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Schlumberger, S.A
MANUAL DE CONTROL INTERNO
PARA LAS CUENTAS POR COBRAR
Asunto: Introducción
Fecha de Elaboración: 07/2000
Página: 1
OBJETIVOS: El presente manual ha sido diseñado para
establecer el conjunto de procedimientos y normas que deben seguirse para el registro y control de las operaciones relativas a Cuentas por cobrar.
ALCANCE: Este manual está orientado a establecer el
conjunto de parámetros que pueden manejarse dentro de facturación y cobranzas.
USUARIOS:
Se han definido dos (02) grandes grupos de usuarios.
USUARIOS DIRECTOS: Son todas aquellas Unidades que intervienen en el control de las cuentas por cobrar, como son: - Facturación y Cobranzas. - Balance Sheet. - Gerencia de Finanzas.
USUARIOS INDIRECTOS: Son todas aquellas Unidades que utilizan la información suministrada por el Sistema de Cuentas por Cobrar, como son: - Gerencia de Ventas. - Contraloría. - Gerencia General.
Elaborado por: Orlando González
Revisado por: Aprobado por:
Schlumberger, S.A
MANUAL DE CONTROL INTERNO
PARA LAS CUENTAS POR COBRAR
Asunto: Introducción
Fecha de Elaboración: 07/2000
Página: 2
MISIÓN
Dowell Schlumberger de Venezuela, S.A., tiene el compromiso de conocer y satisfacer las expectativas de sus clientes, proporcionando bienes y servicios que cumplan o excedan sus necesidades. Fomentando un crecimiento continuo que permita el desarrollo y permanencia en el negocio, a través de la mejora progresiva de todas sus actividades. VISIÓN
El Grupo Dowell Schlumberger de Venezuela, tiene como propósito ser la mejor alternativa para sus clientes, lo cual conseguiremos con el suministro de productos y servicios competitivos y diferenciados, creando con ello riqueza e incremento del valor de las acciones.
Elaborado por: Orlando González
Revisado por: Aprobado por:
Schlumberger, S.A
MANUAL DE CONTROL INTERNO
PARA LAS CUENTAS POR COBRAR
Asunto: Contenido
Fecha de Elaboración: 07/2000
Página: 3
I.- MANUAL DE CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR COBRAR A.- POLÍTICAS DE CUENTAS POR COBRAR B.- NORMAS Y PROCEDIMIENTOS: B.1.- Normas del Procedimiento de Facturación y Cobranza B.2.- Procedimiento de Facturación y Cobranza B.3.- Normas para la Emisión de Notas de
Contabilidad. B.4.- Procedimiento de Emisión de Notas de
Débito por Concepto de Cheques Devueltos. B.5.- Procedimiento de Emisión de Notas de Débito o Crédito. B.6.- Procedimiento de Emisión de Notas de Crédito por Concepto de Devolución de Mercancía. C.- FORMULARIOS: C.1.- Reclamo Nota de contabilidad C.2.- Nota de Contabilidad C.3.- Ingreso de Caja C.4.- Recibo de Cobro.
Elaborado por: Orlando González
Revisado por: Aprobado por:
Schlumberger, S.A
MANUAL DE CONTROL INTERNO
PARA LAS CUENTAS POR COBRAR
Asunto: Políticas de Cuentas por Cobrar
Fecha de Elaboración: 07/2000
Página: 4
POLÍTICAS GENERALES:
1.- Es misión del Departamento de Cuentas por Cobrar preveer
mecanismos e instrumentos que permitan aumentar las ventas sobre la base de retornos sobre activos. Esto significa que el Crédito como arma para aumentar las ventas debe ser concedido hasta tanto se traduzca en ventas rentables para la compañía.
2.- Los términos de las negociaciones de ventas deben contemplar
plazos de crédito tan cortos como el mercado lo permita, y sin exceder el límite máximo permitido.
3.- Se concederán términos de largo plazo, es decir, por encima del
límite máximo permitido, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones:
a.- El crédito puede ser concedido sobre una base sólida. b.- La inversión produzca el máximo valor de beneficio. Estos créditos deben ser aprobados por: -Gerencia General. -Gerencia de Ventas. -Contraloría.
4.- Se deben cobrar todas las cuentas de acuerdo con los términos aprobados.
5.- Se debe obtener la aprobación de los niveles jerárquicos
correspondientes para cualquier cambio en esta política.
Elaborado por: Orlando González
Revisado por: Aprobado por:
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PARA LAS CUENTAS POR COBRAR
Asunto: Políticas de Cuentas por Cobrar
Fecha de Elaboración: 07/2000
Página: 5
6.- La formulación de Políticas de Crédito en cada División debe
depender de necesidades de efectivo, volumen de ventas y condiciones del Mercado, entre otros.
7.- El departamento de cuentas por cobrar deberá llevar a cabo una
labor eficiente, esto involucra evitar riesgos innecesarios, ejercer una vigilancia constante sobre las Cuentas por Cobrar, realizar eficientes y eficaces esfuerzos de cobros, así como reaccionar rápidamente a los indicios de peligro de Clientes dudosos.
8.- El otorgamiento de créditos para clientes debe estar basado en la
solidez financiera, antecedentes de pagos y riesgo potencial. 9.- El departamento de cuentas por cobrar deberá llevar un
expediente actualizado por cada Cliente. Los documentos que deben contener los expedientes son los siguientes:
a) Registro Mercantil - con última modificación de Estatutos y
elección de Junta Directiva. b) Póliza de Seguros. c) Contrato de arrendamiento (si el equipo es arrendado). d) Estados Financieros Auditados. e) Actualización de datos (cambios de dirección, dueños, teléfonos)
POLÍTICAS ESPECIFICAS:
1.- Las ventas serán clasificadas de la siguiente forma:
1.1.- Ventas con pago anticipado antes de efectuar el despacho.
Elaborado por: Orlando González
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PARA LAS CUENTAS POR COBRAR
Asunto: Políticas de Cuentas por Cobrar
Fecha de Elaboración: 07/2000
Página: 6
1.2.- Ventas de Contado: son únicamente aquellas ventas en
que se recibe dinero en efectivo y/ o cheque al momento de la entrega del producto y hasta transcurrido el período mínimo determinado.
1.3.- Ventas a Crédito: son ventas a los empleados se financia
al cliente en un lapso de tiempo previamente aprobado. 1.4.- Ventas a Empleados: son ventas a los empleados de la
empresa, en los términos referentes a frecuencia, cantidades máximas y forma de pago.
2.- Los términos de la venta serán definidos según la condición de
pago, y el volumen de la misma. SEGÚN LA CONDICIÓN DE PAGO ANTICIPADO: Anticipado: no se otorgará un descuento por pronto pago en
pagos de contado. Contado: Igual al anticipado no se otorgará un descuento por
pronto pago en operaciones de contado. Crédito: Se pondrá establecer descuento por pronto pago en
operaciones a crédito, antes o hasta el día de vencimiento de la factura.
