UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

TÍTULO DE LA TESIS

AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA EN EL “HOTEL QUITO” PARA

MEJORAR SU EFICIENCIA, EFICACIA Y EFECTIVIDAD.

TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN

CONTABILIDAD Y

AUDITORÍA, CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA

AUTORA:

SONIA CECILIA ALVAREZ BOLAÑOS

DIRECTOR DE TESIS:

DR. PATRICIO ORCÉS S., MBA

Quito, DM., Junio del 2012

DEDICATORIA

A mi madre, a mi hija Nancy y a mi hermana Nancy quienes me brindaron su apoyo a lo

largo de mi carrera universitaria y a todos quienes de una u otra manera, colaboraron en

la realización de mi tesis.

ii

AGRADECIMIENTO

A Dios, por darme fortaleza y sabiduría para llegar a culminar esta meta tan importante

para mi vida.

A mi hija por ser el apoyo incondicional para terminar mis estudios.

A mi madre y hermana por su apoyo durante esta etapa de mi vida que ha sido llena de

sacrificios, pero que finalmente se ha culminado.

A la Empresa Hotel Quito por permitirme desarrollar la presente tesis y proporcionarme

la información necesaria para la culminación de mi investigación, principalmente a la

Directora Financiera, María Cecilia Puyol y a la Contadora Myriam Bautista.

A mi Director de Tesis Dr. Patricio Orcés S. por ser mi guía y que con su constancia y

conocimiento me permitió desarrollar mi tesis.

iii

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL Yo, Sonia Cecilia Álvarez Bolaños en calidad de autor del trabajo de investigación o

tesis realizada sobre “AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA EN EL “HOTEL

QUITO” PARA MEJORAR SU EFICIENCIA, EFICACIA Y EFECTIVIDAD”, por la

presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de

todos los contenidos que me pertenecen o de parte de los que contienen esta obra,

con fines estrictamente académicos o de investigación.

Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente

autorización, seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los

artículos 5, 6, 8; 19 y demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su

Reglamento.

Quito, a 30 de junio del 2012

__________________________ Sonia Cecilia Álvarez Bolaños

C.I. 170990877-4

sonial_n@hotmail.es

iv

v

ÍNDICE DE CONTENIDOS

CAPITULO I

1. ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA

1.1. ANTECEDENTES 1

1.1.1. BASE LEGAL 1

1.1.2. OBJETIVOS DE LA EMPRESA 3

1.2. HOTEL QUITO 3

1.2.1. RESEÑA HISTÓRICA 3

1.2.2. ORGANIGRAMAS 5

1.2.2.1. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL 6

1.2.2.2. ORGANIGRAMA FUNCIONAL 8

1.2.2.3. ORGANIGRAMA PERSONAL 26

CAPÍTULO II

2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

2.1. VISIÓN 28

2.2. MISIÓN 28

2.3. OBJETIVOS DE LAS ÁREAS 28

2.4. POLÍTICAS 29

2.5. ESTRATEGIAS 29

2.6. PRINCIPIOS Y VALORES 30

CAPÍTULO III

3. ANÁLISIS SITUACIONAL

3.1. ANÁLISIS INTERNO 32

3.1.1 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS. 32

3.1.1.1. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

DEL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS 32

3.1.1.2. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

DEL ÁREA DE ADQUISICIONES 36

3.1.1.3 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

DEL ÁREA DE HABITACIONES 43

3.1.1.4 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

DEL ÁREA DE RECEPCIÓN 46

vi

3.2. ANÁLISIS EXTERNO 48

3.2.1. INFLUENCIA MACROECONÓMICAS 48

3.2.1.1. FACTOR POLÍTICO 48

3.2.1.2. FACTOR ECONÓMICO 49

3.2.1.3. FACTOR SOCIAL 51

3.2.1.4. FACTOR TECNOLÓGICO 51

3.2.1.5. FACTOR LEGAL 53

3.2.2. INFLUENCIAS MICROECONÓMICAS 54

3.2.2.1. CLIENTES 54

3.2.2.2. PROVEEDORES 60

3.2.2.3. COMPETENCIA 60

3.2.2.4. PRECIOS 62

CAPÍTULO IV

4. AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA AL ÁREA DE ADQUISICIONES

4.1. FASE I. PLANIFICACIÓN 64

4.1.1. PLANIFICACIÓN PRELIMINAR 64

4.1.2. PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA 70

4.2. FASE II. EJECUCIÓN DEL TRABAJO 71

4.2.1. PROGRAMACIÓN 71

4.2.2. EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO 82

4.2.3. MEDICIÓN DE RIESGOS DE AUDITORÍA 103

4.2.4. APLICACIÓN DE TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS 106

4.2.5. PAPELES DE TRABAJO 122

4.2.6. HALLAZGOS DE AUDITORÍA 155

4.3. FASE III. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS 165

4.4. FASE IV. EVALUACIÓN CONTINUA 174

CAPÍTULO V

5. AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA AL ÁREA DE RECURSOS

HUMANOS

5.1. FASE I. PLANIFICACIÓN 178

5.1.1. PLANIFICACIÓN PRELIMINAR 178

5.1.2. PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA 184

5.2. FASE II. EJECUCIÓN DEL TRABAJO 185

5.2.1. PROGRAMACIÓN 185

5.2.2. EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO 195

5.2.3. MEDICIÓN DE RIESGOS DE AUDITORÍA 199

5.2.4. APLICACIÓN DE TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS 201

5.2.5. PAPELES DE TRABAJO 204

5.2.6. HALLAZGOS DE AUDITORÍA 232

5.3. FASE III. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS 237

5.4. FASE IV. EVALUACIÓN CONTINUA 243

vii

CAPÍTULO VI

6. AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA AL ÁREA DE HABITACIONES

6.1. FASE I. PLANIFICACIÓN

6.1.1. PLANIFICACIÓN PRELIMINAR 245

6.1.2. PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA 249

6.2. FASE II. EJECUCIÓN DEL TRABAJO 250

6.2.1. PROGRAMACIÓN 250

6.2.2. EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO 258

6.2.3. MEDICIÓN DE RIESGOS DE AUDITORÍA 260

6.2.4. APLICACIÓN DE TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS 262

6.2.5. PAPELES DE TRABAJO 266

6.2.6. HALLAZGOS DE AUDITORÍA 298

6.3. FASE III. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS 302

6.4. FASE IV. EVALUACIÓN CONTINUA. 309

CAPÍTULO VII

7. AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA AL ÁREA DE RECEPCIÓN

7.1. FASE I. PLANIFICACIÓN 311

7.1.1. PLANIFICACIÓN PRELIMINAR 311

7.1.2. PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA 315

7.2. FASE II. EJECUCIÓN DEL TRABAJO 316

7.2.1. PROGRAMACIÓN 316

7.2.2. EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO 323

7.2.3. MEDICIÓN DE RIESGOS DE AUDITORÍA 325

7.2.4. APLICACIÓN DE TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS 327

7.2.5. PAPELES DE TRABAJO 331

7.2.6. HALLAZGOS DE AUDITORÍA 356

7.3. FASE III. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS 360

7.4. FASE IV. EVALUACIÓN CONTINUA. 367

CAPÍTULO VIII

8. EJERCICIO PRÁCTICO 369

CAPÍTULO IX

9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

9.1. CONCLUSIONES. 569

9.2. RECOMENDACIONES 570

viii

ÍNDICE DE GRAFICOS

GRAFICO I: ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL VIGENTE 7

GRAFICO II: ORGANIGRAMA FUNCIONAL 9

GRAFICO III:. ORGANIGRAMA PERSONAL 27

GRAFICO IV: FACTOR ECONÓMICO 49

GRAFICO V: FACTOR LEGAL 53

GRAFICO VI INFLUENCIAS MICROECONÓMICAS CLIENTES 54

GRAFICO VII: ANÁLISIS FODA SEGMENTO RACK 55

GRAFICO VIII: ANÁLISIS FODA SEGMENTO CORPORATIVO 55

GRAFICO IX: ANÁLISIS FODA SEG. CONVENCIONES & INCENTIVOS 56

GRAFICO X: ANÁLISIS FODA SEG. TOUR & TRAVEL FIT´S – GRUPOS 56

GRAFICO XI: ANÁLISIS FODA SEGMENTO PERMANENTE 57

GRAFICO XII: VENTAS 57

GRAFICO XII: PROVEEDORES 60

GRAFICO XIII: COMPETENCIA 60

GRAFICO XIV: PRECIOS 63

GRAFICO XV: MÉTODO FLUJODIAGRAMACIÓN 86

BIBLIOGRAFÍA 571

ix

RESUMEN EJECUTIVO

AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA EN EL “HOTEL QUITO” PARA MEJORAR SU

EFICIENCIA, EFICACIA Y EFECTIVIDAD.

La presente tesis se ha desarrollado con el propósito de evaluar los procesos administrativos de las

áreas de de Adquisiciones, Recursos Humanos, Habitaciones y Recepción, en términos de eficiencia y

efectividad, con la finalidad de informar los resultados obtenidos y proponer recomendaciones para

optimizar la gestión institucional de corto, mediano y largo plazo, en sus metas y objetivos.

Esta auditoría se ha enfocado a las actividades de la Empresa que han implicado el establecimiento de

metas y objetivos, así como la evaluación de su desempeño y cumplimiento, que garantice la

supervivencia de la Empresa.

La Auditoría de Gestión brindará un gran apoyo de soporte técnico a todos los procesos gerenciales y

operativos, que busca mejorar el logro de las metas programadas y el uso de los recursos para facilitar

la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar su

responsabilidad ante los clientes internos y externos.

PALABRAS CLAVES

HOTEL

CHECK IN

CHECH OUT

OPERA

MANO CORRIENTE

RESERVA

x

ABSTRAC

AUDIT OF MANAGEMENT APPLIED TO THE "HOTEL QUITO" TO IMPROVE

EFFICIENCY, EFFICACY AND EFFECTIVENESS.

This thesis has been developed with the aim of assessing the administrative processes in the areas of

procurement, human resources, rooms and reception, in terms of efficiency and effectiveness in

order to report results and propose recommendations to optimize the institutional management of

short, medium and long term, their goals and objectives.

This audit has focused on the company's activities that have involved the establishment of goals and

targets, as well as the evaluation of their performance and compliance, ensuring the survival of the

company.

The audit management will give the technical support to all operative process, in order to improve

the goals schedule, using the resources that will take the decisions easier for whom will be

responsible to adopt positive for external and internal customers.

KEY WORDS

HOTEL

CHECK IN

OHECK OUT

OPERA SYSTEM

CURRENT HAND

RESERVATION

xii

1

INTRODUCCIÓN

La Auditoría de Gestión se realizó a las áreas de Adquisiciones, Recursos Humanos, Habitaciones y Recepción, considerando los procesos administrativos de la organización, en términos de eficiencia y efectividad, con la finalidad de informar los resultados obtenidos y proponer recomendaciones para optimizar la gestión empresarial. La tesis se ha desarrollado en los siguientes capítulos: CAPÍTULO I. Detalla sobre sus Antecedentes, Base Legal, Objetivos de la Empresa, Reseña Histórica y sus organigramas: estructural, funcional y de personal. CAPÍTULO II. Trata sobre el Direccionamiento Estratégico, para conocer su Visión, Misión, Políticas, Estrategias, Principios y Valores. CAPÍTULO III. Este Capítulo trata del Análisis Situacional que consiste de dos partes:

- Análisis Interno, el mismo que abarca la Descripción de los Procesos Administrativos.

- Análisis Externo, que abarca las Influencias Macroeconómicas e Influencias Macroeconómicas; en las Influencias Macroeconómicas tenemos: Factor Político, Factor Económico, Factor Social, Factor Tecnológico y Factor Legal. En las Influencias Microeconómicas tenemos: Clientes, Proveedores, Competencia, Precios.

CAPÍTULO IV, V, VI, VII. Estos capítulos contienen la Auditoría de Gestión realizada en las áreas de: Adquisiciones, Recursos Humanos, Habitaciones y Recepción con el siguiente proceso: FASE I. Planificación con: Planificación Preliminar y Planificación

Específica. FASE II. Ejecución del Trabajo con: Programación, Evaluación del Control

Interno, Medición de Riesgos de Auditoría, Aplicación de Técnicas y Procedimientos, Papeles de Trabajo y Hallazgos de Auditoría.

FASE III. Comunicación de Resultados y FASE IV. Evaluación Continua. CAPÍTULO VIII. Este Capítulo contiene la Aplicación Práctica de la Propuesta.

CAPÍTULO IX. Este Capítulo consta de Conclusiones y Recomendaciones.

2

CAPÍTULO I 2. ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA 1.1. Antecedentes El Hotel Quito cuya razón social es QuitoLindo Quito Lindo S.A. es una Empresa Hotelera que se dedica a la atención de los huéspedes, tanto nacionales como extranjeros, además brinda el servicio de eventos y club la playa (gimnasio, piscina), ofreciendo una gran variedad de productos y servicios propios al territorio ecuatoriano en el campo del turismo, utilizando estrategias que contribuyan a maximizar la lealtad del cliente, frente a nuestra Empresa, la comunidad y finalmente al país. Esta Empresa es propiedad del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS). En la actualidad el Hotel Quito está pasando a ser propiedad del Banco del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (BIESS), el hotel está llegando a ser una fuerte competencia en el mercado, ofreciendo su producto a nivel nacional, donde ha logrado conseguir la aceptación de sus clientes, brindando siempre productos y servicios de calidad. El Hotel Quito se ha caracterizado siempre por la innovación y remodelación de sus habitaciones y servicios; con el paso de los años ha tratado de mantener el estándar de excelencia en el servicio, llegando a ser uno de los mejores hoteles de cinco estrellas de la ciudad. 1.1.1. Base Legal La Empresa inició sus actividades hace 60 años, pero bajo la razón social de QuitoLindo Quito Lindo S.A. cuya razón comercial es HOTEL QUITO; su constitución fue el 13 de febrero de 1998. Inicialmente con la aportación universal del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) quienes fueron y serán los fundadores del HOTEL QUITO. En la actualidad continúan siendo los propietarios, añadiéndose el Banco del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (BIESS). EL HOTEL QUITO consta como contribuyente especial, cuyas obligaciones tributarias son: 1. Anexo Relación Dependencia 2. Anexo Transaccional Simplificado 3. Declaración de Impuesto a la Renta Sociedades 4. Declaración de Retenciones en La Fuente 5. Declaración Mensual de IVA

Representante Legal: Sr. Pablo Enrique Burbano de Lara Correa.

NOMBRES

ACCIONISTA

CAPITAL

ANTERIOR

APORTE

CAPITAL

NUEVO

CAPITAL

PAGADO

NO.

ACCIONES

VALOR

ACCION

%PARTICIPACION

CAPITAL SOCIAL

INSTITUTO

ECUATORIANO

DE SEGURIDAD

SOCIAL (IESS)

S/. 5’000.000

SUCRES

(US$200.00)

DOLARES A

UNA

COTIZACION

DE S/.25.000

SUCRES

S/.20’000.000

SUCRES

(US$800.00)

DOLARES A

UNA

COTIZACION

DE S/.25.000

SUCRES

2.000 S/. 10.000

SUCRES

(US$0,40)

DOLARES A

UNA

COTIZACION

DE S/.25.000

SUCRES

100,00 %

3

Capital Suscrito:

1.1.2. Objetivos de la Empresa

El Hotel Quito tiene por objetivo brindar un excelente servicio a nuestros clientes

locales y extranjeros con la mejor relación calidad/precio, ofreciendo una gran

variedad de productos y servicios propios al territorio ecuatoriano en el campo del

turismo, utilizando estrategias que contribuyan a maximizar la lealtad del cliente,

frente a nuestra Empresa, la comunidad y finalmente al país.

Satisfacer las necesidades del cliente, brindándole los mejores productos y

servicios de la más alta calidad y a un precio competitivo.

Remodelar las habitaciones con tecnología de punta.

Generar competencia y amistad entre su personal.

Brindar un clima laboral agradable.

Ofrecer estabilidad laboral a sus trabajadores.

Mantener buenas relaciones con sus proveedores, cancelando a tiempo sus

obligaciones para con los mismos.

1.2. HOTEL QUITO

1.2.1. Reseña Histórica

A finales de 1950, Quito contaba con pocos hoteles instalados en viejas

edificaciones del casco colonial. El crecimiento demográfico y la modernización de

la segunda mitad del siglo XX demandaban ideas nuevas y creativas. La

inauguración del Hotel Quito en 1960 fue el resultado de un proyecto que

comprendió esa necesidad.

Se dejó la ciudad colonial, española, antigua, en busca de una ubicación que al

mismo tiempo estuviera cerca de los centros corporativos, financieros y de turismo

y que además brindará tranquilidad y una vista inmejorable. Los arquitectos más

innovadores fueron reunidos para el diseño y construcción del Hotel, que incluso

hoy, es un símbolo y parte del espíritu arquitectónico de la ciudad.

La historia y la tradición nos acreditan: somos el Hotel de la ciudad. Le invitamos a

disfrutar de nuestros servicios y a ser parte de la mejor tradición hotelera en la

Mitad del Mundo.

4

El Hotel Quito está ubicado en la mejor zona residencial, la cual ofrece la mejor

vista sobre la ciudad de Quito y sobre hermosos valles y nevados. El Hotel se

encuentra cerca de muchas áreas urbanas importantes: a 5 minutos del centro

histórico y de la zona comercial y bancaria y a 15 minutos del aeropuerto. El Hotel

Quito es un hotel recién remodelado, generoso en sus áreas donde se siente y se

recibe el calor de toda su hospitalidad. Este Hotel ha venido ofreciendo desde 1951

un oasis de elegancia y servicio personalizado.

El Hotel Quito, cuya razón social es QuitoLindo Quito Lindo S.A., su propietario es

el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), quién entregó actualmente la

administración de la empresa APH de la Cadena Hotelera Compass Hotels. Su

Gerente General es el señor Roberto Ramia y su equipo de trabajo consta de 6

personas que colaboran con su administración

Ubicación

Av. González Suárez N27-142 y Av. Orellana

Quito – Ecuador

Teléfonos: 2666883/2668604/2615414, Fax: 2615409

Mail: reservaciones@hotelquito.com

5

1.2.2. Organigramas

“El organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una

institución o de una de sus áreas, en la que se muestran las relaciones que

guardan entre sí los órganos que la componen. Es el instrumento idóneo para

plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una

organización.” 1

“Según C.L. Littlefield y R.L. Paterson: Organigrama es: El cuadro de organización

que muestra ordinariamente los agrupamientos de las actividades básicas en

departamentos y otras unidades y también las principales líneas de autoridad y

responsabilidad entre estos departamentos y unidades.

Para Jiménez Arribas, el organigrama es: la representación gráfica de la

organización de cualquier entidad o grupo de individuos acogidos a una misma

disciplina.

Para Teresa Vega organigrama es: La expresión gráfica de una organización con

sus distintas relaciones de autoridad y funcionalidad entre las varias unidades

administrativas que la conforman.” 2

“Todas las organizaciones, independientemente de su naturaleza o campo de

trabajo, requieren un marco de actuación para funcionar. Ese marco está

constituido por la estructura orgánica, que es la división ordenada y sistemática de

sus unidades de trabajo de acuerdo con el objeto de su creación.” 3

1 RAMÍREZ EDWIN, Organización de Empresas, Pág. No. 87.

2 VÁSQUEZ R. VÍCTOR H., Organización Aplicada, Pág. No. 195.

3 Ibíd., Pág. No. 87.

6

1.2.2.1. Organigrama Estructural

“Representa el esquema básico de una organización, lo cual permite conocer de

una manera objetiva sus partes integrantes, es decir, sus unidades administrativas

y la relación de dependencia que existe entre ellas.” 4

“Contienen información representativa de una organización hasta determinado

nivel jerárquico, según su magnitud y características. Son representaciones

gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus

relaciones de jerarquía o dependencia.” 5

A continuación se presenta el organigrama estructural vigente:

4 VÁSQUEZ R. VÍCTOR H. ,Organización Aplicada, Pág. No. 219.

5 RAMÍREZ EDWIN, Organización de Empresas, Pág. No. 96.

7

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL VIGENTE DEL HOTEL QUITO

JUNTA DE ACCIONISTAS

SUBGERENCIA

EJECUTIVA

DEPARTAMENTO DE

ALIMENTOS Y

BEBIDAS

DEPARTAMENTO

MERCADEO Y

VENTAS

ASISTENCIA DE GERENCIA

DEPARTAMENTO

FINANCIERO

DEPARTAMENTO DE

APOYO

DEPARTAMENTO

MANTENIMIENTO Y

SERVICIOS

GENERALES

RECEPCIÓN GERENCIA

NOCTURNA

RESTAURANTE Y

BARES

COCINA

ECONOM.

BODEGA

MARKETING VENTAS RELACIONES

PÚBLICAS

DIRECCIÓN

FINANCIERA

ADQUISICIONES RECURSOS

HUMANOS

MÉDICO

SEGURIDAD

INGENIERÍA Y

MANTENIMIENTO

SERVICIOS

GENERALES

DEPARTAME

NTO DE

SISTEMAS

DEPARTAMENTO DE

HABITACIONES

DEPARTAME

NTO

SEGURIDAD

INDUSTRIAL

DEPRATAMEN

TO CLUB LA

PLAYA

RESERVAS

CONSERJERÍA

HABITACIONES

CONSEJO DIRECTIVO

GERENCIA GENERAL

8

1.2.2.2. Organigrama Funcional

“Parte del organigrama estructural y a nivel de cada unidad administrativa se detalla las funciones principales básicas. Al detallar las funciones se inicia por las más importantes y luego se registra aquellas de menor trascendencia. En este tipo de organigramas se determina que es lo que se hace, pero no como se hace.” 6 “En este organigrama se incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y su interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar: la organización en forma general”.7

A continuación se presenta el organigrama funcional vigente: 6 VÁSQUEZ R. VÍCTOR H., Organización Aplicada, Pág. No. 220. 7 RAMÍREZ EDWIN, Organización de Empresas, Pág. No. 114.

9

ORGANIGRAMA FUNCIONAL VIGENTE DEL HOTEL QUITO

JUNTA DE ACCIONISTAS (1)

SUBGERENCIA

EJECUTIVA (5)

DEPARTAMENTO DE

ALIMENTOS Y

BEBIDAS (9)

DEPARTAMENTO

MERCADEO Y

VENTAS (7)

ASISTENCIA DE GERENCIA (4)

DEPARTAMENTO

FINANCIERO (6)

DEPARTAMENTO DE

APOYO (10)

DEPARTAMENTO

MANTENIMIENTO Y

SERVICIOS

GENERALES (11)

RECEPCIÓN

(5.1)

GERENCIA

NOCTURNA

(5.2)

RESTAURANTE Y

BARES (9.1)

COCINA

(9.2)

ECONOM. BODEGA

(9.3)

MARKETING (7.1) VENTAS (7.2) RELACIONES

PÚBLICAS (7.3)

DIRECCIÓN

FINANCIERA (6.1)

ADQUISICIONES

(10.1)

RECURSOS

HUMANOS (10.2)

MÉDICO (10.3)

SEGURIDAD (11.1)

INGENIERÍA Y

MANTENIMIENTO

(11.2)

SERVICIOS

GENERALES (11.3)

DEPARTAMENTO

DE SISTEMAS (12)

DEPARTAMENTO DE

HABITACIONES (8)

DEPARTAMENT

O SEGURIDAD

INDUSTRIAL

(14)

DEPARTAMEN

TO CLUB LA

PLAYA (13)

RESERVAS (5.1.1)

CONSERJERÍA

(5.1.2)

HABITACIONES

(5.1.3)

CONSEJO DIRECTIVO (2)

GERENCIA GENERAL (3)

10

1. JUNTA DE ACCIONISTAS

1. Nombrar al Gerente General.

2. Elaborar los planes a seguir en el manejo del Hotel y comunicarlas al

Gerente General.

3. Determinar los dividendos que deben repartirse entre los accionistas.

2. CONSEJO DIRECTIVO

1. Nombrar a la Empresa Administradora

2. Elaborar los planes a seguir en el manejo del Hotel.

3. Estudiar y suscribir las reformas de las políticas de funcionamiento del

Hotel.

4. Examinar y aprobar los estados financieros anuales.

5. Adoptar las medidas que demande el cumplimiento de los objetivos y

metas del Hotel.

6. Aprobar los presupuestos de la Empresa.

3. GERENCIA GENERAL

1. Representar legal, judicial y extrajudicialmente a la Empresa.

2. Informar al Consejo Directivo de la situación de la Empresa

3. Tomar decisiones prontas e inteligentes basadas en un análisis que

ayude a coordinar y actualizar las diferentes áreas.

4. Diseñar, formular las políticas. planes y objetivos de la entidad y

someterlos a consideración de los socios.

5. Propender a elevar el nivel de desarrollo de la entidad en todo ámbito;

técnico, económico, comercial y humano

4. ASISTENCIA DE GERENCIA

1. Apoyar al Gerente General.

2. Llevar la agenda.

3. Simplificar la información y archivarla para proporcionarla cuando se

necesite.

4. Contestar el teléfono

5. Dar fe de los actos administrativos de la Empresa, previa

autorización de la Gerencia General.

6. Confirmación de envíos a los clientes.

7. Atención a las visitas que llegan a la Empresa.

5. SUBGERENCIA EJECUTIVA

1. Control y optimización de recursos asignados para el Departamento

de acuerdo al presupuesto establecido.

2. Elaborar informe mensual para la Gerencia General y Quito Lindo.

11

3. Elaborar menús para banquetes.

4. Apoyar al Gerente de Banquetes en reuniones con clientes

5. Elaboración de menús especiales de acuerdo a requerimientos de

clientes.

6. Realizar chequeo de la competencia regularmente.

7. Determinar precios de venta de los diferentes servicios.

8. Innovar nuevos servicios y alternativas para los diferentes ambientes.

9. Innovar menús y sugerencias para las cartas.

10. Establecer el presupuesto anual, en coordinación con el Director

Financiero.

11. Elaborar el plan de adquisición de activos de operación para el

Departamento.

12. Control y monitoreo mensual de ingresos y gastos versus el

presupuesto.

13. Asistir en una manera proactiva a las reuniones del Comité Ejecutivo.

14. Proponer e implementar las políticas y estándares para el

departamento.

15. Aprueba órdenes de compras hasta US$ 1.000,00

16. Forma parte del Comité Ejecutivo, Comité de Operaciones y Comité

de Crédito.

17. Reemplaza el Gerente General cuando es designado.

5.1. RECEPCIÓN

1. El personal de la recepción constituye el principal contacto del

público con el Hotel.

2. Los miembros del personal manejan reservaciones, dan la

bienvenida a los huéspedes a su llegada, hacen el registro de

nuevos huéspedes, proporcionan llaves, manejan la

correspondencia que llega y sale del hotel, toman recados para los

huéspedes, proporcionan información escuchan quejas y manejan

los procedimientos de salida cuando los huéspedes dejan el Hotel.

3. Además, del contacto con el público y las comunicaciones con los

huéspedes, el personal de recepción tiene que hacerse cargo de

organizar la ocupación de las habitaciones y de las estadísticas de

las reservaciones, de mantener comunicación continua con el

departamento de ama de llaves, de promover las ventas de

habitaciones y bebidas y de elaborar los saldos de los estados de

cuenta.

4. El personal está bajo la supervisión del Gerente de Recepción; las

principales funciones de la recepción son operadas por los

recepcionistas, el Auditor Nocturno y los cajeros. Cada integrante

del personal tiene un área de responsabilidad especializada.

5. Se podría calificar a la recepción corno el "corazón del hotel". Por un

lado, se conforma corno el principal nexo de unión entre el cliente y

la Empresa ya, que es el Departamento con el que el huésped

mantiene una relación más estrecha. Por otro lado y desde el punto

12

de vista interno, es una división productiva, cuya principal actividad

es la venta de habitaciones que como se ha señalado

anteriormente, constituye generalmente la actividad más importante

del establecimiento. Además, recepción desempeña un papel

fundamental en las relaciones con otros departamentos.

5.1.1. RESERVAS

1. Garantizar procedimientos efectivos y de alta calidad para la venta

por teléfono.

2. Generar una estructura tarifaria coherente y aplicable.

3. Abrir caminos y controlar procesos de reservaciones y venta por

Internet o GDS.

5.1.2. CONSERJERÍA

1. Garantizar por medio de los porteros un alto grado de atención

desde la llegada de los clientes

2. Garantizar una alta calidad en el manejo de encomiendas, equipaje

y mensajes

3. Garantizar que la conserjería está provista con una variedad de

información amplia, explicativa y de alto nivel.

5.1.3. HABITACIONES

1. Planificar, organizar, coordinar y supervisar los servicios que son

realizados al alojamiento de los huéspedes (recepción, lavandería,

teléfonos, botones, etc.) y todas las acciones encaminadas a la

venta de habitaciones.

2. Supervisar e intervenir en todos los departamentos o secciones que

de él dependan.

3. Supervisar el servicio que se presta a la llegada de los clientes al

mostrador de recepción y la higiene y presentación del personal a

sus órdenes.

4. Inspeccionar la limpieza de las habitaciones, corredores, elevadores,

estaciones de servicio y áreas públicas.

5. Supervisar cada una de las habitaciones en cuanto a la limpieza y

suministros requeridos.

6. Integrar el reporte del ama de llaves con los reportes de las

camaristas.

7. Solicitar la ejecución de trabajos al jefe de mantenimiento.

8. Investigar diferencias del reporte del ama de llaves, con los

tarjeteros de recepción.

9. Entregar y recoger las llaves de cuartos que usan las camaristas.

10. Supervisar la limpieza de los baños de damas en áreas públicas.

13

11. Inspeccionar que los sistemas usados en ropería sean los

establecidos.

12. Controlar la ropa entregada a la lavandería.

13. Llevar el control de camas extras.

5.2. GERENCIA NOCTURNA

Es el encargado del funcionamiento y operaciones realizadas en el Hotel

durante la noche. Algunas de sus funciones son las siguientes:

1. Verificar los movimientos de ingresos en general, incluyendo las

cuentas de huéspedes por los diferentes conceptos de ventas en la

noche.

2. Comprobar el movimiento de ingresos por medio de los informes

que rinden los cajeros de recepción nocturnos.

3. Supervisar la labor de sus auxiliares.

4. Es responsable de la seguridad.

6. DEPARTAMENTO FINANCIERO

1. Elaborar informes mensuales del departamento así como informes

económicos mensuales y semestrales.

2. Organizar para que todas las obligaciones fiscales se cumplan con

sus pagos y documentos respectivos en los días específicos.

3. Autorizar pagos y firmar cheques a proveedores o colaboradores.

4. Coordinar y preparar la información que se requiera para que la

auditoría externa se lleve a cabo con las necesidades de la

auditoria.

5. Coordinar la elaboración del presupuesto de inversiones en Activos

Fijos y Proyectos así como su correcto control.

6. Coordinar la elaboración del presupuesto de Ingresos-Costos y

Gastos y su correcto control.

7. Elaborar flujos de procesos de las áreas de mayor impacto del Hotel

y establecer procedimientos de control si se los requiere.

8. Efectuar control interno en el departamento o área que estime

conveniente

9. Coordinar con la Propietaria el manejo de los activos fijos que

requieran ser dados de baja de los inventarios.

6.1 DIRECCIÓN FINANCIERA

1. Establecer sistemas y procedimientos de control y registro contable

de acuerdo al Uniform Sistem of Accounts.

2. Revisar estados financieros y generar información veraz y oportuna.

14

3. Garantizar un óptimo flujo de información dentro de su departamento

y hacia las demás Direcciones y Jefaturas.

4. Establecer planes Financieros.

5. Manejar los recursos económicos del hotel con el fin de maximizar

sus rendimientos y un mejor aprovechamiento de los mismos y

controlar el correcto manejo de los mismos. Utilizar el flujo sobrante

del hotel invirtiendo de la manera más rentable, siempre cuidando

los principios de seguridad de las inversiones.

6. Conformar el Comité de Adquisiciones y autorizar desembolsos

importantes de acuerdo al flujo de fondos del Hotel.

7. Mantener un control adecuado sobre cuentas de Clientes, rotación,

políticas de crédito y sus procedimientos.

8. Mantener un control sobre los contratos firmados con el Hotel.

9. Motivar al personal a su cargo constantemente y promueve la

iniciativa de todos los colaboradores.

10. Forma parte del Comité Ejecutivo y del Comité de Operaciones.

11. Realiza Guardias Ejecutivas.

7. DEPARTAMENTO COMERCIAL

1. Dirigir y manejar todas las actividades comerciales para grupos,

individuales, de catering y banquetes.

2. Preparar, implementar y compilar información para un plan de

ventas estratégico, reportes mensuales “SMART”, objetivos

anuales, presupuesto general de mercadeo y ventas, otros reportes

requeridos/dirigidos.

3. Desarrollar tarifario del negocio, máximos de grupos y estrategias de

asignación de recursos a través de la revisión de información

competitiva, análisis de demanda y manejo de la mezcla de

segmentos.

4. Reclutar, dirigir, manejar, entrenar y aconsejar a la fuerza de ventas.

Monitorear asuntos departamentales que tengan relación a las

leyes y regulaciones del mercado.

5. Activamente participar en presentaciones de ventas, tours a la

propiedad y reuniones con clientes.

6. Conducir/asistir a reuniones diarias de revisión del negocio,

reuniones semanales de estrategias de ventas, reuniones

gerenciales y otras reuniones requeridas/solicitadas.

7. Manejar/dirigir toda actividad promocional, de relaciones públicas y

propaganda que involucre la imagen corporativa del Hotel.

8. Es esencial para el desempeño exitoso de ésta posición, la

concurrencia regular de acuerdo a estándares y/o Reglamento

Interno, que han sido establecidos oportunamente.

9. Más allá del desempeño de las funciones esenciales, a ésta posición

se le puede requerir la ejecución de las siguientes funciones de

soporte, y los porcentajes de tiempo usados para cada tarea serán

15

exclusivamente establecidos por el ejecutivo, sobre la base de los

requerimientos particulares del Hotel.

10.Representar profesionalmente al Hotel en la comunidad y eventos u

organizaciones de la industria.

11.Participar como miembro de un equipo con otros miembros claves

del Comité Ejecutivo.

12.Proveer retroalimentación constructiva a todos los departamentos y

al equipo de mercadeo y ventas del hotel.

13.Ser un líder y modelo ejemplar para todos los colaboradores.

14.Tareas adicionales en tanto sean necesarias y asignadas.

7.1 MARKETING

1. Establecer el plan de marketing del Hotel.

2. Diseñar el servicio-marca.

3. Mantener a empresas y agencias informadas de las ofertas, tarifas,

servicios, etc.

4. Organizar eventos que puedan atraer nuevos clientes.

5. Desarrollar la publicidad y promoción del establecimiento.

6. Relaciones públicas.

7.2. VENTAS

Se encarga de producir los mayores ingresos con la venta de servicios del

hotel y lograr su máxima ocupación, de convencer a los clientes potenciales

de la calidad y precio de los servicios, y de lograr que los adquiera. Entre

sus principales funciones están:

1. Planear la promoción y venta de los servicios.

2. Elaborar el presupuesto de ventas.

3. Indicar los pronósticos de ventas.

4. Conocer el reglamento interior de trabajo.

5. Conocer los productos y servicios que ofrece el establecimiento.

6. Comprender exactamente el funcionamiento del hotel. . Saber las

tarifas de habitaciones, alimentos y bebidas.

7.3. RELACIONES PÚBLICAS

Es el responsable de todas las actividades encaminadas a conservar y

mejorar la "imagen del establecimiento". Entre sus funciones están las

siguientes:

1. Recibir diariamente información sobre la llegada de huéspedes

importantes y de los actos o servicios que se celebran en el

establecimiento.

2. Clasificar a los huéspedes según su importancia para el hotel.

16

3. Preparar información sobre el hotel o de sus huéspedes

importantes, para enviar a los medios de comunicación social,

previa autorización.

4. Asistir a los actos importantes que se realizan dentro y fuera del

Hotel.

8. DEPARTAMENTO DE HABITACIONES

1. Es el primer departamento en atender al huésped cuando llega al

Hotel; también es el último Departamento con el que el huésped

tiene contacto antes de abandonar el Hotel, dejándole un buen o mal

recuerdo, según la forma como le hayan tratado. De ahí, la gran

importancia que tiene su buen funcionamiento.

2. Manejo adecuado de las tarifas, especialmente los “Rack Rates”

3. Manejo adecuado del “Yield Management”.

4. Garantizar el manejo adecuado de estadísticas.

5. Garantizar una alta calidad de atención a los clientes.

6. Garantizar la disponibilidad de la totalidad de las habitaciones.

9. DEPARTAMENTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

1. Controlar los costos de Alimentos y Bebidas.

2. Elaborar el plan de capacitación anual para el Departamento en

coordinación con Recursos Humanos.

3. Capacitar al personal de operación en cocina, servicio y steward en

conjunto con el departamento de Recursos Humanos.

4. Calificar y seleccionar al personal para el departamento.

5. Elaborar las descripciones de funciones para los miembros de

equipo.

6. Realizar y coordinar las evaluaciones del personal de Alimentos y

Bebidas.

7. Seleccionar y contratar artistas para los ambientes.

8. Programar y planificar festivales y promociones para los ambientes.

9. Conseguir y negociar auspicios para las actividades del

departamento.

10. Realizar reuniones con los empleados a su cargo para mejorar la

comunicación.

11. Elaborar cartas y menús para los diferentes puntos de ventas.

12. Elaborar el plan de actividades anuales para Alimentos y Bebidas.

13. Dirigir y aprobar la publicidad para el departamento.

14. Seleccionar, en coordinación con la División de Apoyo, proveedores

del Departamento de Alimentos y Bebidas.

9.1 RESTAURANTE Y BARES

1. Limpieza del local, mobiliario y menaje.

2. Montaje de mesas, aparadores y bufét.

17

3. Reposición de géneros.

4. Reserva de mesas.

5. Recibir y acomodar al cliente.

6. Prestación del servicio: entregar las cartas, tomar la comanda,

servir, etc. Facturar.

7. Cambio de ropa.

8. Proponer y sugerir a cocina la oferta gastronómica.

9. Servicio de habitaciones o room service.

9.2 COCINA

Es el responsable ante la Gerencia de Alimentos y Bebidas, de las

actividades relacionadas con la preparación de los platillos o especialidades

culinarias que presenta el establecimiento a sus clientes. Realiza las

siguientes funciones:

1. Organizar, coordinar y supervisar el desarrollo del trabajo en las

cocinas del establecimiento.

2. Supervisar la puesta a punto (mise en place).

3. Controlar el aprovechamiento de los ingredientes.

4. Verificar la elaboración y preparación de los platillos.

5. Programar, según la política del Hotel, un determinado número de

menús-carta, que rotarán en un periodo establecido.

6. Elaborar los platillos que por su dificultad o delicadeza es time

necesarios.

7. Supervisar el trabajo y las especialidades que realiza el encargado

de la repostería.

8. Supervisar el trabajo de todas las cocinas del establecimiento.

9. Informar a su personal todo lo referente a la elaboración de los

platillos, sean de menú o carta.

9.3 ECONOMATO BODEGA

Se encarga de crear los sistemas, procedimientos y tiempos para lograr un

objetivo y, posteriormente, supervisarlos. Entre sus principales funciones

están las siguientes:

1. Comparar lo real con lo planeado y llegar a lo que se determinó.

2. Verificar que las requisiciones estén debidamente autorizadas.

3. Revisar porciones y preparación de platillos, así como los insumos

utilizados para su elaboración.

4. Verificar que toda salida de alimentos y bebidas esté amparada por

un formato.

5. Revisar las cortesías.

6. Valorar las transferencias efectuadas entre los diversos de-

partamentos.

18

7. Hacer los inventarios físicos en los almacenes.

8. Elaborar la conciliación de alimentos y bebidas.

10. DEPARTAMENTO DE APOYO

1. Elabora, en coordinación con sus jefes de departamento, el

presupuesto anual de gastos de su división, incluyendo la nómina

base de todo el Hotel.

2. Dirige la elaboración del presupuesto anual de adquisición de

activos, en coordinación con el Director Financiero, lo consolida y lo

presenta a la Gerencia General hasta el 15 de octubre de cada año.

3. Elabora el presupuesto anual de adquisición de activos de su

división.

4. Elabora, con el Gerente de RR HH, el plan anual de capacitación.

5. Es responsable del proceso de inducción de los nuevos empleados,

y del manual de bienvenida.

6. Es responsable de que todo nuevo empleado, a excepción de

Comité Ejecutivo Ampliado, reciba su descripción de puesto (en la

medida en que estén disponibles), y el entrenamiento previo para su

puesto.

7. Verifica, a través de la Gerencia de RR HH, que todo nuevo

empleado, a excepción de Comité Ejecutivo Ampliado, reciba un

reentrenamiento en su puesto a los 30 días de ingreso, y que sea

evaluado a los 45 días de ingreso.

8. Coordina con el Jefe de Personal los vencimientos de contratos de

personal, y los advierte oportunamente a los directores de división.

9. Propone políticas de su división, y revisión de las existentes, al

Gerente General.

10. Elabora los procedimientos de su división.

11. Aprueba, en coordinación con el Director de Sistemas, todos los

formularios virtuales de su división. Pone en consideración del

Director Financiero los nuevos formularios impresos.

12. Coordina la elaboración y actualización de las descripciones de

puesto de todos los empleados bajo su cargo.

13. Coordina el proceso de evaluaciones de personal, en coordinación

con el Gerente de RR HH y el Jefe de Personal.

14. Mantiene actualizada la Escala Salarial, en coordinación con la

Gerencia General.

15. Aprueba la reposición de la caja chica de compras.

16. Verifica que se cumpla con el procedimiento de solicitar tres

cotizaciones, de acuerdo a la política respectiva.

10.1 ADQUISICIONES

Depende directamente del contralor general y es el que se encarga de

establecer sistemas y procedimientos que permitan ejecutar el plan de

compras normales y de emergencia, al menor costo posible, sin perjuicio de

19

la calidad y de los plazos de entrega. Entre sus principales funciones están

las siguientes:

1. Establecer sistemas actualizados de control de proveedores y

existencias.

2. Revisar constantemente las existencias y movimientos de artículos

para evitar sobreinversiones, llevando estadísticas de consumo.

3. Elaborar anualmente el presupuesto de la unidad a su cargo y vigilar

su ejercicio.

4. Establecer el registro de proveedores y cotizaciones por artículo.

5. Mantener relaciones con los proveedores.

6. Comprobar las existencias y confeccionar los pedidos.

7. Cotejar los precios de los productos según mercado.

8. Efectuar las compras.

9. Controlar la calidad de los productos.

10. Verificar que los géneros y cantidades entregados son los

solicitados.

11. Examinar los albaranes, facturas, vales de pedido que intervienen

en la entrada y distribución de género.

12. Control de existencias o stocks.

13. Realizar inventario físico y comparación con los permanentes.

14. Enviar la anterior documentación al departamento de Cuentas por

Pagar para su contabilización.

10.2 RECURSOS HUMANOS

1. Planificación de la plantilla del hotel

2. Reclutamiento

3. Selección

4. Integración a los nuevos trabajadores

5. Formación

6. Establecimiento de los criterios de evaluación

7. Remuneración

8. Promoción

9. Control de horarios

10. Licencias y Vacaciones

11. Confección de nominas

12. Velar por el bienestar de todo el personal de la Institución.

13. Las demás que sean asignadas por el inmediato superior y que

coadyuven al cumplimiento de sus funciones.

10.3. MÉDICO

1. Llevar el control de las fichas médicas.

2. Realización de Historia Clínica y Exploración Física con

cumplimentación de todos los datos

20

3. Solicitud de pruebas complementarias disponibles en cada

momento para la atención de las Urgencias mediante la

cumplimentación de los diferentes formularios.

4. Encargarse de la administración de los medicamentos y

tratamientos de acuerdo a la prescripción médica.

5. Brindar primeros auxilios cuando el caso lo requiera.

6. Practicar curaciones y brindar atención médica de emergencia

7. Ayudar a las prácticas de los exámenes médicos tanto para la

admisión como periódicamente.

8. Rendir informe mensual de actividades

11. DEPARTAMENTO MANTENIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES

1. Asistir a las Reuniones de Comité Ejecutivo.

2. Responsabilidad del Mantenimiento Preventivo y Correctivo de

todos los equipos del Hotel.

3. Coordinar con los Directores de las otras áreas trabajos

necesarios para el correcto funcionamiento de sus áreas, para

lo cual deberá dar soluciones previas la cuantificación y

factibilidad para hacerlo.

4. Establecer un control de consumos de luz, agua, gas y diesel

mensualmente para ser analizados en el Comité de Energía.

5. Establecer un control de gastos mensualmente en el

mantenimiento de los equipos, siempre basándose en el

presupuesto, sin que altere el normal funcionamiento del Hotel.

6. Evaluar situaciones que ameriten trabajos mayores, a fin de

presentar un proyecto, el cual deberá ser analizado con la

Gerencia General sobre su costo beneficio. Realizará la

presentación del proyecto con las justificaciones del caso,

presentando costos y viabilidad en la ejecución de los mismos.

Trabajará en conjunto con el Director Financiero para garantizar

el pago de la ejecución de los proyectos.

7. En compras especiales, será el responsable de tener mínimo

tres cotizaciones, las cuales serán evaluadas y seleccionadas

de acuerdo al mejor precio y calidad, previa a solicitar la orden

de compra.

8. Realizará las órdenes respectivas de compra o de trabajo,

adjuntando la proforma o factura respectiva para aprobación de

la Dirección de Apoyo. Después entregará a la Dirección

Financiera para proceder a su pago.

9. Establecer normas y procedimientos con sus asistentes para el

correcto funcionamiento de equipos, programas de

mantenimiento preventivo, horarios de trabajo, previsión de la

correcta información, herramienta, materiales y mano de obra

calificada para realizar un trabajo determinado.

21

10. Elaboración de horarios, responsable del manejo de personal de

mantenimiento y preocuparse por su actualización en los

conocimientos y experiencia que los colaboradores requieran.

11. Es responsable conjuntamente con el Jefe De Seguridad del

cumplimiento de las normas de Seguridad Industrial.

12. Lleva en su oficina todos los archivos y documentos que sean

de importancia sobre los procedimientos y trabajos o proyectos

realizados, así como también la información de políticas y

documentos tanto de la Gerencia General como de otros

departamentos.

13. Registra por escrito las resoluciones y asuntos pendientes en

las reuniones con Gerencia y con otros departamentos, a fin de

transmitir a sus asistentes y proceder a la ejecución de las

mismas.

14. Forma parte del Comité Ejecutivo, Comité de Operaciones,

preside el Comité de Energía.

15. Realiza guardias ejecutivas en el día que sea designado

16. Reemplaza a la Gerencia General si es que fuera designado en

ausencia del mismo.

11.1. SEGURIDAD

1. Garantizar la seguridad industrial (en cooperación con los

departamentos de mantenimiento, médico, personal e

institucional

2. Garantizar la buena organización de la brigada de emergencias

3. Implementar procedimientos de control sorpresivo

4. Garantizar la existencia de material especial para enfrentar una

emergencia

5. Garantizar el entrenamiento de todo el personal en primeros

auxilios y situaciones de emergencia.

11.2. INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO

1. Responsable del Mantenimiento y presentación en general del

edificio, incluye áreas públicas, accesos, parqueaderos, salones

de convenciones, lobby, jardines, espacios exteriores,

parqueaderos, etc.

2. Responsable del correcto funcionamiento de los equipos e

instalaciones que garanticen la entrega de suministros básicos

como son luz eléctrica, agua potable fría y caliente, gas para

cocinas, teléfonos, vapor, luz de emergencia, etc.

3. Responsable del correcto funcionamiento y presentación de los

servicios que conforman el Club La Playa como son piscina,

sauna, turco, hidromasaje, gimnasio, canchas de juegos,

estaciones de estiramiento.

22

4. En trabajos que requieran la presencia de profesionales,

técnicos o contratistas externos, deberá coordinar la ejecución

de los mismos, siempre tomando en cuenta la mejor calidad y el

mejor precio. Así mismo coordinará los horarios de trabajo y el

cumplimiento de la entrega de obras de acuerdo a los

parámetros de calidad de este hotel.

5. Atenderá a proveedores o profesionales que puedan ofrecer

algún producto o servicio de beneficio para el hotel.

12. DEPARTAMENTO DE SISTEMAS

1. Supervisa el acopio y análisis de datos de ventas, inventario y

otros datos periódicos de la administración de relaciones con el

cliente.

2. Los pronósticos de ventas de las líneas de productos y servicios

se preparan con técnicas analíticas y cuantitativas en general.

3. Apoya al Gerente General en las decisiones con auxilio técnico,

como ejecutar programas en computadora y manipular los datos

para proyectar las ventas.

4. Chequeo y correcto manejo de los sistemas de internet

5. Aprobación de los proveedores de internet y comunicaciones.

6. Adquisición de equipos de computación.

7. Verificación de las garantías y permisos de funcionamiento de los

equipos.

8. Informe mensual de las tareas realizadas en el departamento de

sistemas.

13. DEPARTAMENTO CLUB LA PLAYA

1. Es responsable de desarrollar, conjuntamente con el Director de

Mercadeo, el plan de mercadeo anual de La Playa, y las

promociones para fechas determinadas.

2. Decidir y aprobar –en coordinación con el Director de Mercadeo–

la promoción, publicidad y canjes para el Club La Playa.

3. Elaborar el presupuesto anual del Club La Playa, incluyendo

ingresos, nómina, gastos operativos y adquisición de activos y

mejoras.

4. Mantener actualizado, en coordinación con el Director de

Mercadeo, el material promocional y de ventas, registro, etc. del

Club La Playa.

5. Contactar personalmente a los interesados en afiliarse al Club La

Playa y se preocupa de cerrar las negociaciones.

6. Se preocupa de que los socios tengan sus carnets al día.

7. Es la única persona autorizada para la emisión de carnets.

8. Registrar y controlar los pases de cortesía promocionales

concedidos por la Gerencia.

23

9. Decidir el ingreso o no de una persona al Club La Playa,

particularmente de quienes no son huéspedes ni socios.

10. Verificar que el ingreso de los socios al Club La Playa se haga

previa presentación del carnet válido.

11. Autorizar ingresos excepcionales de cortesía.

12. Autorizar cortesías excepcionales de Alimentos y Bebidas para

socios del Club La Playa.

13. Es responsable de que se cumplan las políticas del Hotel en lo

relativo al Club La Playa, particularmente en lo relativo al

cumplimiento del Reglamento de la piscina, el comportamiento,

no ingreso de mascotas, y nivel de ruido (música).

14. Es responsable del aspecto general del Club, desde la

señalización y anuncios hasta los jardines, incluyendo vestidores,

baños, piscina, etc., así como la presentación personal de los

colaboradores del Club.

15. Es responsable de realizar inspecciones constantes para

garantizar los estándares de limpieza e higiene y que los

colaboradores cumplen con los check list establecidos.

16. Controlar la calidad de preparación y servicio de Alimentos y

Bebidas. Es el jefe directo del personal de servicio y cocina del

Club La Playa, en coordinación con el Director de A&B y con el

Jefe de Cocina.

17. Proponer cambios en las cartas y menús de A&B del Club La

Playa, y crea promociones –en coordinación con el Director de

A&B– de cocktal, snacks, menús.

18. Es responsable del manejo permanente de relaciones públicas

del Club La Playa, tanto internas como externas.

19. Realizar anualmente el Coctel para los socios del Club La Playa.

20. Llevar personalmente el Libro Diario de Novedades del Club La

Playa, y se responsabiliza de tramitar soluciones con los

ejecutivos respectivos.

21. Elabora y emite un informe mensual a la Subgerencia Ejecutiva

de las actividades del Club, incluyendo el número de socios que

han visitado el Club, ingresos por los distintos rubros, actividades

especiales y otras novedades relevantes.

22. Realiza relaciones públicas no solamente con socios actuales y

potenciales del Club La Playa, sino incluso del hotel. En este

último caso coordina con Gerencia.

23. Controlar mensualmente su presupuesto de ingresos y gastos.

24. Responsable del cumplimiento de los horarios de establecidos

tanto del Club la Playa como del Gimnasio.

25. Responsable de hacer cumplir los horarios de las clases del

gimnasio.

26. Atender pedidos y requerimientos de los administradores del

Gimnasio y trasmite inquietudes del Hotel sobre el manejo del

mismo.

24

27. Elaborar los horarios y calendario de vacaciones anuales del

personal a su cargo y atiende inquietudes de los colaboradores a

su cargo.

28. Participar en las decisiones sobre adquisición de activos y

mejoras del Club La Playa.

14. DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD INDUSTRIAL

El profesional responsable de la Unidad de Seguridad y Salud deberá

cumplir con las siguientes responsabilidades:

1. Prevenir, identificar, evaluar, controlar y dar seguimiento a los

riesgos laborales derivados del proceso productivo en el Hotel

Quito.

2. Asesorar técnicamente en materia de seguridad y salud en el

trabajo a nivel gerencial a fin de cumplir con la política en esta

materia.

3. Diseñar procedimientos de acción y control dispuestos en los

reglamentos de la materia.

4. Investigar los accidentes de trabajo para determinar sus causas a

fin de implementar medidas preventivas tendientes a evitar la

recurrencia de estos eventos.

5. Asesorar técnicamente en los procedimientos sobre control de

incendios, almacenamiento adecuado, protección de maquinaria,

herramientas, instalaciones eléctricas y protección personal.

6. Coordinar la dotación y control de uso de equipos de protección

personal.

7. Capacitar y dar seguimiento a los programas de seguridad y

salud ocupacional que sean necesarias, de acuerdo a las normas

técnicas de Prevención.

8. Actualizar registros de accidentes de trabajo y reportar

oportunamente los mismos al Instituto Ecuatoriano de Seguridad

Social (IESS)

9. Controlar y coordinar la ejecución de los programas de Salud

Ocupacional en forma conjunta con el Médico de la empresa.

10. Estudiar el diseño de los puestos de trabajo de la Empresa y

presentar recomendaciones en los casos que amerite.

11. Realizar inspecciones en los puestos de trabajo durante la

ejecución de las tareas a fin de verificar el cumplimiento de las

normas y reglamentos internos sobre seguridad y salud en el

trabajo.

12. Vigilar las instalaciones de la empresa, talleres y otros sitios de

trabajo específicos, para exigir el cumplimiento de las medidas

sobre prevención de riesgos y de seguridad en el trabajo.

25

13. Mantener actualizados los registros de accidentabilidad y las

estadísticas que permitan y control y seguimiento de los mismos.

14. Mantener actualizado los archivos, registros y estadísticas de

seguridad y salud, para fines de control interno y externo (planos

generales, señalización, diagramas de flujos, mapas de riesgo,

sistema de prevención y control de incendio y otros accidentes

mayores.

15. Controlar y coordinar el cumplimiento de los programas sobre

Gestión Ambiental.

16. Formar parte del comité paritario y entregar informes mensuales

de sus actividades y recomendaciones.

26

1.2.2.3. Organigrama Personal

“También constituye una variación del organigrama estructural y sirve para

representar, en forma objetiva, la distribución del personal en las diferentes

unidades administrativas. Se indica el número de cargos, la denominación

del puesto y la clasificación en el caso de haberla. En algunos casos se

puede incluir la numeración de cada puesto y aún el nombre del funcionario

que lo desempeña.” 8

A continuación se presenta el organigrama personal vigente:

8 VÁSQUEZ R. VÍCTOR H,, Organización Aplicada, Pág. No. 221.

27

ORGANIGRAMA DE PERSONAL VIGENTE DEL HOTEL QUITO

JUNTA DE ACCIONISTAS

(IESS)

SUBGERENE

EJECUTIVO

MSC. JOSEF

ZUMBUHL

DIRECTOR DE

ALIMENTOS Y

BEBIDAS

MSC.JOSEF

ZUMBUHL

DIRECTOR DE

MERCADEO Y

VENTAS

MSC. RICARDO

VALLEJO

ASISTENTE DE GERENCIA

SRTA.CAROLINA BOADA

DIRECTOR FINANCIERO

DRA. CECILIA PUYOL

DIRECTOR DE APOYO

ECO.IVONNE RAMIA DIRECTOR

MANTENIMIENTO

Y SERVICIOS

GENERALES

ING.OSWALDO

MUNOZ (10)

GERENTE DE

RECEPCIÓN

ING.JAIME

PALACIOS

GERENTE

NOCTURNO

DR.JORGE

ANDINO

JEFE DE RESTAURANTE

Y BARES

CHEF EDMUNDO VEGA

CHEF SR. MANUEL

PONCE

DESPACHADOR BODEGA

SR. CRISTIAN LARA

JEFE DE

MARKETING

SRTA.JOHANNA

INTRIAGO

JEFE DE

VENTAS

ING.SONNIA

ROBERTS

JEFE DE

RELACIONES

PÚBLICAS DRA.

ALICIA CALDERÓN

JEFE DE CONTABILIDAD

LCDA.MYRIAM BAUTISTA

JEFE DE

ADQUICIONES

ING.LORENA

PONCE

JEFE DE RECURSOS

HUMANOS

ING.MARIBEL

SAAVEDRA

MÉDICO

DRA,XIMENA

GARZÓN

GERENTE DE

SEGURIDAD

ING.MAURICIO

NOBOA

JEFE DE

MANTENIMIENTO

ING.RICARDO FÉLIX

DIRECTOR DE

SISTEMAS ING.

ÁNGEL

GUEVARA

DIRECTOR DE

HABITACIONES

DR.JESÚS SÁNCHEZ

DIRECTOR

DE

SEGURIDAD

INDUSTRIAL

ING.MARIBEL

SAAVEDRA

DIRECTOR

CLUB LA

PLAYA

DR.JORGE

ANDINO

JEFE DE RESERVAS

MAYRA QUEVEDO

JEFE DE

CONSERJERÍA

SR.JUAN

ALTAMIRANO

GERENTE DE AMA

DE LLAVES

SR.PATRICIO

VILLAREAL

CONSEJO DIRECTIVO

GERENTE GENERAL

ING.ROBERT RAMIA

28

CAPÍTULO II

2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

2.1. Visión

“El Hotel Quito tiene como visión distinguirse por la excelencia de sus productos y

servicios. Alentar con entusiasmo las actividades turísticas orientadas al respeto del

medio ambiente. También queremos ser un ejemplo de implicación social, contribuyendo

con el mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad y el desarrollo sostenible,

nuestra visión para el año 2012 es estar entre los cinco mejores hoteles de lujo del país”9

2.2. Misión

“El Hotel Quito se ha dado por misión de brindar un excelente servicio a nuestros clientes

locales y extranjeros con la mejor relación calidad/precio. Ofreciendo una gran variedad

de productos y servicios propios al territorio ecuatoriano en el campo del turismo.

Utilizando estrategias que contribuyan a maximizar la lealtad del cliente, frente a nuestra

empresa, la comunidad y finalmente al país”9

2.3. Objetivos de las Áreas

Hacer posible que la Auditoría de Gestión aplicada a la Dirección de Adquisiciones del

“HOTEL QUITO”, logre que toda la información de los registros auxiliares que le

presenten las demás áreas, sean manejados en forma responsable para la correcta

presentación de los Estados Financieros y que la información sea útil para la toma de

decisiones.

Lograr con la Auditoría de Gestión aplicada a la Dirección de Recepción del “HOTEL

QUITO”, optimizar los procesos administrativos, para que sean más eficientes al

momento que el huésped ingrese al Hotel y que la información proporcionada sea la

correcta.

Alcanzar con la Auditoría de Gestión aplicada a la Dirección de Recursos Humanos del

“HOTEL QUITO”, verificar que los procesos administrativos funcionando en la misma

sean los más adecuados para la administración del personal de la Empresa.

Alcanzar con la Auditoría de Gestión aplicada a la Dirección de Habitaciones del “HOTEL

QUITO”, optimizar los procesos administrativos, para que se logre la excelencia en el

servicio al huésped.

9 RAMIA ROBERT, Gerente General Hotel Quito.

29

2.4. Políticas

1. Todos quienes trabajen en la Empresa persiguen la misma meta y objetivo para

alcanzar la excelencia en el servicio.

2. Comunicar las normas de calidad a los empleados y clientes.

3. Representar un estereotipo en la mente del consumidor.

4. Igualdad en oportunidades y en las relaciones con las personas con los que se

relaciona la Empresa.

5. Excelente manejo de los recursos y transparencia en las relaciones y ética en el

ejercicio de la cotidianidad, principalmente en el desempeño de la función social

de la Empresa, como mecanismo fundamental y determinante primario de la

confianza.

6. Toma de decisiones que genera apropiación, poder y responsabilidad de los

representantes en el logro de los objetivos y metas comunes.

7. Compromisos sobre la base del reconocimiento de la capacidad de todos para

cooperar en la edificación colectiva del bienestar común.

8. Interés social/colectivo que busca el reconocimiento de la condición y situación del

otro, principalmente frente a la adversidad.

9. Conseguir las metas y objetivos en el presente sin comprometer el futuro

decoroso y con calidad de vida de las nuevas generaciones.

10. Las actividades de la Empresa deben comenzar a la hora establecida.

11. Los directivos como empleados del Hotel Quito deben respetar el lugar de trabajo

basados en la moral.

12. Los empleados que posea un proyecto en bien de la Empresa tendrá el apoyo de

los Jefes inmediatos y de la Gerencia General.

2.5. Estrategias

LIDERAZGO EN COSTOS: Obtener ventajas en costes que permitan ofrecer el

servicio a un precio inferior.

DIFERENCIACIÓN: Dotar al servicio de condiciones que son percibidas como

únicas por el consumidor.

30

SEGMENTACIÓN: Dividir el mercado en grupos de consumidores homogéneos,

además es necesario un estudio sistemático y continuado de las necesidades del

cliente.

POSICIONAMIENTO: Conseguir una determinada percepción del servicio por

parte del cliente a traces de la imagen que proyecta y de las necesidades que

puede cubrir.

2.6. Principios y Valores

PRINCIPIOS

Eficiencia en la prestación de servicios; toda entrega de productos debe ser

oportuna y en las condiciones acordadas con los clientes dando una atención

cordial.

El respeto a las personas; en el Hotel quito se integrará a las personas

trabajadoras y se propiciará su desarrollo personal y profesional.

Defensa al Medio Ambiente; nuestro Hotel esta comprometido en la defensa y el

respeto del medio ambiente.

Integrar la transparencia y confidencialidad; en los procesos internos y externos

como un compromiso y como un criterio permanente en la comunicación.

Innovación para lograr la competitividad; la Empresa debe estar actualizada a

nivel tecnológico para estar a la par con su competencia.

Trabajo en equipo a todo nivel; la empresa dispondrá de los medios necesarios

para que cada persona, pueda expresarse por sí misma, facilitándole los medios

para que se exprese sin manipulaciones, se exprese con libertad sus quejas,

deseos o aspiraciones. Se reconocerán canales adecuados para ello a través de

la reglamentación del régimen interno para promover el espíritu de equipo y

trabajar para un objetivo común.

Respetará y apoyará los valores de la organización en el trabajo; promoviendo el

trabajo en equipo y la responsabilidad individual.

Principio de no discriminación e igualdad: El Hotel Quito está comprometido con la

igualdad de oportunidades en todas sus prácticas de empleo, políticas, normas y

procedimientos, respetando la diversidad en todos los campos: empleo, formación

y promoción y garantizando el goce de todos sus derechos por parte de todos

los/as trabajadores/as, sin distinción de sexo, raza, etnia, lengua, religión o

cualquier otra, eliminando todas las barreras físicas, sociales de comunicación,

etc.

Desarrollo de los trabajadores/as: El desarrollo personal y profesional, fomentando

la iniciativa y facilitando los flujos de comunicación internos. Hará explícito en sus

31

reglamentos su rechazo total al castigo físico y/o psicológico, expresando, por lo

tanto, su no uso en ningún ámbito.

Conciliación de la vida personal: El Hotel adoptará y promoverá medidas para

facilitar la conciliación del trabajo y la vida familiar para conseguir el mejor

equilibrio entre ésta y las responsabilidades laborales de los empleados/as y se

fomentará el empleo estable.

VALORES

Honradez. Este valor debe ser la constante en todo momento, puesto que se

deben salvaguardar los intereses de los clientes, mediante la prestación de un

servicio honesto y ofreciendo productos a precios justos.

Responsabilidad. Al producir y comercializar los productos adecuadamente para

que sean entregados de la forma pactada en las mejores condiciones.

Solidaridad. Cuando dos o más personas se unen y colaboran mutuamente para

conseguir un fin común, hablamos de solidaridad. La solidaridad es un valor de

gran trascendencia para el género humano, pues gracias a ella no solo ha

alcanzado los más altos grados de civilización y desarrollo tecnológico a lo largo

de su historia, por lo tanto esta se debe fomentar en el lugar de trabajo.

Respeto. Esperamos que todos los colaboradores y las entidades trabajen juntos

de forma respetuosa y abierta. De este modo, mantendremos una cultura de

lealtad, confianza y solidaridad en nuestro negocio. Todos debemos reconocer las

ideas de otras personas y aceptar las contribuciones de otros.

Puntualidad. El valor de la puntualidad se construye por el esfuerzo de estar a

tiempo en el sitio adecuado. Con disciplina poco a poco se va formando un hábito

en nosotros, veremos con alegría la facilidad que tenemos de ser puntuales.

Tenemos que estar conscientes que cada persona, evento, reunión, cita o

actividad es muy importante y nuestra presencia es la garantía que damos, así

que debemos proponernos a ser puntuales siempre, es también ser educados y

así obtendremos la confianza de los demás.

Prudencia. Ser prudentes en nuestra convivencia desde que empezamos

nuestras actividades hasta finalizarlas, cuantas oportunidades tenemos de

practicarla y así evitaremos muchos contratiempos. si nosotros somos prudentes

en lo que decimos y hacemos, nuestra vida será cordial y respetuosa, veremos

que la convivencia nos trae muchas riquezas, cada persona que tratemos tiene

mucho que enseñarnos sus experiencias y su preparación profesional, y eso nos

los transmite a nosotros sin ni siquiera solicitarlo, con esta actitud seguramente

todos tendremos un trato cordial y respetuoso.

32

CAPÍTULO III

3. ANÁLISIS SITUACIONAL

3.1. Análisis Interno

3.1.1. Descripción de los Procesos Administrativos

3.1.1.1. Descripción de los Procesos Administrativos del Área de

Recursos Humanos

PROCESO No.1

RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

1. Recoger información sobre el cargo que se pretende suplir; puede hacerse a

través del análisis del cargo y los requisitos del aspirante al cargo y las

especificaciones del cargo. El proceso de selección se concentrará en la

búsqueda y la evaluación de esas exigencias y en las características de los

candidatos que se presenten.

2. Se realiza un estudio de perfiles ideales que permite establecer un punto de

comparación con los perfiles reales de candidatos potenciales, tomando en

cuenta las características del cargo creado y las actividades de los procesos

que va a cumplir.

3. Cumpliendo con la planificación, ley y políticas de contratación, se establece

un conjunto de procedimientos que tienden a conquistar candidatos

potencialmente competentes y capaces de ocupar cargos dentro de la

Empresa, con los requisitos para ocupar un cargo definido.

4. Se requiere a través de los medios de comunicación, contactos personales,

requerimientos a las universidades, se revisa la base de datos, etc.

33

PROCESO No.2

SELECCIÓN DE PERSONAL

1. Se elige al personal para el puesto, observando: capacidad, experiencia,

capacitación, habilidades, etc.

2. Se llama a un concurso interno entre los empleados de la Empresa

interesados y calificados para el puesto. Si existen candidatos internos, se

pasa directamente a la preselección. Caso contrario se procede a la

preselección de personas externas.

3. Se aplican pruebas de conocimientos, polígrafos; se las califica y se emite un

informe.

4. Se realiza entrevistas para conocer al candidato y luego se recomendará para

la selección por parte de la Gerencia de la Dirección de Apoyo.

5. El Jefe de RRHH conoce los resultados de la entrevista con la Directora de

Apoyo y remite al Gerente de Área que solicitó a la persona para su

aprobación, quien hace la entrevista final y por último se elige al ganador o se

declara desierto el concurso de aspirantes.

PROCESO No.3

CONTRATACIÓN DEL PERSONAL

1. El Jefe de Área que solicitó a la persona remite el informe de los

seleccionados con su visto bueno y se verifica la existencia de la partida

disponible en el Departamento de Recursos Humanos.

2. En función a las políticas de contratación, se determina el tipo de relación

laboral, según el Código de Trabajo, para formalizar un contrato, ya sea a

prueba, por servicios ocasionales, a plazo fijo, por horas y los casos de

contratos definitivos o indefinidos, cuando se ha pasado el contrato de prueba;

o en su caso procederían los contratos por servicios profesionales.

3. Se participa de la incorporación del nuevo empleado para actualización de los

archivos internos y se remite los documentos originales para el expediente

que se archivará en la Carpeta Personal creada y entregada al Asistente de

Recursos Humanos, custodio de la documentación. Los contratos se legalizan

en la Dirección del Trabajo del Ministerio de Relaciones Laborales.

