MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA SUBDIRECCIÓN
DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DEL TRIBUNAL
ELECTORAL DEL DISTRITO FEDERAL
Contiene el texto publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, el 13 de Mayo de 2014
Clave de Registro: TEDF-SA-C-01-2013
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EMISIÓN Número de Acuerdo Plenario y Fecha de Aprobación: Acta 013/2014, del 23 de Abril de 2014
Fecha de publicación en Gaceta Oficial del Distrito Federal: 13 de Mayo de 2014 Fecha de publicación en Estrados: 24 de Abril de 2014
Fecha de entrada en vigor: Al día siguiente de su publicación en Estrados Se encuentra publicado en el Sitio de Internet:
Hoja de Control.
Manual de Procedimientos Administrativos de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales del
Tribunal Electoral del Distrito Federal.
México, Distrito Federal a treinta de abril de dos mil catorce.
EL PLENO DEL TRIBUNAL ELECTORAL DEL DISTRITO FEDERAL, EN EJERCICIO DE LA FACULTAD QUE LE
CONFIERE EL ARTÍCULO 159, FRACCIÓN I, DEL CÓDIGO DE INSTITUCIONES Y PROCEDIMIENTOS
ELECTORALES DEL DISTRITO FEDERAL, ACORDÓ EN REUNIÓN PRIVADA DE VEINTITRÉS DE ABRIL DE
DOS MIL CATORCE, APROBAR EL “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DEL TRIBUNAL ELECTORAL DEL
DISTRITO FEDERAL”, CUYO CONTENIDO ES DEL TENOR SIGUIENTE:
Elaboró Técnicamente
Revisó Técnicamente
Lic. Manuel Lorenzo Bautista Reyes
Subdirector de Planeación y Presupuesto.
L.C. Tomás Juan Godínez Torres
Director de Planeación y Recursos Financieros.
Elaboró Contenidos
Autorizó
Lic. Vicente Gerardo Almanza Alba
Subdirector de Recursos Materiales y Servicios
Generales
Lic. Mario Velázquez Miranda
Secretario Administrativo
Revisión Jurídica
Mtro. Juan Manuel Lucatero Radillo
Director General Jurídico
Índice.
1. Objetivo general.
2. Alcance general.
3. Marco normativo general
4. Procedimiento para atender la solicitud de vehículos utilitarios.
4.1. Objetivo Específico.
4.2. Alcance Específico.
4.3. Marco Normativo Específico.
4.4. Glosario.
4.4.1. Definiciones.
4.4.2. Siglas.
4.5. Políticas de operación.
4.6. Descripción de actividades del procedimiento para atender la solicitud de vehículos utilitarios.
4.7 Diagrama de flujo del procedimiento para atender la solicitud de vehículos utilitarios
4.8. Anexo.
4.8.1 Formato de Inventario de Vehículos.
4.8.2. Instructivo de llenado del Formato de Inventario de Vehículos.
5. Procedimiento para atender la solicitud mensual de papelería.
5.1. Objetivo Específico.
5.2. Alcance Específico.
5.3. Marco Normativo Específico.
5.4. Glosario.
5.4.1. Definiciones.
5.4.2. Siglas.
5.5. Políticas de operación.
5.6. Descripción de actividades del procedimiento para atender la solicitud mensual de papelería.
5.7. Diagrama de flujo del procedimiento para atender la solicitud mensual de papelería.
5.8. Anexo.
5.8.1. Formato de requisición de papelería mensual.
5.8.2. Instructivo de llenado del Formato de requisición de papelería mensual.
6. Procedimiento para atender la solicitud de papelería extraordinaria.
6.1. Objetivo específico.
6.2. Alcance específico.
6.3. Marco normativo específico.
6.4. Glosario.
6.4.1. Definiciones.
6.4.2. Siglas.
6.5. Políticas de operación.
6.6. Descripción de actividades del procedimiento para atender la solicitud de papelería extraordinaria.
6.7. Diagrama de flujo del procedimiento para atender la solicitud de papelería extraordinaria.
6.8. Anexo.
6.8.1. Formato de requisición de papelería extraordinaria.
6.8.2. Instructivo de llenado del Formato de requisición de papelería extraordinaria.
7. Procedimiento para la atención de solicitud de servicios de mantenimiento.
7.1. Objetivo Específico.
7.2. Alcance Específico.
7.3. Marco Normativo Específico.
7.4. Glosario.
7.4.1. Definiciones.
7.4.2. Siglas.
7.5. Políticas de operación.
7.6. Descripción de actividades del procedimiento para la atención de solicitudes de servicios generales.
7.7. Diagrama de flujo del procedimiento para la atención de solicitudes de servicios generales.
7.8. Anexo.
7.8.1. Formato de atención de servicios de mantenimiento.
7.8.2. Instructivo de llenado del formato de atención de servicios de mantenimiento.
8. Procedimiento para la contratación de bienes o servicios por adjudicación directa normada en la Sección IV del Capítulo
VII de los Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Tribunal Electoral del
Distrito Federal.
8.1. Objetivo específico.
8.2. Alcance específico.
8.3. Marco normativo específico.
8.4. Glosario.
8.4.1. Definiciones.
8.4.2. Siglas
8.5. Políticas de operación
8.6. Descripción de actividades del procedimiento para la contratación de bienes o servicios por adjudicación directa
normada en la Sección IV del Capítulo VII de los Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación
de Servicios del Tribunal Electoral del Distrito Federal.
8.7. Diagrama de flujo del procedimiento para la contratación de bienes o servicios por adjudicación directa normada en la
Sección IV del Capítulo VII de los Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios
del Tribunal Electoral del Distrito Federal.
8.8. Anexos.
8.8.1. Formato de Requisición.
8.8.1.1. Instructivo de llenado del formato de requisición.
8.8.2. Formato de Pedido
8.8.2.1. Instructivo de llenado del Formato de Pedido.
8.8.3. Formato de Análisis de Mercado.
8.8.2.1. Instructivo de llenado del Formato de Análisis de Mercado.
9. Procedimiento para la validación del pago a proveedores, arrendadores y/o prestadores de servicios profesionales.
9.1. Objetivo específico.
9.2. Alcance específico.
9.3. Marco normativo específico.
9.4. Glosario.
9.4.1. Definiciones.
9.4.2. Siglas
9.5. Políticas de operación
9.6. Descripción de actividades del procedimiento para la validación del pago a proveedores, arrendadores y/o prestadores
de servicios profesionales.
9.7. Diagrama de flujo del procedimiento para la validación del pago a proveedores, arrendadores y/o prestadores de
servicios profesionales.
Manual de Procedimientos Administrativos de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales del
Tribunal Electoral del Distrito Federal.
1. Objetivo general.
Establecer las directrices que orienten la actividad del personal de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, para la eficiente administración de los recursos materiales y la oportuna atención de los requerimientos de
servicios solicitados por las diferentes áreas y órganos del Tribunal Electoral del Distrito Federal.
2. Alcance general.
Secretaría Administrativa.
Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.
Órganos y áreas del Tribunal Electoral del Distrito Federal.
3. Marco normativo general.
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Estatuto de Gobierno del Distrito Federal.
Código de Instituciones y Procedimientos Electorales del Distrito Federal.
Reglamento Interior del Tribunal Electoral del Distrito Federal.
Manual de Organización y Funcionamiento del Tribunal Electoral del Distrito Federal.
4. Procedimiento para atender la solicitud de vehículos utilitarios.
4.1. Objetivo específico.
Establecer los mecanismos para solicitar el préstamo de vehículos utilitarios propiedad del Tribunal Electoral del Distrito
Federal, de acuerdo a las necesidades de operación de los diferentes órganos y áreas que integran al mismo.
4.2. Alcance específico.
Jefatura del Departamento de Recursos Materiales y Servicios.
Órganos y áreas del Tribunal Electoral del Distrito Federal.
Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.
El desarrollo de la actividad que corresponda a cada área, subdirección o jefatura, estará a cargo de la persona servidora
titular de la misma.
4.3. Marco normativo específico.
Lineamientos sobre la adquisición, control, uso, mantenimiento y resguardo del parque vehicular del Tribunal Electoral del
Distrito Federal.
4.4. Glosario.
4.4.1. Definiciones.
Acta de Hechos.- Documento en el que se describen los hechos y las circunstancias ocurridas en determinado tiempo y
lugar, misma que es suscrita por los que en ella intervienen.
