Planificación y Control de Proyectos con Primavera P6 Project Management

– Nivel Avanzado -

Ing. Edwin MonzónPMP, PMI-SP, PMI-RMP, MCTS, MCT.edwin.monzon@minerapanama.com

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Expositor

Ing. Edwin MonzónPMP, PMI-SP, PMI-RMP, MCTS, MCT.edwin.monzon@minerapanama.com

� Ingeniero Civil graduado en la Pontificia Universidad Católica del Perú con estudios enAdvanced Project Management de Stanford University (SCPM) y certificado comoProject Management Professional (PMP), Project Scheduling Professional (PMI-SP) yProject Risk Management Professional (PMI-RMP) por el Project Management Institute.Además certificado como Microsoft Certified Technology Specialist en Ms. Project(MCTS).

� Especialista en Planificación y Control de Proyectos de Construcción y Minería. Haparticipado en diversos proyectos y programas de infraestructura minera, metalúrgica,gasífera, industrial y civil. Actualmente labora en Minera Panamá dentro del equipo deControl de Proyectos en el Cobre Panama Project (US$ 5B).

� Docente de Project Management, Scheduling, Project Controls y Herramientas deGestión de Proyectos (Ms. Project 2007, Primavera P6 Project Management, PrimaveraRisk Analysis, @Risk for Project) en diversas compañías y universidades del medio.Expositor en diferentes congresos y seminarios de gerencia de proyectos yconstrucción.

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1. Introducción2. Primavera P6 Project Management3. Control del Proyecto4. Administración de la Seguridad 5. Preferencias Administrativas6. Methodology Management7. Cálculo de la Programación8. Nivelación de Recursos9. Actualizando Líneas Base10. Definiendo Presupuestos11. Reflexión12. Auto Compute Actuals13. Claim Digger

Agenda

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14. Gestión de Portafolios15. Earned Value Management16. Análisis Tracking17. Códigos de Proyectos 18. Campos Personalizados19. Global Change20. Documentos de Referencia21. Thresholds & Issues22. Análisis Cualitativo de Riesgos23. Assignments24. Exportación/Importación entre P6 y Excel25. Exportación/Importación entre P6 y Ms. Project

Agenda

1. Introducción

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1. Introducción

� La complejidad de los proyectos es muy variable.� Softwares de planificación: Recomendación u obligación ?� Implementación de las herramientas de planificación en el ciclo de

vida del proyecto.

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1. Introducción

� Nacimiento de los softwares con categoría de herramientas deplanificación.

� Todos los softwares de planificación son iguales ?� Características comunes y facetas diferenciadoras.� Ventajas de Primavera:

� Trabaja con base de datos grandes� Reportabilidad� Enfoque PMBOK� Integración con Microsoft y otros.

2. Primavera P6 Project Management

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2. Primavera P6 Project Management

� Productos Primavera

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2. Primavera P6 Project Management

� Evolución de Primavera

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2. Primavera P6 Project Management

� Enlace P6: PM-MM-Web

3. Control del Proyecto

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3. Control del Proyecto

� Proceso de Actualización�La actualización de avance de las actividades

se desarrolla a través de los siguientes 3 pasos:� Definición de la fecha de corte.� Actualización de duraciones.� Actualización de recursos y costos.� Actualización de progreso.

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3. Control del Proyecto

� Definición de la Fecha de Corte�Es la fecha donde se evalúa el estado del

proyecto.�Puede ser semanal, mensual, etc.

dependiendo del plazo total del proyecto.�P6 lo denomina Data Date

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3. Control del Proyecto

� Definición de la Fecha de Corte�El data date se configura a través de:

� Menú Tools� Schedule� Current Data Date

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3. Control del Proyecto

� Definición de la Fecha de Corte

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3. Control del Proyecto

� Actualización de Duraciones�La actualización de duraciones se desarrolla

en la pestaña Status de la ventana de detalles de actividades.

�Esta actualización se desarrolla en 2 casos:� Caso de hitos.� Caso de actividades.