34

PROCESO No.4

INDUCCIÓN DEL PERSONAL

1. Se le da la bienvenida a su sitio de trabajo y se le determina las funciones a

desempeñar y sus responsabilidades dentro de la Empresa.

2. El Asistente de RRHH debe poner en conocimiento del nuevo funcionario todo

lo concerniente a la Empresa, respecto a políticas, normas y reglamentos.

3. El Jefe Inmediato debe aleccionar al trabajador con claridad los objetivos del

Departamento en general y de su rol en el mismo, así como aconsejarle y

habituarle de acuerdo a las necesidades que se presenten.

4. El funcionario responsable de la inducción deberá presentar un informe en el

que se detalle las actividades y evidencie lo realizado con firmas de recepción

de la misma.

PROCESO No.5

INGRESO A LA NÓMINA

1. Se receptan quincenalmente y se elaboran informes de los registros de

asistencia del personal y las novedades, como subsistencias, enfermedades,

jornadas nocturnas, horas extras y suplementarias, multas, descuentos por

préstamos, aportes, etc.

2. Se procede a ingresar en el sistema toda la información para procesar los

roles de pago con los sueldos y salarios, las horas extras, las vacaciones y los

descuentos.

3. Una vez introducidos los datos, se realiza un cálculo automático con un

programa específico del sistema en este caso SAI RECURSOS HUMANOS y

se realizan los roles de pago, planillas y liquidaciones, los mismos que

deberán ser aprobados y legalizados por el Jefe de RRHH.

4. RRHH enviara los reportes de acreditación en las cuentas corrientes y de

ahorros del banco, a través de la Dirección de Apoyo.

5. También envía el resumen de la nómina para su registro contable en el

Departamento de Contabilidad.

35

PROCESO No. 6

CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL

1. Establecer las políticas para normalizar los requerimientos de capacitación.

2. Apoyándose en una evaluación del desempeño o un diagnóstico de

necesidades de formación, se determina la lista de empleados a quienes se

capacitará, en base a los objetivos propuestos, la misma que será remitida al

responsable de cada área de trabajo.

3. Seleccionar los cursos, seminarios o eventos a dictarse. Seleccionar oferentes

de Capacitación en base a la planificación. Elaborar un presupuesto global de

capacitación el mismo que estará aprobado.

4. El Gerente General es quien autoriza ejecutar la planificación con la asistencia

de los materiales y otros elementos utilizados para el evento y la logística

necesaria.

5. Los participantes deberán ser evaluados por RR.HH, medir el grado de

aprendizaje y aprovechamiento del evento.

PROCESO No.7

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL

1. De acuerdo a cada área se determina una técnica específica que permita

evaluar de la manera objetiva a los empleados. Evaluación de metas

cumplidas, de conocimientos requeridos para el desempeño, de relaciones,

etc. a través de indicadores de resultados, percepciones y conocimientos y la

elaboración de matrices de evaluación en donde se definirán las variables de

evaluación y los rangos de calificación.

2. La Dirección de Apoyo revisa, propone cambios o aprueba, tanto la

metodología de la evaluación propuesta como las matrices que serán

utilizadas y autoriza la evaluación, para que una vez obtenidos los resultados

de las evaluaciones realizadas, se aplique estrategias de mejoramiento

organizacional (como cursos de capacitación al personal).

3. El Gerente General es quien autoriza la aplicación de Políticas de

Reconocimiento, de acuerdo al plan de motivación generalizado, pero en el

caso de que el empleado tenga la calificación “E”, será evaluado nuevamente

luego de tres meses y si es reincidente será destituido de su puesto, previo al

agotamiento del derecho a la defensa, actuando a través del debido proceso

de acuerdo a lo que establece la Ley para estos casos.

36

3.1.1.2. Descripción de los Procesos Administrativos del Área de

Adquisiciones.

MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MERCADERIAS

PROCESO No.2

SOLICITUD PROFORMAS A PROVEEDORES

1. De acuerdo a la necesidad de materia prima, suministros y materiales se

buscan proveedores que puedan cubrir con la entrega del pedido.

2. Se realiza una solicitud de cotizaciones con precios, descuentos,

especificaciones y formas de pago.

3. Se otorga citas a proveedores para poder valorar y observar las muestras del

producto que ofrecen.

4. Una vez revisadas las cotizaciones y atendido las citas, se procede a evaluar la

mejor alternativa.

5. Se analiza, calidad del producto, especificaciones, precios, formas de pago.

6. Se realiza un presupuesto que permita elegir la alternativa que más le conviene

a la Empresa.

PROCESO No.1

SOLICITUD DE COMPRAS

1. Se toma en cuenta los requerimientos de materia prima, suministros y

materiales que son enviados por la bodega a pedido de cada área.

2. Se realiza una comprobación de existencias para determinar si es necesario

realizar la compra.

37

PROCESO No.3

ADQUISICION SUMINISTROS Y MATERIALES

1. Una vez encontrada la mejor alternativa, se comunica las alternativas al

director de área que solicito el producto.

2. Definen el producto y precio.

3. Negocia con el proveedor (precio, condiciones entrega, forma de pago).

4. Elabora el pedido.

5. El pedido es enviado al proveedor que ha sido elegido anteriormente.

6. Se culmina la compra de la materia prima o suministros que la empresa

necesita para su normal desenvolvimiento.

PROCESO No.4

RECEPCIÓN DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES

1. La materia prima, suministros y materiales se recibe físicamente desde los

proveedores con la orden de compra, factura de compra y otros documentos,

verificando que coincidan las cantidades y las especificaciones.

PROCESO No.5

ENVÍO DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MERCADERÍA A BODEGA

1. La materia prima, suministros y materiales son enviados a la Bodega para su

ingreso físico y sus registros correspondientes.

38

PROCESO No.6

ENVÍO DE LA DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE A CUENTAS POR PAGAR

1. La documentación de soporte es enviada al Área de Cuentas por Pagar para su

respectivo registro contable.

2. La documentación es archivada con la respectiva actualización de saldos por

pagar a proveedores

ACTIVOS FIJOS

PROCESO No.1

SOLICITUD DE COMPRA

1. Se toma en cuenta los requerimientos de activos fijos que son enviados por las

diferentes áreas de la Empresa.

2. Se realiza una verificación de existencias para determinar si es necesario realizar

la compra.

3. Carta de autorización de parte de la Gerencia General autorizando la compra del

Activo Fijo.

PROCESO No.2

BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN Y SOLICITUD DE PROFORMAS

1. De acuerdo a la necesidad de activos fijos se buscan proveedores que puedan

cubrir con la entrega del pedido.

2. Se solicitan cotizaciones con precios, descuentos, formas de pago, tiempo de

entrega.

3. Se otorga citas a proveedores para poder analizar el producto que ofrecen.

4. Una vez revisadas las solicitudes y atendido las citas, se procede a evaluar la

mejor cotización.

5. Se analiza, calidad del activo fijo, precios, facilidades de pago y fecha de entrega.

6. Se realiza un presupuesto que permita elegir la alternativa adecuada para la

Empresa

39

PROCESO No.3

RECEPCIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS

1. Los activos fijos son recibidos físicamente desde los proveedores con la factura

de compra, orden de compra y otros documentos, verificando que coincidan las

cantidades y las especificaciones.

PROCESO No.4

ENVÍO DE LOS ACTIVOS FIJOS AL USUARIO

1. Los activos fijos son enviados a los usuarios de los departamentos de la

Empresa, a través de la Bodega, donde se mantienen temporalmente hasta

realizar dicha entrega.

PROCESO No.5

INGRESO AL SISTEMA KÁRDEX Y AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS

1. La documentación de soporte de la compra del activo fijo es enviada a la persona

encargada de Activos Fijos.

2. Se elabora el formulario de ingreso de Activos Fijos, el mismo que esta recibido

por el responsable de cuidar el bien.

3. Se procede a codificar de acuerdo al código de barras de la Empresa.

40

PROCESO No.6

CALCULO DEPRECIACIONES

1. La documentación de soporte de la compra del activo fijo se procede a a cargar a

los resultados de un período utilizando una metodología sistemática y periódica, de

acuerdo a la mejor estimación posible del deterioro o uso del bien. - Vida Util -

Monto Depreciable – Deterioro.

2. El método a utilizar debe permitir distribuir los importes depreciables a cada

período contable durante la vida útil del activo. Cualquiera que sea el método de

depreciación elegido, es necesario que su uso sea constante, independiente del

nivel de rentabilidad de la empresa y de consideraciones tributarias, para

proporcionar comparabilidad en los resultados de las operaciones de la empresa

de un período a otro.

3. La depreciación debe acumularse en los libros por medio de una cuenta

complementaria del activo fijo, llamada depreciación acumulada. Su saldo debe

corregirse monetariamente, de acuerdo con las disposiciones.

PROCESO No.7

RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES A CONTABILIDAD CENTRAL

1. Los activos inmovilizados deben llevarse al costo de adquisición o construcción

histórico, más las revalorizaciones necesarias para reflejar cambios sustanciales

en el poder adquisitivo de la moneda. En todo caso deberá castigarse en caso de

pérdida u obsolescencia.

2. Vida útil superior a un año sin intención de enajenarlos.

3. Deben contabilizarse reservas por depreciación con el propósito de cargar a las

operaciones la inversión en activos depreciables durante el período de vida útil de

estos activos.

4. La naturaleza y cuantía de los activos restringidos o gravados debe mostrarse en

nota a los estados financieros.

5. Debe existir uniformidad en el método de depreciación utilizados.

6. Corrección Monetaria Financiera versus tributaria

7. La corrección monetaria aplicada al rubro del activo fijo debe ser integral (Valor

41

bruto y Dep. Acumulada).

8. El procedimiento tributario está descrito en la Ley de la Renta que indica que se

deben corregir los activos fijos netos.

9. Envío resumen voucher a Contabilidad control para su actualización en el Diario

General.

PROCESO No.8

CONTEO FISICO

1. Verificar que el total de los activos fijos sea coincidente con el total de la columna

de adiciones del cuadro de movimientos de activos fijos.

PROCESO No.9

ANÁLISIS DE OBSOLESCENCIA

1. Analizar si un equipo esta operando de manera económica o si los costos de

operación pueden disminuirse, adquiriendo un nuevo equipo.

2. Averiguar si el equipo actual debe ser reemplazado de inmediato o es mejor

esperar unos años, antes de cambiarlo.

3. Realizar un minucioso estudio de la importancia en la toma de decisiones realizada

por el administrador financiero en el momento de reemplazar sus recursos fijos.

4. Un activo físico debe ser reemplazado, cuando se presentan las siguientes causas:

Insuficiencia.

Alto costo de mantenimiento.

Obsolescencia.

5. Se toma la decisión frente al análisis hecho. En este caso se escoge la máquina

nueva por tener un menor costo.

42

PROCESO No. 10

DAR DE BAJA ACTIVO

1. Solicitar un informe de ventas/bajas del período.

2. Consultar a la gerencia sobre las disposiciones del activo fijo efectuada durante el

período.

3. Verificar en las actas del directorio o de accionistas información relacionada con

disposiciones de bienes del activo fijo.

4. Cotejar el monto total de ventas/bajas del periodo con el total de la columna

respectiva del cuadro de movimiento.

5. Examinar las ventas/bajas.

6. Recalcular el resultado en la venta

43

3.1.1.3. Descripción de los Procesos Administrativos del Área de

Habitaciones.

PROCESO No. 1

LIMPIEZA HABITACIÓN

1. Reporte de novedades.

2. Revisar novedades.

3. Cambiar estatus habitación en Fidelio Opera.

4. Procede a realizar la limpieza.

5. Reporta a la recepción y actualiza status de la habitación.

PROCESO No. 2

REPOSICIÓN LENCERÍA EN HABITACIONES

1. Limpieza y cambio de lencería de la habitación.

2. Reporta número de unidades faltantes por habitación.

3. Comunica novedad encontrada.

4. Comunica a recepción novedad encontrada para facturar con cargo al huésped.

44

PROCESO No. 3

INSPECCIÓN

1. Inspeccionar la limpieza de las habitaciones, corredores, elevadores, estaciones de

servicio y áreas públicas.

2. Supervisar cada una de las habitaciones en cuanto a la limpieza y suministros

requeridos.

3. Integrar el reporte del ama de llaves con los reportes de las camaristas.

4. Solicitar la ejecución de trabajos al Jefe de Mantenimiento.

5. Investigar diferencias del reporte del ama de llaves, con los tarjeteros de recepción.

6. Entregar y recoger las llaves de cuartos que usan las camaristas.

7. Supervisar la limpieza de los baños de damas en áreas públicas.

8. Inspeccionar que los sistemas usados en ropería sean los establecidos.

9. Controlar la ropa entregada a la lavandería.

10. Llevar el control de camas extras.

PROCESO No. 4

LAVANDERÍA

1. Recibir llamadas de los huéspedes, pasar al Departamento de Recepción los

cargos por los ductos neumáticos llamados shuts.

2. Registrar los diferentes cargos en una hoja de reporte global.

3. Supervisar las cargas de trabajo.

4. Informar al valet los servicios que debe entregar y recoger.

5. Verificar las solicitudes de servicios con las prendas trabajadas.

45

PROCESO No. 5

AMA DE LLAVES

1. Controlar los suministros de ropa blanca y artículos de limpieza.

2. Custodiar las llaves maestras del Hotel.

3. Resguardar los objetos que los huéspedes olvidan en las habitaciones del hotel.

4. Verificar el reporte del ama de llaves y la hoja de discrepancias.

PROCESO No. 6

PISOS - MANTENIMIENTO HABITACIONES

1. Reporte de novedades.

2. Revisar novedades.

3. Cambiar estatus habitación en Fidelio Opera.

4. Coordinar con mantenimiento el arreglo.

5. Procede a realizar el mantenimiento.

6. Autoriza el cambio de habitación.

7. Reporta a la recepción y actualiza status de la habitación.

8. Informa al huésped tiempo de mantenimiento.

9. Procede al mantenimiento de la habitación.

46

3.1.4. Descripción de los Procesos Administrativos del Área de

Recepción

PROCESO No. 1

REGISTRAR RESERVA CLIENTE

1. Contestar la petición de la reserva a través de los distintos canales.

2. Confeccionar la hoja de reservas, plannings, libro de reservas, lista de llegadas y

demás impresos.

3. Informar al resto de departamentos sobre: atenciones especiales, clientes VIPS,

grupos, etc.

4. Facilitar la documentación de los futuros clientes a mostrador con un día de

antelación.

5. Archivar toda la documentación procedente de la reserva, tanto a priori como

después del registro y la salida del cliente.

PROCESO No. 2

CHECK IN

1. Planificación de las habitaciones.

2. Control de las habitaciones ocupadas, libres, bloqueadas.

3. Supervisar la reserva y demás documentación de las llegadas previstas.

4. Registro del cliente: entrada (check in)

5. Cumplimentar la documentación.

6. Otorgar la habitación según la petición del cliente.

7. Informar del movimiento de clientes a todos los departamentos.

8. Verificación y comprobación de fechas de salida.

9. Atención del cliente durante la estancia.

10. Control de la producción de la venta de habitaciones.

11. Apertura de facturas.

47

PROCESO No. 3

MANO CORRIENTE

1. Cargo de los conceptos consumidos por los clientes.

2. Control de facturas. Supervisar el saldo.

3. Cuadrar las liquidaciones de los departamentos de servicios.

4. Cierre diario.

5. Calcular las deducciones.

6. Cumplimentar toda la documentación.

7. Cerrar facturas.

8. Cuadrar la cuenta de habitaciones con el mostrador.

PROCESO No. 4

CHECK OUT

1. Cobro de facturas.

2. Confeccionar las liquidaciones de facturas cobradas en efectivo y crédito.

3. Liquidación de cajas y divisas.

4. Cumplimentar documentación del Departamento.

5. Autorizar salida de equipajes.

48

3.2. Análisis Externo

3.2.1. Influencia Macroeconómicas

3.2.1.1. Factor Político

El ambiente político del país se encuentra marcado por el nuevo poder que existe

en el partido de Gobierno, Alianza País que se encuentra al mando del Ecuador.

Uno de los mayores obstáculos que ha enfrentado el Gobierno en los últimos años

ha sido la reducción y casi eliminación de la inversión extranjera; esta crisis se ha

producido por la inestabilidad política y los continuos cambios.

Una muestra de ello fue la eliminación de los tratados de protección de inversiones

que Ecuador mantenía con 13 países del mundo. Entre ellos, Gran Bretaña,

Estados Unidos, China, Canadá.

La inestabilidad nos da una mala imagen internacional y los empresarios no se

arriesgan a invertir. Además, considera que este problema no sólo afecta a los

inversionistas externos, sino a los nacionales también, que temen que sus

empresas se vean afectadas por la falta de seguridad jurídica.

Este tipo de inestabilidad se ha evidenciado en la propuesta de renegociación de

los contratos petroleros, en los cuales solo 10 empresas de las 17 que operaban en

el país seguirán trabajando, según informó el Régimen.

De acuerdo con el nuevo modelo de contrato establecido por el Gobierno, las

empresas pasan a ser prestadoras de servicios y a recibir una tarifa fija por ello,

mientras que el dueño legal del petróleo es el Estado.

De esta forma toda subida del valor del crudo redundará en beneficio del Gobierno,

cuyo objetivo con todo el proceso era recaudar más y obligar a las compañías a

elevar la inversión.

Esto significará un incremento de los ingresos del país de más de 2.100 millones de

dólares. Otro eje de inversión será la explotación de los campos mineros.

La reducción de la inversión significará el incremento de las importaciones,

especialmente de productos terminados, como enlatados y vestimenta.

A pesar de que el Gobierno trata de poner límites a las importaciones, la balanza

comercial seguirá teniendo un déficit en relación a las exportaciones. Ésto se

evidencia en los altos índices de consumo de la población. La gente imita el

comportamiento del Gobierno, que gasta mucho y no tiene la costumbre del ahorro.

El temor de los empresarios que prefieren importar productos y venderlos a tener

que producirlos ellos mismos, porque eso implicaría invertir en infraestructura y en

materia prima.

Después de varios años difíciles, en los que los bancos restringieron los créditos

49

privilegiando la liquidez y las empresas estaban recelosas de pedir créditos, la

situación del sistema financiero vuelve a ser positiva.

La política del Gobierno ha sido muy dura con el Fondo Mundial, el Banco

Interamericano de Desarrollo (BID) y otros organismos de crédito, por lo que no

creo que a futuro nos puedan prestar dinero y serán los únicos donantes que

queden.

Las empresas no pueden realizar estrategias a futuro porque existe un descontrol

de la corrupción, ambiciones personales de parte de partidos políticos, falta de

credibilidad del los políticos que dictan leyes a su conveniencia, por lo que hay

inseguridad política.

El HOTEL QUITO ha sentido los cambios que se han producido en la política

ecuatoriana, es así que está pasando a formar parte de las inversiones del Banco

de IESS (BIESS).

En la actualidad el factor más importante y que está llamando la atención a todas

las personas y empresas del país es la nueva Constitución, de la que se espera

tener resultados positivos que favorezcan a la producción y a incentivar el consumo

en el país.

3.2.1.2. Factor Económico

El sector turístico en la ciudad de Quito, desde el año 2006 ha ido en constante

crecimiento, teniendo un incremento de 181.756 turistas, lo que representa un 54%

de aumento de acuerdo a la tabla adjunta. Si se considera sólo el período hasta el

2006, el crecimiento es del 39,4% mientras en el Ecuador es de 23% en el mismo

período.

Cuadro N° 1

ECUADOR

(Mintur)

QUITO

(Migración)

QUITO

(Est.Plan Q)

2006 785,406 325,152 343,850

2007 874,892 348,484 418,181

2008 941,766 351,814 422,177

2009 988,871 397,210 476,652

2010 967,162 400,470 479,106

2011 - 500,588 530,622

Fuente: Empresa Pública Metropolitana de Gestión de Destino Turístico

El turismo de congresos ha sido considerado un segmento estratégico para el

desarrollo del turismo en la ciudad de Quito, así se muestra una evolución positiva

reflejada no solamente en el incremento de los congresos realizados en Quito, sino

50

también en la ganancia de cuota de mercado dentro de Ecuador; en este contexto,

la situación de la ciudad es muy buena, con el inconveniente de la falta de un

Palacio de Convenciones y Congresos.

Los ingresos turísticos de Quito en el año 2010 han sido de US$ 560,5 millones de

dólares, de los cuales US$ 287,5 provienen del turismo internacional y US$ 273 del

turismo nacional. La proyección de estos ingresos para el año 2011 está por encima

de los US$ 600 millones. Por lo tanto, Quito se configura como el lugar más visitado

de todo el país por los turistas de invierno, le sigue Guayaquil, Galápagos y

Cuenca.

Ecuador N° 2

LUGARES VISITADOS EN EL

ECUADOR POR EL TURISMO

RECEPTOR

VíA

AEREA

VíA

TERRESTRE

QUITO 69% 56%

GUAYAQUIL 40% 39%

GALAPAGOS 13% 14%

CUENCA 12% 21%

OTAVALO 9% 9%

Fuente: Empresa Pública Metropolitana de Gestión de Destino Turístico.

En cuanto al turismo doméstico, las ciudades más visitadas fueron Guayaquil y

Quito, confirmando así su condición de polos de desarrollo del país.

Ecuador N° 3

LUGAR DE DESTINO % TOTAL

GUAYAQUIL 6% 631,299

QUITO 6% 543,517

CUENCA 2% 193,227

RESUMEN TOTAL ZONA SUR 9% 918,018

TOTAL NACIONAL 23% 9,858,472

Fuente: Empresa Pública Metropolitana de Gestión de Destino Turístico.

Otra particularidad es el período de estancia de los turistas en la ciudad de Quito es

de 4,7 días, superando inclusive a ciudades europeas donde el promedio de

estancia es de 3,9 días. Dentro del período de estancia en la ciudad de Quito, los

visitantes tienen predilección por visitar el Centro Histórico 87%, el mismo que se

ha constituido como la principal atracción a ser visitada, en segundo lugar está la

Mitad del Mundo 69%, seguida por visitas fuera de la ciudad como Otavalo 60% y el

Cotopaxi 40% y finalmente el Teleférico de la ciudad 18%. Siendo catalogada por

los turistas extranjeros como una de las ciudades más hermosas de Latinoamérica.

La repercusión de estos ingresos e incrementos en el sector turístico se centran en

el crecimiento de los establecimientos, así como en el crecimiento del empleo en el

51

sector turístico, lo que ha generado un incremento en la oferta de servicios

hoteleros que van desde hoteles cinco estrellas o de lujo, hasta hostales de menor

categoría razón por la cual, deben generar diferentes mecanismos para dar a

conocerse especialmente a nivel internacional. El grupo hotelero al cual pertenece

el Hotel Quito es de gran importancia para el sector turístico de la ciudad, ya que

son los más reconocidos por el turista nacional y más aún por el turista

internacional ya que brindan un sinnúmero de servicios y beneficios a los

huéspedes, además de seguridad y confort a la hora de hospedarse.

3.2.1.3. Factor Social

En el Ecuador se observa una división de clases sociales muy marcada, debido a

que existe una concentración de la riqueza en pocas manos; la clase alta es muy

pequeña, pero poderosa; es la que maneja al país y se reduce al 8% del total del

país; ésto es causado porque el poder económico maneja a la política y la misma

los beneficia; existen en el país muchos oligopolios y algunos monopolios que

hacen que el comercio no se desarrolle de forma normal y que concentran aún más

la riqueza en los mismos sectores. La clase media se ha reducido aún más y ha

perdido su importancia en el comercio, al menos en las ciudades pequeñas; en las

ciudades grandes como Quito y Guayaquil se aprecia una concentración importante

de la clase media, en donde la misma si es importante en el comercio, ya que su

poder adquisitivo mueve a muchos negocios.

La clase más numerosa es la clase baja y los indigentes, los cuales cada vez más

sufren las consecuencias de la concentración de la riqueza; ésto ha desembocado

en un aumento de los niveles de inseguridad en los ciudades grandes, las cuales

por tradición tienen altos niveles de emigración desde las ciudades pequeñas y los

emigrantes muchas veces no se integran al mercado laboral y tienen que pasar

hambre, frío y enfermedad. Por esta situación es que muchas personas han

preferido emigrar hacia el extranjero a destinos como Estados Unidos y Europa,

pero esto ha ocasionado que la familia se desintegre, que los jóvenes hijos queden

desamparados y a expensas de las tentaciones del medio, por lo cual se observa

un crecimiento de las pandillas juveniles, especialmente en ciudades como Quito y

Guayaquil, cuya población es mayor.

En lo que respecta al Hotel Quito, sus tarifas y eventos son accesibles para un

estrato medio, tomando en cuenta que muchos de sus clientes que son turistas en

su país son de clases sociales altas, ya que toman tours muy costosos y a veces

nuestro país es uno de los muchos puntos de visitas que tienen los tours.

3.2.1.4. Factor Tecnológico

En el país la tecnología no es muy avanzada, las industrias que posee el país no

son muy desarrolladas con respecto a los otros países y son muy poco competitivas

a nivel internacional. En el Ecuador la hotelería se ha visto afectada por la poca

preocupación por incentivar el turismo de nuestro país a nivel internacional, muchos

52

extranjeros creen que nuestro país es una selva y en otros casos ni siquiera saben

que existe.

La importancia de la tecnología es visible, tanto en las nuevas como en las viejas

organizaciones, por esta razón el HOTEL QUITO, entre los beneficios que busca de

la tecnología pueden citarse mayor productividad, mejores niveles de vida, mayor

disposición de tiempo libre y una mayor variedad de productos.

Es deber del Hotel Quito estar muy pendiente del entorno, con la finalidad de

ajustar su conducta al medio social del que forman parte, para así poder

permanecer en el mercado y estar dispuesta a crecer, lo que implica mirar muy

adentro para lograr ir hacia fuera y aunque llegue a ser líder y se tenga asegurado

un espacio, debe ir más allá, no conformarse, incursionar en nuevos mercados,

transformarse y apoyar todo lo que sea mejoramiento continuo y adquirir nueva

tecnología para agilizar la información que beneficia la toma de decisiones.

La Empresa en la actualidad cuenta con un paquete contable denominado SAI, es

un software administrativo y contable completo e integrado, el mismo que en

relación a los nuevos programas contables, se podría decir que ya está siendo

obsoleto, además de que presenta ciertas fallas en la entrega de información; en

ciertas ocasiones éste se cuelga y genera retrasos en los procesos, es por ésto que

el Hotel Quito debe tomar muy en cuenta la necesidad de implementar un mejor

sistema que ayude a mejorar sus procesos y a llevar un control adecuado de sus

costos, factor que es indispensable y muy necesario en la Empresa.

Cabe indicar también que la Empresa cuenta con información en línea es decir

tiene una intranet que permite manejar la información en forma más rápida y

eficiente dentro de la organización.

Además tenemos el Fidelio Opera que es una paquete hotelero, con tecnología de

punta que lo utilizan casi todos los hoteles de cinco estrellas del Ecuador, su

respaldo lo tienen en Argentina.

53

3.2.1.5. Factor Legal

Adicionalmente, es importante mencionar que el Hotel Quito actúa siempre

apegado a Leyes, Normas y Regulaciones del País como:

54

Ley de Turismo

Reglamento General de Aplicación a la Ley de Turismo

Reglamento General de Actividades Turísticas

Código de Trabajo

Ley de Régimen Tributario Interno

Ordenanzas Metropolitanas.

Además, es socio activo de la Federación Hotelera del Ecuador AHOTEC.

3.2.2. Influencias Microeconómicas

3.2.2.1. Clientes

Es importante realizar un análisis del origen geográfico de los huéspedes que llegan

al Hotel, ya que de esa manera podemos planificar estrategias de mercadeo, para

promocionarnos en los mercados nacionales e internacionales.

Cabe mencionar que no solo se analiza los datos de turismo, sino del segmento

ejecutivo, ya que éste tiene una participación importante en el Hotel.

El principal cliente del Hotel Quito es el ejecutivo de provincia que llega a la ciudad

por negocios; estos resultados nos obligan a intensificar nuestras ventas en el

segmento corporativo de otras ciudades del Ecuador.

El porcentaje del viajero que llega de Perú se incrementó en un 7,50% en

comparación al año 2009, por tal razón se ha planificado realizar 2 visitas a la

ciudad de Lima por año.

Se puede observar un incremento en el turista internacional, especialmente de

Estados Unidos, dando mensajes de estabilidad y mejoras en el turismo externo.

55

Los segmentos de mercados internos del Hotel, se detallan a continuación

con su respectivo análisis FODA.

RACK

Análisis FODA Segmento Rack

CORPORATIVO

Análisis FODA Segmento Corporativo

56

CONVENCIONES & INCENTIVOS

Análisis FODA Segmento Convenciones & Incentivos

TOUR & TRAVEL – GRUPOS

Análisis FODA Segmento Tour & Travel Fit´s - Grupos

57

PERMANENTES

Análisis FODA Segmento Permanente

Sin embargo, el crecimiento de nuevos hoteles de lujo ha generado un incremento

en la competencia directa del Hotel, ya que las cadenas de hoteles se han visto en

la necesidad de emplear nuevas estrategias para posicionar sus marcas y atraer

clientes, razón por la cual el Hotel Quito debe diseñar estrategias y emplear tácticas

para competir con los demás hoteles; de aquí que surge la necesidad de diseñar un

Plan de Mercadeo que le permita al Hotel posicionarse de mejor forma en la mente

de los consumidores y explotar de mejor forma su marca ya que la competencia en

la venta de habitaciones y otros servicios de los hoteles que pertenecen al sector en

el cual está incluido el Hotel Quito, se ha vuelto muy agresiva

VENTAS

Las ventas obtenidas en el período 2011, nos puede reflejar el comportamiento que

se mantiene a lo largo del año.

De esta forma podemos tener un histórico y el comportamiento mes a mes,

denotando los meses de mayor afluencia y de la misma forma los meses de menor

ocupación dentro del Hotel.

58

El HOTEL QUITO, cuenta con clientes en todo el Ecuador y que son alrededor de

1500 clientes de los cuales 600 son corporativos entre los más importantes se

destacan los siguientes:

GUAYAQUIL

Amanco Plastigama

Biofactor Sa - Vepamil

Dinadec s.a.

Consorcio Amramco

Global crossing

Plywood Ecuatoriana S.A.

Plasticos Industriales C.A

Red Productiva II Carana

Rocafuerte Seguros

Servicio & Remediación

Sertecpet S.A

Universidad Tecnológica Empresarial

CUENCA

Blancandina

Cartopel SAI

Distribuidora de Tableros del Austro

Huertos Azhupud S.A

Industrias Guapan

Importadora Tomebamba S.A

Tecnova

Universidad Estatal de Bolívar

Universidad de Cuenca Convenio

AMBATO

Construtora Norberto Odebrecht S.A.

Industrias IEPESA

Productos Tissue del Ecuador S.A

Universidad Técnica de Ambato

Zaimella del Ecuador

Xurpas online y Mobile S.A

ESMERALDAS

Contrachapados de Esmeraldas

Explorecuador

INTERNACIONALES

Gate 1 Travel

Gullivers travel age

Hoteles Decameron Ecuador

Think Galapagos

Transhotel

59

LOJA

Universidad Técnica Particular de Loja

QUITO

Abbot Laboratorios

Abercrombie

Acería del Ecuador

Banco Finca

Beiersdorf S.A

Cablevisión

Chaide y Chaide

Cine Ecuador Servicios de Producción

Cubiertas del Ecuador Kubiec

Delisoda

Fv Área Andina

Gamatv

Geodata Engineering S.P.A

Grupo Context

Grupo Faro

Havells Sylvania N V

HIAS - PUCE

IESS Dirección General Quito

IESS Hospital Carlos Andrade Marín

IESS Seguro Salud

Lutexa Industrial Comercial

Ministerio de la Coordinación Política

Ministerio de Turismo

Ministerio del interior

Montarello Martínez

Municipio de Quito

Municipio del Distrito Metrop. De Quito

North Star Agriculture

Nueva Emisora Central

Pronaca

Proveedora de Papeles Andina

Provefrut s.a.

Siemens

Sigmaplast s a

Sociedad Industrial

Tribunal Contencioso Electoral

Tropicalimentos S.A

Tuboscope

Vegas del Caribe

Vepamil

Virumec

Wartsila Ecuador S.A

60

NECESIDADES DE LOS CLIENTES

En el Hotel Quito trabajamos para todo tipo de clientes. Somos una cadena de

mentalidad abierta, creemos que la variedad existente en el mundo es lo que nos

enriquece. Por ello tenemos en cuenta las necesidades de cualquier cliente e

intentamos hacer su estancia lo más cómoda y agradable posible.

En nuestro Hotel no encontrarán barreras arquitectónicas, ofrecemos habitaciones

adaptadas para clientes discapacitados, disponemos de productos especiales para

clientes celíacos. Tratamos de que su estadía sean unas vacaciones inolvidables.

Nuestro objetivo “Un mundo de atenciones".

3.2.2.2. Proveedores

El Hotel Quito cuenta con varios proveedores los mismos que para la Empresa

tienen mucha importancia, ya que con los mismos se ha logrado negociaciones

importantes que benefician a la Empresa.

Entre los principales proveedores tenemos:

PROVEEDOR PRODUCTO

Pronaca Pollo

La Suiza Embutidos

Cordovez S.A. Licores

Vallejo Asociados Mariscos

El Salinerito Quesos, especies

Exxon Móvil Gas, Diesel

Supermercados “La favorita” Carnes

3.2.2.3. Competencia

La ciudad de Quito por sus características turísticas y empresariales, ha

incrementado la oferta hotelera en los últimos 10 años, tomando en cuenta que

existe oferta para los diferentes segmentos de mercado e inclusive una variedad de

precios y productos.

Dentro de los Hoteles del Distrito Metropolitano y que son afiliados a la asociación

de Hoteles del Ecuador tenemos:

61

En la actualidad tenemos 9 hoteles de Lujo, 11 hoteles superior y 7 hoteles de

clasificación turista; cabe recalcar que estos hoteles son los que están afiliados.

También tenemos una oferta de hoteles de 3 y 2 estrellas que no se contemplan en

el cuadro anterior.

Estos datos estadísticos nos ayudan para establecer estrategias de ventas ya que

se conoce de buena fuente, el comportamiento de la ocupación de los distintos

hoteles y de la competencia directa de Hotel Quito.

También podemos analizar la tarifa promedio del mercado y de la ciudad de Quito,

que nos da una respuesta para las estrategias de incremento de tarifas para los

siguientes años.

La oferta de habitaciones en la ciudad es de 2.300 habitaciones, que representa el

43% en todo el Ecuador, por tal razón es una ciudad donde se pueden postular

eventos internacionales de reconocimiento, para que tenga un mejor desarrollo el

turismo ecuatoriano y la rotación de huéspedes de clase ejecutiva.

Sin embargo, el crecimiento de nuevos hoteles de lujo ha generado un incremento

en la competencia directa del Hotel, ya que las cadenas de hoteles se han visto en

la necesidad de emplear nuevas estrategias para posicionar sus marcas y atraer

clientes, razón por la cual el Hotel Quito debe diseñar estrategias y emplear tácticas

62

para competir con los demás hoteles, de aquí que surge la necesidad de diseñar un

Plan de Mercadeo que le permita al Hotel posicionarse de mejor forma en la mente

de los consumidores y explotar de mejor forma su marca, ya que la competencia en

la venta de habitaciones y otros servicios de los hoteles que pertenecen al sector en

el cual está incluido el Hotel Quito, se ha vuelto muy agresiva. Se debe de tener

claro los resultados y los comparativos obtenidos desde el 2009 hasta el 2010.

3.2.2.4. Precios

La actual administración, comenzó su período con un Hotel con serias deficiencias

físicas y de servicios, con nada o casi nada remodelaciones, un Hotel que en la

comunidad era considerado viejo y de baja calidad en servicios.

El Hotel necesitaba urgente un cambio de imagen y sobre todo una remodelación

en su infraestructura y artículos de trabajo y muebles.

Hubo varios escenarios en los cuales había que tomar decisiones, ya que el dueño,

no invirtió hasta tener resultados positivos en sus balances.

Se empezó con un Hotel donde la ocupación promedio fue de 44% en todo el año y

una tarifa promedio de US$ 35,00. Habitaciones que necesitaban urgente cambio

de menaje, alfombras con quemaduras y desagradables olores, televisiones de 14

pulgadas a blanco y negro, una bajo stock de lencería para habitaciones y

deficientes sistemas de seguridad en todas las áreas públicas del Hotel.

Fue necesario dar importancia en todos estos aspectos y sobre todo había que

cambiar la imagen que tenía el Hotel hacia la comunidad.

Durante estos 6 años el Hotel Quito ha incrementado de una forma paulatina sus

ingresos, con mejoras en su infraestructura y sus servicios de las áreas públicas.

El año 2011 el Hotel Quito cerró con una ocupación real del 69% y una tarifa

promedio de US$ 59,00.

HABITACIONES EJECUTIVAS

Cuidadosamente decoradas y equipadas para ofrecerle la mayor comodidad que se

imagine, para que disfrute de una tranquila y relajada estadía. Descubra desde aquí

majestuosidad de las montañas que rodean a Quito o la tranquilidad del valle

aledaño, todas tienen balcones desde donde puede regocijarse con una magnífica

vista. Son ideales para el ejecutivo que está por negocios o por placer, con la

opción de escoger una cama doble o king. Usted podrá conectarse por medio de

nuestro internet inalámbrico sin salir de su habitación. No deje pasar los artículos de

tocador de cortesía que tenemos en el elegante baño. Para parejas que viajan con

niños les ofrecemos acomodarlos fácilmente en esta espaciosa habitación.

TV por cable

Radio

Internet wi fi

63

Caja de Seguridad

Secador de pelo

Periódico local.

SUITES

Le ofrecemos comodidad total. Perfectas para parejas o viajeros de negocios,

sentirá elegancia y comodidad en cada uno de los ambientes. Por su diseño

exclusivo nuestras suites despertarán su interés para estancias más largas. El

entorno acogedor de la sala de estar le permitirá reunirse con sus invitados en

donde podrán saborear una de sus bebidas favoritas de nuestro bien surtido

minibar. En el escritorio tendrá la conexión con el mundo a través de Internet

inalámbrico y con solo cerrar la puerta usted estará en el cómodo y amplio espacio

de su dormitorio para un sueño reparador.

HABITACION SUPERIOR

En nuestras habitaciones superiores, puedes disfrutar un ambiente cómodo y

tranquilo. Descubra desde aquí la majestuosidad de las montañas que rodean a

Quito, o la tranquilidad del valle aledaño, todas tienen balcones desde donde puede

regocijarse con una magnífica vista. Son ideales para el ejecutivo que está por

negocios o por placer, con la opción de escoger una cama doble o king.

TIPO DE HABITACIÓN TIPO DE CAMA PRECIO/UNIT. US$

SIMPLE SUPERIOR KING 60

DOBLE SUPERIOR TWIN BEDS 80

SIMPLE EJECUTIVA KING 100

DOBLE EJECUTIVA KING 120

SUITES KING 140

64

CAPÍTULO IV

4. AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA AL ÁREA DE ADQUISICIONES

4.1. Fase I. Planificación

4.1.1. Planificación Preliminar

El HOTEL QUITO es una Institución que pertenece al sector privado, por lo que

muchas de sus funciones se encuentran centralizadas y las decisiones son

tomadas por la alta gerencia.

En la observación realizada a la Empresa se observó que los reglamentos, normas

y políticas se tratan de seguir conforme lo demandado y la única forma de evitar

inconvenientes es enviar memorandos al personal que no acate dichas reglas.

De exceder el número de memorandos, los empleados son multados o destituidos

de sus cargos.

Los cargos mas altos se encuentran conformados por representantes de la

empresa APH Asesoria Profesional Hotelera de la cadena Compass Hotels.

MOTIVOS DEL EXAMEN

El desarrollo del presente examen se lo realiza para medir la eficacia, eficiencia y

efectividad de los procesos en el Área de Adquisiciones desarrollado en el Hotel

Quito, mismo que se realiza a petición de la Sr. Robert Ramia Gerente General de

la mencionada Empresa.

Este examen nos permitirá evaluar las áreas que intervienen y su desenvolvimiento

para generar valor a dichos procesos administrativos, al tiempo de poner en

práctica los conocimientos adquiridos en el transcurso del aprendizaje académico.

65

Este examen emerge de la necesidad de suministrar un lineamiento claro, sobre

como se está llevando a cabo estos procesos administrativos y como las áreas

involucradas tienen relación para conseguir los objetivos de la Empresa.

OBJETIVOS DEL EXAMEN

Establecer los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos

administrativos del Área de Adquisiciones.

Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales,

reglamentos y normativas dados por la organización.

Comprobar el cumplimiento de los objetivos del Área de Adquisiciones.

Valorar los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos

administrativos.

Conseguir y conocer información técnica del ambiente general de control

interno que serán evaluados.

Elaborar un examen detallado de las debilidades críticas, utilizando técnicas

de auditoria de gestión y asegurar que los hallazgos obtenidos estén acorde

a la realidad.

Elaborar el informe final de auditoría con el propósito de asegurar que los

comentarios, conclusiones y recomendaciones sean aplicables a la

Empresa.

66

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213

Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

Quito, 25 de enero 20X2

Sr. Ing.

Robert Ramia

Gerente General del Hotel Quito

Presente.-

Estimado Ing. Ramia:

Le hago llegar un cordial saludo, a su vez por medio de la presente es confirmar el

convenio para realizar la auditoría de gestión aplicada al Área de Adquisiciones de

la empresa que usted tan acertadamente dirige, para el periodo del 1 de enero al

31 de diciembre del 2011.

La auditoria será aplicada al Área de Adquisiciones. El objetivo de nuestra auditoría

es comprobar los niveles de eficiencia, eficacia y economía. Además emitiremos un

informe sobre el acatamiento de los procesos, con las respectivas

recomendaciones.

La auditoría se realizará en relación con las normas de auditoría generalmente

aceptadas. Estas normas exigen que se alcance una seguridad razonable, no

absoluta sobre el control interno de la Empresa.

La auditoría está programada de la siguiente manera para el desempeño y

terminación:

Inicio de trabajo de campo 1 de enero del 20X2

Terminación del trabajo de campo 15 de enero del 20X2

Entrega del informe de auditoría 28 de enero del 20X2

67

Nuestros honorarios para esta auditoría estarán basados en el tiempo invertido por

los diferentes miembros de nuestro personal a nuestras tasas regulares, más

gastos directos.

Con el fin de trabajar en la forma más eficiente posible, se entiende que el personal

de su Empresa nos proporcionará la información necesaria, por ejemplo los listados

de compras, facturas de activos fijos adquiridos, ingresos de materias primas,

insumos y materiales.

El equipo de trabajo estará conformado por:

Sonia Cecilia Alvarez Bolaños Jefe

Silvia Pamela Morales Alvarez Senior

Nancy Paola Vinueza Alvarez Auditor Junior

Atentamente,

Sonia Alvarez B.

Aceptado por: Ing. Robert Ramia

Fecha: 26 de enero del 20X2

68

ALCANCE DE LA AUDITORÍA

La aplicación de las pruebas de auditoría en el programa, análisis de los procesos

administrativos del Área de Adquisiciones en el periodo comprendido entre el 1 de

enero al 31 de diciembre del 20X1.

Los procesos del Área de Adquisiciones son procesos integradores en el Hotel

Quito, ya que reúnen diversas áreas. Estos procesos tienen mucha importancia en

la Empresa, ya que permiten obtener información precisa y adecuada de las

adquisiciones que ha realizado la empresa de materias primas, insumos, materiales

y activos fijos.

Dentro del Área de Compras se consideran las siguientes adquisiciones:

Compras de Materia Prima, Insumos y Materiales

Compras de Activos Fijos

PERSONAL DE AUDITORES

NOMBRE CARGO REFERENCIA

Sonia Cecilia Alvarez Bolaños Auditor Jefe SC

Silvia Pamela Morales Alvarez Auditor Senior SM

Nancy Paola Vinueza Alvarez Auditor Junior NV

MATERIALES

Para realizar la presente auditoría de gestión al Área de Adquisiciones en la

Empresa del HOTEL QUITO, se va a requerir de los siguientes equipos y

materiales:

ÚTILES DE OFICINA

2 esfero azul y rojo para cada uno de los integrantes del equipo.

2 portaminas.

1 resma de papel bond tamaño INEN A4.

3 borradores.

3 correctores.

69

3 resaltadores.

3 archivadores.

2 juegos de separadores.

1 perforadora.

1 grapadora.

EQUIPO DE COMPUTACIÓN

3 Laptops.

2 Impresoras laser.

3 memory flash.

EQUIPO DE OFICINA

Grabadora de mano.

3 Casettes de 90 minutos.

70

4.1.2 Planificación Específica

PRESUPUESTO DE HORAS ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTADAS

1. Planificación

4

2. Programación

4

3. Evaluación del Control Interno Administrativo

17

4. Aplicación de técnicas y procedimientos,

elaboración de papeles de trabajo, hallazgos de

auditoría e indicadores de gestión.

116

5. Comunicación de Resultados

19

TOTAL HORAS

160

71

4.2. Fase II. Ejecución del Trabajo 4.2.1. Programación

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFERENCIAS

PERSONA

AUDITORA

REF. PAPEL TRABA

JO

1. Planificación

4

3

-1

SC/SM/

NV

A

2. Programación

4

3

-1

SC/SM/

NV

A

3. Evaluación Control Interno

17

16

-1

SC/SM/

NV

A

MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y

MERCADERÍAS

PROCESO No.1

SOLICITUD DE COMPRAS

3. Se toma en cuenta los requerimientos

de materia prima, suministros y

materiales que son enviados por la

bodega a pedido de cada área.

4. Se realiza una comprobación de

existencias para determinar si es

necesario realizar la compra.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar los requerimientos de materia prima,

insumos y mercaderías enviados por Bodega.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Revisar que las solicitudes de adquisición de

materia prima, insumos y mercaderías sean

realmente necesarios.

4

4

4

4

-

-

SA

SM

A.1.1

A.1.2

72

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUES

TO

HORAS

REALES

DIFEREN

CIAS

PERSO

NA

AUDITO

RA

REF.

PAPEL

TRABA

JO

PROCESO No.2 SOLICITUD PROFORMAS A PROVEEDORES

1. De acuerdo a la necesidad de materia

prima, suministros y materiales se

buscan proveedores que puedan cubrir

con la entrega del pedido.

2. Se realiza una solicitud de cotizaciones

con precios, descuentos,

especificaciones y formas de pago.

3. Se otorga citas a proveedores para

poder valorar y observar las muestras

del producto que ofrecen.

4. Una vez revisadas las cotizaciones y

atendido las citas, se procede a evaluar

la mejor alternativa.

5. Se analiza, calidad del producto,

especificaciones, precios, formas de

pago.

6. Se realiza un presupuesto que permita

elegir la alternativa que más le

conviene a la empresa.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Encargado de realizar las compras haya cumplido con buscar proveedores adecuados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las solicitudes de proformas a proveedores se hayan enviado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar como se realiza el otorgamiento de citas a proveedores.

4 4 4

4 4 4

- - -

SA

NV

SM

A.2.1

A.2.2

A.2.3

73

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUES

TO

HORAS

REALES

DIFEREN

CIAS

PERSO

NA

AUDITO

RA

REF.

PAPEL

TRABA

JO

PROCESO No.3 ADQUISICION SUMINISTROS Y MATERIALES

1. Una vez encontrada la mejor alternativa, se comunica las alternativas al director de área que solicito el producto.

2. Definen el producto y precio.

3. Negocia con el proveedor (precio,

condiciones entrega, forma de pago).

4. Elabora el pedido.

5. El pedido es enviado al proveedor que ha sido elegido anteriormente.

6. Se culmina la compra de la materia

prima o suministros que la empresa necesita para su normal desenvolvimiento.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de la elaboración del pedido de compra. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que el pedido haya sido enviado a tiempo y correctamente al proveedor que haya sido seleccionado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que el Encargado de Compras haya realizado la misma sin ningún inconveniente.

4 4 5

4

4

4

- - 1

SA

NV

SM

A.3.1

A.3.2

A.3.3

74

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUES

TO

HORAS

REALES

DIFEREN

CIAS

PERSO

NA

AUDITO

RA

REF.

PAPEL

TRABA

JO

PROCESO No.4 RECEPCIÓN DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES 1. La materia prima, suministros y materiales se

recibe físicamente desde los proveedores con la orden de compra, factura de compra y otros documentos, verificando que coincidan las cantidades y las especificaciones.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de las facturas de compra y los detalles de recepción de materia prima, insumos y materiales.

4

4

-

SA

A.4.1

PROCESO No.5 ENVÍO DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MERCADERÍA A BODEGA

1. La materia prima, suministros y materiales son enviados a la Bodega para su ingreso físico y sus registros correspondientes.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar el correspondiente envío de la materia prima, insumos y materiales a la Bodega, revisando su ingreso físico en la misma.

4

4

-

NV

A.5.1

PROCESO No.6 ENVÍO DE LA DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE A CUENTAS POR PAGAR

1. La documentación de soporte es enviada al Área de Cuentas por Pagar para su respectivo registro contable.

2. La documentación es archivada con la

respectiva actualización de saldos por pagar a proveedores

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que toda la documentación necesaria para el registro contable fue enviada sin ningún inconveniente al Área de Cuentas por Pagar para su contabilización.

4

4

-

SM

A.6.1

75

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSO

NA AUDITO

RA

REF.

PAPEL TRABA

JO

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.1 SOLICITUD DE COMPRA

1. Se toma en cuenta los requerimientos de activos fijos que son enviados por las diferentes áreas de la Empresa.

2. Se realiza una verificación de existencias

para determinar si es necesario realizar la compra.

3. Carta de autorización de parte de la

Gerencia General autorizando la compra del Activo Fijo.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de los requerimientos de activos fijos enviados por los diferentes departamentos de la Empresa. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar como se efectúa la verificación de existencias.

4 4

4 4

- -

SA

SM

A.7.1

A.7.2

PROCESO No.2 BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN Y SOLICITUD DE PROFORMAS

1. De acuerdo a la necesidad de activos fijos se buscan proveedores que puedan cubrir con la entrega del pedido.

2. Se solicitan cotizaciones con precios,

descuentos, formas de pago, tiempo de entrega.

3. Se otorga citas a proveedores para poder

analizar el producto que ofrecen.

4. Una vez revisadas las solicitudes y atendido las citas, se procede a evaluar la mejor cotización.

5. Se analiza, calidad del activo fijo, precios,

facilidades de pago y fecha de entrega.

76

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSO

NA AUDITO

RA

REF.

PAPEL TRABA

JO

6. Se realiza un presupuesto que permita elegir

la alternativa adecuada para la Empresa PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Encargado de realizar las compras haya cumplido con buscar proveedores adecuados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las solicitudes de proformas a proveedores se hayan enviado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar como se realiza el otorgamiento de citas a proveedores PROCESO No.3 RECEPCIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS

1. Los activos fijos son recibidos físicamente desde los proveedores con la factura de compra, orden de compra y otros documentos, verificando que coincidan las cantidades y las especificaciones.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de las facturas de compra y los detalles de recepción de los activos fijos.

4 4 4 4

4 4 4 4

- - 4 -

SM

NV

SA

SA

A.8.1

A.8.2

A.8.3

A.9.1

PROCESO No.4 ENVÍO DE LOS ACTIVOS FIJOS AL USUARIO

1. Los activos fijos son enviados a los usuarios de los departamentos de la Empresa, a través de la Bodega, donde se mantienen temporalmente hasta realizar dicha entrega.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia temporal de los activos fijos en Bodega. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar reportes de envíos de activos fijos a los diferentes departamentos de la empresa.

3

3

3 3

- -

NV

SM

A.10.1

A.10.2

77

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSO

NA AUDITO

RA

REF.

PAPEL TRABA

JO

PROCESO No.5 INGRESO AL SISTEMA KÁRDEX Y AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS

1 La documentación de soporte de la compra del activo fijo es enviada a la persona encargada de Activos Fijos.

2. Se elabora el formulario de ingreso de

Activos Fijos, el mismo que esta recibido por el responsable de cuidar el bien.

3. Se procede a codificar de acuerdo al

código de barras de la Empresa. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar el ingreso correcto de los activos fijos en el sistema. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar el método de inventarios en el que se ingresa el activo.

4 4

4 4

- -

SM

NV

A.11.1 A.11.2

78

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSO

NA AUDITO

RA

REF.

PAPEL TRABA

JO

PROCESO No.6 CÁLCULO DEPRECIACIONES

1. La documentación de soporte de la compra del activo fijo se procede a a cargar a los resultados de un período, utilizando una metodología sistemática y periódica, de acuerdo a la mejor estimación posible del deterioro o uso del bien. - Vida Util - Monto Depreciable – Deterioro.

2. El método a utilizar debe permitir distribuir

los importes depreciables a cada período contable durante la vida útil del activo. Cualquiera que sea el método de depreciación elegido, es necesario que su uso sea constante, independiente del nivel de rentabilidad de la empresa y de consideraciones tributarias, para proporcionar comparabilidad en los resultados de las operaciones de la empresa de un período a otro.

3. La depreciación debe acumularse en los

libros por medio de una cuenta complementaria del activo fijo, llamada depreciación acumulada. Su saldo debe corregirse monetariamente, de acuerdo con las disposiciones.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que las depreciaciones sean realizadas correctamente. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que los métodos de depreciación utilizados sean los más adecuados.

4 4

4 4

- -

SM

NV

A.12.1 A.12.2

79

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSO

NA AUDITO

RA

REF.

PAPEL TRABA

JO

PROCESO No.7 RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES A CONTABILIDAD CENTRAL

1. Los activos inmovilizados deben llevarse al costo de adquisición o histórico, más las revalorizaciones necesarias para reflejar cambios sustanciales en el poder adquisitivo de la moneda. En todo caso deberá castigarse en caso de pérdida u obsolescencia.

2. Vida útil superior a un año sin intención de

enajenarlos.

3. Deben contabilizarse reservas por depreciación con el propósito de cargar a las operaciones la inversión en activos depreciables durante el período de vida útil de estos activos.

4. La naturaleza y cuantía de los activos

restringidos o gravados debe mostrarse en nota a los estados financieros.

5. Debe existir uniformidad en el método de

depreciación utilizados.

6. Corrección Monetaria Financiera versus tributaria

7. La corrección monetaria aplicada al rubro

del activo fijo debe ser integral (Valor bruto y Dep. Acumulada).

8. El procedimiento tributario está descrito en

la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno que indica que se deben corregir los activos fijos netos.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que la información en el voucher del activo fijo sean correctos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que las revalorizaciones sean correctas PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se cumplan las leyes tributarias con relación a los activos fijos.

4 4 4

3 4 4

1 - -

SM

NV

SA

A.13.1 A.13.2 A.13.3

80

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSO

NA AUDITO

RA

REF.

PAPEL TRABA

JO

PROCESO No.8 CONTEO FÍSICO

1. Verificar que el total de los activos fijos sea coincidente con el total de la columna de adiciones del cuadro de movimientos de activos fijos.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que los movimientos de los activos fijos sean los correctos y los saldos se encuentren en concordancia físicamente

4

4

-

NV

A.14.1

PROCESO No.9 ANÁLISIS DE OBSOLESCENCIA

1 Analizar si un equipo esta operando de manera económica o si los costos de operación pueden disminuirse, adquiriendo un nuevo equipo.

2. Averiguar si el equipo actual debe ser

reemplazado de inmediato o es mejor esperar unos años, antes de cambiarlo.

3. Realizar un minucioso estudio de la

importancia en la toma de decisiones realizada por el administrador financiero en el momento de reemplazar sus recursos fijos.

4. Un activo físico debe ser reemplazado,

cuando se presentan las siguientes causas: Insuficiencia. Alto costo de mantenimiento.

Obsolescencia.

5. Se toma la decisión frente al análisis hecho. En este caso se escoge la máquina nueva por tener un menor costo.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar si los activos dados de baja efectivamente no están funcionando. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar si la nueva maquina de reemplazo, consta con todos los requerimientos para su adquisición.

3 3

3 3

- -

SM

NV

A.15.1 A.15.2

81

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSO

NA AUDITO

RA

REF.

PAPEL TRABA

JO

PROCESO No. 10 DAR DE BAJA ACTIVO

1. Solicitar un informe de ventas/bajas del período.

2 Consultar a la gerencia sobre las

disposiciones del activo fijo efectuada durante el período.

3 Verificar en las actas del directorio o de

accionistas información relacionada con disposiciones de bienes del activo fijo.

4 Cotejar el monto total de ventas/bajas del

periodo con el total de la columna respectiva del cuadro de movimiento.

5 Examinar las ventas/bajas.

6 Recalcular el resultado en la venta

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar los procedimientos seguidos de los activos dados de baja PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar los movimientos de los activos dados de baja

3 4

3 4

- -

SM

NV

A.16.1 A.16.2

5. Comunicación de Resultados

19

19

-

NV/SA

TOTALES

160

155

-5

82

4.2.2. Evaluación de Control Interno

MÉTODO CUESTIONARIO

Consiste en usar como instrumento para la investigación, cuestionarios previamente

formulados que incluyen preguntas acerca de la forma en que se manejan las

transacciones u operaciones de las personas que intervienen en su manejo; la

forma en que fluyen las operaciones a través de los puestos o lugares donde se

definen o se determinan los procedimientos de control para la conducción de las

operaciones.

Consiste en la evaluación con base en preguntas, las cuales deben ser contestadas

por parte de los responsables de las distintas áreas bajo examen. Por medio de las

respuestas dadas, el Auditor obtendrá evidencia que deberá constatar con

procedimientos alternativos, los cuales ayudarán a determinar si los controles

operan tal como fueron diseñados. La aplicación de cuestionarios ayudará a

determinar las áreas críticas de una manera uniforme y confiable.

Utilización de cuestionarios

Este documento está constituido por varias listas de preguntas que deben ser

contestadas por los funcionarios o empleados de la entidad bajo revisión o que el

Auditor mismo contesta durante el curso de la auditoría basado en sus

observaciones.

Cuando el Auditor llena el cuestionario por medio de una entrevista con uno o más

funcionarios de la entidad, debe tomar en cuenta la necesidad de confirmar durante

el curso de la auditoría la veracidad de las respuestas dadas, sin confiar

completamente en las obtenidas. La aplicación correcta de los cuestionarios sobre

control interno, consiste en una combinación de entrevistas y observaciones. Es

esencial que el Auditor entienda perfectamente los propósitos de las preguntas del

cuestionario.

83

EJEMPLO

Modelo de Cuestionario

A continuación se presenta un modelo de Cuestionario de Control Interno para Recibos de

Efectivo – Ciclo de Ventas de la entidad financiera Biersdof Co. Inc.

PREGUNTAS

RESPUESTAS

PUNTAJE OPTENIDO

PUNTAJE ÓPTIMO

OBSERVACIONES

SI

NO

1. ¿Estan aseguradas todas las personas que reciben o desembolsan efectivo?

X

12

12

2. ¿Todo el correo que ingresa es abierto por un empleado responsable que no tiene acceso a los registros contables?

X

10

10

3. ¿Prepara el empleado asignado para la apertura del correo que ingresa una lista de todos los cheques y dinero recibido?

X

0

7

No se elabora ninguna lista.

4. ¿Son registrados por terminales de registros de venta o puntos de ventas (POS) los recibos de ventas en efectivo y otros cobros por mostrador?

X

11

11

5. ¿Se depositan diariamente los cobros de las oficinas sucursales en una cuenta bancaria sujeta a retiro solamente por los ejecutivos de la oficina principal?

X

0

10

No se deposita

diariamente

6. ¿Son depositados los recibos diarios en forma intacta y sin demora por un empleado diferente del tenedor de libros de Cuentas por Cobrar?

X

10

10

7. ¿Devuelve el banco el duplicado del volante de depósito y se comparan con el registro de ingreso?

X

9

9

8. ¿Están disponibles para inspección por los auditores los duplicados de los volantes de consignación llenados apropiadamente?

X

12

12

9. ¿Son devueltos por el banco los cheques por fondos o por otros motivos, y entregados directamente a un empleado diferente del cajero, y sometidos a una pronta investigación?

X

0

9

10. ¿Está diseñado el arreglo físico de las oficinas y los registros de contabilidad para evitar que los empleados que manejan efectivo tengan acceso a los registros de contabilidad?

X

10

10

TOTAL

79

100

84

MÉTODO FLUJODIAGRAMACIÓN

También llamado de flujogramas, consiste en revelar o describir la estructura

orgánica de las áreas en examen y de los procedimientos, utilizando símbolos

convencionales y explicaciones que dan una idea completa de los procedimientos

de la entidad.

Señala por medio de cuadros y gráficas el flujo de las operaciones a través de los

puestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de control para el

ejercicio de las operaciones.

Este método permite detectar con mayor facilidad los puntos o aspectos donde se

encuentran debilidades de control interno, aun cuando hay que reconocer que se

requiere de mayor inversión de tiempo por parte del Auditor en la elaboración de los

flujogramas y habilidad para hacerlos.

Se recomienda el uso de la carta o gráfica de organización que según el autor

George R. Terry, dichas cartas son cuadros sintéticos que indican los aspectos más

importantes de una estructura de organización, incluyendo las principales funciones

y sus relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada

empleado encargado de su función respectiva.

Existen dos tipos de gráficas de organización:

- Cartas Maestras.

- Cartas Suplementarias.

Las cartas maestras presentan las relaciones existentes entre los principales

departamentos.

Las cartas suplementarias muestran cada una, la estructura del departamento en

forma más detallada.

Se recomienda además el uso combinado de estas cartas con los manuales de

operación, ya que se complementan.

85

Ventajas.

Proporciona una rápida visualización de la estructura del negocio.

Identifica la ausencia de controles financieros y operativos.

Permite una visión panorámica de las operaciones o de la entidad.

Identifica desviaciones de procedimientos.

Identifica procedimientos que sobran o que faltan.

Facilita el entendimiento de las recomendaciones del Auditor a la Gerencia

sobre asuntos contables o financieros.

La evaluación debe asegurar la integridad y exactitud de las operaciones

realizadas por el ente económico

Desventajas.

Pérdida de tiempo cuando no se está familiarizado con este sistema o no

cubre las necesidades del Contador Público.

Dificultad para realizar pequeños cambios o modificaciones ya que se debe

elaborar de nuevo.

86

EJEMPLO

87

MÉTODO NARRATIVO

El método narrativo consiste, como su nombre lo indica, en describir las diferentes

actividades de los departamentos, funcionarios y empleados y los registros que

intervienen en el sistema. Sin embargo, no debe incurrirse en el error de describir

las actividades de los departamentos o de los empleados aislada u objetivamente.

Debe hacerse la descripción siguiendo el curso de las operaciones a través de su

manejo en los departamentos citados.

Consiste en la descripción de las actividades y procedimientos utilizados por el

personal en las diversas unidades administrativas que conforman la entidad,

haciendo referencia a los sistemas o registros contables relacionados con esas

actividades y procedimientos.

La descripción debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en

todas las unidades administrativas que intervienen, nunca se practicará en forma

aislada o con subjetividad.

Detallar ampliamente por escrito los métodos contables y administrativos en vigor,

mencionando los registros y formas contables utilizadas por la Empresa, los

empleados que los manejan, quienes son las personas que custodian bienes,

cuanto perciben por sueldos, etc.

La información se obtiene y se prepara según lo juzgue conveniente el Contador

Público, por funciones, por departamentos, por algún proceso que sea adecuado a

las circunstancias.

La forma y extensión en la aplicación de este procedimiento dependerá desde luego

de la práctica y juicio del Contador Público observada al respecto y que puede

consistir en:

A. Preparar sus notas relativas al estudio de la compañía de manera que

cubran todos los aspectos de su revisión.

88

B. Que las notas relativas contengan observaciones únicamente respecto a las

deficiencias del control interno encontradas y deben ser mencionadas en sus

papeles de trabajo, también cuando el control existente en las otras secciones no

cubiertas por sus notas no es el adecuado.

Siempre deberá tenerse en cuenta la operación en la unidad administrativa

precedente y su impacto en la unidad siguiente.

Ventajas:

El estudio es detallado de cada operación con lo que se obtiene un mejor

conocimiento de la empresa.

Se obliga al Contador Público a realizar un esfuerzo mental, que acostumbra

al análisis y escrutinio de las situaciones establecidas.

Desventajas:

Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales.

No se tiene un índice de eficiencia.

89

EJEMPLO

BEIRSDOF Co., Inc. PROCEDIMIENTOS DE RECIBO DE EFECTIVO

Diciembre 31, 2012

Todos los recibos de efectivo llegan en el correo en forma de cheques. Nancy

Vera, la Cajera, recibe el correo cada mañana en la Oficina de Correos y lo entrega

sin abrir a Martha Godoy, la Contadora Jefe. Godoy abre y distribuye el correo. Los

cheques de los clientes los entregan a Vera, quien registra los remitentes en el

diario de ingresos de efectivo, prepara volantes de consignación por duplicado y

envía por correo los recibos diarios en forma intacta al Banco del Pichincha. El

banco devuelve por correo los volantes de consignación por duplicado validados y

Godoy los archiva en orden cronológico. Godoy traslada diariamente las partidas

del diario de recibos de efectivo al mayor auxiliar de cuentas por cobrar.

Cualquier cheque de un cliente devuelto por parte del banco, Godoy lo entrega a la

Gerente Financiera María Izurieta, quien hace seguimiento y vuelve a depositar los

cheques. Godoy también le entrega a Izurieta los extractos bancarios mensuales

sin abrir. Izurieta hace la conciliación del extracto bancario mensualmente, compara

las fechas y los montos de los depósitos con las entradas en el diario de recibos de

efectivo y revisa la exactitud de los descuentos de venta registrados en el diario de

recibos de efectivo.

Vera, Godoy e Izurieta están todos asegurados.

Teresa Pérez

90

INFORME COSO 1

El denominado "INFORME COSO" sobre control interno, publicado en EE.UU. en

1992, surgió como una respuesta a las inquietudes que planteaban la diversidad de

conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en torno a la temática referida.

Plasma los resultados de la tarea realizada durante más de cinco años por el grupo

de trabajo que la TREADWAY COMMISSION, NATIONAL COMMISSION ON

FRAUDULENT FINANCIALREPORTING creó en Estados Unidos en 1985 bajo la

sigla COSO (COMMITTEE OFSPONSORING ORGANIZATIONS).

Debido al mundo económico integrado que existe hoy en día se ha creado la

necesidad de integrar metodologías y conceptos en todos los niveles de las

diversas áreas administrativas y operativas con el fin de ser competitivos y

responder a las nuevas exigencias empresariales; surge así un nuevo concepto de

control interno donde se brinda una estructura común el cual es documentado en el

denominado informe COSO.

La definición de control interno se entiende como el proceso que ejecuta la

administración con el fin de evaluar operaciones específicas con seguridad

razonable en tres principales categorías: efectividad y eficiencia operacional,

confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de políticas, leyes y normas.

COMPONENTES

El marco integrado de control que plantea el informe COSO I consta de cinco

componentes interrelacionados, derivados del estilo de la dirección e integrados al

proceso de gestión:

Ambiente de Control.

Evaluación de Riesgos.

91

Actividades de Control.

Información y Comunicación.

Supervisión.

AMBIENTE DE CONTROL

El Ambiente de Control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el

accionar de una entidad, desde la perspectiva del control interno y que son por lo

tanto, determinantes del grado en que los principios de este último imperan sobre

las conductas y los procedimientos organizacionales.

Es, fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección, la

Gerencia, y por carácter reflejo, los demás agentes con relación a la importancia del

control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.

Fija el tono de la organización y, sobre todo, provee disciplina a través de la

influencia que ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto.

Los principales factores del Ambiente de Control son:

· La filosofía y estilo de la dirección y la gerencia.

· La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y los manuales de

procedimiento.

· La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso de

todos los componentes de la organización, así como su adhesión a las políticas y

objetivos establecidos.

· Las formas de asignación de responsabilidades y de administración y desarrollo

del personal.

92

. El grado de documentación de políticas y decisiones, y de formulación de

programas que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.

En las organizaciones que lo justifiquen, la existencia de consejos de administración

y comités de auditorías con suficiente grado de independencia y calificación

profesional.

El ambiente de control reinante será tan bueno, regular o malo como lo sean los

factores que lo determinan. El mayor o menor grado de desarrollo y excelencia de

éstos hará, en ese mismo orden, la fortaleza o debilidad del ambiente que generan

y consecuentemente el tono de la organización.

EVALUACIÓN DE RIESGOS

El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que

afectan las actividades de las organizaciones. A través de la investigación y análisis

de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza se

evalúa la vulnerabilidad del sistema. Para ello, debe adquirirse un conocimiento

práctico de la entidad y sus componentes de manera de identificar los puntos

débiles, enfocando los riesgos, tanto al nivel de la organización (interno y externo)

como de la actividad.

