INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COLIMA
HOLCIM PLANTA TECOMÁN
REPORTE FINAL DE RESIDENCIA PROFESIONAL
“DESARROLLO DE PROGRAMA DE AUTOMATIZACIÓN
CONTROL DE COSTOS”
INGENIERIA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES
PLAN DE ESTUDIOS 2010
MARTIN GONZALEZ MUÑIZ
12460301
DECIMO SEMESTRE
VILLA DE ALVAREZ, COL. 31 DE AGOSTO 2017
Desarrollo de programa de automatización control de costos
1
Resumen del proyecto
El proyecto consiste en automatizar el control de costos a nivel nacional de cada una
de las plantas cementeras del corporativo Holcim, México. Así como también la
generación de reportes requeridos, con finalidad de que la persona responsable de
este control le permita tomar decisiones a corto, mediano o largo plazo, es decir
incluyendo resultados visuales como los KPI’s, para una observación más
representativa de la tendencia de costos.
Cabe mencionar que existen diferentes áreas laborales en cada una de las plantas
cementeras, pero en este caso la inspección de costos de este proyecto está
enfocada específicamente al área de mantenimiento, esto surgió debido a sus altos
gastos en las acciones preventivas y correctivas de equipos industriales.
Desarrollo de programa de automatización control de costos
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Contenido Resumen del proyecto ............................................................................................................................. 1
Introducción ............................................................................................................................................. 4
Generalidades del Proyecto ..................................................................................................................... 6
Descripción de la empresa y el área de trabajo ....................................................................................... 6
Problemática ............................................................................................................................................ 7
Objetivos generales y específicos ............................................................................................................ 9
Objetivo general ................................................................................................................................... 9
Objetivos específicos ............................................................................................................................ 9
Justificación ............................................................................................................................................ 10
Alcances y limitaciones .......................................................................................................................... 11
Alcances .............................................................................................................................................. 11
Limitaciones ....................................................................................................................................... 11
Fundamento teórico ............................................................................................................................... 12
SAP (Systems, Applications, Products in Data Processing) ................................................................ 12
¿Qué es SAP? .................................................................................................................................. 12
¿Para qué sirve? ............................................................................................................................. 12
Características ................................................................................................................................ 12
Process Runner ................................................................................................................................... 13
¿Qué es? ......................................................................................................................................... 13
¿Para qué sirve? ............................................................................................................................. 13
Características ................................................................................................................................ 14
Gestor de Bases de Datos SQL Server ................................................................................................ 15
¿Qué es? ......................................................................................................................................... 15
¿Para qué sirve? ............................................................................................................................. 15
Características ................................................................................................................................ 15
Visual Basic para Aplicaciones (VBA) .................................................................................................. 16
¿Qué es? ......................................................................................................................................... 16
¿Para qué sirve? ............................................................................................................................. 16
Características ................................................................................................................................ 17
Ofimática Microsoft office (Excel) ...................................................................................................... 17
¿Qué es Excel? ................................................................................................................................ 17
¿Para qué sirve? ............................................................................................................................. 17
Desarrollo de programa de automatización control de costos
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Características ................................................................................................................................ 18
Key Performance Indicator (KPI) ........................................................................................................ 20
¿Qué es? ......................................................................................................................................... 20
¿Para qué sirve? ............................................................................................................................. 21
Características ................................................................................................................................ 21
Procedimientos y descripción de las actividades realizadas .................................................................. 23
Resultados .............................................................................................................................................. 24
Conclusiones y recomendaciones .......................................................................................................... 34
Fuentes de información ......................................................................................................................... 35
Glosario .................................................................................................................................................. 37
Tabla de ilustraciones
Fig. 1 Cronograma de actividades .......................................................................................................... 23
Fig. 2 Parámetros de control .................................................................................................................. 24
Fig. 3 Interfaz de ejecución Grupo1- Datos Maestros ............................................................................ 25
Fig. 4 Guardar Ubicaciones ..................................................................................................................... 25
Fig. 5 Consultar Ubicaciones .................................................................................................................. 26
Fig. 6 Eliminar Ubicaciones ..................................................................................................................... 27
Fig. 7 Consolidar datos ........................................................................................................................... 29
Fig. 8 Gráfica con meses ......................................................................................................................... 30
Fig. 9 Gráfica de costos relativos en porcentaje .................................................................................... 31
Fig. 10 Panel de control de procesos ..................................................................................................... 31
Fig. 11 Dar de alta usuarios .................................................................................................................... 32
Fig. 12 Definir accesos a los usuarios ..................................................................................................... 32
Desarrollo de programa de automatización control de costos
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Introducción
La empresa LafargeHolcim, es una organización ampliamente reconocida, no
solamente a nivel nacional, sino mundial por la calidad de producto cementero que
elabora, además de cumplir con las políticas establecidas para cuidar el medio
ambiente, y así mismo manteniéndose en los estándares de una compañía
socialmente responsable. Actualmente en México se encuentran siete plantas
pertenecientes al grupo Holcim que están distribuidas en los diferentes estados, pero
cabe mencionar que también existen varios centros de distribución con la finalidad de
abarcar la mayor parte del país.
Cada una de las plantas están conformadas por distintas áreas y de igual manera
encargadas de los diferentes procesos internos para llevar el control
correspondiente, por ejemplo: el área de proceso, planeación, control de calidad,
comunicación y responsabilidad social, envase, ambiental, y mantenimiento
(preventivo o correctivo) que tiene un importante papel para mantener los equipos en
buen estado, es decir en funcionamiento adecuado.
