Tipos de documentación y
sus características Como:
Legal
Es aquella que contiene
información normativa,
emendada por
dependencias
gubernamentales.
Contratos
En ellos se estipulan
derechos y obligaciones,
ya que son de carácter
legal.
Títulos de
crédito
Mercantiles
Tienen características
eminentemente legales y
están regidos por la Ley
General de Títulos de
Crédito
Es aquella que se utiliza
para documentar las
operaciones comerciales,
a crédito y al contado, por
la compra o venta de
productos.
Como:
Es el documento técnico
de la empresa que refleja
la estructura orgánica de
la misma y
funcionamiento.
Manual de
Organización
Estados
Financieros
En ellos se plasma la
situación económica de la
empresa en un periodo de
tiempo determinado.
Manual de
Procedimiento
Documento técnico que
describe las funciones,
actividades y operaciones de
todas las áreas que conforman
la empresa.
Memorándum
Comunicación escrita que
se utiliza para recordar
uno o más asuntos, su uso
es interno.
2.1Resultado de aprendizaje: Emplear el equipo de oficina necesario para manejar
la información requerida por la empresa.
Equipos y materiales de
control
Archivadores de correspondencia: Gavetas
que se utiliza para resguardar documentos.
Gabinetes especiales para
archivo: Se consiguen para
guardar, cheques, cintas, plumas,
etc.
Mapoteca Horizontal: Se
utilizan para proteger los
mapas.
Tubos para mapas: Sirven para proteger,
planos y mapas, es la forma más práctica
de transpórtalos
Archivador de disquetes: Cajas pequeñas
que sirven para proteger discos y llevar un
orden.
Materiales de
control.
Marbetes: Es una tarjeta, en donde se
colocan los datos del destinatario.
Cedulas de catalogación:
Parecidos a los tarjeteros
y tienen la misma
función.
Guías: Son la clave para un
archivo vertical eficiente, sin
ellos no habrá orden correcto
de documentos.
Tarjeteros: Conjunto de tarjetas
debidamente ordenados. Carpetas de archivo: Hojas de cartulina o
fibra que sirven para guardar
correspondencia en los archiveros.
E
Ordinaria
Urgente
Confidencial
Tipos
De
Correspondencia
Es aquella correspondencia, que
llega cotidianamente.
Este tipo de correspondencia, debe
llegar de formas inmediata a su
destinatario, por varias razones.
Es aquella, que solo debe leer un
destinatario y nadie más.
2.1 Control de correspondencia
Se recibe toda la correspondencia y se separa por áreas o
unidades administrativas, de acuerdo a la fecha.
Normalmente se registra en el control de recepción de
correspondencia, que contiene la siguiente información, entre
otros:
a) Fecha de recepción
b) Fecha del documento recibido.
c) Número.
d) Asunto.
e) Tramite.
f) Numero de control de recepción.
Procedimiento de despacho
Cada determinado día, se reúne toda la correspondencia de
la oficina para ser enviada a la unidad administrativa indicada,
la cual se registrara en el control que lleve cada empresa.
En forma general el procedimiento es el siguiente: Organizar
la correspondencia, clasificarla, registrarla en el control
correspondiente, distribuirlas a las áreas correspondientes y
recabar acuse de recibo.
P
Medios de conservación
Papel Discos
Flexibles
Cintas
magnéticas Discos
Duros
Videocinta Micro
formas
La información generada
y recibida debe
conservarse en un lugar
seco y de preferencia en
los archiveros.
Datos o archivos que
son generados en los
archiveros de discos,
para guardar la
información
generada.
Deben conservarse en sus
respectivas cajas para
evitar la pérdida o daño
de las cintas.
Dispositivo de
almacenamiento
secundario de datos de
mayor importancia en
una computadora.
Se requiere que para su
conservación, se utilicen
lugares obscuros y cajas
selladas, evitando su
deterioro.
Se debe custodiar en
cajas, ya que contienen
una imagen
microfilmada de un
documento.