UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD …...REFERENCIAS DEL AUTOR: Joselin Cristina Díaz Muenala...
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA Evaluación del control interno administrativo y financiero a la compañía constructora Ruiz Ortiz Santillán Cía. Ltda. Ubicada en la ciudad de Quito Trabajo de titulación, modalidad proyecto de investigación para la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría, Contadora Pública Autorizada. AUTORA: Díaz Muenala Joselin Cristina TUTOR: Ing. Jaime Leonardo Chiriboga Valarezo Quito, 2019
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
Evaluación del control interno administrativo y financiero a la compañía
constructora Ruiz Ortiz Santillán Cía. Ltda. Ubicada en la ciudad de Quito
Trabajo de titulación, modalidad proyecto de investigación para la obtención del
título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría, Contadora Pública Autorizada.
AUTORA: Díaz Muenala Joselin Cristina
TUTOR: Ing. Jaime Leonardo Chiriboga Valarezo
Quito, 2019
REFERENCIAS DEL AUTOR: Joselin Cristina Díaz Muenala
Correo: [email protected]
REFERENCIAS DEL TUTOR: Ing. Jaime Leonardo Chiriboga Valarezo
Correo: [email protected]
REFERENCIAS INVESTIGATIVAS: Evaluación del control interno administrativo
y financiero a la compañía constructora Ruiz Ortiz Santillán Cía. Ltda. Ubicada en la
ciudad de Quito
Díaz Muenala. Joselin Cristina (2019). Evaluación del control
interno administrativo financiero a la compañía constructora Ruiz
Ortiz Santillán Cía. Ltda., ubicada en la ciudad de Quito. Trabajo
de investigación para optar por el título de Ingeniero en
Contabilidad y Auditoría, Contador Público Autorizado. Carrera
de Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE 90p.
ii
DERECHOS DE AUTOR
Yo, Joselin Cristina Díaz Muenala portadora de la cédula de identidad 1720308947; en
calidad de autora del trabajo de titulación “EVALUACIÓN DEL CONTROL
INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO A LA COMPAÑÍA
CONSTRUCTORA RUIZ ORTIZ SANTILLÁN CÍA. LTDA., UBICADA EN LA
CIUDAD DE QUITO”, modalidad proyecto de investigación, de conformidad con el
Art. 114 del CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS
CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN, concedo a favor de la
Universidad Central del Ecuador una licencia gratuita, intransferible y no exclusiva para
el uso no comercial de la obra, con fines estrictamente académicos. Conservo a mi favor
todos los derechos de autor sobre la obra, establecidos en la normativa citada.
Asimismo, declaro tener pleno conocimiento de la obligación que tiene la Universidad
Central del Ecuador en digitalizar y publicar este trabajo de titulación en el repositorio
virtual, de conformidad a lo dispuesto en el Art. 144 de la Ley Orgánica de Educación
Superior.
El autor autoriza a la Universidad Central del Ecuador a difundir a través de sitio web de
la biblioteca de la universidad, el referido trabajo de titulación respetando las políticas de
propiedad intelectual, además declara que la obra objeto es original en su forma de
expresión y no infringe el derecho de autor de terceros, asumiendo la responsabilidad por
cualquier reclamación que pudiera presentarse por esta causa y liberando a la Universidad
de toda responsabilidad
En la ciudad de Quito, 11 de marzo de 2019
________________________________
Joselin Cristina Díaz Muenala
CC 1720308947
iii
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo Mgt. Jaime Chiriboga Valarezo en calidad de tutor del trabajo de titulación
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO A
LA COMPAÑÍA CONSTRUCTORA RUIZ ORTIZ SANTILLÁN CÍA. LTDA.,
UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO, elaborado por la estudiante JOSELIN
CRISTINA DÍAZ MUENALA de la Carrera de Contabilidad y Auditoría, Facultad de
Ciencias Administrativas de la Universidad Central de Ecuador, APRUEBO, en
consideración que el trabajo de titulación reúne los requisitos y méritos necesarios en el
campo metodológico y epistemológico para ser sometido al jurado examinador que se
designe en virtud de continuar con el proceso de titulación determinado por la
Universidad Central del Ecuador.
En la ciudad de Quito, a los 11 días del mes marzo de 2019.
____________________________
Mgt. Jaime Chiriboga Valarezo
CC 1704476538
iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO DE
TITULACIÓN
Yo, Mgt. Jaime Chiriboga Valarezo en calidad de tutor del trabajo de titulación,
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO A
LA COMPAÑÍA CONSTRUCTORA RUIZ ORTIZ SANTILLÁN CÍA. LTDA.,
UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO, elaborado por la estudiante JOSELIN
CRISTINA DÍAZ MUENALA de la Carrera de Contabilidad y Auditoría, Facultad de
Ciencias Administrativas de la Universidad Central de Ecuador, APRUEBO, el nivel de
similitud en correspondencias con los parámetros establecidos considerando el resultado
del programa especializado para tal efecto, el análisis y revisión personal.
Se anexa la hoja resumen del programa especializado en imagen PDF.
En la ciudad de Quito, a los 11 días del mes de marzo de 2019.
____________________________
Mgt. Jaime Chiriboga Valarezo
CC 1704476538
v
vi
vii
DEDICATORIA
Primero a Dios porque él ha cuidado todos los pasos que doy en la
vida, quien me dio la razón más importante para seguir adelante y
cumplir mis metas.
A mis padres, quienes me han dado ese aliento, consejos y el
ejemplo de perseverancia, trabajo y sacrificio para culminar mi
carrera profesional.
A mi esposo quien me dio ese apoyo incondicional, los ánimos y
las fuerzas para no decaer ante este trayecto. Fuiste, eres y serás mi
más leal compañero, gracias por darme esas alas para volar y ser
más que mi esposo, mi amigo.
Con especial cariño y amor a ti mi hija, quien ha sido la fuente de
inspiración y la motivación principal para lograr esta meta, quien
me enseño que sí puedo, y por sobre todo comprender que todo lo
que estoy haciendo es para darte un futuro mejor.
Joselin Cristina Díaz Muenala
viii
AGRADECIMIENTO
En primer lugar, a Dios por guiarme por buen camino y cuidar cada
paso que doy, y por sobre todo darme mucha fortaleza para no
decaer en mi carrera profesional.
A la Universidad Central Del Ecuador, por la formación académica
y profesional, que se me fue proporcionada durante mi carrera
universitaria.
Un agradecimiento especial a mi Director de Tesis Ing. Jaime
Chiriboga, por la paciencia, el apoyo y la excelente ayuda a
cualquier inquietud, quien supo guiarme con acertadas
indicaciones y sugerencias para culminar con éxito mi trabajo de
investigación.
Al Sr. Carlos Andino, quien fue un gran apoyo para que esta
investigación se pudiera realizar de la mejor manera.
Joselin Cristina Díaz Muenala
ix
ÍNDICE DE CONTENIDO
DERECHOS DE AUTOR ................................................................................................ ii
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ............................. iii
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO DE
TITULACIÓN ................................................................................................................. iv
DEDICATORIA ............................................................................................................. vii
AGRADECIMIENTO ................................................................................................... viii
ÍNDICE DE CONTENIDO ............................................................................................. ix
LISTA DE FIGURAS .................................................................................................... xii
LISTA DE TABLA ....................................................................................................... xiii
LISTA DE ANEXOS .................................................................................................... xiv
RESUMEN .................................................................................................................. xv
ABSTRACT ................................................................................................................. xvi
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 1
1. Antecedentes Generales .............................................................................. 2
1.1. Reseña histórica de la empresa ................................................................... 2
1.1.1. Ubicación de la empresa ............................................................................. 4
1.2. Disposiciones legales a las que se rige la empresa ..................................... 4
1.3. Direccionamiento Estratégico..................................................................... 7
1.3.1. Misión ......................................................................................................... 7
1.3.2. Visión ......................................................................................................... 8
1.4. Objetivo General......................................................................................... 8
1.4.1. Objetivos Específicos ................................................................................. 8
1.5. Principios y valores .................................................................................... 9
1.5.1. Principios .................................................................................................... 9
1.5.2. Valores ........................................................................................................ 9
1.6. Políticas de la empresa ............................................................................. 10
1.7. Organigrama de la empresa ...................................................................... 11
1.8. Análisis Situacional .................................................................................. 13
1.9. Ambiente Externo ..................................................................................... 13
1.9.1. Macro ambiente ........................................................................................ 13
x
1.9.1.1. Económico ................................................................................................ 13
1.9.1.2. Político ...................................................................................................... 19
1.9.1.3. Social ........................................................................................................ 20
1.9.1.4. Tecnológico .............................................................................................. 22
1.9.2. Microambiente .......................................................................................... 23
1.9.2.1. Clientes ..................................................................................................... 23
1.9.2.2. Proveedores .............................................................................................. 24
1.9.2.3. Competencia ............................................................................................. 26
1.10. Ambiente Interno ...................................................................................... 27
1.11. Matriz FODA ............................................................................................ 27
1.11.1. Matriz Resumen ........................................................................................ 29
1.11.2. Matriz de Estrategias FODA .................................................................... 31
2. MARCO TEÓRICO ................................................................................. 36
2.1. Control Interno ......................................................................................... 36
2.1.1. Concepto ................................................................................................... 36
2.1.2. Importancia ............................................................................................... 36
2.1.3. Limitaciones ............................................................................................. 37
2.1.4. Elementos del Control Interno .................................................................. 37
2.1.5. Principios del Control Interno .................................................................. 38
2.2. COSO I ..................................................................................................... 38
2.2.1. Definición ................................................................................................. 38
2.2.2. Ventajas .................................................................................................... 39
2.2.3. Componentes del COSO I ........................................................................ 39
2.3. COSO ERM .............................................................................................. 41
2.3.1. Definición ................................................................................................. 41
2.3.2. Componentes del COSO II ....................................................................... 42
2.4. COSO III .................................................................................................. 43
2.4.1. Origen ....................................................................................................... 43
2.4.2. Objetivos del COSO III ............................................................................ 44
2.4.3. Componentes y Principios COSO III ....................................................... 44
2.5. Técnicas .................................................................................................... 46
2.5.1. Método Descriptivo .................................................................................. 46
2.5.2. Método de Cuestionario ........................................................................... 47
2.5.3. Método Gráfico ........................................................................................ 47
xi
3. APLICACIÓN PRÁCTICA ..................................................................... 49
3.1. Compras .................................................................................................... 50
3.2. Inventarios ................................................................................................ 55
3.3. Talento Humano ....................................................................................... 59
3.4. Caja ........................................................................................................... 63
3.5. Bancos ...................................................................................................... 68
3.6. Cuentas por Cobrar ................................................................................... 74
3.7. Cuentas por Pagar ..................................................................................... 79
3.8. Cuadro Comparativo aplicando COSO III ............................................... 83
CONCLUSIONES .......................................................................................................... 87
RECOMENDACIONES ................................................................................................ 88
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................ 89
ANEXOS .................................................................................................................. 91
xii
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Edificios Plus 1 y Plus 2 ..................................................................................... 3
Figura 2 Edificio Terraplus ............................................................................................... 3
Figura 3 Organigrama estructural de la empresa ............................................................. 11
Figura 4 Organigrama Funcional de la empresa .............................................................. 12
Figura 5 Índice de Inflación............................................................................................. 14
Figura 6 PIB corriente (en miles de dólares) ................................................................... 15
Figura 7 Tasa de interés activa referencial ...................................................................... 16
Figura 8 Tasa de Interés Pasiva referencial ..................................................................... 18
Figura 9 Riesgo País Ecuatoriano .................................................................................... 19
Figura 10 Tasa de Empleo, Subempleo y Desempleo ..................................................... 21
Figura 11 Listado de principales proveedores ................................................................. 25
Figura 12 Listado de los principales competidores ......................................................... 26
Figura 13 Componentes COSO III .................................................................................. 39
Figura 14 Componentes COSO II ERM .......................................................................... 41
Figura 15 Componentes COSO III .................................................................................. 43
Figura 16 Ejemplo Cedula Narrativa ............................................................................... 46
Figura 17 Ejemplo de Cuestionario ................................................................................. 47
Figura 18 Ejemplo Diagrama de Flujo ............................................................................ 48
xiii
LISTA DE TABLA
Tabla 1 Índice de inflación .............................................................................................. 14
Tabla 2 Producto Interno Bruto (Corriente) .................................................................... 15
Tabla 3 Tasa de interés activa referencial ....................................................................... 16
Tabla 4 Tasa de Interés Pasiva referencial ...................................................................... 17
Tabla 5 Riesgo País Ecuatoriano ..................................................................................... 18
Tabla 6 Tasa de Empleo, Subempleo y Desempleo ........................................................ 21
xiv
LISTA DE ANEXOS
Anexo A. Estado de Situación Financiera Ruiz Ortiz Santillán Cía. Ltda. .................... 92
Anexo B. Cuestionario a Clientes .................................................................................. 93
Anexo C. Cuestionario a Proveedores ............................................................................ 97
Anexo D. Cuestionario a Trabajadores......................................................................... 103
xv
Evaluación del control interno administrativo y financiero a la compañía
constructora Ruiz Ortiz Santillán Cía. Ltda. Ubicada en la ciudad de Quito
Autor: Díaz Muenala Joselin Cristina
Tutor: Ing. Jaime Leonardo Chiriboga Valarezo
RESUMEN
El presente trabajo tiene como propósito evaluar el control interno administrativo y
financiero aplicando el modelo de COSO III a la empresa Ruiz Ortiz Santillán Cía. Ltda.,
dedicada a la actividad de construcción de edificios y viviendas, actualmente la compañía
no ha realizado ninguna evaluación a los procedimientos que se realizan de manera
habitual, por lo cual se aplicara el modelo ya mencionado, el cual es una herramienta que
nos permite identificar los procesos que no se llevan acorde y que podrían reflejar futuras
contingencias en el desarrollo de la actividad de la construcción y una vez ya detectadas
estos posibles riesgos se podrá tomar las medidas correctivas que sean necesarias.
Esta evaluación está especialmente orientada a la aplicación de mecanismos formales
establecidos, para de esta manera evitar, reducir riesgos, y conductas inadecuadas que
pueda surgir, por parte del personal, como todas las personas que se involucran en la
empresa de manera directa o indirectamente.
PALABRAS CLAVE: EVALUACIÓN/ CONTROL INTERNO/ FINANCIERO/
COSO III / ANÁLISIS/ RIESGOS.
xvi
Assessment of administrative and financial internal control in the construction
company Ruiz Ortiz Santillán Cía. Ltda. Located in Quito city
Author: Díaz Muenala Joselin Cristina
Tutor: Ing. Jaime Leonardo Chiriboga Valarezo
ABSTRACT
The objective of this work is to evaluate the internal administrative and financial control
applying COSO III model, this is a study performed in the company Ruiz Ortiz Santillán
Cía. Ltda., which is a company that works in construction of buildings and homes,
currently the company hasn't performed an evaluation of procedures that are performed
on work regular basis, in this study the model COSO III will be applied, using this tool it
will allows us to identify processes that are not correct and could reflect contingencies
during the development of the construction activities, posteriorly when these possible
risks have been detected, corrective measures must be taken.
This evaluation is particularly oriented to the application of established formal
mechanisms, to reduce risks and avoid inappropriate behaviors of staff and all the people
who are directly indirectly involved in the company.
KEY WORDS: ASSESSMENT / INTERNAL CONTROL / FINANCIAL CONTROL
/ COSO III /ANALYSIS /RISKS.
1
INTRODUCCIÓN
La presente investigación surge de la necesidad de contribuir con la sociedad en
el ámbito administrativo y financiero con el único objetivo de dar una solución a una
problemática constante en la compañía Ruiz Ortiz Santillán Cía. Ltda.
Evaluar el sistema de control interno administrativo y financiero es proporcionar un
nuevo criterio y generar nueva información que sea útil para la empresa analizada, esto
nos permitirá controlar a través de procedimientos específicos las áreas contables y
financieras para garantizar grandes resultados en cada proceso para el cumplimiento de
los objetivos de la compañía. Para esto se considerará el COSO III ya que es un marco
integrado que reúne toda la información posible para detectar errores en la información
de la empresa además trata la ética empresarial, riesgos y presentación de informes
financieros.
Al analizar todos los factores de la empresa como los entes reguladores, misión, visión,
objetivos, políticas, valores y el organigrama funcional, detalle de clientes y proveedores
además de los servicios que proporcionan a la sociedad.
Por esta razón nace la propuesta de una “Evaluación Del Control Interno Administrativo
y Financiero a la Compañía Constructora “Ruiz Ortiz Santillán” Cía. Ltda., Ubicada en
la Ciudad de Quito” mediante el análisis y mejora de los procedimientos de control de
cada departamento.
Los procedimientos planteados en esta investigación reflejan la importancia de cómo
poder mejorar un control financiero y administrativo detallando las actividades que se
desarrollan y cómo se lleva a cabo el cumplimiento de cada una, buscando la eficiencia y
eficacia con la compañía.
Las conclusiones y recomendación de nuestro trabajo de investigación se han basado en
toda la elaboración de la tesis, permitiéndonos conocer más del tema y dar una idea a la
compañía analizada la mejora en sus procesos.
