UNIVERSIDAD AUTONOMA AGRARIA · académico. Está constituida por profesores investigadores de una...
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UNIVERSIDAD AUTONOMA AGRARIA ANTONIO NARRO REESTRUCTURACIÓN ORGÁNICA Documento Aprobado por el H. Consejo Universitario El día 8 de Diciembre de 1195 BUENA VISTA, SALTILLO, COAHUILA, DICIEMBRE DE 1995
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UNIVERSIDAD AUTONOMA AGRARIA
ANTONIO NARRO
REESTRUCTURACIÓN
ORGÁNICA
Documento Aprobado por el H. Consejo Universitario
El día 8 de Diciembre de 1195
BUENA VISTA, SALTILLO, COAHUILA, DICIEMBRE DE 1995
GRUPO DE TRABAJO
RESPONSABLE
MIGUEL ANGEL CAPÓ ARTEAGA.
COORDINADORES DE GRUPO SALVADOR MUÑOZ CASTRO.
JUAN ANTONIO GRANADOS MONTELONGO
COLABORADORES VICENTE JA VIER AGUIRE MORENO
EDUARDO ALDRETE MENCHACA
CARLOS ELIZONDO
ANTONIO JOSÉ FAJARDO OYERVIDES
HÉCTOR HERRERA MONTAÑA.
MARCIAL REYES OLIVA
HÉCTOR RAMÓN VERDUZCO ZERTUCHE
CONTENIDO
PRESENT ACION 1
INTRODUCCION 3
GLOSARIO DE TERMINOS 5
METODOLOGIA DE TRABAJO 9
DEFINICION DE LA MISION DE LA INSTITUCION 9
LINEAMIENTOS PARA EL ESTUDIO ORGANIZACIONAL 11
PRINCIPIOS PARA LA REESTRUCTURACION ORGANICA 12
ETAPAS DEL ESTUDIO 13
ANALISIS DE LA ESTRUCTURA DE ORGANIZACION ACTUAL 13
COMPONENTES DE LA ESTRUCTURA ORGANICA PROPUESTA. 15
DETERMINACION DE LAS RELACIONES DE AUTORIDAD 18
DESCRIPCION DE LAS ENTIDADES ORGANICAS 18
DESCRIPCION DE FUNCIONES 18
DEFINICION DE CRITERIOS PARA LA CREACION DE ENTIDADES
ORGANICAS 18
PROCEDIMIENTOS PARA EL NOMBRAMIENTO DE FUNCIONARIOS 19
ESTRUCTURA ORGANICA PROPUESTA
ESTRUCTURA ORGANICA GENERAL 23
ESTRUCTURA DE UNIDAD REGIONAL 25
MODELO ACADEMICO DE ARREGLO MA TRICIAL 27
DESCRIPCION DE ENTIDADES 29
MANUAL DE ORGANIZACION 41
CRITERIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA CREACION DE
NUEVAS ENTIDADES ORGANICAS 43
MECANISMOS PARA LA DESIGNACION DE LOS FUNCIONARIOS
UNIVERSITARIOS 47
FUNCIONARIOS ACADEMICOS 47
FUNCIONARIOS ADMINISTRATIVOS 48
FUNCIONARIOS DE APOYO A LA RECTORIA 49
RESULTADOS
51
INTRODUCCION DE LA ORGANIZACIÓN MATRICIAL 51
CLARIFICACIÓN Y PRECISIÓN DE FUNCIONES 51
DEFINICIÓN DE ENTIDADES ORGÁNICAS 51
DEFINICION DE NIVELES DE AUTORIDAD 52
REUBICACIÓN DE ENTIDADES ORGÁNICAS 52
REAGRUPAMIENTO Y COMPACTACIÓN 52
FORMALIZACIÓN DE ENTIDADES ORGÁNICAS 52
ESTABLECIMIENTO DE NIVELES INTERMEDIOS 52
ESTABLECIMIENTO DE CRITERIOS PARA LA CREACIÓN DE ENTIDADES 52
CREACIÓN DE UNA ESTRUCTURA DE MAYOR FLEXIBILIDAD 53
MECANISMOS PARA EL NOMBRAMIENTO DE FUNCIONARIOS 53
MECANISMOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NUEVA ESTRUCTURA 55
PRESENTACION La reestructuración de una institución debe partir del reconocimiento de que las estructuras existentes no son las más adecuadas para alcanzar las metas y dar cumplimiento a los objetivos institucionales.
En este sentido, todo proceso de reestructuración orgánica resulta difícil debido a que implica no solo la creación, modificación, o supresión de entidades, sino la introducción de cambios sustanciales en la distribución de funciones de entidades y funcionarios, la creación, modificación o supresión de entidades, la reubicación de personal, la redefinición de las líneas de autoridad jerárquica y funcional entre los responsables de las entidades orgánicas, y la necesidad de establecer nuevos sistemas, normas y procedimientos para el desempeño del personal, de los funcionarios y de las entidades mismas.
En apego a los señalamientos emanados del Congreso Universitario para el Cambio Institucional en relación a estructura orgánica, el Consejo Universitario ha dispuesto que, de la revisión de la organización actual de la Universidad, surjan y se propongan las adecuaciones necesarias de conformidad con los lineamientos establecidos por el mencio-nado Congreso y ratificados por el propio Consejo. Para cumplir con esta disposición, se ha elaborado el presente estudio por parte de la Dirección de Planeación y Evaluación, con el apoyo de un grupo de trabajo integrado por personal de la Universidad.
INTRODUCCION La elaboración de este documento y su presentación ante el Consejo Universitario obedece al acuerdo que este órgano de gobierno tomó en su sesión del día 5 de mayo de 1995, respecto a los resultados del Congreso Universitario para el Cambio Institucional en lo relativo a la implementación de una nueva estructura orgánica en la Universidad.
En la sesión mencionada, el Consejo aprobó, con algunas modificaciones, los acuerdos alcanzados por el Congreso Universitario durante la jornada del 15 de marzo de 1995, y ordenó que la Administración Central, a través de la Dirección de Planeación y Evaluación, elaborase un estudio organizacional a nivel de detalle, para la implementación de una nueva estructura orgánica. Tal estudio debería presentarse ante ese órgano de gobierno a más tardar en la segunda quincena de agosto, y el planteamiento de la nueva estructura debería atender los requisitos señalados en el apartado de metodología de este documento.
Para el cumplimiento de este compromiso, y con base en el acuerdo del Consejo, la Dirección de Planeación y Evaluación constituyó un Grupo de Trabajo, como instrumento de apoyo en la elaboración de la propuesta que hoy se somete a la consideración de aquel.
Con la intención de beneficiarse de la experiencia adquirida y el conocimiento de la institución y sus problemas demostrado por la comunidad universitaria en las distintas fases del Proceso de Cambio Institucional iniciado desde abril de 1994, la Dirección de Planeación y Evaluación tomó como referencia los documentos sobre "Estructura Or-gánica" elaborados por la Comisión Coordinadora para el Cambio Institucional, y se apoyó además en otros documentos generados con anterioridad por la misma Dirección, así como en manuales de organización y estatutos de otras instituciones educativas.
Es pertinente señalar que por la magnitud del estudio, por las limitaciones de tiempo y personal, y
en consideración a la secuencia lógica que debe seguirse para la aprobación de una nueva estructura
orgánica en la Universidad, se decidió que en esta fase del trabajo sólo se definiese la estructura
cuya implementación se propone, y se elaborara el correspondiente Manual de Organización. La
elaboración de otros elementos complementarios, indispensables para regular el funcionamiento y
operación de la nueva estructura, tales como manuales de sistemas, normas y procedimientos,
podría realizarse con mayor eficacia y propiedad, una vez que el Consejo Universitario haya
decidido adoptar la estructura organizacional propuesta, o establecer modificaciones a la misma.
Con el objeto de homogenizar la conceptualización de términos de utilización frecuente en el
documento, se presenta un glosario de términos enseguida de esta introducción. Se continúa con la
descripción secuencial de la metodología aplicada para la realización del estudio, seguida de
algunas consideraciones sobre el manual de organización inherente a la misma. Con el propósito
de establecer bases firmes de regulación y control del crecimiento futuro de la estructura
propuesta, se presenta un conjunto de criterios y procedimientos para la creación o establecimiento de nueva entidades orgánicas. Se precisan luego mecanismos para la
designación de los funcionarios universitarios que dirigirán el funcionamiento de la nueva
estructura, y se' presenta una síntesis de los cambios más importantes a la estructura actual
que se proponen como resultado del estudio, haciendo énfasis en aspectos cualitativos. Asímismo, se proponen mecanismos y se formulan recomendaciones para la conducción
del proceso de implementación de la nueva estructura que aseguren su adecuado
funcionamiento.
GLOSARIO DE TERMINOS
Área
Es la agrupación de actividades, de características similares, en que se divide el trabajo del Departamento de Función. Esta entidad es básicamente de carácter operativo o de prestación de servicios internos y externos. Centro Académico
Es una entidad creada al interior de un Departamento académico para dar a éste mayor
grado de especialización y mejor organización. Está conformada por profesores
investigadores de una misma especialidad, y su misión es realizar a mayor profundidad que la Sección, actividades de docencia, investigación y difusión, además de la prestación de
servicios a usuarios internos y externos. Departamento Académico
Es la unidad básica de funcionamiento de la Universidad. Está constituido por una
comunidad de profesores investigadores, y es la entidad a que corresponde la realización de
las actividades de docencia, investigación y difusión en un campo específico del
conocimiento. Departamento de Función
Es un órgano administrativo-académico que tiene por objeto organizar, programar y dar
seguimiento a la actividad sustantiva de su competencia. Asimismo, esta entidad puede ser
responsable de la prestación de servicios de diversa naturaleza para apoyar las actividades
sustantivas, o de ámbito externo. Dirección de Función
Es la entidad orgánica responsable de la planeación, dirección y evaluación de la actividad
sustantiva de su competencia. Es un órgano de autoridad o decisión subordinada a la
Dirección General Académica, y para su funcionamiento se constituye por Subdirecciones
y Departamentos de Función. División Académica
Es la entidad orgánica que agrupa a los Departamentos académicos de áreas afines en un
campo del conocimiento científico, y es responsable de la coordinación de las actividades
departamentales, y de la integración y actualización del Plan Operativo Anual y el Plan de
Desarrollo de la División.
Instituto
Es un órgano interdisciplinario de investigación, al que por su desarrollo, así como por su importancia y relevancia hacia el exterior de la Universidad se le otorga esta denominación.
Programa docente
Es la unidad de integración en que se articulan actividades docentes de varios Departamentos académicos, para la coordinación de una carrera, postgrado, u otro proyecto educativo de orden institucional.
Programa de Difusión
Es la unidad de integración en que se articulan actividades de varios Departamentos académicos, para la coordinación de proyectos institucionales de divulgación científica, tecnológica, y cultural.
