Post on 29-Sep-2018
ÁREA EMISORA: HOJA No. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
1 25
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-38 TIPO: PÚBLICO
FECHA DE EMISIÓN
JUNIO 2006
NIVEL DE REVISIÓN
10
NOMBRE DEL DOCUMENTO: BECA ACADÉMICA, BECA DE PROFESIONALIZACIÓN Y AYUDA DE TITULACIÓN
DN-07 Versión 01
FIRMAS
REVISÓ: JORGE ARTURO FERNÁNDEZ ZÁRATE
GERENTE DE RECURSOS HUMANOS
FRANCISCO XAVIER ALCOCER SÁNCHEZ
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
AUTORIZÓ: MIGUEL ENRIQUE VALLEJO CORTÉS
SUBDIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
ÁREA EMISORA: HOJA No. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
2 25
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-38 TIPO: PÚBLICO
FECHA DE EMISIÓN
JUNIO 2006
NIVEL DE REVISIÓN
10
NOMBRE DEL DOCUMENTO: BECA ACADÉMICA, BECA DE PROFESIONALIZACIÓN Y AYUDA DE TITULACIÓN
DN-07 Versión 01
Í N D I C E
I. Objetivo 3 II. Alcance 3 III. Referencias normativas 3 IV. Políticas 3 V. Descripción de las actividades 11 VI. Diagrama de Flujo 14 VII. Plan de Calidad 18 VIII. Control de cambios 19 IX. Glosario 20 X. Anexos 21
ÁREA EMISORA: HOJA No. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
3 25
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-38 TIPO: PÚBLICO
FECHA DE EMISIÓN
JUNIO 2006
NIVEL DE REVISIÓN
10
NOMBRE DEL DOCUMENTO: BECA ACADÉMICA, BECA DE PROFESIONALIZACIÓN Y AYUDA DE TITULACIÓN
DN-07 Versión 01
I. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para el otorgamiento de una Beca Académica, Beca de Profesionalización o Ayuda de Titulación al personal para que pueda realizar o concluir estudios de nivel básico, medio superior, superior y postgrado, a fin de contribuir a la superación y desarrollo de los empleados y al logro de los objetivos y metas institucionales.
II. ALCANCE
Aplica a todo el personal con plaza de estructura, y comienza con la solicitud del empleado para la revisión y autorización del otorgamiento de una Ayuda de Titulación o de una Beca Académica o de Profesionalización, con base en el presupuesto y al cumplimiento de los requisitos del nivel académico, y concluye con el pago del otorgamiento de la prestación.
III. REFERENCIAS NORMATIVAS
- Condiciones Generales de Trabajo de Pronósticos para la Asistencia Pública - Acuerdo que establece los Datos, documentos y formatos de los trámites de
Pronósticos para la Asistencia Pública. - NMX-CC-9001-INMC-2008 Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos. - ISO/IEC 27001:2005 Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información –
Requerimientos. - WLA-SCS:2006 Estándar de Control de la Seguridad. - BS 25999-2:2007 Gestión de Continuidad del Negocio – Especificación. - Responsabilidad Social. - WLA Marco de Juego Responsable: Guía de Adhesión. - PAS 99:2006 Especificación Pública Disponible para la Integración de Sistemas de
Gestión.
IV. POLÍTICAS
GENERALES 1. Pronósticos puede otorgar una beca académica, beca de profesionalización o una ayuda
de titulación al personal con plaza de estructura para concluir o realizar estudios de nivel básico, medio superior, superior y postgrado, siempre que cumpla con los requisitos estipulados para cada tipo de beca.
ÁREA EMISORA: HOJA No. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
4 25
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-38 TIPO: PÚBLICO
FECHA DE EMISIÓN
JUNIO 2006
NIVEL DE REVISIÓN
10
NOMBRE DEL DOCUMENTO: BECA ACADÉMICA, BECA DE PROFESIONALIZACIÓN Y AYUDA DE TITULACIÓN
DN-07 Versión 01
2. Para el otorgamiento de beca académica de nivel básico, estará sujeto al convenio generado entre la Entidad y el prestador de servicio de asesoría que será electo por la misma, considerando el total de trabajadores interesados en la conclusión de estudios en este nivel, así mismo para becas de nivel media superior, superior y postgrado, estas se autorizarán con las Instituciones Educativas que Pronósticos para la Asistencia Pública tenga convenio.
3. Quedan excluidos de participar en el otorgamiento de la beca académica, beca de profesionalización o de la ayuda de titulación el personal de estructura que cuente con una comisión sindical o licencia laboral.
4. Se consideran como beca académica, beca de profesionalización o la ayuda de titulación el otorgamiento de un bono económico para cubrir el costo de alguna de las siguientes situaciones:
BECA ACADÉMICA
BECA DE PROFESIONALIZACIÓN
AYUDA DE TITULACIÓN
TIPO DE ESTUDIOS
Beca para estudios de educación media superior
Para concluir estudios de nivel básico y medio superior al personal que lo requiera en la Entidad.
Ayuda para seminario de tesis
Secundaria Bachillerato propedéutico Carrera técnica Carrera técnica terminal. Especialidad de
profesionalización
Beca para estudios de educación superior
Para concluir estudios de educación superior otorgada a nivel genérico por la Entidad.
Ayuda para impresión de Tesis
Licenciatura Ingeniería
Beca para estudios de postgrado
Para realizar estudios especializados otorgada a nivel genérico por la Entidad.
