Post on 29-Sep-2018
Informática II Unidad II
Hojas de cálculo
Tema III: Elaboración de
gráficos y protección de
información
Elaboración de gráficos y protección de información
Además de realizar cálculos, Excel ofrece la posibilidad de crear gráficos para
representar la información contenida en sus celdas. Algunos tipos de gráficos
disponibles en Excel son:
Gráfico de columnas
Gráfico de líneas
Gráfico circular
Gráfico de barras
Gráfico de área
Gráfico de tipo XY (dispersión)
Además existen subtipos de gráficos, por ejemplo los gráficos de columnas contiene los
siguientes subtipos: columna agrupada y columna agrupada 3D, columna apilada y
columna apilada 3D, etc.
Para crear un gráfico se deben seguir 3 pasos generales:
1. Organizar los datos que se desea trazar en un gráfico
2. Seleccionar las celdas que contienen los datos que se desea graficar
3. En la ficha insertar, seleccionar el tipo de gráfico que se desea utilizar
Ejemplo, el gerente de una tienda de electrónica decidió crear un gráfico que represente la tendencia de las ventas del último mes en su sucursal para presentarla al
dueño de la empresa. Previamente pidió a los vendedores que tomaran nota de los aparatos electrónicos que vendieron. Al concluir el mes cada empleado entregó sus resultados al gerente. Los pasos que realizó el gerente para elaborar el gráfico son:
1. Organizar las cantidades de aparatos electrónicos vendidos
2. Seleccionar las celdas que contienen los datos que se desea graficar.
3. En la ficha insertar, seleccionar el tipo de gráfico (en este caso de columnas y
el subtipo columna agrupada)
Resultando la grafica siguiente:
Después de insertar el gráfico, se visualiza la pestaña “herramienta de gráficos” donde es posible realizar modificaciones. Por ejemplo, se puede insertar un título y cambiar el diseño del gráfico, como se muestra en la siguiente imagen.
Protección de la información
La información almacenada en las computadoras es importante para los usuarios, por
lo tanto, el tema de la seguridad debe ser considerado. En las hojas de cálculo se
registran datos confidenciales de las empresas en especial relacionadas con el manejo
de efectivo y la cantidad de mercancías que se vende o compra.
Como se mencionó en el primer curso de informática, algunas reglas básicas de
protección son: guardar y respaldar la información en distintos medios de
almacenamiento. Además, se debe mantener un control de las personas que tienen
acceso a los archivos ya sea directamente en la computadora donde fueron creados o
vía correo electrónico.
Microsoft Office Excel proporciona varias capas de seguridad
y protección que permiten controlar quién puede tener acceso
a los datos de Excel y modificarlos. Para ayudar a proteger
los datos de un libro, puede hacer lo siguiente:
Para conseguir una seguridad óptima, debe proteger todo el
archivo de libro mediante una contraseña (contraseña: modo
de restringir el acceso a una hoja de cálculo, una hoja de datos o parte de una hoja de
cálculo. Las contraseñas de Excel pueden tener hasta 255 letras, números, espacios y
símbolos. Debe escribir correctamente las letras mayúsculas y minúsculas cuando
defina y especifique contraseñas.), de forma que sólo los usuarios autorizados puedan
ver o modificar los datos.
Para lograr protección adicional de datos específicos, puede proteger también algunos
elementos de la hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en
Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas
y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro) o del libro, con o sin
una contraseña. Proteger los elementos de la hoja de cálculo o del libro le ayudará a
evitar que los usuarios modifiquen, muevan o eliminen datos importantes accidental o
premeditadamente.
Las opciones para proteger las hojas o libros de Excel se encuentran en la ficha
Revisar, en el subgrupo cambios, específicamente en los iconos de la imagen:
Algunas opciones que se pueden restringir son:
Editar el contenido de las celdas
Cambiar el formato de la hoja
Creación de nuevas hojas del libro
Desactivar el control de cambios
Acceso solo por medio de una contraseña
Finalmente, se debe tener cuidado con los archivos que se reciben por correo
electrónico ya que pueden contener virus en especial en las macros de Excel. Debido a
que las macros contienen código de programación es común que se añadan virus con
el propósito de dañar los archivos de una computadora.