Dentro de las siete plantas, una de ellas es Holcim Planta Tecomán, se encuentra
instalada en el estado de Colima, precisamente en el KM. 1.5 de carretera a Caleras
municipio de Tecomán. En este establecimiento, especialmente en el sector del
mantenimiento, se detectó una deficiencia en cuanto al tiempo en la elaboración de
reportes para presentar los criterios del control de costos que correspondían a dicha
área, por lo que fue necesario hacer énfasis para automatizar esta tarea a través de
un proyecto de implementación de un programa (sistema).
A continuación se describen los capítulos que fundamentan el desarrollo del sistema,
en Generalidades del Proyecto se realiza una descripción de la empresa y el área de
trabajo donde se desarrolló el proyecto, así como el problema a resolver, los
objetivos del proyecto y la justificación. En el capítulo del Marco Teórico se
puntualizan los aspectos teóricos que ayudaron para llevar a cabo el proceso del
sistema, así como las definiciones y terminología de las herramientas utilizadas. El
Desarrollo presenta la metodología que se utilizó en el análisis y diseño del sistema
de software, así como las actividades realizadas. En el capítulo de Resultados se
Desarrollo de programa de automatización control de costos
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puntualizan los resultados obtenidos con una descripción de las gráficas e interfaces
del sistema. Finalmente se presentan las Conclusiones y Competencias
Desarrolladas.
Desarrollo de programa de automatización control de costos
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Generalidades del Proyecto
Descripción de la empresa y el área de trabajo
Holcim planta Tecomán está conformada por diferentes áreas, a continuación, se
describe en términos generales, las actividades que realiza cada una de ellas:
Gerencia de Proceso: es la encargada de monitorear las 24 horas del día, las
operaciones de todos los equipos de la planta.
Planeación: lleva el control de los presupuestos anuales.
Sistema de gestión integral: es la responsable del control documental respecto
a auditorías, normas ambientales, etc.
Control de calidad: se encarga de que el producto final cumpla con la calidad
establecida.
Envase: lleva el proceso de colocar el producto en bolsas o sacos de papel, es
decir, que quede listo para distribuirlo.
Por último, se tiene el Departamento de Gerencia de Mantenimiento, esta área se
encarga de realizar todos los mantenimientos tanto preventivos como correctivos de
los equipos industriales que pertenecen al proceso de elaboración del producto
conocido como cemento.
El término preventivo se refiere a la forma periódica de inspecciones tanto de
funcionamiento, ajustes, análisis, limpieza, lubricación, calibración etc.; con el
objetivo de prever los problemas que pueda tener un equipo y corregirlos en el
momento oportuno para mantenerlo en óptimo funcionamiento, mientras que el
correctivo consiste en la reparación forzosa e imprevista cuando ocurre un fallo, y
que impone la necesidad de sustituir o reparar piezas antes de continuar haciendo
uso de dicho conjunto. Los mantenimientos descritos se aplican a criterios tanto
mecánicos como eléctricos.
Desarrollo de programa de automatización control de costos
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Problemática
Como parte del área, también es importante tener control de los costos que generan
los planes de mantenimiento, es decir cuánto se gasta en la compra de materiales,
refacciones, herramientas, servicios de terceros, entre otros elementos. Y es aquí
donde fue requerida una persona con conocimientos de la carrera de ingeniería en
sistemas computacionales o afín, para llevar a cabo el proyecto de desarrollo de un
programa de automatización para el control de costos.
Uno de los inconvenientes que se tienen en el área de mantenimiento en la planta
Tecomán, es el tiempo de demora al generar reportes de los gastos ejecutados
durante los mantenimientos preventivos y/o correctivos, a los equipos que realizan
las tareas para generar el producto final (cemento), en estos mantenimientos también
se incluyen gastos de las refacciones compradas, reconstruidas e incluso los costos
de los servicios a terceros de empresas especialistas en cierta maquinaria. Todos
estos gastos se llevan a un control de registro en la plataforma conocida como SAP,
pero debido a la manera convergente que se realiza el proceso de reportes, genera
que la persona responsable consuma tiempo excesivo y tenga una probabilidad de
error por resultados no actualizados, ya que en ese lapso se pudieron haber
registrado más gastos.
La manera que se realizaba era la siguiente:
Primero se accedía a la interfaz de SAP para indicarle a través de una
transacción que datos se deseaba descargar, visualizar o modificar.
Se descargaban en un formato compatible con Excel para manipularlos, es
decir poder aplicarle filtros, formulas, entre otros cambios más.
Los cambios se aplicaban a cada archivo descargado, cabe señalar que son
grandes volúmenes de datos y que cada transacción es única ya que
descarga solo información correspondiente a ella.
Después se guardaba en un formato diferente al descargado para consultar y
extraer en una nueva hoja de Excel, donde se colocaban los datos de las
diferentes transacciones para generar el reporte de control de costos.
Desarrollo de programa de automatización control de costos
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Por esta razón se planteó la necesidad de un sistema que automatice el proceso que
se realiza manualmente, además de permitir que el control de costos se monitoree
constantemente para tomar acciones correspondientes a los criterios establecidos.
También se buscó que se ejecute con tareas programadas para mantener los datos
almacenados con la última versión de actualización, dicho de otra manera, el sistema
se ejecutara dentro de un horario o fecha establecida por la persona responsable.
Conforme se fue desarrollando este sistema y por su complejidad surgieron
problemas a nivel de programación, pero con el conocimiento obtenido de las
materias cursadas durante la carrera, fue posible la corrección de cada uno de los
conflictos presentados. No solo las materias relacionadas a la lógica de
programación fueron de utilidad, sino también las que se relacionan a metodologías e
ingeniera en software para diseñar los diagramas de flujo, que representan el
comportamiento lógico en cada uno de los módulos que conforman al sistema.
Además se realizó un análisis para efectuar los cambios que permitieran una mejora
en el diseño de las tablas que conforman la base de datos, con el fin de optimizar la
redundancia de información, obteniendo un buen rendimiento en el motor gestor de
bases de datos.