Área Solicitante.- El órgano o área del Tribunal Electoral del Distrito Federal que solicita el préstamo de vehículos
utilitarios, para dar cumplimiento a sus atribuciones.
Bitácora de Vehículo.- Documento en el cual se registran los pormenores de los vehículos utilitarios, a fin de administrar y
controlar el combustible, el kilometraje, así como los mantenimientos preventivos.
Formato de inventario de vehículos utilitarios.- Documento a través del cual se registra el estado físico y de
mantenimiento que guarda un vehículo utilitario del Tribunal en determinado tiempo.
Persona usuaria.- Es la persona servidora del Tribunal a la que se le proporciona o hace uso de cualquier servicio o recurso
material del Tribunal Electoral del Distrito Federal.
Tribunal.- El Tribunal Electoral del Distrito Federal.
Vehículo utilitario.- Vehículo automotor propiedad del Tribunal Electoral del Distrito Federal, que se utiliza para el
desempeño de actividades institucionales.
4.4.2. Siglas.
AS.- Área solicitante.
JDRMyS.- Jefatura de Departamento de Recursos Materiales y Servicios.
PU.- Persona usuaria.
SRMySG.- Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.
TEDF.- Tribunal Electoral del Distrito Federal.
4.5. Políticas de operación.
4.5.1. El uso de los vehículos utilitarios del Tribunal Electoral del Distrito Federal es para fines institucionales.
4.5.2. La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales resguardará y controlará todos los vehículos utilitarios
del Tribunal Electoral del Distrito Federal.
4.5.3. Los vehículos utilitarios se concentrarán en el estacionamiento del edificio sede del Tribunal Electoral del Distrito
Federal una vez concluida o cumplida la comisión para la que sean utilizados. Los fines de semana deberán permanecer bajo
resguardo en el Tribunal Electoral del Distrito Federal, excepto por causas de trabajo.
4.5.4. La solicitud de vehículos utilitarios deberá presentarse con la debida anticipación para efectos de la entrega de la
unidad.
4.5.5. En caso de siniestro del vehículo utilitario deberá notificarse a la brevedad posible a la Secretaría Administrativa para
continuar con los trámites procedentes y, en su caso a la empresa aseguradora.
4.6. Descripción de actividades del procedimiento para atender la solicitud de vehículos utilitarios.
Actividad
Responsable Documentación
Empleada
1. Solicita a la SRMySG un vehículo utilitario,
especificando la PU, así como el día y la hora de la
diligencia a realizar.
AS.
Correo electrónico u
oficio.
2. Verifica la disponibilidad del vehículo utilitario
requerido por el AS.
¿Se encuentra disponible el vehículo?
2.1. No.
Continúa en la actividad 3.
2.2. Sí.
Continúa en la actividad 4.
Titular de la JDRMyS.
3. Responde el correo electrónico o el oficio recibido,
manifestando que el vehículo utilitario solicitado no se
encuentra disponible.
Termina el procedimiento.
4. Responde el correo electrónico o el oficio recibido,
manifestando la disponibilidad del vehículo utilitario
en la fecha y hora solicitada. Titular de la JDRMyS.
Correo electrónico u
oficio.
5. Realiza el inventario del estado físico del vehículo.
Formato de
inventario de
vehículos utilitarios.
6. Verifica el formato de inventario donde se
especifica el estado físico del vehículo utilitario en
préstamo y, en su caso, firma de conformidad.
PU.
7. Entrega las llaves del vehículo utilitario en
préstamo.
Titular de la JDRMyS.
8. Registra en el parte de novedades, al momento de
salida del Tribunal, el estado físico del vehículo
utilitario, así como el nivel de gasolina y el
kilometraje.
Bitácora.
Actividad
Responsable Documentación
Empleada
9. Registra en el parte de novedades, al momento de
ingreso del Tribunal, el estado físico del vehículo
utilitario, así como el nivel de gasolina y el
kilometraje.
10. Revisa que el vehículo utilitario guarde el estado
físico asentado en el formato de inventario de
vehículos.
¿Se encuentra en las mismas condiciones que se
entregó?
10.1. Sí.
Continua en la actividad 12
10.2. No.
Continúa en la actividad 11.
Formato de
inventario de
vehículos utilitarios.
11. Levanta un acta de hechos estableciendo las
condiciones para regresar el vehículo utilitario a su
estado original.
Acta de hechos.
12. Entrega las llaves y el vehículo utilitario al o a la
titular de la JDRMyS.
PU.
13. Archiva el formato de inventario. Titular de la JDRMyS.
Formato de
inventario de
vehículos utilitarios.
Fin del procedimiento
4.7 Diagrama de flujo del procedimiento para atender la solicitud de vehículos utilitarios.
AS. Titular de la JDRMyS. PU.
Solicita a la SRMySG un vehículo
utilitario, especificando la PU, así
como el día y la hora de la
diligencia a realizar.
Verifica la disponibilidad del
vehículo utilitario requerido por el
AS.
Responde el correo electrónico o el
oficio recibido, manifestando que el
vehículo utilitario solicitado no se
encuentra disponible.
Verifica el formato de inventario
donde se especifica el estado físico
del vehículo utilitario en préstamo
y, en su caso, firma de conformidad.
Registra en el parte de novedades,
al momento de salida del Tribunal,
el estado físico del vehículo
utilitario, así como el nivel de
gasolina y el kilometraje.
Inicio
Correo electrónico u Oficio.
¿Se encuentra
disponible el vehículo?
Correo electrónico u Oficio.
1Responde el correo electrónico o el
oficio recibido, manifestando la
disponibilidad del vehiculó utilitario
en la fecha y hora solicitada.
Correo electrónico u Oficio.
Realiza el inventario del estado
físico del vehículo.
Entrega las llaves del vehículo
utilitario en préstamo.
Bitacora
Registra en el parte de novedades,
al momento de ingreso del Tribunal,
el estado físico del vehículo
utilitario, así como el nivel de
gasolina y el kilometraje.
Bitacora
Revisa que el vehículo utilitario
guarde el estado físico asentado en
el formato de inventario de
vehículos.
¿Se encuentra en las mismas
condiciones que se entrego?
Entrega las llaves y el vehículo
utilitario al o a la titular de la
JDRMyS.
Levanta un acta de hechos
estableciendo las condiciones para
regresar el vehículo utilitario a su
estado original.
Acta de Hechos.
Fin 1
Sí
No
Sí
No
Archiva el formato de inventario.
Correo electrónico u Oficio.
Formato de inventario de vehículos
utilitarios.
Formato de inventario de vehículos
utilitarios. Formato de inventario de vehículos
utilitarios.
Formato de inventario de vehículos
utilitarios.
Formato de inventario de vehículos
utilitarios.
4.8. Anexo
4.8.1 Formato de Inventario de Vehículos Utilitarios.
SECRETARÍA ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
INVENTARIO VEHÍCULOS
CARACTERÍSTICAS DE LA UNIDAD: (1)
MARCA COLOR: (3)
MODELO: NO. DE FOLIO: (2) GASOLINA INICIAL
TIPO: PLACAS:
(4) GASOLINA FINAL
FECHA: (5) KILOMETRAJE INICIAL: (6)
KILOMETRAJE FINAL: (7)
INVENTARIO: (8)
CONCEPTO: CONCEPTO: CONCEPTO:
SI NO SI NO SI NO
BRAZOS/LIMPIADORES RADIO PÓLIZA DE SEGUROS
ESPEJOS LATERALES LUZ INTERIOR SEÑALES REFLEJANTES
UNIDAD DE LUZ SEGURO DE LLANTAS GATO
CALAVERAS CONTROL DE ALARMA LLANTA DE REFACCIÓN
CUARTOS DE LUZ TAPETES VISERAS
BATERÍA AIRE ACONDICIONADO LLAVE DE RUEDAS
TAPÓN DE ACEITE PÓLIZA DE GARANTÍA HERRAMIENTAS
TAPÓN DE GASOLINA MANUAL DE USUARIO EXTINTOR
TAPÓN DEL RADIADOR TARJETA DE CIRCULACIÓN ENCENDEDOR
TAPÓN DE LLANTAS CALCOMANÍA DE VERIFICACIÓN ANTENA
ESPEJO RETROVISOR JUEGO DE LLAVES CABLES PASA CORRIENTE
ENTREGÓ (9) RECIBIÓ (10)
FECHA: FECHA:
______________________________________________ ___________________________________________
JEFE DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES
Y SERVICIOS NOMBRE Y FIRMA
Fecha devolución (11) Vo.Bo. (13) Fecha de entrega (12)
_________________________________
Subdirección de Recursos Materiales y
Servicios Generales
OBSERVACIONES: (14)
