TALLER DE CAPACITACION EN NORMAS DE ADQUISICION DE LUMINA
CONCEPTOS GENERALES
POLITICAS GENERALES
Lumina es su etapa de proyecto debe tener en cuenta que:
Los requerimientos deben ser para fines específicos, esto significa que los fondos deben ser utilizados para lograr obtener el alcance del proyecto.
En la utilización de los fondos se conceda debida atención a los factores de economía y eficiencia.
Las adquisiciones se realicen mediante procedimientos que promuevan la competencia abierta.
Los procedimientos buscan la obtención de la calidad requerida y la oportunidad del caso
PRINCIPIOS BASICOS DE LA POLITICA DE ADQUISICIONES DE LUMINA
PRINCIPIO BASICO POLITICA DE LUMINA
ECONOMIA Y EFICIENCIA
A igualdad de condiciones técnicas, la Variable determinante es el precio.
COMPETENCIA ABIERTA TRANSPARENCIA
3 Cotizaciones hábiles, invitaciones yProcesos competitivos y equitativos
CALIDAD Y OPORTUNIDADEspecificaciones tecnicas o terminos deReferencia clara y precisamente Especificados, entregas de acuerdo al RAS
POR QUE SON IMPORTANTES LAS ADQUISICIONES
SON EL “MOTOR” DEL PROYECTO SU CORRECTA EJECUCIÓN, ASEGURA
UNA OPORTUNA IMPLEMENTACIÓN. ESTAS SOPORTAN LA TRIPLE
RESTRICCION DE UN PROYECTO Y SON DETERMINENTES EN EL CUMPLIMIENTO DE LAS MISMAS, CON ENFASIS EN EL TIEMPO Y COSTO
IMPORTANCIA DE LAS PROCEDIMIENTOS
SUS PRESCRIPCIONES PERMITEN A LUMNINA PREDICTIBILIDAD Y POR ENDE CONFIANZA
PERMITE QUE LOS DIFERENTES FUNCIONARIOS TRABAJEN DE LA MISMA MANERA
CONTIENEN PRACTICAS COMERCIALMENTE ACEPTADAS
SON UN SOPORTE YA QUE SON PROCEDIMIENTOS AUDITABLES
RESPONSABILIDADES Y RELACIONES EN LOS PROCESOS DE ADQUISICION
PROVEEDORCONTRATISTACONSULTOR
LOGISTICA LUMINA
LicitaciónContratosBienes entregadosServicios ejecutadasProductos y/o informes
APLICACIÓNDE
PROCEDIMIENTOS
Practica corrupta: Significa el ofrecimiento,suministro,aceptación o solicitud de cualquier cosa de valor para influir en la actuación de un funcionario de Lumina
Practica fraudulenta: Significa la tergiversación de los hechos con el fin de influir en un proceso de adquisiciones o en la ejecución de un contrato en perjuicio del Prestatario.
FRAUDE Y CORRUPCION
FRAUDE Y CORRUPCION ¨SOBORNO (COHECHO)¨ significa todo acto u omisión que, en
función de su cargo o investidura, realice un funcionario de Lumina o quien actúe en su lugar, postores o terceros, contrario a sus deberes y en especial el ofrecer, dar, recibir o solicitar cualquier cosa de valor que sea capaz de influir en las decisiones durante el proceso de compra o durante la ejecución del contrato correspondiente.
“EXTORSION O COACCION” significa el hecho de amenazar a otro con causarle a él mismo o a un miembro de su familia, en su persona, honra o bienes, un mal que constituyera delito, para influir en las decisiones durante el proceso de compra o durante la ejecución del contrato correspondiente, ya sea que el objetivo se hubiese o no logrado.
“FRAUDE” significa la tergiversación de datos o hechos con el objeto de influir sobre el proceso de una licitación o la fase de ejecución del contrato, en perjuicio de la empresa y de los participantes.
