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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DELINSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD
SOCIAL
Título: PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOSCódigo: PCDIESS-01Rei!ió": 00
#e$!ió":01 %$e&: M&"te"ie"do 'e()&:01-0*-+01, Su!titue &: Ni"gu"o
PROCEDIMIENTO DEL CONTROL DE
DOCUMENTOS
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DELINSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD
SOCIAL
Título: PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOSCódigo: PCDIESS-01Rei!ió": 00
#e$!ió":01 %$e&: M&"te"ie"do 'e()&:01-0*-+01, Su!titue &: Ni"gu"o
Procedimiento de control de documentos
1. Finalidad..........................................................................................................................3
2. Objetivos..........................................................................................................................3
3. Alcance............................................................................................................................3
. !e"inici#n de t$rminos....................................................................................................3
%. Responsabilidades............................................................................................................
&. 'evantamiento de procesos..............................................................................................
(. !escripci#n de procedimiento.........................................................................................&
). !iagrama de "l*jo............................................................................................................)
+. Ane,os.............................................................................................................................+
1-. Re"erencias...................................................................................................................+
Ane,o 1.................................................................................................................................1-
Ane,o 2.................................................................................................................................11Ane,o.3.................................................................................................................................12
Ane,o. ...............................................................................................................................13
Ane,o %.................................................................................................................................1
Ane,o &.................................................................................................................................1%
Ane,o (.................................................................................................................................1&
Ane,o ).................................................................................................................................1(
Ane,o +............................................................................................................................................................1)
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Título: PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOSCódigo: PCDIESS-01Rei!ió": 00
#e$!ió":01 %$e&: M&"te"ie"do 'e()&:01-0*-+01, Su!titue &: Ni"gu"o
1. Finalidad
Este procedimiento permite elaborar distrib*ir organi/ar 0 almacenar los
doc*mentos del nstit*to Ec*atoriano de eg*ridad ocial pertenecientes al rea de
4antenimiento para el control de los procesos procedimientos 0 actividades del
sistema de gesti#n de calidad de la empresa.
2. Objetivos
• !e"inir parmetros generales para la elaboraci#n distrib*ci#n de los
doc*mentos.• Establecer las pa*tas 0 directrices para reali/ar la identi"icaci#n veri"icaci#n
almacenamiento rec*peraci#n 0 acceso a los doc*mentos de la empresa.
3. Alcance
El procedimiento de control de doc*mentos comprende desde la elaboraci#n orecepci#n del doc*mento 5asta la el almacenamiento del mismo tomando en c*enta
las pa*tas 0 directrices se6aladas para identi"icaci#n veri"icaci#n 0 distrib*ci#n.
. !e"inici#n de t$rminos
Do(u.e"to/- Escrito en papel * otro tipo de soporte con 7*e se pr*eba o acredita
*na cosa como *n t8t*lo *na pro"esi#n *n contrato etc.
I"o$.&(ió"/- !atos 7*e poseen signi"icado el medio de soporte p*ede ser papel
disco magn$tico #ptico o electr#nico "otogra"8a o m*estra patr#n o *na
combinaci#n de $stos.
E!e(ii(&(ió"/- !oc*mento 7*e establece re7*isitos *na especi"icaci#n p*ede
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Título: PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOSCódigo: PCDIESS-01Rei!ió": 00
#e$!ió":01 %$e&: M&"te"ie"do 'e()&:01-0*-+01, Su!titue &: Ni"gu"o
estar relacionada con actividades.
#&lid&(ió"/- Con"irmaci#n mediante la aportaci#n de evidencia objetiva de 7*e se
5an c*mplido los re7*isitos para *na *tili/aci#n o aplicaci#n espec8"ica prevista.
Ide"tii(&(ió"/- Facilita el manejo 0 la seg*ridad de grandes cantidades de
doc*mentos a trav$s de la identi"icaci#n adec*ada.
Re(ue$&(ió"/- Acci#n 0 e"ecto de obtener por medio de los instr*mentos de
cons*lta los doc*mentos re7*eridos.
%. Responsabilidades
Responsable a
cargo
Jefe del Proceso Ayudantes del
proceso
&. 'evantamiento de procesos
ANE2O 1
(. !escripci#n de procedimiento
P$o(edi.ie"to
Co"t$ol de do(u.e"to!
'e()&:#e$!ió":1/0
P3g/:%$e& Re!o"!&4le: M&"te"i.ie"to
De!($i(ió" de A(tiid&de!
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Título: PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOSCódigo: PCDIESS-01Rei!ió": 00
#e$!ió":01 %$e&: M&"te"ie"do 'e()&:01-0*-+01, Su!titue &: Ni"gu"o
P&!o A"e5o A(tiid&d Tie.o
1
+
6
7
,
Ane,o1
Ane,o 2
C$e&$ el do(u.e"to
Redactar *n n*evo doc*mento en el "ormato
estndar para toda la doc*mentaci#n.
