Control de CALIDAD en la gestión de almacén
El control de la calidad de la gestión de almacén o gestión de stocks se puede plantear de distintas formas, las dos más usadas son:
o la primera, como un control de calidad por eficiencia en costes
o la segunda, como un control de calidad operacional.
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La relación del consumo anual con el stock medio permite medir la eficacia de la utilización del stock.
Esta relación se denomina tasa de movimiento del stock o tasa de rotación.
Tasa de rotación =
consumo anual
stock medio
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Control de calidad por eficiencia en costes en la gestión de stocks
Ejemplo:
Dos comerciantes (A y B) venden lotes de libros idénticos que compran a 70 euros y revenden a 100 euros.
Los dos venden 150 libros por mes, lo que significa que la cifra de negocio mensual es de 15.000 euros y un beneficio bruto de 4.500 euros por mes, es decir 54.000 euros por año.
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① El comerciante A
Este tiene un stock medio de 100 lotes de libros por un valor medio de
100 x 70 = 7.000 euros
sobre el que recaen unos gastos de posesión de
15/100 x 7.000 = 1.050 euros.
Quedan de beneficio bruto,
54.000 – 1.050 = 52.950 euros
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② El comerciante B
Este otro tiene un stock medio de 200 lotes de libros por un valor medio de
200 x 7.000 = 14.000
sobre el que recaen unos gastos de posesión de
15/100 x 14.000 = 2.100 euros
Quedan de beneficio bruto
54.000 – 2.100 = 51.900 euros
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El primer comerciante utiliza mejor su stock que el segundo.
150 uds./mes x 12 = 1.800
El comerciante A utiliza durante el año
1.800 / 100 = 18 veces su stock y
el comerciante B utiliza
1.800 / 200 = 9 veces su stock.
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Con este ejemplo se ve cómo el conjunto de mercancías a la espera de una utilización posterior es útil pero cuesta caro y conviene gestionarlo bien para utilizarlo con la mayor eficacia posible.
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Existen varios criterios relativos al nivel y conservación de stocks, dichos criterios aunque no permiten medidas en valor absoluto, facilitan al menos la realización de comparaciones entre empresas similares y sobre todo, vigilar la evolución, a través de tiempo, de los resultados obtenidos en una empresa determinada.
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Algunos de estos criterios son:
o Tasa de rotación – cobertura.
o Evolución de stocks.
o Número y valor de los artículos a agotar y a eliminar.
o Número de errores.
o Número de agotamientos de stocks.
o Gastos de posesión del stock.
o Gastos medios de realización de un pedido.
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o Relación de gastos de posesión del stock con el valor de los consumos.
o Relación de los gastos de realización de un pedido con el montante total de las compras.
o Relación de los gastos globales de aprovisionamiento con el montante de las compras.
o Número de pedidos fuera de calendario.
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Control de calidad por auditoría operacional llevada a cabo por alguien externo al departamento de compras o incluso a la empresa
Consiste en un análisis crítico, profundo y minucioso de todo el trabajo del departamento, se hace cada 4 o 5 años, o cuando se plantee la necesidad de un cambio profundo.
Según Santandreu (1986) las funciones de una auditoría operacional son:
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C.c. Auditoría operacional
o Juzgar las políticas y procedimientos e s tab lec idos actua lmente y su cumplimiento.
o Juzgar su posible mejora y modificación.
o Marcar los índices de eficacia que permitan una valoración actual y futura.
o Establecer un programa de mejora.
o Preparar un manual de políticas y procedimientos.
o Relación de los principales objetivos a alcanzar, así como los elementos de control o cuadro de mando de todos y cada uno de ellos.
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El contenido del análisis debe recoger: Funciones que el análisis debe recoger:
o Responsabilidades del departamento respecto a expresión y satisfacción de necesidades, las existencias y su mantenimiento.
o Cuales son las necesidades en si. o Posición de la empresa en cuanto a
dependencia del responsable del departamento,
o quién establece procedimientos de actuación,
o quién determina las políticas de materiales, etc.
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Evaluación de los máximos responsables del departamento:
o Calificaciones personales
o Responsabilidad
o Conocimientos
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Estructura interna:
o Organigrama
o Centralización
o Autoridad y responsabilidad
o Delegación de autoridad
o Agrupación de actividades
o Planificación de futuras necesidades
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Estructura interna. El personal:
o Calificaciones.
o Criterios de selección.
o Entrenamiento, desarrollo, plan personal.
o Evaluación y sueldos.
o Rotación.
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Políticas:
o Definición de políticas de compras.
o Manual de actuación.
o Criterios de evaluación y selección de proveedores.
o Solicitud y tratamiento de ofertas.
o Negociaciones y clausulas de los pedidos; aspectos legales.
o Compras loca les , número de proveedores, etc.
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Procedimientos
o Mecanización.
o El manual y su uso.
o Impresos , esquemas de f lu jo , coordinación con otros departamentos.
o Presupuestos de compra, lista de materiales, estandarización.
o Solicitudes de compra, plazos de peticiones, urgencias, compras anticipadas.
o Peticiones de ofertas, proveedores nuevos, etc.
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Inventario
- Subcontratación.
- Condiciones de entrega, retrasos, litigios, devoluciones, etc.
- Gestión de existencias, ABC inventario, ratios críticos, etc.
- Almacenes y tráfico.
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Registros e informes:
o Archivos de proveedores, artículos y ofertas.
o Datos de control de evaluación.
o Archivos de solicitudes, pedidos y entregas.
o Informe de dirección.
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