UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS...
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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORIA. CPA TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORIA Y FINANZAS CPA. TEMA: CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE COBRANZAS EN LA IMPRENTA “IMPRECOMPU” EN SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS AUTORA: JAQUELINE TERESA BONE PORTILLA ASESOR: MBA. LEONARDO CARRIÓN HURTADO SANTO DOMINGO – ECUADOR 2015
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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORIA. CPA
TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORIA Y
FINANZAS CPA.
TEMA: CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE COBRANZAS EN LA
IMPRENTA “IMPRECOMPU” EN SANTO DOMINGO DE LOS
TSÁCHILAS
AUTORA: JAQUELINE TERESA BONE PORTILLA
ASESOR: MBA. LEONARDO CARRIÓN HURTADO
SANTO DOMINGO – ECUADOR
2015
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR
Yo, Leonardo Humberto Carrión Hurtado en calidad de Asesor de Tesis, designado
por disposición de Rectorado de la Universidad Autónoma Regional de los Andes
“Unidades”, certifico que la Srta. JAQUELINE TERESA BONE PORTILLA del
Noveno nivel de la Carrera de Contabilidad Superior y Auditoría CPA, ha cumplido
y finalizado su trabajo de tesis con el tema “CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE
COBRANZAS EN LA IMPRENTA “IMPRECOMPU” EN SANTO DOMINGO DE LOS
TSÁCHILAS, quién ha cumplido todos los requerimientos científicos y
metodológicos, por lo que se autoriza su presentación ante el Tribunal de Grado.
Atentamente;
MBA. LEONARDO CARRIÓN H.
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Jaqueline Teresa Bone Portilla, portadora de la cédula de ciudadanía N°
0803255496, declaro que la TESIS que presento sobre el tema “CONTROL
INTERNO Y GESTIÓN DE COBRANZAS EN LA IMPRENTA “IMPRECOMPU” EN
SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS, con el propósito de entregar un informe
a la administración de la empresa para que den solución al problemas que se está
presentando en la empresa, previa a la obtención del Título de Ingeniera en
Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas CPA, son absolutamente auténticos y
personales.
En tal virtud, expreso el contenido, las conclusiones y los efectos legales y
académicos que se desprenden del trabajo propuesto, son de exclusiva
responsabilidad de la autora.
Santo Domingo. 05 enero del 2015
Atentamente;
Jaqueline Teresa Bone Portilla
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
NOTA DE ACEPTACIÓN
-----------------------------------------
Firma del Presidente del Tribunal
-----------------------------------------
Firma del Oponente
----------------------------------------
Firma del Jurado
DEDICATORIA
Le agradezco mucho a Dios porque sin ÉL nunca hubiese
logrado nada, Dios es mi fortaleza y mi inspiración, también
estoy eternamente agradecida con mis padres por su apoyo
incondicional, porque siempre estuvieron conmigo dándome
consejos para brillar cada día, gracias a ellos pude alcanzar mi
meta.
A mí querida hermana Diana Bone que estuvo conmigo en todo
momento de mi carrera. Gracias por haberme fomentado en mí
el deseo de superación.
A mi novio que siempre estuvo pendiente de mí, y sobre todo
de mi carrera alimentándome para ser una profesional, gracias
por su apoyo, su amor y dedicación, también agradecer a mis
amigas que siempre me apoyaron en cada decisión de mi vida.
AGRADECIMIENTO
Mi sincero agradecimiento a la UNIVERSIDAD REGIONAL
AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” a sus catedráticos
y especialmente al MBA. Leonardo Carrión Hurtado tutor,
Maestro y ejemplo de ser humano.
También, quiero agradecerle al Propietario de la empresa
“Imprecompu”, quien me facilito toda la información solicitada
para poder llevar acabo, el desarrollo del presente trabajo.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
PORTADA.
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR.
DECLARACIÓN DE AUTORÍA.
NOTA DE ACEPTACIÓN.
DEDICATORIA.
AGRADECIMIENTO.
ÍNDICE DE CONTENIDOS.
RESUMEN EJECUTIVO.
EXECUTIVE SUMMARY.
INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 1
Antecedentes de la investigación. ........................................................................... 1
Planteamiento del problema.................................................................................... 2
Formulación del problema. ...................................................................................... 3
Delimitación del problema. ...................................................................................... 3
Objeto de estudio y campo de acción. .................................................................... 3
Identificación de la Línea de Investigación. ............................................................. 4
Objetivo general. ..................................................................................................... 4
Objetivos específicos. ............................................................................................. 4
Idea a defender. ...................................................................................................... 4
Variables de la investigación. .................................................................................. 5
Justificación del tema. ............................................................................................. 5
Metodología. ........................................................................................................... 6
Aporte teórico, significación práctica y novedad científica. ..................................... 6
Significación práctica. ............................................................................................. 6
Novedad Científica. ................................................................................................. 7
CAPÍTULO I ............................................................................................................ 8
MARCO TEÓRICO. ............................................................................................. 8
1.1 Origen y evolución del objeto de investigación. ................................................ 8
1.2 Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación. .. 8
1.2.1 Procesos contable auditores. ......................................................................... 8
Contabilidad. ............................................................................................... 8
1.2.2 Auditoría. ........................................................................................................ 9
Objetivos de la Auditoría. .......................................................................... 10
1.2.3 Control interno. ............................................................................................ 10
Elementos del Control Interno. .................................................................. 11
Componentes del Control Interno. ............................................................ 11
1.2.4 Cartera…. ..................................................................................................... 13
Crédito…………. ....................................................................................... 14
Políticas de crédito. ................................................................................... 15
Tipos de crédito. ........................................................................................ 16
Cobranzas. ................................................................................................ 16
Modelo de Crédito Cobranzas. .................................................................. 17
Políticas de cobranza. ............................................................................... 18
Índices Financieros ................................................................................... 18
1.3 VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS PRINCIPALES CONCEPTOS. .................. 19
1.4 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO. ........................................... 20
CAPÍTULO II ......................................................................................................... 21
MARCO METODOLÓGICO. .............................................................................. 21
2.1 CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA . ...................................................... 21
2.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO. ......................... 22
2.2.1 Tipos de investigación. ................................................................................. 22
Investigación descriptiva. .......................................................................... 22
Investigación aplicada. .............................................................................. 22
Investigación bibliográfica. ........................................................................ 23
Investigación de campo. ............................................................................ 23
2.2.2 Métodos, técnicas e instrumentos. ............................................................... 23
Métodos. ................................................................................................... 23
Inductivo-Deductivo. ............................................................................... 23
Analítico- Sintético.................................................................................. 24
Técnicas. ................................................................................................... 24
Encuestas. ............................................................................................. 24
Entrevista. .............................................................................................. 24
Instrumentos. ............................................................................................ 24
Cuestionario de la Encuesta. ................................................................. 24
Guía de entrevista. ................................................................................. 25
2.2.3 Población y Muestra. .................................................................................... 25
Población. ................................................................................................. 25
Muestra……………………………………. .................................................. 25
2.2.4 Interpretación de resultados. ........................................................................ 26
2.2.5 Entrevista al Propietario de la Imprenta. ...................................................... 26
Encuesta a Empleados de la Imprenta...................................................... 28
Verificación de la idea a defender. ............................................................ 29
2.3 PROPUESTA DEL INVESTIGADOR. ............................................................. 30
2.4 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO. ........................................... 30
CAPÍTULO III ........................................................................................................ 31
MARCÓ PROPOSITIVO. ................................................................................... 31
3.1 TÍTULO DE LA PROPUESTA: CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA
GESTIÓN DE COBRANZAS EN LA IMPRENTA “IMPRECOMPU” EN LA CIUDAD
DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS. ..................................................... 31
3.2 DESARROLLO DE LA PROPUESTA. ............................................................ 31
3.2.1 Justificación de la Propuesta. ....................................................................... 31
Objetivo General. ...................................................................................... 32
Objetivos Específicos. ............................................................................... 32
Direccionamiento Estratégico. ................................................................... 50
Misión Propuesta. .................................................................................. 50
Visión Propuesta. ................................................................................... 50
Ambiente de Control.................................................................................. 50
Integridad y Valores Éticos. .................................................................... 51
Compromiso para la competencia. ......................................................... 53
Estructura de la organización ................................................................. 54
Asignación de autoridad y responsabilidades. ....................................... 55
Políticas y Prácticas del Personal. ......................................................... 69
Evaluación de riesgos. .............................................................................. 72
Objetivo de las Operaciones. ................................................................. 72
Objetivos de Cumplimiento. ................................................................... 72
Objetivos de la Información Financiera. ................................................. 73
Cuestionario de control interno para evaluar: ......................................... 73
Estimación del Riesgo. ........................................................................... 77
Actividades de Control. ............................................................................. 79
Diseño de Políticas. ................................................................................ 79
Manual de Procedimientos. ....................................................................... 85
Flujogramas de Procedimientos ............................................................. 86
Segregación de funciones. ..................................................................... 89
Información y comunicación. ..................................................................... 89
Calidad de la información. ...................................................................... 89
Documentos Internos. ............................................................................ 89
Monitoreo. ................................................................................................. 95
Informe a Gerencia................................................................................. 96
Evaluaciones Separadas. ..................................................................... 100
Indicadores. .......................................................................................... 101
3.3 VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA. ............................................................. 102
3.4 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES. ............................................... 103
3.4.1 Conclusiones. ............................................................................................. 103
3.4.2 RECOMENDACIONES. ............................................................................. 104
ÍNDICE DE GRÁFICOS.
Gráfico 1: Tipos de Crédito. .................................................................................. 16
Gráfico 2: Organigrama Propuesto. ...................................................................... 55
ÍNDICE DE TABLAS.
Tabla 1: Muestra de la investigación. .................................................................... 25
Tabla 2: Resultado de las encuestas. ................................................................... 28
ÍNDICE DE CUADROS.
Cuadro 1: Componentes del Control Interno. ........................................................ 11
Cuadro 2: Ventajas y desventajas del crédito. ...................................................... 14
Cuadro 3: Índices financieros. ............................................................................... 18
ÍNDICE DE ANEXOS.
ANEXO Nº 1: CARTA DE APROBACIÓN DE PERFIL DE TESIS.
ANEXO Nº 2: CARTA DE ACEPTACIÓN DE LA EMPRESA.
ANEXO Nº 3: ENTREVISTA AL PROPIETARIO GENERAL DE LA IMPRENTA
IMPRECOMPU.
ANEXO Nº 4: ENCUESTA A LOS EMPLEADOS.
RESUMEN EJECUTIVO
La Contabilidad en la actualidad constituye una herramienta indispensable para las
pequeñas, medianas y grandes empresas que realizan una actividad económica,
por que mejora el manejo de los recursos materiales, financieros y humanos,
determina si es posible realizar una inversión, plantea un control minucioso de los
inventarios, deudas y cobros así como un manejo exacto de los impuestos. Es por
ello que el control interno forma parte de esta herramienta, por lo que su
implementación contribuye la seguridad del sistema contable que se utiliza la
empresa.
Esta tesis fue desarrollada a pautas de investigación, por tanto la metodología es
cuali-cuantitativa con tendencia cuantitativa, utilizando los métodos inductivo –
deductivo y analítico – sintético se interpreta los datos obtenidos mediante la
aplicación de las técnicas de investigación (encuestas y entrevistas) aplicadas al
Propietario, empleados, clientes y proveedores los mismos que evidenciaron las
problemáticas existentes y así plantear un Diseño de Control Interno eficiente.
Se ha diseñado un Manual de Control Interno para mejorar la gestión de cobranzas
basado al Modelo COSO, el mismo que consta de cinco elementos en los que se
ha propuesto el diseño y aplicación de un manual de funciones, manual de
procedimientos, flujogramas de procesos y políticas, de tal forma que se pueda
obtener información financiera más confiable que contribuya a la correcta toma de
decisiones.
EXECUTIVE SUMMARY
Accounting today is an indispensable tool for small, medium and large companies
that perform an economic activity that improves the management of human,
financial and material resources, determines whether it is possible to make an
investment, presents a thorough control of inventories, debts and receivables as
well as an accurate management of taxes. It is that internal control is part of this
tool, by which its implementation contributes the security of accounting system used
the company.
Still research that develops under the quali-quantitative research with quantitative
trend line, using the methods of inductive - deductive and analytic - synthetic is
interpreted data obtained through the application of research (surveys and
interviews) techniques applied to the Manager, employees, clients and the same
vendors who showed the existing problems and thus pose a design of efficient
internal Control.
A Manual of Internal Control is designed to improve the management of collections
based to the COSO model, which consists of five elements that has been proposed
the design and implementation of a manual functions, manual procedures,
flowcharts of processes and policies, so as to obtain more reliable financial
information that contributes to correct decision making.
1
INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la investigación.
El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los
bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la
seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización, es decir proteger
los activos de la empresa con la finalidad de alcanzar eficiencia operacional, el
cumplimiento de las leyes y normas así como también generar información
financiera contable.
Una gestión de cobranzas, para que sea efectiva, debe tomar en cuenta el contacto,
la comunicación y el entorno de negocio. Estos aspectos producen información que
debe ser bien administrada y rápidamente canalizada para producir efectividad en
cada gestión que se emprende.
Después de una serie de búsquedas referente al tema de control interno en la
biblioteca de la Universidad Regional Autónoma de los Andes se ha podido
determinar que no existen antecedentes similares para la imprenta Imprecompu
que se han realizado anteriormente.
Sin embargo se registran temas relacionados tales como:
Incidencia del Control Interno en la administración de activos fijos de la
Cooperativa De Ahorro Y Crédito Indígena Sac, de Ambato Ecuador. Tubón
Quinfia Sandra Margot año 2010.
Manual de crédito de cobranza y eficiencia de la gestión financiera para la
Cooperativa De Ahorro Y Crédito Unión Popular Ltda. Ing. Calvopiña Estrella
Germán Paúl, Lic. Urbina Mayorga Gustavo Efraín. Ambato Ecuador 2010.
2
Sistema de control interno para la Cooperativa De Ahorro Y Crédito 1 ° de
julio Ltda. Y La Toma De Decisiones Financieras Tlga. Galarza Pomaquiza
María Gloria. Ambato – Ecuador 2011
Planteamiento del problema.
La Imprenta “Imprecompu” está dedicada a la compra y venta de materiales como:
papeles químicos, cartulinas, tintas, sellos y también realiza factureros dentro de la
provincia de Santo Domingo se encuentra ubicada en la calle Galápagos y Loja. La
empresa no cuenta con un control establecido al momento de realizar los cobros al
cliente.
Luego de una investigación preliminar realizada en la Imprenta Imprecompu y la
entrevista al propietario de la imprenta se pudo determinar las siguientes
afectaciones relacionadas con su gestión de cobranzas:
Hay un porcentaje de clientes, cuya falta de responsabilidad para cancelar a
tiempo sus facturas y tienen pagos pendientes, por lo cual se genera un mora
y afecta la rentabilidad y liquidez de la Imprenta para afrontar sus
obligaciones.
No cuenta con una área de crédito que se preocupe por la revisión,
validación y recuperación de los créditos lo que encamina a una mala toma
de decisiones financieras.
Al no contar con una distribución de tareas y responsabilidades, no se hace
seguimiento apropiado del crédito por lo que, los clientes se olvidan el plazo
estipulado de sus créditos.
Carecen de un manual de procedimientos y políticas de crédito en la
Imprenta lo que provoca que se otorguen créditos a prioridad y sin los
sustentos necesarios.
3
No cuenta con programas informáticos actualizados, lo que provoca una falta
de información en la Imprenta.
Si no se solucionarían estos problemas la Imprenta Imprecompu, provocaría una
baja recuperación de los créditos y no tenga una liquidez suficiente y su rentabilidad
se verá afectada.
Formulación del problema.
¿De qué manera se optimizará la Gestión de Cobranzas en la Empresa
Imprecompu?
Delimitación del problema.
La presente investigación se realizará en la empresa Imprecompu que está ubicada
en la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, Cantón Santo Domingo en la
calle Galápagos y Loja.
La Imprenta “Imprecompu” está dedicada a la compra y venta de materiales como:
papeles químicos, cartulinas, tintas, sellos y también realiza facturas.
La empresa funciona con 6 empleados y dos directivos de la Imprenta, también
cuenta con 8 proveedores. Y son obligados a llevar contabilidad.
El período de análisis de la investigación se llevará a cabo en el año 2013
Objeto de estudio y campo de acción.
El objeto de estudio es la auditoria de Control Interno.
El campo de acción, Sistema de control interno.
4
Identificación de la Línea de Investigación.
Esta investigación se relaciona con la siguiente línea de investigación: la Auditoría
que es un análisis que nos ayuda a mejorar la estructura de una empresa, que nos
sirve para obtener y evaluar las evidencias relacionadas con informes sobre
actividades económicas y específicamente en el control interno.
Objetivo general.
Diseñar un sistema de control interno para mejorar, control Interno y Gestión de
cobranzas en la Imprenta “Imprecompu” ubicada en la ciudad de Santo domingo de
los Tsáchilas.
Objetivos específicos.
Fundamentar la bibliografía correspondiente a los procesos contables
auditores, Sistema de control interno y Gestión de cobranzas.
Realizar un diagnóstico actual en el área de gestión de cobranzas que
permita verificar la problemática planteada.
