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INFORMÁTICA III
ifna
Instituto Federal Nicolás Avellaneda
EDITORIAL DEL CENTRO EDUCATIVO ARGENTINO
BUENOS AIRES - ARGENTINA
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Todos los derechos reservados. Hecho el depósito que marca la Ley 11.723 El derecho de propiedad de esta obra comprende para su autor la facultad exclusiva de disponer de ella, publicarla, traducirla, adaptarla o autorizar su traducción y reproducirla en cualquier forma, total o parcial, por medios electrónicos o mecánicos, incluyendo fotocopia, copia xerográfica, grabación magnetofónica y cualquier sistema de almacenamiento de información. Por consiguiente ninguna persona física o jurídica está facultada para ejercer los derechos precitados sin permiso escrito del autor y del editor. I.S.B.N.:
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ÍNDICE
Introducción y orientación para el estudio del espacio curricular.......................................... 5 Cómo trabajar con este libro................................................................................................... 7 Algunas convenciones........................................................................................................... 8 UNIDAD 1: BASES DE DATOS Objetivos................................................................................................................................. 9 1. Introducción a las bases de datos.………………………………………………………... 9 1.1. ¿Cómo utilizamos la base de datos?............................................................................... 10 2. Definición de base de datos………………………………………………………………. 11 3. Objetos de una base de datos…………………………………………………………….. 12 3.1. Tablas…………………………………………………………………………………. 12 3.2. Formularios…………………………………………………………………………… 13 3.3. Consultas……………………………………………………………………………… 13 3.4. Informes………………………………………………………………………………. 14 4. Definir tablas……………………………………………………………………………... 15 4.1. Diferentes modos de ver las tablas……………………………………………………. 19 5. Clave principal e índices…………………………………………………………………. 28 6. Ordenar los datos, buscar y reemplazar (filtros)…………………………………………. 31 6.1. Búsqueda rápida y ordenar una tabla…………………………………………………. 39 7. Objetivos de una base de datos…………………………………………………………... 45 7.1. Componentes Principales de un sistema de base de datos……………………………. 47 7.1.1. Datos e información……………………………………………………………... 47 7.2. Esquemas……………………………………………………………………………… 49 8. La estructura y los campos………………………………………………………………. 52 8.1. Concepto de campo y registro………………………………………………………… 52 8.1.1. Campo: distintos tipos…………………………………………………………… 52 8.1.2. Registro…………………………………………………………………………. 54 8.2. Archivo de datos……………………………………………………………………… 55 8.3. Indexación. Reindexación…………………………………………………………….. 55 Actividades sugeridas páginas: 19, 44, 52, 56...………......................................................... Cuestionario de autoevaluación.............................................................................................. 58 UNIDAD 2: BASE DE PROGRAMACIÓN Objetivos................................................................................................................................. 59 1. Base de programación……………………………………………………………………. 59 2. Base de datos relacionales………………………………………………………………... 61 2.1. Conceptos básicos del análisis de la información…………………………………….. 71 3. Manejador de base de datos…………………………………………………………….... 80 3.1. Funciones……………………………………………………………………………... 81 3.2. Lenguajes……………….……………………………………………………………... 82 3.3. Clasificación de los DBMS…………………………………………………………… 83 3.3.1. Enfoque jerárquico……………………………………………………………….. 84 3.3.2. Enfoque de red…………………………………………………………………… 84 3.3.3. Enfoque relacional……………………………………………………………….. 84 3.3.4. Orientado a objetos………………………………………………………………. 85
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3.4. El diccionario de datos……………………………………………………………… 86 3.5. Administrador de base de datos………………………………………………………. 86 4. Distintos comandos………………………………………………………………………. 87 4.1. Compilación…………………………………………………………………………... 91 5. Conformación de programas con comandos……………………………………………... 92 5.1. Depuración de errores. Corrección de errores……………………………………..…. 92 Actividades sugeridas páginas: 61, 74, 92……..…... …………............................................ Cuestionario de autoevaluación.................................................................................... 93 Soluciones sugeridas……………………………………………………………………….. 94 Glosario................................................................................................................................... 96 Bibliografía............................................................................................................................. 98
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Introducción y orientaciones para el estudio de este espacio curricular
Estimado alumno:
La idea de este espacio curricular, es la de facilitarle a Ud. el aprendizaje
del manejo de base de datos. Los temas abordados le permitirán diferenciar entre
los distintos tipos de bases de datos, determinar criterios de campos y registros
como así también definir diseños de estructuras, poder diferenciar campos claves y
actualizaciones de contenidos.
Así, Ud. encontrará las características básicas de una y otras formas de
manejo de base de datos.
Es importante que al analizar los temas, Ud. se detenga en la comprensión
de algunos conceptos, sobre todo en los conceptos básicos y que tienen que ver con
el análisis, creación y mantenimiento de las bases.
Observará cómo se implementan en una aplicación de ejemplo todas las
funcionalidades de la Base de Datos y los aspectos relacionados con ella. Así como
la fundamental importancia que tiene el determinar el objetivo que tendrá la
creación de una Base de Datos, qué datos son necesarios y como se utilizarán los
mismos, ya que de ello dependerá el éxito en la gestión de la base dado que como
Ud. comprobará no podemos agruparlos sin una cierta coherencia.
Estudiaremos la definición de campos. Veremos como establecer la clave
principal, cuya misión consiste en que los datos funcionen con la máxima
efectividad.
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En otro orden de ideas no se olvide que usted está estudiando bajo la modalidad...
A DISTANCIA Lo cual le permitirá:
- organizar su aprendizaje de acuerdo con sus horarios; - enfrentar los materiales de aprendizaje en forma independiente; - aunque no descarte contactarse con sus compañeros y... ¡por supuesto!, con
su tutor. - en este camino, le solicitamos no olvidar las técnicas de trabajo intelectual
que le permiten un aprendizaje acorde con las exigencias de la carrera. Es nuestro deseo que este recorrido le resulte agradable y cumpla con sus expectativas.
¿Empezamos?
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Cómo trabajar con este libro
Le pedimos que trate de respetar la secuencia planteada, dado que supone un estudio teórico, marco de las actividades que se le proponen. Las mismas, le permitirán retroalimentar los contenidos. Si duda, busque a su tutor: él lo orientará de acuerdo con sus necesidades. Si lo desea puede consultar, realizar comentarios o formular dudas y preguntas a: coordinación@redifna.org
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Algunas convenciones
Indicamos a continuación los íconos que utilizaremos a lo largo de este texto:
ÍCONOS DESCRIPCIÓN Y USO
Pregunto.... ¿Qué opina Ud. de tal tema? ¿Cómo le parece que puede encararse tal situación?
Remite a leer un tema tratado anteriormente en el libro.
Indica que lo expresado en un párrafo es importante y debe ser tenido en cuenta.
Señala que determinado tema es importante y debe ser tenido presente.
ACTIVIDADES
CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIÓN
CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIÓN
SOLUCIONES SUGERIDAS
A B C GLOSARIO
LECTURA / BIBLIOGRAFÍA
No olvide que…
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UNIDAD 1
BASES DE DATOS
OBJETIVOS:
Al finalizar el estudio de la presente unidad, Ud. estará en condiciones de: - Abordar con un sentido amplio el concepto de Base de Datos. - Crear las tablas. - Identificar Dato, Campo y Registro. - Diseñar una Base de Datos. - Crear una clave principal. - Crear, abrir, cerrar y eliminar Bases de datos.
11 INTRODUCCIÓN A LAS BASES DE DATOS
Una Base de Datos permite gestionar y organizar una serie de datos ordenándolos de tal manera que su consulta sea cómoda, práctica y productiva.
Le comento, los beneficios de utilizar una base de datos son la organización,
reordenamiento, búsqueda, extracción de datos, generación de informes y etiquetas; basados en la utilización de comandos simples y respuestas inmediatas de la computadora. Ejemplo: Lista de empleados de una fábrica. Las páginas amarillas. Listado de libros de una biblioteca, etc.
¿Le doy un ejemplo? Bien… con frecuencia, utilizamos una base de datos sin darnos cuenta de ello, cuando
consultamos la guía de teléfonos: No vamos a buscar el apellido de una persona en la columna
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de números de teléfono, cada columna tiene un dato del mismo tipo: Apellido y Nombre; Dirección; Teléfono.
1.1. ¿Cómo utilizamos la Base de Datos? Podemos utilizar una base de datos para llevar la gestión de fichas de los artículos de una
ferretería, introduciendo, modificando, actualizando, sacando informes por impresora, etc. Podemos por ejemplo realizar consultas tales como ¿qué artículo se ha vendido más este mes? ¿Qué clientes compran un determinado artículo? ¿Cuál es la ganancia total del mes? etc.... Veamos un poco los distintos conceptos:
Comparación entre el Sistema Manual y el Sistema Informático
Posiblemente Ud. haya visto en una oficina pública, o en una biblioteca, sin
computadoras, como es el manejo de los informes sobre una actividad requerida. El manejo de información en la oficina tradicional se efectúa (¡o se efectuaba!) mediante uno o más muebles con varios cajones (ficheros) conteniendo las fichas con los datos. Cada fichero (cajón) contiene fichas de un mismo tema. Todas las fichas deben ser idénticas en cuanto a su estructura para que la información contenida sea fácil de buscar / encontrar / procesar / actualizar.
¿Cómo le parece a Ud. que será el manejo de informes con un sistema informático?
Comparación entre las Formas de Procesamiento:
Todo el procesamiento de la información en el Sistema Manual se efectuaba, obvio es
decirlo, de forma manual. Por consiguiente, los procesos de:
a) Carga Inicial de datos
b) Actualizaciones: proceso conocido como ABM = Altas, Bajas y Modificaciones
c) Búsquedas de información
d) Listados, debían efectuarse en modo manual, con las consiguientes pérdidas de tiempo y alta probabilidad de cometer errores.
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22 DEFINICIÓN DE BASE DE DATOS
Es el conjunto de todos los ARCHIVOS de DATOS de una empresa u organismo o persona.
La Base de Datos incluye no sólo las Tablas (Archivos de Datos) sino también las herramientas que facilitan la productividad: formularios, consultas, informes, etc. [Equivalente a "Mueble/s Fichero/s" en la forma Manual]
Una Base de Datos es un conjunto de información relacionada con un asunto o con una finalidad, tal como el seguimiento de los pedidos de clientes o una colección de música. Si la base de datos no está almacenada en una máquina, o sólo lo está parte de la misma, es posible que necesite controlar información de varias fuentes distintas que tiene que organizar y coordinar.
¿Qué supone Ud. que podemos hacer con las Bases de Datos? Le comento:
• Agregar, suprimir y modificar datos dentro de un archivo, de tal manera que siempre esté actualizado Los programas de bases de datos están diseñados para aceptar grandes volúmenes de información, clasificarla y permitir su consulta rápida y ordenada de acuerdo con las necesidades de las personas.
• Elaborar etiquetas.
• Elaborar formularios que nos permitan recolectar información dentro de un proceso de trabajo o estudio.
• Introducir información de una manera cómoda, rápida y sencilla.
• Elaborar todo tipo de listas, clasificadas en orden alfabético o numérico, de acuerdo con las necesidades.
• Imprimir rápida y fácilmente la información, por medio de reportes o cuadros.
• Visualizar o imprimir archivos bajo complejas condiciones de búsqueda.
• Facilitar el manejo de la correspondencia.
• Combinar diferentes tipos de archivos con el objeto de lograr resultados importantes
Una Base de Datos es una colección de datos interrelacionados almacenados en conjunto
sin redundancias, cuya finalidad es la de servir a una aplicación o más, verá usted, que los datos
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se almacenarán de modo que resulten independientes de los programas que los manipulan. En
otras palabras, el conjunto de datos, se conoce con el nombre de base de datos.
• Es un conjunto auto descriptivo de registros integrados:
Auto descriptivo: Además de los datos fuente del usuario contiene también una
descripción de su propia estructura (diccionario de datos). Registros Integrados: La jerarquía normal de los datos es la siguiente: los bits conforman
bytes o caracteres; los caracteres constituyen campos; los campos integran registros y los
registros componen archivos. Una Base de Datos incluye archivos de datos del usuario y más,
una descripción de los datos metadatos, índices para formar las relaciones entre los datos y a la
última categoría de datos la denominaremos metadatos de aplicación, información de las
aplicaciones que la utilizan.
33 OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS
Llamamos objetos de una Base de Datos a: Tablas, Consultas, Formularios e Informes.
3.1. Tablas Una tabla es un conjunto de datos sobre un tema específico, como productos,
proveedores. Usar una tabla independiente para cada tema evita duplicación de datos, reduce errores y la hace eficiente al ingreso de datos.
Los elementos de una tabla son filas y columnas:
0 Columna es una lista vertical y 0 La fila que contiene todos los datos asociados a un mismo individuo se llama registro
La TABLA es la herramienta básica y la primera que debe crearse. Sin
TABLA no existen las demás herramientas. Una Base de Datos debe tener al
menos una Tabla aunque generalmente está constituida por varias.
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La TABLA es un "contenedor" de datos que tiene un formato tipo grilla o cuadrícula tipo planilla, con columnas (CAMPOS) y filas (REGISTROS). Como mencionamos anteriormente el usuario al crear una TABLA debe definir su ESTRUCTURA.
3.2. Formularios
Es una herramienta esencial para la Carga Inicial de Datos y para las Actualizaciones: Altas, Bajas y Modificaciones.
La importancia que tiene el Formulario se debe a la estructura misma de las TABLAS. Si pensamos un poco como haríamos para cargar los datos en la misma TABLA, la pantalla nos permite visualizar sólo parcialmente los registros grandes - pocos CAMPOS de cada registro a lo ancho- y varios registros por vez (filas) a lo alto.
Esto plantea dos tipos de problemas.
Por un lado no se ve TODO el registro. Al ir cargando los datos tendríamos que ir haciendo desplazamiento horizontal y perderíamos de vista a los campos iniciales que justamente son los que identifican al registro.
El segundo problema es que la TABLA muestra varios registros a la vez en cada pantalla y... ¡esto lo único que genera es confusión!
3.3. Consultas
Es una herramienta poderosa que le da sentido a la automatización en el
manejo de las Bases de Datos. Junto con los INFORMES constituyen las
herramientas de explotación.
Las CONSULTAS pueden obtener información de dos o más TABLAS que estén relacionadas entre sí e inclusive se puede obtener información de otras CONSULTAS previas.
