dentro de los estándares de calidad para las marcas Chevrolet - Suzuki -
Nissan - Renault - Mazda - Toyota - Hyundai - Daewoo - Kia - Volkswagen, etc.
Comisariato Automotriz le brinda excelentes beneficios como son:
Créditos a corto y mediano plazo.
Entrega Inmediata a domicilio.
Atención en diferentes puntos de venta más cerca al cliente.
La empresa cuenta con personal calificado con experiencia, listo para atender las
necesidades de sus clientes y brindar un servicio de calidad.
Base legal de la empresa 1.1.2
El Comisariato Automotriz no posee políticas y reglamentos por escrito sin embargo a
lo largo de la vida de la organización ha contado con normas intrínsecas, las cuales se
han transmitido a cada empleado que ha sido parte de la organización, con el fin de que
estas sean cumplidas. A continuación se detalla de forma narrativa las normas a las que
se rige la organización, objeto de la propuesta.
3
Del nombre e imagen de la empresa
El personal que ingrese a formar parte de la organización, deberá respetar y hacer
respetar el nombre de la misma, cumplir con todas las obligaciones según consta en el
contrato que se celebró entre el empleador y empleado, también deberá cumplir de
forma obligatoria con normas internas que a su ingreso serán de su conocimiento, con el
fin de establecer una filosofía institucional y fomentar las buenas costumbres
comerciales.
De la canasta y calidad de productos
La organización ofrece repuestos, accesorios y piezas altamente calificados que
satisfacen las necesidades del consumidor, es así que tiene dos segmentaciones
claramente definidas:
Distribuidores autorizados de la marca FREEZETONE TM (certificada con ISO
9001), aditivos y refrigerantes para el sector automotriz.
Distribuidores y comercializadores al por menor y mayor de las mejores marcas
en el campo de repuestos automotrices ya sean en las líneas de material
eléctrico, cauchos, auto lujos, aceites y lubricantes tanto para automóviles
livianos y pesados.
De la venta de productos y su promoción
Custodiar de forma correcta los productos que comercializa la empresa desde el
momento de exhibirse hasta la entrega de los mismos.
Mantener actualizado el catálogo de precios de todos los productos que se
ofrecen al público y además contar con listados impresos y que estén a
disposición siempre del cliente.
Verificar que los productos que se compran primero sean los primeros en salir
con el fin de evitar daños en los mismos ya sea por vencimiento u obsolescencia.
Tener siempre un stock moderado que permita cubrir las demandas de los
consumidores.
4
De los deberes formales de la empresa.
Es responsabilidad del gerente, controlar y verificar que los registros de ingresos
y gastos sean los correctos.
Será responsabilidad de la empresa presentar declaraciones al SRI de: IVA,
retenciones en la fuente, impuesto a la renta, así como también anexos
transaccionales y demás obligaciones fiscales.
Será un deber de la empresa mantener su RUC actualizado y manejar
comprobantes de venta debidamente autorizados por el Servicio de Rentas
Internas.
1.2 Organismos de control
El Comisariato Automotriz se encuentra bajo la supervisión de los siguientes
organismos de control.
Servicio de Rentas Internas (SRI).
Ministerio de Trabajo.
Instituto de Seguridad Social (IESS).
Servicio de Rentas Internas 1.2.1
El servicio de Rentas Internas es un organismo autónomo, encargado de recaudar los
tributos dentro del territorio ecuatoriano contemplados en las leyes vigentes. Este
organismo tiene como fin establecer una cultura fiscal y ejercer una equidad tributaria
hacia los contribuyentes.
Personas naturales obligadas a llevar contabilidad.
Operan con un capital propio que al inicio de sus actividades económicas o al 1
primero de enero de cada ejercicio impositivo hayan superado 9 fracciones básicas
desgravadas del impuesto a la renta o cuyos ingresos brutos anuales de esa actividad
Ejercicio inmediato anterior, haya sido superior a las 15 fracciones básicas
desgravadas o cuyos costos y gastos anuales, imputables a la actividad empresarial
Ejercicio fiscal inmediato anterior haya sido superior a 12 fracciones básicas
desgravadas…” (Servicio de Rentas Internas, 2015).
5
Las personas naturales que, de acuerdo con el inciso anterior, hayan llevado
contabilidad en un ejercicio impositivo y que luego no alcancen los niveles de capital
propio o ingresos brutos anuales o gastos anuales antes mencionados, no podrán dejar
de llevar contabilidad sin autorización previa del Director Regional del Servicio de
Rentas Internas.
El Comisariato Automotriz es una persona natural obligada a llevar contabilidad desde
el año 2012 ya que cumplió con los montos establecido en aquella época, actualmente la
posición financiera de la organización no supera los límites que determina la ley sin
embargo el Servicio de Rentas Internas menciona que no puede dejar de llevar
contabilidad; la entidad ha cumplido con todas las obligaciones ante este organismo de
control. Por consiguiente el número de RUC es 1800315101001 y su actividad
registrada es: VENTA AL POR MAYOR Y MENOR DE ACCESORIOS, PARTES Y
PIEZAS DE VEHÍCULOS AUTOMOTORES, cuyos dueños son Gonzalo Iguasnia
Anguieta y Leonor Nieto Nieto.
El Comisariato Automotriz presenta la declaración de IVA y Retención en la Fuente
mensual el 28 de cada mes, adicionalmente el anexo transaccional simplificado, a su vez
se presenta de manera anual los Gastos Personales y las declaraciones del Impuesto a la
Renta y Relación de dependencia.
Ministerio de Trabajo 1.2.2
El Ministerio de Trabajo es la institución rectora de políticas públicas de trabajo,
empleo y del talento humano del servicio público, que regula y controla el
cumplimiento a las obligaciones laborales mediante la ejecución de procesos eficaces,
eficientes, transparentes y democráticos enmarcados en modelos de gestión integral,
para conseguir un sistema de trabajo digno, de calidad y solidario para tender hacia la
justicia social en igualdad de oportunidades.
El Comisariato Automotriz se encuentra bajo la supervisión del Ministerio de Trabajo,
debido a que se encuentran laborando 5 personas, la empresa se divide en las áreas
administrativa/financiera donde cuentan con 3 personas (2 hombres y una mujeres) y el
6
área de ventas cuenta con 2 personas (1 hombre y 1 mujer), Todo el personal de la
empresa cuenta con un contrato laboral legalizado según lo establece la normativa.
El Comisariato Automotriz cumple con las obligaciones contractuales desde el primer
día trabajo en cuanto a:
Sueldos y salarios
Décimo Tercer Sueldo
Décimo Cuarto Sueldo
Utilidades
Horas extras
Vacaciones
Otros ingresos
Todos estos rubros son cubiertos por la compañía de forma oportuna en los límites
establecidos como por ejemplo el cumplimiento de las 8 horas laborales diarias o las 40
horas semanales. El Comisariato Automotriz labora de lunes a sábado lo que implica el
pago de horas extraordinarias según el caso teniendo en cuenta que tienen derecho a 2
días de descanso semanalmente.
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social 1.2.3
El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social es una entidad en favor de la salud de sus
afiliados ya sean estos bajo relación de dependencia o aportación voluntaria. Es por ello
que el IESS cubre gastos en beneficio de sus afiliados ya sea por:
Riesgo de enfermedad
Enfermedad
Invalidez temporal o permanente
Muerte
Vejez
El Comisariato Automotriz tiene afiliados a todo el personal desde el primer día de
ingreso a la organización, además se cumple con el pago mensual y en forma puntual de
7
las planillas generadas por Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, así el empleador
asegura a sus trabajadores cubriendo y previniendo posibles accidentes o enfermedades
dentro o fuera de la organización. Los empleados cuentan con su clave personal para
hacer uso de los beneficios del IESS debido al cumplimiento y afiliación por parte del
Comisariato Automotriz donde el Lic. Gonzalo Iguasnia Anguieta figura como
empleador.
1.3 Estructura y filosofía institucional
Objetivos de la Empresa 1.3.1
Ser líder en la comercialización y distribución de repuestos automotrices a nivel
de Riobamba.
Tener un mayor alcance a nivel nacional en la distribución de repuestos
automotrices.
Incursionar en la distribución de material ferretero y de la construcción.
Misión 1.3.2
El comisariato automotriz tiene como misión brindar un servicio de calidad al público a
través de la distribución y comercialización de repuestos automotrices, con estándares
de seguridad, durabilidad y confiabilidad, que contribuya al crecimiento económico y
social de la ciudad de Riobamba.
Visión 1.3.3
Ser líder en la distribución y comercialización de repuestos automotrices a nivel de
Riobamba, innovando en productos de calidad con valor agregado para el mercado
nacional, generando una cultura de atención personalizada al cliente.
Valores Corporativos 1.3.4
Los valores que Comisariato Automotriz posee para poder alcanzar los objetivos y
garantizar el cumplimiento de las metas son:
8
Enfoque en la Calidad
Honestidad
Confianza
Innovación
Compromiso
Mejoramiento Continuo
Trabajo en Equipo
La empresa 1.3.5
El Comisariato Automotriz se encuentra ubicado en Riobamba en las calles Guayaquil y
Cuba, al sur de la ciudad, comercializa y distribuye productos de calidad en la rama de
automotores ofreciendo repuestos para todo tipo de automóvil y en la mejores marcas;
alemana, japonesa , taiwanesa y americana. Nuestro alcance de comercialización,
distribución de nuestros productos y servicios abarca las provincias de Chimborazo,
Tungurahua y Bolívar, nuestra estrategia de mercado es ir a lugares donde pocos llegan
dando como un valor agregado a nuestros clientes créditos de forma directa a corto y
mediano plazo, además fomentando emprendimientos microempresarios para nuevos
nichos de mercado. Actualmente el Comisariato Automotriz tiene como objetivo a largo
plazo expandir su negocio a la ciudad de Quito creando un punto de distribución que
satisfaga el mercado automotor de la capital. La finalidad empresarial y familiar de
nuestra organización es constituirse como una compañía limitada que opere ya no solo
en la rama de repuestos de automóviles sino en la distribución de material de ferretería y
de la construcción.
Reseña histórica 1.3.6
En el año 1995 la Sra. Rocío Calderón decide crear un negocio de venta directa
ofreciendo productos de repuestos automovilísticos en el centro de la ciudad de
Riobamba con el nombre “Autoplamec” teniendo una buena acogida en el mercado
debido a la poca competencia existente para la época.
9
En 1998 en medio de una crisis financiera que azotaba al Ecuador conjuntamente con
una economía inestable mundial la Sra. Roció Calderón decide cambiar el lugar de
domicilio ubicándose en el sur de la ciudad con el fin de buscar un nuevo mercado
donde la demanda sea estable, esta decisión fue tomada debido a la dolarización y los
cambios bruscos económicos.
A principios del año 1999“Autoplamec” decide ampliar su mercado y crea la
distribuidora en compañía de su esposo Sr. Gonzalo Iguasnia Anguieta teniendo como
visión y misión abastecer productos de calidad a toda la provincia de Chimborazo y
parte de Tungurahua.
Debido a la acogida y a la alta demanda que posee la comercializadora y distribuidora,
“Autoplamec” en el año 2001 se decide abrir una línea de mercado apostando a los
servicios personalizados de problemas en la línea automovilista y creando convenios
con negocios de la localidad en brindar sus servicios conjuntos. En este año la
comercializadora decide cambiar su razón social a “New Era”.
En el año 2002 viendo un nuevo horizonte en una economía en desarrollo y a la
competencia existente para la época, la comercializadora decide abrir un nuevo nicho de
negocio enfocándose al sector alimenticio, viendo como punto de venta a los
comerciantes minoristas y tiendas del centro de la ciudad ofreciendo como producto a la
distribución de arroz a mediana escala.
En 2004, “New Era” azotado por cambios en la ciudad de Riobamba y principalmente a
su fuente de demanda sumado a problemas económicos que se presentaba, se cierra y
liquida la línea arrocera y se dividen las líneas de negocio tanto de la comercializadora y
la distribuidora entre sus dueños dando así lugar a negocios independientes.
En el año 2006 se crea la distribuidora con el nombre “Comisariato Automotriz” en
donde decidió expandir su línea de negocios a provincias de Tungurahua y Bolívar
como también ampliando su gama de productos contando con el apoyo e inversión de la
Lcda. Leonor Nieto Nieto.
10
Actualmente posee una clientela fiel a los productos automotrices debido a la garantía y
calidad en cada uno de ellos que han permitido el crecimiento de la organización,
teniendo en cuenta la competencia rigurosa. “Comisariato Automotriz” tiene como
objetivo a corto plazo abrir una nueva línea de productos enfocado al sector de la
construcción que dependerá de la estabilidad económica ecuatoriana y a la capacidad
financiera de la organización.
Organigrama Estructural 1.3.7
Comisariato Automotriz
Figura 1 Organigrama Estructural del Comisariato Automotriz
Organigrama Funcional 1.3.8
Comisariato Automotriz no posee un organigrama funcional escrito donde se detalle las
responsabilidades y funciones de los miembros que conforman la organización sin
embargo se ha podido observar las actividades que realiza cada uno de estos miembros.
A continuación se detalla mediante narrativas las responsabilidades en función del
organigrama estructural.
Gerente General. 1.3.9
Contratar y remover al personal conforme a las necesidades de la organización.
Fijar las remuneraciones a los empleados conforme a las regulaciones
gubernamentales vigentes.
Gerencia
Crédito y cobranzas
Ventas Inventarios Contabilidad
11
Realizar evaluaciones del cumplimiento de las funciones de las diferentes áreas
y resolver los problemas que se presenten.
Autoriza las reposiciones de cajas como también los viáticos cuando
corresponda.
Autorizar los pedidos y adquisiciones a los proveedores, entregados por el
agente vendedor de acuerdo al reporte de stock de productos.
Aprobar y dar seguimiento a nuevos productos que formaran parte del catálogo
de producto que ofrece la organización
Firmar los cheques de la compañía y cobrar los girados a favor del mismo.
Aprobar y dar seguimiento a los pagos de los proveedores mediante control
propio del gerente.
Establecer los porcentajes de descuento en cuanto a clientes y productos.
Aprobar los créditos de los clientes.
Elaborar y proyectar su margen de utilidad en base a la variación de los costos
dentro de los parámetros de la competitividad y rentabilidad.
Mantener buenas relaciones con los clientes, empleados y proveedores, para
mantener el buen funcionamiento de la empresa.
1.3.9.1 Agente de ventas y cobranzas
Buscar nuevos clientes dentro y fuera del cantón Riobamba.
Dar a conocer a nuestros clientes sobre la dinámica de la organización y los
productos que ofrece.
Dar seguimiento a los clientes con el fin de incrementar las ventas.
Cumplir y concretar la venta en función de los objetivos organizacionales.
Recibir pedidos de la cartera de cliente o posibles clientes.
Conceder y aprobar créditos a corto y mediano plazo.
Realizar las facturas respectivas solicitadas por el cliente.
Revisar el reporte de cuentas por cobrar y recaudar los mismos.
Trasladar y entregar el producto desde el punto de venta hasta el lugar donde
reside el cliente.
Realizar las cobranzas por los créditos concedidos.
12
1.3.9.2 Jefe de Ventas
Conocer sobre las ventas, la organización, los productos/servicios, la
competencia y la estructura de la demanda potencial y real.
Emitir informes semanales y mensuales sobre las ventas y la recaudación de las
mismas.
Promover las ventas en todo el sector de comercio.
Planificar las rutas de las visitas a los clientes.
Mantener una lista de precios actualizados.
Verificar la existencia del producto para la confirmación de requerimiento de
materiales.
Mantener la buena imagen del lugar donde se comercializa los repuestos,
accesorios y piezas automotrices.
Capacitar continuamente al equipo de ventas en la excelencia del servicio al
cliente.
Optimizar los recursos asignados.
1.3.9.3 Bodeguero
Verificar las entradas y salidas de la mercadería
Revisión de inventarios para determinar sus condiciones de buen estado.
Realizar la toma física de inventarios.
Mantener el orden en los productos que ingresa a las bodegas para facilitar de
forma rápida su ubicación.
Despachar las productos según requerimientos de compra en cuanto al local y
los agentes vendedores.
1.3.9.4 Contador
Revisar que la documentación fuente esté de acuerdo a la legislación vigente.
Realizar y presentar las declaraciones mensuales tanto de Impuesto al Valor
Agregado como el de las Retenciones en la Fuentes.
13
Realizar la declaración y presentar información referente al Impuesto a renta
cuando corresponda.
Realizar las conciliaciones bancarias anualmente de las diferentes cuentas que
posee la organización.
Elaborar el proceso de devolución por beneficios tributarios en cuanto a
devolución de IVA en función de los requisitos legales vigentes.
Asesorar en temas de mejoramiento continuo de la organización ya sea en temas
contables y tributarios.
Aplicar los beneficios legales para los trabajadores.
14
2. DIAGNOSTICO SITUACIONAL
2.1 Ambiente Externo
Macroambiente 2.1.1
2.1.1.1 Factor Económico.
En el aspecto económico en estos últimos años, Ecuador es uno de los países que ha
decrecido en comparación con países latinoamericanos, puesto que la tasa de
crecimiento del año 2015 llegó aproximadamente al 9%. De forma general, en américa
latina hubo un decrecimiento económico en la mayoría de países debido a la legislación
y problemas que se han suscitado en los gobiernos latinos y particularmente en el caso
de Ecuador, considerando también que se redujo el índice de pobreza y se han
disminuido en 10 puntos porcentuales a diferencia de lo que ha sucedido en Europa con
el considerado bloque económico perfecto, la Unión Europea.
En una economía dolarizada como la ecuatoriana las tasas de interés y de inflación,
tienden a bajar e igualarse a las tasas internacionales pero principalmente con la del país
dueño de la moneda, Estados Unidos. En Japón por ejemplo, la tasa de interés pasiva es
menor a un punto porcentual; en Suiza (el país con el mayor ingreso per cápita) los
intereses son negativos, etc. En Ecuador la tasa de interés activa es del 9.12% y la
pasiva del 5.14%, actualizadas a diciembre de 2015.
2.1.1.1.1 Producto interno bruto
El producto interno bruto (PIB), es el principal agregado definido por la macroeconomía
y expresa el valor monetario de la producción de bienes y servicios finales de un país
durante un período de tiempo, se trata de macro magnitud por excelencia de la ciencia
económica.
15
Figura 2 Producto Interno Bruto Sectorial por Años
En: (Instituto Nacional de Estadísticas y Censo, 2010)
Figura 3 Oferta y Utilización de Bienes y Servicios, 2014-2015
En: (Banco Central del Ecuador, 2015)
Impacto en la empresa
El Producto Interno Bruto en el Ecuador permite conocer los productos y servicios que
se han generado de forma anual y como hemos podido ver, existe una disminución
comparada al año anterior lo que representa una desventaja para el Comisariato
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Series1 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015
Series2 5,3 14 0,4 3,6 0,2 6,16 5,1 4 3,2
0
500
1000
1500
2000
2500
Títu
lo d
el e
je
PIB- SECTORIAL
AÑOS
VARIABLES
Producto interno bruto (PIB) 102.292.260 100.176.808
Importaciones de bienes y servicios 30.173.593 23.702.545
Total oferta final 132.465.853 123.879.353
Gasto de consumo final total 74.999.440 76.267.509
Gobierno general 14.442.181 14.402.697
Hogares residentes 60.557.259 61.864.812
Formación bruta de capital fijo 27.702.468 26.359.701
Variación de existencias 1.130.848 541.993
Exportaciones de bienes y servicios 28.633.097 20.710.150
Total utilización final 132.465.853 123.879.353
2014 (sd) 2015 (p)
OFERTA Y UTILIZACION DE BIENES Y SERVICIOS
Miles de dólares
16
Automotriz ya que afecta al rendimiento económico tanto para nuestra empresa como
para nuestros clientes, lo que representa una AMENAZA.
2.1.1.1.2 Inflación
La inflación, en economía, es el incremento constante y generalizado en los precios de
los bienes y servicios.
Figura 4 Inflación Acumulada
En: (Instituto Nacional de Estadística y Censos, 2016)
Impacto en la empresa
El porcentaje de inflación es una variable que puede afectar a nuestra propuesta, debido
a que se pierde el poder adquisitivo para adquirir insumos y materiales, sin embargo en
estos últimos años las ventas y la rentabilidad del Comisariato Automotriz se ha
mantenido estable.
En el 2015 existe una disminución de la inflación en comparación al año anterior y si
tenemos en cuenta porcentajes históricos hay un equilibrio ya que la variación de la
inflación no es representativa.
Se debe tomar en cuenta que la disminución de la inflación repercute en la caída de
precios y esta a su vez en la demanda lo que representa que los empresarios vendan
menos y tiendan a bajar precios, en el caso de nuestra organización la inflación afecta
17
directamente a los productos ya que se trata de repuestos y accesorios para todo tipo de
automóviles. Para el Comisariato Automotriz la estabilidad económica que posee, se lo
considera estable ya que ha existido un crecimiento empresarial mínimo de un año al
otro, por ende la inflación, concluye que para nuestra propuesta es una
OPORTUNIDAD.
2.1.1.1.3 Tasas de Interés
Las tasas de interés es el dinero o valores recibidos por rubros invertidos a un tiempo
determinado en el sistema financiero y en la que constituye un ingreso para el deudor
además las entidades financieras cobran por créditos concedidos a los usuarios que
representa el uso del dinero en el tiempo es decir las tasas de interés son valores
pagados al a acreedor por la que el deudor hizo uso de ese derecho.
Figura 5 Tasas de Interés del año 2015
En: (Banco Central del Ecuador, 2015)
18
Impacto en la empresa
Se ha determinado que existe una variación no representativa de las tasas de interés en
los años 2015 y 2014, el Comisariato Automotriz por ser considerada una PYME´S se
rige a los porcentajes de los segmentos “Productivos Pymes” y “Comercial Prioritario
Pymes” emitidos por el Banco Central del Ecuador, estos han disminuido en
comparación al año anterior lo que significa que la organización puede acceder a
préstamos bancarios con el fin de alcanzar sus objetivos a corto o largo plazo a tasas de
interés razonables, lo que representa una OPORTUNIDAD.
Las tasas de interés pasivas en comparación al año anterior han aumentado, para el
Comisariato Automotriz el hecho de mantener dinero en el sistema financiero significa
que nos pagarán un porcentaje bajo, sin embargo ese dinero se pude utilizar para invertir
en la organización ya sea ampliando las líneas de negocio y así expandir su mercado.
Tasa Activa
Es el porcentaje que las instituciones financieras cobran por los diferentes tipos de
créditos otorgados a los usuarios de los mismos y que constituyen un ingreso para la
banca; estos porcentajes que son dispuestos y controlados por el Banco Central del
Ecuador.
Figura 6 Tasa de Interés Activa
En: (Banco Central del Ecuador, 2017)
19
Impacto en la empresa
En los años 2014 y 2015 la tasa de interés activa ha aumentado teniendo en cuenta que
estos porcentajes son referenciales ya que para nuestra organización se aplica según el
segmento, la empresa podría hacer uso de préstamos a entidades financieras con el fin
incrementar su capital, extender su línea de negocio o expandir su mercado. Las tasas de
interés por lo general tienden a tener una conducta estable ya que su variación es
mínima por lo que representa una OPORTUNIDAD.
Tasa Pasiva
Es el porcentaje que paga una institución bancaria a quien deposita dinero mediante
cualquiera de los instrumentos que para tal efecto existen.
Figura 7 Tasa de Interés Pasiva
En: (Banco Central del Ecuador, 2017)
Impacto en la empresa
La tasa de interés pasiva para el Comisarito Automotriz significa que se puede realizar
una inversión baja para obtener un rendimiento financiero teniendo en cuenta la misión
20
de la organización, esta alternativa fuera adecuada siempre y cuando exista
disponibilidad financiera adicionalmente se debe indagar las instituciones financieras
con el fin de obtener el mejor porcentaje, esta estrategia se lo tomaría como
OPORTUNIDAD.
2.1.1.2 Factor Político
Figura 8 Razones de la Crisis Económica 2015.
En: (Centro de Estudios y Datos, 2016)
En el Ecuador han venido aconteciendo sucesos circunstanciales que tienen un efecto
negativo en la economía del país, así como las protestas de los ciudadanos contra el
gobierno y su manera de administrar los recursos, la inversión empresarial tanto local
como extranjera ha disminuido en los últimos años debido a las barreras políticas que
impone el gobierno a través de impuestos y aranceles incluyendo las salvaguardias que
según la política actual nos menciona que es la manera de proteger el bienestar de las
industrias ecuatorianas tomando una actitud proteccionista, todo esto ha ocasionado una
disminución en ventas y/o utilidades del sector empresarial incluyendo la eliminación
de la presentes o posibles plazas de trabajo.
Impacto en la Empresa
Actualmente la productividad del sector automotriz ha decrecido por las barreras
gubernamentales y la mala administración del gobierno lo que ha ocasionado que las
21
ventas de la empresa se hayan disminuido de una forma circunstancial lo que representa
una AMENAZA.
2.1.1.3 Factor Social
2.1.1.3.1 Mercado Laboral
a) Población en Edad de Trabajar (PET): Comprende a todas las personas de 15 años
y más.
b) Población Económicamente Activa: Personas de 15 años y más que trabajaron al
menos 1 hora en la semana de referencia o aunque no trabajaron, tuvieron trabajo
(ocupados); o bien aquellas personas que no tenían empleo pero estaban disponibles
para trabajar y buscan empleo (desocupados).
c) Desempleados: Personas de 15 años y más que, en el período de referencia,
presentan simultáneamente las siguientes características:
o Sin empleo, no estuvo ocupado la semana pasada y están disponibles para
trabajar.
o Buscaron trabajo o realizaron gestiones concretas para conseguir empleo o para
establecer algún negocio en las cuatro semanas anteriores.
Figura 9 Evolución Trimestral de Economía Laboral
En: (Instituto Nacional de Estadísticas y Censo, 2010)
22
Figura 10 Evolución Trimestral de Economía Laboral
En: (Instituto Nacional de Estadística y Censos, 2015)
Impacto en la empresa
Observamos que la tasa de desempleo en los últimos años ha ido en aumento, tomando
en cuenta tanto a nivel urbano y rural lo que perjudicaría a la empresa, si existe más
desempleo la capacidad adquisitiva disminuye y por ende afecta a la demanda del
Comisariato Automotriz, para nuestro análisis esto se considera una AMENAZA.
Por otro lado al existir más desempleo en la ciudad de Riobamba donde se ubica el
Comisariato Automotriz se podría abaratar sueldos y buscar con más facilidad personal
que estarían dispuestos a laboral por un bajo costo lo que para nuestra organización
sería una OPORTUNIDAD.
2.1.1.3.2 Pobreza
Pobres son aquellas personas cuyo ingreso per cápita es menor a la línea de pobreza. En
diciembre 2012 la línea de pobreza fue de USD 2,54 diaria.
