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Aprobado mediante acuerdo SE-
427-2017
Art. VII – Inc. III
Sesión Ordinaria 45-2017
22/11/2017
INSTRUCTIVO PARA ELABORAR TIPOS DOCUMENTALES
Instructivo para elaborar Tipos Documentales
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Índice
Índice ........................................................................................................................................................... 2
Antecedentes del Tribunal Registral Administrativo .......................................................................... 4
Estructura organizativa ............................................................................................................................ 5
1. Diagnóstico ............................................................................................................................................ 6
a. Situación Actual ................................................................................................................................ 6
b. Fondo documental ........................................................................................................................... 6
c. Sub – fondos documentales ........................................................................................................... 6
d. Tipos documentales ......................................................................................................................... 7
e. Clasificación: ..................................................................................................................................... 9
f. Conservación: ................................................................................................................................... 9
2. Organización del Fondo Documental .......................................................................................... 10
a. Objetivo general ............................................................................................................................. 10
b. Objetivos específicos ..................................................................................................................... 10
c. Clasificación .................................................................................................................................... 11
c.1 Sistemas de clasificación ................................................................................................................ 11
3. Organización del Fondo Documental del Tribunal Registral
Administrativo .......................................................................................................................................... 12
3.1 Oficina Productora ............................................................................................................................ 12
3.2. Ámbito Institucional ......................................................................................................................... 12
3.3. Ámbito Sector Público .................................................................................................................... 13
3.4. Ámbito Sector Privado .................................................................................................................... 13
3.5. Ámbito Particulares ......................................................................................................................... 13
3.6. Ámbito Internacional ....................................................................................................................... 14
3.7. Archivo del Personal ....................................................................................................................... 14
3.8 Archivo de la Asesoría Legal .......................................................................................................... 15
4. Instructivo para elaborar Tipos Documentales ............................................................................... 16
4.1. Justificación ................................................................................................................................ 16
4.2. Objetivos Generales .................................................................................................................. 16
4.3. Alcances ...................................................................................................................................... 16
4.4. Tipos Documentales que se elaboran en el Tribunal
Registral Administrativo ......................................................................................................................... 17
4.5. Definiciones de cada Tipo Documental .................................................................................. 18
5.1 Actas ................................................................................................................................................ 22
5.2 Carta ....................................................................................................................................................... 23
5.3 Circular ................................................................................................................................................... 26
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5.4 Memorando ............................................................................................................................................ 26
5.5 Transcripción de Acuerdos .................................................................................................................. 27
5.6 Informe ................................................................................................................................................... 30
5.7 Resoluciones ......................................................................................................................................... 30
5.7.1 Resolución Definitiva (Voto) ............................................................................................................ 31
6. Calidad del Papel ........................................................................................................................... 32
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Antecedentes del Tribunal Registral Administrativo
El Tribunal Registral Administrativo es un órgano de desconcentración máxima,
adscrito al Ministerio de Justicia y Paz, con personalidad jurídica instrumental para
ejercer las funciones y competencias otorgadas por ley. Tiene su sede en la Provincia
de San José, y competencia en todo el territorio nacional. Sus atribuciones son
exclusivas y tiene independencia funcional y administrativa. Está compuesto por
cinco miembros, nombrados previo concurso de antecedentes y debidamente
ratificados por el Asamblea Legislativa.
El Tribunal Registral Administrativo conoce de los recursos de apelación interpuestos
contra los actos y resoluciones definitivas dictados por todos los Registros que
conforman al Registro Nacional, sus resoluciones no tienen ulterior recurso y da por
agotada la vía administrativa.
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Estructura organizativa
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
DEL TRIBUNAL REGISTRAL ADMINISTRATIVO
VIGENTE DESDE EL 9 DE DICIEMBRE DE 2008 i
i Aprobado por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, mediante oficio DM-781-08, del 09 de diciembre de 2008.
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1. Diagnóstico
a. Situación Actual
En el año 2011, según consta en el artículo segundo, inciso sexto, del Acta de la
Sesión Ordinaria Nº 06-2011, celebrada a las ocho horas treinta minutos, del diez de
agosto de dos mil once, se proponen y aprueban los instructivos para la organización
del Fondo documental y la elaboración de los Tipos Documentales, así como el
Manual de Procedimientos para la Selección y Eliminación de Documentos.
Asimismo, en el artículo cuarto, inciso tercero, del Acta de la Sesión Ordinaria Nº35-
2016, celebrada a las trece horas treinta minutos, del día siete de setiembre de dos
mil dieciséis, solicita la revisión y modificación del citado manual debido a la
modificación del logo institucional.
