UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE INGENIERÍA...
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE INGENIERÍA QUÍMICA CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS DE CALIDAD Y EMPRENDIMIENTO PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN SISTEMAS DE CALIDAD Y EMPRENDIMIENTO TEMA: “PROPUESTA DE UN MODELO PARA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL EN BASE A LA NORMA OSHAS 18001 EN LA EMPRESA SERVIENTREGA S.A” AUTORES: Assad Farid Bucaram Álvarez Jorge Armando Álvarez Chávez DIRECTOR DEL PROYECTO Ing. David Octavio Rugel González MPC Guayaquil – Ecuador 2015
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE INGENIERÍA QUÍMICA
CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS DE CALIDAD
Y EMPRENDIMIENTO
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERO EN SISTEMAS DE CALIDAD Y EMPRENDIMIENTO
TEMA:
“PROPUESTA DE UN MODELO PARA IMPLEMENTACIÓN DE UN
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL EN
BASE A LA NORMA OSHAS 18001 EN LA EMPRESA SERVIENTREGA
S.A”
AUTORES:
Assad Farid Bucaram Álvarez
Jorge Armando Álvarez Chávez
DIRECTOR DEL PROYECTO
Ing. David Octavio Rugel González MPC
Guayaquil – Ecuador
2015
ii
UNIVERSIDAD GUAYAQUIL
FACULTAD DE INGENIERÍA QUÍMICA
CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS DE CALIDAD Y
EMPRENDIMIENTO
Acta de Aprobación Proyecto de Investigación
TEMA: “PROPUESTA DE UN MODELO PARA IMPLEMENTACIÓN DE UN
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL EN
BASE A LA NORMA OSHAS 18001 EN LA EMPRESA SERVIENTREGA
S.A”
Trabajo de investigación presentado por:
Assad Farid Bucaram Álvarez
Jorge Armando Álvarez Chávez
Aprobado en su estilo y contenido por El Tribunal de Sustentación:
Ldo. Ricardo Fernández Arguellez MBA
Presidente
Ing. Octavio Rugel González MPC
Director de Proyecto
Ing. Alexis Bolaños Jijón MSc
Miembro Principal
Ing. Jaime Fierro Aguilar MSc
Miembro Principal
Ab. Luís Macías Trujillo
Secretario General
Facultad de Ingeniería
Química
iii
DEDICATORIA
Dedicamos este proyecto a Dios por ser
nuestro referente incondicional, nuestra
ayuda constante y soporte para cumplir
nuestros objetivos y sueños.
A nuestros padres por el esfuerzo
característico de su personalidad
mostrándonos la confianza y el temple de
poder realizar las cosas con coraje y
paciencia.
A nuestros profesores que han sido uno de
los pilares fundamentales y compartir este
sueño con nosotros, nuestros amigos,
nuestros hermanos que forman parte de
esta gran ilusión.
Assad Farid Bucaram Álvarez
Jorge Armando Álvarez Chávez
iv
AGRADECIMIENTOS
El elogio y la primicia siempre serán con
Dios hasta ahora no terminaremos de
agradecer todo lo que ha hecho por
nosotros
A nuestra familia que cree que la
superación personal siempre dependerá de
lo que se le mostró desde el hogar.
Assad Farid Bucaram Álvarez
Jorge Armando Álvarez Chávez
v
ÍNDICE GENERAL
ÍNDICE GENERAL................................................................................................ v
LISTA DE TABLAS .............................................................................................. x
LISTA DE FIGURAS ............................................................................................ xi
INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 9
ANTECENDENTES ............................................................................................. 11
CAPÍTULO I ......................................................................................................... 13
EL PROBLEMA ................................................................................................... 13
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................... 13
1.1.1. Problematización: Origen y descripción del problema ............... 13
1.1.2. Formulación del problema ........................................................... 14
1.1.3. Sistematización del problema ...................................................... 16
1.2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN .............................................. 16
1.2.1. Objetivo General ......................................................................... 16
1.2.2. Objetivo Específico ..................................................................... 16
1.2.3. Justificación de la investigación .................................................. 16
CAPÍTULO II ....................................................................................................... 18
MARCO REFERENCIAL .................................................................................... 18
2.1. MARCO TEÓRICO ............................................................................... 18
2.1.1. ISO 9001 en las empresas ........................................................... 18
2.1.2. OHSAS 18001:2007, sistema de gestión en seguridad y salud
ocupacional ................................................................................................ 19
2.1.3. Estructura de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
Ocupacional. .............................................................................................. 23
vi
2.1.4. Sistemas integrados de gestión .................................................... 27
2.1.5. Plan de implantación del sistema integrado ................................ 29
2.1.6. Procedimientos comunes de los dos sistemas ISO 9001:2008 –
OHSAS 18001:2007 .................................................................................. 30
2.2. MARCO CONCEPTUAL ...................................................................... 32
2.2.1. Accidente ..................................................................................... 32
2.2.2. Auditoría ...................................................................................... 32
2.2.3. Análisis de Riesgo ....................................................................... 32
2.2.4. Enfermedad Ocupacional ............................................................ 33
2.2.5. Evaluación del Riesgo ................................................................. 33
2.2.6. Ergonomía ................................................................................... 33
2.2.7. Competencia ................................................................................ 33
2.2.8. Gestión Técnica ........................................................................... 33
2.2.9. Higiene Laboral ........................................................................... 34
2.2.10. Incidente ...................................................................................... 34
2.2.11. Identificación de Peligros ............................................................ 34
2.2.12. Investigación de accidente de trabajo .......................................... 34
2.2.13. Riesgo .......................................................................................... 34
2.2.14. Peligro ......................................................................................... 34
2.2.15. Planes de Emergencia y contingencia (accidentes mayores) ...... 35
2.2.16. Prevención ................................................................................... 35
2.2.17. Prevención de riesgo laboral ....................................................... 35
vii
2.2.18. Salud ............................................................................................ 35
2.2.19. Seguridad ..................................................................................... 35
2.2.20. Seguridad Laboral ....................................................................... 36
2.2.21. Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo ......... 36
2.3. MARCO LEGAL ................................................................................... 36
CAPÍTULO III ...................................................................................................... 45
MARCO METODOLÓGICO ............................................................................... 45
3.1. TIPO Y DISEÑO DE INVESTIGACIÓN ............................................. 45
3.2. POBLACIÓN Y MUESTRA ................................................................. 45
3.2.1. Población ..................................................................................... 45
3.2.2. Muestra ........................................................................................ 46
3.3. MÉTODO DE INVESTIGACIÓN ........................................................ 46
3.4. FUENTES PRIMARIAS Y SECUNDARIAS ....................................... 47
3.4.1. Fuentes primarias ........................................................................ 47
3.4.2. Fuentes secundarias ..................................................................... 47
3.5. RECOLECCIÓN DE DATOS ............................................................... 48
CAPÍTULO IV ...................................................................................................... 51
RESULTADOS Y ANÁLISIS DEL DIAGNÓSTICO INICIAL ......................... 51
4.1. DIAGNÓSTICO INICIAL DE LA EMPRESA SERVIENTREGA S.A.,
OHSAS 18001:2007 .......................................................................................... 51
4.1.1. Cumplimiento en la Norma ISO 18001:2007 .............................. 51
4.1.2. Revisión de requisitos generales y Política ................................. 51
viii
4.1.3. Planificación ................................................................................ 52
4.1.4. Implementación ........................................................................... 53
4.1.5. Verificación ................................................................................. 54
4.1.6. Revisión por la Dirección ............................................................ 54
4.2. DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL (SART) .................................................................. 55
4.2.1. Gestión administrativa ................................................................. 56
4.2.2. Gestión de talento humano .......................................................... 57
4.2.3. Gestión técnica ............................................................................ 57
4.2.4. Procedimientos operativos .......................................................... 58
CAPÍTULO V ....................................................................................................... 59
LA PROPUESTA ................................................................................................. 59
5.1. PROPUESTA DE UN MODELO PARA IMPLEMENTACIÓN DE UN
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL EN
BASE A LA NORMA OSHAS 18001:2007 EN LA EMPRESA
SERVIENTREGA S.A ...................................................................................... 59
5.1.1. PROPUESTA DE DESARROLLO DEL MANUAL DEL
SISTEMA INTEGRADO BAJO LAS NORMAS ISO 9001: 2008 Y
OSHAS 18001:2007 .................................................................................. 59
5.2. MANUAL DE LA CALIDAD Y PROCEDIMIENTOS ..................... 60
CONCLUSIONES .............................................................................................. 148
RECOMENDACIONES ..................................................................................... 150
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................ 151
ANEXOS ............................................................................................................ 153
ANEXO A: LISTA DE CONTROL DE DOCUMENTOS ................................ 153
ix
ANEXO B: LISTA MAESTRA DE REGISTROS ............................................ 154
ANEXO C: MAPA DE PROCESOS .................................................................. 155
ANEXO D: ORGANIGRAMA DEL PROCESO PROCESAMIENTO DE
ENVÍO ................................................................................................................ 156
ANEXO E: MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN Y GESTIÓN DE RIESGOS .... 157
ANEXO F: LISTA DE VERIFICACIÓN........................................................... 158
ANEXO G: PLAN DE AUDITORÍA ................................................................. 159
ANEXO H: FORMATO DE NO CONFORMIDAD ......................................... 160
ANEXO I: FORMATO DE INFORME DE AUDITORÍA ................................ 161
ANEXO J: FORMATO PARA PROGRAMACIÓN DE AUDITORÍAS
INTERNAS ......................................................................................................... 162
ANEXO K: LISTA NO EXHAUSTIVA DE FACTORES DE RIESGO .......... 163
ANEXO L: PICTOGRAMAS PARA SIMBOLIZAR LOS FACTORES DE
RIESGO LABORAL .......................................................................................... 165
ANEXO M: LISTA DE VERIFICACION – SART ........................................... 168
ANEXO N: LISTA DE VERIFICACIÓN DE LA NORMA ISO 18001: 2007 –
SERVIENTREGA S.A ECUADOR ................................................................... 173
x
LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Requisitos Generales OSHAS 18001:2007 ............................................ 21
Tabla 2. Procedimientos, actividades implicadas y proceso relacionado ............. 30
Tabla 3. Cumplimiento de la Matriz de diagnóstico inicial. ................................. 48
Tabla 4. Correlación entre la Norma ISO 9001:2008 y OHSAS 18001:2007 ...... 48
Tabla 5. La probabilidad que puede ocurrir el accidente, incluyendo los efectos o
consecuencia. ........................................................................................................ 50
xi
LISTA DE FIGURAS
Gráfico 1. Requisito general OHSAS 18001. ....................................................... 23
Gráfico 2. Fases de la implementación ................................................................. 24
Grafico 3. Revisión por la dirección ..................................................................... 27
Gráfico 4. Plan de implementación del sistema integrado. ................................... 30
Gráfico 5. Jerarquía de documentos ...................................................................... 38
Gráfico 6. Gestión Administrativa ........................................................................ 41
Gráfico 7. Gestión técnica ..................................................................................... 42
Gráfico 9. Diagnóstico de la planificación. ........................................................... 52
Gráfico 10. Diagnóstico implementación y operación. ......................................... 53
Gráfico 11. Diagnóstico verificación. ................................................................... 54
Gráfico 12. Resultado del diagnóstico. ................................................................. 56
Gráfico 13. Diagnóstico de la gestión administrativa. .......................................... 56
Gráfico 14. Diagnóstico gestión del talento humano. ........................................... 57
9
INTRODUCCIÓN
En la actualidad el propósito de las empresas está por encima de producir
y obtener beneficios económicos, porque la equivalencia de poder en la empresa
no parte por sus activos, sino por el talento humano que esta tiene con el propósito
de mejorar la competitividad. Se han expuesto nuevas variables que favorecen la
administración, y esta filosofía parte de la implementación de los ISO 9000, que
persigue un conjunto de objetivos como son brindar productos y servicios de
calidad; cuidado del medio ambiente, la seguridad y salud ocupacional en el
trabajo.
Las empresas ecuatorianas sufren de un manejo del talento humano
anticuado y de poco conocimiento en la seguridad y salud ocupacional siendo este
un tema en boga porque casi todas las empresas sufren de accidentes laborales que
antes no eran reportados al Instituto de Seguridad Social (IESS), con la
implementación de leyes más rigurosas y programas que controlen este tipo de
riesgo se desea mitigar este número ilimitados de accidentes. Para la elaboración
del presente proyecto se han utilizado diferentes herramientas para la obtención,
análisis y presentación de la información, las cuales exponemos en los cinco
capítulos en los que está estructurado este trabajo investigativo a continuación se
hace una breve descripción de cada uno de ellos:
El Capítulo I "EL PROBLEMA", contiene lo referente al planteamiento
del problema, objetivo general, objetivos específicos, el alcance, justificación y la
delimitación del problema.
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El Capítulo II "MARCO REFERENCIAL", contiene la reseña histórica
de Servientrega S.A., los antecedentes de referencia que se usaron para el presente
proyecto de investigación, el marco legal que va de acorde a las actividades que
realiza la organización, el marco conceptual establecido de acuerdo a las variables
y las hipótesis.
El Capítulo III "MARCO METODOLOGICO", se presenta el tipo y
diseño de la investigación y los instrumentos utilizados en la recolección de datos
y el proceso a seguir.
El Capítulo IV "ANALISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS
RESULTADOS", Permite conocer la situación actual que al momento está
atravesando Servientrega S.A., en esta etapa también se conoce las fortalezas y
debilidades producto del diagnóstico realizado.
El Capítulo V "PROPUESTA, CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES", contiene la propuesta de un modelo para
implementación de un sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional en
base a la NORMA OSHAS 18001:2007 en la empresa Servientrega S.A, además
se presentan las conclusiones en función de los objetivos de la investigación, y un
conjunto de recomendaciones así como las referencias bibliográficas y los anexos
citados en el texto.
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ANTECENDENTES
La OIT (Organización Internacional de Trabajo) advierte que en todos los
países, especialmente en los países en desarrollo existe un sub registro de información
estadística que no especifica lo realmente ocurrido porque carecen de información,
experiencia y conocimiento para identificar, mitigar y notificar los siniestros laborales
y por ende los trabajadores tienen a encontrarse fuera de los sistemas de seguridad y
salud. Con el fin de optimizar este seguro especializado la administración institucional
se ha visto en la medida de reforzar normas y procedimientos que desarrollen políticas
de prevención en materia de riesgo laborales.
En base a la decisión adoptada por el Consejo de la Administración de la OIT
en su 259 ª reunión en marzo del 1994 para establecer un código de recomendaciones
para la práctica sobre la estadística e informes de enfermedades profesionales,
enfermedades e incidentes establecieron que la correcta notificación de datos sobre las
enfermedades profesionales, accidentes entre otros ayudaría de gran manera elaborar
medidas preventivas en los lugares de trabajo así los estados miembros podrían
elaborar objetivos más específicos para contribuir a mejorar las condiciones laborales
entre las cuales podríamos destacar los factores ergonómicos, la prevención de
accidentes y enfermedades profesionales.
Estas prácticas mencionadas por la OIT busca también que los Países
miembros desarrollen nuevas tecnologías y sistemas de gestión en materia de
seguridad y salud en el trabajo tal como lo indica la Decisión 584 Instrumento Andino
de Seguridad y Salud en el Trabajo en el Capítulo 2 “POLÍTICA DE PREVENCIÓN
12
DE RIESGOS LABORALES”, articulo 9.- “Los países Miembros desarrollarán las
tecnologías de información y los sistemas de gestión en materia de seguridad y salud
en el trabajo con miras a reducir los riesgos laborales”. Este código tiene como
finalidad dar las recomendaciones más prácticas de orientación para aquellas entidades
que están elaborando sistemas, procedimientos y disposiciones para la notificación de
accidentes y enfermedades profesionales y su respectiva prevención.
Servientrega Ecuador S.A., es una empresa que integra la cadena de
abastecimiento, brindando soluciones integrales en logística y comunicaciones,
pionera y líder en el sector dentro del mercado ecuatoriano como una forma de
potencializar sus resultados y optimizar sus procesos, mantiene una certificación ISO
9001:2008 y, comprometidos e inspirados con el mejoramiento continua ha decidido
implementar un Sistema Integrado de Gestión de la Calidad, Seguridad y Salud
Ocupacional dentro de sus operaciones para dar respuesta a los requerimientos al
marco reglamentario actual y brindar un ambiente seguro y digno de trabajo.
Estas medidas que se adoptan hoy en la realidad del país priorizan la acción
preventiva y el control de condiciones laborales acciones que promuevan un bien
común entre empleadores y trabajadores con el fin de garantizar condiciones
adecuadas que eviten un alto de riesgo laboral.
13
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1.1. Problematización: Origen y descripción del problema
Actualmente en las empresas de América Latina cada 15 segundos se
registrar un escenario donde, 1 accidente es considerado como fatal, 30
considerados graves, 300 incidentes como lesiones registrables, 3.000 estuvieron
cerca de un accidente o incidente y/o necesitaron de los primeros auxilios y
30.000 fueron actos inseguros y condiciones inseguras creadas por los
colaboradores de las entidades; la mayoría de estos casos se han producido porque
el empleador no cuenta con un sistema para asegurar la seguridad y la salud
ocupacional de sus funcionarios, sin embargo en los artículos 325 y 326 de la
Constitución del Ecuador, los cuales establecen que “toda persona tiene derecho a
un trabajo digno y saludable”. Esta norma también se cumple en vigencia al
artículo 51 del Reglamento del Seguro General de Riesgos de Trabajo, el cual
establece que “Las empresas deberán implementar el sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo como medio de cumplimiento obligatorio”, como
son desde una metodología práctica para la identificación de los riesgos laborales
hasta el uso de equipos de protección personal como también, el uso de cascos,
guantes, gafas protectoras, delantales, accesorios ergonómicos (artículos que se
adaptan al contorno del usuario y no producen lesiones), entre otras protecciones.
Según datos del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS),
anualmente se registran unas 14.000 enfermedades ocupacionales, de las cuales
14
menos del 3% de ellas son reportadas; en el 2012 se reportaron 240 afecciones
ocupacionales, esta cifra representa un 35% más que las del 2011.
Según información del S.E.S.O (Sociedad Ecuatoriana de Seguridad y
Salud Ocupacional), empresa reconocida a nivel internacional entre las
organizaciones del sector de la Salud Integral, la Lumbalgía crónica y hernia del
disco; Síndrome del Túnel del Carpo; Hombro doloroso cada día son más
frecuentes, estos casos representaron el 69% del total de casos reportados en el
2012; otra enfermedad que se está presentando con frecuencia es la tendinitis de
Quervain por el uso del celular, que en el 2012 incrementó en un 3% a
comparación del 2011.
Por otro lado el S.E.S.O indica que las enfermedades respiratorias y
auditivas consideradas como enfermedades tradicionales ocupan los puestos 13 y
16 respectivamente, lo que representa un 1,26 y 0,9% de las enfermedades
profesionales, sin embargo, se estima que en promedio estas enfermedades pueden
aparecer a los 10 primeros años de exposición o ejecución de una misma actividad
cuando el entidad no ha realizado programas de prevención. Según la revista
INDUSTRIAS, suplemento emitido por la Cámara de Comercio de Guayaquil, en
el país se necesita un promedio de 22.000 médicos laborales, es decir, personal
especializado en atender las necesidades médicas de los trabajadores. En una
entrevista realizada a Luis Vásquez, director de Riesgos de Trabajo del IESS,
señaló que dotar de las herramientas al personal para preservar su integridad no es
un gasto, sino una inversión; para argumentar lo dicho, Vásquez indicó que la
Asociación de Seguridad Mundial ha establecido que por cada 100 dólares que se
inviertan en un empleado, la empresa recupera 220 dólares. “Los sistemas de
seguridad laboral garantizan que el empleado produzca en un buen ambiente y eso
beneficia directamente a la institución”.
Así, la organización precisa que en los países desarrollados se pierde el 4%
del Producto Interno Bruto (PIB) y en los países en vías de desarrollo se habla de
pérdidas entre el 8 al 9% del PIB; eso en el Ecuador quiere decir 10 mil millones
de pierde el país por falta de prevención de riesgos laborales.
1.1.2. Formulación del problema
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Ecuador el año 2014 registró cifras alarmantes en el índice de
siniestralidad laboral por la falta de políticas de prevención y protección por parte
de los empleadores, cuyo costo económico para el Instituto Ecuatoriano de
Seguridad Social (IESS), alcanza 200 millones de dólares desde el 2007.
En base de estos índices el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
implementa un sistema de trabajo mediante una auto auditoría de ahí se hacen
necesarias para disminuir las incidencias a los colaboradores y darles un ambiente
agradable, sano y seguro.
Por otro lado, por falta de una metodología y/o implementación de un
sistema de prevención de riesgos, hace que los costos por efectos de las
indemnizaciones, la atención médica, accidentes, el ausentismo, enfermedades
profesionales y ocupacionales cada vez más se incrementen y reduzcan la
productividad y competitividad de las empresas.
Para prevenir la reducción de la productividad, la competitividad y
asegurar la seguridad y salud ocupacional e integridad del empleado, y cumplir
con la Política Institucional en Seguridad y Salud y el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud del Ministerio de Relaciones Laborales, toda empresa debe
implementar un sistema de gestión y salud ocupacional y/o metodología que
permita diagnosticar, identificar controlar y asegurar la salud ocupacional de sus
funcionarios. Por este motivo formulamos la siguiente interrogante:
¿Cuál es el procedimiento o sistemática que Servientrega Ecuador S.A
debe seguir para cumplir con los requisitos establecidos en la Norma OSHAS
18001:2007 y con las condiciones establecidas por el Ministerio de Relaciones
Laborales?
16
1.1.3. Sistematización del problema
Hoy en día las empresas deben tomar un entorno estratégico de
implementar un sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional que les
permita ser competitivas cumplir con los requisitos legales y que pueda prevenir
accidentes de trabajo, pero ¿Cuáles son las condiciones de seguridad e higiene de
Servientrega Ecuador S.A?, ¿Cuál es la metodología para implementar un Sistema
de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional basada en la norma OSHAS
18001:2007 para una empresa que brinda soluciones integrales en logística y
comunicación?
1.2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
1.2.1. Objetivo General
Diseñar un modelo para implementación de un sistema de gestión de
seguridad y salud ocupacional en base a la Norma ISO 18001:2007 con el alcance
para el área de Procesamiento de Envíos.
1.2.2. Objetivo Específico
Realizar un Diagnóstico Inicial de la situación de la empresa para verificar
el grado de cumplimiento con los requisitos de la ISO 18001:2007.
Realizar el análisis de riesgo basado en las matrices de riesgos laboral del
MRL.
Desarrollar el manual del sistema integrado bajo las normas ISO 9001:
2008 y OSHAS 18001:2007.
1.2.3. Justificación de la investigación
La empresa en su compromiso para garantizar el cumplimiento de los
requisitos de la normativa de prevención en riesgo laboral desea implementar un
Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional basado en la Norma OSHAS
18001:2007 que le permitirá como beneficio tener y demostrar un compromiso
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directo para garantizar la seguridad y protección de los trabajadores, incentivar la
cultura de seguridad y salud en el trabajo a todos los niveles de la empresa,
otorgar a los funcionarios entornos laborales adecuados a sus capacidades físicas
y mentales, y otras características que son importantes para su salud, reducir
significativamente costos y primas de seguros relacionados con los incidentes,
accidentes y enfermedades en el trabajo y aumentar la motivación del personal en
vista que se desarrollará en un ambiente seguro y agradable.
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CAPÍTULO II
MARCO REFERENCIAL
2.1. MARCO TEÓRICO
2.1.1. ISO 9001 en las empresas
Bajo la percepción planteada por Guasch, Racine, Sánchez y Diop, (2008),
que los estándares están vigente en todo el mundo y estos integran la relación que
existe entre las personas, los procesos y productos interactúan entre sí, podemos
hablar de las normas ISO que son estándares establecidos por cierta autoridad,
costumbre o consenso general.
La Organización Internacional de Normalización (ISO) es una entidad
internacional conformada por diferente organismos de estandarización a nivel
mundial la misma que en 1989 publicó la primera serie de normas entre las cuales
destacamos la ISO 9001, la ISO 9002 y la ISO 9003 que tiene como fin establecer
los requisitos del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la empresa.
Cabe destacar que estas normas pasan por un proceso de mantenimiento y
revisión quinquenal con el fin de poder responder a las exigencias de los mercados
y es así que en el año 1994 se publica la primera revisión de la familia de las
normas ISO 9000. Posterior a esto se realiza para el año 2008 una revisión y
cambios en la norma y se presenta la nueva versión ISO 9001 que actualmente
permanece vigente.
19
2.1.2. OHSAS 18001:2007, sistema de gestión en seguridad y salud
ocupacional
La Norma OHSAS 18001:2007 ha sido diseñada para establecer los
requisitos para un sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional para hacer
posible que una organización identifique, controle ,minimice y proteja el
patrimonio expuesto a los riesgos derivados de sus operaciones o actividades de
los procesos y que este a su vez mejore su desempeño en este sentido (Enrriquez
& Sanchez, 2008)
Así como la ISO 9001 trabaja de la mano con la ISO 9000, la OHSAS
18001 trabaja con una norma de apoyo, la OHSAS 18002; esta norma surge en el
año 2000 como una respuesta a la demanda de direccionamiento y orientación
para la implementación de un sistema de gestión basada en OHSAS 18001.
