Universidad Nacional Autónoma de México

Facultad de Estudios Superiores Acatlán

Computación Aplicada a la Comunicación Organizacional

Galindo Cuevas Liliana Yetzabel

Victoria`s Secret

Comunicación DescendenteLa comunicación descendente es la que va dirigida desde la dirección a los colaboradores. La información descendente debe utilizar la línea jerárquica del organigrama, para evitar el puenteo o bypass, pero asegurándose de que no se desvirtúa su contenido.

La comunicación descendente adolece de los siguientes defectos:

Es escasa, lo que origina abundantes rumores Es irregular e inconstante No existen normas documentadas de cómo debe ser Es lenta Suele abundar la comunicación descendente de tono

negativo Llega con dificultad a la base, por la existencia de

tapones, que en cada empresa se identifican con un estamento dado, que generalmente suele coincidir con los mandos intermedios llámese estos supervisores, maestros, jefes de sección etc.

Existe un puenteo sindical

La comunicación descendente periódica, veraz y fiable es el mayor enemigo de los rumores. Hay que tener en cuenta que los rumores o radio pasillo son sumamente perjudiciales para el buen funcionamiento de la empresa, y esto por varias razones:

- El mejor rumor es peor que la más cruda de las realidades, porque distorsionan y exageran la realidad. Y además, los rumores nunca comunican buenas noticias.

- Los empleados confían mas en radio pasillo que en las comunicaciones de la dirección

- Los rumores hacen cundir el desanimo, la preocupación y la desmotivación

- Los rumores pueden trascender a los clientes, a los proveedores y a los medios de comunicación

- Como consecuencia de los rumores, es posible que los buenos empleados abandonen la empresa

Que se puede o debe comunicar descendente

Todo lo que ayude al trabajador o empleado a comprender mejor su trabajo, su función, su papel en la organización y el de los demás

Políticas y objetivos Que espera la organización de sus miembros Resultados económicos y Balance Social Planes Todo lo que pueda aumentar su sentido de

pertenecía y solidaridad con la organización Todo lo que pueda reforzar la motivación y el

sentimiento de estima y consideración por parte de la organización hacia el colaborador

Cualquier noticia de interés para el miembro en la organización

Dificultades y modo de superarlas Problemas que afecten a las personas Servicios que ofrece la organización a sus

miembros

¿Qué quieren saber los empleados?

La información que realmente interesa al empleado, y que además coincide con aquella que a la empresa le interesa este bajo su control, es la referente a:

Puesto Departamento Evolución del mercado Objetivos Feedback sobre el rendimiento personal Resultados del negocio Políticas de formación Organización Estrategias a corto/largo plazo Condiciones de empleo y desarrollo

En cuanto al resto de los puntos, es recomendable poner cuanto antes la información oportuna en conocimiento de los empleados, pues dará una imagen de trasparencia, al tiempo que evitara incertidumbres, es importante el que una persona sepa si lo está haciendo como se espera de él o no, pues no sería el primer caso que alguien realiza mal una tarea, pero como nadie le dice nadie piensa que su actuación es correcta.

Las principales herramientas de comunicación descendente, son las siguientes:

Las instrucciones orales Las reuniones en el departamento o sección Reuniones departamentales en cascada Reuniones de departamento La nota interna o memorándum El boletín, periódico o revista de empresa El álbum de empresa Rotación de revistas Los flashes informativos Flashes comerciales Las cartas circulares entregadas al personal o dirigidas

a sus domicilios El tablón de anuncios El manual de acogida dirigido al personal de nuevo

ingreso

La guía práctica de personal Los cursos y seminarios de formación Los carteles o posters El PC para operarios

Las reuniones en el departamento o sección

El personal, una gran parte de el al menos, desea estar informado de que pasa en la empresa, que proyectos existen, y en que puede colaborar para alcanzarlos.

A veces los empleados opinan que se recurre a la base solo cuando hay problemas. Solo en ocasiones extraordinarias dicen la gerencia se ha dirigido a todo el personal y algunos llegan a decir que les gustaría que su jefe, aparte de decirles lo que tienen que hacer, les comentara más cosas.

Las cartas circulares entregadas al personal o dirigidas a sus domicilios

Al iniciarse la aplicación del plan de comunicación, enviar una carta al domicilio de los trabajadores aprovechando una fecha tal como Navidad un aniversario de la empresa u otro acontecimiento similar.

