URP Sesion 1 - Marco Conceptual
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1
Diplomado en Dirección de Proyectos
Fundamentos en Dirección de Proyectos
Marco Conceptual en Dirección de Proyectos
2
Agenda Objetivos de la sesión Conceptos Marco de referencia para la dirección de proyectos Ciclo de vida del proyecto e influencias de la
organización Procesos de la dirección de proyectos
3
Objetivos de la Sesión
Los objetivos de la presente sesión son: Describir los antecedentes e importancia de la
Dirección o Gerencia de Proyectos Conocer el enfoque integrador de la Dirección de
Proyectos Entender los grupos de procesos de la Dirección de
Proyectos
4
Agenda Objetivos de la sesión Conceptos Marco de referencia para la dirección de proyectos Ciclo de vida del proyecto e influencias de la
organización Procesos de la dirección de proyectos
Organización internacional sin fines de lucro que asocia a profesionales para la gestión de proyectos. Fundada en 1969. Sede Pennsylvania, USASus principales objetivos son:• Formular estándares profesionales en
Dirección de Proyectos.• Generar conocimiento a través de la
investigación.• Promover la Dirección de Proyectos como
profesión a través de sus programas de certificación.
Guía del PMBOK:Project Managment Base of Knowledge.
PMBOK 5ta edición (2012), es el único estándar ANSI (BSR/PMI 99-001-2013) para la gestión de proyectos, asimismo fue aceptado por la IEEE (IEEE 1490-2011).
5
Conceptos
6
Estadísticas del PMI
Conceptos
Fuente: PMI, 2013
Voy a averiguar lo que necesitan y el resto de ustedes ¡comiencen a
programar!
7
Conceptos
El problema
8
La estadística muestra la aplicación de 30,000 proyectos en empresas pequeñas, medianas y grandes en EE.UU evaluadas por The Standish Group desde1994 hasta el 2011.
Fuente: The Standish Group International, Extreme Chaos, The Standish Group International, Inc., 2011
Conceptos
9
Causas de Fracaso de los Proyectos
1. Requerimientos y especificaciones incompletas
2. Cambios en requerimientos y especificaciones
3. Mala estimación alcance, tiempo y costo
4. Falta de respaldo de la Alta Dirección.
5. Falta de recursos.
6. Falsas expectativas.
7. Objetivos no claros.
8. Planificación inadecuada o inexistente
9. Equipo de proyecto sin capacidades y sin motivación
10. Inadecuada identificación de interesados
Conceptos
10
Conceptos
¿Qué es un Proyecto?
Producto, servicio o resultado único
Temporal Elaboración progresiva
+
¡Recordar!Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. (PMBOK 5ta. Edición, 2013)
11
Conceptos
Ejemplos:
Proyecto: Gas de Camisea
Proyecto: Iphone 5S
Proyecto: Tren Eléctrico de Lima
Proyecto: Edificio Multifamiliar MiVivienda
Proyecto: DNI Electrónico
Peruano
12
Conceptos
¿Sus proyectos presentan alguna de las siguientes características?
Terminan después de la fecha prometida.Cuestan más de lo originalmente presupuestado.No cumple con la funcionalidad especificada por el cliente.Existen procesos y técnicas pobremente estandarizados.Rechazo de la alta dirección (no genera valor)Plan de trabajo no incluye tiempo para la gestión del proyecto.Falta de planificación y gestión.
¿En su organización se presenta una o más características la lista?Es hora de aplicar Dirección de Proyectos ...
13
Conceptos
Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas; aplicadas a las actividades del proyecto, con la finalidad de cumplir o exceder las necesidades y expectativas de los interesados en el proyecto.
¡Recordar!
¿Qué es la Dirección de Proyectos?
14
Conceptos
¿Por qué Dirección de Proyectos? Los proyectos son inciertos y riesgosos Demoran un tiempo significativo Cuestan mucho dinero Involucran a mucha gente de la organización Están expuestos a cambios inesperados Deben satisfacer a distintos tipos de clientes (stakeholders) Necesitan un balance entre alcance, tiempo, costo, calidad,
recursos y riesgos
15
Conceptos
Ventajas para las organizaciones Mejor control financiero, físico y de recursos humanos. Mejora de la relaciones con el cliente. Cortos tiempos de desarrollo. Menores costos. Alta calidad y mejora de la confiabilidad. Altos niveles de márgenes. Mejora de la productividad. Mejora las coordinaciones internas.
