Yadira Rebeca Coronel Zurita ING. Christian López Pinargote, MAE...

Universidad de Guayaquil

Facultad de Ciencias Administrativas

Contaduría Pública Autorizada

Tesis presentada como requisito para optar por el título de Contador Público

Autorizado

Tema:

“Desarrollo de herramienta preventivas para el control de carteras en el sector alimenticio

de Guayaquil”

Autores:

Yadira Rebeca Coronel Zurita

Fausto Eduardo Gavela Vera

Tutor:

ING. Christian López Pinargote, MAE

Palabras claves:

DESARROLLO, HERRAMIENTA, CONTROL, CARTERAS, ALIMENTICIO

Guayaquil, 2019

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA

TEMA:

“DESARROLLO DE HERRAMIENTA PREVENTIVAS PARA EL CONTROL DE

CARTERAS EN EL SECTOR ALIMENTICIO DE GUAYAQUIL”

AUTOR:



DOCENTE TUTOR

Christian Xavier López Pinargote

GUAYAQUIL, ENERO 2019

i

FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN CERTIFICADO

PORCENTAJE DE SIMILITUD

Habiendo sido nombrado ING. CHRISTIAN LÓPEZ PINARGOTE, MAE, tutor del trabajo

de titulación certifico que el presente trabajo de titulación ha sido elaborado por GAVELA

VERA FAUSTO EDUARDO, con C.I. 0952575991 y CORONEL ZURITA YADIRA

REBECA, con C.I. 0927520437, con mi respectiva supervisión como requerimiento parcial

para la obtención del título de CONTADOR PÙBLICO AUTORIZADO

Se informa que el trabajo de titulación: “DESARROLLO DE HERRAMIENTAS

PREVENTIVAS PARA EL CONTROL DE LA CARTERA EN EL SECTOR ALIMENTICIO

DE GUAYAQUIL”, ha sido orientado durante todo el periodo de ejecución en el programa

antiplagio URKUND quedando el 5% de coincidencia.

--------------------------------------------------------------

Ing. Christian López Pinargote, MAE

C.I. Nº. 0919097089

ii


FACULTAD DE CIENCIAS ADMIISTRATIVAS


REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA

FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN

TÍTULO Y SUBTÍTULO: DESARROLLO DE HERRAMIENTAS PREVENTIVAS PARA

EL CONTROL DE LA CARTERA EN EL SECTOR ALIMENTICIO DE GUAYAQUIL

AUTOR/ES: Yadira Rebeca Coronel Zurita


TUTOR: Christian Xavier López Pinargote

REVISOR (A): Ing. Lenin Chagerben MAE.

INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ciencias Administrativas

CARRERA: Contaduría Pública Autorizada

GRADO OBTENIDO:

FECHA DE PUBLICACIÓN: N° DE PÁGS.: 85

ÁREAS TEMÁTICAS: Contabilidad

PALABRAS CLAVES/ KEYWORDS: Control de cartera, control interno, herramientas

preventivas.

RESUMEN/ABSTRACT (150-250 palabras): Este trabajo de titulación se lo realizo con el

fin de desarrollar herramientas preventivas para el control de la cartera en una empresa del

sector alimenticio de Guayaquil, dado que el control de este no está siendo fiable para la

entidad. Para poder realizar nuestro trabajo investigativo y obtener la información prudente

para su análisis, se visitó el lugar tomando así datos relevantes para nuestra investigación,

haciendo las encuestas a las personas estrechamente vinculadas al proceso que implicaba el

control de cartera, todo esto con la finalidad de encontrar con más exactitud las falencias

percibidas en el negocio, dando nuestro punto de vista que con nuestros resultados y propuesta

planteada se podrá mejorar gran parte de los procesos y control de cartera del negocio.

N° DE REGISTRO: N° DE CLASIFICACIÓN:

DIRECCIÓN URL:

ADJUNTO PDF SI ( X ) NO ( )

CONTACTO CON AUTOR/ES: Teléfono: E-mail:

CONTACTO CON LA

INSTITUCIÓN

Nombre: Abg. Elizabeth Coronel

Teléfono: (04) 2848487 EXT.123

E-mail: [email protected]

mailto:[email protected]

iii




Certificado del tutor

Ha sido nombrado Christian Xavier López Pinargote, tutor del trabajo de titulación

“DESARROLLO DE HERRAMIENTAS PREVENTIVAS PARA EL CONTROL DE LA

CARTERA EN EL SECTOR ALIMENTICIO DE GUAYAQUIL”, certifico que el presente

trabajo de titulación, elaborado por Yadira Rebeca Coronel Zurita con C.I. Nº 0927520437 y -

Fausto Eduardo Gavela Vera, con C.I. Nº 0952575991, con mi respectiva supervisión como

requerimiento parcial para la obtención del título de Contador Público Autorizado, en la

Carrera de Contaduría Pública Autorizada, Facultad de Ciencias Administrativas, ha sido

REVISADO Y APROBADO en todas sus partes, encontrándose apto para su sustentación.

Atentamente,

------------------------------------------------------

Christian Xavier López Pinargote

Tutor de Trabajo de Titulación

C.I. 0919097089

iv




Licencia Gratuita Intransferible y no Exclusiva para el uso no Comercial de la Obra

con Fines no Académicos

Nosotros, Yadira Rebeca Coronel Zurita con C.I. Nº 0927520437 y Fausto Eduardo Gavela

Vera, con C.I. Nº 0952575991, certifico que los contenidos desarrollados en este trabajo de

titulación, cuyo título es “DESARROLLO DE HERRAMIENTAS PREVENTIVAS PARA

EL CONTROL DE LA CARTERA EN EL SECTOR ALIMENTICIO DE GUAYAQUIL”,

son de mi absoluta propiedad y responsabilidad Y SEGÚN EL Art. 144 del CÓDIGO

ÓRGANICO DE LA ECOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E

INNOVACIÓN*, autorizo el uso de una licencia gratuita intransferible y no exclusiva para el

uso no comercial de la presente obra con fines no académicos, en favor de la Universidad de

Guayaquil, para que haga uso del mismo, como fuera pertinente.

------------------------------------------ -----------------------------------------------

Yadira Rebeca Coronel Zurita Fausto Eduardo Gavela Vera

C.I. 0927520437 C.I. 0952575991

* CÓDIGO ÓRGANICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS,

CREATIVIDAD E IMNOVACIÓN (registro Oficial n. 899-Dic./2016) Artículo 114.- De los titulares

de derechos de obras creadas en las instituciones de educación superior y centros educativos.- En el

caso de las obras creadas en centros educativos, universidades, escuelas politécnicas, institutos

superiores técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de artes y los conservatorios superiores, e institutos

públicos de investigación como resultado de su actividad académica o de investigación tales como

trabajos de titulación, proyectos de investigación o innovación, artículos académicos, u otros análogos,

sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia, la titularidad de los derechos patrimoniales

corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento tendrá una licencia gratuita, intransferible

y no exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines académicos.

v




Dedicatoria

En primer lugar, este trabajo de titulación lo dedico a mis padres, por su trabajo, sacrificio,

apoyo y amor que me brindaron en todos estos años de estudio, ya que gracias a ellos he

podido lograr culminar una etapa más de mi vida y convertirme en lo que hoy soy, tener el

orgullo y el privilegio de tenerlos como padres.

Así mismo a todas las personas que nos han apoyado y han hecho posible que el proyecto

se realice y termine con éxito, principalmente a aquellas personas que compartieron sus

conocimientos para poder lograr un trabajo excelente.


vi




Dedicatoria

Mi trabajo de titulación lo dedico ante todo a Dios por guiarme y darme esa sabiduría

durante este camino, a mis amados padres: Fausto Rene Gavela Carvajal y Yuri de los

Ángeles Vera González que desde siempre me apoyaron, dándome su amor, comprensión,

cariño y paciencia; siendo así mis pilares del día a día. Sobre todo, por brindarme mediante

sus sacrificios la educación que ahora se ve reflejada en mí tanto como persona y como un

profesional que el cual ya me considero, decirle que los amo con todo mi corazón que a pesar

de las dificultades que se nos presentaron hemos podido salir adelante. A mis hermanos que

su apoyo y consejos fueron piezas esenciales para ciertas decisiones que tuve que tomar.


vii




Agradecimiento

Agradezco a mis padres por su ayuda en todo momento, de igual manera a mi compañero de

tesis, a la Universidad de Guayaquil, a toda la Escuela de CPA, a mis docentes quienes con

la cátedra impartida de sus conocimientos hicieron que pueda día a día crecer como

profesional.

Finalmente quiero expresar mi más grande y sincero agradecimiento al máster. Christian

López, principal colaborador y tutor durante todo el proceso, quien con su dirección,

conocimiento, enseñanza y colaboración permitió́ el desarrollo de este trabajo hasta su

culminación


viii




Agradecimiento

Mis más grandes agradecimientos a Dios por darme esa fuerza espiritual la cual me fue

primordial para mí, y a toda mi familia que sin el apoyo de mis padres todo esto no pudo

haberse dado que en todo momento estuvieron allí para darme su amor y cariño, y que los

amo con toda mi alma, siendo así esa fuerza que a lo largo de todo mi camino fue lo más

importante, a mi enamorada Vanessa que durante todo este tiempo estuvo dándome esos

ánimos necesarios, así mismo agradecerle a todos los docentes la cual impartieron sus clases

y experiencias, con un profesionalismo, en especial a nuestro tutor Christian López que nos

dirigió de una manera formidable, siendo ese guía fundamental para que este proyecto de

tesis se haya podido culminar de una manera correcta.


ix




“Desarrollo de Herramientas Preventivas para el Control de la Cartera en el Sector

Alimenticio de Guayaquil”

Autores: Yadira Rebeca Coronel Zurita


Tutor: Christian Xavier López Pinargote

Resumen

Este trabajo de titulación se lo realizo con el fin de desarrollar herramientas preventivas

para el control de la cartera en una empresa del sector alimenticio de Guayaquil, dado que el

control de este no está siendo fiable para la entidad. Para poder realizar nuestro trabajo

investigativo y obtener la información prudente para su análisis, se visitó el lugar tomando así

datos relevantes para nuestra investigación, haciendo las encuestas a las personas

estrechamente vinculadas al proceso que implicaba el control de cartera, todo esto con la

finalidad de encontrar con más exactitud las falencias percibidas en el negocio, dando nuestro

punto de vista que con nuestros resultados y propuesta planteada se podrá mejorar gran parte

de los procesos y control de cartera del negocio.

Palabras clave: Control de cartera, control interno, herramientas preventivas.

x

U NIVERSITY OF GUAYAQUIL

FACULTY OF ADMINISTRATIVE SCIENCES

SCHOOL OF PUBLIC AUTHORIZED ACCOUNTANCY

“Development Of Preventive Tools For The Control Of The Portfolio In The Food

Sector Of Guayaquil”

Authors: Yadira Rebeca Coronel Zurita


Tuthor: Christian Xavier López Pinargote

Abstract

This titling work was carried out in order to develop preventive tools for the control of the

portfolio in a company in the food sector of Guayaquil, given that the control of this is not

being reliable for the entity. In order to carry out our investigative work and obtain prudent

information for analysis, we visited the place taking relevant data for our research,

conducting surveys to people closely linked to the process involved in portfolio control, all

with the purpose of find more accurately the flaws perceived in the business, giving our point

of view that with our results and proposed proposal will be able to improve much of the

processes and control of the business portfolio.

Keywords: Portfolio control, internal control, preventive tools.

xi

ÍNDICE

Certificado del tutor .............................................................................................................iii

Dedicatoria ............................................................................................................................ v

Dedicatoria ........................................................................................................................... vi

Agradecimiento ................................................................................................................... vii

Agradecimiento ..................................................................................................................viii

Introducción .......................................................................................................................... 1

Capítulo 1 .............................................................................................................................. 2

1.1. Planteamiento del problema ................................................................................. 2

1.2. Formulación y sistematización del problema ...................................................... 3

1.2.1. Formulación de la pregunta de investigación. .................................................. 3

1.2.2. Sistematización de la pregunta de investigación. ............................................. 4

1.3. Objetivos de la investigación ............................................................................... 4

1.3.1. Objetivo general ............................................................................................... 4

1.3.2. Objetivos Específicos ....................................................................................... 4

1.4. Justificación del proyecto .................................................................................... 4

1.4.1. Justificación teórica. ......................................................................................... 4

1.4.2. Justificación práctica. ....................................................................................... 5

1.4.3. Justificación metodológica. .............................................................................. 6

1.5. Delimitación de la investigación .......................................................................... 7

1.6. Hipótesis general .................................................................................................. 7

1.6.1. Variable Dependiente. ...................................................................................... 7

xii

1.6.2. Variable Independiente. ................................................................................... 7

1.6.3. Operacionalización de las variables ..................................................................... 8

Capítulo 2 .............................................................................................................................. 9

Marco de referencia ............................................................................................................... 9

2.1. Antecedentes de la investigación ......................................................................... 9

2.2. Teorías generales y sustantivas .......................................................................... 11

2.2.1. Control interno. .............................................................................................. 11

2.2.2. El crédito. ....................................................................................................... 13

2.2.3 La cobranza. ....................................................................................................... 18

2.2.4 Cuenta incobrable. .............................................................................................. 19

2.3 Marco contextual ....................................................................................................... 20

2.3.1 Misión. ............................................................................................................... 20

2.3.2 Visión. ................................................................................................................ 20

2.3.3 Valores. .............................................................................................................. 20