2
1. Antecedentes Generales
1.1. Reseña histórica de la empresa
Durante toda su existencia, el ser humano ha buscado el bienestar individual, el
bienestar en conjunto y el bienestar de la sociedad, para poder alcanzar dichos objetivos
se han elaborado y buscado los recursos necesarios para que dichos individuos puedan
satisfacer su modo de vivir con la naturaleza.
Este ha sido el objetivo en general de la sociedad, dejando de lado la pobreza, la
desigualdad, y de una manera u otra mejorar su calidad de vida y la construcción de una
vivienda es una de las actividades fundamentales para dicho pensamiento.
Además, que la construcción tiene varios campos como la del sector comercial, este a su
vez contribuye con la economía del país impartiendo nuevas plazas de empleo y
desarrollo de empresas con otras actividades económicas.
La empresa Ruiz Ortiz Santillán Cía. Ltda. Durante 5 años se dedica a
construcción de todo tipo de edificios residenciales como pueden ser casas familiares
individuales, edificios multifamiliares, incluso edificios de alturas elevadas, viviendas
para ancianatos, casas para beneficencia, orfanatos, cárceles, cuarteles, conventos, casas
religiosas. Incluye remodelación, renovación o rehabilitación de estructuras existentes.
Dentro de toda su trayectoria se puede destacar dos obras muy importantes que
son las obras Plus 1 y Plus 2, que son dos edificios para oficinas y consultorios
específicamente, esto contribuye mucho a las empresas para que se desarrollen en su
nicho de mercado.
3
Figura 1 Edificios Plus 1 y Plus 2
Actualmente se encuentran en el desarrollo de la obra Terraplus que es la
construcción de un edificio para viviendas en la ciudad de Quito, que ayudará de manera
social y económica a la población quiteña que busca un hogar.
Figura 2 Edificio Terraplus
4
1.1.1. Ubicación de la empresa
La constructora Ruiz Ortiz Santillán desarrolla sus actividades en sus oficinas ubicadas
en las calles Jorge Drom N39-204 y José Arízaga, Ed. Aristo Plaza PB.
Figura 3 Ubicación Ruiz Ortiz Santillán Cía. Ltda.
1.2.Disposiciones legales a las que se rige la empresa
1.2.1. Ley de Compañías
La Ley de Compañías es el marco jurídico bajo el cual funcionan las empresas legalmente
constituidas en el Ecuador. Se expidió el 5 de noviembre de 1999 por el Congreso
Nacional y consta de 457 artículos donde se norma y regula la actividad empresarial
dentro del país(H. Congreso Nacional 1999)
1.2.2. Código de Trabajo
Los preceptos de este Código regulan las relaciones entre empleadores y trabajadores y
se aplican a las diversas modalidades y condiciones de trabajo. Las normas relativas al
trabajo contenidas en leyes especiales o en convenios internacionales ratificados por el
Ecuador, serán aplicadas en los casos específicos a las que ellas se refieren.(Ministerio de
Trabajo 2016)
Las principales disposiciones a las que se rige la empresa para el cumplimiento de las
obligaciones contractuales son:
5
Obligaciones del empleador
1. Pagar las cantidades que correspondan al trabajador, en los términos del contrato
y de acuerdo con las disposiciones de este Código;
2. . Instalar las fábricas, talleres, oficinas y demás lugares de trabajo, sujetándose a
las medidas de prevención, seguridad e higiene del trabajo;
3. Llevar un registro de trabajadores en el que conste el nombre, edad, procedencia,
estado civil, clase de trabajo, remuneraciones, fecha de ingreso y de salida,
dirección domiciliaria, correo electrónico y cualquier otra información adicional
que facilite su ubicación;
4. Proporcionar oportunamente a los trabajadores los útiles, instrumentos y
materiales necesarios para la ejecución del trabajo, en condiciones adecuadas para
que éste sea realizado;
5. Conceder a los trabajadores el tiempo necesario para el ejercicio del sufragio en
las elecciones populares establecidas por la ley;
6. Permitir a los trabajadores faltar o ausentarse del trabajo para desempeñar
comisiones de la asociación a que pertenezcan, siempre que ésta dé aviso al
empleador con la oportunidad debida;
7. Sujetarse al reglamento interno legalmente aprobado; (Ministerio de Trabajo
2016)
Prohibiciones al empleador
1. Imponer multas que no se hallaren previstas en el respectivo reglamento interno,
legalmente aprobado;
2. Retener más del diez por ciento (10%) de la remuneración por concepto de multas;
3. Exigir al trabajador que compre sus artículos de consumo en tiendas o lugares
determinados;
4. Exigir o aceptar del trabajador dinero o especies como gratificación para que se
le admita en el trabajo, o por cualquier otro motivo;
5. Cobrar al trabajador interés, sea cual fuere, por las cantidades que le anticipe por
cuenta de remuneración;
6. Obligar al trabajador, por cualquier medio, a retirarse de la asociación a que
pertenezca o a que vote por determinada candidatura;
7. Imponer colectas o suscripciones entre los trabajadores;
6
8. Hacer propaganda política o religiosa entre los trabajadores;
9. Sancionar al trabajador con la suspensión del trabajo;(Ministerio de Trabajo 2016)
Obligaciones del trabajador
1. Ejecutar el trabajo en los términos del contrato, con la intensidad, cuidado y
esmero apropiados, en la forma, tiempo y lugar convenidos;
2. Restituir al empleador los materiales no usados y conservar en buen estado los
instrumentos y útiles de trabajo, no siendo responsable por el deterioro que origine
el uso normal de esos objetos, ni del ocasionado por caso fortuito o fuerza mayor,
ni del proveniente de mala calidad o defectuosa construcción;
3. Trabajar, en casos de peligro o siniestro inminentes, por un tiempo mayor que el
señalado para la jornada máxima y aún en los días de descanso, cuando peligren
los intereses de sus compañeros o del empleador. En estos casos tendrá derecho
al aumento de remuneración de acuerdo con la ley;
4. Observar buena conducta durante el trabajo;
5. Cumplir las disposiciones del reglamento interno expedido en forma legal;
6. Dar aviso al empleador cuando por causa justa faltare al trabajo;
7. Comunicar al empleador o a su representante los peligros de daños materiales que
amenacen la vida o los intereses de empleadores o trabajadores;
8. Guardar escrupulosamente los secretos técnicos, comerciales o de fabricación de
los productos a cuya elaboración concurra, directa o indirectamente, o de los que
él tenga conocimiento por razón del trabajo que ejecuta;(Ministerio de Trabajo
2016)
1.2.3. Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS)
El Seguro General Obligatorio forma parte del sistema nacional de seguridad social y,
como tal, su organización y funcionamiento se fundamentan en los principios de
solidaridad, obligatoriedad, universalidad, equidad, eficiencia, subsidiariedad y
suficiencia.(Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social 2014)
A continuación, se detalle las obligaciones con el IESS más importantes:
7
Inscripción del trabajador con relación de dependencia
El empleador está obligado a registrar al trabajador o servidor a través de la página web
del IESS mediante el aviso de entrada, desde el primer día de labor, dentro de los quince
días siguientes al inicio de la relación laboral o prestación de servicios, según
corresponda(Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social 2014)
Pago de aportes
Para el cálculo del aporte de los trabajadores con relación de dependencia, se entiende
como materia gravada a todo ingreso regular y susceptible de apreciación pecuniaria
percibido por el trabajador, que en ningún caso será inferior a la establecida por el IESS.
El pago se realiza dentro de los 15 días posteriores al mes que corresponda.(Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social 2014)
Rubros del Salario de aportación
Para el cálculo de las aportaciones y contribuciones del seguro general obligatorio se
considera: todo ingreso regular susceptible de apreciación pecuniaria; es decir, todo lo 13
que se entregue al trabajador para libre disponibilidad, errores a la ocurrencia del
hecho.(Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social 2014)
1.3.Direccionamiento Estratégico
1.3.1. Misión
La empresa tiene establecida la siguiente misión:
Construir proyectos integrales con funcionalidad y diseño de vanguardia manteniendo
siempre actualizados nuestros conocimientos técnicos y tecnológicos, además de
satisfacer las necesidades de calidad y cumplimiento de nuestros clientes dentro de unas
relaciones de mutuo respeto, para lograr el beneficio del entorno social, cultural y
económico.
8
1.3.2. Visión
La empresa cuenta con la siguiente visión:
Ruiz Ortiz Santillán Cía. Ltda. tiene como visión buscar un liderazgo local y nacional
siempre de la mano de la más alta tecnología y en la solvencia profesional de su equipo
humano como base primordial para su proyección a mercados más amplios además de
llevar crecimiento nacional acorde con las condiciones de la demanda.
Para fines de esta década, Ruiz Ortiz Santillán Cía. Ltda. quiere ser la empresa
constructora líder de Ecuador con la más alta calidad, tecnología y eficiencia en la
construcción y desarrollo de nuevos productos inmobiliarios, trabajando en equipo con la
mejor gente para buscar óptimos resultados y el ser reconocidos a nivel nacional.
1.4.Objetivo General
Entregar un servicio de excelencia en el área de Construcción e Ingeniería ecuatoriana
que satisfaga todos los requerimientos sociales y constructivos de los proyectos
inmobiliarios de la constructora RUIZ ORTIZ SANTILLÁN.
1.4.1. Objetivos Específicos
1. Prestar un servicio oportuno de asesoría durante toda la etapa de desarrollo del
proyecto con el único objetivo de optimizar los productos.
2. Incorporar el buen manejo y cuidado del medio ambiente con su entorno.
3. Integrar los más altos estándares de calidad tomando en cuenta la prevención de
todos los riesgos necesarios que puedan ocurrir en la construcción, asegurando de
una manera efectiva el producto final
9
1.5.Principios y valores
1.5.1. Principios
Los principios son leyes naturales o verdades fundamentales, son universales, eternos,
externos a las personas, producen efectos predecibles y operan con o sin nuestro
consentimiento o aceptación.(Tito Antonio López Aparicio 2001)
Los principales principios que tiene la empresa son los siguientes:
1. Excelencia. –Se entiende como el esfuerzo en conjunto destinado siempre a la
mejora continua y la entrega satisfactoria y oportuna de los servicios a quienes
confíen en constructora “Ruiz Ortiz Santillán” Cía. Ltda.
2. Compromiso. -Es la responsabilidad de cada colaborador de que se encuentra
laborando en constructora “Ruiz Ortiz Santillán” Cía. Ltda., asumir las tareas
encomendadas, poniendo de presente la lealtad y entrega de la misma.
3. Confidencialidad. – Es el deber de salvaguardar los bienes que representan
información confidencial, reservada y el conocimiento que conllevo el giro del
negocio con discreción y lealtad, para uso exclusivo de las labores propias de la
empresa.
1.5.2. Valores
Los valores deben ser expresiones de principios o leyes fundamentales que sirvan a las
personas para mantenerse alejadas de la emoción de una situación y de otros factores que
pudieran actuar sobre ellas.(Tito Antonio López Aparicio 2001)
La empresa cuenta son los siguientes valores:
1. Honestidad. -condición primordial que el empleado de Constructora “Ruiz Ortiz
Santillán” Cía. Ltda. Se basa siempre en la verdad, eligiendo y actuando
justamente.
2. Responsabilidad. - Asumir las tareas asignadas con la conciencia del deber como
guía y motivo para responder por los objetivos de la compañía.
10
3. Respeto. –Reconocer el valor propio como persona y reflejarlo hacia los demás
compañeros, actuando con tolerancia ante la diversidad y las creencias.
4. Cumplimiento De Los Compromisos. - De la mano de la responsabilidad los
colaboradores se comprometen con los objetivos de la empresa.
5. Transparencia En Las Relaciones. –Claridad, equidad y legalidad que todas
ellas en conjunto generan el clima adecuado de trabajo, para hacer de las
relaciones claras de negocios, un claro propósito común
1.6.Políticas de la empresa
1. Proteger el medio ambiente, prevenir la contaminación y evitar impactos socio
ambientales negativos en el entorno.
2. Desarrollar servicios de consultoría y construcción de una forma sostenible, ,
adecuada, responsable y transparente.
3. Cumplir con todas las normativas ecuatorianas, y tomar en cuenta la legislación
que se rige para la construcción y todas las medidas de seguridad.
4. Proporcionar la mejora continua en el sistema de gestión y satisfacer las
necesidades de los clientes.
5. Mantener un ambiente de trabajo adecuado a los requerimientos de los
colaboradores en todas las áreas de trabajo.
11
1.7.Organigrama de la empresa
Organigrama Estructural
Empresa “Ruiz Ortiz Santillán Cía. Ltda.”
Figura 4 Organigrama estructural de la empresa
12
Organigrama Funcional
Empresa “Ruiz Ortiz Santillán Cía. Ltda.”
Figura 5 Organigrama Funcional de la empresa
13
1.8.Análisis Situacional
Mediante el análisis situacional se pretende estudiar el entorno del mercado en el que
se desarrolla la compañía y las posibilidades que posee la misma, considerando el
ambiente externo que nos remonta a las oportunidades y amenazas que posee el mercado
y el ambiente interno que refiere a las fortalezas y debilidades de la organización.
1.9.Ambiente Externo
Son todos los elementos o factores importantes que influyen en la empresa y esta a su vez
no se encuentra en las posibilidades de controlarla para la ejecución de las labores de la
empresa en el mercado y que están directamente relacionados.
1.9.1. Macro ambiente
“Son las fuerzas extrañas a la empresa que afectan las transacciones de la firma con su
mercado”. (Mercado, 2004)
El macro ambiente es aquella en la que la empresa puede crear oportunidades y asumir
amenazas de tipo externo.
1.9.1.1.Económico
Es el espacio en donde interactúan las familias, las empresas y el gobierno distribuyendo
o utilizando diversos bienes o servicios. Dentro de ellos tenemos varios aspectos de
involucran el factor económico que son los siguientes:
Inflación.
PIB (Producto Interno Bruto).
Tasa de interés activa.
Tasa de interés pasiva
Riesgo País.
Inflación. - es una medida económica que indica el incremento en general de los precios
de los bienes y servicios de un país en un rango de tiempo.
14
La inflación se encuentra dado por el aumento general de los precios de los bienes de
consumo y todo lo que conlleva los factores de producción, para medir este crecimiento
se realiza un análisis a partir de una canasta de bienes y servicios que demanda la
población de los diferentes estratos, a través de una encuesta de hogares.
Los siguientes gráficos muestran las variaciones inflacionarias que la economía
ecuatoriana ha sufrido de forma anual, tomando en cuenta datos estadísticos del 2017 y
2018 proporcionados por el Banco Central del Ecuador.
Tabla 1 Índice de inflación
Figura 6 Índice de Inflación
Fuente: Banco Central del Ecuador, 2018
En referencia al periodo 2017 y 2018, se puede evidenciar que, en los tres últimos
años excepto por el último trimestre, el proceso inflacionario que ha venido sufriendo el
país se muestro en un decaimiento que es satisfactorio para el nivel de adquisición de la
población, pero en el último trimestre del periodo en curso se ha manifestado un
incremento considerable, confirmando que el valor de las cosas en este último trimestre
se ha incrementado.
Meses 2017 2018
Enero 0.90% -0.09%
Abril 1.09% -0.21%
Julio 0.10% -0.32%
Octubre -0.09% 0.23% (SEP)
Diciembre -0.20%
15
Al comparar las variaciones podemos determinar que en los meses de octubre del año
2017 y 2018 se refleja un cambio inflacionario muy notorio en estos periodos, este
crecimiento es del 0.32%. Por lo que para la empresa esta desviación se convierte en una
Amenaza.
Producto Interno Bruto (PIB). -Es el valor monetario total de la producción de bienes
y servicios destinados para el uso ya como producto final durante un determinado tiempo.
Tabla 2 Producto Interno Bruto (Corriente)
Figura 7 PIB corriente (en miles de dólares)
Fuente: Banco Central del Ecuador, 2018
Ecuador en el año 2018 el PIB corriente se ubicó en USD 27.023.944 miles de
dólares, al realizar el análisis de la variación que ha tenido este factor económico en los
últimos dos años, nos permite identificar las perspectivas de crecimiento de la economía
ecuatoriana en relación a la producción interna del país por ello este factor constituye una
Oportunidad para la empresa.
Meses 2017(miles de
dólares)
2018(miles de
dólares)
Enero-Marzo 26.000.261 27.071.992
Abril-Junio 25.993.550 27.023.944
Julio-Septiembre 25.960.907
Octubre-Diciembre 26.341.144
16
Tasa de Interés Activa. - Se denomina a la tasa que la institución financiera cobra por
otorgar un préstamo u otros servicios. Las tasas activas se consideran a favor de la banca
y se encuentran establecidas por el Banco Central del Ecuador.