Diseñar un modelo que permita mejorar el proceso de control interno y
gestión de cobranzas en la Imprenta Imprecompu, de la Provincia de Santo
Domingo de los Tsáchilas.
Idea a defender.
Diseño de un sistema de control interno caracterizado por: un ambiente de control
adecuado que refleje el espíritu ético , la valorización de riesgo que cumple con los
objetivos, análisis y manejo de los riesgos relacionados con las cuentas por cobrar
y políticas , actividades de control para mejorar las tareas del personal, en
información y comunicación que implique proporcionar una apropiado
conocimiento sobre los roles y responsabilidades individuales con un monitoreo
5
eficaz, esto mejorará la gestión de cobranzas en la empresa Imprecompu, en la
ciudad de Santo Domingo delos Tsa’chilas.
Variables de la investigación.
Variable independiente: Sistema de control interno
Variable dependiente: Gestión de cobranzas
Justificación del tema.
A través de los años de estudio en las aulas universitarias es fundamental poner en
práctica, todos los conocimientos adquiridos, lo que indudablemente, mediante el
desarrollo del presente trabajo investigativo, se podrá hacer realidad tomando en
consideración que el resultado del mismo, deberá constituirse en una herramienta
para los administradores de la Imprenta.
El control interno es una herramienta esencial al momento de realizar la información
de cuentas por cobrar, al no contar con dicho instrumento de control ha dado lugar
a la desorganización específicamente en el área de cobranzas.
El modelo de gestión de cobranzas para la Empresa Imprecompu es relevante y
propenderá a una recuperación de cartera de una manera efectiva y oportuna a
través de procedimientos exclusivos e innovadores que permitan mantener los
márgenes adecuados de vencimiento.
Los beneficios que obtendrá la empresa Imprecompu son mayores a los costos
para desarrollar e implementar la tesis la misma que serán asumidos por la
investigadora por lo que se justifica económicamente la propuesta.
La realización de la presente investigación servirá para obtener el título de ingeniera
en contabilidad superior, auditoría y finanzas, cpa
6
Metodología.
La presente investigación se apega al paradigma cuali-cuantitativo con tendencia a
lo cualitativo. Es una investigación que se basa en el análisis subjetivo e individual,
en el momento de realizar la investigación del tema a tratar en la tesis, se recolecta
información y se observa que las dos son muy importantes en la investigación
porque las técnicas cualitativas nos dan la oportunidad de comprender, hechos o
situaciones que sucede en la imprenta, mientras que la cuantitativa nos permite
recomendar o prescribir las acciones. Las dos metodologías es el mejor camino
para la obtención de información.
Por medio de este método se estudió el problema en cuanto a gestión de cobranzas
una deficiencia en esa área y se elaborará políticas de cuentas por cobrar para
poder resolver este problema investigado.
Aporte teórico, significación práctica y novedad científica.
Aporte teórico.
Los temas relacionados en las investigaciones son de mucha importancia ya que
son fundamentales en la tesis porque ayuda a aumentar el conocimiento y poner
en práctica lo aprendido en las diferentes Empresas y resolver sus problemas.
En el presente trabajo investigativo se revisarán a los autores de la temática, esta
investigación será de apoyo para otras empresas similares actividades a
estudiantes de la Universidad para que utilicen como guía para sus trabajos de
grado.
Significación práctica.
Con la ejecución de la propuesta se obtendrá un impacto en varios aspectos
relacionados con el manejo de cartera y la gestión de cobro por cuanto la misma
será de plena y adecuada aplicación en la Imprenta, de tal manera, que se podrán
7
obtener resultados favorables basado en la plena y adecuada utilización del
presente trabajo investigativo.
Novedad Científica.
La novedad científica es la propuesta de un sistema de control interno en la
empresa Imprecompu ubicada en la calle Galápagos y Loja en la ciudad de Santo
Domingo de los Tsa’chilas y al aplicarlo se lograra solucionar el problema de cartera
vencida que existe en la empresa, se tomara criterios de autores que ingresen en
la temática.
8
CAPÍTULO I
MARCO TEÓRICO.
Origen y evolución del objeto de investigación.
Con la investigación realizada en la Imprenta y Papelería “IMPRECOMPU” se
observó que el problema principal que tiene la empresa es un índice de cartera
vencida, por la demora de pagos de los clientes este problema, la falta de pagos
oportunos de sus clientes, afecta la operatividad de la empresa ya que se disminuye
la liquidez de la misma, imposibilitando en algunas circunstancias, la atención de
los obligaciones pendientes, lo que se suma al hecho de que no cuenta con un
departamento encargado de estas actividades y carece de políticas y
procedimientos de cartera.
En tal sentido, se pretende resolver mediante la elaboración de un modelo de
Gestión de cobranza basada en su solidez, dinamismo, versatilidad que garantizan
el cumplimiento de los objetivos y la satisfacción de las necesidades de la Imprenta,
sustentado en la bibliografía actual.
Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de
investigación.
A continuación se analizarán los siguientes subtemas:
Procesos contable auditores.
Contabilidad.
“La Contabilidad es un elemento del sistema de información de un ente, que proporciona
datos sobre su patrimonio y la evolución del mismo, destinados a facilitar las decisiones de
sus administradores y de los terceros que interactúan con él en cuanto se refiere a su
relación actual o potencial con el mismo.” (Zapata, 2005, pág. 18)
9
“Se dice que la contabilidad es la ciencia, la técnica y el arte de recolectar, organizar,
registrar y analizar en forma cronológica cada una de la operaciones económicas y
financieras que realiza una empresa durante un periodo determinado, con fin de conocer los
resultados obtenidos y estructurar los estados financieros que servirán de base para la toma
de decisiones.” (Zapata, 2005, pág. 12)
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la
necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así
obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte,
los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener
información de carácter legal.
Auditoría.
En lo que se refiere a Auditoría se cuenta con distintos autores que la definen como:
“Auditoría es la acumulación y evaluación de la evidencia basada en información
para determinar y reportar sobre el grado de correspondencia entre la información
y los criterios establecidos. La auditoría debe realizarla una persona independiente
y competente.” (Arens, 1996, pág. 4)
“El vocablo auditoría es sinónimo de examinar, verificar, investigar, consultar, revisar,
comprobar y obtener evidencias sobre información, registros, procesos, circuitos, etc. Hoy
en día la palabra auditoria se encuentra relacionada con diversos procesos de revisión o
verificación que aunque todos ellos tienen en común el estar de una u otra forma vinculados
a la empresa, pueden diferenciarse en función de su finalidad económica inmediata, de tal
manera que según este criterio podemos establecer una primera gran clasificación de la
auditoria diferenciando entre auditoría económica y auditorias especiales.” (De La Peña,
2010, pág. 5)
En una empresa la Auditoría debe ser primordial ya que nos ayuda a verificar todos
los movimientos tantos financieros como de gestión. La auditoría sirve para tener
evidencias y poder tomas las decisiones respectivas. La complejidad a la que están
sujetas las organizaciones, es provocada por el constante cambio tecnológico y la
fácil implementación del mismo.
10
Objetivos de la Auditoría.
Las auditorias se realizan generalmente para conseguir uno o varios de los
siguientes objetivos:
Determinar la conformidad o no conformidad del sistema de gestión con los
requisitos específicos.
Determinar la eficiencia del sistema de gestión implantado para alcanzar los
objetivos de calidad específicos.
Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar el sistema de gestión.
Cumplir los requisitos reglamentarios.
Mantener registros de las evidencias encontradas en las distintas áreas
auditadas.
Control interno.
“ El Control interno se define ampliamente, como un proceso realizado por el consejo de
directores, administradores y otro personal de una entidad diseñado para proporcionar
seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos dentro de las siguientes
categorías:
Efectividad y eficiencia de las operaciones.
Confiabilidad de la información financiera.
Cumplimiento de las políticas, leyes y regulaciones aplicables.
Por lo mencionado precedentemente, se define ciertos conceptos fundamentales del control
interno:
El control interno es un proceso, conjunto de acciones estructuradas y coordinadas,
dirigidas a alcanzar un fin.
11
Al control interno lo realizan las personas, no es suficiente poseer manuales de
políticas y procedimientos.
El control interno solo brinda un grado de seguridad razonable, no es la seguridad total.
El control interno tiene como fin facilitar el alcance de los objetivos de una
organización.” (Mantilla, 2005, pág. 80)
El control interno es muy importante en las empresas ya que ayuda mucho a
organizar sus labores en cada área y desempeñar su eficiencia para mejorar los
procesos de la empresa y proteger sus activos.
Elementos del Control Interno.
Los elementos sobre los que tiene que tiene que basar un sistema de control interno
deben ser lo suficiente amplios para cubrir toda la estera de la empresa. Existen
tres aspectos a considerar la organización de la empresa, las políticas y
procedimientos contables y la supervisión.
Componentes del Control Interno.
Según el sistema coso, el sistema de control interno tiene cinco componentes:
Cuadro 1: Componentes del Control Interno.
COMPONENTE CONCEPTO SUBDIVISIÓN
Ambiente de
Control
El entorno de control aporta el
ambiente en el que las
personas desarrollan sus
actividades y cumplen con sus
responsabilidades de control,
marca la pauta del
funcionamiento de una
organización e influye en la
percepción de sus empleados
respecto al control.
Integridad y Valores éticos
Compromiso de
competencia profesional
Estructura Organizacional
Asignación de autoridad y
responsabilidad.
Políticas y prácticas sobre
recursos humanos.
12
Evaluación de
riesgos
La evaluación del riesgo
consiste en la identificación y
análisis de los factores que
podrían afectar la consecución
de los objetivos y, en base a
dicho análisis, determinar la
forma en que los riesgos
deben ser administrados y
controlados. Debido a que las
condiciones económicas,
industriales, normativas
continuarán cambiando, es
necesario disponer de
mecanismos para identificar y
afrontar los riesgos asociados
con el cambio.
Objetivos relacionadas con
las operaciones
Objetivos relacionados con
la información financiera
Objetivos de cumplimiento
Identificación de los riesgos
Análisis de los riesgos
Actividades de
control
Son las políticas y los
procedimientos que ayudan a
asegurar que se llevan a cabo
las instrucciones de la
dirección.
Análisis efectuados por la
dirección
Gestión directa de funciones
por actividades.
Proceso de información
Controles físicos
Indicadores de rendimiento
Segregación de funciones
Información y
comunicación
Los sistemas de información
generan informes, que
contienen información
operativa, financiera y la
correspondiente al
cumplimiento, que posibilitan la
dirección y el control del
negocio.
Comunicación interna
Comunicación externa
13
Monitoreo
Los sistemas de control interno
requieren supervisión, es decir,
un proceso que compruebe
que se mantiene el adecuado
funcionamiento del sistema a
lo largo del tiempo. El alcance
y frecuencia de las
evaluaciones dependerá de la
evaluación de riesgos y de la
eficiencia de los procesos de
supervisión”.
Supervisión continua
Alcance y frecuencia
Metodología
Documentación
Elaborado por. Jaqueline Bone
Fuente: Alberto Mantilla
En una empresa los componentes de control interno deben ser primordial, ya que
ayudan a establecer políticas y valores éticos, que son de gran importancia, para
mejorar la toma de decisiones en la empresa, además considera de vital
importancia para alcanzar los objetivos operativos, de cumplimiento y de
información financiera.
Cartera.
“El período de cobranza por crédito en días se calcula dividendo el valor de deudores entre
el valor de las ventas a crédito anuales, el crédito se puede conceder más libremente con el
menor costo y riesgo si el costo de las mercancías vendidas es pequeño con relación al
precio.” (Mcgraw, 2002, pág. 235)
“En términos financieros; la cartera de valores es el modo que asciende las
acciones, obligaciones y demás títulos de propiedad de una persona física o jurídica
en momento dado.” (Rosenberg, 2012, pág. 15)
En mi opinión la cartera es el retraso del cumplimiento de las obligaciones de los
pagos de los clientes
14
Crédito.
“El termino crédito proviene de latín creditum, que significa confianza. La confianza es la
base del crédito, aunque al mismo tiempo implica un riesgo. El crédito sin confianza es
inconcebible.
Resumiendo la operación de crédito significa una promesa de pago documentada emitida
por el comprador, la entrega de un valor actual sea dinero, bienes o servicios, sobre la base
de la confianza a cambio de un valor equivalente esperado en el futuro, pudiendo existir
adicionalmente un interés pactado.” (Del Valle, 2005, pág. 7)
Ventajas y desventajas del crédito.
Cuadro 2: Ventajas y desventajas del crédito.
Ventajas del crédito Desventajas del crédito
Hace más productivo al capital
acelerando el movimiento de los
bienes o servicios del productor y
aumenta el volumen de los bienes o
servicios vendidos.
Incrementa la producción.
Eleva el consumo
Creación de fuentes de trabajo
Apertura de nuevos mercados
Desarrollo tecnológico
El uso del crédito radica en el
sentido de que cuando aumenta el
volumen de créditos, aumenta la
oferta monetaria, lo que afecta al
precio del bien o servicio y por lo
tanto produce inflación.
Si se otorga créditos sin analizar al
cliente, se pierde el capital de la
empresa.
Al otorgar muchos créditos, la
empresa corre el riesgo de
quedarse sin liquidez.
El inventario de la entidad tienda
bajar
Elaborado por: Jaqueline Bone.
15
Políticas de crédito.
“Las políticas de crédito son normas de conducta o de acción dictadas por la dirección que
deben observar todos los empleados de la empresa. Dichas políticas deben expresarse por
escrito e indican que es lo que se puede hacer y lo que no se debe hacer.” (Montaño, 2010,
pág. 15-16)
Las políticas de crédito son la base fundamental en una empresa ya que por medio
de estas pueden direccionar sus objetivos planteados es el caso de cada función
específica pues debe tener sus propias políticas como: Políticas de ventas, de
compras, de producción, de personas, de crédito, de cobranzas, y así direccionar
sus áreas departamentales y al personal que labora en la misma.
Tiempo.
Plazos.
Descuentos Por Pronto Pago.
Descuentos por Volumen.
Descuentos en Determinados artículos.
Crédito Inicial.
Ofertas.
16
Tipos de crédito.
Gráfico 1: Tipos de Crédito.
Elaborado Por: Jaqueline Bone
Fuente: Agustín Montaño. (Montaño, 2010, pág. 19-20)
Cobranzas.
“La cobranza es el sistema administrativo que tiene por objeto recuperar el importe de las
ventas en la fecha de vencimiento.
Para que el departamento de cobranza pueda llevar a cabo su función, necesita tener
facultades que le permitan presionar al cliente en forma adecuada y lograr la recuperación
del crédito pendiente.” (Montaño, 2010, pág. 58)
Como lo manifiesta Víctor Molina en su libro Estrategias de cobranza en épocas de
crisis, La cobranza debe cumplir tres requisitos fundamentales que son:
Cobranza Adecuada.- Consiste en la relación de que para una buena
recuperación de cartera se debe contar con la anuencia y conformidad del
deudor.
EN RELACIÓN CON EL OBJETIVO
• De Conformidad.
De Financiamiento de los inventarios.
De Financiamiento de las cuentas por cobrar.
EN RELACIÓN CON LA GARANTÍA.
• Crédito Personal o Quirografario.
Crédito Prendario.
Crédito Documentado.
Crédito Hipotecario.
EN RELACIÓN CON LAS OTRAS OPERACIONES BANCARIAS.
• Crédito Simple. Crédito en Cuenta Corriente. Descuento en títulos.
• Arredramiento de títulos. Cartas de Créditos. Tarjetas de créditos.
17
Oportuna.- Se converge en señalar que es la recaudación debe dar en los
tiempos y momentos adecuados en razón de que las personas pueden tener
obligaciones con otras empresas y priorizar sus pagos para ellos, afectados
por la falta de liquidez.
Completa.- Debe recuperarse la cartera en el tiempo adecuado y por el valor
total de la deuda evitando que las obligaciones, por el tiempo y el monto,
sean más costosas su recuperación que su pérdida.
La cobranza es el proceso adecuado de la recuperación del crédito pendiente en el
cual el departamento de cobranzas lleva a cabo su función mediante las facultades
que le permita presionar al cliente ya sea por vía telefónica, por notificaciones, y en
últimos casos por vía legal y desde luego aceptar mercancías u otros objetos para
la recuperación parcial o total del saldo.
Modelo de Crédito Cobranzas.
Este modelo hace referencia a los estándares de crédito estableciendo los controles
y seguridad que deben implantarse con el objeto de contar con un modelo de
Crédito-Cobranza eficaz.
a) Estructura organizacional.
b) Políticas y Procedimientos
c) Métodos para identificar fraudes
d) Análisis, evaluación y otorgamiento eficaz del crédito
18
Políticas de cobranza.
“Las políticas de cobro determina las gestiones que tiene que hacer la empresa para que
recuperará oportunamente las cuentas por cobrar
Los tipos de cobranza son: prejudicial y judicial.
Prejudicial.- el proceso extrajudicial o prejudicial, se refiere a créditos de 16 a 90 días y que
para la gestión de recuperación se establezca las tres instancias:
Compromiso de pago.
Aviso Preventivo.
Notificación Coercitiva.
Judicial.- la cobranza judicial se refiere a la cartera que se encuentra vencida con
más 90 días, por lo que estará a cargo de un abogado externo quien realizara la
recuperación a través de Citaciones de conciliación.” (Montaño, 2010, pág. 77)
Índices Financieros
Los índices financieros son instrumentos que permiten a las personas interpretar
más fácilmente los resultados obtenidos en los estados financieros. Entre estos
tenemos: la rotación de cuentas por cobrar y el plazo promedio de cobranzas.