El sistema se desarrolló en plataforma para escritorio debido a que había avances
desde que la necesidad surgió, además de las políticas establecidas en la empresa.
Una de ellas fue que ya contaban con sistemas en el entorno de desarrollo Visual
Basic para aplicaciones, siendo los estándares para todo el grupo de plantas del
mismo giro.
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Objetivos generales y específicos
Objetivo general
Automatizar el proceso de control de costos del área de mantenimiento, a través de
un sistema y herramientas que nos permita la extracción de datos de la plataforma
SAP (Sistemas, Aplicaciones y Productos).
Objetivos específicos
Extraer los datos maestros de manera autónoma con la herramienta Process
Runner.
Almacenar en una base de datos toda la información extraída.
Controlar las actividades a realizar durante la ejecución del sistema.
Almacenar el registro (fechas, horas, usuario, nombre de modulo y estatus) de
todos los módulos procesos.
Notificar mediante correo electrónico todos los errores que puedan
presentarse durante la ejecución, cabe señalar que este aviso lo recibirá el
responsable correspondiente.
Implementar tareas programadas para la ejecución automática en horarios
recurrentes.
Generar gráficas para la visualización del comportamiento del costo planeado,
costo real, etc.
Establecer un estándar de idiomas, para la compatibilidad de lenguaje
Español, Inglés y Portugués.
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Justificación
En todos los departamentos siempre hay oportunidades de implementar mejoras
continuas para la automatización de procesos, es decir agilizar las tareas que se
realizan frecuentemente a través de herramientas informáticas, tecnología, etc. Pero
muchas de las veces la implementación no es sencilla por incompatibilidad de
hardware, software, o en ocasiones por otras limitantes. En este caso ya se había
analizado la deficiencia en la inspección de costos que existía en el departamento de
mantenimiento de Holcim planta Tecomán, de acuerdo con el resultado del análisis
fue viable la propuesta de desarrollar un sistema informático que realizara de manera
eficaz la tarea del reporte de control de costos.
El tema de control de costos es de suma importancia ya que los egresos económicos
se deben monitorear de manera frecuente para crear planes de acción ante un
desvió inesperado.
El desarrollo del sistema consiste en facilitar y agilizar el proceso, es decir
automatizar el proceso de generación de reportes con sus respectivas graficas
necesarias para la toma de acciones oportunas en decisiones a corto, mediano o
largo plazo.
El sistema beneficiará a la persona responsable de general dichos reportes, de la
misma manera será beneficiado el departamento de mantenimiento de la planta
Tecomán, ya que disminuirá el tiempo utilizado para la generación de los reportes.
Un aspecto importante a destacar es que este sistema se podrá implementar en el
resto de las plantas de LafargeHolcim, lo cual produciría un beneficio a nivel mundial.
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Alcances y limitaciones
Alcances
Agilizar el control de costos del área de mantenimiento.
Automatizar la generación de reportes de control de costos.
Se podrá implementar en otras plantas pertenecientes al mismo grupo.
Tener control de usuarios para el acceso al sistema.
Mediante una configuración personalizada, el usuario podrá realizar los
ajustes para elegir de qué manera quiere ejecutar el sistema, si en secuencia
o por módulos
Con una configuración individualizada se contará con la posibilidad de que,
dependiendo de la necesidad, toda la información extraída de SAP podrá
almacenarse en una base de datos local o virtual (disponible en un servidor en
red).
Limitaciones
El equipo de cómputo donde se encuentre el sistema siempre deberá tener
conexión a internet para poder acceder a la base de datos en el servidor, esto
para obtener los resultados de información actualizada.
Las herramientas utilizadas para la extracción de datos deben ser instaladas
con licencia.
La manipulación de diferentes archivos de Excel genera carga de procesos,
por lo cual, la maquina donde se ejecutara el sistema deberá cumplir ciertas
características de rendimiento.
Desarrollo de programa de automatización control de costos
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Fundamento teórico
Durante el desarrollo de este proyecto fue necesario la investigación y utilización de
herramientas específicas para automatizar el procesamiento de datos.
SAP (Systems, Applications, Products in Data Processing)
¿Qué es SAP?
Es un sistema de aplicaciones y productos en
procesamientos de datos que son los que describen
los hechos empíricos, sucesos y entidades que
gestiona de forma integrada “on line” todas las áreas
funcionales de una empresa [1].
Prácticamente abarca todos los aspectos de la administración empresarial. SAP está
considerada como el tercer proveedor independiente de software del mundo (tras
Microsoft y Oracle) y el mayor de la Unión Europea.
¿Para qué sirve?
SAP se especializa en software ERP (Enterprise Resource Planning). Básicamente
es un programa que sirve para todo: contabilidad, gestión de almacén, gestión de
clientes, gestión de producción. En principio por su flexibilidad se adapta a todas las
empresas [2]. Es decir, es una solución estándar y modular, es más barata que una
solución a medida. Estos módulos son como si fueran “aplicaciones aparte” que se
ajustan a cada departamento en cuestión. Digamos todos los departamentos tienen
sus programas para gestionar las tareas y después todo se refleja en conjunto en la
base de datos común. Los jefes por ejemplo pueden ver gracias al BI (Business
Intelligence) la situación de la empresa en tiempo real, mediante gráficos, informes…
etc.
Características
Información on-line: esta característica significa que la información se
encuentra disponible al momento, sin necesidad de esperar largos procesos
de actualización y procesamiento habituales en otros sistemas [2].
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Jerarquía de la información: esta forma de organizar la información permite
obtener informes desde diferentes vistas.
Integración: esta es la característica más destacable de SAP y significa que la
información se comparte entre todos los módulos de SAP que la necesiten y
que pueden tener acceso a ella. La información se comparte, tanto entre
módulos, como entre todas las áreas [2].
