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SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN......................................................................................................4
MARCO JURÍDICO – ADMINISTRATIVO................................................................6
PROCEDIMIENTOS.................................................................................................14
1. Adquisición por licitación pública..............................................................................15
2. Adquisición por invitación a cuando menos tres personas......................................33
3. Adquisición por adjudicación directa........................................................................51
4. Adquisición a través de compras menores..............................................................65
5. Enajenación por licitación pública............................................................................80
6. Enajenación por invitación a cuando menos tres personas.....................................96
7. Adjudicación directa.................................................................................................109
8. Adquisición de vales de gasolina.............................................................................119
9. Recepción y salida de bienes al almacén................................................................130
10. Alta de bienes de activo fijo por adquisición............................................................139
11. Cambio de adscripción de bienes de activo fijo.......................................................148
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12. Control y administración de bienes del activo fijo....................................................157
13. Baja de bienes de activo fijo.....................................................................................170
14. Conciliación del registro contable y el control físico de los bienes de activo fijo.....188
15. Baja de bienes de activo fijo por donación...............................................................201
16. Asignación del parque vehicular..............................................................................220
17. Suministro de combustible.......................................................................................232
18. Mantenimiento preventivo y correctivo del parque vehicular...................................243
19. Reparación mayor y reparaciones menores de vehículos y aplicación de bitácora 260
20. Supervisión del parque vehicular.............................................................................272
21. Seguro de vehículos.................................................................................................285
22. Inventario físico del almacén de bienes de consumo...............................................300
23. Toma del inventario físico de bienes de activo fijo...................................................309
24. Prestación de servicios y mantenimiento preventivo y correctivo............................329
25. Servicio de vigilancia................................................................................................341
26. Proyecto de instalaciones y distribución del espacio...............................................353
27. Soporte a unidades técnico – administrativas en eventos especiales.....................365
28. Traslado de materiales y equipos............................................................................373
29. Transporte de personal local y foráneo a eventos especiales.................................382
30. Correspondencia de entrada....................................................................................390
31. Correspondencia de salida.......................................................................................400
32. Archivo......................................................................................................................410
33. Preparación del Programa Anual de Adquisiciones.................................................419
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Procedimientos de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios tiene como
propósito fundamental, proporcionar las bases para la operación, en lo correspondiente a la
administración de los recursos materiales y de servicios, que deben seguir cada una de las unidades
técnico-administrativas que integran a la Procuraduría Agraria, a fin de optimizar y agilizar el proceso
administrativo.
Por lo que se refiere a la descripción de procedimientos se presentan los correspondientes a recursos
materiales y servicios, mismos que contienen sus respectivos objetivos, las políticas que orientan y
regulan su ejecución y la descripción de cada una de las actividades.
Con la finalidad de dar mayor claridad y tratando de presentar un esquema más objetivo, el Manual
de Procedimientos contiene de manera sencilla y clara los diagramas de flujo de cada uno de los
procedimientos.
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El marco normativo y los procedimientos establecidos en el documento son de carácter obligatorio y
de estricta observancia en su contenido, siendo la Dirección de Recursos Materiales y Servicios la
facultada para resolver las dudas que se generen con motivo de la interpretación y aplicación del
manual; así como su revisión, actualización y difusión en todas las unidades técnico-administrativas
de la Procuraduría Agraria.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
MARCO JURÍDICO ADMINISTRATIVO
Constitución Política de los Estados Unidos MexicanosDOF, 05-02-1917. Última reforma DOF 13-11-2007.
Leyes
Ley Agraria.DOF, 26-02-1992. Última reforma DOF, 09-07-1993.
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.DOF, 29-12-1976. Última reforma DOF, 01-10-2007.
Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.DOF, 30-03-2006. Última reforma DOF, 01-10-2007.
Ley del Impuesto al Valor Agregado.DOF, 29-12-1978. Última reforma DOF, 01-10-2007.
Ley del Impuesto sobre la Renta.
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DOF, 01-01-2002. Última reforma DOF, 01-10-2007.
Ley General de Bienes Nacionales.DOF, 20-05-2004. Última reforma DOF 31-08-2007.
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.DOF, 13-03-2002. Última reforma DOF, 21-08-2006.
Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.DOF, 31-03-2007. Sin reforma.
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.DOF, 04-01-2000. Última reforma DOF, 01-10-2007.
Ley de Planeación.DOF, 05-01-1983. Última reforma DOF, 13-06-2003.
Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismasDOF, 04-01-2000. Última reforma DOF, 01-10-2007.
Ley de Ingresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2008.DOF, 07-12-2007.
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.DOF, 11-06-2002. Última reforma DOF, 06-06-2006.
Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector Público.DOF, 19-12-2002. Última reforma DOF, 23-02-2005.
Códigos
Código Civil Federal.Publicado en el DOF en cuatro partes 26-05-1928, 14-07-1928, 03 y 31-08-1928. Última reforma DOF,13-04-2007.
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Código Federal de Procedimientos Civiles.DOF, 24-02-1943. Última reforma DOF, 13-06-2003.
Reglamentos
Reglamento del Instituto de Administración y Avalúos de Bienes Nacionales.DOF, 02-09-2004. Sin reforma.
Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.DOF, 28-06-2006. Última reforma DOF, 05-09-2007.
Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado.DOF, 04-12-2006. Sin reforma.
Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta.DOF, 17-10-2003. Última reforma DOF, 04-12-2006.
Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas. DOF, 20-08-2001. Última reforma DOF 29-11-2006.
Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.DOF, 20-08-2001. Última reforma DOF, 30-11-2006.
Reglamento Interior de la Secretaría de la Reforma Agraria.DOF, 15-01-2008.
Reglamento Interior de la Procuraduría Agraria. DOF, 28-12-1996. Sin reforma.
Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública GubernamentalDOF, 11-06-2003. Sin reforma.
Reglamento sobre el consumo de tabaco.
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DOF 27-07-2000. Sin reforma.
Estatutos
Estatuto del Servicio Profesional Agrario.DOF, 14-09-1994. Sin reforma.
Decretos
Decreto para realizar la entrega-recepción del informe de los asuntos a cargo de los servidores públicos y de los recursos que tengan asignados al momento de separarse de su empleo, cargo o comisión.DOF, 14-09-2005.
Decreto por el que se aprueba el Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012.DOF 31-05-2007.
Decreto por el que se aprueba el Programa Sectorial Agrario 2007-2012.DOF 22-01-2008.
Decreto que aprueba el Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal de 2008.DOF, 13-12-2007.
Acuerdos
Acuerdo que establece las bases administrativas generales respecto de las disposiciones legales que regulan la asignación y uso de los bienes y servicios que se pongan a disposición de los servidores públicos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.DOF, 04-01-1988.
Acuerdo por el que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal incluidas las Sociedades Nacionales de Crédito, Fideicomisos y Fondos de Fomento, en ejercicio de las atribuciones y funciones que les competen, deberán adoptar las medidas que permitan el aprovechamiento integral y óptimo de los recursos, infraestructura, equipos, bienes y materiales de oficina de que disponen.
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DOF, 19-04-1989.
Acuerdo que tiene por objeto establecer las normas y lineamientos que deberán adoptar las dependencias y entidades, incluidas las sociedades nacionales de crédito, fideicomisos y fondos de fomento, con el propósito de adecuar su organización, funcionamiento y objetivos a criterios de disciplina presupuestal, respecto de la autorización, asignación y utilización de los recursos de que dispongan los servidores públicos para el eficiente desempeño de las funciones encomendadas.DOF, 20-04-1989.
Acuerdo por el que se delega en el Secretario General la facultad de celebrar y firmar todos los convenios y contratos en las materias que se indican.DOF, 13-08-1992.
Acuerdo que establece las normas para autorizar la adquisición o arrendamiento de bienes muebles que realicen las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.DOF, 10-08-1993.
Acuerdo de Adscripción de las Unidades Administrativas de la Procuraduría Agraria.DOF, 24-01-1997.
Acuerdo por el que se establecen los lineamientos para el arrendamiento de inmuebles por parte de las Dependencias de la Administración Pública Federal, en su carácter de arrendatarias.DOF, 03-02-1997.
Acuerdo por el que se delega a los titulares de las Delegaciones y Residencias de la Procuraduría Agraria, la facultad de celebrar contratos y convenios de servicios de limpieza, vigilancia y arrendamiento de bienes muebles e inmuebles, necesarios para el adecuado funcionamiento de esas Unidades Administrativas.DOF, 17-02-1997.
Acuerdo que establece la información relativa a los procedimientos de licitación pública que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal deberán remitir a la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo por transmisión electrónica o en medio magnético, así como la documentación que las mismas podrán requerir a los proveedores para que éstos acrediten su personalidad en los procedimientos de licitación pública.DOF, 11-04-1997.
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Acuerdo que establece las normas que determinan como obligatoria la presentación de las declaraciones de situación patrimonial de los servidores públicos, a través de medios de comunicación electrónica.DOF, 19-04-2002.
Acuerdo que establece las disposiciones que deberán observar los servidores públicos al separarse de su empleo, cargo o comisión, para realizar la entrega- recepción del informe de los asuntos a su cargo y de los recursos que tengan asignados.DOF 13-10-2005.
Acuerdo por el que se establece el procedimiento para la recepción y disposición de obsequios, donativos o beneficios en general que reciben los servidores públicos.DOF 13-12-2006.
Acuerdo que establece los montos máximos de renta que las instituciones públicas federales podrán pactar durante el ejercicio fiscal 2008, en los contratos de arrendamiento de inmuebles que celebran. DOF 27-12-2007.
Documentos Normativos-Administrativos
Norma Oficial Mexicana NOM – 001-STPS-1993, relativa a las Condiciones de Seguridad e Higiene en los Edificios, Locales, Instalaciones y Áreas de los Centros de Trabajo.DOF, 08-06-1994.
Norma Oficial Mexicana NOM - 016 –STPS-1993, relativa a las Condiciones de Seguridad e Higiene en los Centros de Trabajo, referente a Ventilación.DOF, 06-07-1994.
Norma Oficial Mexicana NOM - 002 STPS 1994, relativa a las Condiciones de Seguridad para la Prevención y Protección contra incendios en los Centros de Trabajo.DOF, 20-07-1994. Aclaración DOF, 28-09-1994.
Norma que regula las jornadas y horarios de labores en la Administración Pública Federal Centralizada.DOF, 15-03-1999.
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Normas Internas de Trabajo de la Procuraduría Agraria.P.A. 18-05-2006.
Norma Oficial Mexicana NOM - 019 - STPS - 1993. Relativa a la constitución, registro y funcionamiento de las Comisiones de Seguridad e Higiene en los Centros de Trabajo.DOF, 05-12-1994. Aclaraciones DOF, 29-12-1994.
Normas que regulan los viáticos y pasajes para las comisiones en el desempeño de funciones en la Administración Pública Federal.DOF, 28-12-2007.
Normas conforme a las cuales se llevarán a cabo los avalúos y justipreciaciones de rentas a que se refiere la Ley General de Bienes Nacionales.DOF 27-09-2006.
Lineamientos y criterios generales para la enajenación de vehículos terrestres de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.DOF, 14-04-1997.
Lineamientos específicos para la aplicación y seguimiento de las medidas de austeridad y disciplina del Gasto de la Administración Pública Federal.DOF, 29-12-2006.
Otras Disposiciones
Lista de valores mínimos para desechos de bienes muebles que generen las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.DOF, 27-02-2007.
Lineamientos que deberán observar las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal en los procedimientos de contratación de seguros de bienes patrimoniales y de personas.DOF, 04-08-1997.
Manual de Procedimientos en materia de Representación Legal.Noviembre de 2006. Normateca Interna de la Procuraduría Agraria.
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Las demás normatividad aplicable y de observancia obligatoria publicada en la Normateca Federal y Interna de la Procuraduría Agraria, en materia de administrativa y financiera.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
01 ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................17
NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................18
DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................21
DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................29
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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Suministrar bienes mediante el proceso de Licitación Pública Nacional o Internacional para la
obtención de las mejores condiciones de calidad, servicio, precio y financiamiento dentro del marco
jurídico vigente en materia de adquisiciones.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 17/44514 DICIEMBRE 2007
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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
NORMAS DE OPERACIÓN
I. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, a través del Departamento de Adquisiciones,
es la única área de la Institución facultada para efectuar las adquisiciones de bienes,
suministros y contratación de servicios.
II. Cada Unidad Administrativa deberá presentar a la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios, a más tardar los primeros diez días hábiles del mes de noviembre de cada año su
Programa de requerimientos de materiales, suministros y bienes de activo fijo, el cual será
enviado a través de correo electrónico.
III. El Departamento de Adquisiciones recibirá los requerimientos de compra de lunes a jueves en
un horario de 9:00 a.m. a 14:00 p.m.
IV. Las compras directas a partir de $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) en adelante se
realizarán sujetándose al cuadro comparativo de cotizaciones correspondiente.
V. La requisición de bienes, accesorios informáticos y software deberá ser validada por la
Dirección de Informática previamente a la entrega de la requisición de la Dirección de Recursos
Materiales y Servicios.
VI. Los requerimientos de compra y sin excepción deberán contener el sello de certificación de no
existencia en almacén, ya sea parcial o total según sea el caso, para su posterior adquisición.
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Será responsabilidad del área solicitante evaluar las proposiciones verificando que cumplan con
las especificaciones requeridas, cuando se considere necesario.
VII. Para compras menores a $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) se realizarán cotizaciones vía
telefónica llenando en el formato correspondiente la descripción del bien, nombre de la
empresa, monto, número de folio, fecha, nombre y firma de la persona que cotizó, cargo que
desempeña y firma de autorización del Titular de la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios.
VIII. Para adjudicación directa se harán tres cotizaciones como mínimo por escrito en papel
membreteado de la Procuraduría Agraria, ya sea vía fax o por correo electrónico, solicitando el
nombre de la empresa, monto, beca, nombre de la persona que cotizó, cargo que desempeña y
firma, por otra parte, confirmará la información recibida por el mismo medio.
IX. Posterior a las cotizaciones que realice personal de la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios, se formulará cuadro comparativo de cotizaciones procurando contar con el mayor
número de proveedores (mínimo tres) para integrar información suficiente y obtener las mejores
condiciones de calidad, oportunidad, precio y que sea transparente.
X. La documentación que se elabore dentro de cualquier procedimiento de adquisiciones,
sistemáticamente deberá contar con nombre de la persona que elabora, revisa y autoriza, así
como cargo, fecha y firmas correspondientes.
XI. Para suministros y/o bienes específicos, el tiempo de respuesta por parte del proveedor, no
excederá de 30 días hábiles como máximo, para el surtimiento del pedido correspondiente.
XII. La integración de los expedientes de adquisiciones se realizará conforme al índice establecido
por la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, la documentación deberá ser foliada y con
el visto bueno del Subdirector a fin de garantizar la confiabilidad de la información concentrada
en el mismo.
XIII. El Departamento de Adquisiciones llevará un seguimiento de la documentación que se entregue
para autorización u otro trámite dando respuesta al área requirente en un plazo no mayor de 2
días hábiles a partir de su recepción, elaborando bitácora de seguimiento.
XIV. El Departamento de Adquisiciones deberá enviar los contratos de suministros a la Dirección
General Jurídica y de Representación Agraria, para su revisión en cuanto a términos legales se
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refiere, devolviendo los mismos en un plazo no mayor a dos días hábiles a partir de su
recepción, con los comentarios y visto bueno.
XV. En los casos de adquisiciones por excepción de Licitación Pública, el área de Recursos
Materiales y Servicios deberá remitir al Órgano Interno de Control a más tardar el último día
hábil de cada mes, un informe relativo a los contratos formalizados durante el mes calendario
inmediato anterior; acompañando copia del escrito que contenga los criterios y justificación de la
opción y firmado por el titular del área requirente de los bienes y/o servicios.
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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Área solicitante (AS) 1 Elabora requerimiento de compra y turna a la DRMS, anexando suficiencia presupuestal autorizada y, recabando acuse de recibo.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios (DRMS)
2 Recibe requerimiento de compra del AS y turna al DA, recabando acuse de recibo.
Departamento de Adquisiciones (DA)
3 Recibe y verifica características de requerimiento de compra y suficiencia presupuestal para revisión.
Se encuentra debidamente requisitada.
4 Sí
Procede se verifica monto máximo autorizado y turna para firma de autorización a la DRMS.
5 No
Devuelve con formato denominado “Volante de devolución”.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
6 Recibe requerimiento de compra y turna a la DGA para autorización.
Dirección General de Administración (DGA)
7 Recibe requerimiento de compra, firma y turna a la DRMS.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
8 Recibe requerimiento de compra, verifica firma y turna al DA.
Departamento de Adquisiciones 9 Recibe requerimiento de compra, verifica firma y turna al almacén para verificar la existencia de los bienes solicitados.
Almacén 10 Recibe requerimiento de compra, verifica existencia, sella y firma turnando al DA.
Departamento de Adquisiciones 11 Recibe requerimiento de compra verifica firma y sello de existencia en almacén y archiva temporalmente.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Existencia.
12 Sí
Informa al área solicitante para que elabore su vale de salida del almacén.
13 No
Efectuar estudio de mercado de los artículos o bienes a adquirir conforme a los lineamientos y políticas establecidas y envía al proveedor relación de artículos a adquirir para su cotización.
Proveedor 14 Recibe relación de artículos a adquirir cotiza y envía al DA.
Departamento de Adquisiciones 15 Recibe cotización, elabora cuadro comparativo y/o Estudio de Mercado y turna a la SDRM
Subdirección de Recursos Materiales (SRM)
16 Recibe cuadro comparativo y/o estudio de mercado determina procedimiento de Licitación Pública (Nacional e Internacional), turna a la DRMS.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
17 Recibe cuadro comparativo y/o estudio de mercado para dar Vo.Bo. de la determinación del procedimiento a realizar y turna al DA para iniciar el procedimiento.
Departamento de Adquisiciones 18 Elabora proyecto de las bases de Licitación Pública con las características técnicas de los bienes a adquirir y turna a la SRM.
Subdirección de Recursos Materiales
19 Revisa bases, elabora memorándum u oficio para convocar al Subcomité revisor de bases y turna a la DRMS para firma.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
20 Recibe memorándum u oficio firma y turna a la SRM para distribución.
Subdirección de Recursos 21 Recibe memorándum verifica firma anexa en
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Materiales proyecto de bases y envía al Subcomité revisor de bases, recabando acuse de recibo.
Subcomité Revisor de Bases 22 Recibe revisa, modifica las bases y elabora acta haciendo constar las modificaciones hechas a las bases y turna a la DRMS.
Departamento de Adquisiciones 23 Recibe bases, modifica y turna al la SRM.
Subdirección de Recursos Materiales
24 Recibe bases aprobadas, archiva en expediente temporal e inicia procedimiento.
Recibe y elabora proyecto de convocatoria
Ingresa al Sistema Compranet para obtener impresión de la convocatoria
Cotiza el costo de la publicación y turna a DRMS
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
25 Recibe cotización, solicita compromiso presupuestal para pago de publicación de convocatoria.
Turna convocatoria a la DGA.
Dirección General de Administración
26 Recibe convocatoria, autoriza y elabora oficio de solicitud de publicación en el DOF de la convocatoria y turna a la DRMS
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
27 Recibe oficio-solicitud y convocatoria para publicación y turna a SRM
Subdirección de Recursos Materiales
28 Tramita la publicación de la convocatoria en el Diario Oficial e ingresa en el sistema Compranet convocatoria y base para su difusión y venta, turna a la DRMS
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
29 Recibe bases y turna a la DRF para su venta, recaba acuse de recibo
Dirección de Recursos Financieros 30 Recibe bases y efectúa su venta
Requisita formato de registro de compradores de
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
bases
Turna las bases que no fueron vendidas a la DRMS
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
31 Recibe bases vendidas y turna a la SDRM
Coordina inicio del procedimiento de licitación Publica e instruye a la SDRM para enviar carpeta de licitación a los miembros que participan en la licitación
Subdirección de Recursos Materiales
32 Elabora acta de inicio de junta aclaraciones relacionando a los licitantes participantes y a los miembros asistentes, recaba firma distribuye a interesados y archiva temporalmente
33 Informa de este acto a la SFP vía COMPRANET
Realiza apertura de sobres de propuestas en dos etapas:
Primera Etapa elabora formato de documentación solicitada en bases y archiva en expediente temporal
34 Realiza apertura de ofertas técnicas y recepción de ofertas económicas de acuerdo a lo estipulado en las bases; se levanta acta respectiva y se envía al área usuaria para su análisis, cuando el caso lo amerite
Área usuaria 35 Recibe propuestas técnicas, elabora dictamen técnico y turna a la DRMS.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
36 Recibe Dictamen Técnico da Vo. Bo. y turna a la SDRM.
Subdirección de Recursos Materiales
37 Continua con el procedimiento elabora acta de fallo técnico recaba firmas y archiva en expediente temporal
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 25/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Informa de este acto a la SFP vía COMPRANTE
38 Realiza apertura de los sobres de las propuestas económicas, elabora cuadro comparativo levanta acta, y turna cuadro comparativo firmado a la DRMS para autorización.
Dirección de Recursos Materiales y servicios
39 Recibe cuadro comparativo da Vo. Bo. y turna a la SDR
Subdirección de Recursos Materiales
40 Da a conocer el fallo de la licitación, levanta acta recaba firmas y archiva
Ingresa al Sistema Compranet fallo de licitación y turna al DA
Departamento de Adquisiciones 41 Recibe copia de fallo, elabora pedido o contrato de suministros y turna con oficio para su opinión legal a la DGJRA
Dirección Jurídica y Representación Agraria
42 Recibe oficio con contrato de suministros anexo, revisa contrato hace correcciones y turna a la DRMS mediante oficio.
Dirección de Recursos Materiales 43 Recibe oficio y contrato de suministros y turna al DA.
Departamento de Adquisiciones 44 Recibe contrato de suministros y realiza las correcciones correspondientes.
45 Elabora oficio comunicando al proveedor para que reciba contrato de suministros para revisión y firma del proveedor, acusa de recibo y archiva en expediente temporal.
Proveedor 46 Recibe mediante oficio el contrato de suministros para su revisión y firma.
Firma contrato de suministros y lo entrega junto con la fianza de cumplimiento al DA.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 26/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Departamento de Adquisiciones 47 Recibe fianza de cumplimiento, revisa y labora oficio recaba firma de la DRMS y turna a la DRF para custodia.
48 Elabora relación de contratos de suministros, firma y turna a la DRMS.
Dirección de Recursos Financieros (DRF)
Recibe fianza del DA para custodia.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
49 Recibe relación de contratos de suministros y archiva en expediente temporal.
Elabora formato de contratos y suministros, firma y turna relación a la DGA.
Dirección General de Administración
50 Recibe relación de contratos de suministros para acuerdo y firma del Secretario General, devuelve a la DRMS y archiva relación en expediente temporal.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
51 Recibe relación de contratos de suministros verifica firma de autorización y turna a la SRM y archiva relación de contratos en expediente temporal.
Subdirección de Recursos Mat. 52 Recibe relación de contratos de suministros y entrega contrato al proveedor adjudicado.
Proveedor 53 Recibe contrato de suministros y surte bienes al almacén.
Almacén 54 Recibe bienes adquiridos verificando que cuente con las especificaciones solicitadas.
Cumple con las especificaciones
Sí
Firma y sella factura original y devuelve al proveedor.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 27/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
No
Son devueltos al proveedor para que surta conforme a las características solicitadas.
55 Elabora nota de entrada y turna para conocimiento al Departamento de Adquisiciones.
Departamento de Adquisiciones 56 Recibe nota de entrada al Almacén de los bienes y verifica la fecha de entrega del proveedor y archiva.
57 Elabora memorándum e informa al área usuaria que sus artículos o bienes solicitados se encuentran en el almacén para su retiro.
58 Si el proveedor se desfaso en la entrega de los bienes, se elabora oficio notificando sanción por incumplimiento al proveedor.
Proveedor 59 Si es sancionado recibe notificación de sanción por incumplimiento, pasa a la Caja General a realizar el pago conforme a lo estipulado en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.
Recibe y lleva factura original y pedido de compra para tramite de pago a la Dirección de Recursos Financieros.
Dirección de Recursos Financieros 60 Recibe del proveedor factura original y pedido para su revisión y pago.
Termina procedimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 28/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 29/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
OFICIO
ESTUDIO
CUADRO
ESTUDIO
CUADRO
ACUSE
RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA, RECABA ACUSE DE
RECIBO
02.
SUFICIENC IA
RECIBE Y VERIFICA CARACTERÍSTICAS DE REQUERIMIENTO DE
COMPRA Y SUFICIENCIA PRESUPUESTAL
03.
¿SE ENCUENTRÁ DEBIDAMEN-
TE REQUISITA-
DA?
SUFICIENC IA
ELABORA REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA ANEXA SUFICIENCIA
PRESUPUESTAL AUTORIZADA
VERIFICA MONTO MÁXIMO AUTORIZADO Y TURNA
PARA FIRMA DE AUTORIZACIÓN01.
05.ÁREA SOLICITANTE
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
A
DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES
VOLANTE
DEVUELVE CON FORMATO DENOMINADO “VOLANTE
DE DEVOLUCIÓN”
04.
NO
SÍ
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
REQUERIMI ENTO
RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA, FIRMA Y
TURNA
07.
REQUERIMI ENTO
RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA, VERIFICA,
FIRMA Y TURNA
08.
REQUERIMI ENTO
RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA PARA AUTORIZACIÓN
06.
DIRECCIÓN GENER AL DE ADMINI STRACI ÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
REQUERIMI ENTO
RECIBE REQUERIMIENTO, VERIFICA, FIRMA Y
TURNA PARA VERIFICAR EXISTENCIA
09.
DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES
REQUERIMI ENTO
RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA, VERIFICA EXISTENCIA, SELLA,
FIRMA Y TURNA
10.
ALMACÉN
INFORMA AL ÁREA SOLICITANTE PARA QUE
ELABORE VALE DE SALIDA
12.
REQUERIMI ENTO
RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA PARA AUTORIZACIÓN
11.
RECIBE BIENES DEL ALMACÉN
ÁREA SOLI CITANT E
DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES
RELACIÓN
EFECTÚA ESTUDIO DE MERCADO CONFORME A LINEAMIENTOS Y
POLÍTICAS, ENVÍA A PROVEEDOR RELACIÓN DE
ARTÍCULOS
13.
COTIZACIÓ N
RECIBE COTIZACIÓN, ELABORA CUADRO COMPARATIVO Y/O
ESTUIDO DE MERCADO Y TURNA
15.
COTIZACIÓ N
RECIBE RELACIÓN DE ARTÍCULOS, COTIZA Y
ENVÍA
14.
DEPARTAME NTO DE ADQUISICO NES
ESTUDIO
CUADRO
RECIBE CUADRO COMPARATIVO Y/O
ESTUDIO DE MERCADO, DETERMINA
PROCEDIMIENTO Y TURNA
16.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
PROVEEDOR
RECIBE CUADRO COMPARATIVO Y/O
ESTUDIO DE MERCADO, DA Vo. Bo. DEL
PROCEDIMIENTO Y TURNA
17.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
PROYECTO
REVISA BASES, ELABORA MEMORÁNDUM U OFICIO PARA CONVOCAR A
SUBCOMITÉ REVISOR Y TURNA
19.
PROYECTO
ELABORA PROYECTO DE BASES DE LICITACIÓN Y
TURNA
18.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
MEMORÁNDU M
RECIBE MEMORÁNDUM Y OFICIO, FIRMA Y TURNA PARA SU DISTRIBUCIÓN
20.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES
¿EXISTEN-CIA?
SÍ
FIN
NO
1
1
OFICIO
ESTUDIO
CUADRO
ESTUDIO
CUADRO
ESTUDIO
CUADRO
ACUSE
RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA, RECABA ACUSE DE
RECIBO
02.
SUFICIENC IA
RECIBE Y VERIFICA CARACTERÍSTICAS DE REQUERIMIENTO DE
COMPRA Y SUFICIENCIA PRESUPUESTAL
03.
¿SE ENCUENTRÁ DEBIDAMEN-
TE REQUISITA-
DA?
SUFICIENC IA
ELABORA REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA ANEXA SUFICIENCIA
PRESUPUESTAL AUTORIZADA
VERIFICA MONTO MÁXIMO AUTORIZADO Y TURNA
PARA FIRMA DE AUTORIZACIÓN01.
05.ÁREA SOLICITANTE
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
A
DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES
VOLANTE
DEVUELVE CON FORMATO DENOMINADO “VOLANTE
DE DEVOLUCIÓN”
04.
NO
SÍ
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
REQUERIMI ENTO
RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA, FIRMA Y
TURNA
07.
REQUERIMI ENTO
RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA, VERIFICA,
FIRMA Y TURNA
08.
REQUERIMI ENTO
RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA PARA AUTORIZACIÓN
06.
DIRECCIÓN GENER AL DE ADMINI STRACI ÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
REQUERIMI ENTO
RECIBE REQUERIMIENTO, VERIFICA, FIRMA Y
TURNA PARA VERIFICAR EXISTENCIA
09.
DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES
REQUERIMI ENTO
RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA, VERIFICA EXISTENCIA, SELLA,
FIRMA Y TURNA
10.
ALMACÉN
INFORMA AL ÁREA SOLICITANTE PARA QUE
ELABORE VALE DE SALIDA
12.
REQUERIMI ENTO
RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA PARA AUTORIZACIÓN
11.
RECIBE BIENES DEL ALMACÉN
ÁREA SOLI CITANT E
DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES
RELACIÓN
EFECTÚA ESTUDIO DE MERCADO CONFORME A LINEAMIENTOS Y
POLÍTICAS, ENVÍA A PROVEEDOR RELACIÓN DE
ARTÍCULOS
13.
COTIZACIÓ N
RECIBE COTIZACIÓN, ELABORA CUADRO COMPARATIVO Y/O
ESTUIDO DE MERCADO Y TURNA
15.
COTIZACIÓ N
RECIBE RELACIÓN DE ARTÍCULOS, COTIZA Y
ENVÍA
14.
DEPARTAME NTO DE ADQUISICO NES
ESTUDIO
CUADRO
ESTUDIO
CUADRO
RECIBE CUADRO COMPARATIVO Y/O
ESTUDIO DE MERCADO, DETERMINA
PROCEDIMIENTO Y TURNA
16.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
PROVEEDOR
RECIBE CUADRO COMPARATIVO Y/O
ESTUDIO DE MERCADO, DA Vo. Bo. DEL
PROCEDIMIENTO Y TURNA
17.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
PROYECTO
REVISA BASES, ELABORA MEMORÁNDUM U OFICIO PARA CONVOCAR A
SUBCOMITÉ REVISOR Y TURNA
19.
PROYECTO
ELABORA PROYECTO DE BASES DE LICITACIÓN Y
TURNA
18.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
MEMORÁNDU M
RECIBE MEMORÁNDUM Y OFICIO, FIRMA Y TURNA PARA SU DISTRIBUCIÓN
20.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES
¿EXISTEN-CIA?
SÍ
FIN
NO
1
1
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 30/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
ACTA
CUADROPROPUESTA S
SOBRES
FORMATO
BASES
COMPROMIS O
COTIZACIÓ N
CONVOCATO RIA
ACTA
A
B
BASES
RECIBE BASES Y TURNA PARA SU VENTA
29.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
BASES
RECIBE BASES VENDIDAS Y TURNA. COORDINA
INICIO DEL PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN PÚBLICA
31.
BASES
RECIBE BASES Y EFECTÚA SU VENTA,
REQUISITA FORMATO DE REGISTRO DE
COMPRADORES, TURNA BASES NO VENDIDAS
30.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
ACTA
ELABORA ACTA DE INICIO DE JUNTA DE ACLARACIONES, RECABA FIRMA, DISTRIBUYE A INTERESADOS Y ARCHIVA
TEMPORALMENTE
32.
SUBDIRECC IÓN DE RECUSOS M ATERIA LES
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIER OS
INFORMA A LA SE CRETAR ÍA DE LA FUNCIÓ N PÚBL ICA VÍ A
COMPRANET , REAL IZA AP ERTURA DE SOBRES DE PR OPUEST AS.
ELABORA F ORMATO DE DOCUMENTA CIÓN S OLICIT ADA Y
ARCHIVA T EMPORA LMENTE
33.
DICTAMEN
RECIBE PROPUESTAS TÉCNICAS, ELABORA DICTAMEN TÉCNICO Y
TURNA
35.
ACTA
REALIZA APERTURA DE OFERTAS TÉCNICAS Y
RECEPCIÓN DE OFERTAS. LEVANTA ACTA Y ENVÍA
34.
ÁREA USUA RIA
DICTAMEN
RECIBE DICTAMEN TÉCNICO, DA VISTO BUENO Y TURNA
36.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
ACTA
ELABORA ACTA DE FALLO TÉCNICO, RECABA FIRMAS Y ARCHIVA TEMPORALMENTE.
INFORMA A SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
VÍA COMPRANET
37.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
CUADRO
RECIBE CUADRO COMPARATIVO, DA VISTO
BUENO Y TURNA
39.
SOBRES
REALIZA APERTURA DE SOBRES, ELABORA
CUADRO COMPARATIVO, LEVANTA ACTA Y TURNA
CUADRO
38.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
ACTA
DA A CONOCER EL FALLO DE LA LICITACIÓN,
LEVANTA ACTA, RECABA FIRMAS Y ARCHIVA. INGRESA A COMPRANET
FALLO
40.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
PROYECTO
RECIBE MEMORÁNDUM, VERIFICA FIRMA, ANEXA
PROYECTO Y ENVÍA
21.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
BASES
RECIBE BASES, MODIFICA Y TURNA
23.
BASES
RECIBE, MODIFICA Y ELABORA ACTA, Y TURNA
22.
DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES
BASES
RECIBE BASES APROBADAS, ELABORA
PROYECTO DE CONVOCATORIA, INGRESA A COMPRANET, COTIZA Y
TURNA
24.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
SUBCOMITÉ REVIS OR DE BASES
COMPROMIS O
RECIBE COTIZACIÓN, SOLICITA COMPROMISO PRESUPUESTAL PARA PAGO DE PUBLICACIÓN
25.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
CONVOCATO RIA
RECIBE OFICIO Y CONVOCATORIA PARA PUBLICACIÓN Y TURNA
27.
OFICIO
RECIBE CONVOCATORIA, AUTORIZA Y ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE PUBLICACIÓN EN EL
D.O.F., TURNA
26.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
CONVOCATO RIA
TRAMITA LA PUBLICACIÓN DE LA
CONVOCATORIA INGRESA EN COMPRANET LA
CONVOCATORIA Y BASES
28.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
DIRECCIÓN GENER AL DE ADMINI STRACI ÓN
ACTA
CUADROPROPUESTA S
SOBRES
FORMATO
BASES
COMPROMIS O
COTIZACIÓ N
CONVOCATO RIA
ACTA
A
B
BASES
RECIBE BASES Y TURNA PARA SU VENTA
29.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
BASES
RECIBE BASES VENDIDAS Y TURNA. COORDINA
INICIO DEL PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN PÚBLICA
31.
BASES
RECIBE BASES Y EFECTÚA SU VENTA,
REQUISITA FORMATO DE REGISTRO DE
COMPRADORES, TURNA BASES NO VENDIDAS
30.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
ACTA
ELABORA ACTA DE INICIO DE JUNTA DE ACLARACIONES, RECABA FIRMA, DISTRIBUYE A INTERESADOS Y ARCHIVA
TEMPORALMENTE
32.
SUBDIRECC IÓN DE RECUSOS M ATERIA LES
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIER OS
INFORMA A LA SE CRETAR ÍA DE LA FUNCIÓ N PÚBL ICA VÍ A
COMPRANET , REAL IZA AP ERTURA DE SOBRES DE PR OPUEST AS.
ELABORA F ORMATO DE DOCUMENTA CIÓN S OLICIT ADA Y
ARCHIVA T EMPORA LMENTE
33.
DICTAMEN
RECIBE PROPUESTAS TÉCNICAS, ELABORA DICTAMEN TÉCNICO Y
TURNA
35.
ACTA
REALIZA APERTURA DE OFERTAS TÉCNICAS Y
RECEPCIÓN DE OFERTAS. LEVANTA ACTA Y ENVÍA
34.
ÁREA USUA RIA
DICTAMEN
RECIBE DICTAMEN TÉCNICO, DA VISTO BUENO Y TURNA
36.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
ACTA
ELABORA ACTA DE FALLO TÉCNICO, RECABA FIRMAS Y ARCHIVA TEMPORALMENTE.
INFORMA A SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
VÍA COMPRANET
37.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
CUADRO
RECIBE CUADRO COMPARATIVO, DA VISTO
BUENO Y TURNA
39.
SOBRES
REALIZA APERTURA DE SOBRES, ELABORA
CUADRO COMPARATIVO, LEVANTA ACTA Y TURNA
CUADRO
38.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
ACTA
DA A CONOCER EL FALLO DE LA LICITACIÓN,
LEVANTA ACTA, RECABA FIRMAS Y ARCHIVA. INGRESA A COMPRANET
FALLO
40.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
PROYECTO
RECIBE MEMORÁNDUM, VERIFICA FIRMA, ANEXA
PROYECTO Y ENVÍA
21.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
BASES
RECIBE BASES, MODIFICA Y TURNA
23.
BASES
RECIBE, MODIFICA Y ELABORA ACTA, Y TURNA
22.
DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES
BASES
RECIBE BASES APROBADAS, ELABORA
PROYECTO DE CONVOCATORIA, INGRESA A COMPRANET, COTIZA Y
TURNA
24.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
SUBCOMITÉ REVIS OR DE BASES
COMPROMIS O
RECIBE COTIZACIÓN, SOLICITA COMPROMISO PRESUPUESTAL PARA PAGO DE PUBLICACIÓN
25.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
CONVOCATO RIA
RECIBE OFICIO Y CONVOCATORIA PARA PUBLICACIÓN Y TURNA
27.
OFICIO
RECIBE CONVOCATORIA, AUTORIZA Y ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE PUBLICACIÓN EN EL
D.O.F., TURNA
26.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
CONVOCATO RIA
TRAMITA LA PUBLICACIÓN DE LA
CONVOCATORIA INGRESA EN COMPRANET LA
CONVOCATORIA Y BASES
28.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
DIRECCIÓN GENER AL DE ADMINI STRACI ÓN
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 31/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
RELACIÓN
FORMATO
OFICIIO
OFICIO
OFICIO
B
RELACIÓN
RECIBE RELACIÓN DE CONTRATOS Y ARCHIVA
TEMPORALMENTE. ELABORA FORMATO DE CONTRATOS, FIRMA Y
TURNA
50.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
RELACIÓN
RECIBE RELACIÓN DE CONTRATOS, VERIFICA FIRMA DE AUTORIZACIÓN
Y TURNA. ARCHIVA TEMPORALMENTE
52.
ACUERDO
RECIBE RELACIÓN DE CONTRATOS, PARA
ACUERDO Y FIRMA DEL SECRETARIO GENERAL, DEVUELVE Y ARCHIVA
TEMPORALMENTE
51.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
CONTRATO
RECIBE RELACIÓN DE CONTRATOS Y ENTREGA
CONTRATO
53.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
DIRECCIÓN GENER AL DE ADMINI STRACI ÓN
RECIBE CONTRATO DE SUMINISTROS Y SURTE BIENES AL ALMACÉN
54.
PROVEEDOR
FACTURA
FIRMA, SELLA FACTURA ORIGINAL Y DEVUELVE
AL PROVEEDOR
RECIBE BIENES
55.
NOTA
ELABORA NOTA DE ENTRADA Y TURNA
56.
ALMACÉN
NOTA
RECIBE NOTA DE ENTRADA AL ALMACÉN, VERIFICA FECHA DE
ENTREGA DEL PROVEEDOR Y ARCHIVA
57.
DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES
OFICIO
SI EL PROVEEDOR SE DESFASO EN LA ENTREGA
DE LOS BIENES, ELABORA OFICIO
NOTIFICANDO SENACIÓN POR INCUMPLIMIENTO
59.
MEMORÁNDU M
ELABORA MEMORÁNDUM E INFORMA AL ÁREA
USUARIA
58.
FACTURA
RECIBE NOTIFICACIÓN DE SANCIÓN POR
INCUMPLIMIENTO, PAGA EN CAJA GENERAL, RECIBE FACTURA Y PEDIDIO DE COMPRA
60.
PROVEEDOR
CONTRATO
RECIBE COPIA DE FALLO, ELABORA PEDIDO
O CONTRATO DE SUMINISTROS Y TURNA MEDIANTE OFICIO A
DGJRA
41.
DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES
CONTRATO
RECIBE OFICIO Y CONTRATO Y TURNA
43.
CONTRATO
RECIBE CONTRATO, REVISA Y TURNA
42.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
CONTRATO
RECIBE CONTRATO Y REALIZA CORRECIONES
44.
DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES
DIRECCIÓN GENERAL JURÍDICA Y DE REPRESENTACIÓN
AGRARIA FIANZA
OFICIO
CONTRATO
ELABORA OFICIO, ENVÍA CONTRATO AL PROVEEDOR
PARA REVISIÓN Y FIRMA, ACUSA DE RECIBO Y ARCHIVA TEMPORALMENTE
45.
OFICIO
RECIBE FIANZA, REVISA, ELABORA
OFICIO, RECABA FIRMA Y TURNA
47.
CONTRATO
RECIBE OFICIO, REVISA, FIRMA Y ENTREGA JUNTO CON
FIANZA
46.
DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES
RELACIÓN
ELABORA RELACIÓN DE CONTRATOS DE
SUMINISTROS, FIRMA Y TURNA
48.
PROVEEDOR
FIANZA
RECIBE FIANZA PARA CUSTODIA
49.
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIER OS
¿CUMPLE ESPECI-FICA-CIONES?
NO
SÍ
2
2
RECIBE DEL PROVEEDOR FACTURA ORIGINAL Y PEDIDO PARA SU REVISIÓN Y PAGO
61.
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIER OS
TERMINA
RELACIÓN
FORMATO
OFICIIO
OFICIO
OFICIO
B
RELACIÓN
RECIBE RELACIÓN DE CONTRATOS Y ARCHIVA
TEMPORALMENTE. ELABORA FORMATO DE CONTRATOS, FIRMA Y
TURNA
50.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
RELACIÓN
RECIBE RELACIÓN DE CONTRATOS, VERIFICA FIRMA DE AUTORIZACIÓN
Y TURNA. ARCHIVA TEMPORALMENTE
52.
ACUERDO
RECIBE RELACIÓN DE CONTRATOS, PARA
ACUERDO Y FIRMA DEL SECRETARIO GENERAL, DEVUELVE Y ARCHIVA
TEMPORALMENTE
51.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
CONTRATO
RECIBE RELACIÓN DE CONTRATOS Y ENTREGA
CONTRATO
53.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
DIRECCIÓN GENER AL DE ADMINI STRACI ÓN
RECIBE CONTRATO DE SUMINISTROS Y SURTE BIENES AL ALMACÉN
54.
PROVEEDOR
FACTURA
FIRMA, SELLA FACTURA ORIGINAL Y DEVUELVE
AL PROVEEDOR
RECIBE BIENES
55.
NOTA
ELABORA NOTA DE ENTRADA Y TURNA
56.
ALMACÉN
NOTA
RECIBE NOTA DE ENTRADA AL ALMACÉN, VERIFICA FECHA DE
ENTREGA DEL PROVEEDOR Y ARCHIVA
57.
DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES
OFICIO
SI EL PROVEEDOR SE DESFASO EN LA ENTREGA
DE LOS BIENES, ELABORA OFICIO
NOTIFICANDO SENACIÓN POR INCUMPLIMIENTO
59.
MEMORÁNDU M
ELABORA MEMORÁNDUM E INFORMA AL ÁREA
USUARIA
58.
FACTURA
RECIBE NOTIFICACIÓN DE SANCIÓN POR
INCUMPLIMIENTO, PAGA EN CAJA GENERAL, RECIBE FACTURA Y PEDIDIO DE COMPRA
60.
PROVEEDOR
CONTRATO
RECIBE COPIA DE FALLO, ELABORA PEDIDO
O CONTRATO DE SUMINISTROS Y TURNA MEDIANTE OFICIO A
DGJRA
41.
DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES
CONTRATO
RECIBE OFICIO Y CONTRATO Y TURNA
43.
CONTRATO
RECIBE CONTRATO, REVISA Y TURNA
42.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
CONTRATO
RECIBE CONTRATO Y REALIZA CORRECIONES
44.
DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES
DIRECCIÓN GENERAL JURÍDICA Y DE REPRESENTACIÓN
AGRARIA FIANZA
OFICIO
CONTRATO
ELABORA OFICIO, ENVÍA CONTRATO AL PROVEEDOR
PARA REVISIÓN Y FIRMA, ACUSA DE RECIBO Y ARCHIVA TEMPORALMENTE
45.
OFICIO
RECIBE FIANZA, REVISA, ELABORA
OFICIO, RECABA FIRMA Y TURNA
47.
CONTRATO
RECIBE OFICIO, REVISA, FIRMA Y ENTREGA JUNTO CON
FIANZA
46.
DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES
RELACIÓN
ELABORA RELACIÓN DE CONTRATOS DE
SUMINISTROS, FIRMA Y TURNA
48.
PROVEEDOR
FIANZA
RECIBE FIANZA PARA CUSTODIA
49.
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIER OS
¿CUMPLE ESPECI-FICA-CIONES?
NO
SÍ
2
2
RECIBE DEL PROVEEDOR FACTURA ORIGINAL Y PEDIDO PARA SU REVISIÓN Y PAGO
61.
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIER OS
TERMINA
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 32/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 33/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
02 ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 33/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................35
NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................36
DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................39
DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................47
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 34/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Planear, ejecutar y controlar el abastecimiento de los insumos mediante el proceso de invitación a
cuando menos tres personas, para la obtención de las mejores condiciones de calidad, servicios y
precio dentro del marco jurídico vigente en materia de adquisiciones.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 35/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
NORMAS DE OPERACIÓN
XVI. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, a través del Departamento de Adquisiciones,
es la única área de la Institución facultada para efectuar las adquisiciones de bienes,
suministros y contratación de servicios.
XVII. Cada Unidad Administrativa deberá presentar a la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios, a más tardar los primeros diez días hábiles del mes de noviembre de cada año su
Programa de requerimientos de materiales, suministros y bienes de activo fijo, el cual será
enviado a través de correo electrónico.
