tesis

Sistema de Información Automatizado para el Control de Matrícula y Calificaciones

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN......................................................................................................................................... 2

ANTECEDENTES.................................................................................................................................................4JUSTIFICACIÓN...................................................................................................................................................7PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA..........................................................................................................................8

OBJETIVOS............................................................................................................................................... 10

OBJETIVO GENERAL..........................................................................................................................................11OBJETIVOS ESPECÍFICOS....................................................................................................................................11

MARCO TEÓRICO..................................................................................................................................... 12

A CONTINUACIÓN SE DESCRIBEN ALGUNOS TÉRMINOS:............................................................................................12SISTEMA .......................................................................................................................................................12SISTEMAS DE INFORMACIÓN..............................................................................................................................12 SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMPUTARIZADOS....................................................................................................13EL ROL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES........................................................................14ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LA ENSEÑANZA CON EL AUXILIO DE LA COMPUTADORA................................................14LA INFORMÁTICA, LA COMPUTADORA Y LA EDUCACIÓN ..........................................................................................16CATEGORÍAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ..................................................................................................20

Sistemas de Procesamiento de Transacciones........................................................................................21Sistemas de Control de Procesos............................................................................................................22Sistemas de Colaboración Empresarial...................................................................................................22Sistemas de Información Administrativa................................................................................................22Sistemas de Información Gerencial ........................................................................................................24Sistemas de Información para funciones específicas..............................................................................24Sistema de Información que dan apoyo a la Contabilidad. ....................................................................25Sistema de Información que dan apoyo a la comercialización................................................................25

LA INFORMACIÓN Y EL CONOCIMIENTO................................................................................................................26LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS AL SERVICIO DEL DESARROLLO EDUCATIVO........................................................................27

Organización de la información y transferencia de conocimiento..........................................................28ESTRATEGIAS DE DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.................................................................................29

Método del Ciclo del vida de desarrollo de sistemas según Kendall & Kendall......................................29Método del Ciclo de vida de desarrollo de sistemas según James Senn..................................................37Solución Base de Microsoft.....................................................................................................................41

DISEÑO METODOLÓGICO......................................................................................................................... 47

TIPO DE INVESTIGACIÓN....................................................................................................................................47TÉCNICAS PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN...............................................................................................47

Entrevistas..............................................................................................................................................47Búsquedas en Internet............................................................................................................................47Revisión de documentación impresa y digital.........................................................................................48

IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA SELECCIONADA PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN................48PRIMERA FASE: Identificación de problemas, oportunidades y objetivos...............................................48SEGUNDA FASE: Determinación de los requerimientos de información..................................................49TERCERA FASE: Análisis de las necesidades del sistema.........................................................................49CUARTA FASE: Diseño del sistema recomendado...................................................................................50

Gutiérrez Moreno, Ruíz López ______________________________________ 1


QUINTA FASE: Desarrollo y documentación del software.......................................................................50SEXTA FASE: Prueba y mantenimiento del sistema.................................................................................51SÉPTIMA FASE: Implementación y evaluación del sistema.....................................................................51

HARDWARE Y SOFTWARE .................................................................................................................................52

ANÁLISIS DE RESULTADOS....................................................................................................................... 53

CONCLUSIONES....................................................................................................................................... 65

RECOMENDACIONES................................................................................................................................ 66

BIBLIOGRAFÍA.......................................................................................................................................... 67

ANEXOS................................................................................................................................................... 69

ANEXO 1: MANUAL DE USUARIO .......................................................................................................................69ANEXO 2: MANUAL TÉCNICO (VÉASE CD1).........................................................................................................69

INTRODUCCIÓN

Los Sistemas de Información (SI) y las Tecnologías de Información (TI) han

cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales. A través de su uso

se logran importantes mejoras, tales como la automatización de los procesos

operativos, tareas administrativas.

Las Tecnologías de la Información han sido conceptualizadas como la integración

y convergencia de la computación, las telecomunicaciones y la técnica para el

procesamiento de datos, donde sus principales componentes son: el factor

humano, los contenidos de la información, el equipamiento, la infraestructura, el

software y los mecanismos de intercambio de información, los elementos de

política y regulaciones, además de los recursos financieros.

Los componentes anteriores conforman los protagonistas del desarrollo

informático en una sociedad, tanto para su desarrollo como para su aplicación,

además se reconoce que las tecnologías de la información constituyen el núcleo

central de una transformación multidimensional que experimenta la economía y la

sociedad; de aquí lo importante que es el estudio y dominio de las influencias que

tal transformación impone al ser humano como ente social, ya que tiende a

modificar no sólo sus hábitos y patrones de conducta, sino, incluso, su forma de

pensar.

Gutiérrez Moreno, Ruíz López ____________________________________ 2


La Facultad Regional Multidisciplinaria de Estelí de la Universidad Nacional

Autónoma de Nicaragua UNAN - Managua, es una entidad educativa de nivel

superior, que a través de formación de profesionales capaces, formados en

valores y en aspectos técnicos y científicos.

Este proyecto de investigación se desarrolló en base a las necesidades y

problemas observados en el trascurso con el manejo de información de Colegio

Emaús, con el propósito de realizar mejoras a sus tareas manuales, a través del

proyecto denominado “Fortalecimiento de las capacidades empresariales de la

pequeña y mediana empresa en la ciudad de Estelí, Nicaragua”, en el marco del

Programa Universidad - Empresa para el Desarrollo Sostenible “PUEDES”.

PUEDES es un proyecto ejecutado por el consejo superior de las universidades

centroamericanas “CSUCA”, financiado por la cooperación Alemana “GTZ” y la

Universidad de Kassel de Alemania, ambos proyectos son ejecutados por la

UNAN Managua, FAREM - Estelí como parte de la relación universidad empresa

el que es uno de los objetivos primordiales de la Institución. Este proyecto está

orientado al fortalecimiento de las capacidades empresariales de la pequeña y

mediana empresa de la ciudad de Estelí, a través de la actualización de los

registros académicos y administrativos; el mejoramiento de los controles de del

rendimiento académico de los estudiantes.



Antecedentes

En la actualidad los sistemas de información automatizados se han convertido en

elemento muy importante para el desarrollo y desempeño de empresas e

instituciones dedicadas a brindar servicios a todos los sectores de la población.

Muchas de ellas no cuentan con un sistema automatizado que les ayude a agilizar

procesos manuales que se vuelven tediosos de manejar.

Los países subdesarrollados emplean sistemas informáticos automatizados que

facilitan el desempeño laboral en cuanto a la elaboración de horarios de clases,

matriculas de estudiantes, cursos en línea y otras actividades del quehacer en los

centros de educación entre algunos sistemas destacados en esta área se

encuentran el AsC Horarios, School Access.

En Nicaragua existen muchas organizaciones y personas dedicadas al desarrollo

de software para solucionar problemas relacionados con el manejo de información.

La UNAN – MANAGUA es un Centro de estudios superiores donde los docentes y

estudiantes se han dado a la tarea de desarrollar una variedad de software que

han facilitado el desempeño de tareas laborales cotidianas en empresas e

instituciones. Entre las aplicaciones destacadas en este campo desarrollado por

estudiantes de la Facultad Regional Multidisciplinaria son las siguientes:



Sistema computarizado para el control del uso de los equipos de computo

en los laboratorios de informática del Centro Regional del Norte: Este

sistema se creo para facilitar el uso de los equipos en los laboratorios de

computación, el cual consistía en permitir hacer una reservación para el uso de

los mismos de acuerdo a tres clases de usuarios: alumnos, extras y horas

clase. La función de este directamente era reservar, con fecha y hora así como

generar el código de reservación.

Sistema para Control de Inventario: este sistema se encarga de registrar

las tareas básicas de entradas y salidas de productos de una bodega.

Sistema para Control de Registro Académico: este sistema procesa

información acerca de los estudiantes y sus calificaciones así como también

información de los docentes y sus materias.

Entre los sistemas desarrollados que actualmente se utilizan en la Facultad

Regional Multidisciplinaria son:

Sistema para Control de Acceso a los Laboratorios: El propósito de este

sistema es controlar el tiempo que los estudiantes pueden usar

semanalmente los equipos en cada laboratorio.

Sistema para Control de Horarios de Clases: Este sistema fue

desarrollado con el propósito de facilitar una mejor organización en la

planificación de horarios y asignaturas con los diferentes grupos y docentes

que imparten clases en las diferentes carreras y años de la Facultad.



Algunos de los sistemas desarrollados mediante el Programa Universidad-

Empresa para el Desarrollo Sostenible (PUEDES) son:

Sistema de Información Computarizado para el Control de la Contabilidad,

Inventario y Facturación de la Empresa Distribuidora de Electrodomésticos

“Los Tarantines”, Estelí: Este sistema se desarrollo con el propósito de

automatizar las tareas de inventario y facturación de la distribuidora Los

Tarantines.

Sistema de Control de inventario de la Mueblería y Ferretería Franklin: El

objetivo de este sistema es servir de apoyo en la gestión de control de

inventario y facturación, tanto a nivel gerencial como operativo brindando

también información que pueda utilizarse en los procesos de planificación de la

empresa.

Sistema de Información Gerencial para la Empresa Municipal de Agua de

Río Blanco (EMARB), Matagalpa: desarrollado con el propósito de implementar

un Sistema de Información Gerencial para la automatización de las operaciones

que se realizan en la Empresa Aguadora de forma manual.



Justificación

La importancia de un sistema de información automatizado va en dependencia del

propósito para el que ha sido creado el sistema y de acuerdo a las necesidades de

las empresas e instituciones.

Los sistemas de información automatizados han venido revolucionando en gran

manera la forma en que las empresas manejan sus procesos internos ya que



estos facilitan el desempeño en muchos sectores de la actividad humana; lo que a

contribuido a que la sociedad completa se transforme aceleradamente dando

agigantados pasos como en la economía, industria, política y tecnología logrando

alcanzar a plenitud su potencial.

Para ampliar las posibilidades de acceso a los sistemas de información en una

institución educativa de calidad, se requiere involucrar los temas tecnológicos en

las propuestas educativas que permitan a los estudiantes involucrarse en el medio

tecnológico al igual que a la institución misma en la que este les facilita su

procesos de enseñanza- aprendizaje; a la vez que permita automatizar los

procesos que se manejan internamente en el Colegio en cuanto al

almacenamiento de la información de los estudiantes.

El contar con mayor información de la comunidad estudiantil que sea útil,

oportuna, y debidamente estructurada, podría ser un elemento para elevar la

calidad académica, pero sobre todo para transformar las debilidades en fortalezas

y las amenazas en oportunidades.

Para dar solución y resolver lo tedioso de los procesos de la administración de la

información de carácter estudiantil que maneja el Colegio Emaús fue necesario el

desarrollo de un sistema de información. Con la implementación de este sistema

de información se logrará automatizar los procesos que se llevan a cabo para el

control de matricula y calificaciones de los estudiantes del Colegio Emaús.

Planteamiento del problema

El Colegio Emaús Asambleas de Dios – Estelí es un Colegio Cristiano el cual

brinda a toda la población educación a nivel preescolar, primaria y secundaria

desde sus inicios en el año 1,995.



El Colegio cuenta con un plantel de 14 docentes entre los cuales se dividen en los

docentes que imparten asignaturas para la modalidad de primaria y los docentes

para la modalidad de secundaria; 4 administrativos entre ellos la directora y

subdirectora del colegio, la secretaria y el conserje.

