Post on 18-Feb-2016
description
Organización y Dirección de EmpresasPrimera Unidad: Planeamiento y Organización
GENERALIDADESEl proceso administrativo se refiere a planear y organizar la estructura de
órganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus
actividades.
La organización y planificación es la capacidad de fijar metas y
prioridades a la hora de realizar una tarea, desarrollar un área o un
proyecto conviniendo la acción, los plazos y los recursos que se deben
utilizar.
Una de las formas más sencillas de administración en nuestra sociedad es
la del hogar y una de las más complejas es la administración pública.
La administración incluye a las personas que tienen derecho de tomar
decisiones que afectan a los asuntos de una empresa. Su propósito general
es hacer el logro de objetivos específicos con los recursos materiales y
humanos con los que se dispone.
Del Latín administrare, se forma del prefijo ad (hacia)
Del término ministratio que proviene a su vez de minister
Vocablo compuesto de minus, comparativo de inferioridad
Sufijo ter, que sirve como término de comparación
Si magister (magistrado) indica autoridad
Minister expresa lo contrario subordinación u obedencia (el que realiza
una función) que significa etimológicamente servir.
En este sentido puede definirse administración como la acción de
servir a otro, de cuidar los bienes de otro. Por extensión, administra
significa encargarse y cuidar los asuntos, cuidar y manejar los propios
bienes y recursos.
ORIGEN ETIMOLÓGICO:
De
sa
rro
llo
His
tóric
o d
e l
a
Ad
min
istr
ació
n
DEFINICIONES MODERNAS SOBRE ADMINISTRACIÓN“La administración es un proceso que consiste en planear, organizar, dirigir, coordinar y
controlar”¹
“Acción humana racional y cooperativa para llegar a determinados objetivos”²
“Es un sistema de conocimientos por medio del cual los hombres establecen relaciones,
predicen resultados, e influyen en las consecuencias de cualquier situación en que se
organicen para trabajar unidos en el logro de propósitos comunes”³
“Es una práctica social que se esquematiza como el manejo de los recursos de una
organización a través del proceso administrativo de planeación, coordinación, dirección
organización y control”
1 Fayol Henry: Administración Industrial y General, Buenos Aires, el Ateneo, 1980
2 Simon, Hebert A.: Administrative Behavior, the MAcMillan Company, New York, 1958
3 Gulick, Luther, Siense Volumen in Public Administration Institute of Public Adm.,New York 1937
4 Dávila L. de Guevara, Carlos: Teorías, organizaciones y Administración. Edit.Interamericana, Bogotá, 1985
4
En resumen, puede señalarse que:
La administración es una actividad humana por medio de la cual
las personas procuran obtener unos resultados. Esa actividad
humana se desarrolla al ejecutar los procesos de planear,
organizar, dirigir, coordinar y controlar para el logro de objetivos
comunes.
Logro de
Objetivos
comunes
DEFINICIONES MODERNAS SOBRE ADMINISTRACIÓN
DEFINICIONES MODERNAS SOBRE ADMINISTRACIÓN
DEFINICIONES MODERNAS SOBRE ADMINISTRACIÓN
ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Qué es Proceso:
Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas.
Un proceso está asociado al ser humano que se desarrollan en un periodo de
tiempo finito o infinito y cuyas fases sucesivas suelen conducir hacia un fin
específico.
La palabra proceso es un sustantivo masculino que se refiere de un modo
general a la acción de ir hacia adelante.
Etimología
Proviene del latín processus, que significa avance, marcha, progreso, desarrollo
Algunos Ejemplos de procesos:
*Proceso natural : la gestación de un bebé es un proceso que nos es familiar y
que es observable a lo largo del embarazo.
*Procesos geológicos, como el movimiento de las placas tectónicas, de los que
a veces solo nos percatamos cuando ocurre un terremoto muy fuerte.
*Proceso cognitivo que implica la adquisición de nuevos conocimientos y su
aplicación para un fin específico. Conducir, nadar, hablar una nueva lengua:
son todos procesos de aprendizaje.
