Sesión 7Gestión del Tiempo

Peter M. Yamakawa T.Ph.D., MBA, Msc. Ing. , PMPpyamakawa@esan.edu.pe

Fundamentos de la Gerencia de Proyectos

Agenda

• Caso: Un Proyecto que Espera 24 Años

• Plan

• Estimación de duración

• Secuencia de actividades

• Cronograma

Un Proyecto que Espera 24 Años

Preguntas

• ¿Por qué la definición de los tiempos son un problema constante en los proyectos?

• ¿Para la gerencia de tiempos que habilidades debe tener el gerente de proyectos?

Importancia de la gerencia de tiempos

• Gerentes frecuentemente citan el tiempo como uno de los principales retos

• Tiempo tiene quizás la menor flexibilidad

• Puede ser la principal razón de conflictos en proyectos

Estimación de duración de actividades

• Duración incluye el tiempo que demora más un tiempo adicional

• El equipo puede trabajar, y debe ser revisado por un experto

Desarrollo de cronogramas

• Determina el inicio y fin de las actividades

• Un proyecto realistico en tiempos

• Importantes herramientas: diagrama de gantt, análisis PERT, y ruta critica

Gestión del tiempo

• Incluye los procesos requeridos para administrar la finalización del proyecto a tiempo.

• Estos procesos interactúan entre sí y con procesos de las otras áreas de conocimiento.

Gestión del tiempo

Planificación del tiempo

Definir las actividades

• Es el proceso que consiste en identificar las acciones específicas a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto.

• Los paquetes de trabajo del proyecto se descomponen normalmente en componentes más pequeños llamados actividades, que representan el trabajo necesario para completar los paquetes de trabajo.

Definir las actividades

1. Línea base del alcance

2. Factores ambientales de la empresa

3. Activos de los procesos de la organización

Entradas

1. Descomposición2. Planificación

gradual3. Plantillas4. Juicio de

expertos

Herramientas y técnicas

Salidas

1. Lista de actividades

2. Atributos de la actividad

3. Lista de hitos

Secuenciar de actividades

• Es el proceso que consiste en identificar y documentar las relaciones entre las actividades del proyecto. Esta secuencia se establece mediante relaciones lógicas.

Secuenciar de actividades

1. Lista de actividades

2. Atributos de la actividad

3. Lista de hitos4. Declaración del

alcance del proyecto

5. Activos de los procesos de la organización

Entradas

1. Método de diagrama por precedencia (PDM)

2. Determinación de dependencias

3. Aplicación de adelantos y atrasos

4. Plantillas de red del cronograma

Herramientas y técnicas

Salidas

1. Diagramas de red del cronograma del proyecto

2. Actualizaciones a los documentos del proyecto

Estimar los recursos de las actividades

• Es el proceso que consiste en estimar el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad.

Estimar los recursos de las actividades

1. Lista de actividades

2. Atributos de la actividad

3. Calendario de recursos

4. Factores ambientales de la empresa

5. Activos de los procesos de la organización

Entradas

1. Juicio de expertos

2. Análisis de alternativas

3. Datos de estimación publicados

4. Estimación ascendente

5. Software de gestión de proyectos

Herramientas y técnicas

Salidas

1. Requisitos de recursos de la actividad

2. Estructura de desglose de recursos

3. Actualizaciones a los documentos del proyecto

Estimar la duración de las actividades

• Es el proceso que consiste en establecer aproximadamente la cantidad de períodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad de los recursos estimados.

Estimar la duración de las actividades

1. Lista de actividades

2. Atributos de la actividad

3. Requisitos de recursos de la actividad

4. Calendario de recursos

5. Declaración del alcance del proyecto

6. Factores ambientales de la empresa

7. Activos de los procesos de la organización

Entradas

1. Juicio de expertos

2. Estimación análoga

3. Estimación paramétrica

4. Estimación por tres valores

5. Análisis de reserva

Herramientas y técnicas

Salidas

1. Estimados de la duración de la actividad

2. Actualizaciones a los documentos del proyecto

Desarrollar el cronograma

• Es el proceso que consiste en analizar el orden de las actividades, su duración, los requisitos de recursos y las restricciones para crear el cronograma del proyecto.