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3. Control del Proyecto

� Actualización de Duraciones� Caso Hitos

� Actualizar Started más la fecha en hitos de inicio.� Actualizar Finished más la fecha en hitos de fin.

� Caso Actividades� Si la Actividad ha concluido

� Actualizar Started más la fecha de inicio real.� Actualizar Finished más la fecha de fin real.

� Si la Actividad todavía no ha concluido� Actualizar Started más la fecha de inicio real.� Actualizar el remaining duration.

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3. Control del Proyecto

� Actualización de Recursos y Costos�La actualización de recursos/costos se

desarrolla en la pestaña Resources de la ventana de detalles de actividades.

�Esta actualización se desarrolla en 2 casos:� Caso de actividades que han concluido.� Caso de actividades que no han concluido.

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3. Control del Proyecto

� Actualización de Recursos y Costos�Caso de actividades que han concluido.

� Actualizar Actual Units.� Actualizar Actual Cost.

�Caso de actividades que no han concluido.� Actualizar Actual Units y Remaining Units� Actualizar Actual Cost y Remaining Cost.

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3. Control del Proyecto

� Actualización del Progreso�Definir el Activity Type�Si el progreso es del tipo duration o units, el

progreso se actualizará automáticamente. Si el progreso es del tipo physical, este deberá ser ingresado manualmente.

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� Actualización del Progreso�Tipos de Progreso

� Duración: Basado en la duración de la actividad.Se calcula como:

� % = (Original Dur – Remaining Dur) / Original Dur.

� Physical: Basado en progreso físico. Ingresadomanualmente.

� Units: Basado en las HH de la actividad. Secalcula como:

� % = (Actual LU + Actual NLU)/(Actual LU + Actual NLU +Remaining LU + Remaining NLU)

3. Control del Proyecto

4. Administración de la Seguridad

24

4. Administración de la Seguridad

� Modelo de Seguridad de Usuario

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� Relación OBS-Usuario (Users)

� Menú Entreprise / OBS� Pestaña Users� Botón Assign

4. Administración de la Seguridad

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� Relación OBS-Usuario (Responsibility)

� Menú Entreprise / OBS� Pestaña Responsability

4. Administración de la Seguridad

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4. Administración de la Seguridad

� Perfil de Seguridad - Global

� Menú Admin / Security Profile

� Botón Global Profiles� Add Profile Name� Check Has Privilege

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4. Administración de la Seguridad

� Creación de Usuarios - General

� Menú Admin / Users� Pestaña General� Botón Add� Login Name� Personal Name

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4. Administración de la Seguridad

� Creación de Usuarios - Contact

� Menú Admin / Users� Pestaña Contact� Email Address� Office Phone

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4. Administración de la Seguridad

� Creación de Usuarios - Global Access

� Menú Admin / Users� Pestaña Global Access� Botón Add� Seleccionar: Global

Security Profile� Check: All Resource

Access

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4. Administración de la Seguridad

� Creación de Usuarios - Project Access

� Menú Admin / Users� Pestaña Project Access� Botón Assign� Seleccionar OBS� Seleccionar Security

Profile

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4. Administración de la Seguridad

� Creación de Usuarios - Module Access

� Menú Admin / Users� Pestaña Module Access� Check Access

5. Preferencias Administrativas

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5. Preferencias Administrativas

� Pestaña General

� Menú Admin / Admin Preferences

� Pestaña General� Code Separator� Starting day of week� Activity Duration

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5. Preferencias Administrativas

� Pestaña Timesheets

� Menú Admin / Admin Preferences

� Pestaña Timesheets� Se requiere módulo

Timesheets

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5. Preferencias Administrativas

� Pestaña Data Limits

� Menú Admin / Admin Preferences

� Pestaña Data Limits� Niveles de estructura

jerárquica

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5. Preferencias Administrativas

� Pestaña Id Lengths

� Menú Admin / Admin Preferences

� Pestaña Id Lengths� Número máximo de

carácteres

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5. Preferencias Administrativas