Ide"tii(&$ el do(u.e"to
4ediante los encabe/ados del "ormato llenar la
in"ormaci#n necesaria para identi"icar el
doc*mento de manera e"ica/ red*ciendo el
tiempo de b9s7*eda.
#e$ii(&$ el do(u.e"to
i la in"ormaci#n es ins*"iciente absol*ta o
err#nea se proceder a reali/ar los cambios
pertinentes en la doc*mentaci#n.
Re&li8&$ (&.4io! e" el do(u.e"toe debe mejorar a*mentar o cambiar la
in"ormaci#n del doc*mento seg9n sea el caso.
A$o4&(ió" &lid&(ió"
ociali/ar los cambios en la doc*mentaci#n a
la direcci#n de la empresa con el "in de
aprobar 0 validar el doc*mento.
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Título: PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOSCódigo: PCDIESS-01Rei!ió": 00
#e$!ió":01 %$e&: M&"te"ie"do 'e()&:01-0*-+01, Su!titue &: Ni"gu"o
8. !iagrama de "l*jo.
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SOCIAL
Título: PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOSCódigo: PCDIESS-01Rei!ió": 00
#e$!ió":01 %$e&: M&"te"ie"do 'e()&:01-0*-+01, Su!titue &: Ni"gu"o
+. Ane,os.
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SOCIAL
Título: PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOSCódigo: PCDIESS-01Rei!ió": 00
#e$!ió":01 %$e&: M&"te"ie"do 'e()&:01-0*-+01, Su!titue &: Ni"gu"o
A"e5o 1/ Encabe/ado 0 pie de pgina.
A"e5o +/ Formato para la Codi"icaci#n doc*mentos procedimientos e instr*ctivos.
A"e5o 6/ Formato de redacci#n de doc*mentos del C.
A"e5o 7/ Aprobaci#n de doc*mentos.
A"e5o ,/ Copias controladas !oc*mentos.
A"e5o 9/ !istrib*ci#n de doc*mentos.
A"e5o / 'ista 4aestra de doc*mentos.A"e5o ;/ Formato para control de doc*mentos e,ternos.
A"e5o */ Formato de acta de retiro 0 disposici#n de doc*mentos.
A"e5o10/ ociali/aci#n de doc*mentos.
1-. Re"erencias.
istemas de gesti#n de la calidad ;F*ndamentos 0 vocab*lario. Norma O +--1<2--%=
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Anexo 1. E"(&4e8&do ie de 3gi"&/
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Título: Código:#e$!ió": %$e&: 'e()&: Su!titue &:
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Anexo 2.'o$.&to &$& l& Codii(&(ió"/
'os doc*mentos pertenecientes al istema de gesti#n de calidad deben identi"icar
mediante la sig*iente descripci#n:
P como primera letra 7*e indica 7*e es *n procedimiento.
Do! let$&! 7*e indi7*en al rea a la 7*e corresponde el procedimiento.
IESS como 9ltimas letras 5aciendo re"erencia al nstit*to Ec*atoriano de eg*ridad ocial
PCDIEES: >rocedimiento de control de doc*mentos del nstit*to Ec*atoriano de
eg*ridad ocial.
PCRIESS: >rocedimiento de control de registros del nstit*to Ec*atoriano de eg*ridad
ocial
>ara la n*meraci#n sec*encial de los procedimientos se *tili/aran los d8gitos como se
m*estra a contin*aci#n:
PCDAS'-01 >rocedimiento de control de doc*mentos del nstit*to Ec*atoriano de
eg*ridad ocial N.1.
PCRAS'-0+ >rocedimiento de control de registros del nstit*to Ec*atoriano de eg*ridad
ocial N.2.
>ara las revisiones de los procedimientos se empleara dos d8gitos en "orma ascendente
como se il*stra a contin*aci#n.
01 para la primera revisi#n.
0+ para la seg*nda revisi#n.
06 para la tercera revisi#n.
0" para en$sima revisi#n.
Not&: i e,istiera coincidencia con procedimientos 0a e,istente se agregara *na letra
adicional a las dos letras correspondientes al rea 7*e pertenece el procedimiento.
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Anexo.3'o$.& de $ed&((ió" &$& do(u.e"to! del SGC
'i"&lid&d
!escripci#n del procedimiento.
Al(&"(e
Es la dimensi#n real donde se *tili/a el procedimiento.
Dei"i(ió" de t<$.i"o!
Es la e,plicaci#n de los conceptos relacionados al sistema de gesti#n de calidad.
Re!o"!&4ilid&de!
Es la asignaci#n de las personas 7*e estn a cargo con las respectivas labores.
Le&"t&.ie"to de $o(e!o!/
e toman los datos 0 los nombres de las actividades 7*e comprenden cada proceso
De!($i(ió" de $o(edi.ie"to
!escribe las actividades 7*e se reali/aran p*ede ser de "orma te,t*al gra"ica o en
imgenes.