1/2
3/4 3/4
3/4
1/2
3/4
4.8.2. Instructivo de llenado del Formato de Inventario de Vehículos Utilitarios.
1. Características de la unidad.- Anotar la marca, modelo, color, tipo y placas del vehículo.
2. Número de folio.- Anotar el número consecutivo que le corresponde.
3. Gasolina inicial.- Anotar el nivel de gasolina con la que sale el vehículo.
4. Gasolina final.- Anotar el nivel de gasolina con la que regresa el vehículo.
5. Fecha.- Anotar la fecha en que se presta el vehículo.
6. Kilometraje inicial.- Anotar el kilometraje con el que sale el vehículo.
7. Kilometraje final.- Anotar el kilometraje con el que regresa el vehículo.
8. Inventario.- Revisión del inventario con la finalidad de saber si cuenta con todos los accesorios y herramientas del
vehículo.
9. Entregó.- Nombre, firma y fecha de quien entrega el vehículo.
10. Recibió.- Nombre, firma y fecha de quien recibe el vehículo.
11. Fecha de devolución.-Anotar la fecha de devolución del vehículo a la Subdirección de Recursos Materiales y
Servicios Generales.
12. Fecha de entrega.- Anotar la fecha de entrega del vehículo a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios
Generales.
13. Vo. Bo. –Firma de Visto bueno del Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales.
14. Observaciones.- Revisión física de la carrocería del vehículo.
5. Procedimiento para atender la solicitud mensual de papelería y material de oficina.
5.1. Objetivo específico.
Establecer los mecanismos para solicitar y proveer mensualmente la papelería y material de oficina necesarios para el
cumplimiento de las atribuciones y funciones de los órganos y áreas del Tribunal Electoral del Distrito Federal.
5.2. Alcance específico.
Jefatura de Departamento de Recursos Materiales y Servicios.
Órganos y áreas del Tribunal Electoral del Distrito Federal.
Profesionista Técnico/a de Recursos Materiales.
Secretaría Administrativa.
Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.
El desarrollo de la actividad que corresponda a cada área, dirección, subdirección o jefatura, estará a cargo de la persona
servidora titular de la misma.
5.3. Marco normativo específico.
Reglamento Interior del Tribunal Electoral del Distrito Federal.
5.4. Glosario.
5.4.1. Definiciones.
Área Solicitante.- El órgano o área del Tribunal Electoral del Distrito Federal que solicita mensualmente la papelería y/o el
material de oficina necesario, para dar cumplimiento a sus atribuciones.
Formato de requisición de papelería y material de oficina.- Documento a través del cual las personas servidoras del
Tribunal Electoral del Distrito Federal solicitan diversa papelería y materiales de oficina, a fin de cubrir las necesidades de
sus áreas de trabajo.
Tribunal.- El Tribunal Electoral del Distrito Federal.
5.4.2. Siglas.
AS.- Área solicitante.
PT.- Profesionista Técnico/a.
JDRMyS.- Jefatura de Departamento de Recursos Materiales y Servicios.
SRMySG.- Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.
SIA.- Sistema Integral de Administración.
TEDF.- Tribunal Electoral del Distrito Federal.
5.5. Políticas de operación.
5.5.1. Sólo se entregarán los bienes a las áreas solicitantes mediante el Formato de Requisición Mensual de Papelería.
5.5.2. La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales es la responsable de controlar y asegurar el suministro
y abastecimiento de papelería y material de oficina del almacén.
5.5.3. El o la Profesionista Técnico/a de Recursos Materiales será el o la encargado/a de mantener actualizado el sistema de
inventario implementado mediante el registro de los movimientos de altas, bajas y cambios necesarios, para su adecuado
mantenimiento.
5.5.4. El responsable del almacén será el o la Profesionista Técnico/a de Recursos Materiales quien deberá informar de
inmediato de los bienes solicitados por las áreas y que no se tengan en existencia en el almacén.
5.6. Descripción de actividades del procedimiento para atender la solicitud mensual de papelería y material de
oficina.
Actividad Responsable Documentación
Empleada
1. Solicita la papelería y material de oficina
necesarios para sus actividades mensuales.
AS.
Oficio y formato de
requisición de
papelería y material
de oficina.
2. Recibe oficio y turna al encargado del
almacén. Titular de la SRMySG.
Oficio y formato
(copias).
3. Recibe el oficio de solicitud y elabora el
formato de requisición de papelería y material
de oficina en donde se especifica los bienes a
entregar.
PT.
Oficio y formato de
requisición de
papelería y material
de oficina.
4. Acude al almacén para verificar la existencia
del material solicitado.
¿Existe el material solicitado?
3.1. Sí.
Continúa en la actividad 6.
3.2. No.
Continúa en la actividad 5.
Formato de
requisición de
papelería y material
de oficina.
5. Informa al AS de la inexistencia del material
solicitado en el almacén y que éste será
proporcionado en cuanto se tenga
disponibilidad.
Fin del procedimiento.
NO HAY
DOCUMENTOS
6. Selecciona el material solicitado y entrega al
AS.
Formato de
requisición de
papelería y material
de oficina.
7. Firma y sella de recibido el formato de
requisición de papelería y material de oficina.
AS.
8. Firma de autorización el formato de
requisición para su registro en el sistema.
Titular de la JDRMyS.
Actividad Responsable Documentación
Empleada
9. Folia la requisición de papelería y material
de oficina con número consecutivo para
descarga del material entregado en el módulo de
almacén del SIA.
PT.
10. Descarga en el módulo de almacén del SIA
el material entregado incluyendo el área y la
persona a quien se hizo entrega y se verifica que
coincida el número de folio con el número de
consecutivo en el sistema.
11. Archiva el formato de requisición de
papelería y material de oficina.
Fin del Procedimiento.
5.7. Diagrama de flujo del procedimiento para atender la solicitud mensual de papelería y material de oficina.
AS. Titular de la
SRMySG. PT. Titular de la JDRMyS.
5.8. Anexo
Inicio
Solicita la papelería y material
de oficina necesarios para sus
actividades mensuales.
Recibe oficio y turna al
encargado del almacén.
Recibe el oficio de solicitud y
elabora el formato de
requisición de papelería y
material de oficina en donde se
especifica los bienes a
entregar.
Informa al AS de la
inexistencia del material
solicitado en el almacén y que
éste será proporcionado en
cuanto se tenga disponibilidad.
Firma y sella de recibido el
formato de requisición de
papelería y material de oficina.
Oficio y formato de
requisición de papelería y
material de oficina.
Oficio y formato (copias). Oficio y formato de
requisición de papelería y
material de oficina.
Acude al almacén para
verificar la existencia del
material solicitado.
Formato de requisición de
papelería y material de oficina.
¿Existe el material
solicitado?
Selecciona el material
solicitado y entrega al AS.
1
Formato de requisición de
papelería y material de oficina.Formato de requisición de
papelería y material de oficina.
Firma de autorización el
formato de requisición para su
registro en el sistema.
Formato de requisición de
papelería y material de oficina.Folia la requisición de
papelería y material de oficina
con número consecutivo para
descarga del material
entregado en el módulo de
almacén del SIA.
Formato de requisición de
papelería y material de oficina.
Descarga en el módulo
de almacén del SIA el
material entregado
incluyendo el área y la
persona a quien se hizo
entrega y se verifica
que coincida el número
de folio con el número
de consecutivo en el
sistema.
Formato de requisición de
papelería y material de
oficina.
Archiva el formato de
requisición de papelería y
material de oficina.
Formato de requisición de
papelería y material de oficina.