� Pestaña Time Periods

� Menú Admin / Admin Preferences

� Pestaña Time Periods� Hours per time period� Time period

abbreviations

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5. Preferencias Administrativas

� Pestaña Earned Value

� Menú Admin / Admin Preferences

� Pestaña Earned Value� Technique for

computing performance percent complete

� Technique for computing Estimate to Complete (ETC)

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5. Preferencias Administrativas

� Pestaña Reports

� Menú Admin / Admin Preferences

� Pestaña Reports� 3 juegos de

encabezados, pie de página y etiqueta personalizada para reportes

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5. Preferencias Administrativas

� Pestaña Options

� Menú Admin / Admin Preferences

� Pestaña Options� Specify the interval to

summarize and store resource spreads

� Project Architect� Web Access Server

URL� Workflow Administrator� Contract Management

URL

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5. Preferencias Administrativas

� Pestaña Rate Types

� Menú Admin / Admin Preferences

� Pestaña Rate Types� Permite editar el

nombre del “Price/Unit” en “Defaul Tittle”

6. MethodologyManagement

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6. Methodology Management

� Methodology Management dentro del Suite Enterprise

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6. Methodology Management

� Acceso al Methodology Management

� Start / All Programs / Oracle-Primavera P6 / Methodology Management

� Login name: admin� Password: admin

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6. Methodology Management

� Creación de Metodología

� Menú File / New� Methodology Name /

Next� Methodology Type /

Next

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6. Methodology Management

� Creación de Metodología

� Methodology Properties / Next

� Congratulations / Finish

48

6. Methodology Management

� Abriendo una Metodología Existente

� Menú File / Open� Seleccionar

metodología� Botón Open

49

6. Methodology Management

� Copiando una Metodología Existente

� Abrir metodología a copiar

� Menú File / Copy� New Methodology

Name

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6. Methodology Management

� Borrando una Metodología Existente

� Abrir metodología a borrar

� Menú File / Delete� Are you sure you want

to delete?� Botón Yes

51

6. Methodology Management

� Propiedades de Metodología

� Menú Methodology / Methodology Properties

� Pestañas General / Codes / Notebook / Ids / Costs / Links

52

6. Methodology Management

� Exportando una Metodología

� Abrir metodología ha exportar

� Menú File / Export� Export Type / Next� File Name / Next� Botón Finish

53

6. Methodology Management

� Importando una Metodología

� Menú File / Import� ImportType / Next� File Name / Next

54

6. Methodology Management

� Importando una Metodología

� Import from XER / Next� Update Methodology

Options / Next� Botón Finish

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6. Methodology Management

� Creando proyectos a partir de metodologías

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6. Methodology Management

� Creando proyectos a partir de metodologías

� Abrir Project Management

� Menú File / New� Select EPS / Next� Project Id & Project

Name / Next

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6. Methodology Management

� Creando proyectos a partir de metodologías

� Project Start & End Dates / Next

� Responsible Manager / Next

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6. Methodology Management

� Creando proyectos a partir de metodologías

� Assignment Rate Type / Next

� Project Architect / Next

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6. Methodology Management

� Creando proyectos a partir de metodologías

� Welcome / Next� Select Base or Plug in? /

Next

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6. Methodology Management

� Creando proyectos a partir de metodologías

� Select Base Methodology / Next

� Estimate Size & Complexity / Next

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6. Methodology Management

� Creando proyectos a partir de metodologías

� Tailor WBS / Next� Botón Tailor

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6. Methodology Management

� Creando proyectos a partir de metodologías

� Tailor WP & Docs / Next� Tailoring Overview / Next

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6. Methodology Management

� Creando proyectos a partir de metodologías

� Assignment Rate Type / Next

� Responsible Manager / Next

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6. Methodology Management

� Creando proyectos a partir de metodologías

� Update Project Options / Next

� Save Base Methodology / Next

� Botón Finish

7. Cálculo de la Programación

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7. Cálculo de Programación

� Cálculo del Proyecto

� Menú Tools / Schedule (F9)

