SECRETARÍA DISTRITAL DE GOBIERNO

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y SISTEMA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

Bogotá, octubre de 2018

1. ESTRUCTURA E INTERACCIONES ENTRE LOS DIFERENTES PROCESOS QUE SE DESARROLLAN LA ENTIDAD 2016 - 2018

La Secretaría Distrital de Gobierno ha venido registrando cambios significativos tanto en su estructura organizacional como en algunas funciones que eran de su competencia, uno de los cambios más relevantes se dio en relación con la estructura e interacciones entre los diferentes procesos de la Entidad. Esto se vio reflejado en la actualización del mapa de procesos.

El mapa de procesos es la representación gráfica que muestra la estructura e interacciones entre los diferentes procesos que desarrolla la Entidad a nivel general (DAFP, Guía para el rediseño institucional de entidades pública, 2014).

Anterior a la escisión, la Entidad poseía una estructura de procesos diferente a la que se concibe el día de hoy. El mapa de procesos de la SDG, estaba compuesto por niveles, de acuerdo con sus líneas de servicios, de la siguiente forma:

a. 1D – Direccionamiento y Controlb. 2L – Gobernabilidad y Desarrollo Localc. 2P – Personas Privadas de la Libertadd. 2N – NUSE

El mapa de primer nivel 1D – Direccionamiento y Control de la SDG se componía de cuatro categorías de procesos (estratégicos, misionales, de apoyo y transversales), acompañados de 2 entradas: 1. Necesidad y expectativas de usuarios / beneficiarios y partes interesadas y 2. Requisitos satisfechos de usuarios / beneficiarios y partes interesadas con entradas y salidas de servicio a la ciudadanía. A su vez, cada categoría se desagregaba en procesos que incluían procedimientos, guías, protocolos, instructivos y formatos de acuerdo con el que hacer de la entidad.

Esta forma de organizar los procesos de la Entidad traía consigo complicaciones a la hora de centralizar la información estratégica para la toma de decisiones, ya que en resumen se contaba con 4 mapas diferentes de procesos, elemento atípico en cualquier Entidad.

A continuación, se muestran los cuatro mapas de procesos con los que contaba la Entidad por nivel:

Figura 1.Mapa de procesos 1D – Direccionamiento y Control

Fuente: Secretaria Distrital de Gobierno (2016)

Figura 2. Mapa de Procesos 2L – Gobernabilidad y Desarrollo Local

Fuente: Secretaria Distrital de Gobierno (2016)

Figura 3. Mapa de procesos 2P – Personas Privadas de la Libertad

Fuente: Secretaria Distrital de Gobierno (2016)

Figura 4. Mapa de procesos 2N – NUSE

Fuente: Secretaria Distrital de Gobierno (2016)La Secretaría Distrital de Gobierno con el objetivo permanente de articular un gobierno democrático, efectivo y confiable para la ciudadanía y de ser reconocida por su modelo de buen gobierno,

gestión por sus resultados, innovación institucional, mejoró sus procesos y diseñó una alternativa adicional para su marco estratégico y mapa de procesos, alternativa que fue adoptada mediante Resolución 162 de 2017, con el siguiente esquema:

Figura 5. Mapa de procesos SDG

Fuente: Resolución 162 de 2017. “Por el cual se adopta el marco estratégico y mapa de procesos de la Secretaría Distrital de Gobierno”. Artículo 1. Se realizó la unificación de los cuatro mapas de proceso que existían, permitiendo establecer una centralización estrategia de procesos en un solo mapa y se adaptó a la nueva estructura organizacional definida mediante el Decreto 411 de 2016.

En el nuevo mapa de procesos se identificaron 2 macroprocesos misionales, 1 proceso misional, 1 macroproceso de apoyo y 2 procesos adicionales, 2 macroprocesos estratégicos y 1 proceso adicional, así como 2 procesos de evaluación y mejora y 1 transversal.

2. DOCUMENTOS QUE SOPORTAN LA GESTIÓN DE LA ENTIDAD

De mano con la adopción de la Resolución 162 de 2017 se presentó una complementariedad y articulación entre los niveles de macroproceso y proceso, entendiendo que el mayor nivel de liderazgo corresponde al del macroproceso, mientras que la operación de los diferentes lineamientos impartidos obedece al nivel de proceso. La interacción de los diferentes procesos se evidencia en las caracterizaciones (tipo documental), donde se señalan los roles y responsabilidades, las dependencias participantes y la relación bajo el papel de proveedor de insumos o usuario de resultados del desarrollo del proceso.

