UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TÍTULO DE LA TESIS
AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA EN EL “HOTEL QUITO” PARA
MEJORAR SU EFICIENCIA, EFICACIA Y EFECTIVIDAD.
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN
CONTABILIDAD Y
AUDITORÍA, CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
AUTORA:
SONIA CECILIA ALVAREZ BOLAÑOS
DIRECTOR DE TESIS:
DR. PATRICIO ORCÉS S., MBA
Quito, DM., Junio del 2012
DEDICATORIA
A mi madre, a mi hija Nancy y a mi hermana Nancy quienes me brindaron su apoyo a lo
largo de mi carrera universitaria y a todos quienes de una u otra manera, colaboraron en
la realización de mi tesis.
ii
AGRADECIMIENTO
A Dios, por darme fortaleza y sabiduría para llegar a culminar esta meta tan importante
para mi vida.
A mi hija por ser el apoyo incondicional para terminar mis estudios.
A mi madre y hermana por su apoyo durante esta etapa de mi vida que ha sido llena de
sacrificios, pero que finalmente se ha culminado.
A la Empresa Hotel Quito por permitirme desarrollar la presente tesis y proporcionarme
la información necesaria para la culminación de mi investigación, principalmente a la
Directora Financiera, María Cecilia Puyol y a la Contadora Myriam Bautista.
A mi Director de Tesis Dr. Patricio Orcés S. por ser mi guía y que con su constancia y
conocimiento me permitió desarrollar mi tesis.
iii
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL Yo, Sonia Cecilia Álvarez Bolaños en calidad de autor del trabajo de investigación o
tesis realizada sobre “AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA EN EL “HOTEL
QUITO” PARA MEJORAR SU EFICIENCIA, EFICACIA Y EFECTIVIDAD”, por la
presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de
todos los contenidos que me pertenecen o de parte de los que contienen esta obra,
con fines estrictamente académicos o de investigación.
Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente
autorización, seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los
artículos 5, 6, 8; 19 y demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su
Reglamento.
Quito, a 30 de junio del 2012
__________________________ Sonia Cecilia Álvarez Bolaños
C.I. 170990877-4
iv
v
ÍNDICE DE CONTENIDOS
CAPITULO I
1. ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA
1.1. ANTECEDENTES 1
1.1.1. BASE LEGAL 1
1.1.2. OBJETIVOS DE LA EMPRESA 3
1.2. HOTEL QUITO 3
1.2.1. RESEÑA HISTÓRICA 3
1.2.2. ORGANIGRAMAS 5
1.2.2.1. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL 6
1.2.2.2. ORGANIGRAMA FUNCIONAL 8
1.2.2.3. ORGANIGRAMA PERSONAL 26
CAPÍTULO II
2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
2.1. VISIÓN 28
2.2. MISIÓN 28
2.3. OBJETIVOS DE LAS ÁREAS 28
2.4. POLÍTICAS 29
2.5. ESTRATEGIAS 29
2.6. PRINCIPIOS Y VALORES 30
CAPÍTULO III
3. ANÁLISIS SITUACIONAL
3.1. ANÁLISIS INTERNO 32
3.1.1 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS. 32
3.1.1.1. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS
DEL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS 32
3.1.1.2. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS
DEL ÁREA DE ADQUISICIONES 36
3.1.1.3 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS
DEL ÁREA DE HABITACIONES 43
3.1.1.4 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS
DEL ÁREA DE RECEPCIÓN 46
vi
3.2. ANÁLISIS EXTERNO 48
3.2.1. INFLUENCIA MACROECONÓMICAS 48
3.2.1.1. FACTOR POLÍTICO 48
3.2.1.2. FACTOR ECONÓMICO 49
3.2.1.3. FACTOR SOCIAL 51
3.2.1.4. FACTOR TECNOLÓGICO 51
3.2.1.5. FACTOR LEGAL 53
3.2.2. INFLUENCIAS MICROECONÓMICAS 54
3.2.2.1. CLIENTES 54
3.2.2.2. PROVEEDORES 60
3.2.2.3. COMPETENCIA 60
3.2.2.4. PRECIOS 62
CAPÍTULO IV
4. AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA AL ÁREA DE ADQUISICIONES
4.1. FASE I. PLANIFICACIÓN 64
4.1.1. PLANIFICACIÓN PRELIMINAR 64
4.1.2. PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA 70
4.2. FASE II. EJECUCIÓN DEL TRABAJO 71
4.2.1. PROGRAMACIÓN 71
4.2.2. EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO 82
4.2.3. MEDICIÓN DE RIESGOS DE AUDITORÍA 103
4.2.4. APLICACIÓN DE TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS 106
4.2.5. PAPELES DE TRABAJO 122
4.2.6. HALLAZGOS DE AUDITORÍA 155
4.3. FASE III. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS 165
4.4. FASE IV. EVALUACIÓN CONTINUA 174
CAPÍTULO V
5. AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA AL ÁREA DE RECURSOS
HUMANOS
5.1. FASE I. PLANIFICACIÓN 178
5.1.1. PLANIFICACIÓN PRELIMINAR 178
5.1.2. PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA 184
5.2. FASE II. EJECUCIÓN DEL TRABAJO 185
5.2.1. PROGRAMACIÓN 185
5.2.2. EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO 195
5.2.3. MEDICIÓN DE RIESGOS DE AUDITORÍA 199
5.2.4. APLICACIÓN DE TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS 201
5.2.5. PAPELES DE TRABAJO 204
5.2.6. HALLAZGOS DE AUDITORÍA 232
5.3. FASE III. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS 237
5.4. FASE IV. EVALUACIÓN CONTINUA 243
vii
CAPÍTULO VI
6. AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA AL ÁREA DE HABITACIONES
6.1. FASE I. PLANIFICACIÓN
6.1.1. PLANIFICACIÓN PRELIMINAR 245
6.1.2. PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA 249
6.2. FASE II. EJECUCIÓN DEL TRABAJO 250
6.2.1. PROGRAMACIÓN 250
6.2.2. EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO 258
6.2.3. MEDICIÓN DE RIESGOS DE AUDITORÍA 260
6.2.4. APLICACIÓN DE TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS 262
6.2.5. PAPELES DE TRABAJO 266
6.2.6. HALLAZGOS DE AUDITORÍA 298
6.3. FASE III. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS 302
6.4. FASE IV. EVALUACIÓN CONTINUA. 309
CAPÍTULO VII
7. AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA AL ÁREA DE RECEPCIÓN
7.1. FASE I. PLANIFICACIÓN 311
7.1.1. PLANIFICACIÓN PRELIMINAR 311
7.1.2. PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA 315
7.2. FASE II. EJECUCIÓN DEL TRABAJO 316
7.2.1. PROGRAMACIÓN 316
7.2.2. EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO 323
7.2.3. MEDICIÓN DE RIESGOS DE AUDITORÍA 325
7.2.4. APLICACIÓN DE TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS 327
7.2.5. PAPELES DE TRABAJO 331
7.2.6. HALLAZGOS DE AUDITORÍA 356
7.3. FASE III. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS 360
7.4. FASE IV. EVALUACIÓN CONTINUA. 367
CAPÍTULO VIII
8. EJERCICIO PRÁCTICO 369
CAPÍTULO IX
9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
9.1. CONCLUSIONES. 569
9.2. RECOMENDACIONES 570
viii
ÍNDICE DE GRAFICOS
GRAFICO I: ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL VIGENTE 7
GRAFICO II: ORGANIGRAMA FUNCIONAL 9
GRAFICO III:. ORGANIGRAMA PERSONAL 27
GRAFICO IV: FACTOR ECONÓMICO 49
GRAFICO V: FACTOR LEGAL 53
GRAFICO VI INFLUENCIAS MICROECONÓMICAS CLIENTES 54
GRAFICO VII: ANÁLISIS FODA SEGMENTO RACK 55
GRAFICO VIII: ANÁLISIS FODA SEGMENTO CORPORATIVO 55
GRAFICO IX: ANÁLISIS FODA SEG. CONVENCIONES & INCENTIVOS 56
GRAFICO X: ANÁLISIS FODA SEG. TOUR & TRAVEL FIT´S – GRUPOS 56
GRAFICO XI: ANÁLISIS FODA SEGMENTO PERMANENTE 57
GRAFICO XII: VENTAS 57
GRAFICO XII: PROVEEDORES 60
GRAFICO XIII: COMPETENCIA 60
GRAFICO XIV: PRECIOS 63
GRAFICO XV: MÉTODO FLUJODIAGRAMACIÓN 86
BIBLIOGRAFÍA 571
ix
RESUMEN EJECUTIVO
AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA EN EL “HOTEL QUITO” PARA MEJORAR SU
EFICIENCIA, EFICACIA Y EFECTIVIDAD.
La presente tesis se ha desarrollado con el propósito de evaluar los procesos administrativos de las
áreas de de Adquisiciones, Recursos Humanos, Habitaciones y Recepción, en términos de eficiencia y
efectividad, con la finalidad de informar los resultados obtenidos y proponer recomendaciones para
optimizar la gestión institucional de corto, mediano y largo plazo, en sus metas y objetivos.
Esta auditoría se ha enfocado a las actividades de la Empresa que han implicado el establecimiento de
metas y objetivos, así como la evaluación de su desempeño y cumplimiento, que garantice la
supervivencia de la Empresa.
La Auditoría de Gestión brindará un gran apoyo de soporte técnico a todos los procesos gerenciales y
operativos, que busca mejorar el logro de las metas programadas y el uso de los recursos para facilitar
la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar su
responsabilidad ante los clientes internos y externos.
PALABRAS CLAVES
HOTEL
CHECK IN
CHECH OUT
OPERA
MANO CORRIENTE
RESERVA
x
ABSTRAC
AUDIT OF MANAGEMENT APPLIED TO THE "HOTEL QUITO" TO IMPROVE
EFFICIENCY, EFFICACY AND EFFECTIVENESS.
This thesis has been developed with the aim of assessing the administrative processes in the areas of
procurement, human resources, rooms and reception, in terms of efficiency and effectiveness in
order to report results and propose recommendations to optimize the institutional management of
short, medium and long term, their goals and objectives.
This audit has focused on the company's activities that have involved the establishment of goals and
targets, as well as the evaluation of their performance and compliance, ensuring the survival of the
company.
The audit management will give the technical support to all operative process, in order to improve
the goals schedule, using the resources that will take the decisions easier for whom will be
responsible to adopt positive for external and internal customers.
KEY WORDS
HOTEL
CHECK IN
OHECK OUT
OPERA SYSTEM
CURRENT HAND
RESERVATION
xii
1
INTRODUCCIÓN
La Auditoría de Gestión se realizó a las áreas de Adquisiciones, Recursos Humanos, Habitaciones y Recepción, considerando los procesos administrativos de la organización, en términos de eficiencia y efectividad, con la finalidad de informar los resultados obtenidos y proponer recomendaciones para optimizar la gestión empresarial. La tesis se ha desarrollado en los siguientes capítulos: CAPÍTULO I. Detalla sobre sus Antecedentes, Base Legal, Objetivos de la Empresa, Reseña Histórica y sus organigramas: estructural, funcional y de personal. CAPÍTULO II. Trata sobre el Direccionamiento Estratégico, para conocer su Visión, Misión, Políticas, Estrategias, Principios y Valores. CAPÍTULO III. Este Capítulo trata del Análisis Situacional que consiste de dos partes:
- Análisis Interno, el mismo que abarca la Descripción de los Procesos Administrativos.
- Análisis Externo, que abarca las Influencias Macroeconómicas e Influencias Macroeconómicas; en las Influencias Macroeconómicas tenemos: Factor Político, Factor Económico, Factor Social, Factor Tecnológico y Factor Legal. En las Influencias Microeconómicas tenemos: Clientes, Proveedores, Competencia, Precios.
CAPÍTULO IV, V, VI, VII. Estos capítulos contienen la Auditoría de Gestión realizada en las áreas de: Adquisiciones, Recursos Humanos, Habitaciones y Recepción con el siguiente proceso: FASE I. Planificación con: Planificación Preliminar y Planificación
Específica. FASE II. Ejecución del Trabajo con: Programación, Evaluación del Control
Interno, Medición de Riesgos de Auditoría, Aplicación de Técnicas y Procedimientos, Papeles de Trabajo y Hallazgos de Auditoría.
FASE III. Comunicación de Resultados y FASE IV. Evaluación Continua. CAPÍTULO VIII. Este Capítulo contiene la Aplicación Práctica de la Propuesta.
CAPÍTULO IX. Este Capítulo consta de Conclusiones y Recomendaciones.
2
CAPÍTULO I 2. ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA 1.1. Antecedentes El Hotel Quito cuya razón social es QuitoLindo Quito Lindo S.A. es una Empresa Hotelera que se dedica a la atención de los huéspedes, tanto nacionales como extranjeros, además brinda el servicio de eventos y club la playa (gimnasio, piscina), ofreciendo una gran variedad de productos y servicios propios al territorio ecuatoriano en el campo del turismo, utilizando estrategias que contribuyan a maximizar la lealtad del cliente, frente a nuestra Empresa, la comunidad y finalmente al país. Esta Empresa es propiedad del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS). En la actualidad el Hotel Quito está pasando a ser propiedad del Banco del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (BIESS), el hotel está llegando a ser una fuerte competencia en el mercado, ofreciendo su producto a nivel nacional, donde ha logrado conseguir la aceptación de sus clientes, brindando siempre productos y servicios de calidad. El Hotel Quito se ha caracterizado siempre por la innovación y remodelación de sus habitaciones y servicios; con el paso de los años ha tratado de mantener el estándar de excelencia en el servicio, llegando a ser uno de los mejores hoteles de cinco estrellas de la ciudad. 1.1.1. Base Legal La Empresa inició sus actividades hace 60 años, pero bajo la razón social de QuitoLindo Quito Lindo S.A. cuya razón comercial es HOTEL QUITO; su constitución fue el 13 de febrero de 1998. Inicialmente con la aportación universal del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) quienes fueron y serán los fundadores del HOTEL QUITO. En la actualidad continúan siendo los propietarios, añadiéndose el Banco del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (BIESS). EL HOTEL QUITO consta como contribuyente especial, cuyas obligaciones tributarias son: 1. Anexo Relación Dependencia 2. Anexo Transaccional Simplificado 3. Declaración de Impuesto a la Renta Sociedades 4. Declaración de Retenciones en La Fuente 5. Declaración Mensual de IVA
Representante Legal: Sr. Pablo Enrique Burbano de Lara Correa.
NOMBRES
ACCIONISTA
CAPITAL
ANTERIOR
APORTE
CAPITAL
NUEVO
CAPITAL
PAGADO
NO.
ACCIONES
VALOR
ACCION
%PARTICIPACION
CAPITAL SOCIAL
INSTITUTO
ECUATORIANO
DE SEGURIDAD
SOCIAL (IESS)
S/. 5’000.000
SUCRES
(US$200.00)
DOLARES A
UNA
COTIZACION
DE S/.25.000
SUCRES
S/.20’000.000
SUCRES
(US$800.00)
DOLARES A
UNA
COTIZACION
DE S/.25.000
SUCRES
2.000 S/. 10.000
SUCRES
(US$0,40)
DOLARES A
UNA
COTIZACION
DE S/.25.000
SUCRES
100,00 %
3
Capital Suscrito:
1.1.2. Objetivos de la Empresa
El Hotel Quito tiene por objetivo brindar un excelente servicio a nuestros clientes
locales y extranjeros con la mejor relación calidad/precio, ofreciendo una gran
variedad de productos y servicios propios al territorio ecuatoriano en el campo del
turismo, utilizando estrategias que contribuyan a maximizar la lealtad del cliente,
frente a nuestra Empresa, la comunidad y finalmente al país.
Satisfacer las necesidades del cliente, brindándole los mejores productos y
servicios de la más alta calidad y a un precio competitivo.
Remodelar las habitaciones con tecnología de punta.
Generar competencia y amistad entre su personal.
Brindar un clima laboral agradable.
Ofrecer estabilidad laboral a sus trabajadores.
Mantener buenas relaciones con sus proveedores, cancelando a tiempo sus
obligaciones para con los mismos.
1.2. HOTEL QUITO
1.2.1. Reseña Histórica
A finales de 1950, Quito contaba con pocos hoteles instalados en viejas
edificaciones del casco colonial. El crecimiento demográfico y la modernización de
la segunda mitad del siglo XX demandaban ideas nuevas y creativas. La
inauguración del Hotel Quito en 1960 fue el resultado de un proyecto que
comprendió esa necesidad.
Se dejó la ciudad colonial, española, antigua, en busca de una ubicación que al
mismo tiempo estuviera cerca de los centros corporativos, financieros y de turismo
y que además brindará tranquilidad y una vista inmejorable. Los arquitectos más
innovadores fueron reunidos para el diseño y construcción del Hotel, que incluso
hoy, es un símbolo y parte del espíritu arquitectónico de la ciudad.
La historia y la tradición nos acreditan: somos el Hotel de la ciudad. Le invitamos a
disfrutar de nuestros servicios y a ser parte de la mejor tradición hotelera en la
Mitad del Mundo.
4
El Hotel Quito está ubicado en la mejor zona residencial, la cual ofrece la mejor
vista sobre la ciudad de Quito y sobre hermosos valles y nevados. El Hotel se
encuentra cerca de muchas áreas urbanas importantes: a 5 minutos del centro
histórico y de la zona comercial y bancaria y a 15 minutos del aeropuerto. El Hotel
Quito es un hotel recién remodelado, generoso en sus áreas donde se siente y se
recibe el calor de toda su hospitalidad. Este Hotel ha venido ofreciendo desde 1951
un oasis de elegancia y servicio personalizado.
El Hotel Quito, cuya razón social es QuitoLindo Quito Lindo S.A., su propietario es
el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), quién entregó actualmente la
administración de la empresa APH de la Cadena Hotelera Compass Hotels. Su
Gerente General es el señor Roberto Ramia y su equipo de trabajo consta de 6
personas que colaboran con su administración
Ubicación
Av. González Suárez N27-142 y Av. Orellana
Quito – Ecuador
Teléfonos: 2666883/2668604/2615414, Fax: 2615409
Mail: [email protected]
5
1.2.2. Organigramas
“El organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una
institución o de una de sus áreas, en la que se muestran las relaciones que
guardan entre sí los órganos que la componen. Es el instrumento idóneo para
plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una
organización.” 1
“Según C.L. Littlefield y R.L. Paterson: Organigrama es: El cuadro de organización
que muestra ordinariamente los agrupamientos de las actividades básicas en
departamentos y otras unidades y también las principales líneas de autoridad y
responsabilidad entre estos departamentos y unidades.
Para Jiménez Arribas, el organigrama es: la representación gráfica de la
organización de cualquier entidad o grupo de individuos acogidos a una misma
disciplina.
Para Teresa Vega organigrama es: La expresión gráfica de una organización con
sus distintas relaciones de autoridad y funcionalidad entre las varias unidades
administrativas que la conforman.” 2
“Todas las organizaciones, independientemente de su naturaleza o campo de
trabajo, requieren un marco de actuación para funcionar. Ese marco está
constituido por la estructura orgánica, que es la división ordenada y sistemática de
sus unidades de trabajo de acuerdo con el objeto de su creación.” 3
1 RAMÍREZ EDWIN, Organización de Empresas, Pág. No. 87.
2 VÁSQUEZ R. VÍCTOR H., Organización Aplicada, Pág. No. 195.
3 Ibíd., Pág. No. 87.
6
1.2.2.1. Organigrama Estructural
“Representa el esquema básico de una organización, lo cual permite conocer de
una manera objetiva sus partes integrantes, es decir, sus unidades administrativas
y la relación de dependencia que existe entre ellas.” 4
“Contienen información representativa de una organización hasta determinado
nivel jerárquico, según su magnitud y características. Son representaciones
gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus
relaciones de jerarquía o dependencia.” 5
A continuación se presenta el organigrama estructural vigente:
4 VÁSQUEZ R. VÍCTOR H. ,Organización Aplicada, Pág. No. 219.
5 RAMÍREZ EDWIN, Organización de Empresas, Pág. No. 96.
7
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL VIGENTE DEL HOTEL QUITO
JUNTA DE ACCIONISTAS
SUBGERENCIA
EJECUTIVA
DEPARTAMENTO DE
ALIMENTOS Y
BEBIDAS
DEPARTAMENTO
MERCADEO Y
VENTAS
ASISTENCIA DE GERENCIA
DEPARTAMENTO
FINANCIERO
DEPARTAMENTO DE
APOYO
DEPARTAMENTO
MANTENIMIENTO Y
SERVICIOS
GENERALES
RECEPCIÓN GERENCIA
NOCTURNA
RESTAURANTE Y
BARES
COCINA
ECONOM.
BODEGA
MARKETING VENTAS RELACIONES
PÚBLICAS
DIRECCIÓN
FINANCIERA
ADQUISICIONES RECURSOS
HUMANOS
MÉDICO
SEGURIDAD
INGENIERÍA Y
MANTENIMIENTO
SERVICIOS
GENERALES
DEPARTAME
NTO DE
SISTEMAS
DEPARTAMENTO DE
HABITACIONES
DEPARTAME
NTO
SEGURIDAD
INDUSTRIAL
DEPRATAMEN
TO CLUB LA
PLAYA
RESERVAS
CONSERJERÍA
HABITACIONES
CONSEJO DIRECTIVO
GERENCIA GENERAL
8
1.2.2.2. Organigrama Funcional
“Parte del organigrama estructural y a nivel de cada unidad administrativa se detalla las funciones principales básicas. Al detallar las funciones se inicia por las más importantes y luego se registra aquellas de menor trascendencia. En este tipo de organigramas se determina que es lo que se hace, pero no como se hace.” 6 “En este organigrama se incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y su interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar: la organización en forma general”.7
A continuación se presenta el organigrama funcional vigente: 6 VÁSQUEZ R. VÍCTOR H., Organización Aplicada, Pág. No. 220. 7 RAMÍREZ EDWIN, Organización de Empresas, Pág. No. 114.
9
ORGANIGRAMA FUNCIONAL VIGENTE DEL HOTEL QUITO
JUNTA DE ACCIONISTAS (1)
SUBGERENCIA
EJECUTIVA (5)
DEPARTAMENTO DE
ALIMENTOS Y
BEBIDAS (9)
DEPARTAMENTO
MERCADEO Y
VENTAS (7)
ASISTENCIA DE GERENCIA (4)
DEPARTAMENTO
FINANCIERO (6)
DEPARTAMENTO DE
APOYO (10)
DEPARTAMENTO
MANTENIMIENTO Y
SERVICIOS
GENERALES (11)
RECEPCIÓN
(5.1)
GERENCIA
NOCTURNA
(5.2)
RESTAURANTE Y
BARES (9.1)
COCINA
(9.2)
ECONOM. BODEGA
(9.3)
MARKETING (7.1) VENTAS (7.2) RELACIONES
PÚBLICAS (7.3)
DIRECCIÓN
FINANCIERA (6.1)
ADQUISICIONES
(10.1)
RECURSOS
HUMANOS (10.2)
MÉDICO (10.3)
SEGURIDAD (11.1)
INGENIERÍA Y
MANTENIMIENTO
(11.2)
SERVICIOS
GENERALES (11.3)
DEPARTAMENTO
DE SISTEMAS (12)
DEPARTAMENTO DE
HABITACIONES (8)
DEPARTAMENT
O SEGURIDAD
INDUSTRIAL
(14)
DEPARTAMEN
TO CLUB LA
PLAYA (13)
RESERVAS (5.1.1)
CONSERJERÍA
(5.1.2)
HABITACIONES
(5.1.3)
CONSEJO DIRECTIVO (2)
GERENCIA GENERAL (3)
10
1. JUNTA DE ACCIONISTAS
1. Nombrar al Gerente General.
2. Elaborar los planes a seguir en el manejo del Hotel y comunicarlas al
Gerente General.
3. Determinar los dividendos que deben repartirse entre los accionistas.
2. CONSEJO DIRECTIVO
1. Nombrar a la Empresa Administradora
2. Elaborar los planes a seguir en el manejo del Hotel.
3. Estudiar y suscribir las reformas de las políticas de funcionamiento del
Hotel.
4. Examinar y aprobar los estados financieros anuales.
5. Adoptar las medidas que demande el cumplimiento de los objetivos y
metas del Hotel.
6. Aprobar los presupuestos de la Empresa.
3. GERENCIA GENERAL
1. Representar legal, judicial y extrajudicialmente a la Empresa.
2. Informar al Consejo Directivo de la situación de la Empresa
3. Tomar decisiones prontas e inteligentes basadas en un análisis que
ayude a coordinar y actualizar las diferentes áreas.
4. Diseñar, formular las políticas. planes y objetivos de la entidad y
someterlos a consideración de los socios.
5. Propender a elevar el nivel de desarrollo de la entidad en todo ámbito;
técnico, económico, comercial y humano
4. ASISTENCIA DE GERENCIA
1. Apoyar al Gerente General.
2. Llevar la agenda.
3. Simplificar la información y archivarla para proporcionarla cuando se
necesite.
4. Contestar el teléfono
5. Dar fe de los actos administrativos de la Empresa, previa
autorización de la Gerencia General.
6. Confirmación de envíos a los clientes.
7. Atención a las visitas que llegan a la Empresa.
5. SUBGERENCIA EJECUTIVA
1. Control y optimización de recursos asignados para el Departamento
de acuerdo al presupuesto establecido.
2. Elaborar informe mensual para la Gerencia General y Quito Lindo.
11
3. Elaborar menús para banquetes.
4. Apoyar al Gerente de Banquetes en reuniones con clientes
5. Elaboración de menús especiales de acuerdo a requerimientos de
clientes.
6. Realizar chequeo de la competencia regularmente.
7. Determinar precios de venta de los diferentes servicios.
8. Innovar nuevos servicios y alternativas para los diferentes ambientes.
9. Innovar menús y sugerencias para las cartas.
10. Establecer el presupuesto anual, en coordinación con el Director
Financiero.
11. Elaborar el plan de adquisición de activos de operación para el
Departamento.
12. Control y monitoreo mensual de ingresos y gastos versus el
presupuesto.
13. Asistir en una manera proactiva a las reuniones del Comité Ejecutivo.
14. Proponer e implementar las políticas y estándares para el
departamento.
15. Aprueba órdenes de compras hasta US$ 1.000,00
16. Forma parte del Comité Ejecutivo, Comité de Operaciones y Comité
de Crédito.
17. Reemplaza el Gerente General cuando es designado.
5.1. RECEPCIÓN
1. El personal de la recepción constituye el principal contacto del
público con el Hotel.
2. Los miembros del personal manejan reservaciones, dan la
bienvenida a los huéspedes a su llegada, hacen el registro de
nuevos huéspedes, proporcionan llaves, manejan la
correspondencia que llega y sale del hotel, toman recados para los
huéspedes, proporcionan información escuchan quejas y manejan
los procedimientos de salida cuando los huéspedes dejan el Hotel.
3. Además, del contacto con el público y las comunicaciones con los
huéspedes, el personal de recepción tiene que hacerse cargo de
organizar la ocupación de las habitaciones y de las estadísticas de
las reservaciones, de mantener comunicación continua con el
departamento de ama de llaves, de promover las ventas de
habitaciones y bebidas y de elaborar los saldos de los estados de
cuenta.
4. El personal está bajo la supervisión del Gerente de Recepción; las
principales funciones de la recepción son operadas por los
recepcionistas, el Auditor Nocturno y los cajeros. Cada integrante
del personal tiene un área de responsabilidad especializada.
5. Se podría calificar a la recepción corno el "corazón del hotel". Por un
lado, se conforma corno el principal nexo de unión entre el cliente y
la Empresa ya, que es el Departamento con el que el huésped
mantiene una relación más estrecha. Por otro lado y desde el punto
12
de vista interno, es una división productiva, cuya principal actividad
es la venta de habitaciones que como se ha señalado
anteriormente, constituye generalmente la actividad más importante
del establecimiento. Además, recepción desempeña un papel
fundamental en las relaciones con otros departamentos.
5.1.1. RESERVAS
1. Garantizar procedimientos efectivos y de alta calidad para la venta
por teléfono.
2. Generar una estructura tarifaria coherente y aplicable.
3. Abrir caminos y controlar procesos de reservaciones y venta por
Internet o GDS.
5.1.2. CONSERJERÍA
1. Garantizar por medio de los porteros un alto grado de atención
desde la llegada de los clientes
2. Garantizar una alta calidad en el manejo de encomiendas, equipaje
y mensajes
3. Garantizar que la conserjería está provista con una variedad de
información amplia, explicativa y de alto nivel.
5.1.3. HABITACIONES
1. Planificar, organizar, coordinar y supervisar los servicios que son
realizados al alojamiento de los huéspedes (recepción, lavandería,
teléfonos, botones, etc.) y todas las acciones encaminadas a la
venta de habitaciones.
2. Supervisar e intervenir en todos los departamentos o secciones que
de él dependan.
3. Supervisar el servicio que se presta a la llegada de los clientes al
mostrador de recepción y la higiene y presentación del personal a
sus órdenes.
4. Inspeccionar la limpieza de las habitaciones, corredores, elevadores,
estaciones de servicio y áreas públicas.
5. Supervisar cada una de las habitaciones en cuanto a la limpieza y
suministros requeridos.
6. Integrar el reporte del ama de llaves con los reportes de las
camaristas.
7. Solicitar la ejecución de trabajos al jefe de mantenimiento.
8. Investigar diferencias del reporte del ama de llaves, con los
tarjeteros de recepción.
9. Entregar y recoger las llaves de cuartos que usan las camaristas.
10. Supervisar la limpieza de los baños de damas en áreas públicas.
13
11. Inspeccionar que los sistemas usados en ropería sean los
establecidos.
12. Controlar la ropa entregada a la lavandería.
13. Llevar el control de camas extras.
5.2. GERENCIA NOCTURNA
Es el encargado del funcionamiento y operaciones realizadas en el Hotel
durante la noche. Algunas de sus funciones son las siguientes:
1. Verificar los movimientos de ingresos en general, incluyendo las
cuentas de huéspedes por los diferentes conceptos de ventas en la
noche.
2. Comprobar el movimiento de ingresos por medio de los informes
que rinden los cajeros de recepción nocturnos.
3. Supervisar la labor de sus auxiliares.
4. Es responsable de la seguridad.
6. DEPARTAMENTO FINANCIERO
1. Elaborar informes mensuales del departamento así como informes
económicos mensuales y semestrales.
2. Organizar para que todas las obligaciones fiscales se cumplan con
sus pagos y documentos respectivos en los días específicos.
3. Autorizar pagos y firmar cheques a proveedores o colaboradores.
4. Coordinar y preparar la información que se requiera para que la
auditoría externa se lleve a cabo con las necesidades de la
auditoria.
5. Coordinar la elaboración del presupuesto de inversiones en Activos
Fijos y Proyectos así como su correcto control.
6. Coordinar la elaboración del presupuesto de Ingresos-Costos y
Gastos y su correcto control.
7. Elaborar flujos de procesos de las áreas de mayor impacto del Hotel
y establecer procedimientos de control si se los requiere.
8. Efectuar control interno en el departamento o área que estime
conveniente
9. Coordinar con la Propietaria el manejo de los activos fijos que
requieran ser dados de baja de los inventarios.
6.1 DIRECCIÓN FINANCIERA
1. Establecer sistemas y procedimientos de control y registro contable
de acuerdo al Uniform Sistem of Accounts.
2. Revisar estados financieros y generar información veraz y oportuna.
14
3. Garantizar un óptimo flujo de información dentro de su departamento
y hacia las demás Direcciones y Jefaturas.
4. Establecer planes Financieros.
5. Manejar los recursos económicos del hotel con el fin de maximizar
sus rendimientos y un mejor aprovechamiento de los mismos y
controlar el correcto manejo de los mismos. Utilizar el flujo sobrante
del hotel invirtiendo de la manera más rentable, siempre cuidando
los principios de seguridad de las inversiones.
6. Conformar el Comité de Adquisiciones y autorizar desembolsos
importantes de acuerdo al flujo de fondos del Hotel.
7. Mantener un control adecuado sobre cuentas de Clientes, rotación,
políticas de crédito y sus procedimientos.
8. Mantener un control sobre los contratos firmados con el Hotel.
9. Motivar al personal a su cargo constantemente y promueve la
iniciativa de todos los colaboradores.
10. Forma parte del Comité Ejecutivo y del Comité de Operaciones.
11. Realiza Guardias Ejecutivas.
7. DEPARTAMENTO COMERCIAL
1. Dirigir y manejar todas las actividades comerciales para grupos,
individuales, de catering y banquetes.
2. Preparar, implementar y compilar información para un plan de
ventas estratégico, reportes mensuales “SMART”, objetivos
anuales, presupuesto general de mercadeo y ventas, otros reportes
requeridos/dirigidos.
3. Desarrollar tarifario del negocio, máximos de grupos y estrategias de
asignación de recursos a través de la revisión de información
competitiva, análisis de demanda y manejo de la mezcla de
segmentos.
4. Reclutar, dirigir, manejar, entrenar y aconsejar a la fuerza de ventas.
Monitorear asuntos departamentales que tengan relación a las
leyes y regulaciones del mercado.
5. Activamente participar en presentaciones de ventas, tours a la
propiedad y reuniones con clientes.
6. Conducir/asistir a reuniones diarias de revisión del negocio,
reuniones semanales de estrategias de ventas, reuniones
gerenciales y otras reuniones requeridas/solicitadas.
7. Manejar/dirigir toda actividad promocional, de relaciones públicas y
propaganda que involucre la imagen corporativa del Hotel.
8. Es esencial para el desempeño exitoso de ésta posición, la
concurrencia regular de acuerdo a estándares y/o Reglamento
Interno, que han sido establecidos oportunamente.
9. Más allá del desempeño de las funciones esenciales, a ésta posición
se le puede requerir la ejecución de las siguientes funciones de
soporte, y los porcentajes de tiempo usados para cada tarea serán
15
exclusivamente establecidos por el ejecutivo, sobre la base de los
requerimientos particulares del Hotel.
10.Representar profesionalmente al Hotel en la comunidad y eventos u
organizaciones de la industria.
11.Participar como miembro de un equipo con otros miembros claves
del Comité Ejecutivo.
12.Proveer retroalimentación constructiva a todos los departamentos y
al equipo de mercadeo y ventas del hotel.
13.Ser un líder y modelo ejemplar para todos los colaboradores.
14.Tareas adicionales en tanto sean necesarias y asignadas.
7.1 MARKETING
1. Establecer el plan de marketing del Hotel.
2. Diseñar el servicio-marca.
3. Mantener a empresas y agencias informadas de las ofertas, tarifas,
servicios, etc.
4. Organizar eventos que puedan atraer nuevos clientes.
5. Desarrollar la publicidad y promoción del establecimiento.
6. Relaciones públicas.
7.2. VENTAS
Se encarga de producir los mayores ingresos con la venta de servicios del
hotel y lograr su máxima ocupación, de convencer a los clientes potenciales
de la calidad y precio de los servicios, y de lograr que los adquiera. Entre
sus principales funciones están:
1. Planear la promoción y venta de los servicios.
2. Elaborar el presupuesto de ventas.
3. Indicar los pronósticos de ventas.
4. Conocer el reglamento interior de trabajo.
5. Conocer los productos y servicios que ofrece el establecimiento.
6. Comprender exactamente el funcionamiento del hotel. . Saber las
tarifas de habitaciones, alimentos y bebidas.
7.3. RELACIONES PÚBLICAS
Es el responsable de todas las actividades encaminadas a conservar y
mejorar la "imagen del establecimiento". Entre sus funciones están las
siguientes:
1. Recibir diariamente información sobre la llegada de huéspedes
importantes y de los actos o servicios que se celebran en el
establecimiento.
2. Clasificar a los huéspedes según su importancia para el hotel.
16
3. Preparar información sobre el hotel o de sus huéspedes
importantes, para enviar a los medios de comunicación social,
previa autorización.
4. Asistir a los actos importantes que se realizan dentro y fuera del
Hotel.
8. DEPARTAMENTO DE HABITACIONES
1. Es el primer departamento en atender al huésped cuando llega al
Hotel; también es el último Departamento con el que el huésped
tiene contacto antes de abandonar el Hotel, dejándole un buen o mal
recuerdo, según la forma como le hayan tratado. De ahí, la gran
importancia que tiene su buen funcionamiento.
2. Manejo adecuado de las tarifas, especialmente los “Rack Rates”
3. Manejo adecuado del “Yield Management”.
4. Garantizar el manejo adecuado de estadísticas.
5. Garantizar una alta calidad de atención a los clientes.
6. Garantizar la disponibilidad de la totalidad de las habitaciones.
9. DEPARTAMENTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
1. Controlar los costos de Alimentos y Bebidas.
2. Elaborar el plan de capacitación anual para el Departamento en
coordinación con Recursos Humanos.
3. Capacitar al personal de operación en cocina, servicio y steward en
conjunto con el departamento de Recursos Humanos.
4. Calificar y seleccionar al personal para el departamento.
5. Elaborar las descripciones de funciones para los miembros de
equipo.
6. Realizar y coordinar las evaluaciones del personal de Alimentos y
Bebidas.
7. Seleccionar y contratar artistas para los ambientes.
8. Programar y planificar festivales y promociones para los ambientes.
9. Conseguir y negociar auspicios para las actividades del
departamento.
10. Realizar reuniones con los empleados a su cargo para mejorar la
comunicación.
11. Elaborar cartas y menús para los diferentes puntos de ventas.
12. Elaborar el plan de actividades anuales para Alimentos y Bebidas.
13. Dirigir y aprobar la publicidad para el departamento.
14. Seleccionar, en coordinación con la División de Apoyo, proveedores
del Departamento de Alimentos y Bebidas.
9.1 RESTAURANTE Y BARES
1. Limpieza del local, mobiliario y menaje.
2. Montaje de mesas, aparadores y bufét.
17
3. Reposición de géneros.
4. Reserva de mesas.
5. Recibir y acomodar al cliente.
6. Prestación del servicio: entregar las cartas, tomar la comanda,
servir, etc. Facturar.
7. Cambio de ropa.
8. Proponer y sugerir a cocina la oferta gastronómica.
9. Servicio de habitaciones o room service.
9.2 COCINA
Es el responsable ante la Gerencia de Alimentos y Bebidas, de las
actividades relacionadas con la preparación de los platillos o especialidades
culinarias que presenta el establecimiento a sus clientes. Realiza las
siguientes funciones:
1. Organizar, coordinar y supervisar el desarrollo del trabajo en las
cocinas del establecimiento.
2. Supervisar la puesta a punto (mise en place).
3. Controlar el aprovechamiento de los ingredientes.
4. Verificar la elaboración y preparación de los platillos.
5. Programar, según la política del Hotel, un determinado número de
menús-carta, que rotarán en un periodo establecido.
6. Elaborar los platillos que por su dificultad o delicadeza es time
necesarios.
7. Supervisar el trabajo y las especialidades que realiza el encargado
de la repostería.
8. Supervisar el trabajo de todas las cocinas del establecimiento.
9. Informar a su personal todo lo referente a la elaboración de los
platillos, sean de menú o carta.
9.3 ECONOMATO BODEGA
Se encarga de crear los sistemas, procedimientos y tiempos para lograr un
objetivo y, posteriormente, supervisarlos. Entre sus principales funciones
están las siguientes:
1. Comparar lo real con lo planeado y llegar a lo que se determinó.
2. Verificar que las requisiciones estén debidamente autorizadas.
3. Revisar porciones y preparación de platillos, así como los insumos
utilizados para su elaboración.
4. Verificar que toda salida de alimentos y bebidas esté amparada por
un formato.
5. Revisar las cortesías.
6. Valorar las transferencias efectuadas entre los diversos de-
partamentos.
18
7. Hacer los inventarios físicos en los almacenes.
8. Elaborar la conciliación de alimentos y bebidas.
10. DEPARTAMENTO DE APOYO
1. Elabora, en coordinación con sus jefes de departamento, el
presupuesto anual de gastos de su división, incluyendo la nómina
base de todo el Hotel.
2. Dirige la elaboración del presupuesto anual de adquisición de
activos, en coordinación con el Director Financiero, lo consolida y lo
presenta a la Gerencia General hasta el 15 de octubre de cada año.
3. Elabora el presupuesto anual de adquisición de activos de su
división.
4. Elabora, con el Gerente de RR HH, el plan anual de capacitación.
5. Es responsable del proceso de inducción de los nuevos empleados,
y del manual de bienvenida.
6. Es responsable de que todo nuevo empleado, a excepción de
Comité Ejecutivo Ampliado, reciba su descripción de puesto (en la
medida en que estén disponibles), y el entrenamiento previo para su
puesto.
7. Verifica, a través de la Gerencia de RR HH, que todo nuevo
empleado, a excepción de Comité Ejecutivo Ampliado, reciba un
reentrenamiento en su puesto a los 30 días de ingreso, y que sea
evaluado a los 45 días de ingreso.
8. Coordina con el Jefe de Personal los vencimientos de contratos de
personal, y los advierte oportunamente a los directores de división.
9. Propone políticas de su división, y revisión de las existentes, al
Gerente General.
10. Elabora los procedimientos de su división.
11. Aprueba, en coordinación con el Director de Sistemas, todos los
formularios virtuales de su división. Pone en consideración del
Director Financiero los nuevos formularios impresos.
12. Coordina la elaboración y actualización de las descripciones de
puesto de todos los empleados bajo su cargo.
13. Coordina el proceso de evaluaciones de personal, en coordinación
con el Gerente de RR HH y el Jefe de Personal.
14. Mantiene actualizada la Escala Salarial, en coordinación con la
Gerencia General.
15. Aprueba la reposición de la caja chica de compras.
16. Verifica que se cumpla con el procedimiento de solicitar tres
cotizaciones, de acuerdo a la política respectiva.
10.1 ADQUISICIONES
Depende directamente del contralor general y es el que se encarga de
establecer sistemas y procedimientos que permitan ejecutar el plan de
compras normales y de emergencia, al menor costo posible, sin perjuicio de
19
la calidad y de los plazos de entrega. Entre sus principales funciones están
las siguientes:
1. Establecer sistemas actualizados de control de proveedores y
existencias.
2. Revisar constantemente las existencias y movimientos de artículos
para evitar sobreinversiones, llevando estadísticas de consumo.
3. Elaborar anualmente el presupuesto de la unidad a su cargo y vigilar
su ejercicio.
4. Establecer el registro de proveedores y cotizaciones por artículo.
5. Mantener relaciones con los proveedores.
6. Comprobar las existencias y confeccionar los pedidos.
7. Cotejar los precios de los productos según mercado.
8. Efectuar las compras.
9. Controlar la calidad de los productos.
10. Verificar que los géneros y cantidades entregados son los
solicitados.
11. Examinar los albaranes, facturas, vales de pedido que intervienen
en la entrada y distribución de género.
12. Control de existencias o stocks.
13. Realizar inventario físico y comparación con los permanentes.
14. Enviar la anterior documentación al departamento de Cuentas por
Pagar para su contabilización.
10.2 RECURSOS HUMANOS
1. Planificación de la plantilla del hotel
2. Reclutamiento
3. Selección
4. Integración a los nuevos trabajadores
5. Formación
6. Establecimiento de los criterios de evaluación
7. Remuneración
8. Promoción
9. Control de horarios
10. Licencias y Vacaciones
11. Confección de nominas
12. Velar por el bienestar de todo el personal de la Institución.
13. Las demás que sean asignadas por el inmediato superior y que
coadyuven al cumplimiento de sus funciones.
10.3. MÉDICO
1. Llevar el control de las fichas médicas.
2. Realización de Historia Clínica y Exploración Física con
cumplimentación de todos los datos
20
3. Solicitud de pruebas complementarias disponibles en cada
momento para la atención de las Urgencias mediante la
cumplimentación de los diferentes formularios.
4. Encargarse de la administración de los medicamentos y
tratamientos de acuerdo a la prescripción médica.
5. Brindar primeros auxilios cuando el caso lo requiera.
6. Practicar curaciones y brindar atención médica de emergencia
7. Ayudar a las prácticas de los exámenes médicos tanto para la
admisión como periódicamente.
8. Rendir informe mensual de actividades
11. DEPARTAMENTO MANTENIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES
1. Asistir a las Reuniones de Comité Ejecutivo.
2. Responsabilidad del Mantenimiento Preventivo y Correctivo de
todos los equipos del Hotel.
3. Coordinar con los Directores de las otras áreas trabajos
necesarios para el correcto funcionamiento de sus áreas, para
lo cual deberá dar soluciones previas la cuantificación y
factibilidad para hacerlo.
4. Establecer un control de consumos de luz, agua, gas y diesel
mensualmente para ser analizados en el Comité de Energía.
5. Establecer un control de gastos mensualmente en el
mantenimiento de los equipos, siempre basándose en el
presupuesto, sin que altere el normal funcionamiento del Hotel.
6. Evaluar situaciones que ameriten trabajos mayores, a fin de
presentar un proyecto, el cual deberá ser analizado con la
Gerencia General sobre su costo beneficio. Realizará la
presentación del proyecto con las justificaciones del caso,
presentando costos y viabilidad en la ejecución de los mismos.
Trabajará en conjunto con el Director Financiero para garantizar
el pago de la ejecución de los proyectos.
7. En compras especiales, será el responsable de tener mínimo
tres cotizaciones, las cuales serán evaluadas y seleccionadas
de acuerdo al mejor precio y calidad, previa a solicitar la orden
de compra.
8. Realizará las órdenes respectivas de compra o de trabajo,
adjuntando la proforma o factura respectiva para aprobación de
la Dirección de Apoyo. Después entregará a la Dirección
Financiera para proceder a su pago.
9. Establecer normas y procedimientos con sus asistentes para el
correcto funcionamiento de equipos, programas de
mantenimiento preventivo, horarios de trabajo, previsión de la
correcta información, herramienta, materiales y mano de obra
calificada para realizar un trabajo determinado.
21
10. Elaboración de horarios, responsable del manejo de personal de
mantenimiento y preocuparse por su actualización en los
conocimientos y experiencia que los colaboradores requieran.
11. Es responsable conjuntamente con el Jefe De Seguridad del
cumplimiento de las normas de Seguridad Industrial.
12. Lleva en su oficina todos los archivos y documentos que sean
de importancia sobre los procedimientos y trabajos o proyectos
realizados, así como también la información de políticas y
documentos tanto de la Gerencia General como de otros
departamentos.
13. Registra por escrito las resoluciones y asuntos pendientes en
las reuniones con Gerencia y con otros departamentos, a fin de
transmitir a sus asistentes y proceder a la ejecución de las
mismas.
14. Forma parte del Comité Ejecutivo, Comité de Operaciones,
preside el Comité de Energía.
15. Realiza guardias ejecutivas en el día que sea designado
16. Reemplaza a la Gerencia General si es que fuera designado en
ausencia del mismo.
11.1. SEGURIDAD
1. Garantizar la seguridad industrial (en cooperación con los
departamentos de mantenimiento, médico, personal e
institucional
2. Garantizar la buena organización de la brigada de emergencias
3. Implementar procedimientos de control sorpresivo
4. Garantizar la existencia de material especial para enfrentar una
emergencia
5. Garantizar el entrenamiento de todo el personal en primeros
auxilios y situaciones de emergencia.
11.2. INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
1. Responsable del Mantenimiento y presentación en general del
edificio, incluye áreas públicas, accesos, parqueaderos, salones
de convenciones, lobby, jardines, espacios exteriores,
parqueaderos, etc.
2. Responsable del correcto funcionamiento de los equipos e
instalaciones que garanticen la entrega de suministros básicos
como son luz eléctrica, agua potable fría y caliente, gas para
cocinas, teléfonos, vapor, luz de emergencia, etc.
3. Responsable del correcto funcionamiento y presentación de los
servicios que conforman el Club La Playa como son piscina,
sauna, turco, hidromasaje, gimnasio, canchas de juegos,
estaciones de estiramiento.
22
4. En trabajos que requieran la presencia de profesionales,
técnicos o contratistas externos, deberá coordinar la ejecución
de los mismos, siempre tomando en cuenta la mejor calidad y el
mejor precio. Así mismo coordinará los horarios de trabajo y el
cumplimiento de la entrega de obras de acuerdo a los
parámetros de calidad de este hotel.
5. Atenderá a proveedores o profesionales que puedan ofrecer
algún producto o servicio de beneficio para el hotel.
12. DEPARTAMENTO DE SISTEMAS
1. Supervisa el acopio y análisis de datos de ventas, inventario y
otros datos periódicos de la administración de relaciones con el
cliente.
2. Los pronósticos de ventas de las líneas de productos y servicios
se preparan con técnicas analíticas y cuantitativas en general.
3. Apoya al Gerente General en las decisiones con auxilio técnico,
como ejecutar programas en computadora y manipular los datos
para proyectar las ventas.
4. Chequeo y correcto manejo de los sistemas de internet
5. Aprobación de los proveedores de internet y comunicaciones.
6. Adquisición de equipos de computación.
7. Verificación de las garantías y permisos de funcionamiento de los
equipos.
8. Informe mensual de las tareas realizadas en el departamento de
sistemas.
13. DEPARTAMENTO CLUB LA PLAYA
1. Es responsable de desarrollar, conjuntamente con el Director de
Mercadeo, el plan de mercadeo anual de La Playa, y las
promociones para fechas determinadas.
2. Decidir y aprobar –en coordinación con el Director de Mercadeo–
la promoción, publicidad y canjes para el Club La Playa.
3. Elaborar el presupuesto anual del Club La Playa, incluyendo
ingresos, nómina, gastos operativos y adquisición de activos y
mejoras.
4. Mantener actualizado, en coordinación con el Director de
Mercadeo, el material promocional y de ventas, registro, etc. del
Club La Playa.
5. Contactar personalmente a los interesados en afiliarse al Club La
Playa y se preocupa de cerrar las negociaciones.
6. Se preocupa de que los socios tengan sus carnets al día.
7. Es la única persona autorizada para la emisión de carnets.
8. Registrar y controlar los pases de cortesía promocionales
concedidos por la Gerencia.
23
9. Decidir el ingreso o no de una persona al Club La Playa,
particularmente de quienes no son huéspedes ni socios.
10. Verificar que el ingreso de los socios al Club La Playa se haga
previa presentación del carnet válido.
11. Autorizar ingresos excepcionales de cortesía.
12. Autorizar cortesías excepcionales de Alimentos y Bebidas para
socios del Club La Playa.
13. Es responsable de que se cumplan las políticas del Hotel en lo
relativo al Club La Playa, particularmente en lo relativo al
cumplimiento del Reglamento de la piscina, el comportamiento,
no ingreso de mascotas, y nivel de ruido (música).
14. Es responsable del aspecto general del Club, desde la
señalización y anuncios hasta los jardines, incluyendo vestidores,
baños, piscina, etc., así como la presentación personal de los
colaboradores del Club.
15. Es responsable de realizar inspecciones constantes para
garantizar los estándares de limpieza e higiene y que los
colaboradores cumplen con los check list establecidos.
16. Controlar la calidad de preparación y servicio de Alimentos y
Bebidas. Es el jefe directo del personal de servicio y cocina del
Club La Playa, en coordinación con el Director de A&B y con el
Jefe de Cocina.
17. Proponer cambios en las cartas y menús de A&B del Club La
Playa, y crea promociones –en coordinación con el Director de
A&B– de cocktal, snacks, menús.
18. Es responsable del manejo permanente de relaciones públicas
del Club La Playa, tanto internas como externas.
19. Realizar anualmente el Coctel para los socios del Club La Playa.
20. Llevar personalmente el Libro Diario de Novedades del Club La
Playa, y se responsabiliza de tramitar soluciones con los
ejecutivos respectivos.
21. Elabora y emite un informe mensual a la Subgerencia Ejecutiva
de las actividades del Club, incluyendo el número de socios que
han visitado el Club, ingresos por los distintos rubros, actividades
especiales y otras novedades relevantes.
22. Realiza relaciones públicas no solamente con socios actuales y
potenciales del Club La Playa, sino incluso del hotel. En este
último caso coordina con Gerencia.
23. Controlar mensualmente su presupuesto de ingresos y gastos.
24. Responsable del cumplimiento de los horarios de establecidos
tanto del Club la Playa como del Gimnasio.
25. Responsable de hacer cumplir los horarios de las clases del
gimnasio.
26. Atender pedidos y requerimientos de los administradores del
Gimnasio y trasmite inquietudes del Hotel sobre el manejo del
mismo.
24
27. Elaborar los horarios y calendario de vacaciones anuales del
personal a su cargo y atiende inquietudes de los colaboradores a
su cargo.
28. Participar en las decisiones sobre adquisición de activos y
mejoras del Club La Playa.
14. DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD INDUSTRIAL
El profesional responsable de la Unidad de Seguridad y Salud deberá
cumplir con las siguientes responsabilidades:
1. Prevenir, identificar, evaluar, controlar y dar seguimiento a los
riesgos laborales derivados del proceso productivo en el Hotel
Quito.
2. Asesorar técnicamente en materia de seguridad y salud en el
trabajo a nivel gerencial a fin de cumplir con la política en esta
materia.
3. Diseñar procedimientos de acción y control dispuestos en los
reglamentos de la materia.
4. Investigar los accidentes de trabajo para determinar sus causas a
fin de implementar medidas preventivas tendientes a evitar la
recurrencia de estos eventos.
5. Asesorar técnicamente en los procedimientos sobre control de
incendios, almacenamiento adecuado, protección de maquinaria,
herramientas, instalaciones eléctricas y protección personal.
6. Coordinar la dotación y control de uso de equipos de protección
personal.
7. Capacitar y dar seguimiento a los programas de seguridad y
salud ocupacional que sean necesarias, de acuerdo a las normas
técnicas de Prevención.
8. Actualizar registros de accidentes de trabajo y reportar
oportunamente los mismos al Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social (IESS)
9. Controlar y coordinar la ejecución de los programas de Salud
Ocupacional en forma conjunta con el Médico de la empresa.
10. Estudiar el diseño de los puestos de trabajo de la Empresa y
presentar recomendaciones en los casos que amerite.
11. Realizar inspecciones en los puestos de trabajo durante la
ejecución de las tareas a fin de verificar el cumplimiento de las
normas y reglamentos internos sobre seguridad y salud en el
trabajo.
12. Vigilar las instalaciones de la empresa, talleres y otros sitios de
trabajo específicos, para exigir el cumplimiento de las medidas
sobre prevención de riesgos y de seguridad en el trabajo.
25
13. Mantener actualizados los registros de accidentabilidad y las
estadísticas que permitan y control y seguimiento de los mismos.
14. Mantener actualizado los archivos, registros y estadísticas de
seguridad y salud, para fines de control interno y externo (planos
generales, señalización, diagramas de flujos, mapas de riesgo,
sistema de prevención y control de incendio y otros accidentes
mayores.
15. Controlar y coordinar el cumplimiento de los programas sobre
Gestión Ambiental.
16. Formar parte del comité paritario y entregar informes mensuales
de sus actividades y recomendaciones.
26
1.2.2.3. Organigrama Personal
“También constituye una variación del organigrama estructural y sirve para
representar, en forma objetiva, la distribución del personal en las diferentes
unidades administrativas. Se indica el número de cargos, la denominación
del puesto y la clasificación en el caso de haberla. En algunos casos se
puede incluir la numeración de cada puesto y aún el nombre del funcionario
que lo desempeña.” 8
A continuación se presenta el organigrama personal vigente:
8 VÁSQUEZ R. VÍCTOR H,, Organización Aplicada, Pág. No. 221.
27
ORGANIGRAMA DE PERSONAL VIGENTE DEL HOTEL QUITO
JUNTA DE ACCIONISTAS
(IESS)
SUBGERENE
EJECUTIVO
MSC. JOSEF
ZUMBUHL
DIRECTOR DE
ALIMENTOS Y
BEBIDAS
MSC.JOSEF
ZUMBUHL
DIRECTOR DE
MERCADEO Y
VENTAS
MSC. RICARDO
VALLEJO
ASISTENTE DE GERENCIA
SRTA.CAROLINA BOADA
DIRECTOR FINANCIERO
DRA. CECILIA PUYOL
DIRECTOR DE APOYO
ECO.IVONNE RAMIA DIRECTOR
MANTENIMIENTO
Y SERVICIOS
GENERALES
ING.OSWALDO
MUNOZ (10)
GERENTE DE
RECEPCIÓN
ING.JAIME
PALACIOS
GERENTE
NOCTURNO
DR.JORGE
ANDINO
JEFE DE RESTAURANTE
Y BARES
CHEF EDMUNDO VEGA
CHEF SR. MANUEL
PONCE
DESPACHADOR BODEGA
SR. CRISTIAN LARA
JEFE DE
MARKETING
SRTA.JOHANNA
INTRIAGO
JEFE DE
VENTAS
ING.SONNIA
ROBERTS
JEFE DE
RELACIONES
PÚBLICAS DRA.
ALICIA CALDERÓN
JEFE DE CONTABILIDAD
LCDA.MYRIAM BAUTISTA
JEFE DE
ADQUICIONES
ING.LORENA
PONCE
JEFE DE RECURSOS
HUMANOS
ING.MARIBEL
SAAVEDRA
MÉDICO
DRA,XIMENA
GARZÓN
GERENTE DE
SEGURIDAD
ING.MAURICIO
NOBOA
JEFE DE
MANTENIMIENTO
ING.RICARDO FÉLIX
DIRECTOR DE
SISTEMAS ING.
ÁNGEL
GUEVARA
DIRECTOR DE
HABITACIONES
DR.JESÚS SÁNCHEZ
DIRECTOR
DE
SEGURIDAD
INDUSTRIAL
ING.MARIBEL
SAAVEDRA
DIRECTOR
CLUB LA
PLAYA
DR.JORGE
ANDINO
JEFE DE RESERVAS
MAYRA QUEVEDO
JEFE DE
CONSERJERÍA
SR.JUAN
ALTAMIRANO
GERENTE DE AMA
DE LLAVES
SR.PATRICIO
VILLAREAL
CONSEJO DIRECTIVO
GERENTE GENERAL
ING.ROBERT RAMIA
28
CAPÍTULO II
2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
2.1. Visión
“El Hotel Quito tiene como visión distinguirse por la excelencia de sus productos y
servicios. Alentar con entusiasmo las actividades turísticas orientadas al respeto del
medio ambiente. También queremos ser un ejemplo de implicación social, contribuyendo
con el mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad y el desarrollo sostenible,
nuestra visión para el año 2012 es estar entre los cinco mejores hoteles de lujo del país”9
2.2. Misión
“El Hotel Quito se ha dado por misión de brindar un excelente servicio a nuestros clientes
locales y extranjeros con la mejor relación calidad/precio. Ofreciendo una gran variedad
de productos y servicios propios al territorio ecuatoriano en el campo del turismo.
Utilizando estrategias que contribuyan a maximizar la lealtad del cliente, frente a nuestra
empresa, la comunidad y finalmente al país”9
2.3. Objetivos de las Áreas
Hacer posible que la Auditoría de Gestión aplicada a la Dirección de Adquisiciones del
“HOTEL QUITO”, logre que toda la información de los registros auxiliares que le
presenten las demás áreas, sean manejados en forma responsable para la correcta
presentación de los Estados Financieros y que la información sea útil para la toma de
decisiones.
Lograr con la Auditoría de Gestión aplicada a la Dirección de Recepción del “HOTEL
QUITO”, optimizar los procesos administrativos, para que sean más eficientes al
momento que el huésped ingrese al Hotel y que la información proporcionada sea la
correcta.
Alcanzar con la Auditoría de Gestión aplicada a la Dirección de Recursos Humanos del
“HOTEL QUITO”, verificar que los procesos administrativos funcionando en la misma
sean los más adecuados para la administración del personal de la Empresa.
Alcanzar con la Auditoría de Gestión aplicada a la Dirección de Habitaciones del “HOTEL
QUITO”, optimizar los procesos administrativos, para que se logre la excelencia en el
servicio al huésped.
9 RAMIA ROBERT, Gerente General Hotel Quito.
29
2.4. Políticas
1. Todos quienes trabajen en la Empresa persiguen la misma meta y objetivo para
alcanzar la excelencia en el servicio.
2. Comunicar las normas de calidad a los empleados y clientes.
3. Representar un estereotipo en la mente del consumidor.
4. Igualdad en oportunidades y en las relaciones con las personas con los que se
relaciona la Empresa.
5. Excelente manejo de los recursos y transparencia en las relaciones y ética en el
ejercicio de la cotidianidad, principalmente en el desempeño de la función social
de la Empresa, como mecanismo fundamental y determinante primario de la
confianza.
6. Toma de decisiones que genera apropiación, poder y responsabilidad de los
representantes en el logro de los objetivos y metas comunes.
7. Compromisos sobre la base del reconocimiento de la capacidad de todos para
cooperar en la edificación colectiva del bienestar común.
8. Interés social/colectivo que busca el reconocimiento de la condición y situación del
otro, principalmente frente a la adversidad.
9. Conseguir las metas y objetivos en el presente sin comprometer el futuro
decoroso y con calidad de vida de las nuevas generaciones.
10. Las actividades de la Empresa deben comenzar a la hora establecida.
11. Los directivos como empleados del Hotel Quito deben respetar el lugar de trabajo
basados en la moral.
12. Los empleados que posea un proyecto en bien de la Empresa tendrá el apoyo de
los Jefes inmediatos y de la Gerencia General.
2.5. Estrategias
LIDERAZGO EN COSTOS: Obtener ventajas en costes que permitan ofrecer el
servicio a un precio inferior.
DIFERENCIACIÓN: Dotar al servicio de condiciones que son percibidas como
únicas por el consumidor.
30
SEGMENTACIÓN: Dividir el mercado en grupos de consumidores homogéneos,
además es necesario un estudio sistemático y continuado de las necesidades del
cliente.
POSICIONAMIENTO: Conseguir una determinada percepción del servicio por
parte del cliente a traces de la imagen que proyecta y de las necesidades que
puede cubrir.
2.6. Principios y Valores
PRINCIPIOS
Eficiencia en la prestación de servicios; toda entrega de productos debe ser
oportuna y en las condiciones acordadas con los clientes dando una atención
cordial.
El respeto a las personas; en el Hotel quito se integrará a las personas
trabajadoras y se propiciará su desarrollo personal y profesional.
Defensa al Medio Ambiente; nuestro Hotel esta comprometido en la defensa y el
respeto del medio ambiente.
Integrar la transparencia y confidencialidad; en los procesos internos y externos
como un compromiso y como un criterio permanente en la comunicación.
Innovación para lograr la competitividad; la Empresa debe estar actualizada a
nivel tecnológico para estar a la par con su competencia.
Trabajo en equipo a todo nivel; la empresa dispondrá de los medios necesarios
para que cada persona, pueda expresarse por sí misma, facilitándole los medios
para que se exprese sin manipulaciones, se exprese con libertad sus quejas,
deseos o aspiraciones. Se reconocerán canales adecuados para ello a través de
la reglamentación del régimen interno para promover el espíritu de equipo y
trabajar para un objetivo común.
Respetará y apoyará los valores de la organización en el trabajo; promoviendo el
trabajo en equipo y la responsabilidad individual.
Principio de no discriminación e igualdad: El Hotel Quito está comprometido con la
igualdad de oportunidades en todas sus prácticas de empleo, políticas, normas y
procedimientos, respetando la diversidad en todos los campos: empleo, formación
y promoción y garantizando el goce de todos sus derechos por parte de todos
los/as trabajadores/as, sin distinción de sexo, raza, etnia, lengua, religión o
cualquier otra, eliminando todas las barreras físicas, sociales de comunicación,
etc.
Desarrollo de los trabajadores/as: El desarrollo personal y profesional, fomentando
la iniciativa y facilitando los flujos de comunicación internos. Hará explícito en sus
31
reglamentos su rechazo total al castigo físico y/o psicológico, expresando, por lo
tanto, su no uso en ningún ámbito.
Conciliación de la vida personal: El Hotel adoptará y promoverá medidas para
facilitar la conciliación del trabajo y la vida familiar para conseguir el mejor
equilibrio entre ésta y las responsabilidades laborales de los empleados/as y se
fomentará el empleo estable.
VALORES
Honradez. Este valor debe ser la constante en todo momento, puesto que se
deben salvaguardar los intereses de los clientes, mediante la prestación de un
servicio honesto y ofreciendo productos a precios justos.
Responsabilidad. Al producir y comercializar los productos adecuadamente para
que sean entregados de la forma pactada en las mejores condiciones.
Solidaridad. Cuando dos o más personas se unen y colaboran mutuamente para
conseguir un fin común, hablamos de solidaridad. La solidaridad es un valor de
gran trascendencia para el género humano, pues gracias a ella no solo ha
alcanzado los más altos grados de civilización y desarrollo tecnológico a lo largo
de su historia, por lo tanto esta se debe fomentar en el lugar de trabajo.
Respeto. Esperamos que todos los colaboradores y las entidades trabajen juntos
de forma respetuosa y abierta. De este modo, mantendremos una cultura de
lealtad, confianza y solidaridad en nuestro negocio. Todos debemos reconocer las
ideas de otras personas y aceptar las contribuciones de otros.
Puntualidad. El valor de la puntualidad se construye por el esfuerzo de estar a
tiempo en el sitio adecuado. Con disciplina poco a poco se va formando un hábito
en nosotros, veremos con alegría la facilidad que tenemos de ser puntuales.
Tenemos que estar conscientes que cada persona, evento, reunión, cita o
actividad es muy importante y nuestra presencia es la garantía que damos, así
que debemos proponernos a ser puntuales siempre, es también ser educados y
así obtendremos la confianza de los demás.
Prudencia. Ser prudentes en nuestra convivencia desde que empezamos
nuestras actividades hasta finalizarlas, cuantas oportunidades tenemos de
practicarla y así evitaremos muchos contratiempos. si nosotros somos prudentes
en lo que decimos y hacemos, nuestra vida será cordial y respetuosa, veremos
que la convivencia nos trae muchas riquezas, cada persona que tratemos tiene
mucho que enseñarnos sus experiencias y su preparación profesional, y eso nos
los transmite a nosotros sin ni siquiera solicitarlo, con esta actitud seguramente
todos tendremos un trato cordial y respetuoso.
32
CAPÍTULO III
3. ANÁLISIS SITUACIONAL
3.1. Análisis Interno
3.1.1. Descripción de los Procesos Administrativos
3.1.1.1. Descripción de los Procesos Administrativos del Área de
Recursos Humanos
PROCESO No.1
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
1. Recoger información sobre el cargo que se pretende suplir; puede hacerse a
través del análisis del cargo y los requisitos del aspirante al cargo y las
especificaciones del cargo. El proceso de selección se concentrará en la
búsqueda y la evaluación de esas exigencias y en las características de los
candidatos que se presenten.
2. Se realiza un estudio de perfiles ideales que permite establecer un punto de
comparación con los perfiles reales de candidatos potenciales, tomando en
cuenta las características del cargo creado y las actividades de los procesos
que va a cumplir.
3. Cumpliendo con la planificación, ley y políticas de contratación, se establece
un conjunto de procedimientos que tienden a conquistar candidatos
potencialmente competentes y capaces de ocupar cargos dentro de la
Empresa, con los requisitos para ocupar un cargo definido.
4. Se requiere a través de los medios de comunicación, contactos personales,
requerimientos a las universidades, se revisa la base de datos, etc.
33
PROCESO No.2
SELECCIÓN DE PERSONAL
1. Se elige al personal para el puesto, observando: capacidad, experiencia,
capacitación, habilidades, etc.
2. Se llama a un concurso interno entre los empleados de la Empresa
interesados y calificados para el puesto. Si existen candidatos internos, se
pasa directamente a la preselección. Caso contrario se procede a la
preselección de personas externas.
3. Se aplican pruebas de conocimientos, polígrafos; se las califica y se emite un
informe.
4. Se realiza entrevistas para conocer al candidato y luego se recomendará para
la selección por parte de la Gerencia de la Dirección de Apoyo.
5. El Jefe de RRHH conoce los resultados de la entrevista con la Directora de
Apoyo y remite al Gerente de Área que solicitó a la persona para su
aprobación, quien hace la entrevista final y por último se elige al ganador o se
declara desierto el concurso de aspirantes.
PROCESO No.3
CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
1. El Jefe de Área que solicitó a la persona remite el informe de los
seleccionados con su visto bueno y se verifica la existencia de la partida
disponible en el Departamento de Recursos Humanos.
2. En función a las políticas de contratación, se determina el tipo de relación
laboral, según el Código de Trabajo, para formalizar un contrato, ya sea a
prueba, por servicios ocasionales, a plazo fijo, por horas y los casos de
contratos definitivos o indefinidos, cuando se ha pasado el contrato de prueba;
o en su caso procederían los contratos por servicios profesionales.
3. Se participa de la incorporación del nuevo empleado para actualización de los
archivos internos y se remite los documentos originales para el expediente
que se archivará en la Carpeta Personal creada y entregada al Asistente de
Recursos Humanos, custodio de la documentación. Los contratos se legalizan
en la Dirección del Trabajo del Ministerio de Relaciones Laborales.
34
PROCESO No.4
INDUCCIÓN DEL PERSONAL
1. Se le da la bienvenida a su sitio de trabajo y se le determina las funciones a
desempeñar y sus responsabilidades dentro de la Empresa.