Proceso judicial
En el ámbito del Derecho, son las actuaciones seguidas ante una autoridad
judicial, para averiguar la consumación de un delito y determinar la
participación y culpabilidad de las personas que en él hubiesen intervenido. La
finalidad del proceso judicial es la resolución justa del caso.
Proceso técnico
Se denomina proceso técnico al conjunto de procedimientos sistematizados
que, organizados en el tiempo por fases o etapas sucesivas, deben aplicarse para
la obtención de un resultado determinado.
ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO (Funciones Administrativas)
1. PLANEACIÓN: elaborar un plan para lograr un objetico
Se conoce como función de planeación al proceso de establecer
metas en la organización y la estrategia para su logro. Se
refiere al futuro inmediato y/o a largo plazo. La planeación de
los administradores operativos y de nivel medio
generalmente surge de las metas (determinadas por la alta
administración)
1. PLANEACIÓN:
PROPOSITO DE LA
PLANEACIÓN
ESTABLECE UN ESFUERZO
COORDINADO
REDUCE LA INCERTIDUMBRE
DISMINUYE EL RIESGO DE
FRACASO
EVITA LOS ERRORES Y
ASEGURA EL ÉXITO DE LA
EMPRESA
ADMINISTRAR CON
EFICIENCIA LOS RECURSOS DE
LA EMPRESA
ASEGURAR EL ÉXITO FUTURO
PRINCIPIOS DE LA
PLANEACIÓN
PRECISIÓNEVITAR ACCIONES AMBIGUAS,
DEBEN SER CONCRETAS
UNIDAD DE DIRECCIÓNCOORDINAR E INTEGRAR PLANES
INDIVIDUALES EN UN SOLO PLAN
GENERAL
CONSISTENCIACOORDINAR E INTEGRAR PLANES
INDIVIDUALES Y TODOS LOS
RECURSOS
FLEXIBILIDADCONTEMPLAR MÁRGENES PARA
CAMBIOSRENTABILIDAD
DE LA EMPRESA
PARTICIPACIÓNDE TODOS LOS INVOLUCRADOS
PASOS PARA LA
PLANEACIÓN
1.DETECCIÓN DE LAS
OPORTUNIDADES :
DIAGNÓSTICO: DETERMINAR
PUNTOS DEBILIDES Y FORTALEZAS
3.DESARROLLO DE
PREMISASCONCENSO DE LOS SUPUESTOS
PARA LA EJECUCIÓN
4.DETERMINACIÓN Y
EVALUACIÓN Y SELECCIÓN
DEL CURSO ALTERNATIVO
DE ACCIÓNDEFINIR, EVALUAR Y
SELECCIONAR ACCIONES
ALTERNATIVAS QUE DEBEN
GENERAR RENTABILIDAD2.ESTABLECIMIENTO DE
OBJETIVOS:RESULTADOS ESPERADOS 5.FORMULACIÓN DE PLANES
DERIVADOSPARA RESPALDAR EL PLAN BÁSICO
6.PRESUPUESTOMEDIR EL AVANCE DE LA
PLANEACIÓN
ELEMENTOS DE LA
PLANEACIÓN
1.ESTRATEGIASRECURSOS PARA LOGRAR LOS
OBJETIVOS
3.PROGRAMASESQUEMAS / SECUENCIA DE
ACTIVIDADES
4.PRESUPUESTOSEXPRESIÓN ECONÓMICA PARA
COMPROBAR EL CUMPLIMIENTO
DE LA META
2.POLÍTICAS:GUÍAS, CRITERIOS, LINEAMIENTOS
PARA LA TOMA DE DECISIONES5.PROCEDIMIENTOS
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
6.TOMA DE DECISIONESCORREGIR DESVIACIONES
1
2
3
4
Diagrama de IshikawaDiagrama de causa efecto o de espina de pez ideado por el ingeniero Ishikawa.
El diagrama de Ishikawa, también llamado diagrama de espina de pescado, diagrama de causa-
efecto , que por su estructura ha venido a llamarse también: diagrama de espina de pez.
Consiste en una representación gráfica sencilla en la que puede verse de manera relacional una
especie de espina central, que es una línea en el plano horizontal, representando el problema a
analizar, que se escribe a su derecha.