(Normas Internacional ISO, 2010)
La OHSAS 18002 no establece requisitos adicionales a los establecidos en
la OHSAS 18001, tampoco define enfoques obligatorios para implementar
OHSAS 18001, solo proporciona un asesoramiento o un direccionamiento
genérico para poder implementar un sistema de gestión de la calidad bajo la
Norma ISO 18001, los principios en los que está basada la OHSAS 18001, el
objetivo, el espíritu de la norma, los componentes o elementos de entrada, los
procesos y las salidas de cada uno de los requisitos.
En la actualidad suman más las empresas que consideran que la
implantación de un sistema de gestión bajo el estándar OHSAS 18001:2007,
puede ayudar a la organización y puede reducir el número del personal
accidentado y el control de riesgo en el lugar de trabajo.
Algunos beneficios que se puede obtener al aplicar estas normas OHSAS
18001:2007 son:
Reducir o eliminar el riesgo o peligros que está expuesto el personal
mediante la prevención de riesgos;
20
Implementar, mantener y mejorar el desempeño del SGSST1.
Asegurar el compromiso de la dirección en materia de seguridad y salud
laboral, además del cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.
Identificar situaciones de emergencia y reducir el riesgo de accidentes
de gran envergadura.
Implementar, mantener y mejorar continuamente un SGSST, aplicando
auditorías y las acciones correctivas y preventivas pertinentes.
Facilitar la integración de los sistemas de gestión ISO 9001 e ISO
14001 en la organización.
La implementación de un Sistema de Gestión basado en la Norma ISO
18001 se define como un estándar internacional y voluntaria en el Ecuador que
bajo un modelo llamado Sistema de Auditoría de Riesgos del Trabajo - SART
tienen como objetivo principal garantizar la salud y seguridad de los trabajadores,
la protección del medio ambiente y sobre todo aumentar la productividad y
calidad de las operaciones de las industrias. Ambos modelos son un esquema
administrativo para la prevención de riesgos laborales en los que se deben incluir
la definición, actividades de planificación, prácticas, documentación, recursos asi
como la respectiva designación de responsabilidades y estructura de la
organización.
Servientrega S.A, en sus demás filiales fuera del Ecuador mantiene un
sistema de gestión de la calidad para la prevención de los riesgos laborales con la
finalidad de asegurar la salud ocupacional de sus empleados, actualmente en el
país, Servientrega Ecuador S.A ha adoptado algunos de los procesos de sus
filiales, sin embargo, el reto y objetivo es levantar o implementar un sistema de
gestión bajo la Norma OHSAS 18001:2007 que sea compatible a los requisitos
que en la actualidad lo demanda las entidades reguladoras y cumplir con las
auditorías SART.
Para el desarrollo del proyecto a continuación se detallan los aspectos en
los que se relacionan estos dos modelos:
1SGSST: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
21
Tabla1. Requisitos Generales OSHAS 18001:2007
OHSAS 18001 SART COMPARACIÓN
4.1. Requisitos
generales
Art. 1 Objeto y
responsabilidades
OHSAS 18001 se encarga de la mejora
continua del Sistema de Gestión de la
seguridad y salud ocupacional, mientras
que el SART norma los procesos para
comprobar el fiel cumplimiento de la
prevención de riesgos laborales.
4.2 Política
Seguridad y
Salud laboral
Art. 9 Auditoría
del Sistema de
Gestión de la SST
de las
organizaciones
OHSAS 18001 tiene el compromiso de
cumplir los requisitos técnicos,
documentarlos, implementarlos,
mantenerlos y revisarlos
periódicamente; SART cumple los
requisitos técnicos, los documenta,
implanta, mantiene y los revisa
periódicamente bajo los requisitos del
Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social (IESS).
4.3.1
Identificación
de peligro,
evaluación de
riesgo y
determinación
de controles
(Metodología)
Art. 8
Procedimientos
de la auditoría de
riesgos del trabajo
(Metodología)
OHSAS 18001 establece la
identificación de riesgos o peligros que
afectan a la seguridad y salud de los
trabajadores y que son derivadas de las
actividades de los procesos,
manipulación de maquinaria y
procedimientos; el SART establece o
propone crear un manual de seguridad,
la identificación y medición de factores
de riesgos derivados de las actividades
derivadas de los procesos y el control
para asegurar la seguridad y la salud de
sus colaboradores.
22
4.4.5 Control
de documentos
Art. 34 Tipos de
pruebas
OHSAS 18001 propone que la
organización debe establecer,
implementar y mantener procedimientos
para mantener actualizada e identificable
a toda la documentación
(procedimientos, instructivos, manuales,
formatos de registros, y registros); el
SART verifica mediante las pruebas
documentadas en una auditoría el
cumplimiento de procesos y
procedimientos que la organización ha
establecido o levantado como parte de
su sistema de prevención de riesgos
laborales.
4.5.3.1
Investigación
de incidentes
Art. 4.1
Investigación de
accidentes y
enfermedades
ocupacionales
OHSAS 18001 investiga la causa, raíz o
los factores que son focales y
contribuyen a que se pronuncien o
sucedan los accidentes laborales, el
SART audita y verifica que se cumplan
sus requisitos para que los accidentes
laborales no se produzcan.
4.5.5 Auditoría
interna
Art. 4.5
Auditorías
internas
La OHSAS 18001 determina la
conformidad con lo que se ha
establecido en el alcance de auditoría,
mientras que el SART verifica que la
organización cuente con un programa
donde se especifiquen las actividades del
proceso de auditoría
Fuente: Los autores
23
POLÍTICA PLANIFICACIÓNIMPLEMENTACIÓN Y
OPERACIÓNVERIFICACIÓN DE ACCIONES
CORRECTIVASREVISIÓN POR LA
GERENCIA
RIESGO EN S&SO
Requisitos legales y otros
Objetivos
Programa de gestión en S&SO
Responsabilidad
Entrenamiento , concientización y
competencia.
Comunicaciones
Documentación
Control de Documentos y Datos
Control Operativo
Preparación y respuesta a emergencias
Mediciones
No conformidades, acciones correctivas y preventivas
Registros
Auditoria
REQUISITO GENERAL OHSAS 18001
Gráfico 1. Requisito general OHSAS 18001. Fuente: Los autores
2.1.3. Estructura de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
Ocupacional.
La norma OSHAS 18001 es un conjunto de criterios y especificaciones
que le permiten a una organización tras un compromiso voluntario cumplir con la
prevención de los aspectos de seguridad y salud ocupacional. Previo a la
implementación Servientrega Ecuador S.A debe definir el alcance del sistema de
gestión.
Una vez definido el alcance y haber realizado una REVISIÓN INICIAL
(diagnóstico inicial, mediante una lista de verificación) de la organización, se debe
proceder con las siguientes pautas de acción:
24
Gráfico 2. Fases de la implementación Fuente: Los autores.
a) Política
Primero se debe definir una política preventiva en la organización, aquí
se establecerán los principios asumidos por la Alta Dirección, lo que se desea
establecer es el compromiso de la organización con la prevención de riesgos
laborales para la mejora de las condiciones de trabajo, lo que compromete a
toda la organización de la materia preventiva para su realización.
Esta a su vez deberá ser escrita y ser comunicada a todo el personal y
también puede estar alineado conjuntamente con otras políticas de la empresa,
debe ser coherente y apropiada a la naturaleza de la organización. El más alto
nivel directivo de la organización debe definir y autorizar su política de
Seguridad y Salud Ocupacional, y asegurar que ella incluya la definición del
alcance de su sistema de gestión de SySO (seguridad y salud ocupacional) y
escala de los riesgos de SySO
Es importante resaltar el papel fundamental que juega la Alta Dirección
directamente en la política porque deben representar el verdadero ideario de la
organización, por lo tanto, es asumido primero por la Alta Dirección y luego
por el personal, por consiguiente deberá existir un compromiso para que la
empresa camine en la dirección correcta.
25
b) Planificación
Se sustenta principalmente de la política u los objetivos que se marcan
en la política, los resultados de las auditorías internas, del rendimiento del
sistema o el resultado de la prevención.
En esta etapa y en coherencia con lo que establece el ciclo PHVA2,
ciclo de Deming, los primeros pasos que se requieren hacer en la planificación
son:
Identificar todos los procesos y las actividades derivadas de los mismos.
Mediante un diagnóstico, fichar los peligros a los que los colaboradores
estarán expuestos.
Identificar los requisitos legales.
El programa y objetivos
c) Implementación y operación
En esta etapa se debe incluir todos los aspectos que son necesarios para
que el sistema de gestión de prevención de riesgos funcione, los pasos que se
requieren hacer en la implementación son:
Definir las funciones, responsables y perfiles de las personas que
participarán en el sistema.
Dar la formación necesaria a los responsables y a los trabajadores para
asegurarnos que cumplan con la competencia necesaria, y puedan
actuar ante diferentes escenarios que se puedan presentar, así como
también informarles sobre posibles peligros y riesgos a los que están
expuestos.
Establecer o definir los mecanismos de comunicación lo común es la
implementación de señalética por todas las instalaciones, etc.
2PHVA: Ciclo de Deming. Planear, hacer, verificar y actuar.
26
Preparar la documentación, procedimientos, instructivos de trabajo,
formatos de registros y demás documentos necesarios para llevar un
control y estar preparados para cualquier eventualidad.
d) Verificación
Continuando con el PHVA, en esta etapa se debe verificar la ejecución
de procedimientos, es decir, la documentación esté correctamente
implementada, así como también asegurarse que las responsabilidades de cada
una de los involucrados sean conocidas. Esta etapa tiene como finalidad medir
el cumpliendo de los objetivos planteados, la conservación de registros, la toma
de acciones correctivas y/o preventivas para los incumplimientos identificados
y el seguimiento al sistema de gestión.
En la Norma OHSAS 18001, la fase de verificación se encuentra en los
siguientes capítulos:
Medición y seguimiento del desempeño.
Evaluación del cumplimiento legal.
Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción
preventiva.
Control de los registros.
Auditoría interna.
e) Revisión por la Dirección
Este requisito realiza la revisión periódica del funcionamiento del
sistema para verificar los puntos críticos y tomar acciones que ayuden al
mejoramiento continuo. Deberá revisar toda la documentación puntualmente,
hacer revisión a la política de la calidad y objetar su idoneidad, los objetivos y
asignar recursos para la adecuación y mejorar continuamente el sistema.
27
Grafico 3. Revisión por la dirección Fuente: Los autores.
Dentro de los elementos de entrada para preparar la revisión por la
dirección se debe tener siempre en cuenta lo siguiente como requisitos
mínimos:
Los resultado de las auditorías de primera parte (auditorías internas).
Los resultados de las consultas y participación de los trabajadores;
pueden ser, las derivadas de las reuniones del Comité Paritario.
Las comunicaciones internas y externas;
Los resultados de las actividades de prevención, desempeño de la
seguridad y salud ocupacional, estudios específicos de higiene
industrial, ergonómicos y de seguridad, resultados de las observaciones
preventivas, y de más.
2.1.4. Sistemas integrados de gestión
La preparación de un sistema integrado de gestión requiere adoptar una
técnica determinada en base a que cada una de las normas mantiene ciertas
similitudes y al momento de implementarla debemos tener en cuenta tres aspectos
fundamentales:
28
Aspectos Organizativos.
Aspectos Dinámicos.
Aspectos Estáticos.
a) Aspectos Organizativos
Se refiere a los procesos que han de llevarse a cabo para alcanzar los
objetivos definidos por la empresa así como también la estructura, condiciones,
competencia y formación del personal y las relaciones de comunicaciones
internas. Entre estos aspectos se considera:
Identificación y secuencia de los procesos.
Definición de la organización y su estructura.
Política y compromiso de la dirección.
Establecimientos de objetivos.
Documentación del Sistema.
Comunicación y formación.
b) Aspectos Dinámicos
Son característicos de la gestión de la calidad se encarga de la
preparación y ejecución de los procesos, definen las actividades del personal
así como la realización, el control y los resultados. Entre estos aspectos se
considera:
Compras de productos y servicios.
Diseños y requisitos del producto.
Realización del producto.
Auditorías Internas.
Acciones de mejoras.
Medición y control del proceso.
Control del producto no conforme.
29
c) Aspectos estáticos
Describen la situación que debe encontrarse las instalaciones y el
ambiente que faciliten al personal desarrollar su trabajo con normalidad
ofreciéndoles protección para disminuir o eliminar situaciones que puedan
perjudicar al trabajador. Entre estos aspectos se considera:
Estado de la infraestructura y las instalaciones
Control de las emisiones y de los vertidos
Análisis y control de los riesgos
Disposición y aplicación de recursos
Dotación de equipos de protección
Estado de las máquinas y sus dispositivos de protección.
Teniendo en cuenta estos aspectos se basará el Manual de Gestión
Integrada considerando la implementación de la Norma ISO 9001 y OHSAS
18001.
2.1.5. Plan de implantación del sistema integrado
Las normas no describen o establece como debe operar el sistemas más
bien indica el que debe contemplar cada uno de sus elementos así otorgan la
flexibilidad a la organización de poder implementar para que los objetivos
establecidos se cumplan a cabalidad.
La operatividad del Sistema Integrado requiere el poder alcanzar una serie
de pautas para lograr su completa funcionalidad ya que resulta fundamental que el
sistema elegido se adopte a las condiciones, tamaño y operaciones de la empresa.
Podemos destacar que no existe una metodología exacta para la
implantación del Sistema pero si una referencia que podrán guiar a la
organización durante el proceso.
30
Gráfico 4. Plan de implementación del sistema integrado. Fuente: Los autores
2.1.6. Procedimientos comunes de los dos sistemas ISO 9001:2008 – OHSAS
18001:2007
Tabla 2. Procedimientos, actividades implicadas y proceso relacionado
Procedimientos Actividades implicadas Proceso
relacionado
Responsabilidad de
dirección
Establecimientos de objetivos
metas e indicadores
Gestión estratégica
Establecimientos de las
políticas
Revisión de sistemas de
gestión
Gestión estratégica
Comunicación e información
Lanzamientos de
nuevos productos
Necesidades de clientes Gestión
lanzamiento de
nuevo producto
Funciones y prestaciones
Homologación del producto
Homologación del proceso
Control de documentos Creación de los documentos Gestión calidad
31
y registros Control de los documentos
Control de registros
Subcontratistas
Homologación de
proveedores, transportistas
Gestión compra Homologación de materias
primas
Estudios de factibilidad
Evaluación continua
Pedidos proveedores Planificación de pedidos
Gestión compra Aseguramiento de requisitos
Control de recepción
Gamas de control de
recepción
Gestión compra Historiales, registros etc
Procedimiento de delegación
de control
Control fabricación
Identificación
Gestión
fabricación
Trazabilidad
Informes operativos
Mantenimiento correctivo y
preventivo
Gestión de capacidad
continuada del proceso
Control proceso
Distribuciones en planta
Gestión
fabricación
Diagramas generales de
proceso
Hojas de ruta o listado de
puestos/modelos
Procesos especiales
Instrucciones o cambios de
modelo
Control de los equipos
de inspección medición
y ensayo
Homologación de los equipos
Gestión calidad Calibración y verificación
Tratamiento de las no
conformidades Gestión no conformidades Gestión calidad
Establecimiento de
acciones correctoras y
preventivas
Gestión acciones correctoras
Gestión calidad Gestión acciones preventivas
Manipulación,
almacenamiento,
embalaje, conservación
y entrega
Instrucciones de
manipulación
Gestión compra Instrucciones de
almacenamiento y
conservación
Auditorias
Auditorias de sistema
Gestión calidad Auditorias proceso
Auditorias producto
Formación
Identificación de necesidades
Gestión personas Planificación y ejecución de
un plan continuo de
formación
32
Matriz de flexibilidad
Desarrollo planes de
control
Controles de calidad
Gestión calidad
Inspecciones fabricación y
control final
Controles del medio ambiente
Controles seguridad
Desarrollo de
instrucciones de trabajo
Instrucciones de calidad Gestión
fabricación Instrucciones de seguridad
Modificaciones de
proceso
Adquisiciones de equipos
productivos Gestión
fabricación Modificaciones de proceso
Técnicas de estadísticas
Identificación de necesidades
Gestión calidad Procedimientos relacionados
Índices de efectividad y
eficacia
Fuente: Los autores
2.2. MARCO CONCEPTUAL
2.2.1. Accidente
“Es todo suceso imprevisto y repentino que ocasione al trabajador una
lesión corporal o perturbación funcional, con ocasión o por consecuencia del
trabajo, que ejecuta por cuenta ajena” (Normas Internacional ISO, 2010)
2.2.2. Auditoría
“Revisión sistemática para determinar que las actividades y sus resultados
son conforme a la planeación, si dicha planeación es implantada efectivamente y
es adecuada para alcanzar la política y objetivos de la organización” (IESS, 2010)
2.2.3. Análisis de Riesgo
“También conocido como evaluación de riesgo, es el estudio de una
estimación cuantitativa del riesgo basada en una evaluación ingenieril y probables
eventos no deseados que pueden causar daños” (Drago, 2010)
33
2.2.4. Enfermedad Ocupacional
“Se entiende por enfermedad ocupacional a las afecciones agudas o
crónicas causadas de una manera directa por exposición al medio en que el
trabajador o trabajadora se encuentra obligado a trabajar y que producen
incapacidad” (Organización Internacional del Trabajo, 2005).
2.2.5. Evaluación del Riesgo
“Es un proceso de gestión de riesgos donde evalúa la magnitud y la toma
de decisión si el riesgo es tolerable o no” (Guerrero, 2008)
2.2.6. Ergonomía
“La ergonomía es la ciencia, técnica y arte que estudia y analiza aquellos
aspectos que afectan el entorno artificial construido por el hombre en el trabajo y
viceversa, tomando en cuenta sus características anatómicas, fisiológicas,
psicológicas y sociológicas con el fin de conseguir una óptima productividad con
un mínimo de esfuerzo y sin perjuicio de salud” (NORMAS OHSA 18001 Y
18002, 2010).
2.2.7. Competencia
“Está vinculado a la capacidad, atributos sistemáticos, habilidad para el
desempeño productivo en una situación real en el trabajo que se obtiene mediante
el aprendizaje por experiencias en situaciones concretas de trabajos”
(Superintendencia de compañias, 2010).
2.2.8. Gestión Técnica
“Sistema normativo, herramientas y métodos que permiten identificar,
conocer, medir y evaluar los riesgos de trabajo, y establecer las medidas
correctivas tendientes a prevenir y minimizar las pérdidas organizaciones, por el
deficiente desempeño de la seguridad y salud ocupacional” (Azcuenaga, 2010)
34
2.2.9. Higiene Laboral
“Sistema de principios y reglas que tiene como objeto la aplicación de
medidas orientadas al control de los contaminantes: físicos, químicos y biológicos
del área laboral con la finalidad de prevenir riesgos derivados del trabajo”
(Azcuenaga, 2010)
2.2.10. Incidente
“Es un acontecimiento no deseado que puede dar lugar a un accidente o
tiene el potencial de conducir a un accidente” (Azcuenaga, 2010)
2.2.11. Identificación de Peligros
“Tiene como objetivo la identificación o reconocimiento de una situación
de peligro existente con el fin de facilitar las decisiones para el control de sus
consecuencias” (Azcuenaga, 2010).
2.2.12. Investigación de accidente de trabajo
“Descubrir un conjunto de acciones, factores o causas reales que
originaron al accidente de trabajo” (Azcuenaga, 2010).
2.2.13. Riesgo
“Se define como la combinación de la probabilidad de que ocurra un
suceso peligroso con la gravedad de las lesiones o daños para la salud”
(Azcuenaga, 2010).
2.2.14. Peligro
“Fuente, situación acto con potencial para causar daño” (Azcuenaga,
2010)
35
2.2.15. Planes de Emergencia y contingencia (accidentes mayores)
“Son el conjunto de acciones que desarrolla la sistemática de gestión
empresarial necesaria para evaluar los riesgos mayores tales como: incendios,
explosiones, derrames, terremotos, erupciones, inundaciones, deslaves, huracanes
y violencia; implementar las medidas preventivas y correctivas correspondientes;
elaborar el plan y gestionar adecuadamente su implantación, mantenimiento y
mejora” (Guerrero, 2008).
2.2.16. Prevención
“Conjunto de actividades o medidas adoptadas que hace ilusión a prevenir
o anticiparse a situaciones previstas en todas las fases de actividad de la empresa a
fin de evitar o disminuir los riesgos derivados del trabajo” (Normas Internacional
ISO, 2010).
2.2.17. Prevención de riesgo laboral
“El conjunto de acciones de las ciencias biométricas, sociales e
ingenierías/técnicas tendientes a eliminar o minimizar los riesgos que afectan la
salud de los trabajadores, la economía empresarial y el equilibrio
medioambiental” (Azcuenaga, 2010).
2.2.18. Salud
“Es un estado de bienestar o de equilibrio físico, mental, social, y
ambiental es decir cuando no hay ningún mal o afección en el organismo de la
persona” (Azcuenaga, 2010).
2.2.19. Seguridad
“Mecanismos jurídicos, administrativos, logísticos tendientes a generar
protección contra determinados riesgos o peligros físicos o sociales” (Drago,
2010)
36
2.2.20. Seguridad Laboral
“Conjunto de técnicas aplicadas en las áreas laborales que hacen posible la
prevención de accidentes y averías en los equipos e instalaciones” (NORMAS
ISO 9004:2009, 2009).
2.2.21. Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
“El Sistema de gestión de la Seguridad y Salud para una
empresa/organización fue diseñada para desarrollar e implementar una política de
seguridad y salud en el trabajo y que este a su vez cuente con el compromiso de
todas las personas para cumplir con tal política. Fomentan como parte de su
estrategia de gestión que los entornos de trabajos sean seguros y saludables con el
fin de que le permita a la organización reducir el potencial de accidentes”
(NORMAS OHSA 18001 Y 18002, 2010).
2.3. MARCO LEGAL
En relación a la normativa internacional aplicable, Ecuador debe cumplir
con lo establecido en la Decisión 584, Instrumento Andino de Seguridad y Salud
en el Trabajo (SST) en el Capítulo Segundo: “Política de prevención de riesgos
laborales”, Art. 9 que nos indica: “Los países miembros desarrollarán las
tecnologías de información y los sistemas de gestión en materia de seguridad y
salud en el trabajo con miras a reducir los riesgos laborales” (Constitución de la
republica del Ecuador, 2008).
Para cumplimiento de lo anteriormente expuesto La Constitución Política
del Ecuador (2008), en su Capítulo Sexto: “Trabajo y producción”, Sección
Tercera: “Formas de trabajo y su retribución”, ART 326.- “El Derecho al trabajo
se sustenta en los siguientes principios:”(…), el numeral 5 establece que: (…)
“Toda persona tendrá derecho a desarrollar sus labores en un ambiente adecuado y
propicio, que garantice su salud, integridad, seguridad, higiene y bienestar.”(…);
con base a este requisito aplicable y obligatorio se continúa con la Seguridad y
37
Salud ocupacional del presente proyecto. (Constitución de la republica del
Ecuador, 2008)
Las políticas y marco general del sistema nacional están descritas en las
disposiciones constitucionales (artículos 33, 326 numeral 5 y 369) y en el código
del trabajo (artículos 38 y 347 al 439); Decisión 584 Instrumento Andino de
Seguridad y Salud en el trabajo , Resolución 957 Reglamento de Instrumento
Andino de Seguridad y Salud en el Trabajo , Ley de Seguridad Social ,
Resolución C.D .021 Reglamento Orgánico Funcional del Instituto Ecuatoriano de
Seguridad Social , Decreto ejecutivo 2393 Reglamento de seguridad y salud de los
trabajadores y Mejoramiento del medio ambiente de trabajo, las normas
específicas, las indemnizatorias en el seguro general obligatorio, y
procedimentales están en la ley de seguridad social (artículos 3 literal c; 17; 21
literal c; y, del 155 al 163), así como, en las resoluciones del consejo directivo del
IESS # 118; 172; y, 741. (Constitución de la republica del Ecuador, 2008)
Todas las empresas que se encuentran sujetas al régimen del seguro de
riesgos del trabajo o riesgos laborales, además de la metodología, procedimientos,
instructivos, formatos de registros basados a los requisitos establecidos en la
Norma OHSAS 18001 como lo indica este proyecto de tesis, deberán observarse y
dar cumplimiento a las disposiciones o normas que dictare el Instituto Ecuatoriano
de Seguridad Social.
Para esto, Servientrega S.A dentro de sus procedimientos, metodología y/o
modelo a aplicar para la prevención de riesgos laborales y asegurar la seguridad y
la salud ocupacional de sus empleados incluirá la matriz de riesgos que el
Ministerio de Relaciones Laborales pone a disposición a todas las entidades.
38
Servientrega S.A para dar fiel cumplimiento a la legislación debe
satisfacer la demanda que genera el marco legal vigente en el Ecuador basada a la
estructura legal que a continuación se detalla de acuerdo al Art. 425 de la
Constitución del Ecuador año 2008.
Gráfico 5 Jerarquía de documentos Fuentes: Los autores
Normativas relacionadas con la prevención de Riesgos y que Servientrega
S.A debe cumplir:
Convenio Nº 121 de la OIT relacionados a la Seguridad y Salud ratificados
por el Ecuador.