Fin 1
Sí
No
5.8.1. Formato de requisición de papelería y material de oficina.
FORMATO DE REQUISICIÓN DE PAPELERÍA Y MATERIAL DE OFICINA
SECRETARÍA ADMINISTRATIVA
Fecha: Área Solicitante:
Nombre y firma de la persona solicitante: Cargo de la persona solicitante:
DESCRIPCIÓN CANTIDAD
SOLICITADA
CANTIDAD
ENTREGADA DESCRIPCIÓN
CANTIDAD
SOLICITADA
CANTIDAD
ENTREGADA
1 3
2 4
5 6 7
5.8.2. Instructivo de llenado del Formato de requisición de papelería y material de oficina.
1. Fecha.
2. Nombre y firma del solicitante.
3. Área solicitante.
4. Cargo del solicitante.
5. Descripción del artículo solicitado.
6. Cantidad solicitada del artículo. Número de piezas del artículo requerido.
7. Anotación realizada por el/la titular del área de Recursos Materiales y Servicios.
6. Procedimiento para atender la solicitud extraordinaria de papelería y material de oficina.
6.1. Objetivo específico.
Establecer los mecanismos para la solicitud extraordinaria de papelería y material de oficina necesarios para el
cumplimiento de las atribuciones y funciones de los órganos y áreas del Tribunal Electoral del Distrito Federal.
6.2. Alcance específico.
Jefatura de Departamento de Recursos Materiales y Servicios.
Órganos y áreas del Tribunal Electoral del Distrito Federal.
Profesionista Técnico/a de Recursos Materiales.
Secretaría Administrativa.
Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.
El desarrollo de la actividad que corresponda a cada área, dirección, subdirección o jefatura, estará a cargo de la persona
servidora titular de la misma.
6.3. Marco normativo específico.
Reglamento Interior del Tribunal Electoral del Distrito Federal
6.4. Glosario.
6.4.1. Definiciones.
Área Solicitante.- El órgano o área del Tribunal Electoral del Distrito Federal que solicita, de manera extraordinaria, el
material de papelería necesario para dar cumplimiento a sus atribuciones.
Formato de requisición extraordinaria de papelería y material de oficina.- Documento a través de cual las personas
servidoras del Tribunal solicitarán de manera extraordinaria diversa papelería y materiales de oficina, cuya necesidad surge
de manera urgente para lograr el objetivo de su área de trabajo.
Tribunal.- El Tribunal Electoral del Distrito Federal.
6.4.2. Siglas.
AS.- Área solicitante.
PT.- Profesionista Técnico/a.
JDRMyS.- Jefatura de Departamento de Recursos Materiales y Servicios.
SRMySG.- Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.
SIA.- Sistema Integral de Administración.
6.5. Políticas de operación.
6.5.1. Sólo se entregarán los bienes a las áreas solicitantes mediante el Formato de requisición extraordinaria de papelería y
material de oficina.
6.5.2. La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales es la responsable de controlar y asegurar el suministro
y abastecimiento de papelería y artículos de oficina del almacén.
6.5.3. El/la Profesionista Técnico/a de Recursos Materiales se encargará de mantener actualizado el sistema de inventario
implementado mediante el registro de los movimientos de altas, bajas y cambios necesarios, para su adecuado
mantenimiento.
6.5.4. El responsable del almacén será el o la Profesionista Técnico/a de Recursos Materiales quien deberá informar de
inmediato de los bienes solicitados por las áreas y que no se tengan en existencia en el almacén.
6.6. Descripción de actividades del procedimiento para atender la solicitud extraordinaria de papelería y materiales
de oficina.
Actividad Responsable Documentación Empleada o
medio de comunicación
1. Solicita a la SRMySG la papelería
extraordinaria necesaria para sus actividades.
AS.
Oficio.
2. Verifica la existencia del material solicitado.
¿Existe el material solicitado?
2.1. Sí.
Continúa en la actividad 4.
2.2. No
Continúa en la actividad 3.
PT.
3. Informa al AS de la inexistencia del material
solicitado en el almacén y que éste será
proporcionado en cuanto se tenga disponibilidad.
Fin del procedimiento.
4. Selecciona el material solicitado y entrega al
AS.
5. Firma de recibido el formato.
AS.
Formato de requisición
extraordinaria de papelería y
material de oficina.
6. Firma de autorización el formato para su
registro en el módulo de almacén del SIA. Titular de la JDRMyS.
7. Folia el formato con número consecutivo para
descarga del material entregado en el módulo de
almacén del SIA.
PT.
8. Descarga en el módulo de almacén del SIA el
material entregado incluyendo AS y la persona a
quien se hizo entrega del material y se verifica
que coincida el número de folio con el número de
consecutivo en el sistema.
9. Archiva el formato de solicitud extraordinaria
de papelería y material de oficina.
Fin del procedimiento.
6.7. Diagrama de flujo del procedimiento para atender la solicitud extraordinaria de papelería y material de oficina.
AS. PT. Titular de la JDRMyS.
6.8. Anexo
6.8.1. Formato de requisición extraordinaria de papelería y material de oficina.
Inicio
Solicita a la SRMySG la papelería
extraordinaria necesaria para sus
actividades.
Oficio.
Verifica la existencia del material
solicitado.
Oficio.
¿Existe el material
solicitado?
Informa al AS de la inexistencia del
material solicitado en el almacén y
que éste será proporcionado en cuanto
se tenga disponibilidad.
1Selecciona el material solicitado y
entrega al AS. Firma de recibido el formato.
Formato de requisición extraordinaria
de papelería y material de oficina.
Firma de autorización el formato para
su registro en el módulo de almacén
del SIA.
Folia el formato con número
consecutivo para descarga del
material entregado en el módulo de
almacén del SIA.
Archiva el formato de solicitud
extraordinaria de papelería y material
de oficina.
Descarga en el módulo de
almacén del SIA el material
entregado incluyendo AS y la
persona a quien se hizo entrega
del material y se verifica que
coincida el número de folio con
el número de consecutivo en el
sistema.
Fin. 1
No
Sí
Formato de requisición extraordinaria
de papelería y material de oficina.
Formato de requisición
extraordinaria de papelería y
material de oficina.
Formato de requisición extraordinaria
de papelería y material de oficina.
Formato de requisición extraordinaria
de papelería y material de oficina.
ALMACÉN DE PAPELERÍA
REQUISICIÓN EXTRAORDINARIA DE PAPELERÍA Y MATERIAL
DE OFICINA
FECHA
HORA
VALE DE SALIDA NO.
ÁREA
SOLICITANTE
FIRMA *
AUTORIZADA
CANTIDAD MATERIAL SOLICITADO
OBSERVACIONES
6.8.2. Instructivo de llenado del Formato de requisición extraordinaria de papelería y material de oficina.
1) Fecha.
2) Hora.
3) Anotación realizada por el/la titular del área de Recursos Materiales y Servicios.
4) Área Solicitante.
5) Firma autorizada.
6) Número de piezas del artículo solicitado.
7) Descripción del material solicitado.
8) Nombre y firma de quién recibe el material solicitado.
9) Anotación realizada por el/la titular del área de Recursos Materiales y Servicios.
RECIBIÓ
NOMBRE________________________
FIRMA_________________________
*
AUTORIZÓ
1 2 3
4
7
5
6
8 9
7. Procedimiento para la atención de solicitud de servicios de mantenimiento.
7.1. Objetivo específico.
Establecer los mecanismos para la solicitud de los servicios de mantenimiento necesarios para el cumplimiento de las
atribuciones y funciones de los órganos y áreas del Tribunal Electoral del Distrito Federal.
7.2. Alcance específico.
Jefatura de Departamento de Recursos Materiales y Servicios.
Órganos y áreas del Tribunal Electoral del Distrito Federal.
Secretaría Administrativa.
Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.
El desarrollo de la actividad que corresponda a cada área, dirección, subdirección o jefatura, estará a cargo de la persona
servidora titular de la misma.
7.3. Marco normativo específico.
Reglamento Interior del Tribunal Electoral del Distrito Federal.
7.4. Glosario.
7.4.1. Definiciones.
Área Solicitante.- El órgano o área del Tribunal Electoral del Distrito Federal que solicita el préstamo de vehículos
utilitarios, para dar cumplimiento a sus atribuciones.
Tribunal.- El Tribunal Electoral del Distrito Federal.
7.4.2. Siglas.
AS.- Área solicitante.
DPyRF.- Dirección de Planeación y Recursos Financieros.
JDRMyS.- Jefatura de Departamento Recursos Materiales y Servicios
SIA.- Sistema Integral de Administración.
SRMySG.- Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.
TEDF.- Tribunal Electoral del Distrito Federal.