“COLUSION” significa las acciones entre los postores destinadas a que se obtenga precios de licitación a niveles artificiales, no competitivos, capaces de privar a Lumina de los beneficios de una competencia libre y abierta.
FRAUDE Y CORRUPCION
Correspodera a la empresa: Rechazar todo el proceso de
Adjudicación si se determina la existencia de practicas fraudulentas o corruptas.
Despedir al funcionario de Lumina que corresponda, ademas de abrir las acciones judiciales correspondientes
Declarará que la firma es inelegible.
CONFLICTO DE INTERESES
Si bien en general no es tipificado directamente como fraude o corrupción el conflicto de intereses no es aceptado como una practica aceptable en Lumina Hay conflictos de intereses cuando existe
familiares involucrados Cuando es consecuencia de trabajos
anteriores. Tengan conflicto de intereses por trabajos
con terceros.
ADQUISICIONES DE BIENES Y CONTRATACION DE SERVICIOS MENORES
Normas de Lumina de Noviembre del 2008
INICIO DE UN PROCESO DE SELECCIÓN Todo proceso de selección será
eficiente a la medida que se parta de una base clara de las necesidades que tenemos.
En este sentido la elaboración de los Tor, especificaciones o expedientes son un elemento clave para poder realizar un proceso de adquisición exitoso.
INICIO DE UNA CONTRATACIÓN
Según el tipo de adquisición la fijación de nuestras necesidades esta definido como:
OBRASEXPEDIENTE
TECNICO
BIENESESPECIFICACIONES
TECNICAS
CONSULTORIATERMINOS DEREFERENCIA
METODOS DE ADQUISICIONC OMPARACION DE PRECIOS
PRINCIPIOS GENERALES DE UNA COMPARACION DE PRECIOS
ADECUADA Y OPORTUNA NOTIFICACION
IGUALDAD DE ACCESO PLAZO RAZONABLE PARA PREPARAR Y
PRESENTAR LAS OFERTAS CONDICINES CONTRACTUALES EQUITATIVAS
IGUALDAD DE TRATAMIENTO CRITERIOS DE SELECCIÓN EXPLICITOS ESPECICACIONES NO DISCRIMINATORIOS
PASOS DE UNA CPL
ELABORACON DE ESPECIFICACIONESEXPEDIENTE TECNICO
Y DOCUMENTOS DE LICITACION
1
INVITACIONES
2CONSULTAS
Y ABSOLUCION
DE CONSULTAS
3
CONSULTAS Y
ABSOLUCION
4
PRESENTACIONDE LAS OFERTAS
5
EVALUACION DELAS OFERTAS
7
ADJUDICACIONDEL CONTRATO
8EJECUCION
DELCONTRATO
9
ANALISIS Y EVALUACION DE LAS OFERTAS
OBJETIVO: DETERMINAR EL CUMPLIMIENTO DE CADA
OFERTA CON LOS REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS DE LICITACION
DETERMINAR EL PRECIO DE COMPARACION DE CADA OFERTA
SELECCIONAR PARA ADJUDICACION DEL CONTRATO A LA OFERTA QUE CUMPLA CON LOS REQUISITOS Y RESULTE SER LA DE PRECIO EVALUADO MAS BAJO.
ANALISIS Y EVALUACION DE LAS OFERTAS
PROCEDIMIENTOS: LA CONFIDENCIALIDAD DEL PROCESO ES
FUNDAMENTAL PARA GARANTIZAR LA INTEGRIDAD DE LA EVALUACION
LAS ACLARACIONES SE PERMITEN SIEMPRE QUE NO MODIFIQUEN LA ESENCIA DE LA OFERTA NI SU PRECIO
EXAMEN PARA VERIFICAR: OFERTA ESTE FIRMADA GARANTIAS PLAZO DE ENTREGA CUMPLIMIENTO SUSTANCIAL Y OFERTA COMPLETA
ADJUDICACION DEL CONTRATO
DEBE ADJUDICARSE, AL POSTOR CUYA OFERTA: ES LA MAS BAJA EVALUADA CUMPLE SUSTANCIALMENTE CON LOS
REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS DE LICITACION
ESTA CAPACITADO PARA EJECUTAR EL CONTRATO.