Resolución C.D .390 Reglamento del Seguro General de Riesgo del
Trabajo.
Resolución C.D.333 Reglamento para el sistema de auditoría de riesgo del
trabajo –“SART”
Código de trabajo
Instrumento andino de seguridad y Salud en el trabajo. Decisión 584.
Reglamento del instrumento Andino de Seguridad y Salud en el trabajo.
Resolución 957.
Resolución administrativa 12000000-536 Instructivo SART
39
Acuerdo 1404. Reglamento para el funcionamiento de los Servicios
Médicos de Empresas.
Decreto 2393. Reglamento de Seguridad y Salud de los Trabajadores y
Mejoramiento del Medio Ambiente de Trabajo, Registro Oficial 565 del 17
de noviembre de 1986.
Resolución Nº C.D 298 reglamento general de responsabilidad patronal.
Reglamento de Seguridad del Trabajo contra Riesgos en Instalaciones de
Energía Eléctrica.
Reglamento de Manejo de Desechos Sólidos
Reglamentación de tránsito.
Ley sobre discapacidades.
Acuerdo Ministerial 220: Guía para elaboración de Reglamentos Internos
de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Acuerdo Ministerial 650: Reglamento de Prevención, Mitigación y
Protección Contra Incendios.
Acuerdo Ministerial 203
Acuerdo Ministerial 398 VIH SIDA
Requisitos Organismos Paritarios
Acu.No.1404 Reglamento Servicios médicos de Empresa
NTE INEN 439:1984 Señales y Símbolos de Seguridad.
NTE INEN 802:87 Extintores Portátiles, Selección y Distribución en
Edificaciones. Plaguicidas, Almacenamiento y Transporte.
Registro Oficial Nº 196 –Instructivo para la implementación del Sistema
Nacional de Prevención de Riesgos Laborales.(SGP)
2.3.1. Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo (SASST) del
IESS.
El numeral 8 del artículo 42 del Reglamento Orgánico Funcional del IESS
, establece como responsabilidad de la Dirección del Seguro General de Riesgo
del Trabajo lo siguiente: “La proposición de normas y criterios técnicos para la
gestión administrativa, gestión técnica, del talento humano y para los
procedimientos operativos básicos de la factores de riesgos y calificación de
40
accidentes de trabajo y enfermedades profesionales , y su presentación al Director
General, para aprobación del Consejo Directivo” (IESS, 2010)
Así como la resolución 957 Reglamento del Instrumento Andino de
Seguridad y Salud en el trabajo, Reglamento de Aplicación en el Artículo Primero
nos indica: “Según lo dispuesto por el artículo 9 de la Decisión 584, los Países
Miembros desarrollarán los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo, para lo cual se pondrán tener en cuenta los siguientes aspectos:
El sistema de Administración de la Seguridad y Salud en el Trabajo se
encuentra estructurado por Cuatro elementos:
a) Gestión administrativa
Conjunto de políticas, estrategias y acciones que determinan la
estructura organizacional, asignación de responsabilidades y el uso de recursos,
en el proceso de planificación, implementación y evaluación de la seguridad y
salud, comprende los siguientes puntos:
1. Política
2. Organización
3. Administración
4. Implementación
5. Verificación
6. Mejoramiento continúo
7. Realización de actividades de promoción en seguridad y salud en el Trabajo
8. Información estadística.
41
Gráfico 2. Gestión Administrativa Fuente: Los autores.
b) Gestión técnica
Sistemas normativos, herramientas y métodos que permiten identificar,
conocer, medir y evaluar los riesgos de trabajo; y, establecer las medidas
correctivas tendientes a prevenir y minimizar las pérdidas organizacionales, por
el deficiente desempeño de la seguridad y salud ocupacional, comprende los
siguientes puntos:
1. Identificación de factores de riesgo
2. Evaluación de factores de riesgo
3. Control de factores de riesgo
4. Seguimiento de medidas de control.
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
42
Gráfico. 7 Gestión técnica Fuente: Los autores.
c) Gestión del talento humano
Sistema integrado o integral que busca descubrir, desarrollar, aplicar y
evaluar los conocimientos, habilidades, destrezas y comportamientos del
trabajador; orientados a generar y potenciar el capital humano, que agregue
valor a las actividades organizacionales y minimice los riesgos del trabajo,
comprende los siguientes puntos:
1. Selección
2. Información
3. Comunicación
4. Formación
5. Capacitación
6. Adiestramiento
7. Incentivo, estímulo y motivación de los trabajadores.
GESTIÓN TÉCNICA
43
.
Gráfico 8. Gestión talento humano
Fuente: Los autores.
d) Procesos operativos básicos
Está enfocado a los planes de emergencia y contingencia,
reporte e investigación de accidentes y enfermedades profesionales,
mantenimientos preventivos, predictivos y correctivos de infraestructura y flota
vehicular, inspección de condiciones y actos sub estándares de seguridad,
equipos de protección individual, comprende los siguientes puntos:
1. Investigación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales
2. Vigilancia de la salud de los trabajadores (vigilancia epidemiológica)
3. Inspecciones y auditorías
4. Planes de emergencia
5. Planes de prevención y control de accidentes mayores
6. Control de incendios y explosiones
7. Programas de mantenimiento
8. Usos de equipos de protección individual
GESTIÓN TALENTO HUMANO
44
9. Seguridad en la compra de insumos
10. Otros específicos, en función de la complejidad y el nivel de riesgo de la
empresa.
45
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
3.1. TIPO Y DISEÑO DE INVESTIGACIÓN
Para el desarrollo del presente proyecto se necesita evaluar la condición
actual o situación inicial de Servientrega S.A, se realizará un diagnóstico
mediante el la lista de verificación se observe el porcentaje de cumplimiento de la
Norma OHSAS 18001:2007 y la Norma ISO 9001:2008, para luego realizar y
cumplir con nuestro manual de la calidad integrado.
Para los riesgos laborales, se analiza los diferentes puestos de trabajo con
la finalidad de identificar los diferentes riesgos que están expuestos los
colaboradores que intervienen en las actividades de los procesos así como el
impacto consecuente en la salud de los colaboradores. Como variables
seleccionadas tenemos: causa de accidentes y la identificación de los tipos de
riesgos y la consecuencia derivada de los mismos.
3.2. POBLACIÓN Y MUESTRA
3.2.1. Población
Se ha definido como población todos los procesos y el personal que
intervienen en las actividades derivadas de los procesos y subprocesos de
Servientrega S.A. que ofrece su servicio en todo el Ecuador.
46
3.2.2. Muestra
La muestra y departamento que tomaremos para el desarrollo del presente
proyecto será el área de procesamiento de envío de Servientrega S.A ubicada en
provincia del Guayas, cantón Guayaquil.
3.3. MÉTODO DE INVESTIGACIÓN
Para el presente proyecto el método de investigación será de análisis
deductivo, cuantitativo y no experimental ya que partiendo del estudio de las
necesidades en la documentación, los factores de riesgos detectados con la
observación, se puede lograr la identificación de los riesgos que podrían afectar a
la salud de los trabajadores y de la documentación necesaria y solicitada por la
normativa de referencia para proponer el sistema de gestión de seguridad y salud
ocupacional.
Para la identificación de los factores de riesgos laborales se usará la
clasificación que a continuación se detalla:
Mecánicos.- Por lo regular son generados por una maquinaria, aparatos
o equipos para izar, herramientas que son usadas para efectuar una
actividad laboral, superficies de trabajo, lugar de trabajo o
instalaciones, etc.
Físicos.- Son originados por mala iluminación de la zona o del puesto
en el que se desarrolla una actividad de trabajo, vibraciones,
temperatura, radiaciones, humedad y también se considera el fuego.
Químicos.- Comúnmente se originan por el uso de aerosoles, por la
existencia de polvos minerales, humos metálicos, vapores, nieblas,
gases y líquidos que son usados en los procesos.
47
Biológicos.- Generados por la presencia de baterías, al tener contacto
con algún virus, hongos, parásitos, sustancias sensibilizantes de plantas
y animales, venenos.
Ergonómicos.- Causados en la postura que trabaja el colaborador, por el
sobreesfuerzo, levantamiento de cargas y tareas repetitivas;
regularmente por el uso alguna maquinaria, de herramienta e incluso
por las instalaciones que no se adaptan al empleado que las usa.
Psicosociales.- Causados en ordenar y controlar el proceso de trabajo.
Pueden agregarse a la monotonía, automatización, acciones repetitivas,
inestabilidad laboral, división del trabajo, aumento de la jornada, turnos
alternados o rotativos y trabajo trasnochado, nivel y/o tipo de
remuneraciones.
3.4. FUENTES PRIMARIAS Y SECUNDARIAS
3.4.1. Fuentes primarias
Como fuentes secundarias se contemplan la Norma Técnica OHSAS
18001, ISO 9001 y todas las referencias bibliográficas que se expresaron en el
marco teórico.
3.4.2. Fuentes secundarias
Como fuentes primarias, mediante la observación se logra identificar el
contexto en el cual interactúan y laboran los funcionarios del área de
procesamiento de envío, es decir, se mira y evalúa los puestos de trabajos y sus
actividades, la ubicación de las máquinas y equipos de oficina, movimientos que
deben realizar los colaboradores para realizar las diferentes actividades entre
otros.
48
3.5. RECOLECCIÓN DE DATOS
Para saber la situación inicial de Servientrega S.A. con respecto a los
requisitos solicitados por las Normas ISO 9001:2008 y OHSAS 18001:2007, se ha
desarrollado y elaborado una “Matriz de diagnóstico inicial” (ver Anexo M - N),
la finalidad es analizar cada una de las disposiciones y los requisitos de las normas
de manera integrada y de su cumplimiento en la empresa.
Para la evaluación inicial se consideran cuatro aspectos para la
calificación, la finalidad de estos aspectos o parámetros de calificación es estimar
el grado de cumplimiento de los requisitos de las normas. En la siguiente tabla se
detalla los parámetros y la descripción de los parámetros.
Tabla 3. Cumplimiento de la Matriz de diagnóstico inicial.
CUMPLE Punto, apartado o requisito de la norma que se encuentra
documentado, implementado, definido y se mantienen.
NO CUMPLE Punto, apartado o requisito de la norma que no se encuentra
documentado, implementado.
La principal característica de la “Matriz de diagnóstico inicial” es realizar
la evaluación de forma integrada, es decir que se realiza el diagnóstico tomando
como partida la Norma ISO 9001:2008 ya que a esta se correlacionan los criterios
o requisitos de la Norma OHSAS 18001:2007.
En el siguiente cuadro se demuestra la correlación que existe entre las ISO
9001:2008 y la OHSAS 18001:2007.
Tabla 3. Correlación entre la Norma ISO 9001:2008 y OHSAS 18001:2007
ISO
9001:2008
OHSAS
18001:2007 Nombre
4 4.1/4.4/4.4.5/4.5.4 Sistema de Gestión Integrado
5
4.1/4.2/4.3.3/4.4.1
/4.3.1/4.3.2/4.4.3/
4.6
Responsabilidad de la dirección
6 4.4.1/4.4.2/ Gestión de los recursos, infraestructura
y ambiente
49
7 4.4.6/4.3.2/4.3.1/4
.4.3/4.5.1/4.5.5
Planificación de la producción, control
operacional, requisitos legales.
8
4.5.1/4.5.5/4.5.2/4
.4.7/4.5.3/4.2/4.3.
3/4.6
Medición, análisis y mejora continua,
Seguimiento y monitoreo del
desempeño
Fuente: Los autores
La finalidad de la tabla 4 es identificar los puntos entre normas que se
correlacionan para la elaboración del manual del sistema integrado. Para la
identificación de los riesgos se la realizará mediante el método de evaluación de
William Fine, en el que se define el grado de peligrosidad utilizada mediante la
siguiente fórmula.
GP= PxCxE
Donde
GP Grado de peligro
P Probabilidad
C Consecuencia
E Exposición
a) Grado de peligro
Se determina por la observación que se realiza en campo y su cálculo
se lo obtiene por medio de una evaluación numérica, en la que consideran
tres factores: las consecuencias de un posible accidente derivado del riesgo
detectado, la probabilidad de que ocurra el accidente, sus consecuencias y la
exposición a la causa básica.
b) Probabilidad
Probabilidad de que una vez presentada el riesgo, los sucesos de la
persistencia completa del accidente pasen en el tiempo, ocasionando
accidentes y efecto o consecuencia; para la categorización se deberá utilizar
la siguiente tabla:
50
Tabla 4. La probabilidad que puede ocurrir el accidente, incluyendo los efectos o
consecuencia.
Existe más probabilidad y posibilidad que se presente la
situación del riesgo.
10
Es posible, un 50% de probabilidad. 6
Una coincidencia. 3
Coincidencia muy poco probable, rara, se sabe que ha pasado. 1
Muy remota pero concebible, no ha ocurrido en años 0,5
Casi imposible de 1 en 1´000,000 0,1
Fuente: Los autores
51
CAPÍTULO IV
RESULTADOS Y ANÁLISIS DEL DIAGNÓSTICO INICIAL
4.1. DIAGNÓSTICO INICIAL DE LA EMPRESA SERVIENTREGA
S.A., OHSAS 18001:2007
La empresa cuenta con un Sistema de Gestión de Calidad y se encuentra
certificada con la Norma ISO 9001:2008, en la actualidad la organización desea
identificar el grado de cumplimiento para un modelo de Sistema de Gestión
Integrado en Calidad, Seguridad y Salud ocupacional el cual se identifica por
medio de porcentaje de cumplimiento de la lista de verificación, con los
resultados derivados de la lista de verificación se tendrá información si el sistema
de gestión se ajusta a los requisitos de la Norma OHSAS 18001: 2007.
4.1.1. Cumplimiento en la Norma ISO 18001:2007
Mediante la lista de verificación se estableció que el grado de
cumplimiento de la empresa en la Norma ISO 18001:2007 es del 57% el cual se
detalla de lo siguiente.
4.1.2. Revisión de requisitos generales y Política
La empresa cuenta con una política de Seguridad y Salud Ocupacional
aprobada en Mayo del 2012 y cumple con el 100% de los requisitos establecidos
por la Norma ISO 18001:2007. Se evidencia un Manual de la Calidad, en tal
manual no se ha identificado el alcance del Sistema de Seguridad y Salud
ocupacional. Se observa un compromiso por la Alta Dirección con los recursos
necesarios para el Sistema de Gestión de Seguridad, sin embargo no se evidencia
el mejoramiento continuo.
52
4.1.3. Planificación
A continuación se detalla el porcentaje de cumplimiento por cada uno de
los su apartado descritos en el apartado 4.3 Planificación de la Norma 18001.
Gráfico 3. Diagnóstico de la planificación.
Fuente: Los autores.
Podemos concluir que la organización del 100% tiene implementado un
33% los requisitos establecidos en el punto 4.3 de la Norma ISO 18001.
Se verifica que no existe un procedimiento establecido para la
identificación de Riesgos, sin embargo evidenciar la elaboración de Matrices de
Riesgo en la que se aplica el método de William Fine para la identificación de
riesgos. Se constata que la organización ha establecido metas y objetivos para el
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, los cuales se encuentran
documentados y están alineados con la Política de Seguridad y Salud
Ocupacional, también se observa el compromiso de la Alta Dirección con la
asignación de recursos al sistema. No se pudo evidenciar la actualización cuando
se presenta o identifica un nuevo riesgo en los procesos y que este sea
documentado.
53
4.1.4. Implementación
A continuación se detalla el porcentaje de cumplimiento por cada uno de
los subapartado descritos en el apartado 4.4 Implementación y Operación de la
Norma OHSAS 18001.
Gráfico 4. Diagnóstico implementación y operación.
Fuente: Los autores.
Se concluye que para el apartado 4.4 Implementación y Operación, la
organización cumple con el 59% con los requisitos establecidos en la Norma
OHSAS 18001.
Se pudo evidenciar que existe un procedimiento para la selección,
capacitación y adiestramiento del personal en base a factores de riesgos
identificados por puesto de trabajo así como también un Manual Interno de
Seguridad y Salud Ocupacional.
La organización tiene procedimientos para el control de sus operaciones
pero no tiene establecido el alcance para S&SO también se evidencia
procedimientos para el control de contratistas, visitantes y extranjeros. No se pudo
evidenciar que se hayan establecido capacitaciones específicas en base a los
riesgos expuestos por puestos de trabajo así como procedimientos para las
comunicaciones internas y externas.
54
Se pudo evidenciar que existen procedimientos para el Control de
Documentos, el control de Registros y Mantenimiento de vehículos y máquinas.
4.1.5. Verificación
A continuación se detalla el porcentaje de cumplimiento por cada uno de
los subapartado descritos en el apartado 4.5.1 Verificación, de la OHSAS 18001.
Gráfico 5 Diagnóstico verificación.
Fuente: Los autores.
De la totalidad de este apartado el 41% no está implementado.
Se pudo evidenciar que existe procedimientos para el producto No
conforme, Auditorías Internes, y de Acciones preventivas y Correctivas pero no
tienen definido el alcance del S&SO. No se evidenció procedimientos para
evaluación del cumplimiento legal.
4.1.6. Revisión por la Dirección
En el apartado 4.6 Respecto a la revisión por la dirección, la organización
cumple con el 33% del 100%.
Se evidenció que el sistema se controla por medio de indicadores
establecidos que son medidos mensualmente y analizados anualmente sin
55
embargo no se evidencio mejoramiento continuo en el sistema. Existe
procedimientos de auditorías internas pero no se ha realizado y esto a la vez la
formulaciones de acciones correctivas. Adicionalmente se pudo evidenciar Actas
de reunión del comité paritario entre otros temas pero no se demuestra la revisión
por la Alta Dirección.
4.2. DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL (SART)
Se realizó la verificación del cumplimiento técnico legal en materia de
Seguridad y Salud en el Trabajo de acuerdo a su característica específica; como
etapa inicial se procedió a la revisión de la documentación según se establece el
Art 8; 3.2 Recolección Evidencia; e.1, de la Resolución del Consejo Directivo del
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, No. C.D. 333; que expone lo siguiente:
En la reunión inicial, se debe proceder al análisis de los documentos del
sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, de requerirlo
siguiendo la presente metodología y conforme a las obligaciones técnico
legales y del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo de la
empresa y organización”. (Resolución No. C.D. 333, 2010, p.6)
Por lo consiguiente la organización cumple con:
Reglamento de SyST.
Manuales del SGSST
Procedimientos de SyST
Conformación del comité de SyST, Delegados, Subcomités.
En base al Instructivo de Aplicación del Reglamento para el Sistema de
Auditoría de Riesgos del Trabajo SART, se realizó la evaluación con la Lista de
Chequeo de Requisito Técnico legal de obligado cumplimiento dando como
resultado que la organización cumple con un 50,41%.
56
Gráfico 6. Resultado del diagnóstico.
Fuente: Los autores.
4.2.1. Gestión administrativa
La organización cumple con un 30% de la gestión administrativa. Se pudo
evidenciar que existen procedimientos para la gestión administrativa, sin embargo
la organización no lo cumple en su totalidad. No se ha evidenciado una matriz de
priorización de donde parta la planificación del sistema, adicional a esto no se han
realizados auditorías internas, tampoco se evidencia mejoramiento continuo.
Gráfico 7. Diagnóstico de la gestión administrativa.
Fuentes: Los autores.
57
4.2.2. Gestión de talento humano
La organización cumple con el 43% en cuanto a la gestión de talento
humano, se pudo verificar un procedimiento para la selección, capacitación y
adiestramiento en base a los riesgos identificados, así como también,
procedimientos para la Comunicación interna y externa; no se evidenció una
actualización de las matrices de riesgos para la promover la selección de acuerdo
a la competencia necesaria y poder realizar una programación de capacitación de
acuerdo a las necesidades de cada proceso.
Gráfico 8. Diagnóstico gestión del talento humano.
Fuente: Los autores.
4.2.3. Gestión técnica
La organización cumple con el 63% del cumplimiento en base a la gestión
técnica, en la identificación de riesgo la organización cumple con un 67%, además
se verifica un estudio técnico realizado en Octubre 2013 del cual no se han tomado
acciones correctivas o preventivas para los riesgos con alto nivel.
58
Gráfico 9 Diagnóstico de la gestión técnica.
Fuente: Los autores
4.2.4. Procedimientos operativos
La organización cumple con un 54% de los requisitos establecidos por el
SART, se evidencia con respecto al cumplimiento de los puntos: plan de
contingencia, auditorías internas y el mantenimiento predictivo, preventivo y
correctivo no se tiene información.
Gráfico 10 Diagnóstico Procedimientos Operativos
Fuente: Los autores
59
CAPÍTULO V
LA PROPUESTA
5.1. PROPUESTA DE UN MODELO PARA IMPLEMENTACIÓN DE
UN SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL EN BASE A LA NORMA OSHAS 18001:2007 EN LA
EMPRESA SERVIENTREGA S.A
Los estándares de esta normar en base a la gestión de la SST (Seguridad y
la Salud en el Trabajo) tiene como finalidad proporcionar a la organización los
elementos necesarios para que puedan ser integrados con otros sistemas de gestión
se debe establecer primero el alcance por consiguiente un sistema de este tipo
permite desarrollar una política y de esta establecer los objetivos y procesos que
ayudan alcanzar el cumplimiento de esa política ya que el propósito de la norma
es promover y apoyar las buenas prácticas de seguridad y salud en el trabajo. La
metodología que se utilizó como base la implantación / integración es conocida
como el ciclo PHVA que se describe como: planificar, hacer, verificar y actuar.
5.1.1. PROPUESTA DE DESARROLLO DEL MANUAL DEL SISTEMA
INTEGRADO BAJO LAS NORMAS ISO 9001: 2008 Y OSHAS
18001:2007
La propuesta que se presenta recoge la gestión de la empresa y el
compromiso que debe realizar en cuanto a la calidad del Servicio así como
también el compromiso con la Seguridad y Salud ocupacional de sus
colaboradores. Contiene el alcance y los procesos involucrados así como también
la política, objetivos y procedimientos integrados.
60
5.2. MANUAL DE LA CALIDAD Y PROCEDIMIENTOS
MANUAL INTEGRADO DE GESTION
MANUAL INTEGRAL DE GESTIÓN
ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD, SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL SERVIENTREGA ECUADOR S.A.:
Mercadeo y Venta de servicios de logística en recepción, recolección, transporte y
distribución de Documentos Unitarios y Mercancías.
Aplica para las ciudades de Guayaquil, Quito y Cuenca.
REVISADO:
APROBADO:
VERSIÓN No. EDICIÓN No. COPIA CONTROLADA No.
MANUAL INTEGRADO DE GESTION
61
1. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA
Reseña Histórica
Servientrega Ecuador S.A. es una empresa que integra la cadena de abastecimiento, brindando
soluciones integrales en logística y comunicaciones, pionera y líder en el sector dentro del
mercado ecuatoriano.
Fue constituida jurídicamente en el Ecuador, el 11 de abril de 1994, partiendo de un proyecto
de internacionalización de la marca desde la casa matriz en Colombia.
Se inició con la operación en ciudades principales como Guayaquil, Quito, Cuenca, Santo
Domingo y Machala.
Luego de un acelerado crecimiento ha llegado a ser la compañía especializada en logística,
urbana, regional, nacional e internacional más importante de nuestro País.
2. PORTAFOLIO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS
El portafolio de productos y servicios de Servientrega ha evolucionado para brindar al
mercado una oferta de valor competitiva orientada a satisfacer realmente las necesidades del
mercado. Por tal razón, mediante la integración de los procesos del giro del negocio, hemos
construido una oferta de valor bajo el concepto de CENTRO DE SOLUCIONES.
a) Documento Unitario
Son documentos o sobres cuyo peso es menor o igual a 2 (dos) Kg., con servicio de
recolección, transporte y entrega puerta a puerta.
b) Documento Masivo
Producto especializado en impresión, recolección, alistamiento, empaque, transporte y
entrega de grandes volúmenes de envíos (100 en adelante) de un solo remitente a varios
destinatarios, con peso inferior a 250 gramos.
MANUAL INTEGRADO DE GESTION
62
c) Mercancía Premier
Servicio de recolección, transporte y entrega especializada puerta a puerta de envíos de
una pieza y/o unidad cuyo peso es superior o igual a 2 kilogramos y máximo 150 Kg.,
amparado con una guía de transporte.
d) Mercancía Industrial
Dirigido a empresas que realizan grandes volúmenes de piezas. Servicio de recolección,
transporte y entrega especializada puerta a puerta de envíos de una pieza o “n” unidades
amparadas bajo una guía para un mismo destinatario. Aplica para envíos cuyo peso sea
superior a 2 kilogramos hasta 150 Kg por pieza.
e) Carga Masiva
Producto especializado en el servicio de transporte de carga masiva punto a punto a
nivel nacional.
f) Valija Empresarial
Servicios de recolección y distribución de documentos de punto a punto en rutas de ida
y vuelta, manejado en tulas de seguridad de 60x45 cm. Con capacidad de máximo 5
kilos y con tiempos de entrega preferenciales antes de las 10:00 am.
g) Valores
Dirigido a clientes corporativos, servicios de recolección, custodia y distribución de
envíos valores con alto soporte de seguridad, con la entrega exclusiva a un único
destinatario, con retorno de documentos firmados por el destinatario.