2.3.4 Estructura Organizacional. ................................................................................. 21

2.4 Marco conceptual ...................................................................................................... 22

2.5 Marco legal ................................................................................................................ 25

2.5.1 Superintendencia de Compañías. ....................................................................... 25

2.5.3 Servicio de Rentas Internas. ............................................................................... 26

2.5.4 Ley de Régimen Tributario Interno. ................................................................... 26

2.5.5 NIIF 7: Instrumentos Financieros. - Información a Relevar. ............................. 27

xiii

2.5.6 Código orgánico monetario y financiero. ........................................................... 28

Capítulo 3 ........................................................................................................................ 29

3.1. Diseño de la investigación.............................................................................. 29

3.2. Tipo de investigación ......................................................................................... 29

3.3. Población y muestra ........................................................................................... 30

3.4. Técnica e instrumentos de investigación ........................................................... 32

3.4.1. Encuesta. ........................................................................................................ 32

3.5. Procesamiento de la información ....................................................................... 33

3.5.1. Aplicación y análisis de la encuesta. .............................................................. 33

3.6. Evaluación financiera a las cuentas por cobrar. ................................................. 44

3.6.1. Nivel de inversión de cuentas por cobrar. ...................................................... 44

3.7. Validación de las variables. ............................................................................... 45

Capítulo 4 ............................................................................................................................ 47

La propuesta ........................................................................................................................ 47

4.1. Tema .................................................................................................................. 47

4.2. Justificación ....................................................................................................... 47

4.3. Objetivo General ................................................................................................ 48

4.4. Objetivos específicos ......................................................................................... 48

4.5. Desarrollo de la propuesta ................................................................................. 48

4.1.1. Políticas preventivas. ...................................................................................... 49

4.1.2. Políticas de mejora de ejecución. ................................................................... 50

xiv

4.1.3. Políticas de recuperación. ............................................................................... 51

4.6. Manual de procedimientos para el área de crédito y cobranzas del sector

alimenticio52

4.7. Plan de acción para la implementación de estrategias de control en la gestión de

cobranza según COSO III .................................................................................................... 66

Conclusiones ....................................................................................................................... 69

Recomendaciones ................................................................................................................ 70

Referencias Bibliográficas .................................................................................................. 71

Apéndice A .......................................................................................................................... 74

Apéndice B ...................................................................................................................... 77

xv

Índice de tablas

Tabla 1 Operacionalización de las variables ......................................................................... 8

Tabla 2 Políticas de crédito ................................................................................................. 34

Tabla 3 Charlas del manejo del crédito ............................................................................... 35

Tabla 4 Oportunidad de recibir capacitaciones ................................................................... 36

Tabla 5 Capacidad de ejercer funciones y procedimientos de cobro .................................. 37

Tabla 6 Evaluaciones individuales por cliente .................................................................... 38

Tabla 7 Procedimientos para la aprobación de los créditos ................................................ 39

Tabla 8 Implementación de procedimientos ....................................................................... 40

Tabla 9 Gestión de las cuentas atrasadas ............................................................................ 41

Tabla 10 Resúmenes sobre cuentas vencidas ...................................................................... 42

Tabla 11 Implementación de manual de políticas y procedimientos .................................. 43

Tabla 12 Políticas preventivas ............................................................................................ 49

Tabla 13 Políticas de mejoras de ejecución ........................................................................ 50

Tabla 14 Política de recuperación ....................................................................................... 51

Tabla 15 Procesos y Subprocesos ....................................................................................... 52

Tabla 16 Estrategias de control componente entorno de control ........................................ 66

Tabla 17 Estrategias de control componente evaluación de riesgos ................................... 67

Tabla 18 Componentes actividades de control, información y comunicación, monitoreo 68

xvi

Índice de figuras

Figura 1. Estructura organizacional. .................................................................................. 21

Figura 2. Políticas de crédito ............................................................................................. 34

Figura 3. Charlas del manejo del crédito .......................................................................... 35

Figura 4. Oportunidad de recibir capacitaciones ............................................................... 36

Figura 5. Capacidad de ejercer funciones y procedimientos de cobro .............................. 37

Figura 6. Evaluaciones individuales por cliente ................................................................ 38

Figura 7. Procedimientos para la aprobación de los créditos ............................................ 39

Figura 8. Implementación de procedimientos ................................................................... 40

Figura 9. Gestión de cuentas atrasadas .............................................................................. 41

Figura 10. Resúmenes sobre cuentas vencidas .................................................................. 42

Figura 11. Implementación de manual de políticas y procedimientos .............................. 43

1

Introducción

A nivel empresarial, en ciertos casos la recaudación de cartera suele ser un problema dado

que cuyos procesos se ven limitados al tiempo límite que se ha efectuado el contrato, siendo

así el área de cobranzas el principal implicado que estos procesos se den de manera correcta,

la cual es importante contar con un control interno que sea eficaz para que dichos procesos se

cumplan de manera correcta, al mismo tiempo contar con políticas adecuadas para el mismo

establecidos por la misma empresa. El primer capítulo podremos ver que nos focalizamos en

la problemática dentro de la entidad dándonos un panorama de la situación mucho más clara,

el segundo capítulo contiene información teórica primordial de aquellos autores que con sus

aportes científicos han podido ser de gran ayuda para esta investigación. El tercer capítulo

nos muestra el diseño de la metodología, los instrumentos, herramientas que dieron como

resultado información pertinente para proceder con nuestra investigación. El cuarto capítulo

presentaremos nuestra propuesta planteada apoyada con la información que nos fue brindada

estableciendo así las estrategias y procedimientos adecuados para nuestro trabajo de

investigación

2

Capítulo 1

El Problema

1.1. Planteamiento del problema

A nivel mundial, las empresas privadas realizan sus actividades con la finalidad de obtener

ganancias, sin embargo, muchas de ellas ejecutan sus recaudaciones y/o cobranzas sin mayor

precisión, esto es a causa de que no existe la recaudación total de las deudas, lo cual con el

tiempo conlleva a tener inconvenientes de liquidez que afectan directamente al desarrollo

normal de las actividades dentro de las entidades, provocado que los negocios caigan en

situaciones económicas críticas, donde la toma de decisiones financieras por parte de los

administradores se convierte en el punto esencial de sobrevivencia dentro de los mercados

altamente competitivos. En toda organización resulta indispensable implementar

procedimientos que permitan tener controles efectivos de los procesos existentes o que

permitan la detección de posibles problemas y las soluciones pertinentes, para de esta manera

alcanzar los objetivos de la empresa planteados al inicio de un período.

En la actualidad, una gran cantidad de empresas en Ecuador están compuestas por

capitales familiares, donde se establecen y aplican políticas, sistemas a beneficio económico

propio. La existencia de control en las cuentas por cobrar resulta ser sumamente importante

debido a que afecta primordialmente a la fluidez económica empresarial. Sin embargo, el alto

índice de morosidad en la cartera de las entidades deteriora la calidad crediticia y aumentan

los gastos para conservar adecuados indicadores de cobertura, inmersos al proceso que se

lleva a cabo para dar seguimiento oportuno a los clientes que por diversas circunstancias

dejan de pagar o se atrasan en los pagos. Es importante reconocer que la falta de

preocupación en la recuperación de la cartera vencida es una de las debilidades que afectan a

3

las instituciones, de igual forma el desarrollo inadecuado de las actividades de cobranza

dentro de una sociedad genera dificultades en el manejo de efectivo, el servicio ofrecido es

pésimo e incluso no se manejan de forma correcta los distintos recursos, provocando que las

sociedades disminuyan sus utilidades, retraso ante el desarrollo y dejan escapar oportunidades

de inversión en nuevos proyectos.

Algunas de las empresas dedicadas a la comercialización de alimentos en la ciudad

actualmente tienen un manual deficiente, otras entidades en la gran mayoría no poseen un

efectivo sistema de cobro; esto se debe a la inexistencia de un departamento de cobranzas o

un manual de funciones establecido; lo antes mencionado ocasiona que cada uno realice su

trabajo de la forma que mejor le parezca, otro inconveniente es la falta de un supervisor que

controle y vigile el cobro de cartera y el registro contable de las transacciones de manera

oportuna. Evaluar este rubro representativo le permite al recurso humano de la organización

conocer un poco más de sus obligaciones y los pasos o estrategias para poder cumplir con

esta función. Así mismo este proceso de evaluación está dirigido a mejorar el control de

cuentas por cobrar para incrementar su rotación, analizar el proceso de créditos a clientes,

aplicar sistema de control interno y sugerir operaciones con la finalidad de proporcionar

liquidez.

1.2. Formulación y sistematización del problema

1.2.1. Formulación de la pregunta de investigación.

¿Cómo afecta la falta de herramientas preventivas para el control en el área de crédito y

cobranza para la recuperación de las recaudaciones?

4

1.2.2. Sistematización de la pregunta de investigación.

• ¿Cuáles son las políticas de crédito existentes en el área de crédito y cobranza de las

empresas del sector alimenticio?

• ¿Cómo afectan las políticas que aplican las entidades al momento de realizar un

crédito?

• ¿De qué manera influye la falta de un sistema de control interno en las cuentas por

cobrar?

1.3. Objetivos de la investigación

1.3.1. Objetivo general

Establecer herramientas preventivas en el área de crédito y cobranza para la recuperación

efectiva de la cartera.

1.3.2. Objetivos Específicos

• Evaluar las políticas de crédito actuales para la concesión de créditos en las

empresas del sector alimenticio.

• Diseñar políticas de control interno para una eficiente recuperación de cartera

créditos en las empresas del sector alimenticio.

• Desarrollar un manual de funciones para el área de crédito y cobranza con el fin de

agilizar la recuperación de cartera.

1.4. Justificación del proyecto

1.4.1. Justificación teórica.

En la investigación hay una justificación teórica, Méndez (2012) “cuando el propósito del

5

estudio es generar reflexión y debate académico sobre el conocimiento existente, confrontar

una teoría, contrastar resultados o hacer epistemología del conocimiento existente”

El presente proyecto busca analizar la problemática a través de teorías comprobadas

mediante una investigación y revisión de trabajos similares llevados a cabo por varios autores

en la cual establecen las políticas de crédito y cobranza correspondiente, con la finalidad de

reflexionar sobre el conocimiento existente, comparar resultados, y meditar en las soluciones

de las mismas, acerca de la situación semejante a la presente investigación para mantener

control oportuno de la cartera.

Las cuentas por cobrar es una partida importante para cualquier empresa debido a que es el

activo más líquido después del efectivo, esta cuenta representa las ventas y un activo exigible,

razón por la cual tienden a que sus registros sean manipulados fácilmente por los controles

casi inexistentes. La base de la empresa de cualquier actividad es el control interno, puesto

que nos permite ejercer controles en cada una de las funciones o actividades, de igual forma

los manuales sobre los procesos de la entidad son de gran utilidad, sin estos se deja a la

entidad en riesgo y expuesta a fraudes, errores provocando un fuerte impacto económico.

1.4.2. Justificación práctica.

Para Criollo (2012) “Se considera que una investigación tiene una justificación práctica,

cuando su desarrollo ayuda a resolver un problema o, por lo menos propone estrategias que al

aplicarse contribuirían a resolverlo”.

Este trabajo nace de la existencia de una necesidad para mejorar el control de cartera,

como sabemos vender bienes y servicios en cuotas sin tener una política de crédito y

mecanismos de cobertura de riesgo pone en peligro a una entidad, debido a que los recursos

necesarios para operar pueden quedarse inmovilizados en forma de crédito a los clientes.

6

Vender a plazo es un método para atraer clientes, pero puede transformarse en un problema.

Por ello diseñar una correcta política de crédito y ejecutarla con precisión harán la diferencia,

es fundamental establecer tu política de crédito, que se compone de una serie de reglas que se

aplicarán a todos los clientes en situaciones determinadas. Éstas, por ejemplo, indican el

crédito máximo que se puede autorizar a un cliente, los días para pagar, el anticipo requerido

y los procedimientos a seguir para verificar el historial crediticio de los nuevos clientes.

1.4.3. Justificación metodológica.

Según Santacruz (2015) “la justificación metodológica del estudio se da cuando el

proyecto por realizar propone un nuevo método o una nueva estrategia para generar

conocimiento válido y confiable”. Por lo cual “la investigación de campo es aquella que

consiste en la recolección de todos directamente de los sujetos investigados”. (Arias, 2012)

De esta forma Tamayo y Tamayo (2012) “Este tipo de estudio busca únicamente describir

situaciones o acontecimientos”

Para el desarrollo de este proyecto se aplicará una metodología descriptiva la cual consiste

en llegar a conocer las situaciones y actitudes predominantes en la organización a través de la

descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Además, se utilizará la

investigación de campo, pues se realizará una serie de visitas a una empresa relacionada a

este sector y se recolectará la información mediante la entrevista con el objetivo de

diagnosticar la actual gestión de las cuentas por cobrar, lo cual nos permitirá entender con

mayor exactitud la problemática estudiada en relación a los inconvenientes identificados, y

así poder manejar de forma correcta las cuentas por cobrar del sector alimenticio.

7

1.5. Delimitación de la investigación

Nuestro trabajo de investigación se lo realizara en una empresa dentro de nuestro país

Ecuador ABC, ubicado en la provincia del Guayas, cantón Guayaquil, empresa ubicada en el

kilómetro 24.4 vía a Daule, en el edificio Veconsa, esta empresa teniendo 16 años de

experiencia dentro de nuestro país teniendo como principal actividad la comercialización de

productos alimenticios ya sea en estado natural, elaborados o semi elaborados; teniendo como

área focal de estudio el departamento de cobranzas, en donde apunta nuestra problemática ya

planteada, teniendo en cuenta lo que son procesos de control y gestiones en lo relevante a

dicho tema, poder detectar las falencias que se presenten y mejorar de una manera valiosa a

los procesos de la cartera de la entidad.

