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Documento: YS-Info-12-S Título…….: Manual del Delegado Fecha….…: 15 de Agosto 2010 Autor.……: Ramón Santoyo V., XE1KK

Manual del Delegado Introducción: El Comité Ejecutivo de Región 2 en Lima 2009 recomendó la elaboración de un “Manual del Delegado” a fin de que los participantes en las Asambleas Generales, cuerpo supremo de IARU Región 2, tengan una visión completa del proceso de este evento y estén concientes de las acciones que antes, durante y después del evento deben de realizar. Todos los documentos con los que trabajaremos en la conferencia y a los que hace referencia este manual están disponibles en la página web del evento www.ElSalvador2010.org en la sección de “documentos”. Para obtener la clave de acceso favor de solicitarlo al Secretario de IARU Región 2 en el correo electrónico xe1kk@iaru.org. Los documentos estan disponibles para delegados, observadores y directivos de nuestras Sociedades Miembro.

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1. La Asamblea General La Asamblea General de Delegados de Región 2, o la Asamblea, es un evento se realiza cada 3 años en donde se reúnen las Sociedades Miembro IARU en la Región 2. A ella asisten:

• Delegaciones acreditadas de las Sociedades Miembro de Región 2 • Miembros del Comité Ejecutivo de la Región 2 • Observadores invitados del Consejo Administrativo de IARU • Observadores y representantes de las Regiones 1 y 3 de IARU • Observadores e invitados por Región 2 como importantes directivos de

la UIT o autoridades de telecomunicaciones.

XV Asamblea General en Trinidad y Tobago (2004)

La Asamblea es una reunión de trabajo; no es una convención de radioaficionados ni está abierta a los radioaficionados en general. Sin embargo es conveniente que los países que asisten lleven una delegación de varios miembros.

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El Secretario deberá recibir aviso por escrito anticipadamente sobre la composición exacta de cada delegación. La Asamblea que se celebrará en El Salvador en Octubre de 2010 es la número VXII desde la fundación de IARU Región 2 en 1964. Las asambleas que se han realizado hasta ahora en Región 2 son:

Año Asamblea Ciudad, País 1964 I Ciudad de México, México 1967 II Caracas, Venezuela 1970 III Ocho Ríos, Jamaica 1973 IV Santiago de Chile, Chile 1976 V Miami, EEUU 1978 VI Panamá, Panamá 1980 VII Lima, Perú 1983 VIII Cali, Colombia 1986 IX Buenos Aires, Argentina 1989 X Orlando, EEUU 1992 XI Curazao, Antillas Holandesas 1995 XII Cataratas del Niágara, Canadá 1998 XIII Isla Margarita, Venezuela 2001 XIV Ciudad de Guatemala, Guatemala 2004 XV Puerto España, Trinidad y Tobago 2007 XVI Brasilia, Brasil 2010 XVII Salinitas, El Salvador

En cada Asamblea los delegados eligen al Comité Ejecutivo que permanecerá en funciones hasta la siguiente. La Sociedad Miembro del país sede es responsable, junto con el Secretario de Región 2, de la organización de este complejo evento los que lo hacen de forma voluntaria y sin recibir retribución alguna.

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2. Operación de una Asamblea La Asamblea es presidida por el Presidente de Región 2 quien actúa como Presidente de la Asamblea pero sin derecho a voto, salvo para romper un empate. El Secretario de Región 2 es responsable de la minuta de las reuniones plenarias.

En la primera plenaria de la XVI Asamblea General en Brazilia (2007)

Cada Sociedad Miembro tiene derecho a nombrar un Jefe de Delegación o Delegado Principal, miembro activo esa Sociedad, que es el tiene el derecho a voto. Los miembros del Comité Ejecutivo tienen derecho de voz pero no de voto durante las reuniones de la Asamblea y no pueden actuar como delegados ni de su Sociedad Miembro ni de otra distinta. Las Sociedades Miembro que no asisten pueden ser representadas por otra Sociedad en la Asamblea. Cada Sociedad Miembro puede representar una sola Sociedad adicional que no participe. El aviso de representación debe de hacerse con anticipación, por escrito y ser dirigido al Secretario de Región 2. El momento límite para presentar este aviso es cuando los delegados presentan sus credenciales en la Asamblea.

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El número de Sociedades que asistan hacen quórum y los votos de la Asamblea se realizan por mayoría salvo los que modifiquen la Constitución que requieren el voto favorable de tres cuartas partes de los asistentes. Los votos son por señalamiento con las manos excepto para las elecciones que son por votación secreta.

Delegados con experiencia y juventud son el balance perfecto

Las sesiones de trabajo inician todos los días a las 9:00 horas salvo el lunes que la inauguración comienza a las 10:00 hs. Los eventos de IARU, por su naturaleza internacional, inician siempre puntualmente y se espera que los delegados, observadores y demás participantes estén ahí en punto de la hora requerida y vestidos de acuerdo al código establecido para cada ocasión.

