ENSAYO SOBRE GESTIÓN DE PROYECTOS

YANITHZA GUERRERO

Presentado a:

JOSE JULIAN LIZCANO DALLOS

UNIVERSIDAD DE SANTANDER

MAESTRIA EN GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA EDUCATIVA

MODULO GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGÍA EDUCATIVA

2015

GESTIÓN DE PROYECTOS

Un proyecto es un conjunto de actividades secuenciales y lógicas que son coordinadas y

verificadas teniendo en cuenta unos tiempos asignados con el objetivo de satisfacer una

necesidad que ha sido previamente identificada. La construcción de un proyecto significa abrir

un proceso en donde la dirección de proyectos gestione y organice diferentes actividades

apoyada en diferentes actores (stakeholders) quienes guían un trabajo colaborativo para

identificar y ejecutar las diferentes fases del proyecto.

La viabilidad de un proyecto debe considerar diferentes aspectos como son: Proceso de

evaluación y autoevaluación, recursos disponibles y necesarios, implementación y

sistematización, planificación y costes, entre otros aspectos. Pensar en un proyecto, es establecer

las acciones necesarias para llevarlo a cabo, definiendo criterios y principios que orienten las

estrategias que se deben desarrollar. Es por ello, que un proyecto involucra aspectos muy

importantes que deben ser revisados previamente, determinando objetivos claros y realizables en

determinado tiempo. En el ámbito educativo, los proyectos impactan en el tiempo, el espacio y

los recursos, el trabajo de los docentes y de los estudiantes, pero principalmente, impactan en

toda la cultura institucional. Es necesario, que los proyectos educativos posean características

dinámicas, que contribuyan a la motivación e interés de los involucrados.

La gestión de proyectos es entendida como una disciplina que globaliza la definición,

planificación e implementación de diferentes estrategias con la finalidad de alcanzar los logros u

objetivos propuestos en un proyecto; de igual forma, dirige y controla el desarrollo del mismo

teniendo en cuenta unos costos mínimos y un tiempo especificado. Es necesario recalcar que un

proyecto hace parte de un contexto y entorno social, dentro del cual puede afectar positiva o

negativamente o diferentes individuos u organizaciones. De esta forma, llegamos al concepto de

Stakeholders, que son las partes interesadas y son quienes pueden afectar o verse afectados con

la ejecución del proyecto, dentro de ellos podemos encontrar: trabajadores, organizaciones,

accionistas, proveedores, clientes, miembros del equipo de trabajo, patrocinadores, etc.

La gestión de la integración de un proyecto hace referencia, como su nombre lo indica, a la

integración y unificación de procesos y actividades necesarias para coordinar los elementos del

proyecto. El director de proyectos puede utilizar la gestión de integración para ordenar todas las

partes del proyecto teniendo en cuenta el tiempo, costo y producto acordado. La gestión de

integración en las instituciones educativas se ve ejemplificada por la Ley 715 de 2001 en donde

se trazaron los lineamientos para la integración institucional. Básicamente, es un proyecto global

en donde se integran pequeñas instituciones educativas y se asocian para crear una sola

institución con un enfoque coherente y eficaz enmarcados en el entorno socio cultural de la

comunidad. De allí podemos partir para hacer otros programas en donde vivenciemos la

integración de proyectos. En el ámbito educativo es muy importante este enfoque, ya que

nuestro diario vivir nos permite correlacionar varios aspectos para integrar y transversalizar los

proyectos.

La gestión del alcance comprende todas las actividades que permitan garantizar el

cumplimiento de las labores necesarias para lograr los objetivos trazados. En el contexto del

proyecto, el alcance puede tener dos dimensiones:

Alcance del producto: Son las características y funciones que caracterizan a un producto,

servicio o resultado.

Alcance del proyecto: Es el trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o

resultado con las funciones y características especificadas.

La gestión del alcance es de suma importancia en los proyectos que se desarrollan en las

instituciones educativas ya que se deben planear y ejecutar varias actividades y labores que

permitan alcanzar el objetivo trazado de acuerdo al proyecto que se quiera desarrollar. En una

institución educativa se llevan a cabo varios proyectos a la vez, pero desafortunadamente, en

algunos casos no se han planeado adecuadamente y los pasos que se llevan a cabo para

desarrollarlos no son los más adecuados, generando desorden y trabajos innecesarios y en

muchos casos no se concluyen adecuadamente los proyectos.

La gestión de tiempo estima los tiempos promedios, máximos y mínimos que deben tener

cada una de las actividades planeadas, incluyendo la fecha de entrega del producto. Con la

gestión de tiempo se identifican las actividades, su secuencia lógica, la duración de cada uno y

por ende el cronograma general del proyecto, su supervisión y control. Existen dos métodos o

diagramas de redes que se utilizan para representar gráficamente las relaciones entre las

actividades del proyecto: El método PDM (Predence Diagramming Method) y el método ADM

(Arrow Diagramming Method). El primero utiliza nodos para representar las actividades y se

conectan mediante flechas, es el más utilizado por las aplicaciones informáticas de gestión de

proyectos. El segundo utiliza flechas para representar las actividades.

La gestión de tiempo en los proyectos educativos tienen una gran relevancia debido a que

cada proyecto debe ser controlado y supervisado de forma tal que las actividades se lleven a cabo

en los tiempo requeridos por la institución, por la secretaria de educación o por entes ajenos a

ella (Bienestar Familiar, Bomberos, Defensa Civil, Universidades, etc). Es necesario planear

adecuadamente los cronogramas y ejecutarlos de forma transversal a las múltiples actividades

que se deben llevar a cabo en las colegios, sin afectar las actividades netamente académicas

(clases). En la mayoría de las instituciones educativas no se realiza una planeación adecuada de

los proyectos definiendo métodos para llevar acabo la secuencia lógica de las actividades.

La gestión de costes incluye toda la planeación de actividades que permitan concluir el

proyecto adecuadamente sin excederse del presupuesto asignado. También permite gestionar los

ingresos para minimizar la financiación y maximizar los ingresos. Existen diferentes tipos de

costos asociados a los proyectos: Coste de ciclo de vida, costes fijos, costes variables, costes

directos, costes indirectos, gastos generales, carga horaria, carga de materiales, costes

recurrentes, costes no recurrentes, escalación de costes y curva de experiencia. Dentro de las

instituciones educativas se manejan diferentes recursos, los cuales son designados en algunos

casos para proyectos educativos, sin embrago, en muchas instituciones, especialmente en las

públicas, los presupuestos asignados son casi nulos y por lo tanto muchos proyectos no se

pueden llevar a cabo por la falta de apoyo gubernamental. Sin embargo, es necesario que la

integración de proyectos permita que la institución adecue el presupuesto y por lo tanto se

desarrollen proyectos importantes y de impacto en la comunidad minimizando los gastos y

maximizando la productividad.

Es aquí en donde cobra importancia cada una de las gestiones tratadas, ya que las

instituciones educativas deben resaltar la importancia de cada una de ellas y trabajarlas de la

forma más adecuada, ajustándose a su entorno y las posibilidades de cada colegio. Los recursos

humanos, de tiempo, de coste y alcance permiten llevar a cabo proyectos de mayor trascendencia

en la comunidad educativa y de ello se deriva un mejor ambiente de enseñanza aprendizaje ya

que por medio de los proyectos toda la comunidad educativa se ve focalizada a un mismo

objetivo y los aprendizajes de los estudiantes serán más vivenciales y reales.