Actualmente, a pesar de que el Tribunal cuenta con los instructivos citados, cada
departamento tiene su propio sistema de archivo y estructura documental de acuerdo
a su conveniencia y estilo secretarial, por lo que se hace indispensable la creación
de una política que uniforme la producción documental en todo el Tribunal Registral
Administrativo.
A continuación, se hace una descripción de que actualmente se utiliza en el Tribunal
a fin de clasificar las modificaciones que deben aplicarse a partir del presente
instructivo:
b. Fondo documental
Tribunal Registral Administrativo
c. Sub – fondos documentales
Jueces
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Asesoría Legal
Auditoría Interna
Departamento Sustantivo
Departamento Administrativo
d. Tipos documentales
Es la documentación que se encuentra habitualmente en los archivos, ya sean
archivadores de cartón o verticales de cuatro gavetas, los cuales son producto
del intercambio de información con otras instituciones y a nivel interno. Los
tipos documentales más frecuentes en el Tribunal Registral Administrativo,
son:
Memorandos:
Es una forma de comunicación breve dentro de una misma institución.
Carátula de Expedientes:
Se utiliza para brindar al usuario interno y externo un resumen de la
información básica del expediente.
Resolución:
Se utiliza preliminarmente para prevenir o conferir audiencia u otro
requerimiento a las partes, previo al dictado de la resolución de fondo
que emite el Tribunal en pleno (voto)
Hojas de notificación:
Se utilizan para indicar a las partes que deben ser notificadas en un
expediente y el lugar señalado.
Portada de fax:
Es una carátula que se confecciona con la información básica del
remitente y de la documentación que será remitida vía fax.
Voto:
Es la resolución de fondo que emite el Tribunal en cada caso.
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Acta:
Es un documento mediante el cual se deja constancia de los hechos,
acuerdos y decisiones efectuadas en la celebración de las sesiones del
Órgano Colegiado y Comisiones debidamente formadas.
Circular:
Es usada por los superiores para emitir directrices a los demás
funcionarios.
Acta de notificación:
Es el documento de confirmación o no, utilizado para comunicar a las
partes las resoluciones del Tribunal.
Informes:
Es el medio utilizado por los superiores para rendir cuentas de las
labores desempeñadas durante un tiempo determinado.
Certificación:
Es un documento que se emite por medio del cual se da fe de la
información solicitada por un usuario, departamento, oficina, entre
otros.
Formulario de requisición de materiales:
Es el documento mediante el cual se solicita a la bodega los materiales
que se requieran, dicha documentación es utilizada a nivel interno.
Garantías de cumplimiento y participación:
Es un formulario que presentan las empresas o personas oferentes en
determinada contratación.
Correo electrónico:
Es un servicio oficial de red que permite a los usuarios enviar y recibir
mensajes mediante redes de comunicación electrónica.
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e. Clasificación:
Se utilizan archivos verticales de cuatro gavetas, los cuales se subdividen en
carpetas como oficina productora y documentos recibidos de las diferentes
instituciones tanto públicas, como privadas, los mismos se encuentran
ordenados en forma cronológica.
f. Conservación:
El Tribunal carece de un profesional en archivo, así como de la comisión de
archivo, que son los encargados de definir los Plazos de Conservación de
Documentos, según lo establece la Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de
Archivos y los lineamientos dados por la Dirección General del Archivo
Nacional.
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2. Organización del Fondo Documental
El fondo documental del Tribunal Registral Administrativo se organiza de acuerdo
con lo estipulado en la Ley Nº 7202 Ley del Sistema Nacional de Archivos, la cual
regula el funcionamiento de los órganos del Sistema Nacional de Archivos y de los
Archivos de los Poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo y de los demás entes
públicos, su Reglamento y los lineamientos dados por la Dirección General del
Archivo Nacional.
La citada normativa establece claramente la diferencia entre clasificación y
ordenación, términos indispensables para poder organizar el fondo documental.
a. Objetivo general
Establecer una política institucional que defina la manera en la que el Tribunal
Registral Administrativo cumplirá con las políticas de gestión documental que permita
de acuerdo a la normativa que regula la materia, organizar de manera uniforme la
producción y organización de documentos en la fase de gestión de la institución.
b. Objetivos específicos
1. Clasificar correctamente los diferentes tipos documentales de acuerdo con la
Legislación Costarricense.
2. Ordenar cronológica y consecutivamente los diferentes tipos documentales,
de acuerdo con la organización de cada archivo.
3. Archivar correctamente los diferentes tipos documentales
4. Mantener el orden dentro de las carpetas y gavetas de los archivadores.
5. Agilizar la búsqueda y localización de los diferentes tipos documentales en el
Tribunal Registral Administrativo.