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Las consultas se usan para ver, cambiar y analizar datos de distintas maneras. También se pueden usar como origen de registros para formularios e informes.
El tipo de consulta más común es la consulta de selección. Una consulta de selección recupera datos de una o más tablas usando los criterios que especifique y, a continuación, los muestra en el orden deseado.
3.4. Informes
A diferencia de las CONSULTAS que son búsquedas condicionadas (preguntas a los datos de una tabla) destinadas principalmente a ser vistas en la pantalla del monitor, los INFORMES son listados que salen por la impresora y pueden tener cálculos como subtotales, totales y promedios de campos donde figuren números.
Una aplicación muy útil de los informes es preparar etiquetas para correo con las direcciones de clientes que figuren en una tabla. Esto se denomina correo personalizado o mailing (se pronuncia meilin)
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44 DEFINIR TABLAS
Tablas
Una tabla es un conjunto de registros. En este sentido podemos considerarla como un
fichero que contiene registros, tantos como se quiera. Cada registro estará compuesto por una
colección de campos. Cada campo tendrá un tipo que indica la clase de datos que puede
almacenar. Y cada tipo tendrá unos atributos de tipo que limitan los valores permitidos, así como
una serie de restricciones y normas.
Tenga Ud. en cuenta, que antes de crear la Base de Datos hemos de pensar detenidamente
en la información que queremos guardar y en todas las características que tendrán. Por ejemplo,
decidimos almacenar información sobre los alumnos matriculados en una cierta asignatura.
Podemos crear una tabla que puede denominarse “Alumnos” y deseamos que contenga la
siguiente información:
• Nombre y los apellidos del alumno
• La edad del alumno. Normalmente comprendida entre 18 y 65 años
• Las notas obtenidas en los dos parciales y en las prácticas
• El DNI para comprobar que se trata del alumno cuando vayamos a examinarlo
• La nota media del alumno en la asignatura
El conjunto de esta información para cada alumno se denomina registro. La tabla estará
compuesta de una serie de registros (tantos como alumnos tengamos en la asignatura). Llamamos
campo a cada pieza particular de información que forma el registro (el nombre es un campo,
también lo es el DNI, la edad, etc.).
La tabla que queremos hacer estará, en definitiva compuesta por los siguientes campos:
Las tablas son las estructuras que permiten
almacenar los datos de la Base de Datos.
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Campo Descripción NIF NIF Nombre Nombre completo Apellido1 Primer apellido Apellido2 Segundo apellido Edad Edad Parcial1 Nota obtenida en el primer parcial Parcial2 Nota obtenida en el segundo parcial Prácticas Nota obtenida en las prácticas
Observe que no se ha definido un campo NotaMedia para almacenar la nota final de la
asignatura, quizá la más importante. Esto es debido a que es posible calcularla de alguna manera
a través del resto de campos del registro. En una tabla no debe almacenarse información no
necesaria. Además, si se almacenara, habría que recalcularla cada vez que se modificara alguno
de los campos de los que depende, lo cual representa una fuente de inconsistencia. La forma
adecuada de obtener la nota media es a través de consultas, que estudiaremos más adelante.
Creación de tablas
Una vez decididos los campos que necesitamos almacenar en la tabla, pasaremos a crear
la tabla. Para ello pulsamos el botón “Nuevo” de la ventana de la base de datos. Se abrirá un
cuadro de diálogo con varias opciones para crear la tabla. Debemos seleccionar “Vista de
diseño” y pulsar “Aceptar”.
Access nos mostrará un formulario para la definición de los campos. Esta ventana se
denomina “de diseño de tabla” frente a la “de vista de tabla” que permitirá más adelante
introducir los datos.
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Para agregar un campo, deberá escribir un nombre de campo y elegir un tipo de datos. n El nombre de campo identifica los datos almacenados en un campo. Puede tener
hasta 64 caracteres, incluyendo espacios en blanco.
n El tipo de datos indica a Access qué tipo de datos corresponde al campo, como
por ejemplo, texto, números, fechas o moneda.
Como Ud. comprenderá, es importante elegir el tipo de datos adecuado para un campo,
antes de comenzar a introducir información en la tabla. Siempre puede cambiar el tipo de un
campo, incluso cuando ya contiene información, sin embargo, si los tipos de datos no son
compatibles, se pueden perder.
¬ Agregar campos a la tabla
1. Escriba el nombre del campo en el primer renglón vacío que hay en la columna
Nombre de campo.
2. Presione Tab para pasar al cuadro Tipo de datos. Implícitamente Access tiene tipo
Texto, pero si queremos variarlo, desplegamos la lista haciendo clic en la flecha y
seleccionamos el tipo adecuado.
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3. Presione Tab para pasar al cuadro Descripción y escriba una pequeña descripción
para cada campo que aparecerá en la barra de estado en el modo de presentación
Hoja de datos, cada vez que seleccione el campo.
n Insertar un nuevo campo
Haga clic sobre la fila situada debajo de la posición donde desea insertar el campo y
después haga clic sobre el botón Insertar fila ( ) de la barra de herramientas. En la columna
“Nombre de campo” escriba el nombre que le desea dar al nuevo campo, en la columna “Tipo de
Datos” seleccione el tipo de datos que contendrá ese campo y si lo desea, establezca las
propiedades que desee para dicho campo (con F6 puede cambiar hacia la ventana de las
propiedades) y en la columna “Descripción” escriba una pequeña descripción de lo que contiene
el campo. Esta última columna es opcional.
n Borrar campos
Seleccione los campos que quiera eliminar. Para esto haga clic sobre el selector de filas
de ese campo. Si quiere seleccionar un grupo de campos, arrastre el puntero por encima de los
selectores de filas de esos campos. Haga clic sobre el botón Eliminar fila ( ) en la barra de
herramientas. Si alguno de los campos contiene datos, Access preguntará si desea continuar. Si
desea eliminar, elija Aceptar. Si se arrepiente de la operación, elija Cancelar.
Para cada campo que definamos debemos asignarle un nombre y un tipo.
Además, para cada tipo existen una serie de atributos de tipo que permiten
describir con precisión los valores aceptados por el campo.
¿Le parece que vamos bien hasta acá? Bueno, le recomiendo resolver los ejercicios así usted mismo podrá evaluar sus conocimientos.
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ACTIVIDADES
Ejercicio Nº 1
1.- ¿Qué diría usted que es un formulario? Una hoja donde encuentra preguntas, una hoja para
presentar un diseño o... un diseño para introducir o eliminar registros? 2.- ¿Cómo definiría usted un tipo texto? ¿Cómo una letra, letras y números o... una cadena de caracteres? 3.- Describa cómo crearía una tabla.
4.1. Diferentes modos de ver las tablas
Modo de presentación Hoja de Datos
Después de incorporar todos los campos y definir sus tipos y atributos, puede usted pasar
a utilizar la tabla, introduciendo, modificando y utilizando los datos que puede almacenar. Antes,
debe guardar la definición de la tabla. Para ello pulse en el menú principal, “Archivo” y
“Guardar”, e introduzca el nombre de la tabla en el cuadro de diálogo que aparece.
Puede volver a modificar la estructura de la tabla siempre que quiera. Si ya hay datos
introducidos en la tabla, Access no permitirá modificar la definición de la tabla, o impondrá
restricciones, en el caso de que los cambios produzcan conflictos entre las nuevas definiciones y
los datos ya almacenados (por ejemplo si intenta cambiar el tipo de un campo de texto a tipo
numérico y existen registros almacenando cadenas no numéricas).
Introducción de datos
Para introducir datos en una tabla la forma más cómoda es utilizar un formulario, pero
por el momento lo haremos de una forma más directa, con el modo “Ver Datos”. Para entrar en
este modo, seleccione en la ventana de tablas la tabla que hemos creado y pulse el botón “Abrir”.
Recuerde que el modo de ver datos de una tabla presenta una tabla formada por filas y
columnas. Una fila corresponde a un registro y cada columna a un campo. Inicialmente la tabla
estará vacía. Al final de la tabla siempre aparece una fila en blanco, destinada a la inserción de
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nuevos registros. Parte de los campos de esta fila pueden aparecer rellenos con los valores por
defecto programados en la definición de la tabla. En cualquier caso la modificación de cualquier
campo de esta fila hará que automáticamente aparezca una nueva.
Los cambios en los registros se almacenan en disco automáticamente, sin que sea
necesario guardarlos explícitamente. Los cambios que se realizan en los campos de un registro
no se almacenan hasta que se abandona el registro, es decir, hasta que se comienza a editar otro
registro o se cierra la tabla. Así, podemos cancelar los cambios hechos en un registro siempre y
cuando no hayamos cambiado de registro. Basta con pulsar la tecla de escape. Una pulsación
hará que se cancele la modificación en el campo actual (si la hay) al valor anterior. Entonces, una
segunda pulsación recuperará el registro completo (si no se ha modificado el campo actual,
bastará con una pulsación para recuperar el registro completo).
Fíjese que antes de abandonar un campo, se verifican las reglas de validación de ese
campo, de manera que no se acepta el cambio hasta que todas las reglas asociadas al campo se
cumplan. Además, antes de abandonar un registro se comprobarán las reglas asociadas al mismo,
y no se hará la escritura en disco mientras no se cumpla alguna.
En nuestro ejemplo, tendríamos la siguiente tabla en vista de datos:
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Para finalizar la edición en una tabla debemos cerrarla. No será necesario guardar los
datos modificados, pues ya están almacenados en disco.
Puede probar las diferentes condiciones y chequeos de datos que se han
definido para la tabla creada introduciendo datos legales y datos con errores, para
comprobar como son detectados por Access. Salga de la tabla y compruebe como
Access no le pide confirmación para guardar los datos.
Aunque el modo ver datos de una tabla permite al usuario la inserción, borrado y
modificación de los datos contenidos en ella, no es la mejor forma de hacerlo. Lo correcto es
utilizar un formulario sobre la tabla: un diálogo más atractivo y cómodo que una simple tabla, y
que estudiaremos en su momento.
El modo de ver datos de una tabla presenta una tabla formada por filas y columnas. Una
fila corresponde a un registro y cada columna a un campo. Inicialmente la tabla estará vacía. Al
final de la tabla siempre aparece una fila en blanco, destinada a la inserción de nuevos registros.
Parte de los campos de esta fila pueden aparecer rellenos con los valores por defecto
programados en la definición de la tabla. En cualquier caso la modificación de cualquier campo
de esta fila hará que automáticamente aparezca una nueva.
• Figura 1.4 Tabla de alumnos vacía.
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Como Ud. ha podido observar, los cambios en los registros se almacenan en disco
automáticamente, sin que sea necesario guardarlos explícitamente.
Los cambios que se realizan en los campos de un registro no se almacenan hasta que se
abandona el registro, es decir hasta que se comienza a editar otro registro o se cierra la tabla. Así,
podemos cancelar los cambios hechos en un registro siempre y cuando no hayamos cambiado de
registro. Basta con pulsar la tecla de escape. Una pulsación hará que se cancele la modificación
en el campo actual (si la hay) al valor anterior. Entonces, una segunda pulsación recuperará el
registro completo (si no se ha modificado el campo actual, bastará con una pulsación para
recuperar el registro completo).
Antes de abandonar un campo, se verifican las reglas de validación de ese campo, de
manera que no se acepta el cambio hasta que todas las reglas asociadas al campo se cumplan.
Además, antes de abandonar un registro se comprobarán las reglas asociadas al registro, y no se
hará la escritura en disco mientras no se cumpla alguna.
Es posible utilizar los comandos cortar, copiar y pegar habituales de Windows, así como
seleccionar filas y columnas completas, con las siguientes pautas:
• Se pueden seleccionar columnas completas, rangos de columnas, filas completas
y rangos de filas, así como tablas completas; no se pueden seleccionar rectángulos
de varias filas y columnas a la vez ni columnas o filas salteadas. Para seleccionar
filas existe un pulsador de selección de registro, y para las columnas hay que
pulsar sobre el recuadro de título.
• Cualquier selección puede ser copiada al portapapeles, pero no borrada ni cortada: no se pueden borrar columnas completas.
• Se pueden borrar, cortar, copiar y pegar filas completas. Es posible hacerlo entre
tablas distintas con campos diferentes, incluso desde otras aplicaciones. Entonces
Access tratará de adaptar el contenido del portapapeles a los campos de destino a
través de la concordancia de nombres de campos y sus tipos. Si no es posible
cuadrar todos los datos se creará una tabla “Errores de pegado” donde irán a parar
los datos que no han podido ser alojados.
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• Si al pegar varias filas se quebranta alguna regla de integridad, las filas prohibidas irán a parar a una tabla “Errores de pegado”.
Para facilitar la edición de datos, Access permite personalizar parcialmente la tabla de
edición: es posible modificar el tamaño de las celdas y el tipo de letra utilizado, así como el
orden de los registros mostrados e incluso hacer que no aparezcan determinados registros,
aunque lo más correcto para crear un entorno amigable al usuario es crear un formulario, que
permite presentar diálogos mucho más cómodos y adecuados.
• Figura Tabla de alumnos con datos.
Le recomiendo que para finalizar la edición en una tabla recuerde que debemos cerrarla.
No será necesario guardar los datos modificados, pues ya están almacenados en disco. Pero si
hemos modificado el formato de presentación (tamaño de celdas, tipos de letra, orden de
presentación)
Para ver los datos de una tabla:
1. En la ventana de la base de datos, haga clic en la etiqueta “Tabla” para ver la lista
de tablas contenidas en la base de datos.
2. Haga doble clic en el nombre de la tabla que desee ver o seleccione el botón
Abrir.
Access mostrará la tabla en el modo de presentación Hoja de datos (ver fig. 12).
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Fig. 12
El modo de presentación Hoja de datos, muestra la información de la tabla organizada en
filas y columnas de forma similar a una hoja de cálculo. En una hoja de datos puede cambiar el
tamaño y orden de las columnas (campos) y ajustar el tamaño de las filas (registros). También
puede desplazarse verticalmente para ver más registros y horizontalmente para ver más campos.
3. Cuando desee volver a la ventana de la base de datos, haga clic en dicha ventana (o bien, en
la barra de herramientas, haga clic en el botón “Ventana de la base de datos” ( ). - Introducción de información
A cualquier tabla se le pueden añadir registros. Los registros añadidos, son guardados
automáticamente cuando usted se mueve a otro registro o cierra la hoja de datos. Para guardar un
registro antes de salir de él, o si se realizan cambios en el diseño de los campos desde el modo
Hoja de datos y quiere guardar estos cambios, en el menú Archivo elija la opción Guardar
registro.
