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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO DIRECCIÓN GENERAL DE PROVEEDURÍA

DIRECCIÓN DE COMERCIO EXTERIOR

SISTEMA INTEGRAL DE COMPRAS AL EXTRANJERO (SICE)

MANUAL DE INSTRUCCIONES

Con la finalidad de que las Dependencias Universitarias cuenten con un documento uniforme y de aplicación general para el

control y seguimiento de las adquisiciones, la Dirección General de Proveeduría a través de la Dirección de Comercio Exterior,

elaboró el presente instructivo para facilitar el llenado de los formatos de Requisiciones, Órdenes de Compra (compras directas

por las Dependencias), Arribos Directos, Donaciones, menaje de casa, Exportaciones e Importaciones Temporales y Definitivas

vía electrónica (internet), con la finalidad simplificar y agilizar las Adquisiciones, el Despacho Aduanero y atender de manera

oportuna los requerimientos de cada Dependencia.

Se reitera que todos los procesos de adquisiciones deberán ser con estricto apego a la Normatividad en Materia de

Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de UNAM; así como las disposiciones emitidas por el H. Comité de Adquisiciones,

Arrendamientos y Servicios de UNAM, con respecto a los montos establecidos.

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P R O C E D I M I E N T O P A R A R E A L I Z A R E L L L E N A D O :

1.-Ingresar a la página web de la Dirección General de Proveeduría www.proveeduria.unam.mx abrir el Sistema de Control de Requisiciones.

En Acceso:

- Dar la clave del usuario, misma que se asignará por

la Subdirección de Compras al Extranjero.

- Contraseña, que se le proporcionara de acuerdo

a la(s) personas autorizadas por el Secretario

Administrativo de cada dependencia, previa

solicitud del mismo.)

- Dar Aceptar al Acceso

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2.-Aparecerá la siguiente pantalla: menú Seleccionar la opción que desea realizar:

- Consulta de Requisiciones: una vez dadas de alta

las requisiciones de cada dependencia desplegará –

una pantalla donde aparecerán todas las operaciones y el

estatus en que se encuentran.

- Alta de Requisiciones: se desplegará la pantalla que ---

abajo se indica.

3.-Pantalla principal para capturar la información de requisiciones que desea dar de alta como son:

- Tipo de operación se refiere a la naturaleza de la operación

- Fecha de registro - Al teclear la clave de la dependencia aparecerá

el nombre de la dependencia y subdependencia en automático

- Nombre completo del proyecto - Nombre completo del área - Nombre completo del Responsable del proyecto - Teléfono y correo electrónico - Dar “click” en agregar artículos: se desplegará la

pantalla que abajo se indica.

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4.-Dentro de esta pantalla se agregaran los artículos que están solicitando, de acuerdo a :

- Cantidades requeridas - Unidad de medida que se trate, es decir, pieza, vial, mg, litro,

etc. - Precio unitario - Deberán de capturar la descripción completa de cada

producto con el número de catálogo y marca de acuerdo a la

cotización anexada. - En caso de ser sustancia peligrosa: se desplegará un

listado. - Es determinante para la clasificación correcta de los bienes

el escribir el uso específico que le daremos, ya que de

esto depende su pronta liberación en aduana y si se requiere

un permiso para el trámite previo a la llegada del mismo. - Seleccionar el tipo de producto: biológico, en caso de ser

químico dar nombre comercial y fórmula condensada, - seleccionar si es un equipo, refacciones y/o accesorios. - Una vez conforme con la información asentada, dar click en

el botón agregar para continuar.

5.- Pantalla desplegada de sustancias peligrosas.

- El listado que nos permite ver las diferentes categorías de sustancias peligrosas donde se incluiría nuestro artículo de acuerdo a la ley aduanera

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6.-Pantalla desplegada de tipo de producto:

- El listado que nos permite ver las diferentes productos si es biológico dar el origen (animal, humano, vegetal).

7.- La siguiente parte de la requisición es la de la cotización:

-Deberá agregarse el número de la cotización, fecha, vigencia (la cual deberá tener un mínimo de 30 días). El campo de total se da en automático y es la suma de los importes a los que asciende la compra de cada artículo agregado.

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-Los datos de aclaración: Nombre, Apellidos y Teléfono son los

datos del encargado de compras de la dependencia.

-Datos para firmas del formato de requisición: aquí se anotarán los

nombres y cargos de las autoridades que va a firmar el formato, los cuales aparecerán impresos.

-En el espacio de Proveedor deberá asignarse el nombre completo

de la empresa en el extranjero, en el siguiente campo el teléfono, el

nombre de la persona con quien se tiene contacto o bien el nombre

del representante en caso de tenerlo en el país, la dirección de la empresa en el extranjero, el número de identificación fiscal del

proveedor (tax id, vat u otro) y enseguida el correo electrónico del

proveedor.

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8.- Datos de pago y código programático

-Los datos completos que habrá que solicitar para el pago al proveedor son los que aparecen en el siguiente cuadro:

En agregar código, se ingresará el código programático de

donde se tomarán los recursos para realizar la compra; junto con

la elección del origen del recurso (papiit, presupuesto, conacyt,

convenio, ingresos extraordinarios)

Moneda extranjera con la que se realizará la compra. .

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9.- Pantalla desplegada del origen del recurso.

- El listado nos permite seleccionar el origen de los recursos para el tipo de operación selecionada, papiit, presupuesto, conacyt, convenio, e

ingresos extraordinarios

10.- Pantalla desplegada de la moneda extranjera:

- El listado nos permite seleccionar la moneda con la

que se realizará la compra.