MANUAL INTEGRADO DE GESTION
63
h) Micro mercadeo
Logística promocional con procesos de almacenamiento, gestión de inventarios,
alistamiento, empaque, telemercadeo y entrega de artículos en puntos de canje.
i) Empaque y Embalaje
Comercialización de materiales y venta de servicios de empaque y embalaje, orientados
a la protección y preservación de los envíos desde la recolección hasta la entrega,
garantizando un correcto manejo, almacenamiento y transporte.
j) Centro de Soluciones In Company
Se ubica en las compañías como un Centro inteligente inhouse donde se realiza la
administración integral y profesional del flujo de correspondencia interna y externa que
el cliente requiera, a través de personal asignado para tal efecto.
3. Sistema de gestión de calidad
El Sistema Integrado de Gestión de Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional de Servientrega,
se ha diseñado con base en criterios de integración e interrelación de procesos, estrategias y
arquitectura orgánica debidamente alineada para garantizar el cumplimiento y aplicación del
Direccionamiento Estratégico, la Política de Calidad, los Objetivos Vitales y los Planes y
programas.
El Sistema de Gestión de Calidad de Servientrega aplica para los procesos que conforman el
Macro proceso Estratégico del Cliente Externo MECE, los cuales están definidos para
asegurar y garantizar la calidad en la prestación del servicio a los clientes.
3.1. Exclusiones
Revisados y estudiados los requisitos de la Norma ISO 9001:2008, se constató que el
siguiente requisito no es aplicable al sistema de gestión de calidad de Servientrega Ecuador
S.A.:
MANUAL INTEGRADO DE GESTION
64
Servientrega Ecuador no aplica este requisito ya que los procesos relacionados con la entrega
de documentos unitarios y mercancías no demandan procesos de Diseño &Desarrollo,
nuestros productos tienen especificaciones definidas. Este es 100% desarrollado en la casa
matriz Servientrega Colombia.
4. Compromiso de la alta dirección
El Estándar Gerencia Modelo S es el resultado de años de construcción colectiva con todos
los Stakeholder que se ha vinculado con la organización, en el cual se integran las mejores
prácticas, la aplicación de normas técnicas, la innovación de los procesos y demás fuentes de
mejoramiento continuo. La Alta Dirección está comprometida a apoyar y aportar el
mantenimiento y mejoramiento de nuestro Estándar Gerencial generando los recursos basados
siempre en conceptos de productividad, innovación y competitividad; impulsando el
cumplimiento de la política integral y realizando seguimiento a los objetivos de la
organización, validando su estado y promoviendo las acciones de mejoramiento continuo.
La Alta Dirección mediante el Direccionamiento estratégico, define en la organización las
políticas, filosofías y objetivos, enfocada en alinear los procesos hacia fines específicos dentro
de ese ejercicio la Alta Dirección define:
a) MISIÓN
Satisfacer totalmente las necesidades de logística y comunicación integral de nuestros
Clientes, a través de la excelencia en el servicio, el desarrollo integral de nuestros
Líderes de Acción y el sentido de compromiso con nuestra familia y nuestro País.
b) VISIÓN
Queremos que Servientrega sea un modelo de empresa líder en servicios de logística y
comunicación, por seguridad, oportunidad y cubrimiento en América, con presencia
competitiva a nivel mundial.
MANUAL INTEGRADO DE GESTION
65
c) POLÍTICA INTEGRAL
Basada en la doctrina institucional enmarcada en principio y valores, en el
Direccionamiento Estratégico que nos conducirá a la equidad social, ambiental,
crecimiento económico y grupos sociales objetivos, mediante:
El cumplimiento de las leyes de la República del Ecuador, la normativa
aplicable a nuestra actividad económica y las directrices institucionales.
El mejoramiento continuo del Centro Legislativo Modelo “S”
Las buenas prácticas de Gobierno Corporativo y responsabilidad social
empresarial.
La implementación de controles para brindar a la compañía de actividades
ilícitas
La gestión integrada de riesgos orientada a prevenir sucesos que afecten la
integridad de los colaboradores, la infraestructura, los bienes de terceros y la
continuidad del negocio.
El cumplimiento de las normas de seguridad de la información garantizando su
confidencialidad, integridad y disponibilidad.
La prevención de accidentes de trabajo y/o enfermedades profesionales.
La disponibilidad de los recursos para el cumplimiento de la presente política.
MANUAL INTEGRADO DE GESTION
66
5. ENFOQUE POR PROCESOS
En el sistema de gestión de calidad implementado en Servientrega como Modelo S, se ha
adoptado un enfoque de Macro procesos, Procesos y subprocesos. Este enfoque se orienta a
garantizar y asegurar la adecuada interacción de procesos con el fin de satisfacer las
necesidades, expectativas y requerimientos de los clientes, generando valor agregado bajo la
filosofía de productividad.
a) MACROPROCESOS: Integración de procesos, clasificados por direcciones
organizacionales dentro de la empresa.
b) MECE: Macro proceso Estratégico de Cliente Externo
Responsable de la planeación, ejecución, verificación y control de los procesos
logísticos de Servientrega, asegurando que las actividades relacionadas con la cadena de
abastecimiento cumplan con los requerimientos y expectativas definidas por los
clientes, mediante el establecimiento de las metodologías para identificar las
necesidades del cliente.
Soluciones Corporativas
Soluciones Retail
Recolección
Distribución
Procesamiento de Envíos
Transporte
Servicio al Cliente
Provisión de Guías
c) MERF: Macro proceso Estratégico de Recursos Financieros y Físicos
MANUAL INTEGRADO DE GESTION
67
Responsable de diseñar, proponer, planear, dirigir y ejecutar las políticas y estrategias
de la compañía en cuanto a finanzas y economía, por medio del direccionamiento de los
procesos como la administración de los recursos físicos y económicos.
Facturación
Ingresos
Compras
Tesorería
Contabilidad
Compensaciones
Recursos Físicos
d) MECI: Macro proceso Estratégico de Cliente Interno
Responsable de planear, organizar, desarrollar, coordinar y controlar estrategias que
permitan crear un conjunto de colaboradores con habilidades, motivación y satisfacción
suficientes para conseguir el logro de los objetivos de Servientrega.
Selección
Capacitación y Desarrollo
Relaciones Laborales
Administración de Beneficios
Calidad de Vida y Ambiente de Trabajo
e) MEST: Macro proceso Estratégico de Soluciones Tecnológicas
Responsable de diseñar y coordinar la ejecución de estrategias de los procesos de
Tecnología a nivel nacional, generando el máximo aprovechamiento de los recursos
para garantizar el cumplimiento de objetivos, metas, políticas y presupuestos
establecidos para lograr la competitividad tecnológica de Servientrega.
MANUAL INTEGRADO DE GESTION
68
Desarrollo de Proyectos
Centro de Soluciones Tecnológicas
Infraestructura Tecnológica
5.1. Proceso: Integración de actividades, que transforman entradas en salidas, ejecutadas
de forma ordenada y orientadas al cumplimiento de un objetivo definido.
Subproceso: Integración de actividades de menor complejidad y dimensión frente a
los procesos.
Adicionalmente a la estructura por Macro procesos, procesos y subprocesos;
Servientrega integra cada uno de estos en Centros, los cuales tienen como objetivo
realizar una clasificación por roles, dentro de los cuales encontramos:
- Centro Ejecutivo Vital: Lo conforma el MECE, el cual integra los procesos
del giro del negocio, siendo esta la razón de ser de la empresa, el cual tiene
prioridad por gestionar los requerimientos del cliente externo, y donde se
genera la operación y productividad de la organización.
- Centro Ejecutivo de Apoyo: Lo conforman los macro procesos MERF, MECI
y MEST.
- Centro de Control: Lo conforman los procesos de control Auditoría,
Seguridad y Jurídico.
- Centro Legislativo: Lo conforman la Gerencia y Modelo S
MAPA DE PROCESOS
MANUAL INTEGRADO DE GESTION
69
6. CENTRO DE GESTIÓN
6.1. CENTRO LEGISLATIVO
Definir los lineamientos que dirigen, rigen, orientan y organiza la compañía, mediante la
comunicación del direccionamiento estratégico y el desarrollo organizacional de los procesos.
Con los objetivos de lograr los procesos interactúen de forma ordenada, sincronizada y
controlada, enfocando sus esfuerzos para cumplir con los objetivos, requerimientos y
expectativas de la Alta Dirección y de los StakeHolders
Representante de la Alta Dirección
La Alta Dirección de SERVIENTREGA S.A, delega las responsabilidades de representante
por la dirección al líder del proceso de Modelo “S”, para todos los sistemas de gestión que
implemente la compañía.
Adicionalmente para el líder del proceso Ambiente de Trabajo en lo referente al Sistema de
Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional OSHAS 18001.
6.2. ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Servientrega S.A estructura el proceso de Modelo S integrado por un equipo
multidisciplinario de profesionales, tiene como misión asesorar la implementación de normas
técnicas y buenas prácticas en la investigación, estandarización, formación, y certificación de
cada uno de los procesos de la Organización, mediante del ciclo Planear, Hacer, Verificar,
Actuar y Evidenciar. En modelo S se centraliza la elaboración y control de documentos, el
procedimiento se describe en la Directriz Control de Documentos y Directriz Control de
registro.
La estructura de la Documentación se compone de:
MANUAL INTEGRADO DE GESTION
70
Estructura Documental
La Directriz para el Análisis y Mejoramiento de Procesos, describe como la organización
elabora, revisa, aprueba, codifica, publica, divulga y controla los documentos y registros del
Estándar Gerencial Modelo S.
6.3. DIVULGACIÓN Y CONSULTA
La organización cuenta con un portal Corporativo (intranet), donde se publican todos los
documentos del Estándar Gerencial Modelo S, la cual permite comunicar a los colaboradores
de la organización la estandarización de cada uno de los procesos
El proceso Modelo S tiene como objetivo al nivel interno diseñar, implementar y controlar las
estrategias de comunicación logrando un alcance con todos los colaboradores de la
organización a nivel estratégico, táctico y acción. Mediante la gestión de este proceso se
implemente las estrategias de comunicación según los requerimientos del proceso solicitante.
MANUAL INTEGRADO DE GESTION
71
Entre otros medios utilizados son: papel tapiz, diseñar piezas, material de producto, banners,
Grenn Chanel, Intranet.
Otros de los medios utilizados de comunicación implementando en la compañía es el correo
electrónico, publicaciones de carteleras físicas, Spark (mensajería instantánea) entre otros.
Con el fin de comunicar a las partes interesadas como contratistas, trabajadores en misión y
personal que se encuentran en áreas de operación se cuenta con carteleras, folletos manuales y
cartillas en medios físicos.
Para facilitar la participación de todas las partes interesadas se implementaron buzones de
reporte de incidentes, actos y condiciones inseguras en medios físicos en todas las
instalaciones de la compañía. Otro medio para poder reportar actos y condiciones inseguras es
mediante buzón de sugerencias del portal corporativo de intranet.
Los colaboradores podrán realizar sus aportes al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
Ocupacional OSHAS 18001 participando como miembro del Comité Paritario de Salud
Ocupacional , las brigadas de emergencia, semana de la salud y demás actividades
programadas por la organización que permiten el intercambio de ideas.
6.3.1. Comunicación con el Cliente
Servientrega asegura la comunicación con el cliente mediante:
La información sobre los productos y/o servicios de la oferta de valor de
SERVIENTREGA, como su descripción, tiempos de entrega y tarifas se comunican al
cliente mediante la presentación de la oferta de valor y las publicaciones en nuestro
portal web. Sui aplica una modificación en las condiciones inicialmente pactadas, se
asegura la comunicación y acuerdo al cliente mediante la ratificación de condiciones
comerciales.
Mediante nuestros sistemas de información, donde el cliente puede consultar el estado
de sus envíos
MANUAL INTEGRADO DE GESTION
72
En la atención de preguntas, quejas y reclamos centradas en el proceso de servicio al
cliente.
6.3.2. Comunicación Externas
Las comunicaciones a las entidades oficiales y demás que soliciten documentación o
específicos de casos específicos para el Sistema de Gestión OSHAS 18001, la
recepción y respuesta están a cargo del proceso de Calidad de Vida de acuerdo a la
Directriz de comunicación, participación y consulta los tiempos de respuesta se
estipulen de acuerdo a la legislación vigente.
6.3.3. Participación y consulta
Los trabajadores pueden generar la consulta de los documentos Estándar Gerencial Modelo
“S” a través de la intranet en la cual se encuentra la información disponible.
El recurso humano es parte fundamental del Estándar Gerencial Modelo “S”, es de vital
importancia su participación en las actividades de seguridad y salud ocupacional a la
prevención de riesgos y mitigación de impacto de los mismos por medio del cumplimiento
activo de las directrices, instructivos y la participación en campañas de salud ocupacional,
medicina preventiva, sistema de vigilancia, epidemiológicas y campañas de promoción y
prevención.
7. GESTIÓN DE LOS RECURSOS
7.1. Recursos Humanos
El Macro proceso Estratégico del Cliente Interno (MECI), integran los procesos de Selección,
Relaciones Laborales, Capacitación, Calidad de Vida, Ambiente de Trabajo y Administración
de Beneficios.
MANUAL INTEGRADO DE GESTION
73
Para cada cargo se documenta un portafolio de gestión, en el cual se incluyen los
requerimientos con respecto a nivel académico, experiencia y habilidades, la misión de cargos
las funciones y su respectiva clasificación según el ciclo P.H.V.A.
Los portafolios de gestión se integran los siguientes elementos, los cuales son vitales para la
deficiente cada cargo:
Educación y formación: Se refiere a los diferentes grados y disciplinas establecidos de
acuerdo con los requerimientos del cargo (Educación secundaria, Tecnología, Técnica,
Profesional, Postgrados, Especializaciones).
Experiencia: Tiempo que viene desarrollando actividades similares o relacionadas con la
actividad para lo cual se va a controlar.
Habilidades: según los requerimientos de cargo se especifican las habilidades.
7.1.1. Capacitación y entrenamiento
El objetivo de los procesos de Capacitación es desarrollar e implementar estrategias de
formación y capacitación encaminadas a fortalecer las habilidades, destrezas y actitudes de
los colaboradores de SERVIENTREGA, con el propósito de garantizar el mejoramiento
SELECCION RELACIONES
LABORALES
CAPACITACION
Y DESARROLLO
ADMINISTRADOR
DE BENEFICIOS
CALIDAD DE VIDA
MANUAL INTEGRADO DE GESTION
74
continuo de desempeño y fortalecimiento de las relaciones interpersonales y de trabajo en
equipo.
El programa anual de capacitación para los colaboradores de la compañía, se elabora con base
en el direccionamiento estratégico y asignación presupuestal; que guían el análisis el
desarrollo de las siguientes fases:
Diagnóstico de Necesidades.
Planeación y diseño de capacitación.
Ejecución de la capacitación.
Evaluación y seguimiento.
Toda actividad de capacitación tiene como finalidad fomentar la calidad en el desempeño, el
crecimiento de talento humano y el mejoramiento empresarial, para fortalecer las dimensiones
del ser y del saber de los colaboradores.
Derivando de las Matrices de Riesgo, identificación por procesos se estructura una matriz de
capacitación enfocado a brindar a los colaboradores formación para la identificación de
peligros y el método de mitigación de los mismo implementando distintos controles en
(Fuente, Medio y persona) dar a conocer los medios de control, definidos a aplicar.
7.2. Infraestructura Física y Ambiente de Trabajo
SERVIENTREGA ha estructurado dentro del Centro Legislativo Modelo “S”, el proceso de
Multinfraestructura física, que hace parte del Macro proceso Estratégico del Cliente externo
(MECE); a través del cual se define los lineamientos y parámetros para el diseño,
construcción y adecuación de los Centros Administrativos, Centros de Procesamiento
Logístico y Centro de Soluciones que deben conservar las especificaciones correspondientes a
la Imagen Visual Corporativa. Igualmente, este proceso define los lineamientos para la
conversación y mantenimientos de las instalaciones de la empresa con el objetivo de
garantizar ambientes laborales sanos y seguros adecuados para el desarrollo de las actividades
de la compañía y brindar un lugar óptimo de atención al cliente.
MANUAL INTEGRADO DE GESTION
75
La infraestructura física de los centros de procesamiento logístico se ha diseñado según las
actividades secuenciales de la operación e integrando las áreas de almacenamiento y
procesamiento de envíos, adecuadas con el objetivo de perseverar el producto.
7.3. Sistemas de información
El Centro Legislativo Modelo “S” integra el Macro proceso Estratégico de Soluciones
Tecnológicas (MEST), el cual tiene como objetivo Diseñar y coordinar la ejecución de
estrategias encaminadas a proporcionarle a la Compañía las herramientas y medio tecnológico
que optimicen las actividades en los procesos y aporten valores estratégicos diferenciadores
en el mercado para el cliente externo.
8. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
La organización ha estructurado el proceso MECE tiene como objetivo Asegurar el ciclo
PHVAE (planear, hacer, verificar, asegurar y evidenciar) de los procesos de Comercialización
y Operación de SERVIENTREGA
8.1. PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE
8.1.1. Determinación de los Requisitos Relacionados con el Producto.
Los procesos con conformar el Macro proceso Estratégico del Cliente Externo (MECE) son
responsables por:
Investigar y desarrollar productos y servicios que dan respuestas a las necesidades,
expectativas y requerimientos del mercado.
Estudiar, Diseñar e implementar metodologías en cada factor de competitividad, con el
objetivo de brindar el cliente de soluciones integrales que satisfagan las necesidades
del cliente.
MANUAL INTEGRADO DE GESTION
76
Propender por la innovación y transformación de los productos y séricos actuales con
el fin de lograr su mejoramiento y reposicionamiento en el mercado.
Analizar y Evaluar los requerimientos del mercado para desarrollar estrategias de
logística que garanticen una efectiva respuesta a las necesidades del cliente, dando
cumplimiento a los indicadores de calidad, tiempo, costo y productividad.
Brindar asesoría a los Clientes sobre los diferentes servicios que presta la
Organización y suminístrales información sobre el estado de sus envíos, ofreciendo un
único canal de comunicación que permitan resolver inquietudes, solicitudes o
reclamos fortaleciendo así la imagen de la calidad en la prestación de servicios.
8.1.2. Revisión de los Requisitos Relacionados con el Producto
En la Directriz correspondiente al proceso de Soluciones Corporativas, se ha definido
estrategias para revisar y determinar con los clientes corporativos el tipo de producto y/o
servicio.
Como parte de la responsabilidad del proceso de Soluciones Corporativas, está contemplada
la identificación y registro de las modificaciones y ajustes de la condición de negociación
inicialmente pactadas con los clientes para la prestación del Servicio, y su posterior
comunicación a los procesos que participan en la prestación del mismo.
8.2. COMPRAS
8.2.1. Proceso de Compras e Información
En el Macro proceso Estratégico de los Recursos Financieros y Físicos (MERF) integra
dentro de su arquitectura el proceso de compras, el cual tiene como objetivo Planear,
organizar y controlar las solicitudes para la compra de bienes, insumos productos y servicios
presentadas por los diferentes procesos, garantizando su consecución, calidad , mejores
precios y suministros oportunos.
MANUAL INTEGRADO DE GESTION
77
La Directriz de Compras documentadas los parlamentos para la adquisición de los productos
y contratación de servicios con estándares de calidad y seguridad, garantizando el acuerdo
desarrollo de los procesos y optimización de los costos.
Todos los productos críticos que pueden causar daños a las instalaciones y al personal se
evalúan ante de su ingreso por el proceso de Calidad de Vida y Ambiente de Trabajo,
asegurando el cumplimiento de todos los estándares de seguridad por producto.
Los insumos químicos tiene acceso restringido a la compañía y la compra y/o adquisición se
realiza teniendo en cuanta la validación y aprobación del proceso de Calidad de Vida y
Ambiente de Trabajo.
8.2.2. Verificación de los Productos Comprados
SERVIENTREGA ha establecido e implementado actividades de Inspección y Control para
asegurar que los productos e insumos cumplan las especificaciones técnicas definidas al
momento de realizar la compra. Según instrucciones dadas por los procesos solicitantes del
producto o servicio a comprar, se aplica una validación en la recepción, mediante muestreos
aleatorios de acuerdo a los atributos referenciados y características específicas.
8.3. PRODUCCIÓN Y PRESETACIÓN DE SERVICIO
8.3.1. Control de Operación
El Centro del Control Multidimensional tiene como objetivo desarrollar estrategias y
actividades encaminadas al aseguramiento de la productividad y competitividad de la
compañía y resultado, asegurando el logro de los objetivos, el cumplimiento del Centro
Legislativo Modelo “S”, la reducción de los riesgos, ineficiencias y siniestros.
Mediante el análisis, seguimiento, evaluación, control y retroalimentación a la gestión y
desempeño de cada proceso y mediante la generación de una cultura de control y seguridad en
la organización.
MANUAL INTEGRADO DE GESTION
78
En los procesos operativos se implementan controles en puntos clave de recolección,
procesamiento y distribución de los envíos.
El procesos de Modelo S, genera informe gerenciales, en el cual se presentan los resultados
correspondientes a los factores críticos para la organización, El informe incluye un
seguimiento, si se ha alcanzado los resultados esperados.
8.4 TRAZABILIDAD
Con el objetivo de optimizar la ejecución de los procesos, SERVIENTREGA, implementa y
desarrolla sistemas de información, que permite la trazabilidad de cada uno de los servicios
prestados al cliente. En el Macro proceso Estratégico de Cliente Externo (MECE) utiliza
herramientas tecnológicas que permite identificar cada uno de los envíos realizados, dejando
una trazabilidad desde la recepción del envió por parte de remitente hasta la entrega a
satisfacción por parte del destinatario.
Durante el tiempo en el que el envió esta bajo la responsabilidad de SERVIENTREGA, se
implementa acciones para lograr la preservación del envió mediante control en la operación,
validación y correcciones de empaque y embalaje, capacitaciones, ambiente de trabajo,
recursos físicos y demás actividades de mejoramiento implementado en los procesos
correspondiente de las actividades de recepción, procesamiento y distribución de los envíos
de los clientes.
SISTEMA DE GESTIÓN S&SO- OSHAS 18001
9. IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, VALORACIÓN DE RIESGO Y
DETERMINANCIÓN DE LOS CONTROLES.
La Directriz que relaciona el procedimiento para la identificación de peligros y evaluación y
control de riesgo de la organización, se orienta a identificar todas las actividades desarrolladas
por Servientrega S.A que pueden tener unos efectos sobre las personas, los recursos, el
proceso y nuevos proyectos e instalaciones. Igualmente se establezcan pautas para proteger a
MANUAL INTEGRADO DE GESTION
79
los contratistas y visitantes, de riesgo generados en las instalaciones de la compañía y en
actividades realizadas por la misma.
La identificación de peligros, se realizan teniendo en cuenta: la normativa legal vigente
aplicable, las inspecciones de seguridad, los reportes de incidentes, condiciones y actos
inseguros, las estadísticas de accidentabilidad y enfermedad laboral.
La valoración de los riesgos y su priorización se realiza teniendo en cuenta la metodología
triple criterio, luego se determinan los planes de acción de acuerdo la priorización,
posteriormente se genera la verificación de la ejecución y cierre de estos está a cargo de
Modelo S.
9.1. Objetivos y programas de S&SO.
Mediante la implementación de los objetivos del sistema de gestión de seguridad y salud
ocupacional se busca la medición del desempeño de las actividades que se lleva a cabo dentro
de este sistema, las cuales se encuentran orientadas a la implementación de sitios de trabajos
seguros saludable a todos los colaboradores de la organización bajo los lineamientos del
programas y subprogramas de salud ocupacional y seguridad industrial de la compañía. Con
las metas propuestas dentro de estos se desea reducir los índices de accidentabilidad y
enfermedad laboral, controlar coherentemente los riesgos de salud que puede presentarse y
apoyar el cumplimiento de legislación actual, todo esto con el fin de optimizar recursos de la
organización.
9.1.1. Preparación y respuesta ante emergencia
El plan de emergencia establece la preparación y respuesta ante de la emergencia. Este
documento se basa en un análisis de vulnerabilidad determinando las amenazas que tiene el
potencial de causar emergencias y perdida a la organización, el documento indica el método
de evaluación de las amenazas y determina el procedimiento estandarizados de atención de
emergencias y a evacuación del plan en ejercicio prácticos que permiten determinar planes de
mejora.
MANUAL INTEGRADO DE GESTION
80
Se destinó a su vez recurso humano de diferentes procesos que realiza funciones de
brigadistas integrales las cuales son formatos y entrenados para la contención de emergencias
de acuerdo a la matriz de vulnerabilidad y están ubicados en todas las instalaciones de la
organización
9.1.2. Investigación de incidentes
Los accidentes producen perdidas a la organización de tipos humanos, tecnológicos y
económicos con las suspensiones temporales de la operación.
Con el objetivo de disminuir la accidentabilidad y determinar las causas raíces de cada uno de
los eventos la organización dispuso de todos los recursos necesarios que permite determinar
las causas e implementar controles para el bienestar de los trabajadores y disminución de
pérdidas. Para ello se cuenta con un Procedimiento de investigación de Incidentes la cual
especifica una metodología a seguir para la correcta investigación de estos eventos.
Los accidentes e incidentes de trabajo deben ser investigados por el empleador, con apoyo del
equipo investigador, en el cual participan líderes inmediatos, el Proceso de Calidad de Vida,
Ambiente de trabajo y el Comité Paritario.
