Tipos de documentación y

sus características Como:

Legal

Es aquella que contiene

información normativa,

emendada por

dependencias

gubernamentales.

Contratos

En ellos se estipulan

derechos y obligaciones,

ya que son de carácter

legal.

Títulos de

crédito

Mercantiles

Tienen características

eminentemente legales y

están regidos por la Ley

General de Títulos de

Crédito

Es aquella que se utiliza

para documentar las

operaciones comerciales,

a crédito y al contado, por

la compra o venta de

productos.

Como:

Es el documento técnico

de la empresa que refleja

la estructura orgánica de

la misma y

funcionamiento.

Manual de

Organización

Estados

Financieros

En ellos se plasma la

situación económica de la

empresa en un periodo de

tiempo determinado.

Manual de

Procedimiento

Documento técnico que

describe las funciones,

actividades y operaciones de

todas las áreas que conforman

la empresa.

Memorándum

Comunicación escrita que

se utiliza para recordar

uno o más asuntos, su uso

es interno.

2.1Resultado de aprendizaje: Emplear el equipo de oficina necesario para manejar

la información requerida por la empresa.

Equipos y materiales de

control

Archivadores de correspondencia: Gavetas

que se utiliza para resguardar documentos.

Gabinetes especiales para

archivo: Se consiguen para

guardar, cheques, cintas, plumas,

etc.

Mapoteca Horizontal: Se

utilizan para proteger los

mapas.

Tubos para mapas: Sirven para proteger,

planos y mapas, es la forma más práctica

de transpórtalos

Archivador de disquetes: Cajas pequeñas

que sirven para proteger discos y llevar un

orden.

Materiales de

control.

Marbetes: Es una tarjeta, en donde se

colocan los datos del destinatario.

Cedulas de catalogación:

Parecidos a los tarjeteros

y tienen la misma

función.

Guías: Son la clave para un

archivo vertical eficiente, sin

ellos no habrá orden correcto

de documentos.

Tarjeteros: Conjunto de tarjetas

debidamente ordenados. Carpetas de archivo: Hojas de cartulina o

fibra que sirven para guardar

correspondencia en los archiveros.

E

Ordinaria

Urgente

Confidencial

Tipos

De

Correspondencia

Es aquella correspondencia, que

llega cotidianamente.

Este tipo de correspondencia, debe

llegar de formas inmediata a su

destinatario, por varias razones.

Es aquella, que solo debe leer un

destinatario y nadie más.

2.1 Control de correspondencia

Se recibe toda la correspondencia y se separa por áreas o

unidades administrativas, de acuerdo a la fecha.

Normalmente se registra en el control de recepción de

correspondencia, que contiene la siguiente información, entre

otros:

a) Fecha de recepción

b) Fecha del documento recibido.

c) Número.

d) Asunto.

e) Tramite.

f) Numero de control de recepción.

Procedimiento de despacho

Cada determinado día, se reúne toda la correspondencia de

la oficina para ser enviada a la unidad administrativa indicada,

la cual se registrara en el control que lleve cada empresa.

En forma general el procedimiento es el siguiente: Organizar

la correspondencia, clasificarla, registrarla en el control

correspondiente, distribuirlas a las áreas correspondientes y

recabar acuse de recibo.

P

Medios de conservación

Papel Discos

Flexibles

Cintas

magnéticas Discos

Duros

Videocinta Micro

formas

La información generada

y recibida debe

conservarse en un lugar

seco y de preferencia en

los archiveros.

Datos o archivos que

son generados en los

archiveros de discos,

para guardar la

información

generada.

Deben conservarse en sus

respectivas cajas para

evitar la pérdida o daño

de las cintas.

Dispositivo de

almacenamiento

secundario de datos de

mayor importancia en

una computadora.

Se requiere que para su

conservación, se utilicen

lugares obscuros y cajas

selladas, evitando su

deterioro.

Se debe custodiar en

cajas, ya que contienen

una imagen

microfilmada de un

documento.