16
Conceptos
Ventajas para las personas Provee una fuente de futuros líderes para las empresas Genera una alta visibilidad debido a los resultados en los proyectos Mejora las oportunidades de crecimiento tanto personales como
profesionales Ayuda a construir una reputación personal y red de contactos Desarrolla habilidades y experiencias relacionadas con gestión de
proyectos. Mejora las habilidades blandas: liderazgo, influencia, negociación,
dirección, comunicación, entre otros.
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Restricciones
Los directores de proyectos se refieren a la triple restricción, cuando balancean requerimientos contradictorios o en competencia.La nueva dirección de proyectos exige tener en cuenta 6 restricciones
Alcance
Tiempo
Calidad
Costo
Rie
sgos
Recursos
Conceptos
18
Proyectos vs. Operaciones:Ejecutado por personas
Restringido por recursos limitadosPlanificado, ejecutado y controlado
Operaciones:Repetitivas
Permanentes
Proyectos:Únicos
Temporal
Proyectos y Operaciones
Conceptos
19
Conceptos
¿Cómo se interrelacionan los proyectos y operaciones?
20
Conceptos
1
Proyecto: Esfuerzo temporal emprendido para
crear un producto, servicio o resultado
único
2
Programa: Grupo de proyectos
relacionados, gestionados de
manera coordinada para obtener
beneficios y control, no disponibles si se
gestionaran individualmente
3
Portafolio: Grupos de proyectos
o programas, agrupados para
facilitar la gestión y logro de los objetivos
estratégicos
21
Conceptos
Interesados Son personas, grupos u organizaciones
cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente por la ejecución del proyecto o por el producto del proyecto.
Interesados (Stakeholders) clave en todo proyecto:• El director del proyecto: la persona
responsable de dirigir el proyecto.• Cliente / usuario.• La organización ejecutora.• El patrocinador (Sponsor).• Oficina de Dirección de Proyectos (PMO).
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Conceptos
¿Qué sucede cuando no identificamos a los interesados clave? Proyecto Minero: Caso Conga (Cajamarca)
Análisis de stakeholders
Stakeholder Función PotentialImpacto en el Proyecto
¿Qué espera el proyecto que elStakeholderprovea?
Actitudes percibidas y/o riesgos
Estrategia de gestión con el stakeholder
Responsabilidad
* Juan Pérez Operaráel sistema Diariamentecuando esté enoperación.
Alto * Contribuir a diseñar los procesos y
sistemas
* Realizar Testing
* Preocupado por el incremento de carga laboral.
* Preocupado acerca de la capacitación quetendrán
*Involucrarlos como grupos de usuarios claves
*Apoyar con recursos
adicionales
*Comunicar el programa de capacitación
Gerente de Proyecto
¿Porqué debemos de realizar un análisis de interesados?¿Cuándo debemos de realizar este análisis?
23
Conceptos
24
Conceptos
Interesados en el proyecto
Equipo del Proyecto
Equipo de Direccióndel Proyecto
Gerente de Proyecto
PatrocinadorProyecto
25
Oficina de Dirección de Proyectos – PMO (Project Management Office) Usualmente implementada en:
• Estructura organizacional matricial• Estructura organizacional proyectizada
Una PMO puede existir en cualquiera de las estructuras organizacionales.
La función de una PMO en una organización puede ir desde una influencia o consejo, limitada a la recomendación de políticas y procedimientos específicos en proyectos individuales, hasta tener autoridad formal otorgada por la gerencia ejecutiva.
Conceptos
26
PMO
B
E
C
D
A
Gestionar recursos
compartidos entre todos los
proyectos
Suministrar metodología, mejores prácticas y
estándares
Coaching, mentoring y supervisión
Coordinar comunicación
entre proyectos
Desarrollar políticas, plantillas y
procedimientos estándares
PMO: Cuerpo organizacional con responsabilidades relacionadas a la gestión centralizada y coordinada de aquellos proyectos bajo su dominioPMO= Oficina de Gestión de Proyectos
Responsabilidades PMO
Conceptos
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Activos de los Procesos de la Organización Abarcan alguno o todos los activos relativos a procesos de alguna o todas las
organizaciones participantes en el proyecto y que pueden usarse para influir en el éxito del proyecto.