7.5. Políticas de operación.
7.5.1. La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales será la encargada de proporcionar oportunamente el
mantenimiento preventivo y correctivo a todos los equipos, sistemas e instalaciones.
7.5.2. La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales será la instancia responsable de efectuar las
reparaciones menores que requieran las áreas administrativas y demás espacios del Tribunal Electoral del Distrito Federal.
7.6. Descripción de actividades del procedimiento para la atención de solicitudes de servicios de mantenimiento.
Actividad Responsable Documentación Empleada.
1. Solicita a la SRMySG el tipo de servicio
requerido.
AS. Oficio o correo electrónico.
2. Identifica si el servicio puede ser brindado por
personal interno del TEDF.
¿Puede realizarlo personal interno?
2.1. Sí.
Continúa en la actividad 4.
2.2. No.
Continúa en la actividad 3.
Titular de la JDRMyS.
3. Gestiona, en su caso, la contratación del
personal externo para que realice el servicio.
Fin del procedimiento.
4. Identifica si se requiere algún tipo de insumo
para proporcionar el servicio
¿Se requieren insumos?
1.1. Sí
Continúa en la actividad 5.
1.2. No
Continúa en la actividad 9.
5. Verifica si hay disponibilidad en el almacén de
los insumos necesarios para proporcionar el
servicio.
¿Hay insumos disponibles?
1.3. Sí.
Continúa en la actividad 9.
1.4. No.
Continúa en la actividad 6.
6. Gestiona, en su caso, la compra del material
necesario para realizar el servicio mediante el
fondo revolvente de la SRMySG o solicita
suficiencia presupuestal a la DPyRF.
¿Existe suficiencia presupuestal?
6.1. Sí.
Continúa en la actividad 8.
6.2. No.
Continúa en la actividad 7.
7. Informa al área solicitante que por el momento
no se cuenta con suficiencia presupuestal para
brindar el servicio.
Continúa en la actividad número 11. Titular de la JDRMyS.
Oficio
8. Adquiere los materiales necesarios para
brindar el servicio.
9. Proporciona el servicio solicitado por el área u
órgano del TEDF.
Personal de mantenimiento
10. Recaba en el formato correspondiente la firma
de conformidad del AS.
Personal de la SRMySG. Formato de atención de servicios
de mantenimiento.
11. Archiva el oficio o correo electrónico. Titular de la JDRMyS. Oficio o correo electrónico.
Fin del procedimiento.
7.7. Diagrama de flujo del procedimiento para la atención de solicitudes de servicios de mantenimiento.
AS. Titular de la JDRMyS. Personal de
mantenimiento
Personal de la
SRMySG..
Solicita a la SRMySG el tipo de
servicio requerido.
Identifica si el servicio puede ser
brindado por personal interno del
TEDF.
Gestiona, en su caso, la contratación
del personal externo para que
realice el servicio.
Archiva el oficio o correo
electrónico.
Inicio
Oficio o correo electrónico.
Identifica si se requiere algún tipo
de insumo para proporcionar el
servicio.
¿Puede realizarlo personal
interno?
1
¿Se requieren insumos?
Verifica si hay disponibilidad en el
almacén de los insumos necesarios
para proporcionar el servicio.
¿Hay insumos
disponibles?
Gestiona, en su caso, la compra del
material necesario para realizar el
servicio mediante el fondo
revolvente de la SRMySG o solicita
suficiencia presupuestal a la
DPyRF.
¿Existe suficiencia
presupuestal?
Adquiere los materiales necesarios
para brindar el servicio.
Oficio.
Informa al área solicitante que por
el momento no se cuenta con
suficiencia presupuestal para
brindar el servicio.
Proporciona el servicio solicitado
por el área u órgano del TEDF.
3
Fin 1
2
2
2
3
Oficio o correo electrónico.
Formato de atención de servicios de
mantenimiento.
Recaba en el formato
correspondiente la firma de
conformidad del AS.
Sí
Sí
Sí
Sí
No
No
No
No
7.8. Anexo.
7.8.1. Formato de atención de servicios de mantenimiento.
ATENCIÓN DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
FECHA:
FOLIO:
ÁREA SOLICITANTE DEL SERVICIO:
DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO SOLICITADO
EN CASO DE REQUERIR MATERIALES, ESPECIFIQUE:
CANTIDAD: DESCRIPCIÓN
OBSERVACIONES:
RECIBIÓ: AUTORIZA
NOMBRE:
FIRMA:
7.8.2. Instructivo de llenado del formato de atención de servicios de mantenimiento.
1. Fecha.
2. Anotación realizada por el/la titular del área de Recursos Materiales y Servicios.
3. Área que solicita el servicio.
4. Se hace la descripción del servicio solicitado.
5. En caso de requerir materiales debe precisarse la cantidad solicitada por el área de mantenimiento para realizar el
servicio.
6. Descripción del material utilizado para el servicio.
7. Se anotan las observaciones o los comentarios relevantes asociados a la prestación del servicio.
8. Nombre y firma de quién recibió el servicio.
9. Anotación realizada por el/la titular del área de Recursos Materiales y Servicios.
1 2
3 4
5 6
8
9
7
8
8. Procedimiento para la contratación de bienes o servicios por adjudicación directa normada en la Sección IV del
Capítulo VII de los Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del
Tribunal Electoral del Distrito Federal.
8.1. Objetivo específico.
Establecer las directrices que permitan llevar a cabo la contratación de bienes o servicios a través del procedimiento de
adjudicación directa en el Tribunal Electoral del Distrito Federal.
8.2. Alcance específico.
Áreas y órganos del Tribunal Electoral del Distrito Federal.
Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Tribunal Electoral del Distrito Federal.
Dirección General Jurídica.
Jefatura de Departamento de Adquisiciones.
Secretaria Administrativa.
Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.
El desarrollo de la actividad que corresponda a cada Área, Secretaría, Dirección, Subdirección o Jefatura, estará a cargo de
la persona servidora del Tribunal titular de la misma.
8.3. Marco normativo específico.
Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Tribunal Electoral del Distrito
Federal.
8.4. Glosario.
8.4.1. Definiciones.
Acta de Sesión.- Documento a través del cual se manifiestan cada una de las diligencias y acciones que se realizan dentro
del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Tribunal Electoral del Distrito Federal, a fin de
contar con una memoria documental de los trabajos que ahí se desarrollan.
Análisis de mercado.- Resultado de la investigación que se realiza con el fin de adquirir o arrendar bienes o servicios, en
las mejores condiciones de calidad, precio y oportunidad, para el Tribunal Electoral del Distrito Federal, el cual se plasma
en un cuadro comparativo validado por los que en él intervinieron.
Contrato.- Acuerdo de voluntades entre el Tribunal Electoral del Distrito Federal y dos o más personas jurídicas para
producir o transferir obligaciones y derechos.
Formato de Requisición.- Documento a través del cual los y las Titulares de las Áreas y Órganos del Tribunal solicitan la
adquisición o el arrendamiento de bienes o servicios, para dar cumplimientos a sus objetivos institucionales.
Suficiencia presupuestal.- Asignación presupuestal de recursos destinados para cubrir determinadas necesidades del
Tribunal, mismas que se encuentran contempladas dentro del Programa Operativo Anual.
8.4.2. Siglas
AOTEDF.- Áreas y/u Órganos del Tribunal Electoral del Distrito Federal.
CAAPS.- Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Tribunal Electoral del Distrito Federal.
DGJ.- Dirección General Jurídica.
JDA.- Jefatura de Departamento de Adquisiciones.
PAA.- Programa Anual de Adquisiciones.
SA.- Secretaría Administrativa.
SRMySG.- Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.
TEDF.- Tribunal Electoral del Distrito Federal.
8.5. Políticas de operación
8.5.1. Para la realización de una adjudicación directa, deberá observarse irrestrictamente los supuestos previstos en los
artículos 40 y 41 de los Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Tribunal
Electoral del Distrito Federal.
8.5.2. Los documentos mínimos que deberán presentar las personas para llevar a cabo el procedimiento de adjudicación
directa son:
Persona Física
- Copia del Acta de Nacimiento;
- Curriculum vitae firmado;
- Comprobante de domicilio reciente -recibo de agua, energía eléctrica, predial o teléfono- (no mayor a 3 meses);
- Cédula Única de Registro de Población (CURP);
- Identificación oficial vigente con fotografía (Credencial para votar, Pasaporte o Cédula Profesional);
- Cédula de Identificación Fiscal emitido por el Sistema de Administración Tributaria (SAT);
- Copia del comprobante de último grado estudios*; y
- 4 Fotografías tamaño infantil*.