XVIII. El Departamento de Adquisiciones recibirá los requerimientos de compra de lunes a jueves en
un horario de 9:00 a.m. a 14:00 p.m.
XIX. Las compras directas a partir de $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) en adelante se
realizarán sujetándose al cuadro comparativo de cotizaciones correspondiente.
XX. La requisición de bienes, accesorios informáticos y software deberá ser validada por la
Dirección de Informática previamente a la entrega de la requisición de la Dirección de Recursos
Materiales y Servicios.
XXI. Los requerimientos de compra y sin excepción deberán contener el sello de certificación de no
existencia en almacén, ya sea parcial o total según sea el caso, para su posterior adquisición.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 36/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
Será responsabilidad del área solicitante evaluar las proposiciones verificando que cumplan con
las especificaciones requeridas, cuando se considere necesario.
XXII. Para compras menores a $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) se realizarán cotizaciones vía
telefónica llenando en el formato correspondiente la descripción del bien, nombre de la
empresa, monto, número de folio, fecha, nombre y firma de la persona que cotizó, cargo que
desempeña y firma de autorización del Titular de la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios.
XXIII. Para adjudicación directa se harán tres cotizaciones como mínimo por escrito en papel
membreteado de la Procuraduría Agraria, ya sea vía fax o por correo electrónico, solicitando el
nombre de la empresa, monto, beca, nombre de la persona que cotizó, cargo que desempeña y
firma, por otra parte, confirmará la información recibida por el mismo medio.
XXIV.Posterior a las cotizaciones que realice personal de la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios, se formulará cuadro comparativo de cotizaciones procurando contar con el mayor
número de proveedores (mínimo tres) para integrar información suficiente y obtener las mejores
condiciones de calidad, oportunidad, precio y que sea transparente.
XXV. La documentación que se elabore dentro de cualquier procedimiento de adquisiciones,
sistemáticamente deberá contar con nombre de la persona que elabora, revisa y autoriza, así
como cargo, fecha y firmas correspondientes.
XXVI.Para suministros y/o bienes específicos, el tiempo de respuesta por parte del proveedor, no
excederá de 30 días hábiles como máximo, para el surtimiento del pedido correspondiente.
XXVII. La integración de los expedientes de adquisiciones se realizará conforme al índice establecido
por la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, la documentación deberá ser foliada y con
el visto bueno del Subdirector a fin de garantizar la confiabilidad de la información concentrada
en el mismo.
XXVIII.El Departamento de Adquisiciones llevará un seguimiento de la documentación que se
entregue para autorización u otro trámite dando respuesta al área requirente en un plazo no
mayor de 2 días hábiles a partir de su recepción, elaborando bitácora de seguimiento.
XXIX.El Departamento de Adquisiciones deberá enviar los contratos de suministros a la Dirección
General Jurídica y de Representación Agraria, para su revisión en cuanto a términos legales se
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 37/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
refiere, devolviendo los mismos en un plazo no mayor a dos días hábiles a partir de su
recepción, con los comentarios y visto bueno.
XXX. En los casos de adquisiciones por excepción de Licitación Pública, el área de Recursos
Materiales y Servicios deberá remitir al Órgano Interno de Control a más tardar el último día
hábil de cada mes, un informe relativo a los contratos formalizados durante el mes calendario
inmediato anterior; acompañando copia del escrito que contenga los criterios y justificación de la
opción y firmado por el titular del área requirente de los bienes y/o servicios.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 38/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
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SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Área solicitante (AS) 1 Elabora requerimiento de compra y turna a la DRMS, anexando suficiencia presupuestal autorizada, recabando acuse de recibo.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios (DRMS)
2 Recibe requerimiento de compra del AS y turna al DA, recabando acuse de recibo.
Departamento de Adquisiciones (DA)
3 Recibe y verifica características de requerimiento de compra y suficiencia presupuestal para revisión.
¿Se encuentra debidamente requisitada.?
4 Sí
Procede se verifica monto máximo autorizado y turna para firma de autorización a la DRMS.
No
Devuelve con formato denominado “Volante de devolución”.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
5 Recibe requerimiento de compra y turna a la DGA para autorización.
Dirección General de Administración (DGA)
6 Recibe requerimiento de compra, firma y turna a la DRMS.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
7 Recibe requerimiento de compra, verifica, firma y turna al DA.
Departamento de Adquisiciones 8 Recibe requerimiento de compra, verifica, firma y turna al almacén para checar existencia de los bienes solicitados.
Almacén 9 Recibe requerimiento de compra, verifica existencia, sella y firma turnando al DA.
Departamento de Adquisiciones 10 Recibe requerimiento de compra, verifica, firma y sello de existencia en almacén y archiva
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 40/44514 DICIEMBRE 2007
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
temporalmente.
¿Existencia en almacén?
11 Sí
Informa al área solicitante para que elabore su vale de salida del almacén.
12 No
Efectúa estudio de mercado de los artículos o bienes a adquirir conforme a los lineamientos y políticas establecidas y envía al proveedor relación de artículos a adquirir para su cotización.
Proveedor 13 Recibe relación de artículos a adquirir, cotiza y envía al DA.
Departamento de Adquisiciones 14 Recibe cotización de los artículos a adquirir, elabora cuadro comparativo y turna a la SRM para determinar el procedimiento de adjudicación.
Subdirección de Recursos Materiales
15 Recibe cuadro comparativo y determina procedimiento de adjudicación (invitación a cuando menos tres personas), y turna a la DRMS.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
16 Recibe cuadro comparativo para dar Vo.Bo. de la determinación del procedimiento a realizar y turna al DA para iniciar el procedimiento.
Departamento de Adquisiciones 17 Elabora proyecto de las bases de invitación a cuando menos tres personas con las características técnicas de los bienes a adquirir y turna a la SRM.
Subdirección de Recursos Materiales
18 Revisa bases, elabora memorándum u oficio para convocar al Subcomité revisor de bases y turna a la DRMS para firma.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 41/44514 DICIEMBRE 2007
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
19 Recibe memorándum u oficio firma y turna a la SRM para distribución.
Subdirección de Recursos Materiales
20 Recibe memorándum verifica firma anexa en proyecto de bases y envía al Subcomité revisor de bases, recabando acuse de recibo.
Subcomité Revisor de Bases 21 Recibe, revisa y modifica las bases y turna al DA para elaboración del acta correspondiente.
Departamento de Adquisiciones 22 Elabora acta haciendo constar las modificaciones hechas en las bases y turna a la DRMS.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
23 Recibe las bases definitivas y turna a SRM .
Subdirección de Recursos Materiales
24 Recibe bases aprobadas, archiva en expediente temporal y selecciona a los proveedores de acuerdo al catálogo según el tipo de bien del que se trate.
25 Elabora oficio para enviar invitación a proveedores y turna a la DRMS para firma.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
26 Recibe oficio, firma y turna a la SRM.
Subdirección de Recursos Materiales
27 Recibe y verifica firma en oficio y anexa invitación y bases para envío a proveedores y turna acuse de recibido al DA.
Proveedores 28 Reciben invitación, sellan acuse de recibo.
Departamento de Adquisiciones 29 Recibe acuse de recibido verifica y archiva en expediente temporal.
Subdirección de Recursos Materiales
30 Realiza apertura de sobres de propuestas en dos etapas:
Elabora formato de documentación solicitada en
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 42/44514 DICIEMBRE 2007
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
bases entrega a proveedor y archiva en expediente temporal.
31 Primera Etapa realiza junta de apertura de ofertas técnicas y recepción de ofertas económicas de acuerdo a lo estipulado en las bases y elabora acta haciendo constar las propuestas y procede a la firma de la mismas por los asistentes del evento.
32 Elabora oficio envía propuestas técnicas al área usuaria para que elabore dictamen técnico.
Área Solicitante 33 Recibe propuestas técnicas, elabora dictamen técnico cuando en su caso lo requiera o en su defecto el DA y la SRM cuando a este le corresponda y turna a la DRMS.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
34 Recibe Dictamen Técnico da Vo. Bo. y turna a la SRM.
Subdirección de Recursos Materiales
35 Continua con el procedimiento elabora acta de fallo técnico, recaba firmas y archiva en expediente temporal.
36 Realiza apertura de los sobres de las propuestas económicas, elabora cuadro comparativo firma y turna a la DRMS para autorización.
Dirección de Recursos Materiales 37 Recibe cuadro comparativo, firma y decide al proveedor idóneo para adjudicación, en caso de ser necesario da fallo de la adjudicación o en su defecto convoca a otra reunión para dar a conocer el fallo y turna al DA para la elaboración de acta y pedido o contrato de suministros según sea el caso.
Departamento de Adquisiciones 38 Recibe cuadro comparativo y elabora acta recabando firmas y archiva.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 43/44514 DICIEMBRE 2007
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Elabora el pedido o contrato de suministros.
39 Elabora oficio recabando firma de la DRMS anexando contrato de suministros y envía para revisión a la DJRA.
Dirección Jurídica y Representación Agraria
40 Recibe oficio con contrato de suministros anexo, revisa contrato hace correcciones, firma y turna a la DRMS mediante oficio.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
41 Recibe oficio y contrato de suministros y turna al DA.
Departamento de Adquisiciones 42 Recibe contrato de suministros y realiza las correcciones correspondientes.
Elabora oficio comunicando al proveedor la aprobación del contrato de suministros para revisión y firma.
43 Entrega contrato de suministros al proveedor, acusa de recibo y archiva en expediente temporal.
Proveedor 44 Recibe mediante oficio el contrato de suministros para su revisión y firma
Firma contrato de suministros y lo entrega junto con la fianza de cumplimiento al DA.
Departamento de Adquisiciones 45 Recibe contrato de suministros y fianza de cumplimiento.
Revisa y elabora oficio recabando firma de la DRMS y turna fianza a la DRF para custodia.
Recibe acuse de recibo del oficio y elabora relación de contratos de suministros, firma y turna a la DRMS.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 44/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Dirección de Recursos Financieros (DRF)
46 Recibe fianza del DA para custodia.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
47 Elabora relación de contratos de suministros, firma y turna relación a la DGA.
Departamento de Adquisiciones 48 Recibe relación de contratos de suministros y archiva relación en expediente temporal.
Dirección General de Administración
49 Recibe relación de contratos de suministros para acuerdo y firma de la Secretaria General, devuelve a la DRMS.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
50 Recibe relación de contratos de suministros verifica firma de autorización y turna a la SRM.
Subdirección de Recursos Meteriales
51 Recibe relación de contratos de suministros y entrega contrato al proveedor adjudicado.
Proveedor 52 Recibe contrato de suministros y surte bienes al almacén.
Almacén 53 Recibe bienes adquiridos verificando que cuente con las especificaciones solicitadas.
¿Cumple con las especificaciones?
54 No
Devuelve al proveedor para que surta conforme a las características solicitadas.
55 Si
Firma y sella factura original y devuelve al proveedor.
56 Elabora nota de entrada y turna para conocimiento al Departamento de Adquisiciones.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 45/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Departamento de Adquisiciones 57 Recibe nota de entrada al Almacén de los bienes y verifica la fecha de entrega del proveedor y archiva en expediente temporal.
58 Elabora memorándum e informa al área usuaria que sus artículos o bienes solicitados se encuentran en el almacén para su entrega.
59 Si el proveedor se desfaso en la entrega de los bienes, se elabora oficio notificando sanción por incumplimiento al proveedor.
Proveedor 60 Si es sancionado recibe notificación de sanción por incumplimiento, pasa a Caja General a realizar el pago conforme a lo estipulado en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.
61 Recibe y lleva factura original y pedido de compra para tramite de pago a la Dirección de Recursos Financieros.
Departamento de Adquisiciones 62 Informa a la Secretaría de la Función Pública vía Compranet del proceso y fallo de adjudicación
Dirección de Recursos Financieros 63 Recibe del proveedor factura original y pedido para su revisión y pago.
Termina Procedimiento
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 46/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
DIAGRAMAS DE FLUJO
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SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
OFICIOSUFICIENC IA
SUFICIENC IA
A
REQUERIMI ENTO
RECIBE REQUERIMIENTO, VERIFICA EXISTENCIA, SELLA, FIRMA Y TURNA
09.
ALMACÉN
INFORMA AL ÁREA SOLICITANTE PARA QUE ELABORE SU VALE DE SALIDA DE ALMACÉN
11.
REQUERIMI ENTO
RECIBE REQUERIMIENTO, VERIFICA, FIRMA,
SELLA DE EXISTENCIA EN ALMACÉN Y ARCHIVA
TEMPORALMENTE
10.
TERMINA
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
ESTUDIO
EFECTÚA ESTUDIO DE MERCADO DE LOS
ARTÍCULOS O BIENES A ADQUIRIR, ENVÍA
12.
CUADRO
RECIBE COTIZACIÓN, ELABORA CUADRO
COMPARATIVO Y TURNA
14.
COTIZACIÓ N
RECIBE RELACIÓN DE ARTÍCULOS A ADQUIRIR,
COTIZA Y ENVÍA
13.
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
CUADRO
RECIBE CUADRO COMPARATIVO Y DETERMINA
PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN, TURNA
15.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
PROVEEDOR
CUADRO
RECIBE CUADRO, DA Vo. Bo. DE LA
DETERMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
16.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
BASES
REVISA BASES, ELABORA MEMORÁNDUM U OFICIO AL SUBCOMITÉ Y TURNA
18.
BASES
ELABORA P ROYECT O DE L AS BASES DE INVITA CIÓN A
CUANDO ME NOS TR ES PER SONAS CON LAS C ARACTE RÍSTIC AS DE LOS BIENE S A AD QUIRIR Y
TURNA
17.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
OFICIO
RECIBE MEMORÁNDUM Y OFICIO Y TURNA
19.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
REQUERIMI ENTO
ELABORA REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA, ANEXA SUFICIENCIA
PRESUPUESTAL
01.
ÁREA SOLICITANTE
REQUERIMI ENTO
RECIBE Y VERIFICA CARACTERÍSTICAS DE REQUERIMIENTO DE
COMPRA Y SUFICIENCIA PRESUPUESTAL
03.
REQUERIMI ENTO
RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA
02.
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
REQUERIMI ENTO
VERIFICA MONTO MÁXIMO AUTORIZADO Y TURNA
04.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
REQUERIMI ENTO
RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA
05.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
REQUERIMI ENTO
RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA, VERIFICA,
FIRMA Y TURNA
07.
REQUERIMI ENTO
RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA, FIRMA Y
TURNA
06.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
REQUERIMI ENTO
RECIBE REQUERIMIENTO, VEIFICA, FIRMA Y
TURNA
08.
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
DIRECCIÓN GENER AL DE ADMINI STRACI ÓN
¿DEBIDA-MENTE
REQUISITA -DA?
NO1
SÍ
1
¿EXIS-TENCIA EN
ALMACÉN?
SÍ
NO
OFICIOSUFICIENC IA
SUFICIENC IA
A
REQUERIMI ENTO
RECIBE REQUERIMIENTO, VERIFICA EXISTENCIA, SELLA, FIRMA Y TURNA
09.
ALMACÉN
INFORMA AL ÁREA SOLICITANTE PARA QUE ELABORE SU VALE DE SALIDA DE ALMACÉN
11.
REQUERIMI ENTO
RECIBE REQUERIMIENTO, VERIFICA, FIRMA,
SELLA DE EXISTENCIA EN ALMACÉN Y ARCHIVA
TEMPORALMENTE
10.
TERMINA
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
ESTUDIO
EFECTÚA ESTUDIO DE MERCADO DE LOS
ARTÍCULOS O BIENES A ADQUIRIR, ENVÍA
12.
CUADRO
RECIBE COTIZACIÓN, ELABORA CUADRO
COMPARATIVO Y TURNA
14.
COTIZACIÓ N
RECIBE RELACIÓN DE ARTÍCULOS A ADQUIRIR,
COTIZA Y ENVÍA
13.
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
CUADRO
RECIBE CUADRO COMPARATIVO Y DETERMINA
PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN, TURNA
15.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
PROVEEDOR
CUADRO
RECIBE CUADRO, DA Vo. Bo. DE LA
DETERMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
16.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
BASES
REVISA BASES, ELABORA MEMORÁNDUM U OFICIO AL SUBCOMITÉ Y TURNA
18.
BASES
ELABORA P ROYECT O DE L AS BASES DE INVITA CIÓN A
CUANDO ME NOS TR ES PER SONAS CON LAS C ARACTE RÍSTIC AS DE LOS BIENE S A AD QUIRIR Y
TURNA
17.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
OFICIO
RECIBE MEMORÁNDUM Y OFICIO Y TURNA
19.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
REQUERIMI ENTO
ELABORA REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA, ANEXA SUFICIENCIA
PRESUPUESTAL
01.
ÁREA SOLICITANTE
REQUERIMI ENTO
RECIBE Y VERIFICA CARACTERÍSTICAS DE REQUERIMIENTO DE
COMPRA Y SUFICIENCIA PRESUPUESTAL
03.
REQUERIMI ENTO
RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA
02.
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
REQUERIMI ENTO
VERIFICA MONTO MÁXIMO AUTORIZADO Y TURNA
04.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
REQUERIMI ENTO
RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA
05.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
REQUERIMI ENTO
RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA, VERIFICA,
FIRMA Y TURNA
07.
REQUERIMI ENTO
RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA, FIRMA Y
TURNA
06.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
REQUERIMI ENTO
RECIBE REQUERIMIENTO, VEIFICA, FIRMA Y
TURNA
08.
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
DIRECCIÓN GENER AL DE ADMINI STRACI ÓN
¿DEBIDA-MENTE
REQUISITA -DA?
NO1
SÍ
1
¿EXIS-TENCIA EN
ALMACÉN?
SÍ
NO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 48/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
CONTRATO
ACTA
ACTA
BASES
INVITACIÓ N
PROYECTOBASES
A
B
INVITACIÓ N
RECIBEN INVITACIÓN
28.
PROVEEDORES
FORMATO
REALIZA APERTURA DE SOBRES EN DOS ETAPAS. ELABORA FORMATO DE
DOCUMENTACIÓN SOLICITADA EN BASES
30.
ACUSES
RECIBE ACUSE DE RECIBO, VERIFICA Y
ARCHIVA EN EXPEDIENTE TEMPORAL
29.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
PROPUESTA S
ELABORA OFICIO, ENVÍA PROPUESTAS TÉCNICAS
32.
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
DICTAMEN
RECIBE PROPUESTAS TÉCNICAS, ELABORA DICTAMEN TÉCNICO
33.
ÁREA SOLICITANTE
ACTA
ELABORA ACTA DE FALLO TÉCNICO, RECABA FIRMAS Y ARCHIVA TEMPORALMENTE
35.
DICTAMEN
RECIBE DICTAMEN TÉCNICO, DA Vo. Bo. Y
TURNA
34.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
CUADRO
REALIZA APERTURA DE SOBRES DE PROPUESTAS ECONÓMICAS, ELABORA CUADRO COMPARATIVO,
FIRMA Y TURNA
36.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
CUADRO
RECIBE CUADRO, FIRMA Y DECIDE AL PROVEEDOR IDÓNEO, DA FALLO DE ADJUDICACIÓN O, EN SU CASO, CONVOCA A OTRA
REUNIÓN
37.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
OFICIO
ELABORA OFICIO, RECABA FIRMA, ANEXA
CONTRATO DE SUMINISTROS Y ENVÍA
39.
CUADRO
RECIBE CUADRO COMPARATIVO, ELABORA
ACTA Y ARCHIVA
38.
CONTRATO
RECIBE OFICIO Y CONTRATO, REVISA, HACE CORRECCIONES,
FIRMA Y TURNA
40.
DIRECCIÓN JURÍD ICA Y DE REPR ESENTA CIÓN
AGRARIA
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
OFICIO
RECIBE OFICIO, VERIFICA FIRMA, ANEXA EN PROYECTO DE BASES
Y ENVÍA
20.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
BASES
ELABORA ACTA HACIENDO CONSTAR LAS
MODIFICACIONES A LAS BASES Y TURNA
22.
BASES
RECIBE, REVISA, MODIFICA LAS BASES Y
TURNA
21.
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
BASES
RECIBE LAS BASES DEFINITIVAS Y TURNA
23.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
SUBCOMITÉ REVIS OR DE BASES
BASES
RECIBE BASES APROBADAS, ARCHIVA TEMPRALMENTE Y SELECCIONA PROVEEDORES
24.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
OFICIO
RECIBE OFICIO, FIRMA Y TURNA
26.
OFICIO
ELABORA OFICIO PARA ENVIAR INVITACIÓN A PROVEEDORES Y TURNA
25.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
OFICIO
RECIBE Y VERIFICA FIRMA EN OFICIO, ANEXA INVITACIÓN Y BASES PARA ENVÍO A PROVEEDORES Y TURNA
27.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
PRIMERA ETAPA: REALIZA JUNTA DE
APERTURA DE OFERTAS TÉCNICAS Y RECEPCIÓN
DE OFERTAS ECONÓMICAS, ELABORA
ACTA Y FIRMA
31. CONTRATO
ACTA
ACTA
BASES
INVITACIÓ N
PROYECTOBASES
A
B
INVITACIÓ N
RECIBEN INVITACIÓN
28.
PROVEEDORES
FORMATO
REALIZA APERTURA DE SOBRES EN DOS ETAPAS. ELABORA FORMATO DE
DOCUMENTACIÓN SOLICITADA EN BASES
30.
ACUSES
RECIBE ACUSE DE RECIBO, VERIFICA Y
ARCHIVA EN EXPEDIENTE TEMPORAL
29.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
PROPUESTA S
ELABORA OFICIO, ENVÍA PROPUESTAS TÉCNICAS
32.
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
DICTAMEN
RECIBE PROPUESTAS TÉCNICAS, ELABORA DICTAMEN TÉCNICO
33.
ÁREA SOLICITANTE
ACTA
ELABORA ACTA DE FALLO TÉCNICO, RECABA FIRMAS Y ARCHIVA TEMPORALMENTE
35.
DICTAMEN
RECIBE DICTAMEN TÉCNICO, DA Vo. Bo. Y
TURNA
34.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
CUADRO
REALIZA APERTURA DE SOBRES DE PROPUESTAS ECONÓMICAS, ELABORA CUADRO COMPARATIVO,
FIRMA Y TURNA
36.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
CUADRO
RECIBE CUADRO, FIRMA Y DECIDE AL PROVEEDOR IDÓNEO, DA FALLO DE ADJUDICACIÓN O, EN SU CASO, CONVOCA A OTRA
REUNIÓN
37.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
OFICIO
ELABORA OFICIO, RECABA FIRMA, ANEXA
CONTRATO DE SUMINISTROS Y ENVÍA
39.
CUADRO
RECIBE CUADRO COMPARATIVO, ELABORA
ACTA Y ARCHIVA
38.
CONTRATO
RECIBE OFICIO Y CONTRATO, REVISA, HACE CORRECCIONES,
FIRMA Y TURNA
40.
DIRECCIÓN JURÍD ICA Y DE REPR ESENTA CIÓN
AGRARIA
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
OFICIO
RECIBE OFICIO, VERIFICA FIRMA, ANEXA EN PROYECTO DE BASES
Y ENVÍA
20.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
BASES
ELABORA ACTA HACIENDO CONSTAR LAS
MODIFICACIONES A LAS BASES Y TURNA
22.
BASES
RECIBE, REVISA, MODIFICA LAS BASES Y
TURNA
21.
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
BASES
RECIBE LAS BASES DEFINITIVAS Y TURNA
23.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
SUBCOMITÉ REVIS OR DE BASES
BASES
RECIBE BASES APROBADAS, ARCHIVA TEMPRALMENTE Y SELECCIONA PROVEEDORES
24.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
OFICIO
RECIBE OFICIO, FIRMA Y TURNA
26.
OFICIO
ELABORA OFICIO PARA ENVIAR INVITACIÓN A PROVEEDORES Y TURNA
25.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
OFICIO
RECIBE Y VERIFICA FIRMA EN OFICIO, ANEXA INVITACIÓN Y BASES PARA ENVÍO A PROVEEDORES Y TURNA
27.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
PRIMERA ETAPA: REALIZA JUNTA DE
APERTURA DE OFERTAS TÉCNICAS Y RECEPCIÓN
DE OFERTAS ECONÓMICAS, ELABORA
ACTA Y FIRMA
31.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 49/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
PEDIDO
RELACIÓN
FIANZA
FIANZA
OFICIO
OFICIO
B
RELACIÓN
RECIBE RELACIÓN DE CONTRATOS PAA ACUERDO
Y FIRMA DE LA SECRETARÍA GENERAL
49.
DIRECCIÓN GENER AL DE ADMINI STRACI ÓN
RELACIÓN
RECIBE RELACIÓN DE CONTRATOS DE
SUMINISTROS Y ENTEGA CONTRATO AL ADJUDICADO
51.
RELACIÓN
RECIBE RELACIÓN, VERIFICA FIRMA DE
AUTORIZACIÓN Y TURNA
50.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
RECIBE BIENES ADQUIRIDOS, VERIFICA ESPECIFICACIONES
52.
ALMACÉN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
¿CUMPLE ESPECIFI-CACIONES?
SÍ
NOTA
ELABORA NOTA DE ENTRADA Y TURNA
56.
FACTURA
FIRMA Y SELLA FACTURA ORIGINAL Y DEVUELVE
AL PROVEEDOR
55.
NOTA
RECIBE NOTA, VERIFICA FECHA DE ENTREGA,
ARCHIVA TEMPORALMENTE
57.
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
MEMORÁNDU M
ELABORA MEMORÁNDUM E INFORMA AL ÁREA USUARIA QUE SUS
BIENES SOLICITADOS SE ENCUENTRAN EN ALMACÉN
58.
SI ES SANCIONADO, RECIBE NOTIFICACIÓN, PASA A CAJA GENERAL,
REALIZA PAGO
60.
OFICIO
SI EL PROVEEDOR SE DESFASO EN SU
ENTREGA, ELABORA OFICIO NOTIFICANDO
SANCIÓN POR INCUMPLIMIENTO
59.
PROVEEDOR
FACTURA
RECIBE Y LLEVA FACTURA ORIGINAL Y
PEDIDO DE COMPRA PARA TRAMITE DE PAGO
61.
CONTRATO
RECIBE OFICIO Y CONTRATO Y TURNA
41.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
CONTRATO
ENTREGA CONTRATO, ACUSA DE RECIBO Y
ARCHIVA TEMPORALMENTE
43.
CONTRATO
RECIBE CONTRATO REALIZA
CORRECCIONES, ELABORA OFICIO AL PROVEEDOR
42.
CONTRATO
RECIBE MEDIANTE OFICIO CONTRATO PARA REVISIÓN Y FIRMA, ENTREGA FIANZA
44.
PROVEEDOR
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
CONTRATO
RECIBE CONTRATO Y FIANZA, REVISA TURNA FIANAZA, ELABORA
RELACIÓN DE CONTRTOS
45.
DEPARTAMENTO DE ADQUISICONES
RELACIÓN
ELABORA RELACIÓN DE CONTRATOS DE
SUMINISTROS, FIRMA Y TURNA
47.
FIANZA
RECIBE FIANZA PARA CUSTODIA
46.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SRVICIO S
RELACIÓN
RECIBE RELACIÓN Y ARCHIVA TEMPORALMENTE
48.
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIER OS
NO
DEVUELVE AL PROVEEDOR PARA QUE SURTA CONFORME A LAS CARACTERÍSTICAS
DESEADAS
54.
1
1
INFORMA A LA SECRETARÍA DE LA
FUNCIÓN´PÚBLICA, VÍA COMPRANET, DEL
PROCESO Y FALLO DE ADJUDICACIÓN
62.
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
RECIBE DEL PROVEEDOR FACTURA ORIGINAL Y PEDIDO PARA REVISIÓN
Y PAGO
63.
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIER OS
TERMINA
PEDIDO
RELACIÓN
FIANZA
FIANZA
OFICIO
OFICIO
B
RELACIÓN
RECIBE RELACIÓN DE CONTRATOS PAA ACUERDO
Y FIRMA DE LA SECRETARÍA GENERAL
49.
DIRECCIÓN GENER AL DE ADMINI STRACI ÓN
RELACIÓN
RECIBE RELACIÓN DE CONTRATOS DE
SUMINISTROS Y ENTEGA CONTRATO AL ADJUDICADO
51.
RELACIÓN
RECIBE RELACIÓN, VERIFICA FIRMA DE
AUTORIZACIÓN Y TURNA
50.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
RECIBE BIENES ADQUIRIDOS, VERIFICA ESPECIFICACIONES
52.
ALMACÉN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
¿CUMPLE ESPECIFI-CACIONES?
SÍ
NOTA
ELABORA NOTA DE ENTRADA Y TURNA
56.
FACTURA
FIRMA Y SELLA FACTURA ORIGINAL Y DEVUELVE
AL PROVEEDOR
55.
NOTA
RECIBE NOTA, VERIFICA FECHA DE ENTREGA,
ARCHIVA TEMPORALMENTE
57.
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
MEMORÁNDU M
ELABORA MEMORÁNDUM E INFORMA AL ÁREA USUARIA QUE SUS
BIENES SOLICITADOS SE ENCUENTRAN EN ALMACÉN
58.
SI ES SANCIONADO, RECIBE NOTIFICACIÓN, PASA A CAJA GENERAL,
REALIZA PAGO
60.
OFICIO
SI EL PROVEEDOR SE DESFASO EN SU
ENTREGA, ELABORA OFICIO NOTIFICANDO
SANCIÓN POR INCUMPLIMIENTO
59.
PROVEEDOR
FACTURA
RECIBE Y LLEVA FACTURA ORIGINAL Y
PEDIDO DE COMPRA PARA TRAMITE DE PAGO
61.
CONTRATO
RECIBE OFICIO Y CONTRATO Y TURNA
41.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
CONTRATO
ENTREGA CONTRATO, ACUSA DE RECIBO Y
ARCHIVA TEMPORALMENTE
43.
CONTRATO
RECIBE CONTRATO REALIZA
CORRECCIONES, ELABORA OFICIO AL PROVEEDOR
42.
CONTRATO
RECIBE MEDIANTE OFICIO CONTRATO PARA REVISIÓN Y FIRMA, ENTREGA FIANZA
44.
PROVEEDOR
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
CONTRATO
RECIBE CONTRATO Y FIANZA, REVISA TURNA FIANAZA, ELABORA
RELACIÓN DE CONTRTOS
45.
DEPARTAMENTO DE ADQUISICONES
RELACIÓN
ELABORA RELACIÓN DE CONTRATOS DE
SUMINISTROS, FIRMA Y TURNA
47.
FIANZA
RECIBE FIANZA PARA CUSTODIA
46.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SRVICIO S
RELACIÓN
RECIBE RELACIÓN Y ARCHIVA TEMPORALMENTE
48.
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIER OS
NO
DEVUELVE AL PROVEEDOR PARA QUE SURTA CONFORME A LAS CARACTERÍSTICAS
DESEADAS
54.
1
1
INFORMA A LA SECRETARÍA DE LA
FUNCIÓN´PÚBLICA, VÍA COMPRANET, DEL
PROCESO Y FALLO DE ADJUDICACIÓN
62.
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
RECIBE DEL PROVEEDOR FACTURA ORIGINAL Y PEDIDO PARA REVISIÓN
Y PAGO
63.
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIER OS
TERMINA
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 50/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
03 ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 51/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................53
NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................54
DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................57
DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................61
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 52/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Controlar el suministro de bienes adquiridos mediante el procedimiento de adjudicación directa, para
la obtención de las mejores condiciones de calidad, servicio y precio dentro del marco jurídico vigente
en materia de adquisiciones.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 53/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
NORMAS DE OPERACIÓN
XXXI.La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, a través del Departamento de Adquisiciones,
es la única área de la Institución facultada para efectuar las adquisiciones de bienes,
suministros y contratación de servicios.
XXXII. Cada Unidad Administrativa deberá presentar a la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios, a más tardar los primeros diez días hábiles del mes de noviembre de cada año su
Programa de requerimientos de materiales, suministros y bienes de activo fijo, el cual será
enviado a través de correo electrónico.
XXXIII.El Departamento de Adquisiciones recibirá los requerimientos de compra de lunes a jueves en
un horario de 9:00 a.m. a 14:00 p.m.
XXXIV. Las compras directas a partir de $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) en adelante
se realizarán sujetándose al cuadro comparativo de cotizaciones correspondiente.
XXXV. La requisición de bienes, accesorios informáticos y software deberá ser validada por la
Dirección de Informática previamente a la entrega de la requisición de la Dirección de Recursos
Materiales y Servicios.
XXXVI. Los requerimientos de compra y sin excepción deberán contener el sello de
certificación de no existencia en almacén, ya sea parcial o total según sea el caso, para su
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 54/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
posterior adquisición. Será responsabilidad del área solicitante evaluar las proposiciones
verificando que cumplan con las especificaciones requeridas, cuando se considere necesario.
XXXVII. Para compras menores a $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) se realizarán
cotizaciones vía telefónica llenando en el formato correspondiente la descripción del bien,
nombre de la empresa, monto, número de folio, fecha, nombre y firma de la persona que cotizó,
cargo que desempeña y firma de autorización del Titular de la Dirección de Recursos Materiales
y Servicios.
XXXVIII. Para adjudicación directa se harán tres cotizaciones como mínimo por escrito en papel
membreteado de la Procuraduría Agraria, ya sea vía fax o por correo electrónico, solicitando el
nombre de la empresa, monto, beca, nombre de la persona que cotizó, cargo que desempeña y
firma, por otra parte, confirmará la información recibida por el mismo medio.
XXXIX. Posterior a las cotizaciones que realice personal de la Dirección de Recursos
Materiales y Servicios, se formulará cuadro comparativo de cotizaciones procurando contar con
el mayor número de proveedores (mínimo tres) para integrar información suficiente y obtener
las mejores condiciones de calidad, oportunidad, precio y que sea transparente.
XL. La documentación que se elabore dentro de cualquier procedimiento de adquisiciones,
sistemáticamente deberá contar con nombre de la persona que elabora, revisa y autoriza, así
como cargo, fecha y firmas correspondientes.
XLI. Para suministros y/o bienes específicos, el tiempo de respuesta por parte del proveedor, no
excederá de 30 días hábiles como máximo, para el surtimiento del pedido correspondiente.
XLII. La integración de los expedientes de adquisiciones se realizará conforme al índice establecido
por la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, la documentación deberá ser foliada y con
el visto bueno del Subdirector a fin de garantizar la confiabilidad de la información concentrada
en el mismo.
XLIII. El Departamento de Adquisiciones llevará un seguimiento de la documentación que se entregue
para autorización u otro trámite dando respuesta al área requirente en un plazo no mayor de 2
días hábiles a partir de su recepción, elaborando bitácora de seguimiento.
XLIV. El Departamento de Adquisiciones deberá enviar los contratos de suministros a la Dirección
General Jurídica y de Representación Agraria, para su revisión en cuanto a términos legales se
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 55/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
refiere, devolviendo los mismos en un plazo no mayor a dos días hábiles a partir de su
recepción, con los comentarios y visto bueno.
XLV. En los casos de adquisiciones por excepción de Licitación Pública, el área de Recursos
Materiales y Servicios deberá remitir al Órgano Interno de Control a más tardar el último día
hábil de cada mes, un informe relativo a los contratos formalizados durante el mes calendario
inmediato anterior; acompañando copia del escrito que contenga los criterios y justificación de la
opción y firmado por el titular del área requirente de los bienes y/o servicios.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 56/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 57/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Área solicitante (AS) 1 Elabora requerimiento de compra y turna a la DRMS, anexando suficiencia presupuestal autorizada, recabando acuse de recibo.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios (DRMS)
2 Recibe requerimiento de compra del AS y turna al DA
Departamento de Adquisiciones (DA)
3 Recibe y revisa requerimiento de compra y suficiencia presupuestal.
Se encuentra debidamente requisitada.
Sí
Procede se verifica monto máximo autorizado y turna para firma de autorización a la DRMS.
4 No
Devuelve con formato denominado “Volante de devolución”.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
5 Recibe requerimiento de compra y turna a la DGA para autorización.
Dirección General de Administración (DGA)
6 Recibe requerimiento de compra, firma y turna a la DRMS.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
7 Recibe requerimiento de compra, verifica autorización y turna al DA.
Departamento de Adquisiciones 8 Recibe requerimiento de compra, verifica autorización y turna al almacén para verificar la existencia de los bienes solicitados.
Almacén 9 Recibe requerimiento de compra, verifica existencia, sella y firma turnando al DA.
Departamento de Adquisiciones 10 Recibe requerimiento de compra y verifica sello de existencia en almacén y archiva temporalmente.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 58/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Existencia
11 Sí
Informa al área solicitante para que elabore su vale de salida del almacén.
12 No
Efectuar estudio de mercado de los artículos o bienes a adquirir conforme a los lineamientos y políticas establecidas y envía al proveedor relación de artículos a adquirir para su cotización
Proveedor 13 Recibe relación de artículos a adquirir cotiza y envía al DA.
Departamento de Adquisiciones 14 Recibe cotización de los artículos a adquirir, elabora cuadro comparativo y turna a la SRM para determinar el procedimiento de adjudicación.
Subdirección de Recursos Materiales (SRM)
15 Recibe cuadro comparativo y determina procedimiento de adjudicación (Adjudicación Directa), y turna a la DRMS.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
16 Recibe cuadro comparativo para dar Vo.Bo. de la determinación del procedimiento a realizar y turna al DA para iniciar el procedimiento.
Departamento de Adquisiciones 17 Elabora oficio informando al proveedor aceptación de cotización.
Proveedor 18 Recibe oficio sella y firma acuse de recibo.
Entrega bienes al almacén, recaba sello de recibo en factura
Tramita pago en la DRF
Almacén 19 Elabora nota de entrada de bienes y turna para su conocimiento al DA.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 59/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Departamento de Adquisiciones 20 Recibe nota de entrada al almacén e informa al área solicitante que sus bienes se encuentran en el almacén.
Proveedor 21 Recibe documentación para pago
Termina Procedimiento
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 60/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 61/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
ÁREA SOLICITANTEDIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN ALMACÉN PROVEEDOR SUBDIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES
SUFICIENC IA
INICIO
REQUERIMI ENTO
RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , VERI FICA EXISTENCI A, SEL LA,
FIRMA Y T URNA
REQUERIMI ENTO
ELABORA R EQUERI MIENTO DE COMPRA , ANEX A
SUFICIENC A PRESUPUES TAL AUTORIZAD A
01.
REQUERIMI ENTO
RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , FIRM A Y
TURNA
06.
09.2
3A
SUFICIENC IASUFICIENC IA
REQUERIMI ENTOREQUERIMI ENTO
RECIBE RE QUERIM IENTO Y TURNA
RECIBE, R EVISA REQUERIMI ENTO Y SUFICIENC IA PRESUPUES TAL
02. 03.
REQUERIMI ENTO
RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA Y TUR NA PARA AUTO RIZACI ÓN
¿DEBIDA-MENTE
REQUISITA -DA?
05.
SÍ
REQUERIMI ENTO
REQUERIMI ENTO
RECIBE RE QUERIM IENTO, FIRMA Y T URNA
VERIFICA MONTO MÁXIMO AUTORIZAD O Y TU RNA
07.
04.
REQUERIMI ENTO
RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , VERI FICA AUTORIZAC IÓN Y TURNA
08.
2
3
NO
11
SUFICIENC IA
INICIO
REQUERIMI ENTO
RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , VERI FICA EXISTENCI A, SEL LA,
FIRMA Y T URNA
REQUERIMI ENTO
ELABORA R EQUERI MIENTO DE COMPRA , ANEX A
SUFICIENC A PRESUPUES TAL AUTORIZAD A
01.
REQUERIMI ENTO
RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , FIRM A Y
TURNA
06.
09.2
3A
SUFICIENC IASUFICIENC IA
REQUERIMI ENTOREQUERIMI ENTO
RECIBE RE QUERIM IENTO Y TURNA
RECIBE, R EVISA REQUERIMI ENTO Y SUFICIENC IA PRESUPUES TAL
02. 03.
REQUERIMI ENTO
RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA Y TUR NA PARA AUTO RIZACI ÓN
¿DEBIDA-MENTE
REQUISITA -DA?
05.
SÍ
REQUERIMI ENTO
REQUERIMI ENTO
RECIBE RE QUERIM IENTO, FIRMA Y T URNA
VERIFICA MONTO MÁXIMO AUTORIZAD O Y TU RNA
07.
04.
REQUERIMI ENTO
RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , VERI FICA AUTORIZAC IÓN Y TURNA
08.
2
3
NO
11
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 62/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
ÁREA SOLICITANTEDIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN ALMACÉN PROVEEDOR SUBDIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES
COTIZACIÓ NREQUERIMI ENTO
RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , VERI FICA
SELLO DE EXISTE NCIA Y ARCHIVA T EMPORA LMENTE
RECIBE BI ENES D E ALMACÉN
10.
RECIBE RE LACIÓN DE ARTÍCULOS A ADQ UIRIR,
COTIZA Y ENVÍA
13.
¿EXISTEN-CIA?
SÍ
OFICIO
INFORMA A L ÁREA SOLICITAN TE PAR A QUE ELABORE S U VALE DE SALIDA DE ALMAC ÉN
11.
ESTUDIO
EFECTÚA E STUDIO DE MERCADO D E LOS
ARTÍCULOS O BIE NES A ADQUIRIR, ENVÍA
12.
A
NOTERMINA B
COTIZACIÓ NREQUERIMI ENTO
RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , VERI FICA
SELLO DE EXISTE NCIA Y ARCHIVA T EMPORA LMENTE
RECIBE BI ENES D E ALMACÉN
10.
RECIBE RE LACIÓN DE ARTÍCULOS A ADQ UIRIR,
COTIZA Y ENVÍA
13.
¿EXISTEN-CIA?
SÍ
OFICIO
INFORMA A L ÁREA SOLICITAN TE PAR A QUE ELABORE S U VALE DE SALIDA DE ALMAC ÉN
11.
ESTUDIO
EFECTÚA E STUDIO DE MERCADO D E LOS
ARTÍCULOS O BIE NES A ADQUIRIR, ENVÍA
12.
A
NOTERMINA B
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 63/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
ÁREA SOLICITANTEDIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN ALMACÉN PROVEEDOR SUBDIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES
CUADRO
CUADROCOTIZACIÓ N
RECIBE CO TIZACI ÓN, ELABORA C UADRO
COMPARATI VO Y T URNA
14.
RECIBE CU ADRO COMPARATI VO Y DETERMINA
PROCEDIMI ENTO D E ADJUDICAC IÓN Y TURNA
15.
CUADRO
RECIBE CU ADRO COMPARATI VO, DA Vo.
Bo., DETE RMINA PROCEDIMI ENTO Y TURNA
16.
OFICIO
ELABORA O FICIO DE ACEPTACIÓ N DE COTIZACIÓ N
17.
RECIBE OF ICIO, ENTREGA B IENES, TRAMITA P AGO
18.
NOTA
ELABORA N OTA DE ENTRADA D E BIEN ES Y
TURNA
19.
B
TERMINA
NOTA
RECIBE NO TA DE ENTRADA A L ALMA CÉN E
INFORMA A L SOLICITAN TE QUE SUS BIENES SE ENCUE NTRAN
EN ALMACÉ N
20.
RECIBE DO CUMENT ACIÓN PARA PAGO
21.
CUADRO
CUADROCOTIZACIÓ N
RECIBE CO TIZACI ÓN, ELABORA C UADRO
COMPARATI VO Y T URNA
14.
RECIBE CU ADRO COMPARATI VO Y DETERMINA
PROCEDIMI ENTO D E ADJUDICAC IÓN Y TURNA
15.
CUADRO
RECIBE CU ADRO COMPARATI VO, DA Vo.
Bo., DETE RMINA PROCEDIMI ENTO Y TURNA
16.
OFICIO
ELABORA O FICIO DE ACEPTACIÓ N DE COTIZACIÓ N
17.
RECIBE OF ICIO, ENTREGA B IENES, TRAMITA P AGO
18.
NOTA
ELABORA N OTA DE ENTRADA D E BIEN ES Y
TURNA
19.
B
TERMINA
NOTA
RECIBE NO TA DE ENTRADA A L ALMA CÉN E
INFORMA A L SOLICITAN TE QUE SUS BIENES SE ENCUE NTRAN
EN ALMACÉ N
20.
RECIBE DO CUMENT ACIÓN PARA PAGO
21.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 64/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
04 ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 65/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................67
NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................68
DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................71
DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................75
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 66/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Controlar el suministro de compras menores, a fin de obtener las mejores condiciones de
oportunidad, calidad, servicio y economía dentro del marco jurídico vigente en materia de
adquisiciones.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 67/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES
NORMAS DE OPERACIÓN
I. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, a través del Departamento de Adquisiciones,
es la única área de la Institución facultada para efectuar las adquisiciones de bienes,
suministros y contratación de servicios.
II. Cada Unidad Administrativa deberá presentar a la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios, a más tardar los primeros diez días hábiles del mes de noviembre de cada año su
Programa de requerimientos de materiales, suministros y bienes de activo fijo, el cual será
enviado a través de correo electrónico.
III. El Departamento de Adquisiciones recibirá los requerimientos de compra de lunes a jueves en
un horario de 9:00 a.m. a 14:00 p.m.
IV. Las compras directas a partir de $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) en adelante se
realizarán sujetándose al cuadro comparativo de cotizaciones correspondiente.
V. La requisición de bienes, accesorios informáticos y software deberá ser validada por la
Dirección de Informática previamente a la entrega de la requisición de la Dirección de Recursos
Materiales y Servicios.
VI. Los requerimientos de compra y sin excepción deberán contener el sello de certificación de no
existencia en almacén, ya sea parcial o total según sea el caso, para su posterior adquisición.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 68/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
Será responsabilidad del área solicitante evaluar las proposiciones verificando que cumplan con
las especificaciones requeridas, cuando se considere necesario.
VII. Para compras menores a $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) se realizarán cotizaciones vía
telefónica llenando en el formato correspondiente la descripción del bien, nombre de la
empresa, monto, número de folio, fecha, nombre y firma de la persona que cotizó, cargo que
desempeña y firma de autorización del Titular de la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios.