2. El Asistente de RRHH debe poner en conocimiento del nuevo funcionario todo
lo concerniente a la Empresa, respecto a políticas, normas y reglamentos.
3. El Jefe Inmediato debe aleccionar al trabajador con claridad los objetivos del
Departamento en general y de su rol en el mismo, así como aconsejarle y
habituarle de acuerdo a las necesidades que se presenten.
4. El funcionario responsable de la inducción deberá presentar un informe en el
que se detalle las actividades y evidencie lo realizado con firmas de recepción
de la misma.
PROCESO No.5
INGRESO A LA NÓMINA
1. Se receptan quincenalmente y se elaboran informes de los registros de
asistencia del personal y las novedades, como subsistencias, enfermedades,
jornadas nocturnas, horas extras y suplementarias, multas, descuentos por
préstamos, aportes, etc.
2. Se procede a ingresar en el sistema toda la información para procesar los
roles de pago con los sueldos y salarios, las horas extras, las vacaciones y los
descuentos.
3. Una vez introducidos los datos, se realiza un cálculo automático con un
programa específico del sistema en este caso SAI RECURSOS HUMANOS y
se realizan los roles de pago, planillas y liquidaciones, los mismos que
deberán ser aprobados y legalizados por el Jefe de RRHH.
4. RRHH enviara los reportes de acreditación en las cuentas corrientes y de
ahorros del banco, a través de la Dirección de Apoyo.
5. También envía el resumen de la nómina para su registro contable en el
Departamento de Contabilidad.
35
PROCESO No. 6
CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL
1. Establecer las políticas para normalizar los requerimientos de capacitación.
2. Apoyándose en una evaluación del desempeño o un diagnóstico de
necesidades de formación, se determina la lista de empleados a quienes se
capacitará, en base a los objetivos propuestos, la misma que será remitida al
responsable de cada área de trabajo.
3. Seleccionar los cursos, seminarios o eventos a dictarse. Seleccionar oferentes
de Capacitación en base a la planificación. Elaborar un presupuesto global de
capacitación el mismo que estará aprobado.
4. El Gerente General es quien autoriza ejecutar la planificación con la asistencia
de los materiales y otros elementos utilizados para el evento y la logística
necesaria.
5. Los participantes deberán ser evaluados por RR.HH, medir el grado de
aprendizaje y aprovechamiento del evento.
PROCESO No.7
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL
1. De acuerdo a cada área se determina una técnica específica que permita
evaluar de la manera objetiva a los empleados. Evaluación de metas
cumplidas, de conocimientos requeridos para el desempeño, de relaciones,
etc. a través de indicadores de resultados, percepciones y conocimientos y la
elaboración de matrices de evaluación en donde se definirán las variables de
evaluación y los rangos de calificación.
2. La Dirección de Apoyo revisa, propone cambios o aprueba, tanto la
metodología de la evaluación propuesta como las matrices que serán
utilizadas y autoriza la evaluación, para que una vez obtenidos los resultados
de las evaluaciones realizadas, se aplique estrategias de mejoramiento
organizacional (como cursos de capacitación al personal).
3. El Gerente General es quien autoriza la aplicación de Políticas de
Reconocimiento, de acuerdo al plan de motivación generalizado, pero en el
caso de que el empleado tenga la calificación “E”, será evaluado nuevamente
luego de tres meses y si es reincidente será destituido de su puesto, previo al
agotamiento del derecho a la defensa, actuando a través del debido proceso
de acuerdo a lo que establece la Ley para estos casos.
36
3.1.1.2. Descripción de los Procesos Administrativos del Área de
Adquisiciones.
MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MERCADERIAS
PROCESO No.2
SOLICITUD PROFORMAS A PROVEEDORES
1. De acuerdo a la necesidad de materia prima, suministros y materiales se
buscan proveedores que puedan cubrir con la entrega del pedido.
2. Se realiza una solicitud de cotizaciones con precios, descuentos,
especificaciones y formas de pago.
3. Se otorga citas a proveedores para poder valorar y observar las muestras del
producto que ofrecen.
4. Una vez revisadas las cotizaciones y atendido las citas, se procede a evaluar la
mejor alternativa.
5. Se analiza, calidad del producto, especificaciones, precios, formas de pago.
6. Se realiza un presupuesto que permita elegir la alternativa que más le conviene
a la Empresa.
PROCESO No.1
SOLICITUD DE COMPRAS
1. Se toma en cuenta los requerimientos de materia prima, suministros y
materiales que son enviados por la bodega a pedido de cada área.
2. Se realiza una comprobación de existencias para determinar si es necesario
realizar la compra.
37
PROCESO No.3
ADQUISICION SUMINISTROS Y MATERIALES
1. Una vez encontrada la mejor alternativa, se comunica las alternativas al
director de área que solicito el producto.
2. Definen el producto y precio.
3. Negocia con el proveedor (precio, condiciones entrega, forma de pago).
4. Elabora el pedido.
5. El pedido es enviado al proveedor que ha sido elegido anteriormente.
6. Se culmina la compra de la materia prima o suministros que la empresa
necesita para su normal desenvolvimiento.
PROCESO No.4
RECEPCIÓN DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES
1. La materia prima, suministros y materiales se recibe físicamente desde los
proveedores con la orden de compra, factura de compra y otros documentos,
verificando que coincidan las cantidades y las especificaciones.
PROCESO No.5
ENVÍO DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MERCADERÍA A BODEGA
1. La materia prima, suministros y materiales son enviados a la Bodega para su
ingreso físico y sus registros correspondientes.
38
PROCESO No.6
ENVÍO DE LA DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE A CUENTAS POR PAGAR
1. La documentación de soporte es enviada al Área de Cuentas por Pagar para su
respectivo registro contable.
2. La documentación es archivada con la respectiva actualización de saldos por
pagar a proveedores
ACTIVOS FIJOS
PROCESO No.1
SOLICITUD DE COMPRA
1. Se toma en cuenta los requerimientos de activos fijos que son enviados por las
diferentes áreas de la Empresa.
2. Se realiza una verificación de existencias para determinar si es necesario realizar
la compra.
3. Carta de autorización de parte de la Gerencia General autorizando la compra del
Activo Fijo.
PROCESO No.2
BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN Y SOLICITUD DE PROFORMAS
1. De acuerdo a la necesidad de activos fijos se buscan proveedores que puedan
cubrir con la entrega del pedido.
2. Se solicitan cotizaciones con precios, descuentos, formas de pago, tiempo de
entrega.
3. Se otorga citas a proveedores para poder analizar el producto que ofrecen.
4. Una vez revisadas las solicitudes y atendido las citas, se procede a evaluar la
mejor cotización.
5. Se analiza, calidad del activo fijo, precios, facilidades de pago y fecha de entrega.
6. Se realiza un presupuesto que permita elegir la alternativa adecuada para la
Empresa
39
PROCESO No.3
RECEPCIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS
1. Los activos fijos son recibidos físicamente desde los proveedores con la factura
de compra, orden de compra y otros documentos, verificando que coincidan las
cantidades y las especificaciones.
PROCESO No.4
ENVÍO DE LOS ACTIVOS FIJOS AL USUARIO
1. Los activos fijos son enviados a los usuarios de los departamentos de la
Empresa, a través de la Bodega, donde se mantienen temporalmente hasta
realizar dicha entrega.
PROCESO No.5
INGRESO AL SISTEMA KÁRDEX Y AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS
1. La documentación de soporte de la compra del activo fijo es enviada a la persona
encargada de Activos Fijos.
2. Se elabora el formulario de ingreso de Activos Fijos, el mismo que esta recibido
por el responsable de cuidar el bien.
3. Se procede a codificar de acuerdo al código de barras de la Empresa.
40
PROCESO No.6
CALCULO DEPRECIACIONES
1. La documentación de soporte de la compra del activo fijo se procede a a cargar a
los resultados de un período utilizando una metodología sistemática y periódica, de
acuerdo a la mejor estimación posible del deterioro o uso del bien. - Vida Util -
Monto Depreciable – Deterioro.
2. El método a utilizar debe permitir distribuir los importes depreciables a cada
período contable durante la vida útil del activo. Cualquiera que sea el método de
depreciación elegido, es necesario que su uso sea constante, independiente del
nivel de rentabilidad de la empresa y de consideraciones tributarias, para
proporcionar comparabilidad en los resultados de las operaciones de la empresa
de un período a otro.
3. La depreciación debe acumularse en los libros por medio de una cuenta
complementaria del activo fijo, llamada depreciación acumulada. Su saldo debe
corregirse monetariamente, de acuerdo con las disposiciones.
PROCESO No.7
RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES A CONTABILIDAD CENTRAL
1. Los activos inmovilizados deben llevarse al costo de adquisición o construcción
histórico, más las revalorizaciones necesarias para reflejar cambios sustanciales
en el poder adquisitivo de la moneda. En todo caso deberá castigarse en caso de
pérdida u obsolescencia.
2. Vida útil superior a un año sin intención de enajenarlos.
3. Deben contabilizarse reservas por depreciación con el propósito de cargar a las
operaciones la inversión en activos depreciables durante el período de vida útil de
estos activos.
4. La naturaleza y cuantía de los activos restringidos o gravados debe mostrarse en
nota a los estados financieros.
5. Debe existir uniformidad en el método de depreciación utilizados.
6. Corrección Monetaria Financiera versus tributaria
7. La corrección monetaria aplicada al rubro del activo fijo debe ser integral (Valor
41
bruto y Dep. Acumulada).
8. El procedimiento tributario está descrito en la Ley de la Renta que indica que se
deben corregir los activos fijos netos.
9. Envío resumen voucher a Contabilidad control para su actualización en el Diario
General.
PROCESO No.8
CONTEO FISICO
1. Verificar que el total de los activos fijos sea coincidente con el total de la columna
de adiciones del cuadro de movimientos de activos fijos.
PROCESO No.9
ANÁLISIS DE OBSOLESCENCIA
1. Analizar si un equipo esta operando de manera económica o si los costos de
operación pueden disminuirse, adquiriendo un nuevo equipo.
2. Averiguar si el equipo actual debe ser reemplazado de inmediato o es mejor
esperar unos años, antes de cambiarlo.
3. Realizar un minucioso estudio de la importancia en la toma de decisiones realizada
por el administrador financiero en el momento de reemplazar sus recursos fijos.
4. Un activo físico debe ser reemplazado, cuando se presentan las siguientes causas:
Insuficiencia.
Alto costo de mantenimiento.
Obsolescencia.
5. Se toma la decisión frente al análisis hecho. En este caso se escoge la máquina
nueva por tener un menor costo.
42
PROCESO No. 10
DAR DE BAJA ACTIVO
1. Solicitar un informe de ventas/bajas del período.
2. Consultar a la gerencia sobre las disposiciones del activo fijo efectuada durante el
período.
3. Verificar en las actas del directorio o de accionistas información relacionada con
disposiciones de bienes del activo fijo.
4. Cotejar el monto total de ventas/bajas del periodo con el total de la columna
respectiva del cuadro de movimiento.
5. Examinar las ventas/bajas.
6. Recalcular el resultado en la venta
43
3.1.1.3. Descripción de los Procesos Administrativos del Área de
Habitaciones.
PROCESO No. 1
LIMPIEZA HABITACIÓN
1. Reporte de novedades.
2. Revisar novedades.
3. Cambiar estatus habitación en Fidelio Opera.
4. Procede a realizar la limpieza.
5. Reporta a la recepción y actualiza status de la habitación.
PROCESO No. 2
REPOSICIÓN LENCERÍA EN HABITACIONES
1. Limpieza y cambio de lencería de la habitación.
2. Reporta número de unidades faltantes por habitación.
3. Comunica novedad encontrada.
4. Comunica a recepción novedad encontrada para facturar con cargo al huésped.
44
PROCESO No. 3
INSPECCIÓN
1. Inspeccionar la limpieza de las habitaciones, corredores, elevadores, estaciones de
servicio y áreas públicas.
2. Supervisar cada una de las habitaciones en cuanto a la limpieza y suministros
requeridos.
3. Integrar el reporte del ama de llaves con los reportes de las camaristas.
4. Solicitar la ejecución de trabajos al Jefe de Mantenimiento.
5. Investigar diferencias del reporte del ama de llaves, con los tarjeteros de recepción.
6. Entregar y recoger las llaves de cuartos que usan las camaristas.
7. Supervisar la limpieza de los baños de damas en áreas públicas.
8. Inspeccionar que los sistemas usados en ropería sean los establecidos.
9. Controlar la ropa entregada a la lavandería.
10. Llevar el control de camas extras.
PROCESO No. 4
LAVANDERÍA
1. Recibir llamadas de los huéspedes, pasar al Departamento de Recepción los
cargos por los ductos neumáticos llamados shuts.
2. Registrar los diferentes cargos en una hoja de reporte global.
3. Supervisar las cargas de trabajo.
4. Informar al valet los servicios que debe entregar y recoger.
5. Verificar las solicitudes de servicios con las prendas trabajadas.
45
PROCESO No. 5
AMA DE LLAVES
1. Controlar los suministros de ropa blanca y artículos de limpieza.
2. Custodiar las llaves maestras del Hotel.
3. Resguardar los objetos que los huéspedes olvidan en las habitaciones del hotel.
4. Verificar el reporte del ama de llaves y la hoja de discrepancias.
PROCESO No. 6
PISOS - MANTENIMIENTO HABITACIONES
1. Reporte de novedades.
2. Revisar novedades.
3. Cambiar estatus habitación en Fidelio Opera.
4. Coordinar con mantenimiento el arreglo.
5. Procede a realizar el mantenimiento.
6. Autoriza el cambio de habitación.
7. Reporta a la recepción y actualiza status de la habitación.
8. Informa al huésped tiempo de mantenimiento.
9. Procede al mantenimiento de la habitación.
46
3.1.4. Descripción de los Procesos Administrativos del Área de
Recepción
PROCESO No. 1
REGISTRAR RESERVA CLIENTE
1. Contestar la petición de la reserva a través de los distintos canales.
2. Confeccionar la hoja de reservas, plannings, libro de reservas, lista de llegadas y
demás impresos.
3. Informar al resto de departamentos sobre: atenciones especiales, clientes VIPS,
grupos, etc.
4. Facilitar la documentación de los futuros clientes a mostrador con un día de
antelación.
5. Archivar toda la documentación procedente de la reserva, tanto a priori como
después del registro y la salida del cliente.
PROCESO No. 2
CHECK IN
1. Planificación de las habitaciones.
2. Control de las habitaciones ocupadas, libres, bloqueadas.
3. Supervisar la reserva y demás documentación de las llegadas previstas.
4. Registro del cliente: entrada (check in)
5. Cumplimentar la documentación.
6. Otorgar la habitación según la petición del cliente.
7. Informar del movimiento de clientes a todos los departamentos.
8. Verificación y comprobación de fechas de salida.
9. Atención del cliente durante la estancia.
10. Control de la producción de la venta de habitaciones.
11. Apertura de facturas.
47
PROCESO No. 3
MANO CORRIENTE
1. Cargo de los conceptos consumidos por los clientes.
2. Control de facturas. Supervisar el saldo.
3. Cuadrar las liquidaciones de los departamentos de servicios.
4. Cierre diario.
5. Calcular las deducciones.
6. Cumplimentar toda la documentación.
7. Cerrar facturas.
8. Cuadrar la cuenta de habitaciones con el mostrador.
PROCESO No. 4
CHECK OUT
1. Cobro de facturas.
2. Confeccionar las liquidaciones de facturas cobradas en efectivo y crédito.
3. Liquidación de cajas y divisas.
4. Cumplimentar documentación del Departamento.
5. Autorizar salida de equipajes.
48
3.2. Análisis Externo
3.2.1. Influencia Macroeconómicas
3.2.1.1. Factor Político
El ambiente político del país se encuentra marcado por el nuevo poder que existe
en el partido de Gobierno, Alianza País que se encuentra al mando del Ecuador.
Uno de los mayores obstáculos que ha enfrentado el Gobierno en los últimos años
ha sido la reducción y casi eliminación de la inversión extranjera; esta crisis se ha
producido por la inestabilidad política y los continuos cambios.
Una muestra de ello fue la eliminación de los tratados de protección de inversiones
que Ecuador mantenía con 13 países del mundo. Entre ellos, Gran Bretaña,
Estados Unidos, China, Canadá.
La inestabilidad nos da una mala imagen internacional y los empresarios no se
arriesgan a invertir. Además, considera que este problema no sólo afecta a los
inversionistas externos, sino a los nacionales también, que temen que sus
empresas se vean afectadas por la falta de seguridad jurídica.
Este tipo de inestabilidad se ha evidenciado en la propuesta de renegociación de
los contratos petroleros, en los cuales solo 10 empresas de las 17 que operaban en
el país seguirán trabajando, según informó el Régimen.
De acuerdo con el nuevo modelo de contrato establecido por el Gobierno, las
empresas pasan a ser prestadoras de servicios y a recibir una tarifa fija por ello,
mientras que el dueño legal del petróleo es el Estado.
De esta forma toda subida del valor del crudo redundará en beneficio del Gobierno,
cuyo objetivo con todo el proceso era recaudar más y obligar a las compañías a
elevar la inversión.
Esto significará un incremento de los ingresos del país de más de 2.100 millones de
dólares. Otro eje de inversión será la explotación de los campos mineros.
La reducción de la inversión significará el incremento de las importaciones,
especialmente de productos terminados, como enlatados y vestimenta.
A pesar de que el Gobierno trata de poner límites a las importaciones, la balanza
comercial seguirá teniendo un déficit en relación a las exportaciones. Ésto se
evidencia en los altos índices de consumo de la población. La gente imita el
comportamiento del Gobierno, que gasta mucho y no tiene la costumbre del ahorro.
El temor de los empresarios que prefieren importar productos y venderlos a tener
que producirlos ellos mismos, porque eso implicaría invertir en infraestructura y en
materia prima.
Después de varios años difíciles, en los que los bancos restringieron los créditos
49
privilegiando la liquidez y las empresas estaban recelosas de pedir créditos, la
situación del sistema financiero vuelve a ser positiva.
La política del Gobierno ha sido muy dura con el Fondo Mundial, el Banco
Interamericano de Desarrollo (BID) y otros organismos de crédito, por lo que no
creo que a futuro nos puedan prestar dinero y serán los únicos donantes que
queden.
Las empresas no pueden realizar estrategias a futuro porque existe un descontrol
de la corrupción, ambiciones personales de parte de partidos políticos, falta de
credibilidad del los políticos que dictan leyes a su conveniencia, por lo que hay
inseguridad política.
El HOTEL QUITO ha sentido los cambios que se han producido en la política
ecuatoriana, es así que está pasando a formar parte de las inversiones del Banco
de IESS (BIESS).
En la actualidad el factor más importante y que está llamando la atención a todas
las personas y empresas del país es la nueva Constitución, de la que se espera
tener resultados positivos que favorezcan a la producción y a incentivar el consumo
en el país.
3.2.1.2. Factor Económico
El sector turístico en la ciudad de Quito, desde el año 2006 ha ido en constante
crecimiento, teniendo un incremento de 181.756 turistas, lo que representa un 54%
de aumento de acuerdo a la tabla adjunta. Si se considera sólo el período hasta el
2006, el crecimiento es del 39,4% mientras en el Ecuador es de 23% en el mismo
período.
Cuadro N° 1
ECUADOR
(Mintur)
QUITO
(Migración)
QUITO
(Est.Plan Q)
2006 785,406 325,152 343,850
2007 874,892 348,484 418,181
2008 941,766 351,814 422,177
2009 988,871 397,210 476,652
2010 967,162 400,470 479,106
2011 - 500,588 530,622
Fuente: Empresa Pública Metropolitana de Gestión de Destino Turístico
El turismo de congresos ha sido considerado un segmento estratégico para el
desarrollo del turismo en la ciudad de Quito, así se muestra una evolución positiva
reflejada no solamente en el incremento de los congresos realizados en Quito, sino
50
también en la ganancia de cuota de mercado dentro de Ecuador; en este contexto,
la situación de la ciudad es muy buena, con el inconveniente de la falta de un
Palacio de Convenciones y Congresos.
Los ingresos turísticos de Quito en el año 2010 han sido de US$ 560,5 millones de
dólares, de los cuales US$ 287,5 provienen del turismo internacional y US$ 273 del
turismo nacional. La proyección de estos ingresos para el año 2011 está por encima
de los US$ 600 millones. Por lo tanto, Quito se configura como el lugar más visitado
de todo el país por los turistas de invierno, le sigue Guayaquil, Galápagos y
Cuenca.
Ecuador N° 2
LUGARES VISITADOS EN EL
ECUADOR POR EL TURISMO
RECEPTOR
VíA
AEREA
VíA
TERRESTRE
QUITO 69% 56%
GUAYAQUIL 40% 39%
GALAPAGOS 13% 14%
CUENCA 12% 21%
OTAVALO 9% 9%
Fuente: Empresa Pública Metropolitana de Gestión de Destino Turístico.
En cuanto al turismo doméstico, las ciudades más visitadas fueron Guayaquil y
Quito, confirmando así su condición de polos de desarrollo del país.
Ecuador N° 3
LUGAR DE DESTINO % TOTAL
GUAYAQUIL 6% 631,299
QUITO 6% 543,517
CUENCA 2% 193,227
RESUMEN TOTAL ZONA SUR 9% 918,018
TOTAL NACIONAL 23% 9,858,472
Fuente: Empresa Pública Metropolitana de Gestión de Destino Turístico.
Otra particularidad es el período de estancia de los turistas en la ciudad de Quito es
de 4,7 días, superando inclusive a ciudades europeas donde el promedio de
estancia es de 3,9 días. Dentro del período de estancia en la ciudad de Quito, los
visitantes tienen predilección por visitar el Centro Histórico 87%, el mismo que se
ha constituido como la principal atracción a ser visitada, en segundo lugar está la
Mitad del Mundo 69%, seguida por visitas fuera de la ciudad como Otavalo 60% y el
Cotopaxi 40% y finalmente el Teleférico de la ciudad 18%. Siendo catalogada por
los turistas extranjeros como una de las ciudades más hermosas de Latinoamérica.
La repercusión de estos ingresos e incrementos en el sector turístico se centran en
el crecimiento de los establecimientos, así como en el crecimiento del empleo en el
51
sector turístico, lo que ha generado un incremento en la oferta de servicios
hoteleros que van desde hoteles cinco estrellas o de lujo, hasta hostales de menor
categoría razón por la cual, deben generar diferentes mecanismos para dar a
conocerse especialmente a nivel internacional. El grupo hotelero al cual pertenece
el Hotel Quito es de gran importancia para el sector turístico de la ciudad, ya que
son los más reconocidos por el turista nacional y más aún por el turista
internacional ya que brindan un sinnúmero de servicios y beneficios a los
huéspedes, además de seguridad y confort a la hora de hospedarse.
3.2.1.3. Factor Social
En el Ecuador se observa una división de clases sociales muy marcada, debido a
que existe una concentración de la riqueza en pocas manos; la clase alta es muy
pequeña, pero poderosa; es la que maneja al país y se reduce al 8% del total del
país; ésto es causado porque el poder económico maneja a la política y la misma
los beneficia; existen en el país muchos oligopolios y algunos monopolios que
hacen que el comercio no se desarrolle de forma normal y que concentran aún más
la riqueza en los mismos sectores. La clase media se ha reducido aún más y ha
perdido su importancia en el comercio, al menos en las ciudades pequeñas; en las
ciudades grandes como Quito y Guayaquil se aprecia una concentración importante
de la clase media, en donde la misma si es importante en el comercio, ya que su
poder adquisitivo mueve a muchos negocios.
La clase más numerosa es la clase baja y los indigentes, los cuales cada vez más
sufren las consecuencias de la concentración de la riqueza; ésto ha desembocado
en un aumento de los niveles de inseguridad en los ciudades grandes, las cuales
por tradición tienen altos niveles de emigración desde las ciudades pequeñas y los
emigrantes muchas veces no se integran al mercado laboral y tienen que pasar
hambre, frío y enfermedad. Por esta situación es que muchas personas han
preferido emigrar hacia el extranjero a destinos como Estados Unidos y Europa,
pero esto ha ocasionado que la familia se desintegre, que los jóvenes hijos queden
desamparados y a expensas de las tentaciones del medio, por lo cual se observa
un crecimiento de las pandillas juveniles, especialmente en ciudades como Quito y
Guayaquil, cuya población es mayor.
En lo que respecta al Hotel Quito, sus tarifas y eventos son accesibles para un
estrato medio, tomando en cuenta que muchos de sus clientes que son turistas en
su país son de clases sociales altas, ya que toman tours muy costosos y a veces
nuestro país es uno de los muchos puntos de visitas que tienen los tours.
3.2.1.4. Factor Tecnológico
En el país la tecnología no es muy avanzada, las industrias que posee el país no
son muy desarrolladas con respecto a los otros países y son muy poco competitivas
a nivel internacional. En el Ecuador la hotelería se ha visto afectada por la poca
preocupación por incentivar el turismo de nuestro país a nivel internacional, muchos
52
extranjeros creen que nuestro país es una selva y en otros casos ni siquiera saben
que existe.
La importancia de la tecnología es visible, tanto en las nuevas como en las viejas
organizaciones, por esta razón el HOTEL QUITO, entre los beneficios que busca de
la tecnología pueden citarse mayor productividad, mejores niveles de vida, mayor
disposición de tiempo libre y una mayor variedad de productos.
Es deber del Hotel Quito estar muy pendiente del entorno, con la finalidad de
ajustar su conducta al medio social del que forman parte, para así poder
permanecer en el mercado y estar dispuesta a crecer, lo que implica mirar muy
adentro para lograr ir hacia fuera y aunque llegue a ser líder y se tenga asegurado
un espacio, debe ir más allá, no conformarse, incursionar en nuevos mercados,
transformarse y apoyar todo lo que sea mejoramiento continuo y adquirir nueva
tecnología para agilizar la información que beneficia la toma de decisiones.
La Empresa en la actualidad cuenta con un paquete contable denominado SAI, es
un software administrativo y contable completo e integrado, el mismo que en
relación a los nuevos programas contables, se podría decir que ya está siendo
obsoleto, además de que presenta ciertas fallas en la entrega de información; en
ciertas ocasiones éste se cuelga y genera retrasos en los procesos, es por ésto que
el Hotel Quito debe tomar muy en cuenta la necesidad de implementar un mejor
sistema que ayude a mejorar sus procesos y a llevar un control adecuado de sus
costos, factor que es indispensable y muy necesario en la Empresa.
Cabe indicar también que la Empresa cuenta con información en línea es decir
tiene una intranet que permite manejar la información en forma más rápida y
eficiente dentro de la organización.
Además tenemos el Fidelio Opera que es una paquete hotelero, con tecnología de
punta que lo utilizan casi todos los hoteles de cinco estrellas del Ecuador, su
respaldo lo tienen en Argentina.
53
3.2.1.5. Factor Legal
Adicionalmente, es importante mencionar que el Hotel Quito actúa siempre
apegado a Leyes, Normas y Regulaciones del País como:
54
Ley de Turismo
Reglamento General de Aplicación a la Ley de Turismo
Reglamento General de Actividades Turísticas
Código de Trabajo
Ley de Régimen Tributario Interno
Ordenanzas Metropolitanas.
Además, es socio activo de la Federación Hotelera del Ecuador AHOTEC.
3.2.2. Influencias Microeconómicas
3.2.2.1. Clientes
Es importante realizar un análisis del origen geográfico de los huéspedes que llegan
al Hotel, ya que de esa manera podemos planificar estrategias de mercadeo, para
promocionarnos en los mercados nacionales e internacionales.
Cabe mencionar que no solo se analiza los datos de turismo, sino del segmento
ejecutivo, ya que éste tiene una participación importante en el Hotel.
El principal cliente del Hotel Quito es el ejecutivo de provincia que llega a la ciudad
por negocios; estos resultados nos obligan a intensificar nuestras ventas en el
segmento corporativo de otras ciudades del Ecuador.
El porcentaje del viajero que llega de Perú se incrementó en un 7,50% en
comparación al año 2009, por tal razón se ha planificado realizar 2 visitas a la
ciudad de Lima por año.
Se puede observar un incremento en el turista internacional, especialmente de
Estados Unidos, dando mensajes de estabilidad y mejoras en el turismo externo.
55
Los segmentos de mercados internos del Hotel, se detallan a continuación
con su respectivo análisis FODA.
RACK
Análisis FODA Segmento Rack
CORPORATIVO
Análisis FODA Segmento Corporativo
56
CONVENCIONES & INCENTIVOS
Análisis FODA Segmento Convenciones & Incentivos
TOUR & TRAVEL – GRUPOS
Análisis FODA Segmento Tour & Travel Fit´s - Grupos
57
PERMANENTES
Análisis FODA Segmento Permanente
Sin embargo, el crecimiento de nuevos hoteles de lujo ha generado un incremento
en la competencia directa del Hotel, ya que las cadenas de hoteles se han visto en
la necesidad de emplear nuevas estrategias para posicionar sus marcas y atraer
clientes, razón por la cual el Hotel Quito debe diseñar estrategias y emplear tácticas
para competir con los demás hoteles; de aquí que surge la necesidad de diseñar un
Plan de Mercadeo que le permita al Hotel posicionarse de mejor forma en la mente
de los consumidores y explotar de mejor forma su marca ya que la competencia en
la venta de habitaciones y otros servicios de los hoteles que pertenecen al sector en
el cual está incluido el Hotel Quito, se ha vuelto muy agresiva
VENTAS
Las ventas obtenidas en el período 2011, nos puede reflejar el comportamiento que
se mantiene a lo largo del año.
De esta forma podemos tener un histórico y el comportamiento mes a mes,
denotando los meses de mayor afluencia y de la misma forma los meses de menor
ocupación dentro del Hotel.
58
El HOTEL QUITO, cuenta con clientes en todo el Ecuador y que son alrededor de
1500 clientes de los cuales 600 son corporativos entre los más importantes se
destacan los siguientes:
GUAYAQUIL
Amanco Plastigama
Biofactor Sa - Vepamil
Dinadec s.a.
Consorcio Amramco
Global crossing
Plywood Ecuatoriana S.A.
Plasticos Industriales C.A
Red Productiva II Carana
Rocafuerte Seguros
Servicio & Remediación
Sertecpet S.A
Universidad Tecnológica Empresarial
CUENCA
Blancandina
Cartopel SAI
Distribuidora de Tableros del Austro
Huertos Azhupud S.A
Industrias Guapan
Importadora Tomebamba S.A
Tecnova
Universidad Estatal de Bolívar
Universidad de Cuenca Convenio
AMBATO
Construtora Norberto Odebrecht S.A.
Industrias IEPESA
Productos Tissue del Ecuador S.A
Universidad Técnica de Ambato
Zaimella del Ecuador
Xurpas online y Mobile S.A
ESMERALDAS
Contrachapados de Esmeraldas
Explorecuador
INTERNACIONALES
Gate 1 Travel
Gullivers travel age
Hoteles Decameron Ecuador
Think Galapagos
Transhotel
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LOJA
Universidad Técnica Particular de Loja
QUITO
Abbot Laboratorios
Abercrombie
Acería del Ecuador
Banco Finca
Beiersdorf S.A
Cablevisión
Chaide y Chaide
Cine Ecuador Servicios de Producción
Cubiertas del Ecuador Kubiec
Delisoda
Fv Área Andina
Gamatv
Geodata Engineering S.P.A
Grupo Context
Grupo Faro
Havells Sylvania N V
HIAS - PUCE
IESS Dirección General Quito
IESS Hospital Carlos Andrade Marín
IESS Seguro Salud
Lutexa Industrial Comercial
Ministerio de la Coordinación Política
Ministerio de Turismo
Ministerio del interior
Montarello Martínez
Municipio de Quito
Municipio del Distrito Metrop. De Quito
North Star Agriculture
Nueva Emisora Central
Pronaca
Proveedora de Papeles Andina
Provefrut s.a.
Siemens
Sigmaplast s a
Sociedad Industrial
Tribunal Contencioso Electoral
Tropicalimentos S.A
Tuboscope
Vegas del Caribe
Vepamil
Virumec
Wartsila Ecuador S.A
60
NECESIDADES DE LOS CLIENTES
En el Hotel Quito trabajamos para todo tipo de clientes. Somos una cadena de
mentalidad abierta, creemos que la variedad existente en el mundo es lo que nos
enriquece. Por ello tenemos en cuenta las necesidades de cualquier cliente e
intentamos hacer su estancia lo más cómoda y agradable posible.
En nuestro Hotel no encontrarán barreras arquitectónicas, ofrecemos habitaciones
adaptadas para clientes discapacitados, disponemos de productos especiales para
clientes celíacos. Tratamos de que su estadía sean unas vacaciones inolvidables.
Nuestro objetivo “Un mundo de atenciones".
3.2.2.2. Proveedores
El Hotel Quito cuenta con varios proveedores los mismos que para la Empresa
tienen mucha importancia, ya que con los mismos se ha logrado negociaciones
importantes que benefician a la Empresa.
Entre los principales proveedores tenemos:
PROVEEDOR PRODUCTO
Pronaca Pollo
La Suiza Embutidos
Cordovez S.A. Licores
Vallejo Asociados Mariscos
El Salinerito Quesos, especies
Exxon Móvil Gas, Diesel
Supermercados “La favorita” Carnes
3.2.2.3. Competencia
La ciudad de Quito por sus características turísticas y empresariales, ha
incrementado la oferta hotelera en los últimos 10 años, tomando en cuenta que
existe oferta para los diferentes segmentos de mercado e inclusive una variedad de
precios y productos.
Dentro de los Hoteles del Distrito Metropolitano y que son afiliados a la asociación
de Hoteles del Ecuador tenemos:
61
En la actualidad tenemos 9 hoteles de Lujo, 11 hoteles superior y 7 hoteles de
clasificación turista; cabe recalcar que estos hoteles son los que están afiliados.
También tenemos una oferta de hoteles de 3 y 2 estrellas que no se contemplan en
el cuadro anterior.
Estos datos estadísticos nos ayudan para establecer estrategias de ventas ya que
se conoce de buena fuente, el comportamiento de la ocupación de los distintos
hoteles y de la competencia directa de Hotel Quito.
También podemos analizar la tarifa promedio del mercado y de la ciudad de Quito,
que nos da una respuesta para las estrategias de incremento de tarifas para los
siguientes años.
La oferta de habitaciones en la ciudad es de 2.300 habitaciones, que representa el
43% en todo el Ecuador, por tal razón es una ciudad donde se pueden postular
eventos internacionales de reconocimiento, para que tenga un mejor desarrollo el
turismo ecuatoriano y la rotación de huéspedes de clase ejecutiva.
Sin embargo, el crecimiento de nuevos hoteles de lujo ha generado un incremento
en la competencia directa del Hotel, ya que las cadenas de hoteles se han visto en
la necesidad de emplear nuevas estrategias para posicionar sus marcas y atraer
clientes, razón por la cual el Hotel Quito debe diseñar estrategias y emplear tácticas
62
para competir con los demás hoteles, de aquí que surge la necesidad de diseñar un
Plan de Mercadeo que le permita al Hotel posicionarse de mejor forma en la mente
de los consumidores y explotar de mejor forma su marca, ya que la competencia en
la venta de habitaciones y otros servicios de los hoteles que pertenecen al sector en
el cual está incluido el Hotel Quito, se ha vuelto muy agresiva. Se debe de tener
claro los resultados y los comparativos obtenidos desde el 2009 hasta el 2010.
3.2.2.4. Precios
La actual administración, comenzó su período con un Hotel con serias deficiencias
físicas y de servicios, con nada o casi nada remodelaciones, un Hotel que en la
comunidad era considerado viejo y de baja calidad en servicios.
El Hotel necesitaba urgente un cambio de imagen y sobre todo una remodelación
en su infraestructura y artículos de trabajo y muebles.
Hubo varios escenarios en los cuales había que tomar decisiones, ya que el dueño,
no invirtió hasta tener resultados positivos en sus balances.
Se empezó con un Hotel donde la ocupación promedio fue de 44% en todo el año y
una tarifa promedio de US$ 35,00. Habitaciones que necesitaban urgente cambio
de menaje, alfombras con quemaduras y desagradables olores, televisiones de 14
pulgadas a blanco y negro, una bajo stock de lencería para habitaciones y
deficientes sistemas de seguridad en todas las áreas públicas del Hotel.
Fue necesario dar importancia en todos estos aspectos y sobre todo había que
cambiar la imagen que tenía el Hotel hacia la comunidad.
Durante estos 6 años el Hotel Quito ha incrementado de una forma paulatina sus
ingresos, con mejoras en su infraestructura y sus servicios de las áreas públicas.
El año 2011 el Hotel Quito cerró con una ocupación real del 69% y una tarifa
promedio de US$ 59,00.
HABITACIONES EJECUTIVAS
Cuidadosamente decoradas y equipadas para ofrecerle la mayor comodidad que se
imagine, para que disfrute de una tranquila y relajada estadía. Descubra desde aquí
majestuosidad de las montañas que rodean a Quito o la tranquilidad del valle
aledaño, todas tienen balcones desde donde puede regocijarse con una magnífica
vista. Son ideales para el ejecutivo que está por negocios o por placer, con la
opción de escoger una cama doble o king. Usted podrá conectarse por medio de
nuestro internet inalámbrico sin salir de su habitación. No deje pasar los artículos de
tocador de cortesía que tenemos en el elegante baño. Para parejas que viajan con
niños les ofrecemos acomodarlos fácilmente en esta espaciosa habitación.
TV por cable
Radio
Internet wi fi
63
Caja de Seguridad
Secador de pelo
Periódico local.
SUITES
Le ofrecemos comodidad total. Perfectas para parejas o viajeros de negocios,
sentirá elegancia y comodidad en cada uno de los ambientes. Por su diseño
exclusivo nuestras suites despertarán su interés para estancias más largas. El
entorno acogedor de la sala de estar le permitirá reunirse con sus invitados en
donde podrán saborear una de sus bebidas favoritas de nuestro bien surtido
minibar. En el escritorio tendrá la conexión con el mundo a través de Internet
inalámbrico y con solo cerrar la puerta usted estará en el cómodo y amplio espacio
de su dormitorio para un sueño reparador.
HABITACION SUPERIOR
En nuestras habitaciones superiores, puedes disfrutar un ambiente cómodo y
tranquilo. Descubra desde aquí la majestuosidad de las montañas que rodean a
Quito, o la tranquilidad del valle aledaño, todas tienen balcones desde donde puede
regocijarse con una magnífica vista. Son ideales para el ejecutivo que está por
negocios o por placer, con la opción de escoger una cama doble o king.
TIPO DE HABITACIÓN TIPO DE CAMA PRECIO/UNIT. US$
SIMPLE SUPERIOR KING 60
DOBLE SUPERIOR TWIN BEDS 80
SIMPLE EJECUTIVA KING 100
DOBLE EJECUTIVA KING 120
SUITES KING 140
64
CAPÍTULO IV
4. AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA AL ÁREA DE ADQUISICIONES
4.1. Fase I. Planificación
4.1.1. Planificación Preliminar
El HOTEL QUITO es una Institución que pertenece al sector privado, por lo que
muchas de sus funciones se encuentran centralizadas y las decisiones son
tomadas por la alta gerencia.
En la observación realizada a la Empresa se observó que los reglamentos, normas
y políticas se tratan de seguir conforme lo demandado y la única forma de evitar
inconvenientes es enviar memorandos al personal que no acate dichas reglas.
De exceder el número de memorandos, los empleados son multados o destituidos
de sus cargos.
Los cargos mas altos se encuentran conformados por representantes de la
empresa APH Asesoria Profesional Hotelera de la cadena Compass Hotels.
MOTIVOS DEL EXAMEN
El desarrollo del presente examen se lo realiza para medir la eficacia, eficiencia y
efectividad de los procesos en el Área de Adquisiciones desarrollado en el Hotel
Quito, mismo que se realiza a petición de la Sr. Robert Ramia Gerente General de
la mencionada Empresa.
Este examen nos permitirá evaluar las áreas que intervienen y su desenvolvimiento
para generar valor a dichos procesos administrativos, al tiempo de poner en
práctica los conocimientos adquiridos en el transcurso del aprendizaje académico.
65
Este examen emerge de la necesidad de suministrar un lineamiento claro, sobre
como se está llevando a cabo estos procesos administrativos y como las áreas
involucradas tienen relación para conseguir los objetivos de la Empresa.
OBJETIVOS DEL EXAMEN
Establecer los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos
administrativos del Área de Adquisiciones.
Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales,
reglamentos y normativas dados por la organización.
Comprobar el cumplimiento de los objetivos del Área de Adquisiciones.
Valorar los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos
administrativos.
Conseguir y conocer información técnica del ambiente general de control
interno que serán evaluados.
Elaborar un examen detallado de las debilidades críticas, utilizando técnicas
de auditoria de gestión y asegurar que los hallazgos obtenidos estén acorde
a la realidad.
Elaborar el informe final de auditoría con el propósito de asegurar que los
comentarios, conclusiones y recomendaciones sean aplicables a la
Empresa.
66
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213
Fax: 2303013 Mail: [email protected]
Quito, 25 de enero 20X2
Sr. Ing.
Robert Ramia
Gerente General del Hotel Quito
Presente.-
Estimado Ing. Ramia:
Le hago llegar un cordial saludo, a su vez por medio de la presente es confirmar el
convenio para realizar la auditoría de gestión aplicada al Área de Adquisiciones de
la empresa que usted tan acertadamente dirige, para el periodo del 1 de enero al
31 de diciembre del 2011.
La auditoria será aplicada al Área de Adquisiciones. El objetivo de nuestra auditoría
es comprobar los niveles de eficiencia, eficacia y economía. Además emitiremos un
informe sobre el acatamiento de los procesos, con las respectivas
recomendaciones.
La auditoría se realizará en relación con las normas de auditoría generalmente
aceptadas. Estas normas exigen que se alcance una seguridad razonable, no
absoluta sobre el control interno de la Empresa.
La auditoría está programada de la siguiente manera para el desempeño y
terminación:
Inicio de trabajo de campo 1 de enero del 20X2
Terminación del trabajo de campo 15 de enero del 20X2
Entrega del informe de auditoría 28 de enero del 20X2
67
Nuestros honorarios para esta auditoría estarán basados en el tiempo invertido por
los diferentes miembros de nuestro personal a nuestras tasas regulares, más
gastos directos.
Con el fin de trabajar en la forma más eficiente posible, se entiende que el personal
de su Empresa nos proporcionará la información necesaria, por ejemplo los listados
de compras, facturas de activos fijos adquiridos, ingresos de materias primas,
insumos y materiales.
El equipo de trabajo estará conformado por:
Sonia Cecilia Alvarez Bolaños Jefe
Silvia Pamela Morales Alvarez Senior
Nancy Paola Vinueza Alvarez Auditor Junior
Atentamente,
Sonia Alvarez B.
Aceptado por: Ing. Robert Ramia
Fecha: 26 de enero del 20X2
68
ALCANCE DE LA AUDITORÍA
La aplicación de las pruebas de auditoría en el programa, análisis de los procesos
administrativos del Área de Adquisiciones en el periodo comprendido entre el 1 de
enero al 31 de diciembre del 20X1.
Los procesos del Área de Adquisiciones son procesos integradores en el Hotel
Quito, ya que reúnen diversas áreas. Estos procesos tienen mucha importancia en
la Empresa, ya que permiten obtener información precisa y adecuada de las
adquisiciones que ha realizado la empresa de materias primas, insumos, materiales
y activos fijos.
Dentro del Área de Compras se consideran las siguientes adquisiciones:
Compras de Materia Prima, Insumos y Materiales
Compras de Activos Fijos
PERSONAL DE AUDITORES
NOMBRE CARGO REFERENCIA
Sonia Cecilia Alvarez Bolaños Auditor Jefe SC
Silvia Pamela Morales Alvarez Auditor Senior SM
Nancy Paola Vinueza Alvarez Auditor Junior NV
MATERIALES
Para realizar la presente auditoría de gestión al Área de Adquisiciones en la
Empresa del HOTEL QUITO, se va a requerir de los siguientes equipos y
materiales:
ÚTILES DE OFICINA
2 esfero azul y rojo para cada uno de los integrantes del equipo.
2 portaminas.
1 resma de papel bond tamaño INEN A4.
3 borradores.
3 correctores.
69
3 resaltadores.
3 archivadores.
2 juegos de separadores.
1 perforadora.
1 grapadora.
EQUIPO DE COMPUTACIÓN
3 Laptops.
2 Impresoras laser.
3 memory flash.
EQUIPO DE OFICINA
Grabadora de mano.
3 Casettes de 90 minutos.
70
4.1.2 Planificación Específica
PRESUPUESTO DE HORAS ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTADAS
1. Planificación
4
2. Programación
4
3. Evaluación del Control Interno Administrativo
17
4. Aplicación de técnicas y procedimientos,
elaboración de papeles de trabajo, hallazgos de
auditoría e indicadores de gestión.
116
5. Comunicación de Resultados
19
TOTAL HORAS
160
71
4.2. Fase II. Ejecución del Trabajo 4.2.1. Programación
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFERENCIAS
PERSONA
AUDITORA
REF. PAPEL TRABA
JO
1. Planificación
4
3
-1
SC/SM/
NV
A
2. Programación
4
3
-1
SC/SM/
NV
A
3. Evaluación Control Interno
17
16
-1
SC/SM/
NV
A
MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y
MERCADERÍAS
PROCESO No.1
SOLICITUD DE COMPRAS
3. Se toma en cuenta los requerimientos
de materia prima, suministros y
materiales que son enviados por la
bodega a pedido de cada área.
4. Se realiza una comprobación de
existencias para determinar si es
necesario realizar la compra.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar los requerimientos de materia prima,
insumos y mercaderías enviados por Bodega.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Revisar que las solicitudes de adquisición de
materia prima, insumos y mercaderías sean
realmente necesarios.
4
4
4
4
-
-
SA
SM
A.1.1
A.1.2
72
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUES
TO
HORAS
REALES
DIFEREN
CIAS
PERSO
NA
AUDITO
RA
REF.
PAPEL
TRABA
JO
PROCESO No.2 SOLICITUD PROFORMAS A PROVEEDORES
1. De acuerdo a la necesidad de materia
prima, suministros y materiales se
buscan proveedores que puedan cubrir
con la entrega del pedido.
2. Se realiza una solicitud de cotizaciones
con precios, descuentos,
especificaciones y formas de pago.
3. Se otorga citas a proveedores para
poder valorar y observar las muestras
del producto que ofrecen.
4. Una vez revisadas las cotizaciones y
atendido las citas, se procede a evaluar
la mejor alternativa.
5. Se analiza, calidad del producto,
especificaciones, precios, formas de
pago.
6. Se realiza un presupuesto que permita
elegir la alternativa que más le
conviene a la empresa.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Encargado de realizar las compras haya cumplido con buscar proveedores adecuados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las solicitudes de proformas a proveedores se hayan enviado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar como se realiza el otorgamiento de citas a proveedores.
4 4 4
4 4 4
- - -
SA
NV
SM
A.2.1
A.2.2
A.2.3
73
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUES
TO
HORAS
REALES
DIFEREN
CIAS
PERSO
NA
AUDITO
RA
REF.
PAPEL
TRABA
JO
PROCESO No.3 ADQUISICION SUMINISTROS Y MATERIALES
1. Una vez encontrada la mejor alternativa, se comunica las alternativas al director de área que solicito el producto.
2. Definen el producto y precio.
3. Negocia con el proveedor (precio,
condiciones entrega, forma de pago).
4. Elabora el pedido.
5. El pedido es enviado al proveedor que ha sido elegido anteriormente.
6. Se culmina la compra de la materia
prima o suministros que la empresa necesita para su normal desenvolvimiento.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de la elaboración del pedido de compra. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que el pedido haya sido enviado a tiempo y correctamente al proveedor que haya sido seleccionado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que el Encargado de Compras haya realizado la misma sin ningún inconveniente.
4 4 5
4
4
4
- - 1
SA
NV
SM
A.3.1
A.3.2
A.3.3
74
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUES
TO
HORAS
REALES
DIFEREN
CIAS
PERSO
NA
AUDITO
RA
REF.
PAPEL
TRABA
JO
PROCESO No.4 RECEPCIÓN DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES 1. La materia prima, suministros y materiales se
recibe físicamente desde los proveedores con la orden de compra, factura de compra y otros documentos, verificando que coincidan las cantidades y las especificaciones.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de las facturas de compra y los detalles de recepción de materia prima, insumos y materiales.
4
4
-
SA
A.4.1
PROCESO No.5 ENVÍO DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MERCADERÍA A BODEGA
1. La materia prima, suministros y materiales son enviados a la Bodega para su ingreso físico y sus registros correspondientes.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar el correspondiente envío de la materia prima, insumos y materiales a la Bodega, revisando su ingreso físico en la misma.
4
4
-
NV
A.5.1
PROCESO No.6 ENVÍO DE LA DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE A CUENTAS POR PAGAR
1. La documentación de soporte es enviada al Área de Cuentas por Pagar para su respectivo registro contable.
2. La documentación es archivada con la
respectiva actualización de saldos por pagar a proveedores
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que toda la documentación necesaria para el registro contable fue enviada sin ningún inconveniente al Área de Cuentas por Pagar para su contabilización.
4
4
-
SM
A.6.1
75
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSO
NA AUDITO
RA
REF.
PAPEL TRABA
JO
COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.1 SOLICITUD DE COMPRA
1. Se toma en cuenta los requerimientos de activos fijos que son enviados por las diferentes áreas de la Empresa.
2. Se realiza una verificación de existencias
para determinar si es necesario realizar la compra.
3. Carta de autorización de parte de la
Gerencia General autorizando la compra del Activo Fijo.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de los requerimientos de activos fijos enviados por los diferentes departamentos de la Empresa. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar como se efectúa la verificación de existencias.
4 4
4 4
- -
SA
SM
A.7.1
A.7.2
PROCESO No.2 BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN Y SOLICITUD DE PROFORMAS
1. De acuerdo a la necesidad de activos fijos se buscan proveedores que puedan cubrir con la entrega del pedido.
2. Se solicitan cotizaciones con precios,
descuentos, formas de pago, tiempo de entrega.
3. Se otorga citas a proveedores para poder
analizar el producto que ofrecen.
4. Una vez revisadas las solicitudes y atendido las citas, se procede a evaluar la mejor cotización.
5. Se analiza, calidad del activo fijo, precios,
facilidades de pago y fecha de entrega.
76
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSO
NA AUDITO
RA
REF.
PAPEL TRABA
JO
6. Se realiza un presupuesto que permita elegir
la alternativa adecuada para la Empresa PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Encargado de realizar las compras haya cumplido con buscar proveedores adecuados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las solicitudes de proformas a proveedores se hayan enviado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar como se realiza el otorgamiento de citas a proveedores PROCESO No.3 RECEPCIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS
1. Los activos fijos son recibidos físicamente desde los proveedores con la factura de compra, orden de compra y otros documentos, verificando que coincidan las cantidades y las especificaciones.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de las facturas de compra y los detalles de recepción de los activos fijos.
4 4 4 4
4 4 4 4
- - 4 -
SM
NV
SA
SA
A.8.1
A.8.2
A.8.3
A.9.1
PROCESO No.4 ENVÍO DE LOS ACTIVOS FIJOS AL USUARIO
1. Los activos fijos son enviados a los usuarios de los departamentos de la Empresa, a través de la Bodega, donde se mantienen temporalmente hasta realizar dicha entrega.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia temporal de los activos fijos en Bodega. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar reportes de envíos de activos fijos a los diferentes departamentos de la empresa.
3
3
3 3
- -
NV
SM
A.10.1
A.10.2
77
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSO
NA AUDITO
RA
REF.
PAPEL TRABA
JO
PROCESO No.5 INGRESO AL SISTEMA KÁRDEX Y AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS
1 La documentación de soporte de la compra del activo fijo es enviada a la persona encargada de Activos Fijos.
2. Se elabora el formulario de ingreso de
Activos Fijos, el mismo que esta recibido por el responsable de cuidar el bien.
3. Se procede a codificar de acuerdo al
código de barras de la Empresa. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar el ingreso correcto de los activos fijos en el sistema. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar el método de inventarios en el que se ingresa el activo.
4 4
4 4
- -
SM
NV
A.11.1 A.11.2
78
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSO
NA AUDITO
RA
REF.
PAPEL TRABA
JO
PROCESO No.6 CÁLCULO DEPRECIACIONES
1. La documentación de soporte de la compra del activo fijo se procede a a cargar a los resultados de un período, utilizando una metodología sistemática y periódica, de acuerdo a la mejor estimación posible del deterioro o uso del bien. - Vida Util - Monto Depreciable – Deterioro.
2. El método a utilizar debe permitir distribuir
los importes depreciables a cada período contable durante la vida útil del activo. Cualquiera que sea el método de depreciación elegido, es necesario que su uso sea constante, independiente del nivel de rentabilidad de la empresa y de consideraciones tributarias, para proporcionar comparabilidad en los resultados de las operaciones de la empresa de un período a otro.
3. La depreciación debe acumularse en los
libros por medio de una cuenta complementaria del activo fijo, llamada depreciación acumulada. Su saldo debe corregirse monetariamente, de acuerdo con las disposiciones.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que las depreciaciones sean realizadas correctamente. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que los métodos de depreciación utilizados sean los más adecuados.
4 4
4 4
- -
SM
NV
A.12.1 A.12.2
79
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSO
NA AUDITO
RA
REF.
PAPEL TRABA
JO
PROCESO No.7 RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES A CONTABILIDAD CENTRAL
1. Los activos inmovilizados deben llevarse al costo de adquisición o histórico, más las revalorizaciones necesarias para reflejar cambios sustanciales en el poder adquisitivo de la moneda. En todo caso deberá castigarse en caso de pérdida u obsolescencia.
2. Vida útil superior a un año sin intención de
enajenarlos.
3. Deben contabilizarse reservas por depreciación con el propósito de cargar a las operaciones la inversión en activos depreciables durante el período de vida útil de estos activos.
4. La naturaleza y cuantía de los activos
restringidos o gravados debe mostrarse en nota a los estados financieros.
5. Debe existir uniformidad en el método de
depreciación utilizados.
6. Corrección Monetaria Financiera versus tributaria
7. La corrección monetaria aplicada al rubro
del activo fijo debe ser integral (Valor bruto y Dep. Acumulada).
8. El procedimiento tributario está descrito en
la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno que indica que se deben corregir los activos fijos netos.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que la información en el voucher del activo fijo sean correctos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que las revalorizaciones sean correctas PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se cumplan las leyes tributarias con relación a los activos fijos.
4 4 4
3 4 4
1 - -
SM
NV
SA
A.13.1 A.13.2 A.13.3
80
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSO
NA AUDITO
RA
REF.
PAPEL TRABA
JO
PROCESO No.8 CONTEO FÍSICO
1. Verificar que el total de los activos fijos sea coincidente con el total de la columna de adiciones del cuadro de movimientos de activos fijos.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que los movimientos de los activos fijos sean los correctos y los saldos se encuentren en concordancia físicamente
4
4
-
NV
A.14.1
PROCESO No.9 ANÁLISIS DE OBSOLESCENCIA
1 Analizar si un equipo esta operando de manera económica o si los costos de operación pueden disminuirse, adquiriendo un nuevo equipo.
2. Averiguar si el equipo actual debe ser
reemplazado de inmediato o es mejor esperar unos años, antes de cambiarlo.
3. Realizar un minucioso estudio de la
importancia en la toma de decisiones realizada por el administrador financiero en el momento de reemplazar sus recursos fijos.
4. Un activo físico debe ser reemplazado,
cuando se presentan las siguientes causas: Insuficiencia. Alto costo de mantenimiento.
Obsolescencia.
5. Se toma la decisión frente al análisis hecho. En este caso se escoge la máquina nueva por tener un menor costo.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar si los activos dados de baja efectivamente no están funcionando. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar si la nueva maquina de reemplazo, consta con todos los requerimientos para su adquisición.
3 3
3 3
- -
SM
NV
A.15.1 A.15.2
81
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSO
NA AUDITO
RA
REF.
PAPEL TRABA
JO
PROCESO No. 10 DAR DE BAJA ACTIVO
1. Solicitar un informe de ventas/bajas del período.
2 Consultar a la gerencia sobre las
disposiciones del activo fijo efectuada durante el período.
3 Verificar en las actas del directorio o de
accionistas información relacionada con disposiciones de bienes del activo fijo.
4 Cotejar el monto total de ventas/bajas del
periodo con el total de la columna respectiva del cuadro de movimiento.
5 Examinar las ventas/bajas.
6 Recalcular el resultado en la venta
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar los procedimientos seguidos de los activos dados de baja PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar los movimientos de los activos dados de baja
3 4
3 4
- -
SM
NV
A.16.1 A.16.2
5. Comunicación de Resultados
19
19
-
NV/SA
TOTALES
160
155
-5
82
4.2.2. Evaluación de Control Interno
MÉTODO CUESTIONARIO
Consiste en usar como instrumento para la investigación, cuestionarios previamente
formulados que incluyen preguntas acerca de la forma en que se manejan las
transacciones u operaciones de las personas que intervienen en su manejo; la
forma en que fluyen las operaciones a través de los puestos o lugares donde se
definen o se determinan los procedimientos de control para la conducción de las
operaciones.
Consiste en la evaluación con base en preguntas, las cuales deben ser contestadas
por parte de los responsables de las distintas áreas bajo examen. Por medio de las
respuestas dadas, el Auditor obtendrá evidencia que deberá constatar con
procedimientos alternativos, los cuales ayudarán a determinar si los controles
operan tal como fueron diseñados. La aplicación de cuestionarios ayudará a
determinar las áreas críticas de una manera uniforme y confiable.
Utilización de cuestionarios
Este documento está constituido por varias listas de preguntas que deben ser
contestadas por los funcionarios o empleados de la entidad bajo revisión o que el
Auditor mismo contesta durante el curso de la auditoría basado en sus
observaciones.
Cuando el Auditor llena el cuestionario por medio de una entrevista con uno o más
funcionarios de la entidad, debe tomar en cuenta la necesidad de confirmar durante
el curso de la auditoría la veracidad de las respuestas dadas, sin confiar
completamente en las obtenidas. La aplicación correcta de los cuestionarios sobre
control interno, consiste en una combinación de entrevistas y observaciones. Es
esencial que el Auditor entienda perfectamente los propósitos de las preguntas del
cuestionario.
83
EJEMPLO
Modelo de Cuestionario
A continuación se presenta un modelo de Cuestionario de Control Interno para Recibos de
Efectivo – Ciclo de Ventas de la entidad financiera Biersdof Co. Inc.
PREGUNTAS
RESPUESTAS
PUNTAJE OPTENIDO
PUNTAJE ÓPTIMO
OBSERVACIONES
SI
NO
1. ¿Estan aseguradas todas las personas que reciben o desembolsan efectivo?
X
12
12
2. ¿Todo el correo que ingresa es abierto por un empleado responsable que no tiene acceso a los registros contables?
X
10
10
3. ¿Prepara el empleado asignado para la apertura del correo que ingresa una lista de todos los cheques y dinero recibido?
X
0
7
No se elabora ninguna lista.
4. ¿Son registrados por terminales de registros de venta o puntos de ventas (POS) los recibos de ventas en efectivo y otros cobros por mostrador?
X
11
11
5. ¿Se depositan diariamente los cobros de las oficinas sucursales en una cuenta bancaria sujeta a retiro solamente por los ejecutivos de la oficina principal?
X
0
10
No se deposita
diariamente
6. ¿Son depositados los recibos diarios en forma intacta y sin demora por un empleado diferente del tenedor de libros de Cuentas por Cobrar?
X
10
10
7. ¿Devuelve el banco el duplicado del volante de depósito y se comparan con el registro de ingreso?
X
9
9
8. ¿Están disponibles para inspección por los auditores los duplicados de los volantes de consignación llenados apropiadamente?
X
12
12
9. ¿Son devueltos por el banco los cheques por fondos o por otros motivos, y entregados directamente a un empleado diferente del cajero, y sometidos a una pronta investigación?
X
0
9
10. ¿Está diseñado el arreglo físico de las oficinas y los registros de contabilidad para evitar que los empleados que manejan efectivo tengan acceso a los registros de contabilidad?
X
10
10
TOTAL
79
100
84
MÉTODO FLUJODIAGRAMACIÓN
También llamado de flujogramas, consiste en revelar o describir la estructura
orgánica de las áreas en examen y de los procedimientos, utilizando símbolos
convencionales y explicaciones que dan una idea completa de los procedimientos
de la entidad.
Señala por medio de cuadros y gráficas el flujo de las operaciones a través de los
puestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de control para el
ejercicio de las operaciones.
Este método permite detectar con mayor facilidad los puntos o aspectos donde se
encuentran debilidades de control interno, aun cuando hay que reconocer que se
requiere de mayor inversión de tiempo por parte del Auditor en la elaboración de los
flujogramas y habilidad para hacerlos.
Se recomienda el uso de la carta o gráfica de organización que según el autor
George R. Terry, dichas cartas son cuadros sintéticos que indican los aspectos más
importantes de una estructura de organización, incluyendo las principales funciones
y sus relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada
empleado encargado de su función respectiva.
Existen dos tipos de gráficas de organización:
- Cartas Maestras.
- Cartas Suplementarias.
Las cartas maestras presentan las relaciones existentes entre los principales
departamentos.
Las cartas suplementarias muestran cada una, la estructura del departamento en
forma más detallada.
Se recomienda además el uso combinado de estas cartas con los manuales de
operación, ya que se complementan.
85
Ventajas.
Proporciona una rápida visualización de la estructura del negocio.
Identifica la ausencia de controles financieros y operativos.
Permite una visión panorámica de las operaciones o de la entidad.
Identifica desviaciones de procedimientos.
Identifica procedimientos que sobran o que faltan.
Facilita el entendimiento de las recomendaciones del Auditor a la Gerencia
sobre asuntos contables o financieros.
La evaluación debe asegurar la integridad y exactitud de las operaciones
realizadas por el ente económico
Desventajas.
Pérdida de tiempo cuando no se está familiarizado con este sistema o no
cubre las necesidades del Contador Público.
Dificultad para realizar pequeños cambios o modificaciones ya que se debe
elaborar de nuevo.
86
EJEMPLO
87
MÉTODO NARRATIVO
El método narrativo consiste, como su nombre lo indica, en describir las diferentes
actividades de los departamentos, funcionarios y empleados y los registros que
intervienen en el sistema. Sin embargo, no debe incurrirse en el error de describir
las actividades de los departamentos o de los empleados aislada u objetivamente.
Debe hacerse la descripción siguiendo el curso de las operaciones a través de su
manejo en los departamentos citados.
Consiste en la descripción de las actividades y procedimientos utilizados por el
personal en las diversas unidades administrativas que conforman la entidad,
haciendo referencia a los sistemas o registros contables relacionados con esas
actividades y procedimientos.
La descripción debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en
todas las unidades administrativas que intervienen, nunca se practicará en forma
aislada o con subjetividad.
Detallar ampliamente por escrito los métodos contables y administrativos en vigor,
mencionando los registros y formas contables utilizadas por la Empresa, los
empleados que los manejan, quienes son las personas que custodian bienes,
cuanto perciben por sueldos, etc.
La información se obtiene y se prepara según lo juzgue conveniente el Contador
Público, por funciones, por departamentos, por algún proceso que sea adecuado a
las circunstancias.
La forma y extensión en la aplicación de este procedimiento dependerá desde luego
de la práctica y juicio del Contador Público observada al respecto y que puede
consistir en:
A. Preparar sus notas relativas al estudio de la compañía de manera que
cubran todos los aspectos de su revisión.
88
B. Que las notas relativas contengan observaciones únicamente respecto a las
deficiencias del control interno encontradas y deben ser mencionadas en sus
papeles de trabajo, también cuando el control existente en las otras secciones no
cubiertas por sus notas no es el adecuado.
Siempre deberá tenerse en cuenta la operación en la unidad administrativa
precedente y su impacto en la unidad siguiente.
Ventajas:
El estudio es detallado de cada operación con lo que se obtiene un mejor
conocimiento de la empresa.
Se obliga al Contador Público a realizar un esfuerzo mental, que acostumbra
al análisis y escrutinio de las situaciones establecidas.
Desventajas:
Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales.
No se tiene un índice de eficiencia.
89
EJEMPLO
BEIRSDOF Co., Inc. PROCEDIMIENTOS DE RECIBO DE EFECTIVO
Diciembre 31, 2012
Todos los recibos de efectivo llegan en el correo en forma de cheques. Nancy
Vera, la Cajera, recibe el correo cada mañana en la Oficina de Correos y lo entrega
sin abrir a Martha Godoy, la Contadora Jefe. Godoy abre y distribuye el correo. Los
cheques de los clientes los entregan a Vera, quien registra los remitentes en el
diario de ingresos de efectivo, prepara volantes de consignación por duplicado y
envía por correo los recibos diarios en forma intacta al Banco del Pichincha. El
banco devuelve por correo los volantes de consignación por duplicado validados y
Godoy los archiva en orden cronológico. Godoy traslada diariamente las partidas
del diario de recibos de efectivo al mayor auxiliar de cuentas por cobrar.
Cualquier cheque de un cliente devuelto por parte del banco, Godoy lo entrega a la
Gerente Financiera María Izurieta, quien hace seguimiento y vuelve a depositar los
cheques. Godoy también le entrega a Izurieta los extractos bancarios mensuales
sin abrir. Izurieta hace la conciliación del extracto bancario mensualmente, compara
las fechas y los montos de los depósitos con las entradas en el diario de recibos de
efectivo y revisa la exactitud de los descuentos de venta registrados en el diario de
recibos de efectivo.
Vera, Godoy e Izurieta están todos asegurados.
Teresa Pérez
90
INFORME COSO 1
El denominado "INFORME COSO" sobre control interno, publicado en EE.UU. en
1992, surgió como una respuesta a las inquietudes que planteaban la diversidad de
conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en torno a la temática referida.
Plasma los resultados de la tarea realizada durante más de cinco años por el grupo
de trabajo que la TREADWAY COMMISSION, NATIONAL COMMISSION ON
FRAUDULENT FINANCIALREPORTING creó en Estados Unidos en 1985 bajo la
sigla COSO (COMMITTEE OFSPONSORING ORGANIZATIONS).
Debido al mundo económico integrado que existe hoy en día se ha creado la
necesidad de integrar metodologías y conceptos en todos los niveles de las
diversas áreas administrativas y operativas con el fin de ser competitivos y
responder a las nuevas exigencias empresariales; surge así un nuevo concepto de
control interno donde se brinda una estructura común el cual es documentado en el
denominado informe COSO.
La definición de control interno se entiende como el proceso que ejecuta la
administración con el fin de evaluar operaciones específicas con seguridad
razonable en tres principales categorías: efectividad y eficiencia operacional,
confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de políticas, leyes y normas.
COMPONENTES
El marco integrado de control que plantea el informe COSO I consta de cinco
componentes interrelacionados, derivados del estilo de la dirección e integrados al
proceso de gestión:
Ambiente de Control.
Evaluación de Riesgos.
91
Actividades de Control.
Información y Comunicación.
Supervisión.
AMBIENTE DE CONTROL
El Ambiente de Control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el
accionar de una entidad, desde la perspectiva del control interno y que son por lo
tanto, determinantes del grado en que los principios de este último imperan sobre
las conductas y los procedimientos organizacionales.
Es, fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección, la
Gerencia, y por carácter reflejo, los demás agentes con relación a la importancia del
control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.
Fija el tono de la organización y, sobre todo, provee disciplina a través de la
influencia que ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto.
Los principales factores del Ambiente de Control son:
· La filosofía y estilo de la dirección y la gerencia.
· La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y los manuales de
procedimiento.
· La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso de
todos los componentes de la organización, así como su adhesión a las políticas y
objetivos establecidos.
· Las formas de asignación de responsabilidades y de administración y desarrollo
del personal.
92
. El grado de documentación de políticas y decisiones, y de formulación de
programas que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.
En las organizaciones que lo justifiquen, la existencia de consejos de administración
y comités de auditorías con suficiente grado de independencia y calificación
profesional.
El ambiente de control reinante será tan bueno, regular o malo como lo sean los
factores que lo determinan. El mayor o menor grado de desarrollo y excelencia de
éstos hará, en ese mismo orden, la fortaleza o debilidad del ambiente que generan
y consecuentemente el tono de la organización.
EVALUACIÓN DE RIESGOS
El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que
afectan las actividades de las organizaciones. A través de la investigación y análisis
de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza se
evalúa la vulnerabilidad del sistema. Para ello, debe adquirirse un conocimiento
práctico de la entidad y sus componentes de manera de identificar los puntos
débiles, enfocando los riesgos, tanto al nivel de la organización (interno y externo)
como de la actividad.
El establecimiento de objetivos es anterior a la evaluación de riesgos. Si bien
aquéllos no son un componente del control interno, constituyen un requisito previo
para el funcionamiento del mismo.
Los objetivos (relacionados con las operaciones, con la información financiera y con
el cumplimiento), pueden ser explícitos o implícitos, generales o particulares.