El establecimiento de objetivos es anterior a la evaluación de riesgos. Si bien

aquéllos no son un componente del control interno, constituyen un requisito previo

para el funcionamiento del mismo.

Los objetivos (relacionados con las operaciones, con la información financiera y con

el cumplimiento), pueden ser explícitos o implícitos, generales o particulares.

Estableciendo objetivos globales y por actividad, una entidad puede identificar los

factores críticos del éxito y determinar los criterios para medir el rendimiento.

A este respecto cabe recordar que los objetivos de control deben ser específicos,

así como adecuados, completos, razonables e integrados a los globales de la

Institución.

Una vez identificados, el análisis de los riesgos incluirá:

93

Una estimación de su importancia / trascendencia.

Una evaluación de la probabilidad/ frecuencia.

Una definición del modo en que habrán de manejarse.

Dado que las condiciones en que las entidades se desenvuelven suelen sufrir

variaciones, se necesitan mecanismos para detectar y encarar el tratamiento de los

riesgos asociados con el cambio. Aunque el proceso de evaluación es similar al de

los otros riesgos, la gestión de los cambios merece efectuarse independientemente,

dada su gran importancia y las posibilidades de que los mismos pasen inadvertidos

para quienes están inmersos en las rutinas de los procesos.

ACTIVIDADES DE CONTROL

Están constituidas por los procedimientos específicos establecidos como un

reaseguro para el cumplimiento de los objetivos, orientados primordialmente hacia

la prevención y neutralización de los riesgos.

Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en

cada una de las etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de

riesgos, según lo expresado en el punto anterior: conociendo los riesgos, se

disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos, los cuales pueden

agruparse en tres categorías, según el objetivo de la entidad con el que estén

relacionados:

· Las operaciones

· La confiabilidad de la información financiera

· El cumplimiento de leyes y reglamentos

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

94

Así como es necesario que todos los agentes conozcan el papel que les

corresponde desempeñar en la organización (funciones, responsabilidades), es

imprescindible que cuenten con la información periódica y oportuna que deben

manejar para orientar sus acciones en consonancia con los demás, hacia el mejor

logro de los objetivos.

La información relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo

que llegue oportunamente a todos los sectores permitiendo asumir las

responsabilidades individuales.

La información operacional, financiera y de cumplimiento conforma un sistema para

posibilitar la dirección, ejecución y control de las operaciones.

Está conformada no sólo por datos generados internamente sino por aquellos

provenientes de actividades y condiciones externas, necesarios para la toma de

decisiones.

Los sistemas de información permiten identificar, recoger, procesar y divulgar datos

relativos a los hechos o actividades internas y externas, y funcionan muchas veces

como herramientas de supervisión a través de rutinas previstas a tal efecto. No

obstante resulta importante mantener un esquema de información acorde con las

necesidades institucionales que, en un contexto de cambios constantes,

evolucionan rápidamente. Por lo tanto deben adaptarse, distinguiendo entre

indicadores de alerta y reportes cotidianos en apoyo de las iniciativas y actividades

estratégicas, a través de la evolución desde sistemas exclusivamente financieros a

otros integrados con las operaciones para un mejor seguimiento y control de las

mismas.

Ya que el sistema de información influye sobre la capacidad de la dirección para

tomar decisiones de gestión y control, la calidad de aquél resulta de gran

trascendencia y se refiere entre otros a los aspectos de contenido, oportunidad,

actualidad, exactitud y accesibilidad.

La comunicación es inherente a los sistemas de información. Las personas deben

conocer a tiempo las cuestiones relativas a sus responsabilidades de gestión y

control. Cada función ha de especificarse con claridad, entendiendo en ello los

95

aspectos relativos a la responsabilidad de los individuos dentro del sistema de

control interno.

Asimismo el personal tiene que saber cómo están relacionadas sus actividades con

el trabajo e los demás, cuáles son los comportamientos esperados, de qué manera

deben comunicar la información relevante que generen.

Los informes deben transferirse adecuadamente a través de una comunicación

eficaz. Ésto es, en el más amplio sentido, incluyendo una circulación

multidireccional de la información: ascendente, descendente y transversal.

La existencia de líneas abiertas de comunicación y una clara voluntad de escuchar

por parte de los directivos resultan vitales.

Además, de una buena comunicación interna, es importante una eficaz

comunicación externa que favorezca el flujo de toda la información necesaria y en

ambos casos importa contar con medios eficaces, dentro de los cuales tan

importantes como los manuales de políticas, memorias, difusión institucional,

canales formales e informales, resulta la actitud que asume la dirección en el trato

con sus subordinados. Una entidad con una historia basada en la integridad y una

sólida cultura de control no tendrá dificultades de comunicación. Una acción vale

más que mil palabras.

SUPERVISIÓN

Incumbe a la dirección la existencia de una estructura de control interno idónea y

eficiente, así como su revisión y actualización periódica para mantenerla en un nivel

adecuado. Procede la evaluación de las actividades de control de los sistemas a

través del tiempo, pues toda organización tiene áreas donde los mismos están en

desarrollo, necesitan ser reforzados o se impone directamente su reemplazo debido

a que perdieron su eficacia o resultaron inaplicables. Las causas pueden

encontrarse en los cambios internos y externos a la gestión que, al variar las

circunstancias, generan nuevos riesgos a afrontar.

96

MÉTODO COSO 2

COSO II demuestra una sutil sensibilidad hacia la seguridad en forma de

preocupación por los sistemas de información, otras veces como sistemas

informáticos o tecnología de la información o, escuetamente, tecnología,

considerando su importancia en profundidad.

El proyecto se inició en enero de 2001 con el objeto de desarrollar un marco global

para evaluar y mejorar el proceso de administración de riesgo, reconociendo que

muchas organizaciones están comprometidas en algunos aspectos de la

administración de riesgos.

En septiembre de 2004, se publica el informe denominado Enterprise Risk

Management – Integrated Framework, el cual incluye el marco global para la

administración integral de riesgos.

ERM comenzó en las empresas de servicios financieros, seguros, servicios

públicos, petróleo, gas, e Industrias manufactureras químicas.

Se inicio en estas empresas por qué:

En estas Industrias los riesgos están bien documentados y medidos.

Comúnmente se utilizan sofisticados modelos estadísticos.

Existe entendimiento y supervisión sobre la sensibilidad del mercado y

riesgos.

DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO DE ACUERDO AL INFORME COSO II -

ERM.

ERM es un proceso efectuado por el Directorio, la Gerencia y otro personal,

aplicado en el establecimiento de estrategias y a través de toda la empresa (en

cada nivel o unidad), diseñado para identificar eventos potenciales que puedan

afectar a la entidad y gerenciar los riesgos que se encuentren dentro de su deseo

97

de riesgos, con el propósito de proveer de una certeza razonable acerca del logro

de los objetivos de la entidad en las categorías:

1. Estratégico (esta categoría no incluía coso 1).

2. Eficiencia y efectividad de las Operaciones (OPERACIONES).

3. Confiabilidad de la Información (REPORTES).

4. Cumplimiento (CUMPLIMIENTO).

COMPONENTES

El COSO - ERM está integrado por ocho componentes:

1. Ambiente Interno.

2. Establecimiento de Objetivos.

3. Identificación de Eventos.

4. Evaluación de Riesgos.

5. Respuesta al Riesgo.

6. Actividades de Control.

7. Información y Comunicación.

8. Supervisión.

AMBIENTE DE CONTROL.

Es el punto central de todos los otros componentes del ERM, provee disciplina y

estructura.

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS.

Los objetivos pueden ser visualizados en cuatro categorías:

1. Estratégicos.

2. Operacionales.

3. De confiabilidad de la Información.

4. De cumplimiento.

98

IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS.

Un evento es un incidente u ocurrencia, de fuentes internas o externas a una

entidad que puede afectar la implementación de la estrategia o el logro del objetivo.

Los eventos se clasifican en positivos y negativos. Los negativos son riesgos y los

positivos son oportunidades. Los eventos pueden proceder de:

Fuentes Internas

Procesos

Personas

Sistemas

Infraestructura

Fuentes Externas

Económicos

Tecnológicos

Políticos

Sociales

EVALUACIÓN DE RIESGOS.

La empresa debe evaluar los eventos que pueden afectar el logro de objetivos

desde dos perspectivas:

Probabilidad e

Impacto.

RESPUESTA AL RIESGO.

Las respuestas al riesgo caen en cuatro categorías:

1. Evitarlo.

2. Reducirlo.

3. Compartirlo.

99

4. Aceptarlo.

ACTIVIDADES DE CONTROL.

Políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que las respuestas al riesgo son

apropiadamente ejecutadas. Ocurre a través de todos los niveles de la

organización.

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN.

Información pertinente (interna y externa) debe ser identificada, capturada y

comunicada en una forma y marco de tiempo que permita al personal llevar a cabo

sus responsabilidades.

La comunicación efectiva puede ocurrir es un sentido amplio, de arriba hacia abajo

y viceversa, y a todo nivel de toda la entidad.

SUPERVISIÓN.

Todo el proceso debe ser supervisado y las modificaciones deben ser realizadas

según se necesiten.

De esta manera el sistema puede reaccionar dinámicamente, cambiando según las

condiciones lo requieran.

En la presente tesis se ha escogido el método de cuestionarios evaluación del

control interno, el cual se aplica a continuación para esta área motivo de la auditoría

de gestión:

100

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO PARA EL ÁREA DE

COMPRAS LOCALES

PREGUNTAS

RESPUESTAS

PUNTAJE

OBTENIDO

PUNTAJE ÓPTIMO

OBSERVACIONES

SI

NO

1. ¿Cuando recibe las mercaderías el personal encargado verifican la misma con las respectivas facturas de compra?

X

12

12

2. ¿Es apta la infraestructura para almacenar y clasificar la materia prima, insumos, materiales y activos fijos?

X

10

10

3. ¿Dispone de los equipos de carga necesarios que faciliten el manejo de las nuevas adquisiciones?

X

0

7

No existen equipos que agiliten el almacenamiento de las nuevas

adquisiciones.

4. ¿Se pide a proveedores proformas o cotizaciones de los productos que se desea adquirir?

X

11

11

5. ¿Las compras son autorizadas por la Gerencia General?

X

0

10

No autoriza las

compras la

Gerencia General.

101

PREGUNTAS

RESPUESTAS

PUNTAJE

OBTENIDO

PUNTAJE ÓPTIMO

OBSERVACIONES

6. ¿Los documentos de soporte para el registro contable son enviados a Cuentas por Pagar?

X

10

10

7. ¿Se buscan y se analizan proveedores adecuados para realizar la compra?

X

9

9

8. ¿Las compras son realizadas con anticipación para no provocar retrasos?

X

12

12

9. ¿Se elabora un presupuesto de compras?

X

0

9

No se elabora un presupuesto de compras antes de realizarlas.

10. ¿Existe una persona que esta destinada sólo para el área de compras en la empresa?

X

10

10

TOTAL

79

100

102

TABLA DE CALIFICACIÓN

REGULAR

BUENO

MUY BUENO

EXCELENTE

41 – 60

61 - 80

81 - 90

91 – 100

79

INTERPRETACIÓN: El Área de Compras tiene una calificación de 79%, es decir tiene un Control Interno Bueno; esto quiere decir que la mayoría de los procesos realizados en esta Área cuentan con controles que presentan deficiencias, por lo que deben ser reestructurados o mejorados, para poder garantizar el correcto funcionamiento de los procesos administrativos. Además, se pudo observar que existe la falencia de otros controles internos administrativos y que deben ser implementados, para que esta Área cumpla con sus objetivos de una manera eficiente, eficaz y efectiva.

103

4.2.3. Medición de Riesgos de Auditoría

RIESGO INHERENTE

Es aquel riesgo que por su naturaleza no se puede separar de la situación donde

existe. Es propio del trabajo a realizar. Es el riesgo propio de cada Empresa de

acuerdo a su actividad.

El riesgo inherente del área de compras, es de un 35%; esta afirmación ha sido

realizada en base a los puntos que siguen a continuación:

La Empresa no cuenta con una Auditoría Interna

La existencia de una toma de decisiones centralizada, muchas veces altera el

proceso.

No existe una persona que se encargue específicamente del Área.

A pesar de que el personal cumple con la competencia requerida para el Área

no todos conocen los reglamentos inherentes a su función.

RIESGO DE CONTROL

Es aquel que existe y que se propicia por falta de control de las actividades de la

empresa y puede generar deficiencias del Sistema de Control Interno.

Para determinar el Riesgo de Control en el Área de Compras se aplica la fórmula

indicada:

Riesgo de Control = % Puntaje Óptimo - % Puntaje Obtenido

Riesgo de Control = 100% - 79% = 21%

104

El Riesgo de Control es del 21%, lo que indica que los controles internos

administrativos hay que tratar de mejorarlos un poco más para que en el futuro no

existan inconvenientes con los procesos administrativos.

Hay que mejorar algunos procesos para que no existan demoras en las adquisiciones

de materia prima y materiales, ya que ésto puede generar retrasos en la producción y

por ende provocar pérdidas a la Empresa.

RIESGO DE DETECCIÓN

Es aquel que se asume por parte de los auditores que en su revisión no detecten

deficiencias en el Sistema de Control Interno.

Está definido por la posibilidad de que un error que de hecho existe no sea detectado

por los procedimientos de auditoría aplicados por el Auditor. Este error puede afectar

en si al negocio y al resultado de nuestro trabajo.

Por el conocimiento y experiencia de los auditores involucrados en el presente trabajo

se ha considerado un nivel de riesgo de detección del 18%. El equipo de trabajo está

capacitado y han realizado trabajos en ese ámbito lo que garantiza que sus pruebas

de cumplimiento estén de acuerdo a los niveles de riesgo encontrados.

RIESGO DE AUDITORÍA

El riesgo de que el Auditor emita inadvertidamente una opinión de auditoría favorable

sobre procesos o áreas que contengan errores e irregularidades de importancia. Es el

riesgo que asume el Auditor de que su trabajo no cumpla sus objetivos; para que este

riesgo sea menor debe calificar el riesgo inherente, el riesgo de control y en función

de esto aplicar los suficientes procedimientos que disminuyan el riesgo de detección.

Riesgo de Auditoría = RI * RC * RD

105

Donde:

RA = Riesgo de Auditoría

RI = Riesgo Inherente

RC = Riesgo de Control

RD = Riesgo de Detección

RA = 35% * 21% * 18%

RA = 1,32%

El equipo de auditores se enfrenta a un riesgo de auditoría del 1,32% y se puede decir

que éste evade, tanto los controles internos de la empresa como los procedimientos

de los auditores.

106

4.2.4. Aplicación de Técnicas y Procedimientos

TÉCNICAS DE AUDITORÍA

Los mecanismos mediante los cuales los auditores recopilan la evidencia de auditoría.

Las técnicas de auditoría consisten en: comparación, cálculo, confirmación,

indagación, inspección, observación y examen físico.

Las técnicas de auditoría son métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza

el Auditor para obtener evidencia que fundamente su opinión. Las técnicas más

utilizadas al realizar al realizar pruebas de transacciones y saldos son:

Técnicas de verificación ocular.

Técnicas de verificación oral.

Técnicas de verificación escrita.

Técnicas de verificación documental.

Técnicas de verificación física.

TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN OCULAR

Comparación, es el acto de observar la similitud o diferencia existente entre dos o

más elementos. Dentro de la fase de ejecución de la auditoría se efectúa la

comparación de resultados, contra criterios aceptables, facilitando de esa forma la

evaluación por el Auditor y la elaboración de observaciones, conclusiones y

recomendaciones.

Observación, es el examen ocular realizado para cerciorarse como se ejecutan las

operaciones. Esta técnica es de utilidad en todas las fases de la auditoría, por cuyo

intermedio el Auditor se cerciora de ciertos hechos y circunstancias, en especial los

relacionados con la forma de ejecución de las operaciones, apreciando

107

personalmente, de manera abierta o discreta, como el personal de la entidad ejecuta

las operaciones.

Indagación, es el acto de obtener información verbal sobre un asunto, mediante

averiguaciones directas o conversaciones con los funcionarios responsables de la

entidad. La respuesta a una pregunta formulada por el Auditor, comprende una

porción insignificante de elementos de juicio en los que puede confiarse, pero las

respuestas a muchas preguntas que se relacionan entre sí, pueden suministrar un

elemento de juicio satisfactorio, si todas son razonables y consistentes. Es de

especial utilidad la indagación en la auditoría de gestión, cuando se examinan áreas

específicas no documentadas; sin embargo, sus resultados por si solos no constituyen

evidencia suficiente y competente.

Las Entrevistas, pueden ser efectuadas al personal de la entidad auditada o

personas beneficiarias de los programas o actividades a su cargo. Para obtener

mejores resultados debe prepararse apropiadamente, especificar quienes serán

entrevistados, definir las preguntas a formular, alertar al entrevistado acerca del

propósito y puntos a ser abordados. Asimismo, los aspectos considerados relevantes

deben ser documentados y/o confirmados por otras fuentes y su utilización aceptada

por la persona entrevistada.

Las Encuestas, pueden ser útiles para recopilar información de un gran universo de

datos o grupos de personas. Pueden ser enviadas por correo u otro método a las

personas, firmas privadas y otros que conocen del programa o el área a examinar. Su

ventaja principal radica en la economía en términos de costo y tiempo; sin embargo,

su desventaja se manifiesta en su inflexibilidad, al no obtenerse más de lo que se

pide, lo cual en ciertos casos puede ser muy costoso. La información obtenida por

medio de encuestas es poco confiable, bastante menos que la información verbal

recolectada en base a entrevistas efectuadas por los auditores. Por lo tanto, debe ser

utilizada con mucho cuidado, a no ser que se cuente con evidencia que la corrobore.

TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN VERBAL U ORAL

108

Evidencia testimonial: Es la información obtenida de terceros a través de cartas o

declaraciones recibidas en respuesta a indagaciones o mediante entrevistas.

VERIFICACIÓN ESCRITA

Se obtiene al analizar o verificar la información. Esta evidencia proporciona una base

de respaldo para una inferencia respecto a la razonabilidad de una partida específica

de un estado financiero.

Analizar, consiste en la separación y evaluación crítica, objetiva y minuciosa de los

elementos o partes que conforman una operación, actividad, transacción o proceso,

con el fin de establecer su naturaleza, su relación y conformidad con los criterios

normativos y técnicos existentes. Los procedimientos de análisis están referidos a la

comparación de cantidades, porcentajes y otros. De acuerdo a las circunstancias, se

obtienen mejores resultados si son obtenidos por expertos que tengan habilidad para

hacer inferencias lógicas y juicios de valor al evaluar la información recolectada. Las

técnicas de análisis son especialmente útiles para determinar las causas y efectos de

los hallazgos de auditoría.

Confirmación, es la técnica que permite comprobar la autenticidad de los registros y

documentos analizados, a través de información directa y por escrito, otorgada por

funcionarios que participan o realizan las operaciones sujetas a examen (confirmación

interna), por lo que están en disposición de opinar e informar en forma válida y veraz

sobre ellas. Otra forma de confirmación, es la denominada confirmación externa, la

cual se presenta cuando se solicita a una persona independiente de la organización

auditada (tercero), información de interés que sólo ella puede suministrar.

Tabulación, es la técnica de auditoría que consiste en agrupar los resultados

obtenidos en áreas, segmentos o elementos examinados, de manera que se facilite la

elaboración de conclusiones. Un ejemplo de aplicación de esta técnica lo constituye la

tabulación de los resultados obtenidos en el inventario físico de bienes practicado en

el almacén de la entidad en una fecha determinada.

109

Conciliación, implica hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados,

separados e independientes. Esta técnica consiste en analizar la información

producida por diferentes unidades operativas o entidades, respecto de una misma

operación o actividad, con el objeto de establecer su concordancia entre si y, a la vez,

determinar la validez y veracidad de los informes, registros y resultados que están

siendo examinados.

VERIFICACIÓN DOCUMENTAL

Es la información obtenida de la entidad bajo auditoría e incluye, comprobantes de

pago, facturas, contratos, cheques y, en el caso de empresas estatales, acuerdos del

Directorio. La confiabilidad del documento depende de la forma como fue creado y su

propia naturaleza. La forma más común de evidencia consiste en clasificar los

documentos en:

Externos: aquellos que se originan fuera de la entidad.

Internos: aquellos que se originan dentro de la entidad.

Comprobación, técnica que se aplica en el curso de un examen, con el objeto de

verificar la existencia, legalidad, autenticidad y legitimidad de las operaciones

efectuadas por una entidad, mediante la verificación de los documentos que las

justifican.

Computación, es la técnica que se utiliza para verificar la exactitud y corrección

aritmética de una operación o resultado. Se prueba solamente la exactitud de un

cálculo, por lo tanto, se requiere de otras pruebas adicionales para establecer la

validez de las cifras incluidas en una operación.

Rastreo, es utilizada para dar seguimiento y controlar una operación de manera

progresiva, de un punto a otro de un proceso interno determinado o, de un proceso a

otro realizado por una unidad operativa dada. Al efectuar la comprensión de la

estructura de control interno, se seleccionan determinadas operaciones relativas a

cada partida o grupo, para darles seguimiento, desde el inicio hasta el final dentro de

sus procesos normales de ejecución, para con esto asegurarse de su regularidad y

110

corrección. Esta técnica puede clasificarse en dos grupos: a) rastreo progresivo, que

parte de la autorización para efectuar una operación hasta la culminación total o

parcial de ésta; y, b) rastreo regresivo, que es inverso al anterior, es decir, se parte de

los resultados de las operaciones para llegar a la autorización inicial.

Revisión selectiva, consiste en el examen ocular rápido de una parte de los datos o

partidas que conforman un universo homogéneo en ciertas áreas, actividades o

documentos elaborados, con fines de separar mentalmente asuntos que no son

normales, dado el alto costo que representaría llevar a cabo una revisión amplia o,

que por otras circunstancias, no es posible efectuar una análisis profundo.

VERIFICACIÓN FÍSICA

Está forma de evidencia es utilizada por el Auditor en la verificación de saldos de

activos tangibles y se obtiene a través de un examen físico de los recursos; sin

embargo, tal evidencia no establece la propiedad o valuación del activo.

Inspección, es el examen físico y ocular de activos, obras, documentos y valores,

con el objeto de establecer su existencia y autenticidad. La aplicación de esta técnica

es de mucha utilidad, especialmente, en cuanto a la constatación de efectivo, valores,

activo fijo y otros equivalentes. Generalmente, se acostumbra a calificarla como una

técnica combinada, dado que en su aplicación utiliza la indagación, observación,

comparación, rastreo, tabulación y comprobación.

111

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

COMPRAS DE MATERIA PRIMA, INSUMOS Y MATERIALES

PROCESO No.1

SOLICITUD DE COMPRAS

1. Se toma en cuenta los requerimientos de materia prima,

suministros y materiales que son enviados por la bodega a

pedido de cada área.

2. Se realiza una comprobación de existencias para determinar si

es necesario realizar la compra.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar los requerimientos de materia prima, insumos y mercaderías

enviados por Bodega.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Revisar que las solicitudes de adquisición de materia prima, insumos y mercaderías sean realmente necesarios.

Comparación Comprobación

Analizar Inspección

PROCESO No.2 SOLICITUD PROFORMAS A PROVEEDORES

1. De acuerdo a la necesidad de materia prima, suministros y

materiales se buscan proveedores que puedan cubrir con la

entrega del pedido.

2. Se realiza una solicitud de cotizaciones con precios, descuentos,

especificaciones y formas de pago.

3. Se otorga citas a proveedores para poder valorar y observar las

muestras del producto que ofrecen.

4. Una vez revisadas las cotizaciones y atendido las citas, se

procede a evaluar la mejor alternativa.

112

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

5. Se analiza, calidad del producto, especificaciones, precios,

formas de pago.

6. Se realiza un presupuesto que permita elegir la alternativa que

más le conviene a la empresa.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Encargado de realizar las compras haya cumplido con buscar proveedores adecuados.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las solicitudes de proformas a proveedores se hayan enviado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar como se realiza el otorgamiento de citas a proveedores.

Comprobación

Indagación

Comprobación Rastreo

Observación

PROCESO No.3 ADQUISICIÓN SUMINISTROS Y MATERIALES

1. Una vez encontrada la mejor alternativa, se comunica las alternativas al director de área que solicito el producto.

2. Definen el producto y precio.

3. Negocia con el proveedor (precio, condiciones entrega, forma de

pago).

4. Elabora el pedido.

5. El pedido es enviado al proveedor que ha sido elegido anteriormente.

6. Se culmina la compra de la materia prima o suministros que la

empresa necesita para su normal desenvolvimiento.

113

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de la elaboración del pedido de compra. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que el pedido haya sido enviado a tiempo y correctamente al proveedor que haya sido seleccionado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que el Encargado de Compras haya realizado la misma sin ningún inconveniente. PROCESO No.4 RECEPCIÓN DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES

1. La materia prima, suministros y materiales se recibe físicamente desde los proveedores con la orden de compra, factura de compra y otros documentos, verificando que coincidan las cantidades y las especificaciones.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de las facturas de compra y los detalles de recepción de materia prima, insumos y materiales. PROCESO No.5 ENVÍO DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MERCADERIA A BODEGA

1. La materia prima, suministros y materiales son enviados a la Bodega para su ingreso físico y sus registros correspondientes.

Comprobación Observación

Comprobación Rastreo

Observación

Comprobación Observación

Comprobación Observación

114

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar el correspondiente envío de la materia prima, insumos y materiales a la Bodega, revisando su ingreso físico en la misma. PROCESO No.6 ENVÍO DE LA DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE A CUENTAS POR PAGAR

1. La documentación de soporte es enviada al Área de Cuentas por Pagar para su respectivo registro contable.

2. La documentación es archivada con la respectiva actualización

de saldos por pagar a proveedores PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que toda la documentación necesaria para el registro contable fue enviada sin ningún inconveniente al Área de Cuentas por Pagar para su contabilización.

Comprobación Observación

Rastreo Comprobación Observación

115

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.1 SOLICITUD DE COMPRA

1. Se toma en cuenta los requerimientos de activos fijos que son enviados por las diferentes áreas de la Empresa.

2. Se realiza una verificación de existencias para determinar si es

necesario realizar la compra.

3. Carta de autorización de parte de la Gerencia General autorizando la compra del Activo Fijo.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de los requerimientos de activos fijos enviados por los diferentes departamentos de la Empresa. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar como se efectúa la verificación de existencias.

PROCESO No.2 BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN Y SOLICITUD DE PROFORMAS

1. De acuerdo a la necesidad de activos fijos se buscan proveedores que puedan cubrir con la entrega del pedido.

2. Se solicitan cotizaciones con precios, descuentos, formas de

pago, tiempo de entrega.

3. Se otorga citas a proveedores para poder analizar el producto que ofrecen.

4. Una vez revisadas las solicitudes y atendido las citas, se procede

a evaluar la mejor cotización.

Comprobación Observación

Comprobación Observación

116

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

5. Se analiza, calidad del activo fijo, precios, facilidades de pago y fecha de entrega.

6. Se realiza un presupuesto que permita elegir la alternativa

adecuada para la Empresa.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Encargado de realizar las compras haya cumplido con buscar proveedores adecuados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las solicitudes de proformas a proveedores se hayan enviado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar como se realiza el otorgamiento de citas a proveedores PROCESO No.3 RECEPCIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS

1. Los activos fijos son recibidos físicamente desde los proveedores con la factura de compra, orden de compra y otros documentos, verificando que coincidan las cantidades y las especificaciones.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de las facturas de compra y los detalles de recepción de los activos fijos. PROCESO No.4 ENVÍO DE LOS ACTIVOS FIJOS AL USUARIO

1. Los activos fijos son enviados a los usuarios de los

departamentos de la Empresa, a través de la Bodega, donde se

mantienen temporalmente hasta realizar dicha entrega.

Comprobación Observación

Comprobación Observación

Observación

Comprobación Observación

117

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia temporal de los activos fijos en Bodega. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar reportes de envíos de activos fijos a los diferentes departamentos de la empresa.

PROCESO No.5 INGRESO AL SISTEMA KÁRDEX Y AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS

1. La documentación de soporte de la compra del activo fijo es enviada a la persona encargada de Activos Fijos.

2. Se elabora el formulario de ingreso de Activos Fijos, el mismo

que esta recibido por el responsable de cuidar el bien.

3. Se procede a codificar de acuerdo al código de barras de la Empresa.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar el ingreso correcto de los activos fijos en el sistema. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar el método de inventarios en el que se ingresa el activo.

Comprobación Observación

Comprobación Observación

Rastreo

Comprobación Observación

Comprobación Rastreo

118

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

PROCESO No.6 CALCULO DEPRECIACIONES

1. La documentación de soporte de la compra del activo fijo se procede a a cargar a los resultados de un período utilizando una metodología sistemática y periódica, de acuerdo a la mejor estimación posible del deterioro o uso del bien. - Vida Útil - Monto Depreciable – Deterioro.

2. El método a utilizar debe permitir distribuir los importes

depreciables a cada período contable durante la vida útil del activo. Cualquiera que sea el método de depreciación elegido, es necesario que su uso sea constante, independiente del nivel de rentabilidad de la empresa y de consideraciones tributarias, para proporcionar comparabilidad en los resultados de las operaciones de la empresa de un período a otro.

3. La depreciación debe acumularse en los libros por medio de una

cuenta complementaria del activo fijo, llamada depreciación acumulada. Su saldo debe corregirse monetariamente, de acuerdo con las disposiciones.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que las depreciaciones sean realizadas correctamente. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que los métodos de depreciación utilizados sean los más

adecuados.

Comprobación Observación Comprobación

119

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

PROCESO No.7 RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES A CONTABILIDAD CENTRAL

1. Los activos inmovilizados deben llevarse al costo de adquisición o construcción histórico, más las revalorizaciones necesarias para reflejar cambios sustanciales en el poder adquisitivo de la moneda. En todo caso deberá castigarse en caso de pérdida u obsolescencia.

2. Vida útil superior a un año sin intención de enajenarlos.

3. Deben contabilizarse reservas por depreciación con el propósito

de cargar a las operaciones la inversión en activos depreciables durante el período de vida útil de estos activos.

4. La naturaleza y cuantía de los activos restringidos o gravados

debe mostrarse en nota a los estados financieros.

5. Debe existir uniformidad en el método de depreciación utilizados.

6. Corrección Monetaria Financiera versus tributaria

7. La corrección monetaria aplicada al rubro del activo fijo debe ser integral (Valor bruto y Dep. Acumulada).

8. El procedimiento tributario está descrito en la Ley de la Renta

que indica que se deben corregir los activos fijos netos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que la información en el voucher del activo fijo sean correctos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que las revalorizaciones sean correctas.

Comprobación Observación

Comprobación

120

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se cumplan las leyes tributarias con relación a los activos

fijos.

PROCESO No.8 CONTEO FÍSICO

1. Verificar que el total de los activos fijos sea coincidente con el total de la columna de adiciones del cuadro de movimientos de activos fijos.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que los movimientos de los activos fijos sean los correctos y los saldos se encuentren en concordancia físicamente.

PROCESO No.9 ANÁLISIS DE OBSOLESCENCIA

1. Analizar si un equipo está operando de manera económica o si los costos de operación pueden disminuirse, adquiriendo un nuevo equipo.

2. Averiguar si el equipo actual debe ser reemplazado de inmediato

o es mejor esperar unos años, antes de cambiarlo.

3. Realizar un minucioso estudio de la importancia en la toma de decisiones realizada por el administrador financiero en el momento de reemplazar sus recursos fijos.

4. Un activo físico debe ser reemplazado, cuando se presentan las

siguientes causas: Insuficiencia. Alto costo de mantenimiento.

Obsolescencia.

Comprobación

Inspección Comprobación Observación

121

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

5. Se toma la decisión frente al análisis hecho. En este caso se escoge la máquina nueva por tener un menor costo.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar si los activos dados de baja efectivamente no están funcionando. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar si la nueva máquina de reemplazo, consta con todos los

requerimientos para su adquisición.

PROCESO No. 10 DAR DE BAJA ACTIVO

1. Solicitar un informe de ventas/bajas del período.

2. Consultar a la gerencia sobre las disposiciones del activo fijo efectuada durante el período.

3. Verificar en las actas del directorio o de accionistas información

relacionada con disposiciones de bienes del activo fijo.

4. Cotejar el monto total de ventas/bajas del periodo con el total de la columna respectiva del cuadro de movimiento.

5. Examinar las ventas/bajas.

6. Recalcular el resultado en la venta

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar los procedimientos seguidos de los activos dados de baja PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar los movimientos de los activos dados de baja.

Comprobación Observación

Inspección Observación

Comprobación Observación

Comprobación Observación

122

3.2.5. Papeles de Trabajo

Son los documentos y archivos en los que el Auditor registra y guarda los

datos e informaciones obtenidos en los procedimientos aplicados, las

pruebas realizadas y los resultados y conclusiones a las que se llegaron en

el proceso de la auditoría.

El Auditor emplea los papeles de trabajo para facilitar el examen,

proporcionar un registro de la auditoría y un apoyo para la emisión del

informe de este proceso.

Los papeles de trabajo sirven para registrar los elementos de juicio

específico que se emplean para acumular las evidencias necesarias que

sean la base para fundamentar la opinión o dictamen que emite el Auditor.

También podemos decir que los papeles de trabajo son el conjunto de

cédulas en las que el Auditor registra los datos y la información obtenida de

la empresa que está examinando y de esta manera acumula las pruebas

encontradas y la descripción de las mismas.

Los papeles de trabajo constituyen una historia del trabajo realizado por el

Auditor y de los hechos precisos en que basa sus conclusiones e informes;

los papeles de trabajo deben ser elaborados de tal forma que muestren:

a.- Las informaciones y hechos concretos.

b.- El alcance del trabajo efectuado.

c.- Las fuentes de la información obtenida.

d.- Las conclusiones a que llegó.

Desde el punto de vista del personal que labora en la auditoría, los papeles

de trabajo constituyen esencialmente un informe que facilita la revisión del

trabajo desarrollado y que deben ser tan completos que no requieran

información verbal adicional.

123

Los papeles de trabajo deben ser preparados de tal manera que en cualquier

fecha futura un miembro de la empresa auditora o cualquier otra persona

que no haya estado relacionada con el trabajo, pueda revisar los papeles y

atestiguar con respecto a la labor realizada y a la evidencia contenida en los

mismos. Los papeles de trabajo deben ser elaborados de acuerdo a las

técnicas y normas existentes y en concordancia con los Principios

Generalmente Aceptados de Contabilidad.

OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo deben estar elaborados de tal manera que

constituyan:

Evidencia del trabajo realizado y que sea la base y sustento de las

conclusiones a que se llegó y que sirvieron de fundamento a los informes u

opiniones del Auditor sobre la auditoría efectuada. El contenido de los

papeles de trabajo tiene que ser suficiente para respaldar la opinión del

Auditor y todo el contenido del informe o dictamen, además debe servir para

facilitar la revisión y supervisión del trabajo realizado.

Constituyen una fuente a la que se pueda acudir para obtener detalles de los

saldos de las cuentas y de las partidas de los estados financieros o cualquier

otro dato preciso acumulado en relación con la auditoría. Los datos utilizados

por el Auditor al redactar su informe se encuentran en los papeles de trabajo.

Los papeles de trabajo incluyen los resultados de los cuestionarios aplicados

sobre el control interno, que permitan la evaluación del mismo.

Los papeles de trabajo permiten:

a.- Determinar la efectividad y suficiencia del trabajo realizado y la solidez de

las conclusiones consignadas.

b.- Estudiar modificaciones a los procedimientos de auditoría y el programa

para el próximo examen a fin de mejorar la calidad del examen.

124

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.1

SOLICITUD DE COMPRAS

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar los requerimientos de materia prima, suministros y mercaderías enviados por Bodega. Se solicitó los documentos enviados por Bodega de las solicitud de compras de materia prima, suministros y materiales, encontrando que en muchos casos no existen respaldos físicos de las solicitudes, además los requerimientos no son enviados solamente por Bodega ya que algunos de los requerimientos de materia prima, insumos son enviados por el Chef de Cocina, situación que es conocida por el Encargado de Bodega al momento de la compra. REQUERIMIENTOS DE MATERIA PRIMA INSUMOS Y MATERIALES = Requerimientos Enviados por Bodega Válidos , Total Requerimientos de Compra

REQUERIMIENTOS DE MATERIA PRIMA, INSUMOS Y MATERIALES = 45 60 REQUERIMIENTOS DE MATERIA PRIMA, INSUMOS Y MATERIALES = 75%

ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : A1 PÁGINA Nº: 157

PT. B.1.1

PT. A.1.1

125

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.1 SOLICITUD DE COMPRAS PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que las solicitudes de adquisición de materia prima, suministros y mercaderías sean realmente necesarios. Se revisó el total de solicitudes de materia prima, suministros y materiales y se los comparó con los requerimientos enviados por Bodega; se pudo establecer que existen otras solicitudes que no son enviadas por Bodega y que fueron aprobadas, encontrando que dos de ellas no procedían a su aprobación, ya que la materia prima que se solicitaba existía en Bodega. SOLICITUDES VÁLIDAS = Requerimientos enviados por Bodega Válidos Total Solicitudes de Compra

SOLICITUDES VÁLIDAS = 45 70 SOLICITUDES VÁLIDAS = 64,29%

ELAB POR: SM HALLAZGO Nº : A2 PÁGINA Nº: 158

PT. B.1.2

PT. A.1.2

126

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.2 SOLICITUD PROFORMAS A PROVEEDORES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Encargado de realizar las compras haya cumplido con averiguar los proveedores apropiados para la Empresa. Se observó la manera en que el Encargado de Compras realiza la búsqueda de proveedores, sin encontrar ninguna novedad, ya que la Empresa cuenta con un listado de proveedores frecuentes divididos según el producto que ofrecen.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.2.1

PT. A..2.1

127

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.2 SOLICITUD PROFORMAS A PROVEEDORES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las solicitudes de proformas a proveedores se hayan enviado. Se solicitó la carpeta de solicitudes de compra enviadas a proveedores, en donde se verificó que todas fueron despachadas; los envíos se los realiza vía Internet, vía correo o por medio de fax; todos los documentos tienen sus respaldos con fecha, hora de envío y persona que recibió la solicitud.

NO HUBO

HALLAZGOS

PT. A.2.2

128

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.2 SOLICITUD PROFORMAS A PROVEEDORES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar como se realiza el otorgamiento de citas a proveedores.

Con la ayuda de preguntas al Encargado de Compras, el cual nos informó de

la manera de otorgamientos de citas, se observó que los proveedores que

necesitan una cita piden la misma a la Sub-Gerencia Ejecutiva, la cual la otorga y con la participación del Encargado de Compras se fija el día para atenderla y posteriormente se la atiende.

NO HUBO

HALLAZGOS

PT. A.2.3

129

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.3 ADQUISICION SUMINISTROS Y MATERIALES

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de la elaboración del pedido de compra. Se verificó que el Encargado de Compras realice en presencia del Auditor la respectiva orden de compra, observando que se realiza inmediatamente y se la archiva en orden cronológico.

NO HUBO

HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. A.3.1

130

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.3 ADQUISICION SUMINISTROS Y MATERIALES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que el pedido haya sido enviado a tiempo y correctamente al proveedor que haya sido seleccionado. Se requirieron los pedidos enviados y se verificó las fechas de envío para determinar si existieron demoras; se observó que los pedidos son enviados vía Internet o por fax y todos tienen sus respaldos de fechas de envío, razón por la cual no existieron inconvenientes en este procedimiento.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. A.3.2

131

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.3 ADQUISICION SUMINISTROS Y MATERIALES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que el Encargado de Compras haya realizado la misma sin ningún

inconveniente

Se solicitó las compras realizadas para compararlas con las órdenes de compra elaboradas; se encontró que existen compras que se realizaron de materias primas y suministros que no fueron requeridos por Bodega, pero que tienen la autorización de la Sub-Gerencia Ejecutiva. COMPRAS VÁLIDAS = Ordenes de Pedido Elaboradas Total Compras COMPRAS VÁLIDAS = 87

95

COMPRAS VÁLIDAS = 91,57%

ELAB POR: HALLAZGO Nº : A3 PÁGINA Nº: 159

PT. B.1.1

PT. A.3.3

132

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.4 RECEPCIÓN DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de las facturas de compra y los detalles de recepción de materia prima, insumos y materiales. Se solicitaron las facturas de compras realizadas y los detalles de recepción de materia prima, insumos y materiales, encontrando que existen detalles de recepción que no concuerdan con los datos de las facturas. RECEPCIÓN CORRECTA = Total Recepciones Válidas

Total de Facturas de Compras de Materia Prima, Suministros Y Materiales RECEPCIÓN CORRECTA = 200

220 RECEPCIÓN CORRECTA = 90,90 %

ELAB POR: SM HALLAZGO Nº : A4 PÁGINA Nº: 160

PT. B.1.1

PT. A.4.1

133

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.5 ENVÍO DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MERCADERÍA A BODEGA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar el correspondiente envío de la materia prima, suministros y materiales a la Bodega, revisando su ingreso físico en la misma.

Se solicitaron las facturas de compra y se las comparó con los ingresos de Bodega para verificar que la materia prima, suministros y materiales fueron enviados del Área de Compras a Bodega. ENVÍO CORRECTO = Ingresos de Bodega Verificados Total Facturas de Compras de Materia Prima, Suministros y Materiales. ENVÍO CORRECTO = 200 200

ENVÍO CORRECTO = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. A.5.1

134

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.6 ENVÍO DE LA DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE A CUENTAS POR PAGAR PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que toda la documentación necesaria para el registro contable fue enviada sin ningún inconveniente al Área de Cuentas por Pagar para su contabilización. Se verificó que todas las facturas sean enviadas a Cuentas por Pagar; el Encargado de Compras una vez que ha verificado la compra procede a obtener respaldos de la misma, para posteriormente enviar los documentos al Área de Cuentas por Pagar.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. A.6.1

135

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.1 SOLICITUD DE COMPRA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de los requerimientos de activos fijos enviados por los diferentes departamentos de la Empresa. Se solicitó los documentos de respaldo enviados por los diferentes departamentos de la Empresa de los requerimientos de activos fijos, encontrando que no existen dichos documentos, pues los requerimientos son verbales.

ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : A5 PÁGINA Nº: 161

PT. B.1.1

PT. A.7.1

136

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.1 SOLICITUD DE COMPRA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar como se efectúa la verificación de existencias.

Se solicitaron respaldos de la comprobación de existencias, los mismos que no existen, además la verificación de existencias se la realiza mediante una observación que hace el Encargado de Compras y los reportes son verbales.

ELAB POR: HALLAZGO Nº : A6 PÁGINA Nº: 162

PT. B.1.1

PT. A.7.2

137

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS

PROCESO No.2 BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN Y SOLICITUD DE PROFORMAS

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Encargado de realizar las compras haya cumplido con buscar proveedores adecuados. Se observó la manera en que el Encargado de Compras realiza la búsqueda de proveedores, sin encontrar ninguna novedad, ya que la Empresa cuenta con un listado de proveedores frecuentes divididos según el producto que ofrecen.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. A.8.1

138

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.2 BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN Y SOLICITUD DE PROFORMAS PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las solicitudes de proformas a proveedores se hayan enviado. Se solicitó la carpeta de solicitudes a proveedores enviadas en donde se verificó que todas fueron enviadas; los envíos se los realiza vía Internet, vía correo o por medio de fax; todos los documentos tienen sus respaldos con fecha, hora de envío y persona que recibió la solicitud.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. A.8.2

139

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS

PROCESO No.2 BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN Y SOLICITUD DE PROFORMAS PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar como se realiza el otorgamiento de citas a proveedores

Con la ayuda de preguntas al Encargado de Compras el cual nos informó de la manera de otorgamientos de citas, se observó que los proveedores que necesitan una cita piden la misma a la Sub-Gerente Ejecutivo, la cual la otorga y con la participación del Encargado de Compras se fija el día para atenderla y posteriormente se la atiende.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. A.8.3

140

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS

PROCESO No.3 RECEPCIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de las facturas de compra y los detalles de recepción de los activos fijos. Se solicitaron las facturas de compras realizadas y los detalles de recepción de activos fijos. RECEPCIÓN CORRECTA = Total Recepciones Válidos Total Facturas de Compras de Activos Fijos RECEPCIÓN CORRECTA = 10 10 RECEPCIÓN CORRECTA = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. A.9.1

141

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS

PROCESO No.4 ENVÍO DE LOS ACTIVOS FIJOS AL USUARIO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia temporal de los activos fijos en Bodega. Se solicitaron las facturas de compra y se las comparó con los ingresos de Bodega para verificar que los activos fijos pasaron inicialmente por Bodega EXISTENCIA TEMPORAL EN BODEGA = Ingresos de Bodega Verificados Total Facturas de Compras de Activos Fijos EXISTENCIA TEMPORAL EN BODEGA = 8 12

EXISTENCIA TEMPORAL EN BODEGA = 66%

ELAB POR: HALLAZGO Nº : A7 PÁGINA Nº: 163

PT. B.1.1 PT. A.10.1

142

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.4 ENVÍO DE LOS ACTIVOS FIJOS AL USUARIO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar reportes de envíos de activos fijos a los diferentes departamentos de la empresa.

Se solicitaron las facturas de compra y se las comparó con los ingresos de cada Departamento para comprobar que los activos fijos fueron entregados.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. A.10.2

143

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.5 INGRESO AL SISTEMA KÁRDEX Y AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar el ingreso correcto de los activos fijos en el sistema. Se verificó que el Encargado de Compras una vez que ha comprobado la compra procede a sacar respaldos de la misma para posteriormente enviar los documentos al Área de Contabilidad para que todas las facturas sean ingresadas correctamente al kárdex y auxiliares de activos fijos.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. A.11.1

144

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.5 INGRESO AL SISTEMA KÁRDEX Y AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar el método de inventarios en el que se ingresa el activo. Se solicito el kárdex y auxiliares con el fin de verificar el cálculo de los

inventarios de acuerdo al método predefinido por la Gerencia de la Empresa.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. A.11.2

145

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.6 CÁLCULO DEPRECIACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que las depreciaciones sean realizadas correctamente. Se solicita el Mayor de las Cuentas de Depreciación y Anexos de Activos Fijos Para calcular la depreciación debemos conocer: 1. El Costo del Activo: este se refiere al precio original de compra o de adquisición. 2. La Vida Útil del Activo: o sea la duración esperada del funcionamiento del equipo, planta o propiedad. 3. El Valor Residual Final: a este también se le conoce como el valor de salvamento y es aquella parte del costo original del activo que se espera recuperar mediante venta o permuta del bien al final de su vida útil. 4. El Método de Depreciación a Utilizar: existen varios métodos para estimar los gastos por depreciación de los activos fijos. Estos se presentan con detalles a continuación. Depreciación Anual = Costo – Valor Residual Vida Útil

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. A.12.1

146

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS

PROCESO No.6 CÁLCULO DEPRECIACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que los métodos de depreciación utilizados sean los más adecuados. Se solicita Anexos de Activos Fijos para verificar el Método de Línea Recta.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. A.12.2

147

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS

PROCESO No.7 RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES A CONTABILIDAD CENTRAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que la información en el voucher del activo fijo sean correctos. Se verificó que los vouchers del Activos Fijos contenga la información

necesaria del Activo.

Fecha compra Numero de Factura Proveedor Descripción Cantidad Valor Activo Porcentaje Depreciación Firma del custodio

ELAB POR: HALLAZGO Nº : A8 PÁGINA Nº: 164

PT. B.1.1

PT. A.13.1

148

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS

PROCESO No.7 RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES A CONTABILIDAD CENTRAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que las revalorizaciones sean correctas Se procede a revisar los informes de los peritos sobre las

revalorizaciones de los activos fijos, se revisa que los valores estén

aplicados correctamente a los activos fijos que han de ser

revalorizados.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. A.13.2

149

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS

PROCESO No.7 RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES ENVIADAS A CONTABILIDAD CENTRAL PARA SU ACTUALIZACIÓN EN EL DIARIO GENERAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se cumplan las leyes tributarias con relación a los activos

fijos.

Se procede a la revisión de los anexos para verificar que los

porcentajes aplicados a las depreciaciones estén de acuerdo a la ley.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. A.13.3

150

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS

PROCESO No.8 CONTEO FISICO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que los movimientos de los activos fijos sean los correctos y los saldos se encuentren en concordancia físicamente

Se identifica los responsables del conteo físico de activos fijos, así como también se inspeccionó que todo el personal designado para el conteo se encuentre trabajando en el lugar que el Jefe de área le designó. CONTEO CORRECTO = Total Activos Fijos Ubicados Total Activos Fijos CONTEO CORRECTO = 98 100 CONTEO CORRECTO = 98 %

ELAB POR: HALLAZGO Nº : A9 PÁGINA No. 165

PT. B.1.1

PT. A.14.1

151

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS

PROCESO No.9 ANALISIS DE OBSOLESCENCIA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar si los activos dados de baja efectivamente no están funcionando. Se solicitó las carpetas de las actas de activos fijos dados de baja para verificar su existencia y se revisó si en ellas constan y se detallan las diferentes novedades encontradas, que amerite que hallan sido retirados.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. A.15.1

152

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS

PROCESO No.9 ANALISIS DE OBSOLESCENCIA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar si la nueva máquina de remplazó y si consta con todos los

requerimientos para su adquisición.

Se procede a revisar si la adquisición de los nuevos activos fijos

cumplen con las mismas características que las máquinas antiguas y su

funcionamiento.

Se revisa si su utilización es al menos al 70% para justificar su compra.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. A.15.2

153

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

PROCESO No. 10 DAR DE BAJA ACTIVO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar los procedimientos seguidos de los activos dados de baja Se solicitaron las notificaciones físicas que se hicieron a Gerencia Financiera en el último año de los activos fijos en mal estado. Se verificó si todas fueron aprobadas. ACTIVOS FIJOS OBSOLETOS O EN MAL ESTADO NOTIFICADOS = Total Notificaciones

Total Activos Fijos en Mal Estado u Obsoletos .

ACTIVOS FIJOS OBSOLETOS

O EN MAL ESTADO NOTIFICADOS = 13 13

ACTIVOS FIJOS OBSOLETOS O EN MAL ESTADO NOTIFICADOS = 100 %

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. A.16.1

154

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS

PROCESO No. 10 DAR DE BAJA ACTIVO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar los movimientos de los activos dados de baja Se solicitaron los informes de autorización a la Gerencia Financiera correspondientes al último año para determinar si fueron aprobados. ACTIVOS FIJOS DADOS DE BAJA = Total Autorizaciones Emitidas

Total Activos Fijos en Mal Estado u Obsoletos

ACTIVOS FIJOS DADOS DE BAJA = 13 13 ACTIVOS FIJOS DADOS DE BAJA = 100%

.

NO HUBO

HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT.A.16.2

155

4.2.6. Hallazgos de Auditoría

Se puede definir como la operación o actividad que está afectada negativamente o

lesionada en la eficacia, economía o eficiencia.

Incluyen la condición, criterio, causa, efecto y recomendación sobre la debilidad o

excepción encontrada. Debe también incluir las mejoras realizadas por la unidad

desde la última auditoría para proveer una perspectiva y balance apropiados en el

reporte.

Los hallazgos deben documentarse de la siguiente forma:

Criterio: Política o estándar que se audita (lo que debería existir).

Condición: La evidencia de la excepción o resultado de la prueba (lo que

existe).

Causa: Describe la razón fundamental por la cual ocurrió la situación

encontrada por el Auditor. ¿Por qué sucedió? Es lo que explica el

incumplimiento del criterio. (Ej.: falta de entrenamiento, falta de políticas y

procedimientos adecuados, falta de controles en el sistema, etc.).

Efecto: El riesgo o exposición a la organización, si la situación no se

resuelve (el impacto). Se refiere al resultado observable o la consecuencia

real o potencial de no haber cumplido con uno o más criterios y lo que ello

ha significado para la institución. Si una situación observada no tiene efectos

negativos reales o potenciales sobre los resultados de la entidad, no hay

hallazgos. Si se identifica algún posible efecto, el Auditor implementará los

procedimientos necesarios para determinar si se incurrió en errores,

irregularidades o actos ilegales y medir sus consecuencias; ésto incluye,

entre otros procedimientos, realizar una consulta sobre la tipificación de

presuntos delitos.

156

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

A1

COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.1

SOLICITUD DE COMPRAS

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar los requerimientos de materia prima, insumos y mercaderías enviados por Bodega.

CONDICIÓN Se solicitó los documentos enviados por Bodega de los requerimientos de materia prima, suministros y materiales, hallando que en muchos casos no hay respaldos físicos de las solicitudes; además los requerimientos no son enviados solamente por Bodega. Del total de requerimientos de Compra el 75% son emitidos por Bodega. CRITERIO Los requerimientos de materias primas, suministros y materiales deben ser emitidos únicamente por Bodega. CAUSA Varios de los requerimientos de materia prima, son enviados por el Chef de Cocina, situación que es conocida por el Encargado de Bodega al momento de la compra. EFECTO Puede darse el caso de que los requerimientos se

dupliquen, lo que provocaría un gasto innecesario al no

percatarse que el requerimiento ya fue enviado por otra

persona.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.1.1 PÁGINA Nº

125

157

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

A2

COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.1 SOLICITUD DE COMPRAS PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que las solicitudes de adquisición de materia prima, suministros y mercaderías sean realmente necesarios. CONDICIÓN Se revisó el total de solicitudes de materia prima, suministros y materiales y se los comparó con los requerimientos enviados por Bodega, se pudo establecer que existen otras solicitudes que no son enviadas por Bodega y que fueron aprobadas encontrando que varias de ellas no procedían a su aprobación, ya que la materia prima que se solicitaba existía en Bodega. CRITERIO Las solicitudes de materia prima, suministros y materiales enviadas para su aprobación deben ser únicamente remitidas por Bodega. CAUSA Existieron varias solicitudes que no fueron enviadas por Bodega y que a pesar de ello fueron autorizadas. EFECTO Se adquirió materia prima que no procedía su compra, ya que la misma si existía en Bodega.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.1.2 PÁGINA Nº

126

158

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

A3

COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.3 ADQUISICIÓN SUMINISTROS Y MATERIALES

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que el Encargado de Compras haya realizado la misma sin ningún inconveniente

CONDICIÓN Se solicitó las compras realizadas para compararlas con las órdenes de compra elaboradas; se halló que existen compras que se realizaron de materias prima y suministros que no fueron requeridos por Bodega, pero que tienen la autorización de la Sub-Gerencia Ejecutiva. CRITERIO Toda compra debe ser autorizada por la Sub-Gerencia Ejecutiva, la misma que debe aprobar únicamente las órdenes de compra realizadas por Bodega. CAUSA La Sub-Gerencia Ejecutiva autorizo órdenes de compra que no fueron enviadas por la Bodega. EFECTO

Se realizaron compras de materia prima, suministros y

materiales que si existían en Bodega, ocasionando una

duplicidad en los productos.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.3.3 PÁGINA Nº

132

159

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

A4

COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.4 RECEPCIÓN DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de las facturas de compra y los detalles de recepción de materia prima, suministros y materiales. CONDICIÓN Se solicitaron las facturas de compras efectuadas y los detalles de recepción de materia prima, suministros y materiales, encontrando que existen detalles de recepción que no coinciden con los datos de las facturas. De un total de 220 facturas de compra, existen 200 documentos de recepción validos. CRITERIO Las compras realizadas debe tener su respectiva factura, la cual debe ser comparada con los detalles de recepción de materia prima, suministros y materiales elaborado por Bodega. CAUSA Existen detalles de recepción que no concuerdan con los datos registrados en las facturas de compra. Los mismos que no son llenados correctamente. EFECTO No se encuentran respaldos de que las compras realizadas fueron ingresadas en Bodega.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.4.1 PÁGINA Nº

133

160

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

A5

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.1 SOLICITUD DE COMPRA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de los requerimientos de Activos Fijos enviados por los diferentes departamentos de la Empresa. CONDICIÓN Se solicitó los documentos de respaldo enviados por los diferentes departamentos de la Empresa de los requerimientos de activos fijos, encontrado que no existen dichos documentos los requerimientos son verbales y dirigidos directamente al Sub-Gerente Ejecutivo. CRITERIO Todo requerimiento de un activo fijo debe ser enviado por escrito a Bodega. CAUSA Los requerimientos de activo fijo son verbales y dirigidos directamente al Sub-Gerente Ejecutivo. EFECTO Pueden existir compras de activos fijos innecesarias ya que no se comprueba antes en Bodega si existen o no.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.7.1 PÁGINA Nº

136

161

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

A6

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.1 SOLICITUD DE COMPRA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar como se efectúa la verificación de existencias. CONDICIÓN Se solicitaron respaldos de la verificación de existencias, los mismos que no existen, además la verificación de existencias se la realiza mediante una observación que hace el encargado de compras y los

reportes son verbales dirigidos a la Sub-Gerente Ejecutivo. CRITERIO Las verificaciones de existencias deben tener un respaldo por escrito que indique todo lo que se constató. CAUSA El control de existencias se la hace, pero no por escrito sino en forma verbal. EFECTO No existen respaldos de que se haya realizado la verificación de existencias, lo que puede traer problemas entre el personal.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.7.2 PÁGINA Nº

137

162

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

A7

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.4 ENVÍO DE LOS ACTIVOS FIJOS AL USUARIO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia temporal de los activos fijos en Bodega.

CONDICIÓN Se solicitaron las facturas de compra y se las comparó con los ingresos de Bodega para verificar que los activos fijos pasaron inicialmente por Bodega. Se encontró que varias ocasiones los activos fijos no fueron llevados temporalmente a Bodega, el 66% de los mismos si cumplió con pasar primero por Bodega. CRITERIO El activo fijo adquirido debe pasar primero por Bodega para registrar su ingreso y existencia física. CAUSA Se encontró varios activos fijos que no fueron llevados temporalmente a Bodega. EFECTO

El ingreso y la revisión física del activo fijo no fueron

constatados por el Encargado de Bodega, el mismo que

no se responde de la pérdida o inasistencia del activo.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.10.1 PÁGINA Nº 142

163

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

A8

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.7 RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES A CONTABILIDAD CENTRAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que la información en el voucher del activo fijo sea correcta. CONDICIÓN Se solicitaron los voucher de varios activos fijos para comparar con la factura. Se encontró varios vouchers no contiene todos los datos referentes al activo fijo. CRITERIO El voucher del activo fijo adquirido debe tener todos los datos y especificaciones necesarias del artículo. CAUSA Se encontró varios vouchers de los activos fijos que no contienen la información necesaria para ubicar al activo fijo adquirido. EFECTO Que al momento de ubicar al Activo Fijo no se encuentre, ya que el voucher no contiene la información necesaria para identificar al mismo.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.13.1 PÁGINA Nº

148

164

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

A9

COMPRA ACTIVOS FIJOS

PROCESO No.8 CONTEO FISICO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que los movimientos de los activos fijos sean los correctos y los saldos se encuentren en concordancia físicamente

CONDICIÓN Se conoce a los responsables del conteo físico de activos fijos, así como también se investigó que todo el personal designado para el conteo se encuentre trabajando en el lugar que el Jefe de Área le designó. En el conteo realizado se encontró 98 de los 100 activos fijos ya que 2 freidoras no se encontraban en ninguna área de la Empresa, sino que fueron halladas en la Bodega de activos fijos dados de baja. CRITERIO El personal designado para el conteo debe permanecer en el lugar donde se le asignó. CAUSA No se reportó que varios activos fijos se encontraban en otro sitio. EFECTO El conteo no es cabal, ya que existen fallas al momento

de que los activos fijos no son dejados en su lugar

respectivo.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.14.1 PÁGINA Nº

151

165

4.3. Fase III. Comunicación de Resultados

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

31 de enero de 20X2

Sr. Ing.

Robert Ramia

Gerente General del Hotel Quito

Presente.

MOTIVO DEL EXAMEN

El desarrollo del presente examen se lo realiza para medir la eficacia, eficiencia y

efectividad de los procesos en el Área de Adquisiciones desarrollado en el Hotel

Quito, mismo que se realiza a petición de Sr. Robert Ramia Gerente General de

dicha Empresa.

Este examen nos permitirá valorar las áreas que intervienen y su desarrollo para

generar valor a dichos procesos, al tiempo de poner en práctica los conocimientos

adquiridos en el plazo del aprendizaje académico.

Este examen aparece de la necesidad de aportar un lineamiento claro sobre cómo

se está llevando a cabo dichos procesos y como las áreas implicadas tienen

relación para conseguir los objetivos de la Empresa.

OBJETIVOS DEL EXAMEN

Establecer los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos administrativos del

Área de Adquisiciones.

166

Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentos y

normativas dados por la empresa.

Comprobar el cumplimiento de los objetivos del Área de Adquisiciones.

Evaluar los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos administrativos.

Conseguir y conocer información técnica del ambiente general de control interno

que serán evaluados.

Efectuar un examen detallado de las debilidades críticas, utilizando técnicas de

auditoría de gestión y asegurar que los hallazgos obtenidos estén acorde a la

circunstancias.

Desarrollar el informe final de auditoría con la finalidad de asegurar que los

comentarios, conclusiones y recomendaciones sean aplicables a la Empresa.

ALCANCE DEL EXAMEN.-

La aplicación de la prueba de auditoría en el programa, análisis de los procesos

administrativos del Área de Adquisiciones en el periodo comprendido entre el 1 de

enero al 31 de diciembre del 20X1.

La auditoría se realizará del 1 de enero al 31 de enero del 20X2 con presupuesto de

horas de 160 de las cuales se consumieron 164 horas.

El personal que intervino en la auditoría es el siguiente:

Sonia Cecilia Alvarez Bolaños Jefe

Silvia Pamela Morales Alvarez Sénior

Nancy Paola Vinueza Alvarez Auditor Junior

OBJETIVO DEL ÁREA DE ADQUISICIONES

167

Evaluar si el proceso de compras genera información rápida y precisa de

existencias, para determinar la necesidad real de materia prima o materiales

necesarios para la elaboración de los diferentes productos

A continuación se hace un detalle de todos los aspectos con relación a la auditoría

de gestión practicada en su compañía, en el Área de Adquisiciones, de la

información del 1 al 31 de diciembre de 20X1, durante los días del 1 al 31 de enero

del 20X2.

Resultado de esta auditoría de gestión se hace un informe de los hallazgos que se

han encontrado en la auditoría realizada al Área de Adquisiciones, así como se

interpreta los resultados de la aplicación de los indicadores de gestión y se

presentan las correspondientes recomendaciones:

PROCESO No.1

SOLICITUD DE COMPRAS

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar los requerimientos de materia prima, materiales y mercaderías enviados

por Bodega.

HALLAZGO A1

Se solicitó los documentos enviados por Bodega de los requerimientos de materia

prima, suministros y materiales, hallando que en muchos casos no hay respaldos

físicos de las solicitudes; además los requerimientos no son enviados solamente

por Bodega. Del total de requerimientos de Compra el 75% son emitidos por

Bodega.

RECOMENDACIÓN

Se necesita dejar claro quien es la persona autorizada para realizar los

requerimientos de materia prima, materiales, evitando que otras personas envíen

solicitudes en muchos casos innecesarias. Además, deben existir documentos que

168

respalden las solicitudes, para que los pedidos sean verídicos y tengan un

responsable.

PROCESO No.1

SOLICITUD DE COMPRAS

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Revisar que las solicitudes de adquisición de materia prima, suministros y

mercaderías sean realmente necesarios.

HALLAZGO A2

Se revisó el total de solicitudes de materia prima, suministros y materiales y se los

comparó con los requerimientos enviados por Bodega, se pudo establecer que

existen otras solicitudes que no son enviadas por Bodega y que fueron aprobadas

encontrando que varias de ellas no procedían a su aprobación ya que la materia

prima que se solicitaba existía en Bodega.

RECOMENDACIÓN

El Encargado de Bodega debe ser la única persona que realice las solicitudes de

compra de materia prima y materiales; se puede tener un mejor manejo de la

información, evitando que la mercadería no necesaria sea adquirida o que por

desconocimiento del encargado sea duplicada; es indispensable que se emitan

reglas que indiquen que todos los requerimientos de materia prima, y materiales

deben ser dirigidos al Encargado de Bodega y éste a su vez sea el único en solicitar

la compra de los mismos.

PROCESO No.3

ADQUISICION SUMINISTROS Y MATERIALES

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Verificar que el Encargado de Compras haya realizado la misma sin ningún

inconveniente

169

HALLAZGO A3

Se solicitó las compras realizadas para compararlas con las órdenes de compra

elaboradas, se halló que existen compras que se realizaron de materias prima y

suministros que no fueron requeridos por Bodega, pero que tienen la autorización

de la Sub-Gerencia Ejecutiva.

RECOMENDACIÓN

La Sub-Gerencia Ejecutiva debe autorizar solamente las órdenes de pedido

elaboradas por Bodega, ya que ésta es la indicada en determinar las necesidades

de compra que tiene la Empresa; no se debería autorizar a personas ajenas a la

Bodega a comprar, ya que en muchas ocasiones no fue necesaria su compra.

PROCESO No.4

RECEPCIÓN DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar la existencia de las facturas de compra y los detalles de recepción de

materia prima, suministros y materiales.

HALLAZGO A4

Se solicitaron las facturas de compras efectuadas y los detalles de recepción de

materia prima, suministros y materiales, encontrando que existen detalles de

recepción que no coinciden con los datos de las facturas. De un total de 220

facturas de compra, existen 200 documentos de recepción validos.

RECOMENDACIÓN

El Encargado de Compras debe realizar y confirmar las recepciones de materia

prima y materiales al momento de su ingreso a la Empresa, para evitar que existan

productos que no cuenten con documentos de recepción.

170

COMPRA ACTIVOS FIJOS

PROCESO No.1

SOLICITUD DE COMPRA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar la existencia de los requerimientos de Activos Fijos enviados por los

diferentes departamentos de la Empresa.

HALLAZGO A5

Se solicitó los documentos de respaldo enviados por los diferentes departamentos

de la Empresa de los requerimientos de activos fijos, encontrando que no existen

dichos documentos; los requerimientos son verbales y dirigidos directamente al

Sub-Gerente Ejecutivo.

RECOMENDACIÓN

Se debe exigir que existan documentos de respaldo de las solicitudes verbales que

realizan los departamentos de la Empresa para adquirir Activos Fijos; con esto se

garantiza la solicitud, así como se responsabiliza al Jefe de cada Departamento; así

se evita realizar compras innecesarias.

PROCESO No.1

SOLICITUD DE COMPRA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Revisar como se efectúa la verificación de existencias.

171

HALLAZGO A6

Se solicitaron respaldos de la verificación de existencias, los mismos que no

existen, además la verificación de existencias se la realiza mediante una

observación que hace el encargado de compras y los reportes son verbales

dirigidos a la Sub-Gerente Ejecutivo.

RECOMENDACIÓN

Con la preparación de un documento de verificación de existencias, se puede

constancia por escrito de las necesidades de activos fijos encontradas, así se evita

que existan problemas entre los departamentos de cada Empresa, ya que se

certifica y se identifica que Departamento es el que solicitó la compra, de tal forma

que no se presenten confusiones.

PROCESO No.4

ENVÍO DE LOS ACTIVOS FIJOS AL USUARIO

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar la existencia temporal de los activos fijos en Bodega.

HALLAZGO A7

Se solicitaron las facturas de compra y se las comparó con los ingresos de Bodega

para verificar que los activos fijos pasaron inicialmente por Bodega.

Se encontró que varias ocasiones los activos fijos no fueron llevados

temporalmente a Bodega, el 66% de los mismos si cumplió con pasar primero por

Bodega.

RECOMENDACIÓN

Se dispondrá que todos los activos fijos antes de ser enviados a los diferentes

departamentos de la Empresa donde son requeridos, deban ser llevados a Bodega

para registrar su ingreso.

172

PROCESO No.7

RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES A CONTABILIDAD CENTRAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar que la información en el voucher del activo fijo sea correcta.

HALLAZGO A8

Se solicitaron los voucher de varios activos fijos para comparar con la factura.

Se encontró varios vouchers no contiene todos los datos referentes al activo fijo.

RECOMENDACIÓN

Se dispone que la persona que registra los datos en los vouchers de activos fijos,

tenga mayor cuidado en el registro de las facturas en los vouchers, a su vez este

tenga el visto bueno del contador quien verificara la información ingresada.

PROCESO No.8

CONTEO FISICO

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar que los movimientos de los activos fijos sean los correctos y los saldos se

encuentren en concordancia físicamente

HALLAZGO A9

Se conoce a los responsables del conteo físico de activos fijos, así como también

se investigó que todo el personal designado para el conteo se encuentre trabajando

en el lugar que el Jefe de Área le designo.

173

En el conteo realizado se encontró 98 de los 100 activos fijos ya que 2 freidoras no

se encontraban en ninguna área de la Empresa sino que fueron halladas en la

bodega de activos dados de baja.

