Post on 21-May-2020
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
1. GENERALIDADES OBJETIVO
Establecer los procedimientos necesarios para gestión de contabilidad, definiendo responsables y puntos de control que permitan el desarrollo adecuado de las actividades.
1.1 ALCANCE DEL MANUAL: La gestión contable descrita en este documento aplica a la Universidad La Gran Colombia de Bogotá D.C.
2. PROCEDIMIENTOS DE DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD: 2.1 CUENTAS POR PAGAR:
Las cuentas por pagar son aquellas obligaciones financieras y contables que la Universidad adquiere. Este tipo de cuentas están definidas por su naturaleza contable, de acuerdo al origen de la misma.
2.1.1 CUENTAS POR PAGAR ORIGEN PRESUPUESTO 2.1.1.1 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:
No RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
1 PRESUPUESTO ENVIO DE SOLICITUDES DE PAGO: Envió de facturas y cuentas de cobro que puede ser por solicitudes de pago directas o provenientes de compras.
2 CONTABILIDAD RECEPCIÓN DE SOLICITUDES DE PAGO: Recepción de facturas y cuentas de cobro que pueden ser por solicitudes de pago directas o provenientes de compras.
3 CONTABILIDAD LIQUIDACIÓN DE PAGO: Liquidación de pago aplicando gasto, retenciones de ley, anticipos y causación cuenta por pagar
4 CONTABILIDAD
CLASIFICACIÓN DEL PAGO: Clasificación si es pago “directo” desde presupuesto o “solicitud pago” desde compras Nota 1: Si es desde compras se clasificara dentro de los parámetros establecidos para manejo flujo caja (45 días) Nota 2: Si es directo (presupuesto) se clasificara para ejecución cheque o transferencia
5 CONTABILIDAD
MEDIO DE PAGO:
Si es transferencia se procederá a elaborar el lote y se procede a imprimir por el IRS para envió a revisión por parte de Control Interno
Si es para cheque se anexaran los respectivos soportes para revisión por parte de Control Interno
6 CONTABILIDAD REVISIÓN DE LIQUIDACIONES: Entrega a control interno para revisión de las liquidaciones ejecutadas por parte del jefe o asistente del departamento
7 CONTROL INTERNO
AUTORIZACIÓN DE PAGO: Autorización para pagos por cheque o transferencias
8 CONTABILIDAD PREPARACIÓN MEDIO DE PAGO:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
Recibo de soportes autorización pagos por cheque y cuadro para realizar transferencia.
Si es transferencia se realizara la pre-transacción en el archivo plano del banco.
Si es cheque creación de lote para pago y entrega a la oficina de pagaduría
9 PAGADURÍA IMPRESIÓN DE CHEQUE: Impresión cheque y tramite firmas
10 CONTABILIDAD IMPRESIÓN DE PRE-TRANSACCIÓN: Se imprime y se solicita autorización de la directora financiera en el pago
11 DIRECCIÓN FINANCIERA
REALIZACIÓN DE PAGO POR TRANSFERENCIA: Autorización del pago e impresión de la transacción
12 CONTABILIDAD INFORMATIVO DE TRANSACCIÓN EFECTUADA: Reparto informativo de transacción efectuada para control interno. Requisito indispensable de pago
13 CONTABILIDAD LOTE EN ESTADO DE GRABACIÓN: Elaboración lote en estado de grabación y entrega documentos para archivo
14 CONTABILIDAD CONFIRMACIÓN BANCARIA: Al tercer día ingreso a página de banco para confirmación bancaria e impresión de la misma.
15 CONTABILIDAD INGRESO AL SISTEMA: Ingreso al sistema para dar estado de vigencia al lote correspondiente
16 CONTABILIDAD
CONTABILIDAD DESCARGA LA INFORMACION BANCARIA, CREA UNA CARPETA ELECTRONICA EN PDF: Envía por correo electrónico a la pagaduría, quienes deben conformar el recibido. Contabilidad procede a realizar el archivo virtual.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
2.1.1.2 FLUJOGRAMA:CUENTAS POR PAGAR ORIGEN PRESUPUESTO
PR
ES
UP
UE
ST
OC
ON
TR
OL
IN
TE
RN
OC
ON
TA
BIL
IDA
DP
AG
AD
UR
IAD
IRE
CC
IÓN
FIN
AN
CIE
RA
INICIO
ENVIO DE SOLICITUDES
DE PAGO
LIQUIDACIÓN Y
CAUSACIÓN DEL
PAGO
RECEPCIÓN DE LA
INFORMACIÓN
REVISION DE LA
DOCUMENTACIÓN
MEDIO DE PAGO
TRANSFERENCIACHEQUE
IMPRESIÓN DE
CHEQUE
IMPRESIÓN
PRE-TRANSACCIÓN
REALIZACIÓN DE PAGO
POR TRANSFERENCIA
(EN CONJUNTO CON CXP)
INFORMATIVO DE
TRANSACCIÓN
EFECTUADA
LOTE EN ESTADO DE
GRABACIÓN
CONFIRMACIÓN
BANCARIA
CONFIRMACIÓN Y
CIERRE DEL LOTE
ENTREGA DE
CONFIRMACIÓN
BANCARIA A
PAGADURIA
FIN
AUTORIZACIÓN DE
PAGO
REVISION DE
SOPORTES DE
CHEQUES
(INTERNO)
AUTORIZACIÓN DE
PAGO
REVISION DE
SOPORTES DE PRE-
TRANSACCION
(INTERNO)
ELABORACION LOTE
DE CHEQUES
SOLICITUD DE
FIRMAS Y SELLOS
(OTRAS
DEPENDENCIAS)
PAGO AL
BENEFICIARIO
RECOLECCION DE
SOPORTES
RECEPCION
MENSUAL DE
SOPORTES
ARCHIVO
¿TRANSACCIÓN
REALIZADA?
SI
NO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
2.1.2 CUENTAS POR PAGAR ORIGEN COMPRAS Y SUMINISTROS:
2.1.2.1 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:
No RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
1 COMPRAS Y
SUMINISTROS
ENVIO DE SOLICITUDES DE PAGO:
Envió de facturas y cuentas de cobro correspondientes a proveedores (se envía
un listado semanal).
2 CONTABILIDAD RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN:
Se recibe la información y se verifica que este completa.
3 CONTABILIDAD REVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN:
Revisión documentación: teniendo en cuenta orden de compra-entrada almacén-
salida o justificación respectiva.
4 CONTABILIDAD LIQUIDACIÓN DE PAGO:
Liquidación de pago aplicando gasto, contrato o activo. Retenciones de ley,
anticipos y causación.
5 CONTABILIDAD
PROGRAMACIÓN DE PAGOS:
Organización de documentos por fechas para programación pagos a 45 días de
acuerdo al flujo de caja.
NOTA: Revisión 2 a 3 veces por semana para cumplimiento a la programación
de pagos.
6 CONTABILIDAD
MEDIO DE PAGO:
Si es transferencia se procederá a
elaborar el lote y se procede a
imprimir por el IRS para envió a
revisión por parte de Control Interno
Si es para cheque se anexaran los
respectivos soportes para revisión por
parte de Control Interno
7 CONTABILIDAD REVISIÓN DE LIQUIDACIONES:
Entrega a control interno para revisión de las liquidaciones ejecutadas por parte
del jefe o asistente del departamento
8 CONTROL
INTERNO AUTORIZACIÓN DE PAGO:
Autorización para pagos por cheque o transferencias
9 CONTABILIDAD
PREPARACIÓN MEDIO DE PAGO:
Recibo de soportes autorización pagos por cheque y cuadro para realizar
transferencia.
Si es transferencia se realizara la pre-
transacción en el archivo plano del
banco.
Si es cheque creación de lote para pago
y entrega a la oficina de pagaduría
10 PAGADURÍA IMPRESIÓN DE CHEQUE:
Impresión cheque y tramite firmas
11 CONTABILIDAD IMPRESIÓN DE PRE-TRANSACCIÓN:
Se imprime y se solicita autorización de la directora financiera en el pago
12 DIRECCIÓN
FINANCIERA REALIZACIÓN DE PAGO POR TRANSFERENCIA:
Autorización del pago e impresión de la transacción
13 CONTABILIDAD INFORMATIVO DE TRANSACCIÓN EFECTUADA:
Reparto informativo de transacción efectuada para control interno. Esto es
requisito indispensable para pago.
14 CONTABILIDAD LOTE EN ESTADO DE GRABACIÓN:
Elaboración lote en estado de grabación y entrega documentos para archivo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
15 CONTABILIDAD CONFIRMACIÓN BANCARIA:
Al tercer día ingreso a página de banco para confirmación bancaria e impresión
de la misma.