23
Figura 11 Evolución de la pobreza por Ciudad
En: (Instituto Nacional de Estadística y Censos, 2015)
Figura 12 Evolución de la Pobreza por Ciudades Principales
En: (Instituto Nacional de Estadística y Censos, 2015)
Como podemos observar el porcentaje de pobreza en la ciudad de Ambato es del 7.77%,
ciudad donde ocupa mercado el Comisariato Automotriz que constituye un rubro estable
en comparación con las ciudades importantes del país, lo que significa que también
existe estabilidad laboral en función de sus ingresos y para nuestra organización se
considera una OPORTUNIDAD.
2.1.1.4 Factor Tecnológico
Analiza los nuevos productos, procesos y la utilización de maquinaria o insumos
amigables con el ambiente, eficientes y de la utilización de servicios de internet.
24
2.1.1.4.1 Tecnologías de la información y de la comunicación (Tics)
Es un concepto muy asociado al de informática, entendiendo a esta última como
recursos, procedimientos y técnicas usadas en el procesamiento, almacenamiento y
transmisión de información, definición que por su parte viene sufriendo cambios de la
mano de las TIC pues hoy, no basta con hablar de una computadora cuando se hace
referencia al procesamiento de la información
La UNESCO sugiere destinar por lo menos el 1 % del PIB a la Ciencia y Tecnología,
los estudios indican que al invertir esta cantidad en país automáticamente se mejoraría
la productividad.
El Ecuador en Latinoamérica es pionero en la exportación del banano y luego le sigue
Costa Rica; sin embargo, este segundo país produce más toneladas por hectáreas, por la
única razón: emplea a la investigación para innovar tecnológicamente sus procesos y
productos. Este es solo un ejemplo de que por la falta de presupuesto para investigación
científica en el Ecuador puede causar la perdida de su nombre de“Primer exportador de
banano” y seguir en cadena con otros temas.
2.1.1.4.2 Uso del internet
Figura 13 Motivos de Uso de Internet por Área
En: (Instituto Nacional de Estadísticas y Censo, 2016)
25
Impacto en la empresa
El uso de tecnología para el Comisariato Automotriz es base para desempeñar las
actividades operacionales por lo tanto la organización cuenta una red de internet banda
ancha de alta velocidad, es primordial ya que se utilizan herramientas informáticas la
que incluye un programa informático contable denominado “Practisis”. El uso del
internet y los beneficios que representa es importante para el Comisariato Automotriz
debido a que se utiliza como medio para publicar y promocionar sus productos
principalmente en las redes sociales (Facebook) y páginas de mercado electrónico
(OLX; Mercado Libre). Para la organización representa una FORTALEZA ya que
facilita la comunicación, publicidad y promoción entre proveedores y clientes dando así
acceso a información rápida y confiable.
Microambiente 2.1.2
2.1.2.1 Clientes
Los clientes del Comisariato Automotriz son en su mayoría personas naturales tanto
obligadas a llevar contabilidad como no obligadas y el restante son organizaciones
constituidas legalmente, consumidores que demandan productos que están en el
mercado.
Dentro de los clientes principales del Comisariato Automotriz tenemos:
Puebla Chávez Cía. Ltda.
Rosa Alvarado Cía. Ltda.
El Foco Cía. Ltda.
Juan Pedro Coloma
Jaime Cisneros Pérez
Nelson Gualoto Gualoto
Ernesto Macao LLumigusin
Jorge Alvarado Piedra
Se realizó una encuesta a 10 clientes para obtener la información necesaria que ayude a
mejorar la atención con ellos.
26
1. ¿Qué atributos posee la empresa al momento de adquirir sus productos?
Figura 14 ¿Qué atributos posee la empresa al momento de adquirir sus productos?
Análisis
El 30% de los encuestados opinan que uno de los atributos que posee la empresa son los
precios accesibles, un 30% las políticas de crédito, mientras que un 20% menciona la
calidad de los productos y un 10% piensa que son los descuentos/promociones y la
buena atención al cliente, lo que representa una FORTALEZA.
2. ¿Los repuestos y accesorios de automóviles que ofrece la compañía cubren
satisfactoriamente sus necesidades?
Figura 15 Pregunta N°. 2 Clientes
Análisis
El 90% de los encuestados opinan que los repuestos y accesorios si satisfacen sus
necesidades y el 10% no, lo cual es favorable para la compañía y representa una
FORTALEZA.
30%
30% 10%
10%
20% 0%
Precios Accesibles Políticas de crédito
Buena atención al cliente Descuentos y promociones
Calidad en los productos Tiempo en el mercado
90%
10%
SI NO
27
3. ¿Cómo calificaría usted la atención al cliente?
Figura 16 ¿Cómo calificaría usted la atención al cliente?
Análisis
Los clientes opinan que la atención recibida es excelente en un 50% mientras que un
30% de los clientes opina que es buena y un 20% es mala, es decir hay que mejorar la
atención, y representa una FORTALEZA.
4. ¿Cómo calificaría los productos ofertados a sus clientes?
Figura 17 ¿Cómo calificaría los productos ofertados a sus clientes?
Análisis
Los clientes opinan que los productos ofertados son excelentes en un 70% mientras un
40% opinan que son buenos y un 10% son malos, lo cual representa una
FORTALEZA.
50%
30%
20%
Excelente Buena Mala
70%
20%
10%
Excelente Buena Mala
28
5. ¿Cómo califica la durabilidad en los productos que ofrece la empresa?
Figura 18 ¿Cómo califica la durabilidad en los productos que ofrece la empresa?
Análisis
El 30% de los clientes opinan que la durabilidad en los productos que ofrece la empresa
es alta y un 50% opina que es media y 20% baja, esto representa una FORTALEZA.
6. ¿El servicio de asesoría personalizada como lo considera?
Figura 19 ¿El servicio de asesoría personalizada como lo considera?
Análisis
El 60% de los encuestados opinan que la asesoría personalizada es buena, un 40%
menciona que es excelente y mala obtuvo un 0%, lo que representa una FORTALEZA.
30%
50%
20%
Alta Media Baja
40%
60%
0%
Excelente Buena Mala
29
7. ¿En qué grado de dificultad se da la apertura de créditos?
Figura 20 ¿En qué grado de dificultad se da la apertura de créditos?
Análisis
El grado de dificultad en dar aperturas de crédito a los clientes es medio con un 60%
mientras que un 40% mencionan que es alta y bajo obtuvo un 0%, lo que representa una
FORTALEZA.
8. ¿El tiempo en la entrega de los productos es oportuno?
Figura 21 ¿El tiempo en la entrega de los productos es oportuno?
Análisis
El 90% opina que el tiempo en la entrega de los productos es oportuno mientras que un
10% dice que no, lo cual representa una FORTALEZA.
40%
60%
0%
Alto Medio Bajo
90%
10%
SI NO
30
2.1.2.2 Proveedores
Los proveedores del Comisariato Automotriz son en su mayoría importadoras las cuales
proveen a sus clientes no solo repuestos automotrices, sino también maquinaria pesada
entre otros productos, entre sus proveedores tenemos los más importantes que son:
Productos Metalúrgicos S.A.
Codepartes S.A.
Importadora Alvarado Cía. Ltda.
Cla Internacional S.A.
Conauto C.A.
Se presenta un análisis de las encuestas realizadas a los proveedores la cual consta con
su gráfica, tabulación e interpretación de cada pregunta, la misma encuesta se realizó a 5
proveedores del Comisariato Automotriz.
1. ¿Poseen un sistema de control de calidad que garantice la efectividad de sus
productos?
Figura 22 ¿Poseen un sistema de control de calidad que garantice la efectividad de sus
productos?
Análisis
El 80% de los proveedores si cuentan con un sistema de control de calidad mientras que
el 20% no, lo cual representa una OPORTUNIDAD.
80%
20%
SI NO
31
2. ¿Disponen de herramientas tecnológicas que ayuden a la toma de decisiones?
Figura 23 ¿Disponen de herramientas tecnológicas que ayuden a la toma de decisiones?
Análisis
El 60% de los proveedores mencionan que no disponen de herramientas tecnológicas
para la toma de decisiones y un 40% si, lo cual representa una AMENAZA.
3. ¿La organización cuenta con procedimientos escritos para el control de
pedidos?
Figura 24 ¿La organización cuenta con procedimientos escritos para el control de
pedidos?
Análisis
El 80% de los proveedores no cuentan con procedimientos escritos para el control de
pedidos mientras que el 20% dijo que si, lo que representa una AMENAZA.
40%
60%
SI NO
20%
80%
SI NO
32
4. ¿La compañía cuenta con las existencias necesarias para cubrir la demanda de
los clientes?
Figura 25 ¿La compañía cuenta con las existencias necesarias para cubrir la demanda de
los clientes?
Análisis
El 100% de los proveedores opinan que si cuentan con las existencias para cubrir la
demanda de los clientes, lo cual representa una OPORTUNIDAD.
5. ¿Los clientes cancelan los pagos en las fechas establecidas?
Figura 26 ¿Los clientes cancelan los pagos en las fechas establecidas?
Análisis
El 60% de los proveedores afirman que si se cancelan los pagos en las fechas
establecidas y un 40% no, lo cual representa una OPORTUNIDAD.
100%
0%
SI NO
60%
40%
SI NO
33
6. ¿La empresa cuenta con períodos de gracia a los pagos vencidos a crédito?
Figura 27 ¿La empresa cuenta con períodos de gracia a los pagos vencidos a crédito?
Análisis
El 80% de los proveedores afirman que si cuentan con períodos de gracia a los pagos
vencidos y un 20% dice que no, lo que representa una OPORTUNIDAD.
7. ¿Cómo evaluaría el plazo de entrega de los productos a sus clientes?
Figura 28 ¿Cómo evaluaría el plazo de entrega de los productos a sus clientes?
Análisis
El 60% de los proveedores mencionan que el plazo de entrega de los productos es
excelente mientras un 40% afirman que es bueno, lo que representa una
OPORTUNIDAD.
80%
20%
SI NO
60%
40%
0%
Excelente Bueno Malo
34
2.1.2.3 Competencia
En la ciudad de Riobamba el Comisariato Automotriz al dedicarse desde el año 1998 a
la distribución y comercialización de repuestos y accesorios automotrices tiene
competencia en líneas del material eléctrico y lubricantes.
Entre los principales competidores tenemos:
Productos Metalúrgicos S.A.
Grupo Latsa
Importadora Automotriz Villalba
A continuación se presenta un análisis de la competencia mediante la aplicación de
encuestas, las mismas que se tabularon e interpretaron en función de 10 clientes del
Comisariato Automotriz.
1. ¿Conoce otras empresas que ofrecen los mismos productos que la nuestra?
Figura 29 ¿Conoce otras empresas que ofrecen los mismos productos que la nuestra?
Análisis
El 80% de los clientes afirman que si conocen otras empresas que ofrezcan los mismos
productos que la nuestra y un 20% no, lo que representa una AMENAZA.
80%
20%
SI NO
35
2. ¿Ha adquirido los productos de estas empresas las cuales conoce?
Figura 30 ¿Ha adquirido los productos de estas empresas las cuales conoce?
Análisis
El 80% de los clientes afirmaron que si han adquirido los productos de la competencia
mientras que un 20% no, lo que representa una AMENAZA.
3. ¿Seguiría comprando los productos de estas empresas en el futuro?
Figura 31 ¿Seguiría comprando los productos de estas empresas en el futuro?
Análisis
El 50% de los clientes afirmaron que no comprarían a la competencia mientras que un
30% dijo que no y un 20% está en duda, lo que representa una OPORTUNIDAD.
80%
20%
SI NO
30%
50%
20%
SI NO Talvez
36
4. ¿Qué políticas de venta utiliza la competencia?
Figura 32 ¿Qué políticas de venta utiliza la competencia?
Análisis
El 50% de la competencia oferta sus productos al contado y crédito, el 30% a crédito y
el 20% al contado, lo que representa una AMENAZA.
5. ¿Qué plazos da la competencia en ventas a crédito?
Figura 33 ¿Qué plazos da la competencia en ventas a crédito?
Análisis
El 80% de los proveedores ofrecen ventas a crédito de hasta 30 días mientras que el
10% lo dan hasta 60 días y el restante hasta 90 días, lo que representa una
OPORTUNIDAD.
20%
30%
50%
Contado Crédito Todas las anteriores
10%
80%
10%
1 a 30 días 1 a 60 días 1 a 90 días
37
6. ¿Los precios de la competencia son mejores a la nuestra?
Figura 34 ¿Los precios de la competencia son mejores a la nuestra?
Análisis
EL 60% de los clientes afirman que los precios de la competencia no son mejores que
los nuestros mientras que un 40% dijo que si, lo que representa una OPORTUNIDAD.
7. ¿Los plazos a crédito de la competencia son mejores a la nuestra?
Figura 35 ¿Los plazos a crédito de la competencia son mejores a la nuestra?
Análisis
El 90% de los clientes afirman que los plazos a crédito de la competencia no son
mejores que los nuestros mientras que un 10% dijo que si, lo que representa una
OPORTUNIDAD.
40%
60%
SI NO
10%
90%
SI NO
38
8. ¿A través de qué medios llego a conocer la competencia?
Figura 36 ¿A través de qué medios llego a conocer la competencia?
Análisis
El 50% de los clientes afirman que llegaron conocer a la competencia mediante agentes
vendedores, 20% a través de internet/websites, mientras que un 20% por intermedio de
amigos/parientes y un 10% por medio de radios, lo que representa una
OPORTUNIDAD.
2.2 Análisis Interno
El análisis interno consiste en la identificación y evaluación de los diferentes factores
que están dentro de cualquier organización con el fin de conocer las fortalezas y
debilidades que poseen las mismas, su objetivo es tomar recursos y capacidades para
mejorarlas mediante estrategias.
Dicho análisis nos permitirá ver la situación de la organización de una forma más
visible y sistemática con el fin de establecer procedimientos en las áreas que conforman
la misma, ya sean estas administrativas, financieras y comerciales.
Para establecer mejoras, previamente se realizó encuestas en las diferentes áreas de la
empresa conformado por 5 personas que comparten sus cargos y responsabilidades de
forma individual. A continuación se detalla los resultados de la encuesta con su
tabulación e interpretación.
10% 0% 20%
20%
50%
Radio Diarios
Internet Amigos/Parientes
Agentes de ventas
39
1. ¿Conoce la misión y visión de la compañía?
Figura 37 ¿Conoce la misión y visión de la compañía?
Análisis
El 100% de los encuestados afirman que si conocen la misión y visión de la compañía,
lo cual representa una FORTALEZA.
2. ¿La estructura organizacional es adecuada para el tamaño y las actividades de
sus operaciones?
Figura 38 ¿La estructura organizacional es adecuada para la ejecución de sus
operaciones?
Análisis
El 100% de los encuestados mencionan que la estructura organizacional si es adecuada
para la ejecución de sus operaciones, lo que representa una FORTALEZA.
100%
0%
SI NO
100%
0%
SI NO
40
3. ¿Se cumple con los pagos a los proveedores en los períodos acordados?
Figura 39 ¿Se cumple con los pagos a los proveedores en las fecha acordadas?
Análisis
El 60% de los encuestados mencionan que si se cumplen con los pagos a proveedores en
las fechas acordadas mientras que un 40% afirma que no, lo que representa una
FORTALEZA.
4. ¿Se paga de forma oportuna a los empleados?
Figura 40 ¿Se paga de forma oportuna a los empleados?
Análisis
El 60% de los encuestados mencionan que si se pagan a tiempo los sueldos a los
empleados mientras que un 40% afirma que no, lo que representa una FORTALEZA.
60%
40%
SI NO
60%
40%
SI NO
41
5. ¿Los objetivos de la compañía son medibles y cuantificables?
Figura 41 ¿Los objetivos de la compañía son medibles y cuantificables?
Análisis
El 100% de los encuestados afirman que los objetivos de la compañía si son medibles y
cuantificables, lo cual representan una FORTALEZA.
6. ¿Existen procedimientos administrativos escritos formalmente?
Figura 42 ¿Existen procedimientos administrativos escritos formalmente?
Análisis
El 100% de los encuestados afirman que no existen procedimientos administrativos
escritos formalmente, lo cual representa una DEBILIDAD.
100%
0%
SI NO
0%
100%
SI NO
42
7. ¿Existen procedimientos financieros escritos formalmente?
Figura 43 ¿Existen procedimientos financieros escritos formalmente?
Análisis
El 100% de los encuestados afirman que no existen procedimientos financieros escritos
formalmente, lo cual representa una DEBILIDAD.
8. ¿Existen planes y programas que ayuden al desarrollo de las actividades de la
organización?
Figura 44 ¿Existen planes y programas que ayuden al desarrollo de las actividades de la
organización?
Análisis
El 40% de los encuestados afirman si existen planes y programas que ayuden al
desarrollo de las actividades mientras que un 60% menciona que no, lo cual representa
una DEBILIDAD.
0%
100%
SI NO
40%
60%
SI NO
43
9. ¿Cuentan con políticas escritas en cada área que conforma la organización?
Análisis
Figura 45 ¿Cuentan con políticas escritas en cada área que conforma la organización?
El 100% de los encuestados mencionan que no cuenta con políticas escritas en cada área
que conforma la organización, lo cual representa una DEBILIDAD.
10. ¿La organización cuenta con un sistema informático contable propio?
Figura 46 ¿La organización cuenta con un sistema informático contable propio?
Análisis
El 100% de los encuestados mencionan que si cuentan con un sistema informático
contable propio, lo cual representa una FORTALEZA.
0%
100%
SI NO
100%
0%
SI NO
44
11. ¿La rotación de inventarios es alta?
Figura 47 ¿La rotación de inventarios es alta?
Análisis
El 100% de los encuestados mencionan que la rotación de inventarios es alta, lo cual
representa una FORTALEZA.
12. ¿Se realizan toman físicas de los inventarios constantemente?
Figura 48 ¿Se realizan tomas físicas de los inventarios constantemente?
Análisis
El 60% de los encuestados afirman que no se realizan tomas físicas de los inventarios
constantemente mientras que un 40% mencionan que sí, lo cual representa una
DEBILIDAD.
100%
0%
SI NO
40%
60%
SI NO
45
13. ¿Se utiliza documento internos que sustente las entradas y salidas de los
productos?
Figura 49 ¿Se utiliza documentos internos que sustenten las entradas y salidas de los
productos?
Análisis
El 100% de los encuestados afirman que no se utilizan documentos internos que
sustenten las entradas y salidas de los productos, lo cual representa una DEBILIDAD.
14. ¿Se controla y evalúa la cartera de clientes?
Figura 50 ¿Se controla y evalúa la cartera de clientes constantemente?
Análisis
El 60% de los encuestados afirman que no se controla y evalúa la cartera de clientes
constantemente mientras un 40% dicen que no, lo cual representa una DEBILIDAD.
0%
100%
SI NO
40%
60%
SI NO
46
15. ¿El nivel de satisfacción en los clientes es alto?
Figura 51 ¿El nivel de satisfacción en los clientes es alto?
Análisis
El 100% de los encuestados afirman que la satisfacción de los clientes es alta, lo cual
representa una FORTALEZA.
16. ¿La organización entrega a tiempo los productos a sus clientes?
Figura 52 ¿La organización entrega a tiempo los productos a sus clientes?
Análisis
El 80% de los encuestados afirman que si se entregan a tiempo los productos a sus
clientes, lo que representa una FORTALEZA.
100%
0%
SI NO
80%
20%
SI No
47
17. ¿Existe un seguimiento de las quejas proporcionadas por los clientes?
Figura 53 ¿Existe un seguimiento de las quejas proporcionadas por los clientes?
Análisis
El 80% de los encuestados afirman que si existe un seguimiento de las quejas
proporcionadas por lo clientes mientras un 20% expresaron que no, lo que representa
una FORTALEZA.
18. ¿El nivel de satisfacción de los empleados es alto?
Figura 54 ¿El nivel de satisfacción de los empleados es alto?
Análisis
El 100% de los empleados afirmaron que el nivel de satisfacción es alto, lo que
representa una FORTALEZA.
80%
20%
SI No
100%
0%
SI NO
48
19. ¿Existe una delimitación de funciones y responsabilidad para cada
trabajador?
Figura 55 ¿Existe una delimitación de funciones y responsabilidad para cada trabajador?
Análisis
El 80% de los encuestados afirman que si existe una delimitación de funciones y
responsabilidades para cada trabajador mientras un 20% mencionaron que no, lo que
representa una FORTALEZA.
20. ¿A Los empleados se los capacita constantemente?
Figura 56 ¿A Los empleados se los capacita constantemente?
Análisis
El 60% de los encuestados afirma que no existe una delimitación de funciones y
responsabilidades para cada trabajador y un 40% no, lo cual representa una
DEBILIDAD.
80%
20%
SI No
40%
60%
SI NO
49
2.3 Matriz FODA
Análisis Foda Del Comisariato Automotriz. 2.3.1
Matriz FODA
FORTALEZAS DEBILIDADES
1. Conocimiento de la filosofía
organizacional por parte de los
trabajadores.
2. Instalaciones adecuadas.
3. Utilización de herramientas
tecnológicas.
4. Alta rotación de inventarios.
5. Cumplimiento en los plazos de entrega
de productos.
6. Se realizan seguimientos ante quejas
por parte de clientes.
7. Satisfacción del personal.
8. Se cumple con los pagos a los
trabajadores en las fechas adecuadas.
9. Los pagos a los proveedores se lo hace
en las fechas acordadas.
10. Reputación ante los clientes.
11. Facilidad de otorgar créditos a los
clientes.
1. Carecen de procedimientos administrativos
escritos.
2. Carecen de procedimientos financieros escritos.
3. Existen pocos planes y programas
administrativos y financieros.
4. No existen políticas objetivas, claras y
definidas puestas en práctica.
5. No se realizan tomas físicas de inventarios
constantemente.
6. No se emite documentos internos de control.
7. No existe una revisión periódica y constante de
cartera.
8. No se capacita de forma objetiva y constante a
los trabajadores.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
1. Inflación estable.
2. Accesibilidad a créditos del sistema
nacional financiero con bajos intereses.
3. Mano de obra barata.
4. Precios accesibles en el mercado.
5. Calidad en los productos ofertados por
los proveedores.
6. Proveedores competitivos.
7. Los proveedores responden a las
demandas del mercado rápidamente.
8. Crédito de proveedores.
9. Fidelidad por parte de los clientes.
1. Disminución del Producto Interno
Bruto.
2. Incremento de aranceles a las
importaciones.
3. Limitación a los cupos de importación
de automóviles.
4. Creación e implementación de leyes
fiscales.
5. Incremento del gasto público
(burocracia).
6. Reducción en la remesas de los
migrantes.
7. Caída del precio del petróleo.
8. Clientes incapaces de cubrir deudas.
9. Baja demanda
10. Dificultad de emprendimientos
microempresarios, pérdida de plazas de
trabajo
11. Incremento de la competencia.
12. La competencia posee políticas de
venta rigurosas.
50
Matriz de estrategias FODA 2.3.2
Factores Internos
Factores Externos
FORTALEZAS DEBILIDADES
OPORTUNIDADES
FO
1. Incrementar las
existencias de
inventarios para
aumentar las ventas con
el fin de captar más
ingresos. (F4,O8)
2. Solicitar a los
proveedores una
ampliación del crédito
para abastecer de
compras a la compañía.
(F9,O9) 3. Ampliar y mejorar las
instalaciones de la
empresa a través de
créditos a instituciones
financieras. (F2,O2)
4. Contratar más personal
para reducir los tiempos
de entrega de la
mercadería. (F5,O3)
DO
1. Realizar tomas físicas
sorpresivas con el fin de
evitar pérdida de
inventarios. (D5,O8)
2. Implementar políticas y
procedimientos
administrativos para el
manejo de inventarios,
compras y bodega con el
fin de obtener informes del
stock mínimo para que
estos sean cubiertos lo más
pronto posible.(D1;O8)
3. Establecer políticas de
endeudamiento con el fin
de controlar de forma
adecuada los egresos de
efectivo.(D2,O4)
AMENAZAS FA
1. Establecer procedimientos
y políticas de reclamos
para dar seguimiento y
soluciones a las quejas de
los compradores con el fin
de ganarse o mantener la
fidelidad de los clientes.
(F6, A11) 2. Mantener el nivel de
ventas concediendo
períodos de gracia a los
clientes bajo los
lineamientos de cobro.(F4,
A10)
DA
1. Implementar controles
financieros de una forma
adecuada conforme a las
regulaciones fiscales
actuales con el fin de evitar
multas de las instituciones
de control. (D2,A4)
2. Establecer planes en
búsqueda de nuevos
proveedores que oferten
productos nacionales con
las mismas características
de los productos
extranjeros con el fin de
evitar comprar productos
importados debido al
incremento de aranceles.
(D3, A2)
51
Matriz Estratégica FODA (Cont.)
Factores Internos
Factores Externos
FORTALEZAS DEBILIDADES
AMENAZAS FA DA
3. Capacitar a los
empleados del área
financiera para
actualizar sus
conocimientos conforme
a las reformas fiscales y
así evitar algún tipo de
sanción o multa. (F3,A4)
4. Acceder a préstamos en
el caso de que no se
pueda cubrir las
obligaciones pendientes
de pago. (F9,A7)
5. Incursionar en el
mercado del sector
público ofreciendo
precios accesibles a
través de la plataforma
de contratación pública
existente. (D11,A5)
3. Establecer planes y
estrategias comerciales
con el fin de expandir el
mercado debido a la
limitación de
importaciones lo que
ocasiona que los
vehículos existentes
demanden más
productos.(D3,A3)
4. Implementar
procedimientos de venta
que orienten a los
agentes vendedores a
cubrir más mercado
dentro y fuera del cantón
Riobamba. (D2,A11)
5. Establecer
procedimientos a la
concesión de créditos de
forma efectiva en
beneficio del cliente con
el fin de captar más
ventas salvaguardando
los intereses
empresariales. (D1,A12)
6. Establecer
procedimientos y
controles de cartera con
el fin de dar un
seguimiento adecuado a
los créditos otorgados.
(D7,A8)
52
3. MARCO TEÓRICO
3.1 Sistema de control interno COSO I
Sistemas 3.1.1
“Es un conjunto de elementos que interactúan entre sí para procesar los datos y la
información (incluyendo procesos manuales y automáticos) y distribuirla de la manera
más adecuada posible en una determinada organización en función de sus objetivos”.
(Roque Medina, 2011)
Se concluye que, sistema es u n conjunto de elementos que se encuentran enlazados
entre sí para reunir, procesas, almacenar y distribuir información confiable que sirvan
de apoyo al desarrollo y crecimiento de una organización.
No es suficiente tomar en cuenta la definición de sistema sino también la clasificación,
por lo que se compone de la siguiente manera.
3.1.1.1 Sistema Abierto
Tienen intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía
y materia con aquel. Para poder sobrevivir a su interacción con el medio exterior, son
adaptativos, tal cualidad suele ser una medida de su éxito: La adaptabilidad de un
continuo proceso de aprendizaje y de auto organización. (Eumed.net, 2014)
Este sistema es versátil y se actualiza con el medio ambiente
3.1.1.2 Sistema Cerrado
“No tienen intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a
cualquier influencia exterior. No reciben recursos externos y no envían nada hacia fuera.