Estableciendo objetivos globales y por actividad, una entidad puede identificar los
factores críticos del éxito y determinar los criterios para medir el rendimiento.
A este respecto cabe recordar que los objetivos de control deben ser específicos,
así como adecuados, completos, razonables e integrados a los globales de la
Institución.
Una vez identificados, el análisis de los riesgos incluirá:
93
Una estimación de su importancia / trascendencia.
Una evaluación de la probabilidad/ frecuencia.
Una definición del modo en que habrán de manejarse.
Dado que las condiciones en que las entidades se desenvuelven suelen sufrir
variaciones, se necesitan mecanismos para detectar y encarar el tratamiento de los
riesgos asociados con el cambio. Aunque el proceso de evaluación es similar al de
los otros riesgos, la gestión de los cambios merece efectuarse independientemente,
dada su gran importancia y las posibilidades de que los mismos pasen inadvertidos
para quienes están inmersos en las rutinas de los procesos.
ACTIVIDADES DE CONTROL
Están constituidas por los procedimientos específicos establecidos como un
reaseguro para el cumplimiento de los objetivos, orientados primordialmente hacia
la prevención y neutralización de los riesgos.
Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en
cada una de las etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de
riesgos, según lo expresado en el punto anterior: conociendo los riesgos, se
disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos, los cuales pueden
agruparse en tres categorías, según el objetivo de la entidad con el que estén
relacionados:
· Las operaciones
· La confiabilidad de la información financiera
· El cumplimiento de leyes y reglamentos
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
94
Así como es necesario que todos los agentes conozcan el papel que les
corresponde desempeñar en la organización (funciones, responsabilidades), es
imprescindible que cuenten con la información periódica y oportuna que deben
manejar para orientar sus acciones en consonancia con los demás, hacia el mejor
logro de los objetivos.
La información relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo
que llegue oportunamente a todos los sectores permitiendo asumir las
responsabilidades individuales.
La información operacional, financiera y de cumplimiento conforma un sistema para
posibilitar la dirección, ejecución y control de las operaciones.
Está conformada no sólo por datos generados internamente sino por aquellos
provenientes de actividades y condiciones externas, necesarios para la toma de
decisiones.
Los sistemas de información permiten identificar, recoger, procesar y divulgar datos
relativos a los hechos o actividades internas y externas, y funcionan muchas veces
como herramientas de supervisión a través de rutinas previstas a tal efecto. No
obstante resulta importante mantener un esquema de información acorde con las
necesidades institucionales que, en un contexto de cambios constantes,
evolucionan rápidamente. Por lo tanto deben adaptarse, distinguiendo entre
indicadores de alerta y reportes cotidianos en apoyo de las iniciativas y actividades
estratégicas, a través de la evolución desde sistemas exclusivamente financieros a
otros integrados con las operaciones para un mejor seguimiento y control de las
mismas.
Ya que el sistema de información influye sobre la capacidad de la dirección para
tomar decisiones de gestión y control, la calidad de aquél resulta de gran
trascendencia y se refiere entre otros a los aspectos de contenido, oportunidad,
actualidad, exactitud y accesibilidad.
La comunicación es inherente a los sistemas de información. Las personas deben
conocer a tiempo las cuestiones relativas a sus responsabilidades de gestión y
control. Cada función ha de especificarse con claridad, entendiendo en ello los
95
aspectos relativos a la responsabilidad de los individuos dentro del sistema de
control interno.
Asimismo el personal tiene que saber cómo están relacionadas sus actividades con
el trabajo e los demás, cuáles son los comportamientos esperados, de qué manera
deben comunicar la información relevante que generen.
Los informes deben transferirse adecuadamente a través de una comunicación
eficaz. Ésto es, en el más amplio sentido, incluyendo una circulación
multidireccional de la información: ascendente, descendente y transversal.
La existencia de líneas abiertas de comunicación y una clara voluntad de escuchar
por parte de los directivos resultan vitales.
Además, de una buena comunicación interna, es importante una eficaz
comunicación externa que favorezca el flujo de toda la información necesaria y en
ambos casos importa contar con medios eficaces, dentro de los cuales tan
importantes como los manuales de políticas, memorias, difusión institucional,
canales formales e informales, resulta la actitud que asume la dirección en el trato
con sus subordinados. Una entidad con una historia basada en la integridad y una
sólida cultura de control no tendrá dificultades de comunicación. Una acción vale
más que mil palabras.
SUPERVISIÓN
Incumbe a la dirección la existencia de una estructura de control interno idónea y
eficiente, así como su revisión y actualización periódica para mantenerla en un nivel
adecuado. Procede la evaluación de las actividades de control de los sistemas a
través del tiempo, pues toda organización tiene áreas donde los mismos están en
desarrollo, necesitan ser reforzados o se impone directamente su reemplazo debido
a que perdieron su eficacia o resultaron inaplicables. Las causas pueden
encontrarse en los cambios internos y externos a la gestión que, al variar las
circunstancias, generan nuevos riesgos a afrontar.
96
MÉTODO COSO 2
COSO II demuestra una sutil sensibilidad hacia la seguridad en forma de
preocupación por los sistemas de información, otras veces como sistemas
informáticos o tecnología de la información o, escuetamente, tecnología,
considerando su importancia en profundidad.
El proyecto se inició en enero de 2001 con el objeto de desarrollar un marco global
para evaluar y mejorar el proceso de administración de riesgo, reconociendo que
muchas organizaciones están comprometidas en algunos aspectos de la
administración de riesgos.
En septiembre de 2004, se publica el informe denominado Enterprise Risk
Management – Integrated Framework, el cual incluye el marco global para la
administración integral de riesgos.
ERM comenzó en las empresas de servicios financieros, seguros, servicios
públicos, petróleo, gas, e Industrias manufactureras químicas.
Se inicio en estas empresas por qué:
En estas Industrias los riesgos están bien documentados y medidos.
Comúnmente se utilizan sofisticados modelos estadísticos.
Existe entendimiento y supervisión sobre la sensibilidad del mercado y
riesgos.
DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO DE ACUERDO AL INFORME COSO II -
ERM.
ERM es un proceso efectuado por el Directorio, la Gerencia y otro personal,
aplicado en el establecimiento de estrategias y a través de toda la empresa (en
cada nivel o unidad), diseñado para identificar eventos potenciales que puedan
afectar a la entidad y gerenciar los riesgos que se encuentren dentro de su deseo
97
de riesgos, con el propósito de proveer de una certeza razonable acerca del logro
de los objetivos de la entidad en las categorías:
1. Estratégico (esta categoría no incluía coso 1).
2. Eficiencia y efectividad de las Operaciones (OPERACIONES).
3. Confiabilidad de la Información (REPORTES).
4. Cumplimiento (CUMPLIMIENTO).
COMPONENTES
El COSO - ERM está integrado por ocho componentes:
1. Ambiente Interno.
2. Establecimiento de Objetivos.
3. Identificación de Eventos.
4. Evaluación de Riesgos.
5. Respuesta al Riesgo.
6. Actividades de Control.
7. Información y Comunicación.
8. Supervisión.
AMBIENTE DE CONTROL.
Es el punto central de todos los otros componentes del ERM, provee disciplina y
estructura.
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS.
Los objetivos pueden ser visualizados en cuatro categorías:
1. Estratégicos.
2. Operacionales.
3. De confiabilidad de la Información.
4. De cumplimiento.
98
IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS.
Un evento es un incidente u ocurrencia, de fuentes internas o externas a una
entidad que puede afectar la implementación de la estrategia o el logro del objetivo.
Los eventos se clasifican en positivos y negativos. Los negativos son riesgos y los
positivos son oportunidades. Los eventos pueden proceder de:
Fuentes Internas
Procesos
Personas
Sistemas
Infraestructura
Fuentes Externas
Económicos
Tecnológicos
Políticos
Sociales
EVALUACIÓN DE RIESGOS.
La empresa debe evaluar los eventos que pueden afectar el logro de objetivos
desde dos perspectivas:
Probabilidad e
Impacto.
RESPUESTA AL RIESGO.
Las respuestas al riesgo caen en cuatro categorías:
1. Evitarlo.
2. Reducirlo.
3. Compartirlo.
99
4. Aceptarlo.
ACTIVIDADES DE CONTROL.
Políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que las respuestas al riesgo son
apropiadamente ejecutadas. Ocurre a través de todos los niveles de la
organización.
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN.
Información pertinente (interna y externa) debe ser identificada, capturada y
comunicada en una forma y marco de tiempo que permita al personal llevar a cabo
sus responsabilidades.
La comunicación efectiva puede ocurrir es un sentido amplio, de arriba hacia abajo
y viceversa, y a todo nivel de toda la entidad.
SUPERVISIÓN.
Todo el proceso debe ser supervisado y las modificaciones deben ser realizadas
según se necesiten.
De esta manera el sistema puede reaccionar dinámicamente, cambiando según las
condiciones lo requieran.
En la presente tesis se ha escogido el método de cuestionarios evaluación del
control interno, el cual se aplica a continuación para esta área motivo de la auditoría
de gestión:
100
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO PARA EL ÁREA DE
COMPRAS LOCALES
PREGUNTAS
RESPUESTAS
PUNTAJE
OBTENIDO
PUNTAJE ÓPTIMO
OBSERVACIONES
SI
NO
1. ¿Cuando recibe las mercaderías el personal encargado verifican la misma con las respectivas facturas de compra?
X
12
12
2. ¿Es apta la infraestructura para almacenar y clasificar la materia prima, insumos, materiales y activos fijos?
X
10
10
3. ¿Dispone de los equipos de carga necesarios que faciliten el manejo de las nuevas adquisiciones?
X
0
7
No existen equipos que agiliten el almacenamiento de las nuevas
adquisiciones.
4. ¿Se pide a proveedores proformas o cotizaciones de los productos que se desea adquirir?
X
11
11
5. ¿Las compras son autorizadas por la Gerencia General?
X
0
10
No autoriza las
compras la
Gerencia General.
101
PREGUNTAS
RESPUESTAS
PUNTAJE
OBTENIDO
PUNTAJE ÓPTIMO
OBSERVACIONES
6. ¿Los documentos de soporte para el registro contable son enviados a Cuentas por Pagar?
X
10
10
7. ¿Se buscan y se analizan proveedores adecuados para realizar la compra?
X
9
9
8. ¿Las compras son realizadas con anticipación para no provocar retrasos?
X
12
12
9. ¿Se elabora un presupuesto de compras?
X
0
9
No se elabora un presupuesto de compras antes de realizarlas.
10. ¿Existe una persona que esta destinada sólo para el área de compras en la empresa?
X
10
10
TOTAL
79
100
102
TABLA DE CALIFICACIÓN
REGULAR
BUENO
MUY BUENO
EXCELENTE
41 – 60
61 - 80
81 - 90
91 – 100
79
INTERPRETACIÓN: El Área de Compras tiene una calificación de 79%, es decir tiene un Control Interno Bueno; esto quiere decir que la mayoría de los procesos realizados en esta Área cuentan con controles que presentan deficiencias, por lo que deben ser reestructurados o mejorados, para poder garantizar el correcto funcionamiento de los procesos administrativos. Además, se pudo observar que existe la falencia de otros controles internos administrativos y que deben ser implementados, para que esta Área cumpla con sus objetivos de una manera eficiente, eficaz y efectiva.
103
4.2.3. Medición de Riesgos de Auditoría
RIESGO INHERENTE
Es aquel riesgo que por su naturaleza no se puede separar de la situación donde
existe. Es propio del trabajo a realizar. Es el riesgo propio de cada Empresa de
acuerdo a su actividad.
El riesgo inherente del área de compras, es de un 35%; esta afirmación ha sido
realizada en base a los puntos que siguen a continuación:
La Empresa no cuenta con una Auditoría Interna
La existencia de una toma de decisiones centralizada, muchas veces altera el
proceso.
No existe una persona que se encargue específicamente del Área.
A pesar de que el personal cumple con la competencia requerida para el Área
no todos conocen los reglamentos inherentes a su función.
RIESGO DE CONTROL
Es aquel que existe y que se propicia por falta de control de las actividades de la
empresa y puede generar deficiencias del Sistema de Control Interno.
Para determinar el Riesgo de Control en el Área de Compras se aplica la fórmula
indicada:
Riesgo de Control = % Puntaje Óptimo - % Puntaje Obtenido
Riesgo de Control = 100% - 79% = 21%
104
El Riesgo de Control es del 21%, lo que indica que los controles internos
administrativos hay que tratar de mejorarlos un poco más para que en el futuro no
existan inconvenientes con los procesos administrativos.
Hay que mejorar algunos procesos para que no existan demoras en las adquisiciones
de materia prima y materiales, ya que ésto puede generar retrasos en la producción y
por ende provocar pérdidas a la Empresa.
RIESGO DE DETECCIÓN
Es aquel que se asume por parte de los auditores que en su revisión no detecten
deficiencias en el Sistema de Control Interno.
Está definido por la posibilidad de que un error que de hecho existe no sea detectado
por los procedimientos de auditoría aplicados por el Auditor. Este error puede afectar
en si al negocio y al resultado de nuestro trabajo.
Por el conocimiento y experiencia de los auditores involucrados en el presente trabajo
se ha considerado un nivel de riesgo de detección del 18%. El equipo de trabajo está
capacitado y han realizado trabajos en ese ámbito lo que garantiza que sus pruebas
de cumplimiento estén de acuerdo a los niveles de riesgo encontrados.
RIESGO DE AUDITORÍA
El riesgo de que el Auditor emita inadvertidamente una opinión de auditoría favorable
sobre procesos o áreas que contengan errores e irregularidades de importancia. Es el
riesgo que asume el Auditor de que su trabajo no cumpla sus objetivos; para que este
riesgo sea menor debe calificar el riesgo inherente, el riesgo de control y en función
de esto aplicar los suficientes procedimientos que disminuyan el riesgo de detección.
Riesgo de Auditoría = RI * RC * RD
105
Donde:
RA = Riesgo de Auditoría
RI = Riesgo Inherente
RC = Riesgo de Control
RD = Riesgo de Detección
RA = 35% * 21% * 18%
RA = 1,32%
El equipo de auditores se enfrenta a un riesgo de auditoría del 1,32% y se puede decir
que éste evade, tanto los controles internos de la empresa como los procedimientos
de los auditores.
106
4.2.4. Aplicación de Técnicas y Procedimientos
TÉCNICAS DE AUDITORÍA
Los mecanismos mediante los cuales los auditores recopilan la evidencia de auditoría.
Las técnicas de auditoría consisten en: comparación, cálculo, confirmación,
indagación, inspección, observación y examen físico.
Las técnicas de auditoría son métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza
el Auditor para obtener evidencia que fundamente su opinión. Las técnicas más
utilizadas al realizar al realizar pruebas de transacciones y saldos son:
Técnicas de verificación ocular.
Técnicas de verificación oral.
Técnicas de verificación escrita.
Técnicas de verificación documental.
Técnicas de verificación física.
TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN OCULAR
Comparación, es el acto de observar la similitud o diferencia existente entre dos o
más elementos. Dentro de la fase de ejecución de la auditoría se efectúa la
comparación de resultados, contra criterios aceptables, facilitando de esa forma la
evaluación por el Auditor y la elaboración de observaciones, conclusiones y
recomendaciones.
Observación, es el examen ocular realizado para cerciorarse como se ejecutan las
operaciones. Esta técnica es de utilidad en todas las fases de la auditoría, por cuyo
intermedio el Auditor se cerciora de ciertos hechos y circunstancias, en especial los
relacionados con la forma de ejecución de las operaciones, apreciando
107
personalmente, de manera abierta o discreta, como el personal de la entidad ejecuta
las operaciones.
Indagación, es el acto de obtener información verbal sobre un asunto, mediante
averiguaciones directas o conversaciones con los funcionarios responsables de la
entidad. La respuesta a una pregunta formulada por el Auditor, comprende una
porción insignificante de elementos de juicio en los que puede confiarse, pero las
respuestas a muchas preguntas que se relacionan entre sí, pueden suministrar un
elemento de juicio satisfactorio, si todas son razonables y consistentes. Es de
especial utilidad la indagación en la auditoría de gestión, cuando se examinan áreas
específicas no documentadas; sin embargo, sus resultados por si solos no constituyen
evidencia suficiente y competente.
Las Entrevistas, pueden ser efectuadas al personal de la entidad auditada o
personas beneficiarias de los programas o actividades a su cargo. Para obtener
mejores resultados debe prepararse apropiadamente, especificar quienes serán
entrevistados, definir las preguntas a formular, alertar al entrevistado acerca del
propósito y puntos a ser abordados. Asimismo, los aspectos considerados relevantes
deben ser documentados y/o confirmados por otras fuentes y su utilización aceptada
por la persona entrevistada.
Las Encuestas, pueden ser útiles para recopilar información de un gran universo de
datos o grupos de personas. Pueden ser enviadas por correo u otro método a las
personas, firmas privadas y otros que conocen del programa o el área a examinar. Su
ventaja principal radica en la economía en términos de costo y tiempo; sin embargo,
su desventaja se manifiesta en su inflexibilidad, al no obtenerse más de lo que se
pide, lo cual en ciertos casos puede ser muy costoso. La información obtenida por
medio de encuestas es poco confiable, bastante menos que la información verbal
recolectada en base a entrevistas efectuadas por los auditores. Por lo tanto, debe ser
utilizada con mucho cuidado, a no ser que se cuente con evidencia que la corrobore.
TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN VERBAL U ORAL
108
Evidencia testimonial: Es la información obtenida de terceros a través de cartas o
declaraciones recibidas en respuesta a indagaciones o mediante entrevistas.
VERIFICACIÓN ESCRITA
Se obtiene al analizar o verificar la información. Esta evidencia proporciona una base
de respaldo para una inferencia respecto a la razonabilidad de una partida específica
de un estado financiero.
Analizar, consiste en la separación y evaluación crítica, objetiva y minuciosa de los
elementos o partes que conforman una operación, actividad, transacción o proceso,
con el fin de establecer su naturaleza, su relación y conformidad con los criterios
normativos y técnicos existentes. Los procedimientos de análisis están referidos a la
comparación de cantidades, porcentajes y otros. De acuerdo a las circunstancias, se
obtienen mejores resultados si son obtenidos por expertos que tengan habilidad para
hacer inferencias lógicas y juicios de valor al evaluar la información recolectada. Las
técnicas de análisis son especialmente útiles para determinar las causas y efectos de
los hallazgos de auditoría.
Confirmación, es la técnica que permite comprobar la autenticidad de los registros y
documentos analizados, a través de información directa y por escrito, otorgada por
funcionarios que participan o realizan las operaciones sujetas a examen (confirmación
interna), por lo que están en disposición de opinar e informar en forma válida y veraz
sobre ellas. Otra forma de confirmación, es la denominada confirmación externa, la
cual se presenta cuando se solicita a una persona independiente de la organización
auditada (tercero), información de interés que sólo ella puede suministrar.
Tabulación, es la técnica de auditoría que consiste en agrupar los resultados
obtenidos en áreas, segmentos o elementos examinados, de manera que se facilite la
elaboración de conclusiones. Un ejemplo de aplicación de esta técnica lo constituye la
tabulación de los resultados obtenidos en el inventario físico de bienes practicado en
el almacén de la entidad en una fecha determinada.
109
Conciliación, implica hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados,
separados e independientes. Esta técnica consiste en analizar la información
producida por diferentes unidades operativas o entidades, respecto de una misma
operación o actividad, con el objeto de establecer su concordancia entre si y, a la vez,
determinar la validez y veracidad de los informes, registros y resultados que están
siendo examinados.
VERIFICACIÓN DOCUMENTAL
Es la información obtenida de la entidad bajo auditoría e incluye, comprobantes de
pago, facturas, contratos, cheques y, en el caso de empresas estatales, acuerdos del
Directorio. La confiabilidad del documento depende de la forma como fue creado y su
propia naturaleza. La forma más común de evidencia consiste en clasificar los
documentos en:
Externos: aquellos que se originan fuera de la entidad.
Internos: aquellos que se originan dentro de la entidad.
Comprobación, técnica que se aplica en el curso de un examen, con el objeto de
verificar la existencia, legalidad, autenticidad y legitimidad de las operaciones
efectuadas por una entidad, mediante la verificación de los documentos que las
justifican.
Computación, es la técnica que se utiliza para verificar la exactitud y corrección
aritmética de una operación o resultado. Se prueba solamente la exactitud de un
cálculo, por lo tanto, se requiere de otras pruebas adicionales para establecer la
validez de las cifras incluidas en una operación.
Rastreo, es utilizada para dar seguimiento y controlar una operación de manera
progresiva, de un punto a otro de un proceso interno determinado o, de un proceso a
otro realizado por una unidad operativa dada. Al efectuar la comprensión de la
estructura de control interno, se seleccionan determinadas operaciones relativas a
cada partida o grupo, para darles seguimiento, desde el inicio hasta el final dentro de
sus procesos normales de ejecución, para con esto asegurarse de su regularidad y
110
corrección. Esta técnica puede clasificarse en dos grupos: a) rastreo progresivo, que
parte de la autorización para efectuar una operación hasta la culminación total o
parcial de ésta; y, b) rastreo regresivo, que es inverso al anterior, es decir, se parte de
los resultados de las operaciones para llegar a la autorización inicial.
Revisión selectiva, consiste en el examen ocular rápido de una parte de los datos o
partidas que conforman un universo homogéneo en ciertas áreas, actividades o
documentos elaborados, con fines de separar mentalmente asuntos que no son
normales, dado el alto costo que representaría llevar a cabo una revisión amplia o,
que por otras circunstancias, no es posible efectuar una análisis profundo.
VERIFICACIÓN FÍSICA
Está forma de evidencia es utilizada por el Auditor en la verificación de saldos de
activos tangibles y se obtiene a través de un examen físico de los recursos; sin
embargo, tal evidencia no establece la propiedad o valuación del activo.
Inspección, es el examen físico y ocular de activos, obras, documentos y valores,
con el objeto de establecer su existencia y autenticidad. La aplicación de esta técnica
es de mucha utilidad, especialmente, en cuanto a la constatación de efectivo, valores,
activo fijo y otros equivalentes. Generalmente, se acostumbra a calificarla como una
técnica combinada, dado que en su aplicación utiliza la indagación, observación,
comparación, rastreo, tabulación y comprobación.
111
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, INSUMOS Y MATERIALES
PROCESO No.1
SOLICITUD DE COMPRAS
1. Se toma en cuenta los requerimientos de materia prima,
suministros y materiales que son enviados por la bodega a
pedido de cada área.
2. Se realiza una comprobación de existencias para determinar si
es necesario realizar la compra.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar los requerimientos de materia prima, insumos y mercaderías
enviados por Bodega.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Revisar que las solicitudes de adquisición de materia prima, insumos y mercaderías sean realmente necesarios.
Comparación Comprobación
Analizar Inspección
PROCESO No.2 SOLICITUD PROFORMAS A PROVEEDORES
1. De acuerdo a la necesidad de materia prima, suministros y
materiales se buscan proveedores que puedan cubrir con la
entrega del pedido.
2. Se realiza una solicitud de cotizaciones con precios, descuentos,
especificaciones y formas de pago.
3. Se otorga citas a proveedores para poder valorar y observar las
muestras del producto que ofrecen.
4. Una vez revisadas las cotizaciones y atendido las citas, se
procede a evaluar la mejor alternativa.
112
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
5. Se analiza, calidad del producto, especificaciones, precios,
formas de pago.
6. Se realiza un presupuesto que permita elegir la alternativa que
más le conviene a la empresa.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Encargado de realizar las compras haya cumplido con buscar proveedores adecuados.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las solicitudes de proformas a proveedores se hayan enviado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar como se realiza el otorgamiento de citas a proveedores.
Comprobación
Indagación
Comprobación Rastreo
Observación
PROCESO No.3 ADQUISICIÓN SUMINISTROS Y MATERIALES
1. Una vez encontrada la mejor alternativa, se comunica las alternativas al director de área que solicito el producto.
2. Definen el producto y precio.
3. Negocia con el proveedor (precio, condiciones entrega, forma de
pago).
4. Elabora el pedido.
5. El pedido es enviado al proveedor que ha sido elegido anteriormente.
6. Se culmina la compra de la materia prima o suministros que la
empresa necesita para su normal desenvolvimiento.
113
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de la elaboración del pedido de compra. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que el pedido haya sido enviado a tiempo y correctamente al proveedor que haya sido seleccionado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que el Encargado de Compras haya realizado la misma sin ningún inconveniente. PROCESO No.4 RECEPCIÓN DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES
1. La materia prima, suministros y materiales se recibe físicamente desde los proveedores con la orden de compra, factura de compra y otros documentos, verificando que coincidan las cantidades y las especificaciones.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de las facturas de compra y los detalles de recepción de materia prima, insumos y materiales. PROCESO No.5 ENVÍO DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MERCADERIA A BODEGA
1. La materia prima, suministros y materiales son enviados a la Bodega para su ingreso físico y sus registros correspondientes.
Comprobación Observación
Comprobación Rastreo
Observación
Comprobación Observación
Comprobación Observación
114
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar el correspondiente envío de la materia prima, insumos y materiales a la Bodega, revisando su ingreso físico en la misma. PROCESO No.6 ENVÍO DE LA DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE A CUENTAS POR PAGAR
1. La documentación de soporte es enviada al Área de Cuentas por Pagar para su respectivo registro contable.
2. La documentación es archivada con la respectiva actualización
de saldos por pagar a proveedores PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que toda la documentación necesaria para el registro contable fue enviada sin ningún inconveniente al Área de Cuentas por Pagar para su contabilización.
Comprobación Observación
Rastreo Comprobación Observación
115
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.1 SOLICITUD DE COMPRA
1. Se toma en cuenta los requerimientos de activos fijos que son enviados por las diferentes áreas de la Empresa.
2. Se realiza una verificación de existencias para determinar si es
necesario realizar la compra.
3. Carta de autorización de parte de la Gerencia General autorizando la compra del Activo Fijo.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de los requerimientos de activos fijos enviados por los diferentes departamentos de la Empresa. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar como se efectúa la verificación de existencias.
PROCESO No.2 BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN Y SOLICITUD DE PROFORMAS
1. De acuerdo a la necesidad de activos fijos se buscan proveedores que puedan cubrir con la entrega del pedido.
2. Se solicitan cotizaciones con precios, descuentos, formas de
pago, tiempo de entrega.
3. Se otorga citas a proveedores para poder analizar el producto que ofrecen.
4. Una vez revisadas las solicitudes y atendido las citas, se procede
a evaluar la mejor cotización.
Comprobación Observación
Comprobación Observación
116
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
5. Se analiza, calidad del activo fijo, precios, facilidades de pago y fecha de entrega.
6. Se realiza un presupuesto que permita elegir la alternativa
adecuada para la Empresa.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Encargado de realizar las compras haya cumplido con buscar proveedores adecuados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las solicitudes de proformas a proveedores se hayan enviado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar como se realiza el otorgamiento de citas a proveedores PROCESO No.3 RECEPCIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS
1. Los activos fijos son recibidos físicamente desde los proveedores con la factura de compra, orden de compra y otros documentos, verificando que coincidan las cantidades y las especificaciones.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de las facturas de compra y los detalles de recepción de los activos fijos. PROCESO No.4 ENVÍO DE LOS ACTIVOS FIJOS AL USUARIO
1. Los activos fijos son enviados a los usuarios de los
departamentos de la Empresa, a través de la Bodega, donde se
mantienen temporalmente hasta realizar dicha entrega.
Comprobación Observación
Comprobación Observación
Observación
Comprobación Observación
117
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia temporal de los activos fijos en Bodega. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar reportes de envíos de activos fijos a los diferentes departamentos de la empresa.
PROCESO No.5 INGRESO AL SISTEMA KÁRDEX Y AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS
1. La documentación de soporte de la compra del activo fijo es enviada a la persona encargada de Activos Fijos.
2. Se elabora el formulario de ingreso de Activos Fijos, el mismo
que esta recibido por el responsable de cuidar el bien.
3. Se procede a codificar de acuerdo al código de barras de la Empresa.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar el ingreso correcto de los activos fijos en el sistema. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar el método de inventarios en el que se ingresa el activo.
Comprobación Observación
Comprobación Observación
Rastreo
Comprobación Observación
Comprobación Rastreo
118
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
PROCESO No.6 CALCULO DEPRECIACIONES
1. La documentación de soporte de la compra del activo fijo se procede a a cargar a los resultados de un período utilizando una metodología sistemática y periódica, de acuerdo a la mejor estimación posible del deterioro o uso del bien. - Vida Útil - Monto Depreciable – Deterioro.
2. El método a utilizar debe permitir distribuir los importes
depreciables a cada período contable durante la vida útil del activo. Cualquiera que sea el método de depreciación elegido, es necesario que su uso sea constante, independiente del nivel de rentabilidad de la empresa y de consideraciones tributarias, para proporcionar comparabilidad en los resultados de las operaciones de la empresa de un período a otro.
3. La depreciación debe acumularse en los libros por medio de una
cuenta complementaria del activo fijo, llamada depreciación acumulada. Su saldo debe corregirse monetariamente, de acuerdo con las disposiciones.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que las depreciaciones sean realizadas correctamente. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que los métodos de depreciación utilizados sean los más
adecuados.
Comprobación Observación Comprobación
119
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
PROCESO No.7 RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES A CONTABILIDAD CENTRAL
1. Los activos inmovilizados deben llevarse al costo de adquisición o construcción histórico, más las revalorizaciones necesarias para reflejar cambios sustanciales en el poder adquisitivo de la moneda. En todo caso deberá castigarse en caso de pérdida u obsolescencia.
2. Vida útil superior a un año sin intención de enajenarlos.
3. Deben contabilizarse reservas por depreciación con el propósito
de cargar a las operaciones la inversión en activos depreciables durante el período de vida útil de estos activos.
4. La naturaleza y cuantía de los activos restringidos o gravados
debe mostrarse en nota a los estados financieros.
5. Debe existir uniformidad en el método de depreciación utilizados.
6. Corrección Monetaria Financiera versus tributaria
7. La corrección monetaria aplicada al rubro del activo fijo debe ser integral (Valor bruto y Dep. Acumulada).
8. El procedimiento tributario está descrito en la Ley de la Renta
que indica que se deben corregir los activos fijos netos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que la información en el voucher del activo fijo sean correctos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que las revalorizaciones sean correctas.
Comprobación Observación
Comprobación
120
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se cumplan las leyes tributarias con relación a los activos
fijos.
PROCESO No.8 CONTEO FÍSICO
1. Verificar que el total de los activos fijos sea coincidente con el total de la columna de adiciones del cuadro de movimientos de activos fijos.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que los movimientos de los activos fijos sean los correctos y los saldos se encuentren en concordancia físicamente.
PROCESO No.9 ANÁLISIS DE OBSOLESCENCIA
1. Analizar si un equipo está operando de manera económica o si los costos de operación pueden disminuirse, adquiriendo un nuevo equipo.
2. Averiguar si el equipo actual debe ser reemplazado de inmediato
o es mejor esperar unos años, antes de cambiarlo.
3. Realizar un minucioso estudio de la importancia en la toma de decisiones realizada por el administrador financiero en el momento de reemplazar sus recursos fijos.
4. Un activo físico debe ser reemplazado, cuando se presentan las
siguientes causas: Insuficiencia. Alto costo de mantenimiento.
Obsolescencia.
Comprobación
Inspección Comprobación Observación
121
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
5. Se toma la decisión frente al análisis hecho. En este caso se escoge la máquina nueva por tener un menor costo.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar si los activos dados de baja efectivamente no están funcionando. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar si la nueva máquina de reemplazo, consta con todos los
requerimientos para su adquisición.
PROCESO No. 10 DAR DE BAJA ACTIVO
1. Solicitar un informe de ventas/bajas del período.
2. Consultar a la gerencia sobre las disposiciones del activo fijo efectuada durante el período.
3. Verificar en las actas del directorio o de accionistas información
relacionada con disposiciones de bienes del activo fijo.
4. Cotejar el monto total de ventas/bajas del periodo con el total de la columna respectiva del cuadro de movimiento.
5. Examinar las ventas/bajas.
6. Recalcular el resultado en la venta
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar los procedimientos seguidos de los activos dados de baja PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar los movimientos de los activos dados de baja.
Comprobación Observación
Inspección Observación
Comprobación Observación
Comprobación Observación
122
3.2.5. Papeles de Trabajo
Son los documentos y archivos en los que el Auditor registra y guarda los
datos e informaciones obtenidos en los procedimientos aplicados, las
pruebas realizadas y los resultados y conclusiones a las que se llegaron en
el proceso de la auditoría.
El Auditor emplea los papeles de trabajo para facilitar el examen,
proporcionar un registro de la auditoría y un apoyo para la emisión del
informe de este proceso.
Los papeles de trabajo sirven para registrar los elementos de juicio
específico que se emplean para acumular las evidencias necesarias que
sean la base para fundamentar la opinión o dictamen que emite el Auditor.
También podemos decir que los papeles de trabajo son el conjunto de
cédulas en las que el Auditor registra los datos y la información obtenida de
la empresa que está examinando y de esta manera acumula las pruebas
encontradas y la descripción de las mismas.
Los papeles de trabajo constituyen una historia del trabajo realizado por el
Auditor y de los hechos precisos en que basa sus conclusiones e informes;
los papeles de trabajo deben ser elaborados de tal forma que muestren:
a.- Las informaciones y hechos concretos.
b.- El alcance del trabajo efectuado.
c.- Las fuentes de la información obtenida.
d.- Las conclusiones a que llegó.
Desde el punto de vista del personal que labora en la auditoría, los papeles
de trabajo constituyen esencialmente un informe que facilita la revisión del
trabajo desarrollado y que deben ser tan completos que no requieran
información verbal adicional.
123
Los papeles de trabajo deben ser preparados de tal manera que en cualquier
fecha futura un miembro de la empresa auditora o cualquier otra persona
que no haya estado relacionada con el trabajo, pueda revisar los papeles y
atestiguar con respecto a la labor realizada y a la evidencia contenida en los
mismos. Los papeles de trabajo deben ser elaborados de acuerdo a las
técnicas y normas existentes y en concordancia con los Principios
Generalmente Aceptados de Contabilidad.
OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo deben estar elaborados de tal manera que
constituyan:
Evidencia del trabajo realizado y que sea la base y sustento de las
conclusiones a que se llegó y que sirvieron de fundamento a los informes u
opiniones del Auditor sobre la auditoría efectuada. El contenido de los
papeles de trabajo tiene que ser suficiente para respaldar la opinión del
Auditor y todo el contenido del informe o dictamen, además debe servir para
facilitar la revisión y supervisión del trabajo realizado.
Constituyen una fuente a la que se pueda acudir para obtener detalles de los
saldos de las cuentas y de las partidas de los estados financieros o cualquier
otro dato preciso acumulado en relación con la auditoría. Los datos utilizados
por el Auditor al redactar su informe se encuentran en los papeles de trabajo.
Los papeles de trabajo incluyen los resultados de los cuestionarios aplicados
sobre el control interno, que permitan la evaluación del mismo.
Los papeles de trabajo permiten:
a.- Determinar la efectividad y suficiencia del trabajo realizado y la solidez de
las conclusiones consignadas.
b.- Estudiar modificaciones a los procedimientos de auditoría y el programa
para el próximo examen a fin de mejorar la calidad del examen.
124
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Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.1
SOLICITUD DE COMPRAS
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar los requerimientos de materia prima, suministros y mercaderías enviados por Bodega. Se solicitó los documentos enviados por Bodega de las solicitud de compras de materia prima, suministros y materiales, encontrando que en muchos casos no existen respaldos físicos de las solicitudes, además los requerimientos no son enviados solamente por Bodega ya que algunos de los requerimientos de materia prima, insumos son enviados por el Chef de Cocina, situación que es conocida por el Encargado de Bodega al momento de la compra. REQUERIMIENTOS DE MATERIA PRIMA INSUMOS Y MATERIALES = Requerimientos Enviados por Bodega Válidos , Total Requerimientos de Compra
REQUERIMIENTOS DE MATERIA PRIMA, INSUMOS Y MATERIALES = 45 60 REQUERIMIENTOS DE MATERIA PRIMA, INSUMOS Y MATERIALES = 75%
ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : A1 PÁGINA Nº: 157
PT. B.1.1
PT. A.1.1
125
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.1 SOLICITUD DE COMPRAS PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que las solicitudes de adquisición de materia prima, suministros y mercaderías sean realmente necesarios. Se revisó el total de solicitudes de materia prima, suministros y materiales y se los comparó con los requerimientos enviados por Bodega; se pudo establecer que existen otras solicitudes que no son enviadas por Bodega y que fueron aprobadas, encontrando que dos de ellas no procedían a su aprobación, ya que la materia prima que se solicitaba existía en Bodega. SOLICITUDES VÁLIDAS = Requerimientos enviados por Bodega Válidos Total Solicitudes de Compra
SOLICITUDES VÁLIDAS = 45 70 SOLICITUDES VÁLIDAS = 64,29%
ELAB POR: SM HALLAZGO Nº : A2 PÁGINA Nº: 158
PT. B.1.2
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.2 SOLICITUD PROFORMAS A PROVEEDORES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Encargado de realizar las compras haya cumplido con averiguar los proveedores apropiados para la Empresa. Se observó la manera en que el Encargado de Compras realiza la búsqueda de proveedores, sin encontrar ninguna novedad, ya que la Empresa cuenta con un listado de proveedores frecuentes divididos según el producto que ofrecen.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.2.1
PT. A..2.1
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.2 SOLICITUD PROFORMAS A PROVEEDORES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las solicitudes de proformas a proveedores se hayan enviado. Se solicitó la carpeta de solicitudes de compra enviadas a proveedores, en donde se verificó que todas fueron despachadas; los envíos se los realiza vía Internet, vía correo o por medio de fax; todos los documentos tienen sus respaldos con fecha, hora de envío y persona que recibió la solicitud.
NO HUBO
HALLAZGOS
PT. A.2.2
128
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.2 SOLICITUD PROFORMAS A PROVEEDORES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar como se realiza el otorgamiento de citas a proveedores.
Con la ayuda de preguntas al Encargado de Compras, el cual nos informó de
la manera de otorgamientos de citas, se observó que los proveedores que
necesitan una cita piden la misma a la Sub-Gerencia Ejecutiva, la cual la otorga y con la participación del Encargado de Compras se fija el día para atenderla y posteriormente se la atiende.
NO HUBO
HALLAZGOS
PT. A.2.3
129
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.3 ADQUISICION SUMINISTROS Y MATERIALES
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de la elaboración del pedido de compra. Se verificó que el Encargado de Compras realice en presencia del Auditor la respectiva orden de compra, observando que se realiza inmediatamente y se la archiva en orden cronológico.
NO HUBO
HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. A.3.1
130
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.3 ADQUISICION SUMINISTROS Y MATERIALES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que el pedido haya sido enviado a tiempo y correctamente al proveedor que haya sido seleccionado. Se requirieron los pedidos enviados y se verificó las fechas de envío para determinar si existieron demoras; se observó que los pedidos son enviados vía Internet o por fax y todos tienen sus respaldos de fechas de envío, razón por la cual no existieron inconvenientes en este procedimiento.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. A.3.2
131
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.3 ADQUISICION SUMINISTROS Y MATERIALES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que el Encargado de Compras haya realizado la misma sin ningún
inconveniente
Se solicitó las compras realizadas para compararlas con las órdenes de compra elaboradas; se encontró que existen compras que se realizaron de materias primas y suministros que no fueron requeridos por Bodega, pero que tienen la autorización de la Sub-Gerencia Ejecutiva. COMPRAS VÁLIDAS = Ordenes de Pedido Elaboradas Total Compras COMPRAS VÁLIDAS = 87
95
COMPRAS VÁLIDAS = 91,57%
ELAB POR: HALLAZGO Nº : A3 PÁGINA Nº: 159
PT. B.1.1
PT. A.3.3
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.4 RECEPCIÓN DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de las facturas de compra y los detalles de recepción de materia prima, insumos y materiales. Se solicitaron las facturas de compras realizadas y los detalles de recepción de materia prima, insumos y materiales, encontrando que existen detalles de recepción que no concuerdan con los datos de las facturas. RECEPCIÓN CORRECTA = Total Recepciones Válidas
Total de Facturas de Compras de Materia Prima, Suministros Y Materiales RECEPCIÓN CORRECTA = 200
220 RECEPCIÓN CORRECTA = 90,90 %
ELAB POR: SM HALLAZGO Nº : A4 PÁGINA Nº: 160
PT. B.1.1
PT. A.4.1
133
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.5 ENVÍO DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MERCADERÍA A BODEGA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar el correspondiente envío de la materia prima, suministros y materiales a la Bodega, revisando su ingreso físico en la misma.
Se solicitaron las facturas de compra y se las comparó con los ingresos de Bodega para verificar que la materia prima, suministros y materiales fueron enviados del Área de Compras a Bodega. ENVÍO CORRECTO = Ingresos de Bodega Verificados Total Facturas de Compras de Materia Prima, Suministros y Materiales. ENVÍO CORRECTO = 200 200
ENVÍO CORRECTO = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. A.5.1
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.6 ENVÍO DE LA DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE A CUENTAS POR PAGAR PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que toda la documentación necesaria para el registro contable fue enviada sin ningún inconveniente al Área de Cuentas por Pagar para su contabilización. Se verificó que todas las facturas sean enviadas a Cuentas por Pagar; el Encargado de Compras una vez que ha verificado la compra procede a obtener respaldos de la misma, para posteriormente enviar los documentos al Área de Cuentas por Pagar.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. A.6.1
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.1 SOLICITUD DE COMPRA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de los requerimientos de activos fijos enviados por los diferentes departamentos de la Empresa. Se solicitó los documentos de respaldo enviados por los diferentes departamentos de la Empresa de los requerimientos de activos fijos, encontrando que no existen dichos documentos, pues los requerimientos son verbales.
ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : A5 PÁGINA Nº: 161
PT. B.1.1
PT. A.7.1
136
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.1 SOLICITUD DE COMPRA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar como se efectúa la verificación de existencias.
Se solicitaron respaldos de la comprobación de existencias, los mismos que no existen, además la verificación de existencias se la realiza mediante una observación que hace el Encargado de Compras y los reportes son verbales.
ELAB POR: HALLAZGO Nº : A6 PÁGINA Nº: 162
PT. B.1.1
PT. A.7.2
137
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRA ACTIVOS FIJOS
PROCESO No.2 BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN Y SOLICITUD DE PROFORMAS
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Encargado de realizar las compras haya cumplido con buscar proveedores adecuados. Se observó la manera en que el Encargado de Compras realiza la búsqueda de proveedores, sin encontrar ninguna novedad, ya que la Empresa cuenta con un listado de proveedores frecuentes divididos según el producto que ofrecen.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. A.8.1
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.2 BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN Y SOLICITUD DE PROFORMAS PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las solicitudes de proformas a proveedores se hayan enviado. Se solicitó la carpeta de solicitudes a proveedores enviadas en donde se verificó que todas fueron enviadas; los envíos se los realiza vía Internet, vía correo o por medio de fax; todos los documentos tienen sus respaldos con fecha, hora de envío y persona que recibió la solicitud.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. A.8.2
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRA ACTIVOS FIJOS
PROCESO No.2 BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN Y SOLICITUD DE PROFORMAS PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar como se realiza el otorgamiento de citas a proveedores
Con la ayuda de preguntas al Encargado de Compras el cual nos informó de la manera de otorgamientos de citas, se observó que los proveedores que necesitan una cita piden la misma a la Sub-Gerente Ejecutivo, la cual la otorga y con la participación del Encargado de Compras se fija el día para atenderla y posteriormente se la atiende.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. A.8.3
140
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRA ACTIVOS FIJOS
PROCESO No.3 RECEPCIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de las facturas de compra y los detalles de recepción de los activos fijos. Se solicitaron las facturas de compras realizadas y los detalles de recepción de activos fijos. RECEPCIÓN CORRECTA = Total Recepciones Válidos Total Facturas de Compras de Activos Fijos RECEPCIÓN CORRECTA = 10 10 RECEPCIÓN CORRECTA = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. A.9.1
141
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRA ACTIVOS FIJOS
PROCESO No.4 ENVÍO DE LOS ACTIVOS FIJOS AL USUARIO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia temporal de los activos fijos en Bodega. Se solicitaron las facturas de compra y se las comparó con los ingresos de Bodega para verificar que los activos fijos pasaron inicialmente por Bodega EXISTENCIA TEMPORAL EN BODEGA = Ingresos de Bodega Verificados Total Facturas de Compras de Activos Fijos EXISTENCIA TEMPORAL EN BODEGA = 8 12
EXISTENCIA TEMPORAL EN BODEGA = 66%
ELAB POR: HALLAZGO Nº : A7 PÁGINA Nº: 163
PT. B.1.1 PT. A.10.1
142
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COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.4 ENVÍO DE LOS ACTIVOS FIJOS AL USUARIO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar reportes de envíos de activos fijos a los diferentes departamentos de la empresa.
Se solicitaron las facturas de compra y se las comparó con los ingresos de cada Departamento para comprobar que los activos fijos fueron entregados.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. A.10.2
143
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.5 INGRESO AL SISTEMA KÁRDEX Y AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar el ingreso correcto de los activos fijos en el sistema. Se verificó que el Encargado de Compras una vez que ha comprobado la compra procede a sacar respaldos de la misma para posteriormente enviar los documentos al Área de Contabilidad para que todas las facturas sean ingresadas correctamente al kárdex y auxiliares de activos fijos.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. A.11.1
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.5 INGRESO AL SISTEMA KÁRDEX Y AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar el método de inventarios en el que se ingresa el activo. Se solicito el kárdex y auxiliares con el fin de verificar el cálculo de los
inventarios de acuerdo al método predefinido por la Gerencia de la Empresa.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. A.11.2
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COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.6 CÁLCULO DEPRECIACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que las depreciaciones sean realizadas correctamente. Se solicita el Mayor de las Cuentas de Depreciación y Anexos de Activos Fijos Para calcular la depreciación debemos conocer: 1. El Costo del Activo: este se refiere al precio original de compra o de adquisición. 2. La Vida Útil del Activo: o sea la duración esperada del funcionamiento del equipo, planta o propiedad. 3. El Valor Residual Final: a este también se le conoce como el valor de salvamento y es aquella parte del costo original del activo que se espera recuperar mediante venta o permuta del bien al final de su vida útil. 4. El Método de Depreciación a Utilizar: existen varios métodos para estimar los gastos por depreciación de los activos fijos. Estos se presentan con detalles a continuación. Depreciación Anual = Costo – Valor Residual Vida Útil
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. A.12.1
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COMPRA ACTIVOS FIJOS
PROCESO No.6 CÁLCULO DEPRECIACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que los métodos de depreciación utilizados sean los más adecuados. Se solicita Anexos de Activos Fijos para verificar el Método de Línea Recta.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. A.12.2
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COMPRA ACTIVOS FIJOS
PROCESO No.7 RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES A CONTABILIDAD CENTRAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que la información en el voucher del activo fijo sean correctos. Se verificó que los vouchers del Activos Fijos contenga la información
necesaria del Activo.
Fecha compra Numero de Factura Proveedor Descripción Cantidad Valor Activo Porcentaje Depreciación Firma del custodio
ELAB POR: HALLAZGO Nº : A8 PÁGINA Nº: 164
PT. B.1.1
PT. A.13.1
148
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COMPRA ACTIVOS FIJOS
PROCESO No.7 RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES A CONTABILIDAD CENTRAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que las revalorizaciones sean correctas Se procede a revisar los informes de los peritos sobre las
revalorizaciones de los activos fijos, se revisa que los valores estén
aplicados correctamente a los activos fijos que han de ser
revalorizados.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. A.13.2
149
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PROCESO No.7 RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES ENVIADAS A CONTABILIDAD CENTRAL PARA SU ACTUALIZACIÓN EN EL DIARIO GENERAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se cumplan las leyes tributarias con relación a los activos
fijos.
Se procede a la revisión de los anexos para verificar que los
porcentajes aplicados a las depreciaciones estén de acuerdo a la ley.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. A.13.3
150
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PROCESO No.8 CONTEO FISICO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que los movimientos de los activos fijos sean los correctos y los saldos se encuentren en concordancia físicamente
Se identifica los responsables del conteo físico de activos fijos, así como también se inspeccionó que todo el personal designado para el conteo se encuentre trabajando en el lugar que el Jefe de área le designó. CONTEO CORRECTO = Total Activos Fijos Ubicados Total Activos Fijos CONTEO CORRECTO = 98 100 CONTEO CORRECTO = 98 %
ELAB POR: HALLAZGO Nº : A9 PÁGINA No. 165
PT. B.1.1
PT. A.14.1
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COMPRA ACTIVOS FIJOS
PROCESO No.9 ANALISIS DE OBSOLESCENCIA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar si los activos dados de baja efectivamente no están funcionando. Se solicitó las carpetas de las actas de activos fijos dados de baja para verificar su existencia y se revisó si en ellas constan y se detallan las diferentes novedades encontradas, que amerite que hallan sido retirados.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. A.15.1
152
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRA ACTIVOS FIJOS
PROCESO No.9 ANALISIS DE OBSOLESCENCIA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar si la nueva máquina de remplazó y si consta con todos los
requerimientos para su adquisición.
Se procede a revisar si la adquisición de los nuevos activos fijos
cumplen con las mismas características que las máquinas antiguas y su
funcionamiento.
Se revisa si su utilización es al menos al 70% para justificar su compra.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. A.15.2
153
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ÁREA DE COMPRAS
PROCESO No. 10 DAR DE BAJA ACTIVO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar los procedimientos seguidos de los activos dados de baja Se solicitaron las notificaciones físicas que se hicieron a Gerencia Financiera en el último año de los activos fijos en mal estado. Se verificó si todas fueron aprobadas. ACTIVOS FIJOS OBSOLETOS O EN MAL ESTADO NOTIFICADOS = Total Notificaciones
Total Activos Fijos en Mal Estado u Obsoletos .
ACTIVOS FIJOS OBSOLETOS
O EN MAL ESTADO NOTIFICADOS = 13 13
ACTIVOS FIJOS OBSOLETOS O EN MAL ESTADO NOTIFICADOS = 100 %
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. A.16.1
154
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRA ACTIVOS FIJOS
PROCESO No. 10 DAR DE BAJA ACTIVO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar los movimientos de los activos dados de baja Se solicitaron los informes de autorización a la Gerencia Financiera correspondientes al último año para determinar si fueron aprobados. ACTIVOS FIJOS DADOS DE BAJA = Total Autorizaciones Emitidas
Total Activos Fijos en Mal Estado u Obsoletos
ACTIVOS FIJOS DADOS DE BAJA = 13 13 ACTIVOS FIJOS DADOS DE BAJA = 100%
.
NO HUBO
HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT.A.16.2
155
4.2.6. Hallazgos de Auditoría
Se puede definir como la operación o actividad que está afectada negativamente o
lesionada en la eficacia, economía o eficiencia.
Incluyen la condición, criterio, causa, efecto y recomendación sobre la debilidad o
excepción encontrada. Debe también incluir las mejoras realizadas por la unidad
desde la última auditoría para proveer una perspectiva y balance apropiados en el
reporte.
Los hallazgos deben documentarse de la siguiente forma:
Criterio: Política o estándar que se audita (lo que debería existir).
Condición: La evidencia de la excepción o resultado de la prueba (lo que
existe).
Causa: Describe la razón fundamental por la cual ocurrió la situación
encontrada por el Auditor. ¿Por qué sucedió? Es lo que explica el
incumplimiento del criterio. (Ej.: falta de entrenamiento, falta de políticas y
procedimientos adecuados, falta de controles en el sistema, etc.).
Efecto: El riesgo o exposición a la organización, si la situación no se
resuelve (el impacto). Se refiere al resultado observable o la consecuencia
real o potencial de no haber cumplido con uno o más criterios y lo que ello
ha significado para la institución. Si una situación observada no tiene efectos
negativos reales o potenciales sobre los resultados de la entidad, no hay
hallazgos. Si se identifica algún posible efecto, el Auditor implementará los
procedimientos necesarios para determinar si se incurrió en errores,
irregularidades o actos ilegales y medir sus consecuencias; ésto incluye,
entre otros procedimientos, realizar una consulta sobre la tipificación de
presuntos delitos.
156
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
A1
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.1
SOLICITUD DE COMPRAS
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar los requerimientos de materia prima, insumos y mercaderías enviados por Bodega.
CONDICIÓN Se solicitó los documentos enviados por Bodega de los requerimientos de materia prima, suministros y materiales, hallando que en muchos casos no hay respaldos físicos de las solicitudes; además los requerimientos no son enviados solamente por Bodega. Del total de requerimientos de Compra el 75% son emitidos por Bodega. CRITERIO Los requerimientos de materias primas, suministros y materiales deben ser emitidos únicamente por Bodega. CAUSA Varios de los requerimientos de materia prima, son enviados por el Chef de Cocina, situación que es conocida por el Encargado de Bodega al momento de la compra. EFECTO Puede darse el caso de que los requerimientos se
dupliquen, lo que provocaría un gasto innecesario al no
percatarse que el requerimiento ya fue enviado por otra
persona.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.1.1 PÁGINA Nº
125
157
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
A2
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.1 SOLICITUD DE COMPRAS PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que las solicitudes de adquisición de materia prima, suministros y mercaderías sean realmente necesarios. CONDICIÓN Se revisó el total de solicitudes de materia prima, suministros y materiales y se los comparó con los requerimientos enviados por Bodega, se pudo establecer que existen otras solicitudes que no son enviadas por Bodega y que fueron aprobadas encontrando que varias de ellas no procedían a su aprobación, ya que la materia prima que se solicitaba existía en Bodega. CRITERIO Las solicitudes de materia prima, suministros y materiales enviadas para su aprobación deben ser únicamente remitidas por Bodega. CAUSA Existieron varias solicitudes que no fueron enviadas por Bodega y que a pesar de ello fueron autorizadas. EFECTO Se adquirió materia prima que no procedía su compra, ya que la misma si existía en Bodega.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.1.2 PÁGINA Nº
126
158
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
A3
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.3 ADQUISICIÓN SUMINISTROS Y MATERIALES
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que el Encargado de Compras haya realizado la misma sin ningún inconveniente
CONDICIÓN Se solicitó las compras realizadas para compararlas con las órdenes de compra elaboradas; se halló que existen compras que se realizaron de materias prima y suministros que no fueron requeridos por Bodega, pero que tienen la autorización de la Sub-Gerencia Ejecutiva. CRITERIO Toda compra debe ser autorizada por la Sub-Gerencia Ejecutiva, la misma que debe aprobar únicamente las órdenes de compra realizadas por Bodega. CAUSA La Sub-Gerencia Ejecutiva autorizo órdenes de compra que no fueron enviadas por la Bodega. EFECTO
Se realizaron compras de materia prima, suministros y
materiales que si existían en Bodega, ocasionando una
duplicidad en los productos.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.3.3 PÁGINA Nº
132
159
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
A4
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.4 RECEPCIÓN DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de las facturas de compra y los detalles de recepción de materia prima, suministros y materiales. CONDICIÓN Se solicitaron las facturas de compras efectuadas y los detalles de recepción de materia prima, suministros y materiales, encontrando que existen detalles de recepción que no coinciden con los datos de las facturas. De un total de 220 facturas de compra, existen 200 documentos de recepción validos. CRITERIO Las compras realizadas debe tener su respectiva factura, la cual debe ser comparada con los detalles de recepción de materia prima, suministros y materiales elaborado por Bodega. CAUSA Existen detalles de recepción que no concuerdan con los datos registrados en las facturas de compra. Los mismos que no son llenados correctamente. EFECTO No se encuentran respaldos de que las compras realizadas fueron ingresadas en Bodega.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.4.1 PÁGINA Nº
133
160
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
A5
COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.1 SOLICITUD DE COMPRA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de los requerimientos de Activos Fijos enviados por los diferentes departamentos de la Empresa. CONDICIÓN Se solicitó los documentos de respaldo enviados por los diferentes departamentos de la Empresa de los requerimientos de activos fijos, encontrado que no existen dichos documentos los requerimientos son verbales y dirigidos directamente al Sub-Gerente Ejecutivo. CRITERIO Todo requerimiento de un activo fijo debe ser enviado por escrito a Bodega. CAUSA Los requerimientos de activo fijo son verbales y dirigidos directamente al Sub-Gerente Ejecutivo. EFECTO Pueden existir compras de activos fijos innecesarias ya que no se comprueba antes en Bodega si existen o no.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.7.1 PÁGINA Nº
136
161
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
A6
COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.1 SOLICITUD DE COMPRA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar como se efectúa la verificación de existencias. CONDICIÓN Se solicitaron respaldos de la verificación de existencias, los mismos que no existen, además la verificación de existencias se la realiza mediante una observación que hace el encargado de compras y los
reportes son verbales dirigidos a la Sub-Gerente Ejecutivo. CRITERIO Las verificaciones de existencias deben tener un respaldo por escrito que indique todo lo que se constató. CAUSA El control de existencias se la hace, pero no por escrito sino en forma verbal. EFECTO No existen respaldos de que se haya realizado la verificación de existencias, lo que puede traer problemas entre el personal.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.7.2 PÁGINA Nº
137
162
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
A7
COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.4 ENVÍO DE LOS ACTIVOS FIJOS AL USUARIO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia temporal de los activos fijos en Bodega.
CONDICIÓN Se solicitaron las facturas de compra y se las comparó con los ingresos de Bodega para verificar que los activos fijos pasaron inicialmente por Bodega. Se encontró que varias ocasiones los activos fijos no fueron llevados temporalmente a Bodega, el 66% de los mismos si cumplió con pasar primero por Bodega. CRITERIO El activo fijo adquirido debe pasar primero por Bodega para registrar su ingreso y existencia física. CAUSA Se encontró varios activos fijos que no fueron llevados temporalmente a Bodega. EFECTO
El ingreso y la revisión física del activo fijo no fueron
constatados por el Encargado de Bodega, el mismo que
no se responde de la pérdida o inasistencia del activo.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.10.1 PÁGINA Nº 142
163
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
A8
COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.7 RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES A CONTABILIDAD CENTRAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que la información en el voucher del activo fijo sea correcta. CONDICIÓN Se solicitaron los voucher de varios activos fijos para comparar con la factura. Se encontró varios vouchers no contiene todos los datos referentes al activo fijo. CRITERIO El voucher del activo fijo adquirido debe tener todos los datos y especificaciones necesarias del artículo. CAUSA Se encontró varios vouchers de los activos fijos que no contienen la información necesaria para ubicar al activo fijo adquirido. EFECTO Que al momento de ubicar al Activo Fijo no se encuentre, ya que el voucher no contiene la información necesaria para identificar al mismo.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.13.1 PÁGINA Nº
148
164
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
A9
COMPRA ACTIVOS FIJOS
PROCESO No.8 CONTEO FISICO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que los movimientos de los activos fijos sean los correctos y los saldos se encuentren en concordancia físicamente
CONDICIÓN Se conoce a los responsables del conteo físico de activos fijos, así como también se investigó que todo el personal designado para el conteo se encuentre trabajando en el lugar que el Jefe de Área le designó. En el conteo realizado se encontró 98 de los 100 activos fijos ya que 2 freidoras no se encontraban en ninguna área de la Empresa, sino que fueron halladas en la Bodega de activos fijos dados de baja. CRITERIO El personal designado para el conteo debe permanecer en el lugar donde se le asignó. CAUSA No se reportó que varios activos fijos se encontraban en otro sitio. EFECTO El conteo no es cabal, ya que existen fallas al momento
de que los activos fijos no son dejados en su lugar
respectivo.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.14.1 PÁGINA Nº
151
165
4.3. Fase III. Comunicación de Resultados
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
31 de enero de 20X2
Sr. Ing.
Robert Ramia
Gerente General del Hotel Quito
Presente.
MOTIVO DEL EXAMEN
El desarrollo del presente examen se lo realiza para medir la eficacia, eficiencia y
efectividad de los procesos en el Área de Adquisiciones desarrollado en el Hotel
Quito, mismo que se realiza a petición de Sr. Robert Ramia Gerente General de
dicha Empresa.
Este examen nos permitirá valorar las áreas que intervienen y su desarrollo para
generar valor a dichos procesos, al tiempo de poner en práctica los conocimientos
adquiridos en el plazo del aprendizaje académico.
Este examen aparece de la necesidad de aportar un lineamiento claro sobre cómo
se está llevando a cabo dichos procesos y como las áreas implicadas tienen
relación para conseguir los objetivos de la Empresa.
OBJETIVOS DEL EXAMEN
Establecer los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos administrativos del
Área de Adquisiciones.
166
Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentos y
normativas dados por la empresa.
Comprobar el cumplimiento de los objetivos del Área de Adquisiciones.
Evaluar los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos administrativos.
Conseguir y conocer información técnica del ambiente general de control interno
que serán evaluados.
Efectuar un examen detallado de las debilidades críticas, utilizando técnicas de
auditoría de gestión y asegurar que los hallazgos obtenidos estén acorde a la
circunstancias.
Desarrollar el informe final de auditoría con la finalidad de asegurar que los
comentarios, conclusiones y recomendaciones sean aplicables a la Empresa.
ALCANCE DEL EXAMEN.-
La aplicación de la prueba de auditoría en el programa, análisis de los procesos
administrativos del Área de Adquisiciones en el periodo comprendido entre el 1 de
enero al 31 de diciembre del 20X1.
La auditoría se realizará del 1 de enero al 31 de enero del 20X2 con presupuesto de
horas de 160 de las cuales se consumieron 164 horas.
El personal que intervino en la auditoría es el siguiente:
Sonia Cecilia Alvarez Bolaños Jefe
Silvia Pamela Morales Alvarez Sénior
Nancy Paola Vinueza Alvarez Auditor Junior
OBJETIVO DEL ÁREA DE ADQUISICIONES
167
Evaluar si el proceso de compras genera información rápida y precisa de
existencias, para determinar la necesidad real de materia prima o materiales
necesarios para la elaboración de los diferentes productos
A continuación se hace un detalle de todos los aspectos con relación a la auditoría
de gestión practicada en su compañía, en el Área de Adquisiciones, de la
información del 1 al 31 de diciembre de 20X1, durante los días del 1 al 31 de enero
del 20X2.
Resultado de esta auditoría de gestión se hace un informe de los hallazgos que se
han encontrado en la auditoría realizada al Área de Adquisiciones, así como se
interpreta los resultados de la aplicación de los indicadores de gestión y se
presentan las correspondientes recomendaciones:
PROCESO No.1
SOLICITUD DE COMPRAS
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar los requerimientos de materia prima, materiales y mercaderías enviados
por Bodega.
HALLAZGO A1
Se solicitó los documentos enviados por Bodega de los requerimientos de materia
prima, suministros y materiales, hallando que en muchos casos no hay respaldos
físicos de las solicitudes; además los requerimientos no son enviados solamente
por Bodega. Del total de requerimientos de Compra el 75% son emitidos por
Bodega.
RECOMENDACIÓN
Se necesita dejar claro quien es la persona autorizada para realizar los
requerimientos de materia prima, materiales, evitando que otras personas envíen
solicitudes en muchos casos innecesarias. Además, deben existir documentos que
168
respalden las solicitudes, para que los pedidos sean verídicos y tengan un
responsable.
PROCESO No.1
SOLICITUD DE COMPRAS
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Revisar que las solicitudes de adquisición de materia prima, suministros y
mercaderías sean realmente necesarios.
HALLAZGO A2
Se revisó el total de solicitudes de materia prima, suministros y materiales y se los
comparó con los requerimientos enviados por Bodega, se pudo establecer que
existen otras solicitudes que no son enviadas por Bodega y que fueron aprobadas
encontrando que varias de ellas no procedían a su aprobación ya que la materia
prima que se solicitaba existía en Bodega.
RECOMENDACIÓN
El Encargado de Bodega debe ser la única persona que realice las solicitudes de
compra de materia prima y materiales; se puede tener un mejor manejo de la
información, evitando que la mercadería no necesaria sea adquirida o que por
desconocimiento del encargado sea duplicada; es indispensable que se emitan
reglas que indiquen que todos los requerimientos de materia prima, y materiales
deben ser dirigidos al Encargado de Bodega y éste a su vez sea el único en solicitar
la compra de los mismos.
PROCESO No.3
ADQUISICION SUMINISTROS Y MATERIALES
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Verificar que el Encargado de Compras haya realizado la misma sin ningún
inconveniente
169
HALLAZGO A3
Se solicitó las compras realizadas para compararlas con las órdenes de compra
elaboradas, se halló que existen compras que se realizaron de materias prima y
suministros que no fueron requeridos por Bodega, pero que tienen la autorización
de la Sub-Gerencia Ejecutiva.
RECOMENDACIÓN
La Sub-Gerencia Ejecutiva debe autorizar solamente las órdenes de pedido
elaboradas por Bodega, ya que ésta es la indicada en determinar las necesidades
de compra que tiene la Empresa; no se debería autorizar a personas ajenas a la
Bodega a comprar, ya que en muchas ocasiones no fue necesaria su compra.
PROCESO No.4
RECEPCIÓN DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar la existencia de las facturas de compra y los detalles de recepción de
materia prima, suministros y materiales.
HALLAZGO A4
Se solicitaron las facturas de compras efectuadas y los detalles de recepción de
materia prima, suministros y materiales, encontrando que existen detalles de
recepción que no coinciden con los datos de las facturas. De un total de 220
facturas de compra, existen 200 documentos de recepción validos.
RECOMENDACIÓN
El Encargado de Compras debe realizar y confirmar las recepciones de materia
prima y materiales al momento de su ingreso a la Empresa, para evitar que existan
productos que no cuenten con documentos de recepción.
170
COMPRA ACTIVOS FIJOS
PROCESO No.1
SOLICITUD DE COMPRA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar la existencia de los requerimientos de Activos Fijos enviados por los
diferentes departamentos de la Empresa.
HALLAZGO A5
Se solicitó los documentos de respaldo enviados por los diferentes departamentos
de la Empresa de los requerimientos de activos fijos, encontrando que no existen
dichos documentos; los requerimientos son verbales y dirigidos directamente al
Sub-Gerente Ejecutivo.
RECOMENDACIÓN
Se debe exigir que existan documentos de respaldo de las solicitudes verbales que
realizan los departamentos de la Empresa para adquirir Activos Fijos; con esto se
garantiza la solicitud, así como se responsabiliza al Jefe de cada Departamento; así
se evita realizar compras innecesarias.
PROCESO No.1
SOLICITUD DE COMPRA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Revisar como se efectúa la verificación de existencias.
171
HALLAZGO A6
Se solicitaron respaldos de la verificación de existencias, los mismos que no
existen, además la verificación de existencias se la realiza mediante una
observación que hace el encargado de compras y los reportes son verbales
dirigidos a la Sub-Gerente Ejecutivo.
RECOMENDACIÓN
Con la preparación de un documento de verificación de existencias, se puede
constancia por escrito de las necesidades de activos fijos encontradas, así se evita
que existan problemas entre los departamentos de cada Empresa, ya que se
certifica y se identifica que Departamento es el que solicitó la compra, de tal forma
que no se presenten confusiones.
PROCESO No.4
ENVÍO DE LOS ACTIVOS FIJOS AL USUARIO
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar la existencia temporal de los activos fijos en Bodega.
HALLAZGO A7
Se solicitaron las facturas de compra y se las comparó con los ingresos de Bodega
para verificar que los activos fijos pasaron inicialmente por Bodega.
Se encontró que varias ocasiones los activos fijos no fueron llevados
temporalmente a Bodega, el 66% de los mismos si cumplió con pasar primero por
Bodega.
RECOMENDACIÓN
Se dispondrá que todos los activos fijos antes de ser enviados a los diferentes
departamentos de la Empresa donde son requeridos, deban ser llevados a Bodega
para registrar su ingreso.
172
PROCESO No.7
RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES A CONTABILIDAD CENTRAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar que la información en el voucher del activo fijo sea correcta.
HALLAZGO A8
Se solicitaron los voucher de varios activos fijos para comparar con la factura.
Se encontró varios vouchers no contiene todos los datos referentes al activo fijo.
RECOMENDACIÓN
Se dispone que la persona que registra los datos en los vouchers de activos fijos,
tenga mayor cuidado en el registro de las facturas en los vouchers, a su vez este
tenga el visto bueno del contador quien verificara la información ingresada.
PROCESO No.8
CONTEO FISICO
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar que los movimientos de los activos fijos sean los correctos y los saldos se
encuentren en concordancia físicamente
HALLAZGO A9
Se conoce a los responsables del conteo físico de activos fijos, así como también
se investigó que todo el personal designado para el conteo se encuentre trabajando
en el lugar que el Jefe de Área le designo.
173
En el conteo realizado se encontró 98 de los 100 activos fijos ya que 2 freidoras no
se encontraban en ninguna área de la Empresa sino que fueron halladas en la
bodega de activos dados de baja.
RECOMENDACIÓN
Los Jefes de Bodega deben estar permanentemente revisando a las personas
designadas para el conteo para que no existan fallas, además el acceso a Bodega
debe ser abierto únicamente al personal autorizado.
