El plan de
Comunicaciones es una
estrategia de
comunicación orientada
a fortalecer la
comunicación interna y externa de la Institución.
Objetivos* Asegurar flujos eficientes de información que
permitan un desarrollo armónico de la gestión de
los diferentes procesos y su comunicación eficaz
con la comunidad.
* Fortalecer y facilitar la comunicación en todos los
niveles de la Institución y hacia la comunidad.
* Construir una identidad de la institución en un
ambiente de mutua confianza y alta motivación.
Ejes de la propuesta
• Eje de Comunicación Interna
A través de distintos escenarios y herramientas, los
funcionarios internos de la institución incrementarán su
interacción y contarán con información oportuna y veraz, a
través de un lenguaje positivo y protocolos de uso de los
medios disponibles.
• Eje de Comunicación Externa
Dirigido a la comunidad, este eje promoverá una
comunicación asertiva con este tipo de público,
a través de medios comunes.
Eje de Comunicación Interna
Escenarios y Herramientas
• Correo electrónico
• Mensajería instantánea
• Foros
• Modelo Intranet
• Periódico interno
• E - mailEs el medio de comunicación oficial y el canal estratégico dela Institución, a través del cual se recibe informaciónpermanente.A través de este medio, se envía información de interés, comoconvocatorias para las reuniones de trabajo, actas de comitése información para el desarrollo de los procesos.
Escenarios y Herramientas
Los funcionarios deberán estar en Línea a todo momento, verificar y responderlos mensajes que les sean enviados, de tal manera que se garantice que lainformación llegó a su destino.
La revisión diaria del E-mail es de carácter obligatorio
.Mensajería instantánea
Escenarios y Herramientas
Esta herramienta permite una comunicación más ágil yminimiza el uso de las líneas telefónicas internas. Puedeser usada para mensajes cortos e incluso para el envíorápido de archivos.
Ventajas y beneficios: La mensajería instantánea es elmedio ideal para envíos de mensajes masivos, comorecordatorios de reuniones, capacitaciones y eventos. Loslíderes de procesos contaran con whatsapp para unacomunicación instantánea y eficaz
• Modelo Intranet
Este medio de comunicación permitirá a todos los funcionarios estar
actualizados con toda la información de la Institución. Incluiría banners
y diseño atractivo. Manejar esta herramienta es estar en línea con la
institución.
Ventajas y beneficios: A través de la intranet se dan a conocer la
Misión, Visión políticas, Objetivos, Procesos Procedimientos,
capacitaciones virtuales, noticias, información de las áreas.
La información aquí contenida debe ser oportuna, veraz y en
permanente actualización.
Escenarios y Herramientas
Escenarios y Herramientas
Eje de Comunicación Externa
• Página web de la Institución
• Página Facebook
• Cuenta twitteer
• Medios radiales
• Medios televisivos
• Medios impresos
Escenarios y Herramientas
• Página web
Es el medio de comunicación hacia la comunidad.
Presenta un alto contenido gráfico y debe estar en
permanente actualización.
Ventajas y beneficios: A través de la página web se
publica información oportuna para nuestra
comunidad. Los funcionarios pueden sugerir
contenidos y solicitar actualización de la
información allí contenida, de acuerdo con los
avances de sus procesos.
Escenarios y Herramientas
• Página institucional en FacebookSe propone a partir de este plan de comunicaciones que
la institución incursione en esta red social, con
mensajes actualizados, fotografías y noticias de interés
para nuestros usuarios. Facebook y Twitter se han
convertido
en medios de comunicación de uso obligatorio entre las
empresas y sus clientes.
Ventajas y beneficios: Las redes sociales se han impuesto
a nivel global, y es un excelente canal de comunicación
con
la comunidad. La vinculación de la comunidad a través de
esta red genera simpatía, visibilidad y alto nivel de
recordación.
