UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ... · Tabla 4.44 Subproceso 15:...

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

PROPUESTA DE DISEÑO Y MEJORA DE LOS

PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA FINANCIERA DE LA COMPAÑÍA

DE SEGUROS Y REASEGUROS SEGUROS UNIDOS S.A. UBICADA

EN LA CIUDAD DE QUITO

AUTORA:

MAYRA CARMEN RODRÍGUEZ PÉREZ

[email protected]

INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA,

CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA

DIRECTOR:

MSC. ROQUE JUAN CAGUA HIDROVO

[email protected]

D. M. DE QUITO, DICIEMBRE – 2015

ii

Rodríguez Pérez, Mayra Carmen (2015). Propuesta de Diseño y

Mejora de los Procedimientos del Área Financiera de la Compañía de

Seguros y Reaseguros Seguros Unidos S.A. ubicada en la ciudad de

Quito. Trabajo de investigación para optar por el grado de Ingeniera

en Contabilidad y Auditoría, Contadora Pública Autorizada. Facultad

de Ciencias Administrativas. Quito: UCE. 279 p.

iii

DEDICATORIA

A Dios y a la Virgen del Cisne por protegerme y guiarme durante toda mi vida estudiantil,

por darme fuerzas para superar obstáculos y dificultades.

A mi Princesita del Cielo Melanny Valentina, quien me acompañó por 9 meses físicamente

y ahora me cuida desde el cielo.

A mi hijo Erick Paúl, mi motor, mis fuerzas, mis ganas de vivir, quien llegó a mi vida para

enseñarme a sonreír nuevamente.

A mi padre, que está conmigo hasta las últimas consecuencias y que con sus consejos ha

sabido guiarme durante toda mi vida.

A mi madre, que con su ejemplo me enseñó a luchar y no rendirme, a seguir adelante ante

cualquier adversidad.

A mi esposo, quien ha estado conmigo en los buenos y malos momentos, quien ha

compartido conmigo largas noches de desvelo.

A mis hermanas y hermano, cuñados y sobrinos, mis apoyos incondicionales, por

demostrar la gran fe que tienen en mí

A mis amigos con quienes he compartido grandes cosas, tareas y sobretodo cariño.

Al MSC. Juan Cagua, director de tesis, por su valiosa guía y asesoramiento a la realización

de la misma.

iv

AGRADECIMIENTO

En primer lugar doy infinitamente gracias a Dios y a la Virgencita del Cisne, por haberme

dado fuerza y valor para culminar esta etapa de mi vida.

Agradezco también la confianza, el apoyo y amor brindado por parte de mis padres,

quienes son mi ejemplo para salir adelante y por los consejos que han sido de gran ayuda

para mi vida.

A mis hijos Melanny quien desde el cielo me cuida y guía por el buen camino y Erick, mi

motor, mi impulso diario, por quien he luchado para lograr esta meta.

A mi esposo, quien me ha apoyado incondicionalmente.

A mis hermanos, cuñados y sobrinos, agradezco su apoyo, cariño, por estar siempre

conmigo en todo momento.

A mis grandes amigos por estar conmigo en las buenas y en las malas siempre

protegiéndome durante mi vida universitaria.

A mi Tutor MSC Juan Cagua, que ha sido una gran ayuda y que sobre todo, me ha sabido

entender, aconsejar y guiar en este proceso.

v

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL

vi

APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS

vii

CARTA DE AUTORIZACIÓN SEGUROS UNIDOS S.A.

viii

CONTENIDOS

DEDICATORIA ............................................................................................................................... iii

AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iv

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL ................................................................... v

APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS ................................................................................. vi

CARTA DE AUTORIZACIÓN SEGUROS UNIDOS S.A. ........................................................... vii

CONTENIDOS ............................................................................................................................... viii

LISTA DE TABLAS ......................................................................................................................... xi

LISTA DE FIGURAS ..................................................................................................................... xvi

RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................... xix

ABSTRACT ...................................................................................................................................... xx

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................ xx

CAPÍTULO I ....................................................................................................................................... 2

1. GENERALIDADES ............................................................................................................... 2

1.1. ANTECEDENTES ................................................................................................................. 2

1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................................... 4

1.3. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ................................................................................... 5

1.4. SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA ............................................................................. 5

1.5. OBJETIVO GENERAL ......................................................................................................... 5

1.6. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................................................................................. 5

1.7. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................................... 6

1.8. MARCO REFERENCIAL ..................................................................................................... 7

1.8.1. MARCO TEÓRICO .............................................................................................................. 7

1.8.2. MARCO CONCEPTUAL ................................................................................................... 19

1.9. HIPÓTESIS .......................................................................................................................... 22

CAPÍTULO II ................................................................................................................................... 23

2. ANTECEDENTES GENERALES DE LA COMPAÑÍA DE SEGUROS Y

REASEGUROS SEGUROS UNIDOS S.A. ........................................................................ 23

2.1. RESEÑA HISTÓRICA DE LA COMPAÑÍA DE SEGUROS Y REASEGUROS

SEGUROS UNIDOS S.A. .................................................................................................... 23

2.2. UBICACIÓN DE LA COMPAÑÍA ..................................................................................... 28

2.3. ESTRUCTURA GENERAL DE LA EMPRESA ................................................................ 30

2.4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONES GERENCIALES ....................... 33

2.4.1. Gerencia General ................................................................................................................. 33

2.4.2. Gerencia Administrativa Financiera .................................................................................... 34

2.4.3. Gerencia Comercial ............................................................................................................. 34

2.4.4. Gerencia Técnica ................................................................................................................. 35

ix

2.4.5. Gerencia de Reaseguros ...................................................................................................... 36

2.4.6. Gerencia de Reclamos ......................................................................................................... 36

2.4.7. Gerencia de Recursos Humanos .......................................................................................... 37

2.4.8. Gerencia de Sistemas .......................................................................................................... 37

2.5. BASE LEGAL DE LA COMPAÑÍA ................................................................................... 38

2.6. MISIÓN ................................................................................................................................ 41

2.7. VISIÓN ................................................................................................................................ 41

2.8. VALORES ........................................................................................................................... 41

2.9. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS .......................................................................................... 41

2.9.1. FINANCIEROS .................................................................................................................. 41

2.9.2. PROCESOS ......................................................................................................................... 42

2.9.3. CLIENTES .......................................................................................................................... 42

2.9.4. APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO .................................................................................. 42

2.9.5. CULTURA EMPRESARIAL ............................................................................................. 42

2.10. INDICADORES FINANCIEROS........................................................................................ 43

2.11. ANÁLISIS FODA ................................................................................................................ 46

2.12. RELACIONES CON LAS ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO ................................. 48

CAPÍTULO III .................................................................................................................................. 50

3. ANÁLISIS SITUACIONAL DE LA COMPAÑÍA DE SEGUROS Y

REASEGUROS SEGUROS UNIDOS S.A. ........................................................................ 50

3.1. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN .................................................... 50

3.2. HERRAMIENTAS SELECCIONADAS PARA LA INVESTIGACIÓN ........................... 75

3.2.1. TIPOS DE ESTUDIO ......................................................................................................... 75

3.2.2. TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA RECOLECTAR INFORMACIÓN .............. 75

3.2.3. TÉCNICAS PARA EL ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ........................................... 75

3.3. METODOLOGÍA PARA LA INVESTIGACIÓN .............................................................. 76

3.4. IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL UNIVERSO DE ESTUDIO......................... 77

3.5. MUESTRA SELECCIONADA ........................................................................................... 77

3.6. DISEÑO DE LOS INSTRUMENTOS PARA LA RECOPILACIÓN DE LOS

DATOS ................................................................................................................................. 78

3.7. RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN ....................................................................... 79

3.8. PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS DE LOS DATOS ...................................................... 104

CAPÍTULO IV ................................................................................................................................ 107

4. “PROPUESTA DE DISEÑO Y MEJORA DE LOS PROCEDIMIENTOS DEL

ÁREA FINANCIERA DE LA COMPAÑÍA DE SEGUROS Y REASEGUROS

SEGUROS UNIDOS S.A. UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO” ............................ 107

4.1. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA DE MEJORA DEL ÁREA FINANCIERA ..... 107

x

4.2. CARACTERÍSTICAS DE LA PROPUESTA DE MEJORA DEL ÁREA

FINANCIERA .................................................................................................................... 107

4.3. ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN POR PROCESOS ........................................ 108

4.4. DEFINICIÓN DE OBJETIVOS Y POLÍTICAS DEL ÁREA FINANCIERA.................. 109

4.5. DISEÑO DE FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS Y TEXTO

DESCRIPTIVO .................................................................................................................. 121

4.1 PLAN DE ACCIÓN DE MEJORA DE LOS PROCESOS DEL ÁREA

FINANCIERA .................................................................................................................... 265

CAPÍTULO V ................................................................................................................................. 272

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................................. 272

5.1. Conclusiones ...................................................................................................................... 272

5.2. Recomendaciones ............................................................................................................... 273

BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................. 274

xi

LISTA DE TABLAS

Tabla 1.1 Simbología Diagramas de Flujo ........................................................................................ 18

Tabla 2.1 Datos Generales de la Compañía Seguros Unidos S.A. .................................................... 24

Tabla 2.2 Accionistas y Filiales ........................................................................................................ 25

Tabla 2.3 Accionistas ........................................................................................................................ 39

Tabla 2.4 Personal Seguros Unidos a Nivel Nacional ...................................................................... 40

Tabla 2.5 Indicadores Financieros .................................................................................................... 44

Tabla 2.6 Fortalezas y Debilidades ................................................................................................... 46

Tabla 2.7 Oportunidades y Amenazas ............................................................................................... 47

Tabla 3.1Elementos Clave de la Gestión de Riesgos Corporativos .................................................. 55

Tabla 3.2 Proceso de Evaluación del Riesgo .................................................................................... 58

Tabla 3.3 Importancia de los Factores que Influyen en el Riesgo..................................................... 58

Tabla 3.4 Análisis de Riesgos ........................................................................................................... 68

Tabla 3.5 Resumen Resolución No. Jb-2011-2066 -Gestión Integral y Control de Riesgos ............ 71

Tabla 3.6 Riesgos del Área Financiera .............................................................................................. 72

Tabla 3.7 Universo de Estudio .......................................................................................................... 77

Tabla 3.8 Muestra Seleccionada ........................................................................................................ 78

Tabla 3.9 Funciones Gerente Financiero ........................................................................................... 80

Tabla 3.10 Funciones Asistente Financiero ...................................................................................... 82

Tabla 3.11 Funciones Contador/a General ........................................................................................ 85

Tabla 3.12 Funciones Asistente Contable (1) .................................................................................. 86



Tabla 3.15 Funciones Jefe de Cartera y Cobranzas ........................................................................... 91

Tabla 3.16 Funciones Asistente de Cartera y Cobranzas 1 ............................................................... 92

Tabla 3.17 Funciones Asistente de Cartera y Cobranzas 2 ............................................................... 95

Tabla 3.18 Funciones Asistente de Cartera y Cobranzas 3 ............................................................. 101

Tabla 3.19 Entrevista Recaudador/Cobrador .................................................................................. 103

Tabla 4.1 Subproceso 1: Realización de Arqueos Semanales de Caja: Matriz ............................... 123

Tabla 4.2 Subproceso 1: Realización De Arqueos Semanales De Caja: Matriz-Documentos

Utilizados ........................................................................................................................... 124

Tabla 4.3 Subproceso 2: Realización de Arqueos Semanales de Caja: Sucursales ......................... 126

Tabla 4.4 Subproceso 2: Realización de Arqueos Semanales de Caja: Sucursales-

Documentos Utilizados ...................................................................................................... 127

Tabla 4.5 Subproceso 3: Control de Inversiones ............................................................................. 129

Tabla 4.6 Subproceso 3: Control de Inversiones-Documentos Utilizados ...................................... 130

xii

Tabla 4.7 Subproceso 4: Registro y Contabilización de Inversiones .............................................. 132

Tabla 4.8 Subproceso 4: Registro y Contabilización de Inversiones-Documentos Utilizados ....... 133

Tabla 4.9 Subproceso 5: Generación de Información para la SBS: Formulario 318 –

Formulario 318A ................................................................................................................ 135


Formulario 318A- Documentos Utilizados ........................................................................ 136

Tabla 4.11 Subproceso 6: Realización de Transferencias Bancarias .............................................. 138

Tabla 4.12 Subproceso 6: Realización de Transferencias Bancarias- Documentos Utilizados ...... 139

Tabla 4.13 Subproceso 7: Elaboración del Reporte del Flujo de Caja Consolidado Semanal ........ 141

Tabla 4.14 Subproceso 7: Elaboración del Reporte del Flujo de Caja Consolidado Semanal-


Tabla 4.15 Subproceso 1: Emisión de Cheques: Siniestros, Asistencia Médica y SOAT .............. 145

Tabla 4.16 Subproceso 1: Emisión de Cheques: Siniestros, Asistencia Médica y SOAT-


Tabla 4.17 Subproceso 2: Emisión de Cheques: Comisiones y Notas de Crédito .......................... 148

Tabla 4.18 Subproceso 2: Emisión de Cheques: Comisiones y Notas De Crédito-


Tabla 4.19 Subproceso 3: Emisión de Cheques: Administrativos y Auto Sustituto ....................... 152

Tabla 4.20 Subproceso 3: Emisión de Cheques: Administrativos y Auto Sustituto-


Tabla 4.21 Subproceso 4: Emisión de Cheques: Seguro Campesino y Superintendencia de

Bancos y Seguros ............................................................................................................... 155


Bancos y Seguros-Documentos Utilizados ........................................................................ 156

Tabla 4.23 Subproceso 5: Anulación de Cheques Contabilizados y no Contabilizados ................. 158

Tabla 4.24 Subproceso 5: Anulación de Cheques Contabilizados y no Contabilizados-


Tabla 4.25 Subproceso 6: Emisión de Cheques por Cambio de Beneficiario ................................. 161

Tabla 4.26 Subproceso 6: Emisión de Cheques por Cambio de Beneficiario-Documentos

Utilizados ........................................................................................................................... 162

Tabla 4.27 Subproceso 7: Impresión de Retenciones ...................................................................... 164

Tabla 4.28 Subproceso 7: Impresión de Retenciones- Documentos Utilizados .............................. 164

Tabla 4.29 Subproceso 8: Revisión de Retenciones por Proveedor ................................................ 166

Tabla 4.30 Subproceso 8: Revisión de Retenciones por Proveedor- Documentos Utilizados ........ 167

Tabla 4.31 Subproceso 9: Control y Cuadre Mensual de la Cuenta de Siniestros Liquidados

por Pagar ............................................................................................................................ 169

xiii

Tabla 4.32 Subproceso 9: Control y Cuadre Mensual de la Cuenta de Siniestros Liquidados

por Pagar- Documentos Utilizados ..................................................................................... 170

Tabla 4.33 Subproceso 10: Registro Mensual de Reclasificaciones ............................................... 172

Tabla 4.34 Subproceso 10: Registro Mensual de Reclasificaciones-Documentos Utilizados ........ 173

Tabla 4.35 Subproceso 11: Revisión, Cuadre y Registro de Tarjetas de Crédito Diners, Visa,

MasterCard, American Express: Generación Automática de Asientos Contables ............. 175


MasterCard, American Express: Generación Automática de Asientos Contables-


Tabla 4.37 Subproceso 12: Ingreso de Cheques devueltos al Sistema: Matriz Quito

/Sucursales .......................................................................................................................... 178

Tabla 4.38 Subproceso 12: Ingreso de Cheques devueltos al Sistema: Matriz Quito

/Sucursales-Documentos Utilizados ................................................................................... 179

Tabla 4.39 Subproceso 13: Ingresos de Bouchers Rechazados al Sistema: Matriz Quito .............. 181

Tabla 4.40 Subproceso 13: Ingresos de Bouchers Rechazados al Sistema: Matriz Quito-


Tabla 4.41 Subproceso 14: Elaboración de Conciliaciones Bancarias: Matriz Quito ..................... 184

Tabla 4.42 Subproceso 14: Elaboración de Conciliaciones Bancarias: Matriz Quito-


Tabla 4.43 Subproceso 15: Contabilización la Transferencia FONSAT ........................................ 187

Tabla 4.44 Subproceso 15: Contabilización la Transferencia FONSAT-Documentos

Utilizados ........................................................................................................................... 188

Tabla 4.45 Subproceso 16: Contabilización de las Planillas del IESS ............................................ 190

Tabla 4.46 Subproceso 16: Contabilización de las Planillas del IESS- Documentos Utilizados .... 190

Tabla 4.47 Subproceso 17: Cuadre de Reservas de Siniestros y Siniestros Pagados ...................... 191

Tabla 4.48 Subproceso 17: Cuadre de Reservas de Siniestros y Siniestros Pagados-


Tabla 4.49 Subproceso 18: Cuadre y Contabilización de la Cartera ............................................... 196

Tabla 4.50 Subproceso 18: Cuadre y Contabilización de la Cartera-Documentos Utilizados ........ 197

Tabla 4.51 Subproceso 19: Contabilización de Activos Fijos ......................................................... 199

Tabla 4.52 Subproceso 19: Contabilización de Activos Fijos- Documentos Utilizados ................. 200

Tabla 4.53 Subproceso 20: Análisis de las Cuentas Relacionadas con los Empleados................... 202

Tabla 4.54 Subproceso 20: Análisis de las Cuentas Relacionadas con los Empleados-


Tabla 4.55 Subproceso 21: Contabilización de Facturas de Seguros del Personal ......................... 205

Tabla 4.56 Subproceso 21: Contabilización de Facturas de Seguros del Personal-Documentos

Utilizados ........................................................................................................................... 205

xiv

Tabla 4.57 Subproceso 22: Registro Mensual de Ajustes y Reclasificaciones: Cuentas Varias ..... 207

Tabla 4.58 Subproceso 22: Registro Mensual de Ajustes y Reclasificaciones: Cuentas

Varias- Documentos Utilizados .......................................................................................... 207

Tabla 4.59 Subproceso 1: Recuperación Cartera con Clientes y Bróker ........................................ 210

Tabla 4.60 Subproceso 1: Recuperación Cartera con Clientes y Bróker -Documentos

Utilizados ........................................................................................................................... 212

Tabla 4.61 Subproceso 2: Efectivización de Notas de Crédito ....................................................... 215

Tabla 4.62 Subproceso 2: Efectivización de Notas de Crédito-Documentos Utilizados ............... 216

Tabla 4.63 Subproceso 3: Pago de Comisiones a Brokers .............................................................. 218

Tabla 4.64 Subproceso 3: Pago de Comisiones a Brokers- Documentos Utilizados ...................... 220

Tabla 4.65 Subproceso 4: Revisión del Estado de Pagos del Cliente para Trámites de

Siniestros y Renovación de Pólizas .................................................................................... 222

Tabla 4.66 Subproceso 4: Revisión del Estado de Pagos del Cliente para Trámites de

Siniestros y Renovación de Pólizas- Documentos Utilizados ............................................ 222

Tabla 4.67 Subproceso 5: Asignación Cartera para Gestión de Tercerizadoras ............................ 224

Tabla 4.68 Subproceso 5: Asignación Cartera para Gestión de Tercerizadoras- Documentos

Utilizados ........................................................................................................................... 225

Tabla 4.69 Subproceso 6: Pagos a Tercerizadoras .......................................................................... 227

Tabla 4.70 Subproceso 6: Pagos a Tercerizadoras-Documentos Utilizados ................................... 229

Tabla 4.71 Subproceso 7: Ingresos de CFC y Port Coll .................................................................. 231

Tabla 4.72 Subproceso 7: Ingresos de CFC y Port Coll- Documentos Utilizados .......................... 232

Tabla 4.73 Subproceso 8: Acreditación Pagos en Exceso (793) ..................................................... 234

Tabla 4.74 Subproceso 8: Acreditación Pagos en Exceso (793)- Documentos Utilizados ............. 235

Tabla 4.75 Subproceso 9: Cancelación por Falta de Pago .............................................................. 237

Tabla 4.76 Subproceso 9: Cancelación por Falta de Pago-Documentos Utilizados ....................... 239

Tabla 4.77 Subproceso 10: Elaboración y Conciliación de las Estructuras para la Entidad de

Control: S01- S02 – S05 ..................................................................................................... 241


Control: S01- S02 – S05/ Documentos Utilizados ............................................................. 243

Tabla 4.79 Subproceso 11: Creación de Conducto de Pago para Pichincha y Guayaquil .............. 245

Tabla 4.80 Subproceso 11: Creación de Conducto de Pago para Pichincha y

Guayaquil/Documentos Utilizados ..................................................................................... 246

Tabla 4.81 Subproceso 12: Recepción, Gestión, Control y Custodia de Cheques Protestados

y Bouchers no Cobrados ..................................................................................................... 248

Tabla 4.82 Subproceso 12: Recepción, Gestión, Control y Custodia de Cheques Protestados

y Bouchers no Cobrados/ Documentos Utilizados ............................................................. 250

Tabla 4.83 Subproceso 13: SOAT Avivalife .................................................................................. 252

xv

Tabla 4.84 Subproceso 13: SOAT Avivalife/Documentos Utilizados ............................................ 252

Tabla 4.85 Subproceso 14: Reporte SOAT Web ............................................................................ 254

Tabla 4.86 Subproceso 14: Reporte SOAT Web/ Documentos Utilizados ..................................... 255

Tabla 4.87 Subproceso 15: Control, Gestión y Aplicación de Ingresos de Seguros Vida

Colectiva ............................................................................................................................. 257


Colectiva Documentos Utilizados .................................................................................... 258

Tabla 4.89 Subproceso 16: Elaboración de Presupuestos para Quito y Sucursales ........................ 261

Tabla 4.90 Subproceso 16: Elaboración de Presupuestos para Quito y Sucursales-


Tabla 4.91 Plan de Acción de la Mejora de los Procesos del Área Financiera ............................... 266

Tabla 4.92 Plan de Continuidad del Negocio-Análisis Procesos Críticos ....................................... 268

xvi

LISTA DE FIGURAS

Figura 1.1 Diagrama de flujo vertical ............................................................................................... 16

Figura 1.2 Diagrama de flujo horizontal ........................................................................................... 17

Figura 1.3 Diagrama de flujo de bloques .......................................................................................... 17

Figura 2.1 Logos Seguros Unidos 1886-2015 ................................................................................... 25

Figura 2.2 Clientes ............................................................................................................................ 26

Figura 2.3 Reaseguradores ................................................................................................................ 27

Figura 2.4 Producción Nacional ........................................................................................................ 27

Figura 2.5 Puntos de Atención a Nivel Nacional ............................................................................. 28

Figura 2.6 Ubicación de la Compañía Seguros Unidos-Quito .......................................................... 29

Figura 2.7 Organigrama Estructural - Año 2014 ............................................................................... 30

Figura 2.8 Organigrama Estructural - Año 2015 ............................................................................... 32

Figura 3.1 Relaciones entre los Principios de Gestión del Riesgo, la Estructura

Organizacional y el Proceso .................................................................................................... 54

Figura 3.2 Relaciones entre los Principios de Gestión del Riesgo, la Estructura

Organizacional y el Proceso .................................................................................................... 78

Figura 3.3 Formulario Levantamiento de Información ..................................................................... 79

Figura 4.1 Clasificación de los Procesos ......................................................................................... 108

Figura 4.2 Subproceso 1: Realización de Arqueos Semanales de caja: Matriz ............................... 122

Figura 4.3 Subproceso 2: Realización de Arqueos Semanales de Caja: Sucursales ....................... 125

Figura 4.4 Subproceso 3: Control de Inversiones ........................................................................... 128

Figura 4.5 Subproceso 4: Registro y Contabilización de Inversiones ............................................. 131

Figura 4.6´Subproceso 5: Generación de Información para la SBS: Formulario 318 –

Formulario 318A ................................................................................................................... 134

Figura 4.7 Subproceso 6: Realización de Transferencias Bancarias ............................................... 137

Figura 4.8 Subproceso 7: Elaboración del Reporte del Flujo de Caja Consolidado Semanal ........ 140

Figura 4.9 Subproceso 1: Emisión de Cheques: Siniestros, Asistencia Médica y SOAT ............... 144

Figura 4.10 Subproceso 2: Emisión de Cheques: Comisiones y Notas de Crédito ......................... 147

Figura 4.11 Subproceso 3: Emisión de Cheques: Administrativos y Auto Sustituto ...................... 151

Figura 4.12 Subproceso 4: Emisión de Cheques: Seguro Campesino y Superintendencia de

Bancos y Seguros .................................................................................................................. 154

Figura 4.13 Subproceso 5: Anulación de Cheques Contabilizados y no Contabilizados ................ 157

Figura 4.14 Subproceso 6: Emisión de Cheques por Cambio de Beneficiario ............................... 160

Figura 4.15 Subproceso 7: Impresión de Retenciones .................................................................... 163

Figura 4.16 Subproceso 8: Revisión de Retenciones por Proveedor............................................... 165

xvii

Figura 4.17 Subproceso 9: Control y Cuadre Mensual de la Cuenta de Siniestros Liquidados

por Pagar ............................................................................................................................... 168

Figura 4.18 Subproceso 10: Registro Mensual de Reclasificaciones .............................................. 171

Figura 4.19 Subproceso 11: Revisión, Cuadre y Registro de Tarjetas de Crédito Diners, Visa,

MasterCard, American Express: Generación Automática de Asientos Contables ................ 174

Figura 4.20 Subproceso 12: Ingreso de Cheques devueltos al Sistema: Matriz Quito

/Sucursales ............................................................................................................................ 177

Figura 4.21 Subproceso 13: Ingresos de Bouchers Rechazados al Sistema: Matriz Quito ............. 180

Figura 4.22 Subproceso 14: Elaboración de Conciliaciones Bancarias: Matriz Quito ................... 183

Figura 4.23 Subproceso 15: Contabilización la Transferencia FONSAT ....................................... 186

Figura 4.24 Subproceso 16: Contabilización de las Planillas del IESS .......................................... 189

Figura 4.25 Subproceso 17: Cuadre de Reservas de Siniestros y Siniestros Pagados..................... 191

Figura 4.26 Subproceso 18: Cuadre y Contabilización de la Cartera .............................................. 195

Figura 4.27 Subproceso 19: Contabilización de Activos Fijos ....................................................... 198

Figura 4.28 Subproceso 20: Análisis de las Cuentas Relacionadas con los Empleados ................. 201

Figura 4.29 Subproceso 21: Contabilización de Facturas de Seguros del Personal ........................ 204

Figura 4.30 Subproceso 22: Registro Mensual de Ajustes y Reclasificaciones: Cuentas

Varias .................................................................................................................................... 206

Figura 4.31 Subproceso 1: Recuperación Cartera con Clientes y Bróker ....................................... 209

Figura 4.32 Subproceso 2: Efectivización de Notas de Crédito ...................................................... 214

Figura 4.33 Subproceso 3: Pago de Comisiones a Brokers ............................................................. 217

Figura 4.34 Subproceso 4: Revisión del Estado de Pagos del Cliente para Trámites de

Siniestros y Renovación de Pólizas ...................................................................................... 221

Figura 4.35 Subproceso 5: Asignación Cartera para Gestión de Tercerizadoras ........................... 223

Figura 4.36 Subproceso 6: Pagos a Tercerizadoras ......................................................................... 226

Figura 4.37 Subproceso 7: Ingresos de CFC y Port Coll ................................................................ 230

Figura 4.38 Subproceso 8: Acreditación Pagos en Exceso (793) .................................................... 233

Figura 4.39 Subproceso 9: Cancelación por Falta de Pago ............................................................. 236

Figura 4.40 Subproceso 10: Elaboración y Conciliación de las Estructuras para la Entidad de

Control: S01- S02 – S05 ....................................................................................................... 240

Figura 4.41 Subproceso 11: Creación de Conducto de Pago para Pichincha y Guayaquil ............. 244

Figura 4.42 Subproceso 12: Recepción, Gestión, Control y Custodia de Cheques Protestados

y Bouchers no Cobrados ....................................................................................................... 247

Figura 4.43 Subproceso 13: SOAT Avivalife ................................................................................. 251

Figura 4.44 Subproceso 14: Reporte SOAT Web ........................................................................... 253

Figura 4.45 Subproceso 15: Control, Gestión y Aplicación de Ingresos de Seguros Vida

Colectiva ............................................................................................................................... 256

xviii

Figura 4.46 Subproceso 16: Elaboración de Presupuestos para Quito y Sucursales ....................... 259

Figura 4.47 Subproceso 16: Elaboración de Presupuestos para Quito y Sucursales ....................... 260

xix

RESUMEN EJECUTIVO

“PROPUESTA DE DISEÑO Y MEJORA DE LOS PROCEDIMIENTOS DEL

ÁREA FINANCIERA DE LA COMPAÑÍA DE SEGUROS Y REASEGUROS

SEGUROS UNIDOS S.A. UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO”

El objetivo de esta investigación es diseñar y mejorar los procedimientos financieros, basados en

técnicas y métodos administrativos contables, que permitan tomar decisiones respecto al área

financiera, para desarrollar un crecimiento continuo organizacional deseado.

La “COMPAÑÍA DE SEGUROS Y REASEGUROS SEGUROS UNIDOS S.A.” objeto de estudio

se encuentra ubicada en la Provincia de Pichincha, cantón Quito, sus actividades se desenvuelven

en el campo Asegurador, la propuesta ha sido resumida en base a experiencias laborales y criterios

establecidos por especialistas dentro del campo financiero y administrativo en las empresas del

ramo; en los cinco capítulos describimos las generalidades de la empresa; los antecedentes de la

empresa; analizamos la situación actual de la empresa, desarrollamos la propuesta, todo esto en

base a la información obtenida a través de las entrevistas “in situ” que les realizamos a cada uno de

los empleados que conforman el área financiera (Gerencia Financiera, Contabilidad, Cartera y

Cobranzas), misma que consiste en el diseño de flujogramas, descripción de las actividades

(Subprocesos) y determinación de documentos utilizados en cada subproceso, y finalmente

obtuvimos las conclusiones y recomendaciones de acuerdo a la propuesta realizada.

PALABRAS CLAVES:

- PROCEDIMIENTOS

- DISEÑO

- FINANCIERO

- SUBPROCESOS

- RIESGOS

- FLUJOGRAMAS

xx

ABSTRACT

1

INTRODUCCIÓN

El diseño de procesos y procedimientos para cualquier tipo de empresa, constituye una herramienta

esencial en el desarrollo de la estructura administrativa, contable y operativa, mejorando así el

logro de sus objetivos establecidos.

Por este motivo toda empresa debe optar por un diseño, implementación y mejoramiento continuo

de sus procesos y procedimientos. Es así que la COMPAÑÍA DE SEGUROS Y REASEGUROS

SEGUROS UNIDOS S.A. en su interés por lograr una mejor optimización de sus recursos

(financieros, técnicos, humanos, etc.) ha optado por alcanzar la eficiencia, la eficacia, la economía

de sus operaciones y la mayor precisión en sus procesos operativos mediante el diseño y mejora de

los procedimientos para el área financiera acorde a sus necesidades.

Para realizar nuestra investigación, iniciaremos con una descripción completa de la empresa y de su

funcionamiento administrativo, mismo que mediante un análisis de la misma, nos permitirá

determinar las posibles insuficiencias y errores de los procesos y procedimientos contables del ente

económico.

Con los resultados obtenidos en el análisis antes mencionado (externo e interno), procederemos a

realizar el levantamiento de actividades de todos y cada uno de los empleados que conforman el

Área Financiera y de acuerdo con esto presentar las diferentes sugerencias y mecanismos de

control. En respuesta por la necesidad empresarial por alcanzar la excelencia nacen los procesos y

procedimientos de control y de esta manera se hacen cada día más obligatorios e indispensables

para la implementación de métodos de control que permitan salvaguardar y optimizar los recursos

de la empresa.

Por último en el diseño de flujogramas, descripción de procedimientos y actividades (Subprocesos)

del Área Financiera para la COMPAÑÍA DE SEGUROS Y REASEGUROS SEGUROS UNIDOS

S.A.se plantearan los mecanismos de control, evaluación y de retroalimentación en cuanto al

desarrollo o aplicación de las políticas, procedimientos y funciones que tienden a detectar de forma

oportuna como los cambios internos o externos del contexto empresarial afectan la consecución de

los objetivos trazados.

2

CAPÍTULO I

1. GENERALIDADES

1.1. ANTECEDENTES

Seguros Unidos S.A.es una Compañía Aseguradora que tiene presencia en el mercado ecuatoriano

desde hace 123 años, empezó como Commercial Union, una de las principales compañías

aseguradoras inglesas, se estableció en Ecuador en 1886, convirtiéndose en líder del desarrollo del

sector asegurador. El crecimiento de las primas captadas por la compañía durante sus 108 años de

permanencia en el Ecuador fue constante y se ubicó entre las principales aseguradoras del país.

En 1994, debido a una decisión estratégica de Commercial Union, se comunicó el retiro de sus

operaciones en toda Latinoamérica. La compañía fue adquirida por el Grupo Eljuri, uno de los

grupos económicos más fuertes del país, a partir de ese año se estableció legalmente como Seguros

Unidos S.A. (Seguros Unidos S.A., 2014)

Hoy en día Seguros Unidos S.A, es una de las Compañías de Seguros más reconocidas a nivel

nacional por la gran variedad de productos que ofrece, entre ellos están

Seguro contra Incendio Seguro de Transporte

Seguro contra Robo Seguro de Vida Colectiva

Seguro de Equipo Electrónico Seguro contra Accidentes

personales

Seguro de Responsabilidad Civil Seguro contra Robo de dinero

Seguro de Equipo y Maquinaria /

Todo riesgo contratista

Seguro de Lucro Cesante Incendio /

Rotura

Seguro de Fidelidad Seguro de Vehículos

SEGURO CONTRA INCENDIO

“Este seguro cubre las pérdidas o daños materiales causados a los bienes asegurados a

consecuencia de un incendio y/o fenómenos de la naturaleza”. (Seguros Unidos S.A., 2014)

SEGURO CONTRA ROBO

“Cubre las pérdidas materiales provenientes del robo de bienes dentro de un establecimiento o

residente, empleando violencia”. (Seguros Unidos S.A., 2014)

3

SEGURO DE EQUIPO ELECTRÓNICO

“El seguro de Equipo electrónico cubre las pérdidas o daños físicos, súbitos, accidentales o

imprevistos de los Equipos Electrónicos”. (Seguros Unidos S.A., 2014)

SEGURO DE EQUIPO Y MAQUINARIA / TODO RIESGO CONTRATISTA

Seguro que cubre las pérdidas o daños materiales directos, originados por un hecho súbito

imprevisto que sufran las maquinarias. (Seguros Unidos S.A., 2014)

SEGURO DE FIDELIDAD

Este seguro cubre los perjuicios causados por fraude, sustracción y falta de integridad o fidelidad

de los empleados. (Seguros Unidos S.A., 2014)

SEGURO DE TRANSPORTE

El seguro de transporte cubre las pérdidas que sufran los bienes asegurados durante su transporte.

(Seguros Unidos S.A., 2014)

SEGURO DE VIDA COLECTIVA

Este seguro cubre el riesgo del fallecimiento de los Asegurados, producido por cualquier causa y en

cualquier lugar. (Seguros Unidos S.A., 2014)

SEGURO CONTRA ACCIDENTES PERSONALES

Cubre la muerte o lesión corporal, que sufra una persona asegurada, ocasionada por un accidente.

(Seguros Unidos S.A., 2014)

SEGURO CONTRA ROBO DE DINERO

Seguro que cubre el robo y pérdida de dinero ocasionados dentro de un predio asegurado. (Seguros

Unidos S.A., 2014)

SEGURO DE LUCRO CESANTE INCENDIO / ROTURA

Cubre las pérdidas por interrupción del negocio a consecuencia del daño material ocurrido en

cualquier edificio. (Seguros Unidos S.A., 2014)

SEGURO DE VEHÍCULOS

4

Este seguro cubre las pérdidas o daños materiales, corporales, accidentales, que sufra el vehículo

asegurado, sus ocupantes y terceros. (Seguros Unidos S.A., 2014)

La Compañía Seguros Unidos S.A. se encuentra dentro de las grandes compañías aseguradoras y

con una cartera considerable de clientes, hay que tener claro cada uno de los procedimientos que

realizan los empleados que laboran en la Compañía, pero destacadamente los que laboran en el

Área Financiera, todo esto para brindar un servicio de calidad y calidez hacia los clientes, por tanto

es necesario diseñar y mejorar cada uno de los procedimientos, para que estos sean estándares y no

hayan errores al momento de realizar un proceso.

1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Seguros Unidos S.A. es una Compañía Aseguradora de reconocida participación en el mercado

Ecuatoriano gracias a la calidad de sus productos, innovación de servicios y constancia en los

esfuerzos enfocados a satisfacer las necesidades de los clientes. La imagen y desarrollo responsable

de la institución garantizan seriedad en el cumplimiento de sus obligaciones.

Actualmente, la Compañía no cuenta con un documento de información organizado, oportuno y

unificado que le permita hacer uso eficiente de los recursos y facilitar la toma de decisiones. Las

funciones que desarrollan los diferentes empleados del Área Financiera no se conjugan, lo que

permite que exista ineficiencia en el momento de realizar sus labores. La estandarización de

procedimientos es una necesidad en la Compañía, debido a la cantidad de labores que deben llevar

a cabo sus funcionarios para cumplir con los objetivos de empuje de la organización.

Consecuentemente, la falta de diseño y mejora de procedimientos del Área Financiera puede

estancar el proceso de un paso a otro sin que nadie lo note, así como también la falta de

comunicación entre los empleados, y esto llevaría a la Compañía a exponerse a ciertos riesgos

como puede ser los riesgos financieros, mismos que afectan tanto a los riesgos asumidos de sus

clientes como a los propios como empresa.

Es por esta razón que se propone el diseño y mejora de los procedimientos del área en mención,

siendo esto indispensable para la toma de decisiones, todo esto fundamentado en los Procesos, lo

que permitirá controlar las actividades críticas que se incumplen en la organización y así de esta

manera cumplir con la Resolución No. JB-2011-2066 de 29 de noviembre del 2011, la misma que

dice “ la Superintendencia de Bancos y Seguros dispuso que las empresas de seguros establezcan

esquemas eficientes y efectivos de administración y control de todos los riesgos a los que se

encuentran expuestas en el desarrollo del negocio, conforme su objeto social”.

5

Entonces, si existe falta de coordinación entre las funciones desempeñadas por los empleados que

laboran en las dependencias del área Financiera, dichas labores afectarán la ejecución de las

actividades que realizan las áreas que de ellos dependen, llevando esto a la falta de identificación

de ciertos Riesgos a los que se expone la Compañía.

1.3. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿El Área Financiera de la Compañía de Seguros y Reaseguros Seguros Unidos S.A. ubicada en la

Ciudad de Quito, necesita el diseño de procedimientos y mejora de los que actualmente se llevan a

cabo para una mejor coordinación de las funciones?

1.4. SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cómo identificar las actividades realizadas por cada empleado del Área Financiera?

¿Cómo describir las actividades de cada subproceso?

¿Cuál es el objetivo de realizar el levantamiento de procesos con cada una de las personas

que laboran en el Área Financiera?

¿Qué beneficios obtendremos de la propuesta de diseño y mejora de los procedimientos?

1.5. OBJETIVO GENERAL

Diseñar y mejorar los procedimientos del área Financiera de la Compañía de Seguros y Reaseguros

Seguros Unidos S.A., identificando cada una de las actividades y riesgos con el fin de garantizar la

optimización de tiempo y eficacia y confianza en su aplicación.

1.6. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Recopilar la información necesaria para el diseño de los procedimientos que se

desarrollan en cada uno de los Procesos del Área Financiera, lo que permitirá

incrementar la eficiencia, eficacia, y efectividad de los mismos.

Estandarizar los procedimientos que se desarrollan en el Área Financiera con el fin de

suscitar e incentivar a los empleados una cultura de mejoramiento continuo.

Ofrecer una herramienta que sirva de guía para la detección de los riesgos.

Facilitar la inducción y el entrenamiento a cada nuevo puesto de trabajo.

6

1.7. JUSTIFICACIÓN

El diseño y mejora de procedimientos es importante en todas las organizaciones porque se realiza

una descripción de actividades que deben realizarse o mejorarse a través de las funciones que

desempeñan en cada unidad, área o departamento existente. El diseño de un manual de

procedimientos incluye los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su

responsabilidad y participación.

Para la elaboración de este documento, se observan tanto las actividades críticas que no son

tomadas en cuenta por muchos funcionarios como también aquellas tareas que tienen un grado de

relevancia en el trabajo desempeñado. La elaboración del documento de diseño y mejora es

importante dado a que en él se brindará la información de los procedimientos a realizarse según

sus puestos de trabajo y su implicación en la organización.

Siendo Seguros Unidos S.A. una empresa aseguradora, requiere que sus actividades sean

monitoreadas con cautela debido a la importancia que tiene la solvencia de una empresa que brinda

este tipo de servicios, ya que ésta no solo afecta a la empresa en sí misma, sino también a terceras

personas como son los accionistas, asegurados, acreedores, directivos y los trabajadores de la

misma, se hace necesario establecer un manual de procedimientos configurado de tal forma que

facilite a la entidad mejorar su gestión, proporcionando una seguridad razonable, de forma que

pueda anticiparse a efectos adversos derivados tanto de factores internos como externos.

Si se analiza el Área Financiera de esta Compañía Aseguradora, se encuentra que existen diversas

actividades que con frecuencia pasan desapercibidas ya que normalmente cada empleado no se

concentra en las que son propias de su puesto de trabajo, muchas veces sin tener claridad de

porqué, para qué las ejecuta y cuál es su importancia frente a las demás actividades.

Seguros Unidos S.A. tiene dificultades en el desarrollo de los procedimientos del Área Financiera,

la mayoría de los problemas a los que se enfrenta tienen que ver con procesos y procedimientos

mal diseñados o ejecutados, los cuales demandan ser revisados, diseñados y mejorados con el fin

de lograr la eficiencia, el control y la productividad en el uso de los recursos, por lo cual se

pretenderá diseñar un Manual de Procesos y Procedimientos.

El presente Trabajo de Grado se basa en el diseño y mejora de procedimientos el cual está

orientado a recolectar la información necesaria para la elaboración del manual correspondiente al

Área Financiera de la Compañía Aseguradora, para luego ser presentada a cada uno de los

empleados para su cumplimiento.

7

La utilidad del mejoramiento de los procesos y procedimientos es múltiple, en virtud de ser un

instrumento que permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a la descripción de

tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Asimismo, auxilia

en la inducción al puesto y en el adiestramiento y capacitación del personal en virtud de que

describen en forma detallada las actividades por cada puesto.

Como herramientas metodológicas para el diseño y mejora de los procedimientos se cuenta con

información y documentos suministrados por el personal de Seguros Unidos S.A.

1. Inicialmente se realizará la determinación de los procesos del Área Financiera y los

empleados que serán entrevistados, a fin de levantar los procesos que se encuentran

actualmente operando.

2. Se procederá con la elaboración de una agenda de visitas y entrevistas al personal del Área

Financiera de la compañía.

3. Se hará un levantamiento de procesos con cada una de las personas que laboran en el Área,

utilizando doble mecanismo: entrevistas personales y levantamiento in-situ de las

actividades diarias.

4. Se realizará un análisis a fuentes secundarias de información como: Organigrama

estructural, manuales de funciones y flujogramas de procedimientos del área de estudio.

5. Finalmente se realizará el diseño y diagramación de flujo de todos los procedimientos

establecidos.

1.8. MARCO REFERENCIAL

1.8.1. MARCO TEÓRICO

Con el objetivo de fundamentar la propuesta sobre el tema planteado. A continuación se presenta

diferentes orientaciones debidamente seleccionadas para el desarrollo del tema.

Según (INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES IMC, 2002) el término “Sistema de control

interno” significa todas las políticas y procedimientos (controles internos) adaptados por la

administración de una entidad para ayudar a lograr el objetivo de la administración de asegurar,

tanto como sea factible, la conducción ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo adhesión a

las políticas de administración, la salvaguarda de activos, la prevención y detección de fraude y

error, la precisión e integralidad de los registros contables, y la oportuna preparación de

información financiera confiable.

8

El Control Interno dentro de las organizaciones ayuda al buen funcionamiento y logro de objetivos,

proporcionando un buen manejo de los recursos materiales, tecnológicos, financieros y

principalmente el recurso humano.

(Mantilla, 2003), manifiesta que los controles internos se implantan para mantener la compañía en

la dirección de sus objetivos de rentabilidad y en consecución de su misión, así como para

minimizar las sorpresas en el camino. Ellos le hacen posible a la administración negociar en

ambientes económicos y competitivos rápidamente cambiantes, ajustándose a las demandas y

prioridades de los clientes, y reestructurándose para el crecimiento futuro.

Los controles internos promueven la eficiencia, reducen los riesgos de pérdidas de activos, y

ayudan a asegurar la confiabilidad de los estados financieros el cumplimiento de las leyes y

regulaciones. Puesto que los controles internos sirven a muchos propósitos importantes, existen

crecientes llamadas para mejorar los Sistemas de Control Interno y los informes sobre ellos. Los

controles internos son percibidos cada vez más y más como solución a una variedad de problemas

potenciales.

El Control Interno no puede existir si previamente no se establecen objetivos, metas e indicadores

de rendimiento. Si no se conocen los resultados que deben lograrse, es imposible definir las

medidas necesarias para alcanzarlos y evaluar su grado de cumplimiento en forma periódica; así

como minimizar la ocurrencia de sorpresas en el curso de las operacionales.

(Instituto Auditores Internos de España Coopers&Lybrand S.A, 1997), los controles internos son

diseñados por la administración de la compañía, y son administrados y conducidos por la junta, la

gerencia y todos los empleados. Los controles internos procuran garantizar (1) eficientes resultados

operacionales; (2) confiabilidad de los informes financieros; y (3) cumplimiento de las leyes y

reglamentos relacionados.

Todo tipo de organización tiene la necesidad de cumplir con los estándares operacionales

establecidos para alcanzar los resultados esperados. Por lo tanto el control interno básicamente trata

de mejorar el funcionamiento de las organizaciones, llevando este a cumplir los objetivos

planteados.

CONTROL INTERNO PARA COMPAÑÍAS ASEGURADORAS

Una de las principales características del sector asegurador es la inversión de su proceso

productivo, es decir, en primer lugar se cobran las primas y posteriormente, al producirse el

siniestro, se realiza el pago de la indemnizaciones correspondientes.

9

La determinación de las primas ha de realizarse necesariamente estimando tanto la cuantía de los

siniestros como el resto de gastos de diversa naturaleza a los que la empresa ha de hacer frente.

El carácter estocástico de la siniestralidad puede conducir a un comportamiento desfavorable de la

misma que implique la insuficiencia de recursos para hacer frente a las obligaciones contraídas y,

por tanto, a la insolvencia de la empresa.

La solvencia de la empresa aseguradora puede considerarse desde dos puntos de vista, que si

ciertamente no son contradictorios, poseen algunos aspectos que los diferencian sustancialmente.

Así hemos de distinguir entre la solvencia como objeto de las normas reguladoras y del órgano de

control estatal y desde la perspectiva de la dirección y administración de la propia empresa. Esta

perspectiva hace que el proceso de control interno adquiera una especial relevancia, puesto que la

empresa aseguradora realiza actividades diversas que conllevan aleatoriedad tanto en la cuantía de

las mismas como en el momento en el que se materializan (Otero González & Durán Santomil,

2011).

Por todo lo anterior, se ha creado la necesidad de integrar metodologías para todas las áreas y

niveles que componen una empresa con la finalidad de dar respuesta a las nuevas exigencias que

surgen en el mercado y, por tanto, poder ser lo más competitivo posible con a su vez una seguridad

razonable. Surge así un nuevo concepto de Control Interno donde se crea una estructura común y

que se encuentra documentado en el denominado informe COSO (Committee of Sponsoring

Organizations (Committee of Sponsoring Organizations (COSO), 2012).

DEFINICIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El Manual de Procedimientos es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es un

documento instrumental de información detallado e integral, que contiene, en forma ordenada y

sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y

reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual y

colectivamente en una empresa, en todas sus áreas, secciones, departamentos y servicios.

Requiere identificar y señalar quién?, cuándo?, cómo?, dónde?, para qué?, por qué? de cada uno de

los pasos que integra cada uno de los procedimientos (Alvarez Torres, Manual para elaborar

manuales de políticas y procedimientos).

ANÁLISIS Y DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS

A través del conocimiento de los procedimientos puede tenerse una concepción clara y sistemática

de las operaciones que se realizan en la dependencia o unidad administrativa; es importante que al

10

emprender un estudio de esta naturaleza, se aplique una metodología que garantice la descripción

de los procedimientos, de acuerdo con la realidad operativa y con las normas jurídico-

administrativas establecidas al efecto. En tal virtud se presentan las etapas necesarias para

desarrollar la identificación, el análisis y el diseño de los procedimientos (Secretaría de Relaciones

Exteriores, 2004).

El primer punto que debe concretarse cuando se investigan uno o varios procedimientos, ya sea

para describirlos, implantarlos, mejorarlos o sustituirlos, es el definir con la mayor precisión

posible los siguientes aspectos:

Delimitación del procedimiento

¿Cuál es el procedimiento que se va a analizar?

¿Dónde se inicia?

¿Dónde termina?

Una vez contestadas las preguntas anteriores, se podrá fijar el objetivo del estudio; éste servirá de

guía para la investigación, el análisis y la propuesta del procedimiento o procedimientos en estudio.

(Secretaría de Relaciones Exteriores, 2004)

Recolección de la Información

Consiste en recabar los documentos y los datos, que una vez organizados, analizados y

sistematizados, permitan conocer los procesos tal y como operan en el momento, y posteriormente

proponer los ajustes que se consideren convenientes.

Para recabar la información, es necesario acudir a diversas fuentes, entre las que destacan los

archivos documentales, en los que se localizan las bases jurídico-administrativas que rigen el

funcionamiento y actividades; los funcionarios y empleados quienes pueden aportar información

adicional para el análisis, diseño e implantación de procedimientos; y las áreas de trabajo que

sirven para tener la visión real de las condiciones, medios y personal que operan los

procedimientos. (Secretaría de Relaciones Exteriores, 2004)

Las técnicas que usualmente se utilizan para recabar la información necesaria son:

a) Investigación documental.

b) Entrevista directa.

c) Observación de campo.

11

a) Investigación Documental:

Consiste en la selección y el análisis de aquellos escritos que contienen datos de interés

relacionados con los procedimientos; para ello, se estudian documentos tales como bases jurídico-

administrativas, diarios oficiales, registros estadísticos, actas de reuniones, circulares, oficios, y

todos aquellos que contengan información relevante para el estudio.

Es importante además, recabar todas las formas y documentos que intervienen en el procedimiento

que se está estudiando, así como seguir el flujo de las mismas, determinando siempre dónde se

originan, cuál es el trámite que siguen y dónde se archivan o destruyen. (Secretaría de Relaciones

Exteriores, 2004)

b) Entrevista Directa:

Consiste básicamente en reunirse con una o varias personas, y cuestionarlas para obtener

información. Este medio permite adquirir información más completa, puesto que el entrevistador,

al tener una relación directa con el entrevistado puede, además de recibir respuestas, percibir

actitudes. (Secretaría de Relaciones Exteriores, 2004)

Para que la entrevista se desarrolle con éxito es conveniente observar los lineamientos siguientes:

· Tener claro el objetivo de la misma.

· Concertar previamente la cita.

· Verificar la información a través de otras fuentes.

· Aclarar todas las dudas que existan.

· Saber escuchar.

· No hay que criticar, sugerir cambios o aconsejar durante ella.

c) Observación de Campo:

Consiste en acudir al lugar u oficina en donde se desarrollan las actividades de los procedimientos

y observar atentamente todo lo que sucede alrededor; para ello, es necesario anotar todo lo que se

considere relevante; con esto es posible verificar o modificar la información recabada en las

entrevistas.

La observación de campo es muy importante, ya que permite definir y detectar con mayor precisión

los problemas, así como descubrir datos valiosos omitidos durante las entrevistas.

12

Independientemente de la técnica utilizada para la recolección de la información, es necesario

seguir todo el procedimiento; desde el principio, hasta el final, a través de todos los órganos o

personas que en él intervienen. (Secretaría de Relaciones Exteriores, 2004)

Análisis de la Información y Diseño del Procedimiento

Constituye una de las partes más importantes del estudio de procedimientos, consiste

fundamentalmente en estudiar cada uno de los elementos de información o grupos de datos que se

integraron durante la recolección de información, con el propósito de obtener un diagnóstico que

refleje la realidad operativa actual.

Para analizar la información recabada, es conveniente responder los cuestionamientos

fundamentales que se mencionan a continuación:

¿Qué trabajo se hace?

Se cuestiona el tipo de actividades que se realizan en la unidad administrativa y los resultados que

se obtienen de éstas.

¿Quién lo hace?

Son las unidades que intervienen en el procedimiento y el factor humano, ya sea como individuos o

como grupos, para la realización del trabajo.

¿Cómo se hace?

Se refiere a la secuencia de actividades que se realizan para cumplir con un trabajo o servicio

determinado.

¿Cuándo se hace?

Es la periodicidad con la que se realiza el trabajo, así como los horarios y tiempos requeridos para

obtener resultados o terminar una actividad.

¿Dónde se hace?

Se refiere a la ubicación geográfica y al domicilio de las oficinas.

13

¿Por qué se hace?

Busca la justificación de la existencia de ese trabajo o de su procedimiento; también se pretende

conocer los objetivos de las actividades que integran el procedimiento.

La descripción de cualquier procedimiento deberá hacerse “a detalle”, sin obviar elementos que

posteriormente pudieran repercutir en el análisis de la información e implique la realización de

nuevas consultas y/o mayores distracciones al personal en función.

La contestación a estos cuestionamientos, si bien implica disponibilidad de tiempo, es necesaria

para el análisis de la información por ello, es indispensable dirigir principalmente la investigación

a:

· La distribución que se hace de los documentos.

· El tipo de registros empleados.

· Los tipos de archivos (permanentemente o provisional).

· Las probables causas de demora.

· Los formatos o cédulas que se utilizan, su contenido, así como que parte o partes de las

mismas se llenan y en qué área lo hacen.

· Las claves de los formatos, cédulas u otros.

· La determinación que se requiere.

· Las firmas o autorizaciones necesarias.

Estas recomendaciones permiten una visión más clara del conjunto de las actividades.

Análisis del Procedimiento

Una vez que todas las actividades se han sometido al análisis correspondiente, y se considera que

es necesario mejorar o rediseñar un procedimiento, se deberá utilizar la técnica de los cinco puntos

que se presenta a continuación:

a. Eliminar

La primera y más importante preocupación de este método es eliminar todo lo que no sea

absolutamente necesario. Cualquier operación, cualquier paso, cualquier detalle que no sea

indispensable, deben ser eliminados.

14

b. Combinar

Si no puede eliminar algo, entonces el siguiente punto es combinar algún paso del procedimiento

con otro, a efecto de simplificar el trámite. Cuando se combina, generalmente se eliminan algunos

detalles, como un registro, una operación, etcétera.

c. Cambiar

En este punto debe revisarse si algún cambio que pueda hacerse en el orden, el lugar o la persona

que realiza una actividad, puede simplificar el trabajo. Los procedimientos pueden simplificarse

cambiando la secuencia de las operaciones, modificando o cambiando el lugar, o sustituyendo a la

persona que realiza determinada actividad.

d. Mejorar

Algunas veces es imposible eliminar, combinar o cambiar; en estas circunstancias el resultado más

práctico se logra mejorando el procedimiento; rediseñando una forma, un registro o un informe;

haciendo alguna mejoría al instrumento o equipo empleado, o encontrando un método mejor. Por

ejemplo: un sistema de archivo puede ser mejorado, no solamente si se eliminan, combinan o

cambian actividades de los procesos actuales, sino al sustituir el sistema actual de archivo de

documentos originales por un archivo de microfilmes, cuando el problema básico es el espacio

requerido o la seguridad de los originales.

e. Mantener

Consiste en conservar las actividades que como resultado del análisis, no fueron susceptibles de

eliminar, combinar, cambiar o mejorar.

Para aplicar esta técnica, es recomendable contar con un bosquejo de las actividades que componen

el procedimiento. (Secretaría de Relaciones Exteriores, 2004)

DEFINICIÓN Y UTILIDAD DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO

Los diagramas de flujo, también conocidos como fluxogramas, son una representación gráfica

mediante la cual se representan las distintas operaciones de que se compone un procedimiento o

parte de él, estableciendo su secuencia cronológica. Clasificándolos mediante símbolos según la

naturaleza de cada cual. (Palacios Echeverría, 1996). Es decir, son una mezcla de símbolos y

15

explicaciones que expresan secuencialmente los pasos de un proceso, de forma tal que este se

comprenda más fácilmente.

Esta herramienta es de gran utilidad para una organización, debido a que su uso contribuye en con

el desarrollo de una mejor gestión institucional, en aspectos como:

Muestran de manera global la composición de un proceso o procedimiento por lo que

favorecen su comprensión al mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano reconoce

fácilmente los dibujos.

Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto.

Permiten identificar problemas tales como cuellos de botella o posibles duplicidades que se

presentan durante el desarrollo de los procedimientos, así como las responsabilidades y los

puntos de decisión.

Facilitan a los funcionarios el análisis de los procedimientos, mostrando gráficamente

quién proporciona insumos o recursos y a quién van dirigidos.

Sirven como herramienta para capacitar a los nuevos funcionarios, y de apoyo cuando el

titular responsable del procedimiento se ausenta, de manera que otra persona pueda

reemplazarlo.

