INSTRUCTIVO PARA ELABORAR TIPOS … para Elaborar Tipos...Instructivo para elaborar Tipos...

Aprobado mediante acuerdo SE-

427-2017

Art. VII – Inc. III

Sesión Ordinaria 45-2017

22/11/2017

INSTRUCTIVO PARA ELABORAR TIPOS DOCUMENTALES

Instructivo para elaborar Tipos Documentales

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Índice

Índice ........................................................................................................................................................... 2

Antecedentes del Tribunal Registral Administrativo .......................................................................... 4

Estructura organizativa ............................................................................................................................ 5

1. Diagnóstico ............................................................................................................................................ 6

a. Situación Actual ................................................................................................................................ 6

b. Fondo documental ........................................................................................................................... 6

c. Sub – fondos documentales ........................................................................................................... 6

d. Tipos documentales ......................................................................................................................... 7

e. Clasificación: ..................................................................................................................................... 9

f. Conservación: ................................................................................................................................... 9

2. Organización del Fondo Documental .......................................................................................... 10

a. Objetivo general ............................................................................................................................. 10

b. Objetivos específicos ..................................................................................................................... 10

c. Clasificación .................................................................................................................................... 11

c.1 Sistemas de clasificación ................................................................................................................ 11

3. Organización del Fondo Documental del Tribunal Registral

Administrativo .......................................................................................................................................... 12

3.1 Oficina Productora ............................................................................................................................ 12

3.2. Ámbito Institucional ......................................................................................................................... 12

3.3. Ámbito Sector Público .................................................................................................................... 13

3.4. Ámbito Sector Privado .................................................................................................................... 13

3.5. Ámbito Particulares ......................................................................................................................... 13

3.6. Ámbito Internacional ....................................................................................................................... 14

3.7. Archivo del Personal ....................................................................................................................... 14

3.8 Archivo de la Asesoría Legal .......................................................................................................... 15

4. Instructivo para elaborar Tipos Documentales ............................................................................... 16

4.1. Justificación ................................................................................................................................ 16

4.2. Objetivos Generales .................................................................................................................. 16

4.3. Alcances ...................................................................................................................................... 16

4.4. Tipos Documentales que se elaboran en el Tribunal

Registral Administrativo ......................................................................................................................... 17

4.5. Definiciones de cada Tipo Documental .................................................................................. 18

5.1 Actas ................................................................................................................................................ 22

5.2 Carta ....................................................................................................................................................... 23

5.3 Circular ................................................................................................................................................... 26


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5.4 Memorando ............................................................................................................................................ 26

5.5 Transcripción de Acuerdos .................................................................................................................. 27

5.6 Informe ................................................................................................................................................... 30

5.7 Resoluciones ......................................................................................................................................... 30

5.7.1 Resolución Definitiva (Voto) ............................................................................................................ 31

6. Calidad del Papel ........................................................................................................................... 32


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Antecedentes del Tribunal Registral Administrativo

El Tribunal Registral Administrativo es un órgano de desconcentración máxima,

adscrito al Ministerio de Justicia y Paz, con personalidad jurídica instrumental para

ejercer las funciones y competencias otorgadas por ley. Tiene su sede en la Provincia

de San José, y competencia en todo el territorio nacional. Sus atribuciones son

exclusivas y tiene independencia funcional y administrativa. Está compuesto por

cinco miembros, nombrados previo concurso de antecedentes y debidamente

ratificados por el Asamblea Legislativa.

El Tribunal Registral Administrativo conoce de los recursos de apelación interpuestos

contra los actos y resoluciones definitivas dictados por todos los Registros que

conforman al Registro Nacional, sus resoluciones no tienen ulterior recurso y da por

agotada la vía administrativa.


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Estructura organizativa

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

DEL TRIBUNAL REGISTRAL ADMINISTRATIVO

VIGENTE DESDE EL 9 DE DICIEMBRE DE 2008 i

i Aprobado por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, mediante oficio DM-781-08, del 09 de diciembre de 2008.


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1. Diagnóstico

a. Situación Actual

En el año 2011, según consta en el artículo segundo, inciso sexto, del Acta de la

Sesión Ordinaria Nº 06-2011, celebrada a las ocho horas treinta minutos, del diez de

agosto de dos mil once, se proponen y aprueban los instructivos para la organización

del Fondo documental y la elaboración de los Tipos Documentales, así como el

Manual de Procedimientos para la Selección y Eliminación de Documentos.

Asimismo, en el artículo cuarto, inciso tercero, del Acta de la Sesión Ordinaria Nº35-

2016, celebrada a las trece horas treinta minutos, del día siete de setiembre de dos

mil dieciséis, solicita la revisión y modificación del citado manual debido a la

modificación del logo institucional.