1.6. Hipótesis general

Proponer herramientas preventivas y correctivas aplicadas al área de crédito y cobranza,

con el fin de agilizar la recuperación de las recaudaciones, mejorando el desempeño tanto en

la parte administrativa como financiera.

1.6.1. Variable Dependiente.

Agilizar la recuperación de las recaudaciones, mejorando el desempeño tanto en la parte

administrativa como financiera.

1.6.2. Variable Independiente.

Proponer herramientas preventivas y correctivas aplicadas al área de crédito y cobranza.

8

1.6.3. Operacionalización de las variables

Tabla 1

Operacionalización de las variables

Variables Definición

Conceptual

Definición

Operativa Dimensiones Indicadores

Preguntas Instrumentos Técnicas

Variable independiente:

Proponer herramientas

preventivas y

correctivas aplicadas al

área de crédito y

cobranza

Encierra los procesos

para determinar

medidas preventivas

y correctivas

partiendo de la

información previa.

Es una cadena de

proceso operativos

para optimizar las

recaudaciones del

área de crédito y

cobranza

Herramientas

• Estudio y análisis

de las herramientas

a proponer.

• Procedimientos de

cada herramienta a

aplicar.

¿Se está

llevando un

control

adecuado en la

recuperación de

cartera?

Cuestionario Entrevista

Variable dependiente:

Agilizar la

recuperación de las

recaudaciones,

mejorando el

desempeño tanto en la

parte administrativa

como financiera

Comprende toda

acción operativa –

administrativa y

financiera de la

entidad a estudiar.

Son los análisis

financieros –

contables para

evaluar el

desempeño y a su

vez agilizar la

entidad en general

Documentos.

• Saldos iniciales y

finales de créditos

por cobrar, saldos

iniciales y finales

de ventas a crédito.

¿Qué tipo de

control interno

lleva la entidad

a la

documentación?

Cuestionario Entrevista

9

Capítulo 2

Marco de referencia

2.1. Antecedentes de la investigación

En la tesis “Propuesta para prevenir la cartera vencida de la empresa MEDICOMP” de la

ciudad de Guayaquil., llega a la siguiente conclusión: “en la investigación realizada se

recolecto información en la cual se identificó la necesidad que posee la empresa Medicomp

de mejorar los procesos compra, venta y cobranza ya que muestra falencias en los registros

contables y la cartera de clientes; la aplicación de la propuesta de este proyecto de

investigación contribuirá a la empresa a mejorar los procesos de cobranza. También ayudará

a realizar un control oportuno en las cuentas por cobrar logrando que la empresa

MEDICOMP tenga liquidez”. (Tutillo, 2016, p. 87)

Se tomó como referencia este proyecto porque en el análisis de la empresa en mención se

pudo observar que no existe un correcto, oportuno y adecuado sistema de control en el área

de cobranzas, la falta de control y correctos procedimiento provoca la falta de liquidez,

siendo similar el caso presentado como objeto de estudio y nos podemos dar cuenta la

importancia de un adecuado control en los procesos y nos promueve a adoptar herramientas

preventivas que nos permita obtener un buen control de la cartera tanto al momento de

otorgar un crédito o en los créditos ya dados anteriormente, por lo que en corto plazo esto

incrementaría la liquidez de la entidad.

De acuerdo con Veloz Castillo (2017) en su tesis de grado titulado “Estrategias para

mejorar la Gestión de Cobranzas de CNEL EP Guayaquil” de la ciudad de Guayaquil, tiene

como objetivo “mejorar la gestión de cobranza de la cartera inactiva de Corporación Nacional

de Electricidad EP Guayaquil”. Esta llega a la conclusión de “plantear estrategias ayudará a

10

mejorar la gestión de cobro de cartera vencida, aumentará la recaudación y el desarrollo

positivo de las actividades del personal que labora en la empresa, esto con el fin de obtener

autosuficiencia financiera y cubrir la demanda en el mercado competitivo nacional.”

Podemos relacionar esta investigación con la nuestra, ya que carece de organización en el

departamento involucrado, en este caso cobranzas, así mismo no posee las políticas de crédito

idóneas, lo que afecta a la cartera al no tomar las medidas necesarias al realizar un crédito y

así mismo hacer un seguimiento a los créditos ya otorgados, esto afecta de manera negativa

aumentando las cuentas incobrables, esta referencia nos motiva a proponer diferentes

estrategias como herramientas preventivas y la aplicación de políticas de control de la cuentas

por cobrar permitiendo así disminuir el riesgo de morosidad.

Bayas Sanchez (2016) En su tesis de grado titulado “Estrategia para mejorar el

rendimiento de las Cobranzas en FROC S.A” de la ciudad de Guayaquil, tiene como objetivo

“creación de manuales, políticas y procedimientos para optimizar la recaudación de la cartera,

otorgando créditos bajo ciertos requisitos a cumplir”. Llega a la conclusión siguiente “la

importancia que tiene implementar políticas y procedimientos sobre las cuentas por cobrar

obteniendo información oportuna a fin de reducir las pérdidas e incrementar los ingresos por

los créditos otorgados y las cobranzas que se efectúen”.

Otra investigación a analizar es la mencionada en el párrafo anterior que nos ayuda a

darnos cuenta de que los manuales o políticas son de gran importancia, ya que nos ayuda a

controlar de forma eficiente y eficaz esta cuenta sujeta a investigación que es muy relevante

para llegar al cumplimiento de los objetivos trazados por las compañías, tener la información

correspondiente y en orden nos permite conocer con exactitud los valores adeudados de cada

cliente para llevarles el seguimiento apropiado, así mismo de la información de los posibles

clientes para ver si es apto de obtener un crédito y no caer en las cuentas incobrables.

11

2.2. Teorías generales y sustantivas

El presente proyecto busca diseñar estrategias de control que nos permita mejorar de

manera eficiente el cumplimiento de los procesos y el rendimiento del área de cobranza, para

ello se ha tomado diferentes proyectos relacionados a la actual investigación, en ellos

podemos observar que le dan importancia al control adecuado enfocando su atención en la

recuperación de cartera, registros contables de manera correcta y clara, y muchos más puntos

que permitan el complimiento de los objetivos planteados por la empresa.

2.2.1. Control interno.

Podemos enfatizar que el control interno es parte esencial y fundamental de la

organización, ya que proporciona seguridad y fiabilidad a la información financiera

resguardando los activos, mediante la aplicación de normas y políticas asignadas por la

directiva, donde todo el personal sin importar el nivel actúa directamente y es responsable de

cumplir con las directrices implementadas, de esta forma se optimizan las operaciones para

así salvaguardar los recursos de la entidad contribuyendo con el desarrollo y cumplimiento de

las metas propuestas. A continuación, se cita información de autores conocedores del tema.

“Comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que

aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son

fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices

marcadas por la administración”. De acuerdo con lo anterior, los objetivos básicos son:

• Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución.

• Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y

administrativos.

• Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas

12

• Lograr el cumplimiento de las metas y los objetivos programados.

2.2.1.1 Importancia del control interno.

“A partir de la publicación del informe COSO (Control Interno-Estructura Integrada en

septiembre de 1992 y en cuyo desarrollo participaron representantes de organizaciones

profesionales de contadores, de ejecutivos de finanzas y de Auditores Internos, ha resurgido

en forma impresionante la atención hacia el mejoramiento del control interno y un mejor

gobierno corporativo, lo, cual fue derivado de la presión pública para un mejor manejo de los

recursos públicos o privados en cualquier tipo de organización, esto ante los numerosos

escándalos, crisis financieras o fraudes, durante los últimos decenios. Al respecto, es

importante resaltar el concepto de la "responsabilidad" (accountability), como uno de los

factores da ves para el gobierno o dirección corporativa de las organizaciones en este sentido,

conviene recordar que un eficiente sistema de control puede proporcionar un importante

factor de tranquilidad, en relación con la responsabilidad de los directivos, los propietarios,

los accionistas y los terceros interesados.” (2015, pág. 31)

2.2.1.2 Elementos del control interno.

“Las finalidades principales incluyen controles administrativos y contables clasificando su

enfoque bajo los elementos de control interno de organización, sistemas y procedimientos,

personal y supervisión.” (Control Interno, 2013, p. 20)

• Elemento de organización Un plan lógico y claro de las funciones organizacionales

que establezca líneas claras de autoridad y responsabilidad para las unidades de la

organización y para los empleados, y que segregue las funciones de registro y

custodia.

13

• Elementos, sistemas y procedimientos Un sistema adecuado para la autorización de

transacciones y procedimientos seguros para registrar sus resultados en términos

financieros.

• Elementos de personal

o Prácticas sanas y seguras para la ejecución de las funciones y obligaciones de

cada unidad de personas, dentro de la organización.

o Personal, en todos los niveles, con la aptitud, capacitación y experiencia

requeridas para cumplir sus obligaciones satisfactoriamente.

o Normas de calidad y ejecución claramente definidas y comunicadas al

personal. Elementos de supervisión

o Una efectiva unidad de auditoría independiente, hasta donde sea posible y

factible, de las operaciones examinadas o procedimientos de autocontrol en las

dependencias administrativas y de apoyo logístico. (Control Interno, 2013,

pág. 20).

2.2.2. El crédito.

El crédito es algo de lo que muchas empresas e incluso personas físicas se quejan, pero

siempre terminan aceptando que este es y seguirá siendo una piensa fundamental en el ir y

venir de la economía, incluso se usan frases coloquiales como: el que no fía no vende, el que

abona quiere pagar, debo no niego, pago no sé cuándo; pues precisamente para darle el mejor

manejo a estas situaciones se cuentan con libros como el de créditos, que si bien te explican

las ventajas y desventajas del crédito, también te enseñan a correr el mínimo riesgo cuando lo

otorgues. (Morales Castro, 2014)

Crédito y cobranzas enfatiza su importancia en la economía, las finanzas, la contabilidad y

14

los costos. Una buena estructura organizacional de este departamento no garantizara los

resultados del nivel de rendimiento, pero la estructura mal diseñada puede ser garantía de

fracaso. Dinero y crédito, dos variables que se manejan a la inversa de la necesidad, ya que

cuando se tiene la necesidad del dinero, especialmente no se tiene crédito, y se tiene crédito

cuando no se necesita el dinero.

2.2.2.1. Historia del crédito.

A lo largo de toda la evolución del riesgo crediticio y desde sus inicios el concepto de

análisis y criterios utilizados han sido los siguientes: desde principios de 1930 la herramienta

clave del análisis ha sido el balance. A principios de 1952, se cambiaron al análisis de los

estados de resultados, lo que más importaba eran las utilidades de la empresa. Desde 1952

hasta la actualidad el criterio utilizado ha sido el flujo de caja. Se otorga un crédito si un

cliente genera suficiente caja para pagarlo, ya que los créditos no se pagan con utilidad, ni

con inventarios, ni menos con buenas intenciones, se pagan con caja. El análisis de créditos

se considera un arte, ya que no hay esquemas rígidos, por el contrario, es dinámico y exige

creatividad por parte del analista de crédito. (Mario Pastorini)

La materia prima de un crédito no es el dinero, sino la fe. Para los que por sí mismos no

son "dignos de crédito", el aval o fiador es en realidad quien concede el crédito, quien tiene fe

en aquel a quien avala; porque la entidad de crédito procede exactamente como si aquel a

quien ha entregado su dinero, y a quien debe perseguir por tanto si no se lo devuelve. Quizá

lo que pretenda castigar en él sea la supuesta mala fe con la que ha procedido, al declarar

digno de crédito a alguien que, a la vista, no merecía ningún crédito.

Un estudio descriptivo selecciona una serie de cuestiones y se mide cada una de ellas

independientemente, para así determinar lo que se investiga. Es importante notar que la

15

descripción del estudio puede ser más o menos general o detallada. Un estudio descriptivo

selecciona una serie de cuestiones y se mide cada una de ellas independientemente, para así

determinar lo que se investiga. Es importante notar que la descripción del estudio puede ser

más o menos general o detallada.

2.2.2.2 Objetivos del departamento de crédito

• Ayudar a cumplir con los presupuestos de venta, asegurando su cobro con el fin de

recuperar lo antes posible la inversión.

• Seleccionar los clientes a través de una correcta información

• Reducir al máximo el plazo medio de cobro

• Comprobar que las ventas se efectúen según las condiciones establecidas por la

empresa. (Morales, 2014, pág. 92)

2.2.2.3 Políticas de créditos y sus componentes.

Si una compañía decide otorgar crédito a sus clientes, debe establecer procedimientos para

hacerlo y luego cobrar. En particular, tomará en cuenta los siguientes componentes de la

política de crédito:

• Términos de venta. - Los términos de venta establecen cómo se propone la empresa

vender sus bienes y servicios. Una decisión básica es si requerirá efectivo o dará

crédito. Si otorga crédito a un cliente, los términos de venta especificarán (quizá de

manera implícita) el plazo del crédito, el descuento por pronto pago y el periodo de

descuento, así como el tipo de instrumento de crédito.

• Análisis de crédito. - Cuando una compañía entrega crédito, determina cuánto

esfuerzo debe invertir en tratar de distinguir entre los clientes que pagarán y los que

no lo harán. Las empresas usan varios mecanismos y procedimientos para

16

determinar la probabilidad de que los clientes no paguen; en conjunto, se conocen

como análisis de crédito.

