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SECRETARÍA DISTRITAL DE GOBIERNOOFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

BOGOTÁ, DICIEMBRE DE 20192

INFORME PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE GOBIERNO

1. ESTRUCTURA E INTERACCIONES ENTRE LOS DIFERENTES PROCESOS QUE DESARROLLA LA ENTIDAD

La Entidad ha focalizado el desarrollo de sus actividades con el modelo de operación por procesos, los cuales se subdividen en i) misionales, ii) estratégicos, iii) de apoyo, iv) evaluación y v) mejora y transversales. Actualmente el mapa está integrado por dieciocho (18) procesos que interactuán entre si para generar valor público.

La Secretaría Distrital de Gobierno a través de Resolución No.162 de 2017, establece el marco estratégico y el sistema de gestión de la entidad, el cual está representado con la siguiente grafica de los procesos de la entidad:

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Figura 1. Mapa de procesos SDG

Fuente: intranet, Secretaría Distrital de Gobiernohttp://gaia.gobiernobogota.gov.co/matiz

El mapa de procesos identifica 2 macroprocesos misionales, 1 proceso misional, 1 macroproceso de apoyo y 2 procesos adicionales, 2 macroprocesos estratégicos y 1 proceso adicional, así como 2 procesos de evaluación y mejora y 1 transversal, el cual cuenta con la siguiente relación:

1. DE APOYOa. Control disciplinariob. Gerencia del talento humanoc. Gestión corporativa institucionald. Gestión corporativa locale. Gestión jurídica

2. ESTRATÉGICOa. Comunicación estratégicab. Gerencia de TICc. Gestión del patrimonio documental

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d. Planeación institucionale. Planeación y gestión sectorialf. Evaluación y mejorag. Evaluación independienteh. Gestión del conocimiento

3. MISIONALa. Acompañamiento a la gestión localb. Convivencia y diálogo socialc. Fomento y protección de los DDHHd. Inspección vigilancia y controle. Relaciones estratégicas

4. TRANSVERSALa. Servicio a la ciudadanía

2. DOCUMENTOS QUE SOPORTAN LA GESTIÓN DE LA ENTIDAD

La Secretaría Distrital de Gobierno adoptó su marco estratégico y mapa de procesos a través de la Resolución 162 de 2017, allí define misión, visión, objetivos estratégicos, valores éticos y el esquema de operación por procesos como herramienta orientadora de la planeación y gestión institucional.

En este sentido, el Sistema de Gestión Institucional articula su esquema documental conforme a una estructura matricial que permite asociar los documentos por medio del listado maestro de documentos a los diferentes procesos institucionales con tipos documentales que orientan su operación entre los cuales se encuentran: caracterizaciones de proceso, matrices de riesgo, manuales, procedimientos, instrucciones, planes, formatos y plantillas.

A agosto 08 de 2019 se actualizó el Manual de Elaboración y Control de los Documentos del Sistema de Gestión, en el cual se definen los lineamientos para la disponibilidad de la información documentada, que respalda la operación de los procesos de la Entidad, de manera que se mantenga organizada, actualizada y disponible para su consulta y trazabilidad.

TIPOS DOCUMENTALES

De acuerdo a lo anterior, la definición de estos tipos documentales es:

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Caracterizaciones de proceso: documento que presenta la información general del proceso, determinando aspectos como: el objetivo, responsabilidades y generación de productos o servicios mediante la transformación de elementos de entrada

Matrices de riesgos: documento matricial donde se presenta la aplicación de las fases de identificación, análisis, evaluación y tratamiento de los riesgos, en cada proceso.

Manuales: herramienta o instrumento que desarrolla la metodología y el desarrollo conceptual, para la gestión de algún componente institucional o del proceso.

Procedimientos: herramienta o instrumento en el que se describe la secuencia de actividades requerida para la prestación de un servicio en el marco de un proceso, los responsables y los controles operativos para su desarrollo, así como los registros derivados de estas.

Instrucciones: herramienta o instrumento en el que se describe de manera detallada el conjunto de tareas concretas requeridas para el desarrollo de una actividad, el propósito de las mismas señala los responsables y los controles operativos para su desarrollo, así como los registros derivados de ellas.

Planes: tipo documental que refleja la orientación para la gestión de una/s temática/s institucional/es y permite operativizarla, mediante el establecimiento de los elementos que orientan la acción de los involucrados, tales como los objetivos, las actividades, los responsables, los recursos, las herramientas de seguimiento y medición

Formatos: documento diseñado para registrar de manera permanente la información que dé cuenta de la realización de una actividad y evidencie su ejecución, en los campos considerados adecuados y suficientes, los cuales son inmodificables en cuanto a estructura, cantidad, rótulos, propósito o cualquier otro elemento que altere su forma u objetivo establecido.

Plantillas: documento diseñado para orientar el registro de manera permanente de la información que dé cuenta de la realización de una actividad y evidencie su ejecución en los campos considerados adecuados y suficientes, los cuales son susceptibles de modificarse a juicio del ejecutor de la actividad que corresponda, en cuanto a estructura, cantidad, rótulos, propósito o cualquier otro elemento que se requiera para

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adecuarlo al contexto o circunstancia en que corresponda utilizarlo.