Tabla 3 Tasa de interés activa referencial
Figura 8 Tasa de interés activa referencial
Fuente: Banco Central del Ecuador, 2018
En la tasa activa del año 2017, las variaciones de todos los meses presentan
comportamientos irregulares, pero podemos concluir que a diciembre de 2017 la tasa
efectiva disminuyo en relación a enero del mismo año en un 0,19%
Se puede apreciar que al inicio del año 2018 disminuye la tasa de interés activa 7,72% a
partir de los meses de marzo y abril existen variaciones. Al hacer un análisis con respecto
a la tasa de interés activa cobran las instituciones financieras por los servicios que brindan
Meses 2017 2018
Enero 8.02% 7.72%
Febrero 8.25% 7.41%
Marzo 8.14% 7.26%
Abril 8.13% 7.63%
Mayo 7.37% 6.67%
Junio 7.72% 7.33%
Julio 8.15% 7.48%
Agosto 7.58% 7.63%
Septiembre 8.19% 8.01%
Octubre 7.86% 8.34%
Noviembre 7.79%
Diciembre 7.83%
17
es alta y se concluye que la empresa no ha realizado prestamos con ninguna entidad
financiera y que puede aprovechar esta condición económica para obtener créditos, por
ello este factor se convierte en una Oportunidad.
Tasa de Interés Pasiva. - Se denomina a la tasa que la institución financiera otorga a sus
clientes por el dinero captado como son las cuentas de ahorros, inversión o pólizas de
acumulación. La tasa activa debe ser mayor a la pasiva para que esta entidad genere
utilidad además de cubrir sus costos administrativos.
Tabla 4 Tasa de Interés Pasiva referencial
Meses 2017 2018
Enero 5.08% 4.98%
Febrero 5.07% 5.06%
Marzo 4.89% 4.96%
Abril 4.81% 4.99%
Mayo 4.82% 4.99%
Junio 4.80% 5.11%
Julio 4.84% 5.14%
Agosto 4.96% 5.25%
Septiembre 4.97% 5.08%
Octubre 4.80% 5.27%
Noviembre 4.91%
Diciembre 4.95%
18
Figura 9 Tasa de Interés Pasiva referencial
Fuente: Banco Central del Ecuador, 2018
La tasa de interés pasiva referencial durante el año 2017 ha presentado variaciones en
baja hasta el mes de mayo con un 4.82%, ya que en junio de 2017 este interés se
incrementa hasta diciembre en 4.95%.
En las estadísticas se muestra la fijación de las tasas por las operaciones que realizan los
clientes y a su vez reciben un interés a su favor, hasta la fecha que representa el mes de
octubre del 2018 el interés pasivo refleja un incremento del 5.27%, que es favorable para
la empresa cuando se trata de recursos de dinero captado, este factor se convierte en una
Oportunidad.
Riesgo País. - significa el riesgo de realizar inversiones en ciertos países, además
comprende la capacidad o incapacidad de cumplir con los pagos de préstamos que cierto
país realiza incluyendo sus intereses al momento de su vencimiento.
Tabla 5 Riesgo País Ecuatoriano
Meses 2017(puntos) 2018(puntos)
Enero 590 442
Abril 667 667
Julio 673 603
Octubre 563 692
Diciembre 459
19
Figura 10 Riesgo País Ecuatoriano
Fuente: Banco Central del Ecuador, 2018
Los países buscan en su mayoría no endeudarse con las instituciones financieras y acudir
a organismos internacionales para la adquisición de préstamos para así cumplir con los
objetivos de su gobierno, por esta razón se debe buscar que estos agentes externos no
consideren que el riesgo de pérdida de su inversión va a ser alto, para poder acceder a
dichos créditos. Esto tienen una alta influencia en la economía del país, y este factor
permite que los inversionistas tomen una decisión sobre en qué país van a colocar sus
divisas.
Mientras este índice sea menor, la confianza aumenta porque se considera que el país
tiene más capacidad de pago en relación a las deudas que adquieren, de acuerdo a la
estadística presentada por el Banco Central del Ecuador se evidencia que existe un
aumento de 692 puntos y considerando esta valoración negativa nos permite generar una
Amenaza.
1.9.1.2.Político
El factor político conlleva elementos relacionados directamente con los asuntos del
gobierno de nuestro país, así como las normativas y leyes que las compañías están sujetas
a cumplir.
Las leyes que se rigen en nuestro país son derogadas por las principales funciones tanto
legislativa, ejecutiva, judicial y cualquier ajuste o cambio en cualquiera de ellas puede
20
favorecer o perjudicar los sectores productivos del país, por ello este factor incide de
manera significativa en el comportamiento o direccionamiento de la empresa, ya sea por
los cambios políticos y las reformas que pueden surgir a este factor lo definimos como
una Amenaza.
1.9.1.3.Social
En este factor se detallan las características de la sociedad en que la empresa operan
algunos aspectos que se pueden rescatar son:
Los Valores.
Factores culturales.
Estilo de vida.
Tendencias en la educación, etc.
Para determinar un análisis cuantitativo realizaremos comparaciones estadísticas de los
siguientes ámbitos:
Desempleo. - Se define como del carecimiento de empleo, también como el paro forzoso
o desocupación de los asalariados que se encuentran en la capacidad de trabajar, pero no
encuentran un puesto de trabajo.
Subempleo. - lo podemos definir como emplear a alguien en un puesto inferior y sin
beneficios de ley como la seguridad social.
Empleo. - Es la ocupación que una persona desempeña en una unidad de trabajo,
relacionado directamente como empleado para la entidad generando ingresos para la
compañía.
21
Tabla 6 Tasa de Empleo, Subempleo y Desempleo
Figura 11 Tasa de Empleo, Subempleo y Desempleo
Fuente: INEC, 2018
El desempleo nacional presenta muchas variaciones en los años 2017 y 2018, pero en el
último periodo de septiembre del 2017 paso de 4.10% a 4.00%, evidenciando una
disminución de 0.10 puntos porcentuales.
En el periodo de septiembre del 2017, el subempleo a nivel nacional presenta una
disminución de 1.1 puntos porcentuales, pasando de 20.50% a 19.40% respetivamente.
Por otro lado, la ocupación plena disminuye en 0.60 puntos porcentuales pasando de
66.00% a 65.40% respectivamente. En ambos casos la variación es estadísticamente
significativamente a un 95% de confianza.
Periodos Tasa de Ocupación Plena Tasa de
Subempleo
Tasa de Desempleo
Mar -2017 65.90% 21.40% 4.40%
Jun - 2017 65.60% 20.50% 4.50%
Sep – 2017 66.00% 20.50% 4.10%
Dic - 2017 64.60% 19.80% 4.60%
Mar -2018 65.10% 18.30% 4.40%
Jun - 2018 63.60% 19.40% 4.10%
Sep – 2018 65.40% 19.40% 4.00%
22
El factor social se relaciona en gran parte con el desenvolvimiento de los grupos sociales,
ya que este se puede hacer notorio en los valores, la cultura, la educación, la religión,
entre otras; ya que de esto depende el comportamiento y del consumo por parte de los
clientes, con estas estadísticas se puede notas las variaciones que existe en relación a los
principales indicadores para la economía laboral del país y con este análisis se establece
que estos índices han presentado estabilidad en los últimos años y por ello esto constituye
una Oportunidad.
1.9.1.4.Tecnológico
El factor tecnológico se puede definir como el medio para transformar las ideas en
productos y/o servicios de una manera más ágil y precisa, es por ello que las empresas
deben estar a la vanguardia con los cambios y actualizaciones tecnológicas en equipos y
software para así optimizar costos e incrementar la calidad de los productos y poder
brindar un servicio oportuno a los clientes.
Las nuevas innovaciones tecnológicas con la fiebre del internet y los cambios rápidos en
las tecnologías de comunicación, creando nuevos mercados y oportunidades por lo cual
la compañía debe estar a la par con los adelantos tecnológicos, y de esta manera poder
competir en el mercado de la construcción brindando un servicio de excelencia y un
producto de calidad.
La importancia de la tecnología es visible y representativa en la compañía RUIZ ORTIZ
SANTILLÁN CIA. LTDA., ya que el objeto social de la compañía consiste en dar la
asesoría y construcción de edificaciones por lo cual entre sus beneficios esta la presencia
de tecnología en toda la maquinaria para la construcción y de esta manera poder brindar
un servicio con los más altos estándares de calidad.
El aspecto tecnológico además nos permite mejorar los procesos, sin embargo debemos
tener en cuenta que no solo son máquinas, procedimientos, materiales y quipos que
pueden comprarse o intercambiarse, sino que es un estado de espíritu, expresión y talento
de un creador ya que este debe tener la capacidad de sistematizar sus conocimientos para
plasmarlos en estos equipos, por ello este factor se convierte en una Oportunidad.
23
1.9.2. Microambiente
En el medio cercano a la organización, conocido también como el ambiente de trabajo,
en este nicho es donde se desarrolla sus operaciones y de donde se obtienen los materiales,
productos o servicios.
El microambiente al ser en donde se desarrolla todo el trabajo de la compañía, nos permite
identificar las influencias que mantiene la empresa con los clientes, proveedores y
competencia ya que estos determinan el desarrollo de las actividades de manera directa o
indirecta.
1.9.2.1.Clientes
Al cliente se lo define como el comprador potencial de los productos o servicios. El
cliente es considerado como la parte más importante en la vida de las empresas, pues de
él depende el éxito o fracaso de las compañías.
Hoy en día la empresa, enfrente varias amenazas con respecto al posicionamiento de
nuevos competidores, considerando que la competencia toma como estrategia la variación
de precios.
Para mantenerse en el mercado “CONSTRUCTORA RUIZ ORTIZ SANTILLÁN CIA.
LTDA.” ve la necesidad de mejorar su calidad de servicio y atención al cliente.
La empresa define el servicio al cliente como crear plena satisfacción ya que cada cliente
que se interesa en algún departamento que se oferta es considerado como un cliente
potencial, la estrategia de servicio se caracteriza por la cortesía, eficiencia y respeto,
tomando en cuenta su futuro y permanencia en el mercado depende del cliente.
La empresa conoce que las expectativas más satisfactorias para los clientes son:
La atención a sus requerimientos sea ágil y profesional.
24
Crear ambiente de cooperación entre cada departamento de la compañía para
entregar lo mejor de sí y que los clientes actuales llenen sus expectativas frente al
inmueble y así crear una nueva cartera de clientes mediante las buenas referencias.
Para conocer cómo se desarrolla la empresa con los clientes, se realizó una encuesta con
la finalidad de determinar las oportunidades y amenazas.
1.9.2.2.Proveedores
Son los que nos proporcionan todos los insumos necesarios, recursos, energía,
servicio e información para la empresa los determinamos como las entradas para la
organización.
Este factor se encuentra dentro del microambiente ya que incluye variables relacionadas
de forma individual y que proporcionan los recursos necesarios para que las
organizaciones puedan producir el bien o servicio.
Los procesos de selección de los proveedores se resumen en las siguientes características:
Tiempo de entrega.
Precios y plazos de crédito.
Agilidad de respuesta a las cotizaciones realizadas.
Stock en inventarios.
Los proveedores se encuentran establecidos a nivel local, estos proveen de los principales
instrumentos para la construcción como: madera, hormigón, pintura, hierro, ladrillos,
bloques, estructuras metálicas, instalaciones eléctricas, instalaciones sanitarias, cemento,
ripio, planchas, encofrado, excavadoras y servicios de comunicación como telefonía e
internet. Buscando principalmente que dichos proveedores de los requerimientos se
proporcionen de una manera ágil, de calidad, a precios cómodos y moderados que
permitan satisfacer las exigencias y gustos de los clientes.
25
La lista de proveedores de la empresa es consideradamente amplia, sin embargo, se ha
determinado a los principales de acuerdo al siguiente detalle:
PRINCIPALES PROVEEDORES
CONATEL
KYWI
UNION FERRETERA
METRHORM
BAGANT
PINTULAC
EDIMCA
SEGUROS COLONIAL
Figura 12 Listado de principales proveedores
Para conocer cómo trabaja la empresa con los proveedores, se realizó una encuesta cuya
principal finalidad es determinar las oportunidades o amenazas.
26
1.9.2.3.Competencia
La competencia que mantiene en la actualidad Ruiz Ortiz Santillán Cía. Ltda. Se detalla
a continuación:
PRINCIPAL COMPETENCIA
RFS CONSTRUCTORA
URIBE Y SCHWARZKOPF
CEVALLOS CONSTRUCTORA
GSL CONSTRUCTORES
CONSTRUCTORA VALLEJO
CONSTRUCTORA
VELASTEGUÍCERÓN
Figura 13 Listado de los principales competidores
La competencia, es la presencia de múltiples agentes económicos que ofertan o
brinda el mismo bien o servicio que la compañía, y estos pueden ser adquiridos de igual
manera por una diversidad de solicitantes quienes aspiran a obtener la mejor calidad,
atención y precio.
Es de importancia vital identificar cuáles son los competidores del área de la construcción
y en lo posible estar siempre un paso adelante en calidad, y precios.
Para ser competitivo con el mercado, también se debe mejorar en el área de la producción
y tomando en cuenta la tecnología adecuada e que la innovación sea constante.
27
Al ser una empresa de construcción y sobre todo el nicho de mercado se enfoca en la
proporción de edificaciones, viviendas, departamentos se debe mencionar los servicios
que presta la constructora ROS entre ellos están:
Diseño de planos.
Construcción de edificios.
Construcción de viviendas.
Asesoramiento en ejecución de obras.
En la actualidad es significativa el número de empresas constructoras que ofrecen el
mismo servicio, a pesar del aumento de la competencia la constructora Ruiz Ortiz
Santillán Cía. Ltda., ha podido mantenerse dentro del mercado, aunque las demás
empresas del sector tengan la mayoría de porcentaje de participación en el mercado, es
por eso que ha este factor se lo considera como una Amenaza.
1.10. Ambiente Interno
Para conocer y avaluar la capacidad de la empresa se realizó una encuesta a los empleados
para conocer cuál el desarrollo del ambiente interno, como se maneja el liderazgo, la
autoridad, se obtuvo la respuesta en específico del Área Contable-Administrativa a la cual
va enfocado nuestro estudio y estos fueron los resultados:
1.11. Matriz FODA
Tiene como propósito proponer una nueva metodología de análisis de fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas (FODA) como herramienta para generar
estrategias empresariales.(Rivero y Gross 2016)
Es usual que las empresas estén alertas a las oportunidades y amenazas que se presentan
en su entorno e igualmente es una práctica común el que traten de identificar las fortalezas
y debilidades que posean. Sin embargo, muchas veces se desconocía la forma de combinar
estos factores para delinear la adecuada estrategia empresarial. (Rivero y Gross 2016)
28
La matriz FODA surgió justamente en respuesta a la necesidad de sistematizar la
generación de estrategias. Esta matriz ubica en un eje a los factores externos y en el otro
eje a los factores internos lo que permite su combinación, generando de esta manera
posibles estrategias a ser aplicadas para el logro de los objetivos(Rivero y Gross 2016)
Para entender el análisis FODA hay que tener bien claro sus componentes:
a) Fortalezas: son las capacidades que permiten a una compañía o unidad
desempeñarse bien - capacidades que necesitan ser impulsadas.
b) Oportunidades: son tendencias, fuerzas, eventos e ideas que una compañía o
unidad pueden capitalizar para su beneficio
c) Debilidades: son características que prohíben a una compañía o unidad
desempeñarse bien y necesitan ser abordadas.
d) Amenazas: son posibles eventos o fuerzas fuera del control de una compañía o
unidad y esta necesita planear o decidir cómo mitigar (Instituto de Auditores
Internos de España 2013)
29
1.11.1. Matriz Resumen
HOJA RESUMEN
Matriz de resumen de fortalezas y debilidades
Niveles de riesgo: Alto, Medio, Bajo
30
Matriz de resumen de oportunidades y amenazas
O P O R T U N I D A D E S A M E N A Z A S
1 . P I B
2 . T a s a d e I n t e r é s a c t i v a
3 . T a s a d e I n t e r é s p a s i v a
4 . T a s a d e e m p l e o , s u b e m p l e o y
d e s e m p l e o
5 . F a c t o r T e c n o l ó g i c o
6 . S e r v i c i o e x c e l e n t e .
7 . B u e n a s r e f e r e n c i a s p o r c l i e n t e s
8 . C u m p l e c o n e l p l a z o a c o r d a d o
9 . T a r i f a s a c c e s i b l e s
1 0 . B u e n a s r e c o m e n d a c i o n e s
1 1 . P l a z o s d e e n t r e g a
1 2 . R e s p u e s t a r á p i d a a n t e e v e n t u a l i d a d e s
1 3 . F a c t u r a c i ó n c o n c l a r i d a d
1 4 . P r o v e e d o r e s c o n t i n u o s
1 5 . P r o v e e d o r o f r e c e f a c i l i d a d e s d e
c r é d i t o
1 6 . P r o v e e d o r e s c o n m á s d e t r e s a ñ o s
1 7 . G a r a n t í a s q u e o f r e c e n l o s
p r o v e e d o r e s
1 8 . S u m i n i s t r o m e n s u a l p o r p a r t e d e
p r o v e e d o r e s .
1 9 . E x c e l e n t e s e r v i c i o d e p r o v e e d o r e s
1 . I n f l a c i ó n
2 . R i e s g o P a í s
3 . F a c t o r P o l í t i c o
4 . C o n t r a t a c i ó n
5 . N o v o l v e r a u t i l i z a r l o s s e r v i c i o s
6 . T r a t o d e l p e r s o n a l a l o s c l i e n t e s
7 . P r o v e e d o r e s m e d i a n a m e n t e
c a p a c i t a d o s
31
1.11.2. Matriz de Estrategias FODA
32
33
Análisis Matriz de Estrategias FODA
Fortalezas-Oportunidades (FO)
1. Definir programas de incentivos para atraer más clientes.
F1O6.Fomentar la inversión en tecnología para destacar así el trabajo ante la
competencia.
