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CODIGOMPP - 01
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
CONTENIDO
SECCION I GENERALIDADES
1.1 INTRODUCCION
1.2 ESTRUCTURA INTERNA
1.3 MISION
1.4 VISION
1.5 SIMBOLOGIA UTILIZADA1.6 OBJETIVO DEL MANUAL
1.7 JUSTIFICACION DEL MANUAL
1.8 METODOLOGIA
SECCION II MAPA DE PROCESOS GENERAL
SECCION III PROCESOS MISIONALES Y DE APOYOPROCESOS MISIONALES
3.1 PROCESO DE CREDITO
3.2 PROCESO DE CARTERA Y NORMALIZACION
3.3 PROCESO DE CASTIGO DE CARTERA
3.4 PROCESO DE MANEJO Y CONTROL DE PORTAFOLIO
3.5 PROCESO DE VALORACION A PRECIOS DE MERCADO
3.6 PROCESO DE INGRESOS DE CAJA3.7 PROCESO DE EGRESOS DE CAJA
PROCESOS DE APOYO
3.8 PROCESO DE AFILIACIONES
3.9 PROCESO DE PRESUPUESTO
3.10 PROCESO DE ENVIO DE CORRESPONDENCIA
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JEFATURA DE CONTROL INTERNO
3.11 PROCESO DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA3.12 PROCESO DE NOMINA
3.13 PROCESO DE CAJA MENOR
3.14 PROCESO DE INGRESO DE PERSONAL
3.15 PROCESO DE REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
3.16 PROCESO DE RETIRO DE ACTIVOS FIJOS
3.17 PROCESO DE GESTION MULTIUSUARIO
3.18 PROCESO DE CUSTODIA DE COPIAS DE SEGURIDAD3.19 PROCESO DE CREDITO A EMPLEADOS
3.20 PROCESO DE APROBACION PROGRAMAS DE FORMACION
3.21 PROCESO DE APROBACION PROGRAMAS DE CAPACITACION
3.22 PROCESO DE PASAJES Y VIATICOS
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I. GENERALIDADES
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JEFATURA DE CONTROL INTERNO
1.1 INTRODUCCION
Los procesos y los procedimientos de gestin, conforman uno de los elementos
principales del Sistema de Control Interno; por lo cual, deben ser plasmados en
manuales prcticos que sirvan como mecanismo de consulta permanente, por
parte de todos los trabajadores del Fondo, permitindoles un mayor desarrollo en
la bsqueda del Autocontrol.
Teniendo en cuenta lo anterior, se ha preparado el presente Manual de Procesos yProcedimientos, en el cual se define la gestin que agrupa las principales
actividades y tareas dentro de FODESEP. Dichas actividades se describen con cada
una de las herramientas necesarias para la construccin por fases del Manual
referido, soportando cada uno de los procesos especficos, como son: Crdito,
Cartera y Normalizacin, Presupuesto, Ingresos y Egresos de Caja, Portafolio,
Ingreso de personal, Caja Menor, entre otros.
La funcionalidad del Manual, es permitir que todas las tareas y procedimientos por
rea vinculada, as como, la informacin relacionada, sean totalmente auditables,
para atender a los requerimientos de la Revisoria Fiscal, de la Supersolidaria y de
la misma Contralora General de la Repblica; con el fin de verificar los parmetros
claves de los procedimientos del Fondo, tomndolos como gua en cualquier
proceso de verificacin.
Este Manual hace parte integral de la documentacin total, implementada por la
actual Administracin, conociendo de antemano el compromiso de la Oficina de
Control Interno en su construccin, ejecucin y revisin permanente para la debida
actualizacin.
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I. GENERALIDADES
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JEFATURA DE CONTROL INTERNO
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I. GENERALIDADES
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JEFATURA DE CONTROL INTERNO
1.3 MISION
En el marco de la economa solidaria, participar con productos y servicios de alta
calidad en el diseo, desarrollo, promocin, control, financiacin y cofinanciacin
de programas y proyectos encaminados a fortalecer la gestin administrativa,acadmica y cientfica de las Instituciones de Educacin Superior afiliadas, en su
beneficio y en el de la comunidad educativa del pas.
1.4 VISION
FODESEP asociar la mayora de las Instituciones de Educacin Superior de
Colombia y ser reconocida en el mbito nacional e internacional como el principal
organismo asociativo de carcter democrtico y participativo de la Educacin
Superior Colombiana, representando los intereses de sus afiliados, con el apoyo de
la comunidad educativa, y del Gobierno Nacional.
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I. GENERALIDADES
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JEFATURA DE CONTROL INTERNO
1.5 SIMBOLOGIA UTILIZADA
Para una mayor comprensin de los procedimientos, a continuacin se representa
grficamente la simbologa utilizada en el levantamiento de los mismos:
SIMBOLO DESCRIPCION
Indicador de inici de un procedimiento.
Forma utilizada en un Diagrama de Flujopara representar una tarea o actividad.
Forma utilizada en un Diagrama de Flujopara representar una actividad predefinidaexpresada en otro Diagrama.
Forma utilizada en un Diagrama de Flujopara representar una actividad de decisino de conmutacin.
Forma utilizada en un Diagrama de Flujopara representar una actividad combinada.
Conector. sese para representar en undiagrama de flujo una entrada o unasalida de una parte de un Diagrama deFlujo a otra dentro de la misma pgina.
Documento. Representa la informacinescrita pertinente al proceso.
Conector utilizado para representar el finde un procedimiento.
INICIO
FI N
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I. GENERALIDADES
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JEFATURA DE CONTROL INTERNO
1.6 OBJETIVO DEL MANUAL
El presente Manual de Procesos tiene como objetivo principal fortalecer los
mecanismos de sensibilizacin, que se despliegan y solidifican para brindar
fortalecimiento a la cultura del Autocontrol y del mismo Sistema de Control
Interno. Los Procesos que se dan a conocer, cuentan con la estructura, base
conceptual y visin en conjunto, de las actividades misionales y de soporte del
Fondo de Desarrollo de la Educacin Superior, con el fin de dotar a la misma
Entidad, de una herramienta de trabajo que contribuya al cumplimiento eficaz y
eficiente de la misin y metas esenciales, contempladas en el Plan Estratgico.
As mismo, se busca que exista un documento completo y actualizado de consulta,
que establezca un mtodo estndar para ejecutar el trabajo de las dependencias,
en razn de las necesidades que se deriven de la realizacin de las actividades
misionales de FODESEP.
En este sentido, el Manual de Procesos y Procedimientos est dirigido a todas las
personas que bajo cualquier modalidad, se encuentren vinculadas al Fondo y se
constituye en un elemento de apoyo til para el cumplimiento de las
responsabilidades asignadas, y para coadyuvar, conjuntamente con el Control
Interno, en la consecucin de las metas de desempeo y rentabilidad, asegurar la
informacin y consolidar el cumplimiento normativo.
Este documento describe los procesos administrativos, y expone en una secuencia
ordenada las principales operaciones o pasos que componen cada procedimiento, y
la manera de realizarlo. Contiene adems, diagramas de flujo, que expresan
grficamente la trayectoria de las distintas operaciones, e incluye las dependencias
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I. GENERALIDADES
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JEFATURA DE CONTROL INTERNO
administrativas que intervienen, precisando sus responsabilidades y laparticipacin de cada cual.
Para que tenga validez y cumpla de la mejor manera con su objetivo, este Manual
requiere de revisiones peridicas para su actualizacin, ya que el propsito a corto
plazo, es enfocarlo como documento de calidad; sus modificaciones, deben ser
sugeridas a la Oficina de Control Interno, para su anlisis, presentacin a la
instancia correspondiente, aprobacin e implementacin.Sus contenidos aprobados, deben ser de cumplimiento obligatorio para todo el
personal profesional, tcnico o administrativo actuante. La inobservancia de lo
establecido implicar responsabilidad personal y profesional.
1.7 JUSTIFICACION DEL MANUAL
Es importante sealar que los manuales de procedimientos son la base del sistemade calidad y del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia, poniendo de
manifiesto que no bastan las normas, sino, que adems, es imprescindible el
cambio de actitud en el conjunto de los trabajadores, en materia no solo, de hacer
las cosas bien, sino dentro de las practicas definidas en la organizacin.
El manual de procesos, es una herramienta que permite a la Organizacin, integrar
una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la administracin, ymejorar la calidad del servicio, comprometindose con la bsqueda de alternativas
que mejoren la satisfaccin del cliente.
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I. GENERALIDADES
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JEFATURA DE CONTROL INTERNO
1.8 METODOLOGIA
La Implementacin del Manual de procesos y procedimientos se realiz de acuerdo
con las siguientes fases de trabajo:
Prim era Fase: Sesiones de Retroalimen tacin, Seguimiento y Evaluacin
El objeto de estas sesiones fue dar a conocer a los trabajadores de las
dependencias, en su sitio de labores, el procedimiento y las actividades que seejecutan en el desarrollo del mismo, as como recoger sugerencias y propuestas de
ajuste para el proceso respectivo.
Como resultados de estas sesiones, se realizaron modificaciones importantes, las
cuales fueron incluidas en este Manual de Procesos y Procedimientos.
Segunda Fase: Ajustes y validacin
En esta fase, se analizaron las propuestas de modificacin sugeridas por los
trabajadores en las jornadas de retroalimentacin, se realizaron y validaron los
cambios pertinentes a los procedimientos, para su correspondiente
implementacin.
Como parte del mejoramiento continuo de los Procesos y Procedimientos, se
estudiaron, analizaron y establecieron en conjunto, con las dependencias del
Fondo, que intervienen en cada uno de ellos, los cambios de cada actividad o fase
de trabajo desarrollada, lo cual permitir, tanto a los responsables como a los
usuarios, evaluar y controlar su ejecucin, facilitando de esta forma, evaluar las
responsabilidades, en su seguimiento, como tarea de la Oficina de Control Interno.
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I. GENERALIDADES
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JEFATURA DE CONTROL INTERNO
Tercera Fase: Jornadas de Socializacin
Se realizaron jornadas de socializacin, en las cuales se presentaron, los diferentes
diagramas de flujo de los procesos, formalizados en norma interna, los cuales
sufrieron las modificaciones inherentes al cambio de estructura orgnica, para la
vigencia 2005.
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III . PROCESOS MI SIONALES Y DEAPOYO
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II . MAPA DE PROCESOSGENERAL
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
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III . PROCESOS MI SIONALES Y DEAPOYO
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JEFATURA DE CONTROL INTERNO
El presente capitulo se encuentra dividido en dos, as: los procesos misionales y de
apoyo.
Se denominan procesos misionales aquellos que describen las actividades o
funciones centrales de FODESEP, estos muestran el que hacer de la entidad y que
encaminan el cumplimiento de la misin de la misma.
Los procesos de apoyo son aquellos generalmente administrativos y como su
nombre lo indican apoyan las actividades misionales del Fondo.
Cada proceso misional y de apoyo ha sido objeto de concertacin y mejoramiento
durante esta vigencia y adicionalmente se han establecido los puntos de control
que determinan las herramientas para efectuar el debido autocontrol y evaluacin
por parte de cada empleado y de verificacin por parte de los directivos, de laoficina de control interno.
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III . PROCESOS MI SIONALES Y DEAPOYO
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JEFATURA DE CONTROL INTERNO
PROCESOS MISIONALES
NOMBRE DEL PROCESO NOMENCLATURA HERRAMIENTAS
PROCESO DE CREDITO 1.GC - 1.1CDiagrama de Flujo, Puntos deControl y Resposabilidades por
Actividades.
PROCESO DE CARTERA Y NORMALIZACION 1.GC - 1.2CNDiagrama de Flujo, Puntos deControl y Resposabilidades por
Actividades.
PROCESO DE CASTIGO DE CARTERA 1.GC - 1.6CCDiagrama de Flujo, Puntos deControl y Resposabilidades por
Actividades.
PROCESO DE MANEJO Y CONTROL DEPORTAFOLIO
5.GF - 5.3MCP
Diagrama de Flujo, Puntos deControl y Resposabilidades por
Actividades.
PROCESO DE VALORACION A PRECIOS DEMERCADO
5.GF - 5.4VPM
Diagrama de Flujo, Puntos deControl y Resposabilidades por
Actividades.
PROCESO DE INGRESOS DE CAJA 5.GF - 5.2 ICDiagrama de Flujo, Puntos deControl y Resposabilidades por
Actividades.
PROCESO DE EGRESOS DE CAJA 5.GF - 5.1ECDiagrama de Flujo, Puntos deControl y Resposabilidades por
Actividades.
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III . PROCESOS MI SIONALES Y DEAPOYO
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JEFATURA DE CONTROL INTERNO
PROCESOS DE APOYO
NOM BRE DEL PROCESO N OM EN CLATURA HERRAM IENTAS
PROCESO DE AFILIACIONES 1.GC - 1.3ADiagrama de Flujo, Puntos de Contro l yResposabilidades por Actividades.
PROCESO DE PRESUPUESTO 5.GF - 5.5PDiagrama de Flujo, Puntos de Contro l yResposabilidades por Actividades.
PROCESO DE ENVIO DE CORRESPONDENCIA 3.ARF - 3.4ECDiagrama de Flujo, Puntos de Contro l yResposabilidades por Actividades.
PROCESO DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA 3.ARF - 3 .5RCDiagrama de Flujo, Puntos de Contro l yResposabilidades por Actividades.
PROCESO DE NOMINA 2.ARH - 2 .1NDiagrama de Flujo, Puntos de Contro l yResposabilidades por Actividades.
PROCESO DE CAJA MENOR 3.ARF - 3 .1CMDiagrama de Flujo, Puntos de Contro l yResposabilidades por Actividades.
PROCESO DE INGRESO DE PERSONAL 2.ARH - 2 .6IPDiagrama de Flujo, Puntos de Contro l yResposabilidades por Actividades.
PROCESO DE REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS 3.ARF - 3 .2RAFDiagrama de Flujo, Puntos de Contro l yResposabilidades por Actividades.
PROCESO DE RETIRO DE ACTIVOS FIJOS 3.ARF - 3 .3RAFDiagrama de Flujo, Puntos de Contro l yResposabilidades por Actividades.
PROCESO DE GESTION MULTIUSUARIO 4.AT - 4.1GMDiagrama de Flujo, Puntos de Contro l yResposabilidades por Actividades.
PROCESO DE CUSTODIA DE COPIAS DESEGURIDAD
4.AT - 4.2CCSDiagrama de Flujo, Puntos de Contro l yResposabilidades por Actividades.
PROCESO DE CREDITO A EMPLEADOS 2.ARH - 2 .5CEDiagrama de Flujo, Puntos de Contro l yResposabilidades por Actividades.
PROCESO DE APROBACION PROGRAMAS DEFORMACION
2.ARH - 2 .3APFDiagrama de Flujo, Puntos de Contro l yResposabilidades por Actividades.
PROCESO DE APROBACION PROGRAMAS DECAPACITACION
2.ARH - 2 .2APCDiagrama de Flujo, Puntos de Contro l yResposabilidades por Actividades.
PROCESO DE PASAJES Y VIATICOS 2.ARH - 2 .4PVDiagrama de Flujo, Puntos de Contro l yResposabilidades por Actividades.
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3.1 PROCESO DE CREDITO
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CODIGO1.GC 1.1C
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
OBJETIVOS: Mediante el servicio de crdito se persigue promover el financiamiento de
proyectos especficos, plantear y promover programas y proyectos econmicos
para el beneficio de las Instituciones de Educacin Superior.
Proporcionar al Fondo el marco procedimental que servir de gua para el
desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva
este servicio, a efecto de guiar en el desarrollo de los mismos y evitar la
duplicidad de las acciones.
ALCANCE:
Las Instituciones de Educacin Superior afiliadas.
RESPONSABLES:
Recepcin, Crdito, Gerencia de Servicios, Comit de Crdito, Secretaria General,
Asesor Jurdico y Contabilidad.
PROVEEDORES:
Las Instituciones de Educacin Superior afiliadas.
ENTRADAS:
Normatividad interna. Reglamento General de Crdito y Cartera.
Solicitud de crdito. Informacin financiera.
ACTIVIDADES DEL PROCESO:
Recepcin de solicitud de crdito.
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3.1 PROCESO DE CREDITO
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VERSION 1.0
CODIGO1.GC 1.1C
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
Proceso Envo de Correspondencia. PROCESO. Apertura de carpeta con la documentacin necesaria de acuerdo al Reglamento
y a la lnea de crdito.
Realizacin de conceptos sobre el anlisis financiero y evaluacin del proyecto.
Reunin del Comit de Crdito, para dar o no aceptacin a las solicitudes
contempladas.
Se oficializan las garantas.
Recepcin de documentacin de garantas aprobadas. Orden de desembolso.
Guarda de garantas en custodia.
Archivo de copias de garantas.
Proceso de Egreso. PROCESO.
Proceso de Cartera y Normalizacin. PROCESO.
SALIDAS: Carta de aceptacin o rechazo. Documento de oficializacin de garantas. Desembolso del valor del crdito.
CLIENTES:
Las Instituciones de Educacin Superior afiliadas que hacen solicitudes de crdito.
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3.1 PROCESO DE CREDITO
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VERSION 1.0
CODIGO1.GC 1.1C
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
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3.1 PROCESO DE CREDITO
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VERSION 1.0
CODIGO1.GC 1.1C
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
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3.1 PROCESO DE CREDITO
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CODIGO1.GC 1.1C
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIORIDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLES
PROCESO DE CREDITO
CONTROL DESCRIPCION ACTIVACION
C - 1 INTEGRIDAD
Crdito verifica que la documentacin
para solitud est completa segn lo
exigido en el Acuerdo 138 de 2002, y
acorde al tipo o linea de crdito
C - 2 AUTORIZADO
Crdito y Gerencia de Servicios verifican
y emiten concepto tcnico por escrito
sobre la evaluacin de la solicitud
C - 3 AUTORIZADO
El Comit de Crdito evala el concepto
tcnico tanto de crdito como de servicios
para aprobacin o denegacin
C - 4 AUTORIZADO
Gerencia General firma carta de
aceptacin y anexa documentacin para
oficializar garantias
C - 5 AUTORIZADO
El asesor jurdico califica cobertura e
idoneidad de las Garantias y emiteconcepto escrito
C - 6SEGREGACION DE
FUNCIONES
Crdito recibe documentacin de
garantias aprobadas, archiva copias y
remite originales al rea que custodia los
ttulos valores
C - 7SALVAGUARDA DE
BIENES
Las Garantias emitidas por el deudor
deben estar custodiadas en caja fuerte
por la dependencia responsable
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3.1 PROCESO DE CREDITO
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CODIGO1.GC 1.1C
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIORRESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES
PROCESO DE CREDITO
No. ACTIVIDADESTIEMPO
ESTIMADORESPONSABLE
1 Recepcin de la solicitud de crdito. 2 Minutos Secretaria de Recepcin.2 Proceso Envo de Correspondencia. 4299 Minutos PROCESO
3Apertura de carpeta con la documentacin necesariade acuerdo al Reglamento y a la lnea de crdito.
15 Minutos Asesor Comercial.
4Realizacin de conceptos sobre el anlisis financiero yevaluacin del proyecto.
960 MinutosAsistente de Gerencia de
Servicios-Crdito.
5Reunin del Comit de Crdito, para dar o noaceptacin a las solicitudes contempladas.
48 Minutos
Comit de Crdito: GerenteGeneral, Secretario General,Director Econmico, Gerente
de Servicios, Asistente deGerencia de Servicios-Crditoy Jefe de Control Interno (sin
voto .6 Se oficializan las garantas. 2880 Minutos Secretario General.
7Recepcin de documentacin de garantasaprobadas.
480 MinutosAsistente de Gerencia de
Servicios-Crdito.8 Orden de desembolso. 240 Minutos Secretario General.9 Guarda de garantas en custodia 60 Minutos Secretario General.
10 Archivo de copias de garantas. 60 MinutosAsistente de Gerencia de
Servicios-Crdito.11 Proceso de Egreso. 2367 Minutos PROCESO12 Proceso de Cartera y Normalizacin. 6099 Minutos PROCESO
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3.2 PROCESO DE CARTERA YNORMALIZACION
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VERSION 1.0
CODIGO1.GC 1.2CN
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
OBJETIVO: Establecer los mecanismos, actividades y procedimientos, que conlleva el
Proceso de Cartera y Normalizacin, para su ejecucin en el menor tiempo
posible y sin la duplicidad de acciones.
ALCANCE:
Las Instituciones de Educacin Superior afiliadas.
RESPONSABLES:
Direccin Econmica, Crdito, Gerencia de Servicios, Comit de Crdito, Gerencia
General y Recepcin.
PROVEEDORES:
Las Instituciones de Educacin Superior.
ENTRADAS:
Proceso de Ingresos.
Normatividad Interna. Reglamento General de Crdito y Cartera.
ACTIVIDADES DEL PROCESO:
Proceso de Ingresos. PROCESO.
Se identifica y numera el ingreso. Aplicacin del pago y actualizacin del saldo de los crditos.
Verificacin de pagos y generacin de reporte semanal de crditos vencidos.
Se enva reporte a Gerencia General, estado de cartera con vencimiento hasta y
mayor de 90 das.
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3.2 PROCESO DE CARTERA YNORMALIZACION
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VERSION 1.0
CODIGO1.GC 1.2CN
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
Normalizacin de cartera. Gerencia de Servicios recibe informe para labor decobro.
Llamada telefnica a las IES con cartera vencida menor o igual a 60 das
Llamada telefnica y elaboracin de carta con cobro administrativo para las IES
con cartera vencida mayor o igual a 61 das y menor o igual a 90 das.
Normalizacin de cartera. Gerencia General realiza gestin de cobro de cartera
con ms de 91 das de mora.
Elaboracin de reporte individual de los crditos con mora mayor a 90 das devencimiento.
Evaluacin de refinanciacin, reestructuracin o cobro jurdico.
Proceso envo de correspondencia. PROCESO.
Negociacin. Se presenta solicitud y documento sobre la negociacin.
Proceso de crdito. PROCESO.
No negociacin. Proceso de cobro jurdico. PROCESO.
SALIDAS:
La refinanciacin, reestructuracin o cobro jurdico de los crditos otorgados a
las IES.
CLIENTES:
Las Instituciones de Educacin Superior afiliadas con obligaciones con el Fondo.
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3.2 PROCESO DE CARTERA YNORMALIZACION
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VERSION 1.0
CODIGO1.GC 1.2CN
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3.2 PROCESO DE CARTERA YNORMALIZACION
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CODIGO1.GC 1.2CN
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3.2 PROCESO DE CARTERA YNORMALIZACION
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VERSION 1.0
CODIGO1.GC 1.2CN
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIORIDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLES
PROCESO DE CARTERA Y NORMALI ZACION
CONTROL DESCRIPCION ACTIVACION
C - 1 AUTORIZADO Presenta solicitud y documento sobre lanueva negociacin
C - 2 EXACTITUD
Cuando existen crditos en mora, el rea
de Crdito genera carta remisoria y
estado de cuenta con vencimientos y
valores a cancelar por capital e intereses
C- 3 AUTORIZADO
Presenta documentacin relativa a la
nueva negociacin admitida
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3.2 PROCESO DE CARTERA YNORMALIZACION
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CODIGO1.GC 1.2CN
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIORRESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES
PROCESO DE CARTERA Y NORMALI ZACION
No. ACTIVIDADESIEMPO
ESTIMADORESPONSABLE
1 Proceso de Ingresos. 540 Minutos PROCESO
2 Se identifica y numera el ingreso. 30 MinutosAsistente de Direccin
Econmica.
3Aplicacin del pago y actualizacin del saldo de loscrditos.
20 MinutosAsistente de Gerencia de
Servicios-Crdito.
4Verificacin de pagos y generacin de reportesemanal de crditos vencidos.
300 MinutosAsistente de Gerencia de
Servicios-Crdito.
5Se enva reporte a Gerencia General, estado decartera con vencimiento hasta y mayor de 90 das.
10 MinutosAsistente de Gerencia de
Servicios-Crdito.
6Normalizacin de cartera. Gerencia de Serviciosrecibe informe para labor de cobro.
10 Minutos Asesor Comercial
7Llamada telefnica a las IES con cartera vencidamenor o igual a 60 das.
240 Minutos Asesor Comercial
8
Llamada telefnica y elaboracin de carta con cobro
administrativo para las IES con cartera vencidamayor o igual a 61 das y menor o igual a 90 das.
120 Minutos Asesor Comercial
9Normalizacin de cartera. Gerencia General realizagestin de cobro de cartera con ms de 91 das demora.
Gerente General
10Elaboracin de reporte individual de los crditos conmora mayor a 90 das de vencimiento.
60 MinutosAsistente de Gerencia de
Servicios-Crdito.
11Evaluacin de refinanciacin, reestructuracin ocobro jurdico.
480 Minutos
Comit de Crdito: GerenteGeneral, Secretario General,Director Econmico, Gerente
de Servicios, Asistente deGerencia de Servicios-Crdito
y Jefe de Control Interno (sinvoto .
12 Proceso envo de correspondencia. 4299 Minutos PROCESO
13Negociacin. Se presenta solicitud y documento sobrela negociacin.
Gerente General
14 Proceso de crdito. 17510 Minutos PROCESO15 No negociacin. Proceso de cobro jurdico. PROCESO
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
FODESEP(LOGO)
3.3 PROCESO DE CASTIGO DECARTERA
Pgina 25 de 128
VERSION 1.0
CODIGO1.GC 1.6CC
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
OBJETIVO: Determinar las herramientas, pasos y actividades para el cobro de los crditos
que se encuentran en mora y se determinen para cobro judicial, a efecto de
guiar el desarrollo de lo mismos y evitar duplicidad de acciones.
ALCANCE:
Las Instituciones de Educacin Superior afiliadas con obligaciones con el Fondo y
con orden de cobro jurdico.
RESPONSABLES:
Comit de Crdito, Crdito, Gerencia General y el Asesor Jurdico Externo.
PROVEEDORES:
Proceso de Cartera y Normalizacin. PROCESO.
ENTRADAS:
Orden de apertura de proceso de cobro jurdico.
ACTIVIDADES DEL PROCESO:
Proceso de Cartera y Normalizacin. PROCESO.
Recopilacin de informacin del crdito para el tramite judicial.
Elaboracin de la carta poder para firma de Gerencia. Firma carta de poder.
Proceso Envo de Correspondencia. PROCESO.
Recepcin de carta poder por parte del Asesor Jurdico externo para promover
la demanda.
8/7/2019 4937MANUAL_PROCESOS_PROCEDIMIENTOS
26/128
MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
FODESEP(LOGO)
3.3 PROCESO DE CASTIGO DECARTERA
Pgina 26 de 128
VERSION 1.0
CODIGO1.GC 1.6CC
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
Realizacin de negociacin con el deudor. SI Elaboracin de extracto de cuenta especificando costes judiciales, honorarios
por concepto, monto recuperado segn contrato, intereses de mora, intereses
corrientes y capital adeudado a la fecha de pago.
Proceso de Ingresos de Caja. PROCESO.
Realizacin de negociacin con el deudor. NO.
Proceso Judicial. PROCESO.
Informe de situacin del proceso. Concepto positivo. Obtencin de la Sentencia.
Informe de situacin del proceso. Concepto Negativo.
Evaluacin del castigo de deuda con previo concepto contabletcnico.
Se realiza castigo de cartera. SI.
Envo de memorando a Crdito y Contabilidad para instancias operativas y
contables.
Se realiza castigo de cartera. NO. Evaluacin de otras alternativas de recuperacin de la deuda.
Proceso de Cartera y Normalizacin. PROCESO.
SALIDAS:
Sentencia.
Proceso de Cartera y Normalizacin. PROCESO.
CLIENTES:
Las Instituciones de Educacin Superior en proceso judicial.
8/7/2019 4937MANUAL_PROCESOS_PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
FODESEP(LOGO)
3.3 PROCESO DE CASTIGO DECARTERA
Pgina 27 de 128
VERSION 1.0
CODIGO1.GC 1.6CC
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
8/7/2019 4937MANUAL_PROCESOS_PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
FODESEP(LOGO)
3.3 PROCESO DE CASTIGO DECARTERA
Pgina 28 de 128
VERSION 1.0
CODIGO1.GC 1.6CC
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIORIDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLES
PROCESO DE CASTIGO DE CARTERA
CONTROL DESCRIPCION ACTIVACION
C - 1 INTEGRIDAD
Anexa documentacin exigida
para Proceso Judicial y elabora
carta poder para firma de la
Gerencia
C - 2 AUTORIZADO
Gerencia General firma carta
poder, previa revisin de soportes,
y devuelve a Crdito
C - 3 EXACTITUD
Genera extracto especificando,
tanto las costas judiciales y
honorarios como intereses de
mora y corrientesy capital
adeudado a la fecha
C - 4 INTEGRIDAD Evala el cstigo de la deuda,
previo concepto contable-tcnico
C - 5 INTEGRIDADEl Asesor Jurdico realiza el
Informe de Situacin del Proceso,
con destino a la Gerencia
8/7/2019 4937MANUAL_PROCESOS_PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
FODESEP(LOGO)
3.3 PROCESO DE CASTIGO DECARTERA
Pgina 29 de 128
VERSION 1.0
CODIGO1.GC 1.6CC
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIORRESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES
PROCESO DE CASTIGO DE CARTERA
No. ACTIVIDADESIEMPO
ESTIMADORESPONSABLE
1 Proceso de Cartera y Normalizacin. 6099 Minutos PROCESO
2 Recopilacin de informacin del crdito para eltramite judicial.
2880 Minutos
Comit de Crdito: GerenteGeneral, Secretario General,
Director Econmico, Gerentede Servicios, Asistente deGerencia de Servicios-Crditoy Jefe de Control Interno (sin
voto .
3 Elaboracin de la carta poder para firma de Gerencia. 15 MinutosAsistente de Gerencia de
Servicios-Crdito.4 Firma de carta poder. 5 Minutos Gerente General.5 Proceso Envo de Correspondencia. 4299 Minutos PROCESO
6Recepcin de carta poder por parte del AsesorJurdico externo para promover la demanda.
Asesor Juridico Externo.
7 Realizacin de negociacin con el deudor. SI Asesor Juridico Externo.
8
Elaboracin de extracto de cuenta especificando
costes judiciales, honorarios por concepto, montorecuperado segn contrato, intereses de mora,intereses corrientes y capital adeudado a la fecha dea o.
Asistente de Gerencia deServicios-Crdito.
9 Proceso de Ingresos de Caja. PROCESO10 Realizacin de negociacin con el deudor. NO. Asesor Juridico Externo.11 Proceso Judicial. PROCESO12 Informe de situacin del proceso. Concepto positivo. Asesor Juridico Externo.13 Obtencin de la Sentencia. Asesor Juridico Externo.
14 Informe de situacin del proceso. Concepto Negativo. Asesor Juridico Externo.
15Evaluacin del castigo de deuda con previo concepto
contabletcnico.
480 Minutos Comit de Crdito.
16 Se realiza castigo de cartera. SI. 960 Minutos Comit de Crdito.
17Envo de memorando a Crdito y Contabilidad parainstancias operativas y contables.
480 Minutos Gerente General.
18 Se realiza castigo de cartera. NO. 480 Minutos Comit de Credito.
19Evaluacin de otras alternativas de recuperacin dela deuda.
480 Minutos Comit de Credito.
20 Proceso de Cartera y Normalizacin. 6099 Minutos PROCESO
8/7/2019 4937MANUAL_PROCESOS_PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
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3.3 PROCESO DE CASTIGO DECARTERA
Pgina 30 de 128
VERSION 1.0
CODIGO1.GC 1.6CC
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
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3.4 PROCESO DE MANEJO YCONTROL DE PORTAFOLIO
Pgina 31 de 128
VERSION 1.0
CODIGO5.GF 5.3MCP
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
OBJETIVOS: Suministrar a las dependencias que participan en el proceso de portafolio,
informacin acerca de los pasos y actividades, con la finalidad de guiar y
asegurar la consecucin y control de las inversiones que maneje el Fondo.
ALCANCE:
Secretario General.
RESPONSABLES:
Gerencia General, Secretario General, Direccin Econmica y Contabilidad.
PROVEEDORES:
Estudios de anlisis de mercado burstil y econmico.
ENTRADAS: Normatividad Interna.
Informacin y anlisis de mercado burstil.
Informe de liquidez y autorizacin de dineros.
ACTIVIDADES DEL PROCESO:
Consultar informes de anlisis de mercado.
Confirmacin de liquidez. Solicita autorizacin de realizar la inversin a Gerencia General.
Autorizacin de Gerencia General.
Establece el tipo de inversin y dems consideraciones, de acuerdo al
disponible, las necesidades y las polticas de Inversin.
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
FODESEP(LOGO)
3.4 PROCESO DE MANEJO YCONTROL DE PORTAFOLIO
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VERSION 1.0
CODIGO5.GF 5.3MCP
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
Seleccin de intermediario. Cierre de operacin va telefnica, se determina mecanismo de pago y se enva
carta instructiva con las condiciones de la operacin.
Si se da cumplimiento a la operacin, en la carta instructiva, se autoriza que los
saldos de otras operaciones se carguen a la cuenta.
Recibo de papeleta de bolsa o carta de compromiso. Si es operacin nacional
llega dentro los dos das siguientes al desembolso, y si es operacin
internacional, llega extracto de custodia y movimiento mensual. Proceso de valoracin a precios de mercado. PROCESO.
Reporte diario del portafolio de inversin.
Recepcin de los soportes, se guarda en caja fuerte. Se crea archivo en Excel,
para el reporte diario de las inversiones, dirigido a Contabilidad y Control
Interno.
Se registran contablemente las compras, ventas, rendimientos, etc.
Comparacin del formato diario de inversiones con respecto a la informacincontable detectando diferencias.
Se realizan ajustes de ser necesarios.
Archivo de las comunicaciones internas y de los reportes de portafolio.
SALIDAS:
Operacin de Inversin.
Informes de inversiones financieras.
CLIENTE:
Las IES afiliadas al Fondo.
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
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3.4 PROCESO DE MANEJO YCONTROL DE PORTAFOLIO
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VERSION 1.0
CODIGO5.GF 5.3MCP
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
8/7/2019 4937MANUAL_PROCESOS_PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
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3.4 PROCESO DE MANEJO YCONTROL DE PORTAFOLIO
Pgina 34 de 128
VERSION 1.0
CODIGO5.GF 5.3MCP
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIORIDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLESPROCESO DE MANEJO Y CONTROL DE PORTAFOLIO
CONTROL DESCRIPCION ACTIVACION
C - 1 AUTORIZADO
La Gerencia General aprueba
intermediario y tipo de inversin, teniendoen cuenta que el agente debe estar
inscrito en Bolsa y que la inversin tenga
calificacin triple B
C - 2
SALVAGUARDA DE
BIENES / SISTEMA
REGISTRO DE
TRANSACCIONES
Guarda en caja fuerte los titulos valores y
registra en EXCEL, la inversin en pesos
o divisas, entregando comunicacin diaria
a Contabilidad y Control Interno
C - 3 INTEGRIDAD / EXACTITU
Verifica que Secretaria General halla
enviado comprobante de egreso y
papeleta emitida por la Bolsa. Compara
con el formato diario de inversiones, conrespecto a la informacin registrada por
concepto de compras, ventas y
rendimientos, para efectuar los ajustes en
cuanto a intereses
C - 4 EXACTITUD
Secretara General realiza el proceso de
Valoracin a precios de mercado y enva
a Direccin Econmica para que efecte
el registro en EXCEL
C - 5 EXACTITUD
Secretara General realiza el proceso de
calificacin de las inversiones con el
proposito de efectuar las provisiones y
enva a contabilidad para su registro
C - 6SISTEMA REGISTRO DE
TRANSACCIONES
Efecta los ajustes por valoracin a
precios de mercado y provisiones acorde
con la calificacin y normas contables
8/7/2019 4937MANUAL_PROCESOS_PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
FODESEP(LOGO)
3.4 PROCESO DE MANEJO YCONTROL DE PORTAFOLIO
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VERSION 1.0
CODIGO5.GF 5.3MCP
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIORRESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES
PROCESO DE MANEJO Y CONTROL DE PORTAFOLIO
No. ACTIVIDADESIEMPO
ESTIMADORESPONSABLE
1 Consultar informes de anlisis de mercado. 25 Minutos Secretario General.2 Confirmacin de liquidez. 30 Minutos Director Econmico.
3Solicita autorizacin de realizar la inversin aGerencia General.
10 Minutos Secretario General.
4 Autorizacin de Gerencia General. 20 Minutos Gerente General.
5Establecer el tipo de inversin y demsconsideraciones, de acuerdo al disponible, lasnecesidades y las polticas de Inversin.
15 Minutos Secretario General.
6 Seleccin de intermediario. 5 Minutos Secretario General.
7Cierre de operacin va telefnica, se determinamecanismo de pago y se enva carta instructiva conlas condiciones de la operacin.
15 Minutos Secretario General.
8Si se da cumplimiento a la operacin, en la cartainstructiva, se autoriza que los saldos de otraso eraciones se car uen a la cuenta.
10 Minutos Secretario General.
9
Recibo de papeleta de bolsa o carta de compromiso.
Si es operacin nacional llega dentro los dos dassiguientes al desembolso, y si es operacininternacional, llega extracto de custodia ymovimiento mensual.
5 Minutos Secretario General.
10 Proceso de valoracin a precios de mercado. 1225 Minutos PROCESO11 Reporte diario del portafolio de inversin. 10 Minutos Secretario General.
12Recepcin de los soportes, se guarda en caja fuerte.Se crea archivo en Excel, para el reporte diario de lasinversiones, dirigido a Contabilidad y Control Interno.
20 Minutos Secretario General.
13Se registran contablemente las compras, ventas,rendimientos, etc.
180 Minutos Contador.
14
Comparacin del formato diario de inversiones con
respecto a la informacin contable detectandodiferencias.
180 Minutos Contador.
15 Se realizan ajustes de ser necesarios. 180 Minutos Contador.
16Archivo de las comunicaciones internas y de losreportes de portafolio.
180 MinutosContador y/o Asistente de
Contabilidad.
8/7/2019 4937MANUAL_PROCESOS_PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
FODESEP(LOGO)
3.5 PROCESO DE VALORACION APRECIOS DE MERCADO
Pgina 36 de 128
VERSION 1.0
CODIGO5.GF 5.4VPM
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
OBJETIVO: Proporcionar al Fondo el marco procedimental que servir de gua para el
desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva
el proceso de valoracin a precios de mercado, a efecto de guiar en el
desarrollo de los mismos y evitar la duplicidad de las acciones.
ALCANCE:
Todas las inversiones que realiza el Fondo.
RESPONSABLES:
Secretaria General y Contabilidad.
PROVEEDORES:
Proceso de Portafolio. PROCESO.
ENTRADAS:
Normatividad Interna.
Informacin burstil. (Precios de referencia, ndices, informes de custodia e
indicadores).
ACTIVIDADES DEL PROCESO:
Anlisis tcnico por el mtodo a precios reales de mercado. Bonos corporativos en divisas. Consulta de informe de custodia dispuesta en la
web.
Ttulos de deuda pblica colombiana en el exterior. Consulta en Internet los
operadores del mercado, impresin de informacin y toma de precio nico de
8/7/2019 4937MANUAL_PROCESOS_PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
FODESEP(LOGO)
3.5 PROCESO DE VALORACION APRECIOS DE MERCADO
Pgina 37 de 128
VERSION 1.0
CODIGO5.GF 5.4VPM
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
valoracin obtenido en curva en blooomerg (muestra el ponderado decotizacin de papeles).
Ttulos de deuda pblica en el mercado local. Consulta en el peridico de la
Repblica en la seccin de datos de la referencia del mercado electrnico
colombiano MEC, los ndices IRTES, IRTUS, IRUVR y recorta la seccin.
Ttulos transados en mercado local. Consulta en pagina web de la Bolsa de
Valores de Colombia, los precios de referencia negociados en la ultima jornada
e imprime la informacin. Realizacin de operaciones REPO. Toma del valor de capital, lo multiplica por la
tasa de inters por los das transcurridos y lo divide entre los 360 o 365 das,
imprime la operacin y el valor resultante, lo registra en el cuadro diario de
inversiones y enva a contabilidad.
Registro en cuadro diario de inversiones y envo a contabilidad el cuadro fsico
y archivo de Excel por correo interno.
Liquidacin diaria de los intereses, la valoracin a precios de mercado y ladiferencia en cambio.
Realiza resumen del rendimiento de los ttulos, intereses, valoracin y
diferencia en cambio a fecha de corte mensual; contabiliza y compara el saldo
obtenido en contabilidad contra el acumulado de las inversiones del ultimo da
hbil del mes.
Informe al Secretario General por escrito de la inexactitud.
Correccin del cuadro diario de inversin. Recepcin de cuadro diario, verifica y coloca nota de correccin y coloca el
ajuste contable si fuere del caso.
Causacin de los intereses, la diferencia en cambio y anexa el resumen de las
inversiones mensual al comprobante contable como soporte.
8/7/2019 4937MANUAL_PROCESOS_PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
FODESEP(LOGO)
3.5 PROCESO DE VALORACION APRECIOS DE MERCADO
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VERSION 1.0
CODIGO5.GF 5.4VPM
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
Archivo de los comprobantes y de los cuadros diarios de inversiones.SALIDAS:
La cuantificacin en pesos de las inversiones del Fondo.
Comprobante de contabilidad.
Reporte diario de las inversiones.
CLIENTE:
Las IES afiliadas al Fondo.
8/7/2019 4937MANUAL_PROCESOS_PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
FODESEP(LOGO)
3.5 PROCESO DE VALORACION APRECIOS DE MERCADO
Pgina 39 de 128
VERSION 1.0
CODIGO5.GF 5.4VPM
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
8/7/2019 4937MANUAL_PROCESOS_PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
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3.5 PROCESO DE VALORACION APRECIOS DE MERCADO
Pgina 40 de 128
VERSION 1.0
CODIGO5.GF 5.4VPM
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIORIDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLES
PROCESO DE VALORACION A PRECIOS DE MERCADO
CONTROL DESCRIPCION ACTIVACION
C - 1SISTEMA REGISTRO DE
TRANSACCIONES
Contabiliza a cierre de periodo el
resumen de rendimientos de titulos,
intereses, valoracin a precios demercado y diferencia en cambio
C - 2 EXACTITUD
Registra en cuadro diario de Inversiones
acorde a las condiciones del precio del
papel y enva a Contabilidad cuadro fisico
y archivo en EXCEL
C - 3 EXACTITUD Compara en cada cierre el saldo contable
contra el acumulado de Inversiones
C - 4 EXACTITUD
Causa intereses y diferencia en cambio y
anexa coo soporte resumen mensual de
Inversiones
C - 5 INTEGRIDAD Recibe nuevamente cuadro diario,
verifica, coloca correccin y realiza ajuste
8/7/2019 4937MANUAL_PROCESOS_PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
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3.5 PROCESO DE VALORACION APRECIOS DE MERCADO
Pgina 41 de 128
VERSION 1.0
CODIGO5.GF 5.4VPM
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIORRESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES
PROCESO DE VALORACION A PRECIOS DE MERCADO
No. ACTIVIDADESTIEMPO
ESTIMADORESPONSABLE
1 Anlisis tcnico por el mtodo a precios reales de mercado. 60 Minutos Secretario General.
2Bonos corporativos en divisas. Consulta de informe decustodia dispuesta en la web.
15 Minutos Secretario General.
3
Ttulos de deuda pblica colombiana en el exterior.Consulta en Internet los operadores del mercado, impresin
de informacin y toma de precio nico de valoracinobtenido en curva en blooomerg (muestra el ponderado decotizacin de a eles .
15 Minutos Secretario General.
4
Ttulos de deuda pblica en el mercado local. Consulta en elperidico de la Repblica en la seccin de datos de lareferencia del mercado electrnico colombiano MEC, losndices IRTES, IRTUS, IRUVR y recorta la seccin.
10 Minutos Secretario General.
5
Ttulos tranzados en mercado local. Consulta en pagina webde la Bolsa de Valores de Colombia, los precios dereferencia negociados en la ultima jornada e imprime lainformacin.
10 Minutos Secretario General.
6
Realizacin de operaciones REPO. Toma del valor decapital, lo multiplica por la tasa de inters por los das
transcurridos y lo divide entre los 360 o 365 das, imprimela operacin y el valor resultante, lo registra en el cuadrodiario de inversiones y enva a contabilidad.
5 Minutos Secretario General.
7Registro en cuadro diario de inversiones y envo acontabilidad el cuadro fsico y archivo de Excel por correointerno.
20 Minutos Secretario General.
8Liquidacin diaria de los intereses, la valoracin a preciosde mercado y la diferencia en cambio.
180 Minutos Contador.
9
Rea i za resumen e ren imiento e os t tuos, intereses,valoracin y diferencia en cambio a fecha de cortemensual; contabiliza y compara el saldo obtenido encontabilidad contra el acumulado de las inversiones delultimo da hbil del mes.
180 Minutos Contador.
10 Informe al Secretario General por escrito de la inexactitud. 180 Minutos Contador.
11 Correccin del cuadro diario de inversin. 10 Minutos Secretario General.
12Recepcin de cuadro diario, verifica y coloca nota decorreccin y coloca el ajuste contable si fuere del caso.
180 Minutos Contador.
13Causacin de los intereses, la diferencia en cambio y anexael resumen de las inversiones mensual al comprobantecontable como so orte.
180 Minutos Contador.
14Archivo de los comprobantes y de los cuadros diarios deinversiones.
180 MinutosAuxiliar de Direccin Econmica
y/o Contador
8/7/2019 4937MANUAL_PROCESOS_PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
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3.6 PROCESO DE INGRESOS DECAJA
Pgina 42 de 128
VERSION 1.0
CODIGO5.GF 5.2IC
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
OBJETIVOS: Recibir y recaudar los dineros que ingresan por la venta de servicios y dems
conceptos.
Proporcionar al Fondo el marco procedimental que servir de gua para el
desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva
el proceso de ingresos de caja, a efecto de guiar en el desarrollo de los mismos
y evitar la duplicidad de las acciones.
ALCANCE:
Direccin Econmica.
RESPONSABLES:
Direccin Econmica, Contabilidad y Crdito y Cartera.
PROVEEDORES:Entidades aportantes de recursos por los diferentes conceptos de servicios.
ENTRADAS:
Informacin de movimientos diarios de recaudo en Bancos y Corporaciones con
cuentas del Fondo.
ACTIVIDADES DEL PROCESO: Recepcin de datos diarios de movimientos de recaudos.
Elaboracin de reporte diario de bancos y determina concepto de los ingresos.
Generacin del cuadro extracontable, se clasifica los ingresos por concepto de
aportes o crditos.
8/7/2019 4937MANUAL_PROCESOS_PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
FODESEP(LOGO)
3.6 PROCESO DE INGRESOS DECAJA
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VERSION 1.0
CODIGO5.GF 5.2IC
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
Distribucin de conceptos referentes a capital, intereses y aportes, registrandoen Simco plus esta informacin.
Generacin de comprobante en lnea.
Verificacin de causaciones.
Archivo de comprobantes.
Realizacin de conciliaciones bancarias y generacin de comprobantes de
ajuste, en caso de partidas conciliatorias, se investiga su origen para su
explicacin. Al no haber partidas conciliatorias, se verifica y se autoriza.
Archivo de copias de extracto y auxiliar contable.
SALIDAS:
Comprobante de ingreso.
Auxiliar contable.
CLIENTES:
Consejo de Administracin.
Directivos del Fondo.
8/7/2019 4937MANUAL_PROCESOS_PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
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3.6 PROCESO DE INGRESOS DECAJA
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VERSION 1.0
CODIGO5.GF 5.2IC
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
8/7/2019 4937MANUAL_PROCESOS_PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
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3.6 PROCESO DE INGRESOS DECAJA
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VERSION 1.0
CODIGO5.GF 5.2IC
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIORIDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLES
PROCESO DE INGRESOS DE CAJA
CONTROL DESCRIPCION ACTIVACION
C - 1SISTEMA REGISTRO DETRANSACCIONES
Crdito y Cartera registra y distribuye en
Simco Plus, en linea con Contabilidad locorrespondiente a aportes, crditos e
intereses, generando comprobante de
ingreso
C - 2SEGREGACION DE
FUNCIONESContabilidad efecta conciliacin bancaria
y genera comprobantes de ajuste
C - 3 INTEGRIDADContabilidad verifica consecutivos de los
comprobantes de ingreso
C - 4SISTEMA REGISTRO DE
TRANSACCIONES
Contabilidad realiza el registro de los
ajustes correspondientes y emite los
respectivos comprobantes y soportes
para archivo
8/7/2019 4937MANUAL_PROCESOS_PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
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3.6 PROCESO DE INGRESOS DECAJA
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VERSION 1.0
CODIGO5.GF 5.2IC
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIORRESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES
PROCESO DE INGRESOS DE CAJA
No. ACTIVIDADESIEMPO
ESTIMADORESPONSABLE
1Recepcin de datos diarios de movimientos derecaudos.
30 MinutosAsistente de Direccin
Econmica.
2 Elaboracin de reporte diario de bancos y determinaconcepto de los ingresos.
30 Minutos Director Econmico.
3Generacin del cuadro extracontable, se clasifica losingresos por concepto de aportes o crditos.
60 Minutos Asistente Contable.
4Distribucin de conceptos referentes a capital,intereses y aportes, registrando en Simco plus estainformacin.
60 MinutosAsistente de Gerencia de
Servicios-crdito.
5 Generacin de comprobante en lnea. 60 Minutos Asistente Contable.6 Verificacin de causaciones. 60 Minutos Contador.
7 Archivo de comprobantes. 60 MinutosAuxiliar de Direccin
Econmica.
8
Realizacin de conciliaciones bancarias y generacinde comprobantes de ajuste, en caso de partidasconciliatorias, se investiga su origen para suex licacin.
60 Minutos
Asistente Contable y/o
Auxiliar de DireccinEconmica.
9Al no haber partidas conciliatorias, se verifica y seautoriza.
60 Minutos Contador.
10 Archivo de copias de extracto y auxiliar contable. 60 MinutosAsistente Contable y/oAuxiliar de Direccin
Econmica.
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3.7 PROCESO DE EGRESOS DECAJA
Pgina 47 de 128
VERSION 1.0
CODIGO5.GF 5 .1EC
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
OBJETIVO: Proporcionar al Fondo el marco procedimental que servir de gua para el
desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva
el proceso de egresos de caja, a efecto de guiar en el desarrollo de los mismos.
ALCANCE:
Las dependencias responsables del proceso.
RESPONSABLES:
Recursos fsicos, Secretaria Ejecutiva, Secretaria General, Contabilidad y Direccin
Econmica.
PROVEEDORES:
Personas Naturales y Jurdicas que originan los costos y gastos del Fondo.
ENTRADAS:
Proceso Recibo de Correspondencia. PROCESO.
Ordenes de cobro, facturas y cuentas internas.
ACTIVIDADES DEL PROCESO:
Proceso Recibo de Correspondencia. PROCESO.
Direccionamiento de cuentas. Seleccin de facturas y cuentas internas diferentes a Convenios.
Verificacin de soportes, montos y justificacin de la cuenta o factura.
Realizacin de estudios comparativos de control para las cuentas de servicios y
dems, facturas y soportes se envan para evaluacin de Gerencia General.
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
FODESEP(LOGO)
3.7 PROCESO DE EGRESOS DECAJA
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VERSION 1.0
CODIGO5.GF 5 .1EC
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
Revisin y autorizacin de los pagos. Asignacin centro de costo.
Registro en el cuadro de control de egresos.
Causacin realizada en cuenta de apoteosys e impresin de comprobante.
Autorizacin de la causacin.
Archivo copia de causacin.
Autorizacin financiera en el modulo de tesorera, sealando tercero, revisando
descuentos en soporte fsico y visto bueno. Realizacin del pago respectivo en cheque o transferencia electrnica.
Confirmacin de transaccin e impresin del soporte.
Generacin de cheque y envo para firmas.
Generacin de comprobante de egreso afectando la contabilidad.
Verificacin de consecutivos de cheques con los cupones de las cuentas de
ahorro.
Realizacin de conciliaciones bancarias. Si hay Partidas conciliatorias. Informe escrito para aclarar la(s) diferencias.
Se soporta ante contabilidad la diferencia.
Realizacin del ajuste contable e imprime.
Archivo de comprobantes y soportes de conciliaciones.
SALIDAS:
Comprobante de egreso y desembolsos.
CLIENTES:
Directivos del Fondo.
Dependencias involucradas.
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3.7 PROCESO DE EGRESOS DECAJA
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JEFATURA DE CONTROL INTERNO
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JEFATURA DE CONTROL INTERNO
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3.7 PROCESO DE EGRESOS DECAJA
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VERSION 1.0
CODIGO5.GF 5 .1EC
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIORIDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLES
PROCESO DE EGRESOS DE CAJA
CONTROL DESCRIPCION ACTIVACION
C - 1 INTEGRIDADAnexa documentacin exigida para el tramite de
pago, evala la justificacin de la factura o cuenta,
diferente a contratos internos de personal
C - 2 AUTORIZADO
Recursos Fsicos revisa que contenga la totalidad
de los documentos y ordena el gasto mediante firma
en factura y dems soportes
C - 3 AUTORIZADO
Gerencia General revisa soportes de la cuenta,
verifica la aprobacin de Recursos Fsicos y
aprueba mediante firma en la factura y dems
soportes
C - 4 EXACTITUD
Revisa que el gasto este aprobado, tanto el item
como el valor en el presupuesto, d la asignacin, el
centro de costo, establece mecanismo de pago,
verifica vigencia de la cuenta Convenios y
cumplimiento en cuanto a montos y fechas
C - 5 AUTORIZADOContabilidad efecta causacin de la factura en el
programa Apoteosys e imprime comprobante
C - 6 INTEGRIDAD
Contabilidad realiza el pago generando cheque y
comprobante de egreso afectando los registros,
descargandolo del sistema
C - 7SISTEMA REGISTRO DE
TRANSACCIONES
Contabilidad registra los ajustes correspondientes y
emite los comprobantes y soportes de
conciliaciones
C - 8SISTEMA REGISTRO DE
TRANSACCIONES
Direccin Econmica realiza transferencia
electrnica por Conavi o Villas, confirma la
transaccin y genera soporte base del comprobante
de egreso respectivo
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
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3.7 PROCESO DE EGRESOS DECAJA
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CODIGO5.GF 5 .1EC
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIORRESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADESPROCESO DE EGRESOS DE CAJA
No. ACTIVIDADESTIEMPO
ESTIMADORESPONSABLE
1 Proceso Recibo de Correspondencia. 518 Minutos PROCESO2 Direccionamiento de cuentas. 30 Minutos Secretario General.
3Seleccin de facturas y cuentas internas diferentes aConvenios.
30 MinutosDirectora de Talento Humano y
Recursos Fsicos.
4Verificacin de soportes, montos yjustificacin de la cuentao factura.
30 MinutosDirectora de Talento Humano y
Recursos Fsicos.
5
Realizacin de estudios comparativos de control para las
cuentas de telefona celular, servicios pblicos, pasajes ydems, se adjuntan facturas, soportes y enva paraevaluacin de Gerencia General.
720 Minutos Directora de Talento Humano yRecursos Fsicos.
6 Revisin y autorizacin de los pagos. 360 Minutos Gerente General.7 Asignacin centro de costo. 30 Minutos Director Econmico.
8 Registro en el cuadro de control de egresos. 60 Minutos Asistente de Secretaria General.
9Causacin realizada en cuenta de apoteosys e impresin decomprobante.
120 Minutos Auxiliar de Direccin Econmica.
10 Autorizacin de la causacin. 15 Minutos Contador.
11 Archivo copia de causacin. 15 Minutos Auxiliar de Direccin Econmica.
12
Autorizacin financiera en el modulo de tesorera,
sealando tercero, revisando descuentos en soporte fsico yvisto bueno. 30 Minutos
Asistente de Direccin
Econmica.
13Realizacin del pago respectivo en cheque o transferenciaelectrnica.
30 Minutos Director Econmico.
14 Confirmacin de transaccin e impresin del soporte. 8 Minutos Director Econmico.
15 Generacin de cheque y envo para firmas. 15 Minutos Asistente de Secretaria General.
16Generacin de comprobante de egreso afectando lacontabilidad.
8 Minutos Auxiliar de Direccin Econmica.
17Verificacin de consecutivos de cheques con los cupones delas cuentas de ahorro.
8 Minutos Auxiliar de Direccin Econmica.
18 Realizacin de conciliaciones bancarias. 120 MinutosAsistente Contable y/o Auxiliar de
Direccin Econmica.
19
Si hay Partidas conciliatorias. Informe escrito para aclarar
la s diferencias. 60 Minutos Contador.
20 Se soporta ante contabilidad la diferencia. 80 MinutosAsistente de Direccin
Econmica.
21 Realizacin del ajuste contable e imprime. 60 MinutosContador y/o Asistente Contable
y/o Auxiliar de DireccinEconmica.
22 Archivo de comprobantes y soportes de conciliaciones. 20 Minutos Auxiliar de Direccin Econmica.
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
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3.8 PROCESO DE AFILIACIONES
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VERSION 1.0
CODIGO1.GC 1.3A
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
OBJETIVO:
Proporcionar al Fondo el marco procedimental que servir de gua para el
desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva el
proceso de afiliacin al Fondo, a efecto de guiar en el desarrollo de los mismos.
ALCANCE:
Gerencia de servicios y asesoras de servicio del Fondo.
RESPONSABLES:
Recepcin, Gerencia General, Gerencia de Servicios, Contabilidad, Consejo de
Administracin, Direccin Econmica, Divisin de tecnologa.
PROVEEDORES:
Las Instituciones de Educacin Superior con deseos de afiliarse al Fondo.
ENTRADAS:
Solicitud de afiliacin con los anexos requeridos.
ACTIVIDADES DEL PROCESO:
Presentacin carta de intencin para afiliacin, anexando Estados Financieros
del ao anterior, autorizacin de rgano competente y certificado de
representacin legal expedido por el ICFES.
Recepcin de carta, registra en el sistema fecha, remitente y anexos .
Evaluacin de la solicitud por Gerencia General.
Recepcin y evaluacin de la solicitud con los documentos completos.
Preparacin del memorando con Estados Financieros adjuntos y enva a
Contabilidad.
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
FODESEP(LOGO)
3.8 PROCESO DE AFILIACIONES
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VERSION 1.0
CODIGO1.GC 1.3A
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
Emite concepto escrito con respecto al monto de aportes a pagar.
Preparacin de la presentacin de la IES interesada en afiliarse para llevar ante
el Consejo de Administracin.
Evaluacin de la presentacin, incorporacin en agenda de Consejo y envo a
los miembros del mismo Consejo.
Estudio del Consejo de la solicitud dentro de los 60 das hbiles siguientes a la
presentacin y decide segn acuerdo 08 y 10 de 1996, para el acta.
Realizacin de la comunicacin a la Institucin de notificacin de respuesta
negativa o positiva para firma de Gerencia General y envo a la IES.
Envo va correo interno a la Divisin de Tecnologa, nombre de la Institucin,
cdigo ICFES, origen, carcter, NIT, fecha de afiliacin, representante legal,
rector, direcciones, telfonos y fax.
Recepcin de comunicacin, en caso de la respuesta positiva para afiliacin,
realizacin del pago del 25% del aporte inicial dentro de los seis meses
siguientes a la aceptacin.
Proceso de Ingresos de Caja. PROCESO.
Entrega copia de ingreso a Recepcin para archivo en la Carpeta Institucional.
Ingreso a la base de datos de toda la informacin del nuevo afiliado.
SALIDAS:
Una nueva Institucin de Educacin Superior Afiliada y su carpeta institucional.
CLIENTES:
Las Instituciones de Educacin Superior con deseos de Afiliacin al Fondo.
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
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3.8 PROCESO DE AFILIACIONES
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CODIGO1.GC 1.3A
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
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3.8 PROCESO DE AFILIACIONES
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JEFATURA DE CONTROL INTERNO
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
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3.8 PROCESO DE AFILIACIONES
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VERSION 1.0
CODIGO1.GC 1.3A
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIORIDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLES
PROCESO DE AFILIACIONES
CONTROL DESCRIPCION ACTIVACION
C - 1 INTEGRIDAD
Revisa que la documentacin est
completa, as: Carta de intencin para
afiliacin, estados financieros del ao
anterior, autorizacin de organo
competente y certificacin de
representacin legal expedido por el
ICFES
C - 2 AUTORIZADO
Gerencia de Servicios verifica
documentacin y aprueba mediante carta
anexando estados financieros, y los enva
a Contabilidad
C - 3 EXACTITUD
Gerencia de Servicios recibe de
Contabilidad concepto con respecto al
monto de aportes a pagar por la IES
interesada, y prepara presentacin ante el
Consejo de Administracin, verificando elclculo de los aportes
C - 4 AUTORIZADO
El Consejo de Administracin estudia la
solicitud, teniendo en cuenta lo
contemplado en los Acuerdos 8 y 10 de
1,996, aprobando la solicitud mediante
Acta, la cual es firmada por todos los
miembros
C - 5 INTEGRIDAD
La Gerencia General revisa que se anexe
la totalidad de los documentos como son:
estatutos, reglamentos, portafolio de
servicios, nmero de cuenta de
recaudonacional, monto de aportes ycondiciones de pago
C - 6 AUTORIZADOLa Gerencia General enva comunicacin
escrita a las IES
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
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3.8 PROCESO DE AFILIACIONES
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VERSION 1.0
CODIGO1.GC 1.3A
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIORRESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES
PROCESO DE AFILIACIONES
No. ACTIVIDADESIEMPO
ESTIMADORESPONSABLE
1
Presentacin carta de intencin para afiliacin,anexando Estados Financieros del ao anterior,autorizacin de rgano competente y certificado dere resentacin le al ex edido or el ICFES.
1680 MinutosInstitucin de Educacin
Superior.
2Recepcin de carta, registra en el sistema fecha,remitente y anexos .
240 Minutos Secretaria de Recepcin.
3 Evaluacin de la solicitud por Gerencia General. 120 Minutos Gerente General.
4Recepcin y evaluacin de la solicitud con losdocumentos completos.
240 Minutos Asesor Comercial.
5Preparacin del memorando con Estados Financierosadjuntos y enva a Contabilidad.
240 Minutos Gerente de Servicios.
6Emite concepto escrito con respecto al monto deaportes a pagar por parte del nuevo afiliado.
120 Minutos Contador.
7Preparacin de la presentacin de la IES interesadaen afiliarse para llevar ante el Consejo de
Administracin.240 Minutos
Asesora Gerencia deServicios.
8Evaluacin de la presentacin, incorporacin enagenda de Consejo y envo a los miembros delmismo Conse o.
240 Minutos Gerente General.
9
Estudio del Consejo de la solicitud dentro de los 60das hbiles siguientes a la presentacin y decidesegn acuerdo 08 y 10 de 1996, para levantamientode acta.
480 Minutos Consejo de Administracin.
10Realizacin de la comunicacin a la Institucin denotificacin de respuesta negativa o positiva parafirma de Gerencia General envo a la IES.
240 MinutosAsesora Gerencia deServicios, Gerente de
Servicios.
11
Envo va correo interno a la Divisin de ecnologa,nombre de la Institucin, cdigo ICFES, origen,carcter, NIT, fecha de afiliacin, representantele al, rector, direcciones, telfonos fax.
240 Minutos Asesor Comercial.
12
Recepcin de comunicacin, en caso de la respuestapositiva para afiliacin, realizacin del pago del 25%del aporte inicial dentro de los seis meses siguientesa la ace tacin.
1440 MinutosInstitucin de Educacin
Superior.
13 Proceso de Ingresos de Caja. 540 Minutos PROCESO
14Entrega copia de ingreso a Recepcin para archivoen la Carpeta Institucional.
30 MinutosAsistente de Direccin
Econmica.
15Ingreso a la base de datos de toda la informacin delnuevo afiliado.
240 Minutos Directora de Tecnologa.
16 Archivo. 240 Minutos Auxiliar de Archivo.
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
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3.9 PROCESO DE PRESUPUESTO
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VERSION 1.0
CODIGO5.GF 5.5P
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
OBJETIVOS:
Elaboracin y ejecucin del presupuesto del Fondo de acuerdo a lo dispuesto
en el Plan Anual a las necesidades proyectadas de las diferentes dependencias.
Proporcionar al Fondo el marco procedimental que servir de gua para el
desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva
el proceso de presupuesto, a efecto de guiar en el desarrollo del mismo y evitar
la duplicidad de las acciones.
ALCANCE:
Aplica para todas las dependencias del Fondo.
RESPONSABLES:
Direccin Econmica, Contabilidad, Direccin de Tecnologa, Gerencia General y el
Consejo de Administracin.
PROVEEDORES:
Todas las dependencias del Fondo.
ENTRADAS:
Requerimientos y necesidades de las dependencias.
Normatividad interna.
Plan Estratgico.
Presupuesto ao anterior.
Proyeccin de entradas y salidas.
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
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3.9 PROCESO DE PRESUPUESTO
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VERSION 1.0
CODIGO5.GF 5.5P
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
ACTIVIDADES DEL PROCESO:
Proyeccin de las diferentes necesidades, salidas y fuentes de las dependencias
misionales y operativas.
Anlisis de cada rubro del presupuesto (Plan Estratgico, entradas y salidas).
Asociados a cuentas contables y centros de costo.
Construccin del modelo como proyecto del presupuesto anual.
Evaluacin y modificacin (si es el caso) de las entradas y salidas de recursos
del fondo.
Adopcin del presupuesto anual mediante acuerdo.
Alimentacin del modulo del sistema con la informacin presupuestal.
Proceso de pago y asignacin centro de costo. PROCESO.
Carga y opera cuentas contables, afectando el presupuesto.
Evaluacin trimestral y resumen de ejecucin presupuestal trimestral.
Evaluacin de cierre anual del consumo de recursos y de fuentes para
proyectar los mismos en el siguiente periodo.
Evaluacin trimestral por cada Programa junto con las Fichas Tcnicas de
Seguimiento.
SALIDAS:
Acuerdo de Presupuesto anual.
Ejecucin de pagos.
Informe de ejecucin de presupuesto.
CLIENTES:
Las dependencias misionales y de soporte del Fondo.
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
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3.9 PROCESO DE PRESUPUESTO
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VERSION 1.0
CODIGO5.GF 5.5P
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
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3.9 PROCESO DE PRESUPUESTO
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VERSION 1.0
CODIGO5.GF 5.5P
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
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3.9 PROCESO DE PRESUPUESTO
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VERSION 1.0
CODIGO5.GF 5.5P
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIORIDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLES
PROCESO DE PRESUPUESTO
CONTROL DESCRIPCION ACTIVACION
C - 1 EXACTITUD
Construye Proyecto del
Presupuesto anual, acorde
a metas del Plan
C - 2 AUTORIZADO
El Consejo deAdministracin adopta el
Presupuesto Anual
mediante Acuerdo
C - 3 INTEGRIDAD
Evala trimestralmente
Programas y Fichas
Tcnicas de seguimiento
C - 4 AUTORIZADO
La Gerencia General
autoriza compromiso con
respecto al Proceso de
Pago y asignacin del
centro de costo
C - 5 INTEGRIDAD
Evala en cierre anual las
fuentes y consumos de
recursos para la
proyeccin siguiente
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
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3.9 PROCESO DE PRESUPUESTO
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VERSION 1.0
CODIGO5.GF 5.5P
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIORRESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES
PROCESO DE PRESUPUESTO
No. ACTIVIDADESIEMPO
ESTIMADORESPONSABLE
1Proyeccin de las diferentes necesidades, salidas yfuentes de las dependencias misionales y operativas.