• Ejemplos: Planes, políticas procedimientos y lineamientos (formales o informales).
Incluyen bases de conocimiento de la organización como lecciones aprendidas e información histórica.
Pueden dividirse en dos tipos:• Procesos y Procedimientos: Procesos estándar de la organización, política
de calidad, plantillas de riesgos, de red del proyecto, de contratos, etc.• Base corporativa de conocimiento: Base de Datos de medición de
procesos, archivos del proyecto, información histórica, lecciones aprendidas, BD financieras, BD de gestión de problemas, etc.
Conceptos
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Factores Ambientales de la Empresa Son elementos internos y externos que rodean el éxito de un proyecto o
influyen en él. Pueden provenir de cualquiera de las empresas implicadas, pueden influir de manera positiva o negativa sobre el resultado. Son entradas para la mayoría de los procesos.
Entre los factores tenemos: Cultura, estructura, procesos organizacionales, estándares del gobierno y la industria, infraestructura, recursos humanos existentes, administración personal, sistemas de autorización de trabajo de la empresa, condiciones del mercado, tolerancias al riesgo de los stakeholders, clima político, canales de comunicación establecidos, bases de datos comerciales (datos para estimación), sistemas de información de la gestión de proyectos (PMIS).
Conceptos
29
Agenda Objetivos de la sesión Conceptos Marco de referencia para la dirección de
proyectos Ciclo de vida del proyecto e influencias de la
organización Procesos de la dirección de proyectos
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Marco de Referencia
¿Cual es el propósito de la guía del PMBOK? El propósito de esta guía radica en identificar un conjunto de
buenas prácticas que pueden tener un impacto considerable en el éxito de un proyecto, promueve un vocabulario común en el ámbito de la profesión de dirección de proyectos.
Proporcionar a través del Código de Conducta una guía con las obligaciones básicas de responsabilidad, respeto, imparcialidad y honestidad que deben cumplir los profesionales de esta área.
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Marco de Referencia
¿Qué significa PMBOK? Es la Guía de los Fundamentos para la Dirección de
Proyectos Versión vigente: PMBOK v5, desde julio 2013 Se actualiza cada 4 años. Es el libro de lectura obligatoria para el examen de
certificación CAPM o PMP Organizado en Áreas de Conocimiento y Grupos de
Procesos
Áreas de experiencia necesarias
Marco de Referencia
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Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación
El equipo de gerencia del proyecto debe considerar el proyecto en sus contextos cultural, social, internacional, político y entorno físico
La administración tiene que ver con planificar, organizar, asignar personal, ejecutar y controlar las operaciones de empresas en marcha.
Habilidades Interpersonales, Comunicación efectiva, Influencia en la organización, Liderazgo, Motivación, Negociación y gestión de conflictos y resolución de problemas
33
Marco de Referencia
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Agenda Objetivos de la sesión Conceptos Marco de referencia para la dirección de proyectos Ciclo de vida del proyecto e influencias de la
organización Procesos de la dirección de proyectos Responsabilidad profesional y ética del PMP
División del Proyecto en fases para un mejor control del proyecto Las fases tendrán enlaces apropiados con las operaciones de la
organización Es una Buena Práctica tener definidos ciclos de vida para
gestionar los proyectos de la organización
Tiempo
Niv
eles
de
Cos
to y
Per
sona
l
Fase Inicial Fases Intermedias
Fase Final
Características:• Costo de los recursos• Nivel de Incertidumbre• Influencia de los
interesados en el producto y costo final (cambios del proyecto)
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Ciclo de vida del proyecto
Tiempo
Niv
eles
de
Cos
to y
Per
sona
l
Fase Conceptual
Fases de Diseño é Ingeniería
Fase Prototipo
Proyecto:Nuevo Escarabajo(New Beetle)
“Tradición e innovación”
Definición:• ¿Qué trabajo técnico hay que realizar en cada fase?• ¿Cuándo y Cómo verificar los entregables?• ¿Quién esta involucrado en cada fase?• ¿Cómo controlar y aprobar cada fase?