La cantidad de estudiantes que alberga en sus instalaciones el Colegio Emaús se

dividen en tres modalidades: Preescolar con atención a 17 estudiantes, Primaria

que cuenta con una cantidad de 134 estudiantes y Secundaria con 132

estudiantes, para un total de 283 estudiantes.

El Colegio no cuenta con un sistema de información que agilice el proceso de

matricula y el control de calificaciones de los estudiantes.

La matrícula se realiza anualmente en la oficina de la Dirección, la directora y/o

secretaria llena un formato con los datos del estudiante y padres de familia o de la

persona encargada del estudiante, sobre algún padecimiento en particular del

estudiante y sobre años reprobados, al finalizar el proceso de matricula se firma

un acuerdo entre el padre de familia, el docente tutor y la Directora del Centro,

luego se guarda en fólderes y se archivan. En cada fólder se ubican los

expedientes del estudiante según el año matriculado. Seguidamente, el padre de

familia paga el arancel de matrícula y se le entrega recibo de caja como

comprobante de pago. Cada mes se recibe el pago de aranceles de cada

estudiante. No existe una fecha definida, los padres pagan según la fecha que

reciben su salario.

El control de las calificaciones se lleva de forma manual y resulta tedioso para los

docentes, quienes son los encargados de llevar este control por estudiante, por

asignatura y por grupo. Existe un formato que es llamado Consolidado de Notas

donde el profesor presenta las notas de los estudiantes por asignatura cuando se

da el corte de cada bimestre. Este consolidado sirve para el llenado de los

boletines, así como para la elaboración del informe del rendimiento académico.



Esta información sirve para conocer la situación académica de cada estudiante y

buscar soluciones a las dificultades en las diferentes asignaturas; de igual manera

permite presentar el porcentaje de aprobación del Centro al Ministerio de

Educación en el momento que lo soliciten.

Al final de cada año académico la información sobre las calificaciones finales se

ingresa de forma manual en el libro de notas. Toda esta información se debe

ingresar sin ningún error, sin correcciones. Más aún, cuando el estudiante solicita

el certificado de calificaciones de cualquier año que haya cursado en este Centro

Educativo, se llena un formato que se elabora de forma manual en una hoja de

texto de Microsoft Word que contiene el formato definido del papel sellado, éste

formato único puede ser modificado dependiendo del año que cursa el solicitante.

Luego se imprime y se entrega. En algunos casos la información de cada

estudiante se almacena en un archivo para no estar repitiendo este proceso

completamente y se modifican algunos campos.

El Colegio Emaús requiere de un sistema de información automatizado que agilice

los trámites de matrícula, registro de notas y que genere informe de calificaciones.

Con este sistema se pretende mejorar las actividades rutinarias, acelerar los

procesos manuales, facilitar datos oportunos y exactos de los estudiantes como es

el reporte de sus calificaciones, pago de aranceles y que cualquier información

relacionada con los estudiantes este disponible cuando se necesite y que se

presente en una forma fácil de utilizar.

OBJETIVOS



Objetivo General

Desarrollar un Sistema de información automatizado para el control de

matrícula y calificaciones de los estudiantes del Colegio Emaús Asambleas

de Dios - Estelí.

Objetivos Específicos

Identificar los procedimientos de control de matrícula y calificaciones para

generar reportes que agilicen los procesos para la toma de decisiones.

Describir los elementos del diseño del sistema de información automatizado

para el control de matrícula y calificaciones.

Programar el sistema de información automatizado para el control de

matrícula y calificaciones.

Validar el desempeño del sistema de información automatizado para

corregir los errores en el mismo.



MARCO TEÓRICO

A continuación se describen algunos términos:

Sistema

Es un conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a

determinado objeto. Los sistemas están compuestos por distintos elementos que

se relacionan entre sí y que generan actividades conjuntas, con el fin de posibilitar

el logro de determinados objetivos.1

Sistemas de Información

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí

con el fin de apoyar las actividades de una empresa, negocio e institución. 2

En los sistemas de información los objetivos están orientados, básicamente, a

atender las necesidades de información que tienen los usuarios.

En teoría de sistemas un sistema de información es un sistema automatizado o

manual que involucra personas, maquinas y/o métodos organizados de

recolección, procesos, transmisión clasificar datos que divulguen información del

usuario3.

1 www.ccee.edu.uy2 www.monografías.com

3 www.MiTecnologico.com


http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml

http://www.mitecnologico.com/

http://www.ccee.edu.uy/


FIGURA 1. ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Sistemas de Información Computarizados

Los sistemas de información computarizados tienen un soporte informático, es

decir se desarrollan en un entorno usuario - computadora, utilizando hardware y

software computacional, redes de telecomunicaciones, técnicas de administración

de bases de datos computarizadas y otras formas de tecnología de información.

Ventajas de los Sistemas de Información Computarizados

- Destacar solo la información necesaria

- Uniformizar la información facilitando la comunicación con los demás

ejecutivos.

- Reducir el tiempo requerido para convertir los datos en información útil.

- Permitir mayor confiabilidad.

- Almacenar en forma compacta.

- Manejar grandes volúmenes de datos.

- Brindar estilos alternativos de presentación y en forma interactiva.



El rol de los Sistemas de Información en las Organizaciones

Un sistema de información es una combinación organizada de personas,

hardware, software, redes de comunicaciones y recursos de datos que reúne,

transforma y disemina información en una organización 3 (O´Brien, 2001). En tal

sentido, se considera a los sistemas de información de gran utilidad para apoyar la

toma de decisiones, la coordinación y el control; también pueden ayudar a los

administradores y al personal a analizar problemas, visualizar asuntos complejos y

crear nuevos productos. Los sistemas de información mejoran la efectividad

gerencial y profesional formando parte de la estrategia de un negocio. La nueva

tecnología tiene un impacto significativo sobre la línea de producción de una

empresa garantizándole ventajas competitivas y sostenibles.

Estas afirmaciones se basan en la experiencia de muchos autores que se han

dedicado al estudio de la influencia que tienen los sistemas de información en el

comportamiento de la productividad gerencial.

Antecedentes Históricos de la Enseñanza con el Auxilio de la Computadora.

Los primeros esfuerzos por automatizar en parte el proceso enseñanza-

aprendizaje se pueden encontrar en el uso de las máquinas de enseñanza de

Sydney Pressey profesor de un curso introductorio masivo de psicología educativa

en la Universidad de Ohio quien, en la década de los 20, aplicaba a sus

estudiantes pruebas semanales que estimó le tomaban, para calificarlas, cinco

meses de tiempo completo cada semestre.

Motivado por el posible ahorro de tiempo diseñó una máquina que se parecía al

carro de una máquina de escribir, con cuatro teclas y una ventana larga por la cual

se podría ver un marco con una pregunta y cuatro posibles respuestas.

3 O´Brien, James (2001). Sistemas de Información Gerencial. McGraw-Hill/Interamericana. 4ta Edición.


http://www.monografias.com/trabajos15/ahorro-inversion/ahorro-inversion.shtml


Después de leer las preguntas los estudiantes seleccionaban la respuesta más

adecuada por medio de una de las teclas. Una prueba típica tenía 30 preguntas.

En 1957, Simon Ramo, un ingeniero eléctrico y exitoso industrial, publicó un plan

visionario que describía el papel de la computadora en la educación. Por medio de

esta máquina se automatizaría la enseñanza y también la administración de la

misma.

Para la mitad de la década de los 60, ya se había establecido firmemente en el

mundo empresarial el control administrativo que muchos de los procesos de

negocios utilizando computadoras, y éstos habían emigrado a escuelas que

contaban con computadoras como en el caso de las universidades importantes.

No obstante quedaba pendiente la administración detallada de la instrucción, así

como la instrucción misma que hacen los maestros en clase. Los dos procesos

dieron lugar a dos ramas del cómputo educativo: la Instrucción Administrada por

Computadora (CMI del inglés Computer Managed Instruction) y la Instrucción

Auxiliada por Computadora (CAI por sus siglas en inglés, Computer Aided

Instruction).

Entre los actores pioneros en CAI se encuentran las universidades de Illinois,

Stanford, la National Science Foundation y las empresas Control Data Corporation

e IBM. Tres proyectos destacan entre los esfuerzos iniciales: El Proyecto

Computer Curriculum Corporation (CCC), el Proyecto Plato y el Proyecto TICCIT.

Instituciones como la UNESCO e IFIP, así como sociedades y redes

internacionales, han organizado acciones y proyectos de investigación, en los que

ha participado México para intercambiar experiencias a nivel internacional sobre

diversos aspectos de la utilización de la informática en la educación.


http://www.monografias.com/trabajos10/gepi/gepi.shtml

http://www.monografias.com/trabajos4/acciones/acciones.shtml

http://www.monografias.com/trabajos34/mirada-al-curriculum/mirada-al-curriculum.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/pmbok/pmbok.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/manual-ingles/manual-ingles.shtml

http://www.monografias.com/trabajos901/debate-multicultural-etnia-clase-nacion/debate-multicultural-etnia-clase-nacion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos36/administracion-y-gerencia/administracion-y-gerencia.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/plan-negocio/plan-negocio.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCE

http://www.monografias.com/trabajos12/cofas/cofas.shtml

http://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/index.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/plane/plane.shtml


La Informática, la Computadora y la Educación

La informática es una herramienta útil en todas las áreas de la educación tanto en

el desarrollo de las asignaturas, como en administración y dirección de la

información en los diferentes niveles de la educación.

Entre las aplicaciones más destacadas que ofrecen las nuevas tecnologías se

encuentra la multimedia que se inserta rápidamente en el proceso de la educación

porque refleja la manera en que el estudiante piensa, aprende y recuerda,

permitiendo explorar fácilmente palabras, imágenes, sonidos, animaciones y

videos, intercalando pausas para estudiar, analizar, reflexionar e interpretar en

profundidad la información utilizada buscando de esa manera el equilibrio entre la

estimulación sensorial y la capacidad de lograr el pensamiento abstracto.

En consecuencia, la tecnología de la informática se convierte en una poderosa y

versátil herramienta que transforma a los estudiantes de receptores pasivos de la

información en participantes activos, en un enriquecedor proceso de aprendizaje

en el que desempeña un papel primordial la facilidad de relacionar sucesivamente

distintos tipos de información, personalizando la educación, al permitir a cada

estudiante avanzar según su propia capacidad.

No obstante, la aplicación de la multimedia en la educación no asegura la

formación de mejores estudiantes y futuros ciudadanos, si entre otros requisitos

dichos procesos no van guiados y acompañados por el docente.

El docente debe seleccionar el material a estudiar a través de la computadora; es

necesario que establezca una metodología de estudio, de aprendizaje y

evaluación, que no convierta por ejemplo a la información brindada a través de un

CD-ROM en un simple libro animado, en el que el estudiante interiorice grandes

cantidades de información que no aporten a su formación personal. El docente

debe examinar los contenidos de cada material a utilizar para detectar posibles


http://www.monografias.com/trabajos13/librylec/librylec.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/multimediaycd/multimediaycd.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/contabm/contabm.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/genesispensamto/genesispensamto.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/tomadecisiones/tomadecisiones.shtml

http://www.monografias.com/trabajos10/mmedia/mmedia.shtml


errores, omisiones, ideas o conceptos equívocos, sino que también deberá

fomentar entre los estudiantes una actitud crítica frente a ello.