VIII. Para adjudicación directa se harán tres cotizaciones como mínimo por escrito en papel
membreteado de la Procuraduría Agraria, ya sea vía fax o por correo electrónico, solicitando el
nombre de la empresa, monto, beca, nombre de la persona que cotizó, cargo que desempeña y
firma, por otra parte, confirmará la información recibida por el mismo medio.
IX. Posterior a las cotizaciones que realice personal de la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios, se formulará cuadro comparativo de cotizaciones procurando contar con el mayor
número de proveedores (mínimo tres) para integrar información suficiente y obtener las mejores
condiciones de calidad, oportunidad, precio y que sea transparente.
X. La documentación que se elabore dentro de cualquier procedimiento de adquisiciones,
sistemáticamente deberá contar con nombre de la persona que elabora, revisa y autoriza, así
como cargo, fecha y firmas correspondientes.
XI. Para suministros y/o bienes específicos, el tiempo de respuesta por parte del proveedor, no
excederá de 30 días hábiles como máximo, para el surtimiento del pedido correspondiente.
XII. La integración de los expedientes de adquisiciones se realizará conforme al índice establecido
por la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, la documentación deberá ser foliada y con
el visto bueno del Subdirector a fin de garantizar la confiabilidad de la información concentrada
en el mismo.
XIII. El Departamento de Adquisiciones llevará un seguimiento de la documentación que se entregue
para autorización u otro trámite dando respuesta al área requirente en un plazo no mayor de 2
días hábiles a partir de su recepción, elaborando bitácora de seguimiento.
XIV. El Departamento de Adquisiciones deberá enviar los contratos de suministros a la Dirección
General Jurídica y de Representación Agraria, para su revisión en cuanto a términos legales se
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refiere, devolviendo los mismos en un plazo no mayor a dos días hábiles a partir de su
recepción, con los comentarios y visto bueno.
XV. En los casos de adquisiciones por excepción de Licitación Pública, el área de Recursos
Materiales y Servicios deberá remitir al Órgano Interno de Control a más tardar el último día
hábil de cada mes, un informe relativo a los contratos formalizados durante el mes calendario
inmediato anterior; acompañando copia del escrito que contenga los criterios y justificación de la
opción y firmado por el titular del área requirente de los bienes y/o servicios.
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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Área solicitante (AS) 1 Elabora requerimiento de compra y turna a la DRMS, anexando suficiencia presupuestal autorizada, recabando acuse de recibo.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios (DRMS)
2 Recibe requerimiento de compra del AS y turna al DA
Departamento de Adquisiciones (DA)
3 Recibe y revisa requerimiento de compra y suficiencia presupuestal.
¿Se encuentra debidamente requisitada.?
No
Devuelve con formato denominado “Volante de devolución
4 Si
Procede se verifica monto máximo y minímo autorizado y turna para firma de autorización a la DRMS.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
5 Recibe requerimiento de compra y turna a la DGA para autorización.
Dirección General de Administración (DGA)
6 Recibe requerimiento de compra, firma y turna a la DRMS.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
7 Recibe requerimiento de compra, verifica autorización y turna al DA.
Departamento de Adquisiciones 8 Recibe requerimiento de compra, verifica autorización.
¿Autorización?
9 No
Devuelve al área solicitante.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
10 SÍ
Folia y turna al almacén para verificar la existencia de los bienes solicitados.
Almacén 11 Recibe requerimiento de compra, verifica existencia, sella y firma turnando al DA.
Departamento de Adquisiciones 12 Recibe requerimiento de compra y verifica sello de existencia en almacén y archiva temporalmente.
¿Existencia?
13 Si
Informa al área solicitante para que elabore su vale de salida del almacén.
14 No
Efectuar estudio de mercado de los artículos o bienes a adquirir conforme a los lineamientos y políticas establecidas
Proveedor 15 Recibe relación de artículos a adquirir cotiza y envía al DA.
Departamento de Adquisiciones 16 Recibe cotización de los artículos a adquirir, elabora cuadro comparativo y turna a la SRM para determinar el procedimiento de adjudicación.
Subdirección de Recursos Materiales (SRM)
17 Recibe cuadro comparativo y determina procedimiento de adjudicación (compras menores) y turna a la DRMS.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
18 Recibe cuadro comparativo para dar Vo.Bo. de la determinación del procedimiento a realizar y turna al DA para iniciar el procedimiento.
Departamento de Adquisiciones 19 Recibe cuadro comparativo y realiza compra.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
20 Entrega al AS los artículos, recabando acuse de recibo y tramita documentación para revisión y pago en la DRF
Área Solicitante 21 Recibe artículos y firma en factura original.
Dirección de Recursos Financieros 22 Recibe documentación para revisión y pago
Termina Procedimiento
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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES
DIAGRAMAS DE FLUJO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES
ÁREA SOLICITANTEDIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN ALMACÉN PROVEEDOR
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
SUFICIENC IA
INICIO
REQUERIMI ENTO
ELABORA R EQUERI MIENTO DE COMPRA , ANEX A
SUFICIENC A PRESUPUES TAL AUTORIZAD A
01.
REQUERIMI ENTO
RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , FIRM A Y
TURNA
06.
2
3
A
SUFICIENC IASUFICIENC IA
REQUERIMI ENTOREQUERIMI ENTO
RECIBE RE QUERIM IENTO Y TURNA
RECIBE, R EVISA REQUERIMI ENTO Y SUFICIENC IA PRESUPUES TAL
02. 03.
REQUERIMI ENTO
RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA Y TUR NA PARA AUTO RIZACI ÓN
¿DEBIDA-MENTE
REQUISITA -DA?
05.
SÍ
REQUERIMI ENTO
REQUERIMI ENTO
RECIBE RE QUERIM IENTO, FIRMA Y T URNA
VERIFICA MONTO MÁXIMO AUTORIZAD O Y TU RNA
07.
04.2
3
NO
11
SUFICIENC IA
INICIO
REQUERIMI ENTO
ELABORA R EQUERI MIENTO DE COMPRA , ANEX A
SUFICIENC A PRESUPUES TAL AUTORIZAD A
01.
REQUERIMI ENTO
RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , FIRM A Y
TURNA
06.
2
3
A
SUFICIENC IASUFICIENC IA
REQUERIMI ENTOREQUERIMI ENTO
RECIBE RE QUERIM IENTO Y TURNA
RECIBE, R EVISA REQUERIMI ENTO Y SUFICIENC IA PRESUPUES TAL
02. 03.
REQUERIMI ENTO
RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA Y TUR NA PARA AUTO RIZACI ÓN
¿DEBIDA-MENTE
REQUISITA -DA?
05.
SÍ
REQUERIMI ENTO
REQUERIMI ENTO
RECIBE RE QUERIM IENTO, FIRMA Y T URNA
VERIFICA MONTO MÁXIMO AUTORIZAD O Y TU RNA
07.
04.2
3
NO
11
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES
ÁREA SOLICITANTEDIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN ALMACÉN PROVEEDOR
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
REQUERIMI ENTO
RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , VERI FICA EXISTENCI A, SEL LA,
FIRMA Y T URNA
11.
A
REQUERIMI ENTO
RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , VERI FICA
AUTORIZAC IÓN
08.
¿AUTORIZA -CIÓN?
NO
REQUERIMI ENTO
DEVUELVE AL ÁRE A SOLICITAN TE
09.
REQUERIMI ENTO
FOLIA Y T URNA A L ALMACÉN P ARA
VERIFICAR EXIST ENCIA DE BIENES
10.
SÍ
TERMINA
B
REQUERIMI ENTO
RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , VERI FICA EXISTENCI A, SEL LA,
FIRMA Y T URNA
11.
A
REQUERIMI ENTO
RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , VERI FICA
AUTORIZAC IÓN
08.
¿AUTORIZA -CIÓN?
NO
REQUERIMI ENTO
DEVUELVE AL ÁRE A SOLICITAN TE
09.
REQUERIMI ENTO
FOLIA Y T URNA A L ALMACÉN P ARA
VERIFICAR EXIST ENCIA DE BIENES
10.
SÍ
TERMINA
B
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES
ÁREA SOLICITANTEDIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN ALMACÉN PROVEEDOR
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
COTIZACIÓ NREQUERIMI ENTO
RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , VERI FICA
SELLO DE EXISTE NCIA Y ARCHIVA T EMPORA LMENTE
RECIBE BI ENES D E ALMACÉN
12.
RECIBE RE LACIÓN DE ARTÍCULOS A ADQ UIRIR,
COTIZA Y ENVÍA
15.
¿EXISTEN-CIA?
SÍ
OFICIO
INFORMA A L ÁREA SOLICITAN TE PAR A QUE ELABORE S U VALE DE SALIDA DE ALMAC ÉN
13.
ESTUDIO
EFECTÚA E STUDIO DE MERCADO D E LOS
ARTÍCULOS O BIE NES A ADQUIRIR, ENVÍA
14.
B
NOTERMINA C
COTIZACIÓ NREQUERIMI ENTO
RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , VERI FICA
SELLO DE EXISTE NCIA Y ARCHIVA T EMPORA LMENTE
RECIBE BI ENES D E ALMACÉN
12.
RECIBE RE LACIÓN DE ARTÍCULOS A ADQ UIRIR,
COTIZA Y ENVÍA
15.
¿EXISTEN-CIA?
SÍ
OFICIO
INFORMA A L ÁREA SOLICITAN TE PAR A QUE ELABORE S U VALE DE SALIDA DE ALMAC ÉN
13.
ESTUDIO
EFECTÚA E STUDIO DE MERCADO D E LOS
ARTÍCULOS O BIE NES A ADQUIRIR, ENVÍA
14.
B
NOTERMINA C
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES
ÁREA SOLICITANTEDIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN ALMACÉN PROVEEDOR
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
CUADRO
CUADROCOTIZACIÓ N
RECIBE CO TIZACI ÓN, ELABORA C UADRO
COMPARATI VO Y T URNA
16.
RECIBE CU ADRO COMPARATI VO Y DETERMINA
PROCEDIMI ENTO D E ADJUDICAC IÓN Y TURNA
17.
CUADRO
RECIBE CU ADRO COMPARATI VO, DA Vo.
Bo., DETE RMINA PROCEDIMI ENTO Y TURNA
18.
CUADRO
RECIBE CU ADRO COMPARATI VO Y R EALIZA
COMPRA
19.
C
DOCUMENTA CIÓN
ENTREGA A L ÁREA SOLICITAN TE
ARTÍCULOS , TRAM ITA DOCUMENTA CIÓN P ARA REVISIÓN Y PAGO
20.
TERMINA
FACTURA
RECIBE AR TÍCULO S Y FIRMA FAC TURA
ORIGINAL
21.
TERMINA
DOCUMENTA CIÓN
RECIBE DO CUMENT ACIÓN PARA SU R EVISIÓ N Y
PAGO
22.
CUADRO
CUADROCOTIZACIÓ N
RECIBE CO TIZACI ÓN, ELABORA C UADRO
COMPARATI VO Y T URNA
16.
RECIBE CU ADRO COMPARATI VO Y DETERMINA
PROCEDIMI ENTO D E ADJUDICAC IÓN Y TURNA
17.
CUADRO
RECIBE CU ADRO COMPARATI VO, DA Vo.
Bo., DETE RMINA PROCEDIMI ENTO Y TURNA
18.
CUADRO
RECIBE CU ADRO COMPARATI VO Y R EALIZA
COMPRA
19.
C
DOCUMENTA CIÓN
ENTREGA A L ÁREA SOLICITAN TE
ARTÍCULOS , TRAM ITA DOCUMENTA CIÓN P ARA REVISIÓN Y PAGO
20.
TERMINA
FACTURA
RECIBE AR TÍCULO S Y FIRMA FAC TURA
ORIGINAL
21.
TERMINA
DOCUMENTA CIÓN
RECIBE DO CUMENT ACIÓN PARA SU R EVISIÓ N Y
PAGO
22.
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
05 ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
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PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................82
NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................83
DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................89
DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................93
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PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Enajenar los bienes muebles dados de baja en las unidades técnico-administrativas de las
Delegaciones Estatales y Residencias de la Procuraduría Agraria en las mejores condiciones posibles
en cuanto a precios, de acuerdo con lo que establecen las leyes, políticas, normas y lineamientos
aplicables en la materia, a fin de que la Procuraduría Agraria cuente con equipo en condiciones de
ser utilizado y se ahorren recursos de mantenimiento en Bienes Muebles que ya no reúnen las
condiciones óptimas para su utilización.
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PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
NORMAS DE OPERACIÓN
La Subdelegación Administrativa de la Delegación Estatal integrará los procesos de enajenación de
las áreas que conforman a la Delegación Estatal y Residencias, de acuerdo con los expedientes que
se tengan.
Todas las enajenaciones que realice la Delegación Estatal, deberán sujetarse a las leyes, decretos,
normas, políticas y lineamientos establecidos en la materia.
El Comité de Bienes Muebles Delegacional se integrará de acuerdo con lo que disponga la legislación
aplicable y funcionará conforme a las normas y lineamientos establecidos.
Se podrá realizar adjudicaciones, únicamente cuando se cuente con propuestas que oferten como
mínimo el precio de avalúo de los bienes a enajenar.
Las enajenaciones que se adjudiquen a través de licitaciones públicas, tienen por objeto, que los
interesados en los bienes presenten proposiciones solventes, de acuerdo a las normas establecidas
en la ley, a fin de asegurar a la Delegación Estatal las mejores condiciones y con fundamento a la
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 83/44514 DICIEMBRE 2007
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normatividad aplicable, cuando se recurra a la excepción de licitación pública para realizar la
enajenación de bienes muebles, el procedimiento se sujetará estrictamente a lo que marcan las
Normas para la Administración y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias de la Administración
Pública Federal en su Capitulo III y la Ley General de Bienes Nacionales en su artículo 79, mismo
que a continuación se reproduce:
LEY DE BIENES NACIONALESCAPÍTULO VI
DE LOS MUEBLES DE DOMINIO PRIVADO
ARTÍCULO 79. Corresponde a las dependencias del Gobierno Federal la enajenación de los bienes
muebles de propiedad federal que figuren en sus respectivos inventarios y que por su uso,
aprovechamiento o estado de conservación, no sean ya adecuados para el servicio o resulte
inconveniente seguirlos utilizando en el mismo.
Salvo los casos comprendidos en el párrafo siguiente, la enajenación se hará mediante licitación
pública.
Las dependencias bajo su responsabilidad podrán optar por enajenar bienes muebles sin sujetarse a
licitación pública, cuando ocurran condiciones o circunstancias extraordinarias o imprevisibles, o
situaciones de emergencia; no existan por lo menos tres postores idóneos o capacitados legalmente
para presentar ofertas, o el monto de los bienes no exceda del equivalente a quinientos días de
salario mínimo general vigente en el Distrito Federal.
Con excepción del último caso mencionado en el párrafo anterior, el titular de la dependencia, en un
plazo que no excederá de veinte días hábiles contados a partir de la fecha en que se hubiere
autorizado la operación, lo hará del conocimiento de la Secretaría de la Contraloría y Desarrollo
Administrativo, acompañando la documentación que justifique tal determinación.
El monto de la enajenación no podrá ser inferior a los precios mínimos de los bienes que determinará
la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo para tales fines.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 84/44514 DICIEMBRE 2007
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La enajenación de bienes cuyo valor mínimo no hubiese fijado la Secretaría de Contraloría y
Desarrollo Administrativo, no podrá pactarse por debajo del que se determine mediante avalúo que
practicarán las instituciones de banca y crédito u otros terceros capacitados para ello, conforme a las
disposiciones aplicables.
PROCEDIMIENTO LICITACIÓN
Las convocatorias deberán ser difundidas en la página de Internet de esta Procuraduría Agraria y en
lugares visibles y accesibles al público, cuando el monto de los bienes a enajenar rebase el
equivalente a 4,000 días de salario mínimo general vigente en el Distrito Federal, adicionalmente se
publicará un sólo día en la sección especializada del Diario Oficial de la Federación, y contendrán la
información siguiente:
El nombre de la Procuraduría Agraria y la Delegación Estatal.
Descripción general, cantidad y unidad de medida de los bienes, así como el precio mínimo o
de avalúo.
La indicación de los lugares, fechas y horarios en que los interesados podrán obtener las bases
y, en su caso, el costo y forma de pago de las mismas, así como el sitio en que se encuentren
los bienes.
La fecha, hora y lugar del acto de presentación y apertura de ofertas y, del acto de fallo.
Forma y porcentaje de la garantía de sostenimiento de ofertas, y
Fecha de inicio de la difusión de la convocatoria, excepto cuando se publique en el Diario Oficial
de la Federación.
Las bases que emita la Delegación Estatal para la celebración de licitaciones públicas se pondrán a
disposición de los interesados a partir de la fecha de su publicación, y hasta un día natural previos al
acto de presentación y apertura de ofertas.
Las bases contendrán como mínimo la información siguiente:
El nombre de la Procuraduría Agraria y las Delegaciones Estatales.
Descripción completa y precio mínimo o de avalúo de los bienes.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 85/44514 DICIEMBRE 2007
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La fecha, hora y lugar de la presentación y apertura de las ofertas y del fallo.
La indicación de que el incumplimiento de alguno de los requisitos establecidos en las bases de
la licitación, será causa de descalificación, así como el que las ofertas no cubran el precio
mínimo o de avalúo fijado para los bienes.
La prohibición expresa de llevar a cabo negociaciones en relación con las condiciones
contenidas en las bases, así como en las proposiciones presentadas por los proveedores.
La descripción completa de los bienes o servicios.
Instrucciones para la presentación de las ofertas.
Fecha límite de pago de los bienes adjudicados.
Criterios de adjudicación.
Plazo para modificar las bases de la licitación. Solamente podrán efectuarse modificaciones
hasta inclusive el tercer día hábil anterior al acto de apertura de ofertas. Las modificaciones se
harán del conocimiento de los interesados por los mismos medios de difusión.
Causas por las que la licitación podrá declararse desierta.
Indicación de que la garantía de sostenimiento de ofertas se hará efectiva en caso de que el
adjudicado incumpla en el pago de los bienes.
El plazo, lugar y condiciones para el retiro de los bienes.
Los requisitos que deberán cumplir quienes deseen participar.
Las condiciones de precio y pago.
Incluir el señalamiento relativo a una declaración de integridad, a fin de que los licitantes al
presentar las bases firmadas acepten, bajo protesta de decir verdad, de que se abstendrán de
adoptar conductas, por sí mismos, o a través de interpósita persona para que los servidores
públicos del organismo, induzcan o alteren la evaluación de las ofertas, el resultado del
procedimiento, u otros aspectos que otorguen condiciones más ventajosas con relación a los
demás participantes.
La indicación de que no podrán participar las personas que se encuentren en alguno de los
supuestos del artículo 47, fracción XXIII de la Ley Federal de Responsabilidades de los
Servidores Públicos.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 86/44514 DICIEMBRE 2007
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Las personas físicas y morales que presenten ofertas deberán garantizar a las Delegaciones
Estatales:
La seriedad de las proposiciones en los procedimientos de licitación pública.
La Procuraduría Agraria conservará en custodia las garantías de que se trate hasta el fin del
fallo, en que serán devueltas a los licitantes, salvo la de aquél a quien se hubiere adjudicado el
bien, la que se retendrá hasta el momento en que el licitante realice el pago de los bienes
adjudicados.
Las garantías se constituirán en favor de la Procuraduría Agraria y en el porcentaje que a
continuación se mencionan:
Sostenimiento de oferta: 10% del precio mínimo o de avalúo de los bienes a adquirir.
Será causa de descalificación la comprobación de que algún proveedor ha acordado con otro u
otros bajar los precios de los bienes.
La Procuraduría Agraria efectuará el acto de presentación y apertura de la licitación pública en
una etapa, conforme a lo siguiente:
En el acto de recepción de ofertas, los licitantes entregarán sus proposiciones en sobre
cerrado en forma inviolable y se procederá a la apertura y revisión de la documentación y
ofertas económicas.
Las propuestas que no contengan alguno de los requisitos exigidos serán desechadas y
devueltas por la Procuraduría Agraria al día siguiente de la fecha en que se dé a conocer
el fallo de la licitación.
Los participantes rubricarán todas las propuestas presentadas.
En junta pública se dará a conocer el fallo de la licitación.
La Delegación Estatal levantará acta administrativa del acto de presentación y apertura de
proposiciones, haciendo constar las propuestas aceptadas, sus importes, así como las
desechadas y sus motivos; el acta será firmada por los participantes y se les entregará copia de
la misma.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 87/44514 DICIEMBRE 2007
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La Procuraduría Agraria deberá formalizar la venta en un término no mayor de 20 días
naturales, contados a partir de la fecha en que se hubiere notificado al licitante del fallo.
En los casos en que el licitante ganador, no formalice la operación dentro del plazo señalado en el
párrafo anterior por causas inherentes a él, la Procuraduría Agraria podrá adjudicar el bien a quien
haya quedado en segundo lugar.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 88/44514 DICIEMBRE 2007
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PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Subdelegación Administrativa 1 Formula el programa anual de enajenaciones de la Delegación Estatal en coordinación con sus Residencias y somete a consideración la prioridad de las licitaciones al Comité Delegacional de Bienes Muebles.
Comité Delegacional de Bienes Muebles
2 Toma los acuerdos y decisiones para llevar a cabo las licitaciones para la enajenación de bienes con base a las bajas autorizadas.
Subdelegación Administrativa 3 Prepara la convocatoria, bases, costos, especificaciones y descripción de los bienes, lineamientos, penas y sanciones, la indicación de la presentación de la oferta económica en sobre cerrado, incluida la garantía; de igual forma diseña el texto y contenido para la publicación de la convocatoria; integra la documentación para la licitación y envía para su visto bueno a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
4 Recibe documentación con autorización, revisa y difunde convocatoria en la página de Internet de la Procuraduría Agraria, así como en lugares visibles y accesibles al público. En caso de que el valor de los bienes rebase el equivalente a 4,000 días de salario mínimo general vigente en el Distrito Federal, también se publicará la convocatoria por un sólo día en el Diario Oficial de la Federación.
5 Promueve, divulga y coloca las bases a la vista del público, para su lectura previa a la compra de las mismas.
Sube las bases a la Página de la Procuraduría Agraria en Internet
6 Realiza la venta de las bases y registra a los licitantes.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
7 Integra la documentación de la licitación en un expediente y la presenta a los miembros del Comité Delegacional de Bienes Muebles; convoca al acto de presentación y apertura de sobres en la fecha, hora y lugar establecidos en la convocatoria.
Comité Delegacional de Bienes Muebles
8 Los miembros del Comité asisten al acto de presentación y apertura de ofertas económicas y entrega de garantías
En esta etapa se procede a la apertura y evaluación de las propuestas económicas incluyendo la garantía de seriedad de ofertas.
Subdelegación Administrativa 9 Elabora el acta correspondiente a la etapa del acto de presentación de documentos y apertura de propuestas aceptadas, plasmando sus importes, así como las propuestas rechazadas o desechadas y sus motivos.
Solicita firma de todos los participantes y les entrega copia del acta y los cita para el acto de fallo.
10 Coordina el desarrollo de la junta del acto de fallo donde se da a conocer a los ganadores de la licitación; elabora el acta correspondiente, obtiene la firma de los participantes, entregándoles copia a cada uno de ellos.
11 Formaliza la venta de los bienes, recibe pago y entrega facturas.
Licitante 12 Recibe factura original de los bienes que adquiere y entrega cheque que ampara el pago de los bienes.
Retira los bienes
Subdelegación Administrativa 13 Remite a la Dirección de Recursos Financieros los
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 91/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
recursos obtenidos por la enajenación de los bienes.
Dirección de Recursos Financieros 14 Recibe de la Delegación los recursos obtenidos por la enajenación y registra la operación contable.
Termina el Procedimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 92/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 93/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
SUBDELEGACIÓN ADMINISTRATIVA
COMITÉ DELEGACIONAL DE BIENES MUEBLES LICITANTE DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
GARANTÍAS
PROGRAMAPROGRAMA
FORMULA PROGRAMA ANUAL DE
ENAJENACIONES EN DELEGACIONES Y
RESIDENCIAS Y SOMETE A CONSIDERACIÓN
TOMA ACUERDOS Y DECISIONES
01. 02.
DOCUMENTA CIÓN
PREPARA CONVOCATORIA, BASES, LINEAMIENTOS Y
COSTOS, DISEÑA CONTENIDO DE
CONVOCATORIA, INTEGRA DOCUMENTACIÓN
03.
OFERTASECONÓMICA S
DOCUMENTA CIÓN
RECIBE DOCUMENTACIÓN, REVISA Y DIFUNDE, EN SU CASO PUBLICA EN
D.O.F.
EL COMITÉ ASISTE A PRESENTACIÓN, OFERTAS ECONÓMICAS Y ENTREGA
DE GARANTÍAS
04. 08.
BASES
PROMUEVE Y DIVULGA LAS BASES A LA VISTA DEL PÚBLICO, SUBE
BASES A PÁGINA WEB DE LA INSTITUCIÓN
05.
BASES
REALIZA VENTA DE BASES Y REGISTRA A LOS LICITANTES
06.
DOCUMENTA CIÓN
INTEGRA DOCUMENTACIÓN DE LA LICITACIÓN EN
UN EXPEDIENTE, CONVOCA AL ACTO DE PRESENTACIÓN Y
APERTURA DE SOBRES
07.
INICIO
A
GARANTÍAS
PROGRAMAPROGRAMA
FORMULA PROGRAMA ANUAL DE
ENAJENACIONES EN DELEGACIONES Y
RESIDENCIAS Y SOMETE A CONSIDERACIÓN
TOMA ACUERDOS Y DECISIONES
01. 02.
DOCUMENTA CIÓN
PREPARA CONVOCATORIA, BASES, LINEAMIENTOS Y
COSTOS, DISEÑA CONTENIDO DE
CONVOCATORIA, INTEGRA DOCUMENTACIÓN
03.
OFERTASECONÓMICA S
DOCUMENTA CIÓN
RECIBE DOCUMENTACIÓN, REVISA Y DIFUNDE, EN SU CASO PUBLICA EN
D.O.F.
EL COMITÉ ASISTE A PRESENTACIÓN, OFERTAS ECONÓMICAS Y ENTREGA
DE GARANTÍAS
04. 08.
BASES
PROMUEVE Y DIVULGA LAS BASES A LA VISTA DEL PÚBLICO, SUBE
BASES A PÁGINA WEB DE LA INSTITUCIÓN
05.
BASES
REALIZA VENTA DE BASES Y REGISTRA A LOS LICITANTES
06.
DOCUMENTA CIÓN
INTEGRA DOCUMENTACIÓN DE LA LICITACIÓN EN
UN EXPEDIENTE, CONVOCA AL ACTO DE PRESENTACIÓN Y
APERTURA DE SOBRES
07.
INICIO
A
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 94/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
SUBDELEGACIÓN ADMINISTRATIVA
COMITÉ DELEGACIONAL DE BIENES MUEBLES LICITANTE DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
CHEQUE
“C”
“C”
PROPUESTA S
ACTA
ELABORA ACTA DE PRESENTACIÓN DE
DOCTOS. Y APERTURA DE PROP. CON IMPORTES
RECHAZADAS
09.
FACTURA
RECIBE FACTURA DE BIENES Y ENTREGA
CHEQUE
12.
ACTA
COORDINA DESARROLLO DEL ACTO, DA A
CONOCER GANADORES DE LICITACIÓN; ELABORA ACTA, FIRMA Y ENTREGA
10.
FACTURAS
FORMALIZA VENTA RECIBE PAGO, ENTREGA
FACTURAS
11.
REMITE RECURSOS POR ENAJENACIÓN DE BIENES
13.
RECIBE RECURSOS POR ENAJENACIÓN Y
REGISTRA CONTABLEMENTE
14.
A
TERMINA
CHEQUE
“C”
“C”
PROPUESTA S
ACTA
ELABORA ACTA DE PRESENTACIÓN DE
DOCTOS. Y APERTURA DE PROP. CON IMPORTES
RECHAZADAS
09.
FACTURA
RECIBE FACTURA DE BIENES Y ENTREGA
CHEQUE
12.
ACTA
COORDINA DESARROLLO DEL ACTO, DA A
CONOCER GANADORES DE LICITACIÓN; ELABORA ACTA, FIRMA Y ENTREGA
10.
FACTURAS
FORMALIZA VENTA RECIBE PAGO, ENTREGA
FACTURAS
11.
REMITE RECURSOS POR ENAJENACIÓN DE BIENES
13.
RECIBE RECURSOS POR ENAJENACIÓN Y
REGISTRA CONTABLEMENTE
14.
A
TERMINA
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 95/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
06 ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 96/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................98
NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................99
DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................101
DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................104
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 97/44514 DICIEMBRE 2007
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PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Analizar las enajenaciones de los bienes muebles que de acuerdo a la normatividad establecida, se
puedan efectuar mediante invitación a por lo menos tres personas, con objeto de agilizar la
tramitación y entrega de los bienes.
Dar cumplimiento a la normatividad establecida en el artículo 79 de la Ley General de Bienes
Nacionales; adoptando al máximo criterios de eficacia, eficiencia, imparcialidad y honradez.
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PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
NORMAS DE OPERACIÓN
La Delegación Estatal o Residencia podrá llevar a cabo bajo su responsabilidad la enajenación de
bienes muebles, a través del PROCEDIMIENTO invitación a por lo menos tres personas, cuando el
importe de los bienes muebles a enajenar no exceda de un monto equivalente a 500 días de salario
mínimo general del Distrito Federal, siempre que las operaciones no se fraccionen para quedar
comprendidas en este supuesto de excepción a la licitación pública.
La Delegación Estatal o Residencia convocará a las personas interesadas en adquirir los bienes.
Las enajenaciones, por invitación a cuando menos tres personas, se sujetarán a lo siguiente:
La apertura de los sobres podrá hacerse sin la presencia de los concursantes, pero invariablemente
se invitará un representante de la Subdelegación Jurídica o de un Abogado Agrario del área jurídica y
a un representante del Órgano Interno de Control.
Contar con un mínimo de tres propuestas.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 99/44514 DICIEMBRE 2007
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En las solicitudes de cotización se indicará como mínimo:
Cantidad.
Descripción completa de los bienes.
Monto del precio mínimo o de avalúo de los bienes.
El plazo y lugar para el retiro de los bienes.
Los requisitos que deberán cumplir quienes deseen participar.
Las condiciones de pago.
La presentación de garantía de sostenimiento de oferta.
Fecha para la comunicación del fallo.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 100/44514 DICIEMBRE 2007
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PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Subdelegación Administrativa o Administrador
1 Recibe la autorización de baja de los bienes muebles.
2 Solicita avalúo y/o precio mínimo de venta de los bienes.
3 Determina el tipo de PROCEDIMIENTO enajenación que se realizará:
3.1 Se efectuará por invitación a tres personas.
4 Selecciona a los potenciales compradores, según el tipo del bien de que se trate; y les envía invitación para que remitan su oferta.
5 Difunde la invitación en la página de Internet de la Procuraduría Agraria y en aviso a la vista del público en las oficinas de la Delegación o Residencia sede del concurso.
Proveedores 6 Reciben la invitación.
7 Cotizan por escrito considerando las especificaciones de los bienes, la cantidad, precios, lugar de retiro y las demás indicaciones pertinentes y anexan fianza de sostenimiento de ofertas.
Subdelegación Administrativa o Administrador
8 Recibe cotizaciones y elabora la tabla comparativo de los mismos.
9 Analiza y evalúa en la tabla comparativa las cotizaciones y selecciona la mejor oferta.
10 Propone al Delegado Estatal o al Residente, según el caso, al concursante que presentó la oferta más alta.
Delegación Estatal o Residencia 11 Analiza la tabla comparativa de proposiciones, los
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
documentos anexos, selecciona al proveedor y devuelve la documentación.
Subdelegación Administrativa o Administrador
12 Recibe documentación y elabora acta de apertura de sobres, dictamen y fallo, turnándolos para firma.
Concursante 13 Recibe notificación de fallo.
14 Realiza pago de los bienes y los retira.
Subdelegación Administrativa o Administrador
15 Entrega factura al comprador.
16 Remite a la Dirección de Recursos Financieros los recursos obtenidos por la enajenación.
Dirección de Recursos Financieros 17 Recibe de la Delegación los recursos obtenidos por la enajenación y registra la operación contable.
Termina el Procedimiento.
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PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
DIAGRAMAS DE FLUJO
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
SUBDELEGACIÓN ADMINISTRATIVA O ADMINISTRADOR PROVEEDORES DELEGACIÓN ESTATAL O
RESIDENCIA CONSURSANTE DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
AUTORIZACIÓN DE BAJA
SOLICITUD DEAVALÚO
INICIO
RECIBEAUTORIZACIÓNDE BAJA DE
BIENES MUEBLES
A
SOLICITA AVALÚOY/O PRECIO DELOS BIENES
DETERMINAPROCEDIMIENTO
DE ENAJENACIÓN AREALIZAR
1.
2.
3.
POR INVITACIÓN A
TRES PERSONAS
3.1
AUTORIZACIÓN DE BAJA
SOLICITUD DEAVALÚO
INICIO
RECIBEAUTORIZACIÓNDE BAJA DE
BIENES MUEBLES
A
SOLICITA AVALÚOY/O PRECIO DELOS BIENES
DETERMINAPROCEDIMIENTO
DE ENAJENACIÓN AREALIZAR
1.
2.
3.
POR INVITACIÓN A
TRES PERSONAS
3.1
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 105/44514 DICIEMBRE 2007
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
SUBDELEGACIÓN ADMINISTRATIVA O ADMINISTRADOR PROVEEDORES DELEGACIÓN ESTATAL O
RESIDENCIA CONSURSANTE DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
FIANZA,SOSTEN.DE OFERTAS
B
INVITACIÓN
SELECCIONA COMPRA-DORES, SEGÚN ELBIEN;Y ENVÍAINVITACIÓNPARA OFERTA
4.
A
DIFUNDE INVITACIÓNEN LA PÁGINA WEBY EN AVISO AL
PÚBLICO DE DELEG.O RESIDENCIA
INVITACIÓN
5.
RECIBEN INVITACIÓN
INVITACIÓN
6.
COTIZAN PORESCRITO, Y ANEXAN
FIANZA DESOSTENIMIENTODE OFERTAS
COTIZACIÓN
7.
TABLACOMPARATIVA
RECIBECOTIZACIONESY ELABORA
COMPARATIVO
COTIZACIÓN
8.
FIANZA,SOSTEN.DE OFERTAS
B
INVITACIÓN
SELECCIONA COMPRA-DORES, SEGÚN ELBIEN;Y ENVÍAINVITACIÓNPARA OFERTA
4.
A
DIFUNDE INVITACIÓNEN LA PÁGINA WEBY EN AVISO AL
PÚBLICO DE DELEG.O RESIDENCIA
INVITACIÓN
5.
RECIBEN INVITACIÓN
INVITACIÓN
6.
COTIZAN PORESCRITO, Y ANEXAN
FIANZA DESOSTENIMIENTODE OFERTAS
COTIZACIÓN
7.
TABLACOMPARATIVA
RECIBECOTIZACIONESY ELABORA
COMPARATIVO
COTIZACIÓN
8.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 106/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
SUBDELEGACIÓN ADMINISTRATIVA O ADMINISTRADOR PROVEEDORES DELEGACIÓN ESTATAL O
RESIDENCIA CONSURSANTE DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
ANALIZA Y EVALÚA ENTABLA COMPARATIVALAS COTIZACIONES YSELECCIONA OFERTAS
C
B
COTIZACIÓN
TABLACOMPARATIVA
9.
PROPONE A DELEGADOEST. O RESIDENTE,AL CONCURSANTE DELA OFERTA MÁS ALTA
10ANALIZA TABLA
CON DOCUMENTOS,SELECCIONA PROVEE-
DOR Y DEVUELVE
11.
DOCUMENTACIÓNANEXA
ANALIZA Y EVALÚA ENTABLA COMPARATIVALAS COTIZACIONES YSELECCIONA OFERTAS
C
B
COTIZACIÓN
TABLACOMPARATIVA
9.
PROPONE A DELEGADOEST. O RESIDENTE,AL CONCURSANTE DELA OFERTA MÁS ALTA
10ANALIZA TABLA
CON DOCUMENTOS,SELECCIONA PROVEE-
DOR Y DEVUELVE
11.
DOCUMENTACIÓNANEXA
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 107/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
SUBDELEGACIÓN ADMINISTRATIVA O ADMINISTRADOR PROVEEDORES DELEGACIÓN ESTATAL O
RESIDENCIA CONSURSANTE DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
RECIBE DOCUMENT.Y ELABORA ACTA,
DICTAMEN Y FALLO,TURNA A FIRMA
C
FALLO
DICTAMEN
ACTA DE APERTURA
12.
DOCUMENTACIÓNANEXA
TERMINA
RECIBE RECURSOSPOR ENAJENACIÓN YREGISTRA OPERACIÓN
CONTABLE
17.
RECIBENOTIFICACIÓN
DE FALLO
13.
FALLO
REALIZA PAGODE BIENES
Y LOS RETIRA
14.
FACTURA
ENTREGAFACTURA ALCOMPRADOR
15.
REMITE RECURSOSOBTENIDOS PORENAJENACIÓN
16
RECIBE DOCUMENT.Y ELABORA ACTA,
DICTAMEN Y FALLO,TURNA A FIRMA
C
FALLO
DICTAMEN
ACTA DE APERTURA
12.
DOCUMENTACIÓNANEXA
TERMINA
RECIBE RECURSOSPOR ENAJENACIÓN YREGISTRA OPERACIÓN
CONTABLE
17.
RECIBENOTIFICACIÓN
DE FALLO
13.
FALLO
REALIZA PAGODE BIENES
Y LOS RETIRA
14.
FACTURA
ENTREGAFACTURA ALCOMPRADOR
15.
REMITE RECURSOSOBTENIDOS PORENAJENACIÓN
16
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 108/44514 DICIEMBRE 2007
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
07 ADJUDICACIÓN DIRECTA
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................111
NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................112
DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................113
DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................115
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 110/44514 DICIEMBRE 2007
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PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Enajenar los bienes muebles dados de baja en las Delegaciones Estatales o Residencias, de
conformidad con las disposiciones normativas vigentes y las políticas fijadas por la Secretaría
General o el Comité Delegacional de Bienes Muebles para regular las adjudicaciones directas.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 111/44514 DICIEMBRE 2007
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PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA
NORMAS DE OPERACIÓN
Sólo se podrán realizar adjudicaciones directas en casos extremos, cuando ocurran condiciones
extraordinarias o imprevisibles, o situaciones de emergencia, o no existan por lo menos tres postores
idóneos o capacitados legalmente para presentar ofertas.
Estos casos deberán de hacerse del conocimiento de la Secretaría de Contraloría y Desarrollo
Administrativo, en los términos del artículo 79 de la Ley General de Bienes Nacionales.
La Subdelegación Administrativa o Administrador realizará directamente las adjudicaciones de los
bienes muebles a enajenar. El importe de las adjudicaciones directas no podrá exceder los montos
establecidos y se deberá contar con las firmas de autorización de los funcionarios designados por el
Comité Delegacional de Bienes Muebles.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 112/44514 DICIEMBRE 2007
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PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADJUDICACIÓN DIRECTA
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Subdelegación Administrativa o Administrador
1 Recibe la autorización de baja de los bienes muebles.
2 Solicita avalúo y/o precio mínimo de venta de los bienes.
3 Determina el tipo de procedimiento enajenación que se realizará:
3.1 Se efectuará por adjudicación directa.
4 Selecciona al potencial comprador, según el tipo del bien de que se trate; y le envía invitación para que remita su oferta.
5 Difunde la invitación en la página de Internet de la Procuraduría Agraria y en aviso a la vista del público en las oficinas de la Delegación o Residencia sede del concurso.
6 Recibe cotización.
7 Evalúa cotización y realiza la venta.
Concursante 8 Realiza el pago de los bienes y los retira.
Subdelegación Administrativa o Administrador
9 Remite a la Dirección de Recursos Financieros los recursos obtenidos por la enajenación.
10 Informa a la Dirección de Recursos Materiales el Procedimiento realizado, anexando la documentación soporte que motivó el procedimiento adjudicación directa.
Dirección de Recursos Financieros 11 Recibe de la Delegación los recursos obtenidos por la enajenación y registra la operación contable.
Termina el Procedimiento.
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 115/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADJUDICACIÓN DIRECTA
DIRECCIÓN DE CONTROL PRESUPUESTAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN
INICIO
1.
AUTORIZACIÓNDE BAJA
2.
SOLICITUD DEAVALÚO
3.
3.1.
A
RECIBEAUTORIZACIÓN
DE BAJA DE BIENESMUEBLES
SOLICITA AVALÚO
DETERMINA PROCEDIMIENTODE ENAJENACIÓN
A REALIZAR
EFECTUARÁADJUDICACIÓN
DIRECTA
INICIO
1.
AUTORIZACIÓNDE BAJA
2.
SOLICITUD DEAVALÚO
3.
3.1.
A
RECIBEAUTORIZACIÓN
DE BAJA DE BIENESMUEBLES
SOLICITA AVALÚO
DETERMINA PROCEDIMIENTODE ENAJENACIÓN
A REALIZAR
EFECTUARÁADJUDICACIÓN
DIRECTA
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 116/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADJUDICACIÓN DIRECTA
DIRECCIÓN DE CONTROL PRESUPUESTAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN
4.
5.
B
A
6.
7 8
SELECCIONA COMPRA-DOR, SEGÚN EL BIEN
QUE SE TRATE; Y ENVÍAINVITACIÓN PARA
OFERTA
DIFUNDE INVITACIÓNEN PÁGINA WEB
DE LA P.A. Y EN AVISOAL PÚBLICO EN DEL.ORESID. SEDE DE CONC.
RECIBE COTIZACIÓN.
EVALÚA COTIZACIÓN
Y REALIZA LA VENTA
REALIZA PAGO DE
BIENES Y LOS RETIRA
INVITACIÓN
COTIZACIÓN
COTIZACIÓN PAGO
4.
5.
B
A
6.
7 8
SELECCIONA COMPRA-DOR, SEGÚN EL BIEN
QUE SE TRATE; Y ENVÍAINVITACIÓN PARA
OFERTA
DIFUNDE INVITACIÓNEN PÁGINA WEB
DE LA P.A. Y EN AVISOAL PÚBLICO EN DEL.ORESID. SEDE DE CONC.
RECIBE COTIZACIÓN.
EVALÚA COTIZACIÓN
Y REALIZA LA VENTA
REALIZA PAGO DE
BIENES Y LOS RETIRA
INVITACIÓN
COTIZACIÓN
COTIZACIÓN PAGO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 117/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADJUDICACIÓN DIRECTA
DIRECCIÓN DE CONTROL PRESUPUESTAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN
TERMINA
B
9
RECURSOS
11
RECURSOS
10
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
REMITE RECURSOSOBTENIDOS POR
LA ENAJENACIÓN
INFORMA DE PROCEDI-MIENTO REALIZADO,
ANEXA DOCUMEN. QUEMOTIVÓ ADJUDICACIÓN
DIRECTA.
RECIBE RECURSOSPOR ENAJENACIÓN Y
REGISTRA OPERACIÓNCONTABLE
TERMINA
B
9
RECURSOS
11
RECURSOS
10
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
REMITE RECURSOSOBTENIDOS POR
LA ENAJENACIÓN
INFORMA DE PROCEDI-MIENTO REALIZADO,
ANEXA DOCUMEN. QUEMOTIVÓ ADJUDICACIÓN
DIRECTA.
RECIBE RECURSOSPOR ENAJENACIÓN Y
REGISTRA OPERACIÓNCONTABLE
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 118/44514 DICIEMBRE 2007
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
08 ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 119/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................121
NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................122
DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................123
DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................127
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 120/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Proporcionar en forma oportuna y eficiente a las Unidades técnico administrativas de Oficinas
Centrales de la Procuraduría Agraria, los vales de consumo de gasolina necesarios para su correcto
funcionamiento y cumplimiento de los programas establecidos.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 121/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA
NORMAS DE OPERACIÓN
Las unidades técnico administrativas de la Procuraduría Agraria deberán solicitar los vales de
gasolina en función del número de vehículos asignados a éstas.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 122/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 123/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Subdirección de Servicios Generales
1 Programa el consumo de gasolina en el mes de diciembre del año anterior y de acuerdo al número de vehículos de oficinas centrales, solicita a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios la adquisición de vales de gasolina.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
2 Recibe, analiza y somete a consideración de la Dirección General de Administración.
Dirección General de Administración
3 Recibe solicitud, analiza y devuelve con visto bueno.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
4 Recibe documento con visto bueno e instruye a la Subdirección de Recursos Materiales.
Subdirección de Recursos Materiales
5 Recibe, analiza la cantidad programada para adquirir vales de gasolina y solicita a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público autorización para elaborar la licitación pública sin presupuesto.
Secretaría de Hacienda y Crédito Público
6 Recibe, analiza y autoriza elaborar la Licitación Pública con anticipación.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
7 Recibe autorización y convoca al Subcomité Revisor de Bases.
Subcomité Revisor de Bases 8 Recibe, revisa, sanciona, autoriza las bases y devuelve.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
9 Recibe bases sancionadas y solicita a la Dirección General de Administración, autorización para publicar la convocatoria.
Dirección General de Administración
10 Recibe, analiza, autoriza la publicación de la convocatoria en el Diario Oficial de la Federación.
Comité de Adquisiciones 11 Se reúne en el proceso licitatorio hasta el fallo de adjudicación, e informa a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 124/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
12 Recibe documentación del proveedor adjudicado e instruye a la Subdirección de Recursos Materiales.
Subdirección de Recursos Materiales
13 Recibe, analiza y turna una copia de fallo de adjudicación al Departamento de Adquisiciones.
Departamento de Adquisiciones 14 Recibe documentación, analiza, abre expediente y elabora el contrato respectivo.
15 Integra documentación con contrato y envía a la Subdirección de Recursos Materiales.
Subdirección de Recursos Materiales
16 Recibe, revisa y envía el contrato a la Dirección General Jurídica y de Representación Agraria, para su aprobación.
Dirección General Jurídica y de Representación Agraria
17 Recibe el contrato, analiza, aprueba y remite a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
18 Recibe el contrato aprobado y turna con instrucciones a la Subdirección de Recursos Materiales.
Subdirección de Recursos Materiales
19 Recibe contrato, recaba las firmas del mismo y comunica al Departamento de Adquisiciones, su conclusión.
Departamento de Adquisiciones 20 Recibe solicitud de compra del mes, de los vales de gasolina.