La creación del diagrama de flujo es una actividad que agrega valor, pues el proceso que

representa está disponible para ser analizado, no sólo por quienes lo llevan a cabo, sino

también por todas las partes interesadas que aportarán nuevas ideas para cambiarlo y

mejorarlo.

TIPOS DE DIAGRAMAS

Existen tres tipos de diagramas de flujo o fluxogramas:

a. Diagrama de flujo vertical

También denominado gráfico de análisis del proceso. Es un gráfico en donde existen columnas y

líneas. En las columnas están los símbolos (de operación, transporte, control, espera y archivo), el

espacio recorrido para la ejecución y el tiempo invertido, estas dos últimas son opcionales de

inclusión en el diagrama de flujo. En las líneas se destaca la secuencia de los pasos y se hace

referencia en cada paso a los funcionarios involucrados en la rutina. Este tipo de diagrama es

extremadamente útil para armar un procedimiento, ayudar en la capacitación del personal y

racionalizar el trabajo.

16

En él, el flujo y la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de

las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su

propósito. (Romero & Rodríguez, 2013)

A continuación un ejemplo:

Figura 1.1 Diagrama de flujo vertical

En: Disponible en URL: http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_flujo

b. Diagrama de flujo horizontal

En este diagrama de flujo se utilizan los mismos símbolos que en el diagrama de flujo vertical, sin

embargo la secuencia de información se presenta de forma horizontal. Este diagrama sirve para

destacar a las personas, unidades u organismos que participan en un determinado procedimiento o

rutina, y es bastante común que sea utilizado para visualizar las actividades y responsabilidades

asignadas a cada uno de estos actores y así poder comparar la distribución de tareas y racionalizar o

redistribuir el trabajo. Aunque su elaboración resulta más compleja que la del diagrama vertical,

este diagrama facilita la visualización de los sectores de una organización que intervienen en un

procedimiento determinado; además, permite una mejor y más rápida comprensión del

procedimiento por parte de los usuarios.

http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_flujo

17

En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha. (Romero & Rodríguez,

2013)


Figura 1.2 Diagrama de flujo horizontal

En: http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_flujo

c. Diagrama de flujo de bloques

Este es un diagrama de flujo que representa la rutina a través de una secuencia de bloques

encadenados entre sí, cada cual con su significado. Utiliza una simbología mucho más rica y

variada que los diagramas anteriores, y no se restringe a líneas y columnas preestablecidas en el

gráfico. Es una forma sencilla de representar un proceso mediante la utilización de bloques que

muestran paso a paso el desarrollo del mismo. (Romero & Rodríguez, 2013)


Figura 1.3 Diagrama de flujo de bloques

En: Disponible en URL: http://es.slideshare.net/prietocontreras/diagramas-de-flujo-de-bloques

18

SIMBOLOGÍA DE LOS FLUJOGRAMAS

El lenguaje gráfico de los diagramas de flujo está compuesto de símbolos, cada uno de ellos tiene

un significado diferente, lo que garantiza que tanto la interpretación como el análisis del diagrama

se realicen de forma clara y precisa. Asimismo, para asegurar la interpretación unívoca del

diagrama de flujo resulta necesario el diseño y escogencia de determinados símbolos a los que se

les confiera convencionalmente un significado preciso, así como definir reglas claras con respecto a

la aplicación de estos. (Caña, 2014)

Frecuentemente los símbolos que se utilizan para graficar flujogramas se someten a un proceso de

normalización, es decir, son diseñados para que su interpretación sea universal. Al normalizar o

estandarizar el uso de estos símbolos, se busca evitar que diferentes usuarios u organizaciones

hagan uso de sus propios símbolos para representar procesos Diagramas de flujo. (Caña, 2014)

No obstante, la simbología utilizada para la elaboración de diagramas de flujo es variable y es

escogida según criterio discrecional de cada institución. En este contexto, diversas organizaciones

se han establecido diferentes tipos de simbologías para graficar diagramas de flujo, siendo las más

reconocidas y utilizadas las siguientes:

Tabla 1.1 Simbología Diagramas de Flujo

SÍMBOLO SIGNIFICADO ¿PARA QUÉ SE UTILIZA?

ORIGEN Este símbolo sirve para identificar el paso previo

que da origen al proceso, este paso no forma en sí

parte del nuevo proceso.

OPERACIÓN Indica las principales fases del proceso, método o

procedimiento. Hay una operación cada vez que un

documento es cambiado intencionalmente en

cualquiera de sus características.

INSPECCIÓN

Indica cada vez que un documento o paso del

proceso se verifica, en términos de: la calidad,

cantidad o características. Es un paso de control

dentro del proceso.

TRANSPORTE Indica cada vez que un documento se mueve o

traslada a otra oficina y/o funcionario.

19

DEMORA

Indica cuando un documento o el proceso se

encuentra detenido, ya que se requiere la ejecución

de otra operación o el tiempo de respuesta es lento.

ALMACENAMIENTO Indica el depósito permanente de un documento o

información dentro de un archivo. También se

puede utilizar para guardar o proteger el documento

de un traslado no autorizado.

ALMACENAMIENTO

TEMPORAL

Indica el depósito temporal de un documento o

información dentro de un archivo, mientras se da

inicio el siguiente paso.

DECISIÓN Indica un punto dentro del flujo en que son posibles

varios caminos alternativos.

LÍNEAS DE FLUJO Conecta los símbolos señalando el orden en que se

deben realizar las distintas operaciones.

INICIO/ FIN Indica el inicio y el final del diagrama de flujo.

DOCUMENTO Representa cualquier tipo de documento que entra,

se utilice, se genere o salga del procedimiento.

DATOS Indica la salida y entrada de datos.

CONECTOR DE

PÁGINAS

Representa la continuidad del diagrama en otra

página. Representa una conexión o enlace con otra

hoja diferente en la que continua el diagrama de

flujo.

En: http://www.iso.org/iso/home.htm.

1.8.2. MARCO CONCEPTUAL

PROCESO

Según, un proceso se puede definir como una serie de actividades, acciones o eventos organizados

interrelacionados, orientadas a obtener un resultado específico y predeterminado, como

consecuencia del valor agregado que aporta cada una de las fases que se llevan a cabo en las

diferentes etapas por los responsables que desarrollan las funciones de acuerdo con su estructura

orgánica. (Chiavenato, 2001)

20

PROCEDIMIENTOS

Módulos homogéneos que especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un conjunto

ordenado de operaciones o actividades secuencialmente en relación con los responsables de la

ejecución, que deben cumplir políticas y normas señalando la duración y el flujo de documentos.

(Alvarez Torres, Manual para elaborar Manuales de Politicas y Procedimientos, 2006).

DIFERENCIA ENTRE PROCESO Y PROCEDIMIENTO

Al analizar las definiciones de proceso y procedimiento se encuentran algunas similitudes y

muchos autores utilizan indistintamente dichos términos, cuando se trata de manuales que orienten

la ejecución del trabajo, es más generalizado el uso de procedimientos, por razones de orden

jurídico, confirmado por la Constitución y las Leyes. En este instructivo para tener didácticos los

términos "proceso y procedimiento" se emplea en forma análoga, especialmente porque se está

describiendo el trabajo de una persona responsable y de allí se origina la descripción del Manual de

Funciones (Alvarez Torres, Manual para elaborar Manuales de Politicas y Procedimientos, 2006).

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El Manual de Procedimientos es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es un

documento instrumental de información detallado e integral, que contiene, en forma ordenada y

sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y

reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual y

colectivamente en una empresa, en todas sus áreas, secciones, departamentos y servicios.

(Instructivo para la elaboracion de los Manuales de Procedimientos y Funciones, 2013)

POLÍTICA

“Se define como la orientación, marco de referencia o directriz que rige las actuaciones en un

asunto determinado” (Maldonado, 2012).

NORMA

“Disposición de carácter obligatorio, específico y preciso que persigue un fin determinado

enmarcado dentro de una política” (Maldonado, 2012).

FORMATO O DOCUMENTO

“Instrumento que facilita el registro de la información necesaria para realizar los procedimientos

y/o para dejar evidencia de que éste se realizó de acuerdo a los lineamientos previamente

establecidos” (Ramonet, 2012).

21

ÁREA FINANCIERA

El Área Financiera está constituida por un conjunto de actividades tendientes a lograr los objetivos

de custodiar e invertir los valores y recursos de una empresa, a mantenerlos sistemas de

información adecuados para el control de activos y operaciones de dicha empresa ya proteger el

capital invertido. (Seguros Unidos S.A., 2014)

AGENTE DE SEGUROS

“Persona física o jurídica cuya actividad se refiere a la producción de seguros, conservación y

mantenimiento de una cartera”. (Seguros Unidos S.A., 2014)

BROKER

Sinónimo de agente libre o corredor de seguros. (Seguros Unidos S.A., 2014)

CÁLCULO DE LA PRIMA

Estudios estadísticos encaminados para fijar la prima que se aplica a ciertos riesgos. Su cálculo

conjunta el índice de siniestralidad (frecuencia más coste medio de los siniestros). Los índices de

gastos de administración y producción, reservas de corrección y de seguridad, más el beneficio del

asegurador. (Seguros Unidos S.A., 2014)

CONTRATO DE SEGURO

Hay contrato de seguro cuando el Asegurador se obliga mediante el pago de una prima o cotización

a resarcir un daño o cumplir la prestación convenida si ocurre el evento previsto. (Seguros Unidos

S.A., 2014)

FRAUDE

Cuando el asegurado ha participado en la ocurrencia del siniestro o exagerado sus consecuencias

con ánimo de lucrarse a través de la indemnización del asegurador. (Seguros Unidos S.A., 2014)

INVALIDEZ TOTAL Y PERMANENTE

Situación permanente en la que se encuentra quién, a resultas de una enfermedad o accidente, no

puede realizar por sí mismo las más esenciales tareas de la actividad humana, necesitando de otra

persona que le ayude. (Seguros Unidos S.A., 2014)

22

HURTO

“Toma de bienes designados en póliza contra la voluntad del asegurado, sin empleo de fuerza o

violencia en las cosas, ni intimidación ni violencia ejercida sobre las personas”. (Seguros Unidos

S.A., 2014)

INSPECCIÓN DEL RIESGO

Es una visita que se realiza al objeto del seguro, por parte del asegurador o la persona designada

por éste, con el propósito de verificar su existencia y el estado de conservación. Asimismo, para

verificar su correcta valoración a efectos de constituir la prima oportuna. (Seguros Unidos S.A.,

2014)

PERITO

Persona que por sus conocimientos técnicos se encarga de realizar análisis y comprobaciones

posteriores al siniestro. Con su intervención se establecen las circunstancias del mismo y el importe

a indemnizar. (Seguros Unidos S.A., 2014)

PÓLIZA

Es el instrumento probatorio por excelencia del contrato. Es aconsejable, antes de celebrarlo, leer

todas las cláusulas contenidas en el mismo para tener una información completa de sus términos y

condiciones. En él se reflejan las normas que de forma general, particular o especial regulan la

relación contractual convenida entre el Asegurador y el Asegurado. (Seguros Unidos S.A., 2014)

RIESGO

“Evento que puede producir daños en los bienes o en las personas. Probabilidad de ocurrencia de

un siniestro. Posibilidad de que la persona o bien asegurado sufra el siniestro previsto en las

condiciones de póliza”. (Seguros Unidos S.A., 2014)

1.9. HIPÓTESIS

Con el diseño y mejora de los procedimientos del Área Financiera de Seguros Unidos S.A. es

posible enfocarse en cada una de las actividades y minimizar los riesgos operativos, así de esta

manera obtener un mejor desempeño y eficiencia de los empleados, optimizando el tiempo.

Además se determinará una base sólida para la realización de las actividades propias de cada

responsable del área.

23

CAPÍTULO II

2. ANTECEDENTES GENERALES DE LA COMPAÑÍA DE SEGUROS Y

REASEGUROS SEGUROS UNIDOS S.A.

2.1. RESEÑA HISTÓRICA DE LA COMPAÑÍA DE SEGUROS Y REASEGUROS

SEGUROS UNIDOS S.A.

Commercial Union Assurance Company, una de las

principales compañías aseguradoras inglesas, se

estableció en Ecuador en el año de 1886,

constituyéndose como la aseguradora más antigua del

país. Esta compañía lideró el desarrollo del sector

asegurador ecuatoriano principalmente en los ramos de

seguros marítimos, incendio y transportes, mismos que anteriormente no habían sido considerados

como elementos de protección para enfrentar los grandes siniestros ocurridos en las diferentes

ciudades del país.

La captación de clientes durante sus 108 años en el Ecuador fue continua y permanente, ubicándose

siempre entre las principales compañías aseguradoras del país. Durante este periodo la Compañía

tuvo que enfrentar siniestros de grandes proporciones, el más antiguo fue el Gran Incendio de

Guayaquil, en el año 1896, en el que se destruyó gran parte del centro y norte de la ciudad .

En el año 1994 y debido a una decisión estratégica de la casa matriz de Commercial Union, se

comunica el retiro de la Compañía a nivel de toda Latinoamérica, ofreciendo abiertamente en venta

las operaciones en los distintos países. Esto generó un claro interés de varios grupos empresariales

en adquirir la compañía, principalmente motivados por el prestigio y la sólida estructura

organizacional con que disponía.

La compañía fue adquirida en 1994 por el Grupo Eljuri, uno de los grupos económicos más

importantes del Ecuador, quien convirtió su razón social a SEGUROS UNIDOS S. A. Desde ahí,

el desarrollo y crecimiento de la Compañía ha sido constante, manteniendo su participación en el

mercado, diseñando nuevos productos y enfrentando igualmente grandes siniestros, como el

incendio en Guayaquil de Jabonería Nacional, catalogado, en su momento, 1998, como el siniestro

más grande de la historia aseguradora ecuatoriana (US$ 15.3 millones), y el de Ecuatoriana de

Cerámica por US$1.2 millones, originado por la explosión del polvorín de la Brigada Galápagos en

Riobamba.

24

Seguros Unidos S.A. comenzó a operar en el país hace 123 años cuando una de las principales

aseguradoras inglesas, Commercial Unión, se estableció en Ecuador. En 1994 la compañía fue

adquirida por el Grupo Eljuri, comenzando a actuar en el mercado ecuatoriano bajo su actual

denominación. De acuerdo a cifras de la Superintendencia de Bancos y Seguros, ocupa el quinto

lugar en nivel de activos del sistema financiero. Seguros Unidos ofrece productos de seguros y

reaseguros, corporativos e individuales, en área como robo, incendio, transporte, vida, vehículos,

accidentes, entre otros.

Actualmente, al cierre del 2013, Seguros Unidos S.A. se ubica dentro de las diez aseguradoras más

grandes del Ecuador, con una producción global de US$ 61.4 millones, dentro de las tres

aseguradoras más grandes en vehículos, con US$ 33.5 y con una cartera superior a 42.000 clientes.

Tabla 2.1 Datos Generales de la Compañía Seguros Unidos S.A.

Nombre corporativo Seguros Unidos S.A.

Nombre comercial Seguros Unidos

Dirección

Av. 10 de Agosto N31-162 y Mariana de Jesús, Edificio

Metrocar, piso 2, Quito, Ecuador

Rafael Alberto Mateus Ponce

Gerente General

[email protected]

Cristian Garzón

Gerente de Finanzas

[email protected]

Katia Cabrera

Gerente de Operaciones

[email protected]

En: Gerencia General Seguros Unidos S.A

mailto:[email protected]



25

Tabla 2.2 Accionistas y Filiales

Grupo Eljuri Ecuador Accionista

Reaseguradora del Ecuador S.A. Seguros Ecuador Filial

En: Gerencia General Seguros Unidos S.A

Figura 2.1 Logos Seguros Unidos 1886-2015

En: Elaborado a partir de la página http://www.segurosunidos.ec/es/inicio

Seguros Unidos S.A. es una compañía Aseguradora de reconocida participación en el mercado

Ecuatoriano gracias a la calidad de sus productos, innovación de servicios y constancia en los esfuerzos

enfocados a satisfacer las necesidades de los clientes. La imagen y desarrollo responsable de la institución

garantizan seriedad en el cumplimiento de sus obligaciones… “siéntase seguro de trabajar con

nosotros”. (Seguros Unidos S.A., 2014)

¿A QUÉ GRUPO ECONÓMICO PERTENECE?

Seguros Unidos S.A. forma parte del Grupo Eljuri, este es uno de los grupos económicos más

sólidos e importantes en el país con más de 157 empresas que brindan sus servicios en los diversos

ámbitos del sector industrial, comercial y empresarial.

26

¿A QUÉ SE DEDICA SEGUROS UNIDOS?

Seguros Unidos S.A. es una empresa legalmente constituida con domicilio principal en la ciudad de

Quito y sucursales en Guayaquil y Cuenca. El objeto principal de la compañía es la venta de

pólizas de Seguros y Reaseguros.

Figura 2.2 Clientes


27

Figura 2.3 Reaseguradores

En: http://www.segurosunidos.ec/es/inicio

Figura 2.4 Producción Nacional

En: Seguros Unidos S.A.

28

Figura 2.5 Puntos de Atención a Nivel Nacional


2.2. UBICACIÓN DE LA COMPAÑÍA

MATRIZ QUITO

La oficina Matriz de la Compañía de Seguros y Reaseguros Seguros Unidos S.A. se encuentra

ubicada en la Av. 10 de Agosto N31-161 y Mariana de Jesús, edificio Metrocar 2do piso.

29

Figura 2.6 Ubicación de la Compañía Seguros Unidos-Quito

En: Elaborado a partir de la página http:// www.google.com.ec/maps?hl=es-419&tab=wl

30

2.3. ESTRUCTURA GENERAL DE LA EMPRESA

Figura 2.7 Organigrama Estructural - Año 2014

En: Proporcionado por la Compañía. Commercial Union 1994 (Seguros Unidos S.A)

El organigrama estructural de la Compañía de Seguros y Reaseguros Seguros Unidos S.A. en el

año 2015 ha sido actualizado acorde a las necesidades que la Compañía demanda; consta de una

estructura en la que se puede visualizar la jerarquía y el mando que existe y consta de:

1. Junta General de Accionistas

2. Directorio

31

3. Gerencia General

4. Gerencia Comercial

5. Gerencia Técnica

6. Gerencia Administrativa-Financiera

7. Gerencia de Reaseguros

8. Gerencia de Reclamos

9. Gerencia de Recursos Humanos

10. Gerencia de Sistemas

11. Gerencias Sucursales

12. Asesorías:

12.1 Comité de Retribuciones

12.2 Comité de Ética

12.3 Auditor Externo

12.4 Comité de Cumplimiento

12.5 Comité de Auditoría

12.6 Comité de Inversiones

12.7 Comité de Riesgos

12.8 Asesor Legal

12.9 Comité de Reclamos

12.10 Comité Técnico, Comercial y de Reaseguros

A continuación se presenta el Organigrama Estructural presentado a partir del mes de Septiembre

del 2014, con sus respectivas jerarquías y líneas de mando:

32

Figura 2.8 Organigrama Estructural - Año 2015

En: Proporcionado por la Compañía. Commercial Union 1994 (Seguros Unidos S.A)

Línea de asesoría

Línea de coordinación

SEGUROS UNIDOS S.A. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

JUNTA GENERAL DE

ACCIONISTAS

DIRECTORIO

UNIDAD DE

CUMPLIM IENTO

UNIDAD DE RIESGOS

COMITÉ DE ÉTICA

COMITÉ DE

RETRIBUCIONE

AUDITOR EXTERNO

ASESOR LEGAL

AUDITORIA INTERNACOMITÉ DE

CUMPLIMIENTO

COMITÉ DE RIESGOS

COMITÉ DE

INVERSIONES

COMITÉ DE AUDITORIA

GERENCIA GENERAL

GERENCIAS

SUCURSALES

COMITÉ DE RECLAMOS

GERENCIA

COMERCIALGERENCIA TÉCNICA

GERENCIA

ADM INISTRATIVA FINANCIERA

JEFE COMERCIAL JEFE TÉCNICO

DEPARTAMENTO DE

EM ISIONES

DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTO DE CARTERA Y COBRANZAS

EJECUTIVOS DE VENTAS

DEPARTAMENTO DE

TESORERIA

CAFETERIA

MANTENIM IENTO Y

LIMPIEZA

COORDINADOR NACIONAL DE VENTAS

EJECUTIVOS DE RENOVACIONES

EJECUTIVOS COMERCIALES

ASISTENTES DE VENTAS

JEFE BANCA SEGUROS Y MASIVOS (SCCA)

EJECUTIVOS Y AUXILIARES DE EMISIÓN

INSPECTOR DE RIESGOS

EJECUTIVOS DE AGENCIA

ASISTENTEADMINISTRATIVO

FINANCIERO

JEFE

ADM INISTRATIVO

CORDINADORTRIBUTARIO

EJECUTIVOS DE CARTERA Y COBRANZAS

RECAUDADOR

JEFE DE EMISIÓN

CONTADOR GENERAL

JEFE DE CARTERA Y COBRANZAS

CAJERO

AUXILIAR DE CAJA

JEFE DE TESORERIA

GERENCIA

DE RECURSOS HUMANOS

ASISTENTE DE

RECURSOS HUMANOS

GUARDIA

GERENCIA DE

REASEGUROS

DEPARTAMENTO DE

REASEGUROS

AUXILIARES DE

REASEGUROS

JEFE DE REASEGUROS

GERENCIA DE

RECLAMOS

COORDINADOR NACIONAL DE RECLAMOS DE VEHICULOS

JEFE DE RECLAMOS

COORDINADOR NACIONAL DE RECLAMOS DE RAMOS

GENERALES

EJECUTIVOS Y AUXILIARES DE RECLAMOS

DEPARTAMENTO DE

RECLAMOS

GERENCIA DE

SISTEMAS

ASISTENTES DE

MANTENIM IENTO

ASISTENTES DE

PROGRAMACIÓN

RESPONSABLE DE

PROVEDURIA

EFECUTIVO DE ACTIVOS FIJOS

COMITÉ TÉCNICO,

COMERCIAL Y DE REASEGUROS

MENSAJERIA

EJECUTIVOS Y AUXILIARES CONTABLES

ASISTENTE DE GERENCIA

RESPONSABLE DEL ARCHIVO GENERAL

AUXILIAR DE ARCHIVOGENERAL

RECEPCIÓN

SUCURSALES

33

2.4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONES GERENCIALES

El Gerente General al igual que cada uno de los Gerentes de Área cumple un rol muy importante en

la empresa, tanto en lo operativo, asesoría, dirección y apoyo, por lo cual se detalla a continuación

las funciones principales de las gerencias:

2.4.1. Gerencia General

Según escritura pública de reforma integral y codificación del estatuto social de la compañía

Seguros Unidos S.A., en la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, el día 4 de febrero del año dos

mil catorce, artículo trigésimo que habla de las atribuciones y deberes del gerente general se

describen a continuación las principales:

Ejercer la representación legal, judicial y extrajudicial de la compañía, en forma individual.

Cumplir y hacer cumplir las resoluciones e instrucciones de la Junta General de

Accionistas y del Directorio.

Suscribir conjuntamente con el presidente del directorio, los títulos acciones, los

certificados provisionales, así como las actas de la Junta General de Accionistas y las actas

de sesiones del directorio.

Llevar el libro de acciones y accionistas y demás libros sociales.

Presentar a la Junta General de Accionistas y al Directorio, dentro de los tres meses

posteriores a la terminación de cada ejercicio económico, el balance, el estado de pérdidas

y ganancias y su informe, así como la propuesta respecto a la información y creación de

reservas especiales o facultativas y la distribución y destino de las utilidades.

Presentar para aprobación del Directorio de la compañía, el presupuesto general y

operativo de cada año.

Será responsable en el ejercicio de sus funciones, por los resultados de la gestión técnica y

administrativa de la empresa.

Nombrar, contratar y remover legalmente, de acuerdo con la ley y las normas internas de la

empresa de seguros, a los gerentes, gerentes de sucursales y agencias, empleados,

funcionarios, trabajadores y asesores que fueren necesarios tanto para el quehacer interno

de la compañía, como para el cumplimiento de su objeto social, excepto aquellos que por

disposición legal o estatutaria deban ser asignados por otros órganos de Gobierno o de

Administración de la compañía.

Las demás que le impongan las disposiciones legales y el estatuto social. (Seguros Unidos

S.A, 2014, pág. 8).

34

2.4.2. Gerencia Administrativa Financiera

Supervisión y control del cumplimiento de las políticas financieras dictadas por el

Directorio y Gerente General de la compañía

Supervisión de la ejecución de trabajos contables y financieros generados en las áreas de la

compañía, al igual que el cumplimiento de los controles internos recomendados y su

aplicación en cada área.

Preparación, evaluación, cumplimiento y seguimiento del presupuesto anual, en base de la

información recabada de las diferentes áreas de la compañía.

Control de ingresos y egresos de dinero y valores de la compañía.

Preparación, control y evaluación del presupuesto de gastos de la compañía.

Control de inversiones y de sus rendimientos.

Evaluación y control de las cuentas pendientes de cobro por primas concedidas por la

compañía en la emisión de pólizas de seguros.

Control de valores por cobrar a reaseguradores, empresas relacionadas, funcionarios,

proveedores y otros que mantengan rubros pendientes con la compañía.

Evaluar la información contenida en los estados financieros y anexos, y recomendar ajustes

y correctivos tendientes a mejorar la gestión financiera, operativa y técnica de la compañía.

Controlar la generación de información y el pago oportuno de contribuciones, impuestos,

aportaciones, tasas y otros rubros de apoyo a la gestión gubernamental que esté regida para

las compañías de seguro.

Supervisión del adecuado funcionamiento del área financiera de las Sucursales. (Seguros

Unidos S.A, 2012, pág. 10).

2.4.3. Gerencia Comercial

Elaborar y aprobar con la Gerencia General el presupuesto anual de ventas de la compañía.

Control de la ejecución presupuestaria en la parte comercial, estableciendo los correctivos

a desviaciones que se pudieren presentar, en coordinación con las áreas involucradas.

Desarrollar planes de negocios conjuntos con los diferentes corredores de seguros o canales

de comercialización para el caso de seguros masivos

Realizar periódicamente comités comerciales con su equipo de trabajo, con el objetivo de

controlar los indicadores de gestión del departamento para garantizar el cumplimiento de

las metas propuestas.

35

Mantener periódicamente reuniones con los corredores de seguros, clientes y proveedores,

en función del cronograma establecido, para garantizar el cumplimiento de los objetivos de

ventas y desarrollo del plan de negocios.

Monitorear la siniestralidad de la cartera de clientes de la compañía y tomar correctivos

para posibles desviaciones

Dictar políticas comerciales en cuanto a selección de corredores, políticas de descuentos,

políticas de comisiones, políticas de incentivos, y demás relacionadas con el área y

verificar su cumplimiento.

Cotizar, negociar, aprobar las cotizaciones de los ejecutivos y seguimiento de los nuevos

negocios de la compañía.

Selección y aprobación de nuevos corredores de seguros para ampliar las relaciones

comerciales de la compañía.

Visitas periódicas y atenciones a corredores y clientes para mejorar las relaciones

comerciales. (Seguros Unidos S.A, 2012, pág. 11).

2.4.4. Gerencia Técnica

Dictar políticas de suscripción a nivel nacional y verificar su cumplimiento.

Presentar a la Superintendencia de Bancos y Seguros la información del área que sea

requerida por dicho ente de control.

Firmar las pólizas, endosos o renovaciones.

Asesorar y atender la renovación de pólizas de clientes importantes.

Coordinar las inspecciones de riesgo en los casos que considere necesario efectuarlas o

cuando los reaseguradores así lo soliciten.

Reforzar la labor del área de emisión tendiente al cumplimiento de toda nueva disposición

general de la aseguradora.

Controlar el resultado técnico de la aseguradora, el cumplimiento del presupuesto nacional

y por sucursal.

Presentar informes de producción, renovaciones, estadísticas por ramo, tasas promedio de

los ramos que se ha suscrito, y cualquier otro reporte solicitado por la Gerencia General.

Cotizar riesgos especiales en coordinación con la Gerencia General y/o Gerencia

Comercial, según los casos ameriten. (Seguros Unidos S.A, 2012, pág. 9).

36

2.4.5. Gerencia de Reaseguros

Controlar la correcta aplicación de las políticas dictadas por la compañía para la cesión y

aceptación de reaseguros en sus diferentes modalidades.

Coordinar con Gerencia General la cesión o aceptación de negocios bajo la modalidad de

coaseguro.

Asesorar a la Gerencia General, Gerencia Comercial y Gerencia Técnica respecto de la

adecuada suscripción de contratos de reaseguros en beneficio de los intereses de la

compañía.

Preparar anualmente la información relativa a estadísticas de producción, siniestralidad,

perfiles de riesgo, cúmulos de terremoto, etc., para el análisis conjunto con la Gerencia

General, Gerencia Comercial y Gerencia Técnica, a efectos de establecer la estructura de

los contratos a ser negociados, de forma directa o través de intermediarios de reaseguros.

Gestionar la colocación de reaseguros facultativos, emisión de las correspondientes

órdenes en firme, y posterior seguimiento de la confirmación por parte del reasegurador.

Coordinar el ingreso de las condiciones de reaseguro en el sistema para la distribución

automática tanto en producción como en reservas de siniestros y siniestros pagados.

Revisar la distribución tanto de la producción pagada, siniestros pagados y reservas

correspondientes a cada mes, en función de los términos de reaseguros previamente

pactados, de acuerdo con los reportes emitidos en el departamento.

Coordinar con las áreas de siniestros, emisiones y contabilidad los cierres mensuales.

(Seguros Unidos S.A, 2013, pág. 14).

2.4.6. Gerencia de Reclamos

Administrar el departamento de reclamos, garantizando la operación mediante la

disponibilidad de todos los recursos y herramientas necesarias; mismas que serán utilizados

de manera racional.

Supervisar y coordinar las operaciones del departamento mediante un Sistema de Gestión

Integral, que mida todo el proceso y a todos los actores.

Elaborar informes mensuales con los resultados de la gestión en todos los ramos al Comité

de Reclamos, en los que se incluya un análisis del riesgo de desviación; e información

sobre estadísticas de consultas y reclamos planteados por los usuarios de servicios de

seguros.

Realizar negociaciones con proveedores, previo al conocimiento y autorización del Comité

de Reclamos. Todas las negociaciones deberán ser enfocadas a reducir la exposición a

37

riesgos detectados en la gestión de reclamos; el costo de los servicios deberá ser financiada

por la reducción de las pérdidas. (Costo – Beneficio).

Capacitar al personal periódicamente garantizando el análisis de los reclamos con

argumentos fundamentados en los principios y las buenas prácticas de seguros.

Intervenir en las operaciones directamente cuando la cuantía de los reclamos supere los

montos de autorización del resto de funcionarios y colaboradores o cuando se requiera la

resolución de conflictos.

Vigilar que la siniestralidad este conforme al mercado.

No exceder, la siniestralidad mínimas establecidas en los contratos de reaseguros.

Vigilar que se cumplan las condiciones específicas en los contratos de reaseguros

facultativos. (Seguros Unidos S.A, 2013, pág. 13).

2.4.7. Gerencia de Recursos Humanos

Administrar eficientemente el talento humano de la institución;

Cumplir y hacer cumplir el Código de Trabajo, el Reglamento Interno, Código de Ética y

de conducta y demás normas legales aplicables;

Participar como miembro en los comités establecidos en las disposiciones legales y

reglamentarias vigentes;

Dirigir la elaboración de los presupuestos de gastos de personal de la entidad;

Suministrar el recurso humano que requieren las diferentes áreas organizacionales de la

Empresa, previa aplicación de procesos y políticas de selección;

Dirigir la realización de estudios orientados a mejorar la administración del talento humano

y dotar del personal idóneo a las diferentes unidades administrativas, para procurar su

normal y correcto funcionamiento;

Administrar las pólizas de seguros contratadas para el personal de la aseguradora

Coordinar el trámite de la contratación de personal dentro de las políticas y

normas de la compañía, así como de la ley laboral.

Coordinar la elaboración del programa de inducción, dirigido a los nuevos empleados de

Seguros Unidos S.A. (Seguros Unidos S.A, 2013, pág. 12).

2.4.8. Gerencia de Sistemas

Planificar, dirigir, supervisar, controlar y mantener la operatividad de la red informática a

nivel nacional, a través de estrategias y controles tecnológicos; así como también velar por

38

la seguridad de los datos e información y proveer de herramientas informáticas a las

demás áreas de la empresa a fin de facilitar la gestión de cada área.

Reportar a los gerentes sobre el progreso en los proyectos de desarrollo del departamento,

la utilización de recursos y el desempeño de la producción.

Elaborar informes mensuales a la Gerencia General sobre nuevos proyectos y los

requerimientos atendidos por el departamento.

Dirigir en forma administrativa y técnica todas las actividades relacionadas con la gestión

de datos de la empresa.

Supervisar la selección de proveedores.

Seleccionar software y hardware, para la empresa.

Planificar y controlar el mantenimiento de los equipos.

Proporcionar soporte técnico en cierres mensuales y anuales.

Administrar las comunicaciones a nivel nacional.

Desarrollar e Implementar herramientas para la obtención de estructuras para la SBS, UAF

de acuerdo a los parámetros establecidos por las entidades.

Desarrollar requerimientos para los usuarios de los sistemas de información.

Controlar los respaldos de los sistemas de información computarizados actuales. (Seguros

Unidos S.A, 2013, pág. 12).

2.5. BASE LEGAL DE LA COMPAÑÍA

Según la RESOLUCIÓN No. 94-376-S.

de la Superintendencia de Bancos dice

que mediante escritura pública otorgada

el 18 de octubre de 1994, ante el Notario

Décimo Primero del Cantón Quito, doctor

Rubén Darío Espinosa, se constituyó la

Compañía de Seguros Unidos del Austro

Sociedad Anónima.

El Sr. Doctor José Rumazo Arcos, en su

calidad de abogado patrocinador,

debidamente autorizado por los socios fundadores de la citada aseguradora, Commercial Union

Assurance Co. y José Rumazo Arcos, solicitaron la aprobación de la constitución de la precitada

compañía, habiendo para el efecto presentado a la Superintendencia de Bancos, tres copias

certificadas de la referida escritura pública.

39

La compañía tiene por objeto la celebración y ejecución de toda clase de contratos de seguros

generales, reaseguros, fianza de cumplimiento y de fidelidad y demás contratos de seguros

permitidos por la legislación y las autoridades ecuatorianas.

La Compañía de Seguros Unidos del Austro Sociedad Anónima, domiciliada en la ciudad de Quito,

se constituyó con un capital suscrito y pagado de S/. 500´000.000.00 (Quinientos millones de sucre

00/100), dividido en cinco millones de acciones nominativas y ordinarias de cien sucres cada una.

En la RESOLUCIÓN No. 95-508-S. de la

Superintendencia de Bancos se manifiesta que

el señor Andrés Cordovéz Dávalos, Gerente

General de SEGUROS UNIDOS DEL

AUSTRO SOCIEDAD ANÓNIMA,

debidamente autorizado por la junta general

extraordinaria universal de accionistas,

celebrada el 12 de octubre de 1995, ha otorgado

ante el Notario Vigésimo del cantón Quito, el 12 de diciembre de 1995, una escritura pública de

cambio de denominación y la consiguiente reforma del estatuto social de la mencionada compañía.

En los términos de la escritura pública de 12 de diciembre de 1995 se autoriza el cambio de

denominación de SEGUROS UNIDOS DEL AUSTRO S.A., por SEGUROS UNIDOS S.A., y la

consiguiente reforma del estatuto social.

Tabla 2.3 Accionistas

TITULAR

NACIONALIDAD

N° DE ACCIONES

PARTICIPACIONES

100%

Constructora San Gregorio

Ecuatoriana

5’665,892.00

99.99%

Constructora San Jorge

Ecuatoriana

176.00

0.01%

En: Archivo de la Compañía de Seguros Unidos S.A.

40

DIRECTORES

En la Junta General Extraordinaria Universal celebrada el 1 de abril del 2015, correspondiente al

ejercicio económico 2014, se designaron los vocales principales y suplentes que conformaran el

directorio, quedando así:

Señor Juan Eljuri Antón PRESIDENTE EJECUTIVO

PRIMER VOCAL

Economista Jorge Eljuri Antón SEGUNDO VOCAL

Señor Juan Pablo Eljuri Vintimilla TERCER VOCAL

Ramón Yu Lee Changuen CUARTO VOCAL

Doctor Fernando Arteaga Tamariz QUINTO VOCAL

VOCALES SUPLENTES

Señor Jorge Juan Eljuri Jerves PRIMER VOCAL

Ricardo Rosales Salvador SEGUNDO VOCAL

Diego Tamariz Serrano TERCER VOCAL

Economista Esteban Díaz Heredia CUARTO VOCAL

Señor Edmundo Cadena Dongilio QUINTO VOCAL

Señor Rafael Mateus Ponce SECRETARIO

PERSONAL QUE LABORA EN LA COMPAÑÍA DE SEGUROS Y REASEGUROS

SEGUROS UNIDOS S.A. A NIVEL NACIONAL-2015

A continuación se detalla el personal que labora actualmente en la Compañía Seguros Unidos

S.A.:

Tabla 2.4 Personal Seguros Unidos a Nivel Nacional

QUITO 73 empleados

GUAYAQUIL 22 empleados

CUENCA 16 empleados

TOTAL A NIVEL NACIONAL 111 empleados

En: Recursos Humanos Seguros Unidos

La Compañía Seguros Unidos S.A. actualmente está conformada por 111 empleados a nivel

nacional, incluyendo entre ellos contrataciones temporales (pasantes) y personal discapacitado.

41

2.6. MISIÓN

"Somos una sólida compañía aseguradora ecuatoriana con más de un siglo de presencia en el

mercado, protegiendo el patrimonio de nuestros clientes, con vocación de servicio, innovación y

profesionalismo, generando valor para nuestros colaboradores, los accionistas y la sociedad".

2.7. VISIÓN

Ser líderes en el mercado asegurador, ofreciendo elevados estándares de servicio y calidad; con la

adecuada estructura tecnológica, talento humano calificado y comprometido en satisfacer las

necesidades de nuestros clientes, con productos competitivos e innovadores.

2.8. VALORES

Transparencia

Profesionalismo

Ética

Seriedad

Justicia

Respeto

Hacia nosotros, a nuestros clientes, colegas y la sociedad.

Honestidad

A todo prueba, en lo pequeño y en lo grande.

Responsabilidad

Cumpliendo nuestros compromisos y nuestra palabra.

Pro actividad

Iniciativas personales para lograr que las cosas ocurran.

2.9. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

2.9.1. FINANCIEROS

Incrementar la rentabilidad operacional de la compañía del 6,9% al 10%.

Alcanzar una producción de 74MM.

Reducir la siniestralidad global de la compañía a máximo el 50% y a máximo el 65% en el

ramo de vehículos.

42

Disminuir la cartera vencida en 25 puntos porcentuales.

2.9.2. PROCESOS

Lograr un costo promedio por gestión de reclamos de vehículos de U$ 1,900.

Optimizar y formalizar los procesos de la compañía orientándolos al servicio del cliente.

Identificar y mitigar los riesgos críticos de la compañía.

Adaptar la organización para cumplir eficazmente con las nuevas normativas y regulaciones

emitidas por los organismos de control.

2.9.3. CLIENTES

Llegar a un índice de renovación global de la compañía superior al 60%.

Lograr una participación de la producción fuera del grupo que represente al menos el 25% del

total del portafolio.

Alcanzar un índice de satisfacción de clientes del 80% en todos los ámbitos de interacción con

la compañía.

Lograr una facturación de 10MM en el segmento de personas.

Alcanzar una participación de al menos el 5% de la producción total en nuevas plazas no

explotadas por la compañía.

2.9.4. APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO

1. Fortalecer la estructura tecnológica que permita satisfacer las necesidades del cliente y el

crecimiento del negocio.

2. Contar con personal preparado y comprometido.

3. Mejorar el clima laboral.

4. Mejorar la estructura física de la empresa.

2.9.5. CULTURA EMPRESARIAL

Superación de las expectativas del cliente.

Solidaridad con nuestros colegas de trabajo.

Compromiso con los resultados de la empresa.

Dar lo mejor de nosotros corriendo la milla extra.

Tareas bien hechas y de calidad.

43

Gestión en base a procesos y estándares de desempeño.

Toma de decisiones conscientes asumiendo responsabilidades y riesgos.

2.10. INDICADORES FINANCIEROS

Los indicadores financieros forman un papel fundamental dentro de una organización, actualmente

las compañías aseguradoras deben regirse por la Ley de Seguros de la Superintendencia de

Bancos y Seguros, misma que indica que las compañías aseguradoras deben publicar

mensualmente sus indicadores técnicos financieros en su portal, todo esto para conocer la situación

interna del sistema asegurador y poder comparar su situación con otras compañías del sector.

También, a fin de que la población pueda hacer uso de los beneficios que brindan los seguros

privados, el Estado a través de la Superintendencia de Bancos y Seguros, implementaron una

metodología de calificación para este tipo de compañías, misma que puede tener acceso el público

en general, para de esta manera disminuir la incertidumbre de las personas que quieren acceder al

aseguramiento.

A continuación el detalle de los indicadores financieros de la Compañía de Seguros Unidos S.A.:

44

Tabla 2.5 Indicadores Financieros

Siniestralidad

Global Técnica

Prima neta

recibida/

Siniestros

pagados

SISEGerencia de

ReclamosMáx 50%

Siniestralidad en

Vehículos

Prima neta

recibida

vehículos/

Siniestros

pagados

vehículos

SISEGerencia de

ReclamosMáx 65%

3.700.000,00

(Producción en

nuevas plazas/

Producción

total)*100

SISEGerencia

Comercial

Alcanzar una participación de al

menos el 5% de la producción

total en nuevas plazas no

explotadas por la compañía al

cierre de 2015

Mix de participación

Sumatoria de

producción en

ramos

establecidos

SISEGerencia

Comercial 10.000.000,00

80%

Lograr una facturacion de 10MM

en el segmento de personas al

cierre de 2015

Producciónn en

Vida, Vida

Deudores,

Asistencia Médica y

Accidentes

Personakes

Encuesta de

Satisfacción

Gerencia

Comercial

Alcanzar un índice de satisfacción

de clientes del 80% en todos los

ámbitos de interacción con la

compañía

ISC

(Producción

fuera de Grupo/

Producción

Total)*100

SISEGerencia

Comercial25%

65%

Lograr una participación de la

producción fuera del grupo que

represente al menos el 25% del

total del portafolio al cierre de

2015

Mix de Producción

Número de

Pólizas

renovadas/

Número de

pólizas por

vencer

SISEGerencia

Comercial

31%

CLIENTES/

MERCADOS

Llegar a un índice de renovación

global de la compañía superior al

60% al cierre del 2015

Indice de

Renovación

Cartera vencida

/ Total de

Cartera

SISEGerencia

Financiera

SISEGerencia

Comercial 74.000.000,00

Disminuir la cartera vencida en 25

puntos porcentuales a finales del

2015

Indice de Cartera

Vencida

10%

Alcanzar una producción de

74MM al cierre de 2015Prima Neta

Prima suscrita -

Anulaciones -

Cancelaciones

META 2015

FINANCIERA

Incrementar la rentabilidad

operacional de la compañía del

6,9% al 10% a final del 2015

Rentabilidad

Operacional

Utilidad Neta /

Prima Neta

Recibida

SISEGerencia

Financiera

INDICADORES DE DESEMPEÑO

OBJETIVOSINDICADORES DE

DESEMPEÑO KPI´S

FORMULA DE

CÁLCULO

FUENTE DE

INFORMACION

RESPONSABLE

DE GESTION

45

(Continúa)

En: Área Financiera de la Compañía de Seguros Unidos

Indice de rotación

de personal

Número de

salidas de

personal / total

de personal

RRHHGerente de

RRHH5%

% avance% avance RRHHGerencia

Financiera

Mejorar la estructura física de la

empresa.

Indice de

cumplimiento del

plan de mejora

física y

Encuesta de

Clima LaboralRRHH

Gerente de

RRHH80%

80%

Mejorar el clima laboral.Indice de Clima

Laboral

Nivel de

cumplimiento de

perfiles

Número de

personas que

cumplen perfil /

total de

personal

RRHHGerente de

RRHH

Contar con personal preparado y

comprometido.

% avance SistemasGerente de

SistemasTBD

TBD

Fortalecer la estructura

tecnológica que permita satisfacer

las necesidades del cliente y el

crecimiento del negocio.

Indice de

cumplimiento del

plan de

Fortalecimiento

Tecnlógico

% avance Control InternoArea de

Riesgos

50%

Adaptar la organización para

cumplir eficazmente con las

nuevas normativas y regulaciones

emitidas por los organismos de

control.

Total de

Riesgos

Mitigados/Total

de Riesgos

Identificados

Control InternoArea de

Riesgos

Control InternoArea de

Riesgos100%

Identificar y mitigar los riesgos

criticos de la compañía en los

próximos tres años.

Tasa de mitigación

de riesgos

máx U$ 1,900

Optimizar y formalizar los

procesos de la compañía

orientandolos al servicio del

cliente en los próximos tres años,

para lograr estándares de servicio

Tasa de

optimización de

procesos

Número de

procesos

optimizados /

total de

procesos de la

empresa

Monto de

siniestros

pagados en

perdidas

parciales /

cantidad de

reclamos en

pérdidas

parciales

SISEGerencia de

Reclamos

PROCESOS

Lograr un costo promedio por

gestión de reclamos de vehículos

de U$ 1,900 hasta el año 2015

Reclamo promedio

de pérdidas

parciales

META 2015

INDICADORES DE DESEMPEÑO

OBJETIVOSINDICADORES DE

DESEMPEÑO KPI´S

FORMULA DE

CÁLCULO

FUENTE DE

INFORMACION

RESPONSABLE

DE GESTION

46

2.11. ANÁLISIS FODA

Tabla 2.6 Fortalezas y Debilidades

FORTALEZAS DEBILIDADES COMERCIALES DEBILIDADES ORGANIZACIONALES

DEBILIDADES OPERATIVAS Y

TECNOLÓGICAS

Capacidad financiera de la compañía Inexistencia de Plan de continuidad del negocio.Falta de liderazgo de la unidad de Recursos Humanos en

la toma de decisiones.

Falta de políticas y procedimientos e incumplimiento

de las existentes.

Apoyo y liderazgo del Equipo Gerencial Dificultad de negociación con los talleres en la reparación

de los vehículos.Excesiva rotación de personal.

Procesos internos fragmentados, no integrados y sin

orientación al cliente.

Pertenecer a un importante grupo económico del país Insuficiente control de recuperos y salvamentos.No existe política salarial acorde a la realidad del

mercado asegurador.

Control interno en el manejo de información y

archivo.

Posicionamiento en el mercado Baja atención de Servicio al Cliente. Falta de sistema de control de gestión integral. •Falta de aprovechamiento del sistema SISE.

Alianzas estratégicas con instituciones financieras Ineficiente de gestión de marketing.Alta concentración en la toma de decisiones por parte de

Presidencia.

•Falta reportes de información gerenciales e

indicadores de gestión.

Importante participación en el segmento de vehículos

en el mercado asegurador

Carencia de gestión de siniestros, tanto en atención,

registro y pagos.No contar con un Directorio participativo.

•Fallas en redes de comunicación y conectividad de

sistemas.

Respaldo de Reaseguradores de primer nivel •Falta de actualización de sistemas.

Capital Humano capacitado

Empresa de puertas abiertas

47

Tabla 2.7 Oportunidades y Amenazas

OPORTUNIDADES AMENAZAS

•Explotación de nuevas plazas potenciales •Perdida de renovaciones por falta de controles

•Desarrollo nuevos productos y servicios con valores agregados. •Baja efectividad de renovación gestionada por Acosaustro.

•Explotación de canales del grupo como Concesionarios y Tiendas Retail•Ingreso de multinacionales con condiciones comerciales muy

competitivas y altos estándares de servicio.

•Desarrollo de segmento de personas apalancado en grupo de empleados

de empresas.•Grandes capacidades de suscripción de compañías multinacionales.

•Aprovechamiento de la participación de Grupo en el sector automotriz. •Desaceleración del crecimiento del mercado automotor.

•Importante potencial de negocios en Corredores no explotados.•Imposición de condiciones por empresas del grupo (Talleres,

asegurado, morosidad, pagos comerciales ).

•Captación de negocios a aseguradora multinacionales. •Nuevas regulaciones y normatividad en el mercado asegurador.

•Predisposición de compañías de reaseguros para desarrollo de nuevos

productos y captación de referidos

•Deserción de corredores actuales de Seguros Unidos por mejores

condiciones comerciales y de servicio

Fusiones o adquisiciones de compañías de seguros que no podrán

sostenerse en el mercado.

48

2.12. RELACIONES CON LAS ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO

SUPERINTENDENCIA DE BANCOS Y SEGUROS DEL ECUADOR (SBS)

La Superintendencia de Bancos y Seguros del Ecuador es un organismo técnico, con autonomía

administrativa, económica y financiera, cuyo objetivo principal es vigilar y controlar con

transparencia y eficacia a las instituciones de los sistemas financieros y de seguridad social, a fin de

que las actividades económicas y los servicios que prestan se sujeten a la ley y atiendan al interés

general. Asimismo, busca contribuir a la profundización del mercado a través del acceso de los

usuarios a los servicios financieros, como aporte al desarrollo económico y social del país.

(Superintendencia de Bancos y Seguros SBS, 2015)

UNIDAD DE ANÁLISIS FINANCIERO-UAF

La Unidad de Análisis Financiero-UAF, es el órgano operativo del Consejo Nacional Contra el

Lavado de Activos, y está conformado por la Dirección General, la Subdirección y los

departamentos técnicos especializados, cuyas funciones y atribuciones estarán determinadas en el

Estatuto Orgánico por Procesos de la Unidad de Análisis Financiero-UAF. (Liderazgo Capacitación

y Consultoría, 2013)

GRUPO DE ACCIÓN FINANCIERA INTERNACIONAL (GAFI)

El Grupo de Acción Financiera Internacional sobre el Blanqueo de Capitales (GAFI) es un

organismo intergubernamental cuyo propósito es elaborar y promover medidas para combatir el

blanqueo de capitales, proceso consistente en ocultar el origen ilegal de productos de naturaleza

criminal. Estas medidas intentan impedir que dichos productos se utilicen en actividades delictivas

futuras y que afecten a las actividades económicas lícitas. (Administrador Financiero, 2015)

49

SERVICIO DE RENTAS INTERNAS

Es una entidad técnica y autónoma que tiene la responsabilidad de recaudar los tributos internos

establecidos por Ley mediante la aplicación de la normativa vigente. Su finalidad es la de

consolidar la cultura tributaria en el país, a efectos de incrementar sostenidamente el cumplimiento

voluntario de las obligaciones tributarias por parte de los contribuyentes.

El Servicio de Rentas Internas tiene como propósito difundir y capacitar a los contribuyentes con

las obligaciones tributarias, atender y solucionar peticiones reclamos y consultas. (Servicio de

Rentas Internas SRI, 2015)

INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL

Es una entidad, cuya organización y funcionamiento se fundamenta en los principios de

solidaridad, obligatoriedad, universalidad, equidad, eficiencia, subsidiaridad y suficiencia. Se

encarga de aplicar el Sistema del Seguro General Obligatorio que forma parte del sistema nacional

de Seguridad Social, que administra y controla el aporte de los empleados, fondo de reserva, fondos

de cesantía, montepío y las correspondientes jubilaciones patronales. (Instituto Ecuatoriano de

Seguridad Social IESS, 2015)

CÁMARA DE COMERCIO DE QUITO

“Promover el comercio, con visión nacional, defendiendo una economía libre, solidaria y

competitiva, representando los intereses de todos sus socios, brindando servicios de calidad y

desarrollando propuestas y acciones que contribuyan al progreso de Quito y del país”. (Cámara de

Comercio de Quito, 2015)

50

CAPÍTULO III

3. ANÁLISIS SITUACIONAL DE LA COMPAÑÍA DE SEGUROS Y REASEGUROS

SEGUROS UNIDOS S.A.

3.1. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN

Es necesario atender las necesidades de la Compañía de Seguros y Reaseguros Seguros Unidos

S.A. de conformidad con la normativa que sobre gestión de riesgos emitió el Organismo

Controlador.

Mediante Resolución No. JB-2011-2066 de 29 de noviembre del 2011, la Superintendencia de

Bancos y Seguros dispuso que las empresas de seguros establezcan esquemas eficientes y

efectivos de administración y control de todos los riesgos a los que se encuentran expuestas en

el desarrollo del negocio, conforme su objeto social.

Esta documentación forma parte del proceso de estudio y desarrollo de un sistema de evaluación y

gestión de riesgos para la compañía de seguros debido a las exigencias de la Superintendencia de

Bancos y Seguros, esta exigencia demanda el desarrollo de procedimientos y actividades a seguir

en cada una de las Áreas de la Aseguradora; pero puesto que el desarrollo de dichos procedimientos

de cada Área de la Compañía Aseguradora demanda mucho tiempo, me dedicaré a realizar el

análisis, estudio y desarrollo de los procedimientos del Área Financiera, específicamente.

En resumen, recogeremos las herramientas necesarias para el proceso de estudio de los

procedimientos de la gestión de los riesgos del Área Financiera de la entidad. Previamente a su

implementación, el Comité de Administración de riesgos involucrará a toda la organización los

procesos a seguir.

El tamaño, complejidad, sector, cultura, estilo de gestión y otras características específicas de la

entidad han afectado el modo de implementar los conceptos y principios seguidos de la manera más

eficaz y eficiente posible. Puesto que la entidad ya venía aplicando procesos internos de gestión de

riesgos, por lo que aplicaremos la experiencia propia para determinar los puntos en común a toda la

organización.

A continuación, se proporciona una breve descripción del esquema a seguir por la entidad, misma

que conseguirá completar con éxito la implementación de la gestión de los riesgos:

51

DISEÑO DEFINITIVO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE RIESGOS

El sistema de evaluación y gestión de riesgos de la compañía de seguros contiene los siguientes

objetivos:

1. Analizar y enfrentar el riesgo en forma sistemática y permanente, identificando los

factores de riesgo y su exposición; y, cuantificando su posible efecto en la solvencia.

2. Anticipar tempranamente situaciones que afecten la viabilidad de la entidad,

disminuyendo su probabilidad de insolvencia.

3. Establecer políticas sobre asunción de riesgos.

4. Proveer información para la toma de decisiones, que permita a la entidad reaccionar

rápidamente a cambios del entorno en que se desarrollan los negocios.

5. Disminuir la variabilidad de los resultados.

Todo el proceso de evaluación y gestión de riesgos del Área Financiera de la compañía de seguros

constará del diseño de procedimientos a seguir, que abarcarán las estrategias, políticas, procesos, y

las metodologías de cada uno de los riesgos de dicha compañía y que serán sometidos a aprobación

del directorio y difundidos a todo el personal de la compañía.

Estos objetivos pueden estar relacionados con diferentes actividades de la organización, desde

iniciativas estratégicas hasta sus operaciones, procesos y proyectos, y se reflejan en términos

sociales, ambientales, tecnológicos, de seguridad y relacionados con la seguridad, comerciales,

financieros y de medidas económicas, así como de impactos sociales, culturales, políticos y de

reputación.

La gestión del riesgo incluye la aplicación de métodos lógicos y sistemáticos para:

Comunicar y consultar a lo largo de este proceso.

Establecer del contexto para la identificación, análisis, evaluación, tratamiento del riesgo

asociado con cualquier actividad, proceso, función o producto.

Realizar el seguimiento y revisar los riesgos.

Informar y registrar los resultados de manera apropiada.

El proceso de gestión de riesgos comienza con la identificación y análisis de los riesgos de la

entidad y sigue con la reducción, asunción, transferencia o retención y financiación de los riesgos

económicos y sociales. Esta metodología permitirá identificar, analizar y evaluar los riesgos,

minimizarlos, controlarlos y hacer un tratamiento financiero de los mismos.

52

El buen gobierno de la sociedad en general, exige el establecimiento de una gestión de riesgos

interna adecuada que permita a la dirección de la entidad la toma de decisiones. El establecimiento

de controles sobre la estabilidad y solvencia exige la capacidad de las entidades para establecer

modelos dinámicos que permitan evaluar la situación de la misma ante la concreción de

determinados riesgos desfavorables.

Esta metodología está prevista para satisfacer las necesidades de una amplia gama de partes

partícipes en la aseguradora, incluyendo:

a) Las personas responsables de desarrollar la política de gestión del riesgo dentro de la

entidad.

b) Las personas encargadas de asegurar que el riesgo se gestiona de manera efectiva dentro de

la entidad, considerada en su totalidad o dentro de un área, proyecto o actividad

específicos.

c) Las personas que necesitan evaluar la efectividad de una organización en materia de

gestionar el riesgo.

d) Las personas que desarrollan normas, guías, procedimientos y códigos de buenas prácticas

que, en su totalidad o en parte, determinan cómo se debe tratar el riesgo dentro del contexto

específico de estos documentos.

Las prácticas y los procesos actuales de la entidad incluyen componentes de gestión del riesgo, por

lo que, llevaremos a cabo una revisión crítica de sus prácticas y procesos existentes mediante el

análisis y revisión de los manuales y procesos actualmente aplicables en la entidad.