Excepto en la física simple, en la naturaleza no existen sistemas cerrados puros. Se da el
nombre de sistema cerrado a aquellos cuyo comportamiento es determinístico y
programado.” (Eumed.net, 2014)
53
Se concluye que los sistemas cerrados son aquellos que tienen autonomía propia en
cuanto a su procesamiento y que no se deja influir por el entorno o ambiente debido a
que poseen actividades predeterminadas.
Figura 57 Tipos de sistemas organizacionales
En: (Eumed.net, 2014)
3.1.1.3 Elementos de los sistemas
Los sistemas organizacionales cuentan con elementos que procesan información a través
de una conversión y que este a su vez representa ventajas propias.
Figura 58 Elementos de un sistema
En: (Eumed.net, 2014)
Se relaciona al sistema con el todo, es su entorno, su universo, contexto, eco-esfera con la cual interactúa
Ambiente
Se implementa como control el mismo que permite identificar y visualizar si el sistema alcanzado su meta.
Retroalimentación
La corriente de salida pasa a ser la exportación del servicio o el bien luego de haber ocurrido algún tipo de transformación o conversión.
Corriente de Salida
Permite la transformación de los insumos, la información y la energía que hacen que el producto o servicio llegue a su etapa final.
Proceso de Conversión
Vienen a ser los insumos, información y energía que son fundamentales para el funcionamiento y mantenimiento del sistema.
Corrientes de Entrada
54
Ambiente de Control 3.1.2
El ambiente de control consiste en las acciones que toma la alta dirección como medio
influyente a las actividades del personal con el fin de establecer una filosofía
institucional en función de sus objetivos.
Se entiende por Ambiente de Control al clima de control que se gesta o surge en la
conciencia individual y grupal de los integrantes de una organización, por la influencia
de la historia y cultura de la entidad y por las pautas dadas por la alta dirección en
referencia a la integridad y valores éticos. (Universidad de la República, 2011, pág. 6)
Evaluación de riesgos 3.1.3
“Es la identificación y análisis de los riesgos que se relacionan con el logro de los
objetivos; la administración debe cuantificar su magnitud, proyectar su probabilidad y
sus posibles consecuencias” (Estupiñan Gaitan, 2015, pág. 133).
La evaluación de riesgos además de identificarlos y analizarlos, es necesario que estos
sean manipulados en función de los objetivos organizacionales, el propósito es que sean
manejados tomando en cuenta que las organizaciones poseen riesgos tanto internos
como externos sin embargo parte de su evaluación es tener conocimiento de los factores
claves o áreas que posee una empresa, es ahí donde su control y resultados toman
fuerza.
“En la dinámica actual de los negocios, se debe prestar especial atención a:
Los avances tecnológicos.
Los cambios en los ambientes operativos.
Las nuevas líneas de negocios.
La reestructuración corporativa.
La expansión o adquisiciones extranjeras.
El personal nuevo.
El rápido crecimiento”. (Estupiñan Gaitan, 2015, pág. 134)
55
Actividades de control 3.1.4
Las actividades de control se ejecutan y aplican en todos los niveles de una
organización independientemente de su naturaleza, estas actividades pueden ser
manuales, automatizadas, preventivas, concurrentes o posteriores, su intención
primordial es ver que las cosas se hagan bien lo que implica:
a) Detectar desviaciones no previstas en el momento y tiempo oportuno.
b) Minimizar el impacto en cuanto a riesgos.
c) Prevenir la ocurrencia de riesgos innecesarios.
Son las políticas y procedimientos que ayudan a garantizar que se lleve a cabo la
administración. Ello contribuye a garantizar que las acciones necesarias sean tomadas
para direccionar el riesgo y ejecución de los objetivos de la entidad. Las actividades de
control ocurren por toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones.
Ello incluye un rango de actividades tan diversas como aprobaciones, autorizaciones,
verificaciones, reconciliaciones, revisiones de desempeño de operaciones, seguridad de
activos y segregación de funciones. (Estupiñan Gaitan, 2015, pág. 136)
Información y comunicación. 3.1.5
La información pertinente debe ser identificada, capturada y comunicada en forma y
estructuras de tiempo que faciliten a la gente cumplir sus responsabilidades. Los
sistemas de información producen información operacional financiera y suplementaria
que hacen posible controlar y manejar los negocios. (Estupiñan Gaitan, 2015, pág. 136)
Monitoreo 3.1.6
El monitoreo en la organizaciones es un aplicativo que no todas las empresas la aplican
de una forma eficiente, este monitoreo se traduce en un control más, y su finalidad
como tal es evaluar a los procesos y procedimientos que se implementaron como
actividades de control el cual ejerce supervisión en las operaciones de cualquier
organización, el monitoreo puede estar adherido a las operaciones de negocios o a través
de auditorías, la intención es asegurar que los objetivos empresariales se cumplan.
Los controles internos deben ser monitoreados constantemente para asegurarse de que el
proceso se encuentra operando como se planeó y comprobar que son efectivos ante los
cambios de las situaciones que les dieron origen. El alcance y la frecuencia del
monitoreo dependen de los riesgos que se pretenden cubrir. (Estupiñan Gaitan, 2015,
pág. 137)
56
3.2 Administración y organización empresarial
Concepto de Administración empresarial 3.2.1
La administración, es el proceso que se lleva a cabo para combinar los recursos
materiales con los conocimientos y habilidades de los integrantes de la organización, a
fin de alcanzar los objetivos que dan sentido de existencia a la misma. Este proceso
implica la ejecución de acciones para dirigir los esfuerzos del colectivo en pro de los
objetivos propuestos garantizando un uso racional y efectivo de los recursos
disponibles, lo que incluye las competencias de sus miembros. (Orama Veliz, 2007)
Adicionalmente la administración empresarial conjuga el medio, el hombre y la
estrategia donde se hace referencia que el hombre de negocios debe poseer virtudes
tanto empíricas como teóricas en el campo empresarial que le faciliten gestionar su
desempeño, el medio es el lugar donde se pone en práctica las aptitudes y del cual se
esperan obtener beneficios; los resultados dependerá de las estrategias y soluciones que
proponga y aplique el administrador lo que dará cumplimiento a sus objetivos
organizacionales.
Por tal motivo se puede afirmar que las organizaciones:
“Sirven al desarrollo de la sociedad.
Propician la realización de proyectos que no podrían ser realizados de forma
individual.
Contribuyen a la conservación y desarrollo del conocimiento humano.
Constituyen una fuente permanente de crecimiento para el hombre, como ser
social”. (Orama Veliz, 2007)
Objetivos de la administración empresarial 3.2.2
Justificar la existencia de las empresas u organizaciones.
Establecer una misión empresarial la cual define un propósito y la esencia de
toda organización.
Plantear una visión de cuál será el alcance y el rumbo al que se pretende llegar y
logar.
57
Establecer objetivos para conseguir el éxito de la empresa como fuente de
motivación organizacional.
Describir las características de los objetivos con el fin de tener un visión más
clara de lo que se quiere logar y justificar si esos objetivos son medibles, claros,
precisos y coherentes.
Reajustar los objetivos conforme a las necesidades y la posición empresarial en
las cuales se puede incluir objetivos estratégicos, tácticos y operacionales tanto
a cortao plazo o a largo plazo.
Organización Empresarial 3.2.3
3.2.3.1 Conceptos según autores
En la actualidad toda empresa o emprendimiento posee una organización establecida
mediante el uso de recursos con el fin de administrarlos de la mejor manera pero a
medida de que estas organizaciones van cumpliendo sus objetivos y se van
expandiendo, esos procedimientos intrínsecos y conocidos por los integrantes de la
organización se vuelven complejos por lo cual necesitan una organización formal a
través de directrices, políticas y lineamientos escritos y establecidos por la que debe
regirse la empresa para tener una visión clara y precisión de las operaciones
empresariales. Y es por eso que muchos autores contemporáneos dan su punto de vista
de lo que es una organización empresarial.
“El termino organización es habitualmente utilizado para referirse a la estructura de
responsabilidades y relaciones atribuidas a los distintos puestos”. (Francis Brench ,
2011)
“Es un conjunto de personas que sistemática y conscientemente combinan sus propios
esfuerzos individuales pata la realización de una misión común”. (Stene, 2011)
“Se entiende por organización la combinación de los medios humanos y materiales
disponibles en función de la consecución de un fin, según un esquema preciso de
dependencias e interrelaciones entre los distintos elementos que la constituyen”. (Zerilli,
1984)
58
3.2.3.2 Objetivo de la organización empresarial
“El objetivo es simplificar el trabajo, coordinar y optimizar las funciones y los recursos,
es decir su objetivo es mostrar que todo resulte sencillo y fácil para quienes trabajan en
la empresa y para los clientes” (Conduce tu Empresa, 2011).
El crecimiento empresarial no se debe medir solamente la productividad y resultados de
cuan fructífera es la organización en un tiempo determinado sino que el crecimiento
debe empezar desde una estructura organizacional con el fin de establecer una
coordinación óptima de los recursos y actividades para alcanzar las metas planificadas.
3.2.3.3 Importancia
La organización empresarial permite formalidad y consistencia a las actividades y
procesos que realiza continuamente, da confiabilidad y garantía tanto para los
integrantes de una organización como a sus demandantes lo que asegura que sus
objetivos se cumplan. Por lo consiguiente se presenta algunos beneficios que trae la
organización empresarial.
“Una acertada organización ayuda a lograr los objetivos planteados.
Ayuda a utilizar mejor los medios disponibles
Ayuda a tener una mejor comprensión y comunicación entre los miembros de la
empresa.
Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e
incrementando la productividad.
Reduce o hasta elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.” (Conduce tu Empresa, 2011)
3.2.3.4 Formas de organización empresarial
Persona natural
“Se entiende por persona natural a uno mismo o a la persona humana. Las personas
naturales inician individualmente un negocio como una bodega, librería, ferretería,
restaurante, etc. Este tipo de empresa funciona con un dueño, quien es el responsable de
su manejo. Además puede tener dependientes a su cargo.” (Mosquera, 2014)
59
Persona jurídica
“Es una persona que requiere una forma legal de constitución, puede ser constituida por
personas naturales y/o personas jurídicas. No tienen existencia física como la persona
natural. E representada por una o más personas naturales” (Mosquera, 2014).
Este tipo de organizaciones se lo puede dar un nombre diferente debido al manejo y uso
adecuado de sus actividades que son organizaciones formales e informales; la
organizaciones informales son por lo general personas naturales que carecen de
procedimientos, políticas y procesos técnicos previamente analizados y estudiados; este
tipo de negocios individuales son contrarios a las personas jurídicas que por necesidad y
complejidad deben existir procesos escritos y definidos. En los dos casos, la práctica
diaria de sus actividades son repetitivas y rutinarias, la diferencia consiste en que deben
ser conocidos por el personal a través de manuales y guías para que se rijan a esos
procedimientos y la otra diferencia se refiere a que las actividades a través del tiempo
son más complejas o extensas a pesar de ser repetitivas y rutinarias. Es decir una
persona natural e informal puede transformarse en una persona jurídica de la cual
necesita la implementación de controles internos.
3.2.3.5 El organigrama de la empresa
Organización jerárquica
Las formas más antiguas de organización poseen en común el principio de la autoridad
lineal, también llamado principio escalar que establece la jerarquía de la autoridad. El
nombre organización lineal significa que existen líneas directas y únicas de autoridad y
responsabilidad entre superior y subordinados. De ahí su formato piramidal. Cada gerente
recibe y transmite todo lo que pasa en su área de competencia, pues las líneas de
comunicación son estrictamente establecidas. (Chiavenato, 2006, pág. 160)
Organización funcional
“La organización funcional es el tipo de estructura organizacional que aplica el principio
funcional o principio de la especialización de las funciones. Muchas organizaciones de la
antigüedad utilizaban el principio funcional para la diferenciación de actividades o
funciones. El principio funcional separa, distingue y especializa.” (Chiavenato, 2006, pág.
162)
60
Los organigramas estructurales y funcionales deben denotar las jerarquías y unidades de
mando relacionando las actividades entre las áreas que componen una organización,
además se puede visualizar de manera fácil y clara la distribución de trabajo lo que
implica designación de responsabilidades y obligaciones para cada integrante.
3.3 Administración
“La administración es un proceso distintivo que consiste en planear, organizar, dirigir y
controlar, desempeñando tareas para el logro de objetivos, mediante los recursos
humanos, materiales, intelectuales, tecnológicos y monetarios de la empresa”. (García
Santillán, 2010, pág. 13)
Sin embargo, habrá que ampliar esta definición básica:
Un administrador desempeña las funciones gerenciales de planear, organizar,
integrar el personal, dirigir y controlar.
La administración se aplica en toda organización.
La administración concierne a los administradores de todos los niveles de la
organización.
El objetivo de todos los administradores es el mismo: generar un valor agregado.
La administración tiene que ver con la productividad, lo que significa eficacia y
eficiencia. (Aprendiendo con Coquito, 2015)
Conceptos de autores 3.3.1
“El termino administración se refiere al proceso de conseguir que se hagan las cosas,
con eficiencia y eficacia, mediante otras personas y junto a ellas”. (De Cenzo &
Robbins, 2009, pág. 6)
“Administración es el proceso mediante el cual se diseña y mantiene un ambiente en el
que individuos que trabajan en grupos cumplen metas específicas de manera eficaz. Esta
definición básica necesita ampliarse:”. (Koontz, Weihrich, & Cannice, 2012, pág. 6)
“La administración es el proceso de trabajar con las personas y con los recursos para
cumplir con los objetivos organizacionales. Los buenos administradores llevan a cabo
estas funciones de forma eficaz y eficiente”. (Bateman & Snell, 2009, pág. 19).
61
Importancia de la administración 3.3.2
La importancia de la administración radica en:
Aprovechar al máximo los recursos humanos, tecnológicos, financieros y
materiales de una organización.
Enseña la diferencia entre lo que se hace y lo que se obtiene.
Desarrolla el trabajo en equipo.
Permite tomar decisiones oportunas.
Controla las actividades dentro de la organización.
Funciones de la administración 3.3.3
Las funciones de la administración se destacan en los roles que desempeñan un gerente
o administrador debido a que sus actividades se relacionan a las actividades con los
miembros y en sí la organización además de lo que repercute del factor externo. Si se
quiere obtener resultados en base a los objetivos planteados es necesario seguir proceso
el cual ha resultado eficaz a lo largo del tiempo.
Dentro de las funciones administrativas distingue:
Planear
Organizar
Dirigir
Coordinar
Controlar
Las funciones administrativas no son privativas de la alta dirección, sino que se reparten
por toda la jerarquía de la empresa. Fayol afirma que la capacidad básica de las personas
situadas en los niveles inferiores es la capacidad profesional característica de la
empresa, mientras que la capacidad esencial de la alta dirección es la administrativa. Es
decir, conforme se asciende en la escala jerárquica de la organización deben aumentar
las funciones administrativas, mientras que si se desciende predominan las funciones
técnicas. (Vélaz & Fayol, 2012)
Además se considera dentro del ámbito de la administración un concepto diferente sobre
rigidez en planificar y esto quiere decir tener una visión clara de lo que se quiere y
62
cuando se lo consiga no existe la necesidad de ajustar los planes de acuerdo a los
objetivos, es decir según Buitrago menciona que el principio de flexibilidad no es válido
cuando la visión y sus objetivos son claros.
“Plantear metas muy ambiciosas que llevaran a la compañía a un éxito total
Tener una visión estable, sin modificaciones
Todos hacia una misma visión: cada uno de los recursos que componen la
organizaciones que involucrase totalmente en la búsqueda de la visión
Para ellos desarrollaran todos los esfuerzos que estén a su alcance, compartiendo
momentos de euforia y de crisis.” (Martinez, 2013)
Proceso administrativo 3.3.4
3.3.4.1 Planificación
“Planificar no es otra cosa que pensar antes de actuar para estar un poco más seguros de
alcanzar los resultados esperados; para hacer transparentes las conductas y actos de
gestión; y para rendir cuentas ante nuestros ciudadanos.” (Sanchez Albavera, 2003, pág.
18)
La planificación requiere definir los objetivos o metas de la organización, estableciendo
estrategias y acciones previamente estudiadas y validadas siendo su fin, cumplir
objetivos y desarrollar una jerarquía completa de planes para coordinar las actividades.
Elementos de la planificación
Propósitos
Investigaciones
Estrategias
Políticas
Procedimientos
Programas
Presupuestos
Curso de acción
63
3.3.4.2 Organización
Organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las
funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un
organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y
objetivos señalados. (Reyes Ponce, 2005, pág. 212)
Características de la organización
El término “organización” tiene muchos usos. La organización formal es la estructura
intencional de funciones. La organización informal es una red de relaciones personales
y sociales no establecida ni requerida por la autoridad formal pero que surge
espontáneamente. El término “tramo de administración” se refiere al número de
personas que un administrador puede supervisar efectivamente. (Quezada, 2010)
La organización como función desempeña un rol importante en la organización ya que
se encargada de definir la estructura organizacional a través de procesos y sistemas que
faciliten su coordinación entre las personas y puestos que ocupan. Como característica
principal de la organización es distribuir recursos y obtener rendimientos a través de la
coordinación.
3.3.4.3 Dirección
“La dirección es el proceso consistente en influir en los individuos para que contribuyan
al cumplimiento de las metas organizacionales y grupales. Las personas asumen
diferentes papeles, y no existen personas promedio”. (García Santillán, 2010, pág. 34)
Características
Las cualidades de la dirección comprenden una serie de elementos como la toma de
decisiones, liderazgo y comunicación, si bien es cierto que todas las etapas del proceso
administrativo son importantes pero es esencial tener en cuenta que la dirección se
centra todo lo que se planifica y es sujeto de control ya que se ejecuta todos los recursos
de una organización.
64
“La motivación no es un concepto simple; alude en realidad a diversos impulsos,
deseos, necesidades, anhelos y otras fuerzas.
Los administradores motivan al procurar condiciones que induzcan a los miembros de
las organizaciones a contribuir en beneficio de éstas”. (García Santillán, 2010, pág. 34)
Elementos de dirección
Ejecución de los planes
Motivación
Guías de conducción de los esfuerzos de los trabajadores
Comunicación
Supervisión
3.3.4.4 Control
La función administrativa del control es la medición del desempeño a fin de garantizar
el cumplimiento de los objetivos de la empresa y de los planes ideados para alcanzarlos.
Es una función de todo administrador, desde el presidente hasta los supervisores de la
compañía. (García Santillán, 2010, pág. 40)
Características
El control corresponde la última etapa del proceso administrativo donde se establecen
técnicas y procedimientos para evaluar y supervisar las actividades operacionales, el
control no es más sino que evaluar los resultados conforme a lo planificado y su fin es
que los objetivos de la organización se cumplan. El control implica tres pasos:
Establecimiento de normas
Medición del desempeño con base a esas normas
Corrección de las variaciones de normas y planes, aunque todas ellas tengan
puntos críticos.
La cultura de calidad tota propone que la prevención es la mejor forma de control,
porque si se planean las actividades y se capacita al personal para trabajar
65
eficientemente, lo más probable es que se minimizarán los errores y se evitará el control
el control correctivo. (Munch Galindo, 1997 (reimp. 2006), pág. 173)
Clases de control
Controles previos
Controles recurrentes
Controles de retroalimentación
Se puede definir como el proceso de vigilar actividades que aseguren que se están
cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa.
Todos los gerentes deben participar en la función de control, aun cuando sus unidades
estén desempeñándose como se proyectó.
Los gerentes no pueden saber en realidad si sus unidades funcionan como es debido
hasta haber evaluado qué actividades se han realizado y haber comparado el desempeño
real con la norma deseada. Un sistema de control efectivo asegura que las actividades se
terminen de manera que conduzcan a la consecución de las metas de la organización.
Administración de la calidad 3.3.5
Corresponde al control de los productos o servicios para asegurar que los proveedores
cumplan con las normas aceptadas para lograr los resultados deseados y, si se observan
problemas, adoptar las acciones necesarias para mejorar los productos o servicios. La
administración o gestión de la calidad involucra los siguientes elementos: definición de
objetivos, normas y un sistema. (Rothery, 2014)
Una razón es que muchas compañías se sintieron satisfechas de sus logros y
descuidaron las necesidades cambiantes del mercado global, el cual requería cada vez
más de productos de calidad. Esta complacencia y la falta de previsión permitieron que
los competidores, sobre todo los de Japón, utilizaran un arma poderosa para aumentar su
participación en los mercados estadounidense y europeo. Esta arma es la calidad. La
filosofía antigua basada en la suficiencia con el mantenimiento del statu quo, mientras
un producto genere utilidades ya no es aceptable. Actualmente el objetivo de las
empresas debe ser la excelencia. Los administradores deben estar dispuestos a poner las
necesidades de sus clientes por delante de todo lo demás para alcanzarla. Nunca deben
66
olvidar que los clientes son indispensables, ya que ellos son la razón por la cual existe la
compañía.
3.4 Administración Financiera
El rol de un administrador financiero depende su aptitud y actitud frente a los factores
externos ya que actualmente debido a cambios políticos como económicos afectan la
estabilidad de las organizaciones por lo tanto el profesionista debe estar al día y
adaptarse a los cambios constantes por lo siguiente se deberá observar:
Su capacidad de adaptación al cambio
Planear con eficiencia la cantidad apropiada de fondos a utilizar en la empresa
Supervisar la asignación de estos fondos y de obtener los mismos, para poder
obtener éxito en la empresa o en su defecto en la economía general. (García
Santillán, 2010, pág. 174)
Conceptos 3.4.1
(Perdomo Moreno), Administración Financiera I Dice lo siguiente: “Fase de la
Administración General, mediante la cual se recopilan datos significativos, analizan,
planean, controlan y evalúan, para tomar decisiones acertadas y alcanzar el objetivo
natural de maximizar el capital contable de la Empresa”. (pág. 175)
La administración financiera es el área de la administración que se centra en decisiones
de inversión, manejo del dinero, fuentes de financiamiento, administración de activos,
control de costos y maximización de utilidades/ beneficios. Abarca tres aspectos
importantes de los recursos financieros que son rentabilidad, liquidez y control de
riesgos. (Crecer Servicios Empresariales para la competitividad y el desarrollo
sostenible, 2010, pág. 4)
Funciones de la Administración Financiera 3.4.2
En las instituciones que persiguen un fin común ya sea obtener rentabilidad o no, deben
administrar financieramente los recursos que poseen lo que implica coordinar
financieramente los activos y pasivos de la empresa, el propósito es maximizar el capital
además de vigilar que los resultados de las unidades económicas sea incrementar las
utilidades o rendimientos ya sea optimizando costos o reduciendo gastos; por
consiguiente existe otras funciones que se detalla a continuación:
67
Captar, obtener y aplicar los fondos o recursos necesarios para optimizar su manejo,
obteniendo para tales efectos el financiamiento adecuado para el déficit de fondos
que tenga la empresa o en su defecto invirtiendo los fondos que se tengan como
excedentes
Optimizar la coordinación financiera de las cuentas por recuperar
Optimizar la coordinación financiera de los inventarios
Optimizar la coordinación financiera de todos aquellos bienes de la empresa
destinados a proporcionar servicios a la planta productiva tales como; maquinaria,
planta, equipo y demás activos fijos. (García Santillán, 2010, pág. 177)
Funciones del Administrador financiero 3.4.3
“Planificar el uso y disponibilidad de recursos financieros de manera que puedan estar
disponibles para garantizar el adecuado funcionamiento de la organización y el
cumplimiento de sus compromisos comerciales, financieros, fiscales y/o contractuales”.
(Crecer Servicios Empresariales para la competitividad y el desarrollo sostenible, 2010,
pág. 5).
Se debe tomar en cuenta que las funciones de un administrador consisten en maximizar
rentabilidad y una de la manera de hacerlo es invertir o generar más ingresos cuando se
tiene excedentes de liquidez sin dejar de lado la gestión de recursos financieros
reduciendo costos, otra de sus funciones son:
Mantener un adecuado control de los recursos financieros teniendo bajo control
los riesgos internos y externos.
Definición de políticas financieras de precios, márgenes, costos, cuentas por
cobrar, cuentas por pagar, ciclos de efectivo, rentabilidad, endeudamiento, etc.”.
(Crecer Servicios Empresariales para la competitividad y el desarrollo
sostenible, 2010, pág. 5)
Componentes de la administración financiera 3.4.4
Contabilidad
“En la actualidad, la contabilidad se define cronológicamente todas las transacciones
económicas que realiza una empresa, con el fin de informar su situación financiera a
68
una fecha determinada y los resultados obtenidos durante un determinado período de
tiempo”. (Thompson Baldiviezo, 2014)
Tesorería
La tesorería es el área de la empresa que tiene por objetivo el conjunto de operaciones
relacionadas con las operaciones de flujo monetario o flujo de caja (“cash flow”), es
decir todas esas operaciones que incluyen el cobro por las ventas o los servicios
ofrecidos por la empresa, el pago por todos los gastos ocasionados, así como la gestión
de la caja y de todas las gestiones relacionadas con las instituciones financieras. (Tena
Rodriguez, 2016)
Es decir gestionan y administran todas las actividades relacionadas al flujo monetario
que van desde los ingresos como las ventas hasta el pago que representan el egreso de
efectivos como el pago de proveedores.
Presupuesto
“Un presupuesto es un es la estimación programada, de manera sistemática, de las
condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo
determinado” (Reyes, 2015).
Gestión de recursos, bienes y servicios
Es el proceso el cual se administra los recursos y servicios de la entidad para utilizarlo
de la mejor manera posible dentro de la organización mediante un apoyo a todas las
áreas que lo componen con el fin de que exista un uso eficiente y óptimo de los recursos
disponibles.
3.5 CONTROL INTERNO
Conceptos de control interno según autores
“Dar seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la entidad con relación a la
confiabilidad de la información financiera, la efectividad y la eficiencia de las
operaciones, y el cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables. (Mantilla
Samuel Alberto, 2007, pág. 43)
69
“El control Interno es un proceso que involucra a todos los integrantes de la
organización sin excepción, diseñado para da un grado razonable de apoyo en cuanto a
la obtención de los objetivos”. (Barros, 2015)
El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y
procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los
registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla
eficazmente según las directrices marcadas por la administración. (Estupiñán Gaitán,
Control Interno y Fraudes, 2011, pág. 19)
Luego de revisar varios conceptos podemos definir el control interno como: una
estructura y conjunto de políticas, métodos, medidas y procedimientos coordinados,
ejecutado por todos los niveles de la organización para facilitar el cumplimiento de las
metas y objetivos institucionales, la ejecución de operaciones eficaz y eficientemente, la
obtención de datos financieros y de gestión completos y confiables, protección de los
activos para evitar pérdidas, mal uso y daño y respeto de las leyes, reglamentaciones y
contratos.
Objetivos 3.5.1
Dentro del control interno se derivan los siguientes cuatro objetivos básicos:
Fomentar y asegurar el pleno respeto, apego, observancia y adhesión a las
políticas prescritas o establecidas por la administración de la entidad.