SEGÚN EL VOLUMEN DE COMPRAS: Se establecerá una escala de descuento por volumen de compras. 3.- Los precios serán pautados según las condiciones del mercado,
aprobados por la Gerencia General, la Contraloría y Gerencia de Ventas.
Elaborado por: Orlando González
Revisado por: Aprobado por:
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PARA LAS CUENTAS POR COBRAR
Asunto: Políticas de Cuentas por Cobrar
Fecha de Elaboración: 07/2000
Página: 7
4.- Todo pedido debe ser aprobado por la Gerencia de Ventas y el
Departamento de cuentas por cobrar, antes de ser producido o despachado.
5.- La cobranza se tramitará según las condiciones aprobadas para
cada cliente específico. 6.- Se considerará como cuenta vencida, todo documento que al
transcurrir el período de tiempo aprobado para cada cliente, no haya sido pagado.
7.- Todo cheque devuelto por causas imputables a los clientes es
motivo para la suspensión de futuros despachos y crédito. 8.- Se le asignará un código a cada cliente dependiendo de su
condición de pago: CLIENTES CON PAGO ANTICIPADO: Código Pago Anticipado: se utilizará un código específico por
Clientes. CLIENTES DE CONTADO: Código de Contado: se utilizará para toda venta con despachos y
pago inmediato. CLIENTES A CREDITO:
Se le asignará un código a todo cliente con línea de crédito aprobada. 9.- Para todo nuevo cliente a crédito se debe llenar SU EXPEDIENTE
y anexar los documentos necesarios, según la norma número nueve, pagina cinco.
Elaborado por: Orlando González
Revisado por: Aprobado por:
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PARA LAS CUENTAS POR COBRAR
Asunto: Políticas de Cuentas por Cobrar
Fecha de Elaboración: 07/2000
Página: 8
10.- No proceden los despachos a crédito a aquellos clientes que no tengan líneas de créditos aprobadas. 11.- Toda línea de crédito debe ser aprobada por el nivel de
autoridad correspondiente antes de proceder a la producción o despacho del producto.
12.- Se mantendrán archivos de créditos con los expedientes de
todos los clientes. 13.- Se cargarán intereses de mora según las condiciones del
mercado y analizando las cuentas específicas del cliente. 14.- Al tener cualquier indicio de quiebra e intervención judicial en
un cliente, el expediente del mismo debe remitirse de inmediato al Departamento Legal.
15- Cuando el pago de una cuenta no ha sido posible, aún
habiéndose agotado todas las gestiones de cobranzas, se establecerá un plazo en días que determinará su declaración como incobrable, anexando el informe del abogado de la empresa.
16.- Toda cuenta incobrable debe ser descargada del Sistema, y debe
remitirse a Contabilidad el original de los documentos, conjuntamente con el informe del abogado de la empresa
17.- Las cuentas en suspenso son aquellas cuentas que han sido
descontadas por incobrables. Se mantiene un registro extracontable de las mismas y se continua la gestión de cobranzas a fin de recuperarlas. El registro extracontable debe permanecer en el Departamento de Cuentas por Cobrar.
Elaborado por: Orlando González
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Schlumberger, S.A
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PARA LAS CUENTAS POR COBRAR
Asunto: Normas del Procedimiento
Fecha de Elaboración: 07/2000
Página: 9
NORMAS GENERALES:
1.- La Unidad responsable de la cobranza es facturación y cobranza. 2.- Los Representantes de facturación y cobranza son responsables
de efectuar la gestión de cobranza. 3.- La Unidad de facturación y cobranza debe llevar un archivo de
las facturas pendientes por cobrar por cliente. 4.- Los Representantes de facturación y cobranza deben planificar el
programa de Visitas a Clientes, unificando la gestión de facturación con la gestión de cobranza.
5.- Los Representantes de facturación y cobranza son responsables
por los "RECIBOS DE COBRO, FACTURAS, GIROS, NOTAS DE DEBITO, NOTAS DE CREDITO Y CHEQUES", que le sean entregados por el Coordinador de área.
6.- La gestión de cobranza se inicia una vez que facturación posee,
una FACTURA firmado como aceptado por parte del cliente. 7.- El Representante de facturación debe obtener por cada factura
emitido, la firma de aceptación del Cliente. 8.- El Representante de facturación y cobranza es el responsable de
efectuar el cobro al cliente. 9.- Todos los recaudos producto de la cobranza (efectivo y/ o
cheque), deben ser depositados por el coordinador de área al final de cada jornada o al día siguiente hábil a su recepción, en el número de cuenta y banco que designe la Gerencia General de la empresa.
Elaborado por: Orlando González
Revisado por: Aprobado por:
Schlumberger, S.A
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PARA LAS CUENTAS POR COBRAR
Asunto: Normas del Procedimiento
Fecha de Elaboración: 07/2000
Página: 10
10.- El Coordinador de Área, periódicamente, debe entregar a cada
Representante de facturación, las facturas originales pendientes por cobrar firmadas por el cliente, para que se pueda proceder con la gestión de cobranza, así como cualquier Nota de Crédito y/ o Débito que se haya originando para un Cliente.
11.- El Responsable de cobranza debe elaborar un "RECIBO DE
COBRO" por Cliente para cada gestión de cobranza realizada. 12.- El "RECIBO DE COBRO" es el único documento que certifica el
pago de FACTURAS, y/ o NOTAS DE DEBITO por parte del cliente. 13.- El Coordinador de Área, debe recibir los valores recaudados por
la gestión de cobranzas de cada Representante de facturación y cobranza.
Estos valores corresponden a: - Recibos de cobros. - Planilla de Depósito Bancario. - Facturas, y/o Notas de Débito incobrables en su gestión.
14.- Todo "RECIBO DE COBRO" anulado debe llevar un sello con la
palabra "ANULADO", en el original y las tres (03) copias, y su distribución será: - ORIGINAL: Departamento Fiscal. - COPIA (01): Departamento de Facturación y Cobranza. - COPIAS DOS (02) Y TRES (03): Balance Sheet.
15.- La entrega de documentos para el cobro a los responsable de
cobranzas, debe ser con cierta antelación al vencimiento de los mismos.
Elaborado por: Orlando González
Revisado por: Aprobado por:
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PARA LAS CUENTAS POR COBRAR
Asunto: Normas del Procedimiento
Fecha de Elaboración: 07/2000
Página: 11
16.- Todo cheque emitido por un cliente como pago de una
FACTURA, y/o NOTA DE DEBITO debe ser elaborado a nombre de la empresa, y no endosable.
17.- Mensualmente se le debe entregar a cada responsable de
cobranza un listado de antigüedad de saldos actualizados y obtener su firma en señal de aceptación, o cualquier observación en señal de reclamo.