174
4.4. Fase IV. Evaluación Continua.
1 de junio del 20X2
Sr. Ing.
Robert Ramia
Gerente General del Hotel Quito
Presente.
Estimado Ing. Ramia:
Se procedió a verificar que las recomendaciones emitidas en la auditoría realizada
al Área de Compras de su Empresa, se hayan tomado en cuenta y que las mismas
estén puestas en práctica para mejorar los procesos de su Empresa.
El personal que se encargó de la realización de la Auditoría de Gestión es el
siguiente:
Sonia Cecilia Alvarez Bolaños Jefe
Silvia Pamela Morales Alvarez Sénior
Nancy Paola Vinueza Alvarez Auditor Junior
Durante los días del 1 al 31 de enero del 20X2, se realizó la auditoría de gestión al
Área de Compras, por el periodo del 1 al 31 de diciembre de 20X1.
Con fecha 31 de enero de 20X2 se presentó el informe con la comunicación de los
resultados obtenidos. Se retornó del día 1 al 15 de junio de 20X2 para la revisión
sobre el cumplimiento de lo indicado en el informe del 31 de enero de 20X2,
dedicando 40 horas con el siguiente personal: Sonia Cecilia Alvarez Bolaños (Jefe),
Silvia Pamela Morales Alvarez (Sénior), Nancy Paola Vinueza Alvarez (Auditor
Junior), siendo que a la presente fecha no se han atendido las siguientes
recomendaciones:
175
PROCESO No.1
SOLICITUD DE COMPRAS
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Revisar que las solicitudes de adquisición de materia prima, suministros y
mercaderías sean realmente necesarios.
HALLAZGO A2
Se revisó el total de solicitudes de materia prima, suministros y materiales y se los
comparó con los requerimientos enviados por Bodega, se pudo establecer que
existen otras solicitudes que no son enviadas por Bodega y que fueron aprobadas
encontrando que varias de ellas no procedían a su aprobación ya que la materia
prima que se solicitaba existía en Bodega.
CRITERIO
Las solicitudes de materia prima, suministros y materiales enviadas para su
aprobación deben ser únicamente remitidas por Bodega.
CAUSA
Existieron varias solicitudes que no fueron enviadas por Bodega y que a pesar de
ello fueron autorizadas.
EFECTO
Se adquirió materia prima que no procedía su compra, ya que la misma si existía en
Bodega.
176
RECOMENDACIÓN
El Encargado de Bodega, debe ser la única persona que realice las solicitudes de
compra de materia prima y materiales, se puede tener un mejor manejo de la
información, evitando que la mercadería no necesaria sea adquirida o que por
desconocimiento del encargado sea duplicada; es indispensable que se emitan
reglas que indique que todos los requerimientos de materia prima y materiales
deben ser dirigidos al Encargado de Bodega y este a su vez sea el único en solicitar
la compra de los mismos.
PROCESO No.7
RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES A CONTABILIDAD CENTRAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar que la información en el voucher del activo fijo sea correcta.
HALLAZGO A8
Se solicitaron los voucher de varios activos fijos para comparar con la factura.
Se encontró varios vouchers no contiene todos los datos referentes al activo fijo.
CRITERIO
El voucher del activo fijo adquirido debe tener todos los datos y especificaciones
necesarias del artículo.
CAUSA
Se encontró varios vouchers de los activos fijos que no contienen la información
necesaria para ubicar al activo fijo adquirido.
EFECTO
Que al momento de ubicar al Activo Fijo no se encuentre, ya que el voucher no
contiene la información necesaria para identificar al mismo.
177
RECOMENDACIÓN
Se dispone que la persona que registra los datos en los vouchers de activos fijos,
tenga mayor cuidado en el registro de las facturas en los vouchers, a su vez este
tenga el visto bueno del contador quien verificara la información ingresada.
Atentamente,
Sonia Álvarez B.
178
CAPÍTULO V
5. AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA AL ÁREA DE RECURSOS
HUMANOS
5.1. Fase I. Planificación
5.1.1. Planificación Preliminar
MOTIVOS DEL EXAMEN
El desarrollo del presente examen se lo realiza para medir la eficacia, eficiencia y
efectividad de los procesos en el Área de Recursos Humanos desarrollado en el
Hotel Quito, mismo que se realiza a petición del Sr. Robert Ramia, Gerente General
de la mencionada Empresa.
Este examen nos permitirá evaluar las áreas que intervienen y su desenvolvimiento
para generar valor a dichos procesos, al tiempo de poner en práctica los
conocimientos adquiridos en el transcurso del aprendizaje académico.
Este examen nace de la necesidad de proporcionar un lineamiento claro sobre cómo
se está llevando a cabo dichos procesos y como las áreas involucradas tienen
relación para conseguir los objetivos de la Empresa.
OBJETIVOS DEL EXAMEN
Establecer los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos
administrativos del Área de Recursos Humanos.
Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales,
reglamentos y normativas dados por la organización.
Comprobar el cumplimiento de los objetivos del Área de Recursos Humanos.
Valorar los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos administrativos.
179
Conseguir y conocer información técnica del ambiente general de control
interno que serán evaluados.
Elaborar un examen detallado de las debilidades críticas, utilizando técnicas
de auditoría de gestión y asegurar que los hallazgos obtenidos estén acorde
a la realidad.
Elaborar el informe final de auditoría con el propósito de asegurar que los
comentarios, conclusiones y recomendaciones sean aplicables a la Empresa.
180
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
Quito, 25 de febrero 20X2
Sr. Ing.
Robert Ramia
Gerente General del Hotel Quito
Presente.-
Estimado Ing. Ramia:
Le hago llegar un cordial saludo, a su vez por medio de la presente es confirmar el
convenio para realizar la auditoría de gestión aplicada al Área de Recursos
Humanos de la empresa que usted tan acertadamente dirige, para el periodo del 1
de enero al 31 de diciembre del 20X1.
La auditoria será aplicada al Área de Recursos Humanos. El objetivo de nuestra
auditoría es comprobar los niveles de eficiencia, eficacia y economía. Además
emitiremos un informe sobre el acatamiento de los procesos, con las respectivas
recomendaciones.
La auditoría se realizará en relación con las normas de auditoría generalmente
aceptadas. Estas normas exigen que se alcance una seguridad razonable, no
absoluta sobre el control interno de la Empresa.
La auditoría está programada de la siguiente manera para el desempeño y
terminación:
Inicio de trabajo de campo 1 de febrero del 20X2
Terminación del trabajo de campo 15 de febrero del 20X2
Entrega del informe de auditoría 28 de febrero del 20X2
181
Nuestros honorarios para esta auditoría estarán basados en el tiempo invertido por
los diferentes miembros de nuestro personal a nuestras tasas regulares, más gastos
directos.
Con el fin de trabajar en la forma más eficiente posible, se entiende que el personal
de su Empresa nos proporcionará la información necesaria, por ejemplo los listados
del personal, nomina del personal, pago de planillas al IESS.
El equipo de trabajo estará conformado por:
Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Jefe
Silvia Pamela Morales Álvarez Senior
Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior
Atentamente,
Sonia Álvarez B.
Aceptado por: Ing. Robert Ramia
Fecha: 28 de febrero del 20X2
182
ALCANCE DE LA AUDITORÍA
La aplicación de las pruebas de auditoría en el programa, análisis de los procesos
administrativos del Área de Recursos Humanos, en el periodo comprendido entre el
1 de enero al 31 de diciembre del 20X1.
Los procesos del Área de Recursos Humanos son procesos integradores en la
empresa del Hotel Quito, ya que reúnen diversas áreas. Estos procesos tienen
mucha importancia en la Empresa, ya que permiten obtener información del
desempeño y la labor que realiza cada uno de los empleados en la Empresa.
PERSONAL DE AUDITORES
NOMBRE CARGO REFERENCIA
Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Auditor Jefe SC
Silvia Pamela Morales Álvarez Auditor Senior SM
Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior NV
MATERIALES
Para realizar la presente auditoría de gestión al Área de Recursos Humanos en la
Empresa del Hotel Quito, se va a requerir de los siguientes equipos y materiales:
ÚTILES DE OFICINA
2 esfero azul y rojo para cada uno de los integrantes del equipo.
2 portaminas.
1 resma de papel bond tamaño INEN A4.
3 borradores.
3 correctores.
3 resaltadores.
3 archivadores.
2 juegos de separadores.
1 perforadora.
1 grapadora.
183
EQUIPO DE COMPUTACIÓN
3 Laptops.
2 Impresoras laser.
3 memory flash.
EQUIPO DE OFICINA
Grabadora de mano.
3 Casettes de 90 minutos.
184
5.1.2. Planificación Específica
PRESUPUESTO DE HORAS ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTADAS
6. Planificación
3
7. Programación
3
8. Evaluación del Control Interno Administrativo
10
9. Aplicación de técnicas y procedimientos,
elaboración de papeles de trabajo, hallazgos de
auditoría e indicadores de gestión.
132
10. Comunicación de Resultados
12
TOTAL HORAS
160
185
5.2. Fase II. Ejecución del Trabajo
5.2.1. Programación
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFERENCIAS
PERSONA AUDITORA
REF. PAPEL
TRABAJO
1. Planificación
3
3
-
SC/SM/NV
B
2. Programación
3
3
-
SC/SM/NV
B
3. Evaluación Control Interno
10
10
-
SC/SM/NV
B
PROCESO No.1
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
5. Recoger información sobre el cargo que se pretende suplir; puede hacerse a través de análisis del cargo y los requisitos del aspirante al cargo, especificaciones del cargo. El proceso de selección se concentrará en la búsqueda y la evaluación de esas exigencias y en las características de los candidatos que se presenten.
6. Se realiza un estudio de perfiles
ideales que permite establecer un punto de comparación con los perfiles reales de candidatos potenciales, tomando en cuenta las características del cargo creado y las actividades de los procesos que va a cumplir.
7. Cumpliendo con la planificación, ley
y políticas de contratación, se establece un conjunto de procedimientos que tienden a conquistar candidatos potencialmente competentes y capaces de ocupar cargos dentro de la Empresa, con los requisitos para ocupar un cargo definido.
8. Se requiere a través de los medios
de comunicación, contactos personales, requerimientos a las universidades, se revisa la base de datos, etc.
186
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFERENCIAS
PERSONA AUDITORA
REF. PAPEL
TRABAJO
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar si hay vacantes o se implantan cargos que la Empresa precise. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que se practique con la comparación de perfiles de los postulantes al cargo. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se cumpla con los doctrinas de ley, planificación y políticas de contrato. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar que se haya realizado la invitación para buscar nuevos candidatos.
6
6
6
6
6
6
6
6
-
-
-
-
SA
SM
SM
SM
B.1.1
B.1.2
B.1.2
B.1.2
PROCESO No.2 SELECCIÓN DE PERSONAL
1. Se elige al personal para el puesto, observando: capacidad, experiencia, capacitación, habilidades, etc.
2. Se llama a un concurso interno entre
los empleados de la Empresa interesados y calificados para el puesto. Si existen candidatos internos, se pasa directamente a la preselección. Caso contrario se procede a la preselección de personas externas.
3. Se aplican pruebas de conocimientos,
polígrafos; se las califica y se emite un informe.
4. Se realiza entrevistas para conocer al
candidato y luego se recomendará para la selección por parte de la Gerencia de la Dirección de Apoyo.
187
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFERENCIAS
PERSONA AUDITORA
REF. PAPEL
TRABAJO
5. El Jefe de RRHH conoce los
resultados de la entrevista con la Directora de Apoyo y remite al Gerente de Área que solicitó a la persona para su aprobación, quien hace la entrevista final y por último se elige al ganador o se declara desierto el concurso de aspirantes.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que en la elección de personal se examine experiencia, capacitación, habilidades, etc. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que se haya realizado un concurso de merecimientos entre los empleados de la Empresa interesados y calificados para el cargo. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se apliquen pruebas de conocimiento. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar la realización de entrevistas al candidato. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Verificar que los resultados de la entrevista fueron remitidos a la Sub-Gerencia Ejecutiva para su aprobación.
5
5
5
5
5
5
5
4
4
5
- -
-1
-1 -
SM
SA
NV
NV SA
B.2.1
B.2.2
B.2.3
B.2.4
B.2.5
188
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFERENCIAS
PERSONA AUDITORA
REF. PAPEL
TRABAJO
PROCESO No.3
CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
1. El Jefe de Área que solicitó a la
persona remite el informe de los
seleccionados con su visto bueno y
se verifica la existencia de la partida
disponible en el Departamento de
Recursos Humanos.
2. En función a las políticas de
contratación, se determina el tipo de
relación laboral, según el Código de
Trabajo, para formalizar un contrato,
ya sea a prueba, por servicios
ocasionales, a plazo fijo, por horas y
los casos de contratos definitivos o
indefinidos cuando se ha pasado el
contrato de prueba; o en su caso
procederían los contratos por
servicios profesionales.
3. Se participa de la incorporación del
nuevo empleado para actualización
de los archivos internos y se remite
los documentos originales para el
expediente que se archivará en la
Carpeta Personal creada y entregada
al Asistente de Recursos Humanos,
custodio de la documentación. Los
contratos se legalizan en la Dirección
del Trabajo del Ministerio de
Relaciones Laborales.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar que el Sub-Gerente Ejecutivo
haya emitido el informe de los candidatos
seleccionados para el cargo.
5
5
-
SA
B.3.1
189
ACTIVIDADES
HORAS PRESUPUES
TO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Verificar que se haya analizado el tipo de
relación laboral que va a realizar el
personal nuevo.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Revisar que se haya comunicado el
ingreso del nuevo empleado para la
actualización de los archivos internos.
2 2
3
3
1 1
SA
SM
B.3.2
B.3.3
PROCESO No.4 INDUCCIÓN DEL PERSONAL
1. Se le da la bienvenida a su sitio de trabajo y se le determina las funciones a desempeñar y sus responsabilidades dentro de la Empresa.
2. El Asistente de RRHH debe poner
en conocimiento del nuevo funcionario todo lo concerniente a la Empresa, respecto a políticas, normas y reglamentos.
3. El Jefe Inmediato debe aleccionar al trabajador con claridad los objetivos del Departamento en general y de su rol en el mismo, así como aconsejarle y habituarle de acuerdo a las necesidades que se presenten.
4. El funcionario responsable de la inducción deberá presentar un informe en el que se detalle las actividades y evidencie lo realizado con firmas de recepción de la misma.
190
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Revisar que hayan sido determinadas las
funciones y responsabilidades al nuevo
empleado.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Verificar que se haya dado a conocer las
políticas, normas y reglamentos de la
Empresa.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Verificar que el Jefe Inmediato al nuevo
empleado lo ayude correctamente.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4
Verificar la existencia del informe de
inducción.
6 6 6
6
7
6
6
6
1 - -
-
SA
SM
NV
NV
B.4.1
B.4.2
B.4.3
B.4.4
PROCESO No.5
INGRESO A LA NÓMINA
1. Se receptan quincenalmente y se
elaboran informes de los registros
de asistencia del personal y las
novedades, como subsistencias,
enfermedades, jornadas nocturnas,
horas extras y suplementarias,
multas, descuentos por préstamos,
aportes, etc.
2. Se procede a ingresar en el sistema
toda la información para procesar
los roles de pago con los sueldos y
salarios, las horas extras, las
vacaciones y los descuentos.
191
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
3. Una vez introducidos los datos, se
realiza un cálculo automático con un
programa específico del sistema en
este caso SAI RECURSOS
HUMANOS y se realizan los roles
de pago, planillas y liquidaciones,
los mismos que deberán ser
aprobados y legalizados por el Jefe
de RRHH.
4. RRHH enviara los reportes de
acreditación en las cuentas
corrientes y de ahorros del banco, a
través de la Dirección de Apoyo.
5. También envía el resumen de la
nómina para su registro contable en
el Departamento de Contabilidad.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Revisar que existan los informes de
asistencia y observaciones del personal.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Verificar el ingreso de la información
para el proceso de los roles de pago.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Verificar la automatización de los roles
de pago.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4
Verificar los reportes de acreditación a
través de Recursos Humanos.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5
Revisar el envío de la documentación
necesaria para contabilización, al
Departamento Contable.
6 6 6 6 6
6
6
6
6
6
- - - - -
SM
NV
SM
SM
SM
B.5.1
B.5.2
B.5.3
B.5.4
B.5.5.
192
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
PROCESO No. 6
CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO
DEL PERSONAL
1. Establecer las políticas para
normalizar los requerimientos de
capacitación.
2. Apoyándose en una evaluación del
desempeño o un diagnóstico de
necesidades de formación, se
determina la lista de empleados a
quienes se capacitará, en base a los
objetivos propuestos, la misma que
será remitida al responsable de
cada área de trabajo.
3. Seleccionar los cursos, seminarios o
eventos a dictarse. Seleccionar
oferentes de Capacitación en base
a la planificación. Elaborar un
presupuesto global de capacitación
el mismo que estará aprobado.
4. El Gerente General es quien
autoriza ejecutar la planificación con
la asistencia de los materiales y
otros elementos utilizados para el
evento y la logística necesaria.
5. Los participantes deberán ser
evaluados por RR.HH, medir el
grado de aprendizaje y
aprovechamiento del evento.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar las políticas para normalizar los requerimientos de capacitación.
2
2
-
SA
B.6.1
193
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar el registro de empleados a quienes se capacitará. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar la selección de los cursos, seminarios o eventos a dictarse. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar las autorizaciones de Gerencia General para realizar la capacitación.
4
4
4
4
3
4
-
1
-
SA
NV
NV
B.6.2
B.6.3
B.6.4
PROCESO No.7
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL
PERSONAL
1. De acuerdo a cada área se
determina una técnica específica
que permita evaluar de la manera
objetiva a los empleados.
Evaluación de metas cumplidas, de
conocimientos requeridos para el
desempeño, de relaciones, etc. a
través de indicadores de resultados,
percepciones y conocimientos y la
elaboración de matrices de
evaluación en donde se definirán las
variables de evaluación y los rangos
de calificación.
2. La Dirección de Apoyo revisa,
propone cambios o aprueba, tanto
la metodología de la evaluación
propuesta como las matrices que
serán utilizadas y autoriza la
evaluación, para que una vez
obtenidos los resultados de las
evaluaciones realizadas, se aplique
estrategias de mejoramiento,
194
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUES
TO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
Organizacional (como cursos de
capacitación al personal).
3. El Gerente General es quien autoriza
la aplicación de Políticas de
Reconocimiento, de acuerdo al plan
de motivación generalizado, pero en
el caso de que el empleado tenga la
calificación “E”, será evaluado
nuevamente luego de tres meses y si
es reincidente será destituido de su
puesto, previo al agotamiento del
derecho a la defensa, actuando a
través del debido proceso de acuerdo
a lo que establece la Ley para estos
casos.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que se haya determinado unas técnicas específicas que permita evaluar de la manera más objetiva a los empleados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que el Gerente General revise, sugiera cambios o apruebe las técnicas de la evaluación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Revisar la autorización del Gerente para
la aplicación de Políticas de
Reconocimiento.
2 2
2
2
1
2
-
-1
-
SA
NV
NV
B.7.1
B.7.2
B.7.3
5. Comunicación de Resultados
12
12
-
SM/NV
TOTALES
160
161
1
195
5.2.2. Evaluación de Control Interno EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO PARA EL ÁREA DE
RECURSOS HUMANOS
PREGUNTAS
RESPUESTAS
PUNTAJE OBTENIDO
PUNTAJE ÓPTIMO
OBSERVACIONES
SI
NO
1. ¿Existe un registro en la creación de
nuevas políticas o modificaciones para que no se dupliquen o se extravíen las existentes?
X
4
4
2. ¿Se realizan cambios en las plantillas
de evaluación de acuerdo a los procesos que se ejecutan?
X
3
3
3. ¿Se establece el personal óptimo y
ejercitado para el cumplimiento del levantamiento de la información?
X
5
5
4. ¿La preparación del informe de
personal se realiza en base a los procesos actuales?
X
3
3
5. ¿Se realiza un análisis de cargos?
X
4
4
6. ¿Se hace una valuación de puestos?
X
4
4
7. ¿Para la contratación de personal se
revisa si existen vacantes disponibles?
X
3
3
8. ¿Se encuentran establecidos los
salarios y rangos de los mismos por perfiles y puestos de trabajo?
X
4
4
9. ¿Para realizar la convocatoria de
vacantes a través de la prensa, existe algún procedimiento establecido, considerando firmas de autorización?
X
3
3
10. ¿Dentro de las políticas de
contratación se encuentran estipulados todos los beneficios de ley?
X
3
3
11. ¿En la elección del personal se
califica al candidato en base a puntajes determinados a experiencia, conocimiento, estudios, habilidades u otros?
X
3
3
12. ¿Se entrevista a los candidatos?
X
3
3
196
PREGUNTAS
RESPUESTAS
PUNTAJE OBTENIDO
PUNTAJE ÓPTIMO
OBSERVACIONES
SI
NO
13. 13. ¿Siempre se adjunta un informe de
las características de cada candidato y la hoja de vida, para la entrevista con el Sub-Gerente Ejecutivo?
X
3
3
14. ¿Se realiza un concurso de
merecimientos interno entre los colaboradores de la Empresa, para promoverlo al puesto vacante?
X
0
1
Cuando existe una vacante sólo se realiza un reclutamiento externo.
15. ¿El Sub-Gerente Ejecutivo define la
contratación del personal?
X
3
3
16. ¿Se encuentran los contratos
debidamente revisados, aprobados y legalizados?
X
0
3
Algunos contratos no están legalizados en el Ministerio de Relaciones Laborales.
17. ¿Se elabora el contrato de trabajo de
acuerdo a las disposiciones legales?
X
3
3
18. ¿Se realiza un incentivo a nivel
general de los procesos de la Empresa y de los colaboradores que trabajan en ella?
X
3
3
19. ¿Existe un documento informativo de
las políticas y normas que la Empresa mantiene y este es entregado al nuevo empleado para que esté informado?
X
0
3
La Empresa no cuenta con un documento donde se encuentren detalladas las políticas y normas.
20. ¿Al presentar al nuevo empleado al
Jefe inmediato se le determina las funciones y obligaciones que debe cumplir?
X
2
2
21. ¿El Jefe inmediato del nuevo
empleado elabora informes sobre la evaluación de desempeño del mismo?
X
5
5
22. ¿Existe un sistema informático para la
elaboración de la nómina del personal?
X
3
3
197
PREGUNTAS
RESPUESTAS
PUNTAJE OBTENIDO
PUNTAJE ÓPTIMO
OBSERVACIONES
SI
NO
23. ¿Se cumplen con todas las
obligaciones legales como aseguramiento al IESS e ingreso del contrato de trabajo en el Ministerio de Relaciones Laborales?
X
6
6
24. ¿Se está al día con las obligaciones
laborales?
X
4
4
25. ¿En el pago de remuneraciones se
elaboran roles de pago y los roles de pago son entregados al trabajador con su firma de aceptación?
X
0
3
Los roles de pago no son firmados por los trabajadores.
26. ¿La elección del personal que entra
en rotación se lo realiza en base a sus aptitudes y conocimientos?
X
5
5
27. ¿Existe un sistema de control de
ingreso y salida del personal para medir su asistencia y puntualidad?
X
3
3
28. ¿Existe una persona que se encargue de las necesidades de los empleados?
X
4
4
29. ¿Se toma en cuenta los cumpleaños de los empleados?
X
4
4
TOTALES
90
100
TABLA DE CALIFICACIÓN
REGULAR
BUENO
MUY BUENO
EXCELENTE
41 – 60
61 - 80
81 - 90
91 – 100
90
198
INTERPRETACIÓN:
De acuerdo al Cuestionario de Evaluación de Control Interno Administrativo se
obtiene la calificación 90%, lo que indica que el Área de Recursos Humanos cuenta
con un Control Interno Administrativo Muy Bueno, debido a que en la mayoría de
los procesos realizados en esta Área, existen controles que permiten que estos
funcionen de manera apropiada, es decir de manera eficiente, eficaz y efectiva.
Existen algunas actividades en las que los controles internos tienen falencias y otras
que no cuentan con ningún tipo de control interno.
199
5.2.3. Medición de Riesgos de Auditoría
RIESGO INHERENTE
El riesgo inherente del Área de Recursos Humanos es de un 20%; esta afirmación
ha sido realizada en base a los puntos que siguen a continuación:
La Empresa no cuenta con una Auditoría Interna.
La existencia de una toma de decisiones centralizada, muchas veces altera
el proceso.
No existe una persona que se encargue específicamente del Área.
A pesar de que el personal cumple con la competencia requerida para el
Área no todos conocen los reglamentos inherentes a su función.
RIESGO DE CONTROL
Para determinar el Riesgo de Control en el Área de Recursos Humanos se aplica la
fórmula indicada:
Riesgo de Control = % Puntaje Óptimo - % Puntaje Obtenido
Riesgo de Control = 100% - 90% = 10%
El Riesgo de Control es del 10%, lo que indica que los controles internos
administrativos hay que tratar de mejorarlos un poco más, para que en el futuro no
existan inconvenientes con los procesos administrativos.
Hay que mejorar algunos procesos para que no existan novedades con el personal
de la Empresa.
RIESGO DE DETECCIÓN
Por el conocimiento y experiencia de los auditores involucrados en el presente
trabajo, se ha considerado un nivel de riesgo de detección del 8%. El equipo de
200
trabajo está capacitado y han realizado trabajos en ese ámbito, lo que garantiza que
sus pruebas de cumplimiento estén de acuerdo a los niveles de riesgo encontrados.
RIESGO DE AUDITORÍA
Riesgo de Auditoría = RI * RC * RD
Donde:
RA = Riesgo de Auditoría
RI = Riesgo Inherente
RC = Riesgo de Control
RD = Riesgo de Detección
RA = 20% * 10% * 8%
RA = 1,6%
El equipo de auditores se enfrenta a un riesgo de auditoría del 1,6% y se puede
decir que el mismo no es relevante, resulta razonable.
201
5.2.4. Aplicación de Técnicas y Procedimientos
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
PROCESO No.1 RECLUTAMIENTO DE PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar si hay vacantes o se implantan cargos que la Empresa precise. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que se practique con la comparación de perfiles de los postulantes al cargo. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se cumpla con los doctrinas de ley, planificación y políticas de contrato. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar que se haya realizado la invitación para buscar nuevos candidatos.
Comprobación
Comprobación
Comprobación
Comprobación Observación
PROCESO No.2 SELECCIÓN DE PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que en la elección de personal se examine experiencia, capacitación, habilidades, etc. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que se haya realizado un concurso de merecimientos entre los empleados de la Empresa interesados y calificados para el cargo. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se apliquen pruebas de conocimiento. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar la realización de entrevistas al candidato. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Verificar que los resultados de la entrevista fueron remitidos a la Sub-Gerencia Ejecutiva para su aprobación.
Comprobación Observación
Comprobación
Comprobación Observación
Observación
Observación
202
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
PROCESO No.3 CONTRATACIÓN DEL PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Sub-Gerente Ejecutivo haya emitido el informe de los candidatos seleccionados para el cargo. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que se haya analizado el tipo de relación laboral que va a realizar el personal nuevo. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar que se haya comunicado el ingreso del nuevo empleado para la actualización de los archivos internos.
Comprobación
Comprobación Observación
Comprobación Observación
PROCESO No.4 INDUCCIÓN DEL PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que hayan sido determinadas las funciones y responsabilidades al nuevo empleado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que se haya dado a conocer las políticas, normas y reglamentos de la Empresa. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que el Jefe Inmediato al nuevo empleado lo ayude correctamente. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar la existencia del informe de inducción.
Comprobación Observación
Comprobación
Comprobación
Comprobación
PROCESO No.5 INGRESO A LA NÓMINA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que existan los informes de asistencia y observaciones del personal. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar el ingreso de la información para el proceso de los roles de pago.
Comprobación Observación
Comprobación
203
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar el automatización de los roles de pago. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar los reportes de acreditación a través de Recursos Humanos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar el envío de la documentación necesaria para contabilización, al
Departamento Contable.
Comprobación
Comprobación
Comprobación
Rastreo PROCESO No. 6 CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar las políticas para normalizar los requerimientos de capacitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar el registro de empleados a quienes se capacitará. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar la selección de los cursos, seminarios o eventos a dictarse. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar las autorizaciones de Gerencia General para realizar la capacitación.
PROCESO No.7
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que se haya determinado unas técnicas específicas que permita evaluar de la manera más objetiva a los empleados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que el Gerente General revise, sugiera cambios o apruebe las técnicas de la evaluación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar la autorización del Gerente para la aplicación de Políticas de Reconocimiento.
Comprobación
Comprobación
Comprobación
Comprobación
Comprobación Observación
Comprobación
Comprobación
204
5.2.5. Papeles de Trabajo
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
PROCESO No.1
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar si hay vacantes o se implantan cargos que la Empresa precise. Se revisó si existen vacantes en la Empresa y se analizó la posibilidad de crear nuevos puestos; se encontró que existe personal que realiza varias funciones y en algunas de las áreas no existe una persona responsable de la mismas. RECURSO HUMANO = Vacantes Total del Personal RECURSO HUMANO = 12 150
RECURSO HUMANO = 8%
ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : B1 PÁGINA Nº: 232
PT. B.1.1
PT. B.1.1
205
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
PROCESO No.1
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que se practique con la comparación de perfiles de los postulantes al cargo.
Se comprobó que existen responsables para realizar la comparación de perfiles de los candidatos al cargo, determinando que el Jefe de Recursos Humanos es la persona que se encarga de realizar estas evaluaciones, teniendo al Director de Apoyo como su asesor.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.1.2
206
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
PROCESO No.1
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se cumpla con los doctrinas de ley, planificación y políticas de contrato. Se solicitó los conceptos de ley, planificación y políticas de contratación que trata la Empresa para la contratación de personal, encontrando que no existe por escrito políticas de contratación, ya que las mismas son mencionadas en forma verbal por la Jefe de Recursos Humanos y por ende sólo dicha persona conoce cuales son las políticas de contratación de nuevo personal para la Empresa.
ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : B2 PÁGINA Nº: 233
PT. B.1.1
PT. B.1.3
207
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
PROCESO No.1
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar que se haya realizado la invitación para buscar nuevos candidatos.
Se solicitó la manera como la Empresa realiza la convocatoria, observando que la misma se realiza por medio escrito (Diario el Comercio) en donde se pudo observar las respectivas facturas con los mensajes de convocatorias para nuevo personal y por medio del Internet específicamente con la página de Multi-trabajos.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.1.4
208
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
PROCESO No.2 SELECCIÓN DE PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que en la elección de personal se examine experiencia, capacitación, habilidades, etc.
Se verificó que se observe experiencia, capacitación, habilidades de los nuevos candidatos; se pudo probar que el análisis se lo hace detenidamente y el mismo es realizado por el Jefe de Recursos Humanos, que es la encargada de elegir el personal.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.2.1
209
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
PROCESO No.2 SELECCIÓN DE PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que se haya realizado un concurso de merecimientos entre los empleados de la Empresa interesados y calificados para el cargo.
Se confirmó que se realiza un concurso de merecimientos entre los empleados de la Empresa interesados y calificados para el cargo; se observó que este concurso se lo hace más a los empleados de planta y operación.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.2.2
210
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
PROCESO No.2 SELECCIÓN DE PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se apliquen pruebas de conocimiento.
Se comprobó que si existen pruebas de conocimiento; el encargado de cada Área es el que desarrolla las pruebas a los nuevos candidatos y el que se encarga de comprobar que la persona esté capacitada para asumir el puesto para el que es solicitado.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.2.3
211
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
PROCESO No.2 SELECCIÓN DE PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar la realización de entrevistas al candidato.
Todos los candidatos escogidos cumplen con la entrevista, la misma que es realizada por el Jefe de Recursos Humanos y la Sra. Myriam Bautista Directora de Apoyo de la Empresa.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.2.4
212
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
PROCESO No.2 SELECCIÓN DE PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Verificar que los resultados de la entrevista fueron remitidos a la Sub-Gerencia Ejecutiva para su aprobación.
Se pudo establecer primeramente, que el Sub-Gerente Ejecutivo es el encargado de realizar las entrevistas; por esta razón todos los resultados se encuentran en dicha Área y desde allí se efectúa una aprobación para la contratación de nuevo personal.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.2.5
213
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
PROCESO No.3
CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar que el Sub-Gerente Ejecutivo haya emitido el informe de los
candidatos seleccionados para el cargo.
Se requirieron los informes de los aspirantes seleccionados para el
puesto, verificando que en la Sub-Gerencia Ejecutiva se encuentran los mismos sin ninguna novedad.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.3.1
214
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
PROCESO No.3
CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Verificar que se haya analizado el tipo de relación laboral que va a realizar el
personal nuevo.
Se requirieron los contratos del nuevo personal, en donde se analizó la descripción del tipo de relación laboral que va a tener el nuevo empleado, encontrando contratos a prueba y contratos por un año, los mismos que son renovados de acuerdo al desempeño que demuestre la persona en la realización de las funciones.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.3.2
215
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
PROCESO No.3
CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Revisar que se haya comunicado el ingreso del nuevo empleado para la
actualización de los archivos internos.
Se cotejó la existencia de las comunicaciones de incorporación del nuevo personal, las mismas que son emitidas por Recursos Humanos y que son actualizadas en los archivos de la Empresa.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.3.3
216
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
PROCESO No.4 INDUCCIÓN DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Revisar que hayan sido determinadas las funciones y responsabilidades al nuevo
empleado.
Se entrega un formulario con preguntas realizadas a los empleados de la Empresa, se determinó que al momento de ingresar a la Empresa, todos fueron capacitados con las funciones y responsabilidades que deben realizar; además, se pudo observar que en el Contrato se detallen todas las funciones y responsabilidades que deben cumplir.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.4.1
217
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
PROCESO No.4 INDUCCIÓN DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Verificar que se haya dado a conocer las políticas, normas y reglamentos de la
Empresa.
Se verificó que los empleados conozcan las políticas, normas y reglamentos de la Empresa; se determinó que no todos las conocen, ya que muchas de ellas no existen en la Empresa.
CONOCIMIENTO DEL EMPLEADO = Personal que conoce
Total del Personal
RECURSO HUMANO = 160
200
RECURSO HUMANO = 80 %
ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : B3 PÁGINA: 234
PT. B.1.1
PT. B.4.2
218
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
PROCESO No.4 INDUCCIÓN DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Verificar que el Jefe Inmediato al nuevo empleado lo ayude correctamente.
Se pudo comprobar que el Jefe Inmediato si está pendiente de que el nuevo empleado esté bien instruido y asesorado de lo que debe hacer; además, se interrogó al personal para poder probar esta afirmación, donde se pudo ver que todo el personal cuenta con un apoyo de su Jefe Inmediato.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.4.3
219
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
PROCESO No.4 INDUCCIÓN DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4
Verificar la existencia del informe de inducción.
Se requirieron los informes de inducción a cada uno de los Jefes de Área, se pudo establecer que ninguno cumple con este informe, por lo que no se dispone de una constancia por escrito del trabajo que realizaron al momento de asesorar a sus nuevos empleados. Los informes se los realiza de forma verbal.
ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : B4 PÁGINA: 235
PT. B.1.1
PT. B.4.4
220
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
PROCESO No.5
INGRESO A LA NÓMINA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Revisar que existan los informes de asistencia y observaciones del personal.
Se solicitaron los informes de asistencia y novedades del personal para poder determinar su autenticidad, comparándolos con las tarjetas de entrada y salida que utiliza la Empresa para el control de asistencia. Se tomó la información de los últimos 6 meses.
INFORMES VALIDOS = Información de tarjetas
Informes Mensuales
INFORMES VALIDOS = 40
40
INFORMES VALIDOS = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.5.1
221
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
PROCESO No.5
INGRESO A LA NÓMINA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Verificar el ingreso de la información para el proceso de los roles de pago.
Se encontró que toda la información para la elaboración de los roles de pago es ingresada para ser tomada en cuenta al momento del respectivo cálculo; los informes de asistencia y novedades del personal si son tomados en cuenta todos los meses.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.5.2
222
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
PROCESO No.5
INGRESO A LA NÓMINA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Verificar el automatización de los roles de pago.
Se solicitó información del cálculo de los roles de pago para poderlos comprobar; la Empresa tiene un sistema de cálculo automático, el mismo que se realiza con la información ingresada por cada uno de los empleados.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.5.3
223
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
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ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
PROCESO No.5
INGRESO A LA NÓMINA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4
Verificar los reportes de acreditación a través de Recursos Humanos.
Se solicitó los reportes de acreditación y se los comparó con los cálculos de los roles de pago, sin encontrar ninguna novedad.
INFORMACION CORRECTA= Reportes de Acreditación
Roles de Pago
INFORMACION CORRECTA= 30
30
INFORMACION CORRECTA= 100%
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.5.4
224
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PROCESO No.5
INGRESO A LA NÓMINA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5
Revisar el envío de la documentación necesaria para contabilización, al
Departamento Contable.
Se verificó que toda la documentación necesaria para la contabilización fue enviada a la Contadora; se solicitaron los respectivos documentos que comprueben esta afirmación, encontrando que todos tienen sus respaldos físicos, comparados con los del sistema.
DOCUMENTACIÓN CORRECTA = Rol de Pagos Impresos y Firmados Reportes del Sistema
DOCUMENTACIÓN CORRECTA = 30
30
DOCUMENTACIÓN CORRECTA = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.5.5
225
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PROCESO No. 6
CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar las políticas para normalizar los requerimientos de capacitación.
No existen políticas para normalizar los requerimientos de capacitación
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.6.1
226
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PROCESO No. 6
CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar el registro de empleados a quienes se capacitará.
Se requirió la lista del personal que fue capacitado en el último año para confirmar si existe un entrenamiento permanente a los empleados.
PERSONAL CAPACITADO = Total Personal Capacitado Último Año Total del Personal PERSONAL CAPACITADO = 30 35
PERSONAL CAPACITADO = 85,71 %
ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : B5 PÁGINA: 236
PT. B.1.1
PT. B.6.2
227
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PROCESO No. 6
CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar la selección de los cursos, seminarios o eventos a dictarse.
Se determinó que la selección de los cursos son revisados por la Sub-Gerencia Ejecutiva, la misma que se encarga de autorizar las diferentes alternativas de enseñanza para sus empleados; las capacitaciones más frecuentes son para el Área de Cocina.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.6.3
228
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PROCESO No. 6
CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar las autorizaciones de Gerencia General para realizar la capacitación.
Se solicitaron todas las autorizaciones de la Sub-Gerencia Ejecutiva para realizar la capacitación; se encontró que todas las autorizaciones tienen firmas de responsabilidad y respaldos sin encontrarse novedades en estos documentos.
AUTORIZACIONES VÁLIDAS = Capacitaciones al Año Autorizaciones Aprobadas
AUTORIZACIONES VÁLIDAS = 20 20
AUTORIZACIONES VÁLIDAS = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.6.4
229
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PROCESO No.7
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que se haya determinado una técnica específica que permita evaluar de
la manera más objetiva a los empleados.
Se determinó que no existe un método específico, ya que las evaluaciones son permanentes, por que los jefes están continuamente supervisando el trabajo del personal, lo que garantiza que los trabajadores están siendo evaluados diariamente.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.7.1
230
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PROCESO No.7
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que el Gerente General revise, sugiera cambios o apruebe las técnicas de la evaluación.
Se pudo comprobar que el Gerente General revisa continuamente el trabajo de sus empleados, ya que el mismo se encuentra supervisando y dirigiéndose a cada Área de la Empresa.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.7.2
231
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ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
PROCESO No.7
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Revisar la autorización del Gerente para la aplicación de Políticas de Reconocimiento.
No existe ninguna autorización que indique la aplicación de Políticas de Reconocimiento.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.7.3
232
5.2.6. Hallazgos de Auditoría
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
B1
PROCESO No.1
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar si hay vacantes o se implantan cargos que la Empresa precise.
CONDICIÓN
Se revisó si existen vacantes en la Empresa y se analizó la posibilidad de crear nuevos puestos; se encontró que existe personal que realiza varias funciones y en algunas de las áreas no existe una persona responsable de las mismas. CRITERIO
En todos los departamentos se debe delegar funciones a sus empleados para que exista un responsable de cada cargo. CAUSA
La Empresa tiene empleados que hacen la función de Encargados de Cocina, pero a su vez también son encargados de Pastelería y de Steward. EFECTO
Existe demora en los procesos a realizar, ya que la misma persona tiene que realizar dos y tres funciones.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº B.1.1 PÁGINA Nº
204
233
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
B2
PROCESO No.1
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se cumpla con los doctrinas de ley, planificación y políticas de contrato.
CONDICIÓN
Se solicitó los conceptos de ley, planificación y políticas de contratación que trata la Empresa para la contratación de personal, encontrando que no existe por escrito políticas de contratación, ya que las mismas son mencionadas en forma verbal por la Jefe de Recursos Humanos y por ende sólo dicha persona conoce cuales son las políticas de contratación de nuevo personal para la Empresa CRITERIO
Toda política interna que maneje la Empresa debe tener su respaldo físico, para que se la pueda revisar sin esperar recordar mentalmente. CAUSA
La Gerencia General no ha ordenado la elaboración de políticas de contratación, ya que sólo las manifiesta en forma verbal. EFECTO
Toda la responsabilidad recae sobre el Jefe de Personal, lo que puede inducir que él pueda contratar personal que le concierna sin importar la capacidad del nuevo empleado.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº B.1.3 PÁGINA Nº
206
234
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
B3
PROCESO No.4 INDUCCIÓN DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Verificar que se haya dado a conocer las políticas, normas y
reglamentos de la Empresa.
CONDICIÓN
Se verificó que los empleados conozcan las políticas, normas y reglamentos de la Empresa; se determinó que no todos las conocen, ya que muchas de ellas no existen en la Empresa. CRITERIO
Toda Empresa debe tener claro las políticas, normas y reglamentos. CAUSA
La Empresa no tiene políticas, normas y reglamentos impresos, solamente son inculcados por el Jefe de Recursos Humanos en forma verbal. EFECTO
El personal al no tener un documento que indique políticas, normas y reglamentos, puede incumplir con algunos de sus normas y pueden llegar a ser sancionados sin saber cómo y cuándo paso el incumplimiento, ya que no conoce con certeza como debe encaminarse dentro de la Empresa.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº B.4.2 PÁGINA Nº
217
235
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
B4
PROCESO No.4 INDUCCIÓN DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4
Verificar la existencia del informe de inducción.
CONDICIÓN
Se requirieron los informes de inducción a cada uno de los Jefes de Área, se pudo establecer que ninguno cumple con este informe, por lo que no se dispone de una constancia por escrito del trabajo que realizaron al momento de asesorar a sus nuevos empleados. Los informes se los realiza de forma verbal. CRITERIO
Todo informe que se solicite por parte de la Gerencia General se lo debe realizar por escrito. CAUSA
Los jefes de Área, no cumplen con los informes por escrito. EFECTO
Puede darse el caso de que un empleado pueda informar que su Jefe inmediato no lo asesoró correctamente o es más puede decir que no lo preparó para realizar el trabajo, ya que no hay un constancia física de que el mismo recibió algún tipo de asesoría.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº B.4.4 PÁGINA Nº
219
236
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
B5
PROCESO No. 6
CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar el registro de empleados a quienes se capacitará.
CONDICIÓN
Se requirió la lista del personal que fue capacitado en el último año para confirmar si existe un entrenamiento permanente a los empleados.
El 85,71% del personal se encuentra continuamente en capacitación. CRITERIO
Todos los empleados tienen derecho de recibir capacitaciones. CAUSA
La rotación de personal de Recepción ha provocado que el mismo no sea tomado en cuenta para capacitaciones. EFECTO
El empleado que haya recibido más capacitación responderá mejor a los avances tecnológicos que puedan darse en la Empresa, mientras que si no existe personal capacitado se tendrá que hacer nuevas contrataciones representando un gasto más alto en la Empresa.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº B.6.2 PÁGINA Nº
226
237
5.3. Fase III. Comunicación de Resultados
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
28 de febrero de 20X2
Sr. Ing.
Robert Ramia
Gerente General del Hotel Quito
Presente.
MOTIVO DEL EXAMEN
El desarrollo del presente examen se lo realiza para medir la eficacia, eficiencia y
efectividad de los procesos en el Área de Recursos Humanos desarrollado en el
Hotel Quito, mismo que se realiza a petición de Sr. Robert Ramia Gerente General
de la Empresa.
Este examen nos permitirá evaluar las áreas que intervienen y su desenvolvimiento
para generar valor a dichos procesos, al tiempo de poner en práctica los
conocimientos adquiridos en el transcurso del aprendizaje académico.
Este examen nace de la necesidad de proporcionar un lineamiento claro sobre
cómo se está llevando a cabo dichos procesos y como las áreas involucradas
tienen relación para conseguir los objetivos de la Empresa.
OBJETIVOS DEL EXAMEN
Establecer los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos
administrativos del Área de Recursos Humanos.
Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales,
reglamentos y normativas dados por la empresa.
Comprobar el cumplimiento de los objetivos del Área de Recursos Humanos.
Evaluar los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos
administrativos.
Conseguir y conocer información técnica del ambiente general de control
interno que serán evaluados.
238
Efectuar un examen detallado de las debilidades críticas, utilizando técnicas
de auditoría de gestión y asegurar que los hallazgos obtenidos estén acorde
a la circunstancias.
Desarrollar el informe final de auditoría con la finalidad de asegurar que los
comentarios, conclusiones y recomendaciones sean aplicables a la
Empresa.
ALCANCE DEL EXAMEN.-
La aplicación de la prueba de auditoría en el programa, análisis de los procesos
administrativos del Área de Recursos Humanos en el periodo comprendido entre el
1 de enero al 31 de diciembre del 20X1.
La auditoría se realizará del 1 de febrero al 28 de febrero del 20X2 con presupuesto
de horas de 160 de las cuales se consumieron 161 horas.
El personal que intervino en la auditoría es el siguiente:
NOMBRE CARGO
Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Auditor Jefe
Silvia Pamela Morales Álvarez Auditor Senior
Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior
OBJETIVO DEL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
Comprobar si el proceso o los procesos referentes a Recursos Humanos que se
realizan en la Empresa, están funcionando o son los adecuados para el correcto
funcionamiento en dicha Área.
A continuación se hace un detalle de todos los aspectos con relación a la Auditoría
de Gestión practicada en su compañía, en el Área de Recursos Humanos, de la
información del 1 al 31 de diciembre de 20X1, durante los días del 1 al 28 de
febrero del 20X2.
Resultado de dicha Auditoría de Gestión se hace un detalle de los hallazgos que se
han encontrado en la auditoría realizada al Área de Recursos Humanos, así como
se interpreta los resultados de la aplicación de los indicadores de gestión y se
presentan las correspondientes recomendaciones:
PROCESO No.1
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar si hay vacantes o se implantan cargos que la Empresa precise.
239
HALLAZGO B1
Se revisó si existen vacantes en la Empresa y se analizó la posibilidad crear nuevos
puestos; se encontró que existe personal que realiza varias funciones y en algunas
de las áreas no existe una persona responsable de la mismas.
CRITERIO
En todos los departamentos se debe delegar funciones a sus empleados para que
exista un responsable de cada cargo.
CAUSA
La Empresa tiene empleados que hacen la función de Encargados de Cocina, pero
a su vez también son encargados de Pastelería y de Steward.
EFECTO
Existe demora en los procesos a realizar, ya que la misma persona tiene que
realizar dos y tres funciones.
RECOMENDACIÓN
Se debe reorganizar las funciones que realizan los empleados, con el fin de que no
existan dobles funciones en sus cargos, ya que el abarcar demasiado trabajo que
no corresponde a sus áreas, puede hacer que no se cumpla a cabalidad ninguno de
los procesos.
PROCESO No.1
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Verificar que se cumpla con los doctrinas de ley, planificación y políticas de
contrato.
HALLAZGO B2
Se solicitó los conceptos de ley, planificación y políticas de contratación que trata la
empresa para la contratación de personal, encontrando que no existe por escrito
políticas de contratación, ya que las mismas son mencionadas en forma verbal por
la Jefe de Recursos Humanos y por ende sólo dicha persona conoce cuales son las
políticas de contratación de nuevo personal para la Empresa
CRITERIO
Toda política interna que maneje la Empresa debe tener su respaldo físico, para
que se la pueda revisar sin esperar recordar mentalmente.
240
CAUSA
La Gerencia General no ha ordenado la elaboración de políticas de contratación, ya
que sólo las manifiesta en forma verbal.
EFECTO
Toda la responsabilidad recae sobre el Jefe de Personal, lo que puede inducir que
él pueda contratar personal que le concierna sin importar la capacidad del nuevo
empleado.
RECOMENDACIÓN
Elaborar normas y políticas de contratación para que sean conocidas y puesta en
práctica por el nuevo colaborador.
PROCESO No.4
INDUCCIÓN DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Verificar que se haya dado a conocer las políticas, normas y reglamentos de la
Empresa.
HALLAZGO B3
Se verificó que los empleados conozcan las políticas, normas y reglamentos de la
Empresa; se determinó que no todos las conocen, ya que muchas de ellas no
existen en la Empresa.
CRITERIO
Toda Empresa debe tener claro las políticas, normas y reglamentos.
CAUSA
La Empresa no tiene políticas, normas y reglamentos impresos, solamente son
inculcados por el Jefe de Recursos Humanos en forma verbal.
EFECTO
El personal al no tener un documento que indique políticas, normas y reglamentos,
puede incumplir con algunos de sus normas y pueden llegar a ser sancionados sin
saber cómo y cuándo paso el incumplimiento, ya que no conoce con certeza como
debe encaminarse dentro de la Empresa.
RECOMENDACIÓN
241
Es indispensable que se elaboren políticas, normas y reglamentos que ayuden a
orientar no sólo a la Empresa como tal, sino también a todos sus trabajadores.
PROCESO No.4
INDUCCIÓN DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4
Verificar la existencia del informe de inducción.
HALLAZGO B4
Se requirieron los informes de inducción a cada uno de los Jefes de Área, se pudo
establecer que ninguno cumple con este informe, por lo que no se dispone de una
constancia por escrito del trabajo que realizaron al momento de asesorar a sus
nuevos empleados. Los informes se los realiza de forma verbal.
CRITERIO
Todo informe que se solicite por parte de la Gerencia General se lo debe realizar
por escrito.
CAUSA
Los jefes de Área, no cumplen con los informes por escrito.
EFECTO
Puede darse el caso de que un empleado pueda informar que su Jefe inmediato no
lo asesoró correctamente o es más puede decir que no lo preparó para realizar el
trabajo, ya que no hay un constancia física de que el mismo recibió algún tipo de
asesoría.
RECOMENDACIÓN
La Gerencia General debe requerir que los informes de inducción se los realice por
escrito, para que se pueda observar y valorar también el desempeño de los jefes de
Área.
PROCESO No. 6
CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Verificar el registro de empleados a quienes se capacitará.
242
HALLAZGO B5
Se requirió la lista del personal que fue capacitado en el último año para confirmar
si existe un entrenamiento permanente a los empleados.
El 85,71% del personal se encuentra continuamente en capacitación.
CRITERIO
Todos los empleados tienen derecho de recibir capacitaciones.
CAUSA
La rotación de personal de Recepción ha provocado que el mismo no sea tomado
en cuenta para capacitaciones.
EFECTO
El empleado que haya recibido más capacitación responderá mejor a los avances
tecnológicos que puedan darse en la Empresa, mientras que si no existe personal
capacitado se tendrá que hacer nuevas contrataciones representando un gasto más
alto en la Empresa.
RECOMENDACIÓN
Implantar programas de capacitación anual, para cumplir con las metas previstas.
243
5.4. Fase IV. Evaluación Continua.
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
16 de junio de 20X2
Sr. Ing.
Robert Ramia
Gerente General del Hotel Quito
Presente.
Estimado Ing.Ramia:
Se procedió a verificar que las recomendaciones emitidas en la auditoría realizada
al Área de Recursos Humanos de su Empresa, se hayan tomado en cuenta y que
las mismas estén puestas en práctica para mejorar los procesos de su Empresa.
El personal que se encargó de la realización de la auditoría de gestión es el
siguiente:
Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Auditor Jefe
Silvia Pamela Morales Álvarez Auditor Senior
Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior
Durante los días del 1 al 28 de febrero del 20X2, se realizó la auditoría de gestión al
Área de Recursos Humanos, por el periodo del 1 al 31 de diciembre de 20X1.
Con fecha 28 de febrero de 20X2 se presentó el informe con la comunicación de los
resultados obtenidos. Se retornó del día 16 al 30 de junio de 20X2 para la revisión
sobre el cumplimiento de lo indicado en el informe del 28 de febrero de 20X2,
dedicando 40 horas con el siguiente personal:
Sonia Cecilia Álvarez Bolaños (Auditor Jefe), Silvia Pamela Morales Álvarez
(Auditor Senior), Nancy Paola Vinueza Álvarez (Auditor Junior), siendo que a la
presente fecha no se han atendido las siguientes recomendaciones:
PROCESO No.4
INDUCCIÓN DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
244
Verificar que se haya dado a conocer las políticas, normas y reglamentos de la
Empresa.
HALLAZGO B3
Se verificó que los empleados conozcan las políticas, normas y reglamentos de la
Empresa; se determinó que no todos las conocen, ya que muchas de ellas no
existen en la Empresa.
CRITERIO
Toda Empresa debe tener claro las políticas, normas y reglamentos.
CAUSA
La Empresa no tiene políticas, normas y reglamentos impresos, solamente son
inculcados por el Jefe de Recursos Humanos en forma verbal.
EFECTO
El personal al no tener un documento que indique políticas, normas y reglamentos,
puede incumplir con algunos de sus normas y pueden llegar a ser sancionados sin
saber cómo y cuándo paso el incumplimiento, ya que no conoce con certeza como
debe encaminarse dentro de la Empresa.
RECOMENDACIÓN
Es indispensable que se elaboren políticas, normas y reglamentos que ayuden a
orientar no sólo a la Empresa como tal, sino también a todos sus trabajadores.
Atentamente,
Sonia Álvarez B.
245
CAPÍTULO VI
6. AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA AL ÁREA HABITACIONES
6.1. Fase I. Planificación
6.1.1. Planificación Preliminar
MOTIVOS DEL EXAMEN
El desarrollo del presente examen se lo realiza para medir la eficacia, eficiencia y
efectividad de los procesos en el Área de Habitaciones desarrollado en el Hotel
Quito, mismo que se realiza a petición del Sr. Robert Ramia, Gerente General de la
mencionada Empresa.
Este examen nos permitirá evaluar las áreas que intervienen y su desenvolvimiento
para generar valor a dichos procesos, al tiempo de poner en práctica los
conocimientos adquiridos en el transcurso del aprendizaje académico.
Este examen nace de la necesidad de proporcionar un lineamiento claro sobre
como se está llevando a cabo dichos procesos y como las áreas involucradas
tienen relación para conseguir los objetivos de la Empresa.
OBJETIVOS DEL EXAMEN
Establecer los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos
administrativos del Área de Habitaciones.
Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales,
reglamentos y normativas dados por la organización.
Comprobar el cumplimiento de los objetivos del Área de Habitaciones.
Valorar los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos
administrativos.
Conseguir y conocer información técnica del ambiente general de control
interno que serán evaluados.
Elaborar un examen detallado de las debilidades críticas, utilizando técnicas
de auditoría de gestión y asegurar que los hallazgos obtenidos estén acorde
a la realidad.
Elaborar el informe final de auditoría con el propósito de asegurar que los
comentarios, conclusiones y recomendaciones sean aplicables a la
Empresa.
246
VINUEZA & ALVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
Quito, 25 de marzo 20X2
Sr. Ing.
Robert Ramia
Gerente General del Hotel Quito
Presente.-
Estimado Ing. Ramia:
Le hago llegar un cordial saludo, a su vez por medio de la presente es confirmar el
convenio para realizar la auditoría de gestión aplicada al Área de Habitaciones de la
empresa que usted tan acertadamente dirige, para el periodo del 1 de enero al 31
de diciembre del 2011.
La auditoria será aplicada al Área de Habitaciones. El objetivo de nuestra auditoría
es comprobar los niveles de eficiencia, eficacia y economía. Además emitiremos un
informe sobre el acatamiento de los procesos, con las respectivas
recomendaciones.
La auditoría se realizará en relación con las normas de auditoría generalmente
aceptadas. Estas normas exigen que se alcance una seguridad razonable, no
absoluta sobre el control interno de la Empresa.
La auditoría está programada de la siguiente manera para el desempeño y
terminación:
Inicio de trabajo de campo 1 de marzo del 20X2
Terminación del trabajo de campo 15 de marzo del 20X2
Entrega del informe de auditoría 28 de marzo del 20X2
Nuestros honorarios para esta auditoría estarán basados en el tiempo invertido por
los diferentes miembros de nuestro personal a nuestras tasas regulares, más
gastos directos.
Con el fin de trabajar en la forma más eficiente posible, se entiende que el personal
de su Empresa nos proporcionará la información necesaria, por ejemplo los listados
de habitaciones, ingreso al sistema Opera, reportes emitidos en las Auditorias
nocturnas.
247
El equipo de trabajo estará conformado por:
Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Jefe
Silvia Pamela Morales Álvarez Senior
Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior
Atentamente,
Sonia Álvarez B.
Aceptado por: Ing. Robert Ramia
Fecha: 25 de marzo del 20X2
248
ALCANCE DE LA AUDITORÍA
La aplicación de las pruebas de auditoría en el programa, análisis de los procesos
administrativos del Área de Habitaciones, en el periodo comprendido entre el 1 de
enero al 31 de diciembre del 20X1.
Los procesos del Área de Habitaciones son procesos integradores en la empresa
del Hotel Quito, ya que reúnen diversas áreas. Estos procesos tienen mucha
importancia en la Empresa, ya que permiten obtener información del desempeño y
la labor que realiza cada uno de los empleados en la Empresa.
PERSONAL DE AUDITORES
NOMBRE CARGO REFERENCIA
Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Auditor Jefe SC
Silvia Pamela Morales Álvarez Auditor Senior SM
Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior NV
MATERIALES
Para realizar la presente auditoría de gestión al Área de Habitaciones en la
Empresa del Hotel Quito, se va a requerir de los siguientes equipos y materiales:
ÚTILES DE OFICINA
2 esfero azul y rojo para cada uno de los integrantes del equipo.
2 portaminas.
1 resma de papel bond tamaño INEN A4.
3 borradores.
3 correctores.
3 resaltadores.
3 archivadores.
2 juegos de separadores.
1 perforadora.
1 grapadora.
EQUIPO DE COMPUTACIÓN
3 Laptops.
2 Impresoras laser.
3 memory flash.
EQUIPO DE OFICINA
Grabadora de mano.
3 Casettes de 90 minutos.
249
6.1.2. Planificación Específica
PRESUPUESTO DE HORAS ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTADAS
11. Planificación
6
12. Programación
6
13. Evaluación del Control Interno Administrativo
14
14. Aplicación de técnicas y procedimientos,
elaboración de papeles de trabajo, hallazgos de
auditoría e indicadores de gestión.
116
15. Comunicación de Resultados
18
TOTAL HORAS
160
250
6.2. Fase II. Ejecución del Trabajo
6.2.1. Programación
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFERENCIAS
PERSONA AUDITORA
REF. PAPEL
TRABAJO
1. Planificación
6
6
-
SC/SM/NV
C
2. Programación
6
6
-
SC/SM/NV
C
3. Evaluación Control Interno
14
14
-
SC/SM/NV
C
PROCESO No. 1 LIMPIEZA HABITACIÓN
1. Reporte de novedades. 2. Revisar novedades. 3. Cambiar estatus habitación en Fidelio
Opera. 4. Procede a realizar la limpieza. 5. Reporta a la recepción y actualiza
status de la habitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar el reporte de novedades enviado por el Inspector de Pisos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las novedades reportadas sean de todas las habitaciones activas. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que en el sistema Opera se hayan realizado los cambios respectivos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que los reportes de Fidelio se hayan enviado al Jefe de Limpieza. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que el nuevo reporte se haya enviado con el nuevo status de la habitación.
3
3
3
3
3
3
4
3
4
3
3
1
3
1
3
NV
NV
SM
NV
NV
C.1.1
C.1.2
C.1.3
C.1.4
C.1.5
251
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUES
TO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
PROCESO No. 2 REPOSICIÓN LENCERÍA EN HABITACIONES
1. Limpieza y cambio de lencería de la
habitación. 2. Reporta número de unidades
faltantes por habitación. 3. Comunica novedad encontrada. 4. Comunica a recepción novedad
encontrada para facturar con cargo al huésped.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar los listados de reposición de lencería en la habitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar reporte de faltantes de la habitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que el reporte de novedades haya sido ingresado en el sistema. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar el listado de ingreso de dinero en caja cobrado al cliente.
3
3
3
3
3
4
3
4
3
1
3
1
NV
NV
SM
NV
C.2.1
C.2.2
C.2.3
C.2.4
PROCESO No. 3 INSPECCIÓN 1. Inspeccionar la limpieza de las
habitaciones, corredores, elevadores, estaciones de servicio y áreas públicas.
252
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUES
TO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
2. Supervisar cada una de las
habitaciones en cuanto a la limpieza y suministros requeridos.
3. Integrar el reporte del ama de llaves
con los reportes de las camaristas. 4. Solicitar la ejecución de trabajos al
Jefe de Mantenimiento. 5. Investigar diferencias del reporte del
ama de llaves, con los tarjeteros de recepción.
6. Entregar y recoger las llaves de
cuartos que usan las camaristas. 7. Supervisar la limpieza de los baños
de damas en áreas públicas. 8. Inspeccionar que los sistemas
usados en ropería sean los establecidos.
9. Controlar la ropa entregada a la
lavandería. 10.Llevar el control de camas extras.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que los supervisores de pisos hayan realizado su recorrido diario. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las habitaciones tengan sus amenities completos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar se haya realizado el reporte madre de los camaristas y supervisores.
3
3
3
3
4
3
-
1 -
NV
NV
SM
C.3.1
C.3.2
C.3.3
253
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUES
TO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar que mantenimiento haya realizado los trabajos solicitados por ama de llaves de acuerdo al reporte. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar el reporte de llaves que se entrega a camaristas de acuerdo al turno indicado y piso. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar que el ingreso a lavandería de la ropa de huéspedes sea la correcta, para luego revisar que su entrega haya sido la correcta. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar que el reporte de camas extras concuerde con el físico de las habitaciones.
4
4
4
4
4
4
4
4
- - - -
NV
NV
SM
NV
C.3.4
C.3.5
C.3.6
C.3.7
PROCESO No. 4 LAVANDERÍA
1. Recibir llamadas de los huéspedes, pasar al Departamento de Recepción los cargos por los ductos neumáticos llamados shuts.
2. Registrar los diferentes cargos en
una hoja de reporte global. 3. Supervisar las cargas de trabajo. 4. Informar al valet los servicios que
debe entregar y recoger. 5. Verificar las solicitudes de servicios
con las prendas trabajadas.
254
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUES
TO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que los camaristas hayan reportado la ropa retirada de cada habitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que se haya registrado el lavado de ropa según la habitación en el sistema Fidelio para su cobro al momento del check out. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los turnos del personal de lavandería estén cubiertos las 24 horas del día. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que el reporte de ropa limpia y sucia concuerde con los valores facturados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que el listado de ropa por entregar concuerde con las prendas físicas.
5
5
5
5
5
4
4
4
4
3
-2
-1
-1
1
-2
NV
NV
SM
NV
SM
C.4.1
C.4.2
C.4.3
C.4.4
C.4.5
PROCESO No. 5 AMA DE LLAVES
1. Controlar los suministros de ropa blanca y artículos de limpieza.
2. Custodiar las llaves maestras del
Hotel.
3. Resguardar los objetos que los huéspedes olvidan en las habitaciones del Hotel.
255
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUES
TO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
4. Verificar el reporte del ama de llaves
y la hoja de discrepancias. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar las salidas de bodega y el ingreso al departamento de ama de llaves, a su vez revisar la cantidad enviada a las habitaciones. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar el libro de registros de llaves del hotel, entradas/salidas del huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar el libro de registro de olvidos, el mismo que debe coincidir con el físico, que debe tener el Cajero General y los olvidos en la caja fuerte madre. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar el reporte de ama de llaves con el reporte de discrepancias realizado por el Cajero.
5
5
3
3
6
5
3
5
1 - -
2
NV
NV
SM
NV
C.5.1
C.5.2
C.5.3
C.5.4
PROCESO No. 6 PISOS-MANTENIMIENTO HABITACIONES
1. Reporte de novedades. 2. Revisar novedades. 3. Cambiar estatus habitación en
Fidelio Opera. 4. Coordinar con mantenimiento el
arreglo. 5. Procede a realizar el
mantenimiento. 6. Autoriza el cambio de habitación.
256
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUES
TO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
7. Reporta a la recepción y actualiza
status de la habitación 8. Informa al huésped tiempo de
mantenimiento. 9. Procede al mantenimiento de la
habitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar el reporte de novedades realizado por los supervisores de pisos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Procesar novedades al Jefe de Mantenimiento para solucionar requerimientos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que en el Sistema Opera se reporte el status de la habitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar cuadro de fechas en que mantenimiento arreglara las habitaciones. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que los trabajos de mantenimiento se hayan realizado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar que se envíe el informe respectivo del mantenimiento de la habitación a los diferentes departamentos involucrados.
3
3
3
3
3
4
3
3
3
4
3
4
- - -
1
- -
NV
NV
SM
NV
SM
NV
C.6.1
C.6.2
C.6.3
C.6.4
C.6.5
C.6.5
257
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUES
TO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar nuevamente el cambio de status de habitación a recepción y estos a su vez dar un mejor servicio al huésped.
4
4
-
NV
C.6.5
5. Comunicación de Resultados
18
18
-
SM/NV
TOTALES
160
163
3
258
6.2.2. Evaluación de Control Interno EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO PARA EL ÁREA DE
HABITACIONES
PREGUNTAS
RESPUESTAS
PUNTAJE OBTENIDO
PUNTAJE ÓPTIMO
OBSERVACIONES
SI
NO
1. ¿Se revisa diariamente el reporte de
novedades?
X
9
9
2. ¿El sistema se actualiza apenas la habitación está lista para ser vendida?
X
0
8
A veces el Supervisor no actualiza el sistema
3. ¿Se comunica inmediatamente el faltante de la lencería en la habitación?
X
8
8
4. ¿Se coteja lo cobrado al huésped con el faltante de bodega de Ama de Llaves?
X
7
7
5. ¿Los supervisores de piso emiten un informe de la inspección de las habitaciones y las novedades encontradas?
X
0
9
En ocasiones se olvidan de realizar el informe.
6. ¿Los camaristas cumplen a cabalidad con las funciones encomendadas?
X
0
6
No limpian bien y el Supervisor tiene doble trabajo
7. ¿Se realiza un reporte de lavandería entregada por el huésped al Hotel para su lavado?
X
6
8
8. ¿El Auditor Nocturno chequea que el costo de las prendas lavadas hayan sido cargadas a la habitación correcta?
X
9
9
9. ¿Se revisa las discrepancia que informa el Ama de Llaves?
X
8
10
10. ¿Se lleva control sobre las llaves maestras y como los camaristas las entregan al finalizar su turno?
X
10
12
11. ¿Se informa oportunamente los daños de las habitaciones?
X
6
6
12. ¿El Departamento de Mantenimiento realiza las reparaciones necesarias en la habitación y las reporta oportunamente?
X
8
8
TOTALES 71 100
259
TABLA DE CALIFICACIÓN
REGULAR
BUENO
MUY BUENO
EXCELENTE
41 – 60
61 - 80
81 - 90
91 – 100
71
INTERPRETACIÓN:
De acuerdo al Cuestionario de Evaluación de Control Interno Administrativo se obtiene la calificación 71%, lo que indica que el Área de Habitaciones cuenta con un Control Interno Administrativo Bueno, ésto quiere decir que la mayoría de los procesos realizados en esta Área cuentan con controles que presentan deficiencias, por lo que deben ser reestructurados o mejorados, para poder garantizar el correcto funcionamiento de los procesos administrativos.
Además, se pudo observar que existe la falencia de otros controles internos
administrativos y que deben ser implementados, para que esta Área cumpla con
sus objetivos de una manera eficiente, eficaz y efectiva.
260
6.2.3. Medición de Riesgos de Auditoría
RIESGO INHERENTE
El riesgo inherente del Área de Habitaciones es de un 35%; esta afirmación ha sido
realizada en base a los puntos que siguen a continuación:
La Empresa no cuenta con una Auditoría Interna.
La existencia de una toma de decisiones centralizada, muchas veces perturba el
proceso.
No existe una persona que se haga responsable del Área.
A pesar de que el personal cumple con la competencia requerida para el Área no
todos conocen los reglamentos inherentes a su función.