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Para agregar un registro:
1. En la ventana de la base de datos, seleccione una tabla y después haga clic en el
botón Abrir.
2. Vaya al registro en blanco situado al final de la hoja de datos.
3. Escriba los datos en el registro y después presione la tecla TAB para moverse al
siguiente registro si quiere añadir más de uno o <Enter> para finalizar la
introducción de datos.
Otro modo de introducir un nuevo registro es utilizando el comando Entrada de datos del
menú Registros. Cuando seleccionamos este comando, aparece inmediatamente un registro en
blanco en un formulario u hoja de datos, ocultando todos los registros existentes. Use este
comando cuando desee agregar nuevos registros y no necesite ver los datos existentes.
En el menú Registros, elija Mostrar todos los registros para mostrar los registros ocultos
de la tabla u hoja de respuestas dinámica.
n Si desea agregar nuevos registros y ver los registros existentes, haga clic en el
botón Nuevo de la barra de herramientas ( ), elija el comando Ir a, Nuevo del
menú Registros para moverse al registro en blanco del final del formulario u hoja
de datos.
Operaciones en el modo Hoja de Datos.
n Edición
Cuando estamos viendo la tabla en modo hoja de datos, a la izquierda del registro vigente
aparece un indicador que muestra el estado del mismo (ver fig. 14). O sea, si el indicador es un
lápiz ( ), significa que ese es el registro corriente y que lo estamos modificando pero aún no
lo hemos salvado. Si aparece un triángulo ( ), indica que ese es el registro corriente y no ha
sufrido cambios que no hayan sido guardados. Aparece un asterisco en el primer registro vacío al
final de la tabla.
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Fig. 14
Mientras vemos el contenido de la tabla, podemos cambiar la información de cualquier
registro. Las siguientes teclas y combinaciones de teclas, nos ayudan en la edición de la
información:
F2- Permite seleccionar/deseleccionar un campo.
ESC- Deshacer los cambios efectuados en el registro vigente.
CTRL + ´- Reemplazar el valor de un campo con el valor del mismo campo en el registro
anterior.
TAB- Avanza al campo siguiente.
Shift-Tab- Retrocede al campo anterior.
Home- Va al primer campo del registro vigente.
End- Va al último campo del registro vigente.
Para seleccionar datos en un campo, haga clic donde quiera empezar a seleccionar y
arrastre el ratón por los datos.
Para seleccionar una columna, haga clic en el selector de campo ( ê ) .
Para seleccionar una fila, haga clic en el selector de registro ( è ).
Para seleccionar todos los registros, haga clic en la opción Seleccionar todos los registros
en el menú Edición.
Para editar los datos de los campos, haga clic en el campo que desea modificar y realice
los cambios que quiera.
n Insertar registros
1. Seleccione la fila en cuya posición desea insertar el nuevo registro.
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27
2. Elija la opción Insertar fila del menú Edición y proceda a llenar el registro con los
nuevos datos.
n Borrar registros.
1. Seleccione los registros que quiera borrar.
2. Elija la opción Eliminar en el menú Edición o presione la tecla SUPR.
n Copiar y mover datos.
Es posible copiar y mover los datos de uno o más registros de una hoja de datos hacia una
nueva posición.
n Para copiar o mover datos.
1. Seleccione los datos que desee copiar o mover.
2. En el menú Edición elija Copiar para copiar los datos o Cortar para moverlos.
3. Mueva el puntero del ratón al lugar donde desee colocar los datos.
4. En el menú Edición elija Pegar o Pegar datos añadidos.
Elija Pegar para reemplazar la selección actual con los registros que seleccionó. Elija
Pegar datos añadidos para agregar los registros al final de la hoja de datos.
Cambiar el aspecto de los datos
En el modo hoja de datos, puede usted cambiar el tamaño de filas y columnas y cambiar
de posición las columnas.
Cambiar el tamaño de las filas
Haga clic en el selector de filas y, sin liberar el botón del ratón, arrastre éste para
extender la selección hasta que llegue a la posición deseada.
Cambiar el ancho de las columnas
Coloque el apuntador del ratón en la línea divisoria que delimita el ancho de la columna
que quiere modificar (el puntero se convierte en una flecha doble), haga clic y sin liberar el
botón del ratón, arrastre éste para colocarlo en la posición deseada, ya sea a la izquierda o a la
derecha. El ancho que le demos a la columna, sólo variará la forma en que son mostrados los
datos, no el ancho de los campos.
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Cambiar de posición las columnas
Seleccione las columnas que desee mover (para esto, haga clic en el selector de campo de
la columna que moverá. Si va a mover columnas contiguas, haga clic en el selector de campo de
la primera columna que desee mover y sin soltar el botón del ratón, arrastre éste para extender la
selección). Haga clic nuevamente y mantenga presionado el botón del ratón en el selector de
campo. Arrastre las columnas a la nueva posición.
55 CLAVE PRINCIPAL E ÍNDICES
En toda tabla suele existir una clave principal (también llamada clave primaria o clave
maestra). Por favor, tome Ud. nota de lo siguiente: que una clave principal es un campo o
conjunto de campos cuyos valores no se repiten, y a través de los cuales se identifica de forma
única al registro completo. Es decir, no hay dos registros en una tabla con la misma clave.
En el ejemplo de los alumnos, el campo NIF puede ser una clave principal, ya que no
habrá dos alumnos con el mismo NIF, y además es posible identificar a un alumno a través de su
NIF. El campo apellido1 no puede ser clave principal porque puede haber más de un alumno con
el primer apellido igual. El conjunto formado por (apellido1, apellido2, nombre) podría constituir
una clave principal (suponiendo que no existen dos personas que se llamen exactamente igual),
ya que a través del conjunto podemos identificar de forma única e inequívoca al registro (al
alumno).
Si no tiene ningún campo o conjunto de campos candidato a clave principal, antes de
terminar el diseño, Access le permitirá añadir un campo nuevo que sirva como clave. Este campo
se denominará id y será de tipo autonumérico.
Por lo general, si en una tabla no podemos encontrar un campo o conjunto de campos
para establecerlos como clave principal, lo más probable es que el diseño de la tabla no sea
apropiado, y quizá deberíamos volver a plantearnos la estructura de tablas que necesita nuestra
Base de Datos.
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Sobre un campo que se emplee como clave principal, forzosamente se genera un índice
sin duplicados, y no se admitirán valores nulos para el campo. Para definir un campo/s como
clave principal, seleccione el campo que desea que sea clave y pulse el botón .
Vamos a ir introduciendo los campos de la tabla del ejemplo para ver estas definiciones.
Bien, pulse con el ratón en la hoja de diseño y vaya rellenando los campos según el siguiente
cuadro:
Campo Tipo Descripción Otros atributos NIF Texto (9) NIF Requerido; indexado sin repetición; clave
principal. Nombre Texto (40) Nombre completo Requerido Apellido1 Texto (25) Primer apellido Requerido Apellido2 Texto (25) Segundo apellido Requerido Edad Numérico Edad >=18 AND <65; Texto de validación: la edad
debe estar comprendida entre 18 y 65 años Parcial1 Numérico Nota primer parcial 1 decimal; predeterminado 0; >=0 AND <=10; Parcial2 Numérico Nota segundo parcial 1 decimal; predeterminado 0; >=0 AND <=10; Prácticas Numérico Nota prácticas 1 decimal; predeterminado 0; >=0 AND <=2;
Obteniendo la siguiente definición de tabla:
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Resumiendo: Después de colocar todos los campos y definir sus tipos y atributos, puede
pasar a emplear la tabla, introduciendo, modificando y utilizando los datos que puede almacenar.
Antes, debe guardar la definición de la tabla. Para ello pulse en el menú principal, “Archivo” y
“Guardar”, e introduzca el nombre de la tabla en el cuadro de diálogo que aparece.
Si ya hay datos introducidos en la tabla, Access no permitirá modificar la definición de
la tabla, o impondrá restricciones, en el caso de que los cambios produzcan conflictos entre las
nuevas definiciones y los datos ya almacenados (por ejemplo si intenta cambiar el tipo de un
campo de texto a tipo numérico y existen registros almacenando cadenas no numéricas).
Recuerde que…puede volver a modificar la estructura de la tabla siempre que quiera.
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66 ORDENAR LOS DATOS, BUSCAR Y REEMPLAZAR
(FILTROS)
Diferencias entre filtros y consultas
Tanto los filtros como las consultas se pueden emplear para buscar registros, pero hay
algunas diferencias entre la forma de prepararlos y cómo funcionan.
Con los filtros limita rápidamente los registros que está visualizando en una hoja de datos
o en un formulario a aquellos que contienen un criterio especificado.
Con las consultas visualiza campos y registros seleccionados procedentes de una o más
tablas. Puede guardar la consulta y abrirla más tarde para usarla como base de un formulario.
En la siguiente tabla podremos ver las diferencias con un poco más de detalle:
Puede... Filtro Consulta
Cambiar los registros que está visualizando en la Vista Hoja de datos o en la Vista Formulario. SI NO
Guardar la Vista registros seleccionados como una vista independiente. NO SI
Crear un formulario o un informe basándose en un subconjunto de registros. NO SI
Seleccionar los campos que quiere ver. NO SI
Incluir campos de tablas relacionadas en una vista. NO SI
Filtrar registros con un campo y un valor
Si quiere buscar registros que concuerden con un valor en un solo campo, puede usar
cualquiera de las siguientes técnicas:
El Filtro por selección le permite seleccionar un valor en una hoja de datos o en un
formulario y ver los registros que concuerdan haciendo clic sobre el botón.
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a La opción Filtro excluyendo la selección busca todos los valores que
no concuerdan con los introducidos.
a La opción Filtrar está presente en el menú emergente de cualquier
campo. Lo único que tiene que hacer es escribir el valor que quiere
encontrar.
a La opción Filtro por formulario le muestra un registro en blanco
donde puede introducir el valor que quiere encontrar o seleccionarlo
de una lista desplegable.
• Filtro por selección.
Mediante esta técnica, lo único que tiene que hacer es seleccionar el valor que quiere
usar y hacer clic sobre un botón. Veamos esto paso a paso:
1. Abra la tabla donde se encuentra lo que se desea filtrar.
2. Busque alguno de los registros donde aparezca lo que se desea filtra y 3. selecciónelo o haga clic sobre el mismo (Figura 1).
4. Haga clic sobre Filtro por selección en la barra de herramientas Vista Hoja
de datos o Vista Formulario o haga clic en el botón derecho del ratón
sobre el campo en el que se encuentra y seleccionar la opción Filtro por
selección. Entonces verá una Vista Hoja de datos filtrada con los registros
en los que aparece lo que usted ha seleccionado.
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Figura 1.
• Filtro excluyendo la selección.
En lugar de filtrar un valor, le puede pedir a Access que muestre todos los registros que
no concuerden con el valor que ha seleccionado:
1.- En la Vista Hoja de datos o Vista Formulario, seleccione el valor que no
quiere ver en la vista filtrada.
2.- Haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione la opción Filtro
excluyendo la selección (Figura 2).
Figura 2.
• Filtrar por selección.
Si está trabajando con un gran número de registros y no le conviene buscar un valor
mediante Filtro por selección, puede usar la opción Filtrar por:
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1.- En la ventana Vista Hoja de datos o Vista Formulario, haga clic con el botón
derecho del ratón en cualquier punto del campo que quiere filtrar (mostrándose la
figura 2), excepto en su encabezamiento (si hace clic sobre el encabezamiento
obtendrá el menú emergente equivocado).
2.- Escriba el valor en el espacio que sigue a Filtrar por:
3.- Pulse Intro para ver la lista filtrada.
En el cuadro de texto Filtrar por, puede usar los comodines o si bien lo prefiere
expresiones de Visual Basic.
• Filtro por formulario.
La opción filtro por formulario también le permite filtrar una vista usando uno o más campos.
Con esta opción puede seleccionar el valor para filtrar a partir de una lista
desplegable de todos los valores posibles de un campo.
1.- En la barra de herramientas de la Vista Hoja de datos o Vista Formulario haga
clic sobre Filtro por formulario. Si está trabajando en la Vista Hoja de datos
verá una ventana como en la figura X.
2.- Si ya ha aplicado un filtro en la ventana que está abierta, verá valores en uno o
más de los campos del formulario. Elimine todos aquellos valores que no
deberían formar parte del filtro que está creando (figura 3).
Figura 3
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Haga clic sobre el campo filtrado para ver un menú desplegable con valores (Fig. 4)
Figura 4.
3.- Seleccione un valor en la lista.
4.- Haga clic sobre Aplicar filtro en la barra de herramientas Filtrar u Ordenar
que se muestra cuando se abre la ventana Filtro por formulario.
• Filtros avanzados. Ordenar con filtro.
Para filtros Y u O, puede que quiera pasar directamente a la opción que le permite
establecer los filtros avanzados. Con un filtro u orden avanzado puede combinar condiciones de
los campos en un filtro como desee. También puede usar esta característica para ordenar vistas
filtradas o para realizar ordenaciones de múltiples campos.
• Cómo abrir la ventana de Filtro u orden avanzado.
Para crear un Filtro u orden avanzado tiene que abrir una ventana de edición de filtros:
1.- Abra la Vista Hoja de datos o la Vista Formulario que quiere filtrar.
2.- Ejecute el comando Filtro-Filtro u orden avanzado del menú Registros.
Entonces verá la ventana Filtro que se muestra en la figura 5. No se preocupe si no ve
nada en las columnas de la mitad inferior de la ventana. Mostrará criterios que se han introducido
si ha aplicado previamente un filtro, a la vista abierta o si ha guardado un filtro la última vez que
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abrió la vista.
Figura 5.
Cómo borrar la cuadrícula
Para eliminar la cuadrícula en la ventana Filtro de cualquier condición previa haga clic
sobre Borrar cuadrícula en la barra de herramientas Filtro u orden. La lista de campos que se
muestra en la parte superior de la ventana Filtro seguirá visible, pero las condiciones de la
cuadrícula desaparecerán.
Cómo introducir las condiciones de filtro
Para introducir una condición en la ventana filtro, introduzca el nombre de un campo en
la cuadrícula de la mitad inferior de la ventana. Hay varias formas de hacerlo:
a Haga doble clic sobre el nombre de un campo en la lista que se
encuentra en la parte superior de la ventana.
a Escriba un nombre en la fila del campo.
a Arrastre el nombre del campo desde la lista que se encuentra en la
parte superior de la ventana.
a Seleccione un nombre de campo de la lista desplegable para la fila
del campo.