2. Fidelizar al cliente mediante innovación constante.
F4O12. Describir todos los beneficios que la compañía ofrece hacia los clientes y
las garantías de la calidad del trabajo.
3. Elaborar una estrategia nueva de mercado.
F2O9. Desarrollar comunicaciones utilizando la herramienta del internet para
ofertar el servicio a un público más amplio.
4. Afianzar relaciones con los proveedores.
F6O14O18. Comunicarsevía mail, y proporcionar la documentación adecuada y
el consumo que se realiza al proveedor
5. Desarrollar una base de datos de documentos.
F7O12.Detallarlas áreas en las que se mantiene la información con señaléticas
adecuadas para que sea más fácil obtener la información que se necesita.
Fortalezas-Amenazas (FA)
1. Identificar nuevas regulaciones a las que se deba acoger la empresa.
34
F2F6A3. Mantenerse al día en la información de las nuevas regularizaciones que
expide el estado, para que la empresa no presente futura contingencias.
2. Capacitar al personal en el buen trato al cliente.
F1A6.Establecer charlas de la manera que se debe atender el cliente y solventar
cualquier inquietud.
3. Promover comunicación para ofertar nuestro servicio.
F2A5. Mantener comunicación vía mail de los servicios que se ofrece para
adquirir nuevos clientes y atender cualquier requerimiento.
4. Fomentar las relaciones comerciales con proveedores y capacitarlos.
F2A7. Mantener control sobre las cuentas por pagar ya que se dispone de
proveedores con más de tres años con la empresa y la entrega por parte de ellos
es continua por tanto no se debe mantener cuentas por pagar por mucho tiempo.
Debilidades-Oportunidades (DO)
1. Implementar planes de capacitación.
D5O5. Planificar cursos de capacitación y motivar a la utilización del uso de la
tecnología para una mejor comunicación con los clientes internos y externos
2. Establecer el direccionamiento estratégico de la empresa.
D1D3D4O67O10. Diseñar una planificación de la empresa y definiendo
claramente la misión, visión, objetivos, políticas y procedimientos y que esta
información sea de conocimiento de todos los que conforman la entidad, para
lograr encaminar a toda la organización hacia el logro de los objetivos planteados.
3. Elaborar estados financieros trimestrales para poder identificar posibles riesgos.
35
D6O1O7O9O11. Presentar estados trimestrales para de esta manera no tomar
decisiones al fin de un periodo sino poder encaminar nuevas estrategias durante
todo el año para que la empresa obtenga la flexibilidad en el mercado.
4. Evaluar el control interno e identificar todos sus componentes.
D1D2D4D5O1O2O4. Identificar los aspectos que presentan falencias y reforzar
las fortalezas de la empresa, para que no presente problemas ante posibles cambios
como el PIB y riesgo país.
Debilidades-Amenazas (DA)
1. Implementar planes de premiación a los trabajadores que se destaquen por su
participación.
D1D3A6. Incluir a todo el personal dentro de los objetivos de la empresa, para
llevar a cabo servicios de calidad y que cada trabajador se sienta parte importante
dentro de la organización.
2. Disponer de políticas para enfrentarse a la competencia.
D3A4A5. Definición de política de precios y los beneficios que se ofrece para
enfrentar a la competencia.
3. Diseñar normas internas para enfrentar contingencias adversas.
D1D5A1A2A3. Al momento de diseñar estas normas nos permitirá solucionar
problemas de toda índole que se presenten en la organización y responder de una
manera ágil y objetiva ante posibles inconvenientes.
4. Fomentar el conocimiento estratégico y elaborar un documento para propagar a
todos los trabajadores.
D1D3D4A6A5.Establecer respaldos formales de los objetivos, misión, visión y
políticas de la empresa y con ello aprovechar todas las cualidades que dispone el
personal calificado de la empresa.
36
2. MARCO TEÓRICO
2.1.Control Interno
2.1.1. Concepto
El control interno es un proceso llevado a cabo por el consejo de la administración, la
dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar
un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos relacionados
con las operaciones, la información y el cumplimiento. (Instituto de Auditores Internos
de España 2013)
Es el programa de organización y el conjunto de métodos y procedimientos coordinados
y adoptados por una empresa para salvaguardar sus bienes, comprobar la eficiencia de
sus datos contables y el grado de confianza que suscitan a efectos de promover la
eficiencia de la administración y lograr el cumplimiento de la política administrativa
establecida por la dirección de la empresa. (Bretaña, s. f.)
2.1.2. Importancia
El Control Interno es de vital importancia para la estructura administrativa contable de
una empresa. Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables, frente a los
fraudes y eficiencia y eficacia operativa.
El control interno puede ser un beneficio para la empresa ya que ayuda a conseguir sus
metas de desempeño y rendimiento, de tal forma que hasta puede llegar a prevenir una
posible pérdida de recursos. Existen dos tipos de controles internos que son:
Control Interno Administrativo.
Control Interno Financiero. (Chiguano Fernández Irma Liliana 2012)
37
2.1.3. Limitaciones
El sistema de control interno proporciona un grado de seguridad razonable, debido a
que puede ser afectado por una serie de limitaciones inherentes a este, por ejemplo, toma
de decisiones erróneas, errores humanos, omisión del sistema de control interno,
confabulaciones de varias personas, etc., es por ello la importancia de la contratación de
personal con capacidad profesional, integridad y valores éticos así como la correcta
asignación de responsabilidades bien delimitadas donde se interrelacionen unas con otras
con el fin de que no se rompa la cadena de control(Gualavisí Quishpe Verónica Elena
2013)
El control interno funciona a diferentes niveles con respecto a los diferentes objetivos. En
el caso de los objetivos operacionales el control interno no puede proporcionar ni siquiera
una seguridad razonable de que se conseguirán los objetivos.
El control interno no puede proporcionar una seguridad "absoluta" con respecto a
cualquiera de las categorías de objetivos(Casamín Serrano Leonora Janeth 2012)
2.1.4. Elementos del Control Interno
El control interno está compuesto de cinco componentes interrelacionados. Se derivan de
la manera como la administración dirige un negocio, y están integrados en el Proceso de
administración. Tales componentes son los siguientes:
Ambiente de control: la esencia de cualquier negocio es su gente- sus atributos
individuales, incluyendo la integridad, los valores éticos y la competencia y el ambiente
en que ella opera. La gente es el motor que dirige la entidad y el fundamento sobre el cual
todas las cosas descansan.
Valoración de riesgos: la entidad debe ser consciente de los riesgos y enfrentarlos. Debe
señalar objetivos, integrados con ventas, producción, mercadeo, finanzas y otras
actividades, de manera que opere concertadamente. También debe establecer mecanismos
para identificar, analizar y administrar los riesgos relacionados.
38
Actividades de control: se deben establecer y ejecutar políticas y procedimientos para
ayudar a asegurar que se están aplicando efectivamente las acciones identificadas por la
administración como necesarias para manejar los riesgos en la consecución de los
objetivos de la entidad.
Información y comunicación: los sistemas de información y comunicación se
interrelacionan. Ayudan al personal de la entidad a capturar e intercambiar la información
necesaria para conducir, administrar y controlar sus operaciones.
Supervisión y seguimiento: se debe monitorear el proceso total, y considerarse como
necesario hacer modificaciones. De esta manera el sistema puede reaccionar
dinámicamente cambiando a medida que las condiciones lo justifiquen. (Casal Armando
Miguel 2012)
2.1.5. Principios del Control Interno
Los Principios del control interno son cinco:
1. Separación de funciones de operación, custodia y registro.
2. Dualidad o plurilateralidad de personas en cada operación; es decir, en cada
operación de la empresa, cuando menos deben intervenir dos personas.
3. Ninguna persona debe tener acceso a los registros contables que controlan su
actividad.
4. El trabajo de los empleados será de complemento y no de revisión.
5. La función de los registros de operaciones será exclusiva del departamento de
contabilidad. (Vega Marisol Martínez 2008)
2.2.COSO I
2.2.1. Definición
“El Informe COSO es un documento que contiene las principales directivas para la
implantación, gestión y control de un sistema de control” (Consultora Sur 2011).
39
El COSO es un modelo de informe creado y redactado por el Comité de Organizaciones
Patrocinadoras de la Comisión Treadway, contiene los principales lineamientos para la
implementación de un sistema de control, fue diseñado para identificar los eventos que
puedan afectar a las compañías, administrar los riesgos y estar orientado al cumplimiento
de los objetivos. (Studylib 2013)
2.2.2. Ventajas
(Consultora Sur 2011) Define:
Permite a la dirección de la empresa poseer una visión global del riesgo y accionar
los planes para su correcta gestión.
Posibilita la priorización de los objetivos, riesgos clave del negocio, y de los
controles implantados, lo que permite su adecuada gestión, toma de decisiones
más segura, facilitando la asignación del capital.
Alinea los objetivos del grupo con los objetivos de las diferentes unidades de
negocio, así como los riesgos asumidos y los controles puestos en acción.
Permite dar soporte a las actividades de planificación estratégica y control interno.
Permite cumplir con los nuevos marcos regulatorios y demanda de nuevas
prácticas de gobierno corporativo.
2.2.3. Componentes del COSO I
Figura 14 Componentes COSO III
40
El Informe COSO tiene 2 objetivos fundamentales: encontrar una definición clara
del Control Interno, que pueda ser utilizada por todos los interesados en el tema, y
proponer un modelo ideal o de referencia del Control Interno para que las empresas y las
demás organizaciones puedan evaluar la calidad de sus propios sistemas de Control
Interno. (Chiguano Fernández Irma Liliana 2012)
Ambiente de control. -Marca la pauta para que una empresa funcione e influya en la
forma de pensar de los empleados respecto al control, elementos como: disciplina,
control, integridad, valores éticos, capacidad de los empleados, sentido de dirección,
responsabilidad y organización.(Armas Ponce 2017)
Evaluación de riesgos. - Las empresas en las actividades diarias se enfrentan a diversos
riesgos como:
a) Riesgo inherente
b) Riesgo de control
c) Riesgo de detección.(Armas Ponce 2017)
Actividad de control. - Son procesos que se realizan para evitar cualquier malversación
o fraude mediante el correcto manejo y custodio de bienes.(Armas Ponce 2017) Existen
controles de:
a) Controles preventivos.
b) Controles de detección.
c) Controles correctivos
Información y comunicación. - Se pretende que la información no solo sea identificada,
capturada y procesada, sino que sea transmitido de manera oportuna; y, que permita
participar en el sistema de control. En conclusión, la información debe tener buenos
canales de comunicación para que sea conocida de forma clara y oportuna.(Armas Ponce
2017)
Monitoreo. -Una vez que se ha planeado e implementado un sistema de control interno
debe ser vigilado constantemente, porque no es perfecto y es probable que falle en algún
momento en un entorno cambiante.(Armas Ponce 2017)
41
2.3.COSO ERM
2.3.1. Definición
Es un modelo de coso creado en el año 2004 por los numerosos casos de escándalos
e irregularidades que conllevaron a numerosas pérdidas de inversiones, encarcelamiento
de personas claves de una compañía, empleados entre otros. Fue creado por Comité de
Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway debido al numeroso
comportamiento fraudulento de ejecutivos claves de una organización, tratando de
implementar una actitud de “no tolerancia al fraude. (Jiménez Tipán Carolina 2014)
Es una versión ampliada de COSO I, que a veces se denomina “COSO II – ERM”,
desarrolla más el concepto de Control Interno, posee un enfoque más extenso sobre la
identificación, evaluación y gestión de riesgos. No elimina el COSO I, más bien aporta
un mayor valor, permitiendo que las compañías mejoren sus procesos de control o se
direccionen más a un proceso de gestión de riesgo. (Jiménez Tipán Carolina 2014)
El COSO ERM es un proceso efectuado por la Alta dirección, administración y demás
personal de una organización, es aplicado para establecer estrategias en cada una de las
partes de la compañía, fue diseñado para identificar eventos que puedan afectar a la
compañía y administrar los riesgos, con el propósito de proveer una certeza razonable
acerca del logro de los objetivos de la entidad. (Instituto de Auditores Internos de España
2013)
Figura 15 Componentes COSO II ERM
42
2.3.2. Componentes del COSO II
Ambiente interno. - Sirve de base para los otros componentes de Enterprise Risk
Management, tomando en cuenta la filosofía de la gestión, cultura de riesgos, consejos de
administración, integridad, valores éticos, compromiso de competencia, estructura
organizativa, política y práctica de recursos humanos, permitiendo que los empleados
creen conciencia de los riesgos que pueden existir o presentarse en la empresa.(Armas
Ponce 2017)
Establecimiento de objetivos. - Para que la empresa prevenga el riesgo debe identificar
cada uno de los eventos y mantener una constante evaluación y pronta respuesta. Al tomar
en cuenta los objetivos estratégicos, riesgo aceptado y tolerancia. Las empresas deben
tener una meta clara alineada con la visión y misión.(Armas Ponce 2017)
Identificación de eventos. - Para prevenir cualquier riesgo son necesarios aquellos
eventos que afectan los objetivos de la organización y enfrentarlos de la mejor manera
posible, a través de un diagnóstico de acontecimientos internos, externos que revierten la
estrategia de la dirección o los procesos para fijar objetivos.(Armas Ponce 2017)
Actividades de control. - La implantación de políticas y procedimientos ayudan a dar
respuesta a los riesgos que se presentan de forma eficaz; son preventivas, detectives,
manuales, computarizadas o controles gerenciales.(Armas Ponce 2017)
Evaluación de riesgos. - Los riesgos que pueden presentarse deben ser analizados como
base para la evaluación desde la perspectiva inherente y residual, el primero, es aquel que
se tiene que enfrentar por falta de acciones de dirección; el segundo permanece después
que la dirección ha desarrollado respuestas al riesgo.(Armas Ponce 2017)
Respuesta al riesgo. - Una vez que se ha evaluado el riesgo, la gerencia debe identificar
las posibles respuestas en relación a las necesidades que tiene la empresa. Tomando en
cuenta que pueden ser para evitar, reducir, compartir o aceptar los acontecimientos.
(Armas Ponce 2017)
43
Información y comunicación. - La información en la empresa es necesaria en todos los
niveles porque ayuda a identificar el riesgo, evaluar y dar la respuesta a tiempo, por tanto,
debe ser clara, amplia y que fluya constantemente. (Armas Ponce 2017)
Monitoreo. - Se basa en la supervisión que ayuda a realizar modificaciones oportunas
cuando se requieran. Además, permite determinar si el proceso de administración de
riesgos sea efectivo al pasar el tiempo y que el marco de todos los ERM funcione
adecuadamente.(Armas Ponce 2017)
2.4.COSO III
2.4.1. Origen
A más de 20 años de su emisión original, en mayo de 2013, COSO publicó la
actualización al marco integrado de control interno ("COSO 2013") que sustituye al
anterior COSO 1992. El nuevo marco es el resultado de una considerable aportación de
distintos interesados del ambiente de negocios, firmas de auditoría, participantes en los
mercados financieros y estudiosos del tema.
La actualización que dio como resultado el COSO 2013 se basó en la revisión de los
objetivos de control interno, para incorporar los cambios en el ambiente de negocios y
operativo, articular y formalizar los principios asociados a los componentes de control
interno (ya existentes implícitamente) y ampliar la aplicación del sistema de control
interno. (Consultora Sur 2011)
Figura 16 Componentes COSO III
44
2.4.2. Objetivos del COSO III
El Marco Integrado de Control Interno establece tres categorías de objetivos que permiten
a las organizaciones centrarse en diferentes aspectos del control interno.
Objetivos operativos: estos objetivos se relacionan con el cumplimiento de la misión y
visión de la entidad y están relacionados con el mejoramiento del desempeño financiero,
la productividad, la calidad, las prácticas ambientales, y la innovación y satisfacción de
empleados y clientes.
Objetivos de información/Reporting: estos objetivos se refieren a la preparación de
reportes para uso de la organización y los accionistas, teniendo en cuenta la veracidad,
oportunidad y transparencia.
Objetivos de cumplimiento: están relacionados con el cumplimiento de las leyes y
regulaciones a las que está sujeta la entidad. La entidad debe desarrollar sus actividades
en función de las leyes y normas específicas” (González Martínez Rafael 2013)
2.4.3. Componentes y Principios COSO III
El modelo de control interno COSO 2013 actualizado está compuesto por los cinco
componentes establecidos en el marco anterior, y 17 principios y puntos de enfoque que
presentan las características fundamentales de cada componente. Se caracteriza por tener
en cuenta los siguientes aspectos y generar diferentes beneficios:
Mayores expectativas del gobierno corporativo.
Globalización de mercados y operaciones.
Cambio continuo en mayor complejidad en los negocios.
Mayor demanda y complejidad en leyes, reglas, regulaciones y estándares.
Expectativas de competencias y responsabilidades.
Uso y mayor nivel de confianza en tecnologías que evolucionan rápidamente.