RECOMENDACIÓN

Los Jefes de Bodega deben estar permanentemente revisando a las personas

designadas para el conteo para que no existan fallas, además el acceso a Bodega

debe ser abierto únicamente al personal autorizado.

174

4.4. Fase IV. Evaluación Continua.

1 de junio del 20X2

Sr. Ing.

Robert Ramia

Gerente General del Hotel Quito

Presente.

Estimado Ing. Ramia:

Se procedió a verificar que las recomendaciones emitidas en la auditoría realizada

al Área de Compras de su Empresa, se hayan tomado en cuenta y que las mismas

estén puestas en práctica para mejorar los procesos de su Empresa.

El personal que se encargó de la realización de la Auditoría de Gestión es el

siguiente:

Sonia Cecilia Alvarez Bolaños Jefe

Silvia Pamela Morales Alvarez Sénior

Nancy Paola Vinueza Alvarez Auditor Junior

Durante los días del 1 al 31 de enero del 20X2, se realizó la auditoría de gestión al

Área de Compras, por el periodo del 1 al 31 de diciembre de 20X1.

Con fecha 31 de enero de 20X2 se presentó el informe con la comunicación de los

resultados obtenidos. Se retornó del día 1 al 15 de junio de 20X2 para la revisión

sobre el cumplimiento de lo indicado en el informe del 31 de enero de 20X2,

dedicando 40 horas con el siguiente personal: Sonia Cecilia Alvarez Bolaños (Jefe),

Silvia Pamela Morales Alvarez (Sénior), Nancy Paola Vinueza Alvarez (Auditor

Junior), siendo que a la presente fecha no se han atendido las siguientes

recomendaciones:

175

PROCESO No.1

SOLICITUD DE COMPRAS

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Revisar que las solicitudes de adquisición de materia prima, suministros y

mercaderías sean realmente necesarios.

HALLAZGO A2

Se revisó el total de solicitudes de materia prima, suministros y materiales y se los

comparó con los requerimientos enviados por Bodega, se pudo establecer que

existen otras solicitudes que no son enviadas por Bodega y que fueron aprobadas

encontrando que varias de ellas no procedían a su aprobación ya que la materia

prima que se solicitaba existía en Bodega.

CRITERIO

Las solicitudes de materia prima, suministros y materiales enviadas para su

aprobación deben ser únicamente remitidas por Bodega.

CAUSA

Existieron varias solicitudes que no fueron enviadas por Bodega y que a pesar de

ello fueron autorizadas.

EFECTO

Se adquirió materia prima que no procedía su compra, ya que la misma si existía en

Bodega.

176

RECOMENDACIÓN

El Encargado de Bodega, debe ser la única persona que realice las solicitudes de

compra de materia prima y materiales, se puede tener un mejor manejo de la

información, evitando que la mercadería no necesaria sea adquirida o que por

desconocimiento del encargado sea duplicada; es indispensable que se emitan

reglas que indique que todos los requerimientos de materia prima y materiales

deben ser dirigidos al Encargado de Bodega y este a su vez sea el único en solicitar

la compra de los mismos.

PROCESO No.7

RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES A CONTABILIDAD CENTRAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar que la información en el voucher del activo fijo sea correcta.

HALLAZGO A8

Se solicitaron los voucher de varios activos fijos para comparar con la factura.

Se encontró varios vouchers no contiene todos los datos referentes al activo fijo.

CRITERIO

El voucher del activo fijo adquirido debe tener todos los datos y especificaciones

necesarias del artículo.

CAUSA

Se encontró varios vouchers de los activos fijos que no contienen la información

necesaria para ubicar al activo fijo adquirido.

EFECTO

Que al momento de ubicar al Activo Fijo no se encuentre, ya que el voucher no

contiene la información necesaria para identificar al mismo.

177

RECOMENDACIÓN

Se dispone que la persona que registra los datos en los vouchers de activos fijos,

tenga mayor cuidado en el registro de las facturas en los vouchers, a su vez este

tenga el visto bueno del contador quien verificara la información ingresada.

Atentamente,

Sonia Álvarez B.

178

CAPÍTULO V

5. AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA AL ÁREA DE RECURSOS

HUMANOS

5.1. Fase I. Planificación

5.1.1. Planificación Preliminar

MOTIVOS DEL EXAMEN

El desarrollo del presente examen se lo realiza para medir la eficacia, eficiencia y

efectividad de los procesos en el Área de Recursos Humanos desarrollado en el

Hotel Quito, mismo que se realiza a petición del Sr. Robert Ramia, Gerente General

de la mencionada Empresa.

Este examen nos permitirá evaluar las áreas que intervienen y su desenvolvimiento

para generar valor a dichos procesos, al tiempo de poner en práctica los

conocimientos adquiridos en el transcurso del aprendizaje académico.

Este examen nace de la necesidad de proporcionar un lineamiento claro sobre cómo

se está llevando a cabo dichos procesos y como las áreas involucradas tienen

relación para conseguir los objetivos de la Empresa.

OBJETIVOS DEL EXAMEN

Establecer los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos

administrativos del Área de Recursos Humanos.

Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales,

reglamentos y normativas dados por la organización.

Comprobar el cumplimiento de los objetivos del Área de Recursos Humanos.

Valorar los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos administrativos.

179

Conseguir y conocer información técnica del ambiente general de control

interno que serán evaluados.

Elaborar un examen detallado de las debilidades críticas, utilizando técnicas

de auditoría de gestión y asegurar que los hallazgos obtenidos estén acorde

a la realidad.

Elaborar el informe final de auditoría con el propósito de asegurar que los

comentarios, conclusiones y recomendaciones sean aplicables a la Empresa.

180

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

Quito, 25 de febrero 20X2

Sr. Ing.

Robert Ramia

Gerente General del Hotel Quito

Presente.-

Estimado Ing. Ramia:

Le hago llegar un cordial saludo, a su vez por medio de la presente es confirmar el

convenio para realizar la auditoría de gestión aplicada al Área de Recursos

Humanos de la empresa que usted tan acertadamente dirige, para el periodo del 1

de enero al 31 de diciembre del 20X1.

La auditoria será aplicada al Área de Recursos Humanos. El objetivo de nuestra

auditoría es comprobar los niveles de eficiencia, eficacia y economía. Además

emitiremos un informe sobre el acatamiento de los procesos, con las respectivas

recomendaciones.

La auditoría se realizará en relación con las normas de auditoría generalmente

aceptadas. Estas normas exigen que se alcance una seguridad razonable, no

absoluta sobre el control interno de la Empresa.

La auditoría está programada de la siguiente manera para el desempeño y

terminación:

Inicio de trabajo de campo 1 de febrero del 20X2

Terminación del trabajo de campo 15 de febrero del 20X2

Entrega del informe de auditoría 28 de febrero del 20X2

181

Nuestros honorarios para esta auditoría estarán basados en el tiempo invertido por

los diferentes miembros de nuestro personal a nuestras tasas regulares, más gastos

directos.

Con el fin de trabajar en la forma más eficiente posible, se entiende que el personal

de su Empresa nos proporcionará la información necesaria, por ejemplo los listados

del personal, nomina del personal, pago de planillas al IESS.

El equipo de trabajo estará conformado por:

Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Jefe

Silvia Pamela Morales Álvarez Senior

Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior

Atentamente,

Sonia Álvarez B.

Aceptado por: Ing. Robert Ramia

Fecha: 28 de febrero del 20X2

182

ALCANCE DE LA AUDITORÍA

La aplicación de las pruebas de auditoría en el programa, análisis de los procesos

administrativos del Área de Recursos Humanos, en el periodo comprendido entre el

1 de enero al 31 de diciembre del 20X1.

Los procesos del Área de Recursos Humanos son procesos integradores en la

empresa del Hotel Quito, ya que reúnen diversas áreas. Estos procesos tienen

mucha importancia en la Empresa, ya que permiten obtener información del

desempeño y la labor que realiza cada uno de los empleados en la Empresa.

PERSONAL DE AUDITORES

NOMBRE CARGO REFERENCIA

Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Auditor Jefe SC

Silvia Pamela Morales Álvarez Auditor Senior SM

Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior NV

MATERIALES

Para realizar la presente auditoría de gestión al Área de Recursos Humanos en la

Empresa del Hotel Quito, se va a requerir de los siguientes equipos y materiales:

ÚTILES DE OFICINA

2 esfero azul y rojo para cada uno de los integrantes del equipo.

2 portaminas.

1 resma de papel bond tamaño INEN A4.

3 borradores.

3 correctores.

3 resaltadores.

3 archivadores.

2 juegos de separadores.

1 perforadora.

1 grapadora.

183

EQUIPO DE COMPUTACIÓN

3 Laptops.

2 Impresoras laser.

3 memory flash.

EQUIPO DE OFICINA

Grabadora de mano.

3 Casettes de 90 minutos.

184

5.1.2. Planificación Específica

PRESUPUESTO DE HORAS ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTADAS

6. Planificación

3

7. Programación

3

8. Evaluación del Control Interno Administrativo

10

9. Aplicación de técnicas y procedimientos,

elaboración de papeles de trabajo, hallazgos de

auditoría e indicadores de gestión.

132

10. Comunicación de Resultados

12

TOTAL HORAS

160

185

5.2. Fase II. Ejecución del Trabajo

5.2.1. Programación

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFERENCIAS

PERSONA AUDITORA

REF. PAPEL

TRABAJO

1. Planificación

3

3

-

SC/SM/NV

B

2. Programación

3

3

-

SC/SM/NV

B

3. Evaluación Control Interno

10

10

-

SC/SM/NV

B

PROCESO No.1

RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

5. Recoger información sobre el cargo que se pretende suplir; puede hacerse a través de análisis del cargo y los requisitos del aspirante al cargo, especificaciones del cargo. El proceso de selección se concentrará en la búsqueda y la evaluación de esas exigencias y en las características de los candidatos que se presenten.

6. Se realiza un estudio de perfiles

ideales que permite establecer un punto de comparación con los perfiles reales de candidatos potenciales, tomando en cuenta las características del cargo creado y las actividades de los procesos que va a cumplir.

7. Cumpliendo con la planificación, ley

y políticas de contratación, se establece un conjunto de procedimientos que tienden a conquistar candidatos potencialmente competentes y capaces de ocupar cargos dentro de la Empresa, con los requisitos para ocupar un cargo definido.

8. Se requiere a través de los medios

de comunicación, contactos personales, requerimientos a las universidades, se revisa la base de datos, etc.

186

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFERENCIAS

PERSONA AUDITORA

REF. PAPEL

TRABAJO

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar si hay vacantes o se implantan cargos que la Empresa precise. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que se practique con la comparación de perfiles de los postulantes al cargo. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se cumpla con los doctrinas de ley, planificación y políticas de contrato. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar que se haya realizado la invitación para buscar nuevos candidatos.

6

6

6

6

6

6

6

6

-

-

-

-

SA

SM

SM

SM

B.1.1

B.1.2

B.1.2

B.1.2

PROCESO No.2 SELECCIÓN DE PERSONAL

1. Se elige al personal para el puesto, observando: capacidad, experiencia, capacitación, habilidades, etc.

2. Se llama a un concurso interno entre

los empleados de la Empresa interesados y calificados para el puesto. Si existen candidatos internos, se pasa directamente a la preselección. Caso contrario se procede a la preselección de personas externas.

3. Se aplican pruebas de conocimientos,

polígrafos; se las califica y se emite un informe.

4. Se realiza entrevistas para conocer al

candidato y luego se recomendará para la selección por parte de la Gerencia de la Dirección de Apoyo.

187

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFERENCIAS

PERSONA AUDITORA

REF. PAPEL

TRABAJO

5. El Jefe de RRHH conoce los

resultados de la entrevista con la Directora de Apoyo y remite al Gerente de Área que solicitó a la persona para su aprobación, quien hace la entrevista final y por último se elige al ganador o se declara desierto el concurso de aspirantes.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que en la elección de personal se examine experiencia, capacitación, habilidades, etc. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que se haya realizado un concurso de merecimientos entre los empleados de la Empresa interesados y calificados para el cargo. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se apliquen pruebas de conocimiento. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar la realización de entrevistas al candidato. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Verificar que los resultados de la entrevista fueron remitidos a la Sub-Gerencia Ejecutiva para su aprobación.

5

5

5

5

5

5

5

4

4

5

- -

-1

-1 -

SM

SA

NV

NV SA

B.2.1

B.2.2

B.2.3

B.2.4

B.2.5

188

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFERENCIAS

PERSONA AUDITORA

REF. PAPEL

TRABAJO

PROCESO No.3

CONTRATACIÓN DEL PERSONAL

1. El Jefe de Área que solicitó a la

persona remite el informe de los

seleccionados con su visto bueno y

se verifica la existencia de la partida

disponible en el Departamento de

Recursos Humanos.

2. En función a las políticas de

contratación, se determina el tipo de

relación laboral, según el Código de

Trabajo, para formalizar un contrato,

ya sea a prueba, por servicios

ocasionales, a plazo fijo, por horas y

los casos de contratos definitivos o

indefinidos cuando se ha pasado el

contrato de prueba; o en su caso

procederían los contratos por

servicios profesionales.

3. Se participa de la incorporación del

nuevo empleado para actualización

de los archivos internos y se remite

los documentos originales para el

expediente que se archivará en la

Carpeta Personal creada y entregada

al Asistente de Recursos Humanos,

custodio de la documentación. Los

contratos se legalizan en la Dirección

del Trabajo del Ministerio de

Relaciones Laborales.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar que el Sub-Gerente Ejecutivo

haya emitido el informe de los candidatos

seleccionados para el cargo.

5

5

-

SA

B.3.1

189

ACTIVIDADES

HORAS PRESUPUES

TO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Verificar que se haya analizado el tipo de

relación laboral que va a realizar el

personal nuevo.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Revisar que se haya comunicado el

ingreso del nuevo empleado para la

actualización de los archivos internos.

2 2

3

3

1 1

SA

SM

B.3.2

B.3.3

PROCESO No.4 INDUCCIÓN DEL PERSONAL

1. Se le da la bienvenida a su sitio de trabajo y se le determina las funciones a desempeñar y sus responsabilidades dentro de la Empresa.

2. El Asistente de RRHH debe poner

en conocimiento del nuevo funcionario todo lo concerniente a la Empresa, respecto a políticas, normas y reglamentos.

3. El Jefe Inmediato debe aleccionar al trabajador con claridad los objetivos del Departamento en general y de su rol en el mismo, así como aconsejarle y habituarle de acuerdo a las necesidades que se presenten.

4. El funcionario responsable de la inducción deberá presentar un informe en el que se detalle las actividades y evidencie lo realizado con firmas de recepción de la misma.

190

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Revisar que hayan sido determinadas las

funciones y responsabilidades al nuevo

empleado.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Verificar que se haya dado a conocer las

políticas, normas y reglamentos de la

Empresa.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Verificar que el Jefe Inmediato al nuevo

empleado lo ayude correctamente.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4

Verificar la existencia del informe de

inducción.

6 6 6

6

7

6

6

6

1 - -

-

SA

SM

NV

NV

B.4.1

B.4.2

B.4.3

B.4.4

PROCESO No.5

INGRESO A LA NÓMINA

1. Se receptan quincenalmente y se

elaboran informes de los registros

de asistencia del personal y las

novedades, como subsistencias,

enfermedades, jornadas nocturnas,

horas extras y suplementarias,

multas, descuentos por préstamos,

aportes, etc.

2. Se procede a ingresar en el sistema

toda la información para procesar

los roles de pago con los sueldos y

salarios, las horas extras, las

vacaciones y los descuentos.

191

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

3. Una vez introducidos los datos, se

realiza un cálculo automático con un

programa específico del sistema en

este caso SAI RECURSOS

HUMANOS y se realizan los roles

de pago, planillas y liquidaciones,

los mismos que deberán ser

aprobados y legalizados por el Jefe

de RRHH.

4. RRHH enviara los reportes de

acreditación en las cuentas

corrientes y de ahorros del banco, a

través de la Dirección de Apoyo.

5. También envía el resumen de la

nómina para su registro contable en

el Departamento de Contabilidad.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Revisar que existan los informes de

asistencia y observaciones del personal.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Verificar el ingreso de la información

para el proceso de los roles de pago.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Verificar la automatización de los roles

de pago.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4

Verificar los reportes de acreditación a

través de Recursos Humanos.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5

Revisar el envío de la documentación

necesaria para contabilización, al

Departamento Contable.

6 6 6 6 6

6

6

6

6

6

- - - - -

SM

NV

SM

SM

SM

B.5.1

B.5.2

B.5.3

B.5.4

B.5.5.

192

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

PROCESO No. 6

CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO

DEL PERSONAL

1. Establecer las políticas para

normalizar los requerimientos de

capacitación.

2. Apoyándose en una evaluación del

desempeño o un diagnóstico de

necesidades de formación, se

determina la lista de empleados a

quienes se capacitará, en base a los

objetivos propuestos, la misma que

será remitida al responsable de

cada área de trabajo.

3. Seleccionar los cursos, seminarios o

eventos a dictarse. Seleccionar

oferentes de Capacitación en base

a la planificación. Elaborar un

presupuesto global de capacitación

el mismo que estará aprobado.

4. El Gerente General es quien

autoriza ejecutar la planificación con

la asistencia de los materiales y

otros elementos utilizados para el

evento y la logística necesaria.

5. Los participantes deberán ser

evaluados por RR.HH, medir el

grado de aprendizaje y

aprovechamiento del evento.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar las políticas para normalizar los requerimientos de capacitación.

2

2

-

SA

B.6.1

193

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar el registro de empleados a quienes se capacitará. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar la selección de los cursos, seminarios o eventos a dictarse. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar las autorizaciones de Gerencia General para realizar la capacitación.

4

4

4

4

3

4

-

1

-

SA

NV

NV

B.6.2

B.6.3

B.6.4

PROCESO No.7

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL

PERSONAL

1. De acuerdo a cada área se

determina una técnica específica

que permita evaluar de la manera

objetiva a los empleados.

Evaluación de metas cumplidas, de

conocimientos requeridos para el

desempeño, de relaciones, etc. a

través de indicadores de resultados,

percepciones y conocimientos y la

elaboración de matrices de

evaluación en donde se definirán las

variables de evaluación y los rangos

de calificación.

2. La Dirección de Apoyo revisa,

propone cambios o aprueba, tanto

la metodología de la evaluación

propuesta como las matrices que

serán utilizadas y autoriza la

evaluación, para que una vez

obtenidos los resultados de las

evaluaciones realizadas, se aplique

estrategias de mejoramiento,

194

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUES

TO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

Organizacional (como cursos de

capacitación al personal).

3. El Gerente General es quien autoriza

la aplicación de Políticas de

Reconocimiento, de acuerdo al plan

de motivación generalizado, pero en

el caso de que el empleado tenga la

calificación “E”, será evaluado

nuevamente luego de tres meses y si

es reincidente será destituido de su

puesto, previo al agotamiento del

derecho a la defensa, actuando a

través del debido proceso de acuerdo

a lo que establece la Ley para estos

casos.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que se haya determinado unas técnicas específicas que permita evaluar de la manera más objetiva a los empleados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que el Gerente General revise, sugiera cambios o apruebe las técnicas de la evaluación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Revisar la autorización del Gerente para

la aplicación de Políticas de

Reconocimiento.

2 2

2

2

1

2

-

-1

-

SA

NV

NV

B.7.1

B.7.2

B.7.3

5. Comunicación de Resultados

12

12

-

SM/NV

TOTALES

160

161

1

195

5.2.2. Evaluación de Control Interno EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO PARA EL ÁREA DE

RECURSOS HUMANOS

PREGUNTAS

RESPUESTAS

PUNTAJE OBTENIDO

PUNTAJE ÓPTIMO

OBSERVACIONES

SI

NO

1. ¿Existe un registro en la creación de

nuevas políticas o modificaciones para que no se dupliquen o se extravíen las existentes?

X

4

4

2. ¿Se realizan cambios en las plantillas

de evaluación de acuerdo a los procesos que se ejecutan?

X

3

3

3. ¿Se establece el personal óptimo y

ejercitado para el cumplimiento del levantamiento de la información?

X

5

5

4. ¿La preparación del informe de

personal se realiza en base a los procesos actuales?

X

3

3

5. ¿Se realiza un análisis de cargos?

X

4

4

6. ¿Se hace una valuación de puestos?

X

4

4

7. ¿Para la contratación de personal se

revisa si existen vacantes disponibles?

X

3

3

8. ¿Se encuentran establecidos los

salarios y rangos de los mismos por perfiles y puestos de trabajo?

X

4

4

9. ¿Para realizar la convocatoria de

vacantes a través de la prensa, existe algún procedimiento establecido, considerando firmas de autorización?

X

3

3

10. ¿Dentro de las políticas de

contratación se encuentran estipulados todos los beneficios de ley?

X

3

3

11. ¿En la elección del personal se

califica al candidato en base a puntajes determinados a experiencia, conocimiento, estudios, habilidades u otros?

X

3

3

12. ¿Se entrevista a los candidatos?

X

3

3

196

PREGUNTAS

RESPUESTAS

PUNTAJE OBTENIDO

PUNTAJE ÓPTIMO

OBSERVACIONES

SI

NO

13. 13. ¿Siempre se adjunta un informe de

las características de cada candidato y la hoja de vida, para la entrevista con el Sub-Gerente Ejecutivo?

X

3

3

14. ¿Se realiza un concurso de

merecimientos interno entre los colaboradores de la Empresa, para promoverlo al puesto vacante?

X

0

1

Cuando existe una vacante sólo se realiza un reclutamiento externo.

15. ¿El Sub-Gerente Ejecutivo define la

contratación del personal?

X

3

3

16. ¿Se encuentran los contratos

debidamente revisados, aprobados y legalizados?

X

0

3

Algunos contratos no están legalizados en el Ministerio de Relaciones Laborales.

17. ¿Se elabora el contrato de trabajo de

acuerdo a las disposiciones legales?

X

3

3

18. ¿Se realiza un incentivo a nivel

general de los procesos de la Empresa y de los colaboradores que trabajan en ella?

X

3

3

19. ¿Existe un documento informativo de

las políticas y normas que la Empresa mantiene y este es entregado al nuevo empleado para que esté informado?

X

0

3

La Empresa no cuenta con un documento donde se encuentren detalladas las políticas y normas.

20. ¿Al presentar al nuevo empleado al

Jefe inmediato se le determina las funciones y obligaciones que debe cumplir?

X

2

2

21. ¿El Jefe inmediato del nuevo

empleado elabora informes sobre la evaluación de desempeño del mismo?

X

5

5

22. ¿Existe un sistema informático para la

elaboración de la nómina del personal?

X

3

3

197

PREGUNTAS

RESPUESTAS

PUNTAJE OBTENIDO

PUNTAJE ÓPTIMO

OBSERVACIONES

SI

NO

23. ¿Se cumplen con todas las

obligaciones legales como aseguramiento al IESS e ingreso del contrato de trabajo en el Ministerio de Relaciones Laborales?

X

6

6

24. ¿Se está al día con las obligaciones

laborales?

X

4

4

25. ¿En el pago de remuneraciones se

elaboran roles de pago y los roles de pago son entregados al trabajador con su firma de aceptación?

X

0

3

Los roles de pago no son firmados por los trabajadores.

26. ¿La elección del personal que entra

en rotación se lo realiza en base a sus aptitudes y conocimientos?

X

5

5

27. ¿Existe un sistema de control de

ingreso y salida del personal para medir su asistencia y puntualidad?

X

3

3

28. ¿Existe una persona que se encargue de las necesidades de los empleados?

X

4

4

29. ¿Se toma en cuenta los cumpleaños de los empleados?

X

4

4

TOTALES

90

100

TABLA DE CALIFICACIÓN

REGULAR

BUENO

MUY BUENO

EXCELENTE

41 – 60

61 - 80

81 - 90

91 – 100

90

198

INTERPRETACIÓN:

De acuerdo al Cuestionario de Evaluación de Control Interno Administrativo se

obtiene la calificación 90%, lo que indica que el Área de Recursos Humanos cuenta

con un Control Interno Administrativo Muy Bueno, debido a que en la mayoría de

los procesos realizados en esta Área, existen controles que permiten que estos

funcionen de manera apropiada, es decir de manera eficiente, eficaz y efectiva.

Existen algunas actividades en las que los controles internos tienen falencias y otras

que no cuentan con ningún tipo de control interno.

199

5.2.3. Medición de Riesgos de Auditoría

RIESGO INHERENTE

El riesgo inherente del Área de Recursos Humanos es de un 20%; esta afirmación

ha sido realizada en base a los puntos que siguen a continuación:

La Empresa no cuenta con una Auditoría Interna.

La existencia de una toma de decisiones centralizada, muchas veces altera

el proceso.

No existe una persona que se encargue específicamente del Área.

A pesar de que el personal cumple con la competencia requerida para el

Área no todos conocen los reglamentos inherentes a su función.

RIESGO DE CONTROL

Para determinar el Riesgo de Control en el Área de Recursos Humanos se aplica la

fórmula indicada:

Riesgo de Control = % Puntaje Óptimo - % Puntaje Obtenido

Riesgo de Control = 100% - 90% = 10%

El Riesgo de Control es del 10%, lo que indica que los controles internos

administrativos hay que tratar de mejorarlos un poco más, para que en el futuro no

existan inconvenientes con los procesos administrativos.

Hay que mejorar algunos procesos para que no existan novedades con el personal

de la Empresa.

RIESGO DE DETECCIÓN

Por el conocimiento y experiencia de los auditores involucrados en el presente

trabajo, se ha considerado un nivel de riesgo de detección del 8%. El equipo de

200

trabajo está capacitado y han realizado trabajos en ese ámbito, lo que garantiza que

sus pruebas de cumplimiento estén de acuerdo a los niveles de riesgo encontrados.

RIESGO DE AUDITORÍA

Riesgo de Auditoría = RI * RC * RD

Donde:

RA = Riesgo de Auditoría

RI = Riesgo Inherente

RC = Riesgo de Control

RD = Riesgo de Detección

RA = 20% * 10% * 8%

RA = 1,6%

El equipo de auditores se enfrenta a un riesgo de auditoría del 1,6% y se puede

decir que el mismo no es relevante, resulta razonable.

201

5.2.4. Aplicación de Técnicas y Procedimientos

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

PROCESO No.1 RECLUTAMIENTO DE PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar si hay vacantes o se implantan cargos que la Empresa precise. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que se practique con la comparación de perfiles de los postulantes al cargo. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se cumpla con los doctrinas de ley, planificación y políticas de contrato. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar que se haya realizado la invitación para buscar nuevos candidatos.

Comprobación

Comprobación

Comprobación

Comprobación Observación

PROCESO No.2 SELECCIÓN DE PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que en la elección de personal se examine experiencia, capacitación, habilidades, etc. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que se haya realizado un concurso de merecimientos entre los empleados de la Empresa interesados y calificados para el cargo. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se apliquen pruebas de conocimiento. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar la realización de entrevistas al candidato. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Verificar que los resultados de la entrevista fueron remitidos a la Sub-Gerencia Ejecutiva para su aprobación.

Comprobación Observación

Comprobación

Comprobación Observación

Observación

Observación

202

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

PROCESO No.3 CONTRATACIÓN DEL PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Sub-Gerente Ejecutivo haya emitido el informe de los candidatos seleccionados para el cargo. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que se haya analizado el tipo de relación laboral que va a realizar el personal nuevo. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar que se haya comunicado el ingreso del nuevo empleado para la actualización de los archivos internos.

Comprobación

Comprobación Observación

Comprobación Observación

PROCESO No.4 INDUCCIÓN DEL PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que hayan sido determinadas las funciones y responsabilidades al nuevo empleado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que se haya dado a conocer las políticas, normas y reglamentos de la Empresa. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que el Jefe Inmediato al nuevo empleado lo ayude correctamente. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar la existencia del informe de inducción.

Comprobación Observación

Comprobación

Comprobación

Comprobación

PROCESO No.5 INGRESO A LA NÓMINA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que existan los informes de asistencia y observaciones del personal. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar el ingreso de la información para el proceso de los roles de pago.

Comprobación Observación

Comprobación

203

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar el automatización de los roles de pago. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar los reportes de acreditación a través de Recursos Humanos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar el envío de la documentación necesaria para contabilización, al

Departamento Contable.

Comprobación

Comprobación

Comprobación

Rastreo PROCESO No. 6 CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar las políticas para normalizar los requerimientos de capacitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar el registro de empleados a quienes se capacitará. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar la selección de los cursos, seminarios o eventos a dictarse. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar las autorizaciones de Gerencia General para realizar la capacitación.

PROCESO No.7

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que se haya determinado unas técnicas específicas que permita evaluar de la manera más objetiva a los empleados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que el Gerente General revise, sugiera cambios o apruebe las técnicas de la evaluación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar la autorización del Gerente para la aplicación de Políticas de Reconocimiento.

Comprobación

Comprobación

Comprobación

Comprobación

Comprobación Observación

Comprobación

Comprobación

204

5.2.5. Papeles de Trabajo

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.1

RECLUTAMIENTO DE PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar si hay vacantes o se implantan cargos que la Empresa precise. Se revisó si existen vacantes en la Empresa y se analizó la posibilidad de crear nuevos puestos; se encontró que existe personal que realiza varias funciones y en algunas de las áreas no existe una persona responsable de la mismas. RECURSO HUMANO = Vacantes Total del Personal RECURSO HUMANO = 12 150

RECURSO HUMANO = 8%

ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : B1 PÁGINA Nº: 232

PT. B.1.1

PT. B.1.1

205

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.1

RECLUTAMIENTO DE PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que se practique con la comparación de perfiles de los postulantes al cargo.

Se comprobó que existen responsables para realizar la comparación de perfiles de los candidatos al cargo, determinando que el Jefe de Recursos Humanos es la persona que se encarga de realizar estas evaluaciones, teniendo al Director de Apoyo como su asesor.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.1.2

206

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.1

RECLUTAMIENTO DE PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se cumpla con los doctrinas de ley, planificación y políticas de contrato. Se solicitó los conceptos de ley, planificación y políticas de contratación que trata la Empresa para la contratación de personal, encontrando que no existe por escrito políticas de contratación, ya que las mismas son mencionadas en forma verbal por la Jefe de Recursos Humanos y por ende sólo dicha persona conoce cuales son las políticas de contratación de nuevo personal para la Empresa.

ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : B2 PÁGINA Nº: 233

PT. B.1.1

PT. B.1.3

207

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.1

RECLUTAMIENTO DE PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar que se haya realizado la invitación para buscar nuevos candidatos.

Se solicitó la manera como la Empresa realiza la convocatoria, observando que la misma se realiza por medio escrito (Diario el Comercio) en donde se pudo observar las respectivas facturas con los mensajes de convocatorias para nuevo personal y por medio del Internet específicamente con la página de Multi-trabajos.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.1.4

208

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.2 SELECCIÓN DE PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que en la elección de personal se examine experiencia, capacitación, habilidades, etc.

Se verificó que se observe experiencia, capacitación, habilidades de los nuevos candidatos; se pudo probar que el análisis se lo hace detenidamente y el mismo es realizado por el Jefe de Recursos Humanos, que es la encargada de elegir el personal.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.2.1

209

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.2 SELECCIÓN DE PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que se haya realizado un concurso de merecimientos entre los empleados de la Empresa interesados y calificados para el cargo.

Se confirmó que se realiza un concurso de merecimientos entre los empleados de la Empresa interesados y calificados para el cargo; se observó que este concurso se lo hace más a los empleados de planta y operación.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.2.2

210

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.2 SELECCIÓN DE PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se apliquen pruebas de conocimiento.

Se comprobó que si existen pruebas de conocimiento; el encargado de cada Área es el que desarrolla las pruebas a los nuevos candidatos y el que se encarga de comprobar que la persona esté capacitada para asumir el puesto para el que es solicitado.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.2.3

211

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.2 SELECCIÓN DE PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar la realización de entrevistas al candidato.

Todos los candidatos escogidos cumplen con la entrevista, la misma que es realizada por el Jefe de Recursos Humanos y la Sra. Myriam Bautista Directora de Apoyo de la Empresa.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.2.4

212

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.2 SELECCIÓN DE PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Verificar que los resultados de la entrevista fueron remitidos a la Sub-Gerencia Ejecutiva para su aprobación.

Se pudo establecer primeramente, que el Sub-Gerente Ejecutivo es el encargado de realizar las entrevistas; por esta razón todos los resultados se encuentran en dicha Área y desde allí se efectúa una aprobación para la contratación de nuevo personal.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.2.5

213

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.3

CONTRATACIÓN DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar que el Sub-Gerente Ejecutivo haya emitido el informe de los

candidatos seleccionados para el cargo.

Se requirieron los informes de los aspirantes seleccionados para el

puesto, verificando que en la Sub-Gerencia Ejecutiva se encuentran los mismos sin ninguna novedad.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.3.1

214

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.3

CONTRATACIÓN DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Verificar que se haya analizado el tipo de relación laboral que va a realizar el

personal nuevo.

Se requirieron los contratos del nuevo personal, en donde se analizó la descripción del tipo de relación laboral que va a tener el nuevo empleado, encontrando contratos a prueba y contratos por un año, los mismos que son renovados de acuerdo al desempeño que demuestre la persona en la realización de las funciones.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.3.2

215

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.3

CONTRATACIÓN DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Revisar que se haya comunicado el ingreso del nuevo empleado para la

actualización de los archivos internos.

Se cotejó la existencia de las comunicaciones de incorporación del nuevo personal, las mismas que son emitidas por Recursos Humanos y que son actualizadas en los archivos de la Empresa.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.3.3

216

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.4 INDUCCIÓN DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Revisar que hayan sido determinadas las funciones y responsabilidades al nuevo

empleado.

Se entrega un formulario con preguntas realizadas a los empleados de la Empresa, se determinó que al momento de ingresar a la Empresa, todos fueron capacitados con las funciones y responsabilidades que deben realizar; además, se pudo observar que en el Contrato se detallen todas las funciones y responsabilidades que deben cumplir.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.4.1

217

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.4 INDUCCIÓN DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Verificar que se haya dado a conocer las políticas, normas y reglamentos de la

Empresa.

Se verificó que los empleados conozcan las políticas, normas y reglamentos de la Empresa; se determinó que no todos las conocen, ya que muchas de ellas no existen en la Empresa.

CONOCIMIENTO DEL EMPLEADO = Personal que conoce

Total del Personal

RECURSO HUMANO = 160

200

RECURSO HUMANO = 80 %

ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : B3 PÁGINA: 234

PT. B.1.1

PT. B.4.2

218

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.4 INDUCCIÓN DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Verificar que el Jefe Inmediato al nuevo empleado lo ayude correctamente.

Se pudo comprobar que el Jefe Inmediato si está pendiente de que el nuevo empleado esté bien instruido y asesorado de lo que debe hacer; además, se interrogó al personal para poder probar esta afirmación, donde se pudo ver que todo el personal cuenta con un apoyo de su Jefe Inmediato.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.4.3

219

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.4 INDUCCIÓN DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4

Verificar la existencia del informe de inducción.

Se requirieron los informes de inducción a cada uno de los Jefes de Área, se pudo establecer que ninguno cumple con este informe, por lo que no se dispone de una constancia por escrito del trabajo que realizaron al momento de asesorar a sus nuevos empleados. Los informes se los realiza de forma verbal.

ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : B4 PÁGINA: 235

PT. B.1.1

PT. B.4.4

220

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.5

INGRESO A LA NÓMINA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Revisar que existan los informes de asistencia y observaciones del personal.

Se solicitaron los informes de asistencia y novedades del personal para poder determinar su autenticidad, comparándolos con las tarjetas de entrada y salida que utiliza la Empresa para el control de asistencia. Se tomó la información de los últimos 6 meses.

INFORMES VALIDOS = Información de tarjetas

Informes Mensuales

INFORMES VALIDOS = 40

40

INFORMES VALIDOS = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.5.1

221

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.5

INGRESO A LA NÓMINA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Verificar el ingreso de la información para el proceso de los roles de pago.

Se encontró que toda la información para la elaboración de los roles de pago es ingresada para ser tomada en cuenta al momento del respectivo cálculo; los informes de asistencia y novedades del personal si son tomados en cuenta todos los meses.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.5.2

222

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.5

INGRESO A LA NÓMINA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Verificar el automatización de los roles de pago.

Se solicitó información del cálculo de los roles de pago para poderlos comprobar; la Empresa tiene un sistema de cálculo automático, el mismo que se realiza con la información ingresada por cada uno de los empleados.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.5.3

223

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.5

INGRESO A LA NÓMINA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4

Verificar los reportes de acreditación a través de Recursos Humanos.

Se solicitó los reportes de acreditación y se los comparó con los cálculos de los roles de pago, sin encontrar ninguna novedad.

INFORMACION CORRECTA= Reportes de Acreditación

Roles de Pago

INFORMACION CORRECTA= 30

30

INFORMACION CORRECTA= 100%

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.5.4

224

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.5

INGRESO A LA NÓMINA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5

Revisar el envío de la documentación necesaria para contabilización, al

Departamento Contable.

Se verificó que toda la documentación necesaria para la contabilización fue enviada a la Contadora; se solicitaron los respectivos documentos que comprueben esta afirmación, encontrando que todos tienen sus respaldos físicos, comparados con los del sistema.

DOCUMENTACIÓN CORRECTA = Rol de Pagos Impresos y Firmados Reportes del Sistema

DOCUMENTACIÓN CORRECTA = 30

30

DOCUMENTACIÓN CORRECTA = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.5.5

225

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No. 6

CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar las políticas para normalizar los requerimientos de capacitación.

No existen políticas para normalizar los requerimientos de capacitación

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.6.1

226

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No. 6

CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar el registro de empleados a quienes se capacitará.

Se requirió la lista del personal que fue capacitado en el último año para confirmar si existe un entrenamiento permanente a los empleados.

PERSONAL CAPACITADO = Total Personal Capacitado Último Año Total del Personal PERSONAL CAPACITADO = 30 35

PERSONAL CAPACITADO = 85,71 %

ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : B5 PÁGINA: 236

PT. B.1.1

PT. B.6.2

227

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No. 6

CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar la selección de los cursos, seminarios o eventos a dictarse.

Se determinó que la selección de los cursos son revisados por la Sub-Gerencia Ejecutiva, la misma que se encarga de autorizar las diferentes alternativas de enseñanza para sus empleados; las capacitaciones más frecuentes son para el Área de Cocina.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.6.3

228

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No. 6

CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar las autorizaciones de Gerencia General para realizar la capacitación.

Se solicitaron todas las autorizaciones de la Sub-Gerencia Ejecutiva para realizar la capacitación; se encontró que todas las autorizaciones tienen firmas de responsabilidad y respaldos sin encontrarse novedades en estos documentos.

AUTORIZACIONES VÁLIDAS = Capacitaciones al Año Autorizaciones Aprobadas

AUTORIZACIONES VÁLIDAS = 20 20

AUTORIZACIONES VÁLIDAS = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.6.4

229

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.7

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que se haya determinado una técnica específica que permita evaluar de

la manera más objetiva a los empleados.

Se determinó que no existe un método específico, ya que las evaluaciones son permanentes, por que los jefes están continuamente supervisando el trabajo del personal, lo que garantiza que los trabajadores están siendo evaluados diariamente.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.7.1

230

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.7

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que el Gerente General revise, sugiera cambios o apruebe las técnicas de la evaluación.

Se pudo comprobar que el Gerente General revisa continuamente el trabajo de sus empleados, ya que el mismo se encuentra supervisando y dirigiéndose a cada Área de la Empresa.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.7.2

231

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.7

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Revisar la autorización del Gerente para la aplicación de Políticas de Reconocimiento.

No existe ninguna autorización que indique la aplicación de Políticas de Reconocimiento.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.7.3

232

5.2.6. Hallazgos de Auditoría

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

B1

PROCESO No.1

RECLUTAMIENTO DE PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar si hay vacantes o se implantan cargos que la Empresa precise.

CONDICIÓN

Se revisó si existen vacantes en la Empresa y se analizó la posibilidad de crear nuevos puestos; se encontró que existe personal que realiza varias funciones y en algunas de las áreas no existe una persona responsable de las mismas. CRITERIO

En todos los departamentos se debe delegar funciones a sus empleados para que exista un responsable de cada cargo. CAUSA

La Empresa tiene empleados que hacen la función de Encargados de Cocina, pero a su vez también son encargados de Pastelería y de Steward. EFECTO

Existe demora en los procesos a realizar, ya que la misma persona tiene que realizar dos y tres funciones.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº B.1.1 PÁGINA Nº

204

233

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

B2

PROCESO No.1

RECLUTAMIENTO DE PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se cumpla con los doctrinas de ley, planificación y políticas de contrato.

CONDICIÓN

Se solicitó los conceptos de ley, planificación y políticas de contratación que trata la Empresa para la contratación de personal, encontrando que no existe por escrito políticas de contratación, ya que las mismas son mencionadas en forma verbal por la Jefe de Recursos Humanos y por ende sólo dicha persona conoce cuales son las políticas de contratación de nuevo personal para la Empresa CRITERIO

Toda política interna que maneje la Empresa debe tener su respaldo físico, para que se la pueda revisar sin esperar recordar mentalmente. CAUSA

La Gerencia General no ha ordenado la elaboración de políticas de contratación, ya que sólo las manifiesta en forma verbal. EFECTO

Toda la responsabilidad recae sobre el Jefe de Personal, lo que puede inducir que él pueda contratar personal que le concierna sin importar la capacidad del nuevo empleado.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº B.1.3 PÁGINA Nº

206

234

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

B3

PROCESO No.4 INDUCCIÓN DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Verificar que se haya dado a conocer las políticas, normas y

reglamentos de la Empresa.

CONDICIÓN

Se verificó que los empleados conozcan las políticas, normas y reglamentos de la Empresa; se determinó que no todos las conocen, ya que muchas de ellas no existen en la Empresa. CRITERIO

Toda Empresa debe tener claro las políticas, normas y reglamentos. CAUSA

La Empresa no tiene políticas, normas y reglamentos impresos, solamente son inculcados por el Jefe de Recursos Humanos en forma verbal. EFECTO

El personal al no tener un documento que indique políticas, normas y reglamentos, puede incumplir con algunos de sus normas y pueden llegar a ser sancionados sin saber cómo y cuándo paso el incumplimiento, ya que no conoce con certeza como debe encaminarse dentro de la Empresa.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº B.4.2 PÁGINA Nº

217

235

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

B4

PROCESO No.4 INDUCCIÓN DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4

Verificar la existencia del informe de inducción.

CONDICIÓN

Se requirieron los informes de inducción a cada uno de los Jefes de Área, se pudo establecer que ninguno cumple con este informe, por lo que no se dispone de una constancia por escrito del trabajo que realizaron al momento de asesorar a sus nuevos empleados. Los informes se los realiza de forma verbal. CRITERIO

Todo informe que se solicite por parte de la Gerencia General se lo debe realizar por escrito. CAUSA

Los jefes de Área, no cumplen con los informes por escrito. EFECTO

Puede darse el caso de que un empleado pueda informar que su Jefe inmediato no lo asesoró correctamente o es más puede decir que no lo preparó para realizar el trabajo, ya que no hay un constancia física de que el mismo recibió algún tipo de asesoría.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº B.4.4 PÁGINA Nº

219

236

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

B5

PROCESO No. 6

CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar el registro de empleados a quienes se capacitará.

CONDICIÓN

Se requirió la lista del personal que fue capacitado en el último año para confirmar si existe un entrenamiento permanente a los empleados.

El 85,71% del personal se encuentra continuamente en capacitación. CRITERIO

Todos los empleados tienen derecho de recibir capacitaciones. CAUSA

La rotación de personal de Recepción ha provocado que el mismo no sea tomado en cuenta para capacitaciones. EFECTO

El empleado que haya recibido más capacitación responderá mejor a los avances tecnológicos que puedan darse en la Empresa, mientras que si no existe personal capacitado se tendrá que hacer nuevas contrataciones representando un gasto más alto en la Empresa.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº B.6.2 PÁGINA Nº

226

237

5.3. Fase III. Comunicación de Resultados

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

28 de febrero de 20X2

Sr. Ing.

Robert Ramia

Gerente General del Hotel Quito

Presente.

MOTIVO DEL EXAMEN

El desarrollo del presente examen se lo realiza para medir la eficacia, eficiencia y

efectividad de los procesos en el Área de Recursos Humanos desarrollado en el

Hotel Quito, mismo que se realiza a petición de Sr. Robert Ramia Gerente General

de la Empresa.

Este examen nos permitirá evaluar las áreas que intervienen y su desenvolvimiento

para generar valor a dichos procesos, al tiempo de poner en práctica los

conocimientos adquiridos en el transcurso del aprendizaje académico.

Este examen nace de la necesidad de proporcionar un lineamiento claro sobre

cómo se está llevando a cabo dichos procesos y como las áreas involucradas

tienen relación para conseguir los objetivos de la Empresa.

OBJETIVOS DEL EXAMEN

Establecer los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos

administrativos del Área de Recursos Humanos.

Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales,

reglamentos y normativas dados por la empresa.

Comprobar el cumplimiento de los objetivos del Área de Recursos Humanos.

Evaluar los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos

administrativos.

Conseguir y conocer información técnica del ambiente general de control

interno que serán evaluados.

238

Efectuar un examen detallado de las debilidades críticas, utilizando técnicas

de auditoría de gestión y asegurar que los hallazgos obtenidos estén acorde

a la circunstancias.

Desarrollar el informe final de auditoría con la finalidad de asegurar que los

comentarios, conclusiones y recomendaciones sean aplicables a la

Empresa.

ALCANCE DEL EXAMEN.-

La aplicación de la prueba de auditoría en el programa, análisis de los procesos

administrativos del Área de Recursos Humanos en el periodo comprendido entre el

1 de enero al 31 de diciembre del 20X1.

La auditoría se realizará del 1 de febrero al 28 de febrero del 20X2 con presupuesto

de horas de 160 de las cuales se consumieron 161 horas.

El personal que intervino en la auditoría es el siguiente:

NOMBRE CARGO

Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Auditor Jefe

Silvia Pamela Morales Álvarez Auditor Senior

Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior

OBJETIVO DEL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

Comprobar si el proceso o los procesos referentes a Recursos Humanos que se

realizan en la Empresa, están funcionando o son los adecuados para el correcto

funcionamiento en dicha Área.

A continuación se hace un detalle de todos los aspectos con relación a la Auditoría

de Gestión practicada en su compañía, en el Área de Recursos Humanos, de la

información del 1 al 31 de diciembre de 20X1, durante los días del 1 al 28 de

febrero del 20X2.

Resultado de dicha Auditoría de Gestión se hace un detalle de los hallazgos que se

han encontrado en la auditoría realizada al Área de Recursos Humanos, así como

se interpreta los resultados de la aplicación de los indicadores de gestión y se

presentan las correspondientes recomendaciones:

PROCESO No.1

RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar si hay vacantes o se implantan cargos que la Empresa precise.

239

HALLAZGO B1

Se revisó si existen vacantes en la Empresa y se analizó la posibilidad crear nuevos

puestos; se encontró que existe personal que realiza varias funciones y en algunas

de las áreas no existe una persona responsable de la mismas.

CRITERIO

En todos los departamentos se debe delegar funciones a sus empleados para que

exista un responsable de cada cargo.

CAUSA

La Empresa tiene empleados que hacen la función de Encargados de Cocina, pero

a su vez también son encargados de Pastelería y de Steward.

EFECTO

Existe demora en los procesos a realizar, ya que la misma persona tiene que

realizar dos y tres funciones.

RECOMENDACIÓN

Se debe reorganizar las funciones que realizan los empleados, con el fin de que no

existan dobles funciones en sus cargos, ya que el abarcar demasiado trabajo que

no corresponde a sus áreas, puede hacer que no se cumpla a cabalidad ninguno de

los procesos.

PROCESO No.1

RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Verificar que se cumpla con los doctrinas de ley, planificación y políticas de

contrato.

HALLAZGO B2

Se solicitó los conceptos de ley, planificación y políticas de contratación que trata la

empresa para la contratación de personal, encontrando que no existe por escrito

políticas de contratación, ya que las mismas son mencionadas en forma verbal por

la Jefe de Recursos Humanos y por ende sólo dicha persona conoce cuales son las

políticas de contratación de nuevo personal para la Empresa

CRITERIO

Toda política interna que maneje la Empresa debe tener su respaldo físico, para

que se la pueda revisar sin esperar recordar mentalmente.

240

CAUSA

La Gerencia General no ha ordenado la elaboración de políticas de contratación, ya

que sólo las manifiesta en forma verbal.

EFECTO

Toda la responsabilidad recae sobre el Jefe de Personal, lo que puede inducir que

él pueda contratar personal que le concierna sin importar la capacidad del nuevo

empleado.

RECOMENDACIÓN

Elaborar normas y políticas de contratación para que sean conocidas y puesta en

práctica por el nuevo colaborador.

PROCESO No.4

INDUCCIÓN DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Verificar que se haya dado a conocer las políticas, normas y reglamentos de la

Empresa.

HALLAZGO B3

Se verificó que los empleados conozcan las políticas, normas y reglamentos de la

Empresa; se determinó que no todos las conocen, ya que muchas de ellas no

existen en la Empresa.

CRITERIO

Toda Empresa debe tener claro las políticas, normas y reglamentos.

CAUSA

La Empresa no tiene políticas, normas y reglamentos impresos, solamente son

inculcados por el Jefe de Recursos Humanos en forma verbal.

EFECTO

El personal al no tener un documento que indique políticas, normas y reglamentos,

puede incumplir con algunos de sus normas y pueden llegar a ser sancionados sin

saber cómo y cuándo paso el incumplimiento, ya que no conoce con certeza como

debe encaminarse dentro de la Empresa.

RECOMENDACIÓN

241

Es indispensable que se elaboren políticas, normas y reglamentos que ayuden a

orientar no sólo a la Empresa como tal, sino también a todos sus trabajadores.

PROCESO No.4

INDUCCIÓN DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4

Verificar la existencia del informe de inducción.

HALLAZGO B4

Se requirieron los informes de inducción a cada uno de los Jefes de Área, se pudo

establecer que ninguno cumple con este informe, por lo que no se dispone de una

constancia por escrito del trabajo que realizaron al momento de asesorar a sus

nuevos empleados. Los informes se los realiza de forma verbal.

CRITERIO

Todo informe que se solicite por parte de la Gerencia General se lo debe realizar

por escrito.

CAUSA

Los jefes de Área, no cumplen con los informes por escrito.

EFECTO

Puede darse el caso de que un empleado pueda informar que su Jefe inmediato no

lo asesoró correctamente o es más puede decir que no lo preparó para realizar el

trabajo, ya que no hay un constancia física de que el mismo recibió algún tipo de

asesoría.

RECOMENDACIÓN

La Gerencia General debe requerir que los informes de inducción se los realice por

escrito, para que se pueda observar y valorar también el desempeño de los jefes de

Área.

PROCESO No. 6

CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Verificar el registro de empleados a quienes se capacitará.

242

HALLAZGO B5

Se requirió la lista del personal que fue capacitado en el último año para confirmar

si existe un entrenamiento permanente a los empleados.

El 85,71% del personal se encuentra continuamente en capacitación.

CRITERIO

Todos los empleados tienen derecho de recibir capacitaciones.

CAUSA

La rotación de personal de Recepción ha provocado que el mismo no sea tomado

en cuenta para capacitaciones.

EFECTO

El empleado que haya recibido más capacitación responderá mejor a los avances

tecnológicos que puedan darse en la Empresa, mientras que si no existe personal

capacitado se tendrá que hacer nuevas contrataciones representando un gasto más

alto en la Empresa.

RECOMENDACIÓN

Implantar programas de capacitación anual, para cumplir con las metas previstas.

243

5.4. Fase IV. Evaluación Continua.

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

16 de junio de 20X2

Sr. Ing.

Robert Ramia

Gerente General del Hotel Quito

Presente.

Estimado Ing.Ramia:

Se procedió a verificar que las recomendaciones emitidas en la auditoría realizada

al Área de Recursos Humanos de su Empresa, se hayan tomado en cuenta y que

las mismas estén puestas en práctica para mejorar los procesos de su Empresa.

El personal que se encargó de la realización de la auditoría de gestión es el

siguiente:

Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Auditor Jefe

Silvia Pamela Morales Álvarez Auditor Senior

Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior

Durante los días del 1 al 28 de febrero del 20X2, se realizó la auditoría de gestión al

Área de Recursos Humanos, por el periodo del 1 al 31 de diciembre de 20X1.

Con fecha 28 de febrero de 20X2 se presentó el informe con la comunicación de los

resultados obtenidos. Se retornó del día 16 al 30 de junio de 20X2 para la revisión

sobre el cumplimiento de lo indicado en el informe del 28 de febrero de 20X2,

dedicando 40 horas con el siguiente personal:

Sonia Cecilia Álvarez Bolaños (Auditor Jefe), Silvia Pamela Morales Álvarez

(Auditor Senior), Nancy Paola Vinueza Álvarez (Auditor Junior), siendo que a la

presente fecha no se han atendido las siguientes recomendaciones:

PROCESO No.4

INDUCCIÓN DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

244

Verificar que se haya dado a conocer las políticas, normas y reglamentos de la

Empresa.

HALLAZGO B3

Se verificó que los empleados conozcan las políticas, normas y reglamentos de la

Empresa; se determinó que no todos las conocen, ya que muchas de ellas no

existen en la Empresa.

CRITERIO

Toda Empresa debe tener claro las políticas, normas y reglamentos.

CAUSA

La Empresa no tiene políticas, normas y reglamentos impresos, solamente son

inculcados por el Jefe de Recursos Humanos en forma verbal.

EFECTO

El personal al no tener un documento que indique políticas, normas y reglamentos,

puede incumplir con algunos de sus normas y pueden llegar a ser sancionados sin

saber cómo y cuándo paso el incumplimiento, ya que no conoce con certeza como

debe encaminarse dentro de la Empresa.

RECOMENDACIÓN

Es indispensable que se elaboren políticas, normas y reglamentos que ayuden a

orientar no sólo a la Empresa como tal, sino también a todos sus trabajadores.

Atentamente,

Sonia Álvarez B.

245

CAPÍTULO VI

6. AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA AL ÁREA HABITACIONES

6.1. Fase I. Planificación

6.1.1. Planificación Preliminar

MOTIVOS DEL EXAMEN

El desarrollo del presente examen se lo realiza para medir la eficacia, eficiencia y

efectividad de los procesos en el Área de Habitaciones desarrollado en el Hotel

Quito, mismo que se realiza a petición del Sr. Robert Ramia, Gerente General de la

mencionada Empresa.

Este examen nos permitirá evaluar las áreas que intervienen y su desenvolvimiento

para generar valor a dichos procesos, al tiempo de poner en práctica los

conocimientos adquiridos en el transcurso del aprendizaje académico.

Este examen nace de la necesidad de proporcionar un lineamiento claro sobre

como se está llevando a cabo dichos procesos y como las áreas involucradas

tienen relación para conseguir los objetivos de la Empresa.

OBJETIVOS DEL EXAMEN

Establecer los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos

administrativos del Área de Habitaciones.

Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales,

reglamentos y normativas dados por la organización.

Comprobar el cumplimiento de los objetivos del Área de Habitaciones.

Valorar los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos

administrativos.

Conseguir y conocer información técnica del ambiente general de control

interno que serán evaluados.

Elaborar un examen detallado de las debilidades críticas, utilizando técnicas

de auditoría de gestión y asegurar que los hallazgos obtenidos estén acorde

a la realidad.

Elaborar el informe final de auditoría con el propósito de asegurar que los

comentarios, conclusiones y recomendaciones sean aplicables a la

Empresa.

246

VINUEZA & ALVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

Quito, 25 de marzo 20X2

Sr. Ing.

Robert Ramia

Gerente General del Hotel Quito

Presente.-

Estimado Ing. Ramia:

Le hago llegar un cordial saludo, a su vez por medio de la presente es confirmar el

convenio para realizar la auditoría de gestión aplicada al Área de Habitaciones de la

empresa que usted tan acertadamente dirige, para el periodo del 1 de enero al 31

de diciembre del 2011.

La auditoria será aplicada al Área de Habitaciones. El objetivo de nuestra auditoría

es comprobar los niveles de eficiencia, eficacia y economía. Además emitiremos un

informe sobre el acatamiento de los procesos, con las respectivas

recomendaciones.

La auditoría se realizará en relación con las normas de auditoría generalmente

aceptadas. Estas normas exigen que se alcance una seguridad razonable, no

absoluta sobre el control interno de la Empresa.

La auditoría está programada de la siguiente manera para el desempeño y

terminación:

Inicio de trabajo de campo 1 de marzo del 20X2

Terminación del trabajo de campo 15 de marzo del 20X2

Entrega del informe de auditoría 28 de marzo del 20X2

Nuestros honorarios para esta auditoría estarán basados en el tiempo invertido por

los diferentes miembros de nuestro personal a nuestras tasas regulares, más

gastos directos.

Con el fin de trabajar en la forma más eficiente posible, se entiende que el personal

de su Empresa nos proporcionará la información necesaria, por ejemplo los listados

de habitaciones, ingreso al sistema Opera, reportes emitidos en las Auditorias

nocturnas.

247

El equipo de trabajo estará conformado por:

Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Jefe

Silvia Pamela Morales Álvarez Senior

Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior

Atentamente,

Sonia Álvarez B.

Aceptado por: Ing. Robert Ramia

Fecha: 25 de marzo del 20X2

248

ALCANCE DE LA AUDITORÍA

La aplicación de las pruebas de auditoría en el programa, análisis de los procesos

administrativos del Área de Habitaciones, en el periodo comprendido entre el 1 de

enero al 31 de diciembre del 20X1.

Los procesos del Área de Habitaciones son procesos integradores en la empresa

del Hotel Quito, ya que reúnen diversas áreas. Estos procesos tienen mucha

importancia en la Empresa, ya que permiten obtener información del desempeño y

la labor que realiza cada uno de los empleados en la Empresa.

PERSONAL DE AUDITORES

NOMBRE CARGO REFERENCIA

Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Auditor Jefe SC

Silvia Pamela Morales Álvarez Auditor Senior SM

Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior NV

MATERIALES

Para realizar la presente auditoría de gestión al Área de Habitaciones en la

Empresa del Hotel Quito, se va a requerir de los siguientes equipos y materiales:

ÚTILES DE OFICINA

2 esfero azul y rojo para cada uno de los integrantes del equipo.

2 portaminas.

1 resma de papel bond tamaño INEN A4.

3 borradores.

3 correctores.

3 resaltadores.

3 archivadores.

2 juegos de separadores.

1 perforadora.

1 grapadora.

EQUIPO DE COMPUTACIÓN

3 Laptops.

2 Impresoras laser.

3 memory flash.

EQUIPO DE OFICINA

Grabadora de mano.

3 Casettes de 90 minutos.

249

6.1.2. Planificación Específica

PRESUPUESTO DE HORAS ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTADAS

11. Planificación

6

12. Programación

6

13. Evaluación del Control Interno Administrativo

14

14. Aplicación de técnicas y procedimientos,

elaboración de papeles de trabajo, hallazgos de

auditoría e indicadores de gestión.

116

15. Comunicación de Resultados

18

TOTAL HORAS

160

250

6.2. Fase II. Ejecución del Trabajo

6.2.1. Programación

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFERENCIAS

PERSONA AUDITORA

REF. PAPEL

TRABAJO

1. Planificación

6

6

-

SC/SM/NV

C

2. Programación

6

6

-

SC/SM/NV

C

3. Evaluación Control Interno

14

14

-

SC/SM/NV

C

PROCESO No. 1 LIMPIEZA HABITACIÓN

1. Reporte de novedades. 2. Revisar novedades. 3. Cambiar estatus habitación en Fidelio

Opera. 4. Procede a realizar la limpieza. 5. Reporta a la recepción y actualiza

status de la habitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar el reporte de novedades enviado por el Inspector de Pisos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las novedades reportadas sean de todas las habitaciones activas. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que en el sistema Opera se hayan realizado los cambios respectivos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que los reportes de Fidelio se hayan enviado al Jefe de Limpieza. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que el nuevo reporte se haya enviado con el nuevo status de la habitación.

3

3

3

3

3

3

4

3

4

3

3

1

3

1

3

NV

NV

SM

NV

NV

C.1.1

C.1.2

C.1.3

C.1.4

C.1.5

251

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUES

TO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

PROCESO No. 2 REPOSICIÓN LENCERÍA EN HABITACIONES

1. Limpieza y cambio de lencería de la

habitación. 2. Reporta número de unidades

faltantes por habitación. 3. Comunica novedad encontrada. 4. Comunica a recepción novedad

encontrada para facturar con cargo al huésped.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar los listados de reposición de lencería en la habitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar reporte de faltantes de la habitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que el reporte de novedades haya sido ingresado en el sistema. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar el listado de ingreso de dinero en caja cobrado al cliente.

3

3

3

3

3

4

3

4

3

1

3

1

NV

NV

SM

NV

C.2.1

C.2.2

C.2.3

C.2.4

PROCESO No. 3 INSPECCIÓN 1. Inspeccionar la limpieza de las

habitaciones, corredores, elevadores, estaciones de servicio y áreas públicas.

252

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUES

TO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

2. Supervisar cada una de las

habitaciones en cuanto a la limpieza y suministros requeridos.

3. Integrar el reporte del ama de llaves

con los reportes de las camaristas. 4. Solicitar la ejecución de trabajos al

Jefe de Mantenimiento. 5. Investigar diferencias del reporte del

ama de llaves, con los tarjeteros de recepción.

6. Entregar y recoger las llaves de

cuartos que usan las camaristas. 7. Supervisar la limpieza de los baños

de damas en áreas públicas. 8. Inspeccionar que los sistemas

usados en ropería sean los establecidos.

9. Controlar la ropa entregada a la

lavandería. 10.Llevar el control de camas extras.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que los supervisores de pisos hayan realizado su recorrido diario. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las habitaciones tengan sus amenities completos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar se haya realizado el reporte madre de los camaristas y supervisores.

3

3

3

3

4

3

-

1 -

NV

NV

SM

C.3.1

C.3.2

C.3.3

253

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUES

TO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar que mantenimiento haya realizado los trabajos solicitados por ama de llaves de acuerdo al reporte. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar el reporte de llaves que se entrega a camaristas de acuerdo al turno indicado y piso. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar que el ingreso a lavandería de la ropa de huéspedes sea la correcta, para luego revisar que su entrega haya sido la correcta. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar que el reporte de camas extras concuerde con el físico de las habitaciones.

4

4

4

4

4

4

4

4

- - - -

NV

NV

SM

NV

C.3.4

C.3.5

C.3.6

C.3.7

PROCESO No. 4 LAVANDERÍA

1. Recibir llamadas de los huéspedes, pasar al Departamento de Recepción los cargos por los ductos neumáticos llamados shuts.

2. Registrar los diferentes cargos en

una hoja de reporte global. 3. Supervisar las cargas de trabajo. 4. Informar al valet los servicios que

debe entregar y recoger. 5. Verificar las solicitudes de servicios

con las prendas trabajadas.

254

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUES

TO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que los camaristas hayan reportado la ropa retirada de cada habitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que se haya registrado el lavado de ropa según la habitación en el sistema Fidelio para su cobro al momento del check out. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los turnos del personal de lavandería estén cubiertos las 24 horas del día. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que el reporte de ropa limpia y sucia concuerde con los valores facturados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que el listado de ropa por entregar concuerde con las prendas físicas.

5

5

5

5

5

4

4

4

4

3

-2

-1

-1

1

-2

NV

NV

SM

NV

SM

C.4.1

C.4.2

C.4.3

C.4.4

C.4.5

PROCESO No. 5 AMA DE LLAVES

1. Controlar los suministros de ropa blanca y artículos de limpieza.

2. Custodiar las llaves maestras del

Hotel.

3. Resguardar los objetos que los huéspedes olvidan en las habitaciones del Hotel.

255

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUES

TO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

4. Verificar el reporte del ama de llaves

y la hoja de discrepancias. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar las salidas de bodega y el ingreso al departamento de ama de llaves, a su vez revisar la cantidad enviada a las habitaciones. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar el libro de registros de llaves del hotel, entradas/salidas del huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar el libro de registro de olvidos, el mismo que debe coincidir con el físico, que debe tener el Cajero General y los olvidos en la caja fuerte madre. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar el reporte de ama de llaves con el reporte de discrepancias realizado por el Cajero.

5

5

3

3

6

5

3

5

1 - -

2

NV

NV

SM

NV

C.5.1

C.5.2

C.5.3

C.5.4

PROCESO No. 6 PISOS-MANTENIMIENTO HABITACIONES

1. Reporte de novedades. 2. Revisar novedades. 3. Cambiar estatus habitación en

Fidelio Opera. 4. Coordinar con mantenimiento el

arreglo. 5. Procede a realizar el

mantenimiento. 6. Autoriza el cambio de habitación.

256

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUES

TO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

7. Reporta a la recepción y actualiza

status de la habitación 8. Informa al huésped tiempo de

mantenimiento. 9. Procede al mantenimiento de la

habitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar el reporte de novedades realizado por los supervisores de pisos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Procesar novedades al Jefe de Mantenimiento para solucionar requerimientos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que en el Sistema Opera se reporte el status de la habitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar cuadro de fechas en que mantenimiento arreglara las habitaciones. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que los trabajos de mantenimiento se hayan realizado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar que se envíe el informe respectivo del mantenimiento de la habitación a los diferentes departamentos involucrados.

3

3

3

3

3

4

3

3

3

4

3

4

- - -

1

- -

NV

NV

SM

NV

SM

NV

C.6.1

C.6.2

C.6.3

C.6.4

C.6.5

C.6.5

257

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUES

TO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar nuevamente el cambio de status de habitación a recepción y estos a su vez dar un mejor servicio al huésped.

4

4

-

NV

C.6.5

5. Comunicación de Resultados

18

18

-

SM/NV

TOTALES

160

163

3

258

6.2.2. Evaluación de Control Interno EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO PARA EL ÁREA DE

HABITACIONES

PREGUNTAS

RESPUESTAS

PUNTAJE OBTENIDO

PUNTAJE ÓPTIMO

OBSERVACIONES

SI

NO

1. ¿Se revisa diariamente el reporte de

novedades?

X

9

9

2. ¿El sistema se actualiza apenas la habitación está lista para ser vendida?

X

0

8

A veces el Supervisor no actualiza el sistema

3. ¿Se comunica inmediatamente el faltante de la lencería en la habitación?

X

8

8

4. ¿Se coteja lo cobrado al huésped con el faltante de bodega de Ama de Llaves?

X

7

7

5. ¿Los supervisores de piso emiten un informe de la inspección de las habitaciones y las novedades encontradas?

X

0

9

En ocasiones se olvidan de realizar el informe.

6. ¿Los camaristas cumplen a cabalidad con las funciones encomendadas?

X

0

6

No limpian bien y el Supervisor tiene doble trabajo

7. ¿Se realiza un reporte de lavandería entregada por el huésped al Hotel para su lavado?

X

6

8

8. ¿El Auditor Nocturno chequea que el costo de las prendas lavadas hayan sido cargadas a la habitación correcta?

X

9

9

9. ¿Se revisa las discrepancia que informa el Ama de Llaves?

X

8

10

10. ¿Se lleva control sobre las llaves maestras y como los camaristas las entregan al finalizar su turno?

X

10

12

11. ¿Se informa oportunamente los daños de las habitaciones?

X

6

6

12. ¿El Departamento de Mantenimiento realiza las reparaciones necesarias en la habitación y las reporta oportunamente?

X

8

8

TOTALES 71 100

259

TABLA DE CALIFICACIÓN

REGULAR

BUENO

MUY BUENO

EXCELENTE

41 – 60

61 - 80

81 - 90

91 – 100

71

INTERPRETACIÓN:

De acuerdo al Cuestionario de Evaluación de Control Interno Administrativo se obtiene la calificación 71%, lo que indica que el Área de Habitaciones cuenta con un Control Interno Administrativo Bueno, ésto quiere decir que la mayoría de los procesos realizados en esta Área cuentan con controles que presentan deficiencias, por lo que deben ser reestructurados o mejorados, para poder garantizar el correcto funcionamiento de los procesos administrativos.

Además, se pudo observar que existe la falencia de otros controles internos

administrativos y que deben ser implementados, para que esta Área cumpla con

sus objetivos de una manera eficiente, eficaz y efectiva.

260

6.2.3. Medición de Riesgos de Auditoría

RIESGO INHERENTE

El riesgo inherente del Área de Habitaciones es de un 35%; esta afirmación ha sido

realizada en base a los puntos que siguen a continuación:

La Empresa no cuenta con una Auditoría Interna.

La existencia de una toma de decisiones centralizada, muchas veces perturba el

proceso.

No existe una persona que se haga responsable del Área.

A pesar de que el personal cumple con la competencia requerida para el Área no

todos conocen los reglamentos inherentes a su función.