16 CONTABILIDAD INGRESO AL SISTEMA:
Ingreso al sistema para dar estado de vigencia al lote correspondiente
17 CONTABILIDAD ENTREGA DE SOPORTES A PAGADURÍA:
Entrega de impresión confirmación bancaria a la pagaduría. Solicitar recibido
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
2.1.3 FLUJOGRAMA:
CUENTAS POR PAGAR ORIGEN COMPRAS Y SUMINISTROS
CO
MP
RA
SC
ON
TR
OL
IN
TE
RN
OC
ON
TA
BIL
IDA
DP
AG
AD
UR
IAD
IRE
CC
IÓN
FIN
AN
CIE
RA
INICIO
ENVIO DE SOLICITUDES
DE PAGO
LIQUIDACIÓN Y
CAUSACIÓN DEL
PAGO
PROGRAMACIÓN DE PAGOS
(teniendo en cuenta las fechas y la
política a 45 Días)
RECEPCIÓN DE LA
INFORMACIÓN
REVISION DE LA
DOCUMENTACIÓN
MEDIO DE PAGO
TRANSFERENCIACHEQUE
IMPRESIÓN DE
CHEQUE
IMPRESIÓN
PRE-TRANSACCIÓN
REALIZACIÓN DE PAGO
POR TRANSFERENCIA
(EN CONJUNTO CON CXP)
INFORMATIVO DE
TRANSACCIÓN
EFECTUADA
LOTE EN ESTADO DE
GRABACIÓN
CONFIRMACIÓN
BANCARIA
CONFIRMACIÓN Y
CIERRE DEL LOTE
ENTREGA DE
CONFIRMACIÓN
BANCARIA A
PAGADURIA
FIN
AUTORIZACIÓN DE
PAGO
REVISION DE
SOPORTES DE
CHEQUES
(INTERNO)
AUTORIZACIÓN DE
PAGO
REVISION SEMANAL
(Cumplimiento de plazos)
Se cumple plazo?
SI
NO
REVISION DE
SOPORTES DE PRE-
TRANSACCION
(INTERNO)
ELABORACION LOTE
DE CHEQUES
SOLICITUD DE
FIRMAS Y SELLOS
(OTRAS
DEPENDENCIAS)
PAGO AL
BENEFICIARIO
RECOLECCION DE
SOPORTES
RECEPCION
MENSUAL DE
SOPORTES
ARCHIVO
¿TRANSACCIÓN
REALIZADA?
SI
NO
2.1.4 CUENTAS POR PAGAR ORIGEN CARTERA:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
2.1.4.1 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:
No RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
1 CARTERA REMISIÓN DE SOLICITUDES DE PAGO: Envió listado con formatos de devolución a estudiantes
2 CONTABILIDAD CAUSACIÓN DEL PAGO: Causación cuenta por pagar.
3 CONTABILIDAD
MEDIO DE PAGO:
Si es transferencia se procederá a elaborar el lote y se procede a imprimir por el IRS para envió a revisión por parte de Control Interno
Si es para cheque se anexaran los respectivos soportes para revisión por parte de Control Interno
4 CONTABILIDAD REVISIÓN DE LIQUIDACIONES: Entrega para revisión de las liquidaciones ejecutadas por parte del jefe o asistente del departamento
5 CONTROL INTERNO
AUTORIZACIÓN DE PAGO: Autorización para pagos por cheque o transferencias
6 CONTABILIDAD
PREPARACIÓN MEDIO DE PAGO: Recibo de soportes autorización pagos por cheque y cuadro para realizar transferencia.
Si es transferencia se realizara la pre-transacción en el archivo plano del banco.
Si es cheque creación de lote para pago y entrega a la oficina de pagaduría
7 PAGADURÍA IMPRESIÓN DE CHEQUE: Impresión cheque y tramite firmas
8 CONTABILIDAD IMPRESIÓN DE PRE-TRANSACCIÓN: Se imprime y se solicita autorización de la directora financiera en el pago
9 DIRECCIÓN FINANCIERA
REALIZACIÓN DE PAGO POR TRANSFERENCIA: Autorización del pago e impresión de la transacción
10 CONTABILIDAD INFORMATIVO DE TRANSACCIÓN EFECTUADA: Reparto informativo de transacción efectuada para control interno. Esto es requisito indispensable para pago
11 CONTABILIDAD LOTE EN ESTADO DE GRABACIÓN: Elaboración lote en estado de grabación y entrega documentos para archivo
12 CONTABILIDAD CONFIRMACIÓN BANCARIA: Al tercer día ingreso a página de banco para confirmación bancaria e impresión de la misma.
13 CONTABILIDAD INGRESO AL SISTEMA: Ingreso al sistema para dar estado de vigencia al lote correspondiente
14 CONTABILIDAD ENTREGA DE SOPORTES A PAGADURÍA: Entrega de impresión confirmación bancaria a la pagaduría. Solicitar recibido
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
2.1.4.2 FLUJOGRAMA:
CUENTAS POR PAGAR ORIGEN CARTERA (DEVOLUCIONES A ESTUDIANTES)
CA
RT
ER
AC
ON
TR
OL
IN
TE
RN
OC
ON
TA
BIL
IDA
DP
AG
AD
UR
IAD
IRE
CC
IÓN
FIN
AN
CIE
RA
INICIO
ENVIO DE SOLICITUDES
DE PAGO
LIQUIDACIÓN Y
CAUSACIÓN DEL
PAGO
RECEPCIÓN DE LA
INFORMACIÓN
REVISION DE LA
DOCUMENTACIÓN
MEDIO DE PAGO
TRANSFERENCIACHEQUE
IMPRESIÓN DE
CHEQUE
IMPRESIÓN
PRE-TRANSACCIÓN
REALIZACIÓN DE PAGO
POR TRANSFERENCIA
(EN CONJUNTO CON CXP)
INFORMATIVO DE
TRANSACCIÓN
EFECTUADA
LOTE EN ESTADO DE
GRABACIÓN
CONFIRMACIÓN
BANCARIA
CONFIRMACIÓN Y
CIERRE DEL LOTE
ENTREGA DE
CONFIRMACIÓN
BANCARIA A
PAGADURIA
FIN
AUTORIZACIÓN DE
PAGO
REVISION DE
SOPORTES DE
CHEQUES
(INTERNO)
AUTORIZACIÓN DE
PAGO
REVISION DE
SOPORTES DE PRE-
TRANSACCION
(INTERNO)
ELABORACION LOTE
DE CHEQUES
SOLICITUD DE
FIRMAS Y SELLOS
(OTRAS
DEPENDENCIAS)
PAGO AL
BENEFICIARIO
RECOLECCION DE
SOPORTES
RECEPCION
MENSUAL DE
SOPORTES
ARCHIVO
¿TRANSACCIÓN
REALIZADA?
SI
NO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
2.1.5 CUENTAS POR PAGAR ORIGEN DIRECCIÓN FINANCIERA: 2.1.5.1 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:
No RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
1 DIRECCIÓN FINANCIERA
REMISIÓN DE SOLICITUDES DE PAGO: Envió documentos para anticipos - devoluciones por diplomados, cursos actualización, cursos de inglés.
2 CONTABILIDAD CAUSACIÓN DEL PAGO: Causación gastos efectuados y cuenta por pagar para reintegro.
3 CONTABILIDAD REVISIÓN DE LIQUIDACIONES: Entrega para revisión de las liquidaciones ejecutadas por parte del jefe o asistente del departamento
6 CONTABILIDAD
PREPARACIÓN MEDIO DE PAGO: Recibo de soportes autorización pagos por cheque y cuadro para realizar transferencia.
Si es transferencia se realizara la pre-transacción en el archivo plano del banco. Pasar al paso No. 8.
Si es cheque creación de lote para pago y entrega a la Dirección Financiera. Pasar al paso No. 4.
4 CONTROL INTERNO
AUTORIZACIÓN DE PAGO: Autorización para pagos por cheque.
5 CONTABILIDAD RECIBO DE AUTORIZACIÓN: Recibo de soportes autorización pagos por cheque.
6 CONTABILIDAD CREACIÓN DE LOTE: Creación de lote para pago y entrega a la oficina de pagaduría.
7 PAGADURÍA IMPRESIÓN DE CHEQUE: Impresión cheque y tramite firmas
8 DIRECCIÓN FINANCIERA
ORDEN PARA REALIZAR PAGOS: Orden para realización pago servicios - traslados de fondos - pago parafiscales
9 CONTABILIDAD RECIBO DE SOPORTES: Recibo de soportes para realización operaciones efectivas por transferencia
10 CONTABILIDAD PRE-TRANSACCIÓN EN TRANSFERENCIAS: Se realiza la pre transacción en transferencias entre cuentas por internet
11 DIRECCIÓN FINANCIERA
AUTORIZACIÓN DE OPERACIONES: Autorización operaciones por transferencia e impresión de las mismas:
12 CONTABILIDAD
CONTABILIZACIÓN DE ACUERDO A:
Si es traslado fondos reparto informativo de transacción efectuada para pagaduría. Ingreso al sistema para contabilización del respectivo traslado. Ir a paso No. 13.
Si es pago de parafiscales realizar pre-transacción para orden de pago por internet. Ir al paso No. 14.
Si son servicios públicos realizar pre transacción en pagos por servicios por internet. Ir al paso 18.