18.- El responsable de cobranza mensualmente debe remitir a sus
clientes un listado de antigüedad de saldos actualizados y obtener su firma en señal de aceptación, o cualquier observación en señal de reclamo.
19.- Es responsabilidad del Gerente de Ventas respectivo remitir al
Gerente de Finanzas los listados de antigüedad de saldos firmados por el Cliente respectivo
20.- El Gerente de Finanzas es responsable de controlar la gestión
de cobranza, y debe proceder a realizar cartas de recordatorio para aquellos casos en que los Clientes presenten una antigüedad de saldo entre 60 y 120 días. Esta carta recordatorio debe ser enviada al Cliente con copia al Gerente de Ventas y al Responsable de Cobranza respectivo, y debe contemplar las acciones a ejecutar en caso de que el Cliente no procede a pagar las cuentas vencidas.
21.- El departamento de cuentas por cobrar es responsable de emitir
mensualmente un informe de cobranzas realizadas, con los logros alcanzados y con explicación de las cuentas que se encuentran en atraso.
Elaborado por: Orlando González
Revisado por: Aprobado por:
Schlumberger, S.A
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PARA LAS CUENTAS POR COBRAR
Asunto: Normas del Procedimiento
Fecha de Elaboración: 07/2000
Página: 12
Esta información debe ser distribuida a:
- Gerencia General - Gerencia de Ventas - Contralor de la División.
22.- Todo "RECIBO DE COBRO" debe ser emitido al Cliente en el
mismo momento de efectuado el cobro, y el responsable es facturación y cobranza.
23.- El Gerente de Finanzas debe efectuar arqueos de cobranza a los
responsables de cobranza, con el fin de evaluar la gestión de los mismos y de controlar el monto de las cobranzas pendientes.
Los resultados deben ser enviados a la Gerencia General, Gerencia de Ventas, Contraloría y Coordinador de Área respectivo.
24.- Los responsables de cobranza deben mantener el orden
correlativo de los "RECIBOS DE COBROS" durante su gestión de cobranzas.
25.- El Coordinador de Área al recibir la cobranza diaria debe revisar
el orden correlativo de los "RECIBOS DE COBROS" recibidos y exigir a los Responsables de cobranza aquellos "RECIBOS DE COBROS" pendientes.
26.- El departamento de cuentas por cobrar debe emitir y distribuir
a los indicados en la pregunta # 21: - Semanalmente el Listado Resumen de Cobranza. - Mensualmente el Listado de Antigüedad de Saldos por
cliente.
Elaborado por: Orlando González
Revisado por: Aprobado por:
Schlumberger, S.A
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PARA LAS CUENTAS POR COBRAR
Asunto: Normas del Procedimiento
Fecha de Elaboración: 07/2000
Página: 13
27.- Es responsabilidad del departamento de cuentas por cobrar mantener un control que permita efectuar un análisis y seguimiento de las cuentas por cobrar al inicio de cada mes.
RELATIVAS A LOS DESCUENTOS: 28.- Los descuentos válidos a aplicar por el responsable de cobranza,
al momento de efectuar la cobranza son: - Descuentos por Pronto Pago. - Descuentos por volumen. - Cualquier otro descuento que por política la empresa aplique.
29.- Las condiciones especiales de descuento deben ser por escrito y
contemplar todas las especificaciones necesarias como: tiempo de duración, productos y clientes; y deben estar aprobada por el Gerente General, el Gerente de Ventas y el Contralor.
30.- El Gerente de Ventas es responsable de hacer llegar al gerente
de finanzas, cualquier resolución tomada referente a descuentos para que se actualice el sistema.
31.- Si existen clientes con condiciones de precios o descuentos
permanentes o invariables, debe existir una comunicación escrita de la cual deben tener copia el cliente y el departamento de cuentas por cobrar.
32.- Todo descuento por pronto pago debe ser eliminado al recibir un
rechazo del pago por parte del cliente (cheque devuelto por causa imputable al cliente).
Elaborado por: Orlando González
Revisado por: Aprobado por:
Schlumberger, S.A
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Asunto: Normas del Procedimiento
Fecha de Elaboración: 07/2000
Página: 14
33.- El departamento de cuentas por cobrar es responsable de remitir a la Gerencia General al final de cada mes, el total de descuentos otorgados, especificando porcentaje y bolívares, enviando informe igual a la Gerencia de Finanzas y la Contraloría.
34.- El Responsable de cobranza no aceptará cheques post-fechados
por parte del cliente. RELATIVAS A LAS CUENTAS VENCIDAS: 35.- Todo aquel documento al cobro no pagado dentro del período
correspondiente al crédito otorgado al cliente. Se debe considerar como cuenta vencida.
36.- Para aquellos casos en que el Responsable de cobranza presente
"FACTURAS” incobrables en una gestión de cobranzas, debe describir el motivo en el formulario "DOCUMENTOS ENVIADOS".
37.- A todo cliente con cuentas vencidas se le debe suspender la
línea de crédito hasta el pago total del mismo.
38.- Toda aquella cuenta vencida con dos (02) semanas de atraso, debe ser gestionada directamente por el Coordinador de Área.
39.- Toda aquella cuenta vencida que el Coordinador de Área no
haya podido solventar, debe ser remitida directamente al Gerente de Finanzas.
40.- Cuando un cliente no haya pagado su obligación luego de
transcurrido 120 días, el gerente de finanzas debe analizar el caso con el gerente general para tomar la decisión de pasar el mismo al Departamento Legal para que este inicie su proceso de cobranza.
Elaborado por: Orlando González
Revisado por: Aprobado por:
Schlumberger, S.A
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PARA LAS CUENTAS POR COBRAR
Asunto: Normas del Procedimiento
Fecha de Elaboración: 07/2000
Página: 15
RELATIVAS A LOS CHEQUES DEVUELTOS: 41.- Un cheque devuelto por causas imputables a un cliente, es
motivo de suspensión de cualquier despacho, hasta tanto el mismo no sea pagado.
42.- Todo cheque devuelto debe ser pagado con cheque de Gerencia. 43.- Las causas imputables al cliente por cheques devueltos son:
- Gira sobre fondos no disponibles. - Dirigirse al Girador. - Defecto de Firma. - Insuficiencia de fondos. - Cuenta Cancelada.
44.- Todo cliente al cual le devuelvan un cheque por causa que le sean imputables, perderá el descuento por pronto pago, por lo cual el monto a pagar será por la totalidad de la factura más los intereses financieros que el banco cobre por dicha devolución.
45.- En caso de que un cliente no reponga el monto de un cheque
devuelto, esta cuenta pasa a ser tratada como una cuenta de plaza vencido.
46.- Todo cheque devuelto y/o saldo vencido de la cuenta de un
cliente, generará intereses de mora a la tasa establecida en el mercado por el número de días de atraso, incluyendo Sábados y Domingos.