21 Elabora el pedido correspondiente y tramita el pago a la Dirección de Recursos Financieros.
Dirección de Recursos Financieros 22 Recibe solicitud de trámite de pago, elabora cheque y lo envía a la caja general.
Caja General 23 Recibe y comunica al Departamento de Adquisiciones la existencia del cheque del Proveedor para la compra de los vales de gasolina.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 125/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Departamento de Adquisiciones 24 Envía por fax el pedido de vales de gasolina al proveedor y solicita que se entreguen en la Caja General.
Caja General 25 Recibe y comunica a la Subdirección de Servicios Generales, la existencia de los vales de gasolina.
Subdirección de Servicios Generales
26 Comunica al Departamento de Mantenimiento Preventivo que pase por los vales de gasolina a Caja General.
Departamento de Mantenimiento Preventivo
27 Recibe de la Caja General, los vales de gasolina, revisa y los distribuye de acuerdo al programa de dotación mensual de combustible.
28 Solicita a los servidores públicos que firmen de recibido de vales de gasolina para el registro de control del combustible entregado en la bitácora correspondiente.
Termina el Procedimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 126/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 127/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA
CONTRATO
CONTRATO
EXPEDIENT E
CONVOCATO RIA
SOLICITUD
A
BASES
RECIBE BASES SANCIONADAS, SOLICITA AUTORIZACIÓN PARA
PUBLICAR CONVOCATORIA
09.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
SE REÚNE EN EL PROCESO LICITATORIO HASTA EL FALLO DE ADJUDICACIÓN E
INFORMA
11.
CONVOCATO RIA
RECIBE, ANALIZA, AUTORIZA LA
PUBLICACIÓN DE LA CONVOCATORIA EN EL
D.O.F.
10.
COMITÉ DE ADQUISICI ONES
DOCUMENTA CIÓN
RECIBE DOCUMENTACIÓN DEL PROVEEDOR E
INSTRUYE
12.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
DIRECCIÓN GENER AL DE ADMINI STRACI ÓN
COPIA
RECIBE, ANALIZA Y TURNA COPIA DE FALLO
DE ADJUDICACIÓN
13.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
DOCUMENTA CIÓN
INTEGRA DOCUMENTACIÓN CON CONTRATO Y ENVÍA
15.
DOCUMENTA CIÓN
RECIBE DOCUMENTACIÓN, ANALIZA, ABRE
EXPEDIENTE Y ELABORA CONTRATO
14.
CONTRATO
RECIBE, REVISA Y ENVÍA EL CONTRATO
16.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES
CONTRATO
RECIBE, ANALIZA, APRUEBA Y REMITE
17.
DIRECCIÓN GENERAL JURÍDICA Y DE REPRESENTACIÓN
AGRARIA
CONTRATO
RECIBE CONTRATO, RECABA FIRMAS Y
COMUNICA
19.
CONTRATO
RECIBE CONTRATO APROBADO Y TURNA CON
INSTRUCCIONES
18.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
SOLICITUD
RECIBE SOLICITUD DE COMPRA DEL MES DE LOS VALES DE GASOLINA
20.
DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
PROGRAMA CONSUMO DE GASOLINA Y SOLICITA ADQUISICIÓN DE VALES
01.
SUBDIRECC IÓN DE SERVICIOS GENER ALES
SOLICITUD
RECIBE SOLICITUD, ANALIZA Y DEVUELVE CON VISTO BUENO
03.
SOLICITUD
RECIBE, ANALIZA Y SOMETE A
CONSIDERACIÓN
02.
DIRECCIÓN GENER AL DE ADMINI STRACI ÓN
DOCUMENTO
RECIBE DOCUMENTO CON VISTO BUENO E
INSTRUYE
04.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
SOLICITUD
RECIBE, ANALIZA LA CANTIDAD PROGRAMADA, SOLICITA AUTORIZACIÓN
PARA ELABORAR LA LICITACIÓN PÚBLICA SIN PRESUPUESTO
05.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
AUTORIZAC IÓN
RECIBE AUTORIZACIÓN Y AUTORIZA ELABORAR LA LICITACIÓN PÚBLICA CON ANTICIPACIÓN
07.
AUTORIZAC IÓN
RECIBE, ANALIZA Y AUTORIZA ELABORAR LA LICITACIÓN PÚBLICA CON ANTICIPACIÓN
06.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
BASES
RECIBE, REVISA, SANCIONA, AUTORIZA LAS BASES Y DEVUELVE
08.
SUBCOMITÉ REVIS OR DE BASES
SECRETARÍ A DE HACIENDA Y CRÉD ITO
PÚBLICO
CONTRATO
CONTRATO
EXPEDIENT E
CONVOCATO RIA
SOLICITUD
A
BASES
RECIBE BASES SANCIONADAS, SOLICITA AUTORIZACIÓN PARA
PUBLICAR CONVOCATORIA
09.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
SE REÚNE EN EL PROCESO LICITATORIO HASTA EL FALLO DE ADJUDICACIÓN E
INFORMA
11.
CONVOCATO RIA
RECIBE, ANALIZA, AUTORIZA LA
PUBLICACIÓN DE LA CONVOCATORIA EN EL
D.O.F.
10.
COMITÉ DE ADQUISICI ONES
DOCUMENTA CIÓN
RECIBE DOCUMENTACIÓN DEL PROVEEDOR E
INSTRUYE
12.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
DIRECCIÓN GENER AL DE ADMINI STRACI ÓN
COPIA
RECIBE, ANALIZA Y TURNA COPIA DE FALLO
DE ADJUDICACIÓN
13.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
DOCUMENTA CIÓN
INTEGRA DOCUMENTACIÓN CON CONTRATO Y ENVÍA
15.
DOCUMENTA CIÓN
RECIBE DOCUMENTACIÓN, ANALIZA, ABRE
EXPEDIENTE Y ELABORA CONTRATO
14.
CONTRATO
RECIBE, REVISA Y ENVÍA EL CONTRATO
16.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES
CONTRATO
RECIBE, ANALIZA, APRUEBA Y REMITE
17.
DIRECCIÓN GENERAL JURÍDICA Y DE REPRESENTACIÓN
AGRARIA
CONTRATO
RECIBE CONTRATO, RECABA FIRMAS Y
COMUNICA
19.
CONTRATO
RECIBE CONTRATO APROBADO Y TURNA CON
INSTRUCCIONES
18.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
SOLICITUD
RECIBE SOLICITUD DE COMPRA DEL MES DE LOS VALES DE GASOLINA
20.
DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
PROGRAMA CONSUMO DE GASOLINA Y SOLICITA ADQUISICIÓN DE VALES
01.
SUBDIRECC IÓN DE SERVICIOS GENER ALES
SOLICITUD
RECIBE SOLICITUD, ANALIZA Y DEVUELVE CON VISTO BUENO
03.
SOLICITUD
RECIBE, ANALIZA Y SOMETE A
CONSIDERACIÓN
02.
DIRECCIÓN GENER AL DE ADMINI STRACI ÓN
DOCUMENTO
RECIBE DOCUMENTO CON VISTO BUENO E
INSTRUYE
04.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
SOLICITUD
RECIBE, ANALIZA LA CANTIDAD PROGRAMADA, SOLICITA AUTORIZACIÓN
PARA ELABORAR LA LICITACIÓN PÚBLICA SIN PRESUPUESTO
05.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
AUTORIZAC IÓN
RECIBE AUTORIZACIÓN Y AUTORIZA ELABORAR LA LICITACIÓN PÚBLICA CON ANTICIPACIÓN
07.
AUTORIZAC IÓN
RECIBE, ANALIZA Y AUTORIZA ELABORAR LA LICITACIÓN PÚBLICA CON ANTICIPACIÓN
06.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
BASES
RECIBE, REVISA, SANCIONA, AUTORIZA LAS BASES Y DEVUELVE
08.
SUBCOMITÉ REVIS OR DE BASES
SECRETARÍ A DE HACIENDA Y CRÉD ITO
PÚBLICO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 128/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA
A
SOLICITUD
ELABORA EL PEDIDO CORRESPONDIENTE Y
TRAMITA PAGO
21.
CHEQUE
RECIBE Y COMUNICA LA EXITENCIA DEL CHEQUE
DEL PROVEEDOR
23.
CHEQUE
RECIBE SOLICITUD DE TRÁMITE DE PAGO, ELABORA CHEQUE Y
ENVÍA
22.
CAJA GENE RAL
PEDIDIO
ENVÍA POR FAX EL PEDIDO DE VALES DE
GASOLINA AL PROVEEDOR Y SOLICITA QUE SE
ENTREGUEN EN LA CAJA GENERAL
24.
DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIER OS
VALES
RECIBE Y COMUNICA LA EXITENCIA DE VALES DE
GASOLINA
25.
CAJA GENR EAL
VALES
RECIBE VALES DE GASOLINA, REVISA Y
DISTRIBUYE
27.
COMUNICAD O
COMUNICA QUE PASE POR LOS VALES DE GASOLINA A LA CAJA GENERAL
26.
DEPARTAME NTO DE MANTENIMI ENTO PREVENTIV O
BITÁCORA
SOLICITA A LOS SERVIDORES PÚBLICOS
QUE FIRMEN DE RECIBIDO, REGISTRA EN
BITÁCORA
28.
SUBDIRECC IÓN DE SERVICIOS GENER ALES
TERMINA
A
SOLICITUD
ELABORA EL PEDIDO CORRESPONDIENTE Y
TRAMITA PAGO
21.
CHEQUE
RECIBE Y COMUNICA LA EXITENCIA DEL CHEQUE
DEL PROVEEDOR
23.
CHEQUE
RECIBE SOLICITUD DE TRÁMITE DE PAGO, ELABORA CHEQUE Y
ENVÍA
22.
CAJA GENE RAL
PEDIDIO
ENVÍA POR FAX EL PEDIDO DE VALES DE
GASOLINA AL PROVEEDOR Y SOLICITA QUE SE
ENTREGUEN EN LA CAJA GENERAL
24.
DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIER OS
VALES
RECIBE Y COMUNICA LA EXITENCIA DE VALES DE
GASOLINA
25.
CAJA GENR EAL
VALES
RECIBE VALES DE GASOLINA, REVISA Y
DISTRIBUYE
27.
COMUNICAD O
COMUNICA QUE PASE POR LOS VALES DE GASOLINA A LA CAJA GENERAL
26.
DEPARTAME NTO DE MANTENIMI ENTO PREVENTIV O
BITÁCORA
SOLICITA A LOS SERVIDORES PÚBLICOS
QUE FIRMEN DE RECIBIDO, REGISTRA EN
BITÁCORA
28.
SUBDIRECC IÓN DE SERVICIOS GENER ALES
TERMINA
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 129/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
09 RECEPCIÓN Y SALIDA DE BIENES AL ALMACÉN
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 130/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y SALIDA DE BIENES AL ALMACÉN
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................132
NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................133
DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................135
DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................137
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 131/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y SALIDA DE BIENES AL ALMACÉN
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Verificar que los bienes que se reciban en el almacén se ajusten a las especificaciones establecidas
en el pedido, requisiciones o contratos en cuanto a calidad, cantidad, tiempos de entrega, costo y
presentación, procediendo al registro y control de los mismos y proporcionar en forma oportuna y
eficiente a las unidades técnico administrativas de la Procuraduría Agraria los bienes de consumo
necesarios para un mejor funcionamiento de las mismas.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 132/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
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PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y SALIDA DE BIENES AL ALMACÉN
NORMAS DE OPERACIÓN
Antes de dar entrada a los bienes de consumo en el almacén, se deberán verificar físicamente para
comprobar que se encuentren en buen estado y que su cantidad y especificaciones coincidan con las
asentadas en el pedido y en la factura expedida por el proveedor.
En caso de que los bienes recibidos no coincidan con las especificaciones solicitadas en el pedido, se
procederá a la devolución de los bienes al proveedor informando del hecho al Departamento de
Adquisiciones con objeto de que se realicen las acciones procedentes.
Cuando los bienes recibidos estén destinados a incrementar el inventario, deberán registrarse en el
kárdex correspondiente, además de que se deberán almacenar por orden alfabético o por grupos
homogéneos, de acuerdo con las normas y lineamientos para el manejo y operación de almacenes.
En el caso de que los bienes recibidos correspondan a una requisición de un área en particular, se le
notificará de inmediato para que los bienes sean considerados como mercancía en tránsito. Si la
unidad técnico-administrativa interesada no recoge los bienes, se deberá dar entrada al almacén.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 133/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
Cuando se reciban activos fijos, se deberá elaborar una tarjeta de resguardo para su control. Algunos
bienes de consumo también deberán controlarse mediante tarjeta de resguardo, por su valor o porque
el almacenista lo considere conveniente, y para ello se requerirá de un acuerdo previo en el
Departamento de Almacén e Inventarios. Esta tarjeta deberá cumplir con todos los datos requeridos
incluso firmada por el usuario.
La Dirección de Recursos Financieros sólo podrá pagar a los proveedores cuando las facturas tengan
la firma y el sello de recibido del Departamento de Almacén e Inventarios y se encuentre autorizada
por el Director de Recursos Materiales y Servicios.
En ninguno de los casos las unidades técnico administrativas podrán recibir directamente los bienes.
Las unidades técnico administrativas de la Procuraduría podrán solicitar bienes de consumo al
almacén, de acuerdo a las funciones que realicen.
Se considerarán bienes de consumo, los artículos de papelería y limpieza, los uniformes, las
refacciones y los accesorios, así como todos los considerados en el capítulo 2000 y 3000.
Las unidades técnico administrativas de Oficinas Centrales, no podrán adquirir papelería con los
fondos de caja chica, rotatorio o revolvente, salvo en casos extraordinarios cuando no haya
existencias en el almacén, previa autorización de la Dirección General de Administración..
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 134/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y SALIDA DE BIENES AL ALMACÉN
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 135/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y SALIDA DE BIENES AL ALMACÉN
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Departamento de Almacén e Inventarios
1 Recibe bienes y factura del proveedor en original y dos copias.
2 Sella factura regresa copia al proveedor y el original lo entrega al Departamento de Adquisiciones para tramitar pago.
Departamento de Adquisiciones 3 Tramita pago e informa al Departamento de Almacén e Inventarios.
Departamento de Almacén e Inventario
4 Ingresa la mercancía físicamente y en la base de datos. (resguardos)
a. Mercancía en tránsito: Recibe de la Unidad Técnico Administrativa vale de salida debidamente requisitado.
b. Activo Fijo: recibe de la Unidad Técnico Administrativa solicitud, para entregar el bien con resguardo y se requisite.
Termina el Procedimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 136/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y SALIDA DE BIENES AL ALMACÉN
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 137/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y SALIDA DE BIENES AL ALMACÉN
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
INICIO
FACTURA
RECIBE BIENES
Y FACTURA
1.
PEDIDO
SELLA FACTURA REGR ESA COPIA AL PROVEEDOR Y EL
ORIGINAL ENTREGA
2.
BASE D E DATOS
INGRESA LA MERCANCÍA
FÍSICAMENTE Y EN LA BASE D E DATOS
4.
PAGO
TRAMITA PAGO
E INFORMA
3.
TERMINA
INICIO
FACTURA
RECIBE BIENES
Y FACTURA
1.
PEDIDO
SELLA FACTURA REGR ESA COPIA AL PROVEEDOR Y EL
ORIGINAL ENTREGA
2.
BASE D E DATOS
INGRESA LA MERCANCÍA
FÍSICAMENTE Y EN LA BASE D E DATOS
4.
PAGO
TRAMITA PAGO
E INFORMA
3.
TERMINA
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 138/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
10 ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR ADQUISICIÓN
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 139/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR ADQUISICIÓN
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................141
NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................142
DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................143
DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................145
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 140/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR ADQUISICIÓN
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Registrar y controlar todos los movimientos de alta que incrementen el activo fijo propiedad de la
Procuraduría Agraria.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 141/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR ADQUISICIÓN
NORMAS DE OPERACIÓN
Los bienes de activo fijo que incrementen el patrimonio de la Procuraduría Agraria deberán ser
controlados por el Departamento de Almacén e Inventarios mediante los formatos "Nota de Entrada",
"Tarjeta de Resguardo" y Cédula de Transferencia.
El Departamento de Almacén e Inventarios será responsable de registrar todos los movimientos de
alta de bienes de activo fijo que se realicen en la Procuraduría Agraria; así como de preparar con
base en sus registros, toda la información que le soliciten las dependencias globalizadoras con
facultades normativas en materia de inventarios y verificar documentalmente que todo bien de activo
fijo que forme parte del patrimonio de la Procuraduría Agraria tenga asignado un número de
inventario que deberá ser único y seguir un orden progresivo.
La Dirección General de Administración deberá solicitar a las Delegaciones Estatales y Residencias
de la Procuraduría Agraria que envíen los "Informes de Movimientos y Existencias, de Activo Fijo",
acompañados de la documentación comprobatoria necesaria para controlar esa clase de bienes.
Las unidades técnico administrativas generadoras de documentos serán responsables de que éstos
se requisiten debidamente.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 142/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR ADQUISICIÓN
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 143/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR ADQUISICIÓN
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Departamento de Almacén e Inventarios
1 Recibe factura del proveedor en original y dos copias.
2 Recibe los bienes de activo fijo y sella factura original y copias.
3 Revisa factura y envía original al Departamento de Adquisiciones.
Departamento de Adquisiciones 4 Tramita pago e informa al Departamento de Almacén e Inventarios.
Departamento de Almacén e Inventarios
5 Ingresa a la base de datos los bienes recibidos y procede a marcarlos.
6 Verifica el destino del activo fijo y elabora resguardo.
7 Recaba firma del usuario del bien y archiva.
Termina el Procedimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 144/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR ADQUISICIÓN
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 145/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR ADQUISICIÓN
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIO DEPARTAMENTO DE ADQUISICONES
INICIO
FACTURA
RECIBE FACTURA DEL PROVEEDOR
01.
FACTURA
RECIBE BIENES DE ACTIVO FIJO Y SELLA FACTURA Y ORIGINAL
02.
FACTURA
REVISA FACTURA Y ENVÍA ORIGINAL AL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
03.
TRAMITA PAGO E INFORMA AL DEPTO. DE
ADQUISICIONES
04.
INGRESA A BASE DE DATOS LOS BIENES
RECIBIDOS Y LOS MARCA
05.
A
INICIO
FACTURA
RECIBE FACTURA DEL PROVEEDOR
01.
FACTURA
RECIBE BIENES DE ACTIVO FIJO Y SELLA FACTURA Y ORIGINAL
02.
FACTURA
REVISA FACTURA Y ENVÍA ORIGINAL AL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
03.
TRAMITA PAGO E INFORMA AL DEPTO. DE
ADQUISICIONES
04.
INGRESA A BASE DE DATOS LOS BIENES
RECIBIDOS Y LOS MARCA
05.
A
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 146/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR ADQUISICIÓN
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIO DEPARTAMENTO DE ADQUISICONES
TERMINA
RESGUARDO
VERIFICA DESTINO DE ACTIVO FIJO Y ELABORA
RESGUARDO
06.
RECABA FIRMA DEL USUARIO DEL BIEN Y
ARCHIVA
07.
A
TERMINA
RESGUARDO
VERIFICA DESTINO DE ACTIVO FIJO Y ELABORA
RESGUARDO
06.
RECABA FIRMA DEL USUARIO DEL BIEN Y
ARCHIVA
07.
A
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 147/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
11 CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 148/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................150
NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................151
DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................153
DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................155
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 149/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Registrar y controlar los cambios de adscripción de bienes de activo fijo que realicen, de común
acuerdo y por necesidades del servicio, entre sí las unidades técnico administrativas de la
Procuraduría Agraria tanto en Oficinas Centrales como en la Estructura Territorial..
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 150/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO
NORMAS DE OPERACIÓN
Se entenderá por cambio de adscripción todo traspaso de bien mueble que se realice de una unidad
técnico-administrativa a otra, incluso los bienes que se remitan al almacén.
La Dirección de Recursos Materiales y Servicios será la encargada de autorizar los traspasos que se
realicen de común acuerdo y directamente entre las unidades técnico administrativas de la
Procuraduría Agraria.
Las unidades técnico administrativas que requieran realizar cambios de adscripción de bienes de
manera directa deberán solicitarlo previamente a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios de
la Dirección General de Administración, con el objeto de que registren las modificaciones en los
controles respectivos y recaben las firmas de los resguardos.
Cuando los cambios de adscripción de bienes muebles se realicen entre unidades foráneas, dichas
unidades deberán de informar de inmediato sobre el particular a la Dirección General de
Administración.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 151/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
Cuando se efectúen traspasos entre almacenes foráneos, se deberán preparar los formatos y
documentos que se requieran de acuerdo con el procedimiento establecido, los cuales se remitirán a
la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Dicha Dirección considerará veraz la información
recibida, en virtud de que no será posible verificarla con las unidades que hayan realizado los
traspasos.
Las unidades técnico administrativas generadoras de documentos serán responsables de que éstos
se requisiten debidamente..
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 152/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Unidad Técnico-Administrativa Emisora
1 Solicita por escrito a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios el cambio de adscripción de los bienes.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
2 Envía solicitud a la Subdirección de Recursos Materiales con instrucciones al respecto.
Subdirección de Recursos Materiales
3 Recibe y turna al Departamento de Almacén e Inventarios.
Departamento de Almacén e Inventarios
4 Recibe instrucciones revisa registros, elabora nuevas tarjetas de resguardo para el control del inventario.
5 Acude a la Unidad Técnico Administrativa para verificar el cambio de adquisición del bien.
6 Recaba firma en sus resguardos del nuevo responsable del bien y archiva original.
Termina el Procedimiento.
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PROCEDIMIENTO DE CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO
DIAGRAMAS DE FLUJO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO
UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS
SOLICITUDSOLICITUD
SOLICITA POR ESCRITO EL CAMBIO DE
ADSCRIPCIÓN DE BIENES
ENVÍA SOLICITUD CON INSTRUCCIONES
01. 02.
SOLICITUD
RECIBE Y TURNA
03.
TARJETAS
RECIBE INSTRUCCIONES, REVISA REGISTROS, ELABORA NUEVAS TARJETAS PARA EL
CONTROL DEL INVENTARIO
04.
ACUDE A LA UNIDAD TÉCNICO
ADMINISTRATIVA PARA VERIFICAR EL CAMBIO
DE ADSCRIPCIÓN
05.
RESGUARDO S
RECABA FIRMA EN SUS RESUGUARDOS DEL NUEVO RESPONSABLE DEL BIEN
Y ARCHIVA
06.
INICIO
TERMINA
SOLICITUDSOLICITUD
SOLICITA POR ESCRITO EL CAMBIO DE
ADSCRIPCIÓN DE BIENES
ENVÍA SOLICITUD CON INSTRUCCIONES
01. 02.
SOLICITUD
RECIBE Y TURNA
03.
TARJETAS
RECIBE INSTRUCCIONES, REVISA REGISTROS, ELABORA NUEVAS TARJETAS PARA EL
CONTROL DEL INVENTARIO
04.
ACUDE A LA UNIDAD TÉCNICO
ADMINISTRATIVA PARA VERIFICAR EL CAMBIO
DE ADSCRIPCIÓN
05.
RESGUARDO S
RECABA FIRMA EN SUS RESUGUARDOS DEL NUEVO RESPONSABLE DEL BIEN
Y ARCHIVA
06.
INICIO
TERMINA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
12 CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................159
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO....................................................................160
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO.....................................................................161
NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................162
DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................164
DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................167
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
El enlace administrativo apoyará en el control y la administración de los bienes del activo fijo, que
están en uso y resguardo por servidores públicos en cada una de las Unidades Administrativas.
Deberá establecer una coordinación amplia y precisa con el Jefe de Departamento de Almacén e
Inventarios en cuanto a los movimientos físicos de los bienes por altas, bajas o solicitud de etiquetas,
resguardos y otros..
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
El Titular de la Unidad Administrativa de la Procuraduría Agraria designará de su estructura
organizacional a una persona como enlace administrativo para el control y la administración del activo
fijo el cual servirá de apoyo al área de almacén e inventarios ubicado en Oficinas Centrales.
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Mediante normas, lineamientos y procedimientos operativos debidamente establecidos se llevará a
cabo el control y la administración del activo fijo asignado a cada uno de los servidores públicos que
integran la Procuraduría Agraria.
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
NORMAS DE OPERACIÓN
Es responsabilidad del Titular de la Unidad Administrativa designar a una persona de su
estructura organizacional como Enlace Administrativo el cual servirá de apoyo al jefe del
almacén e inventarios para el control y administración del activo fijo asignado a los servidores
públicos que conforman la unidad administrativa.
Es responsabilidad del Enlace Administrativo el observar y hacer cumplir estrictamente la
normatividad establecida en la materia.
Es responsabilidad del Enlace Administrativo, brindar el apoyo necesario al jefe de almacén e
inventarios y mantener la coordinación requerida en materia para el control y la administración
del activo fijo asignados en su unidad administrativa.
Es responsabilidad del Enlace Administrativo, asumir el control y la administración del activo fijo,
una vez concluido el proceso de la toma física del inventario de los bienes en respectiva
unidad .administrativa.
Es responsabilidad del Enlace Administrativo el mantener actualizado el inventario del activo
fijo, asignaciones o cambios de adscripción, etiquetados de inventario y toma física del
inventario, resguardos y otros en su unidad administrativa.
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Es responsabilidad del Enlace Administrativo el mantener informado al jefe del departamento de
almacén e inventarios, sobre los distintos movimientos que se genere la Unidad Administrativa
como son:
a Bajas por cualquier tipo de adscripción, debiendo contar con el soporte documental.
b Solicitud de necesidad de bienes del activo fijo.
c Donaciones para otorgar o requerir.
d Solicitud de elaboración de etiquetas, resguardos y otros.
e Alta de bienes adquiridos.
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
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Enlace Administrativo en Oficinas Centrales y/o Estructura Territorial
1 Recibe de los usuarios responsables de la Unidad Administrativa adscrita la solicitud de petición de :
Elaboración de etiquetas de códigos de barras.
Elaboración y/o actualización de resguardos.
Solicitud de un bien de activo fijo.
Solicitud de baja de un bien de activo fijo.
Otros.
2 Analiza y llena la solicitud del formato múltiple para el control y administración del activo fijo, el cual deberá describir la actividad a solicitar ante el Jefe de Departamento de Almacén e Inventario en Oficinas Centrales.
3 Informa al Titular de la Unidad Administrativa la actividad que llevara a cabo con respecto a la solicitud.
4 Remite a través de correo electrónico la solicitud ante el Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios en Oficinas Centrales.
Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios
5 Recibe, analiza y determina la actividad a realizar con base a la solicitud. Consulta en la base de datos la información del bien.
6 Evalúa el tiempo de respuesta para atender dicha solicitud. Informa al Enlace Administrativo de Oficinas Centrales y/o Estructura Territorial, a través del correo electrónico la fecha de atención de su solicitud requerida, asimismo índica el número de folio de atención.
7 Lleva a cabo la actividad de acuerdo a la solicitud de petición:
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
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Elaboración de etiquetas de códigos de barras.
Elaboración y/o actualización de resguardos.
Solicitud de un bien de activo fijo.
Solicitud de baja de un bien de activo fijo.
8 A través de correo electrónico del correo electrónico informa e índica al Enlace Administrativo. Envío de la información o fecha de entrega o baja de un bien de activo fijo o en su caso la actividad específica que deberá llevar a cabo de acuerdo con la solicitud de petición.
Enlace Administrativo en Oficinas Centrales y/o Estructura Territorial
9 Recibe correo electrónico de atención a su solicitud, así como en su momento la documentación o el bien del activo fijo referenciado en la misma.
10 Lleva a cabo la actividad de acuerdo a la instrucción por parte del Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios en Oficinas Centrales.
11 Informa al Titular de la Unidad Administrativa la conclusión a la solicitud de petición requerida en su momento se le notifico.
Fin del Procedimiento
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
DIAGRAMAS DE FLUJO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
ENLACE ADMINISTRATIVO EN OFICINAS CENTRALES Y/O ESTRUCTURA TERRITORIAL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS
INICIO
SOLICITUD ES
RECIBE DE LOS USUARIOS RESPONSABLES
DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
ADSCRITA SOLICITUD DE PETICIÓN
01.
SOLICITUD
RECIBE, ANALIZA Y DETERMINA LA ACTIVIDAD A REALIZAR CON BASE A LA
SOLICITUD. CONSULTA EN LA BASE DE DATOS LA
INFORMACIÓN DEL BIEN
05.
SOLICITUD
EVALÚA EL TIEMPO DE RESPUESTA PARA
ATENDER SOLICITUD, INFORMA A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO FECHA DE ATENCIÓN
06.
SOLICITUD
ANALIZA Y LLENA LA SOLICITUD DEL FORMATO
MÚLTIPLE PARA EL CONTROL Y
ADMINISTRACIÓN DEL ACTIVO FIJO
02.
SOLICITUD
INFORMA AL TITULAR LA ACTIVIDAD QUE LLEVARÁ A CABO CON RESPECTO A
LA SOLICITUD
03.
LLEVA A CABO ACTIVIDAD DE ACUERDO
A SOLICITUD
07.
A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO, INFORMA FECHA DE ENTREGA
08.
SOLICITUD
REMITE A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO LA
SOLICITUD
04.
RECIBE CORREO ELECTRÓNICO Y
DOCUMENTACIÓN O EL BIEN DEL ACTIVO FIJO
09.
A
INICIO
SOLICITUD ES
RECIBE DE LOS USUARIOS RESPONSABLES
DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
ADSCRITA SOLICITUD DE PETICIÓN
01.
SOLICITUD
RECIBE, ANALIZA Y DETERMINA LA ACTIVIDAD A REALIZAR CON BASE A LA
SOLICITUD. CONSULTA EN LA BASE DE DATOS LA
INFORMACIÓN DEL BIEN
05.
SOLICITUD
EVALÚA EL TIEMPO DE RESPUESTA PARA
ATENDER SOLICITUD, INFORMA A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO FECHA DE ATENCIÓN
06.
SOLICITUD
ANALIZA Y LLENA LA SOLICITUD DEL FORMATO
MÚLTIPLE PARA EL CONTROL Y
ADMINISTRACIÓN DEL ACTIVO FIJO
02.
SOLICITUD
INFORMA AL TITULAR LA ACTIVIDAD QUE LLEVARÁ A CABO CON RESPECTO A
LA SOLICITUD
03.
LLEVA A CABO ACTIVIDAD DE ACUERDO
A SOLICITUD
07.
A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO, INFORMA FECHA DE ENTREGA
08.
SOLICITUD
REMITE A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO LA
SOLICITUD
04.
RECIBE CORREO ELECTRÓNICO Y
DOCUMENTACIÓN O EL BIEN DEL ACTIVO FIJO
09.
A
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
ENLACE ADMINISTRATIVO EN OFICINAS CENTRALES Y/O ESTRUCTURA TERRITORIAL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS
LLEVA A CABO LA ACTIVIDAD DE ACUERDO A LA INSTRUCCIÓN
10.
INFORMA AL TITULAR LA CONCLUSIÓN A LA
SOLICITUD REQUERIDA
11.
TERMINA
A
LLEVA A CABO LA ACTIVIDAD DE ACUERDO A LA INSTRUCCIÓN
10.
INFORMA AL TITULAR LA CONCLUSIÓN A LA
SOLICITUD REQUERIDA
11.
TERMINA
A
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 169/44514 DICIEMBRE 2007
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
13 BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 170/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................172
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO....................................................................173
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO.....................................................................174
NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................175
DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................179
DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................184
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 171/44514 DICIEMBRE 2007
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PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento tiene como finalidad administrar, registrar y controlar las bajas de activos fijos
propiedad de la Procuraduría Agraria mediante la enajenación de bienes a través de licitaciones
públicas, invitación a tres proveedores, adjudicación directa, donaciones o, en su caso, la destrucción
de los bienes; con el objeto de observar estrictamente el apego a la normatividad establecida en la
materia.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 172/44514 DICIEMBRE 2007
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PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Mediante políticas, procedimientos y normatividad establecida para el control, administración y
registro de bienes de activos fijos destinados para su baja, observar y hacer cumplir lo establecido en
la material.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 173/44514 DICIEMBRE 2007
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PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Efectuar con oportunidad las bajas de bienes de activos fijos; con la finalidad de mantener actualizado
el inventario de la Procuraduría Agraria, así como abatir observaciones de carácter administrativas
y/o relevantes determinadas por los Órganos Fiscalizadores.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 174/44514 DICIEMBRE 2007
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PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
NORMAS DE OPERACIÓN
Es responsabilidad de las áreas involucradas observar y hacer cumplir el presente
procedimiento.
Para dar de baja los bienes de activo fijo propiedad de la Procuraduría Agraria, deberá observar
el estricto cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 79, 81 y 82 de la Ley General de Bienes
Nacionales; así como vigilar en caso de aplicación la Norma para la Administración y Baja de
Bienes Muebles de las Dependencias de la Administración Pública Federal publicado en el
Diario Oficial de la Federación de fecha 3 de septiembre del 2001.
Es responsabilidad de cada Unidad Administrativa, tramitar la petición de retirar los bienes de
activos fijos, a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, con la finalidad de efectuar un
análisis y determinar si los bienes de activos fijos pueden ser rehabilitados, reasignados o
reaprovechados en algunas de sus partes o componentes.
El Dictamen Técnico, deberá ser elaborado por el área competente y de acuerdo con la
especificación de los bienes de activo fijo, mismo que determinara la nulidad o inaplicación del
servicio del bien, el cual se anexara al expediente de baja.
Es responsabilidad del Departamento de Almacén e Inventarios, integrar el expediente de los
bienes de activo fijo susceptibles de ser dados de baja en forma individual o grupos
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 175/44514 DICIEMBRE 2007
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homogéneos. En el caso de la Estructura Territorial es responsabilidad de la propia Delegación
integrar la documentación para conformar los expedientes de bienes de activo fijo para el
tramite de baja correspondiente, mismos que serán analizados y verificados por el
Departamento de Almacén de Oficinas Centrales de conformidad con los formatos de control
interno establecidos:
Solicitud de baja de bienes de activo fijo.
Relación de bienes de activo fijo.
Dictamen técnico.
Copia del documento que acredite la propiedad del bien mueble.
Soporte fotográfico de los bienes considerados para su baja por obsolescencia o
deterioro.
Copia del acta administrativa circunstanciada.
Copia del acta ante el Ministerio Público en caso de robo o extravió.
Es responsabilidad de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, elaborar la relación de
bienes de activo fijo susceptibles de ser dados de baja, para ser del conocimiento ante el
Comité de Bienes Muebles de Oficinas Centrales con la finalidad de llevar a cabo el
seguimiento.
El destino final de bienes muebles podrá efectuarse de las siguientes maneras:
a Por enajenación mediante licitación pública externa o en su caso interna.
b Por enajenación por lo menos tres proveedores.
c Por enajenación de venta directa (Baja por Desecho).
d Por donación.
e Por destrucción.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 176/44514 DICIEMBRE 2007
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Es responsabilidad del la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, determinar la propuesta
del destino final de los bienes de activos fijos a darse de baja. En el caso de la Estructura
Territorial es responsabilidad del Subcomité de Bienes Muebles definir la propuesta.
Cuando se determine el destino final por enajenación de los bienes muebles, se llevara a cabo
mediante la licitación pública, salvo tres excepciones:
a Por casos de emergencia, circunstancias extraordinarias o imprevisibles.
b Cuando no exista por lo menos tres proveedores idóneos, que cubran cuando menos el
valor mínimo de evaluó del bien o bienes.
c Cuando el monto de los bienes, no exceda del equivalente a 500 días de salarios mínimo
vigente en el D.F.
Cuando se determine como destino final la donación de bienes muebles, esta se deberá
amparar o documentar con el contrato de donación, siendo este instrumento base para la
cancelación de los bienes en los inventarios respectivos; el cual deberá ser autorizado por el C.
Procurador Agrario.
Cuando se determine como destino final la destrucción de bienes de muebles, esta deberá
operar de la siguiente forma:
a Cuando por su naturaleza o estado físico en que se encuentre peligre o se altere la
salubridad o el ambiente.
b Después de haber agotado los requerimientos para la enajenación o donación, no exista
personas o interesados en adquirirlos.
c Cuando se trate de bienes muebles, respecto a los cuales exista disposición legal o
reglamentaria que ordene su destrucción.
La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, es la responsable de dar aviso oportuno al
Órgano Interno de Control, cuando menos 3 días hábiles antes de la destrucción de bienes de
activos fijos, con la finalidad de dar conocimiento y esta participe como interventora de dicho
evento en cumplimiento a la normatividad establecida en la materia.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 177/44514 DICIEMBRE 2007
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Es responsabilidad de cada uno de los Delegados Estatales de la Procuraduría Agraria, notificar
al Órgano Interno de Control cuando menos 5 días hábiles antes de la destrucción de bienes de
activos fijos, con la finalidad de dar conocimiento y esta participe como interventora de dicho
evento en cumplimiento a la normatividad establecida en la materia.
Una vez terminada la destrucción de los bienes de acuerdo a sus características y naturaleza,
se deberá levantar el acta administrativa de destrucción de bienes con la intervención del
Órgano Interno de Control.
Una vez operada la baja administrativa del bien de activo fijo conforme a lo dispuesto en los
puntos anteriores, se notificará a la Dirección de Recursos Financieros para que se efectúen las
bajas de los registros contables correspondientes, de conformidad con las disposiciones legales
aplicables.
La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, una vez gestionado la baja ante la Dirección
de Recursos Financieros, procede a informarle al Delegado Estatal de la Estructura Territorial la
ejecución del procedimiento de enajenación correspondiente.
El Departamento de Almacén e Inventarios conservarán en forma ordenada y sistemática la
documentación relativa a la baja de bienes de activo fijo, integrando de manera individual los
expedientes que contengan dicha documentación.
La Estructura Territorial conservarán como archivo en forma ordenada y sistemática la
documentación relativa a las bajas de bienes de activo fijo que se hayan efectuado.
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PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
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Unidades Administrativas en Oficinas Centrales y Estructura Territorial
1 Elabora y envía la solicitud de servicio al área competente para reparación del bien del activo fijo o dictamine el diagnóstico del estado físico del bien:
Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Dirección de Informática.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Dirección de Informática
2 Recibe solicitud y se lleva el bien físico para su revisión, reparación, diagnóstico de dictamen técnico, según sea el caso:
No. Inutilidad del bien de activo fijo.
Si. Viable de reparación para el uso del bien de activo fijo.
Unidad Administrativa en Oficinas Centrales y Estructura Territorial
3 Recibe el bien físico y el dictamen técnico de inutilidad de servicio por parte de:
Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Dirección de Informática.
Unidad Administrativa en Oficinas Centrales y Estructura Territorial
4 Elabora oficio de solicitud de retiro de bien del activo fijo y envía ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, asimismo anexa el dictamen técnico de inutilidad de servicio expedido por el área competente.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
5 Recibe oficio de solicitud y dictamen técnico de inutilidad del servicio, gira instrucciones la Jefatura de Departamento de Almacén e Inventarios, con la finalidad de que proceda a retirar el bien de la Unidad Administrativa por la inutilidad de su servicio.
Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios
6 Recibe comunicado e instrucciones para llevar a cabo la acción o actividad de recoger los bienes dictaminados por inutilidad de servicio.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 180/44514 DICIEMBRE 2007
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
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7 Recoge el bien dictaminado como inutilidad de servicio y concentra en la bodega del almacén para su resguardo.
8 Integra el expediente para dar de baja el bien y turna ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, para su análisis y Visto Bueno.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
9 Recibe expediente integrado y otorga el Visto Bueno, asimismo turna ante la Secretaría General para su análisis y autorización respectiva.
Secretaria General 10 Recibe expediente de baja debidamente integrados y aprobados, para su análisis y autorización de baja, asimismo regresa a la Dirección de Recursos Materiales y servicios.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
11 Recibe expediente autorizado y elabora oficio de solicitud de desincorporación del bien en los registros contables, ante la Dirección de Recursos Financieros.
Dirección de Recursos Financieros 12 Recibe oficio de solicitud de desincorporación del bien en los registros contables.
13 Efectúa la desincorporación o baja de los registros contables.
Desincorporación o baja de los registros contables
Dirección de Recursos Materiales y servicios
14 Procede a girar instrucciones ante el Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, con la finalidad de dar de baja los bienes de activo fijo en el sistema de base de datos que opere en su momento.
Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios
15 Recibe instrucciones y registra en el sistema de la base de datos el oficio de solicitud de baja de los registros contables emitido ante la Dirección de Recursos Financieros.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
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Baja del bien del activo fijo en el sistema de la base de datos.
16 Elabora oficio de notificación y turna ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, para su Visto Bueno donde se informa que se han efectuado las bajas de bienes de activo fijo dentro del sistema de la base de datos
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
17 Recibe oficio de notificación donde se informa que se han efectuado las bajas de los bienes de activo fijo, mismos que autoriza y envían para su conocimiento.
Unidad Administrativa en Oficinas Centrales y Estructura Territorial
18 Recibe oficio de notificación que se han efectuado la baja de bienes de activo fijo en los registros contables tanto en el sistema de la base de datos de bienes de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Archiva oficio para su consulta y control.
Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios
19 Efectúa de manera mensual la conciliación de bajas de bienes de activo fijo ante la Dirección de Recursos Financieros, con la finalidad de verificar la baja o desincorporación de los registros contables.
20 Elabora oficio de notificación y requisita el formato establecido No.2 de conformidad con lo dispuesto al artículo 31 de la “Norma para la Administración y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias Pública Federal” publicada en el Diario Oficial de la Federación de fecha 3 de septiembre del 2001; asimismo presenta para su Visto Bueno ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
21 Recibe oficio de notificación y formato No.2 debidamente requisitado, firma de autorizado y envía ante la Secretaría de la Función Pública, de
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
conformidad con lo dispuesto al artículo 31 de la “Normatividad para la Administración y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias Pública Federal” publicada en el Diario Oficial de la Federación de fecha 3 de septiembre del 2001, en la cual se estipula que dentro de los primeros 10 días de cada trimestre se dará de conocimiento los movimientos de baja efectuados en el periodo ante la misma Secretaría.
22 Se envía y recaba acuse de recibido, asimismo remite copia para su conocimiento y archivo ante el Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios.
Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios
23 Recibe copia de acuse de recibido de notificación y formato No.2, mismos que se archivaran para su consulta y acreditación de cumplimiento a la normatividad establecida en la materia.
Termina Procedimiento
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 183/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 184/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
UNIDAD ADMINISTRATIVA EN OFICINAS CENTRALES Y
ESTRUCTURA TERRITORIALDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
DICTAMENDICTAMEN
A
INICIO
EXPEDIENT ESOLICITUDSOLICITUD
RECIBE SOLICITUD Y SE LLEVA EL BIEN
FÍSICO PARA REVISIÓN,
REPARACIÓN O DIAGNÓSTICO
RECIBE COLUNICADO E INSTRUCCIONES PARA LLEVAR A CABO LA ACCIÓN DE RECOGER
LOS BIENES
RECIBE EXPEDIENTE DE BAJA, ANALIZA, AUTORIZA Y TURNA
SOLICITUD
ELABORA Y ENVÍA SOLICITUD DE SE RVICIO AL ÁREA COMP ETENTE PARA
REPARACIÓ N DEL BIEN D EL ACTIVO FI JO ODI CTAMIN E
EL DIAGNÓ STICO
01. 02. 06. 10.
RECOGE EL BIEN DICTAMINADO Y CONCENTRA EN LA
BODEGA
DIAGNOSTI CO
RECIBE EL BIEN FÍSICO Y EL
DICTAMEN TÉCNICO DE INUTILIDAD DE
SERVICIO
03. 07.
EXPEDIENT ESOLICITUD
RECIBE SOLICITUD Y ENVÍA, ANEXA DICTAMEN
INTERGA EL EXPEDIENTE PARA DAR DE BAJA EL BIEN Y
TURNA
SOLICITUD
ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE RETIRO DEL BIEN Y ENVÍA, ANEXA DICTAMEN
TÉCNICO
04. 05. 08.
EXPEDIENT E
RECIBE EXPEDIENTE, DA VISTO BUENO Y TURNA PARA SU AUTORIZACIÓN
09.
DICTAMENDICTAMEN
A
INICIO
EXPEDIENT ESOLICITUDSOLICITUD
RECIBE SOLICITUD Y SE LLEVA EL BIEN
FÍSICO PARA REVISIÓN,
REPARACIÓN O DIAGNÓSTICO
RECIBE COLUNICADO E INSTRUCCIONES PARA LLEVAR A CABO LA ACCIÓN DE RECOGER
LOS BIENES
RECIBE EXPEDIENTE DE BAJA, ANALIZA, AUTORIZA Y TURNA
SOLICITUD
ELABORA Y ENVÍA SOLICITUD DE SE RVICIO AL ÁREA COMP ETENTE PARA
REPARACIÓ N DEL BIEN D EL ACTIVO FI JO ODI CTAMIN E
EL DIAGNÓ STICO
01. 02. 06. 10.
RECOGE EL BIEN DICTAMINADO Y CONCENTRA EN LA
BODEGA
DIAGNOSTI CO
RECIBE EL BIEN FÍSICO Y EL
DICTAMEN TÉCNICO DE INUTILIDAD DE
SERVICIO
03. 07.
EXPEDIENT ESOLICITUD
RECIBE SOLICITUD Y ENVÍA, ANEXA DICTAMEN
INTERGA EL EXPEDIENTE PARA DAR DE BAJA EL BIEN Y
TURNA
SOLICITUD
ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE RETIRO DEL BIEN Y ENVÍA, ANEXA DICTAMEN
TÉCNICO
04. 05. 08.
EXPEDIENT E
RECIBE EXPEDIENTE, DA VISTO BUENO Y TURNA PARA SU AUTORIZACIÓN
09.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 185/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
UNIDAD ADMINISTRATIVA EN OFICINAS CENTRALES Y
ESTRUCTURA TERRITORIALDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
A
B
OFICIOSOLICITUD
RECIBE EXPEDIENTE AUTORIZADO, ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE DESINCORPORACIÓN
DEL BIEN
OFICIO
RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIÓN
18. 11.