13 CONTABILIDAD IMPRESIÓN Y SOPORTES: Entrega de impresión y soportes a la secretaria del departamento para
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
archivo
14 DIRECCIÓN FINANCIERA
AUTORIZACIÓN DE PAGO PARAFISCALES: Autorización operaciones por pago parafiscales e impresión de las mismas. NOTA 1: Se realiza entrega de una copia del pago a DESARROLLO HUMANO. NOTA 2: Se realiza entrega de una copia del pago a CONTABILIDAD mediante oficio.
15 CONTABILIDAD CONTABILIZACIÓN GASTOS DE NÓMINA: Recibo oficio con documentación anexa de parafiscales. Ingreso al sistema para contabilización de los respectivos gastos de nomina
16 CONTABILIDAD ESTADO DE VIGENCIA AL LOTE: Ingreso al sistema para dar estado de vigencia al lote correspondiente
17 CONTABILIDAD IMPRESIÓN Y ARCHIVO: Entrega de impresión y soportes a la secretaria del departamento para archivo
18 DIRECCIÓN FINANCIERA
AUTORIZACIÓN DE PAGO DE SERVICIOS: Autorización operaciones por pago servicios e impresión de las mismas. Envió soportes a presupuesto para ejecución compromiso.
2.1.5.2 FLUJOGRAMA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
CUENTAS POR PAGAR ORIGEN DIRECCION FINANCIERA
CA
RT
ER
AC
ON
TR
OL
IN
TE
RN
OC
ON
TA
BIL
IDA
DP
AG
AD
UR
IAD
IRE
CC
IÓN
FIN
AN
CIE
RA
INICIO
ENVIO DE SOLICITUDES
DE PAGO
LIQUIDACIÓN Y
CAUSACIÓN DEL
PAGO
RECEPCIÓN DE LA
INFORMACIÓN
REVISION DE LA
DOCUMENTACIÓN
MEDIO DE PAGO
TRANSFERENCIACHEQUE
IMPRESIÓN DE
CHEQUE
IMPRESIÓN
PRE-TRANSACCIÓN
REALIZACIÓN DE PAGO
POR TRANSFERENCIA
(EN CONJUNTO CON CXP)
INFORMATIVO DE
TRANSACCIÓN
EFECTUADA
LOTE EN ESTADO DE
GRABACIÓN
CONFIRMACIÓN
BANCARIA
CONFIRMACIÓN Y
CIERRE DEL LOTE
ENTREGA DE
CONFIRMACIÓN
BANCARIA A
PAGADURIA
FIN
AUTORIZACIÓN DE
PAGO
REVISION DE
SOPORTES DE
CHEQUES
(INTERNO)
AUTORIZACIÓN DE
PAGO
REVISION DE
SOPORTES DE PRE-
TRANSACCION
(INTERNO)
ELABORACION LOTE
DE CHEQUES
SOLICITUD DE
FIRMAS Y SELLOS
(OTRAS
DEPENDENCIAS)
PAGO AL
BENEFICIARIO
RECOLECCION DE
SOPORTES
RECEPCION
MENSUAL DE
SOPORTES
ARCHIVO
¿TRANSACCIÓN
REALIZADA?
SI
NO
2.1.6 PUNTOS DE CONTROL:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD La responsabilidad de realizar los puntos de control recae sobre el Asistente de Contabilidad y el Jefe del Departamento de contabilidad.
SI ES FACTURA: 1. Que cumpla con los requisitos de Ley. 2. Si se le debe aplicar o no retención en la fuente de acuerdo al concepto de servicio que se
preste a la Universidad. 3. Verificación de la correcta aplicación de la retención de acuerdo a tabla establecida por el
gobierno. 4. Verificación del correcto giro de los valores solicitados. 5. Revisión de la codificación contable. 6. Revisión de soportes con Vo.Bo. de quien solicita el servicio y del ordenador del gasto. 7. Firma de quien realizó la revisión en contabilidad. SI ES CUENTA DE COBRO 1. Que cumpla con los requisitos de ley. 2. Descripción del servicio 3. Periodicidad 4. Fecha de la cuenta 5. Firma de quien presta el servicio 6. Verificación del correcto giro de los valores solicitados. 7. Los Vo.Bo de quien solicita el servicio y del ordenador del gasto. 8. Firma de quien realizó la revisión en contabilidad. SI ES DEVOLUCIÓN CARTERA 1. Que traiga el formulario de solicitud de devolución totalmente tramitado por parte del solicitante y
de la sección de cartera. 2. Revisión de los soportes que hacen parte de la devolución. 3. Verificación del correcto giro de los valores solicitados. 4. Revisión del Vo.Bo. De la Jefe de Sección de cartera en formulario y planilla de devolución. 5. Firma de quien realizó la revisión en contabilidad
SI ES DE NOMINA: 1. Verificación del correcto giro de los valores descontados por nómina y que deben ser girados a
terceros por diferentes conceptos (descuentos por préstamos Bco. popular y Banco caja social, exequial, Emermédica, Fondo de empleados Etc.).
2. Revisión del giro por cada uno de los conceptos de nómina con su respectiva relación de empleados a quienes se les descontó).
3. Firma del responsable quien efectuó la revisión. CONTROL INTERNO Posteriormente a la revisión de contabilidad se hace entrega de los documentos antes mencionados para la aprobación y posterior giro.
2.1.7 NÓMINA: 2.1.7.1 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
No RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
1 DESARROLLO HUMANO
GENERACIÓN DE NÓMINA: La oficina de Desarrollo Humano es la encargada de la nómina, así que una vez generada y pagada, se entrega a Contabilidad para ser procesada en el sistema; los pagos se realizan por ACH (Servicio de transferencias Interbancarias).
2 CONTABILIDAD RADICACIÓN DE NÓMINA: La secretaria de contabilidad recibe la Nómina con el soporte de pago y lo entrega a la persona encargada de Nomina en Contabilidad
3 CONTABILIDAD
VERIFICACIÓN DE LA NÓMINA EN IRS: En el IRS se verifica que la nómina que entregó Desarrollo Humano este Acumulada, Cerrada y Liquidada para poder proceder a contabilizarla, si no es así, se debe informar a Desarrollo Humano para que se cierre, acumule o liquide la nómina según el caso.
4 CONTABILIDAD
CARGAR NÓMINA: Una vez revisada, en Iceberg siguiendo la ruta: Aplicación Financiera de Nómina- Aplicación contable por periodo, se llama el periodo y mes de la nómina. Posteriormente, se crea el lote se guarda y se carga.
5 CONTABILIDAD
PRE-LIQUIDACIÓN: Una vez cargada la Nómina, pasa a estado vigente, el sistema realiza la pre-liquidación. Posteriormente, El sistema genera el reporte de la pre-liquidación (Por resumen contable de nómina), para proceder a realizar el cruce y revisión de la Nómina y listado de entidades a pagar en físico, versus el reporte mencionado, generado por ICEBERG. Si el cruce y la revisión son correctos, se procede a causar. Siguiente paso. Si el cruce y al revisión muestran errores y/o inconsistencias se debe eliminar el registro (cargue), detectar el error y solucionar desde el módulo de Desarrollo Humano.
6 CONTABILIDAD
CAUSACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE NÓMINA: Se procede a causar y a distribuir a los centros de costo, esto puede tardar entre 5 y 30 minutos, o más, de acuerdo al tipo de nómina. Existen nóminas de Administrativos, Docentes, Honorarios, Consiliatura, Prestaciones Sociales, Viáticos, Pensionados, Pago parcial de Cesantías y de ajustes.
7 CONTABILIDAD
REVISIÓN Después de que la nómina está Distribuida, se debe revisar los documentos que se generaron, se revisa la distribución a los centros de costo y cómo quedo aplicado a la contabilidad. En algunos casos es necesario hacer un comprobante manual de contabilidad.
8 CONTABLIIDAD
REPORTE DOCUMENTOS PERIODO DE NÓMINA En reporte de Documentos de periodo de nomina y por tercero, se revisan los pagos que se van a radicar, en este caso en la carta que Desarrollo Humano realizó para debitar de la cuenta el valor del pago de nómina. Se anota el documento y en CXP-Radicación masiva de documentos de nómina. Se llama al documento y se radica dependiendo el concepto, el NIT y la fecha, posteriormente, se genera un Número de radicado el cual se anota en el documento, y luego se entrega a la persona encargada de CXP donde se aplica este pago.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
9 CONTABILIDAD
REVISIÓN MENSUAL La persona encargada de Nomina debe revisar mensualmente antes del cierre de Balance que todas la Nóminas del mes, tengan su soporte y estén archivadas correctamente.
