[XLS] · Web viewAE 5 Evaluación Asesoría y Mejoramiento La planta de personal temporal culminó...

PE01-F042-V8 Página 1 de 233

SECRETARÍA DISTRITAL DEL HÁBITAT

PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL

# fila

ORIGEN O FUENTE

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO / O NO CONFORMIDAD ÁREA RESPONSABLE PROCESO CAUSAS IMPACTO ACCIÓN PROPUESTA TIPO ACCIÓN

RESPONSABLE

META INDICADOR INTERNO EXTERNO DIRECTO COGESTOR

PMI 1 4 23/12/2015

PMI 2 27 26/03/2014 Gestión de Talento Humano Mejora

PMI 3 42 Otros Seguimientos 2016/04/16 Gestión Documental NR

PMI 4 56 31/05/2016 Gestión Documental Correctiva Subdirección Administrativa


PMI 6 58 Falta de actualización del PGD .Plan de mejoramiento remitido a Control Interno con radicado 3-2016-48843 31/05/2016 Gestión Documental Actualizar el instrumento "Programa de Gestión Documental" Mejora Subdirección Administrativa Actualizar y publicar las PGD.

PMI 7 59 No se evidencia la existencia de un Plan Institucional de Archivo PINAR. Plan de mejoramiento remitido a Control Interno con radicado 3-2016-48843 31/05/2016 Gestión Documental Elaborar el PINAR Correctiva Subdirección Administrativa Elaborar el Plan Institucional PINAR

PMI 8 60 No se evidencia la existencia de una Política de Gestión Documental. Plan de mejoramiento remitido a Control Interno con radicado 3-2016-48843 31/05/2016 Gestión Documental Elaborar la política de Gestión Documental que hará parte integral del marco normativo interno del SIGA. Correctiva Subdirección Administrativa

PMI 9 61 Se deben actualizar la totalidad de los procedimientos de Gestión Documental. Plan de mejoramiento remitido a Control Interno con radicado 3-2016-48843 1/04/2016 Gestión Documental Actualizar los procedimientos de Gestión Documental una vez se surtan las modificaciones en las actividades que actualmente se ejecutan. Mejora Subdirección Administrativa

PMI 10 62 31/05/2016 Gestión Documental Revisar, actualizar y ajustar los indicadores de gestión de la Gestión Documental. Correctiva Subdirección Administrativa


PMI 12 64 Falta de cumplimiento de la Directiva Presidencial No 4 de 2012 "Estrategia Cero Papel". Plan de mejoramiento remitido a Control Interno con radicado 3-2016-48843 31/05/2016 Gestión Documental Diseñar y poner en marcha la estrategia "Cero Papel" en la Entidad Correctiva Subdirección Administrativa

PMI 13 65 31/05/2016 Gestión Documental Parametrizar el aplicativo FOREST para que permita la generación de un consecutivo único para comunicaciones de entrada, salida y comunicaciones internas. Correctiva Subdirección Administrativa


PMI 15 67 Falta de evidencia en el cumplimiento del Decreto Ley 019 de 2012 y Ley Anti trámites. Plan de mejoramiento remitido a Control Interno con radicado 3-2016-48843 31/05/2016 Gestión Documental Preventiva Subdirección Administrativa

PMI 16 68 31/05/2016 Gestión Documental Desnaturalización del concepto de datos electrónicos. Parametrizar el aplicativo FOREST para que permita la radicación de documentos o datos electrónicos. Correctiva Subdirección Administrativa

PMI 17 69 31/05/2016 Gestión Documental Correctiva Subdirección Administrativa Aplicar la totalidad de las TRD TRD aplicadas / TRD existentes

PMI 18 70 Elaboración "Tabla de valoración documental - TVD". Plan de mejoramiento remitido a Control Interno con radicado 3-2016-48843 31/05/2016 Gestión Documental Correctiva Subdirección Administrativa Elaborar y aplicar las TVD

PMI 19 71 31/05/2016 Gestión Documental Elaborar la hoja de control documental, tal como lo establece la norma a todas las series documentales. Esta acción se puede ejecutar en el marco del proyecto de aplicación de TRD. Correctiva Subdirección Administrativa

FECHA DEL HALLAZGO

Auditorias Internas Integrales

6. Dificultades de Accesibilidad al Medio Físico de Población Diferencial y Ausencia de Espacios para la Consulta de Documentos: En el reconocimiento de las áreas físicas de Atención a la Ciudadanía de la entidad (ingreso, recepción, permanencia, atención, administrativa e instalaciones básicas) y sus condiciones de accesibilidad, se observa a grandes rasgos: ausencia de rampa, reducido espacio que posibilite la circulación de personas discapacitadas, ausencia de sillas de color diferencial para adultos mayores, mujeres embarazadas o población vulnerable, ausencia de cuarto de baño accesible para el ciudadano, inadvertencia de señales de atención a población sorda, en contravía con lo establecido en la ley 361 de 1997, Titulo IV, Capítulo II Art 47, 53: “Las instalaciones y edificios ya existentes se adaptarán de manera progresiva, de acuerdo con las disposiciones previstas de tal manera que deberá además contar con pasamanos al menos en uno de sus dos laterales”, “ En las edificaciones de varios niveles que no cuenten con ascensor, existirán rampas con las especificaciones técnicas y de seguridad adecuadas, de acuerdo con la reglamentación que para el efecto expida el Gobierno Nacional o se encuentren vigentes”. Adicionalmente con el Decreto 1538 de 2005, Capítulo 3ro. Literales b y c: “… Los desniveles que se presenten en edificios de uso público, desde el andén hasta el acceso del mismo, deben ser superados por medio de vados, rampas o similares y “…Al menos uno de los accesos al interior de la edificación, debe ser construido de tal forma que permita el ingreso de personas con algún tipo de movilidad reducida y deberá contar con un ancho mínimo que garantice la libre circulación de una persona en silla de ruedas. Se dispondrá de al menos un servicio sanitario accesible”. Adicionalmente se evidenció la inexistencia de espacios adecuados para la consulta de documentos y expedientes como lo establece la Ley 1437 de 2011 Artículo 7°. “Deberes de las autoridades en la atención al público. Las autoridades tendrán, frente a las personas que ante ellas acudan y en relación con los asuntos que tramiten, los siguientes deberes:9. Habilitar espacios idóneos para la consulta de expedientes y documentos, así como para la atención cómoda y ordenada del público”.

Subdirección Administrativa

Gestión de Bienes, Servicios e Infraestructura

No reconocimiento de los criterios diferenciales en las capacidades físicas, auditivas y visuales de la ciudadanía en el punto de atención principal.

Impide que la población discapacitada pueda acceder equitativamente a los servicios que oferta la Secretaría Distrital del Hábitat.


4. La Resolución No. 1401 de 2007 del Ministerio de la Protección Social “Por la cual se reglamenta la investigación de incidentes y accidentes de trabajo” establece como objetivo principal, prevenir la ocurrencia de nuevos eventos, lo cual conlleva mejorar la calidad de vida de los trabajadores y la productividad de las empresas.A su vez, en el “Artículo 4°. Obligaciones de los aportantes” se consideraron, entre otras, las siguientes obligaciones: “1. Conformar el equipo investigador de los incidentes y accidentes de trabajo, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la presente resolución.2. Investigar todos los incidentes y accidentes de trabajo dentro de los quince (15) días siguientes a su ocurrencia, a través del equipo investigador, conforme lo determina la presente resolución.4. Registrar en el formato de investigación, en forma veraz y objetiva, toda la información que conduzca a la identificación de las causas reales del accidente o incidente de trabajo.7. Implementar el registro del seguimiento realizado a las acciones ejecutadas a partir de cada investigación de accidente e incidente de trabajo ocurrido en la empresa o fuera de ella, al personal vinculado directa o indirectamente.8. Establecer y calcular indicadores de control y seguimiento del impacto de las acciones tomadas.9. Remitir, a la respectiva administradora de riesgos profesionales, los informes de investigación de los accidentes de trabajo a que se refiere el inciso primero del artículo 14 de la presente resolución, los cuales deberán ser firmados por el representante legal del aportante o su delegado.10. Llevar los archivos de las investigaciones adelantadas y pruebas de los correctivos implementados, los cuales deberán estar a disposición del Ministerio de la Protección Social cuando este los requiera”.De acuerdo con lo anterior, y auditado aleatoriamente el manejo de los accidentes de trabajo de responsabilidad del proceso, se comprobó la inexistencia de las investigaciones de incidentes y accidentes de trabajo registrados en la entidad, incumpliendo con lo reglado en la norma de referencia.

Dirección de Gestión

Corporativa y CID

* Se tiene determinado que la principal causa generadora de incidentes y accidentes de trabajo en la SDHT, se da en los torneos deportivos organizados en cumplimiento del Plan de Bienestar

* Se realiza un seguimiento general por parte del área de talento humano y se establecen acciones de prevención; sin embargo no se cuenta con un protocolo específico para adelantar las investigaciones de incidentes y accidentes de trabajo.

• El incumplimiento de la Resolución impide conocer las causas generadoras de los accidentes de trabajo y el establecimiento de las medidas correctoras que permitan evitar su recurrencia.• La entidad puede verse abocada a investigaciones administrativas, sanciones y acciones judiciales en su contra.• El proceso puede ver comprometida su gestión y desempeño al no controlar con eficacia las operaciones de la entidad que pueden generar incidentes y accidentes.

* Finalizar el documento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, que orienta, ejecuta y evalúa las acciones encaminadas a asegurar el bienestar integral de los funcionarios.* Establecer el protocolo para adelantar las investigaciones de incidentes y accidentes de trabajo

Directora de Gestión Corporativa y CID

Profesional Especializado área de Gestión del Talento Humano

* Un (1) documento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el

Trabajo.* Un (1) protocolo para adelantar las

investigación de incidentes y accidentes de trabajo, socializarlo e incorporarlo en

el SIG

1. Un documento

2. Protocolo formalizado

Hallazgos realizados en Informe Técnico de "Visita de seguimiento al cumplimiento de la normativa archivística en el D.C." realizado por la Dirección de Archivo de Bogotá, en el cual conceptúan que la Entidad presenta un nivel bajo con respecto al cumplimiento de la normatividad archivística nacional y distrital, en especial lo relacionado con el Acuerdo 004 de 2015 del AGN "por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario, que se conservan en archivos de las entidades del Estado "para las series documentales relacionadas con la Ley 1448 de 2011 "por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las victimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones". Ver detalle de hallazgos y recomendaciones en informe técnico.


Investigaciones, sanciones.Materialización de riesgos de pérdida, destrucción o alteración de documentos. Pérdida de control de gestión.

Pronunciamiento Organismos de

Control

La Secretaría Distrital del Hábitat no tiene una dependencia encargada de la Gestión Documental tal como se exige en el Decreto 514, artículo 5,6 y 7. Plan de mejoramiento remitido a Control Interno con radicado 3-2016-48843

Subdirección Administrativa y

Financiera

La Gestión Documental de la Entidad, está a cargo de la Subdirección Administrativa y Financiera.Esta Subdirección cuenta con el apoyo de un grupo líder de trabajo conformado por cuatro profesionales, en primer lugar un profesional especializado perteneciente a la planta de la Entidad, y quien a su vez presentó y que a su vez se presentó y ganó un concurso de méritos gestado al interior de la Entidad para "coordinar" la gestión documental como Administradora de Empresas, ha venido liderando el área de Gestión Documental , Archivo y Correspondencia en los últimos meses.Incumplimiento 514 de 2016

Incumplimiento de la normatividad vigente a saberse: Decreto 514 de 2006 y Ley 1409 de 2010.Desarticulación de las acciones relacionadas con la Gestión Documental de la Entidad tal como se evidencia en el informe emitido por el ente rector y por la consultoría interna realizada en abril de 2016.

Incluir en la Planeación Estratégica de la dependencia así como en la proyección presupuestal, las necesidades del proceso de gestión documental en cuanto al equipo de profesionales que se requieren de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente aplicable y las necesidades del proceso, con el fin de garantizar con el cumplimiento legal y asegurar la efectiva gestión del proceso

Dirección de Gestión Corporativa

Crear la Subdirección de Gestión Documental

Subdirección de Gestión Documental en la Entidad creada

e implementada.


Control

En el comité interno de archivo no participa ningún profesional archivístico que obre como asesor de este órgano de control de la Gestión Documental .

Plan de mejoramiento remitido a Control Interno con radicado 3-2016-48843


Financiera

No se incluyó al profesional archivístico entre los participantes en el comité interno de archivo, en la Resolución 342 de 2015 en el capítulo 12, artículo 47 indica que el objeto del Comité Interno de Archivo es "asesorar a la Alta Dirección de la Entidad en materia archivística" . Sin un profesional archivista idóneo no existe dicha asesoría.

Falta de asesoría a la Alta Dirección en los temas de la Gestión Documental y por ende falta de asesoría especializada en el tema de Gestión Documental que a su vez genera el incumplimiento de la normatividad vigente en la materia.

En el marco de la normativa archivística nacional vigente, este proceso debe estar liderado por un profesional en ciencia de la información archivística y bibliotecología, tal como lo establece el Decreto 514 de 2016 y por ende este profesional debe ser el secretario técnico de este comité.Para ello se debe modificar la Resolución 1281 de 2013 previa inclusión en la planta de la Secretaría de un perfil idóneo.


Estructurar un Comité Interno de Archivo que cumpla con la normatividad legal

vigente aplicable.

Inclusión formal del profesional de Archivo como Secretario

Técnico del Comité Interno de Archivo


Control


Financiera

No se generó la actualización del PGD aprobado en el año 2014, teniendo en cuenta los nuevos planes de desarrollo del Distrito y de acuerdo a las necesidades de la Entidad.

Articulación con los planes estratégicos de la Entidad en relación con la Gestión Documental.


1 Programa de Gestión Documental actualizado y

publicado


Control


Financiera

La Entidad elaboró un PINAR pero este no cuenta con la aprobación del Comité de Archivo, al existir un nuevo Plan de Desarrollo Distrital que se aprobó en esta vigencia se hace necesario crear un PINAR que cumpla con los requerimientos normativos que le apliquen a esta herramienta.

Articulación con los planes estratégicos del Distrito y de la Entidad en relación con la Gestión Documental.


1 Plan Institucional de Archivo - PINAR elaborado


Control


FinancieraLa Entidad no cuenta con un documento que consigne la Política de Gestión Documental.

La Política de Gestión Documental es definida como una declaración de intenciones en la que se exponen las grandes líneas de actuación y los objetivos que una organización quiere alcanzar en relación a la gestión de los documentos que produce o recibe en el ejercicio de sus funciones y actividades, si no se tiene esta política diseñada se considera que la Entidad está......


Elaboración de la política de Gestión Documental

1 política de Gestión Documental elaborada y documentada


Control


Financiera

La Entidad debe ajustar los procedimientos considerando que después de la revisión de la ejecución de los mismos se evidencia que las actividades no se realizan tal como se describen en los procedimientos por lo que se presume que se encuentran desactualizados.

Los procedimientos son necesarios porque suministran una descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa.


Actualizar todos los procedimientos de Gestión Documental

Cantidad de procedimientos actualizados/cantidad de

procedimientos existentes


Control

Revisión, ajuste y diligenciamiento de los indicadores de Gestión relacionados con la Gestión Documental. Plan de mejoramiento remitido a Control Interno con radicado 3-2016-48843


Financiera

Se evidencia que los indicadores de gestión relacionados con la Gestión Documental no se están diligenciando con la periodicidad requerida porque según lo evidenciado en la visita, estos no son claros lo cual impide su diligenciamiento.

La no existencia de un número (cociente) que sirva para informar continuamente sobre el funcionamiento o comportamiento de la Gestión Documental nos sumerge en un desconocimiento total o parcial de la operación y por consiguiente las oportunidades de mejora y optimización.


Revisar, actualizar y ajustar los indicadores de gestión relacionados con

la gestión documental

Cantidad de indicadores ajustados / cantidad de indicadores

existentes


ControlInventarios documentales desactualizados e incompletos; incumplimiento del Acuerdo 042 de 2002.Plan de mejoramiento remitido a Control Interno con radicado 3-2016-48843


Financiera

La falta de articulación de actividades e iniciativas, la falta de personal suficiente e idóneo, el creciente volumen del acervo documental ha llevado a que los inventarios no estén debidamente actualizados.

La no existencia de inventarios documentales actualizados, supone el desconocimiento parcial del acervo documental y por ende las acciones de planeación, toma de decisiones administrativas y técnicas serán insuficientes.

Seleccionar una firma especializada en la ejecución de actividades técnicas que elabore los inventarios de la totalidad del acervo documental de la Entidad y que a su vez actualice esta herramienta constantemente.


Elaborar y actualizar los inventarios documentales.

Cantidad de unidades documentales inventariadas /

cantidad de unidades documentales existentes


Control


Financiera

No se evidencia los indicadores que reporten la reducción del consumo de papel, tampoco se evidencia la optimización de trámites, lo que lleva a concluir que no se está dando cumplimiento a la Directiva Presidencial No 04 de 2012

La no puesta en marcha de una estrategia de Cero Papel en la Entidad puede afectar la falta de compromiso ambiental, falta de compromiso con la política de eficiencia administrativa que deberían evidenciar en la reducción del consumo de papel y la sustitución de trámites físicos por electrónicos.

Subdirección de Programas y Proyectos

Diseñar e implementar la estrategia "Cero papel" en la Entidad.

1 Estrategia "Cero Papel" diseñada e implementada


Control

No se evidencia el cumplimiento total del Acuerdo 060 de 2002, en relación con la generación de consecutivos de correspondencia. Plan de mejoramiento remitido a Control Interno con radicado 3-2016-48843


Financiera

Se genera un solo consecutivo de correspondencia para oficios enviados, recibidos e internos.

Mezcla en las series documentales, falta de control en los trámites de entrada, salida y comunicaciones internas.


Generar consecutivo único por cada tipo de comunicación

1 Sistema de Consecutivo único implementado.


Control

No se evidencia el cumplimiento total del Acuerdo 060 de 2002, en relación con el concepto de Ventanilla Única de Correspondencia. Plan de mejoramiento remitido a Control Interno con radicado 3-2016-48843


Financiera

El aplicativo FOREST permite radicar documentos que no están en su versión final.Hay usuarios de radicación en cada área administrativa.

Se puede llegar a presentar reserva de radicados, lo cual es un incumplimiento al Acuerdo 060 de 2012; Así mismo al no traer un punto focalizado para la radicación de documentos se puede generar falta de control con los consecutivos y los documentos efectivamente generados.

Se sugiere que la radicación se realice únicamente en la ventanilla única de correspondencia y que se elimine la posibilidad de radicar en las áreas. Así mismo se debe generar un validador en FOREST para que se generen únicamente los radicados que efectivamente van a salir.


Dar cumplimiento al acuerdo 060 de 2002 en relación con el concepto de ventanilla única de correspondencia


Control


Financiera

Según se plasmó en el informe no se entregó evidencia del control y seguimiento de los trámites, respecto del derecho de turno, tiempos de respuesta, plan de mitigación de los riesgos ocasionados por el vencimiento de términos.

La falta de evidencia en el cumplimiento de esta normativa tiene un impacto en la Gestión Misional de la Entidad. Recuperar, analizar y disponer en la página web de la Secretaria Distrital del Hábitat un informe que evidencie el cumplimiento del Decreto Ley 019 de 2012, Ley Anti trámites y ley 1712 de Transparencia. Dirección de Gestión

Corporativa

Implementar las acciones necesarias para dar cumplimiento al Decreto ley 019 de

2012, Ley Anti trámites y Ley 1712 "Ley de Transparencia".

Acciones implementadas / Acciones requeridas


Control

Incumplimiento de lo establecido en la Ley 527 de 1999 en lo relacionado con el mensaje de datos electrónicos. Plan de mejoramiento remitido a Control Interno con radicado 3-2016-48843


Financiera

El procedimiento PS03-PR11 "Recepción de requerimientos por canales virtuales y la actividad real en el día a día de la Secretaría no dan cumplimiento a lo establecido en la Ley 527 de 1999.


Implementar un radicador de documentos electrónicos

1 Radicado de documento electrónico implementado


ControlAplicación de TRD de la vigencia 2009 que no cuentan con la convalidación del Archivo Distrital .Plan de Mejoramiento remitido a Control Interno con radicado 3-2016-48843


Financiera

La Entidad ha decidido aplicar el instrumento que no cuenta con la convalidación del Ente rector pese a que en el Decreto 2578 de 2012 compilado hoy en día en el Decreto 1080 de 2015 establece que la Entidad cuenta con 15 días hábiles para aplicar las TRD convalidadas.

Según lo manifestado en el informe, esto es una mala práctica considerando que estas tablas no se encuentran revisadas, evaluadas y convalidadas por el Consejo Distrital de Archivos según lo dicta la norma, lo cual es un riesgo altísimo cuya responsabilidad recae sobre las Directivas de la Entidad.

Previa identificación del acervo documental, se sugiere abordar un contrato de intervención archivística en el que se apliquen las TRD a los fondos documentales de la Entidad desde el año 2008, según lo establece el Decreto 121



Control


Financiera

Debido a que no se encontraron los antecedentes de lo trabajado en la anterior administración en relación con las "Tablas de Valoración Documental - TVD", la actual administración, solicitó copias al Archivo Distrital de las actuaciones de la Secretaria frente a este tema según radicado 2-2016-28236 y se entregaron a la Secretaría del Hábitat las copias con radicado 1-2016-34572.

En un instrumento archivístico que permite la reconstrucción de la historia Institucional y la organización, valoración y disposición final de los documentos que se encuentran sin procesos técnicos y que no hacen parte de la aplicación de la TRD. Es un instrumento archivístico vital para la organización y preservación de los fondos documentales.

Elaboración de un proyecto que permita la ejecución de Reconstrucción de la Historia Institucional, elaboración de cuadros de clasificación, elaboración de tablas de valoración documental e intervención del fondo acumulado.


Tablas TVD elaboradas y aplicadas


ControlNo se está usando la hoja de control documental establecida en el acuerdo 002 de 2014, artículo12. Plan de mejoramiento remitido a Control Interno con radicado 3-2016-48843


Financiera

No se ha aplicado el acuerdo 002 de 2014 "por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones".

Fallas en la conformación de expedientes, organización y control de los mismos que impactan en la trazabilidad de los archivos de información.


Elaborar la hoja de control documental por cada expediente

1 Hoja de control documental elaborada


# fila

ORIGEN O FUENTE


RESPONSABLE


FECHA DEL HALLAZGO

PMI 20 97 15/05/2015 Gestión Tecnológica Adoptar los lineamientos para la implementación del teletrabajo en la Secretaría Distrital del Hábitat, e iniciar el piloto de teletrabajo. Correctiva

PMI 21 98 15/05/2015 Gestión Tecnológica Correctiva Profesionales y técnicos - Gestión Tecnológica



PMI 24 173 7/10/2015 Administración del SIG Modificación de política ambiental para incluir el componente de prevención en la mismas. Mejora

PMI 25 174 7/10/2015 Administración del SIG Mejora

PMI 26 175 7/10/2015 Administración del SIG Modificar el panorama de riesgos incluido como anexo al Manual PG03-MM28 Plan de Gestión Integral de Residuos Peligrosos de la entidad. Preventiva

PMI 27 176 7/10/2015 Administración del SIG Falta de contratación para suplir este bien en la entidad. Aumento en el consumo del recurso agua. Adquisición de ahorradores faltantes. Correctiva

PMI 28 177 7/10/2015 Administración del SIG Conversión de las fuentes de iluminación de la entidad por iluminación tipo LED. Correctiva

PMI 29 178 7/10/2015 Administración del SIG Adecuación del sitio de almacenamiento de residuos peligrosos. Correctiva

PMI 30 179 7/10/2015 Administración del SIG Contar con los certificados de aprovechamiento de los aceites usados de la empresa que realiza el mantenimiento de la planta eléctrica. Correctiva

PMI 31 180 7/10/2015 Administración del SIG Adecuación del cuarto donde se encuentra la planta eléctrica y el ACPM. Correctiva


Evaluado el procedimiento PS05-PR14 Computación Móvil y Teletrabajo no se encontró evidencia de su aplicabilidad y operancia en la SDHT ni del cumplimiento de las normas vigentes en la materia. Lo anterior va en contravía de lo normado en el Decreto Distrital No. 596 de 2013 “Por el cual se dictan medidas para la aplicación del teletrabajo en organismos y entidades del Distrito Capital" en sus numerales 2, 3, 6, 7 8 y 9 y demás regulaciones establecidas en la Ley 1221 de 2008 y el Decreto Reglamentario No. 884 de 2012.


Corporativa

Los procedimientos señalados en la observación incluyen responsables que no hacen parte del Proceso de Gestión Tecnológica

Al no regular y promover el Teletrabajo en la Secretaría Distrital del Hábitat se impide la identificación de servidores y/o grupos de servidores que pueden ser beneficiados cuando se encuentren en situaciones de discapacidad o movilidad reducida, con hijos o padres en situación de discapacidad que requieran su presencia, con hijos en la etapa de primera infancia (de 0 a 5 años de edad), bajo indicaciones médicas especiales, en situación de desplazamiento forzado, madre o padre cabeza de familia, lactantes o gestantes que puedan desempeñarse en actividades teletrabajo y que de manera voluntaria acepten esta modalidad y residentes en zonas rurales apartadas o personas con amenaza de su vida.


yPlaneación y Política

Profesionales y técnicos de Gestión Tecnológica, Talento Humano y Planeación y Política

* Una (1) Resolución de adopción de los lineamientos para la implementación del

teletrabajo en la Entidad-* Una (1) prueba piloto de teletrabajo

iniciada.-* Un (1) diagnóstico de recursos

requeridos para la implementación del teletrabajo.

1. Una resolución

2. Una prueba piloto

3. Diagnóstico de recursos


Evaluado el Procedimiento PS05-PR10 Gestión de Soportes de Procesos Informáticos se estableció el incumplimiento de la segunda política de Operación que establece: “se debe llenar un inventario de medios, que puede ser electrónico, donde se anotarán consecutivamente junto con la información contenida, fecha de la copia, destrucción o reutilización de la información”. A su vez no se generan los registros correspondientes establecidos en los formatos “PS05-FO 235 Inventario de medios de almacenamiento” y “PS05-FO236 Entrada y salida de medios de almacenamiento” ni evidenció cumplimiento de las actividades 1,2, 7 y 8 del procedimiento.

Lo anterior afecta el cumplimiento del Susbsistema de Gestión de la Calidad bajo el concepto de la norma ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009 requisito “4.2.1 Generalidades” numeral c que establece que la “…documentación…debe incluir…” los procedimientos documentados y los registros requeridos, de tal manera que se demuestre que el procedimiento ha sido establecido, documentado, implementado y mantenido y lo contemplado en la NTD-SIG 001:2011 requisito “4.2.3 PLANIFICACIÓN OPERATIVA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN” literal a).


Corporativa

Están en proceso de análisis y actualización el procedimiento y los formatos asociados al mismo.

La aplicación incompleta del procedimiento dificulta el logro del objetivo “Establecer y describir las actividades a ejecutar a fin de garantizar la seguridad en la administración, destrucción o reutilización de soportes físicos o medios de almacenamiento”.Provoca que el proceso no pueda demostrar su capacidad de gestión y cumplimiento de las disposiciones planificadas y la aplicación de las políticas establecidas.Impide que el proceso demuestre el establecimiento, documentación implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión

1. Actualizar el procedimiento y los formatos asociados al mismo, en los aspectos a que haya lugar2. Dar aplicación al procedimiento y formatos ajustados.3. Formalizar y publicar el procedimiento y formatos ajustados en el Mapa Interactivo.


Procedimiento y formatos 100% ajustados, con base en el análisis

realizado, debidamente publicados en el mapa interactivo

Procedimientos y formatos ajustados


Realizada la verificación al procedimiento “PS05-PR11 Administración de servicios de terceras partes” el proceso no logró demostrar el cumplimiento de la política de operación que establece que “Cualquier cambio en la prestación del servicio por Terceras partes se debe gestionar Procedimiento de Control de Cambios". De igual forma, la actividad 5 que establece: “Acordar acciones correctivas y de seguimiento frente a los incumplimientos o situaciones presentados” tiene como registro “Acta de reunión PE01-FO42 Planes de Mejoramiento”; el cual no se utiliza y la información queda incluida en las actas de las reuniones que reposan en las carpetas de los contratos. Lo anterior en contravía de lo establecido en la NTCGP 1000:2009en el numeral4.2.1 Generalidades que establece: “La documentación del Sistema de Gestión de la Calidad debe incluir:…c) los procedimientos documentados y los registros requeridos en esta Norma, y d) los documentos, incluidos los registros, requeridos por la entidad para el cumplimiento de sus funciones y que le permitan asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos.NOTA 1 Cuando aparece el término "procedimiento documentado" dentro de esta Norma, significa que hay que establecer, documentar, implementar y mantener el procedimiento. Un solo documento puede incluir los requisitos para uno o más procedimientos. Un requisito relativo a un procedimiento documentado puede cubrirse con más de un documento”.


CorporativaEstán en proceso de análisis y ajuste el procedimiento y los formatos asociados al mismo.

La no aplicación integral del procedimiento y su desactualización impide que el proceso pueda demostrar su capacidad para cumplir con las disposiciones planificadasGenera ambigüedades e posibles interpretaciones equivocadas al momento de la evaluación.Impide el control de los registros y la demostración de que el Sistema Integrado de Gestión se encuentra establecido, documentado, implementado y mantenido de acuerdo con los estándares de referencia.Genera confusiones a los usuarios de los procedimientos y propicia que el desarrollo de las operaciones no se guíe por un estándar unificado y con criterios comúnmente establecidos.

1. Ajustar el procedimiento y los formatos asociados al mismo, en los aspectos a que haya lugar2. Dar aplicación al procedimiento y formatos ajustados.3. Formalizar y publicar el procedimiento y formatos ajustados en el Mapa Interactivo.


Procedimiento y formatos 100% ajustados, con base en el análisis




Durante la auditoria y verificación de los procedimientos “PS05-PR12Administración de Registros de Auditoría”, “PS05-PR13 Propiedad Intelectual”, “PS05-PR15 Controles Criptográficos” y “PS05-PR05 Clasificación de Activos de Información” se estableció que no son aplicados en el proceso ni se utilizan sus formatos asociados por lo que no existe registro alguno que demuestre su uso. La situación encontrada incumple con lo establecido en los estándares NTC GP 1000:2009 e ISO 9001:2008 numeral 4.2.1 “Generalidades” que establece que: "La documentación del Sistema de Gestión de la Calidad debe incluir:…c) los procedimientos documentados y los registros requeridos en esta Norma, y d) los documentos, incluidos los registros, requeridos por la entidad para el cumplimiento de sus funciones y que le permitan asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos.NOTA 1 Cuando aparece el término "procedimiento documentado" dentro de esta Norma, significa que hay que establecer, documentar, implementar y mantener el procedimiento. Un solo documento puede incluir los requisitos para uno o más procedimientos. Un requisito relativo a un procedimiento documentado puede cubrirse con más de un documento.NOTA 2 La documentación puede estar en cualquier formato o tipo de medio.NOTA 3 El conjunto de los documentos relacionados en los literales c) y d) conforman el: “Manual de operaciones o procedimientos”.


Corporativa

Están en proceso de análisis y actualización el procedimiento y los formatos asociados al mismo; sin embargo, para tal efecto , se requiere contar con personal, que había sido insuficiente.

La inaplicación de los procedimientos formulados por el proceso no permite asegurar la eficaz planificación, operación, seguimiento, control y mejora del desempeño y ejecución de las actividades.

Afecta la credibilidad en el proceso y puede hacerlo vulnerable en los momentos de verdad.

Impide la demostración de la eficiencia, eficacia, efectividad e impacto del proceso en la gestión de la entidad.

1. Actualizar los procedimientos y los formatos asociados a los mismos, a que haya lugar2. Dar aplicación a los procedimiento y formatos ajustados.3. Formalizar y publicar los procedimientos y formatos ajustados en el Mapa Interactivo.


Procedimientos y formatos 100% ajustados, con base en el análisis



Visitas Administrativas

Visita Administrativa de la Secretaría Distrital de AmbienteConforme a la Resolución 242 de 2014, artículo 10, la entidad debe incluir dentro de la Política Ambiental la prevención de la contaminación.

Subdirección de Programas y

Proyectos

La entidad tiene establecida en su política ambiental la incorporación de criterios ambientales en sus actividades, lo que se entiende como la prevención de la contaminación desde el actuar de los servidores.

Falta de entendimiento y completa comprensión de la política ambiental de la entidad .


Modificación de la política ambiental de la entidad

Modificaciones realizadas/Modificaciones

programadas


Visita Administrativa de la Secretaría Distrital de AmbienteConforme a la Resolución 242 de 2014, artículo 10 y la NTD SIG 001:2011, numeral 4,1, literal K, la entidad debe garantizar la comprensión y entendimiento de la política ambiental por parte de los funcionarios y partes interesadas.


Proyectos

Las evaluaciones y encuestas sobre el PIGA existentes son referentes a los programas ambientales y no especificas de la política ambiental.

Falta de entendimiento, completa comprensión y apropiación de la política ambiental de la entidad .

Modificar la cartilla de inducción del SIG incluyendo una pregunta puntual sobre la política ambiental de la entidad.Incluir una pregunta sobre la política ambiental de la entidad en la encuesta anual del PIGA.


Inclusión de una pregunta sobre la política ambiental en la encuesta anual

PIGA.

Encuestas realizadas /Encuestas programadas


Visita Administrativa de la Secretaría Distrital de AmbienteConforme a la Resolución 242 de 2014, artículo 11, la NTC-SIG 001:2011, numeral 4,2,2, literales e), g), h) e i), la entidad debe identificar y analizar todos los riesgos ambientales y/o antrópicos, estableciendo e implementando acciones integrales de gestión del riesgo. Se recomienda dentro de los riesgos ambientales incluir, al gestión de aceites usados generados por la planta eléctrica, el manejo de hidrocarburos (A.C.P.M), el manejo de envases de productos de aseo y envases de productos de fumigación.


Proyectos

El manejo de el aceite usado y el ACPM de la planta eléctrica lo realiza directamente la administración del edificio y no la entidad. Impactos ambientales generados por el manejo de hidrocarburos. Subdirección de

Programas y Proyectos

Modificar el panorama de riesgos del Plan de Gestión integral e Residuos

Peligrosos.

Modificaciones realizadas/Modificaciones

programadas


Visita Administrativa de la Secretaría Distrital de AmbienteConforme al Decreto 3102 de 1997, artículo 6 y 7, y a la Resolución 242 de 2014, artículo 13, numeral 1, la entidad debe reemplazar los puntos de alto consumo de agua, por los de bajo consumo en sus sedes.


Proyectos


Adquisición dispositivos ahorradores de agua.

Dispositivos ahorradores adquiridos Dispositivos

ahorradores faltantes


Visita Administrativa de la Secretaría Distrital de AmbienteConforme al Decreto 895 de 2008, artículo 1 a la Resolución 242 de 2014, artículo 13, numeral2, la entidad debe sustituir las fuentes de iluminación de baja eficacia lumínica, por fuentes lumínicas de la más alta eficacia.


La entidad se encuentra en proceso de hacer una conversión de la iluminación a tecnología LED por lo que no se ha realizado el cambio de los 12 puntos en la entidad que no cuentan con fuentes lumínicas de la mas alta eficacia.

Aumento en el consumo del recurso agua, debido a que la generación de electricidad por hidroeléctricas tiene consecuencias en el recurso agua y los ecosistemas aledaños.


Sustitución de las fuentes lumínicas por iluminación LED

Fuentes lumínicas de alta eficacia adquiridas Fuentes lumínicas de

alta eficacia faltantes


Visita Administrativa de la Secretaría Distrital de AmbienteConforme a la Resolución 242 de 2014, artículo 13, numeral 3, literal a, Acuerdo 114 de 2003, artículo 3, la entidad debe facilitar los elementos necesarios para la separación de todos los residuos generados y adicionalmente cumplir con las características mínimas sugeridas, teniendo en cuenta que no evidenció separación adecuada.

Conforme al Decreto 1076 de 2015 numeral 2.2.6.1.3.1, literal d) y la Ley 152 de 2008, artículo 12, numeral 4, la entidad debe garantizar que el embalado y etiquetado de sus residuos o desechos peligrosos se realice conforme a la normatividad vigente, desde su almacenamiento. Se evidenciaron luminarias sin embalar ni etiquetar. El almacenamiento de tóner se realiza en un espacio que no cuenta con señalización, ni etiquetado. Restricción de acceso al sitio de almacenamiento.


ProyectosSubdirección

Administrativa

El sitio de almacenamiento es demasiado pequeño para almacenar los residuos generados por las cuatro entidades que ocupan el edificio.

Impacto ambiental al recurso agua y suelo por la gestión inadecuada de los residuos sólidos generados por la entidad.


Adecuación del sitio de almacenamiento, realizando las siguientes actividades:

* Adecuación de la infraestructura del sitio de almacenamiento.

* Señalización del sitio de almacenamiento de residuos.

* Embalado y etiquetado semanal de los residuos peligrosos.

* Restringir el ingreso al sitio de almacenamiento.

Actividades realizadasActividades programadas


Visita Administrativa de la Secretaría Distrital de AmbienteConforme a la Resolución 1188 de 2003, artículo 5, literal b, la entidad como generadora de aceites usados de origen industrial, comercial y/o institucional, debe contar con los certificados de aprovechamiento de los aceites usados generados por la planta eléctrica.



Administrativa

El manejo del aceite usado de la planta eléctrica lo realiza directamente la administración del edificio y no la entidad.

Impacto ambiental al recurso suelo y agua por inadecuada disposición de aceites usados.


Solicitud de los certificados de aprovechamiento de aceites usados a la

empresa que realiza el mantenimiento de la planta eléctrica.

Certificados de aprovechamiento de aceites usados entregado a la

SDHT Certificados de aprovechamiento de aceites

usados solicitado


Visita Administrativa de la Secretaría Distrital de AmbienteLa entidad debe implementar acciones que eviten la afectación al ser humano y al ambiente, teniendo en cuanta como mínimo las condiciones de operación de almacenamiento de hidrocarburos en lo referente a: el almacenamiento de ACPM donde el piso debe ser impermeable y los derrames deben estar contenidos por un dique de contención, además de elementos de protección, plan de prevención y control, plan de emergencia, hojas de seguridad, tarjetas de emergencia, señalización, etiquetado y clasificación de la ONU.



Administrativa

El manejo del ACPM de la planta eléctrica lo realiza directamente la administración del edificio y no la entidad.

Impacto ambiental al recurso suelo y agua por inadecuada disposición de aceites usados.


Este hallazgo no tiene formulada la meta como se puede evidenciar en el plan de Mejoramiento remitido por el proceso a

través de correo electrónico el 15 de diciembre de 2015.

Actividades realizadasActividades programadas


# fila

ORIGEN O FUENTE


RESPONSABLE


FECHA DEL HALLAZGO

PMI 32 AE 1 Auditoría externa 20/02/2017 Correctiva Subdirección de Programas y Proyectos No aplica No aplica

PMI 33 AE 2 Auditoría externa 20/02/2017 Correctiva No aplica No aplica



PMI 36 AE 5 Auditoría externa 22/02/2017 GESTIÓN DOCUMENTAL Correctiva Subdirección de Programas y Proyectos No aplica No aplica

PMI 37 PMI1 4/04/2017 Administración del SIG Correctiva Subdirección de Programas y Proyectos


PMI 39 PMI3 3/04/2017 Reprocesos, perdida de trazabilidad y control de documentos. Correctiva Subdirección Administrativa

PMI 40 PMI4 4/04/2017 Correctiva No aplica

PMI 41 PMI5 4/04/2017 Gestión financiera Correctiva Subdirección Financiera No aplica

PMI 42 PMI6 Los auditados no relacionan la política de calidad con los procesos, incumpliendo el numeral 5.3 (e) de las normas ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009. 3/04/2017 Administración del SIG Correctiva Subdirección de Programas y Proyectos

PMI 43 PMI7 Los auditados no conocen el objetivo de calidad que aporta al proceso, incumpliendo el numeral 5.4.1 de las normas ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009. 3/04/2017 Administración del SIG Correctiva Subdirección de Programas y Proyectos

PMI 44 PMI8 30/03/2017 Gestión de Talento Humano • Debilidad en la implementación del Plan Institucional de Capacitación. Correctiva No aplica

PMI 45 PMI9 3/04/2017 • Debilidad en la implementación del plan de emergencias de la entidad. Correctiva No aplica

PMI 46 PMI10 31/03/2017 1. Mantener la implementación y seguimiento del PG02-IN43 Instructivo para la elaboración del Plan estratégico de comunicaciones de la SDHT, versión 2 del 28/04/2017 . Correctiva No aplica

PMI 47 PMI11 5/04/2017 Gestión de servicio al ciudadano Correctiva Oficina Asesora de Comunicaciones

PMI 48 PMI12 31/03/2017 Direccionamiento estratégico Correctiva Oficina Asesora de Comunicaciones

PMI 49 PMI13 5/04/2017 Correctiva Oficina Asesora de Comunicaciones

PMI 50 PMI14 31/03/2017 Correctiva Subdirección de Programas y Proyectos

PMI 51 PMI15 31/03/2017 1. Mantener la implementación y seguimiento del PG02-PR19 Comunicación comunitaria, versión 2 del 15/05/2017. Correctiva No aplica

Se evidenciaron las siguientes inconsistencias frente a la auditoría interna realizada en el mes de diciembre de 2016:- No se evidencia que se haya revisado todos los numerales de las normas ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009 en los procesos auditados- No se evidenció registro como auditor en la norma GP 1000:2009 del Jefe de Control Interno Miguel Angel Pardo, En el caso del proceso Control de vivienda y veeduría a las Curadurías, se evidenció que no ha generado planes de mejoramiento frente a los hallazgos generados de la auditoría interna de acuerdo al lineamiento establecido en el informe, los cuales se debían entregar el 29 de enero de 2017.Incumpliendo el numeral 8.2.2 de la norma ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009 el cual establece que La entidad debe llevar a cabo, a intervalos planificados, auditorías internas para determinar si el Sistema de Gestión de la Calidad: es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de esta norma y con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad establecidos por la entidad, y se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva. El responsable del proceso que esté siendo auditado debe asegurarse de que se realizan las correcciones y se toman las acciones correctivas necesarias sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas.

Oficina Asesora de Control Interno Subsecretaría de

Inspección, Vigilancia y Control de Vivienda

Evaluación Asesoría y Mejoramiento

1. Debilidad en las competencias de los auditores internos de la entidad para el cumplimiento del requisitos de la NTC GP1000:2009 e ISO 9001:2008. 2. Debilidad en el conocimiento e implementación del procedimiento PE01-PR04 Evaluación independiente, auditorías internas y seguimiento y de la PE01-IN33 Metodología para el ejercicio de la auditoria interna.

Disminución en la capacidad de la entidad para determinar si el Sistema de Gestión de la Calidad:a) es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la norma NTC GP1000:2009 e ISO 9001:2008, y con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad establecidos por la entidad,b) se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva, c) es capaz de mejorar continuamente.

1. Promover el fortalecimiento de las competencias de los auditores internos de la entidad, según los requisitos de la NTC GP1000:2009 e ISO 9001:2008. 2. Revisar y actualizar los procedimientos PE01-PR04 Evaluación independiente, auditorías internas y seguimiento y PE01-PR06 Acciones preventivas, correctivas y de mejora, según los requisitos de la NTC GP1000:2009 e ISO 9001:2008. 3. Socializar e implementar la actualización de los procedimientos PE01-PR04 Evaluación independiente, auditorías internas y seguimiento y PE01-PR06 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. 4. Realizar las auditorías internas a los procesos de la entidad según los requisitos de la NTC GP1000:2009 e ISO 9001:2008, asegurando que se auditen todos los numerales.

Asesor de Control Interno Subsecretaría de

Planeación y Política

Se evidenciaron las siguientes inconsistencias frente en el diseño y desarrollo de los instrumentos:- Índice Integrado de Priorizado por Manzanas (IIPM) y Capacidad de pago: - En la planificación no se evidencia la revisión, verificación y validación apropiadas para cada etapa del diseño, ni las responsabilidades y autoridades- No se evidencia ACTA PM02-FO299 donde se evidencie el avance del diseño ni las decisiones tomadas de acuerdo a lo establecido en el procedimiento Diseño de lineamientos de política de vivienda y hábitatIncumpliendo el procedimiento y el numeral 7.3.1 y 7.3.3 La entidad debe planificar y controlar el diseño y desarrollo del producto y/o servicio. En las etapas adecuadas deben realizarse revisiones sistemáticas del diseño y desarrollo según lo planificado, Los participantes en dichas revisiones deben incluir representantes de las funciones relacionadas con la(s) etapa(s) de diseño y desarrollo que se está(n) revisando. Deben mantenerse registros de los resultados de las revisiones y de cualquier acción necesaria.

Subsecretaría de Planeación y

Política

Formulación de lineamientos e instrumentos de vivienda y hábitat

1. Falta de conocimiento de los procesos misionales, sobre el requisito 7.3 Diseño y Desarrollo, de las normas NTC GP1000:2009 e ISO 9001:2008. 2. Debilidad en la estructuración del procedimiento PM07-PR01 Diseño de lineamientos e instrumentos de política de vivienda y hábitat , respecto a la especificación de los requisitos para: a) cada etapa del diseño y desarrollo del producto, b) la revisión, verificación y validación, apropiadas para cada etapa y c) las responsabilidades y autoridades para el diseño y desarrollo y d) la verificación de los resultados del diseño y desarrollo, y su aprobación antes de su aceptación. 3. Debilidad en el conocimiento e implementación del procedimiento PM07-PR01 Diseño de lineamientos e instrumentos de política de vivienda y hábitat.

Disminución en la capacidad de la entidad para asegurar que ha definido e implementado procesos que transforman en forma completa los requisitos de una política, programa, proyecto o cliente en características especificadas o en la especificación de un proceso o sistema, producto y/o servicio.

1. Capacitar a los responsables de los procesos misionales sobre el requisito 7.3 Diseño y Desarrollo, de las normas NTC GP1000:2009 e ISO 9001:2008. 2. Revisar y actualizar los procedimientos PM07-PR01 Diseño de lineamientos e instrumentos de política de vivienda y hábitat, según los requisitos de la NTC GP1000:2009 e ISO 9001:2008. 3. Socializar e implementar la actualización del procedimiento PM07-PR01 Diseño de lineamientos e instrumentos de política de vivienda y hábitat.

Subsecretaría de Planeación y Política

Subdirección de Información Sectorial Subdirección de Programas y

Proyectos

Se evidenciaron las siguientes inconsistencias frente a la comunicación con el Cliente:- No se ha generado respuesta/ resolución al Sr Marco Romero frente al concepto técnico de no viabilidad de enajenación forzosa del predio AAA0145KJB desde el 6 de junio de 2016, por parte del proceso jurídico en los 15 días posteriores de acuerdo al procedimiento Tramite de Actuaciones Administrativas - Frente a las quejas y solicitudes:- Proceso Control de vivienda y Veeduría de las Curadurías: - Se revisa queja No. 2182 Derecho de Petición, tiempo máximo de respuesta 6 de febrero de 2017, respuesta generada el 14 de febrero, y no se ha cerrado en SDQS- Queja 2245 del 16 de enero de 2017, para respuesta 6 de febrero, Respuesta 24 de enero de 2017. En el Sistema Distrital de quejas y soluciones no se ha cargado la respuesta- Solicitud de información No. 4620, 27 de enero de 2017, para respuesta el 17 de febrero de 2017, no se ha generado respuesta. - Subsecretaria Gestión financiera- Formulación de lineamientos e instrumentos- Solicitud de información No. 4758 del 27 de enero, para respuesta el 17 de febrero de 2017, sin respuesta- Solicitud 4849, 30 de enero de 2017, para respuesta 20 de febrero, sin respuestaIncumpliendo el numeral 7.2.3 de la norma ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009 el cual establece que La entidad debe determinar e implementar disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, relativas a: la información sobre el producto y/o servicio, las consultas, contratos o solicitudes, incluidas las modificaciones, la retroalimentación del cliente, incluidas sus peticiones, quejas, reclamos, percepciones y sugerencias.


