Proyecto Final: Planeamiento Estratégico
Ana Belén De Castro
Heiddis Palma
Belén Cambefort de Grajales
Wanda Bennasar
Prof. Justiniano Montenegro
MODULO TECNOLOGÍA Y SISTEMAS INFORMÁTICOS PARA LA TOMA DE DECISIONES
UNIVERSIDAD CATÓLICA SANTA MARÍA LA ANTIGUAPOSTGRADO CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CIENCIAS NATURALES Y TECNOLOGICAS
MAESTRÍA EJECUTIVA EN DIRECCIÓN EMPRESARIAL
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1. Objetivos1.2. Objetivo General1.1. Objetivos Específicos
2. Datos de la empresa3. Organigrama4. Análisis de FODA5. Proceso de Negocio6. Diagrama de funciones7. Análisis de los procesos8. Necesidades de Información9. Impacto Tecnológico 10. Evaluación de riesgo en proyectos11. Gráfica de análisis de riesgo vs beneficios12. Priorización de requerimiento13. Gráficas prioridades de proyectos14. Planeación estratégica15. Diagrama de Gantt16. Planificación de la Información17. Empresa Seleccionada18. Conclusiones19. Recomendaciones20. Bibliografía
Índice
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1.1. Objetivos General:Desarrollar una propuesta que sirva como plataforma para el mejoramiento general de los procesos dentro de la Empresa Díaz Nexos.
1.2. Objetivos Específicos: Confeccionar la Matriz FODA para el análisis sistemático que nos facilite la adecuación de las amenazas y oportunidades externas con las fortalezas y debilidades internas de la empresa. Identificar las estrategias principales para la evaluación de subestrategias. Elaborar un diagrama de proceso de los distintos departamentos.
Objetivos del Proyecto
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Diagramar las Funciones relacionas con cada departamento. Elaborar la matriz de proceso con respecto a la organización. Analizar las necesidades de información de la empresa Desarrollar un cuadro de evaluación de riesgo de los proyectos. Graficar las prioridades de los proyectos. Confeccionar el plan estratégico de la empresa. Elaborar cuadros para la planificación de la información
1.2. Objetivos Específicos
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2. Datos de la Empresa
Agencia de Publicidad: DIAZ NEXOS
Es una agencia de publicidad con más de 30 años en el mercado panameño.
Fue fundada por Rogelio Díaz F. entre los años 1978 y 1979. A mediados de los años 80 se convierte en Rogelio Díaz Publicidad.
A principios de 2000, luego de trabajar con múltiples redes internacionales, Rogelio Díaz Publicidad amplia sus servicios de comunicación y se convierte en DIAZ NEXOS.
En este momento Díaz I Nexos maneja la publicidad de Copa Airlines a través de una operación con redes en 44 destinos de 24 países.
Cuenta con un equipo de 22 colaboradores.
Actualmente continúa su crecimiento adquiriendo nuevos clientes y compitiendo por nuevas cuentas.
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3. Organigrama de Díaz Nexos
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4. FODA
FORTALEZA OPORTUNIDAD
• Experiencia (Más de 30 años).• Conocimiento del Negocios.• Maneja cuentas de empresas a nivel nacional
e internacional. • Equipo Estratega.• Conocer a fondo la marca a publicitar, su
función y utilidad, que le permita un mejor entendimiento con el cliente para satisfacer sus necesidades.
• El mercado ha ido creciendo: todos los productos necesitan comunicar sus ventajas para ser competitivos.
• Crecimiento: adquiriendo nuevos clientes y compitiendo por nuevas cuentas.
• Leyes que se están por aprobarse en la Asamblea y necesitan su divulgación.
DEBILIDAD AMENAZA
• El poder esta centrado en una sola persona. • Otras agencias ofrecen servicios de
optimización de medios.• Servicios generales que deben ser
contratados outsourcing (tiempo de respuesta mayor).
• Falta de Leyes que regulen la profesión.
