Instructor: Marcelo Rodríguez MAE, CPAMarzo de 2004
Taller No. 2
Administración de cuentas por cobrar y pagarAdministración de cuentas por cobrar y pagar
¿Por qué la administración de cuentas por pagar y cobrar es un
punto crítico en el análisis de negocios?
¿?
Efectivo
Inventario de mercancias
Cuentas por cobrar
Ventas
CobranzasCompras
Ciclo de negocio – empresas comerciales
Al créditoPedido
Al contado
Compra de materiasCompra de materiasprimas o mercaderíasprimas o mercaderías
a un proveedora un proveedor
Venta del Venta del productoproducto
Pagos a Pagos a los los
proveedorproveedoreses
Cobranza Cobranza a clientesa clientes
Días que faltan para cobrarDías en existencia
Días que faltanpara pagar
Ciclo del efectivo
Ciclo del efectivo
MERCADO DE BIENESDE CAPITAL
MERCADO DE CAPITALES
MERCADO DE PROVEEDORES
MERCADO DE MANO DE OBRA
MERCADO DE CLIENTES
EFECTIVO
ACTIVOFIJO
ACTIVOCIRCULANTE
(MateriasPrimas)
PRODUCTOS EN
PROCESO
PRODUCTOS TERMINADOS
ACTIVOCIRCULANTE(Deudores)
EFECTIVO
GASTOSSUMIDERO
TRANSFORMACIONESFINANCIERAS
TRANSFORMACIONESCOMERCIALES
ACTIVO CIRCULANTE
TRANSFORMACIONESCOMERCIALES
TRANSFORMACIONESFINANCIERAS
PROCESO PRIMARIOdel Prof. Aquiles Limone
PROCESO PRIMARIOdel Prof. Aquiles Limone
TRANSFORMACIONES LABORALES Y DE PERSONAL
INDICA TRANSFORMACIÓNFLUJOS INTERNOS
RETROALIMENTACIÓNPOSITIVA
FLUJOS DE INTERCAMBIOCON EL MEDIO
El proceso de negocio – el proceso primario
¿Qué precisa la Ley de Reestructuración Voluntaria de
Empresas respecto a deudores y acreedores?
Ley 2495 ..
Objeto (LRV Art.1): Lograr la reestructuración o liquidación voluntaria de empresas no sujetas a regulación por la Super. de Bancos y Entidades Financieras y de Pensiones, Valores y Seguros mediante un “Acuerdo de Transacción”, que es un convenio en virtud del cual, el deudor y sus acreedores dirimen derechos de contenido patrimonial mediante concesiones recíprocas y reconocimientos mutuos conforme al procedimiento y a las mayorías establecidas en esta ley.
Ley #2495 de 4 de agosto de 2003
La reestructuración voluntaria
Administración de cuentas por cobrar
Primera parte
Contenido primera parte..
1.1. Clasificación, concepto y objetivos del Clasificación, concepto y objetivos del sistema contable en la gestión del sistema contable en la gestión del proceso de cuentas por cobrar.proceso de cuentas por cobrar.
2.2. Indicadores contables (ratios) en la Indicadores contables (ratios) en la rotación cuentas por cobrarrotación cuentas por cobrar
3.3. Contabilidad y control interno de Contabilidad y control interno de cuentas por cobrar y ventas, métodos de cuentas por cobrar y ventas, métodos de estimación de cuentas incobrablesestimación de cuentas incobrables
4.4. Gestión de cuentas por cobrar - Políticas Gestión de cuentas por cobrar - Políticas de crédito, Análisis de solicitud de de crédito, Análisis de solicitud de créditoscréditos
1Clasificación de las cuentas por cobrar en la situación financiera
La Salvadora S.R.L.Balance al 31/12/X3
ActivoActivo corriente
DisponibilidadesInversiones (CP)
Créditos o exigible
Cuentas por cobrar comercialesCuentas por cobrar no comerciales
1Cuentas por cobrar comerciales - cuentas de control y cuentas relacionadas con el proceso
- Cuentas por cobrar (crédito simple)- Documentos por cobrar (documentario)
- Estimación de incobrables (Previsión)
Cuenta por cobrar
comercialesCuentas de control
- Ventas - Impuestos (Debito fiscal IVA e IT)
- Descuentos comerciales- Descuentos por pronto pago- Devoluciones en ventas
OUT
- Caja o Bancos (entrada de efectivo)
Cuentas relacionadas
Cuentas por cobrar no
comerciales
Descuento de documentos
Documentos en cobranza
Deudores con cargo de cuenta
Anticipos y prestamos al personal
Dividendos por cobrar
Acciones suscritas pendientes de pago
Crédito Fiscal IVA, etc
1Cuentas por cobrar No Comerciales - Composición
Representa un derecho monetario contra un deudor y generalmente se constituyen en un exigible a corto plazo (menor a un año), a consecuencia de la venta de bienes y servicios.
