DIVERSIFICACION COMO MEJOR ALTERNATIVA PARA
EL DESARROLLO TURISTICO
CONGRESOS Y CONVENCIONES
ASOCIACION DE ORGANIZADORES
PROFESIONALES DE CONGRESOS Y AFINES DE
COSTA RICA
ADOCA
Las reuniones son la comunicación intelectual y emocional de dos o
más personas, como una manera de asegurar el
planteamiento de un propósito común entre ellas ...
PROCESO DE ORGANIZAR UN
CONGRESO
1. Ente organizador
2. OPC
3. DMC
4. PROVEEDORES SERVICIOS
CONGRESO
G e n e r a c i ó n d e
e m p l e o
Tendencias Globales & Repercusión Económica:
Aquellas personas que trabajan
directamente en el evento
Servicios auxiliares dentro del
evento
Servicios locales
E l i m p a c t o e c o n ó m i c o
•La actividad de congresos es una actividad de demanda.
•Beneficiados de los congresos:
• participantes
• los entes organizadores.
• hoteles
•Transportistas: aereo y terrestre
•Restaurantes, taxis, souvenirs, etc
Propósitos de una reunión y sus características
Intercambiar experiencias y resultados
Transferir conocimientos, métodos o técnicas
Negocios: ferias, exhibiciones, ruedas de negocios
Persuadir al público: religiosos, políticos
Tener contacto social
. LA REALIDAD GLOBAL DE LOS EVENTOS
•Se proyecta fuertemente a nivel internacional
• Tiene un futuro muy optimista,
•Es una de las actividades que tienen una repercusión inmediata en la economía de un país
•Principalmente por la generación de empleo,
•El ingreso de divisas
•La transmisión de conocimientos
Alta tecnonología: conexión inalámbrica desde los salones, las habitaciones y hasta contestación de e-mails desde la piscina.
Nuevas tendencias:
De 10 a 100 personas reservan con 30 a 90 días de anticipación
La reservación para un congreso o reunión se esta haciendo de 6 a 12 meses anticipados.
Nuevas tendencias:
La duración de las reuniones ha descendido a 2 o 3 días
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Nuevas tendencias:
Impacto dramático en los alimentosa y
bebidas
Otros organizadores están solicitando
dietas libres de carbohidratos y libres
de azúcar.
Nuevas tendencias:
NO
Pero busca calidad de la comida y con muy buen sabor
Áreas de fumado totalmente prohibidas en todo lugar y todo edificio
Regreso de las actividades grupales: interacción social mas que física
Nuevas tendencias:
El Organizador esta siendo mucho más cuidadoso con el presupuesto.
Prefieren una sede especializada en reuniones que una de lujo.
Nuevas tendencias:
Componente recreacional preferiblemente en las tardes:
-torneos de golf
-voleyball, -viajes en
bicicleta -una tarde de
spa,etc..
Implementación de 5 horas de distracción
Nuevas tendencias:
• Mayor exigencia en
creatividad en los eventos
• Hay que trabajar mas fuertemente para motivar a las personas a participar en su evento anual.
Nuevas tendencias:
IMPLEMENTACION DE LOS EVENTOS VERDES
“GREEN EVENTS
Las políticas de los Eventos verdes de mayor progreso están emergiendo no solo del sector privado sino también del publico y en este caso del Gobierno de los Estados Unidos.
Específicamente la Agencia de Protección Ambiental y la Oficina Federal del Medio Ambiente.
• Los eventos verdes,
• La responsabilidad social corporativa
• Voluntariado.
• Se esta convirtiendo en una practica standard para la industria de los eventos.
• Comidas orgánicas
• Papel y materiales reciclados
• Ahorro energético
• Practicas sostenibles en los hoteles sede
• Carbono neutral, cada vez son mas populares
• La Agencia de Proteccion Ambiental, requiere de sedes para sus eventos que llenen un cuestionario acerca de las preferencias ambientales y practicas usadas en sus facilidades o propiedad.
Preocupación de una negociación mas eficiente
Maneras de ahorrar en alimentos y bebidas
Maneras de ahorrar en las tarifas hoteleras
Maneras de ahorrar en Audio visuales
Maneras de ahorrar en los montajes y decoración
Maneras de ahorrar en talento local
Maneras de ahorrar en transporte
MESES PREFERIDOS EN ORDEN DE PRIORIDAD
1.Octubre
2.Junio
3.Septiembre
Los primeros meses del ano interesan mas para clientes norteamericanos
ASISTENCIA PROMEDIO A LOS EVENTOS SEGÚN EL SEXO
55% HOMBRES
45% MUJERES
Destinos mas populares para congresos y
convenciones
• Se mantiene Italia, El Caribe y Mexico
• Sur America se esta convirtiendo en un destino emocionante y popular.
Destinos mas populares para congresos y
convenciones
• En Centro America: Costa Rica, Guatemala, Panama y El Salvador
Otros destinos que estan emergiendo son Rusia, Peru, Australia y Sur Africa.
• China es tambien un destino importante, especialmente para aquellas empresas con oficinas en Asia.
CONOCIENDO LA REALIDAD DE LOS
EVENTOS
Según la revista Meetings and Conventions
MEETINGS MARKET REPORT
2006
Alguna información de interés
Gastos de reuniones
CORPORATIVO
• En el 2005 las empresas gastaron $500.000 por año en reuniones
ASOCIACIONES
• Delegados gastaron $67 billonesen el 2005
ALGUNAS ESTADISTICAS DE
COSTA RICA DEL 2005
• Se realizaron 58 eventos nacionales
–23 Congresos
–28 Seminarios
– 7 Ferias
FUENTE: ADOCA
Eventos internacionales
• Realizados 54 eventos internacionales
– 20 Congresos Internacionales– 9 Congresos Centroamericanos
y de El Caribe– 6 Congresos Latinoamericanos– 2 Congresos Iberoamericanos– 2 Congresos Mundiales– 5 Ferias Internacionales– 10 Seminarios Internacionales
• Duración de los internacionales 2.8 días
• Estadía 3-4 noches
Asistencia aprox. de unas 12800 participantes en el 2005
PROMEDIO DE PARTICIPANTES EN CONGRESOS INTERNACIONALES
200 A 500 PERSONAS
COSTO DE INSCRIPCION PARA CONGRESOS
$200 - $300
69 EN HOTELES
11 EN UNIVERSIDADES
2 EN COLEGIOS FEDERADOS
2 MUSEOS
• SEDES UTILIZADAS
CONCLUSION
• Los congresos y convenciones son una excelente fuente de divisas y generador de empleo.
• Tiene estadías cortas, pero con gastos altos que permiten una serie de beneficios para el país,
• Exige actualización en los servicios
• Mayor tecnología
• Utilización de los servicios locales
• Los participantes de los congresos se convierten en futuros turistas.
• Tenemos que prepararnos para incursionar en este mercado para cumplir con sus exigencias.
• Los destinos se hacen muy competitivos por:– Eficiencia, Precio y servicio
• Los destinos se hacen muy competitivos por:–Eficiencia, Precio y
servicio