A continuación introduzca un valor en la fila Criterio para el campo. Para el filtro O,
introduzca una condición adicional en la fila O para el campo que se aplique.
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Cómo ordenar registros con un filtro avanzado
Todo lo que tiene que hacer es seleccionar la opción Ascendente o Descendente en la
lista desplegable de Ordenar de la columna del campo que quiere ordenar.
Si lo que desea es ordenar más de un campo, arrastre la columna para el primer
campo a ordenar de forma que sea la que se encuentre más a la izquierda de la cuadrícula.
Después arrastre el resto de los campos a ordenar a sus posiciones respectivas
(segunda, tercera, etc).
Para desplazar una columna en la cuadrícula:
1.- Haga clic sobre la barra gris que se encuentra sobre el nombre del campo
para seleccionarlo.
2.- Apunte de nuevo a la barra gris y mantenga presionado el ratón. Entonces
verá un rectángulo en la parte inferior de la flecha.
3.- Arrastre el campo seleccionado a su nueva posición.
Aplicar, eliminar y guardar un filtro
Una vez que haya formulado un filtro, tiene que aplicarlo para ver los registros que
selecciona. Después puede alternar entre la vista filtrada y todos los registros de la tabla original.
Cuando haya finalizado con un filtro, puede eliminarlo o guardarlo con las propiedades de una
tabla. También tiene la opción de guardar el filtro como una consulta.
Cómo aplicar un filtro
Como ya ha visto en ejemplos previos haga clic sobre Aplicar filtro en la barra de
herramientas para visualizar la vista filtrada. Access aplicará el filtro creado en la ventana Filtro
por formulario o Filtro. Si no se encuentra en ninguna de estas ventanas, aplicará el último filtro
que haya creado o guardado para la vista.
Cómo eliminar un filtro
Para eliminar un filtro haga clic sobre la opción Quitar filtro en la barra de herramientas.
Este botón es igual que el de Aplicar filtro pero su fondo es como el de un tablero de ajedrez y da
la impresión de estar presionado.
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Cómo guardar un filtro
No puede guardar un filtro como un objeto independiente en una base de datos, pero hay
otras formas de guardar su trabajo.
Cómo guardar un filtro en la Vista Hoja de datos
Si guarda sus cambios cuando cierra la Vista Hoja de datos, Access recordará el último
filtro que aplicó. La próxima vez que abra la misma tabla, puede hacer clic sobre Aplicar filtro
para ver el mismo grupo de registros filtrados. No es necesario que cree de nuevo el filtro.
Si prefiere no guardar sus cambios cuando cierre la Vista Hoja de datos, Access usará el
último filtro que guardó con la tabla, si es que existe. El botón Aplicar filtro estará inactivo si no
hay filtro.
• Cómo usar un filtro guardado con un formulario.
Cuando usted cierra una Vista Formulario, se guarda de forma automática el último filtro
que haya usado. Al igual que en una Vista Hoja de datos, la próxima vez que abra el formulario y
haga clic sobre Aplicar filtro, se aplicará el registro.
Si crea un formulario usando una tabla que tiene un filtro guardado, el formulario tendrá
ese filtro, y aunque no muestre los registros filtrados cuando lo abra, lo hará cuando pulse la
opción Aplicar filtro.
• Cómo activar un filtro procedente de un informe.
Cuando activa la vista previa de un informe en Access no hay herramientas disponibles
para crear y aplicar un filtro. Sin embargo, al igual que con los formularios, un informe puede
obtener un filtro de la tabla en la que se basa. Para activar el filtro que un informe adquiere:
1. Abra la Vista Diseño del informe.
2. Seleccione Informe en la lista desplegable de la barra de herramientas Formato
y haga clic sobre Propiedades.
3. Haga clic sobre la lengüeta Datos.
4. Haga doble clic sobre la línea de Filtro para cambiarlo a Si.
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5. Sin salir de la lengüeta Datos, seleccione de nuevo la tabla o la consulta
especificada como el origen de registros para el informe. Verá que el filtro
seleccionado se visualiza en la línea Filtro.
Cuando imprime o activa la vista previa de un informe tras haber realizado los pasos
anteriores, sólo se verán los registros filtrados. La siguiente vez que abra el informe, puede que
necesite repetir estos pasos para ver de nuevo la vista filtrada, aunque haya grabado los cambios
en el diseño del informe.
Ud. verá ahora una búsqueda rápida y cómo ordenar una tabla pero...hasta acá ¿Cómo llegamos? Si tiene alguna dificultad no deje de hablarlo con su tutor.
6.1. Búsqueda rápida y ordenar una tabla Otra forma de buscar
Una vez abierta la tabla usted podrá presionar el botón que le permitirá realizar
búsquedas rápidas, manteniendo el siguiente diálogo:
Búsquedas especiales (comodines * ? )
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Cuando en el campo BUSCAR, coloquemos estos caracteres, llamados caracteres
comodines, no serán interpretados como tales, sino que significado equivale a cualquier
carácter. Mas precisamente el carácter ?, Equivale a cualquier carácter en esa posición, mientras
que el carácter * equivale a cualquier cantidad de carácter.
Ejemplo ?O?EZ
Un encuentro probable sería LOPEZ, JOPEZ
Ejemplo L* Un encuentro probable sería LUIS, Laura, López, LÓPEZ Buscar siguiente: Hallara el primer registro que cumple con la búsqueda Buscar en: Se define el campo a utilizar (lo podrá seleccionar picando en el titulo en la tabla) COINCIDIR: Seleccione: Cualquier parte del campo Hacer coincidir todo el campo Comienzo de campo
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Seleccionando: el botón Más >>
Reemplazando Datos
Utilizando el comando Reemplazar para cambiar un dato por otro, ya sea en uno o más
registros, este cambio se puede supervisar uno por uno, o haciendo un cambio global.
REEMPLAZAR TODOS, realizara en cambio global.
Todas las funciones de diálogo Reemplazar, funcionan en forma idéntica que en el
diálogo Buscar
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Ordenar los datos de la tabla por otras claves
Recuerde que muchas veces solo nos bastará con ordenar la tabla de acuerdo a un
criterio determinado (campo) para encontrar los datos que buscamos. Podemos ordenar un
archivo por direcciones por código postal y obtendremos como resultado, clientes por
proximidad.
Los botones para ordenar (ascendente o descendente) permiten establecer un
ordenamiento de la tabla. Este criterio es guardado como una propiedad de la tabla, es decir que,
a menos que se lo modifique, los datos de la tabla se mostraran en adelante, ordenado de acuerdo
a criterio.
Si pulsamos sobre el rótulo del campo en la tabla y luego el botón de ordenamiento
(ascendente o descendente) quedará la misma ordenada por el criterio seleccionado. Solo queda por guardar las modificaciones realizadas y la tabla quedará ordenada. Determinar manualmente el ordenamiento
Pasemos a modo diseño para la tabla seleccionada. Luego seleccionemos el botón de
propiedades .
Aparecerá un menú emergente con la opción Ordenar Por, ingresemos allí él o los
nombres de campos, (separados por comas) y cerremos guardando la selección. Aceptando la
autorización para guardar los cambios.
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Borrar una tabla
Seleccione la tabla a eliminar y luego presione el botón derecho del Mouse
No olvide que… para borrar una tabla, deberá primero ingresar en el menú de tablas.
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La opción del menú emergente permitirá BORRAR la tabla seleccionada.
ACTIVIDADES
Ejercicio Nº 2 1.- ¿Qué diría Ud. que se debe hacer antes de introducir o modificar los datos al utilizar
una tabla? Hacerlo directamente, emplear algún comando o ¿guardar antes la
definición de la misma?
2.- ¿Recuerda qué es un filtro avanzado? Sirve para combinar condiciones, los campos,
o... ¿para realizar ordenaciones de múltiples campos? Explíquelo.
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77 OBJETIVOS DE UNA BASE DE DATOS
Antes de comenzar a crear una base de datos, conviene “pensarla” es decir establecer en un borrador sobre papel los objetivos de la misma. Si es una Base de Datos para otra persona o empresa, es conveniente primero hablar con los que van a utilizar la Base para determinar qué uso se va a dar de la misma. Si fuese por ejemplo una base de datos para gestionar un comercio, estas preguntas podrían ser:
– Posibilidad de introducir, modificar, consultar y listar los datos – Informes sobre los artículos más vendidos – Etiquetas postales para clientes – Existencias de artículos – Pedidos a proveedores. – Existencia de productos en Stock.
A partir de las preguntas, correcciones y apuntes que hagamos, podemos comenzar a construir las tablas que formarán nuestra BD. Es muy importante no introducir 200 campos por ejemplo en una misma tabla, sino dividir la información en varias tablas que puedan gestionarse por separado, para enlazarse cuando sea necesario.
Evidentemente, en una Base de Datos siempre nos olvidaremos algún campo, o tendremos que modificar las características de otro, pero esto siempre podremos solucionarlo.
Cuando Ud. decida utilizar una Base de Datos, deberá tener en cuenta:
a.- Versatilidad para la representación de relaciones.- El sistema de
administración de datos deberá ser capaz de representar relaciones de los datos
almacenados, y crear los archivos lógicos que se requieran.
b.- Desempeño
c.- Costo mínimo
d.- Redundancia Mínima
e.- Capacidad de Búsqueda.- La capacidad para explorar una base de datos
rápidamente y con diferentes criterios de búsqueda dependerá mucho de la
organización física de los datos.
f.- Integridad.- Toda la instalación deberá garantizar la integridad de la información
almacenada
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g.- Reserva Privacidad y Seguridad.- La reserva se refiere al derecho de los
individuos y organismos para determinar por si mismos, Cuándo, Como y en qué
medida se permitirá la transmisión a terceros de la información que les concierne
h.- La interfase con el Pasado.- Cuando un organismo instala un nuevo software de
la Base de Datos, es importante que este pueda trabajar con los programas,
procedimientos existentes y que los datos ya almacenados puedan ser convertidos
a las nuevas formas
i.- La interfase con el Futuro.- Es importante en el diseño de una Base de datos
plantearla de manera que sea modificable sin necesidad de cambiar los programas
de aplicación en uso
j.- Afinación.- Será necesario ajustar y cambiar fundamentalmente la organización
del almacén de datos después de que el sistema haya entrado en servicio y se
hayan aclarado suficientemente las pautas de uso. A este proceso de ajuste de la
base de datos le llamamos afinación (Tunning)
k.- Migración de Datos.- Será conveniente mudar un conjunto de datos dentro del
almacén de datos a posiciones accesibles de acuerdo con su actividad. A este
proceso de ajuste del almacenamiento de los datos lo llamaremos migración de
Datos. En algunos sistemas esto se hace automáticamente en otros lo hacen los
programadores del sistema o el administrador de datos.
El administrador de la Base de Datos se encarga de supervisar y mantener la vista
lógica global de los datos.
l.- Simplicidad.- Los medios que utilicemos para representar la vista general de los
datos deberán ser concebidos de manera simple y nítida. ¿Vamos bien hasta acá?
Podemos definirla como una colección de datos que satisface las necesidades de
múltiples usuarios con una o más organizaciones. Mire, debemos tener en cuenta que: Un punto
destacable de una Base de Datos es el ser una fuente integrada, que puede ser usada por todos los
miembros de una organización quienes necesitan información contenida en esta base (base de
datos).
Una Base de Datos debería soportar:
1. Rapidez (speed) ¿Sabe usted que el sistema automatizado permite consultas en
línea? (on line queries).
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2. Disponibilidad (total availability) Recuerde que toda la información contenida en
una base de datos deberá estar disponible para su uso.
3. Flexibilidad (flexibility) Trate que los cambios sean relativamente fáciles de
implementar.
4. Integridad (integrity) Observe que la duplicación de datos sea en lo posible
reducida y las políticas de modificación sean estandarizadas, para que así resulte
una base de datos consistente.
7.1. Componentes principales de un sistema de Bases de Datos 7.1.1. Datos e información
Observe Ud. que los datos almacenados en el sistema se dividen en una o más tablas o
record types. Desde este punto de vista existe una Base de Datos, la que contiene todos los datos
almacenados en el sistema.
Una Base de Datos es un repositorio de datos almacenados los que son integrados como
compartidos.
Por INTEGRADA entendemos que la base de datos puede considerarse como
una unificación de varios archivos de datos independientes, donde se eliminará
parcial o totalmente cualquier redundancia entre los mismos.
Por COMPARTIDA decimos que partes individuales de la base de datos pueden
compartirse entre varios usuarios distintos en el sentido de que cada uno de ellos
puede tener acceso a la misma base de datos y utilizarla con propósitos diferentes.
Tal compartimiento es una verdadera consecuencia del hecho de que la base de
datos sea integrada. La palabra compartida a menudo se amplía para abarcar no
sólo lo antes descrito, sino también al compartimiento concurrente, es decir la
oportunidad que diversos usuarios accesan en realidad la base de datos al mismo
tiempo. Un sistema de base de datos que admite esta forma de compartimiento se
llama sistema de usuarios múltiples.
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Hardware
El hardware se compone de los volúmenes de almacenamiento secundario como cintas o
discos, donde reside la Base de Datos, junto con dispositivos asociados como las unidades de
control, los canales, etc. La Base de Datos es demasiado grande para caber en su totalidad en la
memoria principal del computador. ¿No le parece?
Software Sistemas operativos
Tenga en cuenta que entre la Base de Datos física en sí, es decir, el almacenamiento real
de los datos y los usuarios del sistema existe un nivel de software que a menudo recibe el
nombre de sistema de administración de Bases de Datos o DBMS. Este maneja todas las
solicitudes de acceso a la base de datos, solicitadas por los usuarios. Una función general del
DBMS es proteger a los usuarios de la base de datos contra los detalles a nivel de hardware, casi
de la misma manera en que los sistemas de lenguajes de programación para lenguajes como
COBOL protegen a los usuarios programadores en los detalles a nivel de hardware. En otras
palabras el DBMS ofrece una vista de la base de datos que está por encima del nivel de hardware
y apoya las operaciones del usuario.
El conjunto de datos es lo que conocemos como base de datos, ésta contiene información
acerca de una empresa determinada, el objeto primordial de un DBMS es crear un ambiente en el
que sea posible guardar y recuperar datos e información de la Base de Datos en forma
conveniente y eficiente.