• Política de cobranza. - Después de haber concedido el crédito la firma tiene el

problema potencial de cobrar el efectivo, para lo cual debe establecer una política de

cobranza. En las siguientes secciones examinaremos estos componentes de la

política de crédito que, de manera conjunta, componen la decisión de entregar

crédito. (Westerfield, Jaffe, Ross, 2012, p. 847)

2.2.2.3.1 Términos de venta.

Los términos de una venta se componen de tres elementos distintos:

• El periodo durante el cual se otorga el crédito (el plazo del crédito).

• El descuento por pronto pago y el periodo de descuento.

• El tipo de instrumento de crédito. (Jaffe, Ross, Westerfield, 2012, pág. 848)

2.2.2.3.2 Periodo del crédito.

“El periodo del crédito es el plazo básico al que se otorga el crédito. Este periodo varía

mucho entre las diferentes industrias, pero casi siempre es de 30 a 120 días. Si se ofrece un

descuento por pronto pago, el periodo del crédito tiene dos componentes: el periodo neto del

crédito y el periodo del descuento por pronto pago. El periodo neto del crédito es el plazo que

tiene el cliente para pagar. El periodo del descuento por pronto pago es el tiempo durante el

cual se puede aprovechar el descuento.” (Ross, 2012, p. 848)

2.2.2.3.3 Efectos de la política de crédito.

“Cuando se evalúa la política de crédito deben tomarse en consideración cinco factores

básicos:

17

• Efectos sobre los ingresos. Si la empresa brinda crédito, habrá una demora en la

cobranza de ingresos, pues algunos clientes aprovecharán el otorgamiento y pagarán

después. Sin embargo, es posible que la compañía tenga que cobrar un precio más

alto si da crédito y quizá deba incrementar la cantidad vendida. Por consiguiente, los

ingresos totales pueden aumentar.

• Efectos sobre los costos. Aunque la empresa puede experimentar un retraso en el

recibo de ingresos si otorga crédito, de todos modos, incurrirá en los costos de venta

de inmediato. Independientemente de que la firma venda al contado o a crédito,

tendrá que adquirir o producir la mercancía (y pagarla).

• El costo de la deuda. Cuando una compañía otorga crédito, debe hacer los arreglos

pertinentes para financiar las cuentas por cobrar resultantes. En consecuencia, el

costo del endeudamiento a corto plazo de la firma es un factor que debe tomarse en

cuenta en la decisión de conceder crédito.

• La probabilidad de incumplimiento de pago. Si la empresa confiere crédito, cierto

porcentaje de los compradores a crédito no pagarán. Por supuesto, esto no puede

suceder si la compañía vende al contado.

• El descuento por pronto pago. Cuando la empresa ofrece un descuento por pronto

pago como parte de sus términos de crédito, algunos clientes optarán por pagar antes

para aprovechar el descuento.” (Crédito, 2012)

2.2.2.4 Importancia del departamento de crédito.

El departamento de crédito su finalidad encierra en poder ayudar a cumplir con los

presupuestos de ventas fijadas, las mismas que deben ser cobradas, con el finalidad de

recuperar lo antes posible la inversión, seleccionar los clientes de una manera eficaz, precisa,

y sobre todo recaudando información necesaria para la respectiva selección, como parte del

18

proceso del departamento de crédito es vital que esta hagan estimaciones y plazos de cobro

coherentes, estableciendo políticas y condiciones establecidas por la empresa, esta como

medida de control sobre los cobros con la única finalidad de poder optimizar los procesos

para de esta manera amenorar los riesgos que se puedan presentar.

2.2.3 La cobranza.

La cobranza tiene como finalidad poder recuperar el crédito, como también se lo puede

llamar a este propósito la recaudación de alguna cuenta pendiente que es originado por la

venta de algún bien o servicio en particular, a su vez esta conlleva un control sobre las

cuentas por cobrar de sus clientes, es de vital importancia tener presente que un control

inadecuado o una selección incorrecta de clientes, puede ocasionar la poca solvencia, o dicho

de otra manera quedarse sin capital de trabajo, es un rol sumamente sustancial que el

vendedor tome dichas responsabilidades mencionadas anteriormente y de esa manera velar

por el bienestar de la empresa.

2.2.3.1 Funciones del departamento de cobranzas.

• Coordinar y supervisar el proceso de recuperación de cuentas por cobrar y verificar

su registro.

• Desarrollar estrategias y diseñar controles administrativos para la recuperación de

las cuentas por cobrar.

• Diseñar, proponer e implementar controles administrativos que permitan reducir las

cuentas incobrables.

• Supervisar y validar las notas de crédito de acuerdo con la normatividad aplicable.

• Controlar y custodiar los documentos que correspondan al departamento.

• Informar a las áreas de venta y distribución sobre el comportamiento del estatus de

19

los clientes en el pago de sus créditos.

• Programar, controlar y supervisar las actividades de los cobradores adscritos al

departamento.

• Llevar un control documental y electrónico de los clientes acreditados y

concesionarios.

• Informar a las demás áreas de la empresa: finanzas, recursos humanos, contabilidad,

ventas, gerencias generales y demás. (2014, pág. 90)

2.2.4 Cuenta incobrable.

Una cuenta incobrable es cuando la empresa ya ha empleado todos los recursos necesarios

para su recuperación y no ha sido posible cobrarla. Cuando un negocio ya no confía en que va

a ser capaz de cobrar lo que se le debe, dejan de existir las circunstancias que permitieron que

se reconociera la transacción para propósitos de ingresos. Las razones para que un negocio

asuma una cuenta como incobrable incluyen que la otra parte se niegue a pagar o que el

comprador haya caído en dificultades financieras que le hagan imposible hacerlo. Una cuenta

es incobrable después de 180 días, o seis meses, de pagos no receptados. Luego de ese

tiempo, la organización considera el monto adeudado como una "pérdida".

2.2.4.1 Pago de una cuenta incobrable.

Una vez que una cuenta es declarada como incobrable, es enviada al departamento que

está encargado de las recolecciones dentro de la empresa. Este departamento intentará

persistentemente recolectar esta deuda de sus clientes.

2.2.4.2 Tratamiento de las cuentas incobrables.

En términos contables y financieros, las cuentas incobrables, serán tratadas como un gasto

20

lo que producirá un doble efecto: Disminuye el valor del Activo, con la consecuente

disminución del capital o patrimonio o Aumenta los Gastos, representado en el Gasto por

Cuentas Incobrables‟, con la consecuente disminución de la Utilidad

2.3 Marco contextual

Para llevar a cabo nuestro proyecto se realizó la investigación en una empresa ABC que

tiene como actividad realizar alimentos sean estos procesados, en estado natural o

semielaborados. La entidad en estudio fue constituida el 8 de marzo de 2002, con un plazo de

duración ya de 50 años la misma que se encuentra inscrita en el registro mercantil del cantón

de Guayaquil el 13 de marzo del mismo año. Empresa prestigiosa con una experiencia con

productos que son sinónimo de calidad en todos los aspectos aquella que asegura un valor

agregado y sostenible a la sociedad como lo son las familias.

2.3.1 Misión.

La empresa es una organización conformada por un equipo de personas motivadas y

comprometidas a lograr la constante eficiencia para proveer alimentos innovadores con los

más altos estándares, satisfaciendo las necesidades del consumidor y proyectando un alto

reconocimiento de sus marcas.

2.3.2 Visión.

Estar presente con sus marcas en todos los hogares ecuatorianos.

2.3.3 Valores.

• Hacerlo y bien

• Respetar y valorar a sus colaboradores

21

• Practicar la honestidad en sus actividades

• Promover un sentido de pertenencia hacia la organización

• Defender el buen uso de los recursos

2.3.4 Estructura Organizacional.

Figura 1. Estructura organizacional.

Presidente

Gerencia Finaciera

Credito y cobranza

Tesoreria

Gestión Humana

Recepcionista Contador Producción

Gerente

22

2.4 Marco conceptual

Administración de cuentas por cobrar: La gestión de las cuentas que representan el

crédito que conceden las empresas a sus clientes, esta gestión debe tener como objetivo

coordinar eficientemente el crédito otorgado a los clientes con el fin de alcanzar los objetivos

financieros con la mayor productividad posible, el crédito es un incentivo eficaz para las

ventas, ya sea por los límites que se aprueban a los clientes, como por la mayor extensión de

los plazos de pago. (Fernández, 2012, p. 19)

Cartera: son las partidas de clientes o cuentas por cobrar, y la administración de estas es

el sistema que determina la calidad de dicha cartera y crea las políticas de cobro o de

préstamo. Tendencia propia de documentos comerciales, conjunto de inversiones financieras.

(Godoy y Greco, p. 160)

Cartera Vencida: Son valores que se encuentran impagos por deudores, son considerados

pagos vencidos, cuando al haber la fecha de pago del mismo no se ha realizado, es la parte

del activo constituida por los documentos y cuentas por cobrar, y en general por todos los

créditos que no han sido pagados a la fecha de vencimiento y generan un impacto negativo

para la liquidez de la empresa. (Lopéz, p. 72)

Cliente: Persona natural o jurídica que requiere de los servicios de la empresa

recuperadora (Diccionario Larousse, p. 238)

Crédito: Es una cantidad de dinero que se le debe a una entidad (por ejemplo, un banco) o

a una persona. (Pérez, Porto y Gardey, 2013)

Cobranza: la actividad destinada a la recaudación de fondos mediante el cobro por ventas

efectuadas al contado o por créditos de diversas clases a cobrar, también se dice que es el

23

medio o expediente para conseguir un objetivo utilizando diversas herramientas para intentar

el cobro de las cuentas que una organización posee. (Godoy, p. 159)

Contabilidad: La Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera

significativa y en términos de dinero, transacciones y eventos que son en parte, por lo menos,

de carácter financiero e interpretar los resultados de estos. (Instituto Americano de

Contadores Públicos Certificados)

Control Interno: El control interno es un conjunto de políticas y procedimientos

establecidos en una entidad con el objetivo de proporcionarle un grado de seguridad

razonable en cuanto a la consecución de objetivos inherentes a la eficacia, fiabilidad del

contenido financiero y el cumplimiento de leyes y otras normas aplicables. Evaluación del

control interno pertinente a la valoración del riesgo, siempre que decida depositar confianza

en él. Esta evaluación es conveniente que se desarrolle en la primera etapa para perfeccionar

la planificación en cuanto a la naturaleza, extensión y oportunidad de las pruebas de auditoría

a aplicar. (Fowler Newton, 1991)

Cuentas por Cobrar: Cuentas por cobrar es el nombre de la cuenta donde se registran los

incrementos y los recortes vinculados a la venta de conceptos diferentes a productos o

servicios, esta cuenta está compuesta por letras de cambio, títulos de crédito y pagarés a favor

de la empresa, las cuentas por cobrar, por lo tanto, otorgan el derecho a la organización de

exigir a los suscriptores de los títulos de créditos el pago de la deuda documentada, se trata de

un beneficio futuro que acredita el titular de la cuenta, representan el total del crédito

otorgado por una empresa a sus clientes, estas cuentas representan derechos exigibles

originados por ventas, que luego pueden hacerse efectivos, el crédito representa para la

empresa que lo otorga, un medio de dinero a futuro porque origina el cobro de sus cuentas en

un período posterior a su venta. (Sarmiento, 2011)

24

Facturación: Anotaciones contables efectuadas para recoger los procesos de ventas de

mercancía de una empresa. (Diccionario de contabilidad y finanzas, p. 100)

Función: Fin o propósito general que pretende lograr un departamento o unidad en una

organización. (Diccionario para contadores, p. 263)

Liquidez: El grado en que una empresa puede hacer frente a sus obligaciones corrientes es

la medida de su liquidez a corto plazo. La liquidez implica, por tanto, la capacidad puntual de

convertir los activos en líquidos o de obtener disponible para hacer frente a los vencimientos

a corto plazo. De igual forma, debemos hablar de la existencia de diferentes niveles de

liquidez. Una falta de liquidez puede significar que la empresa sea incapaz de aprovechar

unos descuentos favorables u otras oportunidades rentables. También puede suponer un freno

notable a la capacidad de expansión. Es decir, la falta de liquidez a este nivel implica una

menor libertad de elección y, por tanto, un freno a la capacidad de maniobra. Una falta de

liquidez más grave significa que la empresa es incapaz de hacer frente a sus compromisos de

pago actuales. Esto puede conducir a una disminución del nivel de operaciones, a la venta

forzada de bienes de activo o, en último término, a la suspensión de pagos o a la quiebra.