Especialidad sobre una Licenciatura
Maestría Doctorado
ÁREA EMISORA: HOJA No. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
5 25
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-38 TIPO: PÚBLICO
FECHA DE EMISIÓN
JUNIO 2006
NIVEL DE REVISIÓN
10
NOMBRE DEL DOCUMENTO: BECA ACADÉMICA, BECA DE PROFESIONALIZACIÓN Y AYUDA DE TITULACIÓN
DN-07 Versión 01
5. El otorgamiento de la beca, está sujeta a la disponibilidad presupuestal, al cumplimiento
de los requisitos establecidos, al tiempo reglamentado por tipo de estudios y a los
objetivos institucionales y funcionales de cada área para fortalecer el desempeño e
incrementar la competencia del personal.
6. La Dirección Administrativa y la Gerencia de Recursos Humanos son responsables de
revisar, emitir y actualizar los criterios para el otorgamiento y administración de las becas.
7. La Gerencia de Recursos Humanos debe realizar las previsiones presupuestales para el
otorgamiento de alguna beca, así como de solicitar el pago de esta prestación. Ver SAF-
PRO-17 Programación y control presupuestal.
8. El personal y/o las áreas interesadas pueden presentar su solicitud individual o sus
requerimientos generales a la Gerencia de Recursos Humanos, para que se puedan
prever los recursos presupuestales de otorgamiento y conservación de las becas. Esta
previsión no implica la autorización.
9. Las instancias responsables para solicitar y autorizar la beca, son los servidores públicos
citados en el Anexo A. La solicitud del personal por estos conceptos, debe incluir la
justificación para el otorgamiento y documentación completa en original y/o copia para su
cotejo, conforme se indica en los Anexos B y C.
10. En caso de que el personal no cubra con alguno (s) de los requisitos establecidos en los
anexos B, C y E, las instancias facultadas para autorizar las becas serán las siguientes:
TIPO DE PERSONAL JUSTIFICA LA SOLICITUD AUTORIZA
a. Grupo de mando
superior
El mismo debe emitir su
justificación Director General
b. Grupo de mando
medio, enlaces y
personal operativo
Grupo de mando superior Subdirector General de
Administración y Finanzas
11. El personal foráneo en caso de requerir alguna beca, debe enviar vía valija la documentación necesaria para realizar los trámites correspondientes.
12. El personal que le sea autorizada una beca deberá firmar el Convenio de Beca Académica, así como el Pagaré por el monto total de la beca autorizada. Al personal que se le otorgue la beca se obliga a continuar prestando sus servicios a
ÁREA EMISORA: HOJA No. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
6 25
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-38 TIPO: PÚBLICO
FECHA DE EMISIÓN
JUNIO 2006
NIVEL DE REVISIÓN
10
NOMBRE DEL DOCUMENTO: BECA ACADÉMICA, BECA DE PROFESIONALIZACIÓN Y AYUDA DE TITULACIÓN
DN-07 Versión 01
Pronósticos por el 50% del tiempo que duró la beca, como se establece en el Convenio de Beca Académica, aportando los conocimientos adquiridos y mejoras que encuentre en su área de adscripción. Para lo cual, la Gerencia de Recursos Humanos debe recabar al término de cada ciclo escolar, de las áreas en que el becario labora, la constancia de aplicación de conocimientos por parte de éste.
BECA ACADÉMICA.
13. La Beca Académica consiste en otorgar un apoyo económico al personal para que pueda realizar o concluir estudios de nivel medio superior, superior y postgrado; y comprende la autorización de la beca y la conservación de la misma durante el tiempo máximo de estudios determinado por Pronósticos y cuando compruebe que continúa estudiando y cumpla con los requisitos establecidos.
14. La Gerencia de Recursos Humanos es responsable de administrar esta prestación económica de acuerdo a la normatividad vigente. Así como de mantener actualizados los expedientes del personal becario para el control y pago correspondiente.
15. El empleado debe indicar en su solicitud la justificación de la Beca Académica mencionando la aplicación de la misma en el campo laboral o en su caso el desarrollo profesional que pueda implementar en la Entidad, así como las condiciones de pago establecidas por la institución académica.
16. El personal debe realizar el trámite de inscripción ante la institución educativa
presentando a la Gerencia de Recursos Humanos la solicitud de beca (formato RH-08
Solicitud de Beca Académica/Ayuda de Titulación), la documentación del Anexo B, el
documento oficial de alumno matriculado y en su caso comprobante fiscal que extiende la
institución educativa; para el caso de que el pago sea requerido por una sola exhibición,
la solicitud y petición será emitida para autorización a las instancias responsables
enunciadas en el Anexo A. Salvo en el caso de estudios de nivel básico, puesto que la
Entidad designará al prestador de servicios de la asesoría.
17. La autorización de la beca y los términos para el trámite y pago por conservación de la
misma se debe especificar en el convenio de autorización de beca académica que
celebran el personal y Pronósticos. No se aceptarán trámites para pagos por
conservación de la beca diferentes a los citados en el convenio. El convenio se debe
renovar de forma anual o de acuerdo a los criterios establecidos por las instituciones
educativas o por el tiempo máximo de estudios aprobado por Pronósticos.
18. El otorgamiento de la Beca Académica no exime al personal de su responsabilidad laboral, por lo cual el becario se debe comprometer a mejorar su desempeño, proponer mejoras en los procesos que desarrolla e implementar acciones de eficiencia en su campo laboral.
ÁREA EMISORA: HOJA No. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
7 25
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-38 TIPO: PÚBLICO
FECHA DE EMISIÓN
JUNIO 2006
NIVEL DE REVISIÓN
10
NOMBRE DEL DOCUMENTO: BECA ACADÉMICA, BECA DE PROFESIONALIZACIÓN Y AYUDA DE TITULACIÓN
DN-07 Versión 01
19. El personal becado debe entregar a la Gerencia de Recursos Humanos la actualización y
justificación permanente de la documentación soporte de la beca, cuando ocurra alguna
situación que modifique costos, horarios, temarios, etc., debiendo anexarse al convenio
de autorización de beca académica.