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3. Tareas del Delegado a la Asamblea La labor de un Delegado inicia desde meses antes de la Asamblea. Sus actividades previas mas importantes son:

• Preparar y conocer perfectamente el informe trienal que su Sociedad va a presentar a la Asamblea.

• Leer los documentos de la conferencia y discutirlos con el cuerpo

directivo de su Sociedad.

• Entender cuales son los temas que se discutirán y cual es la posición

que su Sociedad tiene en cada uno de ellos.

• Evaluar con el cuerpo directivo de la Sociedad a los posibles

candidatos que se presenten a elección de Comité Ejecutivo y/o evaluar si su Sociedad presentará a alguno.

• Enviar al Secretario de Región 2 la carta que indique quienes son los

delegados de su Sociedad Miembro claramente indicando quién es el Delegado Principal con derecho a voto.

• Determinar si su Sociedad desea hacer una invitación para realizar en

su país una Asamblea.

Durante la Asamblea:

• Participar activamente en los Comités: es indispensable que lo hagan y es una de las principales razones de asistir a este evento. Por ello la insistencia de estudiar los documentos previamente y de que conozcan cual es la posición de la Sociedad que representan.

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• Llevar su computadora personal ya que es un evento es 100% digital.

Habrá Internet inalámbrico permanente en el área del evento.

• Presentarse puntualmente a las sesiones de trabajo y eventos. Todas inician 9:00 Hrs. salvo la Inauguración que comienza a las 10:00 Hrs. Las recepciones de la noche comienzan también a la hora anunciada.

• Aprovechar los momentos de descanso y eventos sociales para conocer

la posición de las otras Sociedades Miembro sobre los temas que se tratan y los distintos candidatos que se elegirán.

Tareas del Delegado después de la Asamblea:

• Comunicar a su Sociedad y a sus miembros de los resultados de la Asamblea.

• En el tiempo verificar que los acuerdos tomados se cumplan.

El éxito de una Asamblea es el resultado del esfuerzo colectivo de los asistentes.

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Delegados en la Asamblea General de Miami (1976)

4. Cronología de la Asamblea A continuación se describe someramente que es lo que el delegado estará realizando durante la Asamblea. 4.1 Registro El registro de delegados y observadores se realiza, en persona, durante el día anterior al evento o el lunes que incia el evento entre 8 y 9:30 horas. En ese momento los delegados recibirán el horario en detalle del evento, material de interés e instrucciones finales sobre el desarrollo de la Asamblea. La oficina del secretariado se encuentra en medio del área en donde se desarrollará la conferencia y es el lugar en donde estaremos atendiendo y ayudando a todos los participantes.

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4.2 Inauguración (Lunes 10 AM) Puntualmente el Presidente llama a sesión iniciando con la presentación de los invitados de honor, usualmente autoridades del país sede entre otros. Después de los discursos correspondientes se declara inaugurada la Asamblea. Muy importante:

• El Salvador el código de vestimenta en la inauguración, primera plenaria y la foto oficial es formal (traje o saco y corbata para los señores), el resto del evento, incluyendo las recepciones y cenas, es “ “casual de negocios” (No bermudas, shorts o camisetas tipo t-shirt).

• Favor de estar presente puntualmente para la inauguración del evento.

XI Asamblea General en Curazao (1992)

4.3 Primera Plenaria (Lunes) Terminando la inauguración inicia la Primera Plenaria que es la primera reunión de trabajo con todas las delegaciones. Iniciando se dan algunos avisos administrativos de importancia. Posteriormente se realiza la elección del tercer miembro del Comité F o

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Comité de Credenciales. Este Comité está encargado de revisar las cartas credenciales de cada delegado y de revisar si la Sociedad está al corriente de sus pagos. Cumplidos esos dos requisitos la Sociedad tiene derecho a votar. Este Comité de tres persona lo preside el Tesorero de Región 2 y actua como secretario el Secretario de Región 2. Después de un receso para tomar la fotografía oficial del evento continúa la Primera Plenaria. A partir de este momento y por el resto del evento el código de vestir es “casual de negocios”. En la segunda parte de la Primera Plenaria el Comité F informa a la Asamblea de las Sociedades Miembro que tienen, directamente o por medio de representante, derecho a voto. Lo mismo hará al iniciar la Segunda y Terceras Plenarias. Mas tarde se eligen entre los Delegados a los Presidentes y Secretarios de los siguientes Comités:

Comité A…..: Asuntos administrativos Comité B…..: HF y frecuencias inferiores Comité C…..: VHF y frecuencias superiores Comité D…..: Finanzas Comité E…..: Electoral

Los que resulten electos como presidentes y secretarios de comités deben necesariamente estudiar el documento YS-Info-11 “Preparación de los Informes de los comités de la plenaria” y cumplir lo que en el documento se pide. Favor de cuidar que el acta final de cada comité la reciba el Secretario de Región 2 por escrito, revisada y lista para su publicación en formato Microsoft Word en español y/o inglés, a mas tardar a las 18:00 horas del Miércoles 16 de Octubre de 2010. También en la primera plenaria el Secretario de Región 2 distribuirá las planillas impresas para nombramiento de candidatos para el Comité Ejecutivo de Región 2. Esta plantilla puede consultarse en la sección de

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documentos con el número YS-E-01. El presidente del comité E, comité electoral, debe de recibir esas planillas debidamente llenadas y firmadas a mas tardar las 16:00 horas del miércoles, 6 de Octubre de 2010. Iguelmente en la primera plenaria se distribuirá un listado con los miembros actuales del Comité Ejecutivo 2 deseosos de presentarse para reelección. Los candidatos a Comité Ejecutivo deben de proporcionar su curriculum vitae de radio. Favor de traerlo preparado y traducido al inglés y español.