Programa de Investigación
Es la unidad de integración en que concurren y se complementan diversos enfoques disciplinarios desarrollados por investigadores de varios Departamentos académicos, para la definición y ejecución de un programa institucional.
Sección Académica
Es la unidad de menor jerarquía en que se puede dividir el trabajo del Departamento académico. Está constituida por profesores investigadores de una misma especialidad o área del conocimiento, y a través de ella el Departamento realiza actividades de docencia, de investigación y difusión, en su ámbito específico.
Actividad
Es el conjunto de operaciones o tareas propias de una persona, entidad orgánica, institución.
Autoridad Funcional
Es la facultad o derecho que tiene una entidad orgánica o su titular, de formular y delegar procesos, políticas, procedimientos y otros asuntos, en el ámbito de la función general que le corresponde, para que sean ejecutados por otras entidades orgánicas que no dependen jerárquicamente de la propia.
Autoridad Jerárquica
Es la facultad o derecho que tiene una entidad orgánica o su titular, de mandar o influír
sobre sus subordinados para la realización de las funciones encomendadas mediante la
transmisión de órdenes y con la expectativa de, que éstas serán cumplidas,
Control Es la verificación de que las actividades que se ejecutan se ajusten a lo planeado en tiempo, cantidad, y calidad.
Coordinación
Es el proceso mediante el cual se establecen las relaciones de unificación de esfuerzos y
recursos en tomo a objetivos comunes. Ejecución
Este término se refiere a la acción de desempeñar o llevar a cabo una actividad o función
determinada. Entidad Orgánica
Es un componente de la estructura de la Universidad, y tiene encomendadas funciones
especificas que lo diferencian en forma clara de otros elementos de dicha estructura. Estrategia
Es el proceso sistemático que define la dirección o rumbo de la institución, de sus entidades
orgánicas, de sus programas, o sus proyectos. Describe las formas en que los recursos
deben ser utilizados para el logro de los objetivos establecidos.
Evaluación
Es la medición cualitativa y cuantitativa de los resultados de las actividades realizadas, así
como su análisis y confrontación con los objetivos establecidos. Función
Se concibe como la capacidad de acción que se otorga al titular de una entidad orgánica
para el desempeño de su trabajo.
Lineamiento
Es una norma o disposición emitida por una autoridad facultada para ello, con el propósito
de facilitar la ejecución del trabajo. Objetivos
Son los fines o propósitos generales que pretende alcanzar la institución, una entidad
orgánica, o una persona. Puede decirse que es la expresión de una intención en la que se
describe cualitativamente el efecto que debe producirse al final de la ejecución de un
conjunto de acciones.
Organización
Es la agrupación de funciones y asignación de responsabilidades y recursos que se hace con
la finalidad de realizar el trabajo de la mejor manera posible.
Planeación
Es el proceso mediante el cual se anticipa el futuro a través del establecimiento de
objetivos, políticas y estrategias.
Políticas
Son normas o reglas que se establecen anticipadamente para seleccionar cursos de acción
mediante los cuales se alcanzarán los objetivos. Es decir, establecen las fronteras que
enmarcan la ejecución de las acciones.
Procedimiento
Es la relación secuencial de las actividades o tares a ejecutar para la obtención de un resultado determinado. Generalmente, el procedimiento especifica también sobre quien
recae la responsabilidad de ejecución de cada una de las actividades.
Proyecto
Es un plan en el que se propone la producción de algún bien, la prestación de un servicio, o la generación de conocimientos, con el empleo de ciertas técnicas y con miras a la
obtención de un determinado resultado o ventaja científica, económica, o social.
METODOLOGIA DE TRABAJO
Dada la importancia y trascendencia del trabajo encomendado por el H. Consejo
Universitario a la Dirección de Planeación y Evaluación, ésta decidió conformar un grupo técnico con personal universitario de diferentes disciplinas y de experiencias variadas,
además de personal de la propia Dirección.
La metodología adoptada para elaborar el presente documento, consiste básicamente de un
conjunto de principios y razonamientos que, aplicados en forma sistemática y ordenada, hicieron posible concluir satisfactoriamente el estudio organizacional de la Universidad. Lo
anterior se respaldó con la consulta de diversas fuentes documentales internas y externas,
que tratan sobre aspectos de organización. A continuación se explica paso a paso la
metodología seguida, misma que se ilustra en la figura 1. DEFINICION DE LA MISION DE LA INSTITUCION
Para propósitos del estudio y como elemento fundamental del marco de referencia para el presente trabajo, se decidió conceptual izar la misión de la Universidad, tomando como
base el documento aprobado por el Consejo Universitario el día 13 de Octubre de 1994 para
el proceso de Cambio Institucional. La definición de la misión de la Universidad así alcan-
zada, se presenta a continuación: ...La Universidad Autónoma Agraria "Antonio Narro" es una institución pública de
educación agrícola superior socialmente orientada al bienestar de las familias
campesinas, cuya misión es contribuir al desarrollo armónico, integral, independiente y
ecológicamente sustentable de México, a través de la generación y socialización del
conocimiento científico y tecnológico en las áreas de su dominio, para la elevación de la
productividad en el trabajo, bajo los principios de justicia social y democracia, en un
estado de derecho.
Figura 1. Diagrama de la metodología de trabajo.
DEFINICION DE LA MISION DE LA
INSTITUCION
LINEAMIENTOS PARA EL ESTUDIO
ORGANIZACIONAL
PRINCIPIOS PARA LA REESTRUCTURACION
ETAPAS DEL ESTUDIO
ANALISIS DE LA ESTRUCTURA
ORGANICA ACTUAL
COMPONENTES DE LA ESTRUCTURA
ORGANICA PROPUESTA
DETERMINACION DE LAS RELACIONES
DE AUTORIDAD
DESCRIPCION DE LAS ENTIDADES
ORGANICASDESCRIPCION DE FUNCIONES
CRITERIOS PARA LA CREACION
DE ENTIDADES
PROCEDIMIENTOS P ARA EL NOMBRAMIENTO
DE FUNCIONARIOS
LINEAMIENTOS PARA EL ESTUDIO ORGANIZACIONAL Antes que plantear la implementación de una estructura orgánica totalmente nueva, se
juzgó de mayor conveniencia y factibilidad de adopción, el adecuar la estructura orgánica
actualmente existente. Es decir, efectuar cambios a la estructura vigente para mejorar su
funcionamiento, mediante la explicitación, clasificación y regularización de funciones, y la
fusión, supresión o creación en su caso, de entidades orgánicas en la estructura actual. Como siguiente paso metodológico se analizaron e interpretaron los lineamientos dictados
por el Consejo Universitario para él establecimiento de una nueva estructura orgánica en la
Universidad, mismos que a continuación se presentan: Adelgazamiento del Aparato Administrativo
. Se entiende este lineamiento como la reducción del número de entidades orgánicas que no son indispensables para el funcionamiento administrativo de la Universidad, o bien
la disminución de trámites administrativos, o en otros casos eliminación de puestos
innecesarios .Dicho de otra manera, los cambios propuestos deben resultar en un balance
favorable para la estructura académica en relación a la puramente administrativa. Fortalecimiento de la Autoridad
Este punto se refiere a la necesidad que existe de reforzar los niveles de autoridad en la Universidad
en general, y en la estructura académica en particular, dotando a Jefes de Departamento Académico
y Coordinadores de División de atribuciones más amplias Y' mayor poder de decisión. Desconcentración de Funciones
Actualmente existen funciones asignadas a departamentos administrativos que entorpecen y
dificultan trámites realizados por parte de los maestros-investigadores. Se considera por
ello indispensable que dichas funciones deben transferirse o desconcentrarse al lugar donde
se origina el trabajo: el Departamento Académico. Optimización de los Recursos
La estructura organizacional de una institución, es decir la forma como distribuye el trabajo, agrupa
actividades, delega 'responsabilidades y define sus niveles de autoridad; es indudablemente un
instrumento de que dispone su administración para el desempeño eficaz y eficiente de aquella. Por
consiguiente, en la medida en que dicha estructura orgánica refleje racionalidad, sus probabilidades
de éxito aumentan. Por tal razón, se tuvo especial cuidado en que el diseño la estructura de
organización propuesta condujera precisamente hacia el mejor aprovechamiento de los recursos. Reglamentos, Normas y Procedimientos
Como ya se mencionó, el desarrollo total de esta fase del proceso de reestructuración está
contemplado para llevarse a cabo posteriormente. Sin embargo; en este documento se
abordan de manera general algunos aspectos de carácter normativo, así como criterios y
requisitos que deben cumplirse para el establecimiento de entidades académicas y
administrativas, y para la designación de funcionarios.
PRINCIPIOS PARA LA REESTRUCTURACION
ORGANICA Además de los lineamientos mencionados en el apartado anterior, se establecieron algunos principios de organización bajo los cuales debería enmarcarse el estudio que traerá como resultado la reestructuración orgánica de la Universidad. Enseguida se describen breve-mente dichos principios.
Oportunidad
Este principio se refiere a que la función o actividad, precede a la estructura; es decir,
primeramente se identifica la función cuya realización se hace necesaria, y posteriormente
se establece la entidad para que realice tal actividad.
Compactación de Unidades Orgánicas
Con el propósito de evitar traslapes y duplicidad en la ejecución de tareas o en la asignación
de funciones, se compactarán aquellos órganos que por su afinidad así lo ameriten.
Reasignación de Funciones
En el diagnóstico de la estructura orgánica actual fue posible identificar casos de entidades
orgánicas que tienen asignadas funciones que no les corresponde realizar. Por tal motivo, se
plantea la necesidad de redistribuir y reasignar las funciones de acuerdo al objetivo de la
entidad orgánica y el nivel jerárquico que ocupa en la estructura.
Operatividad
La estructura orgánica de la Universidad no debe convertirse en un esquema que dificulte la
consecución de los objetivos institucionales. Antes bien, debe ser operativa, funcional y
eficaz, y debe servir como instrumento para organizar el trabajo al interior de la
Universidad en forma racional, establecer canales de comunicación claros y directos, y
determinar niveles de autoridad y responsabilidad, marcando con toda claridad lo que a
cada quien corresponde hacer.
División del Trabajo
La asignación de funciones debe efectuarse sobre la base de la división del trabajo, es decir, de la
desagregación de las actividades globales en conjuntos específicos de tareas, de manera tal que se
logre la especialización, para que cada entidad orgánica se dedique a realizar un trabajo que le sea
característico y la diferencíe de las demás.