2.1.7.2 FLUJOGRAMA
NÓMINA
DE
SA
RR
OL
LO
HU
MA
NO
CO
NT
AB
ILID
AD
GENERACIÓN
DE LA NOMINA
RADICACIÓN DE
LA NOMINA
CAUSACIÓN Y
DISTRIBUCIÓN
FIN
CREACIÓN DEL
LOTE
VERIFICACIÓN DE LA
NOMINA EN EL IRS
PRE-LIQUIDACIÓN
REVISIÓN DE
PROCESO
REPORTE DE
DOCUMENTOS
INICIO
CUMPLE
REQUISITOS
NO
AJUSTE Y
CORRECCIÓN
No
SI
CRUCE
CORRECTO?
si
IDENTIFICAR
QUIEN REALIZA
LA CORRECCIÓN
No
CORREGIR O
SOLICITAR
CORRECCION AL
RESPONSABLE
REVISIÓN
MENSUAL
PUNTO DE CONTROL La revisión definitiva se realiza en el momento del cierre mensual del balance correspondiente, por parte del Jefe de Contabilidad.
2.1.8 ARRIENDOS 2.1.8.1 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:
No RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
1 ASESORÍA JURÍDICA
ELABORACIÓN DEL CONTRATO: Asesoría Jurídica es la encargada de los Contratos, una vez firmados por el Señor rector y los arrendatarios. Asesoría Jurídica hace llegar una copia al Departamento de Contabilidad.
2 CONTABILIDAD
CONTABILIZACION DE CONTRATO: Una vez recibido el contrato se crea un comprobante COMP donde se contabiliza el ingreso y se crea una cuenta por cobrar. Se guarda y se imprime
3 CONTABILIDAD RECEPCIÓN DE SOPORTES DE PAGO: La secretaria recibe las consignaciones y las radica a cada persona encargada de su contabilización.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
4 CONTABILIDAD
CONTABILIZACION DE PAGOS: La persona encargada de contabilizar la consignación ingresa al sistema y adiciona los datos del soporte de pago, asocia el soporte con el centro de costo, banco y NIT del tercero.
5 CONTABILIDAD VERIFICACION: Las personas encargadas de revisar los ingresos verifican que se haya llevado al centro de costo, al banco y al NIT del tercero correcto.
6 CONTABILIDAD ARCHIVO DE COMPROBANTES: Junto con la consignación y el soporte de la contabilización se archiva en los comprobantes de contabilidad
2.1.8.2 FLUJOGRAMA
ARRIENDOS
AS
ES
OR
IA J
UR
IDIC
AC
ON
TA
BIL
IDA
D
ELABORACIÓN
DEL CONTRATO
CONTABILIZACIÓN
DE CONTRATO
CONTABILIZACION
DE PAGOS
ASOCIACIÓN DEL
COMPROBANTE CON
EL CONTRATO
RECEPCIÓN DE
COMPROBANTES
DE PAGO
INICIO
ARCHIVO
COMPROBANTES
FIN
ACEPTADO?
AJUSTE
NO
SI
VERIFICACIÓN
2.1.9 LICITACIONES 2.1.9.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
1 OFICINA DE PROYECTOS
ELABORACIÓN DEL CONTRATO: La oficina de proyectos especiales realiza los convenios contratos o
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
ESPECIALES licitaciones en los que participa la Universidad, una vez firmados, se hace llegar una copia al departamento de Contabilidad.
2 CONTABILIDAD CONTABILIZACION DE CONTRATO: La secretaria recibe las consignaciones y las radica con la fecha y hora de recibido.
3 CONTABILIDAD
GASTOS DE LICITACIONES: Llega un Oficio a Dirección Financiera con VB. de Control Interno y del Señor Rector, Solicitando giro para el convenio, Dirección Financiera lo radica, luego pasa a presupuesto para su afectación contable y luego a la oficina de Contabilidad, donde la persona encargada de Cuentas por Pagar genera el pago.
4 CONTABILIDAD
LEGALIZACIÓN DE PAGOS: La unidad de licitaciones realiza un listado donde informa a quienes se les pago y que deducciones se realizaron, posteriormente se realiza un CMC Comprobante Manual donde se legaliza los pagos con el giro realizado y se contabilizan los descuentos pro Retención en la Fuente e ICA Retenido. Se aplica se imprime y se pasa para archivo.
5 DIRECCIÓN FINANCIERA
FACTURACIÓN: División Financiera elabora una Factura cobrando a la entidad con la que se licito, una vez ellos abonen a la cuenta correspondiente, se informa al departamento de Contabilidad la relación y conceptos de dicho abono.
6 CONTABILIDAD
CAUSACIÓN DE LA FACTURA: Se hace un CMC (Comprobante manual de Contabilidad) causando la factura y aplicando los descuentos e impuestos correspondientes, se realiza un RCJ donde se contabiliza el concepto contra el banco correspondiente. Posteriormente se imprime.
7 CONTABILIDAD RECEPCIÓN DE SOPORTES DE PAGO: La secretaria recibe las consignaciones, las organiza las consignaciones por fecha y las radica a la persona encargada de su contabilización.
8 CONTABILIDAD
CONTABILIZACION DE PAGOS: La persona encargada, ingresa al sistema y hace la respectiva contabilización de la consignación utilizando el centro de costo de cada Convenio. Se realiza un CMC Comprobante Manual de contabilidad del contrato contra una cuenta por cobrar, se imprime y se pasa para archivo.
9 CONTABILIDAD
VERIFICACIÓN: Se revisa por Centro de costo o por cuenta para verificar que el pago respectivo se haya aplicado al centro de costo correspondiente y al banco.
10 PROYECTOS ESPECIALES
LIQUIDACIÓN: Una vez terminado el Contrato convenio o licitación, la oficina de Proyectos Especiales realiza un Acta de liquidación de la cual debe hacer llegar una copia al departamento de Contabilidad. Con esa copia y la autorización correspondiente, se hace una hoja de trabajo donde se firma quien elaboro, reviso y aprobó la liquidación del contrato.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
2.1.9.2 FLUJOGRAMA
LICITACIONES
PR
OY
EC
TO
S E
SP
EC
IAL
ES
CO
NT
AB
ILID
AD
DIR
EC
CIÓ
N F
INA
NC
IER
A
ELABORACIÓN
DEL CONTRATO
CONTABILIZACIÓN
DE CONTRATO
CONTABILIZACION
DE PAGOS
ASOCIACIÓN DEL
COMPROBANTE CON
EL CONTRATO
INICIO
ARCHIVO
COMPROBANTES
FIN
ACEPTADO?
AJUSTE
NO
SI
VERIFICACIÓN
SOLICITUD DE
RECURSOS
COORDINACIÓN CON
PRESUPUESTO PARA
APROBACIÓN
APROBADO?
REVISION VB. DE
CONTROL INTERNO
Y RECTORIA
ENTREGA DE
RECURSOS
SI
RE-
EVALUACIÓN
NO
LEGALIZACIÓN
DE PAGOS
REALIZACIÓN DEL
PROYECTO O
EJECUCIONES
PARCIALES
FACTURACIÓN
RECEPCIÓN
COMPROBANTES
DE PAGO
CONTABILIZACIÓN
DE PAGOS
TOTALES
VERIFICACIÓN
ACEPTADO?
NO
SI
PROYECTO
TERMINADO?
NO
LIQUIDACIÓN
RECEPCIÓN DE
ACATA DE
LIQUIDACIÓN
FIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
2.1.10 CAUSACION DE IMPUESTOS RECEPCION DE INFORMACIÓN El jefe de contabilidad paga el impuesto y genera los Formularios y Recibos de pago, los imprime y se entregan a la persona encargada de realizar la causación correspondiente.
REGISTRO DE LA INFORMACIÓN
Se realiza un comprobante manual de Contabilidad (CMC), donde se causa la cuenta por pagar (Retención en la Fuente, ICA Industria y Comercio y RETEICA). RADICACIÓN Una vez realizado el CMC, se radica el documento en CXP en radicación, donde se genera un radicado, el cual se anota en los recibos, posteriormente se entrega a la persona encargada de CXP quien aplica el pago y genera el lote.
2.1.11 PROVISION DE IMPUESTO ICA HOJA DE TRABAJO
Una vez contabilizados todo el ingreso del mes se saca un listado por Centro de Costo de la cuenta de ingresos, se hace una Hoja de trabajo donde se liquida el porcentaje del impuesto.
PROVISON Una vez hecha la hoja de trabajo se contabiliza la Provisión por un comprobante.
CONTABLIZACION Se hace el Comprobante creando la Provisión contra el gasto de los centros de costos
correspondientes.
VERIFICACION Se verifica que la provisión sea el valor real de los ingresos que se van a declarar y pagar del mes correspondiente.
2.1.12 PUNTO DE CONTROL
REVISION La revisión se realiza en el momento de la contabilización e impresión de los soportes. Dicha revisión y control es responsabilidad del jefe de contabilidad.
2.1.13 PROCEDIMIENTO DE ALMACEN - RENDICION DE ANTICIPOS A TRABAJADORES E INVENTARIOS
2.1.13.1 ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACEN 2.1.13.2 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES
No RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
1 COMPRAS
SELECCIÓN Y REMISIÓN DE SOPORTES: Semanalmente se envía de forma virtual la relación de entradas y salidas de almacén, para su revisión. La confirmación del recibo se formalizara por medio de un correo por parte del analista contable.