(González Martínez Rafael 2013)
45
N° Componentes Principios
1 Ambiente de control
Establece integridad y valores éticos,
estructuras de supervisión, autoridad y
responsabilidad, expectativas de
competencia, y rendición de cuentas a
la Junta.
Principio 1: Demuestra compromiso con la
integridad y los valores éticos.
Principio 2: Ejerce responsabilidad de
supervisión.
Principio 3: Establece estructura, autoridad, y
responsabilidad.
Principio 4: Demuestra compromiso para la
competencia.
Principio 5: Hace cumplir con la
responsabilidad.
2 Evaluación al riesgo
Constituye el cumplimiento de los
objetivos, incluyendo el impacto
potencial de los cambios
significativos, fraude, y la evasión del
control interno por parte de la
administración.
Principio 6: Especifica objetivos relevantes.
Principio 7: Identifica y analiza los riesgos.
Principio 8: Evalúa el riesgo de fraude.
Principio 9: Identifica y analiza cambios
importantes.
3 Actividades de control
Es la supervisión a la Alta Dirección
en el desarrollo y cumplimiento de
las actividades de control.
Principio 10: Selecciona y desarrolla
actividades de control.
Principio 11: Selecciona y desarrolla
controles generales sobre tecnología
Principio 12: Se implementa a través de
políticas y procedimientos.
Principio 13: Usa información Relevante.
4 Sistemas de información
Analiza y discute la información
relacionada con el cumplimiento de
los objetivos de la entidad.
Principio 14: Comunica internamente.
Principio 15: Comunica externamente.
5 Supervisión del sistema de control
Evalúa y supervisa la naturaleza y
alcance de las actividades de
monitoreo y la evaluación y
mejoramiento de la administración de
las deficiencias.
Principio 16: Conduce evaluaciones continuas
y/o independientes.
Principio 17: Evalúa y comunica deficiencias.
(«17 principios de Control Interno según COSO 2013» s. f.)
46
2.5.Técnicas
Normalmente se conoce como una técnica al conjunto de saberes o procedimientos
que de cierta manera requieren algún tipo de destreza manual o intelectual y que se
realizan con el fin de obtener un determinado resultado.
Las técnicas se pueden definir como métodos de investigación y prueba que el auditor
utiliza en la búsqueda de evidencias necesarias para fundamentar su opinión.
En el control interno el uso de técnicas para la evaluación es primordial, para quienes lo
realiza permite obtener la información más veraz y eficaz.(Falcón Querido 2015)
2.5.1. Método Descriptivo
Consiste en la explicación, por escrito, de las rutinas establecidas para la ejecución de las
distintas operaciones o aspectos específicos del control interno. Es decir, es la
formulación de memorándums donde se transcribe en forma fluida los distintos pasos de
un aspecto operativo.(Falcón Querido 2015)
Figura 17 Ejemplo Cedula Narrativa
47
2.5.2. Método de Cuestionario
En este procedimiento se elabora previamente una relación de preguntas sobre los aspectos
básicos de la operación a investigar y a continuación se procede a obtener las respuestas a tales
preguntas. Generalmente estas preguntas se formulan de tal suerte que una respuesta negativa
advierta debilidades en el control interno; no obstante, cuando se hace necesario deben incluirse
explicaciones más amplias que hagan suficientes las respuestas. (Falcón Querido 2015)
A continuación, se detalla un ejemplo de cuestionario.
EMPRESA RUIZ ORTIZ SANTILLÁN CIA. LTDA.
ÁREA FINANCIERA
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Figura 18 Ejemplo de Cuestionario
2.5.3. Método Gráfico
Este método tiene como base la esquematización de las operaciones mediante el empleo de
dibujos (flechas, cuadros, figuras geométricas varias); en dichos dibujos se representan
departamentos, formas, archivos, etcétera, y por medio de ellos se indican y explican los flujos de
las operaciones.(Falcón Querido 2015)
48
Figura 19 Ejemplo Diagrama de Flujo
49
3. APLICACIÓN PRÁCTICA
Evaluación del control interno administrativo y financiero a la compañía
constructora Ruiz Ortiz Santillán Cía. Ltda. Ubicada en la ciudad de Quito
Él análisis de esta parte del trabajo de investigación se realiza en base al Método COSO
III, ya que se considera en adecuado para evaluar de la manera más transparente a la
empresa, la cual contiene los siguientes principios:
Ambiente de Control
Evaluación al riesgo
Actividades de control
Sistemas de Información
Supervisión
El instrumento que se utilizará para poder recabar la mayor información posible de una
manera organizada y poder detectar las deficiencias será el cuestionario, éste permitirá
evaluar los niveles de riesgo.
Para la presente propuesta se aplicará un cuestionario a los siguientes departamentos:
Departamento Administrativo:
Compras.
Inventarios.
Talento Humano.
Departamento Financiero:
Efectivo y sus equivalentes. (Caja y Bancos)
Cuentas por cobrar.
Cuentas por pagar.
Se han tomado en consideración dichas cuentas ya que son las más importantes al
momento de una toma de decisiones por parte de los socios y son las que se manejan con
mucha importancia dentro de dichos departamentos por el alto volumen de dinero que
generan las cuentas mencionadas.
50
3.1.Compras
N° PONDERACIÓN CALIFI. OBSERVACIONES
1 10 0 No mantienen ningún manual.
2 10 0 Ninguna.
3 10 0 No realizan capacitaciones.
4 10 0 Ningun objetivo se ha planteado.
5 10 8
6 10 3
Se fijan presupuestos por parte de
los accionistas deacuerdo a la
experiencia adquirida.
7 10 7
8 10 3Los que se registran en la
contabilidad.
9 10 2Sí se encuentra definida, pero no
por escrito.
10 10 4
Las compras se realizan por
pedido de los dueños de la
empresa.
11 10 8
12 10 8
13 10 2
Al momento que se adquiere los
materiales se emplea
automaticamente en la obra.
14 10 8
EMPRESA RUIZ ORTIZ SANTILLÁN CÍA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
COMPRAS
PREGUNTAS
1. AMBIENTE DE CONTROL
¿El departamento de compras posee un
manual de procedimientos?
¿Se han establecido políticas para la gestión
de compras?
¿Se realizan capacitaciones sobre la cuenta
de compras?
¿Existen objetivos para el área de compras?
2. EVALUACIÓN AL RIESGO
¿Se realizan presupuestos de compras para
toda la empresa?
¿Se cuenta con mecanismos de control para
la elaboración de presupuestos de compras?
¿Para emitir las órdenes de compras se
solicita autorización al gerente ?
¿Poséen reportes de compras, devoluciones
de la mercadería?
¿Se encuentra definida la responsabilidad de
las personas que realizan el proceso de
compras?
¿Se realiza constatación de las compras de
materiales efectuadas?
¿Los pagos son emitidos por una persona
ajena al manejo del sistema de compras?
¿Se realiza la revisión de informes?
¿Se verifica que las compras realizadas van
deacuerdo al presupuesto establecido?
3. ACTIVIDADES DE CONTROL
¿Existe autorización previa y por escrito de
las compras que se realizan?
51
𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐂𝐨𝐧𝐟𝐢𝐚𝐧𝐳𝐚 =Puntuación Obtenida
Puntuacion Total× 100
𝐍𝐂 =88
220× 100 = 40
𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐑𝐢𝐞𝐬𝐠𝐨 = 100 − Nivel de Confianza
𝐍𝐑 = 100 − 40 = 60
Mediante este análisis se determinó que la cuenta Compras tiene un nivel de
riesgo del 60% que representa un riesgo Medio y un nivel de confianza Medio con el 40%
15 10 8
16 10 3Se manejan a nivel directivo
solamente.
17 10 7
18 10 7
19 10 2No se realizan notas de
adquisición.
20 10 0 Ninguna.
21 10 7
22 10 1No se realiza evaluaciones de
desempeño.
220 88
4. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
¿Todos las compras realizadas es reportado
oportunamente a la gerencia?
¿Las políticas del área son comunicadas y
divulgadas en forma oportuna al personal?
¿Realizan reuniones con la gerencia general
con la finalidad de entregar reportes de las
compras efectuadas?
¿ Se realiza reportes mensuales de los valores
en los cuales se han incurrido la compra de
materiales?
¿Se archivan las notas de compras
debidamente firmadas y autorizadas para
informes o consultas posteriores?
¿Se cuenta con responsables que realicen las
supervisión de las compras?
¿ Se realiza evaluaciones a la gestión
realizada en la cuenta de compras?
5. SUPERVISIÓN
¿Posée la empresa politicas de control para
evaluaciones posteriores?
TOTAL
EVALUACIÓN DE RANGOS DE NIVELES DE CONFIANZA
Porcentaje Nivel de Riesgo Nivel de Confianza
0% al 34% Alto Bajo
35% al 68% Medio Medio
69% al 100% Bajo Alto
52
EMPRESA RUIZ ORTIZ SANTILLÁN CÍA. LTDA.
NOVEDADES ENCONTRADAS EN LA CUENTA COMPRAS.
1. AMBIENTE DE CONTROL
No establecen ningún objetivo específico para el módulo de compras, ni un
manual de procedimientos en el cual se detalle que actividades se realizan dentro
de la misma.
No se realiza capacitaciones sobre el funcionamiento ni el manejo de la cuenta
compras para dar a entender a los trabajadores de una mejor manera como se
desarrolla esta tarea en la empresa.
2. EVALUACIÓN AL RIESGO
Los presupuestos establecidos para realizar la compra de materiales se realizan de
acuerdo a la experiencia de uno de los accionistas y conforme se recaudan los
anticipos de los clientes y en la fase que se encuentre la obra; por lo que dejan
muy pocos materiales en inventario.
3. ACTIVIDADES DE CONTROL
No existen escritos formales en donde se detalle las autorizaciones de lo que se
compra, se lo realiza de manera verbal por parte de los dueños.
4. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Poco nivel de comunicación de nuevas estrategias que se puedan implementar en
la cuenta compras y lograr que el personal se comprometa aún más con los
objetivos planteados.
5. SUPERVISIÓN
No se elaboran notas de las compras, para mejorar el control en la cuenta compras.
53
RECOMENDACIONES PARA LA CUENTA COMPRAS.
No establecen ningún objetivo específico para el módulo de compras, ni un manual de
procedimientos en el cual se detalle que actividades se realizan dentro de la misma.
Elaborar un manual para el área de compras para establecer actividades y
procedimientos para poder realizar de una mejor manera todo lo que conlleva la
cuenta de compras.
No se realiza capacitaciones sobre el funcionamiento ni el manejo de la cuenta compras
para dar a entender a los trabajadores de una mejor manera como se desarrolla esta tarea
en la empresa.
Establecer información básica preestablecida sobre el manejo de la cuenta
compras y entregarla a los nuevos trabajadores que manejen dicha cuenta.
Los presupuestos establecidos para realizar la compra de materiales se realizan de acuerdo
a la experiencia de uno de los accionistas y conforme se recaudan los anticipos de los
clientes y en la fase que se encuentre la obra; por lo que dejan muy pocos materiales en
inventario.
Establecer índices para el abastecimiento dependiendo de la fase en que se
encuentre la obra para que cualquier persona pueda analizar el presupuesto y
poder establecer mejoras en cuanto a precios y proveedores.
No existen escritos formales en donde se detalle las autorizaciones de lo que se compra,
se lo realiza de manera verbal por parte de los dueños.
Implementar modelos de autorización para ejecutar las compras necesarias para
la construcción y de esta manera detectar aumento o disminución del presupuesto
de los materiales en las ejecuciones de las obras.
Poco nivel de comunicación de nuevas estrategias que se puedan implementar en la cuenta
compras y lograr que el personal se comprometa aún más con los objetivos planteados.
54
Comunicar a los trabajadores utilizando herramientas tecnológicas al alcance de
todos, para difundir las modificaciones en los procesos y que de esta manera
conlleve a la colaboración del personal para mejorar la eficiencia de la empresa.
No se elaboran notas de las compras, para mejorar el control en la cuenta compras.
Incluir al momento del despacho de materiales, notas de salida que detallen el
responsable de entregar, quien lo recibe y las cantidades de materiales para
prevenir la pérdida o mala utilización de los materiales para la construcción.
55
3.2.Inventarios
N° PONDERACIÓN CALIFI. OBSERVACIONES
1 10 0No poseen manuales para
inventarios.
2 10 0 No se han definido.
5 10 0No se realiza ninguna
capacitación.
6 10 7
7 10 2
Los inventarios se los adquiere
dependiendo del avance de
obra.
8 10 8
9 10 2 Pero no por escrito.
11 10 7
12 10 1No tienen notas de salida de
mercaderia de la bodega.
13 10 2 No se emite ningun informe.
14 10 2 No se emite notas de bodega.
2. EVALUACIÓN AL RIESGO
EMPRESA RUIZ ORTIZ SANTILLÁN CÍA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
INVENTARIOS
PREGUNTAS
1. AMBIENTE DE CONTROL
¿Existe manual de procedimientos que
describa lo relacionado con autorización y
custodia en los inventarios?
¿Existe políticas claramente definidas en
cuanto a recepcion y almacenamiento?
¿El personal cuenta con la capacitación
necesaria para llevar custodia de los
materiales?
¿Se realiza inventario físicos mensualmente?
¿Existe control sobre el máximo y mínimo de
existencias?
¿Las inventarios se adquieren debidamente
autorizaciones?
¿Estan claramente definidas las
responsabilidades para el manejo de los
inventarios?
3. ACTIVIDADES DE CONTROL
¿Se lleva registros de las personas que
reciben los materiales?
¿Se lleva un control en las notas de salida?
¿Son conciliados los resultados de los
inventarios físicos con los informes emitidos?
¿Se verifica la secuencia de fechas con las
notas de salida de la bodega?
56
𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐂𝐨𝐧𝐟𝐢𝐚𝐧𝐳𝐚 =Puntuación Obtenida
Puntuacion Total× 100
𝐍𝐂 =48
180× 100 = 27
𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐑𝐢𝐞𝐬𝐠𝐨 = 100 − Nivel de Confianza
𝐍𝐑 = 100 − 27 = 73
Mediante este análisis se determinó que la cuenta Inventarios tiene un nivel de
riesgo del 73% que representa un riesgo Bajo y un nivel de confianza Bajo con el 27%
16 10 1No se lleva control de los
inventarios.
17 10 2 No se emite políticas.
19 10 2
No se llevan reportes escritos,
todo lo realizan de manera
verbal.
20 10 0 No se realiza.
21 10 4 Al final del año emiten el reporte.
23 10 7 Anualmente.
24 10 1 No se realiza.
180 48
4. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
TOTAL
¿Los saldos existentes en inventarios son
notificados oportunamente al departamento
correspondiente?
¿Las nuevas políticas que se emiten son
comunicadas a todo el personal?
¿Se realiza reuniones con la gerencia general
con el fin de entregar reportes del
comportamiento de inventarios?
¿ Se elabora reportes mensuales del consumo
de los materiales?
5. SUPERVISIÓN
¿Existe informes actualizados de inventario
para efectos de toma de decisiones?
¿Existe un responsable que se encarga de
verificar los saldos informados por parte de
bodega?
¿Se realiza evaluaciones al desempeño de los
trabajadores del área de bodega?
EVALUACIÓN DE RANGOS DE NIVELES DE CONFIANZA
Porcentaje Nivel de Riesgo Nivel de Confianza
0% al 34% Alto Bajo
35% al 68% Medio Medio
69% al 100% Bajo Alto
57
EMPRESA RUIZ ORTIZ SANTILLÁN CÍA. LTDA.
NOVEDADES ENCONTRADAS EN LA CUENTA INVENTARIOS.
1. AMBIENTE DE CONTROL
Inexistencia de manuales de procedimientos, políticas, y flujogramas para realizar
correcciones y poder mejorar los procesos que conllevan el rubro de inventarios
2. EVALUACIÓN AL RIESGO
No se definen por escrito las responsabilidades adquiridas por el personal de
inventarios, ni las penalidades que se pueden llevar a cabo ante alguna falencia en
este rubro.
3. ACTIVIDADES DE CONTROL
No se lleva control de los materiales que salen de bodega, con ningún documento
de respaldo.
No se realiza reportes mensuales de existencias sobre los materiales que se
encuentra en bodega.
4. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
No se emite reportes a la gerencia acerca del stock que se posee en inventarios, ya
que no cuentan con un registro de existencias como se mencionó.
5. SUPERVISIÓN
No se evalúa el desempeño del personal en la gestión realizada dentro de la cuenta
inventarios.
58
RECOMENDACIONES PARA LA CUENTA INVENTARIOS.
Inexistencia de manuales de procedimientos, políticas, y flujogramas para realizar
correcciones y poder mejorar los procesos que conllevan el rubro de inventarios
Se sugiere a la administración establecer procedimientos por escrito para
determinar la importancia de los procesos, estableciendo flujogramas para que sea
de mejor comprensión los procesos.
No se definen por escrito las responsabilidades adquiridas por el personal de inventarios,
ni las penalidades que se pueden llevar a cabo ante alguna falencia en este rubro.
Instaurar políticas que detallen las responsabilidades y sanciones que se pueden
efectuar ante alguna pérdida en el inventario.