XII Asamblea General en Cataratas del Niágara (1995)

4.4 Los comités de trabajo. Los comités de trabajo se reunirán en los salones previamente definidos el lunes, martes y parcialmente el miércoles si su carga de trabajo lo requiere. El presidente de cada comité dirigirá las reuniones y su secretario tomará notas con el fin de escribir las minutas de las reuniones. Los comités trabajarán primariamente con los documentos asignados a ellos y también podrán trabajar con otros documentos no asignados específicamente, si lo consideran adecuado y necesario.

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El comité A es responsable de la revisión de los reportes recibidos por la Asamblea así como los que se encuentran en el subdirectorio “comité A” en la página web. En caso de que el número de temas a tratar lo amerite el comité B y C pueden actuar unidos en un solo comité. Los comités E y F tienen procedimientos operativos definidos los cuales pueden consultarse en el documento “Region 2 SOP” que se encuentra en el subdirectorio “IARU R2 * Legal” en la sección de documentos. Estos procedimientos hablan de la elección y por tanto son del interés de todos los participantes. 4.5 Segunda Plenaria (Miércoles) Durante la segunda plenaria el Secretario de Región 2 solicita a los Delegados la entrega de las plantillas para nombramientos de candidatos a Comité Ejecutivo de Región 2. Los Presidentes de el resto de los comités informarán de los avances y si han concluido sus trabajos. El comité E, comité electoral, informará de los candidatos registrados para la elecciones. Cada candidato tendrá la oportunidad, en 2 minutos, de hacer una declaración oral en apoyo a sus respectivas candidaturas al Comité Ejecutivo de la Región 2. El comité F, comité de credenciales, informará de cualquier cambio o adición en las Sociedades Miembro con derecho a voto. 4.6 Día libre (Jueves) El jueves todos los delegados y observadores tienen el día libre el cual

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aprovechan para reflexionar de lo sucedido los anteriores y analizar los candidatos que se presentan a la elección que se llevará a cabo el viernes. En el momento de registro se informará de las escurciones disponibles para ese día. El Secretario de IARU Región 2, junto con el equipo del secretariado, trabajarán ese día en preparar las minutas de los diferentes comités y el documento de trabajo de la tercera plenaria. 4.7 Tercera Plenaria (Viernes) El comité F, comité de credenciales, informará de cualquier cambio o adición en las sociedades miembro con derecho a voto quedando finalmente definido cual es el máximo total de votos en la elección. Cada presidente de comité presentará cada una de las resoluciones que proponga su comité las cuales se someterán a votación de la asamblea. Estas pueden ser aceptadas, modificadas o desechadas.

Comité Ejecutivo electo en Isla Margarita (1998)

Al terminar el presidente del comité E, comité electoral, procederá a realizar la votación secreta para elegir directivos de IARU Región 2 (Presidente, Vicepresidente, Secretario y Tesorero) y de Directores de Área (Áreas A, B,

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C, D, E, F y G) realizando después de cada una de ellas el conteo e informando inmediatamente de los resultados. Posteriormente el Presidente de Región 2 someterá a votación sede de la XVIII Asamblea General de Delegados de IARU Región 2 de entre las ciudades propuesta previamente. Al terminar el Presidente de Región 2 dará hará las reflexiones finales y se dará por concluida la Asamblea. 5. Otras consideraciones para El Salvador 2010 El hotel es un “todo incluido”. Todos los desayunos y los almuerzos son libres. Las recepciones y cenas tienen un lugar definido el cual se encontrará en el horario detallado que se entregará en el registro. Es conveniente portar el gafete del evento todo el tiempo. Gracias a las gestiones del CRAS todos los radioaficionados que asistamos podremos salir al aire conmo YS/indicativo (ej. YS/XE1KK). Habrá también una estación con indicativo especial disponible para operar: YS0IARU. Favor de solicitar informes en la oficina del secretariado. El Salvador tiene una red de repetidoras muy eficiente. Las principales repetidoras disponibles son:

Nombre Frecuencia Split / Tono Cobertura Apaneca 147.090 + 600/156.7 Sonsonate con enlace con

146.940 en San Salvador Boquerón 146.940 - 600/156.7 San Salvador

Cerro Verde 146.760 - 600/156.7 Sonsonate Durante el evento cualquier tema relacionado con su organización y logística favor de contactar al Secretario de Región 2, al Coordinador del Evento por parte de CRAS o a los voluntarios que estarán en la oficina del secretariado.