Elaborado por: Orlando González
Revisado por: Aprobado por:
Schlumberger, S.A
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PARA LAS CUENTAS POR COBRAR
Asunto: Normas del Procedimiento
Fecha de Elaboración: 07/2000
Página: 16
47.- La Gerencia de Ventas conjuntamente con el departamento de
cuentas por cobrar debe mantener un control de los cheques devueltos por cada cliente, y en los casos de que un cliente presente tres (03) cheques devueltos por causas imputables, se le suspenderá la línea de crédito.
RELATIVAS A LA ENTREGA DE DOCUMENTOS: 48.- El departamento de cuentas por cobrar deberá enviar
diariamente a la Balance Sheet y Contraloria, el Resumen de Cobranza conjuntamente con los recibos de Cobros y Planillas de Depósito respectivas.
49.- El departamento de cuentas por cobrar deberá enviar mensualmente a la Contraloría y Gerencia General, la Antigüedad de Saldos por cliente.
Elaborado por: Orlando González
Revisado por: Aprobado por:
Schlumberger, S.A
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PARA LAS CUENTAS POR COBRAR
Asunto: Procedimiento Facturación y Cobranza
Fecha de Elaboración: 07/2000
Página: 17
El presente procedimiento tiene como objetivo fundamental, definir cada una de las acciones a seguir por el departamento de cuentas por cobrar, para el control efectivo de la gestión de Cobranzas.
COORDINADOR DE ÁREA: 1.- Recibe de facturación el "LISTADO DE FACTURACIÓN" del día
con la copia, revisa el listado contra cada documento recibido y archiva en espera de recibir el original de cada FACTURA firmada por el cliente.
RESPONSABLE DE FACTURACIÓN Y COBRANZA: 2.- Es el encargado buscar la firma de aceptación de la factura por
parte del cliente y remitir al coordinador de Área cada factura con la firma de aceptación del cliente.
COORDINADOR DE ÁREA: 3.- Recibe del responsable de facturación y cobranza cada factura
con la firma de aceptación del cliente. 4.- Próxima a la fecha de vencimiento, extrae del archivo el original
de la "FACTURA", elabora el formulario documentos enviados en original y una (01) copia, referenciando las facturas a entregar al responsable de facturación y cobranza.
5.- Entrega al responsable de facturación y cobranza, el original de
la "FACTURA", le hace firmar el formulario "DOCUMENTOS ENVIADOS" y le entrega la copia uno (01).
6- Archiva el original del formulario "DOCUMENTOS ENVIADOS".
Elaborado por: Orlando González
Revisado por: Aprobado por:
Schlumberger, S.A
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PARA LAS CUENTAS POR COBRAR
Asunto: Procedimiento Facturación y Cobranza
Fecha de Elaboración: 07/2000
Página: 18
RESPONSABLE DE FACTURACIÓN Y COBRANZA: 7.- Recibe del Coordinador de Área, la copia uno (01) del formulario
"DOCUMENTOS ENVIADOS" y el original de la "FACTURA". 8.- Se dirige al cliente y le presenta el original de la "FACTURA".
9.- Recibe el pago del cliente y lo revisa contra el monto indicado en
la "FACTURA" correspondiente. 10.- Determina la procedencia o no de la aplicación de descuentos.
(Ver norma Nro. 28 del presente procedimiento). 11.- Elabora el formulario "RECIBO DE COBRO" en original y tres
(03) copias, firma el formulario en señal de conformidad, coloca sello de "PAGADO" en el original del "RECIBO DE COBRO", y en la "FACTURA", y le entrega al cliente, el original de la "FACTURA" con sello de "PAGADO" y el original del "RECIBO DE COBRO".
12.- Elabora "PLANILLA DE DEPOSITO BANCARIO" en base a los
montos netos referenciados en los "RECIBOS DE COBRO", y deposita en el banco los pagos (cheques) producto de la gestión de cobranzas del día.
13.- Recibe del banco la "PLANILLA DE DEPOSITO BANCARIO"
validada . 14.- Elabora formulario "DOCUMENTOS ENVIADOS" en original y
una (01) copia, referenciando los "RECIBOS DE COBROS" y "PLANILLAS DE DEPOSITO BANCARIO" a entregar al Coordinador de Área.
Elaborado por: Orlando González
Revisado por: Aprobado por:
Schlumberger, S.A
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PARA LAS CUENTAS POR COBRAR
Asunto: Procedimiento Facturación y Cobranza
Fecha de Elaboración: 07/2000
Página: 19
NOTA: Para aquellas "FACTURAS" no cobradas, se deben referenciar
igualmente en el formulario "DOCUMENTOS ENVIADOS", especificando el motivo por el cual no se pudo efectuar la cobranza.
15.- Distribuye documentos: -COORDINADOR DE ÁREA:
- Copia uno (01) del formulario "Documentos Enviados". - Copia uno (01) y dos (02) de los "RECIBOS DE COBRO".
- Copia de la "PLANILLA DE DEPOSITO BANCARIO". -Original de las "FACTURAS" no cobradas.
-RESPONSABLE DE FACTURACIÓN Y COBRANZAS:
-Original del formulario "DOCUMENTOS ENVIADOS" firmado como recibido por el Coordinador de Área.
-Copia tres (03) del "RECIBO DE COBRO", para su archivo y control.
COORDINADOR DE ÁREA: 16.- Recibe del responsable de facturación y cobranza la copia uno (01) del formulario ".DOCUMENTOS ENVIADOS", las copias uno (01) y dos (02) del "RECIBO DE COBRO", copia de la "PLANILLA DE DEPOSITO BANCARIO, original de la "FACTURA", y verifica los documentos recibidos contra la copia uno (01) del formulario "DOCUMENTOS ENVIADOS" entregado anteriormente al responsable de facturación y cobranza para que efectuara la cobranza, y procede a actualizarlo
Elaborado por: Orlando González
Revisado por: Aprobado por:
Schlumberger, S.A
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PARA LAS CUENTAS POR COBRAR
Asunto: Procedimiento Facturación y Cobranza
Fecha de Elaboración: 07/2000
Página: 20
GERENTE DE FINANZAS: 17.- Recibe la copia uno (01) y dos (02) del "RECIBO DE COBRO",
copia de la "PLANILLA DE DEPOSITO BANCARIO" y original y copia del formulario "DOCUMENTOS ENVIADOS". Revisa documentos, firma el formulario "DOCUMENTOS ENVIADOS" y entrega al Coordinador de Área el original en señal de recibido conforme.
18.- Registra la cobranza diaria en el sistema a través de los
documentos recibidos en la acción anterior. 19.- Emite listado "COBRANZA DIARIA" a través del Sistema y
verifica contra cada documento. 20.- Elabora formulario "DOCUMENTOS ENVIADOS" en original y
una (01) copia y distribuye: -CONTRALORÍA:
-Copia uno (01) del "RECIBO DE COBRO".