Matricialidad
Se adoptará el modelo matricial para el funcionamiento de la estructura académica, en
virtud de las ventajas que representa y tomando en consideración que facilita el desarrollo
de las actividades académicas a través de programas, sin necesidad de efectuar cambios en el esquema departamental. Flexibilidad
Este principio se refiere a que los cambios y adecuaciones a la estructura deben efectuarse
en el momento que las circunstancias así 10 demandan, evitando procesos altamente
burocratizados. Para ello es necesario otorgar atribuciones a la máxima autoridad ejecutiva
que le permitan el establecimiento temporal, la supresión o la modificación justificada de
entidades orgánicas. Las entidades así creadas pueden de esta manera ser objeto de una
evaluación objetiva de su funcionamiento durante un período razonable. Creatividad
El arreglo organizacional que se establezca para la Universidad debe propiciar la crea-
tividad de los universitarios, sobre todo en 10 que se refiere al trabajo académico. Se
pretende que bajo el concepto del modelo matricial se promueva una mayor diversificación
de las actividades con la facilidad que se brinda de establecer aquellos programas académi-
cos que las condiciones externas demanden. ETAPAS DEL ESTUDIO Debido a la complejidad y volumen del estudio organizacional, pero sobre todo a la necesidad de contar primeramente con una estructura orgánica aprobada por el máximo órgano de gobierno de la Universidad, evitando así la realización de tareas estériles, se estimó pertinente organizar el trabajo en dos etapas:
. Propuesta de estructura orgánica y manual de organización.
. Formulación de normatividad y manuales de procedimientos.
Lo anterior se fundamenta en que la segunda de estas etapas no puede iniciarse a menos que la primera sea aprobada. Es decir, no tiene ningún sentido efectuar estudios de carácter normativo o de descripción de los procedimientos que deban seguirse, para una estructura organizacional que no se encuentra debidamente legitimada, y que por lo mismo pudiera eventualmente resultar diferente a la propuesta en la primera etapa. ANALISIS DE LA ESTRUCTURA DE ORGANIZACION ACTUAL Para efectuar un diagnóstico general del estado en que se encuentra la estructura orgánica actualmente vigente, se tomaron en consideración los elementos que enseguida se
describen:
Número de Entidades
El crecimiento y expansión de las actividades de la Universidad han provocado que
coexistan en ella dos estructuras o modelos organizacionales, una formal (aprobada) y una
real (tal como funciona en la práctica). La primera está compuesta por un total de 84
entidades, mientras que en la segunda operan 96 entidades. Manual de Organización
El primer intento que se realizó para describir las atribuciones de los titulares de las
entidades orgánicas de la Universidad fue el Manual General de Organización elaborado en
1988. Sin embargo; de éste se han podido identificar problemas tales como el que no se le haya dado la suficiente difusión para que todos los que ocupen un puesto de decisión conozcan las funciones que deben desempeñar; y la falta de actualización que a
estas fechas resulta en obsolescencia o falta de claridad y explicitación en algunas
funciones especificas.
Líneas de Autoridad
Las líneas de mando en algunos casos no están claramente especificadas provocando con
ello un desequilibrio entre los mandos superiores, intermedios y operativos. Tal es el caso de los titulares de entidades administrativas que en muchas ocasiones ejercen autoridad
sobre entidades académicas, aún cuando aquellos se establecieron para dar apoyo y servicio
a éstos. Otro ejemplo de falta de claridad en las líneas de autoridad es que para la
realización de ciertos trámites, en muchas ocasiones no se siguen los conductos formales, llegando una gran cantidad de asuntos de carácter operativo a las entidades orgánicas
superiores como Rectoría y Secretaría General.
Ubicación de Entidades en la Estructura
Se ha podido observar la existencia actual de unidades orgánicas que a pesar de estar
cumpliendo con una función necesaria y permanente, presentan en la estructura orgánica
una ubicación que no es la más apropiada, y por tanto debe ser cambiada. Entre otras,
puede mencionarse a los Departamentos de Obras y Mantenimiento, el Departamento
Deportivo y el Departamento Jurídico.
Niveles Jerárquicos
Muy relacionado con el punto anterior, se puede señalar la existencia de entidades
orgánicas cuyo nivel jerárquico no corresponde a las funciones que realizan o al volumen
de sus actividades. Es decir, Subdirecciones que deberían ser Departamentos y Departa-
mentos que debieran estar ubicados como Secciones o Áreas, o viceversa.
Nomenclatura
Aún cuando en la sede y la Unidad Regional Laguna existen departamentos académicos
que tienen similar ámbito de especialización, se han identificado diferencias en los nombres
de dichas entidades orgánicas. Como ejemplo podemos citar los Departamentos de Biología
y Fitotecnia en la Unidad Laguna, cuyos equivalentes en la sede se denominan Botánica y
Fitomejoramiento. COMPONENTES DE LA ESTRUCTURA ORGANICA PROPUESTA.
Del documento denominado "Propuesta de una Nueva Estructura Orgánica" emanado del Congreso Universitario para el Cambio Institucional, se identificaron cuatro grandes elementos en la estructura general de organización que ahí se propone para la Universidad. Estos elementos son: . Estructura Académica . Estructura Administrativa
. Estructura de la Unidad Regional Laguna
. Estructura de la Administración Central
Por considerar que cada uno de estos elementos tiene características especiales que lo distinguen, el trabajo se realizó determinando claramente la diferenciación de
actividades y objetivos entre ellos, y posteriormente se procedió a su integración para
conformar el esquema general que se anexa a este documento. Estructura Académica
la premisa de origen fue conservar el concepto actual de departamentalización funcional en
el que las actividades se agrupan por disciplinas o campos del conocimiento, pero introduciendo un nuevo elemento para aumentar la capacidad de respuesta a las cambiantes
condiciones del entorno: el modelo matricial.
Se ha denominado matricial a este modelo porque es un esquema de organización integrado
en un eje por departamentos académicos que trabajan en torno a disciplinas o campos del conocimiento y en el otro eje por programas que trabajan en torno a objetivos definidos.
Estos dos elementos, Departamentos Académicos y Programas, coexisten complementaria-
mente de manera tal que se produce un arreglo en forma de matriz.
La adopción de este modelo obedece a las características ventajosas que presenta para la Universidad y entre las cuales se pueden citar las siguientes:
. Permite intensificar la cooperación interdisciplinaria optimizando el uso de los
recursos.
. Facilita la concentración de recursos humanos y materiales especializados en los
departamentos académicos y los pone al servicio de todos los programas
institucionales
. Facilita la creación, modificación o supresión de programas a través de la
integración interdepartamental. . Es flexible, ya que no se necesita modificar la estructura departamental para
establecer , cambiar o cancelar programas.
. El alumno puede tener una mayor atención; por un lado con los maestros de los
cursos y por el otro con el Jefe del Programa Docente en que participa.
. El trabajo y la toma de decisiones se basan más en la motivación, la comunicación
y la cooperación, que en la relación jerárquica de autoridad.
. La mayor parte de las actividades se realiza en grupos, por lo que se fomenta la
coordinación y sentido de cooperación entre el personal. Existen tres condicionamientos que deben cumplirse cabalmente para que el modelo
matricial opere eficaz y eficientemente:
. Las actividades académicas deben agruparse y organizarse por programas insti-
tucionales e interdisciplinarios, de forma tal que para la operación de cada uno de
ellos sea necesaria la concurrencia de varios departamentos.
. El personal académico actúa bajo la autoridad de dos o más jefes: uno en su Departamento Académico y el otro en el o los programas en que participa.
. El personal académico tiene adscripción a su Departamento, pero su trabajo lo
realiza en programas institucionales.
Consiguientemente, prevalece la estructura básica de Departamentos Académicos y Divi-
siones como ejecutores de las actividades sustantivas de la Universidad, con el agregado de
los programas interdisciplinarios para la materialización del trabajo de aquellos.
Para normar el crecimiento de los Departamentos Académicos y dividir racionalmente el
trabajo en aquellos que han alcanzado un alto grado de desarrollo y expansión, se
establecen entidades académicas de mayor especialización al interior de aquellos, a las que se ha dado nombre de Secciones y Centros Académicos.
Con el propósito de apoyar el funcionamiento de esta parte de la estructura académica se
consideró conveniente mantener el conjunto de órganos responsables de proporcionar
apoyos y servicios directos a los Departamentos Académicos y programas interdisciplina-
rios para la ejecución de sus funciones sustantivas. Este conjunto de órganos, al que se le ha denominado Direcciones de función, tiene además de la tarea antes descrita, la de
establecer canales efectivos de comunicación entre la Universidad y la Sociedad difundien-
do el conocimiento científico y tecnológico y la cultura.
Para obtener una verdadera coordinación de esfuerzos y trabajos académicos y lograr coherencia funcional en los objetivos institucionales de docencia, investigación y difusión,
se ha establecido una unidad integradora de la estructura académica a la que se da el
nombre de Dirección General Académica.
Estructura Administrativa
Este elemento agrupa a las entidades encargadas de brindar apoyos y servicios generales a la
comunidad universitaria, razón por la cual constituye una parte medular a la que se le debe prestar
especial atención, cuidando que la forma como se organice permita claridad y agilidad en los
procesos administrativos que se llevan a cabo.
Las modificaciones que se proponen al elemento administrativo son de dos tipos:
· supresión de aquellas entidades que por la naturaleza del trabajo que desarrollan no corresponden al ámbito administrativo.
· agrupación de actividades en torno a los recursos que se administran y servicios que se prestan.
En este sentido, se suprimen de la Dirección Administrativa y se trasladan a otra parte de la estructura con nuevas funciones, los departamentos Jurídico y Deportivo. Asimismo, se concentran las funciones de administración de los recursos financieros, físicos y humanos, estableciendo las entidades mínimas necesarias para atender con eficiencia las tareas encomendadas. Se considera razonable ubicar aquí la prestación de servicios asistenciales a los estudiantes de la Universidad. Las unidades productivas se desincorporan de esta Dirección y se reestablecen como empresas universitarias cuya operación será responsabilidad de entidades académicas o
grupos de universitarios cuyo proyecto para ello, se ajuste a los lineamientos establecidos por la Gerencia de Empresas Universitarias. Mediante la instrumentación de la propuesta descrita se espera que la institución podrá alcanzar mayor calidad en los servicios, simplificar muchos de los trámites y procedimientos actuales, y mayor coherencia funcional en la división del trabajo. Estructura de la Unidad Regional Laguna
Los componentes académicos y administrativos establecidos para la sede son aplicables a la Unidad
Laguna como órgano desconcentrado, pero circunscritos al ámbito regional de dicha unidad, de tal
manera que el nivel y tamaño de los entidades, y el alcance de sus jerarquías están en relación al
volumen de actividades que en ellas se lleva a cabo. En este sentido, corresponde a los órganos
directivos de función y de la Administración Central, establecer las políticas, normas y
disposiciones para ellos y para la Unidad Laguna, desconcentrándose las funciones sustantivas y
operativas de apoyo, así como los recursos y servicios necesarios para el logro de los objetivos
universitarios. Estructura de la Administración Central
Al conjunto de entidades orgánicas que tienen en sus funciones un ámbito general, y que asimismo, tienen la responsabilidad de la conducción y buena marcha de la Universidad, se
le ha denominado Administración Central. Un total de nueve entidades, que se muestran en
el organigrama correspondiente, conforman la Administración Central.