20. Es responsabilidad del becario entregar, a más tardar 6 meses posteriores a la fecha de término de los estudios, copia del documento oficial que acredite la terminación de los estudios correspondientes.
21. La Gerencia de Recursos Humanos debe revisar cada 6 meses que el expediente del
personal becado esté actualizado con los documentos de autorización y conservación de
la beca, mediante un listado de documentos que incluya: Solicitud y/o Renovación de
Beca, Plan de Pagos, Plan de Estudios, Comprobante de Domicilio, Nivel de Estudios,
Convenio, Pagos y Comprobante de Término de Estudios. En su caso debe recabar del
becario la documentación faltante que corresponda. Ver Anexos B, C y E.
22. Se considera como estudios de nivel media superior, superior y postgrado las carreras y/o
áreas de conocimiento contenidas en el Anexo D, en él se mencionan los montos
máximos mensuales que se pagarán de acuerdo a la modalidad de la escuela, siempre
que se cuente con la disponibilidad presupuestal; en caso de que los montos excedan al
establecido, la instancia responsable para autorizar dicha beca es: para el Grupo de
Mando el Director General y para el personal de enlace y operativo el Subdirector General
de Administración y Finanzas.
23. La Gerencia de Recursos Humanos es la instancia responsable para actualizar el
catálogo de carreras e instituciones educativas para el otorgamiento de becas de acuerdo
al perfil y descripciones de puestos y al desarrollo profesional del personal.
24. Pronósticos puede otorgar otra Beca Académica al personal que ya fue becado, cuando exista un periodo no menor a 2 años respecto a la última beca otorgada y siempre que hubiere o esté aplicando los conocimientos adquiridos por la formación obtenida. No se debe autorizar una 2da. beca al personal que se le canceló una anterior, por motivos imputables al trabajador.
BECA DE PROFESIONALIZACIÓN
25. La Gerencia de Recursos Humanos es la responsable de mantener actualizado el inventario de escolaridad del personal que se encuentra laborando en la Entidad y de determinar el personal idóneo que puede presentar el examen de educación básica y media superior, previo acuerdo con la institución educativa determinada para prestar éste servicio.
ÁREA EMISORA: HOJA No. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
8 25
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-38 TIPO: PÚBLICO
FECHA DE EMISIÓN
JUNIO 2006
NIVEL DE REVISIÓN
10
NOMBRE DEL DOCUMENTO: BECA ACADÉMICA, BECA DE PROFESIONALIZACIÓN Y AYUDA DE TITULACIÓN
DN-07 Versión 01
26. La Gerencia de Recursos Humanos es la encargada de realizar las gestiones ante instituciones educativas así como de emitir las convocatorias para inscripción del personal que requiere concluir sus estudios de educación básica, media superior, superior y realizar un postgrado.
27. La Gerencia de Recursos Humanos es la encargada de realizar las gestiones necesarias para el pago de la beca otorgada por concepto de profesionalización a los empleados de la Entidad.
28. Para autorización de pago de exámenes y colegiaturas, los becarios deben tener una
participación comprometida del 80 % y acreditar las asignaturas específicas de estudios.
29. Quedan excluidos para firmar convenios los becarios que cursan educación básica y media superior.
30. El personal que acepte la ayuda de Beca de Profesionalización, debe entregar a la Gerencia de Recursos Humanos los requisitos que se indican en el Anexo E en original y copia para su cotejo.
AYUDA DE TITULACIÓN 31. La Ayuda de Titulación consiste en otorgar un apoyo económico al personal para que
pueda completar su requisito de Tesis y puede ser por la inscripción a un Seminario de Tesis o por la Impresión de la Tesis, o ambos casos, siempre que cumpla con los requisitos previstos. Cuando la ayuda se entregue para Impresión de Tesis el empleado se debe comprometer a dejar una copia para su consulta en el lugar que determine la Gerencia de Recursos Humanos.
32. El personal que solicite el trámite de inscripción a Seminario de Tesis debe entregar a la
Gerencia de Recursos Humanos la solicitud y el documento oficial de aceptación y el
comprobante fiscal que extiende la Institución Educativa. En caso de cubrir pagos
parciales por su participación al seminario, el personal debe suscribir un convenio similar
al de la Beca Académica.
33. El personal que solicite el trámite de Impresión de Tesis debe entregar a la Gerencia de
Recursos Humanos la solicitud y comprobante fiscal que extiende el impresor para
realizar el pago por única vez por la impresión de los ejemplares de tesis que le requiera
la institución educativa.
Pronósticos puede otorgar una Beca por profesionalización o Ayuda de titulación al personal que ya fue becado cuando exista un periodo no menor a 6 meses respecto a la última Beca Académica o Beca por Profesionalización otorgada, siempre que hubiere o
ÁREA EMISORA: HOJA No. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
9 25
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-38 TIPO: PÚBLICO
FECHA DE EMISIÓN
JUNIO 2006
NIVEL DE REVISIÓN
10
NOMBRE DEL DOCUMENTO: BECA ACADÉMICA, BECA DE PROFESIONALIZACIÓN Y AYUDA DE TITULACIÓN
DN-07 Versión 01
esté aplicando dentro de su área laboral los conocimientos adquiridos, por la formación obtenida.
PAGO DE LA AYUDA DE BECA ACADÉMICA, BECA DE PROFESIONALIZACIÓN O DE AYUDA DE TITULACIÓN. 34. El personal debe entregar a la Gerencia de Recursos Humanos los documentos
comprobatorios de la Beca Académica, Beca de Profesionalización o Ayuda de Titulación,
en un plazo no mayor de 20 días hábiles después de haber cubierto los costos
correspondientes, presentando los documentos oficiales de rendimiento académico o de
inscripción, así como los comprobantes fiscales que extiende la Institución Educativa o en
su caso el impresor.