En la implementación de este proyecto, SAP fue la principal plataforma con la que se
tuvo que interactuar para extraer la información almacenada en sus respectivas
bases de datos.
El siguiente software fue una de las herramientas que tuvo una gran utilidad para la
recuperación de información de manera automática.
Process Runner
¿Qué es?
Innowera Process Runner es una
herramienta de software de
automatización que le permite cargar y
descargar información entre SAP y
Excel, sin escribir una sola línea de código. Runner proceso está diseñado para
hacer más fácil la gestión de datos SAP utilizando su herramienta cotidiana Microsoft
Excel [4].
Process Runner fue la relación primaria para la manipulación de datos entre el
sistema a desarrollar y la plataforma SAP.
¿Para qué sirve?
Esta herramienta tiene una amplia aplicación en la parte de extracción de datos, y no
solo eso sino también es capaz de mandar transacciones de inserción de datos a los
diferentes módulos que conforman la plataforma SAP.
Para implementar el software mencionado anteriormente es necesario contar con
una licencia de uso específico, es decir, antes de adquirirla se debe realizar un
Desarrollo de programa de automatización control de costos
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análisis de las tareas que se ejecutaran para procesar los datos, por ejemplo si
solamente se desea descargar información o cargar nuevos datos de manera
automatizada de la plataforma SAP, cabe mencionar que los privilegios de las
funcionalidades están limitadas a los criterios de cada una de las categorías de las
otorgaciones disponibles.
Para las tareas que requieren descargar datos, es necesario una licencia llamada
run-only-line, esta licencia permite ejecutar procesos únicamente de extracción de
datos para eficiente los reportes de interés. Su funcionamiento es transaccional, esto
significa que a través de transacciones (claves establecidas para acceder a las
diferentes interfaces), filtros, validaciones y entre otros criterios, se procesan
algoritmos de búsqueda para consultar las bases de datos de la plataforma SAP. El
funcionamiento para la subida de nuevos registros es similar al de descarga, solo es
necesario tener toda la información una hoja con formato .xls en donde se hará
referencia todas las transacciones a ejecutar, de esta manera el Process Runner se
comunicara con las tablas de las bases de datos correspondientes.
Cabe señalar que para desarrollar y/o modificar los procesos de las transacciones
mencionadas anteriormente, se debe adquirir una licencia de administrador que por
regularmente la tiene la persona responsable del área de sistemas de una
organización.
Características
Eficiencia: Una solución consistente y altamente repetitiva para eliminar los
errores de procesos manuales, facilitando la eficiencia general y la
autosuficiencia.
Cobertura: Amplia cobertura para impulsar la migración eficiente de datos a
través de transacciones SAP, BAPI/RFM o GUI scripts para datos maestros,
de transacción o de configuración agregando valor a todos los usuarios [4].
Facilidad de uso: Un producto robusto e intuitivo que permite a los usuarios
migrar datos de manera rápida y precisa sin necesidad de scripting o
programación.
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Gestor de Bases de Datos SQL Server
¿Qué es?
Es un sistema de gestión de bases de datos
relacionales (RDBMS) de Microsoft que está
diseñado para el entorno empresarial. SQL
Server se ejecuta en T-SQL (Transact -SQL),
un conjunto de extensiones de programación de Sybase y Microsoft que añaden
varias características a SQL estándar, incluyendo control de transacciones,
excepción y manejo de errores, procesamiento fila, así como variables declaradas
[5].
Este gestor de bases de datos, como su descripción lo dice, se utilizó para la
creación de la base de datos y sus tablas correspondientes, para almacenar la
información extraída de SAP y posteriormente poder manipular dicha información a
través de procesos y tareas específicas.
¿Para qué sirve?
Permite la definición de bases de datos a distintos niveles de abstracción, así como
su manipulación, garantizando tanto la seguridad como la integridad y consistencia
de los mismos. Siempre de forma separada a los programas o aplicaciones que los
gestionan, sin tener que modificar estas aplicaciones [6].
Características
El método de almacenamiento y el programa que gestiona los datos (servidor)
son independientes del programa desde el que se lanzan las consultas
(cliente).
En lugar de primarse la visualización de toda la información, el objetivo
fundamental es permitir consultas complejas, cuya resolución está optimizada,
expresadas mediante un lenguaje formal.
El almacenamiento de los datos se hace de forma eficiente aunque oculta
para el usuario y normalmente tiene, al contrario de lo que ocurre con las
Desarrollo de programa de automatización control de costos
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hojas de cálculo, poco que ver con la estructura con la que los datos se
presentan al usuario.
El acceso concurrente de múltiples usuarios autorizados a los datos,
realizando operaciones de actualización y consulta de los mismos,
garantizando la ausencia de problemas de seguridad (debidos a accesos no
autorizados) o integridad (pérdida de datos por el intento de varios usuarios de
acceder al mismo fichero al mismo tiempo) [7].
Visual Basic para Aplicaciones (VBA)
¿Qué es?
Es el lenguaje de macros de Microsoft
Visual Basic que se utiliza para
programar aplicaciones Windows y que
se incluye en varias aplicaciones
Microsoft. VBA permite a usuarios y programadores ampliar la funcionalidad de
programas de Microsoft Office.
Por otra parte, también se le conoce como implementación del lenguaje de
programación orientado a eventos de Microsoft, Visual Basic 6, y su entorno de
desarrollo integrado asociado (IDE), adaptado a las distintas aplicaciones que
componen Microsoft Office. Todas las aplicaciones del paquete Microsoft Office,
cuentan con esa capacidad, tienen un lenguaje común basado en Visual Basic 6, con
la filosofía de programación de este lenguaje y luego a través de unos objetos
específicos de cada aplicación podemos controlar todo lo referente a esa aplicación
[8].