RIESGO DE CONTROL

Para determinar el Riesgo de Control en el Área Habitaciones se aplica la fórmula

indicada:

Riesgo de Control = % Puntaje Óptimo - % Puntaje Obtenido

Riesgo de Control = 100% - 71% = 29%

El Riesgo de Control es del 29%, lo que indica que los controles internos administrativos

hay que tratar de corregir un poco más, para que en el futuro no existan inconvenientes

con los procesos administrativos.

Hay que mejorar algunos procesos para que no existan novedades con el servicio de

habitaciones de la Empresa.

261

RIESGO DE DETECCIÓN

Por el conocimiento y experiencia de los auditores involucrados en el presente trabajo, se

ha considerado un nivel de riesgo de detección del 22%. El equipo de trabajo está

capacitado y han realizado trabajos en ese ámbito, lo que garantiza que sus pruebas de

cumplimiento estén de acuerdo a los niveles de riesgo encontrados.

RIESGO DE AUDITORÍA

Riesgo de Auditoría = RI * RC * RD

Donde:

RA = Riesgo de Auditoría

RI = Riesgo Inherente

RC = Riesgo de Control

RD = Riesgo de Detección

RA = 35% * 29% * 22%

RA = 2,23%

El equipo de auditores se enfrenta a un riesgo de auditoría del 2,23% y se puede

decir que éste evade, tanto los controles internos de la empresa como los

procedimientos de los auditores.

262

6.2.4. Aplicación de Técnicas y Procedimientos

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

PROCESO No. 1 LIMPIEZA HABITACIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar el reporte de novedades enviado por el inspector de pisos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las novedades reportadas sean de todas las habitaciones activas. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que en el sistema Opera se hayan realizado los cambios respectivos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que los reportes de Fidelio se hayan enviado al Jefe de Limpieza. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que el nuevo reporte se haya enviado con el nuevo status de la habitación.

Comprobación Observación

Comprobación

Comprobación

Comprobación Observación

Comprobación

PROCESO No. 2

REPOSICIÓN LENCERÍA EN HABITACIONES

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar los listados de reposición de lencería en la habitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar reporte de faltantes de la habitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que el reporte de novedades haya sido ingresado en el sistema.

Comprobación Observación

Comprobación

Comprobación Observación

263

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4

Verificar el listado de ingreso de dinero en caja cobrado al cliente.

Comprobación

PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que los supervisores de pisos hayan realizado su recorrido diario. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las habitaciones tengan sus amenities completos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar se haya realizado el reporte madre de los camaristas y supervisores. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar que mantenimiento haya realizado los trabajos solicitados por ama de llaves de acuerdo al reporte. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar el reporte de llaves que se entrega a camaristas de acuerdo al turno indicado y piso. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar que el ingreso a lavandería de la ropa de huéspedes sea la correcta, para luego revisar que su entrega haya sido la correcta. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar que el reporte de camas extras concuerde con el físico de las habitaciones.

Inspección

Observación

Comprobación Observación

Comprobación

Comprobación Observación

Comprobación Observación

Inspección

Observación

Comprobación

264

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

PROCESO No. 4 LAVANDERÍA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que los camaristas hayan reportado la ropa retirada de cada habitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que se haya registrado el lavado de ropa según la habitación en el sistema Fidelio para su cobro al momento del check out. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los turnos del personal de lavandería este cubiertos las 24 horas del día. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que el reporte de ropa limpia y sucia concuerde con los valores facturados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que el listado de ropa por entregar concuerde con las prendas físicas.

Comprobación Observación

Comprobación Observación

Inspección

Observación

Comprobación

Comprobación Observación

PROCESO No. 5 AMA DE LLAVES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar las salidas de bodega y el ingreso al departamento de ama de llaves, a su vez revisar la cantidad enviada a las habitaciones. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar el libro de registros de llaves del hotel, entradas/salidas del huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar el libro de registro de olvidos, el mismo que debe coincidir con el físico, el mismo que debe tener el Cajero General y los olvidos en la caja fuerte madre.

Comprobación Observación

Comprobación

Comprobación Observación

265

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar el reporte de ama de llaves con el reporte de discrepancias realizado por el cajero.

Comprobación

PROCESO No. 6 PISOS - MANTENIMIENTO HABITACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar el reporte de novedades realizado por los supervisores de pisos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Procesar novedades al Jefe de Mantenimiento para solucionar requerimientos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que en el Sistema Opera se reporte el status de la habitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar cuadro de fechas en que mantenimiento arreglara las habitaciones. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que los trabajos de mantenimiento se hayan realizado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar que se envíe el informe respectivo del mantenimiento de la habitación a los diferentes departamentos involucrados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar nuevamente el cambio de status de habitación a recepción y estos a su vez dar un mejor servicio al huésped.

Comprobación

Inspección

Comprobación Observación

Comprobación

Comprobación Observación

Comprobación Observación

Comprobación

266

6.2.5. Papeles de Trabajo

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 1 LIMPIEZA HABITACIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar el reporte de novedades enviado por el inspector de pisos. Se solicita los reportes enviados por los Supervisores de Pisos al Director de Ama de Llaves, los mismos que están debidamente archivados y llevan un orden secuencial.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.1.1

267

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 1 LIMPIEZA HABITACIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las novedades reportadas sean de todas las habitaciones activas.

Se solicita el reporte de novedades de las habitaciones que se encuentran

activas para su uso, se pudo constatar que las novedades concuerdan con lo

reportado en el documento.

NOVEDADES HABITACIONES = Novedades habitaciones Novedades reportadas

NOVEDADES HABITACIONES = 60 60

NOVEDADES HABITACIONES = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.1.2

268

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 1 LIMPIEZA HABITACIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que en el sistema Opera se hayan realizado los cambios respectivos.

Existen muchas quejas de los huéspedes, ya que al momento de llegar a la habitación, ésta no se encuentra limpia, es porque los camaristas informan mal sobre las habitaciones limpias y no cambian el status de la habitación.

Reporte habitaciones limpias= Reporte habitaciones limpias Cambio status habitaciones

Reporte habitaciones limpias= 100 120

Reporte habitaciones limpias= 20%

ELAB POR: NV HALLAZGO Nº : C1 PÁGINA Nº: 300

PT. B.1.1

PT. C.1.3

269

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 1 LIMPIEZA HABITACIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que los reportes de Fidelio se hayan enviado al Jefe de Limpieza.

Se procedió a revisar que los reportes del Sistema Fidelio se hallan enviado al

Jefe de Limpieza, el mismo que organiza a los camareros por pisos, para que

realicen la limpieza de las habitaciones

LIMPIEZA HABITACIONES = Habitaciones Sucias Camareros disponibles

LIMPIEZA HABITACIONES = 11 11

LIMPIEZA HABITACIONES = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.1.4

270

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 1 LIMPIEZA HABITACIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que el nuevo reporte se haya enviado con el nuevo status de la habitación.

Se solicitó los reportes del Supervisor de Pisos con el detalle de las habitaciones

limpias y la firma de los camareros que realizaron la limpieza.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.1.5

271

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 2 REPOSICIÓN LENCERÍA EN HABITACIONES

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar los listados de reposición de lencería en la habitación. Se procedió a revisar los informes de las reposiciones de la lencería en las habitaciones y se constató la devolución a la Bodega de Ama de Llaves de la lencería no utilizada. Piezas a devolver = Piezas sucias Reposición habitaciones Piezas a devolver = 28 28

Piezas a devolver = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.2.1

272

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 2 REPOSICIÓN LENCERÍA EN HABITACIONES

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar reporte de faltantes de la habitación. Se procede a verificar que los cargos de los faltantes de la habitación se hayan

ingresado en el sistema y se haya emitido el reporte correspondiente para ser

dados de baja.

FALTANTE HABITACIONES = Faltante Habitaciones Cargos Faltantes Reposición FALTANTE HABITACIONES = 80 80

FALTANTE HABITACIONES = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.2.2

273

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 2 REPOSICIÓN LENCERÍA EN HABITACIONES

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que el reporte de novedades haya sido ingresado en el sistema.

Se constató que el reporte de novedades de faltantes haya sido ingresado en su

totalidad y tenga el visto bueno del Auditor Nocturno al final del día.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.2.3

274

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 2 REPOSICIÓN LENCERÍA EN HABITACIONES

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar el listado de ingreso de dinero en caja cobrado al cliente.

Se verificó que el reporte enviado por el Ama de Llaves sea igual al ingreso de

dinero cobrado al huésped por concepto de piezas faltantes lencería.

REPORTE AMA DE LLAVES = Faltante Lencería Lencería Cobrada Huésped REPORTE AMA DE LLAVES = 50 50

REPORTE AMA DE LLAVES = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.2.4

275

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que los supervisores de pisos hayan realizado su recorrido diario. Se solicitó los informes de los recorridos de los supervisores de pisos con el registro de las novedades de todas las habitaciones y pisos revisados dentro de su jornada de trabajo; el informe estaba revisado por el Director de Ama de Llaves.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.3.1

276

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las habitaciones tengan sus amenities completos. Se solicitó los reportes de reposición de amenities, además se verificó el reporte

que los camareros elaboran que esté debidamente firmado por el Supervisor de

Pisos.

REPOSICION AMENITIES = Amenities Utilizados Habitaciones dadas de Check Out

REPOSICION AMENITIES = 200 40

REPOSICION AMENITIES = 5 por habitación valor correcto

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.3.2

277

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar que se haya realizado el reporte madre de los camaristas y supervisores. Se solicita el reporte principal (madre) para cotejar con el reporte individual de los supervisores de pisos; a su vez con los reportes de los camareros, no encontrando ninguna novedad, ya que en el reporte principal está a toda la información.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.3.3

278

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar que mantenimiento haya realizado los trabajos solicitados por Ama de Llaves de acuerdo al reporte. Se solicitó el reporte de Ama de Llaves, enviado al Departamento de Mantenimiento con el detalle de novedades, el mismo que contiene las fechas en las que se realizaron las reparaciones realizadas. HABITACIONES REPARADAS = Reporte Habitaciones Mantenimiento Reporte Habitaciones Ama de Llaves HABITACIONES REPARADAS = 45 45 HABITACIONES REPARADAS = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.3.4

279

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar el reporte de llaves que se entrega a camaristas de acuerdo al turno indicado y piso. Se solicita reportes con la entrega de llaves a los camareros, encontrando que en muchas ocasiones pierden las llaves, no devuelven las llaves maestras de cada piso y solicitan la emisión de una nueva sin autorización del Director de Ama de Llaves.

ELAB POR: NV HALLAZGO Nº : C2 PÁGINA Nº: 301

PT. B.1.1

PT. C.3.5

280

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar que el ingreso a lavandería de la ropa de huéspedes sea la correcta, para luego revisar que su entrega haya sido la correcta.

Se revisa que el reporte de retiros de ropa de la habitación sea igual al reporte de

ropa entregada a cada habitación, no encontrando ninguna novedad.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT.C.3.6

281

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar que el reporte de camas extras concuerde con el físico de las habitaciones. Se revisa el reporte elaborado por el Supervisor de Pisos sobre las camas extras que están en las habitaciones, el mismo que concuerda con el despacho de camas de la bodega de habitaciones.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.3.7

282

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 4 LAVANDERÍA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que los camaristas hayan reportado la ropa retirada de cada habitación. Se solicita los reportes de los camareros de la ropa que retiran de cada habitación y la firma del huésped en el recibo emitido al momento de retirar las prendas para el lavado; no se encontró ninguna novedad.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.4.1

283

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 4 LAVANDERÍA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que se haya registrado el lavado de ropa según la habitación en el sistema Fidelio para su cobro al momento del check out. Se revisa el listado enviado por Lavandería a Recepción para que se ingrese el valor del consumo por concepto de prendas lavadas, el mismo que esta debidamente firmado por el Auditor Nocturno. PRENDAS LAVADAS = Reporte Lavandería Reporte Fidelio

PRENDAS LAVADAS = 120 120

PRENDAS LAVADAS = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.4.2

284

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 4 LAVANDERÍA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los turnos del personal de lavandería estén cubiertos las 24 horas del día. Se revisó los horarios de lavandería encontrando que en el turno de la noche a veces no se deja personal que cubra con estos horarios, habiendo días que los huéspedes no tienen a quien entregar sus prendas para ser lavadas.

ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : C3 PÁGINA Nº: 302

PT. B.1.1

PT. C.4.3

285

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 4 LAVANDERÍA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que el reporte de ropa limpia y sucia concuerde con los valores facturados. Se verifica que los reportes de ropa sucia con el de la limpia y a su vez se

constata que estos valores hayan sido correctamente facturados al huésped de

acuerdo a la habitación y que los respaldos estén firmados.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.4.4

286

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 4 LAVANDERÍA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que el listado de ropa por entregar concuerde con las prendas físicas.

Se revisó que las prendas físicas por entregar concuerden con el listado de

prendas lavadas entregado al Camarero para que entregue en cada habitación;

no se encuentra ninguna novedad.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.4.5

287

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 5 AMA DE LLAVES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar las salidas de bodega y el ingreso al Departamento de Ama de Llaves, a su vez revisar la cantidad enviada a las habitaciones. Se solicitó el reporte de salida de bodega y entrada a Ama de Llaves; a su vez se

constató que el saldo físico de las lencerías concuerde con el kárdex que llevan

en este Departamento, luego de entregar a los camareros para su reposición; no

se encuentra novedades.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.5.1

288

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 5 AMA DE LLAVES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar el libro de registros de llaves del Hotel, entradas/salidas del huésped.

Se solicita el libro de registro de llaves, en el mismo que se encuentra novedades

ya que no concuerda las llaves entregadas con las llaves recibidas; este libro no

se lo llena diariamente pasando por alto este registro.

LLAVES = Llaves Entregadas

Llaves Recibidas

LLAVES = 80

60

LLAVES = 80%

ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : C4 PÁGINA Nº: 303

PT. B.1.1

PT. C.5.2

289

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 5 AMA DE LLAVES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar el libro de registro de olvidos, el mismo que debe coincidir con el físico, el mismo que debe tener el Cajero General y los olvidos en la caja fuerte madre. Se realizó la verificación física de los artículos olvidados por los huéspedes, el

mismo que concuerda con el libro de registro, el mismo que se halla debidamente

firmado por la parte que entrega y recibe después de cumplir con la política de

olvidos.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.5.3

290

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 5 AMA DE LLAVES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar el reporte de Ama de Llaves con el reporte de discrepancias realizado por el Cajero.

Se verificó que el reporte de Ama de Llaves tenga las respectivas firmas de

revisado del Cajero de turno, el mismo que esta reportado a los Supervisores de

Recepción para que tome los correctivos necesarios.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.5.4

291

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 6 PISOS-MANTENIMIENTO HABITACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar el reporte de novedades realizado por los supervisores de pisos.

Se revisó el reporte de novedades realizados por los supervisores de piso para

ser entregado a Mantenimiento, el mismo que tiene las firmas de recepción y

fecha.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.6.1

292

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 6 PISOS-MANTENIMIENTO HABITACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Procesar novedades al Jefe de Mantenimiento para solucionar requerimientos. Se comprobó que las órdenes de Mantenimiento de Habitaciones hayan sido

enviadas al Jefe de Mantenimiento, las mismas que tienen la debida autorización

y están en forma secuencial.

ÓRDENES MANTENIMIENTO = Ordenes de Mantenimiento Solicitadas Ordenes de Mantenimiento Realizadas

ÓRDENES MANTENIMIENTO = 40

40

ÓRDENES MANTENIMIENTO = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.6.2

293

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 6 PISOS-MANTENIMIENTO HABITACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que en el Sistema Opera se reporte el status de la habitación. Se constató en el sistema Opera el status de la habitación sobre que haya sido

cambiado al momento de recibir el informe de Ama de Llaves que va a estar en

reparación.

HABITACIONES BLOQUEADAS = Sistema Opera

Informe de Ama de llaves

HABITACIONES BLOQUEADAS = 80

80

HABITACIONES BLOQUEADAS = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.6.3

294

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 6 PISOS-MANTENIMIENTO HABITACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar cuadro de fechas en que mantenimiento arreglará las habitaciones.

Se solicitó el cronograma de Mantenimiento para el mantenimiento de la

habitación; a su vez se constató horarios del personal involucrado, el mismo que

está bajo la supervisión del Jefe de Mantenimiento.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.6.4

295

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 6 PISOS-MANTENIMIENTO HABITACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que los trabajos de mantenimiento se hayan realizado.

Se revisó la Orden de Mantenimiento con el recibido y firma de responsabilidad

del Supervisor de Pisos, el mismo que después de haber constatado todas las

reparaciones firmó y aceptó la habitación arreglada, no encontrando novedades.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.6.5

296

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 6 PISOS-MANTENIMIENTO HABITACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar que se envíe el informe respectivo del mantenimiento de la habitación a

los diferentes departamentos involucrados.

Se comprobó que el Departamento de Ama de Llaves comunique que la

habitación está disponible para la venta; para ésto se solicitó el e-mail

comunicando a las diferentes áreas, en la fecha que recibió la Orden de

Mantenimiento ejecutada.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.6.6

297

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 6 PISOS-MANTENIMIENTO HABITACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar nuevamente el cambio de status de habitación a recepción y éstos a su

vez dar un mejor servicio al huésped.

Se verificó que en el sistema se halla retirado el status de bloqueada la

habitación, el mismo que tiene la clave y autorización del Jefe de Recepción.

STATUS HABITACION = Habitaciones Desbloqueadas

Habitaciones Remodeladas

STATUS HABITACION = 42

42

STATUS HABITACION = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.6.7

298

6.2.6. Hallazgos de Auditoría

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

C1

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 1 LIMPIEZA HABITACIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que en el sistema Opera se hayan realizado los cambios respectivos. ÁREA

CONDICIÓN Existen muchas quejas de los huéspedes, ya que al momento de llegar a la habitación no se encuentra limpia, es porque los camaristas informan mal sobre las habitaciones limpias y no cambian el status de la habitación. CRITERIO Los camareros deberían reportar las habitaciones limpias apenas terminen de limpiarla por radio. CAUSA Los camareros no se organizan y muchas veces no reportan si están limpias o no las habitaciones. EFECTO Puede darse el caso que la habitación sea vendida y el

huésped llegue y esté sucia.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº C.1.3 PÁGINA Nº

270

299

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

C2

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar el reporte de llaves que se entrega a camaristas de acuerdo al turno indicado y piso.

CONDICIÓN Se solicita reportes con la entrega de llaves a los camareros, encontrando que en muchas ocasiones pierden las llaves, no devuelven las llaves maestras de cada piso y solicitan la emisión de una nueva sin autorización del Director de Ama de Llaves. CRITERIO Los camareros pierden las llaves y no reportan a su superior. CAUSA Los camareros tratan de terminar su jornada de trabajo y no les importa realizan los reportes e informes y no comunican la pérdida de llaves. EFECTO Se emiten cantidad de nuevas llaves, ésto lleva a que se

compren grandes cantidades de tarjetas y lo que es peor

pueda llegar a manos de personas que entren a la habitación

y si está ocupada se pierdan las pertenencias del huésped.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº C.3.5 PÁGINA Nº

281

300

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

C3

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 4 LAVANDERÍA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los turnos del personal de lavandería estén cubiertos las 24 horas del día. CONDICIÓN Se revisó los horarios de lavandería, encontrando que en el turno de la noche a veces no se deja personal que cubra con estos horarios, habiendo días que los huéspedes no tienen a quien entregar sus prendas para ser lavadas. CRITERIO El Jefe de Lavandería considera que no es necesario poner gente en ese turno cuando hay baja ocupación. CAUSA El personal de Ama de Llaves protesta cada vez que les ponen en ese turno, por lo que el Jefe de Lavandería no deja a nadie en ese turno. EFECTO Se puede provocar que los huéspedes no estén a gusto en el Hotel y prefieren no enviar a lavar las prendas, provocando un ingreso menos en esta Área.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº C.4.3 PÁGINA Nº

282

301

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

C4

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 5 AMA DE LLAVES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar el libro de registros de llaves del Hotel, entradas/salidas del huésped. CONDICIÓN Se solicita el libro de registro de llaves, en el mismo que se

encuentra novedades ya que no concuerdan las llaves

entregadas con las llaves recibidas; este libro no se lo llena

diariamente pasando por alto este registro.

CRITERIO Los recepcionistas pasan por alto el registro de entrada/salida de llaves. CAUSA El personal de recepción al momento del ingreso/salida del huésped deja para el final de la jornada el registro, lo cual luego se olvidan y no lo realiza. EFECTO No se tiene un control exacto sobre el manejo de las llaves,

a veces se llevan los huéspedes y se tiene que emitir una

nueva; si se llevara el registro se puede determinar si el

huésped dejó o no la habitación.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº C.4.3 PÁGINA Nº

290

302

6.3. Fase III. Comunicación de Resultados

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

31 de marzo de 20X2

Sr. Ing.

Robert Ramia

Gerente General del Hotel Quito

Presente.

MOTIVO DEL EXAMEN

El desarrollo del presente examen se lo realiza para medir la eficacia, eficiencia y

efectividad de los procesos en el Área de Habitaciones desarrollado en el Hotel

Quito, mismo que se realiza a petición de Sr. Robert Ramia Gerente General de

dicha Empresa.

Este examen nos permitirá valorar las áreas que intervienen y su desarrollo para

generar valor a dichos procesos, al tiempo de poner en práctica los conocimientos

adquiridos en el plazo del aprendizaje académico.

Este examen aparece de la necesidad de aportar un lineamiento claro sobre cómo

se está llevando a cabo dichos procesos y como las áreas implicadas tienen

relación para conseguir los objetivos de la Empresa.

OBJETIVOS DEL EXAMEN

Establecer los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos

administrativos del Área de Habitaciones.

303

Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales,

reglamentos y normativas dados por la Empresa.

Comprobar el cumplimiento de los objetivos del Área de Habitaciones.

Evaluar los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos

administrativos.

Conseguir y conocer información técnica del ambiente general de control

interno que serán evaluados.

Efectuar un examen detallado de las debilidades críticas, utilizando técnicas

de auditoría de gestión y asegurar que los hallazgos obtenidos estén acorde a la

circunstancias.

Desarrollar el informe final de auditoría con la finalidad de asegurar que los

comentarios, conclusiones y recomendaciones sean aplicables a la Empresa.

ALCANCE DEL EXAMEN.-

La aplicación de la prueba de auditoría en el programa, análisis de los procesos

administrativos del Área de Habitaciones en el periodo comprendido entre el 1 de

enero al 31 de diciembre del 20X1.

La auditoría se realizará del 1 de marzo al 31 marzo del 20X2 con presupuesto de

horas de 160 de las cuales se consumieron todas las horas.

El personal que intervino en la auditoría es el siguiente:

Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Jefe

Silvia Pamela Morales Álvarez Senior

Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior

OBJETIVO DEL ÁREA DE HABITACIONES

304

Evaluar si el proceso de habitaciones genera información rápida y precisa de

la disponibilidad de habitaciones en el Hotel, para determinar las necesidades

reales de los huéspedes.

A continuación se hace un detalle de todos los aspectos con relación a la auditoría

de gestión practicada en su compañía, en el Área de Habitaciones, de la

información del 1 al 31 de diciembre de 20X1, durante los días del 1 al 31 de marzo

del 20X2.

Resultado de esta auditoría de gestión se hace un informe de los hallazgos que se

han encontrado en la auditoría realizada al Área de Habitaciones, así como se

interpreta los resultados de la aplicación de los indicadores de gestión y se

presentan las correspondientes recomendaciones:

PROCESO No.1

LIMPIEZA HABITACIÓN

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Verificar que en el sistema Opera se hayan realizado los cambios respectivos.

HALLAZGO C1

Existen muchas quejas de los huéspedes, ya que al momento de llegar a la

habitación no se encuentra limpia, es porque los camaristas informan mal sobre las

habitaciones limpias y no cambian el status de la habitación.

CRITERIO

Los camareros deberían reportar las habitaciones limpias apenas terminen de

limpiarla por radio.

CAUSA

305

Los camareros no se organizan y muchas veces no reportan si están limpias o no

las habitaciones.

EFECTO

Puede darse el caso que la habitación sea vendida y el huésped llegue y esté sucia.

RECOMENDACIÓN

Que se proporcione a los camareros una radio y un nombre clave para que al

momento que termina la limpieza de la habitación reporte al Supervisor de Pisos y a

Recepción para que cambien el status de la misma.

PROCESO No. 3

INSPECCIÓN

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5

Revisar el reporte de llaves que se entrega a camaristas de acuerdo al turno

indicado y piso.

HALLAZGO C2

Se solicita reportes con la entrega de llaves a los camareros, encontrando que en

muchas ocasiones pierden las llaves, no devuelven las llaves maestras de cada

piso y solicitan la emisión de una nueva sin autorización del Director de Ama de

Llaves.

CRITERIO

Los camareros pierden las llaves y no reportan a su superior.

CAUSA

306

Los camareros tratan de terminar su jornada de trabajo y no les importa realizan los

reportes e informes y no comunican la pérdida de llaves.

EFECTO

Se emiten cantidad de nuevas llaves, ésto lleva a que se compren grandes

cantidades de tarjetas y lo que es peor pueda llegar a manos de personas que

entren a la habitación y si está ocupada se pierdan las pertenencias del huésped

RECOMENDACIÓN

Que la persona encargada de la emisión de llaves no genere ninguna sin la

autorización del Director de Habitaciones; ésto obligará indirectamente al Camarero

a tener más cuidado con la manipulación de las llaves.

PROCESO No. 4

LAVANDERÍA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Verificar que los turnos del personal de lavandería estén cubiertos las 24 horas del

día.

HALLAZGO C3

Se revisó los horarios de lavandería encontrando que en el turno de la noche a

veces no se deja personal que cubra con estos horarios, habiendo días que los

huéspedes no tienen a quien entregar sus prendas para ser lavadas.

CRITERIO

307

El Jefe de Lavandería considera que no es necesario poner gente en ese turno

cuando hay baja ocupación.

CAUSA

El personal de Ama de Llaves protesta cada vez que les ponen en ese turno, por lo

que el Jefe de Lavandería no deja a nadie en ese turno.

EFECTO

Se puede provocar que los huéspedes no estén a gusto en el Hotel y prefieren no

enviar a lavar las prendas, provocando un ingreso menos en esta Área.

RECOMENDACIÓN

Que la elaboración de turnos se la realice con dos días de anticipación, tomando en

cuenta la ocupación del Hotel, información que debería ser proporcionada por el

Departamento de Recepción.

PROCESO No. 5

AMA DE LLAVES

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Revisar el libro de registros de llaves del Hotel, entradas/salidas del huésped.

HALLAZGO C4

Se solicitó el libro de registro de llaves, en el mismo que se encuentran novedades,

ya que no concuerda las llaves entregadas con las llaves recibidas; este libro no se

lo llena diariamente pasando por alto este registro.

CRITERIO

308

Los recepcionistas pasan por alto el registro de entrada/salida de llaves.

CAUSA

El personal de recepción al momento del ingreso/salida del huésped deja para el

final de la jornada el registro, lo cual luego se olvidan y no lo realiza.

EFECTO

No se tiene un control exacto sobre el manejo de las llaves, a veces se llevan los

huéspedes y se tiene que emitir una nueva; si se llevara el registro se puede

determinar si el huésped dejó o no la habitación.

RECOMENDACIÓN

Que el Departamento de Recepción ponga como procedimiento, que al momento

del check out se reporte la entrada/salida del huésped en el libro de registro de

llaves.

309

6.4. Fase IV. Evaluación Continua.

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

15 de julio de 20X2

Sr. Ing.

Robert Ramia

Gerente General del Hotel Quito

Presente.

Estimado Ing. Ramia:

Se procedió a verificar que las recomendaciones emitidas en la auditoría realizada

al Área de Habitaciones de su Empresa, se hayan tomado en cuenta y que las

mismas estén puestas en práctica para mejorar los procesos de su Empresa.

El personal que se encargó de la realización de la Auditoría de Gestión es el

siguiente:

Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Jefe

Silvia Pamela Morales Álvarez Senior

Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior

Durante los días del 1 al 31 de marzo del 20X2, se realizó la Auditoría de Gestión al

Área de Habitaciones, por el periodo del 1 al 31 de diciembre de 20X1.

310

Con fecha 31 de marzo de 20X2 se presentó el informe con la comunicación de los

resultados obtenidos. Se retornó del día 1 al 15 de julio de 20X2 para la revisión

sobre el cumplimiento de lo indicado en el informe del 31 de marzo de 20X2,

dedicando 40 horas con el siguiente personal: Sonia Cecilia Álvarez Bolaños (Jefe),

Silvia Pamela Morales Álvarez (Senior), Nancy Paola Vinueza Álvarez (Auditor

Junior), siendo que a la presente fecha no se han atendido las siguientes

recomendaciones:

PROCESO No. 4

LAVANDERÍA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Verificar que los turnos del personal de lavandería estén cubiertos las 24 horas del

día.

HALLAZGO C3

Se revisó los horarios de lavandería, encontrando que en el turno de la noche a

veces no se deja personal que cubra con estos horarios, habiendo días que los

huéspedes no tienen a quien entregar sus prendas para ser lavadas.

RECOMENDACIÓN

Que la elaboración de turnos se la realice con dos días de anticipación, tomando en

cuenta la ocupación del Hotel, información que debería ser proporcionada por el

Departamento de Recepción.

Atentamente,

Sonia Álvarez B.

311

CAPÍTULO VII

7. AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA AL ÁREA RECEPCIÓN

7.1. Fase I. Planificación

7.1.1. Planificación Preliminar

MOTIVOS DEL EXAMEN

El desarrollo del presente examen se lo realiza para medir la eficacia, eficiencia y

efectividad de los procesos en el Área de Recepción desarrollado en el Hotel Quito,

mismo que se realiza a petición del Sr. Robert Ramia, Gerente General de la

mencionada Empresa.

Este examen nos permitirá evaluar las áreas que intervienen y su desenvolvimiento

para generar valor a dichos procesos, al tiempo de poner en práctica los

conocimientos adquiridos en el transcurso del aprendizaje académico.

Este examen nace de la necesidad de proporcionar un lineamiento claro sobre

como se está llevando a cabo dichos procesos y como las áreas involucradas

tienen relación para conseguir los objetivos de la Empresa.

OBJETIVOS DEL EXAMEN

Establecer los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos

administrativos del Área de Recepción.

Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales,

reglamentos y normativas dados por la organización.

Comprobar el cumplimiento de los objetivos del Área de Recepción.

Valorar los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos

administrativos.

Conseguir y conocer información técnica del ambiente general de control

interno que serán evaluados.

Elaborar un examen detallado de las debilidades críticas, utilizando técnicas

de auditoría de gestión y asegurar que los hallazgos obtenidos estén acorde

a la realidad.

Elaborar el informe final de auditoría con el propósito de asegurar que los

comentarios, conclusiones y recomendaciones sean aplicables a la

Empresa.

312

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

Quito, 25 de abril 20X2

Sr. Ing.

Robert Ramia

Gerente General del Hotel Quito

Presente.-

Estimado Ing. Ramia:

Le hago llegar un cordial saludo, a su vez por medio de la presente es confirmar el

convenio para realizar la auditoría de gestión aplicada al Área de Recepción de la

empresa que usted tan acertadamente dirige, para el periodo del 1 de enero al 31

de diciembre del 20X1.

La auditoria será aplicada al Área de Recepción. El objetivo de nuestra auditoría es

comprobar los niveles de eficiencia, eficacia y economía. Además emitiremos un

informe sobre el acatamiento de los procesos, con las respectivas

recomendaciones.

La auditoría se realizará en relación con las normas de auditoría generalmente

aceptadas. Estas normas exigen que se alcance una seguridad razonable, no

absoluta sobre el control interno de la Empresa.

La auditoría está programada de la siguiente manera para el desempeño y

terminación:

Inicio de trabajo de campo 1 de abril del 20X2

Terminación del trabajo de campo 15 de abril del 20X2

Entrega del informe de auditoría 30 de abril del 20X2

Nuestros honorarios para esta auditoría estarán basados en el tiempo invertido por

los diferentes miembros de nuestro personal a nuestras tasas regulares, más

gastos directos.

Con el fin de trabajar en la forma más eficiente posible, se entiende que el personal

de su Empresa nos proporcionará la información necesaria, por ejemplo los listados

313

de huéspedes, reportes de ventas por departamentos, claves ingreso sistema

Opera.

El equipo de trabajo estará conformado por:

Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Jefe

Silvia Pamela Morales Álvarez Sénior

Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior

Atentamente,

Sonia Álvarez B.

Aceptado por: Ing. Robert Ramia

Fecha: 25 de abril del 20X2

314

ALCANCE DE LA AUDITORÍA

La aplicación de las pruebas de auditoría en el programa, análisis de los procesos

administrativos del Área de Recepción en el período comprendido entre el 1 de

enero al 31 de diciembre del 20X1.

Los procesos del Área de Recepción son procesos integradores en la Empresa del

Hotel Quito, ya que reúnen diversas áreas. Estos procesos tienen mucha

importancia en la Empresa, ya que permiten obtener información del desempeño y

la labor que realiza cada uno de los empleados en la Empresa.

PERSONAL DE AUDITORES

NOMBRE CARGO REFERENCIA

Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Auditor Jefe SC

Silvia Pamela Morales Álvarez Auditor Sénior SM

Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior NV

MATERIALES

Para realizar la presente auditoría de gestión al Área de Recepción en la Empresa

del Hotel Quito, se va a requerir de los siguientes equipos y materiales:

ÚTILES DE OFICINA

2 esfero azul y rojo para cada uno de los integrantes del equipo.

2 portaminas.

1 resma de papel bond tamaño INEN A4.

3 borradores.

3 correctores.

3 resaltadores.

3 archivadores.

2 juegos de separadores.

1 perforadora.

1 grapadora.

EQUIPO DE COMPUTACIÓN

3 Laptops.

2 Impresoras laser.

3 memory flash.

EQUIPO DE OFICINA

Grabadora de mano.

3 Casettes de 90 minutos.

315

7.1.2. Planificación Específica

PRESUPUESTO DE HORAS ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTADAS

16. Planificación

3

17. Programación

3

18. Evaluación del Control Interno Administrativo

10

19. Aplicación de técnicas y procedimientos,

elaboración de papeles de trabajo, hallazgos de

auditoría e indicadores de gestión.

130

20. Comunicación de Resultados

11

TOTAL HORAS

160

316

7.2. Fase II. Ejecución del Trabajo

7.2.1. Programación

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFERENCIAS

PERSONA AUDITORA

REF. PAPEL

TRABAJO

1. Planificación

3

3

-

SC/SM/NV

D

2. Programación

3

3

-

SC/SM/NV

D

3. Evaluación Control Interno

13

13

-

SC/SM/NV

D

PROCESO No. 1 REGISTRAR RESERVA CLIENTE

1. Contestar la petición de la reserva a través de los distintos canales.

2. Confeccionar la hoja de reservas,

plannings, libro de reservas, lista de llegadas y demás impresos.

3. Informar al resto de departamentos

sobre: atenciones especiales, clientes VIPS, grupos, etc.

4. Facilitar la documentación de los

futuros clientes a mostrador con un día de antelación.

5. Archivar toda la documentación

procedente de la reserva, tanto apriori como después del registro y la salida del cliente.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar la disponibilidad de habitaciones en el Hotel para recibir o no la nueva reserva. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las hojas de planning se las haya realizado correctamente, las listas de llegadas y hojas de ingresos.

6

6

6

6

-

-

SM

NV

D.1.1

D.1.2

317

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUES

TO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los listados con la información requerida sean enviados a todos los departamentos involucrados del Hotel. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que la información entregada a Recepción sea la correcta, sobre el tiempo y extras que el huésped se quedará en el Hotel. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que las hojas de reservas de los clientes contenga la información necesaria y clara de la persona que se va a hospedar, la misma que es entregada a recepción.

6

6

6

6

6

6

-

-

-

SA

SM

SM

D.1.3

D.1.4

D.1.5

PROCESO No. 2 CHECK IN 1. Planificación de las habitaciones 2. Control de las habitaciones

ocupadas, libres, bloqueadas 3. Supervisar la reserva y demás

documentación de las llegadas previstas.

4. Registro del cliente: entrada (check

in) 5. Cumplimentar la documentación. 6. Otorgar la habitación según la

petición del cliente.

318

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUES

TO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

7. Informar del movimiento de clientes

a todos los departamentos. 8. Verificación y comprobación de

fechas de salida. 9. Atención del cliente durante la

estancia. 10. Control de la producción de la

venta de habitaciones. 11. Apertura de facturas.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar el listado con las habitaciones ocupadas y disponibles para la venta. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar el número de habitaciones disponibles para la venta, las que se encuentran ocupadas y bloqueadas. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los datos del cliente estén completos y respaldados su pago. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que la tarjeta de registro contenga todos los datos solicitados, la misma que debe estar firmada por el huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar la forma de pago, sea ésta tarjeta, carta corporativa o en su caso efectivo. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Revisar la asignación del huésped a la habitación de acuerdo a su requerimiento.

5 5 5 5 5 4

5

5

4

4

5

3

- -

-1

-1 -

-1

SM

SA

NV

NV

SA

SA

D.2.1

D.2.2

D.2.3

D.2.4

D.2.5

D.2.6

319

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUES

TO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar la apertura de la tarjeta y habitación en el sistema, la misma que tendrá todos los datos del servicio requerido por el huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 8 Verificar el envío de los reportes a todos los departamentos involucrados, para la mejor atención.

4

4

4

4

- -

NV

NV

D.2.7

D.2.8

PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE 1. Cargo de los conceptos consumidos

por los clientes. 2. Control de facturas. Supervisar el

saldo. 3. Cuadrar las liquidaciones de los

departamentos de servicios. 4. Cierre diario. 5. Calcular las deducciones. 6. Cumplimentar toda la documentación. 7. Cerrar facturas. 8. Cuadrar la cuenta de habitaciones

con el mostrador. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que todos los departamentos involucrados carguen los consumos a la habitación en el sistema.

4

4

-

NV

D.3.1

320

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUES

TO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que el saldo de la habitación esté de acuerdo a los cargos firmados por el huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los reportes de servicios sean iguales a los cargos del sistema. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar el cierre diario de los auditores nocturnos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que se hayan realizado los respectivos descuentos a cada habitación de acuerdo a la tarifa convenida. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar que los respaldos se encuentren en el palomar (habitación) de cada huésped debidamente firmado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar saldos listado versus consumos huésped, con la firma de revisado del Auditor Nocturno.

5 5 5 5 5 4

5

5

4

4

5

3

- -

-1

-1 -

-1

SM

SA

NV

NV

SA

SA

D.3.2

D.3.3

D.3.4

D.3.5

D.3.6

D.3.6

PROCESO No. 4 CHECK OUT 1. Cobro de facturas 2. Confeccionar las liquidaciones de

facturas cobradas en efectivo y crédito.

3. Liquidación de cajas y divisas

321

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUES

TO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

4. Cumplimentar documentación del

Departamento 5. Autorizar salida de equipajes.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Cajero se comunique con el Ama de Llaves para la respectiva revisión al momento del check out y verificar que la habitación no será abierta nuevamente al huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que se haya emitido correctamente la factura con los datos requeridos por el Servicio de Rentas Internas (SRI). PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar que las facturas emitidas concuerden con los valores a crédito y contado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar que los sobres enviados por los cajeros contengan lo realmente cobrado, e incluso si se ha cobrado en otra moneda (euros) PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5

Revisar que se emitan todos los respaldos para los departamentos involucrados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar se elabore la respectiva boleta para la salida del equipaje con la autorización del Cajero que todo está cobrado.

5 5 5 5 5 5

6

7

5

5

5

6

1 2 - - - 1

SM

SA

NV

NV

SA

SA

D.4.1

D.4.2

D.4.3

D.3.5

D.3.6

D.3.6

322

5. Comunicación de Resultados

11

11

-

SM/NV

TOTALES

160

162

-2

323

7.2.2. Evaluación de Control Interno EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO PARA EL ÁREA DE

RECEPCIÓN

PREGUNTAS

RESPUESTAS

PUNTAJE OBTENIDO

PUNTAJE ÓPTIMO

OBSERVACIONES

SI

NO

1. ¿Se revisa las habitaciones disponibles antes de tomar la reserva?

X

8

8

2. ¿Se llena los formularios con todos los datos al momento que el huésped realiza la reserva?

X

5

6

El empleado pasa por alto varios datos indispensables del huésped.

3. ¿Se registra la información de la reserva en el sistema, indicando que la habitación fue vendida?

X

9

9

4. ¿Se revisa la tarjeta de registro llenada por el cliente al momento de su ingreso?

X

0

9

No se llena al momento que llega el huésped.

5. ¿Se solicita en físico la forma de pago?

X

0

8

Llegan de golpe los huéspedes que los recepcionistas no piden la forma de pago.

6. ¿Se pide autorización del monto del consumo garantizado en el caso que pague con tarjeta de crédito?

X

3

3

7. ¿Se controla en la auditoría nocturna que la habitación esté correctamente ingresada, para que los cargos ingresen normalmente?

X

8

8

8. ¿Se supervisa diariamente los consumos de los huéspedes y que el sistema ingrese correctamente tarifas?

X

7

7

9. ¿Se revisa que los respaldos de los consumos estén acorde a los cargados en el sistema?

X

7

7

10. ¿Se envía un informe al mostrador para cotejar las habitaciones desocupadas, bloqueadas?

X

9

9

324

PREGUNTAS

RESPUESTAS

PUNTAJE

OBTENIDO

PUNTAJE ÓPTIMO

OBSERVACIONES

11. ¿Se revisa el reporte diario con el secuencial de las facturas emitidas?

X

7

7

12. ¿El Cajero General coteja las facturas cobradas versus el dinero enviado a caja?

X

9

9

13. ¿Se revisa el informe del Ama de Llaves de los check out de la habitación con los cargos cobrados al huésped al final de su estadía?

X

5

6

14. ¿Se revisa el secuencial de los tickets de salida de equipaje al momento de salida del huésped?

X

4

4

TOTALES 81 100

TABLA DE CALIFICACIÓN

REGULAR

BUENO

MUY BUENO

EXCELENTE

41 – 60

61 - 80

81 - 90

91 – 100

81

INTERPRETACIÓN:

De acuerdo al Cuestionario de Evaluación de Control Interno Administrativo

se obtiene la calificación 81%, lo que indica que el Área de Recepción

cuenta con un Control Interno Administrativo Muy Bueno, debido a que

en la mayoría de los procesos realizados en esta Área, existen controles que

permiten que estos funcionen de manera adecuada, es decir de manera

eficiente, eficaz y efectiva.

Existen algunas actividades en las que los controles internos tienen falencias

y otras que no cuentan con ningún tipo de control interno.

325

2.3. Medición de Riesgos de Auditoría

RIESGO INHERENTE

El riesgo inherente del Área de Recepción es de un 32%; esta afirmación ha sido

realizada en base a los puntos que siguen a continuación:

La Empresa no cuenta con una Auditoría Interna.

La existencia de una toma de decisiones centralizada, muchas veces altera

el proceso.

A pesar de que el personal cumple con la competencia requerida para el

Área no todos conocen los reglamentos inherentes a su función.

RIESGO DE CONTROL.

Para determinar el Riesgo de Control en el Área de Recepción se aplica la fórmula

indicada:

Riesgo de Control = % Puntaje Óptimo - % Puntaje Obtenido

Riesgo de Control = 100% - 81% = 19%

El Riesgo de Control es del 18%, lo que indica que los controles internos

administrativos hay que tratar de mejorarlos un poco más, para que en el futuro no

existan inconvenientes con los procesos administrativos.

RIESGO DE DETECCIÓN

Por el conocimiento y experiencia de los auditores involucrados en el presente

trabajo, se ha considerado un nivel de riesgo de detección del 18%. El equipo de

trabajo está capacitado y han realizado trabajos en ese ámbito, lo que garantiza

que sus pruebas de cumplimiento estén de acuerdo a los niveles de riesgo

encontrados.

326

RIESGO DE AUDITORÍA

Riesgo de Auditoría = RI * RC * RD

Donde:

RA = Riesgo de Auditoría

RI = Riesgo Inherente

RC = Riesgo de Control

RD = Riesgo de Detección

RA = 32% * 19% * 18%

RA = 1,09%

El equipo de auditores se enfrenta a un riesgo de auditoría del 1,09% y se puede

decir que el mismo no es relevante, resulta razonable.

327

7.2.4. Aplicación de Técnicas y Procedimientos

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

PROCESO No. 1 REGISTRAR RESERVA CLIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar la disponibilidad de habitaciones en el Hotel para recibir o no la nueva reserva. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las hojas de planning se las haya realizado correctamente, las listas de llegadas y hojas de ingresos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los listados con la información requerida sean enviados a todos los departamentos involucrados del Hotel. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que la información entregada a Recepción sea la correcta, sobre el tiempo y extras que el huésped se quedará en el Hotel. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que las hojas de reservas de los clientes contenga la información necesaria y clara de la persona que se va a hospedar, la misma que es entregada a recepción.

Comprobación Observación

Comprobación

Comprobación

Comprobación Observación

Comprobación

PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar el listado con las habitaciones ocupadas y disponibles para la venta.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar el número de habitaciones disponibles para la venta, las que se encuentran ocupadas y bloqueadas.

Comprobación Observación

Comprobación

328

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los datos del cliente estén completos y respaldados su pago. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que la tarjeta de registro contenga todos los datos solicitados, la misma que debe estar firmada por el huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar la forma de pago sea ésta tarjeta, carta corporativa o en su caso efectivo. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Revisar la asignación del huésped a la habitación de acuerdo a su requerimiento. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar la apertura de la tarjeta y habitación en el sistema, la misma que tendrá todos los datos del servicio requerido por el huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 8 Verificar el envío de los reportes a todos los departamentos involucrados, para la mejor atención.

Comprobación Observación

Comprobación

Comprobación

Comprobación Observación

Comprobación

Comprobación

PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que todos los departamentos involucrados carguen los consumos a la habitación en el sistema.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que el saldo de la habitación esté de acuerdo a los cargos firmados por el huésped.

Comprobación Observación

Comprobación

329

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los reportes de servicios sean iguales a los cargos del sistema. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar el cierre diario de los auditores nocturnos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que se hayan realizado los respectivos descuentos a cada habitación de acuerdo a la tarifa convenida. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar que los respaldos se encuentren en el palomar (habitación) de cada huésped debidamente firmado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar saldos del listado versus consumos del huésped, con la firma de revisado del Auditor Nocturno.

Comprobación Observación

Comprobación

Comprobación

Comprobación Observación

Comprobación

PROCESO No. 4 CHECK OUT PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Cajero se comunique con el Ama de Llaves para la respectiva revisión al momento del check out y verificar que la habitación no será abierta nuevamente al huésped.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que se haya emitido correctamente la factura con los datos requeridos por el Servicio de Rentas Internas (SRI).

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar que las facturas emitidas concuerden con los valores a crédito y contado.

Comprobación

Comprobación Observación

Comprobación

330

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar que los sobres enviados por los cajeros contengan lo realmente cobrado, e incluso si se ha cobrado en otra moneda (euros). PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que se emitan todos los respaldos para los departamentos involucrados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar se elabore la respectiva boleta para la salida del equipaje con la autorización el Cajero que todo está cobrado.

Comprobación Observación

Comprobación

Comprobación Observación

331

7.2.5. Papeles de Trabajo

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 1 REGISTRAR RESERVA CLIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar la disponibilidad de habitaciones en el Hotel para recibir o no la nueva reserva. Se solicitó el listado de las habitaciones disponibles, el mismo que tiene las firmas de responsabilidad de haber sido revisadas por los auditores nocturnos y reportadas al Departamento de Reservas. HABITACIONES DISPONIBLES = Habitaciones reportadas vacantes Habitaciones vacías HABITACIONES DISPONIBLES = 140 140 HABITACIONES DISPONIBLES = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. D.1.1

332

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 1 REGISTRAR RESERVA CLIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las hojas de planning se las hayan realizado correctamente, o sea las listas de llegadas y hojas de ingresos. Se comprobó que las Hojas de Planning tengan las firmas de responsabilidad; de la revisión de las llegadas de los huéspedes, se constató que están correctamente archivadas y sus copias enviadas a los diferentes departamentos involucrados en la atención al cliente.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. D.1.2

333

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 1 REGISTRAR RESERVA CLIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los listados con la información requerida sean enviados a todos los departamentos involucrados del Hotel. Se pudo verificar que al momento que se realiza una reserva el sistema emite un mail general a todas las áreas involucradas, las mismas que al ser leídas emite una respuesta automática.

NO HUBO

HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. D.1.3

334

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 1 REGISTRAR RESERVA CLIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que la información entregada a Recepción sea la correcta, sobre el tiempo y extras que el huésped se quedara en el Hotel. Se verifica que en el sistema hayan sido ingresadas todos los requerimientos del huésped al momento que realizo la reserva y todos los extras que necesite mientras permanezca en el Hotel.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. D.1.4

335

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 1 REGISTRAR RESERVA CLIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que las hojas de reservas de los clientes contengan la información necesaria y clara de la persona que se va a hospedar, la misma que es entregada a recepción. Se pudo verificar que la persona que ingresa la reserva en varias ocasiones no solicita la información necesaria y los datos no son ingresados correctamente y al momento del check in el cliente se queja que los datos impresos no están correctos.

ELAB POR: NV HALLAZGO Nº : D1 PÁGINA Nº: 358

PT. B.1.1

PT. D.1.5

336

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar el listado con las habitaciones ocupadas y disponibles para la venta. Se comprobó que el listado de habitaciones ocupadas y disponibles estén revisados y autorizados por los auditores nocturnos, que al cierre de la auditoría verifiquen con Ama de Llaves que estas habitaciones estén ocupadas.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. D.2.1

337

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar el número de habitaciones disponibles para la venta, las que se encuentran ocupadas y bloqueadas. Se procede a verificar el reporte de habitaciones ocupadas y bloqueadas para mantenimiento en forma física con el Supervisor de Pisos.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. D.2.2

338

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los datos del cliente estén completos y respaldados su pago. Se revisó las tarjetas de registro, encontrando que en algunos casos no existe un respaldo de pago y los datos del cliente están incompletos. GARANTIA DE PAGO = Respaldo de pago de las habitaciones Habitaciones Ocupadas GARANTIA DE PAGO = 80 100 GARANTIA DE PAGO = 80%

ELAB POR: NV HALLAZGO Nº : D2 PÁGINA Nº: 359

PT. B.1.1

PT. D.2.3

339

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que la tarjeta de registro contenga todos los datos solicitados, la misma que debe estar firmada por el huésped. Se pudo constatar que varias tarjetas no tienen registrada la firma del huésped. TARJETAS FIRMADAS = Tarjetas firmadas Tarjetas registradas TARJETAS FIRMADAS = 120 160 TARJETAS FIRMADAS = 75%

ELAB POR: NV HALLAZGO Nº : D3 PÁGINA Nº: 360

PT. B.1.1

PT. D.2.4

340

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar la forma de pago sea esta tarjeta, carta corporativa o en su caso efectivo. Se procedió a revisar la forma de pago de las cuentas que pueden ser : cartas de pago que contengan todos los requisitos de garantía de pago, en el caso que sea con Tarjeta de Crédito tenga la pre-autorización dada por el banco y en el caso de efectivo el deposito en el banco.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. D.2.5

341

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Revisar la asignación del huésped a la habitación de acuerdo a su requerimiento. Se revisa la hoja de requerimientos del huésped y a su vez se verifica en la pantalla las condiciones de su estadía y que se haya cumplido con sus necesidades. REQUERIMIENTO HUESPED = Requerimiento solicitado por huésped Requerimiento realizado al huésped REQUERIMIENTO HUESPED = 140 140 REQUERIMIENTO HUESPED = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. D.2.6

342

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar la apertura de la tarjeta y habitación en el sistema, la misma que tendrá todos los datos del servicio requerido por el huésped. Se comprobó que en el sistema Opera se haya abierto correctamente la habitación y que todos los permisos estén desbloqueados para que ingresen los cargos correctamente de las diferentes áreas; éste tiene la clave de la persona que abrió la cuenta, no existen novedades.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. D.2.7

343

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 8 Verificar el envío de los reportes a todos los departamentos involucrados, para la mejor atención. Se revisó que el recepcionista envíe los e-mails a los departamentos involucrados en la atención al cliente, de tal forma que todos sepan las necesidades del huésped mientras esté hospedado.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. D.2.8

344

`

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que todos los departamentos involucrados carguen los consumos a la habitación en el sistema. Se solicitó los reportes a los auditores nocturnos con el fin de comprobar los cargos de los diferentes departamentos, encontrando que no se revisa los cargos al final de la jornada, puesto que varios cargos del Restaurante no fueron cobrados. CARGOS COBRADOS RESTAURANTE = Valor Cobrado Valor reportado restaurante CARGOS COBRADOS RESTAURANTE = 80 100 CARGOS COBRADOS RESTAURANTE = 80%

ELAB POR: NV HALLAZGO Nº:D4 PÁGINA Nº: 361

PT. B.1.1

PT. D.3.1

345

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que el saldo de la habitación esté de acuerdo a los cargos firmados por el huésped. Se procedió a revisar que los cargos del sistema están respaldados con los vales firmados por el huésped, no encontrando ninguna novedad.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT.D.3.2

346

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los reportes de servicios sean iguales a los cargos del sistema. Se comprobó que los reportes de los departamentos sean iguales a los cargados en el sistema.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. D.3.3

347

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar el cierre diario de los auditores nocturnos. Se solicitó los reportes del cierre diario que realiza el Auditor Nocturno; se pudo constatar que no existen diferencias.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. D.3.4

348

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que se hayan realizado los respectivos descuentos a cada habitación de acuerdo a la tarifa convenida. Se comprobó que se hayan aplicado los descuentos de acuerdo a la tabla de tarifas corporativas; ésto se cotejó con las notas de las reservas de las habitaciones de los huéspedes de las empresas.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. D.3.5

349

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar saldos del listado versus los consumos del huésped, con la firma de revisado del Auditor Nocturno. Se solicita el reporte general con los saldos de los huéspedes en casa, el mismo que tiene las firmas de responsabilidad de haber revisado que todos los cargos se estén facturando al huésped. SALDO SISTEMA = Reporte ventas sistema Reporte ventas por área SALDO SISTEMA = 5.000.00 5.000,00 SALDO SISTEMA = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. D.3.6

350

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 4 CHECK OUT PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Cajero se comunique con Ama de Llaves para la respectiva revisión al momento del check out y verificar que la habitación no será abierta nuevamente al huésped. Se verificó que Ama de Llaves al momento del check out reporte el consumo de mini bares, piezas faltantes de la habitación y a su vez se informa a los camareros para que la habitación sea limpiada.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. D.4.1

351

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 4 CHECK OUT PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que se haya emitido correctamente la factura con los datos requeridos por el Servicio de Rentas Internas (SRI). Se solicitó las copias de las facturas, las mismas que estaban archivadas cronológicamente y cumplían con los requisitos del Servicio de Rentas Internas (SRI).

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. D.4.2

352

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 4 CHECK OUT PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar que las facturas emitidas concuerden con los valores a crédito y contado. Se comprobó que los cierres de Cajero concuerdan con los valores reportados por el cobro de las facturas y su firma de responsabilidad del Cajero General.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. D.4.3

353

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 4 CHECK OUT PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar que los sobres enviados por los cajeros contengan lo realmente cobrado e incluso si se ha cobrado en otra moneda (euros) Se revisó los sobres de remisión con los valores que emite el sistema y los valores físicos que envían los cajeros, encontrando que su cuadre es correcto.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. D.4.4

354

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 4 CHECK OUT PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5

Revisar que se emitan todos los respaldos para los departamentos involucrados. Se comprobó que el Departamento de Recepción emita los correctos reportes a los departamentos involucrados indicando que el huésped dejó el Hotel y se comunique a su personal a cargo como es Limpieza, Ventas, Alimentos y Bebidas.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. D.4.5

355

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 4 CHECK OUT PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar se elabore la respectiva boleta para la salida del equipaje con la autorización del Cajero que todo está cobrado. Se realiza la revisión en Conserjería de los tickets emitidos por Recepción al momento del check out; éstos están debidamente firmados y archivados cronológicamente. TICKETS EMITIDOS = Tickets emitidos recepción Tickets sellados por conserjes TICKETS EMITIDOS = 120 120 TICKETS EMITIDOS = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. D.4.6

356

7.2.6. Hallazgos de Auditoría

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

D1

AREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 1 REGISTRAR RESERVA CLIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que las hojas de reservas de los clientes contenga la información necesaria y clara de la persona que se va a hospedar, la misma que es entregada a recepción.

CONDICIÓN Se pudo verificar que la persona que ingresa la reserva en varias ocasiones no solicita la información necesaria y los datos no son ingresados correctamente y al momento del check in el cliente se queja que los datos impresos no están correctos. CRITERIO La persona de reservas debe recibir capacitación o en su caso un ayudante de Reservas. CAUSA El cambio de sistema que tuvo el Hotel, no ha permitido capacitar correctamente al personal de reservas. EFECTO Este tipo de faltas provoca pérdida de tiempo y hace que los huéspedes al momento de check in hagan filas en reservas, causando molestias en los huéspedes que se encuentran cansados del viaje.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº D.1.5 PÁGINA Nº

337

357

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

D2

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los datos del cliente estén completos y respaldados su pago.

CONDICIÓN

Se revisó las tarjetas de registro, encontrando que en algunos casos no existe un respaldo de pago y los datos del cliente están incompletos. Tenemos que un 80% de huéspedes tienen respaldada su estadía en el Hotel, existe un 20% de clientes que se vayan sin pagar. CRITERIO Todos los recepcionistas deberían recibir capacitación. CAUSA El continuo cambio del personal de Recepción provoca que no se capacite correctamente a al trabajador. EFECTO

El personal de Recepción comete grandes errores e incluso los huéspedes se van sin cancelar las cuentas.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº D.2.3 PÁGINA Nº

340

358

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

D3

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que la tarjeta de registro contenga todos los datos solicitados, la misma que debe estar firmada por el huésped.

CONDICIÓN Se pudo constatar que varias tarjetas no tienen registrada la firma del huésped. Existe el porcentaje del 25% de huéspedes que no firman, lo que es un porcentaje bastante alto. CRITERIO Existe poco personal en el Departamento de Recepción. CAUSA Al no haber el suficiente personal en Recepción, los pocos trabajadores no alcanzan a cumplir todas las funciones y pasan por alto estos detalles. EFECTO

Que al momento de un reclamo, como no está firmada la

tarjeta de registro, no se puede hacer el seguimiento

necesario y varias ocasiones el huésped niega los consumos

que no se pueden cotejar con la firma de registro.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº D.2.4 PÁGINA Nº

341

359

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

D4

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que todos los departamentos involucrados carguen los consumos a la habitación en el sistema. CONDICIÓN Se solicitó los reportes a los auditores nocturnos con el fin de comprobar los cargos de los diferentes departamentos, encontrando que no se revisa los cargos al final de la jornada, puesto que varios cargos del Restaurante no fueron cobrados, siendo un equivalente al 20% lo que no se cobra. CRITERIO No concuerdan los reportes del sistema con los cargos

individuales de cada Área. CAUSA Los cajeros con el fin de terminar su jornada no revisan si los cargos están bien realizados en cada habitación. EFECTO

Provocan que vales de consumos se queden flotando sin ser

cobrados a los huéspedes y luego cuando se detecta este

error se hace el descuento al empleado.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº D.3.1 PÁGINA Nº

346

7.3. Fase III. Comunicación de Resultados

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

30 de abril de 20X2

Sr. Ing.

Robert Ramia

Gerente General del Hotel Quito

Presente.

MOTIVO DEL EXAMEN

El desarrollo del presente examen se lo realiza para medir la eficacia, eficiencia y

efectividad de los procesos en el Área de Recepción desarrollado en el Hotel Quito,

mismo que se realiza a petición de Sr. Robert Ramia Gerente General de dicha

Empresa.

Este examen nos permitirá valorar las áreas que intervienen y su desarrollo para

generar valor a dichos procesos, al tiempo de poner en práctica los conocimientos

adquiridos en el plazo del aprendizaje académico.

Este examen aparece de la necesidad de aportar un lineamiento claro sobre cómo se

está llevando a cabo dichos procesos y como las áreas implicadas tienen relación para

conseguir los objetivos de la Empresa.

OBJETIVOS DEL EXAMEN

Establecer los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos

administrativos del Área de Recepción.

Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentos

y normativas dados por la empresa.

Comprobar el cumplimiento de los objetivos del Área de Recepción.

Evaluar los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos administrativos.

Conseguir y conocer información técnica del ambiente general de control

interno que serán evaluados.

361

Efectuar un examen detallado de las debilidades críticas, utilizando técnicas de

auditoría de gestión y asegurar que los hallazgos obtenidos estén acorde a la

circunstancias.

Desarrollar el informe final de auditoría con la finalidad de asegurar que los

comentarios, conclusiones y recomendaciones sean aplicables a la Empresa.

ALCANCE DEL EXAMEN.-

La aplicación de la prueba de auditoría en el programa, análisis de los procesos

administrativos del Área de Recepción en el periodo comprendido entre el 1 de enero

al 31 de diciembre del 20X1.

La auditoría se realizará del 1 de abril al 30 de abril del 20X2 con presupuesto de

horas de 160 de las cuales se consumieron 162 horas.

El personal que intervino en la auditoría es el siguiente:

Sonia Cecilia Alvarez Bolaños Jefe

Silvia Pamela Morales Alvarez Senior

Nancy Paola Vinueza Alvarez Auditor Junior

OBJETIVO DEL ÁREA DE RECEPCIÓN

Evaluar si el proceso de recepción genera información rápida y precisa de la

disponibilidad de habitaciones en el Hotel y determinar buen servicio a los huéspedes.

362

A continuación se hace un detalle de todos los aspectos con relación a la Auditoría de

Gestión practicada en su compañía, en el Área de Recepción, de la información del 1

al 31 de diciembre de 20X1, durante los días del 1 al 30 de abril del 20X2.

Resultado de esta Auditoría de Gestión se hace un informe de los hallazgos que se

han encontrado en la auditoría realizada al Área de Recepción, así como se interpreta

los resultados de la aplicación de los indicadores de gestión y se presentan las

correspondientes recomendaciones:

PROCESO No. 1

REGISTRAR RESERVA CLIENTE

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5

Revisar que las hojas de reservas de los clientes contengan la información necesaria y

clara de la persona que se va a hospedar, la misma que es entregada a recepción.

HALLAZGO D1

Se pudo verificar que la persona que ingresa la reserva en varias ocasiones no solicita

la información necesaria y los datos no son ingresados correctamente y al momento

del check in el cliente se queja que los datos impresos no están correctos.

CRITERIO

La persona de reservas debe recibir capacitación o en su caso un ayudante de

Reservas.

CAUSA

El cambio de sistema que tuvo el Hotel, no ha permitido capacitar correctamente al

personal de reservas.

EFECTO

363

Este tipo de faltas provoca pérdida de tiempo y hace que los huéspedes al momento

de check in hagan filas en reservas, causando molestias en los huéspedes que se

encuentran cansados del viaje.

RECOMENDACIÓN

Se recomienda contratar una persona para reservas, ya que se pudo notar que es

demasiado trabajo para una sola persona.

PROCESO No. 2

CHECK IN

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Verificar que los datos del cliente estén completos y respaldados su pago.

HALLAZGO D2

Se revisó las tarjetas de registro, encontrando que en algunos casos no existe un

respaldo de pago y los datos del cliente están incompletos.

Tenemos que un 80% de huéspedes tienen respaldada su estadía en el Hotel, existe

un 20% de clientes que se vayan sin pagar.

CRITERIO

Todos los recepcionistas deberían recibir capacitación.

CAUSA

El continuo cambio del personal de Recepción provoca que no se capacite

correctamente a al trabajador.

EFECTO

364

El personal de Recepción comete grandes errores e incluso los huéspedes se van sin

cancelar las cuentas.

RECOMENDACIÓN

De igual forma se recomienda contratar una persona adicional en Recepción, se pudo

notar la carga y cansancio del personal que labora en esta área, por lo que pasan por

alto una serie de requisitos al ingreso y salida del huésped.

PROCESO No. 2

CHECK IN

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4

Revisar que la tarjeta de registro contenga todos los datos solicitados, la misma que

debe estar firmada por el huésped.

HALLAZGO D3

Se pudo constatar que varias tarjetas no tienen registrada la firma del huésped.

Existe el porcentaje del 25% de huéspedes que no firman, lo que es un porcentaje

bastante alto.

CRITERIO

Existe poco personal en el Departamento de Recepción.

CAUSA

Al no haber el suficiente personal en Recepción, los pocos trabajadores no alcanzan a

cumplir todas las funciones y pasan por alto estos detalles.

EFECTO

365

Que al momento de un reclamo, como no está firmada la tarjeta de registro, no se

puede hacer el seguimiento necesario y varias ocasiones el huésped niega los

consumos que no se pueden cotejar con la firma de registro

RECOMENDACIÓN

Implantar como procedimiento fijo, que al momento del check in se exija al huésped la

tarjeta llena completamente y a su vez debidamente firmada.

PROCESO No. 3

MANO CORRIENTE

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar que todos los departamentos involucrados carguen los consumos a la

habitación en el sistema.

HALLAZGO D4

Se solicitó los reportes a los auditores nocturnos con el fin de comprobar los cargos de

los diferentes departamentos, encontrando que no se revisa los cargos al final de la

jornada, puesto que varios cargos del restaurante no fueron cobrados, siendo un

equivalente al 20% lo que no se cobra.

EFECTO

Provocan que vales de consumos se queden flotando sin ser cobrados a los

huéspedes y luego cuando se detecta este error se hace el descuento al empleado.

CRITERIO

No concuerdan los reportes del sistema con los cargos individuales de cada Área.

CAUSA

366

Los cajeros con el fin de terminar su jornada no revisan si los cargos están bien

realizados en cada habitación.

RECOMENDACIÓN

Se recomienda que la Auditoria Nocturna revise diariamente los repostes de las áreas

versus el reporte general que emite el sistema y en el caso de haber discrepancias

determinar en ese momento los descuadres y cargar manualmente en la habitación

que no fue cargada, no pasar a la novedad ya que puede ser muy tarde y el huésped

puede abandonar el hotel y no pagar los cargos no cobrados.

367

7.4. Fase IV. Evaluación Continua.

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

30 de julio de 20X2

Sr. Ing.

Robert Ramia

Gerente General del Hotel Quito

Presente.

Estimado Ing. Ramia:

Se procedió a verificar que las recomendaciones emitidas en la auditoría realizada al

Área de Recepción de su Empresa, se hayan tomado en cuenta y que las mismas

estén puestas en práctica para mejorar los procesos de su Empresa.

El personal que se encargó de la realización de la Auditoría de Gestión es el siguiente:

Sonia Cecilia Alvarez Bolaños Jefe

Silvia Pamela Morales Alvarez Senior

Nancy Paola Vinueza Alvarez Auditor Junior

Durante los días del 1 al 30 de abril de febrero del 20X2, se realizó la Auditoría de

Gestión al Área de Recepción, por el periodo del 1 al 31 de diciembre de 20X1.

Con fecha 30 de abril de 20X2 se presentó el informe con la comunicación de los

resultados obtenidos. Se retornó del día 16 al 30 de julio de 20X2 para la revisión

sobre el cumplimiento de lo indicado en el informe del 30 de abril de 20X2, dedicando

40 horas con el siguiente personal: Sonia Cecilia Alvarez Bolaños (Jefe), Silvia Pamela

Morales Alvarez (Senior), Nancy Paola Vinueza Alvarez (Auditor Junior), siendo que a

la presente fecha no se han atendido las siguientes recomendaciones:

PROCESO No. 2

368

CHECK IN

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4

Revisar que la tarjeta de registro contenga todos los datos solicitados, la misma que

debe estar firmada por el huésped.

HALLAZGO D3

Se pudo constatar que varias tarjetas no tienen registrada la firma del huésped.

Existe el porcentaje del 25% de huéspedes que no firman, lo que es un porcentaje

bastante alto.

CRITERIO

Existe poco personal en el Departamento de Recepción.

CAUSA

Al no haber el suficiente personal en Recepción, los pocos trabajadores no alcanzan a

cumplir todas las funciones y pasan por alto estos detalles.

EFECTO

Que al momento de un reclamo, como no está firmada la tarjeta de registro, no se

puede hacer el seguimiento necesario y varias ocasiones el huésped niega los

consumos que no se pueden cotejar con la firma de registro

RECOMENDACIÓN

Implantar como procedimiento fijo, que al momento del check in se exija al huésped la

tarjeta llena completamente y a su vez debidamente firmada.

Atentamente,

Sonia Álvarez B.

369

CAPÍTULO VIII

8. EJERCICIO PRÁCTICO

8.1 FASE I. PLANIFICACIÓN

8.1.1 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR

8.1.1.1 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR DEL ÁREA DE ADQUISICIONES

El HOTEL QUITO es una Institución que pertenece al sector privado, por lo que

muchas de sus funciones se encuentran centralizadas y las decisiones son tomadas

por la alta gerencia.