RIESGO DE CONTROL
Para determinar el Riesgo de Control en el Área Habitaciones se aplica la fórmula
indicada:
Riesgo de Control = % Puntaje Óptimo - % Puntaje Obtenido
Riesgo de Control = 100% - 71% = 29%
El Riesgo de Control es del 29%, lo que indica que los controles internos administrativos
hay que tratar de corregir un poco más, para que en el futuro no existan inconvenientes
con los procesos administrativos.
Hay que mejorar algunos procesos para que no existan novedades con el servicio de
habitaciones de la Empresa.
261
RIESGO DE DETECCIÓN
Por el conocimiento y experiencia de los auditores involucrados en el presente trabajo, se
ha considerado un nivel de riesgo de detección del 22%. El equipo de trabajo está
capacitado y han realizado trabajos en ese ámbito, lo que garantiza que sus pruebas de
cumplimiento estén de acuerdo a los niveles de riesgo encontrados.
RIESGO DE AUDITORÍA
Riesgo de Auditoría = RI * RC * RD
Donde:
RA = Riesgo de Auditoría
RI = Riesgo Inherente
RC = Riesgo de Control
RD = Riesgo de Detección
RA = 35% * 29% * 22%
RA = 2,23%
El equipo de auditores se enfrenta a un riesgo de auditoría del 2,23% y se puede
decir que éste evade, tanto los controles internos de la empresa como los
procedimientos de los auditores.
262
6.2.4. Aplicación de Técnicas y Procedimientos
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
PROCESO No. 1 LIMPIEZA HABITACIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar el reporte de novedades enviado por el inspector de pisos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las novedades reportadas sean de todas las habitaciones activas. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que en el sistema Opera se hayan realizado los cambios respectivos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que los reportes de Fidelio se hayan enviado al Jefe de Limpieza. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que el nuevo reporte se haya enviado con el nuevo status de la habitación.
Comprobación Observación
Comprobación
Comprobación
Comprobación Observación
Comprobación
PROCESO No. 2
REPOSICIÓN LENCERÍA EN HABITACIONES
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar los listados de reposición de lencería en la habitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar reporte de faltantes de la habitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que el reporte de novedades haya sido ingresado en el sistema.
Comprobación Observación
Comprobación
Comprobación Observación
263
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4
Verificar el listado de ingreso de dinero en caja cobrado al cliente.
Comprobación
PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que los supervisores de pisos hayan realizado su recorrido diario. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las habitaciones tengan sus amenities completos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar se haya realizado el reporte madre de los camaristas y supervisores. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar que mantenimiento haya realizado los trabajos solicitados por ama de llaves de acuerdo al reporte. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar el reporte de llaves que se entrega a camaristas de acuerdo al turno indicado y piso. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar que el ingreso a lavandería de la ropa de huéspedes sea la correcta, para luego revisar que su entrega haya sido la correcta. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar que el reporte de camas extras concuerde con el físico de las habitaciones.
Inspección
Observación
Comprobación Observación
Comprobación
Comprobación Observación
Comprobación Observación
Inspección
Observación
Comprobación
264
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
PROCESO No. 4 LAVANDERÍA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que los camaristas hayan reportado la ropa retirada de cada habitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que se haya registrado el lavado de ropa según la habitación en el sistema Fidelio para su cobro al momento del check out. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los turnos del personal de lavandería este cubiertos las 24 horas del día. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que el reporte de ropa limpia y sucia concuerde con los valores facturados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que el listado de ropa por entregar concuerde con las prendas físicas.
Comprobación Observación
Comprobación Observación
Inspección
Observación
Comprobación
Comprobación Observación
PROCESO No. 5 AMA DE LLAVES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar las salidas de bodega y el ingreso al departamento de ama de llaves, a su vez revisar la cantidad enviada a las habitaciones. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar el libro de registros de llaves del hotel, entradas/salidas del huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar el libro de registro de olvidos, el mismo que debe coincidir con el físico, el mismo que debe tener el Cajero General y los olvidos en la caja fuerte madre.
Comprobación Observación
Comprobación
Comprobación Observación
265
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar el reporte de ama de llaves con el reporte de discrepancias realizado por el cajero.
Comprobación
PROCESO No. 6 PISOS - MANTENIMIENTO HABITACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar el reporte de novedades realizado por los supervisores de pisos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Procesar novedades al Jefe de Mantenimiento para solucionar requerimientos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que en el Sistema Opera se reporte el status de la habitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar cuadro de fechas en que mantenimiento arreglara las habitaciones. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que los trabajos de mantenimiento se hayan realizado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar que se envíe el informe respectivo del mantenimiento de la habitación a los diferentes departamentos involucrados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar nuevamente el cambio de status de habitación a recepción y estos a su vez dar un mejor servicio al huésped.
Comprobación
Inspección
Comprobación Observación
Comprobación
Comprobación Observación
Comprobación Observación
Comprobación
266
6.2.5. Papeles de Trabajo
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 1 LIMPIEZA HABITACIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar el reporte de novedades enviado por el inspector de pisos. Se solicita los reportes enviados por los Supervisores de Pisos al Director de Ama de Llaves, los mismos que están debidamente archivados y llevan un orden secuencial.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.1.1
267
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 1 LIMPIEZA HABITACIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las novedades reportadas sean de todas las habitaciones activas.
Se solicita el reporte de novedades de las habitaciones que se encuentran
activas para su uso, se pudo constatar que las novedades concuerdan con lo
reportado en el documento.
NOVEDADES HABITACIONES = Novedades habitaciones Novedades reportadas
NOVEDADES HABITACIONES = 60 60
NOVEDADES HABITACIONES = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.1.2
268
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 1 LIMPIEZA HABITACIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que en el sistema Opera se hayan realizado los cambios respectivos.
Existen muchas quejas de los huéspedes, ya que al momento de llegar a la habitación, ésta no se encuentra limpia, es porque los camaristas informan mal sobre las habitaciones limpias y no cambian el status de la habitación.
Reporte habitaciones limpias= Reporte habitaciones limpias Cambio status habitaciones
Reporte habitaciones limpias= 100 120
Reporte habitaciones limpias= 20%
ELAB POR: NV HALLAZGO Nº : C1 PÁGINA Nº: 300
PT. B.1.1
PT. C.1.3
269
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 1 LIMPIEZA HABITACIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que los reportes de Fidelio se hayan enviado al Jefe de Limpieza.
Se procedió a revisar que los reportes del Sistema Fidelio se hallan enviado al
Jefe de Limpieza, el mismo que organiza a los camareros por pisos, para que
realicen la limpieza de las habitaciones
LIMPIEZA HABITACIONES = Habitaciones Sucias Camareros disponibles
LIMPIEZA HABITACIONES = 11 11
LIMPIEZA HABITACIONES = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.1.4
270
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 1 LIMPIEZA HABITACIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que el nuevo reporte se haya enviado con el nuevo status de la habitación.
Se solicitó los reportes del Supervisor de Pisos con el detalle de las habitaciones
limpias y la firma de los camareros que realizaron la limpieza.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.1.5
271
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 2 REPOSICIÓN LENCERÍA EN HABITACIONES
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar los listados de reposición de lencería en la habitación. Se procedió a revisar los informes de las reposiciones de la lencería en las habitaciones y se constató la devolución a la Bodega de Ama de Llaves de la lencería no utilizada. Piezas a devolver = Piezas sucias Reposición habitaciones Piezas a devolver = 28 28
Piezas a devolver = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.2.1
272
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 2 REPOSICIÓN LENCERÍA EN HABITACIONES
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar reporte de faltantes de la habitación. Se procede a verificar que los cargos de los faltantes de la habitación se hayan
ingresado en el sistema y se haya emitido el reporte correspondiente para ser
dados de baja.
FALTANTE HABITACIONES = Faltante Habitaciones Cargos Faltantes Reposición FALTANTE HABITACIONES = 80 80
FALTANTE HABITACIONES = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.2.2
273
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 2 REPOSICIÓN LENCERÍA EN HABITACIONES
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que el reporte de novedades haya sido ingresado en el sistema.
Se constató que el reporte de novedades de faltantes haya sido ingresado en su
totalidad y tenga el visto bueno del Auditor Nocturno al final del día.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.2.3
274
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 2 REPOSICIÓN LENCERÍA EN HABITACIONES
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar el listado de ingreso de dinero en caja cobrado al cliente.
Se verificó que el reporte enviado por el Ama de Llaves sea igual al ingreso de
dinero cobrado al huésped por concepto de piezas faltantes lencería.
REPORTE AMA DE LLAVES = Faltante Lencería Lencería Cobrada Huésped REPORTE AMA DE LLAVES = 50 50
REPORTE AMA DE LLAVES = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.2.4
275
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que los supervisores de pisos hayan realizado su recorrido diario. Se solicitó los informes de los recorridos de los supervisores de pisos con el registro de las novedades de todas las habitaciones y pisos revisados dentro de su jornada de trabajo; el informe estaba revisado por el Director de Ama de Llaves.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.3.1
276
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las habitaciones tengan sus amenities completos. Se solicitó los reportes de reposición de amenities, además se verificó el reporte
que los camareros elaboran que esté debidamente firmado por el Supervisor de
Pisos.
REPOSICION AMENITIES = Amenities Utilizados Habitaciones dadas de Check Out
REPOSICION AMENITIES = 200 40
REPOSICION AMENITIES = 5 por habitación valor correcto
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.3.2
277
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar que se haya realizado el reporte madre de los camaristas y supervisores. Se solicita el reporte principal (madre) para cotejar con el reporte individual de los supervisores de pisos; a su vez con los reportes de los camareros, no encontrando ninguna novedad, ya que en el reporte principal está a toda la información.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.3.3
278
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar que mantenimiento haya realizado los trabajos solicitados por Ama de Llaves de acuerdo al reporte. Se solicitó el reporte de Ama de Llaves, enviado al Departamento de Mantenimiento con el detalle de novedades, el mismo que contiene las fechas en las que se realizaron las reparaciones realizadas. HABITACIONES REPARADAS = Reporte Habitaciones Mantenimiento Reporte Habitaciones Ama de Llaves HABITACIONES REPARADAS = 45 45 HABITACIONES REPARADAS = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.3.4
279
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar el reporte de llaves que se entrega a camaristas de acuerdo al turno indicado y piso. Se solicita reportes con la entrega de llaves a los camareros, encontrando que en muchas ocasiones pierden las llaves, no devuelven las llaves maestras de cada piso y solicitan la emisión de una nueva sin autorización del Director de Ama de Llaves.
ELAB POR: NV HALLAZGO Nº : C2 PÁGINA Nº: 301
PT. B.1.1
PT. C.3.5
280
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar que el ingreso a lavandería de la ropa de huéspedes sea la correcta, para luego revisar que su entrega haya sido la correcta.
Se revisa que el reporte de retiros de ropa de la habitación sea igual al reporte de
ropa entregada a cada habitación, no encontrando ninguna novedad.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT.C.3.6
281
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar que el reporte de camas extras concuerde con el físico de las habitaciones. Se revisa el reporte elaborado por el Supervisor de Pisos sobre las camas extras que están en las habitaciones, el mismo que concuerda con el despacho de camas de la bodega de habitaciones.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.3.7
282
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 4 LAVANDERÍA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que los camaristas hayan reportado la ropa retirada de cada habitación. Se solicita los reportes de los camareros de la ropa que retiran de cada habitación y la firma del huésped en el recibo emitido al momento de retirar las prendas para el lavado; no se encontró ninguna novedad.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.4.1
283
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 4 LAVANDERÍA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que se haya registrado el lavado de ropa según la habitación en el sistema Fidelio para su cobro al momento del check out. Se revisa el listado enviado por Lavandería a Recepción para que se ingrese el valor del consumo por concepto de prendas lavadas, el mismo que esta debidamente firmado por el Auditor Nocturno. PRENDAS LAVADAS = Reporte Lavandería Reporte Fidelio
PRENDAS LAVADAS = 120 120
PRENDAS LAVADAS = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.4.2
284
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ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 4 LAVANDERÍA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los turnos del personal de lavandería estén cubiertos las 24 horas del día. Se revisó los horarios de lavandería encontrando que en el turno de la noche a veces no se deja personal que cubra con estos horarios, habiendo días que los huéspedes no tienen a quien entregar sus prendas para ser lavadas.
ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : C3 PÁGINA Nº: 302
PT. B.1.1
PT. C.4.3
285
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ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 4 LAVANDERÍA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que el reporte de ropa limpia y sucia concuerde con los valores facturados. Se verifica que los reportes de ropa sucia con el de la limpia y a su vez se
constata que estos valores hayan sido correctamente facturados al huésped de
acuerdo a la habitación y que los respaldos estén firmados.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.4.4
286
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ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 4 LAVANDERÍA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que el listado de ropa por entregar concuerde con las prendas físicas.
Se revisó que las prendas físicas por entregar concuerden con el listado de
prendas lavadas entregado al Camarero para que entregue en cada habitación;
no se encuentra ninguna novedad.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.4.5
287
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PROCESO No. 5 AMA DE LLAVES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar las salidas de bodega y el ingreso al Departamento de Ama de Llaves, a su vez revisar la cantidad enviada a las habitaciones. Se solicitó el reporte de salida de bodega y entrada a Ama de Llaves; a su vez se
constató que el saldo físico de las lencerías concuerde con el kárdex que llevan
en este Departamento, luego de entregar a los camareros para su reposición; no
se encuentra novedades.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.5.1
288
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ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 5 AMA DE LLAVES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar el libro de registros de llaves del Hotel, entradas/salidas del huésped.
Se solicita el libro de registro de llaves, en el mismo que se encuentra novedades
ya que no concuerda las llaves entregadas con las llaves recibidas; este libro no
se lo llena diariamente pasando por alto este registro.
LLAVES = Llaves Entregadas
Llaves Recibidas
LLAVES = 80
60
LLAVES = 80%
ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : C4 PÁGINA Nº: 303
PT. B.1.1
PT. C.5.2
289
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ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 5 AMA DE LLAVES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar el libro de registro de olvidos, el mismo que debe coincidir con el físico, el mismo que debe tener el Cajero General y los olvidos en la caja fuerte madre. Se realizó la verificación física de los artículos olvidados por los huéspedes, el
mismo que concuerda con el libro de registro, el mismo que se halla debidamente
firmado por la parte que entrega y recibe después de cumplir con la política de
olvidos.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.5.3
290
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ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 5 AMA DE LLAVES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar el reporte de Ama de Llaves con el reporte de discrepancias realizado por el Cajero.
Se verificó que el reporte de Ama de Llaves tenga las respectivas firmas de
revisado del Cajero de turno, el mismo que esta reportado a los Supervisores de
Recepción para que tome los correctivos necesarios.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.5.4
291
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ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 6 PISOS-MANTENIMIENTO HABITACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar el reporte de novedades realizado por los supervisores de pisos.
Se revisó el reporte de novedades realizados por los supervisores de piso para
ser entregado a Mantenimiento, el mismo que tiene las firmas de recepción y
fecha.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.6.1
292
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ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 6 PISOS-MANTENIMIENTO HABITACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Procesar novedades al Jefe de Mantenimiento para solucionar requerimientos. Se comprobó que las órdenes de Mantenimiento de Habitaciones hayan sido
enviadas al Jefe de Mantenimiento, las mismas que tienen la debida autorización
y están en forma secuencial.
ÓRDENES MANTENIMIENTO = Ordenes de Mantenimiento Solicitadas Ordenes de Mantenimiento Realizadas
ÓRDENES MANTENIMIENTO = 40
40
ÓRDENES MANTENIMIENTO = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.6.2
293
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ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 6 PISOS-MANTENIMIENTO HABITACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que en el Sistema Opera se reporte el status de la habitación. Se constató en el sistema Opera el status de la habitación sobre que haya sido
cambiado al momento de recibir el informe de Ama de Llaves que va a estar en
reparación.
HABITACIONES BLOQUEADAS = Sistema Opera
Informe de Ama de llaves
HABITACIONES BLOQUEADAS = 80
80
HABITACIONES BLOQUEADAS = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.6.3
294
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ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 6 PISOS-MANTENIMIENTO HABITACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar cuadro de fechas en que mantenimiento arreglará las habitaciones.
Se solicitó el cronograma de Mantenimiento para el mantenimiento de la
habitación; a su vez se constató horarios del personal involucrado, el mismo que
está bajo la supervisión del Jefe de Mantenimiento.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.6.4
295
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ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 6 PISOS-MANTENIMIENTO HABITACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que los trabajos de mantenimiento se hayan realizado.
Se revisó la Orden de Mantenimiento con el recibido y firma de responsabilidad
del Supervisor de Pisos, el mismo que después de haber constatado todas las
reparaciones firmó y aceptó la habitación arreglada, no encontrando novedades.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.6.5
296
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ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 6 PISOS-MANTENIMIENTO HABITACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar que se envíe el informe respectivo del mantenimiento de la habitación a
los diferentes departamentos involucrados.
Se comprobó que el Departamento de Ama de Llaves comunique que la
habitación está disponible para la venta; para ésto se solicitó el e-mail
comunicando a las diferentes áreas, en la fecha que recibió la Orden de
Mantenimiento ejecutada.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.6.6
297
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HOTEL QUITO
ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 6 PISOS-MANTENIMIENTO HABITACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar nuevamente el cambio de status de habitación a recepción y éstos a su
vez dar un mejor servicio al huésped.
Se verificó que en el sistema se halla retirado el status de bloqueada la
habitación, el mismo que tiene la clave y autorización del Jefe de Recepción.
STATUS HABITACION = Habitaciones Desbloqueadas
Habitaciones Remodeladas
STATUS HABITACION = 42
42
STATUS HABITACION = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.6.7
298
6.2.6. Hallazgos de Auditoría
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
C1
ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 1 LIMPIEZA HABITACIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que en el sistema Opera se hayan realizado los cambios respectivos. ÁREA
CONDICIÓN Existen muchas quejas de los huéspedes, ya que al momento de llegar a la habitación no se encuentra limpia, es porque los camaristas informan mal sobre las habitaciones limpias y no cambian el status de la habitación. CRITERIO Los camareros deberían reportar las habitaciones limpias apenas terminen de limpiarla por radio. CAUSA Los camareros no se organizan y muchas veces no reportan si están limpias o no las habitaciones. EFECTO Puede darse el caso que la habitación sea vendida y el
huésped llegue y esté sucia.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº C.1.3 PÁGINA Nº
270
299
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
C2
ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar el reporte de llaves que se entrega a camaristas de acuerdo al turno indicado y piso.
CONDICIÓN Se solicita reportes con la entrega de llaves a los camareros, encontrando que en muchas ocasiones pierden las llaves, no devuelven las llaves maestras de cada piso y solicitan la emisión de una nueva sin autorización del Director de Ama de Llaves. CRITERIO Los camareros pierden las llaves y no reportan a su superior. CAUSA Los camareros tratan de terminar su jornada de trabajo y no les importa realizan los reportes e informes y no comunican la pérdida de llaves. EFECTO Se emiten cantidad de nuevas llaves, ésto lleva a que se
compren grandes cantidades de tarjetas y lo que es peor
pueda llegar a manos de personas que entren a la habitación
y si está ocupada se pierdan las pertenencias del huésped.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº C.3.5 PÁGINA Nº
281
300
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
C3
ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 4 LAVANDERÍA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los turnos del personal de lavandería estén cubiertos las 24 horas del día. CONDICIÓN Se revisó los horarios de lavandería, encontrando que en el turno de la noche a veces no se deja personal que cubra con estos horarios, habiendo días que los huéspedes no tienen a quien entregar sus prendas para ser lavadas. CRITERIO El Jefe de Lavandería considera que no es necesario poner gente en ese turno cuando hay baja ocupación. CAUSA El personal de Ama de Llaves protesta cada vez que les ponen en ese turno, por lo que el Jefe de Lavandería no deja a nadie en ese turno. EFECTO Se puede provocar que los huéspedes no estén a gusto en el Hotel y prefieren no enviar a lavar las prendas, provocando un ingreso menos en esta Área.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº C.4.3 PÁGINA Nº
282
301
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
C4
ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 5 AMA DE LLAVES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar el libro de registros de llaves del Hotel, entradas/salidas del huésped. CONDICIÓN Se solicita el libro de registro de llaves, en el mismo que se
encuentra novedades ya que no concuerdan las llaves
entregadas con las llaves recibidas; este libro no se lo llena
diariamente pasando por alto este registro.
CRITERIO Los recepcionistas pasan por alto el registro de entrada/salida de llaves. CAUSA El personal de recepción al momento del ingreso/salida del huésped deja para el final de la jornada el registro, lo cual luego se olvidan y no lo realiza. EFECTO No se tiene un control exacto sobre el manejo de las llaves,
a veces se llevan los huéspedes y se tiene que emitir una
nueva; si se llevara el registro se puede determinar si el
huésped dejó o no la habitación.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº C.4.3 PÁGINA Nº
290
302
6.3. Fase III. Comunicación de Resultados
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
31 de marzo de 20X2
Sr. Ing.
Robert Ramia
Gerente General del Hotel Quito
Presente.
MOTIVO DEL EXAMEN
El desarrollo del presente examen se lo realiza para medir la eficacia, eficiencia y
efectividad de los procesos en el Área de Habitaciones desarrollado en el Hotel
Quito, mismo que se realiza a petición de Sr. Robert Ramia Gerente General de
dicha Empresa.
Este examen nos permitirá valorar las áreas que intervienen y su desarrollo para
generar valor a dichos procesos, al tiempo de poner en práctica los conocimientos
adquiridos en el plazo del aprendizaje académico.
Este examen aparece de la necesidad de aportar un lineamiento claro sobre cómo
se está llevando a cabo dichos procesos y como las áreas implicadas tienen
relación para conseguir los objetivos de la Empresa.
OBJETIVOS DEL EXAMEN
Establecer los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos
administrativos del Área de Habitaciones.
303
Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales,
reglamentos y normativas dados por la Empresa.
Comprobar el cumplimiento de los objetivos del Área de Habitaciones.
Evaluar los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos
administrativos.
Conseguir y conocer información técnica del ambiente general de control
interno que serán evaluados.
Efectuar un examen detallado de las debilidades críticas, utilizando técnicas
de auditoría de gestión y asegurar que los hallazgos obtenidos estén acorde a la
circunstancias.
Desarrollar el informe final de auditoría con la finalidad de asegurar que los
comentarios, conclusiones y recomendaciones sean aplicables a la Empresa.
ALCANCE DEL EXAMEN.-
La aplicación de la prueba de auditoría en el programa, análisis de los procesos
administrativos del Área de Habitaciones en el periodo comprendido entre el 1 de
enero al 31 de diciembre del 20X1.
La auditoría se realizará del 1 de marzo al 31 marzo del 20X2 con presupuesto de
horas de 160 de las cuales se consumieron todas las horas.
El personal que intervino en la auditoría es el siguiente:
Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Jefe
Silvia Pamela Morales Álvarez Senior
Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior
OBJETIVO DEL ÁREA DE HABITACIONES
304
Evaluar si el proceso de habitaciones genera información rápida y precisa de
la disponibilidad de habitaciones en el Hotel, para determinar las necesidades
reales de los huéspedes.
A continuación se hace un detalle de todos los aspectos con relación a la auditoría
de gestión practicada en su compañía, en el Área de Habitaciones, de la
información del 1 al 31 de diciembre de 20X1, durante los días del 1 al 31 de marzo
del 20X2.
Resultado de esta auditoría de gestión se hace un informe de los hallazgos que se
han encontrado en la auditoría realizada al Área de Habitaciones, así como se
interpreta los resultados de la aplicación de los indicadores de gestión y se
presentan las correspondientes recomendaciones:
PROCESO No.1
LIMPIEZA HABITACIÓN
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Verificar que en el sistema Opera se hayan realizado los cambios respectivos.
HALLAZGO C1
Existen muchas quejas de los huéspedes, ya que al momento de llegar a la
habitación no se encuentra limpia, es porque los camaristas informan mal sobre las
habitaciones limpias y no cambian el status de la habitación.
CRITERIO
Los camareros deberían reportar las habitaciones limpias apenas terminen de
limpiarla por radio.
CAUSA
305
Los camareros no se organizan y muchas veces no reportan si están limpias o no
las habitaciones.
EFECTO
Puede darse el caso que la habitación sea vendida y el huésped llegue y esté sucia.
RECOMENDACIÓN
Que se proporcione a los camareros una radio y un nombre clave para que al
momento que termina la limpieza de la habitación reporte al Supervisor de Pisos y a
Recepción para que cambien el status de la misma.
PROCESO No. 3
INSPECCIÓN
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5
Revisar el reporte de llaves que se entrega a camaristas de acuerdo al turno
indicado y piso.
HALLAZGO C2
Se solicita reportes con la entrega de llaves a los camareros, encontrando que en
muchas ocasiones pierden las llaves, no devuelven las llaves maestras de cada
piso y solicitan la emisión de una nueva sin autorización del Director de Ama de
Llaves.
CRITERIO
Los camareros pierden las llaves y no reportan a su superior.
CAUSA
306
Los camareros tratan de terminar su jornada de trabajo y no les importa realizan los
reportes e informes y no comunican la pérdida de llaves.
EFECTO
Se emiten cantidad de nuevas llaves, ésto lleva a que se compren grandes
cantidades de tarjetas y lo que es peor pueda llegar a manos de personas que
entren a la habitación y si está ocupada se pierdan las pertenencias del huésped
RECOMENDACIÓN
Que la persona encargada de la emisión de llaves no genere ninguna sin la
autorización del Director de Habitaciones; ésto obligará indirectamente al Camarero
a tener más cuidado con la manipulación de las llaves.
PROCESO No. 4
LAVANDERÍA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Verificar que los turnos del personal de lavandería estén cubiertos las 24 horas del
día.
HALLAZGO C3
Se revisó los horarios de lavandería encontrando que en el turno de la noche a
veces no se deja personal que cubra con estos horarios, habiendo días que los
huéspedes no tienen a quien entregar sus prendas para ser lavadas.
CRITERIO
307
El Jefe de Lavandería considera que no es necesario poner gente en ese turno
cuando hay baja ocupación.
CAUSA
El personal de Ama de Llaves protesta cada vez que les ponen en ese turno, por lo
que el Jefe de Lavandería no deja a nadie en ese turno.
EFECTO
Se puede provocar que los huéspedes no estén a gusto en el Hotel y prefieren no
enviar a lavar las prendas, provocando un ingreso menos en esta Área.
RECOMENDACIÓN
Que la elaboración de turnos se la realice con dos días de anticipación, tomando en
cuenta la ocupación del Hotel, información que debería ser proporcionada por el
Departamento de Recepción.
PROCESO No. 5
AMA DE LLAVES
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Revisar el libro de registros de llaves del Hotel, entradas/salidas del huésped.
HALLAZGO C4
Se solicitó el libro de registro de llaves, en el mismo que se encuentran novedades,
ya que no concuerda las llaves entregadas con las llaves recibidas; este libro no se
lo llena diariamente pasando por alto este registro.
CRITERIO
308
Los recepcionistas pasan por alto el registro de entrada/salida de llaves.
CAUSA
El personal de recepción al momento del ingreso/salida del huésped deja para el
final de la jornada el registro, lo cual luego se olvidan y no lo realiza.
EFECTO
No se tiene un control exacto sobre el manejo de las llaves, a veces se llevan los
huéspedes y se tiene que emitir una nueva; si se llevara el registro se puede
determinar si el huésped dejó o no la habitación.
RECOMENDACIÓN
Que el Departamento de Recepción ponga como procedimiento, que al momento
del check out se reporte la entrada/salida del huésped en el libro de registro de
llaves.
309
6.4. Fase IV. Evaluación Continua.
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
15 de julio de 20X2
Sr. Ing.
Robert Ramia
Gerente General del Hotel Quito
Presente.
Estimado Ing. Ramia:
Se procedió a verificar que las recomendaciones emitidas en la auditoría realizada
al Área de Habitaciones de su Empresa, se hayan tomado en cuenta y que las
mismas estén puestas en práctica para mejorar los procesos de su Empresa.
El personal que se encargó de la realización de la Auditoría de Gestión es el
siguiente:
Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Jefe
Silvia Pamela Morales Álvarez Senior
Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior
Durante los días del 1 al 31 de marzo del 20X2, se realizó la Auditoría de Gestión al
Área de Habitaciones, por el periodo del 1 al 31 de diciembre de 20X1.
310
Con fecha 31 de marzo de 20X2 se presentó el informe con la comunicación de los
resultados obtenidos. Se retornó del día 1 al 15 de julio de 20X2 para la revisión
sobre el cumplimiento de lo indicado en el informe del 31 de marzo de 20X2,
dedicando 40 horas con el siguiente personal: Sonia Cecilia Álvarez Bolaños (Jefe),
Silvia Pamela Morales Álvarez (Senior), Nancy Paola Vinueza Álvarez (Auditor
Junior), siendo que a la presente fecha no se han atendido las siguientes
recomendaciones:
PROCESO No. 4
LAVANDERÍA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Verificar que los turnos del personal de lavandería estén cubiertos las 24 horas del
día.
HALLAZGO C3
Se revisó los horarios de lavandería, encontrando que en el turno de la noche a
veces no se deja personal que cubra con estos horarios, habiendo días que los
huéspedes no tienen a quien entregar sus prendas para ser lavadas.
RECOMENDACIÓN
Que la elaboración de turnos se la realice con dos días de anticipación, tomando en
cuenta la ocupación del Hotel, información que debería ser proporcionada por el
Departamento de Recepción.
Atentamente,
Sonia Álvarez B.
311
CAPÍTULO VII
7. AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA AL ÁREA RECEPCIÓN
7.1. Fase I. Planificación
7.1.1. Planificación Preliminar
MOTIVOS DEL EXAMEN
El desarrollo del presente examen se lo realiza para medir la eficacia, eficiencia y
efectividad de los procesos en el Área de Recepción desarrollado en el Hotel Quito,
mismo que se realiza a petición del Sr. Robert Ramia, Gerente General de la
mencionada Empresa.
Este examen nos permitirá evaluar las áreas que intervienen y su desenvolvimiento
para generar valor a dichos procesos, al tiempo de poner en práctica los
conocimientos adquiridos en el transcurso del aprendizaje académico.
Este examen nace de la necesidad de proporcionar un lineamiento claro sobre
como se está llevando a cabo dichos procesos y como las áreas involucradas
tienen relación para conseguir los objetivos de la Empresa.
OBJETIVOS DEL EXAMEN
Establecer los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos
administrativos del Área de Recepción.
Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales,
reglamentos y normativas dados por la organización.
Comprobar el cumplimiento de los objetivos del Área de Recepción.
Valorar los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos
administrativos.
Conseguir y conocer información técnica del ambiente general de control
interno que serán evaluados.
Elaborar un examen detallado de las debilidades críticas, utilizando técnicas
de auditoría de gestión y asegurar que los hallazgos obtenidos estén acorde
a la realidad.
Elaborar el informe final de auditoría con el propósito de asegurar que los
comentarios, conclusiones y recomendaciones sean aplicables a la
Empresa.
312
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
Quito, 25 de abril 20X2
Sr. Ing.
Robert Ramia
Gerente General del Hotel Quito
Presente.-
Estimado Ing. Ramia:
Le hago llegar un cordial saludo, a su vez por medio de la presente es confirmar el
convenio para realizar la auditoría de gestión aplicada al Área de Recepción de la
empresa que usted tan acertadamente dirige, para el periodo del 1 de enero al 31
de diciembre del 20X1.
La auditoria será aplicada al Área de Recepción. El objetivo de nuestra auditoría es
comprobar los niveles de eficiencia, eficacia y economía. Además emitiremos un
informe sobre el acatamiento de los procesos, con las respectivas
recomendaciones.
La auditoría se realizará en relación con las normas de auditoría generalmente
aceptadas. Estas normas exigen que se alcance una seguridad razonable, no
absoluta sobre el control interno de la Empresa.
La auditoría está programada de la siguiente manera para el desempeño y
terminación:
Inicio de trabajo de campo 1 de abril del 20X2
Terminación del trabajo de campo 15 de abril del 20X2
Entrega del informe de auditoría 30 de abril del 20X2
Nuestros honorarios para esta auditoría estarán basados en el tiempo invertido por
los diferentes miembros de nuestro personal a nuestras tasas regulares, más
gastos directos.
Con el fin de trabajar en la forma más eficiente posible, se entiende que el personal
de su Empresa nos proporcionará la información necesaria, por ejemplo los listados
313
de huéspedes, reportes de ventas por departamentos, claves ingreso sistema
Opera.
El equipo de trabajo estará conformado por:
Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Jefe
Silvia Pamela Morales Álvarez Sénior
Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior
Atentamente,
Sonia Álvarez B.
Aceptado por: Ing. Robert Ramia
Fecha: 25 de abril del 20X2
314
ALCANCE DE LA AUDITORÍA
La aplicación de las pruebas de auditoría en el programa, análisis de los procesos
administrativos del Área de Recepción en el período comprendido entre el 1 de
enero al 31 de diciembre del 20X1.
Los procesos del Área de Recepción son procesos integradores en la Empresa del
Hotel Quito, ya que reúnen diversas áreas. Estos procesos tienen mucha
importancia en la Empresa, ya que permiten obtener información del desempeño y
la labor que realiza cada uno de los empleados en la Empresa.
PERSONAL DE AUDITORES
NOMBRE CARGO REFERENCIA
Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Auditor Jefe SC
Silvia Pamela Morales Álvarez Auditor Sénior SM
Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior NV
MATERIALES
Para realizar la presente auditoría de gestión al Área de Recepción en la Empresa
del Hotel Quito, se va a requerir de los siguientes equipos y materiales:
ÚTILES DE OFICINA
2 esfero azul y rojo para cada uno de los integrantes del equipo.
2 portaminas.
1 resma de papel bond tamaño INEN A4.
3 borradores.
3 correctores.
3 resaltadores.
3 archivadores.
2 juegos de separadores.
1 perforadora.
1 grapadora.
EQUIPO DE COMPUTACIÓN
3 Laptops.
2 Impresoras laser.
3 memory flash.
EQUIPO DE OFICINA
Grabadora de mano.
3 Casettes de 90 minutos.
315
7.1.2. Planificación Específica
PRESUPUESTO DE HORAS ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTADAS
16. Planificación
3
17. Programación
3
18. Evaluación del Control Interno Administrativo
10
19. Aplicación de técnicas y procedimientos,
elaboración de papeles de trabajo, hallazgos de
auditoría e indicadores de gestión.
130
20. Comunicación de Resultados
11
TOTAL HORAS
160
316
7.2. Fase II. Ejecución del Trabajo
7.2.1. Programación
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFERENCIAS
PERSONA AUDITORA
REF. PAPEL
TRABAJO
1. Planificación
3
3
-
SC/SM/NV
D
2. Programación
3
3
-
SC/SM/NV
D
3. Evaluación Control Interno
13
13
-
SC/SM/NV
D
PROCESO No. 1 REGISTRAR RESERVA CLIENTE
1. Contestar la petición de la reserva a través de los distintos canales.
2. Confeccionar la hoja de reservas,
plannings, libro de reservas, lista de llegadas y demás impresos.
3. Informar al resto de departamentos
sobre: atenciones especiales, clientes VIPS, grupos, etc.
4. Facilitar la documentación de los
futuros clientes a mostrador con un día de antelación.
5. Archivar toda la documentación
procedente de la reserva, tanto apriori como después del registro y la salida del cliente.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar la disponibilidad de habitaciones en el Hotel para recibir o no la nueva reserva. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las hojas de planning se las haya realizado correctamente, las listas de llegadas y hojas de ingresos.
6
6
6
6
-
-
SM
NV
D.1.1
D.1.2
317
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUES
TO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los listados con la información requerida sean enviados a todos los departamentos involucrados del Hotel. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que la información entregada a Recepción sea la correcta, sobre el tiempo y extras que el huésped se quedará en el Hotel. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que las hojas de reservas de los clientes contenga la información necesaria y clara de la persona que se va a hospedar, la misma que es entregada a recepción.
6
6
6
6
6
6
-
-
-
SA
SM
SM
D.1.3
D.1.4
D.1.5
PROCESO No. 2 CHECK IN 1. Planificación de las habitaciones 2. Control de las habitaciones
ocupadas, libres, bloqueadas 3. Supervisar la reserva y demás
documentación de las llegadas previstas.
4. Registro del cliente: entrada (check
in) 5. Cumplimentar la documentación. 6. Otorgar la habitación según la
petición del cliente.
318
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUES
TO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
7. Informar del movimiento de clientes
a todos los departamentos. 8. Verificación y comprobación de
fechas de salida. 9. Atención del cliente durante la
estancia. 10. Control de la producción de la
venta de habitaciones. 11. Apertura de facturas.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar el listado con las habitaciones ocupadas y disponibles para la venta. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar el número de habitaciones disponibles para la venta, las que se encuentran ocupadas y bloqueadas. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los datos del cliente estén completos y respaldados su pago. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que la tarjeta de registro contenga todos los datos solicitados, la misma que debe estar firmada por el huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar la forma de pago, sea ésta tarjeta, carta corporativa o en su caso efectivo. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Revisar la asignación del huésped a la habitación de acuerdo a su requerimiento.
5 5 5 5 5 4
5
5
4
4
5
3
- -
-1
-1 -
-1
SM
SA
NV
NV
SA
SA
D.2.1
D.2.2
D.2.3
D.2.4
D.2.5
D.2.6
319
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUES
TO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar la apertura de la tarjeta y habitación en el sistema, la misma que tendrá todos los datos del servicio requerido por el huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 8 Verificar el envío de los reportes a todos los departamentos involucrados, para la mejor atención.
4
4
4
4
- -
NV
NV
D.2.7
D.2.8
PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE 1. Cargo de los conceptos consumidos
por los clientes. 2. Control de facturas. Supervisar el
saldo. 3. Cuadrar las liquidaciones de los
departamentos de servicios. 4. Cierre diario. 5. Calcular las deducciones. 6. Cumplimentar toda la documentación. 7. Cerrar facturas. 8. Cuadrar la cuenta de habitaciones
con el mostrador. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que todos los departamentos involucrados carguen los consumos a la habitación en el sistema.
4
4
-
NV
D.3.1
320
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUES
TO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que el saldo de la habitación esté de acuerdo a los cargos firmados por el huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los reportes de servicios sean iguales a los cargos del sistema. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar el cierre diario de los auditores nocturnos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que se hayan realizado los respectivos descuentos a cada habitación de acuerdo a la tarifa convenida. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar que los respaldos se encuentren en el palomar (habitación) de cada huésped debidamente firmado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar saldos listado versus consumos huésped, con la firma de revisado del Auditor Nocturno.
5 5 5 5 5 4
5
5
4
4
5
3
- -
-1
-1 -
-1
SM
SA
NV
NV
SA
SA
D.3.2
D.3.3
D.3.4
D.3.5
D.3.6
D.3.6
PROCESO No. 4 CHECK OUT 1. Cobro de facturas 2. Confeccionar las liquidaciones de
facturas cobradas en efectivo y crédito.
3. Liquidación de cajas y divisas
321
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUES
TO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
4. Cumplimentar documentación del
Departamento 5. Autorizar salida de equipajes.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Cajero se comunique con el Ama de Llaves para la respectiva revisión al momento del check out y verificar que la habitación no será abierta nuevamente al huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que se haya emitido correctamente la factura con los datos requeridos por el Servicio de Rentas Internas (SRI). PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar que las facturas emitidas concuerden con los valores a crédito y contado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar que los sobres enviados por los cajeros contengan lo realmente cobrado, e incluso si se ha cobrado en otra moneda (euros) PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5
Revisar que se emitan todos los respaldos para los departamentos involucrados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar se elabore la respectiva boleta para la salida del equipaje con la autorización del Cajero que todo está cobrado.
5 5 5 5 5 5
6
7
5
5
5
6
1 2 - - - 1
SM
SA
NV
NV
SA
SA
D.4.1
D.4.2
D.4.3
D.3.5
D.3.6
D.3.6
322
5. Comunicación de Resultados
11
11
-
SM/NV
TOTALES
160
162
-2
323
7.2.2. Evaluación de Control Interno EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO PARA EL ÁREA DE
RECEPCIÓN
PREGUNTAS
RESPUESTAS
PUNTAJE OBTENIDO
PUNTAJE ÓPTIMO
OBSERVACIONES
SI
NO
1. ¿Se revisa las habitaciones disponibles antes de tomar la reserva?
X
8
8
2. ¿Se llena los formularios con todos los datos al momento que el huésped realiza la reserva?
X
5
6
El empleado pasa por alto varios datos indispensables del huésped.
3. ¿Se registra la información de la reserva en el sistema, indicando que la habitación fue vendida?
X
9
9
4. ¿Se revisa la tarjeta de registro llenada por el cliente al momento de su ingreso?
X
0
9
No se llena al momento que llega el huésped.
5. ¿Se solicita en físico la forma de pago?
X
0
8
Llegan de golpe los huéspedes que los recepcionistas no piden la forma de pago.
6. ¿Se pide autorización del monto del consumo garantizado en el caso que pague con tarjeta de crédito?
X
3
3
7. ¿Se controla en la auditoría nocturna que la habitación esté correctamente ingresada, para que los cargos ingresen normalmente?
X
8
8
8. ¿Se supervisa diariamente los consumos de los huéspedes y que el sistema ingrese correctamente tarifas?
X
7
7
9. ¿Se revisa que los respaldos de los consumos estén acorde a los cargados en el sistema?
X
7
7
10. ¿Se envía un informe al mostrador para cotejar las habitaciones desocupadas, bloqueadas?
X
9
9
324
PREGUNTAS
RESPUESTAS
PUNTAJE
OBTENIDO
PUNTAJE ÓPTIMO
OBSERVACIONES
11. ¿Se revisa el reporte diario con el secuencial de las facturas emitidas?
X
7
7
12. ¿El Cajero General coteja las facturas cobradas versus el dinero enviado a caja?
X
9
9
13. ¿Se revisa el informe del Ama de Llaves de los check out de la habitación con los cargos cobrados al huésped al final de su estadía?
X
5
6
14. ¿Se revisa el secuencial de los tickets de salida de equipaje al momento de salida del huésped?
X
4
4
TOTALES 81 100
TABLA DE CALIFICACIÓN
REGULAR
BUENO
MUY BUENO
EXCELENTE
41 – 60
61 - 80
81 - 90
91 – 100
81
INTERPRETACIÓN:
De acuerdo al Cuestionario de Evaluación de Control Interno Administrativo
se obtiene la calificación 81%, lo que indica que el Área de Recepción
cuenta con un Control Interno Administrativo Muy Bueno, debido a que
en la mayoría de los procesos realizados en esta Área, existen controles que
permiten que estos funcionen de manera adecuada, es decir de manera
eficiente, eficaz y efectiva.
Existen algunas actividades en las que los controles internos tienen falencias
y otras que no cuentan con ningún tipo de control interno.
325
2.3. Medición de Riesgos de Auditoría
RIESGO INHERENTE
El riesgo inherente del Área de Recepción es de un 32%; esta afirmación ha sido
realizada en base a los puntos que siguen a continuación:
La Empresa no cuenta con una Auditoría Interna.
La existencia de una toma de decisiones centralizada, muchas veces altera
el proceso.
A pesar de que el personal cumple con la competencia requerida para el
Área no todos conocen los reglamentos inherentes a su función.
RIESGO DE CONTROL.
Para determinar el Riesgo de Control en el Área de Recepción se aplica la fórmula
indicada:
Riesgo de Control = % Puntaje Óptimo - % Puntaje Obtenido
Riesgo de Control = 100% - 81% = 19%
El Riesgo de Control es del 18%, lo que indica que los controles internos
administrativos hay que tratar de mejorarlos un poco más, para que en el futuro no
existan inconvenientes con los procesos administrativos.
RIESGO DE DETECCIÓN
Por el conocimiento y experiencia de los auditores involucrados en el presente
trabajo, se ha considerado un nivel de riesgo de detección del 18%. El equipo de
trabajo está capacitado y han realizado trabajos en ese ámbito, lo que garantiza
que sus pruebas de cumplimiento estén de acuerdo a los niveles de riesgo
encontrados.
326
RIESGO DE AUDITORÍA
Riesgo de Auditoría = RI * RC * RD
Donde:
RA = Riesgo de Auditoría
RI = Riesgo Inherente
RC = Riesgo de Control
RD = Riesgo de Detección
RA = 32% * 19% * 18%
RA = 1,09%
El equipo de auditores se enfrenta a un riesgo de auditoría del 1,09% y se puede
decir que el mismo no es relevante, resulta razonable.
327
7.2.4. Aplicación de Técnicas y Procedimientos
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
PROCESO No. 1 REGISTRAR RESERVA CLIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar la disponibilidad de habitaciones en el Hotel para recibir o no la nueva reserva. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las hojas de planning se las haya realizado correctamente, las listas de llegadas y hojas de ingresos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los listados con la información requerida sean enviados a todos los departamentos involucrados del Hotel. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que la información entregada a Recepción sea la correcta, sobre el tiempo y extras que el huésped se quedará en el Hotel. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que las hojas de reservas de los clientes contenga la información necesaria y clara de la persona que se va a hospedar, la misma que es entregada a recepción.
Comprobación Observación
Comprobación
Comprobación
Comprobación Observación
Comprobación
PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar el listado con las habitaciones ocupadas y disponibles para la venta.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar el número de habitaciones disponibles para la venta, las que se encuentran ocupadas y bloqueadas.
Comprobación Observación
Comprobación
328
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los datos del cliente estén completos y respaldados su pago. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que la tarjeta de registro contenga todos los datos solicitados, la misma que debe estar firmada por el huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar la forma de pago sea ésta tarjeta, carta corporativa o en su caso efectivo. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Revisar la asignación del huésped a la habitación de acuerdo a su requerimiento. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar la apertura de la tarjeta y habitación en el sistema, la misma que tendrá todos los datos del servicio requerido por el huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 8 Verificar el envío de los reportes a todos los departamentos involucrados, para la mejor atención.
Comprobación Observación
Comprobación
Comprobación
Comprobación Observación
Comprobación
Comprobación
PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que todos los departamentos involucrados carguen los consumos a la habitación en el sistema.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que el saldo de la habitación esté de acuerdo a los cargos firmados por el huésped.
Comprobación Observación
Comprobación
329
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los reportes de servicios sean iguales a los cargos del sistema. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar el cierre diario de los auditores nocturnos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que se hayan realizado los respectivos descuentos a cada habitación de acuerdo a la tarifa convenida. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar que los respaldos se encuentren en el palomar (habitación) de cada huésped debidamente firmado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar saldos del listado versus consumos del huésped, con la firma de revisado del Auditor Nocturno.
Comprobación Observación
Comprobación
Comprobación
Comprobación Observación
Comprobación
PROCESO No. 4 CHECK OUT PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Cajero se comunique con el Ama de Llaves para la respectiva revisión al momento del check out y verificar que la habitación no será abierta nuevamente al huésped.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que se haya emitido correctamente la factura con los datos requeridos por el Servicio de Rentas Internas (SRI).
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar que las facturas emitidas concuerden con los valores a crédito y contado.
Comprobación
Comprobación Observación
Comprobación
330
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar que los sobres enviados por los cajeros contengan lo realmente cobrado, e incluso si se ha cobrado en otra moneda (euros). PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que se emitan todos los respaldos para los departamentos involucrados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar se elabore la respectiva boleta para la salida del equipaje con la autorización el Cajero que todo está cobrado.
Comprobación Observación
Comprobación
Comprobación Observación
331
7.2.5. Papeles de Trabajo
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 1 REGISTRAR RESERVA CLIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar la disponibilidad de habitaciones en el Hotel para recibir o no la nueva reserva. Se solicitó el listado de las habitaciones disponibles, el mismo que tiene las firmas de responsabilidad de haber sido revisadas por los auditores nocturnos y reportadas al Departamento de Reservas. HABITACIONES DISPONIBLES = Habitaciones reportadas vacantes Habitaciones vacías HABITACIONES DISPONIBLES = 140 140 HABITACIONES DISPONIBLES = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. D.1.1
332
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 1 REGISTRAR RESERVA CLIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las hojas de planning se las hayan realizado correctamente, o sea las listas de llegadas y hojas de ingresos. Se comprobó que las Hojas de Planning tengan las firmas de responsabilidad; de la revisión de las llegadas de los huéspedes, se constató que están correctamente archivadas y sus copias enviadas a los diferentes departamentos involucrados en la atención al cliente.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. D.1.2
333
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 1 REGISTRAR RESERVA CLIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los listados con la información requerida sean enviados a todos los departamentos involucrados del Hotel. Se pudo verificar que al momento que se realiza una reserva el sistema emite un mail general a todas las áreas involucradas, las mismas que al ser leídas emite una respuesta automática.
NO HUBO
HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. D.1.3
334
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 1 REGISTRAR RESERVA CLIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que la información entregada a Recepción sea la correcta, sobre el tiempo y extras que el huésped se quedara en el Hotel. Se verifica que en el sistema hayan sido ingresadas todos los requerimientos del huésped al momento que realizo la reserva y todos los extras que necesite mientras permanezca en el Hotel.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. D.1.4
335
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 1 REGISTRAR RESERVA CLIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que las hojas de reservas de los clientes contengan la información necesaria y clara de la persona que se va a hospedar, la misma que es entregada a recepción. Se pudo verificar que la persona que ingresa la reserva en varias ocasiones no solicita la información necesaria y los datos no son ingresados correctamente y al momento del check in el cliente se queja que los datos impresos no están correctos.
ELAB POR: NV HALLAZGO Nº : D1 PÁGINA Nº: 358
PT. B.1.1
PT. D.1.5
336
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar el listado con las habitaciones ocupadas y disponibles para la venta. Se comprobó que el listado de habitaciones ocupadas y disponibles estén revisados y autorizados por los auditores nocturnos, que al cierre de la auditoría verifiquen con Ama de Llaves que estas habitaciones estén ocupadas.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. D.2.1
337
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar el número de habitaciones disponibles para la venta, las que se encuentran ocupadas y bloqueadas. Se procede a verificar el reporte de habitaciones ocupadas y bloqueadas para mantenimiento en forma física con el Supervisor de Pisos.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. D.2.2
338
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los datos del cliente estén completos y respaldados su pago. Se revisó las tarjetas de registro, encontrando que en algunos casos no existe un respaldo de pago y los datos del cliente están incompletos. GARANTIA DE PAGO = Respaldo de pago de las habitaciones Habitaciones Ocupadas GARANTIA DE PAGO = 80 100 GARANTIA DE PAGO = 80%
ELAB POR: NV HALLAZGO Nº : D2 PÁGINA Nº: 359
PT. B.1.1
PT. D.2.3
339
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que la tarjeta de registro contenga todos los datos solicitados, la misma que debe estar firmada por el huésped. Se pudo constatar que varias tarjetas no tienen registrada la firma del huésped. TARJETAS FIRMADAS = Tarjetas firmadas Tarjetas registradas TARJETAS FIRMADAS = 120 160 TARJETAS FIRMADAS = 75%
ELAB POR: NV HALLAZGO Nº : D3 PÁGINA Nº: 360
PT. B.1.1
PT. D.2.4
340
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar la forma de pago sea esta tarjeta, carta corporativa o en su caso efectivo. Se procedió a revisar la forma de pago de las cuentas que pueden ser : cartas de pago que contengan todos los requisitos de garantía de pago, en el caso que sea con Tarjeta de Crédito tenga la pre-autorización dada por el banco y en el caso de efectivo el deposito en el banco.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. D.2.5
341
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Revisar la asignación del huésped a la habitación de acuerdo a su requerimiento. Se revisa la hoja de requerimientos del huésped y a su vez se verifica en la pantalla las condiciones de su estadía y que se haya cumplido con sus necesidades. REQUERIMIENTO HUESPED = Requerimiento solicitado por huésped Requerimiento realizado al huésped REQUERIMIENTO HUESPED = 140 140 REQUERIMIENTO HUESPED = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. D.2.6
342
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar la apertura de la tarjeta y habitación en el sistema, la misma que tendrá todos los datos del servicio requerido por el huésped. Se comprobó que en el sistema Opera se haya abierto correctamente la habitación y que todos los permisos estén desbloqueados para que ingresen los cargos correctamente de las diferentes áreas; éste tiene la clave de la persona que abrió la cuenta, no existen novedades.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. D.2.7
343
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 8 Verificar el envío de los reportes a todos los departamentos involucrados, para la mejor atención. Se revisó que el recepcionista envíe los e-mails a los departamentos involucrados en la atención al cliente, de tal forma que todos sepan las necesidades del huésped mientras esté hospedado.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. D.2.8
344
`
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que todos los departamentos involucrados carguen los consumos a la habitación en el sistema. Se solicitó los reportes a los auditores nocturnos con el fin de comprobar los cargos de los diferentes departamentos, encontrando que no se revisa los cargos al final de la jornada, puesto que varios cargos del Restaurante no fueron cobrados. CARGOS COBRADOS RESTAURANTE = Valor Cobrado Valor reportado restaurante CARGOS COBRADOS RESTAURANTE = 80 100 CARGOS COBRADOS RESTAURANTE = 80%
ELAB POR: NV HALLAZGO Nº:D4 PÁGINA Nº: 361
PT. B.1.1
PT. D.3.1
345
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que el saldo de la habitación esté de acuerdo a los cargos firmados por el huésped. Se procedió a revisar que los cargos del sistema están respaldados con los vales firmados por el huésped, no encontrando ninguna novedad.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT.D.3.2
346
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los reportes de servicios sean iguales a los cargos del sistema. Se comprobó que los reportes de los departamentos sean iguales a los cargados en el sistema.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. D.3.3
347
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar el cierre diario de los auditores nocturnos. Se solicitó los reportes del cierre diario que realiza el Auditor Nocturno; se pudo constatar que no existen diferencias.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. D.3.4
348
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que se hayan realizado los respectivos descuentos a cada habitación de acuerdo a la tarifa convenida. Se comprobó que se hayan aplicado los descuentos de acuerdo a la tabla de tarifas corporativas; ésto se cotejó con las notas de las reservas de las habitaciones de los huéspedes de las empresas.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. D.3.5
349
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
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HOTEL QUITO
ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar saldos del listado versus los consumos del huésped, con la firma de revisado del Auditor Nocturno. Se solicita el reporte general con los saldos de los huéspedes en casa, el mismo que tiene las firmas de responsabilidad de haber revisado que todos los cargos se estén facturando al huésped. SALDO SISTEMA = Reporte ventas sistema Reporte ventas por área SALDO SISTEMA = 5.000.00 5.000,00 SALDO SISTEMA = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. D.3.6
350
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
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HOTEL QUITO
ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 4 CHECK OUT PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Cajero se comunique con Ama de Llaves para la respectiva revisión al momento del check out y verificar que la habitación no será abierta nuevamente al huésped. Se verificó que Ama de Llaves al momento del check out reporte el consumo de mini bares, piezas faltantes de la habitación y a su vez se informa a los camareros para que la habitación sea limpiada.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. D.4.1
351
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
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HOTEL QUITO
ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 4 CHECK OUT PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que se haya emitido correctamente la factura con los datos requeridos por el Servicio de Rentas Internas (SRI). Se solicitó las copias de las facturas, las mismas que estaban archivadas cronológicamente y cumplían con los requisitos del Servicio de Rentas Internas (SRI).
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. D.4.2
352
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
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HOTEL QUITO
ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 4 CHECK OUT PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar que las facturas emitidas concuerden con los valores a crédito y contado. Se comprobó que los cierres de Cajero concuerdan con los valores reportados por el cobro de las facturas y su firma de responsabilidad del Cajero General.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. D.4.3
353
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 4 CHECK OUT PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar que los sobres enviados por los cajeros contengan lo realmente cobrado e incluso si se ha cobrado en otra moneda (euros) Se revisó los sobres de remisión con los valores que emite el sistema y los valores físicos que envían los cajeros, encontrando que su cuadre es correcto.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. D.4.4
354
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
HOTEL QUITO
ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 4 CHECK OUT PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5
Revisar que se emitan todos los respaldos para los departamentos involucrados. Se comprobó que el Departamento de Recepción emita los correctos reportes a los departamentos involucrados indicando que el huésped dejó el Hotel y se comunique a su personal a cargo como es Limpieza, Ventas, Alimentos y Bebidas.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. D.4.5
355
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
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HOTEL QUITO
ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 4 CHECK OUT PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar se elabore la respectiva boleta para la salida del equipaje con la autorización del Cajero que todo está cobrado. Se realiza la revisión en Conserjería de los tickets emitidos por Recepción al momento del check out; éstos están debidamente firmados y archivados cronológicamente. TICKETS EMITIDOS = Tickets emitidos recepción Tickets sellados por conserjes TICKETS EMITIDOS = 120 120 TICKETS EMITIDOS = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. D.4.6
356
7.2.6. Hallazgos de Auditoría
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
D1
AREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 1 REGISTRAR RESERVA CLIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que las hojas de reservas de los clientes contenga la información necesaria y clara de la persona que se va a hospedar, la misma que es entregada a recepción.
CONDICIÓN Se pudo verificar que la persona que ingresa la reserva en varias ocasiones no solicita la información necesaria y los datos no son ingresados correctamente y al momento del check in el cliente se queja que los datos impresos no están correctos. CRITERIO La persona de reservas debe recibir capacitación o en su caso un ayudante de Reservas. CAUSA El cambio de sistema que tuvo el Hotel, no ha permitido capacitar correctamente al personal de reservas. EFECTO Este tipo de faltas provoca pérdida de tiempo y hace que los huéspedes al momento de check in hagan filas en reservas, causando molestias en los huéspedes que se encuentran cansados del viaje.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº D.1.5 PÁGINA Nº
337
357
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
D2
ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los datos del cliente estén completos y respaldados su pago.
CONDICIÓN
Se revisó las tarjetas de registro, encontrando que en algunos casos no existe un respaldo de pago y los datos del cliente están incompletos. Tenemos que un 80% de huéspedes tienen respaldada su estadía en el Hotel, existe un 20% de clientes que se vayan sin pagar. CRITERIO Todos los recepcionistas deberían recibir capacitación. CAUSA El continuo cambio del personal de Recepción provoca que no se capacite correctamente a al trabajador. EFECTO
El personal de Recepción comete grandes errores e incluso los huéspedes se van sin cancelar las cuentas.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº D.2.3 PÁGINA Nº
340
358
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
D3
ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que la tarjeta de registro contenga todos los datos solicitados, la misma que debe estar firmada por el huésped.
CONDICIÓN Se pudo constatar que varias tarjetas no tienen registrada la firma del huésped. Existe el porcentaje del 25% de huéspedes que no firman, lo que es un porcentaje bastante alto. CRITERIO Existe poco personal en el Departamento de Recepción. CAUSA Al no haber el suficiente personal en Recepción, los pocos trabajadores no alcanzan a cumplir todas las funciones y pasan por alto estos detalles. EFECTO
Que al momento de un reclamo, como no está firmada la
tarjeta de registro, no se puede hacer el seguimiento
necesario y varias ocasiones el huésped niega los consumos
que no se pueden cotejar con la firma de registro.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº D.2.4 PÁGINA Nº
341
359
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
D4
ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que todos los departamentos involucrados carguen los consumos a la habitación en el sistema. CONDICIÓN Se solicitó los reportes a los auditores nocturnos con el fin de comprobar los cargos de los diferentes departamentos, encontrando que no se revisa los cargos al final de la jornada, puesto que varios cargos del Restaurante no fueron cobrados, siendo un equivalente al 20% lo que no se cobra. CRITERIO No concuerdan los reportes del sistema con los cargos
individuales de cada Área. CAUSA Los cajeros con el fin de terminar su jornada no revisan si los cargos están bien realizados en cada habitación. EFECTO
Provocan que vales de consumos se queden flotando sin ser
cobrados a los huéspedes y luego cuando se detecta este
error se hace el descuento al empleado.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº D.3.1 PÁGINA Nº
346
7.3. Fase III. Comunicación de Resultados
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
30 de abril de 20X2
Sr. Ing.
Robert Ramia
Gerente General del Hotel Quito
Presente.
MOTIVO DEL EXAMEN
El desarrollo del presente examen se lo realiza para medir la eficacia, eficiencia y
efectividad de los procesos en el Área de Recepción desarrollado en el Hotel Quito,
mismo que se realiza a petición de Sr. Robert Ramia Gerente General de dicha
Empresa.
Este examen nos permitirá valorar las áreas que intervienen y su desarrollo para
generar valor a dichos procesos, al tiempo de poner en práctica los conocimientos
adquiridos en el plazo del aprendizaje académico.
Este examen aparece de la necesidad de aportar un lineamiento claro sobre cómo se
está llevando a cabo dichos procesos y como las áreas implicadas tienen relación para
conseguir los objetivos de la Empresa.
OBJETIVOS DEL EXAMEN
Establecer los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos
administrativos del Área de Recepción.
Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentos
y normativas dados por la empresa.
Comprobar el cumplimiento de los objetivos del Área de Recepción.
Evaluar los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos administrativos.
Conseguir y conocer información técnica del ambiente general de control
interno que serán evaluados.
361
Efectuar un examen detallado de las debilidades críticas, utilizando técnicas de
auditoría de gestión y asegurar que los hallazgos obtenidos estén acorde a la
circunstancias.
Desarrollar el informe final de auditoría con la finalidad de asegurar que los
comentarios, conclusiones y recomendaciones sean aplicables a la Empresa.
ALCANCE DEL EXAMEN.-
La aplicación de la prueba de auditoría en el programa, análisis de los procesos
administrativos del Área de Recepción en el periodo comprendido entre el 1 de enero
al 31 de diciembre del 20X1.
La auditoría se realizará del 1 de abril al 30 de abril del 20X2 con presupuesto de
horas de 160 de las cuales se consumieron 162 horas.
El personal que intervino en la auditoría es el siguiente:
Sonia Cecilia Alvarez Bolaños Jefe
Silvia Pamela Morales Alvarez Senior
Nancy Paola Vinueza Alvarez Auditor Junior
OBJETIVO DEL ÁREA DE RECEPCIÓN
Evaluar si el proceso de recepción genera información rápida y precisa de la
disponibilidad de habitaciones en el Hotel y determinar buen servicio a los huéspedes.
362
A continuación se hace un detalle de todos los aspectos con relación a la Auditoría de
Gestión practicada en su compañía, en el Área de Recepción, de la información del 1
al 31 de diciembre de 20X1, durante los días del 1 al 30 de abril del 20X2.
Resultado de esta Auditoría de Gestión se hace un informe de los hallazgos que se
han encontrado en la auditoría realizada al Área de Recepción, así como se interpreta
los resultados de la aplicación de los indicadores de gestión y se presentan las
correspondientes recomendaciones:
PROCESO No. 1
REGISTRAR RESERVA CLIENTE
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5
Revisar que las hojas de reservas de los clientes contengan la información necesaria y
clara de la persona que se va a hospedar, la misma que es entregada a recepción.
HALLAZGO D1
Se pudo verificar que la persona que ingresa la reserva en varias ocasiones no solicita
la información necesaria y los datos no son ingresados correctamente y al momento
del check in el cliente se queja que los datos impresos no están correctos.
CRITERIO
La persona de reservas debe recibir capacitación o en su caso un ayudante de
Reservas.
CAUSA
El cambio de sistema que tuvo el Hotel, no ha permitido capacitar correctamente al
personal de reservas.
EFECTO
363
Este tipo de faltas provoca pérdida de tiempo y hace que los huéspedes al momento
de check in hagan filas en reservas, causando molestias en los huéspedes que se
encuentran cansados del viaje.
RECOMENDACIÓN
Se recomienda contratar una persona para reservas, ya que se pudo notar que es
demasiado trabajo para una sola persona.
PROCESO No. 2
CHECK IN
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Verificar que los datos del cliente estén completos y respaldados su pago.
HALLAZGO D2
Se revisó las tarjetas de registro, encontrando que en algunos casos no existe un
respaldo de pago y los datos del cliente están incompletos.
Tenemos que un 80% de huéspedes tienen respaldada su estadía en el Hotel, existe
un 20% de clientes que se vayan sin pagar.
CRITERIO
Todos los recepcionistas deberían recibir capacitación.
CAUSA
El continuo cambio del personal de Recepción provoca que no se capacite
correctamente a al trabajador.
EFECTO
364
El personal de Recepción comete grandes errores e incluso los huéspedes se van sin
cancelar las cuentas.
RECOMENDACIÓN
De igual forma se recomienda contratar una persona adicional en Recepción, se pudo
notar la carga y cansancio del personal que labora en esta área, por lo que pasan por
alto una serie de requisitos al ingreso y salida del huésped.
PROCESO No. 2
CHECK IN
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4
Revisar que la tarjeta de registro contenga todos los datos solicitados, la misma que
debe estar firmada por el huésped.
HALLAZGO D3
Se pudo constatar que varias tarjetas no tienen registrada la firma del huésped.
Existe el porcentaje del 25% de huéspedes que no firman, lo que es un porcentaje
bastante alto.
CRITERIO
Existe poco personal en el Departamento de Recepción.
CAUSA
Al no haber el suficiente personal en Recepción, los pocos trabajadores no alcanzan a
cumplir todas las funciones y pasan por alto estos detalles.
EFECTO
365
Que al momento de un reclamo, como no está firmada la tarjeta de registro, no se
puede hacer el seguimiento necesario y varias ocasiones el huésped niega los
consumos que no se pueden cotejar con la firma de registro
RECOMENDACIÓN
Implantar como procedimiento fijo, que al momento del check in se exija al huésped la
tarjeta llena completamente y a su vez debidamente firmada.
PROCESO No. 3
MANO CORRIENTE
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar que todos los departamentos involucrados carguen los consumos a la
habitación en el sistema.
HALLAZGO D4
Se solicitó los reportes a los auditores nocturnos con el fin de comprobar los cargos de
los diferentes departamentos, encontrando que no se revisa los cargos al final de la
jornada, puesto que varios cargos del restaurante no fueron cobrados, siendo un
equivalente al 20% lo que no se cobra.
EFECTO
Provocan que vales de consumos se queden flotando sin ser cobrados a los
huéspedes y luego cuando se detecta este error se hace el descuento al empleado.
CRITERIO
No concuerdan los reportes del sistema con los cargos individuales de cada Área.
CAUSA
366
Los cajeros con el fin de terminar su jornada no revisan si los cargos están bien
realizados en cada habitación.
RECOMENDACIÓN
Se recomienda que la Auditoria Nocturna revise diariamente los repostes de las áreas
versus el reporte general que emite el sistema y en el caso de haber discrepancias
determinar en ese momento los descuadres y cargar manualmente en la habitación
que no fue cargada, no pasar a la novedad ya que puede ser muy tarde y el huésped
puede abandonar el hotel y no pagar los cargos no cobrados.
367
7.4. Fase IV. Evaluación Continua.
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
30 de julio de 20X2
Sr. Ing.
Robert Ramia
Gerente General del Hotel Quito
Presente.
Estimado Ing. Ramia:
Se procedió a verificar que las recomendaciones emitidas en la auditoría realizada al
Área de Recepción de su Empresa, se hayan tomado en cuenta y que las mismas
estén puestas en práctica para mejorar los procesos de su Empresa.
El personal que se encargó de la realización de la Auditoría de Gestión es el siguiente:
Sonia Cecilia Alvarez Bolaños Jefe
Silvia Pamela Morales Alvarez Senior
Nancy Paola Vinueza Alvarez Auditor Junior
Durante los días del 1 al 30 de abril de febrero del 20X2, se realizó la Auditoría de
Gestión al Área de Recepción, por el periodo del 1 al 31 de diciembre de 20X1.
Con fecha 30 de abril de 20X2 se presentó el informe con la comunicación de los
resultados obtenidos. Se retornó del día 16 al 30 de julio de 20X2 para la revisión
sobre el cumplimiento de lo indicado en el informe del 30 de abril de 20X2, dedicando
40 horas con el siguiente personal: Sonia Cecilia Alvarez Bolaños (Jefe), Silvia Pamela
Morales Alvarez (Senior), Nancy Paola Vinueza Alvarez (Auditor Junior), siendo que a
la presente fecha no se han atendido las siguientes recomendaciones:
PROCESO No. 2
368
CHECK IN
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4
Revisar que la tarjeta de registro contenga todos los datos solicitados, la misma que
debe estar firmada por el huésped.
HALLAZGO D3
Se pudo constatar que varias tarjetas no tienen registrada la firma del huésped.
Existe el porcentaje del 25% de huéspedes que no firman, lo que es un porcentaje
bastante alto.
CRITERIO
Existe poco personal en el Departamento de Recepción.
CAUSA
Al no haber el suficiente personal en Recepción, los pocos trabajadores no alcanzan a
cumplir todas las funciones y pasan por alto estos detalles.
EFECTO
Que al momento de un reclamo, como no está firmada la tarjeta de registro, no se
puede hacer el seguimiento necesario y varias ocasiones el huésped niega los
consumos que no se pueden cotejar con la firma de registro
RECOMENDACIÓN
Implantar como procedimiento fijo, que al momento del check in se exija al huésped la
tarjeta llena completamente y a su vez debidamente firmada.
Atentamente,
Sonia Álvarez B.