¿Para qué sirve?
Visual Basic para Aplicaciones permite la construcción de funciones definidas por el
usuario, la automatización de los procesos y el acceso a la API de Windows y otras
funcionalidades de bajo nivel a través de las bibliotecas de vínculos dinámicos (DLL)
[8].
Desarrollo de programa de automatización control de costos
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Este editor de código se utilizó para programar toda la estructura funcional de los
procesos requeridos para el funcionamiento, contemplando la notificación de todos
aquellos errores que puedan presentarse al momento de estar en ejecución, esta
notificación se realizara vía correo electrónico al coordinador correspondiente.
Características
Permite automatizar tareas repetitivas
Ayuda a personalizar la interfaz de Excel con barras de herramientas, menús y
formularios.
Simplifica el uso de plantillas
Agrega funcionalidad al entorno de Excel
Crea informes
Ejecuta manipulación y análisis de datos refinados
Ofimática Microsoft office (Excel)
¿Qué es Excel?
Excel es una aplicación desarrollada por Microsoft y distribuida como parte del
paquete de Office para usarse en Windows o Macintosh. Microsoft Excel presenta
una interfaz intuitiva y amigable con archivos de ayuda incorporados. Microsoft Excel
es una hoja de cálculo que utiliza una colección de celdas dispuestas en filas y
columnas lo cual permite organizar y manipular los datos más fácilmente [9].
¿Para qué sirve?
Excel con VBA incorpora una poderosa manera de automatizar aplicaciones. En este
sistema, VBA actúa como un lenguaje de propósito general que es independiente de
la aplicación. De este modo, cualquiera que tenga conocimientos de programación
en Visual Basic puede fácilmente automatizar Excel, por otra parte si alguien aprende
a escribir macros en Excel, puede muy fácilmente transferir su conocimiento a otros
tipos de programación con Visual Basic.
Desarrollo de programa de automatización control de costos
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Una de las fortalezas de Excel ha sido siempre su lenguaje macro. Desde que Excel
apareció, siempre gozó de tener el lenguaje macro más extenso y flexible que
cualquiera de las otras hojas de cálculo. Visual Basic for applications (VBA) apareció
por primera vez como una parte de Excel en la versión 5. De hecho Excel fue la
primera aplicación que incluyó esta novedosa arquitectura. Al empezar con Excel 97,
VBA se convirtió totalmente en un ambiente para el desarrollo de software,
consistiendo en la versión independiente de Visual Basic y siendo compartida por
todas las demás versiones de Microsoft Office [10].
Características
Hojas de cálculo de gran dimensión, filas y columnas que forman celdas de
trabajo.
Filas horizontales se identifican por números (1, 2, 3) mientras que las
columnas verticales con letras del alfabeto (A, B, C). Para las columnas más
allá de 26, las columnas están identificadas por dos o más letras tales como
AA, AB, AC.
El punto de intersección entre una columna y una fila, se conoce como celda
(pequeña caja rectangular). Una celda es la unidad básica de almacenamiento
de información de la hoja de cálculo.
Agrupación de varias hojas de cálculo llamado libro. Excel está compuesto por
libros, un libro es el archivo donde se almacenan los valores. Cada libro puede
contener aproximadamente 250 hojas o carpetas. Cada hoja contiene
aproximadamente 65.000 líneas y 256 columnas ordenadas numérica y
alfabéticamente respectivamente.
Actualización automática de los resultados obtenidos, al modificar los valores
de los cuales depende un resultado.
Gran capacidad de presentación y manejo de los datos introducidos.
Realización de distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos en
las celdas, con la posibilidad de insertarlos a la misma hoja de cálculo o en
hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas.
Desarrollo de programa de automatización control de costos
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Trabajar con información de una base de datos introducida en la hoja de
cálculo mediante operaciones que serían propias de un Gestor de Base de
Datos como Access.
Permite agrupar valores como vistas personalizadas de manera que se pueda
presentar la información con diferentes perspectivas.
A continuación, mencionaremos las versiones de Excel y la compatibilidad con los
sistemas operativos.
1985 - Excel 1.0 (para Apple Macintosh). La primera versión de Excel fue creada
para ser utilizada en la plataforma Macintosh de Apple.
1987 - Excel 2.0 (para Windows). En este año se acababa de lanzar el sistema
operativo Windows por lo tanto fue la primera versión de Excel para Windows sin
embargo fue etiquetada como la versión 2 para dar continuidad con la versión creada
previamente para Mac.
1989 - Excel 2.2 (para Apple Macintosh y OS/2)
1990 - Excel 3.0 (para Windows, Apple Macintosh y OS/2). En esta versión se
introducen los gráficos 3-D.
1992 - Excel 4.0 (para Windows y Apple Macintosh)
1993 - Excel 5.0 (para Windows y Apple Macintosh). En esta versión finalmente
Excel permite crear múltiples hojas dentro de un libro y agrega el soporte para el
lenguaje de programación VBA.
1995 - Excel 7.0 [EXCEL 95] (Office '95). Se omite la versión 6 de Excel para
empatar todos los productos de Microsoft Office [Word, Excel y PowerPoint] y a partir
de esta versión se comienza a conocer a Excel por el año de su lanzamiento.
1997 - Excel 8.0 [EXCEL 97] (Office '97 para Windows) y 1998 Excel 8.0 (Office '98
para Apple Macintosh). En Excel 97 se introduce el formato condicional y la
validación de datos. Se realizan mejoras para los programadores de VBA al incluir un
nuevo Editor de VBA e introducir los módulos de clase y los formularios de usuario.
Desarrollo de programa de automatización control de costos
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1999 - Excel 9.0 [EXCEL 2000] (Office 2000 para Windows) y 2000 Excel 9.0 (Office
2001 para Apple Macintosh). Se agrega el soporte para complementos COM y varias
mejoras para las tablas dinámicas.