Actualmente, a pesar de que el Tribunal cuenta con los instructivos citados, cada

departamento tiene su propio sistema de archivo y estructura documental de acuerdo

a su conveniencia y estilo secretarial, por lo que se hace indispensable la creación

de una política que uniforme la producción documental en todo el Tribunal Registral

Administrativo.

A continuación, se hace una descripción de que actualmente se utiliza en el Tribunal

a fin de clasificar las modificaciones que deben aplicarse a partir del presente

instructivo:

b. Fondo documental

Tribunal Registral Administrativo

c. Sub – fondos documentales

Jueces


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Asesoría Legal

Auditoría Interna

Departamento Sustantivo

Departamento Administrativo

d. Tipos documentales

Es la documentación que se encuentra habitualmente en los archivos, ya sean

archivadores de cartón o verticales de cuatro gavetas, los cuales son producto

del intercambio de información con otras instituciones y a nivel interno. Los

tipos documentales más frecuentes en el Tribunal Registral Administrativo,

son:

Memorandos:

Es una forma de comunicación breve dentro de una misma institución.

Carátula de Expedientes:

Se utiliza para brindar al usuario interno y externo un resumen de la

información básica del expediente.

Resolución:

Se utiliza preliminarmente para prevenir o conferir audiencia u otro

requerimiento a las partes, previo al dictado de la resolución de fondo

que emite el Tribunal en pleno (voto)

Hojas de notificación:

Se utilizan para indicar a las partes que deben ser notificadas en un

expediente y el lugar señalado.

Portada de fax:

Es una carátula que se confecciona con la información básica del

remitente y de la documentación que será remitida vía fax.

Voto:

Es la resolución de fondo que emite el Tribunal en cada caso.


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Acta:

Es un documento mediante el cual se deja constancia de los hechos,

acuerdos y decisiones efectuadas en la celebración de las sesiones del

Órgano Colegiado y Comisiones debidamente formadas.

Circular:

Es usada por los superiores para emitir directrices a los demás

funcionarios.

Acta de notificación:

Es el documento de confirmación o no, utilizado para comunicar a las

partes las resoluciones del Tribunal.

Informes:

Es el medio utilizado por los superiores para rendir cuentas de las

labores desempeñadas durante un tiempo determinado.

Certificación:

Es un documento que se emite por medio del cual se da fe de la

información solicitada por un usuario, departamento, oficina, entre

otros.

Formulario de requisición de materiales:

Es el documento mediante el cual se solicita a la bodega los materiales

que se requieran, dicha documentación es utilizada a nivel interno.

Garantías de cumplimiento y participación:

Es un formulario que presentan las empresas o personas oferentes en

determinada contratación.

Correo electrónico:

Es un servicio oficial de red que permite a los usuarios enviar y recibir

mensajes mediante redes de comunicación electrónica.

https://es.wikipedia.org/wiki/Servicio_de_red

https://es.wikipedia.org/wiki/Red_de_telecomunicaci%C3%B3n


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e. Clasificación:

Se utilizan archivos verticales de cuatro gavetas, los cuales se subdividen en

carpetas como oficina productora y documentos recibidos de las diferentes

instituciones tanto públicas, como privadas, los mismos se encuentran

ordenados en forma cronológica.

f. Conservación:

El Tribunal carece de un profesional en archivo, así como de la comisión de

archivo, que son los encargados de definir los Plazos de Conservación de

Documentos, según lo establece la Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de

Archivos y los lineamientos dados por la Dirección General del Archivo

Nacional.


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2. Organización del Fondo Documental

El fondo documental del Tribunal Registral Administrativo se organiza de acuerdo

con lo estipulado en la Ley Nº 7202 Ley del Sistema Nacional de Archivos, la cual

regula el funcionamiento de los órganos del Sistema Nacional de Archivos y de los

Archivos de los Poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo y de los demás entes

públicos, su Reglamento y los lineamientos dados por la Dirección General del

Archivo Nacional.

La citada normativa establece claramente la diferencia entre clasificación y

ordenación, términos indispensables para poder organizar el fondo documental.

a. Objetivo general

Establecer una política institucional que defina la manera en la que el Tribunal

Registral Administrativo cumplirá con las políticas de gestión documental que permita

de acuerdo a la normativa que regula la materia, organizar de manera uniforme la

producción y organización de documentos en la fase de gestión de la institución.

b. Objetivos específicos

1. Clasificar correctamente los diferentes tipos documentales de acuerdo con la

Legislación Costarricense.

2. Ordenar cronológica y consecutivamente los diferentes tipos documentales,

de acuerdo con la organización de cada archivo.

3. Archivar correctamente los diferentes tipos documentales

4. Mantener el orden dentro de las carpetas y gavetas de los archivadores.

5. Agilizar la búsqueda y localización de los diferentes tipos documentales en el

Tribunal Registral Administrativo.