¿Qué es una cuenta por cobrar ?
¿Cuál es el aporte del sistema de contabilidad respecto de este proceso?
Proporcionar información cuantificada y detallada por deudor referente al monto total de recuperaciones pendientes de cobro.
1
Cuentas por cobrar
Vigentes
Vencidas
Incobrables
Clasificación de control en cuentas por cobrar1
Por antigüedad:
Por su vigencia:
Partidas abiertas a:
- 30 días- entre 31 y 60 días- entre 61 y 90 días- mayores a 90 días
Por tipo de cliente:Tipo A
Tipo B
Tipo C
Clientes de alta rentabilidad, y buena voluntad de pago
Clientes rentables, y buena voluntad de pago
Clientes no rentables y baja voluntad de pago
(-)
Riesgo
(+)
Ley de Pareto
80%
20%
Número de clientes Rentabilidad del negocio
Dependencia estratégica
En 1906, el economista italiano Vilfredo Pareto creó una fórmula matemática para describir la distribución desigual de la riqueza en su país, observando que el 20% de las personas poseían el 80% de la riqueza. En los años 40 el Dr. Joseph M. Juran atribuyó la regla del 80/20 a Pareto, llamándola "Ley de Pareto".
Relación
1
Los ratios se comparan con:
Ratios de la misma empresa para estudiar su evolución.
Ratios presupuestados por la empresa.
Ratios de tipo ideal.
Ratios de tipo sectorial
Ratios de los principales competidores de la empresa.
RatioA
= ____B
(Cociente)
Rentabilidad de los capitales propiosUtilidad neta
=Patrimonio
Ejemplo:Ejemplo:
Concepto y uso de ratios
Comentario: Ratio no es una palabra castellana pero, es de uso comun en textos escritos en ingles, la Real Academia define al definir la palabra “Razón” aclara que proviene del latin “Ratio”
2
2Indicadores contables (ratios) en la rotación de cuentas por cobrar
Días de venta en la calle
a) El período en el que se completa en promedio la cobranza
Saldo promedio de cuentas por cobrar x 365 días
Ventas anuales + IVA
Evaluar la eficacia de la gestión de cobranzas mediante comparación de este indicador con los plazos y condiciones de venta
Para:
Diás de venta en la calle =
Cuanto más bajo es, más corto es el período de formación del saldo de cuentas por cobrar por ventas
Significado
ÓPTIMO = LO MENOR POSIBLE
2003 2002
US$ US$
Saldo Cuentas por cobrar 90.000 80.000
(+) Ventas netas a crédito 415.000 393.000
Cuentas por cobrar
totales 565.000 473.000
(-) Saldo cuentas por
cobrar al final < 60.000> <70.000>
Cobranzas 445.000 403.000
2Caso de ejemplo
Nota. El ejemplo asume una tasa nominal del IVA del 13% y que no existieron perdidas por incobrables
Cuentas por Cobrar Promedio 2003
2Caso de ejemplo (Cont.)