Se dota a la Rectoría de las entidades orgánicas indispensables para el cumplimiento de sus funciones, otorgándole al Rector mayor capacidad y libertad para la toma de decisiones, al
tener la posibilidad de delegar funciones operativas y de coordinación en la Secretaria General, y al disponer asimismo, de una unidad de apoyo para la planeación y organización
universitaria y la realización de estudios específicos que se requieran. Así, la máxima
autoridad ejecutiva puede concentrar su atención en tareas de promoción y vinculación de
la Universidad con la sociedad, y a la gestión de recursos para proyectos de gran trascen-dencia.
DETERMINACION DE LAS RELACIONES DE AUTORIDAD Una vez integrada la estructura organizacional de la Universidad, el siguiente paso consistió en determinar de manera clara las relaciones de autoridad que se darían entre los
titulares de las entidades orgánicas, estableciendo niveles jerárquicos y líneas de autoridad
funcional. En el organigrama que muestra la estructura propuesta, y en el manual de
organización correspondiente, se señalan las relaciones de autoridad propuestas.
La clarificación de las relaciones de autoridad que deberán mantener y respetar los titulares
de las entidades orgánicas es un factor que facilitará el trabajo del personal de la Univer-
sidad, y su observancia es un requisito indispensable para el adecuado funcionamiento del
modelo de organización que se propone. DESCRIPCION DE LAS ENTIDADES ORGANICAS En el análisis de la estructura de organización actual se pudieron identificar problemas referentes a la falta de definición de lo que era y tenía encomendado hacer cada
entidad orgánica. Es decir, no existía claridad para diferenciar entre un Departamento Administrativo y un Departamento Académico, o un Centro y un Instituto, por solo citar algunos ejemplos. Por tal razón, en este estudio se establece con precisión la descripción de cada entidad orgánica. DESCRIPCION DE FUNCIONES Una vez elaborado el esquema conformado por entidades y líneas de autoridad, y definidos éstas, el paso siguiente fue describir la función general que el titular de la entidad debería
desempeñar, y posteriormente determinar sus funciones específicas.
Para propósitos de descripción de funciones se utilizaron verbos que describen explícita-mente la acción a realizar, tomando en cuenta la naturaleza y el nivel jerárquico de la
entidad. Así, a una Dirección de función, por ejemplo, se le responsabiliza de la planeación,
organización, dirección, y evaluación de actividades, y a medida que se desciende en nivel
jerárquico, se asignan funciones más operativas como la ejecución y el suministro, etc. Además de la asignación de funciones en orden jerárquico, se tuvo especial cuidado de
mantener uniformidad en las funciones de puestos del mismo nivel, de manera que fueran
similares, como es el caso de los Coordinadores de División, los Jefes de Departamento
Académico, los Jefes de Programa y otros más.
DEFINICION DE CRITERIOS PARA LA CREACION DE ENTIDADES
ORGANICAS El desarrollo de la organización universitaria debe darse en forma ordenada y atendiendo
estrictamente al crecimiento del volumen o tipo de actividades o a necesidades y oportuni-
dades claramente identificadas, y no ser producto de la improvización o la existencia de coyunturas políticas. Por ello, en el presente trabajo se plantea un conjunto de criterios y requisitos que deben cubrirse para establecer una entidad orgánica, o justificar su perma-
nencia, en la Universidad.
De ninguna manera debe interpretarse la intención normativa del desarrollo organizacional como un obstáculo o limitante para la creatividad de los universitarios que se manifieste en propuestas de establecimiento de nuevas entidades orgánicas. Más bien, se intenta evitar el crecimiento desmedido y falto de racionalidad de la estructura, derivado de la proliferación de entidades muchas veces innecesarias. Los criterios y requisitos que se proponen fomentarán la productividad y la competitividad,
ya que una entidad pequeña buscará, mediante un desarrollo sustanciado en el trabajo y sus productos, ascender paulatinamente en la escala jerárquica. PROCEDIMIENTOS PARA EL NOMBRAMIENTO DE FUNCIONARIOS Actualmente existen formas diversas para la designación, elección, o nombramiento de funcionarios que ocupan puestos administrativos o académicos. Esta situación es mayor-mente evidente en la designación de los Jefes de Departamento Académico, en donde los mecanismos utilizados varían en forma considerable. En la propuesta que ahora se presenta, se considera indispensable para el buen fun-cionamiento de la estructura orgánica, que se clarifiquen, legitimen y uniformen los
procedimientos y mecanismos que deben seguirse para el nombramiento de las autoridades universitarias. Para ello, como parte importante de la metodología utilizada, se establece un procedimiento complementario al manual de organización.
Es seguro que al contar la Universidad con un instrumento normativo oficialmente apro-bado, se subsanarán muchas de las deficiencias que hasta ahora prevalecen. En el pro-cedimiento que se plantea, se toma en cuenta la naturaleza del puesto, el nivel jerárquico que ocupa en la estructura y la similitud o diferencia en las funciones, según el caso.
ESTRUCTURA ORGANICA PROPUESTA
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Área de Área de Deportes Deportes
Área de Control Área de Control Escolar y Escolar y Servicios Servicios
Área de Difusión Área de Difusión Cultural y de Cultural y de
Servicios Servicios
Área de Difusión Área de Difusión Científica y Científica y Tecnológica Tecnológica
Área de Planeación Área de Planeación y Evaluación y Evaluación
Subdirección de Subdirección de Docencia Docencia
Subdirección de Subdirección de Investigación Investigación
Subdirección de Subdirección de Comunicación Comunicación
Subdirección Subdirección Administrativa Administrativa
Departamento Departamento de Postgrado de Postgrado
Área de Cómputo Área de Cómputo Académico Académico
Área de Área de Programación Programación Operación + Operación + y Evaluación y Evaluación Área de Servicios Área de Servicios
Generales Generales
Área de Área de Finanzas Finanzas
Área de Recursos Área de Recursos Humanos Humanos
Área de Servicios Área de Servicios Asistenciales Asistenciales
Departamento de Departamento de Compras y Almacén Compras y Almacén
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA AGRARIA
ANTONIO NARRO
Estructura Orgánica de Unidad Regional Laguna
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA AGRARIA ANTONIO NARRO ESQUEMA ACADÉMICO DE ARREGLO MATRICIAL
DIRECCIÓN GENERAL
ACADÉMICA
DIRECCIÓN DE
DOCENCIA DIRECCIÓN DE
INVESTIGACIÓN DIRECCIÓN DE
COMUNICACIÓN
D I V I S I Ó N
1
CARRERAS
POSGRADO
S
O T R O S
Jefaturas de
Programa Docente
Depto B
Depto
A
Sección 1
Sección 1
Sección 2
D I V I S I Ó N
2
Depto B
Depto A
Sección 1
Centro 1
Centro 2
Sección 2
Centro 1
Sección 1
Sección 2
INVEST IGACIÓ
N
I NST I TUTO
S
Jefaturas Programa de Investigación
EXTENSIÓN
AGROPECUARI
A
CAPACITACIÓ
N
Jefaturas Programas de
Difusión
DESCRIPCION DE ENTIDADES Archivo General
Es la entidad de carácter operativo responsable de diseñar y operar sistemas de
clasificación, inventario y recuperación de información documental histórica, así como de
su organización y resguardo. Área de Capacitación
Es la entidad de carácter operativo responsable de promover, organizar, apoyar, y evaluar la
realización de programas y proyectos de capacitación dirigidos a los productores del sector
agropecuario, por parte del personal de la Universidad. Área de Control Escolar
Es la entidad de carácter operativo responsable de la operación del sistema de control
escolar, y la supervisión y aplicación de los exámenes de selección. Área de Control de Proyectos
Es la entidad de carácter operativo responsable de supervisar y controlar que los proyectos
de investigación se realicen en los plazos y localidades programados, y de acuerdo con la
metodología propuesta y aprobada para los mismos. Área de Diseño Gráfico
Es la entidad de carácter operativo y de prestación de servicios responsable del diseño y
elaboración de elementos gráficos de comunicación requeridos por los materiales impresos
generados por la institución. Área de Edición
Es la entidad de carácter operativo y de prestación de servicios responsable de la revisión,
corrección, formateo y presentación adecuada de los materiales impresos generados por la
institución. Área de Egresados
Es la entidad de carácter operativo y de prestación de servicios responsable del control y
expedición de cartas de pasante y títulos profesionales de la Universidad e instituciones
incorporadas. Área de Evaluación
Es la entidad de carácter operativo responsable del seguimiento, control y evaluación de los
avances y resultados de la ejecución de los programas y proyectos de investigación en la
Universidad.
Centro de Información y Documentación
Es un órgano administrativo-académico que tiene por objeto organizar, programar y dar
seguimiento a la adquisición, procesamiento, almacenamiento, y recuperación de los
materiales bibliográficos documentales, audiovisuales, digitizados, o de otra naturaleza, que
requieren las funciones sustantivas de la institución y las necesidades de usuarios externos.
Contraloría Interna
Es un órgano de control interno, dependiente de la Rectoría, al que ésta encomienda la
vigilancia, fiscalización, supervisión y evaluación del manejo financiero y administrativo
del conjunto de dependencias universitarias.
Departamento Deportivo
Es un órgano administrativo-académico que tiene por objeto promover, organizar, dirigir y
supervisar las actividades de desarrollo fisico-deportivo del alumnado en equipos
representativos y programas internos de participación general, que complementan su
formación académica.
Departamento Editorial y de Servicios de Apoyo
Es un órgano administrativo-académico que tiene por objeto organizar, programar y dar
seguimiento a las actividades de edición, diseño e impresión de publicaciones y otros
materiales gráficos generados por la Institución, así como proporcionar servicios de
impresión a usuarios externos.
Departamento Jurídico
Es la entidad operativa encargada de atender los asuntos jurídicos internos y externos de la
Universidad y asesorar al Rector para el mejor cumplimiento de la normatividad
universitaria.
Departamento de Compras y Almacén
Es la entidad administrativa básica, donde se agrupan y ejecutan las funciones tendientes a
satisfacer la demanda de suministros por parte de las diferentes dependencias de la
Universidad.
Departamento de Contabilidad
Es la entidad administrativa básica, donde se agrupan y ejecutan todas las funciones
relativas al registro y contabilidad del origen y aplicación de los recursos financieros de la
Universidad.
Departamento de Control Escolar
Es un órgano administrativo-académico que tiene por objeto registrar, procesar y dar
seguimiento a la información escolar del alumnado de la institución y sus egresados, así
como proporcionar los servicios de prefectura a nivel Licenciatura.
Departamento de Control Escolar de Postgrado
Es un órgano administrativo-académico que tiene por objeto registrar, procesar y dar
seguimiento a la información escolar de postgrado y sus egresados, así como proporcionar
los servicios escolares necesarios al Postgrado.
