UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE ......ii Carrera Vaca, Jeesica Tatiana (2015)....
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i UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA TEMA: LEVANTAMIENTO, DISEÑO Y FORMULACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO AGREGADOR DE VALOR “MATRÍCULAS” DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR AUTORA: JEESICA TATIANA CARRERA VACA [email protected] INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA DIRECTOR: MSC. RENATO ESTEBAN REVELO OÑA [email protected] QUITO, DM. SEPTIEMBRE 2015
Transcript of UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE ......ii Carrera Vaca, Jeesica Tatiana (2015)....
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TEMA:
LEVANTAMIENTO, DISEÑO Y FORMULACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL
PROCESO AGREGADOR DE VALOR “MATRÍCULAS” DE LA FACULTAD DE CIENCIAS
ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
AUTORA:
JEESICA TATIANA CARRERA VACA
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA,
CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
DIRECTOR:
MSC. RENATO ESTEBAN REVELO OÑA
QUITO, DM. SEPTIEMBRE 2015
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Carrera Vaca, Jeesica Tatiana (2015). Levantamiento, Diseño Y Formulación Del Manual De
Procedimientos Del Proceso Agregador De Valor Matrículas De La Facultad De Ciencias
Administrativas De La Universidad Central Del Ecuador. Trabajo de investigación para optar
por el grado de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría CPA. Facultad de Ciencias
Administrativas, Carrera de Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE. 151. p.
iii
DEDICATORIA
Dedicado primeramente a Dios, nuestro creador; el cual me ha dado la
fuerza, valor y voluntad para seguir adelante día tras día.
A mis padres, Gloria Elizabeth Vaca y Segundo Moisés Carrera quienes han
sido mi fortaleza y el pilar fundamental para emprender este reto, ya que
ellos me han acompañado en cada paso que he dado, para la culminación de
mis estudios universitarios.
A mi esposo Marco Zurita y a mis hermanos Alex y Leodan Carrera por el
apoyo incondicional que me han brindado, durante este periodo de tiempo.
A mi familia, a mis compañeros y a mis amigos…
Muchas gracias.
iv
AGRADECIMIENTO
Un sincero agradecimiento a toda mi familia quienes han estado siempre a
mi lado brindándome sus voces de aliento y apoyo en todos los instantes de mi
vida especialmente en los momentos más difíciles y aquellas personas,
quienes me ayudaron a que se cumpla mi meta establecida, que es culminar
mi carrera profesional.
A la Facultad de Ciencias Administrativas, de la Universidad Central del
Ecuador y a todas y cada una de las Instituciones, que durante este tiempo de
una u otra forma han contribuido en mi formación académica.
A mis inolvidables docentes, quienes fueron la principal fuente de
conocimientos que forjaron mi carrera profesional, especialmente a mi tutor
quien con su paciencia, observaciones y correcciones, han permitido
enriquecer el presente trabajo.
Las cosas rebotan…
Lo que das… te devuelven
v
vi
vii
viii
CONTENIDO
DEDICATORIA ................................................................................................................................................... III
AGRADECIMIENTO........................................................................................................................................... IV
CONTENIDO ..................................................................................................................................................... VIII
RESUMEN EJECUTIVO .................................................................................................................................. XIII
INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................................. XVI
CAPITULO I .......................................................................................................................................................... 1
1. ANTECEDENTES ............................................................................................................................................. 1
1.1. RESEÑA HISTÓRICA .......................................................................................................................................... 1
1.1.1 UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR ........................................................................................................ 1
1.1.2 FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. ................................................................................................ 3
1.2. MISIÓN, VISIÓN OBJETIVOS PRINCIPIOS Y FINES .......................................................................................... 3
1.2.1 UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR: ........................................................................................................ 4
1.2.1.1 MISIÓN ......................................................................................................................................................... 4
1.2.1.2 VISIÓN .......................................................................................................................................................... 4
1.2.1.3 OBJETIVOS ................................................................................................................................................... 4
1.2.1.4 PRINCIPIOS ................................................................................................................................................... 5
1.2.1.5 FINES ........................................................................................................................................................... 5
1.2.2 FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ................................................................................................ 5
1.2.2.1 MISIÓN ........................................................................................................................................................ 5
1.2.2.2 VISIÓN ......................................................................................................................................................... 5
1.2.2.3 PRINCIPIOS .................................................................................................................................................. 6
1.2.2.4 OBJETIVOS .................................................................................................................................................. 6
1.2.3 ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA .................................................................................................. 6
1.2.3.1 MISIÓN….. ................................................................................................................................................... 6
1.2.3.2 VISIÓN:…………….. .................................................................................................................................. 7
1.2.4 ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS .......................................... 7
1.2.4.1 NIVEL DIRECTIVO ....................................................................................................................................... 7
1.2.4.2. NIVEL EJECUTIVO ...................................................................................................................................... 8
1.2.4.3 NIVEL ASESOR ............................................................................................................................................ 8
1.2.4.4 NIVEL AUXILIAR O DE APOYO FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO ........................................................... 9
1.2.4.5 SECRETARÍA GENERAL Y JURÍDICA DE LA FACULTAD .............................................................................. 9
1.2.4.6 LAS FUNCIONES QUE CUMPLE EL SECRETARIO ABOGADO, SON LAS SIGUIENTES: ................................. 10
1.2.4.7 LAS FUNCIONES QUE CUMPLEN LAS SECRETARIAS: ................................................................................. 11
1.2.4.8 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS: ...................................... 12
1.3 VALORES INSTITUCIONALES ........................................................................................................................... 13
1.3.1 CÓDIGO DE VALORES: .................................................................................................................................. 15
1.3.2 CÓDIGO DE ÉTICA ......................................................................................................................................... 16
1.4 ORGANISMOS DE CONTROL ............................................................................................................................ 16
1.4.1 NORMATIVAS LEGALES: ............................................................................................................................... 17
1.4.2 BASE LEGAL .................................................................................................................................................. 18
1.5 SITUACIÓN ACTUAL Y ESPERADA .................................................................................................................. 18
1.5.1ACTUAL……………………………………………………………………………………...……………….18
1.5.2 ESPERADA ..................................................................................................................................................... 19
CAPITULO II ....................................................................................................................................................... 19
2. MARCO CONCEPTUAL ................................................................................................................................ 19
2.1 ADMINISTRACIÓN ............................................................................................................................................ 19
2.1.1 CONCEPTOS ................................................................................................................................................... 19
ix
2.2 PROCESOS ........................................................................................................................................................ 20
2.2.1 ETIMOLOGÍA: ................................................................................................................................................ 20
2.2.2 EL OBJETIVO DE UN PROCESO ...................................................................................................................... 21
2.2.3 ELEMENTOS .................................................................................................................................................. 22
2.2.4 CARACTERÍSTICAS ........................................................................................................................................ 23
2.3 CLASIFICACIÓN Y JERARQUÍA DE LOS PROCESOS ........................................................................................ 23
2.4 MANUALES ....................................................................................................................................................... 23
2.4.1 CARACTERÍSTICAS ........................................................................................................................................ 24
2.4.1.1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ................................................................................................................. 24
2.4.1.2. IMPORTANCIA DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ..................................................................... 24
2.4.2 TIPOS DE MANUALES ................................................................................................................................... 24
2.4.2.1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN: .................................................................................................................... 24
2.4.2.2 MANUAL DE POLÍTICAS: ............................................................................................................................ 25
2.4.2.3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y NORMAS: .............................................................................................. 25
2.4.2.4 MANUAL PARA ESPECIALISTAS: ................................................................................................................ 26
2.4.2.5 MANUAL DEL EMPLEADO: ......................................................................................................................... 26
2.4.2.6 MANUAL DEPARTAMENTAL: ..................................................................................................................... 26
2.4.2.7 MANUAL DE TÉCNICAS: ............................................................................................................................. 26
2.4.2.8 MANUAL DE PUESTO: ................................................................................................................................ 26
2.4.2.9 MANUAL FINANZAS ................................................................................................................................... 26
2.4.2.10 MANUAL SISTEMA ................................................................................................................................... 26
2.5 ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS .................................................................................................................. 27
2.6 OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS ................................................................................... 27
2.7 VENTAJAS DE LA ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS .................................................................................... 28
2.8 DIFERENCIAS ENTRE UNA ORGANIZACIÓN FUNCIONAL Y UNA POR PROCESOS ......................................... 29
2.9 ESTRUCTURA DE UNA ORGANIZACIÓN POR PROCESOS ................................................................................ 30
2.10 RESUMEN GENERAL. ..................................................................................................................................... 30
2.11 ANÁLISIS DEL CAPITULO III ................................................................................................................. 34
CAPITULO III ..................................................................................................................................................... 35
3. LEVANTAMIENTO, DISEÑO Y FORMULACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL
PROCESO AGREGADOR DE VALOR MATRÍCULAS ................................................................................ 35
3.1. RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN .................................................................................................................. 35
3.2 MAPA DE PROCESOS ........................................................................................................................................ 36
3.3 INVENTARIO DE PROCESOS ............................................................................................................................. 37
3.4 MATRICES ........................................................................................................................................................ 39
3.5 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO ................................................................................................................. 52
3.6 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS .................................................................................................................... 104
3.7 ANÁLISIS SOBRE EL PROCESO REALIZADO. .................................................................................................. 147
CAPITULO IV.................................................................................................................................................... 148
4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................................................ 148
4.1 CONCLUSIONES .............................................................................................................................................. 148
4.2 RECOMENDACIONES ...................................................................................................................................... 149
4.3 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ................................................................................................................... 150
x
LISTA DE FIGURAS
FIGURA 1.1: CROQUIS UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR. ........................................................................... 2
FIGURA 1.2: CROQUIS FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS .................................................................... 3
FIGURA 1.3: ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DESGLOSADO DE LA FCA. ............................................................ 10
FIGURA 1.4: ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS.. ............................. 12
FIGURA 2.5: ESQUEMA DEL PROCESO. ................................................................................................................. 21
FIGURA 2.6: ESQUEMA DE PROCESOS PERSONALIZADO. .................................................................................... 22
FIGURA 2.7: JERARQUÍAS DE PROCESOS. ............................................................................................................. 32
FIGURA 3.8 : MAPA GENERAL DE PROCESOS DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ................................................. 36
xi
LISTA DE TABLAS
TABLA N.- 2.1: DIFERENCIAS ENTRE LA ADMINISTRACIÓN FUNCIONAL Y LA ADMINISTRACIÓN POR
PROCESOS ............................................................................................................................................................ ..29
TABLA N.- 3.2: INVENTARIO DE PROCESOS . ....................................................................................................... 38
xii
ANEXOS
ANEXO A: SOLICITUD PARA ANULACIÓN DE MATERIAS ..................................................................................... 57
ANEXO B: CERTIFICADO DE MATRÍCULAS, MATERIAS APROBADAS .................................................................... 58
ANEXO C: CERTIFICADO DE MATRÍCULA ............................................................................................................. 59
ANEXO D: SOLICITUD PARA ANULACIÓN DE MATERIAS. .................................................................................... 60
ANEXO E: REGISTRO DEL SISTEMA ACADÉMICO UNIVERSITARIO SAU ............................................................ 62
ANEXO F: CALENDARIO DE MATRICULAS ............................................................................................................ 63
ANEXO G: HORARIO DE CLASES ........................................................................................................................... 66
ANEXO H: CURSOS Y PARALELOS ........................................................................................................................ 67
ANEXO I: CUPOS PARA ESTUDIANTES ................................................................................................................... 67
ANEXO J: INDICACIONES PARA MATRICULAS ...................................................................................................... 70
ANEXO K: PROCESO DE MATRICULAS ................................................................................................................. 70
ANEXO L: MATRICULAS EXTRAORDINARIAS ....................................................................................................... 73
ANEXO M: REGISTRO DE MATRICULAS .............................................................................................................. 74
ANEXO N: COMPROBANTE DE DEPÓSITO ............................................................................................................. 75
ANEXO Ñ: IMPRESIÓN DE COMPROBANTES EN EL SISTEMA. ............................................................................... 79
ANEXO O: RECORD ACADÉMICO SISTEMA SAU .................................................................................................. 82
ANEXO P: REQUISITOS PARA MATRÍCULA DE PRIMEROS SEMESTRES ................................................................ 85
ANEXO Q: REQUISITOS PARA HOMOLOGACIONES EN LA PÁGINA WEB .............................................................. 90
ANEXO R: SOLICITUD DE TERCERA MATRICULA ................................................................................................ 91
ANEXO S: CERTIFICADO DE MATRÍCULAS, MATERIAS APROBADAS Y PROMEDIO DE CARRERA ......................... 92
ANEXO T: SOLICITUD DE HOMOLOGACIÓN DE MATERIAS ................................................................................. 95
ANEXO U: SOLICITUD DE REINGRESO .................................................................................................................. 98
ANEXO V: SOLICITUD PARA CAMBIOS DE UNIVERSIDAD/FACULTAD ............................................................... 101
ANEXO W: SOLICITUD PARA CAMBIO DE MODALIDAD ..................................................................................... 102
xiii
RESUMEN EJECUTIVO
TEMA:
LEVANTAMIENTO, DISEÑO Y FORMULACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL
PROCESO AGREGADOR DE VALOR MATRÍCULAS DE LA FACULTAD DE CIENCIAS
ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR.
El presente Trabajo de Grado de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría CPA, es una recopilación de
datos e información primaria y secundaria acerca del “Proceso de Matriculas” donde se hizo un trabajo
previo, en la Universidad Central del Ecuador, Facultad de Ciencias Administrativas; la investigación
realizada permitió desarrollar un estudio sobre las falencias que tienen la Facultad con respecto a
Manuales, con el fin de desarrollar un Manual de Procedimientos de Matrículas que erradicarán los
problemas más comunes en el procesos de inscripción y matriculación.
Es por esto que, el universo para este estudio está dado por las autoridades y personal administrativo; a
los cuales se les se aplicó instrumentos de recopilación de información como fue la entrevista, en la
que se pudo obtener: Especificidad de funciones, agilidad o demora en las gestiones; esta información
fue ordenada mediante técnicas de análisis en las que se detectó el problema diagnóstico, en el
desempeño de funciones y procesos.
Identificada la factibilidad de la elaboración del manual, se llegó a la principal conclusión: Se
recomienda en la aplicación de los manuales, cuidar el ambiente del aprendizaje buscando el
aprovechamiento de todos los recursos disponibles en la institución, así como también del recurso
humano en su calidad de docentes, personal administrativo y alumnos.
PALABRAS CLAVE:
PROCESO AGREGADOR DE VALOR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CLASIFICACIÓN DE PROCESOS
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
MATRIZ DE PROCESOS
FLUJOGRAMA
xiv
xv
xvi
INTRODUCCIÓN
Con el transcurso del tiempo la tecnología avanza y avanza, la Facultada de Ciencias Administrativas y
sus escuelas se sienten en la necesidad de adquirir tecnología para el mejoramiento de sus procesos,
con el fin de garantizar un eficaz funcionamiento automatizando sus procesos de inscripción y
matriculación.
Es importante confrontar el desarrollo que se ha llevado a cabo en el campo de la informática, tal vez la
palabra clave es la comunicación, pues el hombre ha sido capaz de comunicarse más fácilmente con un
deseo interminable, además está desarrollada bajo un ambiente web lo que permite que sea accedida
desde cualquier lugar en donde se tenga una conexión a internet.
La investigación realizada permitió desarrollar un estudio sobre las necesidades que tienen la Facultad,
con el fin de desarrollar un buen sistema de inscripción y las herramientas necesarias para erradicar los
problemas más comunes en cuanto a los procesos de inscripción manual.
El sistema de inscripción y matriculación para las tres escuelas de la Facultad de Ciencias
Administrativas consiste en ingresar en el sistema con un usuario y clave que se le asignara a cada
alumno, luego de estar matriculado en el sistema se procederá a imprimir los comprobantes para
enseguida acercarse a secretaria y entregarlos con los demás requisitos establecidos, y así se culmina
la legalización de la matrícula.
El presente manual es indispensable para nuestra facultad ya que en él está plasmado todo el proceso
de matriculación, el cual servirá para que cualquier funcionario público que lo lea, sepa el orden de las
actividades a seguir y así realice adecuadamente su trabajo.
El capítulo I describe a la facultad y la situación actual de la misma, mencionando una breve reseña
histórica de esta prestigiosa facultad.
El capítulo II aborda el marco teórico relacionado a la administración y gestión por procesos, además
se analizan conceptos fundamentales que ayudan a comprender mejor el proceso de formulación de los
manuales de procedimientos.
El capítulo III presenta toda la información obtenida a través de entrevistas, así como su análisis,
ordenamiento y clasificación, presenta además la caracterización de los procesos existentes y las
mejoras propuestas expresadas en los manuales de procedimientos que vendrían a ser el resultado final
de esta tesis.
En el capítulo IV se redactan las conclusiones y recomendaciones del presente trabajo de investigación
1
CAPITULO I
1. ANTECEDENTES
1.1. Reseña Histórica
1.1.1 Universidad Central del Ecuador
Universidad Central del Ecuador (2014, 3 de noviembre). En Wikipedia la enciclopedia libre.
Recuperado el 3 de noviembre de 2014 a las 10:00 de:
http://es.wikipedia.org/wiki/Universidad_Central_del_Ecuador;
“La Universidad Central del Ecuador, denominada en sus inicios como Universidad Central de Quito,
se originó de la unión de las Universidades: San Fulgencio fundada en 1586 por los Agustinos, San
Gregorio Magno fundada en 1651 por los Jesuitas y la Santo Tomás de Aquino, fundada en 1681 por
los Dominicos. El 4 de abril de 1786 se acordó la fusión de La Real y Pontificia Universidad de San
Gregorio Magno (Jesuita) y La Real y Pontificia Universidad de Santo Tomás de Aquino (Dominica),
estableciéndose la Real Universidad Pública Santo Tomás de Aquino de Quito”.
Una vez constituida la Gran Colombia, la educación superior se convirtió en asunto de Estado, y el 18
de marzo de 1826 en la Ley General sobre Educación Pública aprobada por el Congreso de
Cundinamarca se decretó, entre otras cosas, que "En las capitales de los departamentos de
Cundinamarca, Venezuela y Quito se establecerán Universidades Centrales que abracen con más
extensión la enseñanza de ciencias y artes".
Sobre la base de la Real Universidad Pública Santo Tomás se fundó la Universidad Central de Quito.
Para en el año 1836, mediante decreto del presidente Vicente Rocafuerte se cambió la palabra Quito,
por Ecuador y surge ya de forma definitiva la Universidad Central del Ecuador (UCE).
En Ecuador tomó fuerza la idea de crear un Estado independiente de la Gran Colombia, y en 1830 los
notables de Quito se reunieron en el salón máximo de la Universidad Central para proclamar al
Ecuador como un estado independiente. Este acto fue confirmado por la convención reunida
en Riobamba que escribió la primera Constitución Nacional para la naciente República del Ecuador.
Seis años después, el presidente Rocafuerte el 20 de diciembre dictó una ley que tratando la educación
superior determinaba cuál sería el escudo de la Universidad, y que además ratificaba que “La
universidad de Quito es la Universidad Central de la República del Ecuador”.
Desde entonces, la universidad tuvo momentos de inestabilidad: en 1869 fue clausurada por el
presidente García Moreno por seis años (en su reemplazo creó la Escuela Politécnica Nacional). Fue
reabierta, pero poco tiempo después volvió a ser clausurada en 1880 por Ignacio de Veintimilla.
2
Una vez más la Universidad abrió sus puertas el 18 de marzo de 1883, y por la Revolución Liberal de
1895, asumió los principios del laicismo. En octubre de 1925, una ley de la educación superior
reconoció la autonomía de cada universidad de la República, y cinco años más tarde, el 25 de julio, la
bandera de la universidad fue creada.
No obstante, la UCE fue de nuevo clausurada bajo el régimen del presidente Velasco Ibarra, en
diciembre de 1934. También fue clausurada durante el gobierno de Mosquera Narváez. En 1939 fue de
nuevo reabierta, y el Dr. Julio E. Paredes fue electo Rector. Paredes, entre otras cosas, adquirió los
terrenos donde la universidad tiene su campus actualmente, y logró la constitucionalizarían de la
autonomía de la Universidad, que fue ratificada por las Asambleas Constituyentes de 1945 y 1946. Su
sucesor fue el Dr. Alfredo Pérez Guerrero.
Durante su mandato se construyeron los edificios de la Administración Central, la Facultad de
Jurisprudencia y la Residencia Estudiantil en los terrenos en ese entonces recién adquiridos.
(Valdivieso, 2011)
1.1.1. Facultad de Ciencias Administrativas.
Figura 1.1: Croquis Universidad Central del Ecuador.
En:“https://www.google.com.ec/maps/place/Universidad+Central+de+Ecuador/@-0.200436,-
78.505027,17z/data=!3m1!4b1!4m2!3m1!1s0x91d59a470e21a161:0xb1f887c0dea309cl”. Autor: Google
maps
3
1.1.2 Facultad de Ciencias Administrativas.
En sus archivos la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador (1968)
reposa la siguiente información: En el mes de noviembre de 1968 la Escuela de Administración pasó a
ser Facultad de Ciencias Administrativa. Este paso culmino con un ciclo de esfuerzos por levantar el
nivel académico de la enseñanza de las Ciencias Administrativas. El crecimiento de la facultad culminó
su primera etapa con la creación de una nueva especialización, que fue la de Contabilidad y Auditoría y
la extensión del periodo de estudios por un año más. A la vez, la Escuela, de acuerdo con las
disposiciones de las autoridades, se incorporó al nuevo sistema de “Estudios Básicos” dentro del
programa de reestructuración de la Universidad Central. Con estos acontecimientos se logró
perfeccionar un verdadero ciclo de enseñanza en las Ciencias Administrativas, que comprendía la
formación de profesionales universitarios en las ramas de:
Administración Publica;
Administración de Empresas;
Contabilidad y Auditoria
La Facultad de Ciencias Administrativas a lo largo de este tiempo no ha podido desarrollar un marco
de procesos estable para los distintos departamentos que posee dentro de la misma para su buena
administración, de tal manera que se le ha presentado varios problemas, interrumpiendo varias
actividades indispensables para su administración. El presente tema tiene como relativa importancia.
(Facultad de Ciencias Administrativas, 1981, pág. 10)
1.2. Misión, Visión Objetivos Principios y Fines
Figura 1.2: Croquis Facultad de Ciencias Administrativas Universidad Central del Ecuador
En:”https://www.google.com.ec/maps/search/facultad+de+ciencias+administrativas+universidad+central
+del+ecuador/@-0.2013202,-78.5010152,17z/data=!3m1!4b1”.Autor. Google maps
4
1.2.1 Universidad central del ecuador:
En el Estatuto de la Universidad Central del Ecuador, Ley de Educación Superior, Reglamento a la Ley
de Educación Superior se define su:
1.2.1.1 Misión
La Universidad Central del Ecuador forma profesionales críticos de nivel superior, comprometidos con
la verdad, justicia, equidad, solidaridad, valores éticos y morales; genera ciencia, conocimiento,
tecnología, cultura y arte; y, crea espacios para el análisis y solución de los problemas nacionales.
1.2.1.2 Visión
La Universidad Central del Ecuador continuará en el liderazgo de la educación superior, de la
producción de ciencia, tecnología, cultura y arte y en la formación profesional con profunda
responsabilidad social.
1.2.1.3 Objetivos
1. Crear, promover y difundir el desarrollo del conocimiento, la ciencia, la filosofía, el arte y la
tecnología.
2. Formar y capacitar profesionales, investigadores y técnicos en los niveles de pregrado y posgrado;
para que sean competentes, éticos, humanistas, con calidad académica, de acuerdo con las necesidades
del país y del mundo.
3. Investigar en todas las disciplinas los problemas fundamentales de la sociedad, y proponer
alternativas que superen las inequidades, permitiendo mejorar la calidad de vida de la población.
4. Promover y ejecutar programas y proyectos de extensión universitaria y de vinculación con la
sociedad, de preferencia con los sectores menos favorecidos.
5. Liderar la defensa de la biodiversidad y la multiculturalidad como elementos esenciales de nuestro
patrimonio e identidad.
5
1.2.1.4 Principios
La Universidad Central Del Ecuador se fundamenta en los principios de autonomía, laicismo y
democracia; en el respeto a las corrientes del pensamiento universal; en la libertad de pensamiento y
expresión; en el ejercicio de la docencia con libertad de cátedra, la investigación y la extensión o
vinculación con la colectividad; en la participación de los estamentos en el gobierno de la Universidad.
Está abierta a las relaciones nacionales e internacionales, sin menoscabo de la soberanía nacional y
autonomía universitaria.
La Universidad Central permanece al margen de las actividades políticas de partido, religiosas o de
grupo; por lo mismo, sus órganos de gobierno, autoridades y estamentos no pueden tomar su nombre
en tales actividades.
1.2.1.5 Fines
Contribuir al desarrollo de la nación, de las nacionalidades, etnias y demás grupos humanos del
Ecuador, mediante la investigación científica, tecnológica, cultural y artística
Proponer soluciones a los problemas del país, con miras a crear una sociedad justa y solidaria.
Recuperar, desarrollar, fortalecer y difundir las culturas del Ecuador.
Promover, fortalecer y difundir la investigación científica, tecnológica, cultural y artística.
1.2.2 Facultad de Ciencias Administrativas
1.2.2.1 Misión
Formar administradores competitivos y comprometidos con el desarrollo del País, con conocimientos
científicos y tecnológicos, con principios y valores, que respondan a las necesidades del sector público
y privado y el bienestar de todas las comunidades.
1.2.2.2 Visión
Mantener a la Facultad de Ciencias Administrativas como la primera del País y una de las mejoras de
América, impartiendo una formación excelente que permita que las nuevas generaciones lideren los
sectores público y privado, desarrollándoles destrezas y habilidades, para optimizar los recursos del
país y de las empresas que impulsan el desarrollo nacional, a largo plazo.
6
1.2.2.3 Principios
Los principios que direccionan a la Facultad de Ciencias Administrativas, se concretan en una unidad
académica de Educación Superior, que forma parte de la Universidad Central del Ecuador. Como tal,
está regida por la Ley de Educación Superior, el Estatuto Universitario lo que indica en su Art. 4, los
Reglamentos Generales y Específicos, a más de las disposiciones normativas vigentes.
1.2.2.4 Objetivos
1.Mejorar la calidad de la Educación Superior y consolidar la presencia representativa de la Facultad
de Ciencias Administrativas en la formación de profesionales y en la presentación de propuestas que
busquen solucionar los problemas nacionales en el área Administrativa - Financiera.
2. Impulsar la formación humanística, técnica y científica, del administrador y contador auditor
profesionales, de tal manera que sean capaces de participar en los procesos de cambio y transformación
de la sociedad ecuatoriana.
3. Promover el desarrollo de la investigación científica, dirigida a superar los modelos organizativos
institucionales.
4. Orientar la formación integral del Administrador y Contador, en las modalidades presenciales y a
distancia, tanto para el ejercicio profesional como para cultivar los valores humanos, éticos, de tal
manera que sean capaces de participar en los procesos de cambio y transformación de la sociedad
ecuatoriana.
5. Desarrollar la extensión universitaria por medio de programas selectivos de educación continua y
actualización de conocimientos, consultorías en el área administrativa y financiera, priorizando la
atención a los sectores de menores recursos económicos de la sociedad.
1.2.3 Escuela de Contabilidad y Auditoría
1.2.3.1 Misión
Formar profesionales de alto nivel humanístico, académico y técnico que sean competitivos, prácticos
y capaces de llevar adelante cambios innovadores en la administración pública y privada y que
contribuyan al desarrollo socioeconómico del Estado y la sociedad Ecuatoriana.
7
1.2.3.2 Visión:
Ser la institución académica líder en el desarrollo científico-tecnológico en el área de las ciencias
contables, la auditoría y la tributación, generadora de los cambios orientados a la excelencia de los
sistemas de gestión del Estado y la Empresa Ecuatoriana.