Cuadro 3: Índices financieros.
ROTACIÓN DE CUENTAS POR
COBRAR. Es una razón de gestión
que indica e número de veces que se
han hecho efectivas las cuentas por
cobrar en un periodo determinado.
R.CXC = 𝑉𝐸𝑁𝑇𝐴𝑆 𝐴𝑁𝑈𝐴𝐿𝐸𝑆 𝐴 𝐶𝑅𝐸𝐷𝐼𝑇𝑂
𝑃𝑅𝑂𝑀𝐸𝐷𝐼𝑂 𝐷𝐸 𝐶𝑈𝐸𝑁𝑇𝐴𝑆 𝑃𝑂𝑅 𝐶𝑂𝐵𝑅𝐴𝑅
PLAZO PROMEDIO DE COBRANZAS.-
Esta razón indica el número de días
P.P.C =360 𝐷𝐼𝐴𝑆
𝑃𝑅𝑂𝑀𝐸𝐷𝐼𝑂 𝐷𝐸 𝐶𝑈𝐸𝑇𝑁𝐴𝑆 𝑃𝑂𝑅 𝐶𝑂𝐵𝑅𝐴𝑅
19
que han demorado la conversión a
efectivo de las cuentas por cobrar.
Elaborado por: Jaqueline Bone.
Fuente: Montaño, Agustín.
VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS PRINCIPALES CONCEPTOS DE LAS
DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE
INVESTIGACIÓN.
Para el diseño de un Sistema control interno y gestión de cobranza se ha analizado
las teorías por dos connotados autores ecuatorianos como son Mercedes Bravo y
Pedro Zapata, de las cuales se tomará como guía para la aplicación de las
propuesta en la Empresa “Imprecompu”, el modelo establecido por estos dos
autores, nos indica un sistema de información con datos respecto a los activos, el
patrimonio, las obligaciones de las empresas, a una determinada fecha para cuyo
efecto, se debe seguir un proceso contable ordenado y cronológico, el mismo que
se apega a las necesidades de la empresa.
En el análisis del tema, de Control Interno, se estudian las teorías de varios autores
entre los principales podemos nombrar a, Alberto Mantilla y Alfonso Amador,
catalogan al control interno como un proceso sustentado en normas, políticas,
procedimientos establecidos por la alta gerencia para alcanzar sus objetivos
operacionales, de cumplimiento y de información financiera. En tal sentido se acoge
la propuesta de Alberto Mantilla con los cinco elementos del sistema COSO I, ya
que sustenta el trabajo investigativo y sus argumentos son de vital importancia en
la aplicación del presente objetivo estudio.
Las opiniones de los diferentes autores sobre el control interno y contabilidad están
muy bien fundamentadas, ya que el control interno se encarga de la revisión de
cada actividad en la empresa y la contabilidad para estructurar estados financieros
para la toma de decisiones y esto ayuda que realice sus objetivos.
20
CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO.
Al analizar las teorías de los autores antes mencionados se puede concluir que:
La aplicación de un sistema de control interno, brinda al propietario de la
empresa, información sobre la rentabilidad y liquidez de la empresa.
Que al acceder la información sobre la contabilidad el propietario tomará
decisiones acertada para el desarrollo óptimo de la empresa.
Que el manejo de un sistema de control interno, mejora las anomalías,
errores y busca la mejor solución posible, debido a que este se encarga de
evaluar los niveles de autoridad dentro de la empresa.
Se definió que la gestión de cobranzas tiene como objetivo determinar los
saldos de las cuentas por cobrar que mantienen con la empresa, a través de
políticas, procedimientos que se deben poner en marcha para la
recuperación de cartera.
En base al marco teórico investigado y analizado se puede concluir que el
desarrollo de un sistema de control interno en todos sus elementos
contribuye a mejorar los procesos de una empresa y, más aún, el
relacionado con las cuentas por cobrar de la misma, por lo que se considera
factible la realización de la presente tesis.
21
CAPÍTULO II
MARCO METODOLÓGICO.
CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA EN EL CONTEXTO
INSTITUCIONAL.
La Imprenta “IMPRECOMPU” se creó el 25 de Julio del 2000 obteniendo el Registro
Único del contribuyente (RUC) N# 1714465919. La empresa se encuentra ubicada
en la calle Galápagos y Loja frente al Centro Social Loja, con su representante legal
Sr. Javier Balseca y su esposa Silvana Llanos.
Por esta razón que la Ley de Régimen tributario interno es la principal normativa
que rige IMPRECOMPU” basándose en el artículo 9 y establece lo siguiente:
“Están obligadas a llevar contabilidad y declarar el impuesto en base a los
resultados que arroje la misma todas las sociedades. También lo estarán las
personas naturales y las sucesiones indivisas que realicen actividades
empresariales que, al 1 de enero de cada ejercicio impositivo operen con un capital
propio que haya superado los USD 60.000 o cuyos ingresos brutos anuales hayan
sido superiores USD 100.000 o cuyos costos y gastos anuales del ejercicio
inmediato anterior hayan sido superiores a USD 80.000. Se entiende como capital
propio, la totalidad de los activos menos pasivos del contribuyente”
La normativa que rige a la imprenta:
Ley de Régimen Tributario Interno.
Código de Trabajo.
Código Mercantil.
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
22
La empresa está constituida de la siguiente manera: el Propietario, dos secretarias,
una asistente de facturación y tres operadores de máquina. Los productos que
ofrece: Existe una gran gama de productos que se ofrece por parte de la imprenta,
entre los que se tiene papel químico, papel cauché, papel krafc, bond, Cartulinas,
facturas, sellos, tintas, impresiones de tarjetas entre otros.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO.
Tipos de investigación.
Los tipos de investigación utilizados en la presente investigación son las siguientes:
Investigación descriptiva.
Esta investigación se llevó a cabo al instante de detallar los procesos que debe
seguir los involucrados de la empresa al momento de realizar las cobranzas. Al
emplear este tipo de investigación podemos expresar por qué y cómo ocurren los
hechos, al hacer una descripción de las características de las actividades contables.
Investigación aplicada.
Se basa fundamentalmente en la obtención de los conocimientos sobre Control
Interno, de tal modo que permita la correcta aplicación de las técnicas y
procedimientos teóricos en las diferentes situaciones que se viven en las empresas
de nuestro medio proporcionando así un total beneficio y crecimiento organizacional
de las mismas.
23
Investigación bibliográfica.
Esta investigación permitió fundamentar científicamente la teoría realizada en el
marco teórico de la presente tesis, utilizando: libros, revistas, folletos e internet,
para conocer avances de la contabilidad y la gestión de cobranza, analizarlos y
plantear la propuesta.
Investigación de campo.
Este tipo de investigación permitió determinar la problemática de la Imprenta al
verificar sus deficientes procesos en el área de cobranza, resultados que nos
permitirán diseñar una propuesta acertada.
Métodos, técnicas e instrumentos.
Los métodos, técnicas e instrumentos de la investigación permitirán desarrollar de
manera correcta la indagación y así lograr encontrar los resultados planteados.
Métodos.
La presente investigación utilizó el método Inductivo-Deductivo y Analítico-
Sintético, con el fin de obtener toda la información requerida respecto al Sistema
de control Interno.
Inductivo-Deductivo.
Por medio de este método se dedujo las falencias detectadas en los procesos
llevados a cabo por la entidad como son las cuentas por cobrar y se elaborará e
implementará estrategias para resolver el problema que ayuden a contrarrestar
estos inconvenientes
24
Analítico- Sintético.
Por medio de este método se obtuvo datos e información más detallada, capaz de
entender el problema con mayor claridad para asociarlos y llegar a un conocimiento
más amplio del tema objeto de estudio
Técnicas.
En la presente investigación se utilizaron la encuesta y la entrevista como técnicas
de investigación, cuya aplicación se establece a continuación:
Encuestas.
En esta técnica permitió obtener datos, mediante una muestra de sujetos
representativos, y analizar los resultados a través de los gráficos estadísticos
obtenidos.
Entrevista.
Esta técnica nos permitió obtener información necesaria de la opinión de la
Gerencia de “Imprecompu”, se realizó mediante una guía de entrevistas que se
utilizó como herramienta, la cual fue realizada por la autora de la presente
investigación y aplicada a la empresa “Imprecompu”.
Instrumentos.
Cuestionario de la Encuesta.
Se utilizó la técnica de encuestas, el cual contiene un listado de preguntas
orientadas a obtener la problemática de la empresa, es decir que facilite la
obtención del criterio de los involucrados respecto a las deficiente gestión de
cobranzas que se mantiene en la empresa.
25
Guía de entrevista.
Este instrumento se utilizó la técnica de entrevista, la cual nos permitió entablar un
diálogo con las personas involucradas con el problema de gestión de cobranzas.
Población y Muestra.
Población.
La población de la investigación es el conjunto de elementos referencia sobre el
que se realizan las observaciones.
El universo, el cual nos proporciona la información necesaria para este estudio
están conformada por: un propietario, dos administradoras, una contadora externa,
10 proveedores.
Muestra.
No se aplicará la muestra ya que el universo es menor a cien personas por lo que,
de acuerdo con lo establecido en el manual de investigación, no es aplicable.
Tabla 1: Muestra de la investigación.
Involucrados Población
Propietario 1
Administrador 2
Total 3
Proveedores 10
Total 10
Elaborado por: Jaqueline Bone.
Fuente: “IMPRECOMPU”
26
Interpretación de resultados.
Luego de haber realizado las respectivas entrevistas y encuestas a los involucrados
en la imprenta “Imprecompu “se obtuvo los siguientes resultados e interpretación
que se detallan a continuación:
Entrevista al Propietario de la Imprenta.
1ra. Pregunta ¿Existe un manual de crédito y cobranza?
Existen políticas de crédito y cobranza más no un documento integral que norme el
proceso crediticio en la Imprenta.
2da. Pregunta ¿Considera que la Imprenta cuenta con un adecuado sistema de
control interno?
Sinceramente la Imprenta no tiene un adecuado Sistema de control interno que
ayude en el área de cobranza a salvaguardar y preservar los bienes de la Imprenta.
3ra Pregunta ¿Cuál es el índice de morosidad?
Ciertamente el índice de morosidad en la Imprenta es un poco elevado en relación
a los estándares considerados normales,
4ta Pregunta ¿Conocen sus colaboradores las políticas que maneja la empresa?
Realmente no conocen las políticas establecidas que hay en la Imprenta porque no
están establecidas en un documento el cual lo puedan entregar a los empleados
cunado ingresan a la empresa.
5ta Pregunta ¿Existe una persona responsable de revisar la documentación y
procesos dentro del área de cobranzas?
Existe una persona encargada, pero solo de cobrar los créditos, y no hay una
persona que esté el 100% de este proceso.
27
6ta Pregunta ¿Cree usted que la implementación de un Sistema de control interno
mejorará el proceso del área de cobranzas?
Sin duda alguna un diseño de un sistema de control interno ayuda acorde a los
requerimientos de la Imprenta y esto nos permitirá mejorar la eficiencia en la gestión
de cobranza de la Imprenta y llevar una buena liquidez.
7ma Pregunta ¿Estaría usted dispuesto a colaborar en la implementación de un
sistema de control interno que mejoraría los procesos del área de cobranzas?
Por supuesto, que colaboraría ya que puedo mejorar la gestión de cobranza de mi
Imprenta, que pueda ser eficiente y mejorar sus procesos.
8va Pregunta ¿En qué medida Ud. Considera que se salvaguarda los activos de la
Imprenta?
No está el 100% salvaguardado los activos de la Imprenta ya que falta un buen
control para mejorar y proteger los activos de la imprenta.
9na Pregunta ¿La Imprenta a su criterio es eficiente en el área de gestión de
cobranza?
Realmente no es tan eficiente en esa área, pero si hemos mejorado en los últimos
tiempo, pero no se ha logrado alcanzar los niveles deseados en la Imprenta.
10ma Pregunta ¿La imprenta cuenta con un buen ambiente de control?
No tiene un buen ambiente de control ya que toca establecer para mejorar la gestión
de cobranza de la imprenta.
28
Encuesta a Empleados de la Imprenta
Tabla 2: Resultado de las encuestas.
PREGUNTAS SI NO B M R
1) ¿Existe en la Imprenta
Imprecompu SD un buen proceso
de gestión de cobranza?
0% 100%
2) ¿Según su criterio se deben
mejorar las políticas de cobranza en
la imprenta Imprecompu?
100% 0%
3) ¿El personal del área de cobranza
cumple con el perfil adecuado para
desempeñar estas funciones?
0% 100%
4) ¿Se utiliza algún tipo de control
para la recuperación de la cartera
vencida?
0% 100%
5) ¿La Imprenta Imprecompu le
recuerda el vencimiento de las
cuotas a sus clientes?
0% 100%
6) ¿Está realizando la Imprenta una
gestión para enfrentar el alto índice
de morosidad?
0% 100%
7) ¿Cree usted que sería importante
de mantener un manual de políticas
en la imprenta?
100% 0%
29
8) ¿Existe un manual de funciones
que regule las actividades de los
empleados?
0% 100%
9) ¿Cómo califica al sistema de
control interno que actualmente
maneja la Imprenta?
50% 50%
10) ¿Cree usted que un sistema de
control interno más adaptado,
mejorará los procesos del área de
cobranza?
100% 0%
11) ¿Estaría usted dispuesto a
mejorar un Sistema de control
interno en la Imprenta?
100% 0%
Elaborado por: Jaqueline Bone.
Fuente: Encuesta clientes internos
Verificación de la idea a defender.
Una vez determinado los resultados y analizadas las encuestas realizadas a los
funcionarios de la Imprenta “Imprecompu “, según la pregunta Nº 2 no cumple con
la totalidad de las políticas. En la Imprenta existen políticas pero no están
documentadas y no todos los clientes de la Imprenta conocen o saben de las
políticas que hay en la Imprenta y esto ocasiona una incomodidad en los clientes
ya que sus créditos se generan mora al no saber el plazo que tienen para cancelar
su deuda
La información recopilada de las encuestas aplicadas al Propietario de la Imprenta
muestra que la Imprenta requiere de un Modelo de gestión cobranza ya que no
están establecidas en un documento. El propietario de la Imprenta manifiesta que
en el área de gestión de cobranza no hay eficiencia ya que hay un porcentaje de
créditos que no cancelan a tiempo sus deudas.
30
De acuerdo con la información obtenida se ha determinado que en la Imprenta
requiere de un sistema de control Interno para evitar el retraso de los cobros y que
los clientes puedan igualarse en sus deudas y mejorar la toma de decisiones de la
Imprenta, por lo que se verifica la idea a defender.
PROPUESTA DEL INVESTIGADOR.
Evaluar el control interno mediante el sistema COSO I.
Emitir una opinión respecto al control interno de la empresa.
Diseñar un modelo de control interno.
CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO.
A través de la encuesta realizada al Propietario de la Imprenta “Imprecompu”
se pudo evidenciar que la empresa no cuenta con manual de cobranza,
tienen políticas pero no están establecidas o escritas y no todos los clientes
y empleados conocen sus funciones
En la Imprenta no tienen un control adecuado en los créditos de los clientes
y esto ocasiona que la mora se genere ya que no les comunican a tiempo
cuando la deuda se vence y esto genera un malestar a los clientes. La
Imprenta no se ha aplicado un Sistema de Control Interno, por lo que no se
conoce si están cumpliendo las funciones que les corresponde en las
diferentes áreas de la Imprenta y esto ocasiona una deficiencia en sus
labores.
Todo el personal encuestado indica que, el control interno que el Propietario
aplica en la Imprenta es muy deficiente ya que no cumple con todo lo
estipulado ni tampoco con un proceso de cobro en los clientes.
31
CAPÍTULO III
3. MARCO PROPOSITIVO.
3.1. TÍTULO DE LA PROPUESTA: CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA
GESTIÓN DE COBRANZAS EN LA IMPRENTA “IMPRECOMPU” EN LA
CIUDAD DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS.
3.2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA.
3.2.1. Justificación de la Propuesta.
Según la fundamentación teórica, en el capítulo I se analizó una bibliografía
actualizada de diversos autores a través de la cual se puede sustentar
científicamente la propuesta y determinar que la aplicación de un sistema de
Control interno ayuda a mantener un ambiente de control adecuado para toda de
la empresa, por lo que los datos contables y administrativos para los accionistas
serán confiable, ya que se mejorará la toma de decisiones financieras.
La implementación de un sistema de Control Interno optimizará recursos de la
empresa, los cuales utilizados de forma eficiente como con criterio el cual con el
registro de la información a tiempo e implementación de políticas y normas ayudará
a la correcta gestión de cobranzas.
Las conclusiones planteadas en el Capítulo II. Marco Metodológico evidencia
claramente que la empresa no cuanta con manual de créditos, cobranza y políticas,
las mismas que están sustentadas a través de encuestas y entrevistas realizadas.
Por lo tanto se justifica el diseño de un sistema de Control Interno y Gestión de
Cobranzas en Imprecompu que permitirá mejorar su eficiencia en la empresa.
32
3.2.2. Objetivo General.
Mejorar la gestión de cobranza a través de un diseño de modelo de control interno
en la empresa Imprecompu en la ciudad de Santo Domingo.