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6. Brindar un servicio eficiente al usuario interno y externo.
c. Clasificación
Según lo establece el reglamento a la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos,
la clasificación es la técnica mediante la cual se identifica y agrupan documentos
semejantes con características comunes, de acuerdo con un plan establecido
previamente.
c.1 Sistemas de clasificación
Los sistemas de clasificación existentes son:
a) Clasificación orgánica: consiste en la utilización de la estructura orgánica de
la institución para clasificar los documentos.
b) Clasificación por funciones: Consiste en la clasificación de los documentos,
de acuerdo con las funciones y actividades de la institución.
c) Clasificación por asuntos o materias: consiste en la clasificación de los
documentos basada en los asuntos o materias a que se refieren. (Reglamento
de la Ley N° 7202. págs. 50-51).
El Tribunal Registral Administrativo a través de la presente política organizara el
fondo documental mediante la clasificación organizacional, funcional y por asunto
(ORFUAS), ya que utiliza las tres clasificaciones.
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3. Organización del Fondo Documental del
Tribunal Registral Administrativo
El Tribunal Registral Administrativo, organiza el fondo de gestión documental que
se organizara con los siguientes ámbitos:
La documentación producida y recibida se debe organizar en seis ámbitos:
Oficina Productora
Institucional
Sector Público
Sector Privado
Particulares
Internacional
3.1 Oficina Productora
En este ámbito se archivan los documentos que son producidos por la Institución, de
acuerdo a lo establecido en el Organigrama. Al centro se ubican las oficinas
principales, lado izquierdo se colocará el nombre de las oficinas que dependen de la
principal y el nombre de los tipos documentales se ordenan alfabéticamente para
colocarlos al lado derecho de la gaveta, como se muestra en el dibujo siguiente, el
cual se debe leer de abajo hacia arriba. Dentro de la carpeta los documentos se
deben archivar cronológica y consecutivamente.
3.2. Ámbito Institucional
En este ámbito se archivan los documentos que se reciben de los diferentes órganos
adscritos al Ministerio de Justicia. Al lado izquierdo se colocará el nombre de la
instancia correspondiente y el nombre de los tipos documentales se ordenarán
alfabéticamente para colocarlos al lado derecho de la gaveta.
Dentro de cada carpeta los documentos se deben archivar cronológica y
consecutivamente. Es importante aclarar que de las diferentes instancias del
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Ministerio de Justicia, se reciben pocos documentos, razón por la cual no se utiliza
el organigrama del Ministerio de Justicia para clasificar los documentos.
3.3. Ámbito Sector Público
En este ámbito son archivados los tipos documentales que emiten las diferentes
instituciones del sector público.
Al lado izquierdo se colocará el nombre de la instancia correspondiente, el nombre
de los tipos documentales se ordenará alfabéticamente para colocarlos al lado
derecho de la gaveta. Dentro de cada carpeta los documentos se deben archivar
cronológica y consecutivamente.
3.4. Ámbito Sector Privado
En este ámbito son archivados los tipos documentales que emiten las diferentes
instituciones privadas
Al lado izquierdo se colocará el nombre de la instancia correspondiente, el nombre
de los tipos documentales se ordenará alfabéticamente para colocarlos al lado
derecho de la gaveta. Dentro de cada carpeta los documentos se deben archivar
cronológica y consecutivamente.
3.5. Ámbito Particulares
En este ámbito son archivados los tipos documentales que emiten las personas
físicas o usuarios que requieren de algún trámite en el Tribunal Registral
Administrativo que no se relacionen con las apelaciones competencia del Tribunal,
Al lado izquierdo se colocará el nombre de la persona correspondiente, el nombre de
los tipos documentales se ordenará alfabéticamente para colocarlos al lado derecho
de la gaveta. Dentro de cada carpeta los documentos se deben archivar cronológica
y consecutivamente.
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3.6. Ámbito Internacional
En este ámbito son archivados los tipos documentales que emiten las entidades
internacionales que tienen alguna relación directa o indirecta con el Tribunal Registral
Administrativo.
Al lado izquierdo se colocará el nombre de la entidad correspondiente, el nombre de
los tipos documentales se ordenará alfabéticamente para colocarlos al lado derecho
de la gaveta. Dentro de cada carpeta los documentos se deben archivar cronológica
y consecutivamente.
3.7. Archivo del Personal
Este es un archivo en el cual se maneja la información correspondiente al personal
que labora y/o laboró en el Tribunal Registral Administrativo, el mismo se lleva de la
siguiente manera, las carpetas están divididas en cuatro facetas principales que son:
Títulos: Se ubican todos los atestados académicos, por cursos,
capacitaciones, talleres, etc.
Acciones de personal: Se ubican todas las acciones del personal, las cuales
ha sido generadas por aumentos, incapacidades, prorrogas de nombramiento,
etc.
Evaluaciones: Se ubican todas las evaluaciones anuales, semestrales, etc.,
que se le aplica al personal.