Como quiera que el artículo 1. De la Resolución 2012 – 2248 hace referencia al deber de las

entidades aseguradoras de contar con un esquema de Administración Integral de Riesgos, que el

artículo sexto señala la necesidad de contar con Políticas sujetas a la aprobación del directorio y la

gerencia y que el artículo noveno hace referencia al deber de contar con un sistema de Control

Interno, la aseguradora ha optado por diseñar su Sistema Integral de Administración de Riesgos, a

partir de la integración de los siguientes elementos:

A. Gobernabilidad Corporativa.

B. Gestión de Riesgos.

C. Control Interno.

El estado actual del Sistema de Gobernabilidad Corporativa es el siguiente:

La compañía cuenta con los siguientes documentos:

53

• Estatuto

• Código de Gobernabilidad Corporativa

• Código de Ética

• Manual de Prevención de Lavado de Activos y Financiación de Delitos

• Manual de Riesgos

Se ha verificado que cada uno de los documentos anteriores se ajusta a las disposiciones

normativas adoptadas por la Junta Bancaria.

Igualmente, se constituyeron los siguientes Comités:

• Comité de Cumplimiento.

• Comité de Administración Integral de Riesgos.

• Comité de Ética.

• Comité de Retribuciones.

Cada uno de los comités cuenta con su correspondiente reglamento de funcionamiento.

De manera voluntaria, las diversas áreas de la Compañía vienen adoptando sus propios manuales

de funcionamiento.

El cuadro siguiente muestra las relaciones entre los principios para gestionar el riesgo de la entidad,

la estructura organizacional en la que se produce y el proceso de gestión del riesgo:

54

Figura 3.1 Relaciones entre los Principios de Gestión del Riesgo, la Estructura Organizacional y el Proceso

a) Crea valor.

b) Está integrada en los

procesos de la

aseguradora.

c) Forma parte de la toma

de decisiones.

d) Trata explícitamente la

incertidumbre.

e) Es sistemática,

estructurada y adecuada.

f) Está basada en la mejor

información disponible.

g) Está hecha a medida.

h) Tiene en cuenta factores

humanos y culturales.

i) Es transparente e

inclusiva.

j) Es dinámica, iterativa y

sensible al cambio.

k) Facilita la mejora

continua de la

aseguradora.

Principios

Compromiso de

la Dirección

Diseño de la

estructura de

soporte

Implementación

de la gestión de

riesgos

Mejora

continua de la

estructura

Seguimiento y

revisión de la

estructura

Estructura

Establecer el contexto

Identificar los riesgos

Analizar los riesgos

Evaluar los riesgos

Tratar los riesgos

Apreciación del riesgo

Com

unic

ació

n y

consu

lta

Seg

uim

iento

y r

evis

ión

Proceso

55

La metodología que estamos aplicando proporciona principios y directrices genéricas sobre la

gestión del riesgo, puede ser utilizada por personas a nivel de grupo o individualmente, y se puede

aplicar a lo largo de toda la vida de la entidad, y a una amplia gama de actividades, incluyendo

estrategias y decisiones, operaciones, procesos, funciones, proyectos, productos, servicios y

activos. Asimismo, se puede aplicar a cualquier tipo de riesgo, cualquiera que sea su naturaleza, y

tanto si sus consecuencias son positivas o negativas.

Esta metodología abarca los siguientes componentes claves en la gestión de los riesgos

corporativos.

Tabla 3.1Elementos Clave de la Gestión de Riesgos Corporativos

Ambiente interno

Filosofía de la gestión de riesgos – Cultura de riesgo – Consejo de administración/Dirección –

Integridad y valores éticos – Compromiso de competencia – Estructura organizativa –

Asignación de autoridad y responsabilidad – Políticas y prácticas en materia de recursos

humanos.

Establecimiento de objetivos

Objetivos estratégicos – Objetivos relacionados – Objetivos seleccionados Riesgo aceptado –

Tolerancia al riesgo.

Identificación de acontecimientos

Acontecimientos – Factores de influencia estratégica y de objetivos –

Metodologías y técnicas – Acontecimientos interdependendientes –

Categorías de acontecimientos – Riesgos y oportunidades.

Evaluación de riesgos

Riesgo inherente y residual – Probabilidad e impacto – Fuentes de datos Técnicas de

evaluación – Correlación entre acontecimientos.

Respuesta a los riesgos

Evaluación de posibles respuestas – Selección de respuestas

56

Actividades de control

Integración de la respuesta al riesgo – Tipos de actividades de control – Políticas y

procedimientos – Controles de los sistemas de información –

Controles específicos de la entidad.

Información y comunicación

Información – Comunicación.

Supervisión

Actividades permanentes de supervisión – Evaluaciones independientes

Comunicación de deficiencias.

En: Departamento de Riesgos

DETERMINACIÓN DE LA METODOLOGÍA Y PROCEDIMIENTOS

La metodología y procedimiento seguido para la implementación del sistema de gestión de riesgos

está basado en el análisis de las técnicas en cada etapa del proceso de apreciación del riesgo, como

sigue:

• Identificación del riesgo.

• Análisis del riesgo – análisis de las consecuencias.

• Análisis del riesgo – estimación de la probabilidad cualitativa, semicuantitativa o

cuantitativa.

• Análisis del riesgo – evaluación de la eficacia de todos los controles existentes.

• Análisis del riesgo – estimación del nivel de riesgo.

• Evaluación del riesgo.

DETERMINACIÓN DE LAS METODOLOGÍAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS.

Las actividades y decisiones empresariales las hemos clasificado en distintas categorías, que

incluirían las siguientes:

•Estratégicas: Se refieren a los objetivos estratégicos a largo plazo de la aseguradora.

Pueden estar condicionadas por áreas como la disponibilidad de capital, los riesgos

57

políticos y soberanos, los cambios legales y de regulación, la reputación y los cambios en

el entorno físico.

Operacionales: Se refieren a los problemas cotidianos a los que se enfrenta la aseguradora

al esforzarse por conseguir sus objetivos estratégicos.

Financieras: Se refieren a la gestión efectiva y al control de las finanzas de la aseguradora

así como a los efectos de factores externos como la disponibilidad de crédito, los tipos de

cambio de las divisas, los movimientos de los tipos de interés y otras exposiciones al

mercado.

Gestión del Conocimiento: Se trata de la gestión efectiva y del control de los recursos del

conocimiento, la producción, protección y comunicación de los mismos. Los factores

externos pueden incluir el uso sin autorización o el abuso de la propiedad intelectual, los

fallos en el área de energía y la competencia tecnológica. Entre los factores internos se

pueden incluir el mal funcionamiento de los sistemas o la pérdida de personal clave.

Conformidad: Se refiere a temas como salud y seguridad, medioambiente, descripción

comercial, protección del consumidor, protección de datos, prácticas de empleo y temas de

regulación.

Cumplimiento de regulación: Corresponden a cuestiones como seguridad y salud,

medioambiente, descripciones comerciales, protección del consumidor, protección de

datos, prácticas de empleo y otras cuestiones regulatorias.

El objetivo de la descripción de riesgos es mostrar los riesgos identificados de una forma

estructurada.


EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS.

Cuando el proceso de análisis de riesgos se ha llevado a cabo, es necesario comparar los riesgos

estimados con los criterios de riesgo establecidos por la aseguradora. Los criterios de riesgo pueden

incluir costos y beneficios asociados, requisitos legales, factores socioeconómicos y

medioambientales, preocupaciones de los interesados, etc. Por tanto, se usa la evaluación de riesgos

para tomar decisiones acerca de la importancia de los riesgos para la aseguradora y sobre si se debe

aceptar (asumirlo con fondos propios) o tratar un riesgo específico (a través de la exteriorización

mediante seguros).

Para cada etapa del proceso de apreciación del riesgo, la aplicación del método se describe como

muy aplicable (MA), aplicable (A) o no aplicable (NA), en función de:

58

• La complejidad del riesgo y de los métodos que se necesitan para analizarlo.

• La naturaleza y el grado de incertidumbre de la apreciación del riesgo, basados en la

cantidad de información disponible y que se requiere para satisfacer los objetivos.

• La amplitud de los recursos requeridos en función del tiempo y del nivel de cono cimientos

técnicos, de las necesidades de datos o de los costes.

• Si el método puede proporcionar un resultado cuantitativo.

Tabla 3.2 Proceso de Evaluación del Riesgo

Herramientas y técnicas

Proceso de evaluación del riesgo

Identificación

del riesgo

Análisis del riesgo Evaluación

del riesgo Consecuencia Probabilidad Nivel de

riesgo

Tormenta de ideas

(Brainstorming) MA NA NA NA NA

Entrevistas estructuradas o

semiestructuradas MA NA NA NA NA

Listas de verificación MA NA NA NA NA

Análisis preliminar de peligros MA NA NA NA NA

Estudios de peligros y de

operatividad (HAZOP) MA MA A A A

Análisis de causa efecto MA MA NA NA NA

Índices de riesgo A MA MA A MA

Matriz de

consecuencia/probabilidad MA MA MA MA A


Tabla 3.3 Importancia de los Factores que Influyen en el Riesgo

Tipo de técnica

de apreciación

del riesgo

Descripción

Importancia de los factores que

influyen

¿Puede

proporci

onar

resultado

s

cuantitati

vos?

Recursos y

capacidad

es

Naturaleza

y grado de

la

incertidum

bre

Compleji

dad

MÉTODOS DE BÚSQUEDA

Lista de

verificación

Una forma sencilla de apreciación del

riesgo. Una técnica que proporciona una

lista de incertidumbres típicas que es

necesario tener en consideración. Los

usuarios pueden consultar listas, códigos o

normas previamente desarrolladas.

Bajo Bajo Baja No

Análisis Un método inductivo sencillo de análisis

cuyo objetivo es identificar los riesgos y Bajo Alto Media No

59

Tipo de técnica

de apreciación

del riesgo

Descripción


influyen

¿Puede

proporci

onar

resultado

s

cuantitati

vos?

Recursos y

capacidad

es

Naturaleza

y grado de

la

incertidum

bre

Compleji

dad

preliminar de

riesgos

situaciones de riesgo y los sucesos que

pueden causar daños en una determinada

actividad, instalación o sistema.

MÉTODOS DE APOYO

Entrevista

estructurada y

tormenta de

ideas

Un medio de recopilación de un amplio

conjunto de ideas y evaluación, que luego es

clasificado por un equipo de personas. La

tormenta de ideas se puede estimular

mediante proposiciones o técnicas de

entrevistas uno con uno o uno con varios.

Bajo Bajo Baja No

Técnica Delphi

Una medio de combinar las opiniones de

expertos que puede apoyar la identificación

del origen y de la influencia, la estimación

de la probabilidad y de la consecuencia, así

como la evaluación del riesgo. Es una

técnica de colaboración para crear un

consenso entre expertos.

Implica el análisis independiente y la

votación de los expertos.

Medio Medio Media No

Análisis de

fiabilidad

humana (HRA)

La apreciación de la fiabilidad humana

(HRA) trata acerca del impacto del personal

sobre el rendimiento del sistema, y se puede

utilizar para evaluar la influencia de los

errores humanos sobre el sistema.

Medio Medio Media Si

ANÁLISIS DE ESCENARIO

Análisis de la

causa primordial

(análisis de

daño único)

Un daño único que ha ocurrido, se analiza

con objeto de comprender las causas que

han contribuido a que se produzcan, y como

se puede mejorar el sistema o el proceso

para evitar estos daños futuros. El análisis

debe considerar los controles que estaban

establecidos en el momento de producirse el

daño, así como la manera en que se podrían

mejorar los controles.

Medio Bajo Media No

Análisis del

impacto en el

negocio

Proporciona un análisis de cómo los riesgos

de disrupción grave podrían afectar a las

operaciones de una organización, e identifica

y cuantifica las capacidades que se

necesitarían para gestionarlos.


Análisis de causa

y consecuencia

Una combinación de los análisis del árbol de

fallos y del árbol de sucesos que permite la

inclusión de demoras de tiempo. Se

consideran tanto las causas como las

consecuencias de la iniciación de un suceso.

Alto Medio Alta Si

Análisis de causa Los diversos factores que contribuyen a que Bajo Bajo Media No

60

Tipo de técnica

de apreciación

del riesgo

Descripción


influyen

¿Puede

proporci

onar

resultado

s

cuantitati

vos?

Recursos y

capacidad

es

Naturaleza

y grado de

la

incertidum

bre

Compleji

dad

y efecto se produzca un efecto se pueden agrupar en

diferentes categorías. Con frecuencia estos

factores contributivos se identifican a través

de la tormenta de ideas y se presenta

mediante una estructura en árbol o de espina

de pescado “Fishbone”

ANÁLISIS FUNCIONAL

Mantenimiento

centrado en la

fiabilidad

Un método para identificar las políticas que

se deberían implantar para gestionar los

fallos, a fin de conseguir eficaz y

acertadamente la seguridad, la disponibilidad

y la economía de funcionamiento requeridas

en todos los tipos de equipos.

Medio Medio Media Si

Análisis de fugas

“sneak” (Análisis

del circuito de

fugas)

Una metodología para detectar errores de

diseño. Una condición de fuga es una

condición latente en el hardware o en el

software o una condición integrada que puede

originar un suceso no deseado o que puede

inhibir un suceso deseado que no es causado

por fallo de un componente. Estas

condiciones se caracterizan por su naturaleza

aleatoria y por la facilidad de evadir la

detección durante los ensayos más rigurosos

de sistemas normalizados. Las condiciones de

fuga pueden causar un funcionamiento

inadecuado, la pérdida de disponibilidad del

sistema, demoras en el programa, o incluso

lesiones o la muerte de personas.


HAZOP

Análisis de

riesgos y de

operatividad

Un proceso general de identificación del

riesgo para definir posibles desviaciones con

respecto al rendimiento esperado o previsto.

Este proceso utiliza una palabra guía basada

en el sistema.

Medio Alta Alta No

61

Tipo de técnica

de apreciación

del riesgo

Descripción


influyen

¿Puede

proporci

onar

resultado

s

cuantitati

vos?

Recursos y

capacidad

es

Naturaleza

y grado de

la

incertidum

bre

Compleji

dad

Se evalúan las criticidades de las

desviaciones.

HACCP

Análisis de

peligros y puntos

de control críticos

Un sistema metódico, pro-activo y preventivo

para asegurar la calidad del producto, y la

fiabilidad y seguridad de los procesos,

mediante la medición y seguimiento de las

características específicas que se requieren

que estén dentro de unos límites definidos.


MÉTODOS ESTADÍSTICOS

Análisis Markov

El análisis Markov, a veces llamado análisis

estado-espacio, se utiliza comúnmente para

analizar sistemas complejos reparables que

pueden existir en múltiples estados, incluidos

diversos estados degradados.

Alto Bajo Alta Si

Análisis

Bayesiano

Un procedimiento estadístico que utiliza datos

de la distribución previa para determinar la

probabilidad del resultado. El análisis

Bayesiano depende de la precisión de la

distribución de previa para deducir un

resultado exacto. El modelo causa y efecto de

las redes Bayesianas establece una variedad

de dominios mediante la captura de relaciones

probabilísticas de entradas de datos variables

para obtener un resultado.

Alto Bajo Alta Si


Nota: Los expertos de cada área establecieron el monto de las pérdidas estimadas con base en

registros históricos o en forma cualitativa cuando no se contaba con estos registros.

62


FIJACIÓN DE LOS LÍMITES ACEPTABLES Y DE LA ESTRATEGIA ADOPTADA

PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

El tratamiento de riesgos es el proceso que consiste en seleccionar y aplicar medidas para modificar

el riesgo. El tratamiento de riesgos incluye, como principal elemento, el control o mitigación del

riesgo, pero también se extiende más allá, por ejemplo, a la elusión de riesgos, a la transferencia de

riesgos, a la financiación de riesgos, etc.

Cualquier sistema de tratamiento de riesgos debe proporcionar como mínimo:

• Un funcionamiento efectivo y eficiente de la organización.

• Controles internos efectivos.

• Conformidad con las leyes y reglamentos.

El proceso de análisis de riesgos asiste al funcionamiento efectivo y eficaz de la aseguradora al

identificar aquellos riesgos que requieren mayor atención por parte de la dirección. Esta, deberá

priorizar acciones de control de riesgos en función de su potencial para beneficiar a la aseguradora.

• La efectividad del control interno constituye el grado en que el riesgo será reducido

mediante las medidas de control propuestas.

• La rentabilidad de los controles internos está relacionada con el coste del control,

comparado con los beneficios esperados de la reducción de riesgos.

La conformidad con las leyes y regulaciones no es opcional. Una aseguradora debe entender las

leyes aplicables y debe aplicar un sistema de control para lograr la conformidad. Sólo

ocasionalmente se dispone de cierta flexibilidad cuando el coste de reducción de un riesgo es

totalmente desproporcionado con relación a ese riesgo.

Una forma de obtener protección financiera contra el impacto de los riesgos consiste en la

financiación de riesgos, la cual incluye el seguro. No obstante, debe resaltarse que algunas pérdidas

o elementos de una pérdida no podrán asegurarse, como por ejemplo algunos costes asociados a la

salud, la seguridad en el trabajo o los incidentes medioambientales, que pueden incluir daños a la

moral de los empleados o a la reputación de la aseguradora.

63

Vinculado al proceso de gestión de riesgos, debe existir un conjunto integrado de herramientas y

técnicas para usar en las diferentes fases del proceso empresarial. Para trabajar de forma efectiva, el

proceso de gestión de riesgos requiere:

El compromiso por parte del gerente y los altos ejecutivos de la aseguradora.

La asignación de responsabilidades dentro de la aseguradora.

La asignación de los recursos apropiados para la formación y el desarrollo de una

conciencia de riesgos mejorada por parte de todos los interesados.

La comunicación entre los distintos departamentos así como la comunicación con la

directiva.

PAPEL DE LA ADMINISTRACIÓN

La administración tiene la responsabilidad de determinar la dirección estratégica de la aseguradora

y de crear el entorno y las estructuras necesarias para que la gestión de riesgos opere de forma

eficaz.

Esta tarea se la realiza a través de la dirección ejecutiva, que se ajusta al modo de operar de la

organización y que es capaz de actuar como "promotor" de la gestión de riesgos.

Al evaluar su sistema de control interno, la administración debe, como mínimo, tener en cuenta:

• La naturaleza y extensión de los riesgos negativos aceptables por la compañía que puede

absorberlos en su negocio particular.

• La probabilidad de que esos riesgos se conviertan en realidad.

• Cómo deben tratarse los riesgos inaceptables.

• La habilidad de la compañía para minimizar la probabilidad y el impacto en el negocio.

• Los costes y beneficios del riesgo y la actividad de control llevada a cabo.

• La efectividad del proceso de gestión de riesgos.

• La implicación en los riesgos de las decisiones del consejo de administración.

PAPEL DE LAS UNIDADES DE NEGOCIOS

El papel de las unidades de negocio incluye lo siguiente:

• Las unidades de negocios tienen la responsabilidad primaria de gestionar los riesgos en el

día a día.

64

• La dirección de las unidades de negocios es responsable de promover la conciencia del

riesgo en sus operaciones; deben introducir objetivos de gestión de riesgos en su actividad.

• La gestión de riesgos debe ser un tema habitual en las reuniones de la dirección para

considerar las exposiciones y fijar nuevas prioridades en el trabajo a la luz de un análisis de

riesgos efectivo.

• La dirección de las unidades de negocios debe asegurar que la gestión de riesgos está

incorporada en la fase conceptual de los proyectos, así como a lo largo de la vida de los

mismos.

EL PAPEL DE LA FUNCIÓN DE GESTIÓN DE RIESGOS

La función de gestión de riesgos cuenta con una unidad de gestión de riesgos.

El papel de la función de gestión de riesgos incluye lo siguiente:

• Establecer la política y la estrategia de gestión de riesgos.

• Crear una cultura consciente de riesgos dentro de la aseguradora, incluyendo la formación

apropiada.

• Establecer la política y estructuras de riesgos internas para las unidades de negocios.

• Diseñar y revisar los procesos de gestión de riesgos.

• Coordinar las diversas actividades funcionales que informan de los temas de gestión de

riesgos dentro de la aseguradora.

• Desarrollar procesos de respuesta al riesgo, incluyendo planes de contingencia y de

continuidad del negocio.

• Preparar los informes de riesgos para el consejo de administración y los interesados.

EL PAPEL DE LA AUDITORÍA INTERNA

El papel de la auditoría puede incluye algunas de las siguientes tareas:

• Enfocar el trabajo de la auditoría interna sobre los riesgos importantes, identificados por la

dirección, y revisar los procesos de gestión de riesgos en toda la aseguradora.

• Producir confianza en la gestión de riesgos.

• Proporcionar un apoyo activo y participar en el proceso de gestión de riesgos.

• Facilitar la identificación y valoración de riesgos y formar al personal de operaciones en la

gestión de riesgos y el control interno.

• Coordinar los informes de riesgos a la administración.

65

Al determinar el papel más apropiado de la aseguradora, la auditoría interna debe asegurar que no

se infringen los requisitos profesionales de independencia y objetividad.

RECURSOS Y APLICACIÓN

Los recursos necesarios para llevar a cabo la política de gestión de riesgos de la aseguradora deben

establecerse claramente a todos los niveles de gestión y en cada unidad de negocios.

Además de otras funciones operacionales que puedan tener, las personas involucradas en la gestión

de riesgos tienen claramente definidos sus papeles en la coordinación de la política y de la

estrategia de gestión de riesgos. Se requiere la misma definición clara para aquellas personas

involucradas en la auditoría y la revisión de controles internos y que faciliten el proceso de gestión

de riesgos.

La gestión de riesgos está integrada en la aseguradora a través de los procesos estratégicos y

presupuestarios. Es necesario destacarla en la iniciación y en toda la formación y desarrollo, así

como en los procesos operacionales, los proyectos de desarrollo de productos o servicios.

DETERMINACIÓN DE LAS METODOLOGÍAS Y PROCEDIMIENTOS PARA

ESTRUCTURAR LAS BASES DE DATOS Y EL SISTEMA DE REPORTES

Los diferentes niveles de una aseguradora necesitan diferentes tipos de información del proceso de

gestión de riesgos.

Los reportes más importantes que se efectuarán periódicamente son:

Registro diario de eventos de pérdida,

Ficha de descripción, impacto y frecuencia de riesgos,

Informe de seguimiento de eventos de pérdida,

Reporte de registro de riesgos nuevos.

Administración de los datos.

Para que los datos permanezcan completos, precisos y válidos durante su entrada, actualización y

almacenamiento en los sistemas de información, la Compañía contará con procesos dirigidos a:

Controlar la entrada, procesamiento y salida de datos, de manera que se garantice su

autenticidad e integridad.

66

Verificar la exactitud, suficiencia y validez de los datos

Garantizar la segregación de funciones en el procesamiento de datos y la verificación

rutinaria del trabajo realizado.

La validación, autenticación y edición de los datos se llevará a cabo tan cerca del punto

de origen como sea posible.

Se adoptarán mecanismos que garanticen la integridad continua de los datos

almacenados.

Se establecerán controles para garantizar la integración y consistencia entre

plataformas.

Información y Generación de Reportes.

Teniendo en cuenta que la operación de la Compañía depende en gran medida de sus sistemas de

información, los procesos que se adopten garantizarán la seguridad, calidad y cumplimiento de la

información generada.

Se verificará que los sistemas de información y generación de reportes cumplan con los criterios de

Utilidad, Usabilidad, Seguridad (confidencialidad, integridad y disponibilidad), Calidad

(efectividad, eficiencia, y confiabilidad) y Cumplimiento.

Los procesos incluirán cuando menos, las siguientes actividades:

Identificación de la información que se recibe y su fuente.

Asignación del responsable de la generación de cada información y de las personas que

pueden tener acceso a la misma.

En el diseño de formularios se observará que estos ayuden a minimizar errores u omisiones

en la recopilación y procesamiento de la información, así como en la elaboración de

informes.

Se establecerán procedimientos que permitan retener o reproducir los documentos fuente

origínales, para facilitar la recuperación o reconstrucción de datos, así como para satisfacer

requerimientos legales.

Se adoptarán controles para garantizar que los datos y documentos sean preparados por

personal capacitado y autorizado para hacerlo.

Se adoptarán controles que permitan proteger adecuadamente la información sensible contra

acceso o modificación no autorizada.

Los procedimientos tendrán en cuenta la adecuada administración y almacenamiento de

información y sus copias de respaldo.

67

Se establecerán parámetros para la entrega de copias a través de cualquier modalidad (papel,

medio magnético, entre otros).

Se adoptará una clasificación de la información (pública, privada o confidencial).

Se contará con procedimientos de custodia de la información.

Los procedimientos adoptados por la Compañía garantizarán el cumplimiento de los

requerimientos legales y reglamentarios.

Cabe recalcar que dada la importancia de este elemento, las comunicaciones y el registro de bases

de datos tomarán en cuenta los criterios señalados en COBIT 5.


RETROALIMENTACIÓN.

Una gestión de riesgos efectiva requiere una estructura de informe y revisión para asegurar que los

riesgos están identificados y evaluados eficazmente, que se llevan a cabo los controles oportunos y

que las reacciones son las apropiadas. Se deben efectuar con regularidad auditorías de la política y

de conformidad con los estándares, así como revisiones del rendimiento de los estándares para

identificar las oportunidades de mejora. Hay que recordar que las aseguradoras son dinámicas y

que operan en entornos dinámicos. Es imprescindible identificar los cambios en la aseguradora y en

el entorno en el que opera, y efectuar las modificaciones apropiadas en los sistemas.

El proceso de supervisión debe asegurar que existen los controles apropiados de las actividades de

la aseguradora y que se entienden y se siguen los procedimientos establecidos. Es imprescindible

identificar los cambios en la aseguradora y en el entorno en el que opera, y efectuar las

modificaciones apropiadas en los sistemas.

El proceso de supervisión y revisión debe determinar también si:

Las medidas adoptadas dan el resultado previsto.

Eran apropiados los procedimientos adoptados y la información recogida para la

valoración.

Un mayor conocimiento habría ayudado a tomar mejores decisiones y a identificar qué

lecciones deberían aprenderse para la valoración y gestión de riesgos en el futuro.

Indicadores de seguimiento y monitoreo de resultados.

68

Tabla 3.4 Análisis de Riesgos

Proceso Descripción del evento

Pérdida económica por incumplimiento de los términos

del contrato por parte del proveedor debido a la falta de

mecanismos de control del supervisor del contrato

Pérdida económica al tener inadecuadas reservas por

desalineación de información de la evolución y/o pagos

de los gastos.

insuficiencia de reservas de siniestros por demora en el

aviso de reclamo

Pérdida de credibilidad del proceso por falta de

integración del responsable en los procesos

relacionados con los aplicativos base, debido a la falta de

información, capacitación y participación en lo relacionado

con los ajustes de las reservas

Pérdida reputacional por mala actitud y mal servicio

prestado por los operadores de los puntos de atención de

Positiva en el momento en que el usuario solicita un

servicio

Pérdida de credibilidad por no contar con información

oportuna solicitada por el cliente

Pérdida de desempeño por no contar con los desarrollos

adecuados en el aplicativo PQR para atender las

reclamaciones.

GE

ST

IÓN

TE

CN

OL

ÓG

ICA

Interrupción total o parcial del negocio por deficiencias en

la prestación del servicio por parte del proveedor de

telecomunicaciones, provocando inestabilidad de la

comunicación, lentitud de datos y desaprovechamiento de

los tiempos de los usuarios

Pérdida económica por disminución de clientes y

oportunidad de nuevas pólizas al no garantizar la

disponibilidad total de los sistemas de información,

provocando inestabilidad de la comunicación, lentitud de

datos y desaprovechamiento de los tiempos de los

usuarios

Pérdida de imagen porque no se tiene control de los

dispositivos externos como memorias y similares,

ocasionando un riesgo a nivel de seguridad de infección

de virus así como sustracción de información de la

Pérdida de reputación por fallas de comunicación

mediante el uso de correo institucional que causa

debilidades en la oportunidad de la información para la

Compañía

Pérdida de reputación por vulnerabilidad en la

información y en la integridad del software utilizado

durante el proceso de gestión en la organización

Sustracción o copia de información por medio de canales

de comunicación por deficiencia en la seguridad de los

mismos

CÁ

LC

UL

O D

E

RE

SE

RV

AS

SE

RV

ICIO

AL

CL

IEN

TE

Pérdida de credibilidad frente a los clientes como

consecuencia de la respuesta inoportuna a las quejas,

reclamos y sugerencias debido a la falta de gestión y

respuesta dentro de los términos de los dueños de los

procesos

Pérdida de credibilidad por brindar información errada o

incompleta en los puntos de atención o en el Call Center,

relacionada con los nuevos productos y servicios

ofrecidos por la Compañía por desconocimiento de los

69

Pérdida de imagen debido a la falta de oportunidad en el

desarrollo del proceso misional (suscripción y

expedición) generando incumplimiento de metas

falta de información en el diligenciamiento de la solicitud

de seguro

Pérdida de credibilidad por descuido a negocios por falta

de seguimiento a las propuestas comerciales

presentadas (cotizaciones de pólizas)

Falta de oportunidad en la generación de reportes del

sistema de información relacionada con el desarrollo de

ramo de salud.

Pérdida económica por duplicidad en el pago de gastos

médicos, por inexistencia de controles en el sistema que

faciliten la doble causación y contabilización de la

prestación

Prestación de servicioa a pesonas diferentes a las

aseguradas o afiliadas

Cobros de servicios por sumas mayores a las pactadas

en los acuerdos de servicio

Cobros por servicios no cubiertos por la póliza

Pérdida de desempeño por registrar mal los gastos

médicos en los aplicativos de la Compañía que permitan

su verificación, liquidación y pago

Pérdida en tiempo por desgaste en procesos para

realizar el cierre contable mensual

Pérdida de información por fallas en la creación de

terceros relacionados con la nómina de pensionados

Pérdida económica por responder los requerimientos y

cualquier solicitud de los entes de control fuera de las

fechas estipuladas que generen sanciones afectando los

Estados Financieros de la Compañía

Devolución de las órdenes de pago por datos errados e

incompletos debido a que las áreas encargadas no

realizan la revisión de la información registrada para la

elaboración de las órdenes de pago

Rechazo del archivo de pagos por parte del banco al

presentar inconsistencias de información en: número de

identificiación, número y tipo de cuenta, estado de la

cuenta, entre otros

Atraso en el proceso de pagos por fallas de las

herramientas de software y hardware requeridos

VE

NT

AS

Pérdida de negocios y de credibilidad por falta de

capacitación a los funcionarios de la Compañía en los

productos de ésta, políticas y estrategias de venta, plan

de incentivos afectando la comercialización del producto

IND

EM

NIZ

AC

ION

ES

Pérdida de reputación y desempeño por errores en la

información del cliente que registra el usuario inicial en el

aplicativo, generando posteriores inconsistencias y

retrasos en los procesos

CO

NT

AB

ILID

AD

Pérdida económica debido a sanción por el

incumplimiento en la transmisión de la información a los

entes de control

TE

SO

RE

RÍA

70


En conclusión el avance que Seguros Unidos S.A., tiene al momento sobre Gestión de Riesgos, se

resume de la siguiente manera:

Demora en el análisis de las solicitudes de póliza por

descuido en las actividades o exceso de trabajo de parte

del Profesional de Suscripción

Pérdida de desempeño por incumplimiento del

cronograma de puesta en producción de nuevos ramos

Pérdida reputacional por desconocimiento de nuevos

productos

PR

ES

UP

U

ES

TO

Pérdida de credibilidad por no proyectar adecuadamente

el presupuesto del ramo.

ME

JO

RA

MIE

NT

O

CO

NT

INU

O

Pérdida de desempeño por falta de divulgación y

actualización de procesos y procedimientos de operación

del ramo.

GE

ST

IÓN

JU

RÍD

ICA

Los mandatos o sentencias judiciales en contra de la

organización relacionados con el pago de reclamaciones,

generan pérdida reputacional e incremento en el pago de

las obligaciones legales

SU

SC

RIP

CIÓ

N Y

EX

PE

DIC

IÓN

DE

PÓ

LIZ

AS

71

Tabla 3.5 Resumen Resolución No. Jb-2011-2066 -Gestión Integral y Control de Riesgos

ETAPAS SBS

% IMPORTANCIA FECHA REQUERIDA POR

LA SBS

CUMPLIMIENTO DE

CADA ETAPA

1 15% 30/04/2013 9%

2 20% 30/12/2013 18%

3 30% 30/06/2013 0%

4 20% 30/09/2014 0%

5 15% 30/06/2015 0%

Total 100% 27%

En: Jefatura de riesgos de Seguros Unidos

Es evidente el bajo porcentaje de avance en la implementación de la normativa inherente a Gestión

de Riesgos; por la importancia que tiene el Área Financiera en el tema, tomaré como base para mi

estudio y presentación de trabajo de Grado los puntos críticos con relación a esta Área, así de esta

manera la labor se dividirá en dos grandes ámbitos:

Evaluación de los documentos existentes respecto a la Gestión de Riesgos en el Área

Financiera, y

Desarrollar los temas de procedimientos pendientes que requiere la normativa actual.

En efecto, el trabajo desarrollado será el siguiente:

Mapa de procesos distribuidos por estratégicos, operativos y habilitantes (incluye procesos

críticos)

Procesos y procedimientos definitivos para el Área Financiera.

Flujogramas y textos descriptivos.

Por lo tanto se ha determinado que dentro del Área Financiera los procesos, procedimientos y

actividades críticas son las que se presentan a continuación en el siguiente cuadro:

72

Tabla 3.6 Riesgos del Área Financiera

1.101.005Financiera UIO Supervisión Estados Financieros

Cumplimiento de actividades,

acatamiento de disposiciones,

información cruzada con reportes

entre áreas.

Operativo

Deficiencia en el proceso

de generación y manejo

Deficiencias en la aplicación de

procesos por falta de conocimiento y

adapatabilidad de los funcionarios

para cumplir con tiempos

establecidos y soportar su

información.

Incumplimiento en las póliticas y

tiempos requeridos por la Gerencia.

Falta de capacitación al personal

Retraso en la generación del balance, no

se evalúa los resultados con lo previsto o

lo proyectado.

1.101.005Financiera UIO

Requerimiento de Información para

entes de control

Preparar la información que

requieren las entidades de control

de cada una de las áreas

Operativo

Deficiencia en el proceso


Demora y fallas en la preparación de

la información de acuerdo a los

requerimientos de la entidad de

control.

Desconocimiento de obligaciones y

deberes que se debe acatar y cumplir

para soportar los registros e

información a proporcionar.

Errores en el sistema.

Falta de un plan de contingencia.

1. Entrega de información descuadrada, a

destiempo y no alineada a requerimientos.

No se revisa y entrega a un responsable.

2. Multas y sanciones impuestas por la

entidad de control.

1.102.002Financiera UIO Evaluación Presupuesto

Análisis de las cuentas que

intervienen en el presupuesto y los

resultados obtenidos.

Operativo

Deficiencias en el control

de operaciones

Probabilidad de que en la evaluación

de las cuentas registradas y sus

valores consignados no sean

presentadas en un formato de

pronóstico de resultados.

Falta de identificación de las

actividades a desarrollar y asumir las

gestiones y procesos.

Errores en la delegación de

responsabilidades.

1. Duplicidad de trabajo.

2. Pronósticos deficientes.

3. Resultados erroneos

4. Llamados de atencón.

1.102.007Financiera UIO Adquisición de Inversiones

Delinear las políticas de Inversión y

adquisición de documentos

financieros

Operativo

Ausencia de políticas o

políticas inadecuadas

Deficiencias al delinear políticas de

compra de inversiones, tipos de

documentos, rendimientos o sectores

atractivos para invertir.

Errores al identificar, tipos,

rendimientos y sectores en los que se

puede invertir.

Insuficiencia de procesos, delinear

políticas de inversión y rendimientos

esperados.

1. Compra adquisición de inversiones con

rendimientos bajos y competitividad.

2. Pérdidas económicas.

3. Multas.

1.102.008Financiera UIO

Control de saldos pendientes de

cobro por primas

Evaluar los clientes que mantienen

saldos pendientes de cobro y su

impacto en los resultados y riesgos

asumidos por la empresa.

OperativoAusencia de un plan de

contingencia.

Probabilidad de que los resultados

obtenidos en el detalle de cartera,

gestiones realizadas para su cobro y

el impacto en el estado financiero no

sean los adecuados.

La falta de evaluación del riesgo en

la de identificación de la forma de

pagos con respecto a las riesgos

asumidos.

1. Incremento de la provisión a causa de

valores no cobrados.

2. Pérdidas económicas.

3. Resultados distorcionados.

4. Impuestos elevados

4.401.010 Cartera y Cobranzas UIO Cartera VencidaEstracción de Información de la

Cartera vencida desde el sistema

Deficiencias

en tecnología

Capacidad instalada

insuficienteFalta de capacidad del Servidor

Extracción de información del

sistemaRetrazo en la gestión de cobro

CÓDIGO TIPO RIESGOÁREA SUCURSALPROCES0 /

Procedimien.Actividad EVENTOS CAUSAS CONSECUENCIAS

73

Distribución de la información Operacional Errores operativos

No se realiza la distribución de la

cartera por Agente y antigüedad

correctamente

Concentración de cartera para cobro

en un solo Ejecutivo.

Incumplimiento de presupuestos e

indicadores

Análisis de la carteraControles

deficientes

Implementación

inadecuada de procesos

Mala interpretación de la cartera

vencidaFalta de capacitación en el área. Aumento de Cartera.

Asignación OperacionalDeficiencia en el proceso

de generación y manejo.Retraso en la entrega de información Convenios de pagos no ejecutados. Maximización de la cartera.

Envios de Cuenta a Corredores OperacionalErrores en la

comunicación a clientes

Envío de estados de cuenta sin

seguimiento.

Personal nuevo y sin experiencia.

No existen políticas y procedimientos

actualizados

Pérdida de credibilidad con clientes

externos.

Confirmación OperacionalErrores en la

comunicación a clientes

Cliente indica no recibir la factura o

póliza

No existe un procedimiento para

poder manejar este tipo de

información

Primas no recaudadas

Gestión OperacionalDeficiencias en el control

de operaciones.

No existe un procedimiento para la

recuperación de cartera.

Retención del recaudo por parte de

intermediarios.No exisiste liquidez en la empresa.

Recaudación OperacionalDeficiencias en el control

de operaciones.

Falta de gestión de cobro de primas

que ocasiona inflación de cartera.

No existe recaudador que realice

gestion.Incremento de Indicador.

Ingreso OperacionalDeficiencias en el control

de operaciones.

Información recibida por el agente de

cobro (broker, cliente directo,

empresas del grupo), no es correcta.

Error en la digitación. Primas impagas.

Recepción Operacional Pérdida de documentos Pérdida de recibos.No existe un control de los

funcionarios sobre recibos de caja.No brindar un servicio oportuno.

Analisis Operacional Errores operativos Inconsistencia de datos. Error en la digitación. Pérdida operativa por reproceso.

Aplicación OperacionalDebilidades en el control

interno

No se aplica adecuadamente los

pagos.

Falta de crtierio en la aplicación de

los pagos por el personal encargado.Pérdida de credibilidad de la empresa.

Control Operacional Pérdida de documentos Perdida de respaldos de pago.No verificar documentación con

soporte.Ineficiencia en solución de problemas

Preliquidación de comisiones Operacional Errores operativos No envio de información a tiempo.No se realizar pago de comisión por

recaudo efectivoInconformidad con el servicio.

TIPO RIESGOActividad EVENTOS CAUSAS CONSECUENCIAS

74

En: Área Financiera de la Compañía Seguros Unidos S.A.

Recepción Operacional Errores operativos Ingreso de facturas vencidas Devolución del documento. Incremento de pago.

Facturación Operacional Errores operativos Información erronea en la factura. No proceso de ejecución. Demora en el pago de comisiones.

Liquidación Operacional Errores operativos No liquidar a tiempo.

No existe politica y procedimiento

para realizar la liquidación de

comisiones.

Molestia por parte del Broker

Pago OperacionalDeficiencia en el proceso

de generación y manejoFalta de agilidad en el proceso Demora en la emisión del cheque. Falta de pago oportuno

Pago Broker OperacionalDeficiencia en el proceso


Carga erronea de porcentajes de

comisión

Errores en el ingreso de la

informaciónAfectación a la imagen de la empresa

Recepción OperacionalIncuplimiento de tiempos con las

areas involucradas.Retraso en el proceso. Incupliemto en los procesos.

Revisión OperacionalFalta de verificación de la infomación

en el sistema.Autorizaciones erradas. Perdida para la empresa.

Analisis Operacional

Emisión de polizas y pagos de

siniestros desfavorables para la

compañía.

No toma de decisiones adecuadas. Expedición de polizas y siniestros falsos.

Gestión Operacional No realizar seguimiento a la gestión. Existencia de primas impagas. Perdida económica para la compañía.

Informe de gestión. Operacional Notificar informacón no adecuada.Pago de siniestro y emisión de una

poliza impaga.Perdida Financiera.

Pago de clientes OperacionalDeficiencia en el proceso

de generación y manejo.

Falta de identificación e imputación

de pagos.

No Notificar pagos realizados por

depósitos o transferenciasAumento de cartera Vencida

Pago de clientes OperacionalDeficiencia en el proceso

de generación y manejo.Errores en la recaudación de valores

Errores en el ingreso de información

de cuentas bancarias para los debitos

Reprocesos y reclamos de los clientes y/o

Corredores

Revisión OperacionalDeficiencia en el proceso

de generación y manejo.Errores en la recaudación de valores Errores en el sistema informático No se libera comisión del broker

Gestión OperacionalDeficiencia en el proceso

de generación y manejo.Errores en la recaudación de valores

Retrazo de confirmaciones de las

entidades financierasAumento de cartera vencida

Devolución de dinero Operacional Devolver valores errados Errores en los procesos de emisiónReprocesos y reclamos de los clientes y/o

Corredores

TIPO RIESGOActividad EVENTOS CAUSAS CONSECUENCIAS

75

3.2. HERRAMIENTAS SELECCIONADAS PARA LA INVESTIGACIÓN

3.2.1. TIPOS DE ESTUDIO

El tipo de estudio de este proyecto es de carácter descriptivo puesto que su propósito es el

levantamiento de procesos y procedimientos del Área Financiera de la Compañía Aseguradora

Seguros Unidos S.A., además se acude a Técnicas específicas de Recolección de información, y se

utilizará como soporte la información de los Manuales de Proceso y procedimientos con los que

cuenta la Compañía Aseguradora.

3.2.2. TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA RECOLECTAR INFORMACIÓN

Para recolectar información tenemos dos tipos de fuentes: Primarias y Secundarias.

Primeramente se realizarán entrevistas a cada una de las personas que laboran en el área Financiera

de la entidad, para ello se realizarán las siguientes actividades:

Determinación de los empleados que serán entrevistados, a fin de levantar los procesos que

se encuentran actualmente operando.

Análisis realizado a fuentes secundarias de información como: Organigrama estructural,

manuales de funciones y flujogramas de procedimientos del área de estudio.

Diseño y diagramación de los procesos: Habilitantes de Apoyo.

Diseño y diagramación de flujo de todos los procesos establecidos.

Desarrollo de talleres de revisión de los procesos con la gerencia responsable, con la

finalidad de adecuarlos y ajustarlos eliminando tareas repetitivas y redundantes, tareas que

no tienen ningún objetivo, tareas manuales (en la medida de lo posible) y reforzando en

todos los procesos los puntos críticos de control interno.

Regularización de las tareas repetitivas.

Enfoque aplicado al rediseño de los procesos, implica crear procesos mucho más

simplificados que los que actualmente se encuentran en operación en la Compañía.

Identificación de los riesgos inherentes a los procesos.

Identificación de necesidades del personal a fin de redistribuir funciones, cumplir otras

funciones importantes que no se encuentran operando y configurar controles internos.

3.2.3. TÉCNICAS PARA EL ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

Se utilizarán técnicas de análisis de la información que permitan interpretar los resultados de los

métodos de análisis cuantitativos y cualitativos.

76

El análisis de la información la realizaremos a través de la flujo diagramación de los

procedimientos, se realizará la descripción de las actividades de cada subproceso y la descripción

de los formularios utilizados en cada actividad.

3.3. METODOLOGÍA PARA LA INVESTIGACIÓN

El proceso de investigación se desarrollará aplicando diferentes métodos teóricos, como el método

de análisis-síntesis, hipotético- deductivo y métodos empíricos.

a. Método de Análisis - Síntesis

La investigación será desarrollada según los métodos de análisis–síntesis, ya que se tendrá en

cuenta los factores internos y externos del mercado, que permita desarrollar las variables del

estudio según un orden lógico.

b. Método Hipotético-Deductivo

A través de la investigación se podrá deducir que el método hipotético-deductivo desempeña un

papel esencial en el proceso de verificación de la hipótesis, ya que posibilita adelantar y verificar

nuevas hipótesis de la realidad, así como inferir conclusiones y establecer predicciones a partir del

sistema de conocimientos que ya poseen. (Galván Soca, 2010)

c. Métodos Empíricos

El método empírico que se utilizarán dentro del proceso de investigación para la realización del

trabajo de investigación será la entrevista personal y levantamiento “in situ” de información, para

ello se realiza las siguientes actividades:

Elaboración de una agenda de visitas y entrevistas al personal del Área Financiera la

compañía.

Levantamiento de procesos con cada una de las personas que laboran en el Área Financiera

de la entidad, utilizando doble mecanismo: entrevistas personales y levantamiento in-situ

de las actividades diarias.

77

3.4. IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL UNIVERSO DE ESTUDIO

El trabajo a realizarse se enfocará en la casa Matriz de la Compañía de Seguros y Reaseguros

Seguros Unidos S.A. ubicada en Ecuador, Provincia de Pichincha, Cantón Quito, Av. 10 de Agosto

N31-161 y Mariana de Jesús, edificio Metrocar 2do piso.

El estudio se realizará al Área Financiera, la misma que está compuesta por la Gerencia Financiera,

el Departamento de Contabilidad y el Departamento de Cartera y Cobranzas, a continuación un

resumen del Universo de Estudio:

Tabla 3.7 Universo de Estudio

En: Área Financiera-Seguros Unidos S.A.

3.5. MUESTRA SELECCIONADA

Puesto que, el Área Financiera está compuesta tanto por la Gerencia Financiera, el Departamento

de Contabilidad y el Departamento de Cartera y Cobranzas se tomará como muestra a todos y cada

uno de los integrantes ya que cada uno cumple una actividad específica en el Área Financiera, todo

esto para evitar la realización de procedimientos y actividades repetitivas, además trataremos

principalmente los procedimientos y actividades críticas, propias del área.

En consecuencia se toma el 100% de la población como muestra.

A continuación el listado de las personas a ser entrevistadas:

DEPARTAMENTO

PROCESOS HABILITANTES DE APOYO

Gerencia Financiera Gerente Financiero GARZÓN PARRA CRISTIAN ALEXIS

Asistente Financiero PAREDES DOMÍNGUEZ ALEXIS FABIAN

Contador General POZO PINTO DENNYS FERNANDA

Asistente Contable-Tributario GUANOLUISA CASTILLO MARIA FERNANDA

Asistente Contable GOMEZ TORRES MERCEDES SOLEDAD

Asistente ContablePALADINES CACOANGO MAYRA

ALEJANDRA

Jefe de Cartera y Cobranzas RODRIGUEZ FERNANDEZ PAUL ORLANDO

Asistente Cobranzas BASTIDAS VEGA CRISTIAN ANDRES

Asistente de Cartera-Cobranzas TORRES RIVERA OSCAR SEBASTIAN

Asistente de Cartera-Cobranzas VALDEZ TERAN CESAR MIGUEL

Recaudador SUAREZ BAQUE CARLOS LUIS

Departamento de Contabilidad

Departamento de Cartera y Cobranzas

CARGO NOMBRES EMPLEADOS

ÁREA FINANCIERA

78

Tabla 3.8 Muestra Seleccionada

En: Área Financiera-Seguros Unidos S.A.

3.6. DISEÑO DE LOS INSTRUMENTOS PARA LA RECOPILACIÓN DE LOS DATOS

Los instrumentos a ser utilizados para la recopilación de la información se realizarán de acuerdo a

las necesidades, para ello se ha determinado los siguientes formatos a ser utilizados para las

entrevistas a cada empleado del Área Financiera, dichos formatos nos servirán para determinar

actividades, tiempo utilizado, tiempo ocioso e identificar las actividades repetitivas que se realizan

en el Área.

A continuación los formatos de los instrumentos a ser utilizados para la recolección de la

información:

Diagrama de Procesos

Figura 3.2 Relaciones entre los Principios de Gestión del Riesgo, la Estructura Organizacional y

el Proceso

En: Seguros Unidos S.A.-RRHH

NOMBRE CARGO

RODRIGUEZ FERNANDEZ PAUL ORLANDO Jefe de Cartera y Cobranzas 15/07/2015 8:00

BASTIDAS VEGA CRISTIAN ANDRES Asistente Cobranzas 15/07/2015 17:00

TORRES RIVERA OSCAR SEBASTIAN Asistente de Cartera -Cobranzas 20/07/2015 8:00

VALDEZ TERAN CESAR MIGUEL Asistente de Cartera -Cobranzas 20/07/2015 17:30

SUAREZ BAQUE CARLOS LUIS Recaudador 22/07/2015 7:30

POZO PINTO DENNYS FERNANDA Contadora General22/07/2015

23/07/2015

17:00

7:30

GUANOLUISA CASTILLO MARIA FERNANDA Asistente Contable-Tributario 24/07/2015 17:00

GOMEZ TORRES MERCEDES SOLEDAD Asistente Contable 24/07/2015 12:00

PALADINES CACOANGO MAYRA ALEJANDRA Asistente Contable 14/07/2015 17:00

GARZÓN PARRA CRISTIAN ALEXIS Gerente Financiero 14/07/2015 7:30

PAREDES DOMÍNGUEZ ALEXIS FABIAN Asistente Financiero 13/07/2015 17:30

ENTREVISTA

CALENDARIO DE ENTREVISTAS- ÁREA FINANCIERA

MUESTRA SELECCIONADA

CONTABILIDAD

CARTERA Y COBRANZAS

DIAGRAMA DE PROCESOS

PROCESO HABILITANTE DE APOYO

GERENCIA FINANCIERA

79

Figura 3.3 Formulario Levantamiento de Información

3.7. RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Para la recopilación de la información se realizó el levantamiento de información a cada uno de los

empleados que conforman el Área Financiera, para esto se determinó un cronograma de acuerdo al

tiempo disponible de cada uno.

CARGO:

N° PROCESO:

SUBPROCESO:

1

2

FORMULARIO DE ENTREVISTAS

FUNCIONES

(Descripción de las actividades)

NOMBRE CARGO

RODRIGUEZ FERNANDEZ PAUL ORLANDO Jefe de Cartera y Cobranzas 15/07/2015 8:00

BASTIDAS VEGA CRISTIAN ANDRES Asistente Cobranzas 15/07/2015 17:00

TORRES RIVERA OSCAR SEBASTIAN Asistente de Cartera -Cobranzas 20/07/2015 8:00

VALDEZ TERAN CESAR MIGUEL Asistente de Cartera -Cobranzas 20/07/2015 17:30

SUAREZ BAQUE CARLOS LUIS Recaudador 22/07/2015 7:30

POZO PINTO DENNYS FERNANDA Contadora General22/07/2015

23/07/2015

17:00

7:30

GUANOLUISA CASTILLO MARIA FERNANDA Asistente Contable-Tributario 24/07/2015 17:00

GOMEZ TORRES MERCEDES SOLEDAD Asistente Contable 24/07/2015 12:00

PALADINES CACOANGO MAYRA ALEJANDRA Asistente Contable 14/07/2015 17:00

GARZÓN PARRA CRISTIAN ALEXIS Gerente Financiero 14/07/2015 7:30

PAREDES DOMÍNGUEZ ALEXIS FABIAN Asistente Financiero 13/07/2015 17:30

ENTREVISTA

CALENDARIO DE ENTREVISTAS- ÁREA FINANCIERA

MUESTRA SELECCIONADA

80

Tabla 3.9 Funciones Gerente Financiero

FUNCIONES

CARGO: GERENTE FINANCIERO

N°

PROCESO: FINANCIERO

SUBPROCESO

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Supervisión y control del cumplimiento de las políticas financieras dictadas por el

Directorio y Gerente General de la Compañía

Supervisión de la ejecución de trabajos contables y financieros generados en las áreas de la

compañía, al igual que el cumplimiento de los controles internos recomendados y su

aplicación en cada área.

Preparación del presupuesto anual, en base de la información recabada de las diferentes

áreas de la compañía.

Evaluación, cumplimiento y seguimiento del presupuesto anual de la compañía.

Control de ingresos y egresos de dinero y valores de la Compañía.

Preparación, control y evaluación del Presupuesto de gastos de la compañía.

Preparación, y evaluación del flujo de efectivo de la compañía,

Evaluar y proponer la generación de inversiones buscando la más alta rentabilidad,

seguridad y rendimiento favorables para los intereses que busca la Compañía,

Control de inversiones y de sus rendimientos.

Supervisión del cumplimiento de las normas contables de general aceptación, al igual que

de las disposiciones al respecto emitidas por la Superintendencia de Bancos y Seguros.

Evaluación y control de las cuentas pendientes de cobro por primas concedidos por la

Compañía en la emisión de pólizas de seguros.

Control de valores por cobrar a reaseguradores, empresas relacionadas, funcionarios,

proveedores y otros que mantengan rubros pendientes con la compañía.

ÁREA FINANCIERA

SEGUROS UNIDOS S.A.



GERENCIA FINANCIERA

81

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

Revisión y control de la generación de información financiera y contable requerida por las

entidades de control.

Preparación de informes y estadísticas financieras respecto del comportamiento de la

Compañía en el sector asegurador.

Evaluar la información contenida en los Estados Financieros y anexos, y recomendar

ajustes y correctivos tendientes a mejorar la gestión financiera, operativa y técnica de la

compañía.

Planificar la realización de cierres periódicos de balances para evaluar el cierre de

actividades mensuales y anuales, planificación y proyección tributaria y otras evaluaciones.

Prever arqueos periódicos de inversiones financieras, documentos en garantía, producción,

cierres de caja, y otros que la gestión así lo requiera.

Preparar y coordinar la generación y entrega de la información que será evaluada por los

auditores internos, auditores externos, entes de control y otros órganos de supervisión

autorizados por la constitución de la República del Ecuador, previa su identificación como

tal.

Planificación y autorización de adquisiciones en coordinación con la Gerencia General y la

Dirección Administrativa.

Controlar la generación de información y el pago oportuno de contribuciones, impuestos,

aportaciones, tasas y otros rubros de apoyo a la gestión gubernamental que esté regida para

las compañías de seguro.

Dictar normas tendientes al manejo adecuado y control de los activos fijos de la Compañía.

Supervisión del adecuado funcionamiento del área financiera de las Sucursales.

Seguimiento y actualización de instructivos y manuales de carácter financiero, evaluaciones

tendientes a optimizar el control y funcionamiento del área.

Desarrollo y soporte de nuevas regulaciones emitidas por las entidades de control,

Identificar, evaluar y mitigar todos los riesgos crediticios y financieros de la empresa,

Analizar y cuantificar los impactos de las inversiones actuales y futuras de la empresa,

procurando que se obtengan los más altos rendimientos

Procurar se cumpla con las políticas de ética y confidencialidad de información, en el área

financiera.

En general los trabajos inherentes a su cargo que le sean requeridos.

En: Gerencia Financiera-Seguros Unidos S.A.

82

Tabla 3.10 Funciones Asistente Financiero

FUNCIONES

CARGO: ASISTENTE FINANCIERO

N°

PROCESO: FINANCIERO

SUBPROCESO

1

1.1

1.1.1

1.1.2

1.1.3

1.1.4

1.1.5

1.1.6

1.1.7

1.1.8

1.1.9

1.1.10

1.2

1.2.1

1.2.2

1.2.3

1.2.4

2.

2.1.1

2.1.2

2.1.3

2.1.4

2.1.5

2.1.6

3.

REALIZACIÓN DE ARQUEOS DE CAJA CHICA MATRIZ Y SUCURSALES

SEMANALMENTE

MATRIZ

Solicita generar el cierre de caja

Solicita la generación de cierre de tarjetas de crédito

Solicita documentos del SOAT: Recibo del cobro del SOAT, detalle de efectivo, cheque

Solicita el dinero y realiza conteo

Solicita cheques y realiza conteo

Ingresa en Formato de Arqueo de Caja

Cuadra la información

Si hay excedente o déficit pone observaciones

Una vez que concluye el Reporte, firma el cajero, firma el asistente y Gerente Financiero

Archiva el Arqueo de Caja

SUCURSALES CUENCA Y GUAYAQUIL

Solicita a los Asistentes Contables para que realicen el arqueo de caja.

Recibe el Arqueo de Caja, el cierre diario de caja, el cierre de tarjetas, el documento del

SOAT., envía escaneado con e-mail, al día siguiente envían los físicos

Entrega Arqueo de caja al Gerente Financiero para firma

Archiva arqueo con todos los documentos enviados por las Sucursales

COORDINACIÓN PARA EL DEPÓSITO DE DINERO Y VALORES DE LA

COMPAÑÍA.

Recibe de cajera: el cierre de caja, el dinero, cheques

Recibe de cajera: el cierre de caja, el dinero, cheques del SOAT

Cuadra valores con cierre de caja

Revisa que papeleta de depósito llenada por la cajera esté correcta

Firma un reporte de Caja entregado por la Cajera donde consta el efectivo, cheques y

valores del SOAT.

Envía el depósito al mensajero

GESTIÓN DE INVERSIONES

83

3.1

3.1.1

3.1.2

3.1.3

3.1.4

3.2

3.2.1

3.2.1.1

3.2.1.2

3.2.2

3.2.2.1

3.2.2.2

3.2.2.3

3.2.2.4

3.2.2.5

3.3

3.3.1

3.3.1.1

3.3.1.2

3.3.1.3

3.3.2

3.3.2.1

3.3.2.2

3.3.3

3.3.3.1

CONTROL DE INVERSIONES

Recibe de IVERCORP (administrador de inversiones) el Portafolio de Inversiones

Ingresa información de inversiones en REPORTE 001: Ingresa, fecha de compra, clase de

título, Institución, Valor nominal, fecha de inicio, de vencimiento, tasa de interés, fechas

de vencimiento de capital e interés, precio de mercado, precio de compra, periodo de la

inversión, etc.