(Rubio Domínguez , 2013)

Objetivo de las cuentas por cobrar: Consiste en registrar todas las operaciones

originadas por deudas de los clientes, fundamentalmente, se utilizan como un atractivo de

mercadeo para promover las ventas; y su gestión debe contribuir a elevar las utilidades y el

rendimiento de la inversión, para ello, es necesario comparar los costos y los riesgos de la

política de crédito con las utilidades que se espera podrían generar; y si, el rendimiento de la

inversión en cuentas por cobrar adicionales es inferior al costo de los recursos que se

obtienen para financiarlas, se debe rechazar la inversión adicional de esas cuentas. (Beatriz

Chavez Soto, 2012)

25

Políticas de Cobranza Las políticas de cobro de la empresa son los procedimientos que la

empresa sigue para solicitar el pago de sus cuentas por cobrar. La empresa debe determinar la

fecha y la manera en que dará notificación de la venta a crédito al comprador, cuanto más

pronto recibe un cliente una factura, tanto más pronto se pagará la cuenta. (Besley, p. 598)

Procesos: Cualquier serie ininterrumpida de actos, pasos o eventos o cualquier condición

persistente inalterable. (Diccionario para contadores, p. 438)

2.5 Marco legal

Las empresas deben cumplir obligaciones con organismos de control, tales como:

2.5.1 Superintendencia de Compañías.

Art. 143.- La compañía anónima es una sociedad cuyo capital, dividido en acciones

negociables, está formado por la aportación de los accionistas que responden únicamente por

el monto de sus acciones. Las sociedades o compañías civiles anónimas están sujetas a todas

las reglas de las sociedades o compañías mercantiles anónimas (Ley.de.Compañías, 1999)

Art. 20.- las compañías constituidas en el Ecuador, sujetas a la vigilancia y control de la

Superintendencia de Compañías, enviarán a ésta, en el primer cuatrimestre de cada año: a)

copias autorizadas del balance general anual, del estado de la cuenta de pérdidas y ganancias,

así como de las memorias e informes de los administradores y de los organismos de

fiscalización establecidos por la Ley; b) la nómina de los administradores, representantes

regales y socios o accionistas; y, c) los demás datos que se contemplaren en el reglamento

expedido por la Superintendencia de compañías. El balance general anual y el estado de la

cuenta de pérdidas y ganancias estarán aprobados por la junta general de socios o accionistas,

según el caso; dichos documentos, lo mismo que aquellos a los que aluden los literales b) y c)

26

del inciso anterior, estarán firmados por las personas que determine el reglamento y se

presentarán en la forma que señale la Superintendencia (Ley.de.Compañías, 1999)

2.5.3 Servicio de Rentas Internas.

Según Art. 3 de la Ley de Registro único de contribuyentes, resolución NAC-

DGERCGC12-00077 del 24 febrero 2012, las sociedades están obligadas a inscribirse en el

RUC, que corresponde a la identificación de los contribuyentes que realizan una actividad

económica lícita, por lo tanto, todas las sociedades tienen la obligación de obtener su número

de RUC, presentando los requisitos para cada caso. La presentación de declaraciones de

impuestos a través del internet en el sistema de declaraciones o en ventanillas del sistema

financiero (Servicio de Rentas Internas, 2013)

2.5.4 Ley de Régimen Tributario Interno.

De Acuerdo con el art.10. De la Ley de Régimen Tributario Interno Manifiesta que las

provisiones para créditos incobrables originados en operaciones del giro ordinario del

negocio, efectuadas en cada ejercicio impositivo a razón del 1% anual sobre los créditos

comerciales concedidos en dicho ejercicio y que se encuentren pendientes de recaudación al

cierre del mismo, sin que la provisión acumulada pueda exceder del 10% de la cartera total.

La eliminación definitiva de los créditos incobrables se realizará con cargo a esta provisión y

a los resultados del ejercicio en la parte no cubierta por la provisión, cuando se hayan

cumplido las condiciones previstas en el Reglamento. (Ley Orgánica de Régimen Tributario

Interno, 2017)

Art. 19.- Obligación de llevar contabilidad. - Están obligadas a llevar contabilidad y

declarar el impuesto en base a los resultados que arroje la misma todas las sociedades.

También lo estarán las personas naturales y sucesiones indivisas que al primero de enero

27

operen con un capital o cuyos ingresos brutos o gastos anuales del ejercicio inmediato

anterior, sean superiores a los límites que en cada caso se establezcan en el Reglamento,

incluyendo las personas naturales que desarrollen actividades agrícolas, pecuarias, forestales

o similares. (Servicio de Rentas Internas, 2013)

Art. 20.- Principios Generales. - La contabilidad se llevará por el sistema de partida doble,

en idioma castellano y en dólares de los Estados Unidos de América, tomando en

consideración los principios contables de general aceptación, para registrar el movimiento

económico y determinar el estado de situación financiera y los resultados al respectivo

ejercicio impositivo. (Servicio de Rentas Internas, 2013)

Art. 21.- Estados financieros. - Los estados financieros servirán de base para la

presentación de las declaraciones de impuestos, así como también para su presentación a la

Superintendencia de Compañías y a la Superintendencia de Bancos y Seguros, según el caso.

Las entidades financieras, así como las entidades y organismos del sector público que, para

cualquier trámite, requieran conocer sobre la situación financiera de las empresas, exigirán la

presentación de los mismos estados financieros que sirvieron para fines tributarios (Servicio

de Rentas Internas, 2013)

2.5.5 NIIF 7: Instrumentos Financieros. - Información a Relevar.

Exponer la relevancia de los instrumentos financieros en la situación financiera y en el

rendimiento de la entidad. Mostrar la naturaleza y la importancia de los riesgos procedentes

de los instrumentos financieros a los que la entidad se haya expuesto durante el período. Una

entidad suministrará información que permita que los usuarios de sus estados financieros

evalúen la relevancia de los instrumentos financieros en su situación financiero y en su

rendimiento. (NIFF)

28

La aplicación de la NIFF 7, será aplicada en los periodos anuales y semestrales que

comiencen a partir de 1 enero 2007, se aconseja su aplicación anticipada. Debe revelar el

riesgo de liquidez un análisis de los vencimientos de los pasivos financieros que muestre los

plazos contractuales de vencimiento remanentes. La naturaleza e importe en libros de los

activos obtenidos. Información acerca de la calidad crediticia de los activos financieros que

no están en mora ni hayan deteriorado su valor (IASC, 2012)

2.5.6 Código orgánico monetario y financiero.

Conforme al artículo 209 del código orgánico monetario y financiero, declara que,

mediante normas de orientación y direccionamientos, aquellas entidades no financieras que

ejerzan operaciones de créditos no podrán pasar el límite establecido por la junta de políticas

y regulación monetaria y financiera; cuyo efecto considera, entre otros, tasas de interés,

garantías y límites de crédito. (Código Orgánico Monetario y Financiero, 2014).

29

Capítulo 3

Marco metodológico

3.1. Diseño de la investigación

El término diseño se refiere al plan o estrategia concebida para obtener la información que

se desea. En el enfoque cuantitativo, el investigador utiliza su o sus diseños para analizar la

certeza de las hipótesis formuladas en un contexto en particular o para aportar evidencia

respecto de los lineamientos de la investigación (si es que no se tienen hipótesis). Sugerimos

a quien se inicia dentro de la investigación comenzar con estudios que se basen en un solo

diseño y, posteriormente, desarrollar indagaciones que impliquen más de un diseño, si es que

la situación de investigación así lo requiere. Utilizar más de un diseño eleva

considerablemente los costos de la investigación. (Hernández R. S., 2014).

El diseño constituiría el plan o la estrategia para confirmar si es o no cierto que le resulto

atractivo a Paola (el plan incluiría procedimientos y actividades tendientes a encontrar la

respuesta a la pregunta de investigación). En este caso podría ser: mañana buscare a Paola

después de la clase de estadística, me acercare a ella, le diré que se ve muy guapa y la invitare

a tomar un café. Una vez que estemos en la cafetería la tomare de la mano, y si ella no la

retira, la invitare a cenar el siguiente fi n de semana; y si acepta, en el lugar donde cenemos le

comentare que me resulta atractiva y le preguntare si yo le resulto atractivo. (Hernández R.

S., 2014)

3.2. Tipo de investigación

Nuestro estudio estará bajo un enfoque cuantitativo, ya que este es un proceso que consiste

en una serie de pasos sistemáticos y ordenados, basándose bajo una estructura sólida, lógica

30

con la finalidad de que esta pueda guiarnos a respuestas que adecuadas para el problema a

investigar. Asimismo, tenemos que es descriptiva como afirma Toala Loor y Monserrate

Gualpa (2013): “La investigación descriptiva es la que estudia las situaciones reales, tal como

suceden, indagando sobre las causas y los efectos que produce, así como la propuesta para su

solución” (p. 40). Es decir, se busca presentar una interpretación correcta acerca de hechos

reales que se suscitan en el área de crédito y cobranzas, las responsabilidades de cada

empleado, así como cada una de las actividades realizadas, utilizando criterios sistemáticos

que permitan poner de manifiesto el comportamiento o estructura del objeto estudiado,

identificando los rasgos y características importantes para brindar conclusiones dominantes

sobre como una persona, grupo o cosa se conduce o funciona en el presente.

Como lo explica Hernández, R. (2014) “Con los estudios descriptivos se busca especificar

las propiedades, las características y los perfiles de personas, grupos, comunidades, procesos,

objetos o cualquier otro fenómeno que se someta a un análisis. Es decir, únicamente

pretenden medir o recoger información de manera independiente o conjunta sobre los

conceptos o las variables a las que se refieren, esto es, su objetivo no es indicar cómo se

relacionan éstas”.

3.3. Población y muestra

Para poder obtener información sustancial para nuestra investigación, es de vital

importancia tener bien claro cuál será nuestra población; para aquello tomamos como punto

de partida el total de colaboradores implicados en las funciones de cobranza, o aquellos que

forman parte del flujo de procesos de este, para tener más claro el concepto de población

Hernández nos dice “conjunto de todos los casos que concuerdan con determinadas

especificaciones. Es preferible, entonces, establecer con claridad las características de la

población, con la finalidad de delimitar cuáles serán los parámetros muéstrales”. (Hernández

31

R. , 2014, p. 174)

A continuación, detallaremos como se encuentra estructurada la población seleccionada de

las diversas áreas conformada por nuestra entidad a investigar, la cual es la siguiente:

Área operativa

• Departamento de ventas 5

• Departamento de Facturación 3

• Bodega 4

Área administrativa

• Gerencia 3

• Finanzas 4

• Administración en general 7

Total 26

Una vez teniendo nuestra población para efectos de recopilación de datos más

representativos, se procederá a realizarse un muestreo no probabilístico, en lo particular

realizar una selección enfocada al área de crédito y cobranzas, a los colaboradores

estrechamente vinculados en dicho proceso como lo es selección de clientes, hasta la gestión

y proceso de cobranza de los créditos aprobados por la compañía. Sin embargo, Hernández

nos aporta una definición más clara sobre lo que es un muestreo “Es un subconjunto de

elementos que pertenecen a ese conjunto definido en sus características al que llamamos

población. Básicamente, categorizamos las muestras en dos grandes ramas: las muestras no

probabilísticas y las muestras probabilísticas. En las muestras probabilísticas, todos los

elementos de la población tienen la misma posibilidad de ser escogidos En las muestras no

32

probabilísticas, la elección de los elementos no depende de la probabilidad, sino de causas

relacionadas con las características de la investigación o los propósitos del investigador”

(Hernández R. , 2014, pp. 175-176).

Teniendo claro las definiciones y la finalidad del muestreo, resulta muy importante

detallar al personal seleccionado; los mismo que son pieza fundamental de la compañía ya

que las decisiones de los estos son la clave de aquellos procesos estrechamente vinculados al

área de créditos y cobranzas, y estos son:

Área operativa

• Departamento de ventas 3

Área administrativa

• Finanzas 3

Total 6

3.4. Técnica e instrumentos de investigación

3.4.1. Encuesta.

Como técnica a utilizar tendremos la encuesta, ya que con esta se podrá recoger datos a

través del instrumento como es el cuestionario; esta ayudará a reunir información necesaria

sobre un tema en específico, primordial para nuestra investigación. Para ello nos explica

(Martínez , 2014, p. 255) “el cuestionario es una técnica de recogida de información sobre

opiniones, actitudes, habilidades, aplicable a amplias muestras representativas de

poblaciones.”

Por medio de interrogatorios basados en un proceso sistemático sobre temas relacionados a

33

nuestra problemática se estructurará los respectivos cuestionarios para nuestra encuesta, que

de esta manera se podrá reconocer si dentro de aquellos procesos en el área de créditos y

cobranzas se encuentran firmemente organizados, si existe un filtro regulador dentro del

mismo; si es el caso de que haya falencias, estas nos ayudaran a encontrarlas e identificarlas

3.5. Procesamiento de la información

Para efectos del análisis a las preguntas de nuestra encuesta, en la información recopilada

se utilizó la técnica estadística descriptiva cuantitativa, con la finalidad de un apoyo a la

interpretación de los datos obtenidos de las mismas con información más resumida, como

utilitario para las respectivas tabulaciones de cada pregunta se ha seleccionado la herramienta

de estudio la hoja de cálculos estadísticos, matemáticos “Excel”.

3.5.1. Aplicación y análisis de la encuesta.

Se realizó un cuestionario de 10 preguntas dirigidas a las personas estrechamente

vinculadas al proceso de cobranza de acuerdo con nuestra muestra planteada anteriormente,

dado que gracias a esta encuesta se podrá corroborar un análisis más detallado en base a la

información que se podrá obtener de las mismas al personal de la empresa, dicho esto

detallamos los resultados de nuestra encuesta.

34

1. ¿Se tienen establecidas y documentadas las políticas de la empresa para otorgar

crédito a los clientes?

Tabla 2

Políticas de crédito

Respuesta Encuestados Porcentaje

Si 0 0%

No 6 100%

Total 6 100%

Figura 2. Políticas de crédito

La siguiente pregunta fue dirigido para la muestra total para los estudios pertinentes y el

100% de los encuestados seleccionaron por el que no existen establecidas ni documentadas

políticas de la empresa para otorgar crédito a sus clientes. Haciendo presente que dentro del

departamento se desconoce aquel proceso interno.

0%

100%

Si

No

35

2. ¿El departamento de cobranza recibe charlas que sean de beneficio para el manejo de

los créditos otorgados?

