Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

Curs de formacióPlans d’ocupació local “Impuls-treball”: Arxius

22 de juliol de 2010

Irene Llop i Jordana

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

8. Tècniques de tractament arxivístic

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

PER QUÈ DIGITALITZEM?

AVANTATGES: Millor conservació,

sense eliminar original

Accés Difusió Gestió Reproducció

INCONVENIENTS: Dependència

tecnològica Deteriorament

durant la digitalització

Desconeixem la permanència a llarg termini dels suports digitals

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

OBJECTIUS:

Qualitat Legibilitat Integritat Autenticitat

FINALITATS:

Protegir Representar Difondre

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

Arxiusdospuntzero.blogspot.com/20009/03/video-dels-arxius-del-passat-oi.html

Arxiusdospuntzero.blogspot.com/20009/03/com-seran-els-arxius-del-futur-els.html-

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

NECESSITATS DEL CENTRE

ESTAT DE CONSERVACIÓ

VALOR HISTÒRICOBLIGACIÓ

PERLLEI

COMPROMÍS PER

CONVENI

PRIORITATS

HUMANS

TÈCNICS

ECONÒMICS

RECURSOS

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

Establir prioritats

IMPACTE

CRITERIS VIABILITAT

URGÈNCIA DE L’ACCIÓ

TIPUS I QUANTITAT D’ÚS

FACTORS VALOR DEL DOCUMENT

ESTAT DE CONSERVACIÓ

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

RECURSOS

HUMANS:Personal intern, personal extern ECONÒMICS:Pressupost, subvencions privades,

suport institucional TÈCNICS:Software, hardware

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

Avaluació risc documentació

ESTAT DE CONSERVACIÓ

AVALUACIÓ AMBIENTAL

AVALUACIÓ SISTEMES PROTECCIÓ

Acidesa paperDeteriorament del documentPercentatge enquadernacióMalmesa

Monitoritzar HR i temp.Condicions ambientals centreNivells contaminacióSistemes calefacció i renovació aire

PreservaciópreventivaTipus de manipulació i ús dels doc.Exposició

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

PLA ESTRATÈGIC

PLA DE PRESERVACIÓ

http://www.girona.cat/sgdap/cat/crdi_presentacio.php

NECESSITATS

PRIORITATS

RECURSOS

ACCIONS

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.catFitxa d’avaluació de l’estat de

conservació dels fons documentals

IDENTIFICACIÓDocumentació textual❑ Tipus de documentDocumentació gràfica❑ Tipus de documentSuportSustentat / TècnicaDimensions, ............... alt ............... ample ...............datacióautornotarisotasignatsaltresSèrie / col·lecciótopogràfic / localitzaciónúm. caixes ............... núm. expedients ............... núm. volum ....

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

ESTAT DE CONSERVACIÓSuportFisicomecànica Taques Estructura❑ arrugues ❑ brutícia ❑ fràgil❑ plecs ❑ greix / ditades ❑ acidesa❑ cargolament ❑ coles ❑ infecció❑ ondulació / corbament ❑ cinta adhesiva - cel·lo ❑ intervencions

anteriors❑ oxidació - (grapes, clips) ❑ ...............❑ pèrdua de suport ❑ humitat ❑ ...............❑ galeries d’insecte ❑ tintes ❑ ...............❑ estrips / talls ❑ florit ❑ ...............❑ vores esquinçades ❑ «foxing» ❑ ...............❑ erosió / desgast ❑ canvi tonalitat❑ fragmentat ❑ ...............Elements sustentats❑ faltant o llacuna❑ esvaïment / pèrdua de la intensitat❑ corrosió de tintes

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

VALORACIÓB = bo R = regular D = dolent

OBSERVACIONS_______________________Test de prioritat d’intervencióPer determinar si és necessària una intervenció en el llibre, ens

ajudarà comprovar-ne el valor i la quantitat valor consulta estat de conservació1. ............... ❑ no ❑ poca ❑ bo2. ............... ❑ – ❑ regular ❑ regular3. ............... ❑ sí ❑ molta ❑ dolent Suma de punts......

