Mejora del tiempo de respuesta a los Mejora del tiempo de respuesta a los remitentes de documentos mediante remitentes de documentos mediante

la aplicación de un sistema de la aplicación de un sistema de trámite documentario en una trámite documentario en una

facultad.facultad.

Seminario de Tesis ISeminario de Tesis I

Propuesta de TesisPropuesta de Tesis

16 Diciembre 200616 Diciembre 2006Franco Huertas, Joel Franco Huertas, Joel FranciscoFrancisco

TesistaTesista

Franco Huertas Joel FranciscoFranco Huertas Joel Francisco Especialidad: Ingeniería de Especialidad: Ingeniería de

SistemasSistemas Centro de Estudios: Universidad Centro de Estudios: Universidad

Nacional de IngenieríaNacional de Ingeniería Ciclo: 9noCiclo: 9no Email: joelf20@hotmail.comEmail: joelf20@hotmail.com

PROPUESTAPROPUESTA

TITULOTITULO

Mejora del tiempo de respuesta a los Mejora del tiempo de respuesta a los remitentes de documentos mediante remitentes de documentos mediante

la aplicación de un sistema de la aplicación de un sistema de trámite documentario en una trámite documentario en una

facultad.facultad.

JUSTIFICACIÓN DEL JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMAPROBLEMA

La investigación es conveniente realizarla porque permitirá La investigación es conveniente realizarla porque permitirá reducir el número de horas-hombre que se dedica al reducir el número de horas-hombre que se dedica al trámite documentario (Aproximadamente en un 30%), lo trámite documentario (Aproximadamente en un 30%), lo cuál hará posible que se dedique tiempo a otras cuál hará posible que se dedique tiempo a otras actividades importantes de la mesa de partes de la FIIS y actividades importantes de la mesa de partes de la FIIS y así mejore su rendimiento. así mejore su rendimiento.

Todas las organizaciones poseen un departamento de Todas las organizaciones poseen un departamento de trámite documentario, por lo tanto la investigación trámite documentario, por lo tanto la investigación analizará su funcionamiento a fin de mejorarlo. Los analizará su funcionamiento a fin de mejorarlo. Los beneficios que se derivarán de la investigación es beneficios que se derivarán de la investigación es principalmente satisfacer las consultas de los remitentes principalmente satisfacer las consultas de los remitentes de trámites documentarios en un tiempo corto, y la mejor de trámites documentarios en un tiempo corto, y la mejor gestión de los trámites, lo cual facilitará el trabajo del gestión de los trámites, lo cual facilitará el trabajo del encargado de del departamento de trámite documentario y encargado de del departamento de trámite documentario y contribuirá al prestigio de la facultad.contribuirá al prestigio de la facultad.

La propuesta es innovadora porque trata de automatizar La propuesta es innovadora porque trata de automatizar una parte del proceso de trámite documentario y beneficiar una parte del proceso de trámite documentario y beneficiar a los usuarios.a los usuarios.

ÁMBITO DE LA ÁMBITO DE LA INVESTIGACIÓNINVESTIGACIÓN

El alcance de la investigación se El alcance de la investigación se limita sólo a la mesa de partes de la limita sólo a la mesa de partes de la facultad de ingeniería industrial y de facultad de ingeniería industrial y de sistemas de la UNI en el periodo sistemas de la UNI en el periodo marzo-julio 2007.marzo-julio 2007.

EL PROBLEMAEL PROBLEMA

Identificamos como problema Identificamos como problema principal la demora en dar respuesta principal la demora en dar respuesta a las consultas de los remitentes de a las consultas de los remitentes de documentos.documentos.

OBJETIVOOBJETIVO

Demostrar que la aplicación de un sistema Demostrar que la aplicación de un sistema de información de trámite documentario de información de trámite documentario reduce el tiempo de respuesta a las reduce el tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de consultas de los remitentes de documentos.documentos.

Mejorar el tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de documentos Mejorar el tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de documentos mediante la aplicación de un sistema de trámite documentario (Reducirlo en un 65%)mediante la aplicación de un sistema de trámite documentario (Reducirlo en un 65%)

Automatizar una parte del proceso de trámite documentario.Automatizar una parte del proceso de trámite documentario. Permitir que los trámites se procesen más rápido.Permitir que los trámites se procesen más rápido. Reducir el tiempo que se invierte en dar mantenimiento y/o actualización de los Reducir el tiempo que se invierte en dar mantenimiento y/o actualización de los

trámites.trámites. Reducir el tiempo que se invierte en dar mantenimiento y/o actualización de los Reducir el tiempo que se invierte en dar mantenimiento y/o actualización de los

datos personales u otra información de los remitentes de trámites.datos personales u otra información de los remitentes de trámites.