36
Ciclo de vida del proyecto
37
Ciclo de vida del proyecto
Características de las Fases: Concluye con Entregables (resultado tangible y verificable del
trabajo) Revisión del trabajo (entregables y performance) Criterios de éxito (mediciones usadas para ver si el proyecto
pasa o no a la siguiente fase) En ocasiones una fase subsiguiente se inicia antes de aprobar
los entregables de la fase previa – FAST TRACKING Define el trabajo técnico y los involucrados en cada fase
Relaciones entre el Ciclo de Vida del Proyecto y el Ciclo de vida del Producto
Final
Entradas
Ciclo de vida
del Proyecto
Entregables de la gerencia
del proyecto
Entregable
del proyecto
Inicial Intermedio
Charter
Requerimientos
Especificaciones
Plan Baseline
Avance Aceptación
Aprobación
Entrega al Cliente
Producto
Idea
Producto
s
Actualización
Introducción
CrecimientoMadurez
Declinación
t
Ventas
Recursos
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Ciclo de vida del proyecto
39
Ciclo de vida del proyecto
Interacciones de los Procesos
Tiempo
Niv
eles
de
Cos
to y
Per
sona
l
Fase Inicial
Fases Intermedias
Fase Final
Procesos de Planificación
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
Procesos de Inicio
Procesos de Seguimiento y control
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Ciclo de vida del proyecto
Los niveles de costo y personal son bajos al inicio, altos durante las fases intermedias y caen al final.
La capacidad de los interesados de influir en las características finales del producto y el costo del proyecto es mayor al inicio y luego se reduce, esto es debido a los costos de los cambios
41
Ciclo de vida de proyecto vs ciclo de vida de producto
El ciclo de vida del producto consta de fases del producto, por lo general secuenciales y no superpuestas; se determinan por necesidades de fabricación y control de la organización.
Normalmente el ciclo de vida del proyecto está contenido en uno o más ciclos de vida del producto.
Ejemplos: Desarrollo de un nuevo producto Proyecto existente puede beneficiarse de un nuevo proyecto, que le agregar
funciones o características o crear un proyecto para crear un nuevo modelo Llevar a cabo un estudio de viabilidad, realizar una investigación de mercado,
poner en marcha una campaña publicitaria, organizar grupos de opinión, etc.
42
Ciclo de vida del producto Características comunes entre proyecto y producto:
Costo de los recursos. Nivel de Incertidumbre. Influencia de los interesados (producto final y costo final/cambios del
proyecto).
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Influencias de la organización
La madurez de la organización con respecto a gerencia de proyectos
Cultura y estilo de la empresa
Estructura organizacional y
La oficina de gerencia de proyectos (PMO)
44
Influencias de la organización
Tipos de organizaciones:
Funcional – Jerarquía donde cada empleado tiene un supervisor claramente definido.
Proyectizada – La mayoría de los recursos de la organización están involucrados en proyectos y los Gerentes de Proyecto cuentan con gran autoridad
Mixta o Matricial – Híbrido de las anteriores
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Influencias de la organizaciónDescripción ¿Quién esta a
cargo?Ventajas Desventajas
Funcional Organización donde los miembros del equipo trabajan para un departamento y pueden ser prestados a un proyecto de vez en cuando
Gerente Funcional •Mayor habilidad funcional•Más alto grado de especialización•Líneas de carrera mejor definidas
•El Gerente de proyecto no tiene gran poder•Los proyectos tienen baja prioridad (burocracia)•Los recursos frecuentemente no son otorgados
Proyectizada La organización esta estructurada de acuerdo a proyectos y no a departamentos
Gerente de Proyecto
•El gerente de proyecto tiene gran autoridad•La comunicación en el proyecto es fluida (un sólo equipo)•Lealtad al proyecto es fuerte
•“No home” para los miembros del equipo•Crecimiento y desarrollo puede ser más difícil.