Se pintan en el REPORTE 001, los vencimientos generados en el mes

Envía al Gerente Financiero para análisis a través de e-mail.

REGISTRO Y CONTABILIZACIÓN DE INVERSIONES REALIZADAS

REGISTRO

Recibe de Gerente Financiero los documentos escaneados de inversiones realizadas.

(generalmente las compras se realizan a fin de mes)

Ingresa en el REPORTE 001 la información enviada

CONTABILIZACIÓN

Recibe de IVERCORP el portafolio de inversiones definitivo del mes, recibe los primeros

días del mes siguiente al del cierre.

Contabiliza: Flujo de fondos: vencimientos de capital, de interés, nuevas compras,

aportación al portafolio.

Imprime los asientos, cuadra con el REPORTE 001, con el portafolio de IVERCORP y

con el Reporte del Custodio (DECEVALE), (el reporte de DECEVALE, nos envía

IVERCORP)

Informa vía e-mail a Contabilidad que se contabilizó todo lo de inversiones y que está

cuadrado

Archiva asientos contables

GENERACIÓN DE INFORMACIÓN PARA SBS

FORMULARIO 318

Recibo de contabilidad el CUADRO DE RESERVAS, en el que se envía la cantidad que

debe invertir, que está en relación con las reservas

Generamos FORMULARIO 318 (Excel) Con la información de REPORTE 001 y con el

Cuadro de Reservas

Imprime el formulario 318 y pasa por e-mail e impreso a la Contadora con copia a

Gerente Financiero

FORMULARIO 318A

Generamos FORMULARIO 318 A (Excel) Con la información de REPORTE 001.,

detalle completo de inversiones

Pasa por e-mail a la Contadora con copia a Gerente Financiero

84

3.3.3.2

3.3.3.3

4.

4.1

4.1.1

4.1.2

4.1.3

4.1.4

4.1.5

4.1.6

4.2.

4.2.1

4.2.2

4.2.3

4.2.4

4.3

4.3.1

4.3.2

4.3.3

4.3.4

4.3.5

5

5.1

5.1.1

5.1.2

5.1.3

5.1.4

5.1.5

5.2

5.2.1

5.2.2

5.2.3

CORRESPONDENCIA DOCUMENTOS.

Justificación de excedente o déficit de inversiones mediante una carta firmada por el

Gerente Financiero

Respuesta a observaciones de la SBS.

Archivo de correspondencia realizada por la Gerencia Financiera

COORDINACIÓN OPERACIONES CON LAS ENTIDADES BANCARIAS.

CERTIFICADO DE CUENTAS, CON CARTA

Formularios y firmas: Ejemplo formularios para incluir firma autorizada

Solicitud de chequeras a nivel nacional , carta

Estados de cuenta, si no llega se requiere por carta

Recuperación de cheques protestados., con carta

Cheques certificados.

Microfilm cheques, con carta

REVOCATORIA DE CHEQUES, LLENA FORMULARIOS

Llena formulario

Adjunta documentos: copia cédula y papeleta de votación, firmas conjuntas,

nombramiento, RUC

Se notariza.

Envía al Banco

TRANSFERENCIAS BANCARIAS

Recibe la orden de la transferencia financiera de la Gerencia Financiera, vía e-mail

Llena el documento en Excel con las dos firmas autorizadas

Se envía al Banco

Recibe del mensajero los comprobantes de transferencia enviados por el Banco

Archiva los documentos que sustentan las transferencias

CONTROL DE FLUJO DE CAJA

QUITO INFORME FLUJO DE CAJA SEMANAL

Recibe del cajero el Formato de Pagos

Ingresa en el FORMATO DE FLUJO DE CAJA, los totales de los pagos a realizar:

ejemplo: reclamos, pérdida total, etc.

Recibe de cartera TABLA DE COMPARACIÓN DE INGRESOS (archivo compartido),

información generada por día y semana.

Ingresa en el FORMATO DE FLUJO DE CAJA, los totales de ingresos

Envía REPORTE FLUJO DE CAJA a Gerente Financiero.

SUCURSALES INFORME FLUJO DE CAJA SEMANAL

Recibe el Flujo de caja

85

5.3

5.3.1

5.3.2

Compara con la TABLA DE COMPARACIÓN DE INGRESOS.

Pasa a Gerencia Financiera vía e-mail

FLUJO CAJA CONSOLIDADO SEMANAL

Consolida Flujos de Quito y Sucursales e incluye saldos bancarios a la fecha

Pasa a Gerente Financiero para revisión

En: Asistente Financiero-Seguros Unidos S.A.

Tabla 3.11 Funciones Contador/a General

FUNCIONES

CARGO: CONTADORA GENERAL

N°

PROCESO: FINANCIERO

SUBPROCESO: CONTABILIDAD

1

2

3

4

5

6

Supervisar el trabajo desarrollado por el personal de su dependencia a efectos de cumplir

con los plazos previstos por el organismo de control.

Verificar la aplicación de los principios contables y correcta codificación de todas las

transacciones generadas en la compañía.

Revisar y aprobar la elaboración de los comprobantes contables y sus aportes (ingresos,

egresos, asientos de diario etc.)

Solicitar a sistemas los requerimientos que sean necesarios para mejorar los procesos del

departamento de contabilidad.

Elaboración de los estados financieros al igual que los respectivos anexos dentro de los

plazos establecidos por la Superintendencia de Bancos.

Realizar análisis de las cuentas del balance.

CONTABILIDAD

SEGUROS UNIDOS S.A.



GERENCIA FINANCIERA

86

7

8

9

10

11

12

13

Presentar la información necesaria para las evaluaciones e inspecciones de auditoria

interna, auditoria externa y organismos de control

Mantener controles adecuados y necesarios para evaluar, administrar, controlar y reducir

los riesgos a los que está expuesta la compañía.

Absolver las consultas de carácter contable que les sean requeridas por las diferentes áreas

de la compañía.

Controlar los activos fijos mediante el sistema y con inventarios periódicos.

Supervisar y certificar la correcta y oportuna elaboración de las conciliaciones bancarias.

Vigilar el oportuno pago de impuestos dentro de los plazos establecidos por la ley.

Dar soporte directo a la Gerencia Financiera cuando necesite información para Comités y

Directorios.

En: Contadora General-Seguros Unidos S.A.

Tabla 3.12 Funciones Asistente Contable (1)

FUNCIONES

CARGO: ASISTENTE CONTABLE (1)

N°

PROCESO: FINANCIERO


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

En base a la información consolidada se procede a elaborar la Estructura B32 de la

Compañía una vez ingresada la información requerida en el Sistema.

Elaboración del Formulario 312 de Sumas Aseguradas.

Elaboración de Conciliaciones Bancarias

Contabilización de Transferencia, Rol de Pagos, Planillas de IESS una vez generada la

información requerida

Contabilización de Provisiones Sociales, Décimo Tercero, Décimo Cuarto, Fondos de

Reserva Vacaciones y Utilidades.

Registro y Contabilización de Gastos Anticipados.

En base a la información consolidad entre departamentos se procede a cuadrar Reservas de

Siniestros, Siniestros Pagados entre el departamento de Reaseguros y Contabilidad.

Contabilización de Modulo de Siniestros Cierre y Cuadre.

Una vez generada la información de cierre de mes se procede a cuadrar cuentas contables

de toda la compañía y sucursales, que son Caja Efectivo, Caja Puente, Proveedores Gastos

Administrativos, Acreedores Caja, Cobranzas por Aplicar.

Cuadre de bouchers y elaboración de reporte.

87

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

Revisión de carpetas de Siniestros, Notas de Crédito, SOAT, Asistencia Medica, Pérdidas

Totales, Comisiones.

Análisis de cuentas de Empleados, Provisiones Sociales.

Realización de Cheques de Gastos Administrativos de la Compañía con la aprobación y

revisión del Contador General.

Revisión de bouchers enviados al Depósito.

Ingresos de bouchers y cheques devueltos al Sistema.

Depuración de partidas pendientes N/C de más de 60 días en las conciliaciones bancarias.

Ingreso de Facturas de Seguros del Personal una vez entregada la información por parte de

Miguel Ochoa.

Reporte de cuentas de nómina la finalizar el mes.

Registro Contable de Planilla del IESS al finalizar el mes unas ves generada la información.

Elaboración de reporte de Cheques Girados y no Cobrados en el último día de mes.

Archivo de Retenciones Fiscales del Departamento de Cobranzas.

Archivo de Bouchers de Sucursales.

En: Asistente Contable (1) -Seguros Unidos S.A.


FUNCIONES


N°

PROCESO: FINANCIERO


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Control y envío a caja de cheques posfechados a diario.

Control facturas impresas y envío para registro de salvamentos al Dep. de Siniestros.

Revisión y cuadre de tarjetas de Crédito DINERS trimestral.

Cierre y generación de reportes para el cuadre de módulos Cobranzas y Comisiones de

Agentes.

Revisión, control y emisión de cheques de Gastos Administrativos.

Realización de Conciliaciones Bancarias y depuración de las mismas Banco Pichincha,

ASERVAL y Austro SOAT.

Contabilización pagos con tarjetas de Crédito Banco de Pichincha y SOAT

Contabilización de ajustes y reclasificaciones en el Sistema.

Ingreso de la información respecto al Seguro Social Campesino mensual y Seguro Social

Campesino retroactivo diario.

88

11

12

13

14

15

Elaboración y envío de estructuras correspondientes a Contribuciones y Seguro Social

Campesino de forma mensual

Revisión, comprobación y elaboración impuestos F104, F103 Y F110 y Anexos

Transaccionales mensual.

Revisión y envío de F101, Patente Municipal, 1.5 Activos Totales, Informe Tributario

REDEP por año

Gestión y Obtención de la Autorización para Auto impresores.

Archivo de la documentación generada en el Depto. de Contabilidad por cierre y emisión

de cheques.

Respaldo a Sucursales




FUNCIONES


N°

PROCESO: FINANCIERO


1

1.1

1.1.01

1.1.02

1.1.03

1.1.04

1.1.05

1.1.06

1.1.07

1.1.08

1.1.09

1.1.10

1.2

Emisión de cheques correspondiente a siniestros, asistencia médica SOAT,

comisiones, notas de crédito, gastos administrativos y seguro campesino

Cheques de siniestros, asistencia médica y SOAT

Recibir carpetas (facturas, liquidaciones de reclamo, OP) del área de siniestros para la

emisión de los cheques

Revisar SOAT y ramos generales, revisar que este con firmas,

Solicitar si la información no está correcta, a reclamos que se corrija a través de un e-mail

y devolver la carpeta, en caso de faltar firmas de autorización y enviar a Gerente de

Reclamos para que lo haga.

Ordenar las carpetas por orden de OP si la carpetas están correctas

Direccionar los cheques, a través del sistema, Carpeta por carpeta

Enviar al módulo de EGRESOS e imprimir cheques

Verificar que los asientos contables estén correctos y firmar en la casilla de elaborado

Poner sellos en los cheques, tres: cruzado, firma autorizada y el sello seco.

Coger todas las carpetas y adjuntar el cheque correspondiente.

Entregar cheques a caja.

Cheques de comisiones y notas de crédito

89

1.2.01

1.2.02

1.2.03

1.2.04

1.3

1.3.01

1.3.02

1.3.03

1.3.04

1.3.05

1.3.06

1.3.07

1.3.08

1.3.09

1.3.10

1.4

1.4.01

1.4.02

1.4.03

1.4.04

1.4.05

1.4.06

1.5

1.5.01

1.5.02

1.5.03

1.5.04

1.5.05

1.6

1.6.01

1.6.02

1.6.03

1.6.04

Receptar de cobranzas con listado de las OP por notas de crédito o por comisiones, revisar

que estén completas

Pasar la información al Gerente de Contabilidad para la autorización respectiva

Recibir autorización y proceder a direccionar los cheques en el sistema

Emitir los cheques, sellar y enviar a Cobranzas con el listado adjunto

Cheques administrativos y auto sustituto

Recibir facturas de Asistente administrativo

Revisar que las facturas tengan todas las características legales

Ingresar la factura

Imprimir la autorización técnica del sistema

Generar la OP y firmar

Direccionar en el sistema y generar el cheque

Verificar el asiento de partida doble y sellar

Imprimir el comprobante de retención

Desglosar el cheque, sacar el egreso para contabilidad y sacar el que va para firmar con los

documentos de respaldo

Enviar al Asistente Administrativo para firmas con toda la documentación

Seguro campesino y SBS

Recibe documentación de Responsable de Impuestos y sacar copias para el sustento

Generar la OP y firmar

Direccionar en el sistema y generar el cheque

Verificar el asiento partida doble y sellar

Imprimir el comprobante de retención

Enviar a la Superintendencia con carta y Enviar para firmas al Asistente Administrativo,

en el caso de SBS

Anulación de cheques contabilizados y no contabilizados

Recibir un correo de los departamentos de siniestros, cobranzas, o de caja

Recibir autorización de Contador General

Revisar el cheque en consultas de OP para sacar el número de autorización

Ingresar al módulo INGRESOS, anula el cheque colocando su número de autorización.

Anular directamente en el módulo de ingresos, en el caso de cheques no contabilizados

Cheques por cambio de beneficiario

Recibir un correo de los departamentos de siniestros, cobranzas, o de caja

Recibir autorización de Contador General para cambio de beneficiario

Generar OP

Direccionar, emitir y sellar el cheque

90

1.6.05

1.6.06

2

2.1

2.1.01

2.1.02

2.1.03

2.1.04

2.2

2.2.01

2.2.02

2.2.03

2.2.04

2.2.05

3

3.1.01

3.1.02

3.1.03

4

4.1.01

4.1.02

4.1.03

4.1.04

5

5.1.01

5.1.02

5.1.03

Enviar a firmas

Enviar a caja

Emisión y entrega de retenciones.

Impresión de retenciones

Bajar base de datos del sistema de todas las retenciones que se han generado en el periodo

que se va a obtener

Imprimir las retenciones en el siguiente orden: Retenciones fuente normal, retenciones

superintendencia (persona natural y jurídica) y retenciones de inspectores de riesgo

(persona natural y jurídica).

Firmar y sellar

Enviar a caja

Revisión de retenciones por proveedor

Recibir por correo el listado de retenciones de los proveedores.

Verificar números de facturas ingresadas en el sistema y sacar números de autorización

Buscar en el archivo las retenciones entregadas

Imprimir retención

Enviar a caja, sellar y firmar

Control mensual de la cuenta de Siniestros Liquidados por pagar, conjuntamente con

el departamento de siniestros para el cuadre.

Solicitar a Sistemas generar las OP y Autorizaciones técnicas (AT) que no estén enlazadas

a un cheque.

Solicitar a Siniestros que revisen la documentación, si la OP se da de baja o si se genera el

cheque

Depurar la cuenta de Siniestros liquidados de acuerdo a disposiciones de la Contadora

General que podría generar el cheque.

Ingreso de registros contables mensuales de reclasificaciones

Recibir correo de Contador General de las cuentas que hay que reclasificar

Obtener respaldos

Ingresar el asiento de reclasificación

Imprimir y entregar a la Contadora General con el mayor general de la cuenta

reclasificada

Bajar la base de seguro campesino

Ingresar al sistema del IESS

Generar carpetas y guardar en Excel y en Word

Bajar la base de datos que es un documento compartido


91

Tabla 3.15 Funciones Jefe de Cartera y Cobranzas

FUNCIONES

CARGO: JEFE DE CARTERA Y COBRANZAS

N°

PROCESO: FINANCIERO

SUBPROCESO: CARTERA Y COBRANZAS

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Planificar, organizar, coordinar, y controlar la gestión del área de Cartera y cobranzas, tanto

en el aspecto técnico como financiero y de negocios.

Motivar, comunicar, controlar y evaluar las labores de los funcionarios a su cargo;

detectando las necesidades de capacitación y entrenamiento para el equipo humano a su

cargo y coordinar la mejora del proceso.

Crear, definir e implementar el Plan de cobro de la compañía a nivel nacional.

Lograr el cumplimiento de la política y objetivos de la compañía.

Coordinar con la Gerencia Financiera el establecimiento de flujos de cobro.

Controlar la gestión de cobro.

Reuniones con los Agentes Asesores de Seguros y clientes para generar flujos de cobranzas

y depuración de cartera.

Receptar quejas y reclamos de asesores productores y clientes finales.

Decidir sobre pagos especiales de clientes.

Revisar y aprobar órdenes de pago de comisiones a Brokers.

CARTERA Y COBRANZAS

SEGUROS UNIDOS S.A.



GERENCIA FINANCIERA

92

11

12

13

14

15

16

Crear e implementar los reglamentos requeridos en el área.

Realizar análisis de cartera de primas cuotas y letras.

Tomar acciones en función del comportamiento de cartera determinados en los análisis de

cartera.

Realizar informes gerenciales para la toma de decisiones.

Elaborar y entregar informes de resultados a entidades de control.

Las demás funciones asignadas por su jefe inmediato de acuerdo con el nivel, naturaleza y

el área de su desempeño.

En: Jefe de Cartera y Cobranzas-Seguros Unidos S.A.

Tabla 3.16 Funciones Asistente de Cartera y Cobranzas 1

FUNCIONES

CARGO: ASISTENTE DE CARTERA Y COBRANZAS 1

N°

PROCESO: FINANCIERO


1

1.1

1.2

1.3

1.4

2

2.1

2.2

2.3

2.4

2.5

2.6

2.8

PLANIFICACIÓN

Preparación de cronograma de visitas para gestionar la cartera de Clientes y Agentes

Asesores de Seguros.

Asignación de Cartera para gestión de Tercerizadora.

Circulación de Saldos mediante el envío de la antigüedad de cartera a clientes y Agentes

Notificación a clientes o bróker que van a ser cancelados por falta de pago.

RECUPERACIÓN DE CARTERA CON CLIENTES Y BRÓCKERS

Recepción de la cartera mensual asignada

Análisis y segmentación de la cartera

Identificación de los indicadores de la cartera: por volumen, impacto y antigüedad

Realizar depuración de cartera: Limpiar cartera

Elaborar Reporte de Asignación de Cartera para realizar la gestión con los clientes o bróker

Gestión directa con los clientes o bróker a través de llamadas telefónicas, correos

electrónicos, o notificaciones escritas, verbales o vía e-mail. Dando cumplimiento a los

índices mínimos de gestión y cobros diarios

Registro de la gestión realizada en el Reporte de Asignación de cartera: se registra el tipo de

gestión: efectiva (cuando se confirma el pago), de seguimiento (cuando el cliente da una

fecha para llamada), Vía e-mail, No efectiva o incontactable, Cobro recaudador (cuando se

envía al recaudador)

93

2.9

2.10

2.11

2.12

3

3.1

3.2

3.3

3.4

3.5

3.6

3.7

3.8

3.9

3.10

4

4.1

4.2

4.3

4.4

4.5

4.6

4.7

Elabora Reporte de Cobros diarios confirmados

Se entrega el Reporte al cobrador para que visite a los clientes o bróker para que realice la

hoja de ruta. Los documentos que lleva el cobrador: Reporte, el Estado de cuenta y carta de

autorización dependiendo el caso y la recibera de la Empresa.

Cuando el cobro no es efectivo le devuelve la información para volver a hacer la gestión o

reconfirmar el cobro

En el caso de existir algún inconveniente con los pagos se archivan los documentos:

bouchers y órdenes de débito bancarios

EFECTIVIZACIÓN DE NOTAS DE CRÉDITO

Análisis y segmentación de la cartera

Identificación de Notas de crédito de acuerdo a la asignación

Se le notifica al cliente o bróker vía telefónica o vía e-mail

Recibe una carta del bróker o cliente en la que solicita la devolución de la nota de crédito

indicando el motivo de la devolución, misma que se confirma con el departamento de

emisiones

Se confirma la efectivización de la nota de crédito con el departamento de emisiones

Si cumple con los requerimientos de no tener deudas, cheques protestados, siniestros o

algún otro tipo de impedimento se procesa la efectivización de la Nota de crédito

Se genera una OP en la cual se indica el motivo de la efectivización y se adjunta a la OP los


Se registra la efectivización de la nota de crédito en el Reporte de actividades de cobranzas

(carpeta o archivo compartido)

Se envía a Contabilidad todos los documentos para la emisión del cheque

Se realiza seguimiento del pago por parte de Contabilidad

PAGO DE COMISIONES A BRÓKERS

Generamos en el sistema LA PRE LIQUIDACIÓN DE COMISIONES: se ingresa código

de bróker y la fecha de corte, se baja a Excel o a pdf dependiendo el caso

Envío pre-liquidación de comisiones a los asesores productores vía correo electrónico en el

que se informa la fecha tope de entrega de las facturas.

Recibe las facturas y notas de crédito del bróker y la pre liquidación adjunta

Generamos en el sistema la autorización técnica identificando las facturas, notas de crédito

descritas en la pre liquidación

Generar orden de pago y se entrega al departamento de Contabilidad todos los documentos

adjuntos para la generación del pago de la factura: Factura, notas de crédito, pre liquidación

autorización técnica y la OP

Se registra el pago en el Reporte de actividades de cobranzas (carpeta o archivo

94

5

5.1

5.2

5.3

5.4

5.5

5.6

6

6.1

6.2

6.3

6.4

6.5

6.6

6.7

6.8

6.9

6.10

6.11

6.12

6.13

6.14

6.15

6.16

6.17

6.18

6.19

6.20

compartido)

Se realiza seguimiento a la emisión del cheque y pago al bróker

APROBACIÓN DE SINIESTROS Y RENOVACIÓN DE PÓLIZAS DE CLIENTES

CON DEUDA

Recibe la notificación del siniestro o renovación de las pólizas en las cuales deben detallar

el número de póliza y el nombre del cliente

Verificación si el cliente tiene deuda pendiente de pago

De existir deuda se solicita un Compromiso de pago

Una vez recibido el compromiso se autoriza o no el siniestro en el sistema o la renovación

de la póliza

Se notifica la aprobación vía e-mail a Siniestros o emisiones para que se procese el reclamo

o la renovación

Seguimiento al compromiso de pago

ASIGNACIÓN DE CARTERA PARA GESTIÓN DE TERCERIZADORA

Ingresa a MÓDULO AGENTES

Asignamos agentes en el sistema

Se extrae la información del sistema

Se migra la información a Excel

Elabora REPORTE DE CARTERA ASIGNADA A TERCERIZADORA

Recibe REPORTE DE CARTERA ASIGNADA A TERCERIZADORA DE GUAYAQUIL

Y CUENCA

Revisa, corrige si es el caso el reporte de Sucursales e informa de correcciones a Sucursales

Unifica en un solo reporte

Envía vía correo electrónico a la tercerizadora el Reporte de la cartera asignada

Se emite del sistema el Reporte de pagos a la tercerizadora

Se envía el reporte de pagos diariamente a la tercerizadora

Recibe de tercerizadora el Reporte de cobros mensuales realizados vía correo electrónico

Valida la información enviada

Si la información enviada por la tercerizadora no es correcta se les informa para que

modifiquen y envíen nuevamente.

Si la información enviada por la tercerizadora es correcta se solicita la factura para el pago

Recibe la factura y el detalle de los clientes de los que se cobra y se pasa a firma Gerencia

Financiera.

Una vez que está autorizado pasa a Contabilidad para generación de cheque.

Se realiza seguimiento del pago a la aseguradora

Archiva copia de facturas y el detalle

95

6.21

6.22

7

7.1

8

7.1

Recibe el REPORTE MENSUAL DETALLADO DE GESTIONES REALIZADAS POR

LA TERCERIZADORA

Analiza informe e identifica a clientes a los que no se les ubica

Elabora REPORTE DE CLIENTE NO UBICADOS Y CLIENTES QUE NO VAN A

PAGAR y remite para conocimiento de Gerente Administrativo Financiero.

ATENCIÓN AL CLIENTE

Dar solución a solicitudes del cliente final y/o asesores productores.

ELABORACIÓN DE INFORMES

Informe de gestión a Jefaturas

En: Asistente de Cartera y Cobranzas 1-Seguros Unidos S.A.



FUNCIONES


N°

PROCESO: FINANCIERO


1

1.1

1.1.1

1.1.1.01

1.1.1.02

1.1.1.03

1.1.1.04

1.1.1.05

1.1.1.06

1.1.1.07

1.1.1.08

1.1.1.09

1.1.1.10

Elaboración y conciliación de las Estructuras para la Entidad de Control

Recibe de Contabilidad la autorización de que está cuadrado cartera para generar estructuras:

S01

Recibe autorización de Contabilidad para generar estructura vía e-mail

Generamos estructura sistema

Recibe el Reporte mensual de cartera: primas, cuotas y letras vencidas y por vencer (Excel)

contabilizada del Jefe de Cartera

La cartera se desagrega por Ramos y Sucursal y totaliza, vencidos, por vencer, por ramos y

por Sucursal.

Realiza Cuadro comparativo de primas y cuotas y otro cuadro de letras, totales de cada ramo

por sucursal vencido y por vencer.

De las estructuras que genera el sistema saca totales de cuotas letras y primas vencidas y por

vencer por ramos y sucursal.

Comparamos montos de estructura con la información contable

Si hay errores de cuadre informa a Contabilidad, identifican el valor del descuadre y con el

valor detectado se modifica la estructura

Una vez que está cuadrado se envía para la validación en la Superintendencia de Bancos y

Seguros, se envía a Sistemas.

Si hay errores recibe notificación de Sistemas, se analiza y cuadra nuevamente y se envía a

96

1.1.1.11

1.1.2

1.1.2.01

1.1.2.02

1.1.2.03

1.1.2.04

1.1.3

1.1.3.01

1.1.3.02

1.1.3.03

2

2,1

2.1.1

2.1.2

2.1.3

2.1.4

2.1.5

2.1.6

2.1.7

2.1.8

2.1.9

2,2

2.2.1

2.2.2

2.2.3

2.2.4

2.2.5

Sistemas

Si las estructuras están validadas informa mediante e-mail a Contabilidad

S02

Generamos estructura en el sistema

Envía a Sistemas para validar

Recibe notificación de validación

Informa a Contabilidad sobre validación

S05

Generamos estructura sistema

Envía a sistemas para validación

Si hay errores IDEM S01

Recepción, generación y control de Débitos Bancarios.

Creación de conducto para Pichincha y Guayaquil

Recibe autorizaciones de débito de Comercial, bróker y de las Sucursales, vía e-mail, (físicos

escaneado)

Verifica que la información está correcta

Si no está correcta informa vía e-mail y envía información

Si está correcta se procede a crear el conducto de pago

Para crear conducto entramos al sistema: CONSULTAS GENERALES, SUB MÓDULO SIE,

CONSULTAS, Ingresa cédula del cliente y realiza consulta: Póliza, endoso, vigencia, código

del asegurador, número de plan

Ingresa a MÓDULO DE EMISIONES, actualización de contratante.

Ingresa código del cliente, crea el conducto a débitos bancarios, ingresa el número de cuenta y

el código del Banco, actualiza cliente

Ingresa a MÓDULO COMERCIAL, recuotifica la póliza, ato el débito a la póliza y crea un

nuevo número de plan

Archiva la autorización de débito

Generación de información para débitos: Bancos Pichincha y Guayaquil

Ingresa sistema: MÓDULO DE INGRESOS CAJA, sub módulo débitos automáticos,

ENVÍOS: se genera el envío de los débitos, por sucursal y por fecha. (archivo txt)

Revisa que el monto mandado a cobrar es el mismo del sistema y que la cantidad de envíos

sea la correcta

Ingresa a Intranet, Banco del Pichincha y Guayaquil, entra a cuenta de la empresa carga la

información y envía

Si no está correcto el sistema informa los errores, los corrige y carga nuevamente

Recibe respuesta del Banco (que en ocasiones demora hasta 5 días)

97

2.2.6

2.2.7

2.2.8

2.2.9

3

3.1.1

3.1.2

3.1.3

3.1.4

3.1.5

3.1.6

3.1.7

3.1.8

4

4,1

4.1.1

4.1.2

4.1.3

4.1.4

4.1.5

4.1.6

4.1.7

4.2

4.2.1

4.2.2

4.2.3

4.2.4

Una vez que el banco envía EL PROCESADO DE LOS DÉBITOS, ingresa al sistema,

MÓDULO DE DÉBITOS, y procesa el estado de cada cliente y manda a aplicar.

Ingresamos al sistema del Banco y nos bajamos en Excel la RESPUESTA DE DÉBITOS

ERRÓNEOS

Envía el informe del Banco a cada Sucursal.

El reporte de Quito se envía a los Ejecutivos de Cobranza para la gestión de cobro.

Recepción, gestión, control y custodia de Cheques Protestados y bouchers no cobrados

Recibe información de Contabilidad vía e-mail: REPORTE DE CHEQUES PROTESTADOS

y REPORTE DE BOUCHERS NO COBRADOS recibe físico de los cheques,

Revisa en el sistema que estén ingresados los cheques protestados y bouchers no cobrados

Revisa que sean de Quito, (de otras sucursales envía Contabilidad), si es de sucursales envía a

Contabilidad.

Vía e-mail envía al cobrador: Cuadro con DETALLE DE CHEQUES y DETALLE DE

BOUCHERS PARA RECUPERACIÓN.

Archiva copias de los cheques, de los bouchers y del Asiento contable

Ingresa Al REPORTE CONTROL DE CHEQUES PROTESTADOS y CONTROL DE

BOUCHERS (Excel),

Cuando llegan los recuperos, caja envía el asiento de recuperación y la copia del nuevo cheque

y bouchers

Actualiza los REPORTES y archiva

Control y gestión de ingresos del SOAT.

REPORTE SOAT AVIVALIFE

Ingresa a sistemas a consultas generales, por agente. Se obtiene el Reporte de SOAT Avivalife

Revisa y archivo, elimina totales que tienen cero, luego los que no son del ramo SOAT,

Agregar una columna junto a columna de emisión y se registra el mes de la emisión

Al final de cada mes se agrega una fila donde se registra la sumatoria de cada mes

Se saca el total semanal de todos los meses

Envía el Reporte por e-mail a Responsable del SOAT

Archiva Reporte

REPORTE SOAT NACIONAL

Ingresar al sistema, estados de cuenta y obtiene la cartera por sucursal

Por cada sucursal se desagrega el SOAT por agente y totaliza en otro cuadro Excel: SOAT

POR AGENTE de cada sucursal, gráfica

Envía por e-mail a cada Sucursal y al Responsable del SOAT y al Gerente Comercial

detallando en el e-mail el monto por agente en cada sucursal.

Archiva Reporte

98

4.3

4.3.1

4.3.2

4.3.3

4.3.4

4.3.5

4.3.6

4.3.7

5

5.1.1

5.1.2

5.1.3

5.1.4

5.1.5

5.1.6

5.1.7

5.1.8

6

6,1

6.1.1

6.1.2

6.1.3

6.1.4

6.1.5

6.1.6

REPORTE EN LA WEB DEL SOAT

Ingresa al sistema del SOAT

Genera la Cartera SOAT de la Empresa a la fecha (Excel)

Genera el Reporte del SOAT que nos proporciona la web a la fecha (Excel)

Compara los cupones generados por cada uno de los reportes para verificar que todo lo que

consta en el sistema consta también en la web, Elabora Reporte Comparación de Cupones

Si hay inconsistencia en la información, se notifica a sistemas vía e-mail para que corrijan la

información

Si no hay inconsistencia se informa vía e-mail a la Jefatura del Departamento y se envía el

Reporte de Comparación de Cupones

Archiva reporte

Control, gestión y aplicación de ingresos Vida Colectiva

Recibe de caja los pagos de Seguros Vida Colectiva, los recibos, lo recibe con un número de

remesa que nos permite imputar el pago

Revisa que el Cliente tenga la póliza emitida

Si no está emitida la póliza se informa a emisiones y se manda el pago a una cuenta de exceso

792 pólizas por emitir.

Registra en Reporte Vida Colectiva, las pólizas no emitidas

Cuando la póliza se emite se busca en el Reporte Vida Colectiva, se sacan los respaldos físicos

y se procede a aplicar, luego los respaldos pasan a Responsable de registrar el pago

Si está emitida la póliza se aplica el pago

Los respaldos del pago se envía a responsable del Registro de pagos

Cuando se reciben de los bróker bases de pagos se realiza un procedimiento igual, los bróker

envían vía e-mail.

Elaboración de Presupuestos para Quito y Sucursales

El presupuesto se elabora en base a la cartera vencida del mes anterior.

Ingresa al SISE a Ingresos, REPORTES, ESTADOS DE CUENTA, PROCESOS, CARTERA

TOTAL

Obtiene el Reporte de Cartera Total, contabilizada por póliza y agente a nivel nacional del mes

anterior

El reporte lo totaliza por agente y por Sucursal, cartera vencida, por vencer, la que vence en el

presente mes que es el mes que va a presupuestar

Filtra el reporte y excluye los códigos que no van en el presupuesto, 154, 155 que son de CFC,

156 Banco del Austro, 448 de AVIVALIFE

Se elabora reporte de todos los excluidos: REPORTE EXCLUIDA NACIONAL

Elabora otro Reporte: REPORTE RESUMIDO, Que incluye todos los códigos no excluidos

99

6.1.7

6.1.8

6.1.9

6.1.10

6.1.11

6.1.12

6.1.13

6.1.14

6.1.15

6.1.16

6.1.17

6.1.18

6.1.19

6.1.20

6.1.21

6.1.22

6.1.23

6.1.24

6.1.25

6.1.26

6.1.27

7

7.1.1

Del Reporte Resumida filtra por sucursales y obtiene la información de cada sucursal.

Del Reporte Resumida, excluye de Guayaquil los siguientes códigos: 70 y 186 que

corresponden a CARTORAMA y ASUNCORP

Del Reporte Resumida, excluye de Cuenca los siguientes códigos: 70 y 328.

Se totaliza la cartera vencida de cada sucursal

Del Reporte de Cartera Total se filtra la Sucursal Quito y se realiza el Presupuesto de los

Ejecutivos de Cobranzas.

Del Reporte de Cartera total Quito, se inserta una fila antes de Sucursal y se asigna a cada

Ejecutivo los códigos de los clientes que les corresponde.

Se filtra por ejecutivo y se elabora un archivo por ejecutivo

Se totaliza la cartera vencida de cada ejecutivos

Se elabora el PRESUPUESTO por Sucursal y por ejecutivo

En el Presupuesto de la Sucursal Quito entra el monto total de cartera vencida del Reporte

Resumido, entra CFC, Banco del Austro Y AVIVALIFE que es del reporte Excluido nacional.

En el Presupuesto de Guayaquil entra en la cartera vencida del resumido y Banco del Austro

del reporte excluido nacional

En el Presupuesto de Cuenca entra en la cartera vencida del resumido y Banco del Austro

En el Cuadro del presupuesto de las ejecutivos se registra la cartera vencida de las ejecutivas

Enviar el Presupuesto Nacional a cada una de las Sucursales y al Gerente Financiero., en el e-

mail se detalla el presupuesto por sucursal y a nivel nacional

Enviar el Presupuesto de cada ejecutiva a los ejecutivos respectivos y al Gerente Financiero,

donde se detalla el presupuesto por ejecutiva y el Presupuesto total, en el e-mail se adjunta el

Presupuesto del mes

Archiva los Presupuestos Nacional, por ejecutiva

Una vez que tiene los montos por Sucursal realiza un REPORTE DE COMPARACION DE

INGRESOS DIARIOS. En el reporte se incluye: el presupuesto mensual, el presupuesto

semanal y el presupuesto diario en cada sucursal.

Cada día se revisa el ingreso de Caja por Sucursal y se compara con el presupuesto diario

donde se determinan las variaciones. Luego semanal y mensual y se elabora un gráfica donde

se visualiza la recuperación de cada sucursal

El reporte está en un archivo compartido con el Gerente Financiero, los ejecutivos de

cobranzas y el área administrativa (analista financiero)

Alimenta diariamente la información para obtener las variaciones

Archiva el Reporte de Comparación de Ingresos diarios.

Actualización de estados de cuenta Banco del Pichincha Quito

Ingresa al sistema del banco del Pichincha, CASHMANAGEMENT, ESTADOS DE

100

7.1.2

7.1.3

7.1.4

8

8.1.1

8.1.2

8.1.3

8.1.4

8.1.5

8.1.6

8.1.7

8.1.8

9

9.1.1

9.1.2

9.1.3

9.1.4

9.1.5

9.1.6

9.1.7

9.1.8

9.1.9

9.1.10

CUENTA, SUCURSAL QUITO,

Obtiene Estado de cuenta del Banco del Pichincha en la mañana y en la tarde

Se archiva en una carpeta

La carpeta está a disposición de los ejecutivos

Efectivización de notas de crédito

Recibe una carta emisiones o de los ejecutivos en la que el cliente solicita la devolución de la

nota de crédito indicando el motivo de la devolución.

Se confirma la efectivización de la nota de crédito con el departamento de emisiones

Si cumple con los requerimientos de no tener deudas, cheques protestados, siniestros o algún

otro tipo de impedimento se procesa la efectivización de la Nota de crédito

Se genera un estado de cuenta del cliente donde consta la nota de crédito a efectivizar

Se genera una OP en la cual se indica el motivo de la efectivización y se adjunta a la OP los


Se registra la efectivización de la nota de crédito en el Reporte de actividades de cobranzas


Se envía a Contabilidad todos los documentos para la emisión del cheque

Se realiza seguimiento del pago por parte de Contabilidad

Envío de cartera actualizada a nivel nacional

Ingresa al sistema: CAJA INGRESOS, ESTADOS DE CUENTA, PROCESOS,

ANTIGÜEDAD DE DEUDA, PRIMAS Y CUOTAS

Obtiene un Reporte de cada sucursal

Pasa a Excel, elimina la información no requerida y la información que queda es; agentes,

código, nombre del cliente, fecha de vencimiento de póliza y fecha de vencimiento de la

cuota, número de plan, total de la cartera

Luego se agrega 8 columnas para el registro de la siguiente información: Días faltantes para el

vencimiento de la póliza, días faltantes para el vencimiento de la cuota, las pólizas que están

por vencer, las pólizas que están 30 días vencidas, 60 días, 90 días, y más de 91 días y el

monto total vencido.

Totaliza los rangos de vencimiento y la cartera total

Filtra cuotas iniciales y cuotas finales, (otra pestaña)

Filtra cuotas y letras, (otra pestaña)

Totaliza cuotas letras

Se archiva y envía vía e-mail a las sucursales y la de Quito se envía a cada ejecutivo vía e-

mail,

Se adjunta en archivos compartidos, Cartera de Quito y Cartera Nacional


101


FUNCIONES


N°

PROCESO: FINANCIERO


1

1.1

1.1.1

1.1.2

1.1.3

1.1.4

1.1.5

1.1.6

1.2

1.2.1

1.2.2

1.2.3

1.2.4

1.2.5

1.2.6

1.2.7

1.2.8

1.2.9

1.2.10

1.2.11

1.3

INGRESOS E IMPUTACIÓN AL PAGO

INGRESOS DEL ÁREA DE CAJA

Recibe Reporte de Ingresos del Área de caja y documentos que sustentan el pago:

bouchers, retención, caja detalla si es en efectivo o cheque.

Ingresa al sistema con el número de transacción que consta en el Reporte de ingresos

Verifica deuda vencida con código del cliente (código consta en Reporte de Ingresos).

Procede a ingresar el código del cliente y registra el pago con la retención si aplica (puede

ser diferentes modalidades de pago)

Cierra la transacción cuando en el contador queda CERO

Archiva los diarios generado por caja de acuerdo al número de transacción de mayor a

menor del día correspondiente

INGRESOS DE LAS BASES CFC y PORT COLL

Recibe a través de e-mail el Reporte de Ingresos de CFC Y PORT COLL, una o dos veces

por semana.

Convierte el reporte a un archivo delimitado por comas (Excel)

Carga la información en el sistema, el sistema bota otro archivo de Excel, el archivo bota

el código del asegurado.

Cuando no bota el código del asegurado busca en el sistema el código a través de los

apellidos del cliente

Elabora la base completa con los códigos

Cuadra el valor total de pagos con el cheque (copia de cheque enviado por CFC y PORT

COLL

Ingresa al sistema con número de transacción (en módulo DE IMPUTACIÓN)

Aplica el pago del cliente en función del código y la factura

Cuadra asiento contable con diferencia de valor que corresponde a SEGURO

CAMPESINO


Archivo original y copia del cheque, la base de pago y el número de asiento o transacción

por fecha.

102

1.3.1

1.3.2

1.3.3

1.3.4

1.3.5

1.3.6

1.3.7

1.3.8

2

2.1

2.1.1

2.1.2

2.1.3

2.1.4

2.2

2.2.1

2.2.2

2.2.3

2.2.4

2.2.5

2.2.6

2.3

2.3.1

2.3.2

2.3.3

REPORTE DE COMISIONES DEL COBRADOR (conversar con GERENTE

AHORA NO SE HACE)

En el sistema ingresa número de transacción (lo proporciona el área de caja)

Aplica el pago de los cliente en función del código y la factura


Consulta en el sistema número de transacción e imprime.

Descarga en un archivo Excel y lo guarda en una carpeta llamada COMISIONES DE

NOMBRE DEL CORADOR y el mes respectivo

Entrega la Hoja de ruta elaborada por el cobrador y transacción de los cobros a

Responsable de control de cobros

Genera un archivo en Excel el 21 de cada mes, el archivo contiene: tipo de cliente,

relacionado o no, fecha del cobro, número de transacción, cuenta, descripción, forma de

pago, valor.

Envía archivo a Ejecutivo

Registro, control y gestión de la cuenta Contable Pagos en Exceso como:

Acreditación Pólizas por Emitir(792), Acreditación Pagos en Exceso(793),

Acreditación depósitos no Identificados Banco Pichincha(794), Acreditación

Depósitos no Identificados Austro(797)

PÓLIZAS POR EMITIR 792

Recibe de caja el pago del cliente: el comprobante de pago

Aplico el pago en el sistema, se envía a la cuenta 792 cuando la póliza no está emitida.

Se registra en REPORTE DE PAGO DE PÓLIZAS NO EMITIDAS (Excel), que se lo

revisa cada semana para verificar si la póliza fue emitida

Si la póliza está emitida se aplica el pago y se cruza con la cuenta 792, se genera un

asiento contable

793

Recibe de caja el comprobante de pago del cliente

Aplico el pago en el sistema, se envía a la cuenta 793 cuando hay exceso en el pago que

supera los 5 dólares,

Se registra en REPORTE DE PAGOS EN EXCESO (Excel),

Envía un e-mail al bróker indicando pago en exceso, se pide resolución del cliente para el

pago o no

Recibe respuesta del cliente y genera orden de pago

Envía OP para generación de cheque.

794-797

Recibe correo electrónico de ejecutivos o físico de los bróker, o recibe llamada del cliente

103

2.3.4

2.3.5

3

3.1

3.1.1

3.1.2

3.1.3

3.1.4

3.2

3.2.1

3.2.2

3.2.3

3.2.4

3.2.5

3.2.6

3.2.7

reportando pagos, en el que consta el escáner del comprobante o la transferencia, que no

se hayan realizado en el mes correspondiente

Verifica la fecha, valor y número de documento.

Marca celda y registra el código del asegurado al que se aplica

Ingresa a sistema, hace un asiento de diario en el que se saca la cuenta 794 y 797 y aplica a

la cuota o póliza al contado del cliente.

Imprime número de transacción adjunta al físico del pago y archiva con los diarios

REPORTES

REPORTES PENDIENTES DE APLICACIÓN DE CUENCA, GUAYAQUIL Y

QUITO

Genera en el sistema REPORTE PENDIENTE DE APLICACIÓN en el módulo CIERRE

DE CAJA al final del día

Si está todo aplicado archiva

Cuando no está aplicado imprime, hace copia de la pantalla y envía a la persona encargada

de aplicar en la sucursal y una copia al Jefe de cartera

Luego recibe la respuesta de la persona indicando que ya aplicó

REPORTE DE ÓRDENES DE PAGO

Recibe de ejecutivos, físicos de la orden de pago, liquidación de comisiones, devolución

de primas en exceso y Efectivizaciones

Elabora REPORTE DE ÓRDENES DE PAGO

Envía a Contabilidad para la emisión de cheque

Recibe de contabilidad físico del cheque y el listado de cheques emitidos

Registra el número de cheque en el archivo LISTADO DE CHEQUE

Envía por e-mail con el archivo de Excel adjunto a Gerente Financiero para que gestione la

aprobación de Auditoría interna

Envía al Asistente del Gerente Financiero los cheques para firma


Tabla 3.19 Entrevista Recaudador/Cobrador

FUNCIONES

CARGO: RECAUDADOR/COBRADOR

N°

PROCESO: FINANCIERO


1 Aplicar la reglamentación y procedimientos de cartera, cobranzas e ingresos.

104

2

3

4

5

6

7

Planificar diariamente la cobranza y Coordinar las visitas de cobro.

Realizar y registrar la gestión de cobro.

Elaborar reportes a diario de gestión de cobro.

Realizar gestión de cobro de pólizas de acuerdo a instrucciones recibidas.

Trabajos Administrativos que le sean requeridos.

Las demás funciones asignadas por su jefe inmediato de acuerdo con el nivel, naturaleza y

el área de desempeño.

En: Recaudador /Cobrador-Seguros Unidos S.A.

3.8. PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS DE LOS DATOS

Luego de haber llevado a cabo el levantamiento de procesos con cada una de las personas que

laboran en el Área Financiera de la entidad, utilizando las entrevistas personales y levantamiento

in-situ de las actividades diarias, se procedió a realizar las siguientes actividades para el

procesamiento y análisis de datos:

1. Revisión de los procesos con la gerencia responsable, con la finalidad de adecuarlos y

ajustarlos eliminando tareas repetitivas y redundantes, tareas que no tenían ningún

objetivo, tareas manuales (en la medida de lo posible) y reforzando en todos los procesos

los puntos críticos de control interno.

2. Se regularizaron las tareas repetitivas.

3. El enfoque aplicado al rediseño de los procesos implicó crear procesos mucho más

simplificados que los que actualmente se encuentran en operación en la Compañía.

4. Se identificaron y reforzaron puntos críticos de control interno.

5. Se identificaron necesidades del personal a fin de redistribuir funciones, cumplir otras

funciones importantes que no se encuentran operando y configurar controles internos.

6. Diseño y diagramación de flujo de todos los procesos establecidos.

7. Descripción de las actividades de cada subproceso.

8. Descripción de los formularios utilizados en cada actividad

Las actividades descritas dieron como resultado el Manual de políticas, procesos y procedimientos

del Área Financiera de la Compañía Seguros Unidos S.A., que incluye los siguientes elementos

para el proceso Habilitante de Apoyo definido en el Mapa de Procesos:

• Políticas.

• Subprocesos.

• Flujogramas de los procesos.

105

• Descripción de las Actividades.

• Descripción de documentos utilizados en los procesos.

El Manual de políticas, procesos y procedimientos está elaborado acorde a la realidad operacional

de la Compañía, es un documento que incluye las actividades de cada una de las posiciones del

Área Financiera de la organización.

A continuación un detalle de los subprocesos seleccionados, mismos que se pondrán en práctica en

adelante en la Compañía de Seguros.

PROCESO: FINANCIERO

SUBPROCESOS

SUBPROCESO 1: Realización de arqueos semanales de caja: Matriz

SUBPROCESO 2: Realización de arqueos semanales de caja: Sucursales

SUBPROCESO 3: Control de Inversiones

SUBPROCESO 4: Registro y contabilización de Inversiones

SUBPROCESO 5: Generación de Información para la SBS: FORMULARIO 318 –

FORMULARIO 318A

SUBPROCESO 6: Realización de Transferencias Bancarias

SUBPROCESO 7: Elaboración del Reporte del Flujo de Caja Consolidado Semanal

PROCESO: CONTABILIDAD

SUBPROCESOS

SUBPROCESO 1: Emisión de cheques: Siniestros, Asistencia Médica y SOAT

SUBPROCESO 2: Emisión de cheques: Comisiones y Notas de Crédito

SUBPROCESO 3: Emisión de cheques: Administrativos y Auto Sustituto

SUBPROCESO 4: Emisión de cheques: Seguro Campesino y SBS

SUBPROCESO 5: Anulación de cheques contabilizados y no contabilizados

SUBPROCESO 6: Emisión de cheques por cambio de beneficiario

SUBPROCESO 7: Impresión de Retenciones

SUBPROCESO 8: Revisión de Retenciones por Proveedor

SUBPROCESO 9: Control y cuadre mensual de la cuenta de Siniestros Liquidados por pagar

SUBPROCESO 10: Registro Mensual de Reclasificaciones

SUBPROCESO 11: Revisión, cuadre y registro de tarjetas de Crédito

SUBPROCESO 12: Ingreso de Cheques devueltos al Sistema: Matriz Quito - Sucursales

106

SUBPROCESO 13: Ingresos de Bouchers rechazados al sistema: Matriz Quito

SUBPROCESO 14: Elaboración de conciliaciones bancarias: Matriz Quito

SUBPROCESO 15: Contabilización de la transferencia FONSAT

SUBPROCESO 16: Contabilización de las Planillas del IESS

SUBPROCESO 17: Cuadre de Reservas de Siniestros y Siniestros Pagados

SUBPROCESO 18: Cuadre y contabilización de la cartera

SUBPROCESO 19: Contabilización de Activos Fijos

SUBPROCESO 20: Análisis de las cuentas relacionadas con los empleados

SUBPROCESO 21: Contabilización de facturas de Seguros del Personal

SUBPROCESO 22: Registro Mensual de Ajustes y Reclasificaciones: Cuentas Varias

PROCESO: CARTERA Y COBRANZAS

SUBPROCESOS

SUBPROCESO 1: Recuperación Cartera con clientes y bróker

SUBPROCESO 2: Efectivización Notas de Crédito

SUBPORCESO 3: Pago de comisiones a Brokers

SUBPROCESO 4: Revisión del Estado de pagos del cliente para trámites de Siniestros y

Renovación de pólizas.

SUBPROCESO 5: Asignación Cartera para Gestión de Tercerizadoras

SUBPROCESO 6: Trámite Pagos a Tercerizadoras

INGRESOS E IMPUTACIÓN AL PAGO

SUBPROCESO 7: Ingresos de la Bases CFC y Port Coll

REGISTRO, CONTROL Y GESTIÓN DE LA CUENTA CONTABLE

SUBPROCESO 8: Acreditación Pagos en exceso (793)

SUBPROCESO 9: Cancelación por falta de pago

SUBPROCESO 10: Elaboración y conciliación de las Estructuras para la Entidad de Control: S01-

S02- S05

RECEPCIÓN, GENERACIÓN Y CONTROL DE DÉBITOS BANCARIOS

SUBPROCESO 11: Creación de conducto de pago para Pichincha y Guayaquil

SUBPROCESO 12: Recepción, gestión, control y custodia de Cheques Protestados y Boucher no

cobrados

CONTROL Y GESTIÓN DE INGRESOS DEL SOAT

SUBPROCESO 13: Reporte SOAT Avivalife

SUBPROCESO 14: Reporte en la Web del SOAT

SUBPROCESO 15: Control, gestión y aplicación de ingresos Vida Colectiva

SUBPROCESO 16: Elaboración de Presupuestos para Quito y Sucursales

107

CAPÍTULO IV

4. “PROPUESTA DE DISEÑO Y MEJORA DE LOS PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA

FINANCIERA DE LA COMPAÑÍA DE SEGUROS Y REASEGUROS SEGUROS

UNIDOS S.A. UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO”

4.1. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA DE MEJORA DEL ÁREA FINANCIERA

Una vez realizado las entrevistas personales “in situ” a cada uno de los empleados, se ha

determinado cada uno de los subprocesos que realizan, eliminando tareas repetitivas entre los

asistentes y determinando los puntos críticos en cada subproceso.

• La metodología utilizada, respecto al análisis de los Flujogramas, realizado con el

responsable del proceso, pudo ser aplicado en los procesos: Habilitantes de Apoyo,

relacionados con el departamento Financiero, Contabilidad y Cartera.

• Uno de los problemas presentado en el transcurso del trabajo realizado, fue la salida y

entrada de funcionarios de la Aseguradora, muchas actividades se levantaron y analizaron

con personal que actualmente no trabaja en la Empresa, es el caso del personal contable

encargado de los temas de Impuestos, etc.

4.2. CARACTERÍSTICAS DE LA PROPUESTA DE MEJORA DEL ÁREA FINANCIERA

Una de las características de la propuesta de mejora de los procedimientos del Área Financiera es

que permite:

Analizar las limitaciones del área funcional para mejorar la competitividad de la empresa.

Reconocer la existencia de los subprocesos internos (relevantes).

o Identificar los subprocesos y actividades relacionados con los factores críticos para

lograr el éxito de la empresa.

o Medir su actuación y ponerla en relación con el valor agregado percibido por el

usuario.

Identificar las necesidades del usuario interno y externo y orientar al área hacia su

satisfacción.

Asignar responsabilidades personales a cada actividad.

Establecer en cada subproceso, objetivos de mejora.

108

Mejorar de forma continua su funcionamiento organizacional.

Medir el grado de satisfacción de los usuarios y ponerlo en relación con la evaluación del

desempeño personal.

Estimular la participación del personal y la claridad de sus responsabilidades debido a una

mejor definición de procedimientos y actividades.

4.3. ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN POR PROCESOS

La estructura de la Organización por procesos de la Compañía de Seguros Unidos S.A. se presenta

a continuación:

Figura 4.1 Clasificación de los Procesos

En: Seguros Unidos S.A.

Reaseguros

Reclamos

Administración y Finanzas

Recursos Humanos

Sistemas

Emisiones

Comercial

CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS

CLASIFICACIÓN

HABILITANTES DE

APOYO

ESTRATÉGICOS

O

DIRECCIONALES

OPERATIVOS

HABILITANTES

DE ASESORÍA

GERENCIAJunta General de Accionistas

Directorio

Gerencia General

Auditoria

Cumplimiento

Riesgos

JUNTA

GENERAL DE

ACCIONISTASDIRECTORIO

GERENCIA

GENERAL

COMERCIAL EMSIONES RECLAMOS REASEGUROS

AUDITORÍA CUMPLIMIENTO RIESGOS

ADMINISTRACI

ÓN Y FINANZAS

RECURSOS

HUMANOSSISTEMAS


SEGUROS UNIDOS S.A.

G

P

HAs

HAp

CL CL

109

4.4. DEFINICIÓN DE OBJETIVOS Y POLÍTICAS DEL ÁREA FINANCIERA

POLÍTICAS ÁREA FINANCIERA

1. POLÍTICA DE ANULACIÓN Y CANCELACIÓN DE PÓLIZAS POR FALTA DE

PAGO

OBJETIVO:

Mantener saneada la cartera y evitar inconvenientes en el pago de siniestros de los clientes que no

proceden con su pago oportuno de las primas y cuotas contratados por ellos.

PROCEDIMIENTO:

1. Las políticas mencionadas no aplican para pólizas de empresas relacionadas, pólizas emitidas

en el ramo de fianzas, transporte, facultativos y Seguro Obligatorio.

2. El plazo para el pago de cuotas iniciales o de contado de toda póliza, será de 30 días a partir

de la fecha de vencimiento de la misma; En el caso de incumplimiento en el pago dentro del

plazo establecido se considerará 10 días adicionales para cumplir con la obligación (siendo

responsabilidad compartida con el asegurado) y no contar con un convenio suscrito, el sistema

automáticamente procederá con la anulación de la póliza.

3. En las pólizas con planes de pagos acordados, el incumplimiento en el pago de una cuota, y que

tenga un vencimiento superior a los 60 días, se enviará una carta notificando al asegurado que

tiene 10 día adicionales para ponerse al día con sus obligaciones; Los ejecutivos de cartera

reportarán estas pólizas a los Asesores Productores y al departamento comercial el listado de

clientes y pólizas que serán canceladas por falta de pago.

4. El departamento de cobranzas emitirá semanalmente un reporte de todas las pólizas que se

deberán cancelar después de haber realizado una validación de que el asegurado no haya

pagado y este listado se enviará al departamento de emisión para que genere el endoso de

cancelación por falta de pago y la nota de crédito respectiva.

5. Los clientes o pólizas que fueran excepcionadas de esta cancelación automática, por pedido de

algún funcionario de Seguros Unidos S.A. o por un Asesor Productor, la responsabilidad y

gestión de cobro será asumida por dicho funcionario o Asesor Productor. El seguimiento de

esta cobranza estará a cargo del departamento de cartera, que de persistir el incumplimiento de

pago se procederá con la cancelación.

110

Quito, 01 de Julio del 2015

Señor (a)

117132 - VELASCO JARRIN JULIO ANTONIO

JORGE PIEDRA OE6-150 Y GUARANDA

Presente.-

Por medio de la presente ponemos en su conocimiento que, de acuerdo al plan de financiamiento de

su póliza, se encuentra vencido más de 60 días en el pago (s) correspondiente(s). Para su revisión

adjuntamos el Estado de Cuenta, mismo que detalla el número de póliza, anexo y saldo vencido.

“El plazo máximo para realizar el pago será de 10 días, en caso de validar hasta esta fecha y no

encontrar el pago realizado se procederá a la cancelación de la póliza.

Esta comunicación está realizada conforme lo dispone el artículo 19 del Decreto Supremo 1147,

por lo que no hará falta ninguna notificación adicional para dar por terminada la vigencia de la

póliza en referencia, al vencimiento del plazo otorgado por este medio para regularizar sus pagos.