Y recuerde que los sistemas de base de datos se diseñan para manejar grandes cantidades
de datos e información, el manejo de los datos incluye toda la definición de las estructuras para
el almacenamiento de los datos como los mecanismos para el manejo de la información, así
mismo el sistema de base de datos deberá cuidar la seguridad de la información almacenada en la
base de datos tanto contra las caídas del sistema como contra los intentos de acceso no
autorizado. Si los datos van a ser compartidos por varios usuarios, el sistema deberá evitar la
posibilidad de obtener resultados análogos.
Usuarios
Se consideran tres grupos de usuarios:
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49
Le cuento que a la primera clase la representa el programador de aplicaciones,
encargado de escribir programas de aplicación que utilice la base de datos. Estos programas de
aplicación operan con los datos de todas las maneras usuales; recuperan información, crean
nueva información, suprimen o cambian informaciones existentes. Todas estas funciones se
realizan formulando las solicitudes adecuadas al DBMS. Los programas en sí pueden ser
aplicaciones convencionales de procesamiento por lotes o programas en línea diseñados para
apoyar al usuario final, que interactúa con el sistema desde una terminal en línea.
La segunda clase de usuario es el usuario final que accesa la base de datos desde una
terminal. Un usuario final puede emplear un lenguaje de consulta (SQL, ACCESS)
proporcionado como parte integral del sistema o recurrir a un programa de aplicación escrito por
un usuario programador que acepte órdenes desde la terminal y a la vez formule solicitudes al
DBMS en nombre del usuario final. El usuario final puede realizar, en general, las funciones de
recuperación, creación, supresión y modificación.
La tercera clase de usuario la representa el administrador de bases de datos o DBA (Data
Base Administrator). Las funciones del administrador de base de datos son entre otras las
siguientes:
• Definición del Esquema.- la creación del esquema original de la base de datos. Esto
se logra escribiendo una serie de definiciones que el compilador del Lenguaje de
definición de datos (DDL) traduce a un conjunto de tablas que se almacenan
permanentemente en el diccionario de datos.
7.2. Esquemas
Se llama esquema a la descripción lógica de la Base de Datos; El esquema es un
diagrama de los tipos de datos que se usan, y proporciona los nombres de las entidades y sus
atributos, además especifican las relaciones que existen entre ellos. (El esquema permanece, los
valores pueden variar).
• Definición de la estructura de almacenamiento y del método de acceso.- la creación
de las estructuras y almacenamiento y de métodos de acceso apropiados. Esto se
lleva a cabo escribiendo una serie de definiciones que posteriormente son traducidas
por el compilador del lenguaje de almacenamiento y definición de datos.
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50
· Modificación del esquema y de la organización física.- el DBA puede realizar la
modificación del esquema de la base de datos o de la descripción de la organización
física del almacenamiento. Estos cambios aunque son relativamente poco comunes, se
logran escribiendo una serie de definiciones utilizadas, ya sea por el compilador del
DDL o por el compilador del lenguaje de almacenamiento y definición de datos para
generar modificaciones a las tablas internas apropiadas del sistema.
Fíjese Ud. que un sistema de base de datos proporciona a la empresa un control
centralizado de sus datos de operación lo que implica, que en una empresa que utilice un sistema
de base de datos debe existir una persona específica cuya responsabilidad central sea controlar
los datos de operación, ésta persona es el administrador de las bases de datos DBA.
¿Cuáles son las ventajas de tener un control centralizado de los datos? Son las siguientes: Puede reducirse la redundancia
Tenga en cuenta que en sistemas que no se usa base de datos cada aplicación tiene sus
propios archivos, esto origina enormes redundancias en los datos almacenados y como resultado
desperdicio del espacio de almacenamiento, en un sistema de base de datos la redundancia debe
controlarse, es decir el sistema debe estar al tanto y asumir las responsabilidad de propagar las
actualizaciones.
Puede evitarse la inconsistencia
Mire, esto en realidad es corolario (similar) del punto anterior, es decir cuando existen
distintas copias de los mismos datos y éstos no concuerdan entre sí.
Los datos pueden compartirse
Recuerde que no sólo significa que las aplicaciones existentes puedan compartir los datos
de la base de datos, sino también que es factible desarrollar nuevas aplicaciones que operen con
los datos almacenados.
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51
Pueden hacerse cumplir las normas establecidas.
Con un control central de la base de datos el DBA puede garantizar que se cumplan todas
las formas aplicables a la representación de los datos, las normas aplicables pueden comprender
la totalidad o parte de lo siguiente: Normas de la compañía, de instalación, departamentales,
industriales, etc. es muy deseable unificar los formatos de los datos almacenados como ayuda
para el intercambio o migración de datos entre sistemas
Pueden aplicarse restricciones de seguridad.
Observe Ud. que al tener jurisdicción sobre los datos de operación el DBA puede:
- Asegurar que el único medio de accesar la base de datos sea a través de los canales
establecidos
- Definir controles de automatización para que se apliquen cada vez que se intente el
acceso de datos. Los controles pueden establecerse para cada tipo de acceso:
recuperación, modificación, eliminación, a cada parte de la información de la base
de datos
Puede conservarse la integridad.
Le comento que el problema de la integridad es garantizar que los datos de la base de
datos sean exactos. La inconsistencia entre dos entradas que representan el mismo hecho es un
ejemplo de falta de integridad que por supuesto sólo ocurre si existe redundancia de los datos
almacenados, aún cuando la redundancia se elimine la base de datos puede contener aún datos
incorrectos.
El control centralizado de la base de datos ayuda a evitar éstas situaciones en la medida
de lo posible pues permite al DBA definir procedimientos de validación que deben ejecutarse
cada vez que se intente una actualización, es conveniente señalar que la integridad de los datos
es más importante en un sistema de bases de datos que en un sistema de archivos privados.
Recuerde, ante cualquier duda que pueda surgirle y en cualquier ocasión, puede recurrir a su tutor, quien le ha de clarificar todo.
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ACTIVIDADES SUGERIDAS
Ejercicio Nº 3
1. Una Base de Datos es una fuente integrada ¿por quién puede ser usada?
2. ¿Cuál es la sigla que corresponde al sistema de administración de Bases de Datos?
3. ¿Cómo se llama la descripción lógica de la Base de Datos?
88 LA ESTRUCTURA Y LOS CAMPOS
Cuando se trata de organizar una base de datos, debemos pensar en tres de sus ingredientes fundamentales, denominados “Estructura”, "Campo" y "Registros” con los cuales se organiza todo el funcionamiento de la base de datos. Para entender el significado de estos tres elementos, tomemos el ejemplo de una base de datos diseñada para facilitar el manejo de una biblioteca:
Ø La ficha modelo para organizar el listado de los libros será prácticamente la "Estructura" del sistema.
Ø Cada uno de los títulos que encontramos dentro de esta ficha será un "Campo".
Ø La estructura de un sistema de base de datos, está constituida por campos. Para facilitar el funcionamiento, los campos están clasificados de acuerdo con su naturaleza en diferentes tipos:
8.1. Concepto de Dato, Campo y Registro
8.1.1. Campo: distintos tipos
También llamado ítem o simplemente dato. Es el conjunto de posiciones de memoria (ya
sea externa o interna) destinadas a contener una información unitaria o independiente. Para cada
variable de información deberemos disponer de un campo (espacio físico de soporte) donde
representar el valor actual de dicha variable. En una tarjeta será un intervalo de columnas, en una
impresora un conjunto de posiciones de impresión, en un disco un espacio contiguo dentro de
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una pista, etc.
Texto Texto o combinaciones de letras y números, así como números que no requieran cálculos, como los números de teléfono. Es el más general de los tipos de datos de un campo.
Memo Texto extenso, o combinación extensa de texto y números. Típicamente, un campo destinado a “Observaciones”, es tipos de datos memo. Así por ejemplo, en una base de datos de una inmobiliaria, comentarios tales como “muy luminoso” o “a dos cuadras de la estación de Subte Bulnes”, sería un campo tipo memo. Numérico Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Fecha/Hora Valores de fecha y hora para los años del 100 al 9999.
Moneda Valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales.
Autonumérico Número secuencial (1, 2, 3,.....de uno en uno) único que se asigna automáticamente cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla.
Sí/No Valores Sí y No, (o Verdadero/Falso o Activado/Desactivado). Para campos que admitan sólo dos valores opuestos posibles.
Objeto OLE OLE son las siglas de una expresión inglesa que quiere decir “objeto incrustado y vinculado). Este nombre proviene de que elementos de otros programas que no son la base de datos, pueden traerse y mostrarse en ésta.
Objeto OLE es, por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios vinculado o incrustado en una tabla de Microsoft Access.
Típicamente es el lugar donde guardaríamos la foto digital de un empleado en una Oficina de Personal, o el archivo del procesador de texto con el currículum vitae de un médico
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Hipervínculo Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de página Web o correo electrónico para Internet.
8.1.2. Registro
¿Sabe Ud. qué es un registro? Le comento…
Es el conjunto de CAMPOS que pertenecen a un único individuo y que contiene toda la información relacionada con un tema de dicho individuo.
Entendamos por "individuo" a una persona, cosa o suceso (una venta por ejemplo). Cada registro puede contener información de uno o de varios tipos (diferentes) de datos, que por consiguiente es heterogénea. Es equivalente a "Dato" en la forma Manual.
Recuerde Ud. que llamamos registro al conjunto de datos que es leído / grabado en una
sola instrucción del programa, y que constituye un mismo ente de información a efectos del
proceso. Un registro no es más que una secuencia física consecutiva de campos, sea cual sea la
estructura lógica de datos que los relaciona entre sí. Algunos autores, poniendo énfasis en el
hecho de que todos los ítems de información se vinculan en un ente común, le llaman artículo.
Atendiendo a la función informativa que desempeña un ítem dentro del registro podemos
clasificarlos en:
Literales: información estática a ser reproducida sin modificación (= literalmente). Cantidades: información del valor tomado por una Variable del tipo numérico.
Identificativo (= clave = Key): información utilizada para referenciar en forma breve
el artículo y poderlo distinguir entre los restantes artículos del mismo tipo.
Indicadores (= Flags): señal que nos permite memorizar cierta situación transitoria
del registro dentro de una gama de situaciones posibles.
Códigos: representación codificada de una información más extensa que nos
permite ahorrar espacio (abreviar) y que nos aporta mayores facilidades de cada al
proceso que la información original.
Punteros (= pointers): dirección física (normalmente una dirección en disco) en la
cual se localiza una información complementaria del registro que no se incluye para
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ahorrar espacio o para optimizar la organización.
La longitud de un registro es teóricamente indefinida pero en la práctica muchos
sistemas establecen el límite de 32768 caracteres como máximo. Algunos soportes establecen
tamaños menores como óptimos debido a la estructura física del soporte (p. ej.:128 caracteres en
cierto tipo de diskettes), o a causa de la manipulación que va a sufrir la información (p. ej.:
transmisión por modems).
8.2. Archivo de datos
Es el conjunto de todos los REGISTROS que pertenecen a un mismo tema. En este caso, lo común es el tema.
Del mismo modo que reuniríamos todas las fichas de un mismo tema en un único cajón o fichero en la Forma Manual, en Informática se reúnen todos los registros de un mismo tema en un único ARCHIVO de DATOS.
FICHEROS o TABLAS
La agrupación organizada de conjuntos de información del mismo tipo constituye un
fichero. La nomenclatura proviene de la época de las máquinas de registro unitario, en la que
cada conjunto de datos (artículo o registro) estaba contenido en una ficha. Por razón del volumen
ocupado o por necesidad de su conservación fuera-línea, los ficheros están soportados en
memoria auxiliar (dispositivos de almacenamiento externo: discos, cintas, tambores…).
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Los lenguajes de programación deberán proporcionar las instrucciones necesarias para
crear y organizar los ficheros a voluntad del programador y para accederlos y actualizarlos
cómodamente desde un punto de vista estrictamente lógico (prescindiendo de los detalles físicos
de los dispositivos de almacenamiento externo). EI Sistema Operativo de cada computador será
el responsable de implantar físicamente el manejo de los Ficheros en la forma más rápida y
eficiente posible, atendiendo las características técnicas particulares de cada dispositivo físico
usado.
ACTIVIDADES
Ejercicio Nº 4
1.- ¿Qué dir ía Ud. que es un DBA? Un programa, un dato o . . . ¿alguien que t iene cont ro l sobre el sist ema? 2 . - ¿Cuántos grupos de usuarios conoce usted? Uno, dos, o...¿tres? 3.- ¿A qué se le llama esquema? 4.- Explique brevemente cuáles son las ventajas de tener un control centralizado de los datos.
8.3. Indexación. Reindexación
Los campos indexados permiten acelerar las búsquedas. Podemos hacer que un dato se
repita o no en la tabla con las opciones permitir duplicado si o no.
La indexación en una base de datos es indispensable. Lo menos agradable es lo que no se
ve, es decir, la actualización de esos índices, tanto los “normales” como los índices de texto. Los
índices normales tienen la ventaja de que sólo se degradan, y puedes encontrar un registro recién
EI manejo de ficheros no es trivial y merece capítulo aparte.
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insertado usando un índice existente sin necesidad de rehacer el índice. Sin embargo, con los
índices de texto, lo que no se indexe, sencillamente no existe, con lo que hay que actualizarlos
con cierta frecuencia.
Sólo es necesario reindexar el índice de búsqueda cuando se agregan campos de
información o se modifican los existentes. La reindexación utiliza una gran cantidad de los
recursos del sistema.
*
¡Bien! Ha finalizado Usted la Unidad I. ¿Está preparado para continuar con la II?
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CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIÓN
1. ¿Qué entiende usted por migración de datos?
2. Cuándo estamos utilizando una tabla, ¿Qué podemos cambiar?
3. Cuando escuchamos hablar de una Base de Datos es común asociar
este concepto ¿Con qué?
4. ¿Dónde se almacena la información propiamente dicha?
5. ¿Cuáles son los tipos disponibles para cada campo que define?
*
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UNIDAD 2
BASE DE PROGRAMACIÓN
OBJETIVOS:
Al finalizar el estudio de la presente unidad, Ud. estará en condiciones de: - Identificarlas distintas funciones de una Base de Datos Relacional. - Utilizar distintos comandos. - Conformar programas con comandos. - Conocer los métodos básicos para depurar errores.
11 BASE DE PROGRAMACIÓN
Concepto de Bases de Datos Access
Como vimos en la Unidad I, el primer paso que debe usted seguir para la creación de
Bases de Datos, consiste en crear tablas.