2001 - Excel 10.0 [EXCEL XP] (Office XP para Windows) y 2000 Excel 10.0 (Office
vX para Apple Macintosh). Existen mejoras poco significativas pero se prepara esta
versión para formar parte de Office XP y ser lanzado en conjunto con Windows XP.
2003 - Excel 11.0 [EXCEL 2003] (Office 2003 para Windows) y 2004 Excel 11.0
(Office 2004 para Apple Macintosh). Esta versión ofrece un soporte mejorado para
XML y correcciones en algunas funciones estadísticas.
2007 - Excel 12.0 [EXCEL 2007] (Office 2007 para Windows) y 2005 Excel 12.5
(Office 2007 para Apple Macintosh). Un cambio significativo para la herramienta ya
que se introduce un nuevo formato de archivo, una nueva interfaz de usuario que
incluye la cinta de opciones. También se aumenta la capacidad de una hoja de
cálculo al permitir muchas más filas y columnas.
2010 - Excel 14.0 [EXCEL 2010] (Office 2010 para Windows). Un tanto
supersticioso, Microsoft omite la versión 13 y sigue con la versión 14 también
conocida como Excel 2010. En esta versión se introducen los minigráficos, la vista
Backstage y la segmentación de datos.
Las versiones mostradas anteriormente son descritas de acuerdo al autor citado [11].
Cabe mencionar que la versión 2010 fue la que se utilizó para implementar el
sistema, por los estándares de software establecidos en la empresa, es decir todos
los equipos de cómputo dentro de la compañía tienen instada la versión mencionada.
Key Performance Indicator (KPI)
¿Qué es?
KPI son las siglas de Key Performance Indicators, o sea, indicadores clave del
desempeño. Los KPIs son métricas que se utilizan para cuantificar los resultados de
una determinada acción o estrategia en función de unos objetivos predeterminados;
indicadores que nos permiten medir el éxito de nuestras acciones [12].
Desarrollo de programa de automatización control de costos
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Por otra parte también se puede definir como métricas financieras o no financieras,
utilizadas para cuantificar objetivos que reflejan el rendimiento de una organización, y
que generalmente se recogen en su plan estratégico.
¿Para qué sirve?
Cuando se habla de Kpi’s nos referimos a un indicador clave en el desempeño del
negocio que nos permite medir el éxito de nuestras acciones. Puede expresarse en
términos monetarios, de unidades o en porcentajes.
Los indicadores clave del desempeño deben ser una radiografía del negocio y
ofrecer ópticas que nos permitan tomar mejores decisiones pues tendremos datos en
tiempo real, desde cualquier lugar en que nos encontremos, lo que nos permite tomar
decisiones oportunas que deriven en un incremento en la rentabilidad del negocio.
La finalidad de un KPI debe ser mostrar un resultado de desempeño para poder
mejorarlo. Existen indicadores para diversas áreas de una empresa: ventas,
compras, manejo de inventarios, inventarios en proceso, utilidades, márgenes, etc.
Las grandes compañías disponen de KPI's que muestran si las acciones
desarrolladas están dando sus frutos o si, por el contrario, no se progresa como se
esperaba.
El objetivo de estos indicadores no debe ser solamente el análisis de resultados.
Estos indicadores forman parte de una gama extensa de herramientas que sirven
para la mejora continua. Este término engloba muchos conceptos que sirven para
detectar los puntos fuertes y débiles o las áreas de mejora de un departamento
dentro de la empresa. Con esto se puede apoyar al equipo encargado de esta tarea
a desarrollar diversas habilidades que se verán reflejadas en el aumento o en la
disminución del volumen de nuestras utilidades [13].
Características
Medible: anteriormente se mencionó que los KPIs son métricas, por tanto, su
principal característica es que son medibles en unidades. Ejemplo: 1,2, 100,
1000, 1000.000
Cuantificable: si se puede medir, se puede cuantificar.
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Específico: se debe centrar en un único aspecto a medir, hemos de ser
concretos.
Temporal: debe poder medirse en el tiempo.
Relevante: el propio término hace referencia a esta característica “indicadores
clave de gestión”. Únicamente sirven aquellos factores que sean relevantes
para nuestra empresa.
Los KPIs tienen que informar, controlar, evaluar y por último ayudar a que se tomen
decisiones. Cada empresa tiene sus propios indicadores de gestión, puesto que cada
organización y cada modelo de negocio tienen factores clave a medir diferentes. Una
empresa de producción industrial hará foco en indicadores de producción y una
empresa que únicamente venda a través de internet tendrá otros indicadores clave
relacionado con métricas de marketing digital [14].
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Procedimientos y descripción de las actividades realizadas
Para mantener el control del proyecto en cuanto a las fases de análisis, diseño y
mejoras continuas, fue necesario utilizar un cronograma de actividades en el que se
establecían fechas de entregas de las tareas programadas.
La empresa Holcim Planta Tecomán utiliza metodologías personalizadas para la
elaboración de programas en implementación dentro de la organización, para llevar a
cabo el desarrollo del proyecto que se ha venido hablando en el presente
documento, se implementó el método conocido como PMA que básicamente consiste
en programar las fases con prioridades, y así mismo sus respectivas tareas en cada
una de las etapas. Por ejemplo, véase la siguiente imagen.
Fig. 1 Cronograma de actividades
Como se puede observar en la Figura 1, en la parte izquierda se localizan todas las
actividades que se realizaran, mientras tanto en la parte superior derecha se
encuentran las fechas en formato semana y año, es decir cada lapso de 5 días se
presentaban avances correspondientes al programa. En su defecto todas las tareas
que requerían menos tiempo de 5 días, simplemente se combinaban dentro de la
semana en la que se encontraba el avance. De esta manera fue posible llevar a cabo
el análisis, diseño y hasta la implementación del sistema nombrado como “Desarrollo
de Programa de Automatización Control de Costo”.
