ÍNDICE
• PRESENTACIÓN• INTRODUCCIÓN
• POR QUÉ TRATAR LOS DOCUMENTOS• ARCHIVO Y DOCUMENTOS
• TRATAMIENTO Y ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO• LA INSTALACIÓN FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS
• MOBILIARIO SISTEMA DE ARCHIVO• MEDIDAS AMBIENTALES Y SEGURIDAD
PRESENTACIÓN
“El archivo en la oficina” no es un tratado doctrinal
Ofrecen orientaciones prácticas sobre como organizar
el archivo de nuestra oficina
INTRODUCCIÓN
El objetivo principal es promover la economía y eficacia en la planificación, organización y
control.
ORGANIZACIÓN CONSERVACIÓNEXPURGO (O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS)
ESTABLECER NORMAS:
POR QUÉ TRATAR LOS DOCUMENTOS
Para asegurar la economía y la
eficiencia en su gestión
IDENTIFICACIÓN
CONSERVACIÓN
UTILIZACIÓN DE ARCHIVOS
ORDENADA SISTEMÁTICA
PERMITA
FORMA
ARCHIVO Y DOCUMENTOSDOCUMENTO DE ARCHIVO
Es el testimonio material de un echo o acto realizando en el ejercicio
FUNCIONES POR
PERSONAS FÍSICAS O JURÍDICAS PÚBLICAS O PRIVADAS
CARACTERÍSTICAS DE TIPO
MATERIAL FORMAL
TRATAMIENTO Y ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Realización de unos cuadros de clasificación, que van a servir como guía o índice para el archivo de todos
los documentos
ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
LA INSTALACIÓN FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS
Mobiliario
MATERIAL DE ARCHIVO
Elementos auxiliares
Contenedores
MOBILIARIO SISTEMA DE ARCHIVO
MINI ARCHIVADORES DE SOBREMESA
PORTACARPETAS EXTRAÍBLE
BLOQUE PERSONAL MÓDULOS AUXILIARES
MEDIDAS AMBIENTALES Y SEGURIDAD
Soporte Humedad relativa Temperatura
Papel 45/65% 17/18ºC
Óptico 35-45 16-20
Magnético 40-50 14-18
Fotografía a Color 25-35 10-18
Film Color 25-35 10-20
Microformas 30-40 18-20