En la observación realizada a la Empresa se observó que los reglamentos, normas y

políticas se tratan de seguir conforme lo demandado y la única forma de evitar

inconvenientes es enviar memorandos al personal que no acate dichas reglas.

De exceder el número de memorandos, los empleados son multados o destituidos de

sus cargos.

Los cargos mas altos se encuentran conformados por representantes de la empresa

APH Asesoría Profesional Hotelera de la cadena Compass Hotels.

MOTIVOS DEL EXAMEN

El desarrollo del presente examen se lo realiza para medir la eficacia, eficiencia y

efectividad de los procesos en el Área de Adquisiciones desarrollado en el Hotel Quito,

mismo que se realiza a petición de la Sr. Robert Ramia Gerente General de la

mencionada Empresa.

Este examen nos permitirá evaluar las áreas que intervienen y su desenvolvimiento

para generar valor a dichos procesos administrativos, al tiempo de poner en práctica

los conocimientos adquiridos en el transcurso del aprendizaje académico.

Este examen emerge de la necesidad de suministrar un lineamiento claro, sobre como

se está llevando a cabo estos procesos administrativos y como las áreas involucradas

tienen relación para conseguir los objetivos de la Empresa.

OBJETIVOS DEL EXAMEN

Establecer los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos

administrativos del Área de Adquisiciones.

Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentos

y normativas dados por la organización.

Comprobar el cumplimiento de los objetivos del Área de Adquisiciones.

370

Valorar los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos administrativos.

Conseguir y conocer información técnica del ambiente general de control

interno que serán evaluados.

Elaborar un examen detallado de las debilidades críticas, utilizando técnicas de

auditoria de gestión y asegurar que los hallazgos obtenidos estén acorde a la

realidad.

Elaborar el informe final de auditoría con el propósito de asegurar que los

comentarios, conclusiones y recomendaciones sean aplicables a la Empresa.

371

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

Quito, 25 de enero 20X2

Sr. Ing.

Robert Ramia

Gerente General del Hotel Quito

Presente.-

Estimado Ing. Ramia:

Le hago llegar un cordial saludo, a su vez por medio de la presente es confirmar el

convenio para realizar la auditoría de gestión aplicada al Área de Adquisiciones de la

empresa que usted tan acertadamente dirige, para el periodo del 1 de enero al 31 de

diciembre del 2011.

La auditoria será aplicada al Área de Adquisiciones. El objetivo de nuestra auditoría

es comprobar los niveles de eficiencia, eficacia y economía. Además emitiremos un

informe sobre el acatamiento de los procesos, con las respectivas recomendaciones.

La auditoría se realizará en relación con las normas de auditoría generalmente

aceptadas. Estas normas exigen que se alcance una seguridad razonable, no absoluta

sobre el control interno de la Empresa.

La auditoría está programada de la siguiente manera para el desempeño y

terminación:

Inicio de trabajo de campo 1 de enero del 20X2

Terminación del trabajo de campo 15 de enero del 20X2

Entrega del informe de auditoría 28 de enero del 20X2

Nuestros honorarios para esta auditoría estarán basados en el tiempo invertido por los

diferentes miembros de nuestro personal a nuestras tasas regulares, más gastos

directos.

Con el fin de trabajar en la forma más eficiente posible, se entiende que el personal de

su Empresa nos proporcionará la información necesaria, por ejemplo los listados de

compras, facturas de activos fijos adquiridos, ingresos de materias primas, insumos y

materiales.

372

El equipo de trabajo estará conformado por:

Sonia Cecilia Alvarez Bolaños Jefe

Silvia Pamela Morales Alvarez Senior

Nancy Paola Vinueza Alvarez Auditor Junior

Atentamente,

Sonia Alvarez B.

Aceptado por: Ing. Robert Ramia

Fecha: 26 de enero del 20X2

373

ALCANCE DE LA AUDITORÍA

La aplicación de las pruebas de auditoría en el programa, análisis de los procesos

administrativos del Área de Adquisiciones en el periodo comprendido entre el 1 de

enero al 31 de diciembre del 20X1.

Los procesos del Área de Adquisiciones son procesos integradores en el Hotel Quito,

ya que reúnen diversas áreas. Estos procesos tienen mucha importancia en la

Empresa, ya que permiten obtener información precisa y adecuada de las

adquisiciones que ha realizado la empresa de materias primas, insumos, materiales y

activos fijos.

Dentro del Área de Compras se consideran las siguientes adquisiciones:

Compras de Materia Prima, Insumos y Materiales

Compras de Activos Fijos

PERSONAL DE AUDITORES

NOMBRE CARGO REFERENCIA

Sonia Cecilia Alvarez Bolaños Auditor Jefe SC

Silvia Pamela Morales Alvarez Auditor Senior SM

Nancy Paola Vinueza Alvarez Auditor Junior NV

MATERIALES

Para realizar la presente auditoría de gestión al Área de Adquisiciones en la Empresa

del HOTEL QUITO, se va a requerir de los siguientes equipos y materiales:

ÚTILES DE OFICINA

2 esfero azul y rojo para cada uno de los integrantes del equipo.

2 portaminas.

1 resma de papel bond tamaño INEN A4.

3 borradores.

3 correctores.

3 resaltadores.

3 archivadores.

2 juegos de separadores.

1 perforadora.

1 grapadora.

EQUIPO DE COMPUTACIÓN

3 Laptops.

2 Impresoras laser.

3 memory flash.

EQUIPO DE OFICINA

Grabadora de mano.

3 Casettes de 90 minutos.

374

8.1.1.2 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR DEL ÁREA DE RECURSOS

HUMANOS

MOTIVOS DEL EXAMEN

El desarrollo del presente examen se lo realiza para medir la eficacia, eficiencia y

efectividad de los procesos en el Área de Recursos Humanos desarrollado en el Hotel

Quito, mismo que se realiza a petición del Sr. Robert Ramia, Gerente General de la

mencionada Empresa.

Este examen nos permitirá evaluar las áreas que intervienen y su desenvolvimiento

para generar valor a dichos procesos, al tiempo de poner en práctica los

conocimientos adquiridos en el transcurso del aprendizaje académico.

Este examen nace de la necesidad de proporcionar un lineamiento claro sobre cómo

se está llevando a cabo dichos procesos y como las áreas involucradas tienen relación

para conseguir los objetivos de la Empresa.

OBJETIVOS DEL EXAMEN

Establecer los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos

administrativos del Área de Recursos Humanos.

Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentos

y normativas dados por la organización.

Comprobar el cumplimiento de los objetivos del Área de Recursos Humanos.

Valorar los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos administrativos.

Conseguir y conocer información técnica del ambiente general de control

interno que serán evaluados.

Elaborar un examen detallado de las debilidades críticas, utilizando técnicas de

auditoría de gestión y asegurar que los hallazgos obtenidos estén acorde a la

realidad.

Elaborar el informe final de auditoría con el propósito de asegurar que los

comentarios, conclusiones y recomendaciones sean aplicables a la Empresa.

375

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

Quito, 25 de febrero 20X2

Sr. Ing.

Robert Ramia

Gerente General del Hotel Quito

Presente.-

Estimado Ing. Ramia:

Le hago llegar un cordial saludo, a su vez por medio de la presente es confirmar el

convenio para realizar la auditoría de gestión aplicada al Área de Recursos Humanos

de la empresa que usted tan acertadamente dirige, para el periodo del 1 de enero al

31 de diciembre del 20X1.

La auditoria será aplicada al Área de Recursos Humanos. El objetivo de nuestra

auditoría es comprobar los niveles de eficiencia, eficacia y economía. Además

emitiremos un informe sobre el acatamiento de los procesos, con las respectivas

recomendaciones.

La auditoría se realizará en relación con las normas de auditoría generalmente

aceptadas. Estas normas exigen que se alcance una seguridad razonable, no absoluta

sobre el control interno de la Empresa.

La auditoría está programada de la siguiente manera para el desempeño y

terminación:

Inicio de trabajo de campo 1 de febrero del 20X2

Terminación del trabajo de campo 15 de febrero del 20X2

Entrega del informe de auditoría 28 de febrero del 20X2

Nuestros honorarios para esta auditoría estarán basados en el tiempo invertido por los

diferentes miembros de nuestro personal a nuestras tasas regulares, más gastos

directos.

Con el fin de trabajar en la forma más eficiente posible, se entiende que el personal de

su Empresa nos proporcionará la información necesaria, por ejemplo los listados del

personal, nomina del personal, pago de planillas al IESS.

376

El equipo de trabajo estará conformado por:

Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Jefe

Silvia Pamela Morales Álvarez Senior

Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior

Atentamente,

Sonia Álvarez B.

Aceptado por: Ing. Robert Ramia

Fecha: 28 de febrero del 20X2

377

ALCANCE DE LA AUDITORÍA

La aplicación de las pruebas de auditoría en el programa, análisis de los procesos

administrativos del Área de Recursos Humanos, en el periodo comprendido entre el 1

de enero al 31 de diciembre del 20X1.

Los procesos del Área de Recursos Humanos son procesos integradores en la

empresa del Hotel Quito, ya que reúnen diversas áreas. Estos procesos tienen mucha

importancia en la Empresa, ya que permiten obtener información del desempeño y la

labor que realiza cada uno de los empleados en la Empresa.

PERSONAL DE AUDITORES

NOMBRE CARGO REFERENCIA

Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Auditor Jefe SC

Silvia Pamela Morales Álvarez Auditor Senior SM

Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior NV

MATERIALES

Para realizar la presente auditoría de gestión al Área de Recursos Humanos en la

Empresa del Hotel Quito, se va a requerir de los siguientes equipos y materiales:

ÚTILES DE OFICINA

2 esfero azul y rojo para cada uno de los integrantes del equipo.

2 portaminas.

1 resma de papel bond tamaño INEN A4.

3 borradores.

3 correctores.

3 resaltadores.

3 archivadores.

2 juegos de separadores.

1 perforadora.

1 grapadora.

EQUIPO DE COMPUTACIÓN

3 Laptops.

2 Impresoras laser.

3 memory flash.

EQUIPO DE OFICINA

Grabadora de mano.

3 Casettes de 90 minutos.

378

8.1.1.3 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR DEL ÁREA DE HABITACIONES.

MOTIVOS DEL EXAMEN

El desarrollo del presente examen se lo realiza para medir la eficacia, eficiencia y

efectividad de los procesos en el Área de Habitaciones desarrollado en el Hotel Quito,

mismo que se realiza a petición del Sr. Robert Ramia, Gerente General de la

mencionada Empresa.

Este examen nos permitirá evaluar las áreas que intervienen y su desenvolvimiento

para generar valor a dichos procesos, al tiempo de poner en práctica los

conocimientos adquiridos en el transcurso del aprendizaje académico.

Este examen nace de la necesidad de proporcionar un lineamiento claro sobre como

se está llevando a cabo dichos procesos y como las áreas involucradas tienen relación

para conseguir los objetivos de la Empresa.

OBJETIVOS DEL EXAMEN

Establecer los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos

administrativos del Área de Habitaciones.

Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentos

y normativas dados por la organización.

Comprobar el cumplimiento de los objetivos del Área de Habitaciones.

Valorar los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos administrativos.

Conseguir y conocer información técnica del ambiente general de control

interno que serán evaluados.

Elaborar un examen detallado de las debilidades críticas, utilizando técnicas de

auditoría de gestión y asegurar que los hallazgos obtenidos estén acorde a la

realidad.

Elaborar el informe final de auditoría con el propósito de asegurar que los

comentarios, conclusiones y recomendaciones sean aplicables a la Empresa.

379

VINUEZA & ALVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

Quito, 25 de marzo 20X2

Sr. Ing.

Robert Ramia

Gerente General del Hotel Quito

Presente.-

Estimado Ing. Ramia:

Le hago llegar un cordial saludo, a su vez por medio de la presente es confirmar el

convenio para realizar la auditoría de gestión aplicada al Área de Habitaciones de la

empresa que usted tan acertadamente dirige, para el periodo del 1 de enero al 31 de

diciembre del 2011.

La auditoria será aplicada al Área de Habitaciones. El objetivo de nuestra auditoría es

comprobar los niveles de eficiencia, eficacia y economía. Además emitiremos un

informe sobre el acatamiento de los procesos, con las respectivas recomendaciones.

La auditoría se realizará en relación con las normas de auditoría generalmente

aceptadas. Estas normas exigen que se alcance una seguridad razonable, no absoluta

sobre el control interno de la Empresa.

La auditoría está programada de la siguiente manera para el desempeño y

terminación:

Inicio de trabajo de campo 1 de marzo del 20X2

Terminación del trabajo de campo 15 de marzo del 20X2

Entrega del informe de auditoría 28 de marzo del 20X2

Nuestros honorarios para esta auditoría estarán basados en el tiempo invertido por los

diferentes miembros de nuestro personal a nuestras tasas regulares, más gastos

directos.

Con el fin de trabajar en la forma más eficiente posible, se entiende que el personal de

su Empresa nos proporcionará la información necesaria, por ejemplo los listados de

habitaciones, ingreso al sistema Opera, reportes emitidos en las Auditorias nocturnas.

380

El equipo de trabajo estará conformado por:

Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Jefe

Silvia Pamela Morales Álvarez Senior

Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior

Atentamente,

Sonia Álvarez B.

Aceptado por: Ing. Robert Ramia

Fecha: 25 de marzo del 20X2

381

ALCANCE DE LA AUDITORÍA

La aplicación de las pruebas de auditoría en el programa, análisis de los procesos

administrativos del Área de Habitaciones, en el periodo comprendido entre el 1 de

enero al 31 de diciembre del 20X1.

Los procesos del Área de Habitaciones son procesos integradores en la empresa del

Hotel Quito, ya que reúnen diversas áreas. Estos procesos tienen mucha importancia

en la Empresa, ya que permiten obtener información del desempeño y la labor que

realiza cada uno de los empleados en la Empresa.

PERSONAL DE AUDITORES

NOMBRE CARGO REFERENCIA

Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Auditor Jefe SC

Silvia Pamela Morales Álvarez Auditor Senior SM

Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior NV

MATERIALES

Para realizar la presente auditoría de gestión al Área de Habitaciones en la Empresa

del Hotel Quito, se va a requerir de los siguientes equipos y materiales:

ÚTILES DE OFICINA

2 esfero azul y rojo para cada uno de los integrantes del equipo.

2 portaminas.

1 resma de papel bond tamaño INEN A4.

3 borradores.

3 correctores.

3 resaltadores.

3 archivadores.

2 juegos de separadores.

1 perforadora.

1 grapadora.

EQUIPO DE COMPUTACIÓN

3 Laptops.

2 Impresoras laser.

3 memory flash.

EQUIPO DE OFICINA

Grabadora de mano.

3 Casettes de 90 minutos.

382

8.1.1.4 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR DEL ÁREA DE RECEPCION.

MOTIVOS DEL EXAMEN

El desarrollo del presente examen se lo realiza para medir la eficacia, eficiencia y

efectividad de los procesos en el Área de Recepción desarrollado en el Hotel Quito,

mismo que se realiza a petición del Sr. Robert Ramia, Gerente General de la

mencionada Empresa.

Este examen nos permitirá evaluar las áreas que intervienen y su desenvolvimiento

para generar valor a dichos procesos, al tiempo de poner en práctica los

conocimientos adquiridos en el transcurso del aprendizaje académico.

Este examen nace de la necesidad de proporcionar un lineamiento claro sobre como

se está llevando a cabo dichos procesos y como las áreas involucradas tienen relación

para conseguir los objetivos de la Empresa.

OBJETIVOS DEL EXAMEN

Establecer los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos

administrativos del Área de Recepción.

Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentos

y normativas dados por la organización.

Comprobar el cumplimiento de los objetivos del Área de Recepción.

Valorar los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos administrativos.

Conseguir y conocer información técnica del ambiente general de control

interno que serán evaluados.

Elaborar un examen detallado de las debilidades críticas, utilizando técnicas de

auditoría de gestión y asegurar que los hallazgos obtenidos estén acorde a la

realidad.

Elaborar el informe final de auditoría con el propósito de asegurar que los

comentarios, conclusiones y recomendaciones sean aplicables a la Empresa.

383

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

Quito, 25 de abril 20X2

Sr. Ing.

Robert Ramia

Gerente General del Hotel Quito

Presente.-

Estimado Ing. Ramia:

Le hago llegar un cordial saludo, a su vez por medio de la presente es confirmar el

convenio para realizar la auditoría de gestión aplicada al Área de Recepción de la

empresa que usted tan acertadamente dirige, para el periodo del 1 de enero al 31 de

diciembre del 20X1.

La auditoria será aplicada al Área de Recepción. El objetivo de nuestra auditoría es

comprobar los niveles de eficiencia, eficacia y economía. Además emitiremos un

informe sobre el acatamiento de los procesos, con las respectivas recomendaciones.

La auditoría se realizará en relación con las normas de auditoría generalmente

aceptadas. Estas normas exigen que se alcance una seguridad razonable, no absoluta

sobre el control interno de la Empresa.

La auditoría está programada de la siguiente manera para el desempeño y

terminación:

Inicio de trabajo de campo 1 de abril del 20X2

Terminación del trabajo de campo 15 de abril del 20X2

Entrega del informe de auditoría 30 de abril del 20X2

Nuestros honorarios para esta auditoría estarán basados en el tiempo invertido por los

diferentes miembros de nuestro personal a nuestras tasas regulares, más gastos

directos.

Con el fin de trabajar en la forma más eficiente posible, se entiende que el personal de

su Empresa nos proporcionará la información necesaria, por ejemplo los listados de

huéspedes, reportes de ventas por departamentos, claves ingreso sistema Opera.

384

El equipo de trabajo estará conformado por:

Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Jefe

Silvia Pamela Morales Álvarez Sénior

Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior

Atentamente,

Sonia Álvarez B.

Aceptado por: Ing. Robert Ramia

Fecha: 25 de abril del 20X2

385

ALCANCE DE LA AUDITORÍA

La aplicación de las pruebas de auditoría en el programa, análisis de los procesos

administrativos del Área de Recepción en el período comprendido entre el 1 de enero

al 31 de diciembre del 20X1.

Los procesos del Área de Recepción son procesos integradores en la Empresa del

Hotel Quito, ya que reúnen diversas áreas. Estos procesos tienen mucha importancia

en la Empresa, ya que permiten obtener información del desempeño y la labor que

realiza cada uno de los empleados en la Empresa.

PERSONAL DE AUDITORES

NOMBRE CARGO REFERENCIA

Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Auditor Jefe SC

Silvia Pamela Morales Álvarez Auditor Sénior SM

Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior NV

MATERIALES

Para realizar la presente auditoría de gestión al Área de Recepción en la Empresa del

Hotel Quito, se va a requerir de los siguientes equipos y materiales:

ÚTILES DE OFICINA

2 esfero azul y rojo para cada uno de los integrantes del equipo.

2 portaminas.

1 resma de papel bond tamaño INEN A4.

3 borradores.

3 correctores.

3 resaltadores.

3 archivadores.

2 juegos de separadores.

1 perforadora.

1 grapadora.

EQUIPO DE COMPUTACIÓN

3 Laptops.

2 Impresoras laser.

3 memory flash.

EQUIPO DE OFICINA

Grabadora de mano.

3 Casettes de 90 minutos.

386

8.1.2 PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA 8.1.2.1 PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA DEL ÁREA DE ADQUISICIONES

PRESUPUESTO DE HORAS

PRESUPUESTO DE HORAS ACTIVIDADES

HORAS PRESUPUESTADAS

21. Planificación 4

22. Programación 4

23. Evaluación del Control Interno Administrativo

17

24. Aplicación de técnicas y procedimientos,

elaboración de papeles de trabajo, hallazgos

de auditoría e indicadores de gestión.

116

25. Comunicación de Resultados

19

TOTAL HORAS

160

8.1.2.2 PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA DEL ÁREA DE RECURSOS

HUMANOS PRESUPUESTO DE HORAS

PRESUPUESTO DE HORAS ACTIVIDADES

HORAS PRESUPUESTADAS

1. Planificación 3

2. Programación 3

3. Evaluación del Control Interno Administrativo

10

4. Aplicación de técnicas y procedimientos,

elaboración de papeles de trabajo, hallazgos

de auditoría e indicadores de gestión.

132

5. Comunicación de Resultados

12

TOTAL HORAS

160

387

8.1.2.3 PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA DEL ÁREA DE HABITACIONES

PRESUPUESTO DE HORAS ACTIVIDADES

HORAS PRESUPUESTADAS

1. Planificación 6

2. Programación 6

3. Evaluación del Control Interno Administrativo

14

4. Aplicación de técnicas y procedimientos,

elaboración de papeles de trabajo, hallazgos

de auditoría e indicadores de gestión.

116

5. Comunicación de Resultados

18

TOTAL HORAS

160

8.1.2.4 PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA DEL ÁREA DE RECEPCION

PRESUPUESTO DE HORAS ACTIVIDADES

HORAS PRESUPUESTADAS

1. Planificación 3

2. Programación 3

3. Evaluación del Control Interno Administrativo

10

4. Aplicación de técnicas y procedimientos,

elaboración de papeles de trabajo, hallazgos

de auditoría e indicadores de gestión.

130

5. Comunicación de Resultados

11

TOTAL HORAS

160

388

8.2. EJECUCION DEL TRABAJO

8.2.1 PROGRAMACIÓN

8.2.1.1 PROGRAMACIÓN DEL ÁREA DE ADQUISICIONES

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFERENCIAS

PERSONA

AUDITORA

REF. PAPEL TRABA

JO

1. Planificación

4

3

-1

SC/SM/

NV

A

2. Programación

4

3

-1

SC/SM/

NV

A

3. Evaluación Control Interno

17

16

-1

SC/SM/

NV

A

MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y

MERCADERÍAS

PROCESO No.1

SOLICITUD DE COMPRAS

5. Se toma en cuenta los requerimientos

de materia prima, suministros y

materiales que son enviados por la

bodega a pedido de cada área.

6. Se realiza una comprobación de

existencias para determinar si es

necesario realizar la compra.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar los requerimientos de materia prima,

insumos y mercaderías enviados por Bodega.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Revisar que las solicitudes de adquisición de

materia prima, insumos y mercaderías sean

realmente necesarios.

4

4

4

4

-

-

SA

SM

A.1.1

A.1.2

389

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUES

TO

HORAS

REALES

DIFEREN

CIAS

PERSO

NA

AUDITO

RA

REF.

PAPEL

TRABA

JO

PROCESO No.2 SOLICITUD PROFORMAS A PROVEEDORES

7. De acuerdo a la necesidad de materia

prima, suministros y materiales se

buscan proveedores que puedan cubrir

con la entrega del pedido.

8. Se realiza una solicitud de cotizaciones

con precios, descuentos,

especificaciones y formas de pago.

9. Se otorga citas a proveedores para

poder valorar y observar las muestras

del producto que ofrecen.

10. Una vez revisadas las cotizaciones y

atendido las citas, se procede a evaluar

la mejor alternativa.

11. Se analiza, calidad del producto,

especificaciones, precios, formas de

pago.

12. Se realiza un presupuesto que permita

elegir la alternativa que más le

conviene a la empresa.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Encargado de realizar las compras haya cumplido con buscar proveedores adecuados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las solicitudes de proformas a proveedores se hayan enviado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar como se realiza el otorgamiento de citas a proveedores.

4 4 4

4 4 4

- - -

SA

NV

SM

A.2.1

A.2.2

A.2.3

390

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUES

TO

HORAS

REALES

DIFEREN

CIAS

PERSO

NA

AUDITO

RA

REF.

PAPEL

TRABA

JO

PROCESO No.3 ADQUISICION SUMINISTROS Y MATERIALES

7. Una vez encontrada la mejor alternativa, se comunica las alternativas al director de área que solicito el producto.

8. Definen el producto y precio.

9. Negocia con el proveedor (precio,

condiciones entrega, forma de pago).

10. Elabora el pedido.

11. El pedido es enviado al proveedor que ha sido elegido anteriormente.

12. Se culmina la compra de la materia

prima o suministros que la empresa necesita para su normal desenvolvimiento.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de la elaboración del pedido de compra. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que el pedido haya sido enviado a tiempo y correctamente al proveedor que haya sido seleccionado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que el Encargado de Compras haya realizado la misma sin ningún inconveniente.

4 4 5

4 4 4

- - 1

SA

NV

SM

A.3.1

A.3.2

A.3.3

391

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUES

TO

HORAS

REALES

DIFEREN

CIAS

PERSO

NA

AUDITO

RA

REF.

PAPEL

TRABA

JO

PROCESO No.4 RECEPCIÓN DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES 2. La materia prima, suministros y materiales se

recibe físicamente desde los proveedores con la orden de compra, factura de compra y otros documentos, verificando que coincidan las cantidades y las especificaciones.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de las facturas de compra y los detalles de recepción de materia prima, insumos y materiales.

4

4

-

SA

A.4.1

PROCESO No.5 ENVÍO DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MERCADERÍA A BODEGA

2. La materia prima, suministros y materiales son enviados a la Bodega para su ingreso físico y sus registros correspondientes.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar el correspondiente envío de la materia prima, insumos y materiales a la Bodega, revisando su ingreso físico en la misma.

4

4

-

NV

A.5.1

PROCESO No.6 ENVÍO DE LA DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE A CUENTAS POR PAGAR

3. La documentación de soporte es enviada al Área de Cuentas por Pagar para su respectivo registro contable.

4. La documentación es archivada con la

respectiva actualización de saldos por pagar a proveedores

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que toda la documentación necesaria para el registro contable fue enviada sin ningún inconveniente al Área de Cuentas por Pagar para su contabilización.

4

4

-

SM

A.6.1

392

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSO

NA AUDITO

RA

REF.

PAPEL TRABA

JO

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.1 SOLICITUD DE COMPRA

4. Se toma en cuenta los requerimientos de activos fijos que son enviados por las diferentes áreas de la Empresa.

5. Se realiza una verificación de existencias

para determinar si es necesario realizar la compra.

6. Carta de autorización de parte de la

Gerencia General autorizando la compra del Activo Fijo.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de los requerimientos de activos fijos enviados por los diferentes departamentos de la Empresa. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar como se efectúa la verificación de existencias.

4 4

4 4

- -

SA

SM

A.7.1

A.7.2

PROCESO No.2 BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN Y SOLICITUD DE PROFORMAS

7. De acuerdo a la necesidad de activos fijos se buscan proveedores que puedan cubrir con la entrega del pedido.

8. Se solicitan cotizaciones con precios,

descuentos, formas de pago, tiempo de entrega.

9. Se otorga citas a proveedores para poder

analizar el producto que ofrecen.

10. Una vez revisadas las solicitudes y atendido las citas, se procede a evaluar la mejor cotización.

11. Se analiza, calidad del activo fijo, precios,

facilidades de pago y fecha de entrega.

393

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSO

NA AUDITO

RA

REF.

PAPEL TRABA

JO

12. Se realiza un presupuesto que permita elegir la

alternativa adecuada para la Empresa PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Encargado de realizar las compras haya cumplido con buscar proveedores adecuados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las solicitudes de proformas a proveedores se hayan enviado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar como se realiza el otorgamiento de citas a proveedores PROCESO No.3 RECEPCIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS

2. Los activos fijos son recibidos físicamente desde los proveedores con la factura de compra, orden de compra y otros documentos, verificando que coincidan las cantidades y las especificaciones.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de las facturas de compra y los detalles de recepción de los activos fijos.

4 4 4 4

4 4 4 4

- - 4 -

SM

NV

SA

SA

A.8.1

A.8.2

A.8.3

A.9.1

PROCESO No.4 ENVÍO DE LOS ACTIVOS FIJOS AL USUARIO

4. Los activos fijos son enviados a los usuarios de los departamentos de la Empresa, a través de la Bodega, donde se mantienen temporalmente hasta realizar dicha entrega.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia temporal de los activos fijos en Bodega. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar reportes de envíos de activos fijos a los diferentes departamentos de la empresa.

3

3

3 3

- -

NV

SM

A.10.1

A.10.2

394

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSO

NA AUDITO

RA

REF.

PAPEL TRABA

JO

PROCESO No.5 INGRESO AL SISTEMA KÁRDEX Y AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS

2 La documentación de soporte de la compra del activo fijo es enviada a la persona encargada de Activos Fijos.

5. Se elabora el formulario de ingreso de

Activos Fijos, el mismo que esta recibido por el responsable de cuidar el bien.

6. Se procede a codificar de acuerdo al código

de barras de la Empresa. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar el ingreso correcto de los activos fijos en el sistema. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar el método de inventarios en el que se ingresa el activo.

4 4

4 4

- -

SM

NV

A.11.1 A.11.2

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSO

NA AUDITO

RA

REF.

PAPEL TRABA

JO

PROCESO No.6 CÁLCULO DEPRECIACIONES

4. La documentación de soporte de la compra del activo fijo se procede a a cargar a los resultados de un período, utilizando una metodología sistemática y periódica, de acuerdo a la mejor estimación posible del deterioro o uso del bien. - Vida Util - Monto Depreciable – Deterioro.

5. El método a utilizar debe permitir distribuir

los importes depreciables a cada período contable durante la vida útil del activo. Cualquiera que sea el método de depreciación elegido, es necesario que su uso sea constante, independiente del nivel de rentabilidad de la empresa y de consideraciones tributarias, para proporcionar comparabilidad en los resultados de las operaciones de la empresa de un período a otro.

395

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSO

NA AUDITO

RA

REF.

PAPEL TRABA

JO

PROCESO No.7 RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES A CONTABILIDAD CENTRAL

9. Los activos inmovilizados deben llevarse al costo de adquisición o histórico, más las revalorizaciones necesarias para reflejar cambios sustanciales en el poder adquisitivo de la moneda. En todo caso deberá castigarse en caso de pérdida u obsolescencia.

10. Vida útil superior a un año sin intención de

enajenarlos.

11. Deben contabilizarse reservas por depreciación con el propósito de cargar a las operaciones la inversión en activos depreciables durante el período de vida útil de estos activos.

12. La naturaleza y cuantía de los activos

restringidos o gravados debe mostrarse en nota a los estados financieros.

13. Debe existir uniformidad en el método de

depreciación utilizados.

14. Corrección Monetaria Financiera versus tributaria

15. La corrección monetaria aplicada al rubro

del activo fijo debe ser integral (Valor bruto y Dep. Acumulada).

16. El procedimiento tributario está descrito en

6. La depreciación debe acumularse en los libros por medio de una cuenta complementaria del activo fijo, llamada depreciación acumulada. Su saldo debe corregirse monetariamente, de acuerdo con las disposiciones.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que las depreciaciones sean realizadas correctamente. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que los métodos de depreciación utilizados sean los más adecuados

4 4

4 4

- -

SM

NV

A.12.1 A.12.2

396

la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno que indica que se deben corregir los activos fijos netos.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que la información en el voucher del activo fijo sean correctos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que las revalorizaciones sean correctas PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se cumplan las leyes tributarias con relación a los activos fijos.

4 4 4

3 4 4

1 - -

SM

NV

SA

A.13.1 A.13.2 A.13.3

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSO

NA AUDITO

RA

REF.

PAPEL TRABA

JO

PROCESO No.8 CONTEO FÍSICO

6. Verificar que el total de los activos fijos sea coincidente con el total de la columna de adiciones del cuadro de movimientos de activos fijos.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que los movimientos de los activos fijos sean los correctos y los saldos se encuentren en concordancia físicamente

4

4

-

NV

A.14.1

PROCESO No.9 ANÁLISIS DE OBSOLESCENCIA

7 Analizar si un equipo esta operando de manera económica o si los costos de operación pueden disminuirse, adquiriendo un nuevo equipo.

7. Averiguar si el equipo actual debe ser

reemplazado de inmediato o es mejor esperar unos años, antes de cambiarlo.

8. Realizar un minucioso estudio de la

importancia en la toma de decisiones realizada por el administrador financiero en el momento de reemplazar sus recursos fijos.

9. Un activo físico debe ser reemplazado,

cuando se presentan las siguientes causas:

397

Insuficiencia. Alto costo de mantenimiento.

Obsolescencia.

10. Se toma la decisión frente al análisis hecho. En este caso se escoge la máquina nueva por tener un menor costo.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar si los activos dados de baja efectivamente no están funcionando. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar si la nueva maquina de reemplazo, consta con todos los requerimientos para su adquisición.

3 3

3 3

- -

SM

NV

A.15.1 A.15.2

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSO

NA AUDITO

RA

REF.

PAPEL TRABA

JO

PROCESO No. 10 DAR DE BAJA ACTIVO

2. Solicitar un informe de ventas/bajas del período.

8 Consultar a la gerencia sobre las

disposiciones del activo fijo efectuada durante el período.

9 Verificar en las actas del directorio o de

accionistas información relacionada con disposiciones de bienes del activo fijo.

10 Cotejar el monto total de ventas/bajas del

periodo con el total de la columna respectiva del cuadro de movimiento.

11 Examinar las ventas/bajas.

12 Recalcular el resultado en la venta

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar los procedimientos seguidos de los activos dados de baja PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar los movimientos de los activos dados de baja

3 4

3 4

- -

SM

NV

A.16.1 A.16.2

5. Comunicación de Resultados

19

19

-

NV/SA

TOTALES

160

155

-5

398

8.2.1.2 PROGRAMACIÓN DEL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFERENCIAS

PERSONA AUDITORA

REF. PAPEL

TRABAJO

1. Planificación

3

3

-

SC/SM/NV

B

2. Programación

3

3

-

SC/SM/NV

B

3. Evaluación Control Interno

10

10

-

SC/SM/NV

B

PROCESO No.1

RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

9. Recoger información sobre el cargo que se pretende suplir; puede hacerse a través de análisis del cargo y los requisitos del aspirante al cargo, especificaciones del cargo. El proceso de selección se concentrará en la búsqueda y la evaluación de esas exigencias y en las características de los candidatos que se presenten.

10. Se realiza un estudio de perfiles

ideales que permite establecer un punto de comparación con los perfiles reales de candidatos potenciales, tomando en cuenta las características del cargo creado y las actividades de los procesos que va a cumplir.

11. Cumpliendo con la planificación,

ley y políticas de contratación, se establece un conjunto de procedimientos que tienden a conquistar candidatos potencialmente competentes y capaces de ocupar cargos dentro de la Empresa, con los requisitos para ocupar un cargo definido.

12. Se requiere a través de los

medios de comunicación, contactos personales, requerimientos a las universidades, se revisa la base de datos, etc.

399

TIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFERENCIAS

PERSONA AUDITORA

REF. PAPEL

TRABAJO

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar si hay vacantes o se implantan cargos que la Empresa precise. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que se practique con la comparación de perfiles de los postulantes al cargo. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se cumpla con los doctrinas de ley, planificación y políticas de contrato. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar que se haya realizado la invitación para buscar nuevos candidatos.

6

6

6

6

6

6

6

6

-

-

-

-

SA

SM

SM

SM

B.1.1

B.1.2

B.1.2

B.1.2

PROCESO No.2 SELECCIÓN DE PERSONAL

6. Se elige al personal para el puesto, observando: capacidad, experiencia, capacitación, habilidades, etc.

7. Se llama a un concurso interno entre los

empleados de la Empresa interesados y calificados para el puesto. Si existen candidatos internos, se pasa directamente a la preselección. Caso contrario se procede a la preselección de personas externas.

8. Se aplican pruebas de conocimientos,

polígrafos; se las califica y se emite un informe.

9. Se realiza entrevistas para conocer al

candidato y luego se recomendará para la selección por parte de la Gerencia de la Dirección de Apoyo.

400

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFERENCIAS

PERSONA AUDITORA

REF. PAPEL

TRABAJO

1. El Jefe de RRHH conoce los

resultados de la entrevista con la Directora de Apoyo y remite al Gerente de Área que solicitó a la persona para su aprobación, quien hace la entrevista final y por último se elige al ganador o se declara desierto el concurso de aspirantes.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que en la elección de personal se examine experiencia, capacitación, habilidades, etc. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que se haya realizado un concurso de merecimientos entre los empleados de la Empresa interesados y calificados para el cargo. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se apliquen pruebas de conocimiento. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar la realización de entrevistas al candidato. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Verificar que los resultados de la entrevista fueron remitidos a la Sub-Gerencia Ejecutiva para su aprobación.

5

5

5

5

5

5

5

4

4

5

- -

-1

-1 -

SM

SA

NV

NV SA

B.2.1

B.2.2

B.2.3

B.2.4

B.2.5

401

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFERENCIAS

PERSONA AUDITORA

REF. PAPEL

TRABAJO

PROCESO No.3

CONTRATACIÓN DEL PERSONAL

4. El Jefe de Área que solicitó a la

persona remite el informe de los

seleccionados con su visto bueno y

se verifica la existencia de la partida

disponible en el Departamento de

Recursos Humanos.

5. En función a las políticas de

contratación, se determina el tipo de

relación laboral, según el Código de

Trabajo, para formalizar un contrato,

ya sea a prueba, por servicios

ocasionales, a plazo fijo, por horas y

los casos de contratos definitivos o

indefinidos cuando se ha pasado el

contrato de prueba; o en su caso

procederían los contratos por

servicios profesionales.

6. Se participa de la incorporación del

nuevo empleado para actualización

de los archivos internos y se remite

los documentos originales para el

expediente que se archivará en la

Carpeta Personal creada y entregada

al Asistente de Recursos Humanos,

custodio de la documentación. Los

contratos se legalizan en la Dirección

del Trabajo del Ministerio de

Relaciones Laborales.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar que el Sub-Gerente Ejecutivo

haya emitido el informe de los candidatos

seleccionados para el cargo.

5

5

-

SA

B.3.1

402

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Verificar que se haya analizado el tipo de

relación laboral que va a realizar el

personal nuevo.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Revisar que se haya comunicado el

ingreso del nuevo empleado para la

actualización de los archivos internos.

2 2

3

3

1 1

SA

SM

B.3.2

B.3.3

PROCESO No.4 INDUCCIÓN DEL PERSONAL

5. Se le da la bienvenida a su sitio de trabajo y se le determina las funciones a desempeñar y sus responsabilidades dentro de la Empresa.

6. El Asistente de RRHH debe poner

en conocimiento del nuevo funcionario todo lo concerniente a la Empresa, respecto a políticas, normas y reglamentos.

7. El Jefe Inmediato debe aleccionar al trabajador con claridad los objetivos del Departamento en general y de su rol en el mismo, así como aconsejarle y habituarle de acuerdo a las necesidades que se presenten.

8. El funcionario responsable de la inducción deberá presentar un informe en el que se detalle las actividades y evidencie lo realizado con firmas de recepción de la misma.

403

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Revisar que hayan sido determinadas las

funciones y responsabilidades al nuevo

empleado.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Verificar que se haya dado a conocer las

políticas, normas y reglamentos de la

Empresa.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Verificar que el Jefe Inmediato al nuevo

empleado lo ayude correctamente.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4

Verificar la existencia del informe de

inducción.

6 6 6

6

7

6

6

6

1 - -

-

SA

SM

NV

NV

B.4.1

B.4.2

B.4.3

B.4.4

PROCESO No.5

INGRESO A LA NÓMINA

6. Se receptan quincenalmente y se

elaboran informes de los registros

de asistencia del personal y las

novedades, como subsistencias,

enfermedades, jornadas nocturnas,

horas extras y suplementarias,

multas, descuentos por préstamos,

aportes, etc.

7. Se procede a ingresar en el sistema

toda la información para procesar

los roles de pago con los sueldos y

salarios, las horas extras, las

vacaciones y los descuentos.

404

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

8. Una vez introducidos los datos, se

realiza un cálculo automático con un

programa específico del sistema en

este caso SAI RECURSOS

HUMANOS y se realizan los roles

de pago, planillas y liquidaciones,

los mismos que deberán ser

aprobados y legalizados por el Jefe

de RRHH.

9. RRHH enviara los reportes de

acreditación en las cuentas

corrientes y de ahorros del banco, a

través de la Dirección de Apoyo.

10. También envía el resumen de la

nómina para su registro contable en

el Departamento de Contabilidad.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Revisar que existan los informes de

asistencia y observaciones del personal.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Verificar el ingreso de la información

para el proceso de los roles de pago.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Verificar la automatización de los roles

de pago.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4

Verificar los reportes de acreditación a

través de Recursos Humanos.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5

Revisar el envío de la documentación

necesaria para contabilización, al

Departamento Contable.

6 6 6 6 6

6

6

6

6

6

- - - - -

SM

NV

SM

SM

SM

B.5.1

B.5.2

B.5.3

B.5.4

B.5.5.

405

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

PROCESO No. 6

CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO

DEL PERSONAL

6. Establecer las políticas para

normalizar los requerimientos de

capacitación.

7. Apoyándose en una evaluación del

desempeño o un diagnóstico de

necesidades de formación, se

determina la lista de empleados a

quienes se capacitará, en base a los

objetivos propuestos, la misma que

será remitida al responsable de

cada área de trabajo.

8. Seleccionar los cursos, seminarios o

eventos a dictarse. Seleccionar

oferentes de Capacitación en base

a la planificación. Elaborar un

presupuesto global de capacitación

el mismo que estará aprobado.

9. El Gerente General es quien

autoriza ejecutar la planificación con

la asistencia de los materiales y

otros elementos utilizados para el

evento y la logística necesaria.

10. Los participantes deberán ser

evaluados por RR.HH, medir el

grado de aprendizaje y

aprovechamiento del evento.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar las políticas para normalizar los requerimientos de capacitación.

2

2

-

SA

B.6.1

406

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar el registro de empleados a quienes se capacitará. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar la selección de los cursos, seminarios o eventos a dictarse. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar las autorizaciones de Gerencia General para realizar la capacitación.

4

4

4

4

3

4

-

1

-

SA

NV

NV

B.6.2

B.6.3

B.6.4

PROCESO No.7

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL

PERSONAL

4. De acuerdo a cada área se

determina una técnica específica

que permita evaluar de la manera

objetiva a los empleados.

Evaluación de metas cumplidas, de

conocimientos requeridos para el

desempeño, de relaciones, etc. a

través de indicadores de resultados,

percepciones y conocimientos y la

elaboración de matrices de

evaluación en donde se definirán las

variables de evaluación y los rangos

de calificación.

5. La Dirección de Apoyo revisa,

propone cambios o aprueba, tanto

la metodología de la evaluación

propuesta como las matrices que

serán utilizadas y autoriza la

evaluación, para que una vez

obtenidos los resultados de las

evaluaciones realizadas, se aplique

estrategias de mejoramiento,

407

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUES

TO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

Organizacional (como cursos de

capacitación al personal).

6. El Gerente General es quien autoriza

la aplicación de Políticas de

Reconocimiento, de acuerdo al plan

de motivación generalizado, pero en

el caso de que el empleado tenga la

calificación “E”, será evaluado

nuevamente luego de tres meses y si

es reincidente será destituido de su

puesto, previo al agotamiento del

derecho a la defensa, actuando a

través del debido proceso de acuerdo

a lo que establece la Ley para estos

casos.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que se haya determinado unas técnicas específicas que permita evaluar de la manera más objetiva a los empleados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que el Gerente General revise, sugiera cambios o apruebe las técnicas de la evaluación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Revisar la autorización del Gerente para

la aplicación de Políticas de

Reconocimiento.

2 2

2

2

1

2

-

-1

-

SA

NV

NV

B.7.1

B.7.2

B.7.3

5. Comunicación de Resultados

12

12

-

SM/NV

TOTALES

160

161

1

408

8.2.1.3 PROGRAMACIÓN DEL ÁREA DE HABITACIONES

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFERENCIAS

PERSONA AUDITORA

REF. PAPEL

TRABAJO

1. Planificación

6

6

-

SC/SM/NV

C

2. Programación

6

6

-

SC/SM/NV

C

3. Evaluación Control Interno

14

14

-

SC/SM/NV

C

PROCESO No. 1 LIMPIEZA HABITACIÓN

6. Reporte de novedades. 7. Revisar novedades. 8. Cambiar estatus habitación en Fidelio

Opera. 9. Procede a realizar la limpieza. 10. Reporta a la recepción y actualiza

status de la habitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar el reporte de novedades enviado por el Inspector de Pisos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las novedades reportadas sean de todas las habitaciones activas. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que en el sistema Opera se hayan realizado los cambios respectivos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que los reportes de Fidelio se hayan enviado al Jefe de Limpieza. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que el nuevo reporte se haya enviado con el nuevo status de la habitación.

3

3

3

3

3

3

4

3

4

3

3

1

3

1

3

NV

NV

SM

NV

NV

C.1.1

C.1.2

C.1.3

C.1.4

C.1.5

409

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUES

TO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

PROCESO No. 2 REPOSICIÓN LENCERÍA EN HABITACIONES

5. Limpieza y cambio de lencería de la

habitación. 6. Reporta número de unidades

faltantes por habitación. 7. Comunica novedad encontrada. 8. Comunica a recepción novedad

encontrada para facturar con cargo al huésped.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar los listados de reposición de lencería en la habitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar reporte de faltantes de la habitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que el reporte de novedades haya sido ingresado en el sistema. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar el listado de ingreso de dinero en caja cobrado al cliente.

3

3

3

3

3

4

3

4

3

1

3

1

NV

NV

SM

NV

C.2.1

C.2.2

C.2.3

C.2.4

PROCESO No. 3 INSPECCIÓN 10. Inspeccionar la limpieza de las

habitaciones, corredores, elevadores, estaciones de servicio y áreas públicas.

410

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUES

TO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

11. Supervisar cada una de las

habitaciones en cuanto a la limpieza y suministros requeridos.

12. Integrar el reporte del ama de

llaves con los reportes de las camaristas.

13. Solicitar la ejecución de trabajos

al Jefe de Mantenimiento. 14. Investigar diferencias del reporte

del ama de llaves, con los tarjeteros de recepción.

15. Entregar y recoger las llaves de

cuartos que usan las camaristas. 16. Supervisar la limpieza de los

baños de damas en áreas públicas. 17. Inspeccionar que los sistemas

usados en ropería sean los establecidos.

18. Controlar la ropa entregada a la

lavandería. 10.Llevar el control de camas extras.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que los supervisores de pisos hayan realizado su recorrido diario. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las habitaciones tengan sus amenities completos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar se haya realizado el reporte madre de los camaristas y supervisores.

3

3

3

3

4

3

-

1 -

NV

NV

SM

C.3.1

C.3.2

C.3.3

411

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUES

TO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar que mantenimiento haya realizado los trabajos solicitados por ama de llaves de acuerdo al reporte. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar el reporte de llaves que se entrega a camaristas de acuerdo al turno indicado y piso. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar que el ingreso a lavandería de la ropa de huéspedes sea la correcta, para luego revisar que su entrega haya sido la correcta. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar que el reporte de camas extras concuerde con el físico de las habitaciones.

4

4

4

4

4

4

4

4

- - - -

NV

NV

SM

NV

C.3.4

C.3.5

C.3.6

C.3.7

PROCESO No. 4 LAVANDERÍA

6. Recibir llamadas de los huéspedes, pasar al Departamento de Recepción los cargos por los ductos neumáticos llamados shuts.

7. Registrar los diferentes cargos en

una hoja de reporte global. 8. Supervisar las cargas de trabajo. 9. Informar al valet los servicios que

debe entregar y recoger. 10. Verificar las solicitudes de servicios

con las prendas trabajadas.

412

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUES

TO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que los camaristas hayan reportado la ropa retirada de cada habitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que se haya registrado el lavado de ropa según la habitación en el sistema Fidelio para su cobro al momento del check out. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los turnos del personal de lavandería estén cubiertos las 24 horas del día. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que el reporte de ropa limpia y sucia concuerde con los valores facturados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que el listado de ropa por entregar concuerde con las prendas físicas.

5

5

5

5

5

4

4

4

4

3

-2

-1

-1

1

-2

NV

NV

SM

NV

SM

C.4.1

C.4.2

C.4.3

C.4.4

C.4.5

PROCESO No. 5 AMA DE LLAVES

5. Controlar los suministros de ropa blanca y artículos de limpieza.

6. Custodiar las llaves maestras del

Hotel.

7. Resguardar los objetos que los huéspedes olvidan en las habitaciones del Hotel.

413

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUES

TO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

8. Verificar el reporte del ama de llaves

y la hoja de discrepancias. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar las salidas de bodega y el ingreso al departamento de ama de llaves, a su vez revisar la cantidad enviada a las habitaciones. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar el libro de registros de llaves del hotel, entradas/salidas del huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar el libro de registro de olvidos, el mismo que debe coincidir con el físico, que debe tener el Cajero General y los olvidos en la caja fuerte madre. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar el reporte de ama de llaves con el reporte de discrepancias realizado por el Cajero.

5

5

3

3

6

5

3

5

1 - -

2

NV

NV

SM

NV

C.5.1

C.5.2

C.5.3

C.5.4

PROCESO No. 6 PISOS-MANTENIMIENTO HABITACIONES

10. Reporte de novedades. 11. Revisar novedades. 12. Cambiar estatus habitación en

Fidelio Opera. 13. Coordinar con mantenimiento el

arreglo. 14. Procede a realizar el

mantenimiento. 15. Autoriza el cambio de habitación.

414

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUES

TO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

16. Reporta a la recepción y actualiza

status de la habitación 17. Informa al huésped tiempo de

mantenimiento. 18. Procede al mantenimiento de la

habitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar el reporte de novedades realizado por los supervisores de pisos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Procesar novedades al Jefe de Mantenimiento para solucionar requerimientos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que en el Sistema Opera se reporte el status de la habitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar cuadro de fechas en que mantenimiento arreglara las habitaciones. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que los trabajos de mantenimiento se hayan realizado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar que se envíe el informe respectivo del mantenimiento de la habitación a los diferentes departamentos involucrados.

3

3

3

3

3

4

3

3

3

4

3

4

- - -

1

- -

NV

NV

SM

NV

SM

NV

C.6.1

C.6.2

C.6.3

C.6.4

C.6.5

C.6.5

415

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUES

TO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar nuevamente el cambio de status de habitación a recepción y estos a su vez dar un mejor servicio al huésped.

4

4

-

NV

C.6.5

5. Comunicación de Resultados

18

18

-

SM/NV

TOTALES

160

163

3

416

8.2.1.4 PROGRAMACIÓN DEL ÁREA DE RECEPCION

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUESTO

HORAS REALES

DIFERENCIAS

PERSONA AUDITORA

REF. PAPEL

TRABAJO

1. Planificación

3

3

-

SC/SM/NV

D

2. Programación

3

3

-

SC/SM/NV

D

3. Evaluación Control Interno

13

13

-

SC/SM/NV

D

PROCESO No. 1 REGISTRAR RESERVA CLIENTE

6. Contestar la petición de la reserva a través de los distintos canales.

7. Confeccionar la hoja de reservas,

plannings, libro de reservas, lista de llegadas y demás impresos.

8. Informar al resto de departamentos

sobre: atenciones especiales, clientes VIPS, grupos, etc.

9. Facilitar la documentación de los

futuros clientes a mostrador con un día de antelación.

10. Archivar toda la documentación

procedente de la reserva, tanto a priori como después del registro y la salida del cliente.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar la disponibilidad de habitaciones en el Hotel para recibir o no la nueva reserva. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las hojas de planning se las haya realizado correctamente, las listas de llegadas y hojas de ingresos.

6

6

6

6

-

-

SM

NV

D.1.1

D.1.2

417

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUES

TO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los listados con la información requerida sean enviados a todos los departamentos involucrados del Hotel. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que la información entregada a Recepción sea la correcta, sobre el tiempo y extras que el huésped se quedará en el Hotel. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que las hojas de reservas de los clientes contenga la información necesaria y clara de la persona que se va a hospedar, la misma que es entregada a recepción.

6

6

6

6

6

6

-

-

-

SA

SM

SM

D.1.3

D.1.4

D.1.5

PROCESO No. 2 CHECK IN 12. Planificación de las habitaciones 13. Control de las habitaciones

ocupadas, libres, bloqueadas 14. Supervisar la reserva y demás

documentación de las llegadas previstas.

15. Registro del cliente: entrada

(check in) 16. Cumplimentar la documentación. 17. Otorgar la habitación según la

petición del cliente.

418

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUES

TO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

18. Informar del movimiento de

clientes a todos los departamentos. 19. Verificación y comprobación de

fechas de salida. 20. Atención del cliente durante la

estancia. 21. Control de la producción de la

venta de habitaciones. 22. Apertura de facturas.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar el listado con las habitaciones ocupadas y disponibles para la venta. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar el número de habitaciones disponibles para la venta, las que se encuentran ocupadas y bloqueadas. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los datos del cliente estén completos y respaldados su pago. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que la tarjeta de registro contenga todos los datos solicitados, la misma que debe estar firmada por el huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar la forma de pago, sea ésta tarjeta, carta corporativa o en su caso efectivo. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Revisar la asignación del huésped a la habitación de acuerdo a su requerimiento.

5 5 5 5 5 4

5

5

4

4

5

3

- -

-1

-1 -

-1

SM

SA

NV

NV

SA

SA

D.2.1

D.2.2

D.2.3

D.2.4

D.2.5

D.2.6

419

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUES

TO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar la apertura de la tarjeta y habitación en el sistema, la misma que tendrá todos los datos del servicio requerido por el huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 8 Verificar el envío de los reportes a todos los departamentos involucrados, para la mejor atención.

4

4

4

4

- -

NV

NV

D.2.7

D.2.8

PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE 9. Cargo de los conceptos consumidos

por los clientes. 10. Control de facturas. Supervisar el

saldo. 11. Cuadrar las liquidaciones de los

departamentos de servicios. 12. Cierre diario. 13. Calcular las deducciones. 14. Cumplimentar toda la

documentación. 15. Cerrar facturas. 16. Cuadrar la cuenta de

habitaciones con el mostrador. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que todos los departamentos involucrados carguen los consumos a la habitación en el sistema.

4

4

-

NV

D.3.1

420

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUES

TO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que el saldo de la habitación esté de acuerdo a los cargos firmados por el huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los reportes de servicios sean iguales a los cargos del sistema. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar el cierre diario de los auditores nocturnos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que se hayan realizado los respectivos descuentos a cada habitación de acuerdo a la tarifa convenida. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar que los respaldos se encuentren en el palomar (habitación) de cada huésped debidamente firmado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar saldos listado versus consumos huésped, con la firma de revisado del Auditor Nocturno.

5 5 5 5 5 4

5

5

4

4

5

3

- -

-1

-1 -

-1

SM

SA

NV

NV

SA

SA

D.3.2

D.3.3

D.3.4

D.3.5

D.3.6

D.3.6

PROCESO No. 4 CHECK OUT 6. Cobro de facturas 7. Confeccionar las liquidaciones de

facturas cobradas en efectivo y crédito.

8. Liquidación de cajas y divisas

421

ACTIVIDADES

HORAS

PRESUPUES

TO

HORAS REALES

DIFEREN

CIAS

PERSONA AUDITORA

REF.

PAPEL TRABAJO

9. Cumplimentar documentación del

Departamento 10. Autorizar salida de equipajes.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Cajero se comunique con el Ama de Llaves para la respectiva revisión al momento del check out y verificar que la habitación no será abierta nuevamente al huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que se haya emitido correctamente la factura con los datos requeridos por el Servicio de Rentas Internas (SRI). PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar que las facturas emitidas concuerden con los valores a crédito y contado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar que los sobres enviados por los cajeros contengan lo realmente cobrado, e incluso si se ha cobrado en otra moneda (euros) PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que se emitan todos los respaldos para los departamentos involucrados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar se elabore la respectiva boleta para la salida del equipaje con la autorización del Cajero que todo está cobrado.

5 5 5 5 5 5

6

7

5

5

5

6

1 2 - - - 1

SM

SA

NV

NV

SA

SA

D.4.1

D.4.2

D.4.3

D.3.5

D.3.6

D.3.6

5. Comunicación de Resultados

11

11

-

SM/NV

TOTALES

160

162

-2

422

8.2.2 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

8.2.2.1 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL ÁREA DE ADQUISICIONES

PREGUNTAS

RESPUESTAS

PUNTAJE

OBTENIDO

PUNTAJE ÓPTIMO

OBSERVACIONES

SI

NO

1. ¿Cuando recibe las mercaderías el personal encargado verifican la misma con las respectivas facturas de compra?

X

12

12

2. ¿Es apta la infraestructura para almacenar y clasificar la materia prima, insumos, materiales y activos fijos?

X

10

10

3. ¿Dispone de los equipos de carga necesarios que faciliten el manejo de las nuevas adquisiciones?

X

0

7

No existen equipos que agiliten el almacenamiento de las nuevas adquisiciones.

4. ¿Se pide a proveedores proformas o cotizaciones de los productos que se desea adquirir?

X

11

11

5. ¿Las compras son autorizadas por la Gerencia General?

X

0

10

No autoriza las

compras la Gerencia

General.

6. ¿Los documentos de soporte para el registro contable son enviados a Cuentas por Pagar?

X

10

10

7. ¿Se buscan y se analizan proveedores adecuados para realizar la compra?

X

9

9

8. ¿Las compras son realizadas con anticipación para no provocar retrasos?

X

12

12

9. ¿Se elabora un presupuesto de compras?

X

0

9

No se elabora un presupuesto de compras antes de realizarlas.

10. ¿Existe una persona que esta destinada sólo para el área de compras en la empresa?

X

10

10

TOTAL

79

100

423

TABLA DE CALIFICACIÓN

REGULAR

BUENO

MUY BUENO

EXCELENTE

41 – 60

61 - 80

81 - 90

91 – 100

79

INTERPRETACIÓN: El Área de Compras tiene una calificación de 79%, es decir tiene un Control Interno Bueno; esto quiere decir que la mayoría de los procesos realizados en esta Área cuentan con controles que presentan deficiencias, por lo que deben ser reestructurados o mejorados, para poder garantizar el correcto funcionamiento de los procesos administrativos. Además, se pudo observar que existe la falencia de otros controles internos administrativos y que deben ser implementados, para que esta Área cumpla con sus objetivos de una manera eficiente, eficaz y efectiva.

424

8.2.2.2 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL ÁREA DE RECURSOS

HUMANOS

PREGUNTAS

RESPUESTAS

PUNTAJE OBTENIDO

PUNTAJE ÓPTIMO

OBSERVACIONES

SI

NO

30. ¿Existe un registro en la creación de nuevas

políticas o modificaciones para que no se dupliquen o se extravíen las existentes?

X

4

4

31. ¿Se realizan cambios en las plantillas de

evaluación de acuerdo a los procesos que se ejecutan?

X

3

3

32. ¿Se establece el personal óptimo y ejercitado

para el cumplimiento del levantamiento de la información?

X

5

5

33. ¿La preparación del informe de personal se

realiza en base a los procesos actuales?

X

3

3

34. ¿Se realiza un análisis de cargos?

X

4

4

35. ¿Se hace una valuación de puestos?

X

4

4

36. ¿Para la contratación de personal se revisa si

existen vacantes disponibles?

X

3

3

37. ¿Se encuentran establecidos los salarios y

rangos de los mismos por perfiles y puestos de trabajo?

X

4

4

38. ¿Para realizar la convocatoria de vacantes a

través de la prensa, existe algún procedimiento establecido, considerando firmas de autorización?

X

3

3

39. ¿Dentro de las políticas de contratación se

encuentran estipulados todos los beneficios de ley?

X

3

3

40. ¿En la elección del personal se califica al

candidato en base a puntajes determinados a experiencia, conocimiento, estudios, habilidades u otros?

X

3

3

41. ¿Se entrevista a los candidatos?

X

3

3

42. 13. ¿Siempre se adjunta un informe de las

características de cada candidato y la hoja de vida, para la entrevista con el Sub-Gerente Ejecutivo?

43.

X

3

3

425

PREGUNTAS

RESPUESTAS

PUNTAJE OBTENIDO

PUNTAJE ÓPTIMO

OBSERVACIONES

SI

NO

44. ¿Se realiza un concurso de merecimientos

interno entre los colaboradores de la Empresa, para promoverlo al puesto vacante?

X

0

1

Cuando existe una vacante sólo se realiza un reclutamiento externo.

45. ¿El Sub-Gerente Ejecutivo define la

contratación del personal?

X

3

3

46. ¿Se encuentran los contratos debidamente

revisados, aprobados y legalizados?

X

0

3

Algunos contratos no están legalizados en el Ministerio de Relaciones Laborales.

47. ¿Se elabora el contrato de trabajo de acuerdo a

las disposiciones legales?

X

3

3

48. ¿Se realiza un incentivo a nivel general de los

procesos de la Empresa y de los colaboradores que trabajan en ella?

X

3

3

49. ¿Existe un documento informativo de las

políticas y normas que la Empresa mantiene y este es entregado al nuevo empleado para que esté informado?

X

0

3

La Empresa no cuenta con un documento donde se encuentren detalladas las políticas y normas.

50. ¿Al presentar al nuevo empleado al Jefe

inmediato se le determina las funciones y obligaciones que debe cumplir?

X

2

2

51. ¿El Jefe inmediato del nuevo empleado elabora

informes sobre la evaluación de desempeño del mismo?

X

5

5

52. ¿Existe un sistema informático para la

elaboración de la nómina del personal?

X

3

3

53. ¿Se cumplen con todas las obligaciones legales

como aseguramiento al IESS e ingreso del contrato de trabajo en el Ministerio de Relaciones Laborales?

X

6

6

426

PREGUNTAS

RESPUESTAS

PUNTAJE OBTENIDO

PUNTAJE ÓPTIMO

OBSERVACIONES

SI

NO

54. ¿Se está al día con las obligaciones laborales?

X

4

4

55. ¿En el pago de remuneraciones se elaboran

roles de pago y los roles de pago son entregados al trabajador con su firma de aceptación?

X

0

3

Los roles de pago no son firmados por los trabajadores.

56. ¿La elección del personal que entra en rotación

se lo realiza en base a sus aptitudes y conocimientos?

X

5

5

57. ¿Existe un sistema de control de ingreso y

salida del personal para medir su asistencia y puntualidad?

X

3

3

58. ¿Existe una persona que se encargue de las necesidades de los empleados?

X

4

4

59. ¿Se toma en cuenta los cumpleaños de los empleados?

X

4

4

TOTALES

90

100

TABLA DE CALIFICACIÓN

REGULAR

BUENO

MUY BUENO

EXCELENTE

41 – 60 61 - 80 81 - 90 91 – 100

90

INTERPRETACIÓN:

De acuerdo al Cuestionario de Evaluación de Control Interno Administrativo se obtiene

la calificación 90%, lo que indica que el Área de Recursos Humanos cuenta con un

Control Interno Administrativo Muy Bueno, debido a que en la mayoría de los

procesos realizados en esta Área, existen controles que permiten que estos funcionen

de manera apropiada, es decir de manera eficiente, eficaz y efectiva.

Existen algunas actividades en las que los controles internos tienen falencias y otras

que no cuentan con ningún tipo de control interno.

427

8.2.2.3 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL ÁREA DE HABITACIONES

PREGUNTAS

RESPUESTAS

PUNTAJE OBTENIDO

PUNTAJE ÓPTIMO

OBSERVACIONES

SI

NO

13. ¿Se revisa diariamente el reporte de

novedades?

X

9

9

14. ¿El sistema se actualiza apenas la habitación está lista para ser vendida?

X

0

8

A veces el Supervisor no actualiza el sistema

15. ¿Se comunica inmediatamente el faltante de la lencería en la habitación?

X

8

8

16. ¿Se coteja lo cobrado al huésped con el faltante de bodega de Ama de Llaves?

X

7

7

17. ¿Los supervisores de piso emiten un informe de la inspección de las habitaciones y las novedades encontradas?

X

0

9

En ocasiones se olvidan de realizar el informe.

18. ¿Los camaristas cumplen a cabalidad con las funciones encomendadas?

X

0

6

No limpian bien y el Supervisor tiene doble trabajo

19. ¿Se realiza un reporte de lavandería entregada por el huésped al Hotel para su lavado?

X

6

8

20. ¿El Auditor Nocturno chequea que el costo de las prendas lavadas hayan sido cargadas a la habitación correcta?

X

9

9

21. ¿Se revisa las discrepancia que informa el Ama de Llaves?

X

8

10

22. ¿Se lleva control sobre las llaves maestras y como los camaristas las entregan al finalizar su turno?

X

10

12

23. ¿Se informa oportunamente los daños de las habitaciones?

X

6

6

24. ¿El Departamento de Mantenimiento realiza las reparaciones necesarias en la habitación y las reporta oportunamente?

X

8

8

TOTALES 71 100

428

TABLA DE CALIFICACIÓN

REGULAR

BUENO

MUY BUENO

EXCELENTE

41 – 60

61 - 80

81 - 90

91 – 100

71

INTERPRETACIÓN:

De acuerdo al Cuestionario de Evaluación de Control Interno Administrativo se obtiene la calificación 71%, lo que indica que el Área de Habitaciones cuenta con un Control Interno Administrativo Bueno, ésto quiere decir que la mayoría de los procesos realizados en esta Área cuentan con controles que presentan deficiencias, por lo que deben ser reestructurados o mejorados, para poder garantizar el correcto funcionamiento de los procesos administrativos.

Además, se pudo observar que existe la falencia de otros controles internos

administrativos y que deben ser implementados, para que esta Área cumpla

con sus objetivos de una manera eficiente, eficaz y efectiva.

429

8.2.2.4 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL ÁREA DE RECEPCION

PREGUNTAS

RESPUESTAS

PUNTAJE OBTENIDO

PUNTAJE ÓPTIMO

OBSERVACIONES

SI

NO

15. ¿Se revisa las habitaciones disponibles antes de tomar la reserva?

X

8

8

16. ¿Se llena los formularios con todos los datos al momento que el huésped realiza la reserva?

X

5

6

El empleado pasa por alto varios datos indispensables del huésped.

17. ¿Se registra la información de la reserva en el sistema, indicando que la habitación fue vendida?

X

9

9

18. ¿Se revisa la tarjeta de registro llenada por el cliente al momento de su ingreso?

X

0

9

No se llena al momento que llega el huésped.

19. ¿Se solicita en físico la forma de pago?

X

0

8

Llegan de golpe los huéspedes que los recepcionistas no piden la forma de pago.

20. ¿Se pide autorización del monto del consumo garantizado en el caso que pague con tarjeta de crédito?

X

3

3

21. ¿Se controla en la auditoría nocturna que la habitación esté correctamente ingresada, para que los cargos ingresen normalmente?

X

8

8

22. ¿Se supervisa diariamente los consumos de los huéspedes y que el sistema ingrese correctamente tarifas?

X

7

7

23. ¿Se revisa que los respaldos de los consumos estén acorde a los cargados en el sistema?

X

7

7

24. ¿Se envía un informe al mostrador para cotejar las habitaciones desocupadas, bloqueadas?

X

9

9

430

PREGUNTAS

RESPUESTAS

PUNTAJE

OBTENIDO

PUNTAJE ÓPTIMO

OBSERVACIONES

25. ¿Se revisa el reporte diario con el secuencial de las facturas emitidas?

X

7

7

26. ¿El Cajero General coteja las facturas cobradas versus el dinero enviado a caja?

X

9

9

27. ¿Se revisa el informe del Ama de Llaves de los check out de la habitación con los cargos cobrados al huésped al final de su estadía?

X

5

6

28. ¿Se revisa el secuencial de los tickets de salida de equipaje al momento de salida del huésped?

X

4

4

TOTALES 81 100

TABLA DE CALIFICACIÓN

REGULAR

BUENO

MUY BUENO

EXCELENTE

41 – 60

61 - 80

81 - 90

91 – 100

81

INTERPRETACIÓN:

De acuerdo al Cuestionario de Evaluación de Control Interno Administrativo se

obtiene la calificación 81%, lo que indica que el Área de Recepción cuenta con

un Control Interno Administrativo Muy Bueno, debido a que en la mayoría

de los procesos realizados en esta Área, existen controles que permiten que

estos funcionen de manera adecuada, es decir de manera eficiente, eficaz y

efectiva.

Existen algunas actividades en las que los controles internos tienen falencias y

otras que no cuentan con ningún tipo de control interno.

431

8.2.3 MEDICION DE LOS RIESGOS DE AUDITORÍA

8.2.3.1 MEDICIÓN DE LOS RIESGOS DE AUDITORÍA DEL ÁREA DE

ADQUISICIONES

RIESGO INHERENTE

Es aquel riesgo que por su naturaleza no se puede separar de la situación donde

existe. Es propio del trabajo a realizar. Es el riesgo propio de cada Empresa de

acuerdo a su actividad.

El riesgo inherente del área de compras, es de un 35%; esta afirmación ha sido

realizada en base a los puntos que siguen a continuación:

La Empresa no cuenta con una Auditoría Interna

La existencia de una toma de decisiones centralizada, muchas veces altera el

proceso.

No existe una persona que se encargue específicamente del Área.

A pesar de que el personal cumple con la competencia requerida para el Área

no todos conocen los reglamentos inherentes a su función.

RIESGO DE CONTROL

Es aquel que existe y que se propicia por falta de control de las actividades de la

empresa y puede generar deficiencias del Sistema de Control Interno.