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6. Brindar un servicio eficiente al usuario interno y externo.

c. Clasificación

Según lo establece el reglamento a la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos,

la clasificación es la técnica mediante la cual se identifica y agrupan documentos

semejantes con características comunes, de acuerdo con un plan establecido

previamente.

c.1 Sistemas de clasificación

Los sistemas de clasificación existentes son:

a) Clasificación orgánica: consiste en la utilización de la estructura orgánica de

la institución para clasificar los documentos.

b) Clasificación por funciones: Consiste en la clasificación de los documentos,

de acuerdo con las funciones y actividades de la institución.

c) Clasificación por asuntos o materias: consiste en la clasificación de los

documentos basada en los asuntos o materias a que se refieren. (Reglamento

de la Ley N° 7202. págs. 50-51).

El Tribunal Registral Administrativo a través de la presente política organizara el

fondo documental mediante la clasificación organizacional, funcional y por asunto

(ORFUAS), ya que utiliza las tres clasificaciones.


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3. Organización del Fondo Documental del


El Tribunal Registral Administrativo, organiza el fondo de gestión documental que

se organizara con los siguientes ámbitos:

La documentación producida y recibida se debe organizar en seis ámbitos:

Oficina Productora

Institucional

Sector Público

Sector Privado

Particulares

Internacional

3.1 Oficina Productora

En este ámbito se archivan los documentos que son producidos por la Institución, de

acuerdo a lo establecido en el Organigrama. Al centro se ubican las oficinas

principales, lado izquierdo se colocará el nombre de las oficinas que dependen de la

principal y el nombre de los tipos documentales se ordenan alfabéticamente para

colocarlos al lado derecho de la gaveta, como se muestra en el dibujo siguiente, el

cual se debe leer de abajo hacia arriba. Dentro de la carpeta los documentos se

deben archivar cronológica y consecutivamente.

3.2. Ámbito Institucional

En este ámbito se archivan los documentos que se reciben de los diferentes órganos

adscritos al Ministerio de Justicia. Al lado izquierdo se colocará el nombre de la

instancia correspondiente y el nombre de los tipos documentales se ordenarán

alfabéticamente para colocarlos al lado derecho de la gaveta.

Dentro de cada carpeta los documentos se deben archivar cronológica y

consecutivamente. Es importante aclarar que de las diferentes instancias del


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Ministerio de Justicia, se reciben pocos documentos, razón por la cual no se utiliza

el organigrama del Ministerio de Justicia para clasificar los documentos.

3.3. Ámbito Sector Público

En este ámbito son archivados los tipos documentales que emiten las diferentes

instituciones del sector público.

Al lado izquierdo se colocará el nombre de la instancia correspondiente, el nombre

de los tipos documentales se ordenará alfabéticamente para colocarlos al lado

derecho de la gaveta. Dentro de cada carpeta los documentos se deben archivar

cronológica y consecutivamente.

3.4. Ámbito Sector Privado

En este ámbito son archivados los tipos documentales que emiten las diferentes

instituciones privadas

Al lado izquierdo se colocará el nombre de la instancia correspondiente, el nombre

de los tipos documentales se ordenará alfabéticamente para colocarlos al lado

derecho de la gaveta. Dentro de cada carpeta los documentos se deben archivar

cronológica y consecutivamente.

3.5. Ámbito Particulares

En este ámbito son archivados los tipos documentales que emiten las personas

físicas o usuarios que requieren de algún trámite en el Tribunal Registral

Administrativo que no se relacionen con las apelaciones competencia del Tribunal,

Al lado izquierdo se colocará el nombre de la persona correspondiente, el nombre de

los tipos documentales se ordenará alfabéticamente para colocarlos al lado derecho

de la gaveta. Dentro de cada carpeta los documentos se deben archivar cronológica

y consecutivamente.


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3.6. Ámbito Internacional

En este ámbito son archivados los tipos documentales que emiten las entidades

internacionales que tienen alguna relación directa o indirecta con el Tribunal Registral

Administrativo.

Al lado izquierdo se colocará el nombre de la entidad correspondiente, el nombre de

los tipos documentales se ordenará alfabéticamente para colocarlos al lado derecho

de la gaveta. Dentro de cada carpeta los documentos se deben archivar cronológica

y consecutivamente.

3.7. Archivo del Personal

Este es un archivo en el cual se maneja la información correspondiente al personal

que labora y/o laboró en el Tribunal Registral Administrativo, el mismo se lleva de la

siguiente manera, las carpetas están divididas en cuatro facetas principales que son:

Títulos: Se ubican todos los atestados académicos, por cursos,

capacitaciones, talleres, etc.

Acciones de personal: Se ubican todas las acciones del personal, las cuales

ha sido generadas por aumentos, incapacidades, prorrogas de nombramiento,

etc.