Mucho agradecemos efectuar el pago de manera inmediata en las oficinas de Seguros Unidos S.A.

o contactarse con nuestro personal de cobranzas al 6007700 ext. 1421, 1422, 1425.

Si al momento de recibir esta carta, Usted ya ha efectuado el pago respectivo, la misma

quedará sin efecto.

Sin otro particular nos suscribimos de Usted.

Atentamente

Paúl Rodríguez Fernández

Jefe Nacional de Cobranzas

Seguros Unidos S.A.

111

2. POLÍTICA DE CHEQUES PROTESTADOS Y/O DEVUELTOS

OBJETIVO:

Recuperación de los valores generados por protesto o devolución de cheques antes de que hayan

transcurrido 13 meses desde su emisión para evitar que los cheques pierdan su vigencia.

POLÍTICA:

El departamento de contabilidad deberá enviar a cada sucursal los cheques protestados y/o

devueltos con su respectiva nota de débito generada por el protesto y contablemente

rechazado en el sistema.

Los cheques protestados y/o devueltos se archivarán en cada sucursal por Banco y de

manera cronológica.

La gestión para recuperar los valores será realizada directamente por el Ejecutivo de

Cartera y Cobranzas encargado del proceso.

Se cobrará al cliente el valor del protesto generado por la nota de débito para no asumir los

gastos financieros.

La custodia de los cheques protestados y/o devueltos será responsabilidad del Ejecutivo de

Cartera y Cobranzas.

Se llevará un registro de los cheques protestados mediante un archivo de Excel.

El Jefe de Cobranzas controlará y revisará cada cierre de mes que los cheques protestados

y/o devueltos se encuentren cuadrados tanto en cheques físicos, reporte de cheques

rechazados del sistema, y el auxiliar contable.

Los cheques que son recuperados se deberá notificar a Caja para que el ingreso lo hagan

mediante valores rechazados, si por error en caja se ingresa como un recibo normal se

deberá notificar a contabilidad para que haga el recupero mediante un asiento contable y la

regularización del cheque en el sistema de manera manual.

Los cheques protestados y/o devueltos que no se puedan recuperar por razones ajenas a

Seguros Unidos serán reportados a las áreas de apoyo para tener un soporte en la

recuperación.

ÁREAS DE APOYO:

Contabilidad

Financiera

112

Comercial

Francisco Acosta, asesor legal externo

3. POLÍTICA DE FORMAS DE PAGO

OBJETIVO:

El establecimiento de esta política busca determinar, de manera uniforme, los parámetros de

operación que deberán ser observados por todos los departamentos de la Compañía, especialmente

el departamento COMERCIAL y el departamento de EMISIONES, y definir ante los corredores y

el mercado las formas de pago que Seguros Unidos presenta y aplica.

La finalidad se enfoca en reducir la cartera vencida, mejorar la liquidez de la Compañía, disminuir

las provisiones por cartera y mejorar los resultados finales.

POLÍTICA

Las formas de pago que se presentan a continuación serán de aplicación INMEDIATA y deberán

ser adecuadamente transmitidas a todo el personal de la Compañía, sucursales, agentes corredores y

clientes a su vez.

Los departamentos de EMISION en matriz y sucursales serán los responsables de la aplicación de

esta política, y están obligados a incluir en la respectiva carpeta de la póliza cualquier instrucción /

autorización superior, que modifique los términos aquí contenidos.

Se ratifica que el monto mínimo de las cuotas es mayor a $ 50.00 (cincuenta dólares)

FORMAS DE PAGO

Las alternativas que se exponen a continuación, son las únicas permitidas. Cualquier modificación

deberá ser plenamente justificada y requerirá de la aprobación de Gerencia Financiera y Gerencia

Comercial.

Serán aplicables a las pólizas individuales, o programas de seguros, en todos los ramos que operan

en la Compañía.

113

Los casos de pólizas fronting o con reaseguro facultativo, la forma de pago deberá ir acorde con los

términos establecidos por el reasegurador.

PAGOS DE CONTADO

Pólizas emitidas con pago de contado

- Efectivo o cheque, descuento del 5% de la prima neta

- Transferencia bancaria por medio de los Bancos; Pichincha, Austro y Guayaquil

- Tarjetas de crédito; crédito corriente (todas las tarjetas, incluidas internacionales)

PAGOS CON TARJETA DE CRÉDITO

Con intereses

- 9 y 12 meses (todas las tarjetas excepto internacionales)

Sin intereses

- 3 y 6 meses sin intereses (Visa, MasterCard, Bolivariano, Banco de Guayaquil,

American Express y Banco Internacional)

- 3, 6, 9 y 12 meses sin intereses (Banco del Austro, Produbanco y Pacificard)

- 3, 6 y 12 meses sin intereses (Diners Club, Visa y MasterCard Banco del

Pichincha)

Tarjetas aceptadas:

- Diners Club – Discover

- American Express

- Visa y MasterCard: - Banco Pichincha

- Banco de Guayaquil

- Banco del Austro

- Banco del Pacífico

- Produbanco

- Banco Internacional

- Banco Bolivariano

- Tarjetas de débito (cualquier Banco)

114

PAGOS DIFERIDOS

Programas de seguros se otorgará crédito directo en 6 pagos, los impuestos serán aplicados en

la cuota inicial.

NOTA:

- No se otorgará crédito directo a clientes individuales

- Para programas corporativos que sean interés, deberán obtener la aprobación de Gerencia

Comercial y Gerencia Financiera respectivamente.

El crédito directo será cancelado a través de:

- Pagos con DEBITO BANCARIO:

Hasta 6 meses, impuestos se incluyen en la cuota inicial

Los débitos bancarios aplican con:

Todos los bancos a nivel nacional

- Pagos con DEBITO RECURRENTE:

Hasta 6 meses, impuestos se incluyen en la cuota inicial

Los débitos recurrentes aplican con:

Banco del Austro (Todas las Visa y MasterCard)

- Pagos con CHEQUE (Pendientes de cobro)

Podrán ser recibidos tres pagos para un plazo máximo de 90 días (tres meses).

Los departamentos de CONTABILIDAD y CAJA serán los responsables de la custodia y

efectivización de los cheques.

115

SANCIONES

El incumplimiento de las disposiciones emitidas se acogerán a lo dispuesto en el Reglamento

Interno de Seguros Unidos a la vez que siendo primer vez tendrá un llamado de atención, por parte

del jefe inmediato.

Si el incumplimiento se da por segunda ocasión se llamará la atención y se enviará memorando de

observación con copia al expediente.

Al reincidir por tercera ocasión en el incumplimiento, se procederá a enviar al expediente su

segundo llamado de atención con responsabilidad de los actos asumidos, si estos fueren en contra

de las gestiones de la empresa.

4. POLÍTICA DE IMPUTACIÓN DE RECIBOS DE CAJA

OBJETIVO

Dar de baja la deuda del cliente, según detalle, mediante la aplicación de los recibos/remesas de

pagos ingresados por Caja diariamente.

PROCEDIMIENTO

El dinero ingresa a Caja por los pagos realizados de clientes, corredores, cobradores, etc., el mismo

que es registrado en el sistema por caja, del cual se genera una remesa y se emite automáticamente

el recibo de caja respectivo, con los datos requeridos.

Las imputaciones de los pagos que sean de aplicación simple (Que no requieran de análisis) se los

van a realizar directamente en caja al momento de recibir el pago, con lo cual se va a obtener una

imputación en línea.

Para los casos en que los recibos de caja no cuadren con los estados de cuenta, los anexos de

aplicación sean extensos, las pólizas no se encuentren emitidas o renovadas, y todos los casos que

no sean de imputación rápida deberán ser enviados al área de cartera para su correspondiente

aplicación.

El archivo de los recibos de caja se los deberá realizar de manera consecutiva con sus respectivos

respaldos de imputación.

116

Las retenciones deberán ser archivadas en una carpeta diferente y en función al número de

transacción del ingreso de caja.

Para las imputaciones se utiliza las siguientes cuentas contables:

Retenciones en la fuente

Primas por aplicar

Pérdida centavos

Utilidad centavos

Cabe aclarar que el sistema no permitirá cerrar el mes si todos los recibos/remesas de caja no están

aplicados.

5. POLÍTICA DE PAGO DE COMISIONES A EJECUTIVOS DE COBRANZAS

INTERNOS

OBJETIVO DEL SISTEMA DE PAGO DE COMISIONES A COBRADORES

Mediante ésta política se pretende gestionar y administrar la cartera de manera directa y establecer

normas y procedimientos uniformes para la gestión de cobranza, de manera que su estricto

cumplimiento permita ejercer las debidas acciones de prevención, control, monitoreo y cobranza en

un marco de eficiencia que garanticen una adecuada administración y recuperación de la cartera de

la empresa.

ALCANCE

La presente política y procedimiento son de aplicabilidad para el área de Cobranzas a nivel

nacional.

POLÍTICA

El ejecutivo de cobranzas (Gestor) deberá realizar las actividades de apoyo de cobranzas (Gestión

Telefónica) de forma oportuna que permitan cumplir con los objetivos del departamento y obtener

índices óptimos de cartera para que la empresa cuente con la liquidez necesaria.

El Ejecutivo de Cobranzas comisiona por las gestiones y recaudos bajo los siguientes parámetros.

117

Se pagará $0,75 por cada gestión efectiva que realice sean estos de empresas del

grupo o clientes particulares.

Cada Ejecutivo de Cobranzas deberá gestionar al menos 50 clientes diarios.

El registro de información para el pago de comisiones del Ejecutivo de Cobranzas se lo realizará

diariamente según las gestiones realizadas y registradas.

Los cortes de información para el pago de comisiones serán mensuales y se procesaran desde el 25

del mes anterior hasta el 24 del mes en curso, previa aprobación de la jefatura de Cobranzas y el

visto bueno de la Gerencia Financiera.

El 25 de cada mes hasta el mediodía se deberá enviar el reporte al departamento de Recursos

Humanos para el trámite pertinente.

6. POLÍTICA DE PAGO DE COMISIONES A COBRADORES INTERNOS

OBJETIVO DEL SISTEMA DE PAGO DE COMISIONES A COBRADORES

Tener mejores niveles de recuperación de cartera mediante una recaudación directa de Seguros

Unidos cumpliendo una ruta diaria de visitas a clientes que serán programados por los ejecutivos de

cobranzas previa gestión con los asegurados con el fin de recuperar la mayor cantidad posible de

cartera en efectivo, cheques o Boucher generados, previa gestión de cobranza.

ALCANCE

La presente política y procedimiento son de aplicabilidad para el área de Cobranzas a nivel

nacional.

POLÍTICA

El recaudador que se contrate deberá tener moto propia para que pueda realizar las cobranzas.

No se pagará ningún valor adicional por la movilización, pero se pagará una comisión fija por cada

cobro que realice.

El recaudador comisiona por las gestiones y recaudos bajo los siguientes parámetros.

Se pagará $ 2,00 por cada cobro efectivo que realice el recaudador sean estos de

empresas del grupo o clientes particulares.

118

Se penalizará con $1,00 por cada cliente que no haya sido visitado y conste en la

ruta del recaudador.

El registro de información para el pago de comisiones del recaudador se lo realizará diariamente

según lo realizado por el cobrador de acuerdo a la hoja de ruta.

Los cortes de información para el pago de comisiones serán mensuales y se procesaran desde el 25

del mes anterior hasta el 24 del mes en curso, previa aprobación de la jefatura de Cobranzas y el

visto bueno de la Gerencia Financiera.

El 25 de cada mes hasta el mediodía se deberá enviar el reporte al departamento de Recursos

Humanos para el trámite pertinente.

7. SEPARACIÓN DE ACTIVIDADES DE CARÁCTER INCOMPATIBLE

(CONFLICTO DE INTERESES)

La separación de actividades de carácter incompatible asegura una recopilación de datos preciso y

limita las oportunidades de cometer fraudes. Aspectos como los siguientes deben aplicarse de

manera obligatoria:

Separación de la responsabilidad operativa con la de llevar registros. Toda función contable

debe separarse de los departamentos operativos.

Promover una separación de la autorización de transacciones con la de la custodia de los activos

de contabilidad.

Existir una separación de obligaciones dentro de la función contable, considerando actividades

operativas, actividades de registro y actividades de decisión.

8. APLICACIÓN DEL CATÁLOGO ÚNICO DE CUENTAS PROMULGADO POR

LA SUPERINTENDENCIA DE BANCOS Y SEGUROS

Es obligatoria la aplicación del Catálogo Único de Cuentas dispuesto por el Organismo de Control

en cada una de las operaciones de Seguros Unidos. S.A. y la aplicación de las normas

internacionales de contabilidad cuando así lo disponga la autoridad controladora.

119

9. APLICACIÓN DE LEYES Y NORMAS VIGENTES

Es obligatoria la aplicación de leyes y normas emitidas por autoridades gubernamentales respecto

al manejo contable, en especial al control y administración tributaria.

10. AUTORIZACIÓN APROPIADA

La autorización es formal y puede ser general o específica, la general comúnmente se encuentra por

escrito, la específica significa que un administrador debe permitir cualquier desviación particular

de los límites fijados en la autorización general.

11. DOCUMENTOS ADECUADOS

Los documentos y registros varían de manera considerable, desde documentos fuente como

facturas, hasta diarios y mayores. El objetivo de su uso es el registro inmediato, completo y que no

permita la manipulación indebida.

Es importante el uso de códigos de barras, cajas de seguridad y diseñar formas pre numeradas para

un registro fácil y control oportuno.

12. PROCEDIMIENTOS APROPIADOS

Seguros Unidos S.A., debe contar con Manuales de procedimientos, que especifican el flujo de

documentos y proporcionan la información e instrucciones que facilitan el registro adecuado. Con

su aplicación las actividades de registro se pueden hacer menos costosas y más precisas.

13. SALVAGUARDAS FÍSICAS

El control de efectivo y sus registros se fortalece con el uso de cajas de seguridad, cerrojos,

guardias, cámaras de seguridad y acceso limitado.

Es importante adicionalmente trasladar los riesgos de pérdidas físicas con estrategias de

aseguramiento.

14. PERSONAL CONFIABLE CON RESPONSABILIDADES CLARAS

El elemento más importante para obtener el éxito en el control es el personal. A los empleados se

les debe delegar autoridad, responsabilidad y obligaciones de acuerdo con sus capacidades,

120

intereses, experiencias y confiabilidad. Sin embargo es necesario que aquellos empleados a cargo

de valores o documentos importantes tengan pólizas de fidelidad.

15. INSTRUMENTOS LEGALES PARA EL REGISTRO DE LAS OPERACIONES

Los instrumentos tradicionales de carácter legal, para el registro de las operaciones son:

- Comprobantes de diario

- Comprobantes de ingreso

- Comprobantes de Egreso

El sistema contable proporciona los controles necesarios en función de los negocios y

operaciones de la Compañía.

16. ESTADOS FINANCIEROS

Los Estados Financieros deben cerrarse hasta 5 días calendario después de la fecha de cierre,

acompañados de sus respectivos anexos contables, que no son otra cosa que el detalle que

justifica el saldo revelado en la cuenta contable del balance.

La Gerencia Financiera de Seguros Unidos S.A., presentará a la Gerencia General un análisis de

las cifras de balance, hasta 15 días calendario después del cierre, excepto en los balances de

cierre semestral (30 de junio y 31 de diciembre de cada año), en el que presentará dicho análisis

obligatoriamente 15 días calendario antes del cierre a fin de regularizar cualquier observación

por parte de la Gerencia General.

17. ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS

Todos los documentos deben ser guardados en legajos bien ordenados y aplicando metodologías

adecuadas de archivo.

Deben estar protegidos y debidamente identificados con el nombre de los documentos,

numeración y fecha, para conocer el periodo correspondiente.

Deben ser protegidos del ambiente, uso y el tiempo, en un lugar y condiciones que facilite la

futura ubicación, cuando sea necesario.

121

4.5. DISEÑO DE FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS Y TEXTO DESCRIPTIVO

PROCESO: FINANCIERO

DIAGRAMAS DE FLUJO

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

DOCUMENTOS UTILIZADOS

122

Figura 4.2 Subproceso 1: Realización de Arqueos Semanales de caja: Matriz

CAJERO

PROCESO: FINANCIERO

Subproceso 1: Realización de arqueos semanales de caja: Matriz

Fecha de elaboración: Agosto 2015

(Hoja 1 de 1 )

ASISTENTE FINANCIERO

Inicia

DOCUMENTOS:

AFF01: Cierre de caja semanal.

AFF02: Cierre semanal de tarjetas de crédito.AFF03: Reporte Arqueo de caja.

Realice el conteo en presencia del cajero

Ingrese la información obtenida luego del

conteo, en el REPORTE ARQUEO DE CAJA.

Cuadre la información.

Firme el Reporte. Recepte la firma del cajero y

Gerente Financiero

Archive el Reporte Arqueo de Caja

FIN

AFF03

Genere en el Sistema SISE, el CIERRE DE

CAJA SEMANAL y el CIERRE SEMANAL DE

TARJETAS DE CRÉDITO. AFF0AFF01,

AFF02

Reciba los Reportes de cierre y los documentos

que sustentan los ingresos del SOAT.

Entregue al Asistente Financiero los Reportes de

cierre. Entregue los documentos que soportan el

cobro del SOAT.

Solicite al Cajero la entrega de los valores en

efectivo, los cheques y bouchers.

Hay excedentes o

déficits?

Registre las observaciones en el formato Arqueo

de caja.SI

NO

FORM.

01

123

Tabla 4.1 Subproceso 1: Realización de Arqueos Semanales de Caja: Matriz

No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE CÓD. DOC.

1 Genere en el Sistema SISE, el CIERRE DE CAJA

SEMANAL y el CIERRE SEMANAL DE TARJETAS DE

CRÉDITO.

CAJERO AFF01,

AFF02

2 Entregue al Asistente Financiero los Reportes de cierre.

Entregue los documentos que soportan el cobro del SOAT.

CAJERO

3 Reciba los Reportes de cierre y los documentos que sustentan

los ingresos del SOAT.

ASISTENTE

FINANCIERO

4 Solicite al Cajero la entrega de los valores en efectivo, los

cheques y Boucher.

ASISTENTE

FINANCIERO

5 Realice el conteo en presencia del cajero CAJERO/

ASISTENTE

FINANCIERO

6 Ingrese la información obtenida luego del conteo, en el

REPORTE ARQUEO DE CAJA.

ASISTENTE

FINANCIERO

AFF03

7 Cuadre la información. ASISTENTE

FINANCIERO

8 Si hay excedentes o déficits, registre las observaciones en el

formato Arqueo de caja.

ASISTENTE

FINANCIERO

9 Si no hay excedentes o déficits, firme el Reporte. Recepte la

firma del cajero y Gerente Financiero

ASISTENTE

FINANCIERO

10 Archive el Reporte Arqueo de Caja ASISTENTE

FINANCIERO

124

Tabla 4.2 Subproceso 1: Realización De Arqueos Semanales De Caja: Matriz-Documentos

Utilizados

CÓDIGO NOMBRE DESCRIPCIÓN COPIAS

AFF01 CIERRE DE CAJA

SEMANAL

Reporte de cierre de caja semanal C1: Asistente

Financiero

C2: Archivo

AFF02 CIERRE SEMANAL DE

TARJETAS DE CRÉDITO

Reporte de cierre de tarjetas de crédito semanal C1: Asistente

Financiero

C2: Archivo

AFF03 REPORTE ARQUEO DE

CAJA

Reporte del arqueo de caja realizado C1: Asistente

Financiero

C2: Archivo

125

Figura 4.3 Subproceso 2: Realización de Arqueos Semanales de Caja: Sucursales

PROCESO: FINANCIERO

Subproceso 2: Realización de arqueos semanales de caja: Sucursales


(Hoja 1 de 1)

ASISTENTE FINANCIERO GERENTE FINANCIEROASISTENTE CONTABLE

Inicia

DOCUMENTOS:

AFF04: Email del Asistente financiero, solicitud

de realizar el arqueo de caja

AFF01: Cierre de caja semanal

AFF02: Cierre semanal de tarjetas de crédito.

AFF03: Reporte Arqueo de cajaAFF05: Email de Asistente contable, envío de documentación de Arqueo de caja.

Solicite vía EMAIL a los Asistentes contables que

realicen el Arqueo de caja.

Reciba vía email y valija, el Reporte Arqueo de

caja, los Reportes de cierre y los documentos que

soportan el cobro del SOAT.

Reciba y revise el Reporte Arqueo de Caja

Envíe el Reporte Arqueo de Caja al Gerente

Financiero para firma

Reciba el documento firmado y archive con los

documentos enviados por las Sucursales

FIN

AFF04

Arqueo de caja

correcto?

SI

NO

Reciba solicitud del Asistente financiero.

Envíe vía EMAIL al Asistente financiero el Reporte

Arqueo de caja, los Reportes de cierre y los

documentos que soportan el cobro del SOAT.

Envíe la documentación vía valija.

1

Genere en el Sistema SISE, el CIERRE DE CAJA

SEMANAL y el CIERRE SEMANAL DE TARJETAS

DE CRÉDITO. Disponga de los documentos que

sustentan los cobros del SOAT.

Realice el conteo. Ingrese la información obtenida

luego del conteo, en el REPORTE ARQUEO DE

CAJA.

AFF01,

AFF02,

AFF03

AFF05

1

2

Firme el documento y envíe al Asistente Financiero.

Solicite su archivo.2

FORM.

02

126

Tabla 4.3 Subproceso 2: Realización de Arqueos Semanales de Caja: Sucursales


1 Solicite vía EMAIL a los Asistentes contables que

realicen el Arqueo de caja.

ASISTENTE

FINANCIERO

AFF04

2 Reciba solicitud del Asistente financiero. ASISTENTE

CONTABLE

3 Genere en el Sistema SISE, el CIERRE DE CAJA

SEMANAL y el CIERRE SEMANAL DE TARJETAS

DE CRÉDITO. Disponga de los documentos que

sustentan los cobros del SOAT.

ASISTENTE

CONTABLE

AFF01,

AFF02

4 Realice el conteo. Ingrese la información obtenida luego

del conteo, en el REPORTE ARQUEO DE CAJA.

ASISTENTE

CONTABLE

AFF03

5 Envíe vía EMAIL al Asistente financiero el Reporte

Arqueo de caja, los Reportes de cierre y los documentos

que soportan el cobro del SOAT. Envíe la documentación

vía valija.

ASISTENTE

CONTABLE

AFF05

6 Reciba vía email y valija, el Reporte Arqueo de caja, los

Reportes de cierre y los documentos que soportan el

cobro del SOAT.

ASISTENTE

FINANCIERO

7 Envíe el Reporte Arqueo de Caja al Gerente Financiero

para firma

ASISTENTE

FINANCIERO

8 Reciba y revise el Reporte Arqueo de Caja GERENTE

FINANCIERO

9 Si el arqueo de caja no está correcto, reinicie el proceso a

partir de la actividad 3.

GERENTE

FINANCIERO

10 Si el arqueo de caja está correcto, firme el documento y

envíe al Asistente Financiero. Solicite su archivo.

GERENTE

FINANCIERO

11 Reciba el documento firmado y archive con los

documentos enviados por las Sucursales

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

127

Tabla 4.4 Subproceso 2: Realización de Arqueos Semanales de Caja: Sucursales- Documentos

Utilizados


AFF04 EMAIL DEL ASISTENTE

FINANCIERO,

SOLICITUD DE

REALIZAR EL ARQUEO

DE CAJA

Email en el que se solicita la realización del

Arqueo de caja

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

AFF01 CIERRE DE CAJA

SEMANAL

Reporte de cierre de caja semanal C1: Asistente

Administrativo

C2: Archivo

AFF02 CIERRE SEMANAL DE

TARJETAS DE

CRÉDITO.

Reporte de cierre de tarjetas de crédito

semanal

C1: Asistente

Administrativo

C2: Archivo

AFF03 REPORTE ARQUEO DE

CAJA

Reporte del arqueo de caja realizado C1: Asistente

Administrativo

C2: Archivo

AFF05 EMAIL DE ASISTENTE

CONTABLE, ENVÍO DE

DOCUMENT. DE

ARQUEO DE CAJA

Email en el que se informa el envío de

documentación del arqueo de caja

C1: Asistente

Administrativo

C2: Archivo

128

Figura 4.4 Subproceso 3: Control de Inversiones

ADMINISTRADORA DE INVERSIONES

(IVERCORP)GERENTE FINANCIEROASISTENTE FINANCIERO

PROCESO: FINANCIERO

Subproceso 3: Control de Inversiones


(Hoja 1 de 1)

DOCUMENTOS:

AFF06: Portafolio de inversiones

AFF07: Reporte 001

AFF08: Email del Asistente Financiero, envío de Reporte

001

Reciba el Portafolio de Inversiones

Ingrese la información de inversiones en el REPORTE 001:

fecha de compra, clase de título, Institución, valor nominal,

fecha de inicio, de vencimiento, fechas de vencimiento de

capital e interés, tasa de interés, precio de mercado, precio

de compra, periodo de la inversión, etc.

Resalte en el REPORTE 001, los vencimientos

generados en el mes

Envíe vía EMAIL al Gerente Financiero el

REPORTE 001.

AFF07

FIN

AFF08

Envíe al Asistente Financiero el PORTAFOLIO DE

INVERSIONES.

Inicia

AFF06

Datos

Reciba y analice el Reporte 001.

Archive la documentación de inversiones.

FORM.

03

129

Tabla 4.5 Subproceso 3: Control de Inversiones


1 Envíe al Asistente Financiero el PORTAFOLIO

DE INVERSIONES.

ADMINISTRADORA DE

INVERSIONES

(IVERCORP)

AFF06

2 Reciba el Portafolio de Inversiones ASISTENTE FINANCIERO

3 Ingrese la información de inversiones en el

REPORTE 001: fecha de compra, clase de título,

Institución, valor nominal, fecha de inicio, de

vencimiento, fechas de vencimiento de capital e

interés, tasa de interés, precio de mercado, precio

de compra, periodo de la inversión, etc.

ASISTENTE FINANCIERO AFF07

4 Resalte en el REPORTE 001, los vencimientos

generados en el mes.


4 Envíe vía EMAIL al Gerente Financiero el

REPORTE 001.

ASISTENTE FINANCIERO AFF08

5 Reciba y analice el Reporte 001. GERENTE FINANCIERO

6 Archive la documentación de inversiones. ASISTENTE FINANCIERO

130

Tabla 4.6 Subproceso 3: Control de Inversiones-Documentos Utilizados


AFF06 PORTAFOLIO DE

INVERSIONES

Carpeta que contiene las inversiones C1: Asistente

Administrativo

C2: Archivo

AFF07 REPORTE 001

Reporte que contiene: fecha de compra, clase

de título, Institución, valor nominal, fecha de

inicio, de vencimiento, fechas de vencimiento

de capital e interés, tasa de interés, precio de

mercado, precio de compra, periodo de la

inversión, etc.

C1: Asistente

Administrativo

C2: Archivo

AFF08 EMAIL DEL

ASISTENTE

FINANCIERO,ENVÍO

DE REPORTE 001

Email en el que se adjunta el Reporte 001 C1: Gerente

Financiero

C2: Archivo

131

Figura 4.5 Subproceso 4: Registro y Contabilización de Inversiones

PROCESO: FINANCIERO

Subproceso 4: Registro y contabilización de Inversiones


(Hoja 1 de 1)


Reciba los documentos escaneados de las

inversiones realizadas.

Ingrese en el REPORTE 001 la información de las

inversiones. AFF07

GERENTE FINANCIERO

Entregue al Asistente Financiero escaneado los

DOCUMENTOS DE LAS INVERSIONES

realizadas. AFF09

REGISTRO DE INVERSIONES

DOCUMENTOS:

AFF09: Documentos de las inversiones.

AFF07: Reporte 001.

AFF10: Email del Asistente financiero, solicitud

del Portafolio mensual de inversiones.

AFF06: Portafolio mensual de Inversiones.

AFF11: Reporte de inversiones en custodia.

CTF02: Asientos contables.

AFF12: Email del Asistente financiero, informa

que las inversiones fueron contabilizadas y

cuadradas.

CONTABILIZACIÓN DE INVERSIONES

Reciba el portafolio mensual de inversiones y el

reporte de inversiones en custodia

Contabilice el Flujo de fondos, vencimientos de

capital, de interés, nuevas compras, aportación al

portafolio. Imprima los ASIENTOS CONTABLES

FIN

Cuadre la información Contabilizada con el Reporte 001, con

el Portafolio mensual de inversiones y con el Reporte de

inversiones en Custodia.

Informe vía EMAIL a Contabilidad que se

contabilizó todo lo de inversiones y que está

cuadrado

Archive los asientos contables y la documentación

de inversiones.

Inicia

ADMINISTRADORA DE INVERSIONES

(IVERCORP)

Solicite vía EMAIL a IVERCORP el Portafolio mensual de

inversiones, los primeros días del mes siguiente al del cierre.

Solicite el Reporte de inversiones en custodia de DECEVALE

(Custodio).

Reciba solicitud del Asistente Financiero.

Envíe al Asistente Financiero el PORTAFOLIO

MENSUAL DE INVERSIONES y El REPORTE DE

INVERSIONES EN CUSTODIA. AFF0

CTF02

AFF06,

AFF11

AFF10

AFF12

FORM.

04

132

Tabla 4.7 Subproceso 4: Registro y Contabilización de Inversiones


1 Entregue al Asistente Financiero escaneado los

DOCUMENTOS DE LAS INVERSIONES

realizadas.

GERENTE

FINANCIERO

AFF09

2 Reciba los documentos escaneados de las

inversiones realizadas.

ASISTENTE

FINANCIERO

3 Ingrese en el REPORTE 001 la información de las

inversiones.

ASISTENTE

FINANCIERO

AFF07

4 Solicite vía EMAIL a IVERCORP el Portafolio

mensual de inversiones, los primeros días del mes

siguiente al del cierre. Solicite el Reporte de

inversiones en custodia de DECEVALE (Custodio).

ASISTENTE

FINANCIERO

AFF10

5 Reciba solicitud del Asistente Financiero. ADMINISTRADORA

DE INVERSIONES

6 Envíe al Asistente Financiero el PORTAFOLIO

MENSUAL DE INVERSIONES y El REPORTE

DE INVERSIONES EN CUSTODIA.

ADMINISTRADORA

DE INVERSIONES

(IVERCORP)

AFF06,

AFF11

7 Reciba el portafolio mensual de inversiones y el

reporte de inversiones en custodia

ASISTENTE

FINANCIERO

8 Contabilice el Flujo de fondos, vencimientos de

capital, de interés, nuevas compras, aportación al

portafolio. Imprima los ASIENTOS CONTABLES

ASISTENTE

FINANCIERO

CTF02

9

Cuadre la información Contabilizada con el

Reporte 001, con el Portafolio mensual de

inversiones y con el Reporte de inversiones en

Custodia.

ASISTENTE

FINANCIERO

10 Informe vía EMAIL a Contabilidad que se

contabilizó todo lo de inversiones y que está

cuadrado

ASISTENTE

FINANCIERO

CTF12

11 Archive los asientos contables y la documentación

de inversiones.

ASISTENTE

FINANCIERO

133

Tabla 4.8 Subproceso 4: Registro y Contabilización de Inversiones-Documentos Utilizados


AFF09 DOCUMENTOS DE LAS

INVERSIONES

Documento de las inversiones

realizadas por la compañía

C1: Gerente

Financiero

C2: Archivo

AFF07 REPORTE 001 Reporte donde se registra la

información de las inversiones

C1: Asistente

Financiero

C2: Archivo


FINANCIERO, SOLICITUD

DEL PORTAFOLIO

MENSUAL DE

INVERSIONES

Email en el que se solicita portafolio

de inversiones y reporte de

inversiones en custodia

C1: Asistente

Financiero

C2: Archivo

AFF06 PORTAFOLIO MENSUAL

DE INVERSIONES

Carpeta que contiene las inversiones

mensuales

C1: Administradora

de Inversiones

(Ivercorp)

C2: Archivo

AFF11 REPORTE DE

INVERSIONES EN

CUSTODIA

Informe de las inversiones en

custodia

C1: Administradora

de Inversiones

(Ivercorp)

C2: Archivo

CTF02 ASIENTOS CONTABLES Registro de las transacciones

realizadas

C1: Asistente

Financiero

C2: Archivo


FINANCIERO, INFORMA

QUE LAS INVERSIONES

FUERON

CONTABILIZADAS Y

CUADRADAS

Email en el que se informa la

contabilización y cuadre de las

inversiones

C1: Asistente

Financiero

C2: Archivo

134

Figura 4.6´Subproceso 5: Generación de Información para la SBS: Formulario 318 –

Formulario 318A

PROCESO:FINANCIERO

Subproceso 5: Generación de Información para la SBS: FORMULARIO 318 – FORMULARIO 318A


(Hoja 1 de 1)


DOCUMENTOS:

AFF13: Cuadro de Reservas

AFF14: Formulario 318

AFF07: Reporte 001

AFF15: Formulario 318A

Reciba el Cuadro de Reservas y el valor a invertir

en función del total de reservas.

Genere el FORMULARIO 318 con la información

del REPORTE 001 y del Cuadro de Reservas.

FIN

Imprima el Formulario 318 y el 318A. Envíe a la

Contadora General y al Gerente Financiero

CONTADORA GENERAL

Envíe al Asistente financiero el CUADRO DE

RESERVAS. Establezca en relación con las

reservas, el valor que debe ser invertido.

Inicia

AFF13

Reciba el Formulario 318.

GERENTE FINANCIERO

Reciba el Formulario 318.

Genere el FORMULARIO 318A con la información

del reporte 001AFF15

AFF14,

AFF07

FORM.

05

135

Tabla 4.9 Subproceso 5: Generación de Información para la SBS: Formulario 318 – Formulario

318A


1 Envíe al Asistente financiero el CUADRO DE

RESERVAS. Establezca en relación con las reservas, el

valor que debe ser invertido.

CONTADORA

GENERAL

AFF13

2 Reciba el Cuadro de Reservas y el valor a invertir en

función del total de reservas.

ASISTENTE

FINANCIERO

3 Genere el FORMULARIO 318 con la información del

REPORTE 001 y del Cuadro de Reservas.

ASISTENTE

FINANCIERO

AFF14, AFF07

4 Genere el FORMULARIO 318A con la información del

reporte 001

ASISTENTE

FINANCIERO

AFF15

5 Imprima el Formulario 318 y el 318A. Envíe a la

Contadora General y al Gerente Financiero

ASISTENTE

FINANCIERO

6 Reciba el Formulario 318. CONTADORA

GENERAL

7 Reciba el Formulario 318. GERENTE

FINANCIERO

136


Formulario 318A- Documentos Utilizados


AFF13 CUADRO DE RESERVAS Cuadro de custodia que se hace algo con la

intención de que sea utilizada a su debido

tiempo

C1: Contadora

General

C2: Archivo

AFF14 FORMULARIO 318 Información generada para las

Superintendencia de Bancos y Seguros

C1: Asistente

Financiero

C2: Archivo

AFF07 REPORTE 001 Se generó el formulario 318 y 318A con la

información obtenida en este reporte

C1: Asistente

Financiero

C2: Archivo

AFF15 FORMULARIO 318A Información generada para las

Superintendencia de Bancos y Seguros

C1: Asistente

Financiero

C2: Archivo

137

Figura 4.7 Subproceso 6: Realización de Transferencias Bancarias

PROCESO: FINANCIERO

Subproceso 6: Realización de Transferencias Bancarias


(Hoja 1 de 1)


Inicia

DOCUMENTOS:

AFF16: Email envío orden de transferencia

AFF17: Orden de transferencia.

AFF18: Formato Orden de transferencia financiera (excel).

AFF19: Comprobantes de transferencia

Llene el FORMATO ORDEN DE

TRANSFERENCIA FINANCIERA.

Envíe con el Mensajero de la Empresa, a la

Institución financiera, el documento.

Reciba la Orden de transferencia.

Reciba del mensajero los COMPROBANTES DE

TRANSFERENCIA enviados por el Banco

FIN

Archive los documentos que sustentan las

transferencias

AFF19

GERENTE FINANCIERO / FIRMA

AUTORIZADA

Envíe vía EMAIL al Asistente Financiero, la

ORDEN DE TRANSFERENCIA.

Envíe a la Gerencia Financiera / firma autorizada el

Formato orden de transferencia financiera. Solicite

su firma.

AFF18

Reciba el Formato Orden de transferencia

financiera.

Firme el Formato Orden de transferencia

financiera. Entregue al Asistente administrativo y

solicite enviar al Banco.

Reciba la Orden de transferencia Financiera

firmada.

AFF16,

AFF17

FORM.

06

138

Tabla 4.11 Subproceso 6: Realización de Transferencias Bancarias


1 Envíe vía EMAIL al Asistente Financiero, la ORDEN DE

TRANSFERENCIA.

GERENTE

FINANCIERO /

FIRMA

AUTORIZADA

AFF16,

AFF17

2 Reciba la Orden de transferencia. ASISTENTE

FINANCIERO

3 Llene el FORMATO ORDEN DE TRANSFERENCIA

FINANCIERA.

ASISTENTE

FINANCIERO

AFF18

4 Envíe a la Gerencia Financiera / firma autorizada el

Formato orden de transferencia financiera. Solicite su

firma.

ASISTENTE

FINANCIERO

5 Reciba el Formato Orden de transferencia financiera. GERENTE

FINANCIERO /

FIRMA

AUTORIZADA

6 Firme el Formato Orden de transferencia financiera.

Entregue al Asistente administrativo y solicite enviar al

Banco.

GERENTE

FINANCIERO /

FIRMA

AUTORIZADA

7 Reciba la Orden de transferencia Financiera firmada. ASISTENTE

FINANCIERO

8 Envíe con el Mensajero de la Empresa, a la Institución

financiera, el documento.

ASISTENTE

FINANCIERO

9 Reciba del mensajero los COMPROBANTES DE

TRANSFERENCIA enviados por el Banco

ASISTENTE

FINANCIERO

AFF19

10 Archive los documentos que sustentan las transferencias ASISTENTE

FINANCIERO

139

Tabla 4.12 Subproceso 6: Realización de Transferencias Bancarias- Documentos Utilizados


AFF16 EMAIL ENVÍO ORDEN

DE TRANSFERENCIA

Email de orden de transferencia bancaria C1: Gerente

Financiero /

firma autorizada

C2: Archivo

AFF17 ORDEN DE

TRANSFERENCIA

Orden de pago que permite movilización

entre cuentas bancarias

C1: Gerente

Financiero /

firma autorizada

C2: Archivo

AFF18 FORMATO ORDEN DE

TRANSFERENCIA

FINANCIERA (EXCEL)

Formato en Excel, en el cual tenemos que

llenar la transferencia

C1: Asistente

Financiero

C2: Archivo

AFF19 COMPROBANTES DE

TRANSFERENCIA

Documento que se origina luego de una

transferencia bancaria

C1: Asistente

Financiero

C2: Archivo

140

Figura 4.8 Subproceso 7: Elaboración del Reporte del Flujo de Caja Consolidado Semanal

PROCESO: FINANCIERO

Subproceso 7: Elaboración del Reporte del Flujo de Caja Consolidado Semanal


(Hoja 1 de 1)


Inicia

DOCUMENTOS:

AFF20: Formato semanal de Pagos

AFF21: Tabla semanal de comparación de ingresos

AFF22: Reporte Flujo de Caja semanal Matriz

AFF23: Reporte Flujo de Caja semanal Sucursal.

AFF24: Reporte de Flujo de Caja Consolidado

semanal.

Reciba deL Asistente de cartera la TABLA SEMANAL DE

COMPARACIÓN DE INGRESOS (archivo compartido)

Reciba del Cajero el FORMATO SEMANAL DE

PAGOS

Envía REPORTE DE FLUJO DE CAJA

SEMANAL DE MATRIZ a Gerente Financiero.

AFF20

FLUJO DE CAJA SEMANAL: MATRIZ

Recepción de informaciónElaboración del Informe de Flujo de

Caja Semanal.

Ingrese en el reporte de flujo de caja semanal de la matriz,

el total de pagos semanales a realizar.

AFF22

Ingrese en el reporte de flujo de caja semanal de matriz, el

total de ingresos semanales a percibir.

Compare con la tabla de comparación de ingresos

Reciba el REPORTE FLUJO DE CAJA SEMANAL

DE SUCURSALAFF23

FLUJO DE CAJA SEMANAL:

SUCURSALES

Flujo de Caja correcto?

SI

Corrija los errores. Obtenga el Nuevo Reporte

de Caja semanal. Informe a la Sucursal.

NO

Envíe via EMAIL a la Gerencia Financiera el

Reporte del Flujo de Caja Semanal de la Sucursal.

Envíe El REPORTE DEL FLUJO DE CAJA

CONSOLIDADO SEMANAL al Gerente Financiero.

Elabore el Reporte del Flujo de Caja consolidado mensual. Consolide La

información de la Matriz y Sucursales.

AFF24

FLUJO DE CAJA CONSOLIDADO

SEMANAL

incluya los saldos bancarios a la fecha.

FIN

AFF21

FORM.

07

141

Tabla 4.13 Subproceso 7: Elaboración del Reporte del Flujo de Caja Consolidado Semanal


1 Reciba del Cajero el FORMATO SEMANAL DE

PAGOS

ASISTENTE

FINANCIERO

AFF20

2 Ingrese en el reporte de flujo de caja semanal de la

matriz, el total de pagos semanales a realizar.

ASISTENTE

FINANCIERO

3 Reciba del Asistente de cartera la TABLA SEMANAL

DE COMPARACIÓN DE INGRESOS (archivo

compartido)

ASISTENTE

FINANCIERO

AFF21

4 Ingrese en el reporte de flujo de caja semanal de matriz,

el total de ingresos semanales a percibir.

ASISTENTE

FINANCIERO

5 Envía REPORTE DE FLUJO DE CAJA SEMANAL

DE MATRIZ a Gerente Financiero.

ASISTENTE

FINANCIERO

AFF22

6 Reciba el REPORTE FLUJO DE CAJA SEMANAL DE

SUCURSAL

ASISTENTE

FINANCIERO

AFF23

7 Compare con la tabla de comparación de ingresos ASISTENTE

FINANCIERO

8 Si no está el flujo de caja correcto, corrija los errores.

Obtenga el Nuevo Reporte de Caja semanal. Informe a

la Sucursal.

ASISTENTE

FINANCIERO

9 Si está el flujo de caja correcto, envíe vía email a la

Gerencia Financiera el Reporte del Flujo de Caja

Semanal de la Sucursal.

ASISTENTE

FINANCIERO

10 Elabore el Reporte del Flujo de Caja consolidado

mensual. Consolide La información de la Matriz y

Sucursales.

ASISTENTE

FINANCIERO

11 Incluya los saldos bancarios a la fecha. ASISTENTE

FINANCIERO

12 Envíe El REPORTE DEL FLUJO DE CAJA

CONSOLIDADO SEMANAL al Gerente

Financiero.

ASISTENTE

FINANCIERO

AFF24

142

Tabla 4.14 Subproceso 7: Elaboración del Reporte del Flujo de Caja Consolidado Semanal-

Documentos Utilizados


AFF20 FORMATO SEMANAL DE

PAGOS

Formato de pago semanal C1: Asistente

Financiero

C2: Archivo

AFF21 TABLA SEMANAL DE

COMPARACIÓN DE

INGRESOS

Tabla realizada para establecer diferencias

o semejanzas de los ingresos

C1: Asistente

Financiero

C2: Archivo

AFF22 REPORTE FLUJO DE

CAJA SEMANAL

MATRIZ

Informe semanal del flujo de caja de la

Matriz

C1: Asistente

Financiero

C2: Archivo

AFF23 REPORTE FLUJO DE

CAJA SEMANAL

SUCURSAL

Informe semanal del flujo de caja de la

Sucursal

C1: Asistente

Financiero

C2: Archivo

AFF24 REPORTE DE FLUJO DE

CAJA CONSOLIDADO

SEMANAL

Informe realizado de los flujos de caja de la

matriz y sucursal.

C1: Asistente

Financiero

C2: Archivo

143


DIAGRAMAS DE FLUJO



144

Figura 4.9 Subproceso 1: Emisión de Cheques: Siniestros, Asistencia Médica y SOAT


Subproceso 1: Emisión de cheques: Siniestros, Asistencia Médica y SOAT


(Hoja 1 de 1)

ÁREA DE SINIESTROS ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Inicia

Envíe al Asistente contable los EXPEDIENTES DE

SINIESTROS LIQUIDADOS para la emisión del

cheque.

ASISTENTE CONTABLE

DOCUMENTOS:

CTF01: Expedientes de siniestros liquidadosCTF02: Asientos contablesCTF03: ChequesCTF04: Comprobante de EgresoCTF05: Listado de cheques emitidos

Reciba la documentación que soporta la emisión

del cheque.

Revise que la documentación esté completa y que

tenga la firma del personal Autorizado.

Documentación completa

con firma autorizada?

Clasifique las carpetas en orden secuencial de

Òrdenes de Pago.

SI

Ingrese al Sistema SISE y direccione los cheques de cada

una de las carpetas. Genere los ASIENTOS CONTABLES en

el módulo de egresos.

Verifique que los asientos contables estén

correctos. Imprima los Asientos Contables y firme.

Imprima los CHEQUES, y el COMPROBANTE DE

EGRESO

Ponga los sellos en los cheques (3): cruzado,

firma autorizada y el sello seco.

Adjunte los cheques y el Asiento Contable a cada

uno de los expedientes.

Entregue al Asistente Administrativo el Listado de

cheques, los cheques y los expedientes. Solicite

realizar el trámite de firma de cheques.

Reciba el listado de cheques, los cheques y los

expedientes. Firme el Listado como constancia de

recepción.CTF01

FIN

NO

CTF02

Imprima el LISTADO DE CHEQUES EMITIDOS

CTF05

Archive el Listado de cheques con la firma de

recepción.

CTF03,

CTF04

FORM.

08

145

Tabla 4.15 Subproceso 1: Emisión de Cheques: Siniestros, Asistencia Médica y SOAT


1 Envíe al Asistente contable los EXPEDIENTES DE

SINIESTROS LIQUIDADOS para la emisión del cheque.

ÁREA DE

SINIESTROS

CTF01

2 Reciba la documentación que soporta la emisión del

cheque.

ASISTENTE

CONTABLE

3 Revise que la documentación esté completa y que tenga la

firma del personal Autorizado.

ASISTENTE

CONTABLE

4 Si la documentación no está completa con firma autorizada,

reinicie el proceso a partir de la actividad 1

ASISTENTE

CONTABLE

5 Si la documentación está completa con firma de

autorización, clasifique las carpetas en orden secuencial de

Órdenes de Pago.

ASISTENTE

CONTABLE

6 Ingrese al Sistema SISE y direccione los cheques de cada

una de las carpetas. Genere los ASIENTOS CONTABLES

en el módulo de egresos.

ASISTENTE

CONTABLE

CTF02

7 Verifique que los asientos contables estén correctos.

Imprima los Asientos Contables y firme. Imprima los

CHEQUES, y el COMPROBANTE DE EGRESO

ASISTENTE

CONTABLE

CTF03,

CTF04

8 Ponga los sellos en los cheques (3): cruzado, firma

autorizada y el sello seco.

ASISTENTE

CONTABLE

9 Adjunte los cheques y el Asiento Contable a cada uno de

los expedientes.

ASISTENTE

CONTABLE

10 Imprima el LISTADO DE CHEQUES EMITIDOS ASISTENTE

CONTABLE

CTF05

11 Entregue al Asistente Administrativo el Listado de

cheques, los cheques y los expedientes. Solicite realizar el

trámite de firma de cheques.

ASISTENTE

CONTABLE

12 Reciba el listado de cheques, los cheques y los expedientes.

Firme el Listado como constancia de recepción.

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

13 Archive el Listado de cheques con la firma de recepción. ASISTENTE

CONTABLE

146

Tabla 4.16 Subproceso 1: Emisión de Cheques: Siniestros, Asistencia Médica y SOAT-



CTF01 EXPEDIENTES DE

SINIESTROS

LIQUIDADOS

Expediente en el que constan los siniestros

que ya fueron liquidados.

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

CTF02 ASIENTOS CONTABLES Anotaciones realizadas con la finalidad de

reflejar un hecho o una operación contable

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

CTF03 CHEQUES Forma de pago. C1: Asistente

Administrativo

C2: Archivo

CTF04 COMPROBANTE DE

EGRESO

Constancia de la salida de un valor de la

empresa.

C1: Asistente

Administrativo

C2: Archivo

CTF05 LISTADO DE CHEQUES

EMITIDOS

Listado en el que constan los cheques que

se han emitido

C1: Asistente

Administrativo

C2: Archivo

147

Figura 4.10 Subproceso 2: Emisión de Cheques: Comisiones y Notas de Crédito

ASISTENTE ADMINISTRATIVO


Subproceso 2: Emisión de cheques: Comisiones y Notas de Crédito


(Hoja 1 de 1)

COBRANZAS GERENTE DE CONTABILIDAD

Inicia

Envíe al Asistente Contable, la DOCUMENTACIÓN

QUE RESPALDA LA EFECTIVIZACIÓN de la Notas

de Crédito de clientes y el pago de comisiones a los

brokers. Solicite la elaboración de los cheques.

ASISTENTE CONTABLE

DOCUMENTOS:

CTF06: Documentación que respalda la efectivizaciónCTF02: Asientos contablesCTF03: ChequesCTF07: Comprobante de retenciónCTF05: Listado de cheques emitidos

Reciba la documentación y revise que esté

completa.

Envíe la información al Gerente de Contabilidad.

Solicite la autorización para la emisión del cheque.

Reciba y revise la información.

Reciba la autorización de emisión del cheque.

CTF06

Documentación

completa?

NO

SI

Ingrese al Sistema SISE y direccione los cheques.

Genere los ASIENTOS CONTABLES en el módulo

de egresos.



Imprima los CHEQUES, Imprima COMPROBANTE

DE RETENCIÓN (CR)

Ponga los sellos en los cheques (3): cruzado,

firma autorizada y el sello seco.

Adjunte los cheque a la documentación que

sustenta su emisión.

CTF02

CTF0


documentos de respaldo. Firme el Listado como

constancia de recepción.

FIN

Entregue al Asistente Administrativo el Listado de cheques,

los cheques Y la documentación de respaldo. Solicite realizar

el trámite de firma de cheques.

FIN


CTF05


recepción.

Envíe al ASISTENTE CONTABLEla información

con la autorización de emisión de cheque.

CTF03,

CTF07

FORM.

09

148

Tabla 4.17 Subproceso 2: Emisión de Cheques: Comisiones y Notas de Crédito


1 Envíe al Asistente Contable, la DOCUMENTACIÓN

QUE RESPALDA LA EFECTIVIZACIÓN de las Notas

de Crédito de clientes y el pago de comisiones a los

brokers. Solicite la elaboración de los cheques.

COBRANZAS CTF06

2 Reciba la documentación y revise que esté completa. ASISTENTE

CONTABLE

3 Si la documentación no está completa, reinicie el

proceso a partir de la actividad 1

ASISTENTE

CONTABLE

4 Si la documentación está completa envíe la información

al Gerente de Contabilidad. Solicite la autorización para

la emisión del cheque.

ASISTENTE

CONTABLE

5 Reciba y revise la información. GERENTE DE

CONTABILIDAD

6 Envíe al ASISTENTE CONTABLE la información con

la autorización de emisión de cheque.

GERENTE DE

CONTABILIDAD

7 Reciba la autorización de emisión del cheque. ASISTENTE

CONTABLE

8 Ingrese al Sistema SISE y direccione los cheques.

Genere los ASIENTOS CONTABLES en el módulo de

egresos.

ASISTENTE

CONTABLE

CTF02



CHEQUES, Imprima COMPROBANTE DE

RETENCIÓN (CR)

ASISTENTE

CONTABLE

CTF03,

CTF07

10 Ponga los sellos en los cheques (3): cruzado, firma

autorizada y el sello seco.

ASISTENTE

CONTABLE

149

(Continuación)

No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE COD. DOC.

11 Adjunte el cheque a la documentación que sustenta su

emisión.

ASISTENTE

CONTABLE

12 Imprima el LISTADO DE CHEQUES EMITIDOS ASISTENTE

CONTABLE

CTF05


cheques, los cheques Y la documentación de respaldo.

Solicite realizar el trámite de firma de cheques.

ASISTENTE

CONTABLE

14 Reciba el listado de cheques, los cheques y los



ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

15 Archive el Listado de cheques con la firma de

recepción.

ASISTENTE

CONTABLE

150

Tabla 4.18 Subproceso 2: Emisión de Cheques: Comisiones y Notas De Crédito- Documentos

Utilizados


CTF06 DOCUMENTACIÓN

QUE RESPALDA LA

EFECTIVIZACIÓN

Documentación de efectivización de las

Notas de Crédito de clientes y el pago de

comisiones a los brokers.

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

CTF02 ASIENTOS

CONTABLES

Anotaciones realizadas con la finalidad de


C1: Asistente

Contable

C2: Archivo


Administrativo

C2: Archivo


RETENCIÓN

Documentos que acreditan las retenciones

de impuestos realizadas por los agentes de

retención

C1: Asistente

Administrativo

C2: Archivo

CTF05 LISTADO DE

CHEQUES EMITIDOS

Listado en el que constan los cheques que se

han emitido

C1: Asistente

Administrativo

C2: Archivo

151

Figura 4.11 Subproceso 3: Emisión de Cheques: Administrativos y Auto Sustituto


Subproceso 3: Emisión de cheques: Administrativos y Auto Sustituto


(Hoja 1 de 1)

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Inicia

ASISTENTE CONTABLE

Envíe al Asistente Contable las FACTURAS y más

documentos que sustenten la emisión de los

cheques de gastos administrativos y Auto sustituto.

DOCUMENTOS:

CTF08: Factura CTF09: Autorización TécnicaCTF10: Orden de pagoCTF02: Asientos contablesCTF03: ChequesCTF07: Comprobante de RetenciónCTF05: Listado de cheques emitidos

Reciba documentación que sustenta la emisión de

los cheques.

Revise que la documentación esté completa.

Revise la correcta emisión de las facturas.

Ingrese en el Sistema SISE la factura

correspondiente.

Imprima la AUTORIZACIÓN TÉCNICA.

Genere la ORDEN DE PAGO. Imprima y firme.

CTF08

Direccione los cheques en el sistema y genere los

ASIENTOS CONTABLES.


correctos.

Imprima los Asientos Contables y firme. Imprima

los CHEQUES y ponga sellos. Imprima el

COMPROBANTE DE RETENCIÓN.

Documentación completa y

correcta?

SI

NO

CTF09

CTF10









FIN


CTF05


recepción.

CTF02

CTF03,

CTF07

FORM.

10

152

Tabla 4.19 Subproceso 3: Emisión de Cheques: Administrativos y Auto Sustituto

No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE CÓD.

DOC.

1 Envíe al Asistente Contable las FACTURAS y más

documentos que sustenten la emisión de los cheques

de gastos administrativos y Auto sustituto.

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

CTF08

2 Reciba documentación que sustenta la emisión de los

cheques.

ASISTENTE CONTABLE

3 Revise que la documentación esté completa. Revise

la correcta emisión de las facturas.

ASISTENTE CONTABLE

4 Si la documentación no está completa ni correcta,

reinicie el proceso a partir de la actividad 1

ASISTENTE CONTABLE

4 Si la documentación está completa y correcta,

Ingrese en el Sistema SISE la factura

correspondiente.

ASISTENTE CONTABLE

5 Imprima la AUTORIZACIÓN TÉCNICA. ASISTENTE CONTABLE CTF09

6 Genere la ORDEN DE PAGO. Imprima y firme. ASISTENTE CONTABLE CTF10

7 Direccione los cheques en el sistema y genere los

ASIENTOS CONTABLES.

ASISTENTE CONTABLE CTF02

8 Verifique que los asientos contables estén correctos. ASISTENTE CONTABLE

9 Imprima los Asientos Contables y firme. Imprima los

CHEQUES y ponga sellos. Imprima el


ASISTENTE CONTABLE CTF03,

CTF07

10 Adjunte el cheque a la documentación que sustenta

su emisión.

ASISTENTE CONTABLE

11


ASISTENTE CONTABLE CTF05


cheques, los cheques Y la documentación de

respaldo. Solicite realizar el trámite de firma de

cheques.

ASISTENTE CONTABLE

13 Reciba el listado de cheques, los cheques y los



ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

153

Tabla 4.20 Subproceso 3: Emisión de Cheques: Administrativos y Auto Sustituto- Documentos

Utilizados


CTF08 FACTURA Documento de carácter administrativo que

sirve de comprobante de una compraventa

de un bien o servicio

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

CTF09 AUTORIZACIÓN

TÉCNICA

Documento generado por el Sistema SISE,

en el que se autoriza la emisión de los

cheques.

C1: Asistente

Administrativo

C2: Archivo

CTF10 ORDEN DE PAGO Documento emitido por el sistema SISE, en

donde se da la orden para el pago.

C1: Asistente

Administrativo

C2: Archivo

CTF02 ASIENTOS

CONTABLES



C1: Asistente

Administrativo


Administrativo

CTF07 COMPROBANTE

DE RETENCIÓN



retención

C1: Asistente

Administrativo

C2: Archivo

CTF05 LISTADO DE

CHEQUES

EMITIDOS


se han emitido

C1: Asistente

Administrativo

C2: Archivo

154

Figura 4.12 Subproceso 4: Emisión de Cheques: Seguro Campesino y Superintendencia de

Bancos y Seguros


Subproceso 4: Emisión de cheques: Seguro Campesino y SBS


(Hoja 1 de 1)

ASISTENTE CONTABLE

(RESPONSABLE DE IMPUESTOS) ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Inicia

Envíe al Asistente Contable la DOCUMENTACIÓN

QUE SUSTENTA LA EMISIÓN de cheques de

Seguro campesino y de la Superintendencia de

Bancos.