Tabla 3

Charlas del manejo del crédito


Siempre 0 0%

A veces 1 17%

Casi nunca 5 83%

Total 6 100%

Figura 3. Charlas del manejo del crédito

El 83% de los encuestados afirmaron que casi nunca se recibe capacitaciones que sean de

beneficio para el manejo de créditos otorgados a clientes, mientras que el 17% afirma que a

veces se recibe charlas; teniendo presente que se cuenta un pequeño índice de conocimiento.

0%17%

83%

Siempre

A veces

Casi nunca

36

3. ¿Las veces que la empresa tuvo la oportunidad de recibir capacitaciones respecto al

área de crédito y cobranza se mencionaron puntos sobre agilización de procesos u

optimización de estos?

Tabla 4

Oportunidad de recibir capacitaciones


Si 0 0%

Casi nada 1 17%

Nada 5 83%

Total 6 100%

Figura 4. Oportunidad de recibir capacitaciones

El 83% de los encuestados declararon que en aquellas charlas casi no se mencionaron o

enseñaron agilización de proceso del área del crédito y cobranza, mientras que el 17% afirmo

que casi nada; siendo un dato muy importante ya que dentro de estos se pudieron enseñar

cosas ya vistas o básicas dentro de las funciones del departamento.

0% 17%

83%

Si

Casi nada

Nada

37

4. ¿Se encuentra usted dentro de la capacidad de ejercer funciones y procedimientos de

cobro para la optimización agilización de esta dentro del departamento?

Tabla 5

Capacidad de ejercer funciones y procedimientos de cobro


Si 1 17%

No 5 83%

Total 6 100%

Figura 5. Capacidad de ejercer funciones y procedimientos de cobro

Análisis: Un 83% de los encuestados consideran que pueden ejercer funciones y

procedimientos de cobro, en cuanto al 17% no se ven capaces de aceptar dichas

responsabilidades.

17%

83%

Si

No

38

5. ¿La empresa realiza evaluaciones individuales por cliente sobre su historial

crediticio antes de otorgarle el crédito?

Tabla 6

Evaluaciones individuales por cliente


Cuando es necesario 1 17%

Nunca 5 83%

Total 6 100%

Figura 6. Evaluaciones individuales por cliente

El 83% de los encuestados mencionan que nunca se hace el seguimiento respectivo a los

clientes y a los futuros clientes, mientras que el 17% nos dice que nunca; es muy importante

recalcar que este proceso es muy importante, para tener en cuenta el grado de morosidad.

17%

83%

Cuando es necesario

Nunca

39

6. ¿Dentro de la organización existe procedimientos para la aprobación de los créditos

a sus clientes?

Tabla 7

Procedimientos para la aprobación de los créditos


Si 2 33%

No 4 67%

Total 6 100%

Figura 7. Procedimientos para la aprobación de los créditos

El 67% de las personas encuestadas se fue por el no, haciendo tener la idea que el

departamento responsable de aquello no se salta un proceso muy importante mientras que la

minoría 33% afirma que si hay procesos de selección.

33%

67%

Si

No

40

7. ¿La entidad ha considerado la idea de implementar procedimientos de aprobaciones

de créditos a sus clientes?

Tabla 8

Implementación de procedimientos


Si 0 0%

Se lo ha pensado 2 33%

No 4 67%

Total 6 100%

Figura 8. Implementación de procedimientos

El 67% de las personas encuestadas afirma que no se ha tenido la idea de implementar

procedimientos de selección de sus clientes, mientras que el 33% afirma que se ha tenido la

idea sin tener nada concreto.

0%

33%

67%

Si

Se lo ha pensado

No

41

8. ¿El departamento de cobranzas gestiona debidamente la recuperación de las cuentas

atrasadas por sus clientes?

Tabla 9

Gestión de las cuentas atrasadas


Se lo hace debidamente 0 0%

En casos puntuales 2 33%

Casi nunca 4 67%

Total 6 100%

Figura 9. Gestión de cuentas atrasadas

Con una calificación del 67% la entidad nunca gestiona debidamente la recuperación de

carteras vencidas de sus clientes, mientas que el 33% afirma que en casos puntuales se ejerce

este procedimiento.

0%

33%

67%

Se lo hace debidamente

En casos puntuales

Nunca

42

9. ¿A los clientes se les envía periódicamente y de manera detallada resúmenes sobre

sus cuentas vencidas?

Tabla 10

Resúmenes sobre cuentas vencidas


Si 0 0%

A veces 1 17%

Casi nunca 5 83%

Total 6 100%

Figura 10. Resúmenes sobre cuentas vencidas

El 83% de las personas afirmó que casi nunca se les envía de manera periódica a los

clientes resúmenes sobre sus cuentas vencidas, mientras tanto que el 17% declara que a

veces, siendo un así una falencia de control por parte del departamento, descuidos que hacen

perder la trazabilidad del estado de cartera por cliente

0%17%

83%

Si

A veces

Casi nunca

43

10. ¿Es acertada la idea de implementar un manual de políticas y procedimientos para la

optimización de la cobranza?

Tabla 11

Implementación de manual de políticas y procedimientos


Excelente 5 83%

Buena 1 17%

Mala 0 0%

Total 6 100%

Figura 11. Implementación de manual de políticas y procedimientos

Análisis: Con una aceptación del 83% por parte de las personas que han sido encuestadas

en este proyecto de investigación han elegido que es excelente, por otro lado, el son el 17%

de las personas optaron por buena siendo igualmente favorable la idea de implementar

manuales de políticas y procedimientos al departamento de cobranzas.

83%

17%0%

Excelente

Buena

Mala

44

3.6. Evaluación financiera a las cuentas por cobrar.

Es un hecho que las cuentas por cobrar tienen un objetivo importante dentro de cualquier

entidad, de tal manera que estas estimulan las ventas y así mismo ganar clientes, considerado

también como objeto las facilidades de pago mediante el crédito un medio muy recurrente

para vender los productos de acuerdo con el giro del negocio. Como herramientas mas fiables

para conocer el estado financiero de una entidad, el análisis mediante ratios financieros es una

elección acertada para poder determinar la solvencia y eficiencia de estas.

3.6.1. Nivel de inversión de cuentas por cobrar.

Diferentes autores afirman que para medir las inversiones de las cuentas por cobrar se

tiene una estrecha relación con el giro del negocio, calculándose tanto como el volumen de

las ventas a crédito, y el promedio de días de estas, en pocas palabras entre la venta y la

cobranza. Se requiere la realización del respectivo análisis basándonos que validen la

liquidez. Cabe recalcar que la siguiente formula está expresado en miles:

𝑪𝑼𝑬𝑵𝑻𝑨𝑺 𝑷𝑶𝑹 𝑪𝑶𝑩𝑹𝑨𝑹

𝑽𝑬𝑵𝑻𝑨𝑺 𝑨 𝑪𝑹É𝑫𝑰𝑻𝑶= %

8.315,00

22.185,00= 𝟑𝟕. 𝟒𝟖%

Este resultado refleja que, en base a las ventas netas anuales a crédito, se ha representado

un 37.48% de cuentas pendientes de cobro a los clientes, teniendo este resultado ya es posible

poder calcular en cuantos días nuestro dinero demorará en ser efectivo con una simple

multiplicación por los 360 días que tiene el año.

37,48% ∗ 360 = 136 𝑑í𝑎𝑠

Esto quiere decir que para nosotros con un promedio de 136 días nuestras cuentas por

cobrar tienden a ser efectivas, esta razón es muy importante ya que puede definir rápidamente

45

la eficiencia y liquidez que tiene la entidad, para ello es preciso una breve comparación, con

las cuentas por pagar, la importancia de esto radica simplemente por el siguiente motivo, si

no tengo efectivo necesario para poder solventar los gastos que se presenta con los

proveedores, está más que claro que la empresa tiene problemas con el periodo de cobros de

sus cuentas; esto lo sobremos con la rotación de cuentas por pagar.

𝐶𝑈𝐸𝑁𝑇𝐴𝑆 𝑃𝑂𝑅 𝑃𝐴𝐺𝐴𝑅 ∗ 360

𝐶𝑂𝑆𝑇𝑂𝑆 𝐷𝐸 𝑉𝐸𝑁𝑇𝐴= 𝑅𝑂𝑇𝐴𝐶𝐼Ó𝑁 𝑃𝑂𝑅 𝐷Í𝐴𝑆 𝐷𝐸 𝐶𝑈𝐸𝑁𝑇𝐴𝑆 𝑃𝑂𝑅 𝑃𝐴𝐺𝐴𝑅

(10.825,00) ∗ 360

33.810,00= 115 𝐷í𝑎𝑠

Esto nos demuestra una diferencia en días con las cuentas por cobrar, nuestro tiempo

estimado para pagar a nuestros proveedores es 115 días, pero en cuanto a nuestro tiempo de

cobro de nuestras cuentas por cobrar tiene un promedio de días más alto que el de las cuentas

por pagar, está claro que hay cierta deficiencia en nuestros procesos de cobro para poder

cubrir nuestros gastos a proveedores.

3.7. Validación de las variables.

Al finalizar el estudio investigativo, se puede indicar que la hipótesis planteada en el

Capítulo I es válida expresando los siguientes resultados:

En la actualidad la mayoría de encuestados aseguran que no se encuentran establecidas ni

documentadas políticas en el área de crédito y cobranzas para la otorgación de un crédito a

sus clientes, es más existe desconocimiento interno sobre aquel proceso evidenciando la falta

de capacitación del personal. Además, afirman que en las pocas charlas recibidas no se han

considerado temas que abarquen estrategias para mejorar el control y agilizar los procesos de

crédito, lo cual se convierte en una deficiencia clave que debe ser eliminada con un plan

correcto de educación continua.

46

De igual forma, los involucrados en el área de crédito y cobranzas señalan que son capaces

de ejercer funciones y procedimiento de cobro siempre y cuando se les provea de

capacitaciones de este modo se optimizará el proceso de crédito, asimismo recalcan que

pocas veces se realiza un seguimiento a los clientes retardando las cobranzas y provocando

morosidad, de esta manera debido a la falta de interés en el estudio de mercado evitan la

captación de futuros clientes. Al no existir procesos de selección para la otorgación de

créditos que constituye un punto importante, incrementa el riesgo de morosidad por parte del

cliente y un sinnúmero de problemas que muchas de las veces llegan a casos legales por

incumplimiento del contrato, esta idea de implementación de procedimiento para selección de

clientes se ha comentado en el departamento sin llegar a nada concreto.

En cuanto a la gestión para la recuperación de la cartera vencida se denota una clara

deficiencia, puesto que solo son aplicados en casos puntuales o de mayor cuantía de dinero,

demostrando claramente la falta de políticas de control en las actividades y funciones

designadas a los miembros del departamento, para añadir no se envía periódicamente a los

clientes resúmenes o recordatorios sobre sus cuentas vencidas, lo cual permite ocultar la

trazabilidad del estado de la cartera del cliente.

Por ende, con los resultados obtenidos es evidente que la propuesta de implementar un

manual de políticas y procedimientos en el área de cobranza ha tenido gran aceptación por

parte de los encuestados; asimismo se pudo validar ciertas falencias de control que tiene la

misma. Siendo factores muy importantes y causantes a su vez de los inconvenientes de la

cartera vencida. También el estudio demostró que existen procesos que no se realizan de

manera eficaz, los mismos que son de carácter primordial para la correcta gestión de la

cartera

47

Capítulo 4

La propuesta

4.1. Tema

Herramientas preventivas para el control de la cartera en el sector alimenticio de

Guayaquil.

4.2. Justificación

El proceso de recuperación de cartera vencida o por vencer es uno de los inconvenientes

que presenta el sector alimenticio de Guayaquil, al ser uno de los recursos básicos e

indispensables que toda entidad busca realizar para obtener la liquidez, solvencia y

sostenimiento deseado, se debe priorizar que, la mayor parte de ingresos que obtiene este tipo

de empresas provienen de ventas a crédito, por lo cual para efectuar de forma correcta y

efectiva la gestión de cobranzas y disminuir así los niveles de cartera vencida, no solo es

favorable contar con el personal altamente capacitado, resulta importante evaluar la forma de

cómo se está manejando y calificando para la otorgación de créditos por parte de la entidad,

debido a que, de dicho análisis dependerá el cobro oportuno de la venta generada.

Si bien es cierto, la empresa cuenta con procesos, procedimientos y políticas establecidas

para la gestión de créditos y cobranzas, pero la falta de control para el cumplimiento de las

políticas es el inconveniente primordial, provocando retraso en el procedimiento de cobro y a

su vez mostrando falencias en el personal al realizar las tareas por conocimientos propios

evidenciando la falta de capacitación, siendo el resultado poco favorable en la gestión de

cobranzas, fomentando el crecimiento de las cuentas incobrables e incurriendo en el pago no

oportuno de las obligaciones por parte de los clientes a corto, mediano y largo plazo. A través

de herramientas preventivas para el control de la cartera se espera reducir el crecimiento de

las cuentas incobrables y mejorar la liquidez y solvencia empresarial.

48

4.3. Objetivo General

Presentar herramientas preventivas en el área de crédito y cobranza para agilizar la

recuperación de las recaudaciones y eliminar la abundante documentación, así como las

falencias que tienen las empresas del sector alimenticio.

4.4. Objetivos específicos

• Diseñar políticas preventivas, de mejor ejecución y de recuperación para mejorar el

control interno del área de créditos en las empresas del sector alimenticio.