Desarrollar el cronograma

1. Lista de actividades2. Atributos de la

actividad3. Diagramas de red del

cronograma del proyecto

4. Requisitos de recursos de la actividad

5. Calendario de recursos

6. Estimados de la duración de la actividad

7. Declaración del alcance del proyecto

8. Factores ambientales de la empresa

9. Activos de los procesos de la organización

Entradas

1. Análisis de la red del cronograma

2. Métodos de la ruta crítica

3. Métodos de la cadena crítica

4. Nivelación de recursos

5. Análisis «¿Qué pasa si..?»

6. Aplicación de adelantos y retrasos

7. Comprensión del cronograma

8. Herramientas de planificación

Herramientas y técnicas

Salidas

1. El cronograma del proyecto

2. Línea base del cronograma

3. Datos del cronograma

4. Actualizaciones a los documentos del proyecto

Diagrama de red

• Técnica para mostrar la secuencia de actividades

• Es un esquema de las relaciones entre las actividades del proyecto

Activity on Arrow (AOA)

Ejemplo

2 3

4

5

A=2 B=5C=2

D=7

1 6

F=2

E=1

start finish

Actividad en nodo (AON)

Inicio

F

D

A

G

E

B

H

C

Fin

7 2 1

8 3

4 1 5

Método de diagrama de precedencia

• Actividades son representadas por cajas

• Las flechas muestran la relación entre las actividades

• Son usadas por software

Tipos de dependencias

Diagrama de Gantt

Ms-Project

Ruta Crítica

• Una ruta crítica es el conjunto de actividades que determina el menor tiempo que puede completarse el proyecto

• Es la ruta más larga dentro del diagrama de red y no tiene holguras

• Primero hacer un diagrama de red

• La ruta más larga es la crítica

Determinar la ruta crítica

Holgura

• Tiempo de una actividad puede demorarse antes que cambie la duración del proyecto

• Un actividad en la ruta crítica tiene holgura cero

Técnicas para reducir el tiempo

Técnica Descripción Ejemplo

Crashing Aplicar más recursos para reducir la duración

Un proyecto de 6 semanas, 3 recursos son adicionados

Fast Tracking Ejecutar actividades en paralelo que seria hecho en forma secuencial

Dividir el proyecto en módulo

Reduciendo los tiempos del proyecto

Formula Pert

• Ejemplo:

• Pert = (Optimista+4*probable+pesimista)/6

• Pert= (8+4*10+24)/6 = 12 días

Trabajando con la gente para ser eficientesen la gerencia de tiempos

• Empoderamiento

• Incentivos

• Disciplina

• Negociación

Ejercicio

Inicio

I

E

A

J

F

B

K

C

Fin6 4 1

2

16 3 7

G

D

H

3

5 9 10

Preguntas

• ¿Rutas posibles?

• ¿Ruta crítica?

• ¿Holgura por cada actividad?

Respuesta

1. Hay 6 rutas :Inicio-ABCD-finInicio-EFGD-finInicio-EFGH-finInicio-IJGD-finInicio-IJGH-finInicio-IJK-fin2. Dos rutas críticas:Inicio-ABCD-fin = 29 díasInicio-IJGH-fin = 29 días

Actividad Ruta crítica Holgura en días

A Si 0

B Si 0

C Si 0

D Si 0

E N 3

F N 3

G Si 0

H Si 0

I Si 0

J Si 0

K N 18

Ejercicio 2

Actividad Actividad Precedente

Duración en días

Inicio 0

A Inicio 6

B A, E 2

C B 2

D C 3

E Inicio 1

F A, E 1

G F, B 7

Fin D, G 0

Preguntas

• ¿La ruta crítica?

• ¿Si la actividad D dura el doble de tiempo?

• Una actividad tiene 3 estimaciones: Optimista = 10 días, Pesimista = 25 días, Realista = 15 días; estimación PERT =??

• Desviación estándar = (P-O)/6

Inicio

E

1

A B C D

F G

Fin

6 2 2 3

17

• ABCD = 6+2+2+3=13

• ABG=6+2+7= 15

• AFG=6+1+7=14

• EBCD=1+2+2+3=8

• EBG=1+2+7=10

• EFG=1+1+7=9

La ruta crítica cambia

• ABCD = 6+2+2+6=16

• ABG=6+2+7=15

• AFG=6+1+7=14

• EBCD=1+2+2+6=11

• EBG=1+2+7=10

• EFG=1+1+7=9

Pert

• Pert = (O+P+4*R)/6 = 15.83

• Desviación estándar= (25-10)/6 = 2.5

Controlar el cronograma

• Es el proceso por el que se da seguimiento al estado del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la línea base del cronograma.

Controlar el cronograma

1. Plan para la dirección del proyecto

2. Cronograma del proyecto

3. Información sobre el desempeño del trabajo

4. Activos de los procesos de la organización

Entradas

1. Revisiones del desempeño

2. Análisis de variación

3. Software de gestión de proyectos

4. Nivelación de recursos

5. Análisis «¿Qué pasa si..?»

6. Ajuste de adelantos y retrasos

7. Comprensión del cronograma

8. Herramientas de planificación

Herramientas y técnicas

Salidas

1. Mediciones del desempeño del trabajo

2. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

3. Solicitudes de cambio

4. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto

5. Actualizaciones a los documentos del proyecto