Si los comentarios que la recepción de la carta suscita son favorables, se puede pasar a enviar dos cartas al año. En estas cartas, aparte de los buenos deseos se pueden dar alguna información sobre la marcha de la empresa que permita introducir alguna frase de felicitación colectiva, buenas expectativas ante el futuro inmediato, etc.

Concretamente en estas cartas periódicas se podría incluir temas tales como:

Presentación de los resultados financieros y comerciales de la empresa

Éxitos técnicos Anuncios de un proyecto importante: cambios en la

implantación geográfica, nuevas unidades de producción, diversificación

Modificaciones en el organigrama, o del nivel y estructura de salarios, sistema de participación en beneficios, implantación de un nuevo sistema de compensación

Resultados de encuestas de opinión Intenciones de la dirección …

La megafonía interna

En algunos centros de trabajo existe un sistema interno que se suele utilizar para difundir música ambiental, y también para pasar avisos o llamadas a determinadas personas. En este sistema de megafonía puede ser eventualmente utilizado para difundir instantáneamente noticias que se desea que todo el mundo conozca.

Las charlas, conferencias y reuniones informativas

Deben programarse de tal manera que no mezclen niveles jerárquicos demasiado distantes.

Los carteles o posters

El cartel o poster es un medio de elección para transmitir mensajes puntuales, pero para que sean operativos deben ser renovados cada poco tiempo: un mes más o menos.

Con los modernos medios informáticos, no es preciso gastar mucho dinero en elaborar los propios posters.

Respecto a los carteles, cabe decir que la publicidad comercial ha desarrollado el nivel de exigencia de la audiencia, o lo que es lo mismo, que su concepción y realización deben ser profesionales, tanto en los colores, la rotulación como la redacción del mensaje verbal.

Problemas que plantea la comunicación descendente

La comunicación descendente debe necesariamente seguir las líneas del organigrama. Cuando el director general desea comunicar con, digamos. El jefe nacional de ventas, que depende directamente del director de marketing, ya que puede hacerlo de varias maneras.

Las barreras de la comunicación

La barrera de la percepción física La barrera de la percepción intelectual La barrera de la percepción psicológica

En la comunicación descendente, la dirección de la empresa, en la mayoría de los casos, ha perdido la batalla frente a la competencia de los sindicatos.

Las encuestas de opinión

Cualquier método que busque averiguar la verdad de unos hechos es una encuesta, pero una encuesta utiliza la técnica del cuestionario, cuando a los entrevistados se les somete a una lista de preguntas a las que deben responder oralmente o por escrito.

La mejor manera de averiguar lo que una persona piensa sobre algo es preguntárselo directamente. Aunque las respuestas puedan estar afectadas por vicios tales como tenemos a las consecuencias de expresar su opinión, momento emocional en que se responde, etc.

Ya mencionado lo que es la comunicación descendente, en Victoria`s Secret la comunicación descendente se basa en:

1.- Noticias

Nuevos productos

Nuevos diseños

Pasarela de la temporada

Cuenta con un número de vacaciones de elaborar conjuntos temáticos, así como extremadamente creativa, ropa interior lujosa. También ofrece música en directo increíble y original de las pistas de música remezclada. El espectáculo es casi siempre, celebrada en la Armería de Nueva York sobre la Avenida Lexington.

La ropa aparece en el show es por lo general una gran variedad de Bras, bragas y diferentes tipos de lencería. Cada año los diseños de Victoria's Secret "un sujetador fantasía" - un sujetador hecho casi exclusivamente de diamantes, joyas o metales preciosos. El sostén de fantasía suele ser ofrecido en el desfile de moda.

Victoria's Secret es famoso por su marca "alas de ángel". Aparecen en el desfile de moda de cada año y también en muchas de sus campañas de marketing. Muchos de los trajes de incorporar las alas de algún tipo. Muestra en el pasado han ofrecido de todo, desde alas de ángel y diablo de alas de mariposa alas, plumas de pavo real o los arcos de gran tamaño y cintas en su lugar.

Como con casi todos los desfiles de moda, hay un recorrido final donde todos los modelos que apareció en el programa de hacer una última caminata por la pista. Después de la caminata final, todos los modelos están en una línea en el escenario al comienzo de la pista. El Victoria's Secret Angels y otras supermodelos destacado stand en el centro.

El espectáculo atrae a cientos de celebridades y artistas de cada año. Hay artistas en vivo siempre es especial para muchos de los diferentes conjuntos de la feria de la moda.

Dando este ejemplo podemos ver que la comunicación descendente se caracteriza por poseer un contenido demasiado específico; transmite mensajes predominantemente relacionados con la ejecución y valoración de la tarea, órdenes y especificaciones de

trabajo relacionadas con las funciones a realizar, los objetivos a alcanzar, las líneas de acción que conviene respetar, el nivel de cumplimiento de la tarea.

2.- Facebook

Puedes compartir con 2 millones de las sexis fanáticas de Victoria`s Secret

3.- Youtube

En Victoria`s Secret podemos ver a las supermodelos desde un nuevo Angulo

4.- Text

Victoria`s Secret ofrece ponerte sexy en tu celular, solo enviando un mensaje de texto para que recibas ofertas de lo más nuevo de Victoria`s Secret

5.- EMAIL

Con Victoria`s Secret te puedes quedar en contacto y en estilo por vía email con solo suscribirte.

Comunicación Ascendente

La comunicación ascendente se refiere a los mensajes que los empleados envían a sus administradores o a otros que ocupan puestos más altos dentro de la organización. La comunicación ascendente sirve primordialmente como vehículo de retroalimentación, cerrando el ciclo de la comunicación descendente para garantizar que se codifique y decodifique correctamente la información.

La comunicación ascendente también se puede dar fuera de la unidad de trabajo de la persona. El gerente de capacitación se podría comunicar con el Vicepresidente de Ventas con el propósito de definir los requisitos concretos de capacitación de sus empleados. Un empleado de cuentas por cobrar podría enviar al gerente de Producción, información sobre un cliente infractor con especificaciones singulares del trabajo.

Un empleado puede causar equívocos se distorsiona la información ascendente: comunicándole al jefe sólo las buenas noticias, halagando al jefe siempre que puede, estando de acuerdo con el jefe siempre, evitando presentar opiniones personales que difieran de las del jefe, aislando al jefe de información negativa, abriendo la información que

podría ser perjudicial para sí mismo y eligiendo palabras que solo proyecten impresiones favorables.

En ocasiones los empleados tratan de mostrar una imagen presentando a sus jefes sólo la información positiva. Esto suele ocurrir cuando los jefes no reciben bien las malas noticias. O bien culpan a los subalternos de problemas fuera de su control o bien son incapaces de encontrar soluciones en conjunción con sus empleados.

Esta cultura propicia una comunicación ascendente, como vía para contrarrestar la tendencia de los empleados a ocultar información con potencial lesivo. Fomenta la participación de los empleados en la toma de decisiones.

Al actuar en forma constructiva en la comunicación ascendente el administrador la refuerza y limita el aislamiento de los ejecutivos. El ejecutivo que concede demasiada importancia a la comunicación descendente.

Medios de la comunicación ascendente

Reuniones periódicas

Entrevistas personalizadas

Círculos de calidad

Las notas de obligadas respuesta

Teléfonos de servicios

Encuestas

Sistema de sugerencias (buzones, cartas al director, etc.).

Objetivos de la comunicación ascendente

El objetivo fundamental de la comunicación ascendente es favorecer el diálogo social en la empresa o institución para:

Que todos se sientan protagonistas de la actividad y de los objetivos corporativos.

Que afloren energías y potencialidades ocultas.

Lograr el máximo aprovechamiento de las ideas

Favorecer el auto análisis y la reflexión

Estimular el consenso

Principales funciones de la comunicación ascendente

Proporcionar a los directivos el feedback adecuado acerca de asuntos y problemas actuales de la organización, necesarios a la hora de tomar decisiones para dirigir con eficacia.

Ser una fuente primaria de retorno informativo para la dirección, que permite determinarla la efectividad de su comunicación descendente.

Aliviar tensiones, al permitir a los miembros de nivel inferior de la organización compartir información relevante con sus superiores.

Estimula la participación y el compromiso de todos, de este modo se intensifica la cohesión de la organización (sin embargo los canales de comunicación ascendente están, normalmente, poco desarrollados en las organizaciones empresariales, lo que causa muchos problemas de eficacia en la comunicación).

Puntos débiles de la comunicación ascendente

El riesgo de facilitar el excesivo control por parte de la dirección.

Provocar la ira del director cuando el mensaje es desagradable; así a menudo, solo se comunican a los

jefes los mensajes favorables, lo que provoca el aislamiento de los ejecutivos.