2
CONTABILIDAD RECEPCION DE SOPORTES: Radicación de los soportes recibidos con hora y fecha de entrega.
3 CONTABILIDAD
VERIFICACIÓN: Se debe revisar que los documentos enviados lleguen completos, es decir: las entradas de almacén correspondan a la impresión y número de inventario, la orden de compra, su factura respectiva; y que los valores de la entrada con la factura sean los mismos. En las salidas, la impresión
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
de la salida corresponde con su número de inventario, y la solicitud de la dependencia correspondiente para donde se asigna el elemento del almacén.
4 CONTABILIDAD
CRUCE DE INFORMACIÓN: En esta actividad se solicitan los reportes del IRS, el movimiento del almacén según la fecha correspondiente. Posteriormente se exporta a una hoja de cálculo de Excel para iniciar el cruce de la información respectiva ítem por ítem.
5 COMPRAS
CORRECCIONES Y AJUSTES: Una vez realizado el cruce de la información y los soportes contables, se solicita al departamento de compras hacer las correcciones a que haya lugar.
6 COMPRAS
ENTREGA DE SOPORTES AJUSTADOS: Una vez elaborados los ajustes por el departamento de compras, se envían nuevamente los soportes de las anulaciones ejecutadas, las entradas y salidas arrojados por el sistema al departamento de contabilidad.
7 CONTABILIDAD VERIFICACIÓN DE LOS AJUSTES: Se solicita de nuevo el reporte del IRS y se confirma la corrección indicada.
8 CONTABILIDAD
CIERRE: Realizado y corregido cada uno de los pasos anteriores se comparan los saldos de movimiento del almacén con los saldos arrojados en el balance, los cuales deben ser iguales, posteriormente estos documentos se archivan. Nota: A fin de año, los soportes son devueltos al departamento de compras.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
2.1.13.3 FLUJOGRAMA
ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACENC
OM
PR
AS
CO
NT
AB
ILID
AD
SELECCIÓN Y
REMISIÓN DE
SOPORTES
RECEPCIÓN DE SOPORTES
VERIFICACIÓN DE LOS
AJUSTES
CRUCE DE INFORMACIÓNVERIFICACIÓN
INICIO
CIERRE
FIN
ENTREGA DE
SOPORTES
AJUSTADOS
DOCUMENTACIÓN
CORRECTA?SI
CORRECCIÓN Y
AJUSTES
NO
¿CRUCE CORRECTO?
NO
SI
2.1.14 RENDICIÓN DE ANTICIPOS 2.1.14.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
1 VARIOS USUARIOS
ENTREGA DE SOPORTES: Una vez realizada la actividad, la persona encargada formaliza la rendición del anticipo con un formato entregado por la sección de pagaduría, donde se hace la relación de cada soporte (recibo de caja), con nombre, fecha, concepto(s) y valor(es).
2
DIRECCIÓN FINANCIERA
RECEPCIÓN DE SOPORTES: La Dirección Financiera se encarga de recibir la rendición del anticipo, con el oficio o memorando y los soportes respectivos, además, el dinero correspondiente, si hay devolución o retenciones en la fuente.
3 CONTABILIDAD CONTABILIZACIÓN DE SOPORTES: Una vez recibidos los soportes, se procede a su respectiva contabilización, verificando la información e ingresándolos uno a uno al
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
sistema.
4 CONTABILIDAD
CIERRE: Una vez digitalizada y verificada la información, se imprime el soporte, luego se pega al resto de documentos para poder ser archivado con los soportes RANT.
5 CONTABILIDAD
CÁLCULO DE RETENCIONES: Con los soportes recibidos y de acuerdo a la descripción de cada valor se procede a realizarlas retenciones a que haya lugar, haciendo un cuadro en Excel de cada factura que se le practique retención y Rete ICA, el cual sirve como soporte para ser enviado a la sección de pagaduría para efectuar las respectivas consignaciones.
6 SECCIÓN DE PAGADURÍA
CONSIGNACIONES: Recibe el dinero en efectivo producto de las retenciones y los reintegros del reembolso en la rendición de cada anticipo. con base en el cuadro de Excel Realiza las respectivas consignaciones, que luego son enviadas al departamento de contabilidad.
7 CONTABILIDAD CONTABILIZACIÓN DE CONSIGNACIONES: Una vez recibidas las consignaciones enviadas por la sección de pagaduría, se procede a realizar su contabilización en el sistema.
8 CONTABILIDAD
CIERRE: Una vez digitada la consignación se imprime el soporte, se pega la consignación y pasa para ser archivado con los comprobantes RCJ.
2.1.14.2 FLUJOGRAMA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
RENDICIÓN DE ANTICIPOS
VA
RIO
S U
SU
AR
IOS
CO
NT
AB
ILID
AD
DIR
EC
CIÓ
N
FIN
AN
CIE
RA
SE
CC
IÓN
DE
PA
GA
DU
RÍA
ENTREGA DE
SOPORTES
RECEPCIÓN DE SOPORTES
CONTABILIZACIÓN DE
CONSIGNACIONES
CIERRE
CONTABILIZACIÓN DE
SOPORTES
CÁLCULO DE RETENCIONES
INICIO
CIERRE
FIN
CONSIGNACIONES
¿INFORMACIÓN
CORRECTA?
SI
AJUSTES Y
CORRECCIONES
NO
2.1.15 CONSIGNACIONES 2.1.15.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
1
SEGURIDAD, HDA STA MARIA, BIBLIOTECA, S/S GENERALES.
ENTREGA DE SOPORTES: Estas dependencias agrupan las consignaciones por diferentes conceptos de acuerdo a la función de cada una en la universidad, que luego son remitidas en original al Departamento de Contabilidad para su procedimiento contable.
2 CONTABILIDAD RECEPCIÓN DE SOPORTES:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
Una vez recibidos estos documentos en el depto. De contabilidad se radican al responsable de su contabilización con hora y fecha de entrega para ser tramitados en la fecha correspondiente.
3 CONTABILIDAD
CONTABILIZACION DE CONSIGNACIONES: Una vez recibidas las consignaciones enviadas por cada dependencia, se procede a realizar su contabilización en el sistema de acuerdo a la información de cada una de ellas.
4 CONTABILIDAD
CIERRE: Una vez digitad a la consignación se imprime se imprime el soporte, se pega la consignación y pasa para ser archivado con los comprobantes RCJ.
2.1.15.2 FLUJOGRAMA:
CONSIGNACIONES
SE
GU
RID
AD
, H
DA
ST
A
MA
RIA
, B
IBL
IOT
EC
A,
S/S
GE
NE
RA
LE
S.
CO
NT
AB
ILID
AD
ENTREGA DE
SOPORTES
RECEPCIÓN DE SOPORTES
CONTABILIZACIÓN DE
CONSIGNACIONES
INICIO
CIERRE
FIN
¿PROCESO
CORRECTO?
SI
AJUSTES Y
CORRECCIONES
2.1.16 DEPRECIACIONES 2.1.16.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
No RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
1 CONTABILIDAD
CÁLCULO Y ASIGNACIÓN DE LA DEPRECIACIÓN: Al final del mes, una vez revisados completamente los documentos del almacén de entradas y salidas, se procede a calcular y asignar la depreciación correspondiente al periodo contable que se esté trabajando en ese momento (este cálculo es automático por el sistema ICEBERG).
2
CONTABILIDAD
IMPRESIÓN Y REVISIÓN: Procesada la depreciación del periodo contable correspondiente, se imprime el soporte y se realizan los ajustes a que haya lugar según los resultados del análisis.
3 CONTABILIDAD CIERRE: Una vez analizado y ajustado se imprime el soporte y pasa para ser archivado con los comprobantes CMC.
2.1.16.2 FLUJOGRAMA:
DEPRECIACIONES
CO
NT
AB
ILID
AD
CÁLCULO ASIGNACIÓN
INICIO
CIERRE
FIN
IMPRESIÓN Y
REVISIÓN
VERIFICACIÓN Y
AJUSTES
¿CÁLCULO Y
ASIGNACIÓN
CORRECTOS?
2.1.17 LEVANTAMIENTO DE INVENTARIOS 2.1.17.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
1 TODAS LAS INVENTARIOS:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
DEPENDENCIAS Todas las unidades administrativas deben presentar al Departamento de Contabilidad el inventario en físico para realizar el cruce de cada elemento de acuerdo a las características necesarias para el sistema iceberg. Nota: En las dependencias donde no se presente el inventario físico, se procede hacer el levantamiento correspondiente elemento por elemento.
2 TODAS LAS DEPENDENCIAS
VERIFICACIÓN: Una vez verificado el inventario físico, la dependencia visitada realiza las correcciones que hayan salido del cruce realizado en coordinación con el Departamento de Contabilidad. Luego, se hace entrega de copia impresa y en medio magnética para proceder a realizar los ajustes en el sistema.