Mixta o Matricial
Organización híbrida donde los individuos reportan a un Gerente de Proyecto y a un Gerente Funcional
Poder balanceado entre ambos gerentes
Puede tener lo mejor de ambos
•Duplicación de esfuerzo en algunas tareas•Mayor conflicto•Menos lealtad
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Influencias de la organización
Autoridad del Gerente de Proyecto
Poca o nada Limitada Baja a moderada
Disponibilidad de recursos
Quién controla el presupuesto del proyecto
Rol del Gerente del Proyecto
Cargos comunes para el gerente del proyecto
Personal administrativo de la gerencia del proyecto.
Poca o nada Limitada Baja a moderada
Moderada a alta
Moderada a alta
Alta a casi total
Alta a casi total
Gerente Funcional
Gerente Funcional Mezcla Gerente del
Proyecto Gerente del Proyecto
A tiempo parcial
A tiempo parcial
A tiempo completo
A tiempo completo
A tiempo completo
Coordinador o Líder de proyecto
Coordinador o Líder de proyecto
Gerente de proyecto / responsable de proyecto
Gerente deProyecto o Gerente de Programa
Gerente de Proyecto o Gerente de Programa
A tiempo parcial
A tiempo parcial
A tiempo parcial
A tiempo completo
A tiempo completo
Matriz débil Matriz balanceada
Matriz fuerte
Matriz Proyectizada Funcional Estructura Organizacional
Características del proyecto
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Estructura OrganizacionalOrganización Funcional
48
Estructura OrganizacionalOrganización Orientada a Proyectos
49
Estructura OrganizacionalOrganización Matricial Débil
F MB P
1. Más problemas en la asignación de recursos
2. Problemas de dualidad (Reportar a “mas de un jefe” )
3. Mas fácil la administración del proyecto
4. Mayor Lealtad al proyecto
5. Necesidad de mayor uso de políticas y procedimientos
6. Máxima utilización de recursos escasos
7. Ninguna ó poca línea de carrera en gerencia de proyecto
8. Mayor probabilidad de “No lugar de trabajo” cuando termina el proyecto
9. Mayor comunicación efectiva
10. Más complejo para monitorear y controlar
11. Mayor potencial para los conflictos
Ejercicio:
50
Influencias de la organización
F MB P
1. Más problemas en la asignación de recursos
2. Problemas de dualidad (Reportar a “mas de un jefe” )
3. Mas fácil la administración del proyecto
4. Mayor Lealtad al proyecto
5. Necesidad de mayor uso de políticas y procedimientos
6. Máxima utilización de recursos escasos
7. Ninguna ó poca línea de carrera en gerencia de proyecto
8. Mayor probabilidad de “No lugar de trabajo” cuando termina el proyecto
9. Mayor comunicación efectiva
10. Más complejo para monitorear y controlar
11. Mayor potencial para los conflictos
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Respuesta al ejercicio:
51
Influencias de la organización
X
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Agenda Objetivos de la sesión Conceptos Marco de referencia para la dirección de proyectos Ciclo de vida del proyecto e influencias de la
organización Procesos de la dirección de proyectos
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Procesos de la Dirección de Proyectos¿Qué es un proceso?
Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas realizadas para obtener un producto, servicio o resultado predefinido.
Cada proceso se caracteriza por sus entradas, herramientas y técnicas que pueden aplicarse y por las salidas que se obtienen.
PROCESO
• Producto
• Servicios
Salidas
•Materiales
•Información
Entradas
Herramientas y Técnicas
Personal, Equipo,
Procedimientos
54
Procesos de la Dirección de Proyectos
55
Actividades en los Procesos de Inicio Se define el alcance inicial y se comprometen los recursos iniciales Se identifican a los interesados internos y externos que van a interactuar y
ejercer alguna influencia sobre el resultado del proyecto Nombramiento del director de proyectos (Project Manager) Cuando el Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter) recibe
aprobación, el proyecto se considera autorizado oficialmente.
En el contexto del inicio son muchas las actividades relacionadas que se deben cumplir para dar marcha al proyecto, no es solo la idea de realizar algo, se debe cumplir con una serie de pautas necesarias que guíen por el buen camino al proyecto.