La poca receptividad de los directores

Insuficiencia de canales

En Victoria`s Secret la comunicación ascendente es basada en la retroalimentación, que proviene del nivel más bajo acerca de la comunicación descendente, en este caso por los empleados de Victoria`s Secret pueden hacer uso del correo electrónico para dar a conocer cada una de las inquietudes.

Dentro de los canales formales que las organizaciones instituyen para su comunicación ascendente, es el buzón de sugerencias, se presenta como una de las alternativas de uso más frecuente.

Además de habilitar un canal de información, esta herramienta habilita a un espacio de participación que permite motivar al personal y desarrollar sentido de pertenencia.

Sus beneficios de los buzones de sugerencia en las organizaciones, como en Victoria`s Secret suelen presentar dificultades en su implementación, obstrucciones en los procesos de comunicación y limitar de esta manera sus beneficios en la organización.

La implementación del buzón de sugerencias parte de la conceptualización de la comunicación como un producto y no como un proceso. Se instaura el buzón de sugerencias sin dar continuidad a las respuestas de los empleados generando desmotivación en futuras sugerencias.

La comunicación ascendente también permite conocer el estado de ánimo y motivación de cada uno de los colaboradores y permitir la magnitud de los problemas.

Lograr en nuestras empresas una comunicación exitosa pone en ventajas a la organización, porque se disminuye el nivel de conflicto, se cumplen las orientaciones con menos dificultades, se logra una empatía entre los trabajadores en sentido general, o sea los directivos y los operarios.

Comunicación Horizontal

La comunicación horizontal se dará a través de redes de información personales y sociales, más que por autoridad oficial o formal, y su mayor importancia estriba en el impacto que esta información tiene en las personas como tales, más que por su posición formal o nivel jerárquico en la organización.

Este tipo de comunicación es lo que se desarrolla entre personas de un mismo nivel jerárquico en donde los individuos tienen la posibilidad de comunicarse directamente entre si y, de hecho, está relacionada con la formación de grupos dentro de una organización de la siguiente manera.

Toda empresa o institución tiene ciertas actividades que realizar derivadas de las metas u objetivos que se ha propuesto lograr. Para cumplir a cabo las tareas que se asignan a ciertos empleados para su ejecución. La mayoría de los empleados con esa responsabilidad son miembros de un grupo, que puede ser formal e informal. Cuando un grupo de empleados que ocupan el mismo nivel jerárquico trabajan juntos para cumplir una tarea o proyectos particulares, deben tener un cierto grado de integración y coordinación entre ellos a través de la comunicación horizontal.

Este tipo de comunicación se da:

Entre miembros del mismo grupo Entre miembros de distintos grupos Entre miembros de distintos departamentos Entre la línea y el estaf (Grupos de asesores

especialistas)

Su propósito principal es proveer un canal de coordinación y solución de problemas, además de que brinda la

alternativa de relacionarse con personas similares en la organización para satisfacción en el trabajo.

La comunicación horizontal se debe fomentar cuando la coordinación de un trabajo para el funcionamiento de la organización o el cumplimiento de las metas u objetivos propuestos y es necesario brindar el apoyo social y emocional a los empleados.

Las organizaciones tienen que relacionarse mutuamente para sacar un trabajo en común. Cuando el gerente de un departamento se comunica con el encargado de promociones, capacitación, para asesorarse con respecto a sus subalternos, se está comunicando horizontalmente.

Los individuos se comunican de manera más abierta con sus iguales que con los superiores. La comunicación entre iguales esta menos sujeta a distinción de estatus porque en ella las personas comparten un marco de referencia.

La comunicación horizontal se mueve rápida y fácilmente, permitiendo que las decisiones seas más rápidas y compartidas por toda la organización.

Las posibles barreras que puede presentar la comunicación horizontal es la competencia desial, la competencia que se da cuando una persona oculta información a otra de su mismo nivel, el bloqueo de la información se da las personas quiere obtener más reconocimiento o quedar mejor con el superior.

Una segunda barrera puede ser la misma especialización de las personas, que puede causar una atmosfera competitiva. Tratan de optimizar sus resultados personales sin ver que afecto pueden causar en la organización como un todo, pues el comunicarse con sus iguales para coordinarse o asesorarse les hace perder imagen.