Com més suma, més necessària serà la prioritat d’intervenir-hi

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

PROPOSTA D’INTERVENCIÓ FETA PER L’ARXIVER/A❑ desinfecció❑ neteja❑ consolidació del suport❑ desacidificació❑ altres...............Protecció❑ enquadernació ❑ nova ❑ restaurada❑ caixa ❑ funda❑ carpeta ❑ camisa❑ tub

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

RECOMANACIONS FETES PEL CONSERVADOR-RESTAURADOR

❑ restauració❑ completa❑ parcial❑ desinfecció❑ fixació de tintes❑ neteja en sec ❑ neteja humida ❑ tractament de taques❑ estabilitat hidroscòpica❑ blanqueig❑ desacidificació❑ consolidació del suport❑ reintegració del suport❑ reforçament del suport ❑ laminació ❑ entelat❑ reintegració gràfica❑ protecció o sistemes de presentació:❑ camisa, funda, estoig❑ enquadernació

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

REVISIÓ❑ data .....……… ❑ confeccionada .....

………❑ finalitat .....……… ❑ ratificada .....

………

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

AIGUA, INUNDACIÓ

CAUSESAccidents puntualsInstal.lacions de

l’edificiInstal.lacions de

l’exteriorCatàstrofes

climatològiquesExtinció d’un incendi

amb aiguahttp://www.youtube.com/watch?v=bH8ltwSmieo&feature=related

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

DEGRADACIONSAbsorció d’humitat dels materialsPèrdua característiques físiquesDeformacióDissolució dels elements sustentatsTaquesDesenvolupament de microorganismes

EFECTES

AURÈOLES, TAQUES, MULLAT, XOP

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.catPROTOCOL D’ACTUACIÓ EN CAS

D’INUNDACIÓTRASLLADAR LA DOCUMENTACIÓ MULLADA A UN ESPAI ADEQUAT EXTRACCIÓ DE CONTENIDORS MULLATS

EXTRACCIÓ D’EXPEDIENTS

MULLATS AMB AIGUA NETA MULLATS AMB AIGUA BRUTA

SOLUBILITAT DE LES TINTES SOLUBLES NO SOLUBLES

NETEJA NETEJA ESPECIAL

PROCESSOS D’ASSECATGEExtracció de l’excés d’aiguaCongelació i liofilitzacióVentilacióAssecat per sistema mecànic

INHIBIR EL CREIXEMENT DE FONGSalcohol i aigua al 70%, per contacte i a l’ambient

PROTEGIRamb caràtules i caixes de conservació, mantenint sempre

l’ordre

TRASLLADAR ALS DIFERENTS DIPÒSITS HABILITATS

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

FOC, INCENDIS

CAUSESClimatologiaInstal.lacions edificiCauses exteriors a

l’edificiPotenciades per

l’ésser humà

http://www.youtube.com/watch?v=EDZwHyYUT3E

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

DEGRADACIONSDeshidratació dels materialsPèrdua de les característiques físiquesDeformacióEfectes del crematElements sustentatsEfectes de l’extinció

EFECTES

FUMAT, SUTGE, OLORS, CREMAT, CARBONITZAT, CENDRES

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.catPROTOCOL D’ACTUACIÓ EN CAS

D’INCENDI

TRASLLADAR DOCUMENTACIÓ A UN ESPAI ADEQUAT

EXTRACCIÓ D’EXPEDIENTS ELIMINAR CONTENIDORS MULLATS

DOC. CREMADA I MULLADA

EXTREURE EXCÉS D’AIGUA

RETALLAR

INIHIBIR CREIXEMENT FONGS

PROCESSOS D’ASSECATGE

DOC. CREMADA

NETEJAR

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

NETEJAR

RETALLAR

NETEJAR

HIDRATACIÓ DE LA DOCUMENTACIÓ

ESTABILITZAR HIGROSCÒPICAMENT

PROTEGIR

TRASLLADAR

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

MICROORGANISMESCAUSESCondicions ambientals

desfavorablesAssociades a inundacions

puntuals de l’edifici o externes

Potenciades per desastres naturals

Potenciades per extinció d’incendi

Condicions higièniques desfavorables

Transferència de documentació infectada

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

DEGRADACIONSAbsorció d’humitat dels

materialsPèrdua de consistènciaDesenvolupament de

microorganismesTransformació de

compostos orgànicsElements sustentats –

aglutinatsTaques de diversos

colors

EFECTES

TAQUES, FLORIDURES, VELLUT, PUTREFACCIÓ

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

CORCS

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

FONGS

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.catPROTOCOLS D’ACTUACIÓ EN CAS