35. La Gerencia de Recursos Humanos debe emitir la autorización o motivo de rechazo de
una solicitud de Beca Académica, Beca de Profesionalización o de Ayuda de Titulación,
incluyendo en caso de autorización el pago correspondiente, en un periodo no mayor a
10 días hábiles posteriores a la recepción de la solicitud.
36. El bono de Beca Académica o de Ayuda de Titulación se debe entregar al personal como un reembolso en el Departamento de Caja, por el costo cubierto por alguno de esos conceptos. Por ningún motivo se deben realizar pagos con efecto retroactivo al periodo citado en el convenio de beca o de titulación, o de 1 mes de la fecha de emisión del comprobante de pago por la inscripción total.
37. En los casos en los que la institución educativa requiera el pago en una sola exhibición
y/o antes de estar en posibilidades de presentar calificaciones, este se podrá llevar a cabo mediante la autorización de los funcionarios facultados de acuerdo al Anexo A.
38. El pago por concepto de Beca por Profesionalización, se realizará directamente a las
instituciones educativas, en el caso de estudios a nivel posgrado, el becario es responsable de reembolsar a la Entidad la parte proporcional del rendimiento académico de acuerdo a lo estipulado en el “Convenio de Otorgamiento de Beca”.
PENALIZACIONES AL PAGO DE LA BECA ACADÉMICA, BECA DE PROFESIONALIZACIÓN O DE AYUDA DE TITULACIÓN.
39. El otorgamiento de la beca se considera desde que se autoriza hasta que el becario entrega el certificado de conclusión de estudios. Si la beca se suspende por un periodo mayor a 1 año el personal pierde todo derecho de la misma, sin importar el promedio académico alcanzado.
ÁREA EMISORA: HOJA No. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
10 25
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-38 TIPO: PÚBLICO
FECHA DE EMISIÓN
JUNIO 2006
NIVEL DE REVISIÓN
10
NOMBRE DEL DOCUMENTO: BECA ACADÉMICA, BECA DE PROFESIONALIZACIÓN Y AYUDA DE TITULACIÓN
DN-07 Versión 01
El monto de Beca Académica o por Profesionalización que se otorga al personal, puede
variar en relación a su rendimiento académico. En caso de que el becario regularice
alguna situación académica se podrá suspender el pago hasta que concluya dicha
situación. Así mismo, la beca puede variar por ser el personal sujeto de sanción
administrativa a la que se haga acreedor por Pronósticos, la reincidencia de la falta
académica o administrativa puede ser causa para cancelar la beca.
40. La Gerencia de Recursos Humanos debe detener el pago de la beca si el personal
suspende los estudios o no entrega la documentación completa, o si ésta presenta
alteraciones o falsedad, la reincidencia de estas situaciones es causa para cancelar la
beca, además de las sanciones administrativas a que se haga acreedor.
41. El personal que deje de prestar sus servicios para Pronósticos por renuncia o retiro voluntario durante el tiempo que esté cursando la beca, debe reintegrar el equivalente al 50% del monto total aportado desde el inicio de la beca hasta la fecha de su separación, el cual se debe aplicar en el finiquito del empleado. En caso de que el monto del finiquito no cubra el porcentaje requerido, la Gerencia de Recursos Humanos será quien determine el monto total a cobrar por adeudo de este concepto.
42. El personal que deje de prestar sus servicios para Pronósticos por renuncia o retiro voluntario posterior a la fecha de haber concluido sus estudios, mismo que se encuentra en el tiempo de obligación de la prestación de servicios, el cual es el 50% de los meses totales de duración de la beca otorgada. En caso de que el monto del finiquito no cubra el porcentaje requerido, la Gerencia de Recursos Humanos será quien determine el monto total a cobrar por adeudo de este concepto.
43. El personal que sea removido de su puesto y deje de prestar sus servicios en la entidad,
perderá el beneficio de la beca y quedará exento de reintegrar los montos parciales o totales que se hayan cubierto hasta el momento de la separación.
44. El Convenio de Beca Académica debe contener la autorización del personal, de otorgar a
Pronósticos la facultad de aplicar descuentos directamente de su sueldo o de su finiquito por el incumplimiento de las condiciones suscritas en el mismo.
45. Las anteriores políticas de penalización se aplican de manera similar para los casos de
incumplimiento por el otorgamiento de Ayuda de Titulación al personal. 46. Para el caso de Beca de Profesionalización, el personal que no cubra el promedio
establecido en el convenio, debe reintegrar a la Entidad el monto total del pago generado a la institución educativa.
ÁREA EMISORA: HOJA No. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
11 25
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-38 TIPO: PÚBLICO
FECHA DE EMISIÓN
JUNIO 2006
NIVEL DE REVISIÓN
10
NOMBRE DEL DOCUMENTO: BECA ACADÉMICA, BECA DE PROFESIONALIZACIÓN Y AYUDA DE TITULACIÓN
DN-07 Versión 01
V. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO 1. SOLICITANTE
1.1
Elabora la solicitud de beca académica o de ayuda de titulación. Recaba la firma de aprobación del Gerente o Director del Área y entrega a la Gerencia de Recursos Humanos junto con los documentos y requisitos establecidos en los Anexos A, B y C en su caso.
2. GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS / COORDINACIÓN DE SERVICIO SOCIAL Y BECAS
2.1
Recibe y revisa que esté correcta y completa la documentación, analiza la petición de acuerdo a la descripción y perfil de puestos y los requisitos de la beca o de titulación, así como la disponibilidad presupuestal y determina la viabilidad de aceptación. Ver Plan de Calidad. ¿Procede la solicitud?
SOLICITUD DE
BECA ACADÉMICA /
AYUDA DE TITULACIÓN
RH-08
DOCUMENTOS COMPROBATORIOS
N/A
2.2 No.- Envía oficio de respuesta al solicitante informando las causas del rechazo de la solicitud. Fin del procedimiento.
OFICIO N/A
2.3 Si.- Recaba la autorización del Director Administrativo y del Subdirector General de Administración y Finanzas, en la solicitud y notifica al empleado.
OFICIO N/A
3. COORDINACIÓN DE SERVICIO SOCIAL Y BECAS
3.1
3.2
Elabora convenio y recaba firmas del solicitante y de los funcionarios facultados para la autorización de la beca, y en su caso del apoyo de titulación.
Elabora pagaré por el monto total de la Beca autorizada y recaba la firma del becario.
CONVENIO
N/A
PAGARÉ N/A
4. BECARIO / SOLICITANTE
4.1 Entrega con oficio a la Gerencia de Recursos Humanos los comprobantes (original) de rendimiento académico y el comprobante fiscal de la colegiatura, (original), para conservar la beca o el apoyo de tesis y que le sea pagado el periodo respectivo.
OFICIO N/A
ÁREA EMISORA: HOJA No. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
12 25
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-38 TIPO: PÚBLICO
FECHA DE EMISIÓN
JUNIO 2006
NIVEL DE REVISIÓN
10
NOMBRE DEL DOCUMENTO: BECA ACADÉMICA, BECA DE PROFESIONALIZACIÓN Y AYUDA DE TITULACIÓN
DN-07 Versión 01
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO 5. COORDINACIÓN DE SERVICIO SOCIAL Y BECAS
5.1 Elabora la solicitud de pago y recaba las firmas del Gerente de Recursos Humanos y del Director Administrativo y turna a la Gerencia de Seguimiento y Control Presupuestal junto con los comprobantes fiscales para el pago al becario. Integra la documentación al expediente de becas. Ver SAF-PRO-20 Cuentas por Pagar / Egresos.
SOLICITUD DE PAGO A LA
DIRECCIÓN DE FINANZAS DA-10-004
6. BECARIO / SOLICITANTE
6.1
6.2
Recibe el pago vía transferencia electrónica en su cuenta de nómina. Entrega copia de la documentación comprobatoria de terminación de estudios.
7. COORDINACIÓN DE SERVICIO SOCIAL Y BECAS
7.1 Integra la documentación del rendimiento académico y de comprobante fiscal de pago de inscripción, colegiaturas o de impresión de tesis y la documentación comprobatoria de terminación de estudios, al expediente del personal y/o al de becas, según corresponda.
EXPEDIENTE
DEL PERSONAL
N/A
EXPEDIENTE DE BECA Y/O TITULACIÓN
N/A
BECA DE PROFESIONALIZACIÓN
7.2 Revisa el expediente de personal y determina el Inventario de Escolaridad, el cual contiene la población institucional por grado de estudio, determina las instituciones educativas, establece contacto para solicitar cotización por nivel de estudios, número de participantes y logística.
INVENTARIO DE RECURSOS
HUMANOS N/A
7.3 Recibe respuesta y determina en conjunto con las instituciones educativas las fechas y horarios de clases, nombre y currículum de docentes, temarios y lugar de impartición.
7.4 Realiza convocatorias o invitaciones (en su caso) al personal seleccionado conforme al Inventario de Escolaridad y determina el número de candidatos para otorgar la beca de acuerdo al nivel académico, solicitando la documentación correspondiente.
CONVOCATORIAS O
INVITACIONES N/A
ÁREA EMISORA: HOJA No. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
13 25
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-38 TIPO: PÚBLICO
FECHA DE EMISIÓN
JUNIO 2006
NIVEL DE REVISIÓN
10
NOMBRE DEL DOCUMENTO: BECA ACADÉMICA, BECA DE PROFESIONALIZACIÓN Y AYUDA DE TITULACIÓN
DN-07 Versión 01
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO 8. CANDIDATOS
8.1
Acepta la convocatoria o invitación, establece contacto con la Gerencia de Recursos Humanos, entrega la documentación correspondiente y se inscribe.
DOCUMENTOS PARA LA
INTEGRACION DE
EXPEDIENTE DE BECA DE
PROFESIONALIZACIÓN
8.2
Acude en las fechas, horarios y lugares establecidos y cumple con los programas y planes de estudio correspondientes.
9. COORDINACIÓN DE SERVICIO SOCIAL Y BECAS
9.1
Recibe de la institución educativa en su caso, el seguimiento de aprovechamiento por participante y la factura para el pago correspondiente. Ver Plan de Calidad
APROVECHAMIENTO N/A
¿Cumple con la calificación requerida?
9.2
No.- Suspende pago o retira la ayuda.
9.3
Si.- Realiza los trámites para el pago respectivo Ver SAF-PRO-20 Cuentas por Pagar / Egresos.
9.4 Integra la documentación del rendimiento académico, así como el comprobante fiscal de pago de beca de profesionalización de la institución educativa.