Política

Subsecretaría

Jurídica


Gestión de soluciones habitacionales, Gestión jurídica,

Atención al ciudadano

1. Falta de conocimiento de los procesos sobre el requisito 7.2.3 Comunicación con el cliente, de las normas NTC GP1000:2009 e ISO 9001:2008. 2. Falta de conocimiento e implementación del procedimiento PG06-PR01 Trámite de PQRS.

Disminución en la capacidad de la entidad para garantizar que mediante el establecimiento e implementación de procedimientos, métodos, recursos einstrumentos se difunda la información de la entidad sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente a los diferentes grupos de interés (clientes y partes interesadas).

1. Capacitar a los responsables de los procesos, sobre el requisito 7.2.3 Comunicación con el cliente, de las normas NTC GP1000:2009 e ISO 9001:2008. 2. Revisar y actualizar el procedimiento PG06-PR01 Trámite de PQRS y fortalecer los puntos de control. Capacitar a los responsables respectivos. 3. Solicitar mediante comunicación interna a las dependencias que presenten mayor recurrencia en el vencimiento de los plazos establecidos, la gestión oportuna de PQRS.


Subdirección

Administrativa

No se evidencia que el proceso Control de vivienda y Veeduría a las curadurías realice seguimiento a las actividades planificadas, debido a que para la muestra tomada en esta auditoría, caso 1680, Oficio 1-2016-80942 del 24 de noviembre de 2016, la matriz de seguimiento se encontraba actualizada al año 2015 y de la gestión del caso se encontraron registros hasta 9 de diciembre de 2016 sin saber al día de hoy en que estado se encuentra el mismo. Incumpliendo el numeral 7.5.1 de la normas ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009 el cual establece que La entidad debe planificar y llevar a cabo la producción y la prestación del servicio bajo condiciones controladas las cuales deben incluir la implementación del seguimiento y de la medición.

Subsecretaría de Inspección, Vigilancia y Control de Vivienda

Control de vivienda y veeduría a las Curadurías

1. Falta de conocimiento por parte del proceso, sobre el requisito 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio, de las normas NTC GP1000:2009 e ISO 9001:2008. 2. Debilidad en el conocimiento del responsable del proceso sobre el procedimiento PM05-PR02 Secretaría Técnica de la Comisión de Veeduría de las Curadurías Urbanas de Bogotá. 3. Debilidad en el conocimiento e implementación de los responsables respectivos, del procedimiento PM05-PR02 Secretaría Técnica de la Comisión de Veeduría de las Curadurías Urbanas de Bogotá.

Disminución en la capacidad de la entidad para garantizar que planifica y lleva a cabo la producción y la prestación del servicio bajo condiciones controladas, incluyendo la implementación del seguimiento y de la medición.

1. Capacitar a los responsables de los procesos, sobre el requisito 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio, de las normas NTC GP1000:2009 e ISO 9001:2008. 2. Revisar y actualizar el procedimiento PM05-PR02 Secretaría Técnica de la Comisión de Veeduría de las Curadurías Urbanas de Bogotá. 3. Verificar la implementación del procedimiento PM05-PR02 Secretaría Técnica de la Comisión de Veeduría de las Curadurías Urbanas de Bogotá.

Subsecretaría de Inspección, Vigilancia y

Control de Vivienda

No se evidencia que el proceso haya generado acción correctiva frente a la pérdida de documentos que soportan el SGC de acuerdo a denuncio realizado ante la Fiscalía el 16 de diciembre de 2016, de igual manera no se evidenció los registros de seguimiento a la gestión de aplicación de tablas de retención documental en los procesos incumpliendo el numeral 4.2.4 de las normas auditadas el cual establece que los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.


1. Falta de conocimiento del proceso sobre los requisitos 8.5.2 Acción correctiva y 4.2.4 Control de los registros, de las normas NTC GP1000:2009 e ISO 9001:2008. 2. Falta de l conocimiento del proceso sobre el procedimiento PE01-PR06 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. 3. Debilidad en los controles para garantizar el manejo y custodia de los archivos de gestión de la entidad. 4. Falta de conocimiento e implementación de los procedimientos del proceso Gestión documental, para el manejo y custodia de los archivos de gestión, por parte de los responsables respectivos.

Disminución en la capacidad de la entidad para consolidar acciones de mejoramiento individual, por proceso e institucional, que permitan corregir las desviaciones presentadas en el desarrollo de las actividades en cumplimiento de la función de la entidad. Disminución en la capacidad de la entidad para proporcionar evidenciade la conformidad con los requisitos, así como de la operación eficaz, eficiente y efectiva del sistema de gestión de la calidad.

1. Capacitar a los responsables de los procesos sobre los requisitos 8.5 Mejora y 4.2.4 Control de los registros, de las normas NTC GP1000:2009 e ISO 9001:2008. 2. Fortalecer los controles para el manejo y custodia de los archivos de gestión. 3. Fortalecer el conocimiento e implementación de los procedimientos del proceso Gestión documental, para el manejo y custodia de los archivos de gestión.



Se evidenció que la caracterizaciones de proceso no reflejan la estructura del ciclo PHVA, esto es, las caracterizaciones no reflejan de manera expresa el ciclo PHVA. Lo anterior incumple el numeral 4.1 de las normas NTCGP1000:2009 e ISO 9001: 2008.


Política

• El proceso Administración del SIG, responsable de la estructuración de las caracterizaciones de proceso, no identificó como requisito de la NTCGP 1000:2009, que las caracterizaciones de proceso reflejen expresamente el ciclo PHVA.

Falta de claridad en las entradas, actividades y salidas del proceso, posibles reprocesas, baja interiorización de los respectivos procesos.

1 Realizar mesas de trabajo al interior del proceso Administración del SIG, sobre la interpretación de las normas NTCGP1000:2009 e ISO 9001: 2008. 2. Actualizar la PG03-IN45 Guía para elaborar la caracterización de un proceso. 3. Actualizar las caracterizaciones de los proceso de la entidad.4. Difundir la actualización de las caracterizaciones al interior de los procesos.


100% caracterizaciones de proceso actualizadas

Porcentaje de avance en la actualización de caracterizaciones

=Caracterizaciones actualizadas/Número total de

caracterizaciones.


Se evidenció incumplimiento al procedimiento de Administración del riesgo v1:La entidad está trabajando con la versión 2011 de la metodología DAFP.


Política

• Debilidad en la estructuración e implementación del PG03-PR06 Administración del riesgo versión 1, del 11/09/2015.• Baja interiorización de la gestión de riesgos dentro de la entidad.

Riesgos de proceso mal identificadosEquivocada valoración de riesgos de la entidad.Falta de controles para la mitigación de los riesgos de la entidad.Posible materialización de riesgos no identificados.Reprocesos al interior de la Entidad.

1. Actualizar el PG03-PR06 Administración del riesgo a su versión 2 y PG03-FO401 Mapa de riesgos basado en la guía DAFP en si versión vigente 2014 2. Socializar a los líderes de Proceso y lideres Sig. el procedimiento actualizado y la guía de la administración de riesgos DAFT. 3. Actualizar los mapas de riesgo de los procesos y publicarlos.


PG03-PR06 Administración del riesgo, implementado al 100%

PG03-PR06 Administración del riesgo, implementado: Numero de

procesos con el PG03-PR06 Administración del riesgo, implementado/ Numero de

procesos.


Se evidenció que la ficha técnica del vehículo se está usando sin el código de control asignado en el SGC, incumpliendo el numeral 4.2.3 de las normas ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009.


Gestión de bienes, servicios e infraestructura

1. Debilidad en el conocimiento e implementación del procedimiento PG03-PR05 Elaboración y control de documentos.

1. Realizar capacitaciones internas al proceso Gestión de bienes, servicios e infraestructura, sobre el procedimiento PG03-PR05 Elaboración y control de documentos. 2. Estandarizar e implementar el formato Ficha técnica de vehículo, según lo establecido en el PG03-PR05 Elaboración y control de documentos. 3. Verificar implementación del formato Ficha técnica de vehículo.

Subsecretaría de Gestión Corporativa y CID

Formato Ficha técnica de vehículos estandarizado e implementado

Formato Ficha técnica de vehículos estandarizado e

implementado


Al revisar la carpeta compartida de la Subdirección de Información Sectorial en la subcarpeta análisis no se evidenció información. Lo cual va en contra del Procedimiento de análisis de información sectorial PG04-PR05 V2 y el numeral 4.2.4 de las normas ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009.

Subdirección de Información

SectorialProducción de Información

Sectorial

• Debilidades en la definición de los lineamientos y actividades establecidas en los procedimientos PG04-PR04 Producción información sectorial, PG04-PR05 Análisis de la información sectorial y PG04-PR06 Divulgación de la información sectorial, versiones 2 del 23/11/2016 .

Posible afectación al cumplimiento del objetivo del proceso, perdida de trazabilidad y control de documentos.

1. Reestructurar la documentación del proceso Producción de información sectorial, definiendo los registros claramente en el procedimiento PG04-PR04 Producción información sectorial. 2. Implementación PG04-PR04 Producción información sectorial en su última versión.3. Hacer seguimiento al PG04-PR04 Producción información sectorial en su última versión.

Subdirección de Información Sectorial

Procedimiento PG04-PR04 Producción información sectorial, versión 3,

implementado y verificado

Procedimiento PG04-PR04 Producción información sectorial,

versión 3, implementado y verificado


Formato Recepción y trámite de cuentas PS04-FO97, no se usa el que establece el sistema de Gestión ya que se le han realizado modificaciones. Este lo establece el procedimiento de pagos V4 y el numeral 4.2.4 de las normas ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009.

Subdirección Financiera

• Debilidad en el conocimiento e implementación del procedimiento PG03-PR05 Elaboración y control de documentos. • . Debilidad en el conocimiento e implementación del procedimiento PS04-PR03 Pagos.

Posible afectación al cumplimiento del objetivo del proceso, perdida de trazabilidad y control de documentos, reprocesas.

1. Realizar capacitaciones internas al proceso Gestión financiera, sobre el procedimiento PG03-PR05 Elaboración y control de documentos. 2. Revisar y actualizar el procedimiento PS04-PR03 Pagos y el formato relacionado PS04-FO97 Recepción y trámite de cuentas. 3. Implementación de S04-PR03 Pagos y el formato relacionado PS04-FO97 Recepción y trámite de cuentas. 4. Hacer seguimiento a la implementación de S04-PR03 Pagos y el formato relacionado PS04-FO97 Recepción y trámite de cuentas.

Procedimiento PS04-PR03 Pagos y formato PS04-FO97 Recepción y trámite de cuentas, actualizado e implementado

Procedimiento PS04-PR03 Pagos y formato PS04-FO97 Recepción y trámite de cuentas, actualizado

e implementado



Política

• Debilidad en la divulgación de las políticas de la Entidad. • Debilidad en la divulgación de las herramientas donde se encuentra publicados las políticas de la Entidad.• Inexistencia de inducción en el Sig. a los colaboradores nuevos. • Falta de interiorización del Sig. en los colaboradores de la Entidad. • Alta rotación de personal

Posibles PQR, Desarticulación del SIG, posibles incumplimientos en el plan estratégico de la entidad.

1. Medición de conocimiento del Sig. por medio de formularios web.2. Capacitación a los lideres Sig. de la entidad en: resolución 137 de 2017, mapa interactivo y Sig. 3. Divulgación masiva de las políticas de la entidad por medio de correo electrónico.4. Diseño de video corporativo explicativo para difusión masiva.5. Jornadas de sensibilización e interiorización de las políticas de la entidad en los puestos de trabajo por medio de estrategia clown.


Implementar las actividades planteadas dentro de la estrategia para asegurar que la política de calidad es comunicada y

entendida por los colaboradores

% de colaboradores capacitados en la política de calidad.



Política

• Debilidad en la divulgación de los objetivos de la Entidad. • Debilidad en la divulgación de las herramientas donde se encuentra publicados los objetivos de la Entidad. • Inexistencia de inducción en el Sig. a los colaboradores nuevos. • Falta de interiorización del Sig. en los colaboradores de la Entidad

Posibles PQR, Desarticulación del SIG, posibles incumplimientos en el plan estratégico de la entidad.

1. Medición de conocimiento del Sig. por medio de formularios web.2. Capacitación a los lideres Sig. de la entidad en: resolución 137 de 2017, mapa interactivo y Sig. 3. Divulgación masiva de los objetivos de la entidad por medio de correo electrónico.4. Jornadas de sensibilización e interiorización de los objetivos de la entidad en los puestos de trabajo por medio de estrategia clown.


Implementar las actividades planteadas dentro de la estrategia para asegurar que

los objetivos de la entidad sean comunicados y entendidos por los

colaboradores.

% de colaboradores capacitados en los objetivos de la entidad.


No se evidencia registro de formación según los conocimientos definidos en el Manual de Funciones para los siguientes funcionarios: Angélica Alonso Dueñas y Juan Bautista Giraldo.Al revisar el acuerdo de gestión del funcionario Juan Bautista Giraldo se evidenció que no coinciden las competencias evaluadas contra las competencias de nivel jerárquico que están definías en el Manual de Funciones.No se evidenció registro que garantice por qué no se siguió ejecutando el Plan Institucional de Capacitación con vigencia del año 2016.Lo anterior incumple el Numeral 6.2.2 de la Norma ISO 9001:2008 y GP1000:2009 y el Manual de Funciones 14/26/2015.

Subsecretaría de Gestión

Corporativa y CID

Incumplimiento en las metas y objetivos institucionales, posibles perdida de imagen institucional.

1. Fortalecer el Plan Institucional de Capacitación, su implementación y seguimiento. 2. Mantener la implementación del procedimiento PS01-PR07 Suscripción Acuerdos de Gestión, versión 4 del 10/05/2017.


Plan Institucional de Capacitación, actualizado, implementado y verificado

Plan Institucional de Capacitación, actualizado, implementado y verificado


No se evidenció registro de revisión o mantenimiento a la red contra incendios, no se ha realizado recarga a los extintores desde el mes de marzo de 2016, incumpliendo el numeral 6.3 de las normas ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009.


Gestión de bienes, servicios e infraestructura

Incumplimientos de normatividad, posibles sanciones por parte de entes de control, afectaciones en la salud y económicas en caso de materialización de una emergencia (incendio)

1. Implementación del PS01-PR11 Brigada y plan de emergencia, y el formato PS01- FO481 Inspección de extintores, creados el 03/05/2017. 2. Hacer seguimiento a la implementación de PS01-PR11 Brigada y plan de emergencia, y el formato PS01- FO481 Inspección de extintores, creados el 03/05/2017.


Procedimiento PS01-PR11 Brigada y plan de emergencia, y formato PS01-

FO481 Inspección de extintores, implementado

Procedimiento PS01-PR11 Brigada y plan de emergencia, y

formato PS01- FO481 Inspección de extintores, implementado


Se evidenció que el plan estratégico de comunicaciones para el año 2017 aún no se ha definido, en cuanto al Plan del año pasado, se definió en el mes de agosto y fue divulgado al personal en el mes de noviembre de 2016, de igual manera, en el caso de los procesos misionales no se definen de manera clara las comunicaciones, solo se establece que son por demanda, incumpliendo el Instructivo para la elaboración del plan estratégico el cual establece que el primer mes de la vigencia se debe enviar la matriz del plan estratégico a los jefes de las diferentes áreas, incumpliendo el numeral 7.1 de las normas ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009.

Oficina Asesora de Comunicaciones

Comunicaciones públicas y estratégicas

1. Debilidad en la implementación del PG02-IN43 Instructivo para la elaboración del Plan estratégico de comunicaciones de la SDHT, versión 1 del 10/08/2015.

Posible incumplimiento del objetivo del proceso, reprocesas, perdida de trazabilidad de la información.


PG02-IN43 Instructivo para la elaboración del Plan estratégico de

comunicaciones de la SDHT, implementado y verificado

PG02-IN43 Instructivo para la elaboración del Plan estratégico de comunicaciones de la SDHT,



No se cuenta con mecanismos eficaces de comunicación con el ciudadano frente la información presentada en la página web relacionada con la información de los subsidios, ya que en la página web de la entidad se establece que para acceder al subsidio los ingresos de las personas no deben exceder de 4 salarios mínimos y en la información con la que se está dando la información en servicio al ciudadano se establece que son 2 salarios mínimos, De igual manera, sobre esta información se generó Certificado de Confiabilidad el cual se remitió a la Alcaldía de Bogotá, incumpliendo el numeral 7.2.3 de las normas ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009.


• Debilidad en la estructuración e implementación del PG02-PR18 Comunicación digital, versión 1 del 05/12/2016.

PQR, Imagen institucional afectada, posible incumplimiento del objetivo del proceso.

1. Mantener la implementación del PG02-PR18 Comunicación digital, versión 2 del 19/07/2016.2. Hacer seguimiento a la implementación el PG02-PR18 Comunicación digital, versión 2 del 19/07/2016.3. Implementar el PG06-PT14 Protocolo de atención y servicio al ciudadano en su ultima versión.


PG02-PR18 Comunicación digital, implementado y verificado

PG02-PR18 Comunicación digital, implementado y

verificado


Se revisa planeación estratégica aprobada por medio de la resolución 1311 de 2016, mas ésta No se evidenció firmada ni cargada en Pagina Web de la entidad incumpliendo el numeral 7.2.3 de las normas ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009.


Política

1. Debilidad en la estructuración e implementación del PG02-PR18 Comunicación digital, versión 1 del 05/12/2016.2. Baja interiorización del Sig. en la Entidad

Imagen institucional afectada, desconocimiento de las partes interesadas frente a la SDHT, reprocesas.

1. Actualizar el PG02-PR18 Comunicación digital.2. Implementación del PG02-PR18 Comunicación digital, versión 2.3. Hacer seguimiento al PG02-PR18 Comunicación digital.


PG02-PR18 Comunicación digital, implementado en la entidad

% de avance en la implementación del PG02-PR18

Comunicación digital.


En el momento de la auditoría, se ingresó al link de la página web de la entidad, “Conozca Proyectos de Vivienda Disponibles en Bogotá”, donde se evidenció que los link no estaban disponibles para consultar la información.

Lo anterior incumple el Numeral 7.2.3 de la Norma ISO 9001:2008 y GP1000:2009.

Subsecretaría de Gestión Financiera

Instrumentos de financiación para el acceso a la vivienda

1. Debilidad en la estructuración e implementación del PG02-PR18 Comunicación digital, versión 1 del 05/12/2016.


1. Mantener la implementación del PG02-PR18 Comunicación digital, versión 2 del 19/07/2016.2. Hacer seguimiento a la implantación de PG02-PR18 Comunicación digital, versión 2 del 19/07/2016.


PG02-PR18 Comunicación digital, implementado y verificado

PG02-PR18 Comunicación digital, implementado y

verificado


Al revisar el plan de trabajo no se evidenció los responsables asignados a cada una de las tareas. También se evidenció que el plan de trabajo está desactualizado teniendo en cuenta que la metodología fue entregada a través del email del día 9 de marzo de 2017 y el plan de trabajo esta diligenciado hasta el febrero de 2017.Lo anterior incumple el numeral 7.3 de la Norma ISO 9001: 2008 y GP1000:2009.


Política


1. Debilidad en la estructuración e implementación del PM07-PR01 Diseño de lineamientos e instrumentos de política de vivienda y hábitat, versión 2 del 13/02/2017.

Reprocesos, perdida de trazabilidad de documentos, posible incumplimiento del objetivo del proceso.

1. Mantener la implementación del PM07-PR01 Diseño de lineamientos e instrumentos de política de vivienda y hábitat, versión 3 del 05/06/2017.2. Hacer seguimiento a la implementación el PM07-PR01 Diseño de lineamientos e instrumentos de política de vivienda y hábitat, versión 3 del 05/06/2017.


PM07-PR01 Diseño de lineamientos e instrumentos de política de vivienda y

hábitat, implementado y verificado

PM07-PR01 Diseño de lineamientos e instrumentos de política de vivienda y hábitat,



No se evidenció piezas comunicativas como resultado de la participación del área en el Taller Colectivo Artístico: Implementación Barrio los puentes 4 de marzo de 2017 tampoco se evidenció acta del Comité Editorial del mes marzo en la cual se definiría la estrategia de comunicación para este mes, incumpliendo el procedimiento de Comunicación Comunitaria v1y el numeral 7.5.1 (e) de las normas ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009.



1 Debilidad en la implementación del PG02-PR19 Comunicación comunitaria, versión 2 del 15/05/2017.



PG02-PR19 Comunicación comunitaria, implementado y verificado

PG02-PR19 Comunicación comunitaria, implementado y

verificado


# fila

ORIGEN O FUENTE


RESPONSABLE


FECHA DEL HALLAZGO

PMI 52 PMI16 3/04/2017 Gestión territorial del hábitat Correctiva Subdirección de Barrios

PMI 53 PMI17 5/04/2017 Gestión de servicio al ciudadano Correctiva No aplica

PMI 54 PMI18 4/04/2017 Gestión documental 1. Diseñar e implementar un mecanismo de control para los equipos de seguimiento y medición de las condiciones de infraestructura del archivo central. Correctiva No aplica

PMI 55 PMI19 3/04/2017 Gestión territorial del hábitat 1. Diseñar e implementar un mecanismo de control para los equipos de seguimiento y medición que emplea el proceso. Correctiva Subdirección de Barrios


PMI 57 PMI21 31/03/2017 1. Debilidad en la estructuración del PG02-PR3 Comunicación externa. 1. Mantener la implementación del procedimiento PG02-PR3 Comunicación externa. 2. Verificar mensualmente en comité editorial que se este implementando este procedimiento. Correctiva No aplica

PMI 58 PMI22 31/03/2017 Posible imagen institucional afectada, PQR Correctiva Subdirección de Programas y Proyectos

PMI 59 PMI23 4/04/2017 Reprocesos, posible imagen institucional afectada Correctiva Oficina Asesora de Control Interno

PMI 60 5/04/2017 Gestión Tecnológica Correctiva No aplica

PMI 61 5/04/2017 Correctiva

PMI 62 PMI 28 31/03/2017 Realizar un seguimiento pormenorizado del Sistema de Administración de Riesgos a los 19 procesos y generar los informes correspondientes. Correctiva Equipo de apoyo del Asesor de Control Interno 19 informes

PMI 63 PMI 29 31/03/2017 Actualizar el mapa de riesgos del proceso de Evaluación, Asesoría y Mejoramiento de conformidad con los lineamientos y guías establecidas. Correctiva Equipo de apoyo del Asesor de Control Interno 1 1 mapa de riesgos actualizado

PMI 64 PMI 30 31/03/2017 Revisar y ajustar la caracterización del proceso “Evaluación, Asesoría y mejoramiento” guardando consistencia con el ciclo PHVA. Correctiva Equipo de apoyo del Asesor de Control Interno 1

PMI 65 PMI 31 31/03/2017 Organizar la documentación del Proceso de Evaluación, Asesoría y Mejoramiento de conformidad con la TRD vigente. Correctiva Equipo de apoyo del Asesor de Control Interno 100%

PMI 66 PMI 32 31/03/2017 Documentar dentro del Plan de Mejoramiento del proceso de Evaluación, Asesoría y Mejoramiento todas las soluciones frente a los retrasos en el cumplimiento de las metas Correctiva Equipo de apoyo del Asesor de Control Interno 100%

PMI 67 PMI 33 31/03/2017 No se incluyó el criterio dentro de los ejercicios de seguimiento y/o auditoría interna. Incluir dentro de los planes de auditoria el seguimiento al Nomograma de la Entidad. Correctiva Equipo de apoyo del Asesor de Control Interno 100%

PMI 68 PMI 34 31/03/2017 No se incluyó el criterio dentro de los ejercicios de seguimiento y/o auditoría interna. Actualizar el normograma del proceso de Evaluación, Asesoría y Mejoramiento Correctiva Equipo de apoyo del Asesor de Control Interno 1

PMI 69 PMI 35 Ejecutar las auditorias de acuerdo al Programa Anual de Auditorías. 31/03/2017 Mantener el control y seguimiento al estado de ejecución del Programa Anual de Auditorias. Preventiva Equipo de apoyo del Asesor de Control Interno 2 seguimientos al año

PMI 70 PMI 36 Ejecutar las auditorias de acuerdo al Programa Anual de Auditorías.. 31/03/2017 Preventiva Equipo de apoyo del Asesor de Control Interno 1

PMI 71 PMI 37 Ejecutar las auditorias de acuerdo al Programa Anual de Auditorías. 31/03/2017 Solicitar la convocatoria del Comité Directivo, Comité SIG o quien haga sus veces para someter a aprobación los ajustes al Programa Anual de Auditorias Preventiva Equipo de apoyo del Asesor de Control Interno 1

PMI 72 PMI 38 31/03/2017 Ajustar el PE01-PR06 Acc Preven Correc y Mej y ajustar las herramientas para su registro, control y seguimiento. Preventiva Equipo de apoyo del Asesor de Control Interno 1

PMI 73 PMI 39 31/03/2017 Incorporar alertas oportunas dentro de las intervenciones y seguimientos realizados al Plan de mejoramiento Preventiva Equipo de apoyo del Asesor de Control Interno 1

PMI 74 PMI 40 31/03/2017 Cursar comunicación a la Subsecretaría de Planeación y Política reiterando el establecimiento del módulo del Plan de Mejoramiento en SIPI Preventiva Equipo de apoyo del Asesor de Control Interno 1 Comunicación radicada

PMI 75 PMI 41 31/03/2017 Ajustar al procedimiento de Producto No Conforme ajustado a los requisitos de norma. Preventiva Equipo de apoyo del Asesor de Control Interno 1

PMI 76 PMI 42 31/03/2017 Preventiva Equipo de apoyo del Asesor de Control Interno 1

PMI 77 PMI 43 Crear un campo en el formato de análisis de causa PE01- FO385 V2 para identificar cuando es una acción correctiva o preventiva. 31/03/2017 Incluir un campo en el formato de análisis de causa PE01- FO385 para identificar cuando es una acción correctiva o preventiva Preventiva Equipo de apoyo del Asesor de Control Interno 1 formato ajustado

PMI 78 PMI 44 28/02/2017 Recordar mediante correo electrónico la iniciación de la auditoria. En caso contrario, gestionar su desarrollo con otra entidad con apoyo de la Subdirección de Programas y Proyectos. Preventiva Equipo de apoyo del Asesor de Control Interno Correo electrónico

PMI 79 PMI 45 28/02/2017 Impide verificar el estado de avance de los proyectos. Preventiva Equipo de apoyo del Asesor de Control Interno Correo electrónico Informes de seguimiento

PMI 80 PMI 46 28/02/2017 Preventiva Equipo de apoyo del Asesor de Control Interno

PMI 81 PMI 44 Incumplimiento del plan de acción Correctiva Equipo de apoyo del Asesor de Control Interno 100% Avance del plan de acción

PMI 81 PMI 47 Gestión de Riesgos Materialización del riesgo perdida de información del SIG, al perderse carpetas que conforman el mapa interactivo de la entidad. 5/05/2017 Administración del SIG Perdida de memoria institucional, reprocesas y demoras. Correctiva Subsecretaría de Gestión Corporativa y CID

PMI 82 PMI 48 Plan de mejora institucional, en formato que poco favorece el aseguramiento de la formulación y seguimiento de las acciones correctivas, preventivas y de mejora. 5/05/2017 Administración del SIG Mejora Subdirección de Programas y Proyectos

RESPONSABLE DE PROCESO:

FIRMA:

FECHA:


No se evidencia que las actividades realizadas para la legalización de Villa Sonia se hayan realizado de manera secuencial de acuerdo al procedimiento Gestión de Expedientes de Legalización Urbanística de Barrios incumpliendo el numeral 7.5.1 de las normas ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009.

Subsecretaría de Coordinación

Operativa

1. En el procedimiento PM04-PR03 Gestión de expedientes de legalización urbanística de barrios, versión 4, no se incluía la actividad de ajuste de los expedientes, lo cual soporta que en ellos no se encuentren las evidencias de manera cronológica.

Aparente reproceso o incumplimiento del objetivo del proceso. 1. Mantener la implementación PM04-PR03 Gestión de expedientes de legalización urbanística de barrios, versión 5 del 19/05/2017.2. Hacer seguimiento a la implementación del PM04-PR03 Gestión de expedientes de legalización urbanística de barrios, versión 5 del 19/05/2017.

Subsecretaría de Coordinación Operativa

PM04-PR03 Gestión de expedientes de legalización urbanística de barrios,

versión 5 del 19/05/2017., implementado y verificado

PM04-PR03 Gestión de expedientes de legalización

urbanística de barrios, versión 5 del 19/05/2017., implementado y

verificado


No se ha establecido un mecanismo que garantice validar la eficacia de la capacitación realizada a los funcionarios de atención al ciudadano que garantice que la información ha sido entendida por parte de los funcionarios para la prestación del servicio se ejecute de manera controlada. De igual manera, No se cuenta con registros de evidencia de seguimiento a las llamadas que se le realizan al Call Center incumpliendo el numeral 7.5.2 de las normas ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009.


1. Debilidad en la estructuración e implementación del PG06-PT14 Protocolo de atención y servicio al ciudadano, versión 2 del 17/01/2017.

Reprocesos, posible incumplimiento del objetivo del proceso, PQR, perdida de trazabilidad de la información.

1.Actualizar el PS01-IN14 Evaluación de actividades de capacitación con el fin de garantizar que se evalué la eficacia de las capacitaciones realizadas. 2. Actualizar PG06-PT14 Protocolo de atención y servicio al ciudadano, para incluir un mecanismo para realizar el seguimiento a las llamadas que se le realizan al call center.

Subsecretaría de Gestión Corporativa y CID

PG06-PT14 Protocolo de atención y servicio al ciudadano, actualizado,


PS01-IN14 Evaluación de actividades de capacitación actualizado e implementado.

PG06-PT14 Protocolo de atención y servicio al ciudadano,

actualizado, implementado y verificado


No se evidenció los registros de verificación de los 2 Dataloger.Lo anterior incumple el Numeral 7.6 de la Norma ISO 9001:2008 y GP1000:2009.


• Carencia de un mecanismo de control para los equipos de seguimiento y medición de las condiciones de infraestructura del archivo central.

Reprocesos, perdida de trazabilidad de la información, posible incumplimiento del objetivo del proceso,


Mecanismo de control de los equipos de seguimiento y medición, implementado y

verificado

Mecanismo de control de los equipos de seguimiento y

medición, implementado y verificado


No se evidenció el certificado de calibración del patrón de verificación de la Estación Nikon DTM 322, incumpliendo el numeral 7.6 de las normas ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009.

Subsecretaría de Coordinación

Operativa

• Carencia de un mecanismo de control para los equipos de seguimiento y medición que emplea el proceso .

Datos imprecisos, perdida de trazabilidad de la información, posible incumplimiento del objetivo del proceso,

Subsecretaría de Coordinación Operativa

Mecanismo de control de los equipos de seguimiento y medición, implementado y

verificado

Mecanismo de control de los equipos de seguimiento y

medición, implementado y verificado


No se evidencia revisión, actualización ni seguimiento al cumplimiento de la normatividad legal establecida en el normograma de los procesos por parte de cada líder, incumpliendo el procedimiento identificación y evaluación periódica de lo legal v1 y el numeral 8.1 de las normas ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009.


Política

• Debilidad en la implementación del PG3-PR4 Identificación y evaluación periódica de lo legal. • Falta de interiorización del Sig. en los colaboradores de la Entidad

Posibles incumplimientos legales, posibles sanciones económicas o administrativas

1. Realizar una jornada de actualización del normograma de la Entidad. 2. Fortalecer la implementación y seguimiento del PG03-PR04 Identificación y evaluación periódica de lo legal.3. Jornadas de sensibilización e interiorización del Sig. en los puestos de trabajo por medio de estrategia clown.

Oficina Asesora de Control Interno

PG03-PR04 Identificación y evaluación periódica de lo legal, implementado y

verificado

% de procesos con el PG03-PR04 Identificación y evaluación

periódica de lo legal, implementado y verificado


No se evidencia que el proceso cuente con mecanismos trazables y eficaces que permitan evidenciar las aprobación que se realizan en los comunicados, aunque cuenta con un grupo en whatsapp de comunicaciones, no se evidenció aprobación por parte del área correspondiente frente a Solicitud Comunicación noticiosa: Hábitat verifica condiciones para dar inicio al proceso de legalización en 92 asentamientos, mes de 4 de octubre de 2016, de igual manera, en la Solicitud de información Semana en febrero de 2017, no se evidenció clara la aprobación por parte de la Jefe de Comunicaciones incumpliendo el numeral 8.2.4 de las normas ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009.



Reprocesos, posible divulgación de información no confiable, posible imagen institucional afectada


PG02-PR03 Comunicación externa, implementado

PG02-PR03 Comunicación externa, implementado


En el momento de la auditoría no se evidenció registro que garantice la liberación del producto "Crear una metodología para la calificación potencial beneficiarios del subsidio PIVE". Lo anterior incumple el numeral 8.2.4 de la Norma ISO 9001: 2008 y GP1000:2009.


Política


• Debilidad en la estructuración e implementación del PM07-PR01 Diseño de lineamientos e instrumentos de política de vivienda y hábitat, versión 2 del 13/02/2017.

1. Mantener la implementación del PM07-PR01 Diseño de lineamientos e instrumentos de política de vivienda y hábitat, versión 3 del 05/06/2017.2. Hacer seguimiento a la implementación el PM07-PR01 Diseño de lineamientos e instrumentos de política de vivienda y hábitat, versión 3 del 05/06/2017.


PM07-PR01 Diseño de lineamientos e instrumentos de política de vivienda y

hábitat, implementado y verificado

PM07-PR01 Diseño de lineamientos e instrumentos de política de vivienda y hábitat,



Se evidencia que el proceso no ha identificado el producto no conforme teniendo en cuentan las áreas que interactúan con el proceso.Lo anterior incumple el numeral 8.3. de la Norma ISO 9001: 2008 y GP100:2009.


Política

Gestión de soluciones habitacionales • Debilidad en la estructuración e implementación del PE01-PR03 Producto no conforme.

1. Actualizar el de PE01-PR03 Producto no Conforme 2. Realizar mesas de trabajo al interior del proceso Gestión de soluciones habitacionales, y de los procesos misionales, sobre la implementación del PE01-PR03 Producto no conforme. 3.Verificar la implementación del PE01-PR03 Producto no conforme.


PE01-PR03 Producto no conforme, implementado y verificado

PE01-PR03 Producto no conforme, implementado y

verificado

PMI 24 -I-26


No se evidenció el registro de solicitud de creación de usuario de la herramienta GLP (mesa de ayuda), para los usuarios Angélica Alonso y Sandra Cepeda.Para los usuarios Angélica Alonso y Juan Bautista Giraldo el email de solicitud de creación no específica en la solicitud si es contratista o si es funcionario de planta, lo cual incumple el procedimiento actividad N°1.No se evidenció registro de eliminación para las cuentas de los siguientes funcionarios:: Juan Oswaldo Martínez, Mauricio Calderón y Adriana del Pilar.La usuaria Adriana del Pilar se retiró el 2 de enero de 2017 y la cuenta se inactivó hasta el 28 de febrero de 2017. Lo cual incumple el numeral 7.5.1 de la norma ISO 9001:2008 y GP1000:2009 y el procedimiento otorgar acceso a los medios de procesamiento de la información PS05-PR08


• Falta de controles para hacer seguimiento a las solicitudes de creación, modificación, o suspensión de cuentas de usuarios. • Falta de interiorización del procedimiento PS05-PR08, por parte de los usuarios.

Perdida de trazabilidad de las cuentas de usuarios. Posibles accesos no autorizados a la información.

1. Contratación de firma consultora para acompañamiento a la actualización de los procedimiento del Proceso Gestión Tecnológica frente a la implementación de la Seguridad de la Información.2, Campañas de sensibilización frente a seguridad de la información a los usuarios.3 Revisar y actualizar el PS05-PR08. 4, Implementación y divulgación del PS05-PR08. en su versión vigente.


Implementar controles efectivos dentro del PS05-PR08 para garantizar la

seguridad de la información

% de implementación de los controles establecidos en la

versión actualizada PS05-PR08 para garantizar la seguridad de la

información

PMI 24 -I-27


Gestión Tecnológica - No se evidenció un adecuado análisis de datos del indicador porcentaje de la infraestructura operativa y tecnológica de la Entidad garantizada, teniendo en cuenta que se reportan los avances de las actividades, pero no el cierre del indicador.Gestión Financiera - No se evidencio análisis de datos de los indicadores. Gestión del Talento Humano: para el indicador N°2097, porcentaje del sistema seguridad y salud en el trabajo implementado, no se evidenció el avance de las actividades, ni el análisis del indicador para los mese de noviembre y diciembre de 2016.


Proyectos

Gestión Tecnológica - Gestión Financiera

• Desconocimiento de las hojas de vida de los indicadores,.• Descuido por parte de los responsables de los procesos,. • Desconocimiento del PG01-MM24 Manual de indicadores de gestión

Toma de decisiones no adecuadas bajo resultados de la medición de los indicadores.

1. Sensibilizar a los responsables de los procesos sobre la importancia de realizar adecuados análisis sobre el resultado de los indicadores, según hoja de vida. 2. Socialización de las hojas de vida de los indicadores a los responsables de los procesos.3, Sensibilización a los responsables de los procesos en el PG01-MM24 Manual de indicadores de gestión

Subsecretaria de Planeación y Política

Gestión Tecnológica - Gestión Financiera - Gestión del Talento Humano

Sensibilizar al 100 % de los lideres de Procesos en las hojas de vida de sus

indicadores

% de los lideres de Procesos en las hojas de vida de sus

indicadores


No se evidenció la actualización del mapa de riesgos para el año 2016 y se siguió trabajando con el mapa de riesgos del año 2015, teniendo en cuenta que el riesgo " Inoportunidad en la entrega de los resultados" se materializó en el año 2015 y en el año 2016. No se evidenció el seguimiento a la eficacia de las acciones establecidas en el mapa de riesgos del año 2015 que se manejó para el año 2016. Al revisar el riesgo "Manipulación de lineamientos e instrumentos para el favorecimiento de intereses particulares " del proceso de Formulación de Lineamientos e Instrumentos de Vivienda y Hábitat , se evidenció que no hay coherencia en el seguimiento registrado en el archivo Reportes_JCIriesgos 30 mayo, contra las acciones registradas en la matriz de riesgos. Lo anterior incumple: La Guía para la Administración del Riesgo-DAF Versión 3 de diciembre de 2014.



La planta de personal temporal culminó su vinculación a partir del 01 de Julio de 2016, lo cual generó una sensible disminución de la capacidad de acción del área y de todas las dependencias de la Entidad.

La Oficina Asesora de Control Interno no contó con el personal necesario para atender la demanda institucional.

Los procesos vieron reducida su capacidad para impulsar la gestión del riesgo.

No se reconocen los riesgos emergentes del procesoSe impide que el proceso se contextualice con las dinámicas internas y externasSe favorece la materialización de los riesgosMaximiza la posibilidad de investigaciones disciplinariasNo se generan las acciones necesarias que impulsen a los procesos a mantener actualizados sus propios riesgos

Jefe Oficina Asesora de Control Interno

Número de Informes de Seguimiento a Procesos / Número de procesos


No se evidenció la actualización del mapa de riesgos para el año 2016 y se siguió trabajando con el mapa de riesgos del año 2015, teniendo en cuenta que el riesgo " Inoportunidad en la entrega de los resultados" se materializó en el año 2015 y en el año 2016. No se evidenció el seguimiento a la eficacia de las acciones establecidas en el mapa de riesgos del año 2015 que se manejó para el año 2016. Al revisar el riesgo "Manipulación de lineamientos e instrumentos para el favorecimiento de intereses particulares " del proceso de Formulación de Lineamientos e Instrumentos de Vivienda y Hábitat , se evidenció que no hay coherencia en el seguimiento registrado en el archivo Reportes_JCIriesgos 30 mayo, contra las acciones registradas en la matriz de riesgos. Lo anterior incumple: La Guía para la Administración del Riesgo-DAF Versión 3 de diciembre de 2014.



La planta de personal temporal culminó su vinculación a partir del 01 de Julio de 2016, lo cual generó una sensible disminución de la capacidad de acción del área y de todas las dependencias de la Entidad.

La Oficina Asesora de Control Interno no contó con el personal necesario para atender la demanda institucional.

Los procesos vieron reducida su capacidad para impulsar la gestión del riesgo.

No se reconocen los riesgos emergentes del procesoSe impide que el proceso se contextualice con las dinámicas internas y externasSe favorece la materialización de los riesgosMaximiza la posibilidad de investigaciones disciplinariasNo se generan las acciones necesarias que impulsen a los procesos a mantener actualizados sus propios riesgos



Se evidenció que la caracterización del proceso Evaluación, Asesoría y Mejoramiento, no está definida bajo la metodología del ciclo PHVA. Lo anterior incumple el numeral 4.1 de la Norma ISO 9001: 2008 y GP1000:2009.



No se ajustó la caracterización del proceso de acuerdo con las actualizaciones, resultados de autoevaluaciones y evaluaciones externas.

La caracterización del proceso “Evaluación, Asesoría y Mejoramiento “ no refleja la realidad del ciclo PHVA del proceso.


Documento de caracterización actualizado / Documento de caracterización anterior


El proceso no tiene implementada las TRD como se evidenció en la carpeta de Informe de Auditorías de Control Interno, donde se evidenció que no contiene la hoja control, las hojas no están foliadas, la caratula de la carpeta no está totalmente diligenciada.Lo anterior incumple el Numeral 7.5.5 de la Norma ISO 9001:2008 y GP1000:2009.



Falta de logística para organizar las carpetas que conforman el Proceso de acuerdo a la TRD que se deben aplicar en Control Interno.No había Talento Humano suficiente para archivar y organizar la documentación conforme a las TRD de Control Interno.

Perdida de documentos por no tener implementado la TRD en el Proceso de Evaluación, Asesoría y Mejoramiento.


Carpetas organizadas de acuerdo con TRD / Total carpetas existentes sujetas a TRD


No se evidenció registradas en el Plan de Mejoramiento las acciones correctivas, generadas del incumplimiento de la meta del indicador “Medición de la Implementación del Modelo de Seguimiento y Evaluación y Gestión de Resultados”. Lo anterior incumple el Numeral 8.5.2 de la Norma ISO 9001: 2008 y GP1000:2009 y el Procedimiento de Acciones Preventivas y Correctivas y de Mejora PE01-PR06 V5, Numeral 4: Lineamientos o Políticas de Operación.



Se incorporaron acciones dentro del Sistema de Información para la Planeación Interna pero no se incorporaron dentro del Plan de mejoramiento del proceso.No se documentaron acciones correctivas dentro del plan de mejoramiento.

Se pueden presentar No conformidades en Auditorías Externas de certificación.


Plan de mejoramiento actualizado / Soluciones a los retrasos registradas en SIPI


No se evidenció el seguimiento al normograma de la entidad, lo cual se evidenció en Gestión documental, Jurídica, y Gestión tecnológica, Comunicaciones públicas y estratégicas, Direccionamiento Estratégico y Administración del SIG, lo cual va en contra de lo establecido en el Procedimiento Identificación y Evaluación Periódica de lo Legal V1.Lo anterior incumple el Numeral 8.1 de la Norma ISO 9001: 2008 y GP1000:2009.



Se favorece la desactualización del normograma lo cual puede implicar que cada proceso no se contextualice con los requisitos legales aplicables.


Auditorias con revisión del Nomograma realizadas/ Total auditorias programadas


No se evidenció el seguimiento al normograma de la entidad, lo cual se evidenció en Gestión documental, Jurídica, y Gestión tecnológica, Comunicaciones públicas y estratégicas, Direccionamiento Estratégico y Administración del SIG, lo cual va en contra de lo establecido en el Procedimiento Identificación y Evaluación Periódica de lo Legal V1.Lo anterior incumple el Numeral 8.1 de la Norma ISO 9001: 2008 y GP1000:2009.



Se favorece la desactualización del normograma lo cual puede implicar que cada proceso no se contextualice con los requisitos legales aplicables.


Normograma actualizado / Normograma anterior




Los recursos asociados a la ejecución de cada Plan de Auditoria no permanecen no están disponibles en el tiempo.

No se realizan ajustes al Programa Anual de Auditorías para su aprobación.

Generar sanciones disciplinarias al no cumplir con el Plan de Auditoria


Seguimientos del Programa Anual de Auditoria Realizados / Seguimientos del Programa Anual de Auditoria Programados






En razón a la solicitud de aplazamiento de las auditorías internas para desplegar los esfuerzos en la preparación del plan de mejoramiento con la Contraloría de Bogotá y su respectiva transmisión, no fue posible continuar con las auditorias instaladas.


Determinar los ajustes necesarios al Programa Anual de Auditorias.

Solicitar al Secretario Técnico la convocatoria y celebración extraordinario del Comité Directivo para presentar y someter a aprobación el ajuste al Plan Anual de Auditoría.

Una vez aprobado, solicitar a la Subdirección de Programas y Proyectos la modificación del plan de acción.


Programa Anual de Auditorias ajustado.








Programa Anual de Auditorias aprobado.


Implementar un mecanismo que permita llevar el control al seguimiento y cierre eficaz de las acciones correctivas y preventivas para garantizar el cierre dentro de los tiempos establecidos. Oficina Asesora de

Control InternoEvaluación Asesoría y

Mejoramiento

Falta de organización, administración, control y seguimiento del Plan de Mejoramiento de la Entidad. Las acciones correctivas no se ejecutan efectivamente por parte

de los procesos, lo cual aumenta el número de hallazgos abiertos.Jefe Oficina Asesora de

Control InternoProcedimiento actualizado / Procedimiento anterior

Auditorias Internas Integrales Implementar un mecanismo que permita llevar el control al seguimiento y cierre eficaz de las acciones correctivas y preventivas para garantizar el cierre dentro de los tiempos

establecidos.





Control Interno100% de alertas antes de la fecha de vencimiento


Implementar un mecanismo que permita llevar el control al seguimiento y cierre eficaz de las acciones correctivas y preventivas para garantizar el cierre dentro de los tiempos establecidos. Oficina Asesora de


Mejoramiento



Control Interno


Garantizar incluir en el nuevo procedimiento de producto no conforme: Como se identifica el PNC para impedir su uso, las acciones cuando un PNC se somete a una nueva verificación y fortalecer los controles.



No se cuenta con un procedimiento claro que permita establecer el paso a paso para el registro, control, seguimiento evaluación del Producto No Conforme.

Se incrementa la posibilidad de que los líderes de proceso no reconozcan el manejo y administración al Producto No Conforme.


Procedimiento ajustado / Procedimiento anterior


Garantizar incluir en el nuevo procedimiento de producto no conforme: Como se identifica el PNC para impedir su uso, las acciones cuando un PNC se somete a una nueva verificación y fortalecer los controles.



No se cuenta con un procedimiento claro que permita establecer el paso a paso para el registro, control, seguimiento evaluación del Producto No Conforme.

Se incrementa la posibilidad de que los líderes de proceso no reconozcan el manejo y administración al Producto No Conforme.

Incluir una herramienta de registro, control seguimiento y evaluación del Producto No Conforme Jefe Oficina Asesora de Control Interno

Herramienta documentada en mapa interactivo




No se detectó la necesidad de incluir un campo en el formato de análisis de causa PE01- FO385 V2 que determine cuando es una acción correctiva o preventiva.No se consideró la inclusión de un campo en el formato de análisis de causa PE01- FO385 V2 que determine cuando es una acción correctiva o preventiva.Al no incluir en el formato de análisis de causa PE01- FO385 V2 el tipo de acción, es posible que los procesos no tengan orientación clara sobre el tipo de acción a formular.

Información incompleta para identificar acciones correctivas y preventivas en el formato de análisis de causa PE01- FO385 V2.