� Celda Current Data Date� Botón Schedule

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7. Cálculo de Programación

� Opciones de Programación

� Menú Tools / Schedule (F9)

� Pestaña General� Opciones Generales

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7. Cálculo de Programación

� Opciones de Programación

� Menú Tools / Schedule (F9)

� Pestaña Advanced� Opciones Avanzadas

8. Nivelación de Recursos

70

8. Nivelación de Recursos

� Cálculo del Proyecto

� Menú Tools / Level Resources

9. Actualizando Líneas Base

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9. Actualizando Líneas Base

� Creación de Líneas Base

� Menú Project / Maintain Baselines

� Botón Add� Save a copy of the current

project as a new baseline / OK

� Baseline name� BAseline Type

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9. Actualizando Líneas Base

� Asignación de Línea Base

� Menú Projects / Assign Baselines

� Project baseline� User Baselines� Botón OK

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9. Actualizando Líneas Base

� Actualización de Línea Base

� Menú Projects / Maintain Baselines

� Seleccionar línea base� Botón Update� When update project data,

include� Specify the activity, to

include� Log to file� Botón Update

10. Definiendo Presupuestos

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10. Definiendo Presupuestos

� Top-Down Planning

� Vista Projects� Seleccionar nodo del EPS

o Proyecto� Vista de detalles de

proyecto� Pestaña Budget Log� Definir el presupuesto en

Original Budget

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10. Definiendo Presupuestos

� Mudanza de Presupuesto

� Vista Projects� Seleccionar nodo del EPS

o Proyecto� Vista de detalles de

proyecto� Pestaña Budget Log� Budget Change Log /

Botón Add� Ingresar: Date / Amount /

Responsible / Status / Reason / Change Number

78

10. Definiendo Presupuestos

� Flujo de Caja Mensual

� Vista Projects� Seleccionar nodo del EPS

o Proyecto� Vista de detalles de

proyecto� Pestaña Spending Plan� Ingresar datos en campos:

Spending Plan y Benefit Plan

� El resto de columnas son autocalculadas

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10. Definiendo Presupuestos

� Resumen del Presupuesto

� Vista Projects� Seleccionar nodo del EPS

o Proyecto� Vista de detalles de

proyecto� Pestaña Budget Summary� Se muestra un resumen

de las pestañas Budget Log y Spending Plan

80

10. Definiendo Presupuestos

� Origen de los Recursos Financieros

� Menú Enterprise / Funding Sources

� Botón Add� Founding Source Name

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10. Definiendo Presupuestos

� Origen de los Recursos Financieros

� Vista Projects� Seleccionar nodo del EPS

o Proyecto� Vista de detalles de

proyecto� Pestaña Funding� Botón Add� Asignar Amount y Fund

Share

11. Reflexión

83

� Creación de Reflexión

� Seleccionar el proyecto� Clic derecho� Create reflection

11. Reflexión

84

� Ejecución de Reflexión

� Seleccionar el proyecto reflexión

� Clic derecho� Merge reflection into

source project

11. Reflexión

85

� Opciones de Reflexión

� Group Changes by� Prior to merging� After merging� Botón Merge changes

11. Reflexión

12. Auto Compute Actuals

87

12. Auto Compute Actuals

� Auto Cálculo de Actividad

� Inserta columna “Auto Compute Actuals” en vista Activities

� Menú Tools / Apply Actuals� Seleccione New Data Date� Botón Apply

88

12. Auto Compute Actuals

� Auto Cálculo de Recursos

� Vista Resources� Seleccionar Recurso� En ventana de detalles

seleccionar la pestaña “Detail”