Promover Eficiencia operativa. Las políticas de la entidad deben identificar
metas y estándares de operación básicos que permitan medir el desempeño y
evaluar la eficiencia, eficacia y economía que permitan lograr una sinergia
operativa integral.
Asegurar razonabilidad, confiabilidad, oportunidad e integridad de la
información financiera y la complementaria administrativa y operacional que se
genera en la entidad
Protección de los activos de la entidad. Este objetivo cumple con la
observancia y control de los tres anteriores, ya que las políticas se orientan
principalmente a salvaguardar los activos de la entidad, lo cual es lo que busca
la gerencia de una empresa.
70
Elementos del Control Interno 3.5.2
Unas de las finalidades del control interno es dar confiabilidad en la información
contable y administrativa; y es ahí donde se desprenden los elementos de control interno
que son objeto de estudio. (Sotomayor), Control Interno y Auditoría, Dice lo siguiente:
Los elementos del control interno se componen de la organización, personal,
supervisión, presupuestos y contabilidad. (pág. 19).
Limitaciones del Control Interno 3.5.3
Las limitaciones del control interno que el autor hace referencia es al establecimiento de
adecuados objetivos como precondición para el control interno, el juicio humano en la
toma de decisiones puede ser equivocado o sujeto a parcialidades, los errores productos
del error humano, posibilidad de anulación de controles por la gerencia, posibilidad de
burlar controles por la colusión entre distintos actores. Y factores externos más allá del
control de la entidad. (Integrated Framework and Apendices-2013, 2014)
Características del control interno 3.5.4
Es un proceso; es decir, un medio para lograr un fin y no un fin en sí mismo. - Lo llevan
a cabo las personas que actúan en todos los niveles y no se trata solamente de manuales
de organización y procedimientos. En cada área de la organización, el funcionario
encargado de dirigirla es responsable por el Control Interno ante su jefe inmediato de
acuerdo con los niveles de autoridad establecidos; y en su cumplimiento participan
todos los trabajadores de la entidad independientemente de su categoría ocupacional.
Debe propender al logro del autocontrol, liderazgo y fortalecimiento de la autoridad y
responsabilidad de los colectivos. (Del Toro Ríos, Fonteboa Vizcaíno, Armada Trabas,
& Santos Cid, 2005, págs. 3-4)
Se caracteriza al control interno como un mecanismo y medio para lograr el
cumplimiento de los objetivos de cualquier institución, por lo general cuando se habla
se control interno se habla de sistemas, procesos y procedimientos es decir abarca toda
lo que compone a una organización a través de una dirección y supervisión eficiente,
Manuales de procedimientos dentro del control interno. 3.5.5
El manual de procedimientos es un elemento del sistema de control interno, su objetivo
es obtener una información detallada, ordenada, sistemática y confiable que contiene
todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre procedimientos, políticas
y funciones de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una
organización.
71
La intención es dar seguridad, control y autocontrol a la dinámica empresarial que
garantizan el cumplimiento de los objetivos empresariales.
3.5.5.1 Concepto de Procedimientos
Los procedimientos son acciones a través de pasos predefinidos que mantienen una
estructura ordenada y que representa una guía para cumplir un propósito, y este
propósito o sub proceso está compuesto de diversos procedimientos que persiguen el
mismo fin.
3.5.5.2 Objetivos de los procedimientos
Establecer una guía única para el cumplimiento de actividades optimizando
tiempo, recursos y esfuerzos.
Identificar tareas, ubicación requerimientos y responsables de su ejecución.
Dar uniformidad a las tareas diarias mediante una rutina evitando acciones
arbitrarias.
Ayuda a la coordinación entre puestos y departamentos entre sí.
3.5.5.3 Características de los procedimientos
Su aplicación se centra en situaciones particulares lo que significa que no son
de carácter general.
Facilita su ejecución en actividades repetitivas que lo hace continua,
sistemáticas y ordenada.
Son flexibles y se adaptan a las necesidades de cualquier organización.
3.5.5.4 El control interno administrativo
El control interno administrativo se encarga de implementar controles para garantizar la
eficiencia en la realización de operaciones, es decir se encarga de la gestión de la
organización. Este control administrativo responde a la segregación de funciones a
72
través o en función de la división de trabajo que es un principio básico para ser
implementado en cualquier organización como manuales administrativos.
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemática tanto la información de una organización (antecedentes, legislación,
estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.),
como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.
(Franklin Fincowsky, 2009, pág. 244)
Objetivos
“Mantenerse informado de la situación de la empresa;
Coordinar sus funciones;
Asegurarse de que se están logrando los objetivos establecidos
Mantener una ejecutoria eficiente;
Determinar si la empresa está operando conforme a las políticas establecidas”
(Estupiñán Gaitán, Control Interno y Fraudes, 2015, pág. 7).
3.5.5.5 El control interno contable
Los controles internos contables adoptan medidas dentro de una organización con el
propósito de garantizar que los registros de las operaciones y en sí la información
representada en estados financieros sea confiable y exacta. Es indispensable la
aplicación de procedimientos porque de ello depende la esencia de un control interno
contable.
Cabe recalcar que se deben aplicar procedimientos contables que no influyen en los
resultados que arrojen los estados financieros. Estos procedimientos van encaminados a
la revisión y control documentario, lo que implica la aprobación y verificación de los
mismos que avalan las transacciones y de igual manera se obtienen evidencias a través
de firmas, sellos, iniciales que son fundamentales para detectar y corregir
irregularidades. Estos procedimientos no solo benefician en cuanto a la supervisión de
actividades organizacionales sino que ayudan a cumplir con los organismos de control
según son expedidos a través de leyes, políticas, reglamentos de carácter fiscal.
73
Objetivos
La aplicación de control internos contables ayuda a detectar, corregir y prevenir errores
lo que significa que es un instrumento derivado del control interno administrativo, pero
de igual manera posee objetivos que son los siguientes:
Que todas las operaciones se registren: oportunamente, por el importe correcto, en
las cuentas apropiadas, y en el período contable en que se llevan a cabo, con el
objeto de permitir la preparación de estados financieros y mantener el control
contable de los activos.
Que todo lo contabilizado exista y que lo que exista este contabilizado, investigando
cualquier diferencia para adoptar la consecuente y apropiada acción correctiva.
Que las operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones generales y
específicas de la administración
Que el acceso de los activos se permita solo de acuerdo con autorización
administrativa. (Estupiñán Gaitán, Control Interno y Fraudes, 2015, pág. 8)
3.6 Organigramas
Conceptos según autores 3.6.1
El organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución
o de una de sus áreas, en la que se muestra la composición de las unidades
administrativas que la integran, sus relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de
comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría. (Franklin Fincowsky, 2009,
pág. 124)
“El organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución
o de una de sus áreas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los
órganos que la componen”. (Franklin Fincowsky, 2009)
“Representación gráfica de la estructura orgánica que refleja, en forma esquemática, la
posición de las áreas que integran la empresa, los niveles jerárquicos, las líneas de
autoridad y de asesoría”. (Fleitman, 2009)
Es un esquema representado por figuras y líneas enlazadas entre sí que tienen un
significado en cuanto a niveles, jerarquías, unidades departamentales, asesoría y que
permite ver de forma clara de cómo está formada la empresa con el fin de que los
trabajadores conozcan las relaciones de personal, comités permanentes, líneas de
comunicación y autoridad.
74
Objetivos 3.6.2
Permite conocer el entorno y su relación entre unidades para los niveles
jerárquicos.
Facilita la ubicación de puestos dentro de una organización y da una visión
global de la organización.
Para el público: les permite tener una visión global de la empresa.
Ventajas 3.6.3
Llamar la atención sobre las falencias que tiene la estructura de la organización,
pues puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de
trabajo en la compañía.
Proporcionar un conocimiento profundo de la estructura de la organización,
estableciendo un orden por medio de las líneas de mando.
Facilitar el cumplimiento de las labores en curso y la introducción de mejoras
en la organización.
Desventajas 3.6.4
Si el organigrama presenta una estructura de la organización equivocada, este
no tendrá ningún valor.
Muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera las
relaciones humanas por no ser susceptibles a reflejarse en el papel.
Si es demasiado complejo no servirá como un instrumento informativo, pues su
interpretación no es fácil.
Pierden actualidad muy pronto, con frecuencia indican la organización como
debería ser más no como es y al ser la organización un ente dinámico los
organigramas deben actualizarse constantemente.
Elaboración de Organigramas 3.6.5
75
Identificación: Los organigramas organizaciones deben llevar en su parte
superior la denominación del tipo de organigrama y el nombre de la
organización.
Utilización de rectángulo que su tamaño depende de la jerarquía a la que
representa
Posición Jerárquica: Se debe presentar claramente los diferentes niveles
jerárquicos tomando en cuenta las líneas de autoridad.
Leyendas: Estas deben ser claras y concisas en cada rectángulo, evitando el uso
de
abreviaturas.
Se debe utilizar líneas según lo que se quiera representar y estas son:
o Cortadas(-----): Contacto Directo
o Puntos (…..): Coordinación
o Gruesa continua ( ): Coordinación
Su elaboración deber ser simétrica, clara y fácil de entendimiento
Referencias: Es necesario que en la parte inferior conste el cuadro de referencia
donde se indica el nombre del autor, la fecha de elaboración, el visto bueno
aprobación del mismo y las diferentes claves utilizadas en el organigrama.
Clasificación de los organigramas 3.6.6
Por el Fin:
Informativos: Nos dan una visión general de la macro estructura de la
organización y solo comprende las grandes unidades administrativas.
Analíticos: Ayuda al especialista a encontrar defectos, planear modificaciones
y es el más detallado y completo, expresa todas las relaciones existentes en la
empresa.
Formales: Refleja la estructura de la organización que se encuentra en la
constitución de la empresa.
Informales: Es el fiel reflejo de la estructura de la organización, es decir, como
se encuentra organizada al momento que se efectúa el organigrama.
76
Por el contenido:
Estructurales: Permite conocer las unidades administrativas y la relación de
dependencia que existe entre ellas.
Funcionales: Parte del organigrama estructural y a nivel de cada unidad
administrativa detalla las funciones principales básicas.
Posición del Personal: Sirve para representar la distribución del personal en las
diferentes unidades administrativas.
Por la forma
Vertical: Constituyen un modelo tradicional y el más utilizado en la práctica.
Horizontal: Se caracteriza por la ubicación de las unidades de mayor jerarquía
a la izquierda y van desplazándose hacia la derecha.
Mixto: Es la combinación de varias formas de ramificación, entre las más
utilizadas está la vertical-horizontal.
Radial: Consiste en colocar en el centro la unidad de máxima categoría,
arrancando de ella en varias direcciones los diferentes niveles jerárquicos.
Circular: Por ser una forma especial de representar la estructura de la
organización se coloca en el corazón del círculo la máxima jerarquía de la
organización.
3.7 Diagramas de flujo
“Diagramar es representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos, relaciones o
fenómenos de todo tipo por medio de símbolos que clarifican la interrelación entre
diferentes factores y/o unidades administrativas, así como la relación causa-efecto que
prevalece entre ellos.” (Franklin Fincowsky, 2009, pág. 298)
Se considera un método de evaluación del control interno en donde se describe a través
de gráficos y pasos las áreas que componen una organización, la intención es dar
secuencia a acciones, descomponiendo procesos complejos con los propósitos de
77
facilitar su comprensión y simplificar el trabajo. Para ello se emplean gráficos el cual
tienen su propio significado que contribuye a la dinámica organizacional.
Sus principales ventajas son:
Identificar la existencia o ausencia de controles financieros y operativos.
Identificar las desviaciones de procedimientos o rutinas de trabajo
Facilitar la presentación de recomendaciones y sugerencias a la gerencia de la
empresa sobre asuntos financieros y operativos”. (Estupiñan Gaitan, 2015, pág.
162)
Símbolos Figuras de los diagramas de flujo
Figura 59 Símbolos Gráficos de los Diagramas de Flujo
Por: (Franklin Fincowsky)
78
4. DISEÑO DE UN SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO APLICADO AL
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
El crecimiento del Comisariato Automotriz ha dado como resultado que las operaciones
se hayan tornado complejas en las áreas administrativa, financiera y de ventas, la
aplicación de procedimientos de control interno será beneficioso a las áreas críticas de
la organización. El sistema de procedimiento ayudará a optimizar recursos, tiempo y
dinero como también tener una visión clara de las actividades que se deben realizar en
cada unidad de forma técnica y práctica. El presente trabajo abarca procedimientos en
las áreas administrativas y financieras.
A continuación se detallan los procedimientos en las áreas críticas.
Área Administrativa
Compras
Ventas
Control de inventarios
Talento humano
Área Financiera
Bancos
Caja
Caja Chica
Cuentas por cobrar
Cuentas por pagar
Manejo de nómina
79
Objetivos de la propuesta
o Objetivo General
Diseñar un sistema de procedimientos de control interno para el área administrativa y
financiera con el fin de contribuir al mejoramiento de las operaciones del Comisariato
Automotriz.
o Objetivos específicos
Establecer los objetivos y alcances para las actividades administrativas y financieras.
Definir políticas y procedimientos para garantizar un manejo y control adecuado de las
operaciones de la organización.
Diseñar flujogramas que permitirá la visualizar de una forma más fácil y clara de las
actividades que deben seguir y cumplir los trabajadores de la organización.
4.1 Organización estructural y funcional propuesto
Organigrama estructural del Comisarito Automotriz 4.1.1
Elaborado: Revisado: Aprobado:
Figura 60 Organigrama Estructural Propuesto.
Gerencia
Departamento Administrativo y
Financiero
Contabilidad Compras Talento Humano
Departamento Comercial/Ventas
Vendedores/Crédito y cobranzas
Almacén.
Vendedor
80
Organigrama Funcional 4.1.2
4.1.2.1 Gerente General
Actuar como representante del Comisariato Automotriz.
Celebrar todo tipo de contrato concerniente al giro empresarial del Comisariato
Automotriz
Definir, promover, y delegar planes estratégicos y de negocios.
Realizar evaluaciones del cumplimiento de las funciones de las diferentes áreas
y resolver los problemas que se presenten.
Mantener buenas relaciones con los clientes, empleados y proveedores, para
mantener el buen funcionamiento de la empresa.
Exigir y revisar los balances financieros con corte al 31 de diciembre velando el
cumplimiento de los objetivos organizaciones y legales que lo regulan.
Promover, dirigir y coordinar reuniones con los jefes departamentales en
asuntos de intereses empresariales velando por el bienestar de la compañía.
Autorizar los pedidos y adquisiciones a los proveedores, entregados por el
bodeguero de acuerdo al reporte de stock de productos.
Autoriza las reposiciones de cajas como también los viáticos cuando
corresponda.
Aprobar y dar seguimiento a los pagos de los proveedores a través de controles
internos.
Aprobar y dar seguimiento a nuevos productos que formarán parte del catálogo
de productos que ofrece la organización.
Ingresar y administrar las cuentas bancarias, sean corrientes o de ahorros. Girar
y firmar los cheques de la compañía sobres los saldos acreedores, deudores o
sobregiros en las cuentas bancarias del Sistema Financiero Nacional.
Establecer los porcentajes máximos y mínimos de descuento para el portafolio
de productos periódicamente.
Revisar y aprobar los créditos a los clientes.
Elaborar proyecciones en base a la variación de los costos dentro de los
parámetros de la competitividad y rentabilidad.
Dirigir las relaciones laborales dentro de la organización teniendo la facultad de
aprobar, autorizar y evaluar el proceso de contratación, selección,
81
reclutamiento, orientación, inducción y medición de desempeño de los
empleados de la organización.
Contratar personal conforme a las necesidades de la organización.
Fijar las remuneraciones a cada empleado conforme a las regulaciones fiscales
vigentes.
Supervisar y controlar que se cumplan los beneficios y derechos de los
empleados.
4.1.2.2 Jefe Comercial/Ventas
Proponer y elaborar planes y programas comerciales encaminados a cumplir los
objetivos organizaciones de la empresa.
Elaborar proyecciones de ventas periódicamente.
Emitir informes semanales y mensuales sobre las ventas y la recaudación de las
mismas.
Planificar y supervisar las rutas de las visitas a los clientes.
Participar activamente en las decisiones empresariales en coordinación con el
gerente general.
Representar a la institución en aspectos comerciales ante los clientes.
Controlar la buena imagen de los almacenes y los repuestos, accesorios y piezas
automotrices que se distribuyen.
Capacitar continuamente al equipo de ventas en la excelencia del servicio al
cliente.
Optimizar los recursos asignados.
Conocer sobre el desarrollo de las ventas, la organización, los productos, la
competencia y la a demanda potencial y real con el fin de establecer ventajas
competitivas.
Controlar y supervisar la gestión de cobranzas de los clientes tanto de la
comercializadora y distribuidora de la organización.
Emitir informes y reportes de los agentes vendedores en cuanto a cargas
laborales, comisiones, viáticos, descuentos, bonificaciones y otro factor que
contribuya al departamento administrativo financiero
Revisar, verificar, supervisar el proceso de la concesión de crédito a los clientes
conforme a sus políticas.
82
Promover las ventas a través de planes y estrategias en el sector comercial.
Establecer, fijar y actualizar los precios de los productos mantenidos para la
venta.
Controlar y supervisar las existencias de materiales e insumos para la
confirmación de requerimiento a bodega.
Coordinar con el departamento administrativos y financiero en la demora de
pago de los clientes.
4.1.2.3 Agente de ventas y cobranzas
Elaborar y entregar a sus superiores de forma periódica reportes de ventas y
cobro.
Buscar nuevas fuentes de venta (clientes) dentro y fuera del cantón Riobamba.
Dar a conocer a nuestros clientes sobre la dinámica de la organización y los
productos que ofrece.
Dar seguimiento a los clientes con el fin de incrementar las ventas.
Cumplir con las expectativas de venta en función de los objetivos
organizacionales.
Recibir pedidos de la cartera de clientes o posibles clientes.
Revisar el reporte de cuentas por cobrar y programar la visitar a los clientes.
Trasladar y entregar el producto desde el punto de venta hasta el lugar donde
reside el cliente.
Conceder créditos conforme a las políticas que mantiene la organización
Realizar las cobranzas por los créditos concedidos y en los plazos establecidos.
Emitir y entregar comprobantes de venta y documentos complementarios al
cliente.
4.1.2.4 Vendedor
Comunicar a su jefe inmediato sobre las novedades que existan en el transcurso
de sus horas laborales.
Informar adecuadamente a los clientes sobre los productos que se comercializa
en cuanto a información técnica, promociones, slogans, etc.
Emitir requisiciones de inventarios y materiales de trabajo cuando corresponda.
Atender de forma ética y responsable quienes ingresen al almacén.
83
Asesorar al cliente en cuanto a la variedad de productos y sus necesidades.
Supervisar el almacén para prevenir posibles robos o hurtos de quienes ingresen
al almacén.
Revisar y ubicar de manera adecuada la mercancía entrante.
Inspeccionar de forma periódica el estado de los productos.
Participar ante los problemas que se susciten en la comercialización como
devolución de productos, falta de asesoramiento, pérdida de clientes etc.
Participar en los inventarios de la tienda.
Distribuir de forma ordenada los productos.
Mantener la higiene y el aseo fuera y dentro del almacén.
Actualizar precios de los productos que se ofertan en el establecimiento.
Verificar que la mercadería vendida sea la óptima para su uso.
4.1.2.5 Cajero
Receptar dinero en efectivo por la venta de mercadería.
Registrar los movimientos de las entradas y salidas de efectivo.
Llevar un registro mediante especificaciones técnicas de la mercadería que
egresa del almacén.
Realizar depósitos bancarios.
Establecer una relación entre los ingresos y egresos de caja.
Realizar el cierre de caja al término del día, elaborando un reporte de ventas.
Entregar sin excepción alguna los comprobantes de venta a los clientes sin
importar el monto.
Mantener el orden y equipo de trabajo, reportando anomalías.
4.1.2.6 Jefe administrativo financiero
Detectar situaciones, problemas causados o previsibles en el área a cargo y
solucionarlas, previa sustentación ante la Gerencia.
Establecer las metas de la organización para el cumplimiento de los mismos.
Revisar y controlar el cierre fiscal y su efecto contable para el siguiente
ejercicio fiscal.
Elaborar informes de gestión para ser presentado a la Gerencia, así como demás
informes referente a sus funciones.
84
Establecer las medidas requeridas para garantizar la protección de los recursos y
activos de la empresa, evitando su uso inadecuado.
Coordinar el manejo y actualización del inventario de los materiales,
suministros y bienes utilizados por la empresa.
Planificar los gastos de la empresa.
Controlar y revisar el flujo de efectivo de la empresa.
Revisar y aprobar las declaraciones fiscales.
Establecer relaciones cordiales con los proveedores.
Controlar las adquisiciones de bienes y servicios y lo que compete a su
almacenamiento, distribución y uso.
4.1.2.7 Bodeguero- Almacén y compras
Mantener los registros y documentación de las entradas y salidas de la
mercadería, suministros, herramientas entre que otros que permanecen en
bodega.
Revisar de manera constante los inventarios para determinar sus condiciones del
buen estado.
Mantener actualizado el inventario en bodegas para determinar los productos
mínimos.
Mantener el orden en los productos que ingresan a las bodegas para facilitar su
ubicación.
Participar en la toma física de inventarios.
Despachar las productos según requerimientos de compra en cuanto al local y
los agentes vendedores.
Mantener al día y en orden la documentación que sustenta el ingreso y la salida
de productos.
Informar de manera oportuna al jefe inmediato sobres novedades detectadas en
cuanto a las bodegas y los productos que permanecen bajo su responsabilidad.
4.1.2.8 Jefe de Talento Humano
Ejecutar el proceso de contratación, selección, reclutamiento, orientación,
inducción y medición de desempeño de los empleados de la organización.
85
Establecer e informar sobre las funciones, objetivos, políticas y actividades de
cada puesto de trabajo de las personas que van a incorporarse a la empresa.
Coordinar programas de capacitación y entrenamiento para los empleados con
el fin de alcanzar un mejoramiento en el personal.
4.1.2.9 Contador
Elaborar y presentar los Estados Financieros que refleja el resultado de gestión
conforme a la petición de sus superiores.
Analizar y evaluar los estados financieros con el fin de expresar una opinión
objetiva de la situación económica.
Revisar y procesar la diferente documentación por concepto de Activo, Pasivo,
Patrimonio, Ingreso o Gasto mediante la contabilización de sus operaciones.
Revisar, supervisar y responsabilizarse de la razonabilidad y confiabilidad de la
información financiera que es generada de su área.
Llevar un registro a través de libros generales de las operaciones de la
organización
Realizar y presentar las declaraciones mensuales tanto de Impuesto al Valor
Agregado como el de las Retenciones en la Fuente.
Elaborar y presentar la declaración del Impuesto a renta en las fechas
establecidas.
Realizar conciliaciones bancarias periódicamente de las diferentes cuentas
bancarias que posee la organización.
Elaborar el proceso de devolución por beneficios tributarios en cuanto a
devolución de IVA en función de los requisitos legales vigentes.
Revisar que la documentación fuente esté de acuerdo a la legislación vigente.
Elaborar y formular las plantillas necesarias para efectuar la toma física de
inventarios y ser partícipe de ello.
Implementar y efectuar controles que aseguren y resguarden los recursos
financieros y no financieros de la empresa.
Elaborar y generar los roles de pago mensualmente.
Elaborar los cheques para los proveedores y el personal de la organización.
86
4.2 Propuesta del diseño de procedimientos administrativos
Procedimientos para compras 4.2.1
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 1/5
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Compras
OBJETIVO: Formular y detallar procedimientos para la adquisición de
repuestos y accesorios automotrices a
los diferentes proveedores a través de cotizaciones, con el
fin de abastacer de mercadería en forma eficiente a la
organización.
ALCANCE: Las políticas y procedimientos de compras serán aplicados
a todas las adquisiciones mantenidas para la venta que van
desde el pedido de la mercadería hasta la recepción de la
misma.
RESPONSABLES:
Gerencia
Jefe Administrativo Financiero
Bodeguero/ Inventarios
Proveedores
DOCUMENTOS:
Reporte de Stock de productos.
Requisición de compras.
Orden de Compras.
Factura de Compra.
Guía de Remisión.
Retención en la fuente
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia Revisado:
Aprobado:
87
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 2/5
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Compras
POLÍTICAS:
El gerente general será el único que autorice la compra de acuerdo al precio,
calidad, crédito, plazo y garantía de los productos.
Las compras se realizarán en función de un reporte del stock de los productos
proporcionado por el bodeguero.
Toda adquisición debe estar sustentada con su respectiva orden de compra y
firmas de responsabilidad, mimas que avala el requerimiento del departamento
solicitante.
El único documento que respalda la compra será la factura autorizada por el
Servicio de Rentas Internas la misma que debe cumplir con los requisitos que
están contemplados en:
El Reglamento de Comprobantes de Ventas y Retención.
Reglamento de la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario
Interno.
Ley de Régimen Tributario Interno.
Resoluciones emitidas por el Servicio de Rentas Internas.
Se deberá contar con una base actualizada de los proveedores y precios de los
productos.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia Revisado:
Aprobado:
88
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 3/5
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Compras
POLÍTICAS:
Antes de la recepción de la mercadería se verificará que se adjunte la factura,
guía de remisión cuando corresponda y orden de compra, las mismas que
deben coincidir en cantidad, especificaciones técnicas, precio y nombre del
proveedor.
Toda compra se realizará únicamente a proveedores previamente calificados y
aprobados por el jefe administrativo financiero.
En el caso de realizar una compra para un nuevo producto se realizará cuatro
cotizaciones para seleccionar el mejor, en base al precio y calidad.
Para escoger el proveedor se evaluará las políticas de venta con el fin de
obtener ventajas en cuanto a precio, calidad, tiempos de crédito y plazo de
entrega.
Los reclamos sobre la cantidad, calidad y el estado de los productos deberá ser
reportado por el encargado de bodega a los respectivos proveedores, máximo
en un plazo 24 horas a partir de la recepción de la mercadería.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
89
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 4/5
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Compras
PROCEDIMIENTOS:
El bodeguero emite al jefe administrativo financiero un informe de las
existencias mínimas en bodega luego de haber realizado una constatación
física.
El jefe administrativo financiero analizará el requerimiento y lo aprobará para
emitir un informe al gerente general.
El gerente verifica y autoriza la compra en base a la disponibilidad de fondos.
El bodeguero emite la orden de compra.
El jefe administrativo financiero aprueba la orden de compra.
El bodeguero envía la orden de compra al proveedor y se ponen de acuerdo
para el plazo de entrega y la forma de pago.
El bodeguero supervisa el ingreso de mercadería y se recibe la factura
original.
Si la mercadería no cumple con las especificaciones solicitadas se rechaza el
ingreso a bodega caso contrario se realiza la recepción.
El bodeguero envía la factura original al contador.