Formato actualizado con el campo para la identificación del tipo de acción / Formato vigente

Autocontrol y Autoevaluación

Retrasos en la ACTIVIDAD "Ejecutar el 100% del Programa Anual de Auditorías para la vigencia 2017". Oficina Asesora de Control Interno


Con ocasión de los radicados No. 2-2016-87177 y 3-2017-07027 con los cuales se solicitó el apoyo para la iniciación de la auditoría interna al proceso de Evaluación, Asesoría y Mejoramiento, se recibió correo del pasado 17 de febrero por parte de la Oficina de Control Interno de la Empresa de Renovación Urbana indicando su disposición para apoyar la actividad. No obstante, ante el traslado de sede por parte de la ERDU, la auditoría interna aún no ha sido programada.

No suministrar los insumos y alertas oportunas para fomentar correctivos y acciones preventivas a los procesos. Posibles hallazgos por parte de la Contraloría de Bogotá y eventuales investigaciones disciplinarias


Avance del programa Anual de Auditoria

Autocontrol y Autoevaluación Retrasos en la ACTIVIDAD "Ejecutar el 100% de las visitas y seguimientos establecidos en el plan de acción suscrito con la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá." Oficina Asesora de


Mejoramiento Se presentaron retrasos en tanto aún no se han programado las visitas de verificación a los proyectos de vivienda

Realizar las visitas de verificación y seguimiento aleatorio a proyectosAcompañar las visitas de verificación en campo una vez el equipo auditor de la Contraloría de Bogotá las notifique.



Retrasos en la ACTIVIDAD “Ejecutar el 100% de las asesorías y acompañamientos establecidos en el plan de acción suscrito con la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá”

Retrasos en la ACTIVIDAD "Ejecutar el 100% de las actividades de fomento de la cultura del control establecidas en el plan de acción suscrito con la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá"



Las actividades programadas para el período no fueron concretadas debido a la no disponibilidad del equipo de trabajo.

Se mantiene la insuficiencia del personal y fue necesario cursar comunicación a la administración para su provisión.

Se presentó solicitud de terminación anticipada de contrato por prestación de servicios por imposibilidad de continuar con el objeto contractual.

Afecta el cumplimiento efectivo de las funciones y obligaciones legales de la Oficina Asesora de Control Interno

Designar la ejecución de las actividades de autocontrol incluyendo las directrices respectivas.

Realizar seguimiento al requerimiento de provisión cursado a la administración.

Impulsar la vinculación de personal contratista para el área.

Gestionar y vincular un profesional para apoyar el desarrollo de las actividades.

Impulsar la contratación de personal por servicios profesionales autorizado para fortalecer la gestión del área y mejorar las intervenciones.


Correo electrónico

Contrato celebrado

1 Campaña de autocontrolPersonal contratado / Personal requerido


Retrasos en las siguientes actividades:ACTIVIDAD "Ejecutar el 100% del Programa Anual de Auditorías para la vigencia 2017". Con ocasión de los radicados No. 2-2016-87177 y 3-2017-07027 con los cuales se solicitó el apoyo para la iniciación de la auditoría interna al proceso de Evaluación, Asesoría y Mejoramiento, se recibió correo del pasado 17 de febrero por parte de la Oficina de Control Interno de la Empresa de Renovación Urbana indicando su disposición para apoyar la actividad. No obstante, ante el traslado de sede por parte de la ERDU, la auditoría interna aún no ha sido programada. En razón a la solicitud de aplazamiento de las auditorías internas para desplegar los esfuerzos en la preparación del plan de mejoramiento con la Contraloría de Bogotá y su respectiva transmisión, no fue posible continuar con las auditorias instaladas. Nuevamente fue necesario aplazar las auditorías por solicitud del despacho, lo que obligó a solicitar la celebración de un Comité Extraordinario para aprobar la modificación. Debido a la coyuntura por el cambio de administración y la necesidad de intervenir en otros aspectos de aseguramiento y evaluación, la entrega de los informes de auditoría han sufrido retrasos.ACTIVIDAD "Ejecutar el 100% de las visitas y seguimientos establecidos en el plan de acción suscrito con la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá."*Se presentaron retrasos en tanto aún no se han programado las visitas de verificación a los proyectos de vivienda. Se mantiene el retraso en la programación a las visitas de verificación a los proyectos de vivienda debido a que aún no se han asignado en tanto el equipo de la Contraloría de Bogotá va a realizar visitas de campo que se acompañarán una vez se notifiquen.ACTIVIDAD "Ejecutar el 100% de las asesorías y acompañamientos establecidos en el plan de acción suscrito con la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá".*Los seguimientos programados para el período no fueron concretados debido a la no disponibilidad del equipo de trabajo. *La ejecución de la actividad se encuentra retrasada debido a insuficiencia en el personal del apoyo profesional para el área.La ejecución de la actividad se encuentra aún retrasada en tanto se mantiene la insuficiencia del personal y fue necesario cursar comunicación a la administración para su provisión. Se presentó solicitud de terminación anticipada de contrato por prestación de servicios por imposibilidad de continuar con el objeto contractual.ACTIVIDAD "Ejecutar el 100% de las actividades de fomento de la cultura del control establecidas en el plan de acción suscrito con la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá"*Las actividades programadas para el período no fueron concretadas debido a la no disponibilidad del equipo de trabajo.*La ejecución de la actividad se encuentra retrasada debido a insuficiencia en el personal del apoyo profesional para el área.La ejecución de la actividad registra un leve retraso que ha venido superándose en tanto aún se mantiene la insuficiencia del personal y fue necesario cursar comunicación a la administración para su provisión. Se presentó solicitud de terminación anticipada de contrato por prestación de servicios por imposibilidad de continuar con el objeto contractual.ACTIVIDAD “Preparar y presentar todos los informes de ley establecidos en el plan de acción suscrito con la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de BogotáLa ejecución de la actividad registra un leve retraso que ha venido superándose en tanto aún se mantiene la insuficiencia del personal y fue necesario cursar comunicación a la administración para su provisión. Se presentó solicitud de terminación anticipada de contrato por prestación de servicios por imposibilidad de continuar con el objeto contractual.

EneroNoviembre

2017



Insuficiencia de personal, solicitudes de modificación y aplazamiento e incapacidad operativa para atender toda la demanda institucional

Recordar mediante correo electrónico la iniciación de la auditoria. En caso contrario, gestionar su desarrollo con otra entidad con apoyo de la Subdirección de Programas y Proyectos.Acompañar las visitas de verificación en campo una vez el equipo auditor de la Contraloría de Bogotá las notifique.Gestionar y vincular un profesional para apoyar el desarrollo de la actividad.Realizar las visitas de verificación cuando el equipo de la Contraloría de Bogotá las notifique.Realizar seguimiento al requerimiento de provisión cursado a la administración.Impulsar la vinculación de personal contratista para el área.Realizar seguimiento al requerimiento de provisión cursado a la administración.Impulsar la vinculación de personal contratista para el área.Realizar seguimiento al requerimiento de provisión cursado a la administración.Impulsar la contratación de personal por servicios profesionales autorizado para fortalecer la gestión del área y mejorar las intervenciones.Solicitar al Secretario Técnico la convocatoria y celebración extraordinario del Comité Directivo para presentar y someter a aprobación el ajuste al Plan Anual de Auditoría.Una vez aprobado, solicitar a la Subdirección de Programas y Proyectos la modificación del planSolicitar a la Subdirección de Programas y Proyectos la modificación del plan de acción antes del 20 de Septiembre de 2017.Solicitar a la Subdirección de Programas y Proyectos la modificación del plan de acción antes del 15 de Octubre debido a que no se cursó en el período anterior.Mantener el control y seguimiento a la ejecución del Programa Anual de Auditorías.Dar prioridad a la culminación de los informes de auditoría de los proyectos ya evaluados.Conformar tres grupos de auditoría en lo que resta de la vigencia para lograr la culminación del plan anual de auditoria.



Proyectos

Debilidad en la infraestructura tecnológica.Sistema de Información poco confiable.No realización de backs ups periódicos por parte de Gestión Tecnológica.

1.Diseñar un sistema de información web que permita la disponibilidad e integridad de la información oficial del SIG (mapa interactivo web).

2.Implementar un sistema de información web que permita la disponibilidad e integridad de la información oficial del SIG (mapa interactivo web).

3. Construir una política de back ups para la entidad


Realizar el 100% de la acciones de mejora propuestas.

Porcentaje de avance en la realización del plan de acción: acciones realizadas/acciones

propuestas.

Autocontrol y AutogestiónSubsecretaría de

Planeación y Política

• Falta de un sistema de información para compilar sistemáticamente los planes de mejora. Reprocesos al interior de la Entidad. posible generación de nuevos hallazgos, demoras en la implementación de acciones de mejora, perdida de credibilidad en el SIG

1.Diseñar un sistema de información que permita la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información de los planes de mejora generados en la Entidad.

2.Implementar un sistema de información que permita la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información de los planes de mejora generados en la Entidad.


Implementar un sistema de información que permita la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la

información de los planes de mejora generados en la Entidad

Porcentaje de avance en la realización del plan de acción: acciones realizadas/acciones

propuestas.


SECRETARÍA DISTRITAL DEL HÁBITAT

PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL PERIODO DE CUMPLIMIENTO SEGUIMIENTO

ESPECIFICACIÓN VALOR INICIAL FINAL FECHA DE SEGUIMIENTO ACTA No. RESPONSABLE INFORMACIÓN QUE SUMINISTRA EL PROCESO INTERPRETACION DE LA INFORMACION RESULTADO DEL INDICADOR ESTADO DE LA ACCION

N.A 0%

N.A N.A 2014/08/01 2014/12/31 2017/08/04 N/A 100% 8. CERRADO

N.A 0% 4. ATRASADO

NA 6/2/2016 6/1/2017 11/24/2017 N.A 0% 4. ATRASADO

NA 6/1/2016 8/1/2016 8/2/2017 N.A 100% 8. CERRADO

Sin determinar 1/1/2017 4/1/2017 8/2/2017 N.A La entidad aporta Acta del Comité de Archivo del 4 de abril de 2017 donde se aprobó el PGD vig 2017 y PGD 100% 8. CERRADO

Sin determinar 4/2/2017 7/1/2017 8/2/2017 N.A La entidad aporta Acta del Comité de Archivo del 4 de abril de 2017 donde se aprobó el PGD vig 2017 y PINAR 100% 8. CERRADO

Sin determinar 1/1/2017 4/1/2017 8/2/2017 N.A La entidad aporta Acta del Comité de Archivo del 4 de abril de 2017 donde se actualizó la Política de Gestión Documental 100% 8. CERRADO

Sin determinar 4/2/2017 2/1/2017 N.A 82% 4. ATRASADO

Sin determinar 4/2/2017 7/1/2017 11/24/2017 N.A La entidad presenta en el SIG- Mapa Interactivo- Proceso de Gestión Documental - con el Indicador 100% 8. CERRADO

$ 400,000,000 9/1/2016 12/15/2016 8/2/2017 N.A 100% 8. CERRADO

Sin determinar 1/1/2018 6/1/2018 11/24/2017 N.A 0% 3. VIGENTE

Sin determinar 9/1/2016 12/15/2016 8/2/2017 N.A Se cuenta con un sistema Único a través del FOREST 100% 8. CERRADO

Sin determinar 9/1/2016 12/15/2016 8/2/2017 N.A En el piso 3 de la entidad se cuenta con al Ventanilla Única de Radicación. 100% 8. CERRADO

Sin determinar 9/1/2016 12/15/2016 8/2/2017 N.A Documento de pagina WEB - Tramites y Servicios 100% 8. CERRADO

Sin determinar 1/1/2018 3/1/2018 11/24/2017 N.A 0% 3. VIGENTE

$ 650,000,000 1/1/2017 12/15/2017 11/24/2017 N.A 50% 3. VIGENTE

$ 2,500,000 6/1/2017 12/15/2017 11/24/2017 N.A 100% 8. CERRADO

$ 200,000,000 6/1/2017 12/15/2017 8/2/2017 N.A 100% 8. CERRADO

RECURSOS ADICIONALES A LOS DISPONIBLES

EVALUACION DE LA EFECTIVIDAD

EFECTIVIDAD DE LA ACCIÓN DE MEJORA

04/08/201703/10/201724/11/2017

Claudia Patricia Díaz Carrillo Y Miguel Angel

Pardo

La entidad aporta fotografías del nuevo espacio de Atención al Usuario, ubicado en el primer piso de la Secretaría Distrital del Hábitat

Agosto 2017: La Entidad cuenta con un nuevo espacio de Atención al Usuario ubicado en el primer piso de la Secretaria Distrital del Hábitat, donde los espacios son amplios y disponibles para atender a los usuarios discapacitados, por otra parte diseñó baño amplio para este tipo de población. Se recomienda se realicen los trámites de elaboración de acción de mejora y los demás ítems que eliminen la causa raíz del hallazgo.Noviembre 2017:

Alerta: El responsable del proceso sigue sin formular acción alguna sobre la situación detectada

1. SIN PLAN DE MEJORAMIENTO


Pardo

1. El documento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y el protocolo para adelantar las investigaciones de incidentes y accidentes de trabajo se esta ajustando con acompañamiento del técnico con licencia en salud ocupacional JORGE RIVAS, funcionario de la ARL POSITIVA.2. Se elaboró el Procedimiento para el Reporte e Investigación de Accidentes e Incidentes de Trabajo y Enfermedad Profesional en la Secretaría Distrital del Hábitat y el formato "Informe de investigación de incidentes y accidentes de trabajo", los cuales fueron remitidos a la Subdirección de Planes, Programas y Proyectos para revisión y validación.La Implementación del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo iniciará en mayo de la actual vigencia y finalizará en diciembre de 2016.

Agosto 2017: La entidad aporto a través del SIG los siguientes documentos: Formato para el diligenciamiento de reporte de Investigaciones de Incidentes y Accidentes de Trabajo- PS01-FO529 V1, Procedimiento de Planeación anual del Sistema de gestión de seguridad y Salud en el W - PS01-PR14 V1, Procedimiento de Trámite de Incidentes y Accidentes de Trabajo PS01-PR16 - V1 y resolución No. 1488 del 27 de diciembre de 2016 por el cual se establecen las responsabilidades generales frente al Sistema de gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

1. Se Verifica que fueron remitidos a la Subdirección de Planes, Programas y proyectos mediante correo electrónico de fecha 15 de marzo de 2016, el Procedimiento para el Reporte de Investigación de Accidentes e Incidentes de Trabajo y Enfermedad Profesional en la Secretaría Distrital del Hábitat y el formato "Informe de investigación de incidentes y accidentes de trabajo" junto con los formatos de reporte e investigación de la ARL relacionados en el procedimiento; sin embargo no se evidencia respuesta por parte de la Subdirección para la validación de los documentos remitidos. Se evidencia que el proceso viene efectuando las acciones requeridas para subsanar el hallazgo; sin embargo es importante tener en cuenta que los documentos generados de la ejecución de las acciones deben estar debidamente validados y aprobados para iniciar su implementación y aplicación. Indicador de Cumplimiento 80%. Efectividad de la acción: De no continuar el avance de las acciones propuestas la situación inicialmente encontrada se repetirá. Estado de la acción: Retrasada hasta tanto sean validadas e implementadas las acciones propuestas.Recomendación: La Subdirección de Programas y Proyectos debe dar trámite a la revisión del documento formulado y dar a conocer las observaciones para los ajustes correspondientes para su aprobación y publicación.Agosto de 2017: Los documentos: Formato para el diligenciamiento de reporte de Investigaciones de Incidentes y Accidentes de Trabajo- PS01-FO529 V1, Procedimiento de Planeación anual del Sistema de gestión de seguridad y Salud en el W - PS01-PR14 V1, Procedimiento de Trámite de Incidentes y Accidentes de Trabajo PS01-PR16 - V1 y resolución No. 1488 del 27 de diciembre de 2016 por el cual se establecen las responsabilidades generales frente al Sistema de gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, estructuran los parámetros en las diferentes actuaciones en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo.

02/08/201703/10/201724/11/2017


Pardo

En las mesas de trabajo realizadas el proceso se concluyó sobre la necesidad de "actualizar el plan de mejoramiento en lo relacionado con el informe de seguimiento del Archivo de Bogotá"" del cual se solicitó con radicado No. 3-2016-43551 la remisión de las acciones correctivas. Recomendación: Realizar la verificación de la comunicación con la cual se allegó el plan de mejoramiento como resultado de la visita del Archivo de Bogotá.Agosto 2017: La entidad cuenta con un sistema de "Gestión Documental" estandarizado de acuerdo a la normatividad vigente reflejado en los procesos y procedimientos y demás documentos que integran el Subsistema SIGA. Con corte a la fecha de verificación, se evidencio que se cuenta con un proyecto de TRD de la Subdirección de Recursos Públicos en donde se incluye el cual esta pendiente para aprobación del Comité Interno de Archivo y la Convalidación por parte del Consejo Distrital de Archivo. Se encuentra pendiente por parte del Proceso la acción de mejora propuesta.Noviembre 2017: No se ha formulado acción alguna. Recomendación: Monitorear el proceso de Gestión Documental durante 2018 a fin de verificar que la situación detectada se haya subsanado a través del PGD y/o PINAR.


Pardo

Recomendación: Realizar seguimiento pare verificar el estado de avance sobre la acción antes de la finalización del tiempo de ejecución.Agosto 2017: En la revisión se informa que no es posible cumplir con esta acción; toda vez que se requiere modificar la estructura orgánica de la entidad. La eliminación de la causa raíz esta en que se cumpla con la función de la Gestión Documental establecido en el Decreto 121 de 2008, por lo que no aplica la creación de la Subdirección de Gestión Documental. Por lo que se recomienda se aplique el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora - PE 01-PR06 Versión 4. Octubre 2017: No han remitido acción propuesta.Noviembre 2017: Con radicado No. 3-2017-103028 del 4 de diciembre de 2017, la Subdirección Administrativa remite el ajuste de la acción , emitiendo el formato análisis de causa que refleja el resultado de la modificación de la acción quedando " Incluir en la Planeación Estratégica de la dependencia así como en la proyección presupuestal, las necesidades del proceso de gestión documental en cuanto al equipo de profesionales que se requieren de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente aplicable y las necesidades del proceso, con el fin de garantizar con el cumplimiento legal y asegurar la efectiva gestión del proceso". En ese orden se modifica la acción correctiva eliminando la siguiente :" Modificación de la estructura orgánica y funcional de la SDHT creando la Subdirección de Gestión Documental. Crear el cargo de Subdirector de Gestión Documental a cargo de un profesional con el perfil requerido". Recomendación: 1. Se recomienda que el área remita la propuesta en el formulario del plan de mejoramiento junto con las modificaciones correspondientes.


Pardo

Agosto de 2017: La entidad aporta la Resolución 137 de 2016 , el Decreto Único Reglamentario 1080 de 2015 (Artículo 2.8.2.1.15) y Actas del Comité Interno de Archivo vigencia 2016 y 2017

Recomendación: Realizar seguimiento pare verificar el estado de avance sobre la acción antes de la finalización del tiempo de ejecución.Agosto 2017: A través de la Resolución 137 de 2016 en la pagina 4 se establece la conformación del Comité que cumple con lo establecido en el Artículo 2.8.2.1.15.( pagina 114) Conformación del Comité Interno de Archivo del Decreto Único Reglamentario 1080 de 2015.


Pardo

Recomendación: Realizar seguimiento para verificar el estado de avance sobre la acción antes de la finalización del tiempo de ejecución.Agosto 2017: En comité de archivo del 4 de abril de 2017 se evidencia la aprobación del PGD 2017 y el SIG se cuenta con la publicación del mismos actualizada.


Pardo

Recomendación: Realizar seguimiento pare verificar el estado de avance sobre la acción antes de la finalización del tiempo de ejecución.Agosto 2017: En comité de archivo del 4 de abril de 2017 se evidencia la aprobación del PLAN INSTITUCIONAL DEARCHIVOS – PINAR 2017 -PS03-MM30/ V 1, publicado y actualizado.


Pardo

Recomendación: Realizar seguimiento pare verificar el estado de avance sobre la acción antes de la finalización del tiempo de ejecución.Agosto 2017: En comité de archivo del 4 de abril de 2017 se evidencia la aprobación de la Política de Gestión Documental.

02/08/201708/09/201724/11/2017


Pardo

La entidad remite los procedimientos que se han actualizados correspondientes al Proceso de Gestión Documental- Mapa InteractivoOctubre 2017: Los procedimientos PS03-PR 07 y 11 (Pendiente validar la publicación de estos procedimientos en el Sistema).

Recomendación: Realizar seguimiento pare verificar el estado de avance sobre la acción antes de la finalización del tiempo de ejecución.Agosto 2017: En el Mapa interactivo del SIG- Proceso de Gestión Documental se reflejan 12 procedimientos de los cuales los siguientes se han actualizado: PS03-PR03/04/06/13/17 (5 procedimientos). Se eliminaron 4 procedimientos: PS03-PR12/14/15/16 . Se encuentra en revisión por parte de la Subsecretaria de Programas y Proyectos : PS03-PR07/08/09. (Pendiente validar la publicación de estos procedimientos en el Sistema).Septiembre 2017: En el Mapa interactivo del SIG- Proceso de Gestión Documental se reflejan 11 procedimientos de los cuales los siguientes se han actualizado: PS03-PR03/04/05/06/08/09/10/13/17 (9 procedimientos). Se eliminaron 4 procedimientos: PS03-PR12/14/15/16 . Se encuentra en revisión por parte de la Subsecretaria de Programas y Proyectos : PS03-PR 07 y 11.Noviembre: 2017: Los procedimientos PS03-PR 07 y PS03-PR 11 aun se encuentran desactualizados.Recomendación: Culminar la actualización de los procedimientos para conceptuar el cierre de la acción


Pardo

Recomendación: Realizar seguimiento pare verificar el estado de avance sobre la acción antes de la finalización del tiempo de ejecución. Noviembre 2017: En el mapa interactivo - Proceso de Gestión Documental se refleja la actualización del Indicador "Porcentaje del subsistema interno de Gestión Documental y archivo fortalecido" vigencia 2017.


Pardo

La entidad presenta el Contrato No. 519 de 2016 e informe final donde se cuenta con la obligación por parte de contratista AGN del levantamiento del inventario en estado natural de la documentación.

Recomendación: Realizar seguimiento pare verificar el estado de avance sobre la acción.Agosto 2017: Es de aclarar que el indicador debe medirse en metros lineales y no en unidades documentales inventariadas. la entidad suscribió un contrario con el Archivo General de la Nación ( Contrato 519 de 2016) cuyo objetivo es el levantamiento de inventario documental de 3,025 metros lineales y verificación de 725 metros lineales del Archivo Central de la SDHT. Los resultados arrojados según informe fue la entrega de 6.555 Cajas X 200 y 52.188 registros, equivalente a 1.311 metros lineales. Se elaboró 2.362 metros lineales de inventario documental en estado natural con un total de 11.810 cajas X 200, 328 metros lineales de archivos de gestión con un total de 1.640 cajas X 200 y 725 metros lineales de verificación de inventario con un total de 3.625 cajas X 200. Para un total de 3415 metros lineales.


Pardo

La entidad aporto video y reporte de la estrategia, adicionalmente los tramites de la entidad se realizar de manera electrónica.Noviembre 2017: Con radicado No, 3-2017-103028 del 4 de diciembre de 2014 informan que se establezca que la Subdirección Administrativa sea cogestor y no responsable; toda vez que el Plan Institucional de Gestión Ambiental esta bajo el direccionamiento de la Subdirección de Programas y Proyectos. Por lo anterior se realiza la modificación pertinente.

La entidad aporto video y reporte de la estrategia, adicionalmente los tramites de la entidad se realizar de manera electrónica.

Noviembre 2017: No se registran avances significativos en el establecimiento de la estrategia.

Recomendación: Se sugiere formular un plan de acción que sea conocido y aprobado por el Comité Directivo a fin de impulsar con decisión la Estrategia Cero Papel en la Entidad.


Pardo

Recomendación: Realizar seguimiento pare verificar el estado de avance sobre la acción.Agosto 2017: Se cuenta con un único consecutivo que se aplica en FOREST., a modo de ejemplo se anexa un registro de consecutivo y tres documentos que validan los códigos 1 ( Documentos que entran), 2 ( Documentos que salen) y 3 ( Documentos internos) de registro de radicados.


Pardo

Recomendación: Realizar seguimiento pare verificar el estado de avance sobre la acción.Agosto 2017: La Secretaría Distrital del Hábitat cuenta con la Ventanilla Única de Correspondencia ubicada en el piso 3 de la entidad.


Pardo

Recomendación: Realizar seguimiento pare verificar el estado de avance sobre la acción.Agosto 2017: Se realizó la verificación del cumplimiento de la Ley 019 de 2012 en cuanto a la Publicación y Coherencia de los tramites y servicios que maneja la entidad, frente a los publicado en el SUIT de la Función Pública.


Pardo

Noviembre 2017: No se registran avances sobre el particular.

Recomendación: Se sugiere a la Subdirección Administrativa impulsar la parametrización para dar cumplimiento a al acción establecida.


Pardo

Recomendación: Realizar seguimiento periódico sobre el estado de avance de la acción propuesta.Agosto 2017: Es de aclarar que en el informe de visita de seguimiento del Archivo de Bogotá con radicado No. 2-2016-22173 del 31 de mayo de 2016, en las paginas 35 y 36 se evidencia la convalidación reflejado a través de acta del Consejo Distrital de Archivo No. 5 de 2015 . En el Comité de Archivo del 1 de agosto de 2017 se presentó el seguimiento de TRD en cuanto a los archivos de Gestión. Noviembre 2017: Durante el próximo seguimiento se revisará nuevamente el estado de avance de la acción propuesta.


Pardo

Recomendación: Realizar seguimiento periódico sobre el estado de avance de la acción propuesta. Agosto 2017: La entidad informa que no es necesario hacer la TVD, por cuanto la entidad solamente cuenta con la documentación heredada de la documentación de intervención, por lo tanto se debe hacer una valoración de esa documentación para establecer los cierres de los procesos. Noviembre 2017: Con Radicado No. 3-2017-103028 del 4 de diciembre de 2017 , la Subdirección Administrativa informa que en el informe emitido por el Archivo de Bogotá en el mes de octubre de 2017 con radicado No. 1-2017-88798 , identifica que al no poseer fondos acumulados, no requiere Tabla de Valoración Documental, por cuanto la acción establecida no procede. En consecuencia esta acción de cierra.

Recomendación: Se sugiera a la Subdirección Administrativa que las acciones de mejora sean formuladas de acuerdo con la realidad institucional y con las posibilidades de implementación.


Pardo

La entidad aporto el documento registrado en el SIG: PS03-FO379: Hoja de control de ingreso de documentos-29/04/2016- V2Recomendación: Realizar seguimiento periódico sobre el estado de avance de la acción propuesta.Agosto 2017: Dentro del proceso de Gestión Documental se cuenta con el documento denominado Hoja de control de ingreso de documentos-PS03-FO379- versión 2.

U3

SDHT: Este espacio corresponde al seguimiento realizado por el área de control interno. Una vez realizado el seguimiento a las acciones y de acuerdo con los avances, la valoración de las evidencias, y los tiempos de ejecución, defina su estado así: VIGENTE: El periodo de ejecución de la acción aún se encuentra vigente para su cumplimiento. ATRASADO: El período de ejecución de la acción ha expirado y aún no se ha ejecutado. EN REVISION: La acción ó acciones propuestas se encuentran en revisión por cualquiera de los intervinientes. CERRADO: La acción de mejora se ha ejecutado, aún por fuera del tiempo establecido. PARA CIERRE POR CONTRALORÍA: La acción se cumplió pero está pendiente ser cerrada por la Contraloría en la siguiente vigencia. CERRADA POR CONTRALORÍA: La acción se ha ejecutado de acuerdo con la verificación de la Contraloría de Bogotá.

U4

SDHT: Indique la fecha de seguimiento a las acciones

V4

SDHT: Registre el número del acta, ficha técnica u otro mecanismo en el cual se registró el seguimiento.

Z4

SDHT: De acuerdo con la valoración de las evidencias, avances y el indicador planteado, registre cuantitativamente el logro.

AA4

SDHT: Seleccione el estado de avance en el que queda la acción

AB4

SDHT: Al finalizar cada vigencia analice si la acción fue efectiva y subsanó las causas del hallazgo no conforme, situación, observación u oportunidad de mejora definida en el informe fuente. Utilice la herramienta de evaluación de la efectividad.


PERIODO DE CUMPLIMIENTO SEGUIMIENTO





N/A N/A 9/21/2015 1/4/1900 N.A 0% 4. ATRASADO

N/A N/A 10/1/2015 12/31/2015 N.A 70% 4. ATRASADO

N/A N/A 10/1/2015 12/31/2015 N.A 70% 4. ATRASADO

N/A N/A 9/28/2015 10/30/2015 N.A 70% 4. ATRASADO

NA NA 11/17/2015 12/31/2015 8/1/2017 N.A 100% 8. CERRADO

NA NA 11/17/2015 12/31/2015 N.A 50% 4. ATRASADO

NA NA 11/17/2015 12/31/2015 8/1/2017 N.A 100% 8. CERRADO

NA NA 11/17/2015 12/31/2015 8/1/2017 N.A 100% 8. CERRADO

NA NA 1/1/2016 12/31/2016 8/1/2017 N.A 100% 8. CERRADO

NA NA 11/17/2015 12/31/2016 8/1/2017 N.A 100% 8. CERRADO

NA NA 11/17/2015 6/30/2016 8/3/2017 N.A 100% 8. CERRADO

NA NA 11/17/2015 12/31/2016 8/3/2017 N.A 100% 8. CERRADO

02/08/201724//11/2017


Pardo

Las acciones planteadas se relacionan con las del segundo punto, por lo que la evidencia y recomendación es la misma: El procedimiento PS05-PR14 “Computación móvil y tele-trabajo” fue eliminado del proceso en conjunto al formato PS05-FO238 "Solicitud de autorización de sitios o equipos para computación móvil o tele-trabajo

Verificando la acción propuesta: "Adoptar los lineamientos para la implementación del teletrabajo en la Secretaría Distrital del Hábitat, e iniciar el piloto de teletrabajo." y teniendo en cuenta que ya fue aprobada la eliminación del procedimiento S05-PR14 “Computación móvil y tele-trabajo”, se recomienda que la Dirección de Gestión Corporativa y CID determine la acción a seguir, con respecto a la observación efectuada por Control Interno a fin de dar cumplimiento al Decreto 596 de 2013. Recomendación: Remitir a la Oficina de Control Interno y/o verificar las acciones a desarrollar para el cumplimiento del Decreto 596 de 2013 "'Por el cual se dictan medidas para la aplicación del teletrabajo en organismos y entidades del Distrito Capital". Agosto 2017: Teniendo en cuenta que el hallazgo esta enmarcado al diseño del Teletrabajo , es importante que el Líder del Proceso envié la modificación de esta acción y la redirija al Proceso de Gestión del Talento Humano. Se verificará nuevamente cuando el líder del proceso modifique las actividades y sea retirado del proceso de Gestión TecnológicaNoviembre 2017: El líder del proceso no ha remitido los ajustes pertinentes y no se registran avances sobre el particular.

02/08/201703/10/201724/11/2017


Pardo

1. El procedimiento PS05-PR10 Gestión de Soportes de Procesos Informáticos y sus formatos anexos continua en revisión y ajustes por parte de los profesionales responsables del proceso.Agosto 2017: La entidad informa que el Procedimiento se encuentra en revisión por parte de Programas y Proyectos.Noviembre 2017: El procedimiento no se encuentra actualizado en el SIG.

Realizada la verificación, se observa que el procedimiento PS05-PR10 "Gestión de soportes procesos Informáticos" está en borrador la Subdirección de programas y proyectos envío el procedimiento editable el día 31 de mayo de 2016 mediante correo electrónico. Recomendación: Se mantiene la recomendación efectuada durante el seguimiento del 02/12/2015 "Es importante que el equipo de trabajo que gestiona el proceso, revise con prontitud los procedimientos, los actualice y procure su pronta aplicación, ya que, a juicio del evaluador, estos son representativos para mejorar el desempeño, ejecutar las operaciones con mayor efectividad y mantener el control tecnológico dentro de la Entidad".Agosto 2017: A través de la Consultoría de Seguridad de la Información - Unión Temporal ADALID PASSWORD- Contrato 531 de 2016, dentro de sus obligaciones esta la de revisar los actuales procedimientos y proponer ajustes o nuevos procedimientos. Dentro de uno de ellos se propone el ajuste al procedimiento en mención enmarcado en la norma ISO 27001. Se evidencia gestión por parte del Proceso en cuanto a la nueva propuesta. En la actualidad se encuentra en revisión por parte de Programas y Proyectos y su nuevo nombre es " Gestión de Medios Removibles".Noviembre 2017: En el SIG no se cuenta con el procedimiento de "Gestión de Medios Removibles"

Alerta: las acciones 2 y 3 no se han ejecutado

02/08/201703/10/201724/11/2017


Pardo

1. El procedimiento “PS05-PR11 Administración de servicios de terceras partes” y sus formatos anexos continua en revisión y ajustes por parte de los profesionales responsables del proceso.Agosto 2017: La entidad informa que el Procedimiento se encuentra en revisión por parte de Programas y Proyectos.Noviembre 2017: En el SIG no se evidencia actualización del procedimiento "Administración de Servicios de Terceras partes".

Realizada la verificación, se observa que el procedimiento “PS05-PR11 Administración de servicios de terceras partes” no ha sido actualizado; la versión publicada en el SIG, corresponde a la No 1 del 12-12-2011.

Recomendación: Se mantiene la recomendación efectuada durante el seguimiento del 02/12/2015 "Es importante que el equipo de trabajo que gestiona el proceso, revise con prontitud los procedimientos, los actualice y procure su pronta aplicación, ya que, a juicio del evaluador, estos son representativos para mejorar el desempeño, ejecutar las operaciones con mayor efectividad y mantener el control tecnológico dentro de la Entidad".Agosto 2017: A través de la Consultoría de Seguridad de la Información - Unión Temporal ADALID PASSWORD- Contrato 531 de 2016, dentro de sus obligaciones esta la de revisar los actuales procedimientos y proponer ajustes o nuevos procedimientos. Dentro de uno de ellos se propone el ajuste al procedimiento en mención enmarcado en la norma ISO 27001. Se evidencia gestión por parte del Proceso en cuanto a la nueva propuesta. En la actualidad se encuentra en revisión por parte de Programas y Proyectos bajo la denominación "Administración de Servicios de Terceras Partes".

Noviembre 2017:

Se sugiere al responsable del proceso la emisión de las instrucciones necesarias para concretar el cumplimiento de la acción propuesta toda vez que se registra un atraso significativo e injustificado.

02/08/201703/10/201724/11/2017


Pardo

Los procedimientos y los formatos continúan en estado de revisión y aprobación por parte de la Directora de Gestión Corporativa y CID. 1. Se elaboraron los procedimientos “PS05-PR12Administración de Registros de Auditoría” y “PS05-PR13 Propiedad Intelectual” con los formatos anexos y se enviaron a Programas y Proyectos para revisión como se muestra en los correos.Los procedimientos “PS05-PR15 Controles Criptográficos” y “PS05-PR05 Clasificación de Activos de Información” se encuentran en revisión por parte del responsable del proceso.Agosto 2017: La entidad informa que el Procedimiento se encuentra en revisión por parte de Programas y Proyectos.Noviembre 2017: En el SIG se evidencia que los procedimientos “PS05-PR15 Controles Criptográficos” y “PS05-PR05 Clasificación de Activos de Información” no esta actualizado en el SIG

Se verifica la información suministrada por el proceso evidenciando que los siguientes procedimientos no han sido actualizados: * “PS05-PR12 - Administración de Registros de Auditoría” se encuentra en versión 2 del 25/06/2012. *“PS05-PR13 - Propiedad Intelectual” se encuentra en versión 01 del 13-12-2011 ( los formatos anexos se enviaron a Programas y Proyectos para verificación y validación mediante correo electrónico el 01 de junio de 2016).* “PS05-PR15 - Controles Criptográficos” se encuentra versión No del 13-12-2001.*“PS05-PR05 - Clasificación de Activos de Información", se encuentra en la versión 2 del 27-06-2012. Recomendaciones:Se mantiene la recomendación efectuada durante el seguimiento del 02/12/2015 "Es importante que el equipo de trabajo que gestiona el proceso, revise con prontitud los procedimientos, los actualice y procure su pronta aplicación, ya que, a juicio del evaluador, estos son representativos para mejorar el desempeño, ejecutar las operaciones con mayor efectividad y mantener el control tecnológico dentro de la Entidad".Agosto 2017: A través de la Consultoría de Seguridad de la Información - Unión Temporal ADALID PASSWORD- Contrato 531 de 2016, dentro de sus obligaciones esta la de revisar los actuales procedimientos y proponer ajustes o nuevos procedimientos. Dentro de uno de ellos se propone el ajuste al procedimiento en mención enmarcado en la norma ISO 27001. Se evidencia gestión por parte del Proceso en cuanto a la nueva propuesta. En la actualidad se encuentra en revisión por parte de Programas y Proyectos .Noviembre 2017: Los procedimientos “PS05-PR15 Controles Criptográficos” y “PS05-PR05 Clasificación de Activos de Información” no esta actualizado en el SIG.

Alerta: Se concluyen retrasos injustificados en la culminación de la acción.


Pardo

María Mercedes Rueda: 20/06/2016 : No se evidenciaron gestiones correspondientes a la acción planteada; es necesario que el proceso implemente medidas de choque para subsanar el hallazgo teniendo en cuenta que la fecha de vencimiento de la acción se venció el 31-12-2015. Recomendación: Realizar nuevo seguimiento a los avances de la acción suscrita para definir su estado.Agosto 2017: La entidad presenta en el mapa interactivo del SIG que en la Política Ambiental se incluyo el aspecto de prevención de la contaminación.

María Mercedes Rueda: 20/06/2016: No se evidenciaron gestiones correspondientes a la acción planteada; es necesario que el proceso implemente medidas de choque para subsanar el hallazgo teniendo en cuenta que la fecha de vencimiento de la acción se venció el 31-12-2015.Recomendación: Realizar nuevo seguimiento a los avances de la acción suscrita para definir su estado.Agosto 2017: En la Política actual del SIG se incluyó un aspecto en materia de Prevención de la Contaminación. Soporte : Pantallazo de la Política en el Mapa Interactivo.

01/08/201703/10/201724/11/2017


Pardo

María Mercedes Rueda: 20/06/2016: Las acciones propuestas se adelantaran en el trimestre julio - septiembre debido a que no se cuenta con el profesional encargado del subsistema de gestión ambiental. Agosto de 2017: Mapa interactivo.

María Mercedes Rueda: 20/06/2016: No se evidenciaron gestiones correspondientes a la acción planteada; es necesario que el proceso implemente medidas de choque para subsanar el hallazgo teniendo en cuenta que la fecha de vencimiento de la acción se venció el 31-12-2015.Recomendación: Realizar nuevo seguimiento a los avances de la acción suscrita para definir su estado.Agosto 2017: La entidad cuenta con una presentación Institucional que refleja la divulgación de la Política Ambiental. Esta Política ha sido socializada a través del SIG ,-Mapa Interactivo y Carteleras Digitales. La entidad se encuentra construyendo una encuesta para evaluar el conocimiento del SIG y dentro de ella se incluirá una relacionadas con el Subsistema de Gestión Ambiental. Septiembre 2017: No se reporto encuesta.Noviembre 2017 : Se desarrollaron talleres a los lideres del SIG donde incluyó la socialización de la Política Ambiental y se garantizó su entendimiento mediante actividades lúdicas que fortalecen los conceptos relacionados con la Política Ambiental. Se cuenta con actividades artístico-comunicativas, campañas PIGA, implementación de iniciativas distritales entre otras, donde se han socializado los diferentes programas del PIGA y se ha promovido el compromiso ambiental de los servidores de la entidad. Lo anteriormente expuesto permite la comprensión y entendimiento de la política ambiental por parte de los funcionarios y partes interesadas. No obstante no se cuenta con la encuesta a la que se hace referencia el indicado


Pardo

María Mercedes Rueda: 20/06/2016: Las acciones propuestas se adelantaran en el trimestre julio - septiembre debido a que no se cuenta con el profesional encargado del subsistema de gestión ambiental.Agosto 2017: La entidad aporto el Manual PG03-MM28 "Plan de Gestión Integral de Residuos Peligrosos de la entidad -Versión 2 vigencia 2017", Matriz de Riesgos, Instructivo de Atención de Emergencias Ambientales, Hojas de seguridad y fichas técnicas de ACPM y Aceite lubricante, fotografía de socialización de manejo de residuos, plano de ubicación de residuos.

María Mercedes Rueda: 20/06/2016: No se evidenciaron gestiones correspondientes a la acción planteada; es necesario que el proceso implemente medidas de choque para subsanar el hallazgo teniendo en cuenta que la fecha de vencimiento de la acción se venció el 31-12-2015. Recomendación: Realizar nuevo seguimiento a los avances de la acción suscrita para definir su estado.Agosto 2017: Se cuenta con el documento actualizado del Manual PG03-MM28 "Plan de Gestión Integral de Residuos Peligrosos de la entidad -Versión 2 vigencia 2017", cuyo anexo entre otros se encuentra el Instructivo para atención de emergencias ambientales. Como parte de los controles en el manejo de sustancias como el ACPM y aceite lubricante se adecuó el área de almacenamiento con un dique y se impermeabilizó el suelo donde se colocan los tanques. También se señalizo el área , se colocaron fichas técnicas y hojas de seguridad así como un Kit Anti derrames para atender cualquier emergencia. Soportes: Matriz de Riesgos, Instructivo de Atención de Emergencias Ambientales, Hojas de seguridad y fichas técnicas de ACPM y Aceite lubricante


Pardo

María Mercedes Rueda: 20/06/2016: Las acciones propuestas se adelantaran en el trimestre julio - septiembre debido a que no se cuenta con el profesional encargado del subsistema de gestión ambiental.Agosto 2017: La entidad aportó matriz de control de ahorradores de agua.

María Mercedes Rueda: 20/06/2016: No se evidenciaron gestiones correspondientes a la acción planteada; es necesario que el proceso implemente medidas de choque para subsanar el hallazgo teniendo en cuenta que la fecha de vencimiento de la acción se venció el 31-12-2015.Recomendación: Realizar nuevo seguimiento a los avances de la acción suscrita para definir su estado.Agosto 2017: Se cuenta con un estudio de grado de implementación de puntos Punto Hidrosanitario de los cuales de 129, 104 cuentan con un sistema de ahorrador. Es de aclarar que esta actividad depende de la administración de edificio, por lo que es un factor decisivo para continuar con las instalaciones de los puntos ahorradores de agua. Esta actividad se da por cerrado por cuanto el producto es la adquisición de productos ahorradores de agua. Por otra parte esta actividad es monitoreada a través del Plan de Acción del PIGA. Por otra parte a en el Informe de Austeridad a marzo de la vigencia actual se realizaron giros por valor de $2.080.430; comparado con el primer trimestre de la vigencia anterior en donde se giraron $2.323.200, se observa una disminución del 10% en los giros.


Pardo

María Mercedes Rueda: 20/06/2016: Las acciones propuestas se adelantaran en el trimestre julio - septiembre debido a que no se cuenta con el profesional encargado del subsistema de gestión ambiental,Agosto 2017: La entidad aporta Registro de análisis de consumo y ahorro de energía de vigencia 2016 vs 2017 ,registro de instalación de ahorradores.

María Mercedes Rueda: 20/06/2016: No se evidenciaron gestiones correspondientes a la acción planteada; es necesario que el proceso implemente medidas de choque para subsanar el hallazgo teniendo en cuenta que la fecha de vencimiento de la acción se venció el 31-12-2016.Recomendación: Realizar nuevo seguimiento a los avances de la acción suscrita para definir su estado.Agosto 2017: Teniendo en cuenta el periodo de ejecución de esta actividad la SDHT contaba con los siguientes pisos: 1-3-4-5-6-13-14-15 de los cuales cuentan con luminarias LED. La entidad cuenta con seguimiento al consumo de energía evidenciándose a nivel de ejemplo un ahorro del 35% comparando el mes de junio de 2016 y 2017. El seguimiento al consumo de energía se realiza en el Plan de Acción del PIGA.


Pardo

María Mercedes Rueda: 20/06/2016: Las acciones propuestas se adelantaran en el trimestre julio - septiembre debido a que no se cuenta con el profesional encargado del subsistema de gestión ambiental.Agosto 2017: La entidad aporto los planos de ubicación de residuos y clasificación de los mismos, como fotografías de rotulado y clasificación de residuos en el sitio especifico.

María Mercedes Rueda: 20/06/2016: No se evidenciaron gestiones correspondientes a la acción planteada. Recomendación: Dar celeridad a la situación evidenciada en el hallazgo debido al impacto ambiental que esto genera. Realizar nuevo seguimiento a los avances de la acción suscrita para definir su estado.Agosto 2017: Adecuación de la infraestructura del sitio de almacenamiento: En el sótano 1 se cuenta con un cuarto de almacenamiento donde se encuentran los espacios para Almacenar residuos ordinarios, reciclables ( Papel, Plástico, Vidrio y Metal) y residuos Peligrosos) debidamente separados como se refleja en el Plano Anexo y de acuerdo a la señalización anexa. Señalización del sitio de almacenamiento de residuos: Se cuenta con la señalización en el sitio enunciado.Embalado y etiquetado semanal de los residuos peligrosos: Teniendo en cuenta que el volumen que se genera de residuos peligrosos ( 61 kilos - corte junio de vigencia 2017) no es significativo, no se tiene la necesidad de realizar el trabajo de embalaje semanal de residuos peligrosos; sin embargo en el PIGA se garantiza el adecuado manejo de residuos a través de los contenedores que se ubican en el cuarto de residuos y que cumplen con las características necesarias como son entre otras : Tamaño, que protejan los residuos del agua, de que se rompan los residuos peligrosos, que se mezclen diferentes residuos peligrosos. Restringir el ingreso al sitio de almacenamiento: Teniendo en cuenta el Decreto 1076 de 2015, el cuarto de almacenamiento del residuos de la entidad cuenta con las siguientes características de almacenamiento avaladas por la Secretaria Distrital de Ambiente en cuanto a: Ubicación, piso impermeable y libre de grietas, drenaje adecuado, ventilación, señalización, extintor, balanza, estibas y contenedores adecuados, puerta y capacidad requerida. . En la evaluación del PIGA se continuará con la verificación


Pardo

María Mercedes Rueda: 20/06/2016: Las acciones propuestas se adelantaran en el trimestre julio - septiembre debido a que no se cuenta con el profesional que se hará cargo del Subsistema de Gestión Ambiental.Agosto 2017: La entidad aporto la solicitud al administrador los certificados de disposición que evidencien que existe un control en el manejo de aceites usados y las certificaciones.

María Mercedes Rueda: 20/06/2016: Se recomienda que una vez sean solucionadas las situaciones administrativas que se vienen presentando debido al cambio de Gobierno, se de cumplimiento a las acciones propuestas y que se propenda por dar continuidad a la implementación y mantenimiento del SIG. Recomendación: Realizar nuevo seguimiento a los avances de la acción suscrita para definir su estado. Agosto 2017: Es de aclarar que la SDHT no es la responsable de la gestión de esos residuos; toda vez que es el administrador el que debe ejecutar este mantenimiento, es por ello que la Entidad dentro de esta actividad le hace seguimiento, solicitando a al administrador los certificados de disposición que evidencien que existe un control en el manejo de aceites usados. Se anexan fotografías donde se reflejan las certificaciones y la ultima solicitud que gestionó la entidad. Aunque esta acción se cierra, la entidad continuara ejerciendo esta actividad en cumplimiento de la normatividad vigente.