3.2.2.1. Objetivos Específicos.
Evaluar mediante un cuestionario, el control interno en el área de cobranzas
Redactar un informe apropiado sobre la situación del control interno en el
área de cobranzas de la empresa Imprecompu
Diseñar un sistema de control interno, que contribuya al mejoramiento de la
gestión de cobranzas
3.2.3. Propuesta
3.2.3.1. Evaluación Control interno
La EMPRESA “IMPRECOMPU” se dedica a la compra y venta de materiales, para
la facturación e impresión de sus trabajos.
La propuesta se fundamenta con los siguientes elementos
3.1.1.1.1. Planificación.
La auditoría de control interno se planifico realizarla del 1 de Octubre al 31 de
Octubre del año 2014 a las 10:00 am, con autorización del propietario de la empresa
el Sr. Javier Balseca, se realizaron visitas para conocer detalles de la situación de
la empresa, esto nos permitió identificar las debilidades que tiene la empresa, en
cuanto al control de las cobranzas de sus clientes, esto genera una baja liquidez.
33
a) Memorando de planificación.
Memorándum de Planificación de la Auditoría de Control Interno en la
EMPRESA “IMPRECOMPU” en el período 1 al 31 de octubre del 2014.
1.- Identificación de la entidad.
NOMBRE: Empresa “Imprecompu.”
DIRECCIÓN: Galápagos y Loja.
TIPO DE TRABAJO: Auditoria de control interno
AREA: Cobranzas
PERIODO : 1 al 31 octubre del 2014
2.- Motivos del examen.
Examen de la Auditoría del control interno en el área de cobranzas en la Empresa
Imprecompu se lo realizó en cumplimiento del Programa de Fin de Titulación para
la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría Y Finanzas,
CPA. Tema aprobado por la Dirección general de la Universidad Regional
Autónoma de los Andes “UNIANDES”.
Se emitió una solicitud para realizar esta actividad a la empresa Imprecompu, la
cual fue autorizada por el propietario a través de una carta. (Anexo # 2)
3.- Objetivos de la auditoria de control interno
• Ejecutar todas las fases del proceso de auditoría de control interno en
el área de cobranza.
• Concluir sobre el sistema de control interno y la gestión empresarial en
el área de cobranzas, proporcionando una ayuda a nivel gerencial, a
través de recomendaciones que permitan tomar acciones correctivas
necesarias en la empresa Imprecompu
34
4.- Alcance del examen
La Evaluación de Control Interno para el área de cobranzas de la EMPRESA
IMPRECOMPU se realizará por el periodo comprendido entre 1 de Octubre al 31
de Octubre del 2014 y cubrirá la evaluación del Sistema de control interno y su
efectividad en el manejo de programas y actividades.
5.- Base Legal.
• Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
• Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NE C).
• Normas Ecuatorianas de Auditoria (NEA).
• IESS.
• Ley de régimen tributario interno.
• Código de trabajo.
• Código civil.
• Código de Comercio.
6.- Estructura Orgánica.
La EMPRESA IMPRECOMPU tiene la siguiente estructura orgánica hasta el 31 de
octubre del 2014.
35
Elaborado: Jacqueline Bone
Fuente: Empresa “Imprecompu”
7.- Objetivo de la Empresa Imprecompu
El objetivo de la Empresa IMPRECOMPU es:
“Ofrecer productos y servicios de calidad, con diversos modelos, para la
satisfacción de los clientes”
8.- Sistema de Archivo.
En el período de examen la documentación se encuentra archivada en las oficinas
de la empresa, en el departamento de contabilidad de Imprecompu, estos se
encuentran archivados de manera secuencial cronológica de acuerdo a los
comprobantes de egreso y en orden secuencial numérica las facturas de venta.
9.- Unidades responsables y/o componentes.
Las unidades relacionadas con el examen son las siguientes:
AREA DE COBRANZAS
Estructura organizacional IMPRECOMPU
PROPIETARIO.
ADMINISTRADOR. DTO. DE CREDITO Y
COBRANZAS. SECRETARIA . OPERARIOS.
36
Propietario
Asistente de cobranzas
9.- Estado de operaciones.
La empresa Imprecompu se considera un valor de compras por $ 5000 en
mercadería en el mes de octubre del año 2014 y su venta fue de $ 4500, existe una
baja liquidez en la empresa.
10.- Puntos de interés para la auditoría.
De la evaluación realizada se determinan varias observaciones preliminares, que
serán confirmadas con las pruebas de control y sustantivas en la siguiente fase de
la auditoría que es la ejecución del trabajo, entre las principales se citan las
siguientes:
• Constatar la existencia de un buen ambiente de control, que permita
conocer las políticas a los empleados, una buena estructura
organizacional, y que tenga valores éticos.
• Verificar que los directivos identifiquen los riesgos de los objetivos que
permitan cumplir con la evaluación de riesgos.
• Revisar que en la empresa existan políticas establecidas, para el
desempeño del personal en las funciones que deben realizar.
• Comprobar si el sistema de información que tiene la empresa oportuno
y confiables.
• Revisar si se realizan evaluaciones periódicas sobre la efectividad del
Sistema de Control Interno.
37
11.- Grado de confiabilidad de la información.
Según lo constatado en la empresa se detalla el proceso en el área de cobranza.
Luego de realizar la compra en la Imprenta, los clientes que tienen otorgado crédito
se acercan, al área de cobranza a firmar las respectivas facturas. Y la secretaria
encargada les explica el procedimiento del crédito:
Cuando el valor de la compra es menor de 100$, se da un plazo de 15 días en
efectivo o cheque, cuando el valor pasa a los 100 $ se da un plazo de 30 a 45 días
con cheque.
Si el cliente se atrasa en sus pagos se le cobrará un interés de mora adicional del
2%, en su deuda.
Luego la secretaria registra en el sistema, la fecha que el cliente debe realizar su
pago.
Se observó en la empresa el proceso del área de cobranza lo siguiente:
El cliente se acerca al área de cobranza a firmar la factura, que le otorgan el crédito
y luego de saber el plazo estipulado se lleva la mercadería.
Cuando ya se le vence el plazo estipulado del cliente, la secretaria se encarga de
llamar a los clientes para que se acerquen a cancelar sus deudas, pero a veces la
secretaria se olvida de llamar y los clientes no se acercan a cancelar sus deudas,
por eso vemos una baja liquidez en las cuentas.
12.- Tiempo Estimado de ejecución del trabajo.
La ejecución de la presente auditoría, se estima concluir en aproximadamente 30
días laborables, los cuales se distribuirán de la siguiente manera:
38
4. Cuadro N° 7: Tiempo estimado de trabajo.
FASES ACTIVIDADES TIEMPO
Planificación Conocimiento general de la
empresa
10 días
Ejecución Definición de componentes
Evaluación del control Interno
15 días
Comunicación de
los resultados Elaboración del informe 5 días
Total 30 Días
Elaborado: Jaqueline Bone.
Revisado: Mba. Leonardo Carrión.
13.- Productos a obtener.
• Cuestionario de control interno.
• Informe de Auditoría
• Matriz de conclusiones y recomendaciones.
39
Ejecución de la Auditoría del Sistema de Control Interno.
Auditoría de control interno Área de cobranzas.
EMPRESA IMPRECOMPU.
AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO DEL ÁREA DE COBRANZAS POR EL
PERÍODO COMPRENDIDO ENTRE 1 AL 31 DE OCTUBRE DEL 2014
AUDITORIA DE CONTROL INTERNO
ACTIVIDAD
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
N.
COMPONENTE:
ADMINISTRACIÓN,COBRANZAS,VENTAS
SI NO OBSERVACIONES
A. AMBIENTE DE CONTROL
INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS
1 ¿La empresa cuenta con un código de ética? 1
2 ¿Considera Ud. que hay integridad con las
personas que trabaja? 1
3
¿Las relaciones externas con los clientes,
proveedores y auditores, se basan en la
honestidad y equidad?
1
4 ¿Los empleados responden adecuadamente a
la integridad y valores éticos que se propicia? 1
5 ¿Se ha propiciado la creación de un comité
para tratar problemas de gestión empresarial? 1
6 ¿La empresa posee estructura jerárquica? 1
40
7 ¿La empresa como conjunto tiene un plan
operativo anual? 1
8 ¿El personal desempeña sus actividades según
su profesión? 1
9 ¿La administración difunde las políticas,
objetivos, estrategias, etc.? 1
10
¿Existe soporte para el cumplimiento de
políticas como: hora de llegada, remuneración,
capacitación, etc.?
1
11 ¿Dentro del organigrama se define claramente
la estructura organizativa de ventas? 1
12 ¿Las responsabilidades están plasmadas en
manuales? 1
13 ¿Se han definido políticas para evaluar el
desempeño del personal? 1
14 ¿Estas políticas están actualizadas? 1
15
¿Existe un plan de acción para corregir
desviaciones en los objetivos, políticas y
procedimientos?
1
16 ¿La unidad tiene establecido un manual de
procedimientos administrativos? 1
17 ¿Dentro del organigrama se define claramente
la estructura organizativa de cobranzas? 1
18 ¿Se controla con regularidad el desarrollo de
cobranzas? 1 Ocasionalmente
19 ¿Se establecen metas en forma periódica
respecto a montos de cobranzas? 1 Ocasionalmente
41
20 ¿Se clasifican los cobros según la fecha de
cobro? 1 Con algunos clientes
B.ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
21 ¿La empresa cuenta con misión aprobada por
la administración? 1
22 ¿Se han formulado claramente los objetivos
que la empresa persigue? 1
23 ¿Se comunica a los empleados sobre los
objetivos de la empresa? 1
24 ¿Existe un manual de procedimientos para
guiar la gestión del personal? 1
C.IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS
25
¿Hay alguna persona encargada de identificar
los riesgos que pudieran ocurrir, tanto internos
como externos?
1
26 ¿Existen mecanismos para identificar eventos
relacionados con los objetivos? 1
27 ¿Se controla con regularidad el desarrollo de
ventas y facturación? 1 Ocasionalmente
D.EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS
28 ¿La información es oportuna y confiable
para evaluar los riesgos? 1
29 ¿Se elabora un informe una vez detectado el
riesgo? 1
30 ¿Se han definido políticas para las
actividades de ventas y facturación? 1
E. RESPUESTA A LOS RIESGOS
42
31
¿Se tiene establecido algún medio para
informar las decisiones que se adoptan
frente a los riesgos?
1
32 ¿Se dispone de mecanismos para hacer
frente a posibles riesgos? 1
33 ¿Se comunica al personal de la empresa los
resultados obtenidos? 1
34 ¿Se han establecido procedimientos para
presentar quejas o reclamos? 1
F.ACTIVIDADES DE CONTROL
35 ¿La dirección apoya el diseño de los
controles? 1
36
¿Existen medios de comunicación para
informar acerca de las actividades de
control?
1
37 ¿Existe evidencia de que los controles
implementados son aplicados? 1
38 ¿Existe un departamento de auditoría o
similar? 1
39
¿Las actividades de control han sido fijadas
considerando las decisiones adoptadas
sobre los riesgos?
1
40 ¿Se han determinado indicadores de gestión
de cobranzas? 1
41 ¿Son aplicados los indicadores de gestión
de cobranzas? 1
G. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
43
42 ¿Existen políticas para la información y
comunicación? 1
43 ¿La alta dirección cumple con las políticas
de información y comunicación? 1
44
¿Existen canales de comunicación para
captar información de las necesidades de los
clientes?
1
45
¿Existe un medio de comunicación que
informe al personal sobre sus
responsabilidades?
1
46 ¿Se fundamentan estas sanciones en algún
reglamento? 1
H. SUPERVISIÓN Y MONITOREO
47 ¿Se realizan auditorías externas? 1
48 ¿Se efectúan evaluaciones frecuentes del
control interno en la empresa? 1
49 ¿Existen mecanismos para detectar
deficiencias del control interno? 1
TOTALES 16 33
Elaborado: Jaqueline Bone
Revisado: Mba. Leonardo Carrión.
44
Comunicación de resultados.
Informe del examen de auditoría de control interno al área de control interno
a la EMPRESA IMPRECOMPU, Correspondiente al mes de octubre del 2014.
Santo Domingo, 31 de octubre del 2014
Señor.
Javier Balseca.
PROPIETARIO DE LA EMPRESA IMPRECOMPU.
Presente.-
De mi consideración:
Hemos practicado una auditoría de control interno a la Empresa IMPRECOMPU en
el mes de octubre del 2014, la cual cubre la evaluación de control interno, la
administración es responsable de la preparación, integridad y presentación de
mantener una estructura efectiva de control interno para el logro de los objetivos de
la empresa, así como de las estrategias para la conducción ordenada y eficiente
del negocio.
Nuestra obligación son las de expresar conclusiones sobre cada uno de los temas
de la auditoría de control interno con base en los procedimientos que hemos
considerado necesarios para la obtención de evidencia suficientes y apropiadas,
con el propósito de obtener una seguridad razonables de nuestras conclusiones
sobre la temática de la auditoría de control interno.
Dados las limitaciones inherentes de cualquier estructura de control interno, pueden
ocurrir errores o irregularidades y no ser detectados; también proyecciones de
cualquier evaluación de control interno para periodos futuros están sujetas al riesgo
de que el control interno se pueda tomar por los cambios en sus elementos.
45
Realicé la auditoría de control interno de acuerdo con las normas NAGA´S. Esas
normas requieren que la auditoría se planifique y se ejecute de tal manera que se
obtenga una seguridad; si la estructura del control interno ha sido diseñada
adecuadamente y opera de manera efectiva.
Con base en nuestros procedimientos de trabajo y con la evidencia obtenida,
concluimos que la empresa mantuvo en todos sus aspectos importantes una
inadecuada estructura de control interno en relación con la conducción de sus
operaciones.
Atentamente;
Jaqueline Bone
46
Informe de las actividades realizadas en la evaluación del control interno.
Santo Domingo, 3 de noviembre del 2014.
Señor.
Javier Balseca.
Propietario de la IMPRECOMPU.
En uso de las facultades conferidas se procede a efectuar una auditoría de control
interno en la Empresa Imprecompu con el objeto que se detalla en lo siguiente:
a) Objeto del informe.
Es la evaluación del control interno en el área de cobranzas existente en la empresa
con el propósito de conocer el grado de confiabilidad del mismo.
b) Alcance del informe.
Nuestro examen fue realizado básicamente en evaluar el control que la Empresa
IMPRECOMPU tiene sobre las cobranzas.
c) Resumen gerencial.
El control interno realizado en la Empresa IMPRECOMPU es un proceso efectuado
al propietario, a la administración y personal operativo, para demostrar la situación
y confiabilidad de la empresa.
47
d) Evaluación de las fases de control interno.
Ambiente de Control.
Falta de un código de ética, la personal no cuenta con políticas y prácticas de
recursos humanos, además no existe cultura organizacional en la empresa.
Conclusión:
La empresa ha dado a conocer al personal la importancia de los valores éticos y la
integridad, no existe políticas, ni prácticas de recursos humanos donde especifique
las habilidades y destrezas, no cuenta con un organigrama estructural ni funcional.
Recomendación:
Realizar un código de ética para que mediante este documento se establezcan los
principios generales, las conductas para alcanzar el bien interno y los medios para
que conozcan la importancia que tiene en la empresa, establecer políticas y
prácticas de recursos humanos donde definan las destrezas y/o habilidades que los
empleados, además realizar un organigrama donde se especifique los
departamentos y las unidades de modo que cada una cuente con un conjunto
diferente de deberes y responsabilidades.
Valoración de riesgo.
Desconocimiento de los objetivos de la evaluación de riesgos, falta de identifican
los riesgos internos y externos, y no se ha constituido un comité de evaluación de
riesgos.
Conclusiones:
Los empleados no están vinculados con los objetivos de la evaluación de riesgos,
y tampoco identifican los riesgos internos y externos, además no se han definido
48
los riesgos en función de los objetivos generales y estratégicos, esta situación
incluye eventos o circunstancias que pueden afectar el registro, procesamiento y
reporte de información.
Recomendación.
Los objetivos deben ser establecidos y comunicados, se debe realizar evaluaciones
internas y externas que permita la consecución de los controles a sus objetivos,
esto representa el camino adecuado para identificar factores críticos de éxito y
establecer criterios para medirlos.
• Actividades de Control.
La empresa Imprecompu tiene los siguientes problemas en las actividades de
control:
Falta de un manual de clasificación de puestos y actualización de la información de
su personal y manual de procedimiento para el área de cobranzas, Inexistencia de
políticas y documentación, no se realizan evaluaciones de desempeño en la
empresa.
Recomendación.
Diseñar manuales de procedimientos, funciones, políticas, porque son muy
importantes en el desempeño del personal en la Empresa y constituyen el medio
más idóneo para asegurar el logro de objetivos de la entidad.
• Información y Comunicación.
La empresa no posee un sistema de información automatizado que permita
registrar, procesar, informar la entrada y salida de mercadería.
49
El Sistema de información no establece controles que garanticen la seguridad de la
información de la empresa.
Conclusión:
La empresa no posee un sistema de información automatizado que permita
registrar, procesar, informar la entrada y salida de mercadería, además no se
realiza controles que garanticen la seguridad de la información en la empresa, y la
información de los jefes a los empleados no es completa ni oportuna.
Recomendación.