-Copia de la "PLANILLA DE DEPOSITO BANCARIO". -Original y copia del formulario "DOCUMENTOS ENVIADOS". -Listado de "COBRANZA” -GERENTE DE VENTAS:
-Copia dos (02) del "RECIBO DE COBRO".
-Original del formulario "DOCUMENTOS ENVIADOS" firmado como recibido por parte de Contabilidad de la División. -Listado de Cobranza Diaria para su archivo y control.
Elaborado por: Orlando González
Revisado por: Aprobado por:
Schlumberger, S.A
MANUAL DE CONTROL INTERNO
PARA LAS CUENTAS POR COBRAR
Asunto: Normas Notas de Contabilidad
Fecha de Elaboración: 07/2000
Página: 22
NORMAS GENERALES:
1.- Debe elaborarse una "NOTA DE DEBITO" a un Cliente cuando:
- La obligación a cargo del Cliente tenga un incremento por haberse Facturado equivocadamente a un precio menor y/o otorgado un descuento en forma indebida.
- Cuando a una factura se le hacen cargos por intereses corrientes o de mora.
- Existen cheques devueltos por causas imputables al Cliente.
2.- Debe elaborarse una Nota de Crédito a un Cliente cuando:
- La obligación a cargo del cliente tenga una disminución por haberse facturado equivocadamente a un precio mayor u otorgado un descuento especial.
- Cuando el Cliente efectúe una devolución parcial o total de la mercancía.
3.- La emisión de Notas de Débito por cheques devueltos se debe realizar por el monto de la factura eliminando los descuentos por pronto pago otorgados y anexando al monto la comisión bancaria siempre y cuando las causas sean imputables al Cliente.
4.- Las Notas de Débito por concepto de:
- Cheques devueltos. - Diferencias de precios. Deben ser generadas y aprobadas directamente por el Departamento de Cuentas por Cobrar, la Gerencia General y la Contraloría.
Elaborado por: Orlando González
Revisado por: Aprobado por:
Schlumberger, S.A
MANUAL DE CONTROL INTERNO
PARA LAS CUENTAS POR COBRAR
Asunto: Normas Notas de Contabilidad
Fecha de Elaboración: 07/2000
Página: 23
5.- La aprobación de las Notas de Crédito se realiza de acuerdo con:
- Devoluciones de productos: Gerente de Ventas. - Diferencias de precios: Gerente de Finanzas. - Condiciones especiales de descuentos: Gerente General.
6.- Para cualquier solicitud de emisión de una “NOTA DE DEBITO” y/o “NOTA DE CREDITO” para un cliente, se debe elaborar el formulario “RECLAMO NOTA DE CONTABILIDA” en original y una (01) copia. 7.- Todo formulario "RECLAMO NOTA DE CONTABILIDAD", debe
remitirse a la firma de aprobación respectiva, según la norma Nro. 6.
8.- Si un cliente solicita que se le restituya un saldo crédito, se le
debe enviar un cheque, de lo contrario puede ser ajustado en las cuentas por cobrar del cliente.
9.- Se debe generar una Nota de Crédito a un cliente cuando el
monto facturado sea superior al monto acordado en el pedido, y este debe ser aprobada por el gerente General conjuntamente con el Contralor.
10.- No se aceptaran notas de débito emitidas por nuestros clientes,
como mecanismos para documentar, otorgar y aprobar descuentos en la facturación.
Elaborado por: Orlando González
Revisado por: Aprobado por:
Schlumberger, S.A
MANUAL DE CONTROL INTERNO
PARA LAS CUENTAS POR COBRAR
Asunto: Procedimiento Notas de Contabilidad
Fecha de Elaboración: 07/2000
Página: 24
El presente procedimiento tiene objetivo fundamental definir las
acciones a seguir para la emisión de NOTAS DE DEBITO a un cliente, por concepto de cheques devueltos.
GERENTE DE FINANZAS.
1.- Recibe del Banco el cheque devuelto, la "NOTA DE DEBITO
BANCARIA" y la "NOTA EXPLICATIVA DE DEVOLUCIÓN" y determina si es causa imputable al Cliente.
2.- Elabora formulario "RECLAMO NOTA DE CONTABILIDAD" en
original y una (01) copia, por concepto de elaboración de una "NOTA DE DEBITO" siempre y cuando la causa del cheque devuelto sea imputable al cliente colocando la identificación del cliente, y anexando la Nota de Débito Bancaria. Aprueba el "RECLAMO NOTA DE CONTABILIDAD".
3.- Coloca observaciones de aprobación en el formulario "RECLAMO
NOTA DE CONTABILIDAD" y remite todos los documentos a Balance Sheet conjuntamente con el original del formulario.
4.- Archiva la copia uno (01) del formulario "RECLAMO NOTA DE
CONTABILIDAD" conjuntamente con la "NOTA DE DEBITO BANCARIA", el cheque devuelto, y revisa aprobación.
BALANCE SHEET: 5.- Recibe original DEL FORMULARIO "reclamo nota de
contabilidad" conjuntamente con la "NOTA DE DEBITO BANCARIA", el cheque devuelto, y revisa aprobación.
6.- Procede a emitir la "NOTA DE DEBITO" en original y dos (02)
copias con la documentación soporte y archiva la copia uno (01) del "RECLAMO NOTA DE CONTABILIDAD".
Elaborado por: Orlando González
Revisado por: Aprobado por:
Schlumberger, S.A
MANUAL DE CONTROL INTERNO
PARA LAS CUENTAS POR COBRAR
Asunto: Procedimiento Notas de Contabilidad
Fecha de Elaboración: 07/2000
Página: 25
GERENTE DE FINANZAS: 8.- Recibe la "NOTA DE DEBITO" en original y dos (02) copias con
los documentos soportes, firma y sella la "NOTA DE DÉBITO" y distribuye documentos:
-CONTRALORÍA:
-Copia uno (01) de la "NOTA DE DEBITO".
-Fotocopia del cheque devuelto. -Original de la NOTA DE DEBITO BANCARIA. -Original de la "NOTA DE DEBITO" (Deudor).
-Copia dos (02) de la "NOTA DE DEBITO".
-GERENCIA DE VENTAS:
-Original de la NOTA DE DEBITO (Deudor). -Copia dos (02) de la "NOTA DE DEBITO". -Cheque devuelto.
-Cheque devuelto.
Elaborado por: Orlando González
Revisado por: Aprobado por:
Schlumberger, S.A
MANUAL DE CONTROL INTERNO
PARA LAS CUENTAS POR COBRAR
Asunto: Procedimiento Notas Debito o Crédito
Fecha de Elaboración: 07/2000
Página: 27
El presente procedimiento tiene como objetivo fundamental definir las acciones a seguir para la emisión de NOTAS DE DEBITO O CREDITO por concepto de diferentes causas, excepto por cheques devueltos y devoluciones. COORDINADOR DE ÁREA: 1.- Elabora el formulario "RECLAMO NOTA DE CONTABILIDAD" en
original y una (01) copia por concepto de elaboración de una "NOTA DE DEBITO o CREDITO", anexando las causas y lo envia al gerente de finanzas.
