Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN......................................................................................................................................... 2
ANTECEDENTES.................................................................................................................................................4JUSTIFICACIÓN...................................................................................................................................................7PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA..........................................................................................................................8
OBJETIVOS............................................................................................................................................... 10
OBJETIVO GENERAL..........................................................................................................................................11OBJETIVOS ESPECÍFICOS....................................................................................................................................11
MARCO TEÓRICO..................................................................................................................................... 12
A CONTINUACIÓN SE DESCRIBEN ALGUNOS TÉRMINOS:............................................................................................12SISTEMA .......................................................................................................................................................12SISTEMAS DE INFORMACIÓN..............................................................................................................................12 SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMPUTARIZADOS....................................................................................................13EL ROL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES........................................................................14ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LA ENSEÑANZA CON EL AUXILIO DE LA COMPUTADORA................................................14LA INFORMÁTICA, LA COMPUTADORA Y LA EDUCACIÓN ..........................................................................................16CATEGORÍAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ..................................................................................................20
Sistemas de Procesamiento de Transacciones........................................................................................21Sistemas de Control de Procesos............................................................................................................22Sistemas de Colaboración Empresarial...................................................................................................22Sistemas de Información Administrativa................................................................................................22Sistemas de Información Gerencial ........................................................................................................24Sistemas de Información para funciones específicas..............................................................................24Sistema de Información que dan apoyo a la Contabilidad. ....................................................................25Sistema de Información que dan apoyo a la comercialización................................................................25
LA INFORMACIÓN Y EL CONOCIMIENTO................................................................................................................26LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS AL SERVICIO DEL DESARROLLO EDUCATIVO........................................................................27
Organización de la información y transferencia de conocimiento..........................................................28ESTRATEGIAS DE DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.................................................................................29
Método del Ciclo del vida de desarrollo de sistemas según Kendall & Kendall......................................29Método del Ciclo de vida de desarrollo de sistemas según James Senn..................................................37Solución Base de Microsoft.....................................................................................................................41
DISEÑO METODOLÓGICO......................................................................................................................... 47
TIPO DE INVESTIGACIÓN....................................................................................................................................47TÉCNICAS PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN...............................................................................................47
Entrevistas..............................................................................................................................................47Búsquedas en Internet............................................................................................................................47Revisión de documentación impresa y digital.........................................................................................48
IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA SELECCIONADA PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN................48PRIMERA FASE: Identificación de problemas, oportunidades y objetivos...............................................48SEGUNDA FASE: Determinación de los requerimientos de información..................................................49TERCERA FASE: Análisis de las necesidades del sistema.........................................................................49CUARTA FASE: Diseño del sistema recomendado...................................................................................50
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QUINTA FASE: Desarrollo y documentación del software.......................................................................50SEXTA FASE: Prueba y mantenimiento del sistema.................................................................................51SÉPTIMA FASE: Implementación y evaluación del sistema.....................................................................51
HARDWARE Y SOFTWARE .................................................................................................................................52
ANÁLISIS DE RESULTADOS....................................................................................................................... 53
CONCLUSIONES....................................................................................................................................... 65
RECOMENDACIONES................................................................................................................................ 66
BIBLIOGRAFÍA.......................................................................................................................................... 67
ANEXOS................................................................................................................................................... 69
ANEXO 1: MANUAL DE USUARIO .......................................................................................................................69ANEXO 2: MANUAL TÉCNICO (VÉASE CD1).........................................................................................................69
INTRODUCCIÓN
Los Sistemas de Información (SI) y las Tecnologías de Información (TI) han
cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales. A través de su uso
se logran importantes mejoras, tales como la automatización de los procesos
operativos, tareas administrativas.
Las Tecnologías de la Información han sido conceptualizadas como la integración
y convergencia de la computación, las telecomunicaciones y la técnica para el
procesamiento de datos, donde sus principales componentes son: el factor
humano, los contenidos de la información, el equipamiento, la infraestructura, el
software y los mecanismos de intercambio de información, los elementos de
política y regulaciones, además de los recursos financieros.
Los componentes anteriores conforman los protagonistas del desarrollo
informático en una sociedad, tanto para su desarrollo como para su aplicación,
además se reconoce que las tecnologías de la información constituyen el núcleo
central de una transformación multidimensional que experimenta la economía y la
sociedad; de aquí lo importante que es el estudio y dominio de las influencias que
tal transformación impone al ser humano como ente social, ya que tiende a
modificar no sólo sus hábitos y patrones de conducta, sino, incluso, su forma de
pensar.
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La Facultad Regional Multidisciplinaria de Estelí de la Universidad Nacional
Autónoma de Nicaragua UNAN - Managua, es una entidad educativa de nivel
superior, que a través de formación de profesionales capaces, formados en
valores y en aspectos técnicos y científicos.
Este proyecto de investigación se desarrolló en base a las necesidades y
problemas observados en el trascurso con el manejo de información de Colegio
Emaús, con el propósito de realizar mejoras a sus tareas manuales, a través del
proyecto denominado “Fortalecimiento de las capacidades empresariales de la
pequeña y mediana empresa en la ciudad de Estelí, Nicaragua”, en el marco del
Programa Universidad - Empresa para el Desarrollo Sostenible “PUEDES”.
PUEDES es un proyecto ejecutado por el consejo superior de las universidades
centroamericanas “CSUCA”, financiado por la cooperación Alemana “GTZ” y la
Universidad de Kassel de Alemania, ambos proyectos son ejecutados por la
UNAN Managua, FAREM - Estelí como parte de la relación universidad empresa
el que es uno de los objetivos primordiales de la Institución. Este proyecto está
orientado al fortalecimiento de las capacidades empresariales de la pequeña y
mediana empresa de la ciudad de Estelí, a través de la actualización de los
registros académicos y administrativos; el mejoramiento de los controles de del
rendimiento académico de los estudiantes.
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Antecedentes
En la actualidad los sistemas de información automatizados se han convertido en
elemento muy importante para el desarrollo y desempeño de empresas e
instituciones dedicadas a brindar servicios a todos los sectores de la población.
Muchas de ellas no cuentan con un sistema automatizado que les ayude a agilizar
procesos manuales que se vuelven tediosos de manejar.
Los países subdesarrollados emplean sistemas informáticos automatizados que
facilitan el desempeño laboral en cuanto a la elaboración de horarios de clases,
matriculas de estudiantes, cursos en línea y otras actividades del quehacer en los
centros de educación entre algunos sistemas destacados en esta área se
encuentran el AsC Horarios, School Access.
En Nicaragua existen muchas organizaciones y personas dedicadas al desarrollo
de software para solucionar problemas relacionados con el manejo de información.
La UNAN – MANAGUA es un Centro de estudios superiores donde los docentes y
estudiantes se han dado a la tarea de desarrollar una variedad de software que
han facilitado el desempeño de tareas laborales cotidianas en empresas e
instituciones. Entre las aplicaciones destacadas en este campo desarrollado por
estudiantes de la Facultad Regional Multidisciplinaria son las siguientes:
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Sistema computarizado para el control del uso de los equipos de computo
en los laboratorios de informática del Centro Regional del Norte: Este
sistema se creo para facilitar el uso de los equipos en los laboratorios de
computación, el cual consistía en permitir hacer una reservación para el uso de
los mismos de acuerdo a tres clases de usuarios: alumnos, extras y horas
clase. La función de este directamente era reservar, con fecha y hora así como
generar el código de reservación.
Sistema para Control de Inventario: este sistema se encarga de registrar
las tareas básicas de entradas y salidas de productos de una bodega.
Sistema para Control de Registro Académico: este sistema procesa
información acerca de los estudiantes y sus calificaciones así como también
información de los docentes y sus materias.
Entre los sistemas desarrollados que actualmente se utilizan en la Facultad
Regional Multidisciplinaria son:
Sistema para Control de Acceso a los Laboratorios: El propósito de este
sistema es controlar el tiempo que los estudiantes pueden usar
semanalmente los equipos en cada laboratorio.
Sistema para Control de Horarios de Clases: Este sistema fue
desarrollado con el propósito de facilitar una mejor organización en la
planificación de horarios y asignaturas con los diferentes grupos y docentes
que imparten clases en las diferentes carreras y años de la Facultad.
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Algunos de los sistemas desarrollados mediante el Programa Universidad-
Empresa para el Desarrollo Sostenible (PUEDES) son:
Sistema de Información Computarizado para el Control de la Contabilidad,
Inventario y Facturación de la Empresa Distribuidora de Electrodomésticos
“Los Tarantines”, Estelí: Este sistema se desarrollo con el propósito de
automatizar las tareas de inventario y facturación de la distribuidora Los
Tarantines.
Sistema de Control de inventario de la Mueblería y Ferretería Franklin: El
objetivo de este sistema es servir de apoyo en la gestión de control de
inventario y facturación, tanto a nivel gerencial como operativo brindando
también información que pueda utilizarse en los procesos de planificación de la
empresa.
Sistema de Información Gerencial para la Empresa Municipal de Agua de
Río Blanco (EMARB), Matagalpa: desarrollado con el propósito de implementar
un Sistema de Información Gerencial para la automatización de las operaciones
que se realizan en la Empresa Aguadora de forma manual.
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Justificación
La importancia de un sistema de información automatizado va en dependencia del
propósito para el que ha sido creado el sistema y de acuerdo a las necesidades de
las empresas e instituciones.
Los sistemas de información automatizados han venido revolucionando en gran
manera la forma en que las empresas manejan sus procesos internos ya que
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estos facilitan el desempeño en muchos sectores de la actividad humana; lo que a
contribuido a que la sociedad completa se transforme aceleradamente dando
agigantados pasos como en la economía, industria, política y tecnología logrando
alcanzar a plenitud su potencial.
Para ampliar las posibilidades de acceso a los sistemas de información en una
institución educativa de calidad, se requiere involucrar los temas tecnológicos en
las propuestas educativas que permitan a los estudiantes involucrarse en el medio
tecnológico al igual que a la institución misma en la que este les facilita su
procesos de enseñanza- aprendizaje; a la vez que permita automatizar los
procesos que se manejan internamente en el Colegio en cuanto al
almacenamiento de la información de los estudiantes.
El contar con mayor información de la comunidad estudiantil que sea útil,
oportuna, y debidamente estructurada, podría ser un elemento para elevar la
calidad académica, pero sobre todo para transformar las debilidades en fortalezas
y las amenazas en oportunidades.
Para dar solución y resolver lo tedioso de los procesos de la administración de la
información de carácter estudiantil que maneja el Colegio Emaús fue necesario el
desarrollo de un sistema de información. Con la implementación de este sistema
de información se logrará automatizar los procesos que se llevan a cabo para el
control de matricula y calificaciones de los estudiantes del Colegio Emaús.
Planteamiento del problema
El Colegio Emaús Asambleas de Dios – Estelí es un Colegio Cristiano el cual
brinda a toda la población educación a nivel preescolar, primaria y secundaria
desde sus inicios en el año 1,995.
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El Colegio cuenta con un plantel de 14 docentes entre los cuales se dividen en los
docentes que imparten asignaturas para la modalidad de primaria y los docentes
para la modalidad de secundaria; 4 administrativos entre ellos la directora y
subdirectora del colegio, la secretaria y el conserje.