Pardo

María Mercedes Rueda: 20/06/2016: Las acciones propuestas se adelantaran en el trimestre julio - septiembre debido a que no se cuenta con el profesional encargado del subsistema de gestión ambiental.Agosto 2017: La entidad aporto el Manual PG03-MM28 "Plan de Gestión Integral de Residuos Peligrosos de la entidad -Versión 2 vigencia 2017", Hojas de seguridad y fichas técnicas de ACPM y Aceite lubricante, fotografía de socialización de manejo de residuos, plano de ubicación de residuos.

María Mercedes Rueda: 20/06/2016: Se recomienda que una vez sean solucionadas las situaciones administrativas que se vienen presentando debido al cambio de Gobierno, se de cumplimiento a las acciones propuestas y que se propenda por dar continuidad a la implementación y mantenimiento del SIG.Recomendación: Realizar nuevo seguimiento a los avances de la acción suscrita para definir su estado.Agosto 2017: Se cuenta con el documento actualizado del Manual PG03-MM28 "Plan de Gestión Integral de Residuos Peligrosos de la entidad -Versión 2 vigencia 2017", cuyo anexo entre otros se encuentra el Instructivo para atención de emergencias ambientales. Como parte de los controles en el manejo de sustancias como el ACPM y aceite lubricante se adecuó el área de almacenamiento con un dique y se impermeabilizó el suelo donde se colocan los tanques. También se señalizo el área , se colocaron fichas técnicas y hojas de seguridad así como un Kit Anti derrames para atender cualquier emergencia. Soportes: Matriz de Riesgos, Instructivo de Atención de Emergencias Ambientales, Hojas de seguridad y fichas técnicas de ACPM y Aceite lubricante.

U3


U4


V4


Z4


AA4


AB4








No aplica No aplica 9/5/2017 N.A 100% 8. CERRADO





No aplica No aplica 8/14/2017 9/1/2017 N.A 100% 8. CERRADO

No aplica No aplica 8/14/2017 12/30/2017 11/24/2017 N.A 67% 3. VIGENTE

No aplica No aplica 8/14/2017 12/30/2017 11/24/2017 N.A La dependencia responsable de la ejecución de la acción no reporta información sobre el avance. 0% 3. VIGENTE

N/A N/A 8/14/2017 12/30/2017 11/24/2017 N.A 34% 3. VIGENTE

No aplica No aplica 8/14/2017 12/30/2017 11/24/2017 N.A 0% 4. ATRASADO











1. 01/03/2017 2. 01/03/2017

3. 16/08/2017

4. 01/03/2017

1. 30/11/2017 2. 25/08/2017

3. 30/11/2017 4. 30/04/2017


Pardo

1. Mediante comunicación con Radicado 3-2017-28785 el Jefe de la Oficina de Control Interno convocó a los colaboradores del área a dar inicio a los procesos de fortalecimiento del perfil específico en materia de evaluación, auditoria, asuntos de control interno normas de auditoria u otros para el incremento de las capacidades y habilidades de quienes apoyan la labor de auditoria interna. Se evidencian registros de Formación como auditor interno en NTC GP 1000:2009 e ISO 9001:2008 de Claudia Patricia Díaz Carrillo, Marcela Urrea Jaramillo, Herwin Jesús Rodríguez Santos y Miguel Angel Pardo Mateus. Adicionalmente los auditores del equipo de control interno se formaron en las versiones actualizadas de ISO 9001:2015 e ISO 14001:2005 con refuerzo en OHSAS 18001:2007.2. Los procedimientos PE01-PR03 Producto No Conforme - V5, PE01-PR04 Evaluación independiente, auditorías internas y seguimiento V7 y PE01-PR06 Acciones preventivas, correctivas y de mejora fueron actualizados y se encuentran incorporados en el mapa interactivo3. Mediante reunión de autocontrol del 31 de agosto de 2017 se socializaron los procedimientos actualizados a todo el equipo de la Oficina Asesora de Control Interno. Adicionalmente con la Oficina Asesora de Comunicaciones se trabajó en una pieza comunicacional para socializar a toda la entidad los procedimientos actualizados, la cual fue remitida mediante correo del 05 de Septiembre de 2017. Dentro de los ejercicios de planificación de las auditorias internas iniciadas se han remitido las instrucciones para la aplicación del procedimiento PE01-PR04 Evaluación independiente, auditorías internas y seguimiento V7 según correos del 04 de Septiembre de 2017.4. Se realizó auditoría interna con auditores externos a la Entidad los cuales cumplen con los registros como auditores en las normas NTC GP 1000:2009 e ISO 9001:2008 según radicado 3-2017-19960 y 3-2017-36969.

Septiembre 2017Actividad 1: Los soportes y evidencias suministradas permiten concluir que los auditores internos de la entidad cuentan con certificaciones de formación en los estándares NTC GP 1000:2009.Actividad 2: En el Mapa Interactivo se incorporaron los procedimientos actualizados PE01-PR03 Producto No Conforme - V5. PE01-PR04 Evaluación independiente, auditorías internas y seguimiento-V7. En seguimiento del 1 de septiembre de 2017 y PE01-PR06 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.Actividad 3: Los soportes y evidencias suministradas permiten concluir que la socialización de los procedimientos del proceso de Evaluación, Asesoría y Mejoramiento se ejecutó.Actividad 4: Las auditorias Internas realizadas a los procesos del SIG en el mes de Marzo de 2017 cubrieron la totalidad de los requisitos de norma NTC GP 1000:2009 e ISO 9001:2008 y el equipo auditor cumplió con la formación en el estándar.

Los soportes y evidencias se encuentran disponibles en la Oficina Asesora de Control Interno.

1. 01/03/2017 2. 01/03/2017

3. 16/06/2017

1. 30/11/2017 2. 15/06/2017 3. 01/09/2017


Pardo

1. Con radicado No. 3-2017-32418 del 5 de mayo de 2017 se programaron 21 capacitaciones con los registros de asistencia de 93 de servidores públicos de la entidad en donde se trataron aspectos relacionados con el requisito "7.3 Diseño y Desarrollo" de los estándares NTC GP 1000:2009 e ISO 9001:2008, tomando como soporte los documentos del Sistema Integrado de Gestión.2. Se revisó y actualizó el procedimiento PM07-PR01 Diseño de Lineamientos e instrumentos de fecha 05 de Junio de 2017 y se crearon los formatos PM07-FO537 Plan de Trabajo y PMO07-FO538 Planilla de diseño de lineamientos e instrumentos de política de Vivienda y Hábitat lo cual que ha quedado incorporado en el mapa interactivo.3. La socialización del procedimiento PM07-PR01 Diseño de Lineamientos e instrumentos fue realizada con los intervinientes directos del proceso según planilla de asistencia del 02 de Agosto de 2017.

Septiembre 2017Actividad 1 : Las evidencias aportadas son suficientes para concluir que la capacitación sobre el requisito 7.3 Diseño y Desarrollo, de las normas NTC GP1000:2009 e ISO 9001:2008 fue ejecutada. Actividad 2: El responsable del proceso revisó y actualizó el procedimiento PM07-PR01 Diseño de lineamientos e instrumentos de política de vivienda y hábitat el cual se encuentra dispuesto en el mapa interactivo. Actividad 3: A través de la lista de asistencia del 02 de agosto de 2017 se comprobó que la socialización del procedimiento se ejecutó con los responsables del proceso.


1. 01/03/2017 2. 01/03/2017

3. 01/03/2017

1. 30/11/2017 2. 30/06/2017 3. 30/06/2017


Pardo

1. Con radicado No. 3-2017-32418 del 5 de mayo de 2017 se programaron 21 capacitaciones con los registros de asistencia de 93 de servidores públicos de la entidad en donde se trataron aspectos relacionados con el requisito "7.2.3 Comunicación con el cliente" de los estándares NTC GP 1000:2009 e ISO 9001:2008, tomando como soporte los documentos del Sistema Integrado de Gestión.2. Se revisó y actualizó el procedimiento PG06-PR01 Trámite de PQRS de fecha 27 de Junio de 2017 en el cual se estableció enviar informe semanal a las Dependencias de la entidad frente a las alertas de los requerimiento vigentes.3. Mediante memorandos 3-2017-11248 del 24 de febrero de 2017, 3-2017-22109 del 31 de marzo de 2017, 3-2017-15527 del 10 de marzo de 2017, 3-2017-54165 del 12 de julio de 2017, 3-2017-44681 del 9 de junio de 2017 el Subsecretario de Gestión Corporativa y CID solicita a los Subsecretarios, Subdirectores y Jefes de Oficina gestionar en SDQS las respuestas de las solicitudes de los ciudadanos.

Septiembre 2017Actividad 1 : Actividad 1 : Las evidencias aportadas son suficientes para concluir que la capacitación sobre el requisito 7.2.3 Comunicación con el cliente de las normas NTC GP1000:2009 e ISO 9001:2008 fue ejecutada. Actividad 2 El responsable del proceso revisó y actualizó el procedimiento PG06-PR01 Trámite de PQRS el cual se encuentra dispuesto en el mapa interactivo. Adicionalmente se realizó capacitación para socializar la operación del proceso de Gestión del Servicio al Ciudadano según registro de asistencia del 09 de agosto de 2017. Actividad 3: Se comprobó que el responsable del proceso ha remitido periódicamente comunicaciones sobre el estado de PQR´s a las diferentes dependencias de la entidad según los memorandos de soporte.


1. 01/03/2017 2. 01/03/2017

3. 01/09/2017

1. 30/11/2017 2. 31/08/2017 3. 28/02/2018


Pardo

1. Con radicado No. 3-2017-32418 del 5 de mayo de 2017 se programaron 21 capacitaciones con los registros de asistencia de 93 de servidores públicos de la entidad en donde se trataron aspectos relacionados con el requisito "7.5.1 Control de la Producción y la Prestación del Servicio" de los estándares NTC GP 1000:2009 e ISO 9001:2008, tomando como soporte los documentos del Sistema Integrado de Gestión.2. Se revisó y actualizó el Procedimiento PM05-PR02 Secretaría Técnica de la Comisión de Veeduría de las Curadurías Urbanas de fecha 16 de Agosto de 2017 en el cual se establecieron controles que garanticen la trazabilidad y seguimiento a los casos revisados por la Comisión.3. La Oficina de Control Interno verificó la aplicación del procedimiento a través de la trazabilidad del caso No. 1662 encontrando conformidad con la actividades registradas y lo registros generados.

Septiembre 2017Actividad 1 : Las evidencias aportadas son suficientes para concluir que la capacitación sobre el requisito 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio de las normas NTC GP1000:2009 e ISO 9001:2008 fue ejecutada. Actividad 2 El responsable del proceso revisó y actualizó el procedimiento PM05-PR02 Secretaría Técnica de la Comisión de Veeduría de las Curadurías Urbanas de Bogotá el cual se encuentra dispuesto en el mapa interactivo. Actividad 3: El proceso inició la aplicación del procedimiento actualizado según el caso No. 1662 analizado.


1. 01/03/2017 2. 30/04/2017

3. 30/04/2017

1. 30/11/2017 2. 30/09/2017 3. 30/11/2017


Pardo

1. Con radicado No. 3-2017-32418 del 5 de mayo de 2017 se programaron 21 capacitaciones con los registros de asistencia de 93 de servidores públicos de la entidad en donde se trataron aspectos relacionados con el requisito "8.5.2 Acción correctiva" y "4.2.4 Control de los registros," de los estándares NTC GP 1000:2009 e ISO 9001:2008, tomando como soporte los documentos del Sistema Integrado de Gestión.2. Se revisó y actualizó el procedimiento PS03-PR13 Reconstrucción de expedientes de fecha 7 de Julio de 2017 incorporando las actividades relacionadas con la información sobre la pérdida de documentos y acompañamiento y seguimiento a las actividades de reconstrucción de expedientes a través del Comité de Archivo. Adicionalmente, mediante versión No. 10 del 15 de agosto de 2017, el proceso actualizó el mapa de riesgos y los controles relacionados con la gestión documental.3. El proceso de Gestión Documental convocó y ejecutó múltiples sesiones de capacitación para el manejo y custodia de los archivos de gestión en cada una de las áreas de la Secretaría Distrital del Hábitat y uso de Tablas de Retención Documental. Se evidencia memorando 3-2017-63779 del 10 de agosto de 2017 donde de establece la aplicación de las tablas de retención correspondientes al año 2015, hasta recibir la convalidación del Consejo Distrital de Archivos.

Septiembre 2017Actividad 1 : Las evidencias aportadas son suficientes para concluir que la capacitación sobre los requisitos "8.5.2 Acción correctiva" y "4.2.4 Control de los registros" de las normas NTC GP1000:2009 e ISO 9001:2008 fue ejecutada. Actividad 2: El responsable del proceso revisó y actualizó el procedimiento PS03-PR13 Reconstrucción de expedientes y el mapa de riesgos relacionado con la gestión documental los cuales se encuentras dispuestos en el mapa interactivo, concluyendo que la acción se ejecutó.

Actividad 3: Se registran evidencias y soportes suficientes que demuestran el cumplimiento de la acción planteada


03/10/201724/11/2017


Pardo

Noviembre 2017: 1 Realizar mesas de trabajo al interior del proceso Administración del SIG, sobre la interpretación de las normas NTCGP1000:2009 e ISO 9001: 2008: Solicitar soportes de cumplimiento de esta actividad. 2. Actualizar la PG03-IN45 Guía para elaborar la caracterización de un proceso: La guía es actualizada a versión 2.3. Actualizar las caracterizaciones de los proceso de la entidad: En el SIG se evidencia la actualización de las caracterizaciones de los 19 proceso como son: Proceso Evaluación, asesoría y mejoramiento, Proceso Control Disciplinario, Proceso Direccionamiento Estratégico, Proceso Comunicaciones públicas y estratégicas, Proceso Producción de Información Sectorial, Proceso Gestión de soluciones habitacionales, Proceso Gestión territorial del hábitat, Proceso Control de vivienda y veeduría a las Curadurías, Proceso Instrumentos de financiación para el acceso a la vivienda, Proceso Formulación de lineamientos e instrumentos de vivienda y hábitat, Proceso Gestión Talento Humano, Proceso Gestión de Bienes, Servicios e Infraestructura, Proceso Gestión Documental, Proceso Gestión Financiera, Proceso Gestión Tecnológica, Proceso Gestión Jurídica, Proceso Administración del SIG, Proceso Gestión de servicio al ciudadano y Proceso Gestión contractual.

Noviembre 2017: 1 Realizar mesas de trabajo al interior del proceso Administración del SIG, sobre la interpretación de las normas NTCGP1000:2009 e ISO 9001: 2008: Solicitar soportes de cumplimiento de esta actividad. 2. Actualizar la PG03-IN45 Guía para elaborar la caracterización de un proceso: Se actualizo la guía a versión 23. Actualizar las caracterizaciones de los proceso de la entidad: En el SIG se evidencia la actualización de las caracterizaciones de los 19 procesos como son: Proceso Evaluación, asesoría y mejoramiento, Proceso Control Disciplinario, Proceso Direccionamiento Estratégico, Proceso Comunicaciones públicas y estratégicas, Proceso Producción de Información Sectorial, Proceso Gestión de soluciones habitacionales, Proceso Gestión territorial del hábitat, Proceso Control de vivienda y veeduría a las Curadurías, Proceso Instrumentos de financiación para el acceso a la vivienda, Proceso Formulación de lineamientos e instrumentos de vivienda y hábitat, Proceso Gestión Talento Humano, Proceso Gestión de Bienes, Servicios e Infraestructura, Proceso Gestión Documental, Proceso Gestión Financiera, Proceso Gestión Tecnológica, Proceso Gestión Jurídica, Proceso Administración del SIG, Proceso Gestión de servicio al ciudadano y Proceso Gestión contractual. Cumplida 100%.

Recomendación:Se sugiere hacer evidente la difusión de la actualización de las caracterizaciones de los procesos.


Pardo

Noviembre 2017: Se incluyeron los siguientes soportes: 1. Actualizar el PG03-PR06 Administración del riesgo a su versión 2 y PG03-FO401 Mapa de riesgos basado en la guía DAFP en su versión vigente 2014: Se Actualizaron los documentos enunciados2. Socializar a los líderes de Proceso y lideres Sig. el procedimiento actualizado y la guía de la administración de riesgos DAFT: Verificar en el próximo seguimiento el cumplimiento de esta actividad.3. Actualizar los mapas de riesgo de los procesos y publicarlos: En el SIG se encuentran actualizados los mapas de riesgos de los procesos

Noviembre 2017:1. Actualizar el PG03-PR06 Administración del riesgo a su versión 2 y PG03-FO401 Mapa de riesgos basado en la guía DAFP en su versión vigente 2014: Se Actualizaron los documentos enunciados. Cumplido 100%.2. Socializar a los líderes de Proceso y lideres Sig. el procedimiento actualizado y la guía de la administración de riesgos DAFP.3. Actualizar los mapas de riesgo de los procesos y publicarlos: En el SIG se encuentran actualizados los mapas de riesgos de los procesos. Cumplido 100%.

Recomendación:

1. Verificar el estado de avance en el próximo seguimiento que realice la Oficina Asesora de Control Interno2. Impulsar las acciones pendientes para conceptuar su cumplimiento y cierre antes del próximo seguimiento.


Pardo

Noviembre 2017:1. Verificar en el próximo seguimiento el estado de avance de las acciones para determinar su estado toda vez que no se cuenta con información sobre el particular.2. Impulsar las acciones pendientes para conceptuar su cumplimiento y cierre antes del próximo seguimiento.

Claudia Patricia Díaz Carrillo Noviembre 2017: El procedimiento PG04-PR04 Producción información sectorial se encuentra actualizado en la versión 3.

Noviembre 2017: El procedimiento PG04-PR04 Producción información sectorial se encuentra actualizado en la versión 3.

Recomendación: Impulsar las acciones restantes a fin de lograr su cumplimiento y conceptuar su cierre para el próximo seguimiento.

Claudia Patricia Díaz Carrillo

Noviembre 2017: El procedimiento PS04-PR03 Pagos no ha sido actualizado por cuanto la versión en SIG es del mes de junio de 2017, formato PS04-FO97 Recepción y trámite de cuentas, actualizado e implementado

Noviembre 2017: El procedimiento PS04-PR03 Pagos no ha sido actualizado por cuanto la versión en SIG es del mes de junio de 2017, formato PS04-FO97 Recepción y trámite de cuentas, actualizado e implementado

Alerta: La acción no registra avance y el tiempo de ejecución ya se cumplió.

Claudia Díaz y Miguel Angel Pardo Mateus

Noviembre 2017: 1. Medición de conocimiento del Sig. por medio de formularios web: A través de la Subdirección de Programas y Proyectos realizaron capacitaciones apoyadas en formularios WEB sobre el conocimiento y apropiación del SIG ( Esta actividad se realizo desde el mes de mayo hasta agosto de 2017). Se cuenta con listado de asistentes y pantallazos de aplicación de la encuesta. Esta actividad se realizo a todos las áreas y procesos. Cumplido 100%.2. Capacitación a los lideres Sig. de la entidad en: resolución 137 de 2017, mapa interactivo y Sig: Dentro de las capacitaciones que se realizaron en las áreas en referencia al conocimiento del SIG se divulgo la Resolución 137 de 2017. Cumplido 100%.3. Divulgación masiva de las políticas de la entidad por medio de correo electrónico4. Diseño de video corporativo explicativo para difusión masiva: Se conto con video institucional. Cumplido 100%.5. Jornadas de sensibilización e interiorización de las políticas de la entidad en los puestos de trabajo por medio de estrategia clown. Se cuentan con fotografías como aporte y evidencia del cumplimiento de la actividad:

Noviembre 2017: 1. Medición de conocimiento del Sig. por medio de formularios web: A través de la Subdirección de Programas y Proyectos realizaron capacitaciones apoyadas en formularios WEB sobre el conocimiento y apropiación del SIG ( Esta actividad se realizo desde el mes de mayo hasta agosto de 2017). Se cuenta con listado de asistentes y pantallazos de aplicación de la encuesta. Esta actividad se realizo a todos las áreas y procesos. Cumplido 100%.2. Capacitación a los lideres Sig. de la entidad en: resolución 137 de 2017, mapa interactivo y Sig: Dentro de las capacitaciones que se realizaron en las áreas en referencia al conocimiento del SIG se divulgo la Resolución 137 de 2017. Cumplido 100%.3. Divulgación masiva de las políticas de la entidad por medio de correo electrónico: No se cuneta con soportes.4. Diseño de video corporativo explicativo para difusión masiva: Se conto con video institucional. Cumplido 100%.5. Jornadas de sensibilización e interiorización de las políticas de la entidad en los puestos de trabajo por medio de estrategia clown. Se cuentan con fotografías de ejecución de esta acción.


Pardo

Noviembre 2017: 1. Medición de conocimiento del Sig. por medio de formularios web: A través de la Subdirección de Programas y Proyectos realizaron capacitaciones apoyadas en formularios WEB sobre el conocimiento y apropiación del SIG ( Esta actividad se realizo desde el mes de mayo hasta agosto de 2017). Se cuenta con listado de asistentes y pantallazos de aplicación de la encuesta. Esta actividad se realizo a todos las áreas y procesos. Cumplido 100%.2. Capacitación a los lideres Sig. de la entidad en: resolución 137 de 2017, mapa interactivo y Sig: Dentro de las capacitaciones que se realizaron en las áreas en referencia al conocimiento del SIG se divulgo la Resolución 137 de 2017. Cumplido 100%.3. Divulgación masiva de las políticas de la entidad por medio de correo electrónico: Pendiente envío de soportes.4. Diseño de video corporativo explicativo para difusión masiva: Se conto con video institucional. Cumplido 100%.5. Jornadas de sensibilización e interiorización de las políticas de la entidad en los puestos de trabajo por medio de estrategia clown. Se cuentan con fotografías de soporte de esta actividad

Noviembre 2017: 1. Medición de conocimiento del Sig. por medio de formularios web: A través de la Subdirección de Programas y Proyectos realizaron capacitaciones apoyadas en formularios WEB sobre el conocimiento y apropiación del SIG ( Esta actividad se realizo desde el mes de mayo hasta agosto de 2017). Se cuenta con listado de asistentes y pantallazos de aplicación de la encuesta. Esta actividad se realizo a todos las áreas y procesos. Cumplido 100%.2. Capacitación a los lideres Sig. de la entidad en: resolución 137 de 2017, mapa interactivo y Sig: Dentro de las capacitaciones que se realizaron en las áreas en referencia al conocimiento del SIG se divulgo la Resolución 137 de 2017. Cumplido 100%.3. Divulgación masiva de las políticas de la entidad por medio de correo electrónico: No se cuenta con soportes.4. Diseño de video corporativo explicativo para difusión masiva: Se conto con video institucional. Cumplido 100%.5. Jornadas de sensibilización e interiorización de las políticas de la entidad en los puestos de trabajo por medio de estrategia clown. Se cuentan con fotografías de soporte de esta actividad


PardoNoviembre 2017: Realizar el seguimiento al estado de cumplimiento de la acción durante el primer trimestre 2018 Noviembre 2017: Realizar el seguimiento al estado de cumplimiento de la acción durante el primer trimestre 2018


Pardo

Noviembre 2017: Realizar el seguimiento al estado de cumplimiento de la acción durante el primer trimestre 2018 Noviembre 2017: Realizar el seguimiento al estado de cumplimiento de la acción durante el primer trimestre 2018


Pardo

Noviembre 2017: El instructivo PG02-IN43 no se encuentra actualizado en el SIG

Noviembre 2017: El instructivo PG02-IN43 no se encuentra actualizado en el SIG

Recomendación:

Se sugiere dar cumplimiento a la acción de manera oportuna antes de su vencimiento.


PardoSeptiembre 2017: PG02-PR18 Comunicación digital esta actualizado Septiembre 2017: El procedimiento PG02-PR18 Comunicación digital esta actualizado, pero no fue posible determinar su

estado de implementación.


Pardo

Noviembre 2017: 1. Se actualizó el procedimiento PG02-PR18 en el mes de julio de 2017.

Noviembre 2017: 1. Se actualizó el procedimiento PG02-PR18 en el mes de julio de 2017.

Recomendación:Se sugiere dar cumplimiento a las acciones restantes antes del próximo seguimiento que realice la Oficina Asesora de Control Interno.


Pardo

Noviembre 2017: No se cuenta con información sobre el estado de las acciones

Noviembre 2017: Realizar el seguimiento a al estado de cumplimiento durante el primer trimestre de 2018



Pardo

Noviembre 2017: Se actualizó el procedimiento PM07-PR01 en el mes de junio de 2017.

Noviembre 2017: Se actualizó el procedimiento PM07-PR01 en el mes de junio de 2017.Recomendación:Se sugiere dar cumplimiento a las acciones restantes antes del próximo seguimiento que realice la Oficina Asesora de Control Interno.


Pardo

Noviembre 2017: Revisar la implementación del documento PG02-PR19

Noviembre 2017: El procedimiento se encuentra en el SIG , revisar la implementación del documento PG02-PR19 Recomendación:Se sugiere dar cumplimiento a las acciones restantes antes del próximo seguimiento que realice la Oficina Asesora de Control Interno.

U3


U4


V4


Z4


AA4


AB4


















NA NA 5/20/2017 31/02/2018 11/24/2017 N.A 30% 3. VIGENTE

5/20/2017 31/09/2017 11/24/2017 N.A 100% 3. VIGENTE

7/1/2017 31/09/2017 11/24/2017 N.A 100% 3. VIGENTE

6/1/2017 12/15/2017 11/24/2017 N.A 100% 3. VIGENTE

6/1/2017 9/15/2017 11/24/2017 N.A 100% 3. VIGENTE

6/1/2017 9/15/2017 11/24/2017 N.A 100% 3. VIGENTE

6/1/2017 9/15/2017 11/24/2017 N.A 100% 3. VIGENTE

6/1/2017 12/31/2017 11/24/2017 N.A 50% 3. VIGENTE

6/1/2017 9/30/2017 11/24/2017 N.A 100% 3. VIGENTE

6/1/2017 9/30/2017 11/24/2017 N.A 100% 3. VIGENTE

5/1/2017 1/20/2018 11/24/2017 N.A 100% 3. VIGENTE

5/1/2017 1/20/2018 11/24/2017 N.A 100% 3. VIGENTE

5/1/2017 9/15/2017 11/24/2017 N.A 100% 3. VIGENTE

8/1/2017 9/15/2017 11/24/2017 N.A 100% 3. VIGENTE

8/1/2017 9/15/2017 11/24/2017 N.A 100% 3. VIGENTE

7/1/2017 9/15/2017 11/24/2017 N.A 100% 3. VIGENTE

7/1/2017 12/31/2018 11/24/2017 N.A 2. SIN SEGUIMIENTO



Personal 3/1/2017 12/31/2017 11/24/2017 N.A 100% 3. VIGENTE

No aplica No aplica 11/24/2017 N.A 34% 4. ATRASADO

No aplica No aplica 11/24/2017 N.A 50% 4. ATRASADO


Pardo

Noviembre 2017: El procedimiento se encuentra en el SIG

Noviembre 2017: Se cuenta con el procedimiento PM04-PR03 Versión 5 del 19 de mayo 2017.



Pardo

Noviembre 2017: PG06-PT14 Protocolo de atención y servicio al ciudadano y el PS01-IN14 Evaluación de actividades de capacitación no se encuentran actualizados.

Octubre 2017: PG06-PT14 Protocolo de atención y servicio al ciudadano y el PS01-IN14 Evaluación de actividades de capacitación no se encuentran actualizados.



Pardo

Noviembre 2017: No se cuenta con información por parte del área responsable




Pardo

Noviembre 2017: Se cuenta con el documento PM04-IN27 requerimientos técnicos para la aprobación del plano de loteo, y anexo técnico topográfico para los procesos contractuales.

Noviembre 2017: Se cuenta con el documento PM04-IN27 requerimientos técnicos para la aprobación del plano de loteo, y anexo técnico topográfico para los procesos contractuales.



Pardo

Noviembre 2017:1. Se actualizó el procedimiento PG03-PR04 el pasado 30 de octubre de 2017 - Versión 2

Noviembre 2017:1. Se actualizó el procedimiento PG03-PR04 el pasado 30 de octubre de 2017 - Versión 2



Pardo

Noviembre 2017: Revisar la implementación del documento PG02-PR03 y si se esta realizando el seguimiento en Comité Editorial.Noviembre 2017: El procedimiento se encuentra en el SIGRecomendación: Evaluar el estado de implementación del documento PG02-PR03 y seguimiento en Comité Editorial en la próxima verificación que realice la Oficina Asesora de Control Interno.


Pardo





Pardo

Noviembre 2017: El procedimiento de producto No Conforme fue actualizado en el mes de agosto de 2017Noviembre 2017: El procedimiento de producto No Conforme fue actualizado en el mes de agosto de 2017

Recomendación:Se sugiere dar cumplimiento a las acciones restantes antes del próximo seguimiento


Pardo


Noviembre 2017: Realizar el seguimiento a al estado de cumplimiento durante el primer trimestre de 2018Recomendación:Se sugiere dar cumplimiento a las acciones restantes antes del próximo seguimiento que realice la Oficina Asesora de Control Interno.


Pardo




Miguel Ángel Pardo Mateus

Noviembre 2017:Durante los meses de Junio y Julio de 2017 se realizó al verificación del Sistema de Administración de Riesgos de los 19 procesos, lo cual quedó documentado en planillas de asistencia en carpeta TRD 100.23-10Dentro de los planes de auditoria realizados a partir del mes de Octubre de 2017 se incorporó como criterio de auditoría la evaluación de la gestión del riesgo según los planes de auditoría a los proyectos de inversión

Noviembre 2017: Realizar un nuevo seguimiento al mapa de riesgos de la Entidad durante el mes de Enero para verificar el estado de la acción y remitir resultados a la Subdirección de Programas y Proyectos


Noviembre 2017:Mediante comunicación vía correo electrónico del pasado 31 de Agosto de 2017 se remitió el mapa de riesgos del Proceso de Evaluación, Asesoría y Mejoramiento correspondiente a la versión No. 11 el cual se encuentra publicado en el mapa interactivo. Adicionalmente se cuenta con la certificación del mapa de riesgos suscrita por el responsable del proceso.

Noviembre 2017: El mapa de riesgos del proceso fue actualizado con fecha a 6 de septiembre de 2017.Recomendación: Se sugiere a la Subdirección de Programas y Proyectos realizar le seguimiento para determinar el cierre


Noviembre 2017:Mediante comunicación vía correo electrónico del pasado 31 de Agosto de 2017 se remitió la caracterización del Proceso de Evaluación, Asesoría y Mejoramiento correspondiente el cual se encuentra publicado en el mapa interactivo en su versión 8 del 2017/08/31

Noviembre 2017: Se refleja cumplimiento , toda vez que se actualizó la caracterización del proceso en el mapa interactivoRecomendación: Se sugiere a la Subdirección de Programas y Proyectos realizar le seguimiento para determinar el cierre


Noviembre 2017: Mediante correos electrónicos se asignó la actividad la cual sido cumplida mediante la intervención realizada con ocasión de las obligaciones contractuales 9.2.3, 9.2.5 y 9.2.8 de Contrato No. 474 de 2017. Adicionalmente se cuenta con registros de seguimiento por parte del equipo de gestión documental de la Subdirección Administrativa, planillas de asistencia, actas sobre las intervenciones realizadas e inventarios

Noviembre 2017: El archivo de gestión organizado puede verificarse en el área física destinada para su ubicación.Recomendación: Se sugiere a la Subdirección de Programas y Proyectos realizar el seguimiento para determinar el cierre


Noviembre 2017: Dentro del plan de mejoramiento del proceso de Evaluación, Asesoría y Mejoramiento se documentaron las soluciones frente al retraso de la meta

Noviembre 2017: Según radicado No. 3-2017-106164 se remitió el plan de mejoramiento dentro del cual se puede evidenciar la documentación de los retrasos, las acciones y el reporte de avanceRecomendación: Se sugiere a la Subdirección de Programas y Proyectos realizar el seguimiento para determinar el cierre


Noviembre 2017: En los planes de auditoría interna notificadas se ha incorporado el Nomograma de la Entidad como criterio y dentro de los informes se generan los resultados de la evaluación. Adicionalmente se remitirá hacia finales del mes de Diciembre de 2017 a la Subdirección de Programas y Proyectos el seguimiento documentado dentro del instrumento denominado Normograma.

Noviembre: Los radicados planes de auditoría de los proyectos 417, 418, 487, 491, 800, 1075, 1102, 1144, 1153 y 7505 incluyen como criterio los requisitos legales. Recomendación: Se sugiere a la Subdirección de Programas y Proyectos realizar el seguimiento para determinar el cierre


Noviembre 2017: Mediante comunicación vía correo electrónico del pasado 31 de Agosto de 2017 se remitió el normograma actualizado del Proceso de Evaluación, Asesoría y Mejoramiento el cual se encuentra publicado en el mapa interactivo en su versión 8 del 2017/08/31. Adicionalmente se remitirá hacia finales del mes de Diciembre de 2017 a la Subdirección de Programas y Proyectos el seguimiento documentado dentro del instrumento denominado Normograma del proceso de Evaluación, Asesoría y Mejoramiento.

Noviembre 2017: En el Normograma de la entidad que se encuentra en el SIG se actualizaron las normas que hacen referencia al proceso de Evaluación, Asesoría y Mejoramiento.Recomendación: Se sugiere a la Subdirección de Programas y Proyectos realizar el seguimiento para determinar el cierre


Noviembre 2017: A través de reuniones de autocontrol mensuales se realiza el monitoreo y seguimiento del plan de auditoria. Mediante registro "Plan de Acción Consolidado 2017" se consignan los avances que también se reportan mediante el seguimiento a través del Sistema de Información para la Planificación Interna SIPI. De igual manera, en la reunión de empalme con la nueva administración, la Oficina de Control Interno informó sobre el estado de avance de la gestión.

Noviembre: En los reportes mensuales a través de SIPI , en las reuniones de autocontrol y el los cuadros de seguimiento del plan de acción suscrito con la Secretaría General se incorporan los seguimientos.Recomendación: Se sugiere a la Subdirección de Programas y Proyectos realizar el seguimiento durante el primer bimestre de 2018 para determinar el cierre.


Noviembre 2017: A través de los comités directivos se han cursado los ajustes al Programa Anual de Auditoría que quedan documentados en las respectivas actas. Mediante correo del 9 de agosto de 2017, el Jefe de Control Interno solicitó al Secretario Técnico del Comité Directivo la convocatoria para la celebración del comité extraordinario para proponer y aprobar modificaciones al Programa Anual de Auditorías Internas para la vigencia 2017. Con ocasión del radicado 3-2017-104096 en el cual se solicita la reprogramación del las auditorias a los proyectos 487 y 1144, se solicitó mediante radicado 3 3-2017-104287 la celebración del Comité Directivo para la aprobación de la modificación. Mediante solicitud de modificación del plan de acción a la Subdirección de Programas y Proyectos según radicación del 30 de Noviembre de 2017 se realizaron los ajustes que quedaron evidentes en el SIPI y con ello se realizó el reporte acumulado en el mes de Diciembre de 2017

Noviembre 2017: Se cuenta con las actas del comité directivo en las cuales se solicitaron los ajustes respectivos, las solicitudes de celebración del comité directivo y los reportes en SIPI. Recomendación: Se sugiere a la Subdirección de Programas y Proyectos realizar el seguimiento durante el primer bimestre de 2018 para determinar el cierre.


Noviembre 2017: A través de los comités directivos se han cursado los ajustes al Programa Anual de Auditoría que quedan documentados en las respectivas actas. Mediante correo del 9 de agosto de 2017, el Jefe de Control Interno solicitó al Secretario Técnico del Comité Directivo la convocatoria para la celebración del comité extraordinario para proponer y aprobar modificaciones al Programa Anual de Auditorías Internas para la vigencia 2017. Con ocasión del radicado 3-2017-104096 en el cual se solicita la reprogramación del las auditorias a los proyectos 487 y 1144, se solicitó mediante radicado 3 3-2017-104287 la celebración del Comité Directivo para la aprobación de la modificación. Mediante solicitud de modificación del plan de acción a la Subdirección de Programas y Proyectos según radicación del 30 de Noviembre de 2017 se realizaron los ajustes que quedaron evidentes en el SIPI y con ello se realizó el reporte acumulado en el mes de Diciembre de 2017

Noviembre 2017: Se cuenta con las actas del comité directivo en las cuales se solicitaron los ajustes respectivos, las solicitudes de celebración del comité directivo y los reportes en SIPI. Recomendación: Se sugiere a la Subdirección de Programas y Proyectos realizar el seguimiento durante el primer bimestre de 2018 para determinar el cierre.


Noviembre 2017: Mediante correo del 17 de agosto de 2017 se remitió el Procedimiento PE01-PR06 Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora versión 6 del 28 de Agosto de 2017. Adicionalmente se surtió una nueva modificación que se remitió para la revisión de la Subdirección de Programas y Proyectos mediante correo del 23 de Octubre de 2017 según documento "Correo Nuevo Ajuste Procedimiento CÓDIGO PE01-PR06" el cual quedó aprobado y publicado en el mapa interactivo en su versión 7. Adicionalmente se surtió una nueva modificación del 24 del 24 de Noviembre de 2017

Noviembre 2017: En el mapa interactivo se encuentra el procedimiento junto con el instrumento denominado "PE01-FO42 Plan mejoram V8" con el cual se documentan todas las acciones del plan.Recomendación: Se sugiere a la Subdirección de Programas y Proyectos realizar el seguimiento durante el primer bimestre de 2018 para determinar el cierre.


Noviembre 2017: Dentro del seguimiento presencial a las acción establecidas en el plan de mejoramiento se generan las alertas que también se documentan dentro del instrumento de monitoreo. Mediante el seguimiento realizado al estado del plan de mejoramiento institucional y Contraloría de Bogotá a través de la obligación contractual No. 9.2.11 del Contrato 141 de 2017 que fue asignado por la supervisión, se vienen generado las respectivas alertas, lo cual ha generado modificaciones a las acciones de acuerdo con la solicitudes cursadas al ente de control. Ver radicados 2-2017-96824, 1-2017-97754, 70_000000118_20171116; correos electrónicos, actas de autocontrol y soportes del seguimiento

Noviembre 2017: Se cuenta con el instrumento del plan de mejoramiento dentro del cual se vienen documentando las alertas que sean pertinentes.Recomendación: Se sugiere a la Subdirección de Programas y Proyectos realizar el seguimiento durante el primer bimestre de 2018 para determinar el cierre.


Noviembre 2017: Mediante acta del 20 de Noviembre de 2017 se documentó reunión entre la Subdirección de Programas y Proyectos y la Oficina de Control Interno en donde se estableció el estado de maduración del módulo de automatización para la formulación, seguimiento y evaluación independiente de las acciones del plan de mejoramiento y se acordó un período de prueba para reconocer su funcionalidad y remitir observaciones para su ajuste..

Noviembre 2017: Se cuenta con referencias solicitando establecer el módulo de seguimiento y con acta en la cual se documentó su estado.Recomendación: Se sugiere a la Subdirección de Programas y Proyectos realizar el seguimiento durante el primer bimestre de 2018 para determinar el cierre.


Noviembre 2017: Mediante correo del 17 de agosto de 2017 se remitió el Procedimiento para el tratamiento al producto no conforme para la aprobación y el cual quedó publicado en el mapa interactivo en su versión 5 del 16 de agosto de 2017.

Noviembre 2017: En el mapa interactivo se incorporó el procedimiento de Producto No conforme actualizado según código PE01-PR03.Recomendación: Se sugiere a la Subdirección de Programas y Proyectos realizar el seguimiento durante el primer bimestre de 2018 para determinar el cierre.


Noviembre 2017: Dentro del procedimiento PE01-PR03 Tratamiento del Producto No Conforme se incorporó el formato "PE01-FO543 Identif y tto PNC V1" en el cual se deben registran los productos no conformes identificados.

Noviembre 2017: En el marco del procedimiento se diseñó el instrumento de registro del PNC que se encuentra publicado en el mapa interactivo.Recomendación: Se sugiere a la Subdirección de Programas y Proyectos realizar el seguimiento durante el primer bimestre de 2018 para determinar el cierre.


Noviembre 2017: Dentro del procedimiento PE01-PR06 Acciones Preventivas y de Mejora se incorporó el formato "PE01-FO385 Análisis de causas V3" el cual contempla la identificación del tipo de acción.

Noviembre 2017: El formato actualizado PE01- FO385 se encuentra publicado en el mapa interactivo.Recomendación: Se sugiere a la Subdirección de Programas y Proyectos realizar el seguimiento durante el primer bimestre de 2018 para determinar el cierre.


Noviembre 2017: El proceso de Evaluación, Asesoría y Mejoramiento fue objeto de auditoría interna y externa según programación de la Subdirección de Programas y Proyectos segunr radicados 3-2017-94936, 3-2017-35069 , 3-2017-36969, 3-2017-19103, 3-2016-77457 y 3-2017-08301.

Noviembre 2017: Las acciones fueron cumplidas en su totalidad según los registros existentes.Recomendación: Se sugiere a la Subdirección de Programas y Proyectos realizar el seguimiento para determinar el estado de la acción.


Noviembre 2017: A través de la obligación contractual No. 9.2.4 del contrato Contrato No. 244 de 2017 se vienen adelantando visitas de campo a varias zonas de intervención y en coordinación con organismos de control.

En el marco de la auditoria de regularidad vigencia 2016 se realizó aompañamiento el equipo auditor por parte del Jefe de Control Interno al plan parcial tres quebradas en la localidad de Usme.



Noviembre 2017:Actividad 1. Mediante las reuniones de acutoncontrol para seguimento al desarrollo del plan de gestión de la Oficina Asesora de Control Interno se designan las actividades a cada miembro del equipo del área. Así mismo, a través de correos electrónicos tambiense asignan actividades con las respectivas instrucciones.

Actividad 2. En los comités directivos se solicitó la provisión del personal necesario para el área. Se cursó a la adminoistración las requisiciones del pesonal requerido segun plan de adquisiciones. Mediante radicado 3-2017-27407 se solicitó nuevamente el aprovisionamiento de los recursos humanos necesarios.

Actividad 3. . En los comités directivos se solicitó la provisión del personal necesario para el área. Se cursó a la adminoistración las requisiciones del pesonal requerido segun plan de adquisiciones. Mediante radicado 3-2017-27407 se solicitó nuevamente el aprovisionamiento de los recursos humanos necesarios.

Actividad 4. Se realizaron las gestiones previas para la vinculación de profesionales de apoyo al área que se concretaron en los contratos No. 489 de 2017 del 18 de julio de 2017, Contrato 525 de 2017 del 28 de agosto de 2017.

Actividad 5: Se realizaron las gestiones previas para la vinculación de profesionales de apoyo al área que se concretaron en los contratos No. 489 de 2017 del 18 de julio de 2017, Contrato 525 de 2017 del 28 de agosto de 2017. Adicionalmente se contrató apoyo asistencial a través del contrato No. 474 de 2017 del 11 de julio de 2017.


Aun sin determinar


Noviembre 2017: Las acciones fueron cumplidas de acuerdo con lo siguiente:*Auditoria externa e interna al proceso de Evaluación, Asesoría y MejoramientoInformes de actividades del contrato No. 244 de 2017Vinculación de profesionales según los contratos No. 525 de 2017, Contrato No. 474 de 2017 y 489 de 2017Actas de Comité Directivo, correo electrónico del 15 de Diciembre de 2017solicitud de modificación del plan de acción a la Subdirección de Programas y Proyectos según radicación del 30 de Noviembre de 2017Informes y reportes SIPI y cuadro control de seguimiento al plan de acciónInformes de auditoria definitivosPlanes de auditoria


05/05/201702/08/20171/09/2017

01/08/201715/11/201731/12/2017

Claudia Díaz y Miguel Angel Pardo Mateus

Noviembre 2017:1.Diseñar un sistema de información web que permita la disponibilidad e integridad de la información oficial del SIG (mapa interactivo web). Se diseñó el sistema de información en ambiente WEB para la disponibilidad de los documentos SIG: Se cuenta con documentos soportes que validan el diseño de un sistema de información que permita interactuar en la WEB el SIG. Cumplida.

2.Implementar un sistema de información web que permita la disponibilidad e integridad de la información oficial del SIG (mapa interactivo web). No se evidencia avance, por lo que se recomienda ampliar el plazo

3. Construir una política de back ups para la entidad. No se evidencia avance.

1.Diseñar un sistema de información web que permita la disponibilidad e integridad de la información oficial del SIG (mapa interactivo web). Se diseñó el sistema de información en ambiente WEB para la disponibilidad de los documentos SIG: Se cuenta con documentos soportes que validan el diseño de un sistema de información que permita interactuar en la WEB el SIG. Cumplida.2.Implementar un sistema de información web que permita la disponibilidad e integridad de la información oficial del SIG (mapa interactivo web). 3. Construir una política de back ups para la entidad. No se evidencia avance.

Alerta: Los tiempos de ejecución se vencieron y la totalidad de las acción no fueron cumplidas.

Recomendación: 1. Impulsar la concreción de las acciones antes del próximo seguimiento de la Oficina de Control Interno que tendrá lugar durante el primer trimestre de la vigencia 2018.2. Por tratarse de una acción de autocontrol y/o autoevaluación se sugiere cursar solicitud a la Oficina Asesora de Control Interno para ampliar la fecha de cumplimiento.

05/05/201702/08/2017

01/08/201715/11/2017 Claudia Díaz y

Miguel Angel Pardo Mateus

Noviembre 2017:Se evidenció que la acción se cumple toda vez que la presentación y el acta del pasado 20 de Noviembre de 2017 demuestra la existencia del módulo para la automatización de la formulación, registro, seguimiento y evaluación independiente de las acciones del plan de mejoramiento.

Noviembre 2017

Alerta: Los tiempos de ejecución para la implementación se vencieron.

Recomendación:Por tratarse de una acción de autocontrol y/o autoevaluación se sugiere cursar solicitud a la Oficina Asesora de Control Interno para ampliar la fecha de cumplimiento.

U3


U4


V4


Z4


AA4


AB4


Tipo Informe 7070 PLAN DE MEJORAMIENTO - FORMULACIÓNFormulario 14251CB-0402F: PLAN DE MEJORAMIENTO - FORMULACIÓN

Moneda Informe 1Entidad 118Fecha 2017/07/31

Periodicidad 1 Mensual

[1] 0 FORMULACIÓN4 8 20 24 28 32 36 44 48 60 64 68 72

CAUSA DEL HALLAZGO CÓDIGO ACCIÓN DESCRIPCIÓN ACCION NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR META AREA RESPONSABLE FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIÓN

1 FILA_1 118 2016 2016 49 2.1.3.1 1 Documentos 100% Subdirección Administrativa 2017/08/11 2018/01/31

2 FILA_2 118 2016 2016 49 2.1.3.1 2 Tramitar los procesos contractuales a través del SECOP II Procesos adelantados en Secop II 100% 2017/08/11 2018/07/31

3 FILA_3 118 2016 2016 49 2.1.3.2 1 Pliegos de condiciones ajustados 100% Subdirección Administrativa 2017/08/11 2018/01/31

4 FILA_4 118 2016 2016 49 2.1.3.3 1 Documento de Instructivo Instructivo elaborado e implementado 1 2017/08/11 2018/07/31

5 FILA_5 118 2016 2016 49 2.1.3.4 1 Documento Análisis de sector realizados 100% Subdirección Administrativa 2017/08/11 2018/07/31

6 FILA_6 118 2016 2016 49 2.1.3.5 1 Contrato Personal contratado 1 Subdirección Administrativa 2017/08/11 2017/12/31

7 FILA_7 118 2016 2016 49 2.1.3.6 1 Informe Reportes trimestrales de seguimiento 3 2017/08/30 2018/07/31

8 FILA_8 118 2016 2016 49 2.1.3.8 1 Documento de Instructivo Instructivo elaborado e implementado 1 2017/08/11 2018/07/31

9 FILA_9 118 2016 2016 49 2.1.3.9 1 Rubro presupuestal Recursos asignado en Presupuesto 100% Subdirección Administrativa 2017/08/11 2017/11/30

10 FILA_10 118 2016 2016 49 2.1.3.10 1 Documento de Instructivo Instructivo elaborado e implementado 1 Subdirección Administrativa 2017/08/11 2018/07/31

11 FILA_11 118 2016 2016 49 2.1.3.12 1 Documentos Actas de Comités 1 Subdirección Administrativa 2017/08/11 2018/07/31

12 FILA_12 118 2016 2016 49 2.1.3.13 1 Documento 1 Subdirección Administrativa 2017/08/11 2018/07/31

13 FILA_13 118 2016 2016 49 2.1.3.14 1 Documentos Actas de Comités 1 Subdirección Administrativa 2017/08/11 2018/07/31



16 FILA_16 118 2016 2016 49 2.1.3.18 1 Adelantar los procesos contractuales a través del SECOP II Procesos adelantados en Secop II 100% Subdirección Administrativa 2017/08/11 2018/07/31

CÓDIGO DE LA ENTIDAD

VIGENCIA PAD AUDITORIA o

VISITA

CODIGO AUDITORIA SEGÚN

PAD DE LA VIGENCIA

No. HALLAZGO o Numeral del Informe

de la Auditoría o Visita

Falta de seguimiento al cumplimiento de las obligaciones legales de publicación

Contar con los registros que validan la publicación en termino en el SECOP por cada contrato suscrito por la entidad, de los documentos contractuales.