2.1.17.2 FLUJOGRAMA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
LEVANTAMIENTO DE INVENTARIOS
TO
DA
S L
AS
DE
PE
ND
EN
CIA
SC
ON
TA
BIL
IDA
D
DESARROLLO DE
INVENTARIOS
VERIFICACIÓN
INICIO
FIN
¿PROCESO
CORRECTO?
AJUSTES Y CORRECCIONES
(EN CONJUNTO)
AJUSTES Y CORRECCIONES
(EN CONJUNTO)
NO
SI
2.1.17.3 PUNTO DE CONTROL
RESPONSABILIDAD DEL JEFE Y ASISTENTE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
REVISIÓN La revisión se realiza al momento de hacer la contabilización en el caso de los anticipos y consignaciones, en las entradas y salidas de almacén, se procede a verificar el movimiento semanal; y la revisión del cruce de inventario es anual.
2.1.18 PROCEDIMIENTO DE INGRESOS Y CONCILIACIONES BANCARIAS 2.1.18.1 INGRESOS POR CARTERA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
2.1.18.1.1 DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES
No RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
1 CORRESPONDENCIA
RECEPCIÓN DE SOBRES PROVENIENTES DEL BANCO: Agrupar los sobres provenientes de los bancos y enviarlos al Departamento de Contabilidad.
2 CONTABILIDAD
VERIFICACIÓN DE INGRESOS EN ICEBERG: Se verifica que los conceptos, valores y terceros ingresados por cartera correspondan a los informados por el banco, esto se verifica por ICEBERG, siguiendo la ruta tesorería-ingresos-recibo de ingresos.
3 CONTABILIDAD
AFECTACIÓN CONTABLE: Después de que se hace la revisión de la contabilidad vs. El banco, se hace la verificación en el sistema ICEBERG que haya relación en el concepto ingresado por cartera y la afectación contable Correspondiente.(cuadre entre la página del banco G4S y contabilidad)
4 CONTABILIDAD
VERIFICACIÓN DE CENTROS DE COSTOS Y DIFERIDOS: Concluyendo con la actividad de verificación se debe mirar que los registros se hayan llevado correctamente a los centros de costos correspondientes y se haya realizado correctamente la distribución de los diferidos en el mes; para este debemos ingresar de nuevo al sistema ICEBERG REPORTS SERVER-balances de comprobación-balances de comprobación por tercero.
5 CONTABILIDAD
HALLAZGOS EN LAS REVISIONES: En caso de que se presenten inconsistencias en los registros realizados por cartera, se detallan y se proponen las debidas correcciones, enviando un correo electrónico al jefe del Departamento de Cartera con copia al jefe y Asistente del departamento de Contabilidad. Para llevar a cabo las respectivas correcciones en coordinación (Departamento de Cartera y Departamento de Contabilidad).
6 CONTABILIDAD ORGANIZACIÓN DE SOBRES: Concluyendo la verificación, se procede a organizar los sobres, se separan por fecha y por convenio.
7 CONTABILIDAD SELECCIÓN DE CONSIGNACIONES: Cuando ya se tienen los sobres separados, se seleccionan las consignaciones según la facultad con las que están relacionadas.
8 CONTABILIDAD ARCHIVO DE INGRESOS: Con las consignaciones ya seleccionadas, se proceden a archivar debidamente separadas por facultad y fecha con un formato respectivo.
9 CONTABILIDAD ORGANIZACIÓN DE CARPETAS: Terminando el proceso de archivo, se marcan las carpetas con un formato especificando los días, banco y fecha.
10 CONTABILIDAD
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Con las carpetas marcadas, se procede a empacarlas en cajas de cartón respectivamente marcadas con la información contenida en cada carpeta, para posteriormente ser enviadas al Archivo General e Histórico.
2.1.18.1.2 FLUJOGRAMA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
INGRESOS POR CARTERA
CO
RR
ES
PO
ND
EN
CIA
DE
PA
RT
AM
EN
TO
DE
CO
NT
AB
ILID
AD
DE
PA
RT
AM
EN
TO
DE
CA
RT
ER
A
RECEPCIÓN DE
INFORMACIÓN DEL
BANCO
VERIFICACIÓN DE
INGRESOS EN ICEBERG
ORGANIZACIÓN DE
SOBRES
VERIFICACIÓN DE
CENTROS DE COSTOS Y
DIFERIDOS
AFECTACIÓN CONTABLE
SELECCIÓN DE
CONSIGNACIONES
ARCHIVO DE INGRESOS
INICIO
ORGANIZACIÓN DE
CARPETAS
TRANSFERENCIA
DOCUMENTAL
FIN
¿HALLAZGOS EN LAS
REVISIONES?
NO
CORRECCIONES Y
AJUSTES
CORRESPONDIENTES
(EN CONJUNTO)
SI
2.1.18.1.3 PUNTO DE CONTROL RESPONSABILIDAD DEL JEFE Y ASISTENTE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
REVISION La revisión definitiva se realiza en el momento de presentar la declaración del ICA de acuerdo al cuadro soporte de la declaración y sus respectivos análisis contables.
2.1.18.2 CONCILIACIONES BANCARIAS 2.1.18.2.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
1 ASISTENTE DEL DEPARTAMENTO
RECEPCIÓN ARCHIVO MAGNETICO PROVENIENTE DEL BANCO: Recibir el archivo enviado por el banco y enviarlo a los encargados de las conciliaciones.
2 AUXILIARES DE CONTABILIDAD
VERIFICACIÓN Y EXPORTACIÓN A EXCEL DEL ARCHIVO: Se verifica que los datos estén correctos previa la comparación con el extracto físico y que sean los bancos correspondientes. En caso que los datos no sean correctos o que los bancos no corresponden, se lleva a cabo una corrección y ajuste, pero relacionada principalmente con el procedimiento de ingresos. Después de que se hace la verificación, se procede a exportar el archivo a una hoja de cálculo en Excel, se ajusta el formato y se deja listo para hacer el registrar en el sistema ICEBERG.
4 AUXILIARES DE CONTABILIDAD
APERTURA DE LA CONCILIACIÓN: Cuando ya se tiene el archivo exportado y modificado para ser registrado en el sistema ICEBERG, se hace la apertura de la conciliación y al registro se le coloca el número de secuencia respectivo.
5 AUXILIARES DE CONTABILIDAD
REGISTRO DEL ARCHIVO AL SISTEMA ICEBERG: Concluyendo con el proceso de verificación y exportación del archivo se continua haciendo el registro (cargue) en ICEBERG, teniendo en cuenta que es el registro de extracto bancario.
6 AUXILIARES DE CONTABILIDAD
CONCILIACIONES: Concluyendo con el registro y la apertura, se procede a ingresar los datos que son necesarios para empezar a realizar la conciliación.
7 AUXILIARES DE CONTABILIDAD
CRUCE DE LA INFORMACIÓN: Cuando ya se tienen los datos ingresados, se procede a hacer el respectivo cruce de la información del sistema versus el extracto previamente cargado al sistema ICEBERG.
8 AUXILIARES DE CONTABILIDAD
VERIFICACIÓN DEL CRUCE: Con la conciliación ya cruzada se procede a revisar qué información no cruzo y porque. Cuando la información no fue cruzada, se procede a utilizar la conciliación manual, sistema extracto ofrece ICEBERG.
9 AUXILIARES DE CONTABILIDAD
ARREGLO DE ERRORES DEL CRUCE: Terminando el proceso del cruce, si se encuentran errores se buscan los soportes y se verifica cual fue la causa y se hace la corrección correspondientes con los soportes.
10 AUXILIARES DE CONTABILIDAD
ARMAR LA CONCILIACIÓN: Cuando se tienen las correcciones pertinentes y la conciliación ya queda lista para ser impresa, se ingresa al IRS, se imprime, y se arma dejando todos los anexos que muestran las partidas que quedaron
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
pendientes para ser conciliadas en la conciliación posterior
11 AUXILIARES DE CONTABILIDAD
ENTREGA DE CONCILIACIÓN: Con la conciliación impresa, se hace entrega a la asistente del departamento para su respectiva revisión.
12 ASISTENTE Y JEFE DEL DEPARTAMENTO
REVISION DE LA CONCILIACIÓN: La revisión de la conciliación queda a cargo del asistente y El jefe del departamento. Ellos revisan las notas créditos y las notas débitos que quedan pendientes, en caso de laguna irregularidad la devuelven para ser verificada y si es posible contabilizar las notas que se puedan contabilizar en caso de que tengan los soportes.
2.1.18.2.2 FLUJOGRAMA
CONCILIACIONES
AS
IST
EN
TE
DE
L
DE
PA
RT
AM
EN
TO
AU
XIL
IAR
ES
VERIFICACIÓN Y
EXPORTACIÓN A
EXCEL
CRUCE DE LA
INFORMACIÓNREGISTRO DEL
ARCHIVO AL
SISTEMA ICEBERG
APERTURA DE LA
CONCILIACIÓN
CONCILIACIONES
VERIFICACIÓN DEL
CRUCE
ARREGLO DE
ERRORES DEL
CRUCE
INICIO
ARMAR LA
CONCILIACIÓN
ENTREGA DE
CONCILIACIÓN
REVISION DE LA
CONCILIACIÓN
FIN
RECEPCIÓN
ARCHIVO
MAGNETICO
¿CORRECTO?