A la luz de tantos beneficios resulta imprudente prescindir de un medio tan valioso

como lo es la Informática, que puede conducirnos a un mejor accionar dentro del

campo de la educación. Pero para alcanzar ese objetivo, la enseñanza debe tener

en cuenta no sólo la psicología de cada alumno, sino también las teorías del

aprendizaje, aunque se desconozca aún elementos fundamentales de esos

campos. Sin embargo, la educación en general y la Informática Educativa en

particular, carecen aún de estima en influyentes núcleos de la población,

creándose entonces serios problemas educativos que resultan difíciles de resolver

y que finalmente condicionan el desarrollo global de la sociedad.

La mejora del aprendizaje resulta ser uno de los anhelos más importante de todos

los docentes; de allí que la enseñanza individualizada y el aumento de

productividad de los mismos son los problemas críticos que se plantean en

educación; el aprendizaje se logra mejor cuando es activo, es decir cuando cada

estudiante crea sus conocimientos en un ambiente dinámico de descubrimiento.

La duración de las clases y la metodología empleada en la actualidad, son

factores que conducen fundamentalmente a un aprendizaje pasivo. Dado que la

adquisición de los conocimientos no es activa para la mayoría de los estudiantes

la personalización se hace difícil.

La incorporación de nuevos avances tecnológicos al proceso educativo necesita

estar subordinada a una concepción pedagógica global que valorice las libertades

individuales, la serena reflexión de las personas y la igualdad de oportunidades,

hitos trascendentes en la formación de las personas, con vistas a preservar en la

comunidad los valores de la verdad y la justicia. La computadora es entonces una

herramienta, un medio didáctico eficaz que sirve como instrumento para formar

personas libres y solidarias, amantes de la verdad y la justicia. En consecuencia


http://www.monografias.com/trabajos14/nuevmicro/nuevmicro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/discriminacion/discriminacion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos5/cienteysoc/cienteysoc.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/prod/prod.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/explodemo/explodemo.shtml

http://www.monografias.com/trabajos5/teap/teap.shtml

http://www.monografias.com/trabajos5/teap/teap.shtml

http://www.monografias.com/Salud/Psicologia/

http://www.monografias.com/trabajos5/natlu/natlu.shtml


toda evaluación de un proyecto de Informática Educativa debería tener en

consideración en qué medida se han logrado esos objetivos.

La revolución informática iniciada hace cincuenta años e intensificada en la última

década mediante el incesante progreso de las nuevas tecnologías multimediales y

las redes de datos en los distintos ambientes en los que se desenvuelven las

actividades humanas, juntamente con la creciente globalización de la economía y

el conocimiento, conducen a profundos cambios estructurales en todas las

naciones.

El análisis sobre las computadoras y la escuela, tema reservado inicialmente a los

especialistas en educación e informática, se ha convertido en un debate público

sobre la informática en la escuela y sus consecuencias sociales. Variada resulta

en la actualidad el abanico de las diversas realidades en que se desenvuelven los

establecimientos educacionales, desde los que realizan esfuerzos por mantener

sus puertas abiertas brindando un irremplazable servicio, hasta aquellos otros que

han logrado evolucionar a tono con los modernos avances tecnológicos, sin olvidar

una significativa mayoría de los que diariamente llevan a cabo una silenciosa e

invalorable tarea en el seno de la comunidad de la que se nutren y a la que sirven.

Esas realidades comprenden también en muchos casos la escasez de docentes

debidamente capacitados, las dificultades relacionadas con la estabilidad del

personal disponible, la persistencia de diversos problemas de infraestructura

edilicia, la discontinuidad en los proyectos emprendidos y las estrecheces

económicas siempre vigente. La Informática incide a través de múltiples facetas en

el proceso de formación de las personas y del desenvolvimiento de la sociedad;

puede ser observado desde diversos ángulos, entre los que cabe destacar.

a) La informática como tema propio de enseñanza en todos los niveles del

sistema educativo, debido a su importancia en la cultura actual; se la

denomina también "Educación Informática".


http://www.monografias.com/trabajos32/sistema-educativo-encrucijada-cambio-social/sistema-educativo-encrucijada-cambio-social.shtml

http://www.monografias.com/trabajos27/escasez/escasez.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/tecnicas-didacticas/tecnicas-didacticas.shtml#DEBATE

http://www.monografias.com/trabajos/epistemologia2/epistemologia2.shtml

http://www.monografias.com/Economia/index.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/bafux/bafux.shtml


b) La informática como herramienta para resolver problemas en la enseñanza

práctica de muchas materias; es un nuevo medio para impartir enseñanza y

opera como factor que modifica en mayor o menor grado el contenido de

cualquier curricular educativa; se la conoce como "Informática Educativa".

c) La informática como medio de apoyo administrativo en el ámbito educativo,

por lo que se la denomina "Informática de Gestión".

De manera que frente al desafío de encarar proyectos de informática en la escuela

resulta fundamental no solo ponderar la importancia relativa que el mismo

representa respecto de otros emprendimientos a promover, sino también evaluar

la mencionada problemática en la que se desenvuelve el establecimiento. La

función de la escuela es la de educar a las nuevas generaciones mediante la

transmisión del equipaje cultural de la sociedad, posibilitando la inserción social y

laboral de los educandos; un medio facilitador de nuevos aprendizajes y

descubrimientos, permitiendo la recreación de los conocimientos.

Como espejo que refleja la sociedad, las escuelas no crean el futuro, pero pueden

proyectar la cultura a medida que cambia y preparar a los estudiantes para que

participen más eficazmente en un esfuerzo continuado por lograr mejores maneras

de vida. Cada sujeto aprende de una manera particular, única, y esto es así

porque en el aprendizaje intervienen los cuatro niveles constitutivos de la persona:

organismo, cuerpo, inteligencia y deseo. Podemos afirmar que la computadora

facilita el proceso de aprendizaje en estos aspectos.

La computadora favorece la flexibilidad del pensamiento de los alumnos, porque

estimula la búsqueda de distintas soluciones para un mismo problema,

permitiendo un mayor despliegue de los recursos cognitivos de los alumnos. La

utilización de la computadora en el aula implica un mayor grado de abstracción de

las acciones, el manejo de la computadora permite el trabajo en equipo,

apareciendo así la cooperación entre sus miembros y la posibilidad de

intercambiar puntos de vista, lo cual favorece también sus procesos de


http://www.monografias.com/trabajos10/tequip/tequip.shtml

http://www.monografias.com/trabajos4/refrec/refrec.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/soluciones/soluciones.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/usal/usal.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/sistemas-control/sistemas-control.shtml


aprendizaje. Manejar una computadora permite a los estudiantes mejorar su

autoestima, sintiéndose capaces de "lograr cosas", realizar proyectos, crecer,

entre otros.

Aparece también la importancia constructiva del error que permite revisar las

propias equivocaciones para poder aprender de ellas. Así el alumno es un sujeto

activo y participante de su propio aprendizaje que puede desarrollar usos y

aplicaciones de la técnica a través de la inserción de las nuevas tecnologías. El

método de razonar informático es concretamente el método de diseño

descendente de algoritmos que es positivamente enriquecedor como método

sistemático y riguroso de resolución de problemas y de razonamiento. De tal

manera que el docente, debe dominar una forma de trabajar metódica, que

enseña a pensar y que permite el aprendizaje por descubrimiento, el desarrollo

inteligente y la adquisición sólida de los patrones del conocimiento.

Categorías de los Sistemas de Información

Los sistemas de información se desarrollan con diversos propósitos, según las

necesidades de la empresa. Existen diferentes categorías de Sistemas de

Información: Detallados en el siguiente gráfico.

FIGURA 2. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN


SISTEMAS DE APOYO

ADMINISTRATIVO/ GERENCIAL

SISTEMAS DE APOYO

ADMINISTRATIVO/ GERENCIAL

SISTEMAS DE INFORMACIÓNSISTEMAS DE INFORMACIÓN

SISTEMAS DE APOYO A LAS OPERACIONES

SISTEMAS DE APOYO A LAS OPERACIONES

SISTEMAS DE

PROCESAMIENTO

DE TRANSACCIONES

SISTEMAS DE

PROCESAMIENTO

DE TRANSACCIONES

SISTEMAS DE

CONTROL DE

PROCESOS

SISTEMAS DE

CONTROL DE

PROCESOS

SISTEMAS DE

COLABORACIÓN

EMPRESARIAL

SISTEMAS DE

COLABORACIÓN

EMPRESARIAL

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

ADMINISTRATIVA

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

ADMINISTRATIVA

SISTEMAS DE APOYO A TOMA

DE DECISION

ES

SISTEMAS DE APOYO A TOMA

DE DECISION

ES

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

EJECUTIVA

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

EJECUTIVA

http://www.monografias.com/trabajos15/algoritmos/algoritmos.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/autoestima/autoestima.shtml


Los Sistemas de Apoyo a las Operaciones generan una gran variedad de

productos de información para uso interno y externo. La función de los sistemas

de apoyo a las operaciones de una empresa de negocios consiste en procesar de

manera eficaz, las transacciones del negocio, controlar los procesos industriales,

apoyar las comunicaciones y colaboración empresarial y actualizar las bases de

datos corporativos.

Sistemas de Procesamiento de Transacciones

Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS, Transaction Processing

Systems) son sistemas de información computarizada creados para procesar

grandes cantidades de datos relacionadas con transacciones rutinarias de

negocios, como las nóminas y los inventarios. Un TPS elimina el fastidio que

representa la realización de transacciones operativas necesarias y reduce el

tiempo que una vez fue requerido para llevarlas a cabo de manera manual,

aunque los usuarios aún tienen que capturar datos en los sistemas

computarizados. Los sistemas de procesamiento de transacciones expanden los

límites de la organización dado que le permiten interactuar con entornos externos4.

Los sistemas de procesamiento de transacciones tienen como finalidad mejorar las

actividades rutinarias de una empresa y de las que depende toda la organización.

Una transacción es cualquier suceso o actividad que afecta a toda la organización.

Las transacciones más comunes incluyen: facturación, entrega de mercancía, pago

de empleados, depósito de cheques, retiros y depósitos en bancos. Los tipos de

transacciones cambian en cada una de las diferentes empresas u organizaciones.

Sin embargo, la mayor parte de las empresas procesan dichas transacciones como

una mayor parte de sus actividades cotidianas.

El procesamiento de transacciones, que es el conjunto de procedimientos para el

manejo de éstas, incluye entre otras las siguientes actividades: Cálculos,

Clasificación, Ordenamiento, Almacenamiento y Recuperación, Generación de

4 Análisis y Diseño de Sistemas Kendall & Kendall, pág. 2



resúmenes. Todas estas actividades forman parte del nivel operacional de cualquier

organización.

El estudio de un grupo de organizaciones también muestra la existencia de

características similares entre ellas:

- Gran volumen de transacciones

- Gran similitud entre las transacciones

- Los procedimientos para el procesamiento de transacciones están bien

comprendidos y se pueden describir con detalle

- Existen muy pocas excepciones a los procedimientos normales

Sistemas de Control de Procesos

Estos sistemas monitorean y controlan los procesos físicos, de las empresas

encargadas de manipular información.

Sistemas de Colaboración Empresarial

Estos sistemas mejoran las comunicaciones y la productividad de los equipos y

grupos de trabajo, e incluyen aplicaciones que a veces

Sistemas de Información Administrativa

Los Sistemas de Información Administrativa no reemplazan a los sistemas de

procesamiento de transacciones, sino que éstos incluyen procesamiento de

transacciones.