No de contratos con registros que validan la publicación en término en el SECOP de los documentos contractuales/ Contratos suscritos por la entidad.


Procesos adelantados en Secop II/Total de Procesos adelantados

Subdirección Administrativa y Supervisores

Indebida aplicación de reglas de subsanación y rechazo de algunos proponentes en los procesos de selección

Eliminar en los pliegos de condiciones la causal relacionada con "la acreditación de circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso de selección".

No. de pliegos de condiciones ajustado/Total de Pliegos

Debilidades en la organización de los documentos que hacen parte de los expedientes contractuales

Creación e implementación de instructivo para fortalecer la organización de expedientes contractuales.


El ente de control no consideró suficiente el análisis de mercado efectuado para el proceso de contratación de la SDHT así como tampoco tuvo en cuenta los argumentos expresados en la respuesta al informe preliminar.

Continuar realizando el análisis de sector de los contratos conforme a lo establecido con la ley 1150 de 2007 , en los articulo 2.2.1.1.1.6.1 y 2.2.1.2.1.4.11 arrendamiento de bienes inmuebles del Decreto Reglamentario No. 1082 de 2015 y los lineamiento que al respecto emita la Agencia Nacional de Contratación" Colombia Compra Eficiente".

El ente de control no consideró suficiente el estudio de sector efectuado para el proceso de contratación de la SDHT así como tampoco tuvo en cuenta los argumentos expresados en la respuesta al informe preliminar.

Contratar personal exclusivamente para elaborar los estudios de sector en la entidad.

Debilidades en los controles ejercidos al plan de adquisiciones

Realizar seguimiento trimestral al plan de adquisiciones de la entidad desde cada una de las áreas.

Subdirección Financiera - Apoyan todas las áreas.




No se definió una apropiación de recursos para el pago de arriendo por parte de las entidades diferentes a Hábitat que ocupaban el edificio sede.

Incluir en el presupuesto de la vigencia correspondiente un rubro donde se cuente con recursos de arriendo de inmuebles para las Entidades del Sector.



El ente de control no consideró suficiente la justificación de la adición y prorroga No 02 para el proceso de contratación de la SDHT, así como tampoco tuvo en cuenta los argumentos expresados en la respuesta al informe preliminar.

Presentar y aprobar en Comité de Contratación la adición a contratos y/o convenios

Debilidades en la verificación de soportes requeridos para adelantar el proceso contractual.

En los casos a los que haya lugar a equivalencias se señalará en los estudios previos de acuerdo con la tabla de honorarios.

Estudios previos con experiencia acreditada.

Justificación insuficiente para soportar la modificación contractual

Presentar y aprobar en Comité de Contratación la adición a contratos y/o convenios


Incluir en los Estudios Previos la experiencia de acreditación, teniendo en cuenta la registrada en el SIDEAP y los soportes que la validan.



Incluir en los Estudios Previos la experiencia de acreditación, teniendo en cuenta la registrada en el SIDEAP y los soportes que la validan.




CAUSA DEL HALLAZGO CÓDIGO ACCIÓN DESCRIPCIÓN ACCION NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR META AREA RESPONSABLE FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIÓNCÓDIGO DE LA ENTIDAD


VISITA


PAD DE LA VIGENCIA



17 FILA_17 118 2016 2016 49 2.1.3.19 1 Documento 100% 2017/01/31 2018/01/31

18 FILA_18 118 2016 2016 49 2.1.3.20 1 Documento Manual Ajustado e implementado 1 Subdirección Administrativa 2017/08/11 2018/07/31

19 FILA_19 118 2016 2016 49 2.1.3.20 2 Documento Comunicación radicada 1 2017/08/11 2018/03/31

20 FILA_20 118 2016 2016 49 2.1.3.21 1 Documento de Instructivo Instructivo elaborado e implementado 1 Subdirección Administrativa 2017/08/11 2018/07/31

21 FILA_21 118 2016 2016 49 2.1.3.22 1 Procesos contractuales 1 Subdirección Administrativa 2017/08/11 2018/07/31

22 FILA_22 118 2016 2016 49 2.1.3.23 1 1 2017/08/11 2018/07/31

23 FILA_23 118 2016 2016 49 2.1.3.24 1 Contrato Personal contratado 1 Subdirección Administrativa 2017/08/11 2017/12/31

24 FILA_24 118 2016 2016 49 2.1.3.25 1 Capacitaciones Capacitaciones realizadas 3 2017/08/30 2018/02/28

25 FILA_25 118 2016 2016 49 2.1.3.26 1 Capacitaciones Capacitaciones realizadas 3 2017/08/30 2018/02/28

26 FILA_26 118 2016 2016 49 2.1.3.26 2 100% Subsecretaria Jurídica 2017/09/01 2017/09/30

27 FILA_27 118 2016 2016 49 2.1.3.27.1 1 Documento Documento ajustado e implementado 1 Subdirección Administrativa 2017/08/11 2018/07/31


29 FILA_29 118 2016 2016 49 2.1.3.28.1 1 Documento 100% 2017/08/11 2018/07/31

30 FILA_30 118 2016 2016 49 2.1.4.8.2.1 1 Informe de Ejecución de Reservas Un informe mensual reportado 100% Subdirección Financiera 2017/08/11 2018/07/31

31 FILA_31 118 2016 2016 49 2.1.4.8.3.1 1 Presentación de manera mensual la ejecución de la Vigencia. 100% Subdirección Financiera 2017/08/11 2018/07/31

32 FILA_32 118 2016 2016 49 2.1.4.8.4.1 1 Conciliación 100% Subdirección Financiera 2017/08/11 2018/07/31

33 FILA_33 118 2016 2016 49 2.2.1.1 1 100% 2017/08/10 2018/02/28

34 FILA_34 118 2016 2016 49 2.2.1.1 2 Reportes 20 2017/08/10 2018/02/28

35 FILA_35 118 2016 2016 49 2.2.1.2 1 100% 2017/08/15 2017/09/27

Planeación deficiente en la proyección de recursos para cubrir el proceso de fotocopiado.

Aplicar la Guía para la Elaboración de Estudios del Sector establecida en el literal B del segundo enciso " Estructura de Análisis Económico".

Aplicación de la guía en los contratos y/o convenios suscritos/ Total de Contratos y/o convenios suscritos


Ente de control no consideró los argumentos expresados en el informe preliminar en cuanto a la maduración y perfeccionamiento del convenio de cooperación internacional.

Revisar y ajustar en el Manual de contratación la desagregación de los aportes, formas de desembolsos en referencia a la contratación con Organismos Internacionales.

Ente de control no consideró los argumentos expresados en el informe preliminar en cuanto a la maduración y perfeccionamiento del convenio de cooperación internacional.

Reiterar, con el apoyo de los actores encargados de la cooperación internacional en Colombia, la naturaleza del acuerdo jurídico suscrito con el PNUD, para garantizar que el convenio no involucra ni administración de recursos ni tercerización de actividades.

Subsecretaría de Planeación y políticas



El ente de control no consideró suficiente los argumentos expresados en la respuesta al informe preliminar.

Cumplir con los procesos contractuales de acuerdo con lo establecido en el Decreto 092 de 2017.

Procesos adelantados bajo el Decreto 092 de 2017


Revisar y ajustar en el Comité de Contratación, el Plan de Adquisiciones en referencia a la Tipología Contractual

Plan de Adquisiciones revisado y ajustado

Acta Comité que valida la revisión y ajuste del Plan de adquisiciones

Subdirección Administrativa /Todas las dependencias

El ente de control no consideró suficiente los argumentos que justificaban la remuneración por los productos y servicios prestados.

Contratar personal exclusivamente para elaborar los estudios de sector.

Debilidades en la supervisión del momento que generaron una inadecuada implementación del Sistema de Información.

Capacitar al personal de la entidad que ha sido designado como supervisor en las funciones que debe desempeñar.

Subdirección Administrativa y supervisores

El contrato debe demandarse ante la jurisdicción contenciosa antes del 15 de octubre de 2017 y como son 9 carpetas de aproximadamente 1800 folios, se debió realizar un estudio detallado por parte del abogado asignado.

Capacitar al personal de la entidad que ha sido designado como supervisor en las funciones que debe desempeñar.

Subdirección Administrativa y supervisores

El contrato debe demandarse ante la jurisdicción contenciosa antes del 15 de octubre de 2017 y como son 9 carpetas de aproximadamente 1800 folios, se debió realizar un estudio detallado por parte del abogado asignado.

Presentar la demanda de controversias contractuales una vez se evacúe la audiencia de conciliación como requisito de procedibilidad

Demanda de controversias contractuales

Demanda interpuesta/demanda programada

Debilidad en los mecanismos de control para la validación de la información consignada en actas de liquidación.

Revisar y ajustar el formato de acta de liquidación PS-02-FO249-V6 donde el supervisor expresamente avale el contenido del documento.

Inobservancia por la ERU a los lineamientos y solicitudes de la SDHT.


El ente de control no consideró suficiente los argumentos que justificaban la remuneración por los productos y servicios prestados.

Incluir en los Estudios Previos los antecedentes de los Proyectos de Inversión a que haya lugar.

No de Estudios previos en que incluya los antecedentes de los Proyectos de Inversión / Total de Estudios Previos

Subdirección Administrativa /Todas las dependencias

Debilidades en los controles al interior de la entidad, falta de coordinación al interior de la entidad y en especial los supervisores de los diferentes contratos y de los responsables de los proyectos de inversión.

Presentar de manera mensual un informe de ejecución de la Reserva Constituida.

Debilidades en los controles al interior de la entidad, falta de coordinación al interior de la entidad y en especial los supervisores de los diferentes contratos y de los responsables de los proyectos de inversión.

Informe de Ejecución de Vigencia.

Un informe mensual reportado al Comité Directivo

Debilidades en los controles al interior de la entidad para ir disminuyendo en forma considerable el valor de los pasivos exigibles.

Efectuar conciliación y depuración de los Pasivos exigibles constituidos con las Áreas involucradas.

Conciliación mensual de pasivos exigibles .

Falta de planeación en la estructuración y el comportamiento de los recursos programados frente a la meta establecida en el proyecto de inversión.

Revisar los indicadores establecidos para los proyecto de inversión vigentes, con el fin de verificar la medición eficaz de la meta.

Hoja de vida de indicador revisadas.

Numero de hojas de vida de indicadores revisados/Numero de hojas de vida de indicadores existentes.

Subsecretaria de Coordinación Operativa

Falta de planeación en la estructuración y el comportamiento de los recursos programados frente a la meta establecida en el proyecto de inversión.

Elaborar reporte de cumplimiento validado por el responsable de cada componente, con el fin de fortalecer el seguimiento a la ejecución de las metas establecidas en los proyectos de inversión.

Numero de reportes de cumplimiento entregados por los responsables de componentes.

Subsecretaria de Coordinación Operativa

Debilidad en la capacitación a los responsables en el registro de la información sobre la operación del sistema de seguimiento Distrital SEGPLAN, durante el periodo de transición entre los Planes de Desarrollo "Bogotá Humana" y "Bogotá Mejor para Todos

Realizar capacitación interna a los responsables del cargue de información en SEGPLAN, sobre los lineamientos del Manual vigente para la administración y operación del Banco Distrital de Programas y Proyectos de la SDP.

Numero de capacitaciones realizadas

Número de capacitaciones realizadas/numero de capacitaciones programadas




VISITA


PAD DE LA VIGENCIA



36 FILA_36 118 2016 2016 49 2.2.1.2 2 100% 2017/08/15 2017/09/27

37 FILA_37 118 2016 2016 49 2.2.1.2 3 100% 2017/08/15 2017/09/27

38 FILA_38 118 2016 2016 49 2.2.1.2 4 100% 2017/08/15 2017/09/27

39 FILA_39 118 2016 2016 49 2.2.1.3 1 Realizar el seguimiento a los SDVE. Informes Informes de Seguimiento Trimestral 4 2017/08/30 2018/07/31

40 FILA_40 118 2016 2016 49 2.2.1.4 1 Reunión 100% 2017/08/11 2018/07/31

41 FILA_41 118 2016 2016 49 2.2.1.5 1 Convenios y/o Contratos Convenios y/o Contratos Suscritos 100% 2017/08/11 2018/07/31

42 FILA_42 118 2016 2016 49 2.3.1.1.1.1 1 100% Subdirección Financiera 2017/08/11 2018/07/31

43 FILA_43 118 2016 2016 49 2.3.1.1.1.1 2 Documento Procedimiento ajustado 100% Subdirección Financiera 2017/08/11 2018/07/31

44 FILA_44 118 2016 2016 49 2.3.1.1.1.2 1 Documento Procedimiento ajustado 100% Subdirección Financiera 2017/08/11 2018/07/31

45 FILA_45 118 2016 2016 49 2.3.1.1.1.3 1 Comprobante Contable de ajuste. 100% Subdirección Financiera 2017/08/11 2018/07/31

46 FILA_46 118 2016 2016 49 2.3.1.2.1 1 Documento Procedimiento ajustado 100% Subdirección Financiera 2017/08/11 2018/07/31

47 FILA_47 118 2016 2016 49 2.3.1.2.2 1 Documento Actos administrativos identificados 1 2017/08/11 2018/07/31

48 FILA_48 118 2016 2016 49 2.3.1.3.1 1 Notas Estados Financieros 1 Subdirección Financiera 2017/08/11 2018/07/31

49 FILA_49 118 2016 2016 49 2.3.1.3.2 1 Comprobante de ajuste Comprobante de ajuste registrado. 100% Subdirección Financiera 2017/08/11 2018/07/31

50 FILA_50 118 2016 2016 49 2.3.1.3.3 1 Auxiliar de cuenta 142013 100% Subdirección Financiera 2017/08/11 2018/07/31


52 FILA_52 118 2016 2016 49 2.3.1.3.4 2 Acta y lista de Asistencia Mesa de trabajo realizada 2 Subdirección Financiera 2017/08/11 2018/07/31


54 FILA_54 118 2016 2016 49 2.3.1.4.1 1 Auxiliar de la cuenta 14240201 100% Subdirección Financiera 2017/08/11 2018/07/31

55 FILA_55 118 2016 2016 49 2.3.1.4.2.1 1 Documento 100% Subdirección Financiera 2017/08/11 2018/07/31

Debilidad en el cumplimiento de los tiempos establecidos para el cargue de información de seguimiento a los proyectos de inversión, en el sistema interno SIPI. Cambios extemporáneos sobre la información registrada en SEGPLAN. Debilidad en el control comparativo de la información registrada entre los diferentes sistemas de información. (SIPI- SEGPLAN).

Actualizar el procedimiento PG01-PR03 “Programación y Seguimiento a los proyectos de Inversión” y complementarlo con la creación de un formato de control de la información reportada en los sistemas de información SEGPLAN y SIPI. Socializar actualización en la entidad.

Procedimiento PG01-PR03 “Programación y Seguimiento a

los proyectos de Inversión” actualizado.

Procedimiento actualizado/Procedimiento programado a actualizar


Debilidad en el cumplimiento de los tiempos establecidos para el cargue de información de seguimiento a los proyectos de inversión, en el sistema interno SIPI

Actualizar el formato SIPI “Solicitud de modificación del plan de inversión”, incluyendo un campo de justificación de cambio de recursos entre componentes del proyecto de inversión. Socializar actualización en la entidad.

Formato SIPI “Solicitud de modificación del plan de inversión” actualizado

Formato SIPI actualizado/Formato SIPI programado para actualizar


Carencia de un instrumento que estandarice los lineamientos para realizar modificaciones al Plan Contractual

Actualizar el procedimiento PG01-PR01 “Planeación del Presupuesto de Inversión” y complementarlo con la creación de un instructivo para la modificación de los planes de contratación e inversiones de la entidad.

Procedimiento PG01-PR01 “Planeación del Presupuesto de

Inversión” actualizado.



Ineficiencia en la Política de Subsidios de Vivienda en Especie SDVE


Diferencias en los tiempos de recepción de la información de las áreas involucradas

Coordinar la conciliación de la información de las áreas involucradas.

Reuniones Realizadas / Reuniones Programadas


Dificultad en la implementación de los subsidios de vivienda por carencia de cierre financiero de los hogares inscritos.

Suscribir los convenios y/o contratos que permitan implementar la modalidad de leasing habitacional o arriendo social en el marco del nuevo esquema de financiación de vivienda


Debilidades en la conciliación de información reportada por el área de contabilidad y la generada por la Subsecretaria de Inspección Vigilancia y Control de Vivienda.

Discriminar contablemente el saldo de la cuenta deudores, teniendo en cuenta los actos administrativos en etapa de cobro persuasivo y etapa de cobro coactivo.

Cuenta Contable a nivel Auxiliar discriminada.

Cuentas Auxiliares establecidas para la cuenta contable 140102/ No de Etapas de cobro establecidas.


Ajustar el procedimiento de contabilidad Ejecución Contable Código: PS04-PRO02 contemplando las actividades de conciliación.




Realizar la depuración de la cuenta contable 140102 según la etapa de cobro en que se encuentre el acto administrativo, y lo establecido en los documentos soporte.

No. de Comprobantes Contables de ajuste/No. de Resoluciones recomendadas para depuración , por el Comité de Sostenibilidad Contable



Falta de oportunidad en las acciones encaminadas a agotar la vía administrativa de estos procesos lo que puede conllevar a que los presuntos saldos por cobrar no se recauden.

Identificar el estado de los actos administrativos por tercero que conforman el saldo $1.652.059.967, determinando la situación real de cada resolución no ejecutoriada.

SICV-Subdirección Financiera.


Continuar con la revelación de los hechos económicos en las Notas a los Estados Financieros, de acuerdo con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Publica vigente.

Notas Estados Financieros reveladas de acuerdo con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Publica vigente.

Debilidades en el control de las operaciones de los terceros a los cuales se les ha efectuado giros anticipados, frente a la actualización del estado de los proyectos de inversión, lo cual trae como consecuencia que no se reflejen razonablemente los saldos de los terceros.

Mantener el tercero "Caja de compensación Familiar " como se encuentra registrado en la actualidad en la cuenta 142013 (la reclasificación se realizo en el mes de enero de 2017 antes de la solicitud de información por parte del equipo auditor).

Registro inadecuado de acuerdo con la operación de la Entidad.

Registrar los desembolsos de convenios firmados con cargo a proyectos de inversión, en la cuenta 142013 Anticipos para proyectos de inversión, de acuerdo con los documentos soporte.

Auxiliar de cuenta 142013 con saldo razonable.

No reportar oportunamente por parte de la Subdirección de Recursos Públicos a la oficina de contabilidad, de los soportes que dan cuenta de la ejecución de los anticipos girados, lo cual trae como consecuencia que se presenten saldos no razonables de la cuenta 142013 - Anticipos para proyectos de inversión.

Efectuar la legalización de las 38 viviendas con ocasión a la ejecución del Contrato de Compraventa 403 de 2013 por $1.511.577.678., con los documentos soporte idóneos.


No reportar oportunamente por parte de la Subdirección de Recursos Públicos a la oficina de contabilidad, de los soportes que dan cuenta de la ejecución de los anticipos girados, lo cual trae como consecuencia que se presenten saldos no razonables de la cuenta 142013 - Anticipos para proyectos de inversión.

Realizar una mesa de trabajo para establecer acciones encaminadas a que las dependencias suministren oportunamente la información necesaria a la Subdirección financiera.

El área encargada de la supervisión, seguimiento y recibo de los productos de los proyectos asociativos de vivienda, no reporta a la oficina de contabilidad los soportes que dan cuenta de la ejecución de estos proyectos, lo cual hace que los saldos presentados en los estados contables no sean razonables.

Efectuar la legalización de las VIP entregadas y escrituradas a favor del beneficiario del subsidio de vivienda en especie por valor de $43.439.411,257, en cumplimiento de los Proyectos Asociativos de Vivienda, con los documentos soportes idóneos.


Al realizar las conciliaciones de los saldos de las operaciones reciprocas no se están verificando los soportes que dan origen a las diferencias detectadas.

Realizar el proceso de conciliación de los desembolsos efectuados por parte de la Entidad con entidades ejecutoras, de acuerdo con los documentos soporte suministrados por los supervisores designados.

Auxiliar de la cuenta 14240201 con saldo razonable.

El Gerente General de Metrovivienda asumió el rol de autoridad contable y catastral al abrogarse la competencia de fijar el valor contable del suelo trasferido sin considerar el costo y avalúo de los mismos y porque la oficina de contabilidad no observó esta consideración, lo cual trae como consecuencia que se generen pérdidas y saldos no razonables para la entidad.

Solicitar lo sustentos técnicos y jurídicos en la disminución de los valores de adquisición de los predios.

Sustentos técnicos y jurídicos/Solicitud de transferencia de predios



VISITA


PAD DE LA VIGENCIA




57 FILA_57 118 2016 2016 49 2.3.1.4.4 1 Auxiliar de cuenta 14240201 1 Subdirección Financiera 2017/08/11 2018/07/31

58 FILA_58 118 2016 2016 49 2.3.1.4.5 1 Acta y lista de Asistencia Mesa de trabajo realizada 2 Subdirección Financiera 2017/08/11 2018/07/31

59 FILA_59 118 2016 2016 49 2.3.1.4.6 1 Documento Saldos reclasificados 1 Subdirección Financiera 2017/08/11 2018/07/31

60 FILA_60 118 2016 2016 49 2.3.1.5.1 1 Auxiliar de la cuenta 151002 1 2017/08/11 2018/07/31

61 FILA_61 118 2016 2016 49 2.3.1.7.1 1 Seguimientos realizados 100% 2017/10/10 2018/07/31

62 FILA_62 118 2016 2016 49 2.3.1.7.1 2 Criterios contables evaluados 100% 2017/08/10 2018/07/31

63 FILA_63 ( Fila 1) 118 2016 2016 66 2.1.1.1 1 100% 2016/05/12 2017/04/27

64 FILA_64 ( Fila 2) 118 2016 2016 66 2.1.1.1 2 Fortalecer el uso adecuado de aplicativo Forest Número de Capacitaciones 2 2016/05/12 2017/04/27

65 FILA_65 ( Fila 3) 118 2013 NN 2.1.1.10 1 1 convocatoria adjudicada 1 2014/06/15 2015/05/31

66 FILA_66 ( Fila 4) 118 2013 NN 2.1.1.11 1 2014/06/13 2014/12/30

67 FILA_67 ( Fila NN 118 2013 NN 2.1.1.24 100% 2014/06/15 2015/05/31

68 FILA_68 ( Fila 8 ) 118 2016 2016 66 2.1.1.5 1 Control servicio de transporte 7 2016/05/12 2017/04/27

69 FILA_69 ( Fila 9) 118 2016 2016 66 2.1.1.6 1 100% 2016/05/12 2017/04/27

Debilidad en los mecanismos de control para la validación de la información consignada en actas de liquidación.


No registro de la orden de pago No. 2050 de Octubre 19 de 2016 por valor de $473.750.000, lo que trae como consecuencia que el saldo de esta cuenta no sea razonable.

Registrar los desembolsos de convenios firmados con cargo a proyectos de inversión, en la cuenta 142013 Anticipos para proyectos de inversión, de acuerdo con los documentos soporte.


La oficina de contabilidad desconoce el estado de los proyectos de vivienda y la razón de su no culminación, lo cual trae como consecuencia que los estados contables no cumplan la función de servir de base para la presentación de información y la toma de decisiones.

Realizar una mesa de trabajo para establecer acciones encaminadas a que las dependencias suministren oportunamente la información necesaria a la Subdirección financiera.

Debilidades en los controles al momento de realizar los registros contables de los hechos económicos de la Entidad.

Reclasificar los saldos contenidos en la cuenta correspondiente, teniendo en cuenta que la Entidad no constituye encargos fiduciarios.

Las áreas técnicas no han remitido a la Subdirección Financiera, los soportes de los actos administrativos correspondientes a la transferencia del suelo en el cual se evidencien las condiciones, el valor de transferencia y el tercero, lo cual trae como consecuencia que en los Estados Contables se presenten situaciones alejadas de la realidad.

Realizar el proceso de conciliación y depuración, con Subsecretaria Financiera, estableciendo el saldo real de la cuenta 151002 Inventario-Mercancías en existencia-Terrenos.

Auxiliar de la cuenta 151002 con saldo razonable.

Subsecretaria de Gestión Financiera y la Subdirección

Financiera

Insuficiente capacidad para atender demanda, no se verificaron con profundidad todos los criterios contables y no se incluyeron en las auditorias todos los requisitos contables a verificar.

Realizar seguimientos trimestrales a todas las cuentas de mayor representatividad incluyendo las observadas por la Contraloría de Bogotá en los dos últimos periodos.

Número de seguimientos realizados /Número de seguimientos programados


Insuficiente capacidad para atender demanda, no se verificaron con profundidad todos los criterios contables y no se incluyeron en las auditorias todos los requisitos contables a verificar.

Incorporar nuevos criterios de auditoría contable en todos los planes de auditoria internas realizadas a partir de la vigencia 2018.

Criterios contables evaluados/Criterios incorporados en planes de auditoria


Subutilización del aplicativo Forest y debilidades en los controles establecidos en las áreas y procesos donde se tramitan los derechos de petición, quejas, reclamos y solicitudes que impide detectar los errores y aplicar la solución en tiempo oportuno.

Adelantar seguimiento semanal de la respuesta a los PQRS radicados en la Secretaría Distrital del Hábitat, manteniendo informado al Comité Directivo del estado de trámite de las peticiones de cada una de las áreas de la entidad.

Numero de PQRS atendidos en los términos de ley

Numero de PQRS atendidos en término/Numero de PQRS recibidos

Dirección de Gestión Corporativa y CID

Subdirección AdministrativaTodas las áreas

Subutilización del aplicativo Forest y debilidades en los controles establecidos en las áreas y procesos donde se tramitan los derechos de petición, quejas, reclamos y solicitudes que impide detectar los errores y aplicar la solución en tiempo oportuno.

Capacitaciones en el uso del aplicativo Forest



Pese a que el órgano de control evidenció hallazgo debido a que en el Acta del Comité de seguimiento No. 1 de 2013 no se menciona el predio Usme III; no se puede concluir que este predio se excluirá o no se ejecutará como proyecto de VIP. Al respecto cabe destacar que el predio se encuentra incluido en las modelaciones presentadas en los estudios previos, y se hace referencia al mismo en las posteriores actas del Comité de Seguimiento. Adicionalmente, la SDHT en el seguimiento realizado ha precisado que el proyecto de VIP que se construya en este predio hará parte, de conformidad con lo señalado en el convenio, de las 910 viviendas objeto del mismo. Es importante precisar que para tal efecto, estas actividades se encuentran entre los tiempos establecidos en el convenio.

Realizar el seguimiento para que salga a convocatoria del Proyecto de Vivienda de Interés Prioritario en el predio Usme III


La Contraloría da como un hecho la no construcción de las 910 VIP, dado que a la fecha no se ha realizado, ni adjudicado la convocatoria por la totalidad de dichas viviendas. No obstante, es necesario precisar que el convenio se encuentra en ejecución, y que en el mismo no se estableció que todas las viviendas saldrían a convocatoria a la vez y se han adelantado las acciones pertinentes y oportunas para llevar a cabo la entrega física, así como la convocatoria del proyecto de vivienda que se construirá en el Usme III y que se ha hecho el respectivo seguimiento al mismo. En todo caso se garantizará la totalidad de las viviendas establecidas en el convenio 407.

1. Convocatoria del Proyecto de Vivienda de Interés Prioritario en el predio Usme III.2. Presentar los proyectos adicionales que se ejecutarán en el marco del Convenio, por efecto de la menor cantidad de viviendas que se construirá en los proyectos de vivienda inicialmente programados.

Número de viviendas licenciadas/ Número de viviendas programadas

100% Subsecretaría de Gestión Financiera

La Secretaría Distrital del Hábitat firmó la promesa de compra venta No. 420 de 2013 para la adquisición de seis viviendas de interés prioritario, con el fin de dar cumplimiento a la Sentencia T-908 de 2012. La Secretaría puso a disposición de los hogares tutelados en la Sentencia T-908/12, la oferta disponible en el proyecto Conjunto Residencial Vistas del Rio I y II, para lo cual se convocó en numerosas oportunidades a dichos hogares dándoles a conocer el proyecto y permitiendo que realizaran la selección del inmueble que fuera de su interés. Ahora, siendo que la selección de la vivienda depende exclusivamente de la voluntad del hogar tutelado, en aras de dar cabal cumplimiento a las órdenes expresas de la H. Corte Constitucional en el citado fallo, se precisa que el apartamento 104 –tipo C interior 13 Terraza 5 –SL4 no ha sido seleccionado y hasta tanto un hogar no opte por dicho inmueble no es posible continuar con el proceso de cesión parcial del contrato de promesa de compraventa, firma de la escritura pública de compra venta que otorga la propiedad del inmueble al hogar y la entrega del inmueble. Al respecto es importante destacar que dicho inmueble no se ha pagado, dado que el último giro se efectúa con el registro de las escrituras.

Continuar con los trámites que adelanta la entidad a fin de dar cabal cumplimiento a la Sentencia T-908 de 2012, lo cual incluye la asignación de las viviendas a los hogares tutelados, en el marco de lo cual se continuará con las gestiones para ofertar a dichos hogares el inmueble que del contrato 420 no ha sido asignado

Número de viviendas del Contrato 420 asignadas / Número total de viviendas del

Contrato 420 * 100


Debilidades al momento de la suscripción de las planillas por parte de los usuarios y falta de seguimiento de la supervisión

Verificar mensualmente las planillas firmadas por los usuarios del servicio.

Número de planillas firmadas mensualmente por vehículo



Falta de articulación entre las áreas para suministrar información oportuna.

Realizar seguimiento y control al área de notificaciones con el fin de verificar los actos administrativos sancionatorios para que estén ejecutoriados

Seguimiento de actos administrativos ejecutoriados

N° de Actos Admon Sancionatorios ejecutoriados remitidos a cobro

persuasivo/N° Actos Admon Sancionatorios enviados a Notificaciones

dentro de los 60 días anteriores

Subsecretaría de Inspección Vigilancia y Control de

Vivienda



VISITA


PAD DE LA VIGENCIA



70 FILA_70 ( Fila NN) 118 2013 NN 2.1.1.7 2014/06/15 2015/05/31

71 FILA_71 ( Fila 10) 118 2013 NN 2.1.1.9 1 NR NR 6/13/2014 12/30/2014

72 FILA_72 ( Fila 11) 118 2013 NN 2.1.1.9 2 NR NR 6/13/2014 12/30/2014

73 FILA_73 ( Fila 12) 118 2013 NN 2.1.1.9 3 NR NR 6/13/2014 12/30/2014

74 FILA_74 ( FILA 13) 118 2016 2016 66 2.1.3.1 1 100% 2016/05/12 2017/04/27

75 FILA_75 ( FILA 16) 118 2016 2016 66 2.1.3.12 1 6 2016/05/12 2017/04/27

76 FILA_76 ( FILA 17) 118 2016 2016 66 2.1.3.12 2 4 2016/05/12 2017/04/27

77 FILA_77 ( FILA 19) 118 2016 2016 66 2.1.3.13 2 6 2016/05/12 2017/04/27

78 FILA_78 ( Fila 20) 118 2016 2016 66 2.1.3.13 3 4 2016/05/12 2017/04/27

79 FILA_79 ( Fila 21) 118 2016 2016 66 2.1.3.14 1 6 2016/05/12 2017/04/27

Debido a que en el marco del proceso contractual realizado por la Caja de Vivienda Popular, el ganador de dicho proceso ofertó un menor valor al presupuesto oficial con el que fue publicado, siendo éste el que se giro a la CVP, el órgano de control señala la diferencia entre el valor girado por la SDHT y el valor de la oferta ganadora del proceso licitatorio, de lo cual el ente denota ineficiencia en la ejecución de los recursos asociados a la diferencia. No obstante lo anterior, es preciso señalar que para iniciar el proceso licitatorio se debe contar con el valor total de los recursos que se determinen como presupuesto oficial, independientemente de que el valor ofertado definitivo sea menor a éste, de conformidad con la normatividad contractual vigente.

Continuar con el seguimiento al convenio 303 de 2013 mediante el Comité establecido para tal fin, dejando registro específico sobre la destinación de los recursos generados por las diferencias entre los presupuestos oficiales de los procesos contractuales y los valores finales de las adjudicaciones de los mismos .

Número total de reuniones del Comité de Seguimiento del Convenio 303 de 2013

realizadas, en las que se detalle la destinación de los recursos / Número de reuniones del Comité de Seguimiento del Convenio 303 de 2013 programadas para

verificar el detalle de la destinación de los recursos * 100

100% Subsecretaría de Coordinación Operativa

La Contraloría señala que se evidencia que la prórroga del Convenio 152 de 2012 se debe a que todos los predios adquiridos y gestionados por METROVIVIENDA, presentaban falencias físicas que reflejaban procesos de inestabilidad, que afectarían en un futuro desarrollos de proyectos, no aptos para la construcción de vivienda y que los proyectos no tenían licencia de urbanismo. No obstante lo anterior, los convenios son complementarios y tienen objetos diferentes, lo que demuestra la articulación y consistencia de las actuaciones realizadas por las entidades a fin de gestionar suelo para la generación de proyectos de VIP a través del convenio 152 en el cual se realizaron a cabalidad las acciones necesarias para gestionar suelo, incluyendo los conceptos de riesgo que evidenciaban la viabilidad emitida por las entidades competentes para la construcción de VIP. Así, el Convenio 407, en el marco del cual se adelantó la convocatoria para la realización de los proyectos de vivienda en el suelo gestionado se llevó a cabo en los tiempos normales de una convocatoria pública, los cuales no se podían vulnerar por parte de las entidades, lo que evidencia que no existió falta de planeación. En este sentido, se considera pertinente precisar en los informes de Metrovivienda y en los Comités de Seguimiento las acciones adelantadas por las entidades en la ejecución de los convenios y la adecuada planeación de las mismas, a fin de garantizar la construcción de las 910 unidades de VIP.

3. Precisar en los informes presentados por Metrovivienda y en los Comités de Seguimiento las acciones de planeación adelantadas para garantizar la adecuada articulación de los convenios 152/2012, 043 de 2012, 359 de 2013 y 407/2013








Debilidades en la argumentación de los estudios previos que soportan la contratación en la modalidad de prestación de servicios. (estudio de cargas laborales)

Realizar los estudios previos atendiendo lo previsto en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes, considerando que la normatividad vigente no exige la elaboración de estudios de cargas para determinar la contratación de servicios profesionales.

Cumplimiento de requisitos legales de los estudios previos.

Número de estudios previos para contratos de prestación de servicios

según normatividad/Número de contratos de prestación de servicios suscritos



Falta de previsión, planeación y correcta maduración en la estructuración de los proyectos de vivienda incluidos en el convenio precitado.

Realizar seguimiento y análisis periódicos de la situación de los proyectos del convenio, identificando la ruta y las acciones a implementar

Numero de Informes bimestrales de seguimiento a los proyectos del convenio.

Número de informes de seguimiento bimestral

Subsecretaría de Gestión FinancieraSubdirección de Recursos Privados

Falta de previsión, planeación y correcta maduración en la estructuración de los proyectos de vivienda incluidos en el convenio precitado.

Adelantar sesiones del Comité Operativo para la toma de decisiones del convenio, de acuerdo con las rutas y acciones implementadas

Numero de sesiones del Comité Operativo para la toma de decisiones del convenio

Número de sesiones de Comité Operativo realizadas


Subdirección de Recursos Privados

Debilidades en la planeación y seguimiento del convenio

Adelantar seguimiento y supervisión periódica de los compromisos establecidos en el Convenio y en el plan de actividades

Numero de Informes de seguimiento

Número de Informes de seguimiento de la evolución del Plan de Acción del

convenio y del cronograma ejecutado.




Realizar sesiones del Comité Operativo para la toma de decisiones del curso de los compromisos del convenio

Numero de sesiones periódicas del Comité Operativo para la toma de decisiones del convenio.

Número de sesiones bimestrales del Comité Operativo con las decisiones

adoptadas




Realizar Seguimiento, supervisión y análisis de la situación del Convenio

Numero de Informes de seguimiento de la situación del convenio

Número de Informes de seguimiento y análisis de la situación del convenio





VISITA


PAD DE LA VIGENCIA



80 FILA_80 ( Fila 22) 118 2016 2016 66 2.1.3.14 2 4 2016/05/12 2017/04/27

81 FILA_81 ( Fila 23) 118 2016 2016 66 2.1.3.2 1 Cumplir la tabla de honorarios de la Secretaria del Hábitat. Aplicar tabla de honorarios. 100% 2016/05/12 2017/04/27

82 FILA_82 ( Fila 24) 118 2016 2016 66 2.1.3.3 1 1 2016/05/12 2016/12/30

83 FILA_83 ( Fila 25) 118 2016 2016 66 2.1.3.4 1 100% 2016/05/12 2017/04/27

84 FILA_84 ( Fila 26) 118 2016 2016 66 2.1.3.5 1 100% 2016/05/12 2017/04/27

85 FILA_85 ( Fila 33) 118 2016 2016 66 2.1.3.9 1 Nuevo contrato de arrendamiento Contrato 1 2017/01/16 2017/03/01

86 FILA_86 ( Fila 44) 118 2016 2016 66 2.2.1.2 1 100% 2016/05/12 2017/04/27

87 FILA_87 ( Fila 47) 118 2016 2016 66 2.2.1.4 1 100% 2016/05/12 2017/04/27

88 FILA_88 ( Fila 70) 118 2016 2016 66 2.3.1.1.1.1 2 100% 2016/05/12 2016/12/30

89 FILA_89 ( Fila 73) 118 2016 2016 66 2.3.1.3.2 1 100% 2016/05/12 2017/04/27

90 FILA_90 ( Fila 76) 118 2016 2016 66 2.3.1.3.4 1 100% 2016/06/01 2016/09/30

91 FILA_91( Fila 84) 118 2016 2016 66 2.3.1.6.1 1 100% 2016/05/12 2017/04/27

92 FILA_92 ( Fila 85) 118 2016 2016 66 2.3.1.6.1 2 1 2016/05/12 2017/04/27

93 FILA_93 ( Fila 89) 118 2016-2016 80 3.3.1 1 Reglamento operativo 1 2/15/2017 12/31/2017

94 FILA_94 ( Fila 90) 118 2016-2016 80 3.3.2.1 1 1 2/15/2017 12/31/2017

95 FILA_95 ( Fila 92) 118 2012-2016 80 3.3.3.2.2 1 Seguimiento giros a proyectos 100% 2/15/2017 12/31/2017

96 FILA_96 ( Fila 93) 118 2016-2016 80 3.3.4.2. 1 100% 2/15/2017 3/31/2017

97 FILA_97 ( Fila 94) 118 2016-2016 80 3.3.4.3 1 90% 2/15/2017 12/31/2017

98 FILA_98 ( Fila 37) 118 2016 2016 66 2.1.4.9.1 1 Ejecución de Pasivos exigibles Informe de pasivos exigibles depurados 1 2016/05/12 2017/04/27

99 FILA_99 ( Fila 91) 118 2016-2016 80 3.3.3.1.1 1 Reglamento operativo 1 2/15/2017 12/31/2017


Realizar sesiones del Comité Operativo para la toma de decisiones sobre la conveniencia de continuar o liquidar el convenio

Numero de sesiones del Comité Operativo para la toma de decisiones del convenio

Número de sesiones del Comité Operativo realizadas



La Entidad se aparta de la tabla adoptada y no establece ninguna justificación que permita evidenciar la necesidad de no tener en cuenta esos valores.

Número de contratos que cumplen la tabla/Número de contratos suscritos



El estudio previo no comparó predios de similares características con inmuebles ubicados en la misma localidad.

Establecer condiciones específicas en los estudios de mercado con el fin de comparar inmuebles de características técnicas similares en el mismo estrato y que cumpla con las demás consideraciones de la Entidad

Especificaciones con condiciones técnicas para arrendamiento de inmuebles

Documento de Estudio de mercado con condiciones técnicas específicas



Debilidades en el control y seguimiento de la publicación de los contratos en el SECOP

Verificar quincenalmente la publicación en término de los contratos suscritos en la página del SECOP.

Publicación de contratos en SECOP

Número de contratos publicados en el SECOP en término en el

trimestre/Número de contratos suscritos en el trimestre



Debilidades en el control y seguimiento de la publicación de los contratos en el SECOP

Verificar quincenalmente la publicación en término de los contratos suscritos en la página del SECOP.

Publicación de contratos en SECOP

Número de contratos publicados en el SECOP en término en el

trimestre/Número de contratos suscritos en el trimestre



Se pagó durante las vigencias 2012 a 2015 un canon de arrendamiento por unos pisos no utilizados para el funcionamiento propio de la Entidad, sin que haya un fundamento legal que ampare el gasto

Modificar las condiciones del nuevo contrato de arrendamiento del bien inmueble respecto de los espacios requeridos por la SDHT para su funcionamiento, una vez cumplido el término del contrato vigente.



Falta de planeación para llevar a cabo los procesos de contratación por parte de la administración, que conlleva al incumplimiento del principio de anualidad para la suscripción de los contratos.

Realizar sesiones de comités internos de seguimiento, con el fin de verificar el avance de la metas y/o tomar las acciones necesarias que permitan el cumplimiento de las mismas.

Comités internos para revisión de avance en el cumplimiento de las metas

Número de comités realizados para revisar el avance en el cumplimiento de

las metas/Número de comités programados para revisar el avance en el

cumplimiento de las metas


Subdirección de Recursos Públicos

Falta de eficiencia y eficacia en la planeación de la magnitud pretendida de la meta física planteada y de los recursos asignados.

Realizar sesiones de comités internos de seguimiento, con el fin de verificar el avance de la metas y/o tomar las acciones necesarias que permitan el cumplimiento de las mismas.

Comités internos para revisión de avance en el cumplimiento de las metas

Número de comités realizados para revisar el avance en el cumplimiento de

las metas/Número de comités programados para revisar el avance en el

cumplimiento de las metas



Debilidades en la conciliación de la información reportada por el área de Contabilidad y la Generada por las Subsecretaria de Inspección y Vigilancia y Control de Vivienda.

Ajustar el protocolo para el análisis, conciliación y contabilización de las multas impuestas por la Entidad, incluyendo la condición de ejecutoriedad de la resolución.

Modificación Protocolo de cartera.

1 protocolo modificado/1 protocolo por modificar

Subdirección FinancieraSubsecretaría de Inspección,

Vigilancia y Control de Vivienda

Las resoluciones de aprobación de proyectos asociativos, no registran el número del NIT de los gestores y/o constructores de los proyectos asociativos.

Revisar las solicitudes de desembolso de los años 2013 a 2015, realizadas a los oferentes de los proyectos que fueron aprobados en comité de elegibilidad, con el objetivo de verificar el nit sobre el cual se realizó el giro de los recursos.

Revisión de solicitudes de desembolso de los años 2013 a 2015

Número de solicitudes de desembolso de 2013 a 2015 revisadas/Número de

solicitudes de desembolso de 2013 a 2015 expedidas


Subsecretaría Jurídica

Debilidades en la verificación al momento del cargue de archivos planos para el registro de la información contable

Revisar cada uno de los terceros de la cuenta 142013 y depurar aquellos que se encuentren repetidos o que su nombre no corresponda con el número de identificación, realizando los ajustes contables necesarios de conformidad con el régimen de contabilidad pública

Depuración de terceros de la cuenta 142013

Total terceros depurados/total terceros identificados con error


Debilidades en el establecimiento del alcance de la evaluación de los Estados Financieros orientados a la elaboración del informe. Falta de realización de auditorías a los Estados Financieros.

Incluir como criterio de auditoría el análisis de los controles del proceso contable.

Criterios de análisis de controles de proceso contable

Planes de Auditoria con criterios de análisis de controles de proceso

contable/Número de auditorías realizadas


Debilidades en el establecimiento del alcance de la evaluación de los Estados Financieros orientados a la elaboración del informe. Falta de realización de auditorías a los Estados Financieros.

Construir y operar una herramienta para el análisis contable y financiero de la Entidad.

Criterios de análisis de controles de proceso contable

Herramienta financiera y contable en operación


El POT determina las áreas de las viviendas de los planes parciales que incluyen vivienda.Planeación Distrital, define los lineamientos para el desarrollo urbanístico y los estándares de habitabilidad.El reglamento operativo de la Entidad no establece las áreas mínimas y/o condiciones técnicas estándar de los proyectos VIP.

En el Reglamento Operativo que desarrollará el Decreto Distrital No. 623 de 2016, se establecerán áreas de acuerdo con las normas urbanísticas y/o planes parciales adoptados las condiciones mínimas de los proyectos y de las viviendas a aprobar de conformidad con lo dispuesto en el Decreto Distrital No. 190 de 2004, así como de las normas que la modifiquen o sustituyan.

Reglamento operativo expedido con las condiciones mínimas de

habitabilidad dispuestas en el Plan de Ordenamiento / Proyecto de

reglamento operativo

Subsecretaria de Gestión Financiera

El reglamento operativo carece de lineamientos para efectuar el seguimiento a los contratos de encargo fiduciario.

En el Reglamento Operativo que desarrollará el Decreto Distrital No. 623 de 2016, se establecerán los mecanismos que serán implementados para garantizar un correcto seguimiento y control Financiero de los recursos que disponga el Distrito para generación de vivienda, incluidos sus rendimientos financieros.Efectuar requerimiento a los Encargos Fiduciarios de manera trimestral con el objeto de conocer el estado financiero.

Metodología para seguimiento a rendimientos

financieros

Metodología diseñada para el seguimiento y control Financiero de los recursos que disponga el

Distrito para generación de vivienda.


El reglamento operativo vigente permite el giro anticipado, de hasta el 50% de los recursos, para actividades como estudios y diseños, compra de terreno, trámites y permisos de licenciamiento.Los giros se realizan conforme al flujo de caja, cronograma y plan de inversión aprobado para el proyecto en el marco del Comité de Elegibilidad.El giro de los recursos restantes, posterior al anticipo, se fundamentan en los avances de obra que certifica el interventor del proyecto.

En el Reglamento Operativo que desarrollará el Decreto Distrital No. 623 de 2016, se establecerá el mecanismo de control mediante el cual se definirán los tiempos, porcentajes y/o condiciones en los que se efectuarán los giros de los recursos del Subsidio frente a los avances de obra de los proyectos de vivienda nueva

No. de proyecto con giro conforme al avance de obra y a los requisitos del

nuevo reglamento/ Total de proyectos con avance de obra reportado * 100%


El reglamento no establece un momento exacto de ejecución de las obras para la vinculación de los hogares.Para el inicio de vinculación de hogares al proyecto debe contar con todas las aprobaciones por parte de empresas de servicios públicos.