La cantidad de estudiantes que alberga en sus instalaciones el Colegio Emaús se
dividen en tres modalidades: Preescolar con atención a 17 estudiantes, Primaria
que cuenta con una cantidad de 134 estudiantes y Secundaria con 132
estudiantes, para un total de 283 estudiantes.
El Colegio no cuenta con un sistema de información que agilice el proceso de
matricula y el control de calificaciones de los estudiantes.
La matrícula se realiza anualmente en la oficina de la Dirección, la directora y/o
secretaria llena un formato con los datos del estudiante y padres de familia o de la
persona encargada del estudiante, sobre algún padecimiento en particular del
estudiante y sobre años reprobados, al finalizar el proceso de matricula se firma
un acuerdo entre el padre de familia, el docente tutor y la Directora del Centro,
luego se guarda en fólderes y se archivan. En cada fólder se ubican los
expedientes del estudiante según el año matriculado. Seguidamente, el padre de
familia paga el arancel de matrícula y se le entrega recibo de caja como
comprobante de pago. Cada mes se recibe el pago de aranceles de cada
estudiante. No existe una fecha definida, los padres pagan según la fecha que
reciben su salario.
El control de las calificaciones se lleva de forma manual y resulta tedioso para los
docentes, quienes son los encargados de llevar este control por estudiante, por
asignatura y por grupo. Existe un formato que es llamado Consolidado de Notas
donde el profesor presenta las notas de los estudiantes por asignatura cuando se
da el corte de cada bimestre. Este consolidado sirve para el llenado de los
boletines, así como para la elaboración del informe del rendimiento académico.
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Esta información sirve para conocer la situación académica de cada estudiante y
buscar soluciones a las dificultades en las diferentes asignaturas; de igual manera
permite presentar el porcentaje de aprobación del Centro al Ministerio de
Educación en el momento que lo soliciten.
Al final de cada año académico la información sobre las calificaciones finales se
ingresa de forma manual en el libro de notas. Toda esta información se debe
ingresar sin ningún error, sin correcciones. Más aún, cuando el estudiante solicita
el certificado de calificaciones de cualquier año que haya cursado en este Centro
Educativo, se llena un formato que se elabora de forma manual en una hoja de
texto de Microsoft Word que contiene el formato definido del papel sellado, éste
formato único puede ser modificado dependiendo del año que cursa el solicitante.
Luego se imprime y se entrega. En algunos casos la información de cada
estudiante se almacena en un archivo para no estar repitiendo este proceso
completamente y se modifican algunos campos.
El Colegio Emaús requiere de un sistema de información automatizado que agilice
los trámites de matrícula, registro de notas y que genere informe de calificaciones.
Con este sistema se pretende mejorar las actividades rutinarias, acelerar los
procesos manuales, facilitar datos oportunos y exactos de los estudiantes como es
el reporte de sus calificaciones, pago de aranceles y que cualquier información
relacionada con los estudiantes este disponible cuando se necesite y que se
presente en una forma fácil de utilizar.
OBJETIVOS
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Objetivo General
Desarrollar un Sistema de información automatizado para el control de
matrícula y calificaciones de los estudiantes del Colegio Emaús Asambleas
de Dios - Estelí.
Objetivos Específicos
Identificar los procedimientos de control de matrícula y calificaciones para
generar reportes que agilicen los procesos para la toma de decisiones.
Describir los elementos del diseño del sistema de información automatizado
para el control de matrícula y calificaciones.
Programar el sistema de información automatizado para el control de
matrícula y calificaciones.
Validar el desempeño del sistema de información automatizado para
corregir los errores en el mismo.
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MARCO TEÓRICO
A continuación se describen algunos términos:
Sistema
Es un conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a
determinado objeto. Los sistemas están compuestos por distintos elementos que
se relacionan entre sí y que generan actividades conjuntas, con el fin de posibilitar
el logro de determinados objetivos.1
Sistemas de Información
Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí
con el fin de apoyar las actividades de una empresa, negocio e institución. 2
En los sistemas de información los objetivos están orientados, básicamente, a
atender las necesidades de información que tienen los usuarios.
En teoría de sistemas un sistema de información es un sistema automatizado o
manual que involucra personas, maquinas y/o métodos organizados de
recolección, procesos, transmisión clasificar datos que divulguen información del
usuario3.
1 www.ccee.edu.uy2 www.monografías.com
3 www.MiTecnologico.com
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FIGURA 1. ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
Sistemas de Información Computarizados
Los sistemas de información computarizados tienen un soporte informático, es
decir se desarrollan en un entorno usuario - computadora, utilizando hardware y
software computacional, redes de telecomunicaciones, técnicas de administración
de bases de datos computarizadas y otras formas de tecnología de información.
Ventajas de los Sistemas de Información Computarizados
- Destacar solo la información necesaria
- Uniformizar la información facilitando la comunicación con los demás
ejecutivos.
- Reducir el tiempo requerido para convertir los datos en información útil.
- Permitir mayor confiabilidad.
- Almacenar en forma compacta.
- Manejar grandes volúmenes de datos.
- Brindar estilos alternativos de presentación y en forma interactiva.
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El rol de los Sistemas de Información en las Organizaciones
Un sistema de información es una combinación organizada de personas,
hardware, software, redes de comunicaciones y recursos de datos que reúne,
transforma y disemina información en una organización 3 (O´Brien, 2001). En tal
sentido, se considera a los sistemas de información de gran utilidad para apoyar la
toma de decisiones, la coordinación y el control; también pueden ayudar a los
administradores y al personal a analizar problemas, visualizar asuntos complejos y
crear nuevos productos. Los sistemas de información mejoran la efectividad
gerencial y profesional formando parte de la estrategia de un negocio. La nueva
tecnología tiene un impacto significativo sobre la línea de producción de una
empresa garantizándole ventajas competitivas y sostenibles.
Estas afirmaciones se basan en la experiencia de muchos autores que se han
dedicado al estudio de la influencia que tienen los sistemas de información en el
comportamiento de la productividad gerencial.
Antecedentes Históricos de la Enseñanza con el Auxilio de la Computadora.
Los primeros esfuerzos por automatizar en parte el proceso enseñanza-
aprendizaje se pueden encontrar en el uso de las máquinas de enseñanza de
Sydney Pressey profesor de un curso introductorio masivo de psicología educativa
en la Universidad de Ohio quien, en la década de los 20, aplicaba a sus
estudiantes pruebas semanales que estimó le tomaban, para calificarlas, cinco
meses de tiempo completo cada semestre.
Motivado por el posible ahorro de tiempo diseñó una máquina que se parecía al
carro de una máquina de escribir, con cuatro teclas y una ventana larga por la cual
se podría ver un marco con una pregunta y cuatro posibles respuestas.
3 O´Brien, James (2001). Sistemas de Información Gerencial. McGraw-Hill/Interamericana. 4ta Edición.
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Después de leer las preguntas los estudiantes seleccionaban la respuesta más
adecuada por medio de una de las teclas. Una prueba típica tenía 30 preguntas.
En 1957, Simon Ramo, un ingeniero eléctrico y exitoso industrial, publicó un plan
visionario que describía el papel de la computadora en la educación. Por medio de
esta máquina se automatizaría la enseñanza y también la administración de la
misma.
Para la mitad de la década de los 60, ya se había establecido firmemente en el
mundo empresarial el control administrativo que muchos de los procesos de
negocios utilizando computadoras, y éstos habían emigrado a escuelas que
contaban con computadoras como en el caso de las universidades importantes.
No obstante quedaba pendiente la administración detallada de la instrucción, así
como la instrucción misma que hacen los maestros en clase. Los dos procesos
dieron lugar a dos ramas del cómputo educativo: la Instrucción Administrada por
Computadora (CMI del inglés Computer Managed Instruction) y la Instrucción
Auxiliada por Computadora (CAI por sus siglas en inglés, Computer Aided
Instruction).
Entre los actores pioneros en CAI se encuentran las universidades de Illinois,
Stanford, la National Science Foundation y las empresas Control Data Corporation
e IBM. Tres proyectos destacan entre los esfuerzos iniciales: El Proyecto
Computer Curriculum Corporation (CCC), el Proyecto Plato y el Proyecto TICCIT.
Instituciones como la UNESCO e IFIP, así como sociedades y redes
internacionales, han organizado acciones y proyectos de investigación, en los que
ha participado México para intercambiar experiencias a nivel internacional sobre
diversos aspectos de la utilización de la informática en la educación.
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La Informática, la Computadora y la Educación
La informática es una herramienta útil en todas las áreas de la educación tanto en
el desarrollo de las asignaturas, como en administración y dirección de la
información en los diferentes niveles de la educación.
Entre las aplicaciones más destacadas que ofrecen las nuevas tecnologías se
encuentra la multimedia que se inserta rápidamente en el proceso de la educación
porque refleja la manera en que el estudiante piensa, aprende y recuerda,
permitiendo explorar fácilmente palabras, imágenes, sonidos, animaciones y
videos, intercalando pausas para estudiar, analizar, reflexionar e interpretar en
profundidad la información utilizada buscando de esa manera el equilibrio entre la
estimulación sensorial y la capacidad de lograr el pensamiento abstracto.
En consecuencia, la tecnología de la informática se convierte en una poderosa y
versátil herramienta que transforma a los estudiantes de receptores pasivos de la
información en participantes activos, en un enriquecedor proceso de aprendizaje
en el que desempeña un papel primordial la facilidad de relacionar sucesivamente
distintos tipos de información, personalizando la educación, al permitir a cada
estudiante avanzar según su propia capacidad.
No obstante, la aplicación de la multimedia en la educación no asegura la
formación de mejores estudiantes y futuros ciudadanos, si entre otros requisitos
dichos procesos no van guiados y acompañados por el docente.
El docente debe seleccionar el material a estudiar a través de la computadora; es
necesario que establezca una metodología de estudio, de aprendizaje y
evaluación, que no convierta por ejemplo a la información brindada a través de un
CD-ROM en un simple libro animado, en el que el estudiante interiorice grandes
cantidades de información que no aporten a su formación personal. El docente
debe examinar los contenidos de cada material a utilizar para detectar posibles
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errores, omisiones, ideas o conceptos equívocos, sino que también deberá
fomentar entre los estudiantes una actitud crítica frente a ello.
A la luz de tantos beneficios resulta imprudente prescindir de un medio tan valioso
como lo es la Informática, que puede conducirnos a un mejor accionar dentro del
campo de la educación. Pero para alcanzar ese objetivo, la enseñanza debe tener
en cuenta no sólo la psicología de cada alumno, sino también las teorías del
aprendizaje, aunque se desconozca aún elementos fundamentales de esos
campos. Sin embargo, la educación en general y la Informática Educativa en
particular, carecen aún de estima en influyentes núcleos de la población,
creándose entonces serios problemas educativos que resultan difíciles de resolver
y que finalmente condicionan el desarrollo global de la sociedad.
La mejora del aprendizaje resulta ser uno de los anhelos más importante de todos
los docentes; de allí que la enseñanza individualizada y el aumento de
productividad de los mismos son los problemas críticos que se plantean en
educación; el aprendizaje se logra mejor cuando es activo, es decir cuando cada
estudiante crea sus conocimientos en un ambiente dinámico de descubrimiento.
La duración de las clases y la metodología empleada en la actualidad, son
factores que conducen fundamentalmente a un aprendizaje pasivo. Dado que la
adquisición de los conocimientos no es activa para la mayoría de los estudiantes
la personalización se hace difícil.