1.2.4 Estructura Orgánica De La Facultad De Ciencias Administrativas
Tomado de los archivos del Señor Decano Ingeniero Francisco Garzón:
Art. 2 Gobierno y Autoridades de la Facultad.- El Gobierno de la Facultad de Ciencias
Administrativas, de acuerdo al Art. 90 del Estatuto Universitario, está conformado por los siguientes
órganos colegiados y autoridades:
Consejo Directivo;
Decano;
Consejo Académico;
Subdecano;
Consejo de Carrera;
Director de Carrera;
Comité de Investigación y Postgrado
Director del Instituto de Investigación y Posgrado
La estructura orgánica de la Facultad.- está constituida por los siguientes niveles de organización:
Nivel directivo;
Nivel ejecutivo;
Nivel asesor;
Nivel auxiliar o de apoyo administrativo; y,
Nivel operativo
1.2.4.1 Nivel Directivo
Art. 3. El Nivel Directivo, constituye el nivel de más alta autoridad para el cumplimiento de funciones
y responsabilidades de la Facultad de Ciencias Administrativas, tiene como finalidad formular y
establecer políticas generales: planificar, programar, organizar, evaluar, estimular, coordinar y
controlar las actividades académicas y administrativas que aseguren la formación profesional de sus
estudiantes, está integrado por el siguiente órgano:
8
El Consejo Directivo.- Formula directrices para la ejecución de la gestión académica, administrativa y
económica - financiera de la Facultad, está conformado por los siguientes miembros con derecho a voz
y voto:
El Decano, que lo preside;
El Subdecano;
Dos vocales docentes principales o sus alternos; y,
Dos vocales estudiantiles principales o sus alternos.
1.2.4.2. Nivel Ejecutivo
El Nivel Ejecutivo, tiene autoridad para cumplir y hacer cumplir las decisiones tomadas en la
Comunidad de la Facultad, Consejo Directivo y Consejo de Carrera, dirige actividades académicas,
administrativas y económicas -financieras de la Facultad, está integrado por los siguientes órganos
directivos:
Decano
Subdecano
Directores de Carrera
Director del Instituto de Investigación y Postgrado
Coordinador de la Modalidad a Distancia
El Subdecano, en aplicación al Art. 53 de la Ley Orgánica de Educación Superior, será el encargado de
planificar, organizar, dirigir y evaluar las actividades académicas, de investigación, de posgrado, de las
carreras e Instituto de la Facultad. Desempeñará sus funciones a tiempo completo, durará en su cargo
de acuerdo a lo estipulado en el reglamento de la Ley y el estatuto Universitario.
1.2.4.3 Nivel Asesor
El Nivel Asesor de la Facultad de Ciencias Administrativas, constituye el órgano consultivo de la
Facultad y está conformado por: Consejo Académico, Comisión de Reforma Académica y Comisión de
Planeación y Presupuesto.
El Consejo Académico, es el órgano colegiado de asesoría académica permanente de la Facultad de
Ciencias Administrativas según el Estatuto Universitario, está integrado por los siguientes miembros:
El Subdecano, que lo preside;
Los Directores de Carrera y el Director del Instituto de Investigación y Postgrado;
Los Representantes Estudiantiles al Consejo Directivo.
9
La Comisión de Reforma Académica es una instancia asesora del Consejo Académico de la Facultad,
está integrada por los siguientes miembros:
Un docente designado por el Consejo Directivo quién lo preside,
Un docente por cada Carrera, designado por el Consejo Directivo.
Un Representante Estudiantil designado por Consejo Directivo.
Un Representante de los Empleados y Trabajadores como apoyo informático.
1.2.4.4 Nivel Auxiliar O De Apoyo Financiero Y Administrativo
El Nivel Auxiliar o de Apoyo Financiero y Administrativo, facilita la gestión académica y
administrativa de la Facultad, sus servicios son generales, de carácter interno, administrativo -
financiero y de apoyo académico.
Está integrado por las siguientes unidades administrativas:
a) Secretaría General y Jurídica de la Facultad
a1) Secretaria
a.2) Documentación y archivo
a.2.1 Presencial
a.2.2 Distancia
1.2.4.5 Secretaría General y Jurídica de la Facultad
Está representada por el Secretario Abogado, es un profesional en Derecho, con experiencia mayor a
cuatro años en el campo administrativo universitario, según lo estipula el Estatuto Universitario, cuyas
funciones y atribuciones se encuentran estipuladas en el Estatuto Universitario; además, es responsable
de la dirección administrativa de las unidades que integran la Secretaria General de la Facultad; la
unidad está en relación directa de dependencia con el Decano y Subdecano.
Coordina sus actividades con Carreras, Presencial y a distancia, Instituto de Investigación y Posgrado,
Departamentos de la Facultad, Dirección General Administrativa, Dirección de Talento Humano,
Procuraduría General y demás unidades de la Administración Central de la Universidad vinculadas con
la función. La secretaría general y jurídica de la facultad está integrada por las siguientes unidades
administrativas:
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Secretaria.- es una unidad de apoyo administrativo, forma parte de la Secretaria General de la
Facultad. Sus acciones están encaminadas al registro y seguimiento de la actividad estudiantil y
docente de la Facultad.
Tiene relación con el Decanato, Subdecano y Direcciones de Carrera. Forman parte de la Secretaría:
La Secretaría del Decanato, Secretaría del Subdecanato y las Asistentes de las Carreras de la
Modalidad a Distancia y Secretaría del Secretario Abogado
1.2.4.6 Las funciones que cumple el Secretario Abogado, son las siguientes:
1. Actuar como Secretario del Consejo Directivo; llevar las actas correspondientes y las
comunicaciones oficiales.
2. Asesorar jurídicamente a las autoridades de la Facultad.
3. Informar sobre aspectos de derecho que le soliciten las Autoridades Universitarias.
4. Suministrar la información requerida por la Procuraduría del plantel.
Figura 1.3: Organigrama Estructural Desglosado de la FCA. En: “Borrador de Reglamento Orgánico
Funcional”. Autor: Ing. Francisco Garzón.
Figura N.- 01: Croquis Universidad Central del Ecuador
En:https://www.google.com.ec/maps/place/Universidad+Central+de+Ecuador/@-0.200436,-
78.505027,17z/data=!3m1!4b1!4m2!3m1!1s0x91d59a470e21a161:0xb1f887c0dea309c
11
5. Legalizar y tramitar las resoluciones de las autoridades de la Facultad.
6. Suscribir y legalizar las certificaciones y documentos de la Facultad.
7. Custodiar y mantener actualizados los libros, registros y archivos de la Facultad.
8. Extender certificados relativos a la actividad académica, docente y administrativa de la Facultad.
9. Organizar y controlar la correspondencia oficial.
10. Legalizar las actas de grado, las calificaciones y los títulos.
1.2.4.7 Las funciones que cumplen las secretarias:
1. Registrar y controlar las asistencias de docentes de la Facultad por delegación del Decano.
2. Registrar e informar sobre la asistencia de los Estudiantes de la Facultad.
3. Asentar las calificaciones de los estudiantes de la Facultad.
4. Elaborar fichas estudiantiles y determinar los promedios de los estudiantes que egresan de la
Facultad.
5. Preparar, entregar y receptar las carpetas de los docentes y elaborar el informe mensual de
novedades.
6. Receptar, procesar y despachar las solicitudes de los estudiantes.
7. Mantener actualizados los archivos de la Secretaría de la Facultad.
8. Realizar evaluaciones periódicas de la documentación y archivo.
9. Las demás funciones que le señalan el Estatuto Universitario y los Reglamentos
12
1.2.4.8 Organigrama Estructural Facultad de Ciencias Administrativas:
Figura 1.4: Organigrama Estructural Facultad de Ciencias Administrativas. En: “Borrador de Reglamento
Orgánico Funcional”. Autor: Ing. Francisco Garzón.
CONSEJO DIRECTIVO
DECANATO
CONSEJO ACADÉMICO
SUBDECANATO
COORDINACIÓN DE
VINCULACIÓN CON LA SOCIEDAD
DEPARTAMENTO
FINANCIERO
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADORORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Presupuesto y Contabilidad
Recaudación y Pagaduría
Administración de
Bienes y Proveeduria
COMISIÓN DE REFORMA ACADÉMICA
COMISIÓN DE PLANEACIÓN Y
PRESUPUESTO
COMISIONES ESPECIALES
Talento Humano
Servicios Generales y
Mantenimiento
DIRECCIÓN DE CARRERA DE
ADMINISTRACIÓN PÙBLICA
DIRECCIÓN DE CARRERA DE
ADMINISTRACIÓN DE
EMPRESAS
CONSEJO DE CARRERA DE
ADMINISTRACIÓN PÙBLICA
CONSEJO DE CARRERA DE
ADMINISTRACIÓN DE
EMPRESAS
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
Adquisiciones
CENTRO DE CÓMPUTO
UNIDAD DE COORDINACIÒN DE
TESISLABORATORIO DE COMPUTACIÓN
DIRECCIÓN
DE CARRERA DE
CONTABILIDAD Y AUDITORÌA
CONSEJO DE CARRERA DE
CONTABILIDAD Y AUDITORÌA
Presencial A Distrancia
DIRECCIÓN DE
INVESTIGACIÓN Y
POSTGRADO
COMITÉ DE INVESTIGACIÓN
Y POSGRADO
2013-02-09
Documentación y Archivo
Imprenta
Biblioteca -
Videoteca
SECRETARÍA GENERAL
SECRETARÌA
COORDINACIÓN DE LA
MODALIDAD DE EDUCACIÓN A
DISTANCIA
INVESTIGACIÒN POSGRADO
13
1.3 Valores Institucionales
Estos valores fueron propuestos por el consenso de los representantes de cursos en enero 2012 en la
Universidad Central del Ecuador donde la ética se apreció como un pilar fundamental de la Institución
y como un factor determinante percibido y tenido en cuenta por el interés general.
“Los valores son la expresión de la filosofía empresarial convirtiéndose en el eslabón más alto de una
cadena que desciende a través de los propósitos y las metas, para alcanzar finalmente a los objetivos.
Los valores son ideas abstractas que guían el pensamiento y la acción” (Serna Gomez, 2003, pág. 153)
Autocrítica
Confianza
Cooperación
Fortaleza
Honestidad
Lealtad
Participación
Respeto
Responsabilidad
Solidaridad
Transparencia
Verdad
Autocrítica: Es la capacidad de auto evaluarse y de ser sincero/a con uno mismo, admitiendo que
nadie es superior que los demás y que todos tenemos errores, implica un esfuerzo para lograr el
mejoramiento continuo.
Confianza: Es fortalecer las oportunidades de realización personal y profesional de todas las personas
a través de la promoción del respeto, veracidad, solidaridad, reconocimiento y amistad, evitando la
calumnia, la mentira, la codicia, la envidia y la difamación.
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Cooperación: Es la ayuda que deben prestarse entre compañeros o colegas para emprender trabajos
colaborativos. La cooperación proyectada al futuro conlleva metodologías apropiadas y auto
organización, a través de la Universidad se puede establecer cooperación social, científica, técnica,
entre otras, implica trabajar en equipo, y buscar permanentemente, la solidaridad y la coparticipación.
Fortaleza: Es derrotar al temor y huir de la temeridad. La fortaleza, por lo tanto, supone firmeza ante
las dificultades y constancia en la búsqueda del bien y de la justicia.
Honestidad: Es el principio básico del comportamiento, implica actuar con justicia, probidad y
diligencia, actuar de acuerdo a la conciencia sin que presiones o aspiraciones particulares vulneren los
intereses institucionales. Ser honesto es: no copiar, plagiar, mentir ni robar en ninguna forma. Firmar
todo trabajo académico como constancia del cumplimiento honorable y señalar la nómina de los
colaboradores.
Lealtad: Implica cumplir con un compromiso aún frente a circunstancias cambiantes o adversas. Es el
cumplimiento de las leyes, la fidelidad y el honor, significa estar comprometidos con la Institución, su
bienestar, imagen y buen nombre, asumir el compromiso de ser cien por ciento universitario de la
Central.
Participación: Es la forma de intervención social que permite a los miembros del Campus sentirse
como actores en diversos procesos estudiantiles. Participar activamente en la vida y dirección de la
Universidad de acuerdo a los mecanismos de participación, aportando proactivamente con iniciativas
de mejoramiento institucional.
Respeto: Es el reconocimiento del valor propio y de las demás personas, fomenta la solidaridad entre
los miembros de la comunidad. El respeto permite la convivencia armónica, implica reconocer en sí y
en los demás los derechos y las obligaciones.
15
Responsabilidad: Es la capacidad de dar respuesta de los propios actos. La responsabilidad es uno de
los valores y pilares para una vida exitosa. Responsabilidad es la posibilidad de asumir retos y sacarlos
adelante
Solidaridad: O caridad social expresa una idea de unidad, cohesión, colaboración es la empatía social,
es la inclinación a sentirse vinculados con otros, por razones de semejanza o intereses comunes. Como
virtud es la determinación firme y perseverante de comprometerse por el bien común.
Transparencia: La noción de transparencia se utiliza de modo simbólico para nombrar a la
característica de una persona u organización que no oculta nada. Una persona transparente se muestra
tal como es y no tiene secretos.
Verdad: Es informar con claridad y de forma completa los mensajes evitando distorsionar o interpretar
eventos, realidades o documentos. En la comunidad académica debe practicarse a través del diálogo en
la cotidianidad como medio de evitar malos entendidos. (Estudiantes Universitarios UCE, 2014)
1.3.1 Código de valores:
“La Universidad Central del Ecuador busca la formación integral del estudiante, por ello revisa los
fundamentos y valores constitucionales, así la educación se centrará en el ser humano y garantizará su
desarrollo holístico, en el marco del respeto al desarrollo de los derechos humanos, al medio ambiente
sustentable y a la democracia; será participativa, obligatoria, intercultural, democrática, incluyente y
diversa, de calidad y calidez, impulsará la equidad de género, la justicia, la solidaridad y la paz,
estimulará el sentido crítico, el arte y la cultura física, la iniciativa individual y comunitaria y el
desarrollo de competencias y capacidades para crear y trabajar. En esa medida es fundamental para la
UCE cumplir y hacer cumplir el estatuto y los reglamentos institucionales, base de la veracidad y
honestidad académicas, principio fundamental de la calidad del aprendizaje, de la investigación y la
integridad institucional. Si un estudiante tiene dificultad en distinguir si un comportamiento académico
o de conducta es o no aceptable, es su responsabilidad aclarar la incertidumbre con su/s profesor/es, o
cualquier autoridad a fin de evitar problemas posteriores por desconocimiento”.
http://www.universia.com.ec/universidades/universidad-central-ecuador/in/36823
16
1.3.2 Código de ética
La Universidad Central Del Ecuador propone a los miembros de su comunidad un acuerdo para, desde
la ética, reflexionar sobre los fundamentos, elementos y características que nos definen como seres
humanos, para trascender y ser artífices de la transformación de la sociedad y cumplir con el encargo
social del pueblo ecuatoriano. En este sentido, las disposiciones que componen el presente Código son
la expresión, racional y normativa, del sentir de la Comunidad Universitaria con base en su Ser y en su
Deber Ser como Institución de Educación Superior de la nación ecuatoriana, que propicia la reflexión
de la ética laica, como un elemento constitucional al ser humano, que permite entender la base, el
fundamento y el sustento de nuestros actos, que colectivamente se convierten en el referente
universitario en la construcción y la transformación de la sociedad.
El presente Código de ética institucional, pone en valor el objetivo que la comunidad de la Universidad
Central del Ecuador, desea plasmar, de manera armónica, en cada uno de los procesos académicos,
investigativos, constructores de saber y de ciencia, en los administrativos, declarados en la Misión y
Visión del Alma Mater, en sintonía con los propósitos y objetivos superiores de la Nación ecuatoriana.
Este acuerdo ético es primordial para posibilitar la comprensión y acatamiento de las normas legales –
que guían el quehacer universitario – por convicción, por compromiso, identidad y sentido de
pertenencia y no por sometimiento o miedo a la autoridad interna o externa que impone sanción.
1.4 Organismos De Control
Encargados de controlar y vigilar el buen funcionamiento de las instituciones del sector público y
privado son los que a continuación se detallan:
-Controlaría General Del Estado: controlar ingresos, gastos, inversión, utilización de recursos,
administración y custodia de bienes públicos
-Servicio De Rentas Internas: cumplir a cabalidad la gestión tributaria, disminuyendo
significativamente la evasión, elusión y fraude fiscal.
-Secretaria Nacional De Educación Superior, Ciencia, Tecnología E Innovación: tiene como
objetivo principal fomentar el paso de una economía extractivista, sustentada en recursos limitados, a
la única economía de los recursos ilimitados: la del conocimiento, las ideas, la creatividad y el talento
humano.
17
1.4.1 Normativas legales:
-Leyes: La ley es una declaración de la voluntad soberana que, manifestada en la forma prescrita por la
Constitución, manda, prohíbe o permite
-Reglamentos: Disposición complementaria o supletoria de la ley, dictada aquella por el Poder
Ejecutivo, sin intervención del legislativo y con ordenamiento de detalles, más expuestos a variaciones
con el paso del tiempo.
La normativa que rige a la Universidad Central Del Ecuador es la que continuación se detalla:
Constitución de la República del Ecuador R O 449 20/10/2008
Ley Orgánica de Educación Superior
Estatuto Universitario
Reglamento de Docencia Universitaria
Reglamento de Personal y Carrera Administrativa
Plan de desarrollo institucional.
Ley Orgánica de Educación superior y su reglamento
R O 298 12/10/2010
Ley Orgánica del Servicio Público y su reglamento
S S R. O 294 06/10/2010
Ley de Administradores profesionales del Ecuador y su Reglamento
R.O 231 08/01/1998
Ley de Escalafón de Administradores Profesionales del Ecuador y su Reglamento.
Ley y Reglamento del Contador – Auditor
Normativas y Resoluciones emitidas por el Consejo de la Facultad y Consejo Universitario.
Reglamento Interno para la Facultad de Ciencias Administrativas.
Reglamento Interno del Ex Modalidad de Vinculación con la Sociedad. (Unidad de Educación
Continua)
Reglamentos de Grados y Expedición de Títulos
Reglamento Interno de Proceso
Reglamento de Ayudantías de Cátedra
Reglamento de Practicas Pre profesionales
Reglamento de Evaluación Docente
Reglamento de Publicaciones
Reglamento interno de la Biblioteca
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Reglamento del Instituto de Postgrado
Reglamento para la Aplicación del Sistema de Aprobación de Materias
Reglamento para la Utilización de Laboratorio de Computación.
Reglamento General de Bienes del Sector publico
Reglamento de la LOES
1.4.2 Base legal
La Universidad Central del Ecuador es una persona jurídica autónoma, de derecho público, sin fines
de lucro, con domicilio en la ciudad de Quito y con capacidad de extender sus labores a nivel nacional,
de conformidad con la Ley Orgánica de Educación Superior en vigencia y las resoluciones expedidas
por el organismo público de planificación, regulación y coordinación del sistema de educación
superior.
Se rige por la Constitución de la República, la Ley Orgánica de Educación Superior y su Reglamento
general, los Reglamentos y las Resoluciones expedidas por el organismo público de planificación,
regulación y coordinación del sistema de educación superior, el presente Estatuto, los Reglamentos
expedidos por los órganos propios de su gobierno y las resoluciones de sus autoridades. La
Universidad como institución no participa en actividades de política partidista.
1.5 Situación Actual y Esperada
1.5.1 Actual
La situación actual en la que está atravesando nuestra prestigiosa Facultad de Ciencias Administrativas
es un poco deprimente ya que la mayoría de sus departamentos o áreas no tienen los debidos procesos
o manuales para desempeñar sus actividades y funciones; por lo tanto están actuando empíricamente o
ya por costumbre y por eso todos los trámites que se quieren realizar en la misma se ven muy
engorrosos o difíciles.
Además el tener los manuales en las instituciones según reglas y decretos es obligatorio ya que forma
parte de los requisitos para desarrollarse en una institución.
El Objetivo de esta Tesis es lograr obtener y diseñar los manuales, para que así el personal de esta
institución tenga como desenvolverse de la mejor manera y brindar un mejor servicio al alumnado y a
la sociedad.
19
1.5.2 Esperada
En la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Central de Ecuador ha surgido la
necesidad de realizar el levantamiento y diseño de procesos coherentes de acuerdo a la misión de la
Universidad Central del Ecuador, con el propósito de brindar un servicio de calidad que beneficie tanto
a estudiantes, docentes y personal administrativo, terminando así con años de problemas que hasta
cierto punto se volvieron cotidianos para los usuarios de los servicios de la Facultad de Ciencias
Administrativas, y al ser una organización eminentemente social debe responder a sus necesidades
tales como, la de formar talento humano con valores y principios capaz de formar parte del desarrollo
del país, es por esto, la necesidad de tener procesos claros y definidos que consigan dichos objetivos.
La realización de este trabajo pretende resolver un problema que aqueja a todas las facultades de la
Universidad Central del Ecuador, que es la falta de procesos definidos para la correcta realización de
sus funciones y objetivos institucionales, es por ello que este trabajo servirá de modelo para las demás
dependencias de la Universidad Central del Ecuador.
Con los resultados de esta investigación se busca tener información actualizada de los procesos
existentes en la facultad y si estos están enmarcados dentro de las disposiciones legales establecidas
por los organismos reguladores del Ecuador en materia de educación superior y en las normas de
calidad de información internacionales, y lograr la mejora continua del servicio de educación y el
mejoramiento de los procesos administrativos.
CAPITULO II
2 MARCO CONCEPTUAL
2.1 Administración
2.1.1 Conceptos
En su estudio (Chiavenato, 2006, pág. 26) concluyo que:
La administración, tal como la conocemos hoy, es el resultado histórico e integrado de la contribución
acumulada de numerosos pioneros, algunos filósofos, otros físicos, economistas, estadistas y otros,
entre los que incluyen empresarios, que con el transcurso del tiempo fueron desarrollando y divulgando
obras y teorías en su campo de actividades.
Hace 80 años las organizaciones eran pocas y pequeñas: predominaban los pequeños talleres, los
artesanos independientes, las pequeñas escuelas, el labrador, el almacenista de la esquina, etc. A pesar
20
de que en la historia de la humanidad siempre existió el trabajo, la historia de las organizaciones y de
su administración es un capítulo que comenzó en época reciente.
Según (Koontz & Weihrich, 2004) En su libro "Introducción a la teoría administrativa" define: "La
administración como una ciencia social compuesta de principios, técnicas y prácticas y cuya aplicación
a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo", a través de los
cuales se puede alcanzar propósitos comunes que individualmente no es factible lograr".
En su estudio (Hitt, Black, & Porter, 2006, pág. 8) concluyeron en su libro "Administración" como:
"el proceso de estructurar y utilizar conjuntos de recursos orientados hacia el logro de metas, para
llevar a cabo las tareas en un entorno organizacional".
2.2 Procesos
2.2.1 Etimología:
La palabra Proceso presenta origen latino, del vocablo processus, de procedere, que viene de pro (para
adelante) y cere (caer, caminar), lo cual significa progreso, avance, marchar, ir adelante, ir hacia un fin
determinado. Por ende, proceso está definido como la sucesión de actos o acciones realizados con
cierto orden, que se dirigen a un punto o finalidad, así como también al conjunto de fenómenos activos
y organizados en el tiempo. Según el diccionario de la real academia española esta palabra es definida
como la acción de ir hacia adelante, al transcurso del tiempo, al conjunto de las fases sucesivas de un
fenómeno natural o de una operación artificial.
En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administración en
acción, o también como: El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la
administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. (Bravo, 2009)
Según (Herrera, 2007) resumen la definición de proceso de varios autores como una "Secuencia
ordenada y lógica de actividades repetitivas que se realizan en la organización por una persona, grupo o
departamento, con la capacidad de transformar unas entradas (inputs) en salidas o resultados
programados (ouputs) para un destinatario (dentro o fuera de la empresa que lo ha solicitado y que son
los clientes de cada proceso) con un valor agregado. Los procesos, generalmente, cruzan repetidamente
las fronteras funcionales, fuerzan a la cooperación y crean una cultura de empresa distinta (más abierta,
menos jerárquica, más orientada a obtener resultados que a mantener privilegios)
21
Figura 2.5: Esquema del Proceso. En: “http://www.monografias.com/trabajos98/administracion-
procesos-enfoques-proceso”. Autor: Monografías.
Cualquier actividad o grupo de actividades que emplee un insumo, le agregue valor a este y suministre
un producto a un cliente externo o interno.
Una valoración similar la emite la ISO 9000 donde refiere que un Proceso puede definirse como un
"Conjunto de actividades interrelacionadas que interactúan, las cuales transforman elementos de
entrada en resultados". Estas actividades requieren de la asignación de recursos tales como personal y
material.
A grandes rasgos se hace alusión a que los elementos de entrada y los resultados previstos pueden ser
tangibles (tal como equipos, materiales o componentes) o intangibles (tal como energía o información).
Además de que, los resultados también pueden ser no intencionados o no deseados. La norma ISO
explica que cada proceso tiene clientes y otras partes (quienes pueden ser internos o externos a la
organización) que son afectados por el proceso y quienes definen los resultados requeridos de acuerdo
con sus necesidades y expectativas. (Schouten, 2009)
2.2.2 El objetivo de un proceso
El objetivo de un proceso es proveer un producto o servicio de calidad superior, en el menor plazo
posible al más bajo costo, a fin de conseguir una satisfacción total del cliente
PROCESO:
(genera transformación)
INSUMOS:
. Información
. Documentos
. Registros
. Recursos
. Materiales
RESULTADOS:
Productos:
. tangibles
. Intangibles (servicios)
PROVEEDOR:
. Otros procesos internos
. Procesos externos
. Otros sistemas internos
o externos
. Empresas
. Organizaciones
CLIENTE:
. Usuarios del resultado del
proceso (producto o
servicio)
ENTRADA SALIDA
ESQUEMA DEL PROCESO
RETROALIMENTACIÓN
22
Figura 2.6: Esquema de Procesos personalizado.
En:“http://www.monografias.com/trabajos55/modelacion-de-procesos/modelacion-de-
procesos.shtml#ixzz3SsMUB5fC
2.2.3 Elementos
-Misión de un Proceso: Determina el fin para el cual fue concebido en relación directa a los
objetivos del mismo.
-Entrada del Proceso: Pueden ser tangibles o intangibles y son los insumos para realizar el servicio
(equipos, materiales, componentes, energía, información, etc.).
-Transformación: Es el conjunto de actividades y tareas que recibiendo una entrada, le agrega valor
y generan una salida para el usuario interno o externo.
-Salida: Es el producto o servicio generado por un proceso, para el usuario.
-Controles: Sistemas de medida y control que mediante la generación de datos, permiten analizar el
desempeño de los procesos.
-Recursos: Constituyen el apoyo humano, económico, logístico, tecnológico y de infraestructura
que interactúan en distintas relaciones dentro de la organización.
-Límites de Proceso: Se definen por el alcance de las actividades incluidas, las entradas requeridas,
las salidas generadas, y los recursos relacionados.
-Sistema de medidas y de control de su funcionamiento.
-Límites (Condiciones de frontera), y conexiones con otros procesos, claros y definidos.
23
2.2.4 Características
-Medibles: Se pueden incorporar medidas de valor tales como: Tiempo, costo, calidad
-Adaptables: Fáciles de cambiar, mejorar (reducir variaciones, prevenir errores) (Melinkoff, 1977)
2.3 Clasificación Y Jerarquía De Los Procesos
En su estudio la Dirección General de Finanzas de Armada del Ecuador (2006) determina que:
Macro procesos: Es el conjunto de procesos interrelacionados de una institución.
Procesos: Descripción de las actividades realizadas en el proceso.
Subprocesos: Constituyen elementos componentes de un proceso.
Actividad: Conjunto de tareas involucradas en un proceso.
Tarea: Trabajo o labor que debe ejecutarse en un tiempo establecido.
Procedimiento: Es el conjunto de reglas e instrucciones que determinan la manera de
proceder o de obrar para conseguir un resultado. (pág. nd.)
2.4 Manuales
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben
seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su
responsabilidad y participación. En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la
información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas. También
el manual de procedimientos contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las
actividades de cada empresa. A la hora de implantar, por ejemplo una ISO, ésta exige 4 procedimientos
obligatorios como son:
Tratamiento de No Conformidades
Auditoría Interna
Sistema de Mejora
Control de la documentación
24
2.4.1 Características
Manual Es un documento que integra lo sustancial de un tema de estudio, da una visión integral y
proporciona información básica y concisa sobre la materia. Ejemplos: Manual de Organización.
Manual de Procedimientos, Manual del Operario. Manual de Bienvenida, etcétera
2.4.1.1 Manual de Procedimientos
“Es el documento administrativo integrado por un conjunto de procedimientos interrelacionados que
pueden corresponder a un área específica o a la totalidad de una dependencia. Ejemplos: Manual de
Procedimientos de la Dirección General de Personal (contiene todos los procedimientos de esta
dependencia). Manual de Procedimientos de la Unidad Administrativo a de la Dirección General de
Personal (contiene todos los procedimientos de un área específica, en este caso, los de la Unidad
Administrativa) .Manual de Procedimientos de Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal
(contiene sólo los procedimientos que están interrelacionados con el ingreso del personal)”.