RECIBE OFICIO DE SOLICITUD DE
DESINCORPORACIÓN DEL BIEN EN LOS
REGISTROS CONTABLES
12.
LINEAMIEN TOS
GIRA INSTRUCCIONES PARA DAR DE BAJA LOS BIENES DE
ACTIVO FIJO EN LA BASE DE DATOS
14.
EFECTÚA DESINCORPORACIÓN O
BAJA DE LOS REGISTROS CONTABLES
13.
BASE DE D ATOS
DA DE BAJA EL BIEN DEL ACTIVO FIJO EN EL LA BASE DE DATOS
15.
OFICIOOFICIO
RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIÓN,
AUTORIZA Y ENVÍA
ELABORA OFICIO DE NOTIFICACIÓN Y
TURNA PARA SU VISTO BUENO
17. 16.
A
B
OFICIOSOLICITUD
RECIBE EXPEDIENTE AUTORIZADO, ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE DESINCORPORACIÓN
DEL BIEN
OFICIO
RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIÓN
18. 11.
RECIBE OFICIO DE SOLICITUD DE
DESINCORPORACIÓN DEL BIEN EN LOS
REGISTROS CONTABLES
12.
LINEAMIEN TOS
GIRA INSTRUCCIONES PARA DAR DE BAJA LOS BIENES DE
ACTIVO FIJO EN LA BASE DE DATOS
14.
EFECTÚA DESINCORPORACIÓN O
BAJA DE LOS REGISTROS CONTABLES
13.
BASE DE D ATOS
DA DE BAJA EL BIEN DEL ACTIVO FIJO EN EL LA BASE DE DATOS
15.
OFICIOOFICIO
RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIÓN,
AUTORIZA Y ENVÍA
ELABORA OFICIO DE NOTIFICACIÓN Y
TURNA PARA SU VISTO BUENO
17. 16.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 186/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
UNIDAD ADMINISTRATIVA EN OFICINAS CENTRALES Y
ESTRUCTURA TERRITORIALDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
1
OFICIO
FORMATO
FORMATO
B
TERMINA
OFICIO
RECIBE OFICIO Y FORMATO, AUTORIZA Y
ENVÍA A LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
EFECTÚA CONCILIACIÓN DE
BAJAS DE BIENES DE ACTIVO FIJO
21. 19.
OFICIO
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO, REMITE COPIA Y
ARCHIVA
ELABORA OFICIO DE NOTIFICACIÓN Y
LLENA FORMATO No. 2 Y TURNA PARA SU VISTO BUENO
22.
20.
COPIA
RECIBE COPIA DE ACUSE Y ARCHIVA
23.
1
OFICIO
FORMATO
FORMATO
B
TERMINA
OFICIO
RECIBE OFICIO Y FORMATO, AUTORIZA Y
ENVÍA A LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
EFECTÚA CONCILIACIÓN DE
BAJAS DE BIENES DE ACTIVO FIJO
21. 19.
OFICIO
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO, REMITE COPIA Y
ARCHIVA
ELABORA OFICIO DE NOTIFICACIÓN Y
LLENA FORMATO No. 2 Y TURNA PARA SU VISTO BUENO
22.
20.
COPIA
RECIBE COPIA DE ACUSE Y ARCHIVA
23.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 187/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
14 CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO
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PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO
FIJO
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................190
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO....................................................................191
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO.....................................................................192
NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................193
DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................195
DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................198
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 189/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO
FIJO
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Llevar a cabo la conciliación de los registros contables de la Dirección de Recursos Financieros
contra el registro de bienes de activo fijo en la base de datos que administra la Dirección de Recursos
Materiales y Servicios; con la finalidad de brindar información en los Estados Financieros de manera
oportuna, veraz y confiable sobre el patrimonio real con que cuenta la Procuraduría Agraria.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 190/44514 DICIEMBRE 2007
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PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO
FIJO
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Mediante lineamientos, políticas, normas de operación, procedimientos y controles establecidos, llevr
a cabo la conciliación permanente entre los registros contables y el control físico de bines de activo
fijo, a fin de contar con información veraz.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 191/44514 DICIEMBRE 2007
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PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO
FIJO
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Brindar la información de manera oportuna, veraz y confiable sobre los Estados Financieros de la
Procuraduría Agraria; conocer la existencia física y la contable del patrimonio real con que cuenta la
Institución.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 192/44514 DICIEMBRE 2007
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PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO
FIJO
NORMAS DE OPERACIÓN
La Dirección General de Administración, deberá instruir a la Dirección de Recursos Financieros, así
como a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, llevar a cabo las conciliaciones de los
registros contables Vs. los registros de bienes en la base de datos.
Es responsabilidad de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios a través del Jefe de
Departamento de Almacén e Inventarios; clasifique la base de datos, los registros de altas de los
bienes por año de adquisición, por partida de gasto. Misma que se turnara por medio magnético o
correo electrónico toda la información necesaria requerida ante la Dirección de Recursos Financieros.
La Dirección de Recursos Financieros recibirá la información respectiva de la Dirección de Recursos
Materiales y Servicios, la cual analizara y clasificara los registros contables correspondientes, por
registros de altas por adquisición y partida de gasto.
Es responsabilidad de la Dirección de Recursos Financieros, llevar a cabo la conciliación por cada
uno de los rubros clasificados y determinar las diferencias en caso de que existan.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 193/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
Será responsabilidad de la Dirección de Recursos Financieros y la Dirección de Recursos Materiales
y Servicios, interactuar entre ambas la conciliación y aclarar las diferencias o anomalías detectadas
en caso de que existan.
Serán responsabilidades ambas Direcciones elaborar informe de resultados y/o acuerdos pactados
derivado de la conciliación realizada.
Es responsabilidad directa de la Dirección de Recursos Financieros, informar los resultados obtenidos
de la conciliación realizada, ante la Dirección General de Administración.
La Dirección General de Administración recibirá los informes de resultados y/o acuerdos pactados
derivados de la conciliación, asimismo conocerá los informes de los resultados de la conclusión de la
toma física de inventarios de bienes de activo fijo, el cual se dará del conocimiento ante el C.
Secretario General, con la finalidad de acordar a realizar con el propósito de llevar a cabo las
conciliaciones correspondientes.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 194/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO
FIJO
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Dirección General de Administración
1 Instruye a las Direcciones de Recursos Financieros y a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, para llevar a cabo la conciliación de los registros contables contra el control físico de los bienes.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
2 Instruye al Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios clasifique la base de datos:
Los registros de alta de los bienes de activo fijo por año de adquisición.
Por partida del gasto.
3 Turna por medio magnético o electrónico la información clasificada a la Dirección de Recursos Financieros.
Dirección de Recursos Financieros 4 Recibe información y analiza y determina la actividad, asimismo instruye a su personal sobre la actividad a realizar.
5 Clasifica los registros contables correspondientes a los bienes de activo fijo:
Los registros de alta por año de adquisición.
Por partida del gasto.
6 Lleva a cabo la conciliación por cada uno de los rubros clasificados, asimismo determina diferencias en casos de existir o ser detectados.
7 Interactúa con la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, en relación a la conciliación y a las diferencias que en su caso existan o se determinen.
8 En conjunto con la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, llevar a cabo el informe de
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 196/44514 DICIEMBRE 2007
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
resultados y acuerdos.
9 Acuerda con la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, la forma de que deberá notificar sobre los resultados de la conciliación ante el Secretario General.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
10 A la conclusión de la toma del inventario físico de bienes de activo fijo en las Unidades Administrativas de la Procuraduría Agraria, en las cuales se determinaron diferencias de bienes físicos y por ende con repercusión contable.
11 Clasifica la información del inventario:
Los registros de alta de los bienes por año de adquisición.
Por partida del gasto.
Por Unidad Administrativa concilia la información con la Dirección de Recursos Financieros, y llegan a acuerdos.
12 Elabora informe en coordinación con la Dirección de Recursos Financieros, así como los acuerdos de aquellas diferencias que persistan. Turna ante la Dirección General de Administración, el informe y los resultados de la conciliación.
Dirección General de Administración
13 Recibe informe y acuerdos, con relación a la conciliación inicial, asimismo recibe informe de la conciliación de la toma de inventarios físicos y las diferencias de los registros contables contra el inventario físico.
14 Informa al Secretario General, el resultado obtenido de las conciliaciones, asimismo acuerdan la actividad a realizar en relación a las diferencias en caso de existir o ser detectadas.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 197/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Fin del Procedimiento
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO
FIJO
DIAGRAMAS DE FLUJO
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SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO
DIRECCIÓN DE CONTROL PRESUPUESTAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN
INICIO
BASE DE DATOS
INSTRUYE PARA LLEVAR A CABO LA
CONCILIACIÓN DE LOS REGISTROS CONTABLES CONTRA EL CONTROL FÍSICO DE BIENES
01.
INSTRUYE LA CLASIFICACIÓN DE BASE
DE DATOS
02.
RECIBE INFORMACIÓN, ANALIZA, DETERMINA
ACTIVIDAD E INSTRUYE
04.
TURNA POR MEDIO ELECTRÓNICO LA INFORMACIÓN CLASIFICADA
03.
REGISTROS
CLASIFICA LOS REGISTROS CONTABLES CORRESPONDIENTES A LOS BIENES DE ACTIVO
FIJO
05.
LLEVA A CABO LA CONCILIACIÓN,
DETERMINA DIFERENCIAS EN CASO DE EXISTIR
06.
INTERACTÚA CON LA DRMS LAS
CONCILIACIONES Y LAS DIFERENCIAS, EN SU
CASO
07.
A
INICIO
BASE DE DATOS
INSTRUYE PARA LLEVAR A CABO LA
CONCILIACIÓN DE LOS REGISTROS CONTABLES CONTRA EL CONTROL FÍSICO DE BIENES
01.
INSTRUYE LA CLASIFICACIÓN DE BASE
DE DATOS
02.
RECIBE INFORMACIÓN, ANALIZA, DETERMINA
ACTIVIDAD E INSTRUYE
04.
TURNA POR MEDIO ELECTRÓNICO LA INFORMACIÓN CLASIFICADA
03.
REGISTROS
CLASIFICA LOS REGISTROS CONTABLES CORRESPONDIENTES A LOS BIENES DE ACTIVO
FIJO
05.
LLEVA A CABO LA CONCILIACIÓN,
DETERMINA DIFERENCIAS EN CASO DE EXISTIR
06.
INTERACTÚA CON LA DRMS LAS
CONCILIACIONES Y LAS DIFERENCIAS, EN SU
CASO
07.
A
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 200/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO
DIRECCIÓN DE CONTROL PRESUPUESTAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN
ACUERDOS
ACUERDOS
INFORME
RECIBE INFORME Y ACUERDOS, RECIBE CONCILIACIÓN Y DIFERENCIAS
13.A LA CONCLUSIÓN DE LA TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO EN
LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS, EN LAS CUALES SE DETERMINARON
DIFERENCIAS Y POR ENDE CON REPERCUSIÓN CONTABLE
10.
INFORME
REALIZA INFORME DE RESULTADOS, EN
CONJUNTO CON LA DRMS
08.
INVENTARIO
INFORMA AL SECRETARIO GENERAL RESULTADO DE
CONCILIACIONES
14.CLASIFICA LA
INFORMACIÓN DEL INVENTARIO
11.
INFORME
ACUERDA LA FORMA DE NOTIFICACIÓN DE
RESULTADOS
09.
INFORME
ELABORA INFORME Y ACUERDOS DE LAS
DIFERENCIAS Y TURNA
12.
A
TERMINA
ACUERDOS
ACUERDOS
INFORME
RECIBE INFORME Y ACUERDOS, RECIBE CONCILIACIÓN Y DIFERENCIAS
13.A LA CONCLUSIÓN DE LA TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO EN
LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS, EN LAS CUALES SE DETERMINARON
DIFERENCIAS Y POR ENDE CON REPERCUSIÓN CONTABLE
10.
INFORME
REALIZA INFORME DE RESULTADOS, EN
CONJUNTO CON LA DRMS
08.
INVENTARIO
INFORMA AL SECRETARIO GENERAL RESULTADO DE
CONCILIACIONES
14.CLASIFICA LA
INFORMACIÓN DEL INVENTARIO
11.
INFORME
ACUERDA LA FORMA DE NOTIFICACIÓN DE
RESULTADOS
09.
INFORME
ELABORA INFORME Y ACUERDOS DE LAS
DIFERENCIAS Y TURNA
12.
A
TERMINA
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 201/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
15 BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 201/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................203
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO....................................................................204
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO.....................................................................205
NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................206
DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................210
DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................215
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 202/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento tiene como finalidad administrar, registrar y controlar las bajas de activos fijos
propiedad de la Procuraduría Agraria mediante la enajenación de bienes a través de licitaciones
públicas, invitación a tres proveedores, adjudicación directa, donaciones o, en su caso, la destrucción
de los bienes; con el objeto de observar estrictamente el apego a la normatividad establecida en la
materia.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 203/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Mediante políticas, procedimientos y normatividad establecida para el control, administración y
registro de bienes de activos fijos destinados para su baja, observar y hacer cumplir lo establecido en
la material.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 204/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Efectuar con oportunidad las bajas de bienes de activos fijos; con la finalidad de mantener actualizado
el inventario de la Procuraduría Agraria, así como abatir observaciones de carácter administrativas
y/o relevantes determinadas por los Órganos Fiscalizadores.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 205/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
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PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN
NORMAS DE OPERACIÓN
Es responsabilidad de las áreas involucradas observar y hacer cumplir el presente
procedimiento.
Para dar de baja los bienes de activo fijo propiedad de la Procuraduría Agraria, deberá observar
el estricto cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 79, 81 y 82 de la Ley General de Bienes
Nacionales; así como vigilar en caso de aplicación la Norma para la Administración y Baja de
Bienes Muebles de las Dependencias de la Administración Pública Federal publicado en el
Diario Oficial de la Federación de fecha 3 de septiembre del 2001.
Es responsabilidad de cada Unidad Administrativa, tramitar la petición de retirar los bienes de
activos fijos, a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, con la finalidad de efectuar un
análisis y determinar si los bienes de activos fijos pueden ser rehabilitados, reasignados o
reaprovechados en algunas de sus partes o componentes.
El Dictamen Técnico, deberá ser elaborado por el área competente y de acuerdo con la
especificación de los bienes de activo fijo, mismo que determinara la nulidad o inaplicación del
servicio del bien, el cual se anexara al expediente de baja.
Es responsabilidad del Departamento de Almacén e Inventarios, integrar el expediente de los
bienes de activo fijo susceptibles de ser dados de baja en forma individual o grupos
homogéneos. En el caso de la Estructura Territorial es responsabilidad de la propia Delegación
integrar la documentación para conformar los expedientes de bienes de activo fijo para el
tramite de baja correspondiente, mismos que serán analizados y verificados por el
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 206/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
Departamento de Almacén de Oficinas Centrales de conformidad con los formatos de control
interno establecidos:
Solicitud de baja de bienes de activo fijo.
Relación de bienes de activo fijo.
Dictamen técnico.
Copia del documento que acredite la propiedad del bien mueble.
Soporte fotográfico de los bienes considerados para su baja por obsolescencia o deterioro.
Copia del acta administrativa circunstanciada.
Copia del acta ante el Ministerio Público en caso de robo o extravió.
Es responsabilidad de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, elaborar la relación de
bienes de activo fijo susceptibles de ser dados de baja, para ser del conocimiento ante el
Comité de Bienes Muebles de Oficinas Centrales con la finalidad de llevar a cabo el
seguimiento.
El destino final de bienes muebles podrá efectuarse de las siguientes maneras:
a Por enajenación mediante licitación pública externa o en su caso interna.
b Por enajenación por lo menos tres proveedores.
c Por enajenación de venta directa (Baja por Desecho).
d Por donación.
e Por destrucción.
Es responsabilidad del la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, determinar la propuesta
del destino final de los bienes de activos fijos a darse de baja. En el caso de la Estructura
Territorial es responsabilidad del Subcomité de Bienes Muebles definir la propuesta.
Cuando se determine el destino final por enajenación de los bienes muebles, se llevara a cabo
mediante la licitación pública, salvo tres excepciones:
a Por casos de emergencia, circunstancias extraordinarias o imprevisibles.
b Cuando no exista por lo menos tres proveedores idóneos, que cubran cuando menos el
valor mínimo de evaluó del bien o bienes.
c Cuando el monto de los bienes, no exceda del equivalente a 500 días de salarios mínimo
vigente en el D.F.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 207/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
Cuando se determine como destino final la donación de bienes muebles, esta se deberá
amparar o documentar con el contrato de donación, siendo este instrumento base para la
cancelación de los bienes en los inventarios respectivos; el cual deberá ser autorizado por el C.
Procurador Agrario.
Cuando se determine como destino final la destrucción de bienes de muebles, esta deberá
operar de la siguiente forma:
a Cuando por su naturaleza o estado físico en que se encuentre peligre o se altere la
salubridad o el ambiente.
b Después de haber agotado los requerimientos para la enajenación o donación, no exista
personas o interesados en adquirirlos.
c Cuando se trate de bienes muebles, respecto a los cuales exista disposición legal o
reglamentaria que ordene su destrucción.
La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, es la responsable de dar aviso oportuno al
Órgano Interno de Control, cuando menos 3 días hábiles antes de la destrucción de bienes de
activos fijos, con la finalidad de dar conocimiento y esta participe como interventora de dicho
evento en cumplimiento a la normatividad establecida en la materia.
Es responsabilidad de cada uno de los Delegados Estatales de la Procuraduría Agraria, notificar
al Órgano Interno de Control cuando menos 5 días hábiles antes de la destrucción de bienes de
activos fijos, con la finalidad de dar conocimiento y esta participe como interventora de dicho
evento en cumplimiento a la normatividad establecida en la materia.
Una vez terminada la destrucción de los bienes de acuerdo a sus características y naturaleza,
se deberá levantar el acta administrativa de destrucción de bienes con la intervención del
Órgano Interno de Control.
Una vez operada la baja administrativa del bien de activo fijo conforme a lo dispuesto en los
puntos anteriores, se notificará a la Dirección de Recursos Financieros para que se efectúen las
bajas de los registros contables correspondientes, de conformidad con las disposiciones legales
aplicables.
La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, una vez gestionado la baja ante la Dirección
de Recursos Financieros, procede a informarle al Delegado Estatal de la Estructura Territorial la
ejecución del procedimiento de enajenación correspondiente.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 208/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
El Departamento de Almacén e Inventarios conservarán en forma ordenada y sistemática la
documentación relativa a la baja de bienes de activo fijo, integrando de manera individual los
expedientes que contengan dicha documentación.
La Estructura Territorial conservarán como archivo en forma ordenada y sistemática la
documentación relativa a las bajas de bienes de activo fijo que se hayan efectuado.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 209/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
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SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Secretaria General 1 Recibe petición de solicitud de donación:
Oficinas Centrales.
Estructura Territorial.
Gira instrucciones ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, con el propósito de verificar las existencias físicas de bienes de activos fijos dentro del almacén, con el fin de requerir la solicitud de donación.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
2 Recibe instrucciones por parte del Secretario General, con el fin de solicitar al Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, verifique las existencias en el almacén o bodega los bienes de activos fijos por donar.
Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios
3 Procede a verificar las existencias físicas de bienes de activos fijos de conformidad a la solicitud de pericón de donación, asimismo informar a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, si se cuenta o no con existencias de bienes de activos fijos de conformidad con la solicitud de petición de donación.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
4 Recibe resultados de la verificación física realizada en la bodega o almacén para localizar los bienes de activos fijos susceptibles de ser donados, asimismo informa ante al Secretario General, si se cuenta o no con bienes de conformidad con la solicitud de donación requerida.
Secretario General 5 Recibe informe de resultados obtenidos de la verificación física de existencias o no existencias de bienes solicitados para su donación por parte de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
No. Informa al solicitante la improcedencia de la solicitud de petición.
Si. Gira instrucciones ante la Dirección de
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SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Recursos Materiales y Servicios con la finalidad de integrar la relación de bienes a donar, con el objeto de someter a consideración del comité de enajenación de bienes muebles de la Institución.
6 Recibe instrucciones del Secretario General y elabora relación de bienes de activos fijos susceptibles de ser donados, para someter a consideración del comité de enajenación de bienes muebles de la Institución, asimismo gira instrucciones al Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, con el propósito de integrar los expedientes respectivos por cada uno de los bienes.
7 Integra el expediente para dar de baja el bien y turna ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, para su análisis y Visto Bueno.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
8 Recibe expediente integrado y otorga el Visto Bueno, asimismo turna ante la Secretaría General para su análisis y autorización respectiva.
Secretaria General 9 Recibe expediente de baja debidamente integrados y aprobados, para su análisis y autorización de baja, asimismo regresa a la Dirección de Recursos Materiales y servicios.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
10 Recibe expediente autorizado y elabora oficio de solicitud de desincorporación del bien en los registros contables, ante la Dirección de Recursos Financieros.
Dirección de Recursos Financieros 11 Recibe oficio de solicitud de desincorporación del bien en los registros contables.
12 Efectúa la desincorporación o baja de los registros contables.
Desincorporación o baja de los registros contables
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 212/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Dirección de Recursos Materiales y servicios
13 Procede a girar instrucciones ante el Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, con la finalidad de dar de baja los bienes de activo fijo en el sistema de base de datos que opere en su momento.
Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios
14 Recibe instrucciones y registra en el sistema de la base de datos el oficio de solicitud de baja de los registros contables emitido ante la Dirección de Recursos Financieros.
Baja del bien del activo fijo en el sistema de la base de datos.
15 Elabora oficio de notificación y turna ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, para su Visto Bueno donde se informa que se han efectuado las bajas de bienes de activo fijo dentro del sistema de la base de datos
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
16 Recibe oficio de notificación donde se informa que se han efectuado las bajas de los bienes de activo fijo, mismos que autoriza y envían para su conocimiento.
Unidad Administrativa en Oficinas Centrales y Estructura Territorial
17 Recibe oficio de notificación que se han efectuado la baja de bienes de activo fijo en los registros contables tanto en el sistema de la base de datos de bienes de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Archiva oficio para su consulta y control.
Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios
18 Efectúa de manera mensual la conciliación de bajas de bienes de activo fijo ante la Dirección de Recursos Financieros, con la finalidad de verificar la baja o desincorporación de los registros contables.
19 Elabora oficio de notificación y requisita el formato establecido No.2 de conformidad con lo dispuesto
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 213/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
al artículo 31 de la “Norma para la Administración y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias Pública Federal” publicada en el Diario Oficial de la Federación de fecha 3 de septiembre del 2001; asimismo presenta para su Visto Bueno ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
20 Recibe oficio de notificación y formato No.2 debidamente requisitado, firma de autorizado y envía ante la Secretaría de la Función Pública, de conformidad con lo dispuesto al artículo 31 de la “Normatividad para la Administración y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias Pública Federal” publicada en el Diario Oficial de la Federación de fecha 3 de septiembre del 2001, en la cual se estipula que dentro de los primeros 10 días de cada trimestre se dará de conocimiento los movimientos de baja efectuados en el periodo ante la misma Secretaría.
21 Se envía y recaba acuse de recibido, asimismo remite copia para su conocimiento y archivo ante el Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios.
Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios
22 Recibe copia de acuse de recibido de notificación y formato No.2, mismos que se archivaran para su consulta y acreditación de cumplimiento a la normatividad establecida en la materia.
Termina Procedimiento
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 214/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN
DIAGRAMAS DE FLUJO
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SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN
SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
UNIDAD ADMINISTRATIVA EN OFICINAS CENTRALES Y
ESTRUCTURA TERRITORIAL
INFORMESOLICITUD
RECIBE INSTRUCCIONES Y
SOLICITA VERIFICACIÓN
VERIFICA EXISTENCIA FÍSICA DE BIENES DE
ACTIVO FIJO
02. 03.
INFORME
RECIBE RESULTADOS DE LA VERIFICACIÓN FÍSICA REALIZADA E
INFORMA
04.
INICIO
PETICIÓN
RECIBE PETICIÓN DE SOLICITUD DE
DONACIÓN E INSTRUYE VERIFICACIÓN DE
EXISTENCIA
01.
INFORME
RECIBE INFORME DE EXISTENCIA O NO DE
BIENES
05.
SÍ
OFICIO
INFORMA AL SOLICITANTE LA
IMPROCEDENCIA DE LA SOLICITUD DE PETICIÓN
NO
¿EXISTENCIA? 1
TERMINA
INFORMESOLICITUD
RECIBE INSTRUCCIONES Y
SOLICITA VERIFICACIÓN
VERIFICA EXISTENCIA FÍSICA DE BIENES DE
ACTIVO FIJO
02. 03.
INFORME
RECIBE RESULTADOS DE LA VERIFICACIÓN FÍSICA REALIZADA E
INFORMA
04.
INICIO
PETICIÓN
RECIBE PETICIÓN DE SOLICITUD DE
DONACIÓN E INSTRUYE VERIFICACIÓN DE
EXISTENCIA
01.
INFORME
RECIBE INFORME DE EXISTENCIA O NO DE
BIENES
05.
SÍ
OFICIO
INFORMA AL SOLICITANTE LA
IMPROCEDENCIA DE LA SOLICITUD DE PETICIÓN
NO
¿EXISTENCIA? 1
TERMINA
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 216/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN
SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
UNIDAD ADMINISTRATIVA EN OFICINAS CENTRALES Y
ESTRUCTURA TERRITORIAL
EXPEDIENT E
RECIBE EXPEDIENTE DE BAJA, ANALIZA, AUTORIZA Y TURNA
09.
EXPEDIENT E
RECIBE EXPEDIENTE, DA VISTO BUENO Y TURNA PARA SU AUTORIZACIÓN
08.
EXPEDIENT ESRELACIÓN
ELABORA RELACIÓN DE BIENES, INSTRUYE INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES
INTEGRA EXPEDIENTES Y TURNA
GIRA INST RUCCIO NES PA RA INTEGRAR LA REL ACIÓN DE BIENES A DONAR CON EL
FIN DE SO METER A CONSIDERA CIÓN D EL COM ITÉ
DE BIENES MUEBL ES
06. 07.
1
SOLICITUD
RECIBE EXPEDIENTE AUTORIZADO, ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE DESINCORPORACIÓN
DEL BIEN
10.
OFICIO
RECIBE OFICIO DE SOLICITUD DE
DESINCORPORACIÓN DEL BIEN EN LOS
REGISTROS CONTABLES
11.
LINEAMIEN TOS
EFECTÚA DESINCORPORACIÓN O
BAJA DE LOS REGISTROS CONTABLES
12.
GIRA INSTRUCCIONES PARA DAR DE BAJA LOS BIENES DE
ACTIVO FIJO EN LA BASE DE DATOS
13.
B
EXPEDIENT E
RECIBE EXPEDIENTE DE BAJA, ANALIZA, AUTORIZA Y TURNA
09.
EXPEDIENT E
RECIBE EXPEDIENTE, DA VISTO BUENO Y TURNA PARA SU AUTORIZACIÓN
08.
EXPEDIENT ESRELACIÓN
ELABORA RELACIÓN DE BIENES, INSTRUYE INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES
INTEGRA EXPEDIENTES Y TURNA
GIRA INST RUCCIO NES PA RA INTEGRAR LA REL ACIÓN DE BIENES A DONAR CON EL
FIN DE SO METER A CONSIDERA CIÓN D EL COM ITÉ
DE BIENES MUEBL ES
06. 07.
1
SOLICITUD
RECIBE EXPEDIENTE AUTORIZADO, ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE DESINCORPORACIÓN
DEL BIEN
10.
OFICIO
RECIBE OFICIO DE SOLICITUD DE
DESINCORPORACIÓN DEL BIEN EN LOS
REGISTROS CONTABLES
11.
LINEAMIEN TOS
EFECTÚA DESINCORPORACIÓN O
BAJA DE LOS REGISTROS CONTABLES
12.
GIRA INSTRUCCIONES PARA DAR DE BAJA LOS BIENES DE
ACTIVO FIJO EN LA BASE DE DATOS
13.
B
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 217/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN
SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
UNIDAD ADMINISTRATIVA EN OFICINAS CENTRALES Y
ESTRUCTURA TERRITORIAL
OFICIO
RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIÓN,
AUTORIZA Y ENVÍA
16.
BASE DE D ATOS
DA DE BAJA EL BIEN DEL ACTIVO FIJO EN EL LA BASE DE DATOS
14.
OFICIO
ELABORA OFICIO DE NOTIFICACIÓN Y
TURNA PARA SU VISTO BUENO
15.
B
OFICIO
RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIÓN
17.
2
2
1
OFICIO
FORMATO
FORMATO
OFICIO
RECIBE OFICIO Y FORMATO, AUTORIZA Y
ENVÍA A LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
EFECTÚA CONCILIACIÓN DE
BAJAS DE BIENES DE ACTIVO FIJO
20.
18.
OFICIO
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO, REMITE COPIA Y
ARCHIVA ELABORA OFICIO DE NOTIFICACIÓN Y
LLENA FORMATO No. 2 Y TURNA PARA SU VISTO BUENO
21.
19.
C
OFICIO
RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIÓN,
AUTORIZA Y ENVÍA
16.
BASE DE D ATOS
DA DE BAJA EL BIEN DEL ACTIVO FIJO EN EL LA BASE DE DATOS
14.
OFICIO
ELABORA OFICIO DE NOTIFICACIÓN Y
TURNA PARA SU VISTO BUENO
15.
B
OFICIO
RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIÓN
17.
2
2
1
OFICIO
FORMATO
FORMATO
OFICIO
RECIBE OFICIO Y FORMATO, AUTORIZA Y
ENVÍA A LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
EFECTÚA CONCILIACIÓN DE
BAJAS DE BIENES DE ACTIVO FIJO
20.
18.
OFICIO
ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO, REMITE COPIA Y
ARCHIVA ELABORA OFICIO DE NOTIFICACIÓN Y
LLENA FORMATO No. 2 Y TURNA PARA SU VISTO BUENO
21.
19.
C
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 218/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN
SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
UNIDAD ADMINISTRATIVA EN OFICINAS CENTRALES Y
ESTRUCTURA TERRITORIAL
TERMINA
COPIA
RECIBE COPIA DE ACUSE Y ARCHIVA
22.
C
TERMINA
COPIA
RECIBE COPIA DE ACUSE Y ARCHIVA
22.
C
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 219/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
16 ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 220/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................222
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO....................................................................223
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO.....................................................................224
NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................225
POLÍTICAS DE FUNCIONAMIENTO..............................................................226
DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................228
DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................230
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 221/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Dotar de parque vehicular a los servidores públicos y a las áreas técnico – administrativas de la
Procuraduría Agraria para el cumplimiento de sus funciones, salvaguardando y conservándolo en
óptimas condiciones físicas y de uso.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 222/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Asignar parque vehicular conforme a las necesidades de uso en Oficinas Centrales y Estructura
Territorial de la Procuraduría Agraria.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 223/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Que todas las Áreas Técnico – Administrativas de la Procuraduría Agraria, de acuerdo a las
necesidades de uso, cuenten con el parque vehicular adecuado y que éste se encuentre debidamente
resguardado.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 224/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
NORMAS DE OPERACIÓN
Es facultad exclusiva del Secretario General la asignación del parque vehicular como lo establece la
normatividad vigente, a los servidores públicos y las Unidades Técnico – Administrativas, así mismo,
del otorgamiento de esta prestación a los niveles excluidos en esta normatividad.
Los servidores públicos y las áreas técnico – administrativas serán responsables de la salvaguarda y
uso del parque vehicular a su cargo.
El servidor público que deje de prestar sus servicios en la Procuraduría Agraria lo hará en estricto
apego del procedimiento.
Es facultad y responsabilidad de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios que a través de la
Subdirección de Servicios Generales se realicen todas las gestiones administrativas de derechos
vehiculares ante las instancias correspondientes.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 225/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
POLÍTICAS DE FUNCIONAMIENTO
Es de responsabilidad exclusiva de los vehículos asignados a los servidores públicos el uso que se
les de a los mismos.
Los vehículos asignados al área de Servicios Generales son de responsabilidad exclusiva de la
Dirección de Recursos Materiales.
Es responsabilidad de la Dirección de Recursos Materiales aceptar vehículos en malas condiciones
físicas, de uso y la falta de accesorios inventariados cuando el servidor público deje de prestar sus
servicios sin que se lo comunique al área de Recursos Humanos.
Será responsabilidad de la Dirección de Recursos Materiales el pago de multas y recargos que
genere la falta de cumplimiento de obligaciones de derechos del parque vehicular de Oficinas
Centrales de la Procuraduría Agraria.
Será responsabilidad del servidor público de la pérdida de la documentación que de acuerdo al
reglamento de tránsito tenga que ser portada en el mismo para su circulación.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 226/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
En caso de siniestro del vehículo asignado, será responsabilidad del servidor público la no
observancia las condiciones generales del seguro vehicular, tales como conducir sin licencia vigente,
conducir en estado de ebriedad, etc.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 227/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 228/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
1 Recibe las unidades nuevas y/o la indicación del C. Secretario General el listado de servidores públicos que de acuerdo a la normatividad vigente les corresponde como prestación inherente al puesto un vehículo, así como las solicitudes de unidades de las áreas Técnico-Administrativas de Oficinas Centrales y Estructura Territorial y turna a la Subdirección de Servicios Generales
Subdirección de Servicios Generales
2 Recibe listado o solicitudes, revisa y elabora resguardo temporal o permanente de asignación de vehículo.
3 Actualiza el sistema de control vehicular, levanta inventario del vehículo y envía vehículos a la Estructura Territorial y pasa al procedimiento de manejo y control del parque vehicular de Delegaciones y Residencias.
4 En Oficinas Centrales recaba firmas y actualiza expedientes.
5 Entrega unidad junto con calendario de servicios de mantenimiento preventivo y documentación que deberá portar la unidad de acuerdo al reglamento de tránsito vigente para el Distrito Federal.
Termina procedimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 229/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 230/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
DOCUMENTA CIÓN
RESGUARDO
INICIO
LISTADO
RECIBE UNIDADES NUEVAS Y LISTADO DE SERVIDORES PÚBLICOS QUE LES CORRESPONDE UN VHEÍCULO Y TURNA
01.
LISTADO
RECIBE LISTADO, REVISA Y ELABORA
RESGUARDO TEMPORAL O PERMANENTE DE ASIGNACIÓN DE
VEHÍCULO
02.
INVENTARI O
ACTUALIZA EL SISTEMA DE CONTROL VEHICULAR, LEVANTA INVENTARIO, ENVÍA A ESTRUCTURA
TERRITORIAL
03.
EXPEDIENT ES
EN OFICINAS CENTRALES RECABA FIRMAS Y
ACTUALIZA EXPEDIENTES
04.
CALENDARI O
ENTREGA UNIDAD JUNTO CON CALENDARIO DE
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y DOCUMENTACIÓN
05.
INICIO
PASA A PROCEDIMI ENTO 8 2 DEL TOMO V DEL
MANUAL DE PROCEDIMI ENTOS DE DELEGA CIONES
DOCUMENTA CIÓN
RESGUARDO
INICIO
LISTADO
RECIBE UNIDADES NUEVAS Y LISTADO DE SERVIDORES PÚBLICOS QUE LES CORRESPONDE UN VHEÍCULO Y TURNA
01.
LISTADO
RECIBE LISTADO, REVISA Y ELABORA
RESGUARDO TEMPORAL O PERMANENTE DE ASIGNACIÓN DE
VEHÍCULO
02.
INVENTARI O
ACTUALIZA EL SISTEMA DE CONTROL VEHICULAR, LEVANTA INVENTARIO, ENVÍA A ESTRUCTURA
TERRITORIAL
03.
EXPEDIENT ES
EN OFICINAS CENTRALES RECABA FIRMAS Y
ACTUALIZA EXPEDIENTES
04.
CALENDARI O
ENTREGA UNIDAD JUNTO CON CALENDARIO DE
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y DOCUMENTACIÓN
05.
INICIO
PASA A PROCEDIMI ENTO 8 2 DEL TOMO V DEL
MANUAL DE PROCEDIMI ENTOS DE DELEGA CIONES
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 231/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
17 SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 232/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................234
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO....................................................................235
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO.....................................................................236
NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................237
POLÍTICAS DE FUNCIONAMIENTO..............................................................238
DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................239
DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................241
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 233/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Dotar de combustible que se requiera para atender las necesidades del servicio del parque vehicular
asignado a los servidores públicos y área de Servicios Generales de Oficinas de la Procuraduría
Agraria.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 234/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Contar con el combustible distribuido en forma racional para coadyuvar al mejor desempeño de sus
funciones sustantivas y cumplimiento de sus responsabilidades.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 235/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Obtener el máximo aprovechamiento de uso del parque vehicular para las tareas sustantivas de la
Entidad.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 236/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
NORMAS DE OPERACIÓN
La Dirección de Recursos Materiales y Servicios programará la dotación de combustible a los
servidores públicos, de conformidad a la normatividad vigente en la materia.
La Subdirección de Servicios Generales realizará un programa anual de consumo de combustible
para el parque vehicular asignado a los mandos superiores y al área de Servicios Generales.
La Dirección de Recursos Materiales y Servicios llevará a cabo programas de racionalidad, en la
dotación de combustible para el parque vehicular del área de Servicios Generales.
La Dirección de Recursos Materiales y Servicios apoyará con vehículos que requiera la operación de
las áreas técnico-administrativas, mediante la solicitud de vehículos.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 237/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
POLÍTICAS DE FUNCIONAMIENTO
Las áreas técnico-administrativas que soliciten vehículos, invariablemente deberá especificar lugar,
horario de uso y deberá ser autorizado por los Directores de cada área solicitante.
Todos los vehículos del área de servicios generales que sean utilizados en el área metropolitana,
deberán pernoctar en el estacionamiento de la entidad.
La duración del servicio de préstamo de vehículos deberá ser de 12 horas, por lo que en caso de
solicitar un vehículo por un tiempo mayor para que sea utilizado dentro de la zona metropolitana
tendrá que pernoctar en el estacionamiento de la Procuraduría Agraria.
Los servidores públicos que soliciten vehículos deberán presentar su licencia de conducir vigente, por
lo que no se prestarán vehículos sin éste documento oficial.
No se dotará de combustible a vehículos que no sean propiedad de la Procuraduría Agraria, salvo a
expresa solicitud autorizada del Secretario General.
No se dotará de vales de combustible ni en efectivo al personal que utilice los vehículos del área de
Servicios Generales.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 238/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 239/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
1 Recibe del proveedor licitado la dotación de vales de combustibles y turna a la SSG para que con base en la programación mensual lleve a cabo la distribución
Subdirección de Servicios Generales
2 Recibe vales de gasolina y con base a la programación mensual elabora listado para la entrega mensual a titulares que cuenten con la prestación de dotación de combustibles
3 Entrega vales y registra en el sistema de control vehicular mes a mes la dotación de combustible.
4 Envía control de dotación de combustible y recaba firma del titular a que tiene vehículo asignado
5 Para el parque vehicular asignado al área de servicios generales deberá realizar un registro de consumo de manera pormenorizada por cada vehículo, realizando acciones encaminadas al ahorro de combustible.
6 A fin de cada mes elabora un informe del consumo de combustible del parque vehicular asignado al área de servicios generales y envía a la DRMS
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
7 Recibe reporte de consumo de combustible, analiza y toma las medidas pertinentes para su racionalización y ahorro
Termina procedimiento
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 240/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 241/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
LISTADOVALES
RECIBE DEL PROVEEDOR LA DOTACIÓN DE VALES DE COMBUSTIBLE Y
TURNA
01.
RECIBE VALES DE GASOLINA, ELABORA LISTADO PARA LA
ENTREGA MENSUAL A TITULARES
02.
VALES
ENTREGA VALES Y REGISTRA EN EL
SISTEMA DE CONTROL VEHICULAR
03.
CONTROL
ENVÍA CONTROL DE DOTACIÓN DE
COMBUSTIBLE Y RECABA FIRMA DEL TITULAR
04.
REGISTRO
PARA EL PARQUE VEHICULAR ASIGNADO AL
ÁREA DE SERVICIOS GENERALES DEBERÁ
REALIZAR UN REGISTRO DE CONSUMO DE MANERA
PORMENORIZADA
05.
INFORME
ELABORA A FIN DE MES UN INFORME DEL
CONSUMO DE COMBUSTIBLE
06.
REPORTE
RECIBE REPORTE DE CONSUMO DE
COMBUSTIBLE, ANALIZA Y TOMA LAS MEDIDAS PERTINENTES PARA SU RACIONALIZACIÓN Y
AHORRO
07.
TERMINA
INICIO
LISTADOVALES
RECIBE DEL PROVEEDOR LA DOTACIÓN DE VALES DE COMBUSTIBLE Y
TURNA
01.
RECIBE VALES DE GASOLINA, ELABORA LISTADO PARA LA
ENTREGA MENSUAL A TITULARES
02.
VALES
ENTREGA VALES Y REGISTRA EN EL
SISTEMA DE CONTROL VEHICULAR
03.
CONTROL
ENVÍA CONTROL DE DOTACIÓN DE
COMBUSTIBLE Y RECABA FIRMA DEL TITULAR
04.
REGISTRO
PARA EL PARQUE VEHICULAR ASIGNADO AL
ÁREA DE SERVICIOS GENERALES DEBERÁ
REALIZAR UN REGISTRO DE CONSUMO DE MANERA
PORMENORIZADA
05.
INFORME
ELABORA A FIN DE MES UN INFORME DEL
CONSUMO DE COMBUSTIBLE
06.
REPORTE
RECIBE REPORTE DE CONSUMO DE
COMBUSTIBLE, ANALIZA Y TOMA LAS MEDIDAS PERTINENTES PARA SU RACIONALIZACIÓN Y
AHORRO
07.
TERMINA
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 242/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
18 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................245
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO....................................................................246
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO.....................................................................247
NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................248
POLÍTICAS DE FUNCIONAMIENTO..............................................................250
DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................252
DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................256
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 244/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Proporcionar dos veces al año mantenimiento preventivo a los vehículos asignados a los titulares y al
área de servicios generales de Oficinas Centrales, así como el mantenimiento correctivo que
requieran para su óptimo funcionamiento.
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Mantener en óptimas condiciones de funcionamiento al parque vehicular de Oficinas Centrales de la
Procuraduría Agraria.
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Emitir normas, políticas y lineamientos que permita el manejo y control del parque vehicular asignado
a las Unidades Técnico – Administrativas de Oficinas Centrales y Estructura Territorial, a fin de
mantener en óptimas condiciones de uso y funcionamiento en la Procuraduría Agraria.
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
NORMAS DE OPERACIÓN
Es facultad exclusiva de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, el gestionar conforme
al programa y calendario anual de la Subdirección de Servicios Generales el mantenimiento
preventivo ante las instancias correspondientes.
El servicio de mantenimiento correctivo deberá solicitarse mediante el formato denominado
“solicitud de mantenimiento correctivo” en el cual se describirá(solo si se cuenta con el
conocimiento) el diagnóstico de la avería que presenta.
La Subdirección de Servicios Generales podrá proporcionar (si se tiene a disposición) de ser
necesario en sustitución temporal un vehículo si la reparación del vehículo asignado a los
titulares, demora mas de ocho horas.
Para el caso de los vehículos asignados a los titulares, el costo del mantenimiento preventivo y
correctivo será con cargo al presupuesto asignado al área correspondiente.
Las bitácoras del parque vehicular asignado al área de servicios generales, deberán
permanecer en las unidades para que vaya siendo llenada por el servidor público que lo utilice o
lo solicite.
Las bitácoras del parque vehicular asignado a los titulares de las áreas, deberán permanecer en
el vehículo y la deberán entregar los cinco primero días de cada mesa al área de servicios
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 248/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
generales, a fin de que la información sea vaciada en el sistema de control del parque vehicular
para monitorear su funcionamiento.
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PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
POLÍTICAS DE FUNCIONAMIENTO
Ningún servidor público o área administrativa podrá solicitar el mantenimiento preventivo antes
o después de su tiempo programado.
Ningún servidor público podrá mandar a reparar el vehículo por voluntad propia ya sea por falla
mecánica o por accidente de transito, que circule en el área metropolitana.
En caso de que el vehículo éste prestado provisionalmente para comisión foránea, se podrá
reparar en el lugar en donde fue la avería, a fin de que le permita regresar y recuperar los
gastos generados por ésta, presentando factura con requisitos fiscales y las o las refacciones
que fueron sustituidas.
El formato de solicitud de mantenimiento deberá estar firmado invariablemente por el servidor
público al cual esta asignado.
El responsable del mantenimiento correctivo deberá verificar que el diagnóstico descrito en la
solicitud lo presente el vehículo.
Cuando un servidor que utilice los vehículos, asignados al área de servicios generales de llenar
la bitácora de kilometraje.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 250/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
Será responsabilidad del servidor público que tenga vehículos asignados, de llenar la bitácora y
entregarla los primeros cinco días de cada mes.
Ningún servidor público podrá enviar a los vehículos propiedad de la Procuraduría Agraria a
mantenimiento correctivo o mantenimiento preventivo por cuenta propia.
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PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Subdirección de Servicios Generales
1 Elabora programa anual de mantenimiento preventivo calendarizado de oficinas centrales y envía a la DRMyS para su aprobación.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
2 Recibe programa analiza, aprueba y elabora oficio para darles a conocer el programa de servicio a los Titulares que cuentan con vehículos para que tomen las medidas pertinentes y recaba firma a la DGA para su Vo. Bo. Y devuelve a la SSG
Subdirección de Servicios Generales
3 Recibe programa autorizado, alimenta el sistema de control vehicular y archiva original.
4 Envía programa autorizado de mantenimiento a titulares que cuenten con vehículo asignado de la P.A.
Resguardatario 5 Recibe calendario de servicios de mantenimiento preventivo y envía vehículo de conformidad con su programación en turno
¿El mantenimiento es?
Preventivo: pasa a la actividad No. 8.