EXPEDIENTE DEL
PERSONAL N/A EXPEDIENTE DE BECA POR PROFESIONALIZACION
N/A
FIN DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA EMISORA: HOJA No. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
14 25
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-38 TIPO: PÚBLICO
FECHA DE EMISIÓN
JUNIO 2006
NIVEL DE REVISIÓN
10
NOMBRE DEL DOCUMENTO: BECA ACADÉMICA, BECA DE PROFESIONALIZACIÓN Y AYUDA DE TITULACIÓN
DN-07 Versión 01
VI. DIAGRAMA DE FLUJO.
ENTRADA OPERACIÓN SALIDA
SOLICITUD DE BECA ACADÉMICA /
AYUDA DE TITULACIÓN
RH-08
DOCUMENTOS COMPROBATORIOS
N/A
SOLICITANTE
1.1 Elabora solicitud, recaba firma de aprobación y entrega a RH
2.1 Recibe, y revisa
documentación, analiza petición, disponibilidad presupuestal y determina viabilidad
1
GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS / COORDINACIÓN DE SERVICIO SOCIAL Y BECAS
1
2.3 Recaba autorización y notifica aceptación
¿Procede solicitud?
2.2 Envía oficio de respuesta al solicitante informando causas del rechazo de la solicitud
SI
NO
Inicio
OFICIO N/A
OFICIO N/A
Fin
ÁREA EMISORA: HOJA No. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
15 25
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-38 TIPO: PÚBLICO
FECHA DE EMISIÓN
JUNIO 2006
NIVEL DE REVISIÓN
10
NOMBRE DEL DOCUMENTO: BECA ACADÉMICA, BECA DE PROFESIONALIZACIÓN Y AYUDA DE TITULACIÓN
DN-07 Versión 01
ENTRADA OPERACIÓN SALIDA
4.1 Entrega con oficio a RH comprobante académico y fiscal de la colegiatura
5.1 Elabora solicitud de pago, recaba firmas y turna a GSCP. Integra doctos. al expediente
SAF-PRO-20 CUENTAS POR
PAGAR / EGRESOS
A
A
1
3.1 Elabora convenio y recaba firmas
3.2 Elabora pagaré y recaba firma del becario.
COORDINACIÓN DE SERVICIO SOCIAL Y BECAS
CONVENIIO
N/A
PAGARÉ
N/A
BECARIO / SOLICITANTE
OFICIO N/A
COORDINACIÓN DE SERVICIO SOCIAL Y BECAS
SOLICITUD DE PAGO A LA DIRECCIÓN
DE FINANZAS DA-10-004
2
ÁREA EMISORA: HOJA No. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
16 25
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-38 TIPO: PÚBLICO
FECHA DE EMISIÓN
JUNIO 2006
NIVEL DE REVISIÓN
10
NOMBRE DEL DOCUMENTO: BECA ACADÉMICA, BECA DE PROFESIONALIZACIÓN Y AYUDA DE TITULACIÓN
DN-07 Versión 01
ENTRADA OPERACIÓN SALIDA
COORDINACIÓN DE SERVICIO SOCIAL Y BECAS
6.1 Recibe el pago vía transferencia electrónica en su
cuenta de nómina
7.1 Integra la documentación del rendimiento académico y comprobante fiscal
7.2 Revisa expediente de personal y determina inventario de escolaridad
BECARIO / SOLICITANTE
7.3 Recibe respuesta y determina logística
7.4 Realiza convocatorias o invitaciones y determina candidatos, solicita doctos. correspondientes
BECA DE PROFESIONALIZACIÓN
6.2 Entrega copia de documentación comprobatoria de terminación de estudios.
EXPEDIENTE DEL PERSONAL
N/A
EXPEDIENTE DE BECA Y/O TITULACIÓN
N/A
INVENTARIO DE RECURSOS H.
N/A
CONVOCATORIAS O INVITACIONES
N/A
2
3
ÁREA EMISORA: HOJA No. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
17 25
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-38 TIPO: PÚBLICO
FECHA DE EMISIÓN
JUNIO 2006
NIVEL DE REVISIÓN
10
NOMBRE DEL DOCUMENTO: BECA ACADÉMICA, BECA DE PROFESIONALIZACIÓN Y AYUDA DE TITULACIÓN
DN-07 Versión 01
ENTRADA OPERACIÓN SALIDA
SAF-PRO-20 CUENTAS POR
PAGAR / EGRESOS
A
A
8.1 Acepta convocatoria o invitación, hace contacto con RH, entrega doctos y se inscribe.
CANDIDATOS
8.2 Acude y cumple con programas y planes correspondientes
9.1 Recibe de la
institución educativa el aprovechamiento y la factura correspondiente
COORDINACIÓN DE SERVICIO SOCIAL Y BECAS
2
¿Cumple con la calificación requerida?
9.2 Suspende pago o retira la ayuda
NO
SI
3
DOCTOS. PARA LA INT. DE EXP.
DE BECA DE PROF.
APROVECHAMIENTO
N/A
9.3 Realiza los
trámites para el pago respectivo
9.4 Integra
documentación y comprobante fiscal
EXP. DE BECA POR PROFESIONALIZACIÓN
N/A EXPEDIENTE DEL
PERSONAL N/A
Fin
INICIO / FIN PUNTO DE CONTROL
PROCESO / ACTIVIDAD DECISIÓN
DOCUMENTO / REGISTRO
BASE DE DATOS SISTEMA
CONECTOR EN LA MISMA
PÁGINA
CONECTOR EN OTRA PÁGINA
ARCHIVO
ÁREA EMISORA: HOJA No. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
18 25
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-38 TIPO: PÚBLICO
FECHA DE EMISIÓN
JUNIO 2006
NIVEL DE REVISIÓN
10
NOMBRE DEL DOCUMENTO: BECA ACADÉMICA, BECA DE PROFESIONALIZACIÓN Y AYUDA DE TITULACIÓN
DN-07 Versión 01
VII. PLAN DE CALIDAD
No
ACTIVIDADES
RESPONSABLE DE LA VERIFICACIÓN
FRECUENCIA DE VERIFICACIÓN
CARACTERÍSTICA A VERIFICAR
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
REGISTRO PLAN DE ACCIÓN ANTE
SITUACIONES NO CONFORMES
1
Recibe y revisa que esté correcta y
completa la documentación, analiza la petición de acuerdo a la descripción y perfil
de puestos y los requisitos de la beca o de titulación, así como
la disponibilidad presupuestal y
determina la viabilidad de aceptación.