La incorporación de nuevos avances tecnológicos al proceso educativo necesita
estar subordinada a una concepción pedagógica global que valorice las libertades
individuales, la serena reflexión de las personas y la igualdad de oportunidades,
hitos trascendentes en la formación de las personas, con vistas a preservar en la
comunidad los valores de la verdad y la justicia. La computadora es entonces una
herramienta, un medio didáctico eficaz que sirve como instrumento para formar
personas libres y solidarias, amantes de la verdad y la justicia. En consecuencia
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toda evaluación de un proyecto de Informática Educativa debería tener en
consideración en qué medida se han logrado esos objetivos.
La revolución informática iniciada hace cincuenta años e intensificada en la última
década mediante el incesante progreso de las nuevas tecnologías multimediales y
las redes de datos en los distintos ambientes en los que se desenvuelven las
actividades humanas, juntamente con la creciente globalización de la economía y
el conocimiento, conducen a profundos cambios estructurales en todas las
naciones.
El análisis sobre las computadoras y la escuela, tema reservado inicialmente a los
especialistas en educación e informática, se ha convertido en un debate público
sobre la informática en la escuela y sus consecuencias sociales. Variada resulta
en la actualidad el abanico de las diversas realidades en que se desenvuelven los
establecimientos educacionales, desde los que realizan esfuerzos por mantener
sus puertas abiertas brindando un irremplazable servicio, hasta aquellos otros que
han logrado evolucionar a tono con los modernos avances tecnológicos, sin olvidar
una significativa mayoría de los que diariamente llevan a cabo una silenciosa e
invalorable tarea en el seno de la comunidad de la que se nutren y a la que sirven.
Esas realidades comprenden también en muchos casos la escasez de docentes
debidamente capacitados, las dificultades relacionadas con la estabilidad del
personal disponible, la persistencia de diversos problemas de infraestructura
edilicia, la discontinuidad en los proyectos emprendidos y las estrecheces
económicas siempre vigente. La Informática incide a través de múltiples facetas en
el proceso de formación de las personas y del desenvolvimiento de la sociedad;
puede ser observado desde diversos ángulos, entre los que cabe destacar.
a) La informática como tema propio de enseñanza en todos los niveles del
sistema educativo, debido a su importancia en la cultura actual; se la
denomina también "Educación Informática".
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
b) La informática como herramienta para resolver problemas en la enseñanza
práctica de muchas materias; es un nuevo medio para impartir enseñanza y
opera como factor que modifica en mayor o menor grado el contenido de
cualquier curricular educativa; se la conoce como "Informática Educativa".
c) La informática como medio de apoyo administrativo en el ámbito educativo,
por lo que se la denomina "Informática de Gestión".
De manera que frente al desafío de encarar proyectos de informática en la escuela
resulta fundamental no solo ponderar la importancia relativa que el mismo
representa respecto de otros emprendimientos a promover, sino también evaluar
la mencionada problemática en la que se desenvuelve el establecimiento. La
función de la escuela es la de educar a las nuevas generaciones mediante la
transmisión del equipaje cultural de la sociedad, posibilitando la inserción social y
laboral de los educandos; un medio facilitador de nuevos aprendizajes y
descubrimientos, permitiendo la recreación de los conocimientos.
Como espejo que refleja la sociedad, las escuelas no crean el futuro, pero pueden
proyectar la cultura a medida que cambia y preparar a los estudiantes para que
participen más eficazmente en un esfuerzo continuado por lograr mejores maneras
de vida. Cada sujeto aprende de una manera particular, única, y esto es así
porque en el aprendizaje intervienen los cuatro niveles constitutivos de la persona:
organismo, cuerpo, inteligencia y deseo. Podemos afirmar que la computadora
facilita el proceso de aprendizaje en estos aspectos.
La computadora favorece la flexibilidad del pensamiento de los alumnos, porque
estimula la búsqueda de distintas soluciones para un mismo problema,
permitiendo un mayor despliegue de los recursos cognitivos de los alumnos. La
utilización de la computadora en el aula implica un mayor grado de abstracción de
las acciones, el manejo de la computadora permite el trabajo en equipo,
apareciendo así la cooperación entre sus miembros y la posibilidad de
intercambiar puntos de vista, lo cual favorece también sus procesos de
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aprendizaje. Manejar una computadora permite a los estudiantes mejorar su
autoestima, sintiéndose capaces de "lograr cosas", realizar proyectos, crecer,
entre otros.
Aparece también la importancia constructiva del error que permite revisar las
propias equivocaciones para poder aprender de ellas. Así el alumno es un sujeto
activo y participante de su propio aprendizaje que puede desarrollar usos y
aplicaciones de la técnica a través de la inserción de las nuevas tecnologías. El
método de razonar informático es concretamente el método de diseño
descendente de algoritmos que es positivamente enriquecedor como método
sistemático y riguroso de resolución de problemas y de razonamiento. De tal
manera que el docente, debe dominar una forma de trabajar metódica, que
enseña a pensar y que permite el aprendizaje por descubrimiento, el desarrollo
inteligente y la adquisición sólida de los patrones del conocimiento.
Categorías de los Sistemas de Información
Los sistemas de información se desarrollan con diversos propósitos, según las
necesidades de la empresa. Existen diferentes categorías de Sistemas de
Información: Detallados en el siguiente gráfico.
FIGURA 2. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
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SISTEMAS DE APOYO
ADMINISTRATIVO/ GERENCIAL
SISTEMAS DE APOYO
ADMINISTRATIVO/ GERENCIAL
SISTEMAS DE INFORMACIÓNSISTEMAS DE INFORMACIÓN
SISTEMAS DE APOYO A LAS OPERACIONES
SISTEMAS DE APOYO A LAS OPERACIONES
SISTEMAS DE
PROCESAMIENTO
DE TRANSACCIONES
SISTEMAS DE
PROCESAMIENTO
DE TRANSACCIONES
SISTEMAS DE
CONTROL DE
PROCESOS
SISTEMAS DE
CONTROL DE
PROCESOS
SISTEMAS DE
COLABORACIÓN
EMPRESARIAL
SISTEMAS DE
COLABORACIÓN
EMPRESARIAL
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
ADMINISTRATIVA
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
ADMINISTRATIVA
SISTEMAS DE APOYO A TOMA
DE DECISION
ES
SISTEMAS DE APOYO A TOMA
DE DECISION
ES
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
EJECUTIVA
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
EJECUTIVA
Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
Los Sistemas de Apoyo a las Operaciones generan una gran variedad de
productos de información para uso interno y externo. La función de los sistemas
de apoyo a las operaciones de una empresa de negocios consiste en procesar de
manera eficaz, las transacciones del negocio, controlar los procesos industriales,
apoyar las comunicaciones y colaboración empresarial y actualizar las bases de
datos corporativos.
Sistemas de Procesamiento de Transacciones
Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS, Transaction Processing
Systems) son sistemas de información computarizada creados para procesar
grandes cantidades de datos relacionadas con transacciones rutinarias de
negocios, como las nóminas y los inventarios. Un TPS elimina el fastidio que
representa la realización de transacciones operativas necesarias y reduce el
tiempo que una vez fue requerido para llevarlas a cabo de manera manual,
aunque los usuarios aún tienen que capturar datos en los sistemas
computarizados. Los sistemas de procesamiento de transacciones expanden los
límites de la organización dado que le permiten interactuar con entornos externos4.
Los sistemas de procesamiento de transacciones tienen como finalidad mejorar las
actividades rutinarias de una empresa y de las que depende toda la organización.
Una transacción es cualquier suceso o actividad que afecta a toda la organización.
Las transacciones más comunes incluyen: facturación, entrega de mercancía, pago
de empleados, depósito de cheques, retiros y depósitos en bancos. Los tipos de
transacciones cambian en cada una de las diferentes empresas u organizaciones.
Sin embargo, la mayor parte de las empresas procesan dichas transacciones como
una mayor parte de sus actividades cotidianas.
El procesamiento de transacciones, que es el conjunto de procedimientos para el
manejo de éstas, incluye entre otras las siguientes actividades: Cálculos,
Clasificación, Ordenamiento, Almacenamiento y Recuperación, Generación de
4 Análisis y Diseño de Sistemas Kendall & Kendall, pág. 2
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resúmenes. Todas estas actividades forman parte del nivel operacional de cualquier
organización.
El estudio de un grupo de organizaciones también muestra la existencia de
características similares entre ellas:
- Gran volumen de transacciones
- Gran similitud entre las transacciones
- Los procedimientos para el procesamiento de transacciones están bien
comprendidos y se pueden describir con detalle
- Existen muy pocas excepciones a los procedimientos normales
Sistemas de Control de Procesos
Estos sistemas monitorean y controlan los procesos físicos, de las empresas
encargadas de manipular información.
Sistemas de Colaboración Empresarial
Estos sistemas mejoran las comunicaciones y la productividad de los equipos y
grupos de trabajo, e incluyen aplicaciones que a veces
Sistemas de Información Administrativa
Los Sistemas de Información Administrativa no reemplazan a los sistemas de
procesamiento de transacciones, sino que éstos incluyen procesamiento de
transacciones.
Los Sistemas de Información Administrativa ayudan a los directivos a tomar
decisiones y resolver problemas. Los directivos recurren a los datos almacenados
como consecuencia del procesamiento de las transacciones, pero también emplean
otra información.
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Los Sistemas de Información Administrativo tienen el propósito:
- Proporcionar a los encargados de la toma de decisiones, datos oportunos y
exactos que les permitan tomar y aplicar las decisiones necesarias que
mejoren al máximo la relación que existe entre los recursos de la empresa.
- Ayudar a los gerentes en la planeación, control y toma de decisiones.
- Asegurar que la información exacta y confiable esté disponible cuando se
necesite y que se le presente en forma fácilmente aprovechable.
- Incrementar la productividad operacional.
- Hacer que el proceso de información deje de ser información fragmentada,
conjeturas inspiradas en la intuición y solución de problemas aislados.
En otras palabras, el objetivo primordial de un Sistema de Información
Administrativo (SIA) es proporcionar a la empresa un mecanismo para el ejercicio
de la administración. Para que esto se cumpla se requiere que se tome en cuenta
y se determine lo siguiente:
- ¿Qué datos se requieren?
- ¿Cuándo se requieren?
- ¿Quién o quienes los necesitan?
- ¿En qué forma se necesita?
- ¿Cuánto cuestan?
- ¿Prioridad de procesamiento de datos?
- ¿Cómo debe ser el control?
- ¿Cuál debe ser su alcance?
En cualquier organización se deben tomar decisiones sobre muchos asuntos que
se presentan con regularidad (a la semana, al mes, al trimestre, etc.) y para
hacerlo se requiere de cierta información. Dado que los procesos de decisión
están claramente definidos, se puede identificar la información necesaria para
formular las decisiones. Se pueden desarrollar sistemas de información para que,
en forma periódica, preparen reportes para el soporte de decisiones. Cada vez
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que se necesita la información, ésta se prepara y presenta en una forma y formato
diseñados con anterioridad.
Con frecuencia, los especialistas en Sistemas de Información describen las
decisiones apoyadas por estos sistemas como decisiones estructuradas. El
aspecto estructurado se refiere al hecho de que los administradores conozcan de
antemano los factores que deben tenerse en cuenta para la toma de decisiones,
así como las variables con influencia más significativa sobre el resultado de una
decisión (buena o mala). A su vez, los analistas de sistemas desarrollan reportes
bien estructurados que contienen la información necesaria para las decisiones.