10. REQUISITOS LEGALES
La Directriz busca la identificación de los requisitos legales aplicables al sistema de gestión
de la seguridad y salud ocupacional, esta se realiza teniendo en cuenta la normativa legal
vigente y otros asociados con los riesgos, las actividades, los procesos y la oferta de valor
ofrecida a la compañía. Garantizando el cumplimiento de todos los requisitos legales
aplicables y su divulgación a quien aplique de acuerdo a la matriz.
La organización por medio de la validación y la evaluación de la matriz de los requisitos
legales garantizando el cumplimiento constante con los requisitos aplicables y la actualización
de nuevos requerimientos.
MANUAL INTEGRADO DE GESTION
81
10.1. Evaluación del cumplimiento legal
Servientrega S.A por medio de la Directriz de la identificación y evaluación de requisitos
legales la cual se enmarca en el seguimiento y la mejora continua busca:
Validad el cumplimiento de los requisitos legales por parte de los procesos mediante
una verificación de acuerdo a los parámetros establecidos en la “matriz de requisitos
legales S&SO”.
La validación de la identificación de todos los requisitos aplicables a la organización
incluida los nuevos, la cual queda documentada y es utilizada en la revisión por la
dirección.
La implementación de planes de acción que permitan el mejoramiento constante del
sistema y el cumplimiento legal de los requisitos legales aplicables.
10.2. Implementación y operación
Teniendo en cuenta la priorización de los riesgos y los planes de acción propuestos se
elaboran los procedimientos seguros para las actividades críticas que le permitan controlar
las desviaciones del proceso y el cumplimiento de los requisitos legales.
Con el programa de la Salud Ocupacional de la organización y sus subprogramas de medicina
preventiva, higiene y seguridad industrial, SERVIENTREGA S.A implementa actividades de
promoción y prevención consiste de la importancia de bienestar del colaborador y en pro de
garantizar condiciones idóneas para el desarrollo de las labores en los diferentes centros de
trabajo.
Este tipo de subprogramas incluyen el desarrollo de actividades asociados a aspectos de
bienestar, capacitación en diferentes temas de prevención de riesgo, inspección de seguridad
industrial, procedimientos para trabajo seguro e implementaciones de control derivados a
partir de las matrices de identificación de peligro.
MANUAL INTEGRADO DE GESTION
82
A su vez se establezcan periodos de revisión en los programas de mantenimiento preventivo y
correctivo de maquinaria y equipos críticos que busca la disminución de la probabilidad de
siniestros.
11. DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN.
El sistema de Gestión de Calidad de Servientrega S.A ha establecido procedimientos que
permitan planear, realizare implementar acciones de medición orientadas asegurar la validez
de la información correspondiente a los envíos de los clientes.
Según los lineamientos de las directrices e instructivos alienados con los procesos de MECE,
logística, Soluciones Retail e Infraestructura tecnológica Servientrega implementa las
medidas de verificación de los equipos utilizados en la operación para la prestación de
servicio.
El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional de Servientrega S.A ha establecido
procedimiento que permiten planear, realiza e implementar acciones de medición orientadas
asegurar las condiciones adecuadas de trabajo en un ambiente sano y el correcto
funcionamiento de equipos críticos que puedan afectar el personal o aquellos que son
utilizados para mitigar el impacto de los riesgos como son los equipos de emergencia y
control de incendio.
La Directriz asegura que los equipos de medición utilizados en el muestreo de higiene
industrial que cumple con la especificación técnica y de calibración dentro de los tiempos
propuestos y exigidos en la ficha técnica.
12. MEDICIÓN ANALISIS Y MEJORA
Servientrega S.A ha establecido diferentes metodologías para realizar seguimiento, medición,
análisis y mejora en los procesos de la empresa, con el propósito es fortalecer y mejorar el
control, evaluación y lograr la eficiencia, eficacia y optimización de los recursos. El
mejoramiento continuo está enfocado a generar valor agregado a cada uno de los procesos que
logre impactar al cliente generando ventaja competitiva en el mercado.
MANUAL INTEGRADO DE GESTION
83
13. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
La metodología definida para medir el nivel de satisfacción del cliente se documenta en la
Directriz de Servicio al Cliente la cual se aplica a los clientes contados y crédito.
Otra medida para identificar la percepción del cliente en lo referente al servicio prestado son:
El posicionamiento de la compañía en las publicaciones del sector.
Comunicados del cliente sobre la calificación y concepto del servicio prestado.
Indicadores de Ineficiencia.
Informe de cliente en riesgo.
Prueba de producto.
14. AUDITORÍA INTERNA
El objetivo principal de las auditorías internas es la verificación del cumplimiento del
Estándar Gerencial Modelo S donde validan todos los procesos de la organización incluyendo
de comercialización y operación, identificando el estado de cumplimiento de los requisitos de
la norma y definidos por la organización.
La organización aplica auditorías anualmente, la programación de auditoría interna tiene
alcance a todos los procesos de la organización y aplica a nivel nacional. La metodología para
su implementación se documenta en la Directriz para el desarrollo de Auditorías Internas.
15. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN A LOS PROCESOS
Servientrega S.A estructura el proceso de Control de Gestión para la medición y seguimiento
del desempeño de los procesos:
El proceso de control de gestión tiene como objetivo medir y evaluar los resultados de las
actividades desarrolladas por los procesos con el enfoque de suministrar información de
variable clave en la compañía. Los indicadores de gestión se han clasificados en los siguiente
niveles.
MANUAL INTEGRADO DE GESTION
84
Indicadores Estratégicos o Corporativos: Permiten la medición de los resultados en
forma global permitiendo monitorear el logro de los objetivos vitales, el
comportamiento de la organización y su nivel competitivo en el mercado para lo cual
se definirán indicadores de: rentabilidad, participación en el mercado, situación
financiera, crecimiento, satisfacción al cliente.
Indicadores Tácticos o por Unidad de Negocio: permiten monitorear y controlar los
objetivos definidos para cada progreso adicionalmente medir el estado de avance de
los respectivos planes tácticos.
Adicionalmente control de Gestión aplica seguimiento y medición de los objetivos vitales
definidos en la organización.
Mediante la gestión de los riesgos que evalúan frecuentemente los controles implementados y
las demás variables que pueden afectar el nivel de vulnerabilidad de la organización.
La compañía estructura los comités de resultado a nivel táctico y ejecutivo, es estos espacios
se presentan los indicadores que midan el desempeño de cada proceso, se analizan los datos
identificando las acciones a tomas, según los resultados presentados.
16. SEGUMIENTO Y MEDICIÓN DEL PRODUCTO
Dentro de las etapas del diseño del producto, MECE aplica los controles, pruebas y
validaciones correspondientes a cumplir con los requerimientos definidos.
El proceso de control de gestión mide variables claves en la prestación de servicio, y aplica
mediciones puntuales por producto, identificando las variables que pueden afectar el servicio.
16.1. Control de Producto No Conforme
En los procesos operativos, se ha definido los procedimientos a implementar al identificar un
producto No Conforme. Adicionalmente los índices de ineficiencia generan información vital
para identificación de oportunidades de mejora en la prestación de servicios.
MANUAL INTEGRADO DE GESTION
85
17. ANÁLISIS DE DATOS
El Estándar de Gerencia de Servientrega Modelo S contempla dentro de su estructura
lineamientos y directrices para realizar permanentemente el análisis, seguimiento y
evaluación de los resultados e indicadores de cada Macroprosesos y Procesos. Derivada del
análisis de la información presentada en cada Comité, se definen las acciones a tomar.
Adicionalmente los informes de gestión publicados a cierre de cada año, documentada en
análisis de datos de las variables criticas comparando resultados con los resultados de años
anteriores y la trazabilidad mes a mes.
18. MEJORA
La directriz para la determinación de acciones correctivas preventivas y de mejora documenta
la metodología para que los procesos implementen estas acciones. Las principales fuentes de
acciones son entre otras, la planeación estratégica, las auditorías, los indicadores de gestión,
etc.
19. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Y RESULTADOS.
La Alta dirección esta periódicamente validando el desempeño de los procesos y el logro de
los objetivos definidos en el direccionamiento estratégico, mediante los comités ejecutivos y
tácticas de resultados, en lo que participan los Dinamizadores de los Macropoceos y
Facilitadores de los procesos.
La organización establece el proceso de Control de Gestión el cual realiza medición de los
objetivos vitales y el seguimiento a los planes definidos en la planeación táctica.
Adicionalmente se emite un informe que contiene los siguientes puntos:
Resultado de las auditorías internas y externas.
Resultados de la evaluación de cumplimiento de requisitos legales
Estadística de Accidentabilidad.
MANUAL INTEGRADO DE GESTION
86
Acciones correctivas realizadas al sistema desde la última revisión.
Informes de Emergencia (reales y potenciales)
Informe de los procesos de identificación de peligros, evaluación y control de riesgo.
Vulnerabilidades y amenazas no tratadas adecuadamente en la evaluación de riesgo
(del SGST)
Resultados de mediciones de efectividad (de controles de SGST)
Resultados de estudios realizados para medir la satisfacción del cliente.
Estado de Acciones Correctivas.
Anterior revisión por la Dirección.
Cambio que pueden afectar el Estándar Gerencial.
Emisión de recomendaciones de mejora por parte de Alta Dirección.
A la revisión se anexa el informe de gestión del año correspondiente, donde se
evidencia el desempeño de los procesos y el cumplimiento de los objetivos definidos.
Informe de gestión de las mediciones aplicables a los objetivos vitales (cierre de año)
Informe de gestión sobre los indicadores de S&S0 (investigación de accidentes e
incidentes en el trabajo).
La Alta Dirección define las acciones a implementar derivando el informe presentado
generando un concepto de estado del Estándar Gerencial Modelo S indicando si se modifica la
política y objetivos integrales, actualizando la evaluación de riesgo y plan de tratamiento del
mismo, modificando los procedimientos teniendo en cuenta los resultados evalúa los estados
de los recursos basados en criterios de
20. ANEXOS
Anexo 1 Mapa de Procesos de SERVIENTREGA
Anexo 2 Arquitectura de Procesos Servientrega Ecuador S.A.
Anexo 3 Listado Maestro de Documentos
MANUAL INTEGRADO DE GESTION
87
21. CONTROL DE CAMBIOS
N0 FECHA VERSIÓN EDICIÓN CAMBIO AUTOR
DIRECTRIZ PARA LA EVALUACION DE
RIESGOS LABORALES
88
1. OBJETIVO
Definir la metodología a emplear para la evaluación cuantitativa de riesgos laborales de cada
área o puesto de trabajo, así como planificar las consecuentes actividades de control.
2. ALCANCE
Este procedimiento será de aplicación a todos los puestos de trabajo y actividades
desarrolladas en la compañía.
3. POLÍTICAS
El Gerente es el directo responsable de asegurar el cumplimiento del presente
procedimiento.
La Unidad de Seguridad y Salud es la encargada de realizar la evaluación de riesgos y de
tomar las acciones correctivas del caso. Mantendrá el archivo de la evaluación
4. NORMAS
4.1. Periodicidad
Una vez realizada la evaluación inicial de riesgos, ésta deberá ser revisada anualmente, salvo
que a criterio de la Unidad de Seguridad y Salud se decida una frecuencia menor.
CÓDIGO :
ECU CL 9203 D006
VERSIÓN:
01
EDICIÓN:
01
ELABORADO
REVISADO APROBADO
FECHA FECHA FECHA
DIRECTRIZ PARA LA EVALUACION DE
RIESGOS LABORALES
89
Independientemente de la periodicidad establecida se revisará la evaluación de riesgos cuando
se produzcan cambios en las sustancias químicas empleadas, en la maquinaria, en las
herramientas de trabajo o en los procesos productivos.
4.2. Definiciones
CONDICIONES SUBESTANDAR: Aquellas que se encuentran fuera de la norma o
procedimiento y que podrían ocasionar un accidente de trabajo.
PELIGROS: Fuente potencial de daño.
RIESGO: Es la probabilidad de que ocurra un suceso.
FACTOR DE RIESGO: Es lo que permite que se materialice el riesgo.
IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS: Proceso por el que se reconoce la existencia de un
peligro y se definen sus características.
EVALUACIÓN DEL RIESGO: Proceso por el que se obtienen los datos precisos para
que la compañía pueda tomar decisiones sobre adoptar medidas correctivas y decidir las
medidas más eficaces sobre la seguridad y salud de los trabajadores.
PUESTO DE TRABAJO: Conjunto de operaciones efectuadas por cada trabajador durante
su jornada laboral.
SEVERIDAD DEL RIESGO: Gravedad de las consecuencias del mismo. Para determinar
la potencial gravedad se consideraran las partes del cuerpo o funciones que puedan verse
afectadas y la propia naturaleza del daño, pudiendo ser ésta Ligeramente dañino, dañino o
extremadamente dañino.
a) EXTREMADAMENTE DAÑINO: Amputaciones, fracturas mayores,
intoxicaciones, lesiones múltiples, lesiones fatales, cáncer y otras
enfermedades crónicas que acorten severamente la vida.
b) DAÑINO: Laceraciones, quemaduras, conmociones, torceduras importantes,
fracturas menores, sordera, dermatitis, asma, trastornos músculo –
esqueléticos, enfermedad que conduce a una incapacidad menor, entre otras.
c) LIGERAMENTE DAÑINO: Daños superficiales (cortes y magulladuras
pequeñas, irritación de los ojos por polvo, etc.), Molestias e irritación (dolor de
cabeza, disconfort, etc.), entre otras.
DIRECTRIZ PARA LA EVALUACION DE
RIESGOS LABORALES
90
PROBABILIDAD DEL RIESGO: Mide la probabilidad de materialización del daño en
presencia del riesgo. El criterio a seguir será:
o PROBABILIDAD ALTA: El daño se materializará siempre o casi siempre.
o PROBABILIDAD MEDIA: El daño se materializará en algunas ocasiones.
o PROBABILIDAD BAJA: El daño se materializará raras veces.
4.3. METODOLOGÍA
Se realizará una visita a cada área o puesto de trabajo a evaluar, identificando y registrando
los factores de riesgo encontrados. Si la gerencia ve conveniente que la evaluación de riegos
sea realizada por expertos externos se procederá a contratarlos de los proveedores calificados
que tiene la compañía.
4.3.1. Identificación de factores de riesgos
Identificará todos los factores de riesgos existentes en cada puesto de trabajo, empleando a
modo de lista de comprobación, la clasificación que se detalla en el Anexo PT-3-A1.
4.3.2. Evaluación del riesgo
Cada riesgo se valorará por separado empleando el Formato PT-3-F1 de evaluación de
riesgos:
Área / Instalación o Puesto de trabajo: se identificará el puesto de trabajo correspondiente
indicando el número de orden consecutivo que se le haya asignado.
Identificación de riesgos: se especificarán todos los riesgos que se hayan identificado.
4.3.3. Valoración del riesgo
La valoración será subjetiva y se basará principalmente en la experiencia del evaluador, del
historial de riesgos de la compañía o de la metodología de referencia establecida en este
procedimiento. Este será en función de la gravedad y probabilidad del riesgo, de acuerdo con
las combinaciones siguientes:
DIRECTRIZ PARA LA EVALUACION DE
RIESGOS LABORALES
91
4.3.4. Medidas de control propuestas
Se incluirán en el Plan anual de Acción, Anexo 2, todas las medidas de control, preventivas o
correctivas, de los riesgos evaluados como moderados, importantes e intolerables. Estas
medidas de control irán encaminadas a evitar, reducir y controlar colectiva e individualmente
cada uno de los riesgos indicados, así como establecer los controles periódicos de condiciones
de trabajo y vigilancia de salud que correspondan. Los riesgos evaluados como intolerables
deben ser inmediatamente controlados con una acción correctiva.
Consecuencias
Ligeramente
Dañino
LD
Dañino
D
Extremadament
e Dañino
ED
Pro
ba
bil
ida
d
Baja
B
Riesgo trivial
T
Riesgo
tolerable
TO
Riesgo
moderado
M
Media
M
Riesgo
tolerable
TO
Riesgo
moderado
M
Riesgo
importante
I
Alta
A
Riesgo
moderado
M
Riesgo
importante
I
Riesgo
intolerable
IN
DIRECTRIZ PARA LA EVALUACION DE
RIESGOS LABORALES
92
4.3.5. Estimación del riesgo
En función de la valoración del riesgo obtenida, se asignará una prioridad de actuación según
el siguiente criterio:
Riesgo Acción y temporización
Trivial
(T) No se requiere acción específica.
Tolerable
(TO)
No se necesita mejorar la acción preventiva. Sin embargo se deben
considerar soluciones más rentables o mejoras que no supongan una
carga económica importante. Se requieren comprobaciones
periódicas para asegurar que se mantiene la eficacia de las medidas
de control.
Moderado
(M)
Se deben hacer esfuerzos para reducir el riesgo, determinando las
inversiones precisas. Las medidas para reducir el riesgo deben
implantarse en un período determinado. Cuando el riesgo moderado
está asociado con consecuencias extremadamente dañinas, se
precisará una acción posterior para establecer, con más precisión, la
probabilidad de daño como base para determinar la necesidad de
mejora de las medidas de control.
Importante
(I)
No debe comenzarse el trabajo hasta que se haya reducido el riesgo.
Puede que se precisen recursos considerables para controlar el riesgo.
Cuando el riesgo corresponde a un trabajo que se está realizando,
debe remediarse el problema en un tiempo inferior al de los riesgos
moderados.
Intolerable
(IN)
No debe comenzar ni continuar el trabajo hasta que se reduzca el
riesgo. Si no es posible reducir el riesgo, incluso con recursos
ilimitados, debe prohibirse el trabajo.
DIRECTRIZ PARA LA EVALUACION DE
RIESGOS LABORALES
93
4.3.6. Prioridad de actuación
Riesgo Intolerable Acción inmediata
Riesgo importante Prioridad 1
Riesgo moderado Prioridad 2
Riesgo tolerable Prioridad 3
Riesgo trivial Prioridad 4
Fecha de ejecución. Se indicará la fecha prevista para la aplicación de la medida correctiva. Si
se trata de controles periódicos, se indicará la periodicidad del mismo.
Fecha y firma. Se hará constar la fecha de la verificación de la efectividad de la medida
correctiva implementada y el nombre de la persona responsable.
4.3.7. Clasificación de los riesgos
Los riesgos se clasifican en físicos, mecánicos, químicos, biológicos, ergonómicos y
psicosociales. La lista no exhaustiva de los factores de riesgo laboral se encuentra en el Anexo
PT-3-A1
4.3.8. Revisión del plan de trabajo
Con los resultados obtenidos de la evaluación se deberá:
Analizar que las medidas preventivas o correctivas no introduzcan nuevos riesgos.
Constatar que las medidas preventivas o correctivas conduzcan realmente a unos
determinados niveles de riesgo que se consideren tolerables o triviales en todos los
puestos de trabajo.
Recabar la opinión de todos los trabajadores afectados sobre la necesidad y
eficacia de las medidas preventivas o correctivas recogidas en el plan.
DIRECTRIZ PARA LA EVALUACION DE
RIESGOS LABORALES
94
4.3.9. Mapa de riesgos
Se identificará en un plano las áreas de la compañía y las sombras de máquinas. Sobre ellas se
colocaran los factores de riesgo identificados. Se colocará el mapa de riesgos en un sitio
visible y de alta circulación de personal, tales como el comedor, pasillos de acceso, ingreso a
los centros de trabajo, etc. El mapa será actualizado cada vez que se actualice la evaluación de
riesgos de la compañía. En la elaboración del mapa de riesgo se usará la codificación de
colores y símbolos propuesta en el Anexo PT-3-A2.
5. ANEXOS
Lista no exhaustiva de factores de riesgo PT-3-A1
Propuesta para simbolizar a los factores de riesgo laboral PT-3-A2
Evaluación de riesgos PT-3-F1
CONTROL DE CAMBIOS
N0 FECHA VERSIÓN EDICIÓN CAMBIO AUTOR
DIRECTRIZ PARA EVALUACION DE RIESGOS
LABORALES
95
LISTA NO EXHAUSTIVA DE FACTORES DE RIESGO
FÍSICOS
1. Iluminación deficiente 2. Ruido excesivo
3. Alta temperatura 4. Baja temperatura
5. Radiaciones ionizantes 6. Radiaciones no ionizantes
7. Presiones anormales 8. Electricidad
9. Iluminación excesiva 10. Vibración
MECÁNICOS
11. Espacio físico reducido 12. Piso irregular o resbaloso
13. Obstáculos al piso 14. Desorden
15. Maquinaria desprotegida 16. Circulación de equipos/ vehículos
17. Desplazamiento en transporte
terrestre, aéreo o acuático
18. Transporte o izamiento mecánico de
cargas
19. Trabajo a distinto nivel 20. Trabajo subterráneo
21. Manejo herramientas 22. Caída de objetos por derrumbe o
desprendimiento
23. Trabajo en altura 24. Proyección de sólidos o líquidos
25. Superficies calientes 26. Caída de objetos en manipulación
27. Trabajo en espacios confinados 28. Animales peligrosos
29. Corto punzantes
QUÍMICOS
30. Manejo de químicos 31. Polvo
32. Vapores 33. Gases
34. Humos metálicos 35. Neblinas
BIOLÓGICOS
36. Presencia de vectores 37. Animales venenosos o ponzoñoso
38. Alérgenos de origen animal o vegetal 39. Agentes biológicos
40. Ventilación insuficiente
DISERGONÓMICOS
41. Sobreesfuerzo físico 42. Movimiento corporal repetitivo
43. Levantamiento manual de pesos 44. Uso de PVD
45. Posición forzada
DIRECTRIZ PARA EVALUACION DE RIESGOS
LABORALES
96
PSICOSOCIALES
46. Turnos rotativos 47. Trabajo nocturno
48. Trabajo a presión 49. Alta responsabilidad
50. Sobrecarga mental 51. Minuciosidad de la tarea
52. Trabajo monótono 53. Inestabilidad en el empleo
54. Déficit en la comunicación 55. Inadecuada supervisión
56. Relaciones interpersonales
deterioradas
57. Desmotivación e insatisfacción
laboral
58. Desarraigo familiar 59. Agresión o maltrato
60. Manifestaciones psicosomáticas
ACCIDENTE MAYOR
61. Presencia de puntos de ignición 62. Fallas eléctricas
63. Almacenamiento inadecuado de
químicos
64. Fuga o derrame de productos
químicos
65. Ubicación en zonas de desastres
naturales
66. Manejo de inflamables y/o explosivos
67. Recipientes o elementos a presión
DIRECTRIZ PARA EVALUACION DE
RIESGOS LABORALES
97
PICTOGRAMAS PARA SIMBOLIZAR LOS FACTORES DE RIESGO
LABORAL
SÍMBOLO SIGNIFICADO SÍMBOLO SIGNIFICADO
Iluminación deficiente
Ruido excesivo
Alta temperatura
Baja temperatura
Radiaciones ionizantes
Radiaciones no ionizantes
Presiones anormales
Electricidad
Iluminación excesiva
Vibración
Espacio físico reducido
Piso irregular o resbaloso
Obstáculos al piso
Desorden
Maquinaria desprotegida
Circulación de equipos/
vehículos
Desplazamiento en
transporte terrestre, aéreo o
acuático
Transporte o izamiento
mecánico de cargas
Trabajo a distinto nivel
Trabajo subterráneo
DIRECTRIZ PARA EVALUACION DE
RIESGOS LABORALES
98
Manejo herramientas
Caída de objetos por
derrumbe o
desprendimiento
Trabajo en altura
Proyección de sólidos o
líquidos
Superficies calientes
Caída de objetos en
manipulación
Trabajo en espacios
confinados
Elementos corto
punzantes
Polvo
Gases
Vapores
Neblinas
Humos metálicos
Presencia de vectores
Animales venenosos o
ponzoñoso
Alérgenos de origen
animal o vegetal
Agentes biológicos
Sobreesfuerzo físico
Movimiento corporal
repetitivo
Levantamiento manual de
pesos
Uso de PVD
Posición forzada
DIRECTRIZ PARA EVALUACION DE
RIESGOS LABORALES
99
Estresores
DIRECTRIZ PARA EVALUACION DE RIESGOS LABORALES
100
EVALUACIÓN DE RIESGOS
ÁREA: REALIZADO POR:
ACTIVIDAD: FECHA:
# Riesgo Factor de riesgo Causa Probabilidad Consecuencia Estimación del riesgo
B M A LD D ED T TO M I IN
DIRECTRIZ PARA EL CONTROL DE
LOS DOCUMENTOS
101
CÓDIGO:
ECU CL 9203 D001
VERSIÓN:
01
EDICIÓN:
01
1. OBJETIVO
Establecer la metodología para determinar el control de registro del Sistema
Integrado de Gestión con el fin de su identificación, protección y fácil
recuperación, retención y disposición final.
2. ALCANCE
Aplica a todos los procesos involucrados en el Sistema Integrado de Gestión de la
Organización.
3. POLÍTICAS
Todo documento del Sistema Integrado de Gestión de la Organización debe
ser controlado de acuerdo a los lineamientos establecidos en esta Directriz.
Todo documento debe ser divulgado para conocimiento y utilización de los
colaboradores de la Organización, y por lo tanto ha de ser elaborado, revisado
y aprobado por las personas responsables de los procesos involucrados.