� Check en Auto Compute Actuals

13. Claim Digger

90

13. Claim Digger

� Configuración General

� Cerrar todos los proyectos abiertos

� Menú Tools / Claim Digger� Select revised project� Select original project or

baseline� Send report to: HTML File� Output file: ruta� Botón Compare

91

13. Claim Digger

� Opciones Avanzadas

� Botón Advanced� Specify the project data to

compare� Specify the activity data to

compare� Botón OK

14. Gestión de Portafolios

93

14. Gestión de Portafolios

� Creación del Portafolio

� Menú Enterprise / Project Portfolios

� Pestaña General� Celdas Name & Available

to

94

14. Gestión de Portafolios

� Asignación de Proyectos

� Pestaña Projects� Botón Assign

95

14. Gestión de Portafolios

� Abrir Portafolio

� Menú File / Select Project Portfolio

� Seleccionar Portafolio� Botón OK

96

14. Gestión de Portafolios

� Cerrar Portafolio

� Menú File / Select Project Portfolio

� Seleccionar All Projects� Botón OK

15. Earned ValueManagement

98

15. Earned Value Management

99

15. Earned Value Management

100

15. Earned Value Management

101

15. Earned Value Management

102

� Configuración de Preferencias

� Menú Admin / Admin Preferences

� Pestaña Earned Value� Technique for computing

performance percente complete

� Technique for computing Estimate to Complete (ETC)

� Earned value calculation

15. Earned Value Management

103

� Configuración del WBS

� Vista WBS� Pestaña Earned Value� Technique for computing

performance percente complete

� Technique for computing Estimate to Complete (ETC)

� Nota: Opciones por nivel de WBS

15. Earned Value Management

104

� Configuración del WBS Milestones

� Vista WBS� Pestaña WBS Milestones� Botón Add

15. Earned Value Management

105

� Columnas Earned Value

� Menú View / Columns / Customize

� Categoría: Earned Value� Seleccionar campo� Botón OK

15. Earned Value Management

16. Análisis Tracking

107

� Configuración Vista Tracking

� Vista Tracking� 4 Windows

16. Análisis Tracking

17. Códigos de Proyectos

109

� Creación de Códigos de Proyectos

� Menú Enterprise / Project Codes

� Botón Modify� Botón Add� Ingrese un código de

proyecto

17. Códigos de Proyectos

110

� Valores de Códigos de Proyectos

� Menú Enterprise / Project Codes

� Botón Add� Ingrese valores de código

de proyecto

17. Códigos de Proyectos

111

� Asignando Project Codes a Proyectos

� Vista Projects� Vista de detalles de

proyectos� Pestaña Codes� Botón Assign

17. Códigos de Proyectos

18. Campos Personalizados

113

� Creación de Campos Personalizados

� Menú Enterprise / User Defined Fields

� Seleccionar tipo de vista� Botón Add� Seleccionar Data Type

18. Campos Personalizados

114

� Asignación de Campos Personalizados

� Menú View / Columns� Categoría User Defined� Seleccionar campo

personalizado� Botón OK

18. Campos Personalizados

19. Global Change

116

� Creación de Global Change

� Menú Tools / Global Change

� Botón New� Asignar nombre en “Global

Change Name”� Asignar condición en

cuadro “If”� Asignar acción en cuadro

“Then”� Asignar acción 2 en

cuadro “Else”� Botón Change

19. Global Change

117

� Ejecución del Global Change

� Botón Change� Botón Cancel Change:

Cancela los cambios� Botón Commit Changes:

Aplica los cambios� Botón Save to file: Guarda

archivo log con los cambios (wordpad).

19. Global Change

20. Documentos de Referencia

119

� Pestaña General

� Vista WPs & Docs� Botón Add� Ingresar: Title, Reference

No, Status y Document Category

� Tambien puede ingresar: Version, Revision Date, Author, etc.

20. Documentos de Referencia

120

� Pestaña Description

� Ingresar breve descripción del documento adjunto

20. Documentos de Referencia

121

� Pestaña Files

� En Public Location adjuntar archivo asociado

� El botón Lunch abre el archivo asociado

20. Documentos de Referencia

122

� Pestaña Assignments

� El botón Assign Activity vincula el documento adjunto a una actividad.

� El botón Assign WBS vincula el documento adjunto a un nodo del WBS.