Sistemas de Información Gerencial
Los sistemas de información gerencial (MIS, Management Information Systems]
no reemplazan a los sistemas de procesamiento de transacciones, más bien,
incluyen el procesamiento de transacciones. Los MIS son sistemas de información
computarizados cuyo propósito es contribuir a la correcta interacción entre los
usuarios y las computadoras. Debido a que requieren que los usuarios, el software
[los programas de cómputo] y el hardware (las computadoras, impresoras, etc.),
funcionen de manera coordinada, los sistemas de información gerencial dan apoyo
a un espectro de tareas organizacionales mucho más amplio que los sistemas de
procesamiento de transacciones, como el análisis y la toma de decisiones. 5
Sistemas de Información para funciones específicas.
Para dar apoyo a las funciones primarias de comercialización, manufactura y
contabilidad, las empresas han construido sistemas de información distintos y
específicos para cada función. Aun cuando los sistemas de información se
modifican para reflejar la industria dentro de la cual se encuentra la empresa y la
cantidad y la variedad de transacciones que deben procesarse, ciertos aspectos
comunes aparecen en estas funciones específicas.5 Análisis y Diseño de Sistemas Kendall & Kendall, pág. 29.
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Sistema de Información que dan apoyo a la Contabilidad.
Estos sistemas constan de varios módulos diseñados alrededor de los libros
contables, el catálogo de cuentas y los diarios. Estos módulos le permiten a la
empresa procesar las ventas y cobrar a los clientes las cantidades
correspondientes. Los sistemas de información también contienen módulos que
dan apoyo a las funciones de procesamiento de órdenes de compra y recepción,
manejo de inventarios, cuentas por pagar y nómina.
Adicionalmente, los sistemas de información específicos para contabilidad
contienen módulos para el procesamiento de contabilidad de activos fijos.
Sistema de Información que dan apoyo a la comercialización.
Durante mucho tiempo la función de comercialización no fue enfocada por la
tecnología informática. Los gerentes están cambiando la función de una operación
basada en sentimientos y suposiciones a una que se basa en la información. A
decir verdad, están empezando a darse cuenta que un sistema de información es
una arma crítica en la lucha por lograr una ventaja competitiva en el mercado.
Las organizaciones buscan formas de acercarse más a sus clientes actuales,
conseguir nuevos clientes y entender mejor el mercado. Los gerentes de
comercialización necesitan información que les ayude a anticipar los cambios en la
demanda del producto, a aumentar la productividad en las ventas y a ejercer un
control sobre los gastos de venta y distribución.
Un sistema para una función específica que tenga módulos para administración y
soporte de ventas, análisis del desempeño de ventas y pronósticos, investigación
de mercados y recopilación de inteligencia, servicio a clientes y análisis,
promoción, y análisis de productos y estrategia, proporciona la información
necesaria para los gerentes de estas funciones.
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Una gran cantidad de datos que alimentan a los sistemas de información y dan
apoyo a la comercialización provienen de los sistemas de información
relacionados con las funciones de contabilidad y manufactura.
El sistema de Información específico para la comercialización combina datos de
bases de datos de la compañía con datos externos, incluyendo estadísticas
económicas, demográficas e industriales. Estos datos sirven de entrada a una
diversidad de modelos de pronósticos, de competencia y de precios, para
proporcionar, en unos cuantos minutos, información estratégica que no era posible
proporcionar con los sistemas manuales.
La Información y el Conocimiento
La educación es un proceso permanente de enriquecimiento continuo del
conocimiento y del saber hacer o saber cómo hacer; es también el mejor medio
para la construcción privilegiada de cada persona y de las relaciones entre
individuos, grupos y naciones.
Si aceptamos que el proceso de enseñanza/aprendizaje debe diseñarse para que
cada individuo aproveche al máximo sus capacidades, el concepto de educación
debe ampliarse en tiempo y espacio para que realmente sea un proceso de vida,
la educación a través de toda la vida.
Tanto en países desarrollados como en desarrollo, queda aún mucho por discutir y
avanzar en cuanto a la aplicación de las TIC (tecnologías de la información y la
comunicación). Entre los temas relacionados con la educación se mencionan:
a) Los que las consideran como herramienta y soporte para mejorar la
calidad del proceso educativo. Ya no deben observarse las tecnologías
integradas de información y comunicación únicamente como soportes
tecnológicos, sino como elementos integradores e incluyentes de los
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procesos de acceso y recuperación de información y transferencia de
conocimiento y de enseñanza/aprendizaje.
b) Los cambios profundos y aún paradigmáticos que requiere el proceso
educativo, tanto por el oferente como por el receptor.
c) Los aspectos sociales y culturales, legales, políticos y económicos de la
transferencia electrónica de la información, que deberán considerarse al
planear la distribución, organización, acceso y recuperación local, nacional
y mundial. Los flujos de información se refieren al conocimiento en
movimiento.
Las nuevas tecnologías al servicio del desarrollo educativo
Desde siempre la información, ha sido un vehículo de transmisión de
conocimiento, ha constituido un factor esencial en el avance de la sociedad. El
actual desarrollo de todas las disciplinas se caracteriza, entre otros factores, por
una aceleración en la recopilación, almacenamiento, procesamiento y transmisión
de información, lo cual ha producido diversos efectos como elemento estratégico
para el desarrollo integral de la sociedad.
La información juega un papel fundamental en las relaciones internacionales, tanto
como medio de comunicación entre personas, como instrumento de entendimiento
y conocimiento entre las naciones. Este papel se torna aún más importante y
crucial en las relaciones internacionales contemporáneas, ya que los nuevos
desarrollos tecnológicos otorgan a la comunidad internacional rápida y sofisticado
medio de comunicación que permiten la transmisión casi instantánea de
información a diferentes regiones del globo.
No obstante, la distribución de la información en el mundo actual se caracteriza
por desequilibrios básicos que reflejan un desnivel general que afecta a la
comunidad internacional; ello se manifiesta en una amplia variedad de campos,
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especialmente en las esferas políticas, legales, técnicas y financieras (Deutsch,
1956).
La posesión y oportuna aplicación de la información es factor esencial de
progreso; es elemento indispensable para el uso racional de recursos, para
avances científicos, tecnológicos, sociales y culturales, y como prerrequisito para
el desarrollo; es, pues un recurso vital para el proceso educativo y para el avance
del conocimiento. En nuestros días la información adquiere una connotación
especial y, por lo tanto, es indispensable considerar el estudio y la investigación en
el campo como prioritarios y como actores importantes a considerar en la
transformación del proceso educativo (Ascencio, Gil, 1989).
La importancia de la información y su relevancia en los procesos de
enseñanza/aprendizaje es obvia; pero también lo es la necesidad de comprender
los procesos de los flujos de información y su organización. Para que una persona
se eduque necesita adquirir información que enriquezca sus conocimientos, y a
través de ellos, adquiera nuevos conocimientos, habilidades y actitudes que le
faciliten tomar decisiones para su desarrollo personal y colectivo. Deberá tener
acceso a la información y al conocimiento registrado que sean relevante para su
aprendizaje.
Organización de la información y transferencia de conocimiento
La universidad virtual, entendida como la apertura de la universidad hacia la
comunidad con el apoyo de las tecnologías de la información para ampliar la oferta
de servicios de docencia y difusión de la cultura, así como la interacción de grupos
a través del espacio cibernético, requiere revisar la infraestructura tecnológica, los
recursos humanos multidisciplinarios y la estructura y organización de los
contenidos y flujos de información necesarios para su funcionamiento.
Los flujos electrónicos de información son insumo indispensable de los procesos
multimodales de enseñanza/aprendizaje. Las investigaciones sobre flujos
electrónicos de información política, organización, recuperación y uso son
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importantes para la proyección interdisciplinaria de la educación continua a
distancia y de la universidad a distancia y virtual.
Han surgido nuevas tecnologías para apoyar la organización del conocimiento:
estructuras y relaciones en el ambiente en línea, aplicaciones de estructuras
tradicionales y no tradicionales a los sistemas digitalizados de recuperación de
información (motores de búsqueda, bases de conocimiento distribuidas y
multilingües, etc.).
Estrategias de Desarrollo de Sistemas de Información.
Existen diversos métodos para el desarrollo de ciclo de vida de los sistemas de
información a continuación se describen algunos de los más utilizados por los
desarrolladores de sistemas.
Método del Ciclo del vida de desarrollo de sistemas según Kendall & Kendall
El ciclo de vida del desarrollo de sistemas es un enfoque por fases para el análisis
y el diseño cuya premisa principal consiste en que los sistemas se desarrollan
mejor utilizando un ciclo específico de actividades del analista y el usuario.
Las fases que incluye el ciclo de vida del desarrollo de sistemas se han dividido en
siete aunque cada una se explica por separado, no se toman como un paso
aislado ya que puede que ocurran varias actividades en simultáneo.
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FIGURA 3. LAS SIETE FASES DEL CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS
PRIMERA FASE: Identificación de problemas, oportunidades y
objetivos
En esta fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista se ocupa de
identificar problemas, oportunidades y objetivos. La primera fase requiere que el
analista observe objetivamente lo que sucede en un negocio y/o institución.
El analista determina con precisión cuáles son los problemas. Con frecuencia los
problemas son detectados por alguien más, y ésta es la razón de la llamada inicial
al analista.
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Las oportunidades son situaciones que el analista considera susceptibles de
mejorar utilizando sistemas de información computarizados.
La identificación de objetivos también es una parte importante de la primera fase;
el analista debe averiguar lo que la empresa trata de conseguir con lo cual podrá
determinar si algunas funciones de las aplicaciones de los sistemas de
información pueden contribuir a que la institución alcance sus objetivos
aplicándolas a problemas u oportunidades específicos.
Los usuarios, los analistas y los administradores de sistemas que coordinan el
proyecto son los involucrados en la primera fase. Las actividades de esta fase
consisten en entrevistar a los encargados de coordinar a los usuarios, sintetizar el
conocimiento obtenido, estimar el alcance del proyecto y documentar los
resultados. El resultado de esta fase es un informe de viabilidad que incluye una
definición del problema y un resumen de los objetivos. A continuación, la
administración debe decidir si se sigue adelante con el proyecto propuesto.
SEGUNDA FASE: Determinación de los requerimientos de
información.
En esta fase que enfrenta el analista es la determinación de los requerimientos de
información de los usuarios. Entre las herramientas que se utilizan para determinar
los requerimientos de información de un negocio se encuentran métodos
interactivos como las entrevistas, los muestreos, la investigación de datos
impresos y la aplicación de cuestionarios; métodos que no interfieren con el
usuario como la observación del comportamiento delos encargados de tomar las
decisiones y sus entornos de oficina, al igual que métodos de amplio alcance
como la elaboración de prototipos.
El desarrollo rápido de aplicaciones (RAD, Rapid Application Developmeni) es un
enfoque orientado a objetos para el desarrollo de sistemas que incluye un método
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de desarrollo (que abarca la generación de requerimientos de información) y
herramientas de software.
En la fase de determinación de los requerimientos de información del SDLC, el
analista se esfuerza por comprender la información que necesitan los usuarios
para llevar a cabo sus actividades. Como puede ver, varios de los métodos para
determinar los requerimientos de información implican interactuar directamente
con los usuarios.