QUE ES UN TOR
Los términos de referencia indican que es lo que vamos a contratar, por tanto es la base por la cual deben los ofertantes elaborar sus propuestas, en ese sentido deben contar como mínimo con una definición clara de: Objetivos Alcances Metodología Informes/productos entregables Cronograma Personal mínimo requerido Criterios de evaluación Recursos a disposición del consultor
QUÉ, CUÁNDO, CUÁNTO• La gestión de un proyecto implica
necesariamente el realizarnos estas tres preguntas básicas, sin ellas no se puede realizar una gestión apropiada ni un control del proyecto.
• Estas preguntas aunque parezcan muy primarias, están relacionadas con la triple restricción del proyecto.
• El que: es la determinación del alcance
• El cuando es la determinación del tiempo
• El cuanto es la determinación del costo
CONSTITUCION DEL POA El POA debe estar constituido por tres instrumentos
operativos relacionados con la triple restricción.
Proyecto “ElGaleno”
concalidad
tiempocosto
alcance
PLAN ALCANCE
PLAN DE ADQUISICIONES
PLAN DE DESEMBOLSOS
PROBLEMAS COMUNES EN LA GESTIÓN DE ADQUISICIONES DE PROYECTOS
Carecer de una adecuada planificación de compras No medir los resultados de la gestión de la procura Recursos humanos sin las competencias necesarias Documentos que inician la adquisición incompletos,
con defectos o fuera de fecha (términos de referencia, especificaciones técnicas, o expedientes de obra)
Desconocimiento de las normas del Préstamo y/o de adquisiciones
Los usuarios no se involucran Expectativas irreales por parte de los usuarios
internos o externos Falta del juicio de expertos sobre las ET (o TDR)
PROBLEMAS COMUNES EN LA GESTIÓN DE ADQUISICIONES DE PROYECTOS
No se gestiona la relación con lo proveedores
No se dispone de documentación estandarizada
No hay archivo del proyecto. No comprenden la complejidad de la
dirección de proyectos.
ComprarComprar
RentarRentar
ArrendamientoFinanciero (Lease)
ArrendamientoFinanciero (Lease)
Hacer ó de
Proveedor único
Múltiplesproveedores
ó
elecciones…elecciones…elecciones….se deben considerar las condiciones actuales del mercado
OutsourcingOutsourcing
Planificación de las Adquisiciones
¿QUÉ OPCIÓN DE ADQUISICIÓN TIENE EL PROYECTO?
MODELO DE PLAN
Una vez que existe claridad sobre el alcance de las actividades del año y su relación con el diseño, es necesario poder tener en cuenta la siguiente restricción el tiempo, dado que las normas y políticas de contrataciones demandan procesos pre establecidos y los mismos tienen relación directa con la ejecución de las actividades, el mejor predictor del tiempo es el plan de adquisiciones, con la limitación que no muestra el cash flow mas si el tiempo desde la elaboración del termino de referencia, especificación técnica o expediente de obra hasta su contratación, esta limitación es cubierta con el plan de desembolsos.
Independiente de la herramienta que se utilice el plan necesariamente debe comprender los pasos por cada método que ya están pre establecidos en la norma
Finalmente se debe comprender que el plan de adquisiciones solo es valioso si es que se respeta su interacción con el Plan operativo y el plan de desembolsos, es una elaboración interactiva e iterativa
Modelo de plan
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Pagos, cambios,garantía
Plan deAdquisiciones
GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES (PMBOK)
BUENAS PRACTICAS
planificación de las adquisiciones Empaquetar las adquisiciones Llevar ratios de control sobre los tiempos
en cada fase del proceso logístico Trabajar con el efecto de Pareto Dar prioridad a la ruta critica Evaluar los riesgos en procura Seleccionar el método adecuado de
contratación o adquisición
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