Apoyar las gestiones que requiera el constructor del proyecto Buenos Aires para garantizar su culminación e iniciar de manera inmediata la vinculación de hogares.

Vinculación proyecto Buenos Aires

No. de hogares vinculados al proyecto Buenos Aires / Total de hogares por

vincular al proyecto Buenos Aires *100%


El reglamento operativo establece que la escrituración de las viviendas es responsabilidad exclusiva de los constructores.El costo de la escrituración es asumido por el hogar, lo cual en ocasiones retrasa el flujo normal del proceso por la consecución del recurso por parte de los hogares.* Las escrituras presentadas a la SDHT por los constructores para ser legalizadas, en ocasiones presentan errores que causan reprocesos y no pueden ser contabilizadas

En el Reglamento Operativo que desarrollará el Decreto Distrital No. 623 de 2016, se establecerá el mecanismo de control mediante el cual se hará seguimiento a la legalización de la escrituración ante la Secretaría Distrital del Hábitat.

Seguimiento legalización escrituras

No. De viviendas legalizadas / Total De viviendas entregadas reportadas a las

SDHT*100%


Debilidades en los controles y seguimiento al interior de la entidad; en especial los supervisores de los diferentes contratos y de los responsables de los proyectos de inversión para hacerle seguimiento en tiempo real.

Realizar reuniones trimestrales encaminadas a gestionar las acciones necesarias para realizar el proceso de revisión y depuración de las obligaciones de la Secretaria que están incorporadas como Pasivos Exigibles.


Subdirección FinancieraSubsecretarías

El reglamento operativo carece de lineamientos frente a la indexación de recursos por concepto de subsidioEl subsidio se asigna con base en el salario mínimo de la vigencia en la que se adjudica o escritura la vivienda.* La indexación se calcula teniendo en cuenta el valor del subsidio y el valor de la vivienda en el momento de la escrituración* La Resolución 844 de 2014, permite el giro de los recursos de manera anticipada al oferente.

Incluir en el nuevo reglamento operativo, que desarrollará el Decreto Distrital No. 623 de 2016, la metodología para la aplicación de la indexación en los subsidios otorgados por la Entidad.

Reglamento operativo expedido con condiciones del otorgamiento

de los aportes por parte del Distrito / Proyecto de reglamento operativo


Tipo Informe 70 70 PLAN DE MEJORAMIENTO - FORMULACIÓNFormulario 14252 CB-0402M: PLAN DE MEJORAMIENTO - MODIFICACIÓN


Periodicidad 1 Mensual

[1] 0 MODIFICACIÓN4 8

CÓDIGO DE LA ENTIDAD VIGENCIA PAD AUDITORIA o VISITA

1 FILA_1 118 2016 2016

2 FILA_2 118 2016 2016

3 FILA_3 118 2016 2016

2006 20062007 20072008 20082009 20092010 20102011 20112012 20122013 20132014 20142015 20152016 20162017 2017

70 PLAN DE MEJORAMIENTO - FORMULACIÓNCB-0402M: PLAN DE MEJORAMIENTO - MODIFICACIÓN

0 MODIFICACIÓN12 16 20

CÓDIGO ACCIÓN

80 3.3.1 1

80 3.3.2.1 1

80 3.3.3.1.1 1

CODIGO AUDITORIA SEGÚN PAD DE LA

VIGENCIANo. HALLAZGO o Numeral del Informe de

la Auditoría o Visita

0 MODIFICACIÓN24 32

DESCRIPCION ACCION NOMBRE DEL INDICADOR

Reglamento operativo

Reglamento operativo

En el Reglamento Operativo que desarrollará el Decreto Distrital No. 623 de 2016, se establecerán áreas de acuerdo con las normas urbanísticas y/o planes parciales adoptados las condiciones mínimas de los proyectos y de las viviendas a aprobar de conformidad con lo dispuesto en el Decreto Distrital No. 190 de 2004, así como de las normas que la modifiquen o sustituyan.

En el Reglamento Operativo que desarrollará el Decreto Distrital No. 623 de 2016, se establecerán los mecanismos que serán implementados para garantizar un correcto seguimiento y control Financiero de los recursos que disponga el Distrito para generación de vivienda, incluidos sus rendimientos financieros.

Metodología para seguimiento a

rendimientos financieros

Incluir en el nuevo reglamento operativo, que desarrollará el Decreto Distrital No. 623 de 2016, el valor del aporte según modalidad para la aplicación de los subsidios otorgados por la Entidad.

0 MODIFICACIÓN36 48 52 56

FORMULA DEL INDICADOR META AREA RESPONSABLE FECHA DE TERMINACION

1 2017/12/31

1 2017/12/31

1 2017/12/31

Reglamento operativo expedido con las

condiciones mínimas de habitabilidad dispuestas

en el Plan de Ordenamiento / Proyecto de reglamento operativo


Metodología diseñada para el seguimiento y

control Financiero de los recursos que disponga el Distrito para generación

de vivienda.


Reglamento operativo expedido con condiciones del otorgamiento de los

aportes por parte del Distrito / Proyecto de reglamento operativo


0 MODIFICACIÓN60 64

FECHA SOLICITUD DE MODIFICACION NUMERO DE RADICACION DE SOLICITUD

2017/11/16 2-2017-24659

2017/11/16 2-2017-24659

2017/11/16 2-2017-24659

0 MODIFICACIÓN68

CAMPOS MODIFICADOS

Nombre del indicador, formula del indicador y meta

Descripción de la acción, nombre del indicador, fórmula del indicador y meta

Descripción de la acción, nombre del indicador, fórmula del indicador y meta

Tipo Informe 7171 PLAN DE MEJORAMIENTO - SEGUIMIENTO ENTIDADFormulario 14253CB-0402S: PLAN DE MEJORAMIENTO - SEGUIMIENTO ENTIDAD


Periodicidad 12 Anual

[1] 0 SEGUIMIENTO ENTIDAD

4 8 12

1 FILA_1 118 2016 2016 49

2 FILA_2 118 2016 2016 49

3 FILA_3 118 2016 2016 49

4 FILA_4 118 2016 2016 49

CÓDIGO DE LA ENTIDAD

VIGENCIA PAD AUDITORIA o VISITA

CODIGO AUDITORIA SEGÚN PAD DE LA

VIGENCIA

5 FILA_5 118 2016 2016 49

6 FILA_6 118 2016 2016 49

7 FILA_7 118 2016 2016 49

8 FILA_8 118 2016 2016 49

9 FILA_9 118 2016 2016 49

10 FILA_10 118 2016 2016 49

11 FILA_11 118 2016 2016 49

12 FILA_12 118 2016 2016 49

13 FILA_13 118 2016 2016 49

14 FILA_14 118 2016 2016 49

15 FILA_15 118 2016 2016 49

16 FILA_16 118 2016 2016 49

17 FILA_17 118 2016 2016 49

18 FILA_18 118 2016 2016 49

19 FILA_19 118 2016 2016 49

20 FILA_20 118 2016 2016 49

21 FILA_21 118 2016 2016 49

22 FILA_22 118 2016 2016 49

23 FILA_23 118 2016 2016 49

24 FILA_24 118 2016 2016 49

25 FILA_25 118 2016 2016 49

26 FILA_26 118 2016 2016 49

27 FILA_27 118 2016 2016 49

28 FILA_28 118 2016 2016 49

29 FILA_29 118 2016 2016 49

30 FILA_30 118 2016 2016 49

31 FILA_31 118 2016 2016 49

32 FILA_32 118 2016 2016 49

33 FILA_33 118 2016 2016 49

34 FILA_34 118 2016 2016 49

35 FILA_35 118 2016 2016 49

36 FILA_36 118 2016 2016 49

37 FILA_37 118 2016 2016 49

38 FILA_38 118 2016 2016 49

39 FILA_39 118 2016 2016 49

40 FILA_40 118 2016 2016 49

41 FILA_41 118 2016 2016 49

42 FILA_42 118 2016 2016 49

43 FILA_43 118 2016 2016 49

44 FILA_44 118 2016 2016 49

45 FILA_45 118 2016 2016 49

46 FILA_46 118 2016 2016 49

47 FILA_47 118 2016 2016 49

48 FILA_48 118 2016 2016 49

49 FILA_49 118 2016 2016 49

50 FILA_50 118 2016 2016 49

51 FILA_51 118 2016 2016 49

52 FILA_52 118 2016 2016 49

53 FILA_53 118 2016 2016 49

54 FILA_54 118 2016 2016 49

55 FILA_55 118 2016 2016 49

56 FILA_56 118 2016 2016 49

57 FILA_57 118 2016 2016 49

58 FILA_58 118 2016 2016 49

59 FILA_59 118 2016 2016 49

60 FILA_60 118 2016 2016 49

61 FILA_61 118 2016 2016 49

62 FILA_62 118 2016 2016 49

63 118 2016 2016 66

64 118 2016 2016 66

FILA_63 ( Fila 1)

FILA_64 ( Fila 2)

65 118 2013 NNFILA_65 ( Fila 3)

66 118 2013 NN

67 118 2013 NN

68 118 2016 2016 66

FILA_66 ( Fila 4)

FILA_67 (Fila NN

FILA_68 ( Fila 8 )

69 118 2016 2016 66

70 118 2013 NN

FILA_69 ( Fila 9)

FILA_70 ( Fila NN)

71 118 2013 NNFILA_71 ( Fila 10)

72 118 2013 NNFILA_72 ( Fila 11)

73 118 2013 NNFILA_73 ( Fila 12)

74 118 2016 2016 66

75 118 2016 2016 66

FILA_74 ( FILA 13)

FILA_75 ( FILA 16)

76 118 2016 2016 66

77 118 2016 2016 66

78 118 2016 2016 66

FILA_76 ( FILA 17)

FILA_77 ( FILA 19)

FILA_78 ( Fila 20)

79 118 2016 2016 66

80 118 2016 2016 66

81 118 2016 2016 66

FILA_79 ( Fila 21)

FILA_80 ( Fila 22)

FILA_81 ( Fila 23)

82 118 2016 2016 66

83 118 2016 2016 66

FILA_82 ( Fila 24)

FILA_83 ( Fila 25)

84 118 2016 2016 66

85 118 2016 2016 66

86 118 2016 2016 66

FILA_84 ( Fila 26)

FILA_85 ( Fila 33)

FILA_86 ( Fila 44)

87 118 2016 2016 66

88 118 2016 2016 66

FILA_87 ( Fila 47)

FILA_88 ( Fila 70)

89 118 2016 2016 66

90 118 2016 2016 66

FILA_89 ( Fila 73)

FILA_90 ( Fila 76)

91 118 2016 2016 66

92 118 2016 2016 66

FILA_91( Fila 84)

FILA_92 ( Fila 85)

93 118 2016-2016 80FILA_93 ( Fila 89)

94 118 2016-2016 80FILA_94 ( Fila 90)

95 118 2012-2016 80

96 118 2016-2016 80

FILA_95 ( Fila 92)

FILA_96 ( Fila 93)

97 118 2016-2016 80

98 118 2016 2016 66

FILA_97 ( Fila 94)

FILA_98 ( Fila 37)

99 118 2016-2016 80FILA_99 ( Fila 91)

2006 200 2007 201 Cierre por vencimiento de términos2008 20082009 20092010 20102011 20112012 20122013 20132014 2014

2015 20152016 20162017 2017

0 SEGUIMIENTO ENTIDAD

16 20

CODIGO ACCION

2.1.3.1 1

2.1.3.1 2

2.1.3.2 1

2.1.3.3 1

No. HALLAZGO o Numeral del Informe de la Auditoría o

Visita

2.1.3.4 1

2.1.3.5 1

2.1.3.6 1

2.1.3.8 1

2.1.3.9 1

2.1.3.10 1

2.1.3.12 1

2.1.3.13 1

2.1.3.14 1

2.1.3.16 1

2.1.3.17 1

2.1.3.18 1

2.1.3.19 1

2.1.3.20 1

2.1.3.20 2

2.1.3.21 1

2.1.3.22 1

2.1.3.23 1

2.1.3.24 1

2.1.3.25 1

2.1.3.26 1

2.1.3.26 2

2.1.3.27.1 1

2.1.3.27.2 1

2.1.3.28.1 1

2.1.4.8.2.1 1

2.1.4.8.3.1 1

2.1.4.8.4.1 1

2.2.1.1 1

2.2.1.1 2

2.2.1.2 1

2.2.1.2 2

2.2.1.2 3

2.2.1.2 4

2.2.1.3 1

2.2.1.4 1

2.2.1.5 1

2.3.1.1.1.1 1

2.3.1.1.1.1 2

2.3.1.1.1.2 1

2.3.1.1.1.3 1

2.3.1.2.1 1

2.3.1.2.2 1

2.3.1.3.1 1

2.3.1.3.2 1

2.3.1.3.3 1

2.3.1.3.4 1

2.3.1.3.4 2

2.3.1.3.5 1

2.3.1.4.1 1

2.3.1.4.2.1 1

2.3.1.4.3 1

2.3.1.4.4 1

2.3.1.4.5 1

2.3.1.4.6 1

2.3.1.5.1 1

2.3.1.7.1 1

2.3.1.7.1 2

2.1.1.1 1

2.1.1.1 2

2.1.1.10 1

2.1.1.11 1

2.1.1.24

2.1.1.5 1

2.1.1.6 1

2.1.1.7

2.1.1.9 1

2.1.1.9 2

2.1.1.9 3

2.1.3.1 1

2.1.3.12 1

2.1.3.12 2

2.1.3.13 2

2.1.3.13 3

2.1.3.14 1

2.1.3.14 2

2.1.3.2 1

2.1.3.3 1

2.1.3.4 1

2.1.3.5 1

2.1.3.9 1

2.2.1.2 1

2.2.1.4 1

2.3.1.1.1.1 2

2.3.1.3.2 1

2.3.1.3.4 1

2.3.1.6.1 1

2.3.1.6.1 2

3.3.1 1

3.3.2.1 1

3.3.3.2.2 1

3.3.4.2. 1

3.3.4.3 1

2.1.4.9.1 1

3.3.3.1.1 1


28 32

VARIABLES DEL INDICADOR

100%

100%

No. de pliegos de condiciones ajustado/Total de Pliegos 0%

Instructivo elaborado e implementado 0%

RESULTADO INDICADOR

No. de contratos con registros que validan la publicación en término en el SECOP de los documentos contractuales/

Contratos suscritos por la entidad.


Análisis de sector realizados 0%

Personal contratado 100%

Reportes trimestrales de seguimiento 0%


Recursos asignado en Presupuesto 0%


Actas de Comités 0%

Estudios previos con experiencia acreditada. 0%

Actas de Comités 0%



100%

0%

Manual Ajustado e implementado 0%

Comunicación radicada 100%



Aplicación de la guía en los contratos y/o convenios suscritos/ Total de Contratos y/o convenios suscritos

Procesos adelantados bajo el Decreto 092 de 2017 0%

0%

Personal contratado 100%

Capacitaciones realizadas 0%

Acta Comité que valida la revisión y ajuste del Plan de adquisiciones

Capacitaciones realizadas 0%

Demanda interpuesta/demanda programada 100%

Documento ajustado e implementado 0%


0%

Un informe mensual reportado 27%

Un informe mensual reportado al Comité Directivo 9%

Conciliación mensual de pasivos exigibles . 27%

5%

No de Estudios previos en que incluya los antecedentes de los Proyectos de Inversión / Total de Estudios Previos

Numero de hojas de vida de indicadores revisados/Numero de hojas de vida de indicadores existentes.

60%

100%

100%

90%

100%

Numero de reportes de cumplimiento entregados por los responsables de componentes.

Número de capacitaciones realizadas/numero de capacitaciones programadas


Formato SIPI actualizado/Formato SIPI programado para actualizar


Informes de Seguimiento Trimestral 25%

Reuniones Realizadas / Reuniones Programadas 10%

Convenios y/o Contratos Suscritos 0%

0%

Procedimiento ajustado 0%

Cuentas Auxiliares establecidas para la cuenta contable 140102/ No. de Etapas de cobro establecidas.


27%


Actos administrativos identificados 100%

No. de Comprobantes Contables de ajuste/No. de Resoluciones recomendadas para depuración , por el Comité

de Sostenibilidad Contable

50%

Comprobante de ajuste registrado. 100%

Auxiliar de cuenta 142013 con saldo razonable. 0%


Mesa de trabajo realizada 5%

Notas Estados Financieros reveladas de acuerdo con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Publica vigente.


Auxiliar de la cuenta 14240201 con saldo razonable. 0%

0%


Sustentos técnicos y jurídicos/Solicitud de transferencia de predios


Mesa de trabajo realizada 5%

Saldos reclasificados 0%

Auxiliar de la cuenta 151002 con saldo razonable. 0%

20%

20%

Número de seguimientos realizados /Número de seguimientos programados

Criterios contables evaluados/Criterios incorporados en planes de auditoria

100%

Número de Capacitaciones 100%

Numero de PQRS atendidos en término/Numero de PQRS recibidos

1 convocatoria adjudicada 100%

100%

100%

Número de planillas firmadas mensualmente por vehículo 100%

Número de viviendas licenciadas/ Número de viviendas programadas

Número de viviendas del Contrato 420 asignadas / Número total de viviendas del Contrato 420 * 100

56%

175%

N° de Actos Admon Sancionatorios ejecutoriados remitidos a cobro persuasivo/N° Actos Admon Sancionatorios enviados a

Notificaciones dentro de los 60 días anteriores

Número total de reuniones del Comité de Seguimiento del Convenio 303 de 2013 realizadas, en las que se detalle la

destinación de los recursos / Número de reuniones del Comité de Seguimiento del Convenio 303 de 2013

programadas para verificar el detalle de la destinación de los recursos * 100

NR 100%

100%

Número de informes de seguimiento bimestral 100%

Número de estudios previos para contratos de prestación de servicios según normatividad/Número de contratos de

prestación de servicios suscritos

Número de sesiones de Comité Operativo realizadas 100%

100%

100%

Número de Informes de seguimiento de la evolución del Plan de Acción del convenio y del cronograma ejecutado.

Número de sesiones bimestrales del Comité Operativo con las decisiones adoptadas

100%

Número de sesiones del Comité Operativo realizadas 100%

100%

Número de Informes de seguimiento y análisis de la situación del convenio

Número de contratos que cumplen la tabla/Número de contratos suscritos

100%

100%

Documento de Estudio de mercado con condiciones técnicas específicas

Número de contratos publicados en el SECOP en término en el trimestre/Número de contratos suscritos en el trimestre

100%

Contrato 100%

100%

Número de contratos publicados en el SECOP en término en el trimestre/Número de contratos suscritos en el trimestre

Número de comités realizados para revisar el avance en el cumplimiento de las metas/Número de comités programados para revisar el avance en el cumplimiento de las metas

100%

1 protocolo modificado/1 protocolo por modificar 100%

Número de comités realizados para revisar el avance en el cumplimiento de las metas/Número de comités programados

para revisar el avance en el cumplimiento de las metas

100%

Total terceros depurados/total terceros identificados con error 73%

Número de solicitudes de desembolso de 2013 a 2015 revisadas/Número de solicitudes de desembolso de 2013 a

2015 expedidas

100%

Herramienta financiera y contable en operación 100%

Planes de Auditoria con criterios de análisis de controles de proceso contable/Número de auditorías realizadas

100%Reglamento operativo expedido con las condiciones mínimas de habitabilidad dispuestas en el Plan de Ordenamiento / Proyecto de reglamento operativo

100%

Metodología diseñada para el seguimiento y control Financiero de los recursos que disponga el Distrito para generación de vivienda.

50%

88%

No. de proyecto con giro conforme al avance de obra y a los requisitos del nuevo reglamento/ Total de proyectos con

avance de obra reportado * 100%

No. de hogares vinculados al proyecto Buenos Aires / Total de hogares por vincular al proyecto Buenos Aires *100%

0%

Informe de pasivos exigibles depurados 80%

No. De viviendas legalizadas / Total De viviendas entregadas reportadas a las SDHT*100%

100%Reglamento operativo expedido con condiciones del otorgamiento de los aportes por parte del Distrito / Proyecto de reglamento operativo


36

ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD

Noviembre 2017: Control Interno verificó que lo registros en el SECOP II fueron celebrados a partir del mes de Agosto hasta la fecha del seguimiento. Considerando que a partir del mes de Julio de 2017 la Entidad inició los procesos de contratación a través de la plataforma SECOP II, la misma garantiza que los registros queden alojados en el respectivo detalle del contrato, por lo cual la Oficina Asesora de Control Interno conceptúa su estado como "CUMPLIDA". La acción queda bajo la evaluación de la Contraloría de Bogotá en la próxima auditoria de regularidad para la vigencia 2017 para que determine su cierre.

Noviembre 2017: Control Interno verificó que lo registros en el SECOP II fueron celebrados a partir del mes de Agosto hasta la fecha del seguimiento. Considerando que a partir del mes de Julio de 2017 la Entidad inició los procesos de contratación a través de la plataforma SECOP II, la misma garantiza que los registros queden alojados en el respectivo detalle del contrato, por lo cual la Oficina Asesora de Control Interno conceptúa su estado como "CUMPLIDA". La acción se someterá a evaluación de la Contraloría de Bogotá en la próxima auditoria de regularidad para la vigencia 2017 para que determine su cierre.

Noviembre 2017: No se encontraron soportes que permitan determinar el avance o estado de cumplimiento de la acción.Recomendaciones:1. El área responsable de allegar a la Oficina Asesora de Control Interno los soportes que demuestren objetivamente que la acción se viene cumpliendo2. Considerando que la acción se vence el 31 de Enero de 2018, se sugiere evaluar si es pertinente solicitar un ajustes a la acción, al indicador, meta o fecha de cumplimiento considerando la Resolución Reglamentaria No. 069 de 2015 en su articulo 8° de la Contraloría de Bogotá. Por tanto, si se requiere el ajuste, debe allegar la respectiva modificación y justificación a más tardar el 18 de Diciembre de 2017 para dar trámite con el organismo de control.Alerta. La acción no registra avance. Estado "VIGENTE"

Noviembre 2017: No se pudo evidenciar la creación e implementación de un instructivo para fortalecer la organización de expedientes contractuales.Recomendación: Dar inicio a la gestión para la estructuración del instructivo proyectado, toda vez que será necesario evaluar su estado de implementación para conceptuar su estado antes de la fecha de culminaciónEstado "VIGENTE"

Noviembre 2017: Al momento del seguimiento no se cuenta con el análisis del sector toda vez que no se han celebrado nuevos contratos de arrendamiento.Recomendación: Se recomienda a la Subsecretaría de Gestión Corporativa y CID que para los próximos contratos de arrendamiento se asegure la realización del análisis del sector considerando el articulo 2.2.1.1.1.6.1 y 2.2.1.2.1.4.11 del Decreto Reglamentario No. 1082 de 2015.Estado "VIGENTE"

Noviembre 2017: Se constató la existencia de un contrato en la Subdirección Administrativa para la elaboración de los estudios de sector en la Entidad No. 553 de 2017. De acuerdo con lo anterior, la Oficina Asesora de Control Interno conceptúa su estado como "CUMPLIDA". La acción se someterá a evaluación de la Contraloría de Bogotá en la próxima auditoria de regularidad para la vigencia 2017 para que determine su cierre.Recomendación: Se sugiere a la Subsecretaría de Gestión Corporativa y CID evaluar su competencia en materia de estudios del sector especialmente para las áreas misionales, toda vez que éstas últimas son las que tienen un mejor conocimiento técnico sobre el sector, sobre lo cual el rol puede ser de asesoría y de lineamientos sobre cómo elaborarlos.

Noviembre 2017: Cumplido el primer trimestre no se encontró el primer reporte de seguimiento trimestral realizado por cada una de las áreas ni por la Subdirección Administrativa.

Alerta: La Oficina Asesora de Control Interno conceptúa la acción como "ATRASADA"Recomendación: Realizar los cruces de las adquisiciones y programaciones de contratación contenidas en el Plan de Adquisiciones contra las contratación celebradas y disponerlas para la verificación en cada período objeto de la acción.


Noviembre 2017: Se cuenta con el Anteproyecto de Presupuesto para la vigencia 2018 en cuyo numeral en No. 3.1.2.2. se incorporó el rubro 3.1.2.02.01 Arrendamientos con el propósito de "Cubrir los gastos de arrendamiento de los bienes inmuebles ocupados por la entidad y/o que están a su cargo, para su funcionamiento". Sin embargo con la acción que se estableció de "Incluir en el presupuesto de la vigencia correspondiente un rubro donde se cuente con recursos de arriendo de inmuebles para las Entidades del Sector" se concluye que lo que se entiende es la pretensión de financiar el arrendamiento de las Entidades del Sector. En ese sentido se encuentran dos situaciones contradictorias: Por un lado, la inclusión del rubro de presupuesto en el anteproyecto de inversión de la entidad no corresponde con la acción planteada y, por otro lado, la Entidad tampoco podría cumplir la acción planteada incorporando un rubro presupuestal para asumir las cánones de arriendo para las Entidades del sector no solamente por ser improcedente e ilegal toda vez las entidades del sector cuentan con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera para asumir sus propias gastos, sino adicionalmente porque dejaría expuesta a la entidad a la misma situación que originó el hallazgo "2.1.3.9. Hallazgo Administrativo con presunta Incidencia Disciplinaria y Fiscal, por el pago de arrendamiento mediante Contratos No. 201 de 2015, 158 dé 2014, 040 de 2013 y 041 de 2012, mediante los cuales se observó una gestión fiscal antieconómica e ineficiente por gasto que no corresponde al funcionamiento propio de la entidad ocasionando un daño en cuantía de $2.965.844.239" para la vigencia 2015 en donde se advirtió que "En virtud de lo anterior, se revisó la efectiva ocupación de la SDHT eh el inmueble arrendado, encontrando que dentro del mencionado bien en los citados períodos, tienen sus oficinas entidades diferentes a la Secretaría, es decir, la entidad contratante no utilizó la totalidad de los metros cuadrados arrendados y pagados, si no que asumió el pago de las sedes de otras entidades de conformidad con los siguientes cuadros..." Alerta: La acción no logrará cumplirse en los términos planteados.Recomendación: A fin de gestionar el cierre con el organismo de control, se sugiere allegar los presupuestos aprobados de Empresa de Renovación y Desarrollo Urbano ERU que absorbió a Metrovivienda y Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos UAESP.Estado "ATRASADA"


Noviembre 2017: No se encontraron las actas de los Comités de Contratación donde se pueda verificar que la acción se viene cumpliendoAlerta: Si la Subdirección Administrativa, desde donde se realiza la Secretaría Técnica del Comité de Contratación, no documenta en actas la celebración de los mismo, en donde conste la aprobación de las adiciones a contratos y/o convenios, se corre un alto riesgo de incumplimiento y por tanto la Oficina de Control Interno no puede conceptuar favorablemente su estado de avance lo que implicaría no lograr cerrar la acción, que puede derivar en una responsabilidad disciplinaria. Recomendación: 1. Documentar la celebración de la totalidad de los Comité de Contratación2. Llevar al Comité de Contratación los casos de adiciones a contratos y/o convenios y registrar su aprobación en los Comités de Contratación.Estado "VIGENTE"

Noviembre 2017: Al momento del seguimiento no se cuenta con registros, soportes o evidencias de equivalencias documentadas en los estudios previos para los contratos celebrados por la Entidad a partir del mes de Agosto.Recomendación: Considerando que la acción se vence el 31 de Julio de 2018, se sugiere evaluar si es pertinente la modificación de la acción, el indicador o la meta y allegar la respectiva solicitud de modificación y justificación a la Oficina de Control Interno por lo menos con 60 días antes de la fecha de culminación para dar trámite con el organismo de control.Estado "VIGENTE"

Noviembre 2017: No se encontraron las actas de los Comités de Contratación donde se pueda verificar que la acción se viene cumpliendoAlerta: Si la Subdirección Administrativa, desde donde se realiza la Secretaría Técnica del Comité de Contratación, no documenta en actas la celebración de los mismo, en donde conste la aprobación de las adiciones a contratos y/o convenios, se corre un alto riesgo de incumplimiento y por tanto la Oficina de Control Interno no puede conceptuar favorablemente su estado de avance lo que implicaría no lograr cerrar la acción, que puede derivar en una responsabilidad disciplinaria. Recomendaciones: 1. Documentar la celebración de la totalidad de los Comité de Contratación2. Llevar al Comité de Contratación los casos de adiciones a contratos y/o convenios y registrar su aprobación en los Comités de Contratación.Estado "VIGENTE"

Noviembre 2017: No se contó con los soportes que permitan establecer el avance de la acción y del indicador para el momento del seguimiento.

Recomendaciones: 1. La Oficina Asesora de Control Interno debe seleccionar una muestra de la contratación celebrada a Diciembre de 2017.2. La Oficina de Control Interno debe verificar en la plataforma SECOP II que los estudios previos cuenten con la referencia sobre la experiencia acreditada. 3. Solicitar formalmente a la Subdirección Administrativa si la totalidad de los estudios previos de los contratos celebrados entre Agosto a Diciembre de 2017.Estado "VIGENTE"


Recomendaciones: 1. La Oficina Asesora de Control Interno debe seleccionar una muestra de la contratación celebrada a Diciembre de 2017.2. La Oficina de Control Interno debe verificar en la plataforma SECOP II que los estudios previos cuenten con la referencia sobre la experiencia acreditada. 3. Solicitar formalmente a la Subdirección Administrativa si la totalidad de los estudios previos de los contratos celebrados entre Agosto a Diciembre de 2017. Estado "VIGENTE"

Noviembre 2017: Control Interno verificó que lo registros en el SECOP II fueron celebrados a partir del mes de Agosto hasta la fecha del seguimiento. Considerando que a partir del mes de Julio de 2017 la Entidad inició los procesos de contratación a través de la plataforma SECOP II, la misma garantiza que los registros queden alojados en el respectivo detalle del contrato, por lo cual la Oficina Asesora de Control Interno conceptúa su estado como "CUMPLIDA". La acción se someterá a evaluación de la Contraloría de Bogotá en la próxima auditoria de regularidad para la vigencia 2017 para que determine su cierre. Estado "VIGENTE"

Noviembre 2017: Al momento del seguimiento no se encontraron evidencias que permitan determinar avance de la acción.

Alertas:

1. El hallazgo 2.1.3.19 cuenta con auto de apertura de indagación preliminar en la Personería de Bogotá y, según acta de visita administrativa del 12 de Diciembre de 2017, se acordó la entrega de soportes del contrato 221 de 2016, certificación laboral de quien suscribió el contrato y de quien fungió como supervisor, copia del plan de mejoramiento y copia de la respuesta dada por la Entidad para el día 26 de enero de 2017.2. Si la Subdirección Administrativa no demuestra la aplicación de la "Estructura de Análisis Económico" de la Guía para la Elaboración de Estudios de Sector, se corre un alto riesgo de incumplimiento y por tanto la Oficina de Control Interno no puede conceptuar favorablemente su estado de avance lo que implicaría no lograr cerrar la acción, que puede derivar en una responsabilidad disciplinaria.

Recomendación: 1. Solicitar formalmente a la Subdirección Administrativa informar si en la totalidad de los contratos y/o convenios suscritos entre Enero de 2017 y Diciembre de 2017 se aplicó el segundo enciso " Estructura de Análisis Económico" de la Guía para la Elaboración de Estudios de Sector junto con los soportes que así lo demuestren. Estado "VIGENTE"

Noviembre 2017: Al momento de la verificación no se registran avances.

Recomendación: Impulsar la realización de la acción que permita contar con el Manual de Contratación en donde conste la desagregación de los aportes, formas de desembolsos en referencia a la contratación con Organismos Internacionales.Estado "VIGENTE"

Noviembre 2017: Con radicado No. 2-2017-75758 del 12 de Septiembre de 2017 dirigido al organismo multilateral se remitió la solicitud sobre asuntos propias de la suscripción del convenio y que tuvo como respuesta el radicado 1-2017-93376 del 2 de Noviembre de 2017. Mediante radicado 3-2017-93519 del 2 de Noviembre de 2017 se allegaron los soportes sobre el cumplimiento de la acción, con lo cual la Oficina Asesora de Control Interno conceptúa su estado como "CUMPLIDA. La acción se someterá a evaluación de la Contraloría de Bogotá en la próxima auditoria de regularidad para la vigencia 2017 para que determine su cierre.



Recomendaciones: 1. La Oficina Asesora de Control Interno debe verificar la existencia de convenios y contratos celebrados con Entidades No Gubernamentales bajo el marco del Decreto 092 de 2017 para verificar su aplicación.2. Considerando que la acción se vence el 31 de Julio de 2018, se sugiere evaluar si la Entidad proyecta celebrar contratos o convenios bajo el Decreto 092 de 2017 y, de no ser así, determinar si es procedente un ajuste a la acción, al indicador o a la meta considerando la Resolución Reglamentaria No. 069 de 2015 en su articulo 8° de la Contraloría de Bogotá. Por tanto, si se requiere el ajuste, debe allegar la respectiva modificación y justificación con 60 días previos al cumplimiento de la fecha de culminación.Estado "VIGENTE"

Noviembre 2017: Al momento de la verificación no se registran avances ni existen actas sobre el particular.

Recomendación: Incorporar en la agenda del próximo Comité de Contratación en el cual se aprueba el Plan Anual de Adquisiciones la acción en referencia a las tipologías contractuales y documentarlo en la respectiva actaEstado "VIGENTE"

Noviembre 2017: Se constató la existencia de un contrato en la Subdirección Administrativa para la elaboración de los estudios de sector en la Entidad No. 553 de 2017. De acuerdo con lo anterior, la Oficina Asesora de Control Interno conceptúa su estado como "CUMPLIDA". La acción se someterá a evaluación de la Contraloría de Bogotá en la próxima auditoria de regularidad para la vigencia 2017 para que determine su cierre.Recomendación: Se sugiere a la Subsecretaría de Gestión Corporativa y CID evaluar su competencia en materia de estudios del sector especialmente para las áreas misionales, toda vez que éstas últimas son las que tienen un mejor conocimiento técnico sobre el sector, sobre lo cual el rol puede ser de asesoría y de lineamientos sobre cómo elaborarlos.

Noviembre 2017: No se evidenció que durante el período entre Agosto y Noviembre se hayan ejecutado las capacitaciones.

Alerta: Si la Subdirección Administrativa no ejecuta las capacitaciones a los supervisores se corre un alto riesgo de incumplimiento y por tanto la Oficina de Control Interno no puede conceptuar favorablemente su estado de avance lo que implicaría no lograr cerrar la acción, que puede derivar en una responsabilidad disciplinaria.

Recomendación:1. Ejecutar de manera prioritaria las tres capacitaciones proyectadas antes del mes de Febrero de 2018 a la totalidad de los servidores públicos y/o contratistas que fungen como supervisores.2. Considerando los recientes cambios en personal directivo y la coyuntura que implicará la celebración de contratos de prestación de servicios y la ley de garantías electorales, entre otras coyunturas, se sugiere evaluar la procedencia de ampliar la fecha de cumplimiento acción considerando la Resolución Reglamentaria No. 069 de 2015 en su articulo 8° de la Contraloría de Bogotá. Por tanto, si se requiere el ajuste, debe allegarse la respectiva modificación y justificación antes del 15 de Enero de 2018. Estado "VIGENTE"

Noviembre 2017: No se evidenció que durante el período entre Agosto y Noviembre se hayan ejecutado las capacitaciones.

Alerta: Si la Subdirección Administrativa no ejecuta las capacitaciones a los supervisores se corre un alto riesgo de incumplimiento y por tanto la Oficina de Control Interno no puede conceptuar favorablemente su estado de avance lo que implicaría no lograr cerrar la acción, que puede derivar en una responsabilidad disciplinaria.

Recomendación:1. Ejecutar de manera prioritaria las tres capacitaciones proyectadas antes del mes de Febrero de 2018 a la totalidad de los servidores públicos y/o contratistas que fungen como supervisores.2. Considerando los recientes cambios en personal directivo y la coyuntura que implicará la celebración de contratos de prestación de servicios y la ley de garantías electorales, entre otras coyunturas, se sugiere evaluar la procedencia de ampliar la fecha de cumplimiento acción considerando la Resolución Reglamentaria No. 069 de 2015 en su articulo 8° de la Contraloría de Bogotá. Por tanto, si se requiere el ajuste, debe allegarse la respectiva modificación y justificación antes del 15 de Enero de 2018. Estado "VIGENTE"

Noviembre 2017: Con radicado No. 3-2017-78264 del 20 de septiembre, la Subsecretaria informa a la Oficina de Control Interno que no ha sido posible realizar la presentación de la demanda; toda vez que se encuentra en espera la rendición del informe por parte del perito que la entidad contrató y sin dicho documento no es posible impetrar la demanda. Mediante radicado 3-2017-101355 del 29 de Noviembre de 2017, la Subsecretaría Jurídica remite copia de la demanda interpuesta por la Secretaría Distrital del Hábitat contra OPEN GROUP SAS, con lo cual la Oficina Asesora de Control Interno conceptúa su estado como "CUMPLIDA". La acción se someterá a evaluación de la Contraloría de Bogotá en la próxima auditoria de regularidad para la vigencia 2017 para que determine su cierre.

Noviembre 2017: Verificada la documentación en el mapa interactivo, se encontró que el formato PS-02-FO249 "Acta de Liquidación" no ha sido actualizado.

Alerta: De no realizarse con prontitud la adecuación del formato, acción que no representa ninguna complejidad, se retrasa la aplicación en la actual contratación que a la cual le aplica la liquidación.

Recomendación: Realizar los ajustes pertinentes al formato de manera expedita para iniciar su aplicación. Estado "VIGENTE"




Noviembre 2017: No se obtuvo evidencia de avances sobre la implementación de la acción

Alerta: La inclusión en los estudios previos de los antecedentes de los proyectos de inversión para la contratación debería ser evidente en los procesos de contratación iniciados a partir del 11 de agosto.

Recomendación:1. Dar inicio a la aplicación de la acción en los procesos de contratación desarrollados por la entidad a partir de la fecha de inicio de la actividad2. Solicitar formalmente a la Subdirección Administrativa informar cuáles son los procesos de contratación que cuentan con antecedentes de los proyectos de inversión en los estudios previos. Estado "VIGENTE"

Noviembre 2017: Se cuenta con los registros de ejecución de reservas constituidas de los meses de agosto, septiembre y octubre de 2017

Recomendación: Asegurar que en el Comité Directivo quede incluido un reporte de las reservas constituidas a fin de contar con suficiente evidencia que permita cerrar la acción dentro del período establecido. Estado "VIGENTE"

Noviembre 2017: Se cuenta con los registros de ejecución presupuestal de los meses de agosto, septiembre y de octubre de 2017. Sin embargo en el período de ejecución de la acción solamente se incorporó una referencia del estado de ejecución presupuestal en el Comité Directivo en el acta del 18 de Septiembre de 2017.

Alerta: Dado que la acción a la fecha del seguimiento ya presenta un retraso del 18% en tanto para los Comités Directivos de los meses de Octubre y Noviembre no se presentaron los reportes de ejecución presupuestal, el porcentaje de cumplimiento no logrará su 100%.

Recomendación: Asegurar que en todos los Comités Directivos quede incluido un reporte de la ejecución presupuestal a fin de contar con suficiente evidencia que permita cerrar la acción dentro del período establecido. Estado "VIGENTE"

Noviembre 2017: Se cuenta con los informes de pasivos exigibles de Subsidios para los meses de Agosto, Septiembre y Octubre de 2017.

Recomendación: Dar continuidad a la conciliación mensual de los pasivos exigibles con todas las áreas involucradas y disponer de los soportes correspondientes. Estado "VIGENTE"

Noviembre 2017: Correo solicitud revisión hojas de vida de indicadores y correo de seguimiento compromiso hojas de vida.

Observación: Para el siguiente seguimiento se deben disponer de mayores evidencias y soportes que permitan determinar el grado de avance de la acción, toda vez que las aportadas son insuficientes.

Recomendación: Para el siguiente seguimiento se debe determinar la cantidad de indicadores objeto de revisión contra los efectivamente revisados. Estado "VIGENTE"

Noviembre 2017: Se cuenta con soportes de 12 reportes de seguimiento correspondientes a Agosto, Septiembre y Octubre originados desde la Subsecretaría de Coordinación Operativa.

Recomendación: 2. Continuar con los reportes de cumplimiento para los meses de Diciembre, Enero y Febrero1 Allegar los reportes de cumplimiento del mes de Noviembre de 2017. Estado "VIGENTE"

Noviembre 2017: Se realizó la capacitación a los responsables del cargue de información en SEGPLAN según planilla de asistencia del 25 de Septiembre de 2017 y material de presentación. De acuerdo con lo anterior, la Oficina Asesora de Control Interno conceptúa su estado como "CUMPLIDA". La acción se someterá a evaluación de la Contraloría de Bogotá en la próxima auditoria de regularidad para la vigencia 2017 para que determine su cierre.

Noviembre 2017: El procedimiento PG01-PR03 “Programación y Seguimiento a los proyectos de Inversión” fue actualizado a su versión 11 del 26 de Septiembre de 2017 y se creó el formato de control de la información reportada en los sistemas de información SEGPLAN y SIPI, con código PG01-FO146 -V1, los cuales se encuentran alojados en el Mapa Interactivo el SIG. Se aportó registro de asistencia de la socialización del procedimiento a 16 personas de diferentes áreas llevada a cado el 02 de Octubre de 2017. De acuerdo con lo anterior, la Oficina Asesora de Control Interno conceptúa su estado como "CUMPLIDA". La acción se someterá a evaluación de la Contraloría de Bogotá en la próxima auditoria de regularidad para la vigencia 2017 para que determine su cierre.

Recomendaciones: 1. Se sugiere que la acción se complemente con un correo masivo informando sobre la actualización del procedimiento2. La Oficina de Control Interno debe verificar la aplicación de la nueva actividad descrita en el procedimiento y del formato establecido.

Noviembre 2017: Mediante correo del 30 de Noviembre de 2017 y 01 de Diciembre de 2017 se allegaron los registros de actualización del formato SIPI "Solicitud de modificación del plan de inversión" en el cual se evidenció la inclusión del campo de justificación de cambio de recursos entre componentes del proyecto de inversión.

Observación: No se obtuvo evidencia de la socialización realizada en la Entidad.

Recomendación: Para lograr el cierre efectivo de la actividad, es necesario que el área responsable realice la socialización de la actualización del formato SIPI en la Entidad a fin de contar con evidencias suficientes. Estado "ATRASADA"

Noviembre 2017: Se actualizó el procedimiento PG01-PR01 “Planeación del Presupuesto de Inversión” versión 10 del 20 de Octubre de 2017 y se creó el "Instructivo para la modificación de los Planes de Contratación e Inversiones" los cuales se encuentran dispuestos en el mapa interactivo. De acuerdo con lo anterior, la Oficina Asesora de Control Interno conceptúa su estado como "CUMPLIDA". La acción se someterá a evaluación de la Contraloría de Bogotá en la próxima auditoria de regularidad para la vigencia 2017 para que determine su cierre.

Recomendación:1. Se sugiere complementar la identificación del instructivo con la fecha de la versión.2. La Oficina Asesora de Control Interno debe verificar la aplicación del instructivo posteriormente.

Noviembre 2017: Verificada la información con la Subdirección de Recursos Públicos se pudo comprobar que en el aplicativo SIPIVE existe un módulo de seguimiento a proyectos apalancados con el SDVE y aprobados en Comité de Elegibilidad en donde se evidenció reportes con corte a Agosto de 2017 con información en relación a los recursos, estado e información del grupo familiar de cada hogar vinculado y la información en relación a los actos administrativos de vinculación de los hogares. Se registra una matriz de Subsidios de adquisición de vivienda nueva y leasing habitacional de los 34 proyectos de vivienda y el acta de seguimiento de legalización de subsidios del 15 de Septiembre de 2017 según acta No. 003

Recomendación: 1. El área responsable debe hacer más evidente los registro del seguimiento a los SDVE2. Los reportes de seguimiento deben ser útiles para determinar el estado de avance y para la toma de decisiones. Estado "VIGENTE"

Noviembre 2017: Se cuenta con acta No. 003 de 2017 en la cual se registra seguimiento a la legalización de subsidios.

Alerta.1. Definir la cantidad de reuniones programadas para poder establecer el estado de avance real según el indicador planteado2. No se cuenta con los registros suficientes que permitan determinar las reuniones de conciliación de la información de las áreas involucradas3. Ante la ausencia de registros suficientes y pertinentes, se concluye retrasos en la ejecución de la acción que deben superarse a través de la documentación que demuestre la celebración de las reuniones de conciliación.

Recomendación:

1. Desarrollar las reuniones programadas y documentarlas en las correspondientes actas2. Se sugiere que, dada la relevancia del tema, las reuniones no se documenten exclusivamente en planillas de asistencia sino en actas que permitan comprobar la conciliación con las áreas involucradas u otro documento idóneo.3. La Oficina Asesora de Control Interno debe verificar que las conciliaciones surtidas sean registradas en el balance y/o, estados financieros de la Entidad.Estado "VIGENTE"

Noviembre 2017: A partir de la fecha de iniciación de la acción no se han suscrito nuevos contratos y/o convenios en la modalidad de leasing. No obstante, la Entidad suscribió el convenio marco con el Fondo Nacional del Ahorro No. FNA 04-17 y SDHT No. 386 del 24 de abril de 2017 cuyo objeto es “Anuar esfuerzos técnicos, administrativos y financieros entre el Fondo Nacional del Ahorro y Secretaria Distrital de Hábitat para contribuir con la solución del problema de vivienda en el marco del Programa Integral de Vivienda Efectiva – PIVE del Distrito Capital ” y convenio específico con el Fondo Nacional del Ahorro No. FNA 01-17 y SDHT No. 415 del 16 de mayo de 2017 el cual tiene como objeto "Implementar los mecanismos y procedimientos necesarios para la financiación de vivienda de interés prioritario en el marco del Programa Integral de Vivienda Efectiva (PIVE) en la modalidad de leasing habitacional (arriendo social) que ejecute el FNA", que garantiza 500 cupos a través de esta modalidad.

Observación: Los convenios antes citados corresponden a hechos cumplidos antes de la fecha de inicio de la acción planteada, los cuales no pueden ser tenidos en cuenta como evidencia para determinar el estado de avance.

Alerta: Si la Entidad no suscribe nuevos convenios y/o contratos durante el período de ejecución de la acción, no se logrará su cumplimiento y por ende no podrá cerrarse.

Recomendación:

Establecer si la Entidad suscribirá durante el tiempo de ejecución de la acción nuevos convenios o contratos. De no ser así, se sugiere replantear un ajuste en la acción en el sentido de realizar seguimiento y monitoreo del convenio, de la ejecución de los convenios suscritos y/o de los beneficiarios del arrendamiento social, ajustar el indicador y la meta, considerando la Resolución Reglamentaria No. 069 de 2015 en su articulo 8° de la Contraloría de Bogotá. Por tanto, si se requiere el ajuste, debe allegar la respectiva modificación y justificación con 60 días previos al cumplimiento de la fecha de culminación.Estado "VIGENTE"

Noviembre 2017: No se aportaron registros ni evidencias que permitan determinar avances en la acción. No obstante, la Subdirección Financiera cuenta con registros de las sanciones que son un insumo para impulsar la concreción de la acción.

Recomendación:

1. Se sugiere al responsable que remita las instrucciones para que conjuntamente con el super administrador y administrador del SPJ07 realicen la creación de las subcuentas para las diferentes etapas de las multas por cobro persuasivo y coactivo y se realicen los cargues de información. Estado "VIGENTE"

Noviembre 2017: La acción no registra avance al momento del seguimiento, toda vez que el Procedimiento de contabilidad Ejecución Contable Código: PS04-PR002 corresponde a la versión 4 del 22 de Diciembre de 2014.

Recomendación: Impulsar el ajuste del procedimiento considerando el Nuevo Marco Normativo de Regulación Contable describiendo las actividades de conciliación. Estado "VIGENTE"

S53

Jhon Henry Picon Rodríguez: Solicitar Modificación, ya existen conciliaciones. 2-2017-96824


Recomendación: Impulsar el ajuste del procedimiento considerando el Nuevo Marco Normativo de Regulación Contable describiendo las actividades de conciliación.