Cualquiera que sea la información que Ud. posea, necesita una o más tablas en la base de
datos para almacenar dicha información. Una vez que tenga sus tablas, puede crear consultas,
formularios, informes y otros objetos que le ayuden a usar sus datos. También le es posible
modificar la apariencia o el funcionamiento de un objeto cambiando sus propiedades, así como
utilizar los Asistentes y las herramientas de Microsoft Access para crear y modificar objetos.
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Sólo puede tener abierta una B.D. de Microsoft Access a la vez, sin embargo, es posible
abrir varias tablas al mismo tiempo en una B.D.
- Características de ACCESS
Recuerde que Microsoft Access es un sistema interactivo de administración de Bases de
Datos para Windows. Access tiene la capacidad de organizar, buscar y presentar la información
resultante del manejo de sus bases de datos.
n Access es gráfico, por lo que aprovecha al máximo la potencia gráfica de
Windows, ofreciendo métodos usuales de acceso a los datos y
proporcionando métodos simples y directos de trabajar con la información.
n Access facilita la administración de datos, ya que sus posibilidades de
consulta y conexión le ayudan a encontrar rápidamente la información
deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento.
Sus principales características son:
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n Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados y
efectivos, así como gráficos y combinaciones de informes en un solo
documento.
n Access permite lograr un considerable aumento en la productividad
mediante el uso de los asistentes y las macros. Estos permiten automatizar
fácilmente muchas tareas sin necesidad de programar.
ACTIVIDADES SUGERIDAS
Ejercicio Nº 1
1.- Por favor: Intente crear una Base de Datos simulando que es para nuestro colegio,
empleando tres tablas.
22 BASES DE DATOS RELACIONALES ¿Sabe Ud. qué es un Sistema de Base de Datos Relacional? Le explico:
Una entidad representa el conjunto de objetos importantes (objetos tanto tangibles como
no) para una organización. Lo primero que hay que hacer en un modelo entidad relación es
definir las entidades. Las distintas entidades pueden estar relacionadas o asociadas mediante una
definición. Así, una entidad “alumno” inter acciona con una entidad “asignatura” mediante la
asociación o relación “está matriculado de”. Las representaciones tanto de entidades como de
relaciones han de tener nombres representativos. Generalmente a las entidades se les asignan
sustantivos y a las asociaciones se les asignan verbos.
Ejemplo: Alumno Impartir Asignatura Impartir
Responsa ble
Profesor
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Cada asociación está definida por un nombre y tiene tres propiedades:
Grado, Cardinalidad o Conectividad y Participación.
• Grado: Es el número de entidades involucradas. Puede ser unario, binario o ternario.
Alumno Alumno
Asignatura
Alumno
Profesor
Compañero
Matricularse
Examinar
Relación unaria Relación binaria Relación ternaria
Asignatura
• Cardinalidad o conectividad: Número de instancias de un conjunto que interactúan
con número de instancias de otro conjunto. La cardinalidad puede ser 1:1, 1: N o N: M.
Relación 1:1 (Marido-Mujer)
Relación N:1 (Alumno-Clase)
Relación N:M (Coche-Familia)
• Participación: Determina la opcionalidad u obligatoriedad de una entidad en una
relación. Si la participación es obligatoria, todas las instancias de la entidad están
asociadas. Por el contrario si existen entidades que pueden no estar relacionadas la
participación se denomina opcional.
• Obligatoria hacia la derecha-> (Asignatura-Aula)
Dirección Examinarse Alumno Asignatura DNI NºExp Nombre Fecha Código Nombre NºCredi
tos
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Recuerde que se denominan atributos a unos constructores que nos permiten definir las
propiedades de las entidades. Así, atributos de la entidad alumno pueden ser: su nombre, DNI,
dirección o teléfono. En una entidad siempre debe existir algún atributo distinto de todos los
elementos del conjunto. Este atributo recibe el nombre de atributo identificador (en el ejemplo
del alumno el DNI). En el caso de que un sólo atributo no permita diferenciar totalmente un
elemento se pueden tomar varios atributos identificadores. En la representación gráfica, los
atributos identificadores se escriben subrayados. Los atributos no solo forman parte de la información de las entidades, sino que también
pueden referenciar características de las asociaciones (como la fecha del ejemplo). Por otra
parte, debe usted tener en cuenta que una entidad con un único atributo puede formar por si sola
un atributo de otra entidad (no existen entidades con un sólo atributo). Ahora bien, si se pueden dar relaciones con un solo atributo, además de dicho atributo
contienen los atributos de las entidades a las que relacionan. De forma análoga, un atributo sólo
puede tener un valor. En el caso de que un atributo contenga un número variable de valores (sea
una lista o conjunto de...) entonces se la puede agrupar en una entidad independiente asociada a
la entidad padre (más adelante verá las entidades dependientes).
Entidades de datos
Para identificar una asociación entre dos entidades se usan por lo general los dos
atributos identificadores de cada entidad. En el caso de una asociación que tenga también
atributos, el atributo identificador de la misma también puede ser usado si es requerido. Una
forma muy usada de guardar sucesos temporales es asignar a una asociación un atributo de fecha,
pero en muchos casos, cuando lo que se quiere es asignar a una sola entidad una lista de
acontecimientos sucedidos a lo largo del tiempo se suelen usar unas entidades auxiliares
denominadas entidades dependientes.
Una entidad dependiente no es más que una entidad cuya existencia depende de otra.
Asignatura Oferta de asignatura
Cuatrimestre ofertado (asignatura)
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En este ejemplo, cuatrimestre ofertado solo existe si existe la asignatura. Cuatrimestre es
una entidad dependiente y se representa por una caja con una raya encima. Las entidades
dependientes siempre se asocian a otras por medio de una relación 1:N. Los atributos
identificadores de una entidad dependiente son dos: El de la entidad fuerte (cod) y otro que
permite diferenciar el conjunto de instancias de la entidad débil relacionadas con la entidad
fuerte. Generalización y especialización
En ciertas ocasiones, varias entidades
tienen las mismas características exceptuando
algún atributo. En este caso, se puede construir
una entidad general que englobe a las anteriores.
Esta generalización evita la duplicación de
atributos. En este modelo, las entidades del nivel
inferior heredan las propiedades de las entidades del nivel superior. En el ejemplo, un militar no puede ser a la vez
recluta y mando. A este tipo de generalización se la
denomina “generalización disjunta”. No obstante,
existen otros ejemplos en los que si se pueden dar
ambos sucesos a la vez. A este nuevo tipo de
generalización se le denomina “generalización con
solapamiento”. En este último tipo de generalización se suele añadir un campo de tipo que nos
permita saber si un miembro de la entidad superior pertenece a una u otra entidad inferior (o a
ambas).
Finalmente, existe un tercer tipo de
asociación denominada “especialización”
que consiste en agrupar dos entidades en
principio disjuntas (salvo por algún que otro
atributo como el atributo identificativo) para
simplificar o aclarar el esquema de la base de
datos. Este tipo de asociación se crea de
Militar
DNI Teléfono
Nombre
Recluta
Reemplazo
Mando
Rango G
Censado
DNI Teléfono
Nombre
Estudiante
Estudios
Trabajador
Empleo GS
Censado
DNI Teléfono
Nombre
Docente
Título
Asociado
Asign. E
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abajo hacia arriba, al contrario de lo que ocurre con las generalizaciones que se forman de arriba
hacia abajo. Para distinguir una generalización de una especialización gráficamente estas últimas
se representan mediante una letra.
Una base de datos relacional, es un sistema diseñado para el manejo de información que ha sido previamente organizada en forma de una o varias tablas relacionadas entre sí, por un campo en común.
EJERCICIO CONTROL DE UNA CLÍNICA
Ahora compondremos una base de datos que controlará una clínica. Necesitaremos tres
tablas para el control de los pacientes, ingresos en clínica y médicos. Relacionaremos las tablas,
crearemos consultas, formularios, y repasaremos conceptos.
La clínica "SAN CAMILO" necesita llevar un control informatizado de su gestión de
pacientes y médicos. Para ello se crearán tres tablas con las siguientes características:
0 Tabla PACIENTES: llevará un control de los datos de los pacientes como el Nº de
Ingreso, Nombre, Apellidos, Nº de Historia Clínica, etc.
0 Tabla INGRESOS: llevará el control de la fecha del ingreso, número de planta, número
de cama, diagnóstico, etc.
0 Tabla MÉDICOS: código del médico, Nombre, Apellidos, Especialidad, etc.
A continuación verá Usted las características de cada campo de las tablas:
TABLA PACIENTES:
Campo Tipo Tamaño Del Campo Otros
DNI Texto 12 Nombre Texto 15 Apellido Texto 30 Domicilio Texto 30 Localidad Texto 25 Provincia Texto 15 Código Postal Texto 5 Teléfono Texto 12 Historia Clínica Texto 9 Campo Clave Sexo Texto 1 Regla de validación: "H"
o "M"
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o "M"
TABLA MÉDICOS:
Campo Tipo Largo Otros Código identificación Texto 4 Campo Clave
Nombre del Médico Texto 15
Apellido del Médico Texto 30
Especialidad Texto 25 Fecha de ingreso Fecha Máscara fecha corta Cargo Texto 25 Matrícula Número Observaciones Memo
TABLA INGRESOS:
Campo Tipo Largo Otros Número de Ingreso Autonumérico Campo Clave
Número de Historia Clínica Texto 9
Fecha de Ingreso Fecha Máscara fecha corta Código de Identificación Texto 4
Número de planta Número Número de cama Número Alérgico Sí/No Observaciones Memo Tarifa Moneda Formato Moneda Diagnóstico Texto 40
Este será el aspecto que tendrán las relaciones de las tablas:
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Hemos creado una relación de Uno a Varios del campo Historia Clínica de las tablas
Pacientes e Ingresos. Esto significa que primero debemos introducir los datos del paciente y
luego los de la tabla de Ingresos. La relación uno a varios nos permitirá introducir varios
ingresos para un mismo paciente, pero siempre que primero el paciente esté dado de alta en la
tabla Pacientes.
Asimismo, hemos definido como campo clave de la tabla Pacientes el campo Historia Clínica que serán datos únicos que no se repetirán en la misma tabla. Como campo clave de la tabla Ingresos no hemos escogido el mismo campo Historia Clínica, sino el campo Ingreso, ya que cada número de ingreso será único. Además, no nos permitiría introducir más de una Historia Clínica en Ingresos ni establecer la relación.
Como campo clave de la tabla Médicos hemos escogido el campo Código de identificación y hemos establecido una relación de uno a varios con el mismo campo de la tabla Ingresos. Esto significa que primero hemos de introducir los datos del médico, y posteriormente, en la tabla Ingresos asignarle el ingreso de un paciente a un médico determinado.
Resumiendo: primero introduciremos los datos de los médicos y de los pacientes. Posteriormente, cuando se produzca un ingreso, asignaremos un número de documento (único) a
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un paciente (Historia Clínica) y le asignaremos un médico (Código de Identificación). En la tabla Ingresos podremos introducir varios pacientes, y asignárselo a uno de los médicos de la tabla Médicos.
Veamos una parte de la tabla Pacientes con sus datos:
DNI Nombre Apellidos Domicilio Población 12.548.543 José Eduardo Romerales Puán 75 Capital 21.345.824 Ángel Ruíz Picasso Acoyte 234 Avellaneda
Provincia Código Postal Teléfono Historia Clínica Sexo Ciudad de Buenos Aires 1425 4345-8745 10203-F H
Buenos Aires 1870 4565-3433 11454-L H Veamos una parte de los datos de la tabla Médicos: Código de Ident.
Nombre del Médico
Apellido del Médico Especialidad Fecha de
Ingreso AJH Antonio Javier Hernández Pediatría 12-08-90 CEM Carmen Estela Manrique Psiquiatría 13-02-92 Cargo Matrícula Observaciones Adjunto 2113 Está próxima su jubilación Jefe de sección 1231 Veamos finalmente una parte de los datos de la tabla Ingresos:
Número de Ingreso Historia Clínica Fecha de
Ingreso Código de
Identi. Número de
planta 1 76327-H 23/01/94 SVT 5 2 1212-A 24-02794 CSM 1
Número de cama Alérgico Observaciones
121 No 23/01/94
5 Sí Alérgico a la penicilina
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Para no mostrar todos los datos de las tres tablas, hemos resumido los mismos.
Una vez los datos introducidos, vamos a realizar varias consultas a la base de datos.
Daremos una serie de supuestos y la solución de cómo se diseña la consulta.
Consultas a la Base de Datos:
A continuación mostraremos unos supuestos de consultas y su solución.
1) Necesitamos un listado de los nombres de los médicos y su especialidad.
- Ir a la pestaña Consultas - Nuevo - Vista Diseño y agregar la tabla Médicos
Visualizaremos su contenido con el botón Vista previa para asegurarnos de que funciona
correctamente y cerraremos la Consulta grabándola.
2) Queremos saber el Nombre y Apellido de los pacientes que ingresaron entre Enero y Marzo
del 03 y que son alérgicos.
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Ahora el resultado se verá así:
3) Queremos saber el Nombre y Apellido de los pacientes que viven en Capital
Y así quedan los resultados:
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Como vemos, son muchas las cosas que podemos hacer con la base de datos.
¿Qué diría Ud. que es Microsoft Access? ¿Una tabla, un dato o... un sistema?
Una B.D. de Access no es sólo una tabla de datos, sino que es un conjunto de objetos.
Access le permite a usted crear formularios, informes y otros objetos que le ayudan a presentar
sus datos tal como lo desee, pero la información propiamente dicha, se almacena en tablas.
2.1. Conceptos básicos del análisis de la información
Le recomiendo releer la Unidad I punto 3 y luego repasemos brevemente los conceptos
de:
Tablas
Recordemos que una tabla es un conjunto de datos acerca de un tema específico. Los
datos de la tabla se representan en columnas (llamadas campos) y filas (llamadas registros). En
una tabla, un campo es una categoría o tipo de información. Pueden ser nombres de empresas,
fechas de contratación de empleados, precios de productos, etc. Un registro es un conjunto de
información acerca de una persona, cosa o evento y por lo general incluye información de varios
campos.
Consultas
Una consulta es una pregunta que usted plantea acerca de la información contenida en su
base de datos, como por ejemplo “¿Qué productos tienen proveedores australianos?”. Los datos
que responden a la pregunta pueden provenir de una tabla o de varias; la consulta reúne la
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información solicitada. El conjunto de registros que responden a la consulta se denomina hoja de
respuestas dinámica. Una hoja de respuestas dinámica es un tipo actualizable de conjunto de
registros, que es cualquier conjunto de registros definido por una tabla o consulta.