Departamento de Desarrollo del Personal Académico
Es un órgano administrativo-académico que tiene por objeto organizar, programar, apoyar,
y dar seguimiento al programa de formación de cuadros académicos en la institución, y del
desarrollo del personal académico ya existente, a través de programas de intercambio con
otras instituciones.
Departamento de Difusión Cultural
Es un órgano administrativo-académico que tiene por objeto organizar, programar y dar
seguimiento a las actividades culturales, primordialmente a través de la formación y
promoción de grupos artísticos y culturales dentro de la Institución.
Departamento de Extensión Agropecuaria
Es un órgano administrativo-académico que tiene por objeto promover, organizar, apoyar, y
evaluar la realización de programas y proyectos para la difusión dirigida a los productores
del sector agropecuario, de innovaciones científicas y tecnológicas, por parte del personal
de la Universidad.
Departamento de Obras y Mantenimiento
Es la entidad administrativa básica, donde se agrupan y ejecutan las funciones de
programación, ejecución y supervisión de proyectos de construcción y/o mantenimiento de
equipos e infraestructura de la Universidad.
Departamento de Recursos Humanos
Es la entidad administrativa básica que regula y coordina las funciones relacionadas con la
contratación, promoción y remoción del personal de la Universidad. Auxilia a la Dirección
Administrativa en el manejo y atención de todos los asuntos laborales.
Departamento de Servicios Asistenciales
Es la entidad administrativa básica, donde se agrupan y ejecutan las funciones relacionadas
con la administración de los servicios se alimentación, hospedaje y asistencia médica de
emergencia que presta la Universidad.
Departamento de Servicios Audiovisuales
Es la entidad administrativa – académica que tiene por objeto la prestación de servicios, y
es responsable de organizar, programar, diseñar y. elaborar los medios audiovisuales que
requieran las actividades universitarias, así como también el préstamo de auditorios y salas
de naturaleza similar que se requieran.
Departamento de Tesorería
Es la entidad administrativa básica, donde se agrupan y ejecutan todas las funciones
relativas a la recepción de ingresos o la realización de pagos derivados de la operación de la
Universidad y sus dependencias.
Departamento de Validación
Es un órgano administrativo académico que tiene por objeto organizar, promover, apoyar y
evaluar la realización de proyectos para la validación de resultados de los programas y
proyectos de investigación, y de su liberación y entrega al Departamento de Extensión
Agropecuaria para su difusión. Departamento de Vehículos y Transporte
Es la entidad administrativa básica, donde se agrupan y ejecutan las funciones relativas a la
organización, control y prestación de los servicios de transporte para trabajadores y
estudiantes, así como el resguardo, mantenimiento y préstamo de vehículos propiedad de la
Universidad que no se hallan expresamente asignados a entidades orgánicas.
Dirección Administrativa
Es la entidad orgánica a la que se encomienda la coordinación y organización de los
servicios de apoyo a las funciones académicas de la Universidad. Es la instancia encargada
de prever y asegurar la disposición pertinente y oportuna de los recursos necesarios para el
funcionamiento de la Universidad.
Dirección General Académica
Es la unidad orgánica responsable de la planeación, dirección y evaluación de las
actividades de docencia, investigación, y comunicación. Se considera como la instancia
integradora de dichas funciones, y ocupa el mayor nivel jerárquico; dentro de la estructura académica de la Universidad. Dirección de Comunicación
Es la unidad orgánica responsable de la planeación, dirección y evaluación de las
actividades de comunicación de la Universidad. Dirección de Docencia
Es la unidad orgánica responsable de la planeación, dirección y evaluación de las
actividades docentes de la Universidad. Dirección de Investigación
Es la unidad orgánica responsable de la planeación, dirección y evaluación de las
actividades de investigación de la Universidad. Gerencia de Empresas Universitarias
Es la entidad administrativa responsable de promover, evaluar, y dar seguimiento a
proyectos de financiamiento de empresas rentables presentados por miembros de la
comunidad universitaria, así como del funcionamiento rentable de las empresas agro
pecuarias y agro industriales administradas directamente por la institución. Rectoría
Es la entidad de mayor autoridad ejecutiva en la Universidad, por lo que se responsabiliza
de la coordinación y conducción general de la institución, así como de tomar las decisiones
generales para garantizar la operación y el cumplimiento de los planes y proyectos
universitarios.
Secretaría General
Es la entidad ejecutiva a la que el corresponde apoyar directamente a la Rectoría en la
dirección y conducción de las funciones universitarias, auxiliándola en la toma de
decisiones. Subdirección de Desarrollo Educativo
Es el órgano administrativo-académico de mando intermedio cuya función principal es
planear, organizar, coordinar y controlar las actividades de apoyo al proceso educativo que
promuevan el mejoramiento de la calidad de los programas docentes de la universidad, a
través de la investigación en desarrollo educativo, y el diseño y la evaluación curricular.
Subdirección de Difusión Científica y Tecnológica
Es el órgano administrativo-académico de mando intermedio cuya función principal es
planear, organizar, coordinar y controlar los programas institucionales de difusión científica
y tecnológica.
Subdirección de Difusión Cultural y de Servicios
Es un órgano administrativo-académico de mando intermedio cuya función principal es
planear, organizar, coordinar y controlar las actividades de difusión cultural y los servicios
de apoyo que requieren la comunicación universitaria y las funciones sustantivas.
Subdirección de Finanzas
Es el órgano administrativo de mando intermedio, responsable de organizar, coordinar y
controlar los sistemas y procedimientos para el manejo financiero y contable de la
Universidad. Auxilia a la Dirección Administrativa en la definición de políticas y
procedimientos generales para el manejo de los recursos universitarios.
Subdirección de Informática y Telecomunicaciones
Es la entidad orgánica administrativa de asesoría y apoyo, responsable de establecer y
mantener un sistema computarizado de información que facilite y mejore la toma de
decisiones en la Universidad.
Subdirección de Licenciatura
Es el órgano administrativo-académico de mando intermedio cuya función principal es
planear, organizar, coordinar y controlar la actividad docente a nivel licenciatura. Subdirección de Operación de Proyectos
Es un órgano administrativo-académico de mando intermedio cuya función principal es
planear, organizar, coordinar y controlar las actividades de apoyo para la ejecución de los
programas y proyectos de investigación, así como la administración de las unidades
experimentales de la Universidad.
Subdirección de Planeación y Desarrollo Institucional
Es la unidad administrativa que tiene por objeto organizar y dirigir los estudios de
planeación y desarrollo institucional, así como la evaluación de las actividades de la
Universidad, proponiendo y evaluando la aplicación de políticas y estrategias generales
para el logro de los objetivos institucionales. Subdirección de Postgrado
Es el órgano administrativo-académico de mando intermedio cuya función es planear,
organizar, coordinar y controlar la actividad docente a nivel postgrado. Subdirección de Programación y Evaluación
Es el órgano administrativo-académico de mando intermedio cuya función principal es
planear, organizar, coordinar y controlar los programas de investigación de la Universidad,
proponiendo directrices, políticas, estrategias y programas generales para su mejoramiento. Subdirección de Programación y Presupuesto
Es la entidad administrativa responsable de planear, organizar y coordinar el proceso de
programación y presupuestación de los recursos financieros, proponiendo y aplicando
políticas y estrategias que optimicen su asignación y favorezcan el logro de los objetivos
universitarios.
Subdirección de Servicios Generales
Es la entidad administrativa de mando intermedio, responsable de organizar, coordinar y
controlar la adquisición, suministro y mantenimiento de los bienes y servicios de uso
general. Auxilia a la Dirección Administrativa en la definición de políticas y
procedimientos de apoyo y simplificación de trámites para solicitudes de suministro de
bienes, servicios, e instalaciones, así como en la ejecución de proyectos y programas de
construcción y mantenimiento de la infraestructura institucional.
Unidad de Planeación y Evaluación
Es la entidad administrativa que tiene por objeto apoyar y asesorar a la Rectoría en la
planeación y evaluación de las actividades universitarias, organizando y coordinando las
actividades necesarias para la elaboración del plan de desarrollo institucional.
Area de Compras y Almacén, U.L.
Es la entidad administrativa básica, donde se agrupan y ejecutan las funciones tendientes a
satisfacer la demanda de suministros por parte de las diferentes dependencias de la Unidad
Regional.
Área de Contabilidad, U.L.
Es el órgano administrativo de tipo operativo, responsable de organizar, coordinar y
controlar los sistemas y procedimientos para el manejo financiero y contable de la Unidad
Regional.
Área de Control Escolar y de Servicios, U.L.
Es la entidad de carácter operativo responsable de la operación del sistema de control
escolar, y la supervisión y aplicación de los exámenes de selección para los alumnos de la
Unidad Laguna.
Area de Cómputo Académico, U.L.
Es la entidad de carácter operativo y de prestación de servicios responsable, en la Unidad
Regional, de diseñar, elaborar y aplicar los programas básicos de enseñanza dirigidos a
maestros, alumnos y personal administrativo en el área de cómputo electrónico; la
asignación de equipos y recursos a los usuarios de la misma; la administración de paquetes
y programas computacionales adquiridos por la Universidad; y de prestación de servicios y
asesoría a usuarios externos.
Area de Deportes, U.L.
Es la entidad de carácter operativo que tiene por objeto promover, organizar, dirigir y
supervisar las actividades de desarrollo fisico-deportivo del alumnado de la Unidad
Regional en equipos representativos y programas internos de participación general, que
complementan su formación académica. Área de Difusión Cultural, Científica y Tecnológica, U.L.
Es la entidad de carácter operativo responsable de organizar, coordinar y controlar las
actividades de difusión tanto cultural como científica y tecnológica, y los servicios de
apoyo que requieren la comunicación universitaria y las funciones sustantivas en la Unidad
Regional.
Área de Información y Documentación, U.L.
Es un órgano administrativo-académico que tiene por objeto organizar, programar y dar
seguimiento a la adquisición, procesamiento, almacenamiento, y recuperación de los
materiales bibliográficos documentales, audiovisuales, digitizados, o de otra naturaleza, que
requieren las funciones sustantivas de la institución en la Unidad Regional, y las
necesidades de usuarios externos.
Área de Obras y Mantenimiento, U.L.
Es la entidad administrativa de carácter operativo que tiene por objeto organizar, programar
y dar seguimiento a la realización de proyectos de construcción, y las actividades
correspondientes al mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones y equipo en
la Unidad Regional.
Área de Planeación y Evaluación, U.L.
Es la unidad administrativa que tiene por objeto apoyar y asesorar a la Dirección Regional
en la planeación y evaluación de las actividades de la Unidad Regional, organizando y
coordinando las acciones necesarias para la elaboración del plan de desarrollo de la misma.
Área de Programación, Operación y Evaluación, U.L.