Gerencia de Recursos Humanos / Coordinadoción de servicio social y becas
Cada que se solicita una beca o ayuda de titulación
Que presente toda la documentación solicitada correcta y completa, y que se cuente con presupuesto.
Que la petición sea de acuerdo a la descripción y perfil de puestos.
Solicitud de Beca
Académica/ Ayuda de Titulación
RH-08
Documentos comprobatorios.
Envía oficio de respuesta al solicitante informando las causas del rechazo de la solicitud.
2
Recibe de la institución educativa en su caso,
el seguimiento de aprovechamiento por
participante y la factura para el pago
correspondiente.
Coordinadoción de servicio social y becas
Depende de la institución académica cuando emita los pagos
Nivel académico de 8.0 (80%) o mayor
Que cumpla con la calificación de aprovechamiento establecida
Boletas u oficio emitido por la institución educativa informando de la calificación
En caso de no cumplir se suspende el pago en esa ocasión, si es frecuente se retira la ayuda.
ÁREA EMISORA: HOJA No. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
19 25
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-38 TIPO: PÚBLICO
FECHA DE EMISIÓN
JUNIO 2006
NIVEL DE REVISIÓN
10
NOMBRE DEL DOCUMENTO: BECA ACADÉMICA, BECA DE PROFESIONALIZACIÓN Y AYUDA DE TITULACIÓN
DN-07 Versión 01
VIII. CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA
06 Se eliminó la parte que referenciaba a la evaluación de la competencia por estar considerada en el procedimiento SAF-PRO-03 Competencia, capacitación, desempeño y desarrollo de personal y se especificó en el anexo D que los montos son mensuales. Se agregó Diagrama de Flujo y Plan de Calidad. Se cambió formato a la versión DN-07 versión 01.
Junio 2009
07 Se anexó la Política 2, en la Política 16 se incorporó que la Entidad elegirá al prestador de servicios de asesoría para estudios de nivel básico. En la Política 44 en caso de renuncia o retiro voluntario por parte del personal, este pagará el 50% del total de meses que dure la beca. Se actualizó la versión de Norma NMX-CC-9001-IMNC-2008 se incorporaron: NMX-SAST-004-IMNC-2004 Guía sobre Responsabilidad Social, Principios de Responsabilidad Social del CEMEFI y Norma ISO 26000: Guía sobre Responsabilidad Social (Proyecto)
Octubre 2009
08 Actualización del documento, así como de políticas, descripción de actividades y diagramas de flujo.
Septiembre 2010
09 Se realizó cambio de formato RH-11 por RH-8. Se eliminaron actividades relacionadas con el formato RH-34 que no existe.
Mayo 2011
10 Se actualizó el nombre del Titular de la Gerencia de Recursos Humanos. Se anexo nuevamente el pagaré en el convenio de Beca Académica, Política 12. Se ajustó la Política 20 y se estableció tiempo para la entrega de documentos. Se anexo lista de documentos a revisar en los expedientes del personal becado, Política 21. Se anexaron actividades 3.2 referente a la elaboración y firma de pagaré, y 6.2 referente a la entrega de documentos comprobantes de término de estudios. Se ajustó diagrama de flujo.
Noviembre 2011
ÁREA EMISORA: HOJA No. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
20 25
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-38 TIPO: PÚBLICO
FECHA DE EMISIÓN
JUNIO 2006
NIVEL DE REVISIÓN
10
NOMBRE DEL DOCUMENTO: BECA ACADÉMICA, BECA DE PROFESIONALIZACIÓN Y AYUDA DE TITULACIÓN
DN-07 Versión 01
IX. GLOSARIO
Alumno Matriculado: Persona que se encuentra oficialmente inscrito y cursando estudios. La Institución Educativa debe extender un documento oficial que certifique que un empleado de Pronósticos está reconocido como alumno matriculado de la misma.
Beca Académica: Medio por el cual un empleado solicita el apoyo económico para realizar sus estudios a nivel media superior, superior y postgrado.
Beca de Profesionalización: Medio por el cual la Gerencia de Recursos Humanos determina y apoya al personal que requiera concluir sus estudios a nivel básico, media superior, superior y postgrado a través de convocatorias e invitaciones.
Becario / Solicitante: Empleado a quien se otorga una ayuda económica por concepto de Beca Académica para cursar estudios a nivel media superior, superior o postgrado, hasta la conclusión de los estudios. Se aplica el término de solicitante al personal que recibe la Ayuda de Titulación. Tiempo Máximo de Estudios: Se entiende el periodo máximo de tiempo que tiene un empleado para concluir los estudios objeto de la beca y que se considera hasta de un año adicional al tiempo regular para realizar dichos estudios.