ASISTENTE CONTABLE

DOCUMENTOS:

CTF11: Documentación que sustenta la emisiónCTF10: Orden de pagoCTF02: Asientos contablesCTF03: ChequesCTF07: Comprobante de RetenciónCTF05: Listado de cheques emitidos

Reciba la documentación de sustento.

Ingrese en el sistema SISE. Genere la ORDEN DE

PAGO Imprima y firme.

Reciba los cheques con la documentación de

respaldo.

Direccione los cheques en el sistema. Genere los

ASIENTOS CONTABLES.


correctos.

FIN

CTF11

Imprima los Asientos Contables y firme. Imprima

los CHEQUES y ponga sellos. Imprima el


Saque copias de la documentación y archive.

CTF10

CTF02

CTF0






FIN


CTF05


recepción.

CTF03,

CTF07

FORM.

11

155


Bancos y Seguros

No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE CÓD.

DOC.

1 Envíe al Asistente Contable la DOCUMENTACIÓN

QUE SUSTENTA LA EMISIÓN de cheques de Seguro

campesino y de la Superintendencia de Bancos.

ASISTENTE

CONTABLE

(RESPONSABLE DE

IMPUESTOS)

CTF11

2 Reciba la documentación de sustento. ASISTENTE

CONTABLE

3 Saque copias de la documentación y archive. ASISTENTE

CONTABLE

4 Ingrese en el sistema SISE. Genere la ORDEN DE

PAGO Imprima y firme.

ASISTENTE

CONTABLE

CTF10

5 Direccione los cheques en el sistema. Genere los

ASIENTOS CONTABLES.

ASISTENTE

CONTABLE

CTF02

6 Verifique que los asientos contables estén correctos. ASISTENTE

CONTABLE

7 Imprima los Asientos Contables y firme. Imprima los

CHEQUES y ponga sellos. Imprima el


ASISTENTE

CONTABLE

CTF03,

CTF07

8 Adjunte los cheques a la documentación que sustenta su

emisión.

ASISTENTE

CONTABLE

9

Imprima el LISTADO DE CHEQUES EMITIDOS ASISTENTE

CONTABLE

CTF05


cheques, los cheques Y la documentación de respaldo.

Solicite realizar el trámite de firma de cheques.

ASISTENTE

CONTABLE

11 Reciba los cheques con la documentación de respaldo. ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

12 Archive el Listado de cheques con la firma de recepción. ASISTENTE

CONTABLE

156


Bancos y Seguros-Documentos Utilizados


CTF11 DOCUMENTACIÓN QUE

SUSTENTA LA EMISIÓN

Documentación que sustenta la emisión de

cheques de seguro campesino y de la

superintendencia de bancos.

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

CTF10 ORDEN DE PAGO Documento emitido por el sistema SISE, en

donde se da la orden para el pago.

C1: Asistente

Administrativo

C2: Archivo

CTF02 ASIENTOS CONTABLES Anotaciones realizadas con la finalidad de


C1: Asistente

Administrativo

C2: Archivo


Administrativo

CTF07 COMPROBANTES DE

RETENCIÓN



retención

C1: Asistente

Administrativo

C2: Archivo

CTF05 LISTADO DE CHEQUES

EMITIDOS


se han emitido

C1: Asistente

Administrativo

C2: Archivo

157

Figura 4.13 Subproceso 5: Anulación de Cheques Contabilizados y no Contabilizados


Subproceso 5: Anulación de cheques contabilizados y no contabilizados


(Hoja 1 de 1)

ASISTENTE CONTABLE

DOCUMENTOS:

CTF12: Solicitud de anulación de cheque

CTF13: Autorización de anulación

Reciba la Autorización de anulación del cheque y la

documentación de sustento.

Ingrese al Sistema SISE a CONSULTAS DE

ORDEN DE PAGO. Revise el cheque. Obtenga el

número de autorización.

Ingrese al módulo INGRESOS. Coloque el número

de Autorización y anule el cheque.

FIN

CONTADOR GENERAL

Reciba Solicitud de anulación de cheques.

SINIESTROS / COBRANZAS / CAJA

Envíe a la Contadora General vía EMAIL, una

SOLICITUD DE ANULACION DE CHEQUE

CTF12

Analice la Solicitud y los documentos que

sustentan la anulación.

Envíe al Asistente Contable los documentos con la

AUTORIZACIÓN DE ANULACIÓN.

Cheque contabilizado?

Verifique si el cheque está o no contabilizado.

SI

Ingrese al Sistema SISE, al módulo de IINGRESOS

y anule el cheque.NO

Imprima el documento de anulación y archive.

Inicia

CTF13

FORM.

12

158

Tabla 4.23 Subproceso 5: Anulación de Cheques Contabilizados y no Contabilizados

No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABL

E

CÓD. DOC.

1 Envíe a la Contadora General vía EMAIL, una SOLICITUD

DE ANULACIÓN DE CHEQUE

SINIESTROS /

COBRANZAS /

CAJA

CTF12

2 Reciba Solicitud de anulación de cheques. CONTADOR

GENERAL

3 Analice la Solicitud y los documentos que sustentan la

anulación.

CONTADOR

GENERAL

4 Envíe al Asistente Contable los documentos con la

AUTORIZACIÓN DE ANULACIÓN.

CONTADOR

GENERAL

CTF13

5 Reciba la Autorización de anulación del cheque y la


ASISTENTE

CONTABLE

6 Verifique si el cheque está o no contabilizado. ASISTENTE

CONTABLE

7 Si el cheque no está contabilizado, ingrese al Sistema SISE,

al módulo de INGRESOS y anule el cheque.

ASISTENTE

CONTABLE

8 Si el cheque está contabilizado, Ingrese al Sistema SISE a

CONSULTAS DE ORDEN DE PAGO. Revise el cheque.

Obtenga el número de autorización.

ASISTENTE

CONTABLE

9 Ingrese al módulo INGRESOS. Coloque el número de

Autorización y anule el cheque.

ASISTENTE

CONTABLE

10 Imprima el documento de anulación y archive. ASISTENTE

CONTABLE

159

Tabla 4.24 Subproceso 5: Anulación de Cheques Contabilizados y no Contabilizados-



CTF12 EMAIL, SOLICITUD DE

ANULACIÓN DE

CHEQUE

Email en el que se solicita al Contador

General la anulación del cheque.

C1: Gerente de

Contabilidad

C2: Archivo

CTF13 AUTORIZACIÓN DE

ANULACIÓN

Autorización que da el Gerente de

Contabilidad al Asistente para proceder a

la anulación del cheque

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

160

Figura 4.14 Subproceso 6: Emisión de Cheques por Cambio de Beneficiario


Subproceso 6: Emisión de cheques por cambio de beneficiario


(Hoja 1 de 1)

ASISTENTE CONTABLE

DOCUMENTOS:CTF14: Email, solicitud de emisión de un nuevo chequeCTF15: Autorización emisión de chequeCTF10: Orden de pagoCTF02: Asientos contablesCTF03: Cheques

Reciba la Autorización de emisión del cheque y la


Ingrese en el sistema SISE y genere la ORDEN

DE PAGO.

Direccione los cheques en el sistema. Genere los

ASIENTOS CONTABLES.



Imprima los CHEQUES y ponga sellos.

Envíe al Asistente Administrativo los cheques con

la documentación de respaldo. Solicite firma de la

documentación y de los cheques.

CAJACONTADOR GENERALSINIESTROS / COBRANZAS / CAJA

Reciba Solicitud de emisión de un nuevo cheque

por cambio de beneficiario.

Envíe al Contador General vía EMAIL, una

SOLICITUD DE EMISIÓN DE UN NUEVO

CHEQUE por cambio de beneficiario.

CTF14

Analice la Solicitud y los documentos que

sustentan la emisión del nuevo cheque.

Envíe al Asistente Contable los documentos con la

AUTORIZACIÓN emisión del cheque.

CTF10

CTF02

Reciba los cheques con la documentación de

respaldo.

FIN

CTF15

Inicia

CTF03

FORM.

13

161

Tabla 4.25 Subproceso 6: Emisión de Cheques por Cambio de Beneficiario


1 Envíe al Contador General vía EMAIL, una

SOLICITUD DE EMISIÓN DE UN NUEVO

CHEQUE por cambio de beneficiario.

SINIESTROS /

COBRANZAS / CAJA

CTF14

2 Reciba Solicitud de emisión de un nuevo cheque por

cambio de beneficiario.

CONTADOR

GENERAL

3 Analice la Solicitud y los documentos que sustentan la

emisión del nuevo cheque.

CONTADOR

GENERAL

4 Envíe al Asistente Contable los documentos con la

AUTORIZACIÓN emisión del cheque.

CONTADOR

GENERAL

CTF15

5 Reciba la Autorización de emisión del cheque y la


ASISTENTE

CONTABLE

6 Ingrese en el sistema SISE y genere la ORDEN DE

PAGO.

ASISTENTE

CONTABLE

CTF10

7 Direccione los cheques en el sistema. Genere los

ASIENTOS CONTABLES.

ASISTENTE

CONTABLE

CTF02



CHEQUES y ponga sellos.

ASISTENTE

CONTABLE

CTF03

9 Envíe al Asistente Administrativo los cheques con la

documentación de respaldo. Solicite firma de la

documentación y de los cheques.

ASISTENTE

CONTABLE

10 Reciba los cheques con la documentación de respaldo. ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

162

Tabla 4.26 Subproceso 6: Emisión de Cheques por Cambio de Beneficiario-Documentos

Utilizados


CTF14 EMAIL, SOLICITUD DE

EMISIÓN DE UN NUEVO

CHEQUE

Email en el que se solicita la emisión

de un nuevo cheque al Gerente de

Contabilidad.

C1: Contador General

C2: Archivo

CTF15 AUTORIZACIÓN

EMISIÓN CHEQUE

Autorización emitida por el Gerente

de Contabilidad para la emisión de un

nuevo cheque.

C1: Asistente

Contable

CTF10 ORDEN DE PAGO Documento emitido por el sistema

SISE, en donde se da la orden para el

pago.

C1: Asistente

Administrativo

C2: Archivo

CTF02 ASIENTOS CONTABLES Anotaciones realizadas con la

finalidad de reflejar un hecho o una

operación contable

C1: Asistente

Administrativo

C2: Archivo


Administrativo

C2: Archivo

163

Figura 4.15 Subproceso 7: Impresión de Retenciones


Subproceso 7: Impresión de Retenciones


(Hoja 1 de 1)

ASISTENTE CONTABLE

Inicia

DOCUMENTOS:

CTF16: Base de datosCTF17: Retenciones

Genere en el Sistema SISE, para un período

determinado, la BASE DE DATOS de todas las

retenciones que se han generado.

Imprima las RETENCIONES en el siguiente orden:

Retenciones fuente normal, retenciones De

Superintendencia (persona natural y jurídica) y

retenciones de Inspectores de Riesgo (persona

natural y jurídica).

Firme y selle las retenciones.

Envíe a caja. Solicite la entrega de las retenciones.

FIN

CAJERO

Reciba las retenciones y proceda a su entrega.

CTF16

CTF17

FORM.

14

164

Tabla 4.27 Subproceso 7: Impresión de Retenciones


1 Genere en el Sistema SISE, para un período

determinado, la BASE DE DATOS de todas las

retenciones que se han generado.

ASISTENTE

CONTABLE

CTF16

2 Imprima las RETENCIONES en el siguiente orden:

Retenciones fuente normal, retenciones De

Superintendencia (persona natural y jurídica) y

retenciones de Inspectores de Riesgo (persona natural y

jurídica).

ASISTENTE

CONTABLE

CTF17

3 Firme y selle las retenciones. ASISTENTE

CONTABLE

4 Envíe a caja. Solicite la entrega de las retenciones. ASISTENTE

CONTABLE

5 Reciba las retenciones y proceda a su entrega. CAJERO

Tabla 4.28 Subproceso 7: Impresión de Retenciones- Documentos Utilizados


CTF16 BASE DE DATOS Base de datos de todas las retenciones que

se han generado.

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

CTF17 RETENCIONES Retenciones fuente normal, retenciones de

Superintendencia (persona natural y

jurídica) y retenciones de Inspectores de

Riesgo (persona natural y jurídica).

C1: Cajero

C2: Archivo

165

Figura 4.16 Subproceso 8: Revisión de Retenciones por Proveedor


Subproceso 8: Revisión de Retenciones por Proveedor


(Hoja 1 de 1 )

ASISTENTE CONTABLE

Inicia

DOCUMENTOS:

CTF18: Email, listado de retenciones no recibidasCTF19: Comprobante de retención.

Reciba el Listado de retenciones del proveedor.

Ingrese en el sistema SISE. Verifique los números

de facturas ingresadas y obtenga los números de

Autorización.

Ubique en el archivo las retenciones entregadas a

los proveedores.

Imprima el COMPROBANTE DE RETENCIÓN

Envíe a caja. Solicite la entrega de las retenciones.

PROVEEDOR

Envíe vía EMAIL el listado de retenciones no

recibidas.CTF18

Retención entregada?SI

Reciba notificación de que la Retención fue

entregada.

Informe al Proveedor que la retención fue entrega.

NO

Firme y selle las retenciones.

CAJERO

FIN

Reciba las retenciones y proceda a su entrega.

CTF19

FORM.

15

166

Tabla 4.29 Subproceso 8: Revisión de Retenciones por Proveedor


1 Envíe vía EMAIL el listado de retenciones no recibidas. PROVEEDOR CTF18

2 Reciba el Listado de retenciones del proveedor. ASISTENTE

CONTABLE

3 Ingrese en el sistema SISE. Verifique los números de

facturas ingresadas y obtenga los números de

Autorización.

ASISTENTE

CONTABLE

4 Ubique en el archivo las retenciones entregadas a los

proveedores.

ASISTENTE

CONTABLE

5 Si la retención ha sido entregada, informe al Proveedor

que la retención fue entrega y continúe el proceso

ASISTENTE

CONTABLE

6 Reciba notificación de que la Retención fue entregada. PROVEEDOR

7 Si la retención no ha sido entregada, imprima el

COMPROBANTE DE RETENCIÓN

ASISTENTE

CONTABLE

CTF19

8 Firme y selle las retenciones. ASISTENTE

CONTABLE

9 Envíe a caja. Solicite la entrega de las retenciones. ASISTENTE

CONTABLE

10 Reciba las retenciones y proceda a su entrega. CAJERO

167

Tabla 4.30 Subproceso 8: Revisión de Retenciones por Proveedor- Documentos Utilizados


CTF18 EMAIL, LISTADO DE

RETENCIONES NO

RECIBIDAS

Email enviado al Asistente Contable en

donde se notifica el listado de retenciones

no recibidas.

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo


RETENCIÓN

Documento que se emite por la retención. C1: Cajero

C2: Archivo

168

Figura 4.17 Subproceso 9: Control y Cuadre Mensual de la Cuenta de Siniestros Liquidados por Pagar


Subproceso 9: Control y cuadre mensual de la cuenta de Siniestros Liquidados por pagar


(Hoja 1 de 1 )

ASISTENTE CONTABLE

Inicia

DOCUMENTOS:

CTF20: Detalle de las órdenes de pagoCTF09: Autorización técnicaCTF21: Email, anulación de la Orden de Pago CTF22: Email, emisión de cheque

Reciba el Detalle de Órdenes de Pago y

Autorizaciones técnicas que no están enlazadas a

un cheque.

Envíe al Detalle al Ejecutivo de Siniestros. Solicite

revisar el detalle, si la OP se da de baja o si se

genera el cheque

Realice la depuración de la cuenta de Siniestros

liquidados por pagar, de acuerdo a disposiciones

de la Contadora General.

FIN

SISTEMAS

Genere en el Sistema SISE un DETALLE DE LAS

ÓRDENES DE PAGO Y AUTORIZACIONES

TÉCNICAS que no estén enlazadas a un cheque.CTF0

Envíe el Detalle al Asistente Contable.

EJECUTIVO DE SINIESTROS

Reciba el Detalle de Órdenes de Pago u

Autorizaciones Técnicas que no están atadas a un

cheque.

Analice los expedientes de los clientes

relacionados con las Órdenes de pago y

Autorizaciones Técnicas que constan en el detalle

Procede la emisión del

cheque?

Solicite vía EMAIL al Contador General la

anulación de la Orden de Pago.NO

Solicite vía EMAIL al Contador General la emisión

del cheque

CONTADOR GENERAL

Reciba email de Siniestros

SI

CTF22

Autorice al Asistente contable: Emitir el cheque o

anular la Orden de Pago.1

1

CTF20,

CTF09

CTF21

FORM.

16

169

Tabla 4.31 Subproceso 9: Control y Cuadre Mensual de la Cuenta de Siniestros Liquidados por

Pagar


1 Genere en el Sistema SISE un DETALLE DE LAS

ÓRDENES DE PAGO Y AUTORIZACIONES

TÉCNICAS que no estén enlazadas a un cheque.

SISTEMAS CTF20,

CTF09

2 Envíe el Detalle al Asistente Contable. SISTEMAS

3 Reciba el Detalle de Órdenes de Pago y Autorizaciones

técnicas que no están enlazadas a un cheque.

ASISTENTE

CONTABLE

4 Envíe al Detalle al Ejecutivo de Siniestros. Solicite revisar

el detalle, si la OP se da de baja o si se genera el cheque

ASISTENTE

CONTABLE

5 Reciba el Detalle de Órdenes de Pago u Autorizaciones

Técnicas que no están atadas a un cheque.

EJECUTIVO DE

SINIESTROS

6 Analice los expedientes de los clientes relacionados con

las Órdenes de pago y Autorizaciones Técnicas que

constan en el detalle

EJECUTIVO DE

SINIESTROS

7 Si no se procede a la emisión del cheque, solicite vía

EMAIL al Contador General la anulación de la Orden de

Pago.

EJECUTIVO DE

SINIESTROS

CTF21

8 Se procede la emisión del cheque, solicite vía EMAIL al

Contador General la emisión del cheque

EJECUTIVO DE

SINIESTROS

CTF22

9 Reciba email de Siniestros CONTADOR

GENERAL

10 Autorice al Asistente contable: Emitir el cheque o anular

la Orden de Pago.

CONTADOR

GENERAL

11 Realice la depuración de la cuenta de Siniestros liquidados

por pagar, de acuerdo a disposiciones de la Contadora

General.

ASISTENTE

CONTABLE

170

Tabla 4.32 Subproceso 9: Control y Cuadre Mensual de la Cuenta de Siniestros Liquidados por

Pagar- Documentos Utilizados


CTF20 DETALLE DE LAS

ÓRDENES DE PAGO

Listado de las órdenes de pago que no estén

enlazadas a un cheque

C1: Asistente

Contable

C2:Archivo

CTF09

AUTORIZACIÓN

TÉCNICA


en el que se autoriza la emisión de los

cheques.

C1: Asistente

Contable

C2:Archivo

CTF21 EMAIL, ANULACIÓN

DE LA ORDEN DE

PAGO

Email en el que se solicita la anulación de la

orden de pago al Contador General

C1: Contador

General

C2: Archivo

CTF22 EMAIL, EMISIÓN DE

CHEQUE

Email enviado al Contador General en

donde se solicita la emisión del cheque

C1: Contador

General

C2: Archivo

171

Figura 4.18 Subproceso 10: Registro Mensual de Reclasificaciones


Subproceso 10: Registro Mensual de Reclasificaciones


(Hoja 1 de 1)

ASISTENTE CONTABLE

Inicia

DOCUMENTOS:

CTF23: Email, solicitud de Registro de Reclasificación de cuentasCTF24: Asiento de ReclasificaciónCTF25: Mayor General

Reciba La Solicitud del Contador General.

Obtenga respaldos que sustenten la reclasificación

de cuentas.

Ingrese en el Sistema SISE el ASIENTO DE

RECLASIFICACIÓN.FIN

Imprima el asiento de reclasificación y el MAYOR

GENERAL de la cuenta reclasificada.

CTF25

CONTADOR GENERAL

Envíe Vía EMAIL al Asistente Contable una

solicitud de Registro de Reclasificación de cuentas.

Especifique las cuentas que deben ser

reclasificadas.CTF23

CTF24

Envíe la información que sustenta la

reclasificación de las cuentas al Contador General.

Reciba la información que sustenta el registro de

las reclasificaciones.

FORM.

17

172

Tabla 4.33 Subproceso 10: Registro Mensual de Reclasificaciones


1 Envíe Vía EMAIL al Asistente Contable una solicitud de

Registro de Reclasificación de cuentas. Especifique las

cuentas que deben ser reclasificadas.

CONTADOR

GENERAL

CTF23

2 Reciba La Solicitud del Contador General. ASISTENTE

CONTABLE

3 Obtenga respaldos que sustenten la reclasificación de

cuentas.

ASISTENTE

CONTABLE

4 Ingrese en el Sistema SISE el ASIENTO DE

RECLASIFICACIÓN.

ASISTENTE

CONTABLE

CTF24

5 Imprima el asiento de reclasificación y el MAYOR

GENERAL de la cuenta reclasificada.

ASISTENTE

CONTABLE

6 Envíe la información que sustenta la reclasificación de las

cuentas al Contador General.

ASISTENTE

CONTABLE

CTF25

7 Reciba la información que sustenta el registro de las

reclasificaciones.

CONTADOR

GENERAL

173

Tabla 4.34 Subproceso 10: Registro Mensual de Reclasificaciones-Documentos Utilizados

CÓDIGO

NOMBRE DESCRIPCIÓN COPIAS

CTF23 EMAIL, SOLICITUD

DE REGISTRO DE

RECLASIFICACIÓN

DE CUENTAS

Email enviado al Asistente Contable en

donde se solicita el Registro de

Reclasificación de cuentas y se especifican

las cuentas que deben ser reclasificadas.

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

CTF24 ASIENTO DE

RECLASIFICACIÓN

Asiento de reclasificación de las cuentas

solicitadas

C1: Contador

General

C2: Archivo

CTF25 MAYOR GENERAL Mayor de la cuenta reclasificada C1: Contador

General

C2: Archivo

174

Figura 4.19 Subproceso 11: Revisión, Cuadre y Registro de Tarjetas de Crédito Diners, Visa,

MasterCard, American Express: Generación Automática de Asientos Contables


Subproceso 11: Revisión, cuadre y registro de tarjetas de Crédito DINERS, VISA, MASTERCARD,

AMERICAN EXPRESS: Generación automática de asientos contables.


(Hoja 1 de 1 )

ASISTENTE CONTABLE

Inicia

DOCUMENTOS:

CTF88: Estado de Cuenta de las tarjetas

CTF89: Detalle de Recap

CTF90: Notas de Crédito

CTF91: Reporte de Tarjetas de Crédito

CTF92: Asiento de Conversión

CTF02:Asientos Contables

Identifique en el Reporte de tarjetas de crédito, el

número de Boucher que fue emitido por el Banco

Registre en el Reporte la siguiente información:

Número de Boucher, valor bruto, porcentaje de la

comisión, total del depósito.

Registre en el reporte el número de cuotas sin

comisión ni retención.

Genere automáticamente los asientos contables

(en Excel).

FIN

Genere el ASIENTO DE CONVERSIÓN.

Guarde el asiento de conversión en Excel 97

Ingrese al sistema SISE, Modulo de contabilidad.

Asientos de conversión

Obtenga el ESTADO DE CUENTA de las tarjetas:

Diners (B.Pichincha), Visa y Mastercard (B.Aserval)

y American Express, Visa y Mastercard

(B.Guayaquil).

Baje el DETALLE DE RECAPS que fueron

pagados (B.Pichincha y B.Aserval)

Obtenga las NOTAS DE CRÉDITO de Visa y

Mastercard (B.Guayaquil)

Genere en el Sistema SISE el REPORTE DE

TARJETAS DE CRÉDITO. Exporte a excel.

CTF88

CTF89

CTF90

CTF91

GENERACIÓN DE INFORMACIÓNGENERACIÓN AUTOMÁTICA DE

ASIENTOS CONTABLES

En Crédito Corriente En Crédito diferido

CTF92

Identifique el Asiento contable en el sitio donde fue grabado.

Valide el asiento. Suba el ASIENTO CONTABLE en el

sistema (sale el número de asiento). CTF02

Imprima y archive el Asiento Contable.

FORM.

18

175


MasterCard, American Express: Generación Automática de Asientos Contables


1 Obtenga el ESTADO DE CUENTA de las tarjetas: Diners

(B. Pichincha), Visa y MasterCard (B. Aserval) y

American Express, Visa y MasterCard (B. Guayaquil).

ASISTENTE

CONTABLE

CTF88

2 Baje el DETALLE DE RECAPS que fueron pagados (B.

Pichincha y B. Aserval)

ASISTENTE

CONTABLE

CTF89

3 Obtenga las NOTAS DE CRÉDITO de Visa y MasterCard

(B. Guayaquil)

ASISTENTE

CONTABLE

CTF90

4 Genere en el Sistema SISE el REPORTE DE TARJETAS

DE CRÉDITO. Exporte a Excel.

ASISTENTE

CONTABLE

CTF91

5 Identifique en el Reporte de tarjetas de crédito, el número

de Boucher que fue emitido por el Banco

ASISTENTE

CONTABLE

6 Registre en el Reporte la siguiente información: Número de

Boucher, valor bruto, porcentaje de la comisión, total del

depósito.

ASISTENTE

CONTABLE

7 Registre en el reporte el número de cuotas sin comisión ni

retención.

ASISTENTE

CONTABLE

8 Genere automáticamente los asientos contables. ASISTENTE

CONTABLE

9 Genere el ASIENTO DE CONVERSIÓN. ASISTENTE

CONTABLE

CTF92

10 Guarde el asiento de conversión en Excel 97 ASISTENTE

CONTABLE

11 Ingrese al sistema SISE, Modulo de contabilidad. Asientos

de conversión

ASISTENTE

CONTABLE

12 Identifique el Asiento contable en el sitio donde fue

grabado. Valide el asiento. Suba el ASIENTO

CONTABLE en el sistema (sale el número de asiento).

ASISTENTE

CONTABLE

CTF02

13 Imprima y archive el Asiento Contable. ASISTENTE

CONTABLE

176


MasterCard, American Express: Generación Automática de Asientos Contables- Documentos

Utilizados


CTF88 ESTADO DE CUENTA Tarjetas: Diners (B. Pichincha), Visa y

MasterCard (B. Aserval) y American

Express, Visa y MasterCard (B.

Guayaquil).

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

CTF89 DETALLE DEL RECAP Detalles de Recaps pagados de B.

Pichincha y Banco Aserval

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

CTF90 NOTAS DE CRÉDITO Documento emitido por las tarjetas VISA y

MASTERCARD del B. Guayaquil

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

CTF91 REPORTE DE TARJETAS

DE CRÉDITO

Informe de tarjetas de crédito C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

CFT92 ASIENTO DE

CONVERSIÓN

Asiento realizado al final de la operación C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

CTF02 ASIENTOS CONTABLES Transacciones registradas en el Libro

Diario

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

177

Figura 4.20 Subproceso 12: Ingreso de Cheques devueltos al Sistema: Matriz Quito /Sucursales


Subproceso 12: Ingreso de Cheques devueltos al Sistema: Matriz Quito - Sucursales


(Hoja 1 de 1 )

CARTERAASISTENTE CONTABLE

Inicia

DOCUMENTOS:

CTF02: Asiento Contable

CTF96: CHeque devuelto

CTF97: Detalle de cheques devueltos.

CTF98: Email envío de cheques devueltos a Sucursales.

CTF99: Email de confirmación de recepción de cheques

devueltos.

Verifique el ingreso del cheque al estado de

cuenta del banco.

Identifique a qué póliza o cliente corresponde el

cheque devuelto.

Reciba cheques devueltos. Firme el Asiento contable como

constancia de recepción. Devuelva al Asistente Contable.

Ingrese en el sistema SISE el número de cheque y

el valor.

Imprima el ASIENTO CONTABLE.

Saque copia del CHEQUE DEVUELTO y adjunte al

Asiento Contable.

Entregue el cheque devuelto a Cartera para su

recuperación:

Archive el Asiento contable con la firma de

recepción de Cartera y la copia del cheque.

CTF02

CTF96

Ingresos cheques devueltos al

Sistema – Matriz Quito

Envío de cheques devueltos a

las Sucursales

Verifique el ingreso del cheque al estado de

cuenta del banco.

Registre el cheque en el DETALLE DE CHEQUES

DEVUELTOS.

Envíe vía EMAIL el detalle de cheques devueltos a

las Sucursales

Envíe a las sucursales por valija, los cheques

devueltos.

FIN

CTF97

CTF98

SUCURSAL

Reciba cheques devueltos.

Confirme al Asistente contable vía EMAIL, la

recepción de los cheques.

Reciba EMAIL de confirmación de recepción de los

cheques devueltos.

CTF99

FORM.

19

178

Tabla 4.37 Subproceso 12: Ingreso de Cheques devueltos al Sistema: Matriz Quito /Sucursales


1 Verifique el ingreso del cheque al estado de cuenta del

banco.

ASISTENTE

CONTABLE

2 Identifique a qué póliza o cliente corresponde el cheque

devuelto.

ASISTENTE

CONTABLE

3 Ingrese en el sistema SISE el número de cheque y el

valor.

ASISTENTE

CONTABLE

4 Imprima el ASIENTO CONTABLE. ASISTENTE

CONTABLE

CTF02

5 Saque copia del CHEQUE DEVUELTO y adjunte al

Asiento Contable.

ASISTENTE

CONTABLE

CTF96

6 Entregue el cheque devuelto a Cartera para su

recuperación.

ASISTENTE

CONTABLE

7 Reciba cheques devueltos. Firme el Asiento contable

como constancia de recepción. Devuelva al Asistente

Contable.

CARTERA

8 Archive el Asiento contable con la firma de recepción

de Cartera y la copia del cheque.

ASISTENTE

CONTABLE

9 Verifique el ingreso del cheque al estado de cuenta del

banco.

ASISTENTE

CONTABLE

10 Registre el cheque en el DETALLE DE CHEQUES

DEVUELTOS.

ASISTENTE

CONTABLE

CTF97

11 Envíe vía EMAIL el detalle de cheques devueltos a las

Sucursales

ASISTENTE

CONTABLE

CTF98

12

Envíe a las sucursales por valija, los cheques devueltos.

ASISTENTE

CONTABLE

13

Reciba cheques devueltos.

SUCURSAL

14 Confirme al Asistente contable vía EMAIL, la

recepción de los cheques.

ASISTENTE

CONTABLE

CTF99

15 Reciba EMAIL de confirmación de recepción de los

cheques devueltos.

ASISTENTE

CONTABLE

179

Tabla 4.38 Subproceso 12: Ingreso de Cheques devueltos al Sistema: Matriz Quito /Sucursales-



CTF02 ASIENTO CONTABLE Transacciones realizadas en la Matriz

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

CTF96 CHEQUE DEVUELTO Cheques devueltos al Sistema matriz,

sucursales

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

CTF97 DETALLE DE CHEQUE

DEVUELTO

Detalle de los cheques devueltos de la

matriz, sucursal

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

CTF98 EMAIL Envío de cheques devueltos a sucursales

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

CTF99 EMAIL Confirmación de recepción de cheques

devueltos

C1: Sucursal

C2: Archivo

180

Figura 4.21 Subproceso 13: Ingresos de Bouchers Rechazados al Sistema: Matriz Quito

CARTERA

DOCUMENTOS:

CTF100: Email envío de boucher devuelto.

CTF101: Email cajero informa que el nuevo boucher

no fue elaborado.

CTF02: Numero de transacción o asiento contable.

CTF102: Detalle de bouchers devueltos.

CTF103: Email envío de bouchers devueltos a

Sucursales.

CTF104: Email de confirmación de recepción de

bouchers devueltos.


Subproceso 13: Ingresos de boucher rechazados al sistema: Matriz Quito


(Hoja 1 de 1 )

ASISTENTE CONTABLE

Inicia

Informe vía EMAIL a la cajera sobre boucher

rechazado. Adjunte el boucher. Solicite que

elabore nuevo boucher.

Ingrese al Sistema SISE.

Imprima el NUMERO DE TRANSACCIÓN o el

ASIENTO CONTABLE

Saque copia del boucher devuelto y adjunte al

número de transacción

FIN

Entregue a Cartera el boucher completo. Solicite la

recuperación del valor al cliente.

Archive el asiento contable impreso con firma de

recepción de Cartera con la copia del boucher

CAJERO

Reciba Boucher Devuelto. Firme el Asiento

contable como constancia de recepción. Devuelva

al Asistente Contable.

Nuevo boucher

elaborado?

NO

CTF100

Reciba boucher devuelto.

Contacte al cliente. Solicite la elaboración del

nuevo boucher.

Envíe nuevo baucher al cobro.SI

Informe vía EMAIL al Asistente Contable que no

fue posible la elaboración del nuevo boucher.

CTF101

Reciba email de Cajero sobre boucher no devuelto.

CTF02

Ingresos bouchers devueltos al

Sistema – Matriz Quito

Sucursales

Registre el boucher en el DETALLE DE

BOUCHERS DEVUELTOS.

Envíe vía EMAIL el detalle de bouchers devueltos a

las Sucursales

Envíe a las sucursales por valija, los Boucher

devueltos.

CTF102

CTF103

Reciba email de confirmación de recepción de los

Boucher devueltos.

SUCURSAL

Reciba bouchers devueltos.

Confirme al Asistente contable vía EMAIL, la

recepción de los bouchers. CTF104

1

1

2

2

FORM.

20

181

Tabla 4.39 Subproceso 13: Ingresos de Bouchers Rechazados al Sistema: Matriz Quito


1 Informe vía EMAIL a la cajera sobre Boucher

rechazado. Adjunte el Boucher. Solicite que elabore

nuevo Boucher.

ASISTENTE

CONTABLE

CTF100

2 Reciba Boucher devuelto. CAJERO

3 Contacte al cliente. Solicite la elaboración del nuevo

Boucher.

CAJERO

4 Si hay nuevo Boucher elaborado, envíe nuevo Boucher

al cobro.

CAJERO

5 Si no hay nuevo Boucher elaborado, informe vía

EMAIL al Asistente Contable que no fue posible la

elaboración del nuevo Boucher.

CAJERO CTF101

6 Reciba email de Cajero sobre Boucher no devuelto. ASISTENTE

CONTABLE

7 Ingrese al Sistema SISE. ASISTENTE

CONTABLE

8 Imprima el NUMERO DE TRANSACCIÓN o el

ASIENTO CONTABLE

ASISTENTE

CONTABLE

CTF02

9 Saque copia del Boucher devuelto y adjunte al número

de transacción

ASISTENTE

CONTABLE

10 Entregue a Cartera el Boucher completo. Solicite la

recuperación del valor al cliente.

ASISTENTE

CONTABLE

11 Reciba Boucher Devuelto. Firme el Asiento contable

como constancia de recepción. Devuelva al Asistente

Contable.

CARTERA

12 Archive el asiento contable impreso con firma de

recepción de Cartera con la copia del Boucher

ASISTENTE

CONTABLE

13 Registre el Boucher en el DETALLE DE BOUCHER

DEVUELTOS.

ASISTENTE

CONTABLE

CTF102

14 Envíe vía EMAIL el detalle de Boucher devueltos a las

Sucursales

ASISTENTE

CONTABLE

CTF103

15 Envíe a las sucursales por valija, los Boucher

devueltos.

ASISTENTE

CONTABLE

16 Reciba Boucher devueltos. SUCURSAL

17 Confirme al Asistente contable vía EMAIL, la

recepción de los Boucher.

SUCURSAL CTF104

18 Reciba email de confirmación de recepción de los

Boucher devueltos.

SUCURSAL

182

Tabla 4.40 Subproceso 13: Ingresos de Bouchers Rechazados al Sistema: Matriz Quito-



CTF100 EMAIL Envío de Boucher devuelto C1: ASISTENTE

CONTABLE

C2: Archivo

CTF101 EMAIL Se informó que no fue elaborado el nuevo

Boucher

C1: Cajero

C2: Archivo

CTF102 NÚMERO DE

TRANSACCIÓN O

ASIENTO CONTABLE

Transacciones registrada en el Diario C1: ASISTENTE

CONTABLE

C2: Archivo

CTF102 DETALLE DE

BOUCHER

DEVUELTOS

Detalle de los Boucher que han sido

devueltos a sucursales

C1: ASISTENTE

CONTABLE

C2: Archivo

CTF103 EMAIL Se envió el detalle de Boucher devueltos a

sucursales

C1: ASISTENTE

CONTABLE

C2: Archivo

CTF104 EMAIL Se confirmó la recepción de Boucher

devueltos

C1: Sucursal

C2: Archivo

183

Figura 4.22 Subproceso 14: Elaboración de Conciliaciones Bancarias: Matriz Quito


Subproceso 14: Elaboración de conciliaciones bancarias:

Matriz Quito


(Hoja 1 de 1 )

ASISTENTE CONTABLE

Inicia

DOCUMENTOS:

CTF105: Estados de cuenta

CTF106: Libro Bancos

CTF107: Conciliación Bancaria

CTF108: Libro Bancos Conciliado

Baje a Excel el ESTADO DE CUENTA del banco

Genere el LIBRO BANCO del Sistema SISE, con

corte a la fecha de conciliación

Exporte el Libro Bancos a Excel

Concilie las partidas de Libro Bancos con las del

Estado de Cuenta.

Elabore la CONCILIACIÓN BANCARIA. Determine los

cheques girados y no cobrados, los depósitos en tránsito, las

notas de débito y notas de crédito no registradas por la

Empresa.

CTF105

CONTADORA GENERAL

Reciba y revise la conciliación bancaria.

FIN

Depure las partidas pendientes, (notas de crédito

de más de 60 días en las conciliaciones bancarias).

Registre en el Sistema SISE las partidas

pendientes

Archive los documentos de soporte de la

conciliación (Libro Bancos, Estados de cuenta,

conciliación).

Imprima el Libro Bancos Conciliado

Reciba la conciliación bancaria revisada. Genere el

LIBRO BANCOS CONCILIADO.

Entregue la conciliación bancaria a la Contadora

General para revisión.

Está correctaNO

Firme la conciliación bancaria. Envíe la conciliación

revisada al Asistente Contable. Solicite generar el

Libro bancos conciliado.

SI

CTF108

CTF106

CTF107

FORM.

21

184

Tabla 4.41 Subproceso 14: Elaboración de Conciliaciones Bancarias: Matriz Quito


1 Baje a Excel el ESTADO DE CUENTA del banco ASISTENTE

CONTABLE

CTF105

2 Genere el LIBRO BANCO del Sistema SISE, con corte

a la fecha de conciliación

ASISTENTE

CONTABLE

CTF106

3 Exporte el Libro Bancos a Excel ASISTENTE

CONTABLE

4 Concilie las partidas de Libro Bancos con las del

Estado de Cuenta.

ASISTENTE

CONTABLE

5 Elabore la CONCILIACIÓN BANCARIA. Determine

los cheques girados y no cobrados, los depósitos en

tránsito, las notas de débito y notas de crédito no

registradas por la Empresa.

ASISTENTE

CONTABLE

CTF107

6 Depure las partidas pendientes, (notas de crédito de

más de 60 días en las conciliaciones bancarias).

ASISTENTE

CONTABLE

7 Registre en el Sistema SISE las partidas pendientes ASISTENTE

CONTABLE

8 Entregue la conciliación bancaria a la Contadora

General para revisión.

ASISTENTE

CONTABLE

9 Reciba y revise la conciliación bancaria. CONTADORA

GENERAL

10 Si no está correcta, reinicie el proceso a partir de la

actividad 4.

CONTADORA

GENERAL

11 Si esta correcta, firme la conciliación bancaria. Envíe

la conciliación revisada al Asistente Contable. Solicite

generar el Libro bancos conciliados.

CONTADORA

GENERAL

12 Reciba la conciliación bancaria revisada. Genere el

LIBRO BANCOS CONCILIADO.

ASISTENTE

CONTABLE

CTF108

14 Imprima el Libro Bancos Conciliado ASISTENTE

CONTABLE

15 Archive los documentos de soporte de la conciliación

(Libro Bancos, Estados de cuenta, conciliación).

ASISTENTE

CONTABLE

185

Tabla 4.42 Subproceso 14: Elaboración de Conciliaciones Bancarias: Matriz Quito-Documentos

Utilizados


CTF105 ESTADOS DE

CUENTA

Estado de Cuenta del banco C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

CTF106 LIBRO BANCOS Se generó el libro banco en el sistema C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

CTF107 CONCILIACIÓN

BANCARIA

Se concilio los valores registrados en la

empresa

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

CTF108 LIBRO BANCOS

CONCILIADO

Se generó luego de revisar la conciliación

bancaria

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

186

Figura 4.23 Subproceso 15: Contabilización la Transferencia FONSAT

ASISTENTE FINANCIEROCONTADOR GENERAL ASISTENTE CONTABLE


Subproceso 15: Contabilización de la transferencia FONSAT


(Hoja 1 de 1 )

Inicia

Envíe la INFORMACIÓN DE LA

TRANSFERENCIA FONSAT al Asistente

Contable, Envíe el MAYOR de la cuenta.

DOCUMENTOS:

CTF117: Informacion de Transferencia del

FONSAT

CTF25: Mayor de la cuenta

CTF02: Asiento Contable

Reciba la información de la transferencia FONSAT

y el mayor de la cuenta.

Verifique la transferencia FONSAT con el Asistente Financiero.

Contabilice la transferencia FONSAT

Imprima el ASIENTO CONTABLE y firme

Cuadre con el Mayor de la cuenta

FIN

Archive documentación

Valores en cero?

SI

NO

Transferencia

realizada?

CTF02

CTF117, CTF25

Realice la Transferencia

Si

No

FORM.

22

187

Tabla 4.43 Subproceso 15: Contabilización la Transferencia FONSAT


1 Envíe la INFORMACIÓN DE LA TRANSFERENCIA

FONSAT al Asistente Contable, Envíe el MAYOR de

la cuenta.

CONTADOR

GENERAL

CTF117,

CTF25

2 Reciba la información de la transferencia FONSAT y

el mayor de la cuenta.

ASISTENTE

CONTABLE

3 Verifique la transferencia FONSAT con el Asistente

Financiero.

ASISTENTE

CONTABLE

ASISTENTE

FINANCIERO

4 Si no está la transferencia realizada, realice la

transferencia

ASISTENTE

FINANCIERO

5 Si está la transferencia realizada, solicite al Asistente

Contable, contabilice la transferencia FONSAT

ASISTENTE

FINANCIERO

6 Imprima el ASIENTO CONTABLE y firme ASISTENTE

CONTABLE

CTF02

7 Cuadre con el Mayor de la cuenta ASISTENTE

CONTABLE

8 Si no hay valores en cero, contabilice la transferencia

FONSAT

ASISTENTE

CONTABLE

9 Si hay valores en cero, archive documentación ASISTENTE

CONTABLE

188

Tabla 4.44 Subproceso 15: Contabilización la Transferencia FONSAT-Documentos Utilizados


CTF117 INFORMACIÓN DE

TRANSFERENCIA DE

FONSAT

Información enviada para su respectiva

verificación

C1: Contador

General

C2: Archivo

CTF25 MAYOR DE LA

CUENTA

Mayor general de la cuenta transferencia

del FONSAT

C1: Contador

General

C2: Archivo

CTF02 ASIENTO CONTABLE Transacciones registradas por la

contabilización del FONSAT

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

189

Figura 4.24 Subproceso 16: Contabilización de las Planillas del IESS

CONTADORA GENERAL ASISTENTE CONTABLE


Subproceso 16: Contabilización de las Planillas del IESS


(Hoja 1 de 1)

DOCUMENTOS:

CTF118:Comprobantes de pago IESS

CTF119: Planillas del IESS

CTF02: Asiento contable

Reciba comprobantes de pago y planillas del IESS

enviadas por la Contadora General

Verifique con el Asistente Financiero el débito realizado por el IESS.

Contabilice las Planillas del IESS.

Imprima y firme el ASIENTO CONTABLE.

Inicia

FIN

Archive documentación

Envíe COMPROBANTES DE PAGO y

PLANILLAS DEL IESS al Asistente Contable

CTF0


CTF118,

CTF119

CTF02

FORM.

23

190

Tabla 4.45 Subproceso 16: Contabilización de las Planillas del IESS


1 Envíe COMPROBANTES DE PAGO y PLANILLAS

DEL IESS al Asistente Contable

CONTADORA

GENERAL

CTF118,

CTF119

2 Reciba comprobantes de pago y planillas del IESS

enviadas por la Contadora General

ASISTENTE

CONTABLE

3 Verifique con el Asistente Financiero el débito realizado

por el IESS.

ASISTENTE

CONTABLE

ASISTENTE

FINANCIERO

4 Contabilice las Planillas del IESS.

ASISTENTE

CONTABLE

5 Imprima y firme el ASIENTO CONTABLE. ASISTENTE

CONTABLE

CTF02

6 Archive documentación ASISTENTE

CONTABLE

Tabla 4.46 Subproceso 16: Contabilización de las Planillas del IESS- Documentos Utilizados


CTF118 COMPROBANTES DE

PAGO

Comprobantes de pago del IESS C1: Contador

General

C2: Archivo

CTF119 PLANILLAS DEL IESS Planillas generadas por el IESS enviadas

al Asistente Contable

C1: Contador

General

C2: Archivo

CTF02 ASIENTO CONTABLE Transacciones provenientes de la

contabilización de las planillas del IESS

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

191

Figura 4.25 Subproceso 17: Cuadre de Reservas de Siniestros y Siniestros Pagados

Tabla 4.47 Subproceso 17: Cuadre de Reservas de Siniestros y Siniestros Pagados


1 Genere el ASIENTO CONTABLE DE RESERVAS

MENSUAL.

ASISTENTE

CONTABLE

CTF121

2 Genere el INVENTARIO DE RESERVAS MENSUAL y el

INVENTARIO DE RESERVAS DEL MES ANTERIOR.

ASISTENTE

CONTABLE

CTF122,

CTF123

3 Genere el REPORTE MENSUAL DE CESIÓN DE

REASEGUROS.

ASISTENTE

CONTABLE

CTF124

4 Genere el REPORTE MENSUAL DE SINIESTROS

PAGADOS AL 100%.

ASISTENTE

CONTABLE

CTF125

5 Cuadre los saldos con Siniestros y Reaseguros ASISTENTE

CONTABLE

CONTADOR GENERALSISTEMAS ASISTENTE CONTABLE


Subproceso 17: Cuadre de Reservas de Siniestros y Siniestros Pagados


(Hoja 1 de 1 )

Reciba email sobre informe de descuadres.

Inicia

DOCUMENTOS:

CTF121 :Asiento contable de reservas mensual

CTF122: Inventario de Reservas mensual

CTF123: Inventario de Reservas del mes anterior

CTF124: Reporte mensual de Cesión de Reaseguros.

CTF125: Reporte mensual de siniestros pagados al 100%

CTF126: Email a Sistemas, informe de descuadres.

CTF127 :Email de Sistemas, informe de cuadre de cuentas.

CTF128 : Reporte de cuadre de siniestros pagados al 100%.

CTF129 : Reporte de cuadre mensual de reservas de siniestros.

CTF130: Reporte de cuadre acumulado de reservas de siniestros.

CTF131: Reporte de cuadre mensual de cesión de Reaseguros.

CTF132: Reporte de cuadre acumulado de cesión de Reaseguros.

CTF133: Reporte de cuadratura.

Genere el ASIENTO CONTABLE DE RESERVAS

MENSUAL.

Genere el INVENTARIO DE RESERVAS MENSUAL y el

INVENTARIO DE RESERVAS DEL MES ANTERIOR.

Genere el REPORTE MENSUAL DE SINIESTROS

PAGADOS AL 100%.

Cuadre los saldos con Siniestros y Reaseguros

Reciba el REPORTE DE CUADRATURA.

Genere el REPORTE DE CUADRE DE

SINIESTROS PAGADOS AL 100%

FIN

Genere el REPORTE DE CUADRE MENSUAL DE CESIÓN DE

REASEGUROS. Genere el REPORTE DE CUADRE ACUMULADO DE

CESIÓN DE REASEGUROS.

Genere el REPORTE DE CUADRE MENSUAL DE RESERVAS DE

SINIESTROS. Genere el REPORTE DE CUADRE ACUMULADO DE

RESERVAS DE SINIESTROS.

Envíe el Reporte de Cuadratura al Contador/a

General. Solicite su revisión y aprobación.

Archive la documentación

Informe vía EMAIL a Sistemas que los saldos no

cuadran.

Contabilice el Módulo de Siniestros Cierre y Cuadre

Envíe el Reporte de Cuadratura aprobado al

Asistente contable. Solicite la contabilización.

Analice el descuadre.

Saldos cuadrados?

Reporte de cuadre

aprobados?

SI

GENERACIÓN DE REPORTES

CTF121

CTF0CTF122,

CTF123

CONCILIACIÓN DE SALDOS

NO

SI

CTF126

Genere el REPORTE MENSUAL DE CESIÓN DE

REASEGUROS. CTF124

CTF125

Envíe al Asistente contable un EMAIL. Informe que

los descuadres fueron corregidos, que pueden ser

generados los Reportes de cuadre. CTF127

GENERACIÓN DE REPORTES DE

CUADRE

CTF128

CTF0CTF129,

CTF130

CTF0CTF131,

CTF132

Analice el Reporte .

NO 1

1

Reciba el Reporte aprobado.

Genere el REPORTE DE CUADRATURACTF133

FORM.

24

192

6 Si los saldos no están cuadrados, informe vía EMAIL a

Sistemas que los saldos no cuadran.

ASISTENTE

CONTABLE

CTF126

7 Reciba email sobre informe de descuadres. SISTEMAS

8 Analice el descuadre. SISTEMAS

9 Envíe al Asistente contable un EMAIL. Informe que los

descuadres fueron corregidos, que pueden ser generados los

Reportes de cuadre.

SISTEMAS CTF127

10 Si los saldos están cuadrados, genere el REPORTE DE

CUADRE DE SINIESTROS PAGADOS AL 100%

ASISTENTE

CONTABLE

CTF128

11 Genere el REPORTE DE CUADRE MENSUAL DE

RESERVAS DE SINIESTROS. Genere el REPORTE DE

CUADRE ACUMULADO DE RESERVAS DE

SINIESTROS.

ASISTENTE

CONTABLE

CTF129,

CTF130

12 Genere el REPORTE DE CUADRE MENSUAL DE

CESIÓN DE REASEGUROS. Genere el REPORTE DE

CUADRE ACUMULADO DE CESIÓN DE

REASEGUROS.

ASISTENTE

CONTABLE

CTF131,

CTF132

13 Genere el REPORTE DE CUADRATURA ASISTENTE

CONTABLE

CTF133

14 Envíe el Reporte de Cuadratura al Contador/a General.

Solicite su revisión y aprobación.

AISTENTE

CONTABLE

15 Reciba el REPORTE DE CUADRATURA. CONTADOR

GENERAL

16 Analice el Reporte. CONTADOR

GENERAL

17 Si el Reporte de Cuadre no se aprueba, solicite al Asistente

Contable que informe vía EMAIL a Sistemas que los saldos

no cuadran.

CONTADOR

GENERAL

18 Si el Reporte de Cuadre se aprueba, envíe el Reporte de

Cuadratura aprobado al Asistente contable. Solicite la

contabilización.

CONTADOR

GENERAL

19 Reciba el Reporte aprobado. ASISTENTE

CONTABLE

20 Contabilice el Módulo de Siniestros Cierre y Cuadre ASISTENTE

CONTABLE

21 Archive la documentación ASISTENTE

CONTABLE

193

Tabla 4.48 Subproceso 17: Cuadre de Reservas de Siniestros y Siniestros Pagados-Documentos

Utilizados


CTF121 ASIENTO CONTABLE DE

RESERVAS MENSUAL

Registro contable de reservas mensual C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

CTF122 INVENTARIO DE

RESERVAS MENSUAL

Listado de reservas mensual C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

CTF123 INVENTARIO DE

RESERVAS DEL MES

ANTERIOR

Listado de reservas del mes anterior C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

CTF124 REPORTE MENSUAL DE

CESIÓN DE

REASEGUROS.

Informe mensual de la cesión de

reaseguros

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

CTF125 REPORTE MENSUAL DE

SINIESTROS PAGADOS

AL 100%

Informe mensual de los siniestros

pagados al 100%

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

CTF126 EMAIL A SISTEMAS,

INFORME DE

DESCUADRES.

Email que se envía a sistemas

informando el descuadre de saldos

C1: Sistemas

C2: Archivo

CTF127 EMAIL DE SISTEMAS,

INFORME DE CUADRE

DE CUENTAS.

Email enviado por Sistemas informando

que ya se cuadró los saldos

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

CTF128 REPORTE DE CUADRE

DE SINIESTROS

PAGADOS AL 100%.

Informe de cuadre de siniestros pagados

al 100%

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

194

(Continuación)



MENSUAL DE

RESERVAS DE

SINIESTROS

Informe de cuadre mensual de reservas

de siniestros

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo


ACUMULADO DE

RESERVAS DE

SINIESTROS

Informe de cuadre acumulado de

reservas de siniestros

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo


MENSUAL DE CESIÓN

DE REASEGUROS

Informe de cuadre mensual de cesión de

Reaseguros

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo


ACUMULADO DE

CESIÓN DE

REASEGUROS

Informe de cuadre acumulado de cesión

de Reaseguros

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

CTF133 REPORTE DE

CUADRATURA

Reporte de cuadre de saldos C1: Contador

General

C2: Archivo

195

Figura 4.26 Subproceso 18: Cuadre y Contabilización de la Cartera


Subproceso 18: Cuadre y contabilización de la cartera


(Hoja 1 de 1 )

ASISTENTE CONTABLE

DOCUMENTOS:

CCF53: Reporte mensual de cartera

CTF138: Reporte de Cartera Contabilizada

CTF139: Email del Ejecutivo de cartera, informa sobre

aprobación de cartera

CTF140:Email del asistente Contable, informa que la cartera

está cuadrada y aprobada por el Ejecutivo de Cartera

CTF141: Email del Contador General, informa que la Cartera

está aprobada

CTF02 : Asiento Contable

Reciba el Reporte Mensual de Cartera.

Verifique los saldos de la cartera por Ramo y

Sucursal.

EJECUTIVO DE CARTERA

Reciba y revise la cartera contabilizada.

Envíe EMAIL a la Contadora General informando

que está cuadrada la cartera para su revisión y

aprobación

Envíe El REPORTE DE CARTERA

CONTABILIZADA al Ejecutivo de cartera. Solicite

su revisión y aprobación.

CONTADOR/A GENERAL

Envíe el REPORTE MENSUAL DE CARTERA al

ASISTENTE CONTABLE

Reciba email en el que le informa el Asistente

Contable que está cuadrada la cartera para su

revisión y aprobación

FIN

Contabilice la Cartera Mensual.Cartera aprobada

Envíe EMAIL de aprobación de cartera al Asistente

Contable


Imprima y firme el ASIENTO CONTABLE

Reciba email de aprobación de cartera y realice el

asiento contable

SI

NO

Inicia

CTF138

Cartera Contabilizada

aprobada?

SI

Envíe EMAIL de aprobación de cartera al Asistente

Contable

NO

CTF139

Reciba Email de aprobación de cartera enviado por

el Ejecutivo de Cartera

CTF140

1

1

CTF141

CCF53

CTF02

FORM.

25

196

Tabla 4.49 Subproceso 18: Cuadre y Contabilización de la Cartera


1 Envíe el REPORTE MENSUAL DE CARTERA al

ASISTENTE CONTABLE

CONTADOR/A

GENERAL

2 Reciba el Reporte Mensual de Cartera. ASISTENTE

CONTABLE

3 Verifique los saldos de la cartera por Ramo y Sucursal. ASISTENTE

CONTABLE

4 Contabilice la Cartera Mensual. ASISTENTE

CONTABLE

5 Envíe El REPORTE DE CARTERA CONTABILIZADA

al Ejecutivo de cartera. Solicite su revisión y aprobación.

ASISTENTE

CONTABLE

CTF138

6 Reciba y revise la cartera contabilizada. EJECUTIVO DE

CARTERA

7 Si la cartera contabilizada no está aprobada, solicite al

Asistente Contable que verifique los saldos de la cartera

por Ramo y Sucursal.

EJECUTIVO DE

CARTERA

8 Si la cartera contabilizada es aprobada, envíe EMAIL de

aprobación de cartera al Asistente Contable

EJECUTIVO DE

CARTERA

CTF139

9 Reciba Email de aprobación de cartera enviado por el

Ejecutivo de Cartera

ASISTENTE

CONTABLE

10 Envíe EMAIL a la Contadora General informando que

está cuadrada la cartera para su revisión y aprobación

ASISTENTE

CONTABLE

CTF140

11 Reciba email en el que le informa el Asistente Contable

que está cuadrada la cartera para su revisión y aprobación

CONTADOR/A

GENERAL

197

(Continuación)


12 Si la cartera no es aprobada, reinicie el proceso a partir de

la actividad 3.

CONTADOR/A

GENERAL

13 Si la Cartera es aprobada, envíe EMAIL de aprobación de

cartera al Asistente Contable

CONTADOR/A

GENERAL

CTF141

14 Reciba email de aprobación de cartera y realice el asiento

contable

ASISTENTE

CONTABLE

15 Imprima y firme el ASIENTO CONTABLE ASISTENTE

CONTABLE

CTF02


CONTABLE

Tabla 4.50 Subproceso 18: Cuadre y Contabilización de la Cartera-Documentos Utilizados


CCF53 REPORTE MENSUAL DE

CARTERA

Informe mensual emitido por el

Jefe de Cartera.