Es la entidad de carácter operativo responsable de coordinar y controlar los programas de
investigación de la Unidad Regional, proponiendo directrices y estrategias para su
mejoramiento. Es responsable asimismo de las actividades de apoyo para la ejecución de
tales programas y proyectos, y la administración de las unidades experimentales en dicha
Unidad Regional.
Área de Recursos Humanos, U.L.
Es el órgano administrativo de tipo operativo responsable de programar, organizar,
supervisar y controlar el manejo de personal de la Unidad Regional.
Área de Servicio Social
Es un órgano administrativo-académico que tiene por objeto organizar, programar y dar
seguimiento a las actividades del Programa de Servicio Social Obligatorio para los alumnos
de la institución, tanto en forma interna como externa. Área de Servicios Asistenciales, U.L.
Es la entidad administrativa básica, donde se agrupan y ejecutan las funciones relacionadas
con la administración de los servicios se alimentación, hospedaje y asistencia médica de
emergencia que presta la Universidad en la Unidad Regional.
Área de Unidades Productivas, U.L.
Es la entidad administrativa de carácter operativo donde se agrupan y ejecutan las
funciones relacionadas con la administración y financiamiento de las empresas agrícolas,
pecuarias y agroindustriales operadas o financiadas por la universidad en la Unidad
Regional.
Área de Vehículos y Transporte, U.L.
Es la entidad administrativa de carácter operativo donde se ejecutan las funciones
relacionadas con la prestación del servicio de transporte colectivo en la Unidad Regional, y
las relacionadas con la operación y mantenimiento de la flota vehicular de la misma.
Departamento de Difusión Cultural, U.L.
Es la entidad de carácter operativo responsable de organizar, coordinar y controlar las
actividades de difusión cultural, y los servicios de apoyo que requieren la comunicación
universitaria y las funciones sustantivas en la Unidad Regional.
Departamento de Licenciatura, U.L.
Es el órgano administrativo-académico cuya función principal es organizar, coordinar y dar
seguimiento a la actividad docente de la Unidad Regional, a nivel licenciatura.
Departamento de Postgrado, U.L.
Es el órgano administrativo-académico cuya función principal es organizar, coordinar y dar seguimiento a la actividad docente de la Unidad Regional, a nivel postgrado.
Departamento de Servicios Generales, U.L.
Es la entidad administrativa donde se efetuan las funciones relativas a la programación y
supervisión de proyectos de construcción y mantenimiento de equipos e infraestructura en
la Unidad Regional, la organización, control y prestación de los servicios de compras y
almacén y de transporte para trabajadores y estudiantes, y el resguardo, mantenimiento y
préstamo de vehículos en la Unidad Regional.
Dirección Regional, U.L.
Es la unidad orgánica corresponsable de la planeación, dirección y evaluación de las
actividades de docencia, investigación, comunicación y administración en la Unidad
Laguna. Se considera como la instancia integradora de dichas funciones, y ocupa el mayor
nivel jerárquico dentro de la estructura orgánica de la Unidad Regional. Subdirección Administrativa, U.L.
Es la entidad a la que se encomienda la coordinación y organización de los servicios de
apoyo a las funciones administrativas de la Unidad Regional. Es la instancia responsable de
prever y asegurar la disposición pertinente y oportuna de los recursos necesarios para el
funcionamiento de la Unidad. Subdirección de Comunicación, U.L.
Es el órgano administrativo-académico de mando intermedio cuya función principal es
planear, organizar, coordinar y controlar las actividades de comunicación de la Universidad
en la Unidad Regional. Subdirección de Docencia, U.L.
Es el órgano administrativo-académico de mando intermedio cuya función principal es
planear, organizar, coordinar y controlar las actividades docentes de la Universidad en la
Unidad Regional. Subdirección de Investigación, U.L.
Es el órgano administrativo-académico de mando intermedio cuya función principal es
planear, organizar, coordinar y controlar las actividades de investigación en la Unidad
Regional.
Dirección Regional. Unidad Norte
Es la unidad orgánica corresponsable de la planeación, dirección y evaluación de las
actividades de docencia, investigación, comunicación y administración en la Unidad Norte.
Se considera como la instancia integradora de dichas funciones, y ocupa el mayor nivel
jerárquico dentro de la estructura orgánica de la Unidad Regional.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Establecer una nueva estructura orgánica en la Universidad requiere, entre otras cosas,
redefinir y precisar la forma en que se distribuyen las actividades y funciones entre las
distintas dependencias, los mecanismos para la toma de decisiones, y los niveles jerárquicos
y sus formas de coordinación, control y.supervisión. Es práctica acostumbrada el definir y normar estos aspectos a través de la elaboración de documentos tales como el manual de
organización y el manual de procedimientos.
Tomando en cuenta lo anterior, y con el propósito de facilitar la comprensión y análisis de la estructura orgánica propuesta, se elaboró un manual de organización que se anexa a este
documento, y en el que se establecen las entidades que integrarían la nueva estructura, se
delimitan sus funciones y atribuciones y se definen sus relaciones de autoridad con otras
dependencias universitarias,
Cabe señalar que en el manual de organización no se precisa la secuencia y el método
conforme a los cuales deberán realizar sus actividades las distintas entidades de la
organización para dar cumplimiento a sus funciones en forma eficaz y eficiente. Esto se hará en manuales de sistemas y procedimientos, cuya elaboración se decidió posponer hasta
que sea aprobada la nueva estructura.
En el Manual de Organización se trató, hasta donde fue posible, de hacer una definición precisa de lo que debe hacerse en cada una de las entidades y puestos de la estructura
orgánica.
Para el análisis y asignación de funciones a las distintas entidades orgánicas se siguieron algunos criterios generales, tales como agrupar en una misma unidad administrativa todas
las actividades relacionadas con un mismo propósito; asignar las funciones generales
(planeación, integración, coordinación, dirección y evaluación) a los niveles más altos de la
estructura. reservar las funciones específicas de tipo operativo y que requieren cierto grado de
especialización, como actividades de asesoría, promoción, programación, apoyo,
supervisión , registro y control, a los niveles de Subdirección, Departamento o Area.
CRITERIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA CREACION DE NUEVAS ENTIDADES ORGANICAS
En diferentes documentos relacionados con el Proceso de Cambio institucional, se señala
que muchas de las deficiencias en el funcionamiento de la estructura orgánica de la
Universidad, se derivan del hecho de que su conformación y crecimiento ha sido
desordenado, de manera que la creación o modificación de entidades ha obedecido más a
los intereses de personas o de grupos que a las necesidades reales de la institución,
generando ineficiencias, duplicidades, superposición de funciones y vacíos de autoridad.
Con el propósito de evitar en lo posible estos problemas, se propone la aprobación de un
conjunto de criterios y procedimientos para la creación y permanencia de entidades en la
nueva estructura orgánica. A través del establecimiento de estos criterios se busca que la
creación o modificación de entidades se haga ordenada y responsablemente, reduciendo la
discrecionalidad y limitando las posibilidades de que se creen puestos solo para lograr o
distribuir cuotas de poder.
De acuerdo con lo anterior, para proceder al establecimiento de una nueva entidad, deberá
observarse el siguiente procedimiento:
Los promotores de la idea someterán su propuesta, plenamente justificada, a la
consideración de la instancia superior inmediata correspondiente.
La instancia superior mencionada analizará si la justificación de la creación de la
nueva entidad, considerando los siguientes criterios:
la pertinencia de la entidad, considerando la existencia o inexistencia de
entidades que realicen las mismas funciones semejantes a las que
aquella realizaría.
la cantidad y calidad del personal con que contaría la entidad en caso de
aprobarse su creación.
el tipo y el volumen de actividades que realizará la entidad..
el volumen, variedad y afinidad de funciones que se propuestas para la entidad.
la ubicación de la entidad en la estructura en relación con las funciones
propuestas para la misma.
la creación de nuevas entidades orgánicas al interior de otras ya existentes solo cuando se incremente sustancialmente el volumen de funciones que éstas
realizan, o cuando la naturaleza de las actividades haga indispensable otra forma
de división del trabajo, o una mayor supervisión.
Si la propuesta se considera pertinente y viable, será turnada al siguiente nivel jerárquico, donde será reanalizada y evaluada.
Este paso se repetirá hasta que la propuesta llegue a la Dirección General
Académica o la Dirección Administrativa, quienes la turnarán a Rectoría.
El Rector apoyándose en la Unidad de Planeación y Evaluación, realizará la
evaluación final y decidirá sobre la implementación de la entidad.
Si la Rectoría considera pertinente el establecimiento de la entidad, ésta funcionará
provisionalmente durante un año de acuerdo con las especificaciones establecidas en el proyecto elaborado para su creación.
Al término de dicho período, la Unidad de Planeación y Evaluación evaluará el
funcionamiento de la entidad para recomendar a la Rectoría su ratificación
definitiva, su modificación o su supresión.
Para el establecimiento de nuevas entidades académicas, además de la observancia del
procedimiento anterior, se exigirá que la entidad propuesta cumpla con los criterios que
se enlistan en el cuadro 1.
Criterios para Establecimiento de Instancias Departamentales e Institutos
Criterio
Criterios
Instancia
Plantilla mínima . Cuatro miembros,
tomados maestros investigadores de un Departamento.
. Ocho miembros todos maestros investigadores de un Departamento
. Ocho miembros investigadores de uno o más Departamentos
. Doce miembros investigadores varios Departamentos
Grados
Académicos
. Un doctorado . Dos Doctorados
. Un Doctorado y cinco Maestros en Ciencia.
. Dos Doctorados
. Un Doctorado y dos Maestros en Ciencias
. Tres doctorados
. Dos Doctorados y siete Maestros en Ciencias
Producción
Científica
. Manuales, textos, informes técnicos
. Al menos ocho publicaciones en revistas indexadas. . Manuales, textos, informes técnicos
. Manuales, Textos, informes técnicos. . Participación de los miembros proponentes en las tres funciones sustantivas
. Al menos quince publicaciones en revistas indexadas. . Revista propia . Publicación de libros
Vinculación . Impacto local . Impacto regional
. Reconocimiento nacional. . Convenios con productores y entidades estatales
. Impacto nacional, regional y local. . Reconocimiento nacional e internacional. . Convenios con productores y/o entidades a nivel nacional.
Docencia . Impartición de cursos a nivel licenciatura. . Asesoría de tesis de licenciatura
. Impartición de cursos a nivel licenciatura y Postgrado. . Asesoría de tesis de licenciatura y postgrado.
. Apertura de nueva carrera con participación significativa de los proponentes. . Asesoría de tesis de licenciatura
. Impartición de cursos a nivel licenciatura y Postgrado. . Asesoría de esis de licenciatura y Postgrado.
Líneas de
Investigación
. Participación mayoritaria en un programa de investigación. . Proyectos con financiamiento interno
. Participación mayoritaria en dos programas de investigación . Proyecto con financiamiento interno y externo.