Oficios: Se ubican todos los oficios que se le envían al personal, para solicitar
información o cualquier otro motivo.
Además, se lleva otro adicional donde se ubica otro tipo de información de los
funcionarios como:
Vacaciones: Información correspondientes a las vacaciones solicitadas por el
funcionario.
Otros: Información variada que no está contemplada en ninguna de las
carpetas anteriores.
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Al lado izquierdo se colocará el nombre del funcionario, dentro de cada carpeta los
documentos se deben archivar cronológica y consecutivamente.
3.8 Archivo de la Asesoría Legal
El archivo de la Asesoría Legal maneja la información correspondiente a diversos
planteamientos que se le encomiendan tanto de parte de los Jueces, como del Área
Administrativa, Sustantiva, particulares, etc. Por tanto, este es el único archivo que
se maneja por asuntos y de manera cronológica.
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4. Instructivo para elaborar Tipos Documentales
4.1. Justificación
Como parte de la política de gestión documental se hace necesario establecer la
manera en la que se producirán los diferentes tipos documentales por parte de
todas las áreas del tribunal.
Al respecto se considera importante indicar En 1990 se creó la Ley No. 7202 y en
1994 el reglamento de esta Ley. En la Ley y en el reglamento aparece la expresión
“tipo (s) documental (es)”. Posteriormente en la Gaceta 195, del jueves 10 de
octubre del 2002, aparece definido el concepto de tipo documental:
“Es la forma en que se encuentra expuesta la información en el soporte
y responde a funciones, actividades e incluso a la legislación de una
institución, de un país, es decir, el tipo documental es el nombre con
que se conocen los documentos, sea porque el mismo documento trae
escrito su nombre o porque la costumbre ha llevado a nombrarlos así.
Ejemplo de tipos documentales: actas, acuerdos, balances contables,
circulares, contratos, convenios, cuadros estadísticos, cheques,
decretos, estudios, expedientes, informes, investigaciones, leyes,
licitaciones, manuales, memorandos, órdenes de compra, planes de
trabajo, presupuesto”.
4.2. Objetivos Generales
Uniformar criterios para la elaboración de cada tipo documental que se produzan
las diferentes áreas del Tribunal.
1. Elaborar correctamente cada tipo documental según las características propias.
4.3. Alcances
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El presente instructivo establece los lineamientos debe ser acatados de forma
obligatoria por cada funcionario que elabore y manipule los tipos documentales, en
el Tribunal Registral Administrativo.
4.4. Tipos Documentales que se elaboran en el
Tribunal Registral Administrativo
En el Tribunal Registral Administrativo se elaboran con frecuencia los siguientes tipos
documentales:
Actas del Tribunal Registral
Actas del Consejo Académico
Actas de comisiones
Actas de notificación
Cartas
Caratula de expediente
Certificaciones
Circulares
Conciliaciones Bancarias
Correo electrónico
Cuadros de análisis
Flujos de cajas
Garantías de Cumplimiento y Participación
Hoja de notificación
Informes
Inventarios
Liquidaciones presupuestarias
Memorandos
Modificaciones Presupuestarias
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Planes anuales
Programas de Capacitación
Planes de Compra
Presupuesto
Resoluciones
Transcripciones de acuerdos
4.5. Definiciones de cada Tipo Documental
Acta
“Relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta” (Diccionario de la
Real Academia Española. Vigésima segunda edición)
Acuerdos
“Resolución que se toma en los tribunales, sociedades, comunidades u órganos
colegiados” (Diccionario de la Real Academia Española. Vigésima segunda edición).
Carta
“Papel escrito y ordinariamente cerrado que una persona envía a otra para
comunicarse con ella” (Diccionario de la Real Academia Española. Vigésima
segunda edición).
Carteles de Licitación
Es el conjunto de cláusulas redactadas por la administración especificando el bien o
servicio que se licita, definiendo las condiciones, especificaciones y requisitos que
tienen que cumplir los participantes y detallando el proceso o trámite por seguir.
Certificación
“Documento en que se asegura la verdad de un hecho”. (Diccionario de la Real
Academia Española. Vigésima segunda edición).
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Circular
“Orden que una autoridad superior dirige a todos o gran parte de sus subalternos.
Cada una de las cartas o avisos iguales dirigidos a diversas personas para darle
conocimiento de algo”.
Circular a una comunicación dirigida por una autoridad superior a una inferior sobre el
mismo tema y con el mismo propósito. Este es el procedimiento empleado por las
autoridades superiores para transmitir a las inferiores, sus instrucciones y decisiones.
Conciliaciones bancarias
“La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores
que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los
valores que el banco suministra por medio del extracto bancario”. (Base de datos
Gerencia.com).