Evaluaciones: Se ubican todas las evaluaciones anuales, semestrales, etc.,

que se le aplica al personal.

Oficios: Se ubican todos los oficios que se le envían al personal, para solicitar

información o cualquier otro motivo.

Además, se lleva otro adicional donde se ubica otro tipo de información de los

funcionarios como:

Vacaciones: Información correspondientes a las vacaciones solicitadas por el

funcionario.

Otros: Información variada que no está contemplada en ninguna de las

carpetas anteriores.


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Al lado izquierdo se colocará el nombre del funcionario, dentro de cada carpeta los

documentos se deben archivar cronológica y consecutivamente.

3.8 Archivo de la Asesoría Legal

El archivo de la Asesoría Legal maneja la información correspondiente a diversos

planteamientos que se le encomiendan tanto de parte de los Jueces, como del Área

Administrativa, Sustantiva, particulares, etc. Por tanto, este es el único archivo que

se maneja por asuntos y de manera cronológica.


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4. Instructivo para elaborar Tipos Documentales

4.1. Justificación

Como parte de la política de gestión documental se hace necesario establecer la

manera en la que se producirán los diferentes tipos documentales por parte de

todas las áreas del tribunal.

Al respecto se considera importante indicar En 1990 se creó la Ley No. 7202 y en

1994 el reglamento de esta Ley. En la Ley y en el reglamento aparece la expresión

“tipo (s) documental (es)”. Posteriormente en la Gaceta 195, del jueves 10 de

octubre del 2002, aparece definido el concepto de tipo documental:

“Es la forma en que se encuentra expuesta la información en el soporte

y responde a funciones, actividades e incluso a la legislación de una

institución, de un país, es decir, el tipo documental es el nombre con

que se conocen los documentos, sea porque el mismo documento trae

escrito su nombre o porque la costumbre ha llevado a nombrarlos así.

Ejemplo de tipos documentales: actas, acuerdos, balances contables,

circulares, contratos, convenios, cuadros estadísticos, cheques,

decretos, estudios, expedientes, informes, investigaciones, leyes,

licitaciones, manuales, memorandos, órdenes de compra, planes de

trabajo, presupuesto”.

4.2. Objetivos Generales

Uniformar criterios para la elaboración de cada tipo documental que se produzan

las diferentes áreas del Tribunal.

1. Elaborar correctamente cada tipo documental según las características propias.

4.3. Alcances


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El presente instructivo establece los lineamientos debe ser acatados de forma

obligatoria por cada funcionario que elabore y manipule los tipos documentales, en

el Tribunal Registral Administrativo.

4.4. Tipos Documentales que se elaboran en el


En el Tribunal Registral Administrativo se elaboran con frecuencia los siguientes tipos

documentales:

Actas del Tribunal Registral

Actas del Consejo Académico

Actas de comisiones

Actas de notificación

Cartas

Caratula de expediente

Certificaciones

Circulares

Conciliaciones Bancarias

Correo electrónico

Cuadros de análisis

Flujos de cajas

Garantías de Cumplimiento y Participación

Hoja de notificación

Informes

Inventarios

Liquidaciones presupuestarias

Memorandos

Modificaciones Presupuestarias


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Planes anuales

Programas de Capacitación

Planes de Compra

Presupuesto

Resoluciones

Transcripciones de acuerdos

4.5. Definiciones de cada Tipo Documental

Acta

“Relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta” (Diccionario de la

Real Academia Española. Vigésima segunda edición)

Acuerdos

“Resolución que se toma en los tribunales, sociedades, comunidades u órganos

colegiados” (Diccionario de la Real Academia Española. Vigésima segunda edición).

Carta

“Papel escrito y ordinariamente cerrado que una persona envía a otra para

comunicarse con ella” (Diccionario de la Real Academia Española. Vigésima

segunda edición).

Carteles de Licitación

Es el conjunto de cláusulas redactadas por la administración especificando el bien o

servicio que se licita, definiendo las condiciones, especificaciones y requisitos que

tienen que cumplir los participantes y detallando el proceso o trámite por seguir.

Certificación

“Documento en que se asegura la verdad de un hecho”. (Diccionario de la Real

Academia Española. Vigésima segunda edición).


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Circular

“Orden que una autoridad superior dirige a todos o gran parte de sus subalternos.

Cada una de las cartas o avisos iguales dirigidos a diversas personas para darle

conocimiento de algo”.

Circular a una comunicación dirigida por una autoridad superior a una inferior sobre el

mismo tema y con el mismo propósito. Este es el procedimiento empleado por las

autoridades superiores para transmitir a las inferiores, sus instrucciones y decisiones.

Conciliaciones bancarias

“La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores

que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los

valores que el banco suministra por medio del extracto bancario”. (Base de datos

Gerencia.com).