Formularios
Mire, un formulario es, por lo general, un buen diseño para introducir, cambiar y ver los
registros de su base de datos. Al abrir un formulario, Access recupera los datos deseados de las
tablas y los presenta de acuerdo con su diseño ya sea en la pantalla o en formato impreso. En un
formulario se muestran determinados registros, con un diseño personalizado.
Informes
Un informe se utiliza para representar los datos en una página impresa y para mostrar los
sub totales y totales correspondientes a todo un conjunto de registros. Los informes se pueden
presentar con un diseño personalizado.
¿Tiene Ud. alguna duda hasta aquí? Si así fuere, disculpe que insista pero... recuerde hablarlo con su tutor.
Una BASE DE DATOS puede contener o no cualesquiera de estos objetos, pero al menos debe contener una tabla.
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- Operaciones fundamentales con las Bases de Datos
.- Abrir una base de datos.
.- Crear una base de datos.
.- Cerrar una base de datos
.- Emplear las fichas-guía.
.- Diseñar las bases de datos.
.- Usar los Asistentes de Access para crear objetos.
La ventana de la base de datos
Cuando Ud. abra o cree una base de datos, Access le presentará la ventana de la Base de
Datos en la ventana de Access. La ventana de la Base de Datos (ver fig. 1) es su centro de
control. Desde aquí puede crear y usar cualquier objeto de su Base de Datos.
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Fig. 1
La barra de menús incluye los menús y los comandos que le permiten crear y usar objetos
en su Base de Datos. La barra de herramientas contiene las opciones que puede utilizar para
llevar a cabo operaciones comunes y para obtener ayuda sobre la tarea actual (ver fig. 2).
Fig. 2
Al crear objetos y abrir nuevas ventanas en Access, la barra de menús y la barra de
herramientas cambian para presentar los comandos y las opciones que se aplican al trabajo en
cada ventana.
Los botones de selección de objetos de la ventana de la Base de Datos proporcionan
acceso directo a todos los objetos de su base.
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ACTIVIDADES SUGERIDAS
Ejercicio Nº 2
1.- Por favor, de Ud. un ejemplo de generalización disjunta. 2.- Justifique generalización con solapamiento. Abrir una Base de Datos
Fíjese que cuando se abre una B.D. en Access, lo que se abre es un archivo que contiene
los datos y las estructuras de las tablas, así como las consultas, formularios, informes y otros
objetos que constituyen la B.D. Para abrir una Base de Datos existente:
a) Haga clic en el botón “Abrir Base de Datos” ( ) de la barra de herramientas (o bien en el
menú Archivo, elija Abrir Base de Datos (ver fig. 5)).
b) Aparecerá la caja de diálogo Abrir Base de Datos (ver fig. 6). Para abrir la Base de Datos con
acceso de sólo lectura, seleccione la opción “Sólo lectura” en el cuadro de diálogo Abrir Base
de Datos. Este modo de acceso le permite ver pero no modificar los datos y objetos de la
Base de Datos.
c) Para abrir la Base de Datos con acceso exclusivo, seleccione la opción “Exclusivo”. Este
modo de acceso impide que otros usuarios modifiquen los datos y objetos en la base.
Desactive esta opción para compartir los datos en un entorno multiusuario.
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Fig. 3
Fig. 4
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Fig. 5
Nota: En la ventana inicial de Access, puede abrirse una Base de Datos utilizando los
números y los nombres que aparecen en la parte inferior del menú Archivo, que son las últimas
cuatro Bases de Datos que se han abierto. Esta operación se puede simplificar oprimiendo la
combinación de teclas Ctrl + O.
Crear una Base de Datos
Para crear una Base de Datos, haga clic en el botón “Nueva Base de Datos” ( ) de la
barra de herramientas (o en el menú Archivo elija “Nueva Base de Datos” u oprima Ctrl + N).
(Ver fig. 3).
Access le mostrará el cuadro de diálogo Nueva Base de Datos (ver fig. 4), donde podrá
especificar un nombre y una ubicación para la Base de Datos. Un nombre de Base de Datos
puede tener un máximo de 8 caracteres, pero no puede contener espacios. Si selecciona el
nombre de una Base de Datos existente, Access le preguntará si desea reemplazarla.
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Fig. 6
Access abre automáticamente una nueva Base de Datos con acceso exclusivo.
- Cerrar una Base de Datos.
1. Cambie a la ventana de la Base de Datos si ésta no está activa (haga clic en la
ventana de la Base de Datos o bien, en la barra de herramientas haga clic en el botón
“Ventana de la Base de Datos” ( ).
2. En el menú Archivo, elija Cerrar Base de Datos.
- Empleo de las fichas-guía.
Recuerde que las fichas guía que reemplazan al tutorial normal que generalmente
requiere una estructura predeterminada, operan como un profesor, ayudándole a trabajar con su
Base de Datos mientras aprende. Las fichas-guía y Access se usan simultáneamente sin
necesidad de pasar de uno a otro. Puede usar las fichas-guía para crear toda una Base de Datos o
puede consultarlas cuando necesite ayuda sobre una tarea específica (ver fig. 7).
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Fig. 7
- Diseñar una Base de Datos.
En una Base de Datos Relacional, como las que se crean con Access, la información
sobre diferentes temas se almacena en tablas separadas. Para reunir la información de una
manera significativa, deberá indicar a Access cómo se relacionan entre sí los diferentes temas.
Para diseñar una Base de Datos:
a) Determine usted el propósito de la Base de Datos. Esto le ayudará a decidir qué
desea almacenar.
b) Determine las tablas: Divida la información en diferentes temas, como por
ejemplo, empleados o pedidos. Cada tema será una tabla de la Base de Datos.
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c) Determine los campos: Decida qué información desea almacenar en cada tabla.
Cada campo se muestra como una columna en la tabla. Por ejemplo, un campo de
la tabla Empleados podría ser Apellidos y otro podría ser Fecha de Contratación.
d) Determine las relaciones entre la información: Examine cada tabla y decida
cómo se relacionan los datos de cada tabla con los datos de las otras tablas de la
Base de Datos. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas si es necesario. e) Defina las relaciones entre las tablas. f) Refine su diseño: Asegúrese de que el diseño no tenga errores. Cree las tablas y
algunos registros de datos como muestra. Vea si obtiene los resultados deseados y
haga los ajustes necesarios. - Uso de los Asistentes de Access para crear objetos.
Al crear una nueva tabla, consulta, formulario o informe, Access presenta un cuadro de
diálogo donde puede elegir si desea comenzar con un objeto en blanco y crearlo usted o, por el
contrario, si desea utilizar un Asistente de Access como ayuda para crearlo (ver fig. 8).
Un Asistente de Access es como un experto en Bases de Datos que hace
ciertas preguntas acerca del objeto deseado y después lo crea basándose en sus
respuestas.
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Fig. 8
33 MANEJADOR DE BASE DE DATOS
Le comento que, llamamos Manejador de Bases de Datos al Sistema de Gestión de Bases
de Datos que es esencial para el adecuado funcionamiento y manipulación de los datos
contenidos en la base. Se puede definir como: "El Conjunto de programas, procedimientos,
lenguajes, etc. que suministra, tanto a los usuarios no informáticos como a los analistas,
programadores o al administrador, los medios necesarios para describir, recuperar y manipular
los datos almacenados en la base, manteniendo su integridad, confidencialidad y seguridad".
Digamos entonces que un Gestor de Base de Datos (GBDD) es un módulo de programa
que proporciona la interfaz entre los datos de bajo nivel almacenados en la BDD y los programas
de aplicación y consultas hechos al sistema.
¿Le agradaría saber a Ud. de qué es responsable el GBDD?
El GBDD es responsable de las siguientes tareas:
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n Interacción con el gestor de archivos: El GBDD traduce las distintas sentencias o
comandos del sistema de archivos de bajo nivel. Así, el GBDD es el responsable del
verdadero almacenamiento, recuperación y actualización de los datos en la BDD.
n Implantación de la Integridad: Los valores de los datos que se almacenan en la
BDD deberán satisfacer ciertos tipos de restricciones de consistencia.
n Implantación de la seguridad: No todos los usuarios de la BDD necesitan tener
acceso a todo su contenido, el GBDD deberá hacer cumplir estos requisitos de
seguridad.
n Copia de seguridad y recuperación: Podrían existir fallas externas al sistema que
provocarían pérdida de la información por ejemplo daño físico del disco, problemas
de suministro de energía y errores de software. Es responsabilidad del GBDD
detectar tales fallos y restaurar la información de la BDD al estado que tenía antes
de ocurrir el fallo.
n Control de recurrencia: Recuerde que cuando varios usuarios actualizan la BDD
concurrentemente, es posible que no se conserve la consistencia de los datos.
Controlar la interacción entre los usuarios concurrentes es otra responsabilidad del
gestor de la BDD.
3.1. Funciones
Las funciones esenciales de un SGDB son la descripción, manipulación y utilización de
los datos.
Descripción: Incluye la descripción de: Los elementos de datos, su estructura, sus
interrelaciones, sus validaciones. Tanto a nivel externo como lógico global e interno esta
descripción es realizada mediante un LDD o Lenguaje de Descripción de Datos.
Manipulación: Permite: Buscar, Añadir, Suprimir y Modificar los datos contenidos en la
Base de Datos.
La manipulación misma supone: Definir un criterio de selección, Definir la estructura
lógica a recuperar, Acceder a la estructura física. Esta manipulación es realizada mediante un
LMD o Lenguaje de Manipulación de Datos.
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Utilización: La utilización permite acceder a la Base de Datos, no a nivel de datos sino a
la base como tal, para lo cual: Reúne las interfaces de los usuarios y suministra procedimientos
para el administrador.
En términos ideales, un DBMS debe contar con estas funciones, sin embargo, no todos
las poseen, así existen algunos manejadores que no cumplen la función de respaldo o de
seguridad, dejándola al usuario o administrador; sin embargo un DBMS que sea completo y que
deba manejar una base de datos multiusuario grande, es conveniente que cuente con todas estas
operaciones.
3.2. Lenguajes
Para cumplir sus objetivos el DBMS cuenta con varios lenguajes:
Lenguaje de descripción o definición de datos: Un esquema de Base de Datos se
especifica por medio de una serie de definiciones que se expresan en un lenguaje de definición
de datos (DDL-Data Definition Language). El resultado de la compilación es un conjunto de
tablas que se almacenan en el diccionario de datos.
Existe un esquema DDL para las definiciones del nivel conceptual y un subesquema DDL para las definiciones del nivel externo.
La estructura de almacenamiento y los métodos de acceso empleados por el sistema se
especifican por medio de un conjunto de definiciones de un tipo especial de DDL, llamado
lenguaje de almacenamiento y definición de datos; el resultado de la compilación es una serie de
instrucciones que especifican los detalles de implantación de los esquemas de Base de Datos que
normalmente no pueden ver los usuarios.
Este lenguaje se define como un lenguaje de control dispositivo/medio.
Existe además un DBCS que es el sistema de control de la Base de Datos y permite el
acceso a la definición de datos.
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Lenguaje de manejo de datos: El DML (Data Managment Lenguage) es el que permite a
los usuarios manejar o tener acceso a la Base de Datos. Permite recuperar, insertar o eliminar la
información contenida. Existen dos tipos:
- Sin procedimiento: donde se indican que datos se necesitan pero no como.
- Con procedimiento: donde se indican que datos se necesitan y la forma como se
necesitan.
Además debe tener la capacidad de entender los mensajes con que contesta el DBMS
La parte del DML que permite recuperar la información se llama lenguaje de consulta
(que no es el mismo manejador de datos), este lenguaje no es algorítmico, con este las consultas
se pueden hacer desde una terminal en forma interactiva o inmerso dentro de un lenguaje de alto
nivel.
Los lenguajes de 4a. Generación permiten la generación de reportes, visualización de
gráficos o procesos de la Base de Datos de forma fácil y rápida.
Lenguajes de Programación: Estos son programas que pueden ser empleados por los
programadores, algunos lenguajes de tercera generación tiene la capacidad de entrar a interactuar
con Bases de Datos.
3.3. Clasificación de los DBMS
La forma o vista externa con que se presentan los datos al usuario en la mayoría de los
sistemas actuales es idéntica o muy semejante a la vista conceptual.
La estructura lógica, en el ámbito conceptual o externo, es la base para la clasificación de
los DBMS en las cuatro categorías siguientes: jerárquica, red, relacional y orientada a
objetos.
Cualquier categoría debe permitir un acceso aleatorio a los datos requeridos, utilizando
para tal fin una estructura de datos: redes, árboles, tablas o listas enlazadas.
Cada DBMS está diseñado para manejar un tipo de estructura lógica. No se pueden
procesar programas diseñados para otro DBMS.
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3.3.1. Enfoque jerárquico
La Base de Datos jerárquica consta de muchos registros. Cada nodo representa un tipo de
registro conceptual o un segmento. Cada registro o segmento está constituido por un cierto
número de campos que lo describen.
Cada rama representa una relación uno a muchos. Un cliente del banco puede tener
muchos movimientos en su cuenta. En este caso 'muchos' significa cero, uno o más de uno.
3.3.2 Enfoque de red
Para representar este tipo de relación, es necesario que los dos tipos de registro estén
interconectados por medio de un registro conector llamado conjunto conector.
3.3.3. Enfoque relacional
Un DBMS de enfoque relacional utiliza tablas bidimensionales llamadas relaciones para
la representación lógica de los datos y las relaciones entre ellos.
Si las consultas sobre claves múltiples en el enfoque jerárquico se conseguían mediante
relaciones padre-hijo, en el enfoque en red mediante conjuntos, para el enfoque relacional, la
relación uno a muchos entre el registro padre de un archivo y los registros hijos de otro archivo
de la Base de Datos Relacional se consigue mediante la utilización de campos de conexión, es
decir, insertando el valor de la clave principal del registro padre en cada una de los registros
hijos, consiguiendo relaciones parecidas al enfoque en red.
Hay características propias del enfoque relacional que no se presentan en los otros dos enfoques:
Ø La facilidad para su representación lógica, al realizarse mediante tablas separadas
y no presentarse ningún tipo de jerarquía.
Ø La posibilidad de recuperar una tabla o un grupo de registros mediante una
proposición del DML, sin necesidad de acceder a otras relaciones. Su modo de
operación no esta orientado a registros sino sobre la tabla como conjunto.