2. ORGANIZACIÓN: acción de organizar u organizarse
Etimología de la palabra «organizar» del griego «organon» (instrumento, herramienta, útil) y
del vocablo «izare» (convertir en), siendo el significado «convertir en algo útil, que trabaja»
Entonces podemos señalar que ORGANIZAR es el proceso para ordenar y distribuir el
trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera
que estos puedan alcanzar sus metas.
2.1 DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN:
Es una técnica que ayuda al control de mantenimiento en forma
administrativa y está relacionado con el planteamiento de políticas para
determinar las posibles soluciones a un problema volviéndose eficientes y
eficaces.
Eficiente:
Utiliza recursos que posee la organización para satisfacer necesidades y
llegar a un objetivo común.
Eficaz:
Optimizar, reducir a la máxima expresión
2.2 ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN:
2.3 Las implicancias de una organización:
a)Partes y funciones diversas: no hay partes idénticas, ni de igual funcionamiento
b)Unidad funcional: las funciones son diversas pero tienen un fin común
c)Coordinación: para lograr el fin, cada uno desarrolla una acción distinta pero que se
complementa con el resto.
2.4 Importancia de la organización
1. Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y
sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos,
etc), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.
2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del
grupo social.
3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente,
con un mínimo de esfuerzo.
4. Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando
la productividad.
5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
2.5 Requerimientos para una correcta organización
administrativa :
a)La existencia de recursos físicos, económicos y humanos, tienen gran
importancia para el logro de los objetivos, de su adecuado manejo dependerá el
éxito de la empresa.
b)Orden: la base de la organización, estructura organizacional
c)El cumplimiento de las políticas de la organización.
d)La estructura de la organización: que establece la disposición y la correlación
de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos.
e)Conocimiento de los propósitos de la empresa.
f)Sistematización. Las actividades y recursos de la empresa, deben de
coordinarse racionalmente para facilitar el trabajo y la eficiencia.
g)Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es
establecer los métodos más sencillo para realizar el trabajo de la mejor manera
posible.
POLITICAS DE LA
ORGANIZACIÓN
RECURSOSORGANIZACIÓN
ADMINISTRATIVA
ORDEN
2.5.1 LOS RECURSOS PARA LA ORGANIZACIÓN
DE LA EMPRESA
(*) REF. TEMA MAG. ADM. JOSÉ LUIS LUYO LUYO
(*)
RECURSOS HUMANOS
Recursos humanos se refiere al conjunto de empleados y colaboradores que
trabajan en una empresa u organización. Con este nombre también se
denomina al departamento, persona o área administrativa que se encarga de
seleccionar, contratar y pagar a los trabajadores.
Independientemente del tamaño del negocio, es indispensable contar con un
área que se preocupe desde la selección, capacitación y el desarrollo,
compensaciones, reconocimiento y clima laboral, es decir, el área de RRHH
debe cuidar el bienestar y promover el desarrollo profesional de cada uno de
sus trabajadores en un buen ambiente de trabajo.
RECURSOS HUMANOS
RECURSOS FINANCIEROS
Son os recursos propios y ajenos de carácer económico y monetario que la
empresa requiere para el desarrollo de sus actividades.
Recursos financieros propios:
a)Dinero en efectivos
b)Aportaciones de los socios (acciones)
c)Utilidades
Recursos Financieros Ajenos
a)Préstamos de acreedores y proveedores
b)Créditos bancarios o privados
c)Emisión de valores (bonos, cédulas, etc.)
ACCIONES
Los recursos financieros de las empresas están a cargo de un área específica,
denominada de gestión financiera, que se ocupa de la liquidez de la empresa
y de su rentabilidad.
Es muy importante realizar un planeamiento financiero, que se convierte en
un plan estratégico de cómo conseguir fondos y como invertilos y lograr
rentabilidad para la empresa
RECURSOS MATERIALES
Los recursos materiales son los medios físicos
y concretos que ayudan a conseguir algún
objetivo de la empresa y de los gobiernos.