No se lleva control de los materiales que salen de bodega, con ningún documento de
respaldo.
Emitir órdenes de salida debidamente firmadas por la persona que despacha el
material y la persona que recibe, detallando todos los materiales que han salido de
inventarios.
No se realiza reportes mensuales de existencias sobre los materiales que se encuentra en
bodega.
Elaborar informes mensuales detallando los materiales que se encuentran en
bodega, para evitar compras innecesarias.
No se emite reportes a la gerencia acerca del stock que se posee en inventarios, ya que no
cuentan con un registro de existencias como se mencionó.
Elaborar informes mensuales del inventario que se posee para emitir la
información para poder realizar tomas de decisiones con respecto al suministro de
materiales.
No se evalúa el desempeño del personal en la gestión realizada dentro de la cuenta
inventarios.
Implementar mecanismos de valoración del trabajo realizado conforme a
los objetivos de la empresa, y poder generar mejores estándares de calidad.
59
3.3.Talento Humano
N° PONDERACIÓN CALIFI. OBSERVACIONES
1 10 0 No poseen manual.
2 10 0No existen manuales
establecidos.
3 10 0 No realiza evaluaciones.
4 10 8
5 10 7
6 10 8
7 10 8
8 10 0 No posee ninguna política.
9 10 7
10 10 6No considera relevante la
afinidad entre el personal.
11 10 8
12 10 7
¿Existe políticas que permitan identificar
riesgos potenciales?
¿Se cuenta con las especificaciones del
personal que tiene Talento Humano?
¿El reclutamiento se inicia con un
requerimiento de personal?
¿Existe un control de entrada y salida de los
empleados en la empresa?
2. EVALUACIÓN AL RIESGO
EMPRESA RUIZ ORTIZ SANTILLÁN CÍA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
TALENTO HUMANO
PREGUNTAS
1. AMBIENTE DE CONTROL
¿Se cuenta con un manual de procedimientos
para Talento Humano?
¿Se actualizan los manuales de Talento
Humano periódicamente?
¿La empresa evalúa el desempeño de los
empleados?
¿La empresa cuenta con el personal
adecuado en cantidad y experiencia para el
cumplimiento de objetivos?
3. ACTIVIDADES DE CONTROL
¿La entidad cuenta con personal responsable
del reclutamiento y selección del personal?
¿Se verifica si existe alguna afinidad con los
encargados de la selección del personal?
¿Existe jerarquía en la toma de decisiones?
¿Se cuenta con un clima organizacional
adecuado?
60
𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐂𝐨𝐧𝐟𝐢𝐚𝐧𝐳𝐚 =Puntuación Obtenida
Puntuacion Total× 100
𝐍𝐂 =91
210× 100 = 43
𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥𝐝𝐞𝐑𝐢𝐞𝐬𝐠𝐨 = 100 − Nivel de Confianza
𝐍𝐑 = 100 − 43 = 57
Mediante este análisis se determinó que Talento Humano tiene un nivel de riesgo
del 57% que representa un riesgo Medio y un nivel de confianza Medio con el 43%
13 10 7
14 10 3Solo al personal encargado de la
construcción.
15 10 3Al personal de la construcción se
le asigna funciones diariamente.
16 10 0 No poseen manuales.
17 10 7
18 10 2 No se supervisan las actividades.
19 10 1No se evalúa el trabajo
desempeñado.
20 10 7
21 10 2Solo al personal de la
construcción.
210 91
4. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
¿Existe adecuada comunicación en el
departamento?
¿Los programas de capacitación son
comunicados a todo el personal?
¿Conoce el personal las funciones y objetivos
del departamente o cargo al que pertenecen?
¿Las políticas y manuales están a disposición
de los empleados para su conocimiento?
¿En caso de requerimientos de personal por
otras áreas, existe información necesaria para
cumplir con las espectativas del perfil?
¿Se evalua constantemente el desempeño del
personal?
¿Se estimula la participación y desarrollo del
personal?
¿Se lleva a cabo procedimientos de control
de ejecución y cumplimiento de políticas y
procedimientos?
5. SUPERVISIÓN
¿Se realiza supervisiones periódicas en la
ejecución de las actividades del personal?
TOTAL
EVALUACIÓN DE RANGOS DE NIVELES DE CONFIANZA
Porcentaje Nivel de Riesgo Nivel de Confianza
0% al 34% Alto Bajo
35% al 68% Medio Medio
69% al 100% Bajo Alto
61
EMPRESA RUIZ ORTIZ SANTILLÁN CÍA. LTDA.
NOVEDADES ENCONTRADAS EN TALENTO HUMANO.
1. AMBIENTE DE CONTROL
La empresa no cuenta con políticas de incentivos para los colaboradores.
No se cuenta con manuales de funciones para Talento Humano.
2. EVALUACIÓN AL RIESGO
No cuenta con las políticas necesarias para identificar los riesgos potenciales.
3. ACTIVIDADES DE CONTROL
No considera relevante la empresa el grado de consanguinidad, que exista entre
los trabajadores.
4. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
No se socializa cierta información que los trabajadores deberían conocer.
5. SUPERVISIÓN
No se realizan evaluaciones periódicas al desempeño que ejecuta el personal.
62
RECOMENDACIONES PARA TALENTO HUMANO.
La empresa no cuenta con políticas de incentivos para los colaboradores.
Implementar políticas de incentivos enfocadas a los colaboradores para crear una
cultura organizacional en la que se reconozca el esfuerzo y desempeño en sus
funciones
No se cuenta con manuales de funciones para Talento Humano.
El Jefe de Talento Humano deberá implementar programas de actualización a los
manuales, objetivos y políticas que estén acorde a los requerimientos actuales de
la empresa.
No cuenta con las políticas necesarias para identificar los riesgos potenciales.
Implementar políticas que permita evaluar el desempeño de todo el personal de la
empresa y poder actuar ante riesgos que afecten la funcionalidad de la entidad.
No considera relevante la empresa el grado de consanguinidad, que exista entre los
trabajadores.
Tener un archivo permanente en el cual se detallen los datos personales,
referencias personales, nivel académico de cada trabajador que permita a la
empresa conocer las aptitudes y experiencia de cada persona para elaborar
socializaciones entre el personal.
No se socializa cierta información que los trabajadores deberían conocer.
El jefe de Talento Humano deberá implementar la socialización con los
colaboradores de cada proceso con los que cuenta cada área, así como de sus
respectivas obligaciones que tienen con respecto al cargo que han sido designados.
No se realizan evaluaciones periódicas al desempeño que ejecuta el personal.
Implementar políticas que permita realizar las debidas evaluaciones de manera
periódica a todo personal y de esta manera poder determinar el grado de
conocimientos y el desarrollo que cada colaborador aporta en su respectivo puesto
de trabajo, con la finalidad de determinar ascensos o incentivos adicionales.
63
3.4.Caja
N° PONDERACIÓN CALIFI. OBSERVACIONES
1 10 0 No cuenta con manuales.
2 10 1No se escuentra estipulado por
escrito.
3 10 1Se realiza una enseñanza básica
al personal.
4 10 0 No poseen objetivos
5 10 2No se realizan las capacitaciones
necesarias
6 10 2 No frecuentemenente.
7 10 2 No se encuentran escritos.
8 10 8
9 10 0No se realiza ningun tipo de
registro.
10 10 2
Se les comunica en el momento
que ingresan, pero no se
encuentra estipulado.
11 10 0No realizan autorizaciones
escritas.
12 10 0 No se realiza.
13 10 2Las misma persona se encarga
de todo el manejo.
14 10 2No se realizan verificación de
arqueos.
15 10 7
2. EVALUACIÓN AL RIESGO
EMPRESA RUIZ ORTIZ SANTILLÁN CÍA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CAJA
PREGUNTAS
1. AMBIENTE DE CONTROL
¿Existe un manual de procedimientos para la
cuenta Caja?
¿Existe políticas para el arqueo de caja?
¿La empresa cuenta con un proceso de
inducción para efectuar los arqueos de caja?
¿Se cuenta con objetivos establecidos para la
ejecución del arqueo?
¿El personal cuenta con la capacitación
necesaria para realizar los arqueos?
¿Los arqueos son debidamente autorizados?
¿Existen mecanismos que garanticen
procedimientos, controles en los
desembolsos de caja?
¿Las pagos que se efectúan con caja estan
debidamente fundamentados con facturas o
notas de venta?
¿Existen reportes de registro y control de
cuántas veces se realizan arqueos?
¿Está definida la responsabilidad de las
personas que manejan los fondos?
3. ACTIVIDADES DE CONTROL
¿Existe autorización previa y por escrito de
las salidas de efectivo de caja?
¿Se realiza arqueos de caja periódicamente?
¿Los arqueos son realizados por una persona
ajena al manejo del fondo?
¿Se realiza revisión de los arqueos de manera
sorpresivas?
¿Se verifica la secuencia de fechas con los
respaldos de gastos?
64
Se determinará de igual manera el nivel de confianza y riesgo.
𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥𝐝𝐞𝐂𝐨𝐧𝐟𝐢𝐚𝐧𝐳𝐚 =Puntuación Obtenida
Puntuacion Total× 100
𝐍𝐂 =67
230× 100 = 29
𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐑𝐢𝐞𝐬𝐠𝐨 = 100 − Nivel de Confianza
𝐍𝐑 = 100 − 29 = 71
Mediante este análisis se determinó que la cuenta Caja tiene un nivel de riesgo del
71% que representa un riesgo Alto y un nivel de confianza Bajo con el 29%
16 10 7
17 10 2La información la mantiene entre
la gerencia y los socios.
18 10 3 No lo creen prioritario.
19 10 8
20 10 8
21 10 4 No se ha estipulado.
22 10 3 No tiene supervisor.
23 10 3No se realiza controles
posteriores.
230 67
4. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
TOTAL
¿Todos los gastos efectuados con caja son
reportados oportunamente al departamento
correspondiente?
¿Las políticas son comunicadas y divulgadas
en forma oportuna al personal?
¿Existen reuniones con la gerencia general
con la finalidad de entregar reportes de
movimientos en la caja?
¿ Se emite un reporte mensual con los saldos
que la empresa cuenta en caja a los
departamento afines?
5. SUPERVISIÓN
¿El movimiento diario de ingresos, egresos
por parte de caja, se archivan con los
documentos justificativos para informes o
consultas posteriores?
¿Existe políticas de control posterior a los
arqueos?
¿Existe un responsables que se encargue de
supervisar los arqueos?
¿Se realiza un monitoreo continuo de las
actividades realizadas?
EVALUACIÓN DE RANGOS DE NIVELES DE CONFIANZA
Porcentaje Nivel de Riesgo Nivel de Confianza
0% al 34% Alto Bajo
35% al 68% Medio Medio
69% al 100% Bajo Alto
65
EMPRESA RUIZ ORTIZ SANTILLÁN CÍA. LTDA.
NOVEDADES ENCONTRADAS DE LA CUENTA CAJA.
1. AMBIENTE DE CONTROL
No se elabora manuales de funciones ni se estipula políticas para el manejo de caja.
No se capacita al personal para el manejo de caja y los respectivos arqueos porque no
existe ningún escrito para proporcionar a los empleados.
2. EVALUACIÓN AL RIESGO
No se establece fechas para la elaboración de arqueos de caja además de que no se
solicita las autorizaciones para ejecutar el proceso.
No existen registros de los arqueos que se han realizado a lo largo del periodo fiscal.
No se estipula las responsabilidades del personal.
3. ACTIVIDADES DE CONTROL
No se elabora autorizaciones por escrito para efectuar los desembolsos que se realicen
con caja.
Una misma persona se encarga de manejar los valores dispuestos en caja y también
de realizar las conciliaciones respectivas, aduciendo que es de su entera confianza.
No se efectúan revisiones de los reportes y arqueos presentados ante el gerente, no lo
consideran necesario.
4. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
No se difunde las políticas al personal que lo requiere para elaborar su trabajo
correctamente.
5. SUPERVISIÓN
No se establece políticas de control, por ende, no se realizan dichas evaluaciones.
R: Diseñar políticas de supervisión que ayuden a evaluar el desempeño y las tareas que
el personal desarrolla en la cuenta de caja.
66
RECOMENDACIONES PARA LA CUENTA CAJA.
No se elabora manuales de funciones ni se estipula políticas para el manejo de caja.
Se sugiere contratar personal externo para la elaboración de manuales de
procedimientos para la cuenta caja, además de un código de ética que permita
fomentar los principios y valores que distingan a la empresa.
No se capacita al personal para el manejo de caja y los respectivos arqueos porque no
existe ningún escrito para proporcionar a los empleados.
Establecer un documento con toda la información pertinente que se desarrolla en
el área para realizar la capacitación que el personal necesita para ejecutar de una
mejor manera su trabajo.
No se establece fechas para la elaboración de arqueos de caja además de que no se solicita
las autorizaciones para ejecutar el proceso.
Emitir por medios electrónicos fechas concretas para la elaboración y
presentación de los arqueos de caja que se deben realizar.
No existe registros de los arqueos que se han realizado a lo largo del periodo fiscal.
Llevar un registro físico o electrónico de todos los arqueos de caja para determinar
el comportamiento de la cuenta a lo largo del periodo y poder realizar
comparaciones.
No se estipula las responsabilidades del personal.
Determinar cada uno de los compromisos que tiene el colaborador dentro de la
empresa, para evitar futuras contingencias y que éstos asuman las consecuencias
de las tareas que no se han efectuado.
No se elabora autorizaciones por escrito para efectuar los desembolsos que se realicen
con caja.
Implementar solicitudes de retiro de fondos en caja chica, detallando el
beneficiario, fechas, y el objetivo por el cual solicita dicha cantidad.
67
Una misma persona se encarga de manejar los valores dispuestos en caja y también de
realizar las conciliaciones respectivas, aduciendo que es de su entera confianza.
Delegar a una persona ajena al manejo de fondos de caja que realice los arqueos
pertinentes y determinar el saldo que se mantiene en la cuenta.
No se efectúan revisiones de los reportes y arqueos presentados ante el gerente, no lo
consideran necesario.
Establecer una persona que realice la revisión para asegurar que la información
presentada sea verídica y que no haya malversación de fondos.
No se difunde las políticas al personal que lo requiere para elaborar su trabajo
correctamente.
Implementar lineamientos para la correcta difusión de la información para con las
personas que la necesiten, y detallar que tipo de información es confidencial para
que no se divulgada a toda la compañía.
No se establece políticas de control, por ende, no se realizan dichas evaluaciones.
Diseñar políticas de supervisión que ayuden a evaluar el desempeño y las tareas
que el personal desarrolla en la cuenta de caja.
68
3.5.Bancos
N° PONDERACIÓN CALIFI. OBSERVACIONES
1 10 0 No existe manual.
2 10 0 Inexistencia de políticas.
3 10 1No existe nada estipulado por
escritos.
4 10 1No se establecen claramente los
objetivos.
5 10 7
6 10 8
7 10 8
8 10 0
9 10 7
10 10 0No existen definidas
responsabilidades.
11 10 0 En ciertos casos.
12 10 5 Cada mes.
13 10 0No la misma persona realiza
todo el proceso.
14 10 1 Casi nunca.
15 10 7¿Existe un control numérico de cheques?
3. ACTIVIDADES DE CONTROL
¿Existe autorización previa y por escrito de
los pagos emitidos mediante bancos?
¿Se realizan conciliaciones bancarias
periódicamente?
¿Las conciliaciones son realizadas por una
persona ajena al manejo de la chequera?
¿Se realizan revisión sorpresiva de saldos en
las cuentas bancarias?
¿La apertura de las cuentas bancarias y
firmas responsables son debidamente
autorizadas?
¿Está prohibido emitir cheques en blanco?
¿Existe matrices de riesgo para la cuenta
bancos?
¿Se emiten cheques posfechados?
¿Está definida la responsabilidad de las
personas que manejan la cuenta?
2. EVALUACIÓN AL RIESGO
1. AMBIENTE DE CONTROL
¿Existe un manual de procedimientos en el
que se establezca cada una de las
actividades desarrolladas en la cuenta de
bancos?
¿Existen políticas para la cuenta bancos?
¿La empresa cuenta con un proceso de
inducción para efectuar el trabajo en esta
cuenta?
¿Se cuenta con objetivos establecidos para la
ejecución de los procesos?
¿El personal cuenta con la capacitación
necesaria para manejar la cuenta?
PREGUNTAS
EMPRESA RUIZ ORTIZ SANTILLÁN CÍA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
BANCOS
69
16 10 8
17 10 7
18 10 4 No se comunican al personal.
19 10 5En caso de que se requiera, pero
no periódicamente.
20 10 8
21 10 8
22 10 0No se han estipulado politicas de
control posterior.
23 10 0La misma persona encargada del
manejo de los fondos.
24 10 2 No existe por escrito informes.
25 10 0No posee indicadores de
rendimiento para el proceso.
250 87
¿Existe políticas de control posterior a las
conciliaciones bancarias?
¿Existe un responsable que se encargue de
supervisar la cuenta bancos?
¿Se realiza un monitoreo continuo de las
actividades realizadas en la cuenta bancos?
¿ Se ha implementado herramientas de
evaluación a la gestión realizada por los
responsables de la cuenta?