Todo documento publicado en la intranet se considera vigente sin importar su
fecha de elaboración, revisión o aprobación.
Es responsabilidad de Modelo “S” asegurar que para cada documento se
encuentre publicada la última versión aprobada.
Es responsabilidad de los Dinamizadores, Facilitadores y demás líderes de
proceso velar por la actualización y vigencia de los documentos de su proceso.
ELABORADO
REVISADO APROBADO
FECHA FECHA FECHA
DIRECTRIZ PARA EL CONTROL DE
LOS DOCUMENTOS
102
4. NORMA
4.1 DOCUMENTACIÓN
4.1.1 Elaboración de documentos
Oficializada la necesidad de emitir actualizar cualquier documento, el
Líder de proceso solicitante debe tener en cuenta lo siguiente:
El Líder de proceso solicitante, debe identificar los cargos responsables
de revisar y aprovechar el documento, según los lineamientos de la
presente Directriz.
Verificar transversalmente los elementos que pueden generar impacto
en el documento teniendo en cuenta los proyectos de implementación
actuales en la compañía y factores externos como normatividad legal,
Modelo “S”, entre otros.
Para programar fechas de ejecución atendiendo las solicitudes deben
estar disponibles y asignados los recursos por parte de Modelo S, proceso
solicitante y proceso involucrado.
El recurso asignado a Modelo S realizara el levantamiento de
información la cual debe incluir (cuando aplique) lo siguiente:
- Identificación de mejores prácticas en el mercado.
- Normas técnicas o Reglamentarias que aplican al proceso.
- Entrevistas con los expertos.
- Indicadores que miden el proceso.
- Validación en campo: Auditoría a la versión anterior del
documento, identificando los incumplimientos y realizar análisis
de causa en conjunto con los directo responsables, utilizando esta
DIRECTRIZ PARA EL CONTROL DE
LOS DOCUMENTOS
103
información de entrada para asegurar que se incluyan las acciones
correctivas en la siguiente versión del documento.
- Recomendaciones y consideraciones por parte del equipo
Modelo S
Durante la elaboración o actualización del documento. Modelo “S” deberá:
Validar si las modificaciones aplicadas generan un requerimiento de
modificar a otros documentos (portafolios de gestión, caracterizaciones, otros
directrices, instructivos, manuales, etc.) asegurando la alineación y evitando
incoherencias entre documentos.
Asegurar que todo documento cumpla una estructura PHVA
Asegurar que las directrices documentan:
- Los niveles de servicio, en los cuales indiquen los tiempos de
respuestas de las actividades de los procesos que están
involucrados.
- Como realizar medición, seguimiento, control y mejora.
- Un plan de contingencia enfocado a asegurar la continuidad de
la operación del proceso.
- Toda copia NO controlada emitida debe indicar como pie de
página la siguiente leyenda:
“Este documento impreso y sin firmas originales es un documento no
controlado del Sistema Integrado de Gestión”
Si se requiere soportar la creación de un nuevo cargo, se deben elaborar los
portafolios de gestión preliminares que serán presentados ante el comité de
productividad, teniendo en cuenta las necesidades propias del nuevo cargo y
las actividades que este llevara a cabo en caso de ser aprobado.
DIRECTRIZ PARA EL CONTROL DE
LOS DOCUMENTOS
104
Para garantizar la adecuada presentación de los documentos se debe tener en
cuenta lo siguiente:
- El logotipo de Servientrega debe estar ubicado en la parte
superior izquierda.
- El título del documento al frente del logotipo debe estar escrito
en letra mayúscula sostenida y en negrilla.
- La numeración debe estar ubicada en la parte superior derecha.
- El código y la versión del documento deben estar solamente en
la primera página. Si se trata del Manual de Calidad, estos
elementos deben ubicarse en la parte inferior de la portada.
- Además de los anteriores numerales de presentación de
páginas, la primera página debe llevar en la parte inferior el
nombre, firma y fecha de quiénes elaboraron, aprobaron y
revisaron el documento.
Las Directrices e Instructivos del Sistema Integrado de Gestión, deben
contener los siguientes parámetros:
OBJETIVO
Describe en forma clara y precisa el fin que se desea alcanzar con la
implementación del documento.
ALCANCE
Define la cobertura del documento, es decir a los procesos que aplica.
POLÍTICAS
Son lineamientos expresados formalmente por la Gerencia para el
cumplimiento de los objetivos y metas Organizacionales.
DIRECTRIZ PARA EL CONTROL DE
LOS DOCUMENTOS
105
NORMAS
Establece las reglas, parámetros y secuencia lógica para el logro de los
objetivos.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Se refiere a la descripción de los procedimientos ya sea en la forma literal o
gráfica.
LÉXICO
Corresponden al significado de términos especiales utilizados en el
documento y suministran información adicional que lo complementan o
referencia.
ANEXOS
Corresponde a los formatos, gráficos, tablas, formulas, ejemplo, etc. Que
están incluidos dentro del documento que sirven de apoyo para su adecuada
comprensión.
APENDICES
Son documentos de origen interno y externo que deben ser consultados.
4.1.2 Revisión de documentos creados o modificados
El asesor de Modelo “S” emite el documento con las recomendaciones a que
haya lugar, velando por el cumplimiento de las Normas Técnicas y Legales, y
la alineación con Modelo “S”
DIRECTRIZ PARA EL CONTROL DE
LOS DOCUMENTOS
106
El documento será enviado para la revisión simultánea a los colaboradores
responsables de revisar, quienes generaran sus aportes, los cuales serán
validados e incorporados al documento por Modelo “S”. Los responsables de
la revisión tendrán como máximo 5 días hábiles para generar sus aportes.
Modelo “S” posterior al análisis del aporte recibido y asegurando coherencia
en el documento, incorpora al documento los aportes necesarios, Si es
necesario realizar un análisis conjuntos de los temas, se debe realizar una
reunión citando a los responsables de revisión y aprobación del documento,
en la reunión se aplicaran los respectivos ajustes y se firmaran el mismo.
En caso de presentarse debate continuo que no conlleve a la toma de
decisiones sobre algún o algunos de los temas tratados, el Asesor de Modelo
“S” deberá con la información obtenida, los argumentos recogidos y el
análisis propio, establecer la decisión final sobre el tema.
La equivalencia cuantitativa del porcentaje de avance respecto a los estados
del documento son:
ETAPA AVANCE
SOLICITUD APROBADA 5%
ELABORACION 40%
REVISIÓN 50%
AJUSTES DE REVISIÓN 60%
APROBACION (FIRMAS) 80%
PUBLICACION 90%
VERIFICACION A LA
IMPLEMENTACION 1O0%
DIRECTRIZ PARA EL CONTROL DE
LOS DOCUMENTOS
107
Una vez aprobada la elaboración o modificación del documento el Asesor de
Modelo “S” solicita la asignación del código cuando este vaya un 70% de
elaboración, enviando un correo al Analista Modelo “S”, con el siguiente
contenido:
- Nombre del documento
- Procesos que aplica
- Si el documento esta enlazado a otro documento a otro
documento, debe especificar el código y nombre del documento
de referencia.
- Fecha estimada de la finalización de documento.
La asignación de códigos se realiza conforme la siguiente orden:
- De acuerdo con el Macro proceso o Proceso:
Centro Legislativo: CL
Modelo S: MS
MECE: MECE
MECI: MECI
MERF: MERF
CCM: CCM
- Inicial del tipo de documento:
Arquitectura: Aq
Caracterización: C
Directriz: D
Instructivo: I
Formato: F
Manual: M
Planes de Contingencias: PC
DIRECTRIZ PARA EL CONTROL DE
LOS DOCUMENTOS
108
Planes de Emergencias: PE
Portafolios de gestión: PG
Otros Documentos: A
- Consecutivo del documento
Estructura del código
Ejemplo: MECE 9400 D 001
Para la codificación de Instructivos que se enlazan a otro documento:
Ejemplo: MEST 9700 D 002 I 001
Para la codificación de formatos se agrega:
DIRECTRIZ PARA EL CONTROL DE
LOS DOCUMENTOS
109
Ejemplo: MERF 9501 D001 F 628
En los formatos la codificación se ubica al final del documento en la parte
inferior derecha.
Posterior a la codificación del Documento, el Analista Modelo “S” deberá
recolectar las firmas por las instancias competentes.
Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad deben ser elaborados por
las personas involucradas en el desarrollo de las actividades con el apoyo de
los colaboradores de Modelo S.
Todo documento antes de ser editado debe ser revisado por el Líder del
proceso y el Líder de Modelo “S”.
Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de deben ser
aprobados por los Dinamizadores y dependiendo de su alcance, deben ser
aprobados por el Dinamizador Ejecutivo.
4.1.3 REGISTRO DE CREACIÓN, MODIFICACIONES Y
ACTUALIZACIÓN DE LA LISTA MAESTRA DE
DOCUMENTOS.
La edición, impresión, codificación y publicación de documentos es
responsabilidad de Modelo “S”.
DIRECTRIZ PARA EL CONTROL DE
LOS DOCUMENTOS
110
Toda elaboración, cambio o actualización de documentos debe registrarse en
la Lista Maestra de Documentos y en el Control de Cambios de Documentos,
por Modelo “S”.
En la Lista Maestra de Documentos se hace referencia a como son
controlados los documentos en cuanto a su almacenamiento, protección,
recuperación, retención y disposición de los mismos.
Las copias NO controladas deben tener carácter solo informativo, lo cual
significa que no se deben utilizar para fines procedimentales.
No se emitirán copias físicas de los documentos a entes externos,
exceptuando las solicitudes externas formales, las cuales serán emitidas con
autorización de la dirección de Modelo S o Dinamizador Ejecutivo.
Es responsabilidad de cada líder de proceso identificar los documentos de
origen externo (leyes, reglamentos, decretos, normas técnicas, etc.) que
afectan la prestación del servicio, y reportarlos al líder de Modelo “S” para
que sean incluidos en la Lista Maestra de Documentos Externos para que sea
publicado en la Intranet para su distribución. Así mismo, es responsabilidad
del líder del proceso, mantener el documento externo vigente actualizado.
Es responsabilidad de Modelo “S” asegurar que los documentos en uso se
identifiquen con un nombre, se encuentren legibles, en buenas condiciones y
en el idioma en el que sea entendido por el usuario.
Cuando se realiza un cambio de versión o edición se genera un documento
obsoleto el cual se elimina de la intranet y físicamente si existiera, de acuerdo
a lo establecido en el Listado Maestro de Documentos.
DIRECTRIZ PARA EL CONTROL DE
LOS DOCUMENTOS
111
Al final de cada documento del Sistema de Gestión de Calidad, deberá existir
un registro de Control de Cambios o en su defecto llevar el mismo en la
bitácora de Control de Cambios de Documentos, en el cual se debe indicar el
último cambio del documento, indicando versión, fecha y descripción del
mismo.
4.1.4 PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS
En la divulgación de los documentos se debe tener en cuenta:
Es responsabilidad de Modelo “S” garantizar que los documentos
revisados y aprobados sean divulgados mediante su publicación en la
intranet.
Es responsabilidad de los líderes de procesos de la compañía garantizar
que los documentos emitidos sean conocidos, entendidos y aplicados
por los colaboradores de su proceso.
Los líderes de procesos deben garantizar que se cumpla lo establecido
en los Directrices, Instructivos y demás documentos del Sistema de
Gestión de Calidad.
5. LÉXICO
FORMATO
Plantilla de los registros
REGISTRO
Formato diligenciado, que suministra evidencia objetiva de las actividades
efectuadas o de los resultados alcanzados.
DIRECTRIZ PARA EL CONTROL DE
LOS DOCUMENTOS
112
DIRECTRIZ
Documento que describe políticas y normas que deben ser tenidas en cuenta para
la correcta ejecución de las actividades del proceso.
INSTRUCTIVO
Documento que describe de manera detallada el paso a paso de actividades
específicas del proceso.
6. ANEXOS
Anexo 1: Lista Maestra de Documentos
Anexo 2: Lista Maestra de Documentos Externos
7. APENDICE
Directriz para el control de los registros
CONTROL DE CAMBIOS
No FECHA VERSIÓN EDICIÓN CAMBIO AUTOR
DIRECTRIZ PARA CONTROL DE LOS
REGISTROS
113
CÓDIGO:
ECU CL 9203 D002
VERSIÓN:
01
EDICIÓN
01
1. OBJETIVO
Establecer la metodología para mantener el control de los registros del Sistema
Integrado de Gestión, con el fin de garantizar su identificación, almacenamiento,
protección y fácil recuperación y disposición final.
2. ALCANCE
Aplica a todos los procesos involucrados en el Sistema integrado de Gestión de la
Organización.
3. POLÍTICAS
Los registros se deben guardar plenamente identificados, por el tiempo
establecido en el “Control de Registros” de cada Directriz o Instructivo.
Los registros físicos generados por el sistema integrado de gestión deben estar
dispuesto en el lugar previsto para ellos y se debe controlar su solicitud de
préstamo y devolución con responsable y fechas, como lo indica el instructivo
para el control de préstamo de la memoria institucional.
El manejo ,control y actualización del listado maestro de control de registros es
responsabilidad de Modelo “S”
Es responsabilidad de los líderes de proceso asegurar que los formatos que se
encuentren definidos por los poceros, estén disponibles en su última versión para
su consulta pública en intranet.
ELABORADO
REVISADO APROBADO
FECHA FECHA FECHA
DIRECTRIZ PARA CONTROL DE LOS
REGISTROS
114
4. REACCIÓN O MODIFICACIÓN DE UN FORMATO
Los líderes de proceso o Modelo “S” pueden identificar en cualquier momento la
necesidad de elaborar, modificar o anular formatos del sistema integrado de Gestión.
El colaborador que considera la necesidad de crear, modificar o anular un formato debe:
Determinar si el registro es de uso común para el sistema (de usos de varios
procesos) o particular para el proceso (solo para usos del proceso)
Evaluar si el proceso maneja formatos iguales o similares (con el propósito de
mejorar el formato existente y no generar formatos innecesarios)
Analizar si la creación, modificación o anulación es aprobada por todos los
procesos que hacen uso del formato.
Solicitar la aprobación a los Procesos involucrados sobre la creación,
modificación o anulación del formato.
Solicitar la aprobación a los procesos involucrados sobre la creación,
modificación o anulación del formato.
Solicitar al líder del proceso dueño del formato el ajuste en el formato, para que
este solicite a Modelo “S” la gestión de ajuste.
4.1 IDENTIFICACIÓN
Todo formato debe ser identificado de la siguiente forma:
Nombre del Formato: Titulo de formato (esta debe ser claro, y acorde a la
actividad que soporta). En mayúscula y negrita.
Código: asignado por Modelo “S” de acuerdo al proceso que corresponda
DIRECTRIZ PARA CONTROL DE LOS
REGISTROS
115
Versión: Indica el numero actualizaciones realizadas al formato.
Página: control de números de página con respecto al número total de las
páginas del formato
Logo: Vigente de Servientrega.
4.2 ALMACENAMIENTO
Los registros pueden mantenerse físicos o magnéticos. El almacenamiento debe ser
apropiado, de tal forma que se reduzca el riesgo de deterioro, daño o pérdida.
Los registros deben ser almacenados definiendo los siguientes criterios, de acuerdo con
la tabla de retención documental:
Lugar: Área de almacenamiento
Ubicación: Medio físico o magnético de almacenamiento (archivo, carpeta, orden)
Responsable: Es el colaborador encargado de almacenarlo de acuerdo con la condición
establecida de acuerdo con el cuadro de “Control de Registro” de cada Directriz o
instructivo.
4.3 PROTECCIÓN
Los ejemplares físicos de los registros del Sistema de Gestión Integrado, deben ser
almacenados y controlados de tal forma que puedan ser consultados permanentemente
y protegidos de condiciones ambientales adversas tales como : humedad y plagas.
Los archivos electrónicos manejados mediante los sistemas transaccionales, deben ser
protegidos con copias de seguridad, y con restricción de acceso a través de usuarios con
contraseñas.
Los registros que son de carácter confidencial, deben ser controlados por el líder del
proceso, siendo él la única persona que tenga acceso o quien conceda el permiso a otros
para el acceso.
DIRECTRIZ PARA CONTROL DE LOS
REGISTROS
116
4.4 RECUPERACIÓN
Cada uno de los procesos donde se genera el registro, debe identificar el sitio donde va a
quedar almacenado y el tiempo, para la fácil recuperación en el caso de ser necesario.
4.5 RETENCIÓN
Hace referencia al lapso que se conservara el registro en cada una de las disposiciones
ante su destrucción, como lo indica la Directriz.
4.6 DISPOSICIÓN
Se deben definir criterios relacionados con la disposición de los registros después de su
tiempo de retención, tales como eliminación, destrucción, conservación en archivo
inactivo o digitalización de los registros que cumplieron su ciclo de vida activo.
Después de que los registros cumplan su tiempo de retención en el Archivo inactivo, el
personal designado por éste debe informar este hecho al líder del proceso que los
generó, con el fin de que este último determine si deben seguirse archivando o si deben
destruirse. Si continúan en archivo inactivo, el líder de Modelo S deberá actualizar el
tiempo de disposición en la lista maestra de registros.
4.7 CONSERVACIÓN
Un registro puede ser conservado en archivo de gestión o en archivo central ante su
destrucción.
5. LÉXICO
ACCESO
Personal autorizado a consultar y/o modificar el documento.
DIRECTRIZ PARA CONTROL DE LOS
REGISTROS
117
ALMACENAMIENTO
Ubicación y forma de mantener los documentos.
ARCHIVO INACTIVO
Archivo de registros interno y externo, durante un período de tiempo determinado,
después de cumplir su ciclo de almacenamiento en las diferentes dependencias de la
Organización.
DISPOSICIÓN
Acción por tomar cuando se ha cumplido el tiempo de retención establecido para los
registros de calidad: destrucción, envío a archivo inactivo, devolución al cliente,
digitalización, etc.
IDENTIFICACIÓN
Acción que permite reconocer los registros y relacionarlos con el servicio o la actividad
involucrada en el marco del Sistema de Calidad.
LISTA MAESTRA DE REGISTROS
Listado controlado por Modelo “S”, donde se registran todos los registros del sistema de
gestión de calidad y sus parámetros de control.
PROTECCIÓN
Condiciones que permiten asegurar el buen estado de los registros.
DIRECTRIZ PARA CONTROL DE LOS
REGISTROS
118
RECUPERACIÓN
Acción de organizar los registros según un criterio definido. Esta acción hace más eficaz
el acceso y el empleo de los registros.
REGISTRO
Formato diligenciado, que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o
de los resultados alcanzados.
RETENCIÓN
Tiempo durante el cual se retienen los registros de calidad.
SGC
Sistema de Gestión de Calidad.
VISAR
Refrendar un documento, generalmente mediante marca, seña, firma o sello.
6. ANEXOS
Anexo 1. Lista Maestra de Registros
CONTROL DE CAMBIOS
N0 FECHA VERSIÓN EDICIÓN CAMBIO AUTOR
DIRECTRIZ PARA LA DETERMINACION
DE ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE MEJORA
119
CÓDIGO:
ECU CL 9203 D003
VERSIÓN:
01
EDICIÓN
01
1. OBJETIVO
Establecer los parámetros para definir, analizar, implementar, hacer seguimiento y
cierre de las acciones correctivas, preventivas y de mejora.
2. ALCANCE
Aplica a todos los procesos que integran en Sistema de Gestión de Calidad de
Servientrega S.A
3. POLÍTICAS
Al identificar una no conformidad real o potencial, es responsabilidad del líder
del proceso evaluado asegurar la definición de las acciones correctivas,
preventivas o de mejora, con el fin de incrementar la capacidad del proceso,
asegurando la respectiva implementación, dando cumplimiento a lo
establecido en la Directriz.
Es responsabilidad de Modelo “S” definir las estrategias enfocadas a asegurar
que se gestionen los planes de acciones correspondientes a las no
conformidades reales o potenciales detectadas hasta su respectivo cierre.
El líder del proceso es responsable de ejecutar oportunamente las actividades
definidas dentro del plan de acción.
El proceso de Modelo S tiene la responsabilidad de hacer seguimiento, evaluar
la eficacia y dar cierre formal a las acciones definidas por los procesos.
ELABORADO
REVISADO APROBADO
FECHA FECHA FECHA
DIRECTRIZ PARA LA DETERMINACION
DE ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE MEJORA
120
Las acciones correctivas derivadas de las no conformidades, deben cerrarse si
demora injustificada, de acuerdo a las fechas establecidas en el plan y asegurar
que no superen los 6 meses.
Las acciones correctivas derivadas de las no conformidades identificadas
en la auditoría interna son publicadas en la intranet.
Para generar una acción correctiva se debe tener en cuenta aspectos como
el incumplimiento recurrente en un requisito interno o externo.
4. NORMAS
4.1 Fuentes de acciones
Algunas fuentes para identificar oportunidades de mejoramiento son:
Reuniones interprocesos
Auditoría Internas
Auditorías técnicas de seguridad de la información
Auditoría tercera parte (Realizada por ente certificador)
Quejas y reclamos
Informe por Revisión por la Dirección.
Inspecciones
Análisis de Riesgos
Condiciones inseguras reportadas
Indicadores de Gestión y sus tendencias
Resultados de la medición de satisfacción del cliente
Observaciones de Auditoría
Producto no conforme.
Algunas fuentes para identificar acciones de mejora son:
DIRECTRIZ PARA LA DETERMINACION
DE ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE MEJORA
121
- Comités: Las acciones de mejora que implementa la compañía se soportan
en los resultados de los comités.
- Planeación: Acciones de mejora evidenciadas en los planes, programas y
proyectos de la planeación táctica estratégica.
4.2 Declaración de No conformidades
Cualquier proceso puede decretar una No conformidad real o detectar una No
conformidad potencial en otro proceso o en el propio, teniendo en cuenta los
siguientes aspectos:
El responsable del proceso emisor debe diligenciar el formato correspondiente a
No conformidades.
Una vez decretada y notificada una No conformidad es responsabilidad del líder
de proceso al cual fue establecida, generar acciones correspondientes , con el
apoyo de Modelo “S” , diligenciado en el formato de Solicitud de Acciones
Correctivas , Preventivas y de Mejora, máximo 10 días hábiles después de haber
sido notificada.
4.2.1. Descripción de una No conformidad.
Se debe documentar la deficiencia, la evidencia objetiva y el documento de
referencia teniendo en cuenta los siguientes criterios:
El documento de referencia aplica a un ítem de una norma externa (NTC, leyes,
decretos, etc.) o a un documento interno (directrices, instructivos,
caracterizaciones, manuales, portafolios de gestión, etc.)
DIRECTRIZ PARA LA DETERMINACION
DE ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE MEJORA
122
4.3 Análisis de causas
Una vez definida la No conformidad real o potencial, se realiza el análisis de
causa, el cual tiene como objetivo identificar la fuente generadora de la No
conformidad o causa raíz. El análisis de causas, se puede realizar mediante las
siguientes metodologías.
Lluvia de ideas, con la participación de los miembros del proceso afectado.
Análisis de Pareto, priorizando los problemas vitales sobre los cuales se
debe enfocar el problema.
Los cinco porque
Diagrama de Causa y Efecto (espina de pescado)
Las metodologías para realizar el análisis de causas, se describen dentro de la
Directriz de análisis y mejoramiento del proceso.
El proceso decide que metodología utilizar, siendo obligatorio cumpliendo hacer
uso por lo menos una de ellas y dejar los registros correspondientes, en el formato
Solicitud de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.
Para el caso de acciones de mejora, no aplica el análisis de causa, teniendo en
cuenta que no existe una no conformidad o incumplimiento de un requisito interno
y externo.
4.4 Plan de acción.
4.4.1 Elaboración del plan de acción: Se identifica el tratamiento inmediato a
realizar y se plantea estrategias de acción sobre la causa raíz identificada. Las
acciones propuestas en el plan de acción deben contener como mínimos los
siguientes
DIRECTRIZ PARA LA DETERMINACION
DE ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE MEJORA
123
Actividad a realizar
Causa que afecta: Relacionada con las establecidas en el análisis causa.
Responsable: colaborador asignado a ejecutar la actividad.
Proceso: procesos que aplica a ejecutar la actividad.
Fecha programada: fecha en la que la actividad debe estar implementada.
Si dentro del plan de acción se relaciona procesos y/o colaboradores diferentes al
proceso responsable de la acción correctiva, el líder del proceso debe citar y
coordinar los demás procesos involucrados, las actividades correspondientes.
4.4.2 Ejecución de la acción: Para la implementación de las actividades
propuestas de debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
Es responsabilidad del líder de proceso correspondiente asegurar la
implementación del plan de acción dentro de las fechas establecidas
Es responsabilidad del líder del proceso, reportar mensualmente en los
comités, el estado de acciones correctivas, preventivas y mejora.
4.4.3 Seguimiento y validación: Para el seguimiento de los planes de acción de
Modelo “S” valida:
El análisis de causa aplicado y las acciones tomadas para eliminar las
causas de la no conformidad.
La ejecución de las actividades planteadas dentro de las fechas
establecidas y con los resultados esperados.
4.5 Cierre
El cierre de modelo “S” valida:
Ejecución del plan de tratamiento
La eficacia de las acciones tomadas
Si la acción se cierra se registra la fecha y el responsable.