Implementar flujogramas para mejorar los procesos y procedimientos de cada
actividad, realizar la información y comunicación eficaz en un sentido amplio, que
fluya en todas las direcciones a través de todos los ámbitos de la empresa.
Monitoreo y Evaluación.
Dentro de la evaluación se constató que no se realizan evaluaciones periódicas de
las actividades realizadas por los empleados que permitan conocer la eficiencia de
sus operaciones
Conclusión:
No se aplica un proceso que evalúa la calidad del funcionamiento al control interno
en el tiempo y tampoco permite al sistema reaccionar en forma dinámica.
Recomendación.
Establecer procedimientos de seguimiento continuo o evaluaciones periódicas o
una combinación de ambos para asegurar la eficacia del sistema de control interno.
50
3.2.3.2. Sistema de control interno, que contribuya al mejoramiento de la
gestión de cobranzas.
Direccionamiento Estratégico.
Parte fundamental para la consecución de los objetivos empresariales constituyen
el establecimiento de la Misión y la Visión de una organización, lo que dirigirá el
trabajo de los actores guiándoles a la consecución de los mismos.
Misión Propuesta.
Ofrecemos productos relacionados con la compra - venta de papeles, servicio de
impresiones y factureros mediante una atención profesional, capacitada como
dirigida a todas aquellas personas que estudian o trabajan y de esta forma
satisfacer sus principales necesidades, apalancados por un talento humano que
fomenta el trabajo en equipo respaldados por los valores institucionales.
Visión Propuesta.
Ser una empresa reconocida en el centro del país a través de la comercialización y
prestación de servicios de imprentas, lo cual permitirá crecer en un alto porcentaje
para poder satisfacer las necesidades de nuestros clientes
Ambiente de Control.
Dentro de este grupo se incluyen normas y leyes que predominan el accionar
humano y que facilitan la ejecución de las tareas basadas en normativas morales y
legales que conduzcan a los trabajadores y administradores a la consecución de
los objetivos empresariales.
Para el efecto se parte del establecimiento de valores éticos desarrollados en base
a la necesidad de la empresa, influenciar en la conciencia de un control de la gente,
51
generará disciplina para no se inmiscuyan en actos dolosos, inculcar actividades
de integridad y conciencia de control.
Integridad y Valores Éticos.
IMPRECOMPU
EMPRESA "IMPRECOMPU”
VALORES CORPORATIVOS FECHA: 06-05-2014
PÁGINA: 1 de 2
VALORES CORPORATIVOS
Confianza: brindar seguridad a nuestros clientes y colaboradores apoyándonos
en el profesionalismo que tenemos.
Respeto y responsabilidad: Somos cautelosos de cuidar y respetar el medio
ambiente, a nuestros colaboradores, al trabajo que realizamos, nuestros clientes,
y al entorno en general.
Mejora continua: nos basamos en pensamientos positivos y progresistas,
motivando al personal y animando a nuestros clientes, con la finalidad de
superarnos cada día. Nuestra autocrítica implica la superación personal y grupal,
comprometidos con una profunda conciencia de resultados dedicados a
mejorarlos.
Integridad: vivir, trabajar y hablar con respeto, congruencia y honestidad en todas
las expresiones de comportamiento de los colaboradores de Imprecompu.
Elaborado por:
Jaqueline Bone Revisado por: Aprobado por
52
IMPRECOMPU
EMPRESA IMPRECOMPU
VALORES CORPORATIVOS FECHA: 06-05-2014
PÁGINA: 2 de 2
Innovación: renovación y reinvención eterna de nuestras actividades, procesos
e ideas.
Trabajo en equipo: generar compañerismo basándonos en la confianza y respeto
mutuo, trabajando todos juntos por el logro de la visión de Imprecompu.
Dispuestos siempre a ofrecer a los demás un trato amable, apoyo incondicional,
calidad, eficacia y eficiencia y por supuesto una respuesta oportuna.
Honestidad: actuar con inteligencia, cumpliendo con la responsabilidad
asignada en el uso de la información, recursos materiales y financieros.
Rentabilidad: búsqueda permanente y reciproca de beneficios.
Fomentar el clima organizacional: El trato entre los administradores de una
empresa y sus subordinados se presenta en el trabajo diario de quienes la
conforman, lo cual es de fundamental importancia pues la comunicación honesta
y abierta entre todos los colaboradores de esta entidad es lo que define si se
mantiene en continuo progreso el ambiente de trabajo, ya que el principal factor
de una empresa es el Capital Humano.
Elaborado por:
Jaqueline Bone Revisado por: Aprobado por
53
Compromiso para la competencia.
El alto rendimiento de una empresa como su supervivencia a largo plazo depende
en gran medida, del tipo y profundidad del compromiso de sus miembros con la
misma. Por tal motivo el Propietario y los empleados de Imprecompu deben
comprender la importancia del cumplimiento de los objetivos y procedimientos de
control interno.
a) Competencias claves para el propietario:
Trabajo en equipo.- Para trabajar en equipo, las claves serán el respeto por
los demás y saber escuchar. Se trata de fomentar la participación sin
penalización. Es decir, toda propuesta es susceptible de convertirse en una
acción empresarial.
Dirigir por objetivos.- No es más que identificar qué es un objetivo y qué es
una meta, reconocer la diferencia entre lo urgente y lo importante, mejorar el
control de gestión de la empresa en forma precisa y evaluar la situación real
de su negocio respecto a los rubros económico, técnico, personal,
administrativo y tecnológico.
Motivación.- Inicialmente el empleado tiene sólo necesidades económicas
que cubrir, es decir, quiere tener una correcta retribución acorde con su
puesto de trabajo. Es importante que esta consideración de adecuada sea
compartida por parte del interesado/a y la empresa. Sin embargo, una subida
de sueldo como recompensa por un buen trabajo.
La comunicación interna.- La comunicación dentro de la empresa es clave,
pero también lo es de la compañía hacia el exterior. Un buen líder debe ser
un buen comunicador y saber transmitir tanto a los clientes internos, los
empleados, como a los externos la filosofía de la empresa, los hechos
noticiosos, etc.
54
Negociar con éxito.- Tener una habilidad para las negociaciones las mismas
que pueden desarrollarse tanto dentro de la oficina, como cuando se discute
un aumento de sueldo solicitado por un trabajador, como hacia fuera, con
proveedores, clientes, etc.
Toma de decisiones.- Tomar decisiones sensatas, oportunas y efectivas
para bien de la empresa.
b) Competencias del encargado del departamento de cobranzas.
Dentro de las competencias que debe tener el encargado del departamento de
cobranzas se tiene:
Planificar, coordinar, dirigir y supervisar las labores desarrolladas por el
personal a su cargo.
Realizar reuniones con integrantes de la unidad, para la fijación de las
acciones a seguir en el desarrollo de los programas asignados.
Definir los sistemas, normas y procedimientos para el registro, manejo y
control de las cobranzas.
Proactivo y con capacidad de resolución de problemas de respuesta
inmediata.
Estructura de la organización
La imprenta no cuenta con una estructura organizacional técnicamente
desarrollada, en tal sentido, se propone un organigrama que facilite a sus usuarios
la fácil comprensión y entendimiento del mismo
55
Gráfico 2: Organigrama Propuesto.
Elaborado por: Jaqueline Bone.
Asignación de autoridad y responsabilidades.
Las actividades y las funciones que los trabajadores de Imprecompu se detallarán
en el siguiente manual de funciones donde se describirá los objetivos, funciones,
autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen la
estructura de la empresa, se hace el manual de funciones a todos los trabajadores,
ya que nos ayuda a verificar y controlar cada una de sus actividades
Gerencia General
Dpto. Contable Financiero
Dpto. de Crédito y Cobranzas
Dpto de Ventas
Secretaría
56
IMPRECOMPU
EMPRESA "IMPRECOMPU”
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 02-05-2015
ÁREA: GERENCIA
PÁGINA: 1 de 13
PUESTO: Propietario
Naturaleza del Trabajo: Optimizar, dirigir, controlar y evaluar todas las
actividades que surgen dentro de Imprecompu.
Funciones:
Ejercer la representación legal de la empresa.
Dirigir la empresa, manteniendo la unidad de intereses, entorno a la misión
y objetivos de la misma.
Expedir los actos administrativos, órdenes y directrices necesarias para el
funcionamiento de la empresa.
Coordinar y controlar el cumplimiento de la función disciplinaria.
Revisar los informes de caja, bancos, cuentas por cobrar e inventarios.
Controlar las funciones de los demás colaboradores de la empresa.
Recibir las órdenes de requisiciones de la mercadería y órdenes de
producción.
Elaborado por:
Jaqueline Bone Revisado por: Aprobado por
57
IMPRECOMPU
EMPRESA "IMPRECOMPU”
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 02-05-2015
ÁREA: GERENCIA
PÁGINA: 2 de 13
Calificar las carpetas presentadas para la otorgación de créditos por para
de los clientes
Aprobar los montos de crédito para los clientes.
Administrar los bienes y recursos destinados al funcionamiento de la
empresa.
Requisitos Mínimos:
Título de tercer nivel en Contabilidad y Auditoría, Administración de
Empresas o Afines.
Experiencia mínima en cargos superiores tres años.
Edad mínima 30 años.
Relación funcional interna:
Con todas las áreas de la empresa
Relación funcional externa:
Organismos de control administrativo, tributario y laboral.
Elaborado por:
Jaqueline Bone Revisado por: Aprobado por
58
IMPRECOMPU
EMPRESA "IMPRECOMPU”
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 02-05-2053
ÁREA:
CONTABILIDAD
PÁGINA: 3 de 13
PUESTO: CONTADOR EXTERNO
Naturaleza del Trabajo: Registrar, analizar y controlar las operaciones contables,
manejo de presupuesto y demás recursos financieros de la empresa.
Funciones:
Elaborar y presentar los estados financieros de la empresa.
Elaborar presupuestos que muestren la situación económica y financiera
de la empresa.
Realizar declaraciones de impuestos, declaraciones patrimoniales, pagos
de nómina, aportes al IESS, anexos tributarios.
Planificar y llevar el control de inventarios de la empresa.
Revisar las conciliaciones bancarias realizadas por la auxiliar
contable/cajera, a fin de mantener al propietario permanentemente
informado de la situación financiera de la empresa
Revisar y registrar contratos de trabajo así como las actas de finiquito.
Elaborado por:
Jaqueline Bone Revisado por: Aprobado por
59
IMPRECOMPU
EMPRESA "IMPRECOMPU”
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 02-05-2015
ÁREA:
CONTABILIDAD
PÁGINA: 4 de 13
Obtener los permisos correspondientes entre otros.
Requisitos mínimos:
Título de Contador titulado con licencia profesional
Experiencia mínima de 2 años.
Relación funcional interna:
Con todas las áreas de la empresa
Relación funcional externa:
Servicio de Rentas Internas (SRI).
Ministerio de Relaciones Laborales (MRL).
Instituto de Seguridad Social (IESS).
Elaborado por:
Jaqueline Bone Revisado por: Aprobado por
60
IMPRECOMPU
EMPRESA "IMPRECOMPU”
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 02-05-2015
ÁREA:
CONTABILIDAD
PÁGINA: 5 de 13
PUESTO: AUXILIAR CONTABLE - CAJERA
Naturaleza del Trabajo: Cobrar y custodia del dinero que ingresa a la empresa,
control y archivo de las facturas de ventas y compras.
Funciones:
Recepción de dineros de la empresa.
Realizar cobros a los clientes.
Realizar depósitos al día siguiente de la venta.
Elaborar comprobantes de ingreso y egreso.
Emitir roles de pagos a los empleados.
Realizar trámites en el IESS y SRI.
Archivo de documentos.
Elaborado por:
Jaqueline Bone Revisado por: Aprobado por
61
IMPRECOMPU
EMPRESA "IMPRECOMPU”
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 02-05-2015
ÁREA:
CONTABILIDAD
PÁGINA: 6 de 13
Requisitos:
Estudios superiores mínimo de un año en cualquier carrera.
Experiencia mínima de un año en trabajos similares.
Excelentes relaciones públicas.
Edad mínima de 24 años.
Conocimiento y manejo de sistemas informáticos.
Relación funcional interna:
Con todas las áreas de la empresa
Relación funcional externa:
Clientes.
Entidades bancarias.
Organismos de control.
Elaborado por:
Jaqueline Bone Revisado por: Aprobado por
62
IMPRECOMPU
EMPRESA "IMPRECOMPU”
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 02-05-2015
ÁREA: VENTAS
PÁGINA: 7 de 13
PUESTO: VENDEDOR
Naturaleza del Trabajo: Organizar y ejecutar las actividades relacionadas a la
venta y promoción de los artículos que ofrece la empresa
Funciones:
Realizar publicidad y promoción de ventas.
Llevar un adecuado control y análisis de las ventas.
No deben existir preferencias entre clientes en cuanto a plazos,
descuentos, a menos que sean autorizados por la gerencia.
Los vendedores deben tener una relación estrecha con el propietario para
evitar vender a clientes morosos, conocer las líneas de crédito, así como
el saldo de cada cliente.
Requisitos:
Estudios superiores mínimo de un año en cualquier carrera.
Experiencia mínima de un año en trabajos similares.
Elaborado por:
Jaqueline Bone Revisado por: Aprobado por
63
IMPRECOMPU
EMPRESA "IMPRECOMPU”
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 02-05-2015
ÁREA: VENTAS
PÁGINA: 8 de 13
Excelentes relaciones públicas
Edad mínima de 24 años.
Relación funcional interna:
Con todas las áreas de la empresa.
Relación funcional externa:
Clientes
Elaborado por:
Jaqueline Bone Revisado por: Aprobado por
64
IMPRECOMPU
EMPRESA "IMPRECOMPU”
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 02-05-2015
ÁREA: CRÉDITO Y
COBRANZAS
PÁGINA: 9 de 13
PUESTO: JEFE CRÉDITO Y COBRANZAS
Naturaleza de Trabajo: Asignar los créditos a clientes en corto, mediano y largo
plazo como cobrar los valores pendientes sobres las ventas realizadas a crédito
por parte de la empresa a los clientes.
Funciones:
Planificar dirigir y controlar las actividades del Crédito y Cobranzas.
Controlar el correcto funcionamiento de las operaciones de acuerdo a las
políticas establecidas en la empresa.
Coordinar las gestiones del departamento de Crédito y Cobranzas y los
demás departamentos.
Realizar los seguimientos diarios de los reportes de cartera.
Establecer estrategias para optimizar la recuperación de cartera.
Asignar metas mensuales para el cobro.
Elaborado por:
Jaqueline Bone Revisado por: Aprobado por
65
IMPRECOMPU
EMPRESA "IMPRECOMPU”
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 02-05-2015
ÁREA: CRÉDITO Y
COBRANZAS
PÁGINA: 10 de 13
Presentar informes económicos periódicos.
Actualizar los flujogramas que corresponden a crédito, cobranzas y pagos
que realiza el cliente.
Receptar y evaluar las solicitudes de crédito y controlar la recuperación de
las mismas.
Asesorar a los clientes sobre las líneas de crédito que otorga la empresa.
Efectuar un estudio sobre las solicitudes de crédito y de sus respectivas
garantías para poder determinar la capacidad de pago.
Realizar visitas domiciliarias al cliente que solicita el crédito y al respectivo
garante para comprobar la información emitida.
Revisar las carpetas de crédito y emitir listados de morosidad e informes
de recuperación.
Coordinar con el asesor jurídico las acciones de cobro judicial.
Elaborado por:
Jaqueline Bone Revisado por: Aprobado por
66
IMPRECOMPU
EMPRESA "IMPRECOMPU”
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 02-05-2015
ÁREA: CRÉDITO Y
COBRANZAS
PÁGINA: 11 de 13
Requisitos:
Título de Tercer Nivel en Administración de Empresas, Mercadeo,
Contabilidad o Afines.
Experiencia de un año en recuperación de cartera y/o atención al cliente.
Edad mínima 25 años
Conocimientos y manejo de sistemas informática
Relación Funcional Interna:
Todos los departamentos de la empresa.
Relaciones Funcionales Externas:
Clientes
bancos
deudores.
Elaborado por:
Jaqueline Bone Revisado por: Aprobado por
67
IMPRECOMPU
EMPRESA "IMPRECOMPU”
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 02-05-2015
ÁREA: CRÉDITO Y
COBRANZAS
PÁGINA: 12 de 13
PUESTO: AUXILIAR DE CRÉDITO Y COBRANZAS
Naturaleza de Trabajo: Reportar sobre la gestión de créditos y cobranzas sobre
los valores pendientes sobres las ventas realizadas a crédito por parte de la
empresa a los clientes.
Funciones:
Elaborar reportes sobre los créditos otorgados y las cobranzas.
Clasificar los créditos que deban ir para trámites Judiciales.
Planificar las visitas llamadas telefónicas y notificaciones de clientes.
Elabora las notificaciones a los clientes morosos y garantes.
Llevar un archivo y control sobre los documentos de los clientes.
Demás actividades solicitadas por el jefe de crédito y cobranzas.
Elaborado por:
Jaqueline Bone Revisado por: Aprobado por
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IMPRECOMPU
EMPRESA "IMPRECOMPU”
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 02-05-2015
ÁREA: CRÉDITO Y
COBRANZAS
PÁGINA: 13 de 13
Requisitos:
Estudios universitarios en administración, mercadeo.
Experiencia de un año en recuperación de cartera y/o atención al cliente.
Edad mínima 25 años.