Correo electrónico
“Servicio que permite el intercambio de mensajes a través de sistemas de
comunicación electrónicos, además, posibilita el envío de texto, de cualquier tipo de
documento digital (imágenes, videos, audios, etc.)”, según lo acordado, en el artículo
tercero, inciso segundo, del Acta de la Sesión Ordinaria Nº37-2016. (Base de datos
https://definicion.de/).
Flujos de Caja
“Lo conforman los beneficios netos más las amortizaciones considerándose estas
como las no salidas de efectivo”. (Base de datos es.mimi.hu/economía).
Formularios
“Libro o escrito en que se contienen fórmulas que se han de observar para la petición,
expedición o ejecución de algo”. (Diccionario de la Real Academia Española.
Vigésima segunda edición).
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Garantías de cumplimiento y participación:
Documentos que presentan las empresas o personas oferentes en determinada
contratación para salvaguardar el interés institucional.
Informe
“Descripción oral o escrita, de las características y circunstancias de un suceso o
asunto”. (Diccionario de la Real Academia Española. Vigésima segunda edición).
Inventario
“Asiento de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad,
hecho con orden y precisión”. (Diccionario de la Real Academia Española. Vigésima
segunda edición).
Liquidaciones Presupuestarias
“Es el único documento presupuestario autorizado y de carácter comprobatorio para
registrar invariablemente cualquier tipo de erogación con cargo al Presupuesto de
Egresos de la Federación”. (Base de datos es.mimi.hu/economía).
Memorando
Es una palabra latina que significa “Cosa que debe recordarse…” "Comunicación
diplomática, menos solemne que la memoria y la nota, por lo común no firmada”.
(Diccionario de la Real Academia Española. 2001, p. 1484).
Modificaciones Presupuestarias
“Las modificaciones presupuestarias consisten en cambios que se efectúan a los
créditos asignados a los programas, subprogramas, proyectos, obras, partidas,
subpartidas, genéricas, específicas y subespecíficas que expresamente se señalen
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en la Ley de Presupuesto y su respectiva Distribución General de cada año, para los
diferentes organismos”. (Base de datos ocepre.gov.ve/conceptos).
Planes anuales
“programa concreto de acción de corto plazo, que emerge del plan de largo plazo, y
contiene los elementos (objetivo, estrategia, meta y acción) que permiten la
asignación de recursos humanos y materiales a las acciones que harán posible el
cumplimiento de las metas y objetivos de un proyecto específico”. (Base de datos
Universidad Autónoma de Ciudad Juárez).
Programas de Capacitación
“Serie ordenada de operaciones necesarias para cumplir con llevar a cabo un
proyecto (en este caso las capacitaciones)”. (Diccionario de la Real Academia
Española. Vigésima segunda edición).
Planes de Compra
“Principios de economía, imparcialidad, eficiencia, necesidad y efectividad, con el fin
de garantizar el adecuado funcionamiento de la Entidad y dentro de los parámetros
de cantidad y oportunidad, acordes con el anteproyecto de presupuesto”. (Base de
datos de contaduria.gov.co).
Presupuesto
“Cómputo anticipado del coste de una obra o de los gastos y rentas de una
corporación”. (Diccionario de la Real Academia Española. Vigésima segunda
edición).
Resolución
“Acción o efecto de resolver o resolverse…4. Cosa que se decide. 5. Decreto,
providencia, auto o fallo de autoridad gubernativa o judicial”. (Diccionario de la Real
Academia Española. 2001, p. 1957).
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Transcripción de acuerdo
“Acción y efecto de transcribir. Y transcribir es escribir en una parte lo escrito en
otra”. (Diccionario de la Real Academia Española. 2001, p. 2210).
5. Formato de los tipos documentales
5.1 Actas
“Relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta” (Diccionario de la
Real Academia Española. Vigésima segunda edición)
Todo documento que se elabore en el Tribunal deberá utilizar el tipo de letra Times
New Romas y tamaño 12. Tamaño 14 para indicar el nombre del tipo documental,
existen actualmente cuatro tipos de actas, las cuales se enumeran a continuación:
Actas del Órgano Colegiado
Actas del Consejo Académico
Actas de comisiones
Actas de notificación
Partes
El acta debe tener al menos las siguientes partes:
Membrete
Nombre del tipo documental, en mayúscula total, centrado y con tamaño de letra
14.
Número consecutivo
Encabezamiento, el cual debe contener la hora, fecha, número de acta, lugar
donde se realiza.
Asistentes propietarios y suplentes en el caso de que un propietario sea
sustituido temporalmente.
Cuerpo del acta que contiene los Artículos (los cuales se dividen con números
romanos e identifican las partes del cuerpo como aprobación del orden del día,
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aprobación del acta anterior, asuntos de la presidencia, asuntos de la secretaría,
asuntos varios.)