Los Sistemas de Información Administrativa ayudan a los directivos a tomar

decisiones y resolver problemas. Los directivos recurren a los datos almacenados

como consecuencia del procesamiento de las transacciones, pero también emplean

otra información.



Los Sistemas de Información Administrativo tienen el propósito:

- Proporcionar a los encargados de la toma de decisiones, datos oportunos y

exactos que les permitan tomar y aplicar las decisiones necesarias que

mejoren al máximo la relación que existe entre los recursos de la empresa.

- Ayudar a los gerentes en la planeación, control y toma de decisiones.

- Asegurar que la información exacta y confiable esté disponible cuando se

necesite y que se le presente en forma fácilmente aprovechable.

- Incrementar la productividad operacional.

- Hacer que el proceso de información deje de ser información fragmentada,

conjeturas inspiradas en la intuición y solución de problemas aislados.

En otras palabras, el objetivo primordial de un Sistema de Información

Administrativo (SIA) es proporcionar a la empresa un mecanismo para el ejercicio

de la administración. Para que esto se cumpla se requiere que se tome en cuenta

y se determine lo siguiente:

- ¿Qué datos se requieren?

- ¿Cuándo se requieren?

- ¿Quién o quienes los necesitan?

- ¿En qué forma se necesita?

- ¿Cuánto cuestan?

- ¿Prioridad de procesamiento de datos?

- ¿Cómo debe ser el control?

- ¿Cuál debe ser su alcance?

En cualquier organización se deben tomar decisiones sobre muchos asuntos que

se presentan con regularidad (a la semana, al mes, al trimestre, etc.) y para

hacerlo se requiere de cierta información. Dado que los procesos de decisión

están claramente definidos, se puede identificar la información necesaria para

formular las decisiones. Se pueden desarrollar sistemas de información para que,

en forma periódica, preparen reportes para el soporte de decisiones. Cada vez



que se necesita la información, ésta se prepara y presenta en una forma y formato

diseñados con anterioridad.

Con frecuencia, los especialistas en Sistemas de Información describen las

decisiones apoyadas por estos sistemas como decisiones estructuradas. El

aspecto estructurado se refiere al hecho de que los administradores conozcan de

antemano los factores que deben tenerse en cuenta para la toma de decisiones,

así como las variables con influencia más significativa sobre el resultado de una

decisión (buena o mala). A su vez, los analistas de sistemas desarrollan reportes

bien estructurados que contienen la información necesaria para las decisiones.

Sistemas de Información Gerencial

Los sistemas de información gerencial (MIS, Management Information Systems]

no reemplazan a los sistemas de procesamiento de transacciones, más bien,

incluyen el procesamiento de transacciones. Los MIS son sistemas de información

computarizados cuyo propósito es contribuir a la correcta interacción entre los

usuarios y las computadoras. Debido a que requieren que los usuarios, el software

[los programas de cómputo] y el hardware (las computadoras, impresoras, etc.),

funcionen de manera coordinada, los sistemas de información gerencial dan apoyo

a un espectro de tareas organizacionales mucho más amplio que los sistemas de

procesamiento de transacciones, como el análisis y la toma de decisiones. 5

Sistemas de Información para funciones específicas.

Para dar apoyo a las funciones primarias de comercialización, manufactura y

contabilidad, las empresas han construido sistemas de información distintos y

específicos para cada función. Aun cuando los sistemas de información se

modifican para reflejar la industria dentro de la cual se encuentra la empresa y la

cantidad y la variedad de transacciones que deben procesarse, ciertos aspectos

comunes aparecen en estas funciones específicas.5 Análisis y Diseño de Sistemas Kendall & Kendall, pág. 29.



Sistema de Información que dan apoyo a la Contabilidad.

Estos sistemas constan de varios módulos diseñados alrededor de los libros

contables, el catálogo de cuentas y los diarios. Estos módulos le permiten a la

empresa procesar las ventas y cobrar a los clientes las cantidades

correspondientes. Los sistemas de información también contienen módulos que

dan apoyo a las funciones de procesamiento de órdenes de compra y recepción,

manejo de inventarios, cuentas por pagar y nómina.

Adicionalmente, los sistemas de información específicos para contabilidad

contienen módulos para el procesamiento de contabilidad de activos fijos.

Sistema de Información que dan apoyo a la comercialización.

Durante mucho tiempo la función de comercialización no fue enfocada por la

tecnología informática. Los gerentes están cambiando la función de una operación

basada en sentimientos y suposiciones a una que se basa en la información. A

decir verdad, están empezando a darse cuenta que un sistema de información es

una arma crítica en la lucha por lograr una ventaja competitiva en el mercado.

Las organizaciones buscan formas de acercarse más a sus clientes actuales,

conseguir nuevos clientes y entender mejor el mercado. Los gerentes de

comercialización necesitan información que les ayude a anticipar los cambios en la

demanda del producto, a aumentar la productividad en las ventas y a ejercer un

control sobre los gastos de venta y distribución.

Un sistema para una función específica que tenga módulos para administración y

soporte de ventas, análisis del desempeño de ventas y pronósticos, investigación

de mercados y recopilación de inteligencia, servicio a clientes y análisis,

promoción, y análisis de productos y estrategia, proporciona la información

necesaria para los gerentes de estas funciones.



Una gran cantidad de datos que alimentan a los sistemas de información y dan

apoyo a la comercialización provienen de los sistemas de información

relacionados con las funciones de contabilidad y manufactura.

El sistema de Información específico para la comercialización combina datos de

bases de datos de la compañía con datos externos, incluyendo estadísticas

económicas, demográficas e industriales. Estos datos sirven de entrada a una

diversidad de modelos de pronósticos, de competencia y de precios, para

proporcionar, en unos cuantos minutos, información estratégica que no era posible

proporcionar con los sistemas manuales.

La Información y el Conocimiento

La educación es un proceso permanente de enriquecimiento continuo del

conocimiento y del saber hacer o saber cómo hacer; es también el mejor medio

para la construcción privilegiada de cada persona y de las relaciones entre

individuos, grupos y naciones.

Si aceptamos que el proceso de enseñanza/aprendizaje debe diseñarse para que

cada individuo aproveche al máximo sus capacidades, el concepto de educación

debe ampliarse en tiempo y espacio para que realmente sea un proceso de vida,

la educación a través de toda la vida.

Tanto en países desarrollados como en desarrollo, queda aún mucho por discutir y

avanzar en cuanto a la aplicación de las TIC (tecnologías de la información y la

comunicación). Entre los temas relacionados con la educación se mencionan:

a) Los que las consideran como herramienta y soporte para mejorar la

calidad del proceso educativo. Ya no deben observarse las tecnologías

integradas de información y comunicación únicamente como soportes

tecnológicos, sino como elementos integradores e incluyentes de los



procesos de acceso y recuperación de información y transferencia de

conocimiento y de enseñanza/aprendizaje.

b) Los cambios profundos y aún paradigmáticos que requiere el proceso

educativo, tanto por el oferente como por el receptor.

c) Los aspectos sociales y culturales, legales, políticos y económicos de la

transferencia electrónica de la información, que deberán considerarse al

planear la distribución, organización, acceso y recuperación local, nacional

y mundial. Los flujos de información se refieren al conocimiento en

movimiento.

Las nuevas tecnologías al servicio del desarrollo educativo

Desde siempre la información, ha sido un vehículo de transmisión de

conocimiento, ha constituido un factor esencial en el avance de la sociedad. El

actual desarrollo de todas las disciplinas se caracteriza, entre otros factores, por

una aceleración en la recopilación, almacenamiento, procesamiento y transmisión

de información, lo cual ha producido diversos efectos como elemento estratégico

para el desarrollo integral de la sociedad.

La información juega un papel fundamental en las relaciones internacionales, tanto

como medio de comunicación entre personas, como instrumento de entendimiento

y conocimiento entre las naciones. Este papel se torna aún más importante y

crucial en las relaciones internacionales contemporáneas, ya que los nuevos

desarrollos tecnológicos otorgan a la comunidad internacional rápida y sofisticado

medio de comunicación que permiten la transmisión casi instantánea de

información a diferentes regiones del globo.

No obstante, la distribución de la información en el mundo actual se caracteriza

por desequilibrios básicos que reflejan un desnivel general que afecta a la

comunidad internacional; ello se manifiesta en una amplia variedad de campos,



especialmente en las esferas políticas, legales, técnicas y financieras (Deutsch,

1956).

La posesión y oportuna aplicación de la información es factor esencial de

progreso; es elemento indispensable para el uso racional de recursos, para

avances científicos, tecnológicos, sociales y culturales, y como prerrequisito para

el desarrollo; es, pues un recurso vital para el proceso educativo y para el avance

del conocimiento. En nuestros días la información adquiere una connotación

especial y, por lo tanto, es indispensable considerar el estudio y la investigación en

el campo como prioritarios y como actores importantes a considerar en la

transformación del proceso educativo (Ascencio, Gil, 1989).

La importancia de la información y su relevancia en los procesos de

enseñanza/aprendizaje es obvia; pero también lo es la necesidad de comprender

los procesos de los flujos de información y su organización. Para que una persona

se eduque necesita adquirir información que enriquezca sus conocimientos, y a

través de ellos, adquiera nuevos conocimientos, habilidades y actitudes que le

faciliten tomar decisiones para su desarrollo personal y colectivo. Deberá tener

acceso a la información y al conocimiento registrado que sean relevante para su

aprendizaje.

Organización de la información y transferencia de conocimiento

La universidad virtual, entendida como la apertura de la universidad hacia la

comunidad con el apoyo de las tecnologías de la información para ampliar la oferta

de servicios de docencia y difusión de la cultura, así como la interacción de grupos

a través del espacio cibernético, requiere revisar la infraestructura tecnológica, los

recursos humanos multidisciplinarios y la estructura y organización de los

contenidos y flujos de información necesarios para su funcionamiento.

Los flujos electrónicos de información son insumo indispensable de los procesos

multimodales de enseñanza/aprendizaje. Las investigaciones sobre flujos

electrónicos de información política, organización, recuperación y uso son



importantes para la proyección interdisciplinaria de la educación continua a

distancia y de la universidad a distancia y virtual.

Han surgido nuevas tecnologías para apoyar la organización del conocimiento:

estructuras y relaciones en el ambiente en línea, aplicaciones de estructuras

tradicionales y no tradicionales a los sistemas digitalizados de recuperación de

información (motores de búsqueda, bases de conocimiento distribuidas y

multilingües, etc.).

Estrategias de Desarrollo de Sistemas de Información.

Existen diversos métodos para el desarrollo de ciclo de vida de los sistemas de

información a continuación se describen algunos de los más utilizados por los

desarrolladores de sistemas.

Método del Ciclo del vida de desarrollo de sistemas según Kendall & Kendall

El ciclo de vida del desarrollo de sistemas es un enfoque por fases para el análisis

y el diseño cuya premisa principal consiste en que los sistemas se desarrollan

mejor utilizando un ciclo específico de actividades del analista y el usuario.

Las fases que incluye el ciclo de vida del desarrollo de sistemas se han dividido en

siete aunque cada una se explica por separado, no se toman como un paso

aislado ya que puede que ocurran varias actividades en simultáneo.



FIGURA 3. LAS SIETE FASES DEL CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS

PRIMERA FASE: Identificación de problemas, oportunidades y

objetivos

En esta fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista se ocupa de

identificar problemas, oportunidades y objetivos. La primera fase requiere que el

analista observe objetivamente lo que sucede en un negocio y/o institución.