El contador realiza el registro contable y se archiva la documentación en la
carpeta de proveedores para posteriormente ser cancelada.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
90
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 5/5
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
BODEGUEROBODEGUERO
JEFE
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
JEFE
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
GERENTE GENERALGERENTE GENERAL CONTADORCONTADOR
Iniciar
Análisis y
aprobación del
reporte de
existencias
Fin
Revisión de stock
mínimo
Emite reporte de
existencias
Envío de reporte
de existencias
para su
autorización
Análisis y
verificación de
disponibilidad e
fondos
¿Existe
disponibilidad
presupuestaria
?
NO
SI
Emisión de la
orden de compra
Aprobación de
la orden de
compra
SI
Envío de orden de
compra al
proveedor
NO
Supervisa el
ingreso de
mercadería.
Registra
contablemente la
compra y
obligaciones de la
misma.
Envía
documentación al
contador.
Archivar
91
Procedimientos para control de inventarios 4.2.2
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 1/10
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Control de inventarios
OBJETIVO: Definir los procedimientos necesarios de las entradas y
salidas de inventarios, con el fin de dar un soporte eficiente
al movimiento y rotación de los mismos.
ALCANCE: Los procedimientos de control inventario estan aplicados al
encargado de bodega que se responzabiliza del
ingreso,almacenamiento y salida de la mercaderia.
RESPONSABLES:
Gerente General
Jefe Administrativo Financiero
Bodeguero/inventarios
Agentes de ventas
DOCUMENTOS:
Reporte de Stock de productos
Orden de Compras
Factura de Compra
Kardex
Ingreso/egreso de mercaderia
POLÍTICAS:
El control contable de inventarios se lo llevará por el sistema de inventario
permanente.
Se realizará mínimo dos constataciones físicas al año de los inventarios
mantenidos para la venta, suministros y demás productos que permanecen en
bodega.
La toma física de inventarios lo hará el contador junto con el bodeguero,
supervisado por el jefe administrativo financiero.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
92
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 2/10
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Control de inventarios
POLÍTICAS:
El bodeguero deberá emitir reportes al jefe administrativo financiero sobre el
stock de los productos con el fin de cubrir inventarios mínimos.
El encargado de la bodega dará aviso al jefe administrativo financiero sobre
productos maltratados o en mal estado en un plazo no mayor a 24 horas,
posterior a la recepción de la mercadería.
El bodeguero se responsabilizará de contingentes de los productos en cuanto
sea:
o faltantes,
o caducidad de productos,
o productos en mal estado después de las 24 horas de recepción de
mercaderías,
o Productos en mal estado consecuencia del tipo de almacenamiento
que maneje el bodeguero.
Únicamente el bodeguero podrá recibir y entregar mercadería y en caso que
no esté presente deberá existir un delegado autorizado por el gerente general.
El bodeguero receptará devoluciones de productos en mal estado, las cuales
no representan ingreso de mercadería y serán de consumo interno de la
organización.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
93
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 3/10
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Control de inventarios
POLÍTICAS:
El bodeguero admitirá como ingreso de bodega las devoluciones en todos los
productos en cuanto a la procedencia y/o marca de los mismos, siempre y
cuando las cintas de seguridad no hayan sido violadas y el estado del producto
sea óptimo.
Los productos que son ingresados por concepto de devolución se almacenarán
en un lugar distinto de los mantenidos para la venta y se clasificarán para
consumo interno o reclamos para el proveedor.
El bodeguero contará con la documentación pertinente que sustente el ingreso
y salida de mercadería, la misma que deberá está firmada por los responsables
que intervengan en el proceso.
Para la recepción de mercadería, el bodeguero verificará que las cantidades,
peso y precios estén acorde a la factura de compra, orden de compra y/o guía
de remisión.
En los documentos de ingreso o egreso de bodega deberá contener la cantidad,
peso, medida, marca del producto como además el departamento y el agente
vendedor quien recibe la mercadería.
El bodeguero tendrá la obligación de revisar la mercadería antes de su egreso
en cuanto al estado de la misma y acorde a las especificaciones técnicas
detalladas en la factura de venta o nota de pedido. Si las especificaciones
técnicas no son confiables no se procede al despacho de la mercadería.
El bodeguero tendrá la obligación, entregar la factura de compra y demás
documentos complementarios que sean de importancia al contador.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
94
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 4/10
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Control de inventarios
PROCEDIMIENTOS DE INGRESOS DE MERCADERÍA:
El proveedor se pone en contacto con el jefe administrativo financiero para
confirmar la fecha y hora de la entrega de mercadería.
El jefe administrativo financiero notifica al bodeguero la hora de llegada de la
mercadería.
El bodeguero recibe la mercadería conforme a la guía de remisión caso
contrario no se recibe los productos y se da aviso al proveedor.
El bodeguero recibe la factura y demás comprobantes complementarios que
sustenta la compra de la mercadería.
El bodeguero procede a revisar los productos según lo acordado, se compara
con la factura y orden de compra, en caso de novedades se informa al jefe
administrativo financiero para proceder un aviso de reclamo al proveedor.
La mercadería se almacena conforme a la línea de producto, código, medida y
marca.
El bodeguero emite un comprobante de ingreso de la mercadería a su registro
de inventarios.
Se entregará la factura original y comprobantes adicionales del proveedor al
contador conjuntamente con el comprobante de ingreso de la mercadería para
el registro de la compra.
El contador archiva la documentación con un previo análisis de la
documentación recibida.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
95
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 5/10
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE INGRESO DE MERCADERIA
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE INGRESO DE MERCADERIA
PROVEEDORPROVEEDOR
JEFE
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
JEFE
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
BODEGUEROBODEGUERO CONTADORCONTADOR
Iniciar
Revisión de cajas
según guía de
remisión
Fin
Confirma la
fecha y hora de
entrega
Recibe
confirmación
mediante llamada
telefónica o
correo electrónico
Aprueba la
recepción
NO
Elaboración del
comprobante de
ingreso de
mercadería
Registro de
compra al sistema
Factura Original
Notas de crédito
Comprobante de
ingreso de
mercadería
Factura Original
Notas de crédito
Comprobante de
ingreso de
mercadería
Archivar
Se da aviso de
recepción
Recepción de
mercadería y
documentación
SI
Revisión física de
mercadería
conforme a
factura y orden de
compra
Conteo y
clasificación
según línea y
codificación de
productos.
Envío de
documentación a
contabilidad
96
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 6/10
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Control de inventarios
PROCEDIMIENTOS DE EGRESOS DE MERCADERÍA:
El departamento de ventas realiza un requerimiento de inventarios a bodega
mediante notas de pedido (vendedores) y/o requerimiento de inventarios
(almacén).
El bodeguero recibe la copia de la nota de pedido y/o requerimiento verificado
previamente por el jefe de ventas y se autoriza la salida de la mercadería.
El bodeguero separa y revisa los productos conforme a las especificaciones
técnicas detalladas en los documentos proporcionados.
El bodeguero genera el comprobante de egreso y guía de remisión de la
mercadería y da de baja al inventario.
Se entrega a la persona encargada de comercialización y/o distribución: la
mercadería, guía de remisión.
Se hace firmar la guía de remisión y el egreso de mercadería al departamento
de ventas
El bodeguero se queda con la 1ra copia de la guía de remisión.
Envió de comprobantes de egreso a contabilidad para verificar la salida de
inventario con las facturas de venta.
Archivar.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
97
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 7/10
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE EGRESO DE MERCADERIA
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE EGRESO DE MERCADERIA
BODEGABODEGA JEFE DE VENTASJEFE DE VENTAS ALMACENALMACENAGENTES DE
VENTAS
AGENTES DE
VENTASCONTABILIDADCONTABILIDAD
Iniciar
Fin
Recibe proformas
y requerimiento
de mercadería.
Archivar
Realiza
requerimiento de
mercadría
Envía proformas
con 1ra copia
Analiza los
requerimientos y
proformas
mercadería
Autoriza
Verifica el
requerimiento de
mercadería
Verifica las
proformasNO
NO
Iniciar
SI
Separa la
mercadería
conforme a los
solicitado
Revisa el estado
de los productos
Genera la guía de
remisión y el
egreso de
mercadería
Despacha
mercadería
Recibe
mercadería
Recibe
mercadería
Se firma
comprobante de
egreso
Se firma
comprobante de
egreso y guía de
remisión
Recibe
documentación
firmada y sellada
Concilia los
comprobantes de
egreso con reporte
de ventas
98
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 8/10
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Control de inventarios
PROCEDIMIENTOS DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS
El gerente general solicita al contador la ejecución de la toma física de
inventarios por medio del jefe administrativo financiero.
El contador elabora los formularios y cronograma de las personas que van a ser
parte de la toma física y la fecha a ejecutarse y envía al gerente general para su
aprobación.
El gerente general verifica y autoriza la ejecución de la toma física.
El contador emite un comunicado al personal involucrado en la toma de
inventarios.
El contador imprime los saldos contables de inventario a la fecha de corte
conjuntamente con los formularios para la toma física a ejecutarse.
El bodeguero junto con el contador proceden al conteo de la mercadería,
supervisado por el jefe administrativo financiero donde se observan y detallan
las novedades de las existencias en bodega los mismos que serán anotados por
el contador.
El contador posterior a la constatación física comparará los saldos contables de
inventarios frente a los saldos de la toma física.
El contador elabora el informe sobre la diferencias de la toma física y envía el
informe al gerente general.
El gerente general verifica y analiza los resultados de la toma física y toma
decisiones por la cual se elabora un documento como respaldo.
El contador registra las novedades y soluciones aprobadas por el gerente
general y se archiva la documentación.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
99
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 9/10
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE TOMA FISICA DE INVENTARIOS
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE TOMA FISICA DE INVENTARIOS
GERENCIAGERENCIA CONTABILIDADCONTABILIDAD BODEGABODEGA
Iniciar
Solicita la
realización de
toma física de
inventarios
Elabora el
programa de las
personas a
intervenir
Aprobación
Envía formularios
y programas para
su aprobación
Recibe la
confirmación para
su ejecución
SI
Analiza el
informe
NO
Comunica
oficialmente a los
involucrados para
la toma física
Imprime los
saldos de
inventarios a la
fecha de corte
Imprime
formularios
Se realiza el
conteo y revisión
de la mercadería
11
100
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 10/10
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE TOMA FISICA DE INVENTARIOS
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE TOMA FISICA DE INVENTARIOS
GERENCIAGERENCIA CONTABILIDADCONTABILIDAD BODEGABODEGA
Fin
Archivar
Se anota
cantidades y
novedades
encontradas en
bodega
Compara los
saldos del sistema
versus las
cantidades
anotadas en la
toma física
Se concluye la
inspección en
bodega con los
involucrados
Analiza las
diferencias
encontradas y
novedades de la
inspección
Elaboración de
informeAnaliza el reporte
Aprobación
NO
SI
Elaboración de
acta
Se comunica las
soluciones
Registra los
ajustes pertinentes
11
101
Procedimientos para ventas 4.2.3
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 1/13
DEPARTAMENTO: Comercial/Ventas
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Ventas
OBJETIVO: Establecer una guía práctica mediante políticas y
procedimientos eficientes para el control de ventas.
ALCANCE: Las politicas y procedimientos de ventas se aplican desde
la socialización con el cliente a través de vendedores
hasta la salida de la mercadería con su respectivos
documentos de venta.
RESPONSABLES:
Jefe Comercial/Ventas
Agentes de ventas
Bodeguero/inventarios
DOCUMENTOS:
Factura de venta.
Comprobante de retención.
POLÍTICAS GENERALES:
Las ventas se harán al contado o crédito, estas últimas no podrán ser mayor a
45 días.
Se considera venta al contado las que se realicen con dinero en efectivo,
cheques y depósitos a la cuenta de la empresa, únicamente.
No se recibirá como parte de pago, total o parcial, cheques posfechados.
En el caso de ventas a crédito para clientes nuevos no se aceptarán como
parte de pago cheques de ninguna índole, solamente efectivo.
Los agentes de ventas tendrán la obligación de informar a sus clientes sobre
el giro del negocio de la organización.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
102
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 2/13
DEPARTAMENTO: Comercial/Ventas
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Ventas
POLÍTICAS GENERALES:
Los comprobantes de venta autorizados y complementarios emitidos y
recibidos, debe cumplir con los requisitos pre impresos y de llenado según lo
establecido en la ley.
La emisión de comprobantes de venta se emitirán en forma secuencial y se
entregara la original al cliente.
Al momento de la trasferencia de bienes por motivos de venta se deberá
entregar la factura original al cliente, sin restricción alguna.
En el caso de errores en el comprobante de venta se procederá a anular
inmediatamente con sus respectivas copias adjuntas.
Se tendrá una base actualizada de todos los clientes.
Se establecerá las condiciones y porcentajes máximos de descuento para
clientes previa autorización del gerente general.
Las ventas realizadas a personal de la empresa se les concederá descuentos
establecidos hasta un monto de compra que no excederá del 20% por ciento
del sueldo mensual de cada trabajador.
POLÍTICAS DE LOS AGENTES VENDEDORES.
Todo agente vendedor deberá tener:
Una lista actualizada de la cartera de clientes de la empresa.
Los catálogos de los productos y precios actualizados.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
103
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 3/13
DEPARTAMENTO: Comercial/Ventas
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Ventas
POLÍTICAS DE LOS AGENTES VENDEDORES.
Licencia de conducir, mínimo sportman.
Designado una zona de trabajo, dentro o fuera de la ciudad y por la cual no
debe infringir otra.
Los agentes vendedores tendrán la obligación de:
Entregar la mercadería a sus clientes dentro y fuera del cantón Riobamba.
Cubrir las zonas destinadas para receptar nuevos clientes según el plazo
establecido por el jefe de ventas.
La socialización con los clientes donde se informaran las condiciones, plazos
de pago y entrega inclusive las del contado, el tratamiento de devoluciones, la
variedad y líneas de producto que maneja la organización con sus respectivos
precios.
Receptar o emitir cotizaciones, proformas, aperturas de crédito y demás
documentos de cumplimiento formal.
Conceder descuentos a los clientes sujetados a los porcentajes y montos de
venta establecidos por la compañía.
Entregar los comprobantes de venta (autorizados/complementarios)
debidamente firmados y estos deberán estar con sus respectivas copias
adheridas a las originales.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
104
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 4/13
DEPARTAMENTO: Comercial/Ventas
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Ventas
POLÍTICAS DE LOS AGENTES VENDEDORES.
Multas y derechos
En los casos de pérdida o mal estado de los productos inclusive el material de
trabajo que utiliza el agente vendedor, serán cobrados y descontado del sueldo
del vendedor.
Los agentes vendedores tendrán derecho a comisiones según las expectativas
de ventas y cobros de las mismas, establecidas por el jefe de ventas y
aprobado por el gerente general mediante un documento interno oficial.
Los agentes vendedores tendrán derecho a viáticos y movilización, serán
reembolsados a fin de cada mes con el pago de sueldos y este derecho solo
será aplicable dentro de horarios de trabajo y se encuentren fuera de la ciudad
sin importar el tiempo de permanencia.
Los gastos por viáticos y movilización de los agentes vendedores no
excederán de los 5 dólares diarios y para su respectivo reembolso deberán ser
sustentados con comprobantes de venta a nombre del agente vendedor.
POLÍTICAS PARA LA CONCESIÓN DE CRÉDITOS.
Toda venta a crédito será aprobada y autorizada por el jefe de ventas y gerente
general.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
105
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 5/13
DEPARTAMENTO: Comercial Ventas
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Ventas
POLÍTICAS PARA LA CONCESIÓN DE CRÉDITOS.
La apertura del crédito se les concederá a empresas legalmente constituidas
públicas o privadas y a personas que ejerzan un comercio habitual con
domicilio físico permanente debidamente sustentado (persona natural).
Toda venta a crédito no estará sujeta a interés salvo en los plazos de gracia
que será igual a los permitidos por la ley que emite el Banco Central del
Ecuador.
Los plazos de gracia se le concederá a todo cliente, nuevo o fijo y no será
mayor a 30 días y en 2 ocasiones solamente por año, y en el caso que
sobrepase el período de gracia se aplicará la penalidad correspondiente.
En el caso en que se beba cobrar intereses se tomarán las vigentes en la fecha
de solicitud del plazo de gracia, la cual deberá ser sustentada con un
documento que avale la deuda.
Para concretar la venta a crédito no será obligación el cobro de entrada.
Las ventas a crédito tendrán derecho a los descuentos y promociones según
políticas.
Para clientes fijos la apertura del crédito no excederá de los 5000 dólares al
mes y el cupo permitido será renovado cuando el cliente haya cancelado por lo
menos el 80% de lo adeudado anteriormente y para clientes nuevos el monto
será de 1500 dólares.
Todo crédito aprobado para clientes nuevos se firmara una garantía con una
letra de cambio por el monto de la venta.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
106
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 6/13
DEPARTAMENTO: Comercial Ventas
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Ventas
POLÍTICAS PARA LA CONCESIÓN DE CRÉDITOS.
Los requisitos que debe presentar un cliente nuevo para la apertura de crédito
serán la copia de la cédula y papeleta votación quien conste en el portal del
Servicio de Rentas Internas, Copia del RUC, formulario del crédito y de datos
informativos con sus respectivas referencias personales y comerciales.
POLÍTICAS DE DEVOLUCIONES
Las devoluciones de mercadería aceptadas no serán devueltas en dinero.
En el caso de morosidad no se hará efectiva la solicitud de devolución de los
productos hasta que lo adeudado no sea cancelado.
Se admitirán devoluciones por parte de los clientes en cuanto a productos
caducados, aplica solamente a lubricantes y aceites.
Se admitirán cambios en todos los productos en cuanto a la procedencia y/o
marca del mismo siempre y cuando las cintas de seguridad no hayan sido
violadas y el estado del producto sea el óptimo.
Se admitirán devoluciones por una sola vez a productos eléctricos por cliente,
en el caso de que la devolución sea sustancial en cuanto al monto, la
devolución se hará efectiva previamente a un análisis que confirme que el
daño es por parte del fabricante.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
107
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 7/13
DEPARTAMENTO: Comercial Ventas
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Ventas
PROCEDIMIENTOS DE VENTAS AL CONTADO
Recepción del pedido por parte del cliente.
El agente vendedor analiza las condiciones del pedido y confirma sus
existencias con bodega.
En el caso de que no exista stock se da aviso al cliente de los días de demora
en la entrega de la mercadería.
Se elabora la nota de pedido y/o factura según lo solicitado
El agente vendedor envía la factura al jefe de ventas para su verificación.
Ingreso de datos al sistema del pedido por agente vendedor.
Ingreso de datos al sistema del pedido por agente vendedor.
El jefe de ventas envía la factura al bodeguero para el despacho de la
mercadería.
El bodeguero despacha la mercadería conjuntamente con la factura original y
guía de remisión.
El agente vendedor recibe la mercadería y verifica si está acorde a la factura.
Se firma documentación de recibido en bodega.
El vendedor entrega la mercadería y se procede a firmar el recibí conforme
por parte del cliente.
Se entrega la factura original y se cobra el valor total que consta en la factura.
Se depositan los valores cobrados en las cuentas bancarias de la empresa.
Envía copia de factura y comprobante de depósito al contador.
Contador recibe la documentación y registra en el sistema.
Archiva documentación.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
108
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 8/13
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE VENTAS AL CONTADO
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE VENTAS AL CONTADO
CLIENTECLIENTEAGENTE
VENDEDOR
AGENTE
VENDEDORBODEGUEROBODEGUERO JEFE DE VENTASJEFE DE VENTAS CONTADORCONTADOR
Iniciar
Realiza el pedidoRecepción del
pedido
Analiza las
especificaciones
del pedido
Confirmación de
existencias
¿Existencias?
SIElaborar Factura
NOAviso de demora
en la entrega
Acepta
condición
SI
NO
Envío del pedido
a jefe de ventas
Verificación de
documentación
Ingreso de datos
por agente
vendedor
Recibe factura
Despacha
mercadería con
documentación
Recibe y verifica
la mercadería
conforme a la
factura de venta
Firma
documentación
11
109
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 9/13
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE VENTAS AL CONTADO
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE VENTAS AL CONTADO
CLIENTECLIENTEAGENTE
VENDEDOR
AGENTE
VENDEDORBODEGUEROBODEGUERO JEFE DE VENTASJEFE DE VENTAS CONTADORCONTADOR
Fin
Archivar
Entrega pedido al
cliente
Entrega factura
original y se
efectúa cobro
Firma de recibí
conforme
Depositan los
valores
recaudados
Recibe copia de
factura y
comprobante de
depósito
Registro en el
sistema
Recibe
mercadería
Realiza pago
11
110
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 10/13
DEPARTAMENTO: Comercial/ Ventas
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Ventas
PROCEDIMIENTOS DE VENTAS A CRÉDITO.
Se establece contacto con el cliente a través de agentes vendedores.
Se informa y negocia en cuanto a los productos, precios y formas de pago que
ofrece la empresa.
Se recepta la documentación para la legalización del crédito
Se emite los formularios del crédito en caso de ser primera vez, caso contrario
se revisa el historial del cliente en caso de que exista cuentas vencidas de
cobro.
El agente vendedor llena una nota de pedido con sus respectivas copias.
El vendedor envía la documentación al jefe de ventas para su aprobación.
El jefe de ventas revisa que los pedidos y formularios este conforme a las
políticas de crédito y se envía a gerencia.
El gerente general verifica la solicitud de crédito y autoriza la venta, se envía
documentación nuevamente al departamento de ventas.
El jefe de ventas recibe el crédito autorizado y procede a ingresar los datos para
su información.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
111
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 11/13
DEPARTAMENTO: Comercial/ Ventas
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Ventas
PROCEDIMIENTOS DE VENTAS A CRÉDITO.
El bodeguero recibe copias de la nota de pedido y/o solicitud de créditos
autorizados, despacha la mercadería conjuntamente con el egreso de
inventarios y guía de remisión.
El agente vendedor recibe la mercadería y verifica si está acorde a la nota de
pedido.
Se procede a elaborar la factura.
El vendedor entrega la mercadería y hace firmar el recibí conforme por parte
del cliente y se entrega la factura original.
Las 2da copia de los formularios de crédito y 2da copia de la factura se archiva
en las carpetas de cada agente vendedor y la copia restante se envía al contador.
El contador revisa que la documentación esté completa y correcta, se procede al
registro en el sistema.
Se archiva la documentación en la carpeta de cuentas por cobrar a clientes.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
112
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 12/13
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE VENTAS A CRÉDITO
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE VENTAS A CRÉDITO
CLIENTECLIENTE AGENTE VENDEDORAGENTE VENDEDOR GERENTE GENERALGERENTE GENERALJEFE DE VENTASJEFE DE VENTAS BODEGABODEGA
Iniciar
Elabora la nota de
pedido
Envío de
documentación a
jefe de ventas
Revisión de
documentación
Ingreso de datos
por agente
vendedor
Se establece
contacto con el
cliente
Se informa al
cliente sobre el
catalogo de
productos
¿Crédito por
primera vez?
Se informa de
requisitos a
cumplir
SI
Prepara y envía
documentación
informativa
Recibe y verifica
documentación
del cliente
Elabora
formularios para
el crédito
Revisa historial
del cliente
Analiza pedido y
solicitud de
crédito conforma
a políticas
Envío de
documentación
para su
aprobación
Analiza la
solicitud de
crédito
AutorizaciónSI
NO
NO
1
113
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 13/13
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE VENTAS A CRÉDITO
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE VENTAS A CRÉDITO
CLIENTECLIENTE AGENTE VENDEDORAGENTE VENDEDOR GERENTE GENERALGERENTE GENERALJEFE DE VENTASJEFE DE VENTAS BODEGABODEGA
Fin
Archivar
Aprueba la salida
de mercadería
Recibe copias de:
Nota de pedido
Solicitud de
crédito aprobado
Recibe y verifica
la mercadería
conforme a la
nota de pedido
Elabora Factura
Entrega factura
original y
mercadería al
cliente
Revisa y verifica
documentación
Registra la venta a
crédito
Elabora: egreso
de mercadería y
guía de remisón
Despacha
mercadería
conforme a la
nota de pedido
Se envía copias:
factura y solicitud
de crédito a
contabilidad
1
114
Procedimiento para Talento Humano. 4.2.4
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 1/8
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Talento Humano
OBJETIVO: Seleccionar y contratar el personal necesario para la
organización a través de procedimientos y políticas con el
fin de obtener el personal idóneo para cada puesto de
trabajo.
ALCANCE: Las políticas y procedimientos están destinados a todos los
aspirantes a ocupar una plaza de trabajo dentro de la
organización.
RESPONSABLES:
Gerente general
Jefe administrativo financiero
Contador
DOCUMENTOS:
Hoja de Vida
Ficha personal
Contrato de trabajo
POLÍTICAS DE SELECCIÓN Y RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
La empresa solo contratará personal cumplido su mayoría de edad.
La selección del personal será responsabilidad única del gerente general.
El personal de nuevo ingreso deberá llenar obligatoriamente una ficha
personal y entregarlo conjuntamente con copias de su documentación
personal.
Los candidatos a ocupar la plaza disponible de trabajo deberán enviar su hoja
de vida al correo del gerente general o a su vez debe ser receptada por el
contador.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
115
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 2/8
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Talento Humano.
POLÍTICAS DE SELECCIÓN Y RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
Las entrevistas a los candidatos lo efectuará el gerente general acompañado
por otro miembro de la organización, de preferencia jefe o supervisor
solicitante del vacante.
Se verificará sin excepción alguna las referencias laborales y personales de
cada candidato seleccionado.
Todo candidato será calificado de una forma equitativa y justa por el jefe o
supervisor del área solicitante.
La empresa hará firmar a todo personal de nuevo ingreso un contrato laboral
conforme a las leyes vigentes.
POLÍTICAS DE INDUCCIÓN Y ORIENTACIÓN
El jefe departamental orientará e informará sobre los aspectos generales,
funciones y atribuciones concernientes a la organización.
Se proveerá al nuevo empleado de los equipos, materiales y herramientas de
trabajo necesarios para desempeñarse en sus funciones.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
116
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 3/8
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Talento Humano.
POLÍTICAS DE INDUCCIÓN Y ORIENTACIÓN
El jefe departamental explicará sobres los procesos, atribuciones, funciones y
responsabilidades como también los tiempos necesarios para su fiel
cumplimiento según sea el cargo a ser ocupado.
Todo empleado deberá ser evaluado de forma progresiva por su jefe inmediato
sobre el desempeño de cada trabajador y expectativas de cada puesto.
POLÍTICAS DE BENEFICIOS Y SALARIOS.
Se realizará el pago del rol hasta el último día de cada mes a todo el personal
con cheque y se generará un comprobante de egreso el mismo que debe ser
firmado por el empleado.
El personal de la empresa gozará de los beneficios sociales y demás, según lo
establecido en la ley.
El personal de ventas obtendrá comisiones en función del cumplimiento de
sus deberes y responsabilidades.