Conocimientos y manejo de sistemas informáticos.
Relación Funcional Interna:
Todos los departamentos de la empresa.
Relaciones Funcionales Externas.
Clientes
Bancos
Deudores.
Elaborado por:
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Políticas y Prácticas del Personal.
Imprecompu es una empresa que no cuenta con un reglamento interno de trabajo
ya que no cuenta con el número trabajadores establecido por la Ley pero se sujeta
a los derechos y obligaciones que tiene el empleador con los empleados de acuerdo
a lo que dice el Código de trabajo y la Ley de Seguridad.
IMPRECOMPU
EMPRESA "IMPRECOMPU”
MANUAL DE POLÍTICAS DE
TALENTO HUMANO
FECHA: 03-05-2015
PÁGINA: 1 de 3
Políticas de requerimiento de personal:
Toda contratación de personal se realizará a través de la Gerencia, y la
plaza a ser contratada debe estar incluida en la estructura organizativa
Cuando surja la necesidad de crear plazas en la Imprenta Imprecompu”
coordinarán con la Gerencia, la propuesta para solicitar autorización.
Políticas de Reclutamiento:
El reclutamiento es el primer paso del proceso de selección del personal,
el cual se identifica y atrae a candidatos aptos para cubrir vacantes,
buscando idoneidad para la plaza disponible
Las fuentes de reclutamiento que Empresa IMPRECOMPU podrá utilizar
de acuerdo al perfil de puesto pueden ser anuncio en periódicos.
Elaborado por:
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IMPRECOMPU
EMPRESA "IMPRECOMPU”
MANUAL DE POLÍTICAS DE
TALENTO HUMANO
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Políticas de selección de personal:
La selección de la persona que ocupará una vacante, se llevará a cabo
por medio de diferentes actividades que permitan elegir al candidato para
la posición a contratar.
Este proceso incluirá revisión de currículum para determinar si cumplen
con el perfil, entrevistas, evaluaciones, verificación de referencias
laborales y cuando sea pertinente pruebas psicológicas.
Políticas de contratación y remuneración:
La contratación del personal la hará por medio del Propietario, a través del
respectivo contrato de prestación de servicio.
Se buscará que el sueldo que se asignará a una persona que se contrate,
ya sea para una plaza vacante o nueva, serán revisados anualmente y se
incrementarán en función de la disponibilidad económica de la empresa,
en correspondencia con las leyes y reglamentos del país.
Se establece un período de prueba que corresponde a los primeros tres
meses de trabajo, el cual servirá para comprobar el desempeño del
empleado en el puesto de trabajo para el cual ha sido contratado.
Elaborado por:
Jaqueline Bone Revisado por: Aprobado por
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MANUAL DE POLÍTICAS DE
TALENTO HUMANO
FECHA: 03-05-2015
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Políticas de formación y capacitación:
Se brindará formación y/o capacitación a sus funcionarios y empleados,
para promover la actualización y el perfeccionamiento de conocimientos y
habilidades del trabajador en su actividad, o en la aplicación de una nueva
tecnología, previniendo disminuir riesgos de trabajo, incrementando la
productividad y mejorando las competencias del funcionario o empleado.
Todo el personal obligatoriamente debe recibir los eventos capacitación y
desarrollo que le sean programados, asistiendo con puntualidad durante
el desarrollo del evento, salvo caso fortuito o fuerza mayor.
Políticas de evaluación de desempeño:
Programar al menos una vez al año, una evaluación del desempeño del
funcionario o empleado, que servirá para: a) evaluar el desenvolvimiento
del empleado en el cargo, b) potenciar su desarrollo, y c) incrementar la
productividad de las Institución a través de motivar el mejoramiento del
desempeño de los funcionarios y empleados.
Las evaluaciones del desempeño, deberán ser realizadas por el jefe
inmediato del empleado, quien podrá llevar un registro de su desempeño.
Elaborado por:
Jaqueline Bone Revisado por: Aprobado por
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Evaluación de riesgos.
Objetivo de las Operaciones.
Establecer procedimientos para el control de las cobranzas en la empresa
Imprecompu.
Registrar las entradas y salidas de las mercaderías de bodega hacia el
almacén, a través de tarjetas de control.
Brindar información precisa y oportuna sobre los saldos actuales de las
cobranzas para su registro contable, con la finalidad de tener una
información contable confiable.
Realizar las cobranzas antes de la fecha de vencimiento de los créditos.
Objetivos de Cumplimiento.
Cumplir con las políticas, actividades y responsabilidades que establece el
manual de procedimiento para el control de los créditos otorgados.
Supervisar las gestiones realizadas involucrándose en la cobranza de los
clientes.
Analizar los vencimientos de las cuentas por cobrar.
Organizar los registros y seguimientos de las recuperaciones de cada uno
de los clientes.
Dar informaciones a la gerencia y contador externo sobre la recuperación de
cartera.
73
Objetivos de la Información Financiera.
Los objetivos que se propone son los siguientes:
Lograr la eficiencia en las actividades operativas, contables y financieras de
las cuentas por cobrar en la empresa.
Mejorar el área de control interno en las operaciones que se realizan en la
parte práctica y los registros relacionados con la gestión de cobranzas de la
empresa.
Generar información oportuna y confiable para la toma de decisiones, la cual
se ve reflejada en los informes de los estados financieros.
Cuestionario de control interno para evaluar:
Dentro del proceso de evaluación se consideran todos los componentes del sistema
de control interno.
74
4 4 2105
1.
No SI Observaciones
1.1 Razones economicas
1.2 Razones economicas
1.3 Razones economicas
1,5 1 Razones economicas
1
2.
No SI Observaciones
2.1 Razones economicas
2.2 1 Razones economicas
2.3 Razones economicas
1
3.
No SI Observaciones
3.1
3.2 No estan estabelecidas
3.3 1
3.4 No estan estabelecidas
3.5
1
4.
No SI Observaciones
4.1 No estan estabelecidas
4.2 No estan estabelecidas
4.3
4.4
4.5 1
1
5.
No SI Observaciones
5.1
5.2
5.3 1
5.4
5.5
1
5
Imprecompu 2015
NIVEL CONFIANZA Respuesta positiva 5 = 29.4%
Total de respuestas 17
Cuestinario
¿Dentro de la gestion de credito y cobranza, existe una rutina de permanente seguimiento y
evaluacion?
¿Existe un cronograma de supervision de las tareas que desempeña el personal de credito y
cobranza?
¿Se comunica con los clientes para supervisar los saldos?
¿Las deficiencias del area e cobranza son comunicadas ala gerente?
¿Se elaboran informes sobre control interno?
Suman
TOTAL
Elaborado por:
Jaqueline Bone Revisado por
4
17
Aprobado por
Cuestinario
¿Se han definido procedimientos de control para cada uno de los procesos de credito y
cobranza?
¿Existen formato, en losque consten las operaciones de credito y cobranza?
¿La documentacion de las operaciones de credito y cobranza, es
completa,oportuna,adecuada y correctamente archivada?
¿Existen actividades de control en los pagos?
Determinar las debilidades de la supervision y monitoreo de control interno
Suman
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Verificar la existencia de controles de la compañía
Cuestinario
¿La informacion interna y externa generada de la gestion de credito y cobranza es remitida
al gerente?
¿Estan difinidos los informes periodicos que deben remitirse a los distintos niveles internos
para la toma de decisiones?
¿El contenido del area de cobranza es apropiado, confiable y oportuno?
¿Estan los mecanismos instruidos para garantizar la comunicación en todos los sentidos?
¿Existen areas de comunicación entre empleados y jefes?
Suman
MONITOREO Y SUPERVISION
¿Existen documentacion escrita de un modelo de cobranza?
1
4
NO
1
1
1
¿La imprenta cuenta con manual de funcionbes?
¿La gerencia realiza controles de cumplimientos de los objetivos planteados?
¿Es apropiado los controles que realiza la gerencia?
Verificar la existencia de actividades de control para la compañía en general
AMBIENTE DE CONTROL
Evaluar controles internos generales de la organizacionpara identificar las debilidades
AVTIVIDADES DE CONTROL
EVALUACION DE RIESGO
Identificar los riesgos que existen en la intitucion
¿Se hace una revision periodicamente en el area de credito y cobranza?
¿Se han identificado aquellos cambios, que pueden afectar mas significativamente en el
cumplimiento de los objetivos?
Suman
Suman
¿ Existe una persona que esta encargada del personal?
Cuestionario
¿Existe un cronograma de cumpliento de metas?
Cuestinario NO
1
1
1
3
NO
GERENTE GENERAL
EMPRESA
P/T A
AREA
EVALUCION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ACTUAL
ENTREVISTADO
ENTREVISTADPRA
FECHA
JAQUELINE BONE
1
1
2
NO
1
1
1
1
4
NO
1
1
1
1
75
4 4 2105
1.
No SI Observaciones
1.1 1
1.2
1.3 No estan estabelecidas
1.4 No estan estabelecidas
1.5 No estan estabelecidas
1.6 No estan estabelecidas
1.7 No estan estabelecidas
1.8 1
2
2.
No SI Observaciones
2.1 nadie lo a establecido
2.2 No hay personal
2.3 No hay personal
0
3.
No SI Observaciones
3.1
3.2 1
3.3
3.4
3.5 1
2
4.
No SI Observaciones
4.1
4.2 1
4.3
1
5.
No SI Observaciones
5.1 No hay un control
5.2 No hay un control
5.3 1 No hay un control
5.4 No hay un control
5.5 No hay un control
1
6
imprecompu 2015
NIVEL CONFIANZA Respuesta positiva 6 = 33.3%
Total de respuestas 18
AMBIENTE DE CONTROL
Verificar que el acceso al efectivo, cheques y documentos de cobro se permita solo al personal autorizado
EVALUACION DEL SISTEMA DEL CONTROL INTERNO ACTUAL
AREA CAJA
P/T BENTREVISTADO CAJERA
ENTREVISTADPRA JAQUELINE BONE
FECHA
Suman
EVALUACION DE RIESGO
Verificar si existe control sobre facturas para la recuperacion de cartera
Cuestionario
¿Existe alguna persona encargada de indetificar los riesgos?
¿Tiene claro los plazos en los que deben cancelar los clientes?
¿Tiene clara sus actividades según el manual de funciones?
¿Existe un control adecuado de los activos de la Imprenta?
¿Existe politicas de las cuentas incobrables?
¿Se realiza cierres de caja diariamente?
¿La imprenta cuenta con unos registros individuales de sus clientes?
¿Sabe usted la mision de la empresa?
6
NO
1
Cuestinario
¿Se han definido procedimeintos de control en el cierre de caja?
¿Existe documentacion de los cierres de caja?
¿los cobros de los clientes sonregistrados inmediatamente?
¿Cuenta con politicas de credito?
¿Realizan analisis de riesgos en la Imprenta?
¿Existe el control adecuado de docuementos para la recuperacion de cartera?
suman
AVTIVIDADES DE CONTROL
Verificar la existencia de actividades de control para la compañía en general
1
1
3
NO
1
1
1
TOTAL
Elaborado por:
Jaqueline Bone Revisado por
¿Estan los mecanismos instruidos para garantizar una buena comunicación?
¿La informacion generada de facturacion y cierres de caja es remitida al gerente?
¿Existe informacion sobre un manual de credito?
¿Los cobros de los clientes son despositados al banco?
suman
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Verificar la existencia de controles de la compañía
Cuestinario
¿Existe un cronogramas de supervision de las actividades que realiza el area de caja?
¿Las deficiencias en el area de caja son comunicadas a los supervisores o personas encargadas?
¿Existen procedimientos para cancelar creditos vencidos?
Suman
Suman
MONITOREO Y SUPERVISION
Determinar las debilidades de la supervision y monitoreo de control interno
Cuestinario
¿Dentro del area de caja existe un seguimiento y evaluacion del desempeño para definir mejoras?
¿Existe monitoreo de los programas de cobranza?
¿Existen formatos de resporte de caja?
Cuestinario NO
1
1
1
1
1
1
3
NO
1
1
2
NO
1
1
1
1
4
18
Aprobado por
76
4 4 2105
1.
No SI Observaciones
1.1
1.2 No hay un control
1.3 No hay un control
1.4 No hay un control
1.5 1 No hay un control
1.6
1
2.
No SI Observaciones
2.1
2.2
2.3
0
3.
No SI Observaciones
3.1
3.2 No hay un control
3.3 No hay un control
3.4 No hay un control
3.5 1 No hay un control
1
4.
NoSI Observaciones
4.1 No hay un control
4.2 No hay un control
4.3 1 No hay un control
4.4 No hay un control
4.5 1
2
5.
NoSI Observaciones
5.1 No hay un control
5.2 No hay un control
5.3 1 No hay un control
5.4 No hay un control
5.5
1
5
Imprecompu 2015
NIVEL CONFIANZA Respuesta positiva 4 = 26.3%
Total de respuestas 20
Existen politicas para establecer elmonto maximo de credito mensual?
¿Existen politicas para el manejo de saldos decombustible?
¿La empresa da incentivos para disminuir el indice de morosidad?
Existen politicas y procedimentos para recuperacion de cartera?
AMBIENTE DE CONTROL
Evaluar controles internos generales de la organizacionpara identificar las debilidades
EVALUACION DEL SISTEMA DEL CONTROL INTERNO ACTUAL
AREA CREDITO Y COBRANZA
P/T CENTREVISTADO ADMINISTRADOR
ENTREVISTADPRA JAQUELINE BONE
FECHA
1
1
¿Existe un cronograma de cumplimiento de metas y objetivos?
¿Se evalua el control interno?
suman
AVTIVIDADES DE CONTROL
Verificar la existencia de actividades de control para la compañía en general
Suman
EVALUACION DE RIESGO
Identificar los riesgos que existen en la intitucion
Cuestionario
¿Se realiza una evaluacion de las deficiencias encontradas en el area de cobranza?
5
NO
1
1
1
3
¿Se verifican las recomendaciones, dentro del proceso administrativo?
¿Se realizan viistas de campo al cliente?
¿La imprenta realiza monitoreo diario de seguimento de cartera?
¿Existen diferentes maneras de insistir para dismunuir cartera vencida?
suman
MONITOREO Y SUPERVISION
Determinar las debilidades de la supervision y monitoreo de control interno
Cuestinario
¿Se monitorea de forma diaria los saldos de los creditos?
1
1
4
19
Aprobado por
suman
¿Los formularios de solicitudes de credito tienen un numero correlativo?
¿Para conceder un credito existen politicas?
Cuestinario
TOTAL
Elaborado por:
Jaqueline Bone Revisado por
¿Para aprobar y otorgar un credito se verifica la informacion?
¿Existe una buena comunicación entre el area de credito y cobranza?
¿En el area de cobranza, utilizan el sistema de informacion estan conformes con la
confiabilidad?
¿Existe informacion sobre politicas ?
¿Existen procedimientos para comunicar a los clientes sus deudas?
¿Existe un control en las fechas de vencimiento dela cartera vencida?
suman
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Verificar la existencia de controles de la compañía
Cuestinario
Cuestinario
¿Los procedimientos, para dar un credito son dadas por escrito?
¿Se identifica periodicamente si existe control de las acticidades del area dde credito y
cobranza?
¿Los procedimientos incluyen actividades de control en cada uno de los clientes?
¿Existe registrado un segumiento de control en los clientes ?
NO
1
1
1
NO
1
1
1
1
4
NO
1
1
1
3
NO
1
1
77
Estimación del Riesgo.
Mediante la matriz de riesgos el propietario tiene una herramienta administrativa,
para priorizar el tratamiento y control de los riesgos se ha podido establecer la
siguiente matriz de riesgo que determina que las actividades en la Imprenta se lo
realizan de manera empírica.
No COMPONENTE NIVEL DE CONFIANZA
NIVEL DE
RIESGO
% NIVEL NIVEL
1
GERENTE:
Ambiente de Control
Evaluación de Riesgo
Actividades de control
Comunicación e Información
Monitoreo
29.4% BAJO ALTO
2
CAJERA:
Ambiente de Control
Evaluación de Riesgo
Actividades de control
Comunicación e Información
Monitoreo
33.3% BAJO ALTO
3
AREA DE COBRANZA:
Ambiente de Control
Evaluación de Riesgo
Actividades de control
Comunicación e Información
Monitoreo
26.3% BAJO ALTO
78
El nivel de riesgo de la actividad empresarial se encuentra enmarcado en un nivel
moderado grave en razón de las siguientes consideraciones:
De acuerdo a la evaluación, el Nivel de Confianza en todos los elementos del
sistema coso I evaluado en la empresa, determinan que el mismo es bajo.
Es lógico suponer que el riesgo es alto si la empresa no cuenta con manuales,
políticas, distribución de funciones y responsabilidades, al no existir una distribución
de tareas y responsabilidades cada persona realiza lo que considera lógico realizar
más no viendo hacia donde debe dirigir su trabajo, es decir, existe un cumplimiento
del trabajo y nada más.
79
Actividades de Control.
Diseño de Políticas.
IMPRECOMPU
EMPRESA "IMPRECOMPU”
MANUAL DE POLÍTICAS FECHA: 06-05-2013
PÁGINA: 1 de 1
Políticas de cajas:
El efectivo y documentación de la emisión de un crédito recaudado durante
será entregado o depositado en la caja de forma personal, al realizar el
cierre de caja.
El efectivo no puede ser utilizado para realizar pagos a terceros por parte
de ningún empleado, sin previa autorización del propietario.