D’INFECCIÓ MICROBIOLÒGICATRASLLADAR LA DOCUMENTACIÓ INFECTADA A UN ESPAI ADEQUAT EXTRACCIÓ D’EXPEDIENTS ELIMINACIÓ DE CONTENIDORS INFECTATS

EXPEDIENTS NO INFECTATS EXPEDIENTS INFECTATS

PROCESSOS DE NETEJA Aspiració superficial dels documents. Aspiració inferior dels documents infectats full a full. Repàs amb paletina de les parts més febles i restes de brutícia. Aplicació puntual per contacte de la dissolució alcohòlica (70%)

TIPUS D’INFECCIÓ BROT PUNTUAL DE LLARG DESENVOLUPAMENT

RETALLAR ELS MARGES DEL SUPORT PER ERADICAR LA INFECCIÓ

INHIBIR EL CREIXEMENT DE FONGS POLVORITZAR AMBIENTALMENT

amb alcohol i aigua al 70%

VALORACIÓ DEL GRAU D’INFECCIÓ

NIVELL NIVELL NIVELL 0º 1R 2N 3R

DESINFECCIÓ QUÍMICA Empresa de desinfecció PROTEGIR amb caràtules i caixes de conservació TRASLLADAR als diferents dipòsits habilitats

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

Decàleg de conclusions1. Avaluació de tots els factors de risc que poden ser causa de desastres en un arxiu.2. Necessitat d’elaborar un pla d’emergència per poder fer front a qualsevol tipus de

desastre.3. Col·laboració necessària entre arquitecte, arxiver i conservador a l’hora de planificarla construcció o rehabilitació d’un arxiu.4. Existència de mesures de seguretat i d’incendi, revisades i comprovades i

conegudes per tot el personal que treballa a l’arxiu.5. Manteniment i revisió de les instal·lacions d’arxiu.6. Controlar l’aparició de microorganismes i insectes a partir d’unes condicions

ambientals idònies –temperatura entre 18º i 20º C, humitat relativa entre un 50 i un 55%- , i d’una neteja correcta dels fons i de les instal·lacions.

7. Revisió de la documentació que ingressa a l’arxiu per descartar possibles focus d’infecció. Revisió periòdica de tota la documentació de l’arxiu.

8. Seguretat de les col·leccions envers actes vandàlics.9. La figura del restaurador hauria de ser més present als arxius, efectuant tasques derestauració i també de conservació de les col·leccions.10. Major inversió econòmica de les institucions en el patrimoni arxivístic.

Ferrer, Lourdes i Goicoechea, Gemma. (2003), “Decàleg de conclusions a “Quin desastre

d’arxiu”. Lligall 20 (pàg.145)

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

Conservació o restauració?

CRITERIS:

EXCEPCIONALITAT

URGENT

HABITUAL

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

NETEJA EN SEC: Neteja superficial, amb pinzell de pèl

fi i borrador.

NETEJA HUMIDA:Immersió en bany d’aigua amb

productes químics. Cal aigua, agents blanquejadors i solvents orgànics.

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

NETEJA DE PAPER

NETEJA SUPERFICIAL:

Pinzell Pera d’aireBorrador

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

EL MATERIAL FOTOGRÀFIC

Història de la fotografia

http://www.youtube.com/watch?v=TG3KKPM86z4

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

CAUSES DEL DETERIORAMENT

MALA QUALITAT MATERIALS

MAL PROCESSAMENT D’IMATGES

ASPECTE DE LA SUPERFÍCIE

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

Factors ambientals

Temperatura i HR Contaminació Llum

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

Factors biològics

Microorganismes Insectes rosegadors

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

Prevenció de fongs i bacteris

23ºC-28ºC Aigua o humitat constant PH àcid al voltant de 5 Aire i llum

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

Psedomonas

Bacillus sutilis

Micrococcus

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

CARTOGRAFIA

Grans dimensions Suports diferents Plànols digitals

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

Conservació cartografia

18ºC-20ºC HR 40-50% Llum natural o filtrada 50-80 lux Sistema de renovació d’aire

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

DOCUMENTS AUDIOVISUALS

SUPORTS MAGNÈTICS: Base film Recobriment magnètic Adhesiu Revestiment Partícules d’òxids metàl.lics