Funciones Razones Barreras

Coordinación y solución de problemas

Interdependencia funcional

Competencia desleal

Apoyo social y emocional

Comunicación más abierta entre iguales

Ocultamiento o control excesivo de información

Control del poder autoritario

Flujo más rápido y fácil

Especialización de las personas

Ocupación de vacios de comunicación formal

Comunicación Informal

La comunicación informal es el intercambio de información que se establece entre las personas en una organización, independiente de los puestos que ocupan en ella.

La comunicaciones informales constituyen un conjunto de interrelaciones espontaneas basadas en preferencias, simpatías y rechazos de los empleados, independientemente del cargo que ocupan. En cierto sentido, la comunicación informal es un derecho humano por naturaleza, que siempre se da cuando las personas se congregan en grupos y hasta cierto punto de nota interés en el trabajo puesto que, en caso de que este no existiera la comunicación informal también se vería mermada.

La información difundida por las redes informales es, por lo general, incompleta de tal modo que se malinterpreta en ocasiones, rara vez lo hace de forma completa.

Esta inexactitud acumulativas de la comunicación significa que, en general, tienden a producir más malos entendidos que lo que surgiere un pequeño porcentaje de información errónea.

Dada la situación y la motivación apropiadas, cualquiera de nosotros tendera a participar activamente en una red de comunicación informal.

Cuando se percibe inseguridad en la situación prevaleciente, las personas tienden a aumentar su comunicación informal en un esfuerzo por crear cohesividad y protegerse entre sí contra lo desconocido.

Cuando se carece de información sobre una situación dada, la gente trata de llenar los vacios lo mejor que puede, recurriendo a la información que se halla en los canales formales.

También los gerentes tienen que aprender a aprovechar las redes de comunicación informal necesita saber quiénes son sus líderes como operan y qué clase de información difunden. Estos conocimientos pueden ayudarlos en los momentos en que se desea influir en estas redes, tratando de evitar sus puntos negativos. Por ello los gerentes deben esforzarse por mantener bien informado al personal, de manera que se reduzca la necesidad de difundir información formal.

Otra manera de influir en el proceso será el difundir información útil para lo cual se hace necesario que revisemos que tan buenos y completos son nuestros canales formales de información a los ojos del personal.

Como debe reaccionar la gerencia ante la comunicación informal.

a)Si se quiere evitar, habrá que difundir información oficial de manera completa, clara y oportuna.

b)Si se quiere aprovechar, se debe estar al tanto de lo que ella difunde para: saber que esta inquietando al personal y conocer los vacios de información.

En ambos casos, la existencia de la comunicación informal puede servir para obligar a mejorar la comunicación formal

de la organización.

Rumor

El rumor es la parte de la comunicación informal que se da solo con aquellos comunicados sin fundamentos o evidencia formal.

Una de las condiciones que se origina y divulgan el rumor es conocer un acontecimiento de importancia general o sospechar su existencia, pero que oficialmente se quiere manejar como si no existiera, o bien, no se da todavía información.

A medida que se transmite un rumor, si bien conserva el tema central, cada persona lo filtra seleccionando de él aquellos que satisface de alguna manera sus propias necesidades y expectativas, añadiendo nuevos elementos.

La manera de controlar los rumores es ir al fondo de las causas en lugar de tratar de detenerlas una vez que ha comenzado a difundirse. Llegar a la raíz constituye un uso sabio del sistema preventivo, en lugar del método correctivo.

Como disminuir las causas del rumor Reducir la ambigüedad Dar a conocer los hechos reales de un modo directo Comunicar los hechos por una fuente digna de crédito Mejorar otras formas de comunicación Manejar la información adecuadamente

La comunicación horizontal ocurre cuando el emisor y el receptor están al mismo nivel en la organización.

Su deber de la comunicación horizontal es proveer un canal de coordinación y solución de problemas, además de que

brinda la alternativa de relacionarse con personas similares en la organización lo que es muy importante para la satisfacción del trabajador.

Por ejemplo en Victoria`s Secret todos los empleados deben estar al tanto de cada uno de los nuevos productos que hay en la empresa. Cuando un cliente pida por algún producto el empleado debe estar informado y dar sugerencias de cada uno de los productos.

Entre los empleados es muy importante que deba haber interdependencia funcional, así bien, su comunicación será horizontal.

Otro ejemplo de de la comunicación horizontal en Victoria`s Secret son los tablones de anuncios, donde se permite fijar anuncios, a un tablón virtual, donde podrán publicar cualquier anuncio relacionado con la empresa, en este caso con Victoria`s Secret.