Correo electrónico

“Servicio que permite el intercambio de mensajes a través de sistemas de

comunicación electrónicos, además, posibilita el envío de texto, de cualquier tipo de

documento digital (imágenes, videos, audios, etc.)”, según lo acordado, en el artículo

tercero, inciso segundo, del Acta de la Sesión Ordinaria Nº37-2016. (Base de datos

https://definicion.de/).

Flujos de Caja

“Lo conforman los beneficios netos más las amortizaciones considerándose estas

como las no salidas de efectivo”. (Base de datos es.mimi.hu/economía).

Formularios

“Libro o escrito en que se contienen fórmulas que se han de observar para la petición,

expedición o ejecución de algo”. (Diccionario de la Real Academia Española.

Vigésima segunda edición).

http://es.mimi.hu/economia/beneficios_netos.html


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Garantías de cumplimiento y participación:

Documentos que presentan las empresas o personas oferentes en determinada

contratación para salvaguardar el interés institucional.

Informe

“Descripción oral o escrita, de las características y circunstancias de un suceso o

asunto”. (Diccionario de la Real Academia Española. Vigésima segunda edición).

Inventario

“Asiento de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad,

hecho con orden y precisión”. (Diccionario de la Real Academia Española. Vigésima

segunda edición).

Liquidaciones Presupuestarias

“Es el único documento presupuestario autorizado y de carácter comprobatorio para

registrar invariablemente cualquier tipo de erogación con cargo al Presupuesto de

Egresos de la Federación”. (Base de datos es.mimi.hu/economía).

Memorando

Es una palabra latina que significa “Cosa que debe recordarse…” "Comunicación

diplomática, menos solemne que la memoria y la nota, por lo común no firmada”.

(Diccionario de la Real Academia Española. 2001, p. 1484).

Modificaciones Presupuestarias

“Las modificaciones presupuestarias consisten en cambios que se efectúan a los

créditos asignados a los programas, subprogramas, proyectos, obras, partidas,

subpartidas, genéricas, específicas y subespecíficas que expresamente se señalen

http://es.mimi.hu/economia/erogacion.html

http://es.mimi.hu/economia/presupuesto.html


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en la Ley de Presupuesto y su respectiva Distribución General de cada año, para los

diferentes organismos”. (Base de datos ocepre.gov.ve/conceptos).

Planes anuales

“programa concreto de acción de corto plazo, que emerge del plan de largo plazo, y

contiene los elementos (objetivo, estrategia, meta y acción) que permiten la

asignación de recursos humanos y materiales a las acciones que harán posible el

cumplimiento de las metas y objetivos de un proyecto específico”. (Base de datos

Universidad Autónoma de Ciudad Juárez).

Programas de Capacitación

“Serie ordenada de operaciones necesarias para cumplir con llevar a cabo un

proyecto (en este caso las capacitaciones)”. (Diccionario de la Real Academia

Española. Vigésima segunda edición).

Planes de Compra

“Principios de economía, imparcialidad, eficiencia, necesidad y efectividad, con el fin

de garantizar el adecuado funcionamiento de la Entidad y dentro de los parámetros

de cantidad y oportunidad, acordes con el anteproyecto de presupuesto”. (Base de

datos de contaduria.gov.co).

Presupuesto

“Cómputo anticipado del coste de una obra o de los gastos y rentas de una

corporación”. (Diccionario de la Real Academia Española. Vigésima segunda

edición).

Resolución

“Acción o efecto de resolver o resolverse…4. Cosa que se decide. 5. Decreto,

providencia, auto o fallo de autoridad gubernativa o judicial”. (Diccionario de la Real

Academia Española. 2001, p. 1957).


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Transcripción de acuerdo

“Acción y efecto de transcribir. Y transcribir es escribir en una parte lo escrito en

otra”. (Diccionario de la Real Academia Española. 2001, p. 2210).

5. Formato de los tipos documentales

5.1 Actas

“Relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta” (Diccionario de la

Real Academia Española. Vigésima segunda edición)

Todo documento que se elabore en el Tribunal deberá utilizar el tipo de letra Times

New Romas y tamaño 12. Tamaño 14 para indicar el nombre del tipo documental,

existen actualmente cuatro tipos de actas, las cuales se enumeran a continuación:

Actas del Órgano Colegiado

Actas del Consejo Académico

Actas de comisiones

Actas de notificación

Partes

El acta debe tener al menos las siguientes partes:

Membrete

Nombre del tipo documental, en mayúscula total, centrado y con tamaño de letra

14.

Número consecutivo

Encabezamiento, el cual debe contener la hora, fecha, número de acta, lugar

donde se realiza.

Asistentes propietarios y suplentes en el caso de que un propietario sea

sustituido temporalmente.