(Harrington, 2004)
2.4.1.2. Importancia De Los Manuales De Procedimientos
Constituyen una fuente formal y permanente de información y orientación acerca de la manera de
ejecutar u n trabajo determinado. Establecen los lineamientos y mecanismos para la correcta ejecución
de un trabajo determinado Contribuyen a dar continuidad y coherencia a las actividades que describen.
Delimitan responsabilidades y evitan desviaciones arbitrarias (malos entendidos en la ejecución de un
trabajo determinado).
Facilitan la supervisión del trabajo y proporcionan a los jefes los elementos necesarios para verificar el
cumplimiento de las actividades de sus subordinados. Son una herramienta para capacitar al personal
en el desempeño de sus funciones. Sirven como base para la realización de estudios de métodos y
sistemas, con la finalidad de lograr la agilización, simplificación, automatización o desconcentración
de las actividades que se llevan a cabo en las dependencias.
2.4.2 Tipos De Manuales
A continuación se detallan los manuales más usuales en las organizaciones:
2.4.2.1 Manual de organización:
El Manual de Organización es un documento normativo que contiene, de forma ordenada y sistemática,
información sobre el marco jurídico-administrativo, atribuciones, antecedentes históricos, misión,
visión, objetivos, organización y funciones de una dependencia o entidad. De este modo se constituye
en un instrumento de apoyo para describir las relaciones orgánicas que se presentan entre las diferentes
25
unidades de la estructura organizacional, este manual define concretamente las funciones
encomendadas a cada una de las unidades administrativas que integran la institución. Los Manuales de
Organización por el alcance de su información se pueden clasificar en:
a) Manual General de Organización: refleja la estructura orgánica de la organización
en su totalidad.
b) Manual Específico de Organización: comprende las funciones y responsabilidades
de una unidad administrativa en especial, de acuerdo a la división administrativa que
se posea en la Organización.
2.4.2.2 Manual de políticas:
El Manual de Políticas es el contiene escritas en él las políticas establecidas por una institución, en este
documento se indican la forma de proceder y los límites dentro de los cuales deben enmarcarse las
actividades tendientes a alcanzar los resultados Institucionales. Toda política debe estar orientada hacia
el objetivo primario o razón de ser de la institución.
Los Manuales de Políticas por el alcance de su información se clasifican en:
a) Manuales Generales de Políticas: abarcan a toda la Institución, incluye como
elemento primario todas aquellas disposiciones generales, las cuales las establece
cada unidad administrativa a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad
funcional.
b) Manuales específicos de Políticas: se ocupan de una función operacional o una
unidad administrativa en particular.
2.4.2.3 Manual de procedimientos y normas:
El Manual de Procedimientos es un documento que describe en forma lógica, sistemática y detallada
las actividades de una institución o unidad organizativa de acuerdo con sus atribuciones y tomando en
cuenta lo necesario para la ejecución eficiente de las mismas, generalmente señalan quién, cómo,
cuándo, dónde y para qué han de realizarse estas actividades. Además, contienen ilustraciones a base
de formularios, flujogramas y diagramas, cuyo objetivo es recurrir a la representación gráfica de la
secuencia de actividades para hacerla más fácilmente comprensible.
1. En el manual de procedimientos se específica:
2. Quién debe hacer una actividad;
3. Qué debe hacerse en esa actividad;
26
4. Cómo debe hacerse la actividad;
5. Dónde debe hacerse; y
6. Cuándo debe hacerse la actividad.
2.4.2.4 Manual para especialistas:
“Contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios.
Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales
funciones.
2.4.2.5 Manual del empleado:
Contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una
empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la
incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de
incentivación y programación de carrera de empleados, derechos y obligaciones, entre otros.
2.4.2.6 Manual Departamental:
Dichos manuales, en cierta forma, legislan el modo en que deben ser llevadas a cabo las actividades
realizadas por el personal. Las normas están dirigidas al personal en forma diferencial según el
departamento al que se pertenece y el rol que cumple
2.4.2.7 Manual de Técnicas:
Estos manuales explican minuciosamente como deben realizarse tareas particulares, tal como lo indica
su nombre, da cuenta de las técnicas.
2.4.2.8 Manual de Puesto:
Determinan específicamente cuales son las características y responsabilidades a las que se acceden en
un puesto preciso.
2.4.2.9 Manual Finanzas
Tiene como finalidad verificar la administración de todos los bienes que pertenecen a la empresa. Esta
responsabilidad está a cargo del tesorero y el controlador.
2.4.2.10 Manual Sistema
Debe ser producido en el momento que se va desarrollando el sistema. Está conformado por otro grupo
de manuales.” (Villacís Villacís, 1999)
27
2.5 Administración Por Procesos
En su investigación (Harrington, 2004, pág. 3) concluye que:
La Administración por Procesos permite establecer una poderosa herramienta de análisis, reflexión y
toma de decisiones colectivas en el ejercicio de la administración en general, para conocer de cerca la
situación actual y los productos que la empresa o institución, debe brindar ante sus clientes. No solo
para responder a los cambios y las demandas que le impone el entorno, sino lograr así el máximo de
eficiencia y calidad de quienes intervienen en el proceso, sean éstos: participantes (trabajadores),
accionistas, recursos, mercado, producto, procesos administrativos, proveedores, clientes, etc.
Los procesos constituyen para las entidades públicas y privadas, la base de su gestión estratégica,
debido a la flexibilidad de adaptarse a los frecuentes cambios del entorno y del mercado que ofrece este
tipo de organización y gestión por procesos. (pág.5)
2.6 Objetivos De La Administración Por Procesos
En su estudio Galo Moreno (2002) (Moreno, 2002) determina que:
Como un sistema de Gestión de Calidad que es, el principal objetivo de la Administración por Procesos
es aumentar los resultados de la Organización a través de conseguir niveles superiores de satisfacción
de sus usuarios. Además de incrementar la productividad a través de:
Reducir los costos internos innecesarios (actividades sin valor agregado).
Acortar los plazos de entrega (reducir tiempos de ciclo).
Mejorar la calidad y el valor percibido por los usuarios de forma que a éste le
resulte agradable trabajar con el suministrador.
Incorporar actividades adicionales de servicio, de escaso costo, cuyo valor sea
fácil de percibir por el usuario.
Eliminar los errores
Minimizar las demoras
Maximizar el uso de los activos
Promover el rendimiento
Ser fáciles de emplear
Ser amistosos con el cliente
Ser adaptables a las necesidades cambiantes de los clientes
Proporcionar a la organización una ventaja competitiva
Reducir el exceso de personal. (pág. n.d.)
28
2.7 Ventajas De La Administración Por Procesos
En su estudio (Harrington, 2004)concluye que:
Al centrarse en el manejo de los procesos de la empresa le es útil a la organización en varias formas:
Le permite a la organización centrarse en el cliente.
Le permite a la compañía predecir y controlar el cambio.
Aumenta la capacidad de la empresa para competir, mejorando el uso de los recursos disponibles.
Suministra los medios para realizar, en forma rápida, cambios importantes hacia actividades muy
complejas.
Apoya a la organización para manejar de manera efectiva sus interrelaciones.
Ofrece una visión sistemática de las actividades de la firma.
Mantiene a la organización centrada en el proceso.
Previene posibles errores.
Ayuda a la empresa a comprender cómo se convierten los insumos en productos.
Le suministra a la organización una medida de sus costos de la mala calidad (desperdicio).
Da una visión sobre la forma en que ocurren los errores y la manera de corregirlos.
Desarrolla un sistema completo de evaluación para las áreas de la empresa.
Ofrece una visión de lo buena que podría ser la organización y define el modo de lograr este
objetivo.
Suministra un método para preparar la organización a fin de cumplir con sus desafíos futuros.(pág.
17-18)
29
2.8 Diferencias Entre Una Organización Funcional Y Una Por Procesos
Tabla N.- 2.1: Diferencias entre la Administración Funcional y la Administración por Procesos
Administración Funcional Administración por Procesos
Centrado en la organización Centrado en el proceso
Los empleados son el problema El proceso es el problema
Empleados Personas
Hacer mi trabajo Ayudar a que se hagan las cosas
Comprender mi trabajo Saber qué lugar ocupa mi trabajo dentro
de todo el proceso
Evaluar a los individuos Evaluar el proceso
Cambiar a la persona Cambiar el proceso
Siempre se puede encontrar un
mejor empleado
Siempre se puede mejorar el proceso
Motivar a las personas Eliminar barreras
Controlar a los empleados Desarrollo de las personas
No confiar en nadie Todos estamos en esto conjuntamente
¿Quién cometió el error? ¿Qué permitió que el error se cometiera?
Corregir errores Reducir la variación
Orientado a la línea de fondo Orientado al cliente
En: Texto Guía Dr. Galo Moreno
30
2.9 Estructura De Una Organización Por Procesos
La (Secretaría Nacional de Educación, 2011) en su estudio determina que:
Los procesos que elaboran los productos y servicios de la Secretaría Nacional de Educación Superior,
Ciencia, Tecnología e Innovación se ordenan y clasifican en función de su grado de contribución o
valor agregado al cumplimiento de la misión institucional. (pág. 6)
Los procesos gobernantes, orientan la gestión institucional a través de la formulación de políticas y la
expedición de normas e instrumentos para poner en funcionamiento a la organización.
Los procesos agregadores de valor generan, administran y controlan los productos y servicios
destinados a usuarios externos y permiten cumplir con la misión institucional, denotan la
especialización de la misión consagrada en la ley y constituyen la razón de ser de la institución.
Los procesos habilitantes están encaminados a generar productos y servicios para los procesos
gobernantes, agregadores de valor y para sí mismos, viabilizando la gestión institucional.
Los procesos desconcentrados, encaminados a generar productos y servicios directamente a los
clientes externos, en áreas geográficas establecidas, contribuyendo al cumplimiento de la misión
institucional.
2.10 Resumen General.
Según Juan Bravo Carrasco, (Bravo, 2009) en su libro Gestión de Procesos menciona que la gestión
de procesos es una forma sistémica de identificar, comprender y aumentar el valor agregado de los
procesos de la empresa para cumplir con la estrategia del negocio y elevar el nivel de satisfacción de
los clientes.
La gestión de procesos basada en la visión sistémica, aumenta la productividad y en control de gestión
mejorando tiempo, calidad y costos.
Ayuda a identificar, medir, describir los procesos, abriendo un abanico de posibilidades de acción
sobre ellos: describir, mejorar, comparar o rediseñar, entre otras. Considera vital la administración del
cambio, la responsabilidad social, el análisis de riesgos y un enfoque integrador entre estrategia,
personas, procesos, estructura y tecnología. (pag.21, 22)
Huerta y Rodríguez resumen en su libro “Uno de los recursos no renovables más valioso con que
cuenta el ser humano es el tiempo.
31
Cuando los directivos y colaboradores de la organización administran adecuadamente el tiempo,
contribuyen a optimizar las funciones y a eliminar tiempos muertos para mejorar el desempeño
organizacional”.
La gestión de procesos permite una visión integral: un proceso nos ayuda a entender la globalidad de la
tarea que desempeñamos, de esta manera, nos daremos cuenta que estamos construyendo una casa, en
una visión más amplia que pegando ladrillos. (pag.24)
También se habla de procesos de apoyo, aquellos que dan servicio a la operación o a los procesos del
negocio, por ejemplo: pagar las remuneraciones o comprar artículos de escritorio. Igual es necesario
tener muy en cuenta al cliente final. (pag.25, 26)
Proceso: es una totalidad que cumple un objetivo completo, útil a la organización y que agrega
valor para el cliente. (pag.26)
Macroproceso: es una estructura de procesos con la característica de recursividad, es decir, los
procesos se desagregan en otros procesos. (pag.27)
Proceso operativo: es un proceso de bajo nivel que no se puede desagregar más como
proceso, sino que su descripción detallada da origen a un nuevo nivel de profundidad, donde
aparecen las actividades en el flujograma de información. (pag.28)
Actividad: La actividad tiene sentido al interior del proceso y está asociada a un cargo
específico. Individualmente es irrelevante para el cliente del proceso. No tiene un objetivo por
sí misma (pag.28).
Procedimiento: es una descripción detallada de una parte del hacer de la organización, puede
ser un macroproceso, un proceso o algunas actividades. (pag.29)
Norma: es una estandarización con el medio con mayor o menor grado de obligatoriedad. Son
normas tales como ISO 9000 o CMM6. A veces son adhesiones voluntarias y otras obligadas,
como una norma legal de cuidado del ambiente. En ambos casos, las normas están para
cumplirse. (pag.29)
Tipos de procesos:
1.- Procesos Estratégicos:
Aquellos que se relacionan con la estrategia de la organización. En este se consideran la forma como se
establece la visión, misión, valores, directrices funcionales, objetivos corporativos, departamentales y
personales y el programa. Además incluye la forma como se comunica la estrategia y la forma de
motivar a todos los integrantes de la organización en lograr sus definiciones. (pag.30,31)
32
2.-Procesos del negocio:
Estos procesos atienden directamente la misión del negocio y satisfacen necesidades concretas de los
clientes. En empresas pequeñas se estima razonable identificar entre 1 y 3 de estos macroprocesos; en
empresas grandes este número puede llegar a 8. Estas cantidades también tienen relación con el grado
de focalización de la organización, mientras más focalizada se encuentre, menor es el número de
procesos del negocio. (pag.31)
3.- Procesos de Apoyo:
Son servicios internos necesarios para realizar los procesos del negocio. También se les llama procesos
secundarios. (pag.32)
Segmentación de Procesos:
La segmentación se obtiene un mapa de procesos, el cual es una visión de conjunto, holística de los
procesos. Se incluyen las relaciones entre todos los procesos identificados en un cierto ámbito. Se usan
dos tipos de mapas, global y de ámbito.
Característica de la diagramación: • Verbos en infinitivo
El objetivo es lograr un nivel de desagregación que permita llegar al nivel de procesos operativos, de
bajo nivel, para comenzar un trabajo más detallado que conduzca a describir, mejorar o rediseñar.
(pag.32)
Jerarquías de procesos
Es decir, procesos compuestos por otros procesos, son macroprocesos o procesos de alto nivel. Un
macroproceso puede estar compuesto por otros macroprocesos o por procesos operativos.
Figura N.- 2.7: Jerarquías de procesos.
En: “http://administracionenteoria.blogspot.com/2009/07/definicion-de-administracion.html”
33
En este caso todo comienza desde los macroprocesos de más alto nivel (sin fondo) hasta llegar al nivel
de procesos operativos (con fondo gris).
Puntos de intervención sobre los procesos
Se considera tres grandes puntos de acción sobre los procesos: describir, mejorar y rediseñar (pag.46)
1.- Describir los procesos
Un objetivo deseable es tener procesos documentados, actualizados y consistentes que capitalicen el
conocimiento de la organización.
2.- Mejorar los procesos
La idea es perfeccionar lo que se está haciendo.
Mejorar los procesos incluye practicar benchmarking, es decir, comparar nuestros procesos con las
mejores prácticas del medio y así aprender y mejorar.
Aunque, en estricto rigor, el benchmarking está a medio camino entre mejorar y rediseñar, porque los
cambios que se proponen a veces son tan grandes que pueden transformar totalmente un proceso.
3.- Rediseñar los procesos
Hacemos rediseño de procesos para obtener un beneficio mayor, con la probable consecuencia de que
el cambio en el proceso también sea grande.
Por lo tanto, es preferible no entrar demasiado al detalle del funcionamiento previo del proceso, es
suficiente con una descripción general. (pag.49)
Dicen Hammer y Champy “Antes de proceder a rediseñar, el equipo necesita saber ciertas cosas acerca
del proceso existente: qué es lo que hace, cómo lo hace, y las cuestiones críticas que gobiernan su
desempeño. Como la meta del equipo no es mejorar el proceso existente, no necesita analizarlo y
documentarlo para exponerlo en todos sus detalles. Lo que necesita es más bien una visión de alto
nivel, apenas lo suficiente para obtener la intuición y la penetración necesarias para crear un diseño
totalmente nuevo y superior. Uno de los errores más frecuentes que se cometen en esta etapa de
reingeniería en que los equipos tratan de analizar un proceso en sus más mínimos detalles en lugar de
tratar de entenderlo” (pag.49)
Modelamiento visual de los procesos: El modelamiento visual de los procesos es la nueva propuesta
de la teoría de modelos para lograr la participación de todas las personas de la organización. Para
efectos del modelamiento visual de los procesos de la organización, utilizamos tres modelos:
• Mapa de procesos global
• Mapa de procesos de ámbito
• Flujograma de información
34
2.11 ANÁLISIS DEL CAPITULO III LEVANTAMIENTO, DISEÑO Y FORMULACIÓN DEL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AGREGADOR DE VALOR MATRICULAS.
1- Mapa General De Procesos De La Facultad De Ciencias Administrativas: A continuación
se presenta el mapa general de procesos de la Facultad de Ciencias Administrativas en donde
se detallan los procesos que se realizan de forma jerárquica.
2- Inventario De Procesos De La Facultad De Ciencias Administrativas: En base a las
entrevistas que se realizó al personal responsable de los procesos administrativos, se determinó
a continuación las actividades correspondientes a cada uno de los procesos que son parte del
proceso Agregador de Valor-Matriculas, a su vez también se determinan las tareas de cada una
de las actividades encontradas.
3- Matriz De Levantamiento De Información De Procesos: En las siguientes matrices se
presenta la información obtenida a través de las entrevistas realizadas, la misma que se
encuentra debidamente ordenada con su respectiva ponderación para obtener el índice da valor
agregado de cada tarea que se realizan en el área administrativa de la facultad.
4- Caracterización De Los Procesos: Es el documento que describe las características generales
a nivel de procesos y de tareas, es decir, los rasgos que se diferencian del mismo, además se
incluyen los respectivos flujogramas en la caracterización a nivel de tareas.
5- Manual De Procedimientos: A continuación se presentan los documentos finales
denominados MANUALES DE PROCEDIMIENTOS que se elaboraron como resultado del
levantamiento de procesos del área administrativa de la facultad, en donde se presentan
mejoras a los mismos con sus respectivos flujogramas. Dichos manuales son los que se deben
presentar a las autoridades de la facultad para su análisis y aprobación.
35
CAPITULO III
3. LEVANTAMIENTO, DISEÑO Y FORMULACIÓN DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO AGREGADOR DE VALOR MATRÍCULAS
3.1. Recolección De Información
Para realizar este trabajo he empleado la técnica de Entrevista a las secretarias de la Facultad de
Ciencias Administrativas, gracias a los conocimientos de ellas supe llevar a cabo el desarrollo del
proceso de Matriculas de la Facultad ya que han colaborado con toda la información necesaria. (UCE,
2015)
Concepto de Entrevista:
Se puede comenzar definiendo el concepto de entrevista como un acto comunicativo que se establece
entre dos o más personas y que tiene una estructura particular organizada a través de la formulación de
preguntas y respuestas. La entrevista es una de las formas más comunes y puede presentarse en
diferentes situaciones o ámbitos de la vida cotidiana.
Las entrevistas son un elemento común en ciertas situaciones o circunstancias de la vida cotidiana.
Normalmente, el término de entrevista es utilizado cuando los diferentes medios recurren a ella para
obtener información, testimonios y opiniones de aquellos que pueden brindarlos. Estas entrevistas
realizadas por los medios de comunicación pueden variar en su formalidad, en su duración, en el modo
de formular preguntas. (libre)
“UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR”
PROCESO: MATRÍCULAS 2015-2016
36
3.2 Mapa de Procesos
Figura N.- 3.8 : “Mapa General De Procesos De La Facultad De Ciencias Administrativas”Autor: Jeesica C.
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
1.1 DECANATO
1.2 CONSEJO DIRECTIVO
1.3 DIRECCIONES DE CARRERA
1.4 CONSEJO DE CARRERA
2.1 ACADÉMICO
2.2 NIVELACIÓN
2.4 DOCENTES
2.3 TESIS Y TITULACIÓN
2.5 MATRICULAS
3.1 ADMINISTRATIVO
3.2 FINANCIERO
3.3 TECNOLOGÍAS DE LA
COMUNICACIÓN
3.4 SECRETARIA GENERAL
3.5 SECRETARIO - ABOGADO
37
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
Página 1 de 2
MACROPROCESOS: Conjunto de procesos relacionados con características similares que
mutuamente generan valor.http://corponarino.gov.co/modules/wordbook/entry.php?entryID=577
INVENTARIO DE PROCESOS DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
MACROPROCESOS PROCESO ACTIVIDAD TAREA CODIGO
PROCESO AGREGADOR
DE VALOR
MATRICULAS
-CALENDARIO
ACADÉMICO
PRESENCIAL Y A
DISTANCIA.
-PREPARACIÓN DE
HORARIOS Y
PUBLICACIÓN EN LA
PÁGINA WED
PRESENCIAL Y A
DISTANCIA.
-MATRICULAS
ORDINARIAS Y
EXTRAORDINARIAS
SISTEMA SAU Y FCA
PRESENCIAL Y A
DISTANCIA
-MATRICULAS A
PRIMEROS SEMESTRES
PRESENCIAL Y A
DISTANCIA.
-PLANIFICACIÓN Y
APROBACION DEL
CALENDARIO
-PLANIFICACIÓN
DE HORARIOS
- CENTRO DE
CÓMPUTO
-INGRESAR AL
SISTEMA
SAU Y FCA
-IMPRESIÓN DE
COMPROBANTES
-ENTREGA DE
DOCUMENTOS Y
LEGALIZACIÓN DE
LA MATRÍCUL
-INSCRIPCIÓN EN
EL SISTEMA
-ENTREGA DE
DOCUMENTOS Y
LEGALIZACIÓN DE
MATRICULA
FCA-MAT-
PAV-01.01
FCA-MAT-
PAV-02.01
FCA-MAT-
PAV-02.02
FCA-MAT-
PAV-03.01
FCA-MAT-
PAV-03.02
FCA-MAT-
PAV-03.03
FCA-MAT-
PAV-04.01
FCA-MAT-
PAV-04.02
3.3 Inventario De Procesos
38
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
Página 2 de 2
INVENTARIO DE PROCESOS DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
MACROPROCESOS PROCESO ACTIVIDAD TAREA CODIGO
PROCESO AGREGADOR
DE VALOR
MATRICULAS
-HOMOLOGACIONES
PRESENCIAL Y A
DISTANCIA.
-REINGRESOS O
CAMBIOS DE CARRERA
PRESENCIAL Y A
DISTANCIA.
-SOLICITUD DEL
ESTUDIANTE
-INSCRIPCIÓN Y
LEGALIZACIÓN DE
LA MATRICULA
-SOLICITUD DEL
ESTUDIANTE
-INSCRIPCIÓN Y
LEGALIZACIÓN DE
LA MATRICULA
FCA-MAT-
PAV-05-01
FCA-MAT-
PAV-05-02
FCA-MAT-
PAV-06-01
FCA-MAT-
PAV-06-02
Tabla N.- 3.2: Inventario de Procesos En: “Tesis Actual”. Autor: Jeesica Carrera Vaca.
39
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
Página 1 de 13
Proceso: Matriculas
Actividad: Calendario Académico Presencial y a Distancia
Tarea: Planificación y Aprobación del Calendario
Responsable
s: Consejo Académico y Subdecano
N° PROCEDIMIENTOS TU FR VAC
VA
E P E M I A
1
La Dirección académica ordenará a
cada facultad hacer el calendario
académico 1440 S x
2
La Autoridades y subdecano de la
Facultad , se deberán reunir y
planifican el calendario de
matrículas. 2400 S x
3
Establecido el calendario llevar a
consejo la propuesta para que
aprueben o no el calendario. 2400 S x
4
Enviar el Calendario a Secretaría y al
Centro de Cómputo. 960 S x
Abreviatura Significado
No.
Actividades
Tiemp
o %
VAC Valor Agregado Cliente 0 0 0.00%
VAE Valor Agregado Empresa 3 4800 66.67%
P Preparación 1 2400 33.33%
E Espera 0 0 0.00%
M Movimiento 0 0 0.00%
I Inspección 0 0 0.00%
A Archivo 0 0 0.00%
SUBTOTALES 4 7200 100.00
%
TT Tiempo Total 7200
TVA Tiempo Valor Agregado para el
Cliente 4800
IVA Indice deValor Agregado
66.67
%
3.4 Matrices
40
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
Página 2 de 13
Proceso: Matriculas
Actividad:
Preparación de horarios y publicación en la página web presencial y a
distancia
Tarea: Planificación de Horarios
Responsable
s: Subdecano, Consejo Académico y Secretarias
N° PROCEDIMIENTOS TU FR VAC
VA
E P E M I A
1
Consejo Académico y Subdecano se
reunirán para preparar, horarios,
paralelos y requisitos para cada
semestre de las tres escuelas. 2400 S x
2
concluido el documento anterior, el
Consejo Académico se encargará de
enviar los Horarios a Secretaría. 960 S x
3
Las secretarías publican requisitos y
horarios en las ventanillas de cada
escuela. 480 S x
Abreviatura Significado
No.
Actividades Tiempo %
VAC Valor Agregado Cliente 1 480 6.67%
VAE Valor Agregado Empresa 2 3360 87.50%
P Preparación 0 0 0.00%
E Espera 0 0 0.00%
M Movimiento 0 0 0.00%
I Inspección 0 0 0.00%
A Archivo 0 0 0.00%
SUBTOTALES 3 3840 100.00
%
TT Tiempo Total 3840
TVA Tiempo Valor Agregado para el
Cliente 3840
IVA Indice deValor Agregado
100.00
%
41
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
Página 3 de 13
Proceso: Matriculas
Actividad:
Preparación de horarios y publicación en la página web presencial y a
distancia
Tarea: Participación del Centro de Computo
Responsabl
e: Director del Centro de Computo
N° PROCEDIMIENTOS TU FR VAC
VA
E P E M I A
1
Publicar Horarios y requisitos en la
página web: SAU Y FCA. 960 S x
2
Calcular valores a pagar por arrastre
de materias por c/alumno. Basandose
en información recibida del
departamento académico. 2400 S x
3
Cargar a la base de datos dichos
valores a pagar por cada alumno. 1440 S x
Abreviatur
a Significado
No.
Actividades Tiempo %
VAC Valor Agregado Cliente 2 2400 50.00%
VAE Valor Agregado Empresa 1 2400 50.00%
P Preparación 0 0.00%
E Espera 0 0 0.00%
M Movimiento 0 0 0.00%
I Inspección 0 0 0.00%
A Archivo 0 0 0.00%
SUBTOTALES 3 4800 100.00
%
TT Tiempo Total 4800
TVA Tiempo Valor Agregado para el
Cliente 4800
IVA Indice deValor Agregado
100.00
%
42
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
Página 4 de 13
Proceso: Matriculas
Actividad:
Matriculas Ordinarias y Estraordianrias Sistemas SAU y FCA presencial y a
distancia
Tarea: Ingreso al Sistema SAU
Responsabl
e: Estudiante
N° PROCEDIMIENTOS TU FR VAC
VA
E P E M I A
1
Ingresar a:
http://academico.uce.edu.ec/portal/hom
e.faces 35 S x
2
Ingresar a la opcion ESTUDIANTES
usando su cédula y contraseña. 5 S x
3
En el menú izquierdo OPCIONES
escoger Matrículas. 2 S x
4 Clic en el botón Ingresar a Matricularse. 2 S x
5
Clic en Registrar en la Carrera a
matricularse. 1 S x
6
Escoger las Materias en las que se va a
matricularse 15 S x
7 Clic en Verificar Horario 5 S x
8
Verificar que las materias escogidas son
las correctas y hacer clic en Finalizar,
5 S x
Abreviatur
a Significado
No.
Actividades Tiemp
o %
VAC Valor Agregado Cliente 4 10 14.08%
VAE Valor Agregado Empresa 1 35 49.30%
P Preparación 0 0 0.00%
E Espera 0 1 1.41%
M Movimiento 1 15 21.13%
I Inspección 1 5 7.04%
A Archivo 1 5 7.04%
SUBTOTALES 8 71 100.00
%
TT Tiempo Total 71
TVA Tiempo Valor Agregado para el
Cliente 45
IVA Indice deValor Agregado
63.38
%
43
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
Página 5 de 13
Proceso: Matriculas
Actividad:
Matriculas Ordinarias y Extraordinarias Sistemas SAU y FCA presencial y a
distancia
Tarea: Ingresar al Sistema FCA
Responsable
s: Estudiantes, Secretarias y Servipagos
N° PROCEDIMIENTOS TU FR VAC
VA
E P E M I A
1 Ingresar a: http://fca.uce.edu.ec 35 S x
2
En el menú izquierdo dar clic en la
pestaña Inscripción PARALELOS. 2 S x
3
En el menú izquierdo dar clic en la
pestaña Seleccionar PARALELOS. 10 S x
4
Ingresar al sistema usando su cédula
y contraseña. 4 S x
5
Escoger las materias a tomar en el
semestre. 10 S x
6 Verificar Materias 5 S x
7 Dar clic en Finalizar 1 S x
Abreviatura Significado
No.