369
CAPÍTULO VIII
8. EJERCICIO PRÁCTICO
8.1 FASE I. PLANIFICACIÓN
8.1.1 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
8.1.1.1 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR DEL ÁREA DE ADQUISICIONES
El HOTEL QUITO es una Institución que pertenece al sector privado, por lo que
muchas de sus funciones se encuentran centralizadas y las decisiones son tomadas
por la alta gerencia.
En la observación realizada a la Empresa se observó que los reglamentos, normas y
políticas se tratan de seguir conforme lo demandado y la única forma de evitar
inconvenientes es enviar memorandos al personal que no acate dichas reglas.
De exceder el número de memorandos, los empleados son multados o destituidos de
sus cargos.
Los cargos mas altos se encuentran conformados por representantes de la empresa
APH Asesoría Profesional Hotelera de la cadena Compass Hotels.
MOTIVOS DEL EXAMEN
El desarrollo del presente examen se lo realiza para medir la eficacia, eficiencia y
efectividad de los procesos en el Área de Adquisiciones desarrollado en el Hotel Quito,
mismo que se realiza a petición de la Sr. Robert Ramia Gerente General de la
mencionada Empresa.
Este examen nos permitirá evaluar las áreas que intervienen y su desenvolvimiento
para generar valor a dichos procesos administrativos, al tiempo de poner en práctica
los conocimientos adquiridos en el transcurso del aprendizaje académico.
Este examen emerge de la necesidad de suministrar un lineamiento claro, sobre como
se está llevando a cabo estos procesos administrativos y como las áreas involucradas
tienen relación para conseguir los objetivos de la Empresa.
OBJETIVOS DEL EXAMEN
Establecer los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos
administrativos del Área de Adquisiciones.
Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentos
y normativas dados por la organización.
Comprobar el cumplimiento de los objetivos del Área de Adquisiciones.
370
Valorar los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos administrativos.
Conseguir y conocer información técnica del ambiente general de control
interno que serán evaluados.
Elaborar un examen detallado de las debilidades críticas, utilizando técnicas de
auditoria de gestión y asegurar que los hallazgos obtenidos estén acorde a la
realidad.
Elaborar el informe final de auditoría con el propósito de asegurar que los
comentarios, conclusiones y recomendaciones sean aplicables a la Empresa.
371
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
Quito, 25 de enero 20X2
Sr. Ing.
Robert Ramia
Gerente General del Hotel Quito
Presente.-
Estimado Ing. Ramia:
Le hago llegar un cordial saludo, a su vez por medio de la presente es confirmar el
convenio para realizar la auditoría de gestión aplicada al Área de Adquisiciones de la
empresa que usted tan acertadamente dirige, para el periodo del 1 de enero al 31 de
diciembre del 2011.
La auditoria será aplicada al Área de Adquisiciones. El objetivo de nuestra auditoría
es comprobar los niveles de eficiencia, eficacia y economía. Además emitiremos un
informe sobre el acatamiento de los procesos, con las respectivas recomendaciones.
La auditoría se realizará en relación con las normas de auditoría generalmente
aceptadas. Estas normas exigen que se alcance una seguridad razonable, no absoluta
sobre el control interno de la Empresa.
La auditoría está programada de la siguiente manera para el desempeño y
terminación:
Inicio de trabajo de campo 1 de enero del 20X2
Terminación del trabajo de campo 15 de enero del 20X2
Entrega del informe de auditoría 28 de enero del 20X2
Nuestros honorarios para esta auditoría estarán basados en el tiempo invertido por los
diferentes miembros de nuestro personal a nuestras tasas regulares, más gastos
directos.
Con el fin de trabajar en la forma más eficiente posible, se entiende que el personal de
su Empresa nos proporcionará la información necesaria, por ejemplo los listados de
compras, facturas de activos fijos adquiridos, ingresos de materias primas, insumos y
materiales.
372
El equipo de trabajo estará conformado por:
Sonia Cecilia Alvarez Bolaños Jefe
Silvia Pamela Morales Alvarez Senior
Nancy Paola Vinueza Alvarez Auditor Junior
Atentamente,
Sonia Alvarez B.
Aceptado por: Ing. Robert Ramia
Fecha: 26 de enero del 20X2
373
ALCANCE DE LA AUDITORÍA
La aplicación de las pruebas de auditoría en el programa, análisis de los procesos
administrativos del Área de Adquisiciones en el periodo comprendido entre el 1 de
enero al 31 de diciembre del 20X1.
Los procesos del Área de Adquisiciones son procesos integradores en el Hotel Quito,
ya que reúnen diversas áreas. Estos procesos tienen mucha importancia en la
Empresa, ya que permiten obtener información precisa y adecuada de las
adquisiciones que ha realizado la empresa de materias primas, insumos, materiales y
activos fijos.
Dentro del Área de Compras se consideran las siguientes adquisiciones:
Compras de Materia Prima, Insumos y Materiales
Compras de Activos Fijos
PERSONAL DE AUDITORES
NOMBRE CARGO REFERENCIA
Sonia Cecilia Alvarez Bolaños Auditor Jefe SC
Silvia Pamela Morales Alvarez Auditor Senior SM
Nancy Paola Vinueza Alvarez Auditor Junior NV
MATERIALES
Para realizar la presente auditoría de gestión al Área de Adquisiciones en la Empresa
del HOTEL QUITO, se va a requerir de los siguientes equipos y materiales:
ÚTILES DE OFICINA
2 esfero azul y rojo para cada uno de los integrantes del equipo.
2 portaminas.
1 resma de papel bond tamaño INEN A4.
3 borradores.
3 correctores.
3 resaltadores.
3 archivadores.
2 juegos de separadores.
1 perforadora.
1 grapadora.
EQUIPO DE COMPUTACIÓN
3 Laptops.
2 Impresoras laser.
3 memory flash.
EQUIPO DE OFICINA
Grabadora de mano.
3 Casettes de 90 minutos.
374
8.1.1.2 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR DEL ÁREA DE RECURSOS
HUMANOS
MOTIVOS DEL EXAMEN
El desarrollo del presente examen se lo realiza para medir la eficacia, eficiencia y
efectividad de los procesos en el Área de Recursos Humanos desarrollado en el Hotel
Quito, mismo que se realiza a petición del Sr. Robert Ramia, Gerente General de la
mencionada Empresa.
Este examen nos permitirá evaluar las áreas que intervienen y su desenvolvimiento
para generar valor a dichos procesos, al tiempo de poner en práctica los
conocimientos adquiridos en el transcurso del aprendizaje académico.
Este examen nace de la necesidad de proporcionar un lineamiento claro sobre cómo
se está llevando a cabo dichos procesos y como las áreas involucradas tienen relación
para conseguir los objetivos de la Empresa.
OBJETIVOS DEL EXAMEN
Establecer los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos
administrativos del Área de Recursos Humanos.
Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentos
y normativas dados por la organización.
Comprobar el cumplimiento de los objetivos del Área de Recursos Humanos.
Valorar los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos administrativos.
Conseguir y conocer información técnica del ambiente general de control
interno que serán evaluados.
Elaborar un examen detallado de las debilidades críticas, utilizando técnicas de
auditoría de gestión y asegurar que los hallazgos obtenidos estén acorde a la
realidad.
Elaborar el informe final de auditoría con el propósito de asegurar que los
comentarios, conclusiones y recomendaciones sean aplicables a la Empresa.
375
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
Quito, 25 de febrero 20X2
Sr. Ing.
Robert Ramia
Gerente General del Hotel Quito
Presente.-
Estimado Ing. Ramia:
Le hago llegar un cordial saludo, a su vez por medio de la presente es confirmar el
convenio para realizar la auditoría de gestión aplicada al Área de Recursos Humanos
de la empresa que usted tan acertadamente dirige, para el periodo del 1 de enero al
31 de diciembre del 20X1.
La auditoria será aplicada al Área de Recursos Humanos. El objetivo de nuestra
auditoría es comprobar los niveles de eficiencia, eficacia y economía. Además
emitiremos un informe sobre el acatamiento de los procesos, con las respectivas
recomendaciones.
La auditoría se realizará en relación con las normas de auditoría generalmente
aceptadas. Estas normas exigen que se alcance una seguridad razonable, no absoluta
sobre el control interno de la Empresa.
La auditoría está programada de la siguiente manera para el desempeño y
terminación:
Inicio de trabajo de campo 1 de febrero del 20X2
Terminación del trabajo de campo 15 de febrero del 20X2
Entrega del informe de auditoría 28 de febrero del 20X2
Nuestros honorarios para esta auditoría estarán basados en el tiempo invertido por los
diferentes miembros de nuestro personal a nuestras tasas regulares, más gastos
directos.
Con el fin de trabajar en la forma más eficiente posible, se entiende que el personal de
su Empresa nos proporcionará la información necesaria, por ejemplo los listados del
personal, nomina del personal, pago de planillas al IESS.
376
El equipo de trabajo estará conformado por:
Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Jefe
Silvia Pamela Morales Álvarez Senior
Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior
Atentamente,
Sonia Álvarez B.
Aceptado por: Ing. Robert Ramia
Fecha: 28 de febrero del 20X2
377
ALCANCE DE LA AUDITORÍA
La aplicación de las pruebas de auditoría en el programa, análisis de los procesos
administrativos del Área de Recursos Humanos, en el periodo comprendido entre el 1
de enero al 31 de diciembre del 20X1.
Los procesos del Área de Recursos Humanos son procesos integradores en la
empresa del Hotel Quito, ya que reúnen diversas áreas. Estos procesos tienen mucha
importancia en la Empresa, ya que permiten obtener información del desempeño y la
labor que realiza cada uno de los empleados en la Empresa.
PERSONAL DE AUDITORES
NOMBRE CARGO REFERENCIA
Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Auditor Jefe SC
Silvia Pamela Morales Álvarez Auditor Senior SM
Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior NV
MATERIALES
Para realizar la presente auditoría de gestión al Área de Recursos Humanos en la
Empresa del Hotel Quito, se va a requerir de los siguientes equipos y materiales:
ÚTILES DE OFICINA
2 esfero azul y rojo para cada uno de los integrantes del equipo.
2 portaminas.
1 resma de papel bond tamaño INEN A4.
3 borradores.
3 correctores.
3 resaltadores.
3 archivadores.
2 juegos de separadores.
1 perforadora.
1 grapadora.
EQUIPO DE COMPUTACIÓN
3 Laptops.
2 Impresoras laser.
3 memory flash.
EQUIPO DE OFICINA
Grabadora de mano.
3 Casettes de 90 minutos.
378
8.1.1.3 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR DEL ÁREA DE HABITACIONES.
MOTIVOS DEL EXAMEN
El desarrollo del presente examen se lo realiza para medir la eficacia, eficiencia y
efectividad de los procesos en el Área de Habitaciones desarrollado en el Hotel Quito,
mismo que se realiza a petición del Sr. Robert Ramia, Gerente General de la
mencionada Empresa.
Este examen nos permitirá evaluar las áreas que intervienen y su desenvolvimiento
para generar valor a dichos procesos, al tiempo de poner en práctica los
conocimientos adquiridos en el transcurso del aprendizaje académico.
Este examen nace de la necesidad de proporcionar un lineamiento claro sobre como
se está llevando a cabo dichos procesos y como las áreas involucradas tienen relación
para conseguir los objetivos de la Empresa.
OBJETIVOS DEL EXAMEN
Establecer los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos
administrativos del Área de Habitaciones.
Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentos
y normativas dados por la organización.
Comprobar el cumplimiento de los objetivos del Área de Habitaciones.
Valorar los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos administrativos.
Conseguir y conocer información técnica del ambiente general de control
interno que serán evaluados.
Elaborar un examen detallado de las debilidades críticas, utilizando técnicas de
auditoría de gestión y asegurar que los hallazgos obtenidos estén acorde a la
realidad.
Elaborar el informe final de auditoría con el propósito de asegurar que los
comentarios, conclusiones y recomendaciones sean aplicables a la Empresa.
379
VINUEZA & ALVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
Quito, 25 de marzo 20X2
Sr. Ing.
Robert Ramia
Gerente General del Hotel Quito
Presente.-
Estimado Ing. Ramia:
Le hago llegar un cordial saludo, a su vez por medio de la presente es confirmar el
convenio para realizar la auditoría de gestión aplicada al Área de Habitaciones de la
empresa que usted tan acertadamente dirige, para el periodo del 1 de enero al 31 de
diciembre del 2011.
La auditoria será aplicada al Área de Habitaciones. El objetivo de nuestra auditoría es
comprobar los niveles de eficiencia, eficacia y economía. Además emitiremos un
informe sobre el acatamiento de los procesos, con las respectivas recomendaciones.
La auditoría se realizará en relación con las normas de auditoría generalmente
aceptadas. Estas normas exigen que se alcance una seguridad razonable, no absoluta
sobre el control interno de la Empresa.
La auditoría está programada de la siguiente manera para el desempeño y
terminación:
Inicio de trabajo de campo 1 de marzo del 20X2
Terminación del trabajo de campo 15 de marzo del 20X2
Entrega del informe de auditoría 28 de marzo del 20X2
Nuestros honorarios para esta auditoría estarán basados en el tiempo invertido por los
diferentes miembros de nuestro personal a nuestras tasas regulares, más gastos
directos.
Con el fin de trabajar en la forma más eficiente posible, se entiende que el personal de
su Empresa nos proporcionará la información necesaria, por ejemplo los listados de
habitaciones, ingreso al sistema Opera, reportes emitidos en las Auditorias nocturnas.
380
El equipo de trabajo estará conformado por:
Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Jefe
Silvia Pamela Morales Álvarez Senior
Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior
Atentamente,
Sonia Álvarez B.
Aceptado por: Ing. Robert Ramia
Fecha: 25 de marzo del 20X2
381
ALCANCE DE LA AUDITORÍA
La aplicación de las pruebas de auditoría en el programa, análisis de los procesos
administrativos del Área de Habitaciones, en el periodo comprendido entre el 1 de
enero al 31 de diciembre del 20X1.
Los procesos del Área de Habitaciones son procesos integradores en la empresa del
Hotel Quito, ya que reúnen diversas áreas. Estos procesos tienen mucha importancia
en la Empresa, ya que permiten obtener información del desempeño y la labor que
realiza cada uno de los empleados en la Empresa.
PERSONAL DE AUDITORES
NOMBRE CARGO REFERENCIA
Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Auditor Jefe SC
Silvia Pamela Morales Álvarez Auditor Senior SM
Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior NV
MATERIALES
Para realizar la presente auditoría de gestión al Área de Habitaciones en la Empresa
del Hotel Quito, se va a requerir de los siguientes equipos y materiales:
ÚTILES DE OFICINA
2 esfero azul y rojo para cada uno de los integrantes del equipo.
2 portaminas.
1 resma de papel bond tamaño INEN A4.
3 borradores.
3 correctores.
3 resaltadores.
3 archivadores.
2 juegos de separadores.
1 perforadora.
1 grapadora.
EQUIPO DE COMPUTACIÓN
3 Laptops.
2 Impresoras laser.
3 memory flash.
EQUIPO DE OFICINA
Grabadora de mano.
3 Casettes de 90 minutos.
382
8.1.1.4 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR DEL ÁREA DE RECEPCION.
MOTIVOS DEL EXAMEN
El desarrollo del presente examen se lo realiza para medir la eficacia, eficiencia y
efectividad de los procesos en el Área de Recepción desarrollado en el Hotel Quito,
mismo que se realiza a petición del Sr. Robert Ramia, Gerente General de la
mencionada Empresa.
Este examen nos permitirá evaluar las áreas que intervienen y su desenvolvimiento
para generar valor a dichos procesos, al tiempo de poner en práctica los
conocimientos adquiridos en el transcurso del aprendizaje académico.
Este examen nace de la necesidad de proporcionar un lineamiento claro sobre como
se está llevando a cabo dichos procesos y como las áreas involucradas tienen relación
para conseguir los objetivos de la Empresa.
OBJETIVOS DEL EXAMEN
Establecer los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos
administrativos del Área de Recepción.
Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentos
y normativas dados por la organización.
Comprobar el cumplimiento de los objetivos del Área de Recepción.
Valorar los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos administrativos.
Conseguir y conocer información técnica del ambiente general de control
interno que serán evaluados.
Elaborar un examen detallado de las debilidades críticas, utilizando técnicas de
auditoría de gestión y asegurar que los hallazgos obtenidos estén acorde a la
realidad.
Elaborar el informe final de auditoría con el propósito de asegurar que los
comentarios, conclusiones y recomendaciones sean aplicables a la Empresa.
383
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
Quito, 25 de abril 20X2
Sr. Ing.
Robert Ramia
Gerente General del Hotel Quito
Presente.-
Estimado Ing. Ramia:
Le hago llegar un cordial saludo, a su vez por medio de la presente es confirmar el
convenio para realizar la auditoría de gestión aplicada al Área de Recepción de la
empresa que usted tan acertadamente dirige, para el periodo del 1 de enero al 31 de
diciembre del 20X1.
La auditoria será aplicada al Área de Recepción. El objetivo de nuestra auditoría es
comprobar los niveles de eficiencia, eficacia y economía. Además emitiremos un
informe sobre el acatamiento de los procesos, con las respectivas recomendaciones.
La auditoría se realizará en relación con las normas de auditoría generalmente
aceptadas. Estas normas exigen que se alcance una seguridad razonable, no absoluta
sobre el control interno de la Empresa.
La auditoría está programada de la siguiente manera para el desempeño y
terminación:
Inicio de trabajo de campo 1 de abril del 20X2
Terminación del trabajo de campo 15 de abril del 20X2
Entrega del informe de auditoría 30 de abril del 20X2
Nuestros honorarios para esta auditoría estarán basados en el tiempo invertido por los
diferentes miembros de nuestro personal a nuestras tasas regulares, más gastos
directos.
Con el fin de trabajar en la forma más eficiente posible, se entiende que el personal de
su Empresa nos proporcionará la información necesaria, por ejemplo los listados de
huéspedes, reportes de ventas por departamentos, claves ingreso sistema Opera.
384
El equipo de trabajo estará conformado por:
Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Jefe
Silvia Pamela Morales Álvarez Sénior
Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior
Atentamente,
Sonia Álvarez B.
Aceptado por: Ing. Robert Ramia
Fecha: 25 de abril del 20X2
385
ALCANCE DE LA AUDITORÍA
La aplicación de las pruebas de auditoría en el programa, análisis de los procesos
administrativos del Área de Recepción en el período comprendido entre el 1 de enero
al 31 de diciembre del 20X1.
Los procesos del Área de Recepción son procesos integradores en la Empresa del
Hotel Quito, ya que reúnen diversas áreas. Estos procesos tienen mucha importancia
en la Empresa, ya que permiten obtener información del desempeño y la labor que
realiza cada uno de los empleados en la Empresa.
PERSONAL DE AUDITORES
NOMBRE CARGO REFERENCIA
Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Auditor Jefe SC
Silvia Pamela Morales Álvarez Auditor Sénior SM
Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior NV
MATERIALES
Para realizar la presente auditoría de gestión al Área de Recepción en la Empresa del
Hotel Quito, se va a requerir de los siguientes equipos y materiales:
ÚTILES DE OFICINA
2 esfero azul y rojo para cada uno de los integrantes del equipo.
2 portaminas.
1 resma de papel bond tamaño INEN A4.
3 borradores.
3 correctores.
3 resaltadores.
3 archivadores.
2 juegos de separadores.
1 perforadora.
1 grapadora.
EQUIPO DE COMPUTACIÓN
3 Laptops.
2 Impresoras laser.
3 memory flash.
EQUIPO DE OFICINA
Grabadora de mano.
3 Casettes de 90 minutos.
386
8.1.2 PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA 8.1.2.1 PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA DEL ÁREA DE ADQUISICIONES
PRESUPUESTO DE HORAS
PRESUPUESTO DE HORAS ACTIVIDADES
HORAS PRESUPUESTADAS
21. Planificación 4
22. Programación 4
23. Evaluación del Control Interno Administrativo
17
24. Aplicación de técnicas y procedimientos,
elaboración de papeles de trabajo, hallazgos
de auditoría e indicadores de gestión.
116
25. Comunicación de Resultados
19
TOTAL HORAS
160
8.1.2.2 PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA DEL ÁREA DE RECURSOS
HUMANOS PRESUPUESTO DE HORAS
PRESUPUESTO DE HORAS ACTIVIDADES
HORAS PRESUPUESTADAS
1. Planificación 3
2. Programación 3
3. Evaluación del Control Interno Administrativo
10
4. Aplicación de técnicas y procedimientos,
elaboración de papeles de trabajo, hallazgos
de auditoría e indicadores de gestión.
132
5. Comunicación de Resultados
12
TOTAL HORAS
160
387
8.1.2.3 PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA DEL ÁREA DE HABITACIONES
PRESUPUESTO DE HORAS ACTIVIDADES
HORAS PRESUPUESTADAS
1. Planificación 6
2. Programación 6
3. Evaluación del Control Interno Administrativo
14
4. Aplicación de técnicas y procedimientos,
elaboración de papeles de trabajo, hallazgos
de auditoría e indicadores de gestión.
116
5. Comunicación de Resultados
18
TOTAL HORAS
160
8.1.2.4 PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA DEL ÁREA DE RECEPCION
PRESUPUESTO DE HORAS ACTIVIDADES
HORAS PRESUPUESTADAS
1. Planificación 3
2. Programación 3
3. Evaluación del Control Interno Administrativo
10
4. Aplicación de técnicas y procedimientos,
elaboración de papeles de trabajo, hallazgos
de auditoría e indicadores de gestión.
130
5. Comunicación de Resultados
11
TOTAL HORAS
160
388
8.2. EJECUCION DEL TRABAJO
8.2.1 PROGRAMACIÓN
8.2.1.1 PROGRAMACIÓN DEL ÁREA DE ADQUISICIONES
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFERENCIAS
PERSONA
AUDITORA
REF. PAPEL TRABA
JO
1. Planificación
4
3
-1
SC/SM/
NV
A
2. Programación
4
3
-1
SC/SM/
NV
A
3. Evaluación Control Interno
17
16
-1
SC/SM/
NV
A
MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y
MERCADERÍAS
PROCESO No.1
SOLICITUD DE COMPRAS
5. Se toma en cuenta los requerimientos
de materia prima, suministros y
materiales que son enviados por la
bodega a pedido de cada área.
6. Se realiza una comprobación de
existencias para determinar si es
necesario realizar la compra.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar los requerimientos de materia prima,
insumos y mercaderías enviados por Bodega.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Revisar que las solicitudes de adquisición de
materia prima, insumos y mercaderías sean
realmente necesarios.
4
4
4
4
-
-
SA
SM
A.1.1
A.1.2
389
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUES
TO
HORAS
REALES
DIFEREN
CIAS
PERSO
NA
AUDITO
RA
REF.
PAPEL
TRABA
JO
PROCESO No.2 SOLICITUD PROFORMAS A PROVEEDORES
7. De acuerdo a la necesidad de materia
prima, suministros y materiales se
buscan proveedores que puedan cubrir
con la entrega del pedido.
8. Se realiza una solicitud de cotizaciones
con precios, descuentos,
especificaciones y formas de pago.
9. Se otorga citas a proveedores para
poder valorar y observar las muestras
del producto que ofrecen.
10. Una vez revisadas las cotizaciones y
atendido las citas, se procede a evaluar
la mejor alternativa.
11. Se analiza, calidad del producto,
especificaciones, precios, formas de
pago.
12. Se realiza un presupuesto que permita
elegir la alternativa que más le
conviene a la empresa.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Encargado de realizar las compras haya cumplido con buscar proveedores adecuados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las solicitudes de proformas a proveedores se hayan enviado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar como se realiza el otorgamiento de citas a proveedores.
4 4 4
4 4 4
- - -
SA
NV
SM
A.2.1
A.2.2
A.2.3
390
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUES
TO
HORAS
REALES
DIFEREN
CIAS
PERSO
NA
AUDITO
RA
REF.
PAPEL
TRABA
JO
PROCESO No.3 ADQUISICION SUMINISTROS Y MATERIALES
7. Una vez encontrada la mejor alternativa, se comunica las alternativas al director de área que solicito el producto.
8. Definen el producto y precio.
9. Negocia con el proveedor (precio,
condiciones entrega, forma de pago).
10. Elabora el pedido.
11. El pedido es enviado al proveedor que ha sido elegido anteriormente.
12. Se culmina la compra de la materia
prima o suministros que la empresa necesita para su normal desenvolvimiento.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de la elaboración del pedido de compra. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que el pedido haya sido enviado a tiempo y correctamente al proveedor que haya sido seleccionado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que el Encargado de Compras haya realizado la misma sin ningún inconveniente.
4 4 5
4 4 4
- - 1
SA
NV
SM
A.3.1
A.3.2
A.3.3
391
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUES
TO
HORAS
REALES
DIFEREN
CIAS
PERSO
NA
AUDITO
RA
REF.
PAPEL
TRABA
JO
PROCESO No.4 RECEPCIÓN DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES 2. La materia prima, suministros y materiales se
recibe físicamente desde los proveedores con la orden de compra, factura de compra y otros documentos, verificando que coincidan las cantidades y las especificaciones.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de las facturas de compra y los detalles de recepción de materia prima, insumos y materiales.
4
4
-
SA
A.4.1
PROCESO No.5 ENVÍO DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MERCADERÍA A BODEGA
2. La materia prima, suministros y materiales son enviados a la Bodega para su ingreso físico y sus registros correspondientes.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar el correspondiente envío de la materia prima, insumos y materiales a la Bodega, revisando su ingreso físico en la misma.
4
4
-
NV
A.5.1
PROCESO No.6 ENVÍO DE LA DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE A CUENTAS POR PAGAR
3. La documentación de soporte es enviada al Área de Cuentas por Pagar para su respectivo registro contable.
4. La documentación es archivada con la
respectiva actualización de saldos por pagar a proveedores
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que toda la documentación necesaria para el registro contable fue enviada sin ningún inconveniente al Área de Cuentas por Pagar para su contabilización.
4
4
-
SM
A.6.1
392
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSO
NA AUDITO
RA
REF.
PAPEL TRABA
JO
COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.1 SOLICITUD DE COMPRA
4. Se toma en cuenta los requerimientos de activos fijos que son enviados por las diferentes áreas de la Empresa.
5. Se realiza una verificación de existencias
para determinar si es necesario realizar la compra.
6. Carta de autorización de parte de la
Gerencia General autorizando la compra del Activo Fijo.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de los requerimientos de activos fijos enviados por los diferentes departamentos de la Empresa. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar como se efectúa la verificación de existencias.
4 4
4 4
- -
SA
SM
A.7.1
A.7.2
PROCESO No.2 BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN Y SOLICITUD DE PROFORMAS
7. De acuerdo a la necesidad de activos fijos se buscan proveedores que puedan cubrir con la entrega del pedido.
8. Se solicitan cotizaciones con precios,
descuentos, formas de pago, tiempo de entrega.
9. Se otorga citas a proveedores para poder
analizar el producto que ofrecen.
10. Una vez revisadas las solicitudes y atendido las citas, se procede a evaluar la mejor cotización.
11. Se analiza, calidad del activo fijo, precios,
facilidades de pago y fecha de entrega.
393
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSO
NA AUDITO
RA
REF.
PAPEL TRABA
JO
12. Se realiza un presupuesto que permita elegir la
alternativa adecuada para la Empresa PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Encargado de realizar las compras haya cumplido con buscar proveedores adecuados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las solicitudes de proformas a proveedores se hayan enviado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar como se realiza el otorgamiento de citas a proveedores PROCESO No.3 RECEPCIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS
2. Los activos fijos son recibidos físicamente desde los proveedores con la factura de compra, orden de compra y otros documentos, verificando que coincidan las cantidades y las especificaciones.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de las facturas de compra y los detalles de recepción de los activos fijos.
4 4 4 4
4 4 4 4
- - 4 -
SM
NV
SA
SA
A.8.1
A.8.2
A.8.3
A.9.1
PROCESO No.4 ENVÍO DE LOS ACTIVOS FIJOS AL USUARIO
4. Los activos fijos son enviados a los usuarios de los departamentos de la Empresa, a través de la Bodega, donde se mantienen temporalmente hasta realizar dicha entrega.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia temporal de los activos fijos en Bodega. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar reportes de envíos de activos fijos a los diferentes departamentos de la empresa.
3
3
3 3
- -
NV
SM
A.10.1
A.10.2
394
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSO
NA AUDITO
RA
REF.
PAPEL TRABA
JO
PROCESO No.5 INGRESO AL SISTEMA KÁRDEX Y AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS
2 La documentación de soporte de la compra del activo fijo es enviada a la persona encargada de Activos Fijos.
5. Se elabora el formulario de ingreso de
Activos Fijos, el mismo que esta recibido por el responsable de cuidar el bien.
6. Se procede a codificar de acuerdo al código
de barras de la Empresa. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar el ingreso correcto de los activos fijos en el sistema. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar el método de inventarios en el que se ingresa el activo.
4 4
4 4
- -
SM
NV
A.11.1 A.11.2
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSO
NA AUDITO
RA
REF.
PAPEL TRABA
JO
PROCESO No.6 CÁLCULO DEPRECIACIONES
4. La documentación de soporte de la compra del activo fijo se procede a a cargar a los resultados de un período, utilizando una metodología sistemática y periódica, de acuerdo a la mejor estimación posible del deterioro o uso del bien. - Vida Util - Monto Depreciable – Deterioro.
5. El método a utilizar debe permitir distribuir
los importes depreciables a cada período contable durante la vida útil del activo. Cualquiera que sea el método de depreciación elegido, es necesario que su uso sea constante, independiente del nivel de rentabilidad de la empresa y de consideraciones tributarias, para proporcionar comparabilidad en los resultados de las operaciones de la empresa de un período a otro.
395
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSO
NA AUDITO
RA
REF.
PAPEL TRABA
JO
PROCESO No.7 RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES A CONTABILIDAD CENTRAL
9. Los activos inmovilizados deben llevarse al costo de adquisición o histórico, más las revalorizaciones necesarias para reflejar cambios sustanciales en el poder adquisitivo de la moneda. En todo caso deberá castigarse en caso de pérdida u obsolescencia.
10. Vida útil superior a un año sin intención de
enajenarlos.
11. Deben contabilizarse reservas por depreciación con el propósito de cargar a las operaciones la inversión en activos depreciables durante el período de vida útil de estos activos.
12. La naturaleza y cuantía de los activos
restringidos o gravados debe mostrarse en nota a los estados financieros.
13. Debe existir uniformidad en el método de
depreciación utilizados.
14. Corrección Monetaria Financiera versus tributaria
15. La corrección monetaria aplicada al rubro
del activo fijo debe ser integral (Valor bruto y Dep. Acumulada).
16. El procedimiento tributario está descrito en
6. La depreciación debe acumularse en los libros por medio de una cuenta complementaria del activo fijo, llamada depreciación acumulada. Su saldo debe corregirse monetariamente, de acuerdo con las disposiciones.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que las depreciaciones sean realizadas correctamente. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que los métodos de depreciación utilizados sean los más adecuados
4 4
4 4
- -
SM
NV
A.12.1 A.12.2
396
la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno que indica que se deben corregir los activos fijos netos.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que la información en el voucher del activo fijo sean correctos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que las revalorizaciones sean correctas PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se cumplan las leyes tributarias con relación a los activos fijos.
4 4 4
3 4 4
1 - -
SM
NV
SA
A.13.1 A.13.2 A.13.3
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSO
NA AUDITO
RA
REF.
PAPEL TRABA
JO
PROCESO No.8 CONTEO FÍSICO
6. Verificar que el total de los activos fijos sea coincidente con el total de la columna de adiciones del cuadro de movimientos de activos fijos.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que los movimientos de los activos fijos sean los correctos y los saldos se encuentren en concordancia físicamente
4
4
-
NV
A.14.1
PROCESO No.9 ANÁLISIS DE OBSOLESCENCIA
7 Analizar si un equipo esta operando de manera económica o si los costos de operación pueden disminuirse, adquiriendo un nuevo equipo.
7. Averiguar si el equipo actual debe ser
reemplazado de inmediato o es mejor esperar unos años, antes de cambiarlo.
8. Realizar un minucioso estudio de la
importancia en la toma de decisiones realizada por el administrador financiero en el momento de reemplazar sus recursos fijos.
9. Un activo físico debe ser reemplazado,
cuando se presentan las siguientes causas:
397
Insuficiencia. Alto costo de mantenimiento.
Obsolescencia.
10. Se toma la decisión frente al análisis hecho. En este caso se escoge la máquina nueva por tener un menor costo.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar si los activos dados de baja efectivamente no están funcionando. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar si la nueva maquina de reemplazo, consta con todos los requerimientos para su adquisición.
3 3
3 3
- -
SM
NV
A.15.1 A.15.2
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSO
NA AUDITO
RA
REF.
PAPEL TRABA
JO
PROCESO No. 10 DAR DE BAJA ACTIVO
2. Solicitar un informe de ventas/bajas del período.
8 Consultar a la gerencia sobre las
disposiciones del activo fijo efectuada durante el período.
9 Verificar en las actas del directorio o de
accionistas información relacionada con disposiciones de bienes del activo fijo.
10 Cotejar el monto total de ventas/bajas del
periodo con el total de la columna respectiva del cuadro de movimiento.
11 Examinar las ventas/bajas.
12 Recalcular el resultado en la venta
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar los procedimientos seguidos de los activos dados de baja PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar los movimientos de los activos dados de baja
3 4
3 4
- -
SM
NV
A.16.1 A.16.2
5. Comunicación de Resultados
19
19
-
NV/SA
TOTALES
160
155
-5
398
8.2.1.2 PROGRAMACIÓN DEL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFERENCIAS
PERSONA AUDITORA
REF. PAPEL
TRABAJO
1. Planificación
3
3
-
SC/SM/NV
B
2. Programación
3
3
-
SC/SM/NV
B
3. Evaluación Control Interno
10
10
-
SC/SM/NV
B
PROCESO No.1
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
9. Recoger información sobre el cargo que se pretende suplir; puede hacerse a través de análisis del cargo y los requisitos del aspirante al cargo, especificaciones del cargo. El proceso de selección se concentrará en la búsqueda y la evaluación de esas exigencias y en las características de los candidatos que se presenten.
10. Se realiza un estudio de perfiles
ideales que permite establecer un punto de comparación con los perfiles reales de candidatos potenciales, tomando en cuenta las características del cargo creado y las actividades de los procesos que va a cumplir.
11. Cumpliendo con la planificación,
ley y políticas de contratación, se establece un conjunto de procedimientos que tienden a conquistar candidatos potencialmente competentes y capaces de ocupar cargos dentro de la Empresa, con los requisitos para ocupar un cargo definido.
12. Se requiere a través de los
medios de comunicación, contactos personales, requerimientos a las universidades, se revisa la base de datos, etc.
399
TIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFERENCIAS
PERSONA AUDITORA
REF. PAPEL
TRABAJO
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar si hay vacantes o se implantan cargos que la Empresa precise. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que se practique con la comparación de perfiles de los postulantes al cargo. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se cumpla con los doctrinas de ley, planificación y políticas de contrato. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar que se haya realizado la invitación para buscar nuevos candidatos.
6
6
6
6
6
6
6
6
-
-
-
-
SA
SM
SM
SM
B.1.1
B.1.2
B.1.2
B.1.2
PROCESO No.2 SELECCIÓN DE PERSONAL
6. Se elige al personal para el puesto, observando: capacidad, experiencia, capacitación, habilidades, etc.
7. Se llama a un concurso interno entre los
empleados de la Empresa interesados y calificados para el puesto. Si existen candidatos internos, se pasa directamente a la preselección. Caso contrario se procede a la preselección de personas externas.
8. Se aplican pruebas de conocimientos,
polígrafos; se las califica y se emite un informe.
9. Se realiza entrevistas para conocer al
candidato y luego se recomendará para la selección por parte de la Gerencia de la Dirección de Apoyo.
400
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFERENCIAS
PERSONA AUDITORA
REF. PAPEL
TRABAJO
1. El Jefe de RRHH conoce los
resultados de la entrevista con la Directora de Apoyo y remite al Gerente de Área que solicitó a la persona para su aprobación, quien hace la entrevista final y por último se elige al ganador o se declara desierto el concurso de aspirantes.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que en la elección de personal se examine experiencia, capacitación, habilidades, etc. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que se haya realizado un concurso de merecimientos entre los empleados de la Empresa interesados y calificados para el cargo. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se apliquen pruebas de conocimiento. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar la realización de entrevistas al candidato. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Verificar que los resultados de la entrevista fueron remitidos a la Sub-Gerencia Ejecutiva para su aprobación.
5
5
5
5
5
5
5
4
4
5
- -
-1
-1 -
SM
SA
NV
NV SA
B.2.1
B.2.2
B.2.3
B.2.4
B.2.5
401
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFERENCIAS
PERSONA AUDITORA
REF. PAPEL
TRABAJO
PROCESO No.3
CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
4. El Jefe de Área que solicitó a la
persona remite el informe de los
seleccionados con su visto bueno y
se verifica la existencia de la partida
disponible en el Departamento de
Recursos Humanos.
5. En función a las políticas de
contratación, se determina el tipo de
relación laboral, según el Código de
Trabajo, para formalizar un contrato,
ya sea a prueba, por servicios
ocasionales, a plazo fijo, por horas y
los casos de contratos definitivos o
indefinidos cuando se ha pasado el
contrato de prueba; o en su caso
procederían los contratos por
servicios profesionales.
6. Se participa de la incorporación del
nuevo empleado para actualización
de los archivos internos y se remite
los documentos originales para el
expediente que se archivará en la
Carpeta Personal creada y entregada
al Asistente de Recursos Humanos,
custodio de la documentación. Los
contratos se legalizan en la Dirección
del Trabajo del Ministerio de
Relaciones Laborales.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar que el Sub-Gerente Ejecutivo
haya emitido el informe de los candidatos
seleccionados para el cargo.
5
5
-
SA
B.3.1
402
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Verificar que se haya analizado el tipo de
relación laboral que va a realizar el
personal nuevo.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Revisar que se haya comunicado el
ingreso del nuevo empleado para la
actualización de los archivos internos.
2 2
3
3
1 1
SA
SM
B.3.2
B.3.3
PROCESO No.4 INDUCCIÓN DEL PERSONAL
5. Se le da la bienvenida a su sitio de trabajo y se le determina las funciones a desempeñar y sus responsabilidades dentro de la Empresa.
6. El Asistente de RRHH debe poner
en conocimiento del nuevo funcionario todo lo concerniente a la Empresa, respecto a políticas, normas y reglamentos.
7. El Jefe Inmediato debe aleccionar al trabajador con claridad los objetivos del Departamento en general y de su rol en el mismo, así como aconsejarle y habituarle de acuerdo a las necesidades que se presenten.
8. El funcionario responsable de la inducción deberá presentar un informe en el que se detalle las actividades y evidencie lo realizado con firmas de recepción de la misma.
403
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Revisar que hayan sido determinadas las
funciones y responsabilidades al nuevo
empleado.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Verificar que se haya dado a conocer las
políticas, normas y reglamentos de la
Empresa.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Verificar que el Jefe Inmediato al nuevo
empleado lo ayude correctamente.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4
Verificar la existencia del informe de
inducción.
6 6 6
6
7
6
6
6
1 - -
-
SA
SM
NV
NV
B.4.1
B.4.2
B.4.3
B.4.4
PROCESO No.5
INGRESO A LA NÓMINA
6. Se receptan quincenalmente y se
elaboran informes de los registros
de asistencia del personal y las
novedades, como subsistencias,
enfermedades, jornadas nocturnas,
horas extras y suplementarias,
multas, descuentos por préstamos,
aportes, etc.
7. Se procede a ingresar en el sistema
toda la información para procesar
los roles de pago con los sueldos y
salarios, las horas extras, las
vacaciones y los descuentos.
404
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
8. Una vez introducidos los datos, se
realiza un cálculo automático con un
programa específico del sistema en
este caso SAI RECURSOS
HUMANOS y se realizan los roles
de pago, planillas y liquidaciones,
los mismos que deberán ser
aprobados y legalizados por el Jefe
de RRHH.
9. RRHH enviara los reportes de
acreditación en las cuentas
corrientes y de ahorros del banco, a
través de la Dirección de Apoyo.
10. También envía el resumen de la
nómina para su registro contable en
el Departamento de Contabilidad.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Revisar que existan los informes de
asistencia y observaciones del personal.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Verificar el ingreso de la información
para el proceso de los roles de pago.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Verificar la automatización de los roles
de pago.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4
Verificar los reportes de acreditación a
través de Recursos Humanos.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5
Revisar el envío de la documentación
necesaria para contabilización, al
Departamento Contable.
6 6 6 6 6
6
6
6
6
6
- - - - -
SM
NV
SM
SM
SM
B.5.1
B.5.2
B.5.3
B.5.4
B.5.5.
405
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
PROCESO No. 6
CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO
DEL PERSONAL
6. Establecer las políticas para
normalizar los requerimientos de
capacitación.
7. Apoyándose en una evaluación del
desempeño o un diagnóstico de
necesidades de formación, se
determina la lista de empleados a
quienes se capacitará, en base a los
objetivos propuestos, la misma que
será remitida al responsable de
cada área de trabajo.
8. Seleccionar los cursos, seminarios o
eventos a dictarse. Seleccionar
oferentes de Capacitación en base
a la planificación. Elaborar un
presupuesto global de capacitación
el mismo que estará aprobado.
9. El Gerente General es quien
autoriza ejecutar la planificación con
la asistencia de los materiales y
otros elementos utilizados para el
evento y la logística necesaria.
10. Los participantes deberán ser
evaluados por RR.HH, medir el
grado de aprendizaje y
aprovechamiento del evento.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar las políticas para normalizar los requerimientos de capacitación.
2
2
-
SA
B.6.1
406
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar el registro de empleados a quienes se capacitará. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar la selección de los cursos, seminarios o eventos a dictarse. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar las autorizaciones de Gerencia General para realizar la capacitación.
4
4
4
4
3
4
-
1
-
SA
NV
NV
B.6.2
B.6.3
B.6.4
PROCESO No.7
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL
PERSONAL
4. De acuerdo a cada área se
determina una técnica específica
que permita evaluar de la manera
objetiva a los empleados.
Evaluación de metas cumplidas, de
conocimientos requeridos para el
desempeño, de relaciones, etc. a
través de indicadores de resultados,
percepciones y conocimientos y la
elaboración de matrices de
evaluación en donde se definirán las
variables de evaluación y los rangos
de calificación.
5. La Dirección de Apoyo revisa,
propone cambios o aprueba, tanto
la metodología de la evaluación
propuesta como las matrices que
serán utilizadas y autoriza la
evaluación, para que una vez
obtenidos los resultados de las
evaluaciones realizadas, se aplique
estrategias de mejoramiento,
407
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUES
TO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
Organizacional (como cursos de
capacitación al personal).
6. El Gerente General es quien autoriza
la aplicación de Políticas de
Reconocimiento, de acuerdo al plan
de motivación generalizado, pero en
el caso de que el empleado tenga la
calificación “E”, será evaluado
nuevamente luego de tres meses y si
es reincidente será destituido de su
puesto, previo al agotamiento del
derecho a la defensa, actuando a
través del debido proceso de acuerdo
a lo que establece la Ley para estos
casos.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que se haya determinado unas técnicas específicas que permita evaluar de la manera más objetiva a los empleados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que el Gerente General revise, sugiera cambios o apruebe las técnicas de la evaluación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Revisar la autorización del Gerente para
la aplicación de Políticas de
Reconocimiento.
2 2
2
2
1
2
-
-1
-
SA
NV
NV
B.7.1
B.7.2
B.7.3
5. Comunicación de Resultados
12
12
-
SM/NV
TOTALES
160
161
1
408
8.2.1.3 PROGRAMACIÓN DEL ÁREA DE HABITACIONES
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFERENCIAS
PERSONA AUDITORA
REF. PAPEL
TRABAJO
1. Planificación
6
6
-
SC/SM/NV
C
2. Programación
6
6
-
SC/SM/NV
C
3. Evaluación Control Interno
14
14
-
SC/SM/NV
C
PROCESO No. 1 LIMPIEZA HABITACIÓN
6. Reporte de novedades. 7. Revisar novedades. 8. Cambiar estatus habitación en Fidelio
Opera. 9. Procede a realizar la limpieza. 10. Reporta a la recepción y actualiza
status de la habitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar el reporte de novedades enviado por el Inspector de Pisos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las novedades reportadas sean de todas las habitaciones activas. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que en el sistema Opera se hayan realizado los cambios respectivos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que los reportes de Fidelio se hayan enviado al Jefe de Limpieza. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que el nuevo reporte se haya enviado con el nuevo status de la habitación.
3
3
3
3
3
3
4
3
4
3
3
1
3
1
3
NV
NV
SM
NV
NV
C.1.1
C.1.2
C.1.3
C.1.4
C.1.5
409
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUES
TO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
PROCESO No. 2 REPOSICIÓN LENCERÍA EN HABITACIONES
5. Limpieza y cambio de lencería de la
habitación. 6. Reporta número de unidades
faltantes por habitación. 7. Comunica novedad encontrada. 8. Comunica a recepción novedad
encontrada para facturar con cargo al huésped.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar los listados de reposición de lencería en la habitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar reporte de faltantes de la habitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que el reporte de novedades haya sido ingresado en el sistema. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar el listado de ingreso de dinero en caja cobrado al cliente.
3
3
3
3
3
4
3
4
3
1
3
1
NV
NV
SM
NV
C.2.1
C.2.2
C.2.3
C.2.4
PROCESO No. 3 INSPECCIÓN 10. Inspeccionar la limpieza de las
habitaciones, corredores, elevadores, estaciones de servicio y áreas públicas.
410
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUES
TO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
11. Supervisar cada una de las
habitaciones en cuanto a la limpieza y suministros requeridos.
12. Integrar el reporte del ama de
llaves con los reportes de las camaristas.
13. Solicitar la ejecución de trabajos
al Jefe de Mantenimiento. 14. Investigar diferencias del reporte
del ama de llaves, con los tarjeteros de recepción.
15. Entregar y recoger las llaves de
cuartos que usan las camaristas. 16. Supervisar la limpieza de los
baños de damas en áreas públicas. 17. Inspeccionar que los sistemas
usados en ropería sean los establecidos.
18. Controlar la ropa entregada a la
lavandería. 10.Llevar el control de camas extras.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que los supervisores de pisos hayan realizado su recorrido diario. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las habitaciones tengan sus amenities completos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar se haya realizado el reporte madre de los camaristas y supervisores.
3
3
3
3
4
3
-
1 -
NV
NV
SM
C.3.1
C.3.2
C.3.3
411
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUES
TO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar que mantenimiento haya realizado los trabajos solicitados por ama de llaves de acuerdo al reporte. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar el reporte de llaves que se entrega a camaristas de acuerdo al turno indicado y piso. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar que el ingreso a lavandería de la ropa de huéspedes sea la correcta, para luego revisar que su entrega haya sido la correcta. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar que el reporte de camas extras concuerde con el físico de las habitaciones.
4
4
4
4
4
4
4
4
- - - -
NV
NV
SM
NV
C.3.4
C.3.5
C.3.6
C.3.7
PROCESO No. 4 LAVANDERÍA
6. Recibir llamadas de los huéspedes, pasar al Departamento de Recepción los cargos por los ductos neumáticos llamados shuts.
7. Registrar los diferentes cargos en
una hoja de reporte global. 8. Supervisar las cargas de trabajo. 9. Informar al valet los servicios que
debe entregar y recoger. 10. Verificar las solicitudes de servicios
con las prendas trabajadas.
412
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUES
TO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que los camaristas hayan reportado la ropa retirada de cada habitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que se haya registrado el lavado de ropa según la habitación en el sistema Fidelio para su cobro al momento del check out. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los turnos del personal de lavandería estén cubiertos las 24 horas del día. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que el reporte de ropa limpia y sucia concuerde con los valores facturados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que el listado de ropa por entregar concuerde con las prendas físicas.
5
5
5
5
5
4
4
4
4
3
-2
-1
-1
1
-2
NV
NV
SM
NV
SM
C.4.1
C.4.2
C.4.3
C.4.4
C.4.5
PROCESO No. 5 AMA DE LLAVES
5. Controlar los suministros de ropa blanca y artículos de limpieza.
6. Custodiar las llaves maestras del
Hotel.
7. Resguardar los objetos que los huéspedes olvidan en las habitaciones del Hotel.
413
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUES
TO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
8. Verificar el reporte del ama de llaves
y la hoja de discrepancias. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar las salidas de bodega y el ingreso al departamento de ama de llaves, a su vez revisar la cantidad enviada a las habitaciones. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar el libro de registros de llaves del hotel, entradas/salidas del huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar el libro de registro de olvidos, el mismo que debe coincidir con el físico, que debe tener el Cajero General y los olvidos en la caja fuerte madre. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar el reporte de ama de llaves con el reporte de discrepancias realizado por el Cajero.
5
5
3
3
6
5
3
5
1 - -
2
NV
NV
SM
NV
C.5.1
C.5.2
C.5.3
C.5.4
PROCESO No. 6 PISOS-MANTENIMIENTO HABITACIONES
10. Reporte de novedades. 11. Revisar novedades. 12. Cambiar estatus habitación en
Fidelio Opera. 13. Coordinar con mantenimiento el
arreglo. 14. Procede a realizar el
mantenimiento. 15. Autoriza el cambio de habitación.
414
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUES
TO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
16. Reporta a la recepción y actualiza
status de la habitación 17. Informa al huésped tiempo de
mantenimiento. 18. Procede al mantenimiento de la
habitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar el reporte de novedades realizado por los supervisores de pisos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Procesar novedades al Jefe de Mantenimiento para solucionar requerimientos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que en el Sistema Opera se reporte el status de la habitación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar cuadro de fechas en que mantenimiento arreglara las habitaciones. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que los trabajos de mantenimiento se hayan realizado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar que se envíe el informe respectivo del mantenimiento de la habitación a los diferentes departamentos involucrados.
3
3
3
3
3
4
3
3
3
4
3
4
- - -
1
- -
NV
NV
SM
NV
SM
NV
C.6.1
C.6.2
C.6.3
C.6.4
C.6.5
C.6.5
415
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUES
TO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar nuevamente el cambio de status de habitación a recepción y estos a su vez dar un mejor servicio al huésped.
4
4
-
NV
C.6.5
5. Comunicación de Resultados
18
18
-
SM/NV
TOTALES
160
163
3
416
8.2.1.4 PROGRAMACIÓN DEL ÁREA DE RECEPCION
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUESTO
HORAS REALES
DIFERENCIAS
PERSONA AUDITORA
REF. PAPEL
TRABAJO
1. Planificación
3
3
-
SC/SM/NV
D
2. Programación
3
3
-
SC/SM/NV
D
3. Evaluación Control Interno
13
13
-
SC/SM/NV
D
PROCESO No. 1 REGISTRAR RESERVA CLIENTE
6. Contestar la petición de la reserva a través de los distintos canales.
7. Confeccionar la hoja de reservas,
plannings, libro de reservas, lista de llegadas y demás impresos.
8. Informar al resto de departamentos
sobre: atenciones especiales, clientes VIPS, grupos, etc.
9. Facilitar la documentación de los
futuros clientes a mostrador con un día de antelación.
10. Archivar toda la documentación
procedente de la reserva, tanto a priori como después del registro y la salida del cliente.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar la disponibilidad de habitaciones en el Hotel para recibir o no la nueva reserva. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las hojas de planning se las haya realizado correctamente, las listas de llegadas y hojas de ingresos.
6
6
6
6
-
-
SM
NV
D.1.1
D.1.2
417
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUES
TO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los listados con la información requerida sean enviados a todos los departamentos involucrados del Hotel. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que la información entregada a Recepción sea la correcta, sobre el tiempo y extras que el huésped se quedará en el Hotel. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que las hojas de reservas de los clientes contenga la información necesaria y clara de la persona que se va a hospedar, la misma que es entregada a recepción.
6
6
6
6
6
6
-
-
-
SA
SM
SM
D.1.3
D.1.4
D.1.5
PROCESO No. 2 CHECK IN 12. Planificación de las habitaciones 13. Control de las habitaciones
ocupadas, libres, bloqueadas 14. Supervisar la reserva y demás
documentación de las llegadas previstas.
15. Registro del cliente: entrada
(check in) 16. Cumplimentar la documentación. 17. Otorgar la habitación según la
petición del cliente.
418
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUES
TO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
18. Informar del movimiento de
clientes a todos los departamentos. 19. Verificación y comprobación de
fechas de salida. 20. Atención del cliente durante la
estancia. 21. Control de la producción de la
venta de habitaciones. 22. Apertura de facturas.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar el listado con las habitaciones ocupadas y disponibles para la venta. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar el número de habitaciones disponibles para la venta, las que se encuentran ocupadas y bloqueadas. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los datos del cliente estén completos y respaldados su pago. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que la tarjeta de registro contenga todos los datos solicitados, la misma que debe estar firmada por el huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar la forma de pago, sea ésta tarjeta, carta corporativa o en su caso efectivo. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Revisar la asignación del huésped a la habitación de acuerdo a su requerimiento.
5 5 5 5 5 4
5
5
4
4
5
3
- -
-1
-1 -
-1
SM
SA
NV
NV
SA
SA
D.2.1
D.2.2
D.2.3
D.2.4
D.2.5
D.2.6
419
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUES
TO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar la apertura de la tarjeta y habitación en el sistema, la misma que tendrá todos los datos del servicio requerido por el huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 8 Verificar el envío de los reportes a todos los departamentos involucrados, para la mejor atención.
4
4
4
4
- -
NV
NV
D.2.7
D.2.8
PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE 9. Cargo de los conceptos consumidos
por los clientes. 10. Control de facturas. Supervisar el
saldo. 11. Cuadrar las liquidaciones de los
departamentos de servicios. 12. Cierre diario. 13. Calcular las deducciones. 14. Cumplimentar toda la
documentación. 15. Cerrar facturas. 16. Cuadrar la cuenta de
habitaciones con el mostrador. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que todos los departamentos involucrados carguen los consumos a la habitación en el sistema.
4
4
-
NV
D.3.1
420
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUES
TO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que el saldo de la habitación esté de acuerdo a los cargos firmados por el huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los reportes de servicios sean iguales a los cargos del sistema. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar el cierre diario de los auditores nocturnos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que se hayan realizado los respectivos descuentos a cada habitación de acuerdo a la tarifa convenida. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar que los respaldos se encuentren en el palomar (habitación) de cada huésped debidamente firmado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar saldos listado versus consumos huésped, con la firma de revisado del Auditor Nocturno.
5 5 5 5 5 4
5
5
4
4
5
3
- -
-1
-1 -
-1
SM
SA
NV
NV
SA
SA
D.3.2
D.3.3
D.3.4
D.3.5
D.3.6
D.3.6
PROCESO No. 4 CHECK OUT 6. Cobro de facturas 7. Confeccionar las liquidaciones de
facturas cobradas en efectivo y crédito.
8. Liquidación de cajas y divisas
421
ACTIVIDADES
HORAS
PRESUPUES
TO
HORAS REALES
DIFEREN
CIAS
PERSONA AUDITORA
REF.
PAPEL TRABAJO
9. Cumplimentar documentación del
Departamento 10. Autorizar salida de equipajes.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Cajero se comunique con el Ama de Llaves para la respectiva revisión al momento del check out y verificar que la habitación no será abierta nuevamente al huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que se haya emitido correctamente la factura con los datos requeridos por el Servicio de Rentas Internas (SRI). PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar que las facturas emitidas concuerden con los valores a crédito y contado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar que los sobres enviados por los cajeros contengan lo realmente cobrado, e incluso si se ha cobrado en otra moneda (euros) PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que se emitan todos los respaldos para los departamentos involucrados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar se elabore la respectiva boleta para la salida del equipaje con la autorización del Cajero que todo está cobrado.
5 5 5 5 5 5
6
7
5
5
5
6
1 2 - - - 1
SM
SA
NV
NV
SA
SA
D.4.1
D.4.2
D.4.3
D.3.5
D.3.6
D.3.6
5. Comunicación de Resultados
11
11
-
SM/NV
TOTALES
160
162
-2
422
8.2.2 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
8.2.2.1 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL ÁREA DE ADQUISICIONES
PREGUNTAS
RESPUESTAS
PUNTAJE
OBTENIDO
PUNTAJE ÓPTIMO
OBSERVACIONES
SI
NO
1. ¿Cuando recibe las mercaderías el personal encargado verifican la misma con las respectivas facturas de compra?
X
12
12
2. ¿Es apta la infraestructura para almacenar y clasificar la materia prima, insumos, materiales y activos fijos?
X
10
10
3. ¿Dispone de los equipos de carga necesarios que faciliten el manejo de las nuevas adquisiciones?
X
0
7
No existen equipos que agiliten el almacenamiento de las nuevas adquisiciones.
4. ¿Se pide a proveedores proformas o cotizaciones de los productos que se desea adquirir?
X
11
11
5. ¿Las compras son autorizadas por la Gerencia General?
X
0
10
No autoriza las
compras la Gerencia
General.
6. ¿Los documentos de soporte para el registro contable son enviados a Cuentas por Pagar?
X
10
10
7. ¿Se buscan y se analizan proveedores adecuados para realizar la compra?
X
9
9
8. ¿Las compras son realizadas con anticipación para no provocar retrasos?
X
12
12
9. ¿Se elabora un presupuesto de compras?
X
0
9
No se elabora un presupuesto de compras antes de realizarlas.
10. ¿Existe una persona que esta destinada sólo para el área de compras en la empresa?
X
10
10
TOTAL
79
100
423
TABLA DE CALIFICACIÓN
REGULAR
BUENO
MUY BUENO
EXCELENTE
41 – 60
61 - 80
81 - 90
91 – 100
79
INTERPRETACIÓN: El Área de Compras tiene una calificación de 79%, es decir tiene un Control Interno Bueno; esto quiere decir que la mayoría de los procesos realizados en esta Área cuentan con controles que presentan deficiencias, por lo que deben ser reestructurados o mejorados, para poder garantizar el correcto funcionamiento de los procesos administrativos. Además, se pudo observar que existe la falencia de otros controles internos administrativos y que deben ser implementados, para que esta Área cumpla con sus objetivos de una manera eficiente, eficaz y efectiva.
424
8.2.2.2 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL ÁREA DE RECURSOS
HUMANOS
PREGUNTAS
RESPUESTAS
PUNTAJE OBTENIDO
PUNTAJE ÓPTIMO
OBSERVACIONES
SI
NO
30. ¿Existe un registro en la creación de nuevas
políticas o modificaciones para que no se dupliquen o se extravíen las existentes?
X
4
4
31. ¿Se realizan cambios en las plantillas de
evaluación de acuerdo a los procesos que se ejecutan?
X
3
3
32. ¿Se establece el personal óptimo y ejercitado
para el cumplimiento del levantamiento de la información?
X
5
5
33. ¿La preparación del informe de personal se
realiza en base a los procesos actuales?
X
3
3
34. ¿Se realiza un análisis de cargos?
X
4
4
35. ¿Se hace una valuación de puestos?
X
4
4
36. ¿Para la contratación de personal se revisa si
existen vacantes disponibles?
X
3
3
37. ¿Se encuentran establecidos los salarios y
rangos de los mismos por perfiles y puestos de trabajo?
X
4
4
38. ¿Para realizar la convocatoria de vacantes a
través de la prensa, existe algún procedimiento establecido, considerando firmas de autorización?
X
3
3
39. ¿Dentro de las políticas de contratación se
encuentran estipulados todos los beneficios de ley?
X
3
3
40. ¿En la elección del personal se califica al
candidato en base a puntajes determinados a experiencia, conocimiento, estudios, habilidades u otros?
X
3
3
41. ¿Se entrevista a los candidatos?
X
3
3
42. 13. ¿Siempre se adjunta un informe de las
características de cada candidato y la hoja de vida, para la entrevista con el Sub-Gerente Ejecutivo?
43.
X
3
3
425
PREGUNTAS
RESPUESTAS
PUNTAJE OBTENIDO
PUNTAJE ÓPTIMO
OBSERVACIONES
SI
NO
44. ¿Se realiza un concurso de merecimientos
interno entre los colaboradores de la Empresa, para promoverlo al puesto vacante?
X
0
1
Cuando existe una vacante sólo se realiza un reclutamiento externo.
45. ¿El Sub-Gerente Ejecutivo define la
contratación del personal?
X
3
3
46. ¿Se encuentran los contratos debidamente
revisados, aprobados y legalizados?
X
0
3
Algunos contratos no están legalizados en el Ministerio de Relaciones Laborales.
47. ¿Se elabora el contrato de trabajo de acuerdo a
las disposiciones legales?
X
3
3
48. ¿Se realiza un incentivo a nivel general de los
procesos de la Empresa y de los colaboradores que trabajan en ella?
X
3
3
49. ¿Existe un documento informativo de las
políticas y normas que la Empresa mantiene y este es entregado al nuevo empleado para que esté informado?
X
0
3
La Empresa no cuenta con un documento donde se encuentren detalladas las políticas y normas.
50. ¿Al presentar al nuevo empleado al Jefe
inmediato se le determina las funciones y obligaciones que debe cumplir?
X
2
2
51. ¿El Jefe inmediato del nuevo empleado elabora
informes sobre la evaluación de desempeño del mismo?
X
5
5
52. ¿Existe un sistema informático para la
elaboración de la nómina del personal?
X
3
3
53. ¿Se cumplen con todas las obligaciones legales
como aseguramiento al IESS e ingreso del contrato de trabajo en el Ministerio de Relaciones Laborales?
X
6
6
426
PREGUNTAS
RESPUESTAS
PUNTAJE OBTENIDO
PUNTAJE ÓPTIMO
OBSERVACIONES
SI
NO
54. ¿Se está al día con las obligaciones laborales?
X
4
4
55. ¿En el pago de remuneraciones se elaboran
roles de pago y los roles de pago son entregados al trabajador con su firma de aceptación?
X
0
3
Los roles de pago no son firmados por los trabajadores.
56. ¿La elección del personal que entra en rotación
se lo realiza en base a sus aptitudes y conocimientos?
X
5
5
57. ¿Existe un sistema de control de ingreso y
salida del personal para medir su asistencia y puntualidad?
X
3
3
58. ¿Existe una persona que se encargue de las necesidades de los empleados?
X
4
4
59. ¿Se toma en cuenta los cumpleaños de los empleados?
X
4
4
TOTALES
90
100
TABLA DE CALIFICACIÓN
REGULAR
BUENO
MUY BUENO
EXCELENTE
41 – 60 61 - 80 81 - 90 91 – 100
90
INTERPRETACIÓN:
De acuerdo al Cuestionario de Evaluación de Control Interno Administrativo se obtiene
la calificación 90%, lo que indica que el Área de Recursos Humanos cuenta con un
Control Interno Administrativo Muy Bueno, debido a que en la mayoría de los
procesos realizados en esta Área, existen controles que permiten que estos funcionen
de manera apropiada, es decir de manera eficiente, eficaz y efectiva.
Existen algunas actividades en las que los controles internos tienen falencias y otras
que no cuentan con ningún tipo de control interno.
427
8.2.2.3 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL ÁREA DE HABITACIONES
PREGUNTAS
RESPUESTAS
PUNTAJE OBTENIDO
PUNTAJE ÓPTIMO
OBSERVACIONES
SI
NO
13. ¿Se revisa diariamente el reporte de
novedades?
X
9
9
14. ¿El sistema se actualiza apenas la habitación está lista para ser vendida?
X
0
8
A veces el Supervisor no actualiza el sistema
15. ¿Se comunica inmediatamente el faltante de la lencería en la habitación?
X
8
8
16. ¿Se coteja lo cobrado al huésped con el faltante de bodega de Ama de Llaves?
X
7
7
17. ¿Los supervisores de piso emiten un informe de la inspección de las habitaciones y las novedades encontradas?
X
0
9
En ocasiones se olvidan de realizar el informe.
18. ¿Los camaristas cumplen a cabalidad con las funciones encomendadas?
X
0
6
No limpian bien y el Supervisor tiene doble trabajo
19. ¿Se realiza un reporte de lavandería entregada por el huésped al Hotel para su lavado?
X
6
8
20. ¿El Auditor Nocturno chequea que el costo de las prendas lavadas hayan sido cargadas a la habitación correcta?
X
9
9
21. ¿Se revisa las discrepancia que informa el Ama de Llaves?
X
8
10
22. ¿Se lleva control sobre las llaves maestras y como los camaristas las entregan al finalizar su turno?
X
10
12
23. ¿Se informa oportunamente los daños de las habitaciones?
X
6
6
24. ¿El Departamento de Mantenimiento realiza las reparaciones necesarias en la habitación y las reporta oportunamente?
X
8
8
TOTALES 71 100
428
TABLA DE CALIFICACIÓN
REGULAR
BUENO
MUY BUENO
EXCELENTE
41 – 60
61 - 80
81 - 90
91 – 100
71
INTERPRETACIÓN:
De acuerdo al Cuestionario de Evaluación de Control Interno Administrativo se obtiene la calificación 71%, lo que indica que el Área de Habitaciones cuenta con un Control Interno Administrativo Bueno, ésto quiere decir que la mayoría de los procesos realizados en esta Área cuentan con controles que presentan deficiencias, por lo que deben ser reestructurados o mejorados, para poder garantizar el correcto funcionamiento de los procesos administrativos.
Además, se pudo observar que existe la falencia de otros controles internos
administrativos y que deben ser implementados, para que esta Área cumpla
con sus objetivos de una manera eficiente, eficaz y efectiva.
429
8.2.2.4 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL ÁREA DE RECEPCION
PREGUNTAS
RESPUESTAS
PUNTAJE OBTENIDO
PUNTAJE ÓPTIMO
OBSERVACIONES
SI
NO
15. ¿Se revisa las habitaciones disponibles antes de tomar la reserva?
X
8
8
16. ¿Se llena los formularios con todos los datos al momento que el huésped realiza la reserva?
X
5
6
El empleado pasa por alto varios datos indispensables del huésped.
17. ¿Se registra la información de la reserva en el sistema, indicando que la habitación fue vendida?
X
9
9
18. ¿Se revisa la tarjeta de registro llenada por el cliente al momento de su ingreso?
X
0
9
No se llena al momento que llega el huésped.
19. ¿Se solicita en físico la forma de pago?
X
0
8
Llegan de golpe los huéspedes que los recepcionistas no piden la forma de pago.
20. ¿Se pide autorización del monto del consumo garantizado en el caso que pague con tarjeta de crédito?
X
3
3
21. ¿Se controla en la auditoría nocturna que la habitación esté correctamente ingresada, para que los cargos ingresen normalmente?
X
8
8
22. ¿Se supervisa diariamente los consumos de los huéspedes y que el sistema ingrese correctamente tarifas?
X
7
7
23. ¿Se revisa que los respaldos de los consumos estén acorde a los cargados en el sistema?
X
7
7
24. ¿Se envía un informe al mostrador para cotejar las habitaciones desocupadas, bloqueadas?
X
9
9
430
PREGUNTAS
RESPUESTAS
PUNTAJE
OBTENIDO
PUNTAJE ÓPTIMO
OBSERVACIONES
25. ¿Se revisa el reporte diario con el secuencial de las facturas emitidas?
X
7
7
26. ¿El Cajero General coteja las facturas cobradas versus el dinero enviado a caja?
X
9
9
27. ¿Se revisa el informe del Ama de Llaves de los check out de la habitación con los cargos cobrados al huésped al final de su estadía?
X
5
6
28. ¿Se revisa el secuencial de los tickets de salida de equipaje al momento de salida del huésped?
X
4
4
TOTALES 81 100
TABLA DE CALIFICACIÓN
REGULAR
BUENO
MUY BUENO
EXCELENTE
41 – 60
61 - 80
81 - 90
91 – 100
81
INTERPRETACIÓN:
De acuerdo al Cuestionario de Evaluación de Control Interno Administrativo se
obtiene la calificación 81%, lo que indica que el Área de Recepción cuenta con
un Control Interno Administrativo Muy Bueno, debido a que en la mayoría
de los procesos realizados en esta Área, existen controles que permiten que
estos funcionen de manera adecuada, es decir de manera eficiente, eficaz y
efectiva.
Existen algunas actividades en las que los controles internos tienen falencias y
otras que no cuentan con ningún tipo de control interno.
431
8.2.3 MEDICION DE LOS RIESGOS DE AUDITORÍA
8.2.3.1 MEDICIÓN DE LOS RIESGOS DE AUDITORÍA DEL ÁREA DE
ADQUISICIONES
RIESGO INHERENTE
Es aquel riesgo que por su naturaleza no se puede separar de la situación donde
existe. Es propio del trabajo a realizar. Es el riesgo propio de cada Empresa de
acuerdo a su actividad.
El riesgo inherente del área de compras, es de un 35%; esta afirmación ha sido
realizada en base a los puntos que siguen a continuación:
La Empresa no cuenta con una Auditoría Interna
La existencia de una toma de decisiones centralizada, muchas veces altera el
proceso.
No existe una persona que se encargue específicamente del Área.
A pesar de que el personal cumple con la competencia requerida para el Área
no todos conocen los reglamentos inherentes a su función.