DIRECTRIZ PARA LA DETERMINACION DE ACCIONES
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
124
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Acciones Correctivas, Preventivas y Mejora
Em
iso
r d
e l
a N
o
Co
nfo
rmid
ad
Líd
er
de
Pro
ce
so
Mo
de
lo S
Generación de la No conformidad
INICIO
Validacion de la
No Conformidadsi
Análisis de
Causa
Requiere Acción Correctiva
Tratamiento Inmediato
Elaboración de
Plan de Acción
Verificación de
la Acción
Correctiva
Recomendacion
es de Ajustes
InterpretacionesReporte de
Implementación
finalizada
Seguimiento
Acción
Efectiva
Revisión de la
Acción
FIN
DIRECTRIZ PARA LA DETERMINACION
DE ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE MEJORA
125
6. LÉXICO
Acción Correctiva
Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra
situación indeseable.
Acción Preventiva
Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra
situación potencialmente indeseable.
Acción de Mejora
Conjunto de acciones realizadas con el fin de aumentar la capacidad para cumplir
con los requisitos y optimizar el desempeño de los procesos. La acción de mejora
no involucra el incumplimiento o riesgo de incumplimiento previo de un requisito.
Análisis de Pareto
Herramienta grafica empleada para jerarquizar los ítems desde el más frecuente
hasta el menos frecuente, basado en el principio de que “en cualquier relación de
causa efecto, el 80% de los efectos procede el 20% de las causas posibles que
representa, en orden decreciente, la contribución relativa en cada ítem el efecto
total y que se constituyen como una guía que indica la prioridad de las causas que
se deben atacar, cuando se están presentando una serie de efectos negativos.
Conformidad
Cumplimiento de un requisito.
DIRECTRIZ PARA LA DETERMINACION
DE ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE MEJORA
126
7. APENDICE
Directriz de Mejoramiento Continuo
Directriz para el Reporte e Investigaciones de Accidentes e Incidentes en
el Trabajo.
CONTROL DE CAMBIOS
No FECHA VERSIÓN EDICIÓN CAMBIO AUTOR
DIRECTRIZ PARA EL DESARROLLO DE
AUDITORIAS INTEGRALES
127
CÓDIGO:
ECU CL 9203 D004
VERSIÓN:
01
EDICIÓN
01
1. OBJETIVO
Establecer los parámetros para realizar Auditorías Internas con el fin de evaluar la
conformidad y efectividad del Sistemas de Gestión Integral.
2. ALCANCE
Aplica a todos los procesos involucrados en el Sistema de Gestión de Calidad de la
Compañía.
3. POLÍTICAS
Modelo “S” planea, coordina, ejecuta y realiza seguimiento a la ejecución de las
auditorías internas integradas tiene la facultad para definir la aplicación de la auditoría a
los procesos de la organización.
Modelo “S” evalúa las auditorías y realiza la retroalimentación al equipo de trabajo para
establecer las respectivas mejoras.
Las auditorías internas son integrales, aplican a todos los sistemas de gestión que estén
implementado en la compañía, pueden ser individuales por sistema de gestión o integrado
dos o más sistemas.
Por programación interna de la compañía las auditorías se deberá realizar por lo menos
una vez al año por cada sistema.
ELABORADO
REVISADO APROBADO
FECHA FECHA FECHA
DIRECTRIZ PARA EL DESARROLLO DE
AUDITORIAS INTEGRALES
128
4. NORMAS
4.1 PERFIL DEL AUDITOR
Auditor externo: Las auditorías internas pueden ser ejecutadas por un auditor externo, con
previa autorización del Líder de sistema de Gestión al cual va dirigida la auditoría,
cumpliendo con lo definido en la presente Directriz y con el siguiente perfil:
Auditor Interno: El equipo de auditores internos debe cumplir con el siguiente perfil:
DIRECTRIZ PARA EL DESARROLLO DE
AUDITORIAS INTEGRALES
129
Auditor Senior: Lidera y asegura la correcta ejecución de la Auditoría, la consolidación
y entrega de los informes de macro procesos y/o Regional.
Auditor Líder: Lidera la preparación, ejecución, pre- cierre, y cierre de la auditoría y
asegura la entrega del informe de auditoría por proceso.
Auditor Acompañante: Brinda apoyo al auditor Líder, debe participar efectivamente en
la auditoría bajo el direccionamiento de Auditor Líder.
Auditor Observador: Auditor en formación, durante la ejecución de la auditoría su
función es observar, sus aportes los realiza el auditor Líder o acompañante dentro de la
auditoría, ayuda a validar registros y a preparar la información ante la Auditoría, será
para la discusión de hallazgos en la reunión del equipo auditor, dentro de la preparación y
la formación del informe.
Plan de formación:
El plan de formación inicia una vez que el colaborador culmine el curso de Auditor
Interno y certifique como tal, indicando su rol como Auditor observador.
Para ser auditor Líder: El auditor en formación realiza tres auditorías como auditor
acompañante.
4.2 PROGRAMACIÓN DE LA AUDITORÍA
El auditor máster define:
El programa anual de Auditorías, donde se indica la fecha en que se realizan las
Auditorías Internas, el equipo auditor, procesos y los auditados.
El Equipo Auditor teniendo en cuenta el cumplimiento del perfil, la evaluación de
auditorías anteriores y la calidad y oportunidad en la entrega de informes de la
auditoría interna.
Modelo “S” define el objetivo y alcance de la Auditoría, enfocado los esfuerzos a cumplir los
requerimientos esperados.
DIRECTRIZ PARA EL DESARROLLO DE
AUDITORIAS INTEGRALES
130
4.3 PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA
El auditor líder define el plan de Auditoría, enfocado a cumplir los lineamientos del cliente de
la auditoría, con la cobertura a nivel de procesos y a nivel geográficos.
El plan de Auditoría debe ser divulgado a todos los involucrados a esta actividad como
(5) días antes de su realización
Se debe realizar una reunión con el equipo Auditor donde se presenta el Objetivo,
Alcance, Cronograma y lineamientos dados por la Alta Dirección para la ejecución de
las Auditorías integrales.
Si el líder de un proceso no cumple con las citaciones descritas en la programación de las
auditorías, sin justificación valida, Relaciones Laborales tomara las acciones disciplinarias
acorde con el Reglamento de Trabajo por su falta de compromiso con el desarrollo de las
auditorías.
4.4 PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA
Para el correcto desarrollo de las Auditorías, en Equipo Auditor debe tener acceso a la
documentación relacionada con el proceso a auditar, tales como:
Arquitectura.
Manuales.
Caracterizaciones.
Directrices.
Instructivos.
Y otros documentos asociados al SGI.
Otros documentos de referencia son:
La norma de referencia del sistema de gestión a auditar.
Informes de Auditoría previos.
Estado de acciones correctivas y observaciones.
DIRECTRIZ PARA EL DESARROLLO DE
AUDITORIAS INTEGRALES
131
Indicadores de gestión.
Legislación vigente y aplicable.
Informes de Auditorías Externas Anteriores
Requisitos Legales
Revisión por la Dirección.
Previamente en Equipo Auditor debe analizar y estudiar los documentos de referencia,
generando una lista de chequeo de los principales puntos a verificar en la auditoría.
4.5 EJECUCCIÓN DE LA AUDITORÍA
Reunión de Apertura.
A la reunión de apertura asiste el Equipo Auditor, los líderes de procesos y demás
colaboradores al ser auditados, estas reuniones se realiza por Regional, Dirección
General o por procesos.
Dentro de la reunión de apertura se ratifica el objetivo, alcance, programación,
resumen de los temas de auditoría y se resuelven dudas e inquietudes de los
auditados, así como las novedades y cambios en la planeación inicial.
Realización de la Auditoría
Cumpliendo el plan de Auditoría, el Equipo Auditor y los líderes de procesos se
presentan en el proceso a Auditar.
Es responsabilidad de los líderes de procesos disponer en su puesto de trabajo o lugar
de la auditoría las evidencias y documentación soporte de su gestión.
El proceso de verificación se realiza mediante la recolección de evidencia objetiva por
medio de entrevistas, revisión de documentos, observación de actividades, toma de
anotaciones, verificación de registros, muestreo, toma de mediciones y observación
de las condiciones de las áreas de trabajo.
DIRECTRIZ PARA EL DESARROLLO DE
AUDITORIAS INTEGRALES
132
Reunión del Equipo Auditor
El equipo auditor debate sobre los hallazgos identificados y define cuales serán reportados en
el informe de auditoría con el estándar Conforme, Observaciones y No Conformidades.
La redacción de las no conformidades debe incluir:
Ubicación: en donde Macro proceso, proceso, subproceso, regional.
Descripción: Situación que se presenta.
Evidencia: información que se amplía la situación que se presenta, es el detalle específico.
Por ejemplo, cedula del colaborador, número de guía del envió, registro evaluando con
nombre y fecha, datos de un Centro de Soluciones, etc.
Requisito: documento y numeral sobre el cual se está generando el incumplimiento, pueden
ser las normas Auditadas, el Modelo Gerencial, requisitos legales y otros normativos.
PRE- CIERRES
El auditor líder presenta los hallazgos identificados durante la auditoría informando que serán
los que presentaran en la reunión de cierre documentados en el informe de auditoría.
En este momento el auditado puede manifestar su acuerdo o desacuerdo con los hallazgos
identificados presentando evidencia objetiva del cumplimiento, en el evento de no
presentarlo, el hallazgo se incluye dentro del informe de auditoría.
Posterior al Pre-cierre no se aceptara ninguna evidencia adicional y no se realizaran
modificaciones a los informes de auditoría que se entregaran en la reunión de cierre.
REUNIÓN DE EQUIPO AUDITOR
El auditor líder y/o sénior se reúne con los integrantes del equipo auditor por proceso y en la
reunión analizaran:
Si las no conformidades están correctamente descritas y claras, facilitando al auditado
la generación de acciones correctivas.
Si la clasificación de los hallazgos es la correcta.
DIRECTRIZ PARA EL DESARROLLO DE
AUDITORIAS INTEGRALES
133
La identificación de las no conformidades comunes entre procesos, los cuales se
decretan a la Dirección del Macro proceso.
ELABORACIÓN DE INFORMES
Los informes se presentan por procesos y uno adicional para la dirección del Macro
proceso
Los informes de Regionales se presentan en un solo formato dividido por capitulo por
Macro y proceso, en cada capítulo se adiciona la descripción de las no conformidades.
Los auditores de cada proceso deben entregar al Líder del equipo auditor los informes
de auditoría y listas de chequeo (físicos firmados y virtuales editados) dentro de las
fechas programadas
El informe de auditoría debe ser redactado de manera clara, precisa y concisa,
respaldado por evidencia objetiva.
REUNIÓN DE CIERRE
A la reunión de cierre de grupo auditor convoca, a los Lideres Auditados, en el cual se tratan
los siguientes temas:
Se confirma el cumplimiento del objetivo y alcance de la auditoría
Cumplimiento de la programación de las auditorías.
Presentación y firma de los informes de auditoría
EVALUACIÓN DE LOS AUDITORES
Se debe generar una sola evaluación de la auditoría por proceso por parte de los
auditados, la genera el líder de proceso o se realiza con construcción colectiva con el
equipo de trabajo del líder de proceso.
Los auditados evaluar al Líder o sénior y los auditores acompañantes que verificaron
su correspondiente proceso, el auditado observador no es evaluado.
Los auditores acompañantes y observadores realizan la respectiva evaluación del
auditor líder o sénior y este a su vez evalúa a su equipo auditor.
DIRECTRIZ PARA EL DESARROLLO DE
AUDITORIAS INTEGRALES
134
Los puntajes menores a 4.0 sobre una calificación de 5 serán retroalimentados
personalmente para que apliquen las mejoras correspondientes.
Los puntajes con calificaciones mayores o iguales a 4.0 sobre una calificación de 5 se
enviaran un correo personalizado informando el resultado...
DIVULGACIÓN DE INFORMES
El auditor Líder o senior genera las estadísticas de las No conformidades presentadas a
nivel nacional.
La divulgación de los informes de auditorías se realizan mediante la publicación en la
intranet y la copia del informe de auditoría se entrega formalmente a cada líder de
proceso auditado.
Los líderes de proceso auditados son responsables de determinar las acciones correctivas y
preventivas frente a las No conformidades, observaciones encontradas en las auditorías, y
remitir a Modelo “S” como máximo (5) días hábiles después realizados la auditora de
acuerdo con lo establecido en la Directriz para la determinación de acciones correctivas,
preventivas y de mejora.
DIRECTRIZ PARA LA DETERMINACION
DE ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE MEJORA
135
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
AUDITORIA INTERNA
Au
dit
or
Se
nio
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r
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o
Au
dit
or
Au
dit
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as
ter
INICIO
Selección de
Equipo
Auditor
Programa de
Auditora
Divulagacion
del Porgrama
Realización
del Plan de
Auditoria
Envió de plan
de Auditoria a
Auditados
Reunión de
apertura
Ejecución de
la Auditoria
Reunión
análisis de
hallazgos
encontrados
Pre Cierre
Revision de
equipo Auditor
por
Macroproceso
Reunión de
Cierre
Evaluación de
Auditores
Consolidacion
informes de
Auditoria
Informe de
resultado de
Auditoria
Publicación
de informes
Generacion de
Acciones
Correctivas y
Preventivas FIN
DIRECTRIZ PARA LA DETERMINACION
DE ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE MEJORA
136
5. LÉXICO
AUDITADO
Organización o persona que es auditada.
AUDITOR
Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría
AUDITORÍA
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas
de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios
de auditoría.
AUDITORÍAS ESPECIALES
Auditorías no contempladas dentro del plan anual, desarrolladas con base en los
resultados obtenidos en las auditorías ordinarias, y que sirven como complemento de las
mismas.
AUDITORÍAS ORDINARIAS
Auditorías programadas para un periodo determinado y que apuntan a la consecución de
unas metas específicas.
CLIENTE
Una persona u organización que solicita la auditoría
DIRECTRIZ PARA LA DETERMINACION
DE ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE MEJORA
137
CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA
Resultado de auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de
la auditoría y todos los hallazgos de la misma.
CONFORMIDAD
El cumplimiento de un requisito especificado.
ENTREVISTA
Comunicación directa con el auditado, en la cual el auditor le plantea preguntas a fin de
obtener la información necesaria para dar respuesta a su lista de verificación, cuando
elabora el informe y define cuál es la situación del área auditada.
EVIDENCIA OBJETIVA
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes
para los criterios de auditoría y que son verificables.
HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los
criterios de auditoría.
LISTA DE VERIFICACIÓN
Guía para lograr cumplir con el objetivo propuesto en la auditoría que se realiza.
DIRECTRIZ PARA LA DETERMINACION
DE ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE MEJORA
138
NO CONFORMIDAD
El incumplimiento de un requisito especificado.
PLAN DE AUDITORÍA
Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría
PROGRAMA DE AUDITORÍA
Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y
dirigidas hacia un propósito específico.
6. ANEXOS
Anexo 1: Lista de Verificación
Anexo 2: Solicitud Acciones Correctivas y Preventivas.
Anexo 3: Informe de Auditorías Internas de Calidad.
Anexo 4: Programa Anual de Auditorías Internas de Calidad.
Anexo 5: Plan de Auditoría
7. APÉNDICE
Directriz para la Determinación de Acciones Correctivas, Preventivas y Mejora.
CONTROL DE CAMBIOS
N0 FECHA VERSIÓN EDICIÓN CAMBIO AUTOR
DIRECTRIZ PARA EL TRATAMIENTO DE
NOVEDADES
139
CÓDIGO:
ECU CL 9203 D005
VERSIÓN:
01
EDICIÓN
01
1. OBJETIVO
Establecer las actividades para llevar a cabo el tratamiento de las novedades ocurridas
con los envíos de documentos unitarios y mercancías en el proceso logístico y centros
de soluciones, y el tratamiento de las novedades que impidan alcanzar el resultado
previsto de los procesos de realización del servicio.
2. ALCANCE
Esta directriz aplica al Macro proceso Estratégico del Cliente Externo MECE, integrado
por los procesos de Soluciones Corporativas, Soluciones Retail, Servicio al Cliente,
Provisión de Guías, Recolección, Procesamiento de Envíos, Distribución y Transporte.
3. POLITÍCAS
Toda inspección se debe desarrollar buscando el buen desempeño en el proceso
de satisfacción total del Cliente
Cada operario es responsable de realizar auto inspección de su área de trabajo
La compañía debe velar permanentemente por el cumplimiento estricto de todos
los parámetros establecidos para la prestación de servicios.
La compañía debe garantizar el entrega de envíos al Destinatario en las mismas
condiciones físicas en que fueron recibidos del remitente
ELABORADO
REVISADO APROBADO
FECHA FECHA FECHA
DIRECTRIZ PARA EL TRATAMIENTO DE
NOVEDADES
140
4. NORMAS
Ningún envió debe pasar a la siguiente etapa del proceso sin antes haber pasado
por las respectiva inspección
Todos los registros de inspección del proceso deben ser almacenados en medio.
escrito con el fin de facilitar el tratamiento de cualquier eventualidad ocurrida
dentro del proceso.
Es responsabilidad de las dependencias involucradas dentro del alcance de esta
Directriz, establecer los medios adecuados para tratar las no conformidades
detectadas en el desarrollo del proceso.
Se debe verificar que todo envió este amparado por una guía y este por un
manifiesto.
Todo envió sin inspección debe mantenerse al principio y al final de cada etapa
del proceso.
Debe verificarse que toda bolsa, contenedor o tina identifique el respectivo
destino.
Debe verificarse que el procesamiento de los envíos corresponda al tiempo de
entrega especificando en la guía.
Al final de cada etapa del proceso debe verificarse el número de guía contra el
manifiesto con el fin de asegurar que no hay faltantes de envíos o que no se
presenta alguna novedad.
Se debe verificar que a los envíos se les del tratamiento de acuerdo a los
tiempos de acuerdo especificados
Es obligación de los colaboradores encargados de la recepción de envíos
verificar que:
1. Los datos de origen – destino , el sello del cliente y el valor declarado
2. El empaque que venga en buen estado y que garantice la preservación de
los envíos, igualmente, si se quiere hacer un inventario del contenido,
debe verificar que su contenido se encuentre en buen estado y que no sea
de prohibido transporte.
DIRECTRIZ PARA EL TRATAMIENTO DE
NOVEDADES
141
3. Los envíos lleven consigo sus respectivas copias de la guía: copia
destinario y copia de entrega
4. La guía correcta sea colocada en el envío respectivo
5. Los envíos sean separados de acuerdo a sus características y tiempos de
entrega.
6. Las básculas se encuentran en el punto de equilibrio o en el punto cero
antes de pesar los envíos, además de verificar que el cliente observe el
valor arrojado por las mismas.
7. Verificar que la cinta métrica sea clara, legible y se encuentre en buen
estado, así como verificar que el cliente observe las medidas arrojadas.
Es responsabilidad de los colaboradores encargados de recolección de envíos de:
1. Inspeccionar el estado externo de los envíos
2. Verificar el correcto diligenciamiento de la guía y que las casillas
diligenciadas por el cliente coincidan con los datos que figuran en el
envío.
3. Verificar que se preste el servicio a la ciudad que el cliente solicite.
4. Comparar el total de guías copia Facturación contra el manifiesto
correspondiente y contra el número de envíos.
5. Verifica que el envió tenga un empaque adecuado, que no esté roto ni
abierto y que se encuentre bien sellado.
6. Verificar que se haga la visita de recogida a todos los clientes.
7. Hacer los respectivos cruces de manifiestos, guías plantillas.
8. Verificar que el envió se zonifique correctamente.
9. Verificar que se entregue la totalidad de envíos de recarga al Courier o al
auxiliar de camioneta.
Es responsabilidad de los colaboradores encargados del procesamiento de envíos
de:
DIRECTRIZ PARA EL TRATAMIENTO DE
NOVEDADES
142
1. Comparar el total de las guías contra el manifiesto correspondiente y
contra el número de envíos. Aplicar el formato Registro de Inspección.
2. Verificar que se haga la visita de recogida a todos los clientes, tantos
fijos como esporádicos, relacionados en la plantilla de recolección.
3. Verificar que la ciudad registrada en el manifiesto coincidan con la que
figura en el rotulo origen- destino.
4. Verifica que el número e rotulo –destino sea igual al que figura en el
manifiesto según la ciudad de destino. Aplicar el formato Registro de
Inspección – Envíos Faltantes
5. Hacer los respectivos cruces de manifiestos y de guías contra
manifiestos. Aplicar el formato Registro de Inspección- Envíos faltantes
6. Verificar la correcta zonificación de los envíos. Aplicar el formato
Registro de Inspección – Zonificación y Envíos troncados y guías mal
diligenciadas.
7. Verificar que los datos de origen – destino que coincidan con los datos de
origen destino del envió. Aplicar el formato Registro de inspección –
Zonificación y envíos troncados.
8. Verificar el estado externo del envió. Aplicar el formato registro de
Inspección Estado de los envíos.
9. Verificar el peso y volumen del envío.
10. Verificar el destino del envió contra la Matriz
11. Verificar el contenido del envío en caso de que se requiera hacer un
inventario del mismo.
12. Verificar que no se quede envíos en la bodega.
13. Verificar el destino del envío contra la Matriz
14. Verificar el contenido del envío en caso de que se requiera hacer un
inventario del mismo
15. Verifica que no hayan faltantes en las bolsas de documentos entregados a
carga, Aplicar el formato Registro de Inspección
DIRECTRIZ PARA EL TRATAMIENTO DE
NOVEDADES
143
16. Verificar que los números de los rótulos de origen – destino estén
relacionados en las respectivas planillas. Aplicar el formato Registro de
Inspección- Envíos Faltantes
17. Verificar que el manifiesto con el que viajan los envíos corresponda con
el vehículo asignado.
18. Verifica que los vehículos de operativo llenen sus respectivos sellos de
seguridad y el estado del mismo a la llegada a su destino. Aplicar el
registro de Inspección- Estado del sello de seguridad de vehículos
llegando de operático.
19. Verificar el rotulo- origen contra su respectivo manifiesto. Aplicar el
formato registro de inspección – Envíos Faltantes
20. Verificar que los envíos hayan llegado a su destino correcto. Aplicar el
formato Registro de Inspección- Zonificación y envíos trocados.
Es de responsabilidad de los colaboradores encargados de la distribución de envíos
hacer la inspección final de proceso, teniendo en cuenta las siguientes indicaciones:
1. Verificar el correcto diligenciamiento de la guía y que las casillas
diligenciadas por el cliente coincidan con los datos que figuran en el
envío.
2. Hacer los respectivos cruces de manifiestos, guías y planillas, antes y
después de distribuir los envíos.
3. Verificar que los envíos se zonifiquen correctamente.
4. Verificar que se entreguen la totalidad de los envíos de recargue al
Courier o al auxiliar de camioneta.
5. Inspeccionar el estado externos de los envíos (que el empaque no esté
roto, abierto o deteriorado) antes de salir a las zonas de distribución y al
momento de entregar el envío al destinatario.
6. Verifica el correcto y completo diligenciamiento de los datos de la
prueba de entrega, por parte del destinatario. Esta inspección debe
hacerse cuando el destinatario recibe le envío y cuando la prueba de
entrega retorna al Centro Logístico.
DIRECTRIZ PARA EL TRATAMIENTO DE
NOVEDADES
144
7. Verificar el manifiesto contra el reingreso de zona cuando hay
devoluciones
Los colaboradores designados dentro de los planes de calidad son los únicos
autorizados para diligenciar loas formatos de inspección
Solo los líderes de procesos están autorizados para firmar los formatos de
inspección, de esta de inspección y control de no conformidades.
El estado de inspección del proceso está determinado de la siguiente manera:
- CONFORME
- NO CONFORME
Este se debe registrar en el registro de inspecciones, teniendo cuidado de
diligenciar el formato correspondiente a la actividad a verificar. Además, de
acuerdo con el estado de inspección, los envíos verificados deben identificarse y
separarse. La responsabilidad sobre esta actividad es del Supervisor del proceso.
La identificación de los envíos que presenten alguna no conformidad se debe
hacer en el manifiesto, a través de un anotación que especifique lo ocurrido y
el No de guía.
Los manifiestos y/o planillas, así como los registros de inspección, deben ser
firmados por el supervisor del proceso, con el fin de evidenciar la certificación
de cada actividad.
El control de las no conformidades se debe realizar antes de la entrega del envío
del cliente.
Todo envío con no conformidades, debe ser separado de los demás, y se debe
ubicar en áreas identificadas, en las cuales permanecerá hasta realizar el
tratamiento a dichas no conformidades.
El tratamiento de no conformidades dentro del proceso, debe realizarse de la
siguiente manera:
DIRECTRIZ PARA EL TRATAMIENTO DE
NOVEDADES
145
Este tratamiento se encuentra en los formatos “Registros de inspección”
correspondientes
El tratamiento de toda no conformidad debe hacerse inmediatamente se tenga
conocimiento de la misma para evitar retrasar el desarrollo normal de las
actividades de la Organización.
Toda no conformidad ocurrida debe ser notificada al supervisor del proceso, y
este al líder de Logística, quien se debe de encargar de definir las acciones para
el mejoramiento del mismo y para evidenciar su reincidencia.
Cuando la no conformidad sea reincidente, o cuando se detecte por fuera de las
inspecciones dentro del proceso logístico y el proceso de compras de materias
primas, deben establecerse acciones correctivas y preventivas, de acuerdo a lo
establecido en la Directriz para la determinación de acciones correctivas y
preventivas.