El analista determina con precisión cuáles son los problemas. Con frecuencia los

problemas son detectados por alguien más, y ésta es la razón de la llamada inicial

al analista.



Las oportunidades son situaciones que el analista considera susceptibles de

mejorar utilizando sistemas de información computarizados.

La identificación de objetivos también es una parte importante de la primera fase;

el analista debe averiguar lo que la empresa trata de conseguir con lo cual podrá

determinar si algunas funciones de las aplicaciones de los sistemas de

información pueden contribuir a que la institución alcance sus objetivos

aplicándolas a problemas u oportunidades específicos.

Los usuarios, los analistas y los administradores de sistemas que coordinan el

proyecto son los involucrados en la primera fase. Las actividades de esta fase

consisten en entrevistar a los encargados de coordinar a los usuarios, sintetizar el

conocimiento obtenido, estimar el alcance del proyecto y documentar los

resultados. El resultado de esta fase es un informe de viabilidad que incluye una

definición del problema y un resumen de los objetivos. A continuación, la

administración debe decidir si se sigue adelante con el proyecto propuesto.

SEGUNDA FASE: Determinación de los requerimientos de

información.

En esta fase que enfrenta el analista es la determinación de los requerimientos de

información de los usuarios. Entre las herramientas que se utilizan para determinar

los requerimientos de información de un negocio se encuentran métodos

interactivos como las entrevistas, los muestreos, la investigación de datos

impresos y la aplicación de cuestionarios; métodos que no interfieren con el

usuario como la observación del comportamiento delos encargados de tomar las

decisiones y sus entornos de oficina, al igual que métodos de amplio alcance

como la elaboración de prototipos.

El desarrollo rápido de aplicaciones (RAD, Rapid Application Developmeni) es un

enfoque orientado a objetos para el desarrollo de sistemas que incluye un método



de desarrollo (que abarca la generación de requerimientos de información) y

herramientas de software.

En la fase de determinación de los requerimientos de información del SDLC, el

analista se esfuerza por comprender la información que necesitan los usuarios

para llevar a cabo sus actividades. Como puede ver, varios de los métodos para

determinar los requerimientos de información implican interactuar directamente

con los usuarios.

Esta fase es útil para que el analista confirme la idea que tiene de la organización

y sus objetivos. En ocasiones sólo realizan las dos primeras fases del ciclo de vida

del desarrollo de sistemas. Esta clase de estudio podría tener un propósito distinto

y por lo general la lleva a la práctica un especialista conocido como analista de

información (IA, Information Analysi). Los implicados en esta fase son el analista y

los usuarios, por lo general trabajadores y gerentes del área de operaciones. El

analista de sistemas necesita conocer los detalles de las funciones del sistema

actual: el quién (la gente involucrada), el qué (la actividad del negocio), el dónde

(el entorno donde se desarrollan las actividades), el cuándo (el momento

oportuno) y el cómo (la manera en que se realizan los procedimientos actuales)

del negocio que se estudia. A continuación el analista debe preguntar la razón por

la cual se utiliza el sistema actual. Podría haber buenas razones para realizar los

negocios con los métodos actuales, y es importante tomarlas en cuenta al diseñar

un nuevo sistema.

Sin embargo, si la razón de ser de las operaciones actuales es que "siempre se

han hecho de esta manera", quizá será necesario que el analista mejore los

procedimientos. La reingeniería de procesos de negocios podría ser útil para

conceptualizar el negocio de una manera creativa. Al término de esta fase, el

analista debe conocer el funcionamiento del negocio y poseer información muy

completa acerca de la gente, los objetivos, los datos y los procedimientos

implicados.



TERCERA FASE: Análisis de las necesidades del sistema

La siguiente fase que debe enfrentar el analista tiene que ver con el análisis de las

necesidades del sistema. De nueva cuenta, herramientas y técnicas especiales

auxilian al analista en la determinación de los requerimientos. Una de estas

herramientas es el uso de diagramas de flujo de datos para graficar las entradas,

los procesos y las salidas de las funciones del negocio en una forma gráfica

estructurada. A partir de los diagramas de flujo de datos se desarrolla un

diccionario de datos que enlista todos los datos utilizados en el sistema, así como

sus respectivas especificaciones.

Durante esta fase el analista de sistemas analiza también las decisiones

estructuradas que se hayan tomado. Las decisiones estructuradas son aquellas en

las cuales se pueden determinar las condiciones, las alternativas de condición, las

acciones y las reglas de acción.

Existen tres métodos principales para el análisis de decisiones estructuradas:

español estructurado, tablas y árboles de decisión.

El rol del analista de sistemas ,en este punto del ciclo de vida del desarrollo de

sistemas, el analista prepara una propuesta de sistemas que sintetiza sus

hallazgos, proporciona un análisis de costo/beneficio de las alternativas y ofrece,

en su caso, recomendaciones sobre lo que se debe hacer. Si la administración de

la empresa considera factible alguna de las recomendaciones, el analista sigue

adelante. Cada problema de sistemas es único, y nunca existe sólo una solución

correcta. La manera de formular una recomendación o solución depende de las

cualidades y la preparación profesional de cada analista.



CUARTA FASE: Diseño del sistema recomendado

En la fase de diseño del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista utiliza

la información recopilada en las primeras fases para realizar el diseño lógico del

sistema de información.

El analista diseña procedimientos precisos para la captura de datos que aseguran

que los datos que ingresen al sistema de información sean correctos. Además, el

analista facilita la entrada eficiente de datos al sistema de información mediante

técnicas adecuadas de diseño de formularios y pantallas.

La concepción de la interfaz de usuario forma parte del diseño lógico del sistema

de información. La interfaz conecta al usuario con el sistema y por tanto es

sumamente importante.

Entre los ejemplos de interfaces de usuario se encuentran el teclado (para teclear

preguntas y respuestas), los menús en pantalla (para obtener los comandos de

usuario) y diversas interfaces gráficas de usuario (GUIs, Graphical User Interfaces]

que se manejan a través de un ratón o una pantalla sensible al tacto.

La fase de diseño también incluye el diseño de archivos o bases de datos que

almacenarán gran parte de los datos indispensables para los encargados de tomar

las decisiones en la organización. Una base de datos bien organizada es el

cimiento de cualquier sistema de información. En esta fase el analista también

interactúa con los usuarios para diseñar la salida (en pantalla o impresa) que

satisfaga las necesidades de información de estos últimos.

Finalmente, el analista debe diseñar controles y procedimientos de respaldo que

protejan al sistema y a los datos, y producir paquetes de especificaciones de

programa para los programadores. Cada paquete debe contener esquemas para

la entrada y la salida, especificaciones de archivos y detalles del procesamiento;



también podría incluir árboles o tablas de decisión, diagramas de flujo de datos, un

diagrama de flujo de sistema, y los nombres y funciones de cualquier rutina de

código previamente escrita.

QUINTA FASE: Desarrollo y documentación del software

En la quinta fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista trabaja de

manera conjunta con los programadores para desarrollar cualquier software

original necesario. Entre las técnicas estructuradas para diseñar y documentar

software se encuentran los diagramas de estructura, los diagramas de Nassi-

Shneiderman y el pseudocódigo. El analista se vale de una o más de estas

herramientas para comunicar al programador lo que se requiere programar.

Durante esta fase el analista también trabaja con los usuarios para desarrollar

documentación efectiva para el software, como manuales de procedimientos,

ayuda en línea y sitios Web que incluyan respuestas a preguntas frecuentes (FAQ,

Frequently Asked Questions) en archivos "Léame" que se integrarán en el nuevo

software. La documentación indica a los usuarios cómo utilizar el software y lo que

deben hacer en caso de que surjan problemas derivados de este uso.

Los programadores desempeñan un rol clave en esta fase porque diseñan,

codifican y eliminan errores sintácticos de los programas de cómputo. Si el

programa se ejecutará en un entorno de mainframe, se debe crear un lenguaje de

control de trabajos (JCL, Job Control Languagé). Para garantizar la calidad, un

programador podría efectuar un repaso estructurado del diseño o del código con el

propósito de explicar las partes complejas del programa a otro equipo de

programadores.



SEXTA FASE: Prueba y mantenimiento del sistema

Antes de poner el sistema en funcionamiento es necesario probarlo. Es mucho

menos costoso encontrar los problemas antes que el sistema se entregue a los

usuarios. Una parte de las pruebas las realizan los programadores solos, y otra la

llevan a cabo de manera conjunta con los analistas de sistemas. Primero se

realiza una serie de pruebas con datos de muestra para determinar con precisión

cuáles son los problemas y posteriormente se realiza otra con datos reales del

sistema actual.

El mantenimiento del sistema de información y su documentación empiezan en

esta fase y se llevan a cabo de manera rutinaria durante toda su vida útil. Gran

parte del trabajo habitual del programador consiste en el mantenimiento, y las

empresas invierten enormes sumas de dinero en esta actividad. Parte del

mantenimiento, como las actualizaciones de programas, se pueden realizar de

manera automática a través de un sitio Web. Muchos de los procedimientos

sistemáticos que el analista emplea durante el ciclo de vida del desarrollo de

sistemas pueden contribuir a garantizar que el mantenimiento se mantendrá al

mínimo.

SÉPTIMA FASE: Implementación y evaluación del sistema

Ésta es la última fase del desarrollo de sistemas, y aquí el analista participa en la

implementación del sistema de información. En esta fase se capacita a los

usuarios en el manejo del sistema. Parte de la capacitación la imparten los

fabricantes, pero la supervisión de ésta es responsabilidad del analista de

sistemas. Además, el analista tiene que planear una conversión gradual del

sistema anterior al actual. Este proceso incluye la conversión de archivos de

formatos anteriores a los nuevos, o la construcción de una base de datos, la

instalación de equipo y la puesta en producción del nuevo sistema.



Se menciona la evaluación como la fase final del ciclo de vida del desarrollo de

sistemas principalmente en aras del debate. En realidad, la evaluación se lleva a

cabo durante cada una de las fases. Un criterio clave que se debe cumplir es si los

usuarios a quienes va dirigido el sistema lo están utilizando realmente.

Debe hacerse hincapié en que, con frecuencia, el trabajo de sistemas es cíclico.

Cuando un analista termina una fase del desarrollo de sistemas y pasa a la

siguiente, el surgimiento de un problema podría obligar al analista a regresar a la

fase previa y modificar el trabajo realizado.

Método del Ciclo de vida de desarrollo de sistemas según James Senn.

El desarrollo de sistemas, un proceso formado por las etapas de análisis y diseño,

comienza cuando la administración o algunos miembros del personal encargado

de desarrollar sistemas, detectan un sistema de la empresa que necesita mejoras.

El método del ciclo de vida de desarrollo de sistemas (SDLC) es el conjunto de

actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e

implantar un sistema de información. A continuación se presentan las actividades

del ciclo de vida de desarrollo de sistemas:

Investigación preliminar

La solicitud para recibir ayuda de un sistema de información puede organizarse

por varias razones; el proceso se inicia siempre con la petición de una persona –

administrador empleado o especialista en sistemas. Cuando se formula la solicitud

comienza la primera actividad de sistemas: investigación preliminar. Esta actividad

tiene tres partes: aclaración de la solicitud, estudio de factibilidad y aprobación de

la solicitud.