Hora en que se levanta la sesión
Firma a la izquierda el Presidente o Director y a la derecha el secretario
Iniciales de quien digita
Estilo
El estilo que se utiliza es el vertical
5.2 Carta
Definición
Carta: “Papel escrito y ordinariamente cerrado que una persona envía a otra para
comunicarse con ella” (Diccionario de la Real Academia Española. Vigésima
segunda edición).
Consideraciones generales
En las consideraciones generales hay que tomar en cuenta el tamaño de las cartas,
los márgenes, la encuadernación (sirve para dejar espacio suficiente para perforar e
introducir las prensas del fólder y no perder ninguna información), el tipo y el tamaño
de la letra, los márgenes y el interlineado.
Estilo de carta
El estilo de carta u oficio que se debe utilizar es el bloque, donde la fecha, el número,
la despedida, la antefirma en caso que lleve, el nombre mecanografiado y el puesto
del firmante se deben escribir del centro de la hoja hacia la derecha
Membrete. Se debe utilizar el oficial de la institución. Se debe colocar en el margen
superior izquierdo.
Fecha completa. La fecha completa incluye el día, mes, y año. Se coloca del
centro hacia la derecha. Cuando la carta va dirigida al exterior, se puede incluir el
lugar.
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Número consecutivo. Es el número que se le asigna a cada carta que se produce
de acuerdo a cada oficina. Está formado por un número el cual es consecutivo y el
año en que se produjo. Al número consecutivo lo precede letras que corresponden
a las iniciales del nombre de la oficina donde se elabora la carta. El número
consecutivo se escribe a espacio sencillo y coloca debajo de la fecha.
El Tribunal Registral tiene las siguientes oficinas donde se elaboran documentos,
cuyas siglas son:
PR: Presidencia
SE: Secretaría
AL: Asesoría Legal
AI: Auditoría Interna
DA: Dirección Administrativa
DA-CO: Contabilidad
DA-EB: Encargado de Bodega
DA-PI: Proveeduría Institucional
DA-PR: Presupuesto
DA-RH: Recursos Humanos
DA-TI: Tecnologías de Información
DA-TE: Tesorería
DT: Departamento Técnico
Nombre y dirección del destinatario
El nombre y la dirección del destinatario deben tener:
El título académico o tratamiento de cortesía. Se refiere a las palabras, profesor,
bachiller, licenciado, doctor, máster, ingeniero, etc.
El nombre completo de la persona (nombre (s) de pila y los dos apellidos).
El puesto.
La dirección completa.
El saludo
El saludo es obligatorio en toda carta. Se debe utilizar: Estimado (a) señor (a):
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Cuerpo de la carta
El cuerpo de la carta se refiere al asunto. Debe escribirse a espacio sencillo.
Después de punto y aparte se debe dejar un espacio libre.
Despedida
Igual que el saludo, la despedida también es obligatoria. Se escribe del centro de la
hoja hacia la derecha.
Nombre, firma y cargo del remitente
Después de la despedida se digita el nombre completo de la persona responsable
de lo escrito y el cargo. Se escriben del centro hacia la derecha y colocar el sello de
cada oficina.
Iniciales de identificación
Es necesario escribir después del cargo de quien firma, las iniciales en mayúscula
total al margen izquierdo de quien la digitó. Cuando la persona que la redactó es la
misma que la firma no se escriben las iniciales porque aparece el nombre, pero
siempre deben aparecer las de la persona que digitó.
Adjuntos o anexos
Al margen izquierdo se debe escribir la palabra adjunto (s) o anexo (s), luego colocar
un punto y seguido (.) cuando solo se envía un documento, y dos puntos (:) cuando
son varios. Ya sea un punto o dos, se dejan dos espacios libres antes de indicar
en forma completa lo que se adjunta.
Copias. En el margen izquierdo se escribe una C. (mayúscula y un punto (.)) cuando
se le envía copia del documento a una sola persona y una C: (mayúscula con dos
puntos (:)), cuando son dos o más personas a quienes se les envía copia, se indica
CE en el caso de copias electrónicas. Posteriormente, se debe indicar el tratamiento
de cortesía, el nombre completo del destinatario, el cargo, y el nombre de la oficina
o institución.
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5.3 Circular
Definición
Orden que una autoridad superior dirige a todos o gran parte de sus subalternos.
Cada una de las cartas o avisos iguales dirigidos a diversas personas para darle
conocimiento de algo. (Diccionario de la Real Academia Española. 2001, p. 558).
Consideraciones Generales
Igual que la carta tradicional, deben considerarse aspectos generales como el
tamaño, los márgenes, encuadernación, el tipo de letra, etc.
La carta circular se diferencia de la convencional porque hay que indicar que es carta
circular. Se elabora en ESTILO BLOQUE.