(CxC al inicio + CxC al final) / 2 85.000
US$
US$ 85.000 x 365 días
US$ 415.000 + ((415.000/87) x 13)Diás de venta en la calle =
= 65 días
Rotación de cuentas por cobrar:
Rotación CxC2003 =
US$ 445.000
US$ 85.000= 5.23 veces /año
ÓPTIMO = LO MAYOR POSIBLE
Cuentas por cobrar (Clientes) MN; ME
• Saldo periodo anterior
• Ventas de crédito
• Notas de cargo
Intereses
Otros
(+)
• Cobranza parcial o total
• Reclasificación del crédito con garantía de documentos
• Devoluciones y descuentos
• Bonificaciones
• Castigo de incobrables
• Cierre (-)
Aspecto contable
Debe Haber
3
Flujo contable – Venta a crédito y cobranza
Cuentas por cobrarSr. Juan Perez
Ventas
Debe
Debe
Haber
La empresa ABC Ltda. vende mercaderías al crédito al Sr. Juan Perez por Bs10.000 según factura de venta No. 1511
Haber
Bs 10.000(1)
Bs 8.700 (1)
Débito Fiscal IVADebe Haber
Bs 1.300(1)
I.T.Debe Haber
Bs 300(1a)
IT por pagarDebe Haber
Bs 300(1a)
CajaDebe Haber
Bs 10.000(2)Bs 10.000(2)
(1) Y (1a) Bajo la norma impositiva actual las alícuotas del IVA e IT son del 13% y 3% respectivamente sobre el valor de la factura total
(2) Luego de 30 días el cliente paga en efectivo su deuda a la empresa.
3
Factores a considerar para determinar la
previsión:
Estado de antigüedad de saldos
Informes de la oficina de asesoria legal
Correspondencia cursada con el cliente
Comportamiento del cliente en relación con la empresa durante el tiempo.
3Política contable – Método de estimación de incobrabilidad (Previsión para cuentas incobrables)
Evidencia definitiva de cuenta incobrable facturada el año
199731/12/1997
Resultados 1997
Ajustes de Cierre
Objetivos:
• Reconocer la pérdida por ventas al crédito a deudores incobrables
• Mostrar el valor realizable estimado de las cuentas por cobrar
• PCGAs: Exposición y Prudencia
3
Estimación de pérdida
¿Por qué se estiman cuentas incobrables al cierre?
Resultados 1998
Algunos métodos para la determinación de la estimación de cuentas incobrables (Previsión)
• Legislación Boliviana D.S. 24051 Art. 17 (promedio de los últimos tres quebrantos entre los tres últimos saldos de cuentas por cobrar)
• Porcentaje sobre ventas al crédito
• Porcentaje sobre saldo de cuentas por cobrar
• Clasificación de cuentas por antigüedad de saldos
• Método combinado
3
Previsión para cuentas incobrables.
Es una cuenta complementaria de activo ( reguladora de valor), su saldo es acreedor y representa el riesgo de incobrabilidad existente por las deudas a cobrar a clientes a clientes.
(Egresos)
(Reg. Activo)
Pérdida en cuentas incobrables
Previsión para cuentas incobrables
- Gasto de cuentas de dudosa recuperabilidad
- Cierre
- Castigos
- Recuperaciones
- Cierre
- Saldo inicial
- Estimación de incobrabilidad del periódo.
(+)
(+)
(-)
(-)
Aspecto contable – Previsión para incobrables3
ABC Ltda.Balance al 31/12/20XX
ActivoActivo corriente.... Cuentas por cobrar 10.000 100Menos: Previsión para incobrables (300) (3)
Cuentas por cobrar neto de incobrables
9.700
US$ %
97
Control interno
e. Comprobación de facturas, notas de contabilidad.
f. Control individual de pagos parciales y/o totales y saldos.
g. Identificación de cuentas atrasadas.
h. Concialiación periódica de registros principales y auxiliares.
i. Circularizaciones de saldos períodicas a clientes
a. Autorización de extensión de créditos
b. Control de pedidos de mercancias o servicios observando límites de crédito autorizados.
c. Control de despachos o entregas de mercancías y/o servicios prestados.
d. Control sistemático de devoluciones , descuentos y bonificaciones.