Esta fase es útil para que el analista confirme la idea que tiene de la organización
y sus objetivos. En ocasiones sólo realizan las dos primeras fases del ciclo de vida
del desarrollo de sistemas. Esta clase de estudio podría tener un propósito distinto
y por lo general la lleva a la práctica un especialista conocido como analista de
información (IA, Information Analysi). Los implicados en esta fase son el analista y
los usuarios, por lo general trabajadores y gerentes del área de operaciones. El
analista de sistemas necesita conocer los detalles de las funciones del sistema
actual: el quién (la gente involucrada), el qué (la actividad del negocio), el dónde
(el entorno donde se desarrollan las actividades), el cuándo (el momento
oportuno) y el cómo (la manera en que se realizan los procedimientos actuales)
del negocio que se estudia. A continuación el analista debe preguntar la razón por
la cual se utiliza el sistema actual. Podría haber buenas razones para realizar los
negocios con los métodos actuales, y es importante tomarlas en cuenta al diseñar
un nuevo sistema.
Sin embargo, si la razón de ser de las operaciones actuales es que "siempre se
han hecho de esta manera", quizá será necesario que el analista mejore los
procedimientos. La reingeniería de procesos de negocios podría ser útil para
conceptualizar el negocio de una manera creativa. Al término de esta fase, el
analista debe conocer el funcionamiento del negocio y poseer información muy
completa acerca de la gente, los objetivos, los datos y los procedimientos
implicados.
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TERCERA FASE: Análisis de las necesidades del sistema
La siguiente fase que debe enfrentar el analista tiene que ver con el análisis de las
necesidades del sistema. De nueva cuenta, herramientas y técnicas especiales
auxilian al analista en la determinación de los requerimientos. Una de estas
herramientas es el uso de diagramas de flujo de datos para graficar las entradas,
los procesos y las salidas de las funciones del negocio en una forma gráfica
estructurada. A partir de los diagramas de flujo de datos se desarrolla un
diccionario de datos que enlista todos los datos utilizados en el sistema, así como
sus respectivas especificaciones.
Durante esta fase el analista de sistemas analiza también las decisiones
estructuradas que se hayan tomado. Las decisiones estructuradas son aquellas en
las cuales se pueden determinar las condiciones, las alternativas de condición, las
acciones y las reglas de acción.
Existen tres métodos principales para el análisis de decisiones estructuradas:
español estructurado, tablas y árboles de decisión.
El rol del analista de sistemas ,en este punto del ciclo de vida del desarrollo de
sistemas, el analista prepara una propuesta de sistemas que sintetiza sus
hallazgos, proporciona un análisis de costo/beneficio de las alternativas y ofrece,
en su caso, recomendaciones sobre lo que se debe hacer. Si la administración de
la empresa considera factible alguna de las recomendaciones, el analista sigue
adelante. Cada problema de sistemas es único, y nunca existe sólo una solución
correcta. La manera de formular una recomendación o solución depende de las
cualidades y la preparación profesional de cada analista.
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CUARTA FASE: Diseño del sistema recomendado
En la fase de diseño del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista utiliza
la información recopilada en las primeras fases para realizar el diseño lógico del
sistema de información.
El analista diseña procedimientos precisos para la captura de datos que aseguran
que los datos que ingresen al sistema de información sean correctos. Además, el
analista facilita la entrada eficiente de datos al sistema de información mediante
técnicas adecuadas de diseño de formularios y pantallas.
La concepción de la interfaz de usuario forma parte del diseño lógico del sistema
de información. La interfaz conecta al usuario con el sistema y por tanto es
sumamente importante.
Entre los ejemplos de interfaces de usuario se encuentran el teclado (para teclear
preguntas y respuestas), los menús en pantalla (para obtener los comandos de
usuario) y diversas interfaces gráficas de usuario (GUIs, Graphical User Interfaces]
que se manejan a través de un ratón o una pantalla sensible al tacto.
La fase de diseño también incluye el diseño de archivos o bases de datos que
almacenarán gran parte de los datos indispensables para los encargados de tomar
las decisiones en la organización. Una base de datos bien organizada es el
cimiento de cualquier sistema de información. En esta fase el analista también
interactúa con los usuarios para diseñar la salida (en pantalla o impresa) que
satisfaga las necesidades de información de estos últimos.
Finalmente, el analista debe diseñar controles y procedimientos de respaldo que
protejan al sistema y a los datos, y producir paquetes de especificaciones de
programa para los programadores. Cada paquete debe contener esquemas para
la entrada y la salida, especificaciones de archivos y detalles del procesamiento;
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también podría incluir árboles o tablas de decisión, diagramas de flujo de datos, un
diagrama de flujo de sistema, y los nombres y funciones de cualquier rutina de
código previamente escrita.
QUINTA FASE: Desarrollo y documentación del software
En la quinta fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista trabaja de
manera conjunta con los programadores para desarrollar cualquier software
original necesario. Entre las técnicas estructuradas para diseñar y documentar
software se encuentran los diagramas de estructura, los diagramas de Nassi-
Shneiderman y el pseudocódigo. El analista se vale de una o más de estas
herramientas para comunicar al programador lo que se requiere programar.
Durante esta fase el analista también trabaja con los usuarios para desarrollar
documentación efectiva para el software, como manuales de procedimientos,
ayuda en línea y sitios Web que incluyan respuestas a preguntas frecuentes (FAQ,
Frequently Asked Questions) en archivos "Léame" que se integrarán en el nuevo
software. La documentación indica a los usuarios cómo utilizar el software y lo que
deben hacer en caso de que surjan problemas derivados de este uso.
Los programadores desempeñan un rol clave en esta fase porque diseñan,
codifican y eliminan errores sintácticos de los programas de cómputo. Si el
programa se ejecutará en un entorno de mainframe, se debe crear un lenguaje de
control de trabajos (JCL, Job Control Languagé). Para garantizar la calidad, un
programador podría efectuar un repaso estructurado del diseño o del código con el
propósito de explicar las partes complejas del programa a otro equipo de
programadores.
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
SEXTA FASE: Prueba y mantenimiento del sistema
Antes de poner el sistema en funcionamiento es necesario probarlo. Es mucho
menos costoso encontrar los problemas antes que el sistema se entregue a los
usuarios. Una parte de las pruebas las realizan los programadores solos, y otra la
llevan a cabo de manera conjunta con los analistas de sistemas. Primero se
realiza una serie de pruebas con datos de muestra para determinar con precisión
cuáles son los problemas y posteriormente se realiza otra con datos reales del
sistema actual.
El mantenimiento del sistema de información y su documentación empiezan en
esta fase y se llevan a cabo de manera rutinaria durante toda su vida útil. Gran
parte del trabajo habitual del programador consiste en el mantenimiento, y las
empresas invierten enormes sumas de dinero en esta actividad. Parte del
mantenimiento, como las actualizaciones de programas, se pueden realizar de
manera automática a través de un sitio Web. Muchos de los procedimientos
sistemáticos que el analista emplea durante el ciclo de vida del desarrollo de
sistemas pueden contribuir a garantizar que el mantenimiento se mantendrá al
mínimo.
SÉPTIMA FASE: Implementación y evaluación del sistema
Ésta es la última fase del desarrollo de sistemas, y aquí el analista participa en la
implementación del sistema de información. En esta fase se capacita a los
usuarios en el manejo del sistema. Parte de la capacitación la imparten los
fabricantes, pero la supervisión de ésta es responsabilidad del analista de
sistemas. Además, el analista tiene que planear una conversión gradual del
sistema anterior al actual. Este proceso incluye la conversión de archivos de
formatos anteriores a los nuevos, o la construcción de una base de datos, la
instalación de equipo y la puesta en producción del nuevo sistema.
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
Se menciona la evaluación como la fase final del ciclo de vida del desarrollo de
sistemas principalmente en aras del debate. En realidad, la evaluación se lleva a
cabo durante cada una de las fases. Un criterio clave que se debe cumplir es si los
usuarios a quienes va dirigido el sistema lo están utilizando realmente.
Debe hacerse hincapié en que, con frecuencia, el trabajo de sistemas es cíclico.
Cuando un analista termina una fase del desarrollo de sistemas y pasa a la
siguiente, el surgimiento de un problema podría obligar al analista a regresar a la
fase previa y modificar el trabajo realizado.
Método del Ciclo de vida de desarrollo de sistemas según James Senn.
El desarrollo de sistemas, un proceso formado por las etapas de análisis y diseño,
comienza cuando la administración o algunos miembros del personal encargado
de desarrollar sistemas, detectan un sistema de la empresa que necesita mejoras.
El método del ciclo de vida de desarrollo de sistemas (SDLC) es el conjunto de
actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e
implantar un sistema de información. A continuación se presentan las actividades
del ciclo de vida de desarrollo de sistemas:
Investigación preliminar
La solicitud para recibir ayuda de un sistema de información puede organizarse
por varias razones; el proceso se inicia siempre con la petición de una persona –
administrador empleado o especialista en sistemas. Cuando se formula la solicitud
comienza la primera actividad de sistemas: investigación preliminar. Esta actividad
tiene tres partes: aclaración de la solicitud, estudio de factibilidad y aprobación de
la solicitud.
Determinación de los requerimientos
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
El aspecto fundamental del análisis de sistemas es comprender todas las facetas
importantes de la parte de la empresa que se encuentra bajo estudio. Los
analistas, al trabajar con los empleados y administradores, deben estudiar los
procesos de una empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas clave:
- ¿Qué es lo que hace?
- ¿Cómo lo hace?
- ¿Con qué frecuencia se presenta?
- ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o de decisiones?
- ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?
- ¿Existe algún problema?
- Si existe un problema, ¿qué tan serie es?
- Si existe un problema, ¿cuál es la causa que lo origina?
Para contestar estas preguntas, el analista conversa con varias personas para
reunir detalles relacionados con los procesos de la empresa, sus opiniones sobre
por qué ocurren las cosas, las soluciones que proponen y sus ideas para cambiar
el proceso. Se utilizan las técnicas de recolección de información: cuestionarios,
entrevistas, observaciones, revisión de documentos impresos y digitales, si
existen.
Diseño del Sistema
El diseño de un sistema de información produce los detalles que establecen la
forma en la que el sistema cumplirá con los requerimientos identificados durante la
fase de análisis. Los especialistas en sistemas se refieren, con frecuencia, a esta
etapa como diseño lógico, en contraste con la de desarrollo de software, a la que
se denomina diseño físico.
Los analistas de sistemas comienzan el proceso de diseño identificando los
reportes y demás salidas que debe producir el sistema. Hecho lo anterior se
determinan con toda precisión los datos específicos para cada reporte y salida. Es
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
común que los diseñadores hagan un formato o pantalla que esperan que
aparezca cuando el sistema esté terminado. Lo anterior se efectúa en papel o en
la pantalla de una Terminal utilizando para ello algunas herramientas
automatizadas para el desarrollo de sistemas.
Los diseñadores son los responsables de dar a los programadores las
especificaciones de software completas y claramente delineadas. Una vez
iniciada la programación, los diseñadores contestan preguntas, aclaran dudas y
manejan los problemas que enfrentan los programadores cuando utilizan las
especificaciones de diseño.