Di&g$&.& de lu=o/
4*estra la sec*encia de las actividades 7*e se reali/an en el proceso.
A"e5o!
on los doc*mentos de apo0o del procedimiento como planos c*adros tablas "otos etc.
Ree$e"(i&
e se6alaran las citas 0 las "*entes de donde se sac# la in"ormaci#n e,p*esta.
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Anexo. 4A$o4&(ió" de do(u.e"to!
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DEL
INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDADSOCIAL
Título: A$o4&(ió" de do(u.e"to! Código:#e$!ió": %$e&: M&"te"i.ie"to 'e()&: Su!titue &:
Fec5a:
!8a?mes?a6o
Se>o$:
............................................................................................................................
!irector del istema de gesti#n de Calidad del nstit*to Ec*atoriano de eg*ridad ocial.
P$e!e"te/
!e mi consideraci#n
A nombre de ..…………………………………………………………… del nstit*to
Ec*atoriano de eg*ridad ocial.
@o ……………………………………………………………………….. solicito s8rvase a
anali/ar revisar 0 veri"icar el doc*mento con la "inalidad de obtener la posible
aprobaci#n del mismo.
Adj*nto el presente doc*mento c*0o contenido 5a sido detallado bajo las directrices del
"ormato de control de doc*mentos de C del nstit*to Ec*atoriano de eg*ridad ocial.
Ate"t&.e"te/
………………………….
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Anexo 5.Coi&! (o"t$ol&d&! de do(u.e"to!/
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DEL
INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDADSOCIAL
Título: Do(u.e"to! (oi&! (o"t$ol&d&! Código:#e$!ió": %$e&: M&"te"i.ie"to 'e()&: Su!titue &:
N4ERO !E CO>A CONBRO'A!A…………………………………………………
FECA……………………………………………………………………………………
DA'!A!A EN FECA ………………………………………………………………….
CONCER!A CON E' ORNA'
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………Re!o"!&4le
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Anexo 6.
Di!t$i4u(ió" de do(u.e"to!
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DEL
INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDADSOCIAL
Título: Distribución de docuentos! Código:"ersión: %$e&: M&"te"i.ie"to 'e()&: Su!titue &:
El presente m*estra la n#mina del personal 7*e 5a ad7*irido el?los doc*mentos <s=:
N4ERO !E !BRCN………………………………………………………..
DISTRI?UCION DE PROCEDIMIENTOS@DOCUMENTOS
FECA NO4RE CARO GREA
N. !E CO>A
CONBRO'A!A
FR4A
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Anexo 7.Li!t& M&e!t$& de do(u.e"to!
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DEL INSTITUTO
ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL
'ECA:
CODIGO:
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS
N4ERO !E 'BA!O……………………………………………………
NO4RE !E'!OC4ENBO
C!O GREA!OC4ENBO
4O!FCACONE REE4>'AHOFECA !EE4N
FECA !EREDONEIBERNO NBERNO
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Anexo 8.'o$.&to &$& (o"t$ol de do(u.e"to! e5te$"o!
SISTEMA DE GESTIÓN DEL INSTITUTO ECUATORIANO DE
SEGURIDAD SOCIAL
'ECA:
CODIGO:
CONTROL DE DOCUMENTOS E2TERNOS
BB'O C!O DERON FECA RE>ONA'E N. CO>A CACN
……………………………..Re!o"!&4le
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Anexo 9.
'o$.&to de &(t& de $eti$o di!o!i(ió" de do(u.e"to!
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DELINSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDADSOCIAL
Título: A(t& de $eti$o di!o!i(ió" de do(u.e"to! Código:#e$!ió": %$e&: M&"te"i.ie"to 'e()&: Su!titue &:
FECA:
!8a?mes?a6o
N. !E ACBA
………………………….
@o ………………………………………………………………… so0 el responsable del
retiro del doc*mento ………………………………………………………… con el
c#digo…….... del rea …………….. en el c*al se entregara al responsable
de………………….. .
!isposici#n del doc*mento:
De!t$uido B Reu4i(&do B Co"!e$&do B
!etalles del retiro
///
//Re!o"!&4le
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Anexo 10.So(i&li8&(ió" de do(u.e"to!
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DEL
INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDADSOCIAL
Título: So(i&li8&(ió" de do(u.e"to! Código:#e$!ió": %$e&: M&"te"i.ie"to 'e()&: Su!titue &:
N. OCA'HACN………………………………………………………………………………………….
FECA…………………………………………………………………………………………………………
BE4A………………………………………………………………………………………………………….
GREA…………………………………………………………………………………………………………..
'as personas en listadas "irman 7*e 5an sido capacitados en: >rocedimiento?nstr*ctivo?Registro.
BE4A !E EBN !E CA'!A! !E'
NBBBO ECABORANO !E ER!A!OCA'
NO4NAN No.4$e! &ellido! N de C/I C&$go 'i$.&