Cualquier tipo de beneficio o ingreso que goce el trabajador serán pagados los
últimos días de cada mes por motivos de seguridad, excepto de aquellos
beneficios que serán cancelados en las fechas que establece la ley como
décimo tercer y cuarto sueldo.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
117
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 4/8
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Talento Humano.
POLÍTICAS DE IMAGEN Y SEGURIDAD.
Los empleados tienen el deber de asistir de forma puntual al lugar o zona
designada de trabajo conforme al cronograma establecido por el departamento
a cual pertenecen.
Los empleados no podrán introducir paquetes, mochilas, maletas o cualquier
tipo de prenda que no constituyan material de trabajo, caso contrario tendrán
la obligación de revelar su contenido para su respectiva revisión a la entrada y
salida de la empresa.
Se prohíbe laborar en estado etílico o bajo el efecto de sustancias
psicotrópicas como también abandonar el lugar de trabajo sin permiso.
Todo personal deberá contar con la vestimenta adecuada según el cargo que
desempeña.
Es de uso obligatorio el material y equipo de trabajo durante la jornada laboral
para todo el personal de la organización.
Las faltas disciplinarías que manchen el buen nombre de la organización,
adopción de una actitud incorrecta y deshonesta serán motivo de un llamado
atención hasta el despido del trabajador.
Si falta de 1 hasta 2 días sin justificación serán descontados del rol del
trabajador y en el caso de que faltare sin justificación por 3 días se procederá a
realizar el acta finiquito.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
118
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 5/8
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Talento Humano.
PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL
Los jefes departamentales analizarán las condiciones y necesidades de
requerir personal y de ser el caso elaboraran un perfil conforme al puesto a ser
ocupado.
Los jefes departamentales solicitarán la contratación de un nuevo empleado
mediante un requerimiento de personal al gerente general.
El requerimiento es recibido por contabilidad para determinar si existe
presupuesto y se enviará al gerente general.
El gerente general analiza la solicitud y aprueba el mismo.
El gerente general se encargará de publicar en los medios de comunicación la
búsqueda del nuevo empleado.
Recepción de las hojas de vida.
El jefe departamental aplica pruebas de admisión conforme a lo requerido.
Se revisa y califica las pruebas de admisión y se hace una preselección de
candidatos.
Se da aviso a los aprobados y se coordinan las entrevistas.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
119
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 6/8
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Talento Humano.
PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL
Entrevistan a todos los candidatos con la presencia del gerente general y el
jefe departamental pertinente.
El gerente y jefe departamental analizarán las capacidades de cada candidato y
tomarán una decisión de la persona idónea para cubrir la plaza de trabajo.
El gerente general elabora el contrato de trabajo
El contador se comunica con el candidato seleccionado sobre la fecha y hora
de la firma del contrato de trabajo.
Se pedirá documentación adicional y el llenado de la ficha de ingreso del
nuevo empleado.
El contador hará firmar el contrato y se entregará una copia del mismo; de
igual manera el empleado entregará la documentación requerida al contador.
El contador revisa el contrato y la documentación entregada para su
legalización ante el Ministerio de Trabajo y el IESS.
Archivar la documentación del nuevo empleado.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
120
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 7/8
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL
JEFES DEPARTAMENTALESJEFES DEPARTAMENTALES CONTABILIDADCONTABILIDAD GERENTE GENERALGERENTE GENERAL
Iniciar
Analizan las
condiciones de
admitir personal
Determinan la
necesidad
Elaboran el perfil
del puesto de
trabajo
Se solicita un
requerimiento de
personal
Existe
presupuesto
Envía
requerimiento
para aprobación
Analiza el
requerimiento
Aprobación
SI
Publicación en los
medios de
comunicación
NO
Recepción de
hojas de vida
Aplicación de
pruebas de
admisión
Analisis y
calificación
Pre selección de
candidatos
Aviso y
coordinación de
entrevistas
Entrevista a
candidatos
1
121
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 8/8
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL
JEFES DEPARTAMENTALESJEFES DEPARTAMENTALES CONTABILIDADCONTABILIDAD GERENTE GENERALGERENTE GENERAL
Fin
Archivar
Gerente General y
jefe departamental
toman decisiones
Candidato
idóneo
SI
Elaboración de
contrato
Se coordina la
fecha de la firma
del contrato con el
candidato
seleccionado
Se pide
documentación
adicional
Hace firmar el
contrato y se
entrega una copia
al empleado
Se recepta
documentación
solicitada al
nuevo empleado
Legaliza el
contrato en el
Ministerio de
trabajo
Se da aviso de
entrada al IESS
Archivar
document
ación NO
1
122
4.3 Propuesta del diseño de procedimientos financieros
Procedimientos para caja 4.3.1
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 1/6
DEPARTAMENTO: Comercial/Ventas
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Caja
OBJETIVO: Establecer los procedimientos adecuados para manejar,
garantizar y controlar el efectivo de caja.
ALCANCE: Se aplica a todos los ingresos en efectivo(dinero, cheques)
recaudados por caja resultado de las ventas diarias de la
organización.
RESPONSABLES:
Jefe comercial/ventas
Contador
Encargado de caja
DOCUMENTOS:
Papeleta de depósito
Reporte de ingresos
Arqueo de caja
POLÍTICAS
Existirá un solo encargado del manejo y recaudación de caja.
Los fondos debe estar bajo la responsabilidad del encargado de facturación.
El encargado de facturación del almacén deberá emitir un informe de las ventas
de forma diaria al jefe inmediato.
Toda venta será recaudada solo en efectivo, sin excepción.
Todos los días al finalizar la jornada de trabajo se realizará el cierre de caja y
su respectiva revisión por el jefe de ventas antes del depósito.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
123
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 2/6
DEPARTAMENTO: Comercial/Ventas
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Caja
POLITICAS
Toda recaudación en efectivo debe ser registrada con precisión y ser depositada
en la cuenta de la empresa con un plazo máximo de 24 horas al cierre de caja.
Los comprobantes de depósito serán entregados en un plazo máximo de 24
horas al contador para su respectivo registro contable.
La caja contará con monto de apertura de 20 dólares al inicio de la jornada
laboral. El valor de apertura será fijo y su fin será el de tener cambio para las
ventas por lo cual no constituyen un ingreso de la compañía.
Deberá realizarse un arqueo de caja por lo menos una vez al mes.
Todo ingreso recaudado por caja debe contar con su respaldo.
No se permitirá utilizar el efectivo de caja para cubrir gastos de la compañía
inclusive si estos son menores, para estos casos existe el fondo de caja chica.
Todo faltante de dinero injustificado será asumido por el encargado de
facturación, inclusive billetes falsificados o en mal estado que no represente
ningún valor monetario.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
124
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 3/6
DEPARTAMENTO: Comercial/Ventas
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Caja
PROCEDIMIENTOS
El cajero realiza la apertura de caja con un valor inicial.
El cliente da sus datos para emitir la factura.
Se procede a elaborar la factura de venta.
El cliente procede a pagar al contado del producto comprado.
En el caso de recibir cheques se registrarán y anotarán los datos de cliente.
Al término de la jornada laboral se cierra caja
Se verifica el contenido de caja realizando un cuadre del mismo entre los
valores recibidos y la información registrada durante el día (cierre de caja).
El jefe de ventas analiza y verifica que los valores recibidos y registrados por el
cajero sean los correctos.
El jefe de ventas envía el dinero al cajero y ordena realizar el depósito de la
venta.
El cajero deposita el dinero en el banco.
El jefe de ventas recibe el comprobante de depósito y se envía conjuntamente
con el reporte y copias de las facturas de la venta diaria.
El contador verifica la documentación recibida y posteriormente se registra el
asiento contable de ingreso.
Se archiva la documentación.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
125
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 4/6
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE CAJA
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE CAJA
CAJEROCAJERO CLIENTECLIENTE JEFE DE VENTASJEFE DE VENTAS CONTADORCONTADOR
Iniciar
Fin
Apertura de caja
con un valor
inicial
Archivar
Efectúa el pago Factura pedido
Analiza y verifica
los valores
recibidos y
registrados
Brinda datos
personales para
emitir factura.
Recibe dinero y
anota datos en
caso de existir
cheques
Cierre de caja
Envía reporte de
ventas diaria
CorrectoSI
Recibe dinero
para ser
depositado
Entrega el
comprobante de
depósito
Se envía
conjuntamente
con el cierre de
caja y copias de
facturas.
NO
Revisa
documentación
Registra el
ingreso al sistema
126
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 5/6
DEPARTAMENTO: Comercial/Ventas
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Caja
PROCEDIMIENTOS PARA EL ARQUEO DE CAJA
Se elabora el formato del arqueo de caja por el jefe comercial/ventas
El jefe de ventas se reúne con el cajero y solicita dinero y comprobantes.
El cajero procede a realizar el conteo del efectivo y documentos de respaldo.
Se firma el arqueo de caja y se entrega al jefe los valores y documentos
soporte.
Se verifica mediante conteo los valores recibidos.
El jefe de ventas realiza el cruce de información con el cierre de caja versus los
valores y documentos recibidos por el cajero.
Se analiza los resultados del cruce de información y se concluyen con
observaciones de ser el caso.
El jefe informa al contador sobre las novedades encontradas.
El contador revisa la documentación recibida y se registra las novedades.
Se archiva la documentación.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
127
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 6/6
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE ARQUEO DE CAJA
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE ARQUEO DE CAJA
JEFE DE VENTASJEFE DE VENTAS CLIENTECLIENTE CONTADORCONTADOR
Iniciar
Fin
Elabora e
imprime formatos
Archivar
Solicita
comprobantes y
dinero
Conteo de dinero
Entrega dinero y
documentación
Firma arqueo de
caja
Recepción de
valores y
documentación
Conteo de dinero
Se realiza el cruce
de información
Analizan los
resultados
obtenidos y se
concluyen
Existen
faltantes o
sobrantes
SI
Se emite
observaciones
Recibe y revisa
documentación
Contabiliza
obervaciones
NO
128
Procedimientos para Caja Chica 4.3.2
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 1/7
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Caja Chica
OBJETIVO: Establecer las actividades necesarias para el control de los
gastos menores de caja chica
ALCANCE: Los procedimientos y políticas de caja chica serán aplicados
a todos aquellos desembolsos utilizados para gastos menores
de la compañía.
RESPONSABLES:
Bodeguero
Contador
DOCUMENTOS:
Solicitud de creación de fondo
Reposición de fondos
Liquidaciones de compras
Documentos soporte de desembolsos.
POLÍTICAS
Se creará un fondo de caja chica que será de 100 dólares.
Los gastos menores por cada compra serán máximo de 10 dólares.
Los fondos de caja chica deben estar a cargo del bodeguero de la
organización.
Los fondos serán utilizados exclusivamente para gastos ordinarios de la
organización y por ende no serán manejados para cubrir anticipos de
proveedores, anticipos de sueldos, préstamos al personal, compra de
inventarios o gastos personales del trabajador.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
129
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 2/7
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Caja Chica
POLÍTICAS
El incremento o disminución del fondo de caja chica será analizado y
autorizado por el contador.
La reposición de caja chica se lo hará cuando el 70% de los fondos se haya
utilizado, adjuntando la liquidación y los comprobantes respectivos.
Se realizarán arqueos de caja de forma mensual, mínimo dos veces al mes y
será responsabilidad del contador.
Los desembolsos de caja chica deben estar respaldos con documentos soporte
a nombre del bodeguero para sustentar costos o gastos y se procederá a
realizar la liquidación de compras respectiva.
Las facturas que no sean presentadas de forma oportuna al departamento de
contabilidad no serán reembolsadas.
En caso de existir faltantes injustificadas serán descontados del sueldo del
encargado del fondo de caja chica.
El uso indebido de los fondos será considerado como falta grave y su sanción
amerita despido.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
130
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 3/7
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Caja Chica
PROCEDIMIENTOS PARA LA CREACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA
El contador analiza y determina la necesidad de un fondo para gastos menores.
Elabora solicitud detallando el monto adecuado y la persona responsable.
El contador solicita al gerente general la creación y aprobación de un fondo
para caja chica.
El gerente general analiza la solicitud y justifica si es necesario la apertura del
fondo de caja chica, así como también el monto adecuado y la persona
responsable.
El gerente general emitirá la aprobación y envía un cheque al contador.
El contador realiza el comprobante de egreso y llena el cheque a nombre del
encargado y se envía para su verificación.
El gerente general revisa la documentación adjunta al cheque y firmará el
mismo para que sea devuelta al contador.
El contador recibe el cheque firmado, se da aviso al nuevo encargado de caja
chica de sus responsabilidades y atribuciones al fondo creado.
El encargado recibe el cheque.
Se hará efectivo el cheque y se procederá a guardarlo en un lugar seguro para
su utilización.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
131
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 4/7
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO PARA CREACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO PARA CREACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA
CONTADORCONTADOR GERENTEGERENTE CUSTODIOCUSTODIO
Iniciar
Fin
Analiza y
determina la
necesidad
Guarda
efectivo en un
lugar seguro
Guarda
efectivo en un
lugar seguro
Elabora solicitud
Solicita la
creación de un
fondo de caja
chica
Analiza y justifica
solicitud
Llena cheque
Recibe la
designación de
sus nuevas
responsabilidades
Recibe cheque
Aprobación
SI
Entrega cheque
NO
Genera
comprobante de
egreso
Verifica
documentación
Autoriza y firma
cheque
Recibe
documentación
Da aviso al
custodio
Se hace efectivo
el cheque
132
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 5/7
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Caja Chica
PROCEDIMIENTOS PARA LA REPOSICIÓN DE CAJA CHICA
El empleado solicita al custodio dinero para realizar compra, previamente
aprobado por el jefe departamental.
Se realiza la compra y se entrega el comprobante del gasto al custodio.
El encargado de caja chica recepta los documentos, sustento de los
desembolsos con el fin de respaldar los egresos de caja chica.
Archivar comprobantes.
El encargado revisa el dinero disponible, verifica que haya excedido el 70%
del fondo y solicita reposición.
Elabora un detalle de los comprobantes del gasto.
Solicita reembolso y envía documentación a contabilidad.
El contador recibe el detalle de comprobantes para reposición adjuntando los
documentos que respalda los gastos.
Se cruzan los valores de los documentos de respaldo con el detalle de los
comprobantes y se analizan los mismos.
Si la documentación es correcta se elabora liquidación de compras.
Se contabiliza las compras y adicionalmente se genera el comprobante de
egreso junto con el cheque a nombre del custodio.
El gerente general verifica información y firma el cheque.
El encargado de caja chica recibe el cheque y firma el recibido para
efectivizarlo.
Guarda el dinero en un lugar seguro.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
133
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 6/7
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE CAJA CHICA
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE CAJA CHICA
SOLICITANTESOLICITANTE CUSTODIOCUSTODIO CONTADORCONTADOR GERENTEGERENTE
Iniciar
Solicita dinero
Realiza la compra
Entrega dinero
solicitado
Entrega
comprobante del
gasto
Recepta
documentación
Archivar
Revisa fondos
disponibles
Excede 70%
SI
Elabora detalle de
comprobantes
NO
Solicita
reposición
Recepta detalle y
comprobantes de
compras
Revisa
comprobantes
contra detalle
Correcto
NO
1
SI
134
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 7/7
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE CAJA CHICA
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE CAJA CHICA
SOLICITANTESOLICITANTE CUSTODIOCUSTODIO CONTADORCONTADOR GERENTEGERENTE
SI
Elabora
liquidación de
compras
Contabiliza las
compras
Emite
comprobante de
egreso y llena
cheque
Verifica
documentación y
firma cheque
Recibe cheque y
entrega a
encargado
Recibe cheque y
firma el recibido
Efectiviza cheque
Guarda en
un lugar
seguro
Fin
1
135
Procedimientos para bancos 4.3.3
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 1/5
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Bancos
OBJETIVO: Establecer un control adecuado y homogeniedad entre el
libro bancos y el estado de cuenta bancario.
ALCANCE: Los procedimientos y políticas de bancos estan aplicados
aquellos movimientos realizados en cuentas bancarias que
posee la empresa.
RESPONSABLES:
Gerente general
Jefe administrativo financiero
Contador
DOCUMENTOS:
Libro bancos
Comprobantes de egreso
Estado de cuenta bancario
POLÍTICAS
Se deberá depositar el dinero y cheques dentro de las 24 horas posterior a su
recepción en la cuenta bancaria de la organización.
La cantidad de cheques serán entregados al contador para su elaboración en
función de la cantidad de proveedores a cuales se van a pagar y estos deben
estar adjuntos los respectivos comprobantes de venta originales antes de ser
firmador por el gerente general.
Los cheques emitidos por la compañía debe estar adjunto el comprobante de
egreso y firmado por el beneficiario del cheque antes de ser entregado para
validar el recibido.
Se debe llenar todos los campos que posee el cheque antes de que el Gerente
los firme, nunca se debe firmar cheques en blanco.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
136
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 2/5
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Bancos
POLÍTICAS
Todo cheque que sea devuelto por cualquier causa se procederá anularse y se
romperá de forma parcial los mismos que serán archivados por el contador de
forma secuencial.
Se mantendrá un orden adecuado y secuencial en el archivo.
El uso de las cuentas bancarias deben estar aprobadas y autorizadas por el
gerente general.
Los desembolsos de las cuentas bancarias se lo hará mediante cheques y no
está permitido el uso de transferencias bancarias.
El resguardo de contraseñas e ingreso a las cuentas bancarias por cualquier
medio será responsabilidad y atribución del gerente general.
Las transacciones bancarias se los registrará contablemente con la fecha de
emisión del cheque y la fecha que consta en el comprobante de depósito.
La custodia de la chequera será únicamente del gerente general.
Se deberá conciliar el libro auxiliar de bancos con el estado de cuenta
bancarios por los menos una vez al mes.
Las conciliaciones bancarias se las debe realizar dentro de primera semana de
cada mes.
PROCEDIMIENTOS PARA LA CONCILIACIÓN BANCARIA
El contador solicita al banco los estados de cuenta bancarios con corte al fin
de cada mes.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
137
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 3/5
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Bancos
PROCEDIMIENTOS PARA LA CONCILIACIÓN BANCARIA
El contador descarga el libro bancos con corte a fin de cada mes el cual va ser
objetivo de revisión.
Se imprime los formatos para la conciliación bancaria como también el
archivo secuencial del mes anterior en el caso que haya.
Se realiza el cruce entre el libro bancos y el estado de cuenta bancario donde:
o Da seguimiento a los cheques girados y no cobrados del mes
anterior con el estado de cuenta actual.
o Se empata los depósitos mediante el valor y número del
comprobante del depósito.
o Se confronta los cheques girados por la compañía registrados
en el auxiliar de bancos contra el estado bancario a través del
valor en dólares y número del cheque.
Se determina los depósitos en la cuenta bancaria y que no constan en el
auxiliar de bancos y se investiga aquellas diferencias con los encargados de
los depósitos.
Determinan los cheques girados y no cobrados y se archiva para la siguiente
conciliación.
Se registran contablemente las notas de débito y crédito encontrados en el
estado de cuenta bancaria.
Conciliar saldos y se firma el documento.
Archivar la información que será de uso para el siguiente mes.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
138
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 4/5
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN BANCARIA
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN BANCARIA
CONTADORCONTADOR
Iniciar
Solicita al banco
estado de cuenta
Recibe estado de
cuenta
Descarga libro
bancos con corte a
fin de mes
Imprime formatos
y extrae
conciliación
bancaria del mes
anterior
Realiza un cruce entre libros
bancos y estado de cuenta
bancario
Seguimiento a los
cheques girados y
no cobrados del
mes anterior
Compara
depósitos
bancarios
Compara cheques
girados
Permanecen
no cobrados
Investiga
novedadesSI
NO
NO
Falta SI Investiga faltantes
1
139
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 5/5
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN BANCARIA
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN BANCARIA
CONTADORCONTADOR
Determina Notas
de crédito y
débito.
NO
¿Existen
cheques
girados y no
cobrados?
Archiva para
siguiente
conciliaciónSI
Registran al
sistema
Concilia saldos
Firma documento
Fin
Archivar
1
140
Procedimientos para cuentas por cobrar 4.3.4
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 1/4
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Cuentas por cobrar
OBJETIVO: Establecer los lineamientos pertinentes para la gestión de
cobros de la catera de clientes así como también los períodos
de recuperación de la misma.
ALCANCE: Este procedimiento es aplicable a las cuentas pendientes de
cobro de la organización.
RESPONSABLES:
Gerente General
Jefe Administrativo Financiero y Ventas
Agentes Vendedores
Contador
DOCUMENTOS:
Solicitud de Crédito
Factura de venta
Recibo
POLÍTICAS
Se considera como cuenta pendiente de cobro toda recaudación realizada con
crédito directo otorgado por el Comisariato Automotriz.
Se deberá realizar un análisis mensual de las cuentas pendientes de cobro con
la información proporcionada por el contador.
Se realizará una ruta de planificación semanal para efectivizar los cobros,
elaborado por cada agente vendedor y entregado al jefe de ventas para su
revisión y aprobación.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
141
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 2/4
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Cuentas por cobrar
POLÍTICAS
Se aceptarán dos formas de cobro, mediante cheque y efectivo; en el caso de
transferencias bancarias estas deben estar pactadas en el momento de la venta
o concesión del crédito y se lo realizará a la cuenta de la compañía
únicamente.
Los agentes de ventas tendrán la responsabilidad de gestionar y recibir los
cobros según las asignaciones a cada cliente.
Se realizarán cobros parciales una vez a la semana o según como pacten con el
comprador, las visitas no excederán del plazo convenido al momento de la
venta, con excepción de los periodos de gracia.
Todo abono percibido por los clientes se deberá entregar un recibo interno de
la compañía que sustente el ingreso del cobro.
Los recibos deberán estar firmados por el agente vendedor y cliente como
también deberá constar el valor del abono y el saldo pendiente de cobro como
sustento de respaldo.
En el caso de vencimiento de la deuda el cliente tiene derecho sobre las
políticas de períodos de gracia.
Las cuentas pendientes de cobro y vencidas el plazo inclusive los periodos de
gracia se aplicará la penalidad correspondiente.
Se emitirá un informe por de los agentes vendedores por lo menos una vez a la
semana sobre las novedades y cobros de los clientes.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
142
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 3/4
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Cuentas por cobrar
PROCEDIMIENTOS
El agente vendedor analiza y verifica las facturas pendientes de cobro en los
períodos establecidos.
Se elabora y emite un cronograma de visitas que será enviado al jefe de
ventas.
El jefe de ventas recepta el cronograma y da aviso de su aprobación.
Recibido el aviso mediante correo o llamada telefónica el agente procede a
realizar la ruta programada a cada cliente.
Se exige el cobro.
El cliente realiza el pago total o parcial de la deuda y en casos especiales
solicita período de gracia viéndose vencido el crédito.
El agente vendedor llena el recibo.
Se entrega la original del recibo al cliente con sus respectivas firmas de
responsabilidad.
El agente vendedor confirma o modifica la siguiente visita con el cliente de
ser el caso de abonos.
Los valores de los cobros recibidos se deposita en la cuenta bancaria de la
organización.
Se entrega comprobante de depósito al jefe de ventas.
Se emite un informe sobre los cobros y observaciones de los clientes.
Se revisa y verifica información.
Se archiva documentación.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
143
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 4/4
COMISARIATO AUTOMOTRIZPROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR COBRAR
COMISARIATO AUTOMOTRIZPROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR COBRAR
JEFE DE VENTASJEFE DE VENTAS AGENTES DE VENTASAGENTES DE VENTAS CLIENTECLIENTE
Iniciar
Fin
Analiza y verifica facturas
pendientes de cobro
Archivar
Elabora un cronograma de
visitas
Analiza ruta de visitas
Aprobación SI Visita clientes
NO
Exige cobro ¿¡Realiza pago?
SI
Elabora y entrega recibo firmado
NO Solicita prórroga
Prórroga aceptada
SICoordina la
siguiente visita
Deposita los valores
recaudados
Emite informe de cobros
Entrega informe y comprobante de
depósito
Revisa y verifica información
NO
144
Procedimientos para pago a proveedores 4.3.5
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 1/5
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Pago a proveedores
OBJETIVO: Controlar de una forma adecuada los pagos por
adquisiciones a los diferentes proveedores que posee al
organización a través de procedimientos y políticas internas.
ALCANCE: Este procedimiento aplica a adquisiciones de inventarios y
gastos de la compañía tanto a crédito como al contado.
RESPONSABLES:
Gerente general
Jefe administrativo financiero y ventas
Contador.
Bodeguero
DOCUMENTOS:
Orden de compra
Factura de compra
Comprobante de egreso
Cheque
POLÍTICAS
Los pagos al contado y crédito serán aprobados por el gerente general y se
emitirán mediante cheque.
Toda adquisición de inventarios y gastos de la compañía se negociará a
crédito excepto los gastos menores que son cubiertos por caja chica.
Se debe llenar todos los campos del cheque antes de que los firme el gerente
general, nunca se debe firmar cheques en blanco.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
145
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 2/5
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Pago a proveedores
POLÍTICAS
Los cheques emitidos por la compañía debe estar adjunto el comprobante de
egreso y firmado por el beneficiario del cheque antes de ser entregado para
validar el recibido.
Todo cheque devuelto por cualquier causa se procederá anularse y se romperá
de forma parcial los mismos que serán archivados por el contador de forma
secuencial.
El pago de proveedores se lo hará únicamente los días viernes y aquellos
cheques que no hayan sido retirados se guardaran hasta el próximo día de
pago
Las facturas de compra serán entregadas al contador para su revisión
conforme a las leyes y reformas fiscales caso contario se avisa al proveedor
para el cambio de factura.
Para el registro contable de compras solo se aceptarán comprobantes de ventas
originales.
El contador archivará la documentación de forma ordenada y adecuada en
función de las facturas pagadas y pendientes de pago con sus respectivos
respaldos.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
146
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 3/5
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Pago a proveedores
PROCEDIMIENTOS
El contador recibe las facturas de compra y comprobantes complementarios
como notas de créditos o débito.
Se revisa y analiza los comprobantes de venta conforme a las leyes fiscales
Se procede a registrar la compra y generar la cuenta por pagar contablemente.
Se imprime comprobantes de retención.
Se archiva la documentación de la compra en la carpeta de proveedores y se
ordena conforme al proveedor y la fecha de emisión de la factura.
Se revisa las facturas pronto a su vencimiento.
Se envía el valor adeudado (junto con las facturas y demás documentación al
gerente general.
El gerente general revisa los fondos disponibles y analiza a que proveedores
cancelará y envía la documentación al contador en conjunto con la cantidad
exacta de cheques para cada proveedor.
El contador recibe la documentación y genera el comprobante de egreso junto
con el cheque para su cancelación.
El gerente general revisa el comprobante de egreso y se firma los cheques.
El contador entrega el cheque al proveedor y hace firmar el comprobante de
egreso.