SI
NO
AJUSTES
¿AJUSTES?
SI
NO
SE REQUIEREN
MODIFICACIONES?
NO
SI
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
2.1.18.2.3 PUNTO DE CONTROL 2
REVISION Debe realizarse una revisión definitiva al momento de la entrega del funcionario encargado (Asistente o Jefe de departamento), con sus respectivos soportes impresos (extractos y auxiliares).
2.1.19 PROCEDIMIENTO DE DECLARACIONES 2.1.19.1 RETENCION EN LA FUENTE 2.1.19.1.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
1
TESORERIA/ DESARROLLO HUMANO/ ARMENIA
ENVIO DE INFORMACION: La sección de Tesorería envía a contabilidad los comprobantes originales firmados por el beneficiario y las copias. El Departamento de Recursos Humanos nos envía la relación mensual de descuentos realizada a funcionarios de la Universidad por concepto de retenciones de salarios y honorarios. De la Seccional de Armenia, se envía el reporte de las retenciones en la fuente que fueron realizadas durante el mes en dicha seccional.
2 CONTABILIDAD
ARCHIVO DE COMPROBANTES: Se revisa el consecutivo de los comprobantes para que no falte ninguno y se archivan en orden sucesivo, y teniendo en cuenta banco, fecha y lote asignado.
3 CONTABILIDAD
CONTABILIZACIÓN: La información recibida de la Seccional de Armenia es digitada por el departamento de Contabilidad de la UGC en la sede de Bogotá, en el sistema ICEBERG.
4 CONTABILIDAD
GENERACION LISTADO: Se procede a generar el listado por el sistema ICEBERG, de las retenciones realizadas durante el mes por la universidad por todos los conceptos.
5 CONTABILIDAD
VERIFICACIÓN: Se inicia el cruce de la información contenida en el listado de ICEBERG y los soportes que generaron dicha retención, tal como en los soportes enviados por Armenia, Recursos Humanos y los cheques girados. (Uno a uno todos los ítems).
6 CONTABILIDAD
HALLAZGOS EN LAS REVISIONES: En caso de presentar inconsistencias en los registros del listado de ICEBERG y los soportes se corrigen y se verifica que dicha corrección fue tomada en debida forma en iceberg para su pago.
7 CONTABILIDAD
LISTADO FINAL: Terminando el proceso de verificación, se procede a generar nuevamente el listado final con la firma de quien lo revisó y es entregado a la Jefatura para su Vo.Bo. Y posterior firma.
8 CONTABILIDAD ENTREGA DEL INFORME: Una vez firmado el listado de retención en la Fuente por la Jefe y la
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
Asistente de Contabilidad de Contabilidad, es entregado para su revisión y Vo.Bo. A la Revisoría Fiscal.
9 CONTABILIDAD RECEPCIÓN DE LISTADO: La Revisoría Fiscal procede después de realizar la revisión, a entregar el listado con el Vo.BO. Para su respectiva presentación y pago oportuno.
10 CONTABILIDAD
PRESENTACIÓN IMPUESTO: Teniendo como base el listado con los Vo.Bo. De la Jefe de contabilidad y la Revisora fiscal, ambas entran al portal de la Dian para realizar la presentación de la declaración con sus firmas digitales; posteriormente se imprime la Declaración mensual de retención en la fuente generada por la Dian.
11 FINANCIERA
PAGO DE IMPUESTO: Después de realizar la presentación de la declaración, la Directora Financiera ingresa a las páginas de las entidades financieras para realizar el respectivo pago.
12 CONTABILIDAD
IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS: Al terminar todo éste proceso se genera el recibo de pago generado por la entidad bancaria. Al terminar todo éste proceso se genera el recibo de pago generado por la Dian.
2.1.19.1.2 FLUJOGRAMA
RETENCIÓN EN LA FUENTE
TE
SO
RE
RIA
/DE
SA
RR
OL
LO
HU
MA
NO
/AR
ME
NIA
CO
NT
AB
ILID
AD
FIN
AN
CIE
RA
RECEPCIÓN DE
INFORMACION
GENERACION LISTADOARCHIVO DE
COMPROBANTES
INICIO
VERIFICACIÓN
LISTADO FINALENTREGA DEL
INFORME
ENVIO DE
INFORMACIÓN
CONTABILIZACIÓN
DE COMPROBANTES
PROVENIENTES DE
ARMENIA
HALLAZGOS EN LAS
REVISIONESAJUSTES Y CORRECCIÓN
NO
SI
FIN
PRESENTACIÓN
IMPUESTO
PAGO DE IMPUESTO
IMPRESIÓN DE
DOCUMENTOS
APROBACIÓN DE
REVISORIA FISCAL
¿APROBADO?
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
2.1.19.1.3 PUNTO DE CONTROL ENTREGA DE INFORME Una vez firmado el listado de retención en la Fuente por la Jefe y la Asistente de Contabilidad, éste es entregado para su revisión y Vo.Bo. A la Revisoría Fiscal.
2.1.19.1.4 PUNTO DE CONTROL ENTREGA DE INFORME La Revisoría Fiscal después de realizar la revisión, procede a entregar el listado con el Vo.Bo. Para su respectivo pago.
2.1.19.2 RETENCIÓN DE ICA 2.1.19.2.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
1 TESORERIA/RECURSOS HUMANOS
ENVIO DE LA INFORMACIÓN: La sección de Tesorería entrega al departamento de Contabilidad los comprobantes originales firmados por el beneficiario y las copias respectivas. El Departamento de Recursos Humanos nos envía la relación mensual de descuentos realizada a funcionarios de la Universidad por concepto de retenciones de salarios y honorarios.
2 CONTABILIDAD
ARCHIVO DE COMPROBANTES: Una vez recibidos los comprobantes, se revisa el consecutivo de los comprobantes para que no falte ninguno y se archivan teniendo en cuenta orden sucesivo, banco, fecha y lote asignado.
3 CONTABILIDAD GENERACIÓN LISTADO: Se procede a generar el listado por el sistema iceberg, de las rete ICA realizadas durante el mes por la universidad por todos los conceptos.
4 CONTABILIDAD
VERIFICACIÓN: Se inicia el cruce de la información contenida en el listado de iceberg versus los soportes que generaron dicha retención, así como la información enviada por la sede de Armenia, Recursos Humanos y los cheques girados. (Uno a uno todos los ítems).
5 CONTABILIDAD
HALLAZGOS EN LAS REVISIONES: En caso de presentar inconsistencias en los registros del listado de iceberg y los soportes se corrigen y se verifica que dicha corrección fue tomada en debida forma en iceberg para su pago.
6 CONTABILIDAD
LISTADO FINAL: Terminando el proceso de verificación, se procede a generar nuevamente el listado final con la firma de quien lo revisó y es entregado a la Jefatura para su Vo.Bo. y posterior firma.
7 CONTABILIDAD ENTREGA DE INFORME: Una vez sea firmado el listado de retención de Ica por la Jefe de
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
Contabilidad y la asistente de contabilidad, es entregado para su revisión y Vo.Bo. A la Revisoría Fiscal.
8 CONTABILIDAD RECEPCIÓN DE LISTADO: La Revisoría Fiscal procede después de realizar la revisión, a entregar el listado con el Vo.Bo. Para su respectivo pago.
9 CONTABILIDAD
PRESENTACIÓN IMPUESTO: Teniendo como base el listado con los Vo.Bo. De la Jefe de contabilidad y la Revisora fiscal, ambas entran al portal de la Secretaria de Hacienda Distrital para realizar la presentación de la declaración; posteriormente se imprime la Declaración bimestral de retención de Ica generada por la Secretaria de Hacienda Distrital.
10 FINANCIERA
PAGO DE IMPUESTO: Después de realizar la presentación de la declaración, la Directora Financiera ingresa a las páginas de las entidades financieras para realizar el respectivo pago.
11 CONTABILIDAD IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS: Al terminar todo éste proceso se genera el recibo de pago generado por la entidad bancaria.
12 CONTABILIDAD IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS: Al terminar todo éste proceso se genera el recibo de pago generado por la Secretaria de Hacienda Distrital.
2.1.19.2.2 FLUJOGRAMA
RETENCION DE ICA
TE
SO
RE
RIA
/
DE
SA
RR
OL
LO
HU
MA
NO
CO
NT
AB
ILID
AD
FIN
AN
CIE
RA
RECEPCIÓN DE
INFORMACION
GENERACION
LISTADO
ARCHIVO DE
COMPROBANTES
INICIO
VERIFICACIÓN
FIN
LISTADO FINALENTREGA DEL
INFORME
PRESENTACIÓN
IMPUESTO
PAGO DE IMPUESTO
IMPRESIÓN DE
DOCUMENTOS
ENVIO DE
INFORMACIÓN
HALLAZGOS EN LAS
REVISIONESAJUSTES Y CORRECCIÓN
NO
SI
APROBACIÓN DE
REVISORIA FISCAL
¿APROBADO?