Procesos de la Dirección de Proyectos
56
Actividades en los Procesos de Planeación Se establece el alcance total del esfuerzo, se define y refinan los objetivos, y
desarrolla la línea de acción requerida para alcanzar dichos objetivos. Desarrolla el Plan de Dirección del Proyecto (PDP) y los documentos del
proyecto que se utilizarán para llevarlo a cabo. La naturaleza de los proyectos generan ciclos de retroalimentación repetidos
que permiten un análisis adicional. Incorporación progresiva de detalles al PDP es llamado “planificación
gradual”, para indicar que la planificación y documentación son procesos repetitivos y continuos.
Se define el alcance del proyecto, se refinan los objetivos y se desarrolla el plan para la dirección del proyecto, que será el curso de acción para un proyecto exitoso.
Procesos de la Dirección de Proyectos
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Actividades en los Procesos de Ejecución Compuesto por aquellos procesos que son realizados para completar el
trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto (PDP). Implica coordinar personas y recursos, así como integrar y realizar las
actividades del proyecto de acuerdo al PDP. Durante la ejecución, los resultados pueden requerir que se actualice la
planificación y se vuelva a establecer la línea base. Las variaciones pueden afectar al plan de dirección del proyecto o los
documentos, y requerir un análisis detallado. Los resultados del análisis pueden generar solicitudes de cambio, que de ser
aprobadas, podrían modificar el plan de dirección de proyecto o documentos de proyecto.
Procesos de la Dirección de Proyectos
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Actividades en los Procesos de Seguimiento y Control Compuesto por aquellos procesos para monitorear, analizar y regular el
progreso y desempeño del proyecto. Identificar áreas en las que el plan requiera cambios y hacer los cambios
necesarios. El beneficio clave radica en que el desempeño del proyecto se observa y se
mide de manera sistemática y regular, para identificar variaciones respecto a lo planificado.
Este grupo además de monitorear y controlar el trabajo que se esta realizando dentro de un grupo de procesos, también monitorea y controla la totalidad del esfuerzo del proyecto.
Lo que no se mide no se controla, por lo que esta fase consiste en la supervisión y control de la implementación del proyecto
Procesos de la Dirección de Proyectos
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Actividades en los Procesos de Cierre Compuesto por aquellos procesos realizados para finalizar todas las
actividades, de todos los grupos de procesos de dirección del proyecto. Estas se realizan a fin de completar formalmente el proyecto, una fase del
mismo u otras obligaciones contractuales. En el cierre del proyecto o fase puede ocurrir:
• Obtener la aceptación del cliente o patrocinador• Realizar una revisión tras el cierre del proyecto o finalización de una fase• Documentar las lecciones aprendidas• Aplicar actualizaciones a los activos de los procesos de la organización• Archivar todos los documentos relevantes del proyecto a fin de utilizarlos como
datos históricos.• Cerrar las adquisiciones
Procesos de la Dirección de Proyectos
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Grupos de procesos: Interacción
Procesos de la Dirección de Proyectos
61
Áreas de Conocimiento
Áreas de Conocimiento El PMBOK documenta diez áreas de conocimiento los cuales considera
universales para casi todo tipo de proyectos así como cinco grupos de procesos.
Las áreas de conocimiento comprendidas en el PMBOK son: Integración, Alcance, Tiempo, Costos, Calidad, Recursos Humanos, Comunicación, Riesgo, Adquisiciones e Interesados.
Éstas áreas de conocimiento y grupos de procesos se encuentran relacionados entre sí, y la relación de los mismos es lo que conduce a una correcta gestión de proyectos.
El poder y alcance del PMBOK es la principal herramienta de todo profesional que busque especializarse en la Gerencia o Dirección de Proyectos.
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Áreas de Conocimiento
Calidad
TiempoAlcance Costos
GESTION DE PROYECTO
Recursos Humanos
Comunicación
Riesgos Adquisiciones
Integración
Interesados
El PMBOK documenta diez áreas de conocimiento los cuales considera universales para casi todo tipo de proyectos así como cinco grupos de procesos.
El poder y alcance del PMBOK es la principal herramienta de todo profesional que busque especializarse en la Gerencia o Dirección de Proyectos.
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¿Preguntas?