Desarrollo de programa de automatización control de costos
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Resultados
Una vez ya implementando el sistema se obtuvieron los resultados que a
continuación se describen:
Como primer punto antes de iniciar con los procesos de los módulos, el sistema
consulta la validación de su funcionamiento, es decir verifica los parámetros
configurables para saber que realizara, por ejemplo: si se ejecutara de manera
secuencial, la arquitectura del equipo de cómputo para definir el arranque del
software Process Runner, la existencia de la base de datos, el idioma en que se
extraerá y almacenara la información, entre otras más, en la siguiente imagen se
puede observar la interfaz de parámetros de control.
Fig. 2 Parámetros de control
Nota: no se presenta la información de cada criterio de los parámetros de control por
políticas de confidencialidad.
Una vez definida la configuración, se continúa con la interfaz de ejecución del
sistema como se puede observar en la siguiente ilustración.
Desarrollo de programa de automatización control de costos
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Fig. 3 Interfaz de ejecución Grupo1- Datos Maestros
Aquí al momento de presionar el botón con el texto de “click aquí” se inicia la
ejecución automática del módulo 1 datos maestros y en secuencia sus submódulos,
pero para lograr eso se validaría si el criterio de secuencia está activado en la
interfaz de parámetros de control.
En este sistema también se consideró que cuando solamente se requiere actualizar
datos de un solo submódulo se podrá realizar en cada una de la interfaz de ellos,
véase en seguida.
Fig. 4 Guardar Ubicaciones
Desarrollo de programa de automatización control de costos
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Al interactuar con esta pantalla, se guardarían en la base de datos solo la
información referente a ubicaciones con simplemente con dar click en el botón con el
texto “Grabar Datos en Tabla Ubicaciones”, es decir no se ejecutarían el resto de
módulos pertenecientes al grupo 1 de datos maestros. Esta Tabla contiene los
criterios que definen a la ubicación de un equipo en el área de campo, cabe
mencionar que un equipo puede abarcar desde un motor, banda trasportadora,
molino, etc.
Cabe recordar que los datos originarios se localizan en la plataforma SAP y uno de
los procesos que conforman a los módulos, es extraer los datos a través de la
herramienta Process Runner, para posteriormente almacenarlos en la base de datos.
Por otra parte los datos mencionados anteriormente, también se pueden consultar
para diferentes usos o simplemente de visualización, para esto se puede realizar en
la siguiente interfaz.
Fig. 5 Consultar Ubicaciones
Al momento de realizar un click sobre el botón de consultar información, se mostrara
todos los datos que se encuentran almacenados en la base de datos.
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De igual manera a la información almacenada en la base de datos se puede aplicar
la función eliminar, ya sea que se necesite actualizar datos desde un rango de fechas
o simplemente haya nuevos registros en la plataforma de SAP.
Fig. 6 Eliminar Ubicaciones
Para desplazarse en las diferentes interfaces y sus respectivas funcionalidades, es
necesario navegar en las pestañas que se ubican en la parte inferior del lado
izquierda.
Para extraer los datos del resto de los criterios (conjuntos, puestos de trabajo,
equipos, conjuntos, etc.) se aplica la misma dinámica descrita anteriormente, que
finalmente nos permite conocer información más a detalle de cada una de las
órdenes que se utilizan en el reporte de control de costos.
Profundizando en el tema de extracción de datos, la información más importante de
dicho proceso es la obtención de los valores gastados en los mantenimientos
realizados a la maquinaria industrial, con el objetivo de ser monitoreados para la
toma de decisiones oportunas.
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Antes que nada, para comprender más el tema, se entiende que al realizar un
mantenimiento llámese preventivo o correctivo a dicha maquinaria, se debe
considerar tres criterios:
El valor Presupuestado (Ppto): este es el valor autorizado por los gerentes
para llevar a cabo las correcciones a las fallas de un equipo de la planta, es
decir a los responsables de realizar el mantenimiento, se les da un valor como
limite a gastarse.
El valor Planeado: en toda orden de mantenimiento se debe realizar una
planeación donde se considera algunas variables, tal como la herramienta que
utilizara, el tiempo que se llevara en realizar esa reparación, etc. Y es aquí
donde se asigna el valor planeado que costara atender dicha orden
mencionada anteriormente.
El valor Real: este valor se obtiene al finalizar la orden de mantenimiento, en
otras palabras, es el gasto total, sumándose los imprevistos que se hayan
presentado.
Lo ideal es que el valor real siempre sea menor que el presupuestado y planeado al
realizar un mantenimiento, pero a veces suele suceder que este valor rebaza a estos
valores considerados, y aquí es donde se considera la parte de tomar decisiones
basadas en los reportes generados con sus respectivas graficas finales.
A continuación se presenta el proceso para generar los mencionados reportes.
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Fig. 7 Consolidar datos
Una vez que toda la información necesaria se encuentra almacenada en la base de
datos, lo siguiente es manipular esta gran cantidad de registros, es decir consolidar
en una sola tabla todos los datos con sus respectivos atributos, filtros, formulas y
ordenamiento deseados. Para procesar dichas cifras se puede hacer de dos
maneras, una es presionando el botón de color rojo y con el texto de “Click Aquí” de
esta manera se ejecutara automáticamente con fin de consolidar la información en
una sola tabla, la siguiente forma de hacer este proceso es presionar cada uno de los
botones ubicados en la parte derecha con los textos de “Ppto, Planeado y Real”, se
hizo así debido que en ocasiones únicamente es necesario actualizar un solo valor,
por ejemplo que el valor planeado haya cambiado o cualquier otro criterio, esto
agilizaría el procedimiento, en otras palabras duraría menos tiempo en recolectar la
información.