Para determinar el Riesgo de Control en el Área de Compras se aplica la fórmula

indicada:

Riesgo de Control = % Puntaje Óptimo - % Puntaje Obtenido

Riesgo de Control = 100% - 79% = 21%

El Riesgo de Control es del 21%, lo que indica que los controles internos

administrativos hay que tratar de mejorarlos un poco más para que en el futuro no

existan inconvenientes con los procesos administrativos.

Hay que mejorar algunos procesos para que no existan demoras en las adquisiciones

de materia prima y materiales, ya que ésto puede generar retrasos en la producción y

por ende provocar pérdidas a la Empresa.

432

RIESGO DE DETECCIÓN

Es aquel que se asume por parte de los auditores que en su revisión no detecten

deficiencias en el Sistema de Control Interno.

Está definido por la posibilidad de que un error que de hecho existe no sea detectado

por los procedimientos de auditoría aplicados por el Auditor. Este error puede afectar

en si al negocio y al resultado de nuestro trabajo.

Por el conocimiento y experiencia de los auditores involucrados en el presente trabajo

se ha considerado un nivel de riesgo de detección del 18%. El equipo de trabajo está

capacitado y han realizado trabajos en ese ámbito lo que garantiza que sus pruebas

de cumplimiento estén de acuerdo a los niveles de riesgo encontrados.

RIESGO DE AUDITORÍA

El riesgo de que el Auditor emita inadvertidamente una opinión de auditoría favorable

sobre procesos o áreas que contengan errores e irregularidades de importancia. Es el

riesgo que asume el Auditor de que su trabajo no cumpla sus objetivos; para que este

riesgo sea menor debe calificar el riesgo inherente, el riesgo de control y en función de

esto aplicar los suficientes procedimientos que disminuyan el riesgo de detección.

Riesgo de Auditoría = RI * RC * RD

Donde:

RA = Riesgo de Auditoría

RI = Riesgo Inherente

RC = Riesgo de Control

RD = Riesgo de Detección

RA = 35% * 21% * 18%

RA = 1,32%

El equipo de auditores se enfrenta a un riesgo de auditoría del 1,32% y se puede decir

que éste evade, tanto los controles internos de la empresa como los procedimientos

de los auditores.

433

8.2.3.2 MEDICIÓN DE LOS RIESGOS DE AUDITORÍA DEL ÁREA DE

RECURSOS HUMANOS

RIESGO INHERENTE

El riesgo inherente del Área de Recursos Humanos es de un 20%; esta afirmación ha

sido realizada en base a los puntos que siguen a continuación:

La Empresa no cuenta con una Auditoría Interna.

La existencia de una toma de decisiones centralizada, muchas veces altera el

proceso.

No existe una persona que se encargue específicamente del Área.

A pesar de que el personal cumple con la competencia requerida para el Área

no todos conocen los reglamentos inherentes a su función.

RIESGO DE CONTROL

Para determinar el Riesgo de Control en el Área de Recursos Humanos se aplica la

fórmula indicada:

Riesgo de Control = % Puntaje Óptimo - % Puntaje Obtenido

Riesgo de Control = 100% - 90% = 10%

El Riesgo de Control es del 10%, lo que indica que los controles internos

administrativos hay que tratar de mejorarlos un poco más, para que en el futuro no

existan inconvenientes con los procesos administrativos.

Hay que mejorar algunos procesos para que no existan novedades con el personal de

la Empresa.

RIESGO DE DETECCIÓN

Por el conocimiento y experiencia de los auditores involucrados en el presente trabajo,

se ha considerado un nivel de riesgo de detección del 8%. El equipo de trabajo está

capacitado y han realizado trabajos en ese ámbito, lo que garantiza que sus pruebas

de cumplimiento estén de acuerdo a los niveles de riesgo encontrados.

RIESGO DE AUDITORÍA

Riesgo de Auditoría = RI * RC * RD

Donde:

RA = Riesgo de Auditoría

RI = Riesgo Inherente

RC = Riesgo de Control

RD = Riesgo de Detección

434

RA = 20% * 10% * 8%

RA = 1,6%

El equipo de auditores se enfrenta a un riesgo de auditoría del 1,6% y se puede decir

que el mismo no es relevante, resulta razonable.

8.2.3.3 MEDICIÓN DE LOS RIESGOS DE AUDITORÍA DEL ÁREA DE

HABITACIONES

RIESGO INHERENTE

El riesgo inherente del Área de Habitaciones es de un 35%; esta afirmación ha sido

realizada en base a los puntos que siguen a continuación:

La Empresa no cuenta con una Auditoría Interna.

La existencia de una toma de decisiones centralizada, muchas veces perturba

el proceso.

No existe una persona que se haga responsable del Área.

A pesar de que el personal cumple con la competencia requerida para el Área

no todos conocen los reglamentos inherentes a su función.

RIESGO DE CONTROL

Para determinar el Riesgo de Control en el Área Habitaciones se aplica la fórmula

indicada:

Riesgo de Control = % Puntaje Óptimo - % Puntaje Obtenido

Riesgo de Control = 100% - 71% = 29%

El Riesgo de Control es del 29%, lo que indica que los controles internos

administrativos hay que tratar de corregir un poco más, para que en el futuro no

existan inconvenientes con los procesos administrativos.

Hay que mejorar algunos procesos para que no existan novedades con el servicio de

habitaciones de la Empresa.

RIESGO DE DETECCIÓN

Por el conocimiento y experiencia de los auditores involucrados en el presente trabajo,

se ha considerado un nivel de riesgo de detección del 22%.

El equipo de trabajo está capacitado y han realizado trabajos en ese ámbito, lo que

garantiza que sus pruebas de cumplimiento estén de acuerdo a los niveles de riesgo

encontrados.

435

RIESGO DE AUDITORÍA

Riesgo de Auditoría = RI * RC * RD

Donde:

RA = Riesgo de Auditoría

RI = Riesgo Inherente

RC = Riesgo de Control

RD = Riesgo de Detección

RA = 35% * 29% * 22%

RA = 2.23%

El equipo de auditores se enfrenta a un riesgo de auditoría del 2,23% y se puede decir

que éste evade, tanto los controles internos de la empresa como los procedimientos

de los auditores.

8.2.3.4 MEDICIÓN DE LOS RIESGOS DE AUDITORÍA DEL ÁREA DE

RECEPCION

RIESGO INHERENTE

El riesgo inherente del Área de Recepción es de un 32%; esta afirmación ha sido

realizada en base a los puntos que siguen a continuación:

La Empresa no cuenta con una Auditoría Interna.

La existencia de una toma de decisiones centralizada, muchas veces altera el

proceso.

A pesar de que el personal cumple con la competencia requerida para el Área

no todos conocen los reglamentos inherentes a su función.

RIESGO DE CONTROL.

Para determinar el Riesgo de Control en el Área de Recepción se aplica la fórmula

indicada:

436

Riesgo de Control = % Puntaje Óptimo - % Puntaje Obtenido

Riesgo de Control = 100% - 81% = 19%

El Riesgo de Control es del 18%, lo que indica que los controles internos

administrativos hay que tratar de mejorarlos un poco más, para que en el futuro no

existan inconvenientes con los procesos administrativos.

RIESGO DE DETECCIÓN

Por el conocimiento y experiencia de los auditores involucrados en el presente trabajo,

se ha considerado un nivel de riesgo de detección del 18%. El equipo de trabajo está

capacitado y han realizado trabajos en ese ámbito, lo que garantiza que sus pruebas

de cumplimiento estén de acuerdo a los niveles de riesgo encontrados.

RIESGO DE AUDITORÍA

Riesgo de Auditoría = RI * RC * RD

Donde:

RA = Riesgo de Auditoría

RI = Riesgo Inherente

RC = Riesgo de Control

RD = Riesgo de Detección

RA = 32% * 19% * 18%

RA = 1,09%

El equipo de auditores se enfrenta a un riesgo de auditoría del 1,09% y se puede decir

que el mismo no es relevante, resulta razonable.

437

8.2.4 APLICACIÓN DE TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS

8.2.4.1 APLICACIÓN DE TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DEL

ÁREA DE ADQUISICIONES

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

COMPRAS DE MATERIA PRIMA, INSUMOS Y MATERIALES

PROCESO No.1

SOLICITUD DE COMPRAS.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar los requerimientos de materia prima, insumos y mercaderías enviados por

Bodega.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Revisar que las solicitudes de adquisición de materia prima, insumos y mercaderías sean realmente necesarios.

Comparación Comprobación

Analizar Inspección

PROCESO No.2 SOLICITUD PROFORMAS A PROVEEDORES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Encargado de realizar las compras haya cumplido con buscar proveedores adecuados.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las solicitudes de proformas a proveedores se hayan enviado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Revisar como se realiza el otorgamiento de citas a proveedores.

Comprobación

Indagación

Comprobación Rastreo

Observación

PROCESO No.3 ADQUISICIÓN SUMINISTROS Y MATERIALES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de la elaboración del pedido de compra. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que el pedido haya sido enviado a tiempo y correctamente al proveedor que haya sido seleccionado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que el Encargado de Compras haya realizado la misma sin ningún inconveniente.

Comprobación Observación

Comprobación

Rastreo Observación

Comprobación Observación

438

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

PROCESO No.4 RECEPCIÓN DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES

2. La materia prima, suministros y materiales se recibe físicamente desde los proveedores con la orden de compra, factura de compra y otros documentos, verificando que coincidan las cantidades y las especificaciones.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de las facturas de compra y los detalles de recepción de materia prima, insumos y materiales. PROCESO No.5 ENVÍO DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MERCADERIA A BODEGA

2. La materia prima, suministros y materiales son enviados a la Bodega para su ingreso físico y sus registros correspondientes.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar el correspondiente envío de la materia prima, insumos y materiales a la Bodega, revisando su ingreso físico en la misma.

Comprobación

Observación

Comprobación Observación

PROCESO No.6 ENVÍO DE LA DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE A CUENTAS POR PAGAR PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que toda la documentación necesaria para el registro contable fue enviada sin ningún inconveniente al Área de Cuentas por Pagar para su contabilización.

7.

Rastreo Comprobación Observación

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.1 SOLICITUD DE COMPRA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de los requerimientos de activos fijos enviados por los diferentes departamentos de la Empresa. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar como se efectúa la verificación de existencias.

Comprobación Observación

Comprobación Observación

439

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

PROCESO No.2 BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN Y SOLICITUD DE PROFORMAS PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Encargado de realizar las compras haya cumplido con buscar proveedores adecuados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las solicitudes de proformas a proveedores se hayan enviado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar como se realiza el otorgamiento de citas a proveedores

Comprobación Observación

Comprobación Observación

Observación

PROCESO No.3 RECEPCIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de las facturas de compra y los detalles de recepción de los activos fijos.

Comprobación Observación

PROCESO No.4 ENVÍO DE LOS ACTIVOS FIJOS AL USUARIO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia temporal de los activos fijos en Bodega. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar reportes de envíos de activos fijos a los diferentes departamentos de la empresa.

Comprobación Observación

Comprobación

PROCESO No.5 INGRESO AL SISTEMA KÁRDEX Y AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar el ingreso correcto de los activos fijos en el sistema. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar el método de inventarios en el que se ingresa el activo.

Observación Rastreo

Comprobación Observación

440

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

PROCESO No.6 CALCULO DEPRECIACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que las depreciaciones sean realizadas correctamente. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que los métodos de depreciación utilizados sean los más adecuados.

Comprobación Observación

Comprobación

PROCESO No.7 RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES A CONTABILIDAD CENTRAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que la información en el voucher del activo fijo sean correctos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que las revalorizaciones sean correctas. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se cumplan las leyes tributarias con relación a los activos fijos.

Comprobación Observación

Comprobación

Comprobación

PROCESO No.8 CONTEO FÍSICO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que los movimientos de los activos fijos sean los correctos y los saldos se encuentren en concordancia físicamente.

Comprobación

PROCESO No.9 ANÁLISIS DE OBSOLESCENCIA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar si los activos dados de baja efectivamente no están funcionando. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar si la nueva máquina de reemplazo, consta con todos los requerimientos para su adquisición.

Comprobación Observación

Inspección Observación

441

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

PROCESO No. 10 DAR DE BAJA ACTIVO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar los procedimientos seguidos de los activos dados de baja PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar los movimientos de los activos dados de baja.

Comprobación Observación

Comprobación Observación

8.2.4.2 APLICACIÓN DE TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE

RECURSOS HUMANOS

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

PROCESO No.1

RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar si hay vacantes o se implantan cargos que la Empresa precise.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Revisar que se practique con la comparación de perfiles de los postulantes al cargo.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Verificar que se cumpla con los doctrinas de ley, planificación y políticas de contrato.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4

Verificar que se haya realizado la invitación para buscar nuevos candidatos.

Comprobación

Comprobación

Comprobación

Comprobación

Observación

442

PROCESO No.2

SELECCIÓN DE PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar que en la elección de personal se examine experiencia, capacitación,

habilidades, etc.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Revisar que se haya realizado un concurso de merecimientos entre los empleados de la

Empresa interesados y calificados para el cargo.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Verificar que se apliquen pruebas de conocimiento.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4

Verificar la realización de entrevistas al candidato.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5

Verificar que los resultados de la entrevista fueron remitidos a la Sub-Gerencia

Ejecutiva para su aprobación.

Comprobación

Observación

Comprobación

Comprobación

Observación

Observación

Observación

PROCESO No.3

CONTRATACIÓN DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar que el Sub-Gerente Ejecutivo haya emitido el informe de los candidatos

seleccionados para el cargo.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Verificar que se haya analizado el tipo de relación laboral que va a realizar el personal

nuevo.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Revisar que se haya comunicado el ingreso del nuevo empleado para la actualización

de los archivos internos.

Comprobación

Comprobación

Observación

Comprobación

Observación

443

PROCESO No.4

INDUCCIÓN DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Revisar que hayan sido determinadas las funciones y responsabilidades al nuevo

empleado.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Verificar que se haya dado a conocer las políticas, normas y reglamentos de la

Empresa.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Verificar que el Jefe Inmediato al nuevo empleado lo ayude correctamente.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4

Verificar la existencia del informe de inducción.

Comprobación

Observación

Comprobación

Comprobación

Comprobación

PROCESO No.5

INGRESO A LA NÓMINA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Revisar que existan los informes de asistencia y observaciones del personal.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Verificar el ingreso de la información para el proceso de los roles de pago.

Comprobación

Observación

Comprobación

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Verificar el automatización de los roles de pago.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4

Verificar los reportes de acreditación a través de Recursos Humanos.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5

Revisar el envío de la documentación necesaria para contabilización, al Departamento

Contable.

Comprobación

Comprobación

Comprobación

Rastreo

444

PROCESO No. 6

CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Revisar las políticas para normalizar los requerimientos de capacitación.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Verificar el registro de empleados a quienes se capacitará.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Revisar la selección de los cursos, seminarios o eventos a dictarse.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4

Verificar las autorizaciones de Gerencia General para realizar la capacitación.

Comprobación

Comprobación

Comprobación

Comprobación

PROCESO No.7

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Revisar que se haya determinado unas técnicas específicas que permita evaluar de la

manera más objetiva a los empleados.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Verificar que el Gerente General revise, sugiera cambios o apruebe las técnicas de la

evaluación.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Revisar la autorización del Gerente para la aplicación de Políticas de Reconocimiento.

Comprobación

Observación

Comprobación

Comprobación

445

8.2.4.3 APLICACIÓN DE TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DEL

ÁREA DE HABITACIONES

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

PROCESO No. 1

LIMPIEZA HABITACIÓN

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Revisar el reporte de novedades enviado por el inspector de pisos.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Verificar que las novedades reportadas sean de todas las habitaciones activas.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Verificar que en el sistema Opera se hayan realizado los cambios respectivos.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4

Revisar que los reportes de Fidelio se hayan enviado al Jefe de Limpieza.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5

Revisar que el nuevo reporte se haya enviado con el nuevo status de la habitación.

Comprobación

Observación

Comprobación

Comprobación

Comprobación

Observación

Comprobación

PROCESO No. 2

REPOSICIÓN LENCERÍA EN HABITACIONES

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar los listados de reposición de lencería en la habitación.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Revisar reporte de faltantes de la habitación.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Verificar que el reporte de novedades haya sido ingresado en el sistema.

Comprobación

Observación

Comprobación

Comprobación

Observación

446

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4

Verificar el listado de ingreso de dinero en caja cobrado al cliente.

Comprobación

PROCESO No. 3

INSPECCIÓN

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Revisar que los supervisores de pisos hayan realizado su recorrido diario.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Verificar que las habitaciones tengan sus amenities completos.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Revisar se haya realizado el reporte madre de los camaristas y supervisores.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4

Verificar que mantenimiento haya realizado los trabajos solicitados por ama de

llaves de acuerdo al reporte.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5

Revisar el reporte de llaves que se entrega a camaristas de acuerdo al turno

indicado y piso.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6

Verificar que el ingreso a lavandería de la ropa de huéspedes sea la correcta, para

luego revisar que su entrega haya sido la correcta.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7

Verificar que el reporte de camas extras concuerde con el físico de las habitaciones.

Inspección

Observación

Comprobación

Observación

Comprobación

Comprobación

Observación

Comprobación

Observación

Inspección

Observación

Comprobación

447

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

PROCESO No. 4

LAVANDERÍA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Revisar que los camaristas hayan reportado la ropa retirada de cada habitación.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Verificar que se haya registrado el lavado de ropa según la habitación en el sistema

Fidelio para su cobro al momento del check out.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Verificar que los turnos del personal de lavandería este cubiertos las 24 horas del

día.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4

Revisar que el reporte de ropa limpia y sucia concuerde con los valores facturados.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5

Revisar que el listado de ropa por entregar concuerde con las prendas físicas.

Comprobación

Observación

Comprobación

Observación

Inspección

Observación

Comprobación

Comprobación

Observación

PROCESO No. 5

AMA DE LLAVES

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar las salidas de bodega y el ingreso al departamento de ama de llaves, a su

vez revisar la cantidad enviada a las habitaciones.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Revisar el libro de registros de llaves del hotel, entradas/salidas del huésped.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Revisar el libro de registro de olvidos, el mismo que debe coincidir con el físico, el

mismo que debe tener el Cajero General y los olvidos en la caja fuerte madre.

Comprobación

Observación

Comprobación

Comprobación

Observación

448

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4

Verificar el reporte de ama de llaves con el reporte de discrepancias realizado por el

cajero.

Comprobación

PROCESO No. 6

PISOS - MANTENIMIENTO HABITACIONES

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Revisar el reporte de novedades realizado por los supervisores de pisos.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Procesar novedades al Jefe de Mantenimiento para solucionar requerimientos.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Verificar que en el Sistema Opera se reporte el status de la habitación.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4

Revisar cuadro de fechas en que mantenimiento arreglara las habitaciones.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5

Revisar que los trabajos de mantenimiento se hayan realizado.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6

Verificar que se envíe el informe respectivo del mantenimiento de la habitación a los

diferentes departamentos involucrados.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7

Verificar nuevamente el cambio de status de habitación a recepción y estos a su vez

dar un mejor servicio al huésped.

Comprobación

Inspección

Comprobación

Observación

Comprobación

Comprobación

Observación

Comprobación

Observación

Comprobación

449

8.2.4.4 APLICACIÓN DE TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DEL

ÁREA DE RECEPCION

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

PROCESO No. 1 REGISTRAR RESERVA CLIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar la disponibilidad de habitaciones en el Hotel para recibir o no la nueva reserva. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las hojas de planning se las haya realizado correctamente, las listas de llegadas y hojas de ingresos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los listados con la información requerida sean enviados a todos los departamentos involucrados del Hotel. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que la información entregada a Recepción sea la correcta, sobre el tiempo y extras que el huésped se quedará en el Hotel. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que las hojas de reservas de los clientes contenga la información necesaria y clara de la persona que se va a hospedar, la misma que es entregada a recepción.

Comprobación Observación

Comprobación

Comprobación

Comprobación Observación

Comprobación

PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar el listado con las habitaciones ocupadas y disponibles para la venta. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar el número de habitaciones disponibles para la venta, las que se encuentran ocupadas y bloqueadas.

Comprobación Observación

Comprobación

450

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los datos del cliente estén completos y respaldados su pago. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que la tarjeta de registro contenga todos los datos solicitados, la misma que debe estar firmada por el huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar la forma de pago sea ésta tarjeta, carta corporativa o en su caso efectivo. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Revisar la asignación del huésped a la habitación de acuerdo a su requerimiento. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar la apertura de la tarjeta y habitación en el sistema, la misma que tendrá todos los datos del servicio requerido por el huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 8 Verificar el envío de los reportes a todos los departamentos involucrados, para la mejor atención.

Comprobación Observación

Comprobación

Comprobación

Comprobación Observación

Comprobación

Comprobación

PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que todos los departamentos involucrados carguen los consumos a la habitación en el sistema. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que el saldo de la habitación esté de acuerdo a los cargos firmados por el huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los reportes de servicios sean iguales a los cargos del sistema. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar el cierre diario de los auditores nocturnos.

Comprobación Observación

Comprobación

Comprobación Observación

Comprobación

451

PROCEDIMIENTO

TÉCNICA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que se hayan realizado los respectivos descuentos a cada habitación de acuerdo a la tarifa convenida. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar que los respaldos se encuentren en el palomar (habitación) de cada huésped debidamente firmado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar saldos del listado versus consumos del huésped, con la firma de revisado del Auditor Nocturno.

Comprobación

Comprobación Observación

Comprobación

PROCESO No. 4 CHECK OUT PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Cajero se comunique con el Ama de Llaves para la respectiva revisión al momento del check out y verificar que la habitación no será abierta nuevamente al huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que se haya emitido correctamente la factura con los datos requeridos por el Servicio de Rentas Internas (SRI). PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar que las facturas emitidas concuerden con los valores a crédito y contado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar que los sobres enviados por los cajeros contengan lo realmente cobrado, e incluso si se ha cobrado en otra moneda (euros). PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que se emitan todos los respaldos para los departamentos involucrados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar se elabore la respectiva boleta para la salida del equipaje con la autorización el Cajero que todo está cobrado.

Comprobación

Comprobación Observación

Comprobación

Comprobación Observación

Comprobación

Comprobación Observación

452

8.2.5 PAPELES DE TRABAJO

8.2.5.1 PAPELES DE TRABAJO DEL ÁREA DE ADQUISICIONES

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.1

SOLICITUD DE COMPRAS

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar los requerimientos de materia prima, suministros y mercaderías enviados por Bodega. Se solicitó los documentos enviados por Bodega de las solicitud de compras de materia prima, suministros y materiales, encontrando que en muchos casos no existen respaldos físicos de las solicitudes, además los requerimientos no son enviados solamente por Bodega ya que algunos de los requerimientos de materia prima, insumos son enviados por el Chef de Cocina, situación que es conocida por el Encargado de Bodega al momento de la compra. REQUERIMIENTOS DE MATERIA PRIMA INSUMOS Y MATERIALES = Requerimientos Enviados por Bodega Válidos , Total Requerimientos de Compra REQUERIMIENTOS DE MATERIA PRIMA, INSUMOS Y MATERIALES = 45 60 REQUERIMIENTOS DE MATERIA PRIMA, INSUMOS Y MATERIALES = 75%

ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : A1 PÁGINA Nº: 515

PT. B.1.1

PT. A.1.1

453

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.1 SOLICITUD DE COMPRAS PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que las solicitudes de adquisición de materia prima, suministros y mercaderías sean realmente necesarios. Se revisó el total de solicitudes de materia prima, suministros y materiales y se los comparó con los requerimientos enviados por Bodega; se pudo establecer que existen otras solicitudes que no son enviadas por Bodega y que fueron aprobadas, encontrando que dos de ellas no procedían a su aprobación, ya que la materia prima que se solicitaba existía en Bodega. SOLICITUDES VÁLIDAS = Requerimientos enviados por Bodega Válidos Total Solicitudes de Compra

SOLICITUDES VÁLIDAS = 45 70 SOLICITUDES VÁLIDAS = 64,29%

ELAB POR: SM HALLAZGO Nº : A2 PÁGINA Nº: 516

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.2 SOLICITUD PROFORMAS A PROVEEDORES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Encargado de realizar las compras haya cumplido con averiguar los proveedores apropiados para la Empresa. Se observó la manera en que el Encargado de Compras realiza la búsqueda de proveedores, sin encontrar ninguna novedad, ya que la Empresa cuenta con un listado de proveedores frecuentes divididos según el producto que ofrecen.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.2

PT. B.2.1

PT. A.1.2

PT. A..2.1

454

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.2 SOLICITUD PROFORMAS A PROVEEDORES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las solicitudes de proformas a proveedores se hayan enviado. Se solicitó la carpeta de solicitudes de compra enviadas a proveedores, en donde se verificó que todas fueron despachadas; los envíos se los realiza vía Internet, vía correo o por medio de fax; todos los documentos tienen sus respaldos con fecha, hora de envío y persona que recibió la solicitud.

NO HUBO

HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.2 SOLICITUD PROFORMAS A PROVEEDORES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar como se realiza el otorgamiento de citas a proveedores. Con la ayuda de preguntas al Encargado de Compras, el cual nos informó de la manera de otorgamientos de citas, se observó que los proveedores que necesitan una cita piden la misma a la Sub-Gerencia Ejecutiva, la cual la otorga y con la participación del Encargado de Compras se fija el día para atenderla y posteriormente se la atiende.

NO HUBO

HALLAZGOS

PT. A.2.2

PT. A.2.3

455

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.3 ADQUISICION SUMINISTROS Y MATERIALES

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de la elaboración del pedido de compra. Se verificó que el Encargado de Compras realice en presencia del Auditor la respectiva orden de compra, observando que se realiza inmediatamente y se la archiva en orden cronológico.

NO HUBO

HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.3 ADQUISICION SUMINISTROS Y MATERIALES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que el pedido haya sido enviado a tiempo y correctamente al proveedor que haya sido seleccionado. Se requirieron los pedidos enviados y se verificó las fechas de envío para determinar si existieron demoras; se observó que los pedidos son enviados vía Internet o por fax y todos tienen sus respaldos de fechas de envío, razón por la cual no existieron inconvenientes en este procedimiento.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.1.1

PT. A.3.1

PT. A.3.2

456

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.3 ADQUISICION SUMINISTROS Y MATERIALES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que el Encargado de Compras haya realizado la misma sin ningún inconveniente

Se solicitó las compras realizadas para compararlas con las órdenes de compra elaboradas; se encontró que existen compras que se realizaron de materias primas y suministros que no fueron requeridos por Bodega, pero que tienen la autorización de la Sub-Gerencia Ejecutiva. COMPRAS VÁLIDAS = Ordenes de Pedido Elaboradas Total Compras COMPRAS VÁLIDAS = 87

95

COMPRAS VÁLIDAS = 91,57%

ELAB POR: HALLAZGO Nº : A3 PÁGINA Nº: 517

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.4 RECEPCIÓN DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de las facturas de compra y los detalles de recepción de materia prima, insumos y materiales. Se solicitaron las facturas de compras realizadas y los detalles de recepción de materia prima, insumos y materiales, encontrando que existen detalles de recepción que no concuerdan con los datos de las facturas. RECEPCIÓN CORRECTA = Total Recepciones Válidas Total de Facturas de Compras de Materia Prima, Suministros Y Materiales RECEPCIÓN CORRECTA = 200 220 RECEPCIÓN CORRECTA = 90,90 %

ELAB POR: SM HALLAZGO Nº : A4 PÁGINA Nº: 518

PT. B.1.1

PT. B.1.1

PT. A.4.1

PT. A.3.3

457

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.5 ENVÍO DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MERCADERÍA A BODEGA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar el correspondiente envío de la materia prima, suministros y materiales a la Bodega, revisando su ingreso físico en la misma. Se solicitaron las facturas de compra y se las comparó con los ingresos de Bodega para verificar que la materia prima, suministros y materiales fueron enviados del Área de Compras a Bodega. ENVÍO CORRECTO = Ingresos de Bodega Verificados Total Facturas de Compras de Materia Prima, Suministros y Materiales. ENVÍO CORRECTO = 200 200

ENVÍO CORRECTO = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.6 ENVÍO DE LA DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE A CUENTAS POR PAGAR PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que toda la documentación necesaria para el registro contable fue enviada sin ningún inconveniente al Área de Cuentas por Pagar para su contabilización. Se verificó que todas las facturas sean enviadas a Cuentas por Pagar; el Encargado de Compras una vez que ha verificado la compra procede a obtener respaldos de la misma, para posteriormente enviar los documentos al Área de Cuentas por Pagar.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.1.1

PT. A.5.1

PT. A.6.1

458

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.1 SOLICITUD DE COMPRA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de los requerimientos de activos fijos enviados por los diferentes departamentos de la Empresa. Se solicitó los documentos de respaldo enviados por los diferentes departamentos de la Empresa de los requerimientos de activos fijos, encontrando que no existen dichos documentos, pues los requerimientos son verbales.

ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : A5 PÁGINA Nº: 519

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.1 SOLICITUD DE COMPRA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar como se efectúa la verificación de existencias.

Se solicitaron respaldos de la comprobación de existencias, los mismos que no existen, además la verificación de existencias se la realiza mediante una observación que hace el Encargado de Compras y los reportes son verbales.

ELAB POR: HALLAZGO Nº : A6 PÁGINA Nº: 520

PT. B.1.1

PT. A.7.1

PT. B.1.1

PT. A.7.2

459

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS

PROCESO No.2 BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN Y SOLICITUD DE PROFORMAS

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Encargado de realizar las compras haya cumplido con buscar proveedores adecuados. Se observó la manera en que el Encargado de Compras realiza la búsqueda de proveedores, sin encontrar ninguna novedad, ya que la Empresa cuenta con un listado de proveedores frecuentes divididos según el producto que ofrecen.

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.2 BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN Y SOLICITUD DE PROFORMAS PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las solicitudes de proformas a proveedores se hayan enviado. Se solicitó la carpeta de solicitudes a proveedores enviadas en donde se verificó que todas fueron enviadas; los envíos se los realiza vía Internet, vía correo o por medio de fax; todos los documentos tienen sus respaldos con fecha, hora de envío y persona que recibió la solicitud.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.1.1

PT. A.8.1

PT. A.8.2

460

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS

PROCESO No.2 BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN Y SOLICITUD DE PROFORMAS PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar como se realiza el otorgamiento de citas a proveedores

Con la ayuda de preguntas al Encargado de Compras el cual nos informó de la manera de otorgamientos de citas, se observó que los proveedores que necesitan una cita piden la misma a la Sub-Gerente Ejecutivo, la cual la otorga y con la participación del Encargado de Compras se fija el día para atenderla y posteriormente se la atiende.

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS

PROCESO No.3 RECEPCIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de las facturas de compra y los detalles de recepción de los activos fijos. Se solicitaron las facturas de compras realizadas y los detalles de recepción de activos fijos. RECEPCIÓN CORRECTA = Total Recepciones Válidos Total Facturas de Compras de Activos Fijos RECEPCIÓN CORRECTA = 10 10 RECEPCIÓN CORRECTA = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.1.1

PT. A.8.3

PT. A.9.1

461

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.4 ENVÍO DE LOS ACTIVOS FIJOS AL USUARIO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia temporal de los activos fijos en Bodega. Se solicitaron las facturas de compra y se las comparó con los ingresos de Bodega para verificar que los activos fijos pasaron inicialmente por Bodega EXISTENCIA TEMPORAL EN BODEGA = Ingresos de Bodega Verificados Total Facturas de Compras de Activos Fijos EXISTENCIA TEMPORAL EN BODEGA = 8 12 EXISTENCIA TEMPORAL EN BODEGA = 66%

ELAB POR: HALLAZGO Nº : A7

PÁGINA Nº: 521

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.4 ENVÍO DE LOS ACTIVOS FIJOS AL USUARIO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar reportes de envíos de activos fijos a los diferentes departamentos de la empresa.

Se solicitaron las facturas de compra y se las comparó con los ingresos de cada Departamento para comprobar que los activos fijos fueron entregados.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.1.1

PT. A.10.1

PT. A.10.2

462

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.5 INGRESO AL SISTEMA KÁRDEX Y AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar el ingreso correcto de los activos fijos en el sistema. Se verificó que el Encargado de Compras una vez que ha comprobado la compra procede a sacar respaldos de la misma para posteriormente enviar los documentos al Área de Contabilidad para que todas las facturas sean ingresadas correctamente al kárdex y auxiliares de activos fijos.

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.5 INGRESO AL SISTEMA KÁRDEX Y AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar el método de inventarios en el que se ingresa el activo. Se solicito el kárdex y auxiliares con el fin de verificar el cálculo de los inventarios de acuerdo

al método predefinido por la Gerencia de la Empresa.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.1.1

PT. A.11.1

PT. A.11.2

463

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.6 CÁLCULO DEPRECIACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que las depreciaciones sean realizadas correctamente. Se solicita el Mayor de las Cuentas de Depreciación y Anexos de Activos Fijos Para calcular la depreciación debemos conocer: 1. El Costo del Activo: este se refiere al precio original de compra o de adquisición. 2. La Vida Útil del Activo: o sea la duración esperada del funcionamiento del equipo, planta o propiedad. 3. El Valor Residual Final: a este también se le conoce como el valor de salvamento y es aquella parte del costo original del activo que se espera recuperar mediante venta o permuta del bien al final de su vida útil. 4. El Método de Depreciación a Utilizar: existen varios métodos para estimar los gastos por depreciación de los activos fijos. Estos se presentan con detalles a continuación. Depreciación Anual = Costo – Valor Residual Vida Útil

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. A.12.1

464

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.6 CÁLCULO DEPRECIACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que los métodos de depreciación utilizados sean los más adecuados. Se solicita Anexos de Activos Fijos para verificar el Método de Línea Recta.

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.7 RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES A CONTABILIDAD CENTRAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que la información en el voucher del activo fijo sean correctos. Se verificó que los vouchers del Activos Fijos contenga la información necesaria del Activo.

Fecha compra Numero de Factura Proveedor Descripción Cantidad Valor Activo Porcentaje Depreciación Firma del custodio

ELAB POR: HALLAZGO Nº : A8 PÁGINA Nº: 522

PT. B.1.1

PT. B.1.1

PT. A.12.2

PT. A.13.1

465

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.7 RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES A CONTABILIDAD CENTRAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que las revalorizaciones sean correctas Se procede a revisar los informes de los peritos sobre las revalorizaciones de los activos fijos,

se revisa que los valores estén aplicados correctamente a los activos fijos que han de ser

revalorizados.

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.7 RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES ENVIADAS A CONTABILIDAD CENTRAL PARA SU ACTUALIZACIÓN EN EL DIARIO GENERAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se cumplan las leyes tributarias con relación a los activos fijos.

Se procede a la revisión de los anexos para verificar que los porcentajes aplicados a las

depreciaciones estén de acuerdo a la ley.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.1.1

PT. A.13.2

PT. A.13.3

466

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.8 CONTEO FISICO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que los movimientos de los activos fijos sean los correctos y los saldos se encuentren en concordancia físicamente

Se identifica los responsables del conteo físico de activos fijos, así como también se inspeccionó que todo el personal designado para el conteo se encuentre trabajando en el lugar que el Jefe de área le designó. CONTEO CORRECTO = Total Activos Fijos Ubicados Total Activos Fijos CONTEO CORRECTO = 98 100 CONTEO CORRECTO = 98 %

ELAB POR: HALLAZGO Nº : A9 PÁGINA No. 523

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.9 ANALISIS DE OBSOLESCENCIA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar si los activos dados de baja efectivamente no están funcionando. Se solicitó las carpetas de las actas de activos fijos dados de baja para verificar su existencia y se revisó si en ellas constan y se detallan las diferentes novedades encontradas, que amerite que hallan sido retirados.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.1.1

PT. A.14.1

PT. A.15.1

467

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.9 ANALISIS DE OBSOLESCENCIA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar si la nueva máquina de remplazó y si consta con todos los requerimientos para su

adquisición.

Se procede a revisar si la adquisición de los nuevos activos fijos cumplen con las mismas

características que las máquinas antiguas y su funcionamiento.

Se revisa si su utilización es al menos al 70% para justificar su compra.

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

PROCESO No. 10 DAR DE BAJA ACTIVO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar los procedimientos seguidos de los activos dados de baja Se solicitaron las notificaciones físicas que se hicieron a Gerencia Financiera en el último año de los activos fijos en mal estado. Se verificó si todas fueron aprobadas. ACTIVOS FIJOS OBSOLETOS O EN MAL ESTADO NOTIFICADOS = Total Notificaciones

Total Activos Fijos en Mal Estado u Obsoletos ACTIVOS FIJOS OBSOLETOS

O EN MAL ESTADO NOTIFICADOS = 13 13 ACTIVOS FIJOS OBSOLETOS O EN MAL ESTADO NOTIFICADOS = 100 %

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.1.1

PT. A.15.2

PT. A.16.1

468

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE COMPRAS

COMPRA ACTIVOS FIJOS

PROCESO No. 10 DAR DE BAJA ACTIVO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar los movimientos de los activos dados de baja Se solicitaron los informes de autorización a la Gerencia Financiera correspondientes al último año para determinar si fueron aprobados. ACTIVOS FIJOS DADOS DE BAJA = Total Autorizaciones Emitidas Total Activos Fijos en Mal Estado u Obsoletos

ACTIVOS FIJOS DADOS DE BAJA = 13 13 ACTIVOS FIJOS DADOS DE BAJA = 100%

NO HUBO

HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT.A.16.2

469

8.2.5.2 PAPELES DE TRABAJO DEL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.1

RECLUTAMIENTO DE PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar si hay vacantes o se implantan cargos que la Empresa precise. Se revisó si existen vacantes en la Empresa y se analizó la posibilidad de crear nuevos puestos; se encontró que existe personal que realiza varias funciones y en algunas de las áreas no existe una persona responsable de la mismas. RECURSO HUMANO = Vacantes Total del Personal RECURSO HUMANO = 12 150

RECURSO HUMANO = 8%

ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : B1 PÁGINA Nº: 524

PT. B.1.1

PT. B.1.1

470

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.1

RECLUTAMIENTO DE PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que se practique con la comparación de perfiles de los postulantes al cargo. Se comprobó que existen responsables para realizar la comparación de perfiles de los candidatos al cargo, determinando que el Jefe de Recursos Humanos es la persona que se encarga de realizar estas evaluaciones, teniendo al Director de Apoyo como su asesor.

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.1

RECLUTAMIENTO DE PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se cumpla con los doctrinas de ley, planificación y políticas de contrato. Se solicitó los conceptos de ley, planificación y políticas de contratación que trata la Empresa para la contratación de personal, encontrando que no existe por escrito políticas de contratación, ya que las mismas son mencionadas en forma verbal por la Jefe de Recursos Humanos y por ende sólo dicha persona conoce cuales son las políticas de contratación de nuevo personal para la Empresa.

ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : B2 PÁGINA Nº: 525

PT. B.1.1

PT. B.1.2

PT. B.1.1

PT. B.1.3

471

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.1

RECLUTAMIENTO DE PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar que se haya realizado la invitación para buscar nuevos candidatos. Se solicitó la manera como la Empresa realiza la convocatoria, observando que la misma se realiza por medio escrito (Diario el Comercio) en donde se pudo observar las respectivas facturas con los mensajes de convocatorias para nuevo personal y por medio del Internet específicamente con la página de Multi-trabajos.

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.2 SELECCIÓN DE PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que en la elección de personal se examine experiencia, capacitación, habilidades, etc.

Se verificó que se observe experiencia, capacitación, habilidades de los nuevos candidatos; se pudo probar que el análisis se lo hace detenidamente y el mismo es realizado por el Jefe de Recursos Humanos, que es la encargada de elegir el personal.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.1.4

PT. B.1.1

PT. B.2.1

472

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.2 SELECCIÓN DE PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que se haya realizado un concurso de merecimientos entre los empleados de la Empresa interesados y calificados para el cargo.

Se confirmó que se realiza un concurso de merecimientos entre los empleados de la Empresa interesados y calificados para el cargo; se observó que este concurso se lo hace más a los empleados de planta y operación.

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.2 SELECCIÓN DE PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se apliquen pruebas de conocimiento. Se comprobó que si existen pruebas de conocimiento; el encargado de cada Área es el que desarrolla las pruebas a los nuevos candidatos y el que se encarga de comprobar que la persona esté capacitada para asumir el puesto para el que es solicitado.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.2.2

PT. B.1.1

PT. B.2.3

473

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.2 SELECCIÓN DE PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar la realización de entrevistas al candidato. Todos los candidatos escogidos cumplen con la entrevista, la misma que es realizada por el Jefe de Recursos Humanos y la Sra. Myriam Bautista Directora de Apoyo de la Empresa.

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.2 SELECCIÓN DE PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Verificar que los resultados de la entrevista fueron remitidos a la Sub-Gerencia Ejecutiva para su aprobación. Se pudo establecer primeramente, que el Sub-Gerente Ejecutivo es el encargado de realizar las entrevistas; por esta razón todos los resultados se encuentran en dicha Área y desde allí se efectúa una aprobación para la contratación de nuevo personal.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.2.4

PT. B.1.1

PT. B.2.5

474

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.3

CONTRATACIÓN DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar que el Sub-Gerente Ejecutivo haya emitido el informe de los candidatos

seleccionados para el cargo.

Se requirieron los informes de los aspirantes seleccionados para el puesto, verificando que en la Sub-Gerencia Ejecutiva se encuentran los mismos sin ninguna novedad.

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.3

CONTRATACIÓN DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Verificar que se haya analizado el tipo de relación laboral que va a realizar el personal

nuevo.

Se requirieron los contratos del nuevo personal, en donde se analizó la descripción del tipo de relación laboral que va a tener el nuevo empleado, encontrando contratos a prueba y contratos por un año, los mismos que son renovados de acuerdo al desempeño que demuestre la persona en la realización de las funciones.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.3.1

PT. B.1.1

PT. B.3.2

475

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.3

CONTRATACIÓN DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Revisar que se haya comunicado el ingreso del nuevo empleado para la actualización de los

archivos internos.

Se cotejó la existencia de las comunicaciones de incorporación del nuevo personal, las mismas que son emitidas por Recursos Humanos y que son actualizadas en los archivos de la Empresa.

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.4 INDUCCIÓN DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Revisar que hayan sido determinadas las funciones y responsabilidades al nuevo empleado.

Se entrega un formulario con preguntas realizadas a los empleados de la Empresa, se determinó que al momento de ingresar a la Empresa, todos fueron capacitados con las funciones y responsabilidades que deben realizar; además, se pudo observar que en el Contrato se detallen todas las funciones y responsabilidades que deben cumplir.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.3.3

PT. B.1.1

PT. B.4.1

476

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.4 INDUCCIÓN DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Verificar que se haya dado a conocer las políticas, normas y reglamentos de la Empresa.

Se verificó que los empleados conozcan las políticas, normas y reglamentos de la Empresa; se determinó que no todos las conocen, ya que muchas de ellas no existen en la Empresa.

CONOCIMIENTO DEL EMPLEADO = Personal que conoce

Total del Personal

RECURSO HUMANO = 160

200

RECURSO HUMANO = 80 %

ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : B3 PÁGINA: 526

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.4 INDUCCIÓN DEL PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Verificar que el Jefe Inmediato al nuevo empleado lo ayude correctamente.

Se pudo comprobar que el Jefe Inmediato si está pendiente de que el nuevo empleado esté bien instruido y asesorado de lo que debe hacer; además, se interrogó al personal para poder probar esta afirmación, donde se pudo ver que todo el personal cuenta con un apoyo de su Jefe Inmediato.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.4.2

PT. B.1.1

PT. B.4.3

477

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.4 INDUCCIÓN DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4

Verificar la existencia del informe de inducción.

Se requirieron los informes de inducción a cada uno de los Jefes de Área, se pudo establecer que ninguno cumple con este informe, por lo que no se dispone de una constancia por escrito del trabajo que realizaron al momento de asesorar a sus nuevos empleados. Los informes se los realiza de forma verbal.

ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : B4 PÁGINA: 527

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.5

INGRESO A LA NÓMINA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Revisar que existan los informes de asistencia y observaciones del personal.

Se solicitaron los informes de asistencia y novedades del personal para poder determinar su autenticidad, comparándolos con las tarjetas de entrada y salida que utiliza la Empresa para el control de asistencia. Se tomó la información de los últimos 6 meses. INFORMES VALIDOS = Información de tarjetas

Informes Mensuales

INFORMES VALIDOS = 40

40

INFORMES VALIDOS = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.4.4

PT. B.1.1

PT. B.5.1

478

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.5

INGRESO A LA NÓMINA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Verificar el ingreso de la información para el proceso de los roles de pago.

Se encontró que toda la información para la elaboración de los roles de pago es ingresada para ser tomada en cuenta al momento del respectivo cálculo; los informes de asistencia y novedades del personal si son tomados en cuenta todos los meses.

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.5

INGRESO A LA NÓMINA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Verificar el automatización de los roles de pago.

Se solicitó información del cálculo de los roles de pago para poderlos comprobar; la Empresa tiene un sistema de cálculo automático, el mismo que se realiza con la información ingresada por cada uno de los empleados.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.5.2

PT. B.1.1

PT. B.5.3

479

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.5

INGRESO A LA NÓMINA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4

Verificar los reportes de acreditación a través de Recursos Humanos.

Se solicitó los reportes de acreditación y se los comparó con los cálculos de los roles de pago, sin encontrar ninguna novedad.

INFORMACION CORRECTA= Reportes de Acreditación

Roles de Pago

INFORMACION CORRECTA= 30

30

INFORMACION CORRECTA= 100%

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.5

INGRESO A LA NÓMINA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5

Revisar el envío de la documentación necesaria para contabilización, al Departamento

Contable.

Se verificó que toda la documentación necesaria para la contabilización fue enviada a la Contadora; se solicitaron los respectivos documentos que comprueben esta afirmación, encontrando que todos tienen sus respaldos físicos, comparados con los del sistema.

DOCUMENTACIÓN CORRECTA = Rol de Pagos Impresos y Firmados Reportes del Sistema

DOCUMENTACIÓN CORRECTA = 30

30

DOCUMENTACIÓN CORRECTA = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.5.4

PT. B.1.1

PT. B.5.5

480

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No. 6

CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar las políticas para normalizar los requerimientos de capacitación.

No existen políticas para normalizar los requerimientos de capacitación

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No. 6

CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar el registro de empleados a quienes se capacitará. Se requirió la lista del personal que fue capacitado en el último año para confirmar si existe un entrenamiento permanente a los empleados.

PERSONAL CAPACITADO = Total Personal Capacitado Último Año Total del Personal PERSONAL CAPACITADO = 30 35

PERSONAL CAPACITADO = 85,71 %

ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : B5 PÁGINA: 528

PT. B.1.1

PT. B.6.1

PT. B.1.1

PT. B.6.2

481

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No. 6

CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar la selección de los cursos, seminarios o eventos a dictarse. Se determinó que la selección de los cursos son revisados por la Sub-Gerencia Ejecutiva, la misma que se encarga de autorizar las diferentes alternativas de enseñanza para sus empleados; las capacitaciones más frecuentes son para el Área de Cocina.

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No. 6

CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar las autorizaciones de Gerencia General para realizar la capacitación. Se solicitaron todas las autorizaciones de la Sub-Gerencia Ejecutiva para realizar la capacitación; se encontró que todas las autorizaciones tienen firmas de responsabilidad y respaldos sin encontrarse novedades en estos documentos. AUTORIZACIONES VÁLIDAS = Capacitaciones al Año Autorizaciones Aprobadas

AUTORIZACIONES VÁLIDAS = 20 20 AUTORIZACIONES VÁLIDAS = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.6.3

PT. B.1.1

PT. B.6.4

482

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.7

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que se haya determinado una técnica específica que permita evaluar de la manera

más objetiva a los empleados.

Se determinó que no existe un método específico, ya que las evaluaciones son permanentes, por que los jefes están continuamente supervisando el trabajo del personal, lo que garantiza que los trabajadores están siendo evaluados diariamente.

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.7

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que el Gerente General revise, sugiera cambios o apruebe las técnicas de la evaluación. Se pudo comprobar que el Gerente General revisa continuamente el trabajo de sus empleados, ya que el mismo se encuentra supervisando y dirigiéndose a cada Área de la Empresa.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.7.1

PT. B.1.1

PT. B.7.2

483

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO No.7

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Revisar la autorización del Gerente para la aplicación de Políticas de Reconocimiento. No existe ninguna autorización que indique la aplicación de Políticas de Reconocimiento.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.7.3

484

8.2.5.3 PAPELES DE TRABAJO DEL ÁREA DE HABITACIONES

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 1 LIMPIEZA HABITACIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar el reporte de novedades enviado por el inspector de pisos. Se solicita los reportes enviados por los Supervisores de Pisos al Director de Ama de Llaves, los mismos que están debidamente archivados y llevan un orden secuencial.

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 1 LIMPIEZA HABITACIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las novedades reportadas sean de todas las habitaciones activas. Se solicita el reporte de novedades de las habitaciones que se encuentran activas para su

uso, se pudo constatar que las novedades concuerdan con lo reportado en el documento.

NOVEDADES HABITACIONES = Novedades habitaciones Novedades reportadas

NOVEDADES HABITACIONES = 60 60

NOVEDADES HABITACIONES = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.1.1

PT. B.1.1

PT. C.1.2

485

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 1 LIMPIEZA HABITACIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que en el sistema Opera se hayan realizado los cambios respectivos.

Existen muchas quejas de los huéspedes, ya que al momento de llegar a la habitación, ésta no se encuentra limpia, es porque los camaristas informan mal sobre las habitaciones limpias y no cambian el status de la habitación.

Reporte habitaciones limpias= Reporte habitaciones limpias Cambio status habitaciones

Reporte habitaciones limpias= 100 120 Reporte habitaciones limpias= 20%

ELAB POR: NV HALLAZGO Nº : C1 PÁGINA Nº: 529

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 1 LIMPIEZA HABITACIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que los reportes de Fidelio se hayan enviado al Jefe de Limpieza.

Se procedió a revisar que los reportes del Sistema Fidelio se hallan enviado al Jefe de

Limpieza, el mismo que organiza a los camareros por pisos, para que realicen la limpieza de

las habitaciones

LIMPIEZA HABITACIONES = Habitaciones Sucias Camareros disponibles

LIMPIEZA HABITACIONES = 11 11

LIMPIEZA HABITACIONES = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.1.3

PT. B.1.1

PT. C.1.4

486

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 1 LIMPIEZA HABITACIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que el nuevo reporte se haya enviado con el nuevo status de la habitación. Se solicitó los reportes del Supervisor de Pisos con el detalle de las habitaciones limpias y la

firma de los camareros que realizaron la limpieza.

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 2 REPOSICIÓN LENCERÍA EN HABITACIONES

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar los listados de reposición de lencería en la habitación. Se procedió a revisar los informes de las reposiciones de la lencería en las habitaciones y se constató la devolución a la Bodega de Ama de Llaves de la lencería no utilizada. Piezas a devolver = Piezas sucias Reposición habitaciones Piezas a devolver = 28 28

Piezas a devolver = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.1.5

PT. B.1.1

PT. C.2.1

487

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 2 REPOSICIÓN LENCERÍA EN HABITACIONES

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar reporte de faltantes de la habitación. Se procede a verificar que los cargos de los faltantes de la habitación se hayan ingresado en

el sistema y se haya emitido el reporte correspondiente para ser dados de baja.

FALTANTE HABITACIONES = Faltante Habitaciones Cargos Faltantes Reposición FALTANTE HABITACIONES = 80 80

FALTANTE HABITACIONES = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 2 REPOSICIÓN LENCERÍA EN HABITACIONES

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que el reporte de novedades haya sido ingresado en el sistema.

Se constató que el reporte de novedades de faltantes haya sido ingresado en su totalidad y

tenga el visto bueno del Auditor Nocturno al final del día.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.2.2

PT. B.1.1

PT. C.2.3

488

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 2 REPOSICIÓN LENCERÍA EN HABITACIONES

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar el listado de ingreso de dinero en caja cobrado al cliente.

Se verificó que el reporte enviado por el Ama de Llaves sea igual al ingreso de dinero cobrado

al huésped por concepto de piezas faltantes lencería.

REPORTE AMA DE LLAVES = Faltante Lencería Lencería Cobrada Huésped REPORTE AMA DE LLAVES = 50 50

REPORTE AMA DE LLAVES = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que los supervisores de pisos hayan realizado su recorrido diario. Se solicitó los informes de los recorridos de los supervisores de pisos con el registro de las novedades de todas las habitaciones y pisos revisados dentro de su jornada de trabajo; el informe estaba revisado por el Director de Ama de Llaves.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.2.4

PT. B.1.1

PT. C.3.1

489

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las habitaciones tengan sus amenities completos. Se solicitó los reportes de reposición de amenities, además se verificó el reporte que los

camareros elaboran que esté debidamente firmado por el Supervisor de Pisos.

REPOSICION AMENITIES = Amenities Utilizados Habitaciones dadas de Check Out

REPOSICION AMENITIES = 200 40

REPOSICION AMENITIES = 5 por habitación valor correcto

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar que se haya realizado el reporte madre de los camaristas y supervisores. Se solicita el reporte principal (madre) para cotejar con el reporte individual de los supervisores de pisos; a su vez con los reportes de los camareros, no encontrando ninguna novedad, ya que en el reporte principal está a toda la información.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.3.2

PT. B.1.1

PT. C.3.3

490

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar que mantenimiento haya realizado los trabajos solicitados por Ama de Llaves de acuerdo al reporte. Se solicitó el reporte de Ama de Llaves, enviado al Departamento de Mantenimiento con el detalle de novedades, el mismo que contiene las fechas en las que se realizaron las reparaciones realizadas. HABITACIONES REPARADAS = Reporte Habitaciones Mantenimiento Reporte Habitaciones Ama de Llaves HABITACIONES REPARADAS = 45 45 HABITACIONES REPARADAS = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar el reporte de llaves que se entrega a camaristas de acuerdo al turno indicado y piso. Se solicita reportes con la entrega de llaves a los camareros, encontrando que en muchas ocasiones pierden las llaves, no devuelven las llaves maestras de cada piso y solicitan la emisión de una nueva sin autorización del Director de Ama de Llaves.

ELAB POR: NV HALLAZGO Nº : C2 PÁGINA Nº: 530

PT. B.1.1

PT. C.3.4

PT. B.1.1

PT. C.3.5

491

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar que el ingreso a lavandería de la ropa de huéspedes sea la correcta, para luego revisar que su entrega haya sido la correcta.

Se revisa que el reporte de retiros de ropa de la habitación sea igual al reporte de ropa

entregada a cada habitación, no encontrando ninguna novedad.

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar que el reporte de camas extras concuerde con el físico de las habitaciones. Se revisa el reporte elaborado por el Supervisor de Pisos sobre las camas extras que están en las habitaciones, el mismo que concuerda con el despacho de camas de la bodega de habitaciones.

NO HUBO HALLAZGOS

PT.C.3.6

PT. B.1.1

PT. C.3.7

492

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 4 LAVANDERÍA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que los camaristas hayan reportado la ropa retirada de cada habitación. Se solicita los reportes de los camareros de la ropa que retiran de cada habitación y la firma del huésped en el recibo emitido al momento de retirar las prendas para el lavado; no se encontró ninguna novedad.

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 4 LAVANDERÍA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que se haya registrado el lavado de ropa según la habitación en el sistema Fidelio para su cobro al momento del check out. Se revisa el listado enviado por Lavandería a Recepción para que se ingrese el valor del consumo por concepto de prendas lavadas, el mismo que esta debidamente firmado por el Auditor Nocturno. PRENDAS LAVADAS = Reporte Lavandería Reporte Fidelio

PRENDAS LAVADAS = 120 120

PRENDAS LAVADAS = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.4.1

PT. B.1.1

PT. C.4.2

493

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 4 LAVANDERÍA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los turnos del personal de lavandería estén cubiertos las 24 horas del día. Se revisó los horarios de lavandería encontrando que en el turno de la noche a veces no se deja personal que cubra con estos horarios, habiendo días que los huéspedes no tienen a quien entregar sus prendas para ser lavadas.

ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : C3 PÁGINA Nº: 531

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 4 LAVANDERÍA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que el reporte de ropa limpia y sucia concuerde con los valores facturados.

Se verifica que los reportes de ropa sucia con el de la limpia y a su vez se constata que estos

valores hayan sido correctamente facturados al huésped de acuerdo a la habitación y que los

respaldos estén firmados.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.4.3

PT. B.1.1

PT. C.4.4

494

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 4 LAVANDERÍA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que el listado de ropa por entregar concuerde con las prendas físicas.

Se revisó que las prendas físicas por entregar concuerden con el listado de prendas lavadas

entregado al Camarero para que entregue en cada habitación; no se encuentra ninguna

novedad.

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 5 AMA DE LLAVES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar las salidas de bodega y el ingreso al Departamento de Ama de Llaves, a su vez revisar la cantidad enviada a las habitaciones. Se solicitó el reporte de salida de bodega y entrada a Ama de Llaves; a su vez se constató que

el saldo físico de las lencerías concuerde con el kárdex que llevan en este Departamento,

luego de entregar a los camareros para su reposición; no se encuentra novedades.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.4.5

PT. B.1.1

PT. C.5.1

495

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 5 AMA DE LLAVES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar el libro de registros de llaves del Hotel, entradas/salidas del huésped.

Se solicita el libro de registro de llaves, en el mismo que se encuentra novedades ya que

no concuerda las llaves entregadas con las llaves recibidas; este libro no se lo llena

diariamente pasando por alto este registro.

LLAVES = Llaves Entregadas

Llaves Recibidas

LLAVES = 80

60

LLAVES = 80%

ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : C4 PÁGINA Nº: 532

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 5 AMA DE LLAVES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar el libro de registro de olvidos, el mismo que debe coincidir con el físico, el mismo que debe tener el Cajero General y los olvidos en la caja fuerte madre. Se realizó la verificación física de los artículos olvidados por los huéspedes, el mismo que

concuerda con el libro de registro, el mismo que se halla debidamente firmado por la parte

que entrega y recibe después de cumplir con la política de olvidos.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.5.2

PT. B.1.1

PT. C.5.3

496

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 5 AMA DE LLAVES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar el reporte de Ama de Llaves con el reporte de discrepancias realizado por el Cajero.

Se verificó que el reporte de Ama de Llaves tenga las respectivas firmas de revisado del

Cajero de turno, el mismo que esta reportado a los Supervisores de Recepción para que

tome los correctivos necesarios.

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 6 PISOS-MANTENIMIENTO HABITACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar el reporte de novedades realizado por los supervisores de pisos.

Se revisó el reporte de novedades realizados por los supervisores de piso para ser entregado

a Mantenimiento, el mismo que tiene las firmas de recepción y fecha.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.5.4

PT. B.1.1

PT. C.6.1

497

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 6 PISOS-MANTENIMIENTO HABITACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Procesar novedades al Jefe de Mantenimiento para solucionar requerimientos. Se comprobó que las órdenes de Mantenimiento de Habitaciones hayan sido enviadas al Jefe

de Mantenimiento, las mismas que tienen la debida autorización y están en forma secuencial.

ÓRDENES MANTENIMIENTO = Ordenes de Mantenimiento Solicitadas Ordenes de Mantenimiento Realizadas

ÓRDENES MANTENIMIENTO = 40

40

ÓRDENES MANTENIMIENTO = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 6 PISOS-MANTENIMIENTO HABITACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que en el Sistema Opera se reporte el status de la habitación. Se constató en el sistema Opera el status de la habitación sobre que haya sido cambiado al

momento de recibir el informe de Ama de Llaves que va a estar en reparación.

HABITACIONES BLOQUEADAS = Sistema Opera

Informe de Ama de llaves

HABITACIONES BLOQUEADAS = 80

80

HABITACIONES BLOQUEADAS = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.6.2

PT. B.1.1

PT. C.6.3

498

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 6 PISOS-MANTENIMIENTO HABITACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar cuadro de fechas en que mantenimiento arreglará las habitaciones.

Se solicitó el cronograma de Mantenimiento para el mantenimiento de la habitación; a su vez

se constató horarios del personal involucrado, el mismo que está bajo la supervisión del Jefe

de Mantenimiento.

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 6 PISOS-MANTENIMIENTO HABITACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que los trabajos de mantenimiento se hayan realizado. Se revisó la Orden de Mantenimiento con el recibido y firma de responsabilidad del Supervisor

de Pisos, el mismo que después de haber constatado todas las reparaciones firmó y aceptó la

habitación arreglada, no encontrando novedades.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.6.4

PT. B.1.1

PT. C.6.5

499

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 6 PISOS-MANTENIMIENTO HABITACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar que se envíe el informe respectivo del mantenimiento de la habitación a los diferentes

departamentos involucrados.

Se comprobó que el Departamento de Ama de Llaves comunique que la habitación está

disponible para la venta; para ésto se solicitó el e-mail comunicando a las diferentes áreas, en

la fecha que recibió la Orden de Mantenimiento ejecutada.

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 6 PISOS-MANTENIMIENTO HABITACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar nuevamente el cambio de status de habitación a recepción y éstos a su vez dar un

mejor servicio al huésped.

Se verificó que en el sistema se halla retirado el status de bloqueada la habitación, el mismo

que tiene la clave y autorización del Jefe de Recepción.

STATUS HABITACION = Habitaciones Desbloqueadas

Habitaciones Remodeladas

STATUS HABITACION = 42

42

STATUS HABITACION = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. C.6.6

PT. B.1.1

PT. C.6.7

500

8.2.5.4 PAPELES DE TRABAJO DEL ÁREA DE RECEPCION

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 1 REGISTRAR RESERVA CLIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar la disponibilidad de habitaciones en el Hotel para recibir o no la nueva reserva. Se solicitó el listado de las habitaciones disponibles, el mismo que tiene las firmas de responsabilidad de haber sido revisadas por los auditores nocturnos y reportadas al Departamento de Reservas. HABITACIONES DISPONIBLES = Habitaciones reportadas vacantes Habitaciones vacías HABITACIONES DISPONIBLES = 140 140 HABITACIONES DISPONIBLES = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 1 REGISTRAR RESERVA CLIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las hojas de planning se las hayan realizado correctamente, o sea las listas de llegadas y hojas de ingresos. Se comprobó que las Hojas de Planning tengan las firmas de responsabilidad; de la revisión de las llegadas de los huéspedes, se constató que están correctamente archivadas y sus copias enviadas a los diferentes departamentos involucrados en la atención al cliente.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. D.1.1

PT. B.1.1

PT. D.1.2

501

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 1 REGISTRAR RESERVA CLIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los listados con la información requerida sean enviados a todos los departamentos involucrados del Hotel. Se pudo verificar que al momento que se realiza una reserva el sistema emite un mail general a todas las áreas involucradas, las mismas que al ser leídas emite una respuesta automática.

NO HUBO

HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 1 REGISTRAR RESERVA CLIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que la información entregada a Recepción sea la correcta, sobre el tiempo y extras que el huésped se quedara en el Hotel. Se verifica que en el sistema hayan sido ingresadas todos los requerimientos del huésped al momento que realizo la reserva y todos los extras que necesite mientras permanezca en el Hotel.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. B.1.1

PT. D.1.4

PT. D.1.3

502

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 1 REGISTRAR RESERVA CLIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que las hojas de reservas de los clientes contengan la información necesaria y clara de la persona que se va a hospedar, la misma que es entregada a recepción. Se pudo verificar que la persona que ingresa la reserva en varias ocasiones no solicita la información necesaria y los datos no son ingresados correctamente y al momento del check in el cliente se queja que los datos impresos no están correctos.

ELAB POR: NV HALLAZGO Nº : D1 PÁGINA Nº:533

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar el listado con las habitaciones ocupadas y disponibles para la venta. Se comprobó que el listado de habitaciones ocupadas y disponibles estén revisados y autorizados por los auditores nocturnos, que al cierre de la auditoría verifiquen con Ama de Llaves que estas habitaciones estén ocupadas.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. D.1.5

PT. B.1.1

PT. D.2.1

503

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar el número de habitaciones disponibles para la venta, las que se encuentran ocupadas y bloqueadas. Se procede a verificar el reporte de habitaciones ocupadas y bloqueadas para mantenimiento en forma física con el Supervisor de Pisos.

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los datos del cliente estén completos y respaldados su pago. Se revisó las tarjetas de registro, encontrando que en algunos casos no existe un respaldo de pago y los datos del cliente están incompletos. GARANTIA DE PAGO = Respaldo de pago de las habitaciones Habitaciones Ocupadas GARANTIA DE PAGO = 80 100 GARANTIA DE PAGO = 80%

ELAB POR: NV HALLAZGO Nº : D2 PÁGINA Nº: 534

PT. B.1.1

PT. D.2.2

PT. B.1.1

PT. D.2.3

504

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que la tarjeta de registro contenga todos los datos solicitados, la misma que debe estar firmada por el huésped. Se pudo constatar que varias tarjetas no tienen registrada la firma del huésped. TARJETAS FIRMADAS = Tarjetas firmadas Tarjetas registradas TARJETAS FIRMADAS = 120 160 TARJETAS FIRMADAS = 75%

ELAB POR: NV HALLAZGO Nº : D3 PÁGINA Nº: 535

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar la forma de pago sea esta tarjeta, carta corporativa o en su caso efectivo. Se procedió a revisar la forma de pago de las cuentas que pueden ser : cartas de pago que contengan todos los requisitos de garantía de pago, en el caso que sea con Tarjeta de Crédito tenga la pre-autorización dada por el banco y en el caso de efectivo el deposito en el banco.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. D.2.4

PT. B.1.1

PT. D.2.5

505

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Revisar la asignación del huésped a la habitación de acuerdo a su requerimiento. Se revisa la hoja de requerimientos del huésped y a su vez se verifica en la pantalla las condiciones de su estadía y que se haya cumplido con sus necesidades. REQUERIMIENTO HUESPED = Requerimiento solicitado por huésped Requerimiento realizado al huésped REQUERIMIENTO HUESPED = 140 140 REQUERIMIENTO HUESPED = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar la apertura de la tarjeta y habitación en el sistema, la misma que tendrá todos los datos del servicio requerido por el huésped. Se comprobó que en el sistema Opera se haya abierto correctamente la habitación y que todos los permisos estén desbloqueados para que ingresen los cargos correctamente de las diferentes áreas; éste tiene la clave de la persona que abrió la cuenta, no existen novedades.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. D.2.6

PT. B.1.1

PT. D.2.7

506

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 8 Verificar el envío de los reportes a todos los departamentos involucrados, para la mejor atención. Se revisó que el recepcionista envíe los e-mails a los departamentos involucrados en la atención al cliente, de tal forma que todos sepan las necesidades del huésped mientras esté hospedado.

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que todos los departamentos involucrados carguen los consumos a la habitación en el sistema. Se solicitó los reportes a los auditores nocturnos con el fin de comprobar los cargos de los diferentes departamentos, encontrando que no se revisa los cargos al final de la jornada, puesto que varios cargos del Restaurante no fueron cobrados. CARGOS COBRADOS RESTAURANTE = Valor Cobrado Valor reportado restaurante CARGOS COBRADOS RESTAURANTE = 80 100 CARGOS COBRADOS RESTAURANTE = 80%

ELAB POR: NV HALLAZGO Nº:D4 PÁGINA Nº: 536

PT. B.1.1

PT. D.2.8

PT. B.1.1

PT. D.3.1

507

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que el saldo de la habitación esté de acuerdo a los cargos firmados por el huésped. Se procedió a revisar que los cargos del sistema están respaldados con los vales firmados por el huésped, no encontrando ninguna novedad.

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los reportes de servicios sean iguales a los cargos del sistema. Se comprobó que los reportes de los departamentos sean iguales a los cargados en el sistema.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT.D.3.2

PT. B.1.1

PT. D.3.3

508

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar el cierre diario de los auditores nocturnos. Se solicitó los reportes del cierre diario que realiza el Auditor Nocturno; se pudo constatar que no existen diferencias.

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que se hayan realizado los respectivos descuentos a cada habitación de acuerdo a la tarifa convenida. Se comprobó que se hayan aplicado los descuentos de acuerdo a la tabla de tarifas corporativas; ésto se cotejó con las notas de las reservas de las habitaciones de los huéspedes de las empresas.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. D.3.4

PT. B.1.1

PT. D.3.5

509

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar saldos del listado versus los consumos del huésped, con la firma de revisado del Auditor Nocturno. Se solicita el reporte general con los saldos de los huéspedes en casa, el mismo que tiene las firmas de responsabilidad de haber revisado que todos los cargos se estén facturando al huésped. SALDO SISTEMA = Reporte ventas sistema Reporte ventas por área SALDO SISTEMA = 5.000.00 5.000,00 SALDO SISTEMA = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 4 CHECK OUT PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Cajero se comunique con Ama de Llaves para la respectiva revisión al momento del check out y verificar que la habitación no será abierta nuevamente al huésped. Se verificó que Ama de Llaves al momento del check out reporte el consumo de mini bares, piezas faltantes de la habitación y a su vez se informa a los camareros para que la habitación sea limpiada.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. D.3.6

PT. B.1.1

PT. D.4.1

510

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 4 CHECK OUT PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que se haya emitido correctamente la factura con los datos requeridos por el Servicio de Rentas Internas (SRI). Se solicitó las copias de las facturas, las mismas que estaban archivadas cronológicamente y cumplían con los requisitos del Servicio de Rentas Internas (SRI).