GERENTE DE FINANZAS: 2.- Recibe del coordinador de área, el formulario "RECLAMO NOTA
DE CONTABILIDAD" en original y una (01) copia, para la aprobación de la Nota de Débito o Crédito y evalúa la procedencia o no de aprobar la "NOTA DE DEBITO" o "NOTA DE CREDITO" correspondiente.
3.- Coloca observaciones de aprobación en el formulario "RECLAMO
NOTA DE CONTABILIDAD" y obtiene la firma de aprobación u observaciones por parte del Contralor en el formulario. Remite el formulario "RECLAMO NOTA DE CONTABILIDAD" con firmas autorizadas al coordinador de área.
4.- Archiva la copia uno (01) del formulario "RECLAMO NOTA DE
CONTABILIDAD" en el archivo de "NOTAS DE DEBITO" o "NOTAS DE CREDITO".
COORDINADOR DE ÁREA: 5.- Recibe formulario "RECLAMO NOTA DE CONTABILIDAD" y
revisa aprobación.
Elaborado por: Orlando González
Revisado por: Aprobado por:
Schlumberger, S.A
MANUAL DE CONTROL INTERNO
PARA LAS CUENTAS POR COBRAR
Asunto: Procedimiento Notas Debito o Crédito
Fecha de Elaboración: 07/2000
Página: 28
SI LA SOLICITUD FUE NEGADA: 6.- Archiva el original del formulario "RECLAMO NOTA DE
CONTABILIDAD", con las observaciones de rechazo, y le comunica al Gerente de Ventas.
Finaliza el Procedimiento. SI LA SOLICITUD FUE APROBADA: 7.- Procede a emitir la "NOTA DE DEBITO o CREDITO"
correspondiente a través del Sistema en original y dos (02) copias. Remite a Balance Sheet la "NOTA DE DEBITO o CREDITO" en original y dos (02) copias.
BALANCE SHEET: 8.- Recibe la "NOTA DE DEBITO o CREDITO" en original y dos (02)
copias, firma y sella la "NOTA DE DEBITO o CREDITO" y distribuye documento:
-CONTRALORÍA:
-Copia uno (01) de la "NOTA DE DEBITO" o "NOTA DE CREDITO".
-GERENTE DE VENTAS:
-Original de la "NOTA DE DEBITO" o "NOTA DE CREDITO"(acreedor - Deudor).
-Copia dos (02) de la "NOTA DE DEBITO" o "NOTA DE CREDITO".
Elaborado por: Orlando González
Revisado por: Aprobado por:
Schlumberger, S.A
MANUAL DE CONTROL INTERNO
PARA LAS CUENTAS POR COBRAR
Asunto: Procedimiento Notas de Crédito
Fecha de Elaboración: 07/2000
Página: 30
El presente procedimiento tiene como objetivo fundamental definir la acciones a seguir para la emisión de NOTAS DE CREDITO a un cliente, por concepto de devolución de mercancía. COORDINADOR DE ÁREA: 1.- Elabora formulario "RECLAMO NOTA DE CONTABILIDAD" en
original y una (01) copia, por concepto de elaboración de una "NOTA DE CREDITO", y lo envía al GERENTE de Ventas.
GERENTE DE VENTAS: 2.- Recibe del coordinador de área el formulario "RECLAMO NOTA
DE CONTABILIDAD" en original y una (01) copia, para la aprobación de la "NOTA DE CREDITO", y evalúa la procedencia o no de aprobación.
3.- Coloca observaciones de aprobación en el formulario
"RECLAMO NOTA DE CONTABILIDAD" y remite el original del formulario al coordinador de área.
4.- Archiva la copia uno (01) del formulario "RECLAMO NOTA DE
CONTABILIDAD" en la carpeta del cliente. COORDINADOR DE ÁREA: 5.- Recibe original del formulario "RECLAMO NOTA DE
CONTABILIDAD" y revisa aprobación.
Elaborado por: Orlando González
Revisado por: Aprobado por:
Schlumberger, S.A
MANUAL DE CONTROL INTERNO
PARA LAS CUENTAS POR COBRAR
Asunto: Procedimiento Notas de Crédito
Fecha de Elaboración: 07/2000
Página: 31
SI LA SOLICITUD FUE NEGADA: 6.- Archiva el original del formulario "RECLAMO NOTA DE
CONTABILIDAD" con las observaciones del rechazo. Finaliza el procedimiento. SI LA SOLICITUD FUE APROBADA: 8.- Procede a emitir la Nota de Crédito correspondiente, a través del
sistema, en original y dos (02) copias. Remite a Balance Sheet la "NOTA DE CREDITO" en original y una (01) copia, con la documentación soporte.
BALANCE SHEET: 9.- Recibe la "NOTA DE CREDITO" en original y dos (02) copias con
los documentos soportes, firma y sella la "NOTA DE CREDITO" y distribuye documentos:
-CONTRALORIA:
-Copia uno (01) de la "NOTA DE CREDITO". -Copia uno (01) del formulario "MOVIMIENTO DE PRODUCTOS TERMINADOS".
-GERENTE DE VENTAS:
-Original de la "NOTA DE CREDITO" (Acreedor). -Copia dos (02) de la "NOTA DE CREDITO".
Elaborado por: Orlando González
Revisado por:
Aprobado por:
MANUAL DE CONTROL INTERNO CUENTAS POR COBRAR
C.1.- DESCRIPCION DEL FORMULARIO RECLAMO NOTA DE CONTABILIDAD Este formulario es utilizado por el departamento de cuentas por
cobrar, para solicitar la aprobación, para la emisión de una Nota de Crédito
o Débito a un Cliente en particular.
Es de tamaño carta, está impreso en color azul y se encuentra
elaborado en papel bond 16 blanco, lleva numeración impresa.
Su distribución es: ORIGINAL: Unidad Emisora
COPIA (01): Unidad Receptora
A continuación se describen los campos a ser llenados:
1.- FECHA:
Es el día, mes y año en que se emite el reclamo para Nota de
Contabilidad.
2.- DEBITO/CREDITO:
Especifica con una equis "x", si el motivo del "Reclamo Nota de
Contabilidad", es por concepto de una Nota de Débito o una Nota de Crédito.
3.- UNIDAD DE NEGOCIO:
Es la Unidad de Negocio que emite el reclamo.
4.- SOLICITADO POR:
Es el nombre de la persona que emite el reclamo.
5.- NOMBRE DEL CLIENTE:
Es el nombre del cliente al cual se le ajustará la cuenta por concepto de
una Nota de Débito o Nota de Crédito.
6.- CODIGO DEL CLIENTE:
Es el número que identifica al Cliente.
7.- NOMBRE DEL RESPONSABLE DE FACTURACIÓN Y COBRANZA:
Es el nombre completo del responsable que atienda al Cliente.