• El mercado de publicidad es muy competitivo.• Reducción del mercado debido a la crisis
financiera a nivel mundial (lo primero que se recorta es la publicidad).
• Nuevos competidores.• Operación desleal por parte de medios y otros
competidores.
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Clientes
Atención a Clientes / Ejecutivas de Cuentas
Departamento De Medios
Medios de Comunicación
Contabilidad / Facturación
CreatividadProducción
Tráfico Diseño
Proveedores
5. Proceso de Negocio
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Clientes
DIAZ NEXOS
Empresa
Proveedores
Gobierno
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Presidencia
Administración
Cuentas
Creatividad
Contabilidad
Tráfico
6. Diagrama de Funciones
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Dirección de Cuentas
Creatividad y Producción
Trafico
Contabilidad
ORGANIZACIÓN
PROCESO
Gerencia Administrativa
Atención a Clientes Tráfico Medios Contabilidad
X Responsabilidad / Toma de Decisión I Implicado en el Proceso P Poca Implicación en el Proceso
7. Análisis de Procesos
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8. Necesidades de Información
Procesamiento y registro de ordenes de trabajo (actualmente es manual).
Procesamiento y registro de planes de medios (sistema de optimización).
Procesamiento y registro de ordenes de medios .
Generación de reportes de consumo de producción y medios de clientes de acuerdo a la información procesada.
Información de cuentas por cobrar / pagar de acuerdo a clientes, proveedores y medios.
Acceso múltiple a documentos e información.
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– Procesos Manuales
– No se cuenta con ningún plan tecnológico para el mejoramiento continuo
– Limitado acceso a información
9. Impacto Tecnológico
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10. EVALUACIÓN DE RIESGO EN PROYECTOSNombre del Proyecto Estructura Nivel Tecnológico Tamaño Grado de
RiesgoHerramienta de
administración de proyecto
1.Implementación del Sistema de Información Integrado de Finanzas
Alta Alta Grande Mediano Uso mediano de planeación formal
2.Ampliación Red de Datos Baja Alta Pequeño Alto Alta integración interna
3.Protección acceso a la red Bajo Bajo Pequeño Muy Bajo Uso intenso de control formal
4.Proyecto Portafolio de Inversiones
Alta Alta Grande Mediano Uso mediano de control formal
5.Planes estratégicos para el Marketing
Bajo Bajo Grande Bajo Uso intenso de planeación formal
6.Actualización de los programas software y hardware para la confección de las campañas publicitarias
Alta Alta Pequeño Mediano-Bajo Alta integración interna
7.Estructuración del departamento de Recursos Humanos
Alta bajo Grande bajo Uso intenso de planeación formal
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11. GRÁFICA DE ANÁLISIS DE RIEGOS VS BENEFICIOS
Riesgo del proyecto
Ben
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la c
ompa
ñía
1. Implementación del Sistema de Información Integrado de Finanzas 2. Ampliación Red de Datos
3. Protección acceso a la red
4. Proyecto Portafolio de Inversiones
5. Planes estratégicos para el Marketing 6. Actualización de los programas software y hardware para la confección de las campañas publicitarias 7. Estructuración del departamento de Recursos Humanos
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12. PRIORIZACIÓN DE REQUERIMIENTO
Nombre del Proyecto P D TD PRO T E L O C PRO
1.Implementación del Sistema de Información Integrado de Finanzas
8 9 10 9.0 8 9 7 9 8 8.2
2.Ampliación Red de Datos
8 9 9 8.7 8 8 8 9 8 8.2
3.Protección acceso a la red
7 7 8 7.3 8 8 7 8 8 7.8
4.Proyecto Portafolio de Inversiones
9 9 10 9.3 9 9 8 9 8 8.6
5.Planes estratégicos para el Marketing
8 9 10 9.0 9 8 8 8 9 8.4
6.Actualización de los programas software y hardware para la confección de las campañas publicitarias