Determinación de los requerimientos



El aspecto fundamental del análisis de sistemas es comprender todas las facetas

importantes de la parte de la empresa que se encuentra bajo estudio. Los

analistas, al trabajar con los empleados y administradores, deben estudiar los

procesos de una empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas clave:

- ¿Qué es lo que hace?

- ¿Cómo lo hace?

- ¿Con qué frecuencia se presenta?

- ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o de decisiones?

- ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?

- ¿Existe algún problema?

- Si existe un problema, ¿qué tan serie es?

- Si existe un problema, ¿cuál es la causa que lo origina?

Para contestar estas preguntas, el analista conversa con varias personas para

reunir detalles relacionados con los procesos de la empresa, sus opiniones sobre

por qué ocurren las cosas, las soluciones que proponen y sus ideas para cambiar

el proceso. Se utilizan las técnicas de recolección de información: cuestionarios,

entrevistas, observaciones, revisión de documentos impresos y digitales, si

existen.

Diseño del Sistema

El diseño de un sistema de información produce los detalles que establecen la

forma en la que el sistema cumplirá con los requerimientos identificados durante la

fase de análisis. Los especialistas en sistemas se refieren, con frecuencia, a esta

etapa como diseño lógico, en contraste con la de desarrollo de software, a la que

se denomina diseño físico.

Los analistas de sistemas comienzan el proceso de diseño identificando los

reportes y demás salidas que debe producir el sistema. Hecho lo anterior se

determinan con toda precisión los datos específicos para cada reporte y salida. Es



común que los diseñadores hagan un formato o pantalla que esperan que

aparezca cuando el sistema esté terminado. Lo anterior se efectúa en papel o en

la pantalla de una Terminal utilizando para ello algunas herramientas

automatizadas para el desarrollo de sistemas.

Los diseñadores son los responsables de dar a los programadores las

especificaciones de software completas y claramente delineadas. Una vez

iniciada la programación, los diseñadores contestan preguntas, aclaran dudas y

manejan los problemas que enfrentan los programadores cuando utilizan las

especificaciones de diseño.

Desarrollo de Software

Los encargados de desarrollar software pueden instalar (o modificar y después

instalar) software comprado a terceros o escribir programas diseñados a la medida

del solicitante. La elección depende del costo de cada alternativa, del tiempo

disponible para escribir el software y de la disponibilidad de los programadores.

Los programadores también son responsables de la documentación de los

programas y de explicar de cómo y por qué ciertos procedimientos se codifican en

determinada forma. La documentación es esencial para probar el programa y

llevar a cabo el mantenimiento una vez que la aplicación se encuentra instalada.

Prueba de Sistemas

Durante la fase de prueba de sistemas, el sistema se emplea de manera

experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir que

funcione de acuerdo a las especificaciones y en la forma que los usuarios esperan

que lo haga. Se alimentan como entradas conjuntos de datos de prueba para su

procesamiento y después se examinan los resultados. En ocasiones se permite

que varios usuarios utilicen el sistema para que los analistas observen si tratan de

emplearlo en formas no previstas. Es preferible descubrir cualquier sorpresa

antes de que la organización implante el sistema y dependa de él.



En muchas organizaciones, las pruebas son conducidas por personas ajenas al

grupo que escribió los programas originales; con esto se persigue asegurar, por

una parte, que las pruebas sean completas e imparciales y , por otra, que el

software sea más confiable.

Implementación y evaluación

La implantación es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los

usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios

para utilizar.

Dependiendo del tamaño de la organización que empleará la aplicación y el riesgo

asociado con su uso, puede elegirse comenzar la operación del sistema sólo en

un área de la empresa (prueba piloto), por ejemplo en un departamento con una o

dos personas. Algunas veces se deja que los sistemas, el viejo y el nuevo,

trabajen en forma paralela con la finalidad de comparar los resultados. En otras

palabras, el viejo sistema deja de utilizarse determinado día para comenzar a

emplear el nuevo al día siguiente.

Una vez instaladas, las aplicaciones se emplean durante muchos años. Sin

embargo, las organizaciones y los usuarios cambian con el paso del tiempo,

incluso el ambiente es diferente con el paso de las semanas y los meses. Por

consiguiente, es indudable que se debe dar mantenimiento a las aplicaciones;

realizar cambios y modificaciones en el software, archivos o procedimientos para

satisfacer las nuevas necesidades de los usuarios.

Dado que los sistemas de las organizaciones junto con el ambiente de las

empresas experimentan cambios de manera continua, los sistemas de información

deben mantenerse siempre al día. En este sentido, la implantación es un proceso

en constante evolución. La evaluación de un sistema se lleva a cabo para

identificar puntos débiles y fuertes. La evaluación a lo largo de cualquiera de las

siguientes dimensiones: Evaluación operacional, impacto organizacional, opinión

de los administradores y desempeño laboral.



Solución Base de Microsoft

Una solución es el proceso completo de crear un sistema para un cliente. La

solución incluye planear, documentar, probar, distribuir, capacitar, y ofrecer

soporte a la aplicación. La aplicación es sólo una parte de la solución.

Microsoft tiene un conjunto de procesos y modelos en los que algunos son

estándares en el envió de soluciones para la industria tecnológica conocida como

MSF (Soluciones Base de Microsoft), desarrolladores de software de todo el globo

terrestre aplican esta base a las estrategias internas para asegurar la mejor

práctica cuando desarrollan el software.

La solución base de Microsoft (MSF “Microsoft Solution Framework”) es

desarrollada para la puesta en funcionamiento de proyectos de software grandes.

Dos Modelos distintos (modelo de equipo y modelo de procesos) definen la base

completa. Al configurar un proyecto grande en equipo se necesita usar el “Modelo

de Equipo”.

Modelo de equipo

En el modelo de equipo, un desarrollador tiene un rol en un proyecto y se

recomienda que trabaje solamente en una tarea: desarrollar el código de la

aplicación. Cuando se trabaja en soluciones pequeñas, se tomarán muchos roles.

Un día se puede estar recopilando requisitos y la próxima semana se puede estar

desarrollando código para la aplicación. Es difícil escribir código y asumir otro rol

en el proyecto.

Como desarrollador, será fácil enfocar los esfuerzos en escribir código y

adentrarse en el análisis, prueba, y documentación sobre el programa. Esto dará

como resultado un proyecto fallido casi siempre.



Modelo de procesos

El modelo de procesos consta de cinco fases; son las partes del MSF que ponen

el Ciclo de vida de desarrollo de sistemas en práctica. Describe el orden en que

se debe terminar cada fase. También este modelo involucra las repeticiones de

todas fases, conocido como versiones. El modelo de procesos es un bucle

ininterrumpido de acontecimientos que incorpora el desarrollo de múltiples

versiones de software.

Cada versión del software irá a través de todas fases de la base “MSF”.

- Prevención

- Planificación

- Desarrollo

- Estabilización (Pruebas)

- Distribución

PRIMERA FASE: Prevención

Para empezar el MSF, se empieza en la fase de prevención. El éxito del proyecto

empieza aquí. Los clientes esperan y se merecen comprender cómo va el proceso

y alcances de la documentación del proyecto.

Hay cinco objetivos del la fase de prevención que usted tiene que lograr antes de

moverse a la fase de planificación.

Declaración del problema

Se debe describir en que consiste el problema así como la solución a los

planteamientos tratando de justificar el por qué de la creación del sistema, para

ello es necesario mostrar al cliente o grupos de interés las ventajas que recibirán

con el nuevo sistema.

Objetivos



Los objetivos tienen que ser medibles. Éstos son los que le ayudan a definir el

éxito del proyecto. La palabra clave es medible. Hay que asegurarse de que pueda

medir objetivos en el sistema.

Definición de los roles

Cuando los proyectos son pequeños solamente algunas personas trabajan en el

proyecto. Aquí se determinar quién es responsable de la planificación, el

desarrollo, prueba, documentación, y distribución del sistema.

Creación de un documento de alcances

Este documento será un prototipo para la solución. Todos los grupos de interés

que participan en el proyecto deben terminar juntos la versión final del documento

de alcances. Las secciones del documento de alcance incluyen lo siguiente:

- Un conjunto impreciso de requerimientos del usuario.

- La declaración del problema.

- Definición de los roles del equipo.

- Un conjunto de objetivos medibles.

- Una declaración breve que define el proceso de planificación próximo.

Análisis de riesgo

El cliente necesitará saber cualquier riesgo que pueda causar problemas para el

proyecto. Estos riesgos pueden ser que se trabajará con nuevas tecnologías aún

no probadas ó que el sistema requiera banda ancha pudiendo exceder los

recursos disponibles.

SEGUNDA FASE: Planificación

Durante la etapa de planificación, se crearán documentos para validar que el

proyecto pueda tener éxito. Los documentos serán transformados a través de la

retroalimentación con el cliente y los grupos de interés del proyecto. Se debe



asegurar que todos los grupos de interés del proyecto tengan tiempo de examinar

y validar cada documento.

Aún para un proyecto pequeño, este proceso puede tomar varias rondas de

cambios hasta que todas las partes estén contentas. Al final se crea un plan

operativo del proyecto y estimación de costos antes de trasladarse a la etapa de

desarrollo. Hay una lista de los documentos que necesita crear:

- Documentos de diseños conceptuales, lógicos y físicos.

- Casos de uso y escenarios de uso.

- Especificación del sistema.

- Plan operativo del proyecto.

- Estimación de costos.

TERCERA FASE: Desarrollo

El desarrollo es el escenario con el que se está más familiarizado. El MSF

encapsula todo lo relacionado con la creación del ámbito de desarrollo hasta

terminar la documentación en esta etapa. El objetivo de esta etapa es una

aplicación completa lista para ser probada.

La instalación: Construir áreas estratégicas para el desarrollo y pruebas.

Para cualquier proyecto, se necesita un ámbito de desarrollo y pruebas que se

correspondan al ambiente de producción. Se deben tomar las precauciones

necesarias para construir las áreas estratégicas haciéndolas coincidir con el

ámbito de producción. Algo tan simple como los controladores de impresoras

pueden causar resultados inesperados en la aplicación entre pruebas estratégicas

y áreas de producción.

Completar el prototipo

Se debe permitir que el cliente valore un prototipo. No se debe subestimar el valor

de este proceso. Hay que tener tiempo para que el cliente haga cambios al diseño.



Descubrirá que es fácil cambiar un prototipo. Una vez que se tienen tres meses de

codificación en marcha, los cambios en la interfaz de usuario pueden ser costosos.

Completar el código

La aplicación está lista para probar. Se deben validar los módulos haciendo

pruebas de las unidades.

Suministrar documentación de la aplicación

La documentación de las fases anteriores es compilada con un manual de usuario

y la documentación del sistema. El equipo que va a realizar pruebas necesita esta

documentación.

CUARTA FASE: Pruebas

Se debe asegurar suficiente tiempo en el plan operativo para probar y hacer los

planes de prueba. Como todo lo demás en el MSF, la fase de prueba es un

proceso iterativo. Se necesitan planes de pruebas que se puedan repetir y validar

después de las correcciones. Se deben documentar los resultados. Cuando

aparezcan errores en la aplicación después del lanzamiento, se querrá ver por

qué el plan de prueba no reveló el defecto y luego se deberá adaptar el plan de

prueba. Después de que el cliente ha aceptado los resultados de las pruebas, se

completa la documentación de cambios y empaquetan todos los archivos para la

distribución.

Debe planificar las siguientes sub fases durante el proceso de prueba:

- Probar gradualmente la aplicación.

- Prueba de seguridad.