Archivar el egreso en forma secuencial
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
147
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 4/5
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR
CONTADORCONTADOR GERENTE GENERALGERENTE GENERAL
Iniciar
Recibe facturas y
comprobantes
complementarios
Revisa
documentación
Aprobación
SI
Se ingresa al
sistema la compra
Genera la cuenta
por pagar
Imprime
comprobante de
retención
Archivar
Revisa factura
pronto a su
vencimiento
Recibe
documentación
Verifica plazo de
crédito
Analiza las
cuentas a pagar
según
disponibilidad de
fondos
NO
1
148
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 5/5
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR
CONTADORCONTADOR GERENTE GENERALGERENTE GENERAL
Fin
Archivar
Emite reporte de
cuentas a pagar
Recepta reporte y
genera
comprobantes de
egreso
Llena cheques
Envía
documentacíon
Compara el valor
entre
comprobante de
egreso y cheque
Firma chequesRecepción de
documentación
Entrega cheques y
firma el egreso
1
149
Procedimientos para nómina 4.3.6
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 1/4
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Pago de nómina
OBJETIVO: Establecer los lineamientos necesarios para realizar el
cálculo del rol de pagos y efectuar el pago del mismo de
forma eficiente
ALCANCE: Este procedimiento se aplica a todos los los trabajadores que
laboran en la organización
RESPONSABLES:
Gerente general
Empleados
Contador
DOCUMENTOS:
Reporte de trabajadores
Rol de pagos
POLÍTICAS
El pago de sueldos al personal de la organización se lo hará mediante la
emisión de cheques.
Los sueldos se lo pagarán hasta el último día de cada mes.
Se realizará un cuadro de provisiones de los beneficios sociales para los
trabajadores.
Todos los ingresos que perciban los empleados como vacaciones, anticipos,
prestamos, o demás deberán estar respaldo por un documento el cual estará
firmado por el empleado.
Se concederán préstamos a los empleados previa aprobación y autorización
del gerente general.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
150
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 2/4
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Pago a nómina
POLÍTICAS
El plazo de préstamos a trabajadores no excederá los 6 meses según el monto.
Todo préstamo debe tener un documento donde se constate el valor del dinero
entregado, el plazo y la autorización del empleado para que sea descontado de
su rol de pagos. Este respaldo debe ser firmado por el empleado.
Los préstamos al personal no excederán del sueldo estipulado en el contrato y
su renovación será a partir del sexto mes del último préstamo.
El personal del departamento de ventas gozará de un porcentaje de comisiones
previamente autorizadas por el gerente general y en función de lo vendido por
cada trabajador.
Se reembolsará el último día de cada mes gastos por viáticos y movilización a
los trabajadores que se encuentra fuera de la ciudad por motivos laborales.
En el caso de que un trabajador dañe o pierda por negligencia bienes muebles
e inmuebles inclusive los equipos y material de trabajo propiedad de la
organización serán asumidos y descontados en el rol de pagos del trabajador.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
151
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 3/4
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Pago a nómina
PROCEDIMIENTOS
El contador recibe el reporte de trabajadores de todos los departamentos,
En el caso de que exista novedades como atrasos, faltas, sanciones, u otro
rubro que sirva como información para la elaboración de nómina y no estén
justificadas por el trabajador se procederá a realizar los respectivos
descuentos.
El contador realiza el rol de pago de la compañía y se envía al gerente general
para su revisión y aprobación.
El gerente general revisa y aprueba el cuadro de nómina y se envía al contador
en conjunto con los cheques para su llenado.
El contador recibe el cuadro de nómina aprobado y contabiliza e imprime los
roles individuales.
Se procede a llenar los cheques para cada trabajador.
El contador envía al gerente los cheques para su revisión y firma.
Los cheque son entregados a cada trabajador por el contador
El comprobante de egreso y rol de pagos se hace firmar al trabajador.
El trabajador recibe una copia del rol de pagos.
Se procede archivar la documentación en contabilidad.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
152
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 4/4
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE PAGO DE NÓMINA
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE PAGO DE NÓMINA
CONTADORCONTADOR GERENTE GENERALGERENTE GENERAL
Iniciar
Fin
Recibe reporte de
los diferente
departamentos
Archivar
Realiza ajustes
Elabora roles de
pago
Revisión del
cuadro de nómina
Envía cheques y
roles
Llena cheques
Envío de
documentación
Recibe y aprueba
documentación
Firma cheques
Entrega cheques y
una copia del rol
de pagos
Se hace firmar el
egreso y rol de
pagos a
empleados
SI
Aprobación
NO
Contabiliza roles
de pago y genera
comprobante de
egreso
Imprime roles de
cada trabajador
Recibe
documentación y
cheques firmados
153
Procedimientos para determinación y pago de impuestos 4.3.7
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 1/3
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Impuestos
OBJETIVO: Controlar la efectivad en el cálculo de impuestos a ser
declarados y presentados al Servicio de Rentas Internas.
ALCANCE: Las politicas y procedimientos se aplica a todos los
impuestos que realiza el departamento contable de la
empresa.
RESPONSABLES:
Gerente general
Contador
DOCUMENTOS:
Comprobantes de venta y retenciones
Formularios de declaración de
impuestos
Talón resumen
POLÍTICAS
El contador será el único encargado de realizar la declaración del Impuesto al
Valor Agregado y declaración de Retenciones en la Fuentes hasta el 10 de
cada mes.
Todas las facturas de compra y de venta deberán ser ingresada al sistema hasta
el día 7 de cada mes.
El departamento contable será el encargado de efectuar el pago al Servicio de
Rentas Internas a través del sistema financiero y en el caso de que existan
multas por no declarar a tiempo, el valor de la multa será asumido por el
contador.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
154
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 2/3
DEPARTAMENTO: Administrativo Financiero
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
Impuestos
PROCEDIMIENTOS
Verificar que todas las facturas de compra venta se hayan ingresado y de no
ser asía se ingresan aquellas que no constan en el sistema.
Revisar que el consecutivo de retenciones se encuentre completo.
Elaborar los cuadros de formatos de impuestos.
Descargar mayores con fecha de corte a fin de mes de las cuentas relacionadas
a impuestos.
Conciliar los valores entre mayores y el cuadro elaborado de impuestos, de
existir diferencias, investigar en mayores y de ser el caso en la documentación
física.
Se elabora las declaraciones mensuales, para esto se llenará los formularios
respectivos.
El gerente general revisa y compara la declaración con los mayores.
El gerente general aprueba el pago y firma los formularios de impuestos.
El contador realiza la presentación y paga los impuestos en el banco.
Realiza el ajuste al sistema contable por el pago de impuestos.
El contador archiva los documentos de respaldo.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
155
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 3/3
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE IMPUESTOS
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
PROCEDIMIENTO DE IMPUESTOS
CONTADORCONTADOR GERENTE GENERALGERENTE GENERAL
Iniciar
Fin
Revisa que las
facturas de
compra/venta se
hayan ingresado
al sistema
Archivar
Revisa el
consecutivo de los
comprobantes de
retención
Elabora los
cuadros de
impuestos
Llena formularios
Realiza el ajuste
al sistema por el
pago de imuestos
Presenta
formularios y
efectúa el pago
Descarga mayores
contables
Concilia valores
entre mayores y
cuadro de
impuestos
Diferencias
NO
SI
Investiga y
justifica
diferencias
Envía formularios
para su
aprobación
Revisa y compara
información
Aprobación
del pago
NO
SI
Firma formularios
156
Formatos e instructivos propuestos 4.3.8
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 1/30
DOCUMENTO: Solicitud de requerimiento de personal
CONCEPTO: Es un documento escrito formal elaborado por un jefe o
supervisor de una empresa con el fin de requerir más personal,
en la cual se establece los motivos de dicho requerimiento.
Fecha:__________________________
Para: Gonzalo Iguasnia Anguieta
Gerente General
Asunto: Requerimiento del Personal
Sr. _________________________Gerente General; deséandole êxitos en cada una de
sus actividades diarias; me dirijo a usted muy comedidamente para solicitarle la
contratación del personal para el departamento de ______________________; con
cargo ______________________, debido al crecimiento en la demanda de los
productos que ofrece a sus clientes y es indispensable contar con trabajadores que
facilite la atención de los mismos.
Adicionalmente se adjunta el perfil para la nueva plaza de trabajo. :
Por la ateción prestada agradezco de antemano.
Atentamente,
_____________________
Nombres y Apellidos
Departamento sol icitante
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
157
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 2/30
Instructivo:
Fecha Indica la fecha en la que se realiza la solicitud.
Para Especifica los nombres y apellidos y el cargo de a quien se
dirige la petición la cual deberá ser en este caso al gerente
general.
Asunto Se detallara el propósito por la cual se emite la solicitud.
Cuerpo Definirá el problema o la situación que tiene el departamento
solicitante estableciendo motivos coherentes y confiables,
consiguientemente se ofrece una solución que será el de
requerir nuevo personal, se podrá añadir información que
ayude a vender la idea al destinatario.
Nombres y
Apellidos
Deberá constar el nombre del responsable de la emisión de la
solicitud el cual deberá estar firmado.
Departamento
solicitante
Especifica el nombre del departamento a la cual pertenece el
remitente de la solicitud.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
158
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 3/30
DOCUMENTO: Ficha personal de empleados
CONCEPTO: Es un documento interno que es llenado por todos los
empleados al momento de su ingreso a la organización, cuya
finalidad es recopilar información personal en forma completa y
resumida.
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
ACTUALIZACIÓN DE DATOS 2015
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
DATOS DE IDENTIFICACION Fecha: 18_de octubre de 2016__
Apellidos
Lalama Lalama
Nombres
Ignacio Joaquín
Lugar y fecha de nacimiento
Riobamba, 05 de Julio de 1986
Estado Civil
Soltero
Edad
30 Años
Cédula de Identidad
060424753-6
Cuenta Bancaria Pichincha: 2201340215 Tipo de cuenta: Ahorros
Dirección Domicilio
Huigra y Juan Chiriboga, sector la vasija
Teléfono Domicilio
6002084
Teléfono celular
0983324428
Vive con
Padres Solo x Pareja Hijos
Ha sufrido alguna enfermedad grave en los últimos años:
NO x SI INDIQUE: ____________________
EN CASO DE EMERGENCIA NOS PODEMOS CONTACTAR CON:
Nombre:
Manuela Lalama
Parentezco:
Madre:
Teléfonos
0983324428/6002084
159
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 4/30
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
DATOS FAMILIA
Nombre completo Cónyugue
--------------------------------------------------------
Fecha de Nacimiento
---------------------------------
Edad:
-----------------
Ocupación
-------------------
Lugar de trabajo:
-----------------------------------------------------------------------------------------
Telefono:
------------------
Nombre completo Hij@
--------------------------------------------------------------------------
Fecha de Nacimiento
------------------------------------
Edad
-----------------
Posee su cónyugue alguna discapacidad reconocida por el
CONADIS: No
Posee alguno de sus hijos una discapacidad
reconocida por el CONADIS: No
Nombre de su padre
Juan Carlos Lalama Rojas
Edad
70
Teléfono
0983324428
Nombre de su madre
Manuela Lalama Perez
Edad:
65
Teléfono
0986611636
FORMACIÓN ACADÉMICO-PROFESIONAL
SUPERIORES/ CUARTO NIVEL
Institución:
Especialización
Titulado Si NO
UNIVERSITARIOS/ TERCER NIVEL
Universidad Universidad Central
Nombre de la carrera Ingeniería en Finanzas
Titulado Si NO
SECUNDARIOS/ SEGUNDO NIVEL
Institución
Colegio Nacional “ Leonidas
Proaño”
CONOCIMIENTOS: (Indique su % de conocimientos)
Paquete Office 45%
Otros (indique)
Idiomas (indique)
INFORMACIÓN ADICIONAL
Yo, ____ Ignacio Joaquín Lalama Lalama ___, certifico que todo lo anteriormente escrito se remite a la verdad,
sin alteración alguna y autorizo a MOORE STEPHENS, la verificación de la información, tanto personal como
160
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 5/30
Instructivo:
Dato
s d
e id
enti
fica
ción
Deberá indicar los apellidos y nombres completos.
Se indica el lugar y fecha de nacimiento(día, mes, año)
Señala la posición actual en cuanto al estado civil del empleado.
Se indica el nombre del banco, tipo y número de cuenta en la cual posee el
empleado.
Se identifica la dirección del domicilio de forma completa y correcta señalando
calle principal y secundaria, número de casa y sector donde reside.
Debe constar los teléfonos que posee el empleado tanto convencional como
teléfono celular,
Especificará las personas con la que vive el empleado.
Indicar si tiene o ha sufrido algún tipo de enfermedad en el último año.
Adicionalmente el empleado indicará una referencia de alguna persona
especificando sus nombres apellidos, parentesco y teléfonos en caso de
emergencia.
Dato
s fa
mil
ia
Debe indicar los nombres y apellidos de su cónyuge en el caso que lo tenga,
adicionalmente se especifica la fecha de nacimiento, edad, ocupación, teléfonos
y lugar de trabajo.
Se señalará si el cónyuge y/o hijos tienen algún tipo de discapacidad
reconocido por el CONADIS.
Debe indicar de forma completa y correcta los nombres y apellidos de su
padres, adicionalmente sus edades y teléfonos.
Form
aci
ón
Debe indicar si posee estudios de tercer y/o cuarto nivel.
Señala de forma completa en la institución donde realizó sus estudios como
también el nombre de la carrera en caso de haberse titulado
Debe especificar de forma concreta si posee conocimientos en paquetes office,
idiomas u otros
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
161
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 6/30
DOCUMENTO: Solicitud de reposición de caja chica.
CONCEPTO: Es un documento interno en la cual emite el contador al gerente
general informándole que el valor base se han consumido de la caja
chica y es por ello que solicita su aprobación y autorización para la
respectiva reposición.
Fecha: ________________
Sr. _____________
Gerente General
Presente.-
Asunto: Reposición de caja chica
De mi consideración:
Estimado Lic. _________, Gerente General del Comisariato Automotriz, deseándole éxitos en sus
actividades diarias, el motivo de la presente es para solicitarle la reposición de caja chica ya que está
consumido en un 70% del valor asignado y la documentación respaldo fue revisada y verificada
previamente y que sumado da el valor de lo consumido.
Esperando su pronta respuesta, agradezco la atención prestada a la presente.
Atentamente,
_____________________
Contador
Nombres y Apellidos
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
162
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 7/30
Instructivo:
Fecha Indica la fecha en la que se realiza la solicitud para reposición de
caja chica.
Destinatario Especifica los nombres y apellidos y el cargo de a quién se dirige la
petición la cual deberá ser en este caso al gerente general.
Asunto Se detalla el propósito por la cual se emite la solicitud.
Cuerpo Se informa y solicita al gerente general que proceda a dar su
aprobación y autorización para reponer el dinero que se usó para
gastos menores a cargo del custodio, indicando además que se
consumió el 70% de los asignado.
Adicionalmente el contador informara al gerente que los valores
que constan en los documentos respaldo son igual al total
desembolsado.
Nombres y
Apellidos
Debe constar el nombre y apellido del responsable de la emisión de
la solicitud que en este caso es el contador únicamente.
Departamento
solicitante
Especifica el nombre del departamento a la cual pertenece el
remitente de la solicitud.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
163
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 8/30
DOCUMENTO: Arqueo de caja
CONCEPTO: Es un análisis que se lo realiza en un momento determinado con el
fin de verificar que el valor contabilizado en libros corresponde al
valor que consta físicamente en efectivo, cheques, etc. Y dichas
diferencias serán contabilizadas según el resultado que arroje el
arqueo.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
Nº Arqueo:
Fecha:
Nombre del Custodio:
Monto del Fondo:
Detalle de valores verificados y fisicamente en poder del custodio
En Billetes
Cant. Denominación Valor Total
Arqueo de Monedas
Cant. Denominación Valor Total
Total Fondo de Caja Chica Según Arqueo Físico
Billetes
Monedas
Fondo Asignado Sg. Libros
Diferencia Sobrante/faltante
Firma Custodio Nombre Y firma persona que realizo
164
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 9/30
Instructivo:
N° de arqueo Es una secuencia numérica que corresponde al arqueo de caja chica.
Fecha Indique la fecha en la que se realiza el arqueo de caja chica.
Nombre del
custodio
Se escribe los apellidos y nombres de cual es responsable de los fondos de
caja chica.
Monto del fondo Se especifica el valor monetario en números el cual fue designado al
custodio y que dicho monto será tomado de los libros contables.
Cantidad en
billetes y monedas
Señalara el número de billetes y monedas de la misma denominación
mediante el conteo que lo realiza el encargado del arqueo de caja chica.
Denominación de
los billetes y
monedas
Se encuentra pre impreso y de forma ordenada en números, y corresponde
a la denominación de billetes y monedas por separado que irá en el caso
de billetes de forma descendente del USD 100 hasta el 1 y en monedas
desde el 1 hasta el 0,01centavos.
Valor total Es el resultado de multiplicar los valores que constan en la columna de
“cantidad” por los valores que constan en la columna de “denominación”
tanto para billetes y monedas.
Total fondo en
billeres
Es la sumatoria de los valores que constan en la columna “Valor total”
correspondiente a billetes.
Total fondo en
monedas
Es la sumatoria de los valores que constan en la columna “Valor total”
correspondiente a monedas.
Fondo asignado Se señala el monto monetario que consta según libros contable.
Diferencia En esta casilla se señala la diferencia entre el valor según libros y el
conteo físico del efectivo, y se determinara un sobrante o faltante que será
contabilizado.
Firma custodio Debe constar la firma del responsable del manejo de fondos de caja chica.
Encargado del
arqueo
Deben constar los nombres y firma del responsable, quien realizo el
arqueo de caja chica que en este caso será el contador o jefe de ventas
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
165
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 10/30
DOCUMENTO: Nota de pedido
CONCEPTO: Es un documento interno que no representa un comprobante de
venta autorizado y que a través de él, los clientes soliciten los
productos deseados. El documento consta del original con sus
respectivas copias para control interno de la institución.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
Crédito
CANTIDAD MEDIDA N° BULTOS VALOR UNITA DESCUENTO VALOR TOTAL
300 unidad 25 4,00 24,00 1200,00
5 cajas 5 30,00 3,00 150,00
3 unidad 3 60,00 3,60 180,00
1530,00
DESCUENTO 2% 30,6
1499,40
Revisado/ Aprobado CLIENTE
SUBTOTAL
AGENTE VENDEDOR TOTAL U.S.D $
Fi l tros de aceite FRAM PH-2625
bombas de gasol ina
Forma de Pago : Plazo de Crédito: 30 días
DESCRIPCION
Regrigerantes BRINGSTONE rojo grande
CLIENTE: Dicosavi S.A.
RUC / CI: 1735829484001
FECHA DE EMISION: 31-10-2016 TELEFONO: 2927331
DIRECCION: 10 de Agosto y Pichincha Cód. Cliente: CD-010
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
GONZALO IGUASNIA ANGUIETA
Dir. Matriz: GUAYAQUIL Y CUBA E235
Dir. Sucursal. Carabobo y 11 de Noviembre
TELEFONO: 0986035008/ 032-962756 RIOBAMBA - ECUADOR
RUC : 1800315101001
NOTA DE PEDIDO 002-000369
166
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 11/30
Instructivo:
Nota de pedido
Número
Se encuentra pre impreso el mismo que representa una serie numérica,
donde los tres primeros corresponde a la identificación responsable de
su uso y los restantes a la secuencia de la nota de pedido.
Cliente Se llena los nombres y apellidos de la persona que desea realizar la
compra. Estos datos serán útiles en caso de requerirse cualquier
verificación.
Fecha de emisión Indique la fecha en la que se realizó la nota de pedido.
Dirección Se señalara la dirección exacta del lugar donde el cliente realiza sus
actividades comerciales, Estos datos serán útiles para la organización
al momento de la entrega del producto.
RUC/Ci Se anota el Ruc o cédula de identidad del cliente el mismo que servirá
como dato para el llenado de la factura.
Teléfono Se indica el número telefónico tanto del domicilio del establecimiento
y/o el celular del responsable de la recepción de la mercadería.
Cód. Cliente Se indica el código numérico que corresponda a cada cliente, dicho
código se encontrará en la base de datos de la lista de clientes.
Forma de pago Se especifica si la venta es a crédito o al contado.
Plazo Se determina el plazo convenido en días en caso de que la venta sea a
crédito.
Cantidad Indica el número de productos automotrices requeridos por el cliente.
Medida Se indica en letras la forma o longitud de cada artículo que es
solicitado por el cliente.
Descripción Detalla las características del producto en la que se incluirá marca,
medida, código etc.
Valor unitario Especifica el precio por unidad.
Descuento Especifica el valor del descuento por unidad.
Subtotal Se obtiene de: multiplicar el precio unitario por el número productos
solicitados.
Total Es el resultado de restar el precio del subtotal y el total del descuento.
Agente vendedor Establece la firma de la persona responsable de la venta.
Aprobado Establece la firma del jefe de ventas que revisa el documento y
autoriza la venta en el caso de venta a crédito.
Cliente Cuando se haya llenado todos los campos anteriores, se hace firmar al
cliente para confirmar su pedido.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
167
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 12/30
DOCUMENTO: Nota de egreso
CONCEPTO: Es un documento interno del Comisariato Automotriz en la que se
detalla la salida física de bienes tangibles desde bodega. El
documento es resguardado por el encargado para controles
posteriores de inventarios.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
Empleado Solicitante : Leonardo Arévalo Departamento : Ventas/Vendedores
Fecha de Entrega : 25/10/2016 Hora de entrega : 9:00 AM
Motivo:
Doc. Refencia: N° doc. Refencia:
Egreso: Inventarios: Suministros:
Otros:
Código Cantidad Medida Bultos Valor Total
AL0080 300 unidad 25 Regrigerantes BRINGSTONE rojo grande 900
AL0089 5 cajas 5 112,5
P-2398 3 unidad 3 135
Total: 308 33 1147,5
Filtros de aceite FRAM PH-2625
bombas de gasolina
Descripción
Bodega/Entregué conforme Solicitante/ Recibí conforme
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
EGRESO DE BODEGA
Dir. Matriz: GUAYAQUIL Y CUBA E235
Dir. Sucursal. Carabobo y 11 de Noviembre
TELEFONO: 0986035008/ 032-962756 RIOBAMBA - ECUADOR
N° de Egreso. 000020
x
168
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 13/30
Instructivo:
No. de Egreso
Se encuentra pre impreso el mismo que corresponde una secuencia
numérica.
Empleado
solicitante
Se indica los nombres y apellidos del empleado que solicita la
mercadería. Estos datos serán útiles en caso de requerirse cualquier
verificación.
Departamento Se especifica el nombre del departamento al que pertenece el empleado
solicitante.
Fecha y hora de
entrega
Se señala la fecha y hora en la que el bodeguero realiza la salida de
mercadería y es entregada al solicitante.
Motivo Se justifica la salida de productos a través de un documento
referenciado y aprobado, sus motivos pueden ser por venta, egreso por
devolución, etc.
Doc. Referencia Se señala el tipo de documento que autoriza la salida de mercadería de
bodega y en la que se toman los datos necesarios para realizar el
respectivo egreso.
No. de doc.
Referencia
Se indica el número de documento del cual se basa el bodeguero para
realiza el egreso de mercadería.
Egreso Se debe señalar e indicar si la salida de productos corresponde a
inventarios, suministros u otros.
Código Corresponde a una serie en números y letras que identifica a cada
artículo que maneja la empresa.
Cantidad Indica el número de productos que salen de bodega hacia el solicitante.
Medida Se indica en letras la forma o longitud de cada artículo que es
solicitado por el cliente.
Bultos Corresponde al número de cartones, bolsas, etc. mediante conteo antes
de que ser entregados al solicitante.
Descripción Detalla las características del producto.
Valor total Corresponde al precio del costo total de los productos que se dan de
baja en caso de inventarios
Entregué
conforme
Debe constar la firma del responsable del despacho de mercadería en la
que confirma que las condiciones de los productos son los óptimos
para su venta o uso.
Recibí confrome Constará la firma de la persona que recibe la mercadería en la que
confirma que lo recibido esta conforme a lo solicitado.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
169
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 14/30
DOCUMENTO: Recibo
DEFINICIÓN Documento interno de la institución que entrega el agente vendedor
al cliente en la que declara haber recibo una cantidad de dinero por
la venta de mercadería.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
N° comprobante: 002-001-2434
VALOR CANTIDAD VALOR CANTIDAD
100 -$ 1,00 -$
50 -$ 0,50 -$
20 200,00$ 0,25 -$
10 100,00$ 0,10 -$
5 -$ 0,05 -$
1 -$ 0,01 -$
Total: 300,00 Total 0
BANCO N° CHEQUE N° CUENTA VALOR
-$
-$
-$
-$
Entregué conforme Recibí conforme
BILLETES MONEDAS
CHEQUES
TOTAL
ABONO
SALDO
500,00
300,00
200,00
EFECTIVO
Cliente: Hernando Macao Fecha de emisión: 15-10-2016
Comprobante: Factura
RECIBO DE ABONO
USD FACTURA
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
GONZALO IGUASNIA ANGUIETA
Dir. Matriz: GUAYAQUIL Y CUBA E235
Dir. Sucursal. Carabobo y 11 de Noviembre
TELEFONO: 0986035008/ 032-962756
N° de Recibo.000045
170
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 15/30
Instructivo:
No. de Recibo Se encuentra pre impreso el mismo que corresponde una secuencia
numérica.
Cliente Se indica los nombres y apellidos de la persona (cliente) que realiza
el pago parcial o total de lo adeudado.
Fecha de emisión Indique la fecha en la que se realiza el recibo.
Comprobante Se especifica el tipo de documento de referencia por el que se emite
el recibo.
No. de
comprobante
Se indica el número del documento de referencia por el que se
emite el recibo.
USD factura Debe constar el valor total pendiente de cobro.
Abono Consta la sumatoria de los totales de abono en efectivo y cheque
realizados por el cliente.
Saldo Se obtendrá de la diferencia del total de la factura menos el abono
realizado.
Cantidad Especificar el valor total monetario ya sea en monedas o billetes
respectivamente.
Total Debe constar la sumatoria monetaria abonado en efectivo tanto en
monedas o billetes.
Banco Se debe indicar el nombre del banco en forma completa al que
corresponde el cheque recibido.
No. de cheque Debe especificar el número del cheque.
No de cuenta Debe indicar el número de cuenta bancaria al que pertenece el
cheque.
Valor Corresponde al valor monetario que consta en el cheque.
Recibí conforme Debe firmar la persona que realizó el abono.
Entregué
conforme
Debe firmar la persona que deja en constancia que recibe el abono.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
171
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 16/30
DOCUMENTO: Factura
CONCEPTO: Es un comprobante de venta autorizado que respalda una
operación económica y en la que se encuentra detallada la
transferencia de bienes como repuestos y accesorio
automotrices.
Instructivo
Pre impreso
Autorización Debe constar el número, día, mes y año de la autorización otorgado
por el Servicio de Rentas Internas.
RUC Se encuentra el número del registro único del contribuyente del
emisor de la factura.
Emisor Deben constar los nombres y apellidos o razón social conforme
consta en el RUC, se podrá incluir el nombre de fantasía si lo
hubiere.