Desarrollo de Software
Los encargados de desarrollar software pueden instalar (o modificar y después
instalar) software comprado a terceros o escribir programas diseñados a la medida
del solicitante. La elección depende del costo de cada alternativa, del tiempo
disponible para escribir el software y de la disponibilidad de los programadores.
Los programadores también son responsables de la documentación de los
programas y de explicar de cómo y por qué ciertos procedimientos se codifican en
determinada forma. La documentación es esencial para probar el programa y
llevar a cabo el mantenimiento una vez que la aplicación se encuentra instalada.
Prueba de Sistemas
Durante la fase de prueba de sistemas, el sistema se emplea de manera
experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir que
funcione de acuerdo a las especificaciones y en la forma que los usuarios esperan
que lo haga. Se alimentan como entradas conjuntos de datos de prueba para su
procesamiento y después se examinan los resultados. En ocasiones se permite
que varios usuarios utilicen el sistema para que los analistas observen si tratan de
emplearlo en formas no previstas. Es preferible descubrir cualquier sorpresa
antes de que la organización implante el sistema y dependa de él.
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En muchas organizaciones, las pruebas son conducidas por personas ajenas al
grupo que escribió los programas originales; con esto se persigue asegurar, por
una parte, que las pruebas sean completas e imparciales y , por otra, que el
software sea más confiable.
Implementación y evaluación
La implantación es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los
usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios
para utilizar.
Dependiendo del tamaño de la organización que empleará la aplicación y el riesgo
asociado con su uso, puede elegirse comenzar la operación del sistema sólo en
un área de la empresa (prueba piloto), por ejemplo en un departamento con una o
dos personas. Algunas veces se deja que los sistemas, el viejo y el nuevo,
trabajen en forma paralela con la finalidad de comparar los resultados. En otras
palabras, el viejo sistema deja de utilizarse determinado día para comenzar a
emplear el nuevo al día siguiente.
Una vez instaladas, las aplicaciones se emplean durante muchos años. Sin
embargo, las organizaciones y los usuarios cambian con el paso del tiempo,
incluso el ambiente es diferente con el paso de las semanas y los meses. Por
consiguiente, es indudable que se debe dar mantenimiento a las aplicaciones;
realizar cambios y modificaciones en el software, archivos o procedimientos para
satisfacer las nuevas necesidades de los usuarios.
Dado que los sistemas de las organizaciones junto con el ambiente de las
empresas experimentan cambios de manera continua, los sistemas de información
deben mantenerse siempre al día. En este sentido, la implantación es un proceso
en constante evolución. La evaluación de un sistema se lleva a cabo para
identificar puntos débiles y fuertes. La evaluación a lo largo de cualquiera de las
siguientes dimensiones: Evaluación operacional, impacto organizacional, opinión
de los administradores y desempeño laboral.
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Solución Base de Microsoft
Una solución es el proceso completo de crear un sistema para un cliente. La
solución incluye planear, documentar, probar, distribuir, capacitar, y ofrecer
soporte a la aplicación. La aplicación es sólo una parte de la solución.
Microsoft tiene un conjunto de procesos y modelos en los que algunos son
estándares en el envió de soluciones para la industria tecnológica conocida como
MSF (Soluciones Base de Microsoft), desarrolladores de software de todo el globo
terrestre aplican esta base a las estrategias internas para asegurar la mejor
práctica cuando desarrollan el software.
La solución base de Microsoft (MSF “Microsoft Solution Framework”) es
desarrollada para la puesta en funcionamiento de proyectos de software grandes.
Dos Modelos distintos (modelo de equipo y modelo de procesos) definen la base
completa. Al configurar un proyecto grande en equipo se necesita usar el “Modelo
de Equipo”.
Modelo de equipo
En el modelo de equipo, un desarrollador tiene un rol en un proyecto y se
recomienda que trabaje solamente en una tarea: desarrollar el código de la
aplicación. Cuando se trabaja en soluciones pequeñas, se tomarán muchos roles.
Un día se puede estar recopilando requisitos y la próxima semana se puede estar
desarrollando código para la aplicación. Es difícil escribir código y asumir otro rol
en el proyecto.
Como desarrollador, será fácil enfocar los esfuerzos en escribir código y
adentrarse en el análisis, prueba, y documentación sobre el programa. Esto dará
como resultado un proyecto fallido casi siempre.
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Modelo de procesos
El modelo de procesos consta de cinco fases; son las partes del MSF que ponen
el Ciclo de vida de desarrollo de sistemas en práctica. Describe el orden en que
se debe terminar cada fase. También este modelo involucra las repeticiones de
todas fases, conocido como versiones. El modelo de procesos es un bucle
ininterrumpido de acontecimientos que incorpora el desarrollo de múltiples
versiones de software.
Cada versión del software irá a través de todas fases de la base “MSF”.
- Prevención
- Planificación
- Desarrollo
- Estabilización (Pruebas)
- Distribución
PRIMERA FASE: Prevención
Para empezar el MSF, se empieza en la fase de prevención. El éxito del proyecto
empieza aquí. Los clientes esperan y se merecen comprender cómo va el proceso
y alcances de la documentación del proyecto.
Hay cinco objetivos del la fase de prevención que usted tiene que lograr antes de
moverse a la fase de planificación.
Declaración del problema
Se debe describir en que consiste el problema así como la solución a los
planteamientos tratando de justificar el por qué de la creación del sistema, para
ello es necesario mostrar al cliente o grupos de interés las ventajas que recibirán
con el nuevo sistema.
Objetivos
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Los objetivos tienen que ser medibles. Éstos son los que le ayudan a definir el
éxito del proyecto. La palabra clave es medible. Hay que asegurarse de que pueda
medir objetivos en el sistema.
Definición de los roles
Cuando los proyectos son pequeños solamente algunas personas trabajan en el
proyecto. Aquí se determinar quién es responsable de la planificación, el
desarrollo, prueba, documentación, y distribución del sistema.
Creación de un documento de alcances
Este documento será un prototipo para la solución. Todos los grupos de interés
que participan en el proyecto deben terminar juntos la versión final del documento
de alcances. Las secciones del documento de alcance incluyen lo siguiente:
- Un conjunto impreciso de requerimientos del usuario.
- La declaración del problema.
- Definición de los roles del equipo.
- Un conjunto de objetivos medibles.
- Una declaración breve que define el proceso de planificación próximo.
Análisis de riesgo
El cliente necesitará saber cualquier riesgo que pueda causar problemas para el
proyecto. Estos riesgos pueden ser que se trabajará con nuevas tecnologías aún
no probadas ó que el sistema requiera banda ancha pudiendo exceder los
recursos disponibles.
SEGUNDA FASE: Planificación
Durante la etapa de planificación, se crearán documentos para validar que el
proyecto pueda tener éxito. Los documentos serán transformados a través de la
retroalimentación con el cliente y los grupos de interés del proyecto. Se debe
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
asegurar que todos los grupos de interés del proyecto tengan tiempo de examinar
y validar cada documento.
Aún para un proyecto pequeño, este proceso puede tomar varias rondas de
cambios hasta que todas las partes estén contentas. Al final se crea un plan
operativo del proyecto y estimación de costos antes de trasladarse a la etapa de
desarrollo. Hay una lista de los documentos que necesita crear:
- Documentos de diseños conceptuales, lógicos y físicos.
- Casos de uso y escenarios de uso.
- Especificación del sistema.
- Plan operativo del proyecto.
- Estimación de costos.
TERCERA FASE: Desarrollo
El desarrollo es el escenario con el que se está más familiarizado. El MSF
encapsula todo lo relacionado con la creación del ámbito de desarrollo hasta
terminar la documentación en esta etapa. El objetivo de esta etapa es una
aplicación completa lista para ser probada.
La instalación: Construir áreas estratégicas para el desarrollo y pruebas.
Para cualquier proyecto, se necesita un ámbito de desarrollo y pruebas que se
correspondan al ambiente de producción. Se deben tomar las precauciones
necesarias para construir las áreas estratégicas haciéndolas coincidir con el
ámbito de producción. Algo tan simple como los controladores de impresoras
pueden causar resultados inesperados en la aplicación entre pruebas estratégicas
y áreas de producción.
Completar el prototipo
Se debe permitir que el cliente valore un prototipo. No se debe subestimar el valor
de este proceso. Hay que tener tiempo para que el cliente haga cambios al diseño.
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
Descubrirá que es fácil cambiar un prototipo. Una vez que se tienen tres meses de
codificación en marcha, los cambios en la interfaz de usuario pueden ser costosos.
Completar el código
La aplicación está lista para probar. Se deben validar los módulos haciendo
pruebas de las unidades.
Suministrar documentación de la aplicación
La documentación de las fases anteriores es compilada con un manual de usuario
y la documentación del sistema. El equipo que va a realizar pruebas necesita esta
documentación.
CUARTA FASE: Pruebas
Se debe asegurar suficiente tiempo en el plan operativo para probar y hacer los
planes de prueba. Como todo lo demás en el MSF, la fase de prueba es un
proceso iterativo. Se necesitan planes de pruebas que se puedan repetir y validar
después de las correcciones. Se deben documentar los resultados. Cuando
aparezcan errores en la aplicación después del lanzamiento, se querrá ver por
qué el plan de prueba no reveló el defecto y luego se deberá adaptar el plan de
prueba. Después de que el cliente ha aceptado los resultados de las pruebas, se
completa la documentación de cambios y empaquetan todos los archivos para la
distribución.
Debe planificar las siguientes sub fases durante el proceso de prueba:
- Probar gradualmente la aplicación.
- Prueba de seguridad.
- Prueba de rendimiento.
- Prueba de aceptación del usuario.
- Probar la integración del sistema.
QUINTA FASE: Distribución
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
En esta fase está listo para la producción. Si no se ha retrasado en tiempo y está
dentro del presupuesto, el cliente estará satisfecho con el proyecto. Con toda la
planificación y la interacción con el cliente, habrá pocas sorpresas en esta etapa.
La solución entra en la producción y se tendrá un equipo pequeño disponible para
entrenar y respaldar a los usuarios. Después del tiempo acordado con el cliente, la
aplicación será traspasada al personal de soporte técnico.
Se necesitará capacitarlos y darles la documentación del sistema. De esta manera
se ha logrado completar la implementación del proyecto exitosamente.
Todavía se tiene pendiente ¿cómo manejar los cambios usando objetivos en
conflicto? Para finalizar un proyecto con éxito. El próximo acápite explica esto en
mayor detalle.
DISEÑO METODOLÓGICO
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
El presente trabajo investigativo describe el desarrollo de un sistema de
información automatizado el cual será implementado en el Colegio Emaús
Asambleas de Dios de la ciudad de Estelí.
Tipo de Investigación
El tipo de investigación realizada es aplicada y descriptiva; aplicada porque se
aplicaron conocimientos adquiridos en el transcurso de la carrera de Ciencias de
Computación; así como aplicación de los conocimientos investigados sobre los
lenguajes de programación como Visual Basic.Net, Crystal report para la
generación de reportes y el gestor de base de datos SQL Server; los que los
aplicamos durante el desarrollo del Sistema de Información. Es descriptiva porque
se detallaron cada uno de los procesos que realizaría el sistema desde su inicio
hasta su fin.