- Prueba de rendimiento.

- Prueba de aceptación del usuario.

- Probar la integración del sistema.

QUINTA FASE: Distribución



En esta fase está listo para la producción. Si no se ha retrasado en tiempo y está

dentro del presupuesto, el cliente estará satisfecho con el proyecto. Con toda la

planificación y la interacción con el cliente, habrá pocas sorpresas en esta etapa.

La solución entra en la producción y se tendrá un equipo pequeño disponible para

entrenar y respaldar a los usuarios. Después del tiempo acordado con el cliente, la

aplicación será traspasada al personal de soporte técnico.

Se necesitará capacitarlos y darles la documentación del sistema. De esta manera

se ha logrado completar la implementación del proyecto exitosamente.

Todavía se tiene pendiente ¿cómo manejar los cambios usando objetivos en

conflicto? Para finalizar un proyecto con éxito. El próximo acápite explica esto en

mayor detalle.

DISEÑO METODOLÓGICO



El presente trabajo investigativo describe el desarrollo de un sistema de

información automatizado el cual será implementado en el Colegio Emaús

Asambleas de Dios de la ciudad de Estelí.

Tipo de Investigación

El tipo de investigación realizada es aplicada y descriptiva; aplicada porque se

aplicaron conocimientos adquiridos en el transcurso de la carrera de Ciencias de

Computación; así como aplicación de los conocimientos investigados sobre los

lenguajes de programación como Visual Basic.Net, Crystal report para la

generación de reportes y el gestor de base de datos SQL Server; los que los

aplicamos durante el desarrollo del Sistema de Información. Es descriptiva porque

se detallaron cada uno de los procesos que realizaría el sistema desde su inicio

hasta su fin.

Técnicas para la recopilación de información

Para recopilar la información necesaria que permitió determinar el problema y su

solución se utilizaron las siguientes técnicas:

Entrevistas

Esta técnica se utiliza para recabar información sobre un determinado tema y es

fundamental para la preparación de un documento de investigación; la cual fue

aplicada a la Directora y Sub-directora del Colegio Emaús Asambleas de Dios.

Búsquedas en Internet

Información sobre las diferentes definiciones, métodos y estrategias utilizados

para el desarrollo del sistema de información y su documentación.

Revisión de documentación impresa y digital



Se consulto libros para la toma de decisiones sobre el diseño metodológico a

utilizar para la elaboración del sistema de información al igual que consultas de

páginas en internet.

Implementación de la Metodología seleccionada para el

desarrollo del Sistema de Información.

En este trabajo de investigación se implementó como estrategia de desarrollo de

sistemas de información, el Método de Ciclo de Vida de Desarrollo de Sistemas

según Kendall & Kendall; las cuales se describen a continuación:

PRIMERA FASE: Identificación de problemas, oportunidades y objetivos

En esta primera fase se identificaron las necesidades del usuario, al constatar lo

tedioso de la búsqueda de información de los estudiantes para los encargados de

almacenar estos datos, en cuanto al proceso de matricula, almacenamiento de

información de docentes, materias y sobre todo el almacenamiento de las

calificaciones.

Las oportunidades son las ventajas que obtendrá el Colegio al tener un sistema de

información automatizado para el registro y control de los datos de cada

estudiante de forma rápida y eficaz de manipular; permitiendo así que la

información este el alcance del usuario en tiempo y forma.

Los objetivos planteados son de vital importancia para lograr el propósito con el

que fue creado el sistema de información.

SEGUNDA FASE: Determinación de los requerimientos de información.



Para determinar los requerimientos necesarios para la elaboración del sistema de

información del Colegio Emaús Asambleas de Dios-Estelí se utilizaron las

herramientas como la observación y la entrevista la que fue aplicada a la directora

del Centro Lic. Mercedes Lanuza y a la subdirectora Lic. Amparo Rocha para

conocer los procesos que se realizan para almacenar la información de los

estudiantes durante el proceso de matricula, control de notas, asignación de tutor

etc.

Los requerimientos de información son las necesidades que plantea el usuario

para la creación del sistema de información.

TERCERA FASE: Análisis de las necesidades del sistema

En esta fase se debe hacer uso de diagramas de flujos de datos para estructurar

el almacenamiento de información tanto como la entrada y salida de datos.

Para llevar a cabo un sistema es necesario hacer un análisis de costo / beneficio;

esto se refiere al costo que debería pagar el Colegio por el desarrollo del sistema

de información y el beneficio que obtendrá con la implementación del sistema

automatizado para mejorar la calidad del manejo de la información.

Se utilizaron entrevistas, cuestionarios y se observo el proceso de cómo el

Colegio almacena la información en el proceso de control de matrícula y

calificaciones durante el año escolar.

CUARTA FASE: Diseño del sistema recomendado



En esta fase se utilizó el formato de matrícula proporcionado por el Colegio y se

siguió la lógica para la elaboración de dicho formato en el sistema de información.

Se diseñaron procedimientos precisos para la captura y almacenamiento de datos

a fin de que los datos que van a entrar al sistema de información sean correctos,

también incluye el diseño de base de datos que guardará los datos necesarios

para los usuarios del sistema automatizado del Colegio Emaús Asambleas de

Dios-Estelí.

QUINTA FASE: Desarrollo y documentación del software

En esta fase se trabajo la programación a la par para desarrollar el software que

llevará el control matricula y calificaciones de los estudiantes del Colegio Emaús.

Asambleas de Dios-Estelí. Recopilamos la información necesaria para hacer un

sistema ajustado a sus necesidades.

En esta etapa se le mostrará al usuario la manera de usar el software,

proporcionándoles un manual de usuario, el cual contiene información de cómo

hacer uso del software.

El sistema fue desarrollado con Microsoft Visual Studio 2008.Net, también se creó

la base de datos utilizando el gestos SQL Server Express 2005, que almacenará

la información estudiantes del Colegio.

SEXTA FASE: Prueba y mantenimiento del sistema



Antes de que pueda ser usado el sistema de información ejecutaremos una serie

de pruebas para que destaquen los problemas con los datos de ejemplo y

eventualmente con los datos reales del sistema actual.

El mantenimiento de este sistema y de su documentación comienza en esta fase

y es efectuado rutinariamente a lo largo de la vida del sistema de información.

SÉPTIMA FASE: Implementación y evaluación del sistema

Implementación

En esta fase se implementará el sistema de información automatizado, así como

la capacitación de los usuarios para que manejen el sistema con la ayuda del

manual de usuario.

Evaluación del sistema

Luego de haber implementado el sistema se procederá a evaluarlo para

comprobar si su funcionamiento es el esperado y corregir posibles errores antes

de la implementación final.

Hardware y Software



Para el desarrollo del sistema de información se utilizaron las siguientes

herramientas:

Software

Para el desarrollo del diseño y la programación se utilizaron los diferentes:

- Plataforma Windows XP- Servi-pack 2

- Plataforma NetFrameWork 2.0

- Plataforma NetFrameWork 3.5

- Cristal Report 10.5

- Visual Studio 2008

- SQL Server 2005 Express Edition

- Windows Installer 3.1

- SQL Server 2005 Management Studio

Hardware

- Pentium 4

- Procesador Intel(R)

- Memoria 512

- Disco Duro 160 GB

Requerimientos para la implementación del Sistema

- Pentium 4 o Celeron D

- Memoria 512 RAM

- Disco Duro 40 GB

- Windows 2007, Windows 2008, Windows 2000, Windows XP- Servi-pack 2,

Windows XP- Servi-pack 3, , Windows Vista

ANÁLISIS DE RESULTADOS.



En este trabajo de investigación se logró identificar los componentes que se

necesitan para realizar el proceso de control de matrícula y calificaciones de cada

estudiante dentro del Colegio Emaús Asambleas de Dios- Estelí.

Se utilizó la herramienta de Visual Net 2.0 para la programación y diseño

de las pantallas del Sistema de Información.

Para crear la base de datos se utilizó SQL server 2005 como gestor de

base de datos.

El Sistema desarrollado es compatible con los sistemas operativos,

Windows 2007, Windows 2008, Windows 2000, Windows XP- Servi-pack 2,

Windows XP- Servi-pack 3, , Windows Vista

El Sistema se evaluó con datos reales para eliminar cualquier margen de

error que este pudiese presentar antes de implementarlo.

Con la implementación del sistema se pretende eliminar lo tedioso de

manipular de información de los estudiantes del Colegio Emaús sin ningún

control sobre esta información y poder facilitar a los docentes la información

de cada uno de estos de manera rápida y eficaz, también se podrá obtener

reportes de la información de docentes, tutoría, aranceles y datos

académicos de los estudiantes.

Se realizó el análisis y diseño de la Base de Datos del Sistema de

Información para el Control de Matrícula y calificaciones del Colegio Emaús

Asambleas de Dios-Estelí de la siguiente manera:



FIGURA 4: MODELO ENTIDAD RELACIÓN.

El modelo Entidad Relación (E/R), muestra de forma gráfica en la que se diseño

la base de datos para el sistema de información automatizado. A continuación se

detallan los procesos lógicos realizados en cada una de las tablas utilizadas en el

sistema de información.



FIGURA 5: DIAGRAMA DE CONTEXTO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MATRÍCULA Y

CALIFICACIONES



FIGURA 6: DIAGRAMA CERO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MATRÍCULA Y

CALIFICACIONES



El resultado final de esta investigación fue el desarrollo del Sistema de

Información automatizado para el Control de Matricula y calificaciones para

los estudiantes del Colegio Emaús Asambleas de Dios – Estelí.

Pantallas de Ejecución del Sistema Colegio Emaús

FIGURA 9: PANTALLA DE INICIO DEL SISTEMA DE INFORMACION

FIGURA 10: PANTALLA DEL MENÚ PRINCIPAL



FIGURA 11: MENÚ SESIÓN INICIADA, BOTONES ACTIVOS

FIGURA 12: CREAR UNA CUENTA NUEVA



FIGURA 13: REGISTRO DE DOCENTES

FIGURA 14: REGISTRO DE AÑO/GRADO ESCOLAR



FIGURA 15: ASIGNACIÓN DE TUTOR PARA AÑO/GRADO ESCOLAR

FIGURA 16: REGISTRO DE MATERIAS



FIGURA 17: REGISTRO DE ESTUDIANTE

FIGURA 18: REGISTRO DE CALIFICACIONES



Figura 19: REPORTES



CONCLUSIONES

Con el desarrollo de este trabajo investigativo se obtuvieron las siguientes

conclusiones:

La información recopilada se utilizo para realizar el diseñó y programación

del Sistema de Información automatizado para el Colegio Emaús.

Se logró el desarrollo del sistema de información que permite manejar el

control de matrícula y calificaciones de los estudiantes del Colegio Emaús;

haciendo uso de la herramienta Visual.net para el diseño de las pantallas y

la adecuada programación y para la creación de la Base de datos el Gestor

de Base de Datos SQL Server 2005.

El sistema de información funciona con datos reales, los cuales se tomaron

de la información recopilada en el Centro Educativo.



Recomendaciones

El sistema se desempeña eficientemente y se recomienda se implemente

en el Colegio EMAÚS Asambleas de Dios.

En futuros desarrollos de proyectos de sistemas utilizar el lenguaje de

programación Visual.Net, ya que es un programa con las herramientas

necesarias para facilitar el diseño y programación de cualquier aplicación.

El sistema realizado para el Colegio Emaús queda accesible a cualquier

persona que desee hacer alguna modificación en pro de realizar mejoras,

actualizaciones para garantizar la efectividad del mismo.