Cuerpo del acta que contiene los Artículos (los cuales se dividen con números

romanos e identifican las partes del cuerpo como aprobación del orden del día,


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aprobación del acta anterior, asuntos de la presidencia, asuntos de la secretaría,

asuntos varios.)

Hora en que se levanta la sesión

Firma a la izquierda el Presidente o Director y a la derecha el secretario

Iniciales de quien digita

Estilo

El estilo que se utiliza es el vertical

5.2 Carta

Definición

Carta: “Papel escrito y ordinariamente cerrado que una persona envía a otra para

comunicarse con ella” (Diccionario de la Real Academia Española. Vigésima

segunda edición).

Consideraciones generales

En las consideraciones generales hay que tomar en cuenta el tamaño de las cartas,

los márgenes, la encuadernación (sirve para dejar espacio suficiente para perforar e

introducir las prensas del fólder y no perder ninguna información), el tipo y el tamaño

de la letra, los márgenes y el interlineado.

Estilo de carta

El estilo de carta u oficio que se debe utilizar es el bloque, donde la fecha, el número,

la despedida, la antefirma en caso que lleve, el nombre mecanografiado y el puesto

del firmante se deben escribir del centro de la hoja hacia la derecha

Membrete. Se debe utilizar el oficial de la institución. Se debe colocar en el margen

superior izquierdo.

Fecha completa. La fecha completa incluye el día, mes, y año. Se coloca del

centro hacia la derecha. Cuando la carta va dirigida al exterior, se puede incluir el

lugar.


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Número consecutivo. Es el número que se le asigna a cada carta que se produce

de acuerdo a cada oficina. Está formado por un número el cual es consecutivo y el

año en que se produjo. Al número consecutivo lo precede letras que corresponden

a las iniciales del nombre de la oficina donde se elabora la carta. El número

consecutivo se escribe a espacio sencillo y coloca debajo de la fecha.

El Tribunal Registral tiene las siguientes oficinas donde se elaboran documentos,

cuyas siglas son:

PR: Presidencia

SE: Secretaría

AL: Asesoría Legal

AI: Auditoría Interna

DA: Dirección Administrativa

DA-CO: Contabilidad

DA-EB: Encargado de Bodega

DA-PI: Proveeduría Institucional

DA-PR: Presupuesto

DA-RH: Recursos Humanos

DA-TI: Tecnologías de Información

DA-TE: Tesorería

DT: Departamento Técnico

Nombre y dirección del destinatario

El nombre y la dirección del destinatario deben tener:

El título académico o tratamiento de cortesía. Se refiere a las palabras, profesor,

bachiller, licenciado, doctor, máster, ingeniero, etc.

El nombre completo de la persona (nombre (s) de pila y los dos apellidos).

El puesto.

La dirección completa.

El saludo

El saludo es obligatorio en toda carta. Se debe utilizar: Estimado (a) señor (a):


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Cuerpo de la carta

El cuerpo de la carta se refiere al asunto. Debe escribirse a espacio sencillo.

Después de punto y aparte se debe dejar un espacio libre.

Despedida

Igual que el saludo, la despedida también es obligatoria. Se escribe del centro de la

hoja hacia la derecha.

Nombre, firma y cargo del remitente

Después de la despedida se digita el nombre completo de la persona responsable

de lo escrito y el cargo. Se escriben del centro hacia la derecha y colocar el sello de

cada oficina.

Iniciales de identificación

Es necesario escribir después del cargo de quien firma, las iniciales en mayúscula

total al margen izquierdo de quien la digitó. Cuando la persona que la redactó es la

misma que la firma no se escriben las iniciales porque aparece el nombre, pero

siempre deben aparecer las de la persona que digitó.

Adjuntos o anexos

Al margen izquierdo se debe escribir la palabra adjunto (s) o anexo (s), luego colocar

un punto y seguido (.) cuando solo se envía un documento, y dos puntos (:) cuando

son varios. Ya sea un punto o dos, se dejan dos espacios libres antes de indicar

en forma completa lo que se adjunta.

Copias. En el margen izquierdo se escribe una C. (mayúscula y un punto (.)) cuando

se le envía copia del documento a una sola persona y una C: (mayúscula con dos

puntos (:)), cuando son dos o más personas a quienes se les envía copia, se indica

CE en el caso de copias electrónicas. Posteriormente, se debe indicar el tratamiento

de cortesía, el nombre completo del destinatario, el cargo, y el nombre de la oficina

o institución.


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5.3 Circular

Definición

Orden que una autoridad superior dirige a todos o gran parte de sus subalternos.

Cada una de las cartas o avisos iguales dirigidos a diversas personas para darle

conocimiento de algo. (Diccionario de la Real Academia Española. 2001, p. 558).

Consideraciones Generales

Igual que la carta tradicional, deben considerarse aspectos generales como el

tamaño, los márgenes, encuadernación, el tipo de letra, etc.