. Participación de maestros proponentes en uno o más programas de investigación.
. Participación mayoritaria en tres o más programas de investigación. . Proyectos con financiamiento mayoritariamente externo.
Sección Centro Departamento Instituto
MECANISMOS PARA LA DESIGNACION DE LOS FUNCIONARIOS UNIVERSITARIOS La situación actual de la Universidad obliga a la búsqueda de mayores eficiencias en el
desempeño de las tareas y responsabilidades sustantivas y adjetivas. A este respecto, y en observancia de los lineamientos de la nueva estructura orgánica aprobados por el Consejo
Universitario, todo nombramiento de funcionarios universitarios deberá considerar los
siguientes principios:
. Nombramiento de funcionarios en base a perfiles técnicos y requisitos de capaci-dad, experiencia, eficiencia y honestidad, despojándolo así de las connotaciones
políticas que actualmente presenta.
. Establecimiento del criterio de profesionalización de los puestos administrativos para evitar las remociones injustificadas derivadas del cambio de administración
central. . Fortalecimiento de la autoridad y responsabilidad de los titulares de cada entidad
orgánica, estableciendo claramente las líneas de mando y corresponsabilidad entre autoridades y subalternos.
. Subordinación de las actividades administrativas a las funciones académicas, quehacer sustancial de la Universidad.
. Introducción de una cultura organizacional que premie el esfuerzo, la creatividad y la productividad, y sancione las faltas e incumplimientos en el desempeño de las responsabilidades.
Por lo antes expuesto, se ha diseñado un mecanismo mediante el cual se realicen los nombramientos de funcionarios de la Universidad. Se exceptúan los casos del Rector, Director Regional, Coordinadores de División y Jefes de Departamento Académico, por encontrarse las propuestas respectivas en la mesa del Consejo Universitario, como parte del documento "Propuesta de un Nuevo Sistema de Gobierno" que en su oportunidad será abordado por aquel. FUNCIONARIOS ACADEMICOS Por lo que respecta a los funcionarios de la estructura académica, de función o apoyo, su
designación se realizará de la siguiente manera:
. El Director General Académico será designado por el Rector.
. Los Directores de función (Docencia, Investigación y Comunicación) serán
designados por el Rector, a propuesta del Director General Académico.
. Los Subdirectores de función serán designados por el Director General
Académico, a propuesta del Director; de la función respectiva.
. Los Jefes de Departamento de función serán designados por el Director de
función, a propuesta del Subdirector respectivo.
. Los Encargados de Área serán designados por el Subdirector de función, a
propuesta del Jefe de Departamento correspondiente.
Por lo que respecta a las Unidades Regionales, la designación de funcionarios de la estruc-
tura Académica se realizará como sigue:
. Los Subdirectores de función, serán designados por el Director Regional y el Director
de la función correspondiente.
. Los Jefes de Departamento de función serán designados por el Director Regional, a
propuesta del Subdirector respectivo.
. Los Encargados de Área serán designados por el Subdirector de función, a propuesta del
Jefe de Departamento respectivo.
Tanto en la sede como en las Unidades Regionales, se aplicarán los procedimientos
siguientes:
. Los Jefes de Centro y de Sección Académica serán designados por el Jefe de
Departamento Académico, a propuesta de los integrantes de la Sección o Centro.
. Los Jefes de Programa Académico y los Directores de Instituto serán designados
por los integrantes de la Academia Interdepartamental del Programa Académico
o el Instituto. FUNCIONARIOS ADMINISTRATIVOS
. El Director Administrativo será designado por el Rector.
. Los Subdirectores Administrativos y el Gerente de Empresas Universitarias serán
designados por el Secretario General, a propuesta del Director Administrativo.
. Los Jefes de Departamento Administrativo serán designados por el Director
Administrativo, a propuesta del Subdirector respectivo.
Por lo que respecta a la estructura administrativa de las Unidades Regionales, la
designación de funcionarios se realizará como sigue: . El Subdirector Administrativo será ratificado, designado o en su caso contratado por el
Secretario General, a propuesta del Director Regional y el Director Administrativo. . Los Jefes de Departamento Administrativo y los Encargados de Área serán ratificados,
designados o en su caso contratados por el Secretario General, a propuesta del Director
Regional.
FUNCIONARIOS DE APOYO A LA RECTORIA El Secretario General, el Contralor Interno, el Director de la Unidad de Planeación y
Evaluación, el Jefe del Departamento Jurídico, y los demás funcionarios auxiliares de la
Rectoría, serán designados por el Rector.
La necesidad de disminuir la participación masiva de la comunidad universitaria en
frecuentes procesos de elección de funcionarios ha sido reconocida en múltiples ocasiones.
Se urge por ello al Consejo Universitario a uniformar los períodos de gestión de aquellos
funcionarios cuyo nombramiento es realizado por medio de procesos electorales, y acordar
que todos aquellos que así accedan a un puesto, sean electos en una misma fecha, en sus
respectivos sectores de la comunidad.
RESULTADOS
Debido a las características propias del estudio organizacional elaborado, los resultados que se
presentan no se expresan en cifras o tomando en cuenta criterios cuantitativos, sino más bien se
materializan en una serie de acciones sistemáticas que al llevarse a cabo, mejorarán sustancialmente
el trabajo institucional. La concreción de la propuesta puede observarse en el organigrama y en el Manual de
Organización correspondiente, documento éste del que puede extraerse un buen número de
conclusiones que representarían los resultados obtenidos con el presente estudio, y mismos
que a continuación se describen.
INTRODUCCION DE LA ORGANIZACION
MATRICIAL En la estructura orgánica propuesta se introduce ei modelo matricial para lograr la interdisciplinaridad y la integración de las actividades departamentales a través de la operación de programas docentes, de investigación, y difusión. Con este nuevo esquema se alienta la creatividad institucional y se fortalece el componente académica de la estructura orgánica, permitiéndole un crecimiento y desarrollo más dinámicos. CLARIFICACION y PRECISION DE FUNCIONES A todos los titulares de entidades orgánicas se le asignan funciones generales y específicas, de tal
forma que aquellas personas que ocupen estos puestos conocerán con toda precisión el trabajo que
les corresponde realizar, evitándose de esa manera la superposición de funciones y de ámbitos de
competencia.
DEFINICION DE ENTIDADES ORGANICAS No solamente se presenta la estructura de organización en forma esquemática, sino que cada uno de los elementos que la conforman se define, describiéndose genéricamente lo que
representa y lo que le corresponde hacer.
DEFINICION DE NIVELES DE AUTORIDAD
Para cada entidad orgánica y para su titular se establece el nivel y tipo de autoridad que
ocupa en la Institución, detallándose quienes son sus superiores así como quienes sus
subordinados, jerárquica y funcionalmente. REUBICACION DE ENTIDADES ORGANICAS Considerando que algunas entidades orgánicas se encuentran mal ubicadas en la estructura
actual, se propone su reubicación atendiendo el tipo de función que realizan.
REAGRUPAMIENTO y COMPACTACION El reagrupamiento que se plantea, parte de una clara distinción entre el quehacer académico
y el administrativo. Al efectuar este agrupamiento fue posible detectar algunas duplicidades en el trabajo desarrollado, por lo que se compacta la estructura, al suprimirse entidades
orgánicas mediante la reagrupación de sus funciones. FORMALIZACION DE ENTIDADES ORGANICAS Algunas entidades han estado operando sin la debida aprobación del Consejo Universitario. Con el presente estudio se pretende dar reconocimiento formal a esas entidades y regulari-zar su funcionamiento. El caso mas palpable de esta situación es el de las Subdirecciones de Función en la Unidad Laguna que formalmente están reconocidas a nivel de Departamento, pero que en la práctica realizan funciones correspondientes a Subdirecciones. Ahora se formalizan en el nivel que les corresponde. ESTABLECIMIENTO DE NIVELES INTERMEDIOS El aparato administrativo ha mostrado un crecimiento acelerado en su nivel operativo. Es decir, Departamentos Administrativos sin la correspondiente integración funcional que debe existir entre el Director y el Jefe de Departamento en la forma de mandos intermedios. En este sentido, se establecen los niveles intermedios estrictamente indispensables para dar unidad y coherencia al funcionamiento departamental. ESTABLECIMIENTO DE CRITERIOS PARA LA CREACION DE ENTIDADES Con el propósito de evitar el surgimiento espontáneo y muchas veces desordenado de
instancias universitarias de índole académica o administrativa, se propone un conjunto de
criterios, procedimientos y requisitos, que deberán cumplirse antes de la aprobación
definitiva de una entidad orgánica.
CREACION DE UNA ESTRUCTURA DE MAYOR FLEXIBILIDAD
Una estructura orgánica universitaria debe tener como característica principal la flexibilidad para adecuarse oportunamente las necesidades del entorno social. Por esta razón, se otorga al Rector la facultad para introducir, en forma temporal y sujeta a la evaluación correspondiente, cambios que se requieran en la estructura orgánica, de acuerdo a las circunstancias y necesidades.
MECANISMOS PARA EL NOMBRAMIENTO DE FUNCIONARIOS Como resultado del estudio, se identificaron los casos que ameritan reestructuración, y los cuales se han agrupado en seis categorías: .
. Conjuntos de actividades que demandan la creación de una nueva entidad or-gánica, Se propone por ello la creación de la Dirección General Académica, las Subdirecciones de Finanzas y de Servicios Educativos; y los Departamentos de
Validación y Transferencia, y de Vehículos y Transporte.
. Subdirecciones, Departamentos, Áreas o Secciones que en la actualidad vienen ejecutando funciones específicas que por su naturaleza demandan su reubicación en un nivel diferente del que actualmente guardan. Ocho entidades suben de nivel y siete descienden.
. Entidades orgánicas o funciones que de acuerdo a los principios de organización
no están ubicados adecuadamente y que se propone su reubicación en la estructura. En esta situación se presentan seis casos.
. Entidades orgánicas con funciones atribuidas que no corresponden al nombre
asignado a la entidad, por lo que se adecúa el nombre de ésta. Cuatro entidades se
encuentran en este caso. · Entidades orgánicas que tienen asignadas funciones muy similares o reducido
volumen de actividades, y que por lo tanto se fusionan en una sola. Cuatro casos de esta naturaleza se corrigen.
. Entidades orgánicas cuya existencia no se requiere para la realización de las actividades que se desarrollan, por lo que se suprimen asignando sus funciones a otras entidades. Esta situación se presentó en cinco casos.
Otro resultado concreto obtenido del estudio realizado es la regularización de los nom-bramientos de los funcionarios universitarios mediante un procedimiento claro y sencillo que se describe detalladamente en otra parte de este documento.
MECANISMOS PARA LA IMPLEMENTACION DE LA NUEVA
ESTRUCTURA Para que la estructura propuesta inicie su operación y funcione adecuadamente, es necesa-
rio definir mecanismos para su implementación, estableciendo qué instancias serán res-
ponsables de conducir, controlar y evaluar tal proceso.