9 9 10 9.3 9 9 8 9 9 8.8
7.Estructuración del departamento de Recursos Humanos
9 7 9 8.3 7 8 8 9 8 8.0
FACTORES ESTRATEGICOS:P- ProductividadD- Diferenciación TD- Toma de DecisionesPRO- Promedio
FACTORES FACTIBILIDAD:T- Técnica O- OperacionalE- Económica C- CalendarioL- Legal PRO- Promedio
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13. GRÁFICAS PRIORIDADES DE PROYECTOS
1. Implementación del Sistema de Información Integrado de Finanzas
2. Ampliación Red de Datos
3. Protección acceso a la red
4. Proyecto Portafolio de Inversiones
5. Planes estratégicos para el Marketing
6. Actualización de los programas software y hardware para la confección de las campañas publicitarias 7. Estructuración del departamento de Recursos Humanos
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14. Planeación Estratégica
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Organización Responsables e Involucrados Gerente General, Gerente de Recursos Humanos y Gerente de Informática
Objetivos1.Evaluar las necesidades de implementación de sistemas 2.Establecer sistemas informáticos adecuados con los requerimientos 3.Establecer programas de capacitación para el personal4.Desarrollar métodos de evaluación de la efectividad del sistema 5.Informes de productividad/eficiencia antes y después Forma de comunicación de los objetivos 1.Programa de comunicación interna en la organización 2.Programa de capacitación de los colaboradores
Información Interna Requerida 1.Estudio de procesos actuales. 2.Necesidades de mejora de la organización 3.Información sobre los equipos utilizados actualmente 4.Objetivos de productividad y desempeño esperados Información Externa Requerida 1.Empresas de informática relacionadas con empresas publicitarias 2.Ranking de las mejores empresas en ese campo3.Benchmarking4.Análisis de costos versus resultados
Planeación de Tiempos1.Procesos ( 6 meses)2.Necesidades de mejora (2 meses)3.Información de los equipos (1 semana)4.Objetivos (2 semanas)5.Empresas Outsourcing (2 semanas)6.Ranking (2 semanas)7.Benchmarking (2 meses). 8.Análisis de costos (1 semana)
Recurso y responsabilidades:
1.Procesos (Depto. De Calidad/RH)2.Objetivos (Management Team)3.Data de equipos (IT Department)4.Benchmarking (Consultant company)5.Análisis de costos (Finance)
Entrenamiento:Management Team: Entrenamiento de ITPersonal del Proyecto: Entrenamiento con el Management Team para trabajar en base a los objetivos de la compañía.
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Análisis Competitivo y Evaluación de posición
Análisis de posición actual:Basado en la trayectoria que tiene Díaz Nexos la empresa es muy solida en el ámbito publicitario y tiene clientes de gran renombre que avalan la calidad de su trabajo.
Factores de éxito en la industria:1.Credibilidad 2.Productos de calidad3.Eficiencia 4.Excelente servicio al cliente.
Fortalezas1.Gran trayectoria. 2.Renombre3.ClientesDebilidades 1.Decisiones centralizadas.2.Falta de mejoras con el tiempo. 3.Falta de IT actualizada.
Resumen de la posición en la industria:•Esta en 14 países •Tiene afiliaciones con fuertes publicitarias. •Clientes de renombre internacional.
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Análisis del ambiente y proyección
Mercado:En relación con el mercado la compañía necesita actualizar
ciertas herramientas y procesos para estar a la vanguardia.
Tecnología:A pesar de que Díaz Nexos cuenta con cierta programación a nivel de diseño, no está equipada para los procesos administrativos que requieren mayor velocidad y eficiencia.
Economía y política:En lo referente a la política no existe una influencia tangible, sin embargo en términos económicos el impacto es importante ya que tiene un efecto sobre los costos, la eficiencia y otros aspectos que involucran directamente a los clientes de la publicitaria.
Proyección AmbientalEn base a los cambios que se pueden hacer en el área de tecnología, la proyección con respecto a la competencia y el mercado es muy positiva ya que posibilitara el crecimiento de la empresa en un mercado de rápido crecimiento.
Factores Externos Claves1.Benchmarking. Esta herramienta nos permitirá poder copiar modelos ya útiles en otras organizacionales de publicidad para acercarnos a los objetivos.2.Tecnología de punta. Estas herramientas serán el puente que nos catapultara a los resultados deseados, al estar unido a una buena capacitación.3.Empresas Consultoras. La evaluación y diseño de cambios que pueden hacer este tipo de empresas son de gran beneficio para pequeñas organizaciones que nos constan de mucha información en el tema.
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Desarrollo Estratégico
Estrategias Alternativas1.Contratar a una empresa consultora para la mejora de los procesos internos.2.Generación de lluvia de ideas entre los colaboradores para buscar formas mas eficientes de entregar el trabajo.3.Estudiar la posibilidad de realizar algunos procesos outsourcing, si cupiera la idea. 4.Contratar personas con perfiles creativos para desarrollar estrategias nuevas de trabajo.
Tiempos y recursos requeridos1.Contratación de consultora . 1 mes de evaluación, consenso de todo el management team.2.Lluvia de idea. 1 semana para estudiar como desarrollarlo, 1 salón con tablero y pilotos.3.Procesos Outsourcing. 2 meses para estudio de la propuesta.4.Contratación. 3 meses, una psicóloga, pruebas de personalidad , facilidades para el proceso de reclutamiento y budget para realizar la gestión.
Evaluación y selección de estrategia1.Costos2.Tiempos3.Recursos4.Factibilidad5.Velocidad6.Esfuerzo vs.. Eficiencia7.Aceptabilidad organizacional
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Objetivos y Metas
Definir meta del negocio1.Establecer procesos de mayor eficiencia2.Establecer herramientas de IT de mayor rapidez para mejorar la respuesta a clientes y procesos internos.3.Crear sistemas de trabajo de vanguardia para aumentar la competitividad en el mercado actual.
Desarrollo de objetivos y factores de éxito1.Consultoría2.Estrategia organizacional3.Desarrollo de planes de crecimiento en IT4.Estrategias a nivel gerencial para el desarrollo de la empresa a futuro5.Benchmarking
Comunicación de objetivos y factores de éxito1.Campana organizacional orientada a la aceptación de los colaboradores2.Lluvia de ideas constantes para medir el nivel de satisfacción de los colaboradores con las decisiones tomadas3.Planes de capacitación exhaustivos para mejorar la sensación de aprendizaje
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Desarrollo del Plan
Responsabilidades1.Gerencia General. Incentivar a los colaboradores en el proceso de implementación de las nuevas tecnologías y mostrar su apoyo2.Recursos Humanos. Desarrollar los entrenamientos pertinentes, las sesiones de lluvia de ideas y la comunicación interna para la aceptación de los colaboradores de las nuevas ideas.3.IT . Establecimiento de nuevas tecnologías en la organización. 4.Lideres claves en la organización. Apoyo con las nuevas reformas en el aspecto laboral.
Plan Estratégico1.Definir Objetivos2.Establecer responsabilidades3.Establecer tiempos4.Resultados deseados5.Formas de implementación6.Planes de contingencia7.Proceso de capacitación8.Costos9.Formas de evaluación10.Medición del clima organizacional
Proceso de aprobación del Gerente General1.Presentar la propuesta escrita2.Realizar una reunión de presentación de propuesta3.Cambios o correcciones necesarias4.Aprobacion final5.Puesta en marcha
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Implementación
Actividades de planeación1.Campanas organizacionales2.Establecer fechas de lluvia de ideas3.Establecer formas de selección de los invitados a la lluvia de ideas4.Desarrollo de invitaciones
Sistemas de Monitoreo1.Cada persona encargada de su área debe reportar cada semana un informe de seguimiento al Gerente General2.Reuniones bisemanales para establecer el adelanto del proyecto
Base para presupuesto anual1.Costos de tecnología2.Costos de capacitación3.Costos de consultoría
Aprobacion de implementación1.Presentar la propuesta escrita2.Realizar una reunión de presentación de propuesta3.Cambios o correcciones necesarias4.Aprobacion final5.Puesta en marcha
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Ene- Feb- Mar- Abr- May- Jun- Jul- Ago- Sep- Oct-