Para la descripción de la gestión que realiza cada proceso, se utilizan los tipos documentales establecidos en la Entidad (manuales, procedimientos, instrucciones, plantillas y formatos). Por esta razón, cualquier documento que se genere, debe estar asociado a la gestión de un proceso.

TIPOS DOCUMENTALES

El Sistema de Gestión de la Secretaría Distrital de Gobierno, cuenta con una estructura documental, (pirámide), donde se establecen por jerarquías de los tipos de documentos que la conforman, la definición de estos documentos se presenta a continuación: (SDG, Manual de Elaboración y Control de los Documentos del Sistema de Gestión, Pág. 13. 2018)

Caracterizaciones de proceso: documento que presenta la información general del proceso, determinando aspectos como: el objetivo, responsabilidades y generación de productos o servicios mediante la transformación de elementos de entrada

Matrices de riesgos: documento matricial donde se presenta la aplicación de las fases de identificación, análisis, evaluación y tratamiento de los riesgos, en cada proceso.

Manuales: herramienta o instrumento que desarrolla la metodología y el desarrollo conceptual, para la gestión de algún componente institucional o del proceso.

Procedimientos: herramienta o instrumento en el que se describe la secuencia de actividades requerida para la prestación

de un servicio en el marco de un proceso, los responsables y los controles operativos para su desarrollo, así como los registros derivados de estas.

Instrucciones: herramienta o instrumento en el que se describe de manera detallada el conjunto de tareas concretas requeridas para el desarrollo de una actividad, el propósito de las mismas señala los responsables y los controles operativos para su desarrollo, así como los registros derivados de ellas.

Planes: tipo documental que refleja la orientación para la gestión de una/s temática/s institucional/es y permite operativizarla, mediante el establecimiento de los elementos que orientan la acción de los involucrados, tales como los objetivos, las actividades, los responsables, los recursos, las herramientas de seguimiento y medición

Formatos: documento diseñado para registrar de manera permanente la información que dé cuenta de la realización de una actividad y evidencie su ejecución, en los campos considerados adecuados y suficientes, los cuales son inmodificables en cuanto a estructura, cantidad, rótulos, propósito o cualquier otro elemento que altere su forma u objetivo establecido.

Plantillas: documento diseñado para orientar el registro de manera permanente de la información que dé cuenta de la realización de una actividad y evidencie su ejecución en los campos considerados adecuados y suficientes, los cuales son susceptibles de modificarse a juicio del ejecutor de la actividad que corresponda, en cuanto a estructura, cantidad, rótulos, propósito o cualquier otro elemento que se requiera para adecuarlo al contexto o circunstancia en que corresponda utilizarlo.

Actualmente la Secretaría Distrital de Gobierno cuenta con un total de 687 tipos documentales vigentes que soportan la operación de cada uno de los procesos, de estos documentos se ha realizado la actualización del 95% de ellos, esto con el objetivo de que todos los servicios derivados de los mismos se presten con la mayor eficiencia posible y dando cumplimento con la normatividad vigente.

Del total de la documentación de la Entidad el 2,8% corresponde a caracterizaciones, el 62,6% a formatos, el 16,9% a instrucciones, el 2,5% a manuales, el 2,8% a matrices de riesgo, el 12,1% a procedimientos y el 0,4% corresponde a planes. La relación documental de la Secretaría se muestra a continuación:

PROCEDIMIENTOS Caracterización de Proceso

Formato

Instrucciones

Manual

Matrices de Riesgos

Procedimiento

Planes

Total general

ACOMPAÑAMIENTO A LA GESTIÓN LOCAL

1 5 2 1 3 12

COMUNICACIÓN ESTRATÉGICA 1 5 2 1 1 2 12CONTROL DISCIPLINARIO 1 1 2CONVIVENCIA Y DIÁLOGO SOCIAL

1 1 2

EVALUACIÓN INDEPENDIENTE 1 4 3 1 1 10FOMENTO Y PROTECCIÓN DE LOS DDHH

1 30 7 1 1 40

GERENCIA DE TIC 1 6 4 5 1 2 19GERENCIA DEL TALENTO HUMANO

1 31 13 1 9 55

GESTIÓN CORPORATIVA INSTITUCIONAL

1 113 24 4 1 2 145

GESTIÓN CORPORATIVA LOCAL 1 22 17 1 1 1 43GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO 1 1 1 2 1 6GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

1 125 8 1 9 144

GESTIÓN JURÍDICA 1 9 1 2 13GESTIÓN PÚBLICA TERRITORIAL LOCAL

1 2 1 1 3 8

INSPECCIÓN VIGILANCIA Y CONTROL

1 50 9 1 33 94

PLANEACIÓN INSTITUCIONAL 1 27 12 3 1 7 3 54PLANEACIÓN Y GESTIÓN SECTORIAL

1 1 1 1 4

RELACIONES ESTRATÉGICAS 1 8 2 1 5 17SERVICIO A LA CIUDADANÍA 1 1 1 1 1 2 7Total general 19 430 116 17 19 83 3 687