Escenarios y Herramientas
• Medios radiales La radio por ser un medio masivo de comunicación es una herramienta para información eficaz e inmediata a losdiferentes usuarios
• Medios TelevisivosLa televisión es un medio masivo de comunicación de amplio cubrimiento local y regional para una información eficaz a todos Los usuarios.
• Medios impresosEl periódico, la revista, el folleto sonmedios masivos de comunicaciónde amplia circulación local y regional para una información eficaz a todos los usuarios.
Escenarios y Herramientas
Política de Comunicaciones
Nuestras acciones de comunicación están orientadas al posicionamiento y
reconocimiento de la Institución tanto al interior como al exterior, guiadas por
una política basada en los siguientes aspectos:
Comunicación abierta, transparente y oportuna
Proporcionamos información amplia y en forma continua sobre nuestro
desempeño interno y externo en el momento adecuado, a todos nuestros
grupos de interés: Comunidad, entes de control y funcionarios
Información Accesible
Nuestro compromiso con la comunidad se basa en el respeto, la confianza, el
interés de fomentar la salud y la facilidad para acceder a los diferentes
servicios de nuestra institución.
Matriz de Responsabilidades
ESTRATEGICA DE COMUNICACION
LIDER INVOLUCRADOS INDICADOR
E-MAIL CORPORATIVO
JEFE DE PRENSA Y PROTOCOLO
TODOS LOS RESPONSABLES Y LIDERES DE LOS
PROCESOS
FORMATO DE SEGUIMIENTO AL USO DEL E-MAILCORPORATIVO
MENSAJERIA INSTANTANEA
JEFE DE PRENSA Y PROTOCOLO
TODOS LOS RESPONSABLES Y LIDERES DE LOS
PROCESOS
N/A
MODELO INTRANET JEFE DE PRENSA Y PROTOCOLO ,
PLANEACION Y GESTION DE
CALIDAD
TODOS LOS RESPONSABLES Y LIDERES DE LOS
PROCESOS
ENCUESTA DE EVALUACION DEL
MODELO INTRANET
ESTRATEGICA DE COMUNICACION
LIDER INVOLUCRADOS INDICADOR
PAGINA WEB DE LA INSTITUCION
JEFE DE PRENSA Y PROTOCOLO, SISTEMAS DE
INFORMACION Y ESTADISTICA
TODOS LOS RESPONSABLES Y LIDERES DE LOS
PROCESOS
INVOLUCRAR EN LA ENCUESTA DE
SATISFACION DE LOS DIFERENTES
SERVICIOS SOBRE LA OPINION DE LOS
USUARIOS CON RESPECTO A LA PAGINA WEB
PAGINA ENFACEBOOK
JEFE DE PRENSA Y PROTOCOLO
TODOS LOS RESPONSABLES Y LIDERES DE LOS
PROCESOS
NUMERO DE USUARIOS QUE LES GUSTA LA PAGINA
TWITTER JEFE DE PRENSA Y PROTOCOLO
TODOS LOS RESPONSABLES Y LIDERES DE LOS
PROCESOS
NUMERO DE USUARIOS QUE LES GUSTA LA PAGINA
ESTRATEGICA DE COMUNICACION
LIDER INVOLUCRADOS INDICADOR
MEDIOS RADIALES JEFE DE PRENSA Y PROTOCOLO
TODOS LOS RESPONSABLES Y LIDERES DE LOS
PROCESOS
PARTICIPACION EN MEDIO RADIAL DE AMPLIA SINTONIA
MEDIOS TELEVISIVOS
JEFE DE PRENSA Y PROTOCOLO
TODOS LOS RESPONSABLES Y LIDERES DE LOS
PROCESOS
RATING DE SINTONIA
MEDIOS IMPRESOS JEFE DE PRENSA Y PROTOCOLO
TODOS LOS RESPONSABLES Y LIDERES DE LOS
PROCESOS
MAYOR NUMERO DE IMPRESIONES
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