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

Manipulació

Estat del contenidor Inspeccionar olor Inspeccionar les vores de les

bandes magnètiques Inspeccionar les vores de les cintes Inspeccionar l’interior de les

imatges Comprovar que la informació de

l’etiqueta i el contingut coincideixin

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

Conservació doc. audiovisuals

20ºC i HR 50%: 30 anys +20ºC i 80%: 25 anys

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

L’arxiver ha de vetllar per…

Tenir la col.lecció documentada

Entorn net i químicament estable

Documentar l’estat de conservació a l’arribada del fons

Separar la foto de contenidor Treure la pols de l’emulsió Desmpolseguar suport paper

de la fotografia Netejar el suport vidre d’un

negatiu sobre plata Condicionar fotografies en

contenidors de conservació Programar pla d’emergència

amb especialista

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

… però no ha de Eliminar taques Utilitzar líquids per netejar

emulsions Eliminar mirall de plata Eliminar restes d’adhesiu Immergir fotografies en

banys Enganxar etiquetes Enganxar fotos sobre un

cartró Retocar fotografies

originals

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

9. Informatització: descripció i recuperació

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

Descripció arxivística

Elaboració d’una representació acurada d’una unitat de descripció i, si escau, de les parts que la componen, mitjançant la recopilació, l’anàlisi, l’organització i l’enregistrament de qualsevol informació que serveixi per identificar, gestionar, localitzar i explicar la documentació d’arxiu, així com el context i els sistemes en els quals s’ha produït.

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

NODAC

La descripció arxivística es basa en el respecte al fons

La descripció reflecteix la classificacióLa descripció arxivística està basada en

la descripció a diferents nivellsLa descripció arxivística és aplicable als

diferents tipus de fons i de documents que es conserven en els arxius

La descripció arxivística inclou també la descripció dels productors i altres mencions de responsabilitat

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

Els nivells de descripció

nivell 1: fons nivell 2: subfons nivell 3: grup de sèries nivell 4: sèrie nivell 5: unitat documental composta nivell 6: unitat documental simple I, excepcionalment, el nivell d’unitat

d’instal·lació

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

1. Àrea d’identificació2. Àrea de context.3. Àrea de contingut i estructura.4. Àrea de condicions d’accés i ús.5. Àrea de documentació relacionada.6. Àrea de notes7. Àrea de control de la descripció

Funció d’identificar breument i inequívocament la unitat de descripciómitjançant la síntesi identificativa i inequívoca que aporta l’addició dels elements Codi de referència, Nivell de descripció, Títol, Data(es) i Volum i suport.

Funció de contextualitzar la unitat de descripció pel que fa al seu productor, al bagatge arxivístic que s’hi ha incorporat fins al moment en què iniciem la nostra descripció i, finalment, pel que fa al seu ingrés al centre on actualment es conserva. Conté: Nom del(s) productor(s), Història del(s) productor(s), Història arxivística i Dades sobre l’ingrés.

Descripció del contingut de la unitat de descripció, de la seva estructura interna i sistema de classificació; tot seguint la seqüència lògica idònia per a la seva correcta comprensió. Els seus elements són: Abast i contingut, Sistema d’organització, Informació sobre avaluació, tria i eliminació i Increments

Descripció dels condicionaments d’accés i ús de la unitat de descripció en el seu sentit més ampli, formant-ne també part la identificació dels instruments de descripció vigents. Els seus elements són: Condicions d’accés, Condicions de reproducció, Llengües i escriptures dels documents, Característiques físiques i requeriments tècnics i Instruments de descripció.

Notícia precisa sobre la documentació que, d’una manera o altra, tingui alguna relació significativa amb la unitat de descripció, perquè la completa, la complementa o bé la fa més comprensible o accessible. Inclou la bibliografia de referència. Conté els quatre elements següents: Existència i localització dels originals, Existència i localització de reproduccions, Documentació relacionada i Bibliografia.

Informació que no pertoca d’incloure en cap altra o bé que només correspon d’apuntar-la-hi, i que, de tota manera, per la singularitat que dóna a la unitat de descripció, sigui arxivísticament idoni de consignar. És formada únicament per l’element Notes.

Funció de documentar l’autoria i la responsabilitat arxivística de la descripció, indicar-ne les seves fonts, les regles i convencions tingudes en compte i situar-la cronològicament amb precisió, mitjançant els elements Autoria i data(es), Fonts i Regles o convencions.

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat