4937MANUAL_PROCESOS_PROCEDIMIENTOS

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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS

FODESEP(LOGO)

TABLA DE CONTENIDO

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VERSION 1.0

CODIGOMPP - 01

JEFATURA DE CONTROL INTERNO

CONTENIDO

SECCION I GENERALIDADES

1.1 INTRODUCCION

1.2 ESTRUCTURA INTERNA

1.3 MISION

1.4 VISION

1.5 SIMBOLOGIA UTILIZADA1.6 OBJETIVO DEL MANUAL

1.7 JUSTIFICACION DEL MANUAL

1.8 METODOLOGIA

SECCION II MAPA DE PROCESOS GENERAL

SECCION III PROCESOS MISIONALES Y DE APOYOPROCESOS MISIONALES

3.1 PROCESO DE CREDITO

3.2 PROCESO DE CARTERA Y NORMALIZACION

3.3 PROCESO DE CASTIGO DE CARTERA

3.4 PROCESO DE MANEJO Y CONTROL DE PORTAFOLIO

3.5 PROCESO DE VALORACION A PRECIOS DE MERCADO

3.6 PROCESO DE INGRESOS DE CAJA3.7 PROCESO DE EGRESOS DE CAJA

PROCESOS DE APOYO

3.8 PROCESO DE AFILIACIONES

3.9 PROCESO DE PRESUPUESTO

3.10 PROCESO DE ENVIO DE CORRESPONDENCIA


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TABLA DE CONTENIDO

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CODIGOMPP - 01


3.11 PROCESO DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA3.12 PROCESO DE NOMINA

3.13 PROCESO DE CAJA MENOR

3.14 PROCESO DE INGRESO DE PERSONAL

3.15 PROCESO DE REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS

3.16 PROCESO DE RETIRO DE ACTIVOS FIJOS

3.17 PROCESO DE GESTION MULTIUSUARIO

3.18 PROCESO DE CUSTODIA DE COPIAS DE SEGURIDAD3.19 PROCESO DE CREDITO A EMPLEADOS

3.20 PROCESO DE APROBACION PROGRAMAS DE FORMACION

3.21 PROCESO DE APROBACION PROGRAMAS DE CAPACITACION

3.22 PROCESO DE PASAJES Y VIATICOS


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I. GENERALIDADES

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1.1 INTRODUCCION

Los procesos y los procedimientos de gestin, conforman uno de los elementos

principales del Sistema de Control Interno; por lo cual, deben ser plasmados en

manuales prcticos que sirvan como mecanismo de consulta permanente, por

parte de todos los trabajadores del Fondo, permitindoles un mayor desarrollo en

la bsqueda del Autocontrol.

Teniendo en cuenta lo anterior, se ha preparado el presente Manual de Procesos yProcedimientos, en el cual se define la gestin que agrupa las principales

actividades y tareas dentro de FODESEP. Dichas actividades se describen con cada

una de las herramientas necesarias para la construccin por fases del Manual

referido, soportando cada uno de los procesos especficos, como son: Crdito,

Cartera y Normalizacin, Presupuesto, Ingresos y Egresos de Caja, Portafolio,

Ingreso de personal, Caja Menor, entre otros.

La funcionalidad del Manual, es permitir que todas las tareas y procedimientos por

rea vinculada, as como, la informacin relacionada, sean totalmente auditables,

para atender a los requerimientos de la Revisoria Fiscal, de la Supersolidaria y de

la misma Contralora General de la Repblica; con el fin de verificar los parmetros

claves de los procedimientos del Fondo, tomndolos como gua en cualquier

proceso de verificacin.

Este Manual hace parte integral de la documentacin total, implementada por la

actual Administracin, conociendo de antemano el compromiso de la Oficina de

Control Interno en su construccin, ejecucin y revisin permanente para la debida

actualizacin.


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I. GENERALIDADES

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I. GENERALIDADES

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1.3 MISION

En el marco de la economa solidaria, participar con productos y servicios de alta

calidad en el diseo, desarrollo, promocin, control, financiacin y cofinanciacin

de programas y proyectos encaminados a fortalecer la gestin administrativa,acadmica y cientfica de las Instituciones de Educacin Superior afiliadas, en su

beneficio y en el de la comunidad educativa del pas.

1.4 VISION

FODESEP asociar la mayora de las Instituciones de Educacin Superior de

Colombia y ser reconocida en el mbito nacional e internacional como el principal

organismo asociativo de carcter democrtico y participativo de la Educacin

Superior Colombiana, representando los intereses de sus afiliados, con el apoyo de

la comunidad educativa, y del Gobierno Nacional.


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I. GENERALIDADES

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1.5 SIMBOLOGIA UTILIZADA

Para una mayor comprensin de los procedimientos, a continuacin se representa

grficamente la simbologa utilizada en el levantamiento de los mismos:

SIMBOLO DESCRIPCION

Indicador de inici de un procedimiento.

Forma utilizada en un Diagrama de Flujopara representar una tarea o actividad.

Forma utilizada en un Diagrama de Flujopara representar una actividad predefinidaexpresada en otro Diagrama.

Forma utilizada en un Diagrama de Flujopara representar una actividad de decisino de conmutacin.

Forma utilizada en un Diagrama de Flujopara representar una actividad combinada.

Conector. sese para representar en undiagrama de flujo una entrada o unasalida de una parte de un Diagrama deFlujo a otra dentro de la misma pgina.

Documento. Representa la informacinescrita pertinente al proceso.

Conector utilizado para representar el finde un procedimiento.

INICIO

FI N


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I. GENERALIDADES

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1.6 OBJETIVO DEL MANUAL

El presente Manual de Procesos tiene como objetivo principal fortalecer los

mecanismos de sensibilizacin, que se despliegan y solidifican para brindar

fortalecimiento a la cultura del Autocontrol y del mismo Sistema de Control

Interno. Los Procesos que se dan a conocer, cuentan con la estructura, base

conceptual y visin en conjunto, de las actividades misionales y de soporte del

Fondo de Desarrollo de la Educacin Superior, con el fin de dotar a la misma

Entidad, de una herramienta de trabajo que contribuya al cumplimiento eficaz y

eficiente de la misin y metas esenciales, contempladas en el Plan Estratgico.

As mismo, se busca que exista un documento completo y actualizado de consulta,

que establezca un mtodo estndar para ejecutar el trabajo de las dependencias,

en razn de las necesidades que se deriven de la realizacin de las actividades

misionales de FODESEP.

En este sentido, el Manual de Procesos y Procedimientos est dirigido a todas las

personas que bajo cualquier modalidad, se encuentren vinculadas al Fondo y se

constituye en un elemento de apoyo til para el cumplimiento de las

responsabilidades asignadas, y para coadyuvar, conjuntamente con el Control

Interno, en la consecucin de las metas de desempeo y rentabilidad, asegurar la

informacin y consolidar el cumplimiento normativo.

Este documento describe los procesos administrativos, y expone en una secuencia

ordenada las principales operaciones o pasos que componen cada procedimiento, y

la manera de realizarlo. Contiene adems, diagramas de flujo, que expresan

grficamente la trayectoria de las distintas operaciones, e incluye las dependencias


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I. GENERALIDADES

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administrativas que intervienen, precisando sus responsabilidades y laparticipacin de cada cual.

Para que tenga validez y cumpla de la mejor manera con su objetivo, este Manual

requiere de revisiones peridicas para su actualizacin, ya que el propsito a corto

plazo, es enfocarlo como documento de calidad; sus modificaciones, deben ser

sugeridas a la Oficina de Control Interno, para su anlisis, presentacin a la

instancia correspondiente, aprobacin e implementacin.Sus contenidos aprobados, deben ser de cumplimiento obligatorio para todo el

personal profesional, tcnico o administrativo actuante. La inobservancia de lo

establecido implicar responsabilidad personal y profesional.

1.7 JUSTIFICACION DEL MANUAL

Es importante sealar que los manuales de procedimientos son la base del sistemade calidad y del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia, poniendo de

manifiesto que no bastan las normas, sino, que adems, es imprescindible el

cambio de actitud en el conjunto de los trabajadores, en materia no solo, de hacer

las cosas bien, sino dentro de las practicas definidas en la organizacin.

El manual de procesos, es una herramienta que permite a la Organizacin, integrar

una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la administracin, ymejorar la calidad del servicio, comprometindose con la bsqueda de alternativas

que mejoren la satisfaccin del cliente.


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I. GENERALIDADES

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1.8 METODOLOGIA

La Implementacin del Manual de procesos y procedimientos se realiz de acuerdo

con las siguientes fases de trabajo:

Prim era Fase: Sesiones de Retroalimen tacin, Seguimiento y Evaluacin

El objeto de estas sesiones fue dar a conocer a los trabajadores de las

dependencias, en su sitio de labores, el procedimiento y las actividades que seejecutan en el desarrollo del mismo, as como recoger sugerencias y propuestas de

ajuste para el proceso respectivo.

Como resultados de estas sesiones, se realizaron modificaciones importantes, las

cuales fueron incluidas en este Manual de Procesos y Procedimientos.

Segunda Fase: Ajustes y validacin

En esta fase, se analizaron las propuestas de modificacin sugeridas por los

trabajadores en las jornadas de retroalimentacin, se realizaron y validaron los

cambios pertinentes a los procedimientos, para su correspondiente

implementacin.

Como parte del mejoramiento continuo de los Procesos y Procedimientos, se

estudiaron, analizaron y establecieron en conjunto, con las dependencias del

Fondo, que intervienen en cada uno de ellos, los cambios de cada actividad o fase

de trabajo desarrollada, lo cual permitir, tanto a los responsables como a los

usuarios, evaluar y controlar su ejecucin, facilitando de esta forma, evaluar las

responsabilidades, en su seguimiento, como tarea de la Oficina de Control Interno.


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I. GENERALIDADES

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Tercera Fase: Jornadas de Socializacin

Se realizaron jornadas de socializacin, en las cuales se presentaron, los diferentes

diagramas de flujo de los procesos, formalizados en norma interna, los cuales

sufrieron las modificaciones inherentes al cambio de estructura orgnica, para la

vigencia 2005.


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III . PROCESOS MI SIONALES Y DEAPOYO

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CODIGOMPP - 01

II . MAPA DE PROCESOSGENERAL



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CODIGOMPP - 01


El presente capitulo se encuentra dividido en dos, as: los procesos misionales y de

apoyo.

Se denominan procesos misionales aquellos que describen las actividades o

funciones centrales de FODESEP, estos muestran el que hacer de la entidad y que

encaminan el cumplimiento de la misin de la misma.

Los procesos de apoyo son aquellos generalmente administrativos y como su

nombre lo indican apoyan las actividades misionales del Fondo.

Cada proceso misional y de apoyo ha sido objeto de concertacin y mejoramiento

durante esta vigencia y adicionalmente se han establecido los puntos de control

que determinan las herramientas para efectuar el debido autocontrol y evaluacin

por parte de cada empleado y de verificacin por parte de los directivos, de laoficina de control interno.


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PROCESOS MISIONALES

NOMBRE DEL PROCESO NOMENCLATURA HERRAMIENTAS

PROCESO DE CREDITO 1.GC - 1.1CDiagrama de Flujo, Puntos deControl y Resposabilidades por

Actividades.

PROCESO DE CARTERA Y NORMALIZACION 1.GC - 1.2CNDiagrama de Flujo, Puntos deControl y Resposabilidades por

Actividades.

PROCESO DE CASTIGO DE CARTERA 1.GC - 1.6CCDiagrama de Flujo, Puntos deControl y Resposabilidades por

Actividades.

PROCESO DE MANEJO Y CONTROL DEPORTAFOLIO

5.GF - 5.3MCP

Diagrama de Flujo, Puntos deControl y Resposabilidades por

Actividades.

PROCESO DE VALORACION A PRECIOS DEMERCADO

5.GF - 5.4VPM

Diagrama de Flujo, Puntos deControl y Resposabilidades por

Actividades.

PROCESO DE INGRESOS DE CAJA 5.GF - 5.2 ICDiagrama de Flujo, Puntos deControl y Resposabilidades por

Actividades.

PROCESO DE EGRESOS DE CAJA 5.GF - 5.1ECDiagrama de Flujo, Puntos deControl y Resposabilidades por

Actividades.


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PROCESOS DE APOYO

NOM BRE DEL PROCESO N OM EN CLATURA HERRAM IENTAS

PROCESO DE AFILIACIONES 1.GC - 1.3ADiagrama de Flujo, Puntos de Contro l yResposabilidades por Actividades.

PROCESO DE PRESUPUESTO 5.GF - 5.5PDiagrama de Flujo, Puntos de Contro l yResposabilidades por Actividades.

PROCESO DE ENVIO DE CORRESPONDENCIA 3.ARF - 3.4ECDiagrama de Flujo, Puntos de Contro l yResposabilidades por Actividades.

PROCESO DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA 3.ARF - 3 .5RCDiagrama de Flujo, Puntos de Contro l yResposabilidades por Actividades.

PROCESO DE NOMINA 2.ARH - 2 .1NDiagrama de Flujo, Puntos de Contro l yResposabilidades por Actividades.

PROCESO DE CAJA MENOR 3.ARF - 3 .1CMDiagrama de Flujo, Puntos de Contro l yResposabilidades por Actividades.

PROCESO DE INGRESO DE PERSONAL 2.ARH - 2 .6IPDiagrama de Flujo, Puntos de Contro l yResposabilidades por Actividades.

PROCESO DE REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS 3.ARF - 3 .2RAFDiagrama de Flujo, Puntos de Contro l yResposabilidades por Actividades.

PROCESO DE RETIRO DE ACTIVOS FIJOS 3.ARF - 3 .3RAFDiagrama de Flujo, Puntos de Contro l yResposabilidades por Actividades.

PROCESO DE GESTION MULTIUSUARIO 4.AT - 4.1GMDiagrama de Flujo, Puntos de Contro l yResposabilidades por Actividades.

PROCESO DE CUSTODIA DE COPIAS DESEGURIDAD

4.AT - 4.2CCSDiagrama de Flujo, Puntos de Contro l yResposabilidades por Actividades.

PROCESO DE CREDITO A EMPLEADOS 2.ARH - 2 .5CEDiagrama de Flujo, Puntos de Contro l yResposabilidades por Actividades.

PROCESO DE APROBACION PROGRAMAS DEFORMACION

2.ARH - 2 .3APFDiagrama de Flujo, Puntos de Contro l yResposabilidades por Actividades.

PROCESO DE APROBACION PROGRAMAS DECAPACITACION

2.ARH - 2 .2APCDiagrama de Flujo, Puntos de Contro l yResposabilidades por Actividades.

PROCESO DE PASAJES Y VIATICOS 2.ARH - 2 .4PVDiagrama de Flujo, Puntos de Contro l yResposabilidades por Actividades.


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CODIGO1.GC 1.1C


OBJETIVOS: Mediante el servicio de crdito se persigue promover el financiamiento de

proyectos especficos, plantear y promover programas y proyectos econmicos

para el beneficio de las Instituciones de Educacin Superior.

Proporcionar al Fondo el marco procedimental que servir de gua para el

desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva

este servicio, a efecto de guiar en el desarrollo de los mismos y evitar la

duplicidad de las acciones.

ALCANCE:

Las Instituciones de Educacin Superior afiliadas.

RESPONSABLES:

Recepcin, Crdito, Gerencia de Servicios, Comit de Crdito, Secretaria General,

Asesor Jurdico y Contabilidad.

PROVEEDORES:


ENTRADAS:

Normatividad interna. Reglamento General de Crdito y Cartera.

Solicitud de crdito. Informacin financiera.

ACTIVIDADES DEL PROCESO:

Recepcin de solicitud de crdito.


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CODIGO1.GC 1.1C


Proceso Envo de Correspondencia. PROCESO. Apertura de carpeta con la documentacin necesaria de acuerdo al Reglamento

y a la lnea de crdito.

Realizacin de conceptos sobre el anlisis financiero y evaluacin del proyecto.

Reunin del Comit de Crdito, para dar o no aceptacin a las solicitudes

contempladas.

Se oficializan las garantas.

Recepcin de documentacin de garantas aprobadas. Orden de desembolso.

Guarda de garantas en custodia.

Archivo de copias de garantas.

Proceso de Egreso. PROCESO.

Proceso de Cartera y Normalizacin. PROCESO.

SALIDAS: Carta de aceptacin o rechazo. Documento de oficializacin de garantas. Desembolso del valor del crdito.

CLIENTES:

Las Instituciones de Educacin Superior afiliadas que hacen solicitudes de crdito.


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CODIGO1.GC 1.1C



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CODIGO1.GC 1.1C


FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIORIDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLES

PROCESO DE CREDITO

CONTROL DESCRIPCION ACTIVACION

C - 1 INTEGRIDAD

Crdito verifica que la documentacin

para solitud est completa segn lo

exigido en el Acuerdo 138 de 2002, y

acorde al tipo o linea de crdito

C - 2 AUTORIZADO

Crdito y Gerencia de Servicios verifican

y emiten concepto tcnico por escrito

sobre la evaluacin de la solicitud

C - 3 AUTORIZADO

El Comit de Crdito evala el concepto

tcnico tanto de crdito como de servicios

para aprobacin o denegacin

C - 4 AUTORIZADO

Gerencia General firma carta de

aceptacin y anexa documentacin para

oficializar garantias

C - 5 AUTORIZADO

El asesor jurdico califica cobertura e

idoneidad de las Garantias y emiteconcepto escrito

C - 6SEGREGACION DE

FUNCIONES

Crdito recibe documentacin de

garantias aprobadas, archiva copias y

remite originales al rea que custodia los

ttulos valores

C - 7SALVAGUARDA DE

BIENES

Las Garantias emitidas por el deudor

deben estar custodiadas en caja fuerte

por la dependencia responsable


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CODIGO1.GC 1.1C


FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIORRESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES

PROCESO DE CREDITO

No. ACTIVIDADESTIEMPO

ESTIMADORESPONSABLE

1 Recepcin de la solicitud de crdito. 2 Minutos Secretaria de Recepcin.2 Proceso Envo de Correspondencia. 4299 Minutos PROCESO

3Apertura de carpeta con la documentacin necesariade acuerdo al Reglamento y a la lnea de crdito.

15 Minutos Asesor Comercial.

4Realizacin de conceptos sobre el anlisis financiero yevaluacin del proyecto.

960 MinutosAsistente de Gerencia de

Servicios-Crdito.

5Reunin del Comit de Crdito, para dar o noaceptacin a las solicitudes contempladas.

48 Minutos

Comit de Crdito: GerenteGeneral, Secretario General,Director Econmico, Gerente

de Servicios, Asistente deGerencia de Servicios-Crditoy Jefe de Control Interno (sin

voto .6 Se oficializan las garantas. 2880 Minutos Secretario General.

7Recepcin de documentacin de garantasaprobadas.


Servicios-Crdito.8 Orden de desembolso. 240 Minutos Secretario General.9 Guarda de garantas en custodia 60 Minutos Secretario General.

10 Archivo de copias de garantas. 60 MinutosAsistente de Gerencia de

Servicios-Crdito.11 Proceso de Egreso. 2367 Minutos PROCESO12 Proceso de Cartera y Normalizacin. 6099 Minutos PROCESO


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3.2 PROCESO DE CARTERA YNORMALIZACION

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CODIGO1.GC 1.2CN


OBJETIVO: Establecer los mecanismos, actividades y procedimientos, que conlleva el

Proceso de Cartera y Normalizacin, para su ejecucin en el menor tiempo

posible y sin la duplicidad de acciones.

ALCANCE:


RESPONSABLES:

Direccin Econmica, Crdito, Gerencia de Servicios, Comit de Crdito, Gerencia

General y Recepcin.

PROVEEDORES:

Las Instituciones de Educacin Superior.

ENTRADAS:

Proceso de Ingresos.

Normatividad Interna. Reglamento General de Crdito y Cartera.


Proceso de Ingresos. PROCESO.

Se identifica y numera el ingreso. Aplicacin del pago y actualizacin del saldo de los crditos.

Verificacin de pagos y generacin de reporte semanal de crditos vencidos.

Se enva reporte a Gerencia General, estado de cartera con vencimiento hasta y

mayor de 90 das.


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CODIGO1.GC 1.2CN


Normalizacin de cartera. Gerencia de Servicios recibe informe para labor decobro.

Llamada telefnica a las IES con cartera vencida menor o igual a 60 das

Llamada telefnica y elaboracin de carta con cobro administrativo para las IES

con cartera vencida mayor o igual a 61 das y menor o igual a 90 das.

Normalizacin de cartera. Gerencia General realiza gestin de cobro de cartera

con ms de 91 das de mora.

Elaboracin de reporte individual de los crditos con mora mayor a 90 das devencimiento.

Evaluacin de refinanciacin, reestructuracin o cobro jurdico.

Proceso envo de correspondencia. PROCESO.

Negociacin. Se presenta solicitud y documento sobre la negociacin.

Proceso de crdito. PROCESO.

No negociacin. Proceso de cobro jurdico. PROCESO.

SALIDAS:

La refinanciacin, reestructuracin o cobro jurdico de los crditos otorgados a

las IES.

CLIENTES:

Las Instituciones de Educacin Superior afiliadas con obligaciones con el Fondo.


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CODIGO1.GC 1.2CN



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CODIGO1.GC 1.2CN



PROCESO DE CARTERA Y NORMALI ZACION


C - 1 AUTORIZADO Presenta solicitud y documento sobre lanueva negociacin

C - 2 EXACTITUD

Cuando existen crditos en mora, el rea

de Crdito genera carta remisoria y

estado de cuenta con vencimientos y

valores a cancelar por capital e intereses

C- 3 AUTORIZADO

Presenta documentacin relativa a la

nueva negociacin admitida


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CODIGO1.GC 1.2CN



PROCESO DE CARTERA Y NORMALI ZACION

No. ACTIVIDADESIEMPO

ESTIMADORESPONSABLE

1 Proceso de Ingresos. 540 Minutos PROCESO

2 Se identifica y numera el ingreso. 30 MinutosAsistente de Direccin

Econmica.

3Aplicacin del pago y actualizacin del saldo de loscrditos.


Servicios-Crdito.

4Verificacin de pagos y generacin de reportesemanal de crditos vencidos.


Servicios-Crdito.

5Se enva reporte a Gerencia General, estado decartera con vencimiento hasta y mayor de 90 das.


Servicios-Crdito.

6Normalizacin de cartera. Gerencia de Serviciosrecibe informe para labor de cobro.

10 Minutos Asesor Comercial

7Llamada telefnica a las IES con cartera vencidamenor o igual a 60 das.


8

Llamada telefnica y elaboracin de carta con cobro

administrativo para las IES con cartera vencidamayor o igual a 61 das y menor o igual a 90 das.


9Normalizacin de cartera. Gerencia General realizagestin de cobro de cartera con ms de 91 das demora.

Gerente General

10Elaboracin de reporte individual de los crditos conmora mayor a 90 das de vencimiento.


Servicios-Crdito.

11Evaluacin de refinanciacin, reestructuracin ocobro jurdico.

480 Minutos

Comit de Crdito: GerenteGeneral, Secretario General,Director Econmico, Gerente

de Servicios, Asistente deGerencia de Servicios-Crdito

y Jefe de Control Interno (sinvoto .

12 Proceso envo de correspondencia. 4299 Minutos PROCESO

13Negociacin. Se presenta solicitud y documento sobrela negociacin.

Gerente General

14 Proceso de crdito. 17510 Minutos PROCESO15 No negociacin. Proceso de cobro jurdico. PROCESO


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3.3 PROCESO DE CASTIGO DECARTERA

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CODIGO1.GC 1.6CC


OBJETIVO: Determinar las herramientas, pasos y actividades para el cobro de los crditos

que se encuentran en mora y se determinen para cobro judicial, a efecto de

guiar el desarrollo de lo mismos y evitar duplicidad de acciones.

ALCANCE:

Las Instituciones de Educacin Superior afiliadas con obligaciones con el Fondo y

con orden de cobro jurdico.

RESPONSABLES:

Comit de Crdito, Crdito, Gerencia General y el Asesor Jurdico Externo.

PROVEEDORES:


ENTRADAS:

Orden de apertura de proceso de cobro jurdico.



Recopilacin de informacin del crdito para el tramite judicial.

Elaboracin de la carta poder para firma de Gerencia. Firma carta de poder.

Proceso Envo de Correspondencia. PROCESO.

Recepcin de carta poder por parte del Asesor Jurdico externo para promover

la demanda.


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CODIGO1.GC 1.6CC


Realizacin de negociacin con el deudor. SI Elaboracin de extracto de cuenta especificando costes judiciales, honorarios

por concepto, monto recuperado segn contrato, intereses de mora, intereses

corrientes y capital adeudado a la fecha de pago.

Proceso de Ingresos de Caja. PROCESO.

Realizacin de negociacin con el deudor. NO.

Proceso Judicial. PROCESO.

Informe de situacin del proceso. Concepto positivo. Obtencin de la Sentencia.

Informe de situacin del proceso. Concepto Negativo.

Evaluacin del castigo de deuda con previo concepto contabletcnico.

Se realiza castigo de cartera. SI.

Envo de memorando a Crdito y Contabilidad para instancias operativas y

contables.

Se realiza castigo de cartera. NO. Evaluacin de otras alternativas de recuperacin de la deuda.


SALIDAS:

Sentencia.


CLIENTES:

Las Instituciones de Educacin Superior en proceso judicial.


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CODIGO1.GC 1.6CC



PROCESO DE CASTIGO DE CARTERA


C - 1 INTEGRIDAD

Anexa documentacin exigida

para Proceso Judicial y elabora

carta poder para firma de la

Gerencia

C - 2 AUTORIZADO

Gerencia General firma carta

poder, previa revisin de soportes,

y devuelve a Crdito

C - 3 EXACTITUD

Genera extracto especificando,

tanto las costas judiciales y

honorarios como intereses de

mora y corrientesy capital

adeudado a la fecha

C - 4 INTEGRIDAD Evala el cstigo de la deuda,

previo concepto contable-tcnico

C - 5 INTEGRIDADEl Asesor Jurdico realiza el

Informe de Situacin del Proceso,

con destino a la Gerencia


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CODIGO1.GC 1.6CC



PROCESO DE CASTIGO DE CARTERA


ESTIMADORESPONSABLE

1 Proceso de Cartera y Normalizacin. 6099 Minutos PROCESO

2 Recopilacin de informacin del crdito para eltramite judicial.

2880 Minutos

Comit de Crdito: GerenteGeneral, Secretario General,

Director Econmico, Gerentede Servicios, Asistente deGerencia de Servicios-Crditoy Jefe de Control Interno (sin

voto .

3 Elaboracin de la carta poder para firma de Gerencia. 15 MinutosAsistente de Gerencia de

Servicios-Crdito.4 Firma de carta poder. 5 Minutos Gerente General.5 Proceso Envo de Correspondencia. 4299 Minutos PROCESO

6Recepcin de carta poder por parte del AsesorJurdico externo para promover la demanda.

Asesor Juridico Externo.

7 Realizacin de negociacin con el deudor. SI Asesor Juridico Externo.

8

Elaboracin de extracto de cuenta especificando

costes judiciales, honorarios por concepto, montorecuperado segn contrato, intereses de mora,intereses corrientes y capital adeudado a la fecha dea o.

Asistente de Gerencia deServicios-Crdito.

9 Proceso de Ingresos de Caja. PROCESO10 Realizacin de negociacin con el deudor. NO. Asesor Juridico Externo.11 Proceso Judicial. PROCESO12 Informe de situacin del proceso. Concepto positivo. Asesor Juridico Externo.13 Obtencin de la Sentencia. Asesor Juridico Externo.

14 Informe de situacin del proceso. Concepto Negativo. Asesor Juridico Externo.

15Evaluacin del castigo de deuda con previo concepto

contabletcnico.

480 Minutos Comit de Crdito.

16 Se realiza castigo de cartera. SI. 960 Minutos Comit de Crdito.

17Envo de memorando a Crdito y Contabilidad parainstancias operativas y contables.

480 Minutos Gerente General.

18 Se realiza castigo de cartera. NO. 480 Minutos Comit de Credito.

19Evaluacin de otras alternativas de recuperacin dela deuda.

480 Minutos Comit de Credito.

20 Proceso de Cartera y Normalizacin. 6099 Minutos PROCESO


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CODIGO1.GC 1.6CC



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3.4 PROCESO DE MANEJO YCONTROL DE PORTAFOLIO

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CODIGO5.GF 5.3MCP


OBJETIVOS: Suministrar a las dependencias que participan en el proceso de portafolio,

informacin acerca de los pasos y actividades, con la finalidad de guiar y

asegurar la consecucin y control de las inversiones que maneje el Fondo.

ALCANCE:

Secretario General.

RESPONSABLES:

Gerencia General, Secretario General, Direccin Econmica y Contabilidad.

PROVEEDORES:

Estudios de anlisis de mercado burstil y econmico.

ENTRADAS: Normatividad Interna.

Informacin y anlisis de mercado burstil.

Informe de liquidez y autorizacin de dineros.


Consultar informes de anlisis de mercado.

Confirmacin de liquidez. Solicita autorizacin de realizar la inversin a Gerencia General.

Autorizacin de Gerencia General.

Establece el tipo de inversin y dems consideraciones, de acuerdo al

disponible, las necesidades y las polticas de Inversin.


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CODIGO5.GF 5.3MCP


Seleccin de intermediario. Cierre de operacin va telefnica, se determina mecanismo de pago y se enva

carta instructiva con las condiciones de la operacin.

Si se da cumplimiento a la operacin, en la carta instructiva, se autoriza que los

saldos de otras operaciones se carguen a la cuenta.

Recibo de papeleta de bolsa o carta de compromiso. Si es operacin nacional

llega dentro los dos das siguientes al desembolso, y si es operacin

internacional, llega extracto de custodia y movimiento mensual. Proceso de valoracin a precios de mercado. PROCESO.

Reporte diario del portafolio de inversin.

Recepcin de los soportes, se guarda en caja fuerte. Se crea archivo en Excel,

para el reporte diario de las inversiones, dirigido a Contabilidad y Control

Interno.

Se registran contablemente las compras, ventas, rendimientos, etc.

Comparacin del formato diario de inversiones con respecto a la informacincontable detectando diferencias.

Se realizan ajustes de ser necesarios.

Archivo de las comunicaciones internas y de los reportes de portafolio.

SALIDAS:

Operacin de Inversin.

Informes de inversiones financieras.

CLIENTE:

Las IES afiliadas al Fondo.


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CODIGO5.GF 5.3MCP


FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIORIDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLESPROCESO DE MANEJO Y CONTROL DE PORTAFOLIO


C - 1 AUTORIZADO

La Gerencia General aprueba

intermediario y tipo de inversin, teniendoen cuenta que el agente debe estar

inscrito en Bolsa y que la inversin tenga

calificacin triple B

C - 2

SALVAGUARDA DE

BIENES / SISTEMA

REGISTRO DE

TRANSACCIONES

Guarda en caja fuerte los titulos valores y

registra en EXCEL, la inversin en pesos

o divisas, entregando comunicacin diaria

a Contabilidad y Control Interno

C - 3 INTEGRIDAD / EXACTITU

Verifica que Secretaria General halla

enviado comprobante de egreso y

papeleta emitida por la Bolsa. Compara

con el formato diario de inversiones, conrespecto a la informacin registrada por

concepto de compras, ventas y

rendimientos, para efectuar los ajustes en

cuanto a intereses

C - 4 EXACTITUD

Secretara General realiza el proceso de

Valoracin a precios de mercado y enva

a Direccin Econmica para que efecte

el registro en EXCEL

C - 5 EXACTITUD

Secretara General realiza el proceso de

calificacin de las inversiones con el

proposito de efectuar las provisiones y

enva a contabilidad para su registro

C - 6SISTEMA REGISTRO DE

TRANSACCIONES

Efecta los ajustes por valoracin a

precios de mercado y provisiones acorde

con la calificacin y normas contables


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CODIGO5.GF 5.3MCP



PROCESO DE MANEJO Y CONTROL DE PORTAFOLIO


ESTIMADORESPONSABLE

1 Consultar informes de anlisis de mercado. 25 Minutos Secretario General.2 Confirmacin de liquidez. 30 Minutos Director Econmico.

3Solicita autorizacin de realizar la inversin aGerencia General.

10 Minutos Secretario General.

4 Autorizacin de Gerencia General. 20 Minutos Gerente General.

5Establecer el tipo de inversin y demsconsideraciones, de acuerdo al disponible, lasnecesidades y las polticas de Inversin.


6 Seleccin de intermediario. 5 Minutos Secretario General.

7Cierre de operacin va telefnica, se determinamecanismo de pago y se enva carta instructiva conlas condiciones de la operacin.


8Si se da cumplimiento a la operacin, en la cartainstructiva, se autoriza que los saldos de otraso eraciones se car uen a la cuenta.


9

Recibo de papeleta de bolsa o carta de compromiso.

Si es operacin nacional llega dentro los dos dassiguientes al desembolso, y si es operacininternacional, llega extracto de custodia ymovimiento mensual.


10 Proceso de valoracin a precios de mercado. 1225 Minutos PROCESO11 Reporte diario del portafolio de inversin. 10 Minutos Secretario General.

12Recepcin de los soportes, se guarda en caja fuerte.Se crea archivo en Excel, para el reporte diario de lasinversiones, dirigido a Contabilidad y Control Interno.


13Se registran contablemente las compras, ventas,rendimientos, etc.

180 Minutos Contador.

14

Comparacin del formato diario de inversiones con

respecto a la informacin contable detectandodiferencias.


15 Se realizan ajustes de ser necesarios. 180 Minutos Contador.

16Archivo de las comunicaciones internas y de losreportes de portafolio.

180 MinutosContador y/o Asistente de

Contabilidad.


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3.5 PROCESO DE VALORACION APRECIOS DE MERCADO

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CODIGO5.GF 5.4VPM


OBJETIVO: Proporcionar al Fondo el marco procedimental que servir de gua para el


el proceso de valoracin a precios de mercado, a efecto de guiar en el

desarrollo de los mismos y evitar la duplicidad de las acciones.

ALCANCE:

Todas las inversiones que realiza el Fondo.

RESPONSABLES:

Secretaria General y Contabilidad.

PROVEEDORES:

Proceso de Portafolio. PROCESO.

ENTRADAS:

Normatividad Interna.

Informacin burstil. (Precios de referencia, ndices, informes de custodia e

indicadores).


Anlisis tcnico por el mtodo a precios reales de mercado. Bonos corporativos en divisas. Consulta de informe de custodia dispuesta en la

web.

Ttulos de deuda pblica colombiana en el exterior. Consulta en Internet los

operadores del mercado, impresin de informacin y toma de precio nico de


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CODIGO5.GF 5.4VPM


valoracin obtenido en curva en blooomerg (muestra el ponderado decotizacin de papeles).

Ttulos de deuda pblica en el mercado local. Consulta en el peridico de la

Repblica en la seccin de datos de la referencia del mercado electrnico

colombiano MEC, los ndices IRTES, IRTUS, IRUVR y recorta la seccin.

Ttulos transados en mercado local. Consulta en pagina web de la Bolsa de

Valores de Colombia, los precios de referencia negociados en la ultima jornada

e imprime la informacin. Realizacin de operaciones REPO. Toma del valor de capital, lo multiplica por la

tasa de inters por los das transcurridos y lo divide entre los 360 o 365 das,

imprime la operacin y el valor resultante, lo registra en el cuadro diario de

inversiones y enva a contabilidad.

Registro en cuadro diario de inversiones y envo a contabilidad el cuadro fsico

y archivo de Excel por correo interno.

Liquidacin diaria de los intereses, la valoracin a precios de mercado y ladiferencia en cambio.

Realiza resumen del rendimiento de los ttulos, intereses, valoracin y

diferencia en cambio a fecha de corte mensual; contabiliza y compara el saldo

obtenido en contabilidad contra el acumulado de las inversiones del ultimo da

hbil del mes.

Informe al Secretario General por escrito de la inexactitud.

Correccin del cuadro diario de inversin. Recepcin de cuadro diario, verifica y coloca nota de correccin y coloca el

ajuste contable si fuere del caso.

Causacin de los intereses, la diferencia en cambio y anexa el resumen de las

inversiones mensual al comprobante contable como soporte.


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CODIGO5.GF 5.4VPM


Archivo de los comprobantes y de los cuadros diarios de inversiones.SALIDAS:

La cuantificacin en pesos de las inversiones del Fondo.

Comprobante de contabilidad.

Reporte diario de las inversiones.

CLIENTE:

Las IES afiliadas al Fondo.


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CODIGO5.GF 5.4VPM



PROCESO DE VALORACION A PRECIOS DE MERCADO



TRANSACCIONES

Contabiliza a cierre de periodo el

resumen de rendimientos de titulos,

intereses, valoracin a precios demercado y diferencia en cambio

C - 2 EXACTITUD

Registra en cuadro diario de Inversiones

acorde a las condiciones del precio del

papel y enva a Contabilidad cuadro fisico

y archivo en EXCEL

C - 3 EXACTITUD Compara en cada cierre el saldo contable

contra el acumulado de Inversiones

C - 4 EXACTITUD

Causa intereses y diferencia en cambio y

anexa coo soporte resumen mensual de

Inversiones

C - 5 INTEGRIDAD Recibe nuevamente cuadro diario,

verifica, coloca correccin y realiza ajuste


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CODIGO5.GF 5.4VPM



PROCESO DE VALORACION A PRECIOS DE MERCADO


ESTIMADORESPONSABLE

1 Anlisis tcnico por el mtodo a precios reales de mercado. 60 Minutos Secretario General.

2Bonos corporativos en divisas. Consulta de informe decustodia dispuesta en la web.


3

Ttulos de deuda pblica colombiana en el exterior.Consulta en Internet los operadores del mercado, impresin

de informacin y toma de precio nico de valoracinobtenido en curva en blooomerg (muestra el ponderado decotizacin de a eles .


4

Ttulos de deuda pblica en el mercado local. Consulta en elperidico de la Repblica en la seccin de datos de lareferencia del mercado electrnico colombiano MEC, losndices IRTES, IRTUS, IRUVR y recorta la seccin.


5

Ttulos tranzados en mercado local. Consulta en pagina webde la Bolsa de Valores de Colombia, los precios dereferencia negociados en la ultima jornada e imprime lainformacin.


6

Realizacin de operaciones REPO. Toma del valor decapital, lo multiplica por la tasa de inters por los das

transcurridos y lo divide entre los 360 o 365 das, imprimela operacin y el valor resultante, lo registra en el cuadrodiario de inversiones y enva a contabilidad.


7Registro en cuadro diario de inversiones y envo acontabilidad el cuadro fsico y archivo de Excel por correointerno.


8Liquidacin diaria de los intereses, la valoracin a preciosde mercado y la diferencia en cambio.


9

Rea i za resumen e ren imiento e os t tuos, intereses,valoracin y diferencia en cambio a fecha de cortemensual; contabiliza y compara el saldo obtenido encontabilidad contra el acumulado de las inversiones delultimo da hbil del mes.


10 Informe al Secretario General por escrito de la inexactitud. 180 Minutos Contador.

11 Correccin del cuadro diario de inversin. 10 Minutos Secretario General.

12Recepcin de cuadro diario, verifica y coloca nota decorreccin y coloca el ajuste contable si fuere del caso.


13Causacin de los intereses, la diferencia en cambio y anexael resumen de las inversiones mensual al comprobantecontable como so orte.


14Archivo de los comprobantes y de los cuadros diarios deinversiones.

180 MinutosAuxiliar de Direccin Econmica

y/o Contador


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3.6 PROCESO DE INGRESOS DECAJA

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CODIGO5.GF 5.2IC


OBJETIVOS: Recibir y recaudar los dineros que ingresan por la venta de servicios y dems

conceptos.



el proceso de ingresos de caja, a efecto de guiar en el desarrollo de los mismos

y evitar la duplicidad de las acciones.

ALCANCE:

Direccin Econmica.

RESPONSABLES:

Direccin Econmica, Contabilidad y Crdito y Cartera.

PROVEEDORES:Entidades aportantes de recursos por los diferentes conceptos de servicios.

ENTRADAS:

Informacin de movimientos diarios de recaudo en Bancos y Corporaciones con

cuentas del Fondo.

ACTIVIDADES DEL PROCESO: Recepcin de datos diarios de movimientos de recaudos.

Elaboracin de reporte diario de bancos y determina concepto de los ingresos.

Generacin del cuadro extracontable, se clasifica los ingresos por concepto de

aportes o crditos.


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CODIGO5.GF 5.2IC


Distribucin de conceptos referentes a capital, intereses y aportes, registrandoen Simco plus esta informacin.

Generacin de comprobante en lnea.

Verificacin de causaciones.

Archivo de comprobantes.

Realizacin de conciliaciones bancarias y generacin de comprobantes de

ajuste, en caso de partidas conciliatorias, se investiga su origen para su

explicacin. Al no haber partidas conciliatorias, se verifica y se autoriza.

Archivo de copias de extracto y auxiliar contable.

SALIDAS:

Comprobante de ingreso.

Auxiliar contable.

CLIENTES:

Consejo de Administracin.

Directivos del Fondo.


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CODIGO5.GF 5.2IC



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CODIGO5.GF 5.2IC



PROCESO DE INGRESOS DE CAJA


C - 1SISTEMA REGISTRO DETRANSACCIONES

Crdito y Cartera registra y distribuye en

Simco Plus, en linea con Contabilidad locorrespondiente a aportes, crditos e

intereses, generando comprobante de

ingreso

C - 2SEGREGACION DE

FUNCIONESContabilidad efecta conciliacin bancaria

y genera comprobantes de ajuste

C - 3 INTEGRIDADContabilidad verifica consecutivos de los

comprobantes de ingreso


TRANSACCIONES

Contabilidad realiza el registro de los

ajustes correspondientes y emite los

respectivos comprobantes y soportes

para archivo


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CODIGO5.GF 5.2IC



PROCESO DE INGRESOS DE CAJA


ESTIMADORESPONSABLE

1Recepcin de datos diarios de movimientos derecaudos.

30 MinutosAsistente de Direccin

Econmica.

2 Elaboracin de reporte diario de bancos y determinaconcepto de los ingresos.

30 Minutos Director Econmico.

3Generacin del cuadro extracontable, se clasifica losingresos por concepto de aportes o crditos.

60 Minutos Asistente Contable.

4Distribucin de conceptos referentes a capital,intereses y aportes, registrando en Simco plus estainformacin.


Servicios-crdito.

5 Generacin de comprobante en lnea. 60 Minutos Asistente Contable.6 Verificacin de causaciones. 60 Minutos Contador.

7 Archivo de comprobantes. 60 MinutosAuxiliar de Direccin

Econmica.

8

Realizacin de conciliaciones bancarias y generacinde comprobantes de ajuste, en caso de partidasconciliatorias, se investiga su origen para suex licacin.

60 Minutos

Asistente Contable y/o

Auxiliar de DireccinEconmica.

9Al no haber partidas conciliatorias, se verifica y seautoriza.


10 Archivo de copias de extracto y auxiliar contable. 60 MinutosAsistente Contable y/oAuxiliar de Direccin

Econmica.


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3.7 PROCESO DE EGRESOS DECAJA

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CODIGO5.GF 5 .1EC


OBJETIVO: Proporcionar al Fondo el marco procedimental que servir de gua para el


el proceso de egresos de caja, a efecto de guiar en el desarrollo de los mismos.

ALCANCE:

Las dependencias responsables del proceso.

RESPONSABLES:

Recursos fsicos, Secretaria Ejecutiva, Secretaria General, Contabilidad y Direccin

Econmica.

PROVEEDORES:

Personas Naturales y Jurdicas que originan los costos y gastos del Fondo.

ENTRADAS:

Proceso Recibo de Correspondencia. PROCESO.

Ordenes de cobro, facturas y cuentas internas.


Proceso Recibo de Correspondencia. PROCESO.

Direccionamiento de cuentas. Seleccin de facturas y cuentas internas diferentes a Convenios.

Verificacin de soportes, montos y justificacin de la cuenta o factura.

Realizacin de estudios comparativos de control para las cuentas de servicios y

dems, facturas y soportes se envan para evaluacin de Gerencia General.


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CODIGO5.GF 5 .1EC


Revisin y autorizacin de los pagos. Asignacin centro de costo.

Registro en el cuadro de control de egresos.

Causacin realizada en cuenta de apoteosys e impresin de comprobante.

Autorizacin de la causacin.

Archivo copia de causacin.

Autorizacin financiera en el modulo de tesorera, sealando tercero, revisando

descuentos en soporte fsico y visto bueno. Realizacin del pago respectivo en cheque o transferencia electrnica.

Confirmacin de transaccin e impresin del soporte.

Generacin de cheque y envo para firmas.

Generacin de comprobante de egreso afectando la contabilidad.

Verificacin de consecutivos de cheques con los cupones de las cuentas de

ahorro.

Realizacin de conciliaciones bancarias. Si hay Partidas conciliatorias. Informe escrito para aclarar la(s) diferencias.

Se soporta ante contabilidad la diferencia.

Realizacin del ajuste contable e imprime.

Archivo de comprobantes y soportes de conciliaciones.

SALIDAS:

Comprobante de egreso y desembolsos.

CLIENTES:

Directivos del Fondo.

Dependencias involucradas.


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CODIGO5.GF 5 .1EC



PROCESO DE EGRESOS DE CAJA


C - 1 INTEGRIDADAnexa documentacin exigida para el tramite de

pago, evala la justificacin de la factura o cuenta,

diferente a contratos internos de personal

C - 2 AUTORIZADO

Recursos Fsicos revisa que contenga la totalidad

de los documentos y ordena el gasto mediante firma

en factura y dems soportes

C - 3 AUTORIZADO

Gerencia General revisa soportes de la cuenta,

verifica la aprobacin de Recursos Fsicos y

aprueba mediante firma en la factura y dems

soportes

C - 4 EXACTITUD

Revisa que el gasto este aprobado, tanto el item

como el valor en el presupuesto, d la asignacin, el

centro de costo, establece mecanismo de pago,

verifica vigencia de la cuenta Convenios y

cumplimiento en cuanto a montos y fechas

C - 5 AUTORIZADOContabilidad efecta causacin de la factura en el

programa Apoteosys e imprime comprobante

C - 6 INTEGRIDAD

Contabilidad realiza el pago generando cheque y

comprobante de egreso afectando los registros,

descargandolo del sistema


TRANSACCIONES

Contabilidad registra los ajustes correspondientes y

emite los comprobantes y soportes de

conciliaciones


TRANSACCIONES

Direccin Econmica realiza transferencia

electrnica por Conavi o Villas, confirma la

transaccin y genera soporte base del comprobante

de egreso respectivo


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CODIGO5.GF 5 .1EC


FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIORRESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADESPROCESO DE EGRESOS DE CAJA


ESTIMADORESPONSABLE

1 Proceso Recibo de Correspondencia. 518 Minutos PROCESO2 Direccionamiento de cuentas. 30 Minutos Secretario General.

3Seleccin de facturas y cuentas internas diferentes aConvenios.

30 MinutosDirectora de Talento Humano y

Recursos Fsicos.

4Verificacin de soportes, montos yjustificacin de la cuentao factura.

30 MinutosDirectora de Talento Humano y

Recursos Fsicos.

5

Realizacin de estudios comparativos de control para las

cuentas de telefona celular, servicios pblicos, pasajes ydems, se adjuntan facturas, soportes y enva paraevaluacin de Gerencia General.

720 Minutos Directora de Talento Humano yRecursos Fsicos.

6 Revisin y autorizacin de los pagos. 360 Minutos Gerente General.7 Asignacin centro de costo. 30 Minutos Director Econmico.

8 Registro en el cuadro de control de egresos. 60 Minutos Asistente de Secretaria General.

9Causacin realizada en cuenta de apoteosys e impresin decomprobante.

120 Minutos Auxiliar de Direccin Econmica.

10 Autorizacin de la causacin. 15 Minutos Contador.

11 Archivo copia de causacin. 15 Minutos Auxiliar de Direccin Econmica.

12

Autorizacin financiera en el modulo de tesorera,

sealando tercero, revisando descuentos en soporte fsico yvisto bueno. 30 Minutos

Asistente de Direccin

Econmica.

13Realizacin del pago respectivo en cheque o transferenciaelectrnica.


14 Confirmacin de transaccin e impresin del soporte. 8 Minutos Director Econmico.

15 Generacin de cheque y envo para firmas. 15 Minutos Asistente de Secretaria General.

16Generacin de comprobante de egreso afectando lacontabilidad.


17Verificacin de consecutivos de cheques con los cupones delas cuentas de ahorro.


18 Realizacin de conciliaciones bancarias. 120 MinutosAsistente Contable y/o Auxiliar de

Direccin Econmica.

19

Si hay Partidas conciliatorias. Informe escrito para aclarar

la s diferencias. 60 Minutos Contador.

20 Se soporta ante contabilidad la diferencia. 80 MinutosAsistente de Direccin

Econmica.

21 Realizacin del ajuste contable e imprime. 60 MinutosContador y/o Asistente Contable

y/o Auxiliar de DireccinEconmica.

22 Archivo de comprobantes y soportes de conciliaciones. 20 Minutos Auxiliar de Direccin Econmica.


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CODIGO1.GC 1.3A


OBJETIVO:


desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva el

proceso de afiliacin al Fondo, a efecto de guiar en el desarrollo de los mismos.

ALCANCE:

Gerencia de servicios y asesoras de servicio del Fondo.

RESPONSABLES:

Recepcin, Gerencia General, Gerencia de Servicios, Contabilidad, Consejo de

Administracin, Direccin Econmica, Divisin de tecnologa.

PROVEEDORES:

Las Instituciones de Educacin Superior con deseos de afiliarse al Fondo.

ENTRADAS:

Solicitud de afiliacin con los anexos requeridos.


Presentacin carta de intencin para afiliacin, anexando Estados Financieros

del ao anterior, autorizacin de rgano competente y certificado de

representacin legal expedido por el ICFES.

Recepcin de carta, registra en el sistema fecha, remitente y anexos .

Evaluacin de la solicitud por Gerencia General.

Recepcin y evaluacin de la solicitud con los documentos completos.

Preparacin del memorando con Estados Financieros adjuntos y enva a

Contabilidad.


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CODIGO1.GC 1.3A


Emite concepto escrito con respecto al monto de aportes a pagar.

Preparacin de la presentacin de la IES interesada en afiliarse para llevar ante

el Consejo de Administracin.

Evaluacin de la presentacin, incorporacin en agenda de Consejo y envo a

los miembros del mismo Consejo.

Estudio del Consejo de la solicitud dentro de los 60 das hbiles siguientes a la

presentacin y decide segn acuerdo 08 y 10 de 1996, para el acta.

Realizacin de la comunicacin a la Institucin de notificacin de respuesta

negativa o positiva para firma de Gerencia General y envo a la IES.

Envo va correo interno a la Divisin de Tecnologa, nombre de la Institucin,

cdigo ICFES, origen, carcter, NIT, fecha de afiliacin, representante legal,

rector, direcciones, telfonos y fax.

Recepcin de comunicacin, en caso de la respuesta positiva para afiliacin,

realizacin del pago del 25% del aporte inicial dentro de los seis meses

siguientes a la aceptacin.

Proceso de Ingresos de Caja. PROCESO.

Entrega copia de ingreso a Recepcin para archivo en la Carpeta Institucional.

Ingreso a la base de datos de toda la informacin del nuevo afiliado.

SALIDAS:

Una nueva Institucin de Educacin Superior Afiliada y su carpeta institucional.

CLIENTES:

Las Instituciones de Educacin Superior con deseos de Afiliacin al Fondo.


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CODIGO1.GC 1.3A



PROCESO DE AFILIACIONES


C - 1 INTEGRIDAD

Revisa que la documentacin est

completa, as: Carta de intencin para

afiliacin, estados financieros del ao

anterior, autorizacin de organo

competente y certificacin de

representacin legal expedido por el

ICFES

C - 2 AUTORIZADO

Gerencia de Servicios verifica

documentacin y aprueba mediante carta

anexando estados financieros, y los enva

a Contabilidad

C - 3 EXACTITUD

Gerencia de Servicios recibe de

Contabilidad concepto con respecto al

monto de aportes a pagar por la IES

interesada, y prepara presentacin ante el

Consejo de Administracin, verificando elclculo de los aportes

C - 4 AUTORIZADO

El Consejo de Administracin estudia la

solicitud, teniendo en cuenta lo

contemplado en los Acuerdos 8 y 10 de

1,996, aprobando la solicitud mediante

Acta, la cual es firmada por todos los

miembros

C - 5 INTEGRIDAD

La Gerencia General revisa que se anexe

la totalidad de los documentos como son:

estatutos, reglamentos, portafolio de

servicios, nmero de cuenta de

recaudonacional, monto de aportes ycondiciones de pago

C - 6 AUTORIZADOLa Gerencia General enva comunicacin

escrita a las IES


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CODIGO1.GC 1.3A



PROCESO DE AFILIACIONES


ESTIMADORESPONSABLE

1

Presentacin carta de intencin para afiliacin,anexando Estados Financieros del ao anterior,autorizacin de rgano competente y certificado dere resentacin le al ex edido or el ICFES.

1680 MinutosInstitucin de Educacin

Superior.

2Recepcin de carta, registra en el sistema fecha,remitente y anexos .

240 Minutos Secretaria de Recepcin.

3 Evaluacin de la solicitud por Gerencia General. 120 Minutos Gerente General.

4Recepcin y evaluacin de la solicitud con losdocumentos completos.


5Preparacin del memorando con Estados Financierosadjuntos y enva a Contabilidad.

240 Minutos Gerente de Servicios.

6Emite concepto escrito con respecto al monto deaportes a pagar por parte del nuevo afiliado.


7Preparacin de la presentacin de la IES interesadaen afiliarse para llevar ante el Consejo de

Administracin.240 Minutos

Asesora Gerencia deServicios.

8Evaluacin de la presentacin, incorporacin enagenda de Consejo y envo a los miembros delmismo Conse o.


9

Estudio del Consejo de la solicitud dentro de los 60das hbiles siguientes a la presentacin y decidesegn acuerdo 08 y 10 de 1996, para levantamientode acta.

480 Minutos Consejo de Administracin.

10Realizacin de la comunicacin a la Institucin denotificacin de respuesta negativa o positiva parafirma de Gerencia General envo a la IES.

240 MinutosAsesora Gerencia deServicios, Gerente de

Servicios.

11

Envo va correo interno a la Divisin de ecnologa,nombre de la Institucin, cdigo ICFES, origen,carcter, NIT, fecha de afiliacin, representantele al, rector, direcciones, telfonos fax.


12

Recepcin de comunicacin, en caso de la respuestapositiva para afiliacin, realizacin del pago del 25%del aporte inicial dentro de los seis meses siguientesa la ace tacin.

1440 MinutosInstitucin de Educacin

Superior.

13 Proceso de Ingresos de Caja. 540 Minutos PROCESO

14Entrega copia de ingreso a Recepcin para archivoen la Carpeta Institucional.

30 MinutosAsistente de Direccin

Econmica.

15Ingreso a la base de datos de toda la informacin delnuevo afiliado.

240 Minutos Directora de Tecnologa.

16 Archivo. 240 Minutos Auxiliar de Archivo.


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CODIGO5.GF 5.5P


OBJETIVOS:

Elaboracin y ejecucin del presupuesto del Fondo de acuerdo a lo dispuesto

en el Plan Anual a las necesidades proyectadas de las diferentes dependencias.



el proceso de presupuesto, a efecto de guiar en el desarrollo del mismo y evitar

la duplicidad de las acciones.

ALCANCE:

Aplica para todas las dependencias del Fondo.

RESPONSABLES:

Direccin Econmica, Contabilidad, Direccin de Tecnologa, Gerencia General y el

Consejo de Administracin.

PROVEEDORES:

Todas las dependencias del Fondo.

ENTRADAS:

Requerimientos y necesidades de las dependencias.

Normatividad interna.

Plan Estratgico.

Presupuesto ao anterior.

Proyeccin de entradas y salidas.


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CODIGO5.GF 5.5P



Proyeccin de las diferentes necesidades, salidas y fuentes de las dependencias

misionales y operativas.

Anlisis de cada rubro del presupuesto (Plan Estratgico, entradas y salidas).

Asociados a cuentas contables y centros de costo.

Construccin del modelo como proyecto del presupuesto anual.

Evaluacin y modificacin (si es el caso) de las entradas y salidas de recursos

del fondo.

Adopcin del presupuesto anual mediante acuerdo.

Alimentacin del modulo del sistema con la informacin presupuestal.

Proceso de pago y asignacin centro de costo. PROCESO.

Carga y opera cuentas contables, afectando el presupuesto.

Evaluacin trimestral y resumen de ejecucin presupuestal trimestral.

Evaluacin de cierre anual del consumo de recursos y de fuentes para

proyectar los mismos en el siguiente periodo.

Evaluacin trimestral por cada Programa junto con las Fichas Tcnicas de

Seguimiento.

SALIDAS:

Acuerdo de Presupuesto anual.

Ejecucin de pagos.

Informe de ejecucin de presupuesto.

CLIENTES:

Las dependencias misionales y de soporte del Fondo.


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PROCESO DE PRESUPUESTO


C - 1 EXACTITUD

Construye Proyecto del

Presupuesto anual, acorde

a metas del Plan

C - 2 AUTORIZADO

El Consejo deAdministracin adopta el

Presupuesto Anual

mediante Acuerdo

C - 3 INTEGRIDAD

Evala trimestralmente

Programas y Fichas

Tcnicas de seguimiento

C - 4 AUTORIZADO

La Gerencia General

autoriza compromiso con

respecto al Proceso de

Pago y asignacin del

centro de costo

C - 5 INTEGRIDAD

Evala en cierre anual las

fuentes y consumos de

recursos para la

proyeccin siguiente


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CODIGO5.GF 5.5P



PROCESO DE PRESUPUESTO


ESTIMADORESPONSABLE

1Proyeccin de las diferentes necesidades, salidas yfuentes de las dependencias misionales y operativas.


2Crea perfiles para el manejo de la informacin delmdulo en conectividad con Contabilidad para lae ecucin.

30 Minutos Directora de Tecnologa.

3Anlisis de cada rubro del presupuesto (PlanEstratgico, entradas y salidas), asociados a cuentascontables centros de costo.


4Construccin del modelo como proyecto delpresupuesto anual.

8640 MinutosDirector Econmico,

Secretario General y/oGerente General.

5Evaluacin y modificacin (si es el caso) de lasentradas y salidas de recursos del fondo.

420 Minutos Consejo de Administracin.

6 Adopcin del presupuesto anual mediante acuerdo. 420 Minutos Consejo de Administracin.

7 Alimentacin del modulo del sistema con lainformacin presupuestal. 120 Minutos Director Econmico.

8 Proceso de Egresos. 2367 Minutos PROCESO

9Carga y opera cuentas contables, afectando elpresupuesto.


10Evaluacin trimestral y resumen de ejecucinpresupuestal trimestral.


11Evaluacin de cierre anual del consumo de recursos yde fuentes para proyectar los mismos en el siguienteeriodo.


12Realiza evaluacin trimestral por cada Programa

junto con las Fichas Tcnicas de Seguimiento.420 Minutos Consejo de Administracin.


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3.10 PROCESO DE ENVIO DECORRESPONDENCIA

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CODIGO3.ARF 3 .4EC


OBJETIVO:Permitir a la Institucin, la organizacin de los pasos a seguir en el proceso de

envo de correspondencia, as como las tareas a realizar, a efecto de guiar en el

desarrollo de las mismas y evitar la duplicidad de las acciones.

ALCANCE:


RESPONSABLES:

Recepcin, Auxiliar Administrativo y mensajera externa.

PROVEEDORES:

La dependencia interesada de enviar correspondencia.

ENTRADAS:Documentacin para envo por correspondencia.


Entrega a recepcin la correspondencia para ser radicada.

Recibo de la correspondencia en original y copia, sella con numero consecutivo

y registra en Excel la fecha de envo, remitente, destinatario, centro de costo,

anexos, destinos, medio de envo, numero de radicado para respuesta yentrega.

Entrega personal. SI.

El destinatario recibe correspondencia en original y copia, firma, sella y

devolucin de copia al mensajero.


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CODIGO3.ARF 3 .4EC


Recepcin de copia de la correspondencia recibida y entrega a dependenciainteresada.

Recibe copia de correspondencia sellada y firmada.

Archivo.

Entrega personal. NO.

La empresa de mensajera recibe correspondencia del da antes de la 6:30

P:M., firma formato FODESEP de recibo, sea masivo o personal.

Genera y entrega gua semanal y factura cada mes. Proceso de Egreso. PROCESO.

SALIDAS:

Documento copia de la correspondencia enviada con el numero de radicado

como recibido.

Gua de entrega y factura mensual del servicio de mensajera externo.

CLIENTES:



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CODIGO3.ARF 3 .4EC



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CODIGO3.ARF 3 .4EC



PROCESO DE ENVIO DE CORRESPONDENCIA


C - 1 INTEGRIDAD

Sella nmero concecutivo y registraen tabla de EXCEL, la totalidad de la

correspondencia a enviar, con fecha,

remitente, destino, centro de costo,

anexos, medios de envo y radicado

para respuesta

C - 2 EXACTITUD

Recepcin debe verificar que el

mensajero entregue la totalidad de

las copias debidamente firmadas por

el destinatario de la correspondencia


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CODIGO3.ARF 3 .4EC



PROCESO DE ENVIO DE CORRESPONDENCIA


ESTIMADORESPONSABLE

1Entrega a recepcin la correspondencia para ser

radicada.

2 Minutos Dependencia interesada.

2

Recepcin de la correspondencia en original y copia,sella con numero consecutivo y registra en Excel lafecha de envo, remitente, destinatario, centro decosto, anexos, destinos, medio de envo, numero deradicado ara res uesta entre a.


3 Entrega personal. SI. 480 Minutos Auxiliar Administrativo.

4El destinatario recibe correspondencia en original ycopia, firma, sella y devolucin de copia almensa ero.

2 Minutos Destinatario.

5Recepcin de copia de la correspondencia recibida yentrega a dependencia interesada.


6 Recibe copia de correspondencia sellada y firmada. 1 Minuto Dependencia interesada.

7 Archivo. 1 Minuto Dependencia interesada y/oAuxiliar de Archivo.8 Entrega personal. NO. 960 Minutos Empresa de Mensajeria.

9La empresa de mensajera recibe correspondencia delda antes de la 6:30 P:M., firma formato FODESEP derecibo, sea masivo o personal.

2 Minutos Empresa de Mensajeria.

10 Genera y entrega gua semanal y factura cada mes. 480 Minutos Empresa de Mensajeria.11 Proceso de Egreso. 2367 minutos PROCESO


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3.11 PROCESO DE RECIBO DECORRESPONDENCIA

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CODIGO3.ARF 3.5RC


OBJETIVO:Proporcionar al Fondo el marco procedimental que servir de gua para el

desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva el

proceso de recibo de correspondencia, a efecto de guiar en el desarrollo de los

mismos y evitar la duplicidad de las acciones.

ALCANCE:


RESPONSABLES:

Recepcin, Gerencia General y la dependencia interesada.

PROVEEDORES:

Instituciones de Educacin Superior y dems que envan correspondencia al Fondo.

ENTRADAS:

Correspondencia recibida por el Fondo.


Recibo de correspondencia e impresin del reloj radicador de la hora, fecha y

consecutivo.

Ingreso de la informacin a tabla de Excel con numero de radicado, fecha,procedencia, asunto, nombre del remitente, numero de anexos, responsable

del asunto, tiempo de respuestas, deja espacio para firma del destinatario y

entrega a la Gerencia con formato de instruccin de correspondencia adjunto.


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CODIGO3.ARF 3.5RC


Revisin del asunto que trata la correspondencia, en el formato de instruccin,designa a quien se debe entregar la correspondencia y devuelve a Recepcin.

Registro en el cuadro de Excel el control de correspondencia y entrega a cada

dependencia designada.

Cada dependencia recibe la correspondencia y firma la planilla de control para

dejar constancia de recibido.

Da respuesta a la comunicacin.

Archivo.

SALIDAS:

Documento respuesta de la correspondencia recibida.

CLIENTES:



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PROCESO DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA


C - 1 EXACTITUD

Recepcin hace recibo de la

correspondencia, radica imprimiendo

hora, fecha y No. Consecutivo

C - 2 INTEGRIDAD

Recepcin debe registrar en la tabla

documental la totalidad de la

correspondencia recibida con No.

Radicado, fecha, procedencia, asunto,

remitente, No. Anexos, responsable,

tiempo de respuesta y entrega a

Gerencia para direccionamiento con

formato adjunto

C - 3 EXACTITUD

La dependencia interesada firma la

planilla control y recibe la

correspondencia


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CODIGO3.ARF 3.5RC



PROCESO DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA


ESTIMADORESPONSABLE

1Recibo de correspondencia e impresin del relojradicador de la hora, fecha y consecutivo.

1 Minuto Secretaria de Recepcin.

2

Ingreso de la informacin a tabla de Excel connumero de radicado, fecha, procedencia, asunto,nombre del remitente, numero de anexos,responsable del asunto, tiempo de respuestas, dejaespacio para firma del destinatario y entrega a laGerencia con formato de instruccin decorres ondencia adunto.


3Revisin del asunto que trata la correspondencia, enel formato de instruccin, designa a quien se debeentregar la correspondencia y devuelve a Recepcin.

1 Minuto Gerente General.

4Registro en el cuadro de Excel el control decorrespondencia y entrega a cada dependenciadesignada.


5Cada dependencia recibe la correspondencia y firmala planilla de control para dejar constancia derecibido.

2 Min

4937MANUAL_PROCESOS_PROCEDIMIENTOS

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