* Cuando la contratación se realice como apoyo para Proceso Electoral y/o Consulta Ciudadana
Persona Jurídica o Moral
- Copia del Acta Constitutiva de la empresa;
- Curriculum vitae de la empresa, firmado por el/la Representante Legal;
- Cédula de Identificación Fiscal emitido por el Sistema de Administración Tributaria (SAT);
- Identificación oficial vigente con fotografía (Credencial para votar, Pasaporte o Cédula Profesional) del/la
Representante Legal; y
- Comprobante de domicilio reciente -recibo de agua, energía eléctrica, predial o teléfono- (no mayor a 3 meses);
8.5.3. La formalización de las adquisiciones, arrendamientos o prestadores de servicios cuyo monto sea igual o menor a
$50,000.00 (cincuenta mil pesos 00/100 M.N.), se hará preferentemente a través de pedido; y aquellas que superen el monto
señalado anteriormente, deberán formalizarse a través de contrato.
8.6. Descripción de actividades del procedimiento para la contratación de bienes o servicios por adjudicación directa
normada en la Sección IV del Capítulo VII de los Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y
Prestación de Servicios del Tribunal Electoral del Distrito Federal.
Actividad Responsable Documentación Empleada
1. Formula a la SA la solicitud de un bien, un
arrendamiento o un servicio.
Titular del AOTEDF.
Formato de Requisición.
2. Recibe solicitud y la turna a la SRMySG.
Titular de la SA.
3. Recibe solicitud y verifica que el
requerimiento se encuentre incluido en el PAA:
¿Se encuentra en el PAA?
3.1 Sí.
Continúa en la actividad 16.
3.2 No.
Continúa en la actividad 4.
Titular de la SRMySG.
4. Solicita al Titular de la SA autorización para
que se otorgue suficiencia presupuestal para
llevar a cabo la adquisición, el arrendamiento o
la contratación de prestación de servicios.
Oficio de solicitud de suficiencia
presupuestal.
5. Acuerda con el Magistrado Presidente e
instruye, en su caso, al/la titular de la DPyRF. Titular de la SA.
6. Revisa y verifica si existe suficiencia
presupuestal para la adquisición, el
arrendamiento o la contratación de prestación
de servicios.
¿Existe suficiencia presupuestal?
7.1 Sí.
Continúa en la actividad 10.
7.2 No.
Continúa en la actividad 7.
Titular de la DPyRF.
7. Notifica a la SRMySG.
Oficio de respuesta.
8. Recibe e informa al AOTEDF solicitante. Titular de la SRMySG.
Actividad Responsable Documentación Empleada
9. Recibe notificación.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Titular del AOTEDF solicitante.
Oficio de respuesta
10. Notifica a la SRMySG para dar continuidad
a la adquisición, el arrendamiento o la
contratación de prestación de servicios.
Titular de la DPyRF.
11. Recibe notificación de suficiencia
presupuestal y verifica que el monto de la
adquisición, el arrendamiento o la contratación
de prestación de servicios, se encuentre dentro
de los montos de actuación y supuestos
establecidos para la adjudicación directa.
Titular de la SRMySG.
12. Verifica si se encuentra dentro de los
montos de actuación y supuestos establecidos
para la adjudicación directa.
¿Se encuentra dentro de los montos
establecidos?
13.1 Sí.
Continúa en la actividad 16
13.2 No.
Continúa en la actividad 13
13. Somete a consideración del CAAPS, la
adquisición, el arrendamiento o la contratación
de prestación de servicios y solicita
autorización conforme al caso específico.
Solicitud de autorización.
14. Revisa el CAAPS, si se autoriza realizar
una adjudicación directa.
¿Se autoriza se adjudique directamente?
15.1 Sí.
Continúa en la actividad 16
15.2 No.
Continúa en la actividad 15
CAAPS.
Acta de Sesión.
15. Adquiere, arrenda o contrata la prestación
de servicios conforme el procedimiento que
haya autorizado el CAAPS (Licitación Pública
Nacional o Invitación Restringida.)
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Titular de la SRMySG.
16. Elabora análisis de mercado. Formato de análisis de mercado.
Actividad Responsable Documentación Empleada
17. Pondera la mejor condición en cuanto a
calidad, precio y oportunidad para el TEDF.
18. Notifica al proveedor, arrendador y/o
prestador de servicios profesionales la decisión
adoptada y solicita a la DJG la elaboración del
contrato, si así procede, o elabora el pedido
correspondiente.
Oficio de solicitud de contrato.
19. Elabora, en su caso, el contrato
correspondiente y somete a firma de los
interesados.
Titular de la DJG.
Contrato de compra-venta,
arrendamiento o prestación de
servicios profesionales.
20. Integra el expediente con la documentación
correspondiente y da seguimiento para el
cumplimiento del contrato y/o Pedido.
¿Se cumplió en tiempo forma lo pactado en el
contrato y/o Pedido?
22.1 Sí.
Continúa en la actividad 22.
22.2 No.
Continúa en la actividad 21.
Titular de la SRMySG.
Requerimiento, documentación de
la persona contratada, análisis de
mercado, contrato o pedido.
21. Promueve el cumplimiento o la recisión del
contrato y/o pedido.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
22. Promueve el pago correspondiente. Oficio de solicitud de pago,
factura o recibo correspondiente.
23. Recibe pago por la venta, arrendamiento o
prestación de servicios profesionales
Proveedor, arrendador o prestador
de servicios profesionales Cheque/Transferencia Bancaria
Fin de procedimiento
8.7. Diagrama de flujo del procedimiento para la contratación de bienes o servicios por adjudicación directa
normada en la Sección IV del Capítulo VII de los Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y
Prestación de Servicios del Tribunal Electoral del Distrito Federal.
Titular del Área u
Órgano del Tribunal
solicitante.
Titular de la
Secretaría
Administrativa
Titular de la
Subdirección de
Recursos Materiales y
Servicios Generales
Titular de la Dirección de Planeación y
Recursos Financieros
Titular de la Dirección de Titular de la Subdirección de Comité de Adquisiciones,
Inicio
Formula a la Secretaría
Administrativa la solicitud de un
bien, un arrendamiento o un
servicio.
Recibe solicitud y la turna a la
Subdirección de Recursos
Materiales y Servicios Generales.
Recibe solicitud y verifica que el
requerimiento se encuentre
incluido en el Programa Anual de
Adquisiciones (PAA):
¿Se encuentra en
el PAA?
Solicita al Titular de la Secretaría
Administrativa autorización para
que se otorgue suficiencia
presupuestal para llevar a cabo la
adquisición, el arrendamiento o la
contratación de prestación de
servicios.
Acuerda con el Magistrado
Presidente e instruye, en su caso,
al Dirección de Planeación y
Recursos Financieros
Revisa y verifica si existe
suficiencia presupuestal para la
adquisición, el arrendamiento o la
contratación de prestación de
servicios.
¿Existe suficiencia
presupuestal?
Notifica a la Subdirección de
Recursos Materiales y Servicios
Generales.
Recibe e informa al Área u
Órgano del Tribunal solicitante.Recibe notificación.
A
2
1
Formato de Requisición Formato de Requisición Formato de Requisición
Oficio de solicitud de suficiencia
presupuestal
Oficio de solicitud de suficiencia
presupuestal
Oficio de solicitud de suficiencia
presupuestal
Oficio de respuesta.Oficio de respuesta.Oficio de respuesta. Sí
Sí
No
No
Planeación y Recursos Financieros Recursos Materiales y Servicios
Generales
Arrendamientos y Prestación de
Servicios del Tribunal Electoral del
Distrito Federal
Titular de la Subdirección de Recursos Materiales y
Servicios Generales
Titular de la Dirección
General Jurídica
Proveedor, arrendador o
prestador de servicios
A
Notifica a la Subdirección de Recursos Materiales y
Servicios Generales para dar continuidad a la
adquisición, el arrendamiento o la contratación de
prestación de servicios
Recibe notificación de suficiencia presupuestal y
verifica que el monto de la adquisición, el
arrendamiento o la contratación de prestación de
servicios, se encuentre dentro de los montos de
actuación y supuestos establecidos para la Adjudicación
Directa.