La carta circular se diferencia de la convencional porque hay que indicar que es carta

circular. Se elabora en ESTILO BLOQUE.

La expresión CIRCULAR se coloca después del consecutivo. Debe ir en mayúscula

total, centrada, con negrita y con tamaño de letra 14 para destacar el nombre del tipo

documental, seguido las siglas de la oficina, el número consecutivo y año.

Partes de la carta circular: membrete, la fecha, el nombre del tipo documental, el

destinatario, el cargo, la dirección, el saludo, el texto, la despedida, el nombre

mecanografiado del remitente, la firma, el sello y las iniciales de identificación.

5.4 Memorando

Definición

Es una palabra latina que significa “Cosa que debe recordarse…” “Comunicación

diplomática, menos solemne que la memoria y la nota, por lo común no firmada”.

(Diccionario de la Real Academia Española. 2001, p. 1484)


Se debe utilizar el tipo de letra Times New Romas y tamaño 12. Tamaño 14 para

indicar el nombre del tipo documental.


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Membrete: Se debe utilizar el oficial de la institución. El cual debe colocarse en el

margen superior izquierdo.

Partes del memorando

Nombre del tipo documental, en mayúscula total, centrado y con tamaño de letra

14.

Número consecutivo

Palabras guías, las cuales se deben digitar en forma completa y mayúscula total,

como se indica a continuación:

FECHA. debe indicarse en forma completa.

PARA. Se debe escribir el tratamiento de cortesía, el nombre completo

del destinatario y el cargo.

DE. Escribir el nombre completo de quien envía el memorando y el cargo.

ASUNTO. Indicarlo lo más concreto posible.

Texto breve

Despedida

Sello


Anexos

Copias

Estilo

El estilo que se utiliza es el vertical

5.5 Transcripción de Acuerdos

Definición

Resolución que se toma en los tribunales, sociedades, comunidades u órganos

colegiados. (Diccionario de la Real Academia Española. 2001)



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En las consideraciones generales hay que tomar en cuenta el tamaño del acuerdo,

los márgenes, la encuadernación (sirve para dejar espacio suficiente para perforar e

introducir las prensas del fólder y no perder ninguna información), el tipo y el tamaño

de la letra, los márgenes y el interlineado.

Estilo del acuerdo

El estilo del acuerdo que se debe utilizar es el bloque, donde la fecha, el número de

oficio, la despedida, la antefirma en caso que lleve, el nombre mecanografiado y el

puesto del firmante se deben escribir del centro de la hoja hacia la derecha. Lleva el

nombre del documento en mayúscula total y centrado.

Membrete. Se debe utilizar el oficial de la institución. Se debe colocar en el margen

superior izquierdo.

Fecha completa. La fecha completa incluye el día, mes, y año. Se coloca del

centro hacia la derecha. Cuando la carta va dirigida al exterior, se puede incluir el

lugar.

Número consecutivo. Es el número que se le asigna a cada Acuerdo que se

produce según cada oficina. Está formado por un número el cual es consecutivo y

el año en que se produjo. Al número consecutivo lo precede letras que corresponden

a las iniciales del nombre de la oficina donde se elabora el acuerdo. El número

consecutivo se escribe a espacio sencillo y coloca debajo de la fecha, antecedido

por el nombre del documento, en este caso “TRANSCRIPCIÓN DE ACUERDO”.

Nombre y dirección del destinatario

El nombre y la dirección del destinatario deben tener:

El título académico o tratamiento de cortesía. Se refiere a las palabras, profesor,

bachiller, licenciado, doctor, máster, ingeniero, etc.

El nombre completo de la persona (nombre (s) de pila y los dos apellidos).

El puesto.

La dirección completa.

El saludo


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El saludo es obligatorio en toda Transcripción de Acuerdo. Se debe utilizar:

Estimado (a) señor (a):

Párrafo de inicio

El párrafo de inicio debe indicar: el nombre de la instancia que tomó el acuerdo, el

tipo de reunión (ordinaria o extraordinaria), fecha en que se realizó la reunión o

sesión escrita en letras, hora cuando se realizó la reunión escrita en letras, nombre

del lugar, número de acta y el artículo donde aparece el acuerdo, escritos en letras.

Este párrafo debe escribirse a espacio sencillo.

Considerandos

Se debe indicar al inicio de los párrafos “se acuerda por unanimidad” (en caso de ser

unánime el voto), “por tanto, se acuerda”, “se acuerda” o “se acuerda por mayoría”,

en negrita.

Acuerdo (s)

Se debe destacar lo acordado mediante:

Sangría de cinco o más espacios en el margen izquierdo y en el derecho

Espacio sencillo en todo el texto que se refiere al acuerdo.

Comillas al inicio y al final del acuerdo, por ser una copia textual.