TOTAL
¿Existen reuniones con la gerencia general
con la finalidad de entregar reportes de las
conciliaciones realizadas?
¿ Se emite un reporte mensual con los saldos
que la empresa cuenta en sus cuentas
bancarias a los departamento afines?
5. SUPERVISIÓN
¿El movimiento diario de ingresos, egresos y
transacciones realizadas utilizadas por medio
de los bancos, se archivan con los
documentos justificativos para informes o
consultas posteriores?
4. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
¿Todos los ingresos y cobranzas realizados
mediante bancos son reportados
oportunamente a la gerencia?
¿Notifican inmediatamente a los bancos de
cambios de personas autorizadas en firmar
cheques?
¿Las políticas son comunicadas y divulgadas
en forma oportuna al personal?
EVALUACIÓN DE RANGOS DE NIVELES DE CONFIANZA
Porcentaje Nivel de Riesgo Nivel de Confianza
0% al 34% Alto Bajo
35% al 68% Medio Medio
69% al 100% Bajo Alto
70
Se aplicará la siguiente fórmula para determinar el nivel de confianza:
𝑵𝒊𝒗𝒆𝒍 𝒅𝒆 𝑪𝒐𝒏𝒇𝒊𝒂𝒏𝒛𝒂 =𝑃𝑢𝑛𝑡𝑢𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑂𝑏𝑡𝑒𝑛𝑖𝑑𝑎
𝑃𝑢𝑛𝑡𝑢𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙× 100
Y de la misma manera se aplicará la siguiente fórmula para determinar el nivel de riesgo:
𝑵𝒊𝒗𝒆𝒍 𝒅𝒆 𝑹𝒊𝒆𝒔𝒈𝒐 = 100 − 𝑁𝑖𝑣𝑒𝑙 𝑑𝑒 𝐶𝑜𝑛𝑓𝑖𝑎𝑛𝑧𝑎
A continuación, se realiza las operaciones con los datos obtenidos en la encuesta
realizada.
𝑵𝑪 =87
250× 100 = 35
𝑵𝑹 = 100 − 35 = 65
Mediante este análisis se determinó que la cuenta Bancos tiene un nivel de riesgo
del 65% que representa un riesgo Medio y un nivel de confianza Medio con el 35%
71
EMPRESA RUIZ ORTIZ SANTILLÁN CÍA. LTDA.
NOVEDADES ENCONTRADAS DE LA CUENTA BANCOS.
1. AMBIENTE DE CONTROL
No posee manual de procedimientos para establecer las actividades que conlleva
la cuenta bancos
La empresa no cuenta con políticas para la elaboración de las conciliaciones
bancarias.
No poseen los procesos estipulados por escrito.
No se ha establecido objetivos para la cuenta bancos que permita medir el
desempeño.
2. EVALUACIÓN AL RIESGO
La empresa evalúa los riesgos que se acontecen, pero no lo dejan por escrito para
tener un respectivo registro de dichos inconvenientes y darle un seguimiento.
3. ACTIVIDADES DE CONTROL
La misma persona encargada de manejar las cuentas bancarias, realiza las
conciliaciones e informa a la gerencia sobre los saldos que la empresa posee cada
fin de mes.
Las conciliaciones se efectúan mensualmente.
No se realiza revisiones sorpresivas de las conciliaciones.
4. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
La información solo se maneja entre los tres socios de la empresa y con el
departamento contable, ya que los socios supervisan todo el trabajo.
Los reportes se realizan cada vez que los directivos desean saber la información
relevante de la empresa para toma de decisiones y si se está cumpliendo con el
cronograma que se ha establecido.
5. SUPERVISIÓN
No se cuenta con políticas de revisión posterior, para confirmar saldos.
No se cuenta con un supervisor en las conciliaciones.
No se posee por escrito el nivel de cumplimiento de la persona que elabora las
conciliaciones o indicadores para realizar esta evaluación.
72
RECOMENDACIONES PARA LA CUENTA BANCOS.
No posee manual de procedimientos para establecer las actividades que conlleva la cuenta
bancos
Estructurar y diseñar un plan estratégico integral para determinar detalladamente
todos los procesos de la cuenta bancos, que contribuyan al crecimiento de la
empresa.
La empresa no cuenta con políticas para la elaboración de las conciliaciones bancarias.
Definir con claridad y especificaciones, todos los procesos que se llevan a cabo
en el área de bancos.
No poseen los procesos estipulados por escrito.
Se aconseja una vez elaborado los manuales, llevarlos por escrito y difundir la
información a los colaboradores.
No se ha establecido objetivos para la cuenta bancos que permita medir el desempeño.
Establecer índices de desempeño en todo lo referente a la cuenta bancos, ya que
es muy importante en el manejo de fondos de la entidad.
La empresa evalúa los riesgos que se acontecen, pero no lo dejan por escrito para tener
un respectivo registro de dichos inconvenientes y darle un seguimiento.
Se debe tener estipulado por escrito todos los hallazgos en la cuenta, de esta
manera se podrá observar las fluctuaciones para poder mejorar.
La misma persona encargada de manejar las cuentas bancarias, realiza las conciliaciones
e informa a la gerencia sobre los saldos que la empresa posee cada fin de mes.
Designar una persona para que realice las conciliaciones bancarias, que no tenga
ninguna vinculación con el manejo de estos fondos.
73
Las conciliaciones se efectúan mensualmente.
Realizar conciliaciones por lo menos dos veces por mes para determinar las
variaciones usuales que tienen las cuentas bancarias en el mes y poder evitar
posibles sobregiros.
No se realiza revisiones sorpresivas de las conciliaciones.
Establecer aleatoriamente la revisión de por lo menos tres meses en el año, para
constatar la veracidad de la información elaborada.
La información solo se maneja entre los tres socios de la empresa y con el departamento
contable, ya que los socios supervisan todo el trabajo.
Se debe socializar las nuevas actividades que se afecten a la cuenta de bancos con
los departamentos que dependan de dicha información.
Los reportes se realizan cada vez que los directivos desean saber la información relevante
de la empresa para toma de decisiones y si se está cumpliendo con el cronograma que se
ha establecido.
Se recomienda a la gerencia establecer fechas recurrentes para la revisión de la
información que se ha proporcionado por el departamento en relación a los bancos
que la compañía maneja.
No se cuenta con políticas de revisión posterior, para confirmar saldos.
Realizar por escrito las políticas pertinentes con el giro del negocio, para
revisiones posteriores y mejorar el proceso de conciliaciones.
No se cuenta con un supervisor en las conciliaciones.
Se debe delegar la función de supervisión a una persona ajena al manejo de la
cuenta bancos.
No se posee por escrito el nivel de cumplimiento de la persona que elabora las
conciliaciones o indicadores para realizar esta evaluación.
Elaborar cronogramas de actividades para verificar el cumplimiento de las
tareas asignadas.
74
3.6.Cuentas por Cobrar
N° PONDERACIÓN CALIFI. OBSERVACIONES
1 10 0 No existen manuales.
2 10 0No establecen políticas para el
proceso.
3 10 1 Rara vez.
4 10 0No establecen objetivos
especificos.
5 10 2El sistema no proporciona dicha
información.
6 10 2
No poseen un sistema que refleje
a detalle el procedimiento de
cobro.
7 10 8
8 10 5Por el giro del negocio no se
realiza los reportes a diario.
9 10 2No se lo realiza de manera
escrita.
10 10 4Solo se emite un informe por
parte del encargado.
11 10 6El giro del negocio se maneja a
varios plazos.
12 10 1La misma persona realiza las dos
actividades.
13 10 8
2. EVALUACIÓN AL RIESGO
EMPRESA RUIZ ORTIZ SANTILLÁN CÍA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CUENTAS POR COBRAR
PREGUNTAS
1. AMBIENTE DE CONTROL
¿Se encuentra contemplado un manual para
cuentas por cobrar?
¿La empresa posee políticas para el
procedimiento de cuentas por cobrar?
¿Se capacita al personal para efectuar
cobranzas?
¿Se cuenta con objetivos establecidos para la
ejecución de la conciliación?
¿Existe un registro en el sistema de las
personas que tienen acceso a la información
de cobranza?
¿Poseen mecanismos que garanticen
procedimientos existentes para cobros?
¿Se realiza provisiones mensuales de las
cuentas que se encuentran pendientes de
cobro?
¿Existen reportes de los cobros efectuados a
diario?
¿Está definida la responsabilidad de las
personas que manejan la información de
cobranzas?
3. ACTIVIDADES DE CONTROL
¿El informe de cuentas pendientes de cobro
contiene firmas de aprobación de la
informacion?
¿Se efectuan análisis periódicamente de las
cuentas que tienen más de 60 dias impagas?
¿La revisión de los cobros son realizados por
una persona ajena al manejo de las
cobranzas?
¿Se verifica la secuencia de comprobantes de
ingreso con las fecha de cobro?
75
Se determinará de igual manera el nivel de confianza y riesgo.
𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐂𝐨𝐧𝐟𝐢𝐚𝐧𝐳𝐚 =Puntuación Obtenida
Puntuacion Total× 100
𝐍𝐂 =85
210× 100 = 40
𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐑𝐢𝐞𝐬𝐠𝐨 = 100 − Nivel de Confianza
𝐍𝐑 = 100 − 40 = 60
Mediante este análisis se determinó que Cuentas por Cobrar tiene un nivel de
riesgo del 60% que representa un riesgo Medio y un nivel de confianza Medio con el 40%
14 10 8
15 10 3Las políticas no se encuentran de
manera escrita.
16 10 7
17 10 8
18 10 8
19 10 2 Pero no por escrito.
20 10 7
21 10 3No se han estipulado
indicadores.
210 85
4. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
TOTAL
¿Todos los cobros son reportados
oportunamente al departamento
correspondiente?
¿Las políticas son comunicadas y divulgadas
en forma oportuna al personal?
¿Existen reuniones con la gerencia general
con la finalidad de entregar reportes de los
valores pendiente de cobro?
¿ Se emite un reporte mensual con los saldos
que la empresa ha recaudado?
5. SUPERVISIÓN
¿Los cobros realizados, se archivan con los
documentos justificativos para informes o
consultas posteriores?
¿Poseen políticas de control posterior para
cuentas por cobrar?
¿Se realiza un monitoreo contínuo de las
actividades realizadas?
¿ Se realiza evaluaciones a la gestión
realizada por los responsables de cartera?
EVALUACIÓN DE RANGOS DE NIVELES DE CONFIANZA
Porcentaje Nivel de Riesgo Nivel de Confianza
0% al 34% Alto Bajo
35% al 68% Medio Medio
69% al 100% Bajo Alto
76
EMPRESA RUIZ ORTIZ SANTILLÁN CÍA. LTDA.
NOVEDADES ENCONTRADAS DE CUENTAS POR COBRAR.
1. AMBIENTE DE CONTROL
No se ha implementado ningún tipo de manual con las directrices necesarias que
conlleva la cuenta de cobranzas ni el desglose de los procedimientos para poder
realizar evaluaciones a las operaciones realizadas.
2. EVALUACIÓN AL RIESGO
El sistema utilizado no genera garantías de una correcta presentación de
información ya que ésta puede ser manipulada sin dejar indicios de que persona
la modificó, además de que no proporciona un detalle de las personas que ingresan
al módulo y que actividades realizaron dentro de ésta.
3. ACTIVIDADES DE CONTROL
No existe segregación de funciones ya que la misma persona que realiza las
cobranzas, elabora los reportes de cobro que se han realizado mensualmente ya
que el giro del negocio no conlleva tanto movimiento en la cuenta por cobrar.
4. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Falencia en la divulgación de la información en las emisiones de políticas para el
mejoramiento de proceso de cobranza.
5. SUPERVISIÓN
No poseen indicadores para observar la gestión realizada en cuentas por
cobrar, ni evaluaciones para saber el nivel de conocimiento de la persona
encargada sobre el trabajo que debe desempeñar.
77
RECOMENDACIONES PARA CUENTAS POR COBRAR.
No se ha implementado ningún tipo de manual con las directrices necesarias que conlleva
la cuenta de cobranzas ni el desglose de los procedimientos para poder realizar
evaluaciones a las operaciones realizadas.
Implantar procedimientos para determinar la importancia de este rubro y el grado
de interés que es para la empresa, estableciendo flujogramas y establecer la
relación de cada uno de los departamentos de la empresa.
El sistema utilizado no genera garantías de una correcta presentación de información ya
que ésta puede ser manipulada sin dejar indicios de que persona la modificó, además de
que no proporciona un detalle de las personas que ingresan al módulo y que actividades
realizaron dentro de ésta.
Establecer usuarios y contraseñas solamente a las personas que desarrollan sus
actividades en la cuenta de cobranzas y que se pueda detallar dentro del sistema
que actividades realizaron para establecer responsabilidades y penalidades si
dicha información no es la correcta.
No existe segregación de funciones ya que la misma persona que realiza las cobranzas,
elabora los reportes de cobro que se han realizado mensualmente ya que el giro del
negocio no conlleva tanto movimiento en la cuenta por cobrar.
Delegar a una persona externa al manejo de la cartera, la supervisión de la
información presentada por el encargado de la cuenta para poder determinar la
veracidad de los cobros que se realizan de las oficinas y departamentos de la
empresa.
Falencia en la divulgación de la información en las emisiones de políticas para el
mejoramiento de proceso de cobranza.
Implementar mensualmente por medios electrónicos las actualizaciones,
modificaciones o cambios que se van a efectuar en cuentas por cobrar.
78
No poseen indicadores para observar la gestión realizada en cuentas por cobrar, ni
evaluaciones para saber el nivel de conocimiento de la persona encargada sobre el trabajo
que debe desempeñar.
Implantar evaluaciones periódicas, de preferencia trimestrales para conocer y
poder establecer capacitaciones al personal para que desarrollen de mejor manera
y con eficiencia su trabajo dentro de la empresa.
79
3.7.Cuentas por Pagar
N° PONDERACIÓN CALIFI. OBSERVACIONES
1 10 0No contiene manual para
cuentas por pagar.
2 10 0 No existe.
3 10 0 No mantienen ninguna inducción.
4 10 0No cuentas con objetivos para el
módulo.
5 10 0 No se realiza capacitaciones.
6 10 4 Pero no de manera escrita.
7 10 5Se basan en los estados de
cuenta.
8 10 8
9 10 7
10 10 2No se evidencia por escrito o e-
mail.
11 10 7
12 10 0 Nunca.
13 10 8
2. EVALUACIÓN AL RIESGO
EMPRESA RUIZ ORTIZ SANTILLÁN CÍA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CUENTAS POR PAGAR
PREGUNTAS
1. AMBIENTE DE CONTROL
¿Cuentan con un manual de procedimientos
para cuentas por pagar?
¿Existe políticas para la emisión de pagos a
los proveedores?
¿La empresa cuenta con un proceso de
inducción para efectuar pagos?
¿Se cuenta con objetivos establecidos para
cuentas por pagar?
¿El personal cuenta con la capacitación
necesaria para realizar los pagos por medios
electrónicos?
¿Se solicita autorización al gerente para la
emisión de pagos?
¿Existen mecanismos que garanticen la
fiabilidad en el procedimiento para pagos?
¿Los egresos se encuentran prenumerad y
preimpresa?
¿Está definida la responsabilidad de las
personas que manejan valores que se
cancelan?
3. ACTIVIDADES DE CONTROL
¿Existe autorización previa y por escrito de
las salidas de efectivo?
¿Se realizan supervisiones de los pagos
periódicamente?
¿Se realiza revisión sorpresiva de pagos?
¿Se verifica la secuencia de fechas con la
registrada en el sistema?
80
Se determinará de igual manera el nivel de confianza y riesgo.
𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐂𝐨𝐧𝐟𝐢𝐚𝐧𝐳𝐚 =Puntuación Obtenida
Puntuacion Total× 100
𝐍𝐂 =86
220× 100 = 39
𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐑𝐢𝐞𝐬𝐠𝐨 = 100 − Nivel de Confianza
𝐍𝐑 = 100 − 39 = 61
Mediante este análisis se determinó que Cuentas por Pagar tiene un nivel de riesgo
del 61% que representa un riesgo Medio y un nivel de confianza Medio con el 39%
14 10 7
15 10 3No se comenta al personal sobre
las nuevas políticas implantadas.
16 10 7
17 10 8
18 10 8
19 10 3 No se han establecido.
20 10 3 Nadie realiza evaluaciones.
21 10 3No se ha delegado a ninguna
persona.
22 10 3No cuentan con indicadores de
productividad.
220 86
4. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
TOTAL
¿Todos los pagos a proveedores son
reportados oportunamente al gerente?
¿Las políticas son comunicadas y divulgadas
en forma oportuna al personal?
¿Existen reuniones con la gerencia general
con la finalidad de entregar reportes de los
pagos realizados?
¿ Se emite un reporte mensual con los saldos
que la empresa tiene por pagar a los
departamento afines?
5. SUPERVISIÓN
¿Poseen un archivo que justifiquen los pagos
realizados ?
¿Existe politicas de control posterior a los
pagos efectuados?
¿Existe un responsables que se encargue de
supervisar los pagos?
¿Se realiza un monitoreo continuo de las
actividades realizadas?
¿ Se encuentran establecidos indicadores
para evaluar el desempeño del área?