• Desarrollar un manual de funciones para el área de crédito y cobranza con el fin de

agilizar la recuperación de cartera

• Implementar estrategias de control según COSO III para mejorar la gestión de

cobranza,

4.5. Desarrollo de la propuesta

En la actualidad lograr recaudar los fondos que fueron destinados como créditos es el reto

más importante de todas las empresas, en especial del sector alimenticio que utilizan esta

forma de pago por sus masivas ventas. El área de crédito y cobranzas tiene un rol

trascendental dentro de una entidad al ser el encargado de recuperar los rubros económicos de

esas ventas y mediante una buena administración de los recursos financieros lograr el

desarrollo de la compañía. Por ende, al momento de gestionar, aprobar y otorgar créditos la

empresa asume riesgos que pueden provocar desestabilización en una organización cuando

estos se vuelven en problemas recurrentes. En base a lo mencionado anteriormente se plantea

mitigar los factores de riesgo que se puedan dar, a través de herramientas de control para la

gestión de cartera, siendo estas de tipo preventivas, de mejor ejecución y recuperación.

49

4.1.1. Políticas preventivas.

El marco de acción se embarca en la innovación de las políticas de crédito para prevenir

los posibles riesgos de morosidad que se puedan dar dentro de la cartera de clientes una vez

concedido el crédito, es decir, el análisis exhaustivo a su historial crediticio y documentación

presentada será el punto clave para evaluar su capacidad de pago.

Tabla 12

Políticas preventivas

Política Acción

Precalificación de clientes

Calificación del crédito

Todos los clientes deberán cumplir con los siguientes requisititos

de precalificación a un crédito:

✓ Presentar el Ruc actualizado de la empresa.

✓ Copia del nombramiento del representante legal.

✓ Copia del registro mercantil actualizado.

✓ Disponer de tres referencias comerciales.

✓ Tres referencias personales.

✓ No estar registrado con categoría mala en el Buró de crédito.

✓ No tener registro de actividad por mora en el último crédito

solicitado.

✓ Llenar formulario de precalificación.

✓ Con la información obtenida en el formulario y los

documentos presentados, se procederá con la verificación y

constatación de los datos siguiendo el siguiente esquema:

a) Revisión de la documentación por parte del responsable

de ventas.

b) Una vez confirmada que la información es veraz y

confiable será enviada al departamento de crédito y

cobranzas para el análisis del monto y plazo del crédito.

c) La aprobación final del crédito será ejecutada y otorgada

por el departamento financiero.

✓ El tiempo estimado de aprobación del crédito dependerá

exclusivamente del monto y plazo solicitado por el cliente.

✓ Aprobado el crédito se realizará el registro del contrato donde

constarán las firmas de ambas partes.

✓ Se procederá a abrir un nuevo expediente donde reposará el

contrato firmado por ambas partes y demás documentos

presentados para la otorgación-financiamiento del crédito.

50

4.1.2. Políticas de mejora de ejecución.

Las políticas de mejor ejecución para la gestión de cobranzas consisten en un grupo de

procesos relacionados y coordinados que se aplican directamente a las actividades de

seguimiento y acompañamiento de los clientes para evitar la morosidad, así como de llevar

un control de los clientes potenciales de la empresa.

Tabla 13

Políticas de mejoras de ejecución

Política Acción

Actualización permanente de

expedientes de clientes

✓ La información deberá ser actualizada

de manera cuatrimestral para llevar un

control de cada cliente.

✓ El expediente contendrá toda la

información obtenida en la

precalificación y posterior calificación

del crédito.

Métodos de acercamiento con el

cliente

✓ Con la finalidad de establecer una

relación directa con el cliente y evitar

riesgo de morosidad se aplicará el

cobro anticipado mediante:

• Llamadas antes del vencimiento de una

cuota.

• Mensajes recordatorios vía texto o correo

electrónico antes de la fecha de pago.

Una vez definida cualquiera de las

alternativas, deberá ser realizada con 7 días

previos al vencimiento de cada cuota.

Seguimiento y control

✓ Realizar un control permanente a través

de informes durante la vigencia del

crédito por cada cliente con la ayuda

del expediente.

✓ Identificar y registrar aquellas cuentas

que cayeron en morosidad en el

proceso normal de cobranza, monto

que pasará a ser parte de la

recuperación de cartera una vez

excedido los 30 días de mora.

51

4.1.3. Políticas de recuperación.

En base a los informes presentados por los responsables del área de crédito y cobranzas se

podrá identificar a aquellos clientes que, al efectuar el proceso normal administrativo de

recaudación no se logró percibir la cuota o abono establecida en el contrato. Por lo cual, se

procederá a poner en práctica las acciones de recuperación a la cartera vencida con al menos

30 días de retraso, este proceso permitirá garantizar el retorno del crédito otorgado.

Tabla 14

Política de recuperación

Política Acción

Generación de base de datos

La información proveniente del informe de cartera pondrá en

ejecución el plan de acción a las cuentas que tengan más de 91 días

de mora, generándose una base de datos y un expediente para su

posterior seguimiento.

Estrategias de recuperación de

cartera con morosidad

• Cobranza administrativa

Es el seguimiento en cada una de estas etapas a toda la cartera de

clientes de la empresa desde el día que las facturas son emitidas.

Esta gestión de cobranza detecta y soluciona anticipadamente los

inconvenientes que obstaculizan la cobranza, se efectuará a partir

del primer día de mora hasta haber transcurrido los 30 primeros

días, y ejecutadas mediante llamadas telefónicas, envió de

mensajes de texto y/o correos electrónicos.

• Cobranza operativa

En las situaciones que no se haya logrado tener comunicación

con el cliente y de haber transcurrido de 31 a 45 días, se enviará

la notificación de cobranza de forma física al domicilio

registrado o se planificara visitas del agente de crédito.

• Cobranza pre jurídica

Transcurrido más de 45 y menos de 90 días de vencimiento, nos

comunicamos con nuestros clientes para recordarles el pago de

su obligación y se enviará una nueva notificación de cancelación

poniendo en consideración la predisposición de llegar a un

acuerdo para evitar un reporte negativo ante las centrales de

riesgo, caso contrario se tomarán acciones legales y los gastos de

cobranza deberán ser asumidos por el cliente

• Cobranza judicial

A partir del día 91 de mora en adelante, y de no haber llegado a

un acuerdo mediante los procesos anteriormente mencionados,

se procederá a iniciar la acción legal pertinente para lograr

recuperar los fondos del crédito, los honorarios de abogado y

gastos procesales son asumidos por el deudor y será notificado

en su lugar de residencia.

52

4.6. Manual de procedimientos para el área de crédito y cobranzas del sector

alimenticio

El diseño de un manual de procedimientos para el área de créditos y cobranzas que

abarque las estrategias de control para la gestión de cartera; permitirá definir, establecer

lineamientos a seguir, con la finalidad de evidenciar la correcta aprobación, gestión y

recaudación de los créditos; de igual forma se podrá mantener un alto nivel de cumplimiento

de los objetivos en el área de cobranzas de las empresas del sector alimenticio. Con la

finalidad de optimizar el funcionamiento, tiempo de los procesos en el área de cobranzas, es

necesario segmentarlos en tres grupos para buscar un entendimiento exacto de cada uno de

ellos, siendo estos; gestión preventiva, gestión operativa y gestión de recuperación, luego de

esto se establecerá todos los subprocesos que intervienen en el manual de procedimientos, lo

cual se representa en la siguiente tabla:

Tabla 15

Procesos y Subprocesos

Procesos Subprocesos

Gestión preventiva 1. Precalificación y aprobación del crédito

Gestión operativa 2. Elaboración de la base de datos de clientes.

3. Verificación de la información

4. Comunicación continua con los clientes

5. Seguimiento y control de clientes

Gestión de recuperación

6. Elaboración de la base de datos de clientes en

morosidad

7. Recopilación de información

8. Estrategias de recuperación de la cartera vencida

53

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PARA EL ÁREA DE CRÉDITO Y

COBRANZAS

EMPRESAS DEL SECTOR ALIMENTICIO

54

MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS PARA EL

AREA DE CRÉDITO Y COBRANZAS

INDICE

1. Objetivo Principal

2. Funciones

3. Estructura organizacional

4. Perfil del Puesto

5. Procedimientos

5.1. Gestión preventiva de los créditos - Precalificación y aprobación del crédito.

5.2. Gestión operativa de los créditos - Seguimiento y gestión de los créditos.

5.3. Gestión de Recuperación de los créditos - Recuperación de créditos

vencidos.

5.4. Gestión de control de procedimientos – Cumplimiento de procesos y

objetivos.

55



1. Objetivo principal

Establecer los lineamientos corporativos de prevención, aprobación, gestión y

recuperación de cartera de los clientes, en base a estándares de eficacia y eficiencia

propuestos por la gerencia.

2. Funciones

• Recibir, verificar y validar los requisitos necesarios para las solicitudes de crédito

de acuerdo a las políticas de la empresa.

• Evaluar el historial crediticio de posibles clientes para el otorgamiento de créditos.

• Custodiar y controlar los documentos proporcionados por los clientes en el área de

crédito y cobranzas.

• Autorizar la ampliación de crédito a los clientes potenciales.

• Presentar informes mensuales a Gerencia de los clientes morosos.

• Coordinar el proceso de recuperación de créditos y verificar el tiempo de respuesta.

• Supervisar y revisar los cierres de caja sobre los cobros realizados en efectivo.

• Coordinar y supervisar los depósitos de los cobros realizados.

• Llevar un control documental y electrónico de los clientes acreditados y sus

respectivos estados de cuentas.

• Realizar las demás funciones que expresamente le encomiende la Gerencia.

56



3. Estructura organizacional

4. Perfil del puesto

Experiencia:

3 años en área de cobranzas

Estudios: Estudios Superiores en Contaduría Pública / Ing.

Comercial / Administración/ Afines.

Conocimiento: • Conocimiento del sistema de cobranzas,

documentación de facturas, notas de crédito,

retenciones.

• Manejo de Microsoft Office avanzado

• Recuperación, control y seguimiento de cartera

asignada.

• Conocimiento en técnicas de atención al cliente.

• Ajustes de cuentas y cruce de cuentas con clientes.

Habilidades: • Habilidad para recuperar las cobranzas a corto plazo.

• Facilidad de palabra y poder de negociación.

• Control eficiente de su cartera

• Facilidad de comunicación con vendedores y clientes.

• Habilidad para trabajar bajo presión

57



PROCESO GESTIÓN PREVENTIVA DE

CRÉDITOS

Código: ACC-GPC-01-2019

Fecha/vigencia: 01-02-2019

SUBPROCESO PRECALIFICACIÓN Y

APROBACIÓN DE CRÉDITOS

Aprobado por:

Versión 1

1. Propósito

Definir el proceso para la precalificación de créditos a los clientes antiguos y

nuevos de la empresa.

2. Alcance

Aplicable a todos los procedimientos en el área de crédito y cobranzas.

3. Responsables

• Gerente Financiero

• Asistente de Créditos y Cobranzas

• Coordinador de Ventas

4. Procedimientos

• Responsable: Coordinador de ventas

Receptar junto con la solicitud de crédito, los siguientes documentos:

• Presentar el ruc actualizado de la empresa.

• Copia del nombramiento del representante legal.

• Copia del registro mercantil actualizado.

• Disponer de tres referencias comerciales.

• Tres referencias personales.

• No estar registrado con categoría mala en el Buró de crédito.

• No tener registro de actividad por mora en el último crédito solicitado.

58

• Llenar formulario de precalificación.

• Responsable: Asistente de Créditos y Cobranzas

Proceder con la verificación y constatación de la información obtenida en la solicitud

de crédito y documentos presentados, siguiendo el siguiente esquema:

a) Revisar la documentación presentada por parte del Coordinador de Ventas.

b) Verificar por segunda vez la información para realizar el análisis y

determinar el monto y plazo de crédito en concordancia con las políticas de

la empresa.

c) Diseñar un informe de calificación del cliente para la aprobación final del

crédito.

• Responsable: Gerente financiero

• Verificar el cumplimiento de los procedimientos anteriores con eficiencia y

eficacia.

• Revisar los informes preliminares de crédito y calificación del cliente.

• Otorgar el crédito solicitado si cumple las bases.

5. Documentos

Informe de calificación del Cliente

Informe de cumplimiento preliminar del crédito

6. Flujograma

A continuación, se muestra el diagrama de flujo del proceso:

59

Asistente de crédito y cobranzas Gerente Financiero

Fas

ePrecalificación y aprobación del crédito

Coordinador de Ventas

INICIO

Receptar solicitud de

crédito y documentación.

Verificar la información

del cliente.

Cumple con los

requisitos

Diseñar informe de

cumplimiento preliminar

de crédito.

Receptar y revisar la

documentación entregada por

parte del Coordinador de

Ventas.

Verificar por segunda vez la

información para realizar el

análisis y determinar el monto y

plazo de crédito.

Cumple con la revisión

Diseñar informe de calificación

del cliente para la aprobación

final del crédito.

Verificar el cumplimiento de

los procedimientos anteriores

con eficiencia y eficacia.

Cumple con la revisión

Aprobar y otorgar el

crédito solicitado.

Archivar toda la

documentación soporte.

FIN

SI

NO

Receptar y revisar los informes

preliminares de crédito y

calificación del cliente.

SI

NO

60



PROCESO GESTIÓN OPERATIVA DE

CRÉDITOS



SUBPROCESO SEGUIMIENTO Y GESTIÓN

DE CRÉDITOS

Aprobado por:

Versión 1

1. Propósito

Establecer el proceso para el seguimiento y gestión de la cartera de créditos de los

clientes de la empresa.