No podrán sobrepasar el 25% de Sueldo Básico Unificado Mensual en
faltantes.
Anticipos para los empleados no será más del 50% del Sueldo Básico
Unificado Mensual si no tuviera faltantes.
Sin previa autorización no podrán recibir cheques posfechados ni a la
fecha.
No se puede conceder crédito a ningún cliente sin autorización.
Elaborado por:
Jaqueline Bone Revisado por: Aprobado por
80
IMPRECOMPU
EMPRESA "IMPRECOMPU”
MANUAL DE POLÍTICAS FECHA: 06-05-2013
PÁGINA: 1 de 1
Políticas en departamento financiero:
La información financiera se deberá presentar a tiempo a los organismos
de control que requieran y a al propietario para una mejor toma de
decisiones.
La información contable emitida por el departamento operativo debe ser
subida el mismo día que ellos entreguen para tener información a tiempo
sobre os créditos otorgados por la empresa.
Los impuestos deben ser pagados a tiempo para evitar pago de multas e
inter por no pago.
La liquidez de la empresa se debe conservar criterios prudentes.
Revisar de forma constante los costos operacionales y gastos
administrativos.
Se deberá aplicar indicadores financieros para evaluar el comportamiento
económico – financiero de la empresa.
El Patrimonio de la empresa no se deberá comprometer más del 40% en
ventas a crédito.
Elaborado por:
Jaqueline Bone Revisado por: Aprobado por
81
IMPRECOMPU
EMPRESA "IMPRECOMPU”
MANUAL DE POLÍTICAS FECHA: 06-05-2013
PÁGINA: 1 de 3
Políticas en el área de crédito.
El órgano responsable de establecer y modificar las políticas y procedimientos
será la comisión del departamento de crédito y Cobranzas que estará integrada
por el Propietario y el Jefe de Crédito los mismos que tendrán como funciones
los siguientes:
Aprobar solicitudes de crédito. El cliente que desee obtener crédito,
previamente deberá llenar una solicitud de crédito, donde proporcionara
todos los datos pertinentes para poder evaluar y confirmar la información
suministrada y determinar la factibilidad de otorgar el crédito.
Otorgar crédito a personas naturales y empresas jurídicas por un monto
con relación al capital y a la capacidad de pago que tenga el cliente para
hacer frente a las obligaciones contraídas.
Además el cliente deberá facilitar los documentos que requiera para
realizar el análisis de la autenticidad de los datos.
Los créditos otorgados por la empresa deberán estar respaldados por un
documento legal que aseguren su recuperación, estos pueden ser un
pagare.
Se requerirá la firma de un garante para los créditos que no tengan los
respaldos suficientes.
Elaborado por:
Jaqueline Bone Revisado por: Aprobado por
82
IMPRECOMPU
EMPRESA "IMPRECOMPU”
MANUAL DE POLÍTICAS FECHA: 06-05-2013
PÁGINA: 2 de 3
Para tomar la decisión de otorgar un crédito una vez recibida la solicitud
de crédito será máximo de 48 horas.
En el caso de créditos para empresas industriales, constructoras y del
sector público la documentación requerida es la siguiente:
Tener cuentas corrientes, Solicitud de crédito, Copia del RUC actualizado,
Orden de compra de la empresa con firma de representante legal, Copia
de nombramiento del representante legal, Certificado bancario, Certificado
de proveedores, Declaración del impuesto a la renta.
El tiempo de funcionamiento de la empresa para ser considerada como
sujeto de crédito será al menos de 1 año, Formulación de intereses y
descuentos de crédito.
La comisión de créditos otorgará descuentos por pronto pago con la
finalidad de incentivar a los clientes con el pago anticipado de los créditos
así también se fijaran una tasa de interés por mora esta servir para evitar
retrasos en los plazos de crédito.
Los descuentos constan en que si el cliente cancela la deuda antes de los
15 días de haber realizado el despacho respectivo de mercadería se le
realiza un descuento del 4%. Y en caso no cancelar la cuota de la deuda
la multa será de un 4.5%. Analizar los reportes de vencimientos de cuentas
por cobrar.
Elaborado por:
Jaqueline Bone Revisado por: Aprobado por
83
IMPRECOMPU
EMPRESA "IMPRECOMPU”
MANUAL DE POLÍTICAS FECHA: 06-05-2013
PÁGINA: 3 de 3
El jefe de crédito deberá generar un reporte de vencimiento de las cuentas
por cobrar, cada semana para uso de la Gerencia General para poder
determinar el estado en que se encuentran los créditos concedidos.
Establecer condiciones y montos de crédito. El jefe de crédito y cobranzas
aprobara los créditos menores a $ 500, en estos casos no será necesario
la aprobación del comité de crédito.
Los créditos que sean mayores a $ 500, serán aprobados por la comisión
de crédito a través de un análisis y cumpliendo los requisitos solicitados.
En el caso de que un cliente necesite extender su plazo de pago será
necesario la aprobación por parte de la comisión de crédito. El plazo
establecido del crédito será de 15, 30, 45 días.
Categorización de clientes.
Se realizara una categorización de clientes cada 6 meses con la finalidad
de conocer la composición de cartera que tiene la empresa. Se debe tener
archivos permanentes con información de cada cliente con el fin de
conocer y actualizar los datos de cada uno de ellos en forma continua.
Revisión y reformulación de políticas de acuerdo a las necesidades de la
empresa. En caso que se considere que una de las políticas no esté
funcionando como se lo establece, la comisión de crédito podrá
reformularla para mejorar la gestión de la misma. Analizar el mercado para
lograr una colocación adecuada de las ventas a crédito.
Elaborado por:
Jaqueline Bone Revisado por: Aprobado por
84
IMPRECOMPU
EMPRESA "IMPRECOMPU”
MANUAL DE POLÍTICAS FECHA: 06-05-2013
PÁGINA: 3 de 3
Políticas de Cobranzas:
El jefe de Crédito y Cobranzas es la persona directamente responsable en la
recuperación de los créditos otorgados el mismo que tiene las siguientes
funciones:
Diariamente supervisara las gestiones realizadas, involucrándose en la
cobranza de los clientes o del personal a su cargo.
Con el fin de verificar las recuperaciones de cuentas, realizara un
monitoreo del estado en que se encuentra la gestión de cobranzas por
cada cliente.
Analizar reportes de cobranzas diarias vencimientos de cuentas por cobrar
además de las recuperaciones, y de cuentas vencidas que deben ser
recuperadas por vía legal.
Se controlara de dos formas para informar a los clientes sobre el
vencimiento de sus deudas o créditos. Llamadas telefónicas, y o visitas
domiciliarias. Se llevara un registro o seguimiento de las recuperaciones
de cada uno de los clientes.
Cuando exista una recuperación de cartera se emitirá un recibo de cobro
al cliente como respaldo del abono realizado a la cuenta pendiente, en el
cual la copia será archivada en el expediente del cliente.
Elaborado por:
Jaqueline Bone Revisado por: Aprobado por
85
Manual de Procedimientos.
Para realizar los procesos de información se va a utilizar la siguiente simbología.
IMPRECOMPU
EMPRESA "IMPRECOMPU”
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA: 06-05-2013
PÁGINA: 3 de 3
SIGNIFICADO SIMBOLOGÍA
Inicio y fin de un proceso
Actividad a seguir dentro de un
procedimiento
Dentro del proceso se utilizará una
actividad y documento al mismo tiempo
La necesidad de presentar un
documento
En el proceso existe una toma de
decisión para continuar o no.
Archivar documentación.
Elaborado por:
Jaqueline Bone Revisado por: Aprobado por
86
Flujogramas de Procedimientos
IMPRECOMPU
EMPRESA "IMPRECOMPU”
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA: 06-06-2013
PÁGINA: 1 de 1
FLUJOGRAMA DE VENTAS A CRÉDITO
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO FLUJOGRAMA
1.- Llega el cliente
2.- El cliente solicita la venta a crédito
3.- Verifica existencias
4.- El vender confirma si el cliente es a
crédito con el administrador.
5.- Si el cliente es a crédito se
procederá con la venta, si no lo es se
dará por finalizado el proceso de venta.
6.- Una vez confirmado los suministros,
se procederá hacer firmar el documento
de respaldo.
7.- Se le entregara una copia y el
original queda con la empresa para
realizar la gestión de cobro
8.- Fin.
Elaborado por:
Jaqueline Bone Revisado por: Aprobado por
1
2
3
5
4
6
7
8
87
IMPRECOMPU
EMPRESA "IMPRECOMPU”
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA: 06-06-2013
PÁGINA: 1 de 1
FLUJOGRAMA OTORGACION DE CRÈDITO
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO FLUJOGRAMA
1.- El cliente solicita hablar con el
encargado de crédito.
2.- El encargado de dar crédito indicara
documentos que necesita.
3.- Se verificara los documentos sean
auténticos y legales.
4.-El cliente procederá a llenar el
formulario con la información que pida.
5.- Se verificara la información del
formulario
6.- El requerimiento de crédito será
analizado por el jefe de crédito y la
administración.
7.- Si no cumple con cualquiera de los
requisitos que la empresa pida se le
negará el crédito.
8.- Si cumple con los requisitos que la
empresa solicita, se le notificara al
departamento operativo la existencia
de un nuevo cliente a crédito.
9.- Se le ingresa al cliente al sistema
para que pueda abastecerse de
combustible sin ningún inconveniente.
Elaborado por:
Jaqueline Bone Revisado por: Aprobado por
1
2
7
4
8
9
3
5
6
88
IMPRECOMPU
EMPRESA "IMPRECOMPU”
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA: 06-06-2013
PÁGINA: 1 de 1
FLUJOGRAMA DE COBRANZAS
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO FLUJOGRAMA
1.- Recibe la información de cartera.
2.- Envía los estados de cuenta a los
clientes.
3.- Espera los 5 días para que cada c
Cliente realice su pago.
4.-Si los clientes no realizan el pago de
cuenta por pagar, se comunicara con la
administración de E/S para que le
cierren el crédito.
5.- Si los clientes realizan sus pagos
correspondientes seguirán teniendo
crédito sin ninguna dificultad.
6.- Fin.
Elaborado por:
Jaqueline Bone Revisado por: Aprobado por
1
2
4
3
6
5
89
Segregación de funciones.
El manual de funciones consiste en la estructura organizativa, es decir un
documentos en el cual se detallan las actividades que deben desempeñar cada una
de las personas en su cargo dentro de la empresa Imprecompu el mismo es apto a
ser rectificado o sustituido, según las necesidades y requerimientos que se
presenten en la empresa.
Información y comunicación.
Calidad de la información.
La información se divulgará a todos los niveles de la empresa para identificar,
evaluar y responder a los riesgos para el alcanzar los objetivos propuestos.
La información sobre las políticas, procedimientos y logística para la identificación,
prevención y tratamiento de los riesgos en el control de cobranzas, debe fluir desde
la Gerencia en forma de directa hasta el personal operativo. De tal forma que estos
sean capaces de comunicar oportunamente cualquier falta en el control interno a
sus niveles superiores
Documentos Internos.
Dentro de los documentos internos que ayudarán a mejorar el control de los créditos
están:
90
Modelo de Solicitud de Crédito de Clientes.
Elaborado por: Jacqueline Bone
SOLICITUD DE CRÉDITO
Nombre del Cliente: Límite: Entrevistador:
Nombre del Cónyuge:
Autorizador:
Fecha:
Dirección:
Propietario( )
Inquilino ( )
Huésped ( )
Edad:
Casado: ( )
Soltero: ( )
Viudo: ( )
Cooperativa:
Teléfono:
Celular:
Hijos: ( )
Dependientes: ( )
En domicilio Actual: ( ) ---------- En el trabajo actual: ( )----------
Antigüedad
En el anterior: ( ) ---------- En el trabajo anterior: ( )----------
Nombre del dueño de la casa: Renta: Teléfono:
Nombre del negocio:
Sueldo:
Mensual:
Otros Ingresos:
Dirección del negocio: Teléfonos:
Cuentas Bancarias: Cta. Ahorro
Cta. Corriente.
Tarjetas de Créditos
Automóvil:
Marca:
Modelo
Placas:
Gastos mensuales: Servicios básicos: Colegiatura: Impuestos:
Alimentación: Vestuario: Gas: Varios:
Propiedades:
Referencias personales: Referencias Comerciales.
FIRMA DEL CLIENTE FIRMA JEFE DE CRÉDITO
91
Notificación de Cobranzas.
IMPRECOMPU
NOTIFICACIÓN DE COBRANZA
Santo Domingo,_________________________
Señor.
_________________________________
Empresa.__________________________
Dirección.__________________________
Dirección del Trabajo._________________
De nuestras consideraciones,
A nombre del departamento de crédito y Cobranzas, le recordamos que ha
vencido su cuota correspondiente al mes de………………………….. Del
año………….por…………….dólares, por lo que agradeceremos se acerque a
pagar en las oficinas de la empresa ya que hasta el momento no ha sido posible
la recuperación de esta cuota por parte del personal de cobranzas.
Por lo manifestado, al no recibir su pago a tiempo, se generaran intereses de
mora que cada día van en aumento y no deseamos Provocar más molestias.
Si al momento de recibir esta notificación, usted ya se acercó a cancelar la
mencionada cuota pedimos no tomar en cuenta la presente comunicación y le
agradecemos su pago.
Atentamente,
JEFE DE CRÉDITO Y COBRANZAS.
Elaborado por: Jacqueline Bone.
92
Al transcurrir 15 días de vencida la deuda y el cliente no ha cancelado se procede
a notificar por segunda vez, para que asuma el pago de la deuda.
IMPRECOMPU
NOTIFICACIÓN PREJUDICIAL
Santo Domingo,_________________________
Señor.
Empresa.---------------------------------------------
Dirección.--------------------------------------------
Dirección del Trabajo.------------------------------
Fecha de vencimiento.------------------------------
Operación Nº.----------------------------------------
Valor de cuota más interés.------------------------
De nuestras consideraciones,
La empresa cumple con el deber de informarle que de continuar con el no pago de
sus obligaciones, esta será cobrada en base a todos los derechos legales que nos
asistan, en el cual están incluidos los intereses correspondientes hasta el momento,
el pago debe efectuarse en las oficinas de la misma en un plazo máximo de 72
horas.
En caso de no cumplir con esta obligación de forma inmediata se consideraran
medidas judiciales las que tenemos derecho.
Evítese los disgustos que nuestra gestión de seguro le está causando.
Atentamente,
JEFE DE CRÉDITO Y COBRANZAS.
Elaborado por: Jacqueline Bone
93
Al transcurrir 45 días de vencida la deuda y el cliente no ha cancelado se procede
a notificar al garante, para que asuma el pago de la deuda.
IMPRECOMPU
NOTIFICACIÓN PREJUDICIAL
Santo Domingo, __________________________
Señor.
------------------------------------------------------------
Garante del Sr.------------------------------------------
Dirección.------------------------------------------------
Fecha de Vencimiento.---------------------------------
Operación Nº --------------------------------------------
Valor de cuota más interés.----------------------------
Estimado señor,
La empresa cumple con el deber de informarle que al no cumplir con las
obligaciones de pago el deudor se ha tomado la decisión de cobrarle a usted ya
que es el garante de dicho crédito, en base a todo los derechos legales que
poseemos, este pago incluye intereses de mora ocasionados hasta el momento.
Si usted no dispone de la cancelación inmediata tomaremos nuevas medidas
extrajudiciales a las que tenemos derechos.
Solicitamos evitar los disgustos que nuestra gestión de seguro le está causando.
Atentamente,
JEFE DE CRÉDITO Y COBRANZAS.
Elaborado por: Jacqueline Bone
94
Si en el lapso de 45 días de vencimiento de la deuda y el cliente se niega a cancelar
se procede a la cobranza vía judicial que efectivice el documento legal que respalde
la deuda.
NOTIFICACIÓN CAUTELAR.
NOTIFICACIÓN
Santo Domingo,________________________
Señor.
-------------------------------------------------------
Empresa---------------------------------------------
Dirección.-------------------------------------------
Dirección Trabajo----------------------------------
Fecha de Vencimiento.----------------------------
Operación Nº ---------------------------------------
Estamos cumpliendo con el deber de informarle nuestra decisión, de tomar
medidas cautelares que garanticen el pago de la deuda contraída por usted, en
base a los derechos legales que poseemos, este pago incluye intereses de mora
causados hasta la fecha, por lo tanto solicitamos el pago inmediato y total de su
deuda.
Al no dispone de la cancelación inmediata, la prohibición de salida del país y
demás sanciones legales recaerán sobre usted.
Solicitamos evitar mencionadas acciones sobre usted.
Atentamente,
JEFE DE CRÉDITO Y COBRANZAS.
Elaborador por: Jacqueline Bone
95
Además se recomienda utilizar este formato de gestión de cobro para tener una
idea más clara de los clientes que estén adeudando con vencimiento en el pago.
HOJA DE COBRO
IMPRECOMPU
Elaborado por: Jacqueline Bone.
Monitoreo.
Dentro del manual de control interno de cobranzas se han establecido funciones
para cada área incluyendo tareas de evaluación y verificación del cumplimiento de
las actividades.
Se establecen tres actividades en la realización de esta investigación que
permitieron evaluar el sistema de control interno implementado.
Nº
HORA
CÓD.