Correctivo: continúa con la siguiente actividad
Subdirección de Servicios Generales
6 Recibe la unidad programada, y firma turno de mantenimiento y envía al taller autorizado para su mantenimiento.
Taller autorizado 7 Recibe unidad programada y procede a su mantenimiento y pasa a la actividad No. 17
Resguardatario 8 Elabora formato de mantenimiento correctivo y envía a la DRMS para su trámite
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
9 Recibe requisición de servicio de mantenimiento correctivo y envía a la SSG para que solicite el
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
diagnóstico y presupuesto al taller autorizado
Subdirección de Servicios Generales
10 Recibe requisición de mantenimiento correctivo y solicita al taller autorizado una inspección y prueba física para que emita su diagnóstico y presupuesto
Taller Autorizado 11 Emite su diagnóstico y presupuesto con fechas compromiso de entrega y envía a la SSG
Subdirección de Servicios Generales
12 Recibe diagnóstico, presupuesto y tiempo de entrega y lo envía al titular solicitante para su conocimiento; si la reparación dura más de 8 horas se le ofrecerá un vehículo en sustitución (si hay en disponibilidad)
Resguardatario 13 Recibe diagnóstico de presupuesto y firma autorizando la reparación, así como en caso de necesitar vehículo sustituto, firma resguardo provisional de unidad y devuelve
Subdirección de Servicios Generales
14 Recibe de los titulares Diagnóstico autorizado y envía la unidad al taller autorizado a reparación
Taller Autorizado 15 Recibe unidad y repara
16 Devuelve unidades de mantenimiento preventivo y correctivo a la SSG:
Subdirección de Servicios Generales
17 Recibe vehículos junto con factura de reparación y o servicio y envía a resguardatario para firma el formato de conformidad.
Resguardatario 18 Recibe vehículos y firma factura y formato de conformidad. En caso de haber aceptado vehículo a sustituto entrega unidad y le devuelven firma de resguardo provisional.
Subdirección de Servicios Generales
19 Recibe factura firmada a Entera satisfacción y registra en sistema de control vehicular todos los
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
conceptos que se le realizaron al vehículo para su control
20 Integra copia en las bitácora de mantenimiento y expediente del vehículo.
Termina el procedimiento
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
DIAGRAMAS DE FLUJO
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SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS RESGUARDATARIO TALLER AUTORIZADO
PROGRAMA
INICIO
LINEAMIEN TOSPROGRAMAOFICIO
RECIBE PROGRAMA, ANALIZA, APRUEBA Y ELABORA OFICIO, RECABA FIRMA DE LA DGA Y
DEVUELVE
RECIBE CALENDARIO DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO Y ENVÍA VEHÍCULO CONFORME
A PROGRAMA
PROGRAMA ANUAL
ELABORA PROGRAMA ANUAL DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE OFICINAS CENTRALES Y
ENVÍA
01. 02. 05.
RECIBE UNIDAD PROGRAMADA Y PROCEDE A SU MANTENIMIENTO
07.
PROGRAMA
RECIBE PROGRAMA AUTORIZADO, ALIMENTA SISTEMA DE CONTROL VEHICULAR Y ARCHIVA
ORIGINAL
03.
PROGRAMA
ENVÍA PROGRAMA AUTORIZADO DE MANTENIMIENTO A
TITULARES
04.
TURNO
RECIBE LA UNIDAD PROGRAMADA, FIRMA TURNO Y ENVÍA A TALLER AUTORIZADO
06.
¿ELMANTENIMIENTO
ES?
1
2
2
A
PROVENTIVO
CORRECTIVO
3
PROGRAMA
INICIO
LINEAMIEN TOSPROGRAMAOFICIO
RECIBE PROGRAMA, ANALIZA, APRUEBA Y ELABORA OFICIO, RECABA FIRMA DE LA DGA Y
DEVUELVE
RECIBE CALENDARIO DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO Y ENVÍA VEHÍCULO CONFORME
A PROGRAMA
PROGRAMA ANUAL
ELABORA PROGRAMA ANUAL DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE OFICINAS CENTRALES Y
ENVÍA
01. 02. 05.
RECIBE UNIDAD PROGRAMADA Y PROCEDE A SU MANTENIMIENTO
07.
PROGRAMA
RECIBE PROGRAMA AUTORIZADO, ALIMENTA SISTEMA DE CONTROL VEHICULAR Y ARCHIVA
ORIGINAL
03.
PROGRAMA
ENVÍA PROGRAMA AUTORIZADO DE MANTENIMIENTO A
TITULARES
04.
TURNO
RECIBE LA UNIDAD PROGRAMADA, FIRMA TURNO Y ENVÍA A TALLER AUTORIZADO
06.
¿ELMANTENIMIENTO
ES?
1
2
2
A
PROVENTIVO
CORRECTIVO
3
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS RESGUARDATARIO TALLER AUTORIZADO
RESGUARDO
PRESUPUES TO
PRESUPUES TO
FORMATOFORMATO
RECIBE REQUISICIÓN DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO
Y ENVÍA
ELABORA FORMATO DE MANTENIMIENTO Y ENVÍA
FORMATO
RECIBE REQUISICIÓN Y SOLICITA AL TALLER UNA
INSPECCIÓN Y PRUEBA FÍSICA PARA QUE EMITA SU
DIAGNÓSTICO
10. 09. 08.
DIAGNÓSTI CO
RECIBE DIAGNÓSTICO Y PRESUPUESTO Y FIRMA DE AUTORIZACIÓN. FIRMA RESGUARDO DE VEHÍCULO SUSTITUTO, EN SU CASO
13.
DIAGNÓSIT CO
RECIBE DE LOS TITULARES DIAGNÓSTICO AUTORIZADO Y ENVÍA LA UNIDAD LA TALLER
AUTORIZADO
14.
1
A
4
PRESUPUES TO
DIAGNÓSTI CO
EMITE DIAGNÓSTICO Y PRESUPUESTO CON FECHAS COMPROMISOS DE ENTREGA Y
ENVÍA
11.
4
DIAGNÓSIT O
RECIBE DIAGNÓSTICO Y PRESUPUESTO, Y ENVÍA AL
TITULAR SOLICITANTE
12.
B
RESGUARDO
PRESUPUES TO
PRESUPUES TO
FORMATOFORMATO
RECIBE REQUISICIÓN DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO
Y ENVÍA
ELABORA FORMATO DE MANTENIMIENTO Y ENVÍA
FORMATO
RECIBE REQUISICIÓN Y SOLICITA AL TALLER UNA
INSPECCIÓN Y PRUEBA FÍSICA PARA QUE EMITA SU
DIAGNÓSTICO
10. 09. 08.
DIAGNÓSTI CO
RECIBE DIAGNÓSTICO Y PRESUPUESTO Y FIRMA DE AUTORIZACIÓN. FIRMA RESGUARDO DE VEHÍCULO SUSTITUTO, EN SU CASO
13.
DIAGNÓSIT CO
RECIBE DE LOS TITULARES DIAGNÓSTICO AUTORIZADO Y ENVÍA LA UNIDAD LA TALLER
AUTORIZADO
14.
1
A
4
PRESUPUES TO
DIAGNÓSTI CO
EMITE DIAGNÓSTICO Y PRESUPUESTO CON FECHAS COMPROMISOS DE ENTREGA Y
ENVÍA
11.
4
DIAGNÓSIT O
RECIBE DIAGNÓSTICO Y PRESUPUESTO, Y ENVÍA AL
TITULAR SOLICITANTE
12.
BFECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE
PÁGINA 258/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS RESGUARDATARIO TALLER AUTORIZADO
FORMATO
FACTURA
RECIBE VEHICULOS JUNTO CON FACTURA DE REPARACIÓN Y/O
SERVICIO Y ENVÍA
17.
RECIBE UNIDAD Y REPARA
15.
FACTURA
DEVUELVE UNIDADES DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO
16.
FACTURA
RECIBE VEHICULOS, FIRMA FACTURA Y FORMATO, EN SU CASO DEVUELVE VEHICULO
SUSTITUTO
18.
FACTURA
RECIBE FACTURA FIRMADA Y REGISTRA EN SISTEMA DE
CONTROL VEHICULAR
19.
B
INTEGRA COPIA EN LAS BITÁCORA DE MANTENIMIENTO Y EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO
20.
5
5
TERMINA
3
FORMATO
FACTURA
RECIBE VEHICULOS JUNTO CON FACTURA DE REPARACIÓN Y/O
SERVICIO Y ENVÍA
17.
RECIBE UNIDAD Y REPARA
15.
FACTURA
DEVUELVE UNIDADES DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO
16.
FACTURA
RECIBE VEHICULOS, FIRMA FACTURA Y FORMATO, EN SU CASO DEVUELVE VEHICULO
SUSTITUTO
18.
FACTURA
RECIBE FACTURA FIRMADA Y REGISTRA EN SISTEMA DE
CONTROL VEHICULAR
19.
B
INTEGRA COPIA EN LAS BITÁCORA DE MANTENIMIENTO Y EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO
20.
5
5
TERMINA
3
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 259/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
19 REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 260/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................262
NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................263
DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................265
DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................268
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 261/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Proporcionar a los vehículos asignados a las Unidades técnico administrativas de la Procuraduría
Agraria los servicios de dotación de llantas y acumuladores y los de reparaciones mayores y menores
que requieran para su óptimo funcionamiento.
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA
NORMAS DE OPERACIÓN
Los servicios de reparación de vehículos o de reposición de llantas y acumuladores se
proporcionarán exclusivamente a las unidades propiedad de la Procuraduría Agraria.
Los servicios de referencia serán gestionados únicamente por la Subdirección de Servicios Generales
y por las Delegaciones Estatales y Residencias en su respectivo ámbito de operación.
Las unidades técnico administrativas serán responsables de la aplicación de la bitácora de control de
cada uno de los vehículos asignados, para registrar su historial y los servicios de mantenimiento que
reciban.
El costo de las reparaciones, refacciones, acumuladores, llantas y servicios de alineación y balanceo
será cubierto con cargo al presupuesto de la unidad técnico-administrativa usuaria.
Será responsabilidad de la Subdirección de Servicios Generales determinar, de acuerdo con las
condiciones de uso, los tiempos mínimos de vida de las llantas y acumuladores para aprobar o
rechazar las solicitudes de reposición correspondientes.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 263/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
Los titulares de las unidades técnico administrativas serán corresponsables del uso que se dé a los
vehículos y a sus componentes y accesorios; asimismo, serán responsables de solicitar los servicios
que requiera cada vehículo.
Será responsabilidad del supervisor registrar en las solicitudes de servicio los números de serie de las
llantas y acumuladores, así como verificar su colocación o el empleo de las refacciones necesarias en
los vehículos para los cuales hayan sido solicitadas.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 264/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 265/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Unidad Técnico-Administrativa 1 Adapta el sistema de bitácora para llevar el control de los servicios que se proporcionen a cada uno de los vehículos que tenga asignados.
2 Elabora orden de servicio de reparación, cambio de llantas o de acumuladores, remite a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios y turna con instrucciones a la Subdirección de Servicios Generales, de acuerdo al presupuesto y programa de reparaciones.
Subdirección de Servicios Generales
3 Recibe orden de servicio, verifica en el control de vehículos que la unidad sea propiedad de la Procuraduría Agraria.
¿Es adjudicación directa?
4 No. Continuar con la actividad No. 8.
5 Sí. Solicita cotización a los talleres, en su caso, envía la unidad.
Talleres 6 Recibe solicitud de cotizaciones, en su caso, la unidad determina trabajos a realizar, elabora y presenta la cotización respectiva.
Subdirección de Servicios Generales
7 Recibe las cotizaciones de los talleres, elabora el cuadro comparativo correspondiente y analiza.
8 Selecciona el taller que ofrezca las mejores condiciones, elabora orden de servicio.
9 Entrega el original de la orden de servicio al taller seleccionado, así como la unidad para su reparación.
NOTA: En caso de contar con taller autorizado, no se consideran los puntos 4, 5, 6, 7, 8.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 266/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Taller Autorizado 10 Repara el vehículo, instala llantas, acumuladores o aplica el servicio solicitado, prepara la factura y la entrega junto con la unidad.
Subdirección de Servicios Generales
11 Recibe el vehículo reparado, con llantas o acumuladores, revisa y verifica que esté en buenas condiciones mecánicas, en su caso, sella y firma la factura.
12 Gira instrucciones al Departamento de Mantenimiento Preventivo para que registre el servicio proporcionado en sus controles y se entregue el vehículo a la Unidad Técnico-Administrativa. Pasa a la actividad No. 18.
13 Solicita con oficio autorizado por la Dirección General de Administración a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto la suficiencia presupuestal del gasto correspondiente.
14 Envía a la Dirección de Recursos Financieros facturas para su pago, pasa a la actividad No. 16.
15 Elabora relación de reparaciones, integra el expediente y presenta a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Pasa a la actividad No. 17.
Dirección de Recursos Financieros 16 Recibe factura original y de acuerdo con las condiciones de pago, establece el compromiso presupuestal, prepara el pago, expide póliza cheque, registra la operación contable y entrega el cheque al proveedor.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
17 Recibe la relación de reparaciones, integra expediente y archiva.
Unidad Técnico-Administrativa 18 Recibe el vehículo y registra el servicio proporcionado en la bitácora del mismo.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 267/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Termina el Procedimiento.
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SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 269/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA
UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES TALLERES TALLER AUTORIZADO DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROSDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
CUADROCOMPARATI VO
COTIZACIÓ N
SOLICITUDORDEN DESERVICIO
RECIBE ORDEN DE SERVICIO Y VERIFICA QUE LA UNIDAD SEA PROPIEDAD DE LA PROCURADURÍA
AGRARIA
RECIBE SOLICITUD Y UNIDAD, DETERMINA TRABAJOS Y PRESENTA
COTIZACIÓN
BITÁCORA
ADAPTA SISTEMA DE CONTROL DE SERVICIOS A PROPORCIONAR
01. 03. 06.
INICIO
¿ES ADJUDICA-
CIÓN DIRECTA?
ORDEN DESERVICIO
ELABORA ORDEN DE SERVICIO DE
REPARACIÓN Y REMITE
02.
NO
SOLICITA COTIZACIÓN Y ENVÍA UNIDAD
05.
COTIZACIÓ N
ANALIZA COTIZACIONES
07.
A
104.
SÍ
CUADROCOMPARATI VO
COTIZACIÓ N
SOLICITUDORDEN DESERVICIO
RECIBE ORDEN DE SERVICIO Y VERIFICA QUE LA UNIDAD SEA PROPIEDAD DE LA PROCURADURÍA
AGRARIA
RECIBE SOLICITUD Y UNIDAD, DETERMINA TRABAJOS Y PRESENTA
COTIZACIÓN
BITÁCORA
ADAPTA SISTEMA DE CONTROL DE SERVICIOS A PROPORCIONAR
01. 03. 06.
INICIO
¿ES ADJUDICA-
CIÓN DIRECTA?
ORDEN DESERVICIO
ELABORA ORDEN DE SERVICIO DE
REPARACIÓN Y REMITE
02.
NO
SOLICITA COTIZACIÓN Y ENVÍA UNIDAD
05.
COTIZACIÓ N
ANALIZA COTIZACIONES
07.
A
104.
SÍ
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 270/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA
UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES TALLERES TALLER AUTORIZADO DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROSDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
FACTURAORDEN DESERVICIO
SELECCIONA TALLER Y ELABORA ORDEN DE
SERVICIO
RECIBE, APLILCA SERVICIO
SOLICITADO, ENTREGA FACTURA Y UNIDAD
08. 10.
ORDEN DESERVICIO
ENTREGA ORDEN DE SERVICIO Y UNIDAD PARA REPARACIÓN
09.
FACTURA
RECIBE, VERIFICA Y FIRMA FACTURA
11.
REGISTRA SERVICIO Y ENTREGA VEHÍCULO
12.
2
A
B
1
FACTURAORDEN DESERVICIO
SELECCIONA TALLER Y ELABORA ORDEN DE
SERVICIO
RECIBE, APLILCA SERVICIO
SOLICITADO, ENTREGA FACTURA Y UNIDAD
08. 10.
ORDEN DESERVICIO
ENTREGA ORDEN DE SERVICIO Y UNIDAD PARA REPARACIÓN
09.
FACTURA
RECIBE, VERIFICA Y FIRMA FACTURA
11.
REGISTRA SERVICIO Y ENTREGA VEHÍCULO
12.
2
A
B
1
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 271/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA
UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES TALLERES TALLER AUTORIZADO DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROSDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
EXPEDIENT ECHEQUE
RELACIÓN
RELACIÓNFACTURA
RECIBE FACTURA, PREPARA PAGO,
REGISTRA OPERACIÓN Y ENTREGA CHEQUE
RECIBE RELACIÓN E INTEGRA EXPEDIENTE
16. 17.
RECIBE VEHÍCULO Y REGISTRA SERVICIO
11.
OFICIO
SOLICITA SUFICIENCIA PRESUPUESTAL
13.
ENVÍA FACTURA DE PAGO
14.
EXPEDIENT E
RELACIONA REPARACIONES,
INTEGRA EXPEDIENTE Y PRESENTA
15.
B
TERMINA
3
4
43
2
EXPEDIENT ECHEQUE
RELACIÓN
RELACIÓNFACTURA
RECIBE FACTURA, PREPARA PAGO,
REGISTRA OPERACIÓN Y ENTREGA CHEQUE
RECIBE RELACIÓN E INTEGRA EXPEDIENTE
16. 17.
RECIBE VEHÍCULO Y REGISTRA SERVICIO
11.
OFICIO
SOLICITA SUFICIENCIA PRESUPUESTAL
13.
ENVÍA FACTURA DE PAGO
14.
EXPEDIENT E
RELACIONA REPARACIONES,
INTEGRA EXPEDIENTE Y PRESENTA
15.
B
TERMINA
3
4
43
2
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 272/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
20 SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 272/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................274
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO....................................................................275
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO.....................................................................276
NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................277
POLÍTICAS DE FUNCIONAMIENTO..............................................................278
DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................279
DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................282
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 273/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Llevar a cabo una supervisión permanente al parque vehicular a fin de monitorear sus condiciones
físicas y tomar las medidas pertinentes para que esté en condiciones y la conservación de vida útil.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 274/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Emitir reportes en tiempo y forma para que se esté en posibilidad de tomar decisiones para la
salvaguarda del parque vehicular de la Procuraduría Agraria.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 275/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
La conservación del parque vehicular en óptimas condiciones para su uso y destino final, para
obtener un mejor beneficio.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 276/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
NORMAS DE OPERACIÓN
La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, a través de la Subdirección de Servicios Generales
elaborará un programa de supervisión anual, misma que dará a conocer en tiempo y forma a las
Unidades Técnico-Administrativas mismo que contendrá los tiempos y las formas en que se llevará a
cabo ésta.
Las Unidades Técnico – Administrativa, así como los servidores públicos de la Procuraduría Agraria
que tienen bajo su resguardo el parque vehicular, brindarán todo tipo de facilidades a la supervisión
para que cumpla con sus objetivos.
Cuando en la supervisión se detecten vehículos en condiciones diferentes a las que presentaba en el
momento de su asignación y éstas no hayan sido reportadas para su reparación, será facultad de la
dirección de Recursos Materiales y Servicios llevar a cabo los trámites administrativos ha que haya
lugar, para recuperar las condiciones que originalmente presentaba en la recepción del vehículo.
Corresponde a la Dirección General de Administración la facultad de determinar el momento en el
que se ponga a disposición para su baja y enajenación, aquellos vehículos en los que resulte costoso
recuperar su funcionamiento y utilidad.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 277/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
POLÍTICAS DE FUNCIONAMIENTO
La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, previo conocimiento del calendario anual de
supervisión de las áreas técnico-administrativas, podrá hacer cambios y recalendarizaciones, siempre
y cuando las áreas a supervisar lo soliciten por anticipado a la fecha programada.
Será responsabilidad de las áreas técnico-administrativas y/o de los servidores públicos que tengan
vehículos a su resguardo, de los reportes emitidos por la supervisión en los que no hayan
proporcionado las facilidades necesarias para llevarla a cabo y de aquellos que no contengan su
rúbrica de visto bueno.
Si en los resultados de la supervisión se detectaron vehículos en malas o diferentes condiciones a las
que presentaba en el momento de su asignación, y éstas no hayan sido reportadas al área
responsable del parque vehicular, el costo que represente el recuperar sus óptimas condiciones
físicas y de uso, correrán con cargo al asignatario.
Las áreas técnico-administrativas solicitarán la intervención de la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios para gestionar la baja o destino final de bienes de los vehículos que el área técnico-
administrativa considera inservibles e inicie los trámites administrativos que correspondan.
Ningún servidor público podrá dictaminar por sí solo la inutilidad del parque vehicular.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 278/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Subdirección de Servicios Generales
1 Elabora programa anual de supervisión en el que contempla a Oficinas Centrales y Estructura Territorial y lo envía a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
2 Recibe programa, analiza, aprueba y elabora oficio para darles a conocer el programa de servicio a los Titulares que cuentean con vehículos para que tomen las medidas pertinentes y recaba firma a la Dirección General de Administración para su Vo. Bo., y devuelve a la Subdirección de Servicios Generales
Subdirección de Servicios Generales
3 Recibe programa y oficio autorizado y alimenta el sistema de control vehicular.
4 Envía programa de supervisión a los titulares que cuenten con vehículo en Oficinas Centrales y a la Estructura Territorial.
5 Realiza la supervisión con la inspección física del parque vehicular de Oficinas Centrales o de la Estructura Territorial.
6 Solicita la siguiente documentación:
Bitácoras de mantenimiento.
Póliza de seguro vigente.
Inventario del vehículo
Así mismo llena el formato de supervisión (checklist) y recaba firma de entrado, en caso de que existan vehículos en mal estado tomará fotografías de los cuatro ángulos para integrar fototeca.
7 Elabora informe del estado en el que se encuentra el parque vehicular supervisado y envía a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios junto en el formato de supervisión y alimenta el sistema
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 280/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
de control vehicular.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
8 Recibe informe, analiza y envía a la Dirección General de Administración para lo conducente, así mismo recibe las indicaciones para aspectos administrativos a seguir.
Termina el procedimiento
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 281/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 282/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
OFICIO
OFICIO
INICIO
PROGRAMA ANUAL
ELABORA PROGRAMA ANUAL DE SUPERVISIÓN
Y ENVÍA
01.
PROGRAMA ANUAL
RECIBE PROGRAMA, ANALIZA, APRUEBA Y ELABORA OFICIO, RECABA FIRMA Y
DUVUELVE
02.
PROGRAMA
RECIBE PROGRAMA Y OFICIO AUTORIZADO Y ALIMENTA EL SISTEMA DE CONTROL VEHICULAR
03.
PROGRAMA
ENVÍA PROGRAMA DE SUPERVISIÓN A
TITULARES QUE CUENTEN CON VEHÍCULO
04.
REALIZA SUPERVISIÓN CON LA INSPECCIÓN FÍSICA DEL PARQUE
VEHICULAR
05.
A
OFICIO
OFICIO
INICIO
PROGRAMA ANUAL
ELABORA PROGRAMA ANUAL DE SUPERVISIÓN
Y ENVÍA
01.
PROGRAMA ANUAL
RECIBE PROGRAMA, ANALIZA, APRUEBA Y ELABORA OFICIO, RECABA FIRMA Y
DUVUELVE
02.
PROGRAMA
RECIBE PROGRAMA Y OFICIO AUTORIZADO Y ALIMENTA EL SISTEMA DE CONTROL VEHICULAR
03.
PROGRAMA
ENVÍA PROGRAMA DE SUPERVISIÓN A
TITULARES QUE CUENTEN CON VEHÍCULO
04.
REALIZA SUPERVISIÓN CON LA INSPECCIÓN FÍSICA DEL PARQUE
VEHICULAR
05.
A
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 283/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
FORMATO
FORMATO
INFORME
RECIBE INFORME, ANALIZA Y ENVÍA A LA DIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
TERMINA
DOCUMENTA CIÓN
SOLICITA DOCUMENTACIÓN, LLENA FORMATO, RECABA FIRMA, EN SU CASO TOMA FOTOGRAFÍAS DE VEHICULOS
EN MAL ESTADO
06.
INFORME
ELABORA INFORME Y ENVÍA JUNTO CON
FORMATO DE SUPERVISIÓN, ALIMENTA EL SISTEMA DE CONTROL
VEHICULAR
07.
A
08.
FORMATO
FORMATO
INFORME
RECIBE INFORME, ANALIZA Y ENVÍA A LA DIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
TERMINA
DOCUMENTA CIÓN
SOLICITA DOCUMENTACIÓN, LLENA FORMATO, RECABA FIRMA, EN SU CASO TOMA FOTOGRAFÍAS DE VEHICULOS
EN MAL ESTADO
06.
INFORME
ELABORA INFORME Y ENVÍA JUNTO CON
FORMATO DE SUPERVISIÓN, ALIMENTA EL SISTEMA DE CONTROL
VEHICULAR
07.
A
08.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 284/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
21 SEGURO DE VEHÍCULOS
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 285/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SEGURO DE VEHÍCULOS
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................287
NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................288
DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................290
DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................295
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 286/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SEGURO DE VEHÍCULOS
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Incorporar al seguro de flotilla a todas las unidades del parque vehicular propiedad de la Procuraduría
Agraria, mantener actualizadas las pólizas respectivas y, en caso de siniestro, tramitar el pago total o
parcial de la unidad correspondiente.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 287/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SEGURO DE VEHÍCULOS
NORMAS DE OPERACIÓN
Todas las unidades del parque vehicular propiedad de la Procuraduría Agraria deberán estar
protegidas por la póliza de seguro de flotilla que contrate la Institución.
La Dirección de Recursos Materiales y Servicios será responsable de realizar la licitación pública para
la contratación del seguro de flotilla, cubrir las primas, controlar y renovar el seguro, mantener
comunicación con la compañía aseguradora y requerir el pago del seguro en casos de siniestro.
La Unidad Técnico-Administrativa que tenga asignado un vehículo será responsable de que se cuente
con la póliza de seguro respectiva y con la documentación oficial para circular.
Las Delegaciones Estatales y las Residencias de la Procuraduría Agraria serán responsables de que
los vehículos que tengan asignados cuenten con la póliza de seguro de flotilla debidamente
actualizada, de solicitar, oportunamente su renovación y comunicar los casos de siniestro o pérdida
total de los vehículos, a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios para que se gestione la
reparación o se solicite el pago del seguro por pérdida total a la compañía aseguradora y tramitar la
baja de las unidades.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 288/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
Se deberá aplicar estrictamente el instructivo para la atención y trámite de siniestros, a efecto de
deslindar las responsabilidades que procedan, según el tipo de siniestro.
Puesto que todas las unidades cuentan con el seguro, quedará estrictamente prohibido establecer
acuerdos con terceras personas en caso de siniestros, toda vez que ello no exime de
responsabilidades subsidiarias en investigaciones posteriores.
En ningún tipo de siniestro se deberá abandonar la unidad, pues ello implica aceptar cargos y
responsabilidades que no cubre la póliza.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 289/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SEGURO DE VEHÍCULOS
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 290/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SEGURO DE VEHÍCULOS
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
1 Promueve y realiza licitación pública para la contratación de seguro de vehículos de la Institución.
2 Prepara la relación de unidades del parque vehicular que se deberán incluir al seguro de flotilla y la entrega a las compañías aseguradoras que participarán en el proceso de licitación pública, a efecto de que puedan preparar y presentar sus ofertas.
3 Al celebrarse el proceso de licitación y dictamen del fallo, prepara el contrato para la compañía seleccionada.
4 Presenta el contrato a la Dirección General de Administración y a la Secretaría General para su autorización y firma, una vez aprobado lo somete a consideración y opinión técnica legal de la Dirección General Jurídica y de Representación Agraria; debidamente formalizado lo entrega al representante de la compañía aseguradora, quien lo rubrica, conserva el original y devuelve copias.
Compañía Aseguradora 5 Prepara la póliza e incluye a las unidades de la Procuraduría al seguro de flotilla, integra directorio de ajustadores e instructivo de seguro, junto con la póliza envía a la Procuraduría Agraria.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
6 Recibe pólizas, directorio de ajustadores e instructivo del seguro y turna con instrucciones a la Subdirección de Servicios Generales.
Subdirección de Servicios Generales
7 Recibe las pólizas, directorio de ajustadores e instructivo del seguro, las revisa y registra, las entrega al Departamento de Mantenimiento Preventivo e instruye para que registre, distribuya y controle.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 291/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SEGURO DE VEHÍCULOS
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Departamento de Mantenimiento Preventivo
8 Revisa las pólizas y las registra en sus controles, las entrega o distribuye a las oficinas centrales, a la Delegación Estatal y Residencia, a efecto de que integren la póliza al expediente y a la carpeta de documentación oficial del vehículo.
Unidad Técnico-Administrativa/
Delegación Estatal o Residencia
9 Recibe la póliza, el directorio de ajustadores e instructivo del seguro, fotocopia la póliza, integra ésta al expediente del vehículo y entrega documentación al resguardante o responsable de la unidad para que lo guarde en la carpeta de documentos oficiales.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
10 Informa a la aseguradora que dé de alta nuevas unidades; cuando la Institución las adquiera. Regresar a la actividad No. 5.
Compañía Aseguradora 11 Factura el servicio y costo de las primas y la presenta a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
12 Recibe la factura, verifica con el contrato y la relación del parque vehicular si la facturación es correcta, sella y firma, prepara el formato de afectación presupuestal, solicitando el pago y remite a la Dirección de Recursos Financieros.
Dirección de Recursos Financieros 13 Recibe factura original y de acuerdo con las condiciones de pago, establece el compromiso presupuestal, prepara el pago, expide póliza cheque, registra la operación contable y entrega el cheque al proveedor.
Unidad Técnico-Administrativa/
Delegación Estatal o Residencia
14 Notifica siniestro (en caso de que se presente) a la compañía aseguradora o al perito ajustador; si es pérdida total levanta acta por accidente o robo ante el agente del Ministerio Público, e informa a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 292/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SEGURO DE VEHÍCULOS
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Compañía Aseguradora 15 Realiza peritaje, evalúa, emite dictamen y entrega orden de reparación o pago; indica si se debe pagar el "Deducible".
Unidad Técnico-Administrativa 16 Realiza gestiones para reparación del vehículo, o para recuperación en caso de pérdida total; entrega la orden de reparación o de pago y demás documentación oficial a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Pasa a la actividad No. 18.
Delegación Estatal o Residencia 17 Paga el deducible, prepara póliza contable, integra en un expediente toda la documentación oficial de acuerdo a la normatividad establecida, en su caso, lo envía a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios y da seguimiento para la reparación o recuperación del vehículo.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
18 Recibe de las Unidades técnico administrativas, de la Delegación Estatal o Residencia la orden de pago y documentación oficial, revisa, analiza y turna a la Subdirección de Servicios Generales.
Subdirección de Servicios Generales
19 Recibe, registra, analiza e instruye al Departamento de Mantenimiento Preventivo a efecto de que dé seguimiento al siniestro en cuestión.
Departamento de Mantenimiento Preventivo
20 Revisa la documentación, la registra en el control de vehículos y seguros, establece contacto, en su caso, con la compañía aseguradora para que repare o pague el monto correspondiente a pérdida total y da seguimiento hasta su solución.
Compañía Aseguradora 21 Repara el vehículo y lo entrega a la Procuraduría Agraria o efectúa el pago por pérdida total, en su caso. (Pasa a la actividad No. 23).
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 293/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SEGURO DE VEHÍCULOS
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Unidad Técnico-Administrativa/ Delegación Estatal o Residencia
22 Reparación.- Reciben la unidad reparada; revisan condiciones mecánicas, registran en su bitácora o control, usan el vehículo.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
23 Pérdida Total.- Recibe de la Compañía Aseguradora por robo o pérdida total el cheque correspondiente.
24 Registra en sus controles las bajas definitivas de los vehículos siniestrados.
25 Envía a la Dirección de Recursos Financieros los cheques recibidos de la Compañía Aseguradora, por concepto de recuperación de los siniestros ocurridos (robo o pérdida total).
Dirección de Recursos Financieros 26 Recibe cheque de indemnización para su envío a la Tesorería de la Federación, marcando copia de turno a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, para su posterior recuperación vía ampliación presupuestal e informa a la Dirección General de Administración.
Termina el Procedimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 294/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SEGURO DE VEHÍCULOS
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 295/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SEGURO DE VEHÍCULOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
Y SERVICIOSCOMPAÑÍA
ASEGURADORASUBDIRECCIÓN DE
SERVICIOS GENERALESDEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA,
DELEGACIÓN ESTATAL O RESIDENCIA
DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA
DELEGACIÓN ESTATAL O RESIDENCIAS
INSTRUCTI VO
DIRECTORI O
INICIO
PÓLIZA
PREPARA PÓLIZA Y DIRECTORIO DE AJUSTADORES, INSTRUCTIVO DE SEGURO Y ENVÍA
REGISTRA LICITACIÓN PÚBLICA PARA
CONTRATACIÓN DE SEGURO
01. 05.
RELACIÓN
RELACIONA UNIDADES QUE
DEBERÁN INCLUIR AL SEGURO ENTREGA A COMPAÑÍAS
ASEGURADORAS
02.
CONTRATO
PREPARA CONTRATO PARA LA COMPAÑÍA
03.
CONTRATO
PRESENTA CONTRA TO A FIRMA DE SRÍA G RAL. Y DGA, SOME TE OPI NIÓN
TÉCNICA D E LA D GJRA Y LO PRESEN TA A C ÍA.
ASEGURARO RA
04.
1
A
INSTRUCTI VO
DIRECTORI O
INICIO
PÓLIZA
PREPARA PÓLIZA Y DIRECTORIO DE AJUSTADORES, INSTRUCTIVO DE SEGURO Y ENVÍA
REGISTRA LICITACIÓN PÚBLICA PARA
CONTRATACIÓN DE SEGURO
01. 05.
RELACIÓN
RELACIONA UNIDADES QUE
DEBERÁN INCLUIR AL SEGURO ENTREGA A COMPAÑÍAS
ASEGURADORAS
02.
CONTRATO
PREPARA CONTRATO PARA LA COMPAÑÍA
03.
CONTRATO
PRESENTA CONTRA TO A FIRMA DE SRÍA G RAL. Y DGA, SOME TE OPI NIÓN
TÉCNICA D E LA D GJRA Y LO PRESEN TA A C ÍA.
ASEGURARO RA
04.
1
A
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 296/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SEGURO DE VEHÍCULOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
Y SERVICIOSCOMPAÑÍA
ASEGURADORASUBDIRECCIÓN DE
SERVICIOS GENERALESDEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA,
DELEGACIÓN ESTATAL O RESIDENCIA
DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA
DELEGACIÓN ESTATAL O RESIDENCIAS
PÓLIZADOCUMENTA CIÓN
RECIBE, REVISA Y REGISTRA Y LAS
ENTREGA E INSTRUYE
RECIBE, REVISA, REGISTRA PÓLIZA INTEGRA EXPED. Y
ENTREGA DOCUMENTACIÓN
DOCUMENTA CIÓN
RECIBE DOCUMENTACIÓN Y
TURNA CONINSTRUCCIONES
06. 07.
PÓLIZA
REVISA PÓLIZAS, LAS REGISTRA Y DISTRIB. PARA SU INTEGRACIÓN EN EL EXPEDIENTE
08. 09.
INFORMA A LA ASEGURADORA DAR DE ALTA A NUEVAS
UNIDADES
10.
FACTURA
FACTURA SERVICIO Y COSTO DE LAS PRIMAS Y LAS PRESENTA
11.
DOCUMENTO S
VERIFICA FACTURA CON CONTRATO, FIRMA, PREPARA FTO. DE AFECT.
PPTAL. Y SOLICITUD DE
PAGO
12.
A
B
1
PÓLIZADOCUMENTA CIÓN
RECIBE, REVISA Y REGISTRA Y LAS
ENTREGA E INSTRUYE
RECIBE, REVISA, REGISTRA PÓLIZA INTEGRA EXPED. Y
ENTREGA DOCUMENTACIÓN
DOCUMENTA CIÓN
RECIBE DOCUMENTACIÓN Y
TURNA CONINSTRUCCIONES
06. 07.
PÓLIZA
REVISA PÓLIZAS, LAS REGISTRA Y DISTRIB. PARA SU INTEGRACIÓN EN EL EXPEDIENTE
08. 09.
INFORMA A LA ASEGURADORA DAR DE ALTA A NUEVAS
UNIDADES
10.
FACTURA
FACTURA SERVICIO Y COSTO DE LAS PRIMAS Y LAS PRESENTA
11.
DOCUMENTO S
VERIFICA FACTURA CON CONTRATO, FIRMA, PREPARA FTO. DE AFECT.
PPTAL. Y SOLICITUD DE
PAGO
12.
A
B
1
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 297/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SEGURO DE VEHÍCULOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
Y SERVICIOSCOMPAÑÍA
ASEGURADORASUBDIRECCIÓN DE
SERVICIOS GENERALESDEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA,
DELEGACIÓN ESTATAL O RESIDENCIA
DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA
DELEGACIÓN ESTATAL O RESIDENCIAS
DOCUMENTA CIÓN
EXPEDIENT E
DICTAMEN FACTURA
ACTAORDEN
REALIZA PERITAJE,
EVALÚA, EMITE DICTAMEN Y
ENTREGA ORDEN DE REPARACIÓN
NOTIFICA SINIESTRO,
LEVANTA ACTA EN SU CASO E
INFORMA A LA DIRECCIÓN DE
REC. MAT Y SERV.
15. 14.
CHEQUE
RECIBE FACTURA, PREP. PAGO DE
REGIST. OPERACIÓ COT. Y ENTREGA
CHEQUE AL PROVEEDOR
13.
PÓLIZAORDEN
GESTIONA REPARACIÓN DEL
VEHÍCULO, ENTREGA ORDEN DE REPARACIÓN A LA
DRMS
PAGA DEDUCIBLE, PREPARA PÓLIZA CONTABLE E INTEGRA
ESPEDIENTE
16. 17.
ORDEN
RECIBE ORDEN DE PAGO Y
DOCUMENTACIÓN OFICIAL, REVISA,
ANALIZA Y AUTORIZA
18.
ORDEN
REVISA, REGISTRA, ANALIZA E
INSTRUYE PARA SU SEGUIMIENTO
19.
DOCUMENTA CIÓN
REVISA DOCUMENTACIÓN Y
SOLICITA REPARACIÓN O EL
PAGO CORRESPONDIENTE
20.
B
C
3
3
DOCUMENTA CIÓN
EXPEDIENT E
DICTAMEN FACTURA
ACTAORDEN
REALIZA PERITAJE,
EVALÚA, EMITE DICTAMEN Y
ENTREGA ORDEN DE REPARACIÓN
NOTIFICA SINIESTRO,
LEVANTA ACTA EN SU CASO E
INFORMA A LA DIRECCIÓN DE
REC. MAT Y SERV.
15. 14.
CHEQUE
RECIBE FACTURA, PREP. PAGO DE
REGIST. OPERACIÓ COT. Y ENTREGA
CHEQUE AL PROVEEDOR
13.
PÓLIZAORDEN
GESTIONA REPARACIÓN DEL
VEHÍCULO, ENTREGA ORDEN DE REPARACIÓN A LA
DRMS
PAGA DEDUCIBLE, PREPARA PÓLIZA CONTABLE E INTEGRA
ESPEDIENTE
16. 17.
ORDEN
RECIBE ORDEN DE PAGO Y
DOCUMENTACIÓN OFICIAL, REVISA,
ANALIZA Y AUTORIZA
18.
ORDEN
REVISA, REGISTRA, ANALIZA E
INSTRUYE PARA SU SEGUIMIENTO
19.
DOCUMENTA CIÓN
REVISA DOCUMENTACIÓN Y
SOLICITA REPARACIÓN O EL
PAGO CORRESPONDIENTE
20.
B
C
3
3
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 298/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SEGURO DE VEHÍCULOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
Y SERVICIOSCOMPAÑÍA
ASEGURADORASUBDIRECCIÓN DE
SERVICIOS GENERALESDEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA,
DELEGACIÓN ESTATAL O RESIDENCIA
DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA
DELEGACIÓN ESTATAL O RESIDENCIAS
TERMINA
PREPARA VEHÍCULO O EFECTÚA EL
PAGO POR PÉRDIDA TOTAL
RECIBEN UNIDAD REPARADA, REVISAN
CONDICIONES MECÁNICAS Y REGISTRAN EN BITÁCORA
21. 22.
CHEQUE
RECIBE DE LA ASEGURADORA EL
CHEQUE CORRESPONDIENTE
23.
REGISTRA BAJAS DEFINITIVAS DE
VHEÍCULOS SINIESTRADOS
24.
CHEQUES
RECIBE Y ENVÍA A LA TESORERÍA DE LA FEDERACIÓN Y COPIA A LA DGPOP
26.
CHEQUES
ENVÍA CHEQUES RECIBIDOS DE LA ASEGURADORA
25.
C
44
TERMINA
PREPARA VEHÍCULO O EFECTÚA EL
PAGO POR PÉRDIDA TOTAL
RECIBEN UNIDAD REPARADA, REVISAN
CONDICIONES MECÁNICAS Y REGISTRAN EN BITÁCORA
21. 22.
CHEQUE
RECIBE DE LA ASEGURADORA EL
CHEQUE CORRESPONDIENTE
23.
REGISTRA BAJAS DEFINITIVAS DE
VHEÍCULOS SINIESTRADOS
24.
CHEQUES
RECIBE Y ENVÍA A LA TESORERÍA DE LA FEDERACIÓN Y COPIA A LA DGPOP
26.
CHEQUES
ENVÍA CHEQUES RECIBIDOS DE LA ASEGURADORA
25.
C
44
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 299/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
22 INVENTARIO FÍSICO DEL ALMACÉN DE BIENES DE CONSUMO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 300/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO DEL ALMACÉN DE BIENES DE CONSUMO
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................302
NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................303
DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................305
DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................307
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 301/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO DEL ALMACÉN DE BIENES DE CONSUMO
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Levantar, controlar y mantener actualizado el Inventario de bienes de consumo en el almacén o los
asignados a las unidades de la Institución, para conocer tanto las existencias físicas con que se
cuenta, como su valor y conciliar los resultados del inventario.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 302/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO DEL ALMACÉN DE BIENES DE CONSUMO
NORMAS DE OPERACIÓN
La Subdirección de Recursos Materiales, en coordinación con el Departamento de Almacén e
Inventarios, programará el levantamiento del inventario de los bienes de consumo y comunicará a las
Unidades técnico administrativas los días que permanecerá cerrado el almacén por ese motivo;
establecerá las normas y lineamientos para el levantamiento del inventario físico en el almacén y por
conducto de la Dirección General de Administración solicitará la intervención de la Contraloría Interna
en la Procuraduría Agraria, para lo conducente.
Se determinará en forma rigurosa los materiales almacenados que deberán inventariarse y se
separarán físicamente aquellos que se encuentren dañados o sean obsoletos.
Deberán fijarse con precisión los mecanismos y procedimientos para efectuar el recuento de los
materiales sujetos a inventario, registrar la información correspondiente y formular el informe final del
inventario.
Los responsables del levantamiento físico del inventario tendrán a su cargo el manejo y registro de
los movimientos del almacén y deberán ser:
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 303/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
El Jefe del Departamento de Almacén e Inventarios.
El responsable del almacén de bienes de consumo.
Los representantes de la Contraloría Interna en la Procuraduría Agraria.
Se deberá revisar cuidadosamente los registros que se hagan en las tarjetas de toma física de
inventario, la tarjeta de control de existencias y la tarjeta de movimientos de almacén.
También se establecerán las medidas pertinentes, respecto a la recepción de materiales de los
proveedores durante el levantamiento físico del inventario.
Se habrá de verificar que el levantamiento del inventario físico en el almacén se realice en forma
correcta, de acuerdo con el sistema establecido.
Se llevará a cabo el corte de las formas que se emplean en el almacén antes de que se inicie el
conteo de los artículos, e indicar la numeración de los formatos que se vayan a utilizar una vez que se
reabra el almacén.
Los supervisores deberán practicar pruebas selectivas de auditoría para confirmar los datos del
conteo. Cuando no coincidan los datos de toma física de inventarios, con los resultados del recuento
de un artículo, se realizarán pruebas de muestreo, ampliando o reduciendo el alcance del conteo de
acuerdo con el error.
El conteo de los bienes se llevará a cabo por el método cruzado el cual consiste en lo siguiente: uno
de los contadores comienza a levantar el inventario en un extremo de la estiba o anaquel, y el otro en
el extremo opuesto; al finalizar ambos conteos, el apuntador anotará las cantidades que determinaron
ambos en las tarjetas de toma física de inventario; si existen diferencias, se realizará un tercer conteo
para efectuar las correcciones necesarias.
Inmediatamente después de realizar el conteo, las tarjetas de toma física de inventarios deberán ser
firmadas por los contadores.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 304/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO DEL ALMACÉN DE BIENES DE CONSUMO
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
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SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO INVENTARIO FÍSICO DEL ALMACÉN DE BIENES DE CONSUMO
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Subdirección de Recursos Materiales
1 Prepara inventario físico, coordina acciones e informa a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
2 Recibe informe y solicita a la Dirección General de Administración indique cuándo será el levantamiento del inventario.
Dirección General de Administración
3 Emite circular informando que el almacén permanecerá cerrado por inventario.
Departamento de Almacén e Inventarios
4 Elabora acta de levantamiento de inventario, con Contraloría Interna.
Contraloría Interna en la Procuraduría Agraria
5 Da fe de la veracidad del inventario.
Termina.
Departamento de Almacén e Inventarios
6 Elabora informe de existencias, firman analiza y envía los resultados a la Subdirección de Recursos Materiales.
7 Recibe informe, analiza y presenta copia a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
8 Recibe Informe, Analiza y envía copia la Dirección General de Administración, Dirección de Recursos Financieros y Contraloría Interna en la Procuraduría Agraria.
Termina el Procedimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 306/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO DEL ALMACÉN DE BIENES DE CONSUMO
DIAGRAMAS DE FLUJO
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SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: INVENTARIO FÍSICO DEL ALMACÉN DE BIENES DE CONSUMO
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS CONTRALORÍA INTERNA
RESPONSABLE DE LEVANTAMIENTO FÍSICO
DE INVENTARIODIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
INFORMEINFORME
PREPARA INVENTARIO FÍSICO, COORDINA
ACCIONES E INFORMA A LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
RECIBE INFORME Y SOLICITA A LA
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN CUANDO SERÁ EL LEVANTAMIENTO
DEL INVENTARIO
01. 02.
CIRCULAR
EMITE CIRCULAR QUE EL ALMACÉN PERMANECERÁ
CERRADO POR INVENTARIO
03.