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

CTF138 REPORTE DE CARTERA

CONTABILIZADA

Informe de la cartera contabilizada C1: Ejecutivo de

Cartera

C2: Archivo

CTF139 EMAIL DEL EJECUTIVO DE

CARTERA, INFORMA SOBRE

APROBACIÓN DE CARTERA

Email en donde se informa la

aprobación de cartera por parte del

Ejecutivo de Cartera

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

CTF140 EMAIL DEL ASISTENTE

CONTABLE

Email en el que se informa al

Contador General que la cartera

está cuadrada y aprobada por el

ejecutivo de cartera

C1: Contador

General

C2: Archivo

CTF141 EMAIL DEL CONTADOR

GENERAL

Email en el que se informa al

Asistente Contable que la cartera

está aprobada

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

CTF02 ASIENTOS CONTABLES Anotaciones realizadas con la

finalidad de reflejar un hecho o una

operación contable

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

198

Figura 4.27 Subproceso 19: Contabilización de Activos Fijos


Subproceso 19: Contabilización de Activos Fijos


(Hoja 1 de 1 )

ASISTENTE CONTABLE

Inicia

DOCUMENTOS:

CTF142: Reporte consolidado de activos fijos

CTF02: Asiento contable.

Reciba la documentación de Activos fijos

Ingrese al Sistema BS ACTIVOS FIJOS

Realice la depreciación mensual de los Activos

Fijos.

Elabore el REPORTE CONSOLIDADO DE ACTIVOS FIJOS

con la siguiente información: Código de barras, clasificación

del activo, valor actual, valor de la depreciación, valor neto,

fecha de compra, estado de activo, ubicación y custodio

CTF142

FIN

Contabilice las depreciaciones de los Activos Fijos


Archive la documentación.

ASISTENTE CONTABLE

(ENCARGADO DE EGRESOS)

Envíe mensualmente, las facturas de activos fijos,

con su respectivo egreso.

CTF02

FORM.

26

199

Tabla 4.51 Subproceso 19: Contabilización de Activos Fijos


1 Envíe mensualmente, las facturas de activos fijos, con su

respectivo egreso.

ASISTENTE

CONTABLE

(ENCARGADO DE

EGRESOS)

2 Reciba la documentación de Activos fijos ASISTENTE

CONTABLE

3 Ingrese al Sistema BS ACTIVOS FIJOS ASISTENTE

CONTABLE

4 Realice la depreciación mensual de los Activos Fijos. ASISTENTE

CONTABLE

5 Elabore el REPORTE CONSOLIDADO DE ACTIVOS

FIJOS con la siguiente información: Código de barras,

clasificación del activo, valor actual, valor de la

depreciación, valor neto, fecha de compra, estado de

activo, ubicación y custodio

ASISTENTE

CONTABLE

CTF142

6 Contabilice las depreciaciones de los Activos Fijos ASISTENTE

CONTABLE


CONTABLE

CTF02

8 Archive la documentación. ASISTENTE

CONTABLE

200

Tabla 4.52 Subproceso 19: Contabilización de Activos Fijos- Documentos Utilizados


CTF142 REPORTE

CONSOLIDADO DE

ACTIVOS FIJOS

Incluye la siguiente información: (Código de

barras, clasificación del activo, valor actual,

valor de la depreciación, valor neto, fecha de

compra, estado de activo, ubicación y

custodio)

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

CTF02 ASIENTOS

CONTABLES



C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

201

Figura 4.28 Subproceso 20: Análisis de las Cuentas Relacionadas con los Empleados


Subproceso 20: Análisis de las cuentas relacionadas con los empleados


(Hoja 1 de 1 )

ASISTENTE CONTABLE

Inicia

DOCUMENTOS:

CTF146: Libro auxiliar de la cuenta contable

CTF147: Email de Contadora General, aprobación de cuadre de

cuentas.

CTF02: asiento contable

Genere mensualmente el LIBRO AUXILIAR de las

siguientes cuentas: provisiones, particulares,

acreedores varios, fondos de reserva, préstamos

quirografarios, préstamos hipotecarios, aportes al

IESS, tarjetas rechazadas, deudas del personal,

gastos anticipados, cuentas por cobrar varios

Analice las cuentas.

Cruce los valores de las cuentas.

Depure las partidas pendientes

Contabilice las partidas pendientes

CONTADOR GENERAL

FIN

Cuadre los valores con el balance

Entregue al Contador General los valores

cuadrados con el balance. Solicite su revisión y

aprobación.

Reciba email de aprobación del cuadre de valores.

Imprima el ASIENTO CONTABLE (de ser el caso).


Reciba y revise los valores cuadrados con el

balance.

Aprobado?

Envíe al Asistente Contable, EMAIL de aprobación

de valores cuadrados.

SI

CTF146

CTF147

Hay partidas pendientes?

SI

NO

NO

CTF02

FORM.

27

202

Tabla 4.53 Subproceso 20: Análisis de las Cuentas Relacionadas con los Empleados


1 Genere mensualmente el LIBRO AUXILIAR de las

siguientes cuentas: provisiones, particulares, acreedores

varios, fondos de reserva, préstamos quirografarios,

préstamos hipotecarios, aportes al IESS, tarjetas

rechazadas, deudas del personal, gastos anticipados,

cuentas por cobrar varios

ASISTENTE

CONTABLE

CTF146

2 Analice las cuentas. ASISTENTE

CONTABLE

3 Cruce los valores de las cuentas. ASISTENTE

CONTABLE

4 Si hay partidas pendientes, depure las partidas pendientes ASISTENTE

CONTABLE

5 Contabilice las partidas pendientes ASISTENTE

CONTABLE

6 Si no hay partidas pendientes, cuadre los valores con el

balance

ASISTENTE

CONTABLE

7 Entregue al Contador General los valores cuadrados con el

balance. Solicite su revisión y aprobación.

ASISTENTE

CONTABLE

8 Reciba y revise los valores cuadrados con el balance. CONTADOR

GENERAL

9 Si los valores no están aprobados, reinicie el proceso a

partir de la actividad 2.

CONTADOR

GENERAL

10 Si los valores está aprobados, envíe al Asistente Contable,

EMAIL de aprobación de valores cuadrados.

CONTADOR

GENERAL

CTF147

11 Reciba email de aprobación del cuadre de valores. ASISTENTE

CONTABLE

12 Imprima el ASIENTO CONTABLE (de ser el caso).


ASISTENTE

CONTABLE

CTF02

203

Tabla 4.54 Subproceso 20: Análisis de las Cuentas Relacionadas con los Empleados-



CTF146 LIBRO AUXILIAR Cuentas por cobrar tarjetas (Diners, Visa,

MasterCard, American Express)

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

CTF147 EMAIL DE CONTADORA

GENERAL,

APROBACIÓN DE

CUADRE DE CUENTAS.

Email enviado por el Contador General en

donde da a conocer la aprobación de las

cuentas

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

CTF02 ASIENTO CONTABLE Registros realizados en el libro diario C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

204

Figura 4.29 Subproceso 21: Contabilización de Facturas de Seguros del Personal


Subproceso 21: Contabilización de facturas de Seguros del Personal


(Hoja 1 de 1 )

ASISTENTE CONTABLE

DOCUMENTOS:

CTF148: Información necesaria de facturas

CTF149: Reporte ACREEDORES SEGUROS DEL

PERSONAL

Reciba la información de Recursos Humanos

Cuadre los valores de las facturas con las pólizas

Registre el asiento contable.

Elabore el Reporte ACREEDORES SEGUROS

DEL PERSONAL

Verifique con el LIBRO MAYOR los valores

ingresados

FIN



CTF149

RECURSOS HUMANOS

Envíe al Asistente Contable las FACTURAS DEL

SEGURO DEL PERSONAL.

CTF148

Inicia

FORM.

28

205

Tabla 4.55 Subproceso 21: Contabilización de Facturas de Seguros del Personal


1 Envíe al Asistente Contable las FACTURAS DEL

SEGURO DEL PERSONAL.

RECURSOS

HUMANOS

CTF148

2 Reciba la información de Recursos Humanos ASISTENTE

CONTABLE

3 Cuadre los valores de las facturas con las pólizas ASISTENTE

CONTABLE

4 Registre el asiento contable. ASISTENTE

CONTABLE

5 Elabore el Reporte ACREEDORES SEGUROS DEL

PERSONAL

ASISTENTE

CONTABLE

CTF149

6 Verifique con el LIBRO MAYOR los valores ingresados ASISTENTE

CONTABLE


CONTABLE


CONTABLE

Tabla 4.56 Subproceso 21: Contabilización de Facturas de Seguros del Personal-Documentos

Utilizados

CÓDIGO


CTF148 INFORMACIÓN Facturas del seguro del personal. C1: Recursos

Humanos

C2: Archivo

CTF149 REPORTE

ACREEDORES

SEGUROS DEL

PERSONAL

Reporte detalle de acreedores de seguros del

personal

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

206

Figura 4.30 Subproceso 22: Registro Mensual de Ajustes y Reclasificaciones: Cuentas Varias


Subproceso 22: Registro Mensual de Ajustes y Reclasificaciones:

Cuentas Varias


(Hoja 1 de 1)

ASISTENTE CONTABLE

Inicia

DOCUMENTOS:

CTF150: Email de Contadora General, solicitud de

registro de ajustes y reclasificaciones.

Reciba La Solicitud del Contador General.

Obtenga respaldos que sustenten los ajustes y

reclasificación de cuentas.

Ingrese en el Sistema SISE el Asiento de ajuste y

reclasificación.FIN

Imprima el asiento contable y el Mayor general de

la cuenta ajustada o reclasificada.

CONTADOR GENERAL

Envíe Vía EMAIL al Asistente Contable una

solicitud de Registro de Ajustes y Reclasificación

de cuentas. Especifique las cuentas que deben ser

reclasificadas.CTF150

Envíe la información que sustenta la

reclasificación de las cuentas al Contador General.

Reciba la información que sustenta el registro de

las reclasificaciones.

FORM.

29

207

Tabla 4.57 Subproceso 22: Registro Mensual de Ajustes y Reclasificaciones: Cuentas Varias


1 Envíe Vía EMAIL al Asistente Contable una solicitud de

Registro de Ajustes y Reclasificación de cuentas.

Especifique las cuentas que deben ser reclasificadas.

CONTADOR

GENERAL

CTF150

2 Reciba La Solicitud del Contador General. ASISTENTE

CONTABLE

3 Obtenga respaldos que sustenten los ajustes y

reclasificación de cuentas.

ASISTENTE

CONTABLE

4 Ingrese en el Sistema SISE el Asiento de ajuste y

reclasificación.

ASISTENTE

CONTABLE

5 Imprima el asiento contable y el Mayor general de la

cuenta ajustada o reclasificada.

ASISTENTE

CONTABLE

6 Envíe la información que sustenta la reclasificación de

las cuentas al Contador General.

ASISTENTE

CONTABLE

7 Reciba la información que sustenta el registro de las

reclasificaciones.

CONTADOR

GENERAL

Tabla 4.58 Subproceso 22: Registro Mensual de Ajustes y Reclasificaciones: Cuentas Varias-


CÓDIGO


CTF150 EMAIL Solicitud de reclasificación y ajustes de

cuentas contables

C1: Asistente

Contable

C2: Archivo

208


DIAGRAMAS DE FLUJO



209

Figura 4.31 Subproceso 1: Recuperación Cartera con Clientes y Bróker

si


Subproceso 1: Recuperación Cartera con clientes y broker

Fecha de elaboración: Julio 2015

(Hoja 1 de 1 )

SISTEMAS

Reciba el Reporte de cobros diarios confirmados y

más documentos que sustentan el cobro.

EJECUTIVO DE GESTIÓN CARTERA

Inicia

DOCUMENTOS:

CCF01: Reporte mensual de antigüedad de

cartera

CCF02: Reporte de asignación de cartera

CCF03: Reporte de cobros diarios confirmados

CCF04: Estado de Cuenta

CCF05: Carta de Autorización

CCF06: Recibera de la empresa

CCF07: Hoja de ruta.

CCF08: Efectivo, cheque, voucher.

CCF09: Recibo de caja

Reciba el Reporte mensual de antigüedad de

deuda.

Segmente la cartera. Identifique y analice los

indicadores de la cartera: volumen, impacto y

antigüedad.

Realice la gestión de cobro directa con los clientes o brokers,

de acuerdo a la política establecida para cubrir los índices

mínimos de gestión y cobros diarios (llamadas telefónicas,

correos electrónicos, notificaciones escritas o vía e-mail).

Registre la gestión realizada en el Reporte de

Asignación de cartera. Registre el tipo de gestión:Efectiva: Cliente confirma el pago. Seguimiento: Cliente Señala una fecha

para llamada. No efectiva: Cliente no localizado. Cobro recaudador:

Envío al recaudador para cobro.

Elabore el REPORTE DE COBROS DIARIOS

CONFIRMADOS.

Realice la depuración de cartera.

Entregue al Cobrador el Reporte de cobros diarios confirmados y los documentos que sustentan el cobro (ESTADO DE CUENTA DEL CLIENTE, CARTA DE AUTORIZACIÓN (en caso de requerir), LA RECIBERA DE LA EMPRESA, LA HOJA DE RUTA y la máquina rastrilladora para cobros con tarjeta de crédito). Solicite que visite a los clientes o brokers.

Reciba los documentos. Verifique los cobros

realizados Cuadre los recibos enviados con los

Utilizados.

FIN

Elabore el REPORTE DE ASIGNACIÓN DE

CARTERA.

CCF

Reciba los valores (EFECTIVO, CHEQUE,

VOUCHER), verifique la legalidad de los valores

recibidos.

Cobro efectivo?

Entregue al Ejecutivo de Gestión de cobranzas el Reporte

de cobros diarios confirmados con la firma de recepción del

cajero, la copia de los recibos entregados a los clientes que

cancelaron, los recibos sobrantes y los Recibos de caja

emitidos por el cajero.

Archive los documentos.

COBRADOR

NO

Envíe al Ejecutivo de Gestión Cartera el

REPORTE MENSUAL DE ANTIGÜEDAD DE LA

CARTERA.CCF01

CCF02

CCF03

CCF04, CCF05,

CCF06, CCF07

Visite al cliente o broker.

CAJA INGRESOS

Entregue en Caja el Reporte de cobros diarios con la

confirmación de los clientes que cancelaron. Entregue los

valores recibidos: efectivo, cheques y voucher.

Reciba del cobrador el Reporte de cobros diarios

confirmados con la identificación de los clientes que

cancelaron. Reciba los valores recaudados: efectivo,

cheques y voucher.

Elabore el RECIBO DE CAJA. Entregue el original

al cliente.

Realice el cobro.

Registre en el Reporte de cobros diarios

confirmados, que el pago fue realizado, registre el

valor y fecha de cobro.

Recepte los Recibos de Caja. Cuadre con el

Reporte de cobros diarios.

CCF08

CCF09

Verifique si la deuda que consta en el Reporte sea la que

consta en el sistema.

Verifique que las formas de pago estén correctas y que los

valores recibidos coincidan con el sistema y el reporte.

Registre en el Sistema SISE la información del ingreso.

Emita e imprima el Recibo de Caja.

Entregue al Cobrador una copia del Recibo de Caja y el

Reporte de cobros diarios confirmados con la firma de

recepción.

Envíe a Cartera el original del recibo de caja.

FORM.

30

210

Tabla 4.59 Subproceso 1: Recuperación Cartera con Clientes y Bróker


1 Envíe al Ejecutivo de Gestión de Cartera el

REPORTE MENSUAL DE ANTIGÜEDAD DE LA

CARTERA.

SISTEMAS CCF01

2 Reciba el Reporte mensual de antigüedad de deuda. EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE

CARTERA

3 Segmente la cartera. Identifique y analice los

indicadores de la cartera: volumen, impacto y

antigüedad.

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE

CARTERA

4 Realice la depuración de cartera. EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE

CARTERA

5 Elabore el REPORTE DE ASIGNACIÓN DE

CARTERA.

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE

CARTERA

CCF02

6 Realice la gestión de cobro directa con los clientes o

brokers, de acuerdo a la política establecida para

cubrir los índices mínimos de gestión y cobros

diarios (llamadas telefónicas, correos electrónicos,

notificaciones escritas o vía e-mail).

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE

CARTERA

7 Registre la gestión realizada en el Reporte de

Asignación de cartera. Registre el tipo de gestión:

Efectiva: Cliente confirma el pago. Seguimiento:

cliente Señala una fecha para llamada. No efectiva:

Cliente no localizado. Cobro recaudador: envío al

recaudador para cobro.

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE

CARTERA

8 Elabore el REPORTE DE COBROS DIARIOS

CONFIRMADOS.

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE

CARTERA

CCF3

9 Entregue al Cobrador el Reporte de cobros diarios

confirmados y los documentos que sustentan el

cobro (ESTADO DE CUENTA DEL CLIENTE,

CARTA DE AUTORIZACIÓN (en caso de

requerir), LA RECIBERA DE LA EMPRESA, LA

HOJA DE RUTA y la máquina rastrilladora para

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE

CARTERA

CCF04,

CCF05,CCF06,

CCF07

211


cobros con tarjeta de crédito). Solicite que visite a

los clientes o brokers.

10

Reciba el Reporte de cobros diarios confirmados y

más documentos que sustentan el cobro.

COBRADOR

11 Visite al cliente o bróker. COBRADOR

12 Realice el cobro. COBRADOR

13 Si el cobro no es efectivo, reinicie el proceso a partir

de la actividad 6.

COBRADOR

14 Si el cobro resultó efectivo, reciba los valores

(EFECTIVO, CHEQUE, BOUCHER), verifique la

legalidad de los valores recibidos.

COBRADOR CCF08

15 Elabore el RECIBO DE CAJA. Entregue el original

al cliente.

COBRADOR CCF09

16 Registre en el Reporte de cobros diarios

confirmados, que el pago fue realizado, registre el

valor y fecha de cobro.

COBRADOR

17

Entregue en Caja el Reporte de cobros diarios con la

confirmación de los clientes que cancelaron.

Entregue los valores recibidos.

COBRADOR

18

Reciba del cobrador el Reporte de cobros diarios

confirmados con la identificación de los clientes que

cancelaron. Reciba los valores recaudados: efectivo,

cheques y Boucher.

CAJA INGRESOS

19

Verifique si la deuda que consta en el Reporte sea la

que consta en el sistema. CAJA INGRESOS

20

Verifique que las formas de pago estén correctas y

que los valores recibidos coincidan con el sistema y

el reporte.

CAJA INGRESOS

21 Registre en el Sistema SISE la información del

ingreso. Emita e imprima el Recibo de Caja.

CAJA INGRESOS

22 Entregue al Cobrador una copia del Recibo de Caja y

el Reporte de cobros diarios confirmados con la

firma de recepción.

CAJA INGRESOS

23 Envíe a Cartera el original del recibo de caja. CAJA INGRESOS

24 Entregue al Ejecutivo de Gestión de Cobranzas el

Reporte de cobros diarios confirmados con la firma

de recepción del cajero, la copia de los recibos

COBRADOR

212


entregados a los clientes que cancelaron, los recibos

sobrantes y los Recibos de caja emitidos por el

cajero.

25 Reciba los documentos. Verifique los cobros

realizados, cuadre los recibos enviados con los

utilizados

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE

CARTERA

26 Recepte los Recibos de Caja. Cuadre con el Reporte

de cobros diarios.

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE

CARTERA

27 Archive los documentos. EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE

CARTERA

Tabla 4.60 Subproceso 1: Recuperación Cartera con Clientes y Bróker -Documentos Utilizados


CCF01

REPORTE MENSUAL DE

ANTIGÜEDAD DE LA

CARTERA

Reporte en el que constan los saldos por

cobrar vencidos y por vencerse a los

clientes.

C1: Ejecutivo de

Gestión de Cartera

C2: Archivo

CCF02 REPORTE DE

ASIGNACIÓN DE

CARTERA

Reporte en el que se asigna la cartera ya

sea vencida o por vencerse.

C1: Ejecutivo de

Gestión de Cartera

C2: Archivo

CCF03 REPORTE DE COBROS

DIARIOS

CONFIRMADOS

Registro de los cobros efectivos

realizados diariamente.

C1:Cobrador

C2: archivo

CCF04

CCF05

ESTADO DE CUENTA

DEL CLIENTE

CARTA DE

AUTORIZACIÓN

RECIBERA DE LA

Estado en el que se encuentra el cliente.

Carta en la que se autoriza realizar los

cobros a clientes morosos.

C1: Cobrador

C2: Archivo

213

CCF06

CCF07

EMPRESA

HOJA DE RUTA

Recibos de la empresa.

Hoja en la que constan las direcciones de

los clientes a los que se le va a cobrar.

CCF08 EFECTIVO, CHEQUE O

VOUCHER

Forma de pago del cliente. C1: Cobrador

C2: Archivo

CCF09 RECIBO DE CAJA Soporte de contabilidad en el cual constan

los ingresos en efectivo recaudados por la

empresa

C1: Cliente

C2: Archivo

214

Figura 4.32 Subproceso 2: Efectivización de Notas de Crédito


Subproceso 2: Efectivización de Notas de Crédito


(Hoja 1 de 1 )

EJECUTIVO DE GESTIÓN CARTERA

Inicia

DOCUMENTOS:

CCF01 : Reporte mensual de antigüedad de la cartera.

CCF10 : Solicitud de devolución de nota de crédito.

CCF11 : Notificación de que no procede la devolución.

CCF12 :Orden de pago

CCF13 :Reporte de actividades de cobranzas

Reciba de Sistemas el REPORTE MENSUAL

DE ANTIGÜEDAD DE LA CARTERA. Analice y

segmente la cartera.

Identifique y asigne las Notas de crédito.

Genere en el sistema SISE La ORDEN DE PAGO.

Registre la efectivización de la nota de crédito en el

REPORTE DE ACTIVIDADES DE COBRANZAS


Envíe a Contabilidad los documentos para la

emisión del cheque.

Reciba del Cliente / broker la SOLICITUD DE

DEVOLUCIÓN DE LA NOTA DE CRÉDITO.

Realice seguimiento del pago por parte de

Contabilidad.

FIN

Ingrese al Sistema SISE y analice el estado del

cliente (deuda pendiente, cheque protestado,

siniestro, etc).

CONTABILIDAD

Reciba los documentos que sustenten la emisión

del cheque

CCF12

ORDEN DE PAGO

CCF13

CCF01

DEVOLUCIÓN NOTAS DE CRÉDITO

Tiene algún impedimento?si

CLIENTE / BROKER

Envíe SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN DE LA NOTA

DE CRÉDITO al Ejecutivo de Gestión de Cartera.

NOTIFIQUE AL CLIENTE / BROKER QUE NO PROCEDE LA DEVOLUCIÓN de la Nota de Crédito.

no

CCF10

CCF11

Reciba notificación del Ejecutivo de Cartera, que no procede la devolución de la Nota de Crédito.

FIN

FORM.

31

215

Tabla 4.61 Subproceso 2: Efectivización de Notas de Crédito


1 Reciba de Sistemas el REPORTE MENSUAL DE

ANTIGÜEDAD DE LA CARTERA. Analice y

segmente la cartera.

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE

CARTERA

CCF01

2 Identifique y asigne las Notas de crédito. EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE

CARTERA

3 Envíe SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN DE LA NOTA

DE CRÉDITO al Ejecutivo de Gestión de Cartera.

CLIENTE/ BROKER

4 Reciba del Cliente / bróker la SOLICITUD DE

DEVOLUCIÓN DE LA NOTA DE CRÉDITO.

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE

CARTERA

CCF10

5 Ingrese al Sistema SISE y analice el estado del cliente

(deuda pendiente, cheque protestado, siniestro, etc.).

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE

CARTERA

6 Si tiene algún impedimento, NOTIFIQUE AL CLIENTE

/ BROKER QUE NO PROCEDE LA DEVOLUCIÓN

de la Nota de Crédito.

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE

CARTERA

CCF11

7 Reciba notificación del Ejecutivo de Gestión de Cartera,

que no procede la devolución de la Nota de Crédito.

CLIENTE/ BROKER

8 Si no existe ningún impedimento, genere en el sistema

SISE La ORDEN DE PAGO.

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE

CARTERA

CCF12

9 Registre la efectivización de la nota de crédito en el

REPORTE DE ACTIVIDADES DE COBRANZAS

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE

CARTERA

CCF13

10 Envíe a Contabilidad los documentos para la emisión del

cheque.

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE

CARTERA

11 Reciba los documentos que sustenten la emisión

del cheque

CONTABILIDAD

12 Realice seguimiento del pago por parte de

Contabilidad.

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE

CARTERA

216

Tabla 4.62 Subproceso 2: Efectivización de Notas de Crédito-Documentos Utilizados


CCF01

REPORTE MENSUAL DE

ANTIGÜEDAD DE LA

CARTERA

Reporte en el que constan los saldos por

cobrar vencidos y por vencerse a los

clientes.

C1: Ejecutivo de

Gestión de

Cartera

C2: Archivo

CCF10 SOLICITUD DE

DEVOLUCIÓN DE NOTA

DE CRÉDITO

Documento emitido por el cliente/ bróker

para solicitar la devolución de la nota de

crédito.

C1: Ejecutivo de

Gestión de

Cartera

C2: Archivo

CCF11 NOTIFICACIÓN DE QUE

NO PROCEDE LA

DEVOLUCIÓN

Documento emitido por el Ejecutivo de

Gestión de cartera en donde se notifica la

negativa a la solicitud del cliente.

C1:Cliente/

Broker

C2: Archivo

CCF12

ORDEN DE PAGO

Orden emitida por el sistema SISE para

proceder al pago.

C1: Ejecutivo de

Gestión de

Cartera

C2: Archivo

CCF13 REPORTE DE

ACTIVIDADES DE

COBRANZAS

Carpeta o archivo compartido en el que se

registra la efectivización de la nota de

crédito.

C1: Ejecutivo de

Gestión de

Cartera

C2: Archivo

217

Figura 4.33 Subproceso 3: Pago de Comisiones a Brokers


Subproceso 3: Pago de comisiones a Brokers


(Hoja 1 de 1 )

BROKERS CONTABILIDADEJECUTIVO DE GESTIÓN DE CARTERA

Reciba la Pre-liquidación de comisiones enviada

por el Ejecutivo de Cartera.

Inicia

Revise la Pre-liquidación.

DOCUMENTOS

CCF14: Pre-liquidación de comisiones

CCF15: Email de entrega de Pre-liquidación al

broker

CCF16: Factura

CCF17: Notas de crédito

CCF18: Autorización Técnica

CCF12: Orden de pago

CCF13: Reporte de actividades de cobranzas

Genere en el sistema SISE la PRE-LIQUIDACION

DE COMISIONES. Ingrese el código del broker y la

fecha de corte.

Revise: Términos del contrato, Pagos realizados

por el cliente, pólizas emitidas, etc.

Convierta el archivo a Excel o a PDF, de acuerdo a

los requerimientos del broker.

Está de acuerdo?

Envíe la Pre-liquidación con el VISTO BUENO al Ejecutivo de Gestión de Cartera. Envíe la FACTURA y la NOTA DE CRÉDITO (en caso de requerir).

SI

PRE-LIQUIDACIÓN DE COMISIONES

CCF14

Revise si los cálculos de la Pre-liquidación son los

correctos.

Está de acuerdo?SINO

NO 1

1

Reciba la Pre-liquidación con el visto bueno del

bróker. Reciba la factura y Notas de Crédito.

Revise la correcta emisión de la factura y notas de

crédito

Está de acuerdo?

Genere en el sistema SISE la AUTORIZACIÓN

TÉCNICA Y ORDEN DE PAGO.

Registre la Autorización Técnica y Orden de Pago

en el REPORTE DE ACTIVIDADES DE

COBRANZAS (carpeta o archivo compartido)

Envíe a Contabilidad los documentos para la

emisión del cheque.

Realice seguimiento del pago por parte de

Contabilidad.FIN

AUTORIZACIÓN TÉCNICA Y ORDEN DE PAGO

CCF13

NO

SI

CCF16,

CCF17

CCF18,

CCF12

Reciba los documentos que sustenten la emisión

del cheque: Pre-liquidación, factura, Notas de

crédito, Autorización Técnica, Orden de pago.

2

2

Envíe al broker a través de un EMAIL LA PRE-LIQUIDACIÓN de comisiones. Solicite su revisión y visto bueno. Solicite la entrega de la factura y notas de crédito (en caso de requerir), señale la fecha tope de entrega de la factura. CCF15

FORM.

32

218

Tabla 4.63 Subproceso 3: Pago de Comisiones a Brokers


1 Genere en el sistema SISE la PRE-LIQUIDACION

DE COMISIONES. Ingrese el código del bróker y la

fecha de corte.

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE

CARTERA

CCF14

2 Convierta el archivo a Excel o a PDF, de acuerdo a

los requerimientos del bróker.

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE

CARTERA

3 Revise si los cálculos de la Pre-liquidación son los

correctos.

CLIENTE/ BROKER

4 En caso de que no sean los correctos, Revise:

Términos del contrato, Pagos realizados por el

cliente, pólizas emitidas, etc.

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE

CARTERA

5 En caso de que sí sean los correctos, Envíe al bróker

a través de un EMAIL LA PRE-LIQUIDACIÓN de

comisiones. Solicite su revisión y visto bueno.

Solicite la entrega de la factura y notas de crédito (en

caso de requerir), señale la fecha tope de entrega de

la factura.

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE

CARTERA

CCF15

6 Reciba la Pre-liquidación de comisiones enviada por

el Ejecutivo de Gestión de Cartera.

BROKERS

7 Revise la Pre-liquidación. BROKERS

8 En caso de que no esté de acuerdo, revise: Términos

del contrato, Pagos realizados por el cliente, pólizas

emitidas, etc.

BROKERS

9 En caso de que si esté de acuerdo, envíe la Pre-

liquidación con el VISTO BUENO al Ejecutivo de

Gestión de Cartera. Envíe la FACTURA y la NOTA

DE CRÉDITO (en caso de requerir).

BROKERS CCF16,

CCF17

10 Reciba la Pre-liquidación con el visto bueno del

bróker. Reciba la factura y Notas de Crédito.

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE

CARTERA

11 Revise la correcta emisión de la factura y notas de

crédito

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE

CARTERA

219


12 En caso de que no esté de acuerdo, reinicie el

proceso a partir de la actividad 9.

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE

CARTERA

CCF18,

CCF19

13 En caso de que si esté de acuerdo, genere en el

sistema SISE la AUTORIZACIÓN TÉCNICA y

ORDEN DE PAGO.

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE

CARTERA

14 Registre la Autorización Técnica y Orden de Pago en

el REPORTE DE ACTIVIDADES DE

COBRANZAS (carpeta o archivo compartido)

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE

CARTERA

CCF20

15 Envíe a Contabilidad los documentos para la emisión

del cheque.

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE

CARTERA

16 Reciba los documentos que sustenten la emisión del

cheque: Pre-liquidación, Factura, Notas de crédito,

Autorización Técnica, Orden de pago.

CONTABILIDAD

17 Realice seguimiento del pago por parte de

Contabilidad.

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE

CARTERA

220

Tabla 4.64 Subproceso 3: Pago de Comisiones a Brokers- Documentos Utilizados


CCF14

PRE-LIQUIDACIÓN

DE COMISIONES

Documento generado por el Sistema SISE. C1: Ejecutivo de

Gestión de Cartera

C2: Archivo

CCF15 EMAIL DE ENTREGA

DE PRE-

LIQUIDACIÓN AL

BROKER

Documento en el que se adjunta la pre-

liquidación emitida dirigida al bróker.

C1: Bróker

C2: Archivo

CCF16

CCF17

FACTURA

NOTA DE CRÉDITO

Documento de carácter administrativo que


de un bien o servicio y, además, incluye

toda la información de la operación.

Documento que se emite por la pre-

liquidación de comisiones

C1: Ejecutivo de

Gestión de Cartera

C2: Archivo

CCF18 AUTORIZACIÓN

TÉCNICA

Autorización generada en el sistema SISE

para emitir el cheque.

C1: Contabilidad

C2: Archivo

CCF12

ORDEN DE PAGO Orden emitida por el sistema SISE para

proceder al pago.

C1: Contabilidad

C2: Archivo

CCF13 REPORTE DE

ACTIVIDADES DE

COBRANZAS

Carpeta o archivo compartido en el que se

registra la efectivización de la nota de

crédito.

C1: Contabilidad

C2: Archivo

221

Figura 4.34 Subproceso 4: Revisión del Estado de Pagos del Cliente para Trámites de Siniestros

y Renovación de Pólizas


Subproceso 4: Revisión del Estado de pagos del cliente para

trámites de Siniestros y Renovación de pólizas


(Hoja 1 de 1 )

SINIESTROS / EMISIONES EJECUTIVO DE GESTIÓN DE CARTERA

Envíe EMAIL al Ejecutivo de Gestión de Cartera, Solicite

analizar el Estado del cliente respecto a los pagos de la

póliza, cuando el cliente afirma estar al día en los

pagos.(Detalle el número de póliza y el nombre del

cliente).

Reciba el email del Ejecutivo de Gestión de

Cartera en el que informa que el problema fue

solucionado.

DOCUMENTOS:

CCF19:Email de solicitud de análisis del Estado de

pagos del cliente.

CCF20:Email de aviso de que el problema fue

solucionado.

Reciba la Solicitud de análisis enviada por

Siniestros / Emisiones.

Verifique los saldos pendientes de pago. Analice

el caso.

Inicia

CCF19

FIN

Informe vía EMAIL a Siniestros / Emisiones, que

el problema fue solucionado y que el pago fue

registrado en el Sistema.

Solucione el problema. Registre en el Sistema

SISE el pago del cliente.

CCF20

FORM.

33

222

Tabla 4.65 Subproceso 4: Revisión del Estado de Pagos del Cliente para Trámites de Siniestros

y Renovación de Pólizas


1 Envíe EMAIL al Ejecutivo de Gestión de Cartera,

Solicite analizar el Estado del cliente respecto a los

pagos de la póliza, cuando el cliente afirma estar al

día en los pagos. (Detalle el número de póliza y el

nombre del cliente).

SINIESTROS /

EMISIONES

CCF19

2 Reciba la Solicitud de análisis enviada por

Siniestros / Emisiones.

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE CARTERA

3 Verifique los saldos pendientes de pago. Analice el

caso.

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE CARTERA

4 Solucione el problema. Registre en el Sistema

SISE el pago del cliente.

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE CARTERA

5 Informe vía EMAIL a Siniestros / Emisiones, que

el problema fue solucionado y que el pago fue

registrado en el Sistema.

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE CARTERA

CCF20

6 Reciba el email del Ejecutivo de Gestión de

Cartera en el que informa que el problema fue

solucionado.

SINIESTROS /

EMISIONES

Tabla 4.66 Subproceso 4: Revisión del Estado de Pagos del Cliente para Trámites de Siniestros

y Renovación de Pólizas- Documentos Utilizados


CCF19

EMAIL DE

SOLICITUD DE

ANÁLISIS DEL

ESTADO DE PAGOS

DEL CLIENTE

Email en donde se solicita revisar el Estado

del cliente respecto a los pagos de la póliza,

cuando el cliente afirma estar al día en los

pagos.

C1: Ejecutivo de

Gestión de Cartera

C2: Archivo

CCF20 EMAIL DE AVISO DE

QUE EL PROBLEMA

FUE SOLUCIONADO

Email de aviso de la solución del problema

y registro del pago en el sistema SISE.

C1: Siniestros/

Emisiones

C2: Archivo

223

Figura 4.35 Subproceso 5: Asignación Cartera para Gestión de Tercerizadoras


Subproceso 5: Asignación Cartera para Gestión de Tercerizadoras


(Hoja 1 de 2 )

EJECUTIVO DE GESTIÓN DE CARTERA

Inicia

Ingrese al Sistema SISE

Genere en el sistema el REPORTE DE

ANTIGÜEDAD DE DEUDA

Migre la información a Excel

TERCERIZADORA

Elabore El REPORTE DE CARTERA ASIGNADA A

TERCERIZADORA DE LA MATRIZ Y SUCURSALES.

SUCURSALES (GUAYAQUIL, CUENCA)

CCF22

Reciba el Reporte Consolidado de la cartera

asignada a tercerizadora.

Elabore el REPORTE CONSOLIDADO DE

CARTERA ASIGNADA A TERCERIZADORA.

CCF21

Envíe vía email a las sucursales de Guayaquil y Cuenca,

el Reporte de cartera asignada a tercerizadora de

Sucursales.

CCF23

Pasa

Pág.2

Analice la información, identifique de acuerdo a la política

establecida, la cartera que no será asignada a la

Tercerizadora. (empresas del grupo, cartera menor a 60

días, etc).

DOCUMENTOS:

CCF21: Reporte de Antigüedad de deuda

CCF22: Reporte de cartera asignada a

Tercerizadora de la Matriz y Sucursales

CCF23: Reporte consolidado de cartera asignada a

tercerizadora.

Reciba el Reporte de la cartera asignada a

tercerizadora de la Sucursal.

Envíe a la tercerizadora vía email, el Reporte

consolidado de cartera asignada a

tercerizadora.

FORM.

34

224

Tabla 4.67 Subproceso 5: Asignación Cartera para Gestión de Tercerizadoras


1 Ingrese al Sistema SISE

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE CARTERA

2 Genere en el sistema el REPORTE DE

ANTIGÜEDAD DE DEUDA

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE CARTERA

CCF21

3 Migre la información a Excel EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE CARTERA

4 Analice la información, identifique de acuerdo a la

política establecida, la cartera que no será

asignada a la Tercerizadora (Empresas del grupo,

cartera menor a 60 días, etc.).

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE CARTERA

5 Elabore El REPORTE DE CARTERA

ASIGNADA A TERCERIZADORA DE LA

MATRIZ Y SUCURSALES.

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE CARTERA

CCF22

6 Elabore el REPORTE CONSOLIDADO DE

CARTERA ASIGNADA A

TERCERIZADORAS.

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE CARTERA

CCF23

7 Envíe a la tercerizadora vía email, el Reporte

consolidado de cartera asignada a tercerizadora.

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE CARTERA

8 Reciba el Reporte Consolidado de la cartera

asignada a tercerizadora.

TERCERIZADORA

9 Envíe vía email a las sucursales de Guayaquil y

Cuenca, el Reporte de cartera asignada a

tercerizadora de Sucursales.

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE CARTERA

10 Reciba el Reporte de la cartera asignada a

tercerizadora de la Sucursal.

SUCURSALES

(GUAYAQUIL,

CUENCA)

225

Tabla 4.68 Subproceso 5: Asignación Cartera para Gestión de Tercerizadoras- Documentos

Utilizados


CCF21

REPORTE DE

ANTIGÜEDAD DE

DEUDA

Reporte generado por el Sistema SISE en el

que se registra la antigüedad de la deuda por

parte de las tercerizadoras.

C1: Ejecutivo de

Gestión de Cartera

C2: Archivo

CCF22 REPORTE DE

CARTERA ASIGNADA

A TERCERIZADORA

DE LA MATRIZ Y

SUCURSALES

Reporte en el que se registra un resumen de

la cartera asignada a tercerizadoras de la

Matriz y sucursales.

C1: Ejecutivo de

Gestión de Cartera

C2: Archivo

CCF23 REPORTE

CONSOLIDADO DE

CARTERA ASIGNADA

A TERCERIZADORA

Reporte en el que se asigna la cartera a la

tercerizadora.

C1: Tercerizadora

C2: Archivo

226

Figura 4.36 Subproceso 6: Pagos a Tercerizadoras

EJECUTIVO DE GESTIÓN DE CARTERA

Y COBRANZAS TERCERIZADORA GERENCIA FINANCIERA CONTABILIDAD


Subproceso 6: Pagos a Tercerizadoras


(Hoja 2 de 2 )

DOCUMENTOS:

CCF24: Reporte de pagos a la Tercerizadora

CCF25: Reporte de cobros mensuales de la

Tercerizadora.

CCF16: Factura.

CCF26:Detalle de clientes

CCF27: Copias de facturas

CCF28: Reporte mensual detallado de gestiones

realizadas por la tercerizadora

CCF29: Reporte de clientes no ubicados y clientes

que no van a pagar

Reciba la Factura y el Detalle de los clientes.

Archive la COPIAS DE FACTURAS y el detalle de

clientes.

Realice seguimiento del pago a la aseguradora

Reciba la factura aprobada. Envíe la documentación a

Contabilidad para generación de cheque.

Valide la información Recibida.

Reciba de la tercerizadora el Reporte de cobros

mensuales.

Elabore REPORTE DE CLIENTES NO UBICADOS Y CLIENTES QUE NO

VAN A PAGAR y remita para conocimiento de Gerente Administrativo

Financiero.

Analice el informe e identifique a clientes a los que

no se les ubica

Reciba el Reporte mensual detallado de gestiones realizadas

por la tercerizadora.

Reciba el Reporte de pagos diarios.

Envíe el Reporte al Ejecutivo de Gestión de

Cartera de cartera, vía email.

Información correcta?

Solicite la factura para el pago

FIN

Reciba la factura y el detalle de los clientes.

Viene

Pág.2

PAGOS A TERCERIZADORA

Envíe diariamente el Reporte de pagos a la

Tercerizadora

Genere en el sistema SISE el REPORTE DE

PAGOS A LA TERCERIZADORA.

Elabore el REPORTE DE COBROS MENSUALES

DE LA TERCERIZADORA.

CCF24

NO

Envíe la factura a la gerencia financiera para

aprobación.

CCF25

Prepare la FACTURA y el DETALLE DE LOS

CLIENTES y entregue al Ejecutivo de Gestión de

cartera.

Revise la correcta emisión de la factura y verifique

el valor con el Detalle de los clientes.

Está de acuerdo?

CCF16,

CCF26

SI

SI

Analice la documentación. Apruebe la factura para

el pago y envíe al Ejecutivo de Gestión de Cartera

para que tramite la emisión del cheque.

1

1

NO 2

2

Reciba la factura autorizada y el detalle de los

clientes.

3

3

Prepare el REPORTE MENSUAL DETALLADO DE

GESTIONES REALIZADAS POR LA TERCERIZADORACCF28

Reciba El Reporte

CCF29

CCF27

FORM.

35

227

Tabla 4.69 Subproceso 6: Pagos a Tercerizadoras


1 Genere en el sistema SISE el REPORTE DE

PAGOS A LA TERCERIZADORA.

EJECUTIVO DE

CARTERA

CCF24

2 Envíe diariamente el Reporte de pagos a la

Tercerizadora

EJECUTIVO DE

CARTERA

3 Reciba el Reporte de pagos diarios. TERCERIZADORA

4 Elabore el REPORTE DE COBROS

MENSUALES DE LA TERCERIZADORA.

TERCERIZADORA CCF25

5 Envíe el Reporte al Ejecutivo de Gestión de Cartera

de cartera, vía email.

TERCERIZADORA

6 Reciba de la Tercerizadora el Reporte de cobros

mensuales.

EJECUTIVO DE

CARTERA

7 Valide la información Recibida. EJECUTIVO DE

CARTERA

8 En caso de que la información no sea correcta,

solicite a la Tercerizadora que elabore el

REPORTE DE COBROS MENSUALES DE LA

TERCERIZADORA nuevamente.

EJECUTIVO DE

CARTERA

9 En caso de que la información sea la correcta,

Solicite la factura para el pago

EJECUTIVO DE

GESTIÓN DE

CARTERA

10 Prepare la FACTURA y el DETALLE DE LOS

CLIENTES y entregue al Ejecutivo de Gestión de

cartera.

TERCERIZADORA CCF16,

CCF26

11 Reciba la factura y el detalle de los clientes. EJECUTIVO DE

CARTERA

12 Revise la correcta emisión de la factura y verifique

el valor con el Detalle de los clientes.

EJECUTIVO DE

CARTERA

13 En caso de que no esté de acuerdo, reinicie le

proceso a partir de la actividad 10.

EJECUTIVO DE

CARTERA

228


14 En caso de que esté de acuerdo, envíe la factura a

la gerencia financiera para aprobación.

EJECUTIVO DE

CARTERA

15 Reciba la Factura y el Detalle de los clientes. GERENCIA

FINANCIERA

16 Analice la documentación. Apruebe la factura para

el pago y envíe al Ejecutivo de Gestión de Cartera

para que tramite la emisión del cheque.

GERENCIA

FINANCIERA

17 Reciba la factura aprobada. Envíe la

documentación a Contabilidad para generación de

cheque.

EJECUTIVO DE

CARTERA

18 Realice seguimiento del pago a la aseguradora EJECUTIVO DE

CARTERA

19 Archive la COPIA DE FACTURAS y el detalle de

clientes.

EJECUTIVO DE

CARTERA

CCF27

20 Prepare el REPORTE MENSUAL DETALLADO

DE GESTIONES REALIZADAS POR LA

TERCERIZADORA

TERCERIZADORA CCF28

21 Reciba el Reporte mensual detallado de gestiones

realizadas por la tercerizadora.

EJECUTIVO DE

CARTERA

22 Analice el informe e identifique a clientes a los que

no se les ubica

EJECUTIVO DE

CARTERA

23 Elabore REPORTE DE CLIENTES NO

UBICADOS Y CLIENTES QUE NO VAN A

PAGAR y remita para conocimiento de Gerente

Administrativo Financiero.

EJECUTIVO DE

CARTERA

CCF29

24 Reciba El Reporte GERENCIA

FINANCIERA

229

Tabla 4.70 Subproceso 6: Pagos a Tercerizadoras-Documentos Utilizados


CCF24

REPORTE DE PAGOS

A LA

TERCERIZADORA

Informe de los pagos que se realizan a la

tercerizadora.

C1: Tercerizadora

C2: Archivo

CCF25 REPORTE DE

COBROS MENSUALES

DE LA

TERCERIZADORA

Informe en el que se registran los cobros

presentados por la tercerizadora.

C1: Ejecutivo de

Gestión de Cartera

C2: Archivo

CCF16 FACTURA Documento de carácter administrativo que


de un bien o servicio y, además, incluye

toda la información de la operación.

C1: Tercerizadora

C2: Archivo

CCF26 DETALLE DE

CLIENTES

Listado de clientes. C1: Ejecutivo de

Gestión de Cartera

C2: Archivo

CCF27 COPIAS DE

FACTURAS

Copia del documento que sirve de

comprobante de una compraventa de un bien

o servicio.

C1: Ejecutivo de

Gestión de Cartera

C2: Archivo

CCF28 REPORTE MENSUAL

DETALLADO DE

GESTIONES

REALIZADAS POR LA

TERCERIZADORA

Informe preparado por la Tercerizadora, en

el cual se detalla todas las gestiones

realizadas por la misma.

C1: Ejecutivo de

Gestión de Cartera

C2: Archivo

CCF29 REPORTE DE

CLIENTES NO

UBICADOS Y

CLIENTES QUE NO

VAN A PAGAR

Informe presentado por el Ejecutivo de

Gestión de Cobranzas en el que se indica los

clientes que no han sido ubicados y los que

no van a pagar.

C1: Gerencia

Financiera

C2: Archivo

230

Figura 4.37 Subproceso 7: Ingresos de CFC y Port Coll


Registro del pago

Subproceso 7: Ingresos de CFC y Port Coll


(Hoja 1 de 1 )

CAJA

Inicia

Envíe al Ejecutivo Operativo de cartera los RECIBOS DE CAJA y los documentos que sustentan los pagos realizados por CFC y Port Coll (COPIA DE LOS CHEQUES).

EJECUTIVO OPERATIVO DE CARTERA

DOCUMENTOS:


CCF34: Copias de cheques

CCF30: Reporte de Ingresos

CCF35: Base del pago

CCF36: Asiento Contable

Reciba el Reporte de Ingresos de CFC Y PORT

COLL.

CCF0

Convierta el reporte en un archivo delimitado por

comas (Excel)

Cargue la información en el Sistema. Obtenga del

Sistema La BASE DEL PAGO (archivo de Excel) y

el código del asegurado

Complete la base del pago con el código de los

clientes.

Cuadre el valor total de pagos con la copia del

cheque.

Ingrese con el número de transacción al Sistema

SISE (módulo: IMPUTACIÓN) .

Aplique el pago del cliente en función del código y

de la factura

Cuadre el ASIENTO CONTABLE con la diferencia

del valor que corresponde al SEGURO

CAMPESINO

El sistema proporciona el

Código del asegurado

Busque el código en el Sistema SISE a través de

los apellidos del cliente.

SI

Cierre la transacción cuando el contador refleje

CERO

Archive la copia del cheque, la base del pago y el

número de asiento o transacción (por fecha de

emisión).

FIN

CCF09,

CCF34

CCF36

Envíe al Ejecutivo Operativo de cartera el REPORTE DE INGRESOS de CFC y PORTCOLL

Recepte el Recibo de Caja y los documentos que

sustentan el pago.

ACOSAUSTRO

NO

CCF30

CCF35

FORM.

36

231

Tabla 4.71 Subproceso 7: Ingresos de CFC y Port Coll


1 Envíe al Ejecutivo Operativo de cartera los RECIBOS

DE CAJA y los documentos que sustentan los pagos

realizados por CFC y Port Coll (COPIA DE LOS

CHEQUES).

CAJA CCF09, CCF34

2 Recepte el Recibo de Caja y los documentos que

sustentan el pago.

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA

3 Envíe al Ejecutivo de cartera el REPORTE DE

INGRESOS de CFC y PORTCOLL

ACOSAUSTRO CF30

4 Reciba el Reporte de Ingresos de CFC Y PORT COLL. EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA

5 Convierta el reporte en un archivo delimitado por comas

(Excel)

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA

6 Cargue la información en el Sistema. Obtenga del

Sistema La BASE DEL PAGO (archivo de Excel) y el

código del asegurado

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA

CCF35

7 Si el sistema no proporciona el Código del asegurado,

busque el código en el Sistema SISE a través de los

apellidos del cliente.

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA

8 Si el sistema proporciona el Código del asegurado,

complete la base del pago con el código de los clientes.

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA

9 Cuadre el valor total de pagos con la copia del cheque. EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA

10 Ingrese con el número de transacción al Sistema SISE

(módulo: IMPUTACIÓN).

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA

232


11 Aplique el pago del cliente en función del código y de la

factura

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA

12 Cuadre el ASIENTO CONTABLE con la diferencia del

valor que corresponde al SEGURO CAMPESINO.

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA

CCF36

13 Cierre la transacción cuando el contador refleje CERO EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA

14 Archive la copia del cheque, la base del pago y el

número de asiento o transacción (por fecha de emisión).

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA

Tabla 4.72 Subproceso 7: Ingresos de CFC y Port Coll- Documentos Utilizados


CCF09 RECIBO DE CAJA Soporte de contabilidad en el cual constan los

ingresos en efectivo recaudados por la

empresa

C1: Ejecutivo

Operativo de Cartera

C2: Archivo

CCF34 COPIAS DE

CHEQUES

Documentos de fotocopia de los cheques

originales.

C1: Ejecutivo


C2: Archivo

CCF30

REPORTE DE

INGRESOS

Reporte que muestra los ingresos que han sido

cobrados al Cliente.

C1: Ejecutivo


C2: Archivo

CCF35 BASE DEL PAGO Documento generado por el sistema SISE, en

el que se indica la base del pago por parte del

cliente.

C1: Ejecutivo


C2: Archivo

CCF36 ASIENTO

CONTABLE

Registro de todas las transacciones realizadas

por la empresa.

C1: Ejecutivo


C2: Archivo

233

Figura 4.38 Subproceso 8: Acreditación Pagos en Exceso (793)


Registro, control y gestión de la cuenta Contable:

Subproceso 8: Acreditación Pagos en exceso (793 )


(Hoja 1 de 1)

EJECUTIVO OPERATIVO DE CARTERA Y COBRANZAS

Inicia

DOCUMENTOS:


CCF37: Reporte de pago en exceso

CCF38: Email de notificación de pago en exceso

Recepte el Recibo de Caja.

Aplique el pago del cliente en el Sistema SISE (por

el valor correcto). Registre en la cuenta 793

Acreditación pagos en exceso (por el valor en

exceso)

Registre en el REPORTE DE PAGO EN EXCESO

(Excel)

Envíe un EMAIL al broker / cliente indicando que existe PAGO EN EXCESO.

CCF37

Reciba e-mail en donde le informan el pago en

exceso

CAJA CLIENTE O BROKER

Envíe al Ejecutivo Operativo de Cartera y

Cobranzas el RECIBO DE CAJA.

Verifique en el Sistema SISE el valor a cancelar

Valor excede en 5 dólares?

SI

Aplique el pago del cliente en el Sistema SISE.NO

FIN

1

1

Realice seguimiento a respuesta del Cliente /

broker y proceda conforme.

FIN

Analice la cuenta cada fin de mes, regule la cuenta

y verifique que quede en cero.

CCF09

CCF38

FORM.

37

234

Tabla 4.73 Subproceso 8: Acreditación Pagos en Exceso (793)


1 Envíe al Ejecutivo Operativo de Cartera y

Cobranzas el RECIBO DE CAJA.

CAJA CCF09

2 Recepte el Recibo de Caja. EJECUTIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

3 Verifique en el Sistema SISE el valor a cancelar. EJECUTIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

4 Si el valor no excede los $5 dólares, aplique el

pago del cliente en el Sistema SISE.

EJECUTIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

5 Si el valor excede los $5 dólares, aplique el pago

del cliente en el Sistema SISE (por el valor

correcto). Registre en la cuenta 793 Acreditación

pagos en exceso (por el valor en exceso)

EJECUTIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

6 Registre en el REPORTE DE PAGO EN EXCESO

(Excel)

EJECUTIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

CCF37

7 Envíe un EMAIL al bróker / cliente indicando que

existe PAGO EN EXCESO.

EJECUTIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

CCF38

8 Reciba e-mail en donde le informan el pago en

exceso

BROKER/ CLIENTE

9 Realice seguimiento a respuesta del Cliente /

bróker y proceda conforme.

EJECUTIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

10 Analice la cuenta cada fin de mes, regule la

cuenta y verifique que quede en cero.

EJECUTIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

235

Tabla 4.74 Subproceso 8: Acreditación Pagos en Exceso (793)- Documentos Utilizados




empresa

C1: Ejecutivo

Operativo de

Cartera

C2: Archivo

CCF37 REPORTE DE PAGOS

EN EXCESO

Informe en el que constan los pagos en

exceso realizados por el cliente.

C1: Ejecutivo

Operativo de

Cartera

C2: Archivo

CCF38

EMAIL DE

NOTIFICACIÓN DE

PAGO EN EXCESO

Notificación enviada al cliente informando

el pago en exceso.

C1: Broker/Cliente

C2: Archivo

236

Figura 4.39 Subproceso 9: Cancelación por Falta de Pago


Subproceso 9: Cancelación por falta de pago


(Hoja 1 de 1 )


Inicia

DOCUMENTOS:

CCF42: Reporte semanal de antigüedad de la cartera.

CCF48: Reporte de pólizas con más de 60 días de

vencimiento.

CCF44: Email de envío de Reporte a Corredor /

Comercial

CCF49: Carta de solicitud de cancelación al cliente

CCF45: Email de respuesta de Corredor / Comercial

CCF50: Reporte depurado

CCF51: Email de notificación de cancelación de

pólizas.

CCF17: Nota de crédito

CCF16: Factura

Genere semanalmente en el Sistemas SISE el

REPORTE DE ANTIGÜEDAD DE LA

CARTERA.

Depure la Cartera y excluya del Reporte:

fianzas, SOAT, pólizas de transporte,

facultativos y empresas relacionadas.

Calcule los días de vencimiento.

Genere el REPORTE DE PÓLIZAS CON MÁS

DE 60 DÍAS DE VENCIMIENTO.

CORREDOR / COMERCIAL

Reciba el Reporte de pólizas con más de 60 días

de vencimiento.

CCF42

Analice a partir de la segunda cuota la falta de

pago.

CCF48

Envíe vía EMAIL el Reporte al Corredor / Comercial.

Indique en el correo que a partir de la fecha de recepción

el cliente tienen 10 días para proceder al pago.

Realice la gestión de cobro con el cliente.

Envíe EMAIL al Jefe de Cobranzas e indique

respuesta de gestión realizada.

CCF44

CCF45

Elabore y envíe una CARTA al cliente. Solicite la

cancelación de la póliza. Indique que a partir de la fecha

de recepción tiene 10 días para proceder al pago.

Determine las pólizas que no hayan cancelado o no

tengan un compromiso de pago en firme y depure el

Reporte de pólizas con más de 60 días de vencimiento.

EMISIONES

Envíe vía EMAIL el Reporte depurado a emisiones y

solicite la cancelación de las pólizas.

Reciba el Reporte depurado de pólizas con más

de 60 días de vencimiento.

Proceda a cancelar en el Sistema SISE las

pólizas vencidas.

Envíe EMAIL al Jefe de Cobranzas y notifique la

cancelación de las pólizas. (en un plazo de 48

horas).

Reciba notificación de cancelación de pólizas.

CCF51

CCF50

Cruce en el Sistema SISE la NOTA DE CREDITO con la

FACTURA.

FIN

CCF17,

CCF16

Reciba y analice respuesta de Cliente /

Corredor / Comercial.

CCF49

FORM.

38

237

Tabla 4.75 Subproceso 9: Cancelación por Falta de Pago


1 Genere semanalmente en el Sistemas SISE el

REPORTE DE ANTIGÜEDAD DE LA

CARTERA.

JEFE DE CARTERA Y

COBRANZAS

CCF42

2 Depure la Cartera y excluya del Reporte: fianzas,

SOAT, pólizas de transporte, facultativos y

empresas relacionadas.

JEFE DE CARTERA Y

COBRANZAS

3 Analice a partir de la segunda cuota la falta de

pago.