REFERENCIASREFERENCIAS

METODOLOGÍA DE LA METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓNINVESTIGACIÓN

TIPO DE INVESTIGACIÓNTIPO DE INVESTIGACIÓN

La presente investigación es del tipo correlacional, porque La presente investigación es del tipo correlacional, porque se pretenderá estudiar cómo afecta la aplicación de un se pretenderá estudiar cómo afecta la aplicación de un sistema de trámite documentario, cuyo indicador es el sistema de trámite documentario, cuyo indicador es el número de trámites que tiene registrado, al tiempo de número de trámites que tiene registrado, al tiempo de respuesta a los remitentes de documentos (variable respuesta a los remitentes de documentos (variable dependiente), es decir saber cómo se puede comportar la dependiente), es decir saber cómo se puede comportar la variable dependiente conociendo el comportamiento de la variable dependiente conociendo el comportamiento de la variable independiente. También, la literatura nos muestra variable independiente. También, la literatura nos muestra que han habido investigaciones que se relacionan con el que han habido investigaciones que se relacionan con el problema que aborda esta investigación (referencias).problema que aborda esta investigación (referencias).

El tipo de diseño es experimental, por las siguientes El tipo de diseño es experimental, por las siguientes razones:razones: Se puede manipular intencionalmente la variable Se puede manipular intencionalmente la variable

independienteindependiente Se puede medir de manera confiable el efecto que tiene Se puede medir de manera confiable el efecto que tiene

la variable independiente sobre la variable dependientela variable independiente sobre la variable dependiente

DISEÑO DEL EXPERIMENTODISEÑO DEL EXPERIMENTO

OBJETO DE LA OBJETO DE LA INVESTIGACIÓNINVESTIGACIÓN

El objeto de investigación viene a ser un El objeto de investigación viene a ser un documento, el cual es procesado en la Mesa de documento, el cual es procesado en la Mesa de Partes de la FIIS.Partes de la FIIS.

POBLACIÓNPOBLACIÓN La población son todos los documentos que La población son todos los documentos que

procesa la mesa de partes de la FIIS en el periodo procesa la mesa de partes de la FIIS en el periodo Marzo-Julio de 2007. El tamaño de la población es Marzo-Julio de 2007. El tamaño de la población es aproximadamente 90 documentos por mes.aproximadamente 90 documentos por mes.

MUESTRAMUESTRA Se determinará el tamaño de la muestra sin ajustar n’, luego Se determinará el tamaño de la muestra sin ajustar n’, luego

se obtendrá el tamaño de la muestra “n”. Se procede a se obtendrá el tamaño de la muestra “n”. Se procede a dividir n entre el tamaño de la población N. Dicho factor dividir n entre el tamaño de la población N. Dicho factor constante se multiplica a la población de cada estrato y se constante se multiplica a la población de cada estrato y se tiene el tamaño de la muestra de cada estrato. tiene el tamaño de la muestra de cada estrato.

Donde aproximadamente el error estándar es 0.224 y la varianza Donde aproximadamente el error estándar es 0.224 y la varianza de 5minutos. Tenemos entonces que la muestra es de 48 de 5minutos. Tenemos entonces que la muestra es de 48 documentos.documentos.

V: error estándarV: error estándar

SS22: varianza de la muestra: varianza de la muestra

VARIABLESVARIABLES

Variables independientes:Variables independientes:Método de procesamiento de Método de procesamiento de trámite documentariotrámite documentario EE

XXPPEERRII

MMEENNTTOO

Variables dependientes:Variables dependientes:Tiempo de respuesta a las Tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de consultas de los remitentes de documentos.documentos.

Instrumento de mediciónInstrumento de mediciónSe define el indicador: Se define el indicador: “Número de trámites “Número de trámites registrados'”, el cuál nos dirá registrados'”, el cuál nos dirá cuántos trámites tiene cuántos trámites tiene registrado el sistema. Para registrado el sistema. Para recolectar este dato, se llenará recolectar este dato, se llenará un pequeño formulario donde un pequeño formulario donde se indique cuántos trámites se indique cuántos trámites tiene registrado el sistema.tiene registrado el sistema.