1Información Interna Requerida
2 Estudio de procesos actuales.
3 Necesidades de mejora de la organización
4Información sobre los equipos utilizados actualmente
5Objetivos de productividad y desempeño esperados
6Información Externa Requerida
7Empresas de informática relacionadas con empresas publicitarias
8 Ranking de las mejores empresas en ese campo
9 Benchmarking
10 Análisis de costos versus resultados
11Entrenamiento:
12Entrenamiento de IT
13Con el Management Team
15. Diagrama de Gantt de las actividades Planeación estratégicas
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16. Planificación de la Información
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Estrategia de Negocios
Revisión de Operacionesa.Realizar Auditoríasb.Revisión de Condiciones de Trabajo
Revisión de los Planes Estratégicos
a.Influencia de Clientes Potencialesb.Ampliar cartera existente, para captar a nuevas empresas
Revisión de los Planes de Información
Existentesa.Plan a largo plazo de tecnología de informaciónb.Evaluación de los Sistemas Existentes
Problemas de estrategia de Documentos y las aplicaciones
en los sistemas
Crear Estrategias para asignar prioridades:
a.Saber asignar recursosb.. definir el rumbo de la empresa
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Organización
Establecer comité consultivo de Gestión
a.Gestión de Riesgosb.Control interno
c. Gestionar e implementar proyectos
Establecer trabajo en equipoa.Aprender a escuchar
b.Tomar decisiones inteligentesc.Establecer objetivos claros
Organizar los proyectosa.Enfoqueb.Técnicac.método
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Necesidades de Información
Evaluar las Tendencias:*Información: aprendizaje y reflexión critica*Procesamiento: finalidad*Industria: análisis de mercado y estadísticas*Funcionales: analizar entorno competitivo
Gestión de la Entrevista
Requisitos y necesidades de información
a.Establecer criterios de búsquedab.Modelo de búsqueda con distintas fuentes
Identificar los efectos de la organización en Generala.Identificar factores internos de la
organizationb.Identificar factores externos de la
organización
Los objetivos de información de
documentos para revisión de la
gestión
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Estatus Presente
Sistemas de Información del Documento Actual
a. información (activo intangible) como un factor clave para la toma de decisiones
Evaluar estándares actuales y métodos
a. proteger a la empresa de agentes externos que puedan vulnerar su estabilidad.
Evaluar adecuación de los sistemas actuales
a.Eficienciab.eficacia
Evaluar operaciones de computadoras y capacidad
a.Determinar capacidad y uso de los servidoresb.Evaluar costos y procedimientos
Habilidades del presente documento
*Realizar*Costo
*Análisis
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Estrategia de la Organización
Desarrollar Estrategia de la Organización
a.Reducción de Costosb.Apoyar en sistemas de Información para
realizar sus operaciones básicasc.Reemplazar procesos manuales , para ofrecer rapidez en procesos a un menor
costo
Desarrollar Plan de Personal:*"La empresa que verdaderamente sobresaldrá en el futuro, será aquella que descubra cómo explotar el
compromiso del personal y su capacidad para aprender en todos los niveles“
a.Métodos para que el individuo alcance su desarrollob.Definir propósito de trabajo
c.Establecer escala de tiempo para realizar un trabajo.