2. Alcance

Aplicable a todos los procedimientos en el área de crédito y cobranzas.

3. Responsables

Gerente Financiero

Asistente de Créditos y Cobranzas

4. Procedimientos

• Elaboración de Bases de Datos.

Responsable: Asistente de Créditos y Cobranzas

En una hoja de cálculo se presentará la base de datos de clientes, dicho documento

debe ser protegido por el responsable y deberá seguir los siguientes parámetros:

o Actualizar la base de datos de clientes diariamente para tener información

oportuna y que permita tomar decisiones.

o Actualizar la información de contactos de clientes de forma trimestral, así

como la documentación presentada en la precalificación y posterior

calificación del crédito.

o Solicitar documentación actual a clientes que superen los 3 años para ser

verificada y a su vez archivada en el respectivo expediente

61

• Comunicación con los Clientes.

Responsable: Asistente de Créditos y Cobranzas

Para evitar el riesgo de morosidad por parte de los clientes se debe establecer relación

directa a través cobro anticipado, mediante:

o Comunicación con el cliente por medio de llamada telefónica, mensajes

recordatorios antes de la fecha de vencimiento de la cuota.

o Correo electrónico

La secuencia de comunicación será deberá 5 días previos al vencimiento de cada cuota

• Seguimiento y control.

Responsable: Gerente Financiero

• Realizar control permanente de los informes de cobranza presentados durante toda

la vigencia del crédito de cada cliente.

• Identificar y registrar aquellos clientes que están en morosidad, en donde no se

logró recaudar la cobranza de forma normal, una vez que haya excedido los 30

días de mora.

5. Documentos

Base de datos de Clientes

Informe de Gestión de Cobranza

6. Flujograma

A continuación, se muestra el diagrama de flujo del proceso

62

Seguimiento y Gestión de créditos

Asistente de crédito y cobranzas

Seguimiento de cartera

Gerente Financiero

Gestión de Cobranza

Fas

e

INICIO

Elaborar base de datos

de clientes.

Actualizar la base de

datos de clientes

diariamente.

Cumple con los

requisitos

Archivar

documentación

presentada del cliente.

Elaborar listado de

clientes con cuotas a

vencer

Cumple con la promesa de

pago

Elaboración del informe de

gestión de crédito.

NO

Actualizar la

información de

contactos de clientes

de forma trimestral

Solicitar

documentación actual

a clientes que superen

los 3 años.

Verificar

cumplimiento de pago

Cumple con los

pagos

Seguimiento FIN

SI

SI

NO

Comunicar al cliente por

llamada telefónica,

mensajes de texto, correo

electrónico.

Solicitar promesa de pago

al cliente.

SI

NO

63



PROCESO

GESTIÓN DE

RECUPERACIÓN DE

CREDITOS



SUBPROCESO RECUPERACIÓN DE

CREDITOS VENCIDOS

Aprobado por:

Versión 1

1. Propósito

Establecer los procesos necesarios para el seguimiento y la gestión de la cartera de

créditos solicitados por los clientes de la empresa

2. Alcance

Se aplica a todos los procedimientos de gestión de crédito y cobranzas

3. Responsables

Gerente Financiero

Asistente de Créditos y Cobranzas

4. Procedimientos

• Generación de nueva base de datos.

o En base al informe de cartera se deberá ejecutar el plan de acción a las

cuentas que tengan más de 91 días de mora.

o Crear una base de datos del cliente en morosidad y un expediente para su

seguimiento.

• Estrategias de recuperación de cartera

o Cobranza Administrativa.

Es el seguimiento en cada una de estas etapas a toda la cartera de clientes de la

empresa desde el día que las facturas son emitidas. Esta gestión de cobranza detecta

y soluciona anticipadamente los inconvenientes que obstaculizan la cobranza, se

efectuará desde el primer día de mora hasta haber transcurrido los 30 primeros días,

y ejecutadas mediante llamadas telefónicas, envió de mensajes de texto y/o correos

electrónicos.

64

o Cobranza Operativa.

En las situaciones que no se haya logrado tener comunicación con el cliente y de

haber transcurrido de 31 a 45 días, se enviará la notificación de cobranza de forma

física al domicilio registrado o se planificara visitas del agente de crédito.

o Cobranza Prejudicial.

Transcurrido más de 45 y menos de 90 días de vencimiento, nos comunicamos con

nuestros clientes para recordarles el pago de su obligación y se enviará una nueva

notificación de cancelación poniendo en consideración la predisposición de llegar a

un acuerdo para evitar un reporte negativo ante las centrales de riesgo, caso

contrario se tomarán acciones legales y los gastos de cobranza deberán ser

asumidos por el cliente

o Cobranza Judicial.

A partir del día 91 de mora en adelante, y de no haber llegado a un acuerdo

mediante los procesos anteriormente mencionados, se procederá a iniciar la acción

legal pertinente para lograr recuperar los fondos del crédito, los honorarios de

abogado y gastos procesales son asumidos por el deudor y será notificado en su

lugar de residencia.

• Las acciones tomadas como estrategia de cobranza serán registradas en un formato

para ejercer un control efectivo y la información sea fiable para la toma de

decisiones oportunas.

5. Documentos

Informe de recuperación de créditos vencidos

6. Flujograma

A continuación, el diagrama de flujo del procedimiento

65

Recuperación de los créditos vencidos

Cobranza OperativaCobranza

AdministrativaCobranza Pre-judicial Cobranza Judicial

Fas

e

INICIO

Elaborar base de datos

de créditos en mora

Contactar al cliente por

medio de llamadas,

mensajes y correos.

Cliente cumple con la

obligación de pago

Ejecutar visitas y

entregar notificaciones.

SI

NO


obligación de pago

NO

SI

Entregar notificaciones

preventivas.


obligación de pago

NO

SI

Iniciar acciones legales

Enviar notificación al

domicilio del cliente.

Ejecutar proceso judicial

de recuperación de

cartera.

Elaborar informe de

recuperación de créditos.

FIN

66

4.7. Plan de acción para la implementación de estrategias de control en la gestión de cobranza según COSO III

Tabla 16 Estrategias de control componente entorno de control

Nº Componente Objetivo Principal Estrategia Responsables

1

En

torn

o d

e C

on

trol

Demostrar que la empresa tiene

compromiso por la integridad y valores

éticos en sus diferentes áreas.

Velar por la integridad, aspecto trascendental para el

bienestar de la empresa, por lo cual es necesario que la

gerencia implemente y promueva valores éticos.

Mantener control de los incentivos o premios

otorgados a empleados por buen desempeño o logros

obtenidos, por alcanzarlos pueden caer en situaciones

deshonestas que afecten a la liquidez de la empresa.

Crear un código de conducta que muestre lo que la

empresa ofrece y espera por parte de sus empleados.

Establecer políticas de recursos humanos y a la vez

comunicarlas, buscando el comportamiento apropiado de

los empleados dentro de la entidad y posterior desarrollo

administrativo de cada individuo.

Gerente General

Gerente Financiero

67

Tabla 17 Estrategias de control componente evaluación de riesgos


2

Evalu

ació

n d

e r

iesg

os

Especificar objetivos para permitir la

identificación y correcta valoración de los

riesgos en las diferentes áreas de la empresa.

Establecer objetivos claros y alcanzables, lo cual

determinará las acciones a tomar necesarias para el buen

manejo del departamento de crédito y cobranzas.

Desarrollar la matriz FODA en la empresa, para

conocer las debilidades del departamento de crédito y

cobranzas, conocer las oportunidades del entorno, las

fortalezas propias del área y así mismo la detección de

amenazas para la toma oportuna de decisiones.

Evaluar y gestionar la cartera de clientes con

información actualizada, verificar el compromiso del

cliente en los pagos e identificar los posibles riesgos de

incumplimiento.

Gerente General

Gerente Financiero

68

Tabla 18 Componentes actividades de control, información y comunicación, monitoreo


3

Acti

vid

ad

es

de c

on

trol

Elegir y diseñar actividades de control

que contribuyan a mitigar riesgos para lograr

los objetivos planteados.

Fomentar la capacitación del área y establecer

actividades de control para asegurar y disminuir el riesgo

inherente existente en las actividades de crédito y

cobranza.

Identificar y verificar el giro del negocio, las

transacciones, ordenes de los clientes, para realizar un

seguimiento especial, comunicando cualquier cambio a

los responsables del área de crédito y cobranzas.

Gerente General

Gerente Financiero

Info

rmació

n

y

com

un

icació

n

Generar información relevante y

comunicar internamente para el buen

funcionamiento control interno.

Definir las responsabilidades de cada empleado en el

área de crédito y cobranza, para lo cual es indispensable

contar con un manual de procedimiento donde se

mostrará los aspectos relevantes y primordiales del puesto

de trabajo.

Evaluar el programa contable existente en el módulo

de créditos y cobranzas e implementar capacitaciones en

los empleados para el manejo de este.

Acti

vid

ad

es

de

mon

itore

o

Seleccionar, desarrollar y realizar

evaluaciones continuas para medir el grado

de cumplimiento de los componentes de

control interno.

En los manuales de procedimientos para el área de

crédito y cobranzas se deberá controlar el cumplimiento

de las responsabilidades.

Los supervisores del área de crédito y cobranzas

deberán realizar repostes de cumplimiento de las

responsabilidades asignadas a los empleados.

69

Conclusiones

• El sistema de control interno actual del área de crédito y cobranzas presenta

falencias no solo a nivel de procedimientos a seguir para realizar cobranzas

efectivas, sino también en las funciones que desempeñan cada empleado al no ser

asertivas y contar con poca capacitación, lo cual da como resultado la aparición de

inconvenientes para alcanzar los objetivos planteados, de igual forma las políticas

actuales para la concesión de créditos no se encuentran definidas adecuadamente.

• Las políticas, procedimientos, funciones y procesos fueron analizados a cabalidad

evidenciando deficiencias de control interno, por lo cual el área de créditos y

cobranzas esta propensa a riesgos que pueden provocar falta de eficacia en el

cumplimiento de las metas propuestas, además se identificó falta de control para

mitigar riesgos.

• No existe personal encargado de supervisar que los procedimientos y funciones de

los empleados del área de crédito y cobranzas para agilizar la recuperación de

cartera se ejecuten de forma adecuada, ciertas veces el Gerente Financiero se

encarga o trata de controlar en su mayor expresión los diferentes procesos de

cobranza, sin embargo no es suficiente debido a la gran cantidad de cartera de

clientes por verificar y a sus funciones encomendadas, además la falta de

compromiso del personal son los puntos determinantes que impiden el

cumplimiento de los objetivos.

70

Recomendaciones

• Con los resultados obtenidos de la evaluación de control interno en el área de

crédito y cobranzas se considera que es conveniente realizar seguimiento a los

procesos de cobranzas para que se ejecuten de manera oportuna, de igual forma

fomentar en los empleados valores éticos que contribuyan al bienestar de la

empresa y por ende al logro de los objetivos del departamento.

• Proponer políticas y estrategias de control interno para mejorar las deficiencias que

existen en los procesos y procedimientos para el área de crédito y cobranzas, de

esta forma se podrá disminuir riesgos que afecten al desarrollo normal de las

actividades para la recuperación de cartera, cumpliendo con las metas propuestas.

• Implementar el manual de procedimientos como herramienta que permita controlar

las responsabilidades de cada empleado y el desarrollo normal del proceso de

recuperación de cartera en el área de crédito y cobranzas, con la finalidad de

mitigar los riesgos existentes y mejorar el control interno utilizando métodos de

evaluación como es el sistema coso, además es necesario que se cree un

compromiso ético del personal en la empresa para alcanzar eficiencia y poder

cumplir con los objetivos.

71

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74

Apéndice A

Cuestionario de encuestas dirigidas a los responsables del área de cobranza

1. ¿Se tienen establecidas y documentadas las políticas de la empresa para otorgar

crédito a los clientes?

Si.

No.

2. ¿El departamento de cobranza recibe charlas que sean de beneficio para el manejo

de los créditos otorgados?

Siempre

A veces

Casi nunca

3. ¿Las veces que la empresa tuvo la oportunidad de recibir capacitaciones respecto

al área de crédito y cobranza se mencionaron puntos sobre agilización de procesos

u optimización de estos?

Si

Casi nada

Nada

4. ¿Se encuentra usted dentro de la capacidad de ejercer funciones y procedimientos

de cobro para la optimización agilización de esta dentro del departamento?

Sí

No

75

5. ¿La empresa realiza evaluaciones individuales por cliente sobre su historial

crediticio antes de otorgarle el crédito?

Cuando es necesario

Nunca

6. ¿Dentro de la organización existe procedimientos para la aprobación de los

créditos a sus clientes?

Si

No

7. ¿La entidad ha considerado la idea de implementar procedimientos de

aprobaciones de créditos a sus clientes?

Si

Se lo ha pensado

No

8. ¿El departamento de cobranzas gestiona debidamente la recuperación de las

cuentas atrasadas por sus clientes?

Se lo hace debidamente

En casos puntuales

Casi nunca

9. ¿A los clientes se les envía periódicamente y de manera detallada resúmenes sobre

sus cuentas vencidas?

Si

A veces

Casi nunca

76

10. ¿Es acertada la idea de implementar un manual de políticas y procedimientos para

la optimización de la cobranza?

Excelente

Buena

Mala

77

Apéndice B

Yadira Rebeca Coronel Zurita ING. Christian López Pinargote, MAE...

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