DA FE DE LA VERACIDAD DEL INVENTARIO
05.
INICIO
ACTA
ELABORA ACTA DE LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO, CON
CONTRALORÍA INTERNA
04.
RESULTADO S
ELABORA INFORME DE EXISTENCIAS; FIRMAN, ANALIZA Y ENVÍA LOS RESULTADOS DE LA SUBDIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES
06.
RECIBE INFORME, ANALIZA Y PRESENTA COPIA A LA DIRECCIÓN
DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
07.
REICBE INFORME, ANALIZA Y ENVÍA
COPIAS A LA DIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN, DIR. DE REC. FINANCIEROS Y CONTRALORÍA INTERNA
08.
TERMINA
INFORMEINFORME
PREPARA INVENTARIO FÍSICO, COORDINA
ACCIONES E INFORMA A LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
RECIBE INFORME Y SOLICITA A LA
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN CUANDO SERÁ EL LEVANTAMIENTO
DEL INVENTARIO
01. 02.
CIRCULAR
EMITE CIRCULAR QUE EL ALMACÉN PERMANECERÁ
CERRADO POR INVENTARIO
03.
DA FE DE LA VERACIDAD DEL INVENTARIO
05.
INICIO
ACTA
ELABORA ACTA DE LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO, CON
CONTRALORÍA INTERNA
04.
RESULTADO S
ELABORA INFORME DE EXISTENCIAS; FIRMAN, ANALIZA Y ENVÍA LOS RESULTADOS DE LA SUBDIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES
06.
RECIBE INFORME, ANALIZA Y PRESENTA COPIA A LA DIRECCIÓN
DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
07.
REICBE INFORME, ANALIZA Y ENVÍA
COPIAS A LA DIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN, DIR. DE REC. FINANCIEROS Y CONTRALORÍA INTERNA
08.
TERMINA
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 308/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
23 TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 309/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................311
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO....................................................................312
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO.....................................................................313
NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................314
DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................318
DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................325
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 310/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Realizar la toma del inventario físico de bienes de activo fijo a nivel Nacional, la cual está compuesta
por Unidades Administrativas (Oficinas Centrales y Estructura Territorial). Actividad que deberá
realizarse por lo menos una vez al año.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 311/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
El Departamento de Almacén e Inventarios, con el apoyo del enlace administrativo, llevará a cabo la
toma física de los bienes del activo fijo de la Procuraduría Agraria a nivel nacional, contando con
políticas, lineamientos, controles y procedimientos del proceso.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 312/44514 DICIEMBRE 2007
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PROCEDIMIENTO DE TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Obtener los inventarios físicos de bienes de activo fijo por cada una de las Unidades Administrativas
que componen la Procuraduría Agraria, contando con base de datos actualizada, así como la emisión
del resguardo individual por servidor público, a su vez la conciliación del registro del bien físico será
igual al registro contable; otorgando información veraz, oportuna y confiable.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 313/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO
NORMAS DE OPERACIÓN
El secretario General emitirá circular interna para instruir a la Dirección General de Administración,
Direcciones de áreas de Oficinas Centrales, así como a la Estructura Territorial por cada una de las
Delegaciones Estatales y sus Residencias, para que lleven a cabo la toma de inventarios físicos de
bienes de activo fijo a nivel Nacional, asimismo señalen la necesidad de designar a una persona
como enlace, el cual será responsable de coordinar las acciones de control y administración de los
bienes de activos fijos en su unidad y esta interactúe directamente con el Jefe de Departamento de
Almacén e Inventarios.
La Dirección General de Administración será la encargada de planear la logística de inicio y
conclusión de la toma de los inventarios físicos de bienes de activos fijos, con los todos los elementos
necesarios para su ejecución y seguimiento de las actividades planeadas.
La Dirección de Recursos Materiales y Servicios con base a la logística planeada para la toma de
inventarios físicos de bienes de activos fijos, otorgara el apoyo necesario a través del Jefe de
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 314/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
Departamento de Almacén e Inventarios, con la finalidad de coordinar, desarrollar y supervisar las
actividades que conlleve el proceso de la toma de inventarios a nivel Nacional.
Es responsabilidad del Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, clasificar la base de datos
por número de Unidad Administrativa por cada una de las áreas de Oficinas Centrales, Delegaciones
Estatales y Residencias, nombres del resguardante, así como tipo de bien y cantidad.
Es responsabilidad del Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, enviar a través de correo
electrónico a cada uno de los Titulares de las Unidades Administrativas de Oficinas Centrales y de la
Estructura Territorial, la información clasificada para la toma de inventarios físicos de bienes de
activos fijos.
Las Unidades Administrativas a través de sus enlaces, deberán imprimir la información clasificada de
los inventarios físicos de bienes de activos fijos, la cual deberán organizar para llevar a cabo la
ejecución de la toma física del inventario.
El enlace designado como responsable del control y administración de la información de los bienes de
activo fijo, será quien informe al Titular de la Unidad Administrativa la conclusión de la toma de
inventarios de bienes de activo fijo; mismo que anexara al informe el formato debidamente requisitado
de incidencias sobre el resultado de la toma de inventario.
El Titular de cada una de las Unidades Administrativas, será el responsable de dar la autorización a la
información de la toma de inventarios físicos de bienes de activo fijo y formato de incidencias
determinadas, mismos que serán turnados a través de correo electrónico al Jefe de Departamento de
Almacén e Inventarios en forma y tiempo establecidos.
El Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, será el responsable de recibir a través de correo
electrónico la información de los resultados de la toma de inventarios físicos de bienes de activo fijo y
los formato de incidencias determinadas por cada una de las Unidades Administrativas de Oficinas
Centrales como de las Delegaciones Estatales y Residencias.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 315/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
El Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, deberá conciliar la información recibida con la
base de datos de bienes de activo fijo, asimismo llevar a cabo la actualización de la misma donde
existan movimientos.
Será responsabilidad del Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, generar los resguardos
respectivos y etiquetas de códigos de barras por cada uno de los usuarios responsables por número
de Unidad Administrativa y números de inventarios.
El Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, deberá enviar a través de correo tradicional los
resguardos respectivos en forma personalizada y los códigos de barras a cada uno de los enlaces de
control y administración de las Unidades Administrativas tanto a Oficinas Centrales como a las
Delegaciones Estatales y Residencias.
Los enlaces de control y administración por cada una de la Unidades Administrativas de Oficinas
Centrales como de la Estructura Territorial, deberán ordenar la información recibida, los cuales
ejecutaran el pegado del las etiquetas de código de barras en cada uno de los bienes de activo fijo,
asimismo recabarán las firmas de conformidad por cada uno de los usuarios responsables de su uso
y custodia.
Los enlaces de control y administración de cada Unidad Administrativa, serán los responsables de
enviar mediante correo convencional al Departamento de Almacén e Inventarios, los resguardos
originales debidamente firmados por cada uno de los usuarios responsables, asimismo archivar copia
fotostática de los mismos para su control y seguimiento.
Los enlaces de control y administración de cada Unidad Administrativa, deberán informar a cada unos
de sus Titulares la conclusión del proceso de toma de inventarios de bienes de activo fijo.
El Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, será responsable de recibir de cada uno de los
enlaces de control y administración de las Unidades Administrativas de Oficinas Centrales y de la
Estructura Territorial, los resguardos originales con las firmas autógrafas del usuario responsable,
mismos que deberán clasificar y archivar para su control y seguimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 316/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
El Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, deberá informar ante la Dirección y Subdirección
de Recursos Materiales y servicios la conclusión de la toma física de inventarios de bienes de activo
fijo; asimismo solicitar indique que actividad deberán realizar en caso de que las incidencias
determinadas no fueron posibles de conciliar.
Es responsabilidad de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, notificar la conclusión de la
toma física de inventarios de bienes de activo fijo, ante la Dirección General de Administración,
asimismo solicite en caso de que los resultados de las incidencias reportadas no hayan sido
conciliadas.
La Dirección General de Administración, informara la conclusión de la toma física de inventarios de
bienes de activo fijo, ante al C. Secretario General, asimismo se solicita de carácter oficial las
actividades a realizar en los casos de que las incidencias no hayan sido conciliadas.
El C. Secretario General, una vez recibido el informe de la conclusión de la toma física de inventarios
de activo fijo, tomara la decisión en relación a los resultados obtenidos de las incidencias no
conciliadas en su momento.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 317/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 318/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Secretario General 1 Instruye a la:
Dirección General de Administración.
Direcciones de Áreas en Oficinas Centrales.
Estructura Territorial.
Delegaciones Estatales y Residencias.
Para la toma de inventario físico de bienes de activo fijo a nivel nacional, señalando las necesidad de que designen a una persona que fungirá como Enlace Administrativo en cada una de la Unidades Administrativas, el cual coordinara las acciones administrativas de los bienes de activo fijo en su unidad y sea la persona con la cual interactúe el Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios de Oficinas Centrales.
Dirección General de Administración
2 Planea la logística y la aplica:
Fecha de Inicio/conclusión.
Apoyo Informático.
Recursos Humanos y servicios a sus mandos medios y superiores las actividades a realizar.
Subdirección de Recursos Materiales y Servicios
3 Con base a la logística para la toma de inventarios a nivel nacional, otorgara el apoyo al Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios.
Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios
4 Clasifica la base de datos por:
Nombre de la Unidad Administrativa.
Oficinas Centrales.
Nombre del resguardante.
Tipo del bien y cantidad.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 319/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
5 A través del correo electrónico turna a los Titulares de las Unidades Administrativas de Oficinas Centrales y de la Estructura Territorial, la información clasificada para la toma del inventario físico.
Oficinas Centrales.
Delegaciones Estatales.
Residencias.
Unidades Administrativas en Oficinas Centrales y en la Estructura Territorial
6 Recibe instrucciones para la toma del inventario físico de sus Unidades Administrativa, asimismo recibe correo electrónico con información clasificada de su Unidad Administrativa.
El Titular designara el personal que fungirá como Enlace Administrativo, para que interactúe con el Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios de Oficinas Centrales.
Enlace administrativo en Oficinas Centrales y en Estructura Territorial
7 Recibe instrucciones e imprime la información del correo electrónico, así como formato de incidencias, asimismo organiza la información y hace entrega al personal de la Unidad Administrativa, para llevar a cabo la ejecución de la toma física del inventario.
8 Recibe del personal de la Unidad Administrativa la información:
La toma del inventario físico
Formato de incidencias.
Diferencias de más o menos en los bienes de activo fijo.
9 Integra y concentra la información:
La toma del inventario físico.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 320/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Formato de incidencias.
10 Informa al Titular de la Unidad administrativa la conclusión de l inventario, así como las incidencias determinadas:
Unidades Administrativa en Oficinas Centrales y en la estructura Territorial
11 Recibe del Enlace Administrativo, los resultados obtenidos de la toma de inventario físico de los bienes de activo fijo, así como las incidencias, las cuales deberán aprobar para su envío ante el Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios en Oficinas Centrales.
Enlace Administrativo en Oficinas Centrales y en la Estructura Territorial
12 Recibe la autorización del Titular de la Unidad Administrativa correspondiente, para enviar la información.
Enlace Administrativo en Oficinas Centrales y en la Estructura Territorial
13 Remite a través de correo electrónico ante el Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios en Oficinas Centrales:
La toma del inventario físico de bienes de activo fijo.
Los formatos de incidencias derivadas de la toma de inventarios física de bienes de activo fijo.
Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios
14 Recibe de los Enlaces Administrativos por cada una de las Unidades Administrativas, a través del correo electrónico los resultados obtenidos de la toma de inventarios físico de bienes de activo fijo:
Toma de inventario físico de bienes de activo fijo
Formato de incidencias.
15 Concilia la información recibida contra la base de datos, actualiza en donde existan movimientos por
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 321/44514 DICIEMBRE 2007
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
cada una de la Unidades Administrativas.
16 Genera los resguardos respectivos por número de Unidad Administrativa y servidor público resguardante del bien del activo fijo, asimismo genera las etiquetas de códigos de barras en el cual se deberán identificar el número de inventario.
17 Envía a los Enlace Administrativos de Oficinas Centrales y de la Estructura Territorial, a través del corro electrónico:
Resguardos (Originales y Copias).
Etiquetas que identifican el activo.
Asimismo se les comunica remitan el resguardo original con firma autógrafa del servidor público o usuario responsable del bien del activo fijo.
Enlace administrativo en oficinas Centrales y en la Estructura Territorial
18 Recibe información, organiza y solicita al personal de la Unidad Administrativa, lleve a cabo la ejecución del pegado de las etiquetas de códigos de barras en cada una de los activos fijos asignados, asimismo el resguardante del activo fijo deberá firmar la tarjeta de resguardo actualizada correspondiente y proceder a archivar copia para su consulta y seguridad.
19 A través del correo tradicional deberán remitir los resguardos originales con las firmas autógrafas del servidor público o usuario responsable del bien de activo fijo, ante el Jefe de Departamento de Almacén e Inventario en Oficinas Centrales.
Archiva copia del resguardo actualizado.
20 Informa al Titular de la Unidad Administrativa, la conclusión de la toma de inventario físico de bienes de activo fijo dentro de la Unidad
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 322/44514 DICIEMBRE 2007
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Administrativa.
Unidad Administrativa en Oficinas Centrales y en la Estructura Territorial
21 Recibe informe de resultados de la toma de inventarios físicos de bienes de activo fijo y archiva.
Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios
22 Recibe de los Enlaces Administrativos por cada una de las Unidades Administrativas de Oficinas Centrales, así como de la Estructura Territorial, los resguardos originales con firma autógrafa del servidor público o usuario responsable, asimismo clasifica y archiva los resguardos originales.
23 Informa ante el Director y Subdirector de Recursos Materiales y Servicios, la conclusión de la toma de inventarios físicos, asimismo solicita indique la actividad subsiguiente a realizar en caso de las incidencias que no fueron posibles de conciliar.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
24 Notifica la conclusión de la toma del inventario físico de bienes de activo fijo, ante la Dirección General de administración, asimismo solicita que se le indique que actividad deberá realizar en los casos de las incidencias que no fueron posibles de conciliar y aclarar.
Recibe informe aprueba y archiva.
Dirección General de Administración
25 Recibe el resultado del inventario físico de bienes de activo fijo, asimismo notifica ante el Secretario General la conclusión de la toma de inventario físico y solicita que se indique que actividad deberá realizar en los casos de que las incidencias detectadas no hayan sido aclaradas o conciliadas.
Recibe informe aprueba y archiva.
Secretario General 26 Recibe resultados del inventario físico de bienes de activo fijo efectuado a cada una de las Unidades Administrativas de la Institución, así como las
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
incidencias que fueron determinadas, que a su vez esta no fueron aclaradas y/o conciliadas.
Toma decisión sobre las incidencias que fueron detectadas sin ser aclaradas y/o conciliadas en su momento por cada una de la Unidades Administrativas, Jefatura de Departamento de Almacén e Inventarios, así como de la Dirección de Recursos Financieros.
Termina procedimiento
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO
DIAGRAMAS DE FLUJO
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO
SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E
INVENTARIOS
UNIDADES ADMINISTRATIVAS EN
OFICINAS CENTRALES Y EN LA ESTRUCTURA
TERRITORIAL
ENLACE ADMINISTRATIVO EN
OFICINAS CENTRALES Y ESTRUCTURA TERRITORIAL
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
Y SERVICIOS
INICIO
INSTRUYE PARA L A TOMA DE INVENT ARIO F ÍSICO DE BIENES DE AC TIVO
FIJO
01.
DIFERENCI AS
FORMATO
INVENTARI O
FORMATO
INFORMACI ÓN
PLANEA LO GISTIC A Y APLICA
APOYA AL DEPART AMENTO DE ALMACÉ N E
INVENTARI OS PAR A LA TOMA DE I NVENTA RIOS A
NIVEL NAC IONAL
RECIBE IN STRUCC IONES PARA LA T OMA DE L INVENTARI O Y LA INFORMACI ÓN
CLASIFICA DA. DE SIGNA ENLACE
02. 03.
BASE DEDATOS
CLASIFICA LA BA SE DE DATOS
04. 06.
RECIBE IN STRUCC IONES, IMPRIME I NFORMA CIÓN Y
FORMATO D E INCIDENCI AS
07.
DIFERENCI AS
FORMATO
INVENTARI OINFORME
RECIBE RE SULTAD OS OBTENIDOS DE LA TOMA DEL INVEN TARIO FÍSICO
TURNA INF ORMACI ÓN CLASIFICA DA
05. 11.
RECIBE IN FORMAC IÓN DEL PERSO NAL DE LA
UNIDAD AD MINIST RATIVA
08.
INTEGRA Y CONCE NTRA INFORMACI ÓN
09.
INFORME
INFORMA A L TITU LAR DE LA UNIDAD
ADMINISTR ATIVA LA CONCLUSIÓ N DEL INVENTARI O
10.
A
INICIO
INSTRUYE PARA L A TOMA DE INVENT ARIO F ÍSICO DE BIENES DE AC TIVO
FIJO
01.
DIFERENCI AS
FORMATO
INVENTARI O
DIFERENCI AS
FORMATO
INVENTARI O
FORMATO
INFORMACI ÓN
PLANEA LO GISTIC A Y APLICA
APOYA AL DEPART AMENTO DE ALMACÉ N E
INVENTARI OS PAR A LA TOMA DE I NVENTA RIOS A
NIVEL NAC IONAL
RECIBE IN STRUCC IONES PARA LA T OMA DE L INVENTARI O Y LA INFORMACI ÓN
CLASIFICA DA. DE SIGNA ENLACE
02. 03.
BASE DEDATOS
CLASIFICA LA BA SE DE DATOS
04. 06.
RECIBE IN STRUCC IONES, IMPRIME I NFORMA CIÓN Y
FORMATO D E INCIDENCI AS
07.
DIFERENCI AS
FORMATO
INVENTARI O
DIFERENCI AS
FORMATO
INVENTARI OINFORME
RECIBE RE SULTAD OS OBTENIDOS DE LA TOMA DEL INVEN TARIO FÍSICO
TURNA INF ORMACI ÓN CLASIFICA DA
05. 11.
RECIBE IN FORMAC IÓN DEL PERSO NAL DE LA
UNIDAD AD MINIST RATIVA
08.
INTEGRA Y CONCE NTRA INFORMACI ÓN
09.
INFORME
INFORMA A L TITU LAR DE LA UNIDAD
ADMINISTR ATIVA LA CONCLUSIÓ N DEL INVENTARI O
10.
A
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO
SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E
INVENTARIOS
UNIDADES ADMINISTRATIVAS EN
OFICINAS CENTRALES Y EN LA ESTRUCTURA
TERRITORIAL
ENLACE ADMINISTRATIVO EN
OFICINAS CENTRALES Y ESTRUCTURA TERRITORIAL
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
Y SERVICIOS
1
CÓDIGO DEBARRAS
RESGUARDO S
FORMATO
FORMATO
INFORMACI ÓN
INVENTARI O
RECIBE IN FORMAC IÓN DE CADA UNA DE LAS
UNIDADES ADMINISTR ATIVAS
14.
RECIBE AU TORIZA CIÓN PARA ENVI AR INFORMACI ÓN
12.
INVENTARI O
BASE DEDATOS
CONCILIA INFORM ACIÓN RECIBIDA CON LA BASE
DE DATOS
15.
REMITE IN FORMAC IÓN
13.
CÓDIGO DEBARRASCÓDIGO DE
BARRAS
RESGUARDO S
GENERA RE SGUARD OS Y ETIQUETAS DE CÓ DIGO
DE BARRAS
16.
RECIBE IN FORMAC IÓN, SOLICITA SE PEG UEN
LAS ETIQU ETAS
18.
RESGUARDO S
ENVÍA RES GUARDO Y ETIQUETAS
17.
REMITE RE SGUARD OS ORIGINALE S CON FIRMAS, A RCHIVA
COPIAS
19.
A
B
1
CÓDIGO DEBARRAS
RESGUARDO S
CÓDIGO DEBARRAS
RESGUARDO S
FORMATO
FORMATO
INFORMACI ÓN
INVENTARI O
RECIBE IN FORMAC IÓN DE CADA UNA DE LAS
UNIDADES ADMINISTR ATIVAS
14.
RECIBE AU TORIZA CIÓN PARA ENVI AR INFORMACI ÓN
12.
INVENTARI O
BASE DEDATOS
CONCILIA INFORM ACIÓN RECIBIDA CON LA BASE
DE DATOS
15.
REMITE IN FORMAC IÓN
13.
CÓDIGO DEBARRASCÓDIGO DE
BARRAS
RESGUARDO S
CÓDIGO DEBARRAS
RESGUARDO S
GENERA RE SGUARD OS Y ETIQUETAS DE CÓ DIGO
DE BARRAS
16.
RECIBE IN FORMAC IÓN, SOLICITA SE PEG UEN
LAS ETIQU ETAS
18.
RESGUARDO S
ENVÍA RES GUARDO Y ETIQUETAS
17.
REMITE RE SGUARD OS ORIGINALE S CON FIRMAS, A RCHIVA
COPIAS
19.
A
B
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 327/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO
SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E
INVENTARIOS
UNIDADES ADMINISTRATIVAS EN
OFICINAS CENTRALES Y EN LA ESTRUCTURA
TERRITORIAL
ENLACE ADMINISTRATIVO EN
OFICINAS CENTRALES Y ESTRUCTURA TERRITORIAL
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
Y SERVICIOS
INFORME INFORMEINFORME
RECIBE IN FORME DE RESULTADO S
INFORME
RECIBE RE SULTAD OS DEL INVENTARI O, TOM A DECISIÓN SOBRE INCIDENCI AS
26.
RESGUARDO S
RECIBE RE SGUARD OS, CLASIFICA Y ARC HIVA
22. 21.
INFORMA L A CONC LUSIÓN DE LA TOM A DEL
INVENTARI O FÍSI CO
NOTIFICA CONCLU SIÓN DE TOMA D EL
INVENTARI O FÍSI CO, RECIBE IN FORME,
APRUEBA Y ARCHI VA. SOLICITA INDICA CIONES
SOBRE INC IDENCI AS
20. 24.
INFORME
INFORMA L A CONC LUSIÓN DE LA TOM A DEL INVENTARI O
23.
INFORME
RECIBE RE SULTAD O DE INVENTARI O, REC IBE INFORME Y SOLIC ITA INDICACIO NES SO BRE
INCIDENCI AS
25.
B
TERMINA
INFORME INFORMEINFORME
RECIBE IN FORME DE RESULTADO S
INFORME
RECIBE RE SULTAD OS DEL INVENTARI O, TOM A DECISIÓN SOBRE INCIDENCI AS
26.
RESGUARDO S
RECIBE RE SGUARD OS, CLASIFICA Y ARC HIVA
22. 21.
INFORMA L A CONC LUSIÓN DE LA TOM A DEL
INVENTARI O FÍSI CO
NOTIFICA CONCLU SIÓN DE TOMA D EL
INVENTARI O FÍSI CO, RECIBE IN FORME,
APRUEBA Y ARCHI VA. SOLICITA INDICA CIONES
SOBRE INC IDENCI AS
20. 24.
INFORME
INFORMA L A CONC LUSIÓN DE LA TOM A DEL INVENTARI O
23.
INFORME
RECIBE RE SULTAD O DE INVENTARI O, REC IBE INFORME Y SOLIC ITA INDICACIO NES SO BRE
INCIDENCI AS
25.
B
TERMINA
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 328/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
24 PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 329/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................331
NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................332
DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................334
DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................338
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 330/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Programar, proporcionar y supervisar los servicios de cerrajería, intendencia, fotocopiado, instalación
y ampliación de líneas telefónicas y de fax que requieran las diferentes Unidades técnico
administrativas de la Procuraduría Agraria.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 331/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
NORMAS DE OPERACIÓN
El Departamento de Servicios Internos, deberá proporcionar únicamente a las Unidades técnico
administrativas que integran la Procuraduría Agraria, los servicios de:
Intendencia.
Cerrajería.
Fotocopiado.
Gestión, mantenimiento y reubicación de aparatos y líneas telefónicas y de fax.
La Subdirección de Servicios Generales deberá supervisar que todos los trabajos se realicen de
manera oportuna y adecuada en todas las áreas, incluyendo las de acceso, tránsito, uso común y
bodegas.
El Departamento de Servicios Internos programará los servicios a su cargo, para proporcionarlos en
forma eficiente y expedita a las Unidades técnico administrativas que lo soliciten.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 332/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
Se formulará un informe mensual de las actividades que realice la Subdirección de Servicios
Generales, por los servicios proporcionados a las diferentes Unidades técnico administrativas.
El costo de los materiales necesarios para proporcionar los servicios, se cargarán a la partida
presupuestal correspondiente a la Unidad Técnico-Administrativa solicitante.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 333/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Unidad Técnico-Administrativa solicitante
1 Solicita el servicio o mantenimiento correspondiente por medio de memorándum, vale o por la vía telefónica, a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
2 Recibe solicitudes y turna con instrucciones a la Subdirección de Servicios Generales.
Subdirección de Servicios
Generales
3 Recibe y registra la solicitud y programa el servicio de acuerdo con su naturaleza.
Intendencia.
Cerrajería.
Fotocopiado.
Gestión, mantenimiento y reubicación de líneas y aparatos telefónicos y de fax.
Reparación de máquinas de escribir y sumadoras.
Mantenimiento de instalaciones.
Mantenimiento de maquinaría y equipo.
Mantenimiento de instalaciones eléctricas, hidráulicas y sanitarias.
4 Formula la orden de servicio en original y dos copias.
5 Envía una copia de la orden de servicio a la Unidad Técnico-Administrativa solicitante, original y copia al Departamento de Servicios Internos para su ejecución. Pasa a la actividad No. 7.
Unidad Técnico-Administrativa Solicitante
6 Recibe copia de la orden de servicio y la archiva.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 335/44514 DICIEMBRE 2007
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Departamento de Servicios Internos
7 Recibe original y copia de la orden y programa el trabajo.
¿Puede proporcionar el servicio?
8 Sí. Ejecuta el trabajo con oportunidad.
9 No. Solicita el servicio a una empresa prestadora de servicios de que se trate, entregándole el original de la orden.
Empresa prestadora del servicio 10 Recibe original de la orden de servicio y envía al técnico a la Unidad Técnico-Administrativa solicitante.
11 Se presenta el técnico con la orden de servicio.
12 Verifica el tipo de servicio que se va a realizar.
13 Efectúa los trabajos pertinentes, al terminarlos recaba la firma de conformidad con el servicio, elabora la factura para el cobro y la entrega a la Subdirección de Servicios Generales.
Subdirección de Servicios Generales
14 Recibe orden de servicio y factura.
15 Revisa, verifica servicio y da su visto bueno en la factura, la firma y sella, y la envía a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Pasa a la actividad No. 17.
16 Supervisa que los servicios se realicen en forma oportuna y adecuada y elabora informe en forma mensual que presenta a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 336/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
17 Recibe, revisa y autoriza, firma y envía factura a la Dirección de Recursos Financieros, el informe lo analiza y remite a la Dirección General de Administración y archiva copia.
Dirección de Recursos Financieros 18 Recibe la factura autorizada, programa el pago respectivo y afecta el presupuesto.
Termina el Procedimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 337/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
DIAGRAMAS DE FLUJO
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SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA
SOLICITANTEDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS
EMPRESA PRESTADORA DEL SERVICIO
DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
ORDENORDENSOLICITUDSOLICITUD
RECIBE TURNA E INSTRUYE
RECIBE, REGISTRA SOLICITUD Y
PROGRAMA SERVICIO
RECIBE ORDEN DE SERVICIO Y PROGRAMA
EL TRABAJO
SOLICITUD
SOLICITA EL SERVICIO O
MANTENIMIENTO
01. 02. 03. 07.
RECIBE ORDEN DE SERVICIO Y ENVÍA AL
TÉCNICO
10.
INICIO
ORDENORDEN
FORMULA ORDEN DE SERVICIO
¿PUEDE PROPOR-CIONAR
SERVICIO?
ORDEN
RECIBE Y ARCHIVA
06. 04.
NO SE PRESENTA EL TÉCNICO CON LA
ORDEN DEL SERVICIO
11.
OFICIO
ENVÍA COPIA DE ORDEN DE SERVICIO EJECUTA EL TRABAJO
05. 08.
VERIFICA TIPO DE SERVICIO A REALIZAR
12.
FACTURAORDEN
SOLICITA EL SERVICIO A UNA
EMPRESA PRESTADORA DE SERVICIOS
09.
EFECTUA TRABAJOS, RECABA FIRMA Y ELABORA FACTURA PARA SU COBRO
13.
A
SÍ
ORDENORDENSOLICITUDSOLICITUD
RECIBE TURNA E INSTRUYE
RECIBE, REGISTRA SOLICITUD Y
PROGRAMA SERVICIO
RECIBE ORDEN DE SERVICIO Y PROGRAMA
EL TRABAJO
SOLICITUD
SOLICITA EL SERVICIO O
MANTENIMIENTO
01. 02. 03. 07.
RECIBE ORDEN DE SERVICIO Y ENVÍA AL
TÉCNICO
10.
INICIO
ORDENORDEN
FORMULA ORDEN DE SERVICIO
¿PUEDE PROPOR-CIONAR
SERVICIO?
ORDEN
RECIBE Y ARCHIVA
06. 04.
NO SE PRESENTA EL TÉCNICO CON LA
ORDEN DEL SERVICIO
11.
OFICIO
ENVÍA COPIA DE ORDEN DE SERVICIO EJECUTA EL TRABAJO
05. 08.
VERIFICA TIPO DE SERVICIO A REALIZAR
12.
FACTURAORDEN
SOLICITA EL SERVICIO A UNA
EMPRESA PRESTADORA DE SERVICIOS
09.
EFECTUA TRABAJOS, RECABA FIRMA Y ELABORA FACTURA PARA SU COBRO
13.
A
SÍ
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 339/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA
SOLICITANTEDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS
EMPRESA PRESTADORA DEL SERVICIO
DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
INFORME
FACTURA
FACTURAORDEN
RECIBE ORDEN DE SERVICIO Y FACTURA
14.
RECIBE FACTURA, PROGRAMA EL PAGO Y
AFECTA EL PRESUPUESTO
18.
FACTURA
VERIFICA SERVICIO, FIRMA FACTURA Y
ENVÍA
15.
INFORMA
SUPERVISA LOS SERVICIOS, ELABORA INFORME MENSUAL Y
LO PRESENTA
16.
FACTURA
REVISA, AUTORIZA, FIRMA FACTURA Y
ENVÍA EL INFORME Y REMITE A LA
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
17.
A
TERMINA
1
1
INFORME
FACTURA
FACTURAORDEN
RECIBE ORDEN DE SERVICIO Y FACTURA
14.
RECIBE FACTURA, PROGRAMA EL PAGO Y
AFECTA EL PRESUPUESTO
18.
FACTURA
VERIFICA SERVICIO, FIRMA FACTURA Y
ENVÍA
15.
INFORMA
SUPERVISA LOS SERVICIOS, ELABORA INFORME MENSUAL Y
LO PRESENTA
16.
FACTURA
REVISA, AUTORIZA, FIRMA FACTURA Y
ENVÍA EL INFORME Y REMITE A LA
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
17.
A
TERMINA
1
1
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 340/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
25 SERVICIO DE VIGILANCIA
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 341/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SERVICIO DE VIGILANCIA
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................343
NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................344
DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................347
DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................350
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 342/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SERVICIO DE VIGILANCIA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Programar, proporcionar y supervisar los servicios de vigilancia y cuidado de los bienes e
instalaciones de la Procuraduría Agraria, así como los de atención y seguridad del personal que
labora en ella.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 343/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SERVICIO DE VIGILANCIA
NORMAS DE OPERACIÓN
El personal de vigilancia deberá conocer todas las instalaciones de la Procuraduría Agraria para que,
en caso de siniestro, pueda identificar rápidamente el lugar donde se presente y adoptar de inmediato
las medidas que resulten pertinentes.
El personal de vigilancia se distribuirá de acuerdo con las necesidades normales del servicio y en
caso de urgencia, se reasignará según lo exijan las circunstancias.
El personal de vigilancia deberá presentarse al servicio con 30 minutos de anticipación a fin de contar
con el tiempo suficiente para uniformarse, aseado con el uniforme limpio y completo, en perfectas
condiciones físicas y mentales, evitando llegar al servicio con aliento alcohólico o ingerir alcohol o
droga, y presentarse al Jefe de Servicio o compañero a relevar, y firmar la fatiga.
Recibirá y revisará que el equipo de apoyo este completo y en buenas condiciones como son: Reloj
checador, llaves, libreta de control, libreta de anotaciones de las visitas de supervisión y apoyo, el
arma de cargo con dotación de cartuchos.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 344/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
Al recibir el servicio deberá exigir se le informe de las novedades que se hayan registrado en el turno
saliente.
Queda estrictamente prohibido permitir que permanezcan personas no autorizadas en el interior de la
caseta de vigilancia, jugar juegos de azar, aceptar dadivas y abandonar su puesto de vigilancia.
Se revisará toda clase de objetos, bultos, paquetes, bolsas, etc., que porten el personal de la
Procuraduría Agraria así como visitas o personas de aspecto sospechoso que pretendan ingresar a
las instalaciones de la Procuraduría Agraria.
Vigilar que el equipo de oficina, como son: máquinas de escribir, calculadoras, cafeteras, radios, etc.,
queden desconectados, previa indicación de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios deberá
apagar la luz del edificio, así como consultar con la persona indicada, si el equipo de cómputo debe
permanecer conectado.
Los bienes propiedad de la Procuraduría Agraria sólo podrán salir de sus instalaciones, cuando se
cuente con la autorización correspondiente.
Al personal de vigilancia le queda estrictamente prohibido conducir vehículos dentro o fuera de la
Institución, llevará el control de entrada y salida de vehículos, hacer una revisión del contenido de los
vehículos en interior y cajuelas, con el fin de que no salga ningún equipo, material, etc. de la
Institución salvo con formato de salida autorizado por funcionario.
Custodiará los vehículos pertenecientes a la Institución y vigilará que queden debidamente cerrados
en su lugar asignado.
El personal de vigilancia solicitará al personal operativo pase de salida autorizado por su Jefe
inmediato.
Se deberá informar sobre las personas o contingentes que se presenten en las instalaciones de la
Procuraduría Agraria, para que los servidores públicos tomen las decisiones conducentes, ya sea de
atención al público o de afrontar las contingencias.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 345/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
Se impedirá el acceso a todas las personas que se encuentren bajo el influjo del alcohol o sustancias
enervantes.
Para fijar propaganda ajena a las actividades de la Procuraduría Agraria, será necesario contar con la
autorización del Director General de Administración.
Se verificará diariamente que los equipos contra incendios se encuentren en los lugares establecidos
con ese fin y se informará acerca de los extintores que necesitan recarga.
Al término de cada turno, el personal de vigilancia deberá entregar el parte respectivo al
Departamento de Servicios Internos para informar sobre las incidencias que se hayan presentado.
Toda persona ajena a esta Institución deberá de registrarse y dejar una credencial que lo identifique.
El personal de vigilancia deberá cerrar todas las puertas y ventanas que conducen o tienen vista a la
calle, revisará que las bardas que circundan la institución no hayan sido dañadas, verificará que el
alumbrado se encuentre en buenas condiciones para evitar zonas obscuras, vigilará que los
empleados no pierdan el tiempo bromeando, jugando de manos o juegos de azar y que no ingieran
bebidas alcohólicas y/o estimulantes.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 346/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SERVICIO DE VIGILANCIA
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
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SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SERVICIO DE VIGILANCIA
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Subdirección de Servicios Generales
1 Coordina y supervisa el Programa General del Servicio de Vigilancia de la Procuraduría Agraria.
2 Acuerda con el responsable del servicio de vigilancia, la programación, políticas, normas, horarios y condiciones generales del servicio.
Vigilancia de la empresa prestadora del servicio
3 Proporciona el servicio de vigilancia las 24 horas de los 365 días del año.
4 Controla la entrada y salida de las personas ajenas a la Procuraduría Agraria, mediante el registro de visitantes.
5 Revisa bultos, paquetes o credenciales del personal que ingrese a las instalaciones de la Procuraduría Agraria.
6 Elabora el parte del día por turnos y lo entrega al Departamento de Servicios Internos.
Departamento de Servicios Internos 7 Recibe e integra el parte del día, lo revisa y da visto bueno.
8 En caso de incidencias, adopta las medidas preventivas o correctivas que procedan.
9 Turna el parte del día a la Subdirección de Servicios Generales, junto con un informe de las incidencias que se hayan presentado.
Subdirección de Servicios Generales
10 Recibe, revisa el parte y el informe y, si existen anomalías, toma las medidas pertinentes.
Empresa Prestadora del Servicio de Vigilancia
11 Presenta la factura de los servicios a la Subdirección de Servicios Generales.
Subdirección de Servicios Generales
12 Recibe la factura, confronta con los informes y controles respectivos, da su visto bueno y remite a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 348/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SERVICIO DE VIGILANCIA
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
13 Recibe la factura, revisa, da su visto bueno, firma y envía a la Dirección de Recursos Financieros.
Dirección de Recursos Financieros 14 Recibe la factura, programa su pago y afecta el presupuesto.
Termina el Procedimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 349/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SERVICIO DE VIGILANCIA
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 350/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SERVICIO DE VIGILANCIA
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
VIGILANCIA DE LA EMPRESA PRESTADORA DEL SERVICIO
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS
EMPRESA PRESTADORA DEL SERVICIO DE VIGILANCIA
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
PARTE
PARTE DELDÍA
PROPORCIONA SERVICIO DE
VIGILANCIA LAS 24 HORAS LOS 365 DÍAS
DEL AÑO
RECIBE, REVISA Y DA Vo. Bo.
PROGRAMA
COORDINA Y SUPERVISA EL
PROGRAMA GENERAL DE VIGILANCIA
01. 03. 07.
INICIO
REGISTRODE CONTRO L
CONTROLA ENTRADA Y SALIDA DE PERSONAS
EN CASO DE INCIDENCIAS ADOPTA MEDIDAS PREVENTIVAS
O CORRECTIVAS
PROGRAMA
ACUERDA CON EL RESPONSABLE CONDICIONES GENERALES DE VIGILANCIA
02. 04. 08.
INFORME
REVISA PAQUETES O CREDENCIALES DEL PERSONAL QUE INGRESA A LAS INSTALACINES
TURNA EL PARTE DEL DÍA CON INFORME DE
INCIDENCIAS
05. 09.
PARTE DELDÍA
ELABORA EL PARTE DEL DÍA Y ENTREGA
06. A
PARTE
PARTE DELDÍA
PROPORCIONA SERVICIO DE
VIGILANCIA LAS 24 HORAS LOS 365 DÍAS
DEL AÑO
RECIBE, REVISA Y DA Vo. Bo.
PROGRAMA
COORDINA Y SUPERVISA EL
PROGRAMA GENERAL DE VIGILANCIA
01. 03. 07.
INICIO
REGISTRODE CONTRO L
CONTROLA ENTRADA Y SALIDA DE PERSONAS
EN CASO DE INCIDENCIAS ADOPTA MEDIDAS PREVENTIVAS
O CORRECTIVAS
PROGRAMA
ACUERDA CON EL RESPONSABLE CONDICIONES GENERALES DE VIGILANCIA
02. 04. 08.
INFORME
REVISA PAQUETES O CREDENCIALES DEL PERSONAL QUE INGRESA A LAS INSTALACINES
TURNA EL PARTE DEL DÍA CON INFORME DE
INCIDENCIAS
05. 09.
PARTE DELDÍA
ELABORA EL PARTE DEL DÍA Y ENTREGA
06. A
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 351/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SERVICIO DE VIGILANCIA
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
VIGILANCIA DE LA EMPRESA PRESTADORA DEL SERVICIO
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS
EMPRESA PRESTADORA DEL SERVICIO DE VIGILANCIA
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
REGISTROS
INFORMES
PARTE DELDÍA
FACTURAFACTURA
PRESENTA FACTURA DE SERVICIOS
INFORMEC
RECIBE, REVISA SI EXISTEN ANOMALÍAS,
TOMA MEDIDAS
10. 11.
RECIBE, PROGRAMA PAGO Y AFECTA PRESUPUESTO
14.
FACTURAFACTURA
CONFRONTA FACTURA CON INFORME Y
CONTROLES, DA Vo. Bo. Y REMITE
12.
RECIBE, REVISA, DA SU VISTO BUENO, FIRMA Y ENVÍA
13.
A
TERMINA
REGISTROS
INFORMES
PARTE DELDÍA
FACTURAFACTURA
PRESENTA FACTURA DE SERVICIOS
INFORMEC
RECIBE, REVISA SI EXISTEN ANOMALÍAS,
TOMA MEDIDAS
10. 11.
RECIBE, PROGRAMA PAGO Y AFECTA PRESUPUESTO
14.
FACTURAFACTURA
CONFRONTA FACTURA CON INFORME Y
CONTROLES, DA Vo. Bo. Y REMITE
12.
RECIBE, REVISA, DA SU VISTO BUENO, FIRMA Y ENVÍA
13.
A
TERMINA
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 352/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
26 PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 353/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................355
NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................356
DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................358
DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................362
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 354/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Llevar a cabo los estudios relacionados con los proyectos de instalaciones y distribución del espacio
físico, a fin de que el personal y los bienes (propios o arrendados) con que cuenta la Procuraduría
Agraria se encuentren en condiciones apropiadas.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 355/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
NORMAS DE OPERACIÓN
Se planeará la vigilancia permanente del estado físico de los inmuebles propiedad de la Procuraduría
Agraria.
Se formularán programas que garanticen la asignación, uso y aprovechamiento racionales de los
recursos públicos disponibles.
Los planes y programas deberán jerarquizarse con base en el informe de control preventivo y en las
solicitudes de servicio formuladas por las unidades técnico administrativas de la Procuraduría
Agraria.
Se planeará la supervisión necesaria para asegurarse de que tanto la adecuación, adaptación o
aprovechamiento de los espacios físicos como la conservación y mantenimiento de los inmuebles
federales, destinados al servicio de la Procuraduría Agraria se efectúen conforme a las normas
técnicas que dicte la Secretaría de Desarrollo Social.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 356/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
Se planeará la preparación de proyectos de instalaciones tendientes a mejorar la administración de
los bienes inmuebles que forman parte del patrimonio de la Procuraduría Agraria.
Se establecerán sistemas que permitan supervisar el cumplimiento de los planes y proyectos
implantados en materia inmobiliaria.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 357/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Unidad Técnico-Administrativa solicitante
1 Solicita a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios que se modifique la distribución del espacio físico de su área de trabajo.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
2 Recibe solicitud, revisa y turna con instrucciones a la Subdirección de Servicios Generales.
Subdirección de Servicios Generales
3 Recibe solicitud y supervisa las instalaciones de todas las unidades técnico-administrativas de la Procuraduría Agraria.
4 Detecta las necesidades de modificación y mejoramiento de la distribución del espacio físico.
5 Conjuntamente con el Departamento de Servicios Internos elabora los programas de distribución del espacio.
6 Establece la prioridad de los trabajos.
7 Turna por instrucciones de la Dirección General de Administración los programas a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, para verificar que exista disponibilidad presupuestal.
Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto
8 Recibe y establece la previsión de los recursos e informa sobre el particular a la Dirección General de Administración.
Dirección General de Administración
9 Recibe documento y turna a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, la cual remite para su operación a la Subdirección de Recursos Materiales.
Subdirección de Recursos Materiales
10 Recibe y solicita cotizaciones, selecciona a los prestadores de servicios.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 359/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
11 Elabora los presupuestos y proyecto de contrato y remite a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
12 Recibe la documentación, analiza si procede solicitar la intervención del Comité de Adquisiciones, y en caso afirmativo, promueve el procedimiento de licitación pública y remite a la Dirección General de Administración.
Dirección General de Administración
13 Recibe la documentación, recabándose firmas de los contratos, en su caso, devuelve todos los documentos.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
14 Recibe la documentación y el contrato firmado y lo turna a la Subdirección de Recursos Materiales.
Subdirección de Recursos Materiales
15 Recibe y comunica a la empresa contratista que puede iniciar los trabajos y, en su caso, recoger el anticipo correspondiente.
Empresa contratista 16 Realiza los trabajos.
17 Presenta las estimaciones de obra a la Subdirección de Servicios Generales quien turna al Departamento de Servicios Internos.
Departamento de Servicios Internos
18 Supervisa los trabajos, revisa la bitácora de la obra y constata que los trabajos se hayan realizado conforme a los proyectos y el contrato respectivo.
19 Firma las estimaciones de obra para que se tramite su pago.
20 Al término de los trabajos, recibe las obras efectuadas y en su caso, la garantía correspondiente de finiquito, así como factura y acta de entrega.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 360/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
21 Firma de conformidad la documentación y remite a la Subdirección de Servicios Generales.
Subdirección de Servicios Generales
22 Recibe la documentación, la autoriza y la envía a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
23 Recibe la factura, la garantía y la carta de aceptación de la obra y remite para su pago la factura respectiva a la Dirección de Recursos Financieros.
Dirección de Recursos Financieros 24 Finiquita el contrato respectivo y afecta registros y contratos.
Termina el Procedimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 361/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
DIAGRAMAS DE FLUJO
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
ACTA
FACTURA
GARANTÍA
ACTA
FACTURA
GARANTÍA
CONTRATO
DOCUMENTO S
CONTRATO
DOCUMENTO S
PROYECTO
PROYECTO
A
SOLICITA COTIZACIONES Y SELECCIONA PRESTADORES DE
SERVICIO
10.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
PRESUPUES TO
RECIBE, ANALIZA SI PROCEDE INTERVENCIÓN
DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES,
PROMUEVE LICITACIÓN PÚBLICA Y REMITE
12.
PRESUPUES TO
ELABORA PRESUPUESTOS Y PROYECTO DE
CONTRATO
11.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
DOCUMENTO S
RECIBE, RECABA DIRMA DE LOS CONTRATOS Y
DEVUELVE
13.
DIRECCIÓN GENER AL DE ADMINI STRACI ÓN
RECIBE DOCUMENTACIÓN Y CONTRATO FIRMADO Y
TURNA
14.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
REALIZA TRABAJOS
16.
COMUNICA AL CONTRATISTA QUE PUEDE INICIAR EL TRABAJO
15.
EMPRESA C ONTRAT ISTA
ESTIMACIO NES
PRESENTA ESTIMACIONES
17.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
SUPERVISA Y REVISA BITÁCORA DE LA OBRA
18.