8.- CODIGO DEL RESPONSABLE DE FACTURACIÓN Y COBRANZA:
Es el número que identifica al responsable.
9.- ZONA:
Es la zona que cubre el responsable.
10.- DESCRIPCION DEL RECLAMO:
Especifica el motivo del reclamo y las causas que lo sustentan.
AJUSTES A DOCUMENTO:
11.- NUMERO DEL DOCUMENTO:
Es el número del documento sobre el cual se solicita el ajuste.
12.- FECHA DEL DOCUMENTO:
Es la fecha de emisión del documento, sobre el cual se solicita el ajuste.
13.- MONTO (Bs.):
Es el monto total en bolívares que referencia el documento sobre el cual
se solicita el ajuste.
14.- OBSERVACIONES:
Son la firma de la persona que asienta las observaciones.
15.- FIRMA:
Es la firma de la persona que asienta las observaciones.
16.- FIRMA SOLICITANTE:
Es la firma de la persona que emite el "Reclamo Nota de Contabilidad".
17.- FIRMA DE APROBACION DEL GERENTE DE FINANZAS:
Es la firma de aprobación del Gerente de Finanzas.
18.- FIRMA DE AUTORIZACION:
Es la firma de la persona responsable de aprobar la emisión de la Nota
de Contabilidad correspondiente.
NOTAS DE CONTABILIDAD
DEBITO CREDITO No.__________
UNIDAD DE NEGOCIO:________________ _________________ FECHA:
CODIGO DEL CLIENTE:
NOMBRE DEL CLIENTE: CODIGO DEL VENDEDOR:
AVISAMOS A UD. (S) QUE HEMOS REALIZADO LOS SIGUIENTES AJUSTES A SU CUENTA
DESCRIPCION DEBE HABER
CANTIDAD TOTAL EN LETRAS:
DISTRIBUCION: ORIGINAL: ACREEDOR/DEUDOR
COPIA 1: DPTO. C X C
COPIA 2: GERENTE DE VENTAS
FECHA DE EMISION: AUTORIZADO POR:
9
D M A
8 7
2
3
4 5 6
10
11 12
MANUAL DE CONTROL INTERNO CUENTAS POR COBRAR
C.2.- DESCRIPCION DEL FORMULARIO NOTA DE CONTABILIDAD
Este formulario es utilizado por el departamento de cuentas por cobrar
para la emisión de Notas de Débito y Notas de Crédito a aplicar a un
Cliente.
Es de tamaño media carta, está impreso en azul y se encuentra
elaborado en papel bond blanco, lleva numeración impresa .
Su distribución es: ORIGINAL: Acreedor/Deudor
COPIA (01): Departamento de Cuentas por Cobrar.
COPIA (02): Gerencia de Ventas.
A continuación se describen los campos a ser llenados:
1.- FECHA:
Es el día, mes y año en que se emite la Nota de Contabilidad.
2.- DEBITO/CREDITO:
Especifica con una equis "x" si la Nota de Contabilidad es una Nota de
Débito o una Nota de Crédito.
3.- UNIDAD DE NEGOCIO:
Es el nombre de la Unidad de Negocio al cual pertenece el Cliente que se
le va a realizar el ajuste a su cuenta por Nota de Crédito o Nota de Débito.
4.- CODIGO DEL CLIENTE:
Es el número que identifica al Cliente que se le aplica la Nota de
Contabilidad.
5.- NOMBRE DEL CLIENTE:
Es el nombre del Cliente al cual se le aplica la Nota de Contabilidad.
6.- CODIGO DEL RESPONSABLE DE FACTURACIÓN Y COBRANZA:
Es el número del responsable al cual pertenece el Cliente.
7- DESCRIPCION:
Es la descripción detallada del motivo del ajuste realizado a la cuenta
del Cliente.
8.- DEBE:
Es la cantidad en bolívares que se le ajusta a una cuenta deudora.
9.- HABER:
Es la cantidad en bolívares que se le ajusta a una cuenta acreedora.
10.- CANTIDAD TOTAL EN LETRAS:
Es la cantidad total de bolívares en letras ajustada a la cuenta del
Cliente.
11.- FECHA DE EMISION:
Es la fecha de emisión de la Nota de Contabilidad.
12.- AUTORIZADO POR:
Es la firma de la persona que autoriza la distribución de la Nota de
Contabilidad.
INGRESO DE CAJA
No.__________
UNIDAD DE NEGOCIO:_____________________________________ FECHA:
CODIGO O FICHA: NOMBRE:
CONCEPTO DEL INGRESO:_____________ _______________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________
MONTO EN LETRAS:__________________ _______________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________ FORMA DE PAGO
NOMBRE DEL CHEQUE FECHA BANCO MONTO
DISTRIBUCION:
ORIGINAL: ORIGEN DEL INGRESO
COPIA 1: DPTO. C X C
COPIA 2: BALANCE SHEET
OBSERVACIONES:
________________________
________________________
_______________________.
FIRMA DEL CAJERO:
EFECTIVO
TOTAL
D M A
2 1
3 4
5
6
7 8 9 10
13 14
11
12
RECIBO DE COBRO
UNIDAD DE NEGOCIO:__________________________________ FECHA:
CODIGO DEL CLIENTE: NOMBRE DEL CLIENTE: NOMBRE DEL
CLIENTE:
ZONA:
DESCUENTOS APLICADOS NOTA DE CREDITO NETO COBRADO
TIPO DOC
DOCUMENTO NUMERO
FECHA VENCIMIENTO
MONTO TOTAL
DOCUMENTO POR
PRONTO PAGO
ESPECIAL
DOCUMENTOS CANCELADOS CON
CHEQUE No. FECHA BANCO MONTO
OBSERVACIONES: EFECTIVO:
DISTRIBUCION: ORIGINAL: CLIENTE COPIA1: DPTO C X C COPIA2: BALANCE SHEET COPIA3: RESPONSABLE DE FACTURACIÓN Y COBRANZA
TIPO DE DOCUMENTO
(ND) NOTA DE DEBITO
(F) FACTURA (G) GIRO
FIRMA DEL
VENDEDOR
SELLO TRANSCRITO
TOTAL
CLIENTE
D M A
MANUAL DE CONTROL INTERNO CUENTAS POR COBRAR
C.3.- DESCRIPCION DEL FORMULARIO INGRESO DE CAJA.
Este formulario es utilizado por el departamento de cuentas por cobrar
para los registros de pagos depositados en Caja.
Es de tamaño media carta, está impreso en color negro y se encuentra
elaborado en papel bond 16 blanco, lleva numeración impresa.
Su distribución es: ORIGINAL: Origen del Ingreso
COPIA (01): Departamento de Cuentas por Cobrar.
COPIA (02): Balance Sheet.
A continuación se describen los campos a ser llenados:
1.- FECHA:
Es el día, mes y año en que se elabora el Ingreso de Caja.