Verifica si se encuentra dentro de los montos de
actuación y supuestos establecidos para la Adjudicación
Directa.
Somete a consideración del Comité de Adquisiciones,
Arrendamientos y Prestación de Servicios del Tribunal
Electoral del Distrito Federal, la adquisición, el
arrendamiento o la contratación de prestación de
servicios y solicita autorización conforme al caso
específico.
Revisa el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y
Prestación de Servicios del Tribunal Electoral del
Distrito Federal, si se autoriza realizar una Adjudicación
Directa.
¿Se autoriza
se adjudique
directamente?
Adquiere, arrenda o contrata la prestación de servicios
conforme haya autorizado el Comité de Adquisiciones,
Arrendamientos y Prestación de Servicios del Tribunal
Electoral del Distrito Federal (Licitación Pública
Nacional o Invitación Restringida.)
Elabora Análisis de Mercado.
¿Se encuentra
dentro de los montos
establecidos?
1
Oficio de respuesta. Oficio de respuesta.
Oficio de respuesta.
Solicitud de autorización. Acta de Sesión.
Acta de Sesión.
Formato de Análisis de Mercado.
2
1
Sí
Sí
No
No
B
profesionales
8.8. Anexos.
8.8.1. Formato de Requisición.
A
Pondera la mejor condición en cuanto a
Calidad, Precio y Oportunidad para el
Tribunal Electoral del Distrito Federal.
Integra el expediente con la documentación
correspondiente y da seguimiento para el
cumplimiento del Contrato y/o Pedido.
Elabora, en su caso, el Contrato
correspondiente y somete a firma de los
interesados.
Promueve el pago correspondiente.
Notifica al Proveedor, Arrendador y/o
Prestador de Servicios Profesionales la
decisión adoptada y solicita a la Dirección
General Jurídica la elaboración del contrato
si así procede o elabora el pedido
correspondiente.
¿Se cumplió en tiempo
forma lo pactado en el
Contrato y/o Pedido?
Promueve el cumplimiento o la recisión del
contrato y/o pedido.
Recibe pago por la venta, arrendamiento o
prestación de servicios profesionales
2
Fin2
Formato de Análisis de Mercado.
Oficio de solicitud de contrato. Contrato de compra-venta, arrendamiento o
prestación de servicios profesionales.
Contrato de compra-venta, arrendamiento o
prestación de servicios profesionales.
Contrato de compra-venta, arrendamiento o
prestación de servicios profesionales.
Oficio de solicitud de pago, factura o recibo
correspondienteCheque/Transferencia Bancaria
Sí
No
FORMATO PARA LA REQUISICIÓN DE BIENES/SERVICIOS ÁREA REQUIRENTE FECHA
1
DÍA MES AÑO
2 3 4
NOMBRE, CARGO Y FIRMA DEL REQUIRENTE NOMBRE, CARGO Y FIRMA DE QUIEN VALIDA
5
6
PARTIDA PRESUPUESTAL A AFECTAR
7
EL BIEN/SERVICIO SE ENCUENTRA DENTRO DEL PROGRAMA ANUAL
DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y PRESTACIÓN DE
SERVICIOS?
SI ( )
NO ( ) 8
BIEN O SERVICIO REQUISITADO: 9
JUSTIFICACIÓN
10
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
11
8.8.1.1. Instructivo de llenado del formato de requisición.
1.- Se anotará el área de adscripción de la persona servidora del Tribunal que realiza la requisición.
2. Se anotará el día en que se hace la requisición.
3.- Se anotará el mes en que se hace la requisición.
4.- Se anotará el año en que se hace la requisición.
5. Se anotará el nombre, cargo y la firma de la persona servidora del Tribunal que realiza la requisición.
6.-Se anotará el nombre, cargo y la firma de la persona facultada para validar la requisición.
7.-Se anotará el número de la partida presupuestal afectada.
8.-Se marcara la opción que corresponda de acuerdo a si el bien o servicio requerido se encuentra o no, dentro del Programa
Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios.
9.-Se anotará cual es el bien o servicio requerido.
10.-Se anotará la razón que hace necesaria la requisición del bien o servicio.
11.-Se anotará si el bien o servicio requerido necesita de alguna característica específica.
8.8.2. Formato de Pedido
AV. MAGDALENA 21 Teléfono: 5340-4600 Ext. 1123
COL. DEL VALLE Fax. 53-40-46-34
DEL. BENITO JUÁREZ
C.P. 03100
PEDIDO
FACTURAR A: ENVIAR A:
TRIBUNAL ELECTORAL DEL DISTRITO FEDERAL TRIBUNAL ELECTORAL DEL DISTRITO FEDERAL
R.F.C. TED-990105-5E6 AV. MAGDALENA 21
COL. DEL VALLE
DEL. BENITO JUÁREZ
No. de pedido:
Fecha:
Proveedor:
Domicilio:
Solicitado por: 6 Fecha de Cotización Día Mes Año
7 8 9
Condiciones de Pago: 10
Part ida
Presupuest alCantidad Unidad Precio Unitario Precio Total Neto
SUBTOTAL $0.00
IVA $0.00
TOTAL $0.00
Fundamentación: 5
Descripción
TRIBUNAL ELECTORAL DEL DISTRITO FEDERAL
SECRETARÍA ADMINISTRATIVA
PEDIDO
1
Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales
Jefe de Departamento de Adquisiciones Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales
ELABORÓ AUTORIZÓ PROVEEDOR
2
3
17 18 19
12 11 1513 1614
4
8.8.2.1. Instructivo de llenado del Formato de Pedido.
1. Anotar el número de pedido que le corresponde.
2. Se plasmará la fecha en que se elabora el pedido.
3. Se consignará el nombre o denominación del proveedor o prestador de servicios.
4. Anotar el domicilio fiscal del proveedor o prestador de servicios.
5. Se anotará la fundamentación del pedido.
6.- Deberá añorase el Área u Órgano del Tribunal que solicitó e bien o servicio.
7.- Anotar el día de la cotización presentada por el proveedor o prestador de servicios.
8.- Anotar el mes de la cotización presentada por el proveedor o prestador de servicios.
9.- Anotar el año de la cotización presentada por el proveedor o prestador de servicios.
10.- Plasmar las condiciones de pago (en una sola exhibición, mensual, quincenal, etc…).
11.- Se anotará la partida presupuestal que corresponda.
12.- Anotar la descripción del bien o servicio requerido.
13.- Anotar la cantidad de bienes o servicios requeridos.
14.- Se anotará la unidad de medida (pieza, caja, litro, etc…).
15.- Anotar el precio unitario ofertado por el proveedor o prestador de servicios.
16.- Anotar el resultado de multiplicar el precio unitario por el número de unidades requeridas.
17.- Anotar nombre y plasmar la firma del/a Jefe/a de Departamento de Adquisiciones.
18.- Anotar nombre y plasmar la firma del/a Subdirector/a de Recursos Materiales y Servicios Generales.
19.- Anotar el nombre y plasmar la firma del proveedor o prestador de servicios.
8.8.3. Formato de Análisis de Mercado.
ANÁLISIS DE MERCADO
Fecha de elaboración:__________1_______
No. Descripción Unidad de
Medida Cantidad
Nombre o Denominación: 2 Nombre o Denominación: Nombre o Denominación:
Contacto: 3 Contacto: Contacto:
Precio Ofertado Precio Ofertado Precio Ofertado
Unitario Subtotal Unitario Subtotal Unitario Subtotal
4 5 6 7 8 9
SUBTOTAL
10
IVA
11
TOTAL 12
Tiempo de entrega 13
Vigencia de la oferta 14
Condiciones de pago 15
Condiciones de entrega 16
Elaboró.
Revisó.
17
18
Jefe de Departamento de Adquisiciones
Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales
39
8.8.2.1. Instructivo de llenado del Formato de Análisis de Mercado.
1.- Anotar la fecha de elaboración del análisis de mercado.
2.- Anotar el nombre o denominación del proveedor o prestador de servicios.
3.- Se anotará el nombre de la persona que funge como contacto del proveedor o prestador de servicios ante el Tribunal.
4.- Anotar el número consecutivo.
5.- Anotar la descripción del bien o servicio requerido.