DEPARTAME NTO DE SERVICIOS INTER NOS
RECIBE OBRAS, GARANTÍA, FACTURA Y ACTA DE ENTREGA
20.
ESTIMACIO NES
FIRMA ESTIMACIONES DE OBRA PARA SU PAGO
19.
FIRMA DE CONFORMIDAD Y REMITE
21.
SOLICITUD
SOLICITA SE MODIFIQUE DISTRIBUCIÓN DE ESPACIO FÍSICO
01.
SOLICITAN TE
SUPERVISA LAS INSTALACIONES DE LA PROCURADURÍA AGRARIA
03.
SOLICITUD
RECIBE, REVISA Y TURNA CON
INSTRUCCIONES
02.
SUBDIRECC IÓN DE SERVICIOS GENER ALES
PROGRAMAS
ELABORA PROGRAMAS DE DISTRIBUCIÓN DEL
ESPACIO
05.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
ESTABLECE PRIORIDADES DE TRABAJO
06.
PROGRAMAS
TURNA PROGRAMAS A LA DGPOP PARA VERIFICAR
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
07.
PROGRAMAA
RECIBE Y ESTABLECE PREVISIÓN DE RECURSOS
E INFORMA
08.
D.G.P.O.P .
PROGRAMAS
RECIBE Y TURNA PARA SU OPERACIÓN
09.
DIRECCIÓN GENER AL DE ADMINI STRACI ÓN
DETECTA NECESIDADES DE MODIFICACIÓN
04.
ACTA
FACTURA
GARANTÍA
ACTA
FACTURA
GARANTÍA
ACTA
FACTURA
GARANTÍA
ACTA
FACTURA
GARANTÍA
CONTRATO
DOCUMENTO S
CONTRATO
DOCUMENTO S
CONTRATO
DOCUMENTO S
CONTRATO
DOCUMENTO S
PROYECTO
PROYECTO
A
SOLICITA COTIZACIONES Y SELECCIONA PRESTADORES DE
SERVICIO
10.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
PRESUPUES TO
RECIBE, ANALIZA SI PROCEDE INTERVENCIÓN
DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES,
PROMUEVE LICITACIÓN PÚBLICA Y REMITE
12.
PRESUPUES TO
ELABORA PRESUPUESTOS Y PROYECTO DE
CONTRATO
11.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
DOCUMENTO S
RECIBE, RECABA DIRMA DE LOS CONTRATOS Y
DEVUELVE
13.
DIRECCIÓN GENER AL DE ADMINI STRACI ÓN
RECIBE DOCUMENTACIÓN Y CONTRATO FIRMADO Y
TURNA
14.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
REALIZA TRABAJOS
16.
COMUNICA AL CONTRATISTA QUE PUEDE INICIAR EL TRABAJO
15.
EMPRESA C ONTRAT ISTA
ESTIMACIO NES
PRESENTA ESTIMACIONES
17.
SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES
SUPERVISA Y REVISA BITÁCORA DE LA OBRA
18.
DEPARTAME NTO DE SERVICIOS INTER NOS
RECIBE OBRAS, GARANTÍA, FACTURA Y ACTA DE ENTREGA
20.
ESTIMACIO NES
FIRMA ESTIMACIONES DE OBRA PARA SU PAGO
19.
FIRMA DE CONFORMIDAD Y REMITE
21.
SOLICITUD
SOLICITA SE MODIFIQUE DISTRIBUCIÓN DE ESPACIO FÍSICO
01.
SOLICITAN TE
SUPERVISA LAS INSTALACIONES DE LA PROCURADURÍA AGRARIA
03.
SOLICITUD
RECIBE, REVISA Y TURNA CON
INSTRUCCIONES
02.
SUBDIRECC IÓN DE SERVICIOS GENER ALES
PROGRAMAS
ELABORA PROGRAMAS DE DISTRIBUCIÓN DEL
ESPACIO
05.
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
ESTABLECE PRIORIDADES DE TRABAJO
06.
PROGRAMAS
TURNA PROGRAMAS A LA DGPOP PARA VERIFICAR
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
07.
PROGRAMAA
RECIBE Y ESTABLECE PREVISIÓN DE RECURSOS
E INFORMA
08.
D.G.P.O.P .
PROGRAMAS
RECIBE Y TURNA PARA SU OPERACIÓN
09.
DIRECCIÓN GENER AL DE ADMINI STRACI ÓN
DETECTA NECESIDADES DE MODIFICACIÓN
04.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 363/44514 DICIEMBRE 2007
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 365/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
CARTA
GARANTÍA
A
DOCUMENTO S
RECIBE, AUTORIZA Y TURNA
22.
SUBDIRECC IÓN DE SERVICIOS GENER ALES
FACTURA
FINIQUITA CONTRATO Y AFECTA REGISTROS Y
CONTROLES
24.
FACTURA
RECIBE FACTURA, GARANTÍA, CARTA DE ACEPTACIÓN DE OBRA Y REMITE PARA SU PAGO
23.
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIER OS
TERMINA
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
CARTA
GARANTÍA
A
DOCUMENTO S
RECIBE, AUTORIZA Y TURNA
22.
SUBDIRECC IÓN DE SERVICIOS GENER ALES
FACTURA
FINIQUITA CONTRATO Y AFECTA REGISTROS Y
CONTROLES
24.
FACTURA
RECIBE FACTURA, GARANTÍA, CARTA DE ACEPTACIÓN DE OBRA Y REMITE PARA SU PAGO
23.
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIER OS
TERMINA
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 366/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 367/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
27 SOPORTE A UNIDADES TÉCNICO – ADMINISTRATIVAS EN EVENTOS ESPECIALES
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 365/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SOPORTE A UNIDADES TÉCNICO – ADMINISTRATIVAS EN EVENTOS ESPECIALES
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................367
NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................368
DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................369
DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................371
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 366/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SOPORTE A UNIDADES TÉCNICO – ADMINISTRATIVAS EN EVENTOS ESPECIALES
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Proporcionar de manera eficiente el apoyo logístico que requieran las Unidades técnico
administrativas para la realización de eventos especiales.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 367/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SOPORTE A UNIDADES TÉCNICO – ADMINISTRATIVAS EN EVENTOS ESPECIALES
NORMAS DE OPERACIÓN
La Subdirección de Servicios Generales deberá proporcionar apoyo logístico a las Unidades técnico
administrativas que lo requieran; dicho apoyo incluirá la reproducción de documentos y su
distribución, el traslado de personas y la utilización de instalaciones y equipo.
El Departamento de Servicios Internos proporcionará el servicio de edecanes, cafetería, fotocopiado,
etc., a los participantes en eventos especiales.
La Subdirección de Servicios Generales llevará el control del uso del auditorio y de la programación
de eventos.
La Subdirección de Servicios Generales proporcionará el personal encargado de distribuir
documentos o cualquier otro material que requieran los participantes en eventos especiales.
La Subdirección de Servicios Generales será la responsable de distribuir al personal de vigilancia
para garantizar la seguridad de los participantes e instalaciones en los eventos que se realicen.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 368/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SOPORTE A UNIDADES TÉCNICO – ADMINISTRATIVAS EN EVENTOS ESPECIALES
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 369/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SOPORTE A UNIDADES TÉCNICO – ADMINISTRATIVAS EN EVENTOS ESPECIALES
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Unidad Técnico-Administrativa solicitante
1 Solicita por medio de documento y con 24 horas de anticipación que se le proporcione salón o auditorio para celebrar un evento, personal para que se dé el servicio de cafetería, fotocopiado, distribución de documentos, etc.
Departamento de Servicios Internos
2 Recibe la orden, busca salón o auditorio y coordina al personal encargado de distribuir los documentos o cualquier otro material.
3 Prepara los servicios necesarios para atender a los participantes.
4 Coordina al personal encargado de fotocopiar la documentación.
5 Adapta los espacios para eventos especiales, con los instrumentos, equipos y mobiliario que se requieran.
Termina el Procedimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 370/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SOPORTE A UNIDADES TÉCNICO – ADMINISTRATIVAS EN EVENTOS ESPECIALES
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 371/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SOPORTE A UNIDADES TÉCNICO – ADMINISTRATIVAS EN EVENTOS ESPECIALES
UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA SOLICITANTE DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS
INICIO
SOLICITUD
SOLICITA CON 24 HORAS DE ANTICIPACIÓN SE PROPORCIONE SALÓN Y
PERSONAL
01.
SOLICITUD
RECIBE ORDEN, BUSCA SALÓN Y COORDINA
PERSONAL
02.
PREPARA LOS SERVICIOS NECESARIOS
03.
COORDINA AL PRSONAL
04.
ADAPTA LOS ESPACIOS CON EQUIPO Y
MOBILIARIO NECESARIO
05.
TERMINA
INICIO
SOLICITUD
SOLICITA CON 24 HORAS DE ANTICIPACIÓN SE PROPORCIONE SALÓN Y
PERSONAL
01.
SOLICITUD
RECIBE ORDEN, BUSCA SALÓN Y COORDINA
PERSONAL
02.
PREPARA LOS SERVICIOS NECESARIOS
03.
COORDINA AL PRSONAL
04.
ADAPTA LOS ESPACIOS CON EQUIPO Y
MOBILIARIO NECESARIO
05.
TERMINA
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 372/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
28 TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 373/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................375
NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................376
DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................377
DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................379
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 374/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Proporcionar el servicio de traslado de materiales y equipos propiedad de la Procuraduría Agraria a
las Unidades técnico administrativas que lo soliciten.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 375/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS
NORMAS DE OPERACIÓN
La Subdirección de Servicios Generales será la responsable de proporcionar el servicio de traslado
de materiales y equipos propiedad de la Procuraduría Agraria.
La Subdirección de Servicios Generales será responsable de contratar a las compañías transportistas
(fletes) y verificar que cumplan los requerimientos establecidos.
El Departamento de Servicios Internos deberá supervisar que el traslado se efectúe en la forma y
tiempo convenidos con los transportistas.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 376/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 377/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Unidad Técnico-Administrativa solicitante
1 Solicita al Departamento de Servicios Internos mediante memorándum o por la vía telefónica, el servicio de traslado de materiales y equipos.
Departamento de Servicios Internos
2 Recibe la comunicación y acude al lugar a verificar los bienes que se transportarán.
3 Determina la forma en que deberán transladarse los bienes.
¿Cuenta con transporte propio?
4 Sí. Realiza el traslado.
5 No. Selecciona a la compañía transportista y elabora la orden de servicio, entregándola a la compañía para que lleve a cabo la operación.
Compañía Transportista 6 Se presenta al lugar y traslada los bienes.
7 Acarrea y acomoda los bienes, elabora la factura y recaba la firma de conformidad del servicio.
8 Entrega la factura al Departamento de Servicios Internos, para que dé su visto bueno.
Departamento de Servicios Internos
9 Recibe la factura, da su visto bueno y la remite a la Subdirección de Servicios Generales.
Subdirección de Servicios Generales
10 Recibe la factura, la autoriza y la remite a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
11 Recibe, revisa, da visto bueno, firma y envía la factura a la Dirección de Recursos Financieros.
Dirección de Recursos Financieros 12 Recibe la factura autorizada, da su visto bueno y verifica la disponibilidad presupuestal.
13 Programa el pago respectivo y afecta el presupuesto.
Termina el Procedimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 378/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 379/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 380/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS
UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA
SOLICITANTEDEPARTAMENTO DE
SERVICIOS INTERNOS COMPAÑÍA TRANSPORTISTA SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
OFICIO
RECIBE COMUNICACIÓN Y VERIFICA LOS
BIENES A TRANSPORTAR
OFICIO
SOLICITA EL SERVICIO DE TRASLADO DE
MATERIAL Y EQUIPO
01. 02.
INICIO
DETERMINA LA FORMA DE TRASLADO
03.
¿CUENTA CON
TRANSPOR-TE
PROPIO?
NO
REALIZA EL TRASLADO
04.
1
TERMINA
SÍ
OFICIO
RECIBE COMUNICACIÓN Y VERIFICA LOS
BIENES A TRANSPORTAR
OFICIO
SOLICITA EL SERVICIO DE TRASLADO DE
MATERIAL Y EQUIPO
01. 02.
INICIO
DETERMINA LA FORMA DE TRASLADO
03.
¿CUENTA CON
TRANSPOR-TE
PROPIO?
NO
REALIZA EL TRASLADO
04.
1
TERMINA
SÍ
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 381/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS
UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA
SOLICITANTEDEPARTAMENTO DE
SERVICIOS INTERNOS COMPAÑÍA TRANSPORTISTA SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
FACTURAFACTURAFACTURAORDEN DESERVICIO
SELECCIONA COMPAÑÍA TRANSPORTISTA Y ELABORA ORDEN DE
SERVICIO
TRASLADA LOS BIENES RECIBE AUTORIZACIÓN Y REMITE
05. 06. 10.
RECIBE FACTUR, REVISA, DA VISTO BUENO Y TURNA
AUTORIZADA DA VISTO BUENO Y VERFICIA DISPONIBILIDAD PRESUUPESTAL
11. 12.
FACTURA
ELABORA FACTURA Y RECABA FIRMA
07.
PROGRAMA PAGO Y EFECTA PRESUPUESTO
13.
FACTURA
ENTREGA FACTURA PARA SU Vo. Bo.
08.
FACTURA
RECIBE FACTURA, DE VISTO BUENO Y
REMITE
09.
1
TERMINA
FACTURAFACTURAFACTURAORDEN DESERVICIO
SELECCIONA COMPAÑÍA TRANSPORTISTA Y ELABORA ORDEN DE
SERVICIO
TRASLADA LOS BIENES RECIBE AUTORIZACIÓN Y REMITE
05. 06. 10.
RECIBE FACTUR, REVISA, DA VISTO BUENO Y TURNA
AUTORIZADA DA VISTO BUENO Y VERFICIA DISPONIBILIDAD PRESUUPESTAL
11. 12.
FACTURA
ELABORA FACTURA Y RECABA FIRMA
07.
PROGRAMA PAGO Y EFECTA PRESUPUESTO
13.
FACTURA
ENTREGA FACTURA PARA SU Vo. Bo.
08.
FACTURA
RECIBE FACTURA, DE VISTO BUENO Y
REMITE
09.
1
TERMINA
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 382/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
29 TRANSPORTE DE PERSONAL LOCAL Y FORÁNEO A EVENTOS ESPECIALES
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 382/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE TRANSPORTE DE PERSONAL LOCAL Y FORÁNEO A EVENTOS ESPECIALES
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................384
NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................385
DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................386
DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................388
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 383/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE TRANSPORTE DE PERSONAL LOCAL Y FORÁNEO A EVENTOS ESPECIALES
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Proporcionar oportuna, eficiente y confiablemente el servicio de transporte de personal (local y
foráneo) a eventos especiales que organice la Procuraduría Agraria.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 384/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE TRANSPORTE DE PERSONAL LOCAL Y FORÁNEO A EVENTOS ESPECIALES
NORMAS DE OPERACIÓN
El Departamento de Servicios Internos deberá tener disponibles los vehículos necesarios para
trasladar a los participantes que asistan a los eventos que organice la Procuraduría Agraria.
Será responsabilidad del Departamento de Servicios Internos mantener en buenas condiciones de
uso los vehículos que se utilicen para trasladar a las personas que asistan a los eventos que organice
la Procuraduría Agraria.
El Departamento de Servicios Internos deberá contar con el personal para prestar el servicio en forma
eficiente y cumplir con los itinerarios de los eventos.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 385/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE TRANSPORTE DE PERSONAL LOCAL Y FORÁNEO A EVENTOS ESPECIALES
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 386/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TRANSPORTE DE PERSONAL LOCAL Y FORÁNEO A EVENTOS ESPECIALES
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Unidad Técnico-Administrativa 1 Solicita mediante oficio a la Dirección General de Administración los vehículos necesarios para el traslado de personal o funcionarios a eventos especiales.
Dirección General de Administración
2 Recibe solicitud, revisa y turna con instrucciones a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
3 Recibe solicitud, registra, revisa y turna a la Subdirección de Servicios Generales para su ejecución por el Departamento de Servicios Internos.
Departamento de Servicios Internos
4 Recibe solicitud, verifica que se cuente con el autotransporte y los choferes necesarios para la fecha del evento.
5 Notifica por instrucciones de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios a la Unidad Técnico-Administrativa o al funcionario correspondiente, la aceptación de su solicitud.
6 Envía memorándum a los choferes de los vehículos que participarán en los eventos especiales, indicándoles el lugar, la fecha y la hora.
Choferes 7 Reciben memorándum y verifican que se cuente con los vehículos necesarios y que estén en condiciones adecuadas para su uso.
8 Trasladan a los funcionarios o al personal local o foráneo, según el itinerario del evento.
Termina el Procedimiento.
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE TRANSPORTE DE PERSONAL LOCAL Y FORÁNEO A EVENTOS ESPECIALES
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 388/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TRANSPORTE DE PERSONAL LOCAL Y FORÁNEO A EVENTOS ESPECIALES
UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS CHOFERES
INICIO
MEMORÁNDU MSOLICITUDSOLIICITU DSOLICITUD
RECIBE, REVISA Y TURNA CON
INSTRUCCIONES
RECIBE, REGISTRA Y TURNA PARA SU EJECUCIÓN
VERIFICA QUE SE CUENTE CON EL
AUTOTRANSPORTE Y CHOFERES NECESARIOS
SOLICITUD
SOLICITA VEHÍCULOS PARA TRASLADO DE PERSONAL A EVENTOS
ESPECIALES
01. 02. 03. 04.
RECIBE MEMORÁNDUM Y VERIFICAN QUE SE CUENTE CON LOS
VEHÍCULOS NECESARIOS
07.
SOLICITUD
NOTIFICA ACEPTACIÓN DE SOLICITUD
05.
TRASLADAN A FUNCIONARIOS O
LPERSONAL AL EVENTO
08.
MEMORÁNDU M
COMUNICA LUGAR, FECHA Y HORA DEL
EVENTO
06.
TERMINA
INICIO
MEMORÁNDU MSOLICITUDSOLIICITU DSOLICITUD
RECIBE, REVISA Y TURNA CON
INSTRUCCIONES
RECIBE, REGISTRA Y TURNA PARA SU EJECUCIÓN
VERIFICA QUE SE CUENTE CON EL
AUTOTRANSPORTE Y CHOFERES NECESARIOS
SOLICITUD
SOLICITA VEHÍCULOS PARA TRASLADO DE PERSONAL A EVENTOS
ESPECIALES
01. 02. 03. 04.
RECIBE MEMORÁNDUM Y VERIFICAN QUE SE CUENTE CON LOS
VEHÍCULOS NECESARIOS
07.
SOLICITUD
NOTIFICA ACEPTACIÓN DE SOLICITUD
05.
TRASLADAN A FUNCIONARIOS O
LPERSONAL AL EVENTO
08.
MEMORÁNDU M
COMUNICA LUGAR, FECHA Y HORA DEL
EVENTO
06.
TERMINA
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 389/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
30 CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 390/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................392
NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................393
DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................394
DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................397
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 391/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Recibir, revisar, seleccionar y registrar la correspondencia, para garantizar su distribución eficiente y
oportuna.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 392/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
NORMAS DE OPERACIÓN
La correspondencia oficial se recibirá por medio del Departamento de Servicios Internos dependiente
de la Subdirección de Servicios Generales de la Procuraduría Agraria.
La correspondencia deberá contener destinatario, firma remitente y, en su caso, todos los anexos
citados al margen o en el texto; se le deberá asignar un número de folio para su registro y control.
La documentación que se reciba por medio del Departamento de Servicios Internos, deberá revisarse
adecuadamente cuando así le marque o indique la relación de documentos que ampare y los anexos
que se citen al margen o en el texto de los documentos, en caso de que falte alguno se le comunicará
al recepcionario final. (A quien va dirigido).
La correspondencia se revisará, registrará y distribuirá en cuanto se reciba, con el propósito de
proporcionar un servicio eficiente y evitar demoras.
Los empleados del Departamento de Servicios Internos deberán actuar con discreción y
responsabilidad respecto a los documentos que ingresen a la Procuraduría Agraria.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 393/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 394/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Departamento de Servicios Internos
1 Recibe la correspondencia que se remite a la Procuraduría Agraria de la siguiente manera:
Directa: La entrega el interesado o su representante.
Indirecta: Se recibe por correo, telégrafo o mensajería.
2 Recibe piezas y paquetes transportados por medio de autotransporte, transporte aéreo y ferrocarriles.
3 Registra y revisa la correspondencia y los paquetes recibidos, coteja sus datos y les asigna número de folio.
4 Verifica que la documentación esté completa y se dirija a personal que labore en la Procuraduría Agraria.
5 Clasifica la correspondencia y los paquetes según su destinatario final.
6 Clasifica la correspondencia en paquetes según su naturaleza:
Personal o Confidencial: Esta correspondencia no se abre.
Normal: Se dirige a funcionarios de la Procuraduría Agraria en su carácter de servidores públicos.
Urgente: Esta correspondencia recibe prioridad para su trámite.
Curso Normal: Se tramita en forma ordinaria.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 395/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
7 Firma y sella de recibido y anota la fecha y hora de recepción en listado de correos o guía, según el caso.
8 Distribuye la correspondencia y paquetes a sus destinatarios.
9 Entrega el registro de correspondencia a la Subdirección de Servicios Generales, si ésta lo solicita.
Subdirección de Servicios Generales
10 Recibe el informe, lo analiza y lo remite a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
11 Recibe, revisa la documentación del informe.
Termina el Procedimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 396/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 397/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
INICIO
CORRSPONDENCIA
RECIBE CORRESPONDENCIA REMITIDA A LA
PROCURADURÍA AGRARIA
01.
CORRSPONDENCIA
RECIBE PIEZAS Y PAQUETES
02.
CORRSPONDENCIA
REGISTRA, REVISA CORRESPONDENCIA Y PAQUETES, COTEJA
DATOS
03.
CORRSPONDENCIA
VERIFICA QUE ESTÉ COMPELTA
04.
CORRSPONDENCIA
CLASIFICA CORRESPONDENCIA Y
PAQUETES
05.
A
INICIO
CORRSPONDENCIA
RECIBE CORRESPONDENCIA REMITIDA A LA
PROCURADURÍA AGRARIA
01.
CORRSPONDENCIA
RECIBE PIEZAS Y PAQUETES
02.
CORRSPONDENCIA
REGISTRA, REVISA CORRESPONDENCIA Y PAQUETES, COTEJA
DATOS
03.
CORRSPONDENCIA
VERIFICA QUE ESTÉ COMPELTA
04.
CORRSPONDENCIA
CLASIFICA CORRESPONDENCIA Y
PAQUETES
05.
A
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 398/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
INFORMECORRSPONDENCIA
CLASIFICA CORRESPONDENCIA SEGÚN
SU NATURALEZA
06.
RECIBE INFORME, ANALIZA Y REMITE
10.
INFORME
RECIBE Y REVISA INFORME
11.
CORRSPONDENCIA
SELLA DE RECIBIDO, ANOTA FECHA Y HORA DE
RECEPCIÓN
07.
CORRSPONDENCIA
DISTRIBUYE CORRESPONDENCIA
08.
CORRSPONDENCIA
ENTREGA REGISTRO DE CORRESPONDENCIA
09.
01.
A
TERMINA
INFORMECORRSPONDENCIA
CLASIFICA CORRESPONDENCIA SEGÚN
SU NATURALEZA
06.
RECIBE INFORME, ANALIZA Y REMITE
10.
INFORME
RECIBE Y REVISA INFORME
11.
CORRSPONDENCIA
SELLA DE RECIBIDO, ANOTA FECHA Y HORA DE
RECEPCIÓN
07.
CORRSPONDENCIA
DISTRIBUYE CORRESPONDENCIA
08.
CORRSPONDENCIA
ENTREGA REGISTRO DE CORRESPONDENCIA
09.
01.
A
TERMINA
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 399/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
31 CORRESPONDENCIA DE SALIDA
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 400/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................402
NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................403
DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................404
DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................407
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 401/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Clasificar, distribuir y entregar la correspondencia oficial de la Procuraduría Agraria para garantizar su
manejo eficiente y oportuno.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 402/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA
NORMAS DE OPERACIÓN
Toda la correspondencia de salida deberá registrarse y controlarse por medio de un folio para
conocer su remitente y su destinatario.
Se deberá garantizar la distribución y entrega correcta y oportuna de la correspondencia oficial de la
Procuraduría Agraria.
Ningún tipo de correspondencia se deberá turnar para su distribución sin contar con un documento
(listado, copia, guía, etc.), que ampare su salida y con el acuse de recibo correspondiente.
Se deberá anexar copia de la correspondencia de salida, en el minutario cronológico y en el
numérico.
En la correspondencia y la paquetería se deberá anotar el número de folio que les asigne el área de
correspondencia.
Se deberá tener por lo menos una máquina franqueadora para enviar la correspondencia oficial.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 403/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 404/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA DE SALIDA
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Unidad Técnico-Administrativa usuaria
1 Envía la documentación y la paquetería al Departamento de Servicios Internos, solicitando el servicio vía memorándum, firmado por el responsable del área solicitante..
Departamento de Servicios Internos
2 Recibe y clasifica la documentación y la paquetería:
Interior local: Va dirigida a funcionarios que laboran en el edificio en que se ubica la Institución.
Interior foránea: Destinada a funcionarios u oficinas de la Institución en el interior de la República.
Exterior: Se dirige a entidades ajenas al Organismo.
3 Verifica que la documentación esté completa y contenga todos los datos necesarios.
4 Registra la salida de la correspondencia y rotula los sobres con los datos del remitente y el destinatario.
5 Elabora una relación que ampare la salida, de la correspondencia, anotando sus datos completos.
6 Clasifica la documentación por vías de despacho de acuerdo al servicio de envío que se requiera.
7 Entrega la correspondencia y recaba la firma y sello de recibido en la factura o guía.
8 Formula el informe de salidas y lo remite a la Subdirección de Servicios Generales si ésta lo requiere.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 405/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA DE SALIDA
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Subdirección de Servicios Generales
9 Recibe el informe, lo revisa, registra y envía para su conocimiento a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
10 Recibe y revisa la documentación del informe.
Termina el Procedimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 406/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 407/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CORRESPONDENCIA DE SALIDA
UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA USUARIA
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MEMORÁNDU MMEMORÁNDU M
ENVÍA DOCUMENTACIÓN SOLICITANDO EL
SERVICIO
RECIBE Y CLASIFICA DOCUMENTACIÓN Y
PAQUETERÍA
01. 02.
CORRESPON DENCIA
VERIFICA DOCUMENTACIÓN
03.
CORRESPON DENCIA
REGISTRA SALIDA DE CORRESPONDENCIA Y ROTULA SOBRES
04.
RELACIÓN
ELABORA RELACIÓN DE SALIDA
05.
CORRESPON DENCIA
CLASIFICA DOCUMENTACIÓN
06.
INICIO
A
MEMORÁNDU MMEMORÁNDU M
ENVÍA DOCUMENTACIÓN SOLICITANDO EL
SERVICIO
RECIBE Y CLASIFICA DOCUMENTACIÓN Y
PAQUETERÍA
01. 02.
CORRESPON DENCIA
VERIFICA DOCUMENTACIÓN
03.
CORRESPON DENCIA
REGISTRA SALIDA DE CORRESPONDENCIA Y ROTULA SOBRES
04.
RELACIÓN
ELABORA RELACIÓN DE SALIDA
05.
CORRESPON DENCIA
CLASIFICA DOCUMENTACIÓN
06.
INICIO
A
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 408/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CORRESPONDENCIA DE SALIDA
UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA USUARIA
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
CORRESPON DENCIA
FACTURA
ENTREGA Y RECABA FIRMA DE FACTURA
07.
INFORME
RECIBE INFORME, REVISA, REGISTRA Y
ENVÍA
09.
INFORME
RECIBE Y REVISA INFORME
10.
INFORME
FORMULA INFORME DE SALIDAS Y REMITE
08. TERMINA
A
CORRESPON DENCIA
FACTURA
ENTREGA Y RECABA FIRMA DE FACTURA
07.
INFORME
RECIBE INFORME, REVISA, REGISTRA Y
ENVÍA
09.
INFORME
RECIBE Y REVISA INFORME
10.
INFORME
FORMULA INFORME DE SALIDAS Y REMITE
08. TERMINA
A
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 409/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
32 ARCHIVO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 410/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................412
NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................413
DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................414
DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................416
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 411/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Garantizar la adecuada clasificación, registro, distribución, depuración y conservación de los
documentos de las distintas Unidades técnico administrativas de la Procuraduría Agraria.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 412/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO
NORMAS DE OPERACIÓN
Se recibirán todos los documentos que envíen las Unidades técnico administrativas de la
Procuraduría Agraria al Departamento de Servicios Internos para su resguardo y conservación.
Los documentos deberán guardarse en expedientes por orden cronológico y/o temático.
Se verificará que coincidan los números de registro que aparecen en la relación y en los documentos.
La documentación que se encuentre bajo la responsabilidad del Departamento de Servicios Internos
sólo podrá ser consultada por las personas que hayan sido autorizadas expresamente.
Cuando el espesor de un expediente exceda de 25 milímetros, se deberá formar un nuevo legajo y
hacer la anotación respectiva tanto en el marbete del expediente como en el registro respectivo.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 413/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 414/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ARCHIVO
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Unidad Técnico-Administrativa solicitante
1 Mediante memorándum, en original y copia solicita a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios el servicio de guarda de documentos.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
2 Recibe documentación, analiza y turna a la Subdirección de Servicios Generales, y está envía al Departamento de Servicios Internos.
Departamento de Servicios Internos
3 Recibe la documentación y la relación correspondiente, sella y firma de recibido.
4 Registra y clasifica la documentación.
5 Elabora el catálogo de inventario y anota los datos de identificación de la documentación que se archiva.
6 Integra una carpeta por cada expediente en orden cronológico.
7 Verifica que el expediente contenga los datos correctos de la documentación.
8 Coloca los expedientes en los estantes y los ordena en los anaqueles.
Termina el Procedimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 415/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 416/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ARCHIVO
UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA SOLICITANTE
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS
RELACIÓN
DOCUMENTA CIÓNMEMORÁNDUM
SOLICITA EL SERVICIO DE GUARDA DE DOCUMENTOS
01.
RECIBE DOCUMENTACIÓN, ANALIZA Y TURNA
02.
DOCUMENTA CIÓN
RECIBE DOCUMENTACIÓN Y RELACIÓN Y FIRMA DE
RECIBIDO
03.
INICIO
DOCUMENTA CIÓN
REGISTRA Y CLASIFICA DOCUMENTACIÓN
04.
CATÁLOGO
ELABORA CATÁLOGO DE INVENTARIO
05.
EXPEDIENTE
INTEGRA CARPETA POR EXPEDIENTE
06.
A
RELACIÓN
DOCUMENTA CIÓNMEMORÁNDUM
SOLICITA EL SERVICIO DE GUARDA DE DOCUMENTOS
01.
RECIBE DOCUMENTACIÓN, ANALIZA Y TURNA
02.
DOCUMENTA CIÓN
RECIBE DOCUMENTACIÓN Y RELACIÓN Y FIRMA DE
RECIBIDO
03.
INICIO
DOCUMENTA CIÓN
REGISTRA Y CLASIFICA DOCUMENTACIÓN
04.
CATÁLOGO
ELABORA CATÁLOGO DE INVENTARIO
05.
EXPEDIENTE
INTEGRA CARPETA POR EXPEDIENTE
06.
A
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 417/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ARCHIVO
UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA SOLICITANTE
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS
EXPEDIENTE
VERIFICA QUE EL EXPEDIENTE CONTENGA
DATOS CORRECTOS
07.
TERMINA
EXPEDIENTE
COLOCA Y ORDENA EXPEDIENTE
08.
A
EXPEDIENTE
VERIFICA QUE EL EXPEDIENTE CONTENGA
DATOS CORRECTOS
07.
TERMINA
EXPEDIENTE
COLOCA Y ORDENA EXPEDIENTE
08.
A
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 418/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
33 PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 419/44514 DICIEMBRE 2007
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PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................421
NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................422
DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................424
DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................428
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 420/44514 DICIEMBRE 2007
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PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Planear adecuadamente las Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para cumplir con los Objetivos
y las metas establecidas en las funciones propias de la Procuraduría Agraria, y Así optimizar los
recursos asignados en cada ejercicio presupuestal.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 421/44514 DICIEMBRE 2007
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PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
NORMAS DE OPERACIÓN
Este Programa deberá elaborarse por artículo, costo unitario, número de unidades e importe total y no
deberá rebasar el importe autorizado en la partida presupuestal.
La Dirección de Recursos Materiales y Servicios solicitará a la Dirección de Control Presupuestal el
presupuesto autorizado a nivel nacional, para saber el techo presupuestal de la Procuraduría Agraria.
La Dirección de Recursos Materiales y Servicios solicitará a las áreas administrativas de Oficinas
Centrales, por medio de memoranda, los requerimientos de bienes y servicios.
Las oficinas del ámbito territorial deberán apegarse al presupuesto autorizado por la Dirección
General de Programación, Organización y Presupuesto.
El Programa Anual de Adquisiciones a nivel nacional deberá ser sancionado por el Comité de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Procuraduría Agraria.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 422/44514 DICIEMBRE 2007
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Debe entregarse a más tardar el día último de cada mes de junio de cada año a la Secretaría de
Economía.
En ningún caso se harán ajustes al Presupuesto autorizado por la Dirección de Control Presupuestal
a cada una de las Oficinas del Ámbito Territorial.
Se deberá solicitar a las instancias correspondientes, las partidas que se deberán excluir para la
asignación del Programa Anual de Adquisiciones.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 423/44514 DICIEMBRE 2007
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PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 424/44514 DICIEMBRE 2007
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
1 Solicita a la Dirección de Control Presupuestal el presupuesto autorizado del ejercicio para la Procuraduría Agraria consolidado de la Estructura Territorial y de Oficinas Centrales.
2 Recibe presupuesto autorizado y turna a la Subdirección de Recursos Materiales y ésta a su vez turna al Departamento de Adquisiciones.
Departamento de Adquisiciones 3 Recibe presupuesto autorizado y elabora el volumen anual de adquisiciones y turna a la Subdirección de Recursos Materiales, a su vez turna a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios para determinación de los rangos de adjudicación.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
4 Envía memorándum con determinación de los rangos de adjudicación de las adquisiciones del ejercicio a la Subdirección de Recursos Materiales.
Subdirección de Recursos Materiales
5 Recibe e integra la carpeta del Comité y turna a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
6 Recibe carpeta y turna a la Dirección General de Administración para su revisión y aprobación del Comité de Adquisiciones.
Comité de Adquisiciones 7 Aprueba los rangos de adjudicación en sesión ordinaria o extraordinaria en su caso, para el ejercicio e informa a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
8 Elabora circular en la que se difunde a las Unidades administrativas los rangos de adjudicación aprobados.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 425/44514 DICIEMBRE 2007
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
9 Solicita a las Unidades administrativas de la Estructura Territorial el Programa Anual de Adquisiciones y Servicios consolidados a nivel Delegacional.
Unidad Administrativa 10 Reciben circular, confirman su recepción y envían su Programa Anual de Adquisiciones a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
11 Recibe Programa Anual de Adquisiciones de las unidades administrativas y turna a la Subdirección de Recursos Materiales.
Subdirección de Recursos Materiales
12 Recibe el Programa Anual de Adquisiciones y turna al Departamento de Adquisiciones.
Departamento de Adquisiciones 13 Recibe Programa Anual de Adquisiciones y lo coteja con el presupuesto asignado a cada Unidad Administrativa por capítulo y partida presupuestal.
¿Es correcto el presupuesto?
14 Sí. Se procede a capturar la información por tipo de bien, unidad de medida, número de unidades sin considerar costos unitarios.
15 No. Solicita nuevamente la información vía telefónica para enviar por correo electrónico.
Unidad Administrativa 16 Recibe Programa de Adquisiciones y efectúa las correcciones, enviándolo nuevamente al Departamento de Adquisiciones.
Departamento de Adquisiciones 17 Recibe programa correcto y se procede a la captura.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 426/44514 DICIEMBRE 2007
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
18 Recibe requerimiento de Oficinas Centrales para revisión por tipo de bien, número de unidades y unidad de medida.
19 Captura la información de Oficinas Centrales y Estructura Territorial para saber a cuánto asciende el número de artículos a nivel nacional.
20 Coteja con el presupuesto autorizado asignado a nivel nacional por capítulo y partida presupuestal, cuidando no rebasar el presupuesto autorizado.
21 Captura en el formato del Programa Anual de Adquisiciones.
22 Suman adquisiciones, se cotizan por fax e Internet, así como costos de 4 meses atrás, aplicando el índice inflacionario.
23 Turna a la Subdirección de Recursos Materiales.
Subdirección de Recursos Materiales
24 Recibe programa, revisa y turna a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
25 Recibe Programa Anual de Adquisiciones y turna a la Dirección General de Administración para revisión y someterlo a consideración del Comité de Adquisiciones.
Comité de Adquisiciones 26 Aprueba el Programa Anual de Adquisiciones en sesión ordinaria y/o extraordinaria y turna a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Dirección de Recursos Materiales y Servicios
27 Recibe Programa Anual de Adquisiciones y procede a la captura del mismo en el sistema establecido por la Secretaría de Economía.
28 Solicita acuse de recibo, si es correcta la captura.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 427/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD
29 Procede a captura nuevamente, en caso de no ser correcta.
Termina el Procedimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 428/44514 DICIEMBRE 2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 429/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
COMITÉ DE ADQUISICIONES UNIDAD ADMINISTRATIVA
RANGO
MEMORÁNDU M
ENVÍA MEMORÁNDUM CON DETERMINACIÓN DE
RANGOS DE ADJUDICACIÓN
04.
CARPETA
RECIBE CARPETA Y TURNA A LA D.G.A. PARA REVISIÓN Y
APROBACIÓN DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES
06.
PROGRAMA
RECIBE PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES Y
TURNA
11.
PRESUPUES TOPRESUPUES TO
SOLICITA PRESUPUESTO AUTORIZADO
RECIBE PRESUPUESTO AUTORIZADO Y ELABORA VOLUMEN ANUAL DE
ADQUISICIONES Y TURNA PARA DETERMINAR
RANGOS DE ADJUDICACIÓN
01. 03.
AUTORIZAC IÓN DEBAJA
RECIBGE E INTEGRA CARPETA DEL COMITÉ Y
TURNA
05.
CIRCULAR
RECIBEN CIRCULAR, CONFIRMAN RECEPCIÓN Y ENVÍAN PROGRAMA ANUAL
DE ADQUISICIONES
10.
INICIO
INFORME
APRUEBA RANGOS DE ADJUDICACIÓN EN
SESIÓN ORDINARIA O EXTRAORDINARIA, EN SU
CASO, PARA EL EJERCICIO E INFORMA
07.
PRESUPUES TO
RECIBE PRESUPUESTO AUTORIZADO Y TURNA
02.
CIRCULAR
ELABORA CIRCULAR EN DONDE DIFUNDE A LAS U. A. RANGOS DE ADJUDICACIÓN APROBADOS
08.
SOLICITUD
SOLICITA A U. A. DE E.T. PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES Y
SERVICIOS CONSOLIDADOS A NIVEL
DELEGACIONAL
09.
A
1
1
RANGO
MEMORÁNDU M
ENVÍA MEMORÁNDUM CON DETERMINACIÓN DE
RANGOS DE ADJUDICACIÓN
04.
CARPETA
RECIBE CARPETA Y TURNA A LA D.G.A. PARA REVISIÓN Y
APROBACIÓN DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES
06.
PROGRAMA
RECIBE PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES Y
TURNA
11.
PRESUPUES TOPRESUPUES TO
SOLICITA PRESUPUESTO AUTORIZADO
RECIBE PRESUPUESTO AUTORIZADO Y ELABORA VOLUMEN ANUAL DE
ADQUISICIONES Y TURNA PARA DETERMINAR
RANGOS DE ADJUDICACIÓN
01. 03.
AUTORIZAC IÓN DEBAJA
RECIBGE E INTEGRA CARPETA DEL COMITÉ Y
TURNA
05.
CIRCULAR
RECIBEN CIRCULAR, CONFIRMAN RECEPCIÓN Y ENVÍAN PROGRAMA ANUAL
DE ADQUISICIONES
10.
INICIO
INFORME
APRUEBA RANGOS DE ADJUDICACIÓN EN
SESIÓN ORDINARIA O EXTRAORDINARIA, EN SU
CASO, PARA EL EJERCICIO E INFORMA
07.
PRESUPUES TO
RECIBE PRESUPUESTO AUTORIZADO Y TURNA
02.
CIRCULAR
ELABORA CIRCULAR EN DONDE DIFUNDE A LAS U. A. RANGOS DE ADJUDICACIÓN APROBADOS
08.
SOLICITUD
SOLICITA A U. A. DE E.T. PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES Y
SERVICIOS CONSOLIDADOS A NIVEL
DELEGACIONAL
09.
A
1
1
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 430/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
COMITÉ DE ADQUISICIONES UNIDAD ADMINISTRATIVA
INFORMACI ÓN
PROCEDE A CAPTURAR LA INFORMACIÓN
14.
INFORMACI ÓN
SOLICITA NUEVAMENTE INFORMACIÓN VÍA TELEFÓNICA PARA ENVIAR POR CORREO
ELECTRÓNICO
15.
PROGRAMA
RECIBE PROGRAMA CORRECTO Y PROCEDE A
CAPTURAR
17.
ORIGRANA
RECIBE PROGRAMA Y LO COTEJA CON
PRESUPUESTO ASIGNADO A CADA U.A. POR
CAPÍTULO Y PARTIDA PRESUPUESTAL
13.
PROGRAMA
RECIBE PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES Y
TURNA
12.
PROGRAMA
RECIBE PROGRAMA Y EFECTÚA CORRECCIONES,
ENVÍA
16.
¿ES CORRECTO
EL PRESUPUES-
TO?
NO
A
B
SÍ
INFORMACI ÓN
PROCEDE A CAPTURAR LA INFORMACIÓN
14.
INFORMACI ÓN
SOLICITA NUEVAMENTE INFORMACIÓN VÍA TELEFÓNICA PARA ENVIAR POR CORREO
ELECTRÓNICO
15.
PROGRAMA
RECIBE PROGRAMA CORRECTO Y PROCEDE A
CAPTURAR
17.
ORIGRANA
RECIBE PROGRAMA Y LO COTEJA CON
PRESUPUESTO ASIGNADO A CADA U.A. POR
CAPÍTULO Y PARTIDA PRESUPUESTAL
13.
PROGRAMA
RECIBE PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES Y
TURNA
12.
PROGRAMA
RECIBE PROGRAMA Y EFECTÚA CORRECCIONES,
ENVÍA
16.
¿ES CORRECTO
EL PRESUPUES-
TO?
NO
A
B
SÍ
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 431/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
COMITÉ DE ADQUISICIONES UNIDAD ADMINISTRATIVA
PRESUPUES TO
COTEJA PRESUPUESTO AUTORIZADO ASIGNADO CUIDANDO NO REBASAR
PRESUPUESTO AUTORIZADO
20.
PROGRAMA
CAPTURA FORMATO DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
21.
SUMAN ADQUISICIONES, COTIZAN POR FAX E
INTERNET
22.
REQUISICI ÓN
RECIBE REQUERIMIENTO DE O. C. PARA
REVISIÓN
18.
INFORMACI ÓN
CAPTURA INFORMACIÓN DE O.C. Y E.T. PARA
SABER A CUANTO ASCIENDE EL NÚMERO DE ARTÍCULOS A NIVEL
NACIONAL
19.
B
C
PRESUPUES TO
COTEJA PRESUPUESTO AUTORIZADO ASIGNADO CUIDANDO NO REBASAR
PRESUPUESTO AUTORIZADO
20.
PROGRAMA
CAPTURA FORMATO DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
21.
SUMAN ADQUISICIONES, COTIZAN POR FAX E
INTERNET
22.
REQUISICI ÓN
RECIBE REQUERIMIENTO DE O. C. PARA
REVISIÓN
18.
INFORMACI ÓN
CAPTURA INFORMACIÓN DE O.C. Y E.T. PARA
SABER A CUANTO ASCIENDE EL NÚMERO DE ARTÍCULOS A NIVEL
NACIONAL
19.
B
C
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 432/44514 DICIEMBRE 2007
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
COMITÉ DE ADQUISICIONES UNIDAD ADMINISTRATIVA
TURNA
23.
PROGRAMA
RECIBE PROGRAMA, REVISA Y TURNA
24.
PROGRAMA
RECIBE PROGRAMA Y TURNA A LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMON. PARA REVISIÓN Y CONSIDERACIÓN DEL
COMITÉ DE ADQUISICIONES
25.
PROGRAMA
APRUEBA PROGRAMA EN SESIÓN ORDINARIA Y/O EXTRAORDINARIA Y
TURNA
26.
C
PROGRAMA
RECIBE PROGRAMA Y PROCEDE A CAPTURAR EN
EL SISTEMA ESTABLECIDO POR LA
SECRETARÍA DE ECONOMÍA
27.
ACUSE
SOLICITA ACUSE DE RECIBO, SI ES
CORRECTA LA CAPTURA
28.
PROCEDE A CAPTURAR NUEVAMENTE EN CASO DE
NO SER CORRECTA
29.
TERMINA
TURNA
23.
PROGRAMA
RECIBE PROGRAMA, REVISA Y TURNA
24.
PROGRAMA
RECIBE PROGRAMA Y TURNA A LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMON. PARA REVISIÓN Y CONSIDERACIÓN DEL
COMITÉ DE ADQUISICIONES
25.
PROGRAMA
APRUEBA PROGRAMA EN SESIÓN ORDINARIA Y/O EXTRAORDINARIA Y
TURNA
26.
C
PROGRAMA
RECIBE PROGRAMA Y PROCEDE A CAPTURAR EN
EL SISTEMA ESTABLECIDO POR LA
SECRETARÍA DE ECONOMÍA
27.
ACUSE
SOLICITA ACUSE DE RECIBO, SI ES
CORRECTA LA CAPTURA
28.
PROCEDE A CAPTURAR NUEVAMENTE EN CASO DE
NO SER CORRECTA
29.
TERMINA
FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 433/44514 DICIEMBRE 2007