DEUDOR
DEUDO
R
VALOR
CUOTA
LOGRO
COMUNICACIÓN
COMUNICACIÓN
MOTIVOS
POR NO
CANCELAR
ESCRITA
TELÉF.
PERSONAL
96
Informe a Gerencia.
Se ha realizado, dentro del Sistema de control interno, diferentes actividades las
cuales son puestas a su consideración señor Propietario
a) Alcance del Informe
Se ha realizado una evaluación de control interno basado en el modelo COSO I en
las áreas relacionadas con crédito y cobranzas, de esta manera conocer el nivel de
riesgo en el que se encuentra.
Se ha diseñado un sistema de control interno basado en el modelo COSO I para
mejorar la gestión de cobranzas, para el efecto, se propone un direccionamiento
estratégico como una herramienta de ayuda a todos los departamentos de la
empresa y de esta manera conozcan la misión, visión de la empresa, políticas de
cada departamento y el debido procedimiento, valores éticos y las funciones
designadas para cada recurso humano que tiene la entidad.
Los propietarios podrán ayudarse de estos sistemas para que tengan un control
sobre la gestión de cobranzas evitando cuentas incobrables evitando su afectación
al flujo de ingresos.
b) Fases de Control Interno:
Ambiente de Control.
Las encuestas y la entrevista a los empleados internos y externos de la empresa
permitió conocer la problemática de IMPRECOMPU, que se resumen en los hechos
de: no tiene un direccionamiento estratégico, no cuenta con un manual de funciones
para los empleados, ni políticas que ayude a dar mejor funcionamiento a la empresa
a continuación se detalla los elementos que se van a utilizaran para su control:
97
Integridad y valores éticos el conocimiento y la aplicación ayudará a
que los empleados cumplan con los objetivos trazados por la empresa
bajo normas y principios de actitud social responsable.
Compromiso para la competencia se planteó un perfil basado en el
conocimiento y la experiencia en el área que va a trabajar hace que
los colaboradores de la empresa cumplan con las responsabilidades
de forma eficiente y eficaz.
Se propone un organigrama funcional de IMPRECOMPU para que de
una manera clara distingan los niveles de autoridad y los canales de
información y comunicación.
Se estableció funciones de los empleados y el perfil que cada uno de
ellos debe cumplir para que su trabajo dentro de la empresa ayude a
disminuir los riesgos y tengan designación de funciones, lo que
ayudará a la posibilidad de evaluar y verificar el desempeño del
trabajador.
Evaluación del Riesgo.
Se evaluó el sistema de control interno de la empresa aplicando cuestionarios
basados en los cinco componentes del modelo COSO I, en el cual se encontró que
existe un nivel de riesgo alto que puede afectar a que la información que genera la
empresa no sea confiable y la gestión de cobranza sea deficiente y por tal razón se
creen cuentas incobrables; a continuación se hace conocer los siguientes motivos:
IMPRECOMPU no cuenta ni con políticas ni procedimientos y las
funciones que cada uno de ellos realiza son dados de forma empírica,
no se presentan reportes y las decisiones tomadas son con
deducciones de ese momento, por eso se crea políticas para el
personal y para el departamento de crédito y cobranza con el fin de
que los riesgos sean mínimos en este departamento.
98
No existe el departamento de crédito y cobranza por lo tanto no hay
emisión de informes y reportes sobre los créditos concedidos, las
recuperaciones, vencimientos y gestión de cobro. Esto causa que no
se haga un análisis sobre la morosidad dentro de la empresa, para
que se evite esto el departamento debe emitir informes mensuales
tanto a la contadora y al propietario con análisis previo para un mejor
control.
No existe un documento que el posible cliente a crédito llene con
información personal y financiera para la solicitud de crédito lo que es
un riesgo relevante para la empresa porque no conocen con que
cliente está tratando, a más de eso con los clientes que la empresa
ya tiene hay incumplimiento en la entrega de estados de cuenta a los
clientes a crédito produce que los pagos se demoren más y la
empresa no pueda cumplir a tiempo con los pagos a proveedores.
No se realiza ningún contrato con los clientes en donde se estipule las
garantías que va a dejar y las responsabilidades tanto de la empresa
y del cliente, los métodos de cobranza que se van a utilizar en el caso
de que el cliente incumpla con sus pagos, para que no pase esto en
la empresa se crearon políticas de crédito y cobranza que el personal
debe cumplir.
El personal operativo tiene desconocimiento total de políticas,
procedimiento de un crédito, no tienen un documento que respalde
los créditos de la empresa y avalarse en él para poner combustible
porque solo el personal administrativo trabaja de lunes a viernes,
sábado y domingo no tienen como tener información alguna.
99
Actividades de Control.
Se establecieron políticas en el departamento de crédito y cobranza para
que esto ayude en el control de morosidad y que las cuentas incobrables
bajen a lo mínimo, procedimiento de cómo se informará el jefe de crédito
cobranza con los otros departamentos para mejor su control y esto ayude
al propietario a tomar mejores decisiones y se mantenga en documento
todas las decisiones tomadas.
Información y Comunicación.
Para cotejar la información de forma conjunta con los departamentos se
diseñaron formatos para que la información sea confiable y oportuna de
esta manera se den cuenta en donde están los riesgos y poder
controlarlos a tiempo.
Con estos formatos ayudará al jefe de crédito y cobranza a que el
siguiente cliente se conozca la información personal y financiera y pueda
hacer una investigación y análisis de la calidad de cliente que es para
poder conceder un crédito.
Adicionalmente se presentan las pantallas del sistema informático
contable con que cuenta la empresa y que hasta el momento no ha sido
utilizado y ha ayudado para validar los documentos de crédito con la
información subida a este sistema para realizar los estados de cuenta
de los clientes.
Monitoreo y Evaluación.
En el monitoreo gerencia será encargado de evaluar y verificar el
cumplimento de las obligaciones y responsabilidades de cada uno de
los empleados y de la gestión que están realizando, con ayuda de
100
indicadores y responsables de los mismos los cuales tendrán que
realizar un análisis del control interno propuesto
Evaluaciones Separadas.
En la evaluación del riesgo se utilizó un cuestionario que permitió establecer los
riesgos que tenía en ese momento la imprenta para el logro de sus objetivos. Luego
de implementar el sistema se debe realizar una nueva evaluación y comparar los
resultados para determinar si se ha mejorado o no en las distintas fases y realizar
los correctivos en las que sus resultados ameriten dicha acción.
Aplicación de los indicadores
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ACTUAL
ÁREA
ENTREVISTADO
ENTREVISTADORA
Verificar que se cumplan los planes establecidos por la empresa
Nº PREGUNTAS RESP OBSERVACIONES
1.1.1
La dirección de la organización
muestra interés por la
integridad?
1.1.2 ¿Existe ya un código de ética en
la imprenta?
1.1.3
¿El código de ética ha sido
difundido mediante talleres o
reuniones?
1.1.4
¿Se ha comunicado Eficazmente
el compromiso de la dirección
hacia la integridad y el
comportamiento ético a toda la
entidad?
101
1.1.5
¿Se conocen hechos de abuso
de autoridad por parte de los
ejecutivos que afecten la
dignidad?
1.1.6
¿La dirección propicia una
cultura organizacional con
énfasis
Elaborado por Revisado por
Evaluaciones Separadas
N° ÁMBITOS C.P. % C.P.% DIFERENCIA ACCIONES
A TOMAR
1 Gerente 29.4% (+) (-)
2 Cajera 33.3% (+) (-)
3 Área de cobranza 26.3% (+) (-)
TOTAL
En base a esta matriz se procederá a evaluar posteriormente mediante la aplicación
de los cuestionarios de control interno.
a) En el caso de obtener un resultado en incremento (+) se seguirá con su
aplicación.
En el caso que el resultado disminuye (-) se tomarán acciones para corregir los
procesos del control interno para mejorar la gestión de cobranzas.
Indicadores.
Mediante estos índices se puede conocer el dinero disponible en la empresa en el
caso que proveedores pidan cumplir con sus obligaciones a corto plazo.
102
Índice de Liquidez
Permitirá conocer si la empresa está recuperando la capacidad de pago de sus
obligaciones a corto plazo.
𝐿𝑖𝑞𝑢𝑖𝑑𝑒𝑧 =𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜 𝐶𝑜𝑟𝑟𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒
𝑃𝑎𝑠𝑖𝑣𝑜 𝐶𝑜𝑟𝑟𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒
Rotación de Cartera.
Mostrará el número de veces en que las cuentas por cobrar rotan en promedio de
un tiempo estipulado, se podrá ver la eficiencia en los cobros de las ventas a crédito.
𝑅𝑜𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒 𝐶𝑎𝑟𝑡𝑒𝑟𝑎 =𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠
𝐶𝑢𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑐𝑜𝑏𝑟𝑎𝑟 𝑐𝑙𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠
Período Medio de cobranza.
Se conoce la liquidez de las cuentas por cobrar en días.
𝑃𝑒𝑟í𝑜𝑑𝑜 𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑏𝑟𝑎𝑛𝑧𝑎 =𝐶𝑢𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑐𝑜𝑏𝑟𝑎𝑟
𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 ÷ 365
3.3. VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA.
Se valida en función de las siguientes dignidades:
La validación de la tesis de grado es dada en función de los lectores
designados por la Universidad Autónoma de los Andes “UNIANDES”
expertos en el tema de la investigación.
103
El Tribunal de Grado designado por la Gerencia de Investigación de
la Universidad Autónoma de los Andes “UNIANDES” realizará la
validación de la presente tesis de grado.
Se valida a través de la carta de aceptación en la cual la
IMPRECOMPU donde se realiza la tesis se comprometen a revisar y
analizar la propuesta incluso a ejecutar.
3.4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.
3.4.1. Conclusiones.
La implementación de un sistema de control interno en las empresas es de
gran importancia, porque nos permite obtener un control de cada una de las
actividades, el cumplimiento de políticas y también les permite a los
directivos ver sobre la situación económica de la empresa y tomar decisiones
apropiadas para la empresa.
Mediante la presente investigación se pudo constatar que la empresa
“Imprecompu” no estaba aplicando un Sistema de Control Interno eficiente
para las cuentas por cobrar, ya que luego de la evaluación respectiva se
evidenciaron problemas en cuanto al control de las cuentas por cobrar,
escenario que se convierte en la ineficiencia, bajo rendimiento y mala
utilización de los recursos.
La propuesta presentada se sustenta científica y teóricamente en base al
análisis bibliográfico de varios autores, las dos variables en las que
desarrollando cada uno de los elementos del Control Interno permite mejorar
la Gestión de Cobranzas en la empresa Imprecompu.
104
Habiendo sido una investigación enfocada al modelo cuali-cuantitativo con
mayor tendencia cuantitativo dado a que genera resultados numéricos, a
través de la aplicación de técnicas, métodos, procedimientos y mediante la
interpretación de los resultados obtenidos comprobó la existencia de la
problemática antes señalada y la importancia de la aplicación de un modelo
de Sistema de Control Interno como la posible solución en la gestión de
Cobranzas.
3.4.2. RECOMENDACIONES.
Al propietario:
Analizar y poner en práctica la propuesta del Sistema de Control Interno
considerando los procedimientos establecidos, el cual tiene como
principal objetivo mejorar la Gestión de Cobranzas en la empresa
Imprecompu y empresas similares a ésta.
Socializar el presente manual por medio de los canales de la
comunicación entre todos los empleados y colaboradores de tal forma
que cada uno pueda conocer las funciones, procedimientos,
responsabilidades y derechos que poseen accediendo de esta manera
mejorar la relación laboral con la empresa.
Velar por el cumplimiento y aplicación del Manual por parte del talento
humano que labora en la empresa.
Utilizar el sistema de control interno como una herramienta para avalar
los procedimientos y la confiabilidad de la información.
A los estudiantes de la escuela de contabilidad y auditoría:
Utilizar el presente trabajo como una fuente de consulta.
BIBLIOGRAFÍA.
Anaya, J. (2007). Logística integral: la gestión operativa de la empresa (Tercera
ed.). Madrid: ESIC.
Arens, A. (1996). Auditoría un enfoque integral (Primera ed.). México D. F.,
México: Prentice Hall.
Arter, D. (2003). Auditorías de la calidad (Tercera ed.). Madrid, España: Díaz de
Santos.
Bravo, J. (1997). Los nuevos conceptos del control interno (Segunda ed.). Madrid,
España: Díaz de Santos.
De La Peña, A. (2010). Auditoría un enfoque Práctico (Cuarta ed.). Madrid,
España: Paraninfo.
Del Valle, E. (2005). Crédito y Cobranzas (Primera ed.). México D. F., México:
UNAM.
eumed.net. (04 de 08 de 2011). www.eumed.net. Recuperado el 23 de 08 de
2013, de http://www.eumed.net/cursecon/libreria/rgl-genaud/1z.htm
Mallo, C. (2008). Contabilidad financiera (Primera ed.). México D. F., México:
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Mantilla, A. (2005). Control Interno informe coso (Cuarta ed.). Bogotá, Colombia:
Ecoe.
Mcgraw, H. (2002). Financiamiento (Primera ed.). México D. F., México: Mcgraw
Hills.
Montaño, A. (2010). Administración de la Cobranza, Programación y Control
(Primera ed.). Madrid, España: Trillas.
Rosenberg, J. (2012). Diccionario de Administración y Finanzas (Segunda ed.).
Barcelona, España: Océano.
Zapata. (2005). Introducción a la Contabilidad (Primera ed.). Holos.
Zapata, P. M. (2005). Contabilidad General (Quinta ed.). México D. F., México.
ANEXOS
ANEXO Nº 1
CARTA DE APROBACIÓN DE PERFIL DE TESIS.
ANEXO Nº 2
CARTA DE ACEPTACIÓN DE LA EMPRESA.
IMPRECOMPU S-D
IMPRENTA & PAPELERIA
Santo Domingo 15 de octubre del 2014
Señores
UNIVERSIDAD UNIANDES
Presente:
De mi consideración:
En calidad de Representante Legal de la Empresa IMPRECOMPU S.D IMPRENTA
& PAPELERIA, tengo a bien informarle; que la Srta. Bone Portilla Jaqueline Teresa,
con CC, 0803255496 alumna de la carrera de Contabilidad Superior y Auditoria
CPA de vuestra prestigiosa entidad, cuenta con mi autorización para la realización
de una investigación canalizada al diseño de un Control Interno y Gestión de
Cobranzas, la misma que será analizada y de ser factible aplicada en nuestra
organización.
Felicitaciones, a la Universidad por promover el desarrollo de estos trabajaos que
Certifica su calidad de educación.
La interesada puede hacer uso del presente documento como es conveniente.
Atentamente
Javier Balseca
Gerente
ANEXO Nº 3
ENTREVISTA AL PROPIETARIO DE LA IMPRENTA IMPRECOMPU.
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
Encuesta dirigida al propietario de la Empresa “Imprecompu” en santo
domingo de los Tsa’chilas.
Solicito de manera muy comedida se sirva al contestar las siguientes preguntas:
1. ¿Existe un manual de crédito y cobranza?
Sí No
2. ¿Considera que la Imprenta cuenta con un adecuado sistema de control
interno?
Sí No
3. ¿Conocen sus colaboradores las políticas que maneja la empresa?
Sí No
4. ¿Existe una persona responsable de revisar la documentación y procesos
dentro del área de cobranzas?
Sí No
5. ¿Cree usted que la implementación de un Sistema de control interno
mejorará el proceso del área de cobranzas?
Sí No
6. ¿Estaría usted dispuesto a colaborar en la implementación de un sistema de
control interno que mejoraría los procesos del área de cobranzas?
Sí No
7. ¿La Imprenta a su criterio es eficiente en el área de gestión de cobranza?
Sí No
8. ¿La imprenta cuenta con un buen ambiente de control?
Sí No
ANEXO Nº 4
ENCUESTA A LOS EMPLEADOS.
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
Encuesta dirigida a los empleados de la Empresa “Imprecompu” en
santo domingo de los Tsáchilas.
Solicito de manera muy comedida se sirva al contestar las siguientes preguntas:
9. ¿Existe en la Imprenta Imprecompu un buen proceso de gestión de
cobranza?
Sí No
10. ¿Según su criterio se deben mejorar las políticas de cobranza en la imprenta
Imprecompu?
Sí No
11. ¿El personal del área de cobranza cumple con el perfil adecuado para
desempeñar estas funciones?
Sí No
12. ¿Se utiliza algún tipo de control para la recuperación de la cartera vencida?
Sí No
13. ¿La Imprenta Imprecompu le recuerda el vencimiento de las cuotas a sus
clientes?
Sí No
14. ¿Está realizando la Imprenta una gestión para enfrentar el alto índice de
morosidad?
Sí No
15. ¿Cree usted que sería importante de mantener un manual de políticas en la
imprenta?
Sí No
16. ¿Existe un manual de funciones que regule las actividades de los
empleados?
Sí No
17. ¿Cómo califica al sistema de control interno que actualmente maneja la
Imprenta?
Bueno Malo Regular
18. ¿Cree usted que la implementación de un sistema de control interno
mejorará los procesos del área de cobranza?
Sí No
19. ¿Estaría usted dispuesto a colaborar en la implementación de un Sistema
de control interno en la Imprenta?
Sí No
![LABORATORIO4 [FINALIZADO]](https://static.fdocuments.ec/doc/165x107/577c7a441a28abe0549485e8/laboratorio4-finalizado.jpg)