6.- Se anotará la unidad de medida (pieza, caja, litro, etc…).
7.- Anotar la cantidad de bienes o servicios requeridos.
8.- Anotar el precio unitario ofertado por el proveedor o prestador de servicios.
9.- Anotar el resultado de multiplicar el precio unitario por el número de unidades ofertadas.
10.- Anotar la suma de los subtotales de un solo proveedor o prestador de servicios.
11.- Anotar el Impuesto al Valor Agregado generado en función del Subtotal por proveedor o prestador de servicios.
12.- Anotar la suma del Subtotal mas el IVA.
13.- Se anotará el tiempo de entrega ofrecido por el proveedor o prestador de servicios.
14.- Se plasmará la vigencia de oferta presentada por el proveedor o prestador de servicios.
15.- Plasmar las condiciones de pago (en una sola exhibición, mensual, quincenal, etc…) ofertadas por el proveedor o
prestador de servicios.
16.- Anotar las condiciones de entrega presentadas por el proveedor o prestador de servicios.
17.- Anotar nombre y plasmar la firma del/a Jefe/a de Departamento de Adquisiciones.
18.- Anotar nombre y plasmar la firma del/a Subdirector/a de Recursos Materiales y Servicios Generales.
40
9. Procedimiento para la validación del pago a proveedores, arrendadores y/o prestadores de servicios profesionales.
9.1. Objetivo específico.
Establecer las directrices que permitan llevar a cabo la validación del pago a proveedores, arrendadores y/o prestadores de
servicios profesionales.
9.2. Alcance específico.
Áreas y órganos del Tribunal Electoral del Distrito Federal.
Dirección de Planeación y Recursos Financieros.
Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.
El desarrollo de la actividad que corresponda a cada Área, Secretaría, Dirección, Subdirección o Jefatura, estará a cargo de
la persona servidora del Tribunal titular de la misma.
9.3. Marco normativo específico.
Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Tribunal Electoral del Distrito
Federal.
9.4. Glosario.
9.4.1. Definiciones.
Validación de pago.- Acto mediante el cual el área u órgano del Tribunal Electoral del Distrito Federal, usuaria del bien o
servicio, en coordinación con la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, autoriza el pago por la
adquisición o arrendamiento de un bien, o la prestación de un servicio profesional.
9.4.2. Siglas
AOTEDF.- Áreas y/u Órganos del Tribunal Electoral del Distrito Federal.
DPyRF.- Dirección de Planeación y Recursos Financieros.
PPAoPS.-Persona proveedora, arrendadora o prestadora de servicios.
SA.- Secretaría Administrativa.
SIA.-Sistema Integral de Administración.
SRMySG.- Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.
TEDF.- Tribunal Electoral del Distrito Federal.
9.5. Políticas de operación
9.5.1. El pago por la adquisición de bienes se realizará posterior a la entrega del bien en el Tribunal Electoral del Distrito
Federal, de conformidad con lo establecido en el contrato o pedido previamente celebrado.
9.5.2. El pago correspondiente a los arrendamientos y a la prestación de servicios profesionales, se realizará a mes vencido.
9.5.3. La factura o recibo de honorarios que se presente para revisión y validación, deberá cumplir con los requisitos
establecidos en el contrato o pedido celebrado previamente y con las disposiciones fiscales vigentes.
9.5.4. El tiempo para trámite de pago contará a partir de la recepción de la factura o recibo de honorarios que el proveedor,
arrendador o prestador de servicios presente.
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9.6. Descripción de actividades del procedimiento para la validación del pago a proveedores, arrendadores y/o
prestadores de servicios profesionales.
Actividad Responsable Documentación Empleada
1. Presenta factura o recibo de honorarios para
revisión y validación.
PPAoPS.
Factura o recibo de honorarios
2. Recibe factura o recibo de honorarios para
revisión y validación.
Titular de la SRMySG.
3. Turna, en su caso, la factura o recibo al Área
u Órgano del Tribunal Electoral del Distrito
Federal, usuaria del bien o servicio.
Oficio y factura o recibo de
honorarios
4. Verifica que el bien o servicio se haya
recibido conforme a lo pactado en el contrato o
pedido celebrado previamente.
¿Se recibió conforme a lo pactado?
5.1 Sí.
Continúa en la actividad 8.
5.2 No.
Continúa en la actividad 5.
Titular del AOTEDF.
Factura o recibo de honorarios
5. Turna a la SRMySG, informando que no se
cumplió con el objeto del contrato o pedido
celebrado.
Oficio y factura o recibo de
honorarios
6. Convoca a la PPAoPS, para solicitar
aclaración y/o ajuste en la factura o recibo de
honorarios.
Titular de la SRMySG.
Factura o recibo de honorarios
7. Ajusta o modifica la factura o recibo de
honorarios.
Continua en la actividad 1
PPAoPS.
8. Valida la factura o recibo de honorarios,
mediante su firma en el documento y turna a la
SRMySG.
Titular del AOTEDF.
Oficio y factura o recibo de
honorarios
9. Recibe factura o recibo de honorarios
validada y procede a capturarla en el SIA con
que cuenta el Tribunal.
Titular de la SRMySG.
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Actividad Responsable Documentación Empleada
10. Turna a la DPyRF la Factura o recibo de
honorarios validada y capturada en SIA.
11. Procede al pago conforme al
“Procedimiento para el pago a terceros con
cheque o transferencia bancaria”.
Titular de la DPyRF. Factura o recibo de honorarios
Fin de procedimiento
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9.7. Diagrama de flujo del procedimiento para la validación del pago a proveedores, arrendadores y/o prestadores de
servicios profesionales.
Persona proveedora,
arrendadora o
prestadora de
servicios
Titular de la
Subdirección de
Recursos Materiales
y Servicios
Generales
Titular del Área u Órgano del Tribunal
Electoral del Distrito Federal, usuaria del
bien o servicio
Titular de la
Dirección de
Planeación y
Recursos Financieros
ARTÍCULOS TRANSITORIOS
Inicio.
Presenta factura o recibo de
honorarios para revisión y
validación.
Recibe factura o recibo de
honorarios para revisión y
validación.
Verifica que el bien o servicio se
haya recibido conforme a lo pactado
en el contrato o pedido celebrado
previamente.
Ajusta o modifica la Factura o
Recibo de honorarios.
Procede al pago conforme al
“Procedimiento para el pago a
terceros con cheque o transferencia
bancaria” con que se cuenta.
Turna, en su caso, la factura o
recibo al Área u Órgano del
Tribunal Electoral del Distrito
Federal, usuaria del bien o servicio.
¿Se recibió
conforme a lo
pactado?
Turna a la Subdirección de
Recursos Materiales y Servicios
Generales, informando que no se
cumplió con el objeto del contrato o
pedido celebrado
Convoca a la persona proveedora,
arrendadora o prestadora de
servicios, para solicitar aclaración
y/o ajuste en la factura o recibo de
honorarios.
1
1Valida la Factura o Recibo de
honorarios, mediante su firma en el
documento y turna a la
Subdirección de Recursos
Materiales y Servicios Generales.
Recibe Factura o Recibo de
honorarios validada y procede a
capturarla en el Sistema Integral de
Administración con que cuenta el
Tribunal.
Turna a la Dirección de Planeación
y Recursos Financieros la Factura o
Recibo de honorarios validada y
capturada en el Sistema Integral de
Administración.
Fin.
Factura o Recibo de honorariosFactura o Recibo de honorarios
Oficio y Factura o Recibo de
honorarios
Factura o Recibo de honorarios
Oficio y Factura o Recibo de
honorariosFactura o Recibo de honorariosFactura o Recibo de honorarios
Oficio y Factura o Recibo de
honorarios
Oficio y Factura o Recibo de
honorarios
Oficio y Factura o Recibo de
honorarios
Factura o Recibo de honorarios
No
Sí
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PRIMERO.- El Manual de Procedimientos de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales del Tribunal
Electoral del Distrito Federal entrará en vigor al día siguiente de su publicación en los estrados del Tribunal.
SEGUNDO.- Se dejan sin efectos aquellas disposiciones del Tribunal Electoral del Distrito Federal que se opongan al
Manual de Procedimientos que se aprueba.
TERCERO.- Publíquese el citado Manual de Procedimientos en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, así como en los
estrados y en los sitios de Internet e Intranet del Tribunal.
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