2.1.19.2.3 PUNTO DE CONTROL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
ENTREGA DE INFORME (CONTABILIDAD) Una vez sea firmado el listado de retención de Ica por la Jefe de Contabilidad y la asistente de contabilidad, es entregado para su revisión y Vo.Bo. A la Revisoría Fiscal.
2.1.19.2.4 PUNTO DE CONTROL ENTREGA DE INFORME (REVISORÍA FISCAL) La Revisoría Fiscal procede después de realizar la revisión, a entregar el listado con el Vo.Bo. Para su respectivo pago.
2.1.19.3 ICA 2.1.19.3.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
1 CONTABILIDAD
INCLUSIÓN Y VERIFICACIÓN DE INGRESOS EN ICEBERG: Los funcionarios del Departamento de contabilidad, encargados del módulo de ingresos, comunican a la Jefatura del Departamento si los ingresos fueron revisados y sus valores se encuentran correctos, tanto contablemente como el movimiento en las entidades bancarias.
2 ARMENIA ENVIO DE INFORMACIÓN: Armenia envía en forma física el listado de los ingresos por los diferentes conceptos realizados por esa seccional durante el bimestre.
3 CONTABILIDAD GENERACIÓN DE LISTADO: Se procede a generar el listado por el sistema iceberg, de los ingresos realizados durante el bimestre por todos los conceptos.
4 CONTABILIDAD
CUADRO RESUMEN: Teniendo la información de los pasos 1 y 2 se procede a realizar el cuadro resumen por conceptos de los ingresos generados para sacar un gran total a declarar.
5 CONTABILIDAD REVISIÓN: Una vez terminado el anterior punto se procede a entregarlo a la Jefatura del Departamento para su revisión y Vo.Bo.
6 CONTABILIDAD
LISTADO FINAL: Terminando el proceso de verificación, se procede a generar nuevamente el listado final con la firma de quien lo revisó y es entregado a la Jefatura para su Vo.Bo. y posterior firma.
7 CONTABILIDAD
ENTREGA DE INFORME: Una vez sea firmado el cuadro de resumen de Ica por la Jefe de Contabilidad y la asistente de contabilidad, es entregado para su revisión y Vo.Bo. A la Revisoría Fiscal.
8 CONTABILIDAD ENTREGA DE LISTADO A REVISORIA FISCAL: La Revisoría Fiscal procede después de realizar la revisión, a entregar el cuadro con el Vo.Bo. Para su respectiva presentación y pago.
9 CONTABILIDAD
PRESENTACIÓN IMPUESTO: Teniendo como base el cuadro con los Vo.Bo. De la Jefe de contabilidad y la Revisora fiscal, ambas entran al portal de la Secretaria de Hacienda Distrital para realizar la presentación de la declaración; posteriormente se imprime la Declaración bimestral de Ica generada por la Secretaria de Hacienda Distrital.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
10 FINANCIERA
PAGO DE IMPUESTO: Después de realizar la presentación de la declaración, la Directora Financiera ingresa a las páginas de las entidades financieras para realizar el respectivo pago.
11 CONTABILIDAD IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS: Al terminar todo éste proceso se genera el recibo de pago generado por la entidad bancaria.
12 CONTABILIDAD RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Al terminar todo éste proceso se genera el recibo de pago generado por la Secretaria de Hacienda Distrital.
2.1.19.3.2 FLUJOGRAMA
IMPUESTO ICA
AR
ME
NIA
CO
NT
AB
ILID
AD
RECEPCIÓN DE
INFORMACION
GENERACION LISTADO
INCLUSIÓN Y VERIFICACIÓN
DE INGRESOS EN EL
ICEBERG
INICIO
CUADRO RESUMEN
FIN
REVISIÓN
LISTADO FINALENTREGA DE
INFORME
ENTREGA DE
LISTADO A
REVISORIA FISCAL
PRESENTACIÓN
IMPUESTO
IMPRESIÓN DE
DOCUMENTOS
ENVIO DE LA
INFORMACION
¿VALORES
CORRECTOS?
AJUSTES Y
CORRECCION
NO SI
¿VoBo JEFATURA?
NO
2.1.19.3.3 PUNTO DE CONTROL ENTREGA DE INFORME (CONTABILIDAD) Una vez sea firmado el cuadro de resumen de Ica por la Jefe de Contabilidad y la asistente de contabilidad, es entregado para su revisión y Vo.Bo. A la Revisoría Fiscal.
2.1.19.3.4 PUNTO DE CONTROL ENTREGA DE INFORME (REVISORÍA FISCAL)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
La Revisoría Fiscal procede después de realizar la revisión, a entregar el listado con el Vo.Bo. Para su respectivo pago.
2.1.20 INVERSIONES Y OBLIGACIONES FINANCIERAS 2.1.20.1 INVERSIONES 2.1.20.1.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
1 FONDO UNIGRAN
ENVIO DE SOPORTES: El Fondo Unigran envía los documentos Soporte de las inversiones que tiene la Universidad al departamento de Contabilidad.
2 CONTABILIDAD
VERIFICACIÓN DE CONSECUTIVO: Se verifica el consecutivo de los FU y se archivan en las carpetas correspondientes, se nombran como Títulos Valores
3 CONTABILIDAD
AFECTACIÓN CONTABLE: Se digita la información en un comprobante de contabilidad nombrado como INV, por cada uno de los FU y por cada inversión correspondiente.
4
REVISORIA FISCAL DIRECCION FINANCIERA CONTABILIDAD
ARQUEO DE TITULOS VALORES: Se toma cada uno de los FU inversiones y se concilia la información con los títulos valores e informe dado por el Fondo Unigran.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
2.1.20.1.2 FLUJOGRAMA
INVERSIONES
FO
ND
O U
NIG
RA
NC
ON
TA
BIL
IDA
D
RE
VIS
OR
IA F
ISC
AL
DIR
EC
CIO
N F
INA
NC
IER
A
CO
NT
AB
ILID
AD
DOCUMENTACION
FONDO UNIGRAN
ARQUEO DE TITULOS Y
VALORES
VERIFICACIÓN DE
CONSECUTIVO
INICIO
AFECTACIÓN
CONTABLE
FIN
RECEPCION DE LA
INFORMACIÓN
¿CRUCE
CORRECTO?
¿CRUCE
CORRECTO?
SI
NO
2.1.20.2 OBLIGACIONES FINANCIERAS 2.1.20.2.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
1 DIRECCIÓN FINANCIERA
RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN: Llegan al departamento las notas debito emitidas por los bancos correspondientes a las obligaciones financieras.
2 CONTABILIDAD AFECTACIÓN CONTABLE: Se registra en un comprobante de contabilidad nombrado CMC
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
3 CONTABILIDAD
ANÁLISIS DE CUENTAS: Se concilia la información mensual con los términos de la operación de crédito, dado por el banco.
2.1.20.2.2 FLUJOGRAMA
OBLIGACIONES FINANCIERAS
DIR
EC
CIÓ
N F
INA
NC
IER
AC
ON
TA
BIL
IDA
D
INICIO
ANÁLISIS DE CUENTAS
FIN
INFORMACIÓN DE
NOTAS DÁÉBITO
AFECTACIÓN CONTABLE
¿HALLAZGOS?
NO
SI
AJUSTES Y
CORRECCIONES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
CÓDIGO P-07-13C
FECHA 30/09/2016
VERSIÓN 3
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
3. CONTROL DE CAMBIOS:
No REV
FECHA DESCRIPCIÓN
0 11/04/2014 Emisión inicial
1 06/10/2014
Según la Oportunidad de mejora (1) y las No Conformidades (2), que se presentaron en la Auditoria Interna de Gestión de Calidad del 29 de Julio de 2014. Se solicita la modificación del Manual de procesos y procedimientos debido a las acciones a ejecutar, se busca mayor claridad en la descripción de las actividades y establecimiento de puntos de control que permitan la mejora. Procedimientos: Cuentas por pagar, se modificó el informativo de transacción efectuada. Este informe se entrega copia a control Interno y ya no es necesario entregarla a Pagaduría. Para Nómina, se modificaron las actividades correspondientes a pre liquidación para dar mayor claridad en la actividad.
2 29/09/2014
Según la oportunidad de mejora (1) y las no conformidades (2), que se presentaron en la auditoría interna de calidad del 29 de julio de 2014. Se realiza modificación en el manual de procesos y procedimientos debido a las acciones a ejecutar, se busca mayor claridad en la descripción de las actividades y establecimiento de puntos de control que permitan la mejora. En el literal 2.1.6 se realiza una modificación, el encargado de nómina debe realizar la revisión mensual y el responsable del proceso hace una revisión final cuando se cierra balance.
3 30/09/2016
Se ajusta el objetivo y el alcance del manual, se realizan ajustes a los procedimientos, depreciación, almacén, rendición de anticipos a trabajadores – inventarios. Se elimina el término “Manual de procesos y procedimientos” y se remplaza por “Manual de procedimientos”.