Desde un principio debe quedar claro para todas las instancias y órganos de gobierno de la
Universidad, que la modificación de la estructura constituye solo una parte del proceso de
cambio institucional y, como tal, no puede resolver por sí sola todos los problemas de la
institución. Existen otros mecanismos de cambio aprobados por el Congreso Universitario y ratificados por el árgano legislativo que aún no se implementan, y que constituyen un
complemento del cambio de estructura.
Además, como parte de un proceso permanente de cambio, debe pensarse en la estructura
como algo flexible y perfectible, de manera que la nueva estructura, sus entidades, y la distribución de funciones entre éstas, estén sujetos a revisión y evaluación periódicas, y a la
modificación pertinente, de acuerdo con los objetivos y metas establecidos en el Plan de
Desarrollo Institucional.
La legislación Universitaria establece que para realizar modificaciones a la estructura
orgánica de la Universidad, éstas deben primero ser aprobadas por el Consejo Universitario,
motivo por el cual el primer paso para la implantación de la estructura propuesta consiste
en el cumplimiento de este requisito.
Dado que el estudio organizacional que se presenta a la consideración del Consejo
Universitario define las entidades que conforman la nueva estructura orgánica, las funcio-
nes de cada una y las líneas de autoridad existentes entre ellas, pero no incluye una descripción de los sistemas y procedimientos para la operación de cada entidad ni los
mecanismos de coordinación necesarios para el funcionamiento de la nueva estructura; en
caso de aprobarse la propuesta de reestructuración que aquí se presenta, y antes de proceder
a su implementación deberán formularse el Manual de Sistemas y Procedimientos Admin-istrativos y el Manual de Puestos y Categorías, definir los mecanismos de coordinación
entre dependencias, y de evaluación, remuneración e incentivación para el desempeño de
cada nivel jerárquico.
La conducción y coordinación del proceso para la implementación de la nueva estructura será responsabilidad de la Rectoría. El proceso debe iniciar con el nombramiento o, en su
caso ratificación, por parte del Rector del Secretario General, del Director General
Académico, y de los Directores Administrativo y de la Unidad de Planeación y Evaluación.
Estos funcionarios se integrarán en un grupo de trabajo encargado de apoyar a la Rectoría
en la implementación de la nueva estructura..
Al iniciar el proceso, únicamente se implementará y funcionará bajo el nuevo esquema la
Unidad de Planeación y Evaluación, en el entendido de que las entidades que actualmente están adscritas a la actual Dirección se transladarán a la ubicación que indica la propuesta.
La instauración del resto de las entidades se realizará hasta que se haya definido los
sistemas y procedimientos para la operación de la nueva estructura.
La Rectoría, ya con la Unidad de Planeación y Evaluación como entidad de apoyo directo,
será responsable de elaborar, en un plazo no mayor de un año a partir de la aprobación de
la nueva estructura, los manuales de sistemas y procedimientos y el de mecanismos de coordinación, conforme a los cuales funcionará la Universidad. La revisión y aprobación
de la propuesta de sistemas y procedimientos y de los mecanismos de coordinación, será
responsabilidad de un grupo integrado por el Rector, el Secretario General, el Director
Regional, y los Directores de Función.
Paralelamente a la elaboración de los manuales antes mencionados, el grupo de trabajo
encargado de la implementación de la nueva estructura deberá 'elaborar un programa de
inducción y capacitación dirigido a funcionarios y personal de la Universidad, con el fin de que todos conozcan los objetivos fundamentales de la Institución, así como las
políticas, estrategias, sistemas y procedimientos establecidos para lograrlos. Este programa
se pondrá en marcha una vez elaborados los manuales de sistemas y procedimientos, el
manual de puestos y categorías y el manual de mecanismos de coordinación. La ejecución del programa de inducción y capacitación estará a cargo de quienes diseñen los sistemas y
procedimientos que se aplicarán para el funcionamiento de la nueva estructura.
Una vez que se establezcan los sistemas, normas y procedimientos generales para la
operación de la nueva estructura, se procederá a extender los nombramientos de los funcionarios en los distintos niveles, así como a la creación, modificación, fusión o
supresión de entidades.
Una importante tarea que realizaría el grupo encargado de la reestructuración orgánica,
consistiría en verificar si las entidades académicas existentes (Secciones, Centros, Depar-tamentos e Institutos), reúnen los requisitos para el establecimiento o permanencia de
entidades. En el caso de aquellas entidades que no cumplan dichos requisitos, el grupo de
trabajo deberá establecer plazos y mecanismos para su regularización, o bien, resolver
sobre su supresión o fusión con otra entidad. Como resultado de la reestructuración, seguramente parte del personal tendrá que ser reubicado o capacitado para la realización de
nuevas funciones. La atención de estos asuntos estará a cargo de la Secretaría General y el
actual Departamento de Personal. Esta tarea deberá concluirse en un plazo no mayor de un
año, evitando en lo posible el surgimiento de conflictos laborales.
Como parte de la regularización de los Departamentos Académicos, deberá revisarse su
nomenclatura, de manera que la denominación de cada uno de ellos sea congruente con el
tipo de disciplinas que agrupa.
Dado que la base de toda la estructura propuesta está constituida por el esquema de
organización matricial en los aspectos académicos, el aprovechamiento del potencial y ventajas de dicha estructura requiere iniciar su implementación mediante la integración de las academias interdisciplinarias de los diferentes programas académicos, y el nom-bramiento de los correspondientes Jefes de Programa.
Derivado de la reestructuración de la Universidad será necesario encargar a la Unidad de Planeación y Evaluación un estudio sobre la utilización de los espacios físicos, buscando que la ubicación física de las entidades sea compatible con la estructura y los sistemas propuestos.
Para cumplir con la profesionalización de los puestos administrativos, primero debe definirse el perfil de cada puesto y luego, en base a él, designar a los titulares de cada entidad. Además, es indispensable que se elabore un tabulador de puestos y categorías, en el que se definan los niveles de remuneración e incentivos pare cada puesto, tomando en cuenta el tipo de funciones y el volumen de actividades de cada entidad. Esto hará posible que puestos del. mismo nivel jerárquico tengan diferente nivel de salario o incentivos. Asímismo, para estimular la carrera académica del personal será necesario elaborar un reglamento y su correspondiente tabulador de sueldos y categorías.
Para garantizar una mejor operación de la nueva estructura, es indispensable que la Universidad convenga con las organizaciones sindicales, en un plazo no mayor de seis meses, el Reglamento Interior de Trabajo para su personal. Asímismo, con el propósito de fortalecer las líneas de autoridad, debe elaborarse un reglamento de responsabilidades para los funcionarios de la Universidad, como base para evaluar su desempeño.
En el caso de entidades que se fusionan o son reubicadas, sus recursos presupuestales pasarán a formar parte de la entidad receptora. Cuando desaparezca una entidad y sus funciones se asignen a otra, sus recursos presupuestales también pasarán a formar parte de ésta.
La elaboración del presupuesto de la Universidad para el ejercicio 1996, deberá considerar
como unidades ejecutoras a aquellas entidades que se encuentren funcionando conforme a
la nueva estructura orgánica.
El proceso para la integración, fusión, modificación o supresión de entidades para imple-
mentar la estructura que se apruebe, deberá concluirse a más tardar en el mes de septiembre
de 1996. Como ya se ha señalado en otros documentos relacionados con el proceso de cambio institucional,
es claro que el sólo cambio de la estructura orgánica de la Universidad no va a resolver muchos de
los problemas de funcionamiento que se derivan de la forma y mecanismos de toma de decisiones.
Para la solución de estos problemas es indispensable, además del cambio de estructura, la
aprobación y aplicación de un nuevo sistema de gobierno universitario, en el que el nombramiento
de las autoridades de mayor rango en la Universidad dependa más de méritos académicos y menos
de factores y compromisos políticos. Como resultado del Congreso para el Cambio Institucional, ya
se turnó al Consejo Universitario una propuesta, que cumple con los requisitos señalados, para
establecer un nuevo sistema de Gobierno.
La aprobación de la estructura propuesta obligará al Consejo Universitario a introducir algunas reformas a la Ley Orgánica y al Estatuto. La discusión y aprobación de esas modificaciones podría llevarse a cabo en forma paralela a la elaboración de los manuales de sistemas y procedimientos, o bien, mediante la implementación provisional de la nueva estructura, en espera de realizar las modificaciones a la Ley Orgánica y el Estatuto cuando se haya decidido el nuevo sistema de gobierno de la Universidad.
Cuadro 2. Calendario de Actividades y Responsables de la Implementación de la
Nueva Estructura Orgánica
ACTIVIDAD RESPONSABLE PLAZO
Nombramiento o ratificación de funcionarios de la Rectoría Una semana
Administración Central
Implementación de la Unidad de Planeación y Rectoría Una semana
Evaluación conforme a la estructura propuesta.
Conformación del Grupo responsable de la coordinación Funcionarios de la Admi- Una semana
de los trabajos de implementación de la nueva estructura nistración Central
orgánica
Elaboración de manuales de sistemas y procedimientos Unidad de Planeación y Un año
Evaluación
Elaboración del programa de inducción y capacitación Grupo Coordinador Quince días
Ejecución del programa de inducción y capacitación Unidad de Planeación y Permanente (inicia
Evaluación en un mes)
Nombramiento de otros funcionarios Rectoría y otros órganos Un año
Verificación de requisitos para la permanencia de Grupo de trabajo Seis meses
entidades académicas y adecuación de su nomenclatura
Reubicación de personal Secretaría General Un año
Estudio sobre la utilización de espacios físicos Unidad de Planeación y Seis meses
Evaluación
Elaboración de profesiogramas Unidad de Planeación y Seis meses
Evaluación
Elaboración de Reglamento interior de trabajo Unidad de Planeación y Seis meses
Evaluación
Reformas a la Ley Orgánica Consejo Universitario ---.. ---...... ------
Presentación de informe de avances Rectoría Seis meses
PROPUEST A Para iniciar la implementación de la estructura propuesta, se solicita del H. Consejo Universitario, lo siguiente:
· Aprobar la estructura orgánica propuesta aquí, a fin de que la etapa de formulación de la normatividad y manuales de procedimientos, que deben complementar lo hasta ahora presentado, pueda iniciarse a la brevedad posible.
. Aprobar el manual de organización elaborado para la estructura propuesta, y determinar su difusión entre las entidades orgánicas y sus titulares, a fin de que las funciones a realizar y las líneas de autoridad que a cada uno de ellos atañe sean conocidas en forma inequívoca, posibilitando así una transición más rápida y libre de contratiempos.
· Aprobar los mecanismos y recomendaciones que se formulan y plantean en este documento para la implementación de la estructura propuesta: de acuerdo con el calendario que se muestra en el Cuadro 2.