ÁREA EMISORA: HOJA No. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
21 25
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-38 TIPO: PÚBLICO
FECHA DE EMISIÓN
JUNIO 2006
NIVEL DE REVISIÓN
10
NOMBRE DEL DOCUMENTO: BECA ACADÉMICA, BECA DE PROFESIONALIZACIÓN Y AYUDA DE TITULACIÓN
DN-07 Versión 01
X. ANEXOS ANEXO A
GRUPO DE ESTRUCTURA SOLICITANTE APRUEBA AUTORIZA
GRUPO DE MANDO
DIRECTOR GENERAL
DIRECTOR GENERAL
DIRECTOR GENERAL / SUBDIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
SUBDIRECTOR GENERAL
COORDINADOR
DIRECTORES DE ÁREA
DIRECTOR DE ÁREA/ SUBDIRECTOR GENERAL /COORDINADOR TÉCNICO
SEGÚN SEA EL CASO
SUBDIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS / DIRECTOR
ADMINISTRATIVO
SUBDIRECTORES DE ÁREA
GERENTES DE ÁREA
JEFES DE DEPARTAMENTO
OPERATIVOS
ENLACES
DIRECTOR DE ÁREA /GERENTE/
SUBDIRECTOR OPERATIVOS DE CONFIANZA
OPERATIVOS DE BASE
ÁREA EMISORA: HOJA No. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
22 25
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-38 TIPO: PÚBLICO
FECHA DE EMISIÓN
JUNIO 2006
NIVEL DE REVISIÓN
10
NOMBRE DEL DOCUMENTO: BECA ACADÉMICA, BECA DE PROFESIONALIZACIÓN Y AYUDA DE TITULACIÓN
DN-07 Versión 01
ANEXO B
ÁREA EMISORA: HOJA No. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
23 25
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-38 TIPO: PÚBLICO
FECHA DE EMISIÓN
JUNIO 2006
NIVEL DE REVISIÓN
10
NOMBRE DEL DOCUMENTO: BECA ACADÉMICA, BECA DE PROFESIONALIZACIÓN Y AYUDA DE TITULACIÓN
DN-07 Versión 01
ANEXO C
REQUISITOS PARA EL OTORGAMIENTO DE LA AYUDA DE TITULACIÓN
SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
DIRECCION ADMINISTRATIVA
GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS
ANTIGÜEDAD EN EL PUESTO
REQUISITOS SOLICITADOS
SEMINARIO DE TITULACIÓN IMPRESIÓN DE TESIS
6 MESES
SOLICITUD PARA OTORGAMIENTO DE AYUDA DE TITULACIÓN FIRMADA DE APROBACIÓN POR EL FUNCIONARIO FACULTADO.
SOLICITUD PARA OTORGAMIENTO DE AYUDA DE TITULACIÓN FIRMADA DE APROBACIÓN POR EL FUNCIONARIO FACULTADO.
CARTA COMPROMISO PARA REALIZAR Y CONCLUIR LOS ESTUDIOS.
CARTA COMPROMISO PARA ENTREGAR UNA COPIA DE LA TESIS
COMPROBANTE DE ACEPTACIÓN O DE ALUMNO MATRICULADO POR LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA.
COMPROBANTE FISCAL EXPEDIDO POR EL IMPRESOR
PLAN DE ESTUDIOS DETALLADO QUE ESPECIFIQUE LA FECHA DE INICIO Y DE TÉRMINO DEL SEMINARIO
COMPROBANTE DE PAGO DE INSCRIPCIÓN AL SEMINARIO
COMPROBANTE DE PAGO DE LA COLEGIATURA.
CONSTANCIA DE ESTUDIOS CON PROMEDIO IGUAL O MAYOR A 8 U 80 DE UNA ESCALA DE 1 A 10 O DE 00 A 100 DE APROVECHAMIENTO GENERAL.
ÁREA EMISORA: HOJA No. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
24 25
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-38 TIPO: PÚBLICO
FECHA DE EMISIÓN
JUNIO 2006
NIVEL DE REVISIÓN
10
NOMBRE DEL DOCUMENTO: BECA ACADÉMICA, BECA DE PROFESIONALIZACIÓN Y AYUDA DE TITULACIÓN
DN-07 Versión 01
ANEXO D
CIENCIAS DE LA COMUNICACIÓN
DERECHO PSICOLOGIA INGENIERIA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS INGENIERIA EN TELECOMUNICACIONES Y ELECTRÓNICA INGENIERIA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES INGENIERIA EN COMPUTACION
ADMINISTRACIÓN EN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACION
ADMINISTRACION
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
ADMINISTRACIÓN PUBLICA
ADMINISTRACIÓN DEL CAPITAL HUMANO
CONTADURIA PUBLICA Y FINANZAS CONTADURÍA PUBLICA
ECONOMIA MERCADOTECNIA RELACIONES PUBLICAS
MEDICINA
* Estos montos son mensuales, excepto para el caso de Impresión de Tesis y Seminario de Titulación, ya que son pagos únicos. *La solicitud para estudiar un idioma extranjero u otra carrera que no se encuentre en el cuadro de Becas, deberá ser afín con las funciones del área a la que pertenezca el solicitante y será autorizada por el Subdirector General de Administración y Finanzas así como, el monto mensual a otorgar.
NIVEL ACADÉMICO
$5,000.00
$9,000.00
$5,000.00
$6,000.00
IMPRESIÓN DE TESIS
CARREAS AUTORIZADAS MONTOS
COSTOS MÁXIMOS MENSUALES Y CARRERAS AUTORIZADAS
SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS DIRECCION ADMINISTRATIVA
GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS
$4,000.00
SEMINARIO DE TITULACIÓN
POSTGRADO
SUPERIOR / DIPLOMADOS
MEDIA SUPERIOR
ÁREA EMISORA: HOJA No. DE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
25 25
CLAVE DEL DOCUMENTO: SAF-INT-38 TIPO: PÚBLICO
FECHA DE EMISIÓN
JUNIO 2006
NIVEL DE REVISIÓN
10
NOMBRE DEL DOCUMENTO: BECA ACADÉMICA, BECA DE PROFESIONALIZACIÓN Y AYUDA DE TITULACIÓN
DN-07 Versión 01
ANEXO E