Al final se indica “acuerdo firme”, en caso de que se vote en firme.

En cuanto a la firma digital y comunicación de acuerdos se debe de referirse al

procedimiento de acuerdos aprobado por el Órgano Colegiado

Despedida

Para despedirse se debe utilizar la palabra – atentamente – y se coloca del centro

de la hoja hacia la derecha.

Firma, nombre y cargo del (los) responsable (s) de transcribir el acuerdo.

El nombre del responsable de transcribir el acuerdo se escribe completo.

Corresponde al secretario o presidente, en caso de ausencia del secretario.


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Sello

Toda transcripción de acuerdo debe tener el sello blanco de la Secretaría del Tribunal

Registral Administrativo, en algunos casos especiales se le coloca el sello de hule,

el cual se ubica al lado derecho de la firma.


Es necesario escribir después del cargo de quien firma, las iniciales en mayúscula

total al margen izquierdo de quien la digitó. Cuando la persona que la redactó es la

misma que la firma no se escriben las iniciales porque aparece el nombre, pero

siempre deben aparecer las de la persona que digitó.

5.6 Informe

Definición

“Descripción oral o escrita, de las características y circunstancias de un suceso o

asunto”. (Diccionario de la Real Academia Española. Vigésima segunda edición).

Consideraciones Generales

Igual que la carta tradicional, deben considerarse aspectos generales como el

tamaño, los márgenes, encuadernación, el tipo de letra, etc., además contiene una

descripción más amplia y detallada del asunto a tratar, consta de más de dos

páginas, puede incluir, cuadros, gráficos, etc. Se elabora en ESTILO BLOQUE. El

informe debe enviarse acompañado de una carta de remisión.

Partes del informe: membrete, nombre del tipo documental, numero de informe,

fecha, nombre del informe, el texto, la despedida, el nombre del remitente, la firma,

el sello y las iniciales de identificación.

5.7 Resoluciones

Definición


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“Acción o efecto de resolver o resolverse…4. Cosa que se decide. 5. Decreto,

providencia, auto o fallo de autoridad gubernativa o judicial”. (Diccionario de la Real

Academia Española. 2001, p. 1957).

Consideraciones generales En las consideraciones generales hay que tomar en cuenta el tamaño de las resoluciones, los márgenes, la encuadernación (sirve para dejar espacio suficiente para perforar e introducir las prensas del fólder y no perder ninguna información), el tipo y el tamaño de la letra, los márgenes y el interlineado. Resoluciones generales Las resoluciones generales están clasificadas en Resoluciones de:

Legajo de apelación

Trámite

Prevención

Audiencia

Audiencia para prueba nueva

Prueba para mejor resolver

Audiencia de prueba para mejor resolver

Abstención

Prórroga de plazo

Definitiva (voto) Membrete. Se debe utilizar el oficial de la institución. Se debe colocar en el margen

superior izquierdo.

Nombre del tipo documental. Se ubica en el margen superior izquierdo, en

mayúscula total y negrita.

Encabezado. Lleva el nombre del tribunal en mayúscula total, lugar, hora y fecha,

en negrita. Y cursiva, como se muestra a continuación:

5.7.1 Resolución Definitiva (Voto)

Antes del encabezado se escribe la palabra “VOTO N°0000-2000”, en mayúscula

total y negrita, tamaño 18, la numeración debe contener cuatro dígitos seguido por

un guion y el año.


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Cuerpo de la Resolución

El cuerpo de la Resolución se refiere al asunto y se divide en cuatro partes que son:

El asunto. Se escribe, después del encabezado, a espacio y medio

Resultando. El título se escribe centrado, en mayúscula total y negrita, el

resto del cuerpo a espacio y medio y es divido en número romanos en letras.

Considerando. El título se escribe centrado, en mayúscula total y negrita, el

resto del cuerpo a espacio y medio y es divido en número romanos en letras.

Por Tanto. El título se escribe centrado, en mayúscula total y negrita, el resto

del cuerpo a espacio y medio y lleva al final la palabra “NOTIFIQUESE. -”.

Nombre, firma y cargo del remitente

Después de la palabra “notifíquese” se digita el nombre completo de los Jueces

responsables de la firma de la Resolución, ubicándose de forma numérica de

acuerdo al orden estipulado por el Órgano Colegiado.

Estilo El estilo que se utiliza es vertical. Pie de página Lleva al margen izquierdo la palabra “Voto Nº0000-2000” y al margen derecho el número de página. 6. Calidad del Papel

Para los documentos con valor científico cultural de conservación permanente, en

todos los archivos que forman parte del Sistema Nacional de Archivos, se deberá

utilizar papel bond blanco, de por lo menos 70 gr/m² de gramaje, 80% de algodón y

un PH de 7.0 libre de lignina y de ácido.

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