Denominación Se incluirá el tipo documento.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
CANTIDAD MEDIDA N° BULTOS VALOR UNITA DESCUENTO VALOR TOTAL
300 unidad 25 4,00 24,00 1200,00
5 cajas 5 30,00 3,00 150,00
3 unidad 3 60,00 3,60 180,00
Crédito
1530,00
DESCUENTO 2% 30,6
1499,40
209,916
1709,32Del 000001 al 000999GRAFICAS FRANCE / Telf : 2 541 - 342 / RUC: 1100341971001 / Aut. 1675
Fecha A ut orizacion: 0 1/octubre/2016 FEC HA D E C A D U C ID A D : 01/octubre/2017
FIRMA AUTORIZADA TOTAL GRAVADO CON TARIFA 0%
TOTAL GRAVADO CON TARIFA 12%
IVA_14_%
RECIBI CONFORME TOTAL U.S.D $
Forma de Pago : Plazo de Crédito: 30 días
SUBTOTAL
bombas de gasol ina
DIRECCION: 10 de Agosto y Pichincha TELEFONO: 2927331
DESCRIPCION
Regrigerantes BRINGSTONE rojo grande
Fi l tros de aceite FRAM PH-2625
RIOBAMBA - ECUADOR
CLIENTE: Dicosavi S.A.
RUC / CI: 1735829484001
FECHA DE EMISION: 31-10-2016 GUIA DE REMISION: 001-001-000000010
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
GONZALO IGUASNIA ANGUIETA
Obligado a llevar ContabilidadDir. Matriz: GUAYAQUIL Y CUBA E235
Dir. Sucursal. Carabobo y 11 de Noviembre
TELEFONO: 0986035008/ 032-962756
RUC 1800315101001FACTURA serie 002-001-000
No.000001
AUT.SRI: 1102374950
172
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 17/30
Pre impreso
Numeración Se incluirá 15 dígitos, los tres primeros corresponden al número
del establecimiento, seguidos por un guión los siguientes tres
números corresponden al punto de emisión y separados por un
guión constará el secuencial de los números restantes.
Domicilio Debe especificar la dirección de la matriz y cuando corresponda
se incluirá la dirección de la sucursal, esto último se relaciona a la
numeración del establecimiento.
Caducidad Se expresa en día, mes y año la validez de las facturas.
Tipo de
contribuyente
En las facturas se incluirá en este caso el título “obligado a llevar
contabilidad” sin excepción alguna.
Establecimiento
Figura
En los comprobantes de venta debe constar los nombres y
apellidos, número de autorización, denominación o razón social
del establecimiento Figura.
Fuente: Reglamento de comprobantes de venta y retención,2016, Art. 18
Llenado
Cliente Deben constar los apellidos y nombres o razón social del
adquiriente tal como consta en el portal de SRI.
RUC/ CI Se indica la cédula de ciudadanía o RUC del cliente.
Fecha de
emisión
Se indica el día, mes y año al momento de la entrega de los
productos al cliente.
Dirección Indicar la dirección del cliente.
Teléfono Se indica el número telefónico tanto del domicilio del
establecimiento y/o el celular del responsable de la recepción de
la mercadería.
Guía de
remisión
Se debe referenciar el número de la guía de remisión.
Cantidad Indica el número de productos que salen de bodega hacia el
solicitante.
Medida Se indica en letras la forma o longitud de cada artículo que es
solicitado por el cliente.
Bultos Corresponde al número de cartones, bolsas, etc. mediante conteo
antes de que ser entregados al solicitante.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
173
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 18/30
Llenado
Descripción Se detalla las características del producto.
Valor unitario Se especifica el precio por unidad
Subtotal Corresponde al valor monetario del total de la venta sin incluir
impuestos.
Descuento Se especifica el valor del descuento por unidad y el total del
mismo según la estructura de la factura.
Total gravado
con tarifa IVA
Se debe incluir el valor que corresponde a la base imponible para
calcular el IVA.
IVA Se debe especificar el porcentaje vigente de IVA y su valor
monetario correspondiente al impuesto.
Total Es la sumatoria del subtotal y el valor del impuesto.
Firma
autorizada
Firmará quien emitió la factura.
Recibí conforme Constará la firma del cliente.
Fuente: Reglamento de comprobantes de venta y retención,2016, Art. 19
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
174
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 19/30
DOCUMENTO: Liquidación de compras
CONCEPTO: Es un documento autorizado por el SRI que sirve como respaldo
de adquisiciones de bienes y servicios a través de empleados en
relación de dependencia adjuntando comprobantes de ventas a
nombre del empleado.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
MEDIDA CANTIDAD Valor Unit. VALOR TOTAL
1 8 8
SUBTOTAL 8,00
DESCUENTO 0
TOTAL GRAVADO CON TARIFA 0% 0,80
TOTAL GRAVADO CON TARIFA 14% 8,00
IVA____% 1,12
TOTAL U.S.D $ 9,92
Autorización: 1103847281
Factura: 002-002-000329
Ruc: 1738472819001
Flores Flores Pilar
Reembolso de gastos
DESCRIPCIÓN
GRAFICAS FRANCE / Telf : 2 541 - 342 / RUC: 1100341971001 / Aut. 1675 Del 00001 al 000399
Fecha A ut orizacion: 21/ julio/2014 FEC HA D E C A D U C ID A D : 21/JULIO/2015
Nombres y Apellidos: Emilio Cárdenas
Dirección: Guayaquil y Cuba E235 Telef: 2938-473
Alimentación
RECIBI CONFORME
RIOBAMBA - ECUADOR
Ci: 1749838481 Fecha: 10/10/2016
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
GONZALO IGUASNIA ANGUIETA
Obligado a llevar contabilidadDir. Matriz: GUAYAQUIL Y CUBA W234
Dir. Sucursal: Carabobo y 11 de Noviembre
TELEFONO: 0986035008/032-962756
RUC 1800315101001LIQUIDACIÓN DE COMPRAS
No. 001-001-000 000010
AUT.SRI: 1107366553
175
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 20/30
Instructivo:
Pre impreso
Autorización Debe constar el número, día, mes y año de la autorización
otorgado por el Servicio de Rentas Internas.
RUC Se encuentra el número del registro único del contribuyente del
emisor de la factura.
Emisor Deben constar los nombres y apellidos o razón social conforme
consta en el RUC, se podrá incluir el nombre de fantasía si lo
hubiere.
Denominación Se incluirá el tipo documento.
Numeración Se incluirá 15 dígitos, los tres primeros corresponden al número
del establecimiento, seguidos por un guión los siguientes tres
números corresponden al punto de emisión y separados por un
guión constará el secuencial de los números restantes.
Domicilio Debe especificar la dirección de la matriz y cuando corresponda
se incluirá la dirección de la sucursal, esto último se relaciona a la
numeración del establecimiento.
Caducidad Se expresara en día, mes y año la validez de la liquidación de
compras.
Tipo de
contribuyente
En las facturas se incluirá en este caso el título “obligado a llevar
contabilidad” sin excepción alguna.
Establecimiento
Figura
En los comprobantes de venta debe constar los nombres y
apellidos, número de autorización, denominación o razón social
del establecimiento Figura.
Fuente: Reglamento de comprobantes de venta y retención,2016, Art. 18
Llenado
Nombres y
apellidos
Debe indicar los nombres y apellidos del empleado el cual realiza
los gastos.
Ci Se escribirá la cédula de ciudadanía del trabajador.
Dirección Debe indicar el domicilio consignando la provincia, ciudad y las
calles exactas.
Telefono Debe señalar el número telefónico del empleado.
Cantidad Indicar el número de productos que salen de bodega hacia el
solicitante.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
176
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 21/30
Medida Se indica en letras la forma o longitud de cada artículo que es
solicitado por el cliente.
Descripción Se debe detallar las características de los productos adquiridos o en
el caso del reembolso de gastos se deberá indicar el motivo, Ruc del
proveedor, Nombres y apellidos o razón social del proveedor,
número de autorización de los comprobantes de venta, número
secuencial de los comprobantes de venta.
Valor unitario Se especifica el precio por unidad.
Subtotal Corresponde al valor monetario del total de la compra sin incluir
impuestos.
Descuento Se especifica el valor del descuento que consta en los comprobantes
de venta referenciados o el valor de descuento concedido por el
vendedor.
Total gravado
con tarifa IVA
Se debe incluir el valor que corresponde a la base imponible para
calcular el IVA vigente.
Total gravado
con tarifa 0%
Se debe incluir los valores que corresponde a productos o servicios
gravados con tarifa 0%
IVA Se debe especificar el porcentaje vigente de IVA y su valor
monetario correspondiente al impuesto.
Total Es la sumatoria del subtotal y el valor del impuesto.
Recibí conforme Constará la firma del empleado.
Llenado
Fuente: Reglamento de comprobantes de venta y retención 2016, Art. 22
Nota: En el caso de que existan gastos de viaje o movilización además de que los
trabajadores presenten una liquidación de compras para sustentar costos o gastos se
deberá elaborar una liquidación de gastos por concepto movilización, hospedaje o
alimentación relacionados a la atención al cliente.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
177
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 22/30
DOCUMENTO: Liquidación de gastos de viaje
CONCEPTO: No representa un comprobante de venta autorizando sin embargo
sustenta costos o gastos realizados por los funcionarios de una
empresa siempre y cuando estos gastos estén relacionado al giro
del negocio.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
01/11/2016
Agente Vendedor
Ambato
Periodo: Desde 10/10/2016 Hasta 10/10/2016 1
No.Detalle
Gasto RUC: No. Autorización
No. Comprob.
Vta.Tarifa 0% Tarifa 14% IVA 14% VALOR TOTAL
1 Alimentación 1893847281001 11039482710 001-001-000212 0,4 4,00 0,56 4,96
2 Alimentación 1893847281001 11039482710 001-001-000213 0,4 4,00 0,56 4,96
3 Gasolina 1824827182001 11039485732 003-002-109218 0 5,00 0,7 5,70
4
5
6
7
8
9
10
15,62
0
15,62
JEFE INMEDIATO
CONTROLADO AUTORIZADO
CONTABILIDAD GERENCIA
ELABORADO REVISADO
GRAFICAS FRANCE / Telf : 2 541 - 342 / RUC: 1100341971001 Del 00001 al 000399
Empleado: Cárdenas Rex Emilio
Fecha de Liquidación: 10/10/2016
Fecha:
EMPLEADO
TOTAL DESEMBOLSOS
ANTICIPO RECIBIDO
SALDO
Petroecuador EP
Razón Social/ Proveedor
Perez Perez María
Perez Perez María
Departamento: Ventas Cargo:
Destino:
No. Días:
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
LIQUIDACIÓN DE MOVILIZACIÓN
Y OTROS GASTOS DE VIAJE
No. 0012
178
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 23/30
Instructivo:
Número Se encuentra pre impreso el mismo que corresponde una
secuencia numérica.
Empleado Debe indicar los nombres y apellidos del empleado y el cual
realiza los respetivos gastos.
Departamento Se debe indicar el departamento el cual pertenece el empleado
que realiza los gastos.
Cargo Se especifica el puesto del empleado.
Fecha de
liquidación
Se indica el día, mes y año en la que se realiza la liquidación por
gasto de viaje.
Destino Se indica el lugar a donde se trasladó el empleado para realizar
sus funciones como tal.
Período Se especifica un intervalo de tiempo detallando día, mes y año, el
que dura su destino.
No. de días Corresponde al número de días que permanece el trabajador fuera
de su lugar de trabajo.
Detalle gasto Corresponde a un resumen de la descripción de cada comprobante
de venta.
Proveedores Se indica los nombres y apellidos o la razón social que consta en
los comprobantes de venta.
RUC Se debe indicar el RUC que corresponde a cada comprobante de
venta.
No. de
autorización
Se escribe el número de autorización otorgado por el SRI de cada
comprobante de venta.
No
Comprobante
Se indica el número de cada comprobante de venta que está a
nombre del empleado.
Tarifa 0% Se debe incluir los valores que corresponde a productos o
servicios gravados con tarifa 0% IVA de cada comprobante de
venta.
Tarifa 14% Se debe incluir los valores que corresponde a productos o
servicios gravados con tarifa 12% IVA de cada comprobante de
venta.
Valor total Corresponde a la sumatoria de los valores que constan en la
Tarifa 0% más los valores que constan en la tarifa 14%.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
179
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 24/30
Instructivo:
Total Corresponde a la suma total de todos los comprobantes de venta
presentados y detallados por el empleado.
Anticipo
recibido
Se debe indicar el valor monetario que recibió el empleado por
anticipado en caso de que exista.
Saldo Es la diferencia entre el total desembolso y el anticipo recibido.
Elaborado Deberá constar la firma de quien realizo los gastos y lleno el
documento.
Revisado Debe constar la firma del jefe inmediato, quien revisó la
documentación del empleado el cual realizó los gastos por viajes
o movilización.
Controlado Debe consta la firma del contador.
Autorizado Debe constar la firma del gerente general quien autoriza el
reembolso por gasto al empleado.
Fuente: Reglamento de comprobantes de venta y retención 2016, Art. 22
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
180
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 25/30
DOCUMENTO: Comprobantes de retención
CONCEPTO: Es un comprobante autorizado por el SRI en
donde el sujeto pasivo actúa como agente de
retención al momento que realiza el pago al
vendedor. Este documento se emite de forma
obligatoria.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
Fecha emision: 10/01/2016
Sr. (Es) :
RUC O CI:
DIRECCION:
2016 312 1% 1000,00
2016 510 30% 420,00
1420,00
Del 000001 al 000999GRAFICAS FRANCE / Telf : 2 541 - 342 / RUC: 1100341971001 / Aut. 1675
Fecha A ut orizacion: 0 1/enero/2016 FEC HA D E C A D U C ID A D : 01/enero/2017
FIRMA AGENTE DE RETENCION FIRMA DEL SUJETO PASIVO RETENIDO
FECHA DE EMISIÓN 06/01/2016
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
GONZALO IGUASNIA ANGUIETA
Obligado a llevar Contabilidad
Dir. Matriz: GUAYAQUIL Y CUBA E235
Dir. Sucursal. Carabobo y 11 de Noviembre
TOTAL
Renta 100.000,00
IVA 1.400,00
Av. Guayaqui l y Loja
Ejercicio
FiscalTipo de Impuesto Base Imponible
Codigo de
impuesto
% de
Retencion
Valor
Retenido
COLOMA COLOMA EDUARDO TIPO DE COMPROBANTE DE VENTA FACTURA
1723068621001 N° COMPROBANTE DE VENTA 001-001-234
COMPROBANTE DE RETENCION
N° serie 001-001-000 00269 Autorizacion S.R.I.: 1102374953
TELEFONO: 0986035008/ 032-962756
RIOBAMBA - ECUADOR
181
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 26/30
Instructivo:
Pre impreso
Autorización Debe constar el número, día, mes y año de la autorización
otorgado por el Servicio de Rentas Internas.
RUC Se encontrará el número del registro único del contribuyente del
emisor de la factura.
Emisor Deben constar los nombres y apellidos o razón social conforme
consta en el RUC, se podrá incluir el nombre de fantasía si lo
hubiere.
Denominación Se incluirá el tipo documento.
Numeración Se incluirá 15 dígitos, los tres primeros corresponden al número
del establecimiento, seguidos por un guión los siguientes tres
números corresponden al punto de emisión y separados por un
guión constará el secuencial de los números restantes.
Domicilio Debe especificar la dirección de la matriz y cuando corresponda
se incluirá la dirección de la sucursal, esto último se relaciona a la
numeración del establecimiento.
Caducidad Se expresa en día, mes y año conforme al SRI, identifica la
validez del comprobante de retención.
Tipo de
contribuyente
Se incluirá en este caso el título “obligado a llevar contabilidad”
sin excepción alguna.
Establecimiento
Figura
En los comprobantes de venta debe constar los nombres y
apellidos, número de autorización, denominación o razón social
del establecimiento Figura.
Fuente: Reglamento de comprobantes de venta y retención,2016, Art. 39
Llenado
Nombres y
apellidos
Debe indicar los nombres y apellidos o razón social a la cual se
efectuó la retención.
Ruc/Ci Se escribe la cédula de ciudadanía o el RUC al que se efectúa la
retención.
Dirección Debe indicar el domicilio consignando la provincia, ciudad y las
calles exactas.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
182
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 27/30
Instructivo:
Llenado
Fecha de
emisión
Se detalla la fecha al momento que se realiza la retención, está
debe ser entregada en 5 días hábiles, posterior a la recepción del
comprobante de venta.
Tipo de
comprobante de
venta
Debe constar la denominación del comprobante que motiva la
retención.
No.
comprobante de
venta
Deberá constar el número del comprobante que motiva la
retención.
Fecha de
emisión
Debe constar la fecha del comprobante que motiva la retención.
Ejercicio fiscal Debe constar el ejercicio fiscal que corresponde la retención.
Tipo de
impuesto
Se indica el impuesto por el que se efectúa la retención en la
fuente: Impuesto a la Renta o Impuesto al valor agregado.
Base imponible Se describe el valor de la cual sirve como referencia para el
cálculo de la retención.
Código de
impuesto
Es opcional en la que se indica el código que establece el SRI
tanto para IVA y Renta que sirve para el anexo transaccional
simplificado.
Porcentaje de
retención
Se especifica el porcentaje aplicado a la retención.
Valor retenido Corresponde al valor retenido por cada tipo de impuesto.
Total Corresponde a la sumatoria de los valores retenidos en la fuente.
Agente
retención
Consta la firma de la empresa o persona que actúo como agente
de retención (comprador).
Sujeto retenido Consta la firma de la empresa o persona que actúo sujeto retenido
(vendedor).
Fuente: Reglamento de comprobantes de venta y retención,2016, Art. 40
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
183
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 28/30
DOCUMENTO: Guía de Remisión
CONCEPTO: Es un documento complementario autorizado por el
SRI el cual respalda el traslado de mercedaría con
motivo de venta, compra o traslado a puntos de venta
entre otras razones.
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
Identificación: 1734858392
Fecha de emisión: 01/10/2016
Ruta: Riobamba-Ambato
Identificación(Dest).: 173857361001
Razón Social/Nombres y Apellidos: Emilio Coloma Coloma
MEDIDA CANTIDAD No. BULTOS
unidad 300 25
cajas 5 5
unidad 3 3
TOTAL: 308 33
CLIENTE
GRAFICAS FRANCE / Telf : 2 541 - 342 / RUC: 1100341971001 / Aut. 1675
Fecha A ut orizacion: 21/ julio/2014 FEC HA D E C A D U C ID A D : 21/JULIO/2015
Del 00001 al 000399
Fecha inicio Transporte: 01/10/2016 Fecha fin Transp. 01/10/2016
Comprobante de Venta: Factura
No. Autorización: 1105828273 Motivo Traslado: Venta
DESCRIPCION
BODEGA
RIOBAMBA - ECUADOR
Razón Social/Nombres y Apellidos(transportista): Leonardo Cárdenas
Punto de Partida: Riobamba Placa: HPQ-2344
COMISARIATO AUTOMOTRIZ
GONZALO IGUASNIA ANGUIETA
Obligado a llevar contabilidadDir. Matriz: GUAYAQUIL Y CUBA W234
Dir. Sucursal: Carabobo y 11 de Noviembre
TELEFONO: 0986035008/032-962756
TRANSPORTISTA
refrigerante BRINGTONE
Filtros aceite Fram PH-8
Bombas de gasolina
No. Comprobante: 001-001-000344
Destino(Punto llegada).: San Jacinto
RUC 1800315101001GUÍA DE REMISIÓN
No. 002-001-000 000356
AUT.SRI: 1107366453
184
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 29/30
Instructivo
Pre impreso
Autorización Debe constar el número, día, mes y año de la autorización
otorgado por el Servicio de Rentas Internas.
RUC Se encuentra el número del registro único del contribuyente del
emisor de la guía de remisión.
Emisor Deben constar los nombres y apellidos o razón social conforme
consta en el RUC, se podrá incluir el nombre de fantasía si lo
hubiere.
Denominación Se incluirá el tipo documento.
Numeración Se incluirá 15 dígitos, los tres primeros corresponden al número
del establecimiento, seguidos por un guión los siguientes tres
números corresponden al punto de emisión y separados por un
guión constará el secuencial de los números restantes.
Domicilio Debe especificar la dirección de la matriz y cuando corresponda
se incluirá la dirección de la sucursal, esto último se relaciona a la
numeración del establecimiento.
Caducidad Se expresa en día, mes y año conforme al SRI la validez de la
guía de remisión.
Tipo de
contribuyente
Se incluirá en este caso el título “obligado a llevar contabilidad”
sin excepción alguna.
Establecimiento
Figura
Debe constar los nombres y apellidos, número de autorización,
denominación o razón social del establecimiento Figura.
Fuente: Reglamento de comprobantes de venta y retención,2016, Art. 29
Llenado
Razón
social/nombres
y apellidos
Deben constar los apellidos y nombres del transportista quien se
encarga de trasladar la mercadería.
Identificación Se incluirá la cédula de ciudadanía del conductor que transporta
la mercadería.
Placa Se especifica la placa del vehículo que transporta los productos.
-
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
185
COMISARIATO
AUTOMOTRIZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 30/30
Instructivo
Llenado
Fecha inicio Se debe indicar la fecha que sale la mercadería a través del
transportista.
Fecha fin Indica la fecha de regreso del transportista.
Punto de
partida
Consta la dirección de donde inicia el recorrido del transportista.
Comprobante
de venta
Solo en el caso de venta se deberá especificar la denominación
del comprobante que motiva el traslado de la mercadería.
No. de
autorización
Solo en el caso de venta se deberá especificar el número
autorización del comprobante de venta que motiva el traslado de
la mercadería.
No. de
comprobante
Solo en el caso de venta se debe indicar el número del
comprobante de venta.
Fecha de
emisión
Solo en el caso de venta se debe especificar la fecha de emisión
del comprobante de venta que motiva el traslado de la
mercadería.
Motivo de
traslado
Debe justificar los motivos por la salida de la mercadería.
Ruta Se indica las calles o vías que utilizará el transportista para
entrega la mercadería.
Destino Consta la dirección exacta donde el transportista entregará la
mercadería.
Destinantario Se especifica con apellidos y nombres quien recibirá la
mercadería.
Identificación Debe indicar la cédula de ciudadanía quien recibirá la mercadería.
Cantidad Indica el número de productos que egresan de bodega.
Medida Se indica en letras la forma o longitud de cada artículo que sale
de bodega.
No. de bultos Corresponde al número de cartones, bolsas, etc. mediante conteo
antes de que ser entregados al transportista.
Descripción Se detalla las características del producto.
Bodega Consta la firma del bodeguero.
Transportista Consta la firma de quien se responsabiliza del transporte de la
mercadería.
Cliente Consta la firma de quien recibe la mercadería.
Fuente: Reglamento de comprobantes de venta y retención,2016, Art. 30
Elaborado:
Gonzalo Iguasnia
Revisado:
Aprobado:
186
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
1. El organigrama estructural y funcional propuesto permitirá al Comisariato
Automotriz visualizar de forma objetiva y clara el comportamiento funcional
entre departamentos alineando sus responsabilidades y funciones acorde a sus
operaciones.
2. Las políticas y funciones propuestas para cada departamento fueron diseñadas en
base a la investigación en empresas de la misma rama del Comisariato
Automotriz, lo cual evitará una mala administración de recursos y retraso en el
cumplimiento de responsabilidades laborales.
3. El sistema de procedimientos administrativos y financieros planteados fue
elaborado en base a la dinámica empresarial y al estudio de investigación
bibliográfico con el fin de asegurar un adecuado manejo de sus operaciones.
4. Se han definido y descrito procedimientos en cuanto a ventas, concesión de
créditos, cobros y todo lo que representa flujo de efectivo mediante la inclusión
de controles previos, concurrentes y posteriores que resultan adecuados para
resguardar los recursos económicos de la organización.
5. La gestión de Talento Humano actualmente no se encuentra en la estructura
organizacional el cual fue objeto de nuestra propuesta por lo que se ha
considerado incluir un departamento con funciones propias y responsabilidades
de reclutar, seleccionar y contratar personal cuando se requiera.
6. En la parte tributaria/contable la empresa cumple con la normativa vigente y el
ente controlador, sin embargo, no existe un control formal y adecuado de los
comprobantes de venta por lo que se ha diseñado formatos e instructivos de
acuerdo al Reglamento de comprobantes de Venta, Retención y documentos
complementarios con el fin de evitar sanciones a futuro.
7. Adicionalmente se han elaborado formatos referentes a documentación interna
como medio de control que constan en la propuesta y responden a las
operaciones y necesidades de la organización.
187
8. El Comisariato Automotriz se dedica a la comercialización y distribución de
repuestos y accesorios automotrices, por lo que fue ideal incluir en nuestra
propuesta un control de inventarios acorde a la rotación y la gama de productos
que ofrece la empresa, incluyendo políticas y procedimientos para un adecuado
manejo de suministros y productos disponibles para la venta con el propósito de
ahorrar recursos y evitar complicidad entre empleados.
9. La propuesta de un sistema de procedimientos de controles administrativos y
financieros mejorará la eficiencia en las actividades de cada departamento del
Comisariato Automotriz que servirá como base para evaluar los procesos y
ajustarlos a sus necesidades
Recomendaciones
1. Utilizar el organigrama estructural y funcional propuesto para que sea difundido
a todo el personal con el propósito de alinear sus actividades y comprometerlos
en el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
2. Aplicar políticas y funciones para cada área de la empresa regulando el
comportamiento del personal hacia el logro de los objetivos y el cumplimiento
de la misión y visión.
3. Implementar los procedimientos administrativos y financieros propuestos para el
mejoramiento de los procesos en cada departamento, optimizando los recursos y
maximizando la productividad de forma eficiente.
4. Para resguardar y asegurar los recursos monetarios, es necesario que se cumplan
con los requisitos crediticios de los clientes antes de conceder créditos,
conjuntamente con las políticas y procedimientos diseñados para el manejo de
los mismos.
5. Se recomienda incluir el área de Talento Humano dentro de la estructura
organizacional, para lo cual se deberá contratar un Jefe de personal y delegarle
funciones con la finalidad de evitar sobrecargas laborales a otras áreas y así
lograr el buen funcionamiento del departamento.
6. Debido a los cambios y actualizaciones constantes referentes a normativas
tributarias se debería capacitar al personal en estos temas, con la finalidad de
evitar multas o sanciones fiscales.
188
7. Se recomienda utilizar los documentos e instructivos propuestos tanto para
control interno de la organización y para el cumplimiento de las normativas
fiscales con el propósito de prevenir errores, confusiones, irregularidades,
fraudes y complicidad entre empleados.
8. Se debería poner en práctica las políticas y procedimientos de mercadería
propuestos para ejercer un control de inventarios periódico y constante, con
responsables definidos por los directivos de la organización, a fin de mantener
un stock adecuado, evitar pérdida de recursos, disminuir gastos innecesarios y
establecer un control más eficiente de la rotación de inventarios.
189
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