Actividades Tiemp
o %
VAC Valor Agregado Cliente 3 16 20.78%
VAE Valor Agregado Empresa 1 35 45.45%
P Preparación 0 0 0.00%
E Espera 0 10 12.99%
M Movimiento 1 10 12.99%
I Inspección 1 5 6.49%
A Archivo 1 1 1.30%
SUBTOTALES 7 77 100.00
%
TT Tiempo Total 77
TVA Tiempo Valor Agregado para el
Cliente 51
IVA Indice deValor Agregado
66.23
%
44
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
Página 6 de 13
Proceso: Matriculas
Actividad:
Matriculas Ordinarias y Extraordinarias Sistemas SAU y FCA presencial y a
distancia
Tarea: Impresión de Comprobantes
Responsables
: Estudiantes, Servipagos
N° PROCEDIMIENTOS TU FR VAC
VA
E P E M I A
1
En el menú izquierdo OPCIONES
escoger Comprobantes. 1 S x
2 Clic en el botón Ingresar. 1 S x
3 Clic en el botón Registrar. 1 S x
4
Se abre una ventana que le indica que
se generará automáticamente un
comprobante de pago. 1 S x
5 Clic en aceptar y clic en Seguir. 1 S x
6
Clic en Imprimir Certificado.
(VOUCHER). 3 S x
7
Se abre una nueva ventana para
imprimir el certificado o Registro de
Materias. 3 S x
8
Cerrar las ventanas de impresión
abiertas. 1 S x
9
En la ventana principal hacer clic en
Salir del Sistema para salir de la cuenta. 1 S x
10
Al dia siguiente o en ese momento
deberá cancelar el (VOUCHER) en
Servipagos. 90 S x
Abreviatura Significado
No.
Actividades
Tiemp
o %
VAC Valor Agregado Cliente 2 6 5.83%
VAE Valor Agregado Empresa 1 90 87.38%
P Preparación 0 0 0.00%
E Espera 1 1 0.97%
M Movimiento 5 5 4.85%
I Inspección 0 0 0.00%
A Archivo 1 1 0.97%
SUBTOTALES 10 103
100.00
%
TT Tiempo Total 103
TVA
Tiempo Valor Agregado para el
Cliente 96
IVA Índice de Valor Agregado
93.20
%
45
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
Página 7 de 13
Proceso: Matriculas
Actividad: Matriculas Ordinarias y Extraordinarias Sistemas SAU y FCA presencial y a distancia
Tarea: Entrega de documentos y Legalización de Matricula
Responsable
s: Estudiantes y Secretarias
N° PROCEDIMIENTOS TU FR VAC VAE P E M I A
1
Original del Registro de
Materias 10 S x
2
Original del Comprobante de
Pago 10 S x
3
Ticket bancario emitido
Servipagos, si fuera el caso 5 S x
4
Una copia que conste el
comprobante de depósito y el
ticket bancario 2 S x
5
Fotocopia de la cédula de
ciudadanía a color; pasaporte o
carné de refugiados. 3 S x
6
Fotocopia de la papeleta de
votación. 2 S x
7 .Dos fotos tamaño carnet 60 S X
8
Record académico completo
estudiantes de la Facultad. 15 S x
9
Record académico de los 2
últimos semestres SAU 15 S x
10
Estudiantes del segundo al
décimo nivel ingresar sus
datos en la página
www.matrizdata.net 25 S X
11
Los estudiantes deben
actualizar la hoja de datos del
SAU 20 S X
Abreviatura Significado No. Actividades Tiempo %
VAC Valor Agregado Cliente 3 105 40.86%
VAE Valor Agregado Empresa 2 30 11.67%
P Preparación 1 2 0.78%
E Espera 0 90 35.02%
M Movimiento 1 5 1.95%
I Inspección 0 0 0.00%
A Archivo 4 25 9.73%
SUBTOTALES 11 257 100.00%
TT Tiempo Total 257
TVA
Tiempo Valor Agregado
para el Cliente 135
IVA Índice de Valor Agregado 52.53%
46
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
Página 8 de 13
Proceso: Matriculas
Actividad:
Matriculas a Primeros Semestres presencial y a
distancia
Tarea: Inscripción en el Sistema
Responsabl
es: Estudiantes
N° PROCEDIMIENTOS TU FR VAC
VA
E P E M I A
1
Ingresar a:
http://academico.uce.edu.ec/portal/hom
e.faces 35 S x
2
Ingresar a la opción ESTUDIANTES
usando su cédula y contraseña. 5 S X
3
En el menú izquierdo OPCIONES
escoger Matrículas. 2 S X
4
Clic en el botón Ingresar a
Matricularse. 2 S X
5
Clic en Registrar en la Carrera a
matricularse. 1 S X
6
Escoger las Materias en las que se va a
matricularse 15 S x
7 Clic en Verificar Horario 5 S x
8
Verificar que las materias escogidas son
las correctas y hacer clic en Finalizar,
sino hacer clip en regresar 5 S x
Abreviatur
a Significado
No.
Actividades Tiemp
o %
VAC Valor Agregado Cliente 4 10 14.08%
VAE Valor Agregado Empresa 1 35 49.30%
P Preparación 0 0 0.00%
E Espera 0 1 1.41%
M Movimiento 1 15 21.13%
I Inspección 1 5 7.04%
A Archivo 1 5 7.04%
SUBTOTALES 8 71 100.00
%
TT Tiempo Total 71
TVA Tiempo Valor Agregado para el
Cliente 45
IVA Índice de Valor Agregado
63.38
%
47
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
Página 9 de 13
Proceso: Matriculas
Actividad: Matriculas a Primeros Semestres presencial y a distancia
Tarea: Entrega de Documentos
Responsables
: Estudiantes y Secretarias
N° PROCEDIMIENTOS TU FR VAC
VA
E P E M I A
1 Original del Registro de Materias 10 S x
2 Original del Comprobante de Pago 10 S x
3
Ticket bancario emitido Servipagos, si
fuera el caso 5 S x
4
Una copia que conste el comprobante
de depósito y el ticket bancario 2 S x
5
Fotocopia de la cédula de ciudadanía a
color; pasaporte o carné de refugiados. 3 S x
6 Fotocopia de la papeleta de votación. 2 S x
7 .Dos fotos tamaño carnet 60 S x
8
Record académico completo estudiantes
de la Facultad. 15 S x
9
Record académico de los 2 últimos
semestres para los estudiantes del SAU 15 S x
10
Estudiantes del segundo al décimo nivel
ingresar sus datos en la página
www.matrizdata.net., 25 S x
11
Los estudiantes deben actualizar la hoja
de datos del SAU, imprimir y entregar
en Secretaria. 20 S x
Abreviatura Significado
No.
Actividades
Tiemp
o %
VAC Valor Agregado Cliente 3 105 40.86%
VAE Valor Agregado Empresa 2 30 11.67%
P Preparación 1 2 0.78%
E Espera 0 90 35.02%
M Movimiento 1 5 1.95%
I Inspección 0 0 0.00%
A Archivo 4 25 9.73%
SUBTOTALES 11 257
100.00
%
TT Tiempo Total 257
TVA
Tiempo Valor Agregado para el
Cliente 135
IVA Índice de Valor Agregado
52.53
%
48
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
Página 10 de 13
Proceso: Matriculas
Actividad:
Homologaciones presencial y a
distancia
Tarea: Solicitud del Estudiante
Responsable
s: Estudiantes
N° PROCEDIMIENTOS TU FR VAC
VA
E P E M I A
1
Solicitud dirigida al Sr. Decano de la
Facultad, en papel universitario y un
derecho que se adquiere en Tesorería
de la Facultad en la cual se solicita la
homologación e indica la carrera a
elegir. 3360 S x
2
Certificado de las materias aprobadas
y reprobadas con indicación de cargas
horarias, las calificaciones y
asistencias obtenidas; y matriculas
con periodos académicos. 2400 S x
3
Certificado conferido por la
Institución de procedencia de no tener
impedimento legal o académico para
continuar estudios en la carrera y de
no haber agotado tercera matricula. 2400 S x
4 Malla curricular certificada. 2400 x
Abreviatura Significado
No.
Actividades Tiemp
o %
VAC Valor Agregado Cliente 1 2400 18.52%
VAE Valor Agregado Empresa 2 5760 44.44%
P Preparación 0 0 0.00%
E Espera 0 0 0.00%
M Movimiento 0 2400 18.52%
I Inspección 0 0 0.00%
A Archivo 1 2400 18.52%
SUBTOTALES 4 12960 100.00
%
TT Tiempo Total 12960
TVA Tiempo Valor Agregado para el
Cliente 8160
IVA Índice de Valor Agregado
62.96
%
49
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
Página 11 de 13
Proceso: Matriculas
Actividad:
Homologaciones Presencial y a
Distancia
Tarea:
Inscripción y legalización de la
Matricula
Responsable
s: Estudiantes, Secretarias
N° PROCEDIMIENTOS TU FR VAC
VA
E P E M I A
1
Acercarse a Secretaría para la
emisión del Registro de Materias 10 S x
2
Luego de emitido el documento en
secretaria acercarse a tesorería para
la emisión del Boucher. 50 S x
3 Cancelar en Servipagos. 90 S x
4
Acercarse con el comprobante
emitido por Servipagos a la secretaria 2400 S x
5
Fotocopia de la cédula de ciudadanía
a color; pasaporte o carné de
refugiados. 30 S x
6
Fotocopia de la papeleta de
votación, si lo tuviere. 120 S x
7
Dos fotos tamaño carnet no se
aceptaran fotos escaneadas ni copias
de fotografías 2400 S x
8
estudiantes de la Modalidad a
Distancia traer Original del acta de
grado o título 60 S x
Abreviatura Significado
No.
Actividades Tiemp
o %
VAC Valor Agregado Cliente 6 2750 53.29%
VAE Valor Agregado Empresa 1 10 0.19%
P Preparación 1 2400 46.51%
E Espera 0 0 0.00%
M Movimiento 0 0 0.00%
I Inspección 0 0 0.00%
A Archivo 0 0 0.00%
SUBTOTALES 8 5160
100.00
%
TT Tiempo Total 5160
TVA
Tiempo Valor Agregado para el
Cliente 2760
IVA Índice de Valor Agregado
53.49
%
50
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
Página 12 de 13
Proceso: Matriculas
Actividad:
Reingresos o cambios de carrera presencial y
a distancia
Tarea: Solicitud del Estudiante
Responsabl
es: Estudiantes, Secretarias Decano,
N° PROCEDIMIENTOS TU FR VAC VAE P E M I A
1
Solicitud dirigida al Sr. Decano
de la Facultad, en papel
universitario 10 S x
2
Comprar un derecho que se
adquiere en la Tesorería de la
Facultad 50 S x
3
.Ingresar la Solicitud En la
Secretaria 90 S x
4
Retirar un recibido o sumilla do
de las ventanillas 2400 S x
5
Acercarse a Secretaria a adquirir
la solicitud aprobada 30 S x
Abreviatur
a Significado
No.
Actividade
s Tiempo %
VAC Valor Agregado Cliente 2 2410 93.41%
VAE Valor Agregado Empresa 2 120 4.65%
P Preparación 0 0 0.00%
E Espera 0 0 0.00%
M Movimiento 1 50 1.94%
I Inspección 0 0 0.00%
A Archivo 0 0 0.00%
SUBTOTALES 5 2580 100.00
%
TT Tiempo Total 2580
TVA Tiempo Valor Agregado para
el Cliente 2530
IVA Índice de Valor Agregado 98.06%
51
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
Página 13 de 13
Proceso: Matriculas
Actividad:
Reingresos o cambios de carrera presencial y
a distancia
Tarea:
Inscripción y legalización de la
Matricula
Responsabl
es:
Estudiantes, Secretarias y
Servipagos
N° PROCEDIMIENTOS TU FR VAC VAE P E M I A
1
Los Reingresos solo se podrán
realizar hasta cinco años después
de la aprobación de las
asignaturas.
2
Llevar la Solicitud aprobada a
secretaria 2400 S X
3
Las secretarias ingresaran al
Sistema el pedido. 10 S x
Abreviatur
a Significado
No.
Actividade
s Tiempo %
VAC Valor Agregado Cliente 1 10 0.41%
VAE Valor Agregado Empresa 1 2400 99.59%
P Preparación 0 0 0.00%
E Espera 0 0 0.00%
M Movimiento 0 0 0.00%
I Inspección 0 0 0.00%
A Archivo 0 0 0.00%
SUBTOTALES 2 2410 100.00
%
TT Tiempo Total 2410
TVA Tiempo Valor Agregado para
el Cliente 2410
IVA Índice de Valor Agregado
100.00
%
52
CARACTERIZACIÓN P Página 2 de 52
ág
página 1 de 52
MACROPROCESO: AGREGADOR DE
VALOR “MATRICULAS”
PROCESO: MATRICULACIÓN
CÓDIGO: FCA-MAT-PAV
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
1. OBJETIVO DEL PROCESO.
El objetivo de este proceso es facilitar y agilizar los procedimientos para matricular a los alumnos en
el sistema educativo, ya que esto permite la ampliación de la cobertura de la educación como respuesta
a la necesidad de educación de la población accediendo a servicios de alta calidad y excelencia
educativa. El objeto principal del presente documento es establecer el modelo en el que la Facultad de
Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador aplicará los parámetros necesarios
para definir los procedimientos de matriculación de los estudiantes, pudiendo cumplir con la misión
visión y objetivos de la institución facilitando el trabajo administrativo de la facultad.
2. ALCANCE DEL PROCESO
Este procedimiento está destinado a todos los aspirantes y estudiantes que decidirán ser parte de la
Facultad de Ciencias Administrativas y por ende de sus escuelas y debe ser aplicado por todos los
involucrados.
3. RESPONSABLES Y PARTICIPANTES DEL PROCESO
Secretarias
Decano
Subdecano
Consejo Académico
Estudiantes
Tesorería
3.5 Caracterización del Proceso
53
CARACTERIZACIÓN
Página 2 de 52
MACROPROCESO: AGREGADOR DE
VALOR “MATRICULAS”
PROCESO: MATRICULACIÓN
CÓDIGO: FCA-MAT-PAV
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
En la Facultad existe una secretaria coordinadora de las tres escuelas
ESCUELAS SECRETARIA PRINCIPAL ASISTENTE/SUBALTERNA
Contabilidad y Auditoria 1 1
Administración de Empresas 1 1
Administración Pública 1 ……………………….
4. DEFINICIONES
-Matriculas: Puede referirse a la matrícula en una institución educativa, el registro o inscripción de los
estudiantes que van a realizar sus estudios en un centro de enseñanza.
-Estudiante: estudiante es la palabra que permite referirse a quienes se dedican a la aprehensión,
puesta en práctica y lectura de conocimientos sobre alguna ciencia, disciplina o arte. Es usual que un
estudiante se encuentre matriculado en un programa formal de estudios, aunque también puede
dedicarse a la búsqueda de conocimientos de manera autónoma o informal.
http://es.wikipedia.org/wiki/Matr%C3%ADcula
http://definicion.de/estudiante/
5. REQUISITOS LEGALES DEL PROCESO
Art. 97 del Reglamento Codificado de Régimen Académico del Sistema Nacional de
Educación Superior, aprobado por el – Conesup
El Reglamento General Del Sistema Universitario De Admisión Y Nivelación
Estudiantil Art. 1.2.3.4.8.9.10.11
Reglamento General De Grado O Título Profesional De Tercer Nivel.
54
CARACTERIZACIÓN
Página 3 de 52
MACROPROCESO: AGREGADOR DE
VALOR “MATRICULAS”
PROCESO: MATRICULACIÓN
CÓDIGO: FCA-MAT-PAV
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
6. POLITICAS INTERNAS DEL PROCESO
No realizar ningún tipo de matrícula si el estudiante no cumple con todos los
requisitos.
Si el estudiante ya se matriculo en algún paralelo no se le modificará o se le cambiara,
salvo casos excepcionales de fuerza mayor.
Los estudiantes deberán presentar los documentos en la fecha indicada en la web
Los estudiantes estarán en la obligación de presentar cada semestre 2 fotos tamaño
carnet, copia de cedula y papeleta de votación.
Los estudiantes podrán solo acceder a la educación Pública gratuita solo hasta la
tercera matrícula de ahí en adelante perderá gratuidad.
7. SUBPROCESOS
NOM BRE PERIODICIDAD
Calendario académico presencial y a distancia. Periódica
Preparación de horarios y publicación en la página
web presencia y a distancia Periódica
Matriculas ordinarias y extraordinarias sistema sau y fca presencia y a
distancia Periódica
Matriculas a Primeros Semestres presencial y a distancia. Periódica
Homologaciones presencial y a distancia. Periódica
Reingresos o cambios de carrera presencial y a distancia. Periódica
55
CARACTERIZACIÓN
Página 4 de 52
MACROPROCESO: AGREGADOR DE
VALOR “MATRICULAS”
PROCESO: MATRICULACIÓN
CÓDIGO: FCA-MAT-PAV
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
8. REGISTROS DEL PROCESO
Documentos que recogen datos y/o resultados obtenidos como consecuencia de la ejecución del
proceso, constituyéndose en la evidencia de que las actividades del proceso se han desempeñado según
lo planificado.
NOMBRE UBICACIÓN
Calendario de Matriculas Secretaria
Calendario de Horarios y de aulas Secretaria
Requisitos para matriculas Secretaria
Registro de Materias Secretaria
Comprobante de Pagos, servipagos Secretaria
Ticket bancario emitido en Servipagos Secretaria
Copia que conste el comprobante de depósito y ticket bancario Secretaria
Copia de la cedula de ciudadanía Secretaria
Copia de papeleta de votación Secretaria
Fotos tamaño carnet Secretaria
Record académico Secretaria
Hoja de datos actualizado SAU Secretaria
Acta de grado o título refrendado Secretaria
Hoja de autorización de tercera matricula Secretaria
Solicitud de autorización de homologación Secretaria
Certificado de materias aprobadas y reprobadas Secretaria
Calificaciones y asistencias obtenidas de periodos Secretaria
Certificado conferido de la institución de procedencia de no tener impedimento Secretaria
Derechos Universitarios Secretaria
Malla Curricular Secretaria
56
CARACTERIZACIÓN
Página 5 de 52
MACROPROCESO: AGREGADOR DE
VALOR “MATRICULAS”
PROCESO: MATRICULACIÓN
CÓDIGO: FCA-MAT-PAV
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
9. DOCUMENTOS DEL PROCESO
10 .REFERENCIAS
- Ninguno
CÓDIGO NOMBRE
FCA-MAT-PAV-11 Plan Anual
FCA-MAT-PAV-11 Libro de Matriculas
FCA-MAT-PAV-12 Libro de Titulos de Bachilleres
FCA-MAT-PAV-13 Libro de Actas
FCA-MAT-PAV-14 Libro de Memorandum
FCA-MAT-PAV-14 Libro de Solicitudes enviadas
57
CARACTERIZACIÓN
Página 6 de 52
MACROPROCESO: AGREGADOR DE
VALOR “MATRICULAS”
PROCESO: MATRICULACIÓN
CÓDIGO: FCA-MAT-PAV
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
11. ANEXOS
Solicitud para Anulación de materias
Quito DM, -------------------------de---------------------de 2015
Señor Ingeniero
Francisco Garzón S.
DECANO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Presente.-
De mi consideración:
Yo, ---------------------------------------------------, con cédula de ciudadanía número---------------------,
alumno(a) legalmente matriculado(a) en el semestre------------------, de la Carrera de-----------------------
--------------------------------, en el curso; respetuosamente solicito se digne autorizarme, ANULAR LA
MATRÍCULA de la (s) materia (s) de--------------------------.
Debido a (motivos: Trabajo, Enfermedad, Calamidad Doméstica). Adjunto la certificación
correspondiente. Aclaro que no tengo registrada calificación alguna.
Atentamente,
(f) ________________
Cédula de ciudadanía No.
NOTA:
Favor hacer la solicitud en computadora.
Entregar en la ventanilla de cada Secretaría.
Anexo A: Solicitud para Anulación de Materias
58
CARACTERIZACIÓN
Página 7 de 52
MACROPROCESO: AGREGADOR DE
VALOR “MATRICULAS”
PROCESO: MATRICULACIÓN
CÓDIGO: FCA-MAT-PAV
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
Certificado de matrículas, materias aprobadas
Quito, _________________________ del _______ 2015
Señor Ingeniero
Francisco Garzón S.
DECANO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Presente.
De mi consideración:
Yo, _________________________________________________________________, con cédula de
ciudadanía número __________________________, alumno(a) legalmente matriculado(a) en el
semestre _______________________, de la Carrera de ________________________________, en el
____________________ curso; respetuosamente solicito se digne autorizar a quien corresponda,
otorgarme el CERTIFICADO DE MATRICULAS, MATERIAS APROBADAS de los semestres
_____________________________________.
Atentamente,
(f) ________________
Cédula de ciudadanía No.
NOTA:
Los estudiante del Sistema Académico de la Universidad Central “SAU” una solicitud por cada
semestre.
Favor hacer la solicitud en computadora. Entregar en la ventanilla de cada Secretaría.
Anexo B: Certificado de matrículas, materias aprobadas
59
CARACTERIZACIÓN
Página 8 de 52
MACROPROCESO: AGREGADOR DE
VALOR “MATRICULAS”
PROCESO: MATRICULACIÓN
CÓDIGO: FCA-MAT-PAV
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
Certificación de matrícula
Quito, _________________________ del _______ 2015
Señor Ingeniero
Francisco Garzón S.
DECANO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Presente.
De mi consideración:
Yo, ___________________________________________________________, con cédula de
ciudadanía número ____________________________________, alumno(a) de la Carrera de
_________________________________,Modalidad ________ en el ____________; respetuosamente
solicito a usted autorice a quién corresponda la certificación de estar matriculada en el semestre
________________________________
Atentamente,
(f) ________________
Cédula de ciudadanía No.
NOTA:
Favor hacer la solicitud en computadora.
Entregar en la ventanilla de cada Secretaría.
Anexo C: Certificado de matrícula
60
CARACTERIZACIÓN
Página 9 de 52
MACROPROCESO: AGREGADOR DE VALOR “MATRICULAS”
PROCESO: MATRICULACIÓN
CÓDIGO: FCA-MAT-PAV
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
Solicitud para Anulación de materias
Quito DM, -------------------------de---------------------de 2015
Señor Ingeniero
Francisco Garzón S.
DECANO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Presente.-
De mi consideración:
Yo, ---------------------------------------------------, con cédula de ciudadanía número---------------------,
alumno(a) legalmente matriculado(a) en el semestre------------------, de la Carrera de-----------------------
--------------------------------, en el curso; respetuosamente solicito se digne autorizarme, ANULAR LA
MATRÍCULA de la (s) materia (s) de--------------------------.
Debido a (motivos: Trabajo, Enfermedad, Calamidad Doméstica). Adjunto la certificación
correspondiente. Aclaro que no tengo registrada calificación alguna.
Atentamente,
(f) ________________
Cédula de ciudadanía No.
NOTA:
Favor hacer la solicitud en computadora.
Entregar en la ventanilla de cada Secretaría
http://fca.uce.edu.ec/index.htm
Anexo D: Solicitud para Anulación de Materias.
61
CARACTERIZACIÓN
Página 10 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN ACTIVIDAD:CALENDARIO ACADÉMICO
PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA:PLANIFICACIÓN Y APROBACIÓN DEL CALENDARIO A DISTANCIA
CODIGO: CÓDIGO: FCA-MAT-PAV-01.01
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
1. OBJETIVO
Integrar y controlar los procesos académicos y administrativos, a su vez nivelar todo el Sistema de la
Facultad de Ciencias Administrativos.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia con la planificación del calendario y finaliza con la aprobación del mismo.
3. RESPONSABLE Y PARTICIPANTES: Dirección académica y Subdecano
PARTICIPANTES FUNCIÓN
Dirección académica Ordena a cada facultad hacer el calendario académico.
Subdecano Planifica el calendario académico
4. DEFINICIONES
-Calendario Académico: El de calendario escolar es un concepto de uso extendido dentro del ámbito
educativo y con el mismo se designa a la programación de actividades educativas durante un
determinado período de tiempo como ya sabemos, un calendario es la manera más popular que
disponemos los seres humanos de organizar y sistematizar el tiempo y dentro de él las diversas
actividades que llevamos a cabo.
http://www.definicionabc.com/general/calendario-escolar.php
5. ACTIVIDADES DE CALIDAD
5.1 La Dirección académica de la Universidad Central del Ecuador ordena a cada facultad
hacer el calendario académico
5.2 La Autoridades y subdecano de la Facultad de Ciencias Administrativas, se reúnen y
planifican el calendario de matrículas.
5.3 Establecidos los calendarios y horarios las autoridades de la institución encargados de este
tema llevan a consejo la propuesta para que aprueben o no el calendario.
6. REFERENCIAS
- Ninguno
62
CARACTERIZACIÓN
Página 11 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN ACTIVIDAD:CALENDARIO ACADÉMICO
PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA:PLANIFICACIÓN Y APROBACIÓN DEL CALENDARIO A DISTANCIA
CODIGO: CÓDIGO: FCA-MAT-PAV-01.01
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
. ANEXOS
http://fca.uce.edu.ec/index.htm
http://fca.uce.edu.ec/AVISOS%20PRESENCIAL/PROCESO%20DE%20MATRICULA%20al%2020%20de%
20marzo-%20Presencial.pdf
Anexo E: Registro del Sistema Académico Universitario SAU
63
CARACTERIZACIÓN
Página 12 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN ACTIVIDAD:CALENDARIO ACADÉMICO
PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA:PLANIFICACIÓN Y APROBACIÓN DEL CALENDARIO A DISTANCIA
CODIGO: CÓDIGO: FCA-MAT-PAV-01.01
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
http://fca.uce.edu.ec/AVISOS%20PRESENCIAL/PROCESO%20DE%20MATRICULA%20al%2020%20de%
20marzo-%20Presencial.pdf
Anexo F: Calendario de Matriculas
64
CARACTERIZACIÓN
Página 13 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN ACTIVIDAD:CALENDARIO ACADÉMICO
PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA:PLANIFICACIÓN Y APROBACIÓN DEL CALENDARIO A DISTANCIA
CODIGO: CÓDIGO: FCA-MAT-PAV-01.01
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
8. DIAGRAMA DE FLUJO
PLANIFICACIÓN Y APROBACIÓN DEL CALENDARIO
AUTORIDADES FCADIRECCIÓN ACADÉMICA
UCECONSEJO ACADÉMICO
Fase
INICIO
DISPONER A CADA
FACULTAD ELABORAR EL
CALENDARIO ACADEMICO
REUNIRSE Y PLANIFICAR EL
CALENDARIO
CALENDARIO DE
MATRICULAS
APROBAR EL
CALENDARIO
ACADÉMICO
ENVIAR EL
CALENDARIO A
SECRETARIA Y
CENTRO DE CÓMPUTO
FIN
SI
NO
65
CARACTERIZACIÓN
Página 14 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN ACTIVIDAD: PREPARACIÓN DE
HORARIOS Y PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA
WED PRESENCIAL Y A DISTANCIA TAREA: PLANIFICACIÓN DE HORARIO
CODIGO: CÓDIGO: FCA-MAT-PAV-02.01
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
1. OBJETIVO
El objetivo principal es tener un orden cronológico de las actividades a realizar, en cuanto a los
horarios para las matriculas, es decir planificar fechas y adecuar las materias a estudiar para cada
semestre que escogerán los estudiantes.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia con la aprobación del calendario y finaliza con la realización de horarios y
clasificación de aulas y paralelos.