2880 Minutos Gerente General.
2Crea perfiles para el manejo de la informacin delmdulo en conectividad con Contabilidad para lae ecucin.
30 Minutos Directora de Tecnologa.
3Anlisis de cada rubro del presupuesto (PlanEstratgico, entradas y salidas), asociados a cuentascontables centros de costo.
240 Minutos Director Econmico.
4Construccin del modelo como proyecto delpresupuesto anual.
8640 MinutosDirector Econmico,
Secretario General y/oGerente General.
5Evaluacin y modificacin (si es el caso) de lasentradas y salidas de recursos del fondo.
420 Minutos Consejo de Administracin.
6 Adopcin del presupuesto anual mediante acuerdo. 420 Minutos Consejo de Administracin.
7 Alimentacin del modulo del sistema con lainformacin presupuestal. 120 Minutos Director Econmico.
8 Proceso de Egresos. 2367 Minutos PROCESO
9Carga y opera cuentas contables, afectando elpresupuesto.
120 Minutos Director Econmico.
10Evaluacin trimestral y resumen de ejecucinpresupuestal trimestral.
2880 Minutos Gerente General.
11Evaluacin de cierre anual del consumo de recursos yde fuentes para proyectar los mismos en el siguienteeriodo.
2880 Minutos Gerente General.
12Realiza evaluacin trimestral por cada Programa
junto con las Fichas Tcnicas de Seguimiento.420 Minutos Consejo de Administracin.
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
FODESEP(LOGO)
3.10 PROCESO DE ENVIO DECORRESPONDENCIA
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VERSION 1.0
CODIGO3.ARF 3 .4EC
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
OBJETIVO:Permitir a la Institucin, la organizacin de los pasos a seguir en el proceso de
envo de correspondencia, as como las tareas a realizar, a efecto de guiar en el
desarrollo de las mismas y evitar la duplicidad de las acciones.
ALCANCE:
Aplica para todas las dependencias del Fondo.
RESPONSABLES:
Recepcin, Auxiliar Administrativo y mensajera externa.
PROVEEDORES:
La dependencia interesada de enviar correspondencia.
ENTRADAS:Documentacin para envo por correspondencia.
ACTIVIDADES DEL PROCESO:
Entrega a recepcin la correspondencia para ser radicada.
Recibo de la correspondencia en original y copia, sella con numero consecutivo
y registra en Excel la fecha de envo, remitente, destinatario, centro de costo,
anexos, destinos, medio de envo, numero de radicado para respuesta yentrega.
Entrega personal. SI.
El destinatario recibe correspondencia en original y copia, firma, sella y
devolucin de copia al mensajero.
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
FODESEP(LOGO)
3.10 PROCESO DE ENVIO DECORRESPONDENCIA
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VERSION 1.0
CODIGO3.ARF 3 .4EC
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
Recepcin de copia de la correspondencia recibida y entrega a dependenciainteresada.
Recibe copia de correspondencia sellada y firmada.
Archivo.
Entrega personal. NO.
La empresa de mensajera recibe correspondencia del da antes de la 6:30
P:M., firma formato FODESEP de recibo, sea masivo o personal.
Genera y entrega gua semanal y factura cada mes. Proceso de Egreso. PROCESO.
SALIDAS:
Documento copia de la correspondencia enviada con el numero de radicado
como recibido.
Gua de entrega y factura mensual del servicio de mensajera externo.
CLIENTES:
Todas las dependencias del Fondo.
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
FODESEP(LOGO)
3.10 PROCESO DE ENVIO DECORRESPONDENCIA
Pgina 64 de 128
VERSION 1.0
CODIGO3.ARF 3 .4EC
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
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3.10 PROCESO DE ENVIO DECORRESPONDENCIA
Pgina 65 de 128
VERSION 1.0
CODIGO3.ARF 3 .4EC
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIORIDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLES
PROCESO DE ENVIO DE CORRESPONDENCIA
CONTROL DESCRIPCION ACTIVACION
C - 1 INTEGRIDAD
Sella nmero concecutivo y registraen tabla de EXCEL, la totalidad de la
correspondencia a enviar, con fecha,
remitente, destino, centro de costo,
anexos, medios de envo y radicado
para respuesta
C - 2 EXACTITUD
Recepcin debe verificar que el
mensajero entregue la totalidad de
las copias debidamente firmadas por
el destinatario de la correspondencia
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
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3.10 PROCESO DE ENVIO DECORRESPONDENCIA
Pgina 66 de 128
VERSION 1.0
CODIGO3.ARF 3 .4EC
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIORRESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES
PROCESO DE ENVIO DE CORRESPONDENCIA
No. ACTIVIDADESIEMPO
ESTIMADORESPONSABLE
1Entrega a recepcin la correspondencia para ser
radicada.
2 Minutos Dependencia interesada.
2
Recepcin de la correspondencia en original y copia,sella con numero consecutivo y registra en Excel lafecha de envo, remitente, destinatario, centro decosto, anexos, destinos, medio de envo, numero deradicado ara res uesta entre a.
2 Minutos Secretaria de Recepcin.
3 Entrega personal. SI. 480 Minutos Auxiliar Administrativo.
4El destinatario recibe correspondencia en original ycopia, firma, sella y devolucin de copia almensa ero.
2 Minutos Destinatario.
5Recepcin de copia de la correspondencia recibida yentrega a dependencia interesada.
2 Minutos Secretaria de Recepcin.
6 Recibe copia de correspondencia sellada y firmada. 1 Minuto Dependencia interesada.
7 Archivo. 1 Minuto Dependencia interesada y/oAuxiliar de Archivo.8 Entrega personal. NO. 960 Minutos Empresa de Mensajeria.
9La empresa de mensajera recibe correspondencia delda antes de la 6:30 P:M., firma formato FODESEP derecibo, sea masivo o personal.
2 Minutos Empresa de Mensajeria.
10 Genera y entrega gua semanal y factura cada mes. 480 Minutos Empresa de Mensajeria.11 Proceso de Egreso. 2367 minutos PROCESO
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
FODESEP(LOGO)
3.11 PROCESO DE RECIBO DECORRESPONDENCIA
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VERSION 1.0
CODIGO3.ARF 3.5RC
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
OBJETIVO:Proporcionar al Fondo el marco procedimental que servir de gua para el
desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva el
proceso de recibo de correspondencia, a efecto de guiar en el desarrollo de los
mismos y evitar la duplicidad de las acciones.
ALCANCE:
Aplica para todas las dependencias del Fondo.
RESPONSABLES:
Recepcin, Gerencia General y la dependencia interesada.
PROVEEDORES:
Instituciones de Educacin Superior y dems que envan correspondencia al Fondo.
ENTRADAS:
Correspondencia recibida por el Fondo.
ACTIVIDADES DEL PROCESO:
Recibo de correspondencia e impresin del reloj radicador de la hora, fecha y
consecutivo.
Ingreso de la informacin a tabla de Excel con numero de radicado, fecha,procedencia, asunto, nombre del remitente, numero de anexos, responsable
del asunto, tiempo de respuestas, deja espacio para firma del destinatario y
entrega a la Gerencia con formato de instruccin de correspondencia adjunto.
8/7/2019 4937MANUAL_PROCESOS_PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
FODESEP(LOGO)
3.11 PROCESO DE RECIBO DECORRESPONDENCIA
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VERSION 1.0
CODIGO3.ARF 3.5RC
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
Revisin del asunto que trata la correspondencia, en el formato de instruccin,designa a quien se debe entregar la correspondencia y devuelve a Recepcin.
Registro en el cuadro de Excel el control de correspondencia y entrega a cada
dependencia designada.
Cada dependencia recibe la correspondencia y firma la planilla de control para
dejar constancia de recibido.
Da respuesta a la comunicacin.
Archivo.
SALIDAS:
Documento respuesta de la correspondencia recibida.
CLIENTES:
Todas las dependencias del Fondo.
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3.11 PROCESO DE RECIBO DECORRESPONDENCIA
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JEFATURA DE CONTROL INTERNO
FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIORIDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLES
PROCESO DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA
CONTROL DESCRIPCION ACTIVACION
C - 1 EXACTITUD
Recepcin hace recibo de la
correspondencia, radica imprimiendo
hora, fecha y No. Consecutivo
C - 2 INTEGRIDAD
Recepcin debe registrar en la tabla
documental la totalidad de la
correspondencia recibida con No.
Radicado, fecha, procedencia, asunto,
remitente, No. Anexos, responsable,
tiempo de respuesta y entrega a
Gerencia para direccionamiento con
formato adjunto
C - 3 EXACTITUD
La dependencia interesada firma la
planilla control y recibe la
correspondencia
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JEFATURA DE CONTROL INTERNO
FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIORRESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES
PROCESO DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA
No. ACTIVIDADESTIEMPO
ESTIMADORESPONSABLE
1Recibo de correspondencia e impresin del relojradicador de la hora, fecha y consecutivo.
1 Minuto Secretaria de Recepcin.
2
Ingreso de la informacin a tabla de Excel connumero de radicado, fecha, procedencia, asunto,nombre del remitente, numero de anexos,responsable del asunto, tiempo de respuestas, dejaespacio para firma del destinatario y entrega a laGerencia con formato de instruccin decorres ondencia adunto.
2 Minutos Secretaria de Recepcin.
3Revisin del asunto que trata la correspondencia, enel formato de instruccin, designa a quien se debeentregar la correspondencia y devuelve a Recepcin.
1 Minuto Gerente General.
4Registro en el cuadro de Excel el control decorrespondencia y entrega a cada dependenciadesignada.
2 Minutos Secretaria de Recepcin.
5Cada dependencia recibe la correspondencia y firmala planilla de control para dejar constancia derecibido.
2 Min