Cuando los recursos materiales son escasos,
hay que agudizar el ingenio y redoblar los
esfuerzos
Un recurso tecnológico, es un medio que se vale de la tecnología para cumplircon su propósito. Los recursos tecnológicos pueden ser tangibles (comouna computadora, una impresora u otra máquina) o intangibles (un sistema,una aplicación virtual).Los recursos intangibles, también llamados transversales son fundamentalespara poder llevar a cabo el desarrollo de los sistemas existentes. De ahí que bajodicha categoría se encuentren englobados tanto el personal que se encarga deacometer lo que son los procesos técnicos como los usuarios que hacen uso delos diversos sistemas informáticos, entre otros.
RECURSOS TECNOLÓGICOS
2.5.2. POLITICAS DE LA ORGANIZACIÓN
Definición:
Las políticas de la organización son guías para orientar a
acción, lineamientos generales a observar en la toma de
decisiones sobre algún problema que se repita una y otra vez
dentro de una organización.
Son criterios generales de ejecución que auxilian al logro de los
objetivos y facilitan la implementación de estrategias
Las políticas, no interesando su nivel deben estar
interrelacionadas y contribuir a lograr las aspiraciones de la
empresa.
IMPORTANCIA DE LAS POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN
- Facilita la delegación de autoridad.
- Motivan y estimulan al personal al dejar a su libre albedrío ciertas decisiones.
- Evitan pérdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas
innecesarias que pueden hacer sus subordinados.
- Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas
actividades.
- Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.
- Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones.
- Indican al personal como deben actuar en sus operaciones.
- Facilitan la inducción del nuevo personal.
LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIÓN DE POLÍTICAS
1. Establecer las políticas por escrito y darles validez (aprobarlas).
2. Redactarlas claramente y con precisión.
3. Dar a conocer a todos los niveles donde se va a interpretar y aplicar.
4. Coordinar con el resto de políticas.
5. Revisar y actualizar periódicamente.
6. Deben ser razonables y aplicables en la práctica.
7. Estar acordes con los objetivos de la empresa.
8. Ser flexibles cuando el caso lo requiera.
CLASIFICACIÓN DE LAS POLITICAS:
POLÍTICAS ESTRATÉGICAS O GENERALES
Se formulan a nivel de alta gerencia y su función es establecer y emitir
lineamientos que guíen a la empresa como una unidad integrada.
POLÍTICAS TÁCTICAS O DEPARTAMENTALES
Son lineamientos específicos que se refieren a cada departamento o área
de la empresa.
POLÍTICAS OPERATIVAS O ESPECIFICAS
Se aplican principalmente en las decisiones que tiene que ejecutarse en cada
una de las unidades de las que consta un departamento
SEGÚN SU ORIGEN, LAS POLÍTICAS SE CLASIFICAN EN :
EXTERNAS
Cuando se originan por
factores externos a la
empresa; como la
competencia, el gobierno, los
sindicatos, los proveedores,
los clientes, etc.
CONSULTADAS
Normalmente dentro de una
empresa existen algunos actos
que generan que el personal
recurra a su inmediato superior
para solucionar algún problema
FORMULADAS
Son emitidas por diversos
niveles superiores, con el
propósito de guiar la
correcta acción y decisión del
personal en sus actividades
IMPLÍCITAS
Se presentan cuando no existe
una política previamente
establecida
POLÍTICAS REFERENTE A LOS RECURSOS HUMANOS
La empresa debe desarrollar una buena política de planificación con la finalidad
de contar con personal eficiente e idóneo según las funciones o tareas que se les
asignen, debiendo demostrar entusiasmo y colaboración en el proceso del logro
de los objetivos de la empresa.
ASPECTOS RELEVANTES
DE POLÍTICAS DE RRHH
POLÍTICA DE SELECCIÓN Y
ENTRENAMIENTO DE PERSONAL
POLÍTICA DE REMUNERACIONES
POLÍTICA DE RELACIONES CON
SINDICATOS
POLÍTICA SOBRE MORAL INTERNA
ASPECTOS RELEVANTES DE POLÍTICAS DE RRHH
POLÍTICAS DE SELECCIÓN
Y ENTRENAMIENTO DE
PERSONAL
Constituye una de las
bases de la empresa. Debe
dar las pautas sobre las
características generales
de los integrantes (edad,
experiencia, nivel de
conocimientos, liderazgo,
etc.