- La opción de guardar como borrador nos permite imprimir

la requisición cuando:

1. No tenemos la totalidad de la información 2. Cuando se requiere imprimir para solicitar un registro de

número de inventario

3. Para llevar la requisición ante las UPA y nos asignen número de cuenta por pagar y tipo de cambio.

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11.- El botón ANEXAR es para adjuntar los archivos que son necesarios para la requisición, tales como:

Cotización Cuadro comparativo o justificación de compra

Alta ante patrimonio (SICOP)

Catálogos

Autorizaciones del Comité, etc.

12.- Aprobación de la DGCI (UPA)

- Las Unidades de Proceso Administrativo otorgarán los

previos de reserva de recursos correspondientes, siempre y cuando la información capturada por la dependencias sea correcta, de lo contrario emitirá su rechazo.

En tanto se autorizan las firmas electrónicas y el envío de Datos vía web, cada dependencia solicitará a la UPA el

Número de cuenta por pagar (previo), una vez que se asigne

El previo, importe en MN, tipo de cambio, no. De póliza y fecha, se capturarán estos datos en los campos correspon-

Dientes de la requsición. Una vez teniendo los datos

Completos así como los documentos anexos, se le dá Click en ENVIAR.

El seguimiento se dará a través del menú principal en el apart

de “Consulta Requisiciones”.

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NOTAS IMPORTANTES:

Únicamente se tendrá una hora por sesión para poder capturar su información, pasado este tiempo, se tendrá que volver a iniciar la sesión para capturar los datos faltantes.

El horario de captura de las requisiciones es de lunes a viernes en horas hábiles. El sábado y el domingo se dará mantenimiento al sistema y al servidor, por lo que no se podrán ingresar documentos esos días.

Una vez ingresada toda la información de la requisición, se le dá click en GUARDAR COMO BORRADOR para poder imprimir el formato, recabar las firmas de las autoridades correspondientes y llevar la requisición con los documentos anexos (cotización vigente, en caso de equipo AR, justificación de compra etc.) a la ventanilla de la UPA para la afectación presupuestal. Cuando la UPA regrese los documentos, se tiene que ingresar a la requisición, capturar los datos en los campos correspondientes (No. De póliza, fecha, previo, tipo de cambio e importe en MN), anexar los documentos necesarios para la compra y oprimir ENVIAR.

En compras directas y donativos, el sistema no generará el número hasta que no se dé el visto bueno de la clasificación arancelaria, esto para prevenir que la mercancía esté sujeta a Restricciones y regulaciones no arancelarias y pueda requerir algún permiso para su importación, el cual se tiene que tramitar con anticipación, también hasta no contar con las instrucciones de embarque las cuales serán proporcionadas por esta Dirección de Comercio Exterior. Así mismo debe de contar con los documentos anexos.

Para generar requisiciones complementarias, será necesario entrar a la requisición original y dar click en GENERAR COMPLEMENTARIA, además de indicar la causa del porqué se está generando.

El tipo de operación que se elija al inicio de la captura de la requisición es muy importante, ya que de ahí se derivará el número consecutivo:

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IMPORTACION DEFINITIVA DONACION (IDD) Son los donativos que otra institución hace a la UNAM. IMPORTACION DEFINITIVA MENAJE (IDM) Se refiere a los menajes de casa de los investigadores que regresan del extranjero. IMPORTACION DEFINITIVA CULTURAL (IDC) Estos campos se refieren a las requisiciones de compra, se tendrá que escoger IMPORTACION DEFINITVA DEPORTIVA (IDR) la opción que sea más adecuada a nuestro caso: importación de libros, IMPORTACION DEFINITIVA INVESTIGACION (IDD) reactivos o equipos para investigación, obras de arte, etc. IMPORTACION DEFINITIVA OTROS (IDO) IMPORTACION TEMPORAL REPARACION (ITR) IMPORTACION TEMPORAL CULTURAL (ITC) Son importaciones por tiempo determinado (1 año máximo) y habrá que IMPORTACION TEMPORAL DEPORTIVA (ITD) escoger la más adecuada según el caso. IMPORTACION TEMPORAL INVESTIGACION (ITI) IMPORTACION TEMPORAL DEMOSTRACION (ITD) IMPORTACION TEMPORAL OTROS (ITO) EXPORTACION DEFINITIVA MENAJES (EDM) EXPORTACION DEFINITIVA CULTURAL (EDC) Estos campos se refieren a las exportaciones definitivas. Escoger la opción más EXPORTACION DEFINITIVA DEPORTIVA (EDD) adecuada a nuestro caso EXPORTACION DEFINITIVA INVESTIGACION (EDI) EXPORTACION DEFINITIVA OTROS (EDO)

EXPORTACION TEMPORAL REPARACION (ETR) EXPORTACION TEMPORAL CULTURAL (ETC) Estos campos se refieren cuando enviamos al extranjero por ej. Un equipo a EXPORTACION TEMPORAL DEPORTIVA (ETD) reparar, alguna obra de arte para alguna exposición, algún equipo para EXPORTACION TEMPORAL INVESTIGACION (ETI) demostraciones, competencias, etc. EXPORTACION TEMPORAL DEMOSTRACION (ETD)

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EXPORTACION TEMPORAL OTROS (ETO) ARRIBOS DIRECTOS (AD) Son las mercancías que llegan a la aduana sin previo aviso a Proveeduría. COMPRAS DIRECTAS (CD) Son las compras que hacen las dependencias directamente con recursos de CONACYT, o con recursos propios, las que antes se llamaban órdenes de compra. El Servicio que la Dirección de Comercio Exterior les brinda solo es para la liberación de la mercancía de la aduana. IMPORTACION PROYECTO DE COLABORACION (IPC) Para operaciones especiales en conjunto con alguna dependencia.

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