Técnicas para la recopilación de información
Para recopilar la información necesaria que permitió determinar el problema y su
solución se utilizaron las siguientes técnicas:
Entrevistas
Esta técnica se utiliza para recabar información sobre un determinado tema y es
fundamental para la preparación de un documento de investigación; la cual fue
aplicada a la Directora y Sub-directora del Colegio Emaús Asambleas de Dios.
Búsquedas en Internet
Información sobre las diferentes definiciones, métodos y estrategias utilizados
para el desarrollo del sistema de información y su documentación.
Revisión de documentación impresa y digital
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
Se consulto libros para la toma de decisiones sobre el diseño metodológico a
utilizar para la elaboración del sistema de información al igual que consultas de
páginas en internet.
Implementación de la Metodología seleccionada para el
desarrollo del Sistema de Información.
En este trabajo de investigación se implementó como estrategia de desarrollo de
sistemas de información, el Método de Ciclo de Vida de Desarrollo de Sistemas
según Kendall & Kendall; las cuales se describen a continuación:
PRIMERA FASE: Identificación de problemas, oportunidades y objetivos
En esta primera fase se identificaron las necesidades del usuario, al constatar lo
tedioso de la búsqueda de información de los estudiantes para los encargados de
almacenar estos datos, en cuanto al proceso de matricula, almacenamiento de
información de docentes, materias y sobre todo el almacenamiento de las
calificaciones.
Las oportunidades son las ventajas que obtendrá el Colegio al tener un sistema de
información automatizado para el registro y control de los datos de cada
estudiante de forma rápida y eficaz de manipular; permitiendo así que la
información este el alcance del usuario en tiempo y forma.
Los objetivos planteados son de vital importancia para lograr el propósito con el
que fue creado el sistema de información.
SEGUNDA FASE: Determinación de los requerimientos de información.
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
Para determinar los requerimientos necesarios para la elaboración del sistema de
información del Colegio Emaús Asambleas de Dios-Estelí se utilizaron las
herramientas como la observación y la entrevista la que fue aplicada a la directora
del Centro Lic. Mercedes Lanuza y a la subdirectora Lic. Amparo Rocha para
conocer los procesos que se realizan para almacenar la información de los
estudiantes durante el proceso de matricula, control de notas, asignación de tutor
etc.
Los requerimientos de información son las necesidades que plantea el usuario
para la creación del sistema de información.
TERCERA FASE: Análisis de las necesidades del sistema
En esta fase se debe hacer uso de diagramas de flujos de datos para estructurar
el almacenamiento de información tanto como la entrada y salida de datos.
Para llevar a cabo un sistema es necesario hacer un análisis de costo / beneficio;
esto se refiere al costo que debería pagar el Colegio por el desarrollo del sistema
de información y el beneficio que obtendrá con la implementación del sistema
automatizado para mejorar la calidad del manejo de la información.
Se utilizaron entrevistas, cuestionarios y se observo el proceso de cómo el
Colegio almacena la información en el proceso de control de matrícula y
calificaciones durante el año escolar.
CUARTA FASE: Diseño del sistema recomendado
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
En esta fase se utilizó el formato de matrícula proporcionado por el Colegio y se
siguió la lógica para la elaboración de dicho formato en el sistema de información.
Se diseñaron procedimientos precisos para la captura y almacenamiento de datos
a fin de que los datos que van a entrar al sistema de información sean correctos,
también incluye el diseño de base de datos que guardará los datos necesarios
para los usuarios del sistema automatizado del Colegio Emaús Asambleas de
Dios-Estelí.
QUINTA FASE: Desarrollo y documentación del software
En esta fase se trabajo la programación a la par para desarrollar el software que
llevará el control matricula y calificaciones de los estudiantes del Colegio Emaús.
Asambleas de Dios-Estelí. Recopilamos la información necesaria para hacer un
sistema ajustado a sus necesidades.
En esta etapa se le mostrará al usuario la manera de usar el software,
proporcionándoles un manual de usuario, el cual contiene información de cómo
hacer uso del software.
El sistema fue desarrollado con Microsoft Visual Studio 2008.Net, también se creó
la base de datos utilizando el gestos SQL Server Express 2005, que almacenará
la información estudiantes del Colegio.
SEXTA FASE: Prueba y mantenimiento del sistema
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
Antes de que pueda ser usado el sistema de información ejecutaremos una serie
de pruebas para que destaquen los problemas con los datos de ejemplo y
eventualmente con los datos reales del sistema actual.
El mantenimiento de este sistema y de su documentación comienza en esta fase
y es efectuado rutinariamente a lo largo de la vida del sistema de información.
SÉPTIMA FASE: Implementación y evaluación del sistema
Implementación
En esta fase se implementará el sistema de información automatizado, así como
la capacitación de los usuarios para que manejen el sistema con la ayuda del
manual de usuario.
Evaluación del sistema
Luego de haber implementado el sistema se procederá a evaluarlo para
comprobar si su funcionamiento es el esperado y corregir posibles errores antes
de la implementación final.
Hardware y Software
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
Para el desarrollo del sistema de información se utilizaron las siguientes
herramientas:
Software
Para el desarrollo del diseño y la programación se utilizaron los diferentes:
- Plataforma Windows XP- Servi-pack 2
- Plataforma NetFrameWork 2.0
- Plataforma NetFrameWork 3.5
- Cristal Report 10.5
- Visual Studio 2008
- SQL Server 2005 Express Edition
- Windows Installer 3.1
- SQL Server 2005 Management Studio
Hardware
- Pentium 4
- Procesador Intel(R)
- Memoria 512
- Disco Duro 160 GB
Requerimientos para la implementación del Sistema
- Pentium 4 o Celeron D
- Memoria 512 RAM
- Disco Duro 40 GB
- Windows 2007, Windows 2008, Windows 2000, Windows XP- Servi-pack 2,
Windows XP- Servi-pack 3, , Windows Vista
ANÁLISIS DE RESULTADOS.
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
En este trabajo de investigación se logró identificar los componentes que se
necesitan para realizar el proceso de control de matrícula y calificaciones de cada
estudiante dentro del Colegio Emaús Asambleas de Dios- Estelí.
Se utilizó la herramienta de Visual Net 2.0 para la programación y diseño
de las pantallas del Sistema de Información.
Para crear la base de datos se utilizó SQL server 2005 como gestor de
base de datos.
El Sistema desarrollado es compatible con los sistemas operativos,
Windows 2007, Windows 2008, Windows 2000, Windows XP- Servi-pack 2,
Windows XP- Servi-pack 3, , Windows Vista
El Sistema se evaluó con datos reales para eliminar cualquier margen de
error que este pudiese presentar antes de implementarlo.
Con la implementación del sistema se pretende eliminar lo tedioso de
manipular de información de los estudiantes del Colegio Emaús sin ningún
control sobre esta información y poder facilitar a los docentes la información
de cada uno de estos de manera rápida y eficaz, también se podrá obtener
reportes de la información de docentes, tutoría, aranceles y datos
académicos de los estudiantes.
Se realizó el análisis y diseño de la Base de Datos del Sistema de
Información para el Control de Matrícula y calificaciones del Colegio Emaús
Asambleas de Dios-Estelí de la siguiente manera:
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
FIGURA 4: MODELO ENTIDAD RELACIÓN.
El modelo Entidad Relación (E/R), muestra de forma gráfica en la que se diseño
la base de datos para el sistema de información automatizado. A continuación se
detallan los procesos lógicos realizados en cada una de las tablas utilizadas en el
sistema de información.
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FIGURA 5: DIAGRAMA DE CONTEXTO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MATRÍCULA Y
CALIFICACIONES
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FIGURA 6: DIAGRAMA CERO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MATRÍCULA Y
CALIFICACIONES
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El resultado final de esta investigación fue el desarrollo del Sistema de
Información automatizado para el Control de Matricula y calificaciones para
los estudiantes del Colegio Emaús Asambleas de Dios – Estelí.
Pantallas de Ejecución del Sistema Colegio Emaús
FIGURA 9: PANTALLA DE INICIO DEL SISTEMA DE INFORMACION
FIGURA 10: PANTALLA DEL MENÚ PRINCIPAL
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FIGURA 11: MENÚ SESIÓN INICIADA, BOTONES ACTIVOS
FIGURA 12: CREAR UNA CUENTA NUEVA
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FIGURA 13: REGISTRO DE DOCENTES
FIGURA 14: REGISTRO DE AÑO/GRADO ESCOLAR
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FIGURA 15: ASIGNACIÓN DE TUTOR PARA AÑO/GRADO ESCOLAR
FIGURA 16: REGISTRO DE MATERIAS
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FIGURA 17: REGISTRO DE ESTUDIANTE
FIGURA 18: REGISTRO DE CALIFICACIONES
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Figura 19: REPORTES
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
CONCLUSIONES
Con el desarrollo de este trabajo investigativo se obtuvieron las siguientes
conclusiones:
La información recopilada se utilizo para realizar el diseñó y programación
del Sistema de Información automatizado para el Colegio Emaús.
Se logró el desarrollo del sistema de información que permite manejar el
control de matrícula y calificaciones de los estudiantes del Colegio Emaús;
haciendo uso de la herramienta Visual.net para el diseño de las pantallas y
la adecuada programación y para la creación de la Base de datos el Gestor
de Base de Datos SQL Server 2005.
El sistema de información funciona con datos reales, los cuales se tomaron
de la información recopilada en el Centro Educativo.
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Recomendaciones
El sistema se desempeña eficientemente y se recomienda se implemente
en el Colegio EMAÚS Asambleas de Dios.
En futuros desarrollos de proyectos de sistemas utilizar el lenguaje de
programación Visual.Net, ya que es un programa con las herramientas
necesarias para facilitar el diseño y programación de cualquier aplicación.
El sistema realizado para el Colegio Emaús queda accesible a cualquier
persona que desee hacer alguna modificación en pro de realizar mejoras,
actualizaciones para garantizar la efectividad del mismo.
.
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
BIBLIOGRAFÍA
Referenciada
1. Alvarado Olivas José Manuel et al. Sistema de Control de Inventario y
Facturación en la Mueblería y Ferretería Franklin. Tesis 2008.
2. Amador Sánchez Hugo Alberto, Sánchez Blandón Denis Manuel. Sistema
de Información Computarizado para el Control de la Contabilidad, Inventario
y Facturación de la Empresa Distribuidora de Electrodomésticos “Los
Tarantines”, Estelí. Tesis Febrero 2009.
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www.ccee.edu.uy
4. Estrada Ramos, MSc. Carmen. Documento ¿Cómo escribir un Artículo
Científico?
5. Kendall & Kendall. Análisis y Diseño de Sistemas de Información. (pág. 36-
38. Versión digital).
6. Kendall & Kendall. Análisis y Diseño de Sistemas de Información. (Pág.
2,29).
7. O´Brien, James A., Marakas George M. Sistemas de Información Gerencial.
McGraw-Hill/Interamericana. 4ta Edición 2001.
8. O´Brien, James A., Marakas George M. Sistemas de Información Gerencial.
McGraw-Hill/Interamericana. 7ma Edición 2006.
9. Sistemas de Información
Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 67
Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
www.monografías.com/trabajos28/aceptacion-individuo/aceptacion-
individuo.shtml
www.monografías.com/trabajos6/napro/napra.shtml
www.MiTecnologico.com
Consultada
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académico que facilita la enseñanza de la asignatura Fundamentos básicos
de la computación, dirigido a estudiantes de primer año de la carrera de
computación del Centro Universitario Regional del Norte(CURN-Estelí),
periodo Marzo- Junio 2004.Tesis .