Reclutamiento:
búsqueda del
personal idóneo
Selección:
Evaluación del
personal
Entrenamiento
Proceso mediante
el cual se moldea
al candidato
idóneo para el
perfil del puesto
POLÍTICA DE
REMUNERACIONES
Determina los criterios de
compensación para los
trabajadores directos según su
función y responsabilidad, no
sólo respecto a sueldos, sino
también a beneficios, utilidades,
bonificaciones, etc.
ASPECTOS RELEVANTES DE POLÍTICAS DE RRHH
POLÍTICA DE RELACIONES
CON SINDICATOS
El sindicato es una
organización que vive dentro
de la empresa. Es importante
fijar la actitud de la empresa
frente a él.
Debe establecerse mecanismos
especiales para resolver los
problemas que aquejen al
personal
ASPECTOS RELEVANTES DE POLÍTICAS DE RRHH
POLÍTICA SOBRE MORAL
INTERNA
Busca aumentar el grado de
compromiso de los trabajadores
con la empresa y entregar a estos
beneficios sociales como
vacaciones, licencias, pensiones,
recompensas por logros
profesionales, reconocimientos,
otros aspectos de bienestar
PERIODO DE
LACTANCIA
2.5.3 LA SISTEMATIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN EN LA
ADMINISTRACIÓN
Ideas de Fuerza:
Definir objetivos y ordenarlos por prioridad
Hacer las cosas ordenadamente,
Definirse responsables y roles
Simplificar procesos y mejorarlos continuamente
Hacer las cosas correctamente
Hacer lo importante no lo urgente
Minimizar esfuerzos
¿Qué nos
garantiza la
sistematización?
EVITAR PÉRDIDA DE
DINERO GANAR TIEMPO
PERDER
ENERGÍA
Definición de sistematización
Aplicación de diferentes técnicas que permitan una mejor distribución del
trabajo, establecimiento de responsabilidades y definición de la
participación de los diferentes entes administrativos de la organización
2.5.4 LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Definición:
La estructura organizacional se puede definir como la s distintas maneras en
que se puede dividir un trabajo dentro de una organización para alcanzar
luego de un trabajo coordinado el logro de objetivos comunes.¹
¹
Organigrama:
TRABAJO ENCARGADO
PRIMERA ETAPA
FECHA DE ENTREGA: JUEVES 26 DE NOVIEMBRE HASTA LAS 8 AM (AULA
VIRTUAL)
1. QUÉ TIPO DE EMPRESA SE DESEA CONSTITUIR: SERVICIOS, EJECUTOR DE
OBRAS, CONSULTORIAS, ETC
2. DETERMINAR EL NOMBRE DE LA EMPRESA
3. PERSONA NATURAL O JURÍDICA?
4. AVERIGUAR EL PROCEDIMIENTO COMPLETO PARA LA CONSTITUCIÓN DE
LA EMPRESA
DEFINITIVOS
1. BÚSQUEDA DEL NOMBRE EN REGISTROS PÚBLICOS
2. RESERVA DE LA RAZÓN SOCIAL EN SUNARP
3. MINUTA DE CONSTITUCIÓN DE LA EMPRESA
4. ESCRITURA PÚBLICA ANTE NOTARIO
5. INSCRIPCIÓN DE ESCRITURA ANTE SUNARP
6. AUTORIZACIÓN DE COMPROBANTES DE PAGO ANTE SUNAT
7. LEGALIZACIÓN DE LIBROS CONTABLES
8. AUTORIZACIÓN DE LIBRO DE PLANILLAS DE PAGO ANTE EL MINISTERIO
DE TRABAJO
9. INSCRIPCIÓN DE TRABAJADORES EN ESSALUD
10.INSCRIPCIÓN EN REMYPE
11.INSCRIPCIÓN EN OSCE
12.CERTIFICACIÓN DE ZONIFICACIÓN Y VÍAS
13.CERTIFICACIÓN DE DEFENSA CIVIL
14.LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO DE LA MUNICIPALIDAD RESPECTIVA