JEFE DE CARTERA Y

COBRANZAS

4 Calcule los días de vencimiento. JEFE DE CARTERA Y

COBRANZAS

5 Genere el REPORTE DE PÓLIZAS CON MÁS

DE 60 DÍAS DE VENCIMIENTO.

JEFE DE CARTERA Y

COBRANZAS

CCF48

6 Envíe vía EMAIL el Reporte al Corredor /

Comercial. Indique en el correo que a partir de la

fecha de recepción el cliente tienen 10 días para

proceder al pago.

JEFE DE CARTERA Y

COBRANZAS

CCF44

7 Elabore y envíe una CARTA al cliente. Solicite la

cancelación de la póliza. Indique que a partir de la

fecha de recepción tiene 10 días para proceder al

pago.

JEFE DE CARTERA Y

COBRANZAS

CCF49

8 Reciba el Reporte de pólizas con más de 60 días de

vencimiento.

CORREDOR/

COMERCIAL

9 Realice la gestión de cobro con el cliente. CORREDOR/

COMERCIAL

10 Envíe EMAIL al Jefe de Cobranzas e indique

respuesta de gestión realizada.

CORREDOR /

COMERCIAL

CCF45

11 Reciba y analice respuesta de Cliente /Corredor /

Comercial.

JEFE DE CARTERA Y

COBRANZAS

12 Determine las pólizas que no hayan cancelado o no

tengan un compromiso de pago en firme y depure

el Reporte de pólizas con más de 60 días de

vencimiento.

JEFE DE CARTERA Y

COBRANZAS

238


13 Envíe vía EMAIL el Reporte depurado a

emisiones y solicite la cancelación de las pólizas.

JEFE DE CARTERA Y

COBRANZAS

CCF50

14 Reciba el Reporte depurado de pólizas con más de

60 días de vencimiento.

EMISIONES

15 Proceda a cancelar en el Sistema SISE las pólizas

vencidas.

EMISIONES

16 Envíe EMAIL al Jefe de Cobranzas y notifique la

cancelación de las pólizas. (En un plazo de 48

horas).

EMISIONES CCF51

17 Reciba notificación de cancelación de pólizas. JEFE DE CARTERA Y

COBRANZAS

18 Cruce en el Sistema SISE la NOTA DE CREDITO

con la FACTURA.

JEFE DE CARTERA Y

COBRANZAS

CCF17, CCF16

239

Tabla 4.76 Subproceso 9: Cancelación por Falta de Pago-Documentos Utilizados


CCF42 REPORTE SEMANAL DE

ANTIGÜEDAD DE LA

CARTERA

Informe generado por el sistema SISE

en donde se registra semanalmente la

antigüedad de la cartera.

C1: Jefe de Cartera y

Cobranzas

C2: Archivo

CCF48 REPORTE DE PÓLIZAS

CON MÁS DE 60 DÍAS

DE VENCIMIENTO

Informe de las pólizas vencidas por más

de 60 días.


Cobranzas

C2: Archivo

CCF44

EMAIL DE ENVÍO DE

REPORTE A CORREDOR

/ COMERCIAL

Email en el que se informa que se ha

enviado el reporte al Corredor/

Comercial

C1: Corredor/

Comercial

C2: Archivo

CCF49 CARTA DE SOLICITUD

DE CANCELACIÓN AL

CLIENTE

Carta enviada por el Jefe de Cartera y

Cobranzas en el que solicita la

cancelación de la póliza al cliente.

C1: Cliente

C2: Archivo

CCF45 EMAIL DE RESPUESTA

DE CORREDOR /

COMERCIAL

Email enviado al Jefe de Cartera y

Cobranzas en el que se indica la

respuesta de la gestión realizada.


Cobranzas

C2: Archivo

CCF50

REPORTE DEPURADO Informe de la depuración de la póliza. C1: Emisiones

C2: Archivo

CCF51 EMAIL DE

NOTIFICACIÓN DE

CANCELACIÓN DE

PÓLIZAS

Email enviado por Emisiones en el que

se confirma la cancelación de la póliza

al cliente.


Cobranzas

C2: Archivo

CCF17 NOTA DE CRÉDITO Documento que se emite por la pre-

liquidación de comisiones


Cobranzas

C2: Archivo

CCF16 FACTURA Documento de carácter administrativo

que sirve de comprobante de una

compraventa de un bien o servicio y,

además, incluye toda la información de

la operación.


Cobranzas

C2: Archivo

240

Figura 4.40 Subproceso 10: Elaboración y Conciliación de las Estructuras para la Entidad de

Control: S01- S02 – S05


Subproceso 10: Elaboración y conciliación de las Estructuras para la Entidad

de Control: S01- S02- S05


(Hoja 1 de 1)

Inicia

Envíe al Ejecutivo de Cartera y Cobranzas UN EMAIL

DE CONFIRMACION de que la Cartera está cuadrada

y se pueden generar las estructuras (S01, S02, S05).


DOCUMENTOS:

CCF52: Email de confirmación de que la

cartera está cuadrada

CCF53: Reporte mensual de cartera

CCF54: Cuadro comparativo de primas y

cuotas

CCF55: Confirmación de la SBS

CCF56: Email de información de la estructura

validada

Reciba email de confirmación de cuadre de

cartera.

Genere en el sistema SISE las Estructuras:

S01 (primas)-S02(contra garantías -

S05(comisiones).

Reciba del Jefe de Cartera el REPORTE

MENSUAL DE CARTERA.

Desagregue la cartera por Ramos y Sucursal.

Totalice: Cartera vencida, por vencer. Cartera

por ramos y Sucursal.

Elabore el CUADRO COMPARATIVO DE

PRIMAS y CUOTAS, por Ramo y sucursal,

vencida y por vencer.

Totalice: cuotas, prImas, vencidas y por

vencer, por ramos y sucursal.

Compare los montos de La estructura con la información

contable.

Coordinar con Sistemas el descuadre

Informe mediante EMAIL a Contabilidad de que

la estructura fue validada

Hay errores de cuadre?SI

Reciba CONFIRMACIÓN de la Superintendencia

de Bancos y Seguros de que la estructura fue

validada.

FIN

ASISTENTE CONTABLE

Envíe la información a la SBS para validación.

Información validada?

SI

NO

1

NO

CCF52

CCF53

CCF54

CCF55

CCF56

FORM.

39

241


Control: S01- S02 – S05


1 Envíe al Ejecutivo de Cartera y Cobranzas UN

EMAIL DE CONFIRMACION de que la Cartera

está cuadrada y se pueden generar las estructuras

(S01, S02, S05).

ASISTENTE

CONTABLE

CCF52

2 Reciba email de confirmación de cuadre de cartera. EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

3 Reciba del Jefe de Cartera el REPORTE

MENSUAL DE CARTERA.

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

CCF53

4 Desagregue la cartera por Ramos y Sucursal.

Totalice: Cartera vencida, por vencer. Cartera por

ramos y Sucursal.

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

5 Elabore el CUADRO COMPARATIVO DE

PRIMAS y CUOTAS, por Ramo y sucursal, vencida

y por vencer.

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

CCF54

6 Genere en el sistema SISE las Estructuras: S01

(primas)-S02 (contra garantías -S05 (comisiones).

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

7 Totalice: cuotas, primas, vencidas y por vencer, por

ramos y sucursal.

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

8 Compare los montos de La estructura con la

información contable.

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

242


9 En caso de que haya errores de cuadre, coordine con

Sistemas el descuadre

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA

CCF45

10 En caso de que no haya errores, envíe la

información a la SBS para validación.

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

11 Revise si la información está validada. EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

12 Si la información no es validada, compare los

montos de la estructura con la información contable

nuevamente.

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

13 Si la información es validada, reciba

CONFIRMACIÓN de la Superintendencia de

Bancos y Seguros de que la estructura fue validada.

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

CCF55

14 Informe mediante EMAIL a Contabilidad de que la

estructura fue validada

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

CCF56

243


Control: S01- S02 – S05/ Documentos Utilizados


CCF52 EMAIL DE

CONFIRMACIÓN DE

QUE LA CARTERA

ESTÁ CUADRADA

Email que se envía al Ejecutivo de Cartera y

Cobranzas indicando el cuadre de la cartera.

C1: Ejecutivo

Operativo de

Cartera

C2: Archivo

CCF53 REPORTE MENSUAL

DE CARTERA

Informe mensual emitido por el Jefe de

Cartera.

C1: Ejecutivo

Operativo de

Cartera

C2: Archivo

CCF54

CUADRO

COMPARATIVO DE

PRIMAS Y CUOTAS

Papel de trabajo en el que se comparan las

primas y las cuotas, por ramo y sucursal,

vencidas y por vencer.

C1: Ejecutivo

Operativo de

Cartera

C2: Archivo

CCF55 CONFIRMACIÓN DE

LA

SUPERINTENDENCIA

DE BANCOS Y

SEGUROS

Confirmación enviada por la SBS en la que

da a conocer la validación de la estructura.

C1: Ejecutivo

Operativo de

Cartera

C2: Archivo

CCF56 EMAIL DE

INFORMACIÓN DE LA

ESTRUCTURA

VALIDADA

Email en el que se informa a Contabilidad

la validación de la estructura.

C1: Contabilidad

C2: Archivo

244

Figura 4.41 Subproceso 11: Creación de Conducto de Pago para Pichincha y Guayaquil


Recepción, generación y control de Débitos Bancarios:

Subproceso 11: Creación de conducto de pago para Pichincha y Guayaquil


(Hoja 1 de 1 )

COMERCIAL / BROKER / SUCURSALES

Inicia

DOCUMENTOS:

CCF57: Autorizaciones de débito

CCF58: Email de información incorrecta

Envíe las AUTORIZACIONES DE DEBITO al Ejecutivo de

Cartera y Cobranzas (vía email y físicos.)

Verifique que la información esté correcta

Proceda a crear el conducto de pago en el Sistema

SISE.

SI


Reciba las Autorizaciones de débito.

CCF57

Información

correcta?

Informe vía EMAIL que la información no está

correcta. Devuelva los documentos.NO

Reciba email y documentos.

Ingrese al sistema SISE, (Consultas generales, Sub Módulo

SIE, Consultas), Ingrese la cédula del cliente y realice

consulta: (Póliza, endoso, vigencia, código del asegurador,

número de plan).

Ingrese al Módulo de Emisiones, (Actualización de

Contratante). Actualice el cliente: Ingrese el código del

cliente, cree el conducto a débitos bancarios, ingrese el

número de cuenta y el código del Banco.

Ingrese al Módulo Comercial, (Recuotificación Plan

de Pago), Cambie la forma de pago, ate el débito a

la póliza y cree un nuevo número de plan

Archive la autorización de débito

FIN

DATOS

DATOS

Analice los documentos. Solicite nueva

Autorización de débito al cliente (en caso de

requerir) y envíe al Ejecutivo operativo. 1

1

CREACIÓN DE CONDUCTO DE PAGO

CCF58

FORM.

40

245

Tabla 4.79 Subproceso 11: Creación de Conducto de Pago para Pichincha y Guayaquil


1 Envíe las AUTORIZACIONES DE DEBITO al

Ejecutivo de Cartera y Cobranzas (vía email y físicos.)

COMERCIAL /

BROKER /

SUCURSALES

CCF57

2 Reciba las Autorizaciones de débito. EJECUTIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

3 Verifique que la información esté correcta. EJECUTIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

4 Si la información no es la correcta, Informe vía

EMAIL que la información no está correcta. Devuelva

los documentos.

EJECUTIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

CCF58

5 En caso de que la información sea la correcta, proceda

a crear el conducto de pago en el Sistema SISE.

EJECUTIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

6 Ingrese al sistema SISE, (Consultas generales, Sub

Módulo SIE, Consultas), Ingrese la cédula del cliente y

realice consulta: (Póliza, endoso, vigencia, código del

asegurador, número de plan).

EJECUTIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

7 Ingrese al Módulo de Emisiones, (Actualización de

Contratante). Actualice el cliente: Ingrese el código del

cliente, cree el conducto a débitos bancarios, ingrese el

número de cuenta y el código del Banco.

EJECUTIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

8 Ingrese al Módulo Comercial, (Recuotificación Plan

de Pago), Cambie la forma de pago, ate el débito a la

póliza y cree un nuevo número de plan

EJECUTIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

9 Archive la autorización de débito EJECUTIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

246

Tabla 4.80 Subproceso 11: Creación de Conducto de Pago para Pichincha y

Guayaquil/Documentos Utilizados


CCF57 AUTORIZACIONES

DE DÉBITO

Documento que se envía al Ejecutivo de

Cartera y Cobranzas indicando la

autorización del débito

C1: Ejecutivo

Operativo de

Cartera

C2: Archivo

CCF58 EMAIL DE

INFORMACIÓN

INCORRECTA

Email que se envía a Comercial/Bróker y

Sucursales informando que la información

está incorrecta.

C1: Comercial/

bróker/ Sucursales

C2: Archivo

247

Figura 4.42 Subproceso 12: Recepción, Gestión, Control y Custodia de Cheques Protestados y Bouchers no Cobrados


Subproceso 12: Recepción, gestión, control y custodia de Cheques Protestados y Bouchers no cobrados


(Hoja 1 de 1)

ASISTENTE CONTABLE / CAJERO

Inicia

Entregue al ejecutivo de Cartera la siguiente información de

Quito: el REPORTE DE CHEQUES PROTESTADOS

(adjunte cheques), El REPORTE DE VOUCHERS NO

COBRADOS (adjunte vouchers) y el ASIENTO CONTABLE.


DOCUMENTOS:

CCF61: Reporte de cheques protestados

CCF62: Reporte de Bouchers no cobrados

CCF36: Asiento contable


CCF63: copia del nuevo cheque o voucher

Envíe al cobrador para recuperación: el Reporte de

cheques protestados y el Reporte de vouchers no

cobrados.

COBRADOR

Reciba los Reportes de cheques protestados y

vouchers no cobrados.

Realice la recuperación de los valores adeudados

por el cliente.

CCF0CCF61,

CCF62, CCF36

Verifique que los cheques protestados y vouchers

no cobrados estén ingresados en el Sistema SISE.

Reciba la información enviada por el Asistente

Contable. Firme el Asiento Contable como

constancia de recepción

Archive el Asiento Contable y las copias de los

cheques y Vouchers.

Recepte el RECIBO DE CAJA y la COPIA del

nuevo cheque o voucher.

Actualice los reportes y archive

Ingrese la información al REPORTE CONTROL DE

CHEQUES PROTESTADOS y CONTROL DE

VOUCHERS NO COBRADOS (excel)

Reciba del Cobrador los valores entregados por el

cliente.

FIN

DATOS

Entregue a caja para el registro del ingreso en el

Sistema.

Realice el ingreso en el Sistema SISE. Realice el

asiento contable ( OPCION valor REACH), Inprima

el RECIBO DE CAJA.

Envíe al Ejecutivo Operativo de cartera el Recibo

de caja original y una copia del nuevo cheque o

voucher (de ser el caso).

Ingreso aplicado con opción valor

Reach

1

1

2

2

Envíe el Recibo de Caja al Asistente Contable.

Solicite que impute el ingreso a cheques

protestados.

NO

Reciba del Ejecutivo Operativo de cartera el Recibo

de Caja. Corrija el registro del ingreso.

SI

Verfique el registro correcto del ingreso.

CCF09,

CCF63

FORM.

41

248

Tabla 4.81 Subproceso 12: Recepción, Gestión, Control y Custodia de Cheques Protestados y

Bouchers no Cobrados


1 Entregue al ejecutivo de Cartera la siguiente

información de Quito: el REPORTE DE

CHEQUES PROTESTADOS (adjunte cheques),

El REPORTE DE BOUCHERS NO COBRADOS

(adjunte Boucher) y el ASIENTO CONTABLE.

ASISTENTE

CONTABLE/ CAJERO

CCF61,

CCF62, CC36

2 Reciba la información enviada por el Asistente

Contable. Firme el Asiento Contable como

constancia de recepción

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

3 Verifique que los cheques protestados y Boucher

no cobrados estén ingresados en el Sistema SISE.

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

4 Envíe al cobrador para recuperación: el Reporte de

cheques protestados y el Reporte de Boucher no

cobrados.

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

5 Archive el Asiento Contable y las copias de los

cheques y Boucher.

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

6 Ingrese la información al REPORTE CONTROL

DE CHEQUES PROTESTADOS y CONTROL

DE BOUCHERS NO COBRADOS (Excel)

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

7 Reciba los Reportes de cheques protestados y

voceros no cobrados.

COBRADOR

8 Realice la recuperación de los valores adeudados

por el cliente.

COBRADOR

9 Entregue a caja para el registro del ingreso en el

Sistema.

COBRADOR

10 Reciba del Cobrador los valores entregados por el ASISTENTE

249


cliente. CONTABLE/ CAJERO

11 Realice el ingreso en el Sistema SISE. Realice el

asiento contable (OPCION valor REACH),

Imprima el RECIBO DE CAJA.

ASISTENTE

CONTABLE/ CAJERO

12 Envíe al Ejecutivo Operativo de cartera el Recibo


Boucher (de ser el caso).

ASISTENTE

CONTABLE/ CAJERO

13 Recepte el RECIBO DE CAJA y la COPIA del

nuevo cheque o Boucher.

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

CCF09, CCF63

14 Verifique el registro correcto del ingreso. EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

15 En caso de que el ingreso no sea aplicado con

opción valor Reach, envíe el Recibo de Caja al

Asistente Contable. Solicite que impute el ingreso

a cheques protestados.

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

16 Reciba del Ejecutivo Operativo de cartera el

Recibo de Caja. Corrija el registro del ingreso.

ASISTENTE

CONTABLE/ CAJERO

17 Envíe al Ejecutivo Operativo de cartera el Recibo


Boucher (de ser el caso) nuevamente.

ASISTENTE

CONTABLE/ CAJERO

18 Si el ingreso no es aplicado con opción valor

Reach, actualice los reportes y archive.

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

250

Tabla 4.82 Subproceso 12: Recepción, Gestión, Control y Custodia de Cheques Protestados y

Bouchers no Cobrados/ Documentos Utilizados


CCF61 REPORTE DE

CHEQUES

PROTESTADOS

Informe enviado al Ejecutivo Operativo de

Cartera en el que constan los cheques

protestados.

C1: Ejecutivo

Operativo de

Cartera

C2: Archivo

CCF62 REPORTE DE

VOUCHERS NO

COBRADOS

Informe enviado al Ejecutivo Operativo de

Cartera en el que constan los bouchers no

cobrados

C1: Ejecutivo

Operativo de

Cartera

C2: Archivo

CCF36 ASIENTO CONTABLE Registro de todas las transacciones

realizadas por la empresa.

C1: Ejecutivo

Operativo de

Cartera

C2: Archivo



empresa

C1: Ejecutivo

Operativo de

Cartera

C2: Archivo

CCF63 COPIA DEL NUEVO

CHEQUE O VOUCHER

Documento de respaldo para archivo. C1: Ejecutivo

Operativo de

Cartera

C2: Archivo

251

Figura 4.43 Subproceso 13: SOAT Avivalife


Control y gestión de ingresos del SOAT

Subproceso 13: SOAT Avivalife


(Hoja 1 de 1 )

EJECUTIVO OPERATIVO DE CARTERA Y

COBRANZAS

DOCUMENTOS:

CCF64:Reporte de SOAT Avivalife

Genere en el Sistema SISE el REPORTE DE

SOAT AVIVALIFE (en Consultas Generales, Por

Agente)

Revise la información y archive (excel)

Procese la información: Registre el mes de

emisión, obtenga la sumatoria de cada mes y

totalice por semanas.

RESPONSABLE DEL SOAT

Reciba el Reporte de SOAT AVIVALIFE.

Archive el Reporte

Envíe al Responsable del SOAT el Reporte (vía

email).

FIN

Inicia

CCF64

FORM.

42

252

Tabla 4.83 Subproceso 13: SOAT Avivalife


1 Genere en el Sistema SISE el REPORTE DE

SOAT AVIVALIFE (en Consultas Generales, Por

Agente)

EJECUTIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

CCF64

2 Revise la información y archive (Excel) EJECUTIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

3 Procese la información: Registre el mes de

emisión, obtenga la sumatoria de cada mes y

totalice por semanas.

EJECUTIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

4 Envíe al Responsable del SOAT el Reporte (vía

email).

EJECUTIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

5 Reciba el Reporte de SOAT AVIVALIFE. RESPONSABLE DEL

SOAT

6 Archive el Reporte EJECUTIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

Tabla 4.84 Subproceso 13: SOAT Avivalife/Documentos Utilizados

CÓDIGO


CCF64 REPORTE SOAT

AVIVALIFE

Informe generado por el sistema SISE

en el que consta la información del

SOAT.

C1: Responsable

del SOAT

C2: Archivo

253

Figura 4.44 Subproceso 14: Reporte SOAT Web


Control y gestión de ingresos del SOAT:

Subproceso 14: Reporte SOAT WEB


(Hoja 1 de 1 )


DOCUMENTOS:

CCF65:Cartera SOAT

CCF64:Reporte del SOAT

CCF66:Reporte de Comparación de cupones

Ingrese al Sistema. Genere LA CARTERA SOAT a

la fecha.

Ingrese a la WEB. Genere el REPORTE DE LA

CARTERA SOAT a la fecha (Excel)

Compare los cupones generados por cada uno de

los Reportes. Verifique que todo lo que consta en

el Sistema consta también en la WEB.


Reciba el Reporte de Comparación de Cupones

enviado por el Ejecutivo Operativo de Cartera y

Cobranzas

Inicia

SISTEMAS

FIN

Notifique a Sistemas vía e-mail para que corrija la

información

Archive el Reporte

Envíe vía email al Jefe de Cartera el Reporte de

comparación de cupones.

Reciba notificación del Ejecutivo de Cartera y

Cobranzas sobre las inconsistencias que existen

en la información del sistema y en la web y corrija

Hay inconsistencia

en la información?

NO

SI

Informe vía email al Ejecutivo de Cartera y

Cobranzas, que la información está corregida.

CCF65

Analice la información y realice las correcciones

requeridas.

Elabore el REPORTE DE COMPARACIÓN DE

CUPONES.

Realice seguimiento

CCF64

CCF66

FORM.

43

254

Tabla 4.85 Subproceso 14: Reporte SOAT Web


1 Ingrese al Sistema. Genere LA CARTERA SOAT

a la fecha.

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

CCF65

2 Ingrese a la WEB. Genere el REPORTE DE LA

CARTERA SOAT a la fecha (Excel)

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

CCF64

3 Compare los cupones generados por cada uno de


el Sistema consta también en la WEB.

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

4 Si hay inconsistencia en la información, notifique

a Sistemas vía e-mail para que corrija la

información

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

5 Reciba notificación del Ejecutivo de Cartera y

Cobranzas sobre las inconsistencias que existen en

la información del sistema y en la web y corrija.

SISTEMAS

6 Analice la información y realice las correcciones

requeridas.

SISTEMAS

7 Informe vía email al Ejecutivo de Cartera y

Cobranzas, que la información está corregida.

SISTEMAS

8 Compare los cupones generados por cada uno de


el Sistema consta también en la WEB,

nuevamente.

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

9 Si no hay inconsistencia en la información,

Elabore el REPORTE DE COMPARACIÓN DE

CUPONES.

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

CCF66

255


10 Envíe vía email al Jefe de Cartera el Reporte de

comparación de cupones.

EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

11 Reciba el Reporte de Comparación de Cupones

enviado por el Ejecutivo Operativo de Cartera y

Cobranzas

JEFE DE CARTERA Y

COBRANZAS

12 Archive el Reporte EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

13 Realice seguimiento EJECUTIVO

OPERATIVO DE

CARTERA Y

COBRANZAS

Tabla 4.86 Subproceso 14: Reporte SOAT Web/ Documentos Utilizados

CÓDIGO


CCF64 REPORTE SOAT Informe generado por el sistema SISE en el

que consta la información del SOAT.

C1: Ejecutivo

Operativo de

Cartera

C2: Archivo

CCF65 CARTERA SOAT POR

SUCURSAL


en el que consta la cartera SOAT por

sucursal

C1: Ejecutivo

Operativo de cartera

C2: Archivo

CCF66 REPORTE DE

COMPARACIÓN DE

CUPONES

Informe de comparación de cupones

generados por cada uno de los reportes.

C1: Jefe de Cartera

C2: Archivos

256

Figura 4.45 Subproceso 15: Control, Gestión y Aplicación de Ingresos de Seguros Vida Colectiva


Subproceso 15: Control, gestión y aplicación de ingresos de seguros Vida Colectiva


(Hoja 1 de 1 )

CAJA / ASISTENTE CONTABLE

Inicia

Envíe al Ejecutivo Operativo de Cartera los

RECIBOS DE CAJA de los pagos de Seguros Vida

Colectiva. Envíe el número de remesa.


DOCUMENTOS:

CCF09: Recibo de Caja

CCF67: Reporte Vida Colectiva

CCF68: Bases de pagos

Envíe los respaldos del pago al Asistente Contable.

SI

EMISIONES

Reciba información sobre la póliza no emitida por

parte del Ejecutivo de Cartera y Cobranzas

Informe vía email al Ejecutivo de Cobranzas que la

póliza fue emitida.

CCF0CCF09

Póliza emitida?

Verifique que la póliza del cliente fue emitida

Recepte los Recibos de caja.

Reciba vía email LAS BASES DE PAGOS de los

brokers. Realice un procedimiento similar para

aplicación del pago.

Reciba los respaldos del pago enviados por el

Ejecutivo Operativo de Cartera y cobranzas

FIN

Informe vía email a Emisiones que la póliza no fue

emitida.NO

Registre en el REPORTE VIDA COLECTIVA, las

pólizas no emitidas

Aplique el pago

CCF67

CCF68

Registre el pago a la Cuenta de exceso: 792

Pólizas por Emitir.

Busque en el Reporte Vida Colectiva la póliza

emitida, saque los respaldos físicos

FORM.

44

257


Colectiva


1 Envíe al Ejecutivo de Cartera los RECIBOS DE

CAJA de los pagos de Seguros Vida Colectiva.

Envíe el número de remesa.

CAJA/ ASISTENTE

CONTABLE

CCF09

2 Recepte los Recibos de caja. EJECUTIVO OPERATIVO

DE CARTERA Y

COBRANZAS

3 Verifique que la póliza del cliente fue emitida EJECUTIVO OPERATIVO

DE CARTERA Y

COBRANZAS

4 Si la póliza no ha sido emitida, Informe vía email

a Emisiones que la póliza no fue emitida.

EJECUTIVO OPERATIVO

DE CARTERA Y

COBRANZAS

5 Registre el pago a la Cuenta de exceso: 792

Pólizas por Emitir.

EJECUTIVO OPERATIVO

DE CARTERA Y

COBRANZAS

6 Registre en el REPORTE VIDA COLECTIVA,

las pólizas no emitidas

EJECUTIVO OPERATIVO

DE CARTERA Y

COBRANZAS

CCF67

7 Reciba información sobre la póliza no emitida por

parte del Ejecutivo de Cartera y Cobranzas.

EMISIONES

8 Informe vía email al Ejecutivo Operativo de

Cobranzas que la póliza fue emitida.

EMISIONES

9 Busque en el Reporte Vida Colectiva la póliza

emitida, saque los respaldos físicos.

EJECUTIVO OPERATIVO

DE CARTERA Y

COBRANZAS

10 Si la póliza hay sido emitida, aplique el pago EJECUTIVO OPERATIVO

DE CARTERA

11 Envíe los respaldos del pago al Asistente

Contable.

JEFE DE CARTERA Y

COBRANZAS

258


12 Reciba los respaldos del pago enviados por el

Ejecutivo Operativo de Cartera y cobranzas

CAJA/ ASISTENTE

CONTABLE

13 Reciba vía email LAS BASES DE PAGOS de los

brokers. Realice un procedimiento similar para

aplicación del pago.

EJECUTIVO OPERATIVO

DE CARTERA Y

COBRANZAS

CCF68


Colectiva Documentos Utilizados




empresa

C1: Ejecutivo

Operativo de

Cartera

C2: Archivo

CCF67 REPORTE VIDA

COLECTIVA

Informe en el que se registra las pólizas

emitidas.

C1: Ejecutivo


C2: Archivo

CCF68 BASES DE LOS

PAGOS

Documento que contiene la Base de pagos

de los brokers.

C1: Ejecutivo


C2: Archivo

259

Figura 4.46 Subproceso 16: Elaboración de Presupuestos para Quito y Sucursales


Subproceso 16: Elaboración de Presupuestos

para Quito y Sucursales


(Hoja 1 de 2)

Inicia


Excluya del Reporte Resumido de Guayaquil los siguientes códigos: 70 y 186

que corresponden a CARTORAMA y ASUNCORP y de Cuenca: 70 y 328

que corresponden a SHYPOO

Totalice el Reporte por: Agente y Sucursal, Cartera vencida y

por vencer, (la Cartera que vence en el mes que va a

presupuestar).

Genere el REPORTE DE CARTERA TOTAL A NIVEL

NACIONAL, contabilizada por póliza y agente (EL Reporte

corresponde al mes anterior).

Ingrese al Sistema SISE (Ingresos, Reportes, Estados De Cuenta, Procesos, Cartera Total)

Totalice la cartera vencida de cada sucursal

Asigne a cada Ejecutivo los códigos de los clientes que les

corresponde. (Inserte una fila antes de Sucursal en el

Reporte de Cartera total Quito).

Filtre por Ejecutivo y elabore un archivo por ejecutivo

Filtre del Reporte de Cartera Total la Sucursal Quito. Elabore

el Presupuesto de los Ejecutivos de Cobranzas

Elabore el REPORTE EXCLUIDA NACIONAL (incluye todos

los códigos excluidos) y REPORTE RESUMIDO (incluye

todos los códigos no excluidos).

Filtre el Reporte Resumido por sucursales y obtenga la

información de cada sucursal.

Totalice la cartera vencida de cada ejecutivo

CCF69

CCF70,

CCF71

Filtre el Reporte y excluya los códigos que no va a ser

considerados en el Presupuesto, 154, 155 de CFC. 156 del

Banco de Austro. 448 de Avivalife).

PRESUPUESTO QUITO Y SUCURSALES

Pasa

Pág.2

FORM.

45.1

260

Figura 4.47 Subproceso 16: Elaboración de Presupuestos para Quito y Sucursales


Subproceso 16: Elaboración de Presupuestos para Quito y Sucursales


(Hoja 2 de 2)

SUCURSALES-GERENTE FINANCIERO

Viene

Pág.1

Reciba el Presupuesto Nacional.


DOCUMENTOS:

CCF69: Reporte de cartera total

CCF70:Reporte excluida nacional

CCF71:Reporte resumido

CCF72:Presupuesto por Sucursal y por

Ejecutivo

CCF73: Reporte de Comparación de Ingresos

Diarios

EJECUTIVOS- GERENTE FINANCIERO

Reciba el Presupuesto de cada ejecutivo.

Revise el e-mail y envíe Confirmación de recepción

GERENTE FINANCIERO-EJECUTIVOS DE

COBRANZAS- ANALISTA FINANCIERO

Revise la información compartida.

FIN

Elabore el REPORTE DE COMPARACION DE INGRESOS

DIARIOS.

Ingrese en el Presupuesto de las sucursales

Guayaquil y Cuenca, el monto total de la cartera

vencida (del Reporte resumido). Incluya el Banco

del Austro (del reporte excluido nacional).

Registre en el PRESUPUESTO DE LOS EJECUTIVOS (cuadro), la cartera vencida de los ejecutivos.

Ingrese en el Presupuesto de la Sucursal Quito, el

monto total de cartera vencida (del Reporte

resumido), Incluya CFC, Banco del Austro y

AVIVALIFE (del Reporte excluido nacional).

Elabore el PRESUPUESTO por Sucursal y por ejecutivo

Envíe vía email el Presupuesto Nacional al Gerente

Financiero y a cada una de las Sucursales.

Archive los Presupuestos: Nacional y por Ejecutivo

Envíe Vía email el Presupuesto de cada ejecutiva,

al Gerente Financiero y a cada uno de los

Ejecutivos.

Revise cada día el ingreso de Caja por Sucursal y compare

con el presupuesto. Determine las variaciones diarias,

semanales y mensuales. Elaborar gráficos que permitan

visualiza la recuperación de la cartera de cada sucursal

Suba el Reporte al archivo compartido con el

Gerente Financiero, los ejecutivos de cobranzas y

el área administrativa (analista financiero).

Archive el Reporte de Comparación de Ingresos

diarios

Alimente diariamente la información para obtener

las variaciones

Revise el e-mail y envíe Confirmación de

recepción.

EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA

CCF73

CCF72

FORM.

45.2

261

Tabla 4.89 Subproceso 16: Elaboración de Presupuestos para Quito y Sucursales


1 Ingrese al Sistema SISE (Ingresos, Reportes,

Estados de Cuenta, Procesos, Cartera Total)

EJECUTIVO OPERATIVO

DE CARTERA

2 Genere el REPORTE DE CARTERA TOTAL A

NIVEL NACIONAL, contabilizada por póliza y

agente (EL Reporte corresponde al mes anterior).

EJECUTIVO OPERATIVO

DE CARTERA

CCF69

3 Totalice el Reporte por: Agente y Sucursal,

Cartera vencida y por vencer, (la Cartera que

vence en el mes que va a presupuestar).

EJECUTIVO OPERATIVO

DE CARTERA

4 Filtre el Reporte y excluya los códigos que no va

a ser considerados en el Presupuesto, 154, 155 de

CFC. 156 del Banco de Austro. 448 de

Avivalife).

EJECUTIVO OPERATIVO

DE CARTERA

5 Elabore el REPORTE EXCLUIDA

NACIONAL (incluye todos los códigos

excluidos) y REPORTE RESUMIDO (incluye

todos los códigos no excluidos).

EJECUTIVO OPERATIVO

DE CARTERA Y

COBRANZAS

CCF70,

CCF71

6 Filtre el Reporte Resumida por sucursales y

obtenga la información de cada sucursal.

EJECUTIVO OPERATIVO

DE CARTERA

7 Excluya del Reporte Resumida de Guayaquil los

siguientes códigos: 70 y 186 que corresponden a

CARTORAMA y ASUNCORP y de Cuenca: 70

y 328 que corresponden a SHYPOO

EJECUTIVO OPERATIVO

DE CARTERA

8 Totalice la cartera vencida de cada sucursal EJECUTIVO OPERATIVO

DE CARTERA

9 Filtre del Reporte de Cartera Total la Sucursal

Quito. Elabore el Presupuesto de los Ejecutivos

de Cobranzas

EJECUTIVO OPERATIVO

DE CARTERA

10 Asigne a cada Ejecutivo los códigos de los

clientes que les corresponde. (Inserte una fila

antes de Sucursal en el Reporte de Cartera total

Quito).

EJECUTIVO OPERATIVO

DE CARTERA

262


11 Filtre por Ejecutivo y elabore un archivo por

ejecutivo

EJECUTIVO OPERATIVO

DE CARTERA

12 Totalice la cartera vencida de cada ejecutivo EJECUTIVO OPERATIVO

DE CARTERA

13 Elabore el PRESUPUESTO por Sucursal y por

ejecutivo

EJECUTIVO OPERATIVO

DE CARTERA

CFF72

14 Ingrese en el Presupuesto de la Sucursal Quito, el

monto total de cartera vencida (del Reporte

resumido), Incluya CFC, Banco del Austro y

AVIVALIFE (del Reporte excluido nacional).

EJECUTIVO OPERATIVO

DE CARTERA Y

COBRANZAS

15 Ingrese en el Presupuesto de las sucursales

Guayaquil y Cuenca, el monto total de la cartera

vencida (del Reporte resumido). Incluya el

Banco del Austro (del reporte excluido nacional).

EJECUTIVO OPERATIVO

DE CARTERA Y

COBRANZAS

16 Registre en el PRESUPUESTO DE LOS

EJECUTIVOS (cuadro), la cartera vencida de los

ejecutivos.

EJECUTIVO OPERATIVO

DE CARTERA Y

COBRANZAS

17 Envíe vía email el Presupuesto Nacional al

Gerente Financiero y a cada una de las

Sucursales.

EJECUTIVO OPERATIVO

DE CARTERA

18 Reciba el Presupuesto Nacional. SUCURSALES-GERENTE

FINANCIERO

19 Revise el e-mail y envíe Confirmación de

recepción.

SUCURSALES-GERENTE

FINANCIERO

20 Envíe Vía email el Presupuesto de cada

ejecutiva, al Gerente Financiero y a cada uno de

los Ejecutivos.

EJECUTIVO OPERATIVO

DE CARTERA

21 Reciba el Presupuesto de cada ejecutivo. EJECUTIVOS- GERENTE

FINANCIERO

22 Revise el e-mail y envíe Confirmación de

recepción

EJECUTIVOS- GERENTE

FINANCIERO

263


23 Archive los Presupuestos: Nacional y por

Ejecutivo

EJECUTIVO OPERATIVO

DE CARTERA Y

COBRANZAS

24 Elabore el REPORTE DE COMPARACION DE

INGRESOS DIARIOS.

EJECUTIVO OPERATIVO

DE CARTERA Y

COBRANZAS

CCF73

25 Revise cada día el ingreso de Caja por Sucursal

y compare con el presupuesto. Determine las

variaciones diarias, semanales y mensuales.

Elaborar gráficos que permitan visualiza la

recuperación de la cartera de cada sucursal.

EJECUTIVO OPERATIVO

DE CARTERA Y

COBRANZAS

26 Suba el Reporte al archivo compartido con el

Gerente Financiero, los ejecutivos de cobranzas

y el área administrativa (analista financiero).

EJECUTIVO OPERATIVO

DE CARTERA Y

COBRANZAS

27 Revise la información compartida. GERENTE FINANCIERO-

EJECUTIVOS DE

COBRANZAS-

ANALISTA FINANCIERO

28 Alimente diariamente la información para

obtener las variaciones

EJECUTIVO OPERATIVO

DE CARTERA Y

COBRANZAS

29 Archive el Reporte de Comparación de Ingresos

diarios

EJECUTIVO OPERATIVO

DE CARTERA Y

COBRANZAS

264

Tabla 4.90 Subproceso 16: Elaboración de Presupuestos para Quito y Sucursales-Documentos

Utilizados


CCF69 REPORTE DE

CARTERA TOTAL

Informe en el que se presenta la cartera

totalizada.

C1: Ejecutivo

Operativo de

Cartera

C2: Archivo

CCF70 REPORTE EXCLUIDA

NACIONAL

Detalle de los códigos excluidos en el

Presupuesto: 154, 155 de CFC. 156 del

Banco de Austro. 448 de Avivalife)

C1: Ejecutivo


C2: Archivo

CCF71 REPORTE RESUMIDO Detalle en el cual constan los códigos no

excluidos en el Presupuesto.

C1: Ejecutivo


C2: Archivo

CCF72 PRESUPUESTO POR

SUCURSAL Y POR

EJECUTIVO

Estimación de ingresos y gastos para las

sucursales y Ejecutivos.

C1: Gerente

Financiero

C2: Archivo

CCF73 REPORTE DE

COMPARACIÓN DE

INGRESOS DIARIOS

Informe de comparación de los ingresos

diarios de caja por sucursal comparados con

el presupuesto.

C1: Gerente

Financiero

C2: Ejecutivos de

Cobranzas

C3: Analista

Financiero

C4: Archivo

En el capítulo actual, luego de haber realizado el levantamiento de actividades de cada uno de los

integrantes del área financiera de Seguros Unidos S.A., se analizó cada una de ellas para

determinar las actividades repetitivas entre los asistentes de cada departamento.

Posteriormente se realizó los flujogramas respectivos, determinando en ellos los responsables de

cada actividad (quién envía, recibe, aprueba, archiva, etc.), además se identificó los documentos

utilizados en cada actividad, todo esto para tener uniformidad en los archivos de los mismos e

265

identificar claramente a cada uno de ellos en caso que sean requeridos por los clientes internos o

externos.

La descripción de actividades se realizó en base a la investigación de campo y los flujogramas,

dando como resultado las actividades específicas a realizar por cada empleado del área financiera

de la compañía Seguros Unidos S.A.

Determinadas las actividades, es obligación de cada uno de los responsables de los departamentos

del área financiera de la compañía Seguros Unidos S.A. darlas a conocer a cada asistente, para que

dichas actividades sean cumplidas a cabalidad para mejorar los puntos críticos del área financiera y

de esta manera se pueda trabajar con eficiencia, eficacia y productividad.

4.1 PLAN DE ACCIÓN DE MEJORA DE LOS PROCESOS DEL ÁREA FINANCIERA

El plan de acción de la mejora de los procesos del área financiera constituye la decisión estratégica

sobre cuáles son los cambios que deben añadirse a los diferentes procesos del área financiera de la

compañía Seguros Unidos S.A., para que sean convertidos en un mejor servicio.

El plan de acción de mejoras también sirve de base para la localización de oportunidades, permite

el control y seguimiento de las diferentes acciones a desarrollar, así como la incorporación de

acciones verificadoras ante posibles eventualidades no previstas.

El plan de acción de la mejora de los procesos del área financiera permite:

Identificar los objetivos a largo plazo.

Identificar las estrategias de mejora a aplicar.

Analizar su viabilidad y asignar un presupuesto.

Asignar a los responsables de cada objetivo fijado.

Determinar el avance de la planificación a la fecha fijada.

A continuación el plan de acción de mejora de los procesos del área financiera de la Compañía

Seguros Unidos S.A.:

266

Tabla 4.91 Plan de Acción de la Mejora de los Procesos del Área Financiera

PERSPECTIVA OBJETIVOS ESTRATEGIAS PRESUPUESTO ESTIMADO DE

PRESUPUESTO RESPONSABLE FECHA AVANCE DE PLANIFICACIÓN (30-SEP-2015)

OBSERVACIONES

DEL AVANCE

Establecer e implementar una

política de cancelación por falta

de pago

NO - Paúl Rodriguez (JEFE DE CARTERA) 30/07/2015

El proceso de anulaciones y cancelaciones por falta de pago se lo

ha venido realizando desde el mes de Abril, por ahora el proceso se

lo ejecuta de forma manual, ya fue enviado el requerimiento al

departamento de sistemas y se está a la espera para poder

automatizarlo. En lo que respecta al control en el sistema para que

los usuarios no puedan modificar las fechas de vencimiento ya se

realizó el requerimiento al área de tecnología y se ha implementado

un control al momento de emitir las pólizas, esta opción no se la

En proceso

Renegociar los valores vencidos

con nuevos planes de pagoNO -

Paúl Rodriguez (JEFE DE CARTERA) y

Kathia Cabrera (GERENTE COMERCIAL)31/12/2015

A mediados del mes de Julio se recibió la aprobación por parte del

Sr. Rafael Mateus para poder realizar actualización de facturas,

esto bajo el sustento que se consultó a la Sra. Ximena Galarza

(Asesor Tributario) y varias personas involucradas en el tema

tributario quienes supieron informar que no existe nada en la ley que

impida realizar cambio de fecha en las facturas para recuperación

de cartera. Se ha venido realizando algunas renegociaciones con

En proceso

Revision de las necesidades del

personal de cartera. SI (Saldo Celular) 1.800,00 Paúl Rodriguez (JEFE DE CARTERA) 30/08/2015

Se ha entregado al departamento de cobranzas 2 teléfonos

inalámbricos que servirán para la gestión de cobranzas cargados de

$30,00 de tiempo para llamar a teléfonos celulares. El 18 de Junio

se integraron 2 temporales al departamento para la depuración de

las cuentas de excesos, el 03 de Julio renunció un temporal y se

Se solicito informe de

avance para

confirmar que se

implemento lo

indicado.

Mejorar los procesos de cartera,

enfocarlo a optimizar el servicio al

cliente.

NO - Paúl Rodriguez (JEFE DE CARTERA) 30/07/2015Se trabajo con el area de Riesgos y se presento a Gerencia General

el cambio del procesos.Listo

Verificacion de la base de datos NO -

Paúl Rodriguez (JEFE DE CARTERA), Kathia

Cabrera (GERENTE COMERCIAL, Maritza

Rueda (JEFE DE EMISIÓN)

30/07/2015

En lo que respecta al control en el sistema para que los usuarios no

puedan modificar las fechas de vencimiento ya se realizó el

requerimiento al área de tecnología y se ha implementado un control

al momento de emitir las pólizas, esta opción no se la puede eliminar

del sistema ya que en algunos casos existen excepciones en cambio

Depuraciones de cartera vencida

mayor a 5 años.NO - Paúl Rodriguez (JEFE DE CARTERA) 30/07/2015

El cuadro se realizó tomando en consideración saldos vencidos más

de 5 años con fecha de corte al 31 de Mayo del 2015 y solo está

cartera que no pertenece a empresas relacionadas.

Analisis de pagos en exceso ( no

identificados)SI 800,00

Paúl Rodriguez (JEFE DE CARTERA) ,

Fernanda Pozo (CONTADOR GENERAL)31/12/2015

CASH MANAGMENT: Banco Pichincha mantiene activo el

servicio de cobranza DEBITOS y recaudación PAGOS

VENTANILLA, WEB, CNB (MI VECINO), se coordinará

instrumentación y revisión del servicio o Se requiere campaña de

información a clientes, para que realicen pagos en ventanillas con

Se realizo la

contratación de las

dos personas

temporales.

PLAN DE ACCIÓN: MEJORAMIENTO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CARTERA

Disminuir la cartera

vencida en 25 puntos

porcentuales a finales

del 2015.

Revisión total de la

cartera para establecer

politicas claras para

que permitan la gestión

de cobro

267

En: Área Financiera

PERSPECTIVA OBJETIVOS ESTRATEGIAS PRESUPUESTO ESTIMADO DE

PRESUPUESTO RESPONSABLE FECHA AVANCE DE PLANIFICACIÓN (30-SEP-2015)

OBSERVACIONES

DEL AVANCE

Revisión de cada una de las

cuentas que tiene el plan de

cuentas de la compañía e

identificar sus saldos.

Recursos existentes

completos N/A -

Cristian Garzón (GERENTE FINANCIERO)

Fernanda Pozo (CONTADOR GENERAL) 31/12/2015

Distribuir de acuerdo a la

naturaleza e importancia de las

cuentas para iniciar el proceso de

depuración

Se requerirá dos personas

que realicen trabajo

operativo de revisión.



Identificar cada uno de los

movimientos que tienen las

cuentas

Se requerirá dos personas

que realicen trabajo

operativo de revisión.


Fernanda Pozo (CONTADOR GENERAL) por confirmar

Establecer la razonabilidad de los Recursos existentes - Cristian Garzón (GERENTE FINANCIERO) 30/09/2015

Levantar un proceso de registro

contable en el que se contemple,

soportes (anexos reportes

normativa ), y contabilización

Recursos existentes

completos N/A -



Capacitación del personal en

todos los temas relacionados al

proceso de la compañía.

Recursos existentes

completos N/A - Contabilidad, Siniestros, Comercial, Producción. 28/07/2015

Control de las transacciones

generadas en cada uno de los

procesos de las areas de la

Recursos existentes

completos N/A -



PLAN DE ACCIÓN: MEJORAMIENTO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CONTABILIDAD

Llegar a establecer

saldos reales en cada

una de las cuentas que

componen el balance

de la compañía

Automatización de la

generación y reportes

del balance

268

Tabla 4.92 Plan de Continuidad del Negocio-Análisis Procesos Críticos

No.

Proceso

Tipo de

Proceso

Macroproces

oProceso Subproceso

Proceso

Crítico (S/N)

Flujo

subprocesoObjetivo

Frecuencia de

Ejecución

Niveles de

Ejecución

Areas

EjecutorasGerencia

Entradas

(Insumos)

Productos /

ServiciosPolíticas

Tipo de

Ejecución

Clientes

Externos

Afecta a la

Contabilidad

(S/N)

1 SoporteGestión

Financiera

Facturación

electrónica

Emisión de pólizas y

comprobantes de

retención

S N

Cumplir con la

normativa

establecida por el

SRI para todos los

contirbuyentes

especiales

Continuo

1.Ejecutivo de

emisiones.

2.Liquidadores

de siniestros.

3. Ejecutivos de

cartera y

cobranzas.

4. Asistente

contable

1.Emisiones

2.Siniestros

3.Cobranzas

4.Contabilidad

1.Técnica

2. Financiera

3. Reclamos

Sistema1. Facturas

2. RetencionesNo existe Continuo

1. Asegurados

2.ProveedoresS

2 SoporteGestión

Financiera

Declaración de

impuestos

contribuciones y

otros

Revsión de la

información generada

por toda la compañía

S N

1. Cumplir con la

normativa de todos

los entes de control

a los cuales

estamos sujetos de

revisión.

2. Entregar

información

validada y cuadrada

con los registros

contables

MensualAnalista

tributaria Contabilidad 1. Financiera Sistema

1.

Declaraciones

y formularios

para enviar a

los entes de

control

No existe Mensual

1.SRI

2.SBS

3.Municipio

4.IESS

S

3 SoporteGestión

Financiera

Emisión de

cheques Cheques de siniestros S S

1. Cumplir con las

obligaciones

contraidas con

proveedores y

asegurados en los

tiempos

establecidos, para

este proceso

ContinuoAsistente

Contable

1.Siniestros

2. Contabilidad1. Financiera Sistema 1.Cheques

Manual de

Políticas,

Procesos y

Procedimientos

Continuo

1.Clientes/

Asegurados

2.Proveedores

S

269

(Continúa)

No.

Proceso

Tipo de

Proceso

Macroproces

oProceso Subproceso

Proceso

Crítico (S/N)

Flujo

subprocesoObjetivo

Frecuencia de

Ejecución

Niveles de

Ejecución

Areas

EjecutorasGerencia

Entradas

(Insumos)

Productos /

ServiciosPolíticas

Tipo de

Ejecución

Clientes

Externos

Afecta a la

Contabilidad

(S/N)

4 soporteGestión

FinancieraIngreso de pagos Cobranza a clientes N S

1. Realizar una

recaudación de

valores

provenientes de las

ventas de pólizas.

2. No tener

antigüedad de

cartera ni generar

provisiones

innecesarias.

3.Tener un flujo de

efectivo para cubrir

todas las

obligaciones que la

compañía tiene

todos los meses.

ContinuoAsistente de

Caja ingresos1.Caja ingresos 1. Financiera

1. Sistema

2.Detalle de

pagos

3. Brokers

1. Ingreso de

valores.

2. Baja de

cartera

Manual de

Políticas,

Procesos y

Procedimientos

Continuo S

5 SoporteGestión

FinancieraCierre de mes

Cuadre de siniestros

pagados e inventario

de reservas

S S

1. Mantener

información

cuadrada

proveniente de los

departamentos

involucrados.

2. Que los reportes

de siniestros

reflejen

contablemente los

datos en el balance

Mensual

1.Asistente

contable.

2.Ejecutivo de

siniestros.

3.Analista de

sistemas

1.Contabilidad

2. Sistemas

1. Financiera

2. ReclamosSistema

1.Información

cuadrada entre

áreas

involucradas.

2. Balance con

datos reales

No existe Mensual S

6 SoporteGestión

FinancieraCierre de mes Cierre de inversiones S N

1. Poder alinearnos

a las disposiciones

de la SBS de no

mantener

deficiencias en las

inversiones

obligatorias.

2. Tener un control

entre la información

que maneja el

administrador del

portafolio con los

registrado en

balance.

3. Medir la

rentabilidad mensual

que generan las

inversiones

adquiridas.

MensualAsistente

financiero1. Financiero 1.Financiera

1.Administrador

del portafolio.

2 . Sistema

1.Información

cuadrada entre

administrador

de portafolio y

registros

contables.

2. Ingresos

para la

compañía por

intereses.

No existe Mensual S

270

(Continúa)

En: Área Financiera

No.

Proceso

Tipo de

Proceso

Macroproces

oProceso Subproceso

Proceso

Crítico (S/N)

Flujo

subprocesoObjetivo

Frecuencia de

Ejecución

Niveles de

Ejecución

Areas

EjecutorasGerencia

Entradas

(Insumos)

Productos /

ServiciosPolíticas

Tipo de

Ejecución

Clientes

Externos

Afecta a la

Contabilidad

(S/N)

7 SoporteGestión

Financiera

Parametrización

de asientos tipo

Validación de los

asientos

parametrizados de

cierre de mes

N N

1. Tener

información

contabilizada de

acuerdo a las

dispociones del ente

de control por

cuentas analiticas

ramos y sucursales.

2.Mantener

información

uniforme.

Mensual Contadora 1.Contabilidad 1.Financiera Sistema

1. Balance con

información

confiable

No existe Mensual S

8 SoporteGestión

FinancieraCierre de mes Cuadre de reaseguros S N

1. Mantener

información

cuadrada

proveniente de los

departamentos

involucrados.

2. Que los reportes

de reaseguros

reflejen

contablemente los

datos en el balance

Mensual

1.Asistente

contable.

2.Asistente de

reaseguros

3.Analista de

sistemas

1.Reaseguros

2.Contabilidad

1.Financiera

2.ReasegurosSistema

1.Información

cuadrada entre

áreas

involucradas.

2. Balance con

datos reales

No existe Mensual S

9 SoporteGestión

Financiera

Elaboración de

balance Armar B31 S N

1. Enviar al ente de

control información

acorde a sus

requerimientos.

2. Poseer

información

confiable para la

toma de decisiones.

Mensual Contadora 1. Contabilidad 1. Financiera Sistema

1. Balance con

información

confiable.

No existe Mensual

1.SBS

2.SRI

3.Auditores

externos.

4. Directorio

S

271

Una vez determinado el plan de acción de mejora de los procesos del área financiera de la

compañía Seguros Unidos S.A. se realizó el plan de Continuidad del negocio, en donde se encontró

procesos críticos, mismos que fueron identificados en el momento en el que se realizó el

levantamiento de información, estos procesos afectaban principalmente al departamento de

contabilidad ya que el índice de rotación del personal era alto.

El área financiera de la Compañía Seguros Unidos S.A. al no contar con actividades o subprocesos

establecidos para cada departamento, no permite realizar un trabajo confiable y de calidad, por lo

cual se plantea los mismos a corto plazo.

Este plan de continuidad se determinó para recuperar y restaurar las funciones críticas parcial o

totalmente interrumpidas del área financiera de la Compañía Seguros Unidos S.A.

En consecuencia, el plan de continuidad contribuirá a mejorar los procedimientos del área

financiera de la Compañía Seguros Unidos S.A.

272

CAPÍTULO V

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1. Conclusiones

En el presente trabajo de investigación se realizó el levantamiento de información de las

actividades del área financiera de la Compañía Seguros Unidos S.A, el análisis de la información y

la propuesta de mejoramiento de las mismas, derivando las siguientes conclusiones:

1. En el desarrollo de este trabajo, se consideró la información necesaria para determinar el

problema que conlleva el área financiera de la Compañía Seguros Unidos S.A., obteniendo

como resultado, la falta de un sistema de procesos y procedimientos que ayude al control de las

actividades que realizan cada uno de los integrantes del área. Seguros Unidos S.A., siendo una

compañía importante dentro del grupo de las aseguradoras, necesita diseñar y mejorar sus

procedimientos para mitigar numerosos riesgos internos y externos que en un momento dado

pueden afectar a la misma, por lo que son necesarias las pericias y tareas orientadas a la

prevención.

2. Se realizó el estudio de la Compañía Seguros Unidos S.A., para ello fue necesario solicitar

información a la Gerencia General, la cual fue proporcionada sin problema alguno, esta

información sirvió de base para determinar el campo y la metodología de la investigación.

3. Determinadas las necesidades principales, como son: el diseño y mejora de los procedimientos

del área financiera de la Compañía Seguros Unidos S.A. Se realizó el levantamiento de la

información con cada uno de los integrantes del área de estudio, todo esto para determinar las

actividades o subprocesos que se realizarán en cada departamento (Financiero, Contabilidad y

Cartera- Cobranzas), eliminando tareas repetitivas entre asistentes.

4. Una vez identificadas las actividades a realizarse en cada departamento (Financiero,

Contabilidad y Cartera- Cobranzas) del área financiera, se diseñó y mejoró los procedimientos

basados en la elaboración de diagrama de flujo (flujogramas) de identificación de los procesos

y actividades. Los mismos se realizaron a partir del análisis de diferentes criterios de

identificación, mediante el estudio de herramientas. Para una mejor comprensión se realizó la

descripción de las actividades de los flujogramas y los documentos utilizados en cada

subproceso.

273

5. Para la evaluación y desarrollo de las actividades se planteó el plan de mejoras de los procesos

y el plan de continuidad del negocio, mismo que se enfoca en la obtención de los resultados a

corto plazo, dando cabida al descongestionamiento de actividades.

5.2. Recomendaciones

1. A la Junta General de Accionistas y Directorio de la Compañía de Seguros y Reaseguros

Seguros Unidos S.A. se les recomienda; revisar, analizar, aprobar e implementar el diseño y

mejora de los procedimientos presentados en este trabajo.

2. Al Directorio, se le recomienda usar el presente trabajo como una herramienta guía para el

desarrollo de cada uno de los procedimientos y actividades de las demás áreas de la Compañía

de Seguros y Reaseguros Seguros Unidos S.A, puesto que los procedimientos y políticas

propuestas ayudarán a optimizar tiempo y recursos, sin embargo, no deben ser considerados

como dominantes, ya que estos deben adaptarse a los cambios de la organización.

3. Al Gerente General de la Compañía de Seguros y Reaseguros Seguros Unidos S.A, se le

recomienda una vez aprobada la propuesta, realizar la difusión y capacitación, e impulsar el

cumplimiento de los procedimientos propuestos.

4. A los usuarios y participantes del área financiera de la Compañía de Seguros y Reaseguros

Seguros Unidos S.A se les recomienda; estandarizar los documentos, registros y formularios en

función a los planteados en este trabajo de investigación, para un óptimo desempeño y

optimización de tiempos.

274

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