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Aplicación de la Estrategia
Desarrollar modelos de datosa.Para función específica
b.Entender estado actual de los datos de la empresa
Desarrollar descripción del modelo inicial
a. Realizar trabajo de manera efectiva
Desarrollar sistemas generales de arquitecturaa.diseño de más alto nivel de la estructura de un
sistema.b.La Arquitectura de Software establece los
fundamentos para que analistas, diseñadores, programadores, etc. trabajen en una línea común que
permita alcanzar los objetivos del sistema de información, cubriendo todas las necesidades
Definir el enfoque de desarrolloa.Definir metas
b.Definir periodo de Tiempo
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Estrategia de Equipos y Programas
Desarrollar Estrategia de Oficinaa.Crear óptimo desempeño
b.Avance tecnológico
Desarrollar Estrategia de Programa y base de Datos
a. Poseer copia de seguridad siempre
Desarrollar Estrategia de Equipoa. Aplicar estrategia de la Compañía
a.Tener claro oportunidades del entorno de la empresac.Poseer enfoque
Desarrollar Estrategias de la Comunicación
a. Comunicación sea funcionalB. Expedita
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17. Empresa Seleccionada
Solusoft
•Resulta una de las empresas que más experiencia tiene en el área de Agencias Publicitarias, por tanto conoce las necesidades particulares del negocio.
•Es capaz de diseñar una solución a la medida de las necesidades que presentamos y del presupuesto con el que contamos.
•Su oferta incluye el desarrollo e instalación de software y equipos y la capacitación al personal.
•Su oferta incluye el soporte técnico
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18. ConclusionesAl finalizar el trabajo de investigación sobre el Planeamiento
Estratégico a la empresa Díaz Nexos, podemos concluir que:
La industria publicitaria muestra un crecimiento notorio, convirtiéndose así en una industria inmensamente competitiva.
Esta es una industria compleja, donde los sistemas de pagos, comisiones, retenciones, pagos, créditos y procesos son particulares y el factor tiempo resulta trascendental.
Uno de los objetivos principales en este negocio es ser eficiente al menor costo posible, cuidando la calidad del producto que se ofrece y teniendo muy en cuenta el servicio al cliente.
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A través del análisis de los procesos y el entendimiento total del funcionamiento general de la empresa, detectamos algunos problemas y logramos priorizar los mismos para la búsqueda de soluciones.
A través de una empresa outsourcing, pretendemos presentar a la empresa una propuesta que sirva como plataforma para el mejoramiento general de los procesos dentro de la misma.
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19. Recomendaciones
Implementar el Plan Estratégico Diseñado para la empresa publicitaria Díaz NexoContratar a una empresa outsourcing, con el propósito de resolver los problemas detectados. Implementar el programa de capacitación de la IT.
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20. Bibliografía
Material del curso: Ingeniero Justiniano Montenegro• Diagramas integrados• MÓDULOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE APOYO A MERCADOTECNIA • DIAGRAMAS PARA ANÁLISIS Y DOCUMENTACIÓN DE FLUJOS DE INFORMACIÓN.• Overview of Competitive Intelligence (CI)•COMPETITIVIDAD EN ENTORNOS GLOBALES: NUEVOS PARADIGMAS PARA LAS EMPRESAS. Leonardo Pineda Serna (Ph.D). 2005.• La Organización Basada en Información.• Proyecto de rediseño de Procesos de Negocios Casos: Xerox; CATERPILLAR DESENTIERRA NUEVOS PROGRAMAS DE NEGOCIOS; LOS SISTEMAS DE INFORMACION MANTIENEN A GILLETTE EN EL FILO DE LA NAVAJA (Sistemas Estratégicos de Información); UNITED FOODS AND BEVERAGES, CANADA; otros.
•http://www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/Empresarios/gannt.htm• http://www.monografias.com/trabajos7/plane/plane.shtml• http://www.deltaasesores.com/servicios/planeacion-estrategica/54-planeacion-estrategica-corporativa.• http://www.ciat.cgiar.org/agroempresas/pdf/planeacion_estrategica.pdf
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