20. Documentos de Referencia

21. Thresholds & Issues

124

� Creación de Thresholds

� Abrir proyecto� Vista Thresholds� Botón Add� Asigne el Threshold

Parameter

21. Thresholds & Issues

125

� Pestaña General

� Asigne el Threshold Parameter, Lower Threshold, Upper Threshold, WBS to monitor, Detail to monitor, Status, etc.

21. Thresholds & Issues

126

� Pestaña Details

� Monitor Time Window� Threshold Issues

21. Thresholds & Issues

127

� Enlace con Vista Issues

� Vista Issues� Pestañas General, Details

y Notes.� Botones Add y Delete� Botones Send y

Discussion

21. Thresholds & Issues

22. Análisis Cualitativo de Riesgos

129

� Tipos de Riesgos

� Menú Admin / Admin Categories

� Pestaña Risk Types� Botón Add

22. Análisis Cualitativo de Riesgos

130

� Creación de Riesgos

� Vista Risks� Botón Add

22. Análisis Cualitativo de Riesgos

131

� Pestaña General

� Risk Name� Applies to WBS� Apllies to Resource� Responsible Manager� Risk Type� Status� Priority� Date Identified

22. Análisis Cualitativo de Riesgos

132

� Pestaña Description

� Breve descripción del riesgo

22. Análisis Cualitativo de Riesgos

133

� Pestaña Impact

� Impact Date� Impact� Probability

22. Análisis Cualitativo de Riesgos

134

� Pestaña Control

� Descripción de las actividades de control del riesgo analizado

22. Análisis Cualitativo de Riesgos

23. Assignments

136

� Pestaña General

� Vista Assignments� Pestaña General� Celdas: Activity name,

Resource, Role, Cost Account, Price/Unit, Rate Type, Primary Resource

23. Assignments

137

� Pestaña Planning

� Vista Assignments� Pestaña Planning� Celdas: Budget Units,

Budget Units/Time, Original Duration, Actual Units, Remaining Early Units, Remaining Units/Time, Remaining Duration.

23. Assignments

24. Exportación/Importación entre P6 y Excel

139

� Exportación P6-Excel

� Abrir proyecto� Menú File / Export� Export Format /

Spreadsheet (XLS)� Export Type / Activities

24. Exportación/Importación entre P6 y Excel

140

� Exportación P6-Excel

� Projects to Export� Select Template

24. Exportación/Importación entre P6 y Excel

141

� Exportación P6-Excel

� Botón Modify� Columns� Filter� Sort

24. Exportación/Importación entre P6 y Excel

142

� Exportación P6-Excel

� Select XLS File� Summary� Botón Finish

24. Exportación/Importación entre P6 y Excel

143

� Importación Excel-P6

� Menú File / Import� Import Format /

Spreadsheet (XLS)� Select Excel File / Select

file to import

24. Exportación/Importación entre P6 y Excel

144

� Importación Excel-P6

� Import type / Select the type of data to import

� Import Project Options / Select destination project

24. Exportación/Importación entre P6 y Excel

145

� Importación Excel-P6

� Summary� Botón Finish

24. Exportación/Importación entre P6 y Excel

25. Exportación/Importación entre P6 y Ms. Project

147

� Exportación P6-Ms. Project

� Menú File / Export� Export Format: Microsoft

Project (MPP) / Next� Export Type: Project / Next

25. Exportación/Importación entre P6 y Ms. Project

148

� Exportación P6-Ms. Project

� Project to export: Export file name / Next

� Template / Next� Botón Finish

25. Exportación/Importación entre P6 y Ms. Project

149

� Importación Ms. Project – P6

� Previamente guardar el archivo project como XML

� Menú File / Import� Import format: Microsoft

Project (XML) / Next� Files to import: Botón

Select y Celda Import to / Next

25. Exportación/Importación entre P6 y Ms. Project

150

� Importación Ms. Project – P6

� Template / Next� Import confirmation /

Botón Finish

25. Exportación/Importación entre P6 y Ms. Project

Consultas y Comentarios

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