Noviembre 2017: No se cuenta con soportes idóneos que demuestren las la depuración de la cuenta contable 140102 ni los comprobantes contables ajustados en relación con las resolución que se presentaron para la depuración toda vez que el acta No. 02 del 18 de Septiembre de 2017 no se encuentra en firme.

Recomendación: 1. Agilizar la suscripción del acta a fin de permitir soportar la expedición del acto administrativo de depuración de las resoluciones aprobadas en el Comité y de los comprobantes contables ajustados. 2. Se sugiere que el próximo Comité de Sostenibilidad Contable se discuta el estado de la acción y las alternativas para lograr avances. Estado "VIGENTE"


Recomendación: Impulsar el ajuste del procedimiento considerando el Nuevo Marco Normativo de Regulación Contable describiendo las actividades de conciliación. Estado "VIGENTE"

Noviembre 2017: El área de cobro persuasivo remitió archivo en Excel "BASE CONTRALORÍA 24 DE FEBRERO DE 2017 FINAL - plan de mejoramiento ", en donde se observa la información detallada de las 197 Resoluciones por multas por $1.652.059.967.En la base de datos remitida por el área de cobro persuasivo se observa que las 197 resoluciones objeto del hallazgo, fueron identificadas por terceros y por estado así:Estado Cantidad Valor DEMANDADA 20 $ 117.650.003,79ELABORAR ESTUDIO DE DEPURACION 140 $ 1.206.601.781,00EN INVESTIGACIONES 2 $ 25.012.005,00EN RECONSTRUCCIÓN 4 $ 16.373.697,00DEVUELTO OEF 4 $ 57.198.554,00FICHA COMITÉ SOSTENIBILIDAD 27 $ 229.223.926,00TOTAL GENERAL 197 $ 1.652.059.967 De acuerdo con lo anterior, la Oficina Asesora de Control Interno conceptúa su estado como "CUMPLIDA". La acción se someterá a evaluación de la Contraloría de Bogotá en la próxima auditoria de regularidad para la vigencia 2017 para que determine su cierre.

Noviembre 2017: Al momento del seguimiento no se aportaron las evidencias que permitieran las verificación del estado de avance de la acción. No obstante, al momento de culminar la gestión del representante legal saliente se aportaron los documentos "CBN-0906" que contiene las notas a los estados contables intermedios con corte a 30 de Septiembre de 2017 en la página 6.

Recomendación:1. Asegurar que en la presentación del balance general con corte a 31 de Diciembre de 2017 se revelen en las notas a los estados financieros los hechos económicos la conformación de la cuenta 142013 ANTICIPOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN a fin de lograr su cierre efectivo. Estado "VIGENTE"

Noviembre 2017: Se cuentan con documento de Auxiliar por tercero de la cuenta 142013 ( Balance de Prueba por tercero y cuenta mayor 201701) en donde se reclasifica el tercero "Caja de Compensación Familiar" según el cual presenta un saldo de $4.858.392.600.00 generado el 24 de Noviembre de 2017.

Recomendación:1. Asegurar que en la presentación del balance general con corte a 31 de Diciembre de 2017 se revelen en las notas a los estados financieros la reclasificación y los saldos que presente a la fecha el tercero. Estado "VIGENTE"

Noviembre 2017: La acción no registra avance al momento del seguimiento

Recomendación:1. Dar inicio al registro de los desembolsos de los convenios firmados con cargo a proyectos de inversión en la cuenta 142013. 2. Disponer de los soportes que demuestren el cumplimiento o avance de la acción.3. La Oficina Asesora de Control Interno debe verificar el estado de avance en el siguiente seguimiento. Estado "VIGENTE"

Noviembre 2017: Mediante radicado 3-2017-70112 la Subdirección de Recursos Públicos allega a la Subdirección Financiera la información relacionada con la legalización de las 38 unidades de vivienda viviendas con ocasión del contrato No. 403 de 2013. Se cuenta con el comprobante de contabilidad que demuestra la legalización de las 38 viviendas. De acuerdo con lo anterior, la Oficina Asesora de Control Interno conceptúa su estado como "CUMPLIDA". La acción se someterá a evaluación de la Contraloría de Bogotá en la próxima auditoria de regularidad para la vigencia 2017 para que determine su cierre.

Noviembre 2017: Se aporta acta No. 004 del 29 de Septiembre de 2017 la cual refiere aspectos relacionados con la legalización de subsidios.

Observación: El acta citada no da cuenta del establecimiento de acciones encaminadas a que las dependencias suministren oportunamente la información necesaria a la Subdirección Financiera. Por lo anterior, la evidencia no pertinente a la acción planteada.

Recomendaciones:1. Celebrar la mesa de trabajo con los involucrados en el reporte de la información a la Subdirección Financiera y documentar su ejecución, con el propósito de contar con las evidencias suficientes para gestionar el cierre de la acción. 2. Su sugiere concretar la acción durante el primer bimestre de la vigencia 2018 incorporando los requisitos del Nuevo Marco Normativo de Regulación Contable describiendo las actividades de conciliación.3. La Oficina de Control Interno debe verificar durante el primer bimestre la ejecución efectiva de la acción para someterla a la verificación de la Contraloría de Bogotá con ocasión del desarrollo de la Auditoría de Regularidad de la vigencia 2017. Estado "VIGENTE"

Noviembre 2017: Con corte al 31 de Diciembre de 2016 el saldo de la cuenta 142013 era de 213.263.385.698.00. Durante el mes de Enero de 2017 se realizó el ajuste según la acción planteada para el hallazgo 2.3.1.3.2 cuya acción fue "Reclasificar el saldo de la Caja de Compensación Familiar por valor de $7.794.958.500" con lo cual se logró el saldo a 31 de Enero de 2017 por valor de 221.058.344.198. Como resultado de la gestión de la Entidad se continuó con la legalización de los subsidios con lo cual se redujo el saldo de la cuenta a 131.354.877.410.00 el 24 de Noviembre de 2017 que refleja un porcentaje del 59% que equivale a $89.703.466.788, lo cual se respalda con los comprobantes y balances de prueba.

De acuerdo con lo anterior, la Oficina Asesora de Control Interno conceptúa su estado como "CUMPLIDA". La acción se someterá a evaluación de la Contraloría de Bogotá en la próxima auditoria de regularidad para la vigencia 2017 para que determine su cierre.


Recomendaciones: 1. Dar inicio a las conciliaciones sobre los desembolsos efectuados por parte de la Entidad con entidades ejecutoras2. Registrar los desembolsos conciliados en la cuenta 14240201 "Recursos entregadas en administración"3. Disponer de los soportes que demuestren el cumplimiento o avance de la acción.4. La Oficina Asesora de Control Interno debe verificar el estado de avance en el siguiente seguimiento. Estado "VIGENTE"


Recomendaciones:1. Dar inicio a las solicitudes de los sustentos técnicos y jurídicos en la adquisición de valores de los predios2. Establecer la cantidad de predios que fueron objeto de solicitud de transferencia3. Disponer de los soportes que demuestren el cumplimiento o avance de la acción.4. La Oficina Asesora de Control Interno debe verificar el estado de avance en el siguiente seguimiento. Estado "VIGENTE"





Observación:

Se encontró inconsistencia entre la denominación del nombre del indicador que hace referencia a "Auxiliar de cuenta 14240201" y la fórmula del indicador "Auxiliar de cuenta 142013 con saldo razonable".

Recomendaciones:1. Revisar si existe un error en la identificación de la cuenta "14240201" y la cuenta "142013" y su efecto al momento del registro. De existir el yerro se sugiere un ajuste en el indicador, considerando la Resolución Reglamentaria No. 069 de 2015 en su articulo 8° de la Contraloría de Bogotá. Por tanto, para lo cual se debe allegar la respectiva modificación y justificación con 60 días previos al cumplimiento de la fecha de culminación2. Dar inicio al registro de los desembolsos de los convenios firmados. Estado "VIGENTE"

Noviembre 2017: Se aporta acta No. 004 del 29 de Septiembre de 2017 la cual refiere aspectos relacionados con la legalización de subsidios.

Observación: El acta citada no da cuenta del establecimiento de acciones encaminadas a que las dependencias suministren oportunamente la información necesaria a la Subdirección Financiera. Por lo anterior, la evidencia no pertinente a la acción planteada.

Recomendaciones:1. Celebrar la mesa de trabajo con los involucrados en el reporte de la información a la Subdirección Financiera y documentar su ejecución, con el propósito de contar con las evidencias suficientes para gestionar el cierre de la acción. 2. Su sugiere concretar la acción durante el primer bimestre de la vigencia 2018 incorporando los requisitos del Nuevo Marco Normativo de Regulación Contable describiendo las actividades de conciliación.3. La Oficina de Control Interno debe verificar durante el primer bimestre la ejecución efectiva de la acción para someterla a la verificación de la Contraloría de Bogotá con ocasión del desarrollo de la Auditoría de Regularidad de la vigencia 2017. Estado "VIGENTE"


Recomendaciones:1. Dar inicio a las acciones que permitan reclasificar los saldos de los convenios en cuentas contables correspondientes. Estado "VIGENTE"

Noviembre 2017: Se aportó el documento "saldo cuenta contable" con el cual no es posible determinar que la acción se haya concretado.

Observación:

El documento "saldo cuenta contable" refleja la cuenta 142013 la cual no corresponde con la cuenta auxiliar No. 151002 que se determinó en el indicador. Adicionalmente el citado documento no es un soporte idóneo que permita determinar que el saldo de la cuenta 151002 es verídico.

Recomendación:1. Disponer de los soportes del proceso de conciliación surtido con la Subsecretaria de Gestión Financiera.2. La Oficina de Control Interno debe verificar con la Subdirección Financiera el saldo de la cuenta 151002. Estado "VIGENTE"

Noviembre 2017: En el informe de seguimiento a la implementación del nuevo marco normativo contable se realizó seguimiento a las cuentas “142013 – Anticipos para proyectos de inversión” , “142402 – en administración”, 14010201-Ingresos no tributarios, Terrenos, propiedad planta y equipo, activos intangibles. Adicionalmente se realizó seguimiento a las cuentas contables el 550452418 - 5040531075 - 5504053417 - 5504053418 - 55040591075 en el marco de las auditorías internas a los proyectos 417,418 y 1075.

Recomendación:1. Incluir en los planes de auditoría de la vigencia 2018 la verificación de las cuentas contables de mayor representatividad.2. Continuar con el desarrollo de la actividad en la vigencia 2018. Estado "VIGENTE"

Noviembre 2017: En los planes de auditoría de la vigencia 2017 se vienen incorporando criterios contables para evaluar, cuyos resultados se registro en los informes de auditoría interna.

Recomendación:1. Incluir en el universo de auditorias y plan de acción de la Oficina Asesora de Control Interno para la vigencia 2018 la evaluación del Sistema de Control Interno Contable. Estado "VIGENTE"

MARZO 2017: Se incluyeron soportes de informes de PQRS- Se anexaron actas de Comité Directivo vigencia 2016 -Revisar en los Comités Directivos respecto al tema e informes de PQRS vig 2017.ABRIL 2017: Se cuentan con reportes Semestrales, mensuales y semanales que son remitidos oportunamente a cada uno de las áreas responsables en donde se informa el estado de las respuestas. Al realizar un comparativo del primer trimestre de la vigencia 2017 se observa que el porcentaje de oficios que se encuentran vencidos en termito equivale al 0,97%. Al revisar la semana tres del mes de abril el % de vencimiento es del 0,49%.Se revisaron los siguientes requerimientos: Vigencia 2016: 1-2016-77894/ 1-2016-88115/ 1-2016-89622/1-2016-89599/1-2016-85984/. Vigencia 2017: 1-2017-02215/1-2017-02787/1-2017-03832/ 1-2017-00580 /1-2017-01869/ 1-2017-04610. de los cuales se encuentran respondidos.

Noviembre 2017: De manera semanal se realiza un reporte de seguimiento al estado de PQR´s asignadas a cada dependencia el cual se remite mediante correo electrónico. Adicionalmente desde la Subsecretaría de Gestión Corporativa y CID se remiten comunicaciones formales sobre los trámites vencidos. Tomados los registros de peticiones publicados en la WEB SITE denominados "Informe de PQRS Enero a Marzo de 2017" y "Informe de PQRS Abril a Junio de 2017" del se tomó solamente la información de abril, dado el período de tiempo de cumplimiento para la vigencia 2017, se tiene que se recibieron un total de 2996 PQR´s entre Enero y Abril de 2017 de los cuales 347, que corresponden al 11,5%, superaron los tiempos legales de respuesta.

Observación: De lo anterior se concluye que, aunque los controles y las acciones se ejecutan eficientemente, estos no son efectivos para asegurar que las respuestas se tramiten dentro de los plazos de ley establecidos.

Alerta: Si se continúan presentando retrasos en el trámite de las respuestas, no será posible que la Oficina de Control Interno conceptúa favorablemente sobre la efectividad de las acciones y, por tanto, no puede someterse a evaluación de la Contraloría de Bogotá para determinar su cierre.Recomendación: 1. La Oficina de Control Interno debe mantener el seguimiento al estado de atención de las PQR´s que recibe la Entidad.2. Las dependencias de la Entidad deben asegurar que sus trámites se atiendan en los tiempos oportunos. Estado "CUMPLIDA" pero con observación de "INEFECTIVIDAD"

Recomendación: Realizar seguimiento pare verificar el estado de avance sobre la acción antes de la finalización del tiempo de ejecución.Marzo 2017: En PM de CDB con corte a 31 de diciembre de 2016 se estableció como cumplida. En ese orden se adjuntan las capacitaciones de FOREST. Cumplido

Noviembre 2017: La acción se cumplió según los soportes físicos existentes en carpeta TRD Informes de Auditoría de Control Interno "Seguimiento a planes de mejoramiento" vigencia 2017.


Se evidenció el Otrosí modificatorio No 2 y adición No 01 al convenio Interadministrativo No 407 del 28 de octubre de 2013 en donde se hace el "ajuste a las cantidades de los proyectos inicialmente convenidos, de acuerdo a modelaciones actualizadas y licencias de construcción e inclusión de nuevo proyecto" (se incluye el predio Usme III en el patrimonio autónomo subordinado 720).En seguimiento del mes de noviembre de 2016 se preciso que " Ver página 3 del OTROSI en donde se incluye el predio USME III en el patrimonio autónomo subordinado 720 - (no salió a convocatoria inicialmente, pero se suscribió otrosí con el patrimonio autónomo subordinado 720 incluyendo el predio USEM III conjuntamente con los demás proyectos enmarcados en el convenio 407). Marzo 2017: Se anexaron los soportes Otrosí modificatorio No 2 y adición No 01 al convenio Interadministrativo No 407 del 28 de octubre de 2013 que se precisan - Falta revisar el Otrosí 1 si se habla del convenio USME III- Soportes en magnético: Otrosí 2 - Adición 1 minuta, otrosí 2-adicion No. 1 Total, Otrosí 4 PADS 720 pdf ( Otrosí 1 del 12 de marzo de 2014).En informe de Auditoria Regular emitido por la Contraloría de Bogotá correspondiente a la vigencia 2016 , su pronunciamiento de esta acción la estableció como INCUMPLIDA.

Noviembre 2017: Con memorando No. 2-2017-82036 del mes de septiembre de 2017 la Secretaría Distrital del Hábitat, remitió a la Contraloría de Bogotá argumentos y soportes que dejó a su consideración para el cierre de esta acción de la cual no se obtuvo respuesta. Dentro de los soportes, se encuentra que en el Otrosí 4 incorporó el folio de matrícula 50S-953908 del 29 de febrero de 2016 que corresponde al predio Usme 3. A folio 7 del radicado No. 2-2017-8203 dirigido al ente de control se justifica que " 8. Así, conforme a dichas modificaciones contractuales y habiendo incluido el predioUsme III para construcción de VIP al modelo de los convenios existentes con privados, los cuales contaban ya con patrimonios autónomos, no fue necesario realizar convocatoria alguna para el desarrollo inmobiliario de dicho predio " y que "En virtud de dicha inclusión del Predio Usme III en los proyectos de construcción de vivienda de interés prioritario, se tiene que el estado actual del mismo es el siguiente: El proyecto cuenta con la Licencia de Urbanismo aprobada mediante la Resolución No. 17-5-0015 del 03 de enero de 2017, la cual fue solicitada por el constructor desde el 19 de julio de 2016 con radicación No. 16-5-12668 (ver anexo 11). Sin embargo, a la fecha se encuentra en trámite solicitud de revocatoria directa de la Resolución que otorga la licencia, en virtud a que el día 2 de junio de 2017 la ciudadana Luz Marina Castañeda presentó ante la Curaduría Urbana No. 5 solicitud de revocatoria directa, alegando la posesión del predio de la Transversal 7 Este No. 7 A 107; por esa razón se encuentra suspendida la fuerza ejecutoria de la licencia, lo cual corresponde a un hecho ajeno a las partes involucradas. (ver anexo 12)" . De acuerdo con lo anterior, la Oficina Asesora de Control Interno conceptúa su estado como "CUMPLIDA". La acción se someterá a evaluación de la Contraloría de Bogotá en la próxima auditoria de regularidad para la vigencia 2017 para que determine su cierre.

Recomendación: Si el ente de control no procede con el cierre del hallazgo, la Oficina de Control Interno debe aplicar el parágrafo 2° del artículo 9° de la Resolución Orgánica No. 069 de 2011 que establece que "Las acciones formuladas en el Plan de Mejoramiento que superen tres (3) vigencias contadas a partir de su vencimiento, serán cerradas por la Oficina de Control Interno del sujeto de vigilancia y control fiscal o quien haga sus veces, quien deberá garantizar que las mismas han eliminado la causa que originó el hallazgo comunicado por la Contraloría de Bogotá D.C ."

Se evidenció el Otrosí modificatorio No 2 y adición No 01 al convenio Interadministrativo No 407 del 28 de octubre de 2013 en donde se hace ajusta en 99 el número de VIP pasando de 910 a 1009 incluyendo el proyecto MZ 18 de Porvenir - Terranova. En seguimiento de noviembre de 2016 se precisa que "Ver página 7 del acta por la cual se suscribe el otrosí y la página 200.Se pasa de 910 a 1009 (incluye proyecto MZ 18 de Porvenir - Terranova). Marzo 2017: Se anexaron Otrosí 1, se habla del convenio USME III- Soportes en magnético: Otrosí 2 - Adición 1 minuta, otrosí 2-adicion No. 1 Total y Otrosí 4 PADS 720 pdf. Se anexa el documento de licencia de construcción de Urbanización y Construcción en la modalidad de obra nueva y demolición total Resolución No. 17-5-0015 del 3 de enero del 2017.En informe de Auditoria Regular emitido por la Contraloría de Bogotá correspondiente a la vigencia 2016 , su pronunciamiento de esta acción la estableció como "INCUMPLIDA."

Noviembre 2017: Con memorando No. 2-2017-82036 del mes de septiembre de 2017 la Secretaría Distrital del Hábitat, remitió a la Contraloría de Bogotá argumentos y soportes que dejó a su consideración para el cierre de esta acción de la cual no se obtuvo respuesta. Dentro de los soportes, se encuentra que en el Otrosí 4 incorporó el folio de matrícula 50S-953908 del 29 de febrero de 2016 que corresponde al predio Usme 3. A folio 7 del radicado No. 2-2017-8203 dirigido al ente de control se justifica que "8. Así, conforme a dichas modificaciones contractuales y habiendo incluido el predioUsme III para construcción de VIP al modelo de los convenios existentes con privados, los cuales contaban ya con patrimonios autónomos, no fue necesario realizar convocatoria alguna para el desarrollo inmobiliario de dicho predio" y que "En virtud de dicha inclusión del Predio Usme III en los proyectos de construcción de vivienda de interés prioritario, se tiene que el estado actual del mismo es el siguiente: El proyecto cuenta con la Licencia de Urbanismo aprobada mediante la Resolución No. 17-5-0015 del 03 de enero de 2017, la cual fue solicitada por el constructor desde el 19 de julio de 2016 con radicación No. 16-5-12668 (ver anexo 11). Sin embargo, a la fecha se encuentra en trámite solicitud de revocatoria directa de la Resolución que otorga la licencia, en virtud a que el día 2 de junio de 2017 la ciudadana Luz Marina Castañeda presentó ante la Curaduría Urbana No. 5 solicitud de revocatoria directa, alegando la posesión del predio de la Transversal 7 Este No. 7 A 107; por esa razón se encuentra suspendida la fuerza ejecutoria de la licencia, lo cual corresponde a un hecho ajeno a las partes involucradas. (ver anexo 12)". De acuerdo con lo anterior, la Oficina Asesora de Control Interno conceptúa su estado como "CUMPLIDA". La acción se someterá a evaluación de la Contraloría de Bogotá en la próxima auditoria de regularidad para la vigencia 2017 para que determine su cierre.

Recomendación: Si el ente de control no procede con el cierre del hallazgo, la Oficina de Control Interno debe aplicar el parágrafo 2° del artículo 9° de la Resolución Orgánica No. 069 de 2011 que establece que "Las acciones formuladas en el Plan de Mejoramiento que superen tres (3) vigencias contadas a partir de su vencimiento, serán cerradas por la Oficina de Control Interno del sujeto de vigilancia y control fiscal o quien haga sus veces, quien deberá garantizar que las mismas han eliminado la causa que originó el hallazgo comunicado por la Contraloría de Bogotá D.C."

Se evidencia que el Juzgado 71 Civil Municipal emite acto de cumplimiento de la Sentencia T-908/12 el 20 de enero de 2015, por lo que la acción fue cumplida y queda a espera de cierre por parte de la Contraloría Distrital en el próximo seguimiento. Nota: Este hallazgo no se fue objeto de verificación en las auditorias de Contraloría vigencias 2014, 2015 y 2016.MARZO 2017: Se anexa contrato de Compraventa 420 de 2013 y la sentencia T 908 de 2012 . Se recopiló información de la asignación de las viviendas.

Noviembre 2017: De acuerdo con lo anterior, la Oficina Asesora de Control Interno conceptúa su estado como "CUMPLIDA". La acción se someterá a evaluación de la Contraloría de Bogotá en la próxima auditoria de regularidad para la vigencia 2017 para que determine su cierre.

Se evidenció el formato PS02-FO29-V6 "Control de Servicio de Transporte" correspondiente al mes de junio del vehículo WLP-958 diligenciado por los usuarios del servicio.Se encuentra aplicación de planilla " Control registro Servicio de Transporte" del conductor José Olivares del mes de Junio de 2016 - Vehículo WLP-958 ( medio Impreso)Noviembre 2017: Se evidencio formato PS02-FO29 correspondientes a vigencias 2016 y 2017 de los vehículos OBG411, OBI121, ODT007 y ODT016 diligenciado por los usuarios del servicio.


Recomendación: Realizar seguimiento a los avances de la acción correctiva planteada.Marzo 2017: No existen soportes.

Noviembre 2017: Según las verificaciones realizadas en el marco de la auditoria al proyecto 418, la remisión de las notificaciones superan los 60 días. No se cuenta con soportes que demuestren que la acción de "seguimiento y control al área de notificaciones con el fin de verificar los actos administrativos sancionatorios para que estén ejecutoriados se este ejecutando".

Observación: Según la información aportada por el administrador del SIDIVIC, entre el 01/06/2016 al 30/010/2017 se tiene un total de 13.364 expedientes sancionatorios remitidos al área de notificaciones de los cuales se encuentran ejecutoriados para el mismo período un total de 1.952. Por su parte, solicitada la información al área de notificaciones, se indicó que en el periodo comprendido 01/07/2017 al 15/11/2017, fueron recibidas 3.031 resoluciones sancionatorias para notificación de las cuales se han entregado 1.687 ejecutoriadas en 96 memorandos remisorios al área de cobro persuasivo.

Alerta: 1. La acción no logró cumplirse dentro del tiempo establecido.

Recomendación:1. Solicitar formalmente a la Subsecretaria de Inspección, Vigilancia y Control de Vivienda informar sobre cuáles son las acciones y soportes de seguimiento realizadas al área de notificaciones2. Se sugiere al responsable de la actividad impartir las instrucciones para se realice el seguimiento al área de notificaciones y se documenten las actuaciones a través de informes o cualquier otro mecanismos que así lo demuestre.3. Continuar con la ejecución de la acción a fin de que los actos administrativos sancionatorios sena enviados a Notificaciones dentro de los 60 días anteriores según el indicador planteado

El proceso continua realizando los comités de Seguimiento al Convenio Interadministrativo 303 de 2013 suscrito entre la SDHT y la CVP como se evidencia en los soportes de los comités 16 y 17 realizados el 06-04-2016 y 23-04-2016 respectivamente.

Resultado del Indicador = 175%Nota: Este hallazgo no fue objeto de seguimiento por la Contraloría de Bogotá en auditorías de 2015 y 2016.Recomendación: Someter a evaluación por parte de la Contraloría de Bogotá las evidencias que soportan el cumplimiento de la acción correctiva propuesta para determinar su estado.

Noviembre 2017: A la fecha, el convenio 303 de 2013 se encuentra liquidado.


Resultado de seguimiento por parte de la Contraloría (realizado en Auditoría PAD 2016):Conclusión: De la revisión efectuada a la evaluación del seguimiento realizado por Control Interno, se pudo establecer: 1. Evidencias que permiten verificar el seguimiento del estado de las licencias de los proyectos asociados al convenio 407 de 2013, sin que se pueda evidenciar el seguimiento a los otros procesos suscritos con Metrovivienda.2. Las nuevas modelaciones realizadas a los diferentes proyectos que comprenden el convenio 407 de 2013, permitirían dar cumplimiento a las 9.110 viviendas establecidas en el convenio, aumento a 1.009 (Otros si modificatorio No 2 y adición 1 al convenio 407 de 2013 suscrito el 30/10/2015). 3. No se evidenciaron acciones de articulación de los convenios 452/2015, 043 de 2012, 359 de 20143. EFICACIA (%) de avance de la acción: 47%.Efectividad: capacidad de la acción para subsanar la acción: INEFECTIVA-Estado de la Acción: ABIERTA E INEFECTIVA. Referencia la página en el informe final de la Contraloría: 35.NOTA: El hallazgo tenía incorporadas tres (3) acciones de mejora para las cuales se generó un único indicador; la Contraloría de Bogotá en seguimiento de 2016, cerró dos (2) acciones y dejó una acción abierta por considerar en su evaluación que esta no fue efectiva por cuanto no se evidenciaron acciones de articulación de los convenios 152 de 2012, 043 de 2012 y 359 de 2013.Seguimiento 19-12-2016: No se obtuvieron evidencias para verificar gestión a la acción e indicador propuesto, por lo tanto se conserva el estado de "Atrasada". Recomendación: Concretar la acción planteada antes de la verificación por parte de la Contraloría de Bogotá .20012017: .El 20 de enero de 2017 remitieron al correo electrónico del Asesor de Control Interno información y soportes por parte de la Subsecretaría de Gestión Financiera la profesional KAREN ANYELINA POSADA <[email protected]: Remitieron soportes donde se articulan los convenios 152-2012,043-2012,359-2013 y 407-2013. Se evidencia avance de esta actividad donde se ajusta de un 47% a un 70%.Marzo 2017: En correo del 16 de marzo de 2016 se registra cumplimiento estableciendo que: "Remito la información suministrada por el proceso "Instrumentos de Financiación Para el Acceso a la Vivienda" de acuerdo a los compromisos de la reunión del día 04 de febrero de 2016. Los archivos que se remiten a continuación son: Carpeta 3: del folio 531 a 658, se encuentra los soportes y otrosí modificatorio del convenio 407 los cuales permiten dar cumplimiento a las acciones de mejora de los hallazgos 2.1.1.9; 2.1.1.10; 2.1.1.11. Asimismo se envían documento denominado Informes METRO relacionados con el mismo hallazgo.En informe de Auditoria Regular emitido por la Contraloría de Bogotá correspondiente a la vigencia 2016 , su pronunciamiento de esta acción la estableció como "CUMPLIDA"Noviembre 2017: Con memorando No. 2-2017-82036 del mes de septiembre de 2017 la Secretaría Distrital del Hábitat, remitió a la Contraloría de Bogotá argumentos y soportes que dejó a su consideración para el cierre de esta acción de la cual no se obtuvo respuesta. Dentro de la comunicación se aportaron los soportes refiriendo que "Precisado lo anterior, las medidas de planeación para la adecuada articulación de convenios se ejecutan de conformidad con el cumplimiento del ciclo de estructuración de proyectos, que implica que para hacer desarrollo inmobiliario, previamente debe gestionarse y habilitarse el suelo en el cual se desarrollarán los distintos proyectos de vivienda. En este sentido, en el caso de los convenios 152 y 359, el objeto recaía sobre la adquisición y habilitación del suelo, (fases 1 y 2 del ciclo de estructuración), para posteriormente suscribir los convenios del desarrollo inmobiliario (fase 3). Revisado el desarrollo de formaintegral, el cometido del desarrollo de los proyectos para la generación de vivienda se realiza mediante la ejecución de varios Convenios como es el caso del Nos. 407 de 2013, 206 y 268 de 2014 vigentes a la fecha con la Empresa de Renovación y Desarrollo Urbano, siendo algunos de ellos producto de la articulación de convenios anteriores como es el caso de los convenios 152 y 043 de 2012, y 359 de 2013". De acuerdo con lo anterior, la Oficina Asesora de Control Interno conceptúa su estado como "CUMPLIDA". La acción se someterá a evaluación de la Contraloría de Bogotá en la próxima auditoria de regularidad para la vigencia 2017 para que determine su cierre.Recomendación: Si el ente de control no procede con el cierre del hallazgo, la Oficina de Control Interno debe aplicar el parágrafo 2° del artículo 9° de la Resolución Orgánica No. 069 de 2011 que establece que "Las acciones formuladas en el Plan de Mejoramiento que superen tres (3) vigencias contadas a partir de su vencimiento, serán cerradas por la Oficina de Control Interno del sujeto de vigilancia y control fiscal o quien haga sus veces, quien deberá garantizar que las mismas han eliminado la causa que originó el hallazgo comunicado por la Contraloría de Bogotá D.C."

Resultado de seguimiento por parte de la Contraloría (realizado en Auditoría PAD 2016):Conclusión: De la revisión efectuada a la evaluación del seguimiento realizado por Control Interno, se pudo establecer: 1. Evidencias que permiten verificar el seguimiento del estado de las licencias de los proyectos asociados al convenio 407 de 2013, sin que se pueda evidenciar el seguimiento a los otros procesos suscritos con Metrovivienda.2. Las nuevas modelaciones realizadas a los diferentes proyectos que comprenden el convenio 407 de 2013, permitirían dar cumplimiento a las 9.110 viviendas establecidas en el convenio, aumento a 1.009 (Otros si modificatorio No 2 y adición 1 al convenio 407 de 2013 suscrito el 30/10/2015). 3. No se evidenciaron acciones de articulación de los convenios 452/2015, 043 de 2012, 359 de 20143. EFICACIA (%) de avance de la acción: 47%.Efectividad: capacidad de la acción para subsanar la acción: INEFECTIVA-Estado de la Acción: "ABIERTA E INEFECTIVA". Referencia la página en el informe final de la Contraloría: 35.NOTA: El hallazgo tenía incorporadas tres (3) acciones de mejora para las cuales se generó un único indicador; la Contraloría de Bogotá en seguimiento de 2016, cerró dos (2) acciones y dejó una acción abierta por considerar en su evaluación que esta no fue efectiva por cuanto no se evidenciaron acciones de articulación de los convenios 152 de 2012, 043 de 2012 y 359 de 2013.Seguimiento 19-12-2016: No se obtuvieron evidencias para verificar gestión a la acción e indicador propuesto, por lo tanto se conserva el estado de "Atrasada". Recomendación: Concretar la acción planteada antes de la verificación por parte de la Contraloría de Bogotá .20012017: .El 20 de enero de 2017 remitieron al correo electrónico del Asesor de Control Interno información y soportes por parte de la Subsecretaría de Gestión Financiera la profesional KAREN ANYELINA POSADA <[email protected]: Remitieron soportes donde se articulan los convenios 152-2012,043-2012,359-2013 y 407-2013. Se evidencia avance de esta actividad donde se ajusta de un 47% a un 70%.Marzo 2017: En correo del 16 de marzo de 2016 se registra cumplimiento estableciendo que: "Remito la información suministrada por el proceso "Instrumentos de Financiación Para el Acceso a la Vivienda" de acuerdo a los compromisos de la reunión del día 04 de febrero de 2016. Los archivos que se remiten a continuación son: Carpeta 3: del folio 531 a 658, se encuentra los soportes y otrosí modificatorio del convenio 407 los cuales permiten dar cumplimiento a las acciones de mejora de los hallazgos 2.1.1.9; 2.1.1.10; 2.1.1.11. Asimismo se envían documento denominado Informes METRO relacionados con el mismo hallazgo. En informe de Auditoria Regular emitido por la Contraloría de Bogotá correspondiente a la vigencia 2016 , su pronunciamiento de esta acción la estableció como "INCUMPLIDA".Noviembre 2017: Con memorando No. 2-2017-82036 del mes de septiembre de 2017 la Secretaría Distrital del Hábitat, remitió a la Contraloría de Bogotá argumentos y soportes que dejó a su consideración para el cierre de esta acción de la cual no se obtuvo respuesta. Dentro de la comunicación se aportaron los soportes refiriendo que "Precisado lo anterior, las medidas de planeación para la adecuada articulación de convenios se ejecutan de conformidad con el cumplimiento del ciclo de estructuración de proyectos, que implica que para hacer desarrollo inmobiliario, previamente debe gestionarse y habilitarse el suelo en el cual se desarrollarán los distintos proyectos de vivienda. En este sentido, en el caso de los convenios 152 y 359, el objeto recaía sobre la adquisición y habilitación del suelo, (fases 1 y 2 del ciclo de estructuración), para posteriormente suscribir los convenios del desarrollo inmobiliario (fase 3). Revisado el desarrollo de formaintegral, el cometido del desarrollo de los proyectos para la generación de vivienda se realiza mediante la ejecución de varios Convenios como es el caso del Nos. 407 de 2013, 206 y 268 de 2014 vigentes a la fecha con la Empresa de Renovación y Desarrollo Urbano, siendo algunos de ellos producto de la articulación de convenios anteriores como es el caso de los convenios 152 y 043 de 2012, y 359 de 2013". De acuerdo con lo anterior, la Oficina Asesora de Control Interno conceptúa su estado como "CUMPLIDA". La acción se someterá a evaluación de la Contraloría de Bogotá en la próxima auditoria de regularidad para la vigencia 2017 para que determine su cierre.Recomendación: Si el ente de control no procede con el cierre del hallazgo, la Oficina de Control Interno debe aplicar el parágrafo 2° del artículo 9° de la Resolución Orgánica No. 069 de 2011 que establece que "Las acciones formuladas en el Plan de Mejoramiento que superen tres (3) vigencias contadas a partir de su vencimiento, serán cerradas por la Oficina de Control Interno del sujeto de vigilancia y control fiscal o quien haga sus veces, quien deberá garantizar que las mismas han eliminado la causa que originó el hallazgo comunicado por la Contraloría de Bogotá D.C."

Resultado de seguimiento por parte de la Contraloría (realizado en Auditoría PAD 2016):Conclusión: De la revisión efectuada a la evaluación del seguimiento realizado por Control Interno, se pudo establecer: 1. Evidencias que permiten verificar el seguimiento del estado de las licencias de los proyectos asociados al convenio 407 de 2013, sin que se pueda evidenciar el seguimiento a los otros procesos suscritos con Metrovivienda.2. Las nuevas modelaciones realizadas a los diferentes proyectos que comprenden el convenio 407 de 2013, permitirían dar cumplimiento a las 9.110 viviendas establecidas en el convenio, aumento a 1.009 (Otros si modificatorio No 2 y adición 1 al convenio 407 de 2013 suscrito el 30/10/2015). 3. No se evidenciaron acciones de articulación de los convenios 452/2015, 043 de 2012, 359 de 20143. EFICACIA (%) de avance de la acción: 47%.Efectividad: capacidad de la acción para subsanar la acción: INEFECTIVA-Estado de la Acción: "ABIERTA E INEFECTIVA". Referencia la página en el informe final de la Contraloría: 35.NOTA: El hallazgo tenía incorporadas tres (3) acciones de mejora para las cuales se generó un único indicador; la Contraloría de Bogotá en seguimiento de 2016, cerró dos (2) acciones y dejó una acción abierta por considerar en su evaluación que esta no fue efectiva por cuanto no se evidenciaron acciones de articulación de los convenios 152 de 2012, 043 de 2012 y 359 de 2013.Seguimiento 19-12-2016: No se obtuvieron evidencias para verificar gestión a la acción e indicador propuesto, por lo tanto se conserva el estado de "Atrasada". Recomendación: Concretar la acción planteada antes de la verificación por parte de la Contraloría de Bogotá .20012017: .El 20 de enero de 2017 remitieron al correo electrónico del Asesor de Control Interno información y soportes por parte de la Subsecretaría de Gestión Financiera la profesional KAREN ANYELINA POSADA <[email protected]: Remitieron soportes donde se articulan los convenios 152-2012,043-2012,359-2013 y 407-2013. Se evidencia avance de esta actividad donde se ajusta de un 47% a un 70%.Marzo 2017: En correo del 16 de marzo de 2016 se registra cumplimiento estableciendo que: "Remito la información suministrada por el proceso "Instrumentos de Financiación Para el Acceso a la Vivienda" de acuerdo a los compromisos de la reunión del día 04 de febrero de 2016. Los archivos que se remiten a continuación son: Carpeta 3: del folio 531 a 658, se encuentra los soportes y otrosí modificatorio del convenio 407 los cuales permiten dar cumplimiento a las acciones de mejora de los hallazgos 2.1.1.9; 2.1.1.10; 2.1.1.11. Asimismo se envían documento denominado Informes METRO relacionados con el mismo hallazgo. En informe de Auditoria Regular emitido por la Contraloría de Bogotá correspondiente a la vigencia 2016 , su pronunciamiento de esta acción la estableció como "INCUMPLIDA."Noviembre 2017: Con memorando No. 2-2017-82036 del mes de septiembre de 2017 la Secretaría Distrital del Hábitat, remitió a la Contraloría de Bogotá argumentos y soportes que dejó a su consideración para el cierre de esta acción de la cual no se obtuvo respuesta. Dentro de la comunicación se aportaron los soportes refiriendo que "Precisado lo anterior, las medidas de planeación para la adecuada articulación de convenios se ejecutan de conformidad con el cumplimiento del ciclo de estructuración de proyectos, que implica que para hacer desarrollo inmobiliario, previamente debe gestionarse y habilitarse el suelo en el cual se desarrollarán los distintos proyectos de vivienda. En este sentido, en el caso de los convenios 152 y 359, el objeto recaía sobre la adquisición y habilitación del suelo, (fases 1 y 2 del ciclo de estructuración), para posteriormente suscribir los convenios del desarrollo inmobiliario (fase 3). Revisado el desarrollo de forma integral, el cometido del desarrollo de los proyectos para la generación de vivienda se realiza mediante la ejecución de varios Convenios como es el caso del Nos. 407 de 2013, 206 y 268 de 2014 vigentes a la fecha con la Empresa de Renovación y Desarrollo Urbano, siendo algunos de ellos producto de la articulación de convenios anteriores como es el caso de los convenios 152 y 043 de 2012, y 359 de 2013". De acuerdo con lo anterior, la Oficina Asesora de Control Interno conceptúa su estado como "CUMPLIDA". La acción se someterá a evaluación de la Contraloría de Bogotá en la próxima auditoria de regularidad para la vigencia 2017 para que determine su cierre.Recomendación: Si el ente de control no procede con el cierre del hallazgo, la Oficina de Control Interno debe aplicar el parágrafo 2° del artículo 9° de la Resolución Orgánica No. 069 de 2011 que establece que "Las acciones formuladas en el Plan de Mejoramiento que superen tres (3) vigencias contadas a partir de su vencimiento, serán cerradas por la Oficina de Control Interno del sujeto de vigilancia y control fiscal o quien haga sus veces, quien deberá garantizar que las mismas han eliminado la causa que originó el hallazgo comunicado por la Contraloría de Bogotá D.C."

Se realizó un muestreo de los cuales se seleccionaron los contratos 179-2016, 136-2016, 137-2016, 135-2016, 114-2016, 100-2016, 80-2016, 53-2016, 72-2016, 46-2016, 57-2016, 204-2016, 196-2016, 189-2016, 182-2016, 202-2016, 202-2016, 217-2016, 216-2016, 355-2016, 343-2016, 338-2016, 361-2016, 325-2016, 329-2016, 320-2016, 36-2016, 425-2016, 429-2016, 419-2016, 414-2016, 376-2016, 409-2016, 402-2016, 392-2016, 388-2016, 384-2016, 382-2016, 378-2016, 459-2016, 455-2016, 451-2016, 445-2016, 444-2016, 439-2016 441-2016, 496-2016, 486-2016, 485-2016, 476-2016, 465-2016, 466-2016, 463-2016, 490-2016, 493-2016 observando que tienen publicados en el SECOP los estudios previos.Debido a que esta actividad debe ser constante en el proceso de contratación y su fecha de culminación no ha finalizado, queda en estado vigente. Recomendación: Realizar un nuevo seguimiento antes de la finalización del tiempo de ejecución.Se verificó el 21 de marzo de 2017 si en la pagina de SECOP se encontraban los estudios previos . Evidenciándose su publicación.Marzo 2016: Se verificó el 21 de marzo de 2017 si en la pagina de SECOP se encontraban los estudios previos del contrato 464 de 2016. Evidenciándose su publicación.Abril 2017: Se anexa en medio magnético soporte de publicación en SECOP de la publicación de estudios previos de los contratos 179-2016, 136-2016, 137-2016, 135-2016, 114-2016, 100-2016, 80-2016, 53-2016, 72-2016, 46-2016, 57-2016, 204-2016, 196-2016, 189-2016, 182-2016, 202-2016, 202-2016, 217-2016, 216-2016, 355-2016, 343-2016, 338-2016, 361-2016, 325-2016, 329-2016, 320-2016, 36-2016, 425-2016, 429-2016, 419-2016, 414-2016, 376-2016, 409-2016, 402-2016, 392-2016, 388-2016, 384-2016, 382-2016, 378-2016, 459-2016, 455-2016, 451-2016, 445-2016, 444-2016, 439-2016 441-2016, 496-2016, 486-2016, 485-2016, 476-2016, 465-2016, 466-2016, 463-2016, 490-2016, 493-2016 y matriz de Excel correspondiente a vigencia 2017 en donde se registran 386 contratos de prestación de servicios desde el 1 de enero hasta el 17 de abril de 217, la cual cuenta con hipervínculos para verificación de publicación de estudios previos en SECOP. Lo anterior en cumplimiento de lo establecido en el Manual de Contratación vigente , VERSIÓN 9, FECHA 2016/12/07, CODIGO PS02-MM01.Se concluye que se cumple con el resultado del indicador por cuanto todos los contratos de prestación de servicios cuentan con estudios previos.


Diciembre 2016: Se evidenciaron los informes de supervisión del convenio 408 de 2013 de fechas de 25 de julio de 2016 correspondiente Mayo-Junio 2016, 06 de octubre de 2016 y noviembre de 2016. Recomendación: Someter a evaluación por parte de la Contraloría de Bogotá las evidencias que soportan el cumplimiento de la acción correctiva propuesta para determinar su estado. se continuar con la verificación de esta actividad. Marzo 2017: No se conoce los informes de supervisión

Noviembre 2017: Se cuentan como soportes 5 informes de supervisión de los meses de Mayo, Junio, Septiembre, Octubre y noviembre de 2016 y en la vigencia 2017 se cuentan con 4 informes de supervisión de los meses de enero, febrero, marzo y abril de 2017. Teniendo en cuenta la nueva directriz por parte de la Subsecretaria se cuenta con 1 inf semestral de supervisión a la vigencia 2017 . Con corte al mes de septiembre de 2017, los proyectos de vivienda desarrollados en el marco del Convenio No. 408 de 2013 presentan porcentajes de avance significativos como se describe: Mz 54 y 55: avance de obra: 89% (en comité técnico y fiduciario del 1 de septiembre de 2017 , fue aprobada adición de recursos para obras de urbanismo e instalación de red de media tensión por valor de $1.678.654.844). La Casona: Avance de obra 94%; pendiente obras de urbanismo y de servicios públicos (EAAB y CODENSA). Así mismo, con la aprobación de obras adicionales por parte de la CVP y tomando en cuenta que la fecha inicial de terminación del Convenio estaba establecida para el 31 de octubre de 2017, las partes de común acuerdo prorrogaron el término del Convenio hasta el 31 de octubre del 2018.

Alerta: No obstante se cumple la acción asociada al seguimiento, es necesario mejorar el ejercicio de Supervisión, seguimiento y control para lograr su pronta concreción toda vez que el convenio ha sido objeto de 6 otrosí que componen extensiones de plazo, adición y disminución por inviabilidad de un proyecto, lo cual podría implicar hallazgos relacionados con la afectación del principio de planeación.


Diciembre 2016: Se evidenciaron las Actas No 11 del 18 de abril de 2016, Acta 12 del 03 de agosto de 2016, Acta 13 del 06 octubre 2016, acta 14 del 13 de diciembre de 2016. Marzo 2017: Acta No. 1 Comité Operativo de 26 de agosto de 2013.

Noviembre 2017: Se incluyen 4 actas de seguimiento en medio magnético así: Acta No 1 del 22 de agosto de 2016, acta No. 12 del 03 de agosto de 2016, Acta No. 13 del 06 octubre 2016 y acta 14 del 13 de diciembre de 2016.

Alerta: No obstante se cumple la acción asociada a las sesiones del comité operativo, es necesario mejorar el ejercicio de Supervisión, seguimiento y control para lograr su pronta concreción toda vez que el convenio ha sido objeto de 6 otrosí que componen extensiones de plazo, adición y disminución por inviabilidad de un proyecto, lo cual podría implicar hallazgos relacionados con la afectación del principio de planeación.


Diciembre 2016: Se evidenció el acta de liquidación del convenio No 373 de 2015.Se evidenció MODIFICACIÓN, TERMINACIÓN ANTICIPADA Y LIQUIDACIÓN DE MUTUO ACUERDO DEL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO 373 DE 2015 DE OCTUBRE DE 2016 y el informe de seguimiento de septiembre de 2016.Marzo 2017: Existen documentos con la justificación técnica y financiera para la liquidación del convenio 373, Informe de supervisión del mes de Septiembre de 2016 e informe de supervisión de enero a Diciembre de 2016. Noviembre 2017: El convenio se encuentra en estado liquidado como consecuencia de la falta de oferentes en el mercado para la comercialización del predio y se reintegraron los recursos del convenio en su totalidad. Debe tomarse en cuenta que dentro de las obligaciones del Convenio, la estructuración y planificación se encontraba a cargo de la ERU. Los recursos de este convenio fueron reintegrados en su totalidad.

Alerta: En el acta de liquidación no se hizo referencia alguna sobre cuáles con los rendimientos financieros reintegrados a la Secretaría Distrital de Hacienda.

De acuerdo con lo anterior, la Oficina Asesora de Control Interno conceptúa su estado como "CUMPLIDA", toda vez que el convenio se liquidó anticipadamente por lo tanto no era procedente las siguientes actas. La acción se someterá a evaluación de la Contraloría de Bogotá en la próxima auditoria de regularidad para la vigencia 2017 para que determine su cierre.

Diciembre 2016: Se evidenciaron las actas de Comité Operativo: - No 001 del 15 de junio de 2016. - No 002 del 16 de junio de 2016. - No 003 del 20 de septiembre de 2016. Debido a que el convenio se liquidó solo se evidenciaron las anteriores actas.Marzo 2017: Se encuentra liquidado este convenio y los recursos fueron reintegrados.