Cuando dentro del proceso logístico se presenten otro tipo de no conformidades
diferentes a las detectadas en las inspecciones, o cuando se presenten en los
demás proceso de la Organización, se deben aplicar igualmente, acciones
correctivas y preventivas.
5. LÉXICO
GUÍA DE REEMPLAZO
Guía que se elabora cuando se presentan problemas con la original tales como pérdida,
deterioro, avería o trocados.
DIRECTRIZ PARA EL TRATAMIENTO DE
NOVEDADES
146
MANIFIESTO
Documento en el cual constan los números de los envíos de las guías capturadas por
zonas y que evidencia la entrada o salida de estos a cada una de las etapas del proceso.
NOVEDAD
Todo suceso relacionado con los envíos que altere el desarrollo normal del proceso y la
prestación del servicio.
SINIESTRO
Accidente y/o robo ocurrido a los envíos durante su transporte y/o manipulación.
TROCADOS
Novedad ocurrida cuando se asigna a un envío una guía que corresponde a otro envío.
VALOR DECLARADO
Es el valor en dólares por el cual se asegura el envío, y por el cual la empresa se
responsabiliza ante el cliente en caso de siniestro.
6. APÉNDICE
• Directriz para la Recolección de Envíos.
• Directriz para el Procesamiento de Envíos
• Directriz para la Distribución de Envíos
• Directriz de Provisión de Guías
• Directriz de Soluciones Corporativas
• Directriz de Soluciones Retail
• Directriz de Atención al Cliente
DIRECTRIZ PARA EL TRATAMIENTO DE
NOVEDADES
147
CONTROL DE CAMBIOS
N0 FECHA VERSIÓN EDICIÓN CAMBIO AUTOR
148
CONCLUSIONES
Parte del presente proyecto de tesis es establecer las conclusiones del estudio
realizado, con ayuda de listas de chequeos para verificar el cumplimiento de los
requisitos establecidos en la Norma OHSAS 18001:2007 se logró realizar un
diagnóstico para verificar la situación actual de Servientrega S.A.
Mediante el diagnóstico inicial se logra concluir que la empresa cumple con un 57%
de los requisitos establecidos en la Norma OHSAS 18001:2007; uno de los objetivos
de la empresa es integrar los requisitos de la Norma OHSAS 18001 y el Sistema de
Gestión bajo la Norma ISO 9001; a pesar de que la empresa tiene una certificación
ISO 9001:2008 en la actualidad, el manual de la calidad y sus procedimientos no se
encuentran alineados a los requisitos de la Norma 18001.
Se evidencia que la organización estableció una política de Seguridad y Salud
Ocupacional, sin embargo no se encuentra actualizada, la última revisión se la
realizó en mayo del 2012.
Parcialmente la empresa cumple con los requisitos del punto 4.3 de la Norma
OSHAS 18001:2007, no cuenta con un procedimiento para la identificación de
riesgos laborales, con respecto a los requisitos legales se evidenció que en el 2012 se
implementó un Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional para el cumplimiento del
Reglamento para el Sistema de Auditoría de Riesgos del Trabajo – “SART” del
Ecuador, en la actualidad dicho sistema se encuentra desactualizado; se evidencia
que se establecieron objetivos y metas sin embargo no se encuentran actualizadas.
Con respecto al aparatado 4.4 de la Norma OSHAS 18001:2007, implementación y
operación, Servientrega S.A presentó un 59% de cumplimiento, sin embargo en la
comunicación, participación y consulta no ha definido y/o implementado los
procedimientos necesarios.
149
Con respecto a la evaluación del cumplimiento legal, la organización no se ha
asegurado de cumplir con todos los requisitos exigidos en el apartado 4.5.2 de la
Norma 18001, es necesario que la organización tome las acciones necesarias para
establecer, implementar y mantener los procedimientos para la evaluación periódica
del cumplimiento de los requisitos legales aplicables.
Sobre la revisión por la dirección se evidencia procedimientos basados en los
requisitos de la ISO 9001 y no alineados a los requisitos de la 18001.
150
RECOMENDACIONES
La alta Dirección debe estar comprometida con el desempeño del Sistema de
Gestión de Seguridad de la empresa para garantizar su mantenimiento, su
mejoramiento continuo y asegurar su eficacia, debe determinar la acciones
necesarias que le permitan a sus actividades, procesos y conjuntamente con la
ayuda de su personal la efectividad de la implementación del sistema.
Se debe realizar campañas de seguridad que impulsen y ayuden a los mecanismos de
comunicación y además fortalecer la relación del personal con el sistema de
Seguridad y Salud en el trabajo con la finalidad de minimizar los accidentes y
mejorar la salud de los trabajadores de tal manera
Se sugiere actualizar las Matrices de Riesgo para identificar y evaluar los factores
mecánicos, físicos, biológicos, químicos, ergonómicos y psicosociales.
Una vez identificados los riesgos por cada puesto de trabajo la organización debe
realizar un plan de acción que oriente y garantice un programa para la
identificación, definición, desarrollo y evaluación de la competencia del personal así
como también para ayudar a la selección, la comunicación interna y externa y por
ultimo definir las responsabilidades que facilite la implementación de un Sistema de
Seguridad y Salud en el Trabajo.
Para concluir, la organización debe asegurar el mejoramiento continuo del Sistema
de Gestión de Seguridad y Salud ocupacional tomando conciencia y haciendo
conciencia de los peligros a los que están expuestos y resguardas la salud todo el
personal de la organización.
151
BIBLIOGRAFÍA
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153
ANEXOS
ANEXO A: LISTA DE CONTROL DE DOCUMENTOS
TIPO
DOCUMENTO
ESTADO
DOCUMENTO
MACRO
PROCESOPROCESO NOMBRE DOCUMENTO VERSION EDICIÓN
ELABORADO
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REVISADO
POR
FECHA
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APROBADO
POR
FECHA
APROBACIÓNARCHIVO FÍSICO INTRANET
ACCESO -
DISTRIBUCIONRECUPERACION RETENCION DISPOSICION PROTECCION
DIRECTRIZ VIGENTE CENTRO LEGISLATIVO MODELO S Directriz para el Control de Documentos 1 1En carpeta Directrices,
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del proceso
NIVEL TACTICO Y
ESTRATEGICO
Por proceso y
macroproceso
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DIRECTRIZ VIGENTE CENTRO LEGISLATIVO MODELO S Directriz para el Control de Registros 1 1En carpeta Directrices,
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NIVEL TACTICO Y
ESTRATEGICO
Por proceso y
macroproceso
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DIRECTRIZ VIGENTE CENTRO LEGISLATIVO MODELO SDirectriz para el desarrollo de Auditorias
Integrales1 1
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NIVEL TACTICO Y
ESTRATEGICO
Por proceso y
macroproceso
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DIRECTRIZ VIGENTE CENTRO LEGISLATIVO MODELO SDirectriz para la Determinacion de Accion
Correctiva , Preventiva y de Mejora1 1
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NIVEL TACTICO Y
ESTRATEGICO
Por proceso y
macroproceso
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DIRECTRIZ VIGENTE CENTRO LEGISLATIVO MODELO S Directriz para el Trtamiento de Novedades 1 1En carpeta Directrices,
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NIVEL TACTICO Y
ESTRATEGICO
Por proceso y
macroproceso
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DIRECTRIZ VIGENTE CENTRO LEGISLATIVO MODELO SDirectriz para la Evaluacion de Riesgo
Laborales1 1
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NIVEL TACTICO Y
ESTRATEGICO
Por proceso y
macroproceso
Durante el
tiempo de
vigencia
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contra perdida o
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MANUAL VIGENTE CENTRO LEGISLATIVO MODELO S Manual Integral 1 1En carpeta Directrices,
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NIVEL TACTICO Y
ESTRATEGICO
Por proceso y
macroproceso
Durante el
tiempo de
vigencia
Se eliminan
respaldo de
información
contra perdida o
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154
ANEXO B: LISTA MAESTRA DE REGISTROS
155
ANEXO C: MAPA DE PROCESOS
156
ANEXO D: ORGANIGRAMA DEL PROCESO PROCESAMIENTO DE ENVÍO
SUPERVISOR LOGISTICO
(3)
Auxiliar Logistico
(2)
Auxiliar de Programación de
Recolección
(1)
Auxiliar de Confirmaciones
(2)
Auxiliar de Digitación
(14)
Auxiliar de Distribución y
Recolección
(84)
Auxiliar Operativo
(16)
Auxiliar Operador Nocturno
(3)
PROCESAMIENTO DE ENVIOS
SUPERVISOR DE TRANSPORTE
(1)
CONDUCTOR
(1)
157
ANEXO E: MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN Y GESTIÓN DE RIESGOS
158
ANEXO F: LISTA DE VERIFICACIÓN
159
ANEXO G: PLAN DE AUDITORÍA
160
ANEXO H: FORMATO DE NO CONFORMIDAD
161
ANEXO I: FORMATO DE INFORME DE AUDITORÍA
162
ANEXO J: FORMATO PARA PROGRAMACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS
163
ANEXO K: LISTA NO EXHAUSTIVA DE FACTORES DE RIESGO
FÍSICOS
68. Iluminación deficiente 69. Ruido excesivo
70. Alta temperatura 71. Baja temperatura
72. Radiaciones ionizantes 73. Radiaciones no ionizantes
74. Presiones anormales 75. Electricidad
76. Iluminación excesiva 77. Vibración
MECÁNICOS
78. Espacio físico reducido 79. Piso irregular o resbaloso
80. Obstáculos al piso 81. Desorden
82. Maquinaria desprotegida 83. Circulación de equipos/ vehículos
84. Desplazamiento en transporte
terrestre, aéreo o acuático
85. Transporte o izamiento mecánico de
cargas
86. Trabajo a distinto nivel 87. Trabajo subterráneo
88. Manejo herramientas 89. Caída de objetos por derrumbe o
desprendimiento
90. Trabajo en altura 91. Proyección de sólidos o líquidos
92. Superficies calientes 93. Caída de objetos en manipulación
94. Trabajo en espacios confinados 95. Animales peligrosos
96. Corto punzantes
QUÍMICOS
97. Manejo de químicos 98. Polvo
99. Vapores 100. Gases
101. Humos metálicos 102. Neblinas
BIOLÓGICOS
103. Presencia de vectores 104. Animales venenosos o ponzoñoso
105. Alérgenos de origen animal o
vegetal
106. Agentes biológicos
164
107. Ventilación insuficiente
DISERGONÓMICOS
108. Sobreesfuerzo físico 109. Movimiento corporal repetitivo
110. Levantamiento manual de pesos 111. Uso de PVD
112. Posición forzada
PSICOSOCIALES
113. Turnos rotativos 114. Trabajo nocturno
115. Trabajo a presión 116. Alta responsabilidad
117. Sobrecarga mental 118. Minuciosidad de la tarea
119. Trabajo monótono 120. Inestabilidad en el empleo
121. Déficit en la comunicación 122. Inadecuada supervisión
123. Relaciones interpersonales
deterioradas
124. Desmotivación e insatisfacción
laboral
125. Desarraigo familiar 126. Agresión o maltrato
127. Manifestaciones psicosomáticas
ACCIDENTE MAYOR
128. Presencia de puntos de ignición 129. Fallas eléctricas
130. Almacenamiento inadecuado de
químicos
131. Fuga o derrame de productos
químicos
132. Ubicación en zonas de desastres
naturales
133. Manejo de inflamables y/o
explosivos
134. Recipientes o elementos a presión
165
ANEXO L: PICTOGRAMAS PARA SIMBOLIZAR LOS FACTORES DE
RIESGO LABORAL
SÍMBOL
O SIGNIFICADO SÍMBOLO SIGNIFICADO
Iluminación deficiente
Ruido excesivo
Alta temperatura
Baja temperatura
Radiaciones ionizantes
Radiaciones no ionizantes
Presiones anormales
Electricidad
Iluminación excesiva
Vibración
Espacio físico reducido
Piso irregular o resbaloso
Obstáculos al piso
Desorden
Maquinaria desprotegida
Circulación de equipos/
vehículos
Desplazamiento en
transporte terrestre, aéreo o
acuático
Transporte o izamiento
mecánico de cargas
166
Trabajo a distinto nivel
Trabajo subterráneo
Manejo herramientas
Caída de objetos por
derrumbe o
desprendimiento
Trabajo en altura
Proyección de sólidos o
líquidos
Superficies calientes
Caída de objetos en
manipulación
Trabajo en espacios
confinados
Elementos corto punzantes
Polvo
Gases
Vapores
Neblinas
Humos metálicos
Presencia de vectores
Animales venenosos o
ponzoñoso
Alérgenos de origen animal
o vegetal
Agentes biológicos
Sobreesfuerzo físico
Movimiento corporal
repetitivo
Levantamiento manual de
pesos
167
Uso de PVD
Posición forzada
Estresores
168
ANEXO M: LISTA DE VERIFICACION – SART
169
170
171
172
173
ANEXO N: LISTA DE VERIFICACIÓN DE LA NORMA ISO 18001: 2007 –
SERVIENTREGA S.A ECUADOR
4 SISTEMA DE GESTION SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
4.1
La organización ha establecido , documentado , implementado , mantenido y mejorado
continuamente un sistema de gestion S & SO de acuerdo con los requsitos de esta norma
OSHA?
X 1 100%
Se encuentra definidio y documentado el alcance del sistema de gestion S &SO? X 1 67%
4.2 La Politica S & SO:
¿ Esta definidca la politica S &SO de la organización por la organización? X 1 100%
¿ Es apropiada a la naturaleza y escala de riesgo S& SO de la organización? X 1 100%¿ Incluye un compromiso de prevension de la lesion y enfermedad y mejoramiento continuo
en la gestion y el desempeño de S& SO?X 1 100%
¿ Incluye un compromiso para cumplir los requsitos legales aplicables y con otros requisitos
de la organización suscriba relacionado con los peligros S &SO?X 1 100%
¿Porporciona un marco de referencia para revisar los objetivos S&SO? X 1 100%
¿Esta documentada e implementada? X 1 100%
¿Se mantiene al dia?, es decir, ¿Se revisa periodicamente? X 1 100%
¿ Se ha defundido a todas las personas que trabajan bajo el control de la organización? X 1 100%
¿ Esta a disposicion de las partes interesadas? X 1 100%
4.3 Respecto a la Planificación
4.3.1 Identificación de Peligro, evaluación de riesgo y determinación de controles
¿Existen procedimientos para identificar peligros, evaluacion de riesgos y determinaciones
de controles?X 1 0%
¿ Se ha decidido una metodologia para la identificación de peligros y valoración de riesgos? X 1 100%
¿ Esta documentado el resultado de la identificación de peligros, valoración de riesgos y
controles establecidos?X 1 33%
¿Si se presenta un cambio en los procesos se actualiza la identificación de riesgo y se
documenta?X 1 0%
4.2.3 Respecto a los requisitos legales:
¿Existe un procedimiento para la identificacion y el acceso a los requisitos legales y otros
requisitos de la organización , aplicables a S &SO?X 1 67%
¿Se dispone de un listado de la legislación en la organización? X 1 0%
¿Esta actualizada? X 1 0%
¿La organización comunica información relevante sobre los requisitos legales? X 1 0%
PROMEDIO CUMPLIMIENTO 4.1
PROMEDIO CUMPLIMIENTO 4.2
PROMEDIO CUMPLIMIENTO 4.3.1
Requisitos Generales
PROMEDIOS DE
CUMPLIMIENTONu
me
ra
les
REQUISITOS 0% 100%
CUMPLIMIENTO
33% 67%
CU
MP
LE
NO
CU
MP
LE
174
4.3.3
Respecto a los objetivos , metas y programas:
¿ Se ha establecido y mantiene objetivos se S &SO? X 1 67%
¿ Estan documentados los objetivos se S& SO? X 1 67%
¿Los objetivo son medibles? X 1 67%
¿ Los objetivos son consecuentes con la politica de S&SO la organización? X 1 67%
¿Los objetivos incluyen compromiso de prevensión de lesión y enfermedad? X 1 67%
¿ Los objetivos estan conforme a los requsitos legales? X 1 67%
¿ Los objetivos estan orientados al mejoramiento continuo ? X 1 67%
¿ Los objetivos se revisan periodicamente? X 1 67%
¿ Se ha(n) establecido y mantiene (n) programa (s) para lograr los objetivos S &SO? X 1 0%
¿ Los programas se revisan periodicamente? X 1 0%
4.4 Implementación y Operación.
4.4.1Respecto a recursos, funciones, responsabilidad y autoridad:
¿ Tiene la organización capacidad suficiente, tanto financiera como tecnologicamente, para
alcanzar dichos objetivos y programas en un espacio de tiempo racionable?X 1 100%
¿La Dirección ¿ Tiene un plan de asignación de recursos, tanto tecnicos como humanos y
financieros , para la gestion de S&SO?X 1 100%
¿La gerencia ha definido roles , asignando responsabilidades y funciones para facilitar la
gestion efectiva de S&SO?X 1 100%
¿Estan documentadas las funciones y responsabilidades del personal? X 1 100%¿ Ha designado la Dirección un representante de la gerencia responsable de la gestión S
&SO de la organización? X 1 100%
¿La identidad de el representante de la gerencia de la gestión S&SO se ha dado a conocer a
todos los miembros que trabajan en la organización?X 1 100%
¿Los miembros con responsabilidad gerencial ha demostrado su compromiso el
mejoramiento continuo X 1 100%
¿ La organización asegura que las personas en el area del trabajo toman la responsabilidad
sobre aspectos se S&SO que controlan , incluyendo cumplimiento a los requisitos de S&SO
aplicables a la organización?
X 1 67%
4.4.2Respecto a la competencia , formacion y toma de conciencia
¿ La organización se asegura que cualquier persona(s) bajo su control que pueden impactar
sobre S &SO es (son) con base a una educacion apropiada , entrenamiento o experiencia?
X 1 67%
¿ Existen registros que demuestren la competencia entrenamiento y experiencia personal? X 1 100%¿El personal tiene asociado riesgos de la formacion especifica y de las evaluaciones
realizadas para demostrar la efectividad del entrenamiento?X 1 0%
¿Dispone la organización de procedimiento para concienzar a los empleados de la
importancia de:
a) Las consecuencias S &SO , actuales o pontenciales de sus actividades de trabajo, su
comportamiento.
b) sus roles y responsabilidades e importancia en alcanzar conformidad con la politica y
procedimientos S&SO y de los requisitos del sistema de gestion S&SO , inccluyen la
preparación de emergencia y requisitos de respuesta.
c) Las consecuencias potenciales que tienen apartarse de los procedimientos especificos.
X 1 100%
4.4.3 Respecto a la comunicación , participacion y consulta:
4.4.3.1 Comunicación
¿Se dispone de procedimientos que regulen la comunicación interna entre los diversos
niveles y funciones de la organización , comunicación con los contratistas y otros visitantes
del sitio de trabajo?
X 1 0%
¿ Se dispone de procedimientos que regulen la comunicación en cuanto a la recepcion ,
documentación y respuesta a comunicaciones relevantes de partidos externos interesados?
X 1 0%
4.4.3.2 Participación y Consulta
¿ Se dispone de procedimientos para la participacion a los trabajadores de los elementos del
sistema de gestion de S&SO (identificación de peligros, evaluacion de riesgos, investigacion
de accidentes , revisión de políticas y objetivos, consulta sobre cambios que afectan el
S&SO,etc?
X 1 0%
4.4.4 Respecto a la documentación:
¿ Se encuentra descrita la estructura y composición documental del sistema de gestión de
S&SO?X 1 100%
PROMEDIO CUMPLIMIENTO 4.4.1
PROMEDIO CUMPLIMIENTO 4.4.2
PROMEDIO CUMPLIMIENTO 4.4.3.1
PROMEDIO CUMPLIMIENTO 4.4.3.2
PROMEDIO CUMPLIMIENTO 4.2.3
PROMEDIO CUMPLIMIENTO 4.3.3
175
¿Se encuentra documentado politica y objetivos de S&SO? X 1 100%
¿ Se encuentra documentado el alcance del sistema de gestión de S&SO? X 1 0%
¿Se encuentra documentado los elementos y procedimientos del sistema de gestión S&SO?X 1 33%
¿Se encuentra documentado los registros de planificación . operación y control de proceso
que se relacionen con la gestión de los registros de S&SO?X 1 67%
4.4.5 Respecto al control de documento:
¿Se dispone de prcedimiento relativos a la elaboración y modificación de los distintos tipos
de documentos del sistema de gestion S&SO?X 1 67%
¿Se dispone de procedimientos para controlar la documentación de forma que pueda
asegurarse su localización , actualización, sustitución y , si procede, conservación?X 1 67%
¿Se dispone de procedimientos para controlar la documentación obsoleta y la identificación
apropiada de ellos si son retenidos?X 1 67%
4.4.6 Respecto al control operacional:
¿ La organización para sus operaciones y actividades han implementado y mantenido
controles operacionales aplicables a la organización y los han integrado a su sistema de
gestion S&SO?
X 1 67%
¿Se han establecido controles para las buenas adquisiciones de equipos y servicios? X 1 0%
¿Se han establecido controles relacionados con los contratistas y otros visitantes al sitio de
trabajo?X 1 100%
¿ Se han establecido controles para asegurar el correcto mantenimiento de vehiculos , de
maquinas, equipos herramientas, istrumental , etc. Para asegurar que trabajan bajo las
condiciones especificas y que sus resultados son correctos? 1 67%
4.4.7 Respecto a la preparación y respuesta ante emergencia:
¿Se dispone de procedimientos documentados para controlar y medir regularmente las
caracteristicas claves de las operaciones y actividades que pueden tener un impacto
significativo sobre el desempeño S&SO?
X 1 100%
¿ Se monitorea el grado de efectividad de los controles de seguridad y salud? X 1 67%¿Se dispone de registros de los resultados del monitoreo y medición para facilitar las
acciones correctivas y acciones analisis preventivo?X 1 67%
¿Se tiene un procedimiento para monitorear las acciones reactivas de desempeño frente a
enfermedades , incidentes, accidentes y/o otras deficiencias del sistema de S&SO?X 1 100%
¿Se cuenta con un procedimiento para calibración de los equipo? X 1 0%¿Se encuentran debidamente calibrados y sometidos a mantenimiento los equipos de
inspección , medición y ensayo y se mantienen registros de calibración?X 1 0%
¿Se tiene un procedimiento para el mantenimiento de los equipos? X 1 100%
¿Se mantienen registros del matenimiento de los equipos? X 1 100%
4.5 VERFICACION
4.5.2 Respecto a la evaluación del cumplimiento legal:
¿Se disponde de un prcedimiento documentado para la evaluación periodica de cumplimiento
de la legislacion y reglamentación S&SO aplicable?X 1 0%
¿Se dispone de un registro documentado para la evaluación periodica del cumplimiento de la
legislación y reglamentación S&SO aplicable?X 1 0%
4.5.3
Investigación de incidentes , no conformidad , acción correctiva y accion preventiva
Investigación de incidentes X 1 100%¿ Se dispone de procedimientos documentados para registrar, investigar y analizar
incidentes de manera qaue se determine las deficiencias encontradas en S&SO y las
acciones preventivas , correctivas y oportunidades de mejora?
X 1 100%
¿ Esta establecido un tiempo mínimo para realizar las investigaciones de accidentes? X 1 100%¿Se dispone de procedimientos documentados para comunicar los resultados de las
investigaciones de los accidentes?X 1 100%
¿Esta documentado el resultado de las investigaciones de incidentes? X 1 100%
4.5.3.2 Respecto a la no conformidad , acción correctiva y acción preventiva:
¿Se dispone de procedimientos para establecer y mantener los registros necesarios para
demostrar la no conformidad con los requisitos del sistema se S&SO y los resultados
alcanzacdos?
X 1 67%
PROMEDIO CUMPLIMIENTO 4.5.3
PROMEDIO CUMPLIMIENTO 4.4.3.2
PROMEDIO CUMPLIMIENTO 4.4.7
PROMEDIO CUMPLIMIENTO 4.5.2
PROMEDIO CUMPLIMIENTO 4.4.4
PROMEDIO CUMPLIMIENTO 4.4.5
176
¿Se disponde de procedimientos para identificar , almacenar , proteccion , recuperación y
eliminar los registros del sistema S&SO?X 1 67%
4.5.5 Respecto a la auditoría Interna:
¿Se dispone de un programa de auditorias del sistema de gestión de S&SO? X 1 67%
¿Se dispone de un procedimiento para la realización de audiotiras del sistema de S&SO? X 1 67%¿Se conservan informes de los resultados de dichas auditorias del sistema de S&SO y se
comunica a la gerencia?X 1 67%
¿En la selección de los auditores asegurando la objetividad e imparcialidad de los mismos? X 1 67%
4.6 Respecto a la revisión por la Direccion:
¿Revisa periodicamente la Dirección de la organización el estado del sistema de S&SO para
asegurar su adecuación y eficacia continudad?X 1 33%
¿Se conservan informes del resultado de dichas revisiones del sistmea de S&SO? X 1 33%
¿Se comunica las conclusiones relevantes de la revisión realizada por la dirección? X 1 33%
PROMEDIO CUMPLIMIENTO 4.5.5
PROMEDIO CUMPLIMIENTO 4.6
PROMEDIO CUMPLIMIENTO 4.5.3.2