EVALUACIÓN DE RANGOS DE NIVELES DE CONFIANZA
Porcentaje Nivel de Riesgo Nivel de Confianza
0% al 34% Alto Bajo
35% al 68% Medio Medio
69% al 100% Bajo Alto
81
EMPRESA RUIZ ORTIZ SANTILLÁN CÍA. LTDA.
NOVEDADES ENCONTRADAS DE CUENTAS POR PAGAR.
1. AMBIENTE DE CONTROL
La empresa no posee manuales ni políticas para cuentas por pagar en donde se
detalla la responsabilidad que cada puesto de trabajo.
2. EVALUACIÓN AL RIESGO
Las autorizaciones de pago no se sustentan bajo ningún.
3. ACTIVIDADES DE CONTROL
No se observa ninguna evidencia de firmas autorizando los pagos de cada mes.
4. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
No se difunde ni se comunica al personal del área de cuentas por pagar las nuevas
modificaciones en actividades que se implementan o modifican.
5. SUPERVISIÓN
No se realizan supervisiones o monitoreo de las actividades que se hayan
efectuado por parte del personal de cuentas por pagar.
82
RECOMENDACIONES PARA CUENTAS POR PAGAR.
La empresa no posee manuales ni políticas para cuentas por pagar en donde se detalla la
responsabilidad que cada puesto de trabajo.
Elaborar manuales y establecer políticas para cuentas por pagar, ya que esa es la
falencia que se encontró en todas las áreas.
Las autorizaciones de pago no se sustentan bajo ningún.
Realizar mediante email para mayor facilidad para las partes un documento
detallando todos los proveedores que se desea cancelar con las fechas y valores a
depositar para emitir de manera más ágil su autorización.
No se observa ninguna evidencia de firmas autorizando los pagos de cada mes.
R: Establecer a fin de mes un archivo, detallando los pagos que se han efectuado
con los valores correspondientes.
No se difunde ni se comunica al personal del área de cuentas por pagar las nuevas
modificaciones en actividades que se implementan o modifican.
Establecer un comunicado mensual preferente por correo electrónico a todo el
personal de la empresa sobre las modificaciones en las actividades que se haya
determinado por la gerencia.
No se realizan supervisiones o monitoreo de las actividades que se hayan efectuado por
parte del personal de cuentas por pagar.
Establecer a una persona encargada de supervisar las actividades que se realizan
por parte de cuentas por pagar, para poder establecer posibles riesgos y
mejorarlos.
83
3.8.Cuadro Comparativo aplicando COSO III
N° Principios Situación Actual Situación Aplicando
COSO II
1.
Am
bie
nte
de
con
trol
Principio 1: Demuestra
compromiso con la
integridad y los valores
éticos.
No se han estipulado
valores que representen
a la compañía.
Establecer estándares de
conducta y principios
rigurosos para establecer
directrices de trabajo.
Principio 2: Ejerce
responsabilidad de
supervisión.
Inexistencia de
objetivos a corto y
largo plazo.
Establecer objetivos,
frente a las expectativas de
los socios
Principio 3: Establece
estructura, autoridad, y
responsabilidad.
Inexistencia de
estructura
organizacional por
escrito.
Elaboración de
organigrama estructural y
funcional de la empresa.
Principio 4: Demuestra
compromiso para la
competencia.
No se cuenta con
manuales de funciones,
ni programa de
incentivos para el
excelente desempeño
de los trabajadores.
Implementar políticas de
incentivos enfocadas a los
colaboradores para crear
una cultura organizacional
en la que se reconozca el
esfuerzo y desempeño en
sus funciones
Principio 5: Hace
cumplir con la
responsabilidad.
No se cuenta con
cronograma de
actividades diarias,
para conocer el tiempo
de cada proceso.
Establecer tareas
asignadas y consolidar los
resultados para determinar
falencias.
84
2.
Evalu
aci
ón
al
ries
go
Principio 6: Especifica
objetivos relevantes.
No se evalúan si han
cumplido con los
objetivos específicos
que han contemplado
en un proyecto.
Establecer porcentajes de
cumplimiento sobre los
objetivos a corto plazo.
Principio 7: Identifica y
analiza los riesgos.
No se han establecido
los riesgos externos, a
los que se expone el
mercado de la
construcción.
Determinar absolutamente
todos los factores que
intervengan en un riesgo
para que un proyecto de
construcción no se
concrete.
Principio 8: Evalúa el
riesgo de fraude.
No se considera el
volumen de actividades
que cada persona
realiza ni las presiones
que ejercen en ellas.
La Administración se debe
encargada de ordenar la
clasificación de las
actividades dentro de la
organización para la
supervisión.
Principio 9: Identifica y
analiza cambios
importantes.
No se realiza evalúa
sobre los cambios en
riesgos los externos que
se puede presentar.
Establecer controles para
identificar y comunicar
los cambios externos que
afecten al movimiento del
negocio.
3.
Act
ivid
ad
es d
e co
ntr
ol
Principio 10:
Selecciona y desarrolla
actividades de control.
No se implementan
evaluaciones al
personal sobre el
trabajo desarrollado.
Establecer capacitaciones
al personal y evaluaciones
sobre los mismos para
detectar fallas en el
desempeño de sus
actividades.
Principio 11:
Selecciona y desarrolla
Establecer usuarios
asignados que detallen que
85
controles generales
sobre tecnología
No existen claves ni
asignación de usuarios
para el ingreso de la
información financiera
y contable.
actividades realizaron con
fecha y hora de duración
del ingreso, modificación
o eliminación de
información.
Principio 12: Se
implementa a través de
políticas y
procedimientos.
No se divulga los
nuevos procesos o
procedimientos que se
implementan, a los
empleados, ni se
realzan por escrito.
Establecer comunicación
de las acciones correctivas
que se han implementado o
procesos que se han
eliminado o modificado.
Principio 13: Usa
información Relevante.
No se establece que
tipo de información es
prioritaria y de utilidad
para la toma de
decisiones por parte de
los socios.
Crear controles que
detecten las información
más importante y si es de
utilidad para la empresa.
4.
Sis
tem
as
de
info
rmaci
ón
Principio 14: Comunica
internamente.
No se generan correos
institucionales para
cada trabajador y de
esta manera dejar
constancia de la
información enviada o
recibida.
Toda la información que se
genere de forma
importante se debe enviar
con copia a gerencia y
estableciendo correos para
cada empleado.
Principio 15: Comunica
externamente.
No se mantiene una
base de datos de
clientes para envío de
Se debe adecuar canales
apropiados de
comunicación para
86
información acerca de
nuevos proyectos de
construcciones y
difusión de los
servicios que se
ofrecen.
clientes y proveedores para
obtener una comunicación
directa con la
administración encargada.
5.
Su
per
vis
ión
Principio 16: Conduce
evaluaciones continuas
y/o independientes.
No se realiza ningún
tipo de evaluación a los
trabajadores, ni se
encuentran
establecidos
indicadores de gestión.
Realizar evaluaciones a los
empleados para determinar
la capacidad de
comprensión sobre el
trabajo que están
ejecutando.
Principio 17: Evalúa y
comunica deficiencias.
No existen reportes por
escrito sobre las
falencias encontradas
en el cumplimiento de
las actividades
remitidas a la gerencia
general.
Incorporar condiciones de
reportes continuos sobre
las actividades efectuadas
por los departamentos y su
nivel de cumplimiento de
las tareas determinadas.
87
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
La gerencia no ha establecido políticas que regulen el comportamiento y detallen
las funciones y responsabilidades de cada persona dentro de la empresa ya que
esto es un factor fundamental para lograr el cumplimiento de los objetivos.
El control interno de la empresa es deficiente por lo que ocasiona que no se cumpla
los controles necesarios y establecer los posibles riesgos que puedan afectar al
giro del negocio y eventos que la empresa pueda verse expuesta.
El diseño y la implementación de un adecuado funcionamiento del control interno
se orienta como primer punto a los niveles directivos y poniendo mucho énfasis
en la gerencia, para velar por el cumplimiento de las normas, objetivos, metas a
corto y largo plaza que la empresa desee alcanzar.
No existen manuales de control interno en ninguna de las áreas de la empresa que
se hayan establecido de manera formal, sin embargo, todo el personal que labora
en la compañía realiza sus actividades en concordancia con las órdenes emitidas
y en base a la experiencia que han adquirido.
La falta de indicadores que permitan evaluar la gestión que cada área desarrolla
ocasiona que no se pueda realizar evaluaciones y observar el nivel de
cumplimiento de cada una de sus tareas dentro de la empresa, para poder emitir
decisiones adecuadas y oportunas.
88
RECOMENDACIONES
Involucrar a todas las áreas de empresa para el establecimiento de objetivos,
políticas, metas individuales y en conjunto para que todos se sientan
comprometidos e incluidos en las decisiones que se requiera tomar en momento
de contingencias y de esta manera elegir la mejor decisión.
El Gerente de la compañía deberá establecer un sistema de Control enfocado a
optimizar todos los recursos que la empresa posea, en todas las áreas para lograr
utilizar el máximo provecho de éstas y llegar a cumplir los niveles de eficiencia y
eficacia.
La administración deberá considerar la gran importancia que el Control Interno es
para la evaluación y detección de futuros riesgos, de esta manera poder impartir
la información necesaria que cada área necesite conocer y por otro lado verificar
si se está cumpliendo con la planificación programada y los objetivos
fundamentales por lo cual fue creada la empresa.
La empresa debe proporcionar de manera escrita los cambios que se realizan los
cuales ayudan a mejorar los procesos de cada departamento y capacitar al personal
ante estos cambios, con el fin de dar el respectivo seguimiento para prevenir y
detectar a tiempo los riesgos y de esta manera corregirlos en la brevedad posible.
Cada uno de los departamentos de la empresa RUIZ ORTIZ SANTILLÁN CÍA.
LTDA. debe alinearse a los objetivos organizacionales y definir estrategias que
garantice que el sistema de control interno permita verificar y evaluar el
desempeño del personal.
89
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a4129e09dbfa&v=&b=&from_search=2.
91
ANEXOS
92
Anexo A. Estado de Situación Financiera Ruiz Ortiz Santillán Cía. Ltda.
93
Anexo B. Cuestionario a Clientes
Los clientes calificaron el servicio prestado con un 60% como excelente, por lo que lo
consideramos como una Oportunidad.
Los clientes respondieron que conocieron la empresa con un 60% por referencia de
personas de su entorno, así que lo calificaremos como una Oportunidad.
94
Las personas encuestadas respondieron con un 80% que el servicio solicitado se lo
entregaron en el plazo acordado, por eso lo identificamos como una Oportunidad.
Podemos identificar que la con un 60 los clientes consideran el precio del servicio como
accesible considerándolo como una Oportunidad.
95
Los clientes con un 80% respondieron que sí volverían a utilizar el servicio de Ruiz
Ortiz Santillán Cía. Ltda., pero para considerarlo debería estar el 100% de los clientes,
por ello determinamos una Amenaza
Los clientes con un 100% respondieron que sí recomendarían los servicios que presta la
empresa por ello determinamos una Oportunidad.
96
Con respecto al trato del personal, los clientes respondieron con un 50% que la atención
es excelente considerando estos factores se determina que es una Amenaza.
Los clientes respondieron con un 80% que el tiempo de entrega propuesto por la
empresa es satisfactorio por ello lo consideramos como una Oportunidad.
97
En base a la pregunta realizada los clientes respondieron con un 80% que la empresa
cuenta con la facilidad de actuar con rapidez ante cualquier eventualidad, así que lo
consideramos una Oportunidad.
Las personas encuestas indican que, si han recibido en un 100% su factura con los
detalles claros del servicio, por lo que permite identificar como una Oportunidad.
Anexo C. Cuestionario a Proveedores
98
Se dispone de un grupo amplio de proveedores, no nos permite realizar un control
apropiado, pero en cualquier eventualidad que uno de los proveedores no disponga del
material se puede recurrir con facilidad a otro proveedor, esta condición se define como
una Oportunidad.
Lo proveedores que tenemos en la actualidad y que suministran de un bien servicio, lo
realizan en su mayoría de forma continua con un 63%, también tenemos el 25% de
proveedores que nos abastecen ocasionalmente y un 17% de forma temporal. Por ello
esto se define como una Oportunidad.
99
Con un 13% nos indica que no prefieren dar facilidades de pago, con un 25% casi
siempre y con un 62% nos indica que si nos proporcionan las facilidades de pago que es
de vital importancia para la compañía por ello nos permite identificar como una
Oportunidad.
Se puede concluir que los proveedores llevan ofreciendo sus bienes y/o servicios entre
seis meses a un año con un 12%, existe en los proveedores de entre uno a tres años y
con un 88% se encuentra entre más de tres años, esto permite concluir que existe una
fuerte confianza por parte del proveedor, y por ello determinamos mediante este análisis
una Oportunidad.
100
Los proveedores encuestados manifestaron que conceden garantías en un 100% en los
bienes y/o servicios que prestan a la empresa y se debe aprovechar esta garantía ya que
permite proporcionar calidad a nivel de la construcción y por ello representa una
Oportunidad.
Los proveedores encuestados manifestaron que los principales beneficios que otorgan a
sus clientes es la calidad en los bienes y/o servicios con un 100% y se debe aprovechar
esta garantía ya que permite proporcionar calidad a nivel de la construcción y por ello
representa una Oportunidad.
101
Para ofertar bienes y/o servicios por parte de los proveedores manifiestan con un 50%
que es la radio y televisión el medio más conveniente para ofertar, con un 38% es el
internet, y amigos y colegas un 12%; lo que genera para la empresa una Oportunidad.
La frecuencia de suministrar bienes y servicios por parte de los proveedores a la
compañía se lo realiza de la siguiente manera un 13% lo realiza de forma anual, un 12%
de manera semestral y un 75% de manera constante es decir mensualmente lo que
genera para la empresa una Oportunidad.
102
Se identifica que los proveedores manifiestan tener el personal altamente capacitado con
un 88% y medianamente capacitado con un 12% que permite determinar esta evaluación
como una Amenaza.
Al evaluar este parámetro nos permite evidenciar que existe un alto compromiso por
parte de los proveedores dando con un resultado que los bienes y/o servicios que
presentan a sus clientes son excelentes con el del 100%, y esto se convierte en una
Oportunidad.
103
Anexo D. Cuestionario a Trabajadores
El personal indica lo siguiente; se identifica con un 60% que conoce medianamente y
con el 20% que no conocen, este análisis presenta diferentes significados por los
empleados, sin embargo, se concluye que no es conocida la misión y por ello se
considera una Debilidad.
El personal indica con un 25% la empresa dispone de un organigrama funcional, al igual
que otro 25% considera que existe un organigrama estructural; sin embargo, un 50%
indica que no tienen la empresa un organigrama por ello se considera una Debilidad.
104
El personal indica con un 25% las políticas de la empresa son claras, un 75% las
interpreta de una manera media y un ninguno de los colaboradores expreso que no
existe las políticas por ello la consideramos como una Debilidad.
El personal indica lo siguiente; se identifica con un 25% que conocen totalmente, con
un 50% que conoce medianamente y con el 25% que no conocen, este análisis presenta
diferentes significados por los empleados, sin embargo, se concluye que no es conocida
la misión y por ello se considera una Debilidad.
105
El personal indica con un 75% le encanta su trabajo, un 25% que se encuentra en una
zona media, pero si se siente augusto, y un 0% nos dice que no le gusta su trabajo, por
ello notamos que los colaboradores que sienten augusto en su trabajo, por tanto, lo
definimos como una Fortaleza.
Los colaboradores indican con un 25% que consideran que en la compañía se desarrolla
un liderazgo medio, un 75% consideran que el liderazgo es Alto, por ello consideramos
una Fortaleza.
106
El 50% manifiesta que recibe muy pocas capacitaciones, con un 50% recibió
capacitación adecuada, por ello este análisis permite determinar una Debilidad.
Respecto a la declaración y pago de obligaciones tributarias se manifiesta con un 100%
que siempre se cumplen con sus obligaciones y que sus pagos se dan dentro del plazo
establecido lo que permite definir como una Fortaleza.
107
La presentación a los Estados Financieros con un 33% se lo realiza de forma semestral,
y con un 67% se lo presenta a la gerencia de forma anual, al realizar el análisis referente
a la información financiera se define como una Debilidad.
Los colaboradores nos indican con un 20% que los sistemas informáticos utilizados son
de punta, un 60% informan que son actualizados y un 20% indican que son
instrumentos antiguos, lo que nos permite identificar esta información como Debilidad.
108
Los colaboradores en respuesta a la pregunta se manifiestan totalmente de acuerdo con
un 100% que el plan de cuenta se encuentra acorde a las plenas necesidades de la
empresa, por ello lo consideramos como una Fortaleza.
En respuesta a esta pregunta los colaboradores indican que la empresa no ha tenido
ninguna multa laboral con los entes reguladores a las que se sujeta la compañía, por ello
lo definimos como una Fortaleza.
109
Con un 33% los colaboradores se expresan de existe falta de espacio para resguardar los
documentos que se utiliza contablemente, y un 67% afirma que, si existe un espacio
adecuado y seguro para salvaguardar la información, por lo que lo definimos como una
Fortaleza.