Noviembre 2017: El convenio se encuentra en estado liquidado como consecuencia de la falta de oferentes en el mercado para la comercialización del predio y se reintegraron los recursos del convenio en su totalidad. Debe tomarse en cuenta que dentro de las obligaciones del Convenio, la estructuración y planificación se encontraba a cargo de la ERU. Los recursos de este convenio fueron reintegrados en su totalidad.

Alerta: En el acta de liquidación no se hizo referencia alguna sobre cuáles con los rendimientos financieros reintegrados a la Secretaría Distrital de Hacienda.

De acuerdo con lo anterior, la Oficina Asesora de Control Interno conceptúa su estado como "CUMPLIDA", toda vez que el convenio se liquidó anticipadamente por lo tanto no era procedente las siguientes sesiones bimestrales. La acción se someterá a evaluación de la Contraloría de Bogotá en la próxima auditoria de regularidad para la vigencia 2017 para que determine su cierre.

Diciembre 2016: Se evidenciaron los Informes de seguimiento de septiembre de 2016 y julio de 2016. Se evidenció acta de liquidación del convenio No 17 del 20 de septiembre de 2016.Marzo 2017: El convenio en acta 17 del 20 de septiembre de 2016 se acordó terminación anticipada. Se anexan informe del mes de junio y septiembre de 2016. Documento de terminación anticipada y liquidación de mutuo acuerdo del convenio interadministrativo 200 de 2012 y documentos No. 055060 de la Secretaria Distrital de Hacienda donde certifica reintegro de los recursos del convenio po $ 31,926,181,488 expedido 14 de octubre 2016. Inf en medio impreso y magnético

Noviembre 2017: El Convenio fue liquidado el 30 de septiembre de 2016. Se cuenta como soporte de gestión del convenio: 7 actas de Comité , 1 acta de alcance de comité , 7 informes de supervisión , estudios previos, prorrogas, acta de liquidación y documentación del proceso judicial entre otros.

Alerta: La Contraloría de Bogotá en la Auditoria Vigencia 2016 emitió hallazgo 2.1.3.27.1 y 2.1.3.27.2 en referencia a la liquidación del convenio.

De acuerdo con lo anterior, la Oficina Asesora de Control Interno conceptúa su estado como "CUMPLIDA", toda vez que el convenio se liquidó anticipadamente por lo tanto no era procedente la continuación de los seguimientos. La acción se someterá a evaluación de la Contraloría de Bogotá en la próxima auditoria de regularidad para la vigencia 2017 para que determine su cierre.

Diciembre 2016: Se evidenciaron actas de Comité Operativo No 15 de marzo de 2016, 16 de 08 de abril de 2016, 17 de 20 septiembre de 2016.Esta acción queda en estado vigente debido a que la fecha de finalización es el 2017/04/27.Marzo 2017: Teniendo en cuenta que a partir del mes de septiembre de 2016 este contrato se encuentra en tramite de liquidación, solamente aplica la ultima acta del 20 de septiembre de 2016 ( Acta 17).

Noviembre 2017: Se anexan 17 actas de Comité Operativo del Convenio 200 de 2012. El Convenio fue liquidado el 30 de septiembre de 2016. Se cuenta como soporte de gestión del convenio: 7 actas de Comité , 1 acta de alcance de comité , 7 informes de supervisión , estudios previos, prorrogas, acta de liquidación y documentación del proceso judicial entre otros.

Alerta: La Contraloría de Bogotá en la Auditoria Vigencia 2016 emitió hallazgo 2.1.3.27.1 y 2.1.3.27.2 en referencia a la liquidación del convenio.

De acuerdo con lo anterior, la Oficina Asesora de Control Interno conceptúa su estado como "CUMPLIDA", toda vez que el convenio se liquidó anticipadamente por lo tanto no era procedente la continuación de los seguimientos. La acción se someterá a evaluación de la Contraloría de Bogotá en la próxima auditoria de regularidad para la vigencia 2017 para que determine su cierre.

Abril 2017: La entidad cuenta con Tabla de Honorarios vigencia 2017 que homologa la experiencia e idoneidad de la prestación de los servicios que requieren. Se realizó una muestra aleatoria de los siguientes 16 contratos vigencia 2017 que cumplen con lo establecido en la Tabla de Honorarios de la entidad, a saber: 008, 23, 47, 145, 163, 174, 175, 303, 308, 315, 322, 349, 358, 360, 333 y 325. Se anexa matriz de Excel de verificación y contratos en versión digital, así como documento soporte de la Tabla de Honorarios vigente. De acuerdo a la muestra se evidencia cumplimiento de la acción propuesta e indicado; toda vez que cumplen con la tabla de honorarios vigencia 2017 de la revisión aleatoria.


Esta acción queda en estado vigente debido a que no se ha culminado la fecha establecida para su realización que es el 30/12/2016 y que el actual contrato de arrendamiento de la sede principal finaliza en el mes de marzo de 2017. Recomendación: Realizar seguimiento para verificar el estado de avance sobre la acción antes de la finalización del tiempo de ejecución.Abril 2017: Se evidencia análisis de estudios de mercado de la zona donde se encuentra dicha sede con los requerimientos que se necesitan, comparando los predios de la zona, la cual arroja que el precio promedio del metro cuadrado para el sector de chapinero es de $ 45,630 y revisando otro sector (salitre) donde se encuentran edificios con características similares, el valor por metro cuadrado asciende a $ 64,377. Se evidencia que en el contrato de arrendamiento 104 de 2016 de la sede principal fue de $ 1,709,336,508 ( Canon mensual $ 142,444,709) y el nuevo contrato 316 de 2017 es de $ 1,570,800,000 ( Canon mensual $ 130,900,000), Se refleja reducción de los canon de arrendamiento. La entidad busco espacios similares en tamaño y ubicación teniendo en cuenta el hallazgo de la Contraloría, adicionalmente buscaron que se contara con parqueaderos y zonas comunes como auditorio o salón múltiple y cafetería.En informe de Auditoria Regular emitido por la Contraloría de Bogotá correspondiente a la vigencia 2016 , su pronunciamiento de esta acción la estableció como INCUMPLIDA.

Noviembre 2017: Con memorando No. 2-2017-82036 del mes de septiembre de 2017 la Secretaría Distrital del Hábitat, remitió a la Contraloría de Bogotá argumentos y soportes que dejó a su consideración para el cierre de esta acción de la cual no se obtuvo respuesta. Dentro de la comunicación se aportaron los soportes refiriendo que "Esta Secretaría, en respuesta al informe de auditoría vigencia 2016, informó que la acción de mejoramiento quedaba abierta dado que la fecha de finalización establecida se proyectó para el 30/12/2016, mientras que el contrato de arrendamiento terminaba en marzo de 2017, lo cual no permitía realizar un nuevo estudio de mercado con un contrato en ejecución" y que "Adicionalmente, durante el seguimiento de Control Interno la Secretaría Distrital del Hábitat - SDHT presentó evidencias de una disminución en el valor del canon de arrendamiento para la vigencia 2017, el cual pasó de $ 1.709.336.508 (canon mensual $ 142.444.709) en el contrato de arrendamiento No. 104 de 2016, a $ 1.570.800.000 (canon mensual $ 130.900.000) en el nuevo contrato de arrendamiento No. 316 de 2017. Ver Anexo No. 2". No obstante, la Entidad realizó los estudios de mercado en la vigencia 2017 para la suscripción del contrato No. 316 del 02 de marzo de 2017, que aunque fue posterior a la fecha de culminación de la acción debido a la justificación precitada ya dada, incorporó el análisis del estudio de mercado.


Se realizó verificación de los documentos contractuales publicados en el SECOP de marzo a octubre evidenciando algunas inconsistencias en la información reportada y la falta de publicación de algunos documentos. Debido a que la fecha de culminación de esta actividad no ha finalizado y que el proceso realiza ajustes a las inconsistencias, la acción queda en estado VIGENTE. En Auditoria Integral vigencia 2016 se evidencia registros de inconsistencias, es por ello que se verificará nuevamente esta acción. Ver Anexos del hallazgo.Marzo 2017: En informe de auditoria al proceso de Gestión de Bienes y servicios se evidenció que se continua con debilidad en los registros Contractuales en SECOP por cuanto los siguientes contratos se publicaron fuera del termino legal ( 3 días) : 1 SA- PMC 001 -Acto de adjudicación en junio 30 de 2016 y el contrato 316 de 2016 fue publicado en julio 18 de 2016/ 2- SA-BSCTU-03 -2016 contrato 304-2016, Acto de adjudicación junio 17-2016 y publicado el contrato el 4 de agosto-2016/3- SA-BSCTU- 04-2016 contrato 458 de 2016, adjudicado en Septiembre 29 -2016 y se publicó el día diciembre 2 de 2016/ 4- Contrato 436 de 2016, suscrito septiembre 1 y publicado septiembre 29 de 2016/ 5- Contrato 439 de 2016: firmado 7 de septiembre y publicado 22 de septiembre/ 6- Contrato 441 de 2016: firmado septiembre 13 de 2016, publicado 29 de septiembre de 2016 /7-Contrato 444 de 2016: firmado septiembre 16 de 2016 y publicado septiembre 28 de 2016. ( 7 contratos). En la vigencia 2017 se han realizado seguimiento al proceso contractual entre otros al cumplimiento en termino de publicación en SECOP.Abril 2017: Se adelantó la verificación de la publicación de los 371 procesos contractuales correspondiente al primer trimestre de la vigencia 2017 en SECOP, cumpliendo en término la publicación de los mismos de acuerdo con la normatividad legal vigente.

Noviembre 2017: Considerando que a partir del mes de Julio de 2017 la Entidad inició los procesos de contratación a través de la plataforma SECOP II, la misma garantiza que los registros queden alojados en el respectivo detalle del contrato. De acuerdo con lo anterior, la Oficina Asesora de Control Interno conceptúa su estado como "CUMPLIDA". La acción se someterá a evaluación de la Contraloría de Bogotá en la próxima auditoria de regularidad para la vigencia 2017 para que determine su cierre.

Se realizó verificación de los documentos contractuales publicados en el SECOP de marzo a octubre evidenciando algunas inconsistencias en la información reportada y la falta de publicación de algunos documentos. Debido a que la fecha de culminación de esta actividad no ha finalizado y que el proceso realiza ajustes a las inconsistencias, la acción queda en estado VIGENTE. En Auditoria Integral vigencia 2016 se evidencia registros de inconsistencias, es por ello que se verificará nuevamente esta acción. Ver Anexos del hallazgo.Marzo 2017: En informe de auditoria al proceso de Gestión de Bienes y servicios se evidenció que se continua con debilidad en los registros Contractuales en SECOP por cuanto los siguientes contratos se publicaron fuera del termino legal ( 3 días) : 1 SA- PMC 001 -Acto de adjudicación en junio 30 de 2016 y el contrato 316 de 2016 fue publicado en julio 18 de 2016/ 2- SA-BSCTU-03 -2016 contrato 304-2016, Acto de adjudicación junio 17-2016 y publicado el contrato el 4 de agosto-2016/3- SA-BSCTU- 04-2016 contrato 458 de 2016, adjudicado en Septiembre 29 -2016 y se publicó el día diciembre 2 de 2016/ 4- Contrato 436 de 2016, suscrito septiembre 1 y publicado septiembre 29 de 2016/ 5- Contrato 439 de 2016: firmado 7 de septiembre y publicado 22 de septiembre/ 6- Contrato 441 de 2016: firmado septiembre 13 de 2016, publicado 29 de septiembre de 2016 /7-Contrato 444 de 2016: firmado septiembre 16 de 2016 y publicado septiembre 28 de 2016. ( 7 contratos). En la vigencia 2017 se han realizado seguimiento al proceso contractual entre otros al cumplimiento en termino de publicación en SECOP.Abril 2017: Se adelantó la verificación de la publicación de los 371 procesos contractuales correspondiente al primer trimestre de la vigencia 2017 en SECOP, cumpliendo en término la publicación de los mismos de acuerdo con la normatividad legal vigente.

Noviembre 2017: Considerando que a partir del mes de Julio de 2017 la Entidad inició los procesos de contratación a través de la plataforma SECOP II, la misma garantiza que los registros queden alojados en el respectivo detalle del contrato. De acuerdo con lo anterior, la Oficina Asesora de Control Interno conceptúa su estado como "CUMPLIDA". La acción se someterá a evaluación de la Contraloría de Bogotá en la próxima auditoria de regularidad para la vigencia 2017 para que determine su cierre.

Esta acción queda en estado vigente debido a que no se ha culminado la fecha establecida para su realización que es el 01/03/2016 y que el actual contrato de arrendamiento de la sede principal finaliza en el mes de marzo de 2017. Recomendación: Realizar la verificación de las condiciones en las cuales se suscriba el nuevo contrato de arrendamiento para la vigencia 2017.Marzo 2017: Se anexo en medio impreso y magnético el contrato 261 de 2017 y 386 de 2017.Abril 2017: La entidad cuenta con tres (3) contratos de arrendamiento a saber: Contrato No. 112 de 2016: Carrera 13 No. 52-25 -Oficinas Atención al Ciudadano, Contrato 316 de 2017: Calle 52 No. 13-64 Funcionamiento de las oficinas de la Secretaría Distrital del Hábitat y Contrato No. 261 de 2017: Carrera 16 No 52-56 Funcionamiento del Archivo de la Secretaría. Todos los inmuebles se encuentran ocupados por personal de la SDHT. Se redujo los costos de ARRENDAMIENTOS por cuanto el contrato 104 de 2016 de la sede principal fue de $ 1,709,336,508 (Canon mensual $ 142,444,709) y el nuevo contrato 316 de 2017 es de $1,570,800,000 ( Canon mensual $ 130,900,000), Se refleja reducción de los canon de arrendamiento. La entidad busco espacios similares en tamaño y ubicación teniendo en cuenta el hallazgo de la Contraloría, adicionalmente buscaron que se contara con parqueaderos y zonas comunes como auditorio o salón múltiple y cafetería.

Noviembre 2017: La Entidad realizó la suscripción del contrato No. 316 del 02 de marzo de 2017 cuyo objeto es "Arrendar el inmueble ubicado en la calle 52 No. 13-64 destinado para el funcionamiento de las Oficinas de la Secretaría Distrital del Hábitat". De acuerdo con lo anterior, la Oficina Asesora de Control Interno conceptúa su estado como "CUMPLIDA". La acción se someterá a evaluación de la Contraloría de Bogotá en la próxima auditoria de regularidad para la vigencia 2017 para que determine su cierre.

Marzo 2017: No existen soportes.Abril 2017: Se cuenta con 4 actas de sesión de seguimiento con el fin de verificar el avance de la meta del Proyecto de inversión 488, estas se realizaron en las fechas de 27 de julio, 15 de septiembre, 7 de octubre y 30 de noviembre de 2016.Se continuar con el seguimiento.

Noviembre 2017: Se incluyo acta del 20 de enero de 2017 donde se da claridad de la constitución de reservas realizadas en la vigencia 2016, de la cual fueron pagadas.

Alerta: Aunque se evidencia actas de seguimiento, los soportes no dan claridad del estado de ejecución del proyecto. No obstante, en los reportes del SIPI se reportó su avance y estado.


Marzo 2017: No existen soportes.Abril 2017: Se cuenta con 4 actas de sesión de seguimiento con el fin de verificar el avance de la meta del Proyecto de inversión 488, estas se realizaron en las fechas de 27 de julio, 15 de septiembre, 7 de octubre y 30 de noviembre de 2016.Se continuar con el seguimiento.

Noviembre 2017: Se incluyo acta del 20 de enero de 2017 donde se da claridad de la constitución de reservas realizadas en la vigencia 2016, de la cual fueron pagadas.

Alerta: Aunque se evidencia actas de seguimiento, los soportes no dan claridad del estado de ejecución del proyecto. No obstante, en los reportes del SIPI se reportó su avance y estado.


Esta acción queda en estado vigente debido a que a la fecha de seguimiento, no se ha cumplido el plazo de finalización que es 30/12/2016Recomendación: Realizar seguimiento a los avances de la acción correctiva planteada antes de la fecha de culminaciónMarzo 2017: No existen soportes.Abril 2017: Se evidencia en el mapa interactivo la actualización del Protocolo para el análisis, conciliación y contabilización de las multas impuestas por la entidad" - Código PS04-PT03-V3 del 20 de abril de 2017En informe de Auditoria Regular emitido por la Contraloría de Bogotá correspondiente a la vigencia 2016 , su pronunciamiento de esta acción la estableció como INCUMPLIDA.

Noviembre 2017: De acuerdo con el indicador, el Protocolo para el análisis, conciliación y contabilización de las multas impuestas por la entidad- Código PS04-PT03 fue actualizado el 20 de abril de 2017 cuya versión es la No.3. Por otra parte la Subsecretaría de Inspección, Vigilancia y Control de Vivienda - SICV deberá remitir mensualmente a la Subdirección Financiera la base de datos de las sanciones impuestas por la SICV, en este orden se evidencian 7 reportes (Mem Nos: 3-2017-24695/33941/45327/57751/65805/77945/87490); como resultado de ello la Subdirección Financiera ha remitido en dos momentos ( Corte a Junio y Septiembre de 2017) las conciliaciones de saldos por terceros a la Subdirección de Investigaciones y Control de Vivienda, con el fin de invitar a dicha Subdirección a los ajustes que consideren pertinentes. Este proceso de conciliación a llevado a que con corte a septiembre 30 de 2017 las diferencias entre los estados de la cuenta contable 140102 Deudores, con el estado de registros de Sanciones de la SICV por valor $8,566,456,70 no es representativa, por lo tanto no tiene la materialidad suficiente que afecte la Razonabilidad a los Estados Financieros. El área de notificaciones realiza el envío mensual del "Informe de resoluciones ejecutoriadas" a la Subdirección Financiera.

Recomendación: Mostar al equipo auditor de la Contraloría de Bogotá el memorando No. 2-2017-82036 del mes de septiembre de 2017cursado por la Secretaría Distrital del Hábitat a la Contraloría de Bogotá argumentos y soportes que dejó a su consideración para el cierre y de la cual no se obtuvo respuesta.

De acuerdo con lo anterior, y dado que el protocolo se encuentra formulado, la Oficina Asesora de Control Interno conceptúa su estado como "CUMPLIDA". La acción se someterá a evaluación de la Contraloría de Bogotá en la próxima auditoria de regularidad para la vigencia 2017 para que determine su cierre.

Esta acción se encuentra en etapa de verificación documental; debido a que la fecha de culminación es 27/04/2017 se realizará seguimiento antes de su vencimiento para evaluar el indicador. Realizar un nuevo seguimiento para verificar el estado de la acción antes de la fecha de cumplimiento de la acción. Marzo de 2017: NO se cuentan con soportes de avance- Hacer seguimiento.Abril de 2017: Se cuenta con una matriz de los Proyectos que han sido aprobados en el Comité de Elegibilidad con corte a 12 de abril de 2017 en cuanto a los desembolsos siendo esta una herramienta de control oficial por parte del Subdirector de Recursos Públicos que permite reflejar el detalle de las solicitudes de autorización de giro y por terceros. De acuerdo a registros de suministrado por la Subsecretaría de Gestión Financiera se cuenta con 34 proyectos equivalentes a $ 173,590,311,580 de los cuales se han girado a los oferentes $132,320,097,587 es decir el 78%.

Noviembre 2017: Con memorando 3-2016-64324 del mes de septiembre de 2016, la Subsecretaría de Gestión Financiera emitió un memorando a la Subdirección de Recursos Públicos informando la obligatoriedad de incorporar en las Resoluciones de generación de subsidios el número de identificación tributaria -NIT de cada uno de los Constructores y/o Gestores de los proyectos asociativos en el cual se requirió la implementación inmediata. Se tomo de manera aleatoria 20 resoluciones entre la vigencia 2016 y 2017 en las que se corroboró la inclusión del NIT.


Se observó que los terceros de la cuenta 142013, fueron analizados y ajustados como se evidencia en el seguimiento del hallazgo 2.3.1.3.3; para verificar que los terceros no se encuentren duplicados, se genera un archivo en Excel y se plica un formato condicional. Se evidenció el "Balance de prueba por terceros y cuenta" a septiembre de 2016 de la cuenta 142013 y el archivo en Excel de los terceros; no se observaron casos de terceros repetidos. Resultado del indicador = a septiembre no hay terceros repetidos. MARZO 2017:Soportes en medio impreso y en medio magnético : mem 3201745104 del 21 de junio de 2016 remitido a la Sub de recursos Privados por parte de Sub Financiera- Asunto metodología de trabajo en el marco del Plan de mejoramiento 2016/ Ajuste comprobantes de movimiento de nit por cuenta entre del 2011 al sep de 2016 ( 18 paginas de la misma constructora). Magnético y físico: Comprobante de ajuste tipo 2 del 23 de septiembre NIt 805670000 ( Reclasificación nombre de terceros con identificación errónea). Ordenes de pago en medio magnético No. 3006 Servivienda - 3033 Consorcio Arquin VIS. Balance de prueba por tercero y cuenta del enero 2015 al sept 2016. Se encuentra en fila 76 de CDB y en magnéticoEn informe de Auditoria Regular emitido por la Contraloría de Bogotá correspondiente a la vigencia 2016 , su pronunciamiento de esta acción la estableció como INCUMPLIDA.

Noviembre 2017: Se evidencia que el concepto que emitió la CB de la acción de mejora del hallazgo 2.3.1.3.3 correspondiente a la fila 75 del PM con corte a 31 de diciembre de 2016 y hace referencia al mismo concepto de la acción. Por otra parte ; La Subdirección Financiera y la Subdirección de Gestión Financiera ha realizado reuniones en donde se han continuado con la depuración de la cuenta (Legalización de subsidios de parques Villa Javier), se cuentan con 9 actas de este tema en la vigencia 2017 y 6 comprobantes contables de legalización se subsidios del proyecto del hallazgo;

Alertas: 1. No se refleja la depuración de los saldos por cuanto la suma de los comprobantes anexos es de $ 14.472.839.810 quedando pendiente por depurar $ 5.256.433.390.2. El estado de la acción es "ATRASADA" toda vez que se fecha de cumplimiento caducó el 30 de septiembre de 2016.

Recomendación: 1. Agilizar la depuración del saldo de $ 5.256.433.390 de manera prioritaria antes del inicio de la auditoria de regularidad de la vigencia 20172. Disponer de los registros que demuestren la depuración realizada3. La Oficina de Control Interno debe realizar un nuevo seguimiento a esta acción para determinar su estado antes del inicio de la auditoria de regularidad de la vigencia 2017

Recomendación: Realizar el seguimiento al estado de las acciones por parte de la Subdirección de Programas y Proyectos.MARZO 2017: No existen soportes.ABRIL 2017: Se evidencia que el campo " Criterios" del Plan de Auditoria 2016 al proceso Gestión Financiera ( responsable de la gestión contable de la SDHT) no se especificó el criterio propuesto en la acción. Se evidencia que en el mismo plan de auditoria si se incluyó en las actividades a realizar la evaluación de la contabilidad, informe financieros y contables, ejecución presupuestal y pagos. Todos estos controles contables. Se concluye que la acción propuesta se cumplió, no obstante, se recomienda especificar los criterios de evaluación para la realización de todo ejercicio de auditoria interna en la SDHT, según lo establecido en la NTC-ISO 19011:2012 " Directrices para la Auditoria de los Sistemas de Gestión". por parte de la Subdirección de Programas y Proyectos de acuerdo al procedimiento del SIG.

Noviembre 2017:De acuerdo con el seguimiento programado mediante radicado 3-2017-25440 y que fue realizado por la Subdirección de Programas y Proyectos a la Oficina de Control Interno cuyo informe se allegó en corre del 24 de mayo de 2017 y de manera física con fecha 21 de Abril de 2014, se conceptuó el estado de la acción como "CUMPLIDA". La acción se someterá a evaluación de la Contraloría de Bogotá en la próxima auditoria de regularidad para la vigencia 2017 para que determine su cierre.

Recomendación: Realizar el seguimiento al estado de las acciones por parte de la Subdirección de Programas y Proyectos.ABRIL 2017: Se evidencia que el Proceso construyó y opera la herramienta en Excel denominada " Control Contable y Financiero" para el análisis contable y financiero de la Entidad. Se evidencia que la herramienta es administrada por el profesional de la Oficina de Control Interno, y toma como fuente la información remitida por la Subdirección de Gestión Financiera de la Entidad. Se concluye que la acción propuesta se cumplió. no obstante se recomienda estandarizar el instrumento " Control Contable y Financiero" según lo establecido en la NTCGP 1000:2009 numerales 4,2,3 y 4,2,4,

Noviembre 2017:De acuerdo con el seguimiento programado mediante radicado 3-2017-25440 y que fue realizado por la Subdirección de Programas y Proyectos a la Oficina de Control Interno cuyo informe se allegó en corre del 24 de mayo de 2017 y de manera física con fecha 21 de Abril de 2014, se conceptuó el estado de la acción como "CUMPLIDA". La acción se someterá a evaluación de la Contraloría de Bogotá en la próxima auditoria de regularidad para la vigencia 2017 para que determine su cierre.

Marzo 2017: Se incluyo en la matriz de marzo de 2017. En el mapa interactivo no se evidencia su inclusión- Pedir ajustes a la Subdirección de Programas y ProyectosAbril 2017: En la Resolución No. 0199 del 28 de abril de 2017 correspondiente al Decreto 623 de 2016 hace referencia de las condiciones mínimas de habitabilidad en especial en el Artículo 60. Etapas para la selección de proyectos de vivienda" que reza : "...En los requisitos se dejará expresa constancia que el constructor deberá dar cumplimiento a las condiciones mínimas de habitabilidad dispuestas en el Plan de Ordenamiento Territorial o los instrumentos que lo modifiquen o desarrollen...". No se cuenta a la fecha con proyectos aprobados que se de inicio a la aplicabilidad de la resolución en mención.Septiembre 2017: En la Resolución SDHT No. 199 del 27 de abril de 2017, se estableció en el Artículo 60. Etapas para la selección de proyectos de vivienda, en su numeral 1. Apertura de convocatorias. De igual manera en el Parágrafo 4 del Artículo 65. Documentos mínimos para la Selección de Proyectos. de esta misma Resolución se estableció lo siguiente: Parágrafo 4. El constructor deberá dar cumplimiento a las condiciones mínimas de habitabilidad dispuestas en el Plan de Ordenamiento Territorial o los instrumentos que lo modifiquen o desarrollen. De acuerdo a lo anterior se publicó el día 27 de septiembre de 2017, en la página web de la SDHT la convocatoria pública abierta y permanente, a los interesados en presentar oferta de vivienda nueva de interés prioritario que se ejecuten en el Distrito Capital para la aplicación de aportes del Distrito y en su anexo 4 Especificaciones Técnicas Vivienda y Obras de Urbanismo, se describe los requisitos que deben cumplir las viviendas que van hacer beneficiadas con el aporte Distrital.

Octubre 2017: Se registra como soporte de la "CONVOCATORIA PÚBLICA ABIERTA Y PERMANENTE/ CONVOCATORIA A LOS INTERESADOS EN PRESENTAR OFERTA DE VIVIENDA NUEVA DE INTERES PRIORITARIO QUE SE EJECUTEN EN EL DISTRITO CAPITAL PARA LA APLICACIÓN DE APORTES DEL DISTRITO" de fecha septiembre de 2017. Observación: A la fecha no se conoce los proyectos aprobados por la SDHT que cumplen con los requisitos del Reglamento Operativo No. 199 de 2017 "Por medio de la cual se adopta el reglamento operativo para el otorgamiento de los aportes del Distrito Capital para la generación de vivienda de interés prioritario en el marco del Programa Integral de Vivienda Efectiva y se dictan otras disposiciones".Recomendación: Modificar y/o prorrogar esta acción o establecer un plan de choque para el cumplimiento de la meta propuesta. Con Radicado No. 2-2017-96824 de la SDHT se pidió solicitud de modificación al nombre del indicador, formula del indicador y meta. Noviembre 2017: Con Radicado No. 2-2017-96824 de la SDHT solicito la modificación al nombre del indicador, formula del indicador y meta, lo cual fue aprobado por la Contraloría de Bogotá con radicado No. 2-2017-24659 el pasado 20 de noviembre de 2017 y cuyo ajuste quedó surtido a través de SIVICOF según certificación del 24 de Noviembre de 2017.

De acuerdo con lo anterior, la Oficina Asesora de Control Interno conceptúa su estado como "CUMPLIDA". La acción se someterá a evaluación de la Contraloría de Bogotá en la próxima auditoria de regularidad para la vigencia 2017 para que determine su cierre por cuanto se cuenta con el Reglamento Operativo No. 199 de 2017 " "Por medio de la cual se adopta el reglamento operativo para el otorgamiento de los aportes del Distrito Capital para la generación de vivienda de interés prioritario en el marco del Programa Integral de Vivienda Efectiva y se dictan otras disposiciones, en dicha resolución se estableció en el Artículo 60. Etapas para la selección de proyectos de vivienda, en su numeral 1. Apertura de convocatorias. De igual manera en el Parágrafo 4 del Artículo 65. Documentos mínimos para la Selección de Proyectos. de esta misma Resolución se estableció lo siguiente: Parágrafo 4. El constructor deberá dar cumplimiento a las condiciones mínimas de habitabilidad dispuestas en el Plan de Ordenamiento Territorial o los instrumentos que lo modifiquen o desarrollen. (Ver pestaña CB-0402M PM MODIFICACION).

Marzo 2017: Se incluyo en la matriz de marzo de 2017. En el mapa interactivo no se evidencia su inclusión- Pedir ajustes a la Subdirección de Programas y ProyectosAbril 2017: En la Resolución No. 0199 del 28 de abril de 2017 correspondiente al Decreto 623 de 2016 hace referencia de las condiciones mínimas de habitabilidad en especial, en el Artículo 69. " Documentos que deben presentar para el desembolso con encargo fiduciario o fiducia en cualquiera de sus modalidades" reza en los literales "h" e "i" clausula que contribuyen a garantizar un correcto seguimiento y control Financiero de los recursos que disponga el Distrito para generación de vivienda, incluidos sus rendimientos financieros. así: h. Cláusula donde se señale que los rendimientos financieros que se generen por el manejo de los recursos que sean asignados al proyecto por parte de la Secretaría Distrital del Hábitat, serán girados a Tesorería Distrital de conformidad con lo dispuesto en la normatividad vigente y a la cuenta que se designe para tal fin. i. clausula donde se señale, que el encargo fiduciario o fiducia estará en la obligación de remitir el estado de cuenta donde se manejan los recursos del aporte de la Secretaría Distrital del Hábitat; dicho informe deberá ser remitido trimestralmente con el fin de garantizar el seguimiento y control de los rendimientos financieros que se generen, remitiendo adicionalmente los soportes de giros y/o transacciones que se hayan generado durante ese periodo.. No se cuenta a la fecha con proyectos aprobados que se de inicio a la aplicabilidad de la resolución en mención.Septiembre 2017: A través de comunicaciones enviadas a los respectivo Patrimonio Autónomo los siguientes reportes e información que contribuyen al cumplimiento de la Resolución 199 de 2017:1, a. Extractos mensuales de las cuentas en donde se administran los recursos de la secretaría./b. Reporte de los rendimientos financieros generados y girados conforme lo estipulado en el contrato fiduciario./c. Reporte de las comisiones mensuales pagadas con recursos del distrito. /d. Reporte de los giros realizados al constructor con su respectiva fecha y soporte de aprobación y orden de giro./e. Reporte de los aportes realizados por la Secretaría. /2. Una vez se recibe la información, esta es cargada a una matriz en formato de flujo de recursos (ver anexo) para proceder a verificar la evolución del negocio fiduciario con una periodicidad mensual. 3. En caso de que no se presente una respuesta o que la información esté incompleta, se procede a requerir nuevamente dicha información vinculando el primer requerimiento. 4. En el caso de presentarse inconsistencias en la información, se solicita aclaración a la entidad financiera mediante oficio. Octubre 2017: No se cuenta con proyectos con informes de seguimiento a rendimientos financieros; toda vez que hasta ahora se cuenta con l el proceso de "CONVOCATORIA PÚBLICA ABIERTA Y PERMANENTE/ CONVOCATORIA A LOS INTERESADOS EN PRESENTAR OFERTA DE VIVIENDA NUEVA DE INTERES PRIORITARIO QUE SE EJECUTEN EN EL DISTRITO CAPITAL PARA LA APLICACIÓN DE APORTES DEL DISTRITO. Recomendación: Modificar y/o prorrogar esta acción o establecer un plan de choque para el cumplimiento de la meta propuesta. Con Radicado No. 2-2017-96824 de la SDHT se pidió solicitud de modificación al nombre del indicador, formula del indicador y meta. Noviembre 2017: Con Radicado No. 2-2017-96824 de la SDHT solicito la modificación al nombre del indicador, formula del indicador y meta, lo cual fue aprobado por la Contraloría de Bogotá con radicado No. 2-2017-24659 el pasado 20 de noviembre de 2017 y cuyo ajuste quedó surtido a través de SIVICOF según certificación del 24 de Noviembre de 2017. De acuerdo con lo anterior, la Oficina Asesora de Control Interno conceptúa su estado como "CUMPLIDA". La acción se someterá a evaluación de la Contraloría de Bogotá en la próxima auditoria de regularidad para la vigencia 2017 para que determine su cierre por cuanto se cuenta con el Reglamento Operativo No. 199 de 2017 "Por medio de la cual se adopta el reglamento operativo para el otorgamiento de los aportes del Distrito Capital para la generación de vivienda de interés prioritario en el marco del Programa Integral de Vivienda Efectiva y se dictan otras disposiciones el Artículo 69. " Documentos que deben presentar para el desembolso con encargo fiduciario o fiducia en cualquiera de sus modalidades" reza en los literales "h" e "i" clausula que contribuyen a garantizar un correcto seguimiento y control financiero de los recursos que disponga el Distrito para generación de vivienda, incluidos sus rendimientos financieros. así: h. Cláusula donde se señale que los rendimientos financieros que se generen por el manejo de los recursos que sean asignados al proyecto por parte de la Secretaría Distrital del Hábitat, serán girados a Tesorería Distrital de conformidad con lo dispuesto en la normatividad vigente y a la cuenta que se designe para tal fin. i. clausula donde se señale, que el encargo fiduciario o fiducia estará en la obligación de remitir el estado de cuenta donde se manejan los recursos del aporte de la Secretaría Distrital del Hábitat; dicho informe deberá ser remitido trimestralmente con el fin de garantizar el seguimiento y control de los rendimientos financieros que se generen, remitiendo adicionalmente los soportes de giros y/o transacciones que se hayan generado durante ese periodo.

Marzo 2017: Se incluyo en la matriz de marzo de 2017. En el mapa interactivo no se evidencia su inclusión- Pedir ajustes a la Subdirección de Programas y Proyectos

Abril 2017: En el proyecto de reglamento operativo correspondiente al decreto 623 de 2016 en su Artículo 70. Giro de los recursos del encargo fiduciario o la fiducia mercantil a los constructores." se definen criterios control mediante el cual se definirán los tiempos, porcentajes y/o condiciones en los que se efectuarán los giros de los recursos del Subsidio frente a los avances de obra de los proyectos de vivienda. No se cuenta a la fecha con proyectos aprobados que se de inicio a la aplicabilidad de la resolución en mención.

Noviembre 2017: En la Resolución SDHT No. 199 del 27 de abril de 2017 “Por medio de la cual se adopta el reglamento operativo para el otorgamiento de los aportes del Distrito Capital para la generación de vivienda de interés prioritario en el marco del Programa Integral de Vivienda Efectiva y se dictan otras disposiciones”, en el Artículo 70. Giro de los recursos del encargo fiduciario o la fiducia a los constructores, se definen los criterios control mediante el cual se definirán los tiempos, porcentajes y/o condiciones en los que se efectuarán los giros de los recursos del Subsidio frente a los avances de obra de los proyectos de vivienda. La Subsecretaría de Gestión Financiera cuenta con una matriz de seguimiento a los proyectos.

Alerta: No hay claridad sobre los porcentajes de obra frente a los desembolsos girados. Por ejemplo, el proyecto SAN MIGUEL II cuenta con el segundo giro realizado el 28/09/2017 contra un porcentaje del 23,89% que es contrario a lo establecido en el literal 2 del artículo 70 de la Resolución SDHT No. 199 de 2017 que determina que el segundo giro debe ser desembolsado una vez la ejecución del proyecto corresponda al 60% o como en el caso del proyecto TORRES DE SAN RAFAEL II que cuenta con el 37,26% y con giro del 20% del 02/08/2017.

Recomendaciones: 1. Aclarar con la Oficina de Control Interno los desembolsos realizados frente a la ejecución del proyecto.2. Realizar un nuevo seguimiento previo al inicio de la auditoria de regularidad para la vigencia 2017 a fin de determinar el estado de cumplimiento toda vez que la fecha de vencimiento se estableció al 31/12/2017. Estado "VIGENTE"

Marzo 2017: Se incluyo en la matriz de marzo de 2017. En el mapa interactivo no se evidencia su inclusión- Pedir ajustes a la Subdirección de Programas y ProyectosAbril de 2017: De 16 cupos que conforman el Proyecto Buenos Aires se encuentran vinculados 7 a través de las siguientes Resoluciones. 1- Resolución No. 0146 del 6 de abril de 2017 "Por medio de la cual se vincula 1 hogar al proyecto de vivienda " Buenos Aires" de la Constructora +MD S.A.S ., para la adquisición de vivienda nueva bajo el esquema de la postulación individual y se liberan recursos de Resolución 1418 del 30 de noviembre de 2015". 2- Resolución No. 0153 del 7 de abril de 2017 " Por medio de la cual se vinculan seis(6) hogares al proyecto de vivienda" Buenos Aires" de la Constructora + MDS.A.S para la adquisición de vivienda nueva bajo el esquema de postulación individual". Los cupos restantes se encuentran en tramite por parte de la constructora por cuanto se han evidenciado inconsistencias de la documentación entregada por la constructora, que no cumple con las normatividad que se aplica.Septiembre 2017: Sobre el particular es preciso indicar que el proyecto Buenos Aires se compone de dieciséis (16) unidades de vivienda; una vez efectuada la verificación el sistema SIPIVE se puede evidenciar que a la fecha ya se encuentran vinculados trece (13) hogares al proyecto, queda pendiente por vincular tres(3) hogares al proyecto, los cuales serán vinculados a través del Programa Integral de Vivienda Efectiva - PIVE. Indicador 13/16= 81,25 se solicitaron los soportes correspondientes.Noviembre 2017: Los soportes dan claridad que de las 16 unidades del proyecto Buenos Aires, 13 hogares han sido vinculados como lo evidencia cada una de las resoluciones adjuntas.

Alerta: La acción se encuentra en estado "ATRASADO" toda vez que la fecha de cumplimiento se venció el pasado 27 de marzo de 2017.

Recomendación: Dar celeridad a la vinculación de los hogares al pendientes al proyecto fin de lograr el cumplimiento de la acción antes del inicio de la auditoría de regularidad para la vigencia 2017 a fin de gestionar su cierre.

Diciembre de 2017: Mediante radicado 3-2017-102378 la Subsecretaría de Gestión Financiera allegó comunicación reportando a gestión realizada hasta el momento y solicitanto el cierre de la misma. La Oficina Asesora de Control Interno, una vez verificada la información y la suscripcion del convenio con el FNA, conceptúa la acción como "CUMPLIDA" . La acción se someterá a evaluación de la Contraloría de Bogotá en la próxima auditoria de regularidad para la vigencia 2017 para que determine su cierre.

Marzo 2017: Se incluyó en la matriz de marzo de 2017. En el mapa interactivo no se evidencia su inclusión- Pedir ajustes a la Subdirección de Programas y ProyectosAbril 2017: En la Resolución No. 0199 del 28 de abril de 2017 correspondiente al Decreto 623 de 2016 en su Artículo 70. Giro de los recursos del encargo fiduciario o la fiducia mercantil a los constructores ." se define en el numeral 3. Formalización: El 10% restante de los recursos desembolsados por la Secretaría Distrital del Hábitat serán girados por la sociedad fiduciaria previa aprobación de la Secretaría una vez verificados las escrituras y los folios de matrícula inmobiliaria de las unidades de vivienda generada, por lo que se establece un control en la gestión de escrituración.En el próximo seguimiento se verificaran con registros cuales son los proyectos terminados de VIP de estos cuantos cuentan con certificado de habitabilidad y cuantos con escritura de propiedad y como se realiza el control.Septiembre 2017: En la Resolución SDHT No. 199 del 27 de abril de 2017 “Por medio de la cual se adopta el reglamento operativo para el otorgamiento de los aportes del Distrito Capital para la generación de vivienda de interés prioritario en el marco del Programa Integral de Vivienda Efectiva y se dictan otras disposiciones”, se estableció en el Artículo 60. Etapas para la selección de proyectos de vivienda, en el Parágrafo 2 del numeral 5. Formalización., se dejó establecido lo siguiente: Parágrafo 2. El proceso de escrituración de las viviendas generadas con el aporte del Distrito Capital, será responsabilidad exclusiva del constructor directamente, o a través de la fiducia o el encargo fiduciario, según corresponda.El constructor remitirá reportes mensuales de las viviendas entregadas y escrituradas que permitirá a la Secretaría Distrital del Hábitat realizar el seguimiento correspondienteNoviembre 2017: La Subsecretaria de Gestión Financiera-SGF cuenta con una matriz de seguimiento del número de viviendas legalizadasObservación: Con los soportes entregados no es posible determinar el componente del indicador "Total De viviendas entregadas reportadas a las SDHT*100%" para establecer el avance del indicador, toda vez que en el documento "Reporte Legalizaciones Agosto 2017" no se identifica.

Recomendación: 1. Aclarar cual es la información que compone el parámetro del indicador "Total De viviendas entregadas reportadas a las SDHT*100%" 2. La Oficina de Control Interno debe realizar un nuevo seguimiento antes del inicio de la auditoria de regularidad para le vigencia 2017 a fin de determinar el estado real de avance. Estado "VIGENTE"

Se evidenciaron las actas, presentaciones y citaciones a las sesiones de comité directivo en donde se evalúan los pasivos exigibles. Esta acción queda en estado vigente hasta debido a que debe realizarse cierre presupuestal para evaluar el cumplimiento del indicador. Igualmente la fecha establecida para la culminación es el 27-04-2016. Marzo 2017: No se refleja informe de Pasivo Exigible en acta.Abril 2017: Se verifica que en las Actas No. 6, 10 y 11 vigencia 2016, de Comité Directivo se presentan el estado de los rubros referente a pasivos exigibles como parte de los mecanismos de control. por otra parte que ha desarrollado la entidad respecto a la Depuración de las obligaciones que tiene la entidad. Por otra parte al comparar los pasivos exigibles que vienen de las vigencias 2009, 2010, 2011 y 2012 entre otros se evidencia una reducción en saldos del 94%, 96%, 4% y 82% respectivamente los ha se refleja con corte a 31 de diciembre de 2016 el saldo se redujo en un 68%. se evidencian registro de depuración de Pasivos exigibles, junto con actas de las mismas, como pagos realizados de depuración de pasivos exigibles, no obstante no se cuenta con un informe oficial de Pasivos Exigibles como lo establece el indicador. Noviembre 2017: Se cuenta con registro de información de pasivos exigibles correspondientes a la vigencia 2017 (Meses de: Enero, Febrero, Abril, Agosto, Septiembre y Octubre). Por otra parte se cuenta con un acta suscrita el 6 de septiembre de 2017 donde se registra que el 6 de diciembre de 2017 la Subdirección de Gestión Financiera remitirá a la Subdirección Financiera la base de datos total que contenga la información de pasivos exigibles necesaria para continuar con la depuración.

Alerta: La acción se encuentra en estado "ATRASADA" toda vez que la fecha de cumplimiento se venció el 27/04/2017.Recomendación:1. Establecer un plan de choque a fin de culminar la depuración de pasivos exigibles de la entidad y contar con un informe antes del inicio de la auditoria de regularidad de la vigencia 2017 a fin de lograr gestionar el cierre con la Contraloría de Bogotá. .2. La Oficina de Control Interno debe realizar un nuevo seguimiento antes del inicio de la auditoria de regularidad para le vigencia 2017 a fin de determinar el estado final de cumplimiento.3. Verificar si el compromiso de remitir la base de datos a la Subdirección Financiera que se programó para el 06 de Diciembre de 2017 según acta del 06 de septiembre de 2017 se cumplió, toda vez que constituye el insumo para para depuración de los pasivos exigibles.

Marzo 2017: Se incluyo en la matriz de marzo de 2017. En el mapa interactivo no se evidencia su inclusión- Pedir ajustes a la Subdirección de Programas y ProyectosAbril 2017: En el decreto 623 de 2016 en el parágrafo 4 del artículo 25 establece que se ajustaran los proyectos teniendo en cuenta los salarios mínimos legales en las vigencias respectivas así. "Parágrafo 4.- Los subsidios otorgados por la Secretaría Distrital del Hábitat antes de la entrada en vigencia del presente decreto y que estén por debajo de 35 salarios mínimos legales mensuales vigentes, podrán completarse hasta ese límite, de acuerdo con la evaluación de los proyectos y los hogares que efectúe dicha Secretaría. Para lo anterior, el proyecto correspondiente deberá presentarse ante la Secretaría Distrital del Hábitat quien evaluará particularmente la solicitud a efectos de que se acepte o no". Una vez se apruebe el reglamento operativo en este aspecto se verificará el cumplimiento del parágrafo enunciado.En la Resolución No. 0199 del 28 de abril de 2017 correspondiente al Decreto 623 de 2016 se establece en el "Artículo 15. Valor del aporte según modalidad." donde se especifica lo valores de los subsidios que aporta el Distrito Capital que " será el equivalente en salarios mínimos legales mensuales vigentes SMLMV de la fecha de entrega de las viviendas, de acuerdo con el cronograma aprobado por la Secretaría Distrital del Hábitat..." . No se cuenta a la fecha con proyectos aprobados que se de inicio a la aplicabilidad de la resolución en mención.Septiembre 2017: Según reunión con la persona asignada, indica que para dar cumplimiento a esta actividad, en la Resolución SDHT No. 199 del 27 de abril de 2017 “Por medio de la cual se adopta el reglamento operativo para el otorgamiento de los aportes del Distrito Capital para la generación de vivienda de interés prioritario en el marco del Programa Integral de Vivienda Efectiva y se dictan otras disposiciones” no se contemplo ninguna metodología para la aplicación de indexación a aportes.Octubre 2017: Por lo anterior se recomienda modificar y/o prorrogar esta acción o establecer un plan de choque para el cumplimiento de la meta propuesta.

Noviembre 2017: Con Radicado No. 2-2017-96824 de la SDHT solicito la modificación al nombre del indicador, formula del indicador y meta, lo cual fue aprobado por la Contraloría de Bogotá con radicado No. 2-2017-24659 el pasado 20 de noviembre de 2017 y cuyo ajuste quedó surtido a través de SIVICOF según certificación del 24 de Noviembre de 2017.

De acuerdo con lo anterior, la Oficina Asesora de Control Interno conceptúa su estado como "CUMPLIDA". La acción se someterá a evaluación de la Contraloría de Bogotá en la próxima auditoria de regularidad para la vigencia 2017 para que determine su cierre por cuanto se cuenta con el Reglamento Operativo No. 199 de 2017 " "Por medio de la cual se adopta el reglamento operativo para el otorgamiento de los aportes del Distrito Capital para la generación de vivienda de interés prioritario en el marco del Programa Integral de Vivienda Efectiva y se dictan otras disposiciones, en dicha resolución se estableció en el "Artículo 15. Valor del aporte según modalidad." donde se especifica lo valores de los subsidios que aporta el Distrito Capital que "será el equivalente en salarios mínimos legales mensuales vigentes SMLMV de la fecha de entrega de las viviendas, de acuerdo con el cronograma aprobado por la Secretaría Distrital del Hábitat...". (Ver pestaña CB-0402M PM MODIFICACION).


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FECHA PRORROGA SEGUIMIENTO

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