3
Venta a Crédito
- Capacidad de pago- Voluntad de pago Dinero en
efectivo
Gestión de cuentas por cobrar
4
RIESGO
Factores determinantes al otorgar crédito al cliente:
- Antecedentes en el negocio- Solvencias en el negocio- Garantías del cliente- Dependencias y concentraciones en el negocio del cliente- Seguimiento del riesgo- Otros aspectos
Tiempo del crédito:
Al contado = CODA treinta días = N/ 30 (neto 30)
Descuentos por pronto pago:2% si se paga en 10 días = 2/10
COD = Cash on delivery (pago contra entrega)CBD = Cash before delivery (pago antes de la entrega)
Administración de cuentas por pagar
Segunda parte
Contenido segunda parte..
1.1. Clasificación, concepto y objetivos del Clasificación, concepto y objetivos del sistema contable en la gestión en el sistema contable en la gestión en el proceso de cuentas por pagar.proceso de cuentas por pagar.
2.2. Indicadores contables (ratios) en la Indicadores contables (ratios) en la administración de cuentas por pagaradministración de cuentas por pagar
3.3. Contabilidad y control interno de Contabilidad y control interno de compras y cuentas por pagarcompras y cuentas por pagar
4.4. Gestión de cuentas por pagar – Ciclo de Gestión de cuentas por pagar – Ciclo de maduración del efectivomaduración del efectivo
Qué son los pasivos?
Los “Pasivos” son deudas con terceros a quienes normalmente se los denomina “acreedores”.
En esencia, los pasivos constituyen los derechos que personas u organizaciones ajenas a la empresa tienen sobre los activos de esta última.
Pasivos por su origen..
Pasivo
Cuentas por pagar comerciales (deudas y provisiones)
Servicios personales por pagar (deudas y provisiones)
Impuestos y aportes por pagar
Prestamos bancarios
Otras cuentas por pagar
1
Pasivos por su exigibilidad..
Pasivo
Hasta un año de plazo = Pasivo corriente
A más de un año de plazo = Pasivo no corriente
Pasivo
Sin garantía = Con compromiso verbal de pago (financiamiento espontaneo)Con garantía (Respaldo documentario como letras y/o pagares)
Pasivos por su naturaleza..
Clasificación de pasivos?1
Cuentas del Pasivo
• Por pago de deudas al vencimiento de plazo
• Por amortizaciones
• Por traspaso a otras cuentas de pasivo
• Por cierre de gestión
(+)
• Por el saldo inicial
• Por deudas contraidas en el período
• Por actualizaciones, cuando las deudas son con mantenimiento de valor
(-)
Aspecto contable
Debe Haber
1
Disponible 6 8Realizable 8 11Existencias 18 23
ACTIVO PASIVO Y PATRIMONIO
Exigible a corto plazo45 58Exigible a largo plazo10 13Capital Social 22 29
TOTAL ACTIVO 77 100 TOTAL PASIVO Y PATR. 77 100
U.M. %_ U.M. %_
Activo fijo 45 58Capital Social 22 29
Conclusiones:
∑ d
Disponible 6 8
e
Capital Social = 40% – 50% del pasivo
CORRECTO: Empresa capitalizada
∑
OPTIMO: Capital Social asciende a un 40% - 50% del total del pasivo
∑ = 29% ; ∑ = 100% 29% < 40 - 50% del total del pasivod e
NOTA IMPORTANTE: Todas las proporciones que se proponen a nivel ideal son genéricas y podrían no ser válidas para determinadas empresas.
Ratio de endeudamiento2
Disponible 6 8Realizable 8 11Existencias 18 23
ACTIVO PASIVO Y PATRIMONIO
Exigible a corto plazo45 58Exigible a largo plazo10 13Capital Social 22 29
TOTAL ACTIVO 77 100 TOTAL PASIVO Y PATR. 77 100
U.M. %_ U.M. %_
Activo fijo 45 58Capital Social 22 29
Conclusiones:
∑ d
Disponible 6 8
e∑
Capital Social < 40% del total del pasivo
PRECAUCIÓN: Empresa endeudada
Capital Social > 50% del total del pasivo
ATENCIÓN: Empresa que infrautiliza los fondos
(continuación)(continuación)
NOTA IMPORTANTE: Todas las proporciones que se proponen a nivel ideal son genéricas y podrían no ser válidas para determinadas empresas.