La figura 8 muestra un par de graficas finales que conforman al reporte de control de
costos.
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Fig. 8 Gráfica con meses
Esta gráfica consiste en proyectar mes con mes los 3 costos mencionados en la
parte superior del presente documento, la etiqueta de PV con línea de color azul se
refiere al costo presupuestado, mientras que el rojo de línea continua hace referencia
al costo Real y el EV de línea de color verde indica el valor planeado. Y por otra parte
existe la línea roja punteada con etiqueta de ETC, esta significa el valor estimado
para completar las actividades pendientes, en este caso el dinero que resta para
gastarse desde el mes presente hasta diciembre. Aquí es uno de los principales
comportamientos que se deben monitorear constantemente y gracias a la
implementación de nuevas herramientas y algoritmos de programación fue posible
llevar a cabo los reportes. En estos informes también es necesario visualizar los
avances en cuanto a programación de actividades y dinero gastado, estas dos
variables se grafican en unidades de porcentaje, es decir cuánto se lleva gastado y
cuanto es el avance que se tiene de cualquier actividad. Véase la siguiente imagen
donde se representa lo mencionado en este párrafo.
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Fig. 9 Gráfica de costos relativos en porcentaje
Cabe mencionar que las cifras utilizadas en estas grafica fueron alteradas
intencionalmente, con fin de explicar el concepto del tema.
Como parte de todo sistema informático, regularmente es necesario la
implementación de control de usuarios, registro de actividades y notificación de los
errores que se llegaran a presentar, para este caso se implementaron los tres
criterios, a continuación se puede visualizar la interfaz de control de registro de los
eventos que se realizan en cada uno de los módulos que conforman al sistema.
Fig. 10 Panel de control de procesos
También se puede observar que se lleva un registro de proceso que se realizó, el
nombre de la tarea, también el nombre del archivo que se utilizó para efectuar
cambios o simplemente para interactuar con su contenido, el nombre y descripción
ENE
FEB
MAR
R
ABR
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del usuario que utilizo dicha tarea, además de guardar las fecha con su respectiva
hora desde que se inició y termino cada evento.
El segundo criterio es el control de acceso o también conocido como gestión de
usuarios, en esta parte es donde se dan de alta los usuarios que podrán interactuar
con el sistema, y así mismo se les asigna privilegios, es decir se elige los permisos
requeridos para cada uno de los usuarios finales. En la siguiente imagen se puede
observar los campos que se necesitan para dar de alta a un usuario.
Fig. 11 Dar de alta usuarios
Una vez ya registrado el o los usuarios, también se les pueden aplicar modificaciones
en sus datos, en este caso para agregarle más privilegios o viceversa, además
darlos de baja cuando ya no requiera dicho usuario. En la siguiente imagen se puede
apreciar la interfaz de eliminación de usuarios.
Fig. 12 Definir accesos a los usuarios
El tercer criterio consiste en notificarle todos los errores que el sistema pueda
presentar durante su ejecución, indicando una breve descripción del evento fallido y
así mismo puntualizando los motivos que lo pudieron ocasionar. Estas notificaciones
van dirigidas a la persona responsable y realizan a través de correo electrónico de la
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cuenta Gmail o con el servicio de correos de dominio (@lafargeholcim.com). En
seguida se puede observar el resultado del criterio de notificación de errores.
Cabe mencionar que también se le notificaba la finalización de procesos, es decir si
durante la ejecución no se presentó ninguna anomalía se le avisaba que el proceso
seleccionado se había completado satisfactoriamente.
Debo señalar que el proyecto desarrollado en esta residencia forma parte de un
proyecto más amplio de la empresa. Por otra parte, únicamente se mostraron ciertas
imágenes de algunos procesos que realiza este sistema, debido a las políticas de
confidencialidad establecidas por la empresa Holcim Planta Tecomán.
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Conclusiones y recomendaciones
Durante el desarrollo de este sistema se mantuvo el contacto frecuente para el
asesoramiento de la utilización e implementación del software Process Runner, el
cual nos permite extraer los datos de forma automáticamente desde la plataforma
SAP a través de envió de transacciones. Además de cuestionarios no formales a la
persona con experiencia en el área de control de costos, para la aclaración de dudas
presentadas o mejoras en el proceso. Cabe señalar que el contacto se realizó
mediante vía telefónica y en ocasiones con video llamadas para la asignación de
nuevas actividades, o incluso efectuar modificaciones para mejoras continuas en el
proceso, y de la misma manera se realizaba la observación de avances.
Cuando se llegó el momento de implementar el sistema nos encontramos con un
factor tecnológico, que afectaría en parte del funcionamiento eficaz, de acuerdo al
objetivo general que se estableció. Este factor era la velocidad del internet que
causaba ciertas demoras de tiempo en el proceso de guardar la información en la
base de datos virtual, por lo cual se recomienda hacer énfasis para gestionar un
servicio de más velocidad para la máquina que ejecutará el sistema, o en su defecto
implementar una base de datos local conformada por una replicación de la que se
encuentra en el servidor, es decir siempre se tendría la disponibilidad de la base de
datos y sobre todo un mejor rendimiento, además de contemplar un equipo de
cómputo con las características necesarias para procesar los módulos que
conforman al programa, es decir con memoria de procesamiento suficiente para
evitar saturaciones en la compilación de procesos.
Con el resultado obtenido se puede decir que se cumplieron con los objetivos que se
plantearon al inicio por que el proceso de control de costos se realiza de manera
autónoma, es saber qué ya no se realizaría de forma manual, y para optimizar aún
más el proceso se podría implementar más soluciones aparte de las mencionadas en
la recomendación.
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Fuentes de información
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