Con corte al 4 de junio de 2019, la Secretaría Distrital de Gobierno contaba con un total de 924 documentos que hacen parte de los procesos (719 aprobados y 205 anulados), que soportaban la operación de cada uno; a la fecha del presente informe se cuenta con 949 documentos (705 aprobados y 244 anulados), esto con el objetivo de que todos los servicios derivados de los mismos se presten con la mayor eficiencia posible y dando cumplimento con la normatividad vigente.

Del total de la documentación de los procesos por tipo documental se encuentra distribuidos de la siguiente manera:

TIPO DOCUMENT

AL

CANTIDAD POR ESTADO PORCENTAJEAPROBAD

O ANULADO TOTAL GENERAL

Caracterización de proceso 18 1 19 2%Manuales 22 7 29 3%Procedimientos 88 25 113 12%Instrucciones 108 62 170 18%Formatos 438 129 567 60%Matrices de Riesgos 19 - 19 2%Planes 3 - 3 0%Otros documentos 9 20 29 3%Total General 705 244 949 100%

Fuente: Intranet, listado maestro de documentos internos con corte a 24 de diciembre de 2019

De cuadro anterior se deduce que la mayor participación se encuentra en los formatos con una participación del 60%, seguido de las instrucciones con 18% y procedimientos con 12%. Las caracterizaciones y las matrices de riesgos se establecen una por procesos, y los planes se elaboran de acuerdo a los requerimientos normativos de cada proceso. En el ítem de otros documentos se encuentran las plantillas y las matrices normativas de gestión ambiental.

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A continuación, se relacionan la cantidad de documentos que hacen parte de los procesos de la entidad, que fueron modificados durante el periodo 04 de junio de 2019 al 24 de diciembre de 2019:

TIPO DE PROCESO C M P IN F PL MR

OD

Total gener

alNombre proceso

DE APOYO 1 2 2 13 21 4 44Control disciplinario - - - - - - 1 - 1Gerencia del talento

humano - - 1 1 2 - 1 - 5Gestión corporativa

institucional 1 2 1 13 18 1 36Gestión corporativa local - - - - 1 - - - 1Gestión jurídica - - - - - - 1 - 1

ESTRATÉGICO 1 6 7 7 3 5 1 30Comunicación estratégica - - - - - - 1 - 1Gerencia de TIC - - 1 - - - 1 - 2Gestión del patrimonio

documental - - - 2 4 - 1 - 7Planeación institucional - 1 5 5 3 3 1 1 19Planeación y gestión

sectorial - - - - - - 1 - 1EVALUACIÓN Y MEJORA - - 3 2 1 - 1 - 7

Evaluación independiente - - 1 - 1 - 1 - 3Gestión del conocimiento - - 2 2 - - - - 4

MISIONAL - 1 3 2 13 - 5 - 24Acompañamiento a la

gestión local - - - 1 - - 1 - 2Convivencia y diálogo social - 1 - 1 4 - 1 - 7Fomento y protección de los

DDHH - - - - 2 - 1 - 3Inspección vigilancia y

control - - 3 - 5 - 1 - 9Relaciones estratégicas - - - - 2 - 1 - 3

TRANSVERSAL - 1 - 1 - - 1 - 3Servicio a la ciudadanía - 1 - 1 - - 1 - 3

Total General 1 5 14

25

42 3 1

6 1 108

Se puede destacar que los formatos son la mayoría de los documentos en el sistema de gestión de la entidad, con una participación del 60%, seguido de las instrucciones con el 18% y de los procedimientos con el 12%; en el 10% restante de tipos de documentos se encuentran las

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caracterizaciones de los procesos, las matrices de riesgos, los manuales, los planes (establecidos por norma) y otros documentos (plantillas y matrices ambientales).

Finalmente, de la gestión adelantada durante este periodo se pueden decir que se intervinieron un total de 108 documentos que hacen parte de todos los procesos.

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3. IMPLEMENTACIÓN NUEVO MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN -MIPG 2018

Conforme a lo establecido en el Decreto Nacional No. 1499 de 2017 “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015” y el Decreto Distrital No. 591 de 2018 “Por medio del cual se adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión Nacional y se dictan otras disposiciones" la Secretaría inició el proceso de implementación del Modelo Integrado de Planeaación y Gestión - MIPG para lo cual, realizó los autodiagnósticos y creó un plan el cierre de las brechas identificadas.

Así mismo, el plan fue formulado a partir de los resultados derivados obtenidos para la vigencia 2017 con el diligenciamiento del Formulario Único de Reporte de Avances de la Gestión - FURAG. De la fase de implementación y seguimiento con corte al 31 de agosto de 2019, se cuenta con un avance del 85%.

Este plan se encuentra a disposición de los servidores y de la ciudadanía en general en la siguiente ruta de la pagina web: http://www.gobiernobogota.gov.co/planeacion-clasificacion-planes/modelo-integrado-planeacion-y-gestion-mipg

Es importante que la entidad continúe con la dirección, el apoyo técnico y los lineamientos emitidos por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor por continuar con el proceso de implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG en sus dimensiones y en las políticas administrativas que se encuentra vigentes y las nuevas que se establezcan.