2. Estrategias de Desarrollo de Sistemas de Información
www.monografías.com/trabajo12/romandos.shtml#PRUEBAS
www.monografias.com/trabajos5/psicoedu/psicoedu.shtml
3. Ibarra Hidalgo Tania et al. Sistema Computarizado para el control del uso
de los equipos de cómputo en los Laboratorios de informática del Centro
Universitario Regional del Norte en el año 2004. Protocolo de investigación.
4. Manual para el desarrollo de base de datos SQL Server 2005 como gestor.
5. Manual para la programación de Microsoft Visual Basic.NET
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
Anexos
Anexo 1: Manual de Usuario
Anexo 2: Manual Técnico (Véase CD1)
Anexo 1: MANUAL DE USUARIO
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
Pasos para instalar el Sistema de Información Automatizado para el
Colegio Emaús Asambleas de Dios-Estelí:
1. Insertar CD de la aplicación.
2. Abrir la carpeta Colegio Emaús
3. Abrir la carpeta Instalador Emaús
4. Luego abrir carpeta Debug
5. Doble click en icono setup
6. Preparando la instalación de sistema Emaús- click en botón
Siguiente
7. Seleccionar la carpeta en donde desea instalar la aplicación
dando click en el botón Examinar o dejarla en la dirección que
automáticamente aparece. Click ene l botón Siguiente.
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
8. Confirmar la Instalación de la aplicación y click en el botón
Siguiente.
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
9. Instalando Sistema Emaús, esperar mientras se instalan todos los
componentes requeridos por el Sistema.
10.Click en el botón Cerrar
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
Pasos para instalar la Base de Datos para el Sistema de Información
Automatizado del Colegio Emaús Asambleas de Dios-Estelí:
1. Abrir la carpeta Colegio Emaús
2. Abrir la carpeta Colegio Emau
3. Doble click en la carpeta Aplicaciones
4. Doble click en icono SQLServer 2005 Management Studio
5. Preparando Instalación. Click en el botón siguiente.
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
6. Aceptar el contrato de licencia para poder instalar el programa y
Click en el boton Siguiente.
7. Registrar el nombre del equipo y click en el boton Siguiente
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
8. Selección de las caracteristicas del programa que se esta
instalando y click en el boton Siguiente.
9. Preparando para instalar el programa y hacer click en Instalar
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
10. Instalando programa
11.Completada la Instalacion, click en el boton Finalizar
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PANTALLAS DE EJECUCIÓN DELSISTEMA COLEGIO EMAUS
FIGURA 14: PANTALLA DE INICIO DEL SISTEMA DE INFORMACION
FIGURA 15: PANTALLA DEL MENÚ PRINCIPAL
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
En esta pantalla solo se encuentra activo el botón Sesión que permite tener
acceso al sistema, ingresando el nombre del usuario y su respectiva
contraseña, se da click en la opción Aceptar y una vez realizada esta acción se
activarán todos los botones que se encuentran desactivados, como se
muestran en la siguiente pantalla.
FIGURA 16: MENÚ SESIÓN INICIADA, BOTONES ACTIVOS
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
FIGURA 17: CREAR UNA CUENTA NUEVA
En esta pantalla el botón Usuario permite crear una cuenta de usuario
ingresando el nombre del usuario, nombre de la cuenta (Nick) y la
contraseña del usuario.
Este botón se utiliza para guardar los datos del usuario que utilizara el
sistema, se activa una vez ingresados todos los datos.
El botón VOLVER se utiliza para salir de las pantallas y volver a la
pantalla del menú principal.
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
FIGURA 18: REGISTRO DE DOCENTES
El botón Docentes permite hacer un registro de los docentes que
laboran en el Colegio, ingresando el nombre, dirección, teléfono, email
y la materia que imparten.
Este botón guarda los datos ingresados, se activa una vez ingresados
los campos obligatorios de Nombres y Materias.
El botón VOLVER se utiliza para salir de las pantallas y volver a la
pantalla del menú principal.
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
FIGURA 19: REGISTRO DE AÑO/GRADO ESCOLAR
El botón Año/Grado permite hacer un registro de los años y grados
que se imparten en el Colegio, así como la designación del turno al
que corresponde cada año y grado, así como también el nivel ya sea
de Preescolar, Primaria y Secundaria.
Este botón nos permite guardar una vez ingresados todos los datos.
El botón VOLVER se utiliza para salir de las pantallas y volver a la pantalla del menú principal.
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
FIGURA 20: ASIGNACIÓN DE TUTOR PARA AÑO/GRADO ESCOLAR
El botón Tutor permite asignar un tutor a cada año y grado, en el
campo Buscar permite hacer una búsqueda de los datos de los
docentes ya ingresados el cual se ha ingresado en la pantalla de
registro de docentes y se le asigna un grado o año y el turno y luego se da click en
el botón Asignar
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
FIGURA 21: REGISTRO DE MATERIAS
El botón Materia permite hacer un registro de todas las
materias ingresando el nombre de la materia y seleccionamos
el Nivel de la materia, ya sea de Preescolar, Primaria o
Secundaria.
Este botón nos permite guardar los datos de las materias y
niveles ingresados.
El botón VOLVER se utiliza para salir de las pantallas y volver a
la pantalla del menú principal.
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
FIGURA 22: REGISTRO DE ESTUDIANTE
El botón Estudiante permite ingresar los datos de un
estudiante nuevo al sistema, llenando los datos requeridos y
obligatorios de la ventana y seleccionando con un check la
opción nuevo luego de llenados los campos obligatorios de padre y madre se
da click en el botón para que los datos de los padres se almacenen
en el sistema luego en el campo padre, madre o tutor se escribe le nombre de
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
alguno de ellos y automáticamente se filtran los datos para verificar si se
guardaron con éxito los
datos. Y por ultimo se da click en el botón para guardar los
datos del estudiante. Y el botón volver que siempre esta
activado para permitir volver al menú principal
FIGURA 23: REGISTRO DE CALIFICACIONES
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
El botón Calif nos permite hacer un registro de las calificaciones de
los estudiantes ingresando el nombre del estudiante en el campo
Buscar Estudiantes y automaticamente se filtrará el nombre del
estudiante con todos sus datos y al seleccionar dicho estudiante se filtran la
materias correspondientes con el nivel del año/grado en que se matriculó luego se
procede seleccionar la materia e ingresar las notas de cada materia de acuerdo
al parcial que esta cursando dicho estudiante. Una vez introducidos todos los
datos se activan los botones de guardar, ver reporte de calificaciones y volver.
Guardar
El botón VOLVER se utiliza para salir de la pantallas y volver al
menú principal
El botón Reporte permite hacer un reporte de las calificaciones
de cada uno de los estudiantes ingresados en el sistema de la
siguiente manera.
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FIGURA 24: INFORME DE CALIFICACIONES INDIVIDUAL
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FIGURA 25: ARANCELES
Al dar click en el botón Arancel se despliega una ventana para los
pagos de aranceles de cada estudiante, la cual tiene un sistema de
busqueda que permite encontrar al estudiante que realizará el pago del
mes que desea cancelar en el campo Buscar Estudiante x.. luego aparece
automaticamente los datos del estudiante, selecciona el mes que se va a pagar,
introduce el nùmero de recibo el arancel y y luegose da click en el boton guardar
y aparece los meses cancelados en la ventana de aranceles.
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
Guardar Volver
FIGURA 26: INFORME DE ARANCELES
El botón Reporte permite generar un reporte de las mensualidades
canceladas por cada estudiante de la siguiente manera. Cada reporte se
puede imprimir.
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
Figura 27: MATRICULA
El botón Matrícula despliega una ventana, la cual permite realizar
el proceso de Matrícula.
En la ventana Matrícula se ingresan todos los datos de los estudiantes
para realizar el proceso completo de matricula llenando los campos que
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
se le solicitan al usuario sobre cada estudiante, tambien en esta ventana se
selecionan los documentos que cada estudiante entrega al momento de
matricularse. En esta misma ventana se pueden cancelar los aranceles de
matrícula y las mensualidades para cada matricula realizada. Cuando ya esten
ingresados todos los datos se activan los botones de guardar, reporte y volver.
Si los datos de los estudiantes ya se guardaron en el menu Estudiante solo se
filtran los datos de este en la casilla Buscar Estudiante x… para proceder a
realizar la matricula de lo contrario se realiza la misma accion para almacenar los
daos de un estudiante de nuevo ingreso.
Con el boton Guardar se almacenan todos los datos ingresados de cada
estudiante
Volver
Este botón al dar click en el abre la ventana de datos requeridos del
estudiante para ingresarlo como estudiante nuevo nuevo.
El botón Reporte permite hacer un reporte de la hoja de matrìcula del
estudiante y poder imprimir cada hoja de matricula. El reporte se
muestra de la siguiente manera.
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FIGURA 28: INFORME HOJA DE MATRÍCULA
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
Figura 29: REPORTES
El botón Reportes permite el aceso a la ventana de los todos los
reportes del sistema como se muestra en la figura 16.
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
El botón Estudiantes permite hacer un reporte de todos los
estudiantes matriculados en el Colegio.
FIGURA 30: REPORTE DE MATRÍCULA
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
El botón Docente permite hacer un reporte e imprimirlo de los datos
de todos los Maestros del Colegio.
FIGURA 31:
REPORTE DE
DOCENTES
El botón Tutoría permite hacer e imprimir un reporte de la
tutoria que se le asigna a cada maestro del Colegio.
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
FIGURA 32: REPORTE DE MAESTROS TUTORES
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
El botón Boletìn hace un reporte del boletìn escolar.
FIGURA 33: REPORTE DE BOLETÍN
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
El botón Calificaciones permite hacer un reporte de las
calificaciones e imprimirla sobre cada uno de los estudiantes.
FIGURA 34: REPORTE DE CALIFICACIONES
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
El botón Matrícula permite hacer un reporte de la hoja de
matricula e imprimirla por cada cada estudiante.
FIGURA 35: REPORTE DE HOJA DE MATRICULA
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
El botón Arancel permite hacer e imprimir un reporte de los
aranceles que ha cancelado cada estudiante con sus
respectivos meses.
FIGURA 36: REPORTE DE ARANCELES
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Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones
ENTREVISTA 1
Entrevista a: Lic. Mercedes Lanuza Urroz
Directora Colegio Emaus Asambleas de Dios
Objetivo: Se aplicó este instrumento de investigación con el objetivo de
identificar las necesidades y recopilar informacion para la elaboración del
sistema de información automatizado.
Cuestionario
1. ¿ En qué año fue fundado el Colegio?
2. ¿Cuántos alumnos alberga el Centro por modalidad impartida?
3. ¿Cuál es el número de docentes que labora en el Colegio?
4. ¿Qué dificultades se les han presentado al momento de realizar la
matrícula de forma manual ?
5. ¿Qué tipos de inconvenientes se les han presentado al llevar el registro de
calificaciones en el libro de notas?
6. ¿Cree usted que con la implementación de un sistema de información
automatizado se solucionarian algunos de los inconvenientes presentados
durante los procesos de matriculas y contol de calificaciones de cada
estudiante del centro?
7. ¿Si tuviese la oportunidad de implementar un sistema de información en
esta institucion lo haría?
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