Fuente: Secretaria Distrital de Gobierno LMDI (2019)

3. IMPLEMENTACIÓN NUEVO MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN -MIPG 2018

La Secretaría Distrital de Gobierno siempre ha contado con los estándares más altos de calidad y se venía certificando por Boreau Veritas en la implementación de la Norma Técnica de Calidad ISO 9001:2008 y la Norma Técnica de Calidad GP 1000:2009, teniendo en cuenta los lineamientos emitidos en el Decreto 1499 de 2017 “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión (…)” la entidad acata los lineamentos establecido en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG y continua su rumbo de mejora continua dando cumplimiento al Decreto en mención.

MIPG es un marco de referencia diseñado para que las entidades identifiquen problemáticas, planeen, ejecuten y hagan seguimiento a su gestión para el beneficio del ciudadano. No pretende generar nuevos requerimientos, sino facilitar la gestión sistémica de las organizaciones a través de la integración de la normatividad vigente en materia de gestión y desempeño, guías para fortalecer el talento humano, agilizar las operaciones, fomentar el desarrollo de una cultura organizacional sólida y promover la participación ciudadana, entre otros. (DAFP, Manual Operativo Sistema de Gestión, Pág. 7. 2018)

Es reflejo del compromiso que deben tener todos los servidores públicos con los ciudadanos. Si todos los servidores se comprometen a que el Estado invierta menos recursos en su gestión interna superando los estándares de eficiencia, se podrán dedicar más esfuerzos a satisfacer las solicitudes de la ciudadanía.

Este modelo se concentra en las prácticas y procesos que adelantan las entidades públicas para transformar insumos en resultados que produzcan los impactos deseados, esto es, una gestión y un desempeño institucional que generan valor público. (DAFP, Manual Operativo Sistema de Gestión, Pág. 7. 2018)

La Secretaria Distrital de Gobierno está comprometida en la implementación del modelo, por tal motivo en el año en vigencia ha implementado las herramientas de autodiagnóstico que constituyen un instrumento de ayuda, diseñado especialmente para que todas las entidades públicas, puedan determinar en cualquier momento, su estado de desarrollo frente a temas puntuales de su gestión y con base en ello establecer medidas y acciones de planeación para su mejoramiento continuo.

Se han diligenciado los siguientes autodiagnósticos asociados a su correspondiente dimensión:

DIMENSIONES POLÍTICAS

1. TALENTO HUMANO 1.1 Gestión del Talento Humano1.2 Integridad

2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y PLANEACIÓN

2.1 Direccionamiento y Planeación2.2 Plan Anticorrupción

3. GESTIÓN CON VALORES PARA EL RESULTADO

3.1 Gestión Presupuestal3.2 Gobierno Digital (antes Gobierno en línea)3.3 Defensa Jurídica3.4 Servicio al Ciudadano3.5 Trámites3.6 Participación Ciudadana3.7 Rendición de Cuentas

4. EVALUACIÓN DE RESULTADOS 4. Seguimiento y evaluación del desempeño institucional

5. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

5.1 Gestión Documental5.2 Transparencia y Acceso a la Información

6. GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO 6.1 Gestión del Conocimiento7. CONTROL INTERNO 7. Control Interno

La Entidad continua con las actividades de la formulación de los planes de acción, producto de la aplicación de los autodiagnósticos y está al tanto para dar cumplimento a los lineamientos que al respecto sean proferidos por las entidades del orden nacional que lideran la implementación de MIPG.

4. MARCO LEGAL

Decreto 411 del Orden Distrital, “Por medio del cual se modifica la Estructura Organizacional de la Secretaría Distrital de Gobierno”. Alcaldía Mayor De Bogotá D.C., Colombia. 2016

Decreto 1499 del Orden Nacional, “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión (…)”. Presidencia de la República de Colombia. Bogotá, Colombia. 2017

Resolución 162 del Orden Distrital, “Por la cual se adopta el marco estratégico y mapa de procesos de la Secretaría Distrital de Gobierno”. Alcaldía Mayor De Bogotá D.C., Colombia. 2017

Acuerdo 637 del Orden Distrital, “Por el cual se crean el Sector Administrativo de Seguridad, Convivencia y Justicia, la Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia, se modifica parcialmente el Acuerdo Distrital 257 de 2006 y se dictan otras disposiciones”. Concejo de Bogotá, D.C., Colombia. 2016