La expresión CIRCULAR se coloca después del consecutivo. Debe ir en mayúscula
total, centrada, con negrita y con tamaño de letra 14 para destacar el nombre del tipo
documental, seguido las siglas de la oficina, el número consecutivo y año.
Partes de la carta circular: membrete, la fecha, el nombre del tipo documental, el
destinatario, el cargo, la dirección, el saludo, el texto, la despedida, el nombre
mecanografiado del remitente, la firma, el sello y las iniciales de identificación.
5.4 Memorando
Definición
Es una palabra latina que significa “Cosa que debe recordarse…” “Comunicación
diplomática, menos solemne que la memoria y la nota, por lo común no firmada”.
(Diccionario de la Real Academia Española. 2001, p. 1484)
Consideraciones generales
Se debe utilizar el tipo de letra Times New Romas y tamaño 12. Tamaño 14 para
indicar el nombre del tipo documental.
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Membrete: Se debe utilizar el oficial de la institución. El cual debe colocarse en el
margen superior izquierdo.
Partes del memorando
Nombre del tipo documental, en mayúscula total, centrado y con tamaño de letra
14.
Número consecutivo
Palabras guías, las cuales se deben digitar en forma completa y mayúscula total,
como se indica a continuación:
FECHA. debe indicarse en forma completa.
PARA. Se debe escribir el tratamiento de cortesía, el nombre completo
del destinatario y el cargo.
DE. Escribir el nombre completo de quien envía el memorando y el cargo.
ASUNTO. Indicarlo lo más concreto posible.
Texto breve
Despedida
Sello
Iniciales de identificación
Anexos
Copias
Estilo
El estilo que se utiliza es el vertical
5.5 Transcripción de Acuerdos
Definición
Resolución que se toma en los tribunales, sociedades, comunidades u órganos
colegiados. (Diccionario de la Real Academia Española. 2001)
Consideraciones generales
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En las consideraciones generales hay que tomar en cuenta el tamaño del acuerdo,
los márgenes, la encuadernación (sirve para dejar espacio suficiente para perforar e
introducir las prensas del fólder y no perder ninguna información), el tipo y el tamaño
de la letra, los márgenes y el interlineado.
Estilo del acuerdo
El estilo del acuerdo que se debe utilizar es el bloque, donde la fecha, el número de
oficio, la despedida, la antefirma en caso que lleve, el nombre mecanografiado y el
puesto del firmante se deben escribir del centro de la hoja hacia la derecha. Lleva el
nombre del documento en mayúscula total y centrado.
Membrete. Se debe utilizar el oficial de la institución. Se debe colocar en el margen
superior izquierdo.
Fecha completa. La fecha completa incluye el día, mes, y año. Se coloca del
centro hacia la derecha. Cuando la carta va dirigida al exterior, se puede incluir el
lugar.
Número consecutivo. Es el número que se le asigna a cada Acuerdo que se
produce según cada oficina. Está formado por un número el cual es consecutivo y
el año en que se produjo. Al número consecutivo lo precede letras que corresponden
a las iniciales del nombre de la oficina donde se elabora el acuerdo. El número
consecutivo se escribe a espacio sencillo y coloca debajo de la fecha, antecedido
por el nombre del documento, en este caso “TRANSCRIPCIÓN DE ACUERDO”.
Nombre y dirección del destinatario
El nombre y la dirección del destinatario deben tener:
El título académico o tratamiento de cortesía. Se refiere a las palabras, profesor,
bachiller, licenciado, doctor, máster, ingeniero, etc.
El nombre completo de la persona (nombre (s) de pila y los dos apellidos).
El puesto.
La dirección completa.
El saludo
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El saludo es obligatorio en toda Transcripción de Acuerdo. Se debe utilizar:
Estimado (a) señor (a):
Párrafo de inicio
El párrafo de inicio debe indicar: el nombre de la instancia que tomó el acuerdo, el
tipo de reunión (ordinaria o extraordinaria), fecha en que se realizó la reunión o
sesión escrita en letras, hora cuando se realizó la reunión escrita en letras, nombre
del lugar, número de acta y el artículo donde aparece el acuerdo, escritos en letras.
Este párrafo debe escribirse a espacio sencillo.
Considerandos
Se debe indicar al inicio de los párrafos “se acuerda por unanimidad” (en caso de ser
unánime el voto), “por tanto, se acuerda”, “se acuerda” o “se acuerda por mayoría”,
en negrita.
Acuerdo (s)
Se debe destacar lo acordado mediante:
Sangría de cinco o más espacios en el margen izquierdo y en el derecho
Espacio sencillo en todo el texto que se refiere al acuerdo.
Comillas al inicio y al final del acuerdo, por ser una copia textual.
Al final se indica “acuerdo firme”, en caso de que se vote en firme.