2.- UNIDAD DE NEGOCIO:
Es el nombre de la Unidad de Negocio a la cual pertenece el Ingreso de
Caja.
3.- CODIGO O FICHA:
Es el número que identifica a la persona que aporte el Ingreso.
4.- NOMBRE:
Es el nombre de la persona que aporta el Ingreso.
5.- CONCEPTO DEL INGRESO:
Es la descripción del motivo del Ingreso.
6.- MONTO EN LETRAS:
Son los datos que soportan la cancelación del pago (Ingreso).
7.- NUMERO DEL CHEQUE:
Es el número del cheque que se recibe para cancelar el pago motivo del
Ingreso.
8.- FECHA:
Es el día, mes y año que tiene el cheque emitido.
9.- BANCO:
Es el nombre del banco al cual está girado el cheque que recibe el cajero,
para cancelar el pago motivo del Ingreso.
10.- MONTO:
Es el monto en bolívares del cheque que recibe el cajero por concepto del
Ingreso.
11.- EFECTIVO:
Es el monto en bolívares del efectivo que recibe el cajero para cancelar el
pago motivo del Ingreso.
12.- TOTAL:
Es el monto total en bolívares del Ingreso de Caja.
13.- OBSERVACIONES:
Son anotaciones específicas que no timen campo definido y sirve para
aclarar la información.
14.- FIRMA DEL CAJERO:
Es la firma del cajero que recibe el pago motivo del Ingreso.
MANUAL DE CONTROL INTERNO CUENTAS POR COBRAR
C.4.- DESCRIPCION DEL FORMULARIO RECIBO DE COBRO.
Este formulario es utilizado por el departamento de cuentas por
cobrar para el registro de cobros a clientes.
Es de tamaño carta. Está impreso en color negro y se encuentra
elaborado en papel bond 16 blanco, lleva numeración impresa.
Su distribución es: ORIGINAL: Cliente
COPIA (01): Departamento de Cuentas por cobrar
COPIA (02): Balance Sheet.
COPIA (03): Responsable de Facturación y
Cobranza:
.
A continuación se describen los campos a ser llenados.
1.- FECHA:
Es el día, mes y año en que se elabora el recibo de cobro.
2.- UNIDAD DE NEGOCIO:
Es el nombre de la Unidad de Negocio a la cual pertenece la Unidad de
Facturación y Cobranza que realiza el cobro.
3.- CODIGO DE CLIENTE:
Es el número que identifica al cliente al cual se le realiza el cobro.
4.- NOMBRE DEL CLIENTE:
Es el nombre del cliente al cual se le realiza el cobro.
5.- CODIGO RESPONSABLE DE FACTURACIÓN Y COBRANZA:
Es el número que identifica al responsable de facturación y cobranza.
6.- ZONA:
Es el número de la zona que cubre el responsable de facturación y
cobranza.
7.- TIPO DOC:
Es una referencia de cada documento que se está cobrando, se
específica con una letra si el cobro se realiza a través de una Factura (F),
Giro (G), Nota de Débito (ND), o Cheque Devuelto (CD).
8.- DOCUMENTO NRO:
Es el número de cada documento (Factura, Nota de débito o Cheque
Devuelto) que se está cobrando.
9.- FECHA VENCIMIENTO:
Es el día, mes y año de vencimiento del documento que se está
cobrando.
10.- MONTO TOTAL DOCUMENTO:
Es el monto en bolívares de cada documento que se está cobrando
11.- DESCUENTOS APLICADOS:
Son los datos que soportan los tipos de descuentos aplicados por el
Representante de Ventas al cliente al cual se le realiza el cobro.
11.A. POR PRONTO PAGO:
Es la cantidad de bolívares que se le descuenta al cliente sobre
el monto del documento, por cancelar antes de la fecha de
vencimiento.
11.B. ESPECIAL:
Es la cantidad de bolívares que se le descuenta al Cliente sobre
el monto del documento por concepto de un ajuste a su cuenta
por una Nota de Crédito.
12.- NOTA CREDITO:
Es la cantidad en bolívares que se le descuenta al cliente sobre el monto
de la Factura o Giro, por concepto de un ajuste a su cuenta por una Nota de
Crédito.
13.- NETO COBRADO:
Es el monto neto en bolívares cobrados por el Representante de Ventas.
MANUAL DE CONTROL INTERNO CUENTAS POR COBRAR
DESCRIPCION DEL FORMULARIO RECIBO DE COBRO.
DOCUMENTOS CANCELADOS CON:
Son los datos que soportan la cancelación de los documentos por parte
del cliente.
14.- CHEQUE NRO:
Es el número del cheque que recibe el responsable de facturación y
cobranza por parte del cliente para pagar el factura, nota de débito.
15.- FECHA:
Es el día, mes y año que tiene el cheque emitido por el cliente.
16.- BANCO:
Es el nombre del banco al cual está girado el cheque que recibe el
responsable de facturación y cobranza por parte del cliente para pagar la
factura, nota de débito.
17.- MONTO:
Es el monto en bolívares del cheque que recibe el responsable de
facturación y cobranza por parte del cliente para pagar la factura, nota de
débito.
18.- EFECTIVO:
Es el monto en bolívares del efectivo que recibe el responsable de
facturación y cobranza por parte del cliente para pagar la factura, nota de
débito.
19.- TOTAL:
Es el monto total en bolívares del "RECIBO DE COBRO".
20.- OBSERVACIONES:
Son anotaciones esporádicas que no tienen campo definido y sirve para
aclarar información.
21.- TIPO DE DOCUMENTO (F) FACTURA (G) GIRO (ND) NOTA DE DEBITO
(CD) CHEQUE DEVUELTO:
Indique con las letras (F) (G) (CD) en el campo Tipo doc., el tipo de
documento que el cliente va a pagar.
22.- FIRMA DEL RESPONSABLE DE FACTURACIÓN Y COBRANZA:
Es la firma del responsable de facturación y cobranza que realiza el
cobro de la factura, nota de débito, o cheque devuelto al cliente.
23.- SELLO TRANSCRITO:
Es el sello que confirma que el formulario "RECIBO DE COBRO" fue
cargado al sistema.
RECLAMO NOTA DE CONTABILIDAD DEBITO CRÉDITO UNIDAD DE NEGOCIO:_________ ____________ Nro._________ FECHA: SOLICITADO POR:_____________ ____________ NOMBRE DEL CLIENTE:
CÓDIGO DEL CLIENTE:
NOMBRE DEL VENDEDOR:
CÓDIGO DEL VENDEDOR: ZONA:
DESCRIPCIÓN DEL RECLAMO:
AJUSTES A DOCUMENTOS
NUMERO DEL DOCUMENTO FECHA MONTO (Bs.) OBSERVACIONES:
12 13
14 11
10
70
50
40 30
20
80
60
90
D M A 1