Instrumento de mediciónInstrumento de mediciónSe utilizará una encuesta muy Se utilizará una encuesta muy breve donde se especificará: breve donde se especificará: El tipo de trámite El tipo de trámite documentario, fecha y hora en documentario, fecha y hora en que se inició la consulta del que se inició la consulta del remitente y finalmente la fecha remitente y finalmente la fecha y hora en que se satisfizo la y hora en que se satisfizo la consulta del remitente.consulta del remitente.

DISEÑO EXPERIMENTALDISEÑO EXPERIMENTALPropuesta inicial:

Propuesta final:

HIPÓTESISHIPÓTESIS HHii: El tiempo de respuesta a las consultas de los : El tiempo de respuesta a las consultas de los

remitentes de documentos utilizando un sistema remitentes de documentos utilizando un sistema de información de trámite documentario de información de trámite documentario es es menormenor al tiempo de respuesta a las consultas de al tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de documentos si no se utiliza el los remitentes de documentos si no se utiliza el sistema.sistema.

HHoo: El tiempo de respuesta a las consultas de los : El tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de documentos utilizando un sistema remitentes de documentos utilizando un sistema de información de trámite documentario de información de trámite documentario no es no es menormenor al tiempo de respuesta a las consultas de al tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de documentos si no se utiliza el los remitentes de documentos si no se utiliza el sistema.sistema.

MODELO DE SOLUCIÓNMODELO DE SOLUCIÓN

MODELO DE SOLUCIÓNMODELO DE SOLUCIÓN

1.1. Análisis del problemaAnálisis del problema

2.2. Diseño, implementación e instalación del Diseño, implementación e instalación del SoftwareSoftware

3.3. Selección de la muestraSelección de la muestra

4.4. Aplicación del Software a un grupo de la Aplicación del Software a un grupo de la muestramuestra

5.5. Recolección de datos de toda la muestra.Recolección de datos de toda la muestra.

6.6. Análisis de datosAnálisis de datos

7.7. Se repite desde el punto número 3Se repite desde el punto número 3

Proceso administrativoProceso administrativo

Según el estatuto de la mesa de partes de la FIIS, Según el estatuto de la mesa de partes de la FIIS, el horario de atención empieza a las 8 de la el horario de atención empieza a las 8 de la mañana y termina a las 5pm.mañana y termina a las 5pm.

Durante el transcurso del horario de trabajo, el Durante el transcurso del horario de trabajo, el encargado de mesa de partes y/o su ayudante encargado de mesa de partes y/o su ayudante procesarán 24 documentos manualmente y 24 procesarán 24 documentos manualmente y 24 documentos utilizando el sistema, de manera que documentos utilizando el sistema, de manera que se completa la muestra de 48 documentos.se completa la muestra de 48 documentos.

Los documentos, una vez registrados, son Los documentos, una vez registrados, son susceptibles a ser consultados por los remitentes a susceptibles a ser consultados por los remitentes a cualquier hora del día, de 8am a 5pm, para saber cualquier hora del día, de 8am a 5pm, para saber su estado o cómo se encuentra su trámite. Cuando su estado o cómo se encuentra su trámite. Cuando ocurra dicho evento, el encargado de mesa de ocurra dicho evento, el encargado de mesa de partes y/o su ayudante atenderán la consulta partes y/o su ayudante atenderán la consulta manualmente o utilizando el sistema, si el manualmente o utilizando el sistema, si el documento que presentó el remitente se encuentra documento que presentó el remitente se encuentra en el grupo de los procesados manualmente o por en el grupo de los procesados manualmente o por el sistema respectivamente.el sistema respectivamente.

También, durante la consulta el encargado de También, durante la consulta el encargado de mesa de partes o su ayudante llenará la encuesta mesa de partes o su ayudante llenará la encuesta para el registro del tiempo de respuesta que se para el registro del tiempo de respuesta que se mostró en la encuesta anterior.mostró en la encuesta anterior.

Luego de transcurrido una semana Luego de transcurrido una semana aproximadamente, se recabarán las encuestas aproximadamente, se recabarán las encuestas llenadas y se procederá su respectivo análisis. llenadas y se procederá su respectivo análisis. Luego el experimento se repite para otro grupo de Luego el experimento se repite para otro grupo de documentos.documentos.

DISEÑO DEL SOFTWAREDISEÑO DEL SOFTWARERequerimientos funcionales:

Diagrama de casos de usoDiagrama de casos de uso

Pantallas principalesPantallas principales

ANÁLISIS DE FACTIBILIDADANÁLISIS DE FACTIBILIDAD

DATOS Y EXPERIMENTOSDATOS Y EXPERIMENTOS

El mecanismo de muestreo es El mecanismo de muestreo es probabilístico estratificado.probabilístico estratificado.

Se determinará el tamaño de la muestra sin ajustar n’, luego se obtendrá Se determinará el tamaño de la muestra sin ajustar n’, luego se obtendrá el tamaño de la muestra “n”. Se procede a dividir n entre el tamaño de la el tamaño de la muestra “n”. Se procede a dividir n entre el tamaño de la población N. Dicho factor constante se multiplica a cada estrato. población N. Dicho factor constante se multiplica a cada estrato.

El experimento es repetibleEl experimento es repetible La fuente de datos se obtendrá de la mesa La fuente de datos se obtendrá de la mesa

de partes de la FIIS a través de encuestas.de partes de la FIIS a través de encuestas.

RECURSOSRECURSOS

Hardware Una computadora pentium 4Rational RoseErwinSQL Server 2000Power Builder

Otros Material para elaborar encuestas

Software

PLAN DE TRABAJOPLAN DE TRABAJO

COSTOSCOSTOS

Costo del Proyecto

Monto en dólares (por los 5 meses)

Costo Mensual en

dólaresSueldo 2500 500Costo de transacción y negociación 250 50Costo del expermiento 20 4Costo del muestreo 10 2Licencia del SQL Server 1500 300Licencia del Power Builder 3000 600Total 7280 1456

MARCO TEÓRICOMARCO TEÓRICO

PROCESO DE TRÁMITE PROCESO DE TRÁMITE DOCUMENTARIODOCUMENTARIO

RemitenteRemitenteMesa de PartesMesa de PartesDestinatarioDestinatarioTrámiteTrámiteTiempo de respuesta a los Tiempo de respuesta a los

remitentesremitentesProceso de trámite documentarioProceso de trámite documentario

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE SISTEMA DE INFORMACIÓN DE TRÁMITE DOCUMENTARIOTRÁMITE DOCUMENTARIO

CONCLUSIONESCONCLUSIONES

CONCLUSIONESCONCLUSIONES ViabilidadViabilidad

El tema que se ha investigado es viable porque se ha El tema que se ha investigado es viable porque se ha definido claramente el objeto de la investigación, el cuál definido claramente el objeto de la investigación, el cuál es un documento. Se ha definido claramente las es un documento. Se ha definido claramente las variables dependientes e independientes. El software a variables dependientes e independientes. El software a utilizar está casi terminado, lo cuál demandará a lo más utilizar está casi terminado, lo cuál demandará a lo más un mes en mejorarlo. Los resultados de cada un mes en mejorarlo. Los resultados de cada experimento se estima que demorarán a lo más una experimento se estima que demorarán a lo más una semana. También la muestra de la población es mayor semana. También la muestra de la población es mayor a uno, ya que son todos los trámites documentarios que a uno, ya que son todos los trámites documentarios que procesa la Mesa de Partes de la FIIS. El experimento es procesa la Mesa de Partes de la FIIS. El experimento es repetible y no depende de terceras personas.repetible y no depende de terceras personas.

CONCLUSIONESCONCLUSIONES

JustificaciónJustificación

El tema investigado está justificado El tema investigado está justificado porque permitirá reducir el número de porque permitirá reducir el número de horas-hombre en el procesamiento de horas-hombre en el procesamiento de trámites, lo cual implica un ahorro trámites, lo cual implica un ahorro importante para la oficina de Mesa de importante para la oficina de Mesa de Partes. También, permitirá resolver los Partes. También, permitirá resolver los problemas que se pueden incurrir al problemas que se pueden incurrir al procesar un trámite en forma manual.procesar un trámite en forma manual.

CONCLUSIONESCONCLUSIONES

Diseño del experimentoDiseño del experimento

El diseño de experimento elaborado El diseño de experimento elaborado permitirá registrar los resultados en dos permitirá registrar los resultados en dos grupos, el primero es el de solicitudes y el grupos, el primero es el de solicitudes y el segundo es el de otros documentos, a los segundo es el de otros documentos, a los cuales algunos serán afectados por la cuales algunos serán afectados por la aplicación del sistema de información de aplicación del sistema de información de trámite documentario y otros no. El trámite documentario y otros no. El registro de los datos en el diseño de registro de los datos en el diseño de experimento propuesto será por cada mes.experimento propuesto será por cada mes.