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 4 CHECK OUT PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar que las facturas emitidas concuerden con los valores a crédito y contado. Se comprobó que los cierres de Cajero concuerdan con los valores reportados por el cobro de las facturas y su firma de responsabilidad del Cajero General.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. D.4.2

PT. B.1.1

PT. D.4.3

511

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 4 CHECK OUT PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar que los sobres enviados por los cajeros contengan lo realmente cobrado e incluso si se ha cobrado en otra moneda (euros) Se revisó los sobres de remisión con los valores que emite el sistema y los valores físicos que envían los cajeros, encontrando que su cuadre es correcto.

NO HUBO HALLAZGOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 4 CHECK OUT PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5

Revisar que se emitan todos los respaldos para los departamentos involucrados. Se comprobó que el Departamento de Recepción emita los correctos reportes a los departamentos involucrados indicando que el huésped dejó el Hotel y se comunique a su personal a cargo como es Limpieza, Ventas, Alimentos y Bebidas.

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. D.4.4

PT. B.1.1

PT. D.4.5

512

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

HOTEL QUITO

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 4 CHECK OUT PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar se elabore la respectiva boleta para la salida del equipaje con la autorización del Cajero que todo está cobrado. Se realiza la revisión en Conserjería de los tickets emitidos por Recepción al momento del check out; éstos están debidamente firmados y archivados cronológicamente. TICKETS EMITIDOS = Tickets emitidos recepción Tickets sellados por conserjes TICKETS EMITIDOS = 120 120 TICKETS EMITIDOS = 100%

NO HUBO HALLAZGOS

PT. B.1.1

PT. D.4.6

513

8.2.6 HALLAZGOS DE AUDITORÍA

8.2.6.1 HALLAZGOS DE AUDITORÍA DEL ÁREA DE AQUISICIONES

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

A1

COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.1

SOLICITUD DE COMPRAS

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar los requerimientos de materia prima, insumos y mercaderías enviados por Bodega.

CONDICIÓN Se solicitó los documentos enviados por Bodega de los requerimientos de materia prima, suministros y materiales, hallando que en muchos casos no hay respaldos físicos de las solicitudes; además los requerimientos no son enviados solamente por Bodega. Del total de requerimientos de Compra el 75% son emitidos por Bodega. CRITERIO Los requerimientos de materias primas, suministros y materiales deben ser emitidos únicamente por Bodega. CAUSA Varios de los requerimientos de materia prima, son enviados por el Chef de Cocina, situación que es conocida por el Encargado de Bodega al momento de la compra. EFECTO Puede darse el caso de que los requerimientos se

dupliquen, lo que provocaría un gasto innecesario al no

percatarse que el requerimiento ya fue enviado por otra

persona.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.1.1 PÁGINA Nº

454

514

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

A2

COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.1 SOLICITUD DE COMPRAS PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que las solicitudes de adquisición de materia prima, suministros y mercaderías sean realmente necesarios. CONDICIÓN Se revisó el total de solicitudes de materia prima, suministros y materiales y se los comparó con los requerimientos enviados por Bodega, se pudo establecer que existen otras solicitudes que no son enviadas por Bodega y que fueron aprobadas encontrando que varias de ellas no procedían a su aprobación, ya que la materia prima que se solicitaba existía en Bodega. CRITERIO Las solicitudes de materia prima, suministros y materiales enviadas para su aprobación deben ser únicamente remitidas por Bodega. CAUSA Existieron varias solicitudes que no fueron enviadas por Bodega y que a pesar de ello fueron autorizadas. EFECTO Se adquirió materia prima que no procedía su compra, ya que la misma si existía en Bodega.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.1.2 PÁGINA Nº

455

515

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

A3

COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.3 ADQUISICIÓN SUMINISTROS Y MATERIALES

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que el Encargado de Compras haya realizado la misma sin ningún inconveniente

CONDICIÓN Se solicitó las compras realizadas para compararlas con las órdenes de compra elaboradas; se halló que existen compras que se realizaron de materias prima y suministros que no fueron requeridos por Bodega, pero que tienen la autorización de la Sub-Gerencia Ejecutiva. CRITERIO Toda compra debe ser autorizada por la Sub-Gerencia Ejecutiva, la misma que debe aprobar únicamente las órdenes de compra realizadas por Bodega. CAUSA La Sub-Gerencia Ejecutiva autorizo órdenes de compra que no fueron enviadas por la Bodega. EFECTO

Se realizaron compras de materia prima, suministros y

materiales que si existían en Bodega, ocasionando una

duplicidad en los productos.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.3.3 PÁGINA Nº

458

516

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

A4

COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.4 RECEPCIÓN DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de las facturas de compra y los detalles de recepción de materia prima, suministros y materiales. CONDICIÓN Se solicitaron las facturas de compras efectuadas y los detalles de recepción de materia prima, suministros y materiales, encontrando que existen detalles de recepción que no coinciden con los datos de las facturas. De un total de 220 facturas de compra, existen 200 documentos de recepción validos. CRITERIO Las compras realizadas debe tener su respectiva factura, la cual debe ser comparada con los detalles de recepción de materia prima, suministros y materiales elaborado por Bodega. CAUSA Existen detalles de recepción que no concuerdan con los datos registrados en las facturas de compra. Los mismos que no son llenados correctamente. EFECTO No se encuentran respaldos de que las compras realizadas fueron ingresadas en Bodega.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.4.1 PÁGINA Nº

458

517

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

A5

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.1 SOLICITUD DE COMPRA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de los requerimientos de Activos Fijos enviados por los diferentes departamentos de la Empresa. CONDICIÓN Se solicitó los documentos de respaldo enviados por los diferentes departamentos de la Empresa de los requerimientos de activos fijos, encontrado que no existen dichos documentos los requerimientos son verbales y dirigidos directamente al Sub-Gerente Ejecutivo. CRITERIO Todo requerimiento de un activo fijo debe ser enviado por escrito a Bodega. CAUSA Los requerimientos de activo fijo son verbales y dirigidos directamente al Sub-Gerente Ejecutivo. EFECTO Pueden existir compras de activos fijos innecesarias ya que no se comprueba antes en Bodega si existen o no.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.7.1 PÁGINA Nº

460

518

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

A6

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.1 SOLICITUD DE COMPRA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar como se efectúa la verificación de existencias. CONDICIÓN Se solicitaron respaldos de la verificación de existencias, los mismos que no existen, además la verificación de existencias se la realiza mediante una observación que hace el encargado de compras y los

reportes son verbales dirigidos a la Sub-Gerente Ejecutivo. CRITERIO Las verificaciones de existencias deben tener un respaldo por escrito que indique todo lo que se constató. CAUSA El control de existencias se la hace, pero no por escrito sino en forma verbal. EFECTO No existen respaldos de que se haya realizado la verificación de existencias, lo que puede traer problemas entre el personal.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.7.2 PÁGINA Nº

460

519

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

A7

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.4 ENVÍO DE LOS ACTIVOS FIJOS AL USUARIO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia temporal de los activos fijos en Bodega.

CONDICIÓN Se solicitaron las facturas de compra y se las comparó con los ingresos de Bodega para verificar que los activos fijos pasaron inicialmente por Bodega. Se encontró que varias ocasiones los activos fijos no fueron llevados temporalmente a Bodega, el 66% de los mismos si cumplió con pasar primero por Bodega. CRITERIO El activo fijo adquirido debe pasar primero por Bodega para registrar su ingreso y existencia física. CAUSA Se encontró varios activos fijos que no fueron llevados temporalmente a Bodega. EFECTO

El ingreso y la revisión física del activo fijo no fueron

constatados por el Encargado de Bodega, el mismo que

no se responde de la pérdida o inasistencia del activo.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.10.1 PÁGINA Nº 463

520

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

A8

COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.7 RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES A CONTABILIDAD CENTRAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que la información en el voucher del activo fijo sea correcta. CONDICIÓN Se solicitaron los voucher de varios activos fijos para comparar con la factura. Se encontró varios vouchers no contiene todos los datos referentes al activo fijo. CRITERIO El voucher del activo fijo adquirido debe tener todos los datos y especificaciones necesarias del artículo. CAUSA Se encontró varios vouchers de los activos fijos que no contienen la información necesaria para ubicar al activo fijo adquirido. EFECTO Que al momento de ubicar al Activo Fijo no se encuentre, ya que el voucher no contiene la información necesaria para identificar al mismo.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.13.1 PÁGINA Nº

466

521

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

A9

COMPRA ACTIVOS FIJOS

PROCESO No.8 CONTEO FISICO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que los movimientos de los activos fijos sean los correctos y los saldos se encuentren en concordancia físicamente

CONDICIÓN Se conoce a los responsables del conteo físico de activos fijos, así como también se investigó que todo el personal designado para el conteo se encuentre trabajando en el lugar que el Jefe de Área le designó. En el conteo realizado se encontró 98 de los 100 activos fijos ya que 2 freidoras no se encontraban en ninguna área de la Empresa, sino que fueron halladas en la Bodega de activos fijos dados de baja. CRITERIO El personal designado para el conteo debe permanecer en el lugar donde se le asignó. CAUSA No se reportó que varios activos fijos se encontraban en otro sitio. EFECTO El conteo no es cabal, ya que existen fallas al momento

de que los activos fijos no son dejados en su lugar

respectivo.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.14.1 PÁGINA Nº

468

522

8.2.6.2 HALLAZGOS DE AUDITORÍA DEL ÁREA DE RECURSOS

HUMANOS

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

B1

PROCESO No.1

RECLUTAMIENTO DE PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar si hay vacantes o se implantan cargos que la Empresa precise.

CONDICIÓN

Se revisó si existen vacantes en la Empresa y se

analizó la posibilidad de crear nuevos puestos; se encontró que existe personal que realiza varias funciones y en algunas de las áreas no existe una persona responsable de la mismas. CRITERIO

En todos los departamentos se debe delegar funciones a sus empleados para que exista un responsable de cada cargo. CAUSA

La Empresa tiene empleados que hacen la función de Encargados de Cocina, pero a su vez también son encargados de Pastelería y de Stward. EFECTO

Existe demora en los procesos a realizar, ya que la misma persona tiene que realizar dos y tres funciones.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº B.1.1 PÁGINA Nº

471

523

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

B2

PROCESO No.1

RECLUTAMIENTO DE PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se cumpla con los doctrinas de ley, planificación y políticas de contrato.

CONDICIÓN

Se solicitó los conceptos de ley, planificación y políticas de contratación que trata la Empresa para la contratación de personal, encontrando que no existe por escrito políticas de contratación, ya que las mismas son mencionadas en forma verbal por la Jefe de Recursos Humanos y por ende sólo dicha persona conoce cuales son las políticas de contratación de nuevo personal para la Empresa CRITERIO

Toda política interna que maneje la Empresa debe tener su respaldo físico, para que se la pueda revisar sin esperar recordar mentalmente. CAUSA

La Gerencia General no ha ordenado la elaboración de políticas de contratación, ya que sólo las manifiesta en forma verbal. EFECTO

Toda la responsabilidad recae sobre el Jefe de Personal, lo que puede inducir que él pueda contratar personal que le concierna sin importar la capacidad del nuevo empleado.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº B.1.3 PÁGINA Nº

472

524

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

B3

PROCESO No.4 INDUCCIÓN DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Verificar que se haya dado a conocer las políticas,

normas y reglamentos de la Empresa.

CONDICIÓN

Se verificó que los empleados conozcan las políticas, normas y reglamentos de la Empresa; se determinó que no todos las conocen, ya que muchas de ellas no existen en la Empresa. CRITERIO

Toda Empresa debe tener claro las políticas, normas y reglamentos. CAUSA

La Empresa no tiene políticas, normas y reglamentos impresos, solamente son inculcados por el Jefe de Recursos Humanos en forma verbal. EFECTO

El personal al no tener un documento que indique políticas, normas y reglamentos, puede incumplir con algunos de sus normas y pueden llegar a ser sancionados sin saber cómo y cuándo paso el incumplimiento, ya que no conoce con certeza como debe encaminarse dentro de la Empresa.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº B.4.2 PÁGINA Nº

478

525

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

B4

PROCESO No.4 INDUCCIÓN DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4

Verificar la existencia del informe de inducción.

CONDICIÓN

Se requirieron los informes de inducción a cada uno de los Jefes de Área, se pudo establecer que ninguno cumple con este informe, por lo que no se dispone de una constancia por escrito del trabajo que realizaron al momento de asesorar a sus nuevos empleados. Los informes se los realiza de forma verbal. CRITERIO

Todo informe que se solicite por parte de la Gerencia General se lo debe realizar por escrito. CAUSA

Los jefes de Área, no cumplen con los informes por escrito. EFECTO

Puede darse el caso de que un empleado pueda informar que su Jefe inmediato no lo asesoró correctamente o es más puede decir que no lo preparó para realizar el trabajo, ya que no hay un constancia física de que el mismo recibió algún tipo de asesoría.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº B.4.4 PÁGINA Nº

479

526

8.2.6.3 HALLAZGOS DE AUDITORÍA DEL ÁREA HABITACIONES

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

B5

PROCESO No. 6

CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL

PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar el registro de empleados a quienes se capacitará.

CONDICIÓN

Se requirió la lista del personal que fue capacitado en el último año para confirmar si existe un entrenamiento permanente a los empleados.

El 85,71% del personal se encuentra continuamente en capacitación. CRITERIO

Todos los empleados tienen derecho de recibir capacitaciones. CAUSA

La rotación de personal de Recepción ha provocado que el mismo no sea tomado en cuenta para capacitaciones. EFECTO

El empleado que haya recibido más capacitación responderá mejor a los avances tecnológicos que puedan darse en la Empresa, mientras que si no existe personal capacitado se tendrá que hacer nuevas contrataciones representando un gasto más alto en la Empresa.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº B.6.2 PÁGINA Nº

482

527

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

C1

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 1 LIMPIEZA HABITACIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que en el sistema Opera se hayan realizado los cambios respectivos. ÁREA

CONDICIÓN Existen muchas quejas de los huéspedes, ya que al momento de llegar a la habitación no se encuentra limpia, es porque los camaristas informan mal sobre las habitaciones limpias y no cambian el status de la habitación. CRITERIO Los camareros deberían reportar las habitaciones limpias apenas terminen de limpiarla por radio. CAUSA Los camareros no se organizan y muchas veces no reportan si están limpias o no las habitaciones. EFECTO Puede darse el caso que la habitación sea vendida y el

huésped llegue y esté sucia.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº C.1.3 PÁGINA Nº

487

528

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

C2

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar el reporte de llaves que se entrega a camaristas de acuerdo al turno indicado y piso.

CONDICIÓN Se solicita reportes con la entrega de llaves a los camareros, encontrando que en muchas ocasiones pierden las llaves, no devuelven las llaves maestras de cada piso y solicitan la emisión de una nueva sin autorización del Director de Ama de Llaves. CRITERIO Los camareros pierden las llaves y no reportan a su superior. CAUSA Los camareros tratan de terminar su jornada de trabajo y no les importa realizan los reportes e informes y no comunican la pérdida de llaves. EFECTO Se emiten cantidad de nuevas llaves, ésto lleva a que

se compren grandes cantidades de tarjetas y lo que es

peor pueda llegar a manos de personas que entren a la

habitación y si está ocupada se pierdan las pertenencias

del huésped.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº C.3.5 PÁGINA Nº

492

529

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

C3

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 4 LAVANDERÍA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los turnos del personal de lavandería estén cubiertos las 24 horas del día. CONDICIÓN Se revisó los horarios de lavandería, encontrando que en el turno de la noche a veces no se deja personal que cubra con estos horarios, habiendo días que los huéspedes no tienen a quien entregar sus prendas para ser lavadas. CRITERIO El Jefe de Lavandería considera que no es necesario poner gente en ese turno cuando hay baja ocupación. CAUSA El personal de Ama de Llaves protesta cada vez que les ponen en ese turno, por lo que el Jefe de Lavandería no deja a nadie en ese turno. EFECTO Se puede provocar que los huéspedes no estén a gusto en el Hotel y prefieren no enviar a lavar las prendas, provocando un ingreso menos en esta Área.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº C.4.3 PÁGINA Nº

495

530

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

C4

ÁREA DE HABITACIONES

PROCESO No. 5 AMA DE LLAVES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar el libro de registros de llaves del Hotel, entradas/salidas del huésped. CONDICIÓN

Se solicita el libro de registro de llaves, en el mismo que

se encuentra novedades ya que no concuerdan las

llaves entregadas con las llaves recibidas; este libro no

se lo llena diariamente pasando por alto este registro.

CRITERIO Los recepcionistas pasan por alto el registro de entrada/salida de llaves. CAUSA El personal de recepción al momento del ingreso/salida del huésped deja para el final de la jornada el registro, lo cual luego se olvidan y no lo realiza. EFECTO No se tiene un control exacto sobre el manejo de las

llaves, a veces se llevan los huéspedes y se tiene que

emitir una nueva; si se llevara el registro se puede

determinar si el huésped dejó o no la habitación.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº C.4.3 PÁGINA Nº

497

531

8.2.6.3 HALLAZGOS DE AUDITORÍA DEL ÁREA DE RECEPCIÓN

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

D1

AREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 1 REGISTRAR RESERVA CLIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que las hojas de reservas de los clientes contenga la información necesaria y clara de la persona que se va a hospedar, la misma que es entregada a recepción.

CONDICIÓN

Se pudo verificar que la persona que ingresa la reserva en varias ocasiones no solicita la información necesaria y los datos no son ingresados correctamente y al momento del check in el cliente se queja que los datos impresos no están correctos. CRITERIO La persona de reservas debe recibir capacitación o en su caso un ayudante de Reservas. CAUSA El cambio de sistema que tuvo el Hotel, no ha permitido capacitar correctamente al personal de reservas. EFECTO Este tipo de faltas provoca pérdida de tiempo y hace que los huéspedes al momento de check in hagan filas en reservas, causando molestias en los huéspedes que se encuentran cansados del viaje.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº D.1.5 PÁGINA Nº

504

532

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

D2

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los datos del cliente estén completos y respaldados su pago.

CONDICIÓN

Se revisó las tarjetas de registro, encontrando que en algunos casos no existe un respaldo de pago y los datos del cliente están incompletos. Tenemos que un 80% de huéspedes tienen respaldada su estadía en el Hotel, existe un 20% de clientes que se vayan sin pagar. CRITERIO Todos los recepcionistas deberían recibir capacitación. CAUSA El continuo cambio del personal de Recepción provoca que no se capacite correctamente a al trabajador. EFECTO

El personal de Recepción comete grandes errores e incluso los huéspedes se van sin cancelar las cuentas.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº D.2.3 PÁGINA Nº

505

533

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

D3

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que la tarjeta de registro contenga todos los datos solicitados, la misma que debe estar firmada por el huésped.

CONDICIÓN

Se pudo constatar que varias tarjetas no tienen registrada la firma del huésped. Existe el porcentaje del 25% de huéspedes que no firman, lo que es un porcentaje bastante alto. CRITERIO Existe poco personal en el Departamento de Recepción. CAUSA Al no haber el suficiente personal en Recepción, los pocos trabajadores no alcanzan a cumplir todas las funciones y pasan por alto estos detalles. EFECTO

Que al momento de un reclamo, como no está firmada

la tarjeta de registro, no se puede hacer el seguimiento

necesario y varias ocasiones el huésped niega los

consumos que no se pueden cotejar con la firma de

registro.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº D.2.4 PÁGINA Nº

506

534

Nº

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REF.

D4

ÁREA DE RECEPCIÓN

PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que todos los departamentos involucrados carguen los consumos a la habitación en el sistema. CONDICIÓN Se solicitó los reportes a los auditores nocturnos con el fin de comprobar los cargos de los diferentes departamentos, encontrando que no se revisa los cargos al final de la jornada, puesto que varios cargos del Restaurante no fueron cobrados, siendo un equivalente al 20% lo que no se cobra. CRITERIO No concuerdan los reportes del sistema con los cargos

individuales de cada Área. CAUSA Los cajeros con el fin de terminar su jornada no revisan si los cargos están bien realizados en cada habitación. EFECTO

Provocan que vales de consumos se queden flotando

sin ser cobrados a los huéspedes y luego cuando se

detecta este error se hace el descuento al empleado.

VER PAPEL DE TRABAJO Nº D.3.1 PÁGINA Nº

508

535

8.3 FASE III. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

8.3.1 COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DEL ÁREA DE

ADQUISICIONES

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

31 de enero de 20X2

Sr. Ing.

Robert Ramia

Gerente General del Hotel Quito

Presente.

MOTIVO DEL EXAMEN

El desarrollo del presente examen se lo realiza para medir la eficacia, eficiencia y

efectividad de los procesos en el Área de Adquisiciones desarrollado en el Hotel

Quito, mismo que se realiza a petición de Sr. Robert Ramia Gerente General de

dicha Empresa.

Este examen nos permitirá valorar las áreas que intervienen y su desarrollo para

generar valor a dichos procesos, al tiempo de poner en práctica los conocimientos

adquiridos en el plazo del aprendizaje académico.

Este examen aparece de la necesidad de aportar un lineamiento claro sobre cómo

se está llevando a cabo dichos procesos y como las áreas implicadas tienen

relación para conseguir los objetivos de la Empresa.

OBJETIVOS DEL EXAMEN

Establecer los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos administrativos del

Área de Adquisiciones.

Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentos y

normativas dados por la empresa.

Comprobar el cumplimiento de los objetivos del Área de Adquisiciones.

Evaluar los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos administrativos.

536

Conseguir y conocer información técnica del ambiente general de control interno

que serán evaluados.

Efectuar un examen detallado de las debilidades críticas, utilizando técnicas de

auditoría de gestión y asegurar que los hallazgos obtenidos estén acorde a la

circunstancias.

Desarrollar el informe final de auditoría con la finalidad de asegurar que los

comentarios, conclusiones y recomendaciones sean aplicables a la Empresa.

ALCANCE DEL EXAMEN.-

La aplicación de la prueba de auditoría en el programa, análisis de los procesos

administrativos del Área de Adquisiciones en el periodo comprendido entre el 1 de

enero al 31 de diciembre del 20X1.

La auditoría se realizará del 1 de enero al 31 de enero del 20X2 con presupuesto de

horas de 160 de las cuales se consumieron 164 horas.

El personal que intervino en la auditoría es el siguiente:

Sonia Cecilia Alvarez Bolaños Jefe

Silvia Pamela Morales Alvarez Sénior

Nancy Paola Vinueza Alvarez Auditor Junior

OBJETIVO DEL ÁREA DE ADQUISICIONES

Evaluar si el proceso de compras genera información rápida y precisa de

existencias, para determinar la necesidad real de materia prima o materiales

necesarios para la elaboración de los diferentes productos

537

A continuación se hace un detalle de todos los aspectos con relación a la auditoría

de gestión practicada en su compañía, en el Área de Adquisiciones, de la

información del 1 al 31 de diciembre de 20X1, durante los días del 1 al 31 de enero

del 20X2.

Resultado de esta auditoría de gestión se hace un informe de los hallazgos que se

han encontrado en la auditoría realizada al Área de Adquisiciones, así como se

interpreta los resultados de la aplicación de los indicadores de gestión y se

presentan las correspondientes recomendaciones:

PROCESO No.1

SOLICITUD DE COMPRAS

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar los requerimientos de materia prima, materiales y mercaderías enviados

por Bodega.

HALLAZGO A1

Se solicitó los documentos enviados por Bodega de los requerimientos de materia

prima, suministros y materiales, hallando que en muchos casos no hay respaldos

físicos de las solicitudes; además los requerimientos no son enviados solamente

por Bodega. Del total de requerimientos de Compra el 75% son emitidos por

Bodega.

RECOMENDACIÓN

Se necesita dejar claro quien es la persona autorizada para realizar los

requerimientos de materia prima, materiales, evitando que otras personas envíen

solicitudes en muchos casos innecesarias. Además, deben existir documentos que

respalden las solicitudes, para que los pedidos sean verídicos y tengan un

responsable.

PROCESO No.1

SOLICITUD DE COMPRAS

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Revisar que las solicitudes de adquisición de materia prima, suministros y

mercaderías sean realmente necesarios.

538

HALLAZGO A2

Se revisó el total de solicitudes de materia prima, suministros y materiales y se los

comparó con los requerimientos enviados por Bodega, se pudo establecer que

existen otras solicitudes que no son enviadas por Bodega y que fueron aprobadas

encontrando que varias de ellas no procedían a su aprobación ya que la materia

prima que se solicitaba existía en Bodega.

RECOMENDACIÓN

El Encargado de Bodega debe ser la única persona que realice las solicitudes de

compra de materia prima y materiales; se puede tener un mejor manejo de la

información, evitando que la mercadería no necesaria sea adquirida o que por

desconocimiento del encargado sea duplicada; es indispensable que se emitan

reglas que indiquen que todos los requerimientos de materia prima, y materiales

deben ser dirigidos al Encargado de Bodega y éste a su vez sea el único en solicitar

la compra de los mismos.

PROCESO No.3

ADQUISICION SUMINISTROS Y MATERIALES

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Verificar que el Encargado de Compras haya realizado la misma sin ningún

inconveniente

HALLAZGO A3

Se solicitó las compras realizadas para compararlas con las órdenes de compra

elaboradas, se halló que existen compras que se realizaron de materias prima y

suministros que no fueron requeridos por Bodega, pero que tienen la autorización

de la Sub-Gerencia Ejecutiva.

RECOMENDACIÓN

La Sub-Gerencia Ejecutiva debe autorizar solamente las órdenes de pedido

elaboradas por Bodega, ya que ésta es la indicada en determinar las necesidades

de compra que tiene la Empresa; no se debería autorizar a personas ajenas a la

Bodega a comprar, ya que en muchas ocasiones no fue necesaria su compra.

PROCESO No.4

RECEPCIÓN DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

539

Verificar la existencia de las facturas de compra y los detalles de recepción de

materia prima, suministros y materiales.

HALLAZGO A4

Se solicitaron las facturas de compras efectuadas y los detalles de recepción de

materia prima, suministros y materiales, encontrando que existen detalles de

recepción que no coinciden con los datos de las facturas. De un total de 220

facturas de compra, existen 200 documentos de recepción validos.

RECOMENDACIÓN

El Encargado de Compras debe realizar y confirmar las recepciones de materia

prima y materiales al momento de su ingreso a la Empresa, para evitar que existan

productos que no cuenten con documentos de recepción.

COMPRA ACTIVOS FIJOS

PROCESO No.1

SOLICITUD DE COMPRA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar la existencia de los requerimientos de Activos Fijos enviados por los

diferentes departamentos de la Empresa.

HALLAZGO A5

Se solicitó los documentos de respaldo enviados por los diferentes departamentos

de la Empresa de los requerimientos de activos fijos, encontrando que no existen

dichos documentos; los requerimientos son verbales y dirigidos directamente al

Sub-Gerente Ejecutivo.

RECOMENDACIÓN

Se debe exigir que existan documentos de respaldo de las solicitudes verbales que

realizan los departamentos de la Empresa para adquirir Activos Fijos; con esto se

garantiza la solicitud, así como se responsabiliza al Jefe de cada Departamento; así

se evita realizar compras innecesarias.

540

PROCESO No.1

SOLICITUD DE COMPRA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Revisar como se efectúa la verificación de existencias.

HALLAZGO A6

Se solicitaron respaldos de la verificación de existencias, los mismos que no

existen, además la verificación de existencias se la realiza mediante una

observación que hace el encargado de compras y los reportes son verbales

dirigidos a la Sub-Gerente Ejecutivo.

RECOMENDACIÓN

Con la preparación de un documento de verificación de existencias, se tiene

constancia por escrito de las necesidades de activos fijos encontradas, así se evita

que existan problemas entre los departamentos de cada Empresa, ya que se

certifica y se identifica que Departamento es el que solicitó la compra, de tal forma

que no se presenten confusiones.

PROCESO No.4

ENVÍO DE LOS ACTIVOS FIJOS AL USUARIO

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar la existencia temporal de los activos fijos en Bodega.

HALLAZGO A7

Se solicitaron las facturas de compra y se las comparó con los ingresos de Bodega

para verificar que los activos fijos pasaron inicialmente por Bodega.

Se encontró que varias ocasiones los activos fijos no fueron llevados

temporalmente a Bodega, el 66% de los mismos si cumplió con pasar primero por

Bodega.

RECOMENDACIÓN

Se dispondrá que todos los activos fijos antes de ser enviados a los diferentes

departamentos de la Empresa donde son requeridos, deban ser llevados a Bodega

para registrar su ingreso.

541

PROCESO No.7

RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES A CONTABILIDAD CENTRAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar que la información en el voucher del activo fijo sea correcta.

HALLAZGO A8

Se solicitaron los voucher de varios activos fijos para comparar con la factura.

Se encontró varios vouchers no contiene todos los datos referentes al activo fijo.

RECOMENDACIÓN

Se dispone que la persona que registra los datos en los vouchers de activos fijos,

tenga mayor cuidado en el registro de las facturas en los vouchers, a su vez este

tenga el visto bueno del contador quien verificara la información ingresada.

PROCESO No.8

CONTEO FISICO

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar que los movimientos de los activos fijos sean los correctos y los saldos se

encuentren en concordancia físicamente

HALLAZGO A9

Se conoce a los responsables del conteo físico de activos fijos, así como también

se investigó que todo el personal designado para el conteo se encuentre trabajando

en el lugar que el Jefe de Área le designo.

En el conteo realizado se encontró 98 de los 100 activos fijos ya que 2 freidoras no

se encontraban en ninguna área de la Empresa sino que fueron halladas en la

bodega de activos dados de baja.

RECOMENDACIÓN

Los Jefes de Bodega deben estar permanentemente revisando a las personas

designadas para el conteo para que no existan fallas, además el acceso a Bodega

debe ser abierto únicamente al personal autorizado.

542

8.3.2 COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DEL ÁREA DE RECURSOS

HUMANOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

28 de febrero de 20X2

Sr. Ing.

Robert Ramia

Gerente General del Hotel Quito

Presente.

MOTIVO DEL EXAMEN

El desarrollo del presente examen se lo realiza para medir la eficacia, eficiencia y

efectividad de los procesos en el Área de Recursos Humanos desarrollado en el

Hotel Quito, mismo que se realiza a petición de Sr. Robert Ramia Gerente General

de la Empresa.

Este examen nos permitirá evaluar las áreas que intervienen y su desenvolvimiento

para generar valor a dichos procesos, al tiempo de poner en práctica los

conocimientos adquiridos en el transcurso del aprendizaje académico.

Este examen nace de la necesidad de proporcionar un lineamiento claro sobre

cómo se está llevando a cabo dichos procesos y como las áreas involucradas

tienen relación para conseguir los objetivos de la Empresa.

OBJETIVOS DEL EXAMEN

Establecer los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos administrativos del

Área de Recursos Humanos.

Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentos y

normativas dados por la empresa.

Comprobar el cumplimiento de los objetivos del Área de Recursos Humanos.

543

Evaluar los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos administrativos.

Conseguir y conocer información técnica del ambiente general de control interno

que serán evaluados.

Efectuar un examen detallado de las debilidades críticas, utilizando técnicas de

auditoría de gestión y asegurar que los hallazgos obtenidos estén acorde a la

circunstancias.

Desarrollar el informe final de auditoría con la finalidad de asegurar que los

comentarios, conclusiones y recomendaciones sean aplicables a la Empresa.

ALCANCE DEL EXAMEN.-

La aplicación de la prueba de auditoría en el programa, análisis de los procesos

administrativos del Área de Recursos Humanos en el periodo comprendido entre el

1 de enero al 31 de diciembre del 20X1.

La auditoría se realizará del 1 de febrero al 28 de febrero del 20X2 con presupuesto

de horas de 160 de las cuales se consumieron 161 horas.

El personal que intervino en la auditoría es el siguiente:

NOMBRE CARGO

Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Auditor Jefe

Silvia Pamela Morales Álvarez Auditor Senior

Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior

OBJETIVO DEL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

Comprobar si el proceso o los procesos referentes a Recursos Humanos que se

realizan en la Empresa, están funcionando o son los adecuados para el correcto

funcionamiento en dicha Área.

A continuación se hace un detalle de todos los aspectos con relación a la Auditoría

de Gestión practicada en su compañía, en el Área de Recursos Humanos, de la

información del 1 al 31 de diciembre de 20X1, durante los días del 1 al 28 de

febrero del 20X2.

Resultado de dicha Auditoría de Gestión se hace un detalle de los hallazgos que se

han encontrado en la auditoría realizada al Área de Recursos Humanos, así como

se interpreta los resultados de la aplicación de los indicadores de gestión y se

presentan las correspondientes recomendaciones:

544

PROCESO No.1

RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar si hay vacantes o se implantan cargos que la Empresa precise.

HALLAZGO B1

Se revisó si existen vacantes en la Empresa y se analizó la posibilidad crear nuevos

puestos; se encontró que existe personal que realiza varias funciones y en algunas

de las áreas no existe una persona responsable de la mismas.

CRITERIO

En todos los departamentos se debe delegar funciones a sus empleados para que

exista un responsable de cada cargo.

CAUSA

La Empresa tiene empleados que hacen la función de Encargados de Cocina, pero

a su vez también son encargados de Pastelería y de Stward.

EFECTO

Existe demora en los procesos a realizar, ya que la misma persona tiene que

realizar dos y tres funciones.

RECOMENDACIÓN

Se debe reorganizar las funciones que realizan los empleados, con el fin de que no

existan dobles funciones en sus cargos, ya que el abarcar demasiado trabajo que

no corresponde a sus áreas, puede hacer que no se cumpla a cabalidad ninguno de

los procesos.

PROCESO No.1

RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Verificar que se cumpla con los doctrinas de ley, planificación y políticas de

contrato.

545

HALLAZGO B2

Se solicitó los conceptos de ley, planificación y políticas de contratación que trata la

empresa para la contratación de personal, encontrando que no existe por escrito

políticas de contratación, ya que las mismas son mencionadas en forma verbal por

la Jefe de Recursos Humanos y por ende sólo dicha persona conoce cuales son las

políticas de contratación de nuevo personal para la Empresa

CRITERIO

Toda política interna que maneje la Empresa debe tener su respaldo físico, para

que se la pueda revisar sin esperar recordar mentalmente.

CAUSA

La Gerencia General no ha ordenado la elaboración de políticas de contratación, ya

que sólo las manifiesta en forma verbal.

EFECTO

Toda la responsabilidad recae sobre el Jefe de Personal, lo que puede inducir que

él pueda contratar personal que le concierna sin importar la capacidad del nuevo

empleado.

RECOMENDACIÓN

Elaborar normas y políticas de contratación para que sean conocidas y puesta en

práctica por el nuevo colaborador.

PROCESO No.4

INDUCCIÓN DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Verificar que se haya dado a conocer las políticas, normas y reglamentos de la

Empresa.

HALLAZGO B3

Se verificó que los empleados conozcan las políticas, normas y reglamentos de la

Empresa; se determinó que no todos las conocen, ya que muchas de ellas no

existen en la Empresa.

CRITERIO

Toda Empresa debe tener claro las políticas, normas y reglamentos.

546

CAUSA

La Empresa no tiene políticas, normas y reglamentos impresos, solamente son

inculcados por el Jefe de Recursos Humanos en forma verbal.

EFECTO

El personal al no tener un documento que indique políticas, normas y reglamentos,

puede incumplir con algunos de sus normas y pueden llegar a ser sancionados sin

saber cómo y cuándo paso el incumplimiento, ya que no conoce con certeza como

debe encaminarse dentro de la Empresa.

RECOMENDACIÓN

Es indispensable que se elaboren políticas, normas y reglamentos que ayuden a

orientar no sólo a la Empresa como tal, sino también a todos sus trabajadores.

PROCESO No.4

INDUCCIÓN DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4

Verificar la existencia del informe de inducción.

HALLAZGO B4

Se requirieron los informes de inducción a cada uno de los Jefes de Área, se pudo

establecer que ninguno cumple con este informe, por lo que no se dispone de una

constancia por escrito del trabajo que realizaron al momento de asesorar a sus

nuevos empleados. Los informes se los realiza de forma verbal.

CRITERIO

Todo informe que se solicite por parte de la Gerencia General se lo debe realizar

por escrito.

CAUSA

Los jefes de Área, no cumplen con los informes por escrito.

EFECTO

Puede darse el caso de que un empleado pueda informar que su Jefe inmediato no

lo asesoró correctamente o es más puede decir que no lo preparó para realizar el

trabajo, ya que no hay un constancia física de que el mismo recibió algún tipo de

asesoría.

547

RECOMENDACIÓN

La Gerencia General debe requerir que los informes de inducción se los realice por

escrito, para que se pueda observar y valorar también el desempeño de los jefes de

Área.

PROCESO No. 6

CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Verificar el registro de empleados a quienes se capacitará.

HALLAZGO B5

Se requirió la lista del personal que fue capacitado en el último año para confirmar

si existe un entrenamiento permanente a los empleados.

El 85,71% del personal se encuentra continuamente en capacitación.

CRITERIO

Todos los empleados tienen derecho de recibir capacitaciones.

CAUSA

La rotación de personal de Recepción ha provocado que el mismo no sea tomado

en cuenta para capacitaciones.

EFECTO

El empleado que haya recibido más capacitación responderá mejor a los avances

tecnológicos que puedan darse en la Empresa, mientras que si no existe personal

capacitado se tendrá que hacer nuevas contrataciones representando un gasto más

alto en la Empresa.

RECOMENDACIÓN

Implantar programas de capacitación anual, para cumplir con las metas previstas.

548

8.3.3 COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DEL ÁREA DE

HABITACIONES

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

31 de marzo de 20X2

Sr. Ing.

Robert Ramia

Gerente General del Hotel Quito

Presente.

MOTIVO DEL EXAMEN

El desarrollo del presente examen se lo realiza para medir la eficacia, eficiencia y

efectividad de los procesos en el Área de Habitaciones desarrollado en el Hotel

Quito, mismo que se realiza a petición de Sr. Robert Ramia Gerente General de

dicha Empresa.

Este examen nos permitirá valorar las áreas que intervienen y su desarrollo para

generar valor a dichos procesos, al tiempo de poner en práctica los conocimientos

adquiridos en el plazo del aprendizaje académico.

Este examen aparece de la necesidad de aportar un lineamiento claro sobre cómo

se está llevando a cabo dichos procesos y como las áreas implicadas tienen

relación para conseguir los objetivos de la Empresa.

OBJETIVOS DEL EXAMEN

Establecer los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos

administrativos del Área de Habitaciones.

Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales,

reglamentos y normativas dados por la Empresa.

Comprobar el cumplimiento de los objetivos del Área de Habitaciones.

549

Evaluar los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos

administrativos.

Conseguir y conocer información técnica del ambiente general de control

interno que serán evaluados.

Efectuar un examen detallado de las debilidades críticas, utilizando técnicas

de auditoría de gestión y asegurar que los hallazgos obtenidos estén acorde a la

circunstancias.

Desarrollar el informe final de auditoría con la finalidad de asegurar que los

comentarios, conclusiones y recomendaciones sean aplicables a la Empresa.

ALCANCE DEL EXAMEN.-

La aplicación de la prueba de auditoría en el programa, análisis de los procesos

administrativos del Área de Habitaciones en el periodo comprendido entre el 1 de

enero al 31 de diciembre del 20X1.

La auditoría se realizará del 1 de marzo al 31 marzo del 20X2 con presupuesto de

horas de 160 de las cuales se consumieron todas las horas.

El personal que intervino en la auditoría es el siguiente:

Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Jefe

Silvia Pamela Morales Álvarez Senior

Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior

OBJETIVO DEL ÁREA DE HABITACIONES

Evaluar si el proceso de habitaciones genera información rápida y precisa de

la disponibilidad de habitaciones en el Hotel, para determinar las necesidades

reales de los huéspedes.

550

A continuación se hace un detalle de todos los aspectos con relación a la auditoría

de gestión practicada en su compañía, en el Área de Habitaciones, de la

información del 1 al 31 de diciembre de 20X1, durante los días del 1 al 31 de marzo

del 20X2.

Resultado de esta auditoría de gestión se hace un informe de los hallazgos que se

han encontrado en la auditoría realizada al Área de Habitaciones, así como se

interpreta los resultados de la aplicación de los indicadores de gestión y se

presentan las correspondientes recomendaciones:

PROCESO No.1

LIMPIEZA HABITACIÓN

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Verificar que en el sistema Opera se hayan realizado los cambios respectivos.

HALLAZGO C1

Existen muchas quejas de los huéspedes, ya que al momento de llegar a la

habitación no se encuentra limpia, es porque los camaristas informan mal sobre las

habitaciones limpias y no cambian el status de la habitación.

CRITERIO

Los camareros deberían reportar las habitaciones limpias apenas terminen de

limpiarla por radio.

CAUSA

Los camareros no se organizan y muchas veces no reportan si están limpias o no

las habitaciones.

EFECTO

Puede darse el caso que la habitación sea vendida y el huésped llegue y esté sucia.

RECOMENDACIÓN

Que se proporcione a los camareros una radio y un nombre clave para que al

momento que termina la limpieza de la habitación reporte al Supervisor de Pisos y a

Recepción para que cambien el status de la misma.

551

PROCESO No. 3

INSPECCIÓN

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5

Revisar el reporte de llaves que se entrega a camaristas de acuerdo al turno

indicado y piso.

HALLAZGO C2

Se solicita reportes con la entrega de llaves a los camareros, encontrando que en

muchas ocasiones pierden las llaves, no devuelven las llaves maestras de cada

piso y solicitan la emisión de una nueva sin autorización del Director de Ama de

Llaves.

CRITERIO

Los camareros pierden las llaves y no reportan a su superior.

CAUSA

Los camareros tratan de terminar su jornada de trabajo y no les importa realizan los

reportes e informes y no comunican la pérdida de llaves.

EFECTO

Se emiten cantidad de nuevas llaves, ésto lleva a que se compren grandes

cantidades de tarjetas y lo que es peor pueda llegar a manos de personas que

entren a la habitación y si está ocupada se pierdan las pertenencias del huésped

RECOMENDACIÓN

Que la persona encargada de la emisión de llaves no genere ninguna sin la

autorización del Director de Habitaciones; ésto obligará indirectamente al Camarero

a tener más cuidado con la manipulación de las llaves.

PROCESO No. 4

LAVANDERÍA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Verificar que los turnos del personal de lavandería estén cubiertos las 24 horas del

día.

552

HALLAZGO C3

Se revisó los horarios de lavandería encontrando que en el turno de la noche a

veces no se deja personal que cubra con estos horarios, habiendo días que los

huéspedes no tienen a quien entregar sus prendas para ser lavadas.

CRITERIO

El Jefe de Lavandería considera que no es necesario poner gente en ese turno

cuando hay baja ocupación.

CAUSA

El personal de Ama de Llaves protesta cada vez que les ponen en ese turno, por lo

que el Jefe de Lavandería no deja a nadie en ese turno.

EFECTO

Se puede provocar que los huéspedes no estén a gusto en el Hotel y prefieren no

enviar a lavar las prendas, provocando un ingreso menos en esta Área.

RECOMENDACIÓN

Que la elaboración de turnos se la realice con dos días de anticipación, tomando en

cuenta la ocupación del Hotel, información que debería ser proporcionada por el

Departamento de Recepción.

PROCESO No. 5

AMA DE LLAVES

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

Revisar el libro de registros de llaves del Hotel, entradas/salidas del huésped.

HALLAZGO C4

Se solicitó el libro de registro de llaves, en el mismo que se encuentran novedades,

ya que no concuerda las llaves entregadas con las llaves recibidas; este libro no se

lo llena diariamente pasando por alto este registro.

CRITERIO

Los recepcionistas pasan por alto el registro de entrada/salida de llaves.

553

CAUSA

El personal de recepción al momento del ingreso/salida del huésped deja para el

final de la jornada el registro, lo cual luego se olvidan y no lo realiza.

EFECTO

No se tiene un control exacto sobre el manejo de las llaves, a veces se llevan los

huéspedes y se tiene que emitir una nueva; si se llevara el registro se puede

determinar si el huésped dejó o no la habitación.

RECOMENDACIÓN

Que el Departamento de Recepción ponga como procedimiento, que al momento

del check out se reporte la entrada/salida del huésped en el libro de registro de

llaves.

554

8.3.4 COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DEL ÁREA DE RECEPCIÓN

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

30 de abril de 20X2

Sr. Ing.

Robert Ramia

Gerente General del Hotel Quito

Presente.

MOTIVO DEL EXAMEN

El desarrollo del presente examen se lo realiza para medir la eficacia, eficiencia y

efectividad de los procesos en el Área de Recepción desarrollado en el Hotel Quito,

mismo que se realiza a petición de Sr. Robert Ramia Gerente General de dicha

Empresa.

Este examen nos permitirá valorar las áreas que intervienen y su desarrollo para

generar valor a dichos procesos, al tiempo de poner en práctica los conocimientos

adquiridos en el plazo del aprendizaje académico.

Este examen aparece de la necesidad de aportar un lineamiento claro sobre cómo

se está llevando a cabo dichos procesos y como las áreas implicadas tienen

relación para conseguir los objetivos de la Empresa.

OBJETIVOS DEL EXAMEN

Establecer los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos

administrativos del Área de Recepción.

Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales,

reglamentos y normativas dados por la empresa.

Comprobar el cumplimiento de los objetivos del Área de Recepción.

555

Evaluar los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos

administrativos.

Conseguir y conocer información técnica del ambiente general de control

interno que serán evaluados.

Efectuar un examen detallado de las debilidades críticas, utilizando técnicas

de auditoría de gestión y asegurar que los hallazgos obtenidos estén acorde a la

circunstancias.

Desarrollar el informe final de auditoría con la finalidad de asegurar que los

comentarios, conclusiones y recomendaciones sean aplicables a la Empresa.

ALCANCE DEL EXAMEN.-

La aplicación de la prueba de auditoría en el programa, análisis de los procesos

administrativos del Área de Recepción en el periodo comprendido entre el 1 de

enero al 31 de diciembre del 20X1.

La auditoría se realizará del 1 de abril al 30 de abril del 20X2 con presupuesto de

horas de 160 de las cuales se consumieron 162 horas.

El personal que intervino en la auditoría es el siguiente:

Sonia Cecilia Alvarez Bolaños Jefe

Silvia Pamela Morales Alvarez Senior

Nancy Paola Vinueza Alvarez Auditor Junior

OBJETIVO DEL ÁREA DE RECEPCIÓN

Evaluar si el proceso de recepción genera información rápida y precisa de

la disponibilidad de habitaciones en el Hotel y determinar buen servicio a los

huéspedes.

556

A continuación se hace un detalle de todos los aspectos con relación a la Auditoría

de Gestión practicada en su compañía, en el Área de Recepción, de la información

del 1 al 31 de diciembre de 20X1, durante los días del 1 al 30 de abril del 20X2.

Resultado de esta Auditoría de Gestión se hace un informe de los hallazgos que se

han encontrado en la auditoría realizada al Área de Recepción, así como se

interpreta los resultados de la aplicación de los indicadores de gestión y se

presentan las correspondientes recomendaciones:

PROCESO No. 1

REGISTRAR RESERVA CLIENTE

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5

Revisar que las hojas de reservas de los clientes contengan la información

necesaria y clara de la persona que se va a hospedar, la misma que es entregada a

recepción.

HALLAZGO D1

Se pudo verificar que la persona que ingresa la reserva en varias ocasiones no

solicita la información necesaria y los datos no son ingresados correctamente y al

momento del check in el cliente se queja que los datos impresos no están correctos.

CRITERIO

La persona de reservas debe recibir capacitación o en su caso un ayudante de

Reservas.

CAUSA

El cambio de sistema que tuvo el Hotel, no ha permitido capacitar correctamente al

personal de reservas.

EFECTO

Este tipo de faltas provoca pérdida de tiempo y hace que los huéspedes al

momento de check in hagan filas en reservas, causando molestias en los

huéspedes que se encuentran cansados del viaje.

RECOMENDACIÓN

Se recomienda contratar una persona para reservas, ya que se pudo notar que es

demasiado trabajo para una sola persona.

557

PROCESO No. 2

CHECK IN

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Verificar que los datos del cliente estén completos y respaldados su pago.

HALLAZGO D2

Se revisó las tarjetas de registro, encontrando que en algunos casos no existe un

respaldo de pago y los datos del cliente están incompletos.

Tenemos que un 80% de huéspedes tienen respaldada su estadía en el Hotel,

existe un 20% de clientes que se vayan sin pagar.

CRITERIO

Todos los recepcionistas deberían recibir capacitación.

CAUSA

El continuo cambio del personal de Recepción provoca que no se capacite

correctamente a al trabajador.

EFECTO

El personal de Recepción comete grandes errores e incluso los huéspedes se van

sin cancelar las cuentas.

RECOMENDACIÓN

De igual forma se recomienda contratar una persona adicional en Recepción, se

pudo notar la carga y cansancio del personal que labora en esta área, por lo que

pasan por alto una serie de requisitos al ingreso y salida del huésped.

PROCESO No. 2

CHECK IN

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4

Revisar que la tarjeta de registro contenga todos los datos solicitados, la misma que

debe estar firmada por el huésped.

558

HALLAZGO D3

Se pudo constatar que varias tarjetas no tienen registrada la firma del huésped.

Existe el porcentaje del 25% de huéspedes que no firman, lo que es un porcentaje

bastante alto.

CRITERIO

Existe poco personal en el Departamento de Recepción.

CAUSA

Al no haber el suficiente personal en Recepción, los pocos trabajadores no

alcanzan a cumplir todas las funciones y pasan por alto estos detalles.

EFECTO

Que al momento de un reclamo, como no está firmada la tarjeta de registro, no se

puede hacer el seguimiento necesario y varias ocasiones el huésped niega los

consumos que no se pueden cotejar con la firma de registro

RECOMENDACIÓN

Implantar como procedimiento fijo, que al momento del check in se exija al huésped

la tarjeta llena completamente y a su vez debidamente firmada.

PROCESO No. 3

MANO CORRIENTE

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar que todos los departamentos involucrados carguen los consumos a la

habitación en el sistema.

HALLAZGO D4

Se solicitó los reportes a los auditores nocturnos con el fin de comprobar los cargos

de los diferentes departamentos, encontrando que no se revisa los cargos al final

de la jornada, puesto que varios cargos del restaurante no fueron cobrados, siendo

un equivalente al 20% lo que no se cobra.

559

EFECTO

Provocan que vales de consumos se queden flotando sin ser cobrados a los

huéspedes y luego cuando se detecta este error se hace el descuento al empleado.

CRITERIO

No concuerdan los reportes del sistema con los cargos individuales de cada Área.

CAUSA

Los cajeros con el fin de terminar su jornada no revisan si los cargos están bien

realizados en cada habitación.

RECOMENDACIÓN

Se recomienda que la Auditoria Nocturna revise diariamente los repostes de las

áreas versus el reporte general que emite el sistema y en el caso de haber

discrepancias determinar en ese momento los descuadres y cargar manualmente

en la habitación que no fue cargada, no pasar a la novedad ya que puede ser muy

tarde y el huésped puede abandonar el hotel y no pagar los cargos no cobrados.

560

8.4 FASE IV. EVALUACIÓN CONTINUA

8.4.1 EVALUACIÓN CONTINUA DEL ÁREA DE ADQUISICIONES

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

1 de junio del 20X2

Sr. Ing.

Robert Ramia

Gerente General del Hotel Quito

Presente.

Estimado Ing. Ramia:

Se procedió a verificar que las recomendaciones emitidas en la auditoría realizada

al Área de Compras de su Empresa, se hayan tomado en cuenta y que las mismas

estén puestas en práctica para mejorar los procesos de su Empresa.

El personal que se encargó de la realización de la Auditoría de Gestión es el

siguiente:

Sonia Cecilia Alvarez Bolaños Jefe

Silvia Pamela Morales Alvarez Sénior

Nancy Paola Vinueza Alvarez Auditor Junior

Durante los días del 1 al 31 de enero del 20X2, se realizó la auditoría de gestión al

Área de Compras, por el periodo del 1 al 31 de diciembre de 20X1.

Con fecha 31 de enero de 20X2 se presentó el informe con la comunicación de los

resultados obtenidos. Se retornó del día 1 al 15 de junio de 20X2 para la revisión

sobre el cumplimiento de lo indicado en el informe del 31 de enero de 20X2,

dedicando 40 horas con el siguiente personal: Sonia Cecilia Alvarez Bolaños (Jefe),

Silvia Pamela Morales Alvarez (Sénior), Nancy Paola Vinueza Alvarez (Auditor

Junior), siendo que a la presente fecha no se han atendido las siguientes

recomendaciones:

PROCESO No.1

SOLICITUD DE COMPRAS

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

561

Revisar que las solicitudes de adquisición de materia prima, suministros y

mercaderías sean realmente necesarios.

HALLAZGO A2

Se revisó el total de solicitudes de materia prima, suministros y materiales y se los

comparó con los requerimientos enviados por Bodega, se pudo establecer que

existen otras solicitudes que no son enviadas por Bodega y que fueron aprobadas

encontrando que varias de ellas no procedían a su aprobación ya que la materia

prima que se solicitaba existía en Bodega.

CRITERIO

Las solicitudes de materia prima, suministros y materiales enviadas para su

aprobación deben ser únicamente remitidas por Bodega.

CAUSA

Existieron varias solicitudes que no fueron enviadas por Bodega y que a pesar de

ello fueron autorizadas.

EFECTO

Se adquirió materia prima que no procedía su compra, ya que la misma si existía en

Bodega.

RECOMENDACIÓN

El Encargado de Bodega, debe ser la única persona que realice las solicitudes de

compra de materia prima y materiales, se puede tener un mejor manejo de la

información, evitando que la mercadería no necesaria sea adquirida o que por

desconocimiento del encargado sea duplicada; es indispensable que se emitan

reglas que indique que todos los requerimientos de materia prima y materiales

deben ser dirigidos al Encargado de Bodega y este a su vez sea el único en solicitar

la compra de los mismos.

PROCESO No.7

RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES A CONTABILIDAD CENTRAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1

Verificar que la información en el voucher del activo fijo sea correcta.

HALLAZGO A8

Se solicitaron los voucher de varios activos fijos para comparar con la factura.

562

Se encontró varios vouchers no contiene todos los datos referentes al activo fijo.

CRITERIO

El voucher del activo fijo adquirido debe tener todos los datos y especificaciones

necesarias del artículo.

CAUSA

Se encontró varios vouchers de los activos fijos que no contienen la información

necesaria para ubicar al activo fijo adquirido.

EFECTO

Que al momento de ubicar al Activo Fijo no se encuentre, ya que el voucher no

contiene la información necesaria para identificar al mismo.

RECOMENDACIÓN

Se dispone que la persona que registra los datos en los vouchers de activos fijos,

tenga mayor cuidado en el registro de las facturas en los vouchers, a su vez este

tenga el visto bueno del contador quien verificara la información ingresada.

Atentamente,

Sonia Álvarez B.

563

8.4.2 EVALUACIÓN CONTINUA DEL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail:

auditoresVA@hotmail.es

16 de junio de 20X2

Sr. Ing.

Robert Ramia

Gerente General del Hotel Quito

Presente.

Estimado Ing.Ramia:

Se procedió a verificar que las recomendaciones emitidas en la auditoría realizada

al Área de Recursos Humanos de su Empresa, se hayan tomado en cuenta y que

las mismas estén puestas en práctica para mejorar los procesos de su Empresa.

El personal que se encargó de la realización de la auditoría de gestión es el

siguiente:

Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Auditor Jefe

Silvia Pamela Morales Álvarez Auditor Senior

Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior

Durante los días del 1 al 28 de febrero del 20X2, se realizó la auditoría de gestión al

Área de Recursos Humanos, por el periodo del 1 al 31 de diciembre de 20X1.

Con fecha 28 de febrero de 20X2 se presentó el informe con la comunicación de los

resultados obtenidos. Se retornó del día 16 al 30 de junio de 20X2 para la revisión

sobre el cumplimiento de lo indicado en el informe del 28 de febrero de 20X2,

dedicando 40 horas con el siguiente personal:

Sonia Cecilia Álvarez Bolaños (Auditor Jefe), Silvia Pamela Morales Álvarez

(Auditor Senior), Nancy Paola Vinueza Álvarez (Auditor Junior), siendo que a la

presente fecha no se han atendido las siguientes recomendaciones:

PROCESO No.4

INDUCCIÓN DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2

564

Verificar que se haya dado a conocer las políticas, normas y reglamentos de la

Empresa.

HALLAZGO B3

Se verificó que los empleados conozcan las políticas, normas y reglamentos de la

Empresa; se determinó que no todos las conocen, ya que muchas de ellas no

existen en la Empresa.

CRITERIO

Toda Empresa debe tener claro las políticas, normas y reglamentos.

CAUSA

La Empresa no tiene políticas, normas y reglamentos impresos, solamente son

inculcados por el Jefe de Recursos Humanos en forma verbal.

EFECTO

El personal al no tener un documento que indique políticas, normas y reglamentos,

puede incumplir con algunos de sus normas y pueden llegar a ser sancionados sin

saber cómo y cuándo paso el incumplimiento, ya que no conoce con certeza como

debe encaminarse dentro de la Empresa.

RECOMENDACIÓN

Es indispensable que se elaboren políticas, normas y reglamentos que ayuden a

orientar no sólo a la Empresa como tal, sino también a todos sus trabajadores.

Atentamente,

Sonia Álvarez B.

565

8.4.3 EVALUACIÓN CONTINUA DEL ÁREA DE HABITACIONES

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

15 de julio de 20X2

Sr. Ing.

Robert Ramia

Gerente General del Hotel Quito

Presente.

Estimado Ing. Ramia:

Se procedió a verificar que las recomendaciones emitidas en la auditoría realizada

al Área de Habitaciones de su Empresa, se hayan tomado en cuenta y que las

mismas estén puestas en práctica para mejorar los procesos de su Empresa.

El personal que se encargó de la realización de la Auditoría de Gestión es el

siguiente:

Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Jefe

Silvia Pamela Morales Álvarez Senior

Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior

Durante los días del 1 al 31 de marzo del 20X2, se realizó la Auditoría de Gestión al

Área de Habitaciones, por el periodo del 1 al 31 de diciembre de 20X1.

Con fecha 31 de marzo de 20X2 se presentó el informe con la comunicación de los

resultados obtenidos. Se retornó del día 1 al 15 de julio de 20X2 para la revisión

sobre el cumplimiento de lo indicado en el informe del 31 de marzo de 20X2,

dedicando 40 horas con el siguiente personal: Sonia Cecilia Álvarez Bolaños (Jefe),

Silvia Pamela Morales Álvarez (Senior), Nancy Paola Vinueza Álvarez (Auditor

Junior), siendo que a la presente fecha no se han atendido las siguientes

recomendaciones:

566

PROCESO No. 4

LAVANDERÍA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3

Verificar que los turnos del personal de lavandería estén cubiertos las 24 horas del

día.

HALLAZGO C3

Se revisó los horarios de lavandería, encontrando que en el turno de la noche a

veces no se deja personal que cubra con estos horarios, habiendo días que los

huéspedes no tienen a quien entregar sus prendas para ser lavadas.

RECOMENDACIÓN

Que la elaboración de turnos se la realice con dos días de anticipación, tomando en

cuenta la ocupación del Hotel, información que debería ser proporcionada por el

Departamento de Recepción.

Atentamente,

Sonia Álvarez B.

567

8.4.4 EVALUACIÓN CONTINUA DEL ÁREA DE RECEPCIÓN

VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS

AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: auditoresVA@hotmail.es

30 de julio de 20X2

Sr. Ing.

Robert Ramia

Gerente General del Hotel Quito

Presente.

Estimado Ing. Ramia:

Se procedió a verificar que las recomendaciones emitidas en la auditoría realizada

al Área de Recepción de su Empresa, se hayan tomado en cuenta y que las

mismas estén puestas en práctica para mejorar los procesos de su Empresa.

El personal que se encargó de la realización de la Auditoría de Gestión es el

siguiente:

Sonia Cecilia Alvarez Bolaños Jefe

Silvia Pamela Morales Alvarez Senior

Nancy Paola Vinueza Alvarez Auditor Junior

Durante los días del 1 al 30 de abril de febrero del 20X2, se realizó la Auditoría de

Gestión al Área de Recepción, por el periodo del 1 al 31 de diciembre de 20X1.

Con fecha 30 de abril de 20X2 se presentó el informe con la comunicación de los

resultados obtenidos. Se retornó del día 16 al 30 de julio de 20X2 para la revisión

sobre el cumplimiento de lo indicado en el informe del 30 de abril de 20X2,

dedicando 40 horas con el siguiente personal: Sonia Cecilia Alvarez Bolaños (Jefe),

Silvia Pamela Morales Alvarez (Senior), Nancy Paola Vinueza Alvarez (Auditor

Junior), siendo que a la presente fecha no se han atendido las siguientes

recomendaciones:

568

PROCESO No. 2

CHECK IN

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4

Revisar que la tarjeta de registro contenga todos los datos solicitados, la misma que

debe estar firmada por el huésped.

HALLAZGO D3

Se pudo constatar que varias tarjetas no tienen registrada la firma del huésped.

Existe el porcentaje del 25% de huéspedes que no firman, lo que es un porcentaje

bastante alto.

CRITERIO

Existe poco personal en el Departamento de Recepción.

CAUSA

Al no haber el suficiente personal en Recepción, los pocos trabajadores no

alcanzan a cumplir todas las funciones y pasan por alto estos detalles.

EFECTO

Que al momento de un reclamo, como no está firmada la tarjeta de registro, no se

puede hacer el seguimiento necesario y varias ocasiones el huésped niega los

consumos que no se pueden cotejar con la firma de registro

RECOMENDACIÓN

Implantar como procedimiento fijo, que al momento del check in se exija al huésped

la tarjeta llena completamente y a su vez debidamente firmada.

Atentamente,

Sonia Álvarez B.

569

CAPÍTULO IX

9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

9.1. Conclusiones

1. No se ha establecido por escrito y no se ha comunicado al personal sus

tareas, obligaciones, jerarquía, responsabilidad, funciones y relaciones

laborales; el desconocimiento de metas por parte del personal y la falta de

información por los directivos de la Empresa, ha ocasionado que no se

puedan desarrollar todos estos procesos en su totalidad.

2. La Empresa no tiene clara una estructura organizacional; no existe una

separación de funciones en muchos de los procesos, pues una sola persona

es la responsable de realizarlos y además está a cargo de diferentes áreas.

3. Los empleados no hacen conciencia que todo documento interno de la

Empresa debe tener firmas de responsabilidad y respaldos; en varios casos

de los documentos solicitados y revisados no tenían estos requisitos.

4. El programa Opera no dispone de facilidades para revisar la información

necesaria y en varios casos la generación de la documentación de soporte

no registra una secuencia numérica que permita realizar una revisión

adecuada de la misma, lo cual minimiza la posibilidad de un buen manejo de

la información.

5. La información en cuanto a la necesidad de compras de productos no es

actualizada por lo que en ocasiones ha generado compras innecesarias

para la Empresa, ocasionando que estos productos se caduquen o se

vuelvan obsoletos en la Bodega.

6. Los requerimientos de materia prima son enviados por el Chef de Cocina,

situación que es conocida por el Encargado de Bodega al momento de la

compra.

7. Existe una gran apertura al cambio por parte del Gerente General, pero el

Comité de Empresa ha hecho que las decisiones se centralicen en varias

personas que están cerradas totalmente a un cambio.

8. No se ha determinado que el Encargado de Inventarios sea la única persona

autorizada para realizar los requerimientos de Materia Prima e Insumos, así

como también de los Activos Fijos.

9. No se incentiva al personal de Ama de Llaves sobre la responsabilidad del

trabajo que realizan y como deben dejar las cosas y no comunican al final

de su jornada las novedades encontradas.

10. Existe una gran rotación de personal, por lo que existen errores al momento

del ingreso/salida del huésped.

570

9.2. Recomendaciones

1. Iniciar la difusión de las metas de la Empresa y las políticas de trabajo a

todos los empleados, para que ellos conozcan y cumplan sus tareas en

función del cumplimiento de las mismos por parte de la Gerencia General.

2. Desarrollar e implementar un Manual de Procedimientos y un Código de

Ética que ayuden a la Empresa a que sus procedimientos sean realizadas

bajo un mismo esquema y con una secuencia lógica apropiada y que le

permita realizar las mismas en el menor tiempo posible, con el fin de llevar

un manejo eficiente, efectivo y económico de todos los recursos existentes.

3. Hacer conocer el Reglamento Interno, el mismo que indica el tratamiento

que se debe dar a los documentos que se manejan internamente en la

Empresa con el fin de evitar problemas futuros.

4. Hacer un estudio de funciones y redistribuir en forma adecuada las

funciones.

5. Asignar a una persona que se haga cargo de los requerimientos de compra

de materias primas e insumos, así como también de Activos Fijos para que

no existan compras innecesarias.

6. Cambiar la manera de dirección del Comité de Empresa, actualizándose

continuamente con nuevas técnicas de administración de empresas.

7. Solicitar que la persona que registra los datos en los vouchers de activos

fijos, tenga mayor cuidado en el registro de las facturas en los vouchers, a

su vez este tenga el visto bueno del contador quien verificara la información

ingresada.

8. Elaborar una bitácora de novedades para que los camareros escriban las

novedades al final del turno.

9. Contratar personal de Recepción con conocimientos del Sistema Opera para

que se facilite la capacitación.

10. Elaborar normas y políticas de contratación para que sean conocidas y

puesta en práctica por el nuevo colaborador.

11. Implantar programas de capacitación anual, para cumplir con las metas

previstas.

12. Contratar una persona para reservas, ya que se pudo notar que es

demasiado trabajo para una sola persona,

BIBLIOGRAFÍA

LUCKIE GARCÍA MIGUEL, Contabilidad Hotelera, 2da. Edición,

México, 2007

LYDIA GONZÁLEZ, PILAR TALON, Dirección Hotelera, Editorial

Síntesis, Madrid, 1ra, Edición, 2003.

FEDERACIÓN NACIONAL DE CONTADORES DEL ECUADOR,

NEC (Normas Ecuatorianas de Contabilidad), Editorial Pudeleco

S.A., 1999 Quito-Ecuador.

FEDERACIÓN NACIONAL DE CONTADORES DEL ECUADOR,

NEA (Normas Ecuatorianas de Auditoría), Editorial Pudeleco S.A.,

2000 Quito – Ecuador.

INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PÚBLICOS, PCGA

(Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados), México, 1995.

VÁSCONEZ A. JOSÉ VICENTE, Contabilidad Intermedia, Editorial

Carvajal S.A., 3ra edición 1999.

ZAPATA SÁNCHEZ PEDRO, Introducción a la Contabilidad y

Documentos Mercantiles, Editorial Holos, 2003.

GAYLE, RAYBUM, Contabilidad y Administración de Costos,

Editorial Me Graw Hill Interamericana, México 1999.

DÁVALOS, ARCENTALES NELSON, Enciclopedia Básica de

Administración, Contabilidad y Auditoría, Editorial Corporación de

Estudios y publicaciones, Quito-Ecuador Septiembre 1990.

AGUIRRE ORMAECHEA JUAN, Auditoría, Normas Técnicas,

Control Interno, Planificación de Trabajos Objetivos y

Procedimientos, Editorial Cultura de Ediciones, Madrid-España 1996.

SANTILLANA GONZÁLEZ, JUAN RAMÓN, Como Hacer y

Rehacer una Contabilidad. El Control interno Contable, Editorial

ECAFSA, México 2000.

WHITTINGTON O RAY, Auditoría, Un Enfoque Integral, Editorial

Me Graw Hill, México 2000.

MALDONADO E MILTON, Auditoría de Gestión, Quito – Ecuador,

Ecuador 2001.

Escritura de Constitución de la Empresa

ESTUPIÑAN, R. ORLANDO (2006). Análsis Financiero y de

Gestión. Bogotá Ecoediciones Segunda Edición.

ORMECHEA, A. Juan (2001) Control interno, áreas específicas de

implantación, procedimiento y control. Ediciones Didácticas

Multimedia S.A. Madrid España.

FONSECA, B. RENÉ (2001). Auditoría Interna. Un enfoque moderno

de planificación, ejecución y control. Guatemala: Editorial: Lumisa.

CHIAVENATO, I. (2002) Administración en los nuevos tiempos.

Bogotá: Ediciones McGraw-Hill Bogotá-Colombia.

LINKOGRAFÍA

http://www.monografías.com

http://www.gesteopolis.com

www.coso.org

http://www.lawebdeauditoria.com