Ø Se puede acceder a datos de cualquier columna de la tabla o filas de una o más
relaciones.
Requisitos que han de cumplir las tablas en las Bases de Datos Relacionales:
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Ø La tabla puede tener solo un tipo de registro
Ø Cada registro posee un número determinado de campos, cada uno de ellos con su
nombre correspondiente. La Base de Datos tendrá muchas tablas.
Ø Dentro de cada tabla, cada campo es distinto
Ø Cada registro de una tabla es único; no hay registros duplicados.
Ø Los registros dentro de cada tabla no tienen una secuencia determinada.
Ø Se pueden crear nuevas tablas relacionando campos procedentes de dos o más
tablas existentes.
3.3.4. Enfoque orientado a objetos
En los últimos años la tecnología de diseño de las Bases de Datos se ha aplicado a
terrenos ajenos al campo del procesamiento de datos, que en general carecen de al menos una de
las características siguientes:
· Uniformidad
· Orientación a registros
· Elementos de datos de pequeño tamaño
· Campos atómicos
Las nuevas aplicaciones incluyen estas nuevas características:
· Diseño asistido por computadora (CAD, Computer - Aided Desing)
· Ingeniería de software asistida por computadora (CASE, Computer- Aided
Software Engineering).
· Bases de Datos multimedia.
· Sistemas de información para oficinas (SIO).
· Bases de Datos de hipertexto.
Estas nuevas aplicaciones de las Bases de Datos no se consideraban en los años setenta,
cuando se diseñaron inicialmente la mayor parte de los sistemas comerciales de Base de Datos.
Ahora son posibles debido al incremento de memoria principal y de tamaño de los discos,
al aumento de la velocidad de las unidades centrales de procesamiento, al menor costo del
hardware y a la mejor comprensión de la gestión de las Bases de Datos obtenidos en los últimos
años.
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El modelo relacional y los modelos relacionales entre entidades no resultan suficientes
para modelar las necesidades de datos de estas aplicaciones nuevas. Además, hasta las
necesidades de modelado de las aplicaciones comerciales tradicionales se han hecho más
complejas con el paso del tiempo, y resulta difícil expresar algunas de estas necesidades en el
modelo relacional, como por ejemplo, imágenes y Base de Datos de hipertexto.
3.4. El Diccionario de datos
Es una metabase, o una Base de Datos que contiene datos sobre los datos. Es una Base de
Datos del sistema y puede ser accesada de igual forma como se accesa cualquier tabla en la Base
de Datos.
3.5. Administrador de Base de Datos (DBA)
Verá Ud. que una de las razones principales para tener sistemas de gestión de BDD es
tener control central de los datos y de los programas que accesan a esos datos. La persona que
tiene dicho control central sobre el sistema se llama administrador de la BDD (database
administrator (DBA)). Las funciones del DBA incluyen:
n Definición de la estructura de almacenamiento y del método de acceso:
Estructuras de almacenamiento y métodos de acceso adecuados se crean
escribiendo un conjunto de definiciones que son traducidas por el compilador del
lenguaje de almacenamiento y definición de datos.
n Modificación del esquema y de la organización física: las modificaciones, tanto
al esquema de la BDD como a la descripción de la organización física de
almacenamiento, se logran escribiendo un conjunto de definiciones que son
usadas por el compilador del lenguaje de definición de datos.
n Concesión de autorización para el acceso a los datos: esto para regular qué
partes de la BDD van a poder ser accedidas por varios usuarios.
n Especificación de las restricciones de integridad: las restricciones se mantienen
en una estructura especial del sistema que consulta el gestor de la BDD cada vez
que tiene lugar una actualización en el sistema.
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44 DISTINTOS COMANDOS
Access cuenta con un asistente para botones de comando que podemos utilizar en cualquier momento.
Utilicemos un ejemplo: como crear una réplica de la Base de Datos.
1. Abrir la Base de Datos de la que se desee crear una réplica. Antes de crear
una réplica de una Base de Datos, se deben leer los cambios que se van a
producir en la Base de Datos al crear la réplica.
2. Si la Base de Datos está protegida por una contraseña de Base de Datos,
eliminar la contraseña.
3. En el menú Herramientas, seleccione Réplica, y luego hacer clic en Crear
réplica.
4. Haga clic en Sí cuando se le pregunte si desea cerrar la Base de Datos.
5. Haga clic en Sí o en No (se recomienda hacer clic en Sí) cuando se pregunte,
si desea crear una copia de la Base de Datos (este cuadro de diálogo sólo
aparecerá si la Base de Datos debe ser convertida primero a un Diseño
principal antes de crear la primera réplica) (Fig. 1.1).
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(Fig.1.1)
En el cuadro de diálogo Ubicación de la nueva réplica (Fig. 1.2), seleccionar la
ubicación en la que se desea colocar la nueva réplica.
(Fig. 1.2)
6. Hacer clic en Aceptar.
Utilización de comandos de Microsoft Access para réplicas.
Con los comandos del submenú Réplica del menú Herramientas de Microsoft
Access, puede crear Diseños principales y réplicas mientras trabaja (Fig. 1.3).
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(Fig. 1.3)
- Crear Réplica: Con el comando Crear réplica, se puede crear una réplica de
la Base de Datos en la que esté trabajando. Si la Base de Datos no es el Diseño
principal, Microsoft Access la convierte de forma automática.
- Recuperar diseño principal: El comando Recuperar diseño principal
permite asignar el Diseño principal a otra réplica si el Diseño principal actual
se ha dañado.
- Sincronizar ahora: Con el comando Sincronizar ahora, puede intercambiar
datos entre los miembros del conjunto de réplicas. Esos miembros pueden estar
situados en su equipo, en otro equipo conectado a una red, o en una ubicación
Internet.
- Resolver conflictos: Con el comando Resolver conflictos, se pueden
comparar dos miembros del conjunto de réplicas que estén en conflicto. Los
conflictos pueden producirse cuando se sincronizan los miembros. Por
ejemplo, dos réplicas pueden tener filas que han sido cambiadas desde la
última sincronización. Debe decidir cuál de los cambios es el que se acepta.
Ahora vamos a utilizar un proyecto de Microsoft Access en un entorno
multiusuario
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Cuando se trabaja en un entorno multiusuario, se pueden utilizar varios métodos para
compartir datos en un proyecto de Microsoft Access (.ADP) y se deben tener en cuenta algunas
consideraciones. Este tema proporciona información de referencia acerca de:
1. Utilizar proyectos de Access en un entorno multiusuario
2. Manipular actualizaciones de forma simultánea
3. Replicar una base de datos de SQL Server
En un entorno multiusuario, cada usuario necesita tener su propia copia del archivo de
proyecto de Access conectada a la misma base de datos de Microsoft SQL Server. No se puede
compartir el mismo archivo de proyecto de Access entre dos o más usuarios.
Abrir un proyecto de Access
1. En el menú Archivo, haga clic en Abrir .
2. Haga clic en un acceso directo de la Barra de ubicaciones o, en el cuadro Buscar en,
haga clic en la unidad o carpeta que contenga el proyecto de Microsoft Access que
desee.
3. En la lista de carpetas, haga doble clic en las carpetas hasta que abra la que contiene
el proyecto de Access.
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Si no encuentra el proyecto de Access que desea abrir, haga clic en Herramientas y, a
continuación, haga clic en Buscar. En el cuadro de diálogo Buscar, especifique más criterios de
búsqueda.
Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo de interrogación y, a
continuación, haga clic en la opción: Obtener más información sobre buscar archivos.
4. Haga clic en el proyecto de Access que desee abrir y, a continuación, siga uno de
estos procedimientos:
· Para abrir el proyecto de Access, haga clic en Abrir.
· Para abrir el proyecto de Access para tener acceso de sólo lectura, haga
clic en la flecha Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir como de
sólo lectura.
Puede abrir un proyecto de Access sólo en modo exclusivo. Si intenta abrir un proyecto
de Access mientras otro usuario lo tiene abierto, Access solicitará que abra una copia del archivo
de sólo lectura.
Para obtener ayuda acerca de una opción en el cuadro de diálogo, haga clic en el signo de
interrogación y, a continuación, haga clic en el elemento.
4.1. Compilación
Le comento…Hay tres tipos de compilación del servidor MySQL:
• Estándar: Los binarios estándar de MySQL son los recomendados para la mayoría de los
usuarios, e incluyen el motor de almacenamiento InnoDB.
• Max (No se trata de MaxDB, que es una cooperación con SAP): Los binarios incluyen
características adicionales que no han sido lo bastante probadas o que normalmente no
son necesarias.
• MySQL-Debug: Son binarios que han sido compilados con información de depuración
extra. No debe ser usada en sistemas en producción porqué el código de depuración
puede reducir el rendimiento.
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ACTIVIDADES SUGERIDAS
Ejercicio 3
1.- Abra un proyecto en Access y trate de efectuar una réplica, por favor.
55 CONFORMACIÓN DE PROGRAMAS CON COMANDOS .
5.1. Depuración de errores. Corrección de errores
Uno de los principales obstáculos a la productividad de los desarrolladores ha consistido
en la falta de herramientas integradas para el desarrollo de bases de datos y la depuración. SQL
Server 2000 ayudó a salvar este escollo al proporcionar una estrecha integración con Microsoft
Visual Studio®. La solución SQL Server 2005 supondrá avances adicionales que cambian de
forma esencial la manera en que se desarrollan e implantan las Bases de Datos. A través de
soporte para XML (Extensible Markup Language) y de una mayor integración con las
tecnologías.NET y las herramientas de desarrollo de Microsoft, SQL Server 2005 aumentará de
forma significativa la productividad y flexibilidad de los desarrolladores.
Entre las mejoras que aportará a la productividad de los desarrolladores se incluyen las
siguientes:
Herramientas mejoradas, Soporte ampliado de lenguajes de programación, XML y
servicios Web, Capacidades de análisis de alcance empresarial global.
Los desarrolladores podrán utilizar una herramienta de desarrollo para Transact-SQL,
XML, MDX (Multidimensional Expresión) y XML/A (XML for Analysis). La posibilidad de
integración con el entorno de desarrollo de Visual Studio resultará en un desarrollo y depuración
de errores más eficientes de las aplicaciones de línea de negocio y de inteligencia empresarial.
*
¡Lo felicito! Ha finalizado Ud. la materia
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94
CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIÓN
1. ¿A qué se le llama Gestor de Bases de Datos?
2. ¿Qué es un sistema de Base de Datos Relacional?
3. ¿Qué entiende por Clave principal?
4. ¿A qué le llamaría usted ordenar los datos?
5. ¿Cómo se ordenan los datos?
6. ¿Para qué se pueden emplear los filtros?
7. ¿Puede usted reemplazar información?
*
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CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIÓN
SOLUCIONES SUGERIDAS
UNIDAD 1:
1. ¿Qué entiende Ud. por migración de datos?
El proceso de ajuste del almacenamiento de los datos.
2. Cuándo estamos utilizando una tabla, ¿Qué podemos cambiar?
Los campos.
3. Cuando escuchamos hablar de una Base de Datos es común asociar
este concepto ¿Con qué?
Con un conjunto de objetos.
4. ¿Dónde se almacena la información propiamente dicha?
En una tabla.
5. ¿Cuáles son los tipos disponibles para cada campo que define?
Texto, memo, numérico, fecha/hora, moneda, autonumérico, si/no,
Objeto ole, hipervínculo, Formato.
UNIDAD 2:
1. ¿A qué se le llama Gestor de Bases de Datos?
Un módulo de programa que proporciona la interfaz entre los datos
de bajo nivel almacenados en la Base de Datos y los programas de
aplicación y consultas hechos al sistema.
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2. ¿Qué es un sistema de Base de Datos Relacional?
Un sistema diseñado para el manejo de información organizada en forma de
una o varias tablas relacionadas entre sí por un campo común.
3. ¿Qué entiende por Clave principal?
Un campo que permite que los datos funcionen con la máxima
efectividad.
4. ¿A qué le llamaría usted ordenar los datos?
A la acción que se realiza cuando se selecciona la opción Ascendente/
descendente.
5. ¿Cómo se ordenan los datos?
De acuerdo a un criterio determinado. Utilizando los botones de: Ordenar.
6. ¿Para qué se pueden emplear los filtros?
Para buscar registros.
7. ¿Puede usted reemplazar información?
Sí, por supuesto.
*
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A B C GLOSARIO
AUTONUMÉRICO: Contador incrementado. BYTE: Conjunto de 8 bits. CARACTERES: Letras y números. CUADRÍCULA: Tabla. DATABASE ADMINISTRATOR (DBA): Administrador de Base de Datos. DBMS: Sistema de Administración de Base de Datos. DDL: Compilador del lenguaje de definición de datos. DESELECCIONAR: Quitar la selección. EMERGENTE: Que nace y tiene orígen de otra cosa. ENTIDAD: Conjunto de objetos importantes EXPLÍCITAMENTE: Clara y determinadamente. FILTRAR REGISTROS: Buscar. HIPERVÍNCULO: Referencia a un documento de Internet. INCREMENTADO: Aumentado.
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METADATOS: Descripción de los datos. METADATOS DE APLICACIÓN: Ultima categoría de datos. SPEED: Rapidez. TOTAL AVAILABILITY: Disponibilidad de la información. TUNNING: Afinación. OBJETO OLE: Objeto de otra aplicación. COMPATIBLE: Apto o proporcionado para unirse ESTANDARIZAR: Unificar para crear tipos uniformes HERRAMIENTAS CASE: Para la automatización del desarrollo del software ISO: Organismos de estandarización Internacionales KERNEL: Núcleo
MAPPING: Funciones de correspondencia METABASE: Descripción de la base METADATOS: Descripción de los datos SQL: Lenguaje de consulta TUNNING: Afinación
*
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BIBLIOGRAFÍA
Sugerimos la lectura de los siguientes textos como complemento de lo visto en el módulo:
Estructura de Datos, Autor Aarón M. Tenenbaum, Moshe J. Augentein. Primera edición.
Diseño y Administración de Base de Datos Gary W. Hansen, James V. Hansen, Segunda Edición.
Guía de Estructura y Procesamiento de Datos Profesor David López, Segundo semestre U.N.I.R. (Maracaibo).
Structure Architecture And Organization, Second Edition. Hayes, J.Mcgraw-Hill, 1998. Microsoft Diseño Estructurado, Fernando Saez Vacas. Alianza Informática, 2002. Computer Architecture And Organization, Second Edition. Hayes, J.Mcgraw-Hill, 2001.
*
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