.



BIBLIOGRAFÍA

Referenciada

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Facturación en la Mueblería y Ferretería Franklin. Tesis 2008.

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5. Kendall & Kendall. Análisis y Diseño de Sistemas de Información. (pág. 36-

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7. O´Brien, James A., Marakas George M. Sistemas de Información Gerencial.

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8. O´Brien, James A., Marakas George M. Sistemas de Información Gerencial.

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www.monografías.com/trabajos28/aceptacion-individuo/aceptacion-

individuo.shtml

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2. Estrategias de Desarrollo de Sistemas de Información

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3. Ibarra Hidalgo Tania et al. Sistema Computarizado para el control del uso

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4. Manual para el desarrollo de base de datos SQL Server 2005 como gestor.

5. Manual para la programación de Microsoft Visual Basic.NET


http://www.monografias.com/trabajos5/psicoedu/psicoedu.shtml

http://www.MiTecnologico.com/


Anexos

Anexo 1: Manual de Usuario

Anexo 2: Manual Técnico (Véase CD1)

Anexo 1: MANUAL DE USUARIO



Pasos para instalar el Sistema de Información Automatizado para el

Colegio Emaús Asambleas de Dios-Estelí:

1. Insertar CD de la aplicación.

2. Abrir la carpeta Colegio Emaús

3. Abrir la carpeta Instalador Emaús

4. Luego abrir carpeta Debug

5. Doble click en icono setup

6. Preparando la instalación de sistema Emaús- click en botón

Siguiente

7. Seleccionar la carpeta en donde desea instalar la aplicación

dando click en el botón Examinar o dejarla en la dirección que

automáticamente aparece. Click ene l botón Siguiente.



8. Confirmar la Instalación de la aplicación y click en el botón

Siguiente.



9. Instalando Sistema Emaús, esperar mientras se instalan todos los

componentes requeridos por el Sistema.

10.Click en el botón Cerrar



Pasos para instalar la Base de Datos para el Sistema de Información

Automatizado del Colegio Emaús Asambleas de Dios-Estelí:

1. Abrir la carpeta Colegio Emaús

2. Abrir la carpeta Colegio Emau

3. Doble click en la carpeta Aplicaciones

4. Doble click en icono SQLServer 2005 Management Studio

5. Preparando Instalación. Click en el botón siguiente.



6. Aceptar el contrato de licencia para poder instalar el programa y

Click en el boton Siguiente.

7. Registrar el nombre del equipo y click en el boton Siguiente



8. Selección de las caracteristicas del programa que se esta

instalando y click en el boton Siguiente.

9. Preparando para instalar el programa y hacer click en Instalar



10. Instalando programa

11.Completada la Instalacion, click en el boton Finalizar



PANTALLAS DE EJECUCIÓN DELSISTEMA COLEGIO EMAUS

FIGURA 14: PANTALLA DE INICIO DEL SISTEMA DE INFORMACION

FIGURA 15: PANTALLA DEL MENÚ PRINCIPAL



En esta pantalla solo se encuentra activo el botón Sesión que permite tener

acceso al sistema, ingresando el nombre del usuario y su respectiva

contraseña, se da click en la opción Aceptar y una vez realizada esta acción se

activarán todos los botones que se encuentran desactivados, como se

muestran en la siguiente pantalla.

FIGURA 16: MENÚ SESIÓN INICIADA, BOTONES ACTIVOS



FIGURA 17: CREAR UNA CUENTA NUEVA

En esta pantalla el botón Usuario permite crear una cuenta de usuario

ingresando el nombre del usuario, nombre de la cuenta (Nick) y la

contraseña del usuario.

Este botón se utiliza para guardar los datos del usuario que utilizara el

sistema, se activa una vez ingresados todos los datos.

El botón VOLVER se utiliza para salir de las pantallas y volver a la

pantalla del menú principal.



FIGURA 18: REGISTRO DE DOCENTES

El botón Docentes permite hacer un registro de los docentes que

laboran en el Colegio, ingresando el nombre, dirección, teléfono, email

y la materia que imparten.

Este botón guarda los datos ingresados, se activa una vez ingresados

los campos obligatorios de Nombres y Materias.

El botón VOLVER se utiliza para salir de las pantallas y volver a la

pantalla del menú principal.



FIGURA 19: REGISTRO DE AÑO/GRADO ESCOLAR

El botón Año/Grado permite hacer un registro de los años y grados

que se imparten en el Colegio, así como la designación del turno al

que corresponde cada año y grado, así como también el nivel ya sea

de Preescolar, Primaria y Secundaria.

Este botón nos permite guardar una vez ingresados todos los datos.

El botón VOLVER se utiliza para salir de las pantallas y volver a la pantalla del menú principal.



FIGURA 20: ASIGNACIÓN DE TUTOR PARA AÑO/GRADO ESCOLAR

El botón Tutor permite asignar un tutor a cada año y grado, en el

campo Buscar permite hacer una búsqueda de los datos de los

docentes ya ingresados el cual se ha ingresado en la pantalla de

registro de docentes y se le asigna un grado o año y el turno y luego se da click en

el botón Asignar



FIGURA 21: REGISTRO DE MATERIAS

El botón Materia permite hacer un registro de todas las

materias ingresando el nombre de la materia y seleccionamos

el Nivel de la materia, ya sea de Preescolar, Primaria o

Secundaria.

Este botón nos permite guardar los datos de las materias y

niveles ingresados.

El botón VOLVER se utiliza para salir de las pantallas y volver a

la pantalla del menú principal.



FIGURA 22: REGISTRO DE ESTUDIANTE

El botón Estudiante permite ingresar los datos de un

estudiante nuevo al sistema, llenando los datos requeridos y

obligatorios de la ventana y seleccionando con un check la

opción nuevo luego de llenados los campos obligatorios de padre y madre se

da click en el botón para que los datos de los padres se almacenen

en el sistema luego en el campo padre, madre o tutor se escribe le nombre de



alguno de ellos y automáticamente se filtran los datos para verificar si se

guardaron con éxito los

datos. Y por ultimo se da click en el botón para guardar los

datos del estudiante. Y el botón volver que siempre esta

activado para permitir volver al menú principal

FIGURA 23: REGISTRO DE CALIFICACIONES



El botón Calif nos permite hacer un registro de las calificaciones de

los estudiantes ingresando el nombre del estudiante en el campo

Buscar Estudiantes y automaticamente se filtrará el nombre del

estudiante con todos sus datos y al seleccionar dicho estudiante se filtran la

materias correspondientes con el nivel del año/grado en que se matriculó luego se

procede seleccionar la materia e ingresar las notas de cada materia de acuerdo

al parcial que esta cursando dicho estudiante. Una vez introducidos todos los

datos se activan los botones de guardar, ver reporte de calificaciones y volver.

Guardar

El botón VOLVER se utiliza para salir de la pantallas y volver al

menú principal

El botón Reporte permite hacer un reporte de las calificaciones

de cada uno de los estudiantes ingresados en el sistema de la

siguiente manera.



FIGURA 24: INFORME DE CALIFICACIONES INDIVIDUAL



FIGURA 25: ARANCELES

Al dar click en el botón Arancel se despliega una ventana para los

pagos de aranceles de cada estudiante, la cual tiene un sistema de

busqueda que permite encontrar al estudiante que realizará el pago del

mes que desea cancelar en el campo Buscar Estudiante x.. luego aparece

automaticamente los datos del estudiante, selecciona el mes que se va a pagar,

introduce el nùmero de recibo el arancel y y luegose da click en el boton guardar

y aparece los meses cancelados en la ventana de aranceles.



Guardar Volver

FIGURA 26: INFORME DE ARANCELES

El botón Reporte permite generar un reporte de las mensualidades

canceladas por cada estudiante de la siguiente manera. Cada reporte se

puede imprimir.



Figura 27: MATRICULA

El botón Matrícula despliega una ventana, la cual permite realizar

el proceso de Matrícula.

En la ventana Matrícula se ingresan todos los datos de los estudiantes

para realizar el proceso completo de matricula llenando los campos que



se le solicitan al usuario sobre cada estudiante, tambien en esta ventana se

selecionan los documentos que cada estudiante entrega al momento de

matricularse. En esta misma ventana se pueden cancelar los aranceles de

matrícula y las mensualidades para cada matricula realizada. Cuando ya esten

ingresados todos los datos se activan los botones de guardar, reporte y volver.

Si los datos de los estudiantes ya se guardaron en el menu Estudiante solo se

filtran los datos de este en la casilla Buscar Estudiante x… para proceder a

realizar la matricula de lo contrario se realiza la misma accion para almacenar los

daos de un estudiante de nuevo ingreso.

Con el boton Guardar se almacenan todos los datos ingresados de cada

estudiante

Volver

Este botón al dar click en el abre la ventana de datos requeridos del

estudiante para ingresarlo como estudiante nuevo nuevo.

El botón Reporte permite hacer un reporte de la hoja de matrìcula del

estudiante y poder imprimir cada hoja de matricula. El reporte se

muestra de la siguiente manera.



FIGURA 28: INFORME HOJA DE MATRÍCULA



Figura 29: REPORTES

El botón Reportes permite el aceso a la ventana de los todos los

reportes del sistema como se muestra en la figura 16.



El botón Estudiantes permite hacer un reporte de todos los

estudiantes matriculados en el Colegio.

FIGURA 30: REPORTE DE MATRÍCULA



El botón Docente permite hacer un reporte e imprimirlo de los datos

de todos los Maestros del Colegio.

FIGURA 31:

REPORTE DE

DOCENTES

El botón Tutoría permite hacer e imprimir un reporte de la

tutoria que se le asigna a cada maestro del Colegio.



FIGURA 32: REPORTE DE MAESTROS TUTORES



El botón Boletìn hace un reporte del boletìn escolar.

FIGURA 33: REPORTE DE BOLETÍN



El botón Calificaciones permite hacer un reporte de las

calificaciones e imprimirla sobre cada uno de los estudiantes.

FIGURA 34: REPORTE DE CALIFICACIONES



El botón Matrícula permite hacer un reporte de la hoja de

matricula e imprimirla por cada cada estudiante.

FIGURA 35: REPORTE DE HOJA DE MATRICULA



El botón Arancel permite hacer e imprimir un reporte de los

aranceles que ha cancelado cada estudiante con sus

respectivos meses.

FIGURA 36: REPORTE DE ARANCELES



ENTREVISTA 1

Entrevista a: Lic. Mercedes Lanuza Urroz

Directora Colegio Emaus Asambleas de Dios

Objetivo: Se aplicó este instrumento de investigación con el objetivo de

identificar las necesidades y recopilar informacion para la elaboración del

sistema de información automatizado.

Cuestionario

1. ¿ En qué año fue fundado el Colegio?

2. ¿Cuántos alumnos alberga el Centro por modalidad impartida?

3. ¿Cuál es el número de docentes que labora en el Colegio?

4. ¿Qué dificultades se les han presentado al momento de realizar la

matrícula de forma manual ?

5. ¿Qué tipos de inconvenientes se les han presentado al llevar el registro de

calificaciones en el libro de notas?

6. ¿Cree usted que con la implementación de un sistema de información

automatizado se solucionarian algunos de los inconvenientes presentados

durante los procesos de matriculas y contol de calificaciones de cada

estudiante del centro?

7. ¿Si tuviese la oportunidad de implementar un sistema de información en

esta institucion lo haría?


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