En cuanto a la firma digital y comunicación de acuerdos se debe de referirse al
procedimiento de acuerdos aprobado por el Órgano Colegiado
Despedida
Para despedirse se debe utilizar la palabra – atentamente – y se coloca del centro
de la hoja hacia la derecha.
Firma, nombre y cargo del (los) responsable (s) de transcribir el acuerdo.
El nombre del responsable de transcribir el acuerdo se escribe completo.
Corresponde al secretario o presidente, en caso de ausencia del secretario.
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Sello
Toda transcripción de acuerdo debe tener el sello blanco de la Secretaría del Tribunal
Registral Administrativo, en algunos casos especiales se le coloca el sello de hule,
el cual se ubica al lado derecho de la firma.
Iniciales de identificación
Es necesario escribir después del cargo de quien firma, las iniciales en mayúscula
total al margen izquierdo de quien la digitó. Cuando la persona que la redactó es la
misma que la firma no se escriben las iniciales porque aparece el nombre, pero
siempre deben aparecer las de la persona que digitó.
5.6 Informe
Definición
“Descripción oral o escrita, de las características y circunstancias de un suceso o
asunto”. (Diccionario de la Real Academia Española. Vigésima segunda edición).
Consideraciones Generales
Igual que la carta tradicional, deben considerarse aspectos generales como el
tamaño, los márgenes, encuadernación, el tipo de letra, etc., además contiene una
descripción más amplia y detallada del asunto a tratar, consta de más de dos
páginas, puede incluir, cuadros, gráficos, etc. Se elabora en ESTILO BLOQUE. El
informe debe enviarse acompañado de una carta de remisión.
Partes del informe: membrete, nombre del tipo documental, numero de informe,
fecha, nombre del informe, el texto, la despedida, el nombre del remitente, la firma,
el sello y las iniciales de identificación.
5.7 Resoluciones
Definición
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“Acción o efecto de resolver o resolverse…4. Cosa que se decide. 5. Decreto,
providencia, auto o fallo de autoridad gubernativa o judicial”. (Diccionario de la Real
Academia Española. 2001, p. 1957).
Consideraciones generales En las consideraciones generales hay que tomar en cuenta el tamaño de las resoluciones, los márgenes, la encuadernación (sirve para dejar espacio suficiente para perforar e introducir las prensas del fólder y no perder ninguna información), el tipo y el tamaño de la letra, los márgenes y el interlineado. Resoluciones generales Las resoluciones generales están clasificadas en Resoluciones de:
Legajo de apelación
Trámite
Prevención
Audiencia
Audiencia para prueba nueva
Prueba para mejor resolver
Audiencia de prueba para mejor resolver
Abstención
Prórroga de plazo
Definitiva (voto) Membrete. Se debe utilizar el oficial de la institución. Se debe colocar en el margen
superior izquierdo.
Nombre del tipo documental. Se ubica en el margen superior izquierdo, en
mayúscula total y negrita.
Encabezado. Lleva el nombre del tribunal en mayúscula total, lugar, hora y fecha,
en negrita. Y cursiva, como se muestra a continuación:
5.7.1 Resolución Definitiva (Voto)
Antes del encabezado se escribe la palabra “VOTO N°0000-2000”, en mayúscula
total y negrita, tamaño 18, la numeración debe contener cuatro dígitos seguido por
un guion y el año.
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Cuerpo de la Resolución
El cuerpo de la Resolución se refiere al asunto y se divide en cuatro partes que son:
El asunto. Se escribe, después del encabezado, a espacio y medio
Resultando. El título se escribe centrado, en mayúscula total y negrita, el
resto del cuerpo a espacio y medio y es divido en número romanos en letras.
Considerando. El título se escribe centrado, en mayúscula total y negrita, el
resto del cuerpo a espacio y medio y es divido en número romanos en letras.
Por Tanto. El título se escribe centrado, en mayúscula total y negrita, el resto
del cuerpo a espacio y medio y lleva al final la palabra “NOTIFIQUESE. -”.
Nombre, firma y cargo del remitente
Después de la palabra “notifíquese” se digita el nombre completo de los Jueces
responsables de la firma de la Resolución, ubicándose de forma numérica de
acuerdo al orden estipulado por el Órgano Colegiado.
Estilo El estilo que se utiliza es vertical. Pie de página Lleva al margen izquierdo la palabra “Voto Nº0000-2000” y al margen derecho el número de página. 6. Calidad del Papel
Para los documentos con valor científico cultural de conservación permanente, en
todos los archivos que forman parte del Sistema Nacional de Archivos, se deberá
utilizar papel bond blanco, de por lo menos 70 gr/m² de gramaje, 80% de algodón y
un PH de 7.0 libre de lignina y de ácido.