3. RESPONSABLE Y PARTICIPANTES: Secretarias, Centro de Cómputo, Consejo Académico y
Subdecano
PARTICIPANTES FUNCIÓN
Secretarias Reciben el Calendario Académico
Centro de Cómputo Reciben el Calendario Académico
Dirección académica Realizan los horarios con las respectivas materias y distribuyen las aulas
y paralelos
Subdecano Realizan los horarios con las respectivas materias y distribuyen las aulas
y paralelos
4. DEFINICIONES
-Planificación: Los esfuerzos que se realizan a fin de cumplir objetivos y hacer realidad diversos
propósitos dentro de una planificación. Este proceso exige respetar una serie de pasos que se fijan en
un primer momento, para lo cual aquellos que elaboran una planificación emplean diferentes
herramientas y expresiones. http://definicion.de/planificacion/
-Cronología: Es un término que deriva de un vocabulario griego. Es una secuencia de hechos o
acontecimientos ordenados de acuerdo con las fechas en que se producen.
http://es.wikipedia.org/wiki/Cronolog%C3%ADa
-Publicación: El término publicación se utiliza para hacer referencia al acto mediante el cual se hace
público o se da a conocer determinada información. La publicación puede ser en diferentes tipos de
soportes que han variado en disponibilidad y en importancia a lo largo de la historia, siendo los más
comunes los escritos, actualmente los digitales http://www.definicionabc.com/general/publicacion.php
66
CARACTERIZACIÓN
Página 15 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN
ACTIVIDAD: PREPARACIÓN DE HORARIOS Y PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA
WED PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA: PLANIFICACIÓN DE HORARIO CODIGO: CÓDIGO: FCA-MAT-PAV-02.01
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
5. ACTIVIDADES DE CALIDAD
5.1 Aprobación del calendario: Aprobado el Calendario se envía a secretaria y al Centro De
Cómputo.
5.2 Horarios: Subdecano y Consejo Académico preparan horarios con sus respectivas
materias, aulas y paralelos para cada semestre de las 3 escuelas.
6. REFERENCIAS: Ninguno
7. ANEXOS
http://fca.uce.edu.ec/horarios_ok.asp
Anexo G: Horario de Clases
67
CARACTERIZACIÓN
Página 16 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN
ACTIVIDAD: PREPARACIÓN DE HORARIOS Y PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA
WED PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA: PLANIFICACIÓN DE HORARIO CODIGO: CÓDIGO: FCA-MAT-PAV-02.01
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
http://fca.uce.edu.ec/cursos.asp
http://fca.uce.edu.ec/cupos_cursos.asp
Anexo H: Cursos y Paralelos
Anexo I: Cupos para estudiantes
68
CARACTERIZACIÓN
Página 17 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN
ACTIVIDAD: PREPARACIÓN DE HORARIOS Y PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA
WED PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA: PLANIFICACIÓN DE HORARIO CODIGO: CÓDIGO: FCA-MAT-PAV-02.01
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
8. DIAGRAMA DE FLUJO
PLANIFICACIÓN DE HORARIOS
SECRETARIASCONSEJO ACADÉMICO
Y SUBDECANO
Fase
INICIO
REUNIRSE PARA
PREPARAR, HORARIOS,
PARALELOS Y
REQUISITOS PARA CADA
SEMESTRE DE LAS TRES
ESCUELAS.
HORARIOS,
PARALELOS Y
REQUISITOS
ENVIAR A SECRETARIA
Y AL CENTRO DE
CÓMPUTO EL
DOCUMENTO ANTEIOR
PUBLICAR LOS
REQUISITOS EN LAS
VENTANILLAS DE CADA
ESCUELA
FIN
69
CARACTERIZACIÓN
Página 18 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN
ACTIVIDAD: PREPARACIÓN DE HORARIOS Y PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA
WED PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA: CENTRO DE CÓMPUTO
CODIGO: CÓDIGO: FCA-MAT-PAV-02.02
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
1. OBJETIVO
El objetivo principal es colgar en la página de la facultad información sobre las matrículas.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia con la publicación de información de las matriculas en la página wed y finaliza
con el cálculo de pago por perdida de materias.
3. RESPONSABLE Y PARTICIPANTES
Jefe de Centro de Cómputo.
PARTICIPANTES FUNCIÓN
Jefe de Centro de
Cómputo
Publica la información primordial sobre matriculas en la página de la
facultad y calcula el valor que tiene que pagar cada estudiante por
haber perdido alguna materia.
4. DEFINICIONES
-Cálculo: Acción de hacer las operaciones matemáticas necesarias para averiguar el resultado, el valor
o la medida de algo, en expresión numérica.
https://www.google.com/search?q=define+calculo&ie=utf-8&oe=utf-8.
-Web: Es un vocablo inglés que significa “red”, “telaraña” o “malla”. El concepto se utiliza en el
ámbito tecnológico para nombrar a una red informática. Conjunto de información que se encuentra en
una dirección determinada de internet.
https://www.google.com/search?q=define+web&ie=utf-8&oe=utf-8
5. ACTIVIDADES DE CALIDAD
5.1 Publicación: publicará en la página web de la facultad y SAU los requisitos para las
matriculas que estarán de acuerdo al último digito de la cedula y los horarios para que ya cada
alumno vaya organizando y escogiendo horarios convenientes para cada uno.
5.2 Cálculo financiero: se encargará de la parte financiera: Ellos calculan el valor en caso de
pérdida de materias o de semestre con la información enviada por el departamento académico
6. REFERENCIAS: Ninguno
70
CARACTERIZACIÓN
Página 19 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN
ACTIVIDAD: PREPARACIÓN DE
HORARIOS Y PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA WED PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA: CENTRO DE CÓMPUTO
CODIGO: CÓDIGO: FCA-MAT-PAV-02.02
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
7. ANEXOS
http://fca.uce.edu.ec/proceso_matricula.htm
http://fca.uce.edu.ec/index.htm
Anexo J: Indicaciones para Matriculas
Anexo K: Proceso de Matriculas
71
CARACTERIZACIÓN
Página 20 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN
ACTIVIDAD: PREPARACIÓN DE HORARIOS Y PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA
WED PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA: CENTRO DE CÓMPUTO
CODIGO: CÓDIGO: FCA-MAT-PAV-02.02
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
8. DIAGRAMA DE FLUJO
PARTICIPACIÓN DEL CENTRO DE
CÓMPUTO
CENTRO DE COMPUTO
Fase
INICIO
PUBLICAR HORARIOS, Y
REQUISITOS EN LA PÁGINA
WEB: SAU, FCA
CALCULAR VALORES A
PAGAR POR ARRASTRE DE
MATERIAS POR C/ALUMNO.
BASANDOSE EN LA
INFORMACIÓN RECIBIDA
DEL DEPARTAMENTO
ACADÉMICO
HAY MAS
ESTUDIANTES
CARGAR A LA BASE DE
DATOS DICHOS VALORES A
PAGAR POR CADA ALUMNO
FIN
NO
SI
72
CARACTERIZACIÓN
Página 21 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN
ACTIVIDAD: MATRICULAS ORDINARIAS Y
EXTRAORDINARIAS SISTEMA SAU Y FCA PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA: INGRESAR AL SISTEMA SAU Y
FCA CODIGO: CÓDIGO: FCA-MAT-PAV-03.01
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
1. OBJETIVO
El objetivo es dar la facilidad a los estudiantes de los diversos niveles que se matriculen via web
escogiendo a su necesidad los parámetros, para que así el proceso no se lo haga manual y más
engorroso.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia con el ingreso al sistema ya sea http://academico.uce.edu.ec/portal/home.faces
o http://fca.uce.edu.ec y finaliza con el registro de Materias el cual indica que la matricula se realizó
con éxito.
3. RESPONSABLES Y PARTICIPANTES: Alumnos y Secretarias
PARTICIPANTES FUNCIÓN
Alumnos Ingresan al sistema y escogen las materias de acuerdo al semestre y a la malla
curricular, esto lo hacen con su debida clave y número de cédula.
Secretarias Ellas permiten seleccionar el paralelo a matricularse a los estudiantes del
sistema de la facultad.
4. DEFINICIONES
-Voucher: Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado
por un servicio o producto. Hay de diversos tipos según el formato, si queda registrado, y otras
características. https://www.google.com.ec/webhp?sourceid=chrome-
instant&rlz=1C1TSNT_esEC638EC638&ion=1&espv=2&ie=UTF-8#q=define%20voucher
-Sistema: Un sistema informático es un conjunto de partes que funcionan relacionándose entre sí con
un objetivo preciso. Un sistema informático puede formar parte de un sistema de información; en este
último la información, uso y acceso a la misma, no necesariamente está informatizada.
http://www.alegsa.com.ar/Dic/sistema%20informatico.php
-Modalidad: Es la manera de ser o incluso de expresarse. El término procede de modo, que es
la apariencia visible, un procedimiento o una forma. Aquello desarrollado bajo una
determinada modalidad respeta ciertas reglas y mecanismos; por lo tanto, no resulta libre o
espontáneo. http://definicion.de/modalidad/
73
CARACTERIZACIÓN
Página 22 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN
ACTIVIDAD: MATRICULAS ORDINARIAS Y
EXTRAORDINARIAS SISTEMA SAU Y FCA PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA: INGRESAR AL SISTEMA SAU Y
FCA CODIGO: CÓDIGO: FCA-MAT-PAV-03.01
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
5. ACTIVIDADES DE CALIDAD
5.1 Sistema: Ingresar al sistema con su propio usuario y contraseña.
5.2 Selección: Poder seleccionar de la mejor manera las materias a estudiar
6. REFERENCIAS
Sistemas: http://academico.uce.edu.ec/portal/home.faces http://fca.uce.edu.ec
7. ANEXOS
Matricula Extraordinaria
Quito, _________________________ del _______ 2014
Señor Ingeniero
Francisco Garzón S.
DECANO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Presente.
De mi consideración:
Yo, __________________________________________________________________, con cédula de
ciudadanía número ______________________________, alumno(a) legalmente INSCRITO(A) en la
Carrera de _________________, en el ____________ curso; respetuosamente solicito se digne
autorizarme; MATRICULA EXTRAORDINARIA en el semestre ________________________. Por
(explicar los motivos).
Atentamente,
(f) ________________
Cédula de ciudadanía No.
NOTA: Favor hacer la solicitud en computadora. Entregar en la ventanilla de cada Secretaría.
Anexo L: Matriculas Extraordinarias
74
CARACTERIZACIÓN
Página 23 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN
ACTIVIDAD: MATRICULAS ORDINARIAS Y
EXTRAORDINARIAS SISTEMA SAU Y FCA PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA: INGRESAR AL SISTEMA SAU Y
FCA CODIGO: CÓDIGO: FCA-MAT-PAV-03.01
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
http://academico.uce.edu.ec/portal/estudiantes/home.faces
Anexo M: Registro de Matriculas
75
CARACTERIZACIÓN
Página 24 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN
ACTIVIDAD: MATRICULAS ORDINARIAS Y
EXTRAORDINARIAS SISTEMA SAU Y FCA
PRESENCIAL Y A DISTANCIA TAREA: INGRESAR AL SISTEMA SAU Y
FCA
CODIGO: CÓDIGO: FCA-MAT-PAV-03.01
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
http://academico.uce.edu.ec/portal/estudiantes/home.faces
Anexo N: Comprobante de Depósito
76
CARACTERIZACIÓN
Página 25 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN
ACTIVIDAD: MATRICULAS ORDINARIAS Y
EXTRAORDINARIAS SISTEMA SAU Y FCA
PRESENCIAL Y A DISTANCIA TAREA: INGRESAR AL SISTEMA SAU Y
FCA
CODIGO: CÓDIGO: FCA-MAT-PAV-03.01
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
8 . DIAGRAMA DE FLUJO
INGRESAR AL SISTEMA SAU
CENTRO DE COMPUTOALUMNO/ASPIRANTE
Fase
INICIO
INGERESAR A: http://
academico.uce.edu.ec/portal/
home.faces
INGRESAR A LA OPCIÓN
ESTUDIANTES CON SU
CEDULA Y
CONTRASEÑA
CLIC EN “INGRESAR A
MATRICULARSE”
CLIC EN REGISTRAR EN
LA “CARRERA A
MATRICULARSE”
ESCOGER LAS
MATERIAS EN LAS QUE
VA A MATRICULARSE
TIENE POBLEMAS
PARA
MATRICULARSE
CORRIGE DICHOS
PROBLEMAS EN EL
SISTEMA SAU
DAR CLIC EN
VERIFICAR HORARIO
CRUCE EN EL
HORARIO O NO
HAY CUPOS
VERIFICAR
MATERIAS
ESCOGIDAS
DAR CLIC EN
FINALIZAR
SON CORRECTAS
LAS MATERIAS
ESCOGIDAS
SI
NO
NO
SI
SI
NO
FIN
77
CARACTERIZACIÓN
Página 26 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN
ACTIVIDAD: MATRICULAS ORDINARIAS Y
EXTRAORDINARIAS SISTEMA SAU Y FCA
PRESENCIAL Y A DISTANCIA TAREA: INGRESAR AL SISTEMA SAU Y
FCA
CODIGO: CÓDIGO: FCA-MAT-PAV-03.01
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
8. DIAGRAMA DE FLUJO
INGRESAR AL SISTEMA FCA
CENTRO DE CÓMPUTOALUMNOS
Fase
INICIO
INGRESAR A: http://
fca.uce.edu.ec
DAR CLIC, EN INSCRIPCIÓN
PARALELOS
DAR CLIC, EN SELECCIONAR
PARALELOS
INGRESAR AL SISTEMA CON
C.I Y CONSTRASEÑA
PUEDE INGRESAR AL
SISTEMA
ESCOGER LAS MATERIAS A TOMAR EN EL SEMESTRE
HAY MAS MATERIAS A
ESCOGER
VERIFICAR MATERIAS
FIN
SOLUCIONAR
INCONVENIENTES PARA
INGRESAR AL SISTEMA
SI
NO
NO
SI
DAR CLIC EN FINALIZAR
78
CARACTERIZACIÓN
Página 27 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN ACTIVIDAD: MATRICULAS ORDINARIAS Y
EXTRAORDINARIAS SISTEMA SAU Y FCA
PRESENCIAL Y A DISTANCIA TAREA: IMPRESIÓN DE COMPROBANTES
CODIGO: CÓDIGO: FCA-MAT-PAV-03.02
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
1. OBJETIVO
Tener una constancia física de la matricula que se generó en el sistema, el cual servirá como respaldo
para cualquier trámite en la facultad.
2. ALCANCE El procedimiento inicia con la generación del comprobante de pago y de matrícula y a la vez finaliza
con la impresión de los mismos.
3. RESPONSABLE Y PARTICIPANTES: Estudiantes
PARTICIPANTES FUNCIÓN
Estudiantes
Se abre una ventana emergente que le indica que se generará automáticamente un
comprobante de pago, hacer clic en Aceptar.
Clic en Seguir.
Clic en Imprimir Certificado.
Se abre una nueva ventana para imprimir el certificado.
Escoger la ventana anterior y hacer clic en Imprimir Certificado de Pago.
Se abre una nueva ventana para imprimir el certificado de pago (VOUCHER).
4. DEFINICIONES
-Comprobante: El comprobante de pago es el documento que acredita la transferencia de bienes, la
entrega en uso o la prestación de servicios, el cual debe emitido según su reglamento.
http://guiatributaria.sunat.gob.pe/tramites-en-sunat/comprobantes-de-pago/13-que-es-el-comprobante-
de-pago
-Certificado: Documento o escrito en el que se certifica o da por verdadera una cosa. El certificado es
un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho.
http://es.wikipedia.org/wiki/Certificado
5. ACTIVIDADES DE CALIDAD
5.1 Al siguiente día de la emisión el certificado de pago (voucher) deberá cancelar el mismo en
servipagos.
5.2 Si no está de acuerdo con el valor a cancelar se podrá anular el voucher acudiendo
al centro de cómputo.
79
CARACTERIZACIÓN
Página 28 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN ACTIVIDAD: MATRICULAS ORDINARIAS Y
EXTRAORDINARIAS SISTEMA SAU Y FCA
PRESENCIAL Y A DISTANCIA TAREA: IMPRESIÓN DE COMPROBANTES
CODIGO: CÓDIGO: FCA-MAT-PAV-03.02
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
6. REFERENCIAS
- Ninguno
7. ANEXOS
http://academico.uce.edu.ec/portal/estudiantes/matriculas/reimpresion/ingresoCedula.faces
Anexo Ñ: Impresión de Comprobantes en el sistema.
80
CARACTERIZACIÓN
Página 29 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN ACTIVIDAD: MATRICULAS ORDINARIAS Y
EXTRAORDINARIAS SISTEMA SAU Y FCA
PRESENCIAL Y A DISTANCIA TAREA: IMPRESIÓN DE COMPROBANTES
CODIGO: CÓDIGO: FCA-MAT-PAV-03.02
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
8. DIAGRAMA DE FLUJO
IMPRESIÓN DE COMPROBANTES
DEPARTAMENTO DE
SISTEMASESTUDIANTES SERVIPAGOS
Fase
INICIO
EN EL MENÚ IZQUIERDO
OPCIONES, ESCOGER
COMPROBANTES
CLIC EN BOTÓN REGISTRAR
DAR CLIC EN SEGUIR, EN LA
VENTANA EMERGENTE QUE
SE ABRE
AUTOMATICAMENTE
CERTIFICADO O REGISTRO DE MATRICULA
DAR CLIC EN IMPRIMIR CERTIFICADO DE PAGO
(VOUCHER), EN LA NUEVA VENTANA EMERGENTE
CERRAR LAS VENTANAS DE
IMPRESIÓN ABIERTAS
HACER CLIC EN SALIR DEL
SISTEMA PARA SALIR DE LA
CUENTA, EN LA VENTANA PRINCIPAL
CANCELAR EN SERVIPAGOS
PRESENTANDO EL
VOUCHER(EN ESE
MOMENTO O AL DIA
SIGUIENTE
FIN
EMITIRÁ UN RECIBO
POR EL PAGO.
CLIC EN EL BOTÓN INGRESAR
DAR CLIC EN IMPRIMIR CERTIFICADO
CERTIFICADO DE PAGO(VOUCHER)
EL VOUCHER CONTIENE ERRORES
SOLUCIONAR ERRORES
RELACIONADOS CON LOS VOUCHER
SI
NO
81
CARACTERIZACIÓN
Página 30 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN
ACTIVIDAD: MATRICULAS ORDINARIAS Y
EXTRAORDINARIAS SISTEMA SAU Y FCA PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA: ENTREGA DE DOCUMENTOS Y
LEGALIZACIÓN DE LA MATRICULA
CODIGO: CÓDIGO: FCA-MAT-PAV-03.03
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
1. OBJETIVO
Al entregar los documentos en secretaria se agilita la legalización de la matricula ya que las secretarias
ingresan al sistema los datos de los documentos recibidos.
2. ALCANCE
Esta dado o inicia con un juego ordenado de documentos que se generaron en la matricula
(impresiones, copias, etc.) y finaliza con la recepción de aquellos documentos por parte de secretaría.
3. RESPONSABLE Y PARTICIPANTES: Alumnos y Secretarias
PARTICIPANTES FUNCIÓN
Alumnos Se encargan de armar los juegos de documentos establecidos por la
facultad para entregar directamente a secretaria
Secretarias Reciben los documentos para legalizar las matrículas
4. DEFINICIONES
-Arrastres: Son materias de arrastre aquellas que no han sido aprobadas en el año o período
académico anterior, de conformidad con la malla curricular de cada Carrera vigente a esa fecha.
file:///C:/Users/TOSHIBA/Downloads/Reglamento%20de%20Arrastre%20de%20Pregrado.pdf
-Carnet de refugiado: Obtener un carnet de refugiado significa que la persona no será devuelta a su
país de origen, en donde su vida puede correr peligro
http://www.planv.com.ec/historias/sociedad/una-nueva-visa-la-esperanza-refugiados
5. ACTIVIDADES DE CALIDAD
5.1 Actualización: Los estudiantes deben actualizar la hoja de datos del SAU, imprimir y entregar en secretaria.
5.2 Eliminación de voucher: En caso que el estudiante quiera eliminar el voucher de la matrícula deberá hacerlo antes de la cancelación en Servipagos. Por cuanto no existe devolución de dineros cancelados.
82
CARACTERIZACIÓN
Página 31 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN
ACTIVIDAD: MATRICULAS ORDINARIAS Y
EXTRAORDINARIAS SISTEMA SAU Y FCA PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA: ENTREGA DE DOCUMENTOS Y
LEGALIZACIÓN DE LA MATRICULA
CODIGO: CÓDIGO: FCA-MAT-PAV-03.03
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
6. REFERENCIAS
Ninguno 7. ANEXOS
http://academico.uce.edu.ec/portal/estudiantes/notas/home.faces
Anexo O: Record académico sistema SAU
83
CARACTERIZACIÓN
Página 32 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN ACTIVIDAD: MATRICULAS ORDINARIAS Y
EXTRAORDINARIAS SISTEMA SAU Y FCA
PRESENCIAL Y A DISTANCIA TAREA: ENTREGA DE DOCUMENTOS Y
LEGALIZACIÓN DE LA MATRICULA
CODIGO: CÓDIGO: FCA-MAT-PAV-03.03
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
8. DIAGRAMA DE FLUJO
LEGALIZACIÓN DE MATRICULA.
SECRETARIAESTUDIANTES
Fase
INICIO
ENTREGAR LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS:
ORIGINAL Y COPIA DEL REGISTRO DE MATRICULA
ORIGINAL Y COPIA DEL COMPROBANTE DE PAGO
(VOUCHER)
RECIBO DE PAGO EMITIDO POR SERVIPAGOS Y COPIA
COPIA DE CEDULA DE CIUDADANIA O PASAPORTE
PARA EXTRANJEROS
COPIA DE PAPELETA DE VOTACION
DOS FOTOS TAMAÑO CARNET
RECORD ACADÉMICO COMPLETO(SISTEMA FCA)
RECORD ACADEMICO DE LOS DOS ULTIMOS SEMESTRES
SISTEMA SAU
INGRESAR LOS DATOS EN LA PAGINA www.matrizdata.net
, guardar imprimir (ESTUDIANTES DE 2DO A 10MO NIVEL DE SFCA).
ACTUALIZAR LOS DATOS DEL SAU E IMPRIMIR
ACTUALIZACIÓN DE DATOS SFCA
ACTUALIZACIÓN DE DATOS SAU
RECIBIR DOCUMENTACIÓN Y VERIFICAR Q ESTE
COMPLETA
ESTA COMPLETA LA DOCUMENTACIÓN
NO
INGRESAR AL SISTEMA PARA MATRICULACIÓN
si
DIGITAR NUMERO DE CEDULA DEL ESTUDIANTE Y DAR CLIC EN INGRESAR
DAR CLIC EN MATRICULAR ESTUDIANTE
SELLAR LA COPIA DEL REGISTRO DE MATRICULA
RECIBIR LA COPIA DEL REGISTRO DE MATRICULA
FIN
84
CARACTERIZACIÓN
Página 33 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN
ACTIVIDAD: MATRICULAS A PRIMEROS
SEMESTRES PRESENCIAL Y A DISTANCIA TAREA: INSCRIPCIÓN EN EL SISTEMA
CODIGO: FCA-MAT-PAV-04.01
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
1. OBJETIVO
Matricular específicamente a estudiantes egresados del colegio (bachilleres) que estén sometidos al
Sistema Nacional de Nivelación y Admisión y a la SENESCYT.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia con el ingreso al sistema http://academico.uce.edu.ec/portal/home.faces y
finaliza con el registro de Materias el cual indica que la matricula se realizó con éxito
3. RESPONSABLE Y PARTICIPANTES
Alumnos y Secretarias
PARTICIPANTES FUNCIÓN
Alumnos Ingresan al sistema y escogen las materias de acuerdo al semestre y a
la malla curricular, esto lo hacen con su debida clave y número de
cédula.
Secretarias Ellas permiten seleccionar el paralelo a matricularse a los estudiantes
del sistema de la facultad
4. DEFINICIONES
-SENESCYT: Secretaria Nacional de Educación Superior, Ciencia Tecnología e Innovación.
-SNNA: Sistema Nacional de Nivelación y Admisión
5. ACTIVIDADES DE CALIDAD
5.1 Sistema: Ingresar al sistema con su propio usuario y contraseña.
5.2 Selección: Poder seleccionar de la mejor manera las materias a estudiar
6. REFERENCIAS
Sistemas: http://academico.uce.edu.ec/portal/home.faces http://fca.uce.edu.ec
85
CARACTERIZACIÓN
Página 34 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN
ACTIVIDAD: MATRICULAS A PRIMEROS SEMESTRES PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA: INSCRIPCIÓN EN EL SISTEMA
CODIGO: FCA-MAT-PAV-04.01
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
7. ANEXOS
http://fca.uce.edu.ec/AVISOS%20PRESENCIAL/PROCESO%20DE%20MATRICULA%20a
l%2020%20de%20marzo-%20Presencial.pdf
http://fca.uce.edu.ec/AVISOS%20PRESENCIAL/PROCESO%20DE%20MATRICULA%20al%2020 %20de%20marzo-%20Presencial.pdf
Anexo P: Requisitos para matrícula de Primeros Semestres
86
CARACTERIZACIÓN
Página 35 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN
ACTIVIDAD: MATRICULAS A PRIMEROS SEMESTRES PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA: INSCRIPCIÓN EN EL SISTEMA
CODIGO: FCA-MAT-PAV-04.01
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
8. DIAGRAMA DE FLUJO
INGRESAR AL SISTEMA SAU
CENTRO DE COMPUTOALUMNO/ASPIRANTE
Fase
INICIO
INGERESAR A: http://
academico.uce.edu.ec/portal/
home.faces
INGRESAR A LA OPCIÓN
ESTUDIANTES CON SU
CEDULA Y
CONTRASEÑA
CLIC EN “INGRESAR A
MATRICULARSE”
CLIC EN REGISTRAR EN
LA “CARRERA A
MATRICULARSE”
ESCOGER LAS
MATERIAS EN LAS QUE
VA A MATRICULARSE
TIENE POBLEMAS
PARA
MATRICULARSE
CORRIGE DICHOS
PROBLEMAS EN EL
SISTEMA SAU
DAR CLIC EN
VERIFICAR HORARIO
CRUCE EN EL
HORARIO O NO
HAY CUPOS
VERIFICAR
MATERIAS
ESCOGIDAS
DAR CLIC EN
FINALIZAR
SON CORRECTAS
LAS MATERIAS
ESCOGIDAS
SI
NO
NO
SI
SI
NO
FIN
87
CARACTERIZACIÓN
Página 36 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN
ACTIVIDAD: MATRICULAS A PRIMEROS SEMESTRES PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA: ENTREGA DE DOCUMENTOS
CODIGO: FCA-MAT-PAV-04.02
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
1. OBJETIVO
Al entregar los documentos en secretaria se agilita la legalización de la matricula ya que las secretarias
ingresan al sistema los datos de los documentos recibidos.
2. ALCANCE
Esta dado o inicia con un juego ordenado de documentos que se generaron en la matricula
(impresiones, copias, etc.) y finaliza con la recepción de aquellos documentos por parte de secretaría.
3. RESPONSABLES Y PARTICIPANTES
Alumnos y Secretarias
PARTICIPANTES FUNCIÓN
Alumnos Se encargan de armar los juegos de documentos establecidos por la
facultad para entregar directamente a secretaria
Secretarias Reciben los documentos para legalizar las matrículas
4. DEFINICIONES
-No aplica
5. ACTIVIDADES DE CALIDAD
5.1 Requisitos: Original del acta de grado o título debidamente refrendada por la Dirección
Provincial de Educación. (En caso de no disponer de este documento, se aceptará el certificado
emitido por el colegio, de hacer finalizado 3er año de Bachillerato).
6. REFERENCIAS
LOSEP
LEY ORGÁNICA DE EDUCACIÓN SUPERIOR
88
CARACTERIZACIÓN
Página 37 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN
ACTIVIDAD: MATRICULAS A PRIMEROS
SEMESTRES PRESENCIAL Y A DISTANCIA TAREA: ENTREGA DE DOCUMENTOS
CODIGO: FCA-MAT-PAV-04.02
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
8. DIAGRAMA DE FLUJO
LEGALIZACIÓN DE MATRICULA.
SECRETARIAESTUDIANTES
Fase
INICIO
ENTREGAR LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS:
ORIGINAL Y COPIA DEL REGISTRO DE MATRICULA
ORIGINAL Y COPIA DEL COMPROBANTE DE PAGO
(VOUCHER)
RECIBO DE PAGO EMITIDO POR SERVIPAGOS Y COPIA
COPIA DE CEDULA DE CIUDADANIA O PASAPORTE
PARA EXTRANJEROS
COPIA DE PAPELETA DE VOTACION
DOS FOTOS TAMAÑO CARNET
RECORD ACADÉMICO COMPLETO(SISTEMA FCA)
RECORD ACADEMICO DE LOS DOS ULTIMOS SEMESTRES
SISTEMA SAU
INGRESAR LOS DATOS EN LA PAGINA www.matrizdata.net
, guardar imprimir (ESTUDIANTES DE 2DO A 10MO NIVEL DE SFCA).
ACTUALIZAR LOS DATOS DEL SAU E IMPRIMIR
ACTUALIZACIÓN DE DATOS SFCA
ACTUALIZACIÓN DE DATOS SAU
RECIBIR DOCUMENTACIÓN Y VERIFICAR Q ESTE
COMPLETA
ESTA COMPLETA LA DOCUMENTACIÓN
NO
INGRESAR AL SISTEMA PARA MATRICULACIÓN
si
DIGITAR NUMERO DE CEDULA DEL ESTUDIANTE Y DAR CLIC EN INGRESAR
DAR CLIC EN MATRICULAR ESTUDIANTE
SELLAR LA COPIA DEL REGISTRO DE MATRICULA
RECIBIR LA COPIA DEL REGISTRO DE MATRICULA
FIN
89
CARACTERIZACIÓN
Página 38 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN
ACTIVIDAD: HOMOLOGACIONES
PRESENCIAL Y A DISTANCIA TAREA: SOLICITUD DEL ESTUDIANTE
CODIGO: FCA-MAT-PAV-05.01
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
1. OBJETIVO
Dar oportunidad a los estudiantes que puedan ingresar a la facultad utilizando la equiparación de sus
materias aprobadas
Llegando a matricularse.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia con la solicitud dirigida al Sr. Decano para permiso de Homologación y
finaliza con la aprobación de la misma.
3. RESPONSABLE Y PARTICIPANTES: Sr. Decano, Alumnos, Secretarias.
PARTICIPANTES FUNCIÓN
Sr. Decano Aprueba la Solicitud de homologación.
Alumnos Realizan la solicitud de homologación adjuntando un certificado de
las materias aprobadas y reprobadas con las calificaciones y asistencias
Secretarias Reciben la solicitud mencionada y envían respectivamente al Sr.
Decano.
4. DEFINICIONES
-Homologación: Igualación o comparación de una cosa con otra por tener ambas en común
características referidas a su naturaleza, función o clase.
https://www.google.com.ec/webhp?sourceid=chrome
instant&rlz=1C1TSNT_esEC638EC638&ion=1&espv=2&ie=UTF-
8#q=define%20homologaci%C3%B3n
-Tercera Matrícula: Que el Artículo 84 de la Ley Orgánica de Educación Superior dispone que
“Solamente en casos establecidos expresamente en el estatuto de la institución, un estudiante podrá
registrarse o matricularse hasta por tercera ocasión en una misma materia o en el mismo ciclo, curso o
nivel académico”; “En la tercera matrícula de la materia, curso o nivel académico no existirá opción a
examen de gracia o de mejoramiento”
Art. 1. El estudiante tiene derecho a tercera matrícula, en una misma asignatura, solamente en casos
establecidos excepcionalmente en el estatuto de la institución, y lo hará en el siguiente ciclo o semestre
de aprobada la solicitud.
http://www.uce.edu.ec/documents/10179/1477235/REGLAMENTO%20PARA%20TERCERAS%20
MATRICULAS%20PARA%20EL%20PREGRADO.pdf
90
CARACTERIZACIÓN
Página 39 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN
ACTIVIDAD: HOMOLOGACIONES PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA: SOLICITUD DEL ESTUDIANTE
CODIGO: FCA-MAT-PAV-05.01
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
5. ACTIVIDADES DE CALIDAD
5.1 Solicitud: Hecha por el estudiante dirigido a la máxima autoridad de la Facultad de
Ciencias Administrativas.
5.2 Certificado: Requisito por parte de secretaria en el cual debe constar que el alumno no
debe tener impedimento legal o académico para continuar sus estudios en la carrera
5.3 Malla Curricular: Aspirantes deberán presentar la Malla curricular Certificada
6. REFERENCIAS
Reglamento para terceras matriculas de pregrado
CES (Consejo de Educación Superior)
7. ANEXOS
Anexo Q: Requisitos para Homologaciones en la página web
91
CARACTERIZACIÓN
Página 40 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN
ACTIVIDAD: HOMOLOGACIONES PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA: SOLICITUD DEL ESTUDIANTE
CODIGO: FCA-MAT-PAV-05.01
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
Solicitud de Tercera Matrícula
Quito, _________________________ del _______ 2014
Señor Ingeniero
Francisco Garzón S.
DECANO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Presente.
De mi consideración:
Yo, ___________________________________________________________, con cédula de
ciudadanía número ____________________________________, alumno(a) de la Carrera de
_________________________________, en el ____________ curso; respetuosamente solicito se
digne autorizarme, aprobar en el semestre _________________, con TERCERA MATRICULA;
la(s) materia(s) de: ____________________, _________________________,
_______________________; ya que en los semestres anteriores no los aprobé por ( explicar los
motivos ).
Atentamente,
(f) ________________
Cédula de ciudadanía No.
NOTA:
Favor hacer la solicitud en computadora. Entregar en la ventanilla de cada Secretaría
Anexo R: Solicitud de Tercera Matricula
92
CARACTERIZACIÓN
Página 41 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN
ACTIVIDAD: HOMOLOGACIONES PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA: SOLICITUD DEL ESTUDIANTE
CODIGO: FCA-MAT-PAV-05.01
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
Certificado de matrículas, materias aprobadas y promedio de carrera
Quito, _________________________ del _______ 2014
Señor Ingeniero
Francisco Garzón S.
DECANO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Presente. De mi consideración:
Yo, _________________________________________________________________, con cédula de ciudadanía número __________________________, alumno(a) legalmente matriculado(a) en el semestre _______________________, de la Carrera de ________________________________, en el ____________________ curso; respetuosamente solicito se digne autorizar a quien corresponda, otorgarme el CERTIFICADO DE MATRICULAS, MATERIAS APROBADAS Y PROMEDIO DE CARRERA de los semestres _____________________________________.
Atentamente,
(f) ________________
Cédula de ciudadanía No.
NOTA:
Los estudiante del Sistema Académico de la Universidad Central “SAU” una solicitud por cada semestre. Favor hacer la solicitud en computadora. Entregar en la ventanilla de cada Secretaría.
Anexo S: Certificado de matrículas, materias aprobadas y promedio de carrera
93
CARACTERIZACIÓN
Página 42 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN
ACTIVIDAD: HOMOLOGACIONES PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA: SOLICITUD DEL ESTUDIANTE
CODIGO: FCA-MAT-PAV-05.01
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
8. DIAGRAMA DE FLUJO
SOLICITUD POR PARTE DEL ESTUDIANTE (HOMOLOGACIÓN)
TESORERIAESTUDIANTE SECRETARIAS
Fase
INICIO
ELABORAR SOLICITUD DIRIGIDA AL DECANO EN PAPEL UNIVERSITARIO Y CON
DERECHO EN LA QUE SOLICITE LA HOMOLOGACIÓN E INDICAR LA CARRERA.
SOLICITUD DE HOMOLOGACIÓN
CERTIFICADO DE MATERIAS APROBADAS Y REPROBADAS INDICANDO CARGA
HORARIA, CALIFICACIONES Y ASISTENCIAS OBTENIDAS
CERTIFICADO CONFERIDO POR LA INSTITUCION DE PROCEDENCIA, DE NO
TENER IMPEDIMENTO LEGAL O ACADÉMICO NI HABER AGOTADO 3RA
MATRICULA
MALLACURRICULAR CERTIFICADA
FIN
EMITEN DERECHOS Y PAPEL UNIVERSITARIO PARA LAS RESPECTIVAS SOLICITUDES
RECIBE Y REVISA QUE TODOS LOS REQUISITOS
ESTEN EN ORDEN
LOS DOCUMENTOS
ESTAN COMPLETOS
ENTREGAN AL ESTUDIANTE UN RECIBO PARA RETIRAR LA SOLICITUD EN UNA SEMANA
SI
NO
94
CARACTERIZACIÓN
Página 43 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN
ACTIVIDAD: HOMOLOGACIONES PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA: INSCRIPCIÓN Y LEGALIZACIÓN
DE LA MATRICULA
CODIGO: FCA-MAT-PAV-05.02
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
1. OBJETIVO
El objetivo principal es que el estudiante tenga un respaldo de la matricula que generó para cuestiones
futuras en la facultad y además es para que tenga un documento legal en el cual conste la legalización
de sus documentos.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia con la emisión de registro de materias en secretaria y finaliza con la
presentación y entrega de documentos requeridos en la unidad de secretaria.
3. RESPONSABLE Y PARTICIPANTES: Alumnos y Secretarias
PARTICIPANTES FUNCIÓN
Alumnos Se encargan en entregar todos los requisitos pedidos por secretaria
Secretarias Recaudan todos los documentos de los estudiantes y legalizan sus
matrículas.
4. DEFINICIONES
-Legalización de un documento: Un documento se somete a unos requisitos formales requeridos para
que tenga validez. http://es.wikipedia.org/wiki/Legalizaci%C3%B3n
-Emisión: Acción y efecto de emitir
https://www.google.com.ec/search?q=define+emision+de+documentos&rlz=1C1TSNT_esEC638EC63
8&oq=define+emision+de+documentos&aqs=chrome..69i57.6812j0j4&sourceid=chrome&es_sm=93
&ie=UTF-8#q=define+emision+
5. ACTIVIDADES DE CALIDAD
-No aplica
6. REFERENCIAS
- REGLAMENTO PARA EL RECONOCIMIENTO, HOMOLOGACIÓN Y
REVALIDACIÓN DE TÍTULOS EXPEDIDOS EN EL EXTERIOR (
(http://www.educacionsuperior.gob.ec/wpcontent/uploads/downloads/2015/04/CODIFICACI
ON-REGLAMENTO-PARA-EL-RECONOCIMIENTO-HOMOLOGACI%C3%93N-Y-
REVALIDACI%C3%93N-DE-T%C3%8DTULOS-EXPEDIDOS-EN-EL-EXTERIOR2.pdf)
95
CARACTERIZACIÓN
Página 44 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN ACTIVIDAD: HOMOLOGACIONES
PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA: INSCRIPCIÓN Y LEGALIZACIÓN DE LA MATRICULA
CODIGO: FCA-MAT-PAV-05.02
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
7. ANEXOS
SOLICITUD DE HOMOLOGACIÓN DE MATERIAS
Quito, _________________________ del _______ 2014
Señor Ingeniero
Francisco Garzón S.
DECANO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Presente.
De mi consideración:
Yo, . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . …………………………………. C/I. No. . . . . . . . . . . .
. . ……………..
Alumno de esta Facultad Escuela de . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . .
De otra Universidad Carrera de . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . .
De otra Facultad Carrera de . . . . . . .
……………………………….
Del . . . . . . ……………………. Semestre / Nivel Paralelo . ………………………........ . . del periodo lectivo 20 . . . .
. . . - 20 . . . . . . .
solicito y por su intermedio al Departamento de Secretaria se me conceda HOMOLOGACIÓN DE MATERIAS
para cursar la carrera de . . . . . . . . . . . . . . . . . . …………………………………………………….
Sin otro particular.
Atentamente,
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
C. I. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Anexo T: Solicitud de Homologación de Materias
96
CARACTERIZACIÓN
Página 45 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN ACTIVIDAD: HOMOLOGACIONES
PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA: INSCRIPCIÓN Y LEGALIZACIÓN DE LA MATRICULA
CODIGO: FCA-MAT-PAV-05.02
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
8. DIAGRAMA DE FLUJO
INSCRIPCIÓN Y LEGALIZACIÓN DE LA MATRICULA (HOMOLOGACIONES)
SECRETARIAESTUDIANTE TESORERIA SERVIPAGOS
Fase
INICIO
SOLICITAR EN SECRETARIA LA EMISIÓN DEL REGISTRO
DE MATRICULA
REGISTRO DE MATRICULA
EMISIÓN DEL REGISTRO DE MATRICULA
SOLICITAR EMISIÓN DEL VOUCHER
EMISIÓN DE VOUCHER
VOUCHER
CANCELAR EN SERVIPAGOS
COMPROBANTE DE PAGO
ENTREGAR DOS JUEGOS DE LOS
SIGUIENTES DOCUMENTOS:
COMPROBANTE DE PAGO
COPIA DE CEDULA Y PAPELETA DE VOTACION;
EXTRANJEROS PASAPORTE
DOS FOTOS TAMAÑO CARNET
PRESENTAR ORIGINAL DEL ACTA DE GRADO O TITULO
(MODALIDAD A DISTANCIA)
PRESENTAR TODOS LOS DOCUMENTOS EXCEPTO
TITULO O ACTA DE GRADO (ESTUDIANTES DE LA
FACULTAD)
RECIBIR DOCUMENTACIÓN
PARA HOMOLOGACIÓN
ESTAN COMPLETOS LOS DOCUMENTOS
LEGALIZAR MATRICULA
SI
NO
FIN
97
CARACTERIZACIÓN
Página 46 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN ACTIVIDAD: REINGRESO O CAMBIOS DE
CARRERA PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA: SOLICITUD DEL ESTUDIANTE CODIGO: FCA-MAT-PAV-06.01
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
1. OBJETIVO
El objetivo principal es dar la nueva oportunidad a estudiantes que ya estuvieron estudiando para que
se sigan preparándose y adquiriendo la educación de calidad que brinda la facultad, además en el
cambio de carrera tendrá la oportunidad de acceder a otra especialidad según sus expectativas o
necesidades.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia con la emisión de una solicitud al Sr Decano para que dé la orden de reingreso
y finaliza con la aprobación de la misma.
3. RESPONSABLE Y PARTICIPANTES: Alumnos y Secretarias, Sr. Decano
PARTICIPANTES FUNCIÓN
Alumnos Se encargan en entregar todos los requisitos pedidos por secretaria.
Secretarias Recaudan todos los documentos de los estudiantes y legalizan sus
matrículas.
Sr. Decano Aprueba la solicitud de reingreso.
4. DEFINICIONES: No aplica
5. ACTIVIDADES DE CALIDAD
-Solicitud: Enviada al Sr. Decano para aprobación de reingreso.
-Derecho: Se lo debe adquirir en Tesorería de la Facultad para acompañar a la solicitud.
6. REFERENCIAS
- REGLAMENTO GENERAL DEL SISTEMA UNIVERSITARIO DE ADMISIÓN Y NIVELACIÓN
ESTUDIANTIL
(http://www.uce.edu.ec/documents/10179/1477235/REGLAMENTO%20GRAL%20DEL%20SIS
TEMA%20UNIVERSITARIO%20DE%20ADMISION.pdf)
- REGLAMENTO GENERAL A LA LEY ORGÁNICA DE EDUCACIÓN SUPERIOR (Decreto No.
865) (https://www.google.com.ec/webhp?sourceid=chrome-
instant&rlz=1C1TSNT_esEC638EC638&ion=1&espv=2&ie=UTF
8#q=leyes++para+reingreso+a+las+universidades)
98
CARACTERIZACIÓN
Página 47 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN
ACTIVIDAD: REINGRESO O CAMBIOS DE CARRERA PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA: SOLICITUD DEL ESTUDIANTE CODIGO: FCA-MAT-PAV-06.01
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
6. ANEXOS
Solicitud de Reingreso
Quito, _________________________ del _______ 2014
Señor Ingeniero
Francisco Garzón S.
DECANO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Presente.
De mi consideración:
Yo, (nombres y apellidos completos), solicito a usted se digne autorizar mi REINGRESO a la Carrera
de ___________, para el semestre……..
El último año semestre que estuve matriculado fue: _________
Atentamente,
(f) ________________
Cédula de ciudadanía No.
NOTA:
Favor hacer la solicitud en computadora. Entregar en la ventanilla de cada Secretaría
Anexo U: Solicitud de Reingreso
99
CARACTERIZACIÓN
Página 48 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN
ACTIVIDAD: REINGRESO O CAMBIOS DE CARRERA PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA: SOLICITUD DEL ESTUDIANTE CODIGO: FCA-MAT-PAV-06.01
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
8. DIAGRAMA DE FLUJO
100
CARACTERIZACIÓN
Página 49 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN
ACTIVIDAD: REINGRESO O CAMBIOS DE CARRERA PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA: INSCRIPCIÓN Y LEGALIZACIÓN
DE LA MATRICULA CODIGO: FCA-MAT-PAV-06.02
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
1. OBJETIVO
El objetivo principal es que el estudiante tenga en físico los respaldos de su matrícula para previos
trámites.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia con emitir en secretaria la solicitud ya aprobada por el señor decano de una
solicitud al Sr Decano y finaliza con la validación en el sistema de secretaria.
3. RESPONSABLE Y PARTICIPANTES: Alumnos y Secretarias
PARTICIPANTES FUNCIÓN
Alumnos Entregan la solicitud aprobada en secretaria.
Secretarias legalizan las matrículas de reingreso.
4. DEFINICIONES: No aplica
5. ACTIVIDADES DE CALIDAD
-Solicitud: Debe estar aprobada por el Sr. Decano de la Facultad.
-Reglamento: Los Reingresos solo se podrán realizar hasta cinco años después de la
aprobación de las asignaturas.
6. REFERENCIAS
- REGLAMENTO GENERAL DEL SISTEMA UNIVERSITARIO DE ADMISIÓN Y NIVELACIÓN
ESTUDIANTIL
(http://www.uce.edu.ec/documents/10179/1477235/REGLAMENTO%20GRAL%20DEL%20SIS
TEMA%20UNIVERSITARIO%20DE%20ADMISION.pdf)
- REGLAMENTO GENERAL A LA LEY ORGÁNICA DE EDUCACIÓN SUPERIOR
(Decreto No. 865) (https://www.google.com.ec/webhp?sourceid=chrome-
instant&rlz=1C1TSNT_esEC638EC638&ion=1&espv=2&ie=UTF-
8#q=leyes++para+reingreso+a+las+universida
101
CARACTERIZACIÓN
Página 50 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN ACTIVIDAD: REINGRESO O CAMBIOS DE
CARRERA PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA: INSCRIPCIÓN Y LEGALIZACIÓN DE LA MATRICULA
CODIGO: FCA-MAT-PAV-06.02
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
7. ANEXOS
SOLICITUD PARA CAMBIOS DE UNIVERSIDAD / FACULTAD
Quito DM,---------------------------------- de ----------------------de 2014 Señor Ingeniero
Francisco Garzón S.
DECANO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Presente. De mi consideración: Yo, (nombres y apellidos completos), cédula _________,solicito a usted se digne autorizar mi cambio, de Universidad/Facultad de ___________________ a la Carrera de ___________ modalidad _________, para el semestre _______________. Atentamente, (f) ________________ Cédula de ciudadanía No. NOTA: Favor hacer la solicitud en computadora. Entregar en la ventanilla de cada Secretaría
Anexo V: Solicitud para Cambios de Universidad/Facultad
102
CARACTERIZACIÓN
Página 51 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN ACTIVIDAD: REINGRESO O CAMBIOS DE
CARRERA PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA: INSCRIPCIÓN Y LEGALIZACIÓN DE LA MATRICULA
CODIGO: FCA-MAT-PAV-06.02
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
SOLICITUD PARA CAMBIOS DE MODALIDAD
MODALIDAD DISTANCIA / PRESENCIAL
Quito DM, ------------------------------ de------------------2014
Señor Ingeniero
Francisco Garzón S.
DECANO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Presente.
De mi consideración:
Yo, (nombres y apellidos completos), solicito a usted se digne autorizar mi cambio de Carrera de ______modalidad ________ a la Carrera de________ modalidad_______, para el semestre ___________
Atentamente,
(f) ________________
Cédula de ciudadanía No.
NOTA:
Favor hacer la solicitud en computadora.
Entregar en la ventanilla de cada Secretaría
Anexo W: Solicitud para Cambio de Modalidad
103
CARACTERIZACIÓN
Página 52 de 52
PROCESO: MATRICULACIÓN ACTIVIDAD: REINGRESO O CAMBIOS DE
CARRERA PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA: INSCRIPCIÓN Y LEGALIZACIÓN DE LA MATRICULA
CODIGO: FCA-MAT-PAV-06.02
Fecha aprobación:
05-04-2015
VERSIÓN: 1
8. DIAGRAMA DE FLUJO
104
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 1 de 43
MACROPROCESO AGREGADOR DE
VALOR.
PROCESO: MATRICULAS
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-01.01
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
CONTENIDO:
1.- Objetivo
2.- Alcance
3.- Responsables y participantes
4.- Definiciones
5.- Actividades de Calidad
6.- Referencias
7.- Documentos
8.- Procedimientos
9.- Diagrama de Flujo Propuesto
10.- Anexos
3.6 Manual de Procedimientos
105
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 2 de 43
MACROPROCESO AGREGADOR DE
VALOR.
PROCESO: MATRICULAS
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-01.01
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
1. OBJETIVO
Integrar y controlar los procesos académicos y administrativos, a su vez nivelar todo el Sistema de la
Facultad de Ciencias Administrativos.
2. ALCANCE El procedimiento inicia con la planificación del calendario y finaliza con la aprobación del mismo.
3. RESPONSABLE Y PARTICIPANTES: Dirección académica y Subdecano
PARTICIPANTES FUNCIÓN
Dirección académica Ordena a cada facultad hacer el calendario académico.
Subdecano Planifica el calendario académico
4. DEFINICIONES
-Calendario Académico: El de calendario escolar es un concepto de uso extendido dentro del ámbito
educativo y con el mismo se designa a la programación de actividades educativas durante un
determinado período de tiempo como ya sabemos, un calendario es la manera más popular que
disponemos los seres humanos de organizar y sistematizar el tiempo y dentro de él las diversas
actividades que llevamos a cabo.
http://www.definicionabc.com/general/calendario-escolar.php
5. ACTIVIDADES DE CALIDAD
5.1 La Dirección académica de la Universidad Central del Ecuador ordena a cada
facultad hacer el calendario académico
5.2 La Autoridades y subdecano de la Facultad de Ciencias Administrativas, se reúnen
y planifican el calendario de matrículas.
5.3 Establecidos los calendarios y horarios las autoridades de la institución encargados
de este tema llevan a consejo la propuesta para que aprueben o no el calendario.
106
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 3 de 43
MACROPROCESO AGREGADOR DE
VALOR.
PROCESO: MATRICULAS
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-01.01
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
6. REFERENCIAS -LOSEP ( Ley Orgánica de Servicio Público
-LOES (CES) Ley Orgánica de Educación Superior
-SNNA (Reglamento del Sistema Nacional de Nivelación y Admisión
-SENESCYT (Secretaria Nacional de Educación Superior Ciencia y Tecnología
-CEAACES ( Dirección de Acreditación de Universidades y Escuelas Politécnicas
7. DOCUMENTOS
Calendario académico
Calendario de Matriculas
Horarios
8. PROCEDIMIENTOS
No. Responsable Actividad Descripción
INICIO
1 Dirección
Académica
Planificación y
aprobación del
Calendario
La Dirección académica de la
Universidad Central del Ecuador ordena
a cada facultad hacer el calendario
académico
1.1 Subdecano
Planificación y
aprobación del
Calendario
La Autoridades y subdecano de la
Facultad de Ciencias Administrativas, se
reúnen y planifican el calendario de
matrículas.
1.2 Subdecano
Planificación y
aprobación del
Calendario
Establecidos los calendarios y horarios las
autoridades de la institución encargados
de este tema Llevan a consejo la
propuesta para que aprueben o no el
calendario.
FIN
http://fca.uce.edu.ec/index.htm
http://fca.uce.edu.ec/AVISOS%20PRESENCIAL/PROCESO%20DE%20MATRICULA%20al%2020%20de%
20marzo-%20Presencial.pdf
107
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 4 de 43
MACROPROCESO AGREGADOR DE
VALOR.
PROCESO: MATRICULAS
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-01.01
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
9. DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO
PLANIFICACIÓN Y APROBACIÓN DEL CALENDARIO
AUTORIDADES FCADIRECCIÓN ACADÉMICA
UCECONSEJO ACADÉMICO
Fase
INICIO
DISPONER A CADA
FACULTAD ELABORAR EL
CALENDARIO ACADEMICO
REUNIRSE Y PLANIFICAR EL
CALENDARIO
CALENDARIO DE
MATRICULAS
APROBAR EL
CALENDARIO
ACADÉMICO
ENVIAR EL
CALENDARIO A
SECRETARIA Y
CENTRO DE CÓMPUTO
FIN
SI
NO
108
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 5 de 43
PROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: PREPARACIÓN DE
HORARIOS Y PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA
WED PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : PLANIFICACIÓN DE HORARIOS
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-02.01
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
1. OBJETIVO
El objetivo principal es tener un orden cronológico de las actividades a realizar, en cuanto a los
horarios para las matriculas, es decir planificar fechas y adecuar las materias a estudiar para cada
semestre que escogerán los estudiantes.
2. ALCANCE El procedimiento inicia con la aprobación del calendario y finaliza con la realización de horarios y
clasificación de aulas y paralelos.
3. RESPONSABLE Y PARTICIPANTES
Secretarias
Centro de Cómputo
Consejo Académico
Subdecano
4. DEFINICIONES
-Planificación: Los esfuerzos que se realizan a fin de cumplir objetivos y hacer realidad diversos
propósitos se enmarcan dentro de una planificación. Este proceso exige respetar una serie de pasos que
se fijan en un primer momento, para lo cual aquellos que elaboran una planificación emplean diferentes
herramientas y expresiones.
http://definicion.de/planificacion/
-Cronología: Es un término que deriva de un vocabulario griego. Es una secuencia de hechos o
acontecimientos ordenados de acuerdo con las fechas en que se producen.
http://es.wikipedia.org/wiki/Cronolog%C3%ADa
-Publicación: El término publicación se utiliza para hacer referencia al acto mediante el cual se hace
público o se da a conocer determinada información, acto, dato, etc. La publicación puede ser en
diferentes tipos de soportes que han variado en disponibilidad y en importancia a lo largo de la historia,
siendo los más comunes los escritos, impresos o, actualmente, los digitales.
http://www.definicionabc.com/general/publicacion.php
109
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 6 de 43
PROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: PREPARACIÓN DE
HORARIOS Y PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA
WED PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : PLANIFICACIÓN DE HORARIOS
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-02.01
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
5. ACTIVIDADES DE CALIDAD
5.1 Aprobación del calendario: Aprobado el Calendario se envía a secretaria y al Centro
De Cómputo.
5.2 Horarios: Subdecano y Consejo Académico preparan horarios con sus respectivas
materias, aulas y paralelos para cada semestre de las 3 escuelas.
6. REFERENCIAS
-No aplica
7. DOCUMENTOS
Calendario académico
Horarios
Libro de Voucher de Pago
Libro de Matriculas
8. PROCEDIMIENTOS
No. Responsable Actividad Descripción
INICIO
1
Secretaria y
Centro de
Computo
Planificación de
Horarios
Aprobado el Calendario se envía a
Secretaria y al Centro de Cómputo
2
Subdecano y
Consejo
Académico
Planificación de
Horarios
Subdecano y Consejo Académico
preparan horarios con sus respectivas
materias, aulas y paralelos para cada
semestre de las 3 escuelas.
FIN
110
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 7 de 43
PROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: PREPARACIÓN DE
HORARIOS Y PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA
WED PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : PLANIFICACIÓN DE HORARIOS
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-02.01
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
9. DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO
PLANIFICACIÓN DE HORARIOS
SECRETARIASCONSEJO ACADÉMICO
Y SUBDECANO
Fase
INICIO
REUNIRSE PARA
PREPARAR, HORARIOS,
PARALELOS Y
REQUISITOS PARA CADA
SEMESTRE DE LAS TRES
ESCUELAS.
HORARIOS,
PARALELOS Y
REQUISITOS
ENVIAR A SECRETARIA
Y AL CENTRO DE
CÓMPUTO EL
DOCUMENTO ANTEIOR
PUBLICAR LOS
REQUISITOS EN LAS
VENTANILLAS DE CADA
ESCUELA
FIN
111
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 8 de 43
PROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: PREPARACIÓN DE
HORARIOS Y PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA
WED PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : CENTRO DE CÓMPUTO
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-02.02
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
1. OBJETIVO
El objetivo principal es colgar en la página de la facultad información sobre las matrículas.
2. ALCANCE El procedimiento inicia con la publicación de información de las matriculas en la página web y finaliza
con el cálculo de pago por perdida de materias.
3. RESPONSABLE Y PARTICIPANTES
Jefe de Centro de Cómputo
4. DEFINICIONES
-Cálculo: Acción de hacer las operaciones matemáticas necesarias para averiguar el resultado, el valor
o la medida de algo, en expresión numérica.
https://www.google.com/search?q=define+calculo&ie=utf-8&oe=utf-8.
-Web: Es un vocablo inglés que significa “red”, “telaraña” o “malla”. El concepto se utiliza en el
ámbito tecnológico para nombrar a una red informática. Conjunto de información que se encuentra en
una dirección determinada de internet.
https://www.google.com/search?q=define+web&ie=utf-8&oe=utf-8
5. ACTIVIDADES DE CALIDAD
5.1 Publicación: publicará en la página web de la facultad y SAU los requisitos para las
matriculas que estarán de acuerdo al último digito de la cedula y los horarios para que ya cada
alumno vaya organizando y escogiendo horarios convenientes para cada uno.
5.2 Cálculo financiero: se encargará de la parte financiera: Ellos calculan el valor en caso de
pérdida de materias o de semestre con la información enviada por el departamento
académico
6. REFERENCIAS
Ninguno
112
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 9 de 43
PROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: PREPARACIÓN DE
HORARIOS Y PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA
WED PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : CENTRO DE CÓMPUTO
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-02.02
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
7. DOCUMENTOS
Calendario académico
Libro de Memorandum
Horarios
8. PROCEDIMIENTOS
No. Responsable Actividad Descripción
INICIO
1 Centro de
Computo
publicación en
la página web
presencial y a
distancia
Publicará en la página web de la facultad
y SAU los requisitos para las matriculas
que estarán de acuerdo al último digito de
la cedula y los horarios para que ya cada
alumno vaya organizando y escogiendo
horarios convenientes para cada uno.
2 Centro de
Computo
publicación en
la página web
presencial y a
distancia
Se encargará de la parte financiera: Ellos
calculan el valor en caso de pérdida de
materias o de semestre con la
información enviada por el departamento
académico.
FIN
113
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 10 de 43
PROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: PREPARACIÓN DE
HORARIOS Y PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA
WED PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : CENTRO DE CÓMPUTO
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-02.02
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
9. DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO PARTICIPACIÓN DEL CENTRO DE
CÓMPUTO
CENTRO DE COMPUTO
Fase
INICIO
PUBLICAR HORARIOS, Y
REQUISITOS EN LA PÁGINA
WEB: SAU, FCA
CALCULAR VALORES A
PAGAR POR ARRASTRE DE
MATERIAS POR C/ALUMNO.
BASANDOSE EN LA
INFORMACIÓN RECIBIDA
DEL DEPARTAMENTO
ACADÉMICO
HAY MAS
ESTUDIANTES
CARGAR A LA BASE DE
DATOS DICHOS VALORES A
PAGAR POR CADA ALUMNO
FIN
NO
SI
114
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 11 de 43
PROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: MATRICULAS ORDINARIAS Y
EXTRAORDINARIAS SISTEMA SAU Y FCA PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : INGRESAR AL SISTEMA SAU Y
FCA
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-03.01
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
1. OBJETIVO
El objetivo es dar la facilidad a los estudiantes de los diversos niveles que se matriculen vía web
escogiendo a su necesidad los parámetros, para que así el proceso no se lo haga manual y más
engorroso.
2. ALCANCE El procedimiento inicia con el ingreso al sistema ya sea http://academico.uce.edu.ec/portal/home.faces
o http://fca.uce.edu.ec y finaliza con el registro de Materias el cual indica que la matricula se realizó
con éxito.
3. RESPONSABLES Y PARTICIPANTES
Alumnos
Secretarias
4. DEFINICIONES
-Voucher: Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado
por un servicio o producto. Hay de diversos tipos según el formato, si queda registrado, y otras
características.
https://www.google.com.ec/webhp?sourceid=chrome-instant&rlz=1C1TSNT_esEC638EC638&ion=1&espv=2&ie=UTF-8#q=define%20voucher
-Sistema: Un sistema informático es un conjunto de partes que funcionan relacionándose entre sí con
un objetivo preciso.
Un sistema informático puede formar parte de un sistema de información; en este último la
información, uso y acceso a la misma, no necesariamente está informatizada.
http://www.alegsa.com.ar/Dic/sistema%20informatico.php
-Modalidad: Es la manera de ser o incluso de expresarse. El término procede de modo, que es la
apariencia visible, un procedimiento o una forma. Aquello desarrollado bajo una determinada
modalidad respeta ciertas reglas y mecanismos; por lo tanto, no resulta libre o espontáneo.
http://definicion.de/modalidad/
115
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 12 de 43
P ROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: MATRICULAS ORDINARIAS Y
EXTRAORDINARIAS SISTEMA SAU Y FCA PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : INGRESAR AL SISTEMA SAU Y
FCA
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-03.01
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
5. ACTIVIDADES DE CALIDAD
5.1 Sistema: Ingresar al sistema con su propio usuario y contraseña.
5.2 Selección: Poder seleccionar de la mejor manera las materias a estudiar
6. REFERENCIAS
Sistemas: http://academico.uce.edu.ec/portal/home.faces http://fca.uce.edu.ec
7. DOCUMENTOS
Calendario académico
Horarios
Plan Anual
Libro de Matriculas
Libro de Actas
Calendario de Matriculas
Libro de Registro de Materias
Libro de Voucher pagados
116
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 13 de 43
P ROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: MATRICULAS ORDINARIAS Y
EXTRAORDINARIAS SISTEMA SAU Y FCA PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : INGRESAR AL SISTEMA SAU Y
FCA
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-03.01
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
8. PROCEDIMIENTOS
No. Responsable Actividad Descripción
INICIO
1 Alumnos
-Ingresar al
sistema
Sau
Ingresar a:
http://academico.uce.edu.ec/portal/home.faces
2 Alumnos
-Ingresar al
sistema
Sau
Ingresar al sistema como ESTUDIANTES
usando su cédula en usuario y contraseña.
3 Alumnos
-Ingresar al
sistema
Sau
En el menú izquierdo OPCIONES escoger
Matrículas
4 Alumnos
-Ingresar al
sistema
Sau
Clic en el botón Ingresar a Matricularse
5 Alumnos
-Ingresar al
sistema
Sau
Clic en Registrar en la Carrera a matricularse
6 Alumnos
-Ingresar al
sistema
Sau
Escoger las Materias en las que se va a
matricular haciendo clic en cada recuadro
lateral izquierdo.
7 Alumnos
-Ingresar al
sistema
Sau
El paralelo se escoge solo para Modalidad
Presencial, por lo tanto en Distancia se omite
este paso.
8 Alumnos
-Ingresar al
sistema
Sau
Clic en Verificar Horario.
9 Alumnos
-Ingresar al
sistema
Sau
Verificar que las materias escogidas son las
correctas y hacer clic en Finalizar, sino hacer
clic en Regresar
FIN
117
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 14 de 43
P ROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: MATRICULAS ORDINARIAS Y
EXTRAORDINARIAS SISTEMA SAU Y FCA PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : INGRESAR AL SISTEMA SAU Y
FCA
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-03.01
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
No. Responsable Actividad Descripción
INICIO
1 Alumnos
-Ingresar al
sistema
FCA.
Ingresar a: http://fca.uce.edu.ec
2 Alumnos
-Ingresar al
sistema
FCA.
En el menú izquierdo dar clic en la
pestaña Inscripción PARALELOS.
Escoger las materias a tomar en el
semestre.
3 Alumnos
-Ingresar al
sistema
FCA.
En el menú izquierdo dar clic en la
pestaña Seleccionar PARALELOS.
4 Alumnos
-Ingresar al
sistema
FCA.
Ingresar al sistema usando su cédula en
usuario y contraseña.
5 Alumnos
-Ingresar al
sistema
FCA.
Escoger las materias a tomar en el
semestre.
6 Alumnos
-Ingresar al
sistema
FCA.
Imprimir Matrícula.
7 Alumnos
-Ingresar al
sistema
FCA.
Acercarse a la secretaria a seleccionar su
paralelo.
8 Alumnos
-Ingresar al
sistema
FCA.
Retirar el voucher de tesorería.
9 Alumnos
-Ingresar al
sistema
FCA.
Al día siguiente cancelar en servipagos
FIN
118
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 15 de 43
P ROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: MATRICULAS ORDINARIAS Y
EXTRAORDINARIAS SISTEMA SAU Y FCA PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : INGRESAR AL SISTEMA SAU Y
FCA
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-03.01
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
9. DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO
INGRESAR AL SISTEMA SAU
CENTRO DE COMPUTOALUMNO/ASPIRANTE
Fase
INICIO
INGERESAR A: http://
academico.uce.edu.ec/portal/
home.faces
INGRESAR A LA OPCIÓN
ESTUDIANTES CON SU
CEDULA Y
CONTRASEÑA
CLIC EN “INGRESAR A
MATRICULARSE”
CLIC EN REGISTRAR EN
LA “CARRERA A
MATRICULARSE”
ESCOGER LAS
MATERIAS EN LAS QUE
VA A MATRICULARSE
TIENE POBLEMAS
PARA
MATRICULARSE
CORRIGE DICHOS
PROBLEMAS EN EL
SISTEMA SAU
DAR CLIC EN
VERIFICAR HORARIO
CRUCE EN EL
HORARIO O NO
HAY CUPOS
VERIFICAR
MATERIAS
ESCOGIDAS
DAR CLIC EN
FINALIZAR
SON CORRECTAS
LAS MATERIAS
ESCOGIDAS
SI
NO
NO
SI
SI
NO
FIN
119
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 16 de 43
P ROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: MATRICULAS ORDINARIAS Y
EXTRAORDINARIAS SISTEMA SAU Y FCA PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : INGRESAR AL SISTEMA SAU Y
FCA
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-03.01
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
9. DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO
INGRESAR AL SISTEMA FCA
CENTRO DE CÓMPUTOALUMNOS
Fase
INICIO
INGRESAR A: http://
fca.uce.edu.ec
DAR CLIC, EN INSCRIPCIÓN
PARALELOS
DAR CLIC, EN SELECCIONAR
PARALELOS
INGRESAR AL SISTEMA CON
C.I Y CONSTRASEÑA
PUEDE INGRESAR AL
SISTEMA
ESCOGER LAS MATERIAS A TOMAR EN EL SEMESTRE
HAY MAS MATERIAS A
ESCOGER
VERIFICAR MATERIAS
FIN
SOLUCIONAR
INCONVENIENTES PARA
INGRESAR AL SISTEMA
SI
NO
NO
SI
DAR CLIC EN FINALIZAR
120
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 17 de 43
P ROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: MATRICULAS ORDINARIAS Y
EXTRAORDINARIAS SISTEMA SAU Y FCA
PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : IMPRESIÓN DE COMPROBANTES
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-03.02
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
1. OBJETIVO
Tener una constancia física de la matricula que se generó en el sistema, el cual servirá como respaldo
para cualquier trámite en la facultad.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia con la generación del comprobante de pago y de matrícula y a la vez finaliza
con la impresión de los mismos .
3. RESPONSABLE Y PARTICIPANTES
Estudiantes
4. DEFINICIONES
-Comprobante: El comprobante de pago es el documento que acredita la transferencia de bienes, la
entrega en uso o la prestación de servicios, el cual debe emitido según su reglamento.
http://guiatributaria.sunat.gob.pe/tramites-en-sunat/comprobantes-de-pago/13-que-es-el-comprobante-
de-pago
-Certificado: Documento o escrito en el que se certifica o da por verdadera una cosa. El certificado es
un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho.
http://es.wikipedia.org/wiki/Certificado
5. ACTIVIDADES DE CALIDAD
5.1 Al siguiente día de la emisión el certificado de pago (voucher) deberá cancelar el mismo en
servipagos.
5.2 Si no está de acuerdo con el valor a cancelar se podrá anular el voucher acudiendo
al centro de cómputo.
6. REFERENCIAS -No aplica.
121
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 18 de 43
P ROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: MATRICULAS ORDINARIAS Y
EXTRAORDINARIAS SISTEMA SAU Y FCA
PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : IMPRESIÓN DE COMPROBANTES
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-03.02
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
7. DOCUMENTOS
Libro de Matriculas
Libro de Registros de Materias
Libro de Comprobantes de Pago
8. PROCEDIMIENTOS
No. Responsable Actividad Descripción
INICIO
1 Alumno Impresión de
Comprobantes
En el menú izquierdo OPCIONES
escoger Comprobantes.
2 Alumno Impresión de
Comprobantes Clic en el botón Ingresar..
3 Alumno Impresión de
Comprobantes Clic en el botón Registrar.
4 Alumno Impresión de
Comprobantes
Se abre una ventana emergente que le
indica que se generará automáticamente
un comprobante de pago, hacer clic en
Aceptar.
5 Alumno Impresión de
Comprobantes Clic en Seguir.
6 Alumno Impresión de
Comprobantes Clic en Imprimir Certificado.
7 Alumno Impresión de
Comprobantes
Se abre una nueva ventana para imprimir
el certificado.
8 Alumno Impresión de
Comprobantes
Escoger la ventana anterior y hacer clic
en Imprimir Certificado de Pago.
Cerrar las ventanas de impresión abiertas.
9 Alumno Impresión de
Comprobantes
Se abre una nueva ventana para imprimir
el certificado de pago (VOUCHER).
10 Alumno Impresión de
Comprobantes Cerrar las ventanas de impresión abiertas.
11 Alumno Impresión de
Comprobantes
En la ventana principal hacer clic en Salir
del Sistema para salir de la cuenta.
12 Alumno Impresión de
Comprobantes
Al siguiente dia de la emisión certificado
de pago (voucher) deberá cancelar el
mismo en servipagos.
FIN
122
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 19 de 43
P ROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: MATRICULAS ORDINARIAS Y
EXTRAORDINARIAS SISTEMA SAU Y FCA
PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : IMPRESIÓN DE COMPROBANTES
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-03.02
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
9. DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO
IMPRESIÓN DE COMPROBANTES
DEPARTAMENTO DE
SISTEMASESTUDIANTES SERVIPAGOS
Fase
INICIO
EN EL MENÚ IZQUIERDO
OPCIONES, ESCOGER
COMPROBANTES
CLIC EN BOTÓN REGISTRAR
DAR CLIC EN SEGUIR, EN LA
VENTANA EMERGENTE QUE
SE ABRE
AUTOMATICAMENTE
CERTIFICADO O REGISTRO DE MATRICULA
DAR CLIC EN IMPRIMIR CERTIFICADO DE PAGO
(VOUCHER), EN LA NUEVA VENTANA EMERGENTE
CERRAR LAS VENTANAS DE
IMPRESIÓN ABIERTAS
HACER CLIC EN SALIR DEL
SISTEMA PARA SALIR DE LA
CUENTA, EN LA VENTANA PRINCIPAL
CANCELAR EN SERVIPAGOS
PRESENTANDO EL
VOUCHER(EN ESE
MOMENTO O AL DIA
SIGUIENTE
FIN
EMITIRÁ UN RECIBO
POR EL PAGO.
CLIC EN EL BOTÓN INGRESAR
DAR CLIC EN IMPRIMIR CERTIFICADO
CERTIFICADO DE PAGO(VOUCHER)
EL VOUCHER CONTIENE ERRORES
SOLUCIONAR ERRORES
RELACIONADOS CON LOS VOUCHER
SI
NO
123
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 20 de 43
P ROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: MATRICULAS ORDINARIAS Y
EXTRAORDINARIAS SISTEMA SAU Y FCA PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : ENTREGA DE DOCUMENTOS Y
LEGALIZACION DE LA MATRICULA
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-03.03
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
1. OBJETIVO
Al entregar los documentos en secretaria se agilita la legalización de la matricula ya que las secretarias
ingresan al sistema los datos de los documentos recibidos.
2. ALCANCE
Esta dado o inicia con un juego ordenado de documentos que se generaron en la matricula
(impresiones, copias, etc.) y finaliza con la recepción de aquellos documentos por parte de secretaría.
3. RESPONSABLE Y PARTICIPANTES
Alumnos
Secretarias
4. DEFINICIONES
-Arrastres: Son materias de arrastre aquellas que no han sido aprobadas en el año o período
académico anterior, de conformidad con la malla curricular de cada Carrera vigente a esa fecha.
file:///C:/Users/TOSHIBA/Downloads/Reglamento%20de%20Arrastre%20de%20Pregrado.pdf
-Carnet de refugiado: Obtener un carnet de refugiado significa que la persona no será devuelta a su
país de origen, en donde su vida puede correr peligro
http://www.planv.com.ec/historias/sociedad/una-nueva-visa-la-esperanza-refugiados
5. ACTIVIDADES DE CALIDAD
5.1 Actualización: Los estudiantes deben actualizar la hoja de datos del SAU, imprimir y entregar en secretaria.
5.2 Eliminación de voucher: En caso que el estudiante quiera eliminar el voucher de la matrícula deberá hacerlo antes de la cancelación en Servipagos. Por cuanto no existe devolución de dineros cancelados.
6. REFERENCIA
-No aplica
124
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 21 de 43
P ROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: MATRICULAS ORDINARIAS Y
EXTRAORDINARIAS SISTEMA SAU Y FCA PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : ENTREGA DE DOCUMENTOS Y
LEGALIZACION DE LA MATRICULA
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-03.03
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
7. DOCUMENTOS
Libro de Solicitudes Recibidas
Libro de Actas
Libro de Títulos de Bachilleres
Libro de Comprobante de Pagos, servipagos
Libro de Ticket bancario emitido en Servipagos
Libro de Record Académico
Libro de Hoja de datos actualizado SAU
Libro de Acta de grado o título refrendado
Libro de Certificado de materias aprobadas y reprobadas
8. PROCEDIMIENTOS
No. Responsable Actividad Descripción
INICIO
1 Alumnos
Entrega de
documentos y
legalización de
la matrícula
Original del Registro de Materias (sacar
del internet) y copia para fe de
presentación.
2 Alumnos
Entrega de
documentos y
legalización de
la matrícula
Original del Comprobante de Pago
(Servipagos sacar del internet o de la
tesorería).
3 Alumnos
Entrega de
documentos y
legalización de
la matrícula
Ticket bancario emitido Servipagos, si
fuera el caso
4 Alumnos
Entrega de
documentos y
legalización de
la matrícula
Una copia que conste el comprobante de
depósito y el ticket bancario
SIGUE
125
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 22 de 43
P ROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: MATRICULAS ORDINARIAS Y
EXTRAORDINARIAS SISTEMA SAU Y FCA PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : ENTREGA DE DOCUMENTOS Y
LEGALIZACION DE LA MATRICULA
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-03.03
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
No. Responsable Actividad Descripción
INICIO
5 Alumnos
Entrega de
documentos y
legalización de
la matrícula
Fotocopia de la cédula de ciudadanía a
color; para extranjeros copia del pasaporte
o carné de refugiados.
6 Alumnos
Entrega de
documentos y
legalización de
la matrícula
Fotocopia de la papeleta de votación.
7 Alumnos
Entrega de
documentos y
legalización de
la matrícula
Dos fotos tamaño carnet (no se aceptarán
fotos escaneadas ni copias de fotografías)
8 Alumnos
Entrega de
documentos y
legalización de
la matrícula
Record académico completo para los
estudiantes de la Facultad.
9 Alumnos
Entrega de
documentos y
legalización de
la matrícula
Record académico de los 2 últimos
semestres para los estudiantes del SAU
10 Alumnos
Entrega de
documentos y
legalización de
la matrícula
Estudiantes del segundo al décimo nivel y
alumnos que arrastren, deben ingresar sus
datos en la página www.matrizdata.net.,
usuario y password es su número de
cédula. Guardar, imprimir y entregar en
Secretaría firmado.
11 Alumno y
Secretaria
Entrega de
documentos y
legalización de
la matrícula
Los estudiantes deben actualizar la hoja
de datos del SAU, imprimir y entregar en
Secretaria.
12 Alumno y
Secretaria
Planificación y
aprobación del
Calendario
.En el caso que el estudiante quiera
eliminar el voucher de la matrícula deberá
hacerlo antes de la cancelación en
Servipagos. Por cuanto no existe
devolución de dineros cancelados.
FIN
126
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 23 de 43
P ROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: MATRICULAS ORDINARIAS Y
EXTRAORDINARIAS SISTEMA SAU Y FCA PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : ENTREGA DE DOCUMENTOS Y
LEGALIZACION DE LA MATRICULA
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-03.03
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
9. DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO
LEGALIZACIÓN DE MATRICULA.
SECRETARIAESTUDIANTES
Fase
INICIO
ENTREGAR LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS:
ORIGINAL Y COPIA DEL REGISTRO DE MATRICULA
ORIGINAL Y COPIA DEL COMPROBANTE DE PAGO
(VOUCHER)
RECIBO DE PAGO EMITIDO POR SERVIPAGOS Y COPIA
COPIA DE CEDULA DE CIUDADANIA O PASAPORTE
PARA EXTRANJEROS
COPIA DE PAPELETA DE VOTACION
DOS FOTOS TAMAÑO CARNET
RECORD ACADÉMICO COMPLETO(SISTEMA FCA)
RECORD ACADEMICO DE LOS DOS ULTIMOS SEMESTRES
SISTEMA SAU
INGRESAR LOS DATOS EN LA PAGINA www.matrizdata.net
, guardar imprimir (ESTUDIANTES DE 2DO A 10MO NIVEL DE SFCA).
ACTUALIZAR LOS DATOS DEL SAU E IMPRIMIR
ACTUALIZACIÓN DE DATOS SFCA
ACTUALIZACIÓN DE DATOS SAU
RECIBIR DOCUMENTACIÓN Y VERIFICAR Q ESTE
COMPLETA
ESTA COMPLETA LA DOCUMENTACIÓN
NO
INGRESAR AL SISTEMA PARA MATRICULACIÓN
si
DIGITAR NUMERO DE CEDULA DEL ESTUDIANTE Y DAR CLIC EN INGRESAR
DAR CLIC EN MATRICULAR ESTUDIANTE
SELLAR LA COPIA DEL REGISTRO DE MATRICULA
RECIBIR LA COPIA DEL REGISTRO DE MATRICULA
FIN
127
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 24 de 43
P ROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: MATRICULAS A PRIMEROS
SEMESTRES PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : INSCRIPCIÓN EN EL SISTEMA
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-04.01
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
1. OBJETIVO
Matricular específicamente a estudiantes egresados del colegio (bachilleres) que estén sometidos al
Sistema Nacional de Nivelación y Admisión y a la SENESCYT.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia con el ingreso al sistema http://academico.uce.edu.ec/portal/home.faces y
finaliza con el registro de Materias el cual indica que la matricula se realizó con éxito
3. RESPONSABLE Y PARTICIPANTES
Alumnos
Secretarias
. DEFINICIONES
-SENESCYT: Secretaria Nacional de Educación Superior, Ciencia tecnología e Innovación.
-SNNA: Sistema Nacional de Nivelación y Admisión
5. ACTIVIDADES DE CALIDAD
5.1 Sistema: Ingresar al sistema con su propio usuario y contraseña.
5.2 Selección: Poder seleccionar de la mejor manera las materias a estudiar
6. REFERENCIAS
Sistemas: http://academico.uce.edu.ec/portal/home.faces http://fca.uce.edu.ec
7. DOCUMENTOS
Calendario académico
Horarios
Plan Anual
Libro de Matriculas
Libro de Actas
Calendario de Matriculas
Libro de Registro de Materias
Libro de Voucher pagados
128
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 25 de 43
PROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: MATRICULAS A PRIMEROS
SEMESTRES PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : INSCRIPCIÓN EN EL SISTEMA
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-04.01
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
8. PROCEDIMIENTOS
No. Responsable Actividad Descripción
INICIO
1 Alumnos
-Ingresar al
sistema
Sau
Ingresar a:
http://academico.uce.edu.ec/portal/home.faces
2 Alumnos
-Ingresar al
sistema
Sau
Ingresar al sistema como ESTUDIANTES
usando su cédula en usuario y contraseña.
3 Alumnos
-Ingresar al
sistema
Sau
En el menú izquierdo OPCIONES escoger
Matrículas
4 Alumnos
-Ingresar al
sistema
Sau
Clic en el botón Ingresar a Matricularse
5 Alumnos
-Ingresar al
sistema
Sau
Clic en Registrar en la Carrera a matricularse
6 Alumnos
-Ingresar al
sistema
Sau
Escoger las Materias en las que se va a
matricular haciendo clic en cada recuadro
lateral izquierdo.
7 Alumnos
-Ingresar al
sistema
Sau
El paralelo se escoge solo para Modalidad
Presencial, por lo tanto en Distancia se omite
este paso.
8 Alumnos
-Ingresar al
sistema
Sau
Clic en Verificar Horario.
9 Alumnos
-Ingresar al
sistema
Sau
Verificar que las materias escogidas son las
correctas y hacer clic en Finalizar, sino hacer
clic en Regresar
FIN
129
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 26 de 43
PROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: MATRICULAS A PRIMEROS
SEMESTRES PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : INSCRIPCIÓN EN EL SISTEMA
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-04.01
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
10. DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO
INGRESAR AL SISTEMA SAU
CENTRO DE COMPUTOALUMNO/ASPIRANTE
Fase
INICIO
INGERESAR A: http://
academico.uce.edu.ec/portal/
home.faces
INGRESAR A LA OPCIÓN
ESTUDIANTES CON SU
CEDULA Y
CONTRASEÑA
CLIC EN “INGRESAR A
MATRICULARSE”
CLIC EN REGISTRAR EN
LA “CARRERA A
MATRICULARSE”
ESCOGER LAS
MATERIAS EN LAS QUE
VA A MATRICULARSE
TIENE POBLEMAS
PARA
MATRICULARSE
CORRIGE DICHOS
PROBLEMAS EN EL
SISTEMA SAU
DAR CLIC EN
VERIFICAR HORARIO
CRUCE EN EL
HORARIO O NO
HAY CUPOS
VERIFICAR
MATERIAS
ESCOGIDAS
DAR CLIC EN
FINALIZAR
SON CORRECTAS
LAS MATERIAS
ESCOGIDAS
SI
NO
NO
SI
SI
NO
FIN
130
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 27 de 43
PROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: MATRICULAS A PRIMEROS
SEMESTRES PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : ENTREGA DE DOCUMENTOS
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-04.02
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
1. OBJETIVO
Al entregar los documentos en secretaria se agilita la legalización de la matricula ya que las secretarias
ingresan al sistema los datos de los documentos recibidos.
2. ALCANCE
Esta dado o inicia con un juego ordenado de documentos que se generaron en la matricula
(impresiones, copias, etc.) y finaliza con la recepción de aquellos documentos por parte de secretaría.
3. RESPONSABLES Y PARTICIPANTES
Alumnos
Secretarias
4. DEFINICIONES
-No aplica
5. ACTIVIDADES DE CALIDAD
5.1 Requisitos: Original del acta de grado o título debidamente refrendada por la Dirección
Provincial de Educación. (En caso de no disponer de este documento, se aceptará el certificado
emitido por el colegio, de hacer finalizado 3er año de Bachillerato).
6. REFERENCIAS
LOSEP
LEY ORGÁNICA DE EDUCACIÓN SUPERIOR
7. DOCUMENTOS
Libro de Solicitudes Recibidas
Libro de Actas
Libro de Títulos de Bachilleres
Libro de Comprobante de Pagos, servipagos
Libro de Ticket bancario emitido en Servipagos
Libro de Record Académico
Libro de Hoja de datos actualizado SAU
Libro de Acta de grado o título refrendado
Libro de Certificado de materias aprobadas y reprobadas
131
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 28 de 43
PROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: MATRICULAS A PRIMEROS
SEMESTRES PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : ENTREGA DE DOCUMENTOS
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-04.02
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
8.PROCEDIMIENTOS
No. Responsable Actividad Descripción
INICIO
1 Alumnos Entrega de
documentos
Original del Registro de Materias (sacar del
internet)
2 Alumnos Entrega de
documentos
Original del Comprobante de Pago
(Servipagos sacar del internet o de la
tesorería).
3 Alumnos Entrega de
documentos
Ticket bancario emitido Servipagos, si fuera
el caso
4 Alumnos Entrega de
documentos
Una copia que conste el comprobante de
depósito y el ticket bancario
5 Alumnos Entrega de
documentos
Original del acta de grado o título
debidamente refrendada por la Dirección
Provincial de Educación. (En caso de no
disponer de este documento, se aceptará el
certificado emitido por el colegio.
6 Alumnos Entrega de
documentos
Fotocopia de la cédula de ciudadanía a color;
para extranjeros copia del pasaporte o carné
7 Alumnos Entrega de
documentos
Fotocopia de la papeleta de votación, si lo
tuviere.
8 Alumnos Entrega de
documentos
Dos fotos tamaño carnet no se aceptarán fotos
escaneadas ni copias de fotografías
9 Alumnos Entrega de
documentos
Original del trámite de autorización de
Tercera Matricula..
10 Alumnos Entrega de
documentos
Si el estudiante aún no aprueba Informática
Básica (debe aprobar previamente en el Cisco,
Facultad de Ingeniería), NO DEBE TOMAR
LA INFORMÁTICA APLICADA
11 Alumno y
Secretaria
Entrega de
documentos
Presentar dos juegos de los mismos
documentos
12 Alumno y
Secretaria
Entrega de
documentos Deberán entregar adicionalmente
13 Alumno Entrega de
documentos
Original del acta de grado o título
debidamente refrendada por la Dirección
Provincial de Educación. (En caso de no
disponer de este documento, se aceptará el
certificado emitido por el colegio,.
14 Alumno Entrega de
documentos Presentar dos juegos de todos los documentos
132
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 29 de 43
PROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: MATRICULAS A PRIMEROS
SEMESTRES PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : ENTREGA DE DOCUMENTOS
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-04.02
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
9. DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO
LEGALIZACIÓN DE MATRICULA.
SECRETARIAESTUDIANTES
Fase
INICIO
ENTREGAR LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS:
ORIGINAL Y COPIA DEL REGISTRO DE MATRICULA
ORIGINAL Y COPIA DEL COMPROBANTE DE PAGO
(VOUCHER)
RECIBO DE PAGO EMITIDO POR SERVIPAGOS Y COPIA
COPIA DE CEDULA DE CIUDADANIA O PASAPORTE
PARA EXTRANJEROS
COPIA DE PAPELETA DE VOTACION
DOS FOTOS TAMAÑO CARNET
RECORD ACADÉMICO COMPLETO(SISTEMA FCA)
RECORD ACADEMICO DE LOS DOS ULTIMOS SEMESTRES
SISTEMA SAU
INGRESAR LOS DATOS EN LA PAGINA www.matrizdata.net
, guardar imprimir (ESTUDIANTES DE 2DO A 10MO NIVEL DE SFCA).
ACTUALIZAR LOS DATOS DEL SAU E IMPRIMIR
ACTUALIZACIÓN DE DATOS SFCA
ACTUALIZACIÓN DE DATOS SAU
RECIBIR DOCUMENTACIÓN Y VERIFICAR Q ESTE
COMPLETA
ESTA COMPLETA LA DOCUMENTACIÓN
NO
INGRESAR AL SISTEMA PARA MATRICULACIÓN
si
DIGITAR NUMERO DE CEDULA DEL ESTUDIANTE Y DAR CLIC EN INGRESAR
DAR CLIC EN MATRICULAR ESTUDIANTE
SELLAR LA COPIA DEL REGISTRO DE MATRICULA
RECIBIR LA COPIA DEL REGISTRO DE MATRICULA
FIN
133
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 30 de 43
PROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: HOMOLOGACIONES
PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : SOLICITUD DEL ESTUDIANTE
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-05.01
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
1. OBJETIVO
Dar oportunidad a los estudiantes que puedan ingresar a la facultad utilizando la equiparación de sus
materias aprobadas
Llegando a matricularse.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia con la solicitud dirigida al Sr. Decano para permiso de Homologación y
finaliza con la aprobación de la misma.
3. RESPONSABLE Y PARTICIPANTES
Sr. Decano
Alumnos
Secretarias
4. DEFINICIONES
-Homologación: Igualación o comparación de una cosa con otra por tener ambas en común
características referidas a su naturaleza, función o clase.
https://www.google.com.ec/webhp?sourceid=chrome-
instant&rlz=1C1TSNT_esEC638EC638&ion=1&espv=2&ie=UTF-
8#q=define%20homologaci%C3%B3n
-Tercera Matrícula: Que el Artículo 84 de la Ley Orgánica de Educación Superior dispone que
“Solamente en casos establecidos expresamente en el estatuto de la institución, un estudiante podrá
registrarse o matricularse hasta por tercera ocasión en una misma materia o en el mismo ciclo, curso o
nivel académico”; “En la tercera matrícula de la materia, curso o nivel académico no existirá opción a
examen de gracia o de mejoramiento”
Art. 1. El estudiante tiene derecho a tercera matrícula, en una misma asignatura, solamente en casos
establecidos excepcionalmente en el estatuto de la institución, y lo hará en el siguiente ciclo o semestre
de aprobada la solicitud.
http://www.uce.edu.ec/documents/10179/1477235/REGLAMENTO%20PARA%20TERCERAS%20
MATRICULAS%20PARA%20EL%20PREGRADO.pdf
134
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 31 de 43
PROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: HOMOLOGACIONES
PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : SOLICITUD DEL ESTUDIANTE
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-05.01
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
5. ACTIVIDADES DE CALIDAD
5.1 Solicitud: Hecha por el estudiante dirigido a la máxima autoridad de la Facultad de
Ciencias Administrativas.
5.2 Certificado: Requisito por parte de secretaria en el cual debe constar que el alumno no
debe tener impedimento legal o académico para continuar sus estudios en la carrera
5.3 Malla Curricular: Aspirantes deberán presentar la Malla curricular Certificada
6. REFERENCIAS
Reglamento para terceras matriculas de pregrado
CES (Consejo de Educación Superior)
7. DOCUMENTOS
Libro de Actas
Libro de Memorandum
Libro de Papeles Universitarios
Libro de Derechos
Libro de Certificado de Materias Aprobadas
Libro de Asistencia
Libro de Certificados de Impedimento Legal
Libro de Mallas Curricular Certificadas
Libro de Solicitudes
135
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 32 de 43
PROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: HOMOLOGACIONES
PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : SOLICITUD DEL ESTUDIANTE
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-05.01
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
8. PROCEDIMIENTOS
No. Responsable Actividad Descripción
INICIO
1 Alumno Solicitud del
Estudiante
Solicitud dirigida al Sr. Decano de la
Facultad, en papel universitario y un
derecho que se adquiere en Tesorería de
la Facultad en la cual se solicita la
homologación e indica la carrera a elegir.
2 Alumno Solicitud del
Estudiante
Certificado de las materias aprobadas y
reprobadas con indicación de cargas
horarias, las calificaciones y asistencias
obtenidas; y matriculas con periodos
académicos debidamente legalizados.
.
3 Alumno Solicitud del
Estudiante
Certificado conferido por la Institución de
procedencia de no tener impedimento
legal o académico para continuar estudios
en la carrera y de no haber agotado
tercera matricula.
4 Alumno Solicitud del
Estudiante Malla curricular certificada.
FIN
136
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 33 de 43
PROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: HOMOLOGACIONES
PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : SOLICITUD DEL ESTUDIANTE
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-05.01
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
9. DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO
SOLICITUD POR PARTE DEL ESTUDIANTE (HOMOLOGACIÓN)
TESORERIAESTUDIANTE SECRETARIAS
Fase
INICIO
ELABORAR SOLICITUD DIRIGIDA AL DECANO EN PAPEL UNIVERSITARIO Y CON
DERECHO EN LA QUE SOLICITE LA HOMOLOGACIÓN E INDICAR LA CARRERA.
SOLICITUD DE HOMOLOGACIÓN
CERTIFICADO DE MATERIAS APROBADAS Y REPROBADAS INDICANDO CARGA
HORARIA, CALIFICACIONES Y ASISTENCIAS OBTENIDAS
CERTIFICADO CONFERIDO POR LA INSTITUCION DE PROCEDENCIA, DE NO
TENER IMPEDIMENTO LEGAL O ACADÉMICO NI HABER AGOTADO 3RA
MATRICULA
MALLACURRICULAR CERTIFICADA
FIN
EMITEN DERECHOS Y PAPEL UNIVERSITARIO PARA LAS RESPECTIVAS SOLICITUDES
RECIBE Y REVISA QUE TODOS LOS REQUISITOS
ESTEN EN ORDEN
LOS DOCUMENTOS
ESTAN COMPLETOS
ENTREGAN AL ESTUDIANTE UN RECIBO PARA RETIRAR LA SOLICITUD EN UNA SEMANA
SI
NO
137
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 34 de 43
PROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: HOMOLOGACIONES
PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : INSCRIPCION Y LEGALIZACION
DE LA MATRICULA
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-05.02
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
1. OBJETIVO
El objetivo principal es que el estudiante tenga un respaldo de la matricula que generó para cuestiones
futuras en la facultad y además es para que tenga un documento legal en el cual conste la legalización
de sus documentos.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia con la emisión de registro de materias en secretaria y finaliza con la
presentación y entrega de documentos requeridos en la unidad de secretaria.
3. RESPONSABLE Y PARTICIPANTES
Alumnos
Secretarias
4. DEFINICIONES
-Legalización de un documento: Un documento se somete a unos requisitos formales requeridos para
que tenga validez.
http://es.wikipedia.org/wiki/Legalizaci%C3%B3n
-Emisión: Acción y efecto de emitir
https://www.google.com.ec/search?q=define+emision+de+documentos&rlz=1C1TSNT_esEC638EC63
8&oq=define+emision+de+documentos&aqs=chrome..69i57.6812j0j4&sourceid=chrome&es_sm=93
&ie=UTF-8#q=define+emision+
5. ACTIVIDADES DE CALIDAD
-No aplica
6. REFERENCIAS
- REGLAMENTO PARA EL RECONOCIMIENTO, HOMOLOGACIÓN Y REVALIDACIÓN DE
TÍTULOS EXPEDIDOS EN EL EXTERIOR ( (http://www.educacionsuperior.gob.ec/wp-
content/uploads/downloads/2015/04/CODIFICACION-REGLAMENTO-PARA-EL-
RECONOCIMIENTO-HOMOLOGACI%C3%93N-Y-REVALIDACI%C3%93N-DE-
T%C3%8DTULOS-EXPEDIDOS-EN-EL-EXTERIOR2.pdf)
138
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 35 de 43
PROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: HOMOLOGACIONES
PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : INSCRIPCION Y LEGALIZACION
DE LA MATRICULA
CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-05.02
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
7. DOCUMENTOS
Libro de registro de materias
Libro de Voucher
Libro de Solicitudes emitidas
Libro de Actas
8. PROCEDIMIENTOS
No. Responsable Actividad Descripción
INICIO
1 Alumnos
Inscripción y
legalización de
la matricula
Acercarse a Secretaría para la emisión del
Registro de Materias
2 Secretarias y
Tesorería
Inscripción y
legalización de
la matricula
Luego de emitido el documento en
secretaria acercarse a tesorería para la
emisión del voucher
3 Alumnos
Inscripción y
legalización de
la matricula Cancelar en Servipagos.
4 Alumnos Y
Secretarias
Inscripción y
legalización de
la matricula
Acercarse con el comprobante emitido
por Servipagos a la secretaria para la
respectiva legalización
5 Alumnos
Inscripción y
legalización de
la matricula
Fotocopia de la cédula de ciudadanía a
color; para extranjeros copia del
pasaporte o carné de refugiados.
6 Alumnos
Inscripción y
legalización de
la matricula
Fotocopia de la papeleta de votación, si lo
tuviere.
SIGUE
139
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 36 de 43
PROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: HOMOLOGACIONES PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : INSCRIPCION Y LEGALIZACION
DE LA MATRICULA CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-05.02
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
No. Responsable Actividad Descripción
INICIO
7 Alumnos
Inscripción y
legalización de
la matricula
Dos fotos tamaño carnet no se aceptaran
fotos escaneadas ni copias de fotografías
8 Alumnos
Inscripción y
legalización de
la matricula
Presentar dos juegos de los mismos
documentos.
9 Alumnos
Inscripción y
legalización de
la matricula
Para los estudiantes de la Modalidad a
Distancia deben traer Original del acta de
grado o título debidamente refrendada por
la Dirección Provincial de Educación.
(En caso de no disponer de este
documento, se aceptará el certificado
emitido por el colegio, de hacer
finalizado 3er año de Bachillerato).
10 Alumnos
Inscripción y
legalización de
la matricula
Para los estudiantes que forman parte ya
de la Facultad o repiten el nivel debe
presentar todos los documentos excepto
el título o acta de grado
FIN
140
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 37 de 43
PROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: HOMOLOGACIONES PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : INSCRIPCION Y LEGALIZACION
DE LA MATRICULA CÓDIGO: F CA-MAT-PAV-05.02
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
9. DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO
INSCRIPCIÓN Y LEGALIZACIÓN DE LA MATRICULA (HOMOLOGACIONES)
SECRETARIAESTUDIANTE TESORERIA SERVIPAGOS
Fase
INICIO
SOLICITAR EN SECRETARIA LA EMISIÓN DEL REGISTRO
DE MATRICULA
REGISTRO DE MATRICULA
EMISIÓN DEL REGISTRO DE MATRICULA
SOLICITAR EMISIÓN DEL VOUCHER
EMISIÓN DE VOUCHER
VOUCHER
CANCELAR EN SERVIPAGOS
COMPROBANTE DE PAGO
ENTREGAR DOS JUEGOS DE LOS
SIGUIENTES DOCUMENTOS:
COMPROBANTE DE PAGO
COPIA DE CEDULA Y PAPELETA DE VOTACION;
EXTRANJEROS PASAPORTE
DOS FOTOS TAMAÑO CARNET
PRESENTAR ORIGINAL DEL ACTA DE GRADO O TITULO
(MODALIDAD A DISTANCIA)
PRESENTAR TODOS LOS DOCUMENTOS EXCEPTO
TITULO O ACTA DE GRADO (ESTUDIANTES DE LA
FACULTAD)
RECIBIR DOCUMENTACIÓN
PARA HOMOLOGACIÓN
ESTAN COMPLETOS LOS DOCUMENTOS
LEGALIZAR MATRICULA
SI
NO
FIN
141
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 38 de 43
PROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: REINGRESO O CAMBIOS DE
CARRERA PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : SOLICITUD DEL ESTUDIANTE
CÓDIGO: FCA-MAT-PAV-06.01
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
1. OBJETIVO
El objetivo principal es dar la nueva oportunidad a estudiantes que ya estuvieron estudiando para que
se sigan preparándose y adquiriendo la educación de calidad que brinda la facultad, además en el
cambio de carrera tendrá la oportunidad de acceder a otra especialidad según sus expectativas o
necesidades.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia con la emisión de una solicitud al Sr Decano para que dé la orden de reingreso
y finaliza con la aprobación de la misma.
3. RESPONSABLE Y PARTICIPANTES
Alumnos
Secretarias
4. DEFINICIONES
-.No aplica
5. ACTIVIDADES DE CALIDAD
-Solicitud: Enviada al Sr. Decano para aprobación de reingreso.
-Derecho: Se lo debe adquirir en Tesorería de la Facultad para acompañar a la solicitud.
6. REFERENCIAS
- REGLAMENTO GENERAL DEL SISTEMA UNIVERSITARIO DE ADMISIÓN Y NIVELACIÓN
ESTUDIANTIL
(http://www.uce.edu.ec/documents/10179/1477235/REGLAMENTO%20GRAL%20DEL%20SIS
TEMA%20UNIVERSITARIO%20DE%20ADMISION.pdf)
- REGLAMENTO GENERAL A LA LEY ORGÁNICA DE EDUCACIÓN SUPERIOR
(Decreto No. 865) (https://www.google.com.ec/webhp?sourceid=chrome-
instant&rlz=1C1TSNT_esEC638EC638&ion=1&espv=2&ie=UTF-
8#q=leyes++para+reingreso+a+las+universidades)
142
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 39 de 43
PROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: REINGRESO O CAMBIOS DE
CARRERA PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : SOLICITUD DEL ESTUDIANTE
CÓDIGO: FCA-MAT-PAV-06.01
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
7. DOCUMENTOS
Libro de Solicitudes Emitidas
Libro de Derechos
Libro de Actas
Libro de Voucher recibidos
8. PROCEDIMIENTOS
No. Responsable Actividad Descripción
INICIO
1 Alumnos Solicitud del
estudiante
Solicitud dirigida al Sr. Decano de la
Facultad, en papel universitario
2 Alumnos Solicitud del
estudiante
.Comprar un derecho que se adquiere en
la Tesorería de la Facultad
3 Alumnos y
Secretarias
Solicitud del
estudiante Ingresar la Solicitud En la Secretaria
4 Alumnos y
Secretarias
Solicitud del
estudiante
Retirar un recibido o sumilla do de las
ventanillas
5 Alumnos y
Secretarias
Solicitud del
estudiante
Acercarse a Secretaria a adquirir la
solicitud aprobada
FIN
143
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 40 de 43
PROCESO: MATRICULAS
ACTIVIDAD: REINGRSO O CAMBIOS DE
CARRERA PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : SOLICITUD DEL ESTUDIANTE
CÓDIGO: FCA-MAT-PAV-06.01
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
9. DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO
SOLICITUD PARA REINGRESO DE CARRERA
DECANOALUMNO TESORERIA SECRETARIA
Fase
INICIO
Solicitud
PIDIENDO CAMBIO DE CARRERA
OBTENER UN DERECHO
Ingresar la Solicitud En
la Secretaria
RETIRAR UN SUMILLADO O RECIBIDO
Acercarse a Secretaria a adquirir
la solicitud aprobada
FIN
144
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 41 de 43
PROCESO: MATRICULAS ACTIVIDAD: REINGRSO O CAMBIOS DE
CARRERA PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : INSCRIPCION Y LEGALIZACIÓN DE LA MATRICULA
CÓDIGO: FCA-MAT-PAV-06.02
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
1. OBJETIVO
El objetivo principal es que el estudiante tenga en físico los respaldos de su matrícula para previos
trámites.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia con emitir en secretaria la solicitud ya aprobada por el señor decano de una
solicitud al Sr Decano y finaliza con la validación en el sistema de secretaria.
3. RESPONSABLE Y PARTICIPANTES
Alumnos
Secretarias
4. DEFINICIONES
-.No aplica
5. ACTIVIDADES DE CALIDAD
-Solicitud: Debe estar aprobada por el Sr. Decano de la Facultad.
-Reglamento: Los Reingresos solo se podrán realizar hasta cinco años después de la aprobación
de las asignaturas.
6. REFERENCIAS
- REGLAMENTO GENERAL DEL SISTEMA UNIVERSITARIO DE ADMISIÓN Y NIVELACIÓN
ESTUDIANTIL
(http://www.uce.edu.ec/documents/10179/1477235/REGLAMENTO%20GRAL%20DEL%20SIS
TEMA%20UNIVERSITARIO%20DE%20ADMISION.pdf)
- REGLAMENTO GENERAL A LA LEY ORGÁNICA DE EDUCACIÓN SUPERIOR
(Decreto No. 865) (https://www.google.com.ec/webhp?sourceid=chrome-
instant&rlz=1C1TSNT_esEC638EC638&ion=1&espv=2&ie=UTF-
8#q=leyes++para+reingreso+a+las+universida
145
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 42 de 43
PROCESO: MATRICULAS ACTIVIDAD: REINGRSO O CAMBIOS DE
CARRERA PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : INSCRIPCION Y LEGALIZACIÓN DE LA MATRICULA
CÓDIGO: FCA-MAT-PAV-06.02
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
7. DOCUMENTOS
Libro de registro de materias
Libro de Voucher
Libro de Solicitudes emitidas
Libro de Actas
8. PROCEDIMIENTOS
No. Responsable Actividad Descripción
INICIO
1 Alumnos
Inscripción y
Legalización de
la Matricula
Llevar la Solicitud aprobada a secretaria
2 Secretarias
Inscripción y
Legalización de
la Matricula
Las secretarias ingresaran al Sistema el
pedido
3 Alumnos y
Secretarias
Inscripción y
Legalización de
la Matricula
Las secretarias deberán entregar un
sumilla do o recibido al alumno
4 Alumnos
Inscripción y
Legalización de
la Matricula
.Los Reingresos solo se podrán realizar
hasta cinco años después de la
aprobación de las asignaturas.
FIN
146
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 43 de 43
PROCESO: MATRICULAS ACTIVIDAD: REINGRSO O CAMBIOS DE
CARRERA PRESENCIAL Y A DISTANCIA
TAREA : INSCRIPCION Y LEGALIZACIÓN DE LA MATRICULA
CÓDIGO: FCA-MAT-PAV-06.02
Fecha aprobación:
25-09-2015
VERSIÓN: 1
9. DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTO
LEGALIZACION DE LA MATRICULA CAMBIOS DE CARRERA
SECRETARIAALUMNO DECANO
Fase
INICIO
SOLICITUDAPROBADA
REVISA Y ACEPTA
INGRESA AL SISTEMA
SUMILLADO
FIN
147
3.7 Análisis sobre el Proceso realizado.
N° PREGUNTA SI NO
1 ¿La Facultad cuenta con un Manual de Procesos establecido? X
2 ¿La forma en la que se realizan las actividades es controlada de alguna manera? X
3 ¿Se ha tratado de implantar manuales de procesos anteriormente? X
4 ¿Existen actividades definidas para realizar cada proceso en la F.C.A.? X
5 ¿Se ha establecido un tiempo determinado para abarcar un proceso? X
6 ¿Están definidos los procesos imperantes en la Facultad de Ciencias Administrativas? X
7
¿Alguna vez se ha realizado un levantamiento de procesos en la Facultad de Ciencias
Administrativas? X
8 ¿La F.C.A. cuenta con un Organigrama Funcional? X
9 ¿Se conocen las responsabilidades de cada funcionario dentro de un proceso? X
10 ¿Existe un control sobre los insumos que se utilizan en cada proceso? X
TOTAL 2 8
PORCENTUALIZACIÓN 20% 80%
CONCLUSIÓN:
Con el análisis anteriormente elaborado se puede concluir que los procesos realizados en la Facultad de
Ciencias Administrativas son realizados por simple costumbre y no existe un Manual Físico que ayude a
identificar de una mejor forma las actividades, responsabilidad , tiempo y costo de cada actividad dentro de
una proceso, es por esto que es imperante el plasmar en un documento dichos procesos, de modo que
terceras personas , así como los organismos de control se identifiquen con las actividades que abarca un
proceso y así ejercer un mejor control, efectivizando las actividades realizadas y dando la mejor calidad en el
servicio educativo que se está ofreciendo.
148
CAPITULO IV
4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1 Conclusiones
1. Como resultado de la investigación se puede concluir que la Facultad de Ciencias
Administrativas de la Universidad Central del Ecuador, no cuenta con un manual de
procedimientos del proceso agregador de Valor Matriculas vigente y actualizado, sin embargo
el Decano actual en un intento de resolver este problema, elaboró un manual orgánico
funcional pero el mismo no ha sido aprobado y no respondía a la realidad de los procesos
existente en la facultad.
2. Se aplicó una metodología apropiada para la facultad que responde a la naturaleza de sus
operaciones como lo es la de brindar servicios educativos a la comunidad ecuatoriana, la
misma que empezó con el análisis situacional de la facultad y del área administrativa, luego se
procedió a realizar las entrevistas al personal responsables de los procesos, se analizó, clasifico
y registro la información en matrices de análisis de información, finalmente se procedió a
realizar las caracterizaciones y manuales de procedimientos de los procesos encontrados.
3. Se realizaron manuales de procedimientos acorde a la información que se obtuvo de las
entrevistas una vez analizada y clasificada la información obtenida con sus respectivos
flujogramas.
4. Los manuales de procedimientos propuestos presentan mejoras a los procesos que optimizan
tiempos y recursos, y que servirán de guía para que el personal pueda realizar sus funciones
eficazmente.
5. Además se Estructuró un diseño de manual de procedimientos sólido que va a permitir a la
facultad mejorar los procesos agregadores de valor matrículas
149
4.2 Recomendaciones
1. Aprobar los manuales de procedimientos propuestos para el Macroproceso Agregador de
Valor – Matriculas en sus diferentes procesos tales como son; Matriculas ordinarias,
extraordinarias presencial y a distancia, matriculas a primeros semestres, cambios de carrera y
reingresos. Se recomienda además que los mismos sean difundidos al personal responsable de
cada proceso ya que estos servirán de base para que todo el personal pueda desempeñar sus
funciones efectivamente.
2. Aplicar la misma metodología de levantamiento de procesos en el caso de que se creen nuevas
áreas o procesos dentro del área administrativa o de la facultad, además de mantener
actualizados los manuales de procedimientos, cada vez que ocurran cambios que modifiquen la
ejecución de los procesos existentes.
3. Realizar mejoras continuas a los procesos con el fin de optimizar recursos y brindar un
servicio de calidad a los usuarios de la facultad, para lo cual se recomienda la aplicación de
indicadores de gestión, los mismos que deben ser elaborados por las autoridades de la facultad.
4. Elaborar un plan anual o semestral de seguimiento de funciones al personal de toda facultad
para verificar si están cumpliendo con las actividades asignadas a los procesos de los que son
responsables y tomar las medidas necesarias en el caso de que no sean cumplidas dichas
actividades.
150
4.3 Referencias Bibliográficas
1.- Bravo, J. (2009). Gestión por procesos: Características de los Procesos (1a ed.). Santiago de Chile:
Evolución.
2.- Chiavenato, I. (2006). Introducción a la teoría general de la administración (7a ed.). Mexico DF:
McGraw-Hill.
3.- Estudiantes Universitarios UCE. (2014). Matricuación de los estudiantes a cargo de las
Facultades: Cambios de Carrera. Recuperado el 10 de Diciembre de 2015, de
www.dspace.uce.edu.ec: http://www.dspace.uce.edu.ec/bitstream/25000/1492/1/T-UCE-0009-
97.pdf
4.- Facultad de Ciencias Administrativas. (1981). Prospecto de la Facultad (1a ed.). Quito, Ecuador:
Facultad de Ciencias Administativas.
5.- Gómez, C. G. (1997). Sistemas administrativos, análisis y diseño (1a ed.). Mexico DF: McGraw-
Hill.
6.- Harrington, J. H. (2004). Mejoramiento de los procesos de la empresa: Area Administrativa (4a
ed.). Bogotá, Colombia: Mcgraw-Hill / Interamericana De Colombia.
7.- Herrera, H. (20 de Febrero de 2007). Manuales administrativos: Tipos de Manuales. Recuperado el
15 de Agosto de 2015, de www.gestiopolis.com: http://www.gestiopolis.com/manuales-
administrativos/
8.- Hitt, M., Black, S., & Porter, L. (2006). Administración: Manual de Procesos (9a ed.). Madrid,
España: Pearson Educación.
9.- Koontz, H., & Weihrich, H. (2004). Administración una perspectiva global: Procesos
Administrativos (12a ed.). Mexico DF: McGraw-Hill.
10.- Melinkoff, R. V. (1977). Procesos administrativos: Planificacion Estratégica (4a ed.). Caracas,
Venezuela: Editorial Universidad Central De Venezuela.
11.- Moreno, G. (2002). Administracion por Procesos: Guía Administrativa (3a ed.). Quito, Ecuador:
McGraw-Hill.
12.- Rueda, D. (7 de Febrero de 2013). Acuerdo N-2011-004 Estatuto Orgánico de Gestión
Organizacional por procesos de la Secretaria Nacional de Educación Superior Ciencia y
Tecnología. Recuperado el 15 de Septiembre de 2015, de www.educacionsuperior.gob.ec:
http://www.educacionsuperior.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2015/05/11-02-02-
acuerdo-n-2011-004-estatuto-organico-de-gestion-organizacional-por-procesos-de-la-
secretaria-nacional-de-educacion-superior-ciencia-tecnolo.pdf
13.- Schouten, T. (12 de Agosto de 2009). Documentación de procesos. Recuperado el 15 de
Septiembre de 2015, de www.documentaciondeprocesos.files.wordpress.com:
https://www.documentaciondeprocesos.files.wordpress.com/2010/08/2_1-documentacion-de-
procesos.pdf
151
14.- Secretaría Nacional de Educación, C. T. (2011). Procesos: Manuales Corporativos. Secretaria
Nacional, Administrativo, Ecuador -Quito.
15.- Serna Gomez, H. (2003). Planeación y gestión estratégica: (8a ed.). Bogotá, Colombia: Leguis.
16.- UCE, S. d. (12 de Noviembre de 2015). Matriculas. Elaboracion del Manual de Matriculas. (J.
Carrera, Entrevistador) Quito, Ecuador.
17.- Valdivieso, B. (1 de Octubre de 2011). Reseña histórica de la Universidad Central del Ecuador.
Recuperado el 3 de Noviembre de 2015, de es.wikipedia.org:
https://es.wikipedia.org/wiki/Universidad_Central_del_Ecuador
18.- Villacís Villacís, J. (1999). Administración por procesos y valores:Manual para elaborar guías y
soluciones prácticas (2a ed.). Quito, Ecuador: Solonopro.