Ratio de endeudamiento2
Disponible 6 8Realizable 8 11Existencias 18 23
ACTIVO PASIVO Y PATRIMONIO
Exigible a corto plazo45 58Exigible a largo plazo10 13Capital Social 22 29
TOTAL ACTIVO 77 100 TOTAL PASIVO Y PATR. 77 100
U.M. %_ U.M. %_
Activo fijo 45 58Capital Social 22 29∑
d
Disponible 6 8
e∑
Conclusiones sobre el ejemplo:
∑ = 29% ; ∑ = 100% 29% < 40 - 50% del total del pasivod e
Capital Social < 40% del total del pasivo
PRECAUCIÓN: Empresa descapitalizada o endeudada.
DESCAPITALIZACIÓN, ENDEUDAMIENTO
(continuación)(continuación)
NOTA IMPORTANTE: Todas las proporciones que se proponen a nivel ideal son genéricas y podrían no ser válidas para determinadas empresas.
Ratio de endeudamiento2
PROBLEMAS DE LIQUIDEZ
DESCAPITALIZACIÓN, ENDEUDAMIENTO
PARA EVITAR UNASUSPENSIÓN DE PAGOS
Aumentar los capitales propios
Vender activos fijosno imprescindibles
Mejorar el activocirculante y exigible
a corto plazo
Mecanismos para evitar la suspención de pagos a proveedores
2
Análisis del balance general.
¿Está la empresa capitalizada?
¿Se pueden atender los pagos?
Activo Corriente Deudas a corto plazo
Capitales propios suficientes (40 – 50% del pasivo)
>
Indicadores de gestión de financiamiento de CP - Resumen
2
3Control interno – cuentas por pagar
1. Autorización. Los gastos y las compras de bienes y servicios mayores deben ser aprobados de acuerdo con los criterios y procedimientos establecidos por la dirección
2. Oportunidad. Los pasivos deben pagarse oportunamente coordinando con tesoreria la disponibilidad de fondos en los plazo ade pago acordados
3. Clasificación. La información relacionada con los pasivos debetener toda la disgregación suficiente para su efectivo control.
4. Verificación. Debe verificarse y evaoluarse periódicamente lows saldos de cuentas por pagar y los registrados en cuentas relativas a las nominas y sus transacciones relacionadas.
5. Protección física. El acceso a los registros contables de compras y nómina, recepción de desembolsos, formas documentales, instalaciones y procedimientos de proceso deben permitirse solo a personas autorizadas por la dirección de la empresa.
3Riesgos – compras y cuentas por pagar
- Efectuar compras no autorizadas- Pagar en efectivo a personas no autorizadas- Adquirir material de baja calidad- Efectuar compras a precios excesivos- Adquirir mercaderías no requeridas o no prioritarias- Registrar pasivos por bienes o servicios no recibidos- Registrar gastos por bienes o servicios sin apropiación adecuada de los impuestos inherentes.
CICLO DE MADURACIÓN
Plazo de pago a proveedores
CICLO DE CAJA
Días de stock de materias primas
Días de stock de productos en
curso
Días de stock de producto acabado
Plazo de cobro a clientes
Compra materias primas
Producción
Almacenamiento
Venta
Cobro cliente
s
Pago de materias primas
Pago de mano de obra y gastos de fabricación
Pago gastos de venta
Ciclo de maduración del efectivo
Nº de días de stock de materia prima
Plazo de pago a proveedores
Nº de días de stock de producto en curso
Nº de días de stock de producto acabado
Plazo de cobro de clientes- +
28 días 15 días20 días
30 días 60 días
123 días
=
+ +
- + + +
EJEMPLO EMPRESA “A”
Ciclo de maduración del efectivo
Calculo de RATIOS:
Plazo de cobro a los clientes =
Clientes + efectos
Ventas + IVAx 365
Plazo de pago a los proveedores =
Proveedores
Comprasx 365
Plazo de stock de las materias primas
=Stock materias primas
Compras Anualesx 365
Plazo de stock de los productos en curso
=Stock de prod. en proceso
Compras Anualesx 365
Plazo de stock de los productos acabados
=Stock de prod. acabados
Costo de ventas anualx 365
Ratios - ciclo de maduración del efectivo
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