RIESGO DE CONTROL
Es aquel que existe y que se propicia por falta de control de las actividades de la
empresa y puede generar deficiencias del Sistema de Control Interno.
Para determinar el Riesgo de Control en el Área de Compras se aplica la fórmula
indicada:
Riesgo de Control = % Puntaje Óptimo - % Puntaje Obtenido
Riesgo de Control = 100% - 79% = 21%
El Riesgo de Control es del 21%, lo que indica que los controles internos
administrativos hay que tratar de mejorarlos un poco más para que en el futuro no
existan inconvenientes con los procesos administrativos.
Hay que mejorar algunos procesos para que no existan demoras en las adquisiciones
de materia prima y materiales, ya que ésto puede generar retrasos en la producción y
por ende provocar pérdidas a la Empresa.
432
RIESGO DE DETECCIÓN
Es aquel que se asume por parte de los auditores que en su revisión no detecten
deficiencias en el Sistema de Control Interno.
Está definido por la posibilidad de que un error que de hecho existe no sea detectado
por los procedimientos de auditoría aplicados por el Auditor. Este error puede afectar
en si al negocio y al resultado de nuestro trabajo.
Por el conocimiento y experiencia de los auditores involucrados en el presente trabajo
se ha considerado un nivel de riesgo de detección del 18%. El equipo de trabajo está
capacitado y han realizado trabajos en ese ámbito lo que garantiza que sus pruebas
de cumplimiento estén de acuerdo a los niveles de riesgo encontrados.
RIESGO DE AUDITORÍA
El riesgo de que el Auditor emita inadvertidamente una opinión de auditoría favorable
sobre procesos o áreas que contengan errores e irregularidades de importancia. Es el
riesgo que asume el Auditor de que su trabajo no cumpla sus objetivos; para que este
riesgo sea menor debe calificar el riesgo inherente, el riesgo de control y en función de
esto aplicar los suficientes procedimientos que disminuyan el riesgo de detección.
Riesgo de Auditoría = RI * RC * RD
Donde:
RA = Riesgo de Auditoría
RI = Riesgo Inherente
RC = Riesgo de Control
RD = Riesgo de Detección
RA = 35% * 21% * 18%
RA = 1,32%
El equipo de auditores se enfrenta a un riesgo de auditoría del 1,32% y se puede decir
que éste evade, tanto los controles internos de la empresa como los procedimientos
de los auditores.
433
8.2.3.2 MEDICIÓN DE LOS RIESGOS DE AUDITORÍA DEL ÁREA DE
RECURSOS HUMANOS
RIESGO INHERENTE
El riesgo inherente del Área de Recursos Humanos es de un 20%; esta afirmación ha
sido realizada en base a los puntos que siguen a continuación:
La Empresa no cuenta con una Auditoría Interna.
La existencia de una toma de decisiones centralizada, muchas veces altera el
proceso.
No existe una persona que se encargue específicamente del Área.
A pesar de que el personal cumple con la competencia requerida para el Área
no todos conocen los reglamentos inherentes a su función.
RIESGO DE CONTROL
Para determinar el Riesgo de Control en el Área de Recursos Humanos se aplica la
fórmula indicada:
Riesgo de Control = % Puntaje Óptimo - % Puntaje Obtenido
Riesgo de Control = 100% - 90% = 10%
El Riesgo de Control es del 10%, lo que indica que los controles internos
administrativos hay que tratar de mejorarlos un poco más, para que en el futuro no
existan inconvenientes con los procesos administrativos.
Hay que mejorar algunos procesos para que no existan novedades con el personal de
la Empresa.
RIESGO DE DETECCIÓN
Por el conocimiento y experiencia de los auditores involucrados en el presente trabajo,
se ha considerado un nivel de riesgo de detección del 8%. El equipo de trabajo está
capacitado y han realizado trabajos en ese ámbito, lo que garantiza que sus pruebas
de cumplimiento estén de acuerdo a los niveles de riesgo encontrados.
RIESGO DE AUDITORÍA
Riesgo de Auditoría = RI * RC * RD
Donde:
RA = Riesgo de Auditoría
RI = Riesgo Inherente
RC = Riesgo de Control
RD = Riesgo de Detección
434
RA = 20% * 10% * 8%
RA = 1,6%
El equipo de auditores se enfrenta a un riesgo de auditoría del 1,6% y se puede decir
que el mismo no es relevante, resulta razonable.
8.2.3.3 MEDICIÓN DE LOS RIESGOS DE AUDITORÍA DEL ÁREA DE
HABITACIONES
RIESGO INHERENTE
El riesgo inherente del Área de Habitaciones es de un 35%; esta afirmación ha sido
realizada en base a los puntos que siguen a continuación:
La Empresa no cuenta con una Auditoría Interna.
La existencia de una toma de decisiones centralizada, muchas veces perturba
el proceso.
No existe una persona que se haga responsable del Área.
A pesar de que el personal cumple con la competencia requerida para el Área
no todos conocen los reglamentos inherentes a su función.
RIESGO DE CONTROL
Para determinar el Riesgo de Control en el Área Habitaciones se aplica la fórmula
indicada:
Riesgo de Control = % Puntaje Óptimo - % Puntaje Obtenido
Riesgo de Control = 100% - 71% = 29%
El Riesgo de Control es del 29%, lo que indica que los controles internos
administrativos hay que tratar de corregir un poco más, para que en el futuro no
existan inconvenientes con los procesos administrativos.
Hay que mejorar algunos procesos para que no existan novedades con el servicio de
habitaciones de la Empresa.
RIESGO DE DETECCIÓN
Por el conocimiento y experiencia de los auditores involucrados en el presente trabajo,
se ha considerado un nivel de riesgo de detección del 22%.
El equipo de trabajo está capacitado y han realizado trabajos en ese ámbito, lo que
garantiza que sus pruebas de cumplimiento estén de acuerdo a los niveles de riesgo
encontrados.
435
RIESGO DE AUDITORÍA
Riesgo de Auditoría = RI * RC * RD
Donde:
RA = Riesgo de Auditoría
RI = Riesgo Inherente
RC = Riesgo de Control
RD = Riesgo de Detección
RA = 35% * 29% * 22%
RA = 2.23%
El equipo de auditores se enfrenta a un riesgo de auditoría del 2,23% y se puede decir
que éste evade, tanto los controles internos de la empresa como los procedimientos
de los auditores.
8.2.3.4 MEDICIÓN DE LOS RIESGOS DE AUDITORÍA DEL ÁREA DE
RECEPCION
RIESGO INHERENTE
El riesgo inherente del Área de Recepción es de un 32%; esta afirmación ha sido
realizada en base a los puntos que siguen a continuación:
La Empresa no cuenta con una Auditoría Interna.
La existencia de una toma de decisiones centralizada, muchas veces altera el
proceso.
A pesar de que el personal cumple con la competencia requerida para el Área
no todos conocen los reglamentos inherentes a su función.
RIESGO DE CONTROL.
Para determinar el Riesgo de Control en el Área de Recepción se aplica la fórmula
indicada:
436
Riesgo de Control = % Puntaje Óptimo - % Puntaje Obtenido
Riesgo de Control = 100% - 81% = 19%
El Riesgo de Control es del 18%, lo que indica que los controles internos
administrativos hay que tratar de mejorarlos un poco más, para que en el futuro no
existan inconvenientes con los procesos administrativos.
RIESGO DE DETECCIÓN
Por el conocimiento y experiencia de los auditores involucrados en el presente trabajo,
se ha considerado un nivel de riesgo de detección del 18%. El equipo de trabajo está
capacitado y han realizado trabajos en ese ámbito, lo que garantiza que sus pruebas
de cumplimiento estén de acuerdo a los niveles de riesgo encontrados.
RIESGO DE AUDITORÍA
Riesgo de Auditoría = RI * RC * RD
Donde:
RA = Riesgo de Auditoría
RI = Riesgo Inherente
RC = Riesgo de Control
RD = Riesgo de Detección
RA = 32% * 19% * 18%
RA = 1,09%
El equipo de auditores se enfrenta a un riesgo de auditoría del 1,09% y se puede decir
que el mismo no es relevante, resulta razonable.
437
8.2.4 APLICACIÓN DE TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS
8.2.4.1 APLICACIÓN DE TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DEL
ÁREA DE ADQUISICIONES
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, INSUMOS Y MATERIALES
PROCESO No.1
SOLICITUD DE COMPRAS.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar los requerimientos de materia prima, insumos y mercaderías enviados por
Bodega.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Revisar que las solicitudes de adquisición de materia prima, insumos y mercaderías sean realmente necesarios.
Comparación Comprobación
Analizar Inspección
PROCESO No.2 SOLICITUD PROFORMAS A PROVEEDORES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Encargado de realizar las compras haya cumplido con buscar proveedores adecuados.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las solicitudes de proformas a proveedores se hayan enviado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Revisar como se realiza el otorgamiento de citas a proveedores.
Comprobación
Indagación
Comprobación Rastreo
Observación
PROCESO No.3 ADQUISICIÓN SUMINISTROS Y MATERIALES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de la elaboración del pedido de compra. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que el pedido haya sido enviado a tiempo y correctamente al proveedor que haya sido seleccionado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que el Encargado de Compras haya realizado la misma sin ningún inconveniente.
Comprobación Observación
Comprobación
Rastreo Observación
Comprobación Observación
438
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
PROCESO No.4 RECEPCIÓN DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES
2. La materia prima, suministros y materiales se recibe físicamente desde los proveedores con la orden de compra, factura de compra y otros documentos, verificando que coincidan las cantidades y las especificaciones.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de las facturas de compra y los detalles de recepción de materia prima, insumos y materiales. PROCESO No.5 ENVÍO DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MERCADERIA A BODEGA
2. La materia prima, suministros y materiales son enviados a la Bodega para su ingreso físico y sus registros correspondientes.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar el correspondiente envío de la materia prima, insumos y materiales a la Bodega, revisando su ingreso físico en la misma.
Comprobación
Observación
Comprobación Observación
PROCESO No.6 ENVÍO DE LA DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE A CUENTAS POR PAGAR PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que toda la documentación necesaria para el registro contable fue enviada sin ningún inconveniente al Área de Cuentas por Pagar para su contabilización.
7.
Rastreo Comprobación Observación
COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.1 SOLICITUD DE COMPRA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de los requerimientos de activos fijos enviados por los diferentes departamentos de la Empresa. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar como se efectúa la verificación de existencias.
Comprobación Observación
Comprobación Observación
439
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
PROCESO No.2 BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN Y SOLICITUD DE PROFORMAS PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Encargado de realizar las compras haya cumplido con buscar proveedores adecuados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las solicitudes de proformas a proveedores se hayan enviado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar como se realiza el otorgamiento de citas a proveedores
Comprobación Observación
Comprobación Observación
Observación
PROCESO No.3 RECEPCIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de las facturas de compra y los detalles de recepción de los activos fijos.
Comprobación Observación
PROCESO No.4 ENVÍO DE LOS ACTIVOS FIJOS AL USUARIO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia temporal de los activos fijos en Bodega. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar reportes de envíos de activos fijos a los diferentes departamentos de la empresa.
Comprobación Observación
Comprobación
PROCESO No.5 INGRESO AL SISTEMA KÁRDEX Y AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar el ingreso correcto de los activos fijos en el sistema. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar el método de inventarios en el que se ingresa el activo.
Observación Rastreo
Comprobación Observación
440
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
PROCESO No.6 CALCULO DEPRECIACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que las depreciaciones sean realizadas correctamente. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que los métodos de depreciación utilizados sean los más adecuados.
Comprobación Observación
Comprobación
PROCESO No.7 RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES A CONTABILIDAD CENTRAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que la información en el voucher del activo fijo sean correctos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que las revalorizaciones sean correctas. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se cumplan las leyes tributarias con relación a los activos fijos.
Comprobación Observación
Comprobación
Comprobación
PROCESO No.8 CONTEO FÍSICO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que los movimientos de los activos fijos sean los correctos y los saldos se encuentren en concordancia físicamente.
Comprobación
PROCESO No.9 ANÁLISIS DE OBSOLESCENCIA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar si los activos dados de baja efectivamente no están funcionando. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar si la nueva máquina de reemplazo, consta con todos los requerimientos para su adquisición.
Comprobación Observación
Inspección Observación
441
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
PROCESO No. 10 DAR DE BAJA ACTIVO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar los procedimientos seguidos de los activos dados de baja PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar los movimientos de los activos dados de baja.
Comprobación Observación
Comprobación Observación
8.2.4.2 APLICACIÓN DE TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE
RECURSOS HUMANOS
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
PROCESO No.1
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar si hay vacantes o se implantan cargos que la Empresa precise.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Revisar que se practique con la comparación de perfiles de los postulantes al cargo.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Verificar que se cumpla con los doctrinas de ley, planificación y políticas de contrato.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4
Verificar que se haya realizado la invitación para buscar nuevos candidatos.
Comprobación
Comprobación
Comprobación
Comprobación
Observación
442
PROCESO No.2
SELECCIÓN DE PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar que en la elección de personal se examine experiencia, capacitación,
habilidades, etc.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Revisar que se haya realizado un concurso de merecimientos entre los empleados de la
Empresa interesados y calificados para el cargo.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Verificar que se apliquen pruebas de conocimiento.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4
Verificar la realización de entrevistas al candidato.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5
Verificar que los resultados de la entrevista fueron remitidos a la Sub-Gerencia
Ejecutiva para su aprobación.
Comprobación
Observación
Comprobación
Comprobación
Observación
Observación
Observación
PROCESO No.3
CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar que el Sub-Gerente Ejecutivo haya emitido el informe de los candidatos
seleccionados para el cargo.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Verificar que se haya analizado el tipo de relación laboral que va a realizar el personal
nuevo.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Revisar que se haya comunicado el ingreso del nuevo empleado para la actualización
de los archivos internos.
Comprobación
Comprobación
Observación
Comprobación
Observación
443
PROCESO No.4
INDUCCIÓN DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Revisar que hayan sido determinadas las funciones y responsabilidades al nuevo
empleado.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Verificar que se haya dado a conocer las políticas, normas y reglamentos de la
Empresa.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Verificar que el Jefe Inmediato al nuevo empleado lo ayude correctamente.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4
Verificar la existencia del informe de inducción.
Comprobación
Observación
Comprobación
Comprobación
Comprobación
PROCESO No.5
INGRESO A LA NÓMINA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Revisar que existan los informes de asistencia y observaciones del personal.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Verificar el ingreso de la información para el proceso de los roles de pago.
Comprobación
Observación
Comprobación
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Verificar el automatización de los roles de pago.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4
Verificar los reportes de acreditación a través de Recursos Humanos.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5
Revisar el envío de la documentación necesaria para contabilización, al Departamento
Contable.
Comprobación
Comprobación
Comprobación
Rastreo
444
PROCESO No. 6
CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Revisar las políticas para normalizar los requerimientos de capacitación.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Verificar el registro de empleados a quienes se capacitará.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Revisar la selección de los cursos, seminarios o eventos a dictarse.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4
Verificar las autorizaciones de Gerencia General para realizar la capacitación.
Comprobación
Comprobación
Comprobación
Comprobación
PROCESO No.7
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Revisar que se haya determinado unas técnicas específicas que permita evaluar de la
manera más objetiva a los empleados.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Verificar que el Gerente General revise, sugiera cambios o apruebe las técnicas de la
evaluación.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Revisar la autorización del Gerente para la aplicación de Políticas de Reconocimiento.
Comprobación
Observación
Comprobación
Comprobación
445
8.2.4.3 APLICACIÓN DE TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DEL
ÁREA DE HABITACIONES
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
PROCESO No. 1
LIMPIEZA HABITACIÓN
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Revisar el reporte de novedades enviado por el inspector de pisos.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Verificar que las novedades reportadas sean de todas las habitaciones activas.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Verificar que en el sistema Opera se hayan realizado los cambios respectivos.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4
Revisar que los reportes de Fidelio se hayan enviado al Jefe de Limpieza.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5
Revisar que el nuevo reporte se haya enviado con el nuevo status de la habitación.
Comprobación
Observación
Comprobación
Comprobación
Comprobación
Observación
Comprobación
PROCESO No. 2
REPOSICIÓN LENCERÍA EN HABITACIONES
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar los listados de reposición de lencería en la habitación.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Revisar reporte de faltantes de la habitación.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Verificar que el reporte de novedades haya sido ingresado en el sistema.
Comprobación
Observación
Comprobación
Comprobación
Observación
446
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4
Verificar el listado de ingreso de dinero en caja cobrado al cliente.
Comprobación
PROCESO No. 3
INSPECCIÓN
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Revisar que los supervisores de pisos hayan realizado su recorrido diario.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Verificar que las habitaciones tengan sus amenities completos.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Revisar se haya realizado el reporte madre de los camaristas y supervisores.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4
Verificar que mantenimiento haya realizado los trabajos solicitados por ama de
llaves de acuerdo al reporte.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5
Revisar el reporte de llaves que se entrega a camaristas de acuerdo al turno
indicado y piso.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6
Verificar que el ingreso a lavandería de la ropa de huéspedes sea la correcta, para
luego revisar que su entrega haya sido la correcta.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7
Verificar que el reporte de camas extras concuerde con el físico de las habitaciones.
Inspección
Observación
Comprobación
Observación
Comprobación
Comprobación
Observación
Comprobación
Observación
Inspección
Observación
Comprobación
447
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
PROCESO No. 4
LAVANDERÍA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Revisar que los camaristas hayan reportado la ropa retirada de cada habitación.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Verificar que se haya registrado el lavado de ropa según la habitación en el sistema
Fidelio para su cobro al momento del check out.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Verificar que los turnos del personal de lavandería este cubiertos las 24 horas del
día.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4
Revisar que el reporte de ropa limpia y sucia concuerde con los valores facturados.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5
Revisar que el listado de ropa por entregar concuerde con las prendas físicas.
Comprobación
Observación
Comprobación
Observación
Inspección
Observación
Comprobación
Comprobación
Observación
PROCESO No. 5
AMA DE LLAVES
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar las salidas de bodega y el ingreso al departamento de ama de llaves, a su
vez revisar la cantidad enviada a las habitaciones.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Revisar el libro de registros de llaves del hotel, entradas/salidas del huésped.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Revisar el libro de registro de olvidos, el mismo que debe coincidir con el físico, el
mismo que debe tener el Cajero General y los olvidos en la caja fuerte madre.
Comprobación
Observación
Comprobación
Comprobación
Observación
448
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4
Verificar el reporte de ama de llaves con el reporte de discrepancias realizado por el
cajero.
Comprobación
PROCESO No. 6
PISOS - MANTENIMIENTO HABITACIONES
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Revisar el reporte de novedades realizado por los supervisores de pisos.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Procesar novedades al Jefe de Mantenimiento para solucionar requerimientos.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Verificar que en el Sistema Opera se reporte el status de la habitación.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4
Revisar cuadro de fechas en que mantenimiento arreglara las habitaciones.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5
Revisar que los trabajos de mantenimiento se hayan realizado.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6
Verificar que se envíe el informe respectivo del mantenimiento de la habitación a los
diferentes departamentos involucrados.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7
Verificar nuevamente el cambio de status de habitación a recepción y estos a su vez
dar un mejor servicio al huésped.
Comprobación
Inspección
Comprobación
Observación
Comprobación
Comprobación
Observación
Comprobación
Observación
Comprobación
449
8.2.4.4 APLICACIÓN DE TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DEL
ÁREA DE RECEPCION
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
PROCESO No. 1 REGISTRAR RESERVA CLIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar la disponibilidad de habitaciones en el Hotel para recibir o no la nueva reserva. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las hojas de planning se las haya realizado correctamente, las listas de llegadas y hojas de ingresos. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los listados con la información requerida sean enviados a todos los departamentos involucrados del Hotel. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que la información entregada a Recepción sea la correcta, sobre el tiempo y extras que el huésped se quedará en el Hotel. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que las hojas de reservas de los clientes contenga la información necesaria y clara de la persona que se va a hospedar, la misma que es entregada a recepción.
Comprobación Observación
Comprobación
Comprobación
Comprobación Observación
Comprobación
PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar el listado con las habitaciones ocupadas y disponibles para la venta. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar el número de habitaciones disponibles para la venta, las que se encuentran ocupadas y bloqueadas.
Comprobación Observación
Comprobación
450
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los datos del cliente estén completos y respaldados su pago. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que la tarjeta de registro contenga todos los datos solicitados, la misma que debe estar firmada por el huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar la forma de pago sea ésta tarjeta, carta corporativa o en su caso efectivo. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Revisar la asignación del huésped a la habitación de acuerdo a su requerimiento. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar la apertura de la tarjeta y habitación en el sistema, la misma que tendrá todos los datos del servicio requerido por el huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 8 Verificar el envío de los reportes a todos los departamentos involucrados, para la mejor atención.
Comprobación Observación
Comprobación
Comprobación
Comprobación Observación
Comprobación
Comprobación
PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que todos los departamentos involucrados carguen los consumos a la habitación en el sistema. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que el saldo de la habitación esté de acuerdo a los cargos firmados por el huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los reportes de servicios sean iguales a los cargos del sistema. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar el cierre diario de los auditores nocturnos.
Comprobación Observación
Comprobación
Comprobación Observación
Comprobación
451
PROCEDIMIENTO
TÉCNICA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que se hayan realizado los respectivos descuentos a cada habitación de acuerdo a la tarifa convenida. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar que los respaldos se encuentren en el palomar (habitación) de cada huésped debidamente firmado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar saldos del listado versus consumos del huésped, con la firma de revisado del Auditor Nocturno.
Comprobación
Comprobación Observación
Comprobación
PROCESO No. 4 CHECK OUT PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Cajero se comunique con el Ama de Llaves para la respectiva revisión al momento del check out y verificar que la habitación no será abierta nuevamente al huésped. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que se haya emitido correctamente la factura con los datos requeridos por el Servicio de Rentas Internas (SRI). PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar que las facturas emitidas concuerden con los valores a crédito y contado. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar que los sobres enviados por los cajeros contengan lo realmente cobrado, e incluso si se ha cobrado en otra moneda (euros). PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que se emitan todos los respaldos para los departamentos involucrados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar se elabore la respectiva boleta para la salida del equipaje con la autorización el Cajero que todo está cobrado.
Comprobación
Comprobación Observación
Comprobación
Comprobación Observación
Comprobación
Comprobación Observación
452
8.2.5 PAPELES DE TRABAJO
8.2.5.1 PAPELES DE TRABAJO DEL ÁREA DE ADQUISICIONES
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.1
SOLICITUD DE COMPRAS
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar los requerimientos de materia prima, suministros y mercaderías enviados por Bodega. Se solicitó los documentos enviados por Bodega de las solicitud de compras de materia prima, suministros y materiales, encontrando que en muchos casos no existen respaldos físicos de las solicitudes, además los requerimientos no son enviados solamente por Bodega ya que algunos de los requerimientos de materia prima, insumos son enviados por el Chef de Cocina, situación que es conocida por el Encargado de Bodega al momento de la compra. REQUERIMIENTOS DE MATERIA PRIMA INSUMOS Y MATERIALES = Requerimientos Enviados por Bodega Válidos , Total Requerimientos de Compra REQUERIMIENTOS DE MATERIA PRIMA, INSUMOS Y MATERIALES = 45 60 REQUERIMIENTOS DE MATERIA PRIMA, INSUMOS Y MATERIALES = 75%
ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : A1 PÁGINA Nº: 515
PT. B.1.1
PT. A.1.1
453
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.1 SOLICITUD DE COMPRAS PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que las solicitudes de adquisición de materia prima, suministros y mercaderías sean realmente necesarios. Se revisó el total de solicitudes de materia prima, suministros y materiales y se los comparó con los requerimientos enviados por Bodega; se pudo establecer que existen otras solicitudes que no son enviadas por Bodega y que fueron aprobadas, encontrando que dos de ellas no procedían a su aprobación, ya que la materia prima que se solicitaba existía en Bodega. SOLICITUDES VÁLIDAS = Requerimientos enviados por Bodega Válidos Total Solicitudes de Compra
SOLICITUDES VÁLIDAS = 45 70 SOLICITUDES VÁLIDAS = 64,29%
ELAB POR: SM HALLAZGO Nº : A2 PÁGINA Nº: 516
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.2 SOLICITUD PROFORMAS A PROVEEDORES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Encargado de realizar las compras haya cumplido con averiguar los proveedores apropiados para la Empresa. Se observó la manera en que el Encargado de Compras realiza la búsqueda de proveedores, sin encontrar ninguna novedad, ya que la Empresa cuenta con un listado de proveedores frecuentes divididos según el producto que ofrecen.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.2
PT. B.2.1
PT. A.1.2
PT. A..2.1
454
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.2 SOLICITUD PROFORMAS A PROVEEDORES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las solicitudes de proformas a proveedores se hayan enviado. Se solicitó la carpeta de solicitudes de compra enviadas a proveedores, en donde se verificó que todas fueron despachadas; los envíos se los realiza vía Internet, vía correo o por medio de fax; todos los documentos tienen sus respaldos con fecha, hora de envío y persona que recibió la solicitud.
NO HUBO
HALLAZGOS
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.2 SOLICITUD PROFORMAS A PROVEEDORES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar como se realiza el otorgamiento de citas a proveedores. Con la ayuda de preguntas al Encargado de Compras, el cual nos informó de la manera de otorgamientos de citas, se observó que los proveedores que necesitan una cita piden la misma a la Sub-Gerencia Ejecutiva, la cual la otorga y con la participación del Encargado de Compras se fija el día para atenderla y posteriormente se la atiende.
NO HUBO
HALLAZGOS
PT. A.2.2
PT. A.2.3
455
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.3 ADQUISICION SUMINISTROS Y MATERIALES
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de la elaboración del pedido de compra. Se verificó que el Encargado de Compras realice en presencia del Auditor la respectiva orden de compra, observando que se realiza inmediatamente y se la archiva en orden cronológico.
NO HUBO
HALLAZGOS
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.3 ADQUISICION SUMINISTROS Y MATERIALES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que el pedido haya sido enviado a tiempo y correctamente al proveedor que haya sido seleccionado. Se requirieron los pedidos enviados y se verificó las fechas de envío para determinar si existieron demoras; se observó que los pedidos son enviados vía Internet o por fax y todos tienen sus respaldos de fechas de envío, razón por la cual no existieron inconvenientes en este procedimiento.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.1.1
PT. A.3.1
PT. A.3.2
456
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.3 ADQUISICION SUMINISTROS Y MATERIALES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que el Encargado de Compras haya realizado la misma sin ningún inconveniente
Se solicitó las compras realizadas para compararlas con las órdenes de compra elaboradas; se encontró que existen compras que se realizaron de materias primas y suministros que no fueron requeridos por Bodega, pero que tienen la autorización de la Sub-Gerencia Ejecutiva. COMPRAS VÁLIDAS = Ordenes de Pedido Elaboradas Total Compras COMPRAS VÁLIDAS = 87
95
COMPRAS VÁLIDAS = 91,57%
ELAB POR: HALLAZGO Nº : A3 PÁGINA Nº: 517
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.4 RECEPCIÓN DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de las facturas de compra y los detalles de recepción de materia prima, insumos y materiales. Se solicitaron las facturas de compras realizadas y los detalles de recepción de materia prima, insumos y materiales, encontrando que existen detalles de recepción que no concuerdan con los datos de las facturas. RECEPCIÓN CORRECTA = Total Recepciones Válidas Total de Facturas de Compras de Materia Prima, Suministros Y Materiales RECEPCIÓN CORRECTA = 200 220 RECEPCIÓN CORRECTA = 90,90 %
ELAB POR: SM HALLAZGO Nº : A4 PÁGINA Nº: 518
PT. B.1.1
PT. B.1.1
PT. A.4.1
PT. A.3.3
457
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Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.5 ENVÍO DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MERCADERÍA A BODEGA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar el correspondiente envío de la materia prima, suministros y materiales a la Bodega, revisando su ingreso físico en la misma. Se solicitaron las facturas de compra y se las comparó con los ingresos de Bodega para verificar que la materia prima, suministros y materiales fueron enviados del Área de Compras a Bodega. ENVÍO CORRECTO = Ingresos de Bodega Verificados Total Facturas de Compras de Materia Prima, Suministros y Materiales. ENVÍO CORRECTO = 200 200
ENVÍO CORRECTO = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.6 ENVÍO DE LA DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE A CUENTAS POR PAGAR PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que toda la documentación necesaria para el registro contable fue enviada sin ningún inconveniente al Área de Cuentas por Pagar para su contabilización. Se verificó que todas las facturas sean enviadas a Cuentas por Pagar; el Encargado de Compras una vez que ha verificado la compra procede a obtener respaldos de la misma, para posteriormente enviar los documentos al Área de Cuentas por Pagar.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.1.1
PT. A.5.1
PT. A.6.1
458
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.1 SOLICITUD DE COMPRA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de los requerimientos de activos fijos enviados por los diferentes departamentos de la Empresa. Se solicitó los documentos de respaldo enviados por los diferentes departamentos de la Empresa de los requerimientos de activos fijos, encontrando que no existen dichos documentos, pues los requerimientos son verbales.
ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : A5 PÁGINA Nº: 519
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.1 SOLICITUD DE COMPRA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar como se efectúa la verificación de existencias.
Se solicitaron respaldos de la comprobación de existencias, los mismos que no existen, además la verificación de existencias se la realiza mediante una observación que hace el Encargado de Compras y los reportes son verbales.
ELAB POR: HALLAZGO Nº : A6 PÁGINA Nº: 520
PT. B.1.1
PT. A.7.1
PT. B.1.1
PT. A.7.2
459
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRA ACTIVOS FIJOS
PROCESO No.2 BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN Y SOLICITUD DE PROFORMAS
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Encargado de realizar las compras haya cumplido con buscar proveedores adecuados. Se observó la manera en que el Encargado de Compras realiza la búsqueda de proveedores, sin encontrar ninguna novedad, ya que la Empresa cuenta con un listado de proveedores frecuentes divididos según el producto que ofrecen.
NO HUBO HALLAZGOS
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.2 BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN Y SOLICITUD DE PROFORMAS PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las solicitudes de proformas a proveedores se hayan enviado. Se solicitó la carpeta de solicitudes a proveedores enviadas en donde se verificó que todas fueron enviadas; los envíos se los realiza vía Internet, vía correo o por medio de fax; todos los documentos tienen sus respaldos con fecha, hora de envío y persona que recibió la solicitud.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.1.1
PT. A.8.1
PT. A.8.2
460
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRA ACTIVOS FIJOS
PROCESO No.2 BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN Y SOLICITUD DE PROFORMAS PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar como se realiza el otorgamiento de citas a proveedores
Con la ayuda de preguntas al Encargado de Compras el cual nos informó de la manera de otorgamientos de citas, se observó que los proveedores que necesitan una cita piden la misma a la Sub-Gerente Ejecutivo, la cual la otorga y con la participación del Encargado de Compras se fija el día para atenderla y posteriormente se la atiende.
NO HUBO HALLAZGOS
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRA ACTIVOS FIJOS
PROCESO No.3 RECEPCIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de las facturas de compra y los detalles de recepción de los activos fijos. Se solicitaron las facturas de compras realizadas y los detalles de recepción de activos fijos. RECEPCIÓN CORRECTA = Total Recepciones Válidos Total Facturas de Compras de Activos Fijos RECEPCIÓN CORRECTA = 10 10 RECEPCIÓN CORRECTA = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.1.1
PT. A.8.3
PT. A.9.1
461
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.4 ENVÍO DE LOS ACTIVOS FIJOS AL USUARIO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia temporal de los activos fijos en Bodega. Se solicitaron las facturas de compra y se las comparó con los ingresos de Bodega para verificar que los activos fijos pasaron inicialmente por Bodega EXISTENCIA TEMPORAL EN BODEGA = Ingresos de Bodega Verificados Total Facturas de Compras de Activos Fijos EXISTENCIA TEMPORAL EN BODEGA = 8 12 EXISTENCIA TEMPORAL EN BODEGA = 66%
ELAB POR: HALLAZGO Nº : A7
PÁGINA Nº: 521
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.4 ENVÍO DE LOS ACTIVOS FIJOS AL USUARIO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar reportes de envíos de activos fijos a los diferentes departamentos de la empresa.
Se solicitaron las facturas de compra y se las comparó con los ingresos de cada Departamento para comprobar que los activos fijos fueron entregados.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.1.1
PT. A.10.1
PT. A.10.2
462
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.5 INGRESO AL SISTEMA KÁRDEX Y AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar el ingreso correcto de los activos fijos en el sistema. Se verificó que el Encargado de Compras una vez que ha comprobado la compra procede a sacar respaldos de la misma para posteriormente enviar los documentos al Área de Contabilidad para que todas las facturas sean ingresadas correctamente al kárdex y auxiliares de activos fijos.
NO HUBO HALLAZGOS
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ÁREA DE COMPRAS
COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.5 INGRESO AL SISTEMA KÁRDEX Y AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar el método de inventarios en el que se ingresa el activo. Se solicito el kárdex y auxiliares con el fin de verificar el cálculo de los inventarios de acuerdo
al método predefinido por la Gerencia de la Empresa.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.1.1
PT. A.11.1
PT. A.11.2
463
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
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COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.6 CÁLCULO DEPRECIACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que las depreciaciones sean realizadas correctamente. Se solicita el Mayor de las Cuentas de Depreciación y Anexos de Activos Fijos Para calcular la depreciación debemos conocer: 1. El Costo del Activo: este se refiere al precio original de compra o de adquisición. 2. La Vida Útil del Activo: o sea la duración esperada del funcionamiento del equipo, planta o propiedad. 3. El Valor Residual Final: a este también se le conoce como el valor de salvamento y es aquella parte del costo original del activo que se espera recuperar mediante venta o permuta del bien al final de su vida útil. 4. El Método de Depreciación a Utilizar: existen varios métodos para estimar los gastos por depreciación de los activos fijos. Estos se presentan con detalles a continuación. Depreciación Anual = Costo – Valor Residual Vida Útil
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. A.12.1
464
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COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.6 CÁLCULO DEPRECIACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que los métodos de depreciación utilizados sean los más adecuados. Se solicita Anexos de Activos Fijos para verificar el Método de Línea Recta.
NO HUBO HALLAZGOS
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COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.7 RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES A CONTABILIDAD CENTRAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que la información en el voucher del activo fijo sean correctos. Se verificó que los vouchers del Activos Fijos contenga la información necesaria del Activo.
Fecha compra Numero de Factura Proveedor Descripción Cantidad Valor Activo Porcentaje Depreciación Firma del custodio
ELAB POR: HALLAZGO Nº : A8 PÁGINA Nº: 522
PT. B.1.1
PT. B.1.1
PT. A.12.2
PT. A.13.1
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COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.7 RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES A CONTABILIDAD CENTRAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que las revalorizaciones sean correctas Se procede a revisar los informes de los peritos sobre las revalorizaciones de los activos fijos,
se revisa que los valores estén aplicados correctamente a los activos fijos que han de ser
revalorizados.
NO HUBO HALLAZGOS
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COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.7 RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES ENVIADAS A CONTABILIDAD CENTRAL PARA SU ACTUALIZACIÓN EN EL DIARIO GENERAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se cumplan las leyes tributarias con relación a los activos fijos.
Se procede a la revisión de los anexos para verificar que los porcentajes aplicados a las
depreciaciones estén de acuerdo a la ley.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.1.1
PT. A.13.2
PT. A.13.3
466
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COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.8 CONTEO FISICO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que los movimientos de los activos fijos sean los correctos y los saldos se encuentren en concordancia físicamente
Se identifica los responsables del conteo físico de activos fijos, así como también se inspeccionó que todo el personal designado para el conteo se encuentre trabajando en el lugar que el Jefe de área le designó. CONTEO CORRECTO = Total Activos Fijos Ubicados Total Activos Fijos CONTEO CORRECTO = 98 100 CONTEO CORRECTO = 98 %
ELAB POR: HALLAZGO Nº : A9 PÁGINA No. 523
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COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.9 ANALISIS DE OBSOLESCENCIA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar si los activos dados de baja efectivamente no están funcionando. Se solicitó las carpetas de las actas de activos fijos dados de baja para verificar su existencia y se revisó si en ellas constan y se detallan las diferentes novedades encontradas, que amerite que hallan sido retirados.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.1.1
PT. A.14.1
PT. A.15.1
467
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COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.9 ANALISIS DE OBSOLESCENCIA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar si la nueva máquina de remplazó y si consta con todos los requerimientos para su
adquisición.
Se procede a revisar si la adquisición de los nuevos activos fijos cumplen con las mismas
características que las máquinas antiguas y su funcionamiento.
Se revisa si su utilización es al menos al 70% para justificar su compra.
NO HUBO HALLAZGOS
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PROCESO No. 10 DAR DE BAJA ACTIVO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar los procedimientos seguidos de los activos dados de baja Se solicitaron las notificaciones físicas que se hicieron a Gerencia Financiera en el último año de los activos fijos en mal estado. Se verificó si todas fueron aprobadas. ACTIVOS FIJOS OBSOLETOS O EN MAL ESTADO NOTIFICADOS = Total Notificaciones
Total Activos Fijos en Mal Estado u Obsoletos ACTIVOS FIJOS OBSOLETOS
O EN MAL ESTADO NOTIFICADOS = 13 13 ACTIVOS FIJOS OBSOLETOS O EN MAL ESTADO NOTIFICADOS = 100 %
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.1.1
PT. A.15.2
PT. A.16.1
468
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PROCESO No. 10 DAR DE BAJA ACTIVO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar los movimientos de los activos dados de baja Se solicitaron los informes de autorización a la Gerencia Financiera correspondientes al último año para determinar si fueron aprobados. ACTIVOS FIJOS DADOS DE BAJA = Total Autorizaciones Emitidas Total Activos Fijos en Mal Estado u Obsoletos
ACTIVOS FIJOS DADOS DE BAJA = 13 13 ACTIVOS FIJOS DADOS DE BAJA = 100%
NO HUBO
HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT.A.16.2
469
8.2.5.2 PAPELES DE TRABAJO DEL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
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ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
PROCESO No.1
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar si hay vacantes o se implantan cargos que la Empresa precise. Se revisó si existen vacantes en la Empresa y se analizó la posibilidad de crear nuevos puestos; se encontró que existe personal que realiza varias funciones y en algunas de las áreas no existe una persona responsable de la mismas. RECURSO HUMANO = Vacantes Total del Personal RECURSO HUMANO = 12 150
RECURSO HUMANO = 8%
ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : B1 PÁGINA Nº: 524
PT. B.1.1
PT. B.1.1
470
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PROCESO No.1
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que se practique con la comparación de perfiles de los postulantes al cargo. Se comprobó que existen responsables para realizar la comparación de perfiles de los candidatos al cargo, determinando que el Jefe de Recursos Humanos es la persona que se encarga de realizar estas evaluaciones, teniendo al Director de Apoyo como su asesor.
NO HUBO HALLAZGOS
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PROCESO No.1
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se cumpla con los doctrinas de ley, planificación y políticas de contrato. Se solicitó los conceptos de ley, planificación y políticas de contratación que trata la Empresa para la contratación de personal, encontrando que no existe por escrito políticas de contratación, ya que las mismas son mencionadas en forma verbal por la Jefe de Recursos Humanos y por ende sólo dicha persona conoce cuales son las políticas de contratación de nuevo personal para la Empresa.
ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : B2 PÁGINA Nº: 525
PT. B.1.1
PT. B.1.2
PT. B.1.1
PT. B.1.3
471
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PROCESO No.1
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar que se haya realizado la invitación para buscar nuevos candidatos. Se solicitó la manera como la Empresa realiza la convocatoria, observando que la misma se realiza por medio escrito (Diario el Comercio) en donde se pudo observar las respectivas facturas con los mensajes de convocatorias para nuevo personal y por medio del Internet específicamente con la página de Multi-trabajos.
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PROCESO No.2 SELECCIÓN DE PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que en la elección de personal se examine experiencia, capacitación, habilidades, etc.
Se verificó que se observe experiencia, capacitación, habilidades de los nuevos candidatos; se pudo probar que el análisis se lo hace detenidamente y el mismo es realizado por el Jefe de Recursos Humanos, que es la encargada de elegir el personal.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.1.4
PT. B.1.1
PT. B.2.1
472
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PROCESO No.2 SELECCIÓN DE PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que se haya realizado un concurso de merecimientos entre los empleados de la Empresa interesados y calificados para el cargo.
Se confirmó que se realiza un concurso de merecimientos entre los empleados de la Empresa interesados y calificados para el cargo; se observó que este concurso se lo hace más a los empleados de planta y operación.
NO HUBO HALLAZGOS
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PROCESO No.2 SELECCIÓN DE PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se apliquen pruebas de conocimiento. Se comprobó que si existen pruebas de conocimiento; el encargado de cada Área es el que desarrolla las pruebas a los nuevos candidatos y el que se encarga de comprobar que la persona esté capacitada para asumir el puesto para el que es solicitado.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.2.2
PT. B.1.1
PT. B.2.3
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PROCESO No.2 SELECCIÓN DE PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar la realización de entrevistas al candidato. Todos los candidatos escogidos cumplen con la entrevista, la misma que es realizada por el Jefe de Recursos Humanos y la Sra. Myriam Bautista Directora de Apoyo de la Empresa.
NO HUBO HALLAZGOS
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PROCESO No.2 SELECCIÓN DE PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Verificar que los resultados de la entrevista fueron remitidos a la Sub-Gerencia Ejecutiva para su aprobación. Se pudo establecer primeramente, que el Sub-Gerente Ejecutivo es el encargado de realizar las entrevistas; por esta razón todos los resultados se encuentran en dicha Área y desde allí se efectúa una aprobación para la contratación de nuevo personal.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.2.4
PT. B.1.1
PT. B.2.5
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PROCESO No.3
CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar que el Sub-Gerente Ejecutivo haya emitido el informe de los candidatos
seleccionados para el cargo.
Se requirieron los informes de los aspirantes seleccionados para el puesto, verificando que en la Sub-Gerencia Ejecutiva se encuentran los mismos sin ninguna novedad.
NO HUBO HALLAZGOS
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PROCESO No.3
CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Verificar que se haya analizado el tipo de relación laboral que va a realizar el personal
nuevo.
Se requirieron los contratos del nuevo personal, en donde se analizó la descripción del tipo de relación laboral que va a tener el nuevo empleado, encontrando contratos a prueba y contratos por un año, los mismos que son renovados de acuerdo al desempeño que demuestre la persona en la realización de las funciones.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.3.1
PT. B.1.1
PT. B.3.2
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PROCESO No.3
CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Revisar que se haya comunicado el ingreso del nuevo empleado para la actualización de los
archivos internos.
Se cotejó la existencia de las comunicaciones de incorporación del nuevo personal, las mismas que son emitidas por Recursos Humanos y que son actualizadas en los archivos de la Empresa.
NO HUBO HALLAZGOS
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PROCESO No.4 INDUCCIÓN DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Revisar que hayan sido determinadas las funciones y responsabilidades al nuevo empleado.
Se entrega un formulario con preguntas realizadas a los empleados de la Empresa, se determinó que al momento de ingresar a la Empresa, todos fueron capacitados con las funciones y responsabilidades que deben realizar; además, se pudo observar que en el Contrato se detallen todas las funciones y responsabilidades que deben cumplir.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.3.3
PT. B.1.1
PT. B.4.1
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PROCESO No.4 INDUCCIÓN DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Verificar que se haya dado a conocer las políticas, normas y reglamentos de la Empresa.
Se verificó que los empleados conozcan las políticas, normas y reglamentos de la Empresa; se determinó que no todos las conocen, ya que muchas de ellas no existen en la Empresa.
CONOCIMIENTO DEL EMPLEADO = Personal que conoce
Total del Personal
RECURSO HUMANO = 160
200
RECURSO HUMANO = 80 %
ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : B3 PÁGINA: 526
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PROCESO No.4 INDUCCIÓN DEL PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Verificar que el Jefe Inmediato al nuevo empleado lo ayude correctamente.
Se pudo comprobar que el Jefe Inmediato si está pendiente de que el nuevo empleado esté bien instruido y asesorado de lo que debe hacer; además, se interrogó al personal para poder probar esta afirmación, donde se pudo ver que todo el personal cuenta con un apoyo de su Jefe Inmediato.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.4.2
PT. B.1.1
PT. B.4.3
477
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PROCESO No.4 INDUCCIÓN DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4
Verificar la existencia del informe de inducción.
Se requirieron los informes de inducción a cada uno de los Jefes de Área, se pudo establecer que ninguno cumple con este informe, por lo que no se dispone de una constancia por escrito del trabajo que realizaron al momento de asesorar a sus nuevos empleados. Los informes se los realiza de forma verbal.
ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : B4 PÁGINA: 527
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PROCESO No.5
INGRESO A LA NÓMINA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Revisar que existan los informes de asistencia y observaciones del personal.
Se solicitaron los informes de asistencia y novedades del personal para poder determinar su autenticidad, comparándolos con las tarjetas de entrada y salida que utiliza la Empresa para el control de asistencia. Se tomó la información de los últimos 6 meses. INFORMES VALIDOS = Información de tarjetas
Informes Mensuales
INFORMES VALIDOS = 40
40
INFORMES VALIDOS = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.4.4
PT. B.1.1
PT. B.5.1
478
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PROCESO No.5
INGRESO A LA NÓMINA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Verificar el ingreso de la información para el proceso de los roles de pago.
Se encontró que toda la información para la elaboración de los roles de pago es ingresada para ser tomada en cuenta al momento del respectivo cálculo; los informes de asistencia y novedades del personal si son tomados en cuenta todos los meses.
NO HUBO HALLAZGOS
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PROCESO No.5
INGRESO A LA NÓMINA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Verificar el automatización de los roles de pago.
Se solicitó información del cálculo de los roles de pago para poderlos comprobar; la Empresa tiene un sistema de cálculo automático, el mismo que se realiza con la información ingresada por cada uno de los empleados.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.5.2
PT. B.1.1
PT. B.5.3
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ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
PROCESO No.5
INGRESO A LA NÓMINA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4
Verificar los reportes de acreditación a través de Recursos Humanos.
Se solicitó los reportes de acreditación y se los comparó con los cálculos de los roles de pago, sin encontrar ninguna novedad.
INFORMACION CORRECTA= Reportes de Acreditación
Roles de Pago
INFORMACION CORRECTA= 30
30
INFORMACION CORRECTA= 100%
NO HUBO HALLAZGOS
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ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
PROCESO No.5
INGRESO A LA NÓMINA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5
Revisar el envío de la documentación necesaria para contabilización, al Departamento
Contable.
Se verificó que toda la documentación necesaria para la contabilización fue enviada a la Contadora; se solicitaron los respectivos documentos que comprueben esta afirmación, encontrando que todos tienen sus respaldos físicos, comparados con los del sistema.
DOCUMENTACIÓN CORRECTA = Rol de Pagos Impresos y Firmados Reportes del Sistema
DOCUMENTACIÓN CORRECTA = 30
30
DOCUMENTACIÓN CORRECTA = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.5.4
PT. B.1.1
PT. B.5.5
480
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PROCESO No. 6
CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar las políticas para normalizar los requerimientos de capacitación.
No existen políticas para normalizar los requerimientos de capacitación
NO HUBO HALLAZGOS
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ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
PROCESO No. 6
CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar el registro de empleados a quienes se capacitará. Se requirió la lista del personal que fue capacitado en el último año para confirmar si existe un entrenamiento permanente a los empleados.
PERSONAL CAPACITADO = Total Personal Capacitado Último Año Total del Personal PERSONAL CAPACITADO = 30 35
PERSONAL CAPACITADO = 85,71 %
ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : B5 PÁGINA: 528
PT. B.1.1
PT. B.6.1
PT. B.1.1
PT. B.6.2
481
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PROCESO No. 6
CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar la selección de los cursos, seminarios o eventos a dictarse. Se determinó que la selección de los cursos son revisados por la Sub-Gerencia Ejecutiva, la misma que se encarga de autorizar las diferentes alternativas de enseñanza para sus empleados; las capacitaciones más frecuentes son para el Área de Cocina.
NO HUBO HALLAZGOS
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PROCESO No. 6
CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar las autorizaciones de Gerencia General para realizar la capacitación. Se solicitaron todas las autorizaciones de la Sub-Gerencia Ejecutiva para realizar la capacitación; se encontró que todas las autorizaciones tienen firmas de responsabilidad y respaldos sin encontrarse novedades en estos documentos. AUTORIZACIONES VÁLIDAS = Capacitaciones al Año Autorizaciones Aprobadas
AUTORIZACIONES VÁLIDAS = 20 20 AUTORIZACIONES VÁLIDAS = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.6.3
PT. B.1.1
PT. B.6.4
482
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PROCESO No.7
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que se haya determinado una técnica específica que permita evaluar de la manera
más objetiva a los empleados.
Se determinó que no existe un método específico, ya que las evaluaciones son permanentes, por que los jefes están continuamente supervisando el trabajo del personal, lo que garantiza que los trabajadores están siendo evaluados diariamente.
NO HUBO HALLAZGOS
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PROCESO No.7
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que el Gerente General revise, sugiera cambios o apruebe las técnicas de la evaluación. Se pudo comprobar que el Gerente General revisa continuamente el trabajo de sus empleados, ya que el mismo se encuentra supervisando y dirigiéndose a cada Área de la Empresa.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.7.1
PT. B.1.1
PT. B.7.2
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PROCESO No.7
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Revisar la autorización del Gerente para la aplicación de Políticas de Reconocimiento. No existe ninguna autorización que indique la aplicación de Políticas de Reconocimiento.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.7.3
484
8.2.5.3 PAPELES DE TRABAJO DEL ÁREA DE HABITACIONES
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ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 1 LIMPIEZA HABITACIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar el reporte de novedades enviado por el inspector de pisos. Se solicita los reportes enviados por los Supervisores de Pisos al Director de Ama de Llaves, los mismos que están debidamente archivados y llevan un orden secuencial.
NO HUBO HALLAZGOS
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Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
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ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 1 LIMPIEZA HABITACIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las novedades reportadas sean de todas las habitaciones activas. Se solicita el reporte de novedades de las habitaciones que se encuentran activas para su
uso, se pudo constatar que las novedades concuerdan con lo reportado en el documento.
NOVEDADES HABITACIONES = Novedades habitaciones Novedades reportadas
NOVEDADES HABITACIONES = 60 60
NOVEDADES HABITACIONES = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.1.1
PT. B.1.1
PT. C.1.2
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ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 1 LIMPIEZA HABITACIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que en el sistema Opera se hayan realizado los cambios respectivos.
Existen muchas quejas de los huéspedes, ya que al momento de llegar a la habitación, ésta no se encuentra limpia, es porque los camaristas informan mal sobre las habitaciones limpias y no cambian el status de la habitación.
Reporte habitaciones limpias= Reporte habitaciones limpias Cambio status habitaciones
Reporte habitaciones limpias= 100 120 Reporte habitaciones limpias= 20%
ELAB POR: NV HALLAZGO Nº : C1 PÁGINA Nº: 529
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PROCESO No. 1 LIMPIEZA HABITACIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que los reportes de Fidelio se hayan enviado al Jefe de Limpieza.
Se procedió a revisar que los reportes del Sistema Fidelio se hallan enviado al Jefe de
Limpieza, el mismo que organiza a los camareros por pisos, para que realicen la limpieza de
las habitaciones
LIMPIEZA HABITACIONES = Habitaciones Sucias Camareros disponibles
LIMPIEZA HABITACIONES = 11 11
LIMPIEZA HABITACIONES = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.1.3
PT. B.1.1
PT. C.1.4
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PROCESO No. 1 LIMPIEZA HABITACIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que el nuevo reporte se haya enviado con el nuevo status de la habitación. Se solicitó los reportes del Supervisor de Pisos con el detalle de las habitaciones limpias y la
firma de los camareros que realizaron la limpieza.
NO HUBO HALLAZGOS
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PROCESO No. 2 REPOSICIÓN LENCERÍA EN HABITACIONES
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar los listados de reposición de lencería en la habitación. Se procedió a revisar los informes de las reposiciones de la lencería en las habitaciones y se constató la devolución a la Bodega de Ama de Llaves de la lencería no utilizada. Piezas a devolver = Piezas sucias Reposición habitaciones Piezas a devolver = 28 28
Piezas a devolver = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.1.5
PT. B.1.1
PT. C.2.1
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PROCESO No. 2 REPOSICIÓN LENCERÍA EN HABITACIONES
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar reporte de faltantes de la habitación. Se procede a verificar que los cargos de los faltantes de la habitación se hayan ingresado en
el sistema y se haya emitido el reporte correspondiente para ser dados de baja.
FALTANTE HABITACIONES = Faltante Habitaciones Cargos Faltantes Reposición FALTANTE HABITACIONES = 80 80
FALTANTE HABITACIONES = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
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PROCESO No. 2 REPOSICIÓN LENCERÍA EN HABITACIONES
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que el reporte de novedades haya sido ingresado en el sistema.
Se constató que el reporte de novedades de faltantes haya sido ingresado en su totalidad y
tenga el visto bueno del Auditor Nocturno al final del día.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.2.2
PT. B.1.1
PT. C.2.3
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PROCESO No. 2 REPOSICIÓN LENCERÍA EN HABITACIONES
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar el listado de ingreso de dinero en caja cobrado al cliente.
Se verificó que el reporte enviado por el Ama de Llaves sea igual al ingreso de dinero cobrado
al huésped por concepto de piezas faltantes lencería.
REPORTE AMA DE LLAVES = Faltante Lencería Lencería Cobrada Huésped REPORTE AMA DE LLAVES = 50 50
REPORTE AMA DE LLAVES = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
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PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que los supervisores de pisos hayan realizado su recorrido diario. Se solicitó los informes de los recorridos de los supervisores de pisos con el registro de las novedades de todas las habitaciones y pisos revisados dentro de su jornada de trabajo; el informe estaba revisado por el Director de Ama de Llaves.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.2.4
PT. B.1.1
PT. C.3.1
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PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las habitaciones tengan sus amenities completos. Se solicitó los reportes de reposición de amenities, además se verificó el reporte que los
camareros elaboran que esté debidamente firmado por el Supervisor de Pisos.
REPOSICION AMENITIES = Amenities Utilizados Habitaciones dadas de Check Out
REPOSICION AMENITIES = 200 40
REPOSICION AMENITIES = 5 por habitación valor correcto
NO HUBO HALLAZGOS
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PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar que se haya realizado el reporte madre de los camaristas y supervisores. Se solicita el reporte principal (madre) para cotejar con el reporte individual de los supervisores de pisos; a su vez con los reportes de los camareros, no encontrando ninguna novedad, ya que en el reporte principal está a toda la información.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.3.2
PT. B.1.1
PT. C.3.3
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PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar que mantenimiento haya realizado los trabajos solicitados por Ama de Llaves de acuerdo al reporte. Se solicitó el reporte de Ama de Llaves, enviado al Departamento de Mantenimiento con el detalle de novedades, el mismo que contiene las fechas en las que se realizaron las reparaciones realizadas. HABITACIONES REPARADAS = Reporte Habitaciones Mantenimiento Reporte Habitaciones Ama de Llaves HABITACIONES REPARADAS = 45 45 HABITACIONES REPARADAS = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
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PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar el reporte de llaves que se entrega a camaristas de acuerdo al turno indicado y piso. Se solicita reportes con la entrega de llaves a los camareros, encontrando que en muchas ocasiones pierden las llaves, no devuelven las llaves maestras de cada piso y solicitan la emisión de una nueva sin autorización del Director de Ama de Llaves.
ELAB POR: NV HALLAZGO Nº : C2 PÁGINA Nº: 530
PT. B.1.1
PT. C.3.4
PT. B.1.1
PT. C.3.5
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PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar que el ingreso a lavandería de la ropa de huéspedes sea la correcta, para luego revisar que su entrega haya sido la correcta.
Se revisa que el reporte de retiros de ropa de la habitación sea igual al reporte de ropa
entregada a cada habitación, no encontrando ninguna novedad.
NO HUBO HALLAZGOS
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PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar que el reporte de camas extras concuerde con el físico de las habitaciones. Se revisa el reporte elaborado por el Supervisor de Pisos sobre las camas extras que están en las habitaciones, el mismo que concuerda con el despacho de camas de la bodega de habitaciones.
NO HUBO HALLAZGOS
PT.C.3.6
PT. B.1.1
PT. C.3.7
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PROCESO No. 4 LAVANDERÍA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar que los camaristas hayan reportado la ropa retirada de cada habitación. Se solicita los reportes de los camareros de la ropa que retiran de cada habitación y la firma del huésped en el recibo emitido al momento de retirar las prendas para el lavado; no se encontró ninguna novedad.
NO HUBO HALLAZGOS
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PROCESO No. 4 LAVANDERÍA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que se haya registrado el lavado de ropa según la habitación en el sistema Fidelio para su cobro al momento del check out. Se revisa el listado enviado por Lavandería a Recepción para que se ingrese el valor del consumo por concepto de prendas lavadas, el mismo que esta debidamente firmado por el Auditor Nocturno. PRENDAS LAVADAS = Reporte Lavandería Reporte Fidelio
PRENDAS LAVADAS = 120 120
PRENDAS LAVADAS = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.4.1
PT. B.1.1
PT. C.4.2
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PROCESO No. 4 LAVANDERÍA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los turnos del personal de lavandería estén cubiertos las 24 horas del día. Se revisó los horarios de lavandería encontrando que en el turno de la noche a veces no se deja personal que cubra con estos horarios, habiendo días que los huéspedes no tienen a quien entregar sus prendas para ser lavadas.
ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : C3 PÁGINA Nº: 531
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ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 4 LAVANDERÍA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que el reporte de ropa limpia y sucia concuerde con los valores facturados.
Se verifica que los reportes de ropa sucia con el de la limpia y a su vez se constata que estos
valores hayan sido correctamente facturados al huésped de acuerdo a la habitación y que los
respaldos estén firmados.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.4.3
PT. B.1.1
PT. C.4.4
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ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 4 LAVANDERÍA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que el listado de ropa por entregar concuerde con las prendas físicas.
Se revisó que las prendas físicas por entregar concuerden con el listado de prendas lavadas
entregado al Camarero para que entregue en cada habitación; no se encuentra ninguna
novedad.
NO HUBO HALLAZGOS
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ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 5 AMA DE LLAVES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar las salidas de bodega y el ingreso al Departamento de Ama de Llaves, a su vez revisar la cantidad enviada a las habitaciones. Se solicitó el reporte de salida de bodega y entrada a Ama de Llaves; a su vez se constató que
el saldo físico de las lencerías concuerde con el kárdex que llevan en este Departamento,
luego de entregar a los camareros para su reposición; no se encuentra novedades.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.4.5
PT. B.1.1
PT. C.5.1
495
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PROCESO No. 5 AMA DE LLAVES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar el libro de registros de llaves del Hotel, entradas/salidas del huésped.
Se solicita el libro de registro de llaves, en el mismo que se encuentra novedades ya que
no concuerda las llaves entregadas con las llaves recibidas; este libro no se lo llena
diariamente pasando por alto este registro.
LLAVES = Llaves Entregadas
Llaves Recibidas
LLAVES = 80
60
LLAVES = 80%
ELAB POR: SA HALLAZGO Nº : C4 PÁGINA Nº: 532
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PROCESO No. 5 AMA DE LLAVES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar el libro de registro de olvidos, el mismo que debe coincidir con el físico, el mismo que debe tener el Cajero General y los olvidos en la caja fuerte madre. Se realizó la verificación física de los artículos olvidados por los huéspedes, el mismo que
concuerda con el libro de registro, el mismo que se halla debidamente firmado por la parte
que entrega y recibe después de cumplir con la política de olvidos.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.5.2
PT. B.1.1
PT. C.5.3
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PROCESO No. 5 AMA DE LLAVES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar el reporte de Ama de Llaves con el reporte de discrepancias realizado por el Cajero.
Se verificó que el reporte de Ama de Llaves tenga las respectivas firmas de revisado del
Cajero de turno, el mismo que esta reportado a los Supervisores de Recepción para que
tome los correctivos necesarios.
NO HUBO HALLAZGOS
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ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 6 PISOS-MANTENIMIENTO HABITACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar el reporte de novedades realizado por los supervisores de pisos.
Se revisó el reporte de novedades realizados por los supervisores de piso para ser entregado
a Mantenimiento, el mismo que tiene las firmas de recepción y fecha.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.5.4
PT. B.1.1
PT. C.6.1
497
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ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 6 PISOS-MANTENIMIENTO HABITACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Procesar novedades al Jefe de Mantenimiento para solucionar requerimientos. Se comprobó que las órdenes de Mantenimiento de Habitaciones hayan sido enviadas al Jefe
de Mantenimiento, las mismas que tienen la debida autorización y están en forma secuencial.
ÓRDENES MANTENIMIENTO = Ordenes de Mantenimiento Solicitadas Ordenes de Mantenimiento Realizadas
ÓRDENES MANTENIMIENTO = 40
40
ÓRDENES MANTENIMIENTO = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
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ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 6 PISOS-MANTENIMIENTO HABITACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que en el Sistema Opera se reporte el status de la habitación. Se constató en el sistema Opera el status de la habitación sobre que haya sido cambiado al
momento de recibir el informe de Ama de Llaves que va a estar en reparación.
HABITACIONES BLOQUEADAS = Sistema Opera
Informe de Ama de llaves
HABITACIONES BLOQUEADAS = 80
80
HABITACIONES BLOQUEADAS = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.6.2
PT. B.1.1
PT. C.6.3
498
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ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 6 PISOS-MANTENIMIENTO HABITACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar cuadro de fechas en que mantenimiento arreglará las habitaciones.
Se solicitó el cronograma de Mantenimiento para el mantenimiento de la habitación; a su vez
se constató horarios del personal involucrado, el mismo que está bajo la supervisión del Jefe
de Mantenimiento.
NO HUBO HALLAZGOS
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ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 6 PISOS-MANTENIMIENTO HABITACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que los trabajos de mantenimiento se hayan realizado. Se revisó la Orden de Mantenimiento con el recibido y firma de responsabilidad del Supervisor
de Pisos, el mismo que después de haber constatado todas las reparaciones firmó y aceptó la
habitación arreglada, no encontrando novedades.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.6.4
PT. B.1.1
PT. C.6.5
499
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ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 6 PISOS-MANTENIMIENTO HABITACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar que se envíe el informe respectivo del mantenimiento de la habitación a los diferentes
departamentos involucrados.
Se comprobó que el Departamento de Ama de Llaves comunique que la habitación está
disponible para la venta; para ésto se solicitó el e-mail comunicando a las diferentes áreas, en
la fecha que recibió la Orden de Mantenimiento ejecutada.
NO HUBO HALLAZGOS
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ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 6 PISOS-MANTENIMIENTO HABITACIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar nuevamente el cambio de status de habitación a recepción y éstos a su vez dar un
mejor servicio al huésped.
Se verificó que en el sistema se halla retirado el status de bloqueada la habitación, el mismo
que tiene la clave y autorización del Jefe de Recepción.
STATUS HABITACION = Habitaciones Desbloqueadas
Habitaciones Remodeladas
STATUS HABITACION = 42
42
STATUS HABITACION = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. C.6.6
PT. B.1.1
PT. C.6.7
500
8.2.5.4 PAPELES DE TRABAJO DEL ÁREA DE RECEPCION
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ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 1 REGISTRAR RESERVA CLIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar la disponibilidad de habitaciones en el Hotel para recibir o no la nueva reserva. Se solicitó el listado de las habitaciones disponibles, el mismo que tiene las firmas de responsabilidad de haber sido revisadas por los auditores nocturnos y reportadas al Departamento de Reservas. HABITACIONES DISPONIBLES = Habitaciones reportadas vacantes Habitaciones vacías HABITACIONES DISPONIBLES = 140 140 HABITACIONES DISPONIBLES = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
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ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 1 REGISTRAR RESERVA CLIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar que las hojas de planning se las hayan realizado correctamente, o sea las listas de llegadas y hojas de ingresos. Se comprobó que las Hojas de Planning tengan las firmas de responsabilidad; de la revisión de las llegadas de los huéspedes, se constató que están correctamente archivadas y sus copias enviadas a los diferentes departamentos involucrados en la atención al cliente.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. D.1.1
PT. B.1.1
PT. D.1.2
501
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ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 1 REGISTRAR RESERVA CLIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los listados con la información requerida sean enviados a todos los departamentos involucrados del Hotel. Se pudo verificar que al momento que se realiza una reserva el sistema emite un mail general a todas las áreas involucradas, las mismas que al ser leídas emite una respuesta automática.
NO HUBO
HALLAZGOS
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ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 1 REGISTRAR RESERVA CLIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que la información entregada a Recepción sea la correcta, sobre el tiempo y extras que el huésped se quedara en el Hotel. Se verifica que en el sistema hayan sido ingresadas todos los requerimientos del huésped al momento que realizo la reserva y todos los extras que necesite mientras permanezca en el Hotel.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. B.1.1
PT. D.1.4
PT. D.1.3
502
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ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 1 REGISTRAR RESERVA CLIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que las hojas de reservas de los clientes contengan la información necesaria y clara de la persona que se va a hospedar, la misma que es entregada a recepción. Se pudo verificar que la persona que ingresa la reserva en varias ocasiones no solicita la información necesaria y los datos no son ingresados correctamente y al momento del check in el cliente se queja que los datos impresos no están correctos.
ELAB POR: NV HALLAZGO Nº : D1 PÁGINA Nº:533
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ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Revisar el listado con las habitaciones ocupadas y disponibles para la venta. Se comprobó que el listado de habitaciones ocupadas y disponibles estén revisados y autorizados por los auditores nocturnos, que al cierre de la auditoría verifiquen con Ama de Llaves que estas habitaciones estén ocupadas.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. D.1.5
PT. B.1.1
PT. D.2.1
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ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar el número de habitaciones disponibles para la venta, las que se encuentran ocupadas y bloqueadas. Se procede a verificar el reporte de habitaciones ocupadas y bloqueadas para mantenimiento en forma física con el Supervisor de Pisos.
NO HUBO HALLAZGOS
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ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los datos del cliente estén completos y respaldados su pago. Se revisó las tarjetas de registro, encontrando que en algunos casos no existe un respaldo de pago y los datos del cliente están incompletos. GARANTIA DE PAGO = Respaldo de pago de las habitaciones Habitaciones Ocupadas GARANTIA DE PAGO = 80 100 GARANTIA DE PAGO = 80%
ELAB POR: NV HALLAZGO Nº : D2 PÁGINA Nº: 534
PT. B.1.1
PT. D.2.2
PT. B.1.1
PT. D.2.3
504
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PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que la tarjeta de registro contenga todos los datos solicitados, la misma que debe estar firmada por el huésped. Se pudo constatar que varias tarjetas no tienen registrada la firma del huésped. TARJETAS FIRMADAS = Tarjetas firmadas Tarjetas registradas TARJETAS FIRMADAS = 120 160 TARJETAS FIRMADAS = 75%
ELAB POR: NV HALLAZGO Nº : D3 PÁGINA Nº: 535
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PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar la forma de pago sea esta tarjeta, carta corporativa o en su caso efectivo. Se procedió a revisar la forma de pago de las cuentas que pueden ser : cartas de pago que contengan todos los requisitos de garantía de pago, en el caso que sea con Tarjeta de Crédito tenga la pre-autorización dada por el banco y en el caso de efectivo el deposito en el banco.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. D.2.4
PT. B.1.1
PT. D.2.5
505
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PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Revisar la asignación del huésped a la habitación de acuerdo a su requerimiento. Se revisa la hoja de requerimientos del huésped y a su vez se verifica en la pantalla las condiciones de su estadía y que se haya cumplido con sus necesidades. REQUERIMIENTO HUESPED = Requerimiento solicitado por huésped Requerimiento realizado al huésped REQUERIMIENTO HUESPED = 140 140 REQUERIMIENTO HUESPED = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
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PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar la apertura de la tarjeta y habitación en el sistema, la misma que tendrá todos los datos del servicio requerido por el huésped. Se comprobó que en el sistema Opera se haya abierto correctamente la habitación y que todos los permisos estén desbloqueados para que ingresen los cargos correctamente de las diferentes áreas; éste tiene la clave de la persona que abrió la cuenta, no existen novedades.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. D.2.6
PT. B.1.1
PT. D.2.7
506
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PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 8 Verificar el envío de los reportes a todos los departamentos involucrados, para la mejor atención. Se revisó que el recepcionista envíe los e-mails a los departamentos involucrados en la atención al cliente, de tal forma que todos sepan las necesidades del huésped mientras esté hospedado.
NO HUBO HALLAZGOS
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PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que todos los departamentos involucrados carguen los consumos a la habitación en el sistema. Se solicitó los reportes a los auditores nocturnos con el fin de comprobar los cargos de los diferentes departamentos, encontrando que no se revisa los cargos al final de la jornada, puesto que varios cargos del Restaurante no fueron cobrados. CARGOS COBRADOS RESTAURANTE = Valor Cobrado Valor reportado restaurante CARGOS COBRADOS RESTAURANTE = 80 100 CARGOS COBRADOS RESTAURANTE = 80%
ELAB POR: NV HALLAZGO Nº:D4 PÁGINA Nº: 536
PT. B.1.1
PT. D.2.8
PT. B.1.1
PT. D.3.1
507
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PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que el saldo de la habitación esté de acuerdo a los cargos firmados por el huésped. Se procedió a revisar que los cargos del sistema están respaldados con los vales firmados por el huésped, no encontrando ninguna novedad.
NO HUBO HALLAZGOS
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PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los reportes de servicios sean iguales a los cargos del sistema. Se comprobó que los reportes de los departamentos sean iguales a los cargados en el sistema.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT.D.3.2
PT. B.1.1
PT. D.3.3
508
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PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar el cierre diario de los auditores nocturnos. Se solicitó los reportes del cierre diario que realiza el Auditor Nocturno; se pudo constatar que no existen diferencias.
NO HUBO HALLAZGOS
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PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que se hayan realizado los respectivos descuentos a cada habitación de acuerdo a la tarifa convenida. Se comprobó que se hayan aplicado los descuentos de acuerdo a la tabla de tarifas corporativas; ésto se cotejó con las notas de las reservas de las habitaciones de los huéspedes de las empresas.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. D.3.4
PT. B.1.1
PT. D.3.5
509
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PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 7 Verificar saldos del listado versus los consumos del huésped, con la firma de revisado del Auditor Nocturno. Se solicita el reporte general con los saldos de los huéspedes en casa, el mismo que tiene las firmas de responsabilidad de haber revisado que todos los cargos se estén facturando al huésped. SALDO SISTEMA = Reporte ventas sistema Reporte ventas por área SALDO SISTEMA = 5.000.00 5.000,00 SALDO SISTEMA = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
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PROCESO No. 4 CHECK OUT PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que el Cajero se comunique con Ama de Llaves para la respectiva revisión al momento del check out y verificar que la habitación no será abierta nuevamente al huésped. Se verificó que Ama de Llaves al momento del check out reporte el consumo de mini bares, piezas faltantes de la habitación y a su vez se informa a los camareros para que la habitación sea limpiada.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. D.3.6
PT. B.1.1
PT. D.4.1
510
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ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 4 CHECK OUT PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que se haya emitido correctamente la factura con los datos requeridos por el Servicio de Rentas Internas (SRI). Se solicitó las copias de las facturas, las mismas que estaban archivadas cronológicamente y cumplían con los requisitos del Servicio de Rentas Internas (SRI).
NO HUBO HALLAZGOS
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ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 4 CHECK OUT PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Revisar que las facturas emitidas concuerden con los valores a crédito y contado. Se comprobó que los cierres de Cajero concuerdan con los valores reportados por el cobro de las facturas y su firma de responsabilidad del Cajero General.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. D.4.2
PT. B.1.1
PT. D.4.3
511
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ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 4 CHECK OUT PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Verificar que los sobres enviados por los cajeros contengan lo realmente cobrado e incluso si se ha cobrado en otra moneda (euros) Se revisó los sobres de remisión con los valores que emite el sistema y los valores físicos que envían los cajeros, encontrando que su cuadre es correcto.
NO HUBO HALLAZGOS
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ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 4 CHECK OUT PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5
Revisar que se emitan todos los respaldos para los departamentos involucrados. Se comprobó que el Departamento de Recepción emita los correctos reportes a los departamentos involucrados indicando que el huésped dejó el Hotel y se comunique a su personal a cargo como es Limpieza, Ventas, Alimentos y Bebidas.
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. D.4.4
PT. B.1.1
PT. D.4.5
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ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 4 CHECK OUT PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 6 Verificar se elabore la respectiva boleta para la salida del equipaje con la autorización del Cajero que todo está cobrado. Se realiza la revisión en Conserjería de los tickets emitidos por Recepción al momento del check out; éstos están debidamente firmados y archivados cronológicamente. TICKETS EMITIDOS = Tickets emitidos recepción Tickets sellados por conserjes TICKETS EMITIDOS = 120 120 TICKETS EMITIDOS = 100%
NO HUBO HALLAZGOS
PT. B.1.1
PT. D.4.6
513
8.2.6 HALLAZGOS DE AUDITORÍA
8.2.6.1 HALLAZGOS DE AUDITORÍA DEL ÁREA DE AQUISICIONES
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
A1
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.1
SOLICITUD DE COMPRAS
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar los requerimientos de materia prima, insumos y mercaderías enviados por Bodega.
CONDICIÓN Se solicitó los documentos enviados por Bodega de los requerimientos de materia prima, suministros y materiales, hallando que en muchos casos no hay respaldos físicos de las solicitudes; además los requerimientos no son enviados solamente por Bodega. Del total de requerimientos de Compra el 75% son emitidos por Bodega. CRITERIO Los requerimientos de materias primas, suministros y materiales deben ser emitidos únicamente por Bodega. CAUSA Varios de los requerimientos de materia prima, son enviados por el Chef de Cocina, situación que es conocida por el Encargado de Bodega al momento de la compra. EFECTO Puede darse el caso de que los requerimientos se
dupliquen, lo que provocaría un gasto innecesario al no
percatarse que el requerimiento ya fue enviado por otra
persona.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.1.1 PÁGINA Nº
454
514
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
A2
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.1 SOLICITUD DE COMPRAS PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar que las solicitudes de adquisición de materia prima, suministros y mercaderías sean realmente necesarios. CONDICIÓN Se revisó el total de solicitudes de materia prima, suministros y materiales y se los comparó con los requerimientos enviados por Bodega, se pudo establecer que existen otras solicitudes que no son enviadas por Bodega y que fueron aprobadas encontrando que varias de ellas no procedían a su aprobación, ya que la materia prima que se solicitaba existía en Bodega. CRITERIO Las solicitudes de materia prima, suministros y materiales enviadas para su aprobación deben ser únicamente remitidas por Bodega. CAUSA Existieron varias solicitudes que no fueron enviadas por Bodega y que a pesar de ello fueron autorizadas. EFECTO Se adquirió materia prima que no procedía su compra, ya que la misma si existía en Bodega.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.1.2 PÁGINA Nº
455
515
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
A3
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.3 ADQUISICIÓN SUMINISTROS Y MATERIALES
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que el Encargado de Compras haya realizado la misma sin ningún inconveniente
CONDICIÓN Se solicitó las compras realizadas para compararlas con las órdenes de compra elaboradas; se halló que existen compras que se realizaron de materias prima y suministros que no fueron requeridos por Bodega, pero que tienen la autorización de la Sub-Gerencia Ejecutiva. CRITERIO Toda compra debe ser autorizada por la Sub-Gerencia Ejecutiva, la misma que debe aprobar únicamente las órdenes de compra realizadas por Bodega. CAUSA La Sub-Gerencia Ejecutiva autorizo órdenes de compra que no fueron enviadas por la Bodega. EFECTO
Se realizaron compras de materia prima, suministros y
materiales que si existían en Bodega, ocasionando una
duplicidad en los productos.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.3.3 PÁGINA Nº
458
516
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
A4
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCESO No.4 RECEPCIÓN DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de las facturas de compra y los detalles de recepción de materia prima, suministros y materiales. CONDICIÓN Se solicitaron las facturas de compras efectuadas y los detalles de recepción de materia prima, suministros y materiales, encontrando que existen detalles de recepción que no coinciden con los datos de las facturas. De un total de 220 facturas de compra, existen 200 documentos de recepción validos. CRITERIO Las compras realizadas debe tener su respectiva factura, la cual debe ser comparada con los detalles de recepción de materia prima, suministros y materiales elaborado por Bodega. CAUSA Existen detalles de recepción que no concuerdan con los datos registrados en las facturas de compra. Los mismos que no son llenados correctamente. EFECTO No se encuentran respaldos de que las compras realizadas fueron ingresadas en Bodega.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.4.1 PÁGINA Nº
458
517
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
A5
COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.1 SOLICITUD DE COMPRA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia de los requerimientos de Activos Fijos enviados por los diferentes departamentos de la Empresa. CONDICIÓN Se solicitó los documentos de respaldo enviados por los diferentes departamentos de la Empresa de los requerimientos de activos fijos, encontrado que no existen dichos documentos los requerimientos son verbales y dirigidos directamente al Sub-Gerente Ejecutivo. CRITERIO Todo requerimiento de un activo fijo debe ser enviado por escrito a Bodega. CAUSA Los requerimientos de activo fijo son verbales y dirigidos directamente al Sub-Gerente Ejecutivo. EFECTO Pueden existir compras de activos fijos innecesarias ya que no se comprueba antes en Bodega si existen o no.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.7.1 PÁGINA Nº
460
518
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
A6
COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.1 SOLICITUD DE COMPRA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar como se efectúa la verificación de existencias. CONDICIÓN Se solicitaron respaldos de la verificación de existencias, los mismos que no existen, además la verificación de existencias se la realiza mediante una observación que hace el encargado de compras y los
reportes son verbales dirigidos a la Sub-Gerente Ejecutivo. CRITERIO Las verificaciones de existencias deben tener un respaldo por escrito que indique todo lo que se constató. CAUSA El control de existencias se la hace, pero no por escrito sino en forma verbal. EFECTO No existen respaldos de que se haya realizado la verificación de existencias, lo que puede traer problemas entre el personal.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.7.2 PÁGINA Nº
460
519
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
A7
COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.4 ENVÍO DE LOS ACTIVOS FIJOS AL USUARIO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar la existencia temporal de los activos fijos en Bodega.
CONDICIÓN Se solicitaron las facturas de compra y se las comparó con los ingresos de Bodega para verificar que los activos fijos pasaron inicialmente por Bodega. Se encontró que varias ocasiones los activos fijos no fueron llevados temporalmente a Bodega, el 66% de los mismos si cumplió con pasar primero por Bodega. CRITERIO El activo fijo adquirido debe pasar primero por Bodega para registrar su ingreso y existencia física. CAUSA Se encontró varios activos fijos que no fueron llevados temporalmente a Bodega. EFECTO
El ingreso y la revisión física del activo fijo no fueron
constatados por el Encargado de Bodega, el mismo que
no se responde de la pérdida o inasistencia del activo.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.10.1 PÁGINA Nº 463
520
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
A8
COMPRA ACTIVOS FIJOS PROCESO No.7 RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES A CONTABILIDAD CENTRAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que la información en el voucher del activo fijo sea correcta. CONDICIÓN Se solicitaron los voucher de varios activos fijos para comparar con la factura. Se encontró varios vouchers no contiene todos los datos referentes al activo fijo. CRITERIO El voucher del activo fijo adquirido debe tener todos los datos y especificaciones necesarias del artículo. CAUSA Se encontró varios vouchers de los activos fijos que no contienen la información necesaria para ubicar al activo fijo adquirido. EFECTO Que al momento de ubicar al Activo Fijo no se encuentre, ya que el voucher no contiene la información necesaria para identificar al mismo.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.13.1 PÁGINA Nº
466
521
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
A9
COMPRA ACTIVOS FIJOS
PROCESO No.8 CONTEO FISICO PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que los movimientos de los activos fijos sean los correctos y los saldos se encuentren en concordancia físicamente
CONDICIÓN Se conoce a los responsables del conteo físico de activos fijos, así como también se investigó que todo el personal designado para el conteo se encuentre trabajando en el lugar que el Jefe de Área le designó. En el conteo realizado se encontró 98 de los 100 activos fijos ya que 2 freidoras no se encontraban en ninguna área de la Empresa, sino que fueron halladas en la Bodega de activos fijos dados de baja. CRITERIO El personal designado para el conteo debe permanecer en el lugar donde se le asignó. CAUSA No se reportó que varios activos fijos se encontraban en otro sitio. EFECTO El conteo no es cabal, ya que existen fallas al momento
de que los activos fijos no son dejados en su lugar
respectivo.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº A.14.1 PÁGINA Nº
468
522
8.2.6.2 HALLAZGOS DE AUDITORÍA DEL ÁREA DE RECURSOS
HUMANOS
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
B1
PROCESO No.1
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar si hay vacantes o se implantan cargos que la Empresa precise.
CONDICIÓN
Se revisó si existen vacantes en la Empresa y se
analizó la posibilidad de crear nuevos puestos; se encontró que existe personal que realiza varias funciones y en algunas de las áreas no existe una persona responsable de la mismas. CRITERIO
En todos los departamentos se debe delegar funciones a sus empleados para que exista un responsable de cada cargo. CAUSA
La Empresa tiene empleados que hacen la función de Encargados de Cocina, pero a su vez también son encargados de Pastelería y de Stward. EFECTO
Existe demora en los procesos a realizar, ya que la misma persona tiene que realizar dos y tres funciones.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº B.1.1 PÁGINA Nº
471
523
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
B2
PROCESO No.1
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que se cumpla con los doctrinas de ley, planificación y políticas de contrato.
CONDICIÓN
Se solicitó los conceptos de ley, planificación y políticas de contratación que trata la Empresa para la contratación de personal, encontrando que no existe por escrito políticas de contratación, ya que las mismas son mencionadas en forma verbal por la Jefe de Recursos Humanos y por ende sólo dicha persona conoce cuales son las políticas de contratación de nuevo personal para la Empresa CRITERIO
Toda política interna que maneje la Empresa debe tener su respaldo físico, para que se la pueda revisar sin esperar recordar mentalmente. CAUSA
La Gerencia General no ha ordenado la elaboración de políticas de contratación, ya que sólo las manifiesta en forma verbal. EFECTO
Toda la responsabilidad recae sobre el Jefe de Personal, lo que puede inducir que él pueda contratar personal que le concierna sin importar la capacidad del nuevo empleado.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº B.1.3 PÁGINA Nº
472
524
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
B3
PROCESO No.4 INDUCCIÓN DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Verificar que se haya dado a conocer las políticas,
normas y reglamentos de la Empresa.
CONDICIÓN
Se verificó que los empleados conozcan las políticas, normas y reglamentos de la Empresa; se determinó que no todos las conocen, ya que muchas de ellas no existen en la Empresa. CRITERIO
Toda Empresa debe tener claro las políticas, normas y reglamentos. CAUSA
La Empresa no tiene políticas, normas y reglamentos impresos, solamente son inculcados por el Jefe de Recursos Humanos en forma verbal. EFECTO
El personal al no tener un documento que indique políticas, normas y reglamentos, puede incumplir con algunos de sus normas y pueden llegar a ser sancionados sin saber cómo y cuándo paso el incumplimiento, ya que no conoce con certeza como debe encaminarse dentro de la Empresa.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº B.4.2 PÁGINA Nº
478
525
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
B4
PROCESO No.4 INDUCCIÓN DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4
Verificar la existencia del informe de inducción.
CONDICIÓN
Se requirieron los informes de inducción a cada uno de los Jefes de Área, se pudo establecer que ninguno cumple con este informe, por lo que no se dispone de una constancia por escrito del trabajo que realizaron al momento de asesorar a sus nuevos empleados. Los informes se los realiza de forma verbal. CRITERIO
Todo informe que se solicite por parte de la Gerencia General se lo debe realizar por escrito. CAUSA
Los jefes de Área, no cumplen con los informes por escrito. EFECTO
Puede darse el caso de que un empleado pueda informar que su Jefe inmediato no lo asesoró correctamente o es más puede decir que no lo preparó para realizar el trabajo, ya que no hay un constancia física de que el mismo recibió algún tipo de asesoría.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº B.4.4 PÁGINA Nº
479
526
8.2.6.3 HALLAZGOS DE AUDITORÍA DEL ÁREA HABITACIONES
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
B5
PROCESO No. 6
CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL
PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Verificar el registro de empleados a quienes se capacitará.
CONDICIÓN
Se requirió la lista del personal que fue capacitado en el último año para confirmar si existe un entrenamiento permanente a los empleados.
El 85,71% del personal se encuentra continuamente en capacitación. CRITERIO
Todos los empleados tienen derecho de recibir capacitaciones. CAUSA
La rotación de personal de Recepción ha provocado que el mismo no sea tomado en cuenta para capacitaciones. EFECTO
El empleado que haya recibido más capacitación responderá mejor a los avances tecnológicos que puedan darse en la Empresa, mientras que si no existe personal capacitado se tendrá que hacer nuevas contrataciones representando un gasto más alto en la Empresa.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº B.6.2 PÁGINA Nº
482
527
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
C1
ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 1 LIMPIEZA HABITACIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que en el sistema Opera se hayan realizado los cambios respectivos. ÁREA
CONDICIÓN Existen muchas quejas de los huéspedes, ya que al momento de llegar a la habitación no se encuentra limpia, es porque los camaristas informan mal sobre las habitaciones limpias y no cambian el status de la habitación. CRITERIO Los camareros deberían reportar las habitaciones limpias apenas terminen de limpiarla por radio. CAUSA Los camareros no se organizan y muchas veces no reportan si están limpias o no las habitaciones. EFECTO Puede darse el caso que la habitación sea vendida y el
huésped llegue y esté sucia.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº C.1.3 PÁGINA Nº
487
528
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
C2
ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 3 INSPECCIÓN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar el reporte de llaves que se entrega a camaristas de acuerdo al turno indicado y piso.
CONDICIÓN Se solicita reportes con la entrega de llaves a los camareros, encontrando que en muchas ocasiones pierden las llaves, no devuelven las llaves maestras de cada piso y solicitan la emisión de una nueva sin autorización del Director de Ama de Llaves. CRITERIO Los camareros pierden las llaves y no reportan a su superior. CAUSA Los camareros tratan de terminar su jornada de trabajo y no les importa realizan los reportes e informes y no comunican la pérdida de llaves. EFECTO Se emiten cantidad de nuevas llaves, ésto lleva a que
se compren grandes cantidades de tarjetas y lo que es
peor pueda llegar a manos de personas que entren a la
habitación y si está ocupada se pierdan las pertenencias
del huésped.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº C.3.5 PÁGINA Nº
492
529
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
C3
ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 4 LAVANDERÍA PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los turnos del personal de lavandería estén cubiertos las 24 horas del día. CONDICIÓN Se revisó los horarios de lavandería, encontrando que en el turno de la noche a veces no se deja personal que cubra con estos horarios, habiendo días que los huéspedes no tienen a quien entregar sus prendas para ser lavadas. CRITERIO El Jefe de Lavandería considera que no es necesario poner gente en ese turno cuando hay baja ocupación. CAUSA El personal de Ama de Llaves protesta cada vez que les ponen en ese turno, por lo que el Jefe de Lavandería no deja a nadie en ese turno. EFECTO Se puede provocar que los huéspedes no estén a gusto en el Hotel y prefieren no enviar a lavar las prendas, provocando un ingreso menos en esta Área.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº C.4.3 PÁGINA Nº
495
530
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
C4
ÁREA DE HABITACIONES
PROCESO No. 5 AMA DE LLAVES PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2 Revisar el libro de registros de llaves del Hotel, entradas/salidas del huésped. CONDICIÓN
Se solicita el libro de registro de llaves, en el mismo que
se encuentra novedades ya que no concuerdan las
llaves entregadas con las llaves recibidas; este libro no
se lo llena diariamente pasando por alto este registro.
CRITERIO Los recepcionistas pasan por alto el registro de entrada/salida de llaves. CAUSA El personal de recepción al momento del ingreso/salida del huésped deja para el final de la jornada el registro, lo cual luego se olvidan y no lo realiza. EFECTO No se tiene un control exacto sobre el manejo de las
llaves, a veces se llevan los huéspedes y se tiene que
emitir una nueva; si se llevara el registro se puede
determinar si el huésped dejó o no la habitación.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº C.4.3 PÁGINA Nº
497
531
8.2.6.3 HALLAZGOS DE AUDITORÍA DEL ÁREA DE RECEPCIÓN
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
D1
AREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 1 REGISTRAR RESERVA CLIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5 Revisar que las hojas de reservas de los clientes contenga la información necesaria y clara de la persona que se va a hospedar, la misma que es entregada a recepción.
CONDICIÓN
Se pudo verificar que la persona que ingresa la reserva en varias ocasiones no solicita la información necesaria y los datos no son ingresados correctamente y al momento del check in el cliente se queja que los datos impresos no están correctos. CRITERIO La persona de reservas debe recibir capacitación o en su caso un ayudante de Reservas. CAUSA El cambio de sistema que tuvo el Hotel, no ha permitido capacitar correctamente al personal de reservas. EFECTO Este tipo de faltas provoca pérdida de tiempo y hace que los huéspedes al momento de check in hagan filas en reservas, causando molestias en los huéspedes que se encuentran cansados del viaje.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº D.1.5 PÁGINA Nº
504
532
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
D2
ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3 Verificar que los datos del cliente estén completos y respaldados su pago.
CONDICIÓN
Se revisó las tarjetas de registro, encontrando que en algunos casos no existe un respaldo de pago y los datos del cliente están incompletos. Tenemos que un 80% de huéspedes tienen respaldada su estadía en el Hotel, existe un 20% de clientes que se vayan sin pagar. CRITERIO Todos los recepcionistas deberían recibir capacitación. CAUSA El continuo cambio del personal de Recepción provoca que no se capacite correctamente a al trabajador. EFECTO
El personal de Recepción comete grandes errores e incluso los huéspedes se van sin cancelar las cuentas.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº D.2.3 PÁGINA Nº
505
533
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
D3
ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 2 CHECK IN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4 Revisar que la tarjeta de registro contenga todos los datos solicitados, la misma que debe estar firmada por el huésped.
CONDICIÓN
Se pudo constatar que varias tarjetas no tienen registrada la firma del huésped. Existe el porcentaje del 25% de huéspedes que no firman, lo que es un porcentaje bastante alto. CRITERIO Existe poco personal en el Departamento de Recepción. CAUSA Al no haber el suficiente personal en Recepción, los pocos trabajadores no alcanzan a cumplir todas las funciones y pasan por alto estos detalles. EFECTO
Que al momento de un reclamo, como no está firmada
la tarjeta de registro, no se puede hacer el seguimiento
necesario y varias ocasiones el huésped niega los
consumos que no se pueden cotejar con la firma de
registro.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº D.2.4 PÁGINA Nº
506
534
Nº
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
REF.
D4
ÁREA DE RECEPCIÓN
PROCESO No. 3 MANO CORRIENTE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1 Verificar que todos los departamentos involucrados carguen los consumos a la habitación en el sistema. CONDICIÓN Se solicitó los reportes a los auditores nocturnos con el fin de comprobar los cargos de los diferentes departamentos, encontrando que no se revisa los cargos al final de la jornada, puesto que varios cargos del Restaurante no fueron cobrados, siendo un equivalente al 20% lo que no se cobra. CRITERIO No concuerdan los reportes del sistema con los cargos
individuales de cada Área. CAUSA Los cajeros con el fin de terminar su jornada no revisan si los cargos están bien realizados en cada habitación. EFECTO
Provocan que vales de consumos se queden flotando
sin ser cobrados a los huéspedes y luego cuando se
detecta este error se hace el descuento al empleado.
VER PAPEL DE TRABAJO Nº D.3.1 PÁGINA Nº
508
535
8.3 FASE III. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
8.3.1 COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DEL ÁREA DE
ADQUISICIONES
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
31 de enero de 20X2
Sr. Ing.
Robert Ramia
Gerente General del Hotel Quito
Presente.
MOTIVO DEL EXAMEN
El desarrollo del presente examen se lo realiza para medir la eficacia, eficiencia y
efectividad de los procesos en el Área de Adquisiciones desarrollado en el Hotel
Quito, mismo que se realiza a petición de Sr. Robert Ramia Gerente General de
dicha Empresa.
Este examen nos permitirá valorar las áreas que intervienen y su desarrollo para
generar valor a dichos procesos, al tiempo de poner en práctica los conocimientos
adquiridos en el plazo del aprendizaje académico.
Este examen aparece de la necesidad de aportar un lineamiento claro sobre cómo
se está llevando a cabo dichos procesos y como las áreas implicadas tienen
relación para conseguir los objetivos de la Empresa.
OBJETIVOS DEL EXAMEN
Establecer los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos administrativos del
Área de Adquisiciones.
Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentos y
normativas dados por la empresa.
Comprobar el cumplimiento de los objetivos del Área de Adquisiciones.
Evaluar los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos administrativos.
536
Conseguir y conocer información técnica del ambiente general de control interno
que serán evaluados.
Efectuar un examen detallado de las debilidades críticas, utilizando técnicas de
auditoría de gestión y asegurar que los hallazgos obtenidos estén acorde a la
circunstancias.
Desarrollar el informe final de auditoría con la finalidad de asegurar que los
comentarios, conclusiones y recomendaciones sean aplicables a la Empresa.
ALCANCE DEL EXAMEN.-
La aplicación de la prueba de auditoría en el programa, análisis de los procesos
administrativos del Área de Adquisiciones en el periodo comprendido entre el 1 de
enero al 31 de diciembre del 20X1.
La auditoría se realizará del 1 de enero al 31 de enero del 20X2 con presupuesto de
horas de 160 de las cuales se consumieron 164 horas.
El personal que intervino en la auditoría es el siguiente:
Sonia Cecilia Alvarez Bolaños Jefe
Silvia Pamela Morales Alvarez Sénior
Nancy Paola Vinueza Alvarez Auditor Junior
OBJETIVO DEL ÁREA DE ADQUISICIONES
Evaluar si el proceso de compras genera información rápida y precisa de
existencias, para determinar la necesidad real de materia prima o materiales
necesarios para la elaboración de los diferentes productos
537
A continuación se hace un detalle de todos los aspectos con relación a la auditoría
de gestión practicada en su compañía, en el Área de Adquisiciones, de la
información del 1 al 31 de diciembre de 20X1, durante los días del 1 al 31 de enero
del 20X2.
Resultado de esta auditoría de gestión se hace un informe de los hallazgos que se
han encontrado en la auditoría realizada al Área de Adquisiciones, así como se
interpreta los resultados de la aplicación de los indicadores de gestión y se
presentan las correspondientes recomendaciones:
PROCESO No.1
SOLICITUD DE COMPRAS
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar los requerimientos de materia prima, materiales y mercaderías enviados
por Bodega.
HALLAZGO A1
Se solicitó los documentos enviados por Bodega de los requerimientos de materia
prima, suministros y materiales, hallando que en muchos casos no hay respaldos
físicos de las solicitudes; además los requerimientos no son enviados solamente
por Bodega. Del total de requerimientos de Compra el 75% son emitidos por
Bodega.
RECOMENDACIÓN
Se necesita dejar claro quien es la persona autorizada para realizar los
requerimientos de materia prima, materiales, evitando que otras personas envíen
solicitudes en muchos casos innecesarias. Además, deben existir documentos que
respalden las solicitudes, para que los pedidos sean verídicos y tengan un
responsable.
PROCESO No.1
SOLICITUD DE COMPRAS
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Revisar que las solicitudes de adquisición de materia prima, suministros y
mercaderías sean realmente necesarios.
538
HALLAZGO A2
Se revisó el total de solicitudes de materia prima, suministros y materiales y se los
comparó con los requerimientos enviados por Bodega, se pudo establecer que
existen otras solicitudes que no son enviadas por Bodega y que fueron aprobadas
encontrando que varias de ellas no procedían a su aprobación ya que la materia
prima que se solicitaba existía en Bodega.
RECOMENDACIÓN
El Encargado de Bodega debe ser la única persona que realice las solicitudes de
compra de materia prima y materiales; se puede tener un mejor manejo de la
información, evitando que la mercadería no necesaria sea adquirida o que por
desconocimiento del encargado sea duplicada; es indispensable que se emitan
reglas que indiquen que todos los requerimientos de materia prima, y materiales
deben ser dirigidos al Encargado de Bodega y éste a su vez sea el único en solicitar
la compra de los mismos.
PROCESO No.3
ADQUISICION SUMINISTROS Y MATERIALES
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Verificar que el Encargado de Compras haya realizado la misma sin ningún
inconveniente
HALLAZGO A3
Se solicitó las compras realizadas para compararlas con las órdenes de compra
elaboradas, se halló que existen compras que se realizaron de materias prima y
suministros que no fueron requeridos por Bodega, pero que tienen la autorización
de la Sub-Gerencia Ejecutiva.
RECOMENDACIÓN
La Sub-Gerencia Ejecutiva debe autorizar solamente las órdenes de pedido
elaboradas por Bodega, ya que ésta es la indicada en determinar las necesidades
de compra que tiene la Empresa; no se debería autorizar a personas ajenas a la
Bodega a comprar, ya que en muchas ocasiones no fue necesaria su compra.
PROCESO No.4
RECEPCIÓN DE LA MATERIA PRIMA, SUMINISTROS Y MATERIALES
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
539
Verificar la existencia de las facturas de compra y los detalles de recepción de
materia prima, suministros y materiales.
HALLAZGO A4
Se solicitaron las facturas de compras efectuadas y los detalles de recepción de
materia prima, suministros y materiales, encontrando que existen detalles de
recepción que no coinciden con los datos de las facturas. De un total de 220
facturas de compra, existen 200 documentos de recepción validos.
RECOMENDACIÓN
El Encargado de Compras debe realizar y confirmar las recepciones de materia
prima y materiales al momento de su ingreso a la Empresa, para evitar que existan
productos que no cuenten con documentos de recepción.
COMPRA ACTIVOS FIJOS
PROCESO No.1
SOLICITUD DE COMPRA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar la existencia de los requerimientos de Activos Fijos enviados por los
diferentes departamentos de la Empresa.
HALLAZGO A5
Se solicitó los documentos de respaldo enviados por los diferentes departamentos
de la Empresa de los requerimientos de activos fijos, encontrando que no existen
dichos documentos; los requerimientos son verbales y dirigidos directamente al
Sub-Gerente Ejecutivo.
RECOMENDACIÓN
Se debe exigir que existan documentos de respaldo de las solicitudes verbales que
realizan los departamentos de la Empresa para adquirir Activos Fijos; con esto se
garantiza la solicitud, así como se responsabiliza al Jefe de cada Departamento; así
se evita realizar compras innecesarias.
540
PROCESO No.1
SOLICITUD DE COMPRA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Revisar como se efectúa la verificación de existencias.
HALLAZGO A6
Se solicitaron respaldos de la verificación de existencias, los mismos que no
existen, además la verificación de existencias se la realiza mediante una
observación que hace el encargado de compras y los reportes son verbales
dirigidos a la Sub-Gerente Ejecutivo.
RECOMENDACIÓN
Con la preparación de un documento de verificación de existencias, se tiene
constancia por escrito de las necesidades de activos fijos encontradas, así se evita
que existan problemas entre los departamentos de cada Empresa, ya que se
certifica y se identifica que Departamento es el que solicitó la compra, de tal forma
que no se presenten confusiones.
PROCESO No.4
ENVÍO DE LOS ACTIVOS FIJOS AL USUARIO
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar la existencia temporal de los activos fijos en Bodega.
HALLAZGO A7
Se solicitaron las facturas de compra y se las comparó con los ingresos de Bodega
para verificar que los activos fijos pasaron inicialmente por Bodega.
Se encontró que varias ocasiones los activos fijos no fueron llevados
temporalmente a Bodega, el 66% de los mismos si cumplió con pasar primero por
Bodega.
RECOMENDACIÓN
Se dispondrá que todos los activos fijos antes de ser enviados a los diferentes
departamentos de la Empresa donde son requeridos, deban ser llevados a Bodega
para registrar su ingreso.
541
PROCESO No.7
RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES A CONTABILIDAD CENTRAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar que la información en el voucher del activo fijo sea correcta.
HALLAZGO A8
Se solicitaron los voucher de varios activos fijos para comparar con la factura.
Se encontró varios vouchers no contiene todos los datos referentes al activo fijo.
RECOMENDACIÓN
Se dispone que la persona que registra los datos en los vouchers de activos fijos,
tenga mayor cuidado en el registro de las facturas en los vouchers, a su vez este
tenga el visto bueno del contador quien verificara la información ingresada.
PROCESO No.8
CONTEO FISICO
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar que los movimientos de los activos fijos sean los correctos y los saldos se
encuentren en concordancia físicamente
HALLAZGO A9
Se conoce a los responsables del conteo físico de activos fijos, así como también
se investigó que todo el personal designado para el conteo se encuentre trabajando
en el lugar que el Jefe de Área le designo.
En el conteo realizado se encontró 98 de los 100 activos fijos ya que 2 freidoras no
se encontraban en ninguna área de la Empresa sino que fueron halladas en la
bodega de activos dados de baja.
RECOMENDACIÓN
Los Jefes de Bodega deben estar permanentemente revisando a las personas
designadas para el conteo para que no existan fallas, además el acceso a Bodega
debe ser abierto únicamente al personal autorizado.
542
8.3.2 COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DEL ÁREA DE RECURSOS
HUMANOS
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
28 de febrero de 20X2
Sr. Ing.
Robert Ramia
Gerente General del Hotel Quito
Presente.
MOTIVO DEL EXAMEN
El desarrollo del presente examen se lo realiza para medir la eficacia, eficiencia y
efectividad de los procesos en el Área de Recursos Humanos desarrollado en el
Hotel Quito, mismo que se realiza a petición de Sr. Robert Ramia Gerente General
de la Empresa.
Este examen nos permitirá evaluar las áreas que intervienen y su desenvolvimiento
para generar valor a dichos procesos, al tiempo de poner en práctica los
conocimientos adquiridos en el transcurso del aprendizaje académico.
Este examen nace de la necesidad de proporcionar un lineamiento claro sobre
cómo se está llevando a cabo dichos procesos y como las áreas involucradas
tienen relación para conseguir los objetivos de la Empresa.
OBJETIVOS DEL EXAMEN
Establecer los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos administrativos del
Área de Recursos Humanos.
Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentos y
normativas dados por la empresa.
Comprobar el cumplimiento de los objetivos del Área de Recursos Humanos.
543
Evaluar los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos administrativos.
Conseguir y conocer información técnica del ambiente general de control interno
que serán evaluados.
Efectuar un examen detallado de las debilidades críticas, utilizando técnicas de
auditoría de gestión y asegurar que los hallazgos obtenidos estén acorde a la
circunstancias.
Desarrollar el informe final de auditoría con la finalidad de asegurar que los
comentarios, conclusiones y recomendaciones sean aplicables a la Empresa.
ALCANCE DEL EXAMEN.-
La aplicación de la prueba de auditoría en el programa, análisis de los procesos
administrativos del Área de Recursos Humanos en el periodo comprendido entre el
1 de enero al 31 de diciembre del 20X1.
La auditoría se realizará del 1 de febrero al 28 de febrero del 20X2 con presupuesto
de horas de 160 de las cuales se consumieron 161 horas.
El personal que intervino en la auditoría es el siguiente:
NOMBRE CARGO
Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Auditor Jefe
Silvia Pamela Morales Álvarez Auditor Senior
Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior
OBJETIVO DEL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
Comprobar si el proceso o los procesos referentes a Recursos Humanos que se
realizan en la Empresa, están funcionando o son los adecuados para el correcto
funcionamiento en dicha Área.
A continuación se hace un detalle de todos los aspectos con relación a la Auditoría
de Gestión practicada en su compañía, en el Área de Recursos Humanos, de la
información del 1 al 31 de diciembre de 20X1, durante los días del 1 al 28 de
febrero del 20X2.
Resultado de dicha Auditoría de Gestión se hace un detalle de los hallazgos que se
han encontrado en la auditoría realizada al Área de Recursos Humanos, así como
se interpreta los resultados de la aplicación de los indicadores de gestión y se
presentan las correspondientes recomendaciones:
544
PROCESO No.1
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar si hay vacantes o se implantan cargos que la Empresa precise.
HALLAZGO B1
Se revisó si existen vacantes en la Empresa y se analizó la posibilidad crear nuevos
puestos; se encontró que existe personal que realiza varias funciones y en algunas
de las áreas no existe una persona responsable de la mismas.
CRITERIO
En todos los departamentos se debe delegar funciones a sus empleados para que
exista un responsable de cada cargo.
CAUSA
La Empresa tiene empleados que hacen la función de Encargados de Cocina, pero
a su vez también son encargados de Pastelería y de Stward.
EFECTO
Existe demora en los procesos a realizar, ya que la misma persona tiene que
realizar dos y tres funciones.
RECOMENDACIÓN
Se debe reorganizar las funciones que realizan los empleados, con el fin de que no
existan dobles funciones en sus cargos, ya que el abarcar demasiado trabajo que
no corresponde a sus áreas, puede hacer que no se cumpla a cabalidad ninguno de
los procesos.
PROCESO No.1
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Verificar que se cumpla con los doctrinas de ley, planificación y políticas de
contrato.
545
HALLAZGO B2
Se solicitó los conceptos de ley, planificación y políticas de contratación que trata la
empresa para la contratación de personal, encontrando que no existe por escrito
políticas de contratación, ya que las mismas son mencionadas en forma verbal por
la Jefe de Recursos Humanos y por ende sólo dicha persona conoce cuales son las
políticas de contratación de nuevo personal para la Empresa
CRITERIO
Toda política interna que maneje la Empresa debe tener su respaldo físico, para
que se la pueda revisar sin esperar recordar mentalmente.
CAUSA
La Gerencia General no ha ordenado la elaboración de políticas de contratación, ya
que sólo las manifiesta en forma verbal.
EFECTO
Toda la responsabilidad recae sobre el Jefe de Personal, lo que puede inducir que
él pueda contratar personal que le concierna sin importar la capacidad del nuevo
empleado.
RECOMENDACIÓN
Elaborar normas y políticas de contratación para que sean conocidas y puesta en
práctica por el nuevo colaborador.
PROCESO No.4
INDUCCIÓN DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Verificar que se haya dado a conocer las políticas, normas y reglamentos de la
Empresa.
HALLAZGO B3
Se verificó que los empleados conozcan las políticas, normas y reglamentos de la
Empresa; se determinó que no todos las conocen, ya que muchas de ellas no
existen en la Empresa.
CRITERIO
Toda Empresa debe tener claro las políticas, normas y reglamentos.
546
CAUSA
La Empresa no tiene políticas, normas y reglamentos impresos, solamente son
inculcados por el Jefe de Recursos Humanos en forma verbal.
EFECTO
El personal al no tener un documento que indique políticas, normas y reglamentos,
puede incumplir con algunos de sus normas y pueden llegar a ser sancionados sin
saber cómo y cuándo paso el incumplimiento, ya que no conoce con certeza como
debe encaminarse dentro de la Empresa.
RECOMENDACIÓN
Es indispensable que se elaboren políticas, normas y reglamentos que ayuden a
orientar no sólo a la Empresa como tal, sino también a todos sus trabajadores.
PROCESO No.4
INDUCCIÓN DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4
Verificar la existencia del informe de inducción.
HALLAZGO B4
Se requirieron los informes de inducción a cada uno de los Jefes de Área, se pudo
establecer que ninguno cumple con este informe, por lo que no se dispone de una
constancia por escrito del trabajo que realizaron al momento de asesorar a sus
nuevos empleados. Los informes se los realiza de forma verbal.
CRITERIO
Todo informe que se solicite por parte de la Gerencia General se lo debe realizar
por escrito.
CAUSA
Los jefes de Área, no cumplen con los informes por escrito.
EFECTO
Puede darse el caso de que un empleado pueda informar que su Jefe inmediato no
lo asesoró correctamente o es más puede decir que no lo preparó para realizar el
trabajo, ya que no hay un constancia física de que el mismo recibió algún tipo de
asesoría.
547
RECOMENDACIÓN
La Gerencia General debe requerir que los informes de inducción se los realice por
escrito, para que se pueda observar y valorar también el desempeño de los jefes de
Área.
PROCESO No. 6
CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Verificar el registro de empleados a quienes se capacitará.
HALLAZGO B5
Se requirió la lista del personal que fue capacitado en el último año para confirmar
si existe un entrenamiento permanente a los empleados.
El 85,71% del personal se encuentra continuamente en capacitación.
CRITERIO
Todos los empleados tienen derecho de recibir capacitaciones.
CAUSA
La rotación de personal de Recepción ha provocado que el mismo no sea tomado
en cuenta para capacitaciones.
EFECTO
El empleado que haya recibido más capacitación responderá mejor a los avances
tecnológicos que puedan darse en la Empresa, mientras que si no existe personal
capacitado se tendrá que hacer nuevas contrataciones representando un gasto más
alto en la Empresa.
RECOMENDACIÓN
Implantar programas de capacitación anual, para cumplir con las metas previstas.
548
8.3.3 COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DEL ÁREA DE
HABITACIONES
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
31 de marzo de 20X2
Sr. Ing.
Robert Ramia
Gerente General del Hotel Quito
Presente.
MOTIVO DEL EXAMEN
El desarrollo del presente examen se lo realiza para medir la eficacia, eficiencia y
efectividad de los procesos en el Área de Habitaciones desarrollado en el Hotel
Quito, mismo que se realiza a petición de Sr. Robert Ramia Gerente General de
dicha Empresa.
Este examen nos permitirá valorar las áreas que intervienen y su desarrollo para
generar valor a dichos procesos, al tiempo de poner en práctica los conocimientos
adquiridos en el plazo del aprendizaje académico.
Este examen aparece de la necesidad de aportar un lineamiento claro sobre cómo
se está llevando a cabo dichos procesos y como las áreas implicadas tienen
relación para conseguir los objetivos de la Empresa.
OBJETIVOS DEL EXAMEN
Establecer los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos
administrativos del Área de Habitaciones.
Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales,
reglamentos y normativas dados por la Empresa.
Comprobar el cumplimiento de los objetivos del Área de Habitaciones.
549
Evaluar los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos
administrativos.
Conseguir y conocer información técnica del ambiente general de control
interno que serán evaluados.
Efectuar un examen detallado de las debilidades críticas, utilizando técnicas
de auditoría de gestión y asegurar que los hallazgos obtenidos estén acorde a la
circunstancias.
Desarrollar el informe final de auditoría con la finalidad de asegurar que los
comentarios, conclusiones y recomendaciones sean aplicables a la Empresa.
ALCANCE DEL EXAMEN.-
La aplicación de la prueba de auditoría en el programa, análisis de los procesos
administrativos del Área de Habitaciones en el periodo comprendido entre el 1 de
enero al 31 de diciembre del 20X1.
La auditoría se realizará del 1 de marzo al 31 marzo del 20X2 con presupuesto de
horas de 160 de las cuales se consumieron todas las horas.
El personal que intervino en la auditoría es el siguiente:
Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Jefe
Silvia Pamela Morales Álvarez Senior
Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior
OBJETIVO DEL ÁREA DE HABITACIONES
Evaluar si el proceso de habitaciones genera información rápida y precisa de
la disponibilidad de habitaciones en el Hotel, para determinar las necesidades
reales de los huéspedes.
550
A continuación se hace un detalle de todos los aspectos con relación a la auditoría
de gestión practicada en su compañía, en el Área de Habitaciones, de la
información del 1 al 31 de diciembre de 20X1, durante los días del 1 al 31 de marzo
del 20X2.
Resultado de esta auditoría de gestión se hace un informe de los hallazgos que se
han encontrado en la auditoría realizada al Área de Habitaciones, así como se
interpreta los resultados de la aplicación de los indicadores de gestión y se
presentan las correspondientes recomendaciones:
PROCESO No.1
LIMPIEZA HABITACIÓN
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Verificar que en el sistema Opera se hayan realizado los cambios respectivos.
HALLAZGO C1
Existen muchas quejas de los huéspedes, ya que al momento de llegar a la
habitación no se encuentra limpia, es porque los camaristas informan mal sobre las
habitaciones limpias y no cambian el status de la habitación.
CRITERIO
Los camareros deberían reportar las habitaciones limpias apenas terminen de
limpiarla por radio.
CAUSA
Los camareros no se organizan y muchas veces no reportan si están limpias o no
las habitaciones.
EFECTO
Puede darse el caso que la habitación sea vendida y el huésped llegue y esté sucia.
RECOMENDACIÓN
Que se proporcione a los camareros una radio y un nombre clave para que al
momento que termina la limpieza de la habitación reporte al Supervisor de Pisos y a
Recepción para que cambien el status de la misma.
551
PROCESO No. 3
INSPECCIÓN
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5
Revisar el reporte de llaves que se entrega a camaristas de acuerdo al turno
indicado y piso.
HALLAZGO C2
Se solicita reportes con la entrega de llaves a los camareros, encontrando que en
muchas ocasiones pierden las llaves, no devuelven las llaves maestras de cada
piso y solicitan la emisión de una nueva sin autorización del Director de Ama de
Llaves.
CRITERIO
Los camareros pierden las llaves y no reportan a su superior.
CAUSA
Los camareros tratan de terminar su jornada de trabajo y no les importa realizan los
reportes e informes y no comunican la pérdida de llaves.
EFECTO
Se emiten cantidad de nuevas llaves, ésto lleva a que se compren grandes
cantidades de tarjetas y lo que es peor pueda llegar a manos de personas que
entren a la habitación y si está ocupada se pierdan las pertenencias del huésped
RECOMENDACIÓN
Que la persona encargada de la emisión de llaves no genere ninguna sin la
autorización del Director de Habitaciones; ésto obligará indirectamente al Camarero
a tener más cuidado con la manipulación de las llaves.
PROCESO No. 4
LAVANDERÍA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Verificar que los turnos del personal de lavandería estén cubiertos las 24 horas del
día.
552
HALLAZGO C3
Se revisó los horarios de lavandería encontrando que en el turno de la noche a
veces no se deja personal que cubra con estos horarios, habiendo días que los
huéspedes no tienen a quien entregar sus prendas para ser lavadas.
CRITERIO
El Jefe de Lavandería considera que no es necesario poner gente en ese turno
cuando hay baja ocupación.
CAUSA
El personal de Ama de Llaves protesta cada vez que les ponen en ese turno, por lo
que el Jefe de Lavandería no deja a nadie en ese turno.
EFECTO
Se puede provocar que los huéspedes no estén a gusto en el Hotel y prefieren no
enviar a lavar las prendas, provocando un ingreso menos en esta Área.
RECOMENDACIÓN
Que la elaboración de turnos se la realice con dos días de anticipación, tomando en
cuenta la ocupación del Hotel, información que debería ser proporcionada por el
Departamento de Recepción.
PROCESO No. 5
AMA DE LLAVES
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
Revisar el libro de registros de llaves del Hotel, entradas/salidas del huésped.
HALLAZGO C4
Se solicitó el libro de registro de llaves, en el mismo que se encuentran novedades,
ya que no concuerda las llaves entregadas con las llaves recibidas; este libro no se
lo llena diariamente pasando por alto este registro.
CRITERIO
Los recepcionistas pasan por alto el registro de entrada/salida de llaves.
553
CAUSA
El personal de recepción al momento del ingreso/salida del huésped deja para el
final de la jornada el registro, lo cual luego se olvidan y no lo realiza.
EFECTO
No se tiene un control exacto sobre el manejo de las llaves, a veces se llevan los
huéspedes y se tiene que emitir una nueva; si se llevara el registro se puede
determinar si el huésped dejó o no la habitación.
RECOMENDACIÓN
Que el Departamento de Recepción ponga como procedimiento, que al momento
del check out se reporte la entrada/salida del huésped en el libro de registro de
llaves.
554
8.3.4 COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DEL ÁREA DE RECEPCIÓN
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
30 de abril de 20X2
Sr. Ing.
Robert Ramia
Gerente General del Hotel Quito
Presente.
MOTIVO DEL EXAMEN
El desarrollo del presente examen se lo realiza para medir la eficacia, eficiencia y
efectividad de los procesos en el Área de Recepción desarrollado en el Hotel Quito,
mismo que se realiza a petición de Sr. Robert Ramia Gerente General de dicha
Empresa.
Este examen nos permitirá valorar las áreas que intervienen y su desarrollo para
generar valor a dichos procesos, al tiempo de poner en práctica los conocimientos
adquiridos en el plazo del aprendizaje académico.
Este examen aparece de la necesidad de aportar un lineamiento claro sobre cómo
se está llevando a cabo dichos procesos y como las áreas implicadas tienen
relación para conseguir los objetivos de la Empresa.
OBJETIVOS DEL EXAMEN
Establecer los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos
administrativos del Área de Recepción.
Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales,
reglamentos y normativas dados por la empresa.
Comprobar el cumplimiento de los objetivos del Área de Recepción.
555
Evaluar los niveles de eficiencia y efectividad de los procesos
administrativos.
Conseguir y conocer información técnica del ambiente general de control
interno que serán evaluados.
Efectuar un examen detallado de las debilidades críticas, utilizando técnicas
de auditoría de gestión y asegurar que los hallazgos obtenidos estén acorde a la
circunstancias.
Desarrollar el informe final de auditoría con la finalidad de asegurar que los
comentarios, conclusiones y recomendaciones sean aplicables a la Empresa.
ALCANCE DEL EXAMEN.-
La aplicación de la prueba de auditoría en el programa, análisis de los procesos
administrativos del Área de Recepción en el periodo comprendido entre el 1 de
enero al 31 de diciembre del 20X1.
La auditoría se realizará del 1 de abril al 30 de abril del 20X2 con presupuesto de
horas de 160 de las cuales se consumieron 162 horas.
El personal que intervino en la auditoría es el siguiente:
Sonia Cecilia Alvarez Bolaños Jefe
Silvia Pamela Morales Alvarez Senior
Nancy Paola Vinueza Alvarez Auditor Junior
OBJETIVO DEL ÁREA DE RECEPCIÓN
Evaluar si el proceso de recepción genera información rápida y precisa de
la disponibilidad de habitaciones en el Hotel y determinar buen servicio a los
huéspedes.
556
A continuación se hace un detalle de todos los aspectos con relación a la Auditoría
de Gestión practicada en su compañía, en el Área de Recepción, de la información
del 1 al 31 de diciembre de 20X1, durante los días del 1 al 30 de abril del 20X2.
Resultado de esta Auditoría de Gestión se hace un informe de los hallazgos que se
han encontrado en la auditoría realizada al Área de Recepción, así como se
interpreta los resultados de la aplicación de los indicadores de gestión y se
presentan las correspondientes recomendaciones:
PROCESO No. 1
REGISTRAR RESERVA CLIENTE
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 5
Revisar que las hojas de reservas de los clientes contengan la información
necesaria y clara de la persona que se va a hospedar, la misma que es entregada a
recepción.
HALLAZGO D1
Se pudo verificar que la persona que ingresa la reserva en varias ocasiones no
solicita la información necesaria y los datos no son ingresados correctamente y al
momento del check in el cliente se queja que los datos impresos no están correctos.
CRITERIO
La persona de reservas debe recibir capacitación o en su caso un ayudante de
Reservas.
CAUSA
El cambio de sistema que tuvo el Hotel, no ha permitido capacitar correctamente al
personal de reservas.
EFECTO
Este tipo de faltas provoca pérdida de tiempo y hace que los huéspedes al
momento de check in hagan filas en reservas, causando molestias en los
huéspedes que se encuentran cansados del viaje.
RECOMENDACIÓN
Se recomienda contratar una persona para reservas, ya que se pudo notar que es
demasiado trabajo para una sola persona.
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PROCESO No. 2
CHECK IN
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Verificar que los datos del cliente estén completos y respaldados su pago.
HALLAZGO D2
Se revisó las tarjetas de registro, encontrando que en algunos casos no existe un
respaldo de pago y los datos del cliente están incompletos.
Tenemos que un 80% de huéspedes tienen respaldada su estadía en el Hotel,
existe un 20% de clientes que se vayan sin pagar.
CRITERIO
Todos los recepcionistas deberían recibir capacitación.
CAUSA
El continuo cambio del personal de Recepción provoca que no se capacite
correctamente a al trabajador.
EFECTO
El personal de Recepción comete grandes errores e incluso los huéspedes se van
sin cancelar las cuentas.
RECOMENDACIÓN
De igual forma se recomienda contratar una persona adicional en Recepción, se
pudo notar la carga y cansancio del personal que labora en esta área, por lo que
pasan por alto una serie de requisitos al ingreso y salida del huésped.
PROCESO No. 2
CHECK IN
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4
Revisar que la tarjeta de registro contenga todos los datos solicitados, la misma que
debe estar firmada por el huésped.
558
HALLAZGO D3
Se pudo constatar que varias tarjetas no tienen registrada la firma del huésped.
Existe el porcentaje del 25% de huéspedes que no firman, lo que es un porcentaje
bastante alto.
CRITERIO
Existe poco personal en el Departamento de Recepción.
CAUSA
Al no haber el suficiente personal en Recepción, los pocos trabajadores no
alcanzan a cumplir todas las funciones y pasan por alto estos detalles.
EFECTO
Que al momento de un reclamo, como no está firmada la tarjeta de registro, no se
puede hacer el seguimiento necesario y varias ocasiones el huésped niega los
consumos que no se pueden cotejar con la firma de registro
RECOMENDACIÓN
Implantar como procedimiento fijo, que al momento del check in se exija al huésped
la tarjeta llena completamente y a su vez debidamente firmada.
PROCESO No. 3
MANO CORRIENTE
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar que todos los departamentos involucrados carguen los consumos a la
habitación en el sistema.
HALLAZGO D4
Se solicitó los reportes a los auditores nocturnos con el fin de comprobar los cargos
de los diferentes departamentos, encontrando que no se revisa los cargos al final
de la jornada, puesto que varios cargos del restaurante no fueron cobrados, siendo
un equivalente al 20% lo que no se cobra.
559
EFECTO
Provocan que vales de consumos se queden flotando sin ser cobrados a los
huéspedes y luego cuando se detecta este error se hace el descuento al empleado.
CRITERIO
No concuerdan los reportes del sistema con los cargos individuales de cada Área.
CAUSA
Los cajeros con el fin de terminar su jornada no revisan si los cargos están bien
realizados en cada habitación.
RECOMENDACIÓN
Se recomienda que la Auditoria Nocturna revise diariamente los repostes de las
áreas versus el reporte general que emite el sistema y en el caso de haber
discrepancias determinar en ese momento los descuadres y cargar manualmente
en la habitación que no fue cargada, no pasar a la novedad ya que puede ser muy
tarde y el huésped puede abandonar el hotel y no pagar los cargos no cobrados.
560
8.4 FASE IV. EVALUACIÓN CONTINUA
8.4.1 EVALUACIÓN CONTINUA DEL ÁREA DE ADQUISICIONES
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
1 de junio del 20X2
Sr. Ing.
Robert Ramia
Gerente General del Hotel Quito
Presente.
Estimado Ing. Ramia:
Se procedió a verificar que las recomendaciones emitidas en la auditoría realizada
al Área de Compras de su Empresa, se hayan tomado en cuenta y que las mismas
estén puestas en práctica para mejorar los procesos de su Empresa.
El personal que se encargó de la realización de la Auditoría de Gestión es el
siguiente:
Sonia Cecilia Alvarez Bolaños Jefe
Silvia Pamela Morales Alvarez Sénior
Nancy Paola Vinueza Alvarez Auditor Junior
Durante los días del 1 al 31 de enero del 20X2, se realizó la auditoría de gestión al
Área de Compras, por el periodo del 1 al 31 de diciembre de 20X1.
Con fecha 31 de enero de 20X2 se presentó el informe con la comunicación de los
resultados obtenidos. Se retornó del día 1 al 15 de junio de 20X2 para la revisión
sobre el cumplimiento de lo indicado en el informe del 31 de enero de 20X2,
dedicando 40 horas con el siguiente personal: Sonia Cecilia Alvarez Bolaños (Jefe),
Silvia Pamela Morales Alvarez (Sénior), Nancy Paola Vinueza Alvarez (Auditor
Junior), siendo que a la presente fecha no se han atendido las siguientes
recomendaciones:
PROCESO No.1
SOLICITUD DE COMPRAS
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
561
Revisar que las solicitudes de adquisición de materia prima, suministros y
mercaderías sean realmente necesarios.
HALLAZGO A2
Se revisó el total de solicitudes de materia prima, suministros y materiales y se los
comparó con los requerimientos enviados por Bodega, se pudo establecer que
existen otras solicitudes que no son enviadas por Bodega y que fueron aprobadas
encontrando que varias de ellas no procedían a su aprobación ya que la materia
prima que se solicitaba existía en Bodega.
CRITERIO
Las solicitudes de materia prima, suministros y materiales enviadas para su
aprobación deben ser únicamente remitidas por Bodega.
CAUSA
Existieron varias solicitudes que no fueron enviadas por Bodega y que a pesar de
ello fueron autorizadas.
EFECTO
Se adquirió materia prima que no procedía su compra, ya que la misma si existía en
Bodega.
RECOMENDACIÓN
El Encargado de Bodega, debe ser la única persona que realice las solicitudes de
compra de materia prima y materiales, se puede tener un mejor manejo de la
información, evitando que la mercadería no necesaria sea adquirida o que por
desconocimiento del encargado sea duplicada; es indispensable que se emitan
reglas que indique que todos los requerimientos de materia prima y materiales
deben ser dirigidos al Encargado de Bodega y este a su vez sea el único en solicitar
la compra de los mismos.
PROCESO No.7
RESUMEN VOUCHER DEPRECIACIONES A CONTABILIDAD CENTRAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 1
Verificar que la información en el voucher del activo fijo sea correcta.
HALLAZGO A8
Se solicitaron los voucher de varios activos fijos para comparar con la factura.
562
Se encontró varios vouchers no contiene todos los datos referentes al activo fijo.
CRITERIO
El voucher del activo fijo adquirido debe tener todos los datos y especificaciones
necesarias del artículo.
CAUSA
Se encontró varios vouchers de los activos fijos que no contienen la información
necesaria para ubicar al activo fijo adquirido.
EFECTO
Que al momento de ubicar al Activo Fijo no se encuentre, ya que el voucher no
contiene la información necesaria para identificar al mismo.
RECOMENDACIÓN
Se dispone que la persona que registra los datos en los vouchers de activos fijos,
tenga mayor cuidado en el registro de las facturas en los vouchers, a su vez este
tenga el visto bueno del contador quien verificara la información ingresada.
Atentamente,
Sonia Álvarez B.
563
8.4.2 EVALUACIÓN CONTINUA DEL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail:
16 de junio de 20X2
Sr. Ing.
Robert Ramia
Gerente General del Hotel Quito
Presente.
Estimado Ing.Ramia:
Se procedió a verificar que las recomendaciones emitidas en la auditoría realizada
al Área de Recursos Humanos de su Empresa, se hayan tomado en cuenta y que
las mismas estén puestas en práctica para mejorar los procesos de su Empresa.
El personal que se encargó de la realización de la auditoría de gestión es el
siguiente:
Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Auditor Jefe
Silvia Pamela Morales Álvarez Auditor Senior
Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior
Durante los días del 1 al 28 de febrero del 20X2, se realizó la auditoría de gestión al
Área de Recursos Humanos, por el periodo del 1 al 31 de diciembre de 20X1.
Con fecha 28 de febrero de 20X2 se presentó el informe con la comunicación de los
resultados obtenidos. Se retornó del día 16 al 30 de junio de 20X2 para la revisión
sobre el cumplimiento de lo indicado en el informe del 28 de febrero de 20X2,
dedicando 40 horas con el siguiente personal:
Sonia Cecilia Álvarez Bolaños (Auditor Jefe), Silvia Pamela Morales Álvarez
(Auditor Senior), Nancy Paola Vinueza Álvarez (Auditor Junior), siendo que a la
presente fecha no se han atendido las siguientes recomendaciones:
PROCESO No.4
INDUCCIÓN DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 2
564
Verificar que se haya dado a conocer las políticas, normas y reglamentos de la
Empresa.
HALLAZGO B3
Se verificó que los empleados conozcan las políticas, normas y reglamentos de la
Empresa; se determinó que no todos las conocen, ya que muchas de ellas no
existen en la Empresa.
CRITERIO
Toda Empresa debe tener claro las políticas, normas y reglamentos.
CAUSA
La Empresa no tiene políticas, normas y reglamentos impresos, solamente son
inculcados por el Jefe de Recursos Humanos en forma verbal.
EFECTO
El personal al no tener un documento que indique políticas, normas y reglamentos,
puede incumplir con algunos de sus normas y pueden llegar a ser sancionados sin
saber cómo y cuándo paso el incumplimiento, ya que no conoce con certeza como
debe encaminarse dentro de la Empresa.
RECOMENDACIÓN
Es indispensable que se elaboren políticas, normas y reglamentos que ayuden a
orientar no sólo a la Empresa como tal, sino también a todos sus trabajadores.
Atentamente,
Sonia Álvarez B.
565
8.4.3 EVALUACIÓN CONTINUA DEL ÁREA DE HABITACIONES
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
15 de julio de 20X2
Sr. Ing.
Robert Ramia
Gerente General del Hotel Quito
Presente.
Estimado Ing. Ramia:
Se procedió a verificar que las recomendaciones emitidas en la auditoría realizada
al Área de Habitaciones de su Empresa, se hayan tomado en cuenta y que las
mismas estén puestas en práctica para mejorar los procesos de su Empresa.
El personal que se encargó de la realización de la Auditoría de Gestión es el
siguiente:
Sonia Cecilia Álvarez Bolaños Jefe
Silvia Pamela Morales Álvarez Senior
Nancy Paola Vinueza Álvarez Auditor Junior
Durante los días del 1 al 31 de marzo del 20X2, se realizó la Auditoría de Gestión al
Área de Habitaciones, por el periodo del 1 al 31 de diciembre de 20X1.
Con fecha 31 de marzo de 20X2 se presentó el informe con la comunicación de los
resultados obtenidos. Se retornó del día 1 al 15 de julio de 20X2 para la revisión
sobre el cumplimiento de lo indicado en el informe del 31 de marzo de 20X2,
dedicando 40 horas con el siguiente personal: Sonia Cecilia Álvarez Bolaños (Jefe),
Silvia Pamela Morales Álvarez (Senior), Nancy Paola Vinueza Álvarez (Auditor
Junior), siendo que a la presente fecha no se han atendido las siguientes
recomendaciones:
566
PROCESO No. 4
LAVANDERÍA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 3
Verificar que los turnos del personal de lavandería estén cubiertos las 24 horas del
día.
HALLAZGO C3
Se revisó los horarios de lavandería, encontrando que en el turno de la noche a
veces no se deja personal que cubra con estos horarios, habiendo días que los
huéspedes no tienen a quien entregar sus prendas para ser lavadas.
RECOMENDACIÓN
Que la elaboración de turnos se la realice con dos días de anticipación, tomando en
cuenta la ocupación del Hotel, información que debería ser proporcionada por el
Departamento de Recepción.
Atentamente,
Sonia Álvarez B.
567
8.4.4 EVALUACIÓN CONTINUA DEL ÁREA DE RECEPCIÓN
VINUEZA & ÁLVAREZ ASOCIADOS
AUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Auto. Manuel Córdova Galarza y Juan Calderón Teléfono: 2524-213 Fax: 2303013 Mail: [email protected]
30 de julio de 20X2
Sr. Ing.
Robert Ramia
Gerente General del Hotel Quito
Presente.
Estimado Ing. Ramia:
Se procedió a verificar que las recomendaciones emitidas en la auditoría realizada
al Área de Recepción de su Empresa, se hayan tomado en cuenta y que las
mismas estén puestas en práctica para mejorar los procesos de su Empresa.
El personal que se encargó de la realización de la Auditoría de Gestión es el
siguiente:
Sonia Cecilia Alvarez Bolaños Jefe
Silvia Pamela Morales Alvarez Senior
Nancy Paola Vinueza Alvarez Auditor Junior
Durante los días del 1 al 30 de abril de febrero del 20X2, se realizó la Auditoría de
Gestión al Área de Recepción, por el periodo del 1 al 31 de diciembre de 20X1.
Con fecha 30 de abril de 20X2 se presentó el informe con la comunicación de los
resultados obtenidos. Se retornó del día 16 al 30 de julio de 20X2 para la revisión
sobre el cumplimiento de lo indicado en el informe del 30 de abril de 20X2,
dedicando 40 horas con el siguiente personal: Sonia Cecilia Alvarez Bolaños (Jefe),
Silvia Pamela Morales Alvarez (Senior), Nancy Paola Vinueza Alvarez (Auditor
Junior), siendo que a la presente fecha no se han atendido las siguientes
recomendaciones:
568
PROCESO No. 2
CHECK IN
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Nº 4
Revisar que la tarjeta de registro contenga todos los datos solicitados, la misma que
debe estar firmada por el huésped.
HALLAZGO D3
Se pudo constatar que varias tarjetas no tienen registrada la firma del huésped.
Existe el porcentaje del 25% de huéspedes que no firman, lo que es un porcentaje
bastante alto.
CRITERIO
Existe poco personal en el Departamento de Recepción.
CAUSA
Al no haber el suficiente personal en Recepción, los pocos trabajadores no
alcanzan a cumplir todas las funciones y pasan por alto estos detalles.
EFECTO
Que al momento de un reclamo, como no está firmada la tarjeta de registro, no se
puede hacer el seguimiento necesario y varias ocasiones el huésped niega los
consumos que no se pueden cotejar con la firma de registro
RECOMENDACIÓN
Implantar como procedimiento fijo, que al momento del check in se exija al huésped
la tarjeta llena completamente y a su vez debidamente firmada.
Atentamente,
Sonia Álvarez B.
569
CAPÍTULO IX
9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
9.1. Conclusiones
1. No se ha establecido por escrito y no se ha comunicado al personal sus
tareas, obligaciones, jerarquía, responsabilidad, funciones y relaciones
laborales; el desconocimiento de metas por parte del personal y la falta de
información por los directivos de la Empresa, ha ocasionado que no se
puedan desarrollar todos estos procesos en su totalidad.
2. La Empresa no tiene clara una estructura organizacional; no existe una
separación de funciones en muchos de los procesos, pues una sola persona
es la responsable de realizarlos y además está a cargo de diferentes áreas.
3. Los empleados no hacen conciencia que todo documento interno de la
Empresa debe tener firmas de responsabilidad y respaldos; en varios casos
de los documentos solicitados y revisados no tenían estos requisitos.
4. El programa Opera no dispone de facilidades para revisar la información
necesaria y en varios casos la generación de la documentación de soporte
no registra una secuencia numérica que permita realizar una revisión
adecuada de la misma, lo cual minimiza la posibilidad de un buen manejo de
la información.
5. La información en cuanto a la necesidad de compras de productos no es
actualizada por lo que en ocasiones ha generado compras innecesarias
para la Empresa, ocasionando que estos productos se caduquen o se
vuelvan obsoletos en la Bodega.
6. Los requerimientos de materia prima son enviados por el Chef de Cocina,
situación que es conocida por el Encargado de Bodega al momento de la
compra.
7. Existe una gran apertura al cambio por parte del Gerente General, pero el
Comité de Empresa ha hecho que las decisiones se centralicen en varias
personas que están cerradas totalmente a un cambio.
8. No se ha determinado que el Encargado de Inventarios sea la única persona
autorizada para realizar los requerimientos de Materia Prima e Insumos, así
como también de los Activos Fijos.
9. No se incentiva al personal de Ama de Llaves sobre la responsabilidad del
trabajo que realizan y como deben dejar las cosas y no comunican al final
de su jornada las novedades encontradas.
10. Existe una gran rotación de personal, por lo que existen errores al momento
del ingreso/salida del huésped.
570
9.2. Recomendaciones
1. Iniciar la difusión de las metas de la Empresa y las políticas de trabajo a
todos los empleados, para que ellos conozcan y cumplan sus tareas en
función del cumplimiento de las mismos por parte de la Gerencia General.
2. Desarrollar e implementar un Manual de Procedimientos y un Código de
Ética que ayuden a la Empresa a que sus procedimientos sean realizadas
bajo un mismo esquema y con una secuencia lógica apropiada y que le
permita realizar las mismas en el menor tiempo posible, con el fin de llevar
un manejo eficiente, efectivo y económico de todos los recursos existentes.
3. Hacer conocer el Reglamento Interno, el mismo que indica el tratamiento
que se debe dar a los documentos que se manejan internamente en la
Empresa con el fin de evitar problemas futuros.
4. Hacer un estudio de funciones y redistribuir en forma adecuada las
funciones.
5. Asignar a una persona que se haga cargo de los requerimientos de compra
de materias primas e insumos, así como también de Activos Fijos para que
no existan compras innecesarias.
6. Cambiar la manera de dirección del Comité de Empresa, actualizándose
continuamente con nuevas técnicas de administración de empresas.
7. Solicitar que la persona que registra los datos en los vouchers de activos
fijos, tenga mayor cuidado en el registro de las facturas en los vouchers, a
su vez este tenga el visto bueno del contador quien verificara la información
ingresada.
8. Elaborar una bitácora de novedades para que los camareros escriban las
novedades al final del turno.
9. Contratar personal de Recepción con conocimientos del Sistema Opera para
que se facilite la capacitación.
10. Elaborar normas y políticas de contratación para que sean conocidas y
puesta en práctica por el nuevo colaborador.
11. Implantar programas de capacitación anual, para cumplir con las metas
previstas.
12. Contratar una persona para reservas, ya que se pudo notar que es
demasiado trabajo para una sola persona,
BIBLIOGRAFÍA
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México, 2007
LYDIA GONZÁLEZ, PILAR TALON, Dirección Hotelera, Editorial
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Editorial Me Graw Hill Interamericana, México 1999.
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Bogotá: Ediciones McGraw-Hill Bogotá-Colombia.
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http://www